DITEL IIEESS
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à l'attention de Monsieur %Prenom% %Nom%

MAILING PAGE 21 Le logo est obligatoirement un lien qui renvoi sur votre site : img src="http://www.ditel.fr/images/logo_ditel.jpg" Vous pouvez vous envoyer un mail de contrôle ici toutes les 200 adresses sur votre adresse test pour contrôler que vos mails partent bien et mettre une tempo aléatoire ici de 40 secondes pour leurrer les anti Spam. Le bouton « compte courriel vous » vous sert, comme dans Outlook, à configurer votre adresse mail, si vous avez des difficultés à configurez cette adresse vous pouvez faire appel à votre Fournisseur d’Accès Internet ou vous renseigner sur l’excellent site « comment ça marche » (tapez CCM dans le moteur de recherche de Google) PAGE 22 MAILING Vous pouvez créer un document avec Word avec tous les liens qui doivent pointer sur votre site, personnaliser ce document en y insérant les champs de publipostage : %Nom% %Prenom% %Adresse% %CP% %Ville% (voir liste sur fenêtre texte) MAILING PAGE 23 Toujours sous Word vous sauvegardez votre document en HTML (Enregistrer sous > Autres Formats > Page Web (*.htm) Dans Ditel mail Dans la fenêtre Courriels vous choisissez HTML(Word). Vous sélectionnez votre fichier htm crée avec Word (ici exemple_word.htm) PAGE 24 MAILING Et vous faites un test en indiquant votre adresse mail dans Adresse test (attention d’avoir mis le smtp de votre FAI dans le compte courriel smtp.orange.fr smtp.free.fr par exemple) Vous recevez directement le mail avec ses images ses liens et sa présentation tel que vous l’avez crée sous Word MAILING PAGE 25 PAGE 26 MAILING Exemple : AVANT L’ENVOI EN BASE 64 (vous êtes obligé d’accepter les images pour les visualiser) APRES L’ENVOIS EN BASE 64 (les images sont codées en binaire dans le document reçu) MAILING PAGE 27 Configuration du compte courriel Pour valider la saisie des différents champs appuyez sur la touche « Enter » - Adresse mèl de l’émetteur : indiquez l’adresse mail sur laquelle vos correspondants vont vous écrire et sur laquelle vous recevrez également les NPAI - Serveur de courrier sortant SMPT : donné fournie par votre FAI par exemple smtp.wanadoo.fr ou smtp.orange.fr. Attention certains FAI n’autorisent pas l’envoi de mail en nombre vous devez alors créer votre propre serveur SMTP cf page 37 ou demander à un prestataire de vous fournir un accès SMTP. Le plus simple est encore de prendre un abonnement Internet Orange. - Identifiant de messagerie et mot de passe de messagerie : laissez ces zones vides sauf si vous passez par un Proxy. Dans ce cas faites appel à votre administrateur réseau. - Numéro de port SMTP : 25 en standard sauf si vous passez par un Proxy. Dans ce cas faites appel à votre administrateur réseau. PAGE 28 MAILING L’historique L’historique vous donne un tableau complet des mails envoyés ainsi que le statut de chaque mail. MAILING PAGE 29 Notre logiciel considère qu’il ne doit pas envoyer de mail aux personnes qu’il a déjà contactées. Sélectionnez le bouton Historique sur la fenêtre envoi courriel Si vous souhaitez envoyer un nouveau mail au même fichier de contacts vous devez effacer l’historique des envois en choisissant entre quelle date et quelle date l’historique doit être effacé. PAGE 30 MAILING MAILING PAGE 31 Gestion des adresses brûlées Dans les fichiers annexes vous devez gérer les adresses Mails « Brûlées » : ce sont les prospects qui ne désirent plus recevoir de Mail de votre part. Vous avez trois méthodes pour enregistrer les adresses brulées : - Soit les saisir manuellement ou par des copier coller sur la grille des adresses brulées PAGE 32 MAILING - MAILING PAGE 33 Soit faire un import Excel des adresses des correspondants qui souhaitent ne plus recevoir de mails de votre part, L’import se fait au format Excel, le plus simple consiste à exporter les adresses brûlées à partir de votre boite mail d’Outlook Express au format CSV, de relire ce fichier sous Excel et de l’enregistrer au format XLS. - Chiquez sur le bouton Import XLX PAGE 34 MAILING Choisir le fichier Excel des adresses mails à importer MAILING PAGE 35 Confirmez et cliquez sur Importer PAGE 36 MAILING MAILING PAGE 37 Soit d’utiliser le traitement automatique des adresses brulées Pour Scanner les adresses reçues sur une boite mail vous devez définir la structure de vos adresses. Pour cela après avoir enregistré les paramètres de votre compte courriel appuyez sur le bouton Test et faites un collez soit dans le bloc notre ou dans un document Word (le bouton Test ouvre la boite mail en fonction des paramètres que vous avez donnés, si ce n’est pas le cas vous avez fait une erreur de paramétrage de votre compte courriel) PAGE 38 MAILING Ouvrez le bloc note et faites un coller du presse papier Repérez ou se trouve l’adresse à désabonner dans votre document et renseignez les champs d’entête d’adresse et de fin d’adresse. Dans notre exemple l’adresse mail à désabonner «fabien@studiofey.fr» est borné par « contact »> et et commence en 1er caractère donc on prend l’adresse à partir du caractère 1. Souvent le texte d’en tête d’adresse commence par mailto : MAILING PAGE 39 Cliquez ensuite sur le bouton courriel Les adresses désabonnées sont automatiquement importées dans le fichier des adresses brulées PAGE 40 MAILING MAILING PAGE 41 Le traitement sur le fichier des adresses brûlées permet de dé doublonner les adresses mail et de normaliser le fichier PAGE 42 MAILING MAILING PAGE 43 Traitement automatique des adresses erronées Pour Scanner les adresses reçues sur une boite mail vous devez avoir laissé vos mails reçus en attente sur votre boite mail Le logiciel scanne cette boite mail avec les mots contenus dans les adresses erronées Undelivered par exemple et les enregistre dans le fichier des adresse erronées PAGE 44 MAILING MAILING PAGE 45 PAGE 46 MAILING Le menu « Fichiers annexes » comprend également le fichier des villes et codes postaux, très pratique en saisie directe de fiches. MAILING PAGE 47 Utilitaires Le menu utilitaires vous sert à ré indexer vos fichiers (les index des fichiers peuvent être endommagées par exemple par une coupure de courant) et à effectuer vos sauvegardes PAGE 48 MAILING MAILING PAGE 49 Le « ? » vous fourni une indication sur le détenteur de la licence d’utilisation, la présente notice au format PDF et le Copyright du logiciel PAGE 50 MAILING UTILISATION AVANCEE (UTILISATEURS AVERTIS) Voir l’excellent site « comment ça marche » (tapez CCM dans le moteur de recherche de Google) CONFIGURER VOTRE SERVEUR SMTP SANS PASSER PAR VOTRE FAI ™ Windows XP PRO intègre un serveur mail qui peut vous permettre de vous affranchir du serveur SMTP de votre FAI pour envoyer les mails. Nous allons maintenant l'installer puis détailler les paramètres qu'il faudra placer dans votre logiciel de messagerie ou dans le fichier php.ini (pour les utilisateurs de PHP) pour permettre son utilisation. Commencez par cliquer sur Démarrer puis sur Panneau de configuration. Doublecliquez sur Ajout/Suppression de programmes puis cliquez sur Ajouter ou supprimer des composants Windows. Sélectionnez Services internet (IIS) puis cliquez sur Détails. Vous vous retrouvez devant cet écran : ™ Cochez la case Service SMTP puis cliquez sur Ok. Insérez votre CD de Windows XP et laissez faire l'assistant. ™ Une fois l'installation terminée, vous pouvez utiliser le serveur SMTP. Nous allons maintenant le configurer. Dans le panneau de configuration, cliquez sur l'icône Outils d'administration puis cliquez sur Services internet (IIS). Déroulez le menu à gauche qui vous permettra d'accéder au serveur SMTP et à sa configuration. Vous obtenez un écran ressemblant à celui-ci : MAILING PAGE 51 Faites un clic droit sur Serveur virtuel SMTP par défaut et cliquez sur Propriétés. Dans l'onglet Général, décochez la case Limiter le nombre de connexions à. Cliquez ensuite sur l'onglet Accès puis sur le bouton Relais. Décochez la case Autoriser tout ordinateur correctement authentifié à relayer, indépendamment de la liste ci-dessous. Cliquez ensuite sur Ok. PAGE 52 MAILING Cliquez ensuite sur le bouton Connexion dans la zone Contrôle de la connexion et sélectionnez Uniquement la liste ci-dessous. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour pouvoir ajouter des IP ou noms d'ordinateurs ayant l'accès au serveur SMTP. Vous arrivez devant cet écran : Sélectionnez Ordinateur unique et entrez comme adresse IP 127.0.0.1 qui correspond à votre ordinateur (localhost). Cliquez ensuite sur Ok. Vous pouvez affiner la configuration du serveur SMTP en cliquant sur l'onglet Messages. Voici ce que vous obtenez : Paramétrez ici comme bon vous semble le serveur en fonction des usages que vous en ferez. Être le plus restrictif possible vous permet d'assurer une meilleure sécurité pour votre serveur. Pour pouvoir envoyer des mails avec PHP ou un client mail (tel que Mozilla thunderbird par exemple ou encore Outlook Express), il vous suffit d'indiquer dans les options SMTP localhost sans aucun nom d'utilisateur ni mot de passe. Pour php, ouvrez le fichier php.ini et éditez la ligne SMTP = pour lui mettre la valeur SMTP = localhost. MAILING PAGE 53 Pour connaître l’adresse IP de votre ordinateur Dans le menu démarrer lancez exécuter tapez cmd Puis ipconfig "DITEL Capture des mails professionnels" est un logiciel qui vous permet de capturer de manière automatique les adresses des professionnels depuis l’annuaire Internet gratuit de France Télécom Pages Jaunes. La liste ainsi créée est utilisable par tout logiciel tableur standard. Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 8 Prise en main rapide 11 Lancement Recherche 14 Gestion des fichiers 15 Recherche des adresses mails 16 Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel 20 Normalisation des fichiers 25 Compare et Sépare 26 Fichiers annexes 29 Le menu Utilitaires 33 Configuration Internet Explorer CAPTURE DES MAILS PROFESSIONNELS CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 2 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 3 - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme, si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 CAPTURE DES PROFESSIONNELS A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur DITEL.MSI pour lancer l’installation. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 5 Attention, sous Vista et Windows 7 il est préférable d’installer les logiciels sur la racine du disque C: en supprimant \Program Files Cliquez sur « Suivant » Choisissez ensuite « Installation standard » Puis sur « Installer » PAGE 6 CAPTURE DES PROFESSIONNELS CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 7 Cliquez sur « Terminer » Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis reportez vous au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n° 2). PAGE 8 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Capture_Mails_Pro » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Capture_Pro.lnk CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 9 ECRAN D’ACCUEIL Répondez "Non" pour utiliser le logiciel en mode évaluation, "Oui" quand vous avez reçu par mail la licence d’activation après achat du logiciel et saisissez vos codes. Lors du lancement de « DITEL capture des professionnels » plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Recherche » sert à effectuer la capture des adresses et « Fermer » quitte l’application. PAGE 10 CAPTURE DES PROFESSIONNELS 1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisés lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » et celui où seront enregistrées les adresses capturées suite à l’appui sur « Recherche ». 2 - Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler; dans notre exemple, il faut sélectionner « marketing téléphonique ». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 11 Lancement de la Recherche : Avant de lancer la capture, vous devez définir vos critères de recherche. Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » ont les mêmes fonctionnalités que ceux du menu principal. Type de recherche : Il est possible de spécifier une seule rubrique (option « 1 rubrique activité »), ou sélectionner, à partir du fichier des rubriques, la ou l’ensemble des rubriques qui vous intéressent (option 2 « Fichier des rubriques »). a – Recherche sur 1 rubrique Ce type de recherche est utile lorsque vous effectuer une capture dans les grandes villes telles que Paris, Lyon, Marseille, etc., car le site internet limite parfois le nombre de réponses pour une même requête dans la même ville. Il faut alors spécifier un arrondissement et ensuite cocher à nouveau « Fichier des rubriques » puis lancer la recherche. b - Recherche par rubriques multiples : - Appuyez sur le bouton « Rubriques », la liste globale des rubriques apparaît. - Il faut cocher les rubriques sur lesquelles va porter la recherche. - L’ajout ou la suppression d’une case à cocher se fait grâce à la souris. - Pour affiner l’affichage des rubriques, utilisez la zone « Recherche sur mot clef », seules les rubriques contenant les mots spécifiés s’affichent sur l’écran. - L’appui sur le bouton « Tout sélectionner » permet de cocher toutes les rubriques correspondant à votre requête alors que « Tout désélectionner » réinitialise la sélection. - Les boutons « Supprimer » et « Ajouter » servent à modifier le fichier. - Lorsque vous appuyez sur « Fermer », vous retournez à la fenêtre de recherche sur laquelle la liste des rubriques sélectionnées se met à jour. - Pour sélectionner le ou les département(s) souhaité(s), cochez les cases situées dans la partie droite de la liste ou cliquez sur la carte de France. Cliquez sur « Recherche » pour démarrer la capture d’adresses. PAGE 12 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Ditel se connecte automatiquement sur l'annuaire via Internet et vous crée un fichier d'adresses exportable dans un format compatible Excel comprenant les champs suivants (dans la mesure où ces champs sont renseignés et présent sur la page Internet) : Nom, adresse, code postal, localité, téléphone, fax, portable, adresse mail, site Internet, rubrique, date et heure de capture, nombre de fiches capturées. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 13 Ditel peut enregistrer entre 1500 et 3000 adresses à l'heure en fonction de la rapidité de votre accès Internet et de la densité d'informations contenues dans les rubriques recherchées. Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des P.J. permet d’arrêter la capture quand les adresses défilent à l’écran et de réactualiser l’affichage en cas d’arrêt de la capture. Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à cause, par exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à- dire que la barre de chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous suffit d’effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu contextuel l’option « Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche. Si cette manipulation ne fonctionne pas, il faut avoir recours au gestionnaire des taches de Windows en appuyant simultanément sur les touches de votre clavier Ctrl. Alt. et Suppr. Ensuite sélectionner l’onglet processus puis cliquer sur Ditel et enfin Terminer le processus. Le programme Ditel est alors stoppé, les dernières informations capturées sont enregistrées même si la rubrique n’est pas finie. Vous pouvez ensuite redémarrer DITEL Capture des professionnels et reprendre votre recherche. PAGE 14 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Gestion des fichiers Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez effacer tout le fichier, modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en utilisant la sélection multiple standard de Windows (en tenant enfoncée une des touches majuscules ou la touche Ctrl du clavier et en sélectionnant avec la souris) CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 15 Recherche des adresses mails. En complément des mails trouvés sur Pages jaunes le logiciel peur rechercher les adresses mails sur les sites de sociétés qui en ont un. En cliquant sur le bouton mise à jour le logiciel va rechercher les adresses mails en ouvrant le site de la société. PAGE 16 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom prénom », « rue », « code postal » et « ville » : Pour importer le fichier, il faut suivre les étapes suivantes : - sélectionner le fichier de réception, - choisir le fichier Excel, - définir le "mappage" du fichier, c'est à dire indiquer au programme dans quelles colonnes se trouvent les données à importer et quelles sont les rubriques qui doivent les recevoir. - lancer le traitement. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 17 a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_test » - Ouvrez le fichier en appuyant sur « Ouvrir fichier » - Choisissez « Import XLS », PAGE 18 CAPTURE DES PROFESSIONNELS le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas « test_qualif.xls ». CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 19 - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 20 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Normalisation des Fichiers L’option « Normaliser » "Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. Les options de "dé doublonnage" doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 21 L’extraction des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom. Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le nom et le prénom dans la zone « Nom ». PAGE 22 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les exporter vers Excel. Vous pouvez définir vos propres critères de filtrage, c'est à dire les termes qui vont être supprimés ; ici, un exemple pour normaliser l’adresse : Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 23 Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos manipulations. Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer deux "sous fichiers" : - l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl. - l’autre celles qui n’ont pas d’adresses mèl. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier. PAGE 24 CAPTURE DES PROFESSIONNELS L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standards. Répondez oui si le fichier doit servir à faire de la distribution boite aux lettres. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 25 La fonction "Compare et sépare" : Vous choisissez vos fichiers à comparer puis vos critères de comparaison. Il est préférable, avant de lancer le module "Compare et Sépare", de normaliser le fichier en mettant en majuscules les champs de comparaison. PAGE 26 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Vous obtenez en sortie de comparaison 3 fichiers, "A sans B", "A et B", "B sans A" : "A sans B" : ce sont les fiches uniquement présentes dans le fichier A ("marketing téléphonique"), qui n’ont pas de concordance d’après les critères d’égalité choisis dans le fichier B ("marketing téléphonique mails") "A et B" : ce sont les fiches présentes à la fois dans le fichier A ("marketing téléphonique") et dans le fichier B ("marketing téléphonique mails"). Le programme enregistre dans le fichier "A et B" la fiche du fichier A, il faut donc veiller à ce que le fichier A soit le plus complet ou tout au moins contiennent les informations que vous désirez conserver. "B sans A" : ce sont les fiches présentes dans le fichier B ("marketing téléphonique mails") qui n’ont pas de concordance d’après les critères choisis dans le fichier A ("marketing téléphonique"). CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 27 Fichiers Annexes Les fichiers annexes sont ceux des rubriques de l’annuaire et des codes postaux que vous pouvez adapter à votre propre usage. PAGE 28 CAPTURE DES PROFESSIONNELS CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 29 Le menu « Utilitaires » Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu « Utilitaires ». La fonction ré-indexation vous permet de réindexer vos fichiers. Lorsque qu'il y a perte de la synchronisation entre les indexes et les fichiers (par exemple en cas de coupure de courant), le logiciel signale une erreur et vous demande de réindexer vos fichiers, vous devez alors utiliser ce module. Les autres options de ce menu s’adressent à des utilisateurs avertis et correspondent généralement à cas particuliers. Vous pouvez, par exemple : - exporter les adresses en format "ASCII", au lieu du format Excel. - importer votre propre fichier Excel des rubriques que vous utilisez le plus souvent (le fichier Excel de l’ensemble des rubriques se trouve dans le répertoire C:\DITEL\). - modifier le comportement du logiciel et modifiant les temporisations lors des réponses de l'annuaire ... PAGE 30 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Gestion des temporisations : Gérer vos propres paramètres de temporisation, mais prenez garde de ne pas vouloir aller trop vite en diminuant "trop" ces paramètres ; vous pouvez, par exemple, diviser tous ces temps par 2. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 31 Export des données en format texte : Choisissez le fichier à exporter, ici le fichier des adresses du "marketing téléphonique", les champs que vous souhaitez exporter et le séparateur de champ. Le fichier .TXT de l’export est écrit sur la racine du disque C : PAGE 32 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Importation d’un fichier des rubriques en format Excel : Importer votre propre fichier Excel des rubriques que vous utilisez le plus souvent (le fichier Excel de l’ensemble des rubriques se trouve dans le répertoire C:\Prograrm files\DITEL\) Attention si vous importez vos propres rubriques vous devez au préalable effacer les rubriques de Ditel (suppression physique des deux fichiers "rubriques.fic" et "rubriques.ndx" dans le répertoire DITEL) CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 33 Configuration d’Internet Explorer Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration d’Internet Explorer. Voici donc comment configurer Internet Explorer 1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner Options Internet (cf. ci-dessous) PAGE 34 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé… CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 35 Dans l’onglet Navigation vous devez cocher les 2 cases: Désactiver le débogage des scripts (autres applications). Désactiver le débogage des scripts (Internet Explorer). Veillez à toujours avoir sur votre ordinateur la dernière version d’Internet Explorer La version Qualification de fichiers Pro de Ditel vous permet de qualifier vos fichiers adresses de professionnels en les complétant automatiquement du capital social, du nom du dirigeant et de l'effectif à partir du site Internet score3.fr Vous pouvez travailler en traitement par lot complet de fichiers ou au coup par coup sur votre poste en qualifiant automatiquement vos données. Ce logiciel est utilisé en général par des entreprises ayant besoin d'un fichier client constamment remis à jour (banques, administrations, ...). Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 7 Ecran d’accueil 14 Qualification sur Score3 16 Qualification de fichiers sur Pages Jaunes 23 Maniulation des fichiers récuperés 33 Qualification d’un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d’origine 42 Interface CRM EBP 53 Configuration d’internet Explorer QUALIFICATION DE FICHIERS PROFESSIONNELS QUALIFICATION PAGE 2 QUALIFICATION PRO Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel DITEL_Qualif. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL_QUALIF faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel DITEL_Qualif grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme, si celui-ci a bloqué cette fonction. QUALIFICATION PRO PAGE 3 Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. A la fin du téléchargement cliquez 2 fois sur le fichier « Ditel_Qualif.MSI » PAGE 4 QUALIFICATION PRO Puis sur « suivant » QUALIFICATION PRO PAGE 5 Choisissez ensuite « Installation standard » Puis cliquez sur « installer » PAGE 6 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 7 Lancez également le programme d’installation du driver du Dongle (la petite clé à mettre sur un port USB de l’ordinateur). Prenez l’installation en Anglais, acceptez la licence et cliquez sur "Install", le logiciel vous indique "Finish". Insérez ensuite la petite clé dans un port USB, après un temps plus ou moins long, Windows vous indique que votre nouveau matériel est installé et prêt à être utilisé. HASPUserSetup.lnk Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Qualif_Pro» en cliquant sur l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Qualif.lnk PAGE 8 QUALIFICATION PRO ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « Ditel Qualification de Fichiers Pro » plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la capture des adresses et « Fermer » quitte l’application. Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisés lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » et celui où seront enregistrées les adresses capturées suite à l’appui sur « Recherche ». QUALIFICATION PRO PAGE 9 Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « DT_marketing téléphonique». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». PAGE 10 QUALIFICATION PRO Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom prénom », « rue », « code postal » et « ville » : a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_marketing téléphonique » créé précédemment. - Ouvrez le fichier en appuyant sur « Ouvrir fichier » QUALIFICATION PRO PAGE 11 - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas «test_ marketing téléphonique.xls ». - - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. PAGE 12 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 13 - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 14 QUALIFICATION PRO Après avoir fermé le fichier et être revenu au menu principal, vous pouvez maintenant lancez le module « Qualifier Fichier » Cette qualification de fichier se fait en deux temps : - sur score3 - sur pages jaunes ensuite - vous pouvez bien sur qualifier soit sur l’un soit sur l’autre en fonction de votre fichier QUALIFICATION PRO PAGE 15 Qualification sur score3.fr Vous récupérez les infos : Forme juridique, capital social, nom du dirigeant et effectif Le fichier résultat porte l’extension .soc PAGE 16 QUALIFICATION PRO Un bouton vous permet de vous rendre directement sur le site score3 pour y acheter les informations payantes propre à la société sélectionnée QUALIFICATION PRO PAGE 17 PAGE 18 QUALIFICATION PRO Qualification de fichiers sur Pages Jaunes. En qualification de fichier adresse par adresse le nombre d’adresses qualifiées est d’environ 150 à l’heure Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des Pages Jaunes permet - d’arrêter la capture quand les adresses défilent à l’écran - de réactualiser l’affichage en cas d’arrêt de la capture. L’icône « Afficher le bureau » à droite du menu « démarrer » (barre d’outils « Lancement rapide ») permet de réduire la fenêtre de capture. Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à cause, par exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à- dire que la barre de chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous suffit d’effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu contextuel l’option « Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche. Si cette manipulation ne fonctionne pas, il faut fermer le programme par la croix rouge en haut à droite et appuyer sur Echappe. Le programme Ditel est alors stoppé, les dernières informations capturées sont enregistrées même si la rubrique n’est pas finie. Vous pouvez ensuite redémarrer Ditel Qualif Pro. Pro et reprendre votre recherche. QUALIFICATION PRO PAGE 19 PAGE 20 QUALIFICATION PRO Vous avez donc 3 fichiers en fin de qualification : - le fichier de base avec des noms et adresses de sociétés - le fichier qualifié sur score3.fr - le fichier qualifié sur pages jaunes QUALIFICATION PRO PAGE 21 Le module Fichier résultat "fusion" va vous permettre de créer un fichier unique en sortie avec les fiches qui ne seront pas en double dans aucun des trois fichiers de base. PAGE 22 QUALIFICATION PRO Un bouton vous permet de vous rendre directement sur le site score3 pour y acheter les informations payantes propre à la société sélectionnée QUALIFICATION PRO PAGE 23 Manipulation des fichiers Ouvrir fichier Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en tenant enfoncée la flèche gauche du clavier, effacer le fichier, etc… PAGE 24 QUALIFICATION PRO Un clic droit avec la sourie vous permet de sélectionner les colonnes que vois souhaitez voir apparaître à l’écran. QUALIFICATION PRO PAGE 25 L’option « Normaliser » Dé doublonner vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. Les options de dé doublonnage doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. PAGE 26 QUALIFICATION PRO Pensez à dédoublonner sur l’index d’origine avant d’effectuer la fusion des fichiers QUALIFICATION PRO PAGE 27 Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les injecter sur l’annuaire ou de les exporter vers Excel. Un fichier des motifs de suppression que vous pouvez modifier est à votre disposition pour effectuer les filtrages des mots à supprimer Le bouton « Majuscule » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. PAGE 28 QUALIFICATION PRO Le bouton séparation du nom prénom vous permet de mettre le nom du dirigeant sur deux champs et de mettre le nom en majuscule et le prénom en minuscule avec la première lettre en majuscule pour une meilleure présentation de vos courriers. QUALIFICATION PRO PAGE 29 Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier destination nécessaire à vos manipulations Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale créer deux sous fichiers : - l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl. - l’autre celle qui n’ont pas d’adresses mèl. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ nom adresse ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les sous fichiers qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier. PAGE 30 QUALIFICATION PRO L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standard. Vous pouvez par exemple importer vos fichiers dans notre CRM Ditel Prospect QUALIFICATION PRO PAGE 31 Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu « Utilitaires » ; les options de ce menu s’adressent à des utilisateurs avertis. Vous pouvez par exemple exporter les adresses en format "ASCII", si vous ne souhaitez pas utiliser le format Excel, ré indexer vos fichiers, etc. La ré indexation des fichiers sert en cas d’erreurs sur les fichiers suite par exemple à une coupure de courant. PAGE 32 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 33 Qualification d’un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d’origine. Au préalable, il faut s'assurer que ce fichier comporte un numéro d’ordre unique : cet identifiant unique sera importé dans le champ "Origine" du fichier à qualifier et servira de lien lors de la "remontée" des informations. Si cette donnée n'existe pas, il faut rajouter une colonne dans laquelle vous indiquez un numéro d'ordre unique pour chaque ligne ; le plus simple est de la créer en utilisant la fonction "Remplissage d'une série" dans Excel. Il doit également comporter des colonnes vierges ou vont être écrit les résultats de la qualification.( Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup) Après avoir importé votre fichier Excel d’origine en positionnant votre identifiant unique dans le code origine : (vous faites correspondre les colonnes de votre tableau Excel avec les libelles de Ditel en faisant monter ou descendre vos colonnes avec le petites flèches à coté des Dans Ditel Qualif Pro le premier traitement va consister à importer les données provenant de votre fichier Excel dans un fichier que vous avez créé : "Gestion fichiers" "Nouveau" (ex. : « DT_test_qualif_pro » ). PAGE 34 QUALIFICATION PRO - Ouvrez le fichier en cliquant sur "Ouvrir fichier" - Choisissez "Import", le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, le bouton à droite de la zone de saisie vous permet de spécifier s'il s'agit d'un fichier Excel 97/2003 (XLS) ou d'un fichier 2010 (XLSX), dans notre exemple « test_qualif_Excel.xlsx ». - Cliquez sur "Ouvrir" QUALIFICATION PRO PAGE 35 - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0. Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d’importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import. Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la rubrique "Origine". PAGE 36 QUALIFICATION PRO - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » QUALIFICATION PRO PAGE 37 Vous obtenez l’écran suivant : Revenez au menu principal et lancez la qualification de votre fichier sur Pages Jaunes et Score3 (cf. page 13 de cette notice utilisateur) PAGE 38 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 39 Mise à jour du fichier Excel d’origine. Sélectionnez votre fichier à mettre à jour PAGE 40 QUALIFICATION PRO Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0. Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d’importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import. Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la rubrique "Origine". QUALIFICATION PRO PAGE 41 La mise à jour s’effectue sur le code origine qui est unique et correspond au no ordre de votre fichier Excel de base PAGE 42 QUALIFICATION PRO Interface CRM EBP Ditel Qualification de Fichiers Pro vous permet de mettre à jour vos fiches clients et prospects de votre CRM EBP Vous pouvez importer les différents contacts de votre CRM EBP pour les compléter des informations téléphone fax adresses mails à partir du site Pages Jaunes et des informations nom du dirigeant, effectif, capital à partir du site Score 3. Choisissez le fichier à mettre à jour dans votre CRM EBP Lancer Ditel Qualif Pro et créer un fichier vierge par exemple Mise à jour pistes EBP QUALIFICATION PRO PAGE 43 Ouvrir ce fichier PAGE 44 QUALIFICATION PRO Cliquer sur le bouton EBP Renseigner les Paramètres du CRM EBP présent sur l’ordinateur - Localisation du CRM EBP sur l’ordinateur - Nom de la base EBP - Identifiant et mot de passe s’ils ont été définis dans votre CRM - Répertoire de travail pour les fichiers interfaces (en général c:\temp\) Puis valider Cocher les cases correspondantes à votre travail Ici : - Mode silencieux … (évite de rouvrir le CRM EBP) - Interface des donnés depuis le CRM vers Ditel - Donnés à traiter : - Pistes Clients / Prospects - QUALIFICATION PRO PAGE 45 - Puis cliquer sur la ligne du bas “ Export depuis le CRM EBP des Pistes Clients/Prospects vers Ditel Cliquer sur OK Cliquer sur OK PAGE 46 QUALIFICATION PRO Fermer cette fenêtre et revenir au menu principal QUALIFICATION PRO PAGE 47 Cliquer sur le bouton Qualifier fichier sur Score3 PAGE 48 QUALIFICATION PRO Puis sur qualifier fichier sur pages jaunes Ditel Qualif Pro se connecte sur Pages Jaunes et recherche adresse par adresse les réponses En fin de recherche ouvrir le fichier résultat (RES) et cliquer sur le bouton Normaliser QUALIFICATION PRO PAGE 49 De doublonner sur l’index d’origine Puis cliquer sur Fermer et revenir au menu principal de Ditel Qualif Pro Sélectionner le fichier DT_Mise à jour Pistes EBP Cliquer sur qualifier fichier PAGE 50 QUALIFICATION PRO Faire la mise à jour du fichier résultat fusion Cliquer sur Mise à jour puis sur ouvrir fichier Cliquer sur le bouton EBP Cocher la case Interface des données depuis le DITEL dans le CRM EBP Et cliquer sur la ligne Mise à jour des Pistes Clients / Prospects à partir des données renseignées dans Ditel QUALIFICATION PRO PAGE 51 Les pistes sont mises à jour à partir des résultats trouvés sur Pages Blanches Les Pistes prospects ont été mise à jour dans le CRM EBP PAGE 52 QUALIFICATION PRO La procédure est identique pour les Pistes Fournisseurs les Contacts les Comptes/Clients Prospect et les Comptes Fournisseurs QUALIFICATION PRO PAGE 53 Configuration d’Internet Explorer Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration d’Internet Explorer. Vous devez toujours avoir la dernière version sur votre ordinateur même si vous utilisez un autre navigateur Voici donc comment configurer Internet Explorer 1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet (cf. ci-dessous) PAGE 54 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 55 Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé… Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des scripts doivent impérativement être cochées 2 3 8 9 1 19 28 43 52 53 57 7 79 87 97 10 10 Q FO Télécha Installat Prise en Fonction 1 Importat des rues 9 Importat données 8 Qualifica avec mi Excel d’ 3 Manipula récupéré 2 La fonct 3 Sélectio maisons 7 Traitem Séparati Sélectio 1 Création agents c 9 Importat 7 Interfac 7 Les Utili 00 Export T 03 Configur Qua ONCTIONN rgement tion main rapide nnement du Log tion d’un fichie s tion de la base s des rues ation d’un fichi ise à jour du fic origine ation des Fichie és tion compare et n des propriéta individuelles ents des fichier ion Hommes Fe n des personne n de secteurs po commerciaux tion d’un fichie e CRM EBP itaires Txt CSV ration d’Interne alific NEMENT D giciel er Excel de ier Excel chier ers t sépare aires de s rs mmes s âgées our les er ASCII et cati DITEL QUAL La ve perme compl du num le site Elle p abonné fichier Nous l’ense départ Avertis nouvel ancien A Prés ion LIFICATION rsion « Qu et de qu étant auto méro de po Internet d permet ég és au té r des rues fournisson mble des tement po ssement : lles versio nnes versio sentatio de N DE FICH ualification ualifier v omatiquem ortable si de France galement léphone d de la comm ns un lie s commu ur l’achat nos logici ons partie ons. on: fic HIERS n de fich vos fichie ment du t ces rense Telecom « de const d’une com mune. n vers le unes de du logicie els évolue llement in hier iers » de ers adress téléphone, ignements « Pages Bla tituer le mmune à es noms France el (page 11 ent rendan ncompatib rs "Ditel" vo ses en , du fax, s existent s anches ». fichier d partir d’ de rues classés p ). nt parfois les avec ous les et sur des ’un de par les les PAGE 2 QUALIFICATION DE FICHIERS Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel DITEL_Qualif. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL_QUALIF faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produit concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel DITEL_Qualif grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 3 programme, si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. A la fin du téléchargement cliquez 2 fois sur le fichier « Ditel_Qualif.MSI » PAGE 4 QUALIFICATION DE FICHIERS Puis sur « suivant » QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 5 Choisissez ensuite « Installation standard » Puis cliquez sur « installer » PAGE 6 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 7 Lancez également le programme d’installation du driver du Dongle (la petite clé à mettre sur un port USB de l’ordinateur). Prenez l’installation en Anglais, acceptez la licence et cliquez sur "Install", le logiciel vous indique "Finish". Insérez ensuite la petite clé dans un port USB, après un temps plus ou moins long, Windows vous indique que votre nouveau matériel est installé et prêt à être utilisé. HASPUserSetup.lnk Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Qualif » en cliquant sur l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Qualif.lnk PAGE 8 QUALIFICATION DE FICHIERS PRISE EN MAIN RAPIDE Un résumé du fonctionnement du logiciel, pour tous ceux qui n’ont pas le temps de lire la notice ci-dessous. L’écran d’accueil comporte 4 boutons : Le bouton « Gestion fichiers » vous sert à donner des noms à vos fichiers. Le bouton « Ouvrir fichiers » vous sert à manipuler les fichiers créés. Le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la récupération des adresses. Le bouton « Fermer » pour quitter l’application. Faisons un exemple de récupération des abonnés au téléphone d’une rue : 1 - Appuyez sur le bouton « Gestion fichiers » et donnez un nom de fichier, par exemple, "essai", sélectionnez ce fichier et revenez à l’écran d’accueil : le fichier en cours s’appelle DT_Essai. 2 - Cliquez sur le bouton « Ouvrir fichier », le fichier est vide. 3 - Cliquez sur le bouton « Ajouter » et saisissez un nom de rue, une commune et un département, validez et revenez au menu principal. 4 - Cliquez sur le bouton « Qualifier fichier » 5 - Cochez la case injecter l’adresse et lancez la qualification : les adresses de la rue que vous avez choisie vont défiler à l’écran. En version d’évaluation, elles ne seront pas enregistrées sur le disque de l’ordinateur. Voila, c’est très simple ! Si vous souhaitez approfondir notre logiciel, lisez la notice et surtout les applications qu’en font nos clients. PS : Si les adresses ne défilent pas à l’écran, alors qu'elles sont affichées sur la partie droite de l'écran "Pages Blanches", il y a de très fortes chances que cela provienne de votre système, en l'occurrence votre navigateur "Internet Explorer" doit être mis à jour. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 9 ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « DITEL Qualification de Fichiers » plusieurs choix s’offrent à vous : - Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés. - Le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la capture des adresses. - « Fermer » quitte l’application. Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à- dire, le fichier visualisé lors de l’appui sur « Ouvrir fichier ». Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. PAGE 10 QUALIFICATION DE FICHIERS Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « DT_test_rues ». Si le fichier n’existe pas, vous devez le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 11 Importation d’un fichier des rues à partir des fichiers Excel des rues de tous les départements de France se trouvant sur www.ditel.fr Nous avons mis sur notre site les fichiers Excel des rues des communes de tous les départements, y compris les Dom Tom. Vous devez importer le fichier Excel du département de votre choix pour créer le fichier des rues du département. Il vous suffit de vous connecter à votre compte sur le site www.ditel.fr Connectez-vous sur votre espace client. Dans votre compte, cliquez sur le lien "Liste des fichiers de rues" et suivez la procédure affichée à l'écran. (Votre identifiant et votre mot de passe sont affichés en haut de l’écran) Vous téléchargez ensuite le fichier Excel des rues du ou des départements sur lesquelles vous désirez travailler (en l’enregistrant sur le bureau, par exemple). PAGE 12 QUALIFICATION DE FICHIERS Lancez ensuite Ditel Qualif. Créez un fichier vide : "Gestion de Fichiers", "Nouveau", "rues_42", par exemple et validez : QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 13 Ouvrez le fichier rues_42 et cliquez sur Import PAGE 14 QUALIFICATION DE FICHIERS Choisissez le fichier Excel à importer (rues_42.xls dans notre exemple) QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 15 Positionnez les curseurs d’import : Dans notre exemple : Adresse : position 4 Code postal : position 5 ville : position 6 Cliquez sur "Importer" L’import des rues de votre département est terminé. PAGE 16 QUALIFICATION DE FICHIERS Donnez ensuite un nom de fichier de la commune à rechercher sur pages blanches : "Bonson" dans notre exemple Ouvrez le fichier "rues_42". Cliquez sur le bouton "Recopier". Dans le champ "Ville contient", donnez le nom de la commune à recopier ("BONSON" dans notre exemple) et le fichier destination (sélectionnez avec le "…" à droite du fichier) Cliquez sur "Recopier" QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 17 Votre fichier est renseigné avec les éléments "adresse", "code postal", "ville" qui sont indispensables à la recherche sur "Pages Blanches". Fermez le fichier et lancez la qualification. PAGE 18 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 19 Importation de la base de données des rues (remplace la méthode précédente d’import des fichiers rues) Pour simplifier le travail de nos clients, nous avons créé une base de données des rues de toutes les communes de France que vous pouvez importer dans le logiciel par département. Les noms de rues de toutes les communes de France classés par départements de France se trouvent sur votre espace client en format Excel pour les détenteurs de la version réelle. Importation d’un fichier des rues à partir des fichiers Excel des rues de tous les départements de France se trouvant sur www.ditel.fr : Vous devez importer le fichier Excel du département de votre choix pour créer le fichier des rues du département. Il vous suffit de vous connecter à votre compte sur le site ditel.fr Connectez-vous sur votre espace client en vous identifiant comme pour les commandes avec votre adresse mail et votre mot de passe. Dans votre compte, cliquez sur le lien Liste des fichiers de rues et suivez la procédure affichée à l'écran. (Votre identifiant et votre mot de passe sont affichés en haut de l’écran) PAGE 20 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous téléchargez ensuite le fichier Excel des rues du ou des départements sur lesquelles vous travaillez en l’enregistrant sur le bureau par exemple. Lancez ensuite le logiciel Ditel Qualif. Sélectionnez dans les fichiers annexes le bouton « Régions/Départ./Villes/Rues » QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 21 Le bouton "Importer" vous permet d’importer le fichier Excel du département que vous avez copié sur votre espace client. Les champs "rue", "code postal", "ville" se trouvent toujours dans les colonnes D, E et F du fichier Excel. PAGE 22 QUALIFICATION DE FICHIERS Le bouton "Import XLS" vous permet de définir l’import de votre propre fichier des rues au Format Excel ; ceci est utile, par exemple, avec le fichier "Exavia" fourni par la poste Le bouton "Supprimer" vous permet de supprimer dans la base, toutes les rues d’un département ; pour alléger les fichiers de travail ou pour pouvoir réimporter un fichier mis à jour... QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 23 Pour créer votre fichier de recherche, vous employez toujours la même méthode : dans la fenêtre principale, vous cliquez sur le bouton "Gestion fichiers". - Soit vous utilisez un fichier déjà existant (en "double-cliquant" sur le fichier choisi ou en appuyant sur "Sélectionner"), - soit, après avoir appuyé sur le bouton "Nouveau", vous donnez un nom de fichier de la commune ou de la région que vous souhaitez récupérer sur Pages Blanches. Dans notre exemple : "Bonson" PAGE 24 QUALIFICATION DE FICHIERS - Vous revenez sur l'écran principal. - Vous ouvrez le fichier (appui sur le bouton "Ouvrir fichier"), le fichier doit être vide. - Vous cliquez sur le menu du haut "Traitements" "Ajouter / rues" Vous cliquez sur la région "Rhône Alpes", puis sur le département "42", puis sur "BONSON", les rues s’affichent à droite de l’écran Avec la touche "Majuscules" ("shift") du clavier ou la commande contrôle + A, vous mettez en surbrillance toutes les lignes (rues) sur lesquelles vous voulez travailler, puis vous cliquez sur le bouton "Ajouter". QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 25 Votre fichier de recherche contient alors toutes les rues de la commune de Bonson, et vous pouvez lancer la qualification pour obtenir le fichier de tous les abonnés de la commune Si vous souhaitez créer un ensemble de communes, vous pouvez ajouter d’autres communes dans le même fichier de recherche. PAGE 26 QUALIFICATION DE FICHIERS Fermez le fichier et lancez la qualification. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 27 Vous récupérez alors toutes les personnes habitant la commune, les informations sont enregistrées dans un fichier "résultats" dont le nom reprend le nom du fichier d'origine auquel est rajouté le suffixe "_RES". Dans notre exemple, une fois la qualification terminée, le fichier d'origine s'appelle "DT_bonson" et le fichier des résultats s'appelle "DT_bonson_RES". PAGE 28 QUALIFICATION DE FICHIERS Qualification d’un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d’origine. Au préalable, il faut s'assurer que ce fichier comporte un numéro d’ordre unique : cet identifiant unique sera importé dans le champ "Origine" du fichier à qualifier et servira de lien lors de la "remontée" des informations. Si cette donnée n'existe pas, il faut rajouter une colonne dans laquelle vous indiquez un numéro d'ordre unique pour chaque ligne ; le plus simple est de la créer en utilisant la fonction "Remplissage d'une série" dans Excel. Il doit également comporter des colonnes vierges ou vont être écrit les résultats de la qualification.( Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup) Dans Ditel Qualif, le premier traitement va consister à importer les données provenant de votre fichier Excel dans un fichier que vous avez créé : "Gestion fichiers" "Nouveau" (ex. : « DT_test_ditel_qualif » ). QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 29 - Ouvrez le fichier en cliquant sur "Ouvrir fichier" - Choisissez "Import", le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, le bouton à droite de la zone de saisie vous permet de spécifier s'il s'agit d'un fichier Excel 97/2003 (XLS) ou d'un fichier 2010 (XLSX), dans notre exemple « test_qualif_Excel_origine.xls ». PAGE 30 QUALIFICATION DE FICHIERS - Cliquez sur "Ouvrir" - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0. Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d’importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import. Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la rubrique "Origine". QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 31 Dans notre exemple, le champ adresse concatène (ajoute / met côte à côte) les colonnes 10, 11 et 12 (J, K et L) du fichier Excel. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 32 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous obtenez l’écran suivant : Attention, si votre fichier Excel de base comporte le nom et le prénom dans le même champ vous devez obligatoirement séparer le nom du prénom. En effet, l’annuaire Internet exige que le nom et le prénom soient inscrits dans deux champs différents ; si l’on injecte le nom et le prénom dans le champ prévu pour le nom, on n’obtient aucune réponse. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 33 - Sélectionnez l’option "Séparation des prénoms" Ce traitement utilise une base de données de prénoms qui se trouve dans les « Fichiers annexes » ; vous pouvez, bien sûr, modifier, ajouter ou supprimer des prénoms. - Lancez le traitement extraction des prénoms PAGE 34 QUALIFICATION DE FICHIERS En fonction des prénoms contenus dans votre fichier prénoms et de la qualité de votre fichier de base, vous séparez un certain pourcentage de nom / prénom. Pour obtenir un fichier compatible avec l'annuaire (zone nom ne contenant que le nom), vous pouvez : • soit rajouter dans la base les prénoms, puis relancer le traitement d’extraction des prénoms, • soit modifier manuellement les fiches. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 35 Qualification du fichier Vous pouvez maintenant lancez le module "Qualifier fichier". Vous pouvez choisir de spécifier comme critères de recherche : - le prénom et l’adresse, si vous souhaitez des réponses exactes à 100%, - l’un des deux paramètres seulement, si vous souhaitez obtenir le maximum de réponses et utiliser ensuite les options de comparaisons de fichiers. Vous pouvez également opter pour l’enregistrement ou non des adresses « Opposées au Marketing direct ». Nous ne conseillons pas d’enregistrer les réponse approchées dans la cas d’une mise à jour de votre fichier Excel d’origine Ditel se connecte automatiquement sur l'annuaire via Internet et vous crée un fichier d'adresses exportable au format Excel comprenant les champs suivants : "Nom", "adresse", "code postal", "localité", "téléphone", "fax", "portable", "adresse mail" (dans la mesure où ces champs sont renseignés), "date et heure" de capture, "nombre de fiches capturées". En recherche "par rue", Ditel peut enregistrer entre 1500 et 3000 adresses à l'heure en fonction de la rapidité de votre accès Internet et de la densité d'informations contenues dans les rubriques recherchées. PAGE 36 QUALIFICATION DE FICHIERS En qualification de fichier "adresse par adresse" le nombre d’adresses qualifiées est généralement compris entre 100 et 200 adresses à l’heure. Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des "Pages Blanches" permet : - d’arrêter la capture quand les adresses défilent à l’écran - de réactualiser l’affichage en cas d’arrêt de la capture. L’icône « Afficher le bureau » de la barre d’outils « Lancement rapide » à droite du menu « démarrer » permet de réduire la fenêtre de capture. Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à cause, par exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à-dire que la barre de progression du chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous suffit d’effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu contextuel l’option « Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche (raccourci clavier : touche F5). QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 37 Une fois la recherche terminée, revenez au menu principal de Ditel Qualification de fichiers. Ouvrez le fichier résultat Puis cliquez sur « normaliser puis sur dédoublonner PAGE 38 QUALIFICATION DE FICHIERS Puis dé doublonner sur l’index d’origine cochez la case « Avec fusion des informations des fiches supprimées » ce qui permet de garder toutes les infos contenues dans les différents champs de l’enregistrement supprimé. Revenez au menu principal et sélectionner le fichier d’origine QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 39 Sélectionnez le menu traitement (menu du haut) puis mise à jour d'un fichier Excel Choisissez le fichier Excel à mettre à jour: Lancez la fusion de votre fichier résultat qualifié sur Pages Blanches avec votre fichier Excel d’origine en choisissant les champs à exporter : PAGE 40 QUALIFICATION DE FICHIERS Attention de bien avoir prévu les champs Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup sur votre fichier Excel d’origine pour pouvoir les renseigner en utilisant le code origine des fiches récupérées sur Pages Blanches La mise à jour s’effectue sur le code origine qui est unique et correspond au no ordre de votre fichier Excel de base QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 41 Remarque nous avons ici qualifie le fichier Excel de base à partir d’un fichier qualifié sur pages blanches comportant tous les champs du fichier : Nom prénom adresse code postal ville Vous pouvez faire un deuxième passage sur pages blanches en qualifiant ave le nom adresse code postal ville sans utiliser le prénom de la personne ce qui nous donne plus de réponse mais moins de fiabilité si deux personnes u même nom habitent à la même adresse PAGE 42 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous pouvez encore faire un troisième passage en qualifiant uniquement sur nom prénom code postal ville sans tenir compte de l’adresse mais là vous risquez d’avoir des erreurs s sur la fiabilité des réponses QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 43 Manipulation des fichiers récupérés. Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en sélectionnant plusieurs fiches (selon la norme « Windows » : sélection par le pointeur souris en tenant enfoncée la flèche gauche des majuscules du clavier, ou en tenant appuyée la touche Ctrl pour sélectionner les fiches de manière unitaire). PAGE 44 QUALIFICATION DE FICHIERS Le bouton « Normaliser » "Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. N’oubliez pas de dé doublonner le fichier sur la nom ou le numéro de téléphone QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 45 PAGE 46 QUALIFICATION DE FICHIERS Séparation des noms prénoms La séparation des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom en fonction des prénoms contenus dans le fichier de prénoms. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 47 L’option filtrage Vous pouvez vous créer votre propre fichier des motifs pour normaliser le champ adresse par exemple. Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le non et le prénom dans la zone « Nom ». Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les injecter sur l’annuaire ou de les exporter vers Excel. Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. PAGE 48 QUALIFICATION DE FICHIERS Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos manipulations. Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer des "sous fichiers" : Un contenant les fiches qui ont un nom de commune spécifique. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 49 L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standards. PAGE 50 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous pouvez également sélectionner les colonnes à exporter sous Excel si votre application demande à n’avoir qu’une partie des champs du tableau. Faites un clic droit sur le tableau et sélectionnez les colonnes que vous souhaitez conserver pour l’export. En cliquant sur exporter la table vers Excel votre fichier Excel ne contiendra que les colonnes que vous avez sélectionnées. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 51 PAGE 52 QUALIFICATION DE FICHIERS La fonction « Compare et sépare » : Vous choisissez vos fichiers à comparer, puis vos critères de comparaison, là encore, il est préférable de normaliser le fichier avec des données en majuscules sur les champs de comparaison. Vous obtenez en sotie de comparaison 3 fichiers : A sans B : ce sont les fiches présentes dans le 1er fichier qui n’ont pas de concordance, d’après les critères choisis, dans le 2eme fichier. A et B : ce sont les fiches présentes à la fois dans le premier et dans le 2 me fichier. B sans A : ce sont les fiches présentes dans le 2 me fichier qui n’ont pas de concordance, dans le premier fichier Si vous avez crée des fichiers à 2 mois d’intervalle par exemple le fichier B sans A représentera les nouveaux venus sur le secteur. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 53 Sélection des propriétaires de maisons individuelles. Après avoir récupéré l’ensemble des abonnés au téléphone de la commune et après avoir séparé les noms prénoms et normalisé votre fichier Cliquez sur le titre de la colonne « Prénom » en haut du tableau, ce qui trie les prénoms par ordre alphabétique. PAGE 54 QUALIFICATION DE FICHIERS Mettez les lignes sans prénom en surbrillance (flèche majuscule gauche ou droite du clavier + sélection par la souris ou les flèches de déplacement) et supprimez les lignes sans prénom. Vous n’avez plus que les particuliers habitants la commune Dans l’option « normaliser » Dé doublonnez le fichier sur le téléphone QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 55 Cliquez sur « Fermer » et revenez au menu principal. PAGE 56 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous allez pouvoir séparé le fichier initial en deux sous fichiers correspondants à ceux qui habitant une maison individuelle c’est à dire qui sont seuls à l’adresse et habitat collectif ctd plusieurs personnes à la même adresse Cliquez sur Traitements et sélectionnez « Habitat individuel / collectif ». Le fichier Bonson_RES est séparé en deux fichiers les individuelles ctd habitant une maison et les collectifs. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 57 Il ne vous reste plus qu’à exploiter le fichier des personnes habitants une maison individuelle qui sont à 95% propriétaires de leur logement. Attention les personnes opposées au marketing sont clairement identifies dans le champ info : PAGE 58 QUALIFICATION DE FICHIERS Traitements des fichiers. Nous avons inclus plusieurs modules complémentaires de traitement sur les fichiers qui vous seront utiles en fonction de votre prospection : - âge des personnes en fonction de leur prénom, - revenus par rapport au lieu d'habitat, - nouveaux habitants du quartier par comparaison des fichiers capturés à deux dates différentes. Vous devez au préalable séparer le nom du prénom (module ouvrir fichier, normaliser) Le module extraction des prénoms vous permet de gérer vos propres critères de sélection en fonction de vos campagnes de marketing : Homme, femmes, Personnes âgées ou jeunes en fonction de l’histoire des prénoms (fichier des prénoms correspondant à des personnes âgées fourni avec le logiciel) Séparation du fichier d’une commune entre hommes et femmes Les champs nom prénom étant séparés en fonction de la base de données des prénoms fournie avec le logiciel (voir plus haut) QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 59 Vous pouvez séparer les hommes les femmes. Pour cela créez deux fichiers vides : test_commune_hommes et test_commune_femmes dans le menu gestion de fichiers, en cliquant sur nouveau. PAGE 60 QUALIFICATION DE FICHIERS Revenez au menu principal après avoir sélectionné votre fichier de travail DT_test_qualif Ouvrez le menu traitement et sélectionnez extraction prénoms QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 61 PAGE 62 QUALIFICATION DE FICHIERS Commençons par les hommes, le fichier à traiter est test_commune_RES le fichier résultat est test_commune_hommes (sélectionnez le avec le bouton … à droite de la ligne Fichier des résultats QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 63 Le bouton du milieu fichier des prénoms à extraire ouvre le tableau des prénoms En sélection 1 nous avons coché les prénoms masculins En sélection 2 les prénoms féminins En sélection 3 les prénoms anciens En sélection 4 colonne vide vous pouvez y sélectionner 1 seul prénom pour souhaiter la fête aux Daniel et Danielle le 11 décembre En sélection 5 tous les prénoms Attention de ne pas valider la case traitement colonne entière sinon vous sélectionnez ou désélectionnez toute la colonne et il faut tout re cocher manuellement (Vous pouvez bien sur importer vos propres fichiers Excel des prénoms, les fichiers Excel se trouvent dans le répertoire Ditel Qualif.) PAGE 64 QUALIFICATION DE FICHIERS Cochez la sélection colonne 1 (les hommes) et le champ prénom et lancez l’extraction bouton extraire fiche QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 65 PAGE 66 QUALIFICATION DE FICHIERS Recommencez la même opération avec le fichier test_commune_femmes en sélectionnant cette fois la colonne 2 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 67 Vos deux fichiers hommes et femmes sont terminés Attention si des fiches hommes se retrouvent dans les femmes et vice versa vérifiez les cases cochés dans le fichier des prénoms à extraire. PAGE 68 QUALIFICATION DE FICHIERS Sélection des personnes âgées avec l’extraction de prénoms anciens : Nous avons mis par exemple les prénoms anciens en prénoms colonne 3. Vous avez au préalable crée un fichier vide ici test_prénoms_anciens. Vous lancez l’extraction en fonction de la colonne 3 qui contient le fichier des prénoms anciens. Attention au préalable de bien avoir normalisé vos fichiers. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 69 PAGE 70 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 71 Secteurs pour les agents commerciaux : Commencez par recopier les rues de la ou des communes sur lesquels vont travailler vos agents commerciaux à partir du fichier Excel des rues de votre département (fichier fourni avec l’achat du logiciel) PAGE 72 QUALIFICATION DE FICHIERS Cliquez sur le bouton Recopier donnez le nom de la commune à recopier et le fichier destination (sélectionnez avec le … a droite du fichier) Cliquez sur Recopier Sure le menu principal choisissez fichiers annexes rues QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 73 Vous cochez les rues par zone de prospection en vous aidant de mappy par exemple : PAGE 74 QUALIFICATION DE FICHIERS Et vous lancez la création des rues par zone bouton création FR après avoir crée un fichier vide pour chaque zone QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 75 Vous recommencez cette opération pour la zone 2 3 4 5 PAGE 76 QUALIFICATION DE FICHIERS Il ne reste plus qu’a lancer la création de fichier zone par zone pour votre prospection commerciale QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 77 PAGE 78 QUALIFICATION DE FICHIERS Le fichier résultat est directement exportable sous Excel pour vos commerciaux QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 79 PAGE 80 QUALIFICATION DE FICHIERS Importation d’un fichier ASCII à qualifier Vous pouvez importer dans « Ditel Qualif » votre propre fichier d’adresses au format Txt pour le qualifier. Lancez Ditel Qualif. Cliquez sur Gestion Fichier Créez un nouveau fichier test_commune par exemple Ouvrez ce fichier vide bouton ouvrir fichier QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 81 Cliquer Import (en bas à gauche) PAGE 82 QUALIFICATION DE FICHIERS Rechercher le fichier à importer : Fichier BONSON.txt, ne pas oublier de sélectionner dans « types de fichiers » fichiers texte (*.TXT). (Le fichier d’exemple de trouve dans le répertoire Ditel qualif) Le sélectionner puis cliquer « Ouvrir » Renseigner les champs suivants : « Adresse » « Code Postal » « Ville » Puis cocher : « Séparateur d’enregistrement » ~ CR « Séparateur des Champs » ~ TAB Cochez « Le code postal ne contient que des lettre ou des chiffres » Cliquer « Importer » Dans notre exemple l’adresse est en position 3 le code postal en 4 et la ville en 5 Vous pouvez faire varier la position des champs avec les petits curseurs de la première colonne Cliquez sur le bouton Importer QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 83 Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier TXT et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. PAGE 84 QUALIFICATION DE FICHIERS Si le fichier contient déjà des adresses cliquez sur le bouton Mise à zéro Cliquez ensuite sur le bouton Import Fermez la fenêtre et revenez au menu principal QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 85 Ouvrez le fichier ainsi crée pour corriger les anomalies éventuelles 1ere ligne à supprimer etc. Fermez cette fenêtre Vous pouvez alors lancer la Qualification de fichier PAGE 86 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 87 PAGE 88 QUALIFICATION DE FICHIERS Interface CRM EBP Ditel Qualification de Fichiers vous permet de mettre à jour vos fiches clients et prospects de votre CRM EBP Vous pouvez importer les différents contacts de votre CRM EBP pour les compléter des informations téléphone fax adresses mails à partir du site Pages Jaunes. Choisissez le fichier à mettre à jour dans votre CRM EBP Lancer Ditel Qualif et créer un fichier vierge par exemple Mise à jour pistes EBP QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 89 Ouvrir ce fichier Cliquer sur le bouton EBP Renseigner les Paramètres du CRM EBP présent sur l’ordinateur - Localisation du CRM EBP sur l’ordinateur - Nom de la base EBP - Identifiant et mot de passe s’ils ont été définis dans votre CRM - Répertoire de travail pour les fichiers interfaces (en général c:\temp\) PAGE 90 QUALIFICATION DE FICHIERS Puis valider Cocher les cases correspondantes à votre travail Ici : - Mode silencieux … (évite de rouvrir le CRM EBP) - Interface des donnés depuis le CRM vers Ditel - Donnés à traiter : - Pistes Clients / Prospects - - Puis cliquer sur la ligne du bas “ Export depuis le CRM EBP des Pistes Clients/Prospects vers Ditel QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 91 Cliquer sur OK Cliquer sur OK Fermer cette fenêtre et revenir au menu principal PAGE 92 QUALIFICATION DE FICHIERS Cliquer sur le bouton Qualifier fichier Conseil : qualifiez vos fichiers à partir des champs nom adresse en enregistrant les opposés au marketing direct puisse que ce sont vos propres clients. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 93 Ditel Qualif se connecte sur Pages Blanches et recherche adresse par adresse les réponses En fin de recherche ouvrir le fichier résultat (RES) et cliquer sur le bouton Normaliser PAGE 94 QUALIFICATION DE FICHIERS De doublonner sur l’index d’origine Lancer la séparation nom prénom Puis cliquer sur Fermer et revenir au menu principal de Ditel Qualif Sélectionner le fichier résultat (DT_Mise à jour Pistes EBP_RES) Cliquer sur Ouvrir fichier QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 95 Cliquer sur le bouton EBP Cocher la case Interface des données depuis le CRM vers Ditel Et cliquer sur la ligne Mise à jour des Pistes Clients / Prospects à partir des données renseignées dans Ditel Les pistes sont mises à jour à partir des résultats trouvés sur Pages Blanches PAGE 96 QUALIFICATION DE FICHIERS Les Pistes prospects ont été mise à jour dans le CRM EBP QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 97 La procédure est identique pour les Pistes Fournisseurs les Contacts les Comptes/Clients Prospect et les Comptes Fournisseurs PAGE 98 QUALIFICATION DE FICHIERS Les Utilitaires Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu « Utilitaires » ; L’option « Ré indexation » vous permet de remettre en état vos fichiers qui ont pu être détériorés lors d’une coupure de courant, par exemple. Généralement, si le fichier est endommagé, le programme vous envoie des messages d’erreurs vous demandant de ré indexer les fichiers. L’export Txt vous permet d’exporter tous les fichiers ‘adresses, paramètres… » au format "ASCII" et vous affranchir ainsi de certaines limitations du format Excel (limitation du nombre de fiches, export vers une application sous Linux etc.) Les paramètres de temporisation sont standards vous pouvez les augmenter si votre accès Internet est très lent. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 99 PAGE 100 QUALIFICATION DE FICHIERS Export des fichiers en format texte ou CSV Selectionner le fichier résultat à exporter après l’avoir normalize Le fichier adresse à exporter sera toujours nomé Adr QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 101 Sur le tableau d’export choisissez le séparateur de Zone ici virgule pour l’extension CSV Puis séléctionnez les champs à exporter : Ouvrez le poste de travail, disque C: repertoire Ditel qualif et selectionnez le fichier ADR.CSV que vous pouvez renomer du nom de votre campagne d’appel avant de l’importer dans votre logiciel de call center. PAGE 102 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 103 Configuration d’Internet Explorer Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration d’Internet Explorer. Vous devez toujours avoir la dernière version sur votre ordinateur même si vous utilisez un autre navigateur Voici donc comment configurer Internet Explorer 1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet (cf. ci-dessous) PAGE 104 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 105 Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé… Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des scripts doivent impérativement être cochées Ditel Nav est un logiciel de navigation automatique sur le web qui vous permet d'augmenter le référencement naturel de votre site et des mots clés qu'il contient en rapport avec votre activité et d'augmenter ainsi son positionnement. Vous vous retrouvez ainsi sur les premières pages des moteurs de recherche Google ou autre. Vous créez votre scénario de navigation sur le web comme vous le feriez manuellement. Une fois que vous avez défini le scénario son exécution est entièrement automatique et vous observez les résultats en une quinzaine de jours. Définition : Le référencement est l'ensemble des techniques qui permettent d'inscrire un site dans les moteurs de recherche ou dans les annuaires. Le référencement est souvent associé avec le positionnement qui, quant à lui, représente l'art d'améliorer la place du site dans les réponses fournies par les moteurs de recherche. Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation: 2 Téléchargement 3 Installation 6 Utilisation 10 Prise en main rapide 15 Caractères spéciaux 16 Configuration Internet Explorer 18 Exemple concret Ditel NAVigation automatique NAVIGATION PAGE 2 NAVIGATION Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n° 1): Si vous n'avez jamais installé Ditel Nav sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007 Marche à suivre(cas n° 2): Si vous avez déjà Ditel Nav installé sur votre ordinateur: Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel Nav. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007 Marche à suivre(cas n° 3): Si vous avez une ancienne version Ditel Nav installé sur votre ordinateur (ctd. si vous avez une erreur Windev au lancement de Ditel Nav) : Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel Nav. Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez Program files, dans le répertoire Program files, sélectionnez DITEL NAV faites un click droit avec la souris et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter, choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement NAVIGATION PAGE 3 Téléchargez ensuite Ditel Nav, lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous, Cliquez 2 fois sur DITEL NAV_Nav.MSI PAGE 4 NAVIGATION Cliquez sur « Exécuter », pour lancer l’installation. Choisissez ensuite « installation standard » NAVIGATION PAGE 5 Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer. PAGE 6 NAVIGATION Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Nav Nav » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Nav.lnk ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « DITEL NAV Nav » le logiciel fonctionne en mode évaluation c'est à dire limité à l’exécution de trois boucles. Répondez non si vous n’avez pas acheté la licence du logiciel, sinon saisissez vos codes d’enregistrement Un seul écran s’affiche : c’est un émulation d’Internet Explorer dans laquelle vous allez construire votre Script. NAVIGATION PAGE 7 En haut se trouve: - Editer script : cet onglet va vous permettre de renseigner votre script. - Exécuter script : va lancer le script précédemment renseigné et vous permettre de remonter de façon automatisée dans le référencement. - Une case avec un chiffre : c’est le nombre de boucle effectuée, c'est-à-dire le nombre de fois ou le Script se répète. - La barre d’Adresse : contenant le nom du moteur de recherche sur lequel vous allez faire naviguer votre référencement. Par exemple : www.google.fr, www.msn.fr, etc. - » pour entrer sur le site de référencement sélectionné. Cliquez sur le bouton éditer script en haut à gauche PAGE 8 NAVIGATION La fenêtre de construction du script s’ouvre. Les flèches et vous permettent de sélectionner le Script en cours. 10 commandes (à saisir dans la colonne ordre) sont à votre disposition : - URL : renseignez l’adresse complète sur le moteur où va se porter votre référencement. - CLIC : vous devez donner l’abscisse et l’ordonnée du point ou va s’effectuer le clic. Ces coordonnées varient en fonction de la taille de votre écran (explications en page 11 de la notice). - TEMPO : vous créez une temporisation en centième de secondes qui va vous permettre de vous arrêter sur la consultation de la page comme vous le feriez si vous consultiez le site. Cette temporisation est aléatoire. - PREC : pour aller sur la page précédente. - SUIV : pour aller sur la page suivante (s’il y a une page précédente). - TEXTE : vous mettez le ou les mots clés à rechercher : votre nom de site ou un ensemble de mots qui se rapportent à votre site (voir exemple en fin de notice). NAVIGATION PAGE 9 - GOTO : renvoie à la ligne demandée suivi du nombre de fois d’exécution du renvoi. - TAB : vous utilisez la commande TAB suivi du nombre de tabulation. - ENTRE : valide la touche entrée. - ALTF4 : va permettre de fermer la fenêtre en cours de visualisation, nous l’utilisons par exemple pour cliquer sur le blog de Ditel ce qui ouvre une fenêtre pop-up et la ligne suivante du script utilisant la commande ALTTF4 ferme le Blog ce qui fait qu’en cours d’utilisation du script celui-ci se ferme automatique s’il n’est plus sur le site Ditel. A chaque nouveau renseignement dans l’édition du script faire « F12 Enregistrer » (sur le bouton en bas à droite de la fenêtre « Editer script » non sur le clavier) pour enregistrer et revenir à la page principale. Lancez Exécuter Script pour vérifier la bonne position de vos clics PAGE 10 NAVIGATION Prise en main rapide du logiciel: Saisissez l’url du moteur de recherche www.google.fr par exemple N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil 1 URL à renseigner url du moteur de recherche ou va porter votre référencement. Dans notre exemple www.google.fr N° Ordre Numérique 1 Num ériqu e 2 Texte Explication /Conseil 2 TEXTE à renseigner Texte sur lequel vous voulez positionner votre site Dans notre exemple logiciel de communication Ces mots doivent être contenus dans vos pages ou dans les mots clés de vos pages. Nous avons par exemple référencé les mots logiciels de communication et logiciel de communication (sans s) pour arriver en pages 1 de google URL / Adresse TEXTE NAVIGATION PAGE 11 Commande clic : La position du curseur ou votre souris va faire un clic : chiffres en bas à gauche de votre écran Conseil : après chaque commande clic mettez une commande tempo assez importante pour simuler la lecture de la page comme le ferai un internaute. (1000 2000 par exemple, ce qui arrête la consultation entre 10 et 20 secondes) Enregistrez votre script et lancez-le par le bouton exécuter pour vérifier au fur et à mesure sa cohérence et son bon fonctionnement. N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil 3 CLIC abscisse à renseigner ordonnée à renseigner A chaque clic renseigner les nouvelles abscisses et ordonnées. Chiffres en bas à gauche de votre écran correspondant à la position de la souris. Dans notre exemple 417 205 Abscisse (X) : nombre à renseigner dans numérique 1 Ordonnée (Y) : nombre à renseigner dans numérique 2 Pour changer de page vous devez positionner un clic sur l’ascenseur, suivi d’une tempo puis un clic sur la page suivante également suivi d’une tempo *Lorsque votre site se trouve loin dans les pages, il faut créer un script qui va de page en page sans aller directement sur la page ou se trouve votre site, comme le ferai un internaute qui cherche quelque chose PAGE 12 NAVIGATION La commande Tempo : C’et une commande à ne jamais oublier entre chaque ligne C’est elle qui arrête le déroulement du script pendant une durée aléatoire comprise entre le temps donné en Numérique 1 et celui de Numérique 2. Attention de ne pas vouloir aller trop vite vous risqueriez d’être pris pour un robot qui scanne votre site et vous obtiendriez le résultat contraire à celui recherché : le dé référencement de votre site. N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil 4 TEMPO à renseigner à renseigner Vous permet de créer une temporisation aléatoire en centième de seconde qui va vous permettre de vous arrêter sur la consultation de la page comme vous le feriez si vous consultiez le site. Pour cette raison, il est indispensable mettre une commande tempo après chaque clic Dans notre exemple 1000 2000 9 GOTO Ligne de renvoi de la commande Nombre de fois que la commande va être exécutée GOTO suivi d’un numéro de ligne en Numérique 1nous renvoie à la ligne demandée. En général en ligne 1 c'est-à-dire à la première page du script. En numérique 2 le nombre de fois que la commande goto va être exécutée Dans notre exemple 1 200 La commande GOTO est la dernière ligne votre script qui va boucler en revenant sur la ligne 1 suivi du nombre de fois que votre script va été exécuté Conseil commencez doucement si votre site n’est pas souvent consulté par ailleurs . Une fois ces renseignements saisis, il vous reste à exécuter votre Script, bouton « Exécuter script » en haut à gauche et à observer les résultats sur votre référencement naturel. Conseil : lancez vos scripts sur plusieurs moteurs : il n’y a pas que google su le net NAVIGATION PAGE 13 Vous découvrirez vite toutes les astuces que vous permettent les 10 commandes. Les boutons du bas « Quitter » « Insérer » « Supprimer » « Monter » « Descendre » « Enregistrer » parlent d’eux même. Ce sont eux qui vous permettent de naviguer dans votre Script et de l’enregistrer. Enregistrement des Scripts Nous avons prévu d’enregistrer les différents Scripts de navigation mais ces Scripts varient en permanence en fonction du référencement de vos mots clés. Vous devez surveiller votre navigation automatique pour ne pas référencer un concurrent !!! Si vous souhaitez conserver un Script, vous devez faire un Export Excel du Script en question ce qui vous permet d’importer vos différents Script sur un Script unique ou de créer vos Scripts sous Excel ATTENTION : vérifier régulièrement que le script s’effectue au bon endroit. Il serait dommage que votre référencement ayant évolué dans son emplacement, le clic finisse par se faire sur un concurrent. 1 Vous pouvez remonter le référencement de votre site soit par son nom et /ou par mots clefs, à condition qu’ils soient dans votre site web, pour cela vérifier ainsi : Sur votre site allez dans « affichage » puis cliquez « source ». PAGE 14 NAVIGATION Apparaît alors le script de votre site avec ses mots clefs. Attention : Tout mot clef n’apparaissant pas sur ce script aura peu de chance d’être référencé dans le moteur de recherche. NAVIGATION PAGE 15 Caractères spéciaux Pour certaines applications vous pouvez avoir besoin d’utiliser des caractères spéciaux dans votre texte. Pour ne pas compliquer l’utilisation du logiciel nous avons masqué ce menu. Pour l’activer : Appuyer sur shift et sous le ? du menu principal de Ditel Nav Navigation cliquez sur A propos pour activer le module paramètres Mettre 1 à la place de 0 sur la ligne ASC pour faire apparaître les caractères spéciaux. PAGE 16 NAVIGATION Configuration d’Internet Explorer Téléchargez la mise à jour d’internet explorer puis : - Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet (cf. ci-dessous) NAVIGATION PAGE 17 Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé… Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des sripts doivent impérativement être cochées PAGE 18 NAVIGATION Exemple Concret Dans notre exemple la résolution de l’écran est de 1600 par 900 pixels Nous allons construire le script de navigation correspondant à la recherche que nous voulons référencer Cliquez sur Editer Script (F12) NAVIGATION PAGE 19 La grille de saisie du premier script s’affiche avec les commandes les plus courantes dans l’aide du bas de tableau (vous pouvez enregistrer plusieurs scripts mais un seul est »joué » à la fois) La première ligne sera toujours l’url du moteur de recherche sur lequel nous allons travailler (Yahoo MSN Google etc.) Dans cet exemple nous travaillons sur Google, nous saisissons donc sur la première ligne la commande U et le texte www.google.fr PAGE 20 NAVIGATION Vous pouvez déjà Enregistrer ce script (F12) et cliquer sur Exécuter script pour le lancer Revenez sur le menu Editer Script La deuxième ligne va être la commande M Tempo c’est une commande très importante car c’est elle qui détermine combien de temps la page consultée va NAVIGATION PAGE 21 rester affichée ici 100 500 laissera affiché la page de façon aléatoire entre une et cinq secondes La troisième ligne contient le texte à rechercher : dans notre exemple « logiciel d’envoi en nombre de mails » La quatrième ligne est une Tempo de 1000 2000 soit 10 à 20 secondes qui laissent à l’internaute le temps de lire le résultat de sa recherche PAGE 22 NAVIGATION A ce stade cliquez sur Enregistrer (F12) et lancez l’exécution du script (Bouton Exécuter Script en haut à gauche) pour bien comprendre le fonctionnement de Ditel Navigation en voyant le résultat des quatre premières lignes saisies NAVIGATION PAGE 23 Il faut maintenant trouver ou se troue le site que vous souhaitez référencer avec les mots recherchés. Dans cet exemple simple le site Ditel se trouve en première page. Il faut donc aller cliquer sur le site PAGE 24 NAVIGATION Vous avez sans doute remarqué que sur l’écran de Ditel Navigation se trouve une ligne en bas à gauche : Positon de la souris X et Y avec deux valeurs pour X et Y qui varient en fonction de l’endroit ou vous mettez votre souris sur l’écran. C’est cette valeur qui va déterminé la position du clic Dans notre exemple nous devons descendre l’ascenseur pour voir le site Ditel car le site se trouve en bas de page En positionnant la souris sur l’ascenseur en bas à gauche nous notons les valeurs X 1569 et Y 723 En cinquième ligne nous saisissons la position du clic 1569 723 suivi d’une courte tempo 100 300 (il est important de toujours mettre une commande Tempo entre chaque ligne de construction du script car ce sont ces tempos aléatoires qui vont rendre votre script complètement transparent pour les navigateurs car vous simulez la recherche manuelle d’un internaute) NAVIGATION PAGE 25 Un clic ne suffit pas à faire descendre la page jusqu’en bas vous rajoutez donc plusieurs fois la commande clic toujours en séparent chaque ligne d’une courte tempo pour arriver en bas de page PAGE 26 NAVIGATION Enregistrez votre script et lancez le pour vérifier le résultat : vos trois clics successifs vous amènent en bas de page et le site Ditel apparait (Nb si le site n’est pas en première page il faut faire un clic sur page suivante jusqu'à que vous trouviez le site correspondant aux mots clés recherchés… petit jeu de patience qu’il vaut mieux faire directement sur votre navigateur avant de lancer Ditel Navigation) Toujours se rappeler qu’il faut rechercher comme le ferait un internaute et donc prendre le temps de passer les pages les unes après les autres NAVIGATION PAGE 27 Une fois le site trouvé positionne le clic sur votre site :ligne 11 clic 211 300 suivi d’une logue tempo de 15 à 20 secondes (un internaute prend le temps de lire le résultat de sa recherche) PAGE 28 NAVIGATION La vous arrivez sur le site à booster par rapport aux mots clés recherchés. Il va falloir passer un peu de temps à naviguer sur le site et donc continuer à saisir votre script mais rassurez vous une fois votre site terminé vous pouvez l’enregistrer sous Excel et le réutiliser pour référencer d’autre mots clés (Vous aves des exemples Excel que vous pouvez importer à partir du répertoire C:\DITEL) Bien vous naviguez sur votre site mais au bout de quelques temps sa position varie et comme vous n’êtes pas là à surveillez le Script de navigation il faut qu’il s’arrête quand vous n’êtes plus sur votre site La commande ALTF4 (A) va être très utile (rappel la commande ALTF4 sous Windows ferme la fenêtre en cours) Nous allons donc aller cliquer sur le blog de Ditel (ou sur une page en pop-up de votre site et la fermer par ALTF4 ce qui fait que quand Ditel Navigation ne sera plus sur le bon site : le votre, il se fermera automatiquement NAVIGATION PAGE 29 La commande P pour Précédent vous permet de revenir sur votre consultation PAGE 30 NAVIGATION Et enfin la dernière ligne de votre script la commande G GOTO vous renvoi à la ligne 1 Dans la colonne numérique 2 vous précisez le nombre de fois que votre script va être joué (conseil : au début commencez modestement : 50 visites par jour pour un site inconnu est un chiffre raisonnable) Ditel Prospect vous permet de maîtriser la relation client par la gestion des données et l’accès direct à l’information. Vous centralisez tous vos fichiers de prospection : coordonnées, contacts, appels, relances... sous la forme de fiches clients : - dates de prises de contacts - planning des prospects à relancer - le planning des appels Les versions réseau et Internet vous permettent de dispatcher les contacts sur votre force de vente Ditel prospect optimise votre prospection et vous fait gagner un temps précieux. Principales fonctionnalités : Base unique pour tous les contacts. Accès à l'info par toutes les rubriques. Partage de l'information contenue dans la base sur tous les postes du réseau (appelé en informatique architecture client serveur). Import export Excel de tout ou partie de la base. Possibilité de téléphoner avec Skype directement à partir de la fiche client. Possibilité d'envoyer un fax avec la console de télécopie Windows depuis la fiche client. Possibilité également d'envoyer un mail depuis la fiche client. Impression papier de la fiche client. etc... Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 6 Ecran d’accueil 7 Paramétrage 15 Utilitaires 18 Utilisation de Ditel Prospect 21 Importation d’un fichier Excel de vos prospects 23 Importation directe d’un fichier Ditel dans vos prospects 24 Visu des infos juridiques sur Score3 36 L’export de vos données 39 Options d’interface avec d’autres logiciels 42 Utilisation avec contrôle des Utilisateurs 46 Procédure d’installation en client Serveur PROSPECTION CLIENTS PROSPECT PAGE 2 PROSPECT Pour télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n° 1): Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « ouvrir » ou « exécuter ». L’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement Marche à suivre(cas n° 2): Si vous avez déjà Ditel Prospect installé sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site www.ditel.fr rubrique nos produits choisissez le logiciel désiré et téléchargez la maintenance en cliquant sur exécuter. Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel avec l’icône située sur le bureau et saisissez vos codes d’enregistrement. Marche à suivre(cas n° 3): Attention d’avoir une sauvegarde Excel de vos fichiers avant d’utiliser cette option. Si vous avez une ancienne version Ditel Prospect installé sur votre ordinateur (ctd si vous avez une erreur Windev au lancement de Ditel Prospect) : Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel Prospect. Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez Program Files, dans le répertoire Program Files, sélectionnez DITEL_ Prospect, faites un click droit avec la souris et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter, choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement PROSPECT PAGE 3 Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. Si, à la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre cidessus, appuyez sur « Exécuter », pour lancer l’installation. PAGE 4 PROSPECT Choisissez « suivant » Choisissez « Standard » PROSPECT PAGE 5 Choisissez « Installer » Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Prospect » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer. PAGE 6 PROSPECT ECRAN D’ACCUEIL Le menu principal comprend 5 boutons. Avant de commencer à travailler sur le logiciel, il faut paramétrer Ditel Prospect en fonction de votre activité commerciale. PROSPECT PAGE 7 Paramétrage de Ditel Prospect Ouvrez le menu « Fichiers ». « Clients » : c’est votre fichier client prospect accessible également par le premier bouton « Fichiers clients » nous y reviendrons dans la suite de la notice. PAGE 8 PROSPECT Configuration Imprimanre Vous sélectionnez l’imprimante connectée à votre ordinateur ou sur le réseau ou imprimer dans un document PDF PROSPECT PAGE 9 Pays Contient la base de données de tous les pays + un jeu « Villes et codes postaux » : contient la base de données de tous les codes postaux de France et des noms de ville associés (c’est une aide à la saisie pour éviter les erreurs). PAGE 10 PROSPECT « Commerciaux » : vous devez affecter un code à chacun de vos commerciaux qui pourront ainsi avoir accès uniquement à leurs contacts s’ils le désirent. « Qualité » : vous renseignez la liste des qualités en fonction de votre activité par exemple les acheteurs, les vendeurs etc. PROSPECT PAGE 11 « Règlement » : vous renseignez les modes de règlement. « Qualifications »: inspiré du « SPANCO », la liste des qualifications vous aide à qualifier vos prospects tout au long de votre négociation. PAGE 12 PROSPECT « Type actions » : les actions vous servent à définir pour chacun de vos prospects ce que vous avez à faire. Elles sont liées à votre calendrier pour chacun de vos contacts. « TVA » : les codes TVA sont des données comptables pour relier votre Ditel prospect à votre facturation par exemple. PROSPECT PAGE 13 « Produits » : les produits sont vos articles à la vente si vous gérez des produits ou des types d’affaires si vous êtes dans l’immobilier par exemple « Alarme » : se sont les différents signaux sonores que vous allez affecter à votre agenda pour ne pas oublier les contacts à relancer chaque matin. PAGE 14 PROSPECT Le paramétrage est un peu long au départ, mais toutes les données sont essentielles pour une bonne gestion de votre activité commerciale. Chacun doit réfléchir en fo nction de son organisation. PROSPECT PAGE 15 Le menu « Utilitaires » « Ré indexation » : en cas de problèmes sur vos fichiers (messages d’erreur) vous devez réindexer vos fichiers, suite à une coupure de courant par exemple. PAGE 16 PROSPECT « Sauvegarde » : vous pouvez sauvegarder vos fichiers sur un cd par exemple, mais il est préférable de faire une sauvegarde globale de tout le répertoire ditel_prospect qui se trouve sur c:\Program Files. « Export Import » : vous permet d’exporter ou d’importer vos fichiers en format texte vers d’autres applications (réservé à votre service informatique). PROSPECT PAGE 17 « Paramétrages » : vous permet de paramétrer votre logiciel en choisissant par exemple de masquer ou d’afficher certaines fonctions : utilisation ou non de certains onglets, libellé des onglets en fonction de votre propre activité commerciale. Pensez à modifier les libellés des champs libres qui apparaitront sur la fiche client. Il est important de passer un peu de temps à paramétrer votre logiciel, cela facilite grandement son utilisation par la suite. Utilisation en mode contrôle des utilisateurs cf. page 35 si vous souhaitez activer la gestion du contrôle des utilisateurs et le verrouillage de la fiche client. PAGE 18 PROSPECT Utilisation de Ditel Prospect Menu Principal Ce sont les 5 boutons qui une fois votre logiciel paramétré en fonction de votre activité vont vous aider avec vos commerciaux à gérer vos prospects et clients. PROSPECT PAGE 19 « Fichier Clients » : c’est ce que vous avez en permanence sous les yeux. Il contient l’ensemble de vos contacts : Le haut du tableau est le module recherche, c’est le cœur de votre activité. Toutes les zones sont des index de recherche soit globaux, soit partiels. Votre contact téléphonique se présente en vous disant ici « monsieur Dupont », vous tapez simplement Dupon dans la zone interlocuteur pour éviter de lui demander Dupond avec un t ou un d à la fin ? Chaque commercial peut mettre son code s’il ne veut travailler que sur ses fiches. Vous pouvez connaître vos prospects par n’importe lequel des critères de recherche que vous avez définie. PAGE 20 PROSPECT Vous pouvez saisir manuellement vos prospects au fur et à mesure des négociations Vous pouvez également importer un fichier Excel de vos prospects « Import XLS » : importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel. - Pour importer les données provenant d’Excel - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer. - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. - Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PROSPECT PAGE 21 Exemple d’import d’un fichier qualifié avec notre logiciel Ditel Qualif. Pro Vous pouvez saisir directement sur le tableau d’imprtation les libellés des champs qui ne sont pas dans votre fichier excel à importer Par exmple : Code règlement C pour comptant Code commercial A pour Admistrateur Qualification 0 pour Suspect Code qualité P par exemple Vous pourez bien sure modifier ces codes sur chacune des fiches prospects au fur et à mesure de votre travail commercial PAGE 22 PROSPECT PROSPECT PAGE 23 Importation d’un fichier issue de Ditel Capture Pro ou de Ditel Qualif ou Ditel Qualif Pro dans vos prospects Cliquez Sur le bouton Import Ditel Sélectionnez le répertoire ou se trouve le fichier Ditel à importer : PAGE 24 PROSPECT Définissez les différentes rubriques d’importation Et lancez l’import PROSPECT PAGE 25 Vos fiches prospect sont directement renseignées avec les fichiers issus de Ditel Qualif Pro par exemple : PAGE 26 PROSPECT Mais le plus important est l’aspect avancement de vos négociations inspiré du « SPANCO ». Le SPANCO est l’historique complet de chaque étape de la prospection : S uspect : l’ensemble des relations possibles P rospect : une demande, une info, un contact extérieur A ction : prise en compte de la demande N égociation : argumentaire téléphonique, courrier ou autre C onclusion : la concrétisation de la vente O rdre : son règlement comptable PROSPECT PAGE 27 Vous pouvez faire apparaître par exemple uniquement les fiches en négociation. Les boutons du bas de la fiche vous permettent : « Modifier » : vous ouvrez la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance pour la modifier. « Nouveau » : vous enregistre un nouveau prospect. « Supprimer » : vous supprimer la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance. « Calendrier » : donne accès directement à l’agenda. « Fermer » : ferme l’application, vous revenez au menu principal. PAGE 28 PROSPECT La fiche client Elle contient l’ensemble des informations concernant le client ou prospect. Elle est renseignée avec tous les paramètres que vous avez définis au préalable et qui sont propres à votre activité : « Général » : c’est une vue globale de la fiche client. PROSPECT PAGE 29 Nouveau : si vos fichiers contiennent le numéro Siret de la société le bouton Score 3 vous amène directement sur les coordonnées juridiques du client PAGE 30 PROSPECT « Livraison » : permet de renseigner le lieu de livraison (surtout s’il est différent des coordonnées générales). « Contacts » : permet de renseigner les données personnels des contacts. PROSPECT PAGE 31 « Infos Financières » PAGE 32 PROSPECT « Infos commerciales » : permet de renseigner un résumé de vos conversations ou un copié collé d’un document reçu par mail par exemple. PROSPECT PAGE 33 « Action » : un résumé des actions effectuées peut être mémorisé dans la fiche action : facture, contrat etc. Impression : Pour les commerciaux voulant avoir leur fichier sur papier. PAGE 34 PROSPECT L’agenda vous informe sur les actions à mener dans la journée : Rendez-vous, appel téléphonique etc. Vous devez bien sur avoir noté pour chaque prospect l’action à mener : PROSPECT PAGE 35 Le bouton « Non terminés » vous rappel les actions non terminées à ce jour. Le bouton « En retard » vous rappel les actions en retard à ce jour. PAGE 36 PROSPECT L’export de vos données : Vous pouvez exporter vers Excel tout ou partie de votre fichier, pour cela après avoir sectionné le fichier qui vous intéresse par exemple les fiches clients non encore exploitées vous faites un click droit sur le tableau et vous exportez vers Excel ces fiches Vous pouvez également sélectionner les infos à exporter si vous n’avez pas besoin de toute la fiche PROSPECT PAGE 37 PAGE 38 PROSPECT Ici par exemple nous n’avons exporté que cette partie du fichier client pour par exemple réaliser un mailing PROSPECT PAGE 39 Les options d’interfaçage avec d’ autres logiciels : Les « Options » sont fournies par les autres logiciels de la gamme Ditel. Ditel Prospect est lié à tous nos logiciels c'est-à-dire qu’à partir de votre fichier vous pouvez décider d’exporter tout ou partie de vos clients pour réaliser un envoi en nombre soit de fax soit de mails soit de SMS ou même d’appels téléphoniques automatiques en cas d’urgence PAGE 40 PROSPECT Le menu « ? » Enregistrement : Contient le nom du possesseur du logiciel L’à propos vous informe sur la version du logiciel PROSPECT PAGE 41 La présente notice se trouve également sous ce « ? » PAGE 42 PROSPECT Utilisation en mode contrôle des utilisateurs Bien que le principe de ce logiciel repose sur une idée de travail collaboratif c'est- à-dire que chaque utilisateur à accès à l’ensemble des fiches contacts, certains clients nous ont demandé que l’information sur les contacts ne soit visible que sur le code du commercial, les autres commerciaux ne pouvant pas avoir accès à sa base. Ces fonctionnalités sont gérées par l’administrateur de la base de données Il faut dans un premier temps activer le contrôle des comptes utilisateurs dans le menu paramètres L’option verrouiller la fiche client au premier affichage permet à l’utilisateur de ne pas effacer par inadvertance une fiche client. PROSPECT PAGE 43 L’option contrôle des utilisateurs apparaît alors sur le menu principal PAGE 44 PROSPECT Chaque utilisateur appartient à un groupe plus ou moins restrictif au niveau des opérations que peut effectuer le commercial. Le groupe A étant réservé à l’administrateur du logiciel. PROSPECT PAGE 45 L’administrateur défini les droits d’accès de chaque utilisateur en fonction du groupe auquel il appartient. Une fois ce paramétrage effectue l’administrateur défini un mot de passe pour luimême et pour chaque commercial PAGE 46 PROSPECT Procédure d’installation Ditel Prospect en Client Serveur 1 – télécharger le logiciel sur le poste serveur à partir de l’url : http://www.ditel.fr/ftp/DITEL_Prospect.MSI.zip 2_ sur le serveur partagez le dossier C:\ DITEL_Prospect Click droit > propriétés > partage 3- sur chaque poste du réseau ouvrir « Favoris réseau » Accédez sur le serveur au répertoire \\Serveurdell\c\ditel_prospect PROSPECT PAGE 47 4- Faite un clic droit su le programme DITEL_Prospect.exe et choisissez > envoyer vers > Bureau (créer un raccourci) PAGE 48 PROSPECT 5- Faites un clic droit sur le raccourci ainsi crée et mettez un no de 1 à 9 pour chacun des postes sur la ligne cible exemple : \\Serveurdell\c\DITEL\DITEL_Prospect.exe 3 C’est terminé chaque poste client connecté au serveur partage les mêmes données E M DI NV MES ITEL PHON VOI SSAG NING VOIP EN GES P La ver vos me enregi autom L'impo Excel Princip -Impor -Dé do -Perso -Détec -Détec -jusqu -Gestio -Gestio -Histor Avert nou Présen NO S AU rsion Phon essages a strez un m atique à to ortation de pales fonct rt d'une ba oublonnage onnalisatio ction vocale ction de tou ’à 256 lign on d'une li on d'un pla rique des e tissement uvelles ver ntation OMB UDIO ing VOIP d udio de faç message Vo ous les con vos donné tionnalités se de don e des adre n du mess e du corre uches « ré es télépho ste d’adres anning des envois : Nos logic rsions inco : BRE O de Ditel vo çon autom ocal et vou ntacts de v ées se fait : nées Exce esses sage spondant ponse » du oniques (co sses brûlée s envois ciels évolue mpatibles DE ous permet matique. Vo us le diffus votre fichier directeme el u correspo omptes SIP es ent rendan avec les a t d'envoyer ous ez de faço r d’adresse nt au form ondant P) nt parfois le anciennes. r on es at es PAGE 2 PHONING Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel Phoning sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel Phoning installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel Phoning installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel_Phoning. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produit concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le «dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. PHONING PAGE 3 Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 PHONING A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur DITEL.MSI pour lancer l’installation. PHONING PAGE 5 Choisissez ensuite « Installation standard » Puis cliquez sur installer PAGE 6 PHONING Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis reportez vous au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n° 2). Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Phoning » par PHONING PAGE 7 l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. Lancement de Ditel Phoning VOIP Vous devez lancer Ditel Phoning en mode administrateur. Pour cela, il y a 2 techniques : - Soit à chaque fois vous faites un « clique droit », et vous cliquez sur « exécuter en mode administrateur ». -soit une fois pour toutes, faites un « clic droit » sur le raccourci, puis « Propriétés », puis « compatibilité ». Cocher « Exécuter ce programme en tant qu’administrateur », puis « appliquer ». Ditel_Phoning.lnk PAGE 8 PHONING PHONING PAGE 9 ECRAN D’ACCUEIL Répondez "Non" pour utiliser le logiciel en mode évaluation, "Oui" quand vous avez reçu par mail la licence d’activation après achat du logiciel et saisissez vos codes. PAGE 10 PHONING 1-1 - Généralités DITEL Phoning VOIP fonctionne avec tout lien ADSL. Le maximum de comptes SIP est de 256, mais la puissance du PC supportant le logiciel et le débit ADSL limitent le nombre de comptes exploitables. DITEL Phoning VOIP nécessite : - Un PC sous Windows 7 64 bits, toutes versions, - 4 Gb de mémoire, - Un processeur Intel i3 à 3 GHz pour les installations légères, ou équivalent, - Un processeur Intel i7 à 2.6 GHz ou plus pour les installations plus lourdes, ou équivalent, - Une carte son intégrée ou non (facultatif), - Un micro pour l’enregistrement des messages audio (facultatif), - Un lien ADSL haut débit en Upload. DITEL Phoning VOIP n’est pas compatible avec le fournisseur SIP keyyo. PHONING PAGE 11 1-2 - Ecran d’accueil Au lancement de DITEL Phoning VOIP, un message de succès doit s’afficher. Cliquer sur « OK ». Si ce n’est pas le cas, c’est que vous n’avez pas copié manuellement le fichier GTSIPCtrl.ocx dans le répertoire c:\windows\syswov64. Faites le avant tout lancement du programme. PAGE 12 PHONING Lors du lancement de DITEL Phoning VOIP, plusieurs choix s’offrent à vous : Fichier en Cours : - permet de sélectionner le fichier contenant les numéros de téléphone à appeler. - permet la visualisation des données du fichier déjà sélectionné, et éventuellement la modification de ces données. PHONING PAGE 13 Message Audio : - Pour sélectionner le fichier audio, cliquer dans le champs « Message Audio » ou sur « Choisir Message. Le gestionnaire de fichier s’ouvre. Le message peut être enregistré à partir de DITEL Phoning VOIP ou de tout autre logiciel audio. Le format audio d’enregistrement est impérativement le PCM mono 16 bits 8000 Hz, et le format de fichier est « WAV ». Bouton Gestion Messages : - Dirige vers l’écran de gestion des messages audio PAGE 14 PHONING - Cliquer dans ce champ pour sélectionner le périphérique d’enregistrement du message audio. - Voici les différentes commandes de la page «Gestion Messages ». Pour écouter le massage, faire un Test d’appel téléphonique en VOIP. « Ecouter en VOIP » vous dirige directement vers la page de test. PHONING PAGE 15 Bouton Configuration : Les comptes SIP doivent être configurés au préalable dans DITEL Phoning VOIP. En général, « Display Name », « User Name » et « Authorization Name » sont identiques. Si votre fournisseur ne vous donne que le « Proxy », utilisez cette valeur pour « Domain ». Certains fournisseurs n’utilisent pas de « proxy ». Vous pouvez entrer autant que comptes SIP que votre licence le permet. PAGE 16 PHONING - Chaque ligne peut être testée réellement par appel téléphonique vers le numéro saisi dans le champ « Tél. de test ». La sélection de la ligne est effectuée en cliquant dessus dans le tableau récapitulatif des comptes SIP. Bouton Programmation Phoning : - Dirige vers l’écran de gestion de la programmation des envois. PHONING PAGE 17 - Le premier groupe de fonctions permet la sélection ou la suppression des fichiers de numéros à appeler, ainsi que leur ordre de traitement. Il indique les données de programmation des envois (nom du fichier, date, jour, heure, début et fin). - « Appliquer » mémorise la programmation mais ne l’active pas. - Le deuxième groupe regroupe certaines informations telles que le nombre de lignes téléphoniques sélectionnées, le préfixe de numérotation éventuel, et le nombre d’appels en attente de traitement. Le nombre maximum d’essais d’appel par numéro doit être saisi dans le champ adéquat. PAGE 18 PHONING - Accède au récapitulatif des paramètres de programmation mémorisés pour les envois détaillés par numéro de téléphone : date de début et de fin, heure de début et de fin, etc. La modification de ces paramètres se fait après appui sur le bouton « Modif. ». - Accède à l’historique des envois Bouton Activer Phoning Programmé : - Affiche l’écran de monitoring des appels, et attends l’heure de début programmée. Pour des raisons de confort des correspondants, une programmation est limitée à une plage horaire de 0 heures à 23 heures 59 minutes. DITEL Phoning VOIP permet ainsi d’éviter tout dérangement nocturne des numéros appelés. AVERTISSEMENT : La programmation ne devient effective qu’après son activation par ce bouton ! PHONING PAGE 19 Bouton Phoning Urgent Immédiat : Cette fonction traite un fichier sans aucune programmation. Le début des appels est immédiat. Un nouveau fichier est créé automatiquement et son nom est composé de "Direct_" suivi du nom du fichier d’origine. Cela permet de ne pas interférer sur une programmation existante. Le nombre de tentatives d’appels par numéro de téléphone est programmable. ATTENTION ! Dans ce mode d’envoi, il n’y a pas de contrôle de l’heure d’envoi. Des appels nocturnes intempestifs peuvent être émis et causer de graves dérangements auprès des correspondants. PAGE 20 PHONING En cas d’arrêt volontaire de l’envoi direct, celui peut être repris sans rappel des numéros déjà traités. Vous avez accès à l’historique des envois. Ecran de Monitoring : PHONING PAGE 21 - La barre de titre indique la charge globale du processeur - Pour chaque ligne téléphonique, le nom de la ligne et l’action en cours sont indiqués dans un cadre. Une icône permet de visualiser les événements et l’état de la ligne. - Pour un nombre important de lignes, qui ne peuvent pas toutes être représentées dans un seul écran de monitoring, plusieurs écrans sont créés. Ils défilent successivement en appuyant sur les flèches qui apparaissent. Fonctions diverses de DITEL Phoning VOIP : DITEL Phoning VOIP dispose de nombreuses autres fonctions de gestion des fichiers, d’édition des données, d’importation et d’exportation au format Excel, l’accès aux fichiers des numéros « brulés » (personnes ne souhaitant plus être appelées), ainsi qu’une table de correspondance entre le nom de toutes les villes de France et leur code postal. La fonction d’impression est disponible. La ré-indexation d’un fichier est possible. Petites entreprises, artisans, commerçants… gérez simplement vos immobilisations, du calcul des amortissements jusqu’à l’inventaire. Immobilisations Vous obtenez automatiquement le plan d’amortissements. Gérez simplement votre crédit-bail. NOUVEAU ! Personnalisez votre environnement de travail grâce au nouvel d’INTUICIEL©. CONSEILLÉE AUX ENTREPRISES PAR LES EXPERTS-COMPTABLES Ipsos 2011 • Obtenez automatiquement vos tableaux d’amortissements. • Effectuez l’inventaire de vos immobilisations pour payer moins de taxe professionnelle. • Accédez en un clic aux informations sur vos immobilisations (factures, valeur…). • Identifiez tout votre matériel à l’aide des étiquettes code-barres. 8 bonnes raisons de choisir Ciel Immobilisations • Gérez automatiquement tous les cas de figure (cession, mise au rebut…). • Simplifiez vos formalités administratives avec le calcul des déclarations 2054 et 2055. • Vous savez quel est le coût de vos immobilisations grâce aux états et graphiques. • Transférez en quelques clics les écritures d’amortissement dans Ciel Compta. • NOUVEAU ! Personnalisation de votre environnement de travail grâce au nouvel Intuiciel© • Liste des immobilisations soumises à la taxe professionnelle (CET) • Inventaire par lecture optique des étiquettes codes-barres les du logiciel • Localisation pour faciliter les inventaires • Simulation d’achat d’immobilisations • Impression des étiquettes codes-barres 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Gestion des immobilisations • Nombre illimité de dossiers (par année, par société...) • Gestion d’exercices de durées variables, modifiables en cours de période • Historique de l’immobilisation (fournisseur, montant de cession, acheteur…) • Photo de l’immobilisation intégrée pour les justificatifs des assurances • Ajouts de commentaires pour une immobilisation (caractéristiques, problèmes techniques...) • Calculs sur 360 ou 365 jours (avec taux linéaire en jours) • Distinction entre la date d’achat et celle de mise en service • Prise en compte de l’amortissement linéaire, dégressif, exceptionnel, dérogatoire, fiscal • Gestion des immobilisations par lot • Gestion des sorties, cessions partielles, virements de poste à poste... • Reprise des fiches d’immobilisations déjà totalement ou partiellement amorties • Gestion fiscale : calcul des amortissements fiscaux, réintégrations fiscales, plus ou moins values de cession • Gestion prévisionnelle : simulations à une date choisie de la valeur du parc, des amortissements et des dotations • Calcul de la TVA à reverser • Définition de filtres automatiques (liste immobilisations à un endroit, liste des PC...) Inventaire • Inventaire physique par localisation • Regroupement des fiches par famille et code analytique • Edition d’étiquettes codes-barres pour lecture optique ou saisie manuelle • Editions des différences entre l’emplacement théorique et l’inventaire physique Editions • Liste des immobilisations soumises à la taxe professionnelle • Fiches d’immobilisations • Edition préparatoire des états 2054 et 2055 • Plan d’amortissement, édition des écritures de dotations (mensuelles ou annuelles) • Etat des plus ou moins values à court ou long terme, des réintégrations fiscales • Etat mensuel de TVA à reverser Echange de données • Exportation des écritures de dotations vers Ciel Compta • Envoi des éditions par e-mail (PDF), vers MS Word© ou MS Excel© • Exports des données en ASCII, TXT, DBF, XML… Aides • Aide en ligne, Société Exemple pour s’entraîner, manuel au format électronique et papier Informations techniques CONFIGURATION MINIMALE REQUISE : Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) - Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) - 512 Mo de Ram - 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation - Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom - Imprimante : laser, jet d’encre - Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 - Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) - Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) - Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur) Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Ciel Immobilisations CONFORME AU BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS N°12 DU 24 JANVIER 2006 Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros - Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC. Code APE 5829C. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude réalisée par Ipsos, en mai 2011, par téléphone, auprès d’un échantillon représentatif de 600 experts-comptables. Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 2 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 3 Ce cahier d’exercices est destiné aux utilisateurs de l’ SOMMAIRE 1. PRÉAMBULE ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5 2. SOCIÉTÉ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 7 2.1 Création et configuration du dossier ______________________________________________________________________________________________________________8 3. FICHIERS DE BASE _________________________________________________________________________________________________________________________________11 3.1 Introduction _____________________________________________________________________________________________________________________________________________12 3.2 Les informations bancaires __________________________________________________________________________________________________________________________12 3.3 Les fichiers articles _____________________________________________________________________________________________________________________________________12 3.4 Fournisseurs, représentants, clients ________________________________________________________________________________________________________________14 3.5 Les bases comptables _________________________________________________________________________________________________________________________________16 4. LA FACTURATION ___________________________________________________________________________________________________________________________________19 4.1 La gestion des achats __________________________________________________________________________________________________________________________________20 4.2 La saisie des ventes ____________________________________________________________________________________________________________________________________21 4.3 Le lien comptable ______________________________________________________________________________________________________________________________________26 5. LA COMPTABILITE __________________________________________________________________________________________________________________________________29 5.1 La balance d’ouverture ________________________________________________________________________________________________________________________________30 5.2 Saisie des achats ________________________________________________________________________________________________________________________________________31 5.3 Saisie des paiements __________________________________________________________________________________________________________________________________33 5.4 Autres mouvements comptables ___________________________________________________________________________________________________________________34 5.5 Les modèles d’écritures _______________________________________________________________________________________________________________________________35 5.6 Intéraction comptabilité facturation ______________________________________________________________________________________________________________35 6. LES TRAITEMENTS PÉRIODIQUES ______________________________________________________________________________________________________37 6.1 Les traitements comptables _________________________________________________________________________________________________________________________38 6.2 Les traitements liés à l’activité commerciale _____________________________________________________________________________________________________40 7. LES ÉDITIONS __________________________________________________________________________________________________________________________________________43 7.1 Les éditions commerciales ___________________________________________________________________________________________________________________________44 7.2 Les éditions comptables ______________________________________________________________________________________________________________________________44 LES RÉPONSES _____________________________________________________________________________________________________________________________________________47 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 4 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 1. PRÉAMBULE L’INTÉGRALE DE GESTION CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT est un logiciel destiné aux enseignants souhaitant former leurs élèves avec un seul et même logiciel à la gestion commerciale et à la comptabilité. Ce cahier d’exercices est destiné à des utilisateurs qui découvrent ce logiciel. Afin de réaliser l’ensemble des exercices qui vont suivre, vous devez vous considérer comme étant un comptable ou un responsable d’entreprise dont le travail quotidien est d’enregistrer toutes les opérations commerciales et comptables réalisées au sein de cette entreprise. Des définitions seront données mais il s’agit de rappels de notions comptables et commerciales que vous devez déjà connaître. Afin de faciliter l’utilisation de ce cahier, nous avons indiqué les années avec la notion d’année N. Bon apprentissage ! 6 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 2. SOCIÉTÉ Créer et paramétrer votre société Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 8 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 2.1 Création et configuration du dossier Voici la fiche signalétique de la société. Raison sociale INFOSTORE Forme juridique S.A.R.L. Capital 38 112E Adresse 15 Boulevard Jean Jaurès Code postal Ville 94000 Créteil Téléphone 01.48.48.49.50 Fax 01.48.48.49.51 E-Mail contact@infostore.fr R.C.S. B481787565 N° Siret 39617321769305 N° de T.V.A. Intracommunautaire FR44396173217 A.P.E. 7221A • La longueur maximale des comptes comptables est de 13 caractères. • La longueur maximale des comptes comptables numériques est limitée à 6 chiffres. • Le 1er exercice comptable est du 01/01/2000 au 31/12/2000 • Votre exercice comptable commence au 01/01/N. • Comptabilisation des pièces et règlements : l’option de comptabilisation immédiate est activée. (ainsi chaque facture validée, chaque règlement saisi génère une écriture comptable) • Vous êtes assujetti à la T.V.A. • Le taux de T.V.A. par défaut est 19.60%. • Votre déclaration de T.V.A. est soumise au régime réel avec option sur les débits. • Vous relevez fiscalement du régime réel. • Une gestion des stocks est prévue. TRAVAIL À FAIRE • Créez le dossier INFOSTORE en mode de création rapide. QUESTIONS : • Qu’est-ce que la barre de navigation ? • Comment l’activer, la désactiver ? ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 9 NOTES PERSONNELLES 10 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 3. FICHIERS DE BASE Introduction Les informations bancaires Le fichier articles Fournisseurs, représentants, clients Les bases comptables Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 12 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 3.1 Introduction La société INFOSTORE possède l’Intégrale de Gestion CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT et Ciel Paye. Afin d’optimiser les traitements, la société exploite le lien comptable automatique entre la facturation et la comptabilité. Il convient donc, lors de la mise en place des fichiers de bases, de renseigner aussi les comptes comptables. 3.2 Les informations bancaires 3.2.1 LES BANQUES Les coordonnées bancaires de la société sont les suivantes : TRAVAIL À FAIRE • Créez la banque. • Créez le compte de banque 512SOG ‘Société Générale’ et cochez l’option ‘Pointable’. • Créez le journal de banque suivant : Code : SG Libellé : Journal Société Générale • Rattachez le compte 512SOG à ce journal QUESTIONS : • Que signifie l’option ‘pointable’ ? • Quel est le type du journal Société Générale ? 3.2.2 LES MODES DE RÈGLEMENTS TRAVAIL À FAIRE • Créez le mode de règlement suivant : Code : VIR30 Libelle : Virement à 30 jours Journal : SG Banque : SG Société générale Compte : 512SOG Echéance : 30 jours nets • Rattachez tous les modes de règlements autres qu’espèces au journal SG et à la banque Société Générale. Code SG Nom de la banque Société générale Adresse 15, rue Gambetta Code postal Ville 94000 Créteil RIB 30004 00802 00004430018 Clé 65 Compte comptable 512SOG Le compte 512SOG ‘Société Générale’ est utilisé pour comptabiliser les encaissements et paiements. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 13 3.3 Le fichier articles 3.3.1 LES FAMILLES ARTICLES TRAVAIL À FAIRE • Créez les familles articles ci-dessous : QUESTIONS : • Quelle est l’utilité des familles articles ? (Donnez au moins deux réponses) Code Libellé T.V.A. Compte Vente Local Gestion de stock MAT Matériels 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui LOG Logiciels 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui CONSO Consommables 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui INTER Interventions 19.6% 706000 Prestations de services Non 3.3.2 LES ARTICLES Code Famille Libellé Stock PA HT PV HT SCAN230 MAT Scanner 20 30.00 50.17 CIELWK LOG Ciel Compta 15 140.00 180.00 CIELWP LOG Ciel paye 12 199.00 220.00 CIELWG LOG Ciel Gestion 16 199.00 224.00 PAP500 CONSO Ramette papier x500 200 2.00 3.50 PCP1401 MAT PC Quad Core AC420 12 600.00 900.00 LCB04 MAT Lecteur de code barre 110.00 160.00 INTER INTER Interventions Pour le PC Quad Core AC240, il est prévu des tarifs dégressifs, renseigner la colonne « Tarif 1 » 890 € pièce entre 5 et 10 unités vendues 880 € pièce entre 11 et 15 unités vendues 870 € pièce entre 16 et 20 unités vendues 860 € pièce au-delà de 20 unités vendues De plus, complétez la désignation longue de l’article PP1401 ainsi : PC Quad Core AC420 4 Go Ram • DVD 16x • CDRW 24-10-40x Ecran TFT 24”• Windows 7 + MS Office Une gestion des numéros de série est rattachée au lecteur de codes barres. Cocher l’option correspondante lors de la création de la fiche article LCB04. TRAVAIL À FAIRE • Créez les fiches articles REMARQUE : Les interventions sont des prestations de services à prix variable. Aucun prix ne figure dans la fiche ‘INTER - Interventions’. Le prix sera saisi directement dans la pièce commerciale. 14 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 3.4 Fournisseurs, représentants, clients 3.4.1 LES FOURNISSEURS TRAVAIL À FAIRE • Créez les fournisseurs suivants : TRAVAIL À FAIRE • Créez leurs fiches respectives. Fournisseur TPL TECHNICS Fournisseur CIEL Code : TPL45 CIEL75 Nom / Société : TPL TECHNICS CIEL Famille : Grossistes Grands Comptes Relevé de comptes : OUI OUI Mode de règlement : Virement à 30 jours Traite à 30 jours fin de mois le 10 Tél. : 02.43.43.44.44 01.55.26.33.00 Fax : 02.43.43.44.45 01.55.26.33.30 E-mail : contact@tpltechnics.com contact@ciel.com Adresse : 22, rue Ferrand 45000 Orléans 35, rue de la gare 75019 Paris 3.4.2 LES REPRÉSENTANTS La société emploie deux représentants Code Nom Fonction Adresse Commission RIGAUD RIGAUD Etienne Commercial 17, allée Jean Renoir 91000 EVRY 1% sur le matériel 2% sur les logiciels 3% sur les autres produits FERENC FERENC Caroline Commercial 15, boulevard Arago 92000 NANTERRE 1% sur le matériel 2% sur les autres produits ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 15 3.4.3 LES CLIENTS TRAVAIL À FAIRE • Créez les clients suivants : Client S3DMICRO* Client LAFARGE Client DEROUEX Code : S3D75 LFG92 DEROU27 Nom / Société : S3D MICRO LAFARGE ETUDES DEROUEX Famille : Revendeurs Grands Comptes Revendeurs Relevé de comptes : OUI OUI OUI Crédit accordé : 1200.00 Mode de règlement : Chèque Traite à 30 jours fin de mois le 10 Chèque Tél. : 01.42.81.42.82 01.45.33.33.00 02.27.00.00.03 Fax : 01.42.81.42.83 01.45.33.33.01 02.27.00.00.04 E-mail : s3dmicro@aol.com lafarge.compta @lafarge.com Représentant RIGAUD RIGAUD FERENC Adresse : 18-20, rue du Poitou BP 210 75010 Paris 25, place Vendôme 75001 Paris 27, allée des rosiers 27000 Evreux Livraison : 15, boulevard Davout 75012 Paris Ce client bénéficie de tarifs dégressifs «Tarif 1» 16 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 3.5.1 LE PLAN DE COMPTES (suite) N° Compte : 401EDF Intitulé : EDF Lettrable : Oui N° Compte : 401ORANGE Intitulé : ORANGE Lettrable : Oui N° Compte : 401DCM Intitulé : DCM Location Immobilière Lettrable : Oui 3.5 Les bases comptables 3.5.1 LE PLAN DE COMPTES Le plan comptable propose l’intégralité des comptes utilisables par une société. Cependant, il vous appartient de créer les comptes spécifiques à votre société, notamment les comptes fournisseurs qui ne sont pas liés à votre activité commerciale. Généralement, il est conseillé d’enregistrer les comptes tiers relatifs aux charges fixes (téléphone, internet, électricité, eau, loyer, …) TRAVAIL À FAIRE • Créez les comptes ci-dessous : TRAVAIL À FAIRE • Vérifiez et complétez le cas échéant, dans la liste des comptes, que le compte de banque ci-dessous a déjà été créé : N° Compte : 512SOG Libellé : Société Générale Pointable : Oui Code banque : 30004 Code guichet : 00802 N° de compte : 00004430018 Clé R.I.B : 65 3.5.2 LES JOURNAUX Le comptable a décidé d’utiliser un journal spécifique pour les écritures de salaires. TRAVAIL À FAIRE • Créez le journal ci-dessous : Code : SA Libellé : Journal des salaires Type : Opérations diverses ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 17 3.5.3 MISE EN PLACE D’UNE COMPTABILITÉ ANALYTIQUE/BUDGÉTAIRE DÉFINITION La tenue d’une comptabilité budgétaire et/ou analytique est généralement fonction du type de société et des besoins du gérant. Comptabilité budgétaire : La tenue d’une comptabilité budgétaire permet d’éditer un comparatif entre : • les dépenses/recettes prévues (le budget) • les dépenses/recettes effectives (le réalisé). Cela permet de savoir si le budget alloué aux dépenses ou recettes est dépassé. Comptabilité analytique : La tenue d’une comptabilité analytique permet d’éditer un état des dépenses/recettes par poste analytique. Exemples : • Analyse de la rentabilité d’un chantier. • Analyse des dépenses d’un projet. NB : Il est possible de cumuler comptabilité budgétaire et analytique. Au sein de INFOSTORE, vous avez également pour mission la tenue de la comptabilité budgétaire/analytique afin de suivre les dépenses au travers les 3 services de la société : • Service Comptabilité • Service Administratif • Service Commercial. TRAVAIL À FAIRE • Créez les 3 codes analytiques/budgétaires : Code : COMPTA Libellé : Service Comptabilité Code : ADM Libellé : Service Administratif Code : COM Libellé : Service Commercial • Voici les budgets de dépenses alloués à chacun des services sur l’exercice N. Service Comptabilité : Budget = 1400 e. Service Administratif : Budget = 1200 e. Service Commercial : Budget = 8000 e • En parallèle, les montants des frais téléphoniques sont répartis ainsi : 65 % pour le Service Commercial. 25 % pour le Service Comptabilité. 10 % pour le Service Administratif. TRAVAIL À FAIRE • Créez le code analytique TEL (Frais téléphoniques) et effectuez le paramétrage de la répartition. • Déclarez ventilable le compte de charge 626000 (Frais Postaux et télécom). • Affectez par défaut au compte 626000 le code analytique TEL • Déclarez ventilable le compte 615000 (Entretiens et réparations). TRAVAIL À FAIRE Dans les préférences du dossier, rechercher et activer les options qui permettent : • d’inclure les écritures en brouillard dans le «réalisé» • d’appeler automatiquement la grille de saisie analytique. 18 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 4. LA FACTURATION Gestion des achats Saisie des ventes Saisie des règlements Le lien comptable Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 20 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 4.1 La gestion des achats 4.1.1 COMMANDES FOURNISSEURS La société INFOSTORE passe différentes commandes à ses fournisseurs. TRAVAIL À FAIRE • Créez les commandes ci-dessous : COMMANDE CD0001 Date : 05/01/N Code fournisseur : CIEL75 [CIEL] REF DESIGNATION QTE PU HT CIELWK Ciel Compta 3 140.00 CIELWP Ciel Paye 3 199.00 REF DESIGNATION QTE PU HT SCAN230 Scanner AGFA 230 5 30.00 PAP500 Ramette papier x500 20 2.00 LCB04 Lecteur de code barre 10 110.00 COMMANDE CD0002 Date : 06/01/N Code fournisseur :TPL45 [TPL TECHNICS] 4.1.2 BONS DE RÉCEPTION Les 2 commandes CD0001 et CD0002 sont réceptionnées dans leur intégralité le 10/01/N. TRAVAIL À FAIRE • Transférer les commandes fournisseurs CD0001 et CD0002 en bon de réception. Les numéros de série des lecteurs de code barre sont les suivants : 45487001 45487002 45487003 45487004 45487005 45487006 45487007 45487008 45487009 45487010 • Valider chaque bon de réception. QUESTION : • Quelle est l’incidence de la validation des bons de réception sur le stock et la commande ? 4.1.3 FACTURES FOURNISSEURS CIEL envoie sa facture le 12/01/N TPL TECHNICS, envoie sa facture le 13/01/N TRAVAIL À FAIRE • Transférer les bons de réception BR0001 et BR0002 en factures fournisseurs. • Valider chaque facture fournisseur. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 21 4.1.4 PAIEMENTS FOURNISSEURS La facture du fournisseur CIEL est payée le 15/01/N. Le fournisseur TPL TECHNICS vous accorde un escompte de 5% pour règlement anticipé. Remarque : L’escompte est soumis à T.V.A. La facture TPL TECHNICS est payée le 16/01/N. Les 2 factures sont payées par virement. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrer les paiements des factures FA0001 et FA0002 4.2 La saisie des ventes 4.2.1 DEVIS La société VECTRA a demandé un devis dont voici le détail DEVIS DE0001 Date : 03/01/N Code client : VECTRA77 [VECTRA SYSTEMS]] REF DESIGNATION QTE PU HT PCP1401 PC Quad Core AC240 5 900.00 SCAN230 Scanner AGFA 230 5 50.17 Client VECTRA77 Code client : VECTRA77 Nom / Société : VECTRA SYSTEMS Famille : PME/PMI Relevé de comptes : OUI Tél. : 01.27.32.36.33 Fax : 01.27.32.36.34 E-mail : vectra.systems@rf2000.com Représentant : FERENC Adresse : 27, rue Victor Duruy 77100 Meaux Les coordonnées de la société VECTRA sont les suivantes : TRAVAIL À FAIRE • Vous constatez que le client VECTRA n’existe pas. Sans quitter la saisie du devis, créez la fiche du client VECTRA. 22 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 DEVIS DE0002 Date : 05/01/N Code client : DEROU27 [ETUDES DEROUEX]] DEVIS DE0003 Date : 06/01/N Code client : LFG92 [LAFARGE]] DEVIS DE0004 Date : 06/01/N Code client : S3D75 [S3D MICRO]] REF DESIGNATION QTE PU HT INTER Formation sur site sur le logiciel Ciel Compta 2 800.00 REF DESIGNATION QTE PU HT PCP1401 PC Quad Core AC240 2 900.00 INTER Installation de 2 PC+ Réseau et Internet Forfait installation 1 200.00 REF DESIGNATION QTE PU HT CIELWK Ciel Compta 1 180.00 SCAN230 Scanner AGFA 230 1 50.17 TRAVAIL À FAIRE • Enregistrer les devis DE0002, DE0003, DE0004 4.2.2 COMMANDES Après réception de leur devis, les clients LAFARGE et VECTRA SYSTEMS, passent commande. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez leurs commandes respectives en date du 10/01/N • Le client VECTRA SYSTEMS a obtenu une remise globale de 3% sur l’ensemble de sa commande : enregistrez cette remise. • Le client LAFARGE a réglé par chèque un acompte de 500 € sur sa commande le 10/01/N : enregistrez cette commande. • Transférez directement en facture les devis de DEROUEX et S3D MICRO. Les deux factures sont datées du 12/01/N. Le client S3D MICRO passe commande (détail ci-dessous) et verse un acompte de 200 € par chèque le 12/01/N : 4.2.1 DEVIS (suite) COMMANDE CD0003 Date : 12/01/N Code Client : S3D75 [S3D MICRO]] REF DESIGNATION QTE PU HT PCP1401 PC Quad Core AC240 5 890.00 CIELWK Ciel Compta 1 180.00 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 23 4.2.2 COMMANDES (suite) TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez sa commande. • Enregistrez l’acompte versé sur cette commande. QUESTIONS : • Pourquoi le prix unitaire est-il de 890.00 € au lieu de 900 € ? • Pourquoi le mode de règlement CHQ (Chèque) est-il pré-renseigné lors de la saisie de l’acompte ? 4.2.3 BONS DE LIVRAISON Le client VECTRA SYSTEMS est livré en deux fois. La première livraison, datée du 15/01/N concerne les PC Quad Core AC240. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez le bon de livraison. • La commande du client S3D MICRO est entièrement livrée le 15/01/N. Enregistrez cette livraison. QUESTION : • Comment obtenir la liste des articles restant à livrer ? Le reliquat de la commande du client VECTRA SYSTEMS est finalement livré le 20/01/N. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez le bon de livraison. QUESTIONS : • Par quel procédé le stock réel des articles présents dans une pièce commerciale est-il mis à jour ? • Je veux transférer un bon de livraison en facture mais Ciel me l’interdit, pourquoi ? (Donnez 2 raisons possibles) 24 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 FACTURE FA0006 Date : 25/01/N Code Client : VECTRA77 [VECTRA SYSTEMS]] FACTURE FA0007 Date : 05/02/N Code Client : S3D75 [S3D MICRO] FACTURE FA0008 Date : 10/02/N Code Client : LFG92 [LAFARGE] FACTURE FA0009 Date : 15/02/N Code Client : DEROU272 [ETUDES DEROUEX] REF DESIGNATION QTE PU HT PAP500 papier x 500 15 3.50 LCB04 Lecteur de code barre 4 160.00 REF DESIGNATION QTE PU HT CIELWP Ciel Paye 2 220.00 CIELWG Ciel Gestion 2 224.00 REF DESIGNATION QTE PU HT CIELWP Ciel Paye 1 220.00 INTER Formation sur site Ciel Paye 2 jours 2 800.00 REF DESIGNATION QTE PU HT PAP500 papier x500 25 3.50 LCB04 Lecteur de code barre 1 160.00 Les numéros de série des lecteurs de code barre vendus sont les suivants : 45487001 45487002 45487003 45487004 TRAVAIL À FAIRE • Effectuez un aperçu avant impression de chacune des factures. • Validez toutes les factures en une seule fois. QUESTIONS : • Comment annuler un acompte précédemment enregistré ? • Quelles sont les conséquences de la validation d’une facture ? (Donnez au moins trois réponses) D’autres factures sont à enregistrer, dont voici le détail ci-dessous : 4.2.4 FACTURES Le client VECTRA SYSTEMS reçoit une facture, datée du 25/01/N regroupant ses deux livraisons. 17.00 € HT de transport (soumis à la T.V.A.) lui ont été rajoutés. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez cette facture. • La livraison effectuée au client S3D MICRO est facturée le 25/01/N. Enregistrez cette facture. • La commande effectuée par le client LAFARGE est facturée le 25/01/N. Enregistrez cette facture. • Sur la facture du client DROUEX, enregistrez une remise globale de 10%. • Saisissez la facture ci-dessous : Le numéro de série du lecteurde code barres : 45487005 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 25 TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces factures. • Validez toutes les factures en une seule fois. 4.2.5 AVOIRS Le client S3D MICRO renvoie un scanner défectueux (provenant de sa 1ère facture). TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez l’avoir (le scanner est réintégré dans les stocks) en date du 02/02/N. 4.2.6 RÈGLEMENTS Le 15/02/N : Le client S3D MICRO règle en une seule fois par virement ses deux factures déduction faite de l’avoir. Le 17/02/N : Le client DEROUEX effectue un règlement partiel de 300 euros par chèque. Le 17/02/N : Le client LAFARGE règle sa facture par traite à 30 jours fin de mois le 10. Le 20/02/N : Le client VECTRA SYSTEMS règle par virement 98 % de sa 1ère facture, un escompte de 2% lui ayant été accordé en sa qualité de nouveau client. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez les différents règlements clients. QUESTIONS : • J’ai enregistré un règlement de 129 euros au lieu de 192 euros. Comment puis-je rectifier mon erreur ? FACTURE FA0010 Date : 19/02/N Code Client : VECTRA77 (VECTRA SYSTEMS) FACTURE FA0011 Date : 20/02/N Code Client : DEROU27 (ETUDES DEROUEX) REF DESIGNATION QTE PU HT PAP500 papier x500 15 3.50 INTER Formation sur site Ciel Compta : un jour Ciel Paye : deux jours 3 800.00 REF DESIGNATION QTE PU HT INTER Sous traitance formations du mois de février Ciel Compta : 10 journées de formation Ciel Paye : 15 journées Ciel Gestion : 7 journées 32 450.00 4.2.4 FACTURES (suite) 26 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 4.2.7 EXERCICE DE SYNTHÈSE TRAVAIL À FAIRE • Dessinez un schéma représentant les différents transferts possibles entre les pièces commerciales. QUESTIONS : • Quelles sont les pièces commerciales pouvant se valider ? • La commande d’un client n’est plus modifiable, pourquoi ? • Quelles sont les pièces commerciales qui acceptent l’enregistrement d’un acompte ? • Je valide une facture et aucun mouvement de stock n’est généré, pourquoi ? (Donnez au moins deux explications) • Expliquer la différence entre «transfert en BL» et «transfert en BL livrable» • Quel état permet de visualiser les articles en retard de livraison ? 4.3 Le lien comptable 4.3.1 GÉNÉRATION DES ÉCRITURES COMPTABLES L’intégrale de gestion CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT est un intégré de gestion et comptabilité. Lorsque l’option de comptabilisation automatique est activée, l’écriture comptable est générée automatiquement : • lors de la validation d’une facture ou d’un avoir. • lors de l’enregistrement d’un règlement. TRAVAIL À FAIRE • Si l’option de comptabilisation automatique n’a pas été activée, générez les écritures comptables de ventes, achats, règlements clients et fournisseurs. QUESTIONS : • Comment visualiser une écriture comptable depuis une pièce client ou fournisseur ? • Citez deux méthodes manuelles de génération des écritures ? ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 27 NOTES PERSONNELLES 28 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 29 5. LA COMPTABILITE La balance d’ouverture Saisie des achats Saisie des paiements Autres mouvements comptables Les modèles d’écritures Interaction comptabilité facturation Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 30 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 5.1 La balance d’ouverture DÉFINITION La balance d’ouverture (ou Balance d’A-Nouveaux) est un document comptable représentant la situation de l’entreprise au 1er jour de l’exercice. Elle doit être saisie uniquement lors de la 1ère année d’utilisation de Ciel Compta. En effet, la clôture annuelle va automatiquement générer la Balance d’A-Nouveaux de l’exercice suivant. TRAVAIL À FAIRE • Saisir la balance d’ouverture au 01/01/N : JL N° de compte Intitulé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit Date d’écriture : 01/01/NN N° de Pièce : AN AN 101000 Capital Balance d’ouverture 40 000,00 AN 106100 Réserve Légale Balance d’ouverture 1 000,00 AN 215400 Matériel Industriel Balance d’ouverture 25 000,00 AN 218100 Install. Géné. Agenc. Ame Balance d’ouverture 2 000,00 AN 218300 Mat. de bureau et informatique Balance d’ouverture 3 500,00 AN 218400 Mobilier Balance d’ouverture 4 000,00 AN 275000 Dépôts et Cautionnements Balance d’ouverture 3 950,00 AN 401000 Fournisseurs Divers Balance d’ouverture 38 450,00 AN 408000 Fournis. Factures non parv. Balance d’ouverture 74 791,00 AN 411000 Clients divers Balance d’ouverture 75 000,00 AN 418000 Clients produits non encore par Balance d’ouverture 25 000,00 AN 428000 Pers. Charg. A payer Balance d’ouverture 3 500,00 AN 428600 Autres charges à payer Balance d’ouverture 8 300,00 AN 431000 Sécurité Sociale Balance d’ouverture 11 000,00 AN 437000 Autres organismes sociaux Balance d’ouverture 5 000,00 AN 445500 Taxes sur CA à décaisser Balance d’ouverture 2 300,00 AN 445800 Taxes sur CA à régulariser Balance d’ouverture 2 500,00 AN 467000 Autres comptes débiteurs Balance d’ouverture 2 500,00 AN 486000 Charges constatées d’avance Balance d’ouverture 250,00 AN 512SOG Banque Balance d’ouverture 45 641,00 TOTAL BALANCE 186 841,00 186 841,00 TRAVAIL À FAIRE • Saisissez la Balance d’A-Nouveaux. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 31 5.2 Saisie des achats L’Intégrale de Gestion Ciel Quantum ENSEIGNEMENT permet, dans son module facturation, d’enregistrer les factures (clients et fournisseurs) liées à l’activité commerciale de la société. La saisie comptable est donc principalement utilisée pour : • les achats liés aux charges fixes (téléphone, internet, eau, edf, loyer,…) • les écritures de salaires • les impôts et taxes • les opérations diverses (régularisations de comptes) • les opérations de fin d’exercice (dotations aux provisions et amortissements, charges et produits constatés d’avance, charges à payer, produits à recevoir,…) REMARQUE : L’intégrale de Gestion Ciel Quantum ENSEIGNEMENT permet de générer automatiquement les écritures suivantes : • l’OD de TVA • les écritures de dotations aux amortissements Vous recevez les factures fournisseurs suivantes : Quittance de loyer DCM Facture ORANGE Date : 28/01/N Libellé : Loyer janvier N Loyer HT : 1500.00 Charges locatives HT : 250.00 Total T.V.A. 19.6% : 343.00 Total TTC : 2093.00 Date : 29/01/N Libellé : Ouverture de ligne Total HT : 60.00 Total T.V.A. 19.6% : 11.76 Total TTC : 71.76 Les comptes de charges utilisés pour ces deux factures sont les suivants : • 613200 Locations Immobilières • 614000 Charges locatives • 626000 Frais postaux et télécom. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces deux factures 32 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 ECRITURES D’ACHAT Date Compte Libellé N° pîèce Débit Crédit 20/01/N 401METRO Fournitures de bureau diverses 591 239.20 20/01/N 606400 Fournitures de bureau diverses 591 200.00 20/01/N 445664 Fournitures de bureau diverses 591 39.20 21/01/N 401LEGPC Entretien chaudière 37 107.64 21/01/N 615000 Entretien chaudière 37 90.00 21/01/N 445664 Entretien chaudière 37 17.64 25/01/N 401SALETTE Révision véhicule société 99/004 179.40 25/01/N 615000 Révision véhicule société 99/004 150.00 25/01/N 445664 Révision véhicule société 99/004 29.40 26/01/N 401000 AUTOPARTNERS Location 164.10 26/01/N 613500 AUTOPARTNERS Location 137.21 26/01/N 445664 AUTOPARTNERS Location 26.89 29/01/N 401TEXACO Texaco 8000 L 66654 4362.59 29/01/N 606100 Texaco 8000 L 66654 3647.65 29/01/N 445664 Texaco 8000 L 66654 714.94 29/01/N 401RESTO Restaurant ‘La Muscade’ 73.25 29/01/N 652700 Restaurant ‘La Muscade’ 70.00 29/01/N 445662 Restaurant ‘La Muscade’ 3.25 02/02/N 401HOTEL Hôtel suite formation 221.55 02/02/N 625700 Hôtel suite formation 210.00 02/02/N 445662 Hôtel suite formation 11.55 03/02/N 401RESTO Restaurant ‘la chaumière’ 42.20 03/02/N 625700 Restaurant ‘La chaumière’ 40.00 03/02/N 445662 Restaurant ‘La chaumière’ 2.20 05/02/N 401GAN Assurance véhicule société 1124/23 750.00 05/02/N 616000 Assurance véhicule société 1124/23 750.00 5.2.1 ECRITURES D’ACHAT ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 33 Informations complémentaires : Les fournisseurs suivants seront enregistrés ainsi et déclarés lettrables : N° de compte : 401METRO Intitulé : METRO N° de compte : 401GAN Intitulé : GAN ASSURANCES N° de compte : 401LEGPC Intitulé : LEGRAND PLOMBERIE CHAUFFAGE N° de compte : 401RESTO Intitulé : RESTAURANT N° de compte : 401HOTEL Intitulé : HOTEL N° de compte : 401SALETTE Intitulé : GARAGE SALETTE N° de compte : 401TEXACO Intitulé : TEXACO N° de compte : 401SALETTE Intitulé : GARAGE SALETTE Les comptes de charges suivants seront utilisés : • 606100 Fournitures non stockables (Eau/énergie/…) • 606400 Fournitures administratives • 613500 Locations mobilières • 615000 Entretien et réparations • 616000 Primes d’assurance • 625700 Réceptions TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces achats • La révision du véhicule société effectuée au garage SALETTE est à imputer au service Commercial : affectez le code analytique correspondant. REMARQUE : Vous êtes libre de choisir la grille de saisie 5.2.1 ECRITURES D’ACHAT (suite) 5.3 Saisie des paiements • La facture ORANGE est payée le 02/02/N par virement. • La facture DCM LOCATION IMMBILIERE est payée le 03/02/N par virement. • La facture METRO est payée le 03/02/N par chèque n°745978901. • La facture LEGPC est payée le 04/02/N par chèque n°745978902. • La facture TEXACO est payée partiellement le 05/02/N par un virement de 2000.00 €. • La facture SALETTE est payée le 09/02/N par virement. • La facture AUTOPARTNERS est payée le 10/02/N par virement. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces paiements dans le journal de banque Société Générale. QUESTION : • Si vous utilisez les grilles de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, quelle fonction vous dispense de saisir le compte de banque lors de la saisie d’un encaissement ou d’un paiement ? 34 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 5.4 Autres mouvements comptables Les salaires de janvier N sont à enregistrer. Les comptes des salariés sont les suivants : COMPTE LIBELLE DU COMPTE 421001 LEPIC Rémunération Nette 421002 MARTIN Rémunération Nette 421003 LEGRAND Rémunération Nette 421004 LAVENTE Rémunération Nette ECRITURE DE SALAIRES JOURNAL : SA DATE : 31/01/N COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT 421001 Paye de 01 2010 1286.08 421002 Paye de 01 2010 2042.71 421003 Paye de 01 2010 1173.46 421004 Paye de 01 2010 1850.99 431000 Paye de 01 2010 3593.69 437000 Paye de 01 2010 1902.17 443000 Paye de 01 2010 55.07 631200 Paye de 01 2010 55.07 641000 Paye de 01 2010 8096.49 641400 Paye de 01 2010 152.60 645100 Paye de 01 2010 2338.42 645300 Paye de 01 2010 364.34 645400 Paye de 01 2010 336.01 645800 Paye de 01 2010 561.24 TOTAL 11904.17 11904.17 Les comptes suivants seront utilisés : 431000 Sécurité Sociale 641400 Salaires, appointements 437000 Autres organismes sociaux 645100 Cotisations Urssaf 443000 Operations part. avec l’état,... 645300 Cotisations Retraite 631200 Taxe d’apprentissage 645800 Cotisations aux autres organismes 641000 Rémunération du personnel organismes TRAVAIL À FAIRE • Créez les comptes comptables de chaque salarié • Enregistrez l’écriture de salaires ci-dessus. REMARQUE : Le logiciel Ciel Paye vous dispense de saisir l’écriture de paye. En effet, il est possible, depuis le logiciel de paye, de générer et transférer l’écriture de salaire vers l’Intégrale de Gestion Ciel Quantum. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 35 5.5 Les modèles d’écritures Vous disposez d’opérations qui donnent lieu à un enregistrement identique périodiquement. Le remboursement d’emprunt contracté par la société INFOSTORE fait partie de ces opérations. Journal : SG La société INFOSTORE est amenée a enregistrer régulièrement des frais bancaires dont le montant peut être variable. Journal : SG COMPTE LIBELLE 627000 Frais bancaires 445664 Frais bancaires 512SOG Frais bancaires TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ce modèle d’écriture sans montants Il apparait 15.24 € de frais sur le relevé bancaire du mois de février (21/02/N). Il apparait 11.20 € de frais sur le relevé bancaire du mois de mars (20/03/N). TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces frais bancaires en utilisant le modèle d’écriture précédemment créé (les frais sont soumis à T.VA. 19.6%). 5.6 Interaction comptabilité facturation TRAVAIL À FAIRE • Depuis la liste des écritures, consulter les factures des clients ETUDES DEROUEX, S3D MICRO. QUESTION : • Si l’on supprime une écriture correspondant à une pièce commerciale, comment réenregistrer l’écriture ? COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT 164000 Rembt emprunt 475.00 661000 Rembt emprunt 25.00 512SOG Rembt emprunt 500.00 TRAVAIL À FAIRE • Générez l’abonnement de l’écriture de remboursement d’emprunt à partir du 4 janvier, mensuelle pour une période de 4 ans. (fin : 31/12/N+3) • Enregistrez les remboursements d’emprunt de janvier et février sans effectuer de saisie. 36 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 6. LES TRAITEMENTS PERIODIQUES Les traitements comptables Les traitements liés à l’activité commerciale Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 38 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 6.1 Les traitements comptables 6.1.1 LE LETTRAGE MANUEL DÉFINITION Le lettrage comptable consiste à munir d’une même lettre, les règlements ainsi que les écritures enregistrés au Grand-Livre sur les comptes de tiers qu’ils soldent. Ainsi, il est possible de reconnaître les écritures soldées et d’effectuer les relances automatiques des écritures non lettrées (non soldées). OBJECTIF : Identifier facilement les factures non réglées. Exemple : Les factures de 25 et 50 euros du client LEGRAND S.A. ne sont pas réglées. TRAVAIL À FAIRE • Afin de faire le suivi entre les factures et les règlements, effectuez le lettrage manuel des comptes clients. • En utilisant la grille de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, saisissez les règlements relatifs aux factures du compte 401RESTO, tous deux réglés le 04/02/N par virement. • Lettrez le compte 401RESTO. QUESTION : • Quelles grilles de saisies permettent un lettrage automatique ? 6.1.2 LE TRAVAIL SUR UN COMPTE TRAVAIL À FAIRE • Demandez la situation comptable de votre compte banque SOCIÉTÉ GÉNÉRALE sur la période du 01/01/N au 28/02/N. Visualisez cette situation sous forme de Grand-Livre. • Sur cette même période, les dates d’écritures saisies au 05/02/N sur le compte 401GAN sont fausses. La date correcte est le 06/02/N. Effectuez la modification nécessaire. 411LEG LEGRAND SA A 100 100 A B 320 150 B 25 170 B 50 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 39 6.1.3 LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE DÉFINITION Le rapprochement bancaire permet de pointer les écritures de banque saisies dans votre comptabilité avec le relevé bancaire. L’état de rapprochement fait apparaitre les écritures qui ne sont pas encore passées sur le relevé de banque. TRAVAIL À FAIRE • Effectuez le rapprochement bancaire de février pour le compte SOCIÉTÉ GÉNÉRALE. REMARQUE : 12 € de péage n’ont pas été enregistrés dans votre comptabilité. • Sans quitter le rapprochement bancaire, enregistrez l’écriture suivante : COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT 625100 Péage 10.03 445664 Péage 1.97 512SOG Péage 12.00 Le compte 625100 correspond à ‘Voyages et déplacements’. • Visualisez l’état de rapprochement. COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT Solde au 31/01/N 42322.25 01/02/N Virement LAFARGE 500 04/02/N Remboursement emprunt 500.00 06/02/N Virement ORANGE 71.76 08/02/N Virement DCM LOCATION IMMO. 2093.00 10/02/N Chèque n°745978901 239.20 11/02/N Virement TEXACO 2000.00 11/02/N CB Péage 12.00 11/02/N Chèque n°745978902 107.64 15/02/N Virement SALETTE 179.40 17/02/N Virement S3D MICRO 5552.76 20/02/N Virement VECTRA SYSTEMS 5421.24 21/02/N Frais bancaires 15.24 Solde au 28/02/N 48578.01 40 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 QUESTION : • Dans quelles conditions, le stock des articles est-il mis à jour lorsque une facture est validée ? B. LES ENTRÉES ET SORTIES DE STOCK MANUELLES Le 28/02/N, un scanner (réf. : SCAN230) a été cassé. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez la sortie de stock en précisant le motif de sortie. • Editez la liste des mouvements de stocks de l’article SCAN230. C. L’INVENTAIRE DES ARTICLES TRAVAIL À FAIRE • Editez un inventaire des articles. QUESTIONS : • A quoi sert l’option «Colonne quantité physique» ? • Pourquoi certains articles n’apparaissent-ils pas sur cet état ? D. LA RÉGULATION DE STOCK QUESTIONS : • Quelle est la toute première opération à effectuer avant de modifier les quantités en stock ? • Expliquez l’utilité du bouton «Générer l’état». • Comment remettre le stock à zéro ? TRAVAIL À FAIRE • Effectuez une régulation de stock sur les articles suivants : Réf. Désignation Quantité physique SCAN230 Scanner AGFA 230 18 PAP500 Ramette Papierx500 166 6.2 Les traitements liés à l’activité commerciale 6.2.1 LA GESTION DES STOCKS A. INTRODUCTION DÉFINITION La gestion de stock s’effectue automatiquement lors de la saisie des pièces commerciales. Les entrées et sorties manuelles ainsi que la régulation des stocks constituent des traitements complémentaires permettant de modifier les quantités en stock. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 41 6.2.2 LA GESTION DES CLIENTS A - LE RELEVÉ DE COMPTES QUESTIONS : • Comment cocher l’option «Relevé de comptes» pour l’ensemble des clients (sans modifier les fiches clients une à une) ? TRAVAIL À FAIRE • Editez le relevé de compte de toutes les factures à encaisser. B - RELANCES CLIENTS ET MAILINGS QUESTION : • Comment relancer un client ? 42 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 7.LES EDITIONS Les éditions commerciales Les éditions comptables Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 44 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 7.1 Les éditions commerciales 7.1.1 LE SUIVI DES COMMANDES QUESTION : • Quel état permet d’obtenir la liste des articles en retard de livraison ? TRAVAIL À FAIRE • Editez la liste des reliquats de commandes clients. 7.1.2 LE SUIVI DES CLIENTS TRAVAIL À FAIRE • Editez un relevé de comptes clients afin de connaître la somme totale due par vos clients. • Editez un état affichant jour par jour les créances attendues à échéance. 7.1.3 LES ÉTATS STATISTIQUES Dans la société INFOSTORE, les commissions des représentants sont calculées sur le chiffre d’affaires. TRAVAIL À FAIRE • Editez un état des commissions à reverser à chaque représentant. • Le PDG de la société INFOSTORE veut avoir la liste des articles vendus par chaque représentant. Editez cette liste. • Le PDG de la société INFOSTORE veut connaître l’évolution du nombre de PCP1401 (PC Quad Core AC240) vendus pendant les six premiers mois de l’exercice. Editez un état répondant à son besoin. QUESTIONS : • Donnez au moins deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires de la société INFOSTORE sur une année. • Quel est le chiffre d’affaires de la société pour la période janvier-février ? TRAVAIL À FAIRE • Editez ensuite le chiffre d’affaires réalisé sur l’année, détaillé par article. 7.2 Les éditions comptables 7.2.1 LE GRAND LIVRE DÉFINITION Le Grand Livre est un document comptable qui affiche les écritures classées par numéro de compte. TRAVAIL À FAIRE • Demandez l’aperçu du Grand-Livre global de la société INFOSTORE du 01/01/N au 28/02/N. • Demandez l’aperçu du Grand-Livre clients et fournisseurs avec et sans les écritures lettrées du 01/01/N au 28/02/N. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 45 7.2.2 LA DÉCLARATION DE T.V.A. DÉFINITION Toute société soumise à la T.V.A. doit reverser à l’Etat la différence entre la T.V.A. collectée et la T.V.A. déductible. Cette obligation s’effectue via la déclaration de T.V.A. REMARQUE : Si la T.V.A. déductible est supérieure à la T.V.A. collectée, l’entreprise peut bénéficier d’un crédit de T.V.A. Cette déclaration peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle. TRAVAIL À FAIRE • Calculez l’état de T.V.A. de Janvier N. • Générez l ‘OD de TV.A. sur cette période, en brouillard. QUESTION : • Quel est le montant de la T.V.A. à décaisser pour janvier? 7.2.3 LES JOURNAUX DÉFINITION Un journal comptable est l’équivalent d’un classeur dans lequel on enregistre les opérations de l’entreprise Il existe un journal par type d’opération comptable (journal d’achats, journal de ventes, journal de caisse, journal d’opérations diverses…). REMARQUE : Si la société a plusieurs banques, elle doit disposer d’autant de journaux que de banques. QUESTIONS : • Pourquoi l’édition des journaux est-elle vide ? • Quelle édition faut-il utiliser pour éditer les journaux en cours d’exercice ? TRAVAIL À FAIRE • Visualisez le journal de la Société Générale sur le mois de janvier N. • Visualisez tous les journaux sur la période du 01/01/N au 28/02/N. 5.2 Le Grand-Livre 5.4 La déclaration de T.V.A. 7.2.4 BILAN ET COMPTE DE RÉSULTAT DÉFINITION Le bilan est le document de synthèse exposant à une date donnée la situation financière et le patrimoine d’une entreprise, et dans lequel figure la liste des éléments de l’actif et du passif. Le Compte de Résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l’exploitation de votre entreprise durant l’année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges • une perte : total des produits < total des charges REMARQUE : Ces deux documents sont obligatoires et doivent être déclarés à l’administration fiscale. TRAVAIL À FAIRE • Calculez le Bilan. • Éditez le Compte de Résultat du 01/01/N au 28/02/N. QUESTION : • Quel est le résultat de la société INFOSTORE pour la période du 01/01/N au 28/02/N ? 46 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 47 RÉPONSES Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 48 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 2. SOCIÉTÉ • Qu’est-ce que la barre de navigation ? (p7) • Il s’agit d’une barre d’icône située à gauche de l’écran qui permet un accès plus rapide aux fonctions. Cette barre est personnalisable. • Comment l’activer, la désactiver ? (p7) • Pour l’activer, faire un clic droit de la souris sur cette barre de navigation et cocher l’option «Afficher la barre de navigation». Décocher cette option pour la désactiver. • Que signifie l’option ‘Pointable’ ? (p10) • Cette option signifie que le comptable pointe les écritures du relevé bancaire avec celles saisies en comptabilité. Cette option permet notamment d’effectuer un rapprochement bancaire. • Quel est le type du journal Société Générale ? (p10) • Le type à appliquer est ‘Trésorerie’. 3.FICHIERS DE BASE • Quelle est l’utilité des familles articles ? (Donnez au moins deux réponses) (p11) Les familles articles permettent de : • Faciliter le paramétrage de l’article (taux TVA, comptes comptables…sont repris de la famille article). • Éditer les statistiques par familles d’articles. • Appliquer des remises par familles d’articles. • Appliquer des taux de commission différents par familles d’articles (si votre société emploie des représentants). 4.LE MODULE FACTURATION • Quelle est l’incidence de la validation des bons de réception sur le stock réel et la commande ? (p18) • La validation d’un bon de réception augmente le stock réel et met à jour la commande (la commande est soldée si la réception est totale ; un reliquat est enregistré si la réception est partielle). • Pourquoi le prix unitaire est-il de 890 € au lieu de 900 € ? (p21) • Dans la fiche article, la grille tarifaire par quantité est paramétrée (colonne ‘tarif 1’). • Pourquoi le mode de règlement CHQ (Chèque) est-il pré-renseigné lors de la saisie de l’acompte ? (p21) • Le logiciel reprend par défaut le mode de règlement saisi dans la pièce commerciale (facture, commande..). • Comment obtenir la liste des articles restant à livrer ? (p22) • Menu - Etats - Portefeuille des commandes, puis demander les commandes non soldées. • Par quel procédé le stock réel des articles présents dans une pièce commerciale est-il mis à jour ? (p22) • Le stock réel est mis à jour par la validation des pièces commerciales (BL clients ou factures clients ne provenant pas d’un BL, BR fournisseurs ou factures fournisseurs ne provenant pas d’un BR, avoirs clients ou fournisseurs si l’option ‘Ne pas réintégrer l’article en stock’ est décochée). RÉPONSES ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 49 • Je veux transférer un bon de livraison en facture mais Ciel me l’interdit, pourquoi ? (Donner deux raisons possibles). (p22) • Le bon de livraison n’est pas validé ou le bon de livraison a déjà été transféré en facture. • Comment annuler un acompte précédemment enregistré ? (p23) • Depuis la liste des commandes ou bl/br ou factures, sélectionner la pièce puis utiliser la fonction ‘Annulation d’acompte’. • Quelles sont les conséquences de la validation d’une facture ? (Donnez au moins trois réponses) (p23) 1/ Impossibilité de modifier ou supprimer la facture. 2/ Mise à jour du solde dû de la fiche client. 3/ Possibilité de régler la facture. 4/ Création des mouvements de stocks. 5/ La facture alimente les statistiques. 6/ La facture génère une écriture comptable (ou permet la génération de l’écriture comptable si l’option de comptabilisation automatique n’est pas activée). • J’ai enregistré un règlement de 129 € au lieu de 192 €. Comment puis-je rectifier mon erreur ? (p25) • Je supprime le règlement dans la liste des règlements et je l’enregistre à nouveau. • EXERCICE DE SYNTHÈSE (p25) : • Quelles sont les pièces commerciales pouvant se valider ? • Bons de livraison, factures et avoirs pour les pièces clients, bons de réception, factures et avoirs pour les pièces fournisseurs. • La commande d’un client n’est plus modifiable, pourquoi ? • La commande a été entièrement livrée. • Quelles sont les pièces commerciales sur lesquelles l’enregistrement d’un acompte est accepté ? • Commande, bon de livraison, bon de réception, facture. • Je valide une facture et aucun mouvement de stock n’est généré, pourquoi ? (donner au moins deux explications) 1/ les articles facturés ne sont pas déclarés en gestion de stock . 2/ la facture provient d’un bon de livraison qui a déjà généré le mouvement de stock. • Expliquez la différence entre « transfert en BL » et « transfert en BL livrable » • La fonction « transfert en BL » génère un bon de livraison pour la quantité totale des articles saisis dans la commande quel que soit leur stock réel. • La fonction « transfert en BL livrable » génère un bon de livraison en autorisant la livraison partielle des articles à hauteur du stock réel. • Quel état permet de visualiser les articles en retard de livraison ? • L’état des commandes non livrées - Détaillé par articles. • Comment visualiser une écriture comptable depuis une pièce client ou fournisseur (p26)? • Sélectionner la pièce sans l’ouvrir, puis par le menu contextuel, utiliser la fonction ‘Ouvrir l’écriture’. • Citez deux méthodes manuelles de génération des écritures (p26)? 1/ Sélectionner les pièces puis utiliser la fonction ‘Générer écriture’ du menu contextuel 2/ Via le menu Traitements – Génération des écritures 50 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 5.LE MODULE COMPTABILITE • Si vous utilisez les grilles de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, quelle fonction vous dispense de saisir le compte de banque lors de la saisie d’un encaissement ou d’un paiement ? (p32) • La fonction ‘Contrepartie’ • Si l’on supprime une écriture correspondant à une pièce commerciale, comment ré-enregistrer l’écriture rapidement ? (p35) • Retourner dans le module facturation, sélectionner la pièce commerciale concernée, puis, sans l’ouvrir, utiliser la fonction ‘Générer l’écriture’ 6.LES TRAITEMENTS PÉRIODIQUES • Quelles sont les grilles de saisie permettant un lettrage automatique ? (p37) • Encaissement / Paiement / Encaisser un montant / Régler un montant • Dans quelles conditions, le stock des articles est mis à jour lorsqu’une facture est validée ? (p39) • La mise à jour du stock des articles s’effectue dans les cas suivants si l’article est déclaré en gestion de stock: • Validation d’une facture provenant d’un devis. • Validation d’une facture provenant d’une commande. • Validation d’une facture ne provenant ni d’un devis, ni d’une commande (client ou fournisseur), ni d’un bon de livraison ou bon de réception. • Validation d’une facture fournisseur provenant d’une commande fournisseur. • A quoi sert l’option « Colonne quantité physique » ? (p39) • Cette option permet d’ajouter une colonne de saisie (Quantité physique) sur l’état d’inventaire des articles. • Pourquoi certains articles n’apparaissent-ils pas sur cet état ? (p39) • Dans la fiche article, l’option “Stock” n’est pas cochée. • Quelle est la toute première opération à effectuer avant de modifier les quantités en stock ? (p39) • Il est conseillé de faire une sauvegarde puis réinitialiser la régulation des stocks’. • Expliquez l’utilité du bouton « générer l’état ». (p39) • Il permet d’éditer l’état qui récapitule la régulation de stock des articles. • Comment remettre le stock à zéro ? (p39) • Cliquer sur le bouton ’’Remise à zéro’’ suivi de ’’Lancer la régularisation’’. • Comment cocher l’option « Relevé de comptes » pour l’ensemble des clients (sans modifier les fiches clients une à une ? (p40) • Pour activer cette option, effectuer le traitement ‘’Remplissage automatique’’ du menu contextuel de la liste des clients. • Comment relancer un client ? (p40) • Les relances clients s’effectuent par le menu États ou depuis la liste des clients. RÉPONSES ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 51 7.ÉDITIONS • Quel état permet d’obtenir la liste des articles en retard de livraison ? (p42) • L’édition des articles en retard de livraison s’obtient par l’état des Commandes non livrées. • Donnez au moins deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires de la société INFOSTORE sur une année (p42) • Les deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires annuel d’une société sont les suivantes : • Menu Divers – Analyseur commercial des ventes . • Menu Divers - Statistiques Gestion. • Quel est le chiffre d’affaires de la société pour la période janvier-février ? (p42) • Le chiffre d’affaires est de 33 358.82 € • Quel est le montant de la T.V.A. à décaisser (janvier) ? (p43) • Le montant de la T.V.A. à décaisser est 1 044 € • Pourquoi l’édition des journaux est-elle vide ? (p44) • L’édition des journaux ne prend en compte que les écritures validées. • Quelle édition faut-il utiliser pour éditer les journaux en cours d’exercice ? (p44) • Il faut utiliser l’état intitulé ‘Brouillard’ (qui affiche uniquement les écritures en ‘Brouillard’ donc non validées). • Quel est le résultat de la société INFOSTORE pour la période du 01/01/N au 28/02/N ? (p44) • Le résultat est de 11 940 € (11 940.39 € exactement) NOTES PERSONNELLES Sage activité Ciel, 35 rue de de la Gare, 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01.55.26.33.33 - Fax : 01.55.26.40.33 - www.ciel.com Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 500 000 euros. Siège social : Le Colisée 2, 10 rue Fructidor 75017 Paris. 313 966 129 RCS Paris. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel, et Sage FDC. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l’objet de modifications sans notification préalable. ditipi394D_12/2010 Petites entreprises, artisans, commerçants… gérez sur mesure votre comptabilité générale et analytique, vos prévisions budgétaires, votre trésorerie et vos immobilisations. 2012 Compta NOUVEAU ! Personnalisez votre environnement de travail grâce au nouvel d’INTUICIEL©. NOUVEAU ! Gérez automatiquement vos écritures de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...). Accédez à vos indicateurs clés en permanence (évolution des charges, état de la trésorerie...). CONSEILLÉE AUX ENTREPRISES PAR LES EXPERTS-COMPTABLES Ipsos 2011 • De la saisie des écritures jusqu’au Bilan, tout est prévu pour vous faire gagner du temps. • Trésorerie prévisionnelle, historique des relances clients, inventaire des immobilisations… vous disposez d’une vision claire de votre entreprise. • Définissez vos indicateurs clés dans des tableaux de bord personnalisés (bénéfices, encours client, évolution des charges… ), vous savez exactement où vous en êtes ! • Mettez en place une comptabilité analytique multi-niveaux pour contrôler le résultat de vos activités par affaire, gamme de produit, région… 8 bonnes raisons de choisir Ciel Compta • Maîtrisez votre budget, et gérez précisément vos comptes, prévisions et réalisations. • Simplifiez les relations avec votre expert-comptable* , quel que soit son logiciel, grâce à l’assistant d’import/export des écritures comptables. • Adaptez le logiciel à vos besoins : éditions, base de données, interface de saisie, imports/exports multi formats, droits d’accès des utilisateurs… tout est personnalisable ! • Consultez des informations pertinentes sans quitter votre logiciel (conseils techniques, informations légales, mises à jour à télécharger…) et soyez immédiatement opérationnel pour les télédéclarations de la TVA et Bilan**. • NOUVEAU ! Personnalisation de votre environnement de travail grâce au nouvel Intuiciel© • NOUVEAU ! Définition des comptes exonérés de TVA pour éviter les erreurs de calculs en saisie d’écriture • NOUVEAU ! Contrôle et vérification des IBAN et des BIC grâce à l’intégration de la norme SEPA • NOUVEAU ! Echanges de données avec votre expert-comptable grâce au nouvel assistant d’import/export les du logiciel • Génération automatique des écritures de redevances crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) • Trésorerie prévisionnelle • Comptabilité analytique et budgétaire sur 3 axes • Gestion des immoblisations • Consultation des indicateurs clés à distance avec Ciel Business Mobile ! 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Editions • Bilan et Compte de Résultat : réel normal (2050 - 2053), réel simplifié (2033A états préparatoires - 2033B), BNC (2035A), synthétique • Déclaration de TVA (CA3, CA12) • Télédéclarations de TVA et de Bilan TDFC* • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard • Centralisateur • Comparaison Balances N/N-10 • Calcul des pénalités de retard (Loi NRE) • Bordereau de remise de chèques en banque Saisies et traitements • Saisie sur 2 exercices sans clôturer • Saisie en HT ou TTC • Ecritures en brouillard ou en simulation avant validation définitive • Pointage et rapprochement bancaire • Automatisation du traitement des relevés bancaires grâce aux règles d’affectation des comptes • Lettrage automatique ou manuel • Contrepassation, réimputation • Récupération des extraits de comptes bancaires aux formats CFONB, QIF, OFX • Encours clients, relances, mailings • Gestion des chéquiers, RIB, IBAN et BIC • Lettres chèques Plans comptables • PGC 99, Simplifié, Agricole, Associations, Avoués, BTP, Hôtellerie, Ingénierie et Mutuelle • NOUVEAU ! Bénéficiez du plan comptable général 2010 Echanges de données • Synchronisation directe avec Production Coala, – Sage 30, Sage 100 (Synchro Compta©) • Import direct des écritures de Ciel Paye/ Ciel Gestion commerciale/ Ciel Bâtiment • Import/export paramétrable (txt, dbf, xml) • Export de la Balance Conformité • Conforme au Bulletin Officiel des Impôts N°12 du 24 janvier 2006 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 • NOUVEAU ! Contrôle et vérification des IBAN et des BIC grâce à l’intégration de la norme SEPA Analytique et budgétaire • Gestion des écritures analytiques avec 3 niveaux de répartition • Budgétisation mensuelle ou globale • Gestion avancée des codes analytiques (affectation de plusieurs codes pour une écriture, répartition du montant sur plusieurs codes) Gestion des immobilisations • Amortissements • Immobilisations soumises à la taxe professionnelle • Inventaire par localisation, par simple scan de codes-barres • NOUVEAU ! Génération automatique des écritures de redevances de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) Personnalisation • États comptables personnalisables • Tableaux de bord, base de données, écrans personnalisables • NOUVEAU ! Personnalisation de l’environnement de travail grâce au nouvel Intuiciel© Autres fonctions • Nombre illimité de dossiers • Version réseau (en option) • Formation interactive et aide intégrée au logiciel Informations techniques CONFIGURATION MINIMALE REQUISE : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) - Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) - 512 Mo de Ram - 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation - Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom - Imprimante : laser, jet d’encre - Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 - Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) - Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) - Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur) UTILISATION Ciel directDéclaration : 1Go de Ram - 1Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. - 1 Connexion internet via modem ADSL Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Ciel Compta 2012 * Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation. ** Sous réserve de souscription au service Ciel directDéclaration TVA + Bian ainsi qu’à un service de maintenance Ciel incluant les mises à jour gratuites. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros - Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC. Code APE 5829C. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude réalisée par Ipsos, en mai 2011, par téléphone, auprès d’un échantillon représentatif de 600 experts-comptables. CONFORME AU BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS N°12 DU 24 JANVIER 2006 Gestion des télédéclarations de TDFC Sous réserve du téléchargement de la mise à jour. Détails sur www.ciel.com/TVA7 Guide de référence de la Paye Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Sommaire Documentation ................................................................................................... 7 Naviguez dans le guide électronique................................................................... 9 Entraînez-vous ................................................................................................. 11 Menu Dossier ........................................................................................................17 Vue d’ensemble ................................................................................................ 18 L’assistant Top Départ ...................................................................................... 19 Ouvrir............................................................................................................... 25 Fermer.............................................................................................................. 28 Supprimer......................................................................................................... 29 Paramètres ....................................................................................................... 31 Paramètres Gestion de temps............................................................................ 43 Paramètres globaux.......................................................................................... 44 Sauvegarde....................................................................................................... 46 Restauration ..................................................................................................... 49 e-Sauvegarde ................................................................................................... 51 Mise en page .................................................................................................... 60 Imprimer .......................................................................................................... 61 Aperçu avant impression .................................................................................. 70 Imprimante....................................................................................................... 73 Générateur de documents................................................................................. 74 Dossiers récents ............................................................................................... 86 Serveur de fichiers ............................................................................................ 87 Quitter.............................................................................................................. 88 Menu Edition .........................................................................................................89 Vue d'ensemble ................................................................................................ 90 Couper ............................................................................................................. 91 Copier .............................................................................................................. 91 Coller................................................................................................................ 91 Créer ................................................................................................................ 91 Modifier............................................................................................................ 92 Supprimer......................................................................................................... 92 Associer un mémo ............................................................................................ 93 Voir le mémo .................................................................................................... 93 Supprimer le mémo .......................................................................................... 94 Rechercher et remplacer ................................................................................... 95 Documents administratifs................................................................................. 96 Attestation Pôle emploi..................................................................................... 96 Documents Word® ............................................................................................ 97 Menu Fonctions.....................................................................................................98 Vue d'ensemble ................................................................................................ 99 Tout afficher................................................................................................... 100 Recherche multicritère .................................................................................... 100 Rechercher...................................................................................................... 103 Trier la liste .................................................................................................... 104 Cacher............................................................................................................ 105 Marquer/ Démarquer...................................................................................... 105 Tout marquer ................................................................................................. 106 Inverser les marques....................................................................................... 106 Importer ......................................................................................................... 107 Exporter ......................................................................................................... 108 Propriétés ....................................................................................................... 109 Ajustement des colonnes/lignes ..................................................................... 114 Personnaliser le fichier.................................................................................... 115 Menu Bases .........................................................................................................117 Vue d’ensemble .............................................................................................. 118 Salariés........................................................................................................... 119 Assistant d'entrée d'un nouveau salarié .......................................................... 152 Assistant de sortie d'un salarié ....................................................................... 156 Profils............................................................................................................. 158 Services .......................................................................................................... 162 Gestion de temps............................................................................................ 163 Variables ........................................................................................................ 177 Rubriques ....................................................................................................... 181 Cotisations ..................................................................................................... 189 Commentaires ................................................................................................ 199 Caisses ........................................................................................................... 200 Tranches......................................................................................................... 208 Tables............................................................................................................. 210 Codes analytiques........................................................................................... 212 Banques.......................................................................................................... 214 Etablissements................................................................................................ 216 Formalités....................................................................................................... 221 Conventions Collectives .................................................................................. 223 Menu Gestion des bulletins .................................................................................225 Vue d’ensemble .............................................................................................. 226 L'assistant Top Bulletin ................................................................................... 227 Bulletins de paye............................................................................................. 231 Saisie des variables salariés ............................................................................ 257 Historique....................................................................................................... 264 La règle des cumuls ........................................................................................ 266 Menu Etats ..........................................................................................................269 Vue d'ensemble .............................................................................................. 270 Journal de paye............................................................................................... 271 Livre de paye .................................................................................................. 273 Charges à payer par caisse.............................................................................. 274 Réduction bas salaires .................................................................................... 275 Réduction des cotisations patronales .............................................................. 276 Heures exonérées ........................................................................................... 278 Paiements....................................................................................................... 280 Analytique ...................................................................................................... 283 Liste des salariés ............................................................................................ 284 Fiche individuelle............................................................................................ 286 Planning de vacances...................................................................................... 287 Evénements salariés........................................................................................ 288 Congés payés et RTT ...................................................................................... 289 Provisions pour congés payés ......................................................................... 290 Visites médicales ............................................................................................ 292 Tâches Agenda ............................................................................................... 293 D.A.D.S........................................................................................................... 294 Etat préparatoire D.U.C.S. ............................................................................... 296 EDI-DUCS ....................................................................................................... 298 Prévoyance et Mutuelle ................................................................................... 301 Récapitulatif des salaires ................................................................................ 302 Gestion de temps............................................................................................ 304 Editions chaînées............................................................................................ 308 Graphiques ..................................................................................................... 310 Menu Pilotage .....................................................................................................312 Vue d’ensemble .............................................................................................. 313 Mise à jour des données ................................................................................. 314 Consulter les états.......................................................................................... 315 Menu Traitements ...............................................................................................318 Vue d'ensemble .............................................................................................. 319 Journal comptable........................................................................................... 320 Agenda........................................................................................................... 325 Planning des vacances .................................................................................... 334 L'assistant Top Clôture ................................................................................... 336 Clôture des congés payés ............................................................................... 339 Clôture des congés RTT .................................................................................. 340 Clôture du DIF ................................................................................................ 340 Clôture annuelle ............................................................................................. 341 Import Ciel Bâtiment....................................................................................... 344 Mes actualités................................................................................................. 348 Mise à jour automatique ................................................................................. 349 Menu Utilitaires ...................................................................................................350 Vue d’ensemble .............................................................................................. 351 Outils Fichier .................................................................................................. 352 Utilisateurs ..................................................................................................... 354 Préférences..................................................................................................... 358 Maintenance ................................................................................................... 361 Mise à jour des paramètres de paye ................................................................ 363 Mise à jour des documents ............................................................................. 366 Mise à jour des codes DUCS............................................................................ 367 Imports........................................................................................................... 368 Communication bancaire ................................................................................ 375 Serveur Web.................................................................................................... 376 Transactions................................................................................................... 378 Liste des utilisateurs réseau............................................................................ 379 Menu Fenêtre ......................................................................................................380 Les commandes du menu Fenêtre................................................................... 381 Menu Aide...........................................................................................................383 Les commandes du menu Aide ....................................................................... 384 Index...................................................................................................................388 7 Documentation Le fichier Lisez-moi Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute. Vous l'obtenez, à la fin de la procédure d'installation, si la case Consulter les informations concernant les nouveautés est cochée. Par la suite, vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur l'icone Lisez-moi, présenté dans le dossier programme d'installation du logiciel, soit Ciel par défaut. Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER. Le guide de référence Le guide de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce guide : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Installation d'Adobe Reader® Si l'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer le guide électronique, n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer. Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader et suivez la procédure. Pour imprimer le guide de référence électronique Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Symbole Fonction ) indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. * attire votre attention sur un point particulier. L renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide. 8 L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans la plupart des fenêtres de l’application, ou appuyez sur la touche . L'Infopaye Cette aide présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, etc.) ainsi que les paramétrages à effectuer dans le logiciel. La formation Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour la consulter, vous avez deux possibilités : • A partir de la page d'accueil du CD-Rom, cliquez sur le lien Suivre la formation multimé- dia. • A partir de votre logiciel, activez la commande FORMATION FLASH du menu ? (AIDE). Dans les deux cas, la formation est lancée sur une page internet, sur le site Ciel.com. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales. 9 Naviguez dans le guide électronique Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter facilement l'information souhaitée. Les signets Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé Sommaire. Les liens dans le guide Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant. Accédez à une information spécifique Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher]. Exemple 1. Activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Saisissez Ticket dans la zone Rechercher, puis cochez la case Mot entier. 3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération. 10 Saisissez la fiche d'appréciation 1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé ci-après. 2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche]. 11 Entraînez-vous Lancez votre logiciel 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches du gestionnaire de programmes Windows. 2. Ouvrez le dossier Tous les programmes, puis le groupe défini lors de l'installation, soit CIEL par défaut. 3. Cliquez sur le titre Paye puis sur le nom de l’application. Référencez-vous auprès de notre Département Services La première fois que vous lancez votre application, une fenêtre nommée Société s'affiche. Elle vous rappelle que l’application fait l'objet d'une licence d'utilisation accordée à l'utilisateur final à titre personnel et pour une seule application. 1. Pour valider cette licence, vous devez référencer l'application auprès de nos services. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] présenté dans la fenêtre Société et suivez les différentes étapes de la procédure de référencement. Ouvrez le dossier Exemple La fenêtre Ouverture d'un Dossier s'ouvre automatiquement. Toutes les informations concernant la paye d'une société, qu'elle se compose d'un ou plusieurs établissements, sont conservées dans un même et unique dossier. * Lorsque vous installez votre logiciel de paye, seul le dossier Exemple figure dans la liste des dossiers. Par la suite, les noms des dossiers que vous créez seront également présentés, mais un seul peut être ouvert à la fois. 1. Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir la société Exemple ; société livrée en standard avec votre logiciel. 2. Cliquez sur son titre et validez la sélection par [Ok]. 12 La fenêtre principale de l'application Exemple de Paye Ciel Quantum : Intuiciel L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale de votre logiciel de paye. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder via l’onglet Accueil de la Barre d’actions. L'Intuiciel© est une interface qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certains traitements de paye. Vous pouvez rapidement traiter vos bulletins de paye et effectuer le suivi de vos documents sociaux et obligations sociales. Il est composé de plusieurs boutons : Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Barre de navigation Espace de travail Barre d’état Intuiciel 13 Mon bureau Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye. Vous pouvez par exemple enregistrer la fiche d'un nouveau salarié, préparer un bulletin de paye, gérer les congés et les absences, calculer les charges sociales, etc. Vous pouvez ainsi effectuer une gestion précise de la paye et des salariés. • Embaucher un salarié. • Gérer les congés et absences. • Préparer mes bulletins de paye. • Envoyer l'ordre de virement des salariés. • Calculer mes charges sociales. • Etablir ma DUCS. • Imprimer un document administratif. • Enregistrer le départ d'un salarié. • Editer ma DADS. Dans Ciel Paye, Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment Mes états et statistiques Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées, reportez-vous au paragraphe Voir Menu Etats, page 269. Vous pouvez éditer les états relatifs aux bulletins de paye, aux salariés, aux congés payés et absences ou aux documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix. Dans Paye Ciel Quantum Mon Pilotage Vous accédez directement aux états pilotés de paye. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre “Menu Pilotage”, page 312. Pour visualiser un état, cliquez sur le lien correspondant. Mon tableau de bord Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives à la paye : • Les bulletins de paye du mois (à réaliser, à valider, à imprimer, à comptabiliser). • Les congés et absences à la date du jour. • Les salariés ayant le plus de congés à solder. • Le nombre de salarié ayant rejoint (arrivée) et ayant quitté (départ) l'entreprise. • Les événements importants à prendre en compte (solde des congés payés, modification des minima sociaux). 14 • Le montant des salaires bruts versés aux salariés (pour le mois précédent et pour l'année) ainsi que le montant des charges sociales patronales. • Le graphique de l'évolution (mois après mois) de la masse salariale. Mes actualités Vous accédez directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. De plus, vous pouvez rapidement mettre à jour vos coordonnées. Enfin, vous obtenez les numéros de l'assistance technique. * Pour accéder à certains services (espace personnalisé mon Ciel, mises à jour) vous devez vous identifier en saisissant votre code client et votre mot de passe. Le mot de passe correspond à votre code postal. Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou complet Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions du logiciel, • le mode complet, pour une gestion et un suivi des données de paye plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, il vous suffit de sélectionner la commande correspondante à partir du menu FENÊTRE. Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou complet) est conservé lorsque vous quittez l'application. Activer une commande Vous activez les commandes de l'application de plusieurs manières : par la barre de menus, en cliquant sur un des icones présentés dans la barre d'outils ou dans la barre de navigation. Un autre moyen consiste à cliquer sur le bouton droit de la souris pour ouvrir un menu flottant, nommé menu CONTEXTUEL qui propose les commandes les plus utilisées, selon le contexte. 15 Les fenêtres Liste Elles sont principalement utilisées pour gérer les éléments de la base ainsi que les bulletins de paye et les historiques de bulletins. Lorsqu'une fenêtre Liste est ouverte, les deux menus EDITION et FONCTIONS deviennent actifs dans la barre de menus. Ils proposent des commandes propres aux listes (CRÉER, MODIFIER, MARQUER/DÉMARQUER, TOUT AFFICHER, RECHERCHER, etc.). Vous pouvez également activer ces commandes par le menu CONTEXTUEL ou encore par un des icones de la barre d'outils. Les favoris Dans la barre d’actions, en dessous des icones : Imprimer, Aperçu, Recherche Multicritère, Trier et Propriétés, un triangle de sélection s'affiche. Il vous permet d'appliquer rapidement à la liste active un format déclaré favori. Exemple Les formats d'impression que vous utilisez pour imprimer les bulletins de paye ou encore les formats de présentation de la liste des salariés peuvent être déclarés favoris. La barre de navigation Elle se compose de plusieurs groupes dont le titre est affiché sur chacun des boutons les représentant : Préparation paye, Traitements mensuels, Congés, etc. A l'intérieur de chaque groupe sont présentés des icones vous permettant : • d'ouvrir les listes principales de la base, telle que la liste des salariés ou celle des bulletins, • d'ouvrir des listes secondaires, nommées vues, se composant d'une partie seulement des éléments de la liste principale dont elle est extraite, telle que la liste des salariés présents, • d'imprimer des états : journal de paye, livre de paye, etc. • d'effectuer des traitements comme la sauvegarde du dossier, la clôture annuelle ou encore le transfert des données de paye vers la comptabilité. Vous pouvez créer de nouveaux raccourcis (de type Liste principale, Vue ou Traitement). Vous pouvez aussi créer de nouveaux groupes. Pour cela : placez le pointeur dans la barre de navigation et appuyez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL. Choisissez la commande correspondant au type d'élément que vous voulez créer : Nouveau Groupe, Nouvelle Liste Principale, Nouvelle Vue ou Nouveau Traitement. * A tout moment, vous pouvez rappeler la barre de navigation standard par la commande VALEURS par défaut, présentée dans le menu CONTEXTUEL. 16 Les fenêtres simples de type boîte de dialogue Elles vous permettent d'enregistrer des données (fiches salariés par exemple) ou d'effectuer des traitements (imprimer un état, sauvegarder un dossier, etc.). Vous validez les informations saisies en cliquant sur [Ok]. Le Menu Contextuel - Clic droit Le menu CONTEXTUEL présente certaines commandes selon le contexte de travail. Vous pouvez l'ouvrir lorsque la fenêtre Application ou une fenêtre Liste est ouverte. Les principales commandes des menus EDITION et FONCTIONS sont présentes dans le menu CONTEXTUEL. Pour ouvrir le menu Contextuel : 1. placez le pointeur dans l'espace de travail, 2. cliquez sur le bouton droit de la souris. Pour activer une des commandes du menu Contextuel : cliquez sur le titre de la commande à ouvrir. Pour fermer le menu Contextuel, sans activer de commande : • cliquez dans un autre endroit de la fenêtre • ou appuyez sur la touche . Attention ! Vous ne pouvez pas accéder au menu CONTEXTUEL lorsqu'une fenêtre simple est ouverte. Nouveau, Ouvrir Fermer, Supprimer Paramètres, Paramètres Gestion de temps Paramètres globaux Sauvegarde, e-Sauvegarde, Restauration Mise en page, Imprimer Aperçu avant impression, Imprimante Générateur de documents Dossiers récents, Serveur de fichiers Quitter Menu Dossier Vue d’ensemble Le menu DOSSIER regroupe les éléments de fonctionnement global et général du logiciel, comme les commandes d'impression, de sauvegarde, de restauration, etc. Toutes les données de votre société sont conservées dans un dossier que vous devez préalablement créer. Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi de créer vos dossiers, les ouvrir, les fermer et les supprimer, si vous n'en avez plus besoin. C'est également à partir de ce menu que sont définies les principales caractéristiques de fonctionnement du logiciel (PARAMÈTRES, PARAMÈTRES GLOBAUX, PARAMÈTRES DE LA GESTION DE TEMPS). 19 Menu Dossier L’assistant Top Départ ) Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Cet assistant va vous aider dans la création de votre dossier de paye en procédant étape par étape. 1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option correspondante. Vous disposez de deux modes de création : • Le mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création de votre dossier (raison sociale, dates d'exercices, etc.). Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous pourrez dès la dernière étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dossier (caisses, salariés, etc.). • Le mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intégralité des paramètres de la société (identification, paramètres généraux, congés payés, heures travaillées, temps partiel, congés RTT, paramètres édition, etc.). 2. En Mode simplifié, l'option Récupération des informations de référencement est cochée par défaut. Vous récupérez dans ce cas les informations saisies lors de votre référencement (Dénomination, coordonnées, etc.). Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données. 3. Si vous avez choisi le Mode simplifié, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Si vous avez choisi le Mode complet, cliquez sur le bouton [Terminer]. Création d’un dossier en mode simplifié Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les éléments essentiels. Fenêtre Coordonnées du dossier Si vous ne récupérez pas les informations saisies lors de votre référencement, vous devez renseigner les zones suivantes : 1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone Raison sociale. 2. Définissez la Forme juridique de la société. Vous pouvez répertorier (ou consulter) les différentes formes juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton [Flèche]. 3. Renseignez les zones N°URSAFF et Réf. URSSAF. 4. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnées d'identification de la société : Adresse, Code postal, Ville, Pays, Tél., Fax. 20 Menu Dossier * Au cours des trois premières étapes de l'assistant, vous pouvez revenir à la fenêtre précédente en cliquant sur le bouton [Précédent]. Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler]. La fenêtre de l'assistant se ferme ; la société est quand même créée avec les informations indiquées. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramètres du dossier C'est à partir de cette fenêtre que vous saisissez les paramètres généraux, c'est-à-dire les informations administratives et législatives nécessaires pour établir les bulletins de paye. Zone Paramètres 1. Sélectionnez le mois correspondant au 1er mois de paye de l'exercice social puis saisissez l'Année de paye. Le premier mois de paye correspond au premier mois de l'exercice qui commence le plus généralement en janvier et se clôture en décembre. Si vous créez les premiers bulletins de paye avec un logiciel Ciel, le premier mois de paye correspond toujours au premier mois de l'exercice, que vous établissiez les premiers bulletins à cette période ou en cours d'année. * Une fois les premiers bulletins validés, vous ne pourrez plus modifier ces zones. 2. Les trois zones suivantes permettent de définir le Nb heures par mois (nombre d'heures normales travaillées par mois dans l'entreprise), la valeur du SMIC horaire et le Plafond de la sécurité sociale. * Si vous ne gérez qu'un dossier de paye, ces informations peuvent être définies à ce niveau. Si vous gérez plusieurs dossiers, il est plus judicieux de définir ces valeurs une seule fois pour tous les dossiers, par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER. La case Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et à mesure des modifications que vous lui apportez. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Zone Congés Payés 3. Contrôlez les paramètres généraux concernant les congés payés. Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de l'année suivante. 4. Dans la zone Nb jour/mois, saisissez le nombre de jours de congés acquis par mois par les salariés à temps complet. En règle générale, 2,5 jours acquis pour 30 jours ouvrables ou 2,08 jours acquis pour 25 jours ouvrés. 21 Menu Dossier La case Report lors de la clôture cochée indique que dans la fiche de chaque salarié les cumuls de congés payés de l'année N sont mis à zéro et cumulés à ceux de N-1, après le traitement de clôture de la période de référence des congés. 5. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journée de congés payés. Cette valeur est utilisée pour calculer le taux journalier de congés payés. Zone Congés RTT 6. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés RTT. Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l'estimation des jours travaillé avant la loi (227 jours par an après déduction des jours fériés ) et le plafond fixé par l'accord ou la convention (217 jours par an ). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés payés, et des jours compte épargne temps. Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramétrage du modèle de paye Vous pouvez créer votre dossier de paye à partir : Du paramétrage de paye modèle Votre logiciel vous permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Cas Général ou par secteur d'activités), livrés avec l'application. Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) nécessaires à la création des bulletins de salaire. Seuls les salariés ne sont pas récupérés. 1. Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye autre que Standard, cliquez sur le triangle de sélection situé en fin de zone. 2. Sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez : Coiffure, Animateur sportif, Hôtel, Café, Restaurant ou encore Bâtiment disponible dans Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum. * Seuls les paramétrages Standard et Bâtiment sont disponibles dans Ciel Paye Bâtiment. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures Vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple ou d’un des dossiers que vous avez créés en version 7.00 et supérieures. 1. Cochez l'option du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures. 2. Sélectionnez le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye. 22 Menu Dossier 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Liste de contrôle Cette fenêtre présente les principaux éléments que vous pouvez commencer à créer, en cliquant sur le bouton [Créer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salariés, Etablissements. Vous obtenez des informations complémentaires sur ces éléments ainsi que sur les variables, rubriques, cotisations, profils salariés, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide. Par défaut, la case Je désire faire un tour rapide du logiciel est cochée. Cette option lance une séquence vidéo vous permettant de vous familiariser rapidement avec l'application. • Pour valider la création de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer]. Fenêtre Gestion des absences Non disponible dans Ciel Paye Millésime Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum vous permettent de gérer vos absences : • à partir du planning des vacances (option par défaut), • ou • à partir du module de gestion de temps. 1. Choisissez le mode de gestion des absences que vous souhaitez adopter puis cliquez sur [Ok] pour valider. 2. L'option Planning des vacances est proposée par défaut. Si vous changez le mode de gestion des absences, un message vous demande de confirmer votre choix. Le dossier en cours sera fermé. Cliquez sur [Oui]. * Pour effectuer cette opération, tous les bulletins doivent être validés. Vous pourrez par la suite gérer vos absences en fonction de l'option sélectionnée. Création d'un dossier en mode avancé Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez les paramètres généraux de la société. 1. Une fois l'option Mode avancé sélectionnée, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la création de votre dossier de paye. 23 Menu Dossier La fenêtre Création de société s'affiche. 2. Indiquez la raison sociale de votre entreprise puis la monnaie dans laquelle tous les éléments de bases de votre dossier de paye vont être saisis. Vous devez déterminer le paramétrage de paye que vous voulez récupérer. Le paramétrage de paye se compose des différents éléments de base nécessaires pour calculer et établir les bulletins de paye : variables, rubriques, cotisations, caisses, profils, etc. Pour vous éviter une saisie fastidieuse de ces éléments, il vous est proposé de récupérer un paramétrage de paye dans le dossier que vous créez. Aucun dossier n’est créé Dans ce cas, vous pouvez récupérer dans le dossier que vous créez le paramétrage de paye modèle livré avec l'application. 3. L'option du paramétrage de paye modèle étant cochée par défaut, cliquez sur le bouton [Ok] pour passer à la prochaine étape. Cette option permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Standard ou par secteur d'activités), livrés avec votre logiciel. Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils...) nécessaires à la création des bulletins de paye. 4. Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye, autre que Standard, cliquez sur le triangle de sélection présenté en fin de zone, sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez : Coiffure, Animateur sportif, Hôtel, Café, Restaurant, Bâtiment. * Seuls les paramétrages Standard et Bâtiment sont disponibles dans Ciel Paye Bâtiment. 24 Menu Dossier Un ou plusieurs dossiers existent Si vous avez déjà créé un ou plusieurs dossiers avec une autre version du logiciel de paye Ciel, vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de l'un d'eux. Selon la dernière version utilisée pour gérer ce dossier, cochez l'une des options suivantes puis cliquez dans la liste sur le titre du dossier concerné : Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures Lorsque vous venez d'installer votre paye Ciel, vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple S.A. Par la suite, vous pourrez récupérer le paramétrage de paye des dossiers que vous créez en version 7.00 et supérieures. Seuls les salariés ne sont pas récupérés. Dans ce cas, cliquez dans la liste sur le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye. D'un dossier provenant d'une version précédente de Ciel Paye (Windows ou Dos) Cette option n'est pas accessible dans le cas d'une création de dossier en euros. 1. Si le dossier est géré avec une version antérieure de votre logiciel de paye, cochez cette option pour récupérer l'ensemble de votre dossier. En effet, dans ce cas les fiches Salariés sont également récupérées. 2. Cliquez sur le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye. Un assistant d'import s'affiche et vous guide étape par étape pour récupérer le dossier. Valider le paramétrage de paye 1. Une fois le paramétrage de paye choisi, cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Un message s'affiche et vous propose de reprendre les coordonnées saisies lors du référencement. 2. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez éviter une nouvelle saisie de ces éléments. La fenêtre Paramètres Société s'affiche. Vous y saisissez les paramètres généraux de votre société. Les paramètres Société Vous accédez à la fenêtre Paramètres Société dans laquelle toutes les coordonnées principales que vous avez saisies auparavant dans la fenêtre Référencement sont automatiquement reprises. Vérifiez que toutes les informations sont correctes, puis modifiez-les éventuellement. Une fois la société créée, vous pourrez compléter ces paramètres, avant d’établir les premiers bulletins de salaire, par la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER. Voir Paramètres, page 31. 25 Menu Dossier Ouvrir ) Menu DOSSIER - commande OUVRIR Lorsque vous ouvrez l’application La fenêtre Ouverture d’un Dossier dans laquelle vous choisissez le dossier à ouvrir s'affiche automatiquement. Lorsque l’application est ouverte Dans ce cas, plusieurs moyens sont à votre disposition pour ouvrir un dossier : • par le menu DOSSIER ou CONTEXTUEL, • par le raccourci clavier , • par le bouton situé dans l’onglet Accueil, Un seul dossier peut être ouvert à la fois. 1. Si un dossier est ouvert lorsque vous demandez l’ouverture d’un autre dossier, une fenêtre s’affiche. Un message vous demande de confirmer la fermeture du dossier. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Ouverture d’un dossier Elle présente par défaut la liste des dossiers accessibles à l’utilisateur. Si des droits d’accès dont définis, seuls les noms des dossiers auxquels l’utilisateur peut accéder sont présentés dans la liste. Ce bouton n’est pas disponible en version réseau. 26 Menu Dossier 2. Cliquez dans la Liste des dossiers sur le titre de celui à ouvrir. 3. Lorsque son nom renseigne la zone Nom du Dossier, validez son ouverture par [Ok]. Consulter une archive Non disponible dans Ciel Paye Millésime Vous pouvez ouvrir et consulter l’archive d’un dossier. L’archivage est réalisé avant la clôture d’un dossier. * Les données de l’archive ne sont pas modifiables. Cependant, vous avez la possibilité d’accéder aux bulletins et d’éditer les états. Dans Ciel Paye Evolution et Paye Bâtiment, seule la dernière archive créée est consultable. 1. Cliquez sur la flèche située en face du nom du dossier pour afficher les archives. 2. Sélectionnez l’archive et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Un message vous demande de confirmer l’ouverture. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 4. Par défaut, une archive est compressée. Cliquez sur le bouton [Oui] pour décompresser l’archive. L’archive s’ouvre et se distingue d’un dossier courant par la présence du mot «Archive» inscrit en haut à droite. Compresser un dossier Ce bouton permet de compresser les données dans un fichier afin de réduire la place occupée par les dossiers sur le disque dur. Vous utilisez ce principe particulièrement lorsque vous gérez beaucoup de dossiers de paye. Si vous ne gérez qu’un seul dossier, cette procédure est moins utile. * Ce traitement ne peut en aucun cas se substituer à la sauvegarde des données, réalisée régulièrement par la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. Vous pouvez demander la compression d’un dossier : • en cliquant sur le bouton [Compresser], présenté dans la fenêtre Ouverture d’un dossier, • en cochant l’option Compresser le dossier, dans la fenêtre de fermeture d’un dossier. * Tant que vous n’annulez pas l’option de compression du dossier, chaque fois que vous le fermez, il est de nouveau compressé. Dans la fenêtre Ouverture d’un dossier, vous repérez qu’un dossier est archivé quand le bouton [Compresser] est inactif. 27 Menu Dossier Ouvrir un dossier compressé Par la suite, lorsque vous demandez l’ouverture d’un dossier compressé, il vous est demandé de confirmer le décompression. • Validez en cliquant sur le bouton [Oui] si c’est le cas. Annuler l’option de compression d’un dossier 1. Ouvrez le dossier compressé. 2. Validez la décompression du dossier par [Oui]. 3. Activez la commande FERMER du menu DOSSIER. 4. Décochez la case Compresser le dossier. La fenêtre suivante s’affiche : 5. Validez en cliquant sur le bouton [Oui]. Modifier le chemin d’accès Ce bouton permet de changer le chemin d’accès d’un dossier, c’est-à-dire l’emplacement où le dossier est stocké. 1. Dans la fenêtre Modifier le chemin, saisissez le nouveau chemin d'accès au répertoire de la société. 2. Cliquez sur [Ok] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente. 28 Menu Dossier Fermer ) Menu DOSSIER - commande FERMER Si vous fermez le dossier par la commande Fermer du menu Dossier 1. Une fenêtre s'affiche vous demandant de confirmer sa fermeture. 2. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dans ce cas, une fois le dossier fermé, seul le menu DOSSIER est présent dans la barre de menus de la fenêtre Application. Si vous voulez fermer le dossier pour ouvrir un autre dossier 1. Sélectionnez directement le titre du dossier à ouvrir par la commande DOSSIER RÉCENTS (accessible en mode complet) du menu DOSSIER ou CONTEXTUEL ou par la commande OUVRIR. 2. Confirmez la fermeture du dossier par le bouton [Oui]. Si vous quittez l’application Le dossier ouvert est automatiquement fermé sans que vous ayez à confirmer sa fermeture. En revanche, vous confirmez la sortie de l'application. 29 Menu Dossier Supprimer ) Menu DOSSIER - commande SUPPRIMER 1. Si un dossier est ouvert, vous devez préalablement le fermer. 2. Activez la commande SUPPRIMER. La fenêtre Suppression d'une société s'ouvre. 3. Sélectionnez la société qui doit être supprimée. * Lorsque la société contient une archive, celle-ci est également supprimée. Paye Ciel Quantum conserve un nombre illimité d’archives. Toutes les archives d’une société sont alors effacées. 4. Non disponible dans Ciel Paye (Millésime). Si vous voulez supprimer uniquement une archive d’une société, cliquez sur la flèche et sélectionnez l’archive. 5. Validez par [Ok]. Un message vous demande de confirmer la suppression de la société. Cliquez sur [Oui] si vous voulez vraiment supprimer la société. Attention ! Cette procédure est irréversible et lourde de conséquences. Nous vous conseillons vivement d’en interdire l’accès à tout utilisateur non averti. Cliquez sur ce bouton pour annuler la procédure de suppression d’une société. 30 Menu Dossier 6. Compte tenu de l’effet irréversible de cette commande, une deuxième fenêtre vous demande de confirmer la suppression de la société. 7. Cliquez sur le bouton [Détruire] pour lancer le traitement. 8. Si à ce stade vous voulez arrêter la procédure, cliquez sur le bouton [Quitter] puis, une fois dans la fenêtre Suppression d'une société, cliquez sur le bouton [Annuler]. 31 Menu Dossier Paramètres ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES

Identification de la société Dans l’onglet Identification vous définissez les paramètres administratifs de la société. Le nom saisi à la création du dossier est proposé comme Raison sociale. Vous pouvez le modifier. 1. Renseignez les différentes zones par les données propres à la société que vous créez : Forme juridique, APE/NAF, SIREN, N°URSSAF, Réf. URSSAF, Adresse et Téléphone. Le bouton Liste , présenté à droite de la zone Forme juridique, ouvre une liste auxiliaire dans laquelle vous pouvez sélectionner une forme juridique ou en créer une nouvelle si celles proposées ne vous conviennent pas. 2. Précisez l'Activité de l'entreprise ainsi que le nom de la Personne à contacter ; informations qui doivent être fournies sur la déclaration annuelle des données sociales. 3. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez cette option. 4. Précisez également l’email, le n° de téléphone et le n° de fax. Paramètres paye 1 Ils correspondent aux paramètres généraux de paye. 32 Menu Dossier 1. Sélectionnez le mois correspondant au 1er mois de paye de l’exercice social. Il commence le plus généralement en janvier et se clôture en décembre. 2. Saisissez l’Année de paye. Si vous créez les premiers bulletins de paye avec votre logiciel de paye Ciel, le premier mois de paye correspond toujours au premier mois de l’exercice, que vous établissiez les premiers bulletins à cette période ou en cours d’année. * Une fois les premiers bulletins établis, vous ne pourrez plus modifier ces deux zones. 3. Les trois zones suivantes permettent de définir le Plafond de la sécurité sociale, la valeur du SMIC horaire et le Nb heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise). Si vous ne gérez qu’un dossier de paye, ces informations peuvent être définies à ce niveau. Pour cela, cliquez sur la case Propre au dossier et renseignez la valeur de la zone correspondante. * Si vous gérez plusieurs dossiers, il est plus judicieux de définir ces valeurs une seule fois pour tous les dossiers par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER. La zone Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et à mesure des modifications effectuées. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le bulletin par le bouton [Calculer], présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Congés payés Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de l’année suivante. Dans la zone Nb jour/mois, indiquez le nombre de jours de congés acquis par mois par les salariés à temps complet. En règle générale, on comptabilise 2,5 jours acquis pour 30 jours ouvrables (et dans ce cas on tient compte des samedis) ou 2,08 jours acquis pour 25 jours ouvrés. La case Report lors de la clôture cochée indique que pour chaque salarié, après clôture de la période de référence des congés, les cumuls en jours des congés payés restant dus sur l’année N sont mis à zéro et cumulés à ceux restant sur N-1, le cumul de la base de l'année N est mis à zéro et cumulé au solde de la base N-1, recalculé selon le nombre de jours restant dus sur N-1. Lors de la saisie des périodes de congés, les rubriques de congés ne sont pas intégrées dans le bulletin de la période si l'option Décalage d’un mois pour prise des congés est cochée. Elles le seront sur la période suivante. De la même manière, si l'option Tenir compte des samedis est cochée, les samedis seront intégrés au nombre de jours de congés pris. 33 Menu Dossier Effectif Fillon Cette zone permet d'automatiser le calcul de l'effectif Fillon sur l'exercice N-1. L'effectif est calculé au 31 décembre de l'année précédente. * L'option Salarié à prendre en compte dans l'effectif Fillon doit être cochée et le mode de calcul sélectionné, dans la fiche des salariés concernés. En effet, l'effectif Fillon est calculé en fonction des données de la fiche salarié. 1. Par défaut, la variable est EFF. Si cette variable n'est pas dans votre dossier, choisissez celle correspondant à l'effectif Fillon, en cliquant sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Calculer]. L'effectif calculé s'affiche alors dans la zone Valeur. Si vous avez débuté votre activité sur l'année 1. Saisissez l'effectif manuellement dans la zone Valeur. 2. Ne cliquez pas sur le bouton [Calculer]. Mode de calcul de la réduction Fillon Dans le cadre de l'annualisation du calcul de la réduction Fillon, qui prendra effet en 2011, vous pouvez choisir la méthode de régularisation : • Régularisation progressive : chaque mois, le logiciel vérifie les éléments de paye des mois précédents et du mois en cours. • Régularisation annuelle : en fin d'année, le logiciel vérifie les éléments de paye des mois précédents et du mois en cours sur les derniers bulletins. Attention ! Le calcul de l'effectif Fillon est uniquement valable pour les entreprises qui ont un historique de bulletin sur n-1. 34 Menu Dossier Paramètres paye 2 Heures normales travaillées Depuis le passage aux 35 heures, le Nombre d’heures normales travaillées par mois est fixé à 151,67 heures. Cette valeur est utilisée pour renseigner la variable HMOISDOS. Voir Variables, page 177. Temps partiel Vous fixez les données relatives au calcul du temps partiel : • le nombre d’Heures maximum qu’un salarié doit effectuer pour entrer dans la catégorie temps partiel (en règle générale 136 heures), • le Taux d’abattement à appliquer pour calculer le taux des cotisations patronales, • le nombre d’Heures minimum et le nombre d’Heures maximum que doit effectuer le salarié pour que ce taux d’abattement soit appliqué. L Consultez l’Infopaye, rubrique La gestion du temps partiel. Abattement pour frais professionnels Si les salariés bénéficient de frais professionnels et si un seul seuil d’abattement est utilisé, saisissez dans la zone Limite la valeur limite correspondante en euros. Le taux 35 Menu Dossier d’abattement de la base des cotisations salariales, saisi dans la fiche Salarié, sera appliqué jusqu'à hauteur de cette valeur. Cette valeur est automatiquement reportée dans la fiche des salariés que vous créez. * Si plusieurs seuils d’abattement sont utilisés, il faut les renseigner directement dans la fiche Salarié. Gestion des absences Non disponible dans Ciel Paye Millésime Vous pouvez de gérer vos absences de deux façons : • à partir du planning des vacances (option par défaut), • à partir du module de gestion de temps. 1. Choisissez le mode de gestion des absences que vous voulez adopter puis cliquez sur le bouton [Ok]. L'option Planning des vacances est proposée par défaut. Si vous changez le mode de gestion des absences, un message vous demande de confirmer votre choix. Le dossier en cours sera fermé. Cliquez sur [Oui]. * Pour effectuer cette opération, tous les bulletins doivent être validés. Vous pourrez par la suite gérer vos absences en fonction de l'option sélectionnée. L Pour des informations détaillées, reportez-vous au Planning des vacances, page 334. ou à la Gestion de temps, page 163. Droit Individuel à la Formation (DIF) Cette zone permet de renseigner les informations générales sur le Droit Individuel à la Formation. Ce droit permet aux salariés ayant une certaine ancienneté dans l'entreprise de bénéficier de formations professionnelles. 36 Menu Dossier 1. Saisissez le nombre d'heures annuel acquis au titre du DIF. Par défaut, la valeur est de 20h. Les droits au DIF peuvent être cumulés sur 6 ans. Vous pouvez donc capitaliser 120 heures (valeur par défaut) de formation. Saisissez le nombre d'heures total cumulé. * Le plafond légal est de 120 heures sauf dispositions d'une convention ou d'un accord collectif de branche ou d'entreprise. 2. Sélectionnez le type de Mise à jour du DIF que vous souhaitez adopter : • A la validation des bulletins : calcul du DIF lors de la validation de chaque bulletin de paye. Le salarié acquiert 1/12 du nombre d'heures DIF par an à la validation de chaque bulletin. Le compteur annuel est remis à zéro à la clôture du dossier. • A la clôture du dossier : calcul du DIF à la clôture de l'exercice c'est à dire à terme échu sur une année. • A une date que je choisirais lors de la clôture : calcul du DIF à une date que vous déterminerez lors de la Clôture du DIF. Salariés Si vous cochez l'option Test du salaire minimum conventionnel, dans les fiches salariés que vous créerez, la case Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel sera automatiquement cochée. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et refermer la fenêtre de paramétrage. Rappel légal ! Le 7 mai 2004 correspond à la date d'entrée en vigueur du DIF. En principe, le DIF est acquis à terme échu, soit le 7 mai 2005. Le salarié ayant un an d'ancienneté au 7 mai 2005 bénéficie de 20 heures de droit à la formation en mai 2005. Légalement, les heures de formation réalisées dans le cadre du DIF sont effectuées en totalité hors temps de travail. Mais, un accord collectif de branche ou d'entreprise peut prévoir la mise en œuvre du DIF sur le temps de travail. Le salarié qui effectue son DIF en dehors du temps de travail bénéficie alors d'une allocation de formation égale à 50% de son salaire horaire net habituel. 37 Menu Dossier Paramètres paye 3 Valorisation des congés payés Indiquez la Méthode de valorisation retenue pour calculer les congés payés : • Aucune Retenez cette option si vous ne voulez pas valoriser automatiquement les congés. • Règle de maintien du salaire Indépendamment des congés dus et pris sur une période donnée, le salaire est maintenu pour la période. • Règle la plus favorable au salarié La rubrique d'Absence pour congés payés est calculée selon le taux horaire de base, celle d'Indemnités pour congés, selon la méthode la plus favorable au salarié. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d’heures pour une journée de congés payés, valeur utilisée pour calculer le taux horaire de congés payés. Dans le paramétrage de paye modèle, le code des rubriques permettant le calcul des congés payés vous est proposé, soit la rubrique R702 Absences pour congés payés et la rubrique R703 Indemnités pour congés payés. L Consultez l’Infopaye, rubrique Les congés payés. L’application calcule automatiquement l'indemnité compensatrice de congés payés. Par défaut, la rubrique R705 est sélectionnée. Si votre dossier a été mis à jour, cette rubrique est vide. Choisissez la règle de calcul des congés payés : règle la plus favorable, règle du maintien de salaire, règle du dixième. * Pour tous les motifs de sortie excepté le licenciement pour faute lourde, l'indemnité compensatrice de congés payé se calcule sur N-1 et N, en tenant compte du mode de valorisation choisi. Dans le cas d'un licenciement pour faute lourde, le calcul se fait toujours en tenant compte du mode de valorisation choisi mais uniquement sur N-1. Congés RTT Vous devez renseigner le nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés RTT. Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l’estimation des jours travaillés avant la loi (227 jours par an après déduction des jours fériés ) et le plafond fixé par l’accord ou la convention (217 jours par an). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés payés, et des jours compte épargne temps. Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié. L Consultez l’Infopaye, rubrique La gestion des 35 heures. 38 Menu Dossier Options d’édition A ce stade, cochez les options de votre choix pour commander l’impression des cumuls en jours de congés payés, de congés RTT, de la date d’ancienneté du salarié, des codes de cotisations et de rubriques. * Le paramétrage défini dans les paramètres de paye pour l'Edition des CP sur bulletin est proposé par défaut lorsque vous créez les fiches salariés mais vous pourrez le modifier à ce stade. Lors de l'impression des bulletins, le logiciel tient compte de l'information définie dans la fiche de chaque salarié. Le texte saisi dans la zone Mention en bas d’édition s’affichera en bas à gauche des états. Calendrier Vous pouvez afficher les absences dans le bulletin de paie. 1. Choisissez la période à afficher : • Période en cours : imprime les absences de la période du bulletin (absence du mois en cours). OU • Période précédente : imprime les absences de la période m-1 du bulletin (absences du mois précédent). 2. Cochez le type d'absences à éditer sur le bulletin : CP, RTT, DIF, Repos et Jours d'arrêt. * Le type Jours d’arrêt n’est pas disponible dans Ciel Paye (Millésime). 39 Menu Dossier Paramètres D.U.C.S Vous pouvez à partir de l’onglet D.U.C.S obtenir des informations détaillées sur la télédéclaration de la DUCS et sur le moyen d’y souscrire auprès des organismes sociaux. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton . 2. Vous pouvez directement souscrire à Ciel DirectDéclaration Social en cliquant sur le bouton [Souscrire]. 3. Cochez l'option Je veux procéder à des envois tests si vous souhaitez envoyer votre déclaration en mode test. 4. Dans la partie Emetteur, sélectionnez qui prend en charge la transmission : • Contact entreprise : la déclaration est établie et transmise par l'entreprise. • Tiers déclarant : la déclaration est établie par un Tiers/Rédacteur mandaté par une entreprise et prend en charge la transmission. Attention ! La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion directe (télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des organismes de protection sociale (URSSAF, Pôle Emploi, IRC). 40 Menu Dossier 5. Indiquez la civilité, les nom et prénom de la personne en charge de la déclaration ainsi que son adresse E-mail. Le bouton vous permet de sélectionner une adresse depuis le logiciel de messagerie installé sur votre ordinateur. 6. Si vous êtes Tiers déclarant, saisissez aussi votre Numéro de SIRET permettant de vous identifier. DADS La déclaration annuelle des salaires peut être effectuée : • en ligne : DADSNET • par télédéclaration : DADS-U. Dans ces deux cas, la déclaration est dite dématérialisée. 1. Si vous utilisez un de ces modes de déclaration, cochez l’option Elle est dématérialisée. * En revanche, pour une déclaration papier ne cochez pas cette option. 2. De même, vous devez spécifier si les rémunérations de Décembre sont incluses dans la déclaration. Si oui, cochez l’option correspondante. Dans le cas contraire (paye décalée ou autres cas spécifiques), ne cochez pas cette option. Paramètres I.J.S.S. Non disponible dans Ciel Paye Millésime * Si vous optez pour une gestion automatique des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS), renseignez les zones de cet onglet. Vous allez définir ici le mode de calcul des IJSS et paramétrer tous les éléments qui sont pris en compte dans le calcul de ces indemnités (en cas d'arrêt de travail). Mode de calcul des IJSS 1. Indiquez si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net. 2. En cas de Subrogation, cochez la case correspondante. La subrogation signifie que l’employeur perçoit directement à la place du salarié les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale versées. Attention ! Si vous êtes Tiers déclarant, vous devez effectuer également une demande d’adhé- sion à la procédure de télédéclaration et à la procédure de télérèglement. 41 Menu Dossier Maintien de salaire sur le brut Vous sélectionnez l'option sur le brut ... Dans ce cas : La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire de base. Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte. Vous sélectionnez l'option sur le brut et vous demandez la subrogation ... Dans ce cas : La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire de base. La rubrique rattachée aux IJSS versées sera insérée dans le bulletin avant le Net à payer. Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte. Maintien de salaire sur le net Vous sélectionnez l'option sur le net... Dans ce cas : • Le montant net à payer sera mémorisé. • La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire de base. • Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte. • La rubrique rattachée aux IJSS versées sera insérée dans le bulletin avant le Net à payer. • Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte. • Le montant Net à payer sera rétabli. Vous sélectionnez l'option sur le net et vous demandez la subrogation ... Dans ce cas : • Le montant net à payer sera mémorisé. • La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire de base. • Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte. • La rubrique rattachée aux IJSS versées sera insérée dans le bulletin avant le Net à payer. Attention ! Dans ce cas (maintien de salaire sans subrogation), les IJSS versées seront à ce stade supprimées du bulletin. 42 Menu Dossier • Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte. • Le montant Net à payer sera rétabli. • La rubrique IJSSGN sera insérée dans le bulletin avant le Salaire brut. • Le calcul sera le suivant : SBRUT avant paye inversée - SBRUT après paye inversée - IJSS déduites. • Le salaire de base sera rétabli. Paramétrages Les informations de cette zone dépendent du type de Maintien de salaire pratiqué. 3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui participent au calcul des IJSS. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre ouvre la liste des rubriques ou des variables. 4. Sélectionnez, les rubriques associées : • au maintien de salaire, • aux IJSS déduites, • aux IJSS versées, • au montant de la retenue pour garantie du net. 5. Sélectionnez, les variables associées : • au maintien du salaire, • aux IJSS, • au montant de la retenue pour garantie du net. * Une rubrique ne peut être sélectionnée qu'une fois. Les rubriques sélectionnées ici seront insérées dans le bulletin de salaire. Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques. 6. Cliquez sur [Ok] pour valider. 43 Menu Dossier Paramètres Gestion de temps Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GESTION DE TEMPS Cette commande vous permet de définir les paramètres collectifs d'une gestion de temps au sein de votre entreprise, à savoir les contraintes d'accord RTT, les modalités de gestion des salariés cadres et non cadres, les différents types de modulation horaire, etc. Ces paramètres correspondent à des règles de fonctionnement général qui sont appliquées dans l'entreprise. * Ces valeurs peuvent être modifiées en cours d'année suivant les évolutions de la législation. Par la suite, si lors de la mise en place des plannings prévisionnels, un des paramètres se révèle non conforme aux seuils définis, le système d'alerte pour lequel vous avez opté sera déclenché. Voir Gestion de temps, page 163. Exemple Aucun salarié de votre entreprise ne doit travailler plus de 10 heures par jour. Dans la partie Nombre d'heures travaillées / jour, sélectionnez Avertissement comme Comportement, puis 10.00 en Durée maximum. Lors de la saisie des feuilles de temps, si une des journées d'un salarié excède les 10 heures de travail effectif, un message d'alerte vous le signalera. Ce système de contrôle doit également être défini de manière individuelle, au niveau de chaque fiche salarié. Voir Onglet Affectation, page 121. Indiquez si le compteur de temps s'effectue, par défaut, en jour ou en heure. Pour chaque élément, définissez un système d'alerte... ... puis un seuil d'alerte à ne pas dépasser. 44 Menu Dossier Paramètres globaux ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX Si vous voulez modifier les valeurs du Plafond de la sécurité sociale, du SMIC horaire et du Nombre d’heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise), ainsi que les valeurs nécessaires au calcul de la taxe sur les salaires pour l’ensemble de vos dossiers, mieux vaut effectuer la modification dans les paramètres globaux. Les valeurs sont intégrées à votre logiciel lors de son installation puis elles sont complétées lors des mises à jour de l’application. Activez la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER. La fenêtre suivante s’affiche: Votre logiciel conserve les paramètres et il vous est proposé les valeurs de la période en cours et celles des trois dernières années. Les valeurs utilisées pour les calculs sont celles correspondantes à la période concernée. Exemple Pour un bulletin de janvier 2011, le Plafond utilisé est 2946 au 01/01/11 et le SMIC horaire utilisé est 9.00 au 01/01/11. 45 Menu Dossier Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer une valeur en cliquant sur le bouton . Une fenêtre s'affiche. 1. Pour ajouter une valeur qui sera intégrée aux paramètres globaux, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. * En version réseau, seul l’utilisateur Maître peut modifier, supprimer ou ajouter une valeur. 2. Indiquez la date à partir de laquelle la nouvelle valeur prend effet. 3. Saisissez la nouvelle valeur. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre précédente. 5. Cliquez sur le bouton [Fermer]. 46 Menu Dossier Sauvegarde ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE Ce traitement est essentiel. Il vous permet de sauvegarder vos données vers une autre application. Personne n’étant à l’abri d’une coupure de courant inopinée, la sauvegarde vous permet de conserver les données des dossiers, en vue de les réutiliser en cas de problème sur le disque ou les fichiers, faute de quoi vous pourriez perdre des jours, voire des semaines de travail ! Une bonne gestion des sauvegardes s’avère donc indispensable. Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois, après avoir établi et validé les bulletins de la période et imprimé les documents nécessaires. Selon la taille du dossier, une ou plusieurs disquettes formatées sont nécessaires. Vous pouvez utiliser le même jeu de sauvegardes, d’un mois sur l’autre, mais pour plus de sécurité mieux vaut utiliser un jeu de sauvegardes différent par mois. * Les fichiers de sauvegarde AHC comporte désormais la date et l’heure à laquelle les sauvegardes ont été réalisées. 1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. Si un dossier est ouvert, vous devez confirmer sa fermeture en cliquant sur le bouton [Oui]. Vous accédez à la fenêtre Sauvegarde. Vous pouvez choisir de sauvegarder les données du dossier et/ou les données de paramétrage ainsi que les archives liées au dossier. Cette option n’est pas disponible dans Ciel Paye (Millésime) 47 Menu Dossier * En version réseau, seul l'utilisateur Maître peut choisir les données à sauvegarder. • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Dans Ciel Paye Evolution et Paye Bâtiment, seule la dernière archive avant clôture est conservée. 2. Ces options sont cochées par défaut. Décochez une de ces options si vous le souhaitez. 3. Sélectionnez le lecteur sur lequel vous sauvegardez le dossier. Si votre ordinateur est équipé d’un seul lecteur de disquettes, c’est celui-là qui est proposé par défaut. Vous pouvez également effectuer la sauvegarde sur un autre endroit du disque, sur un streamer ou encore un lecteur zip. 4. Pour cela, cochez l'option Autre emplacement et précisez sur quel support la sauvegarde sera effectuée. Vous pouvez sélectionner le support de votre choix dans la liste que vous ouvrez en cliquant sur le bouton [Ouverture dossier], présenté en fin de zone. 5. Validez la sélection du lecteur en cliquant sur [Ok]. Sauvegarde sur disquettes Si vous avez opté pour une sauvegarde sur disquette, la fenêtre vous demandant d’insérer la première disquette s’affiche. 1. Insérez la disquette 1 de sauvegarde dans le lecteur de disquettes et validez par [Ok]. Si la disquette que vous insérez dans le lecteur contient des informations, le logiciel le détecte et vous propose différentes options. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à votre choix : • [Effacer] toutes les données présentes sur la disquette et continuer la sauvegarde. • [Ne pas effacer] les données présentes sur la disquette et continuer la sauvegarde. • [Autre disquette] : remplacez la disquette insérée dans le lecteur par une autre disquette et cliquez sur [Ok]. Si la sauvegarde se compose de plusieurs disquettes, le logiciel vous demande d’insérer la disquette suivante quand cela est nécessaire. 3. Remplacez la disquette insérée dans le lecteur par la suivante et cliquez sur [Ok] pour continuer le traitement. 48 Menu Dossier 4. Etiquetez la disquette en indiquant son ordre de passage car elle devra être impérativement insérée dans le même ordre lors de la restauration des données. 49 Menu Dossier Restauration ) Menu DOSSIER - commande RESTAURATION Lorsqu’il n’est pas possible de réparer un dossier endommagé, vous avez la possibilité de récupérer les données précédemment sauvegardées. 1. Ouvrez la société à restaurer. En effet, si aucun dossier n'est ouvert, la commande RESTAURATION est inactive ; son titre est grisé dans le menu DOSSIER. 2. Activez la commande RESTAURATION. 3. Il vous est demandé de confirmer sa fermeture. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Restauration s'affiche. Restauration à partir d’une disquette 1. Sélectionnez le lecteur de disquettes à partir duquel vous restaurez les données du dossier. 2. Si vous effectuez la restauration d'un jeu de sauvegarde sur disquette, insérez la disquette 1 de sauvegarde dans le lecteur prévu à cet effet. 3. Cliquez sur [Ok]. Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Elle vous rappelle les caractéristiques de la sauvegarde (date, chemin d'accès, dossier) afin que vous puissiez contrôler qu'il s'agit du bon jeu de sauvegardes à restaurer. 4. Cliquez sur le bouton [Restaurer] pour lancer le traitement. Si la sauvegarde se compose de plusieurs disquettes, le logiciel vous demande d’insérer la disquette suivante quand cela est nécessaire. 5. Remplacez la disquette insérée dans le lecteur par la suivante. 6. Cliquez sur [Ok] pour continuer. A la fin du traitement, le dossier restauré est ouvert. Attention ! Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommagé sur un support différent de celui utilisé habituellement pour la sauvegarde mensuelle. 50 Menu Dossier Restauration à partir d’un autre support Le principe est le même si vous souhaitez restaurer votre dossier sur un disque dur externe ou un autre support. Vous pouvez choisir de restaurer les données du dossier et/ou les données de paramétrage ainsi que l’archive avant clôture. * En version réseau, seul l'utilisateur Maître peut choisir les données à restaurer. • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Dans Ciel Paye Evolution et Paye Bâtiment, seule la dernière archive avant clôture est conservée. 1. Ces options sont cochées par défaut. Décochez-les si vous le souhaitez. 2. Sélectionnez votre support en cliquant sur le bouton . La liste des fichiers AHC (fichiers de sauvegarde) présents dans le répertoire s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton [Ok]. 4. Non disponible dans Ciel Paye (Millésime). Si une archive de la même année existe déjà, un message vous en avertit. Selon la version de votre logiciel, le message diffère : • Dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment : cliquez sur le bouton [Continuer] pour créer une nouvelle archive. Sinon, cliquez sur le bouton [Annuler] puis pensez à décocher l’option Archives avant la clôture. • Dans Paye Ciel Quantum : cliquez sur le bouton [Remplacer] pour écraser l’archive existante ou sur le bouton [Ne pas archiver] pour conserver l’archive. 51 Menu Dossier e-Sauvegarde ) Menu DOSSIER - commande E-SAUVEGARDE La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet, 90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données informatiques (suite à une panne, un vol de matériel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un système de sauvegarde toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent : • Internet Explorer 5.5 ou supérieure (version 6 SP1 conseillée), • une connexion Internet, • un logiciel de messagerie, • un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai dont vous bénéficiez. * A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Création du site Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la première fois, seule la fonction CRÉER LE SITE est accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la création de votre site de sauvegarde. 52 Menu Dossier Etape 1 1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel. Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par conséquent, si votre code est incorrect ou erroné, un message vous le signale. 2. Cliquez sur le lien Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde. 3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion. Cochez la case J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer à l'étape suivante de création de site. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 53 Menu Dossier Etape 2 L'adresse Internet complète de votre site e-Sauvegarde vous est indiquée. 1. Renseignez vos paramètres d'identification en tant qu'administrateur du site, à savoir : • votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ; • votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant à deux reprises, pour une sécurité et une confidentialité maximales de l'accès au site. * Ces paramètres, qui protègent l'accès à l'espace d'administration de votre site, vous seront demandés à chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site eSauvegarde. 2. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramétrage de connexion au site e-Sauvegarde. 54 Menu Dossier Etape 3 Les coordonnées saisies lors de la procédure de référencement de votre logiciel sont reprises dans cette étape. Vérifiez que le nom de la Société, du Contact et le numéro de Téléphone sont corrects. Modifiez-les si nécessaire puis cliquez sur le bouton [Suivant]. * Ces informations sont obligatoires et essentielles pour réaliser la création du site eSauvegarde. Veillez par conséquent à leur exactitude. 55 Menu Dossier Etape 4 Cette dernière étape vous permet de lancer la création du site et d'y accéder. 1. Après avoir pris connaissance des informations qui vous sont données dans cette dernière fenêtre, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de création. Un message vous indique que la création du site s'est bien passée. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour accéder à votre site. Votre site e-Sauvegarde est à présent créé. * Un mail de confirmation vous est également envoyé via votre messagerie électronique. Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde à partir d'un autre ordinateur... Nous vous rappelons que si vous possédez plusieurs applications Ciel, vous pouvez souscrire un abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possédez. Cela vous permettra d'archiver les données de vos dossiers sur un seul et même site Internet. Si vous installez toutes ces applications à partir du même poste, l'opération de création de site ne doit être réalisée qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement. En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel à partir de postes différents, vous devez, dans ce cas, synchroniser vos logiciel au site déjà créé. 56 Menu Dossier Activez la commande CRÉER LE SITE comme nous venons de le voir. Si vous avez déjà créé un site de sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est alors composé que de deux étapes : Une vérification de vos droits d'accès est réalisée afin de synchroniser vos applications et le service Ciel e-Sauvegarde. Vous êtes maintenant prêt à réaliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel pour lesquels vous avez souscrit une offre e-Sauvegarde. Si vous avez oublié votre mot de passe... A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de passe. Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe. la première étape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions générales d'utilisation ; la seconde étape dans laquelle vous saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe administrateur. 57 Menu Dossier Réaliser une sauvegarde en ligne Une fois votre site créé, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et sauvegarder ainsi en toute sécurité les données informatiques de votre entreprise. 1. Sélectionnez le menu DOSSIER - E-SAUVEGARDE, puis activez la commande SAUVEGARDER. 2. Vous accédez à la fenêtre Option de sauvegarde dans laquelle vous pouvez saisir quelques lignes explicatives ou donner une description de la sauvegarde. Cela vous permettra de l'identifier facilement et rapidement sur votre site ou via le Gestionnaire de sauvegardes et d’archives. L'option Archiver la sauvegarde cochée vous permet de stocker la sauvegarde en archive. Une archive est une sauvegarde complète et définitive des données à un moment précis. 3. Cliquez sur le bouton [Démarrer]. La sauvegarde du dossier est d'abord réalisée sur votre disque puis elle est transférée vers votre site e-Sauvegarde. A la fin du traitement, un message vous informe que la sauvegarde a été réalisée avec succès. Accéder au site La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde. Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de la création, puis cliquez sur le lien hypertexte Envoi. Restaurer une sauvegarde ...réalisée avec e-Sauvegarde version 1 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - E-SAUVEGARDE, puis activez la commande ACCÉDER AU SITE. 2. Cliquez sur le lien Archives de la barre de navigation horizontale de votre site. 3. Cliquez ensuite sur le dossier Archives e-Sauvegarde V.1 puis sélectionnez la sauvegarde à restaurer. 58 Menu Dossier 4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le répertoire dans lequel vous souhaitez copier la sauvegarde. 5. Une fois le téléchargement terminé, activez la commande RESTAURATION du menu DOSSIER et sélectionnez le fichier téléchargé précédemment. ...réalisée avec e-Sauvegarde version 2 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - E -SAUVEGARDE, puis activez la commande RESTAURATION. La fenêtre Gestionnaire de sauvegardes et d'archives s'ouvre : 2. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez la sauvegarde à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une sauvegarde], ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL (clic droit). Une fois le téléchargement de la sauvegarde terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d’effectuer la restauration. Attention ! Dans la zone Dossier Société, vérifiez que le dossier sélectionné correspond bien à celui dans lequel vous travaillez actuellement. 59 Menu Dossier Transférer une sauvegarde en archive 1. Pour transférer une sauvegarde en archive, sélectionnez-la dans la partie inférieure de la fenêtre puis : • cliquez sur l’icone , • ou activez la commande ARCHIVER du menu contextuel (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER. Restaurer une archive 1. Cliquez sur l'onglet Archives. 2. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez l'archive à restaurer puis : • cliquez sur l’icone , • ou activez la commande RESTAURER du menu contextuel (clic droit). Une fois le téléchargement de l'archive terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d'effectuer la restauration. Supprimer une archive 1. Pour supprimer une archive, sélectionnez-la puis : • cliquez sur l’icone , • ou activez la commande SUPPRIMER du menu contextuel (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER. Supprimer le site La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramètres de votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur. 1. Dans la fenêtre Suppression de site, précisez votre identifiant administrateur, qui correspond à votre adresse e-mail. 2. Saisissez votre mot de passe administrateur, identique à celui que vous avez saisi lors de la création du site. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Si vous avez oublié votre mot de passe... Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe]. Vous accédez à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe. 60 Menu Dossier Mise en page ) Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE Cette commande n'est accessible qu'à partir de la fenêtre Aperçu avant impression. Elle vous permet de consulter les paramètres Windows de l'imprimante à laquelle vous êtes connecté par défaut. Voir Imprimante, page 73. 61 Menu Dossier Imprimer ) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER

Les différents types d’impression On distingue trois types d’impression. Les listes Les listes correspondent aux éléments du paramétrage de paye (caisses, variables, rubriques, cotisations, etc.) que vous obtenez par les commandes du menu BASES ainsi qu’aux bulletins de paye et aux historiques des bulletins. Pour imprimer une liste, vous devez activer la commande correspondante. Exemple Lors de la mise en place d’un nouveau dossier, vous imprimez les listes nécessaires afin d’obtenir les derniers éléments définis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour imprimer la liste de toutes les caisses existantes. Les documents Des documents prédéfinis sont fournis avec votre application Ciel pour vous permettre d’imprimer le détail des éléments du paramétrage de paye (détail d’une fiche Salarié par exemple). De la même manière pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modèles de documents prédéfinis sont fournis avec le logiciel. Préalablement à l'impression de n’importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin, certains paramétrages nécessaires à l’impression. Les états standards Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par les commandes du menu ETATS ou par les icones correspondants, présentés dans la barre de navigation. Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec votre logiciel Ciel doit être effectué au niveau du système d’exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES. L Consultez le manuel de votre système d’exploitation Windows pour plus de détails. Attention ! Contrairement aux listes, le format et la présentation des documents prédéfinis ne peuvent pas être modifiés. 62 Menu Dossier Imprimer une liste ou un document Pour imprimer une liste d’éléments ou le détail de l’un d’eux, vous devez préalablement activer la commande correspondante. Exemple Pour imprimer la fiche d’un salarié, ouvrez la liste des salariés en activant la commande SALARIÉS du menu BASES. De la même manière, pour imprimer un bulletin de paye, vous devez ouvrir la liste des bulletins. Modifier la présentation de la liste à imprimer Par défaut, la liste est imprimée telle qu’elle est présentée dans la fenêtre. En modifiant la présentation des colonnes dans la fenêtre Liste, par la commande PROPRIÉTÉS du menu FONCTIONS, vous modifiez aussi le format d’impression courant. A ce stade, dans l’onglet Options, vous pouvez également commander ou non l’impression du Cadre, des Traits horizontaux et Verticaux et définir la Hauteur des titres de colonnes. Choisir les données à imprimer Sélectionner les fiches 1. Dans la liste, cliquez sur la ligne correspondant à l'élément à imprimer. * Pour imprimer plusieurs fiches en même temps, utilisez plutôt le principe du marquage. Marquer les fiches 2. Cliquez sur la ligne correspondant à l’élément à imprimer. 3. Choisissez la commande MARQUER/DÉMARQUER par les menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Un carré de couleur s'affiche dans l’en-tête de la ligne marquée. Procédez ainsi pour tous les éléments à imprimer. Effectuer une recherche Vous pouvez aussi effectuer préalablement une recherche sur la liste par les commandes RECHERCHER ou RECHERCHE MULTICRITÈRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Demander l’impression ou l’aperçu d’une liste ou document ) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER ou commande APERÇU AVANT IMPRESSION

ou Dans les deux cas une fenêtre similaire (seul le titre change) s'affiche. Vous choisissez et contrôlez le format d’impression à utiliser dans cette fenêtre. 63 Menu Dossier Choisir un format Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire Documents ou Listes. Le symbole se transforme alors en signe -. Cliquez sur le titre du format d’impression à utiliser. Le bouton [Editer] / [Liste] Le bouton [Editer] vous donne accès à quatre ou six onglets selon le type de format choisi (document ou liste) à travers lesquels vous pouvez modifier les paramètres généraux du format d’impression sélectionné dans la liste. Son libellé se transforme en [Liste] vous permettant ainsi de revenir à la liste des formats. Sélectionner un format d’impression déclaré favori Les formats que vous utilisez souvent, particulièrement ceux permettant d’imprimer les bulletins de paye, peuvent être déclarés comme formats favoris. Pour choisir un favori : 1. Cliquez dans la barre d’actions, sur le triangle de sélection présenté en bas des boutons [Imprimer] et [Aperçu]. Si plusieurs formats sont déclarés favoris, la liste vous est donnée. Cliquez sur ce bouton pour modifier les paramètres généraux d’impression. Cochez le format que vous souhaitez voir proposé par défaut lorsque vous demanderez l’impression ou l’aperçu. 64 Menu Dossier 2. Placez le pointeur de sélection sur le titre du format que vous voulez utiliser et cliquez sur le bouton gauche de la souris. Dans ce cas, vous n’accédez pas aux paramètres généraux du document mais à la fenêtre Imprimer ou à la fenêtre Aperçu avant impression, selon le bouton sélectionné. Valider la sélection des données à imprimer : l’onglet Recherche Dans l’onglet Recherche, cochez une des options proposées, selon les marquages ou sélections effectués préalablement dans la liste : Fiches sélectionnées Seules les fiches sélectionnées préalablement seront imprimées, soient celles qui apparaissent en surbrillance dans la liste. Toutes les fiches Tous les éléments présentés dans la liste, en tenant compte des éventuelles recherches effectuées, seront imprimés. Fiches marquées Toutes les fiches que vous avez préalablement marquées dans la liste (par la commande MARQUER/DÉMARQUER du menu FONCTIONS) seront imprimées. Défini Dans ce cas, choisissez le format de recherche multicritère qui doit être utilisé pour sélectionner les fiches à imprimer. Seules les fiches répondant aux critères de recherche seront imprimées, indépendamment des éventuels sélections ou marquages effectués sur la liste. 65 Menu Dossier Exemple Sur la liste des salariés, deux formats de recherche sont définis par défaut : Salariés entrés et Salariés sortis. Cliquez sur le triangle de sélection présenté à droite de la zone Défini pour ouvrir la liste des formats de recherche multicritère. A ce stade, si aucun des formats proposés ne vous convient, vous pouvez en créer un nouveau de la même manière que vous le faites sur la liste en cours par la commande RECHERCHE MULTICRITÈRE du menu FONCTIONS. Voir Recherche multicritère, page 100. L’onglet Imprimante Le nom de l'imprimante utilisée est rappelé. Pour la modifier, cliquez sur le triangle de sélection présenté à droite de la zone et choisissez le titre de l’imprimante à utiliser. 1. Si vous imprimez les bulletins de paye sur un modèle préimprimé (continu ou feuille à feuille), complétez la partie Marges pour caler la hauteur et/ou la largeur du bulletin au millimètre près. Renseignez les valeurs concernées dans les zones Haute et Gauche. Vous pouvez définir le Nombre de copies par page à imprimer et l'Echelle à l'impression (<100 : l'édition est réduite, > 100 : elle est augmentée). 2. Contrôlez les Largeur et Hauteur de la page. Le plus généralement le papier utilisé est au format A4, soit 21 par 29,7 cm. L’orientation Portrait indique que le document est imprimé dans le sens de la hauteur de la page ; en Paysage, il est imprimé dans le sens de la largeur. 3. Pour conserver ces valeurs lors de la prochaine impression du document ou de la liste, cochez l’option Valeurs par défaut. 66 Menu Dossier Contrôler les marges d’impression de la liste : onglet Marges Les marges définies dans les préférences d’utilisation du dossier sont proposées par défaut comme valeur des marges Gauche, Haut, Droite et Bas de la liste. 4. Contrôlez l'effet obtenu dans la partie droite de l'onglet. Valider le tri des données à imprimer : onglet Tri Le format de tri courant, appliqué à la liste en cours, est proposé par défaut pour trier les données lors de l’impression du document ou de la liste, ce qu’indique l’option Courant cochée dans l’onglet Tri. 5. Pour appliquer un autre format de tri, parmi ceux définis pour la liste en cours, cochez l’option Défini et saisissez son titre. Le triangle de sélection, présenté à droite de la zone, permet d’ouvrir la fenêtre Trier la liste, identique à celle que vous obtenez par la commande TRIER la liste du menu FONCTIONS, en vue de choisir un format de tri ou d’en créer un nouveau. Voir Trier la liste, page 104. Les onglets En-tête et Pied de page Vous pouvez saisir le texte qui s'éditera dans l'en-tête ou le pied de page de vos listes en saisissant le texte dans le cadre réservé à cet effet. Les informations pourront être éditées sélectivement sur la première page, la dernière, toutes les pages ou encore uniquement sur les pages paires ou sur les pages impaires. Un clic droit dans la zone de texte ouvre le menu Contextuel qui propose les commandes Couper Contenu, Copier Contenu, Coller Contenu et Propriétés Contenu, permettant de mettre le texte en forme. 67 Menu Dossier Valider l’impression ou l’aperçu de la liste ou du document Une fois tous les paramètres définis, cliquez sur le bouton [Liste] et validez l’impression ou l’aperçu avant impression en cliquant sur le bouton [Ok] : • si vous avez opté pour une impression directe, vous accédez à la fenêtre Imprimer. Voir La fenêtre Imprimer, page 68. • en revanche, si vous avez demandé un Aperçu avant impression, vous visualisez l'édition à l'écran avant de procéder à l'impression sur papier. Voir Aperçu avant impression, page 70. Imprimer un état Définir les marges d’impression des états Les marges proposées par défaut pour l’impression des états correspondent à celles définies préalablement par la commande PRÉFÉRENCES du menu UTILITAIRES. Voir Préférences, page 358. Une fois vos marges d’impression définies, vous n’avez pas à les modifier chaque fois que vous voulez imprimer un état. Si les marges définies ne permettent pas d’imprimer l’état correctement, votre logiciel Ciel propose de les ajuster automatiquement, lors de l’impression ou de l’aperçu avant impression. Choisir les données à imprimer Lorsque vous activez une des commandes du menu ETATS, une fenêtre s’ouvre. Vous y choisissez les critères de sélection des données à prendre en compte. Ils dépendent de chaque état mais la plupart des critères suivants sont au moins proposés : Personnel concerné L’état peut être imprimé pour Un salarié ou Une catégorie de salariés dont vous indiquez le code ou encore pour Tous les salariés. Service L’état peut être imprimé pour Un service dont vous indiquez le code ou pour Tous. Analytique L’état peut être imprimé pour Un code analytique de votre choix ou pour Tous. Période L’état peut être imprimé pour un mois donné ou sur plusieurs mois consécutifs en choisissant la période de Début puis celle de Fin. * Les bulletins de la période sélectionnée doivent être calculés et validés pour être pris en compte dans le calcul de l’état. 68 Menu Dossier Etablissement Par défaut, l’option Un établissement est cochée et le code de l’établissement principal (0) est proposé. Si la société se compose de plusieurs établissements, vous pouvez imprimer l’état pour un autre établissement dont vous indiquez le code ou pour Tous ceux existants. * Le bouton Liste est disponible à la fin de toutes les zones dans lesquelles vous devez choisir le code du critère à retenir. Valider l’impression ou l’aperçu avant impression de l’état Une fois tous les critères définis, vous validez l’impression de l’état ou l’aperçu avant impression (si vous avez coché l’option Aperçu dans la fenêtre de sélection des données), en cliquant sur [Ok]. La fenêtre Imprimer Le nom de l'imprimante utilisée est rappelé dans l'en-tête de la fenêtre. 1. Si cette information est incorrecte, activez la commande IMPRIMANTE du menu DOSSIER et sélectionnez l’imprimante sur laquelle l'édition doit être imprimée. Voir Imprimante, page 73. * Vous pouvez également modifier l'imprimante déclarée par défaut en cliquant sur l'onglet Imprimante dans la fenêtre des paramètres généraux de l'impression des listes et documents. Voir L’onglet Imprimante, page 65. Par défaut, Toutes les pages composant l'édition sont proposées pour impression. 2. Pour n'en imprimer qu'une partie seulement, indiquez les numéros de pages de début et de fin dans les zones De et A. Cochez cette option si vous souhaitez commencer l’impression par la dernière page. 69 Menu Dossier 3. Si vous imprimez vos bulletins sur un modèle préimprimé, complétez la partie Marges pour caler la hauteur et/ou la largeur de la feuille au millimètre près. Renseignez les valeurs concernées dans les zones Haute et Gauche. Vous pouvez définir le Nombre de copies par page à imprimer et l'Echelle à l'impression (<100 : l'édition est réduite, >100 : elle est augmentée). 4. Une fois toutes les options définies, lancez l'impression en cliquant sur [Ok]. Ce paramétrage sera mémorisé par défaut. A chaque nouvelle impression, le logiciel vous proposera de l'appliquer. 70 Menu Dossier Aperçu avant impression ) Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION Le mode Aperçu avant impression vous permet de consulter l’édition à l’écran, telle qu’elle s’imprimera sur papier, qu’il s’agisse d’un état, d’une liste ou d’un document. Pour obtenir l’aperçu avant impression d’un état : cochez l’option Aperçu dans la fenêtre de sélection des données que vous obtenez quand vous activez une des commandes du menu ETATS. Pour l'aperçu d'une liste ou d'un document : dans ce cas, lorsque la liste est ouverte, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION par le menu DOSSIER ou cliquez dans la barre d'outils sur le bouton correspondant. Imprimer l’état, la liste ou le document sur papier Une fois l’édition contrôlée dans la fenêtre Aperçu, vous pouvez l’imprimer sur papier, en activant la commande IMPRIMER du menu DOSSIER. Vous accédez à la fenêtre Imprimer dans laquelle vous contrôlez le numéro des pages à imprimer, l’ordre dans lequel elles doivent l’être, le nombre de copies et l’échelle. Voir La fenêtre Imprimer, page 68. Les options d’impression de Windows Lorsque la fenêtre Aperçu est ouverte, vous pouvez modifier les options générales d’impression pilotées par Windows par la commande MISE EN PAGE du menu DOSSIER. Voir Mise en page, page 60. L’aperçu avant impression du bulletin de paye au format PDF ) Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE Votre logiciel vous permet de visualiser rapidement un ou plusieurs bulletin(s). 1. Cliquez sur le bouton Aperçu avant Impression de la fenêtre Bulletin. 71 Menu Dossier 2. Sélectionnez dans la liste le type de format que vous souhaitez utiliser. Un fichier au format PDF est automatiquement généré. Vous visualisez le bulletin de paye à l'aide d'Acrobat Reader®. Cela implique que l'application Adobe Acrobat Reader© soit installée sur votre ordinateur. Modifier l’affichage de l’édition à l’écran Vous pouvez agrandir ou réduire l’affichage de l’édition dans la fenêtre : • par les raccourcis clavier <+> et < - > • par la commande NIVEAUX DE ZOOM de la barre d'outils d'affichage d'Acrobat Reader©, en indiquant une valeur supérieure à 100% pour l’augmenter ou une valeur inférieure pour le réduire, • en choisissant la commande ZOOM AVANT ou ZOOM ARRIÈRE par le menu AFFICHAGE. La modification de l’affichage à l’écran ne se répercute pas lors de l’impression sur papier. Enregistrer au format pdf ) (dans une fenêtre Aperçu) - bouton [Exporter en PDF] ou menu FONCTIONS, commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF. Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), vous pouvez enregistrer votre document, en cours de visualisation, au format pdf. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton [Exporter en PDF] ou bien activez la commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). 2. Saisissez le nom du fichier et indiquez le répertoire dans lequel il sera sauvegardé. 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 72 Menu Dossier Envoyer par e-mail ) (dans une fenêtre Aperçu) - bouton [Envoyer par email] ou menu FONCTIONS, commande ENVOYER PAR EMAIL. Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), vous pouvez envoyer par e-mail votre document converti en pdf. Le fichier que vous visualisez peut être envoyé par e-mail à un destinataire. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton [Envoyer par email] ou bien activez la commande ENVOYER PAR E-MAIL du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). 2. Un fichier pdf du document en cours de visualisation est créé puis stocké dans le répertoire Temporaire de Windows™. Un e-mail contenant ce fichier est ensuite généré. 73 Menu Dossier Imprimante ) Menu DOSSIER - commande IMPRIMANTE Lorsque vous demandez l’impression d’un état, d’une liste ou d’un document, votre logiciel utilise par défaut l’imprimante déclarée dans Windows™. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir celle que vous voulez utiliser : • par la commande IMPRIMANTE du menu DOSSIER, préalablement à l’impression d’un état, • ou dans l’onglet Imprimante auquel vous accédez par les commandes IMPRIMER et APERÇU AVANT IMPRESSION d’une liste ou d’un document. * La connexion à une autre imprimante que celle déclarée par défaut dans Windows™ est désactivée lorsque vous fermez le logiciel. 74 Menu Dossier Générateur de documents Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu DOSSIER - commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS Votre logiciel de paye vous permet de créer entièrement le dessin de vos documents. * Tous les documents sont communs à tous les dossiers. Le générateur est accessible pour la quasi-totalité des listes du menu BASES (salariés, variables, cotisations, banques, etc. excepté la gestion de temps) ainsi que pour les bulletins de paye. Pour avoir accès à la commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER, vous devez ouvrir au préalable la liste pour laquelle vous voulez concevoir un document. Chaque document créé pour un fichier (listes salariés, variables, etc.) sera sauvegardé uniquement pour ce fichier. Par exemple, vous ne retrouverez pas un document dessiné pour une fiche salarié dans le fichier des cotisations. Le principe de fonctionnement de la fenêtre d'accès au GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS est sensiblement identique à la fenêtre d'accès aux impressions. Voir Imprimer, page 61. Ce bouton vous permet de consulter et éventuellement modifier les paramètres d'un modèle de document existant. Cliquez sur ce bouton pour accéder à la liste des types de documents que vous pouvez créer : liste, document ou étiquette. 75 Menu Dossier Pour créer un document 1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis sélectionnez dans la liste déroulante le type de document que vous souhaitez créer. 2. Saisissez le Nom du nouveau format puis cliquez sur [Ok]. Il s’affiche automatiquement dans la liste concernée. 3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre des paramètres généraux du document. Pour ouvrir un document existant 1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire de votre choix. Le symbole se transforme alors en signe -. 2. Double-cliquez dans la liste sur le document concerné, 3. ou cliquez sur le document concerné puis cliquez sur le bouton [Ok]. Pour supprimer un document existant Placez le curseur sur celui concerné puis cliquez sur [Détruire]. Pour dupliquer un document existant Positionnez le curseur sur celui concerné et cliquez sur [Dupliquer]. Pour importer / exporter un modèle de document Si vous souhaitez utiliser vos propres modèles de documents sur plusieurs postes différents, votre logiciel vous permet de les exploiter très facilement d'un poste à l'autre par l'intermédiaire des boutons [Extraire] et [Incorporer], disponibles à partir de la fenêtre Générateur de documents. Exemple Vous avez créé vos propres modèles de fiches Salariés et vous souhaitez les réutiliser sur un autre poste. 1. Après avoir ouvert la liste des salariés, activez la commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le dossier Documents puis sélectionnez le modèle souhaité. Vous pouvez, à ce stade, vérifier les paramètres du modèle par le bouton [Editer]. 3. Cliquez sur le bouton [Extraire] pour exporter le modèle. Dans la fenêtre qui s'ouvre, donnez un nom au modèle que vous exporterez (fichier .IFS) puis validez le traitement par le bouton [Enregistrer]. 76 Menu Dossier 4. Pour récupérer par la suite le modèle exporté, lancez l’application. A partir de la liste des salariés, activez la commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER. 5. Cliquez sur le dossier Documents puis sur le bouton [Incorporer] pour pouvoir récupé- rer le fichier .IFS que vous avez exporté. Définir les paramètres généraux du document Le bouton [Editer] / [Liste] vous donne accès à une fenêtre à sept onglets à travers lesquels vous pouvez modifier les paramètres généraux du format de document sélectionné dans la liste. Les onglets Recherche, Imprimante, Marges, Tri, En-tête et Pied de page ont un mode de fonctionnement identique à ceux décrits lors des impressions. Voir Demander l’impression ou l’aperçu d’une liste ou document, page 62. L'onglet Résumé est propre au Générateur de documents : il vous permet de saisir les éléments concernant le document même, à savoir la famille de rattachement, le sujet, l'auteur, ainsi que d'éventuels commentaires. La feuille de travail Une fois que vous avez saisi les données de paramétrage, votre document dimensionné s’affiche. Vous disposez d'une série d'outils qui vont vous permettre de construire aisément votre document. Chaque commande est accessible par le menu EDITION ou par le menu CONTEXTUEL. Attention ! Ces options ne sont pas constantes, elles changent en fonction de l'opération que vous effectuez. 77 Menu Dossier Les objets graphiques Vous pouvez créer des lignes et autres formes simples dans votre composition sans devoir les importer d'un programme graphique. Traçage 1. Sélectionnez l'objet graphique parmi ceux proposés dans le menu EDITION. 2. Après avoir fait votre choix, vous constatez que le curseur prend la forme de l'objet à tracer. Tout en laissant votre doit appuyé sur le bouton gauche de votre souris, faites glisser le curseur jusqu'à ce que la taille de l'objet vous convienne. 3. Relâchez ensuite le bouton gauche de la souris afin de rendre actif l'objet graphique. Le curseur conserve la position de l'objet. Sélection 1. Procédez à la sélection de l'objet. 2. Placez le curseur «Flèche» (Touche pour l'obtenir) dans l'objet. 3. Cliquez dessus. Dimension Il faut que l'objet soit sélectionné. Si vous vous placez sur les carrés noirs du bord de l'objet que ce soit verticalement ou horizontalement, la forme du curseur change. Cette double flèche a pour fonction d'agrandir ou de réduire progressivement la taille de l'objet ceci dans les sens horizontal et vertical. Dès son apparition, vous augmentez ou diminuez l'objet en laissant toujours le bouton gauche de la souris enfoncé et en la déplaçant jusqu'à la taille que vous voulez obtenir. Il est possible également de cliquer sur un des coins de l'objet. La double flèche qui s’affiche permet de combiner les fonctions de dimensions verticales et horizontales. Ligne Rectangle Ligne horizontale Rectangle arrondi Ligne verticale Cercle 78 Menu Dossier Déplacement Placez le pointeur dans l'objet sélectionné : une flèche en forme de croix apparaît ; tout en laissant votre doigt appuyé sur le bouton gauche de la souris, bougez l'objet. Propriétés graphiques Pour obtenir les paramètres caractérisant chaque objet, placez le pointeur dans l'objet, cliquez sur le bouton droit de la souris et activez la commande PROPRIÉTÉS. Une fenêtre s’affiche. Elle contient les onglets trait, remplissage, taille/position : • Trait : vous pouvez choisir une épaisseur de trait qui représente le contour pour les objets de type rectangle ou cercle. Vous pouvez également opter pour une couleur spé- cifique en cliquant sur [Personnalisé]. • Remplissage : en plus de l'application d'une couleur de fond, le remplissage peut être agrémenté d'une trame : déterminez également pour la trame une couleur (sur la partie Couleur). • Taille / Position : permet d'indiquer de façon très précise les dimensions de l'objet ainsi que sa position (axes X,Y) sur le document. Les objets Texte Ces options permettent de saisir du texte. Comme pour les objets graphiques, elles possèdent des attributs obtenus en cliquant sur le bouton droit de la souris. Saisie de ligne ) Menu EDITION - commande TEXTE Cette commande permet de saisir une ligne de texte. Elle est généralement utilisée pour les titres car elle possède, comme pour les objets graphiques, des attributs permettant de définir des propriétés graphiques. 1. Après avoir sélectionné la commande TEXTE du menu ÉDITION, faites glisser le curseur sur votre document jusqu'à ce que la zone délimitée vous convienne. 2. Relâchez le bouton de la souris. Vous constatez que le mot Texte s'affiche. Appuyez sur la touche pour reprendre le pointeur qui permet de sélectionner la zone délimitée Texte. 3. A partir de la sélection, vous pouvez redimensionner, déplacer l'objet Texte de la même façon que pour les objets de type graphiques. 79 Menu Dossier Propriétés graphiques Pour déterminer les propriétés graphiques du texte, cliquez sur le bouton droit de la souris à l'intérieur de l'objet sélectionné. La fenêtre Propriétés s’affiche. Elle contient les onglets caractères, taille/position, trait et remplissage. Outre les onglets trait, remplissage, taille/position déjà présentés pour les objets graphiques, la fenêtre Propriétés des objets texte comporte également l'onglet Caractères. Caractères : vous disposez d'un «assortiment» de caractères. Ces polices existent en différents corps (mesuré en points) et différents styles. Vous pouvez modifier rapidement l'aspect du texte : cochez une ou plusieurs options de la liste (par exemple : Gras et Italique). Pour mettre en évidence une phrase, un titre, utilisez le style Gras, Italique ou Souligné. Le style Barré peut être utilisé pour montrer qu'un texte a été supprimé, par exemple dans un contrat. Le dernier paramétrage effectué se reproduira sur les autres insertions de texte que vous effectuerez sur votre document. La partie Couleur affiche une palette de couleurs que vous pouvez appliquer aux caractères. La ligne de texte peut être positionnée à droite, à gauche, au centre ou numérique par rapport à sa zone délimitée. C'est sur la zone Texte que vous saisissez le contenu du texte. * Si vous souhaitez n'appliquer aucun cadre autour du texte, activez la case Aucun dans l'onglet Trait ainsi que dans l'onglet Remplissage. 80 Menu Dossier Saisie de paragraphe ) Menu EDITION - commande TRAITEMENT DE TEXTE La commande MODE SAISIE POUR LES TEXTES permet de saisir un pavé de textes. En effet, vous ne pouvez pas saisir directement dans le document à l'écran. 1. Activez la commande MODE SAISIE POUR LES TEXTES du menu FONCTIONS ou du menu CONTEXTUEL pour entrer en mode de saisie. Si vous reprenez le pointeur (appuyez sur la touche ) avant d'activer la saisie, il faudra cliquer sur le bouton droit à l'extérieur du cadre (zone sélectionnée) pour obtenir la commande ACTIVER LA SAISIE DES TEXTES ou passer par le menu FONCTIONS. En effet, le programme considère, dans ce cas, que c'est uniquement l'entourage de l'objet Traitement de textes qui est sélectionné : vous obtenez les paramètres de position et de taille du cadre. 2. Lorsque vous êtes en saisie, saisissez votre texte. Une fois que vous avez saisi votre paragraphe, sélectionnez-le pour pouvoir y appliquer les propriétés graphiques. 3. Mettez en surbrillance (sélectionnez à l'aide du pointeur et de la souris) le texte saisi ou une partie de ce texte, cliquez sur le bouton droit de votre souris à l'intérieur du cadre et activez la commande PROPRIÉTÉS : vous obtenez la fenêtre Propriétés graphiques regroupant les paramètres Textes et Caractères. 4. Désélectionnez MODE SAISIE POUR LES TEXTES en fin de saisie. Les objets Champs Ces types d'objets vont vous permettre de définir et positionner les champs qui constitueront votre document. Les objets de type Champs général et Champs se différencient par la nature de ce qu'ils vont contenir et la position qu'ils occupent logiquement sur un document. Nombre de pages ) Menu EDITION - commande NOMBRE DE PAGES Cette commande vous donne la possibilité d'insérer automatiquement le nombre de pages dans votre document. 81 Menu Dossier Champ global ) Menu EDITION - commande CHAMP GLOBAL Les champs globaux sont plutôt utilisés pour indiquer des éléments annexes comme le numéro de la page, la date et l'heure. 1. Une fois l'objet tracé et sélectionné (touche pour récupérer le pointeur), cliquez à l'intérieur du cadre sur le bouton droit de la souris et activez la commande PROPRIÉTÉS. 2. Sélectionnez dans la liste proposée la valeur qui s'affichera sur le document. Champ ) Menu EDITION - commande CHAMP Les objets de type Champ concernent plutôt les zones soumises à comptabilisation et recherche : ils seront utilisés pour renseigner des champs salariés comme la qualification, l'échelon, le nombre de jours de congés ou bien encore des champs bulletins avec le plafond de la Sécurité Sociale, etc. 1. Une fois l'objet tracé et sélectionné (touche pour récupérer le pointeur), cliquez à l'intérieur du cadre sur le bouton droit de la souris et activez la commande PROPRIÉTÉS. La fenêtre Paramètres de la rubrique contient la liste des fichiers. 2. Sélectionnez le fichier concerné puis le champ correspondant au fichier choisi. 3. Cliquez sur le bouton [Dessin] pour paramétrer le graphisme du champ, puis sur [Ok]. Champ calculé Cet outil de personnalisation vous permet d'effectuer le calcul de plusieurs autres champs. Les opérations suivantes sont disponibles : addition, soustraction, multiplication et division. Pour créer un champ calculé 1. Définissez l'endroit où vous souhaitez visualiser le champ calculé, en en-tête de page ou en pied de page. Choisissez dans le menu FONCTIONS, la commande ÉDITER L'EN-TETE ou éditer le pied de page ou ÉDITER LA PAGE. 2. Sélectionnez la commande VARIABLE du menu EDITION. 3. Disposez la zone à l'aide de la souris à l'endroit où vous souhaitez l'intégrer. 4. A l'intérieur de la zone ?NOM, cliquez sur le bouton droit de la souris et activez la commande PROPRIÉTÉS. 82 Menu Dossier 5. La fenêtre Propriétés s’affiche. Elle contient les onglets Trait, Remplissage, Caractères, Taille/Position et Options. Options : si vous souhaitez que le champ ne puisse pas être déplacé à l'intérieur de votre page, cochez la case Verrouillage. La commande VERROUILLER du menu CONTEXTUEL vous permet également de fixer la position d'un champ dans la page. Lorsqu'un champ est verrouillé, vous avez accès à la commande DÉVERROUILLER du menu CONTEXTUEL pour annuler ce verrouillage. Pour déterminer le format des données 1. Activez la commande FORMAT du menu CONTEXTUEL. Dans l'onglet Description, saisissez le nom du champ. 2. Précisez le Type (Nombre réel, nombre entier, Texte, Heure ou Date). Selon le type sélectionné, indiquez un nombre de caractères autorisé dans la zone Taille. 3. Saisissez un éventuel commentaire sur la zone Description. 4. Dans la partie Formule, combinez les signes arithmétiques et les champs souhaités. Les opérateurs arithmétiques doivent être représentés sous la forme suivante : + addition - soustraction * multiplication / division () parenthèses pour modifier la priorité des ordres de calcul L'objet Image ) Menu EDITION - commande IMAGE Cette commande permet de placer, indépendamment du texte et des champs, une image au format .bmp, .gif ou .jpeg sur votre document. Pour insérer une image dans le générateur de documents, celle-ci ne doit pas excéder les 512 Ko et être enregistrée en 256 couleurs maximum. 1. Activez la commande IMAGE du menu EDITION ou cliquez sur l'icone correspondant. 2. Le programme affiche une image par défaut (DEFDRAW.BMP) que vous manipulez comme tous les autres objets du générateur (sélection - redimension - déplacement). 3. Sélectionnez le cadre et cliquez à l'intérieur de l'image sur le bouton droit de votre souris et activez la commande PROPRIÉTÉS. 4. Dans la fenêtre Sélection d'une image, choisissez l'image à insérer. 83 Menu Dossier L'objet Liste ) Menu EDITION - commande LISTE... Cette commande sert à construire le corps d'un bulletin ou concevoir les éléments d'une liste pour les bases salariés par exemple. 1. Activez la commande LISTE du menu EDITION. Le type de liste varie en fonction de la base sur laquelle vous êtes. Exemple Si vous êtes dans la base Salariés, vous aurez accès aux variables du salarié. Dans le bulletin, la commande du menu EDITION permettra d'accéder aux éléments composant le corps du bulletin. Le pointeur prend l'apparence d'une liste. 2. Délimitez la zone couverte par la liste et appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Cliquez sur le bouton droit de la souris en ayant pris soin de vous placer à l'intérieur du pavé sélectionné et activez la commande PROPRIÉTÉS. Les options de cette fenêtre vous permettent de paramétrer l'aspect des listes et des colonnes qu'elles contiennent. Le fonctionnement est strictement identique à la commande PROPRIÉTÉS. Voir Propriétés, page 109. Les options auxiliaires Elles concernent, entre autres, la manipulation et la mise en forme des éléments posés sur votre document. Ces options sont proposées aux menus EDITION et FONCTIONS. Vous les obtenez en cliquant sur le bouton droit de votre souris à condition, toutefois, que cette opération soit effectuée à l'extérieur d'un objet placé 'sinon, ce sont les paramètres propres à l'objet que vous obtiendrez). Alignement La commande ALIGNEMENT permet d'aligner les objets sélectionnés : il faut au minimum deux objets pour effectuer cette opération. Pour sélectionner des objets 1. Utilisez la combinaison suivante : appuyez sur la touche de votre clavier. 2. Sélectionnez simultanément les objets concernés avec le bouton gauche de la souris. 84 Menu Dossier Pour effectuer une sélection globale 1. Utilisez la commande TOUT SÉLECTIONNER du menu EDITION. 2. Puis choisissez la commande ALIGNEMENT. Plusieurs types d'alignements sont possibles : L'alignement peut être décidé sur un plan horizontal et/ou vertical. Les objets peuvent être alignés à gauche, centrés, à droite, espacés ou par rapport aux tailles de chacun d'eux : • plus petite taille : l'alignement s'effectue en prenant comme point de référence le plus petit objet sélectionné. • plus grande taille : aligne par rapport au plus grand objet sélectionné. Grille Vous pouvez représenter une grille sur votre document de façon à disposer des repères dans l'espace. La taille X et la taille Y permettent de définir le pas de la grille (indiquez une valeur comprise entre 1 et 100). Les cases à cocher vous permettent de montrer la grille et d'aligner les champs sur cette grille. Copier / Coller ) Menu EDITION - commande COPIER ) Menu EDITION - commande COLLER La commande COPIER permet de copier un objet ou les éléments sélectionnés dans le document et de les conserver pour les copier ailleurs. Lorsque vous copiez un objet, le programme le place temporairement dans le presse-papiers de Windows. Il laisse les éléments originaux inchangés sur le document. A partir de la commande COLLER, vous replacerez les éléments où vous le voulez sur le document. Couper ) Menu EDITION - commande COUPER La commande COUPER permet de supprimer l'objet ou les éléments sélectionnés tout en les conservant en mémoire pour les coller ailleurs sur la même page ou sur un autre document. Lorsque vous coupez des objets, le programme les place dans le pressepapiers de Windows, après avoir effacé les données qui s'y trouvaient. 85 Menu Dossier Premier / Dernier plan ) Menu FONCTIONS - commande PREMIER PLAN/DERNIER PLAN Les commandes PREMIER PLAN et DERNIER PLAN permettent de modifier l'ordre d'empilement des objets qui se chevauchent sur le document. Comme des feuilles de papier que l'on empile, les éléments forment des plans sur la page. Sélectionnez la commande PREMIER PLAN pour amener un objet devant les autres éléments du document. Par défaut, un élément se place toujours au premier plan : vous pouvez faire passer un élément de premier plan au second plan en cliquant dessus. Mode saisie pour les textes ) Menu FONCTIONS - commande MODE SAISIE POUR LES TEXTES Cette commande permet d'activer la saisie et les modifications des champs Traitement de texte. Mode modification des colonnes ) Menu FONCTIONS - commande MODE MODIFICATION DES COLONNES Cette commande permet d'activer la modification des largeurs de colonnes des lignes de détails. Editer l'en-tête / Editer le pied de page ) Menu FONCTIONS - commande ÉDITER L'EN-TETE ou ÉDITER LE PIED DE PAGE Cette commande permet uniquement de rentrer en modification dans la partie en-tête ou pied de page. Editer la page ) Menu FONCTIONS - commande ÉDITER LA PAGE Cette commande permet de modifier le corps de page du document courant. 86 Menu Dossier Dossiers récents ) Menu DOSSIER - commande DOSSIERS RÉCENTS (en mode complet) Cette commande vous permet d'accéder rapidement à l'un des derniers dossiers dans lesquels vous avez travaillé. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez rouvrir, 2. confirmez la fermeture de la société en cours. Vous accédez automatiquement au dossier sans avoir à passer par la procédure d'ouverture (sélection du dossier). 87 Menu Dossier Serveur de fichiers Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum Réseau ) Menu DOSSIER - commande SERVEUR DE FICHIERS * Vous accédez à cette fonctionnalité uniquement dans Paye Ciel Quantum Réseau installé sur un poste client. Le chemin du serveur contenant les fichiers de paye vous est demandé lorsque vous ouvrez pour la première fois Paye Ciel Quantum Réseau sur un poste client. Si lors des autres ouvertures du logiciel, le dossier que vous voulez ouvrir est introuvable, vous pouvez utiliser cette commande afin de redéfinir le chemin du serveur. Lorsque vous activez cette commande, un message vous demande de confirmer la fermeture du logiciel. 1. Cliquez alors sur le bouton (Oui]. 2. Ouvrez votre logiciel. Pour cela, double-cliquez sur le raccourci présent sur le bureau. 3. Définissez le chemin du serveur. L Pour plus de détail sur la connexion au serveur, reportez-vous au Manuel d’installation et de prise en main. 88 Menu Dossier Quitter ) Menu DOSSIER - commande QUITTER Le dossier est automatiquement fermé lorsque vous quittez l’application. Si un dossier est ouvert Vous avez la possibilité de fermer l'application de différentes manières : • double-cliquez sur l'icone présenté en haut à gauche dans la barre de titre, • cliquez sur l'icone de fermeture présenté en haut à droite dans la barre de titre, • activez la commande QUITTER du menu DOSSIER, • utilisez le raccourci clavier . Dans tous les cas, vous devrez confirmer la fermeture de l'application. Si vous voulez fermer le dossier en cours pour ouvrir un autre dossier • activez la commande OUVRIR du menu DOSSIER, • ou s'il s'agit d'un dossier dans lequel vous avez travaillé récemment, activez la commande DOSSIERS RÉCENTS du menu DOSSIER, puis sélectionnez-le dans la liste proposée. Attention ! Nous vous rappelons qu'il est nécessaire de faire régulièrement la sauvegarde de vos dossiers et des données qu'ils contiennent avant de fermer l'application. Couper Copier, Coller Créer Modifier Supprimer Associer un mémo, Voir le mémo Supprimer le mémo Rechercher et remplacer Documents administratifs, Attestation Pôle emploi Documents Word Menu Edition Vue d'ensemble A l'ouverture d'une commande des menus BASES et GESTION DES BULLETINS, le menu EDITION devient actif. Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées : • par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris. • par la barre d'outils : vous pouvez déplacer la barre d'outils des fenêtres Liste, en modifier la présentation et afficher ou non les info-bulles. Vous disposez en plus dans Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum de la commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS pour générer vos différentes éditions administratives. Voir Les éditions administratives relatives aux salariés, page 142. 91 Menu Edition Couper ) Menu EDITION - commande COUPER (en mode complet) Les caractères sélectionnés sont supprimés de la zone et sont conservés dans le pressepapiers, en vue d'être collés dans une autre zone ou une autre fiche. Copier ) Menu EDITION - commande COPIER (en mode complet) Les caractères sélectionnés sont conservés dans la zone mais sont également conservés dans le presse-papiers, en vue d'être collés dans un autre endroit. Coller ) Menu EDITION - commande COLLER (en mode complet) Les caractères, conservés dans le presse-papiers, sont collés à l'endroit où est placé le curseur. Tant que vous n'effectuez pas un autre coupé ou copié, vous pouvez coller les caractères autant de fois que vous voulez. Créer ) Menu EDITION - commande CRÉER La commande CRÉER permet d'obtenir une nouvelle fiche salarié, variable, rubrique,... à l'écran. Le programme attribue directement un numéro à la fiche créée dans la liste. 92 Menu Edition Modifier ) Menu EDITION - commande MODIFIER ou 1. Sélectionnez préalablement la fiche à modifier dans la liste en cours. 2. Activez la commande MODIFIER, puis apportez les modifications nécessaires. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider les modifications. La fiche est refermée. Sur certaines listes, vous n'êtes pas obligé d'ouvrir la fiche pour y apporter des modifications. Vous pouvez modifier directement les zones présentées dans la liste. Supprimer ) Menu EDITION - commande SUPPRIMER La suppression ne peut être effectuée que sur des pièces qui ne sont pas encore validées. Sélectionnez la pièce à supprimer, puis activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. Le programme demande confirmation de cette suppression. 93 Menu Edition Associer un mémo ) Menu EDITION - commande ASSOCIER UN MÉMO (en mode complet) Cette commande consiste à établir le lien entre la fiche sélectionnée dans la liste et l'objet que vous choisissez. 1. Sélectionnez la fiche à laquelle vous voulez associer un mémo. 2. Activez la commande ASSOCIER UN MÉMO du menu EDITION. Choisissez le Type de mémo à lier : • Texte : la fenêtre dans laquelle vous saisissez les informations de votre choix s'ouvre. • Image : dans la fenêtre Choix d'un fichier, sélectionnez le fichier au format bitmap (.BMP). Après l’avoir sélectionné, il apparaît dans la fenêtre Sélection de l'image. • Vidéo : sélectionnez le fichier au format vidéo (*.AVI) pour un mémo de type Vidéo. La vidéo apparaît dans la fenêtre Sélection de l'image. Dans tous les cas, validez la liaison du mémo à la fiche en cours par [Ok]. Voir le mémo ) Menu EDITION - commande VOIR LE MÉMO (en mode complet) 1. Sélectionnez la fiche dont vous voulez voir le mémo. 2. Activez la commande VOIR LE MÉMO du menu EDITION. Selon le type de mémo lié, la fenêtre correspondante s'affiche. 3. Pour la refermer cliquez sur le bouton [Fermer]. * Vous pouvez aussi consulter rapidement le mémo d'une fiche en pointant le curseur dans l'en-tête de ligne de la fiche concernée. Exemple Vous pouvez ainsi consulter rapidement les mémos texte liés aux fiches salariés par exemple. Attention ! Une fois lié un mémo à une fiche, vous ne pouvez pas le modifier. Vous devez le supprimer et en créer un autre si celui existant ne convient plus. 94 Menu Edition Supprimer le mémo ) Menu EDITION - commande SUPPRIMER LE MÉMO (en mode complet) Pour supprimer un mémo lié à une fiche, activez la commande SUPPRIMER LE MÉMO du menu EDITION. Le lien établi entre l'objet et la fiche est supprimé. S'il s'agit d'un mémo de type Texte, les informations saisies sont définitivement perdues. En revanche, s'il s'agit d'un mémo Image ou Vidéo, le fichier correspondant est conservé. 1. Sélectionnez la fiche dont vous voulez supprimer le mémo. 2. Validez la suppression par [Oui]. 95 Menu Edition Rechercher et remplacer ) Menu EDITION - commande RECHERCHER ET REMPLACER Un autre moyen d'effectuer des modifications sur vos fiches consiste à rechercher l'information à modifier et à la remplacer par celle que vous définissez. Ce traitement présente l'avantage de modifier plusieurs fiches en même temps. Cette commande permet de renommer certaines zones d'une liste. 1. Dans la Liste des champs, le nom des zones composant la fiche (selon la liste ouverte) s'affiche. Cliquez sur-le-champ sur lequel doit s'effectuer le remplacement de la valeur. 2. Dans la zone Remplacer, indiquez la valeur à rechercher dans le champ spécifié. Selon le type de champ sélectionné, le bouton Liste peut être présenté en fin de zone pour vous permettre de sélectionner une des valeurs existantes. Dans la zone Par, indiquez la nouvelle valeur qui remplacera la valeur trouvée. Indiquez sur quelles fiches porte la recherche en cochant une des options proposées : • Courantes : la recherche s'effectue sur les fiches sélectionnées dans la liste. • Marquées : elle est effectuée sur les seules fiches préalablement marquées. • Toute la liste : dans ce cas, la recherche s'effectue sur toutes les fiches de la liste. 3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [Ok]. 4. Compte tenu de l'effet irréversible de l'opération, confirmez le remplacement en cliquant sur le bouton [Oui]. 5. A la fin du traitement, le nombre de remplacements effectués vous est indiqué. Validez par [Ok]. 96 Menu Edition Documents administratifs Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS Vous avez la possibilité de générer différents documents administratifs. Certains de ces documents étant au format .pdf, l'application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Nous vous rappelons que cette application est fournie avec le CD-Rom d'installation de votre logiciel, son installation étant nécessaire pour la consultation du manuel électronique. Si Adobe Reader n'est pas encore présent sur votre ordinateur, insérez le CD-Rom d'installation de votre logiciel Ciel et suivez les indications fournies à l'écran. Vous pouvez éditer une : • attestation Pôle emploi (ASSEDIC), • attestation de salaire pour Maladie, • attestation de salaire pour Accident du travail, • déclaration Unique d'Embauche (D.U.E.). Voir Les éditions administratives relatives aux salariés, page 142. Attestation Pôle emploi Disponible uniquement dans Ciel Paye Millésime ) Menu EDITION - commande ATTESTATION PÔLE EMPLOI <> Vous pouvez éditer l’attestation Pôle emploi à délivrer à tout salarié quittant l’entreprise pour faire valoir ses droits. Vous visualisez l’attestation Pôle emploi au format pdf à l’aide d’Adobe Reader®. Voir Les éditions administratives relatives aux salariés, page 142. 97 Menu Edition Documents Word® ) Menu EDITION - commande DOCUMENTS WORD Vous pouvez intégrer les informations concernant la société, les salariés et les bulletins de paye dans des documents type réalisés avec Word. Vous pouvez ainsi éditer des documents administratifs : certificats d'embauche, contrats de travail, périodes de congés, etc. Vous pourrez réaliser des mailings pour l'ensemble des salariés. Vous pouvez également utiliser les informations contenues dans les bulletins de paye pour les intégrer à des modèles de document que vous éditez et imprimez. Plusieurs modèles de documents sont livrés en standard avec l'application. Vous pouvez les modifier et en créer de nouveaux si ceux proposés ne vous conviennent pas. Le traitement peut être lancé de deux manières : • à partir de la liste des salariés ou la liste des bulletins, par la commande DOCUMENTS WORD du menu EDITION. Dans ce cas, vous devez préalablement sélectionner ou marquer dans la liste des salariés les fiches de ceux pour lesquels vous voulez éditer ou imprimer un document. • en cliquant sur l'icone Lien Word sur les salariés ou Lien Word sur les bulletins, présentée dans le groupe INTERNET - OFFICE de la barre de navigation. A ce stade, la sélection des salariés s'effectue directement dans la fenêtre Gestionnaire de documents, soit en choisissant le code du salarié concerné, soit en appliquant une recherche multi-critères. * Dans les deux cas, une fois les salariés sélectionnés, choisissez dans la liste le modèle à utiliser. Vous pouvez aussi en créer d'autres ou modifier ceux existants. L Reportez-vous à l’aide intégrée de l’application pour plus d’informations sur le lien Word avec les salariés et les bulletins. Voir Accéder directement à Microsoft Word®, page 146. Tout afficher Recherche multicritère, Rechercher Trier la liste Cacher Marquer/Démarquer Tout marquer, Inverser les marques Importer, Exporter Propriétés Ajustement des colonnes/lignes Personnaliser le fichier Menu Fonctions Vue d'ensemble A l'ouverture d'une commande des menus BASES, GESTION DES BULLETINS, le menu FONCTIONS devient actif. Il regroupe des commandes permettant d'effectuer des traitements spécifiques sur les listes, comme la recherche ou la recherche multicritère, les opérations de tri ou de marquage. C'est par le menu FONCTIONS que vous effectuez l'import ou l'export d'éléments de l'application. La plupart des commandes présentées dans le menu FONCTIONS peut être également activée : • par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris. • par la barre d'outils : vous pouvez déplacer la barre d'outils des fenêtres Liste, en modifier la présentation et afficher ou non les info-bulles. 100 Menu Fonctions Tout afficher ) Menu FONCTIONS - commande TOUT AFFICHER La commande TOUT AFFICHER sert à restituer toutes les fiches que contient une liste après avoir effectué un traitement de recherche ou pour afficher de nouveau des fiches cachées. Recherche multicritère ) Menu FONCTIONS - commande RECHERCHE MULTICRITÈRE Cette commande vous permet de rechercher des fiches selon un ou plusieurs critères que vous définissez. Vous pouvez modifier les formats existants (hormis ceux présentés en gras dans la liste) ou créer un nouveau format. Exemple 1. Pour rechercher tous les salariés affectés à l'établissement 1, créez le format SalariésEtablissements. 2. Cliquez sur le bouton [Editer] pour définir vos critères. 3. Sélectionnez le champ Etablissement. 4. Choisissez la condition Est égal à et saisissez la valeur. Définir le premier critère de recherche 1. Dans la Liste des champs disponibles et des fichiers liés qui s'affiche, cliquez sur le premier champ faisant l'objet de la recherche. 2. Choisissez la condition que la valeur du champ doit remplir pour que la fiche soit sélectionnée. Le bouton [Flèche] ouvre la liste des conditions possibles selon le type de champ sélectionné (numérique, texte, montant, etc.). 3. Indiquez la valeur à comparer. 4. Quand la condition est définie, cliquez sur le bouton [Valider]. La condition définie est rappelée dans l'encadré sous un format compréhensible par votre logiciel. 101 Menu Fonctions Définir le critère suivant Et/Ou 1. Si la condition suivante doit être également remplie pour que la fiche soit sélectionnée, cliquez sur le bouton [Et]. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton [Ou]. 2. Dans les deux cas, définissez la condition suivante. 3. Une fois toutes les conditions de recherche définies, validez la fenêtre Recherche multicritère par [Ok]. Résultats de la recherche Les fiches répondant aux critères définis sont présentées dans la liste. Si aucune fiche n'a été trouvée à l'issue de la recherche, un message vous en informe. 1. Validez par [Ok]. 2. Affichez de nouveau toutes les fiches de la liste en activant la commande TOUT AFFICHER par les menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Relancez si nécessaire une recherche en modifiant vos critères. Le format sélectionné dans la liste Format, lorsque vous validez la fenêtre Recherche est automatiquement appliqué à la liste active. Il devient le format de recherche Courant. Modifier un format de recherche multicritère Dans la liste des formats disponibles, sélectionnez celui que vous devez modifier. Les formats livrés en standard avec l'application et présentés en gras dans la liste ne peuvent pas être modifiés. Sur la liste des cotisations, c'est le cas par exemple du format Cotisations-URSSAF qui permet de rechercher toutes celles affectées à la caisse URSSAF. Le bouton [Effacer], présenté dans la fenêtre Recherche multicritère permet de supprimer en même temps tous les critères définis pour le format sélectionné. Vous pouvez également modifier un des critères directement dans l'encadré dans lequel ils sont affichés. Dans ce cas, une fois les modifications apportées, contrôlez la syntaxe en cliquant sur le bouton [Vérifier]. Si le message La requête est valide s'affiche vous pouvez appliquer le format de recherche multicritère à la liste en cours. Dans le cas contraire, modifiez la requête selon les informations fournies. 102 Menu Fonctions Personnalisation des fenêtres de saisie variables Si vous souhaitez composer une fenêtre de recherche spécifique sur un champ : 1. Après avoir déterminé votre format de recherche multicritère, sélectionnez le champ concerné dans la liste des champs. 2. Définissez le critère puis cochez la case Variable. 3. Cliquez sur le bouton [Valider] puis cliquez sur le bouton [Fiche de saisie des variables]. Trois fenêtres s'ouvrent : • une fenêtre de travail, • une palette d'outils, • une fenêtre Propriétés. Elle comporte les onglets Objet et Dialogue qui vous permettent de déterminer les différents éléments de cette fenêtre de saisie de variable (exemple : le nom de la fenêtre est à indiquer dans l'onglet Dialogue). 103 Menu Fonctions Rechercher ) Menu FONCTIONS - commande RECHERCHER Ce traitement consiste à n'afficher dans la liste que les seules fiches répondant au critère de recherche que vous définissez. A ce stade, les critères de recherche sont proposés selon les champs définis pour la liste en cours. Si vous voulez effectuer une recherche plus approfondie sur l'ensemble des champs définis, utilisez dans ce cas la commande RECHERCHE MULTICRITÈRE des fiches. 1. Sélectionnez dans la Liste des champs celui sur lequel vous effectuez la recherche en cliquant sur son titre. 2. Saisissez la Valeur que doit contenir le champ pour que la fiche soit sélectionnée. Vous pouvez aussi saisir une partie seulement de la valeur que doit contenir le champ. Exemple Dans la liste des cotisations, vous recherchez toutes celles concernant l'Assurance vieillesse. Leurs codes commençant par C120, c'est cette valeur que vous saisissez. 1. Validez la recherche par [Ok]. 2. A l'issue de la recherche, si elle est fructueuse, seules les fiches correspondant au critère défini sont présentées dans la liste. Dans le cas contraire, un message vous informe qu'aucune fiche ne correspond au critère défini. Cliquez sur le bouton [Ok] et relancez une recherche en modifiant le critère. Imprimer une liste sur laquelle une recherche est active Si vous demandez l'aperçu ou l'impression d'une liste sur laquelle une recherche est effectuée, l'option Toutes les fiches, présentée sur l'onglet Recherche, permet d'imprimer les fiches résultant de la recherche préalablement effectuée. Afficher de nouveau tous les éléments de la liste Une fois les recherches et traitements nécessaires effectués, activez la commande TOUT AFFICHER du menu FONCTIONS, pour présenter de nouveau toutes les fiches de la liste. * Lorsque vous fermez la liste en cours, la recherche reste active. En revanche, si vous fermez le dossier la recherche est annulée. 1. Validez la recherche par [Ok]. A l'issue de la recherche, si elle est fructueuse, seules les fiches correspondant au critère défini sont présentées dans la liste. Dans le cas contraire, l’application vous informe qu'aucune fiche ne correspond au critère défini. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] et relancez une recherche en modifiant le critère. 104 Menu Fonctions Trier la liste ) Menu FONCTIONS - commande TRIER LA LISTE ou double-clic sur la colonne à trier A tout moment, vous pouvez trier les fiches présentées dans la liste ouverte, selon l'ordre de votre choix. Ces tris sont réalisés sur une ou plusieurs des zones composant la fiche. La fenêtre Trier la liste fonctionne sur les mêmes principes que la fenêtre d'accès des propriétés d'affichage. Vous pouvez en choisir un autre parmi ceux proposés dans la liste Format. • Cochez la case située à côté du nom du format si vous souhaitez que celui-ci soit mis dans vos favoris. En effet, en cliquant sur la flèche du bouton [Trier], accessible dans la barre de la fenêtre, les formats de tri déclarés comme favoris s'afficheront. • Cliquez sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre de paramétrage des critères de tri de la liste. Lorsque vous accédez à la fenêtre de paramétrage du tri dans les listes, le bouton [Liste] vous permet de revenir sur la fenêtre contenant les différents modèles de document. Le nom du champ passe dans la liste de droite Sélectionnez dans cette liste le nom du champ à trier... ...et cliquez sur le bouton [Ajouter] La flèche vers le haut indique un tri croissant. Cliquez sur le bouton [Liste] pour revenir à la liste des formats de tri. Le bouton se modifie en bouton [Editer]. Cliquez sur ce bouton pour modifier le sens du tri pour le champ sélectionné dans la liste 105 Menu Fonctions Cacher ) Menu FONCTIONS - commande CACHER Cette commande consiste à cacher ponctuellement une ou plusieurs fiches, préalablement marquées. Voir Marquer/ Démarquer, page 105. Lorsque vous modifiez les fichiers de base de votre dossier, au fur et à mesure des traitements, vous pouvez marquer les fiches et les cacher. Seules les fiches non modifiées restent présentées dans la liste. En aucun cas, les fiches ne sont supprimées de la liste. Vous pouvez les afficher de nouveau en activant la commande TOUT AFFICHER. Si aucune fiche n'est marquée dans la liste, c'est la fiche sélectionnée qui est cachée. Marquer/ Démarquer ) Menu FONCTIONS - commande MARQUER/DÉMARQUER Cette commande permet de marquer ou démarquer une ligne dans la liste. 1. Dans la liste ouverte, cliquez sur la ligne correspondant à la fiche à marquer. 2. Activez la commande MARQUER/DÉMARQUER. Le résultat est immédiat. Un rectangle de couleur est affiché dans l'en-tête de la ligne. Le marquage est annulé chaque fois que vous fermez le dossier. 106 Menu Fonctions Tout marquer ) Menu FONCTIONS - commande TOUT MARQUER Cette commande permet de marquer en même temps toutes les fiches présentées dans la liste. Vous pouvez préalablement rechercher une partie des fiches par les commandes RECHERCHER ou RECHERCHE MULTICRITÈRE. Exemple Vous voulez imprimer la liste des variables propres aux salariés. Vous effectuez une recherche préalable selon ce critère. Vous marquez toutes les fiches de la liste. Lorsque vous demandez l'impression, vous cochez l'option Fiches marquées dans l'onglet Recherche. Voir La fenêtre Imprimer, page 68. Vous ne pourrez démarquer l'ensemble des fiches qu'en utilisant la commande INVERSER LES MARQUES du menu FONCTIONS. Voir Inverser les marques, page 106. Inverser les marques ) Menu FONCTIONS - commande INVERSER LES MARQUES Cette commande consiste à inverser le marquage des fiches. Ainsi, les fiches marquées ne le sont plus et celles qui ne l'étaient pas le deviennent. Vous utilisez ce principe quand vous voulez par exemple effectuer un traitement sur peu de fiches. Elle est également utile dans le cas où vous devez garder quelques fiches et supprimer toutes les autres : 1. marquez les fiches à conserver dans un premier temps, 2. il ne reste plus qu'à inverser la sélection pour obtenir le marquage des fiches à supprimer. 107 Menu Fonctions Importer ) Menu FONCTIONS - commande IMPORTER Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, créez le fichier contenant les informations que vous voulez importer. 1. Ouvrez la liste correspondant au fichier à importer et activez la commande IMPORTER. 2. Dans la liste Format, sélectionnez celui que vous utilisez pour importer les fiches. Cliquez sur [Editer] pour accéder à la fenêtre de paramétrage de l'import. Onglet Options Selon le format d'importation sélectionné dans la liste des formats, les zones présentées dans l'onglet Options diffèrent. * Si l'import provient d'une application DOS, dans l'onglet Options cochez l'option Conversion OEM pour traduire les caractères accentués. 3. Cochez la case Mettre à jour si vous souhaitez que les fiches existantes soient mises à jour et que les nouvelles fiches soient intégrées. Onglet Champs 4. Cliquez sur l'onglet Champs. Dans la Liste des champs sont présentés tous les champs que vous pouvez importer selon le format sélectionné et la liste ouverte. 5. Intégrez les champs qui doivent être importés à la Liste des champs du format. S’il y a beaucoup de champs à intégrer 6. Intégrez tous les champs en cliquant sur le bouton [Tous]. 7. Supprimez un à un ceux qui ne sont pas nécessaires à l'aide du bouton [Supprimer]. 8. Afin que la lecture des listes soit plus lisible, laissez une ligne vierge chaque fois qu'un champ n'est pas importé. Pour cela, cliquez sur le bouton [Saut]. 9. Validez l'importation par [Ok]. La fenêtre Fichier d'import s'ouvre. 10.Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans votre logiciel de paye et validez l'importation des données par [Ok]. Une fois les données importées, un message vous informe du résultat du traitement. 11.Si tout s'est correctement déroulé, cliquez sur le bouton [Ok]. Dans le cas contraire, fermez la fenêtre de message par [Ok]. Voir Imports, page 368. 108 Menu Fonctions S'Il y a peu de champs à importer : 6. Dans la liste des champs, sélectionnez le champ à importer. 7. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour l'intégrer à la fin de la liste ou sur le bouton [Insé- rer] pour l'intégrer avant le champ sélectionné dans la liste. Exporter ) Menu FONCTIONS - commande EXPORTER Vous pouvez créer des fichiers d'exportation contenant les données à exporter au format ASCII. Tous les fichiers peuvent être ainsi exportés. La procédure à réaliser est identique à celle de l'importation, seul varie le sens de l'échange. Voir Importer, page 107. 109 Menu Fonctions Propriétés ) Menu FONCTIONS - commande PROPRIÉTÉS (en mode complet) Lorsque vous activez la commande PROPRIÉTÉS sur une fenêtre Liste active, vous accédez à la liste des formats proposés. Dans la liste des formats disponibles, sélectionnez celui à modifier. Dans la Liste des champs disponibles sont présentés les noms de tous ceux pouvant figurer dans la liste ouverte. La plupart des zones présentées dans la fiche des éléments sont proposées. Certaines zones, présentées dans des fiches liées peuvent être aussi proposées. Exemple Pour modifier rapidement le relevé d'identité bancaire des salariés et le code de l'organisme payeur qui leur est affecté, créez un format de présentation des colonnes. Ajouter, insérer ou supprimer une colonne 1. Dans la liste des Formats, sélectionnez celui à modifier ou créez un nouveau format. 2. Sélectionnez dans la Liste des champs disponibles le nom de celui qui doit être pré- senté dans la liste pour le format sélectionné. 3. Utilisez les boutons [Ajouter] ou [Insérer] pour introduire le champ dans la liste dont vous contrôlez la présentation dans la partie Aperçu des colonnes. * Vous pouvez aussi modifier l'emplacement des colonnes dans la liste en utilisant le principe du «Drag and Drop». Dans la liste concernée, cliquez sur la colonne que vous voulez changer de place. Conservez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser la colonne jusqu'à l'emplacement voulu. Masquage des zéros et totalisation des valeurs d’une colonne Lorsque la colonne présente un champ contenant des valeurs numériques, vous commandez ou non l'affichage des zéros en cliquant dans la colonne concernée sur la ligne Aff. Les Zéros. De la même manière, vous pouvez demander que le total de ces valeurs soit calculé en cliquant sur la ligne Totaliser. Il sera présenté dans la fenêtre Aperçu avant impression de la liste et sur les éditions papier en bas de la colonne concernée. 110 Menu Fonctions Modifier la largeur des colonnes A ce stade, vous pouvez modifier la largeur de chacune des colonnes. Pour cela : 1. cliquez sur le trait droit de séparation pour modifier la colonne de votre choix, 2. faites glisser la souris jusqu'à la dimension voulue. Modifier le style des caractères affichés dans les colonnes 1. Dans la partie Aperçu des colonnes, sélectionnez celle dont vous voulez modifier les caractères. 2. Cliquez sur le bouton [Style titre] pour modifier les caractères du titre de la colonne ou sur le bouton [Style texte] pour modifier ceux du texte. 3. Dans les deux cas, la fenêtre Propriétés s’ouvre. Vous y choisissez la Police de caractè- res utilisée, la Taille, le Style, la Couleur et l'Alignement. 4. Validez les propriétés en cliquant sur le bouton [Ok]. 5. Dans la partie Aperçu des colonnes de la fenêtre Colonnes, contrôlez l'effet obtenu. Options d’impression de la liste L'onglet Options, présenté dans la fenêtre Propriétés, permet de commander ou non l'impression du Cadre, des Traits horizontaux et des Traits verticaux de la liste. 1. Pour cela, cochez la ou les options correspondantes. Dans le cas contraire, décochez ces options. 2. A ce stade, vous pouvez aussi choisir d'ajuster la hauteur des titres selon la taille du plus grand caractère utilisé ou selon la taille que vous saisissez. La taille des caractè- res est définie en points par pouce. Cochez l'une des deux options. Si vous cochez l'option Autre taille, saisissez la taille que vous voulez attribuer au titre. 3. Pour définir les couleurs des lignes de la liste, cochez l'option Couleur Listing. 4. Cliquez ensuite sur l'un des boutons de sélection des couleurs. 5. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez la couleur à appliquer et cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de revenir aux couleurs initiales. * Ces options sont conservées dans le format de présentation sélectionné. Elles sont également utilisées par la suite lorsque vous demandez l'impression de la liste par les commandes IMPRIMER ou APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER. 111 Menu Fonctions Les regroupements Non disponible dans Ciel Paye Millésime Les regroupements permettent de classer vos listes selon vos propres critères et sont disponibles dans toutes les listes. Chaque regroupement est spécifique à une liste donc vous pouvez avoir des listes avec regroupements et d'autres sans. Les critères de regroupement peuvent être définis à partir des champs de la liste ou à partir des recherches multi-critères définies dans la liste. Pour activer le regroupement, cochez l'option Paramétrage des regroupements. Insérer un classeur Un classeur est considéré comme un dossier qui contient les différents critères de regroupement. Cliquez sur le bouton [Insérer] puis choisissez Classeur. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nom de votre classeur et cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! Les recherches multi-critères composées de variables ne peuvent pas être insérées dans un regroupement. 112 Menu Fonctions Insérer un champ ou une recherche Le regroupement est réalisé à partir du champ ou de la recherche que vous allez ajouter. 1. Cliquez sur le classeur qui contiendra l'élément. 2. Cliquez sur le bouton [Insérer] puis choisissez Champ ou Recherche. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez le champ ou la recherche. Par exemple, vous pouvez regrouper la liste des salariés par statut. Dans ce cas, vous sélectionnez le champ Catégorie. * Si les recherches proposées ne vous conviennent pas, vous pouvez directement en créer une en cliquant sur le bouton [Nouveau]. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre des propriétés de la liste. Modifier un élément du regroupement 1. Sélectionnez le champ, la recherche ou le classeur à changer. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. S'il s'agit d'un classeur, saisissez un autre nom dans la fenêtre qui s'affiche et cliquez sur le bouton [OK]. S'il s'agit d'un champ ou d'une recherche, sélectionnez-en un(e) différent(e) et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un élément du regroupement Le premier classeur ne peut être ni modifié ni supprimé. Si vous supprimez un classeur, tous les critères qu'il contient seront également effacés. 1. Sélectionnez le champ, la recherche ou le classeur à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Classer les regroupements La hiérarchie des regroupements peut être modifiée à tout moment. Pour cela, cliquez sur le bouton [Haut] ou [Bas]. Définissez les critères des regroupements Les critères qui s'affichent à droite de la fenêtre sont différents selon le type d'élément sélectionné (classeur, champ, recherche). Les critères que vous retrouverez le plus souvent sont les suivants : • Trier la liste : vous pouvez choisir d'afficher le critère de regroupement par ordre croissant, décroissant ou encore selon un tri défini par un utilisateur (Maître). Cochez la 113 Menu Fonctions case Trier la liste et cliquez sur le bouton situé à coté pour choisir un tri. * Lorsque vous appliquez un tri sur le premier classeur de la hiérarchie, tous les éléments du regroupement hérite de ce tri. Ceci étant, vous pouvez appliquer un tri différent à chaque élément. • Ordre : des options vous permettent de choisir l'ordre dans lequel sera présenté les éléments. Selon le type d'élément, il vous est proposé un ordre croissant/décroissant, chronologique, alphabétique ou inversé. • Titre : vous pouvez renommer les classeurs et recherches. Il suffit de saisir un nouvel intitulé dans la zone Titre. • Pas de différenciation Majuscule/Minuscule : les différences de caractères sont ignorées pour le champ sélectionné. • Afficher le nombre d'éléments : cette option permet d'afficher le nombre d'éléments que contient un classeur, un champ, une recherche. Ce nombre apparaît entre parenthè- ses. Une fois tous vos paramètres de colonnes définis, cliquez sur le bouton [Ok]. 114 Menu Fonctions Ajustement des colonnes/lignes ) Menu FONCTIONS - commande AJUSTEMENT COLONNES/LIGNES La largeur des colonnes et/ou la hauteur des lignes sont ajustées à la taille des informations qu'elles contiennent. Par défaut les deux options sont retenues. Pour annuler une des options d’ajustement 1. Décochez la case correspondante, 2. validez la fenêtre par [Ok]. Pour augmenter ou réduire la largeur d’une colonne, la hauteur d’une ligne avec la souris 1. Placez le pointeur dans l'en-tête de la ligne à modifier sur le trait bas de séparation ou dans l'en-tête de colonne sur le trait droit de séparation, le curseur prend la forme d'une croix, 2. cliquez et faites glisser la souris jusqu'à la dimension voulue. 115 Menu Fonctions Personnaliser le fichier Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu FONCTIONS - commande PERSONNALISER LE FICHIER... Vous pouvez ajouter, dans le fichier salariés, plusieurs zones supplémentaires permettant d'enrichir les fiches suivant vos besoins. Exemple Une entreprise a besoin de répertorier le parcours professionnel de ses salariés (formation, dernier emploi) ainsi que ses activités extra-professionnelles. Or, ces informations ne figurent pas sur la fiche initiale. A l'aide de la commande Personnaliser le fichier, il est possible de compléter la fiche salarié par ces critères. 1. Ouvrez la liste des salariés. 2. Activez la commande PERSONNALISER LE FICHIER du menu FONCTIONS. La fenêtre Personnaliser Salarié s'affiche avec une palette d'outils à votre disposition. Les principaux outils Icone Cadre : permet de définir une zone. Icone Texte : permet de saisir du texte. Icone Premier plan : permet d'afficher l'élément sélectionné au premier plan. Icone Arrière plan : permet d'afficher l'élément en second plan. Icone Aligner : permet d'aligner les éléments sélectionnés. Une fenêtre vous propose de choisir le type d'alignement (gauche, droite, etc.). Icone Tabulation : permet d'attribuer un numéro d'ordre pour la saisie. Icone fermeture : ferme la fenêtre en cours et permet d'enregistrer les personnalisations que vous venez de mettre en place. 3. Cliquez sur l'icone pour définir les intitulés Parcours professionnel et Activités extra-professionnelles. 4. A l'aide du pointeur de la souris, déterminez la taille de cette zone de texte ainsi que son emplacement. 116 Menu Fonctions 5. Pour définir le libellé de ce cadre et le mettre en forme, sélectionnez l'élément, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS. 6. Sélectionnez ensuite l'icone et saisissez les désignations telles que Dernier emploi, Formation, Loisirs et Sports. 7. A l'aide du pointeur, placez ces zones de texte dans la fenêtre. Mettez en forme le texte comme nous l'avons vu précédemment par la commande Propriétés du menu Contextuel (clic droit). 8. Utilisez les icones et pour manipuler plus aisément les éléments superposés. 9. Vous pouvez également, à l'aide de l'outil , aligner les différents éléments de la fenêtre de travail. Une fois les différents éléments placés dans cette fenêtre de personnalisation, vous devez poser les ordres de passage sur les zones. 10.Sélectionnez l'icone puis attribuez un numéro de saisie en cliquant sur le premier champ concerné et ainsi de suite jusqu'au dernier. 11.Cliquez sur l'icone de Fermeture de la fenêtre . 12.Un message vous demande alors d'enregistrer les changements. Cliquez sur le bouton [Oui]. Pour accéder ensuite à la saisie de ces informations complémentaires, ouvrez la fiche du salarié concerné puis cliquez sur le bouton [Autres infos...]. Vous pouvez alors compléter la fiche de renseignement qui s'ouvre. Salariés Assistant d'entrée d'un salarié Assistant de sortie d'un salarié Profils Services, Gestion de temps Variables, Rubriques Cotisations, Commentaires Caisses, Tranches, Tables Codes analytiques, Banques Etablissements, Formalités Conventions collectives Menu Bases Vue d’ensemble Le menu BASES regroupe les éléments nécessaires à la composition des bulletins de salaire. On retrouve notamment tout ce qui constitue le plan de paye, à savoir les caisses, tranches, tables, rubriques, variables, cotisations, etc. C'est également par ce menu que sont enregistrées toutes les fiches de vos salariés. Si vous souhaitez mettre en place un système de gestion de temps au sein de votre société, c'est par la commande GESTION DE TEMPS de ce même menu BASES que vous activerez. 119 Menu Bases Salariés ) Menu BASES - commande SALARIÉS Pour chaque salarié de la société doit être créée une fiche contenant toutes les informations nécessaires pour établir son bulletin de salaire. La fiche Salarié * Dans Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum, les zones qui doivent obligatoirement être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une flèche rouge. Identification du salarié Contrairement aux autres éléments de la base de vos dossiers, les fiches Salariés ne sont pas identifiées par un code mais par un Matricule. Ce matricule doit correspondre à celui indiqué sur le livre des entrées et sorties du personnel dont la tenue est obligatoire. Il doit présenter la liste exhaustive de tous les salariés selon l'ordre chronologique de leur entrée dans l'entreprise. Exemple Le premier salarié entré dans la société est immatriculé 1, le deuxième 2, le troisième 3 et ainsi de suite à chaque entrée d'un nouveau salarié. Exemple Les matricules 01, 05, 6, 10 et 51 seront classés en ordre croissant : 01, 05, 10, 5, 51, 6. Utilisez le même nombre de caractères pour définir les matricules. Par exemple, si plus d'une centaine de salariés sont employés, les matricules se déclineront de 0001 à 9999. Vous pouvez modifier le matricule d'un salarié tant que vous ne validez pas le premier bulletin établi à son intention. Les zones concernant l'identité du salarié : Nom, Nom de jeune fille pour les femmes mariées, Prénom, Sexe et Titre sont renseignées. Attention ! Le matricule peut se composer de huit caractères alphanumériques au maximum. Le classement s'effectue sur le premier caractère composant le matricule puis sur le deuxième, puis le troisième et ainsi de suite jusqu'à huit. Salariés Bulletins 120 Menu Bases Onglet état civil et adresse Cet onglet permet de préciser l'état civil du salarié par les zones Né(e) le, N° Séc. Soc. (numéro de sécurité sociale) Nationalité, Situation familiale et Nb enfants (nombre d'enfants à charge). 1. Cliquez sur le bouton Liste et sélectionnez dans la liste prédéfinie le pays de naissance ainsi que le pays de nationalité du salarié. * Si vous avez paramétré une gestion automatique des Pays dans les Préférences du dossier - Onglet Pays, ces zones seront automatiquement renseignées. Voir Onglet Pays, page 359. 2. Saisissez également l'adresse complète du salarié. Cliquez sur le bouton Liste pour activer la liste des pays et sélectionner celui qui correspond. Envoyer des mails (messages électroniques) à vos salariés Si vous disposez d'une messagerie électronique ainsi que vos salariés, vous pouvez leur faire parvenir des mails. Pour cela, vous devez saisir leur E-mail dans la zone réservée à cet effet. Cliquez sur le bouton présenté en fin de zone pour ouvrir votre messagerie électronique et leur envoyer des mails. Insérer la photo du salarié Vous pouvez aussi insérer la photo du salarié ou toute autre image de votre choix dans l'encadré prévu à cet effet. Pour sélectionner le fichier .BMP nécessaire, cliquez sur le bouton [Ouverture fichier], présenté en fin de zone. L’onglet Variables n’est pas présenté lorsque vous créez une nouvelle fiche salarié. L’onglet Formalités est uniquement présenté dans Paye Ciel Quantum. 121 Menu Bases Conserver l'ancienne adresse d'un salarié Lorsqu'un salarié change de domicile, il peut être nécessaire de conserver ses anciennes coordonnées, en vue de réimprimer un de ses bulletins de paye antérieurs à ce changement d'adresse. Pour cela, cliquez sur le bouton [Nouvelle adresse]. Les coordonnées présentées dans la fiche sont ainsi conservées dans un fichier d'historique et les zones de l'adresse sont mises à blanc pour que vous puissiez saisir la nouvelle adresse du salarié. Exemple Vous établissez les bulletins d'un salarié pour les mois de janvier, février et mars. En avril, le salarié change de domicile. Vous effectuez donc son changement d'adresse afin que ses nouvelles coordonnées figurent sur le bulletin d'avril. Au mois de mai, vous devez ressortir le bulletin du mois de janvier. C'est l'ancienne adresse qui est imprimée sur ce bulletin. Saisir des informations complémentaires sur le salarié Non disponible dans Ciel Paye Millésime Le bouton permet de saisir des informations complémentaires sur le salarié. Au préalable, vous devez avoir défini des champs personnalisés par le bouton [Personnaliser Salarié] de la liste des salariés ou par le menu FONCTIONS - commande PERSONNALISER LE FICHIER. Onglet Affectation Les zones permettant de définir précisément les éléments de paye du salarié sont présentées dans cet onglet. 122 Menu Bases 1. Si la société se compose de plusieurs Etablissements, indiquez le code de celui dans lequel travaille le salarié. Dans le cas contraire, laissez la valeur 0 proposée par défaut et correspondant à l'établissement principal. 2. La zone Emploi permet de préciser le type d'emploi occupé. Le bouton [Liste] permet de sélectionner un emploi ou d'en créer un si ceux proposés ne conviennent pas. Le bouton [Lieu de travail différent] vous permet de définir un autre lieu de travail pour un salarié mis à disposition dans une autre entreprise. 3. Dans ce cas, renseignez le nom de la société, le numéro SIRET, l'adresse, le numéro de téléphone et de fax puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Exemple Dans le cadre d'un groupement d'employeurs, le salarié peut être affecté dans une autre entreprise ou un autre établissement. 4. Indiquez à l'aide du bouton [Liste] la Catégorie à laquelle est rattaché le salarié (stagiaire, employé, cadre, technicien, etc.). Exemple Une salariée est employée comme Secrétaire et elle est rattachée à la catégorie EMPLOYÉ. Vous pouvez regrouper les salariés selon des critères de votre choix, autres que ceux de l'emploi et de la catégorie, en renseignant les zones Service et Analytique. Le service peut être différent ou similaire au code analytique. Ces deux zones sont utilisées ensuite comme critère de sélection dans les états standards (JOURNAL DE PAYE, LIVRE DE PAYE, etc.) ainsi que dans les graphiques (RÉPARTITION ANALYTIQUE et RÉPARTITION PAR SERVICE). Le code analytique est utilisé pour imprimer l'état Analytique. Exemple Une secrétaire peut être ainsi affectée au service Marketing et appartenir au secteur analytique Administratif. Qualification et classification 1. Saisissez la Qualification du salarié. Il s'agit de la fonction qu'il occupe dans l'entreprise. Les zones Position, Echelon, Niveau et Coefficient indiquent la position et le rang du salarié selon la convention collective appliquée à la société. 2. Saisissez ces éléments pour permettre le test sur le salaire ou vérifiez s'ils correspondent aux valeurs que vous avez saisi dans la table de la convention collective. * Le coefficient doit obligatoirement figurer sur le bulletin de paye. 3. Cliquez sur le bouton Liste pour sélectionner l'élément correspondant à la Qualifi- 123 Menu Bases cation BTP (zone Qualif. BTP) du salarié. 4. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection, le Statut du salarié. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Répartition analytique Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Répartition analytique], dans la fiche salarié, un tableau s'affiche. Dans ce tableau, vous affectez au salarié un ou plusieurs codes analytiques et vous déterminez la répartition. Cette saisie servira de modèle pour la répartition analytique du bulletin. Dans Ciel Paye et Ciel Paye Evolution, la répartition analytique est utilisée comme critère de sélection dans les états standards et graphiques. Dans Paye Ciel Quantum et Ciel Paye Bâtiment, la gestion analytique est utilisée pour étudier les coûts salariaux. Exemple : une secrétaire peut travailler au service Marketing et intervenir dans le service Administratif. La répartition de son activité dans les deux services peut alors être saisie. Attention ! Dans Ciel Paye et Ciel Paye Evolution, vous ne pouvez affecter qu'un seul code analytique et la répartition est automatiquement à 100%. Vous ne pouvez pas modifier ce pourcentage. 124 Menu Bases Vous pouvez laisser ce tableau vide lorsque les salariés ne sont pas concernés par l'analytique. Ajouter un code analytique Exemple Pour un ouvrier qui travaille sur 3 chantiers dans le mois, vous ajoutez les 3 codes des chantiers, créés auparavant dans la liste des codes analytiques. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le code analytique et cliquez sur [OK]. 3. Faites de même pour tous les autres codes analytiques à affecter. * Un code analytique ne peut pas être inséré plusieurs fois dans une même fiche salarié. Définir la répartition analytique Exemple Un ouvrier a travaillé 20% du mois sur le Chantier 1, 30% sur le Chantier 2 et 50% sur le chantier 3. 1. Double-cliquez dans la cellule % répartition et saisissez la répartition. 2. Faites de même pour les autres codes analytiques. * Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. Par contre, il est possible qu'il soit inférieur à 100%. Supprimer un code analytique de la répartition 1. Sélectionnez la répartition que vous ne voulez plus affecter. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Exporter la répartition analytique dans des fiches salarié La répartition que vous venez de saisir peut être appliquée à d'autres salariés. En effet, l'exportation permet de dupliquer la répartition. 1. Cliquez sur le bouton [Exporter]. 2. Dans la fenêtre Exportation de la répartition analytique, sélectionnez les fiches salarié dans lesquelles la répartition sera reproduite. 125 Menu Bases 3. Cliquez sur le bouton [Marquer] puis sur le bouton [Exporter]. 4. Un message vous demande de confirmer l'exportation. Cliquez sur le bouton [Oui]. Code emploi et code métier du BTP 1. Saisissez le Code PCS ESE du salarié. Ce code, composé de 3 chiffres suivis d'une lettre, permet de connaître la catégorie socio-professionnelle à laquelle est rattaché le salarié. Ce code correspond à une nomenclature établie pour les professions et catégories socio-professionnelles des emplois salariés des entreprises. Vous retrouvez la liste de ces codes sur le site internet de l’Insee, dans la rubrique Nomenclature. 2. Pour obtenir la liste des codes, cliquez sur le lien correspondant. 3. Saisissez le code Complément PCS pour le personnel navigant de l’aviation civile et pour les professions du spectacle. Ce code est un complément de la catégorie socioprofessionnelle à laquelle est rattaché le salarié. Pour les professionnels du spectacle, vous trouverez la liste des codes sur le site internet de Pôle emploi. 4. Sélectionnez ensuite dans la liste, le code métier BTP du salarié. Cette information doit être renseignée pour les déclarations adressées aux caisses de congés payés du BTP (DADS-U). 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 126 Menu Bases Affecter un profil au salarié Les profils correspondent à des bulletins types à partir desquels les premiers bulletins des salariés peuvent être établis. Voir Profils, page 158. Il est recommandé d'affecter un Profil à chaque salarié, préalablement à la réalisation des premiers bulletins avec votre logiciel de paye Ciel afin d'en faciliter la création. Le bouton Liste, disponible en fin de zone, permet d'obtenir la liste de tous les profils existants. Vous pouvez limiter son utilisation sur une durée que vous définissez en choisissant la Date de début et la Date de fin. Le triangle de sélection ouvre le Calendrier. Arrivée à la fin de la période d'utilisation, c'est le Profil remplacement sélectionné à ce stade qui sera utilisé pour établir le bulletin du salarié. Exemple La secrétaire LEPIC passera cadre au mois de juin car elle remplacera la secrétaire de direction qui partira à la retraite à cette période. Le profil CADRE lui est affecté comme profil de remplacement. Contrôler les paramètres de gestion de temps Non disponible dans Ciel Paye Millésime Les paramètres collectifs d'une gestion de temps ont été définis par la commande PARAMÈTRES GESTION DE TEMPS du menu DOSSIER. Ces paramètres sont repris par défaut dans toutes les fiches salariés. Mais les modalités de gestion des plannings varient d'un salarié à l'autre (gestion en heures, en jours, salarié cadre, salarié non cadre, etc.) ; il convient donc de s'assurer que les paramètres collectifs définis au préalable s'appliquent bien au salarié en question. Si ce n'est pas le cas, il vous suffit de cocher la case de la partie à modifier et d'apporter les modifications nécessaires. Les informations ainsi définies dans la fiche Salarié servent de point de contrôle lors de l'élaboration du planning salarié correspondant. Voir Gestion de temps, page 163. Exemple 1 Le compteur de temps par défaut a été établi en Jour dans les paramètres collectifs ; ce paramètre est donc repris dans chaque partie Gestion de temps de la fiche Salarié. Or, plusieurs de vos salariés sont en modalité horaire. Pour les fiches des salariés concernés, vous devez cocher la case Compteur de temps, pour entrer en mode modification de la zone, puis sélectionner Heure comme Type de compteur. Les éventuelles modulations horaires que vous avez définies dans les paramètres collectifs lui seront appliquées. 127 Menu Bases Exemple 2 Une de vos salariés, Isabelle LECADRE ne travaille jamais le mercredi. Dans les paramètres collectifs, les 5 premiers jours de la semaine ont été définis comme jours travaillés. Pour vous assurer qu'aucune erreur ne sera commise lors de l'élaboration de son planning, vous définissez comme jour non travaillé, outre le Samedi et Dimanche, le Mercredi. Lors de la mise en place de son planning, si vous définissez un Mercredi comme période de travail, un message vous le signalera. La fenêtre Paramètres gestion de temps salarié dispose d'un onglet supplémentaire Cumuls, qui comptabilise, sur l'année, les heures supplémentaires effectuées par le salarié en question. Cette zone est en relation directe avec les données saisies dans la feuille de temps ; chaque fois que vous enregistrez une nature d'écart de type Heures supplémentaires, ce nombre est repris et ajouté au nombre d'heures déjà effectuées. Dès que ce cumul dépasse le quota d'heures déclaré dans l'onglet Paramètres généraux de cette même fenêtre, le système d'alerte choisi (Avertissement ou Bloquant) est automatiquement déclenché. Gérer les entrées et sorties du personnel La Date d'entrée du salarié dans l'entreprise doit obligatoirement être renseignée car elle permet de déterminer si le bulletin doit être établi ou non sur la période. D'ailleurs, vous ne pouvez pas valider la création de la fiche d'un salarié si cette zone est vide. Précisez également l'Heure d'embauche. La Date d'ancienneté correspond à la valeur de la variable NBANCIEN. Elle est calculée chaque mois selon la date d'entrée du salarié dans l'entreprise et la date du bulletin en cours. Lorsque le salarié quittera l'entreprise, vous renseignerez la zone Date de sortie et le motif pour lequel le salarié quitte l'entreprise. 1. Pour sélectionner un motif dans la liste proposée, cliquez sur le triangle de sélection. Si vous établissez un état préparatoire DADS papier, choisissez les points de suspension ... pour indiquer un départ définitif. 2. Cochez l'option Salarié inactif pour ne plus afficher dans la liste des bulletins les salariés absents de l'entreprise pour une période déterminée (congé parental, service national volontaire). 128 Menu Bases La fenêtre Historique des entrées et sorties du salarié Au fur et à mesure des entrées et sorties du salarié, les périodes de présence dans l'entreprise sont conservées en mémoire. Vous pouvez les consulter à tout moment par le bouton [Historique]. A ce stade, vous pourrez compléter la liste en indiquant la raison de sortie du salarié. Effectif * En mise à jour de votre dossier, l’application vérifie le contrat de travail, le type de contrat DADS et la présence du salarié. Et si le salarié est concerné par l'effectif Fillon, l'option Salarié à prendre en compte dans le calcul de l'effectif Fillon est cochée par défaut et le mode de calcul est renseigné automatiquement. 1. Cochez l'option Salarié à prendre en compte dans le calcul de l'effectif FILLON pour les salariés présents à inclure dans l'effectif Fillon. 2. Choisissez dans la liste déroulante le mode de calcul pour le salarié. Vous avez le choix entre : • Salariés comptant pour 1 : un salarié est égal à une unité. • Calcul au prorata du temps de présence : il y a un prorata des heures travaillées (HTRAV) et des heures normales travaillées du dossier (HMOISDOS). • Calcul au prorata de la durée du travail : il y a un prorata des heures normales (HMOIS) et des heures normales travaillées du dossier (HMOISDOS). Onglet Salaires : éléments de la paye Dans cet onglet, sont définies les informations nécessaires au calcul du salaire à proprement dit. La première Convention collective définie est automatiquement affectée au salarié. Si plusieurs conventions sont appliquées dans la société, choisissez celle à laquelle est rattaché le salarié. Voir La fiche Convention collective, page 223. Choisissez le Type de paye utilisé en cliquant sur le triangle de sélection. Les éléments utilisés dans le calcul du salaire (généralement des variables) sont rappelés dans les deux zones suivantes dont les libellés se modifient selon le type de paye. Voir La fiche Variable, page 177. • Mensuel Le salarié est mensualisé. Il effectue le même nombre d'heures que celui en vigueur dans la société (défini dans les paramètres société), en règle générale 151,67 h/mois. Son salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE. • Horaire Le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à l'autre. Son salaire est calculé selon la formule : TXHOR (taux horaire) x HMOIS (nombre d'heures/mois). 129 Menu Bases • Temps partiel Le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour la société mais identique d'un mois sur l'autre. Son salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE, définie pour le nombre d'heures effectuées par mois. • Paye par points Dans ce cas le salarié est payé aux points. Son salaire est calculé selon la formule : TPAYEPTS X NBPOINTS • Autre Lorsque aucune option ne convient au salarié, choisissez Autre. Son salaire est calculé selon la formule : SALBASE X HMOIS. Selon les dispositions légales en cours et sauf cas particuliers, les cotisations ne peuvent pas être calculées sur une base inférieure au S.M.I.C. Lorsque l'option Test sur Base/ S.M.I.C. est cochée, si la base de la cotisation est inférieure au S.M.I.C., le logiciel recalcule la base de cotisation équivalente au S.M.I.C. Si le taux horaire en cours est inférieur au taux horaire du S.M.I.C., la base de la cotisation est automatiquement modifiée selon la formule suivante : * L'option Assiette minimale égale au S.M.I.C. doit être également cochée dans les fiches des cotisations concernées pour que s'effectue ce contrôle. 3. L'option Tester la valeur du SMIC est cochée par défaut et permet de vous avertir, lors de la création de bulletin, que le salaire est en dessous de la valeur du SMIC, si c’est le cas. Décochez cette option pour les salariés ayant un contrat ne nécessitant pas ce test (contrat d'apprentissage, stage, etc.). * Le salaire de base sert de référence pour le calcul. Si dans le salaire de base viennent s'ajouter des éléments supplémentaires de paye, vous devez également les inclure dans le test (case Éléments du SMIC cochée dans l'onglet Prise en compte des rubriques). Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Le logiciel compare les éléments de la convention collective au salaire de base plus ou moins les rubriques à prendre en compte. 4. Pour autoriser ce test, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel. Vous serez alors averti lors de la création de bulletin si le salaire est en dessous de la valeur du SMC. * Pour inclure des rubriques dans le test du SMC, l’option Éléments du SMC doit être cochée dans l'onglet Prise en compte. Taux horaire S.M.I.C. × Nombre d'heures effectuées. 130 Menu Bases Les éléments de la convention collective sont à renseigner manuellement à partir du menu BASES - commande CONVENTIONS COLLECTIVES - onglet Tables. Si le salarié n'est pas à temps complet, le test sera réalisé au prorata TEMPORIS sur la base salariale SBASE (heure normale). Pour les types de paie par points et autre, le test est réalisé sur le nombre d'heures mensuel : HMOIS, qui est à renseigner. 5. La zone Emplois multiples vous permet de déterminer si le salarié occupe des emplois multiples au sein de l'entreprise. Si oui, sélectionnez l'élément Multiple dans la liste déroulante. Sinon, sélectionnez Unique ou Non connu. 6. Sélectionnez alors la Nature de contrat correspondant à l'emploi (ou aux emplois) occupé(s). Et, indiquez l’Intitulé du contrat s’il s’agit d’un contrat aidé. 7. La zone Employeurs multiples vous permet de déterminer si le salarié dépend d'un ou plusieurs employeurs. Si oui, sélectionnez l'élément Multiple dans la liste déroulante. Sinon, sélectionnez Unique ou Non connu. Exemple Si le salarié travaille dans plusieurs établissements et que la régularisation se fait avec la paye Ciel, sélectionnez dans la liste déroulante Employeurs Multiple. 8. Saisissez le salaire brut mensuel perçu chez l'autre(s) employeur(s). Pour les salariés concernés, définissez le taux ou le montant d'Abattement pour frais professionnels, à appliquer dans la Limite que vous saisissez. Exemple Le salarié bénéficie d'un abattement pour frais professionnels de 5% sur son salaire de base dans la limite de 304,90 €. Onglet Congés/DIF Cet onglet permet de mettre à jour et de consulter les cumuls concernant les congés payés, les congés RTT et le repos compensateur et de gérer le Droit Individuel à la formation (DIF) de chacun des salariés. Congés payés Lorsque vous mettez en place votre dossier, vous devez mettre à jour les zones permettant le calcul des congés payés par les valeurs calculées au dernier jour de la période précédent le premier bulletin que vous allez établir au salarié. 131 Menu Bases Indiquez ainsi le nombre de jours Dus et Pris et le Cumul base CP (cumul des salaires versés utilisés comme base de calcul des congés payés) tant pour la période de référence N-1 que pour la période en cours N. Ces valeurs seront automatiquement mises à jour au fur et à mesure de l'établissement des bulletins et de la prise de congés par le salarié. Lorsque vous clôturez la période de référence des congés payés, les valeurs de N sont mises à zéro. Si vous avez demandé le report lors de la clôture, dans l'onglet Paramètres paye 1 dans paramètres dossier, elles sont ajoutées aux valeurs de N-1. L'option Edition des congés payés sur bulletin, cochée par défaut, indique que le récapitulatif des congés pris et restant à prendre par le salarié sur la période de référence sera imprimé sur les bulletins de paye. Congés RTT Si le salarié bénéficie de la récupération en jours de congés RTT, cochez la case Droit aux congés RTT. 1. Indiquez le nombre de jours RTT dus et pris tant pour la période de référence N-1 que pour celle en cours N. Au fur et à mesure de l'établissement des bulletins de paye et de la prise de congés RTT par le salarié, ces valeurs seront automatiquement mises à jour par l’application. Au niveau du calcul des congés RTT, on distingue : • Les salariés dont le travail est modulé, c'est-à-dire toujours géré en heures mais avec des périodes d'adaptation, liées aux fluctuations de l'activité de l'entreprise. On parle ici d'annualisation du temps de travail. Ces salariés bénéficient de jour de repos RTT qui seront calculés en fonction de la modulation planifiée pour l'année. Dans ce cas, le 132 Menu Bases décompte des congés RTT ne peut pas s'effectuer automatiquement. 2. Une fois le bulletin calculé, vous renseignez manuellement, en jour, la zone Acquis dans le mois de l'onglet RTT du bulletin de salaire. • Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours uniquement, Dans ce cas, le calcul s'effectue automatiquement suivant la règle imposée par la RTT, à savoir, 1/12ème du nombre de jours des congés RTT indiqué dans les Paramètres 3 du dossier. * L'option Edition des congés RTT sur bulletin doit être également cochée dans les paramètres du dossier (commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER). Dans ce cas, elle est cochée par défaut à la création de la fiche salarié. L Reportez-vous à l’aide Infopaye, rubrique «La gestion des 35 heures» pour consulter le dossier complet sur les 35 heures. Repos compensateur De la même manière que pour les congés payés, à la mise en place du dossier, vous indiquez les valeurs à prendre en compte au dernier jour de la période précédent le premier bulletin à établir au salarié. Ces valeurs sont mises à jour par le logiciel au fur et mesure de l'établissement des bulletins et du repos pris. * Les valeurs du Repos compensateur sont exprimées en heures et non en jours. Droit au DIF 1. Si le salarié remplit les conditions d'accès au DIF, cochez la case Droit au DIF. • Le salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) doit justifier d'un an d'ancienneté dans l'entreprise. • Le salarié en contrat à durée déterminée (CDD) doit justifier d'une période de 4 mois en CDD. Dans ce cas, le DIF sera proratisé en fonction de la durée du contrat. Les éléments de cette zone se mettent à jour en fonction des paramétrages préalables effectués dans les paramètres société. * Toutefois, avant la création des bulletins de paye, vous devez impérativement renseigner les variables propres à chaque salarié pour que les valeurs soient correctement mises à jour. • Solde antérieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année antérieure. • Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année en cours. • Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris. • Solde encours : Nombre d'heures DIF restant à prendre. 133 Menu Bases Le solde encours se met à jour automatiquement selon les informations renseignées dans les autres zones. Onglet Banque Si le salarié est payé par virement et dans la mesure où vous envisagez de transférer automatiquement les ordres de virement à la banque de la société, les Coordonnées bancaires du salarié doivent être précisément saisies d'après le relevé d'identité bancaire de chacun. En effet, un contrôle est effectué sur la validité des informations, lors du transfert à votre banque. 1. Dans l'onglet Banque, sélectionnez le Type d’identification bancaire : RIB ou IBAN. Le type détermine la norme à laquelle les virements des salaires seront effectués : norme SEPA pour le type IBAN et normes AFB ou BDF pour le type RIB. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le Pays d’appartenance de la banque. 3. Saisissez le Nom de la banque. 4. Si vous avez choisi le type IBAN : saisissez les codes BIC et IBAN. Le code BIC est l’identifiant international de la banque et doit être renseigné obligatoirement. Le code IBAN est l’identifiant international du compte. 5. Si vous avez choisi le type RIB : saisissez le code Banque, code Guichet, numéro de Compte et la Clé du RIB. Le code IBAN est alors calculé automatiquement. 6. Indiquez le Titulaire du compte. 7. Choisissez le Mode de paiement du salaire parmi ceux proposés (virement, chèque ou espèces). 8. Indiquez également le nom de l'Organisme payeur de la société. Voir Banques, page 214. Onglet Variables Toutes les variables définies par la commande VARIABLES du menu BASES comme étant Propre au salarié sont présentées dans l'onglet Variables de la fiche Salarié. Voir Variables, page 177. Selon le type de paye retenu pour le salarié et les différents éléments utilisés pour calculer son bulletin, saisissez les valeurs dans les variables correspondantes. Attention L'onglet Variables n'est pas présenté lorsque vous créez la fiche Salarié mais uniquement lorsque vous modifiez une fiche existante. 134 Menu Bases Exemple Pour un salarié ayant un type de paye HORAIRE, saisissez la valeur des variables TXHOR TAUX HORAIRE et HMOIS NBRE D'HEURES/MOIS. * La valeur d'une variable peut être également saisie ou modifiée par la commande SAISIE DES VARIABLES SALARIÉS (quand elle est propre au salarié) ou directement dans le bulletin de paye du salarié. Dans ce cas, cette valeur remplace celle définie dans la fiche Salarié. Onglet DADS Paramétrer les données nécessaires à la DADS Si vous souhaitez générer, en janvier, une DADS-U avec votre logiciel de paye Ciel, certaines informations doivent être renseignées dans l'onglet DADS. Ces informations renseignées en cours d'année sont mémorisées afin d'être transmises lors de la génération de la DADS-U avec votre logiciel de paye Ciel. Pour préparer la D.A.D.S. : 1. Sélectionnez la modalité de l’Activité du salarié parmi celles proposées : intermittent, à domicile, saisonnier, etc. 2. Dans la zone Travail, sélectionnez le temps de travail parmi ceux proposés correspondant aux imprimés en vigueur : Temps plein, Temps partiel, etc. 3. Indiquez le statut Conventionnel du salarié (statut au titre de la convention collective) ainsi que son statut catégoriel Agirc-Arrco (cadre, non-cadre, extension cadre pour retraite complémentaire ). Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection situé en fin de zone puis sélectionnez l'élément de votre choix dans les listes proposées. 4. Sélectionnez la catégorie Population emploi à laquelle appartient le salarié puis le Statut professionnel du salarié. * Les différents statuts professionnels sont classés selon les catégories suivantes : • Secteur privé, • Secteur public. 5. Dans la zone Exo cotis. Agirc-Arrco, sélectionnez la cotisation dont le salarié est exonéré. A l’inverse, choisissez Pas d’exonération. Même si l'établissement est assujetti à la taxe sur les salaires, ce que vous déclarez au niveau des paramètres du dossier et de la fiche de l'établissement concerné, certains salariés peuvent en être exonérés. 6. Pour ne pas tenir compte des bulletins de ces salariés dans le calcul de la taxe sur les salaires, vous devez les déclarer exonérés. Pour cela, cochez la zone Exonéré de la taxe 135 Menu Bases sur les salaires. Lors du calcul de l'état préparatoire de la DADS, les bulletins des salariés exonérés ne seront pas pris en compte dans le calcul de la taxe due. 7. Si le salarié est le conjoint du dirigeant d'entreprise, cochez obligatoirement l'option Conjoint salarié. La loi du 2 août 2005 en faveur des PME a créé l'obligation d'affecter un statut officiel pour les conjoints qui travaillent dans l'entreprise. Et ce statut doit apparaître dans la DADS dans le but de mieux l'identifier. 8. La zone Travailleur doit être renseignée pour préciser s'il s'agit d'un travailleur résidant dans le lieu où il occupe ses fonctions, d'un travailleur frontalier ou exerçant à l’étranger. 9. Dans la zone Code Régime de base obligatoire précisez le régime de Base obligatoire. Dans la plupart des cas il s'agit du Régime Général. Si vous relevez de Plusieurs régimes de base, vous devez sélectionner les régimes de Base maladie, Base AT, Base Vieillesse. 10.Cochez la case Extension Alsace-Moselle uniquement si le salarié bénéficie du régime complémentaire local Alsace-Moselle pour le risque Maladie. 11.Validez la fiche du salarié en cliquant sur le bouton [Ok]. Par la suite, lorsque vous modifierez la fiche salarié, les informations seront enregistrées et mémorisées pour la DADS-U. Vous pourrez les consulter dans l'historique. * Certaines informations liées à un événement du salarié ou à une situation particulière ne sont pas automatiquement enregistrées et mémorisées par votre logiciel de paye. Vous devez dans ce cas enregistrer un nouvel événement. Enregistrer manuellement un nouvel événement 1. Pour enregistrer un événement (en prévision de la DADS-U), cliquez sur le bouton [Nouvel événement] de la fiche salarié, onglet DADS. 2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le motif entraînant la création d'un nouvel événement puis cliquez sur le bouton [Ok]. * Les motifs sont classés selon les catégories suivantes : • Cas général • Spécifiques BTP • Secteur public • Situation particulière • Evénements IP 3. Saisissez ou sélectionnez à l'aide du calendrier la date de début et au besoin la date de fin de l’événement. 136 Menu Bases Vous pouvez ajouter un commentaire si vous le souhaitez. 4. Validez le nouvel événement en cliquant sur le bouton [Ok]. * Vous pouvez consulter la liste des événements : • en cliquant sur le bouton [Historique], dans l'onglet DADS de la fiche salarié, • ou en cliquant sur l'onglet Evénements salariés, lorsque vous activez la commande SALARIÉS du menu BASES. Consulter l’historique des informations mémorisées pour la DADS Dans le cadre de la nouvelle norme DADS-U, certaines informations relatives au salarié sont enregistrées et mémorisées dans votre logiciel de paye. Le bouton [Historique] de l'onglet DADS vous permet de consulter ces informations. Vous pouvez à partir de la fenêtre Historique créer, modifier ou supprimer un événement. • Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer les modifications et quitter la fenêtre Historique. Onglet IP Cet onglet permet d’associer au salarié des contrats de prévoyance, de mutuelle et d’assurance. * Au préalable, vous devez avoir renseigné tous les types de contrats dans les caisses de mutuelle, prévoyance ou d’assurance correspondantes (menu BASES- commande CAISSES). 1. Pour affecter un contrat à un salarié, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Le logiciel affiche la fenêtre Contrat IP. 2. Dans la zone Code contrat, cliquez sur le bouton afin d’afficher les contrats enregistrés dans vos caisses. 137 Menu Bases * Il est impossible d’affecter plusieurs fois un même contrat à un salarié. C’est pourquoi, seuls les contrats qui n’ont pas été associés au salarié sont affichés. 3. Choisissez le contrat auquel le salarié est rattaché. La Référence, le Libellé, l’Option retenue et le Code population sont renseignés automatiquement par les informations figurant dans le contrat. 4. Dans la zone Ayants droit, saisissez le nombre d’enfants, d’adultes ou des autres personnes affiliés au contrat du salarié. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Le contrat est alors présent dans la liste. 6. Répétez l’opération à l’identique pour ajouter d’autres contrats. • Le bouton [Modifier] permet de changer un critère du contrat. • Le bouton [Supprimer] permet d’effacer un contrat. 138 Menu Bases Onglet Divers Fenêtre dans Ciel Paye, Ciel Paye Evolution et Ciel Bâtiment Fenêtre dans Paye Ciel Quantum 139 Menu Bases Paramétrer les comptes comptables pour le transfert en comptabilité Pour réaliser le transfert de l'écriture de paye mensuelle dans la comptabilité, contrôlez les comptes de comptabilité générale, proposés, par défaut, dans l'onglet Divers de la fiche Salarié et modifiez-les si besoin • Le Compte Brut : compte de classe 6 (641000 par défaut) dans lequel s'impute le salaire brut. • Le Compte à payer : compte de classe 4 (421000 par défaut) dans lequel s'impute le montant du salaire versé correspondant au Net à payer. * Les comptes sont saisis sans espace ni caractère accentué ni ponctuation. Voir Journal comptable, page 320. Visite médicale Vous pouvez aussi renseigner les informations concernant la visite médicale, devant être obligatoirement passée par chaque salarié lorsqu'il entre dans la société et par la suite, au moins une fois par an. 1. Indiquez la Date de la dernière visite médicale. Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum 2. Sélectionnez si le salarié est Apte ou Inapte. Lorsque le salarié est inapte, sélectionnez alors si le salarié est Reclassé ou non. 3. Indiquez la date prévue de la prochaine visite médicale ainsi que l'heure du rendezvous. Observations La zone Observations permet de saisir librement du texte. La ponctuation du texte dans cette zone peut être modifiée par le menu UTILITAIRES, commande PRÉFÉRENCES - onglet Polices. 140 Menu Bases Onglet Formalités Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum Cet onglet permet de constituer une liste de vérification portant sur les formalités liées à l'embauche ou au départ d'un salarié. Vous pouvez ajouter, classer ou supprimer des formalités enfin pointer les formalités qui ont été exécutées. * Les formalités d'embauche et de départ fonctionnent à l'identique. Ajouter une formalité 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Le logiciel vous propose les formalités qui n'ont pas encore été affectées au salarié. 2. Sélectionnez la ou les formalités à insérer et cliquez sur le bouton [OK]. Créer une formalité Vous pouvez ajouter une formalité tout en procédant à sa création. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Vous accédez alors à la fenêtre de création d'une formalité. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Créer une formalité”, page 221. 3. A la fin de la création, vous revenez sur la liste des formalités non affectées. Sélectionnez celle que vous venez de créer et cliquez sur le bouton [OK]. 141 Menu Bases Supprimer une formalité 1. Sélectionnez la formalité à ne pas faire apparaître dans la fiche du salarié. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Classer les formalités Vous pouvez organiser les formalités dans la liste des vérifications selon leur niveau d'importance. 1. Sélectionnez la formalité à déplacer. 2. Utilisez les boutons [Haut] et [Bas] pour changer la position de la formalité. Pointer les formalités Lorsqu'une formalité est réalisée, cochez la case située devant son nom. Ainsi, vous pouvez distinguer les formalités qui ont été réalisées de celles qui restent à faire. Et, il est plus facile de suivre les différentes étapes d'une embauche ou d'un départ. * Vous avez la possibilité de faire des recherches multi-critères sur les salariés en fonction des formalités réalisées ou pas. Dupliquer une fiche salarié Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-saisir les données, ce qui s'avère très utile pour les salariés qui ont le même profil, pour les remplaçants, etc. Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les informations propres au salarié telles que son nom, son adresse, sa date de naissance... 1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir. 2. Cliquez sur le bouton . * La fiche du salarié s'affiche, complétez les zones vides. 142 Menu Bases Les éditions administratives relatives aux salariés Vous avez la possibilité de générer différents documents administratifs. Certains de ces documents sont au format .pdf (Attestation de salaire, Accident du travail, Attestation Pôle emploi et D.U.E). Attestation Pôle emploi (Assedic) ) Menu EDITION (liste des salariés affichée) - ATTESTATION PÔLE EMPLOI Lorsqu'un salarié quitte définitivement une entreprise, il doit fournir une attestation de travail auprès de Pôle emploi (anciennement Assedic) afin de faire valoir ses droits aux allocations chômage. En général, l'employeur remet cette attestation au salarié en même temps que son dernier bulletin de salaire, son solde de tout compte et son certificat de travail. * Les pouvoirs publics ont rendu obligatoire de délivrer l’attestation Pôle emploi (ASSEDIC) au salarié et d’en transmettre en même temps un exemplaire de celle-ci à Pôle emploi. (Décret n° 2006-390 du 30 mars 2006, paru au JO du 1er avril). Contrôles et paramétrages préalables Avant d'éditer l'Attestation Pôle emploi, prenez soin de vérifier les éléments suivants : • cotisations : pour les cotisations dont le montant doit entrer dans le cumul du pré- compte ASSEDIC, calculé et édité sur l'attestation, cochez la zone correspondante dans l'onglet Prise en compte de la fiche Cotisation ; • salariés : vérifiez que les données concernant le salarié sont renseignées, à savoir les Nom, Prénom, Adresse, Numéro de Sécurité Sociale, Numéro de matricule, etc. ; • établissement : de la même manière, vérifiez que les données de l'établissement sont correctes, à savoir le Nom de la société, Adresse, Téléphone, Code NAF, Numéro de SIRET, etc. Attention ! Pour consulter ces documents, l'application Adobe Reader© doit être installée sur votre ordinateur. Nous vous rappelons que cette application est fournie avec le CDRom d'installation, son installation étant nécessaire pour la consultation du guide de référence électronique. Si Adobe Reader n'est pas encore présent sur votre ordinateur, insérez le CD-Rom d'installation de votre logiciel de paye Ciel et suivez les indications fournies à l'écran. 143 Menu Bases Editer l'attestation Pôle emploi (ASSEDIC) 1. Pour éditer ce document, sélectionnez le salarié concerné puis activez la commande ATTESTATION PÔLE EMPLOI du sous menu DOCUMENTS ADMINISTRATIFS du menu EDITIONS. 2. Indiquez la Date du dernier jour travaillé et payé du salarié. Le numéro d’ordre utilisé s’affiche automatiquement. 3. Pour obtenir plus d’informations sur la manière de remplir l’attestation Pôle emploi, cliquez sur le bouton [Notice]. 4. Validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Le document administratif s’affiche au format pdf. Il précise notamment la période d'emploi du salarié, le montant des salaires des 12 mois civils qui précède le dernier jour travaillé et payé. Compléter puis imprimer l'attestation Certaines zones doivent être directement saisies sur l'état. Une fois les zones renseignées, vous lancez l'impression de l'attestation. Attention ! Pour visualiser l’attestation Pôle emploi (anciennement ASSEDIC), l’application Adobe Reader© doit être installée sur votre ordinateur. 144 Menu Bases Attestation de salaire Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE MALADIE Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, maternité ou paternité), il doit fournir une attestation de travail afin de pouvoir bénéficier d'indemnités journalières auprès de la Sécurité Sociale. 1. Précisez en cliquant sur le triangle de sélection la cause de l'arrêt de travail (maladie, maternité ou paternité). 2. Indiquez la date de l'arrêt de travail. 3. Saisissez la période de l'absence du salarié en complétant les zones Date du dernier jour de travail et Date de reprise du travail. 4. Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, son salaire est le plus souvent maintenu durant son absence. L'employeur peut faire une demande de subrogation. La Sécurité Sociale verse directement les indemnités sur le compte de l'employeur. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur le bulletin de paye du salarié. 5. Indiquez les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la déclaration. 145 Menu Bases 6. Le document apparaît à l'écran. Vérifiez que toutes les informations nécessaires figurent sur le document et complétez-le éventuellement. Il ne vous reste plus qu'à l'imprimer et le transmettre au salarié concerné pour qu'il le signe. Accident du travail Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE ACCIDENT Cette commande vous permet de générer automatiquement l'attestation de salaire qui doit être produite lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle. 1. Précisez les coordonnées du médecin du travail. 2. Donnez les renseignements concernant l'arrêt de travail ; motif de l'arrêt (accident du travail ou maladie professionnelle), Date de l'accident de travail ou de la maladie professionnelle) ainsi que la Date du dernier jour de travail et la Date de reprise. Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, l'employeur peut faire une demande de subrogation. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur la paye du salarié (l'employeur lui verse l'intégralité de son salaire) et les indemnités sont versées directement sur le compte de l'employeur par la Sécurité Sociale. 3. Précisez la Période d'indemnisation, le Type de maintien du salaire (Intégral ou Partiel) ainsi que les coordonnées bancaires de la société. * Les coordonnées bancaires que vous avez saisies par la commande BANQUES du menu DOSSIER sont reprises par défaut. 4. Indiquez, dans la partie Signataire, les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la déclaration. Il peut s'agir d'un gérant de magasin, d'un responsable paye, etc. 5. Cliquez sur [Ok]. Le document est créé d'après les renseignements saisis dans le logiciel et dans la fenêtre de paramétrage. Vérifiez que toutes les informations qui doivent être produites sur ce document y figurent bien. Complétez-le éventuellement puis imprimez-le. D.U.E. Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu EDITION - DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - commande D.U.E. (EDI, PAPIER OU INTERNET) Toute embauche d'un salarié doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'URSSAF ; c'est ce que l'on appelle la Déclaration Unique d'Embauche que vous devez effectuer avant l'embauche définitive du salarié dans l'entreprise. Elle vous permet en une seule déclaration d'effectuer les 7 formalités liées à l'embauche d'un salarié. C'est l'URSSAF qui 146 Menu Bases se charge de faire parvenir, à chaque organisme concerné, les informations qui l'intéressent. S’il s’agit d’une DUE Papier 1. Dans la fenêtre de paramétrage de l'édition, si les coordonnées sont différentes de l'établissement principal (définies dans les paramètres de la société), cochez l'option Adresse de correspondance puis saisissez des coordonnées postales. 2. Indiquez également les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document est créé d'après les renseignements saisis dans la fiche salarié et dans les paramètres de la société. 4. Vérifiez que toutes les informations qui doivent être produites sur ce document y figurent bien. Complétez-le éventuellement (vous devez par exemple saisir l'heure prévisionnelle d'embauche) puis imprimez-le. S’il s’agit d’une DUE EDI 1. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise. 2. Saisissez les références internes du déclarant, zones libres de saisie permettant de réfé- rencer le message. 3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi réel. 4. Cliquez sur [Ok] pour valider. 5. Si des erreurs de paramétrage sont détectées, elles s'affichent à l'écran. Double-cliquez alors sur la ligne correspondant à la modification à effectuer. Une fois les zones correctement renseignées, cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. * La télédéclaration de la DUE nécessite la souscription à Ciel directDéclaration Social. Accéder directement à Microsoft Word® ) Menu EDITION - commande DOCUMENT WORD

Votre logiciel permet d'intégrer les informations concernant la société, les salariés et les bulletins de paye dans des documents type réalisés avec Word. Vous pouvez ainsi éditer des documents administratifs tels que les certificats d'embauche, les contrats de travail, les lettres-chèques, etc. Vous pouvez également réaliser des mailings pour l'ensemble de vos salariés. 1. Après avoir sélectionné le(s) salarié(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez éditer un document Word, activez la commande DOCUMENTS WORD du menu EDITION. 147 Menu Bases 2. Vous accédez à la fenêtre Gestionnaire de documents qui présente la liste des modèles disponibles. Cliquez sur le titre du document à utiliser. Consulter un document 3. Sélectionnez le document à consulter en cliquant sur le titre d'un des modèles présentés dans la fenêtre Gestionnaire de document et cliquez sur [Consulter]. L'application Word s'ouvre et vous accédez au document choisi. Les informations nécessaires concernant la société (telle l'adresse par exemple) et le salarié sont automatiquement insérées dans le document final. Si vous avez sélectionné plusieurs salariés, vous consultez pour chacun d'eux un document personnalisé. A ce stade, vous pouvez modifier le document comme n'importe quel autre document Word et l'imprimer. En revanche, les modifications ne sont pas conservées dans le modèle de votre logiciel. 4. Pour revenir dans votre logiciel de paye, activez la commande QUITTER de Word. Imprimer un document à partir de votre logiciel de paye Vous pouvez également imprimer directement le document à partir de la paye Ciel. Dans ce cas, l'application Word est ouverte le temps de l'impression puis automatiquement refermée, une fois celle-ci terminée. Créer un modèle de document La création d'un modèle s'effectue en plusieurs étapes. Dans la paye Ciel : 1. créez le nouveau document, par le bouton [Nouveau], puis définissez son intitulé. Il apparaît dans la liste des modèles. 2. Sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Modifier]. L'application Word est ouverte ainsi qu'une fenêtre nommée Document 1. Dans Microsoft Word : 1. Saisissez le texte qui ne varie pas d'un document à l'autre, en utilisant les commandes de Word pour mettre en forme et en page votre texte. 2. Insérez les champs nécessaires, informations qui varient d'un document à l'autre. * Pour qu'une information soit récupérée de la paye et insérée dans votre texte, vous devez insérer, dans le modèle de document, le nom du champ dont vous récupérez la donnée. Exemple Pour récupérer le nom du salarié dans une formule de politesse, insérez le champ : [GETFIELD SALARIE.NOM] 148 Menu Bases Pour insérer un champ, vous pouvez le saisir directement dans votre texte mais dans ce cas, vous devez respecter la syntaxe propre aux noms des champs. Le menu CielPaye dans Word Une autre manière, plus rapide et plus sûre, d'insérer un champ dans le modèle de document, est d'utiliser une des commandes du menu CIELPAYE, automatiquement ajouté à la barre des menus de Word (lorsque vous créez ou modifiez un modèle de document). Le menu CIELPAYE présente 5 commandes vous permettant d'insérer les champs nécessaires et d'effectuer certains traitements sur le modèle de document. Insertion d'un champ récupérant une des informations de la fiche salarié ) Menu CIELPAYE - commande INSÉRER UN CHAMP SALARIÉ Exemple Le titre (Monsieur, Madame, Mademoiselle) suivi du nom du salarié est inséré dans la formule de politesse suivante : Nous vous adressons nos plus sincères félicitations et vous prions de recevoir, [GETFIELD Salarie.Titre] [GETFIELD Salarie.Nom] nos salutations distinguées. 1. Placez le curseur à l'endroit où vous voulez insérer la première variable. 2. Activez la commande INSÉRER UN CHAMP salarié dans le menu CIELPAYE. 3. Cliquez sur le bouton Liste pour obtenir le libellé de tous les champs disponibles et sélectionnez le champ Prénom. Validez votre choix par [Ok]. La variable s'insère automatiquement sur la ligne de saisie. 4. Recommencez la procédure pour insérer le champ Nom. * Il est possible de faire suivre consécutivement les champs. Insertion des variables numériques de type salarié ) Menu CIELPAYE - commande INSÉRER UNE VARIABLE SALARIÉ Vous pouvez insérer des variables salariés de type numérique et composer des formules arithmétiques. Exemple Pour que la rémunération brute annuelle d'un salarié s'affiche : 1. insérez la variable [GETNUMBE OFFICE_NUM=SALBASE]. 2. Complétez la variable en saisissant le signe * (multiplicateur) et 12 pour obtenir la formule suivante : [GETNUMBER OFFICE_NUM=SALBASE*12] 149 Menu Bases Insertion de champs de type société ) Menu CIELPAYE - commande INSÉRER UN PARAMÈTRE SOCIÉTÉ Vous voulez insérer la raison sociale et l'adresse de votre société dans l'en-tête du document. Vous utilisez les champs suivants : [GETGLOBAL SOCIETE.RAISONSOCIALE] [GETGLOBAL SOCIETE.ADRESSE] [GETGLOBAL SOCIETE.CODEPOSTAL] [GETGLOBAL SOCIETE.VILLE] Exemple de certificat de travail 1. A partir de la fenêtre Gestionnaire de document, sélectionnez le titre Certificat de travail puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Vous accédez au modèle réalisé dans Word. 150 Menu Bases 2. Cliquez sur le bouton [Consulter], à partir de la fenêtre Gestionnaire de documents, pour visualiser le document final dans Word. Insertion d'une variable d'accord de genre ) Menu CIELPAYE - commande ACCORD MASCULIN / FÉMININ Vous pouvez utiliser une formule de type texte faisant appel à des éléments basés sur les accords de genre (masculin, féminin). Exemple Vous voulez accorder l'adjectif 'soussigné' avec le genre. 1. Placez le curseur à l'endroit où vous voulez que s'inscrive la variable. 2. Sélectionnez la commande ACCORD MASCULIN/FEMININ du menu CIELPAYE. 3. Saisissez 'soussigné' dans la zone Accord masculin et 'soussignée' dans la zone Accord féminin. La formule est insérée dans le document : [GETSTRING IF SALARIÉ.SEXE=0 THEN OFFICE_TEXT=»SOUSSIGNE» ELSE OFFICE_TEXT = «SOUSSIGNÉE»END IF] Insertion d'une variable de conversion (chiffres en lettres) ) Menu CIELPAYE - commande CONVERTIR UN MONTANT EN LETTRES Vous utilisez cette commande afin que le montant du salaire de base s'inscrive à la fois en chiffres et en lettres. Vous pouvez obtenir la conversion d'une variable salarié (consulter la liste par le bouton Liste) et/ou d'un montant que vous indiquez en chiffres. correspond à des champs de type société GETGLOBAL. correspond à une variable d’accord de genre de type GETSTRING correspond à des champs de la fiche Salarié de type GETFIELD 151 Menu Bases Exemple La variable du salarié est le salaire de base et la valeur est de 1830 €. si vous avez opté pour la variable du salarié 'Salaire mensuel de base', la formule est : [GETSTRING CONVERTAMOUNTTOSTRING (SALBASE, OFFICE_TEXT, «EURO», 100)] ; si vous avez opté pour un montant '1830', elle sera la suivante : [GETSTRING CONVERTAMOUNTTOSTRING (1830, OFFICE_TEXT, «EURO», 100)] Sauvegarde du document dans Word La sauvegarde du document est réalisée lorsque vous fermez Word. Les documents créés sont enregistrés au format RTF et stockés dans le sous-répertoire Offmodel de Ciel Paye. 1. Activez la commande QUITTER du menu FICHIER. 2. Confirmez l'enregistrement en cliquant sur [Oui]. 152 Menu Bases Assistant d'entrée d'un nouveau salarié ) Menu BASES - commande ASSISTANT D’ENTRÉE D'UN SALARIE Cet assistant vous permet d'une part de créer une nouvelle fiche salarié et d'autre part de réaliser simplement et rapidement deux opérations obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, à savoir la rédaction d'un contrat de travail et la déclaration d'embauche (D.U.E.). La Déclaration Unique d'Embauche auprès de l'URSSAF peut être effectuée : Dans Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment, Paye Ciel Quantum : • sur papier, • par Internet, • par échanges de données informatisées (EDI) avec Ciel directDéclaration Social. Dans Ciel Paye • par Internet, via le site http://www.due.fr/ 1. Définissez l'opération ou les opérations que vous allez effectuer une fois les renseignements de la fiche salarié complétés. 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. 153 Menu Bases Etape Identité 3. La première étape de l'assistant de création d'un salarié se rapporte à son identité. Complétez toutes les zones, ces renseignements étant nécessaires pour établir la D.U.E. Pour plus de détails, reportez-vous aux paragraphes “Identification du salarié”, page 119 et “Onglet état civil et adresse”, page 120. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour continuer le paramétrage. Etape Situation professionnelle La deuxième étape concerne la situation professionnelle du salarié et notamment les caractéristiques de son poste, sa date d'entrée dans l'entreprise et les éléments concernant son salaire. Voir Onglet Affectation, page 121. 5. Une fois les zones complétées, cliquez sur [Suivant]. Etape Données salariales La troisième étape concerne les éléments de paye du salarié notamment le type de paye et les caractéristiques du contrat. Voir Onglet Salaires : éléments de la paye, page 128. 6. Une fois les zones complétées, cliquez sur [Suivant]. Etape Coordonnées bancaires Dans la quantrième étape figurent les éléments relatifs aux coordonnées bancaires et au mode de paiement du salarié. Voir Onglet Banque, page 133. 7. Cliquez sur [Suivant] pour poursuivre. Etape DADS La cinquième étape concerne le paramétrage des données nécessaires à la DADS-U. Pour pouvoir établir la DADS-U avec Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum, vous devez renseigner cette étape. Si vous utilisez actuellement Ciel Paye Millésime, vous devez dès aujourd'hui renseigner ces informations. Vous pourrez ainsi migrer plus facilement vers Ciel Paye Evolution ou Paye Ciel Quantum pour générer une DADS-U. 8. Sélectionnez la modalité de l’Activité du salarié parmi celles proposées : intermittent, à domicile, saisonnier, etc. 9. Dans la zone Travail, sélectionnez le temps de travail parmi ceux proposés correspondant aux imprimés en vigueur : Temps plein, Temps partiel, Intermittent, etc. 10.Indiquez le statut Conventionnel (statut au titre de la convention collective) ainsi que le statut catégoriel Agirc-Arrco (Cadre, Non cadre, etc.). 154 Menu Bases 11.Sélectionnez la catégorie Population emploi à laquelle appartient le salarié puis le Statut professionnel du salarié. * Les différents statuts professionnels sont classés selon les catégories suivantes : • Secteur privé, • Secteur public. 12.Dans la zone Exo cotis. Agirc-Arrco, sélectionnez la cotisation dont le salarié est exonéré. A l’inverse, choisissez Pas d’exonération. 13.Certains salariés sont exonérés de la taxe sur les salaires. Pour ne pas tenir compte des bulletins de ces salariés dans le calcul de la taxe sur les salaires, vous devez les déclarer exonérés en cochant la case correspondante. Lors du calcul de l'état préparatoire de la DADS, les bulletins des salariés exonérés ne seront pas pris en compte dans le calcul de la taxe due. 14.Dans la zone Travailleur, indiquez s'il s'agit d'un travailleur résidant dans le lieu où il occupe ses fonctions, d'un travailleur frontalier ou exerçant à l’étranger. 15.Si le salarié est le conjoint du dirigeant d'entreprise, cochez obligatoirement l'option Conjoint salarié. La loi du 2 août 2005 en faveur des PME a créé l'obligation d'affecter un statut officiel pour les conjoints qui travaillent dans l'entreprise. Et ce statut doit apparaître dans la DADS dans le but de mieux l'identifier. 16.Dans la zone Code Régime de base obligatoire, précisez le régime de Base obligatoire. Dans la plupart des cas il s'agit du Régime Général. Si vous relevez de Plusieurs régimes de base, vous devez sélectionner les régimes de Base maladie, Base AT, Base Vieillesse. 17.Cochez la case Extension Alsace-Moselle uniquement si le salarié bénéficie du régime complémentaire local Alsace-Moselle pour le risque Maladie. 18.Cliquez sur le bouton [Suivant] pour poursuivre. Etape IP Cette sixième étape permet d’associer au salarié des contrats de prévoyance, de mutuelle et d’assurance. * Au préalable, vous devez avoir renseigné tous les types de contrats dans les caisses de mutuelle, prévoyance ou d’assurance correspondantes (menu BASES- commande CAISSES). 1. Affectez le ou les contrats concernant le salarié. Voir Onglet IP, page 136. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape de l'assistant. 155 Menu Bases Dernière étape Cette dernière étape vous confirme la création et le paramétrage de votre fiche salarié. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de la fiche salarié. Vous pouvez cliquer sur le bouton [Continuer] pour valider la création de la fiche salarié et poursuivre directement la création de nouveaux salariés. La fenêtre qui s'affiche ensuite est fonction des options choisies dans la fenêtre d'accueil de l'assistant d'entrée d'un salarié : Si vous avez coché l'option Rédaction du contrat de travail... • un contrat de travail dans Word est automatiquement généré si l'option correspondante a été cochée. Complétez ce document. Si vous avez sélectionné DUE EDI... • la fenêtre Déclaration Unique d'Embauche s'affiche. Saisissez les informations nécessaires à votre télédéclaration. Si vous avez sélectionné DUE papier... • la fenêtre Déclaration Unique d'Embauche s'affiche. Complétez-la puis cliquez sur [Ok]. La DUE au format pdf s'affiche. Il ne vous reste plus qu'à compléter les informations nécessaires pour que les formalités liées à l'embauche d'un salarié soient dûment accomplies. Si vous avez sélectionné DUE sur Internet... • vous accédez directement au site Internet de l’URSSAF permettant de faire la déclaration unique d'embauche. 156 Menu Bases Assistant de sortie d'un salarié ) Menu BASES - commande ASSISTANT DE SORTIE D'UN SALARIE Tout départ de l'entreprise d'un salarié implique un certain nombre de formalités à effectuer de la part de l'employeur. Cet assistant vous aide à réaliser les documents obligatoires à remettre à tout salarié qui quitte une entreprise, à savoir : • son dernier bulletin de paye, • son certificat de travail, • son solde de tout compte, • une attestation Pôle emploi agréée (anciennement Assedic). 1. Dans la fenêtre d'accueil de l'assistant, indiquez de quel salarié il s'agit ; cliquez pour cela sur le bouton Liste pour le sélectionner. 2. Précisez la Date de sa sortie ainsi que le motif pour lequel il quitte l’entreprise. Si vous établissez un état préparatoire DADS papier, choisissez les points de suspension ... pour indiquer un départ définitif. 3. Cochez les opérations administratives liées au départ du salarié que vous souhaitez réaliser. * Les options suivantes sont cochées par défaut : - Réalisation du dernier bulletin de salaire, - Rédaction du certificat de travail, - Délivrance de l'attestation Pôle emploi. 4. Cliquez sur [Ok]. Les éléments que vous avez choisis vous seront présentés à l'écran les uns après les autres ; ainsi la sortie du salarié de l'entreprise est effectuée simplement et rapidement. 5. L'étape 2 de l'assistant de sortie s'affiche. Cette étape vous permet d'insérer ou de supprimer une rubrique du bulletin. * Si vous avez coché l'option Elément lié à la sortie du salarié dans l'onglet Prise en compte de la rubrique, cette rubrique associée au départ du salarié s'affichera automatiquement dans cette fenêtre. Insérer une rubrique 1. Pour insérer une rubrique, cliquez sur le bouton [Insérer]. 2. Dans la liste des rubriques qui s'affiche, sélectionnez la rubrique à insérer puis cliquez sur le bouton [Ok]. 157 Menu Bases Supprimer une rubrique 1. Pour supprimer une rubrique, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur [Oui] si c'est le cas. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider. A propos de l'Attestation Pôle emploi (Assedic)... Le dernier bulletin du salarié doit être créé et validé pour que l'Attestation Pôle emploi puisse être délivrée avec des données exactes. Pour vous aider à accomplir correctement cette démarche administrative particulière deux éléments de contrôle vous sont proposés : • d'abord, dans la fenêtre d'accueil de l'assistant de sortie : la case Délivrance de l'attestation Pôle emploi n'est accessible que si vous avez coché au préalable la case Réalisation du dernier bulletin, • par la suite, une fois le dernier bulletin créé, un message vous propose de le valider pour que votre attestation soit correcte. 158 Menu Bases Profils ) Menu BASES - commande PROFILS

Le profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations, rubriques, commentaires, etc.) communs à une même catégorie de salariés (Cadre, Employé, etc.). Les profils ne contiennent aucune valeur. Vous les utilisez pour créer les bulletins d'une même catégorie de salariés sans avoir à chaque fois à redéfinir l'ensemble des lignes composant le bulletin. La fiche Profil Le profil est défini par un Code et un Libellé. Les lignes qui composeront le bulletin des salariés rattachés au profil sont présentées. Rubrique Cotisations Commentaires Profils Bulletins Appel d’un profil dans le bulletin Générer un profil d’après le bulletin Supprime la ligne sélectionnée dans le profil. Ouvre la liste Eléments du bulletin pour insérer un ou plusieurs éléments. Insère une ligne vierge dans le profil 159 Menu Bases Convention d'insertion des rubriques et cotisations dans les profils Lorsque vous insérez des lignes dans le profil, ne perdez pas de vue que le bulletin est calculé de manière descendante de la première à la dernière ligne du bulletin. • Une rubrique, insérée avant le SALAIRE BRUT est ajoutée ou retranchée au SALAIRE DE BASE, selon le type de la rubrique (Gain ou Retenue), pour calculer le SALAIRE BRUT : absence pour congés payés, indemnités de congés payés, prime d'ancienneté, etc. • Une rubrique, insérée après le NET IMPOSABLE, ne doit pas modifier ce dernier mais peut y être ajoutée ou retranchée selon son type (Gain ou Retenue) pour calculer le NET A PAYER : transport, carte orange, acompte, tickets restaurant, etc. • Une cotisation est insérée après le SALAIRE BRUT et avant le TOTAL RETENU. • Les rubriques et cotisations intermédiaires doivent être placées avant celles qui utilisent leur montant comme base de calcul. Insérer une ligne vierge dans le profil Dans la liste Lignes de profil, placez le curseur sur la ligne avant laquelle vous voulez en insérer une nouvelle. 1. Cliquez sur [Insérer] pour insérer une ligne vierge dans le profil. 2. Cliquez deux fois dans la colonne Elément de la ligne vierge. 3. Saisissez le code de l'élément à insérer dans le profil. Le bouton Liste ouvre la liste des éléments du bulletin dans laquelle vous pouvez sélectionner celui de votre choix. 4. Appuyez sur la touche pour valider le code saisi. Le libellé de l'élément est automatiquement inséré. * Si l'élément est déjà présent dans le profil, votre logiciel vous en informe et ne l'insère pas à nouveau. 5. Procédez ainsi pour chacune des lignes à insérer. Insérer dans le profil plusieurs lignes en même temps 1. Placez le curseur sur la ligne avant laquelle vous voulez en insérer d'autres. 2. Cliquez sur [Ins. Multi...] pour ouvrir la liste Elément Bulletin qui présente toutes les rubriques, cotisations et commentaires existants. 3. Cliquez sur les éléments à insérer dans le profil. Vous pouvez aussi étendre la sélection à plusieurs éléments, à l'aide de la touche afin de les insérer en même temps dans le profil. 4. Validez l'insertion des éléments sélectionnés en cliquant sur [Ok]. 160 Menu Bases * Si l'élément est déjà présent dans le profil, un message vous en informe et ne l'insère pas à nouveau. La fenêtre Elément Bulletin Les trois boutons radios Cotisations, Rubriques et Commentaires vous permettent de choisir le type d'élément qui doit être présenté dans la liste. Les boutons, présentés à droite dans la fenêtre, permettent de modifier la présentation de la liste et des éléments qu'elle contient comme pour les éléments de base. Exemple Vous insérez les rubriques nécessaires dans le profil. Pour plus de commodités, vous voulez que seul ce type d'élément soit affiché dans la liste des Eléments du bulletin. Cochez l'option Rubriques. Vous pouvez classer les rubriques dans l'ordre croissant de leur code en définissant les critères et le sens du tri par le bouton [Trier la liste]. * Si le format de présentation de la liste est conservé d'une session à l'autre, les recherches et tris des éléments ne le sont pas. Si vous voulez consulter à nouveau la liste complète des éléments existants, cliquez sur [Tout afficher]. Modifier un élément Pour consulter le détail d'un des éléments présentés dans la liste et éventuellement le modifier, sélectionnez-le et cliquez sur [Modifier]. La fiche complète de l'élément s'ouvre. 161 Menu Bases * Vous constaterez qu'à ce stade, vous n'avez pas la possibilité de créer un nouvel élément ou d'en consulter un autre, les boutons magnétoscopes et le bouton [Créer] n'étant pas présentés dans la fiche. Supprimer une ligne du profil 1. Cliquez sur la ligne à supprimer. 2. Cliquez sur [Supprimer]. La procédure étant irréversible, un message de confirmation s'affiche. 3. Validez la fenêtre de confirmation par [Oui]. La ligne n'apparaît plus dans le profil. * En aucun cas, l'élément correspondant n'est supprimé. Affecter les profils aux salariés Une fois les profils définis, vous les affectez à chaque salarié, selon la catégorie à laquelle il appartient, dans l'onglet Affectation de la fiche Salarié. Lorsque vous créez les premiers bulletins avec votre logiciel de paye Ciel sur une période donnée, demandez la création des bulletins d'après les profils rattachés aux salariés. * Nous vous conseillons vivement d'utiliser les profils pour établir les bulletins de salaire, particulièrement pour créer le premier bulletin de chaque salarié. Si vous n'avez pas rattaché de profil à un salarié, le bulletin est créé mais sans aucune ligne. A ce stade, vous conservez la possibilité d'appeler un profil dans le bulletin ouvert. Voir Appeler un profil, page 246. Générer automatiquement un profil Vous pouvez aussi générer un profil d'après un bulletin. Toutes les lignes insérées dans le bulletin ouvert sont recopiées à l'identique dans le profil, mis à part les valeurs des différents éléments composant le bulletin. Voir Générer un profil, page 246. 162 Menu Bases Services Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu BASES - commande SERVICES Par cette commande, vous définissez les différents services de votre entreprise. Cette information est utilisée lors de l'enregistrement de vos fiches salariés. La notion de Service permet une classification plus précise de l'ensemble de vos salariés. Si vous optez pour une gestion de temps complète, cela peut faciliter la mise en place de vos plannings ainsi que l'ensemble de vos éditions relatives à cette gestion de temps. Voir Gestion de temps, page 163. 163 Menu Bases Gestion de temps Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS * Si vous avez choisi de gérer vos absences à l’aide du Planning des vacances (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES- PARAMÈTRES 1), cette fonction n’est pas accessible. La loi sur la réduction de la durée légale du temps de travail a fait apparaître, au sein des entreprises, de nouvelles formes d'organisation du travail avec une gestion des horaires qui devient de plus en plus complexe de part la diversité de ces derniers : horaires fixes, variables, libres, cycliques, décalés, modulaires, annuels, temps partiel. Cette mise en place des 35 heures incite ces entreprises à avoir recours à de nouveaux outils de suivi et d'analyse du temps afin d'en faciliter la gestion. Il s'agit de prendre en compte non seulement les contraintes économiques, avec pour optique de mieux gérer la répartition et le temps de travail, mais également les contraintes légales, avec un contrôle de ce temps de travail. Avec son module de Gestion de temps intégré, vous pouvez : • élaborer des modèles de plannings (hebdomadaires ou annuels), • effectuer le suivi des heures de travail des salariés de l'entreprise et de constater d'éventuels écarts entre le prévisionnel et le réalisé avec le planning Salarié, • analyser et contrôler les données mises en place à l'aide d'états spécifiques. Mais, selon le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez choisir de travailler avec tout ou partie du module GESTION DE TEMPS. Par exemple, vous pouvez utiliser uniquement la partie Feuille de temps où vous n'enregistrez que les différentes absences et/ou présences de vos salariés. Voir Enregistrez vos feuilles de temps, page 170. Une fois que vous avez défini les paramètres de votre gestion de temps, à savoir : • les paramètres collectifs (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GESTION DE TEMPS), Voir Paramètres Gestion de temps, page 43. • les paramètres individuels, par le menu BASES - commande SALARIÉS, onglet Affectation, bouton [Gestion de temps]... Voir Onglet Affectation, page 121. ... vous pouvez passer à l'élaboration de vos plannings. 164 Menu Bases Enregistrer les modèles de plannings hebdomadaires ) Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING HEBDOMADAIRE Cette commande sert à définir les horaires de la semaine en fonction des différents cycles de travail rencontrés dans l'entreprise (périodes de suractivités, de sous-activités ou bien encore horaires fixes toute l'année). Ces modèles de planning servent à établir les plannings prévisionnels annuels, à partir desquels sont générés les plannings salariés. Exemple Dans l'entreprise Martin et Fils, il existe des catégories de salariés qui sont amenés à faire des semaines de 35, 38 ou 42 heures ; dans ce cas, vous devez définir trois modèles de plannings dans lesquels vont figurer les horaires exacts pour chaque journée de la semaine. La fenêtre Modèle de planning hebdomadaire est divisée en deux parties : • la partie gauche qui regroupe tous les gabarits de plannings de la société ; • la partie droite qui présente les différentes périodes de travail des journées de la semaine correspondantes. Une journée de travail est définie par une succession de plages horaires ; à chaque plage horaire est affecté un type de temps : travaillé ou non. Exemple Nous allons créer le premier modèle de la société correspondant à la semaine de 35 heures, avec les horaires suivants : 9h - 12h et 13h - 17h. 1. Dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et sélectionnez la commande CRÉER UNE SEMAINE. 2. Donnez-lui une référence, par exemple Semaine 35h ; les 7 jours composant la semaine apparaissent dans l'arborescence. 3. Dans la partie droite, figurent les tranches horaires de la journée. A vous de définir, les périodes travaillées et celles non travaillées. Il vous suffit pour cela de sélectionner, à l'aide de la souris, les cases correspondant aux périodes travaillées et de sélectionner la commande DÉFINIR UNE PÉRIODE DE TRAVAIL du menu CONTEXTUEL. Ces tranches horaires travaillées apparaissent en bleu, par défaut. Si vous souhaitez opter pour une autre couleur, activez la commande PROPRIÉTÉS du menu EDITION ou CONTEXTUEL. * Le premier modèle de planning que vous définissez est automatiquement déclaré par défaut (facilement repérable par la coche verte présente dans le titre). Par la suite, si vous souhaitez déclarer un autre modèle par défaut, il vous suffit de cliquer sur son titre, d'ouvrir le menu EDITION ou CONTEXTUEL et de choisir la commande PLANNING PAR DÉFAUT. 4. Procédez ainsi pour tous les modèles de plannings hebdomadaires de votre société. 165 Menu Bases Pour modifier une période de travail... 1. ... placez le pointeur de la souris sur la période de travail à modifier. 2. Ouvrez le menu CONTEXTUEL et sélectionnez la commande MODIFIER UNE PÉRIODE DE TRAVAIL. 3. Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez les nouveaux horaires de la période travaillée puis cliquez [Ok]. La modification est immédiatement reportée dans le modèle de planning. Concevez vos plannings prévisionnels annuels ) Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING ANNUEL Une fois les différents modèles de plannings hebdomadaires définis, vous pouvez établir vos plannings prévisionnels annuels (menu BASES, commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNINGS ANNUEL). Ils permettent d'établir un planning commun à un ensemble de salariés ayant des horaires de travail identiques. 166 Menu Bases Vous pouvez créer autant de planning différents que vous le souhaitez. Il est effectivement très important de bien penser à tous les cycles de travail en vigueur dans votre entreprise afin de faciliter la gestion de vos plannings salariés. La fenêtre Modèles de planning annuel est divisée en trois parties : • une entête qui indique l'intervalle de mois sur lequel est défini le planning (votre planning peut donc être mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel selon votre choix et/ou le mode de fonctionnement de votre entreprise), • une partie gauche qui récapitule les différents modèles, • une partie droite qui présente les semaines de la période concernée. Exemple Vous souhaitez créer un modèle de planning annuel avec des semaines à 39 heures. Ce planning s'adresse aux salariés cadres de la société, qui sont gérés en jours et qui bénéficient de jours de RTT. 1. Définissez de Janvier 2007 à Décembre 2007 comme Période du planning. 2. Cliquez dans la partie gauche de la fenêtre et activez la commande CRÉER UN PLANNING du menu EDITION ou CONTEXTUEL. 3. Le modèle de semaine défini par défaut est appliqué à toute la période du planning prévisionnel. Or, celui-ci ne correspond pas à votre planning puisqu'il s'agit du modèle à 35 heures. 4. Activez le menu CONTEXTUEL et sélectionnez la commande DÉFINIR POUR LE MODÈLE puis l'option Semaine 39h dans la liste des modèles de semaines proposées. Ce modèle est appliqué à toute la période définie en en-tête. Pour choisir une autre semaine... 1. cliquez sur la semaine à modifier dans la partie droite de la fenêtre, 2. ouvrez le menu CONTEXTUEL et sélectionnez le modèle de semaine que vous souhaitez établir pour la période choisie. Pour vérifier... ... les différents modèles de plannings hebdomadaires attribués à un modèle de planning prévisionnel, il vous suffit de placer le pointeur de la souris au-dessus de la semaine à contrôler. Une bulle d'aide indique le code du modèle de planning hebdomadaire attribué à cette semaine. 167 Menu Bases Déterminez les différentes natures d'écarts possibles ) Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - NATURES D’ÉCARTS Cette commande vous permet d'enregistrer les différentes natures d'écarts possibles. En effet, lors de la saisie des feuilles de temps, des écarts entre le prévisionnel et le réalisé pourront être constatés. Pour que ces écarts soient correctement ventilés dans les bulletins de paye de vos salariés, vous devez enregistrer, au préalable, les différentes rubriques de paye qui leur seront affectées. Exemple Prenons l'exemple de l'écart de temps Congés Payés. Un Code est défini par défaut par le programme mais vous pouvez le modifier si vous le souhaitez. 1. Saisissez un code Abréviation qui soit parlant, afin de repérer l'écart constaté. 2. Cochez la case A insérer par défaut dans la feuille de temps si vous souhaitez que cet écart de temps soit proposé dans la partie Nature des écarts de la fiche Feuille de temps. 3. Le bouton [Propriétés] vous permet de définir l'aspect que prendra l'écart dans le planning du salarié. Ce repère visuel, repris en-dessous de ce bouton, permet d'avoir une vision globale des différentes natures d'écarts constatés pour un salarié. 4. Précisez les rubriques (ou la variable et la rubrique) de paye sur lesquels doivent être imputés les écarts. 5. Un compteur de temps est rattaché à chaque nature d'écart : ce dernier peut donc être comptabilisé en jour, en heures ou en fonction du paramétrage spécifique au salarié. 168 Menu Bases Rattachez un modèle de planning à un salarié ) Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - PLANNING SALARIÉS Le planning prévisionnel salarié sert à gérer, à la semaine ou à la journée, les heures de travail prévues pour chaque salarié. Un modèle de planning annuel est affecté à chaque salarié afin que son propre planning puisse être mis en place. Ce planning (à partir duquel est mis en place le «prévisionnel») sert de référence pour les feuilles de temps (qui représentent le «réalisé»). Selon le fonctionnement de la société, le niveau d'activité ou le poste qu'il occupe, un salarié pourra être rattaché à plusieurs modèle de plannings (mensuels ou hebdomadaires). La fenêtre Planning salariés est divisé en trois parties : • une entête qui indique l'intervalle de mois sur lequel est défini le planning, le mode d'affichage du planning : hebdomadaire ou quotidien, et deux cases à cocher permettant la gestion des demi-journées • une partie gauche dans laquelle figurent les salariés, • une partie droite qui présente le planning correspondant. Exemple Les 3 assistantes du service Commercial ont des horaires de travail identiques. Vous souhaitez donc leur affecter le même modèle de planning annuel. C'est à l'aide d'une recherche multicritère que vous pourrez attribuer, en une seule opération, un même planning à plusieurs salariés. 1. Dans la partie gauche de la fenêtre, dans laquelle figurent tous les salariés de l'entreprise, ouvrez le menu CONTEXTUEL et sélectionnez la commande RECHERCHE MULTICRITÈRE. 2. Après avoir défini les critères nécessaires à votre recherche (emploi = secrétaire ET service = commercial), validez par [Ok]. Seuls les 3 salariés répondant aux critères requis, restent dans la fenêtre. Voir Recherche multicritère, page 100. 3. Choisissez la commande TOUT MARQUER du menu CONTEXTUEL. 4. Vous devez maintenant leur affecter le modèle de planning annuel correspondant à leur cycle de travail : activez la commande MODÈLES DE PLANNING ANNUEL du menu CONTEXTUEL puis sélectionnez le planning 001 qui comporte tous les cycles de travail de l'année correspondant à leur activité ; l'intégralité des informations définies dans ce planning sont donc reprises par défaut ; mais vous pouvez en modifier certaines caractéristiques si vous le souhaitez. 169 Menu Bases Pour modifier un des éléments du planning Vous pouvez, à partir de cette fenêtre Planning salarié, modifier certains cycles de travail du modèle de planning annuel, sans que cela ait de conséquences sur le modèle de planning annuel initial, défini par la commande GESTION DE TEMPS - MODÈLE DE PLANNING ANNUEL du menu BASES ; seul le planning du salarié concerné s'en trouve modifié. 1. Sélectionnez la période du planning à modifier dans la partie droite de la fenêtre, 2. Ouvrez le menu CONTEXTUEL et choisissez le modèle de planning hebdomadaire qui doit être appliqué. * L'élément à modifier peut également être un écart de temps constaté. Dans ce cas, vous opterez pour un des choix proposés dans la liste des Natures d'écarts du menu CONTEXTUEL. La liste des natures d'écarts présentée correspond toujours à des natures d'écarts de type CP, RTT et Absence. Pour enregistrer une nature d'écart en demi-journée Vous pouvez gérer vos écarts de temps en demi-journée. Exemple Un de vos salariés s'absente une matinée pour la rentrée des classes de ses enfants. Elle a posé une demande d'une demi-journée de congés payés. Vous enregistrez cette absence dans son planning de la façon suivante : 1. Affichez le planning en mode quotidien (option Quotidienne dans l'en-tête), puis sur la ligne de son planning, cliquez sur la case pour laquelle vous allez définir l'écart. 2. Cliquez sur le bouton [Ecarts] puis choisissez Congés payés pour notre exemple. Vous pouvez aussi ouvrir le menu CONTEXTUEL (clic-droit) et sélectionnez la commande NATURES D’ÉCARTS. 3. Dans l'en-tête de la fenêtre, les options de demi-journées deviennent actives ; cochez la case Fin en demi-journée. Vous constatez que la case du planning est divisée en deux parties : une demi-journée en congés et une demi-journée travaillée. 170 Menu Bases * Cette gestion en demi-journée vous permet d'enregistrer, si vous le souhaitez, deux natures d'écarts différentes pour une seule et même journée. Vous repérez facilement ces écarts d'après leur couleur et/ou à l'aide des bulles d'aide qui s'affichent lorsque vous placez le pointeur de la souris sur la case du planning. Pour consulter la feuille de temps d'un salarié Vous avez la possibilité de consulter, pour un salarié, la feuille de temps que vous lui avez déjà saisie, directement à partir de son planning. Il vous suffit pour cela d'activer la commande FEUILLE DE TEMPS du menu CONTEXTUEL. A ce stade, si vous apportez d'éventuelles modifications à la feuille de temps du salarié en question, celles-ci sont automatiquement reportées dans son planning. A propos des contrôles et de la date système... Les systèmes d'alerte, définis dans les paramètres collectifs et individuels, ne prennent effet qu'à compter de la date système à partir de laquelle vous établissez le planning salarié. Seules les options de l'onglet Paramètres généraux sont concernées par cette date système (jours travaillés dans la semaine, nombre d'heures travaillées par jour et contingent d'heures supplémentaires par an). Exemple Vous établissez un planning annuel à la date du 01 février 2009. Tous les éléments du mois de janvier 2009 ne seront pas pris en compte pour le déclenchement des systèmes d'alerte. Enregistrez vos feuilles de temps ) Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - FEUILLES DE TEMPS Une fois ces différentes phases de préparation effectuées, vous pouvez procéder à la saisie des feuilles de temps de vos salariés. Cette feuille de temps vous permet de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié ; le prévisionnel est comparé au réalisé ; de là peuvent apparaître certains écarts susceptibles de provenir d'absences, de congés, de maladie, de RTT ou bien encore d'heures. supplémentaires. Créez vos feuilles de temps salariés 1. Activez la commande CRÉER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous accédez à la fenêtre Création des feuilles de temps salariés à partir de laquelle vous définissez : • la période : par défaut, la date du jour est proposée, mais vous pouvez générer les feuilles de temps sur la période de votre choix. Selon votre mode de fonctionnement, vous saisirez les feuilles de temps de façon quotidienne ou hebdomadaire. 171 Menu Bases • les salariés : la Liste des salariés présente le code et le nom de ceux pour lesquels vous pouvez établir des feuilles de temps sur la période choisie. Vous n'êtes pas obligé de créer en même temps toutes les feuilles de temps ; seuls les salariés dont vous avez marqué le nom (à l'aide des boutons de marquage présents dans la fenêtre) auront une feuille de temps. Vous repérez les lignes marquées par un carré de couleur dans l'en-tête de ligne. Si vous souhaitez obtenir les feuilles de temps pour les jours non travaillés, cochez la case correspondante. En revanche, si vous laissez cette case décochée, seuls les jours travaillés seront pris en compte pour l'émission des feuilles de temps. * Les jours fériés sont inclus dans les jours non travaillés. Lancez la création des feuilles de temps 1. Validez la création des feuilles de temps pour les salariés sélectionnés en cliquant sur le bouton [Ok]. Après quelques instants, les feuilles de temps des salariés concernés sont créés. La feuille de temps du premier salarié de la liste s'affiche à l'écran. Saisissez et/ou modifiez la feuille de temps 1. Vous modifiez les horaires de travail effectifs du salarié directement dans la partie Présence... 2 . L'écart de temps entre le temps de travail prévisionnel du salarié et son temps de travail effectif est automatiquement calculé... 3. A vous de déterminer les causes de cet différence en lui affectant la nature d'écart correspondante. Selon le compteur de temps de la fiche Nature d'écart, vous avez accès à la colonne Nombre d'heure ou Centièmes de jour. 172 Menu Bases La feuille de temps du salarié est automatiquement remplie d'après les données enregistrées dans son planning. Vous pouvez lui apporter d'éventuelles modifications en fonction des heures effectivement réalisées. Si une différence est constatée entre le Prévisionnel et le Réalisé, un Ecart est automatiquement calculé ; c'est dans la partie Nature d'écarts de la fenêtre que vous justifiez cet écart. Les rubriques et/ou variables de paye, définies lors de la mise en place de chaque fiche Nature d'écart, permettront de ventiler correctement cet écart lors du calcul des bulletins de salaire. * Si l'écart que vous souhaitez utiliser n'est pas présent dans la liste des natures d'écarts (case A insérer par défaut dans la feuille de temps non cochée dans la fiche Nature d'écart), cliquez sur [Ajouter] pour accéder à la liste complète des natures d'écarts définies. Validez vos feuilles de temps Lorsque toutes vos feuilles du temps du mois ont été saisies et vérifiées, vous devez les valider. En effet, dans le cadre d'une gestion de temps, le bulletin de paye d'un salarié ne peut être créé tant que ses feuilles de temps n'ont pas été validées. 1. A partir de la liste des feuilles de temps, sélectionnez celles que vous souhaitez valider. 2. Activez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Un message vous demande de confirmer cette validation. Cliquez sur [Oui]. Vous pouvez éditer les principales données de gestion que vous avez enregistrées. Cela vous permet ainsi d'avoir un suivi précis de votre gestion de temps par l'analyse de ces données. Voir Gestion de temps, page 304. Saisie décentralisée des feuilles de temps ) Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE EXCEL Les feuilles de temps vous permettent de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié. Pour vous permettre d'effectuer une saisie décentralisée des feuilles de temps, vous avez la possibilité de générer un bordereau de saisie Excel. Attention ! Vous pouvez lors de la création des bulletins prendre en compte les natures d'écarts provenant des feuilles de temps ou des plannings salariés. Pour cela vous devez l'indiquer dans les préférences d'utilisation au menu UTILITAIRES commande PRÉFÉRENCES onglet Divers. 173 Menu Bases Paramétrez le bordereau de saisie excel Ce fichier Excel est pré-rempli par le service Paye à l'aide des informations saisies dans les plannings salariés. Une fois générés, ces fichiers pourront être envoyés à leurs destinataires par e-mail pour être complétés. Les bordereaux de saisie dûment complétés seront retournés au Service Paye qui, après vérification les importera dans la Paye afin de générer les feuilles de temps. Critères d'extraction des données 1. Activez la commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE EXCEL du menu BASES ou cliquez sur l'icone BORDEREAU DE SAISIE EXCEL de la barre de navigation. La fenêtre qui s'ouvre vous permet d'indiquer les paramètres du bordereau. 2. Indiquez le ou les salariés concerné(s). Vous pouvez paramétrer un bordereau de saisie pour un salarié, une catégorie de salariés ou tous les salariés. 3. Renseignez les zones Service (un service ou tous les services de l'entreprise), Analytique (un code analytique ou tous les codes analytiques) et Etablissement (un établissement précis ou tous les établissements). 4. Sélectionnez les dates (mois et année) à prendre en compte. 174 Menu Bases Caractéristiques du fichier Excel 1. Renseignez les éléments de la zone fichier modèle. 2. Dans la zone Fichier, sélectionnez le fichier modèle Excel. Les bordereaux de saisie Excel sont remplis à partir du fichier modèle. Ce fichier comporte une extension .XLT. Ce modèle permet d'avoir une présentation adaptée à chaque utilisateur. Deux modèles sont disponibles dans votre logiciel mais vous pouvez créer votre propre modèle. Le modèle FDT non Cadre.XLT est adapté aux salariés non-cadre (gérés en heures) et le modèle FDT cadre.XLT convient aux salariés ayant un statut cadre, gérés en jours sans notion d'heures. 3. Pour choisir l'un des deux fichiers Excel proposés ou le fichier de votre choix cliquez sur l'icone de sélection. 4. Dans la zone Feuillet, indiquez le feuillet modèle. Ce feuillet sera dupliqué par salarié. Ce document est rempli par le Service Paye de l'entreprise. 175 Menu Bases Deux feuillets sont associés aux fichiers Excel. Un feuillet Modèle qui détaille tous les éléments du bordereau de saisie et un feuillet Résumé qui reprend automatiquement (à l'aide des macros Excel) les principales informations saisies dans le bordereau. Dans le modèle cadre, les variables sont invisibles et la saisie décentralisée des feuilles de temps s'effectue à l'aide de macros. * Vous pouvez protéger votre feuillet en lui attribuant un mot de passe. Si vous utilisez les modèles proposés dans votre logiciel, le mot de passe est par défaut Valid. 5. Indiquez le type de fichier qui sera généré dans le répertoire de la société. Vous pouvez générer un seul fichier par mois, un fichier par salarié et par mois, un fichier par service et par mois. 6. Le bordereau de saisie peut être envoyé par E-mail à son destinataire. Dans ce cas, cochez la case Envoi du fichier généré par E-mail. Le destinataire peut être le salarié, le responsable du service ou un autre destinataire. Vous ne pouvez sélectionner le salarié ou le responsable du service que si vous générez un fichier par salarié et par service. 7. Choisissez dans la liste déroulante le profil du destinataire (le salarié, le responsable de service, ou une autre adresse E-mail). 8. Indiquez les options suivantes : • nombre maximum de salariés par fichier. Par défaut le nombre est 50 mais cette valeur est modifiable. S'il y a trop de salariés plusieurs fichiers seront générés. • nombre de salariés par sauvegarde intermédiaire. * Pour une meilleure stabilité de votre fichier Excel, une sauvegarde intermédiaire du fichier sera réalisée tous les x salariés. Cela permettra de libérer de la mémoire et d'éviter les dysfonctionnements de l'application Excel. Si la valeur indiquée est 0, aucune sauvegarde intermédiaire ne sera effectuée. 9. Une fois le paramétrage effectué, lancez le traitement en cliquant sur [Ok]. Vous pouvez à tout moment arrêter la génération du bordereau en cliquant sur [Annuler]. Attention ! Dans le fichier Excel réservé au non cadre, les variables permettant d'établir le bordereau de saisie sont visibles. Si une différence est constatée entre le Prévisionnel et le Réalisé, un écart sera automatiquement calculé. Vous pouvez justifier cet écart dans la colonne Nature d'écart. 176 Menu Bases Importer le ou les fichier(s) Excel 1. Pour importer les données du ou des fichier(s) Excel activez la commande GESTION DE TEMPS - FEUILLE DE TEMPS du menu BASES. La fenêtre liste des feuilles temps s'ouvre. 2. Activez la commande IMPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Sélectionnez dans le répertoire de la société le fichier Excel à importer et confirmer cette sélection en cliquant sur [Ok]. Les feuilles de temps sont générées à partir du contenu des fichiers Excel importés dans l'application. Après vérification et validation vous pouvez créer vos bulletins. Voir Editez le bordereau de saisie, page 307. 177 Menu Bases Variables ) Menu BASES - commande VARIABLES A ce stade, vous définissez toutes les variables nécessaires pour établir et calculer les bulletins de l'ensemble des salariés. On distingue deux types de variables : • les variables globales dont la valeur est commune à tous les salariés, • les variables salariés dont la valeur est propre à chacun. La valeur des variables peut être saisie indifféremment dans la fiche Salarié, par la commande SAISIE DES VARIABLES SALARIÉS ou directement dans le bulletin pour calculer les rubriques, les cotisations et les commentaires auxquels elles sont affectées. Exemple La rubrique R600 TICKETS RESTAURANT, du paramétrage de paye modèle, utilise deux variables : MTICKET : valeur en euros d'un ticket, identique pour tous les salariés, NBTICKET : nombre de tickets donnés dans le mois à chacun. La fiche Variable La variable est définie par un Code et un Libellé que vous retrouverez selon le cas dans les fiches Salariés et/ou dans les bulletins. C'est ce code qui est affecté aux rubriques, aux cotisations et aux commentaires. Si la variable doit automatiquement être remise à zéro d'un mois sur l'autre, cochez l'option Remise à zéro. Si la valeur de la variable est susceptible de changer d'un salarié à l'autre, vous la laissez à zéro dans la fiche et vous cochez la case Propre au salarié. Elle sera ainsi présentée dans les fiches Salariés afin que vous puissiez saisir la valeur propre à chacun. Rubrique Cotisations Commentaires Variables Bulletins Salariés Saisie des variables salariés 178 Menu Bases En revanche, on parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salariés. Dans ce cas, la case Propre au salarié est décochée. Exemple 1 : variable salarié Pour les tickets restaurant par exemple, la valeur de la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT change non seulement d'une période à l'autre, puisqu'elle dépend du nombre de jours ouvrables sur la période, mais également pour chaque salarié puisqu'il n'en bénéficie pas les jours de congés ou d'absence. Exemple 2 : variable globale C'est le cas par exemple de la variable MTICKET VALEUR DU TICKET RESTAURANT. Si sa valeur change sur une période, prenez soin de la modifier par la commande VARIABLES du menu BASES avant d'établir vos bulletins du mois. Associer une cotisation, une rubrique, un commentaire à la variable En bas de la fenêtre, vous pouvez ajouter un élément qui sera lié à la variable. Ainsi, les éléments liés à la variable seront insérés automatiquement dans le bulletin à condition que celle-ci soit différente de zéro. Attention ! Toute modification d'une variable se répercute dans la fiche Salarié. 179 Menu Bases 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire à associer. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre Variables. Le bouton [Insérer] permet d'ajouter un élément au-dessus de l'élément sélectionné dans la liste. Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont cochées par défaut. Si vous les décochez, vous désactivez l'affichage des éléments correspondants. Liste des principales variables Un certain nombre de variables prédéfinies doivent être conservées dans la base et ne doivent en aucun cas être supprimées. * Dans le cadre du DIF (Droit Individuel à la Formation), certaines doivent être mises à jour avant de réaliser les bulletins pour que les calculs soient corrects. • hmois Nombre d'heures normales travaillées dans le mois par le salarié La valeur est définie dans la fiche de chaque salarié. Le code de la variable est utilisé pour définir le Taux de la rubrique SBASE Salaire de base. La variable est rappelée dans l'en-tête du bulletin à la zone Nb hrs. norm. Toute modification dans le bulletin se répercute dans la fiche Salarié. • hmoisdos Nombre d'heures normales travaillées défini mensuellement pour le dossier La valeur est définie dans l'onglet Paramètres paye 2 du dossier. Dans la plupart des cas HMOIS = HMOISDOS sauf, par exemple, dans les secteurs de la restauration ou des bâtiments et travaux publics. • hpayées Nombre d'heures payées La valeur est définie dans le bulletin. La variable rappelle le nombre d'heures payées au salarié et calculées pour la période en cours. Le code de la variable est utilisé pour définir la Base de la rubrique SBRUT Salaire brut. • htrav Nombre d'heures travaillées par le salarié pour le mois en cours Comme pour le nombre d'heures payées, cette variable est automatiquement recalculée sur la période selon le bulletin. Le nombre d'heures travaillées peut être différent du nombre d'heures payées. 180 Menu Bases Exemple Le salarié travaille normalement 151.67 heures. Sur une période il effectue 10 heures supplémentaires. HMOIS = 151,67 HHPAYEES = HTRAV = 161,67 H Sur la période suivante, il suit une formation de 20 h : HMOIS = 151,67 HHPAYEES = 171,67 HHTRAV = 151,67 H • nbancien Nombre d'années d'ancienneté du salarié La valeur est calculée selon la date d'ancienneté du salarié dans l'entreprise, définie dans sa fiche, et la date du bulletin établi pour la période en cours. Dans le paramétrage de paye modèle, elle est utilisée comme Taux dans la rubrique R100 Prime d'ancienneté. • nbpoints Nombre de points Cette variable est utilisée pour calculer le bulletin des salariés payés aux points. La valeur est définie dans la fiche Salarié. Si vous l'utilisez, n'omettez pas de préciser dans l'onglet Salaires à quelle table doit être comparée la valeur de la variable. • plafond Plafond de la sécurité sociale Indique dans le bulletin le plafond de la Sécurité Sociale, saisi dans les paramètres du Dossier ou les paramètres globaux. • salbase Salaire mensuel de base Dans le cas général la valeur est définie dans la fiche Salarié. Dans le bulletin, sa valeur est reprise comme montant salarial Mt Sal. de la rubrique SBASE Salaire de base. • txhor Taux horaire La valeur est définie pour les salariés ayant une paye de type Horaire. 181 Menu Bases Rubriques ) Menu BASES - commande RUBRIQUES Les rubriques sont utilisées pour calculer les lignes du bulletin, autres que les cotisations, intervenant généralement : • avant SBRUT SALAIRE BRUT : heures d'absences, congés payés, primes d'ancienneté, etc. • après SNETIMPO NET IMPOSABLE : tickets restaurant, indemnités de transport, remboursement de frais, indemnités kilométriques, etc. La fiche Rubrique L'en-tête de la rubrique La rubrique est définie par un Code et un Libellé qui seront récupérés dans les lignes du bulletin. De la même manière que pour les cotisations, la zone Impression sur le bulletin permet de définir la condition pour qu'une rubrique, insérée en préparation du bulletin, figure également sur l'impression du bulletin de paye. Normalement, seules les cotisations sont rattachées aux caisses. La notion de caisse s'étendant à celle de tiers, certaines rubriques peuvent être aussi rattachées à une caisse. Exemple Le fournisseur de Tickets restaurant peut être considéré comme une caisse à laquelle il faut verser le montant des tickets distribués. Les caisses permettent aussi de transférer dans les comptes comptables correspondants, les montants des rubriques insérées après le NET IMPOSABLE (ACOMPTE VERSE, CARTE ORANGE, etc.). En revanche, les rubriques faisant partie du BRUT, même si une caisse leur est rattachée, ne sont pas ventilées lors du transfert en comptabilité. Le Type de la rubrique permet de définir comment est intégré son montant : • Intermédiaire : la rubrique sert à établir un montant intermédiaire qui pourra être utilisé dans une autre rubrique. En aucun cas, le montant d'une rubrique intermédiaire est ajouté ou soustrait dans le calcul du bulletin. • Gain : le montant de la rubrique de type Gain est ajouté dans le calcul du bulletin. Dans le paramétrage de paye modèle, c'est le cas par exemple de la rubrique R100 Prime d'ancienneté, ajoutée au Salaire de base pour obtenir le Salaire brut. • Retenue : le montant d'une rubrique de type Retenue est déduit dans le calcul du bulletin. C'est le cas par exemple de la rubrique R600 Tickets restaurant, déduite du Net à payer. Rubriques Bulletins de paye 182 Menu Bases Onglet Eléments de calcul Le Mode de calcul à prendre en compte est indiqué Base x Taux La valeur de la Base est multipliée par un Taux défini dans la rubrique. Base x Nombre La valeur de la Base est multipliée par un nombre qui sera saisi en préparation de bulletin pour la variable correspondante. Montant pris tel quel La valeur de la base correspond à un montant saisi dans la rubrique. Selon le mode de calcul retenu, sont définis la Base de calcul et le Taux utilisé. Si une table doit être utilisée, vous la sélectionnez dans la zone Soumis à table, en cliquant sur le bouton Liste, présenté à droite de la zone. Les informations ainsi définies sont présentées pour contrôle dans la zone Résultat. 183 Menu Bases La Part patronale d'une rubrique est calculée le plus généralement selon un taux fixe. Dans ce cas, saisissez le taux à appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en sélectionnant le symbole %. Si la rubrique correspond à un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets restaurant, vous saisissez la valeur à prendre en compte, puis vous indiquez qu'elle est calculée en euros, en sélectionnant le symbole €. Condition d'application Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calculée en préparation du bulletin sous certaines conditions. L'option Condition d'application doit être cochée afin que le logiciel tienne compte des conditions définies lors de la préparation du bulletin. L'élément qui doit être testé est indiqué. Cliquez sur [fx], présenté à droite de la zone pour le choisir. Il peut s'agir : • d'une variable • d'une cotisation • d'une autre rubrique Si l'élément à tester correspond à la Base de la rubrique, n'indiquez rien à cette zone. Les valeurs en euros renseignent la zone Compris entre (borne inférieure incluse) et la zone Et (borne extérieure exclue). Vous pouvez aussi tester l'élément sur la valeur définie pour une variable. Dans ce cas, sélectionnez à chaque zone la variable nécessaire en cliquant sur le bouton [fx]. Onglet Prise en compte Dans cet onglet, vous déterminez dans quel cumul le montant de la rubrique est intégré, en cochant les options adéquates. • Elément du brut Si le montant de la rubrique entre dans le calcul du Salaire brut, cochez cette case. Selon le type Gain ou Retenue défini pour la rubrique, son montant est ajouté ou déduit du Salaire de base pour obtenir le Salaire brut. Exemple C'est le cas des rubriques permettant de calculer les indemnités journalières. Le montant de la rubrique R702 Absence Congés Payés est déduit du Salaire brut, celui de la rubrique R703 Congés Payés est ajouté. • Elément du net imposable En règle générale, le montant de la rubrique est déduit du Salaire Brut pour obtenir le Net imposable. Par défaut, cette option est donc cochée. 184 Menu Bases Exemple Les rubriques permettant de calculer les heures supplémentaires sont intégrées au montant du NET IMPOSABLE. Cette option permet aussi de gérer les rubriques soumises à cotisation intégrées au Salaire brut et non au Net imposable. Dans ce cas, ne cochez pas la case. • Elément base des congés payés Cochez cette option lorsque le montant de la rubrique entre dans le cumul de la base des congés payés, présenté dans la fiche SALARIÉ - onglet Congés payés (Cumul base CP N) et des bulletins. • Elément des indemnités de CP Cochez cette option pour prendre en compte le montant des indemnités versées par une caisse de CI-BTP (Congés-Intempéries BTP) au salarié sans précompte de retraite complémentaire et de prévoyance. * Cette information sera ainsi récupérée dans la Paye lors de la génération de la DADSU. • Elément des indemnités plafonnées CP Cochez cette option pour prendre en compte le montant des indemnités plafonnées versées par une caisse de CI-BTP (Congés-Intempéries BTP) au salarié sans précompte de retraite complémentaire et de prévoyance. * Cette information sera ainsi récupérée dans la Paye lors de la génération de la DADSU. • Elément lié à la sortie du salarié 1. Cochez cette option si vous souhaitez que la rubrique soit prise en compte automatiquement dans le calcul du dernier bulletin lors du départ d'un salarié. 2. Sélectionnez alors le type de contrat du salarié et le motif pour lequel il quitte l'entreprise. * Si vous cochez cette option, cette rubrique sera insérée dans le bulletin quel que soit le motif de sortie et le type de contrat. * Si le motif de départ du salarié est un Licenciement ou Départ en retraite, les indemnités versées pour ces ruptures de contrat seront récupérées dans la DADS-U. • Elément de calcul des CP Cochez cette option pour prendre en compte les éléments de calcul des congés payés. Exemple Cochez cette case si vous souhaitez inclure le montant d'une prime exceptionnelle dans le calcul de la valorisation des congés payés. 185 Menu Bases • Elément du salaire moyen Cochez cette option lorsque le montant de la rubrique entre dans le calcul du salaire moyen. Le salaire moyen correspond, pour le secteur du BTP, au salaire représentatif d'une paye normale et complète du salarié. • Elément Heures Exo Cochez cette option lorsque le montant de la rubrique entre dans le calcul des heures supplémentaires ou complémentaires exonérées. Sélectionnez ensuite le type de rémunération : heures supplémentaires, complémentaires, jours excédant le forfait, jours de RTT rachetés au titre de 2008 ou heures de repos compensateurs de remplacement. • Elément Historisation Fillon Dans le cadre de l'annualisation de l'allègement Fillon, qui prendra effet en 2011, les éléments qui permettent de calculer la réduction doivent être cumulés. Pour cela, cochez l'option Elément historisation Fillon puis choisissez l'information à historiser. * Ces cumuls alimenteront les bulletins de paye à condition que vous exécutiez la commande RECALCUL DES CUMULS FILLON accessible par le menu UTILITAIRES. Cette commande n’est à utiliser qu’une seule fois après le passage à l’historisation. • Elément des heures travaillées Cochez cette case lorsque le nombre d'heures défini pour la rubrique entre dans le calcul des heures travaillées. Cette valeur renseigne la variable HPAYEES. • Elément des heures payées Le nombre d'heures défini pour la rubrique est pris en compte dans le calcul des heures travaillées dont la valeur est affectée à la variable HTRAV Nombre d'heures travaillées dans le mois. Exemple Le schéma ci-dessous vous présente un exemple de prise en compte des rubriques dans les différents cumuls du bulletin en tenant compte de leur type Gain ou Retenue. SBASE SALAIRE DE BASE - R702 Absence pour congés payés Retenue + R703 Indemnités pour congés Gain + R100 Prime d'ancienneté Gain = SBRUT SALAIRE BRUT - Cotisations = SNETIMPO Net imposable 186 Menu Bases + R650 Remboursement carte orange Gain + R651 Indemnités kilométriques Gain - R600 Tickets restaurant Retenue - R008 Acompte Retenue =SNET NET A PAYER • Elément des heures chômage partiel Cochez cette option pour mémoriser puis récupérer dans la DADS-U le nombre d'heures cumulé pour le chômage partiel. • Elément du plafond Non disponible dans Ciel Paye Millésime On parle de proratisation du plafond lorsque l'on substitue un plafond réduit au plafond mensuel en vigueur. Le plafond est calculé par l'addition d'autant de trentièmes du plafond mensuel que la période considérée comporte de jours (ouvrables ou non). La formule générique de calcul au 30e est la suivante : • (plafond mensuel * Nb jours calendaires de présence dans l'entreprise / 30), • ou (plafond mensuel / 30) * Nb jours calendaires de présence dans l'entreprise. Cette proratisation est plus particulièrement appliquée dans les entreprises de BTP puisqu'elle intervient, la plupart du temps, dans les cas suivants : • lorsque les indemnités de congés payés sont versées par une caisse de congés payés, • lors de période de chômage pour intempéries. * Cette fonction peut aussi être utilisée dans le cadre de la régularisation du plafond en plus ou en moins pour d'autres motifs, liés à des mois de travail incomplets. Exemple Un salarié prend 10 jours de congés sur le mois de janvier, qui compte 31 jours. Il reste donc 21 jours travaillés. La proratisation sera donc de 21/30 du plafond lors du calcul des indemnités du salarié dans son bulletin, soit 2352*21/30 = 1640 €. Pour que le calcul du plafond soit correct, cochez pour la rubrique R702 la case Elément du plafond puis sélectionnez l'opérateur <->. L'option Arrondi à l'euro propose par défaut d'arrondir le montant calculé de la rubrique à l'euro inférieur. Vous pouvez aussi l'arrondir à l'euro supérieur ou à l'euro le plus proche. Si l'option Report dans nouveau bulletin est cochée, la valeur de la rubrique saisie dans le bulletin sera reportée dans le bulletin suivant. En revanche, si l'option Remise à zéro des valeurs est cochée, les valeurs forcées dans les bulletins sont mises à zéro sur les bulletins suivants. 187 Menu Bases Minimas sociaux Cette zone permet de prendre en compte la rubrique (par exemple une prime exceptionnelle) dans les tests des salaires. Ainsi, votre logiciel ajoutera la valeur de la rubrique au salaire de base afin de déterminer si le salarié est payé ou non en dessous du SMIC ou du SMC. Cochez la et/ou les options Éléments du SMIC et Éléments du SMC (Salaire Minimum Conventionnel) si vous voulez inclure la valeur de la rubrique dans les tests des salaires. Onglet Validité Dans cet onglet, vous choisissez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas être calculée. Par défaut ils sont tous cochés. Choisissez ceux nécessaires à l'aide des boutons [Tous], [Aucun] et [Inverser]. Onglet Paramètres D.A.D.S. Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la D.A.D.S., à savoir, si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul des Frais professionnels et des Avantages en nature. Lorsque cette dernière option est cochée, vous pouvez choisir le type de frais professionnels ou d'avantages en nature en le sélectionnant dans la liste déroulante. De même, vous pouvez indiquer si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul des : • Avantages particuliers : lorsque vous cochez cette option, vous devez ensuite sélection- 188 Menu Bases ner le type d’avantage dans la liste déroulante : Titres restaurants, Frais de transports publics, Frais de transports personnels, Prestations de retraite supplémentaire. • Elément des chèques vacances, • Elément de la participation au financement des services à la personne (CESU : Chèque Emploi Service Universel), • Elément des retenues à la source, • Elément des indemnités d'expatriation, • Elément des indemnités d'impatriation, • Elément des autres revenus nets imposables. Voir D.A.D.S., page 294. 189 Menu Bases Cotisations ) Menu BASES - commande COTISATIONS Comme leur nom l'indique, elles sont utilisées pour calculer le montant des cotisations patronales et salariales dues et versées aux organismes sociaux. La fiche Cotisation L'en-tête de la fiche Cotisation La cotisation est définie par un Code de huit caractères au maximum et un Libellé qui apparaîtront dans les bulletins de salaire. Le code de la cotisation doit commencer par une lettre (par exemple : C001, C002, C101, etc.). La zone Impression sur le bulletin permet de définir la condition pour qu'une cotisation insérée dans un bulletin soit ou non imprimée. • Toujours La cotisation est imprimée quel que soit son résultat. • Jamais Si la cotisation permet de calculer un montant intermédiaire, elle n'a pas lieu de figurer sur le bulletin imprimé. • Si non nul Si le calcul de la cotisation donne un résultat nul, il n'est pas nécessaire qu'elle soit imprimée sur le bulletin. Exemple C'est le cas lorsque le salarié cotise parfois en Tranche B. Sur la période où il ne cotise pas, les cotisations de Tranche B ne sont pas imprimées sur le bulletin. Une caisse est normalement affectée à la cotisation afin que son montant entre dans le calcul de l'état CHARGES A PAYER PAR CAISSE et soit imputé au compte comptable nécessaire lorsque vous voulez transférer l'écriture de paye en comptabilité. Afin de calculer des sous-totaux par tranche pour chaque caisse, dans l'état CHARGES A PAYER PAR CAISSE, vous affectez à la cotisation un des codes de Regroupement définis. De la même manière, si vous voulez calculer et éditer l'état préparatoire DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales), vous affectez un code DUCS à la cotisation, parmi ceux définis préalablement pour la caisse à laquelle elle est rattachée. Le bouton Liste est à votre disposition sur ces trois zones. Cotisations Bulletins de paye 190 Menu Bases Onglet Eléments de calcul Indiquez la Tranche à prendre en compte. La cotisation sera calculée dans la limite des valeurs définies pour la tranche choisie. La base de calcul de la cotisation correspondant le plus généralement au salaire brut est définie. Dans ce cas, c'est le nom de la rubrique globale SBRUT, calculée dans le bulletin, qui renseigne la zone Base de la cotisation. Lorsque ce n'est pas le cas, comme pour la cotisation C116 CSG DÉDUCTIBLE< SMIC par exemple, vous redéfinissez la base de calcul. Vous pouvez définir la formule de calcul à prendre en compte en cliquant sur le bouton [fx], présenté en fin de zone. L Rubrique d'aide Formule de calcul pour obtenir le détail sur la création d'une formule de calcul pour les Rubriques, Cotisations et Commentaires. Exemple La Part salariale et la Part patronale de C200 Chômage ACSF tranche A, correspondent au taux fixé par la caisse ASSEDIC (Pôle emploi), soit respectivement 2,0% et 3,6%. Les taux définis pour la Part salariale et la Part patronale sont en règle générale exprimés en pourcentage (%). Si le montant de la part salariale ou patronale correspond à un montant fixe, comme c'est le cas pour certaines mutuelles, la valeur étant exprimée en euros le symbole € doit être choisi. Les Part salariale et Part patronale d’une cotisation sont le plus généralement calculées selon un taux fixé par la caisse correspondante qui doit être défini à ce stade. 191 Menu Bases Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui s'affiche à la fin de la zone et sélectionnez le symbole €. Par défaut, la base de calcul d'une cotisation est identique pour le salarié et l'employeur. Si elle est différente, l'option Base patronale différente de la base salariale doit être retenue. La zone Base patronale est présentée dans la fiche Cotisation. Vous y indiquez la base utilisée pour calculer la part patronale de la cotisation. La base de la cotisation retenue dans le bulletin dépend de la tranche utilisée et des éventuelles régularisations automatiques appliquées. Exemple Dans le paramétrage de paye modèle, la base de la cotisation C200 Chômage ACSF Tranche A correspond à SBRUT Salaire brut dans la limite du plafond définie pour la tranche A. Si SBRUT > TA alors Base = TA Si SBRUT < TA alors Base = SBRUT Voir La règle des cumuls, page 266. Condition d'application Dans certains cas, la cotisation (part patronale et/ou salariale) sera calculée en préparation du bulletin sous certaines conditions. Exemple La cotisation C157 Aloc Fam Rural est comprise entre 1,6 fois le SMIC ET 999.999. L'option Condition d'application doit être cochée afin que le logiciel tienne compte des conditions définies lors de la préparation du bulletin. L'élément qui doit être testé est indiqué. 1. Cliquez sur le bouton , présenté à droite de la zone pour le choisir. Il peut s'agir d'une variable, d'une rubrique, ou d'une autre cotisation. 2. Si l'élément à tester correspond à la base de calcul de la cotisation, la zone est laissée en blanc. Indiquez la valeur en euros de la borne inférieure (elle est incluse) à la zone Compris entre et celle de la borne extérieure (exclue) à la zone Et. * Vous pouvez aussi tester l'élément sur la valeur définie pour une variable que vous sélectionnez dans la zone correspondante en cliquant sur le bouton . 192 Menu Bases Onglet Prise en compte Dans cet onglet, vous déterminez si le montant calculé pour la cotisation entre ou non dans les différents cumuls suivants. • Elément du net imposable En règle générale, le montant calculé pour une cotisation est déduit du Salaire brut (SBRUT) pour obtenir le montant du Net imposable (SNETIMPO). Par défaut, cette option est donc cochée. Mais ce n'est pas le cas pour la C.S.G. ou la C.R.D.S. par exemple, qui étant soumise à l'imposition doit être intégrée au Net imposable. L'option ne doit pas être cochée. Si une partie seulement du montant de la cotisation n'est pas déduit du Net imposable, indiquez en pourcentage la part non déductible. • Assiette minimale égale au S.M.I.C. Dans les secteurs du bâtiment ou pour les VRP, par exemple, on ne cotise pas sur une base inférieure au S.M.I.C. Si la base de la cotisation est inférieure au S.M.I.C., l’application recalcule la base de cotisation équivalente au S.M.I.C. Si le taux horaire en cours est inférieur au taux horaire du S.M.I.C., la base de la cotisation est automatiquement modifiée selon la formule suivante : Taux horaire S.MI.C. x Nombre d'heures effectuées * Afin que cette option fonctionne correctement, la case Test sur Base/S.M.I.C. présentée sur la fiche Salarié doit être aussi cochée pour tous les salariés concernés. • Soumis à abattement pour frais professionnels Lorsque la base de calcul de la cotisation est soumise à l'abattement fiscal pour frais professionnels, la case est cochée. Dans le cas contraire laissez cette zone non cochée. • Soumis à abattement temps partiel De la même manière, si le taux de la cotisation est soumis à un abattement pour temps partiel, ce qui est le cas des cotisations de sécurité sociale (maladie, vieillesse, allocations familiales et accident du travail), cochez la case. Dans le cas contraire, décochez la case. L Rubrique Infopaye La gestion du temps partiel. • Régularisation automatique Lorsque l'option est cochée, la cotisation est soumise à la règle des cumuls qui permet d'obtenir annuellement les mêmes charges pour des salaires identiques, indépendamment de leur répartition mensuelle. Voir La règle des cumuls, page 266. • Réduction bas salaires Lorsque l'option est cochée, le montant de la cotisation entre dans le calcul de la réduction sur les bas salaires dont vous pouvez imprimer le récapitulatif mensuel à l'aide de la commande RÉDUCTION BAS SALAIRES du menu ETATS. 193 Menu Bases • Montant du précompte ASSEDIC (part salariale) Pour les cotisations dont le montant doit entrer dans le cumul du précompte ASSEDIC, calculé et édité sur l'attestation Pôle Emploi, cochez cette zone. • Elément réduction salariale Cochez cette option uniquement si la cotisation est liée à la réduction salariale appliquée aux heures supplémentaires et complémentaires exonérées. Ainsi, l’application identifiera la cotisation pour les états et la DADS. • Elément déduction patronale Cochez uniquement si la cotisation est liée à la déduction patronale appliquée aux heures supplémentaires exonérées. Ainsi, l’application identifiera la cotisation pour les états et la DADS. • Elément Historisation Fillon Dans le cadre de l'annualisation de l'allègement Fillon, qui prendra effet en 2011, les éléments qui permettent de calculer la réduction doivent être cumulés. Pour cela, cochez l'option Elément historisation Fillon puis choisissez l'information à historiser. * Ces cumuls alimenteront les bulletins de paye à condition que vous exécutiez la commande RECALCUL DES CUMULS FILLON accessible par le menu UTILITAIRES. Cette commande n’est à utiliser qu’une seule fois après le passage à l’historisation. La case Arrondi à l'euro propose par défaut d'arrondir le montant calculé de la cotisation à l'euro inférieur. Vous pouvez aussi l'arrondir à l'euro supérieur ou à l'euro le plus proche. Validité de la cotisation Dans cet onglet, vous choisissez les mois pour lesquels la cotisation doit être calculée. Par défaut ils sont tous cochés. Pour ne pas qu'elle se calcule sur un ou plusieurs mois, décochez les options nécessaires, à l'aide des boutons [Tous], [Aucun] et [Inverser]. D.A.D.S. Social et fiscal Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la D.A.D.S., à savoir si le montant calculé de la cotisation entre dans le cumul : • de la Base annuelle C.S.G./C.R.D.S., base cumulée de toutes les cotisations permettant le calcul de la contribution sociale généralisée. • des rémunérations annuelles de Sécurité sociale En totalité ou Limitées au plafond. La zone Éléments des autres revenus net imposable doit être renseignée si des allocations de préretraite sont versées par l'employeur. La zone Cotisation épargne retraite doit être renseignée s'il existe dans l'entreprise des régimes de retraite supplémentaires ou des plans d'épargne retraite collectifs (PERCO). 194 Menu Bases S'il s'agit d'une cotisation versée à une caisse de congés payés du BTP, cochez la case Base brute de cotisations à la caisse de congés payés. Cette cotisation sera importée dans la DADS-U lors de la génération de la déclaration. Pour déterminer l'assiette de la cotisation à la OPPBTP et récupérer les éléments nécessaires à la DADS-U, cochez l'option Base brute de cotisation à la OPPBTP (Organisme Professionnel de Prévention du Bâtiment et des Travaux Publics). Pour identifier la nature de la base Sécurité Sociale de la cotisation et la récupérer dans la DADS, sélectionnez-la dans la liste déroulante Nature Bases Cotisations. Vous avez le choix entre une base réelle ou une base forfaitaire. Taux A.T Les taux d'Accident du Travail, fournis par l'URSSAF sur la notification des taux A.T. ainsi que sur les bordereaux de cotisations, doivent figurer sur la Déclaration Annuelle des Salaires. Pour chaque cotisation de type Accident du travail (C160), cochez la case Taux A.T., affectez un Numéro de risque d'accident du travail dont dépendent les salariés. De même, renseignez la section AT en saisissant le numéro fourni par la CARSAT (Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au travail). IP, Mutuelle ou Assurance Cette zone permet d’affecter un contrat de prévoyance, mutuelle ou assurance à une cotisation. 1. Cochez la case IP, Mutuelle ou Assurance. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le contrat à prendre en compte dans la cotisation. Le Libellé du contrat s’affiche alors à la fin de la zone Code contrat. 3. Sélectionnez si besoin la Base spécifique du contrat qui permet de préciser sa nature. Base spécifique exonérée Cet élément permet d'identifier les salariés qui ont bénéficié pour une période donnée d'exonérations de cotisations ou d'allégements de montants de charges sociales. Autres Si votre effectif est supérieur ou égal à 250 salariés, cochez l'option Contribution supplémentaire d'apprentissage dans la ou les cotisations qui serviront au calcul de cette taxe. 195 Menu Bases D.U.C.S. Les codes DUCS permettent d'établir l'état des charges à payer avec regroupement par codes DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la D.U.C.S dans l’ÉTAT PRÉPARATOIRE D.U.C.S (menu ETATS). Voir Etat préparatoire D.U.C.S., page 296. Vous devez indiquer dans la fenêtre présentée ci-dessous le code DUCS correspondant à la cotisation sélectionnée. * Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS (Type de Personnels) à utiliser pour chacune des caisses concernées. Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la société est affiliée. 1. Cliquez sur le bouton Liste . La fenêtre DUCS s’affiche. 2. Sélectionnez le code DUCS qui correspond à votre cotisation puis validez en cliquant sur [Ok]. * Notez ! Si vous êtes assujetti au versement Transports et que vous sélectionnez par conséquent un code DUCS spécifique aux Transports (exemple 900 Versement Transport - Paris ou 901 Taxe Syndicat Mixte Transports), vous devez renseigner le code INSEE de la commune. La liste de ces codes est disponible sur le site Internet de l'INSEE. 196 Menu Bases 3. Cochez les zones Elément de l’assiette et/ou Elément du taux pour préciser si la cotisation fait partie du taux et/ou de l’assiette. Les zones Base et Taux de votre état préparatoire DUCS seront automatiquement incrémentées en fonction des options choisies. Cas des cotisations rattachées à un code de regroupement Si plusieurs cotisations sont regroupées sous un même code de regroupement, vous devez cocher pour la première cotisation Elément de l’assiette et Elément du taux. Pour les autres cotisations, cochez uniquement Elément du taux. En effet, ces cotisations ont une assiette commune que vous devez indiquer une fois et des taux différents que vous devez préciser pour chaque cotisation. Exemple Les cotisations (C120, C140, C150) ont une assiette commune. Elles sont calculées en fonction du salaire brut. Elles sont rattachées au code de regroupement 100 - RG Cas Général. 1. Pour la cotisation C120, cochez les options Elément de l’assiette et Elément du taux. 2. Pour les cotisations suivantes C140 et C150, cochez uniquement Elément du taux. 3. Une fois ce paramétrage effectué, cliquez sur [Ok] pour valider. Taux A.T - Accident du travail Si la cotisation est de type Taux AT, c’est à dire si la case Taux AT est cochée dans l’onglet DADS de la fiche Cotisation, une ligne spécifique Accident du travail apparaîtra dans l’état préparatoire DUCS. 197 Menu Bases L’assistant Cotisation Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) A partir de la liste des cotisations, menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit), commande ASSISTANT DE CRÉATION DES COTISATIONS Pour accéder à cet assistant, vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du bouton [Créer] et choisir la fonction Assistant. Cet assistant vous guide dans la création de cotisations, à travers différentes étapes. Les informations à saisir sont identiques à celles de la fiche d’une cotisation. Seule la présentation diffère. Pour les cotisations de type Taux AT, la case Taux AT doit être cochée et le numéro de risque doit être renseigné. 198 Menu Bases • Le bouton [Suivant] permet de passer aux prochaines étapes. • Le bouton [Précédent] permet de revenir aux étapes antérieures. • Le bouton [Continuer] permet de créer plusieurs cotisations à la suite. • Le bouton [Terminer] permet d’enregistrer la ou les cotisations et de quitter l'assistant. 199 Menu Bases Commentaires ) Menu BASES - commande COMMENTAIRES Un commentaire est une indication qui n'entre pas dans le calcul dans le bulletin. Vous les utilisez pour insérer une nouvelle ligne dans le bulletin ou dans un profil correspondant : • un simple libellé, • un sous-total, • un saut de ligne. Exemple Vous voulez insérer une nouvelle ligne dans le bulletin présentant le sous-total des montants versés au salarié avant le SALAIRE BRUT. La zone Montant salarial doit être renseignée par la formule permettant de calculer ce sous-total. Vous insérez ce commentaire soit dans le profil des salariés concernés soit directement dans son bulletin. La fiche Commentaire Un commentaire est défini par un Code et un Libellé. La zone Impression permet de définir si le commentaire, une fois inséré dans un bulletin, sera ou non imprimé. * Si vous voulez insérer un simple commentaire ou un saut de ligne dans le bulletin, vous ne définissez que le code et le libellé puis vous choisissez l'option Toujours comme condition d'impression. Lorsque vous voulez calculer un sous-total dans le bulletin pour les salariés et/ou pour l'employeur, renseignez les zones Montant salarial et Montant patronal. L Pour obtenir le détail sur la création d'une formule de calcul pour les Rubriques, Cotisations et Commentaires, reportez-vous à l'aide, rubrique Formule de calcul. Commentaires Bulletins de paye La zone concernée doit contenir la formule nécessaire au calcul du sous-total. Vous établissez la formule de calcul de la même manière que pour les cotisations ou rubriques. 200 Menu Bases Caisses ) Menu BASES - commande CAISSES Les caisses correspondent aux organismes sociaux auxquels la société déclare et verse périodiquement les cotisations salariales et patronales. Afin de calculer et d'éditer l'état récapitulatif des CHARGES A PAYER PAR CAISSE (menu ETATS), les codes des caisses seront rattachés aux cotisations correspondantes. La notion de caisse s'étend également au sens plus large de tiers. Elles peuvent être ainsi rattachées aux rubriques afin d'obtenir les cumuls dans l'état des CHARGES A PAYER PAR CAISSE. Exemple La caisse URSSAF regroupe toutes les cotisations salariales et patronales à verser à cet organisme. Elle doit donc être rattachée à ces cotisations. La caisse TICKETS correspond aux tickets restaurant distribués aux salariés. Elle est rattachée à la rubrique R600 Tickets restaurant. La fiche Caisse Onglet Identification La caisse est identifiée par un Code et un Libellé que vous pouvez modifier à votre convenance. 1. Saisissez le N° SIRET de la caisse. 2. Sélectionnez la caisse concernée en cliquant sur le triangle de sélection. 3. Pour les caisses de congés payés du BTP, saisissez le numéro d'adhésion à la caisse. Ces informations nécessaires à la DADS-U (Déclaration Automatisée des Données Sociales-Unifiée) seront récupérées dans votre logiciel lors de la génération de la déclaration pour la période concernée. 4. Indiquez ensuite l'Adresse complète de la caisse. Cliquez sur le bouton pour activer la liste des pays et sélectionner celui qui correspond. Caisses Cotisations Rubriques Etat Charges à payer par caisse Journal comptable Etat préparatoire D.U.C.S. 201 Menu Bases Onglet Complément Pour transférer en comptabilité l'écriture de paye, vous devez contrôler et modifier, si besoin, pour chaque caisse, les numéros des comptes comptables dans lesquels s'imputeront les montants des cotisations et rubriques qui leurs sont rattachées. Voir Journal comptable, page 320. Les comptes sont saisis sans espace ni caractères. 202 Menu Bases Pour les caisses rattachées aux cotisations, les comptes sont ainsi paramétrés : • le Compte Part salariale : Compte de classe 4 dans lequel s'impute le montant de la cotisation, retenu au salarié et dû à la caisse. • le Compte Part patronale : Compte de classe 4 dans lequel s'impute le montant de la cotisation, dû par l'employeur (contrepartie du compte charges patronales). • le Compte Charges patronales : Compte de classe 6 dans lequel s'impute le montant de la part patronale, considéré comme charge pour la société. Pour les caisses rattachées aux rubriques Dans la plupart des cas, les caisses rattachées aux rubriques concernent uniquement le salarié. C'est donc la zone Compte Part salariale qui devra être renseignée. Exemple Pour transférer en comptabilité le montant des acomptes versés aux salariés, créez une caisse ACOMPTE et renseignez la zone Compte Part salariale avec le numéro 425000 par exemple. Rattachez la caisse à la rubrique R008 ACOMPTE. Le montant de l'acompte versé sera ainsi imputé au compte défini pour la caisse. Le regroupement des caisses par tranche Les codes de regroupement permettent de calculer et d'éditer des sous-totaux par caisse dans l'état CHARGES A PAYER PAR CAISSSE (menu ETATS). En général, le regroupement s'effectue selon les différentes tranches utilisées comme base de calcul des cotisations. Mais vous pouvez utiliser d'autres critères de regroupement. Exemple Les cotisations dues à l'URSSAF sont calculées selon plusieurs tranches. Sur la déclaration périodique de cet organisme, vous devez indiquer le cumul des bases de calcul des cotisations pour chacune des tranches utilisées, tant pour les salariés que pour l'employeur. Les codes de regroupement de la caisse peuvent être définis par exemple de la manière suivante. Pour ajouter un code de regroupement, cliquez sur [Ajouter]. Pour supprimer un code de regroupement, cliquez sur [Supprimer]. Un message vous demande de confirmer la suppression de l’enregistrement. Code Libellé 1 CSG 2 Tranche T (totalité de salaire) 3 Tranche A 4 Tranche B 5 etc. 203 Menu Bases * Les codes de regroupement sont définis dans la fiche Caisse et sont ensuite rattachés aux cotisations et aux rubriques correspondantes. Voir Cotisations, page 189. Voir Rubriques, page 181. Paramétrer les codes D.U.C.S Vous pouvez calculer et éditer l'état Déclaration Unifiée des cotisations sociales qui utilise les codes de regroupement D.U.C.S. Voir Etat préparatoire D.U.C.S., page 296. Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS à utiliser pour chacune des caisses concernées. Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la société est affiliée. 1. Cliquez sur l'onglet DUCS de la fenêtre Caisses. La fenêtre qui s’affiche est fonction de la caisse sélectionnée. S’il s’agit d’une caisse de type DUCS (ASSEDIC Pôle Emploi, URSSAF, APEC etc.) une fenêtre comme celle présentée ci-dessous s’affiche. Attention ! Si la caisse n’est pas concernée par la DUCS, la fenêtre vous indique qu’aucun organisme n’est affecté à cette caisse. 204 Menu Bases La case Ducs est cochée pour toutes les caisses concernées par la Déclaration des cotisations sociales. L’établissement de recouvrement URSSAF est indiqué par défaut dans la zone Organisme. 2. Sélectionnez une périodicité dans la liste déroulante. Par défaut, la période 12 mois sans récapitulatif est proposée. Mais vous pouvez choisir une périodicité différente (avec ou sans récapitulatif). 3. Si vous avez défini une caisse de regroupement (cas des versements en lieu unique (VLU) ou paiement groupé (PG)), sélectionnez-la à l’aide du bouton Liste . * S’il s’agit d’une caisse de type AGIRC ou ARRCO, vous devez renseigner votre N° adhérent, le Groupe IRC (Institution de retraite complémentaire) ainsi que le N° agrément ministériel ou N° IRC. • Pour créer un code DUCS, cliquez sur [Ajouter]. • Pour modifier un code DUCS, double-cliquez sur la ligne ou sélectionnez le code DUCS à modifier puis cliquez sur [Modifier]. • Pour supprimer l’enregistrement d’un code DUCS, cliquez sur le bouton [Supprimer]. Caisse de type URSSAF S’il s’agit d’une caisse URSSAF, la fenêtre suivante s’affiche. 1. Saisissez le code DUCS à créer ainsi que le libellé. 2. Sélectionnez à l’aide du triangle de sélection, le format à prendre en compte. 3. Validez la création du code DUCS en cliquant sur [Ok]. 205 Menu Bases Caisse de type ASSEDIC - Pôle emploi S’il s’agit d’une caisse ASSEDIC - Pôle Emploi, la fenêtre suivante s’affiche. 1. Saisissez le code DUCS à créer ainsi que le libellé. 2. Sélectionnez à l’aide du triangle de sélection, le type de salarié à prendre en compte. 3. Validez la création du code DUCS en cliquant sur [Ok]. Caisse de type IRC (AGIRC, ARRCO) 1. S’il s’agit d’une caisse AGIRC, la fenêtre suivante s’affiche. 2. Saisissez le code DUCS à créer ainsi que le libellé. 3. Sélectionnez à l’aide du triangle de sélection, la base de calcul (salaires, salaires forfaitaires, salaires fictifs) à prendre en compte. 4. Sélectionnez ou saisissez la profession - catégorie socio-professionnelle (PCS) ou le groupe de cotisants (GPO). 5. Sélectionnez ou saisissez la référence du groupe de Cotisants. 206 Menu Bases * Pour avoir l’accès à la saisie des éléments, vous devez sélectionner au préalable l’option A saisir. 6. La zone Condition regroupe les conditions spéciales de cotisations (CSC). Par défaut la valeur Sans condition spéciale (SCS) est indiquée. L Référez-vous à la table des conditions spéciales de cotisations (CSC) devant être utilisée. Celle-ci est fournie par les organismes sociaux auxquels la société est affiliée. Onglet IP et Mutuelle 1. Cliquez sur le bouton . Une fenêtre vous propose une liste d’institutions de pré- voyance, de mutuelles et d’assurances, livrée par défaut avec Ciel Paye. 2. Sélectionnez l’institution de prévoyance, la mutuelle ou l’assurance à rattacher à la caisse puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Saisissez le Code délégataire à savoir celui de l’organisme gestionnaire ainsi que son Libellé. 4. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous saisissez tous les contrats auxquels vos salariés ont souscrit. Pour cela, cliquez sur le bouton [Ajouter]. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez les informations qui permettent d’identifier le contrat : 207 Menu Bases • Code contrat • Référence contrat : référence du contrat collectif dont bénéficie le salarié. Celle-ci est obligatoire. • Libellé du contrat : nom du contrat affecté au salarié. • Option retenue : correspond aux codes des options définis dans le contrat que le salarié peut choisir individuellement. • Code population : code défini dans le contrat auquel le salarié est rattaché. 6. Par défaut, l’option Contrat actif est cochée, ce qui indique que le contrat est valable. Vous pouvez la décocher pour déclarer que le contrat n’est plus utilisé. * Les contrats inactifs ne sont pas proposés lorsque vous les associez à un salarié ou à une cotisation. 7. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et quitter la fenêtre. Le bouton [Ok et Créer] permet de valider et de créer un autre contrat à la suite. • Le bouton [Modifier] permet de changer un critère du contrat. • Le bouton [Supprimer] permet d’effacer un contrat. 8. Une fois que vous avez saisi tous les critères de la caisse, cliquez sur le bouton [OK] pour valider sa création. Attention ! La suppression d’un contrat est impossible s’il est lié à un bulletin validé de l’année en cours. En attendant la purge de l’historique, vous pouvez rendre le contrat inactif. 208 Menu Bases Tranches ) Menu BASES - commande TRANCHES Les tranches permettent de définir la base de calcul des cotisations salariales et patronales. Exemple Comme son nom le rappelle, la cotisation C200 Chômage ACSF tranche A est calculée sur le SALAIRE BRUT dans la limite du plafond de la Tranche A de la sécurité sociale. La fiche Tranche Elle est définie par un Code et un Libellé. Les tranches définies selon le plafond de la Sécurité sociale En général, les tranches sont définies selon le plafond de la sécurité sociale : * Le plafond de la Sécurité Sociale est défini dans les paramètres société de chacun des dossiers ou dans les paramètres globaux pour l'ensemble des dossiers. Tranche A part du salaire limité au plafond de la sécurité sociale Tranche AB3 part du salaire comprise entre 0 et 3 fois le plafond Tranche B3 - - 1 et 3 fois le plafond Tranche B4 - - 1 et 4 fois le plafond Tranche A+B - limité à x fois le plafond Tranche C - comprise entre 4 et 8 fois le plafond Tranches Cotisations 209 Menu Bases Tranches libres non fonction du plafond de la sécurité sociale Dans le cas par exemple où la cotisation est calculée sur la totalité du salaire, la tranche utilisée n'est pas définie selon le plafond de la sécurité sociale. L'option Fonction du plafond Sécurité Sociale doit être décochée. Saisissez la valeur mensuelle du Plancher puis celle du Plafond de chacune des tranches nécessaires. Exemple Dans le cas d'une tranche permettant de calculer une cotisation sur la totalité du salaire, le Plancher est égal à zéro et le Plafond correspond à la variable SALBRUT. Les tranches ainsi définies sont affectées aux différentes cotisations, au fur et à mesure de vos besoins. Régularisation automatique des plafonds et planchers : Règle des cumuls Les tranches sont utilisées chaque mois pour définir la Base de calcul des cotisations. Il se peut que sur un mois donné, à l'occasion d'une prime exceptionnelle par exemple, le salarié et l'employeur cotisent a priori sur une tranche supérieure. Si l'option Régularisation automatique des cumuls au mois le mois est cochée dans l'onglet Prise en compte des fiches Cotisations concernées, les bases de cotisations définies pour chaque tranche peuvent être modifiées dans le bulletin des salariés concernés ; c'est ce que l'on nomme la règle des cumuls. Voir La règle des cumuls, page 266. * Ces modifications n'interviennent que dans le bulletin des salariés concernés. En aucun cas, elles ne viennent modifier les valeurs définies dans les fiches Tranches. Attention ! Vous ne pouvez pas modifier une tranche affectée à une cotisation insérée dans un bulletin. 210 Menu Bases Tables ) Menu BASES - commande TABLES Les tables de comparaison sont généralement utilisées dans les rubriques pour calculer le montant d'une prime ou d'une indemnité ou encore pour calculer un salaire aux points. Exemple La prime sur chiffre d'affaires varie selon le chiffre réalisé par salarié. Lorsque le montant du chiffre d'affaires est compris dans un des intervalles définis dans la table correspondante, le pourcentage ou la valeur en euros est utilisé pour calculer la prime propre à chaque salarié. La fiche Table Les tables sont définies par un Code et un Libellé. Le Type de la table détermine la méthode d'utilisation dans les rubriques. • Intervalle L'intervalle est défini entre une Borne inférieure incluse et une Borne supérieure exclue. La Valeur correspond au montant ou au pourcentage à appliquer selon le montant ou la base de la rubrique présente sur la ligne du bulletin. Vous l'utilisez par exemple pour calculer une prime sur chiffre d'affaires. • Intervalle cumulé Similaire au type Intervalle, l'intervalle cumulé permet en revanche de calculer et d'additionner les valeurs définies pour les différentes tranches de l'intervalle. Vous l'utiliserez par exemple pour calculer les payes aux points. L Rubrique Infopaye «La table de paye par points». • Index Dans ce cas, à une valeur de l'index correspond une valeur à appliquer. Vous l'utilisez par exemple pour calculer des indemnités kilométriques. Tables Rubriques 211 Menu Bases Pour créer une table : 1. Activez la commande CRÉER. 2. Renseignez le Code et le Libellé et choisissez le type de table. 3. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour créer une nouvelle ligne dans la table. 4. Saisissez chacune des valeurs à associer. 5. Procédez ainsi pour chaque ligne devant composer la table. 6. Validez la création de la table par [Ok]. Pour choisir le type de valeur (en euros ou en pourcentage) : 1. Cliquez deux fois sur la zone Type de valeur. 2. Cliquez sur le triangle de sélection qui est présenté et choisissez l'option € pour euros ou % pour pourcentage. Table de prime d'ancienneté La prime d'ancienneté varie selon le nombre d'années de présence du salarié dans la société. Il peut s'agir d'un taux à appliquer ou d'un montant fixe en euros selon le nombre d'années. Pour calculer la prime, la table Prime d'ancienneté est créée. Elle est affectée à la rubrique permettant le calcul de la prime, soit R100 PRIME D'ANCIENNETÉ dans le paramétrage de paye modèle. Table Prime d'ancienneté en % La table contient tous les taux à appliquer selon le nombre d'années d'ancienneté. TPRIMAN Prime d'ancienneté Table Prime d'ancienneté en euros Dans ce cas, le montant de la prime est saisi en euros dans la table, selon le nombre d'années d'ancienneté du salarié. Borne inférieure Borne supérieure Valeur Type de valeur 0 3 ans 1,2 % 3 6 ans 3 % 6 9 ans 6 % 212 Menu Bases Codes analytiques ) Menu BASES - commande CODES ANALYTIQUES Cette liste permet de créer et de regrouper tous les codes analytiques que vous serez susceptible d'utiliser par la suite, dans les fiches salarié et dans les bulletins. • Dans Ciel Paye et Ciel Paye Evolution : Vous pouvez affecter un code analytique unique à un salarié. La gestion analytique permet de filtrer les salariés et d'éditer l'état Analytique. • Dans Paye Ciel Quantum : Vous pouvez affecter plusieurs codes analytiques à un salarié et définir une répartition. La répartition sur les différents postes analytiques sera calculée dans vos écritures comptables, états et éditions pilotées. La gestion analytique permet ici d'étudier les coûts salariaux. * Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Un ouvrier travaille sur trois chantiers différents dans le mois. En créant trois codes analytiques, par exemple Chantier 1, Chantier 2, Chantier 3, il est ensuite possible de saisir la répartition de son activité par chantier. Au final, le coût du salarié par chantier apparaîtra sous forme d'affectation analytique dans les écritures comptables qui en découlent ainsi que dans les états et éditions pilotées. La fiche d’un code analytique 1. Dans la liste des codes analytiques, faites un clic-droit et choisissez la commande CRÉER ou MODIFIER. La fenêtre Code analytique s’affiche : La longueur d'un code analytique est de 6 caractères maximum. 213 Menu Bases 2. Dans la zone Analytique, saisissez un code. 3. Indiquez le Libellé du code analytique. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre code analytique est créé. Vous pourrez ensuite l’affecter aux salariés. Voir Répartition analytique, page 123. 214 Menu Bases Banques ) Menu BASES - commande BANQUES Vous devez enregistrer les différentes banques de la société si vous voulez réaliser le paiement des salaires par virement automatique. Elles sont affectées à chacun des salariés payés par virement dans la zone Organisme payeur dans l'onglet Banque de la fiche Salarié. La fiche Banque La banque est identifiée par un Code et un Libellé. 1. Renseignez le Titulaire du compte. Cette information est obligatoire pour certains types de règlement (DUCS EDI). 2. La partie Comptabilité regroupe des zones qui sont utilisées lors du transfert en comptabilité des écritures de paiement. Indiquez alors le N° de compte ainsi que le Code journal dans lesquelles ces écritures seront imputées. Non disponible dans Paye Millésime. Onglet Adresse 3. Définissez les différentes zones de l'Adresse. Cliquez sur le bouton pour activer la liste des pays et sélectionner celui qui correspond. 4. Si vous voulez faire parvenir les ordres de virement de salaires à votre banque via une application de messagerie électronique, installée sur votre ordinateur, saisissez au préalable l'adresse E-mail de l'agence bancaire. Voir Transférer les ordres de virement des salaires à votre banque, page 281. Onglet Domiciliation 5. Sélectionnez le Type d’identification bancaire du compte : RIB ou IBAN. Le type détermine la norme à laquelle les virements de salaires seront effectués : norme SEPA pour le type IBAN et normes AFB ou BDF pour le type RIB. 6. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le Pays d’appartenance de la banque. 7. Si vous avez choisi le type IBAN : saisissez les codes BIC et IBAN. Le code BIC est l’identifiant international de la banque et doit être renseigné obligatoiBanques Salariés Etats des paiements 215 Menu Bases rement. Le code IBAN est l’identifiant international du compte. 8. Si vous avez choisi le type RIB : saisissez le N°Emetteur puis le code Banque, code Guichet, numéro de Compte et la Clé du RIB. Le code IBAN est alors calculé automatiquement. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 216 Menu Bases Etablissements ) Menu Bases - commande ÉTABLISSEMENTS Dans la plupart des cas, l'établissement correspond à une entité géographique distincte du siège social : boutiques, usines, entrepôts, etc. * Le code de l'établissement dans lequel travaille chaque salarié doit figurer obligatoirement sur la D.A.D.S. Si la société se compose de plusieurs établissements, vous devez créer une fiche pour chacun d'eux et affecter leur code à chaque salarié. L'établissement principal (0) : le siège social Lorsque vous créez un nouveau dossier, les paramètres de la société correspondent toujours à ceux de l'établissement principal 0 (siège social). L'établissement agglomérant La notion d'agglomérant est utilisée dans le cadre d'une gestion multi-établissements. En effet, si vos salariés sont payés sur plusieurs établissements, leurs rémunérations seront centralisées sur un établissement unique, qui sert de référence pour l'édition de la D.A.D.S. On parle d'établissement agglomérant. Pour déclarer un établissement agglomérant, il vous suffit de cocher la case Agglomérant dans la fiche de l'établissement concerné. * Un seul établissement par dossier peut être déclaré Agglomérant. Créer les établissements 1. A partir de la liste des Etablissements, activez la commande CRÉER. 2. L'établissement est défini par le Code et le Nom de l'établissement. C'est ce nom qui s'affiche dans la liste des établissements que vous obtenez par la suite. Attention ! Vous ne pouvez pas supprimer l'établissement principal 0 ni modifier son code. Etablissement principal 0 : siège social Salariés Etablissement 1 : boutique 1 Etablissement 2 : boutique 2 Etablissement x 217 Menu Bases 3. Le numéro de Siret permettant de distinguer les différents établissements d'une entreprise doit être saisi. Renseignez également les zones APE / NAF, N° URSSAF et Réf. URSSAF ; toutes ces informations devant figurer sur la D.A.D.S. * Distinguez la zone Réf. URSSAF, présentant en général le code postal et la ville de l'organisme, du Code de la caisse URSSAF. Onglet Adresse 4. Dans la plupart des cas, l'établissement étant situé dans un autre lieu que le siège social, modifiez aussi les zones composant l'Adresse. 5. Cliquez sur le bouton pour activer la liste des pays et sélectionnez celui qui correspond. Onglet Déclaration 6. Dans la zone Déclaration, cochez la ou les options correspondante(s) : • Si l’établissement est soumis à la taxe sur les salaires, cochez l’option DADS, Assujetti à la taxe sur les salaires. 218 Menu Bases • Cochez l’option DADS, Agglomérant, s’il s’agit d’un établissement unique servant de référence à l’établissement de la DADS. • S’il s’agit d’un établissement principal responsable de la déclaration des cotisations sociales de tous les autres établissements de la société, cochez l’option DUCS, établissement chargé de la déclaration. Les employeurs redevables de la Taxe d'apprentissage (TA) et Contribution au développement de l'apprentissage (CDA) ainsi que de la Contribution Supplémentaire à l'apprentissage (CSA) enfin de la Participation Formation Professionnelle Continue (FPC) doivent déclarer ces taxes dans la DADS. 7. Afin que les calculs de ces taxes soient automatiquement récupérés dans la DADS, cochez la ou les options correspondantes : • Taxe et contribution d'apprentissage, • Formation pro. continue (Contrats CDD), • Formation pro. continue. * Les employeurs de plus de 10 salariés déclarent toujours leur participation à la FPC sur le formulaire n° 2483. Par conséquent, ils ne doivent pas cocher les options Formation pro. continue (Contrats CDD) et Formation pro. continue. 8. Si votre effectif est égal ou supérieur à 250 salariés, votre entreprise est assujettie à la contribution supplémentaire d'apprentissage (CSA), cochez alors l'option correspondante. Onglets Retraite cadres et Retraite non cadres Ces deux onglets vous permettent d'ajouter la ou les caisses de retraite affiliées à votre établissement, pour les statuts cadres ou non cadres. Les caisses de retraite seront automatiquement affectées à chaque salarié dans la DADS-U et vous n'aurez plus à les saisir. Ajouter / modifier une caisse de retraite 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] ou [Modifier]. Une fenêtre s’affiche : 2. Cliquez sur le bouton pour ouvrir la liste des organismes de retraite. 219 Menu Bases 3. Sélectionnez le code de l'organisme destinataire à prendre en compte et cliquez sur le bouton [Ok]. 4. Saisissez votre numéro de rattachement (20 caractères maximum). 5. Cliquez sur le bouton [Ok]. Vous revenez à la fiche de votre établissement. Supprimer une caisse de retraite Vous pouvez supprimer un organisme que vous avez préalablement ajouté. 1. Sélectionnez dans la liste la caisse en question. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Onglet Médecine du travail Non disponible dans Ciel Paye Millésime Cet onglet permet de renseigner les coordonnées du centre de médecine du travail auquel l'entreprise a adhéré. 1. Sélectionnez l'une des options selon votre cas : • Service de médecine de travail : les visites médicales se déroulent au centre de médecine du travail. • Service médical du travail de l'entreprise : les visites médicales se déroulent dans votre établissement. 2. Saisissez le nom du contact du centre, par exemple le nom du docteur. Les zones suivantes sont inaccessibles si vous avez choisi Service médical du travail de l'entreprise puisque ce sont les coordonnées de votre établissement qui seront utilisées. 3. Saisissez le code et le nom du centre de médecine du travail ainsi que son adresse. 4. Indiquez les numéros de téléphone et de fax. * Ces informations seront entre autres automatiquement récupérées dans la DUE. 220 Menu Bases Onglet CI-BTP Cet onglet permet d'identifier la Caisse de congés payés de votre établissement ainsi que votre numéro d'adhésion. Et, ces informations seront reportées dans votre DADSU-BTP. 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la caisse de congés payés de l'établissement. 2. Saisissez votre numéro d'adhésion. Affecter les salariés aux différents établissements Par défaut, le code 0 de l'établissement principal est affecté à chaque nouveau salarié. Si le salarié travaille dans un autre établissement, vous modifiez le code défini dans la zone Etablissement - onglet Affectation de la fiche Salarié. Les listes et éditions par établissement Les informations définies dans la fiche Etablissement peuvent être utilisées comme critères de recherche, de tri et de présentation des listes et des éditions. Exemple Dans la liste des salariés, vous pouvez par exemple créer un format de recherche sur le code ou le nom de l'établissement auquel est affecté chaque salarié. Chaque fois que vous travaillez sur un établissement précis, vous affichez la liste des seuls salariés qui lui sont affectés. Voir Rechercher, page 103. Vous pouvez aussi intégrer la colonne Etablissement à la liste des salariés et définir un format de tri par ordre croissant du code. Voir Trier la liste, page 104. • Une fois que vous avez défini tous les critères de votre établissement, validez sa création en cliquant sur le bouton [Ok]. 221 Menu Bases Formalités Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum ) Menu BASES - commande FORMALITÉS Une formalité correspond à une démarche obligatoire que vous devez exécuter lors de l'embauche et de la sortie d'un salarié. Les formalités permettent ainsi de constituer une liste de vérification pointable dans les fiches salariés. Par défaut, la liste s'affiche sur les formalités d'entrée. Cliquez sur l'onglet Formalités de sortie situé en bas pour accéder à la liste correspondante. Vous pouvez créer des formalités, les modifier, supprimer, éditer ou encore les copier vers des fiches salariés. * Les formalités d'entrée et de sortie fonctionnent à l'identique. Créer une formalité 1. Cliquez sur le bouton [Créer].Une fenêtre s’affiche telle que ci-dessous. 2. En création, le code de la formalité est proposé par défaut. Modifiez-le s'il ne vous convient pas. En modification d'une formalité existante, vous ne pouvez plus changer le code. 3. Saisissez l'intitulé de la formalité et cliquez sur le bouton [OK]. Copier les formalités vers les salariés La copie des formalités d'entrée ou de sortie permet d'établir une liste de vérification dans les fiches salariés. 1. Sélectionnez dans la liste la ou les formalités à copier. 2. Allez dans le menu FONCTIONS et choisissez la commande COPIER LES FORMALITÉS VERS LES SALARIÉS. Vous pouvez également utiliser le bouton [Copier vers les salariés]. 222 Menu Bases 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, marquez les salariés et cliquez sur le bouton [OK]. Vous retrouvez les formalités dans les fiches des salariés concernés, au niveau de l'onglet Formalités. Modifier une formalité 1. Sélectionnez la formalité et cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Effectuez vos modifications et validez par le bouton [OK]. Supprimer une formalité * Une formalité utilisée dans une fiche salarié ne peut pas être supprimée. 1. Sélectionnez la formalité et cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. 223 Menu Bases Conventions Collectives ) Menu BASES - commande CONVENTION COLLECTIVE La convention collective dont relève la société doit figurer sur les bulletins de salaire. Plusieurs conventions collectives peuvent être appliquées dans une même société. Une fois créée, la convention collective est affectée à chaque salarié. La fiche Convention collective La convention collective est définie par un Code. A chaque convention collective correspond un code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives). Ce code sert à identifier la convention collective dans la DADS-U. Vous pouvez reporter ce code dans la zone correspondante. Il sera automatiquement importé dans la DADS-U lors de la génération de votre déclaration. La liste de ces codes est disponible sur le site du Ministère de l'emploi et du travail. Cliquez sur le lien présenté dans la fenêtre pour accéder à cette liste. Onglet Libellés Le libellé complet de la convention, imprimé sur le bulletin, est défini dans les zones Libellés imprimés sur les bulletins. * Si aucune convention collective n'est définie, le texte suivant est imprimé sur le bulletin : • Durée des congés payés : Code du travail, ART. L. 2232-2 à 8. • Durée du préavis : Code du travail, ART. L. 1226-6 à 8. Onglet Tables Cet onglet permet de saisir les éléments de la grille de classification de votre convention collective. Ainsi, le logiciel se basera sur ces données pour tester le salaire minimum conventionnel. Il fera la correspondance entre la qualification et classification du salarié et cette table. * Vous devez auparavant vous procurer la grille de classification de votre convention collective. Convention Collective Salariés Bulletins imprimés 224 Menu Bases 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Sur la première ligne, saisissez les valeurs de votre convention collective dans les colonnes correspondantes. 3. Votre convention collective ne contient pas forcément tous les éléments présentés dans la table, par exemple la Position. Dans ce cas, ne saisissez rien. 4. Répétez l'opération jusqu'à ce que vous ayez saisi la totalité de la grille de classification. Bulletins de paye Saisie des variables salariés L'assistant Top Bulletin Historique La règle des cumuls Menu Gestion des bulletins Vue d’ensemble C'est à partir de ce menu que vous allez gérer l'ensemble de vos bulletins, de la mise en place de vos premiers bulletins à la réalisation de ceux de la période suivante pour terminer par la consultation de l'historique des bulletins (à partir duquel vous visualisez les bulletins établis sur les exercices clôturés). Vous pouvez vous aider de l’assistant TOP BULLETIN pour établir vos bulletins. Le menu GESTION DES BULLETINS vous permet, entre autres, d'établir des bulletins de paye inversée, de générer puis d'appeler un profil, d'effectuer une validation groupée des bulletins. 227 Menu Gestion des bulletins L'assistant Top Bulletin ) Menu GESTION DES BULLETINS - commande TOP BULLETIN Cet assistant vous permet de créer un bulletin de paye rapidement. * Avant de lancer cet assistant, assurez-vous que le paramétrage des éléments de base du dossier (cotisations, rubriques, variables, etc.) est correct. Choisir la période de création du bulletin Dans la première étape de l’assistant, la période en cours est proposée par défaut comme Période de création des bulletins. 1. Vérifiez cette période puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Si cette période ne vous convient pas, modifiez-la. Si vous établissez un bulletin de salaire à la semaine par exemple, définissez la date de Début de la période et celle de Fin. * Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la commande en cours. Cliquez sur le bouton [Annuler] pour quitter l'assistant sans enregistrer les modifications effectuées. Choisir le salarié pour lequel un bulletin doit être créé 2. Si vous avez déjà créé la fiche salarié correspondant au salarié pour lequel vous créez 228 Menu Gestion des bulletins le bulletin, sélectionnez cette fiche en cliquant sur le bouton liste . Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton salarié . La fenêtre Assistant d'entrée d’un salarié s'affiche vous permettant de créer la fiche. Voir Assistant d'entrée d'un nouveau salarié, page 152. Choisir la méthode de génération du bulletin 3. Choisissez la méthode de génération du bulletin en cochant l’une des options proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Bulletin précédent Une fois le premier bulletin créé pour un salarié, la meilleure option pour créer le bulletin du mois suivant consiste à le générer à partir du bulletin précédent. Les variables et les informations propres à chaque salarié, définies dans les bulletins de la période précédente, sont reportées sur la période en cours. Profil Le bulletin est créé d'après le profil affecté à chaque salarié. Cette option est particulièrement rapide et intéressante lors de la création du premier bulletin ou de celui d'un salarié entré en cours d'année. Bulletin vide Vous devez procéder à l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opération peut s'avérer fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons de récupérer un profil une fois le bulletin créé. Attention ! Si le bulletin du salarié sélectionné n'a pas été validé, une fenêtre s'affiche et vous le rappelle. Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider]. 229 Menu Gestion des bulletins Saisir les variables du bulletin 4. Double-cliquez dans les zones de la seconde colonne pour modifier le montant des variables correspondantes. * Il s'agit de variables correspondant à un mois de travail complet. Exemple Bulletin du salarié LEPIC pour le mois de juillet 2006 du 01/07/2006 au 31/07/2006. Dans le cas d'un salarié rentré dans l'entreprise en cours de mois, le logiciel détectera sa date d'entrée et effectuera automatiquement la différence. Ajouter une variable 1. Pour introduire une variable dans le bulletin, cliquez sur le bouton [Insérer]. 2. Dans la fenêtre Variables, sélectionnez la variable de votre choix puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Voir Variables, page 177. Supprimer une variable Pour supprimer une variable, cliquez sur le bouton [Supprimer]. Déplacer une variable Les boutons [Haut] et [Bas] permettent de déplacer la variable sélectionnée. Rétablir le paramétrage original Cliquez sur le bouton [Rétablir] pour revenir au paramétrage original des variables. Vous rétablissez la dernière liste enregistrée. Cette liste de variables est personnalisable par salarié. 5. Cochez les cases Calculer le bulletin et Imprimer le bulletin si vous souhaitez effectuer ces opérations. Si vous imprimez le bulletin, spécifiez le format d'impression à utiliser en cliquant sur le bouton [Modèles]. 230 Menu Gestion des bulletins * Par la suite, vous pourrez imprimer un bulletin en cliquant sur le bouton Imprimer de la fenêtre du bulletin, et en choisissant le modèle de bulletin à utiliser. 6. Lancez la création du bulletin en cliquant sur [Terminer]. Attention ! Après avoir créé et contrôlé le bulletin, vous devez le valider. 231 Menu Gestion des bulletins Bulletins de paye ) Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE Une fois le dossier mis en place, vous pouvez établir vos bulletins de paye. Avant de créer vos bulletins, vous devez recenser tous les éléments nécessaires à l’établissement de la paye pour la période en cours, que ces éléments modifient la base ou les variables propres à chacun des salariés. Vous devez recenser (liste non exhaustive) : • la modification éventuelle des taux de cotisation (ou de l’adresse d’une caisse), • les nouveaux salariés à créer, • le changement de tarif des indemnités de transport, • les absences des salariés pour maladie ou prises de congé, • le montant du chiffre d’affaires réalisé pour la période, • les indemnités kilométriques, • le nombre d’heures travaillées pour les salariés en paye horaire ou à temps partiel, etc. Vous établissez vos premiers bulletins de paye Dans ce cas, la fenêtre Bulletins s'affiche vide. Création des premiers bulletins 1. Activez la commande CRÉER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. La fenêtre Création des bulletins apparaît à l'écran. Choisissez la période de création des bulletins Par défaut, le 1er mois de paye, défini dans les paramètres société lors de la création du dossier, est proposé comme Période de création des bulletins. 2. Selon la période choisie pour créer les premiers bulletins, conservez ou modifiez cette valeur. Si les premiers bulletins sont établis le premier mois de l'exercice de paye... ... assurez-vous seulement que les cumuls des congés payés ou de repos compensateur sont mis à jour dans les fiches Salariés au mois M-1 de la période. Exemple Le 1er mois de paye étant janvier, les cumuls des congés payés doivent être mis à jour par les valeurs au 31 décembre de l'année précédente. 232 Menu Gestion des bulletins Si les premiers bulletins sont réalisés en cours d'exercice... ... vous avez le choix entre : • créer tous les bulletins de tous les salariés Dans ce cas, vous créez le bulletin de tous les salariés pour chacune des périodes nécessaires, soit du 1er mois de paye défini jusqu’à la période de paye en cours. Cette solution peut s’avérer fastidieuse et source d’erreurs, s’il y a beaucoup de salariés et beaucoup de mois de paye. En revanche, établir des bulletins pour peu de salariés sur deux ou trois mois, permet de contrôler efficacement les paramétrages réalisés et les résultats obtenus. • créer un bulletin unique, cumulé à la période M-1 Pour chaque salarié, vous créez un bulletin sur la période précédente dans lequel vous saisissez les montants cumulés du 1er mois de paye jusqu’à la période M-1. Exemple Le 1er mois de paye étant janvier, pour établir les bulletins du mois d’octobre vous créez pour chaque salarié un bulletin sur le mois de septembre, dans lequel vous saisissez les montants cumulés des bulletins établis de janvier à septembre. Par défaut, la période de création des premiers bulletins correspond au premier mois de paye de l’exercice. Par défaut, la création vous est proposée d’après le Profil salarié. Boutons de sélection des salariés. 233 Menu Gestion des bulletins Définissez la méthode de création des bulletins 3. Pour les premiers bulletins, vous pouvez les créer d'après un Profil salarié ou un Bulletin vide. Profil Nous vous rappelons que les profils correspondent à des bulletins types définis en règle générale par catégorie de salariés. Ces profils sont affectés aux salariés. Voir Onglet Affectation, page 121. Cette option est particulièrement rapide et intéressante lors de la création des premiers bulletins ou de celui d'un salarié entré en cours d'année. Bulletin vide Dans ce cas, vous devez procéder à l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opération peut s'avérer fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons donc de récupérer un profil une fois le bulletin créé (bouton [Profil], option Appeler un profil de la fenêtre Bulletin). Voir Appeler un profil, page 246. Sélectionnez les salariés 4. La Liste des salariés présente le Code et le Nom de ceux pour lesquels vous pouvez établir les bulletins sur la période choisie. Vous n'êtes pas obligé de créer en même temps tous les bulletins ; seuls les salariés dont le nom est marqué ou sélectionné auront un bulletin. Lancez la création des bulletins 5. Une fois la sélection de vos salariés réalisée, cliquez sur le bouton [Ok]. Après quelques instants, les bulletins des salariés concernés sont créés. Le bulletin du premier salarié de la liste est automatiquement ouvert. * L’onglet Analytique est uniquement disponible dans Paye Ciel Quantum et Ciel Paye Bâtiment. 234 Menu Gestion des bulletins La fenêtre Bulletin Les dates de la période pour laquelle le bulletin est établi sont rappelées dans l’en-tête de la fenêtre. Vous pouvez consulter ou modifier la fiche du salarié en cliquant sur le bouton [Fiche Salarié]. Onglet Lignes 1. Une fois les premiers bulletins créés, vérifiez que toutes les rubriques, cotisations et commentaires nécessaires sont présents. En effet, aussi détaillés que soient vos profils, il se peut que vous ayez à ajouter ou supprimer une ligne. * Sur les périodes suivantes, les bulletins étant établis en général d’après les bulletins précédents, vous n’aurez pas, normalement, à modifier le corps du bulletin. Mais vous devrez éventuellement mettre à jour la valeur des variables pour la période (nombre de tickets restaurants, nombres d’heures effectuées, etc.). Voir Vous avez déjà créé des bulletins, page 248. 235 Menu Gestion des bulletins Insérer et déplacer des lignes dans le bulletin Les boutons [Insérer] et [Ins. Multi...] vous permettent d'insérer une ou plusieurs lignes dans le bulletin en les sélectionnant dans la fenêtre Elément du bulletin. * Si un des éléments sélectionné dans la fenêtre Elément du bulletin est déjà présent dans le bulletin, un message vous en avertit et l'élément n'est pas inséré de nouveau. Une fois les lignes intégrées (ou supprimées), vérifiez qu'elles sont correctement placées dans le bulletin. Si ce n'est pas le cas, utilisez les boutons [Haut] et [Bas] pour réajuster la position de l'élément concerné dans le bulletin. Exemple La rubrique Net à payer ne doit pas se trouver avant le Salaire brut. Insérer des congés payés dans le bulletin Vous pouvez insérer manuellement les absences de congés payés dans le bulletin. Cette fonction peut être utile si par exemple l'insertion automatique des absences n'a pas donné de résultat. 1. Cliquez sur le bouton . Un menu déroulant vous propose de choisir le type de rubrique de congés payés à intégrer : • Absences CP, • Indemnités CP, • Indemnités compensatrices de CP. * Ces trois rubriques doivent être renseignées auparavant dans les Paramètres société - onglet Paramètres 3. Voir Paramètres paye 3, page 37. 2. Sélectionnez la rubrique. Elle est alors insérée dans le bulletin. Supprimer une ligne Certaines lignes sont obligatoires et une fois intégrées au bulletin vous ne pouvez plus les supprimer. Il s’agit des rubriques dont le titre est affiché en rouge : Salaire de base, Salaire brut, Total retenues, Net imposable, Net à payer. Toutes les autres lignes peuvent être supprimées, à condition que le bulletin ne soit pas encore validé. Pour annuler la suppression d’une ligne, cliquez sur le bouton [Rétablir]. Contrôle de présence des rubriques et cotisations mères On entend par rubrique (ou cotisation) mère, toute rubrique (ou cotisation) qui entre dans la base de calcul d'une autre rubrique (ou cotisation). Si vous avez coché la case Contrôle automatique de présence des rubriques et cotisations mères dans les paramètres du dossier et que vous insérez (ou supprimez) une nouvelle rubrique ou cotisation, un test est effectué pour vérifier que la rubrique (ou cotisation) mère est bien présente dans le bulletin. Si l'élément est manquant, un message vous le signale. 236 Menu Gestion des bulletins Onglet Variables 3. Passez en revue l’ensemble des variables du bulletin et modifiez les valeurs nécessaires. Toute modification se répercute à l’identique dans la fiche du salarié concerné. Sélectionnez une des lignes et utilisez les touches et de votre clavier pour déplacer le pointeur sur chacune des variables. Si une valeur est incorrecte pour la période en cours, double-cliquez dans la colonne Valeur et saisissez celle à prendre en compte. * Lors de la préparation des bulletins sur la période suivante, vous pourrez utiliser, avant de créer vos bulletins, la commande SAISIE DES VARIABLES SALARIÉS du menu GESTION DES BULLETINS, pour modifier en même temps toutes les variables des salariés concernés. Onglet Congés payés * Lorsque vous établissez les premiers bulletins, vérifiez les Cumuls de nombre de jours acquis, dus et pris sur les périodes précédentes. Les cumuls de congés payés récapitulent la situation des congés payés pour le salarié au dernier jour de la période précédent l’établissement de son bulletin : • Reste sur année précédente Correspond aux zones Du N-1 - Pris N-1 de la fiche Salarié, soit au nombre de jours lui restant à prendre de la période de référence N-1. • Acquis sur l’année en cours Correspond à la zone Du N de la fiche Salarié, soit au nombre de jours acquis sur la période de référence en cours. • Déjà pris Correspond à la zone Pris N de la fiche Salarié, soit au nombre de jours pris par le salarié sur la période de référence en cours. • A prendre Correspond au nombre total de jours restant à prendre par le salarié. 237 Menu Gestion des bulletins Ajouter, modifier ou supprimer une période de congé * Si vous n’utilisez pas le Calendrier, vous pouvez saisir le nombre de jours Pris dans le mois par le salarié. Les rubriques de congés payés sont insérées dans le bulletin. Vous pouvez aussi indiquer la Période de congés pris. Onglet RTT 3. L'onglet RTT vous permet de contrôler les cumuls de nombre de jours RTT acquis, dus et pris sur les périodes précédentes. Les congés RTT dus sont calculés au prorata du nombre de jours de présence dans le mois, suivant la date d'arrivée du salarié dans l'entreprise. Lorsque le bulletin est calculé, la zone Acquis dans le mois est donc renseignée en fonction du calcul suivant : Exemple Une année comporte 10 jours de congés RTT. Le calcul s'effectue pour la période du mois de janvier. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] une période de congé. Le calendrier s’affiche. 2. Cliquez sur le premier jour de la période de congé puis glissez le curseur de la souris jusqu'au dernier jour. 3. Cochez les options Début en demi journée ou Fin en demi journée si c'est le cas. Une nouvelle ligne est insérée dans la zone Périodes de congés. Vous pouvez visualiser les dates de début et de fin de congé. Le nombre de jours sélectionné s'affiche automatiquement dans la zone Pris dans le mois. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 1. Cliquez sur le bouton [Modifier] une période de congé. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 1. Cliquez sur le bouton [Supprimer] une période de congé. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur [Oui]. La ligne correspondant à la période de congé définie est alors supprimée. RTT dus sur bulletin = Nbre de jours RTT par an × Nbre de jours de présence dans le mois Nbre de jours dans le mois 238 Menu Gestion des bulletins Pour un salarié ayant pris ses fonctions avant le 1er janvier, l'Acquis dans le mois se calcule ainsi : RTT dus = (10/12)*(31/31) = 0.83 Si un salarié est embauché le 17 janvier, il comptabilise donc 15 jours de présence sur le mois. Dans ce cas, les congés RTT dus sont = (10/12)*(15/31) = 0.40 4. Toutefois, vous conservez la possibilité de définir la période de congés directement dans le bulletin en saisissant le nombre de jours de congés RTT Pris dans le mois. Ajouter, modifier ou supprimer une période de congé RTT Onglet DIF L'onglet DIF vous permet de visualiser rapidement les droits du salarié dans le cadre de la formation individuelle. Cet onglet n'est visible que si vous avez coché l'option Droit au DIF dans l'onglet Congés de la Fiche Salarié avant la création du bulletin. Voir Onglet Congés/DIF, page 130. * Vous visualisez dans la zone DIF, le nombre de congés acquis dans le mois. Cette zone n'est saisissable que si vous avez sélectionné dans les paramètres de paye 2 l'option A la validation du bulletin dans la zone Mise à jour du droit au DIF. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] une période de congé RTT. Le calendrier s’affiche. 2. Cliquez sur le premier jour de la période de congé puis glissez le curseur de la souris jusqu'au dernier jour. 3. Cochez les options Début en demi journée ou Fin en demi journée si c'est le cas. 4. Une nouvelle ligne est insérée dans la zone Périodes de congés RTT. Vous pouvez visualiser les dates de début et de fin de congé. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Saisissez ensuite le nombre de jours de congés RTT Pris dans le mois dans la zone correspondante. 1. Cliquez sur le bouton [Modifier] une période de congé RTT. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 1. Cliquez sur le bouton [Supprimer] une période de congé RTT. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur [Oui]. La ligne correspondant à la période de congé RTT définie est alors supprimée. 239 Menu Gestion des bulletins Ajouter, modifier ou supprimer une période de congé DIF La zone Cumuls récapitule vos droits (Dif acquis sur l'année précédente, pris sur l'année en cours, déjà pris et reste à prendre). Périodes d'utilisation du DIF 3. Si le salarié bénéficie d'une formation au titre du DIF, cliquez sur le bouton [Ajouter] pour enregistrer la période (date de début et de fin) de formation. 4. Cliquez sur le bouton [Supprimer] pour annuler un enregistrement. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] une période de congé DIF. Le calendrier s’affiche. 2. Cliquez sur le premier jour de la période de congé puis glissez le curseur de la souris jusqu'au dernier jour. 3. Cochez les options Début en demi journée ou Fin en demi journée si c'est le cas. Une nouvelle ligne est insérée dans la zone Périodes de congés DIF. Vous pouvez visualiser les dates de début et de fin de congé DIF. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 5. Saisissez ensuite le nombre de jours de congés DIF Pris dans le mois dans la zone correspondante. 1. Cliquez sur le bouton [Modifier] une période de congé DIF. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 1. Cliquez sur le bouton [Supprimer] une période de congé DIF. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur [Oui]. La ligne correspondant à la période de congé DIF définie est alors supprimée. 240 Menu Gestion des bulletins Onglet Repos 5. Si vos salariés bénéficient de repos compensateur, vérifiez dans cet onglet les cumuls du nombre de jours acquis, pris et dus sur les périodes précédentes. Ajouter, modifier ou supprimer une période de repos Onglet IJSS Non disponible dans Ciel Paye Millésime * La gestion automatique des IJSS sur le net concerne les salariés dont le type de paye est Mensuel, Horaire, Par points. Vous retrouvez dans cet onglet les paramètres IJSS qui seront pris en compte dans le calcul du bulletin. Préparation du bulletin Cette zone vous permet de visualiser les informations liées à une période d'arrêt de travail et qui déclenchent le versement d'indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS). Les boutons [Ajouter], [Modifier] ou [Supprimer] permettent d'effectuer un suivi des absences et contrôler les IJSS. Montant du salaire maintenu Le montant du salaire maintenu est automatiquement calculé. Si vous effectuez une modification cette zone sera automatiquement actualisée. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] une période de repos. Le calendrier s’affiche. 2. Cliquez sur le premier jour de la période de repos puis glissez le curseur de la souris jusqu'au dernier jour. 3. Cochez les options Début en demi journée ou Fin en demi journée si c'est le cas. Une nouvelle ligne est insérée dans la zone Périodes de repos. Vous pouvez visualiser les dates de début et de fin de repos. 4. Saisissez ensuite le nombre de jour de repos Pris dans le mois en cours. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 1. Cliquez sur le bouton [Modifier] une période de repos. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 1. Cliquez sur le bouton [Supprimer] une période de repos. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur [Oui]. La ligne correspondant à la période de repos définie est supprimée. 241 Menu Gestion des bulletins IJSS 1. Saisissez le montant net des IJSS puis appuyez sur la touche pour lancer le calcul. 2. Si c'est l'employeur qui les perçoit (Subrogation), cochez la case correspondante. * Les données ci-dessous sont accessibles à partir des paramètres IJSS. Si vous les avez déjà paramétré, ces zones seront automatiquement renseignées. Voir Paramètres I.J.S.S., page 40. Maintien de salaire Cette zone indique si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net. Rubriques rattachées Vous retrouvez ici les rubriques associées : • au maintien de salaire, • aux IJSS déduites, • aux IJSS versées, • au montant de la retenue pour garantie du net. Variables rattachées Vous retrouvez ici les variables associées : • au maintien du salaire, • aux IJSS, • au montant de la retenue pour garantie du net. 3. Cliquez sur [Ok] pour valider. 242 Menu Gestion des bulletins Ajouter, modifier, supprimer une période d'arrêt Onglet Hres Exo Cet onglet permet de saisir les heures supplémentaires ou complémentaires effectuées par un salarié. Au préalable Avant de renseigner des heures supplémentaires ou complémentaires exonérées, vous devez insérer les rubriques et cotisations nécessaires. 1. Une fois votre bulletin créé, dans l'onglet Lignes, insérez les rubriques RSFIL, RMFIL, RCFIL1 et RCFIL dans celui-ci après le SALAIRE DE BASE. 2. Insérez les cotisations CBRF et C117 dans le bulletin après le SALAIRE BRUT. Dans la fenêtre Préparation du bulletin vous devez indiquer les informations relatives à l'arrêt de travail et justifiant le versement des IJSS. 1. Définissez à l'aide de l'icone calendrier la période d'arrêt à prendre en compte. 2. Sélectionnez le type Maintien ou Carence en fonction de ce que prévoit la convention collective. 3. Si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire, indiquez le pourcentage (% si maintien). La partie inférieure de la fenêtre résume les informations préalablement indiquées.Vous retrouvez le Nombre de jours de la période d'arrêt. Le Taux journalier et le Montant total sont automatiquement calculés. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 1. Cliquez sur le bouton [Modifier] une période d’arrêt. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 1. Cliquez sur le bouton [Supprimer] une période d’arrêt. 2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez sur [Oui]. La ligne correspondant à la période d’arrêt définie est supprimée. Attention ! Avant de créer votre bulletin de paye, vous devez renseigner la variable EFF (menu Bases - commande Variables) pour indiquer l’effectif de l’entreprise au 31 décembre 2006. En fonction de l’effectif saisi, le coefficient de réduction (Loi Fillon) applicable ainsi que le montant de la déduction forfaitaire patronale sont automatiquement pris en compte. 243 Menu Gestion des bulletins 3. Insérez les éléments CFIL800 et CFILREG après Total cotisations URSSAF/Fillon. 4. Insérez les éléments suivants DEDUCPAT, CDEDEXO1, CDEDEXO2, TCOTEXO, REDUCSAL, CREDEXO, au bas du bulletin avant le Total des retenues. Renseigner les heures supplémentaires ou complémentaires 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter], la fenêtre Saisie des heures supplémentaires et complé- mentaires s'affiche. 2. Renseignez la date à prendre en compte. 3. Sélectionnez le type d'heures en cliquant sur le bouton Liste. 4. Saisissez le nombre d'heures effectuées. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Onglet Analytique Disponible uniquement dans Ciel Paye Evolution et Paye Ciel Quantum et Ciel Paye Bâtiment La répartition analytique de l'activité du salarié définie dans sa fiche est automatiquement récupérée dans le bulletin de paye. Vous y avez accès dans cet onglet. S'il s'avère que ce mois-ci, la répartition n'est pas identique, vous pouvez la modifier même si le bulletin est déjà validé. Saisir la répartition analytique Exemple : un ouvrier a travaillé 20% du mois sur le Chantier 1, 30% sur le Chantier 2 et 50% sur le chantier 3. 1. Double-cliquez dans la cellule % répartition et saisissez la répartition. 2. Faites de même pour les autres codes analytiques. 244 Menu Gestion des bulletins * Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. Par contre, il est possible qu'il soit inférieur à 100%. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le code analytique et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Faites de même pour tous les autres codes analytiques à affecter. Exemple : pour un ouvrier qui travaille sur 3 chantiers dans le mois, vous ajoutez les 3 codes des chantiers. 1. Sélectionnez la répartition que vous ne voulez plus affecter. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Les modifications que vous avez apportées dans le bulletin peuvent être enregistrées dans la fiche du salarié. Le nouveau modèle de répartition sera donc celui du prochain bulletin. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mémoriser la répartition]. 2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur [Oui]. Si les modifications apportées dans le bulletin ne sont pas exactes, vous pouvez revenir à la répartition initiale, définie dans la fiche du salarié. 1. Cliquez sur le bouton [Réinitialiser la répartition]. 2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez sur [Oui]. 3. Si vous avez déjà mémorisé les modifications, la réinitialisation ne permettra pas de revenir à la première répartition définie. L'exportation permet d'appliquer la répartition à d'autres bulletins. 1. Cliquez sur le bouton [Exporter]. 2. Dans la fenêtre Exportation de la répartition analytique, sélectionnez les bulletins dans lesquels la répartition sera reproduite. 3. Cliquez sur le bouton [Marquer]. 4. Cliquez sur le bouton [Exporter]. 5. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur [Oui]. 245 Menu Gestion des bulletins Onglet Cumuls Cet onglet présente, tant pour la période de paye en cours que pour l'année, les cumuls suivants : Salaire brut, Cotisations salariales, Net imposable, Net à payer, Heures travaillées, Cotisations patronales, Heures payées, Montant heures supplémentaires exonérées, Montant heures complémentaires exonérées. De même, à droite de la fenêtre, les cumuls relatifs à l'annualisation de l'allègement Fillon sont présentés. Ces cumuls sont calculés en fonction des rubriques et cotisations incluses dans l'historisation (case Elément historisation Fillon cochée). Les cumuls de la période sont mis à jour lorsque le bulletin est calculé. Quant aux cumuls annuels, ils sont recalculés lorsque le bulletin est validé. Calculer le bulletin : à la demande Lorsque vous établissez les premiers bulletins, il est plus judicieux de désactiver l'option de calcul automatique, puisqu'il est probable que vous soyez amené à intervenir sur de nombreuses lignes. 1. Assurez-vous que l'option Calcul automatique des bulletins en saisie n'est pas cochée dans l'onglet Paramètres paye 1 des paramètres société. 2. Dans ce cas, une fois que vous avez réalisé toutes vos modifications, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir les résultats. Par la suite, vous pourrez opter pour un calcul automatique du bulletin en saisie. Voir Calculer le bulletin : en automatique, page 250. Seuls les bulletins calculés sont pris en compte dans les états standards que vous éditez par les commandes du menu ETATS. Test des minimas sociaux Le test se fait automatiquement lors du calcul du bulletin de paie. Si le salaire est en dessous de la valeur du SMC, du SMIC ou des deux, un message d'avertissement s’affiche. Attention ! Les bulletins doivent impérativement être calculés pour être validés. Lorsqu'un bulletin est calculé, la mention OUI est précisée dans la zone Calculé. 246 Menu Gestion des bulletins Appeler ou générer un profil Appeler un profil Lorsque vous créez un bulletin d’après un Bulletin vide, hormis les lignes obligatoires (Salbase, Salbrut, Netapayer, et Netimposable) aucune ligne n’est présentée. Dans ce cas pour construire plus rapidement le bulletin vous pouvez utiliser un des profils existants qui s’en approche le plus. Les profils correspondent à des bulletins types définis en règle générale par catégorie salariés. 1. Créez le bulletin et ouvrez-le. 2. Cliquez sur le bouton [Profil] et activez la commande APPEL. La liste de tous profils existants s'affiche. A ce stade, vous pouvez lancer une recherche multicritère afin de sélectionner le profil qui se rapproche le plus du bulletin que vous devez construire. 3. Cliquez dans la liste sur le titre du profil à récupérer, puis validez par [Ok]. 4. Procédez ensuite aux modifications nécessaires. * Une fois le bulletin modifié, vous pouvez générer un nouveau profil. Générer un profil Si vous êtes amené à. créer ou à modifier un bulletin de telle sorte qu’il puisse correspondre à un nouveau bulletin type, ne perdez pas ces informations et générez un nouveau profil. Tant que le bulletin n’est pas validé vous pouvez l’utiliser pour générer un nouveau profil d’après les lignes dont il se compose. 1. Ouvrez la liste des bulletins puis le bulletin du salarié à partir duquel vous voulez générer votre profil. 2. Cliquez sur le bouton [Profil] puis activez la commande GÉNÉRER. Vous ouvrez ainsi la fenêtre de création d’un profil, identique en tous points à celle que vous obtenez par la commande PROFILS du menu BASES. 3. Le Code du profil est automatiquement attribué par l’application mais vous pouvez le modifier. Saisissez le Libellé du profil de manière à le retrouver facilement ultérieurement. 4. Cliquez sur [Ok] pour valider la création du nouveau profil. Après quelques instants, le bulletin est de nouveau ouvert. Vous pouvez modifier le profil ainsi créé (à partir de la liste des Profils que vous ouvrez par le menu BASES) et l’affecter aux salariés auxquels il correspond. 247 Menu Gestion des bulletins Etablir un bulletin de paye inversée Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant d’un montant Net à payer que vous définissez. Dans ce cas, le Salaire de base, les rubriques concourant à l’élaboration du Salaire brut et les cotisations sont recalculées. 1. Créez le bulletin du salarié comme à l’accoutumée. 2. Vérifiez et modifiez éventuellement les lignes du bulletin, en ajoutant ou supprimant les rubriques, cotisations et commentaires nécessaires. 3. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande PAYE INVERSÉE. La fenêtre Paye inversée s'ouvre . Vous y saisissez le montant Net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé. 4. Validez la fenêtre en cliquant sur le bouton [Ok]. Votre logiciel procède au calcul du bulletin jusqu’à ce que le montant soit le plus proche de celui saisi. Imprimer le bulletin Une fois le calcul du bulletin effectué, vous pouvez l'imprimer en cliquant sur le bouton [Imprimer] de la fenêtre. . Voir Imprimer les bulletins, page 254. Travail à partir du bulletin Dans la partie inférieure de la fenêtre du bulletin, vous retrouvez les boutons suivants : facilitent la navigation dans les bulletins. lance le calcul du bulletin. permet de dévalider un bulletin validé, directement dans le bulletin. permet de valider un bulletin, directement dans le bulletin. affiche la calculatrice. permet de visualiser l'aperçu avant impression du bulletin. lance l'impression du bulletin en cours. 248 Menu Gestion des bulletins Cas spécifique : le premier bulletin d'un nouveau salarié Lorsqu’un nouveau salarié intègre la société, vous pouvez utiliser un profil pour créer son premier bulletin. * Il est préférable de créer les bulletins de la période des salariés existants (d’après leur bulletin précédent en général), puis de créer celui du nouveau salarié. 1. Dans sa fiche Salarié, affectez-lui le profil dont il dépend. 2. Créez ensuite son bulletin en cochant l’option Profil salarié. 3. Modifiez les lignes du bulletin afin qu’elles fassent état des variables qui lui sont propres. Pour la période suivante, créez son bulletin comme pour les autres salariés (en général à partir du bulletin précédent). Si le salarié n’entre pas dans un des profils existants... ... vous pouvez bien entendu créer le profil nécessaire, l’affecter au salarié et générer son bulletin d’après le profil. Mais une méthode plus rapide consiste à : 1. créer un bulletin vierge, 2. appeler un profil existant, similaire à celui dont vous avez besoin, et modifier le bulletin en conséquence, 3. générer le nouveau profil selon le bulletin ainsi modifié. Vous avez déjà créé des bulletins Dans ce cas, tous les bulletins définis sur les mois précédents sont présentés dans la fenêtre Bulletins. * Si vous avez coché la case Afficher les bulletins de la dernière période dans les préférences d'utilisation (menu UTILITAIRES - commande PRÉFÉRENCES, onglet Divers), seuls les bulletins du mois précédent figurent dans la liste. Si vous souhaitez visualiser les bulletins d'un mois en particulier, cochez la case Afficher les bulletins du mois, puis déterminez le mois en cliquant sur le triangle de sélection. 4. Activez la commande CRÉER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. La fenêtre Création des bulletins salariés apparaît à l'écran. 249 Menu Gestion des bulletins 1. Si vous avez déjà créer et validé un bulletin, la meilleure option consiste à générer le bulletin suivant d’après le dernier bulletin validé. Pour cela cochez l’option Bulletin pré- cédent. * Si un des salariés n’est pas présenté dans la liste, c’est qu’il ne remplit pas toutes les conditions pour qu’un bulletin puisse être établi sur la période. 1. Cochez l’option Afficher tous les salariés. Les codes, noms et prénoms des salariés concernés sont présentés dans une couleur différente. 2. Consultez la légende située au bas de la fenêtre pour en connaître la raison. Cela vous permet d’effectuer rapidement les modifications nécessaires afin que la création du bulletin soit possible. 2. Sélectionnez le(s) salarié(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez établir un bulletin puis validez la création du(des) bulletin(s) en cliquant sur [Ok]. 3. Procédez au contrôle et à la modification éventuelle du(des) bulletin(s) ainsi créé(s). Par défaut , le mois suivant les derniers bulletins validés vous est proposé comme période de création des bulletins. 250 Menu Gestion des bulletins Calculer le bulletin : en automatique Une fois l'étape de vos premiers bulletins réalisée, vous pouvez opter pour un Calcul automatique des bulletins en saisie. Il vous suffit pour cela de cocher la case correspondante dans l'onglet Paramètres paye 1 dans les paramètres société. Dans ce cas, chaque fois que vous modifiez la valeur d'une ligne, tous les montants du bulletin sont recalculés. Imprimer le bulletin Une fois le calcul du bulletin effectué, vous pouvez l'imprimer en cliquant sur le bouton [Imprimer] de la fenêtre . Voir Imprimer les bulletins, page 254. Travail sur la liste des bulletins ) Menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE Plusieurs manipulations sont également accessibles à partir de la liste des bulletins. Calculer les bulletins Nous avons vu dans les parties précédentes comment effectuer le calcul du bulletin directement à partir de la fenêtre Bulletin. Une autre méthode consiste à apporter, dans un premier temps, toutes les modifications nécessaires à l'ensemble des bulletins, puis à en demander le calcul. Pour cela : 1. sélectionnez les bulletins à calculer, 2. activez la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Valider les bulletins Une fois les bulletins établis et calculés, vous devez procéder à leur validation. 1. Sélectionnez le bulletin à valider. 2. Choisissez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. * Pour valider plusieurs bulletins, il vous suffit de sélectionner les bulletins et d'utiliser la commande MARQUER/DÉMARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Validation groupée des bulletins La commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL vous permet d'enchaîner la validation des bulletins marqués dans la liste et le transfert de l'écriture de paye en comptabilité. 251 Menu Gestion des bulletins Vous l'utiliserez par exemple chaque fin de mois pour effectuer en une seule fois la validation de tous les bulletins du mois et le transfert en comptabilité. * Le transfert en comptabilité nécessite des paramétrages préalables. Par conséquent, si vous n'avez jamais réalisé cette opération dans la paye Ciel, nous vous conseillons d'utiliser la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. Voir Journal comptable, page 320. 1. Marquez tous les bulletins devant être validés. 2. Activez la commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Cochez l'option Transférer les écritures en comptabilité pour générer l'écriture de paye d'après les bulletins qui vont être validés et transférer le fichier des écritures en comptabilité. 4. Validez le traitement en cliquant sur [Ok]. Tous les bulletins sont validés. • Si vous n'avez pas demandé le transfert des écritures en comptabilité, la liste des bulletins est de nouveau présentée. • Si vous avez demandé le transfert des écritures en comptabilité, l'écriture de paye est générée. C'est la date du jour qui est reprise comme date de l'écriture de paye mais il vous sera toujours possible de la modifier en comptabilité, une fois le transfert effectué. La fenêtre Export vers Ciel Compta s'affiche. * Le traitement est identique à celui que vous effectuez à partir de la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. 5. Si vous possédez Ciel Compta pour Windows ou Ciel Compta pour Dos, indiquez les noms du lecteur et du répertoire dans lesquels l’application est installée. Une fois le chemin d’accès à une de ces applications renseigné, les noms des sociétés gérées vous sont proposés. 6. Sélectionnez la société vers laquelle vous souhaitez transférer l’écriture comptable. 7. Si vous transférez l’écriture vers une version antérieure à Ciel Compta version 3.00 pour Windows ou Ciel Compta version 6.00 pour Dos, décochez impérativement la case Exporter les libellés de compte. 8. Validez le transfert par [Ok]. A la fin du traitement, votre logiciel vous informe des résultats. 252 Menu Gestion des bulletins Dévalider les bulletins Seul le dernier bulletin établi pour un salarié et validé peut être dévalidé. 1. Sélectionnez le bulletin à dévalider. 2. Activez la commande DÉVALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. * Pour dévalider plusieurs bulletins, il vous suffit de sélectionner les bulletins et d'utiliser la commande MARQUER/DÉMARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Remplacement global d'une cotisation Vous avez la possibilité de remplacer une cotisation présente dans un ou plusieurs bulletins non validés par une autre cotisation. 1. Marquez tous les bulletins sur lesquels vous voulez effectuer la modification. Pour marquer les bulletins, sélectionnez les lignes correspondantes et activez la commande MARQUER/DÉMARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez aussi utiliser les touches ou . 2. Une fois les bulletins marqués, activez la commande REMPLACEMENT GLOBAL D'UNE COTISATION du menu FONCTIONS. La fenêtre Remplacement global d'une cotisation s’affiche : 3. Dans la zone Remplacer la cotisation, indiquez le code de la cotisation à remplacer. Vous pouvez le saisir directement ou cliquer sur le bouton [Liste], présenté en fin de zone, pour le sélectionner dans la liste qui est affichée. 4. Dans la zone Par la cotisation, indiquez le code de la cotisation de remplacement. Le bouton [Liste] est également disponible en fin de zone. 5. Validez le remplacement en cliquant sur le bouton [Ok]. Insertion / suppression globale d'une cotisation Pour optimiser la saisie de vos bulletins, sont mis à votre disposition deux commandes permettant d'insérer ou de supprimer, de manière globale, une rubrique ou une cotisation. * L'insertion ou la suppression ne peut se faire que sur des bulletins non validés. Exemple Vous souhaitez affecter une prime de treizième mois à l'ensemble de vos salariés. 1. Sélectionnez et marquez les bulletins pour lesquels vous voulez insérer la rubrique. 2. Activez la commande INSERTION GLOBALE D'UN ÉLÉMENT du menu FONCTIONS. Attention ! La modification est effectuée uniquement sur les bulletins non validés. 253 Menu Gestion des bulletins 3. Si vous connaissez le code de la cotisation ou rubrique que vous souhaitez utiliser, vous pouvez le saisir directement dans la zone Insérer l'élément suivant. Sinon cliquez sur le bouton [Liste] pour consulter la liste des différentes cotisations et rubriques de l'application : 1. Selon le cas, cliquez sur Cotisations ou Rubriques puis sélectionnez l'élément concerné dans la liste correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. Ce code est transféré dans la fenêtre Insertion globale d'un élément. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. La rubrique PRIME13 est automatiquement insérée dans tous les bulletins que vous avez marqués. A la fin du traitement, un message vous indique le nombre d'insertions réalisées. 5. Procédez de la même façon si vous souhaitez supprimer une rubrique et/ou cotisation sur plusieurs bulletins ou sur l'ensemble de vos bulletins. Accéder à Microsoft Word® Tout comme pour les salariés, vous pouvez utiliser les informations contenues dans les bulletins de paye pour les intégrer à des modèles de document que vous éditez et imprimez à l’aide de l’application Microsoft Word. Le principe d’utilisation est en tous points similaires au lien Word sur le fichier des salariés, seuls changent la nature des informations et les modèles utilisés. Voir Accéder directement à Microsoft Word®, page 146. Exemple Le modèle Lettres-chèques, livré avec l’application, vous permet d’imprimer un courrier type reprenant : • le nom et l’adresse du salarié, • le chèque de règlement du salaire, reprenant soit le montant d’un acompte versé, soit celui du Net à payer. * Afin que les montants soient toujours imprimés au bon endroit sur le chèque de la lettre, ils sont placés dans le pied de page du document Word. Vous pourrez les consulter pour contrôle dans Word en utilisant le mode Page d'affichage ou en demandant l'aperçu avant impression. 254 Menu Gestion des bulletins Imprimer les bulletins Une fois les bulletins calculés, vous pouvez les imprimer. * Ciel met à votre disposition des préimprimés conformes aux normes en vigueur. Contactez notre service clientèle pour vous les procurer. Pour imprimer les bulletins de paye, vous devez, au préalable, contrôler et modifier, si besoin est, certains paramétrages généraux pour effectuer les impressions dans la paye Ciel. Voir Imprimer, page 61. Vous devez également contrôler les options d'impressions propres aux bulletins. Vous vérifiez ces options, et les modifiez éventuellement lors des premières impressions. Cela ne s'avère plus nécessaire ensuite. Définir les options d’impression des bulletins Les options d’édition, retenues par défaut dans l’onglet Paramètres paye 3 des paramètres société, commandent l’impression des éléments suivants : • les cumuls de congés payés en jours (cette option est retenue pour tous les salariés dans les paramètres du dossier. Elle peut être modulée pour chacun sur l’onglet Congés de la fiche Salarié), • la date d’ancienneté du salarié dans l’entreprise, • les codes de cotisations, • et les codes de rubriques. Impression des cumuls de congés payés Dans la fiche Salarié, l’option Edition des congés payés sur bulletin cochée commande l’impression du nombre de jours acquis, pris et restant à prendre par le salarié. Impression des congés RTT Si vous avez coché la case Edition des congés RTT sur bulletin dans les paramètres du dossier ainsi que dans les fiches des salariés concernés, les nombres de jours acquis, pris et restant à prendre seront imprimés sur le bulletin au même titre que les congés payés et les repos compensateurs. Impression des cotisations, des rubriques et des commentaires Dans la fiche des cotisations, des rubriques et des commentaires, vous pouvez commander ou non l’Impression sur le bulletin de ces éléments. Par défaut, l’option retenue est Si non nul. Si l’élément est utilisé pour un calcul intermédiaire, il n’est pas nécessaire que la ligne correspondante figure sur le bulletin. Dans ce cas, retenez l’option Jamais. 255 Menu Gestion des bulletins Les informations relatives à la convention collective Si aucune convention collective n’est affectée au salarié dont vous imprimez le bulletin, le texte suivant figurera obligatoirement : Durée des congés payés : code du travail, art. L.223-2 à 8. Durée du préavis : code du travail, art. L.122-6 à 8. Les informations relatives à l'établissement Les informations concernant l'établissement auquel est rattaché le salarié sont également récupérées dans l'en-tête du bulletin imprimé : le nom de la société, l'adresse, le numéro d'URSSAF et de Siret, etc. Demander l'impression ou l'aperçu des bulletins Activez la commande IMPRIMER ou APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER. Dans la fenêtre qui s'affiche, vous devez choisir le modèle de bulletin à utiliser et vérifier les paramètres de sélection des salariés et de présentation du bulletin. Choisir le modèle d'impression des bulletins Plusieurs modèles de bulletins sont fournis en standard. Vous ne pouvez pas les modifier. 1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + présenté à gauche du répertoire Documents pour l’ouvrir. Le symbole se change alors en - . 2. Cliquez sur le titre du modèle que vous souhaitez utiliser. Les cases à cocher permettent de mettre le modèle en favori. Ainsi, celui-ci figurera dans la liste des formats d’impression accessible par le triangle de sélection des boutons [Imprimer] et [Aperçu]. 256 Menu Gestion des bulletins Valider les critères de recherche et les options d'impression 3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour vérifier les options d'impression du modèle choisi. Le paramétrage que vous effectuez à ce niveau est mémorisé et vous sera proposé lors de la prochaine impression des bulletins avec le modèle sélectionné. 4. Une fois toutes les options définies, cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer l'aperçu ou l'impression directe des bulletins. • Si vous avez sélectionné la commande APERÇU AVANT IMPRESSION, vous accédez à la fenêtre Aperçu qui vous permet de contrôler le bulletin à l'écran avant de l'imprimer sur papier. • Si vous avez sélectionné la commande IMPRIMER, c'est la fenêtre Imprimer qui s'ouvre pour vous permettre de lancer directement l'impression sur papier. Cas spécifique : la dernière paye de l'année Afin de répondre à la règle des cumuls, vous devez, en fin d'année, comparer les cumuls annuels des bases (planchers et plafonds) des cotisations à ceux des salariés. Voir La règle des cumuls, page 266. Régularisation des planchers et plafonds Avec régularisation automatique Si vous avez demandé la régularisation automatique des planchers et plafonds depuis le début de l'année, en tenant compte ainsi de la règle des cumuls sur chaque période, le dernier bulletin ne doit pas présenter de difficultés particulières. Contrôlez les cumuls pour chaque salarié et procédez aux éventuelles régularisations. Sans régularisation automatique En revanche, si la régularisation automatique n'a pas été demandée, vous devez calculer le cumul annuel des planchers et plafonds de chacun des salariés et les comparer aux cumuls annuels des tranches de cotisations. Lorsque le salarié ou l'employeur a cotisé en cours d'année sur une tranche alors qu'en cumulé il ne devrait pas, ou inversement s'il n'a pas cotisé sur une tranche, saisissez la régularisation annuelle sur la base de calcul de la cotisation concernée. Elle peut être positive ou négative, tant pour le salarié que pour l'employeur. Le Treizième mois Le salaire correspondant au treizième mois est intégré comme une prime au dernier bulletin de l'année de chaque salarié. Dans le paramétrage de paye modèle et celui de la société Exemple SA, la rubrique PRIME13 Prime de treizième mois est créée. Elle doit être insérée dans le dernier bulletin de l'exercice de chacun des salariés concernés après le SALAIRE DE BASE et avant le SALAIRE BRUT. 257 Menu Gestion des bulletins Saisie des variables salariés ) Menu GESTION DES BULLETINS - commande SAISIE DES VARIABLES SALARIES Cette commande qui reprend le principe d’un plan de paye préparatoire vous permet d’effectuer rapidement la mise à jour des variables salariés lorsque vous préparez la paye du mois. Vous l’utiliserez plus particulièrement si les salaires se composent de primes et indemnités variant d’un mois à l’autre (primes, indemnités, horaires, tickets restaurant, etc.). A ce stade, vous pouvez consulter la fiche du salarié en double-cliquant sur la ligne du salarié concerné. * Dans le cadre du DIF (Droit Individuel à la Formation) vous devez renseigner, avant de créer les bulletins de paye, les variables salariés pour que le calcul et la mise à jour du DIF s'effectuent correctement. Modifier la présentation du tableau de saisie des variables 1. Dans la fenêtre Saisie des variables salariés, activez le menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit) et choisissez la commande PROPRIÉTÉS. Vous accédez à la liste des formats proposés. Les formats sont des modèles d'affichage de la liste. 258 Menu Gestion des bulletins Exemple Vous pouvez créer un format pour le service commercial, les commerciaux étant payés par rapport au chiffre d'affaires et un pour le service administratif dont le salaire est fixe. Dans chacun de ces formats, vous choisissez les variables salariés nécessaires. Ensuite, vous pourrez exporter les données par service. Vous allez en premier créer le format puis y définir les variables à afficher. Créer un format Le modèle de présentation que vous allez créer sera réutilisable. 1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] ou sur le bouton [Dupliquer] si vous voulez vous baser sur un format existant. 2. Saisissez le nom du format et cliquez sur le bouton [OK]. Définir les variables à afficher Dans la liste des formats disponibles, sélectionnez celui à personnaliser et cliquez sur le bouton . Le fenêtre de paramétrage des colonnes s'ouvre. Toutes les variables pouvant figurer dans la liste sont présentées à gauche de la fenêtre. Et, à droite, vous avez les variables qui sont visibles dans la liste. 1. Sélectionnez dans la Liste des variables saisissables celles que vous voulez afficher. Pour sélectionner plusieurs variables en une seule fois, appuyez sur la touche de votre clavier pendant votre sélection. 2. Cliquez sur le bouton Pour enlever une variable, sélectionnez-la dans la partie Variables à afficher puis cliquez sur le bouton . 3. Modifiez l'ordre d'apparition des variables en cliquant sur les boutons ou . * Vous pouvez aussi modifier l'emplacement des variables directement dans la liste en utilisant le principe du "Glisser Déposer". Cliquez sur la colonne à déplacer. Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser la colonne jusqu'à l'emplacement voulu. 4. Une fois tous vos paramètres définis, cliquez sur le bouton [Ok]. 259 Menu Gestion des bulletins Saisir des variables 1. Pour modifier une des variables présentées, placez le pointeur sur la ligne et la colonne à modifier et double-cliquez dans la zone. * Comme dans toutes les listes, vous pouvez utiliser les touches , , et de votre clavier pour déplacer le pointeur d’une zone à l’autre. 2. Saisissez la valeur à prendre en compte et appuyez sur la touche pour la valider. Généraliser une variable Si la valeur de la variable est identique pour tous les salariés, vous pouvez la reporter automatiquement sur chaque zone. Pour cela : 1. Modifiez une des zones par la valeur à prendre en compte et validez par , 2. Activez la commande GÉNÉRALISER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. Le résultat est immédiat. Importer des variables salariés au format standard Si vous établissez un tableau préparatoire des salaires, indépendamment de votre logiciel de paye Ciel, vous pouvez récupérer ces données. Cela vous évitera une double saisie, source d'erreurs. * Vous devez préalablement créer le fichier contenant les données à importer à partir de l'application concernée. 260 Menu Gestion des bulletins Le fichier des variables salariés Chaque ligne à importer doit comporter les 3 champs suivis d'un séparateur : • Tabulation • Délimité. • Délimité ; • Autre Chaque ligne est séparée de la suivante par un Retour Chariot. Le champ Code salarié doit être renseigné pour que l'import puisse s'effectuer. Import 1. A partir de votre logiciel de paye, dans le tableau de saisie des variables, cliquez sur le bouton [Importer] ou activez la commande IMPORTER par le menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Saisissez le nom du fichier au format standard (.txt) contenant les variables à importer. Vous pouvez également le sélectionner en cliquant sur le bouton présenté en fin de zone. 3. Cochez un des boutons radio présentés pour déclarer le type de séparateur de données utilisé dans votre fichier d'import. 4. Validez l'importation des données en cliquant sur [Ok]. Importer des variables salariés au format excel Si vous établissez un tableau préparatoire des salaires, indépendamment de votre logiciel, vous pouvez récupérer les variables propres à chaque salarié et ainsi les actualiser dans la paye Ciel avant d'établir les bulletins de paye. Ces valeurs seront alors automatiquement récupérées dans les bulletins de paye. Cela vous évitera une double saisie, source d'erreurs. Champ Longueur maximale Code salarié 8 Code variable 8 Valeur variable 12 261 Menu Gestion des bulletins Le fichier des variables salariés Vous devez préalablement vous procurer le fichier au format .xls, contenant les données à importer. Ce fichier doit obligatoirement respecté la structure suivante : • première ligne : comporte les codes des variables, • première colonne : comporte le code du salarié, • deuxième colonne : comporte le nom du salarié. Exemple de structure du fichier Import 1. A partir de votre logiciel Ciel, dans la fenêtre de saisie des variables, cliquez sur le bouton [Importer] puis choisissez la fonction Import excel ou bien activez la commande IMPORTER - IMPORT EXCEL par le menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Saisissez le nom du fichier au format excel (.xls) contenant les variables à importer. Vous pouvez également le sélectionner en cliquant sur le bouton présenté en fin de zone. 3. Afin de déterminer comment le logiciel doit interpréter les cellules vides, cochez l'une des options : • Ignorer les cellules vides : le logiciel ne tient pas compte des cellules vides et conserve la valeur précédente. • Importer les cellules vides en tant que montant à zéro : les cellules laissées vides dans le fichier excel sont remplies, lors de l'import, par la valeur zéro. Exemple Des salariés ont touché une prime ponctuelle. Le montant de la prime est donc effacé pour chaque salarié dans le fichier excel. En cochant Ignorer les cellules vides, le montant de cette prime apparaîtra toujours dans la paye Ciel. En revanche, en cochant la seconde option, le montant de la prime sera égal à 0.00. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'importation. 262 Menu Gestion des bulletins Exporter des variables salariés Non disponible dans Ciel Paye Millésime Vous pouvez exporter les variables attribuées à chaque salarié dans un fichier excel afin de les renseigner indépendamment de votre logiciel de paye Ciel. Cette fonction s'avère très utile pour les préparations de paye. 1. Si vous ne souhaitez pas exporter tous les salariés, sélectionnez ceux qui sont concernés. Vous pouvez trier les salariés en faisant un clic-droit et en choisissant la commande RECHERCHE MULTICRITÈRE. 2. Cliquez sur le bouton [Exporter]. 3. Choisissez le fichier dans lequel les variables seront exportées. Pour cela, vous avez deux possibilités : • Dans la première zone, saisissez le nom du fichier qui contiendra les variables salariés. Par défaut, le fichier est enregistré sur votre lecteur C: • Cliquez sur le bouton et sélectionnez le fichier des variables salariés existant. Dans la zone Critère de sélection, vous déterminez les salariés et variables à exporter. Attention ! Il est impossible d'ajouter de nouvelles variables ou de nouveaux salariés dans le fichier excel résultant de l'export. Assurez-vous que la liste des variables salariés est complète dans votre logiciel de paye. 263 Menu Gestion des bulletins 4. Cochez l'une des options de sélection des salariés : • Tous les salariés de la liste : tous les salariés seront inclus. • Les salariés sélectionnés : seuls les salariés que vous aurez préalablement sélectionné seront exportés. 5. Cochez l'une des options de sélection des variables : • Toutes les variables : toutes les variables salariés définies dans l’application seront prises en compte. • Les variables affichées : seules les variables visibles dans la liste à la suite d'une personnalisation de l'affichage seront exportées. Voir Définir les variables à afficher, page 258. • Les variables du format : sélectionnez dans la liste déroulante un format que vous avez défini. Vous pouvez créer ce format en cliquant sur le bouton . Voir Créer un format, page 258. 6. L'option Exporter les montants des variables est cochée par défaut. Si vous souhaitez exporter uniquement la structure du fichier : nom des variables, noms et codes des salariés, décochez cette option. 7. Cochez l'option Envoyer le fichier par email si vous voulez le transmettre directement. Pour cela, votre logiciel de messagerie doit être ouvert. Le fichier excel généré sera directement mis en pièce jointe dans un nouvel email et enregistré à l'emplacement indiqué. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 264 Menu Gestion des bulletins Historique ) Menu GESTION DES BULLETINS - commande HISTORIQUE Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les bulletins établis sur les exercices clôturés, mais également de consulter et d’imprimer le détail de chacun. Cet historique est automatiquement mis à jour lorsque vous effectuez la clôture annuelle. Voir Clôture annuelle, page 341. En fin d’année, une fois que vous avez établi et envoyé la D.A.D.S., cette liste peut être purgée afin de ne pas encombrer inutilement le dossier. Mais vous pouvez très bien conserver l’historique d’une année sur l’autre. Exemple En fin d’année, avant de réaliser la clôture de l’exercice, vous purgez l’historique des bulletins de l’année N-1. Après clôture, les bulletins de l’année sont conservés dans l’historique. Vous démarrez un nouvel exercice en conservant ainsi les bulletins de l’année antérieure. Consulter un bulletin A tout moment, vous pouvez consulter un bulletin validé. Mais en aucun cas vous ne pouvez le modifier. 1. A partir de la liste des historiques de bulletins, sélectionnez celui que vous souhaitez consulter. 2. Activez la commande CONSULTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez aussi double-cliquez sur la ligne du bulletin à ouvrir. Les onglets Lignes, Congés et Cumuls correspondent à ceux calculés pour la période à laquelle il a été validé. Disponible uniquement dans Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum L’onglet Analytique reprend les répartitions analytiques saisies dans le bulletin. 3. Refermez le bulletin en cliquant sur [Ok]. Imprimer l'historique des bulletins L’historique d’un bulletin peut être imprimé à tout moment. Pour cela : 1. Ouvrez l’historique du bulletin à imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer]. 265 Menu Gestion des bulletins Quelques mots sur le changement d'adresse... L'adresse du salarié figurant sur l'historique d'un bulletin doit être conservée même si le salarié change de domicile. Lorsque vous souhaitez effectuer le changement d’adresse d’un salarié, utilisez dans ce cas le bouton [Nouvelle adresse], présenté dans la fiche Salarié, afin de conserver les données. Elles pourront être ainsi récupérées dans les historiques de bulletin. Voir Conserver l'ancienne adresse d'un salarié, page 121. Purger l'historique des bulletins En fin d’année, si vous voulez purger l’historique des bulletins : 1. Activez la commande PURGE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Il vous est demandé de confirmer la purge. 2. Validez la purge de l’historique en cliquant sur [Oui]. 266 Menu Gestion des bulletins La règle des cumuls La règle des cumuls est une notion importante pour comprendre comment les valeurs des tranches utilisées comme Base de calcul des cotisations peuvent être automatiquement modifiées dans le bulletin sur un mois donné. Cette règle des cumuls est obligatoire. La régularisation des planchers et plafonds est normalement réalisée mensuellement. La Sécurité Sociale autorise toutefois les entreprises à effectuer cette régularisation en fin d'année. Mais dans ce cas, il se peut que des écarts importants apparaissent, tant pour le salarié que pour l'employeur. Principe Il s'agit d'éviter que le salarié et l'employeur cotisent sur une tranche supérieure pour un mois donné, alors qu'ils n'ont pas à le faire si le Salaire Brut cumulé depuis le début de l'année est inférieur aux cumuls des planchers et plafonds. Exemple 1 Le plafond mensuel Tranche A de la Sécurité Sociale est défini à 2 682 € au 01/01/2007. Le Salaire Brut mensuel d'un salarié est de 2 400 €. Dans ce cas, la valeur de la Tranche A est égale à la valeur du Salaire Brut, soit 2 400 €. Au mois de mars, le salarié touche une prime exceptionnelle de 400 €. Sans régularisation automatique La salarié et l'employeur vont cotiser au mois de mars sur la tranche B dont la base sera calculée ainsi pour toutes les cotisations concernées : Tranche B (2 400 € + 400 €) - 2 682 € = 118 € En appliquant mensuellement la règle des cumuls Le Salaire Brut est cumulé de mois en mois puis comparé au cumulé du plafond. Il apparaît clairement que sur les trois premiers mois de l'année le Salaire Brut cumulé est inférieur au plafond cumulé de la Tranche A. Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 400 € 2 400 € 2 682 € 2 400 € 2 400 € Février 2 400 € 4 800 € 5364 € 2 400 € 4 800 € Mars 2 800 € 7 600 € 8 846 € 2 800 € 7 600 € 267 Menu Gestion des bulletins Au mois de mars, selon la règle des cumuls, la valeur de la tranche A 2 682 sera modifiée par 2 800 dans le bulletin selon la formule suivante : Exemple 2 Voyons maintenant comment la régularisation des planchers et plafonds est calculée si le salarié touche une nouvelle prime exceptionnelle de 610 euros au mois de mai. Dans ce cas le calcul du Salaire Brut étant supérieur au cumul du plafond de la tranche A, le salarié cotise en tranche B. Les bases des cotisations sont modifiées dans le bulletin. Exemple 3 Si le salarié ne touche pas de prime le mois suivant, les plafonds sont de nouveau régularisés. Tranche A = Cumul brut - Base TA cumulée à M-1 (février dans notre exemple) 7 600 € - 4 800 € = 2 800 € Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 400 € 2 400 € 2 682 € 2 400 € 2 400 € Février 2 400 € 4 800 € 5 364 € 2 400 € 4 800 € Mars 2 800 € 7 600 € 8 846 € 2 800 € 7 600 € Avril 3 000 € 10 600 € 10 728€ 3 000 € 10 600 € Mai 3 010 € 13 610 € 13 410 € 2 810 € 13 410 € Tranche A = Plafond TA cumulé - Base TA cumulée à M-1 (avril dans notre exemple) 13 410 € - 10 600 € = 2 810 € Tranche B = Salaire Brut - Tranche A 3 010 € - 2810 € = 200 € Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 400 € 2 400 € 2 682 € 2 400 € 2 400 € Février 2 400 € 4 800 € 5 364€ 2 400 € 4 800 € 268 Menu Gestion des bulletins Au mois de juin, le cumul du Salaire brut est inférieur au cumul du plafond de la tranche A. La tranche A est donc égale à 16 010 € - 13 410 € = 2 600 €. Afin de tenir compte des régularisations antérieures, la valeur de la tranche B sera donc recalculée. Dans cet exemple, la tranche B n'a plus besoin d'être appliquée. La base de calcul de la tranche B sera égale à - 65 euros afin de remettre la Base Tranche B cumulée à zéro. Conditions d'application de la règle des cumuls Chaque mois, quand cela est nécessaire, votre logiciel régularise automatiquement la valeur mensuelle des planchers et plafonds : • si les cotisations sont saisies dans le bulletin du salarié, • et si l'option Régularisation automatique est cochée. * Dans nos exemples, nous avons vu ce qu'il se passait au niveau de la tranche A. Mais, bien entendu, cette régularisation s'applique en cascade à toutes les tranches utilisées dans les bases de calcul des cotisations, y compris celles utilisées pour le calcul de la taxe sur les salaires. Mars 2 800 € 7 600 € 8 846 € 2 800 € 7 600 € Avril 3 000 € 10 600 € 10 728 € 3 000 € 10 600 € Mai 3 010 € 13 610 € 13 410 € 2 810 € 13 410 € Juin 2 400 € 16 010 € 16 092 € 2 600 € 16 010 € Attention ! La plupart des cotisations sont soumises à la régularisation automatique mais ce n'est pas le cas pour les cotisations de réduction de charges patronales sur les bas salaires. «L'appréciation des seuils se fera mois par mois et il n'y aura aucune régularisation annuelle permettant de neutraliser les dépassements occasionnels du seuil certains mois et pas d'autres, si leur rémunération varie». Cette disposition implique donc que l'option ne doit pas être cochée pour toutes les cotisations de ce type. Journal de paye, Livre de paye, Charges à payer par caisse Réduction bas salaires, Réduction cotisations Heures exonérées, Paiements, Analytique Liste des salariés, Fiche individuelle Planning de vacances, Evénements salariés Congés payés et RTT, Provisions pour congés payés Visites médicales, Tâches agenda D.A.D.S., Etat préparatoire D.U.C.S., L’assistant EDI DUCS Prévoyance et Mutuelle Récapitulatif des salaires Gestion de temps, Editions chaînées, Graphiques Menu Etats 270 Menu Etats Vue d'ensemble Le menu ETATS regroupe diverses éditions qui doivent être réalisées de manière mensuelle ou trimestrielle ; c'est le cas, par exemple, du journal de paye, du livre de paye ou bien encore des charges à payer par caisse. C'est par ce menu que vous obtenez vos états de fin d'année comme les PROVISIONS POUR CONGÉS PAYÉS ou la D.A.D.S. De même, vous pouvez suivre précisément votre gestion de temps à travers diverses éditions concernant vos plannings salariés, vos feuilles de temps, etc. Dans un souci d'optimisation de vos éditions, la composition d'une suite d'éditions est également accessible par la commande ÉDITIONS CHAÎNÉES. Des représentations graphiques facilitent également l'accès à certaines données du logiciel. 271 Menu Etats Journal de paye ) Menu ETATS - commande JOURNAL DE PAYE Le journal de paye doit être imprimé à chaque fin de période (mois, trimestre et année). Selon les critères que vous définissez, il présente l'ensemble des lignes du bulletin (hormis les commentaires), détaillées ou non, en indiquant les bases, taux et montants de chacune. Critères de sélection des données du journal de paye 1. Indiquez le Début et la Fin de la période sur laquelle le journal de paye sera établi. 2. Sélectionnez le type de calcul de l'état : • Détaillé Toutes les lignes du bulletin sont imprimées pour chacun des salariés sélectionnés (hormis les lignes de commentaires). • Récapitulatif Seules les lignes principales du bulletin sont imprimées (nombre d'heures, salaire de base, cotisations cumulées sur une ligne, rubriques, etc.). 3. Pour chacun des critères suivants : service, code analytique, établissement, vous pouvez Tous les prendre en compte ou un en particulier que vous sélectionnez à l'aide du bouton . * Si vous gérez l'analytique dans Paye Ciel Quantum ou Ciel Paye Bâtiment, cet état sera calculé en fonction des répartitions saisies dans les bulletins. 4. Dans la partie Personnel concerné, cochez l'une des options suivantes : • Tous : tous les salariés seront pris en compte. • Un salarié : dans ce cas, sélectionnez le salarié à prendre en compte, à l'aide du bouton . • Une catégorie : uniquement une catégorie de salariés sera éditée. Sélectionnez la caté- gorie concernée à l'aide du bouton situé en fin de zone. 5. Choisissez les options d'impression propres au journal de paye : • Avec base patronale La base des cotisations patronales est également imprimée. • Un saut de page par salarié A chaque changement de salarié, un saut de page est inséré dans l'état. 272 Menu Etats • Trier les cotisations par code Les cotisations sont présentées dans l'ordre alphanumérique de leurs codes ; non dans l'ordre de présentation des bulletins. * Les montants sont cumulés pour chaque salarié lorsque vous demandez le journal de paye sur une période de plusieurs mois consécutifs. 6. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 7. Pour obtenir le journal de paye sous forme de liste, cliquez sur le bouton . Extrait d'un journal de paye trimestriel 273 Menu Etats Livre de paye ) Menu ETATS - commande LIVRE DE PAYE Le livre de paye présente pour l'ensemble des salariés le cumul par ligne de tous les bulletins. Critères de sélection des données du livre de paye 1. Définissez les critères de sélection de l'état. * L'état présente un cumul pour tous les salariés ; la sélection par salarié n'est pas disponible et par conséquent l'option Un saut de page par salarié non plus. Tous les autres critères de sélection sont identiques à ceux du journal de paye. 2. Pour obtenir le livre de paye sous forme de liste, cliquez sur le bouton . 3. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 274 Menu Etats Charges à payer par caisse ) Menu ETATS - commande CHARGES A PAYER PAR CAISSE Cet état permet de calculer et d'imprimer pour chacune des caisses le montant des cotisations dues, en distinguant la part salariale de la part patronale (bases, taux, montants) puis, en cumulant les montants salariaux et patronaux. Critères de sélection de l'état Charges à payer par caisse 1. Comme pour la plupart des états, effectuez la sélection des critères standards. 2. Choisissez l'état à imprimer : • pour Une caisse, vous indiquez le code de la caisse • ou pour Toutes les caisses. 3. Les codes de regroupement définis dans les fiches Cotisations permettent de distinguer les bases, taux et montants des différentes tranches de cotisations, versées à une caisse. Cochez la case Utiliser les regroupements des caisses pour obtenir ce type de cumul. Exemple Pour l'URSSAF, par exemple, mieux vaut obtenir la base de chaque tranche de cotisations en utilisant les codes de regroupement par caisse. 4. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 275 Menu Etats Réduction bas salaires ) Menu ETATS - commande RÉDUCTION BAS SALAIRES Si la société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales sur les bas salaires, elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Dans les fiches Cotisations concernées, dans l'onglet Prise en compte, vous devez indiquer pour chacune si elle est assujettie à la réduction sur bas salaire. 1. Sélectionnez le Mois à prendre en compte, les Salariés concernés et le ou les Établissements. 2. Cochez l'option Un saut de page par établissement si vous voulez qu'à chaque changement d'établissement, un saut de page soit inséré dans l'état. 3. Cliquez sur le bouton pour visualiser l'état à l'écran avant d'imprimer ou, 4. cliquez sur l'icone pour lancer l'impression directement. 276 Menu Etats Réduction des cotisations patronales ) Menu ETATS - commande RÉDUCTION DES COTISATIONS Si votre société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales de Sécurité Sociale, elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Cette réduction porte sur les cotisations patronales de Sécurité Sociale (assurance maladie, assurance vieillesse, allocations familiales et accidents du travail). Elle est égale à la rémunération mensuelle brute versée au salarié multipliée par un coefficient, lequel dépend du nombre d'heures rémunérées et de la rémunération mensuelle brute du salarié. 1. Sélectionnez le Mois à prendre en compte, ainsi que le ou les Etablissement(s). 2. Cochez l'option Un saut de page par établissement si vous souhaitez que ce critère soit pris en compte dans l'édition. Attention ! A compter du 1er octobre 2007, la formule de calcul du coefficient de réduction est modifiée. Pour les heures de travail qui seront effectuées à partir du 1er octobre, le coefficient ne dépendra plus du nombre d'heures rémunérées et du SMIC horaire, mais du SMIC mensuel calculé sur la base de la durée légale du travail (soit, depuis le 1er juillet 2007, 1 280,07 € pour 151,67 heures de travail par mois). 277 Menu Etats 3. Si vous bénéficiiez au 30 juin 2003, de l'allègement des 35 heures, cochez cette option. 4. Cochez l'option Prendre en compte les heures exonérées si vous voulez éditer le nombre et le montant des heures supplémentaires ou complémentaires effectuées. 5. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 278 Menu Etats Heures exonérées ) Menu ETATS - commande HEURES EXONÉRÉES Vous pouvez à partir de cette édition visualiser pour une période donnée, les heures supplémentaires et complémentaires exonérées. Cet état présente : • les dates auxquelles des heures supplémentaires ou complémentaires ont été effectuées, • le nombre d'heures supplémentaires ou complémentaires effectuées, • le taux de majoration appliqué, • la période de rémunération (mois correspondant), • le total pour le salarié, • le total pour l'établissement. 1. Sélectionnez la période à prendre en compte. 2. Précisez si vous souhaitez obtenir une édition pour Tous les salariés ou pour un intervalle de salariés (zones Du et au). Attention ! Cet état n’est disponible que si vous avez renseigné les heures supplémentaires et complémentaires dans l'onglet Hres Exo des bulletins de salaire. 279 Menu Etats 3. Indiquez si l'édition doit prendre en compte Tous les établissements ou Un seul. 4. Cochez l'option Afficher les montants des heures exonérées si vous voulez qu'ils apparaissent dans l'édition. 5. Cochez l'option Afficher les montants des heures exonérées si vous voulez qu'ils apparaissent dans l'édition. 6. Cochez l'option Saut de page par salarié si vous souhaitez insérer un saut de page dans l'état à chaque changement de salarié. 7. Cochez l'option Un saut de page par établissement si vous souhaitez obtenir sur le papier un établissement par page. 8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 280 Menu Etats Paiements ) Menu ETATS - commande PAIEMENTS

Ce traitement consiste d'une part, à éditer l'état récapitulatif des paiements et d'autre part, à transférer via un modem, un e-mail ou sur fichier les ordres de virement à votre banque. Critères de sélection de l'état des paiements 1. Choisissez le Mois pour lequel les virements doivent être effectués. Choisissez ensuite la Date de valeur des virements à établir. Sélectionnez le mode de paiement et la banque à prendre en compte. * Cette information est utilisée comme date de l'ordre de virement et de la génération du fichier. 2. Sélectionnez le Mode de paiement (virement, chèque, espèces). 3. La société pouvant posséder plusieurs comptes dans différents établissements bancaires, sélectionnez la Banque pour laquelle vous éditez l'état des paiements ou à laquelle doivent être transférés les ordres de virement des salaires. 4. Sélectionnez le salarié concerné : Tous ou Un salarié précis. 5. Si nécessaire, sélectionnez le ou les établissements concernés. 281 Menu Etats 6. Dans le cas où vous effectuez un virement, sélectionnez la norme que vous voulez utiliser : Association Française des Banques (AFB), Banque de France (BDF), SEPA. * Les relevés d’identité bancaire des salariés et de la banque de votre société doivent être de même type (IBAN ou RIB). 7. Si vous utilisez la norme bancaire AFB ou BDF, renseignez : • la Référence de la remise par le code de votre choix ou, • le Code du remettant (code de la société) et le N° de compte du remettant, fournis par la banque. 8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Transférer les ordres de virement des salaires à votre banque 1. Dans la fenêtre Aperçu de l'état des paiements, ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris et activez la commande VIREMENTS DES SALAIRES. Vous 282 Menu Etats pouvez aussi utiliser le bouton . Vous accédez à la fenêtre Ordre des virements. 2. Choisissez le mode de transfert parmi les options proposées : • Fichier : les ordres de virement sont transférés via un fichier. Vous l’enverrez à votre banque ultérieurement, par le moyen de votre choix. • Etebac 3 immédiat : les ordres de virement sont transférés de suite via un modem, • Etebac 3 différé : dans ce cas, le fichier à transférer est créé mais vous le transmettez ultérieurement à votre banque. • E-mail : si vous disposez d'une messagerie électronique, sélectionnez cette zone pour envoyer par mail les ordres de virement à votre banque. Vous aurez pris soin, au préalable, d'indiquer l'adresse E-mail dans la fiche de la banque concernée. 3. Quel que soit le mode de transfert, le fichier des ordres de virement est enregistré à l’emplacement de votre choix. Cliquez sur le bouton pour définir cet emplacement et nommez le fichier dans la zone Nom du fichier. Enfin, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Une fois le traitement terminé, le bordereau d'accompagnement est automatiquement affiché sur votre écran. Activez la commande IMPRIMER du menu DOSSIER pour l'éditer sur papier. 283 Menu Etats Analytique ) Menu ETATS - commande ANALYTIQUE (en mode complet) Dans Ciel Paye et Ciel Paye Evolution, cet état calcule, pour chaque code analytique utilisé, le cumul des principales lignes (HEURES, SALAIRE BRUT, SALAIRE DE BASE, NET A PAYER, CHARGES PATRONALES ET SALARIALES) des bulletins établis pour les salariés auxquels ce code est affecté, ainsi que le coût total de ces postes et le coût réel. Dans Paye Ciel Quantum et Ciel Paye Bâtiment, cette commande permet d'éditer le cumul des principales informations du salarié (heures, salaire brut, salaire de base...), calculé en fonction des différentes répartitions saisies dans les bulletins. Critères de sélection des données de l'état analytique 1. Indiquez la période à prendre en compte pour le calcul des cumuls. 2. Cochez l'option Détaillé ou Récapitulatif. L'état détaillé permet d'obtenir les cumuls par salarié en plus des cumuls par code analytique. Uniquement disponible dans Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum. 3. Choisissez les critères de sélection des données : Catégorie de salarié, Service, code Analytique, Période et Etablissement. 4. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Dans la fenêtre de l'aperçu, vous imprimez l'état en activant le menu DOSSIER puis la commande IMPRIMER. Vous pouvez aussi directement cliquer sur le bouton [Imprimer] de la barre d’actions. 284 Menu Etats Liste des salariés ) Menu ETATS - commande LISTE DES SALARIÉS Cet état vous permet d'imprimer la liste des salariés selon des critères spécifiques préalablement définis. Personnel concerné 1. Sélectionnez les salariés que vous souhaitez faire apparaître sur la liste : Tous ou Une catégorie. 2. Vous pouvez afficher les salariés présents à une date donnée. Pour cela, cochez l'option Seulement les salariés présents le, puis saisissez la date de votre choix. * Seuls les salariés présents à la date indiquée seront répertoriés. Service 3. Vous pouvez sélectionner les salariés de Tous les services ou ceux d'Un service en particulier. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Liste pour sélectionner le service correspondant. 285 Menu Etats Etablissements 4. Vous pouvez également sélectionner les salariés de Tous les établissements ou ceux d'Un établissement précis. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Liste pour sélectionner l'établissement de votre choix. 5. Pour affiner votre sélection, vous pouvez ne sélectionner que les salariés ayant des bulletins sur une période définie. 6. Indiquez alors l'intervalle de dates à prendre en compte. 7. Choisissez le type d'édition que vous souhaitez obtenir : • Complet : toutes les données relatives aux salariés seront imprimées. • Simplifié : Seules les principales données relatives aux salariés seront imprimées. Dans la zone Options, sélectionnez le critère de tri de la liste des salariés (par code salarié, ordre alphabétique ou date d'entrée). Vous pouvez spécifier des options d'impression propres à la liste des salariés. Si vous cochez Impression de la colonne de date de sortie et Impression des colonnes vides, ces colonnes seront visibles dans la liste des salariés. 8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 286 Menu Etats Fiche individuelle ) Menu ETATS - commande FICHE INDIVIDUELLE Cette commande permet d'éditer le récapitulatif des lignes principales du bulletin pour chacun des salariés. Critères de sélection des données de l’état Fiche Individuelle 1. Sélectionnez les critères de l'état parmi ceux proposés (Salariés, Service, code Analytique). 2. Cochez l'option Un saut de page par salarié pour obtenir la fiche de chacun sur une page distincte. 3. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 287 Menu Etats Planning de vacances ) menu ÉTATS - commande PLANNING VACANCES (uniquement en mode complet) Une fois que vous avez défini les périodes d'absences des salariés par la commande PLANNING DES VACANCES du menu TRAITEMENTS, vous pouvez éditer l'état récapitulatif des congés des salariés sur le mois de votre choix. L'édition présente pour chaque période définie : • le code, les noms et prénoms du salarié concerné, • le nombre de jours d'absence, • une grille journalière dans laquelle les jours d'absence sont grisés. 1. Indiquez le Mois pour lequel vous voulez imprimer le planning des vacances. Cliquez sur le bouton [Flèche], présenté en fin de zone, pour le sélectionner. 2. Cochez les types d'absences que vous voulez éditer : CP, RTT, Maladie, Autre. 3. Pour chacun des critères suivants : salariés, services, codes analytiques, établissements, vous pouvez Tous les prendre en compte ou Un en particulier. Cochez les options de votre choix. Vous disposez du bouton [Liste] pour sélectionner un élément. 4. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectif. Attention ! Cette fonction est inaccessible en mode Gestion de temps. 288 Menu Etats Evénements salariés ) Menu ETATS - commande ÉVÉNEMENTS SALARIÉS L'état Evénements salariés correspond à l'historique des événements créés dans les fiches salariés, en vue de la nouvelle norme DADS-Unifiée (arrêté interministériel du 6 février 2003), applicable depuis le premier janvier 2006. En effet, dans le cadre de la modernisation des déclarations des données sociales, les normes DADS-TDS et DADS-CRC (caisses de retraites complémentaires) sont remplacées par la DADS-U, Déclaration Automatisée des Données Sociales-Unifiée. Vous pouvez établir une DADS-U avec Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum ou réaliser une DADS A4 papier. Paramétrage préalable Avant d'éditer l'état Evénements salariés, vous devez vous assurer que les informations nécessaires sont correctement définies dans l'onglet DADS de la fiche Salarié. Voir Onglet DADS, page 134. Editer l'état des Evénements salariés 1. Choisissez les critères de sélection : Salarié, Service, Code analytique. 2. Choisissez le début et la fin de la période à prendre en compte dans votre édition. Vous pouvez éditer les événements salariés uniquement sur l'année en cours. 3. Précisez si vous souhaitez imprimer une page par salarié en cochant la case Un saut de page par salarié. 4. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. L'état préparatoire est obligatoirement imprimé au format Portrait. Il présente, par salarié, les date/période, motif et commentaire des différents événements enregistrés. 289 Menu Etats Congés payés et RTT ) Menu ETATS - commande CONGÉS PAYÉS ET RTT Cet état présente pour chaque salarié sélectionné, le nombre de congés payés et RTT dû, pris et restant sur l'exercice N et N-1. 1. Pour choisir les salariés à prendre en compte dans l'état, cochez une des options suivantes : Tous, Une catégorie ou Du salarié au salarié. Dans les deux derniers cas, cliquez sur le bouton pour sélectionner les éléments. 2. Pour chacun des critères suivants : établissement, service, code analytique, vous pouvez Tous les prendre en compte ou Un en particulier. Cochez les options de votre choix. Vous disposez du bouton pour sélectionner un élément. 3. Cochez le type de congés à éditer : Congés payés ou RTT. 4. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 290 Menu Etats Provisions pour congés payés ) Menu ETATS - commande PROVISIONS POUR CONGÉS PAYES (en mode complet) Les comptes d'un exercice doivent comporter le montant des indemnités de congés payés déjà acquises au jour le jour par chaque salarié ainsi que les charges sociales et fiscales correspondantes. Cet état permet donc de calculer pour chacun des salariés le nombre de jours restant dus, tant sur la période de référence que sur la période en cours. C'est pour cette raison, qu'il ne doit être, normalement, imprimé qu'en fin d'année. Il permet également de calculer, pour chaque salarié, la provision pour congés payés, valorisée à la date du jour de l'édition, selon la méthode de valorisation des congés payés, retenue sur l'onglet Paramètres paye 3 des paramètres dossier. Les charges patronales devant être également intégrées au montant de la provision, elles sont calculées pour chaque salarié d'après le dernier bulletin validé, selon la formule : Critères de sélection de l'état Provisions pour congés payes 1. Comme pour la plupart des états, effectuez la sélection des critères : Personnel concerné, Service, Etablissement et si vous travaillez dans Ciel Paye ou Ciel Paye Evolution, les Codes analytiques. * Vous n'avez pas à choisir la période d'édition de l'état car il est automatiquement calculé à la date du jour de l'édition, en tenant compte de tous les bulletins validés sur l'exercice de paye. 2. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Charges Patronales / Salaire Brut = % Part Patronale 291 Menu Etats Extrait de l'état de Provisions pour congés payés 292 Menu Etats Visites médicales Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum ) Menu ETATS - commande VISITES MÉDICALES Cet état permet d'éditer les visites médicales à prévoir pour les salariés présents dans votre entreprise. 1. Dans la partie Personnel concerné, cochez l'une des options suivantes : • Tous : tous les salariés seront inclus dans l'édition. • Une catégorie : sélectionnez alors la catégorie de salariés que vous voulez prendre en compte. • Du salarié au salarié : dans ce cas, choisissez les salariés dans les zones Du salarié... au salarié. 2. Pour la sélection des établissements et services, choisissez l'option Tous ou un que vous sélectionnez à l'aide du bouton . 3. Choisissez le début et la fin de la période à prendre en compte dans votre édition. Vous pouvez éditer les visites médicales prévues sur l'année en cours. 4. Si vous voulez inclure les salariés inaptes dans l'édition, cochez la case correspondante. 5. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Dans la fenêtre de l'aperçu, vous imprimez l'état en cliquant sur le bouton [Imprimer]. Vous pouvez également activer la commande IMPRIMER du menu DOSSIER. 293 Menu Etats Tâches Agenda Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum ) Menu ETATS - commande TÂCHES AGENDA Cette commande permet d'éditer la liste des tâches enregistrées dans l'agenda. 1. Indiquez la période sur laquelle les tâches sont à éditer. 2. Sélectionnez le Type d'état : • Détaillé : liste des tâches avec le commentaire et la sélection propres à chaque tâche. • Récapitulatif : liste simple des tâches. 3. Par défaut, tous les critères des tâches (statuts et importances) sont prises en compte. Décochez les critères de votre choix selon les tâches que vous voulez faire apparaître dans votre état. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 294 Menu Etats D.A.D.S. La Déclaration Annuelle des Données Sociales est obligatoire pour toutes les entreprises. Avec la paye Ciel, vous pouvez éditer un état préparatoire à la DADS. Paramétrage préalable Avant d'éditer la déclaration annuelle des données sociales, vous devez vous assurer que les informations suivantes sont correctement définies. Les informations salariés ) Menu BASES - commande SALARIÉS Vérifiez que toutes les informations du salarié, nécessaires pour établir la D.A.D.S., sont bien renseignées. Dans la fiche du salarié, les informations obligatoires à la D.A.D.S. sont matérialisées par une flèche rouge. Les informations établissements ) Menu BASES - commande ÉTABLISSEMENTS Vérifiez que le n° de SIRET de l'établissement comporte bien 14 chiffres. Les Paramètres D.A.D.S. des cotisations ) Menu BASES - commande COTISATIONS / Onglet DADS 1. Pour chacune des cotisations concernées, indiquez si son montant entre dans les cumuls de la Base annuelle de la C.S.G., C.R.D.S. ou dans le cumul des bases de cotisations calculées sur le salaire En totalité ou Limité au plafond de la tranche A de la sécurité sociale. 2. Définissez également les Numéros de risque de chaque cotisation de type « Accident du travail » dont dépendent les salariés. Ils diffèrent selon l'activité de chaque salarié. Les Paramètres D.A.D.S. des rubriques ) Menu BASES - commande RUBRIQUES / Onglet Paramètres DADS De la même manière que pour les cotisations, vous devez indiquer, dans l'onglet Paramètres D.A.D.S. de chacune des rubriques concernées, si son montant entre dans le cumul annuel des Frais professionnels ou des Avantages en nature, en précisant pour ce dernier le type d'avantage : nourriture, logement, voiture, etc. 295 Menu Etats Paramétrage concernant la taxe sur les salaires Paramètres dossier ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES / Onglet Identification Si la société est assujettie à la taxe sur les salaires : 1. Cochez l'option Assujettie à la taxe sur les salaires. 2. Si la société se compose de plusieurs établissements, l'information est automatiquement reportée dans la fiche de chacun. A ce stade, vous pouvez à loisir cocher ou non l'option pour chacun d'eux. Paramètres globaux ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX Définissez les Borne inférieure et Borne supérieure ainsi que les différents taux appliqués : Taux global, Taux majoré 1 et Taux majoré 2. Cas des salariés exonérés de la taxe sur les salaires ) Menu BASES - commande SALARIÉS / Onglet DADS Certains salariés peuvent être exonérés de la taxe sur les salaires. Dans ce cas, cochez la case Exonéré de la taxe sur les salaires dans la fiche Salarié, onglet DADS. Editer l'état préparatoire de la D.A.D.S. ) Menu ETATS - commande D.A.D.S. 1. Choisissez les critères de sélection : Service, Salariés et Etablissement. 2. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. La première page présente les renseignements concernant l'établissement. Les pages suivantes présentent les informations et montants à déclarer pour chacun des salariés pour lesquels au moins un bulletin a été établi sur l'exercice de paye en cours. 296 Menu Etats Etat préparatoire D.U.C.S. ) Menu ETATS - commande D.U.C.S.- ÉTAT PRÉPARATOIRE D.U.C.S. Obtenir l’état des Charges à payer avec regroupement des codes DUCS Vous pouvez calculer et éditer l'état des charges à payer en utilisant les codes de regroupement DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS à utiliser tant au niveau des caisses que des cotisations. Une fois ce paramétrage défini, à tout moment, vous pourrez calculer et imprimer l'état préparatoire. Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la société est affiliée. Gestion des codes DUCS Paramétrer les codes DUCS affectés aux caisses ) Menu BASES - commande CAISSES Pour chacune des caisses devant être prise en compte dans le calcul de la D.U.C.S., vous devez préalablement définir quels sont les codes DUCS rattachés à la caisse. Voir Caisses, page 200. Paramétrer les codes DUCS affectés aux cotisations ) Menu BASES - commande COTISATIONS Pour chacune des cotisations devant être prise en compte dans le calcul de la D.U.C.S. et selon la caisse à laquelle elle est affectée, vous choisissez le code DUCS correspondant. Voir Cotisations, page 189. 297 Menu Etats Imprimer l'état préparatoire D.U.C.S Une fois l'ensemble des codes DUCS définis pour les caisses et affectés à toutes les cotisations nécessaires, vous pouvez éditer l'état préparatoire de Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales. Vous devez préalablement définir certains critères. Période 1. Indiquez la Période à prendre en compte en spécifiant la date de début et la date de fin. 2. Sélectionnez parmi les trois options suivantes les critères à prendre en compte dans l’édition de la DUCS : • Période uniquement • Période et récapitulatif • Récapitulatif uniquement Caisse 1. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernées par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les caisses de votre choix en cochant l’option Une liste de caisses puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Caisses s’affiche. 2. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Vous revenez à la fenêtre DUCS. Etablissement De même, cochez tous les établissements s’ils sont Tous concernés par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les établissements de votre choix en cochant l’option Une liste d’établissements puis en cliquant sur le bouton du même nom. 298 Menu Etats La fenêtre Etablissements s’affiche. 3. Marquez les établissements que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Vous revenez à la fenêtre DUCS. 4. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Le bouton dans la barre d’actions, vous permet d’accéder à l’assistant Edi Ducs. EDI-DUCS ) Menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDIDUCS <.>

Via le module Ciel directDéclaration Social, l’assistant Edi Ducs vous permet de transférer vos cotisations sociales depuis votre logiciel de paye vers l'organisme de protection sociale concerné. Ce type de transfert de données s’appelle une télédéclaration. Vous trouverez toutes les informations relatives à cette fonction dans le guide La télédéclaration de vos cotisations sociales Ciel directDéclaration Social disponible en cliquant sur le bouton ci-dessous. Etape 1: Informations détaillées sur la télédéclaration 1. Cette première étape vous renseigne sur le principe et les avantages de la télédéclaration et sur le moyen de s’inscrire auprès des organismes de protection sociale. Pour obtenir ces informations, cliquez sur les boutons [En savoir plus]. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante de l’assistant. 3. Cochez l’option Ne plus afficher cette étape pour passer directement à la seconde étape de l’assistant lors des prochaines utilisations de la commande. 299 Menu Etats Etape 2 : Souscription à Ciel directDéclaration Social Informations 1. Cliquez sur le bouton pour obtenir des informations sur la souscription à Ciel directDéclaration Social. Souscription 2. Pour souscrire à Ciel directDéclaration Social cliquez sur le bouton [Souscrire]. * Vous pouvez également souscrire à Ciel directDéclaration Social lors de la création de votre dossier (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet Ducs). 3. Choisissez le Mode d'envoi. Si vous cochez l'option Je veux procéder à des envois tests, votre déclaration sera envoyée en mode test. A l'inverse, si cette option est décochée, l'envoi sera réalisé en mode réel. 4. Dans la zone Emetteur, sélectionnez qui prend en charge la transmission : • Contact entreprise : la déclaration est établie et transmise par l'entreprise. • Tiers déclarant : la déclaration est établie par un Tiers/Rédacteur (experts comptables, centres de gestion agrées) mandaté par une entreprise et prend en charge la transmission. 5. Indiquez la civilité, le nom et prénom de la personne en charge de la déclaration ainsi que son adresse E-mail. Le bouton vous permet de sélectionner une adresse depuis le logiciel de messagerie installé sur votre ordinateur. 6. Si vous êtes Tiers déclarant, saisissez aussi votre numéro de SIRET permettant de vous identifier.. Attention ! La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion directe (télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des organismes de protection sociale (URSSAF, Pôle emploi, Institutions de retraite des cadres, institutions de prévoyance). Attention ! Si vous êtes Tiers déclarant, vous devez effectuer également une demande d’adhé- sion à la procédure de télédéclaration et à la procédure de télérèglement. 300 Menu Etats Etape 3 : Télédéclaration des cotisations sociales L Pour des informations détaillées sur la télédéclaration et le paramétrage à effectuer au préalable, reportez-vous au manuel La télédéclaration des cotisations sociales avec Ciel Directdéclaration. Pour cela, cliquez sur le bouton [Ouvrir le guide directDéclaration Social] présenté cidessus. 301 Menu Etats Prévoyance et Mutuelle ) Menu ETATS - commande PRÉVOYANCE ET MUTUELLE Cet état permet d’éditer, sur une période donnée, les montants des cotisations et des bases relatifs aux contrats de prévoyance et mutuelle souscrits par le salarié. Ces résultats sont basés sur les bulletins validés des salariés. Plus précisément, le logiciel récupère le montant brut de la prévoyance, la base spécifique et la base brute sécurité sociale de la cotisation. Cet état servira par ailleurs à la déclaration des données sociales à la norme 4DS. 1. Choisissez le début et la fin de la période à prendre en compte dans votre édition. Vous pouvez éditer les cotisations de prévoyance et mutuelle sur l'année en cours. 2. Pour chacun des critères suivants : caisse, établissement, service, code analytique, vous pouvez Tous les prendre en compte ou Un en particulier que vous sélectionnez avec le bouton . 3. Choisissez si vous voulez éditer les cotisations de prévoyance et mutuelle de Tous les salariés, d’Un salarié ou d’Une catégorie de salariés. Dans ces deux derniers cas, sélectionnez le salarié ou la catégorie de votre choix à l'aide du bouton . 4. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état à chaque changement de caisse, cochez l'option Saut de page par caisse. 5. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Dans la fenêtre de l'aperçu, vous imprimez l'état en cliquant sur le bouton [Imprimer]. Vous pouvez également activer la commande IMPRIMER du menu DOSSIER. 302 Menu Etats Récapitulatif des salaires Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu ETATS - commande RÉCAPITULATIF DES SALAIRES Cet état permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Il constitue une étape intermédiaire avant l'édition de vos charges à payer par caisse. 1. Choisissez si vous voulez éditer un récapitulatif des salaires pour Tous les salariés ou Un seul. Dans ce dernier cas, sélectionnez le salarié de votre choix à l'aide du bouton . 2. Pour chacun des critères suivants : service, code analytique, établissement, vous pouvez Tous les prendre en compte ou Un en particulier que vous sélectionnez avec le bouton . * Si vous gérez l’analytique dans Paye Ciel Quantum ou Ciel Paye Bâtiment, cet état sera calculé en fonction des répartitions saisies dans les bulletins. 3. Indiquez la période sur laquelle sera édité l'état. 303 Menu Etats 4. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état à chaque changement d'établissement, cochez l'option Un saut de page par établissement. 5. L'option Aperçu est cochée par défaut et permet de visualiser l'état à l'écran avant sa sortie sur papier. Décochez cette option pour imprimer directement. 6. Cliquez sur le bouton ou . Gestion de temps Non disponible dans Ciel Paye Millésime Une fois les différentes données de votre gestion de temps mises en place, via la commande GESTION DE TEMPS du menu BASES, vous avez la possibilité d'en effectuer l'analyse et le suivi par les états qui vous sont proposés. Editez le planning prévisionnel annuel ) Menu ETATS - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING ANNUEL Vous pouvez générer un état à partir des différents plannings prévisionnels annuels que vous avez définis. Par cet aperçu du planning, vous pouvez contrôler rapidement les différents cycles de travail que vous avez établis. Comme pour les autres éditions, la fenêtre de paramétrage vous propose divers critères de sélection. 1. Choisissez si vous souhaitez éditer Tous les plannings ou Un en particulier. 2. Définissez un intervalle de mois sur lequel doit être générée l'édition ; par défaut, la période d'édition se fait sur l'année. 3. Sélectionnez le type de Représentation de l'état : sous forme de Données ou de Graphiques. Si vous choisissez de visualiser le planning sous forme de Données, vous devez préciser le Type de l'état : • détaillé, qui présente, semaine après semaine, toutes les tranches horaires du planning concerné. • récapitulatif, qui reprend, sous forme de liste, les caractéristiques principales des semaines du planning. Quant à la représentation sous forme de Graphiques, elle permet à l'aide des indicateurs de temps et de couleur de prendre connaissance très rapidement des plannings que vous avez conçus. 4. Cochez la case Un saut de page par planning si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état, à chaque changement de planning. 5. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 305 Menu Etats Consultez le planning prévisionnel salarié ) Menu ETATS - commande GESTION DE TEMPS - PLANNING SALARIÉS Cette commande vous permet de visualiser, puis d'imprimer, tous les horaires d'un salarié pour une période donnée. L'édition du planning prévisionnel salarié vous permet de mettre rapidement en avant les éventuels dysfonctionnements dans le cycle de travail d'un salarié, de vérifier les périodes de forte activité et celle d'activité moins intense pour une même catégorie de salariés (si vous pratiquez l'annualisation du temps de travail). 1. Indiquez si vous souhaitez éditer le planning pour Un seul salarié, Une catégorie ou Tous les salariés de l'entreprise. Des critères tels que le Service, le Code analytique ou bien encore l'Etablissement sont à votre disposition pour une édition plus spécifique. 2. Précisez la Période sur laquelle vous souhaitez obtenir l'édition, le type de Représentation ainsi que le Type de l'état. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré à chaque changement de salarié, cochez la case Un saut de page par salarié. 3. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. 306 Menu Etats Extrait du planning prévisionnel annuel du Salarié Lepic Contrôlez les feuilles de temps saisies ) Menu ETATS - commande GESTION DE TEMPS - FEUILLE DE TEMPS SALARIE Cette commande vous permet d'obtenir l'impression des différentes feuilles de temps que vous avez saisies afin de les transmettre aux salariés. En effet, chaque mois, les feuilles de temps que vous avez enregistrées doivent être contrôlées et signées par le salarié concerné et son responsable de service avant d'être transmises à la personne chargée d'établir les bulletins de salaire au sein de l'entreprise. 307 Menu Etats Comme pour la plupart des éditions qui concernent la gestion de temps vous retrouvez les principaux critères de sélection, à savoir les Salariés concernés, le Service, le Code analytique, l'Etablissement et la Période. Editez le bordereau de saisie ) Menu ETATS - commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE Pour vous permettre d'effectuer une saisie décentralisée des feuilles de temps, vous avez la possibilité d'imprimer un bordereau de saisie vierge. Outre les critères d'édition communs aux autres états de gestion de temps (salariés, service, analytique, établissement, période), l'état du bordereau de saisie vous permet de faire figurer le Détail des horaires prévisionnels. Précisez le Nombre de lignes que vous souhaitez attribuer à chaque journée. Pour une séparation claire entre les semaines, vous pouvez choisir de n'avoir qu'une semaine sur chaque page en cochant la case Un saut de page par semaine. 308 Menu Etats Editions chaînées Non disponible dans Ciel Paye Millésime ) Menu ETATS - commande ÉDITIONS CHAINÉES Vous avez la possibilité de lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes. La partie gauche présente la liste des états disponibles dans votre logiciel (journal de paye, Livre de paye, charges à payer par caisse, etc.). 1. Cliquez sur la ligne de l'état que vous souhaitez inclure dans la suite d'éditions, puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. La fenêtre de paramétrage de l'état s’affiche. 2. Déterminez les différents critères de l'édition que vous voulez obtenir, puis cliquez sur le bouton [Ok]. 3. L'édition est proposée dans la liste des états à imprimer. Répétez cette manipulation pour tous les états qui vont figurer dans l'édition chaînée. 4. Une fois que vous avez défini tous les états à imprimer, cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer l'impression des états. * Vous pouvez insérer plusieurs fois le même état mais en lui définissant des paramètres différents (exemple : une édition du livre de paye mensuel et une pour le livre de paye annuel). 309 Menu Etats Pour supprimer un état de la liste... ... il vous suffit de le sélectionner parmi ceux présentés dans la Liste des états à imprimer et de cliquer sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Supprimer tout] a pour but de supprimer en une seule fois tous les états présentés dans la liste des états à imprimer. Pour consulter les critères de sélection de l'état... ... sélectionnez la ligne de l'état concerné dans la Liste des états à imprimer, puis cliquez sur le bouton [Propriétés] ou double-cliquez sur la ligne de l'état concerné. La fenêtre de paramétrage de l'état s'ouvre. Vous pouvez à ce stade, lui apporter d'éventuelles modifications si vous le souhaitez. 310 Menu Etats Graphiques ) Menu ETATS - commande GRAPHIQUES

Pour faciliter l'accès à certaines données du logiciel, votre logiciel vous propose diverses éditions sous forme graphiques. Critères de présentation des graphiques Lorsque vous activez une des fonctions de la commande GRAPHIQUES, une fenêtre s'ouvre. Vous pouvez intervenir sur la présentation du graphique en choisissant les critères de sélection des statistiques puis le style du graphique (2D ou 3D), sa forme (histogramme, sectoriels, etc.), sa rotation et le pourcentage de zoom appliqué. Evolution des salaires Menu ETATS - commande GRAPHIQUES - ÉVOLUTION DES SALAIRES (en mode complet)

Par défaut le graphique se présente sous la forme d'un histogramme. Vous obtenez l’évolution des salaires bruts de tous les salariés et l’évolution des charges patronales, sur l’année. Vous pouvez modifier la période ainsi que choisir un salarié en particulier dans la zone Sélection des statistiques, située en haut de la fenêtre. Répartition par service ) Menu ETATS - commande GRAPHIQUES - RÉPARTITION PAR SERVICE (en mode complet)

Vous obtenez un graphique dans lequel les coûts réels sont calculés selon le code des Services dans lesquels sont affectés chacun des salariés. Graphiques Répartition analytique ) Menu ETATS - commande GRAPHIQUES - RÉPARTITION ANALYTIQUE

Vous obtenez un graphique dans lequel les coûts réels sont calculés selon le code Analytique auxquels sont affectés chacun des salariés. * Si vous gérez l'analytique dans Paye Ciel Quantum ou dans Ciel Paye Bâtiment, cet état sera calculé en fonction des répartitions saisies dans les bulletins. 311 Menu Etats Pyramide des âges ) Menu ETATS - commande GRAPHIQUES - PYRAMIDE DES ÂGES (en mode complet)

La pyramide des âges vous permet de connaître les différentes tranches d'âges de vos salariés à une date donnée. Elle est calculée et établie d'après les éléments saisis dans la fiche Salarié, dans les zones Sexe et Né(e) le. Les données de la pyramide sont présentées de deux façons : • sous forme graphique : l'échelle des âges étant verticale, les effectifs de sexe masculin sont portés sur la gauche, ceux de sexe féminin sur la droite. Plus une colonne est longue, plus il y a de salariés dans cette tranche d'âge. • sous forme de tableau : à l'exception des chiffres de la pyramide qui sont repris, ce tableau présente également des totaux et des moyennes qui sont automatiquement calculés par le logiciel. 1. Saisissez la date à laquelle vous voulez une pyramide des âges. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur le bouton . 2. Les options Graphique et Tableau sont cochées par défaut. Décochez l'une des ces options, si nécessaire, selon vos choix d'impression. 3. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Ö Menu uniquement disponible dans Paye Ciel Quantum Mise à jour des données Consulter les états Menu Pilotage 313 Menu Pilotage Vue d’ensemble Le pilotage consiste à exploiter les données de votre entreprise et à constituer des tableaux de bord afin d’évaluer votre activité. Pour cela, un catalogue d’états est disponible à partir du menu PILOTAGE. Paye Ciel Quantum fonctionne avec une base de données et Ciel Paye Pilotage. Ciel Paye Pilotage est une solution intégrée d’interrogation, de reporting et d’analyse de données d’entreprise. Il permet l'accès à vos données en vue de leur analyse et de leur présentation dans un document. 314 Menu Pilotage Mise à jour des données ) Menu PILOTAGE - commande MISE À JOUR DES DONNÉES

La base de données doit être mise à jour régulièrement afin de récupérer les nouvelles données saisies dans Paye Ciel Quantum. Ainsi, vous assurez l’exactitude des informations qui apparaîtront dans les états. 1. Activez la commande MISE À JOUR DE DONNÉES. 2. Un message vous demande confirmer, cliquez alors sur le bouton [OK]. Une fenêtre affiche l’avancement du traitement. 3. Un dernier message vous informe que la mise à jour est terminée. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Attention ! La mise à jour des données peut-être très longue. La durée dépend de la taille de votre dossier Paye Ciel Quantum. 315 Menu Pilotage Consulter les états ) Menu PILOTAGE - commande CONSULTER LES ÉTATS

Le pilotage fonctionne avec un catalogue d’états. Lancer un état 1. Une fois que vous avez activé la commande CONSULTER LES ÉTATS, la liste de tous les états du catalogue s’affiche : 2. Sélectionnez l’état à consulter. Le descriptif des états est accessible par le bouton [Aide]. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Indiquez les valeurs à prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [Aide] pour en savoir plus sur les indicateurs et les états. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Ciel Paye Pilotage s’ouvre. 316 Menu Pilotage Ciel Paye Pilotage Pour chaque état, des correspondances sont accessibles. Les correspondances sont des déclinaisons de l’état et permettent ainsi d’obtenir des résultats complets. Exemple : Les correspondances de l’état Répartition de l’effectif sont : • Société : effectif total de la société du jour. • Etablissement : l’effectif par établissement à ce jour. • Service : la répartition de l’effectif par service à ce jour. • Catégorie : la répartition de l’effectif par catégorie salariale. • Sexe : la répartition de l’effectif par sexe, sous forme de tableau et de graphique. • Tranche d’âge : la répartition de l’effectif par tranche d’âge sous forme de tableau et de graphique. • Tranche d’ancienneté : la répartition de l’effectif par ancienneté sous forme de tableau et de graphique. Rafraîchir les données de l’état Un document généré à un moment précis reflète l'état des données au moment de la génération : elles peuvent cependant avoir maintenant évolué. Liste des correspondances de l’état. Cliquez sur une correspondance pour la visualiser. Les onglets des différentes correspondances. Cliquez sur l’onglet de votre choix. Intitulé de l’état en cours 317 Menu Pilotage Vous pouvez mettre à jour les données dans un document à partir de Ciel Pilotage, qui se reconnecte à la base de données et extrait les données qui ont fait l'objet d'une mise à jour. 1. Pour actualiser les données ou prendre en compte d’autres valeurs, cliquez sur le bouton . 2. Indiquez les valeurs (salariés, variables, dates,...) à prendre en compte. Exemple 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Sauvegarder un état * La sauvegarde correspond à une copie de l’état visualisé. • Lorsque vous fermez un état, le logiciel vous propose automatiquement de sauvegarder, ou, • vous pouvez enregistrer manuellement : 1. Dans Ciel Pilotage, activez le menu FICHIER puis la commande ENREGISTRER. 2. Choisissez un emplacement de sauvegarde dans le répertoire de votre choix. Vous pourrez par la suite re-ouvrir et utiliser votre document. Journal comptable Agenda Planning des vacances Top Clôture Clôture des congés payés Clôture des congés RTT Clôture du DIF, Clôture annuelle Import Ciel Bâtiment, Mes actualités Mise à jour automatique Menu Traitements Vue d'ensemble Un certain nombre de traitements doivent être réalisés chaque mois pour une bonne gestion de la paye : c'est le cas du transfert en comptabilité de l'écriture de paye. D'autres, en revanche, ne sont à effectuer qu'une fois par an, à savoir la clôture des congés payés, des congés RTT ainsi que la clôture de l'exercice. 320 Menu Traitements Journal comptable ) Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE A la fin de chaque mois, après avoir contrôlé et validé les bulletins de la période, vous pouvez générer l'écriture de paye de la période en cours ainsi que l'écriture de paiement correspondante. Ces écritures peuvent être ensuite transférées vers l’application Ciel Compta dans laquelle vous les récupérez. Paramétrer les comptes de comptabilité générale Pour que l'écriture de paye soit correctement générée, vous devez vérifier, dans un premier temps, le paramétrage des comptes comptables utilisés. Cette phase de paramétrage, qui s'effectue avant le premier transfert, n'est à réaliser qu'une seule fois. Par la suite, vous n'aurez à revenir sur ce paramétrage uniquement dans le cas d'une modification éventuelle, comme la création d'un nouveau compte comptable par exemple. Ces comptes de comptabilité générale sont déclinés de la façon suivante. Pour les salariés C'est à partir de l'onglet Divers de la fiche Salarié que les comptes salariés sont définis : • Compte Brut dans lequel sont imputés les montants du Brut (par défaut 641000), • Compte Net à payer (421000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants Net à payer de chacun des salariés. Pour les cotisations Les comptes caisses rattachées aux cotisations sont définis dans l'onglet Comptabilité de la fiche Caisse : • Compte Charge patronale dans lequel sont imputés les montants des cotisations patronales, • Compte Part salariale dans lequel est imputé le montant des cotisations salariales, • Compte Part patronale dans lequel est imputé le montant des cotisations patronales. Ce compte correspond à la contrepartie des comptes de charges patronales. Pour les rubriques Vous ne paramétrez dans ce même onglet Comptabilité que les caisses rattachées aux rubriques diverses après cotisations, n'étant pas Elément du brut et venant après le Net imposable. 321 Menu Traitements Deux cas de figure se présentent : • si la rubrique ne calcule pas de part patronale (acompte, remboursement de frais, etc.), vous définissez uniquement le Compte Part salariale ; • si la rubrique calcule une part patronale (tickets restaurant), vous définissez le Compte Charge patronale et le Compte Part patronale. Pour les paiements Avant de générer vos écritures de paiement, vous devez également compléter les renseignements bancaires nécessaires. Définissez l'Organisme payeur, avec la ou les banques ainsi créée(s), dans les fiches Salariés (menu BASES - commande SALARIÉS - onglet Banque). Générer l'écriture comptable ) Menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL - commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES COMPTABLES Une fois le contrôle des différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures comptables de vos données de paye. 1. Activez pour cela la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. 2. A partir du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL, sélectionnez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE COMPTABLE. La plupart des zones de la fenêtre qui s'ouvre sont renseignées par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. 322 Menu Traitements La Période correspond à la date système de votre ordinateur. Si vous modifiez cette information, les zones Date écriture, Numéro de pièce et Libellé le sont également. La Date écriture indique la date du jour. Le Numéro de pièce ainsi que le Libellé de chaque écriture reprennent le mois et l'année définis pour la période. Généralement, l'écriture comptable est générée puis transférée en une seule fois, à la fin de la période de paye. 3. Si vous souhaitez générer à nouveau l'écriture comptable pour la période de paye, en tenant compte de tous les bulletins établis, même s'ils ont déjà fait l'objet d'un précé- dent transfert, cochez la case Inclure les bulletins déjà comptabilisés. * Si le transfert de l'écriture comptable de la période est déjà réalisé, il est préférable de laisser cette option non cochée afin d'éviter que des informations soient transférées deux fois. Toutefois, il est toujours possible de modifier l'écriture en comptabilité dans le brouillard récupéré. 4. L'option Inclure la répartition analytique est cochée par défaut si l'analytique est renseignée dans votre dossier. Lorsque cette option est cochée, les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques associés aux bulletins. Dans Paye Ciel Quantum et Ciel Paye Bâtiment, les montants sont calculés selon les pourcentages de répartitions renseignés dans les bulletins. * Les montants qui ne sont pas concernés par l'analytique seront cumulés sur des lignes comptables sans affectation analytique. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider ou indiquez les écritures à générer. Ecritures à générer Non disponible dans Ciel Paye Millésime 1. Précisez les écritures que vous souhaitez générer dans ce journal comptable : • écritures de salaires : ce sont les écritures correspondant aux charges de personnel. Par défaut, le code du Journal dans lequel est imputée l'écriture de paye est SA mais vous pouvez le modifier car il doit correspondre à celui créé en comptabilité. • et/ou les écritures de paiement : à savoir celles correspondants aux paiements effectués aux salariés. 2. Validez la génération de l'écriture en cliquant sur le bouton [Ok]. * Toutes les lignes d'écritures sont présentées. A ce stade, il est impossible de modifier une des lignes d'écritures ; seule une impression est possible. A partir de la liste des bulletins de salaire, l'indication OUI dans la colonne Comptabilisé indique que l'écriture comptable a été générée pour la période concernée. 323 Menu Traitements Supprimer l'écriture comptable ) Menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER Lorsque vous voulez générer à nouveau l'écriture comptable, une des solutions consiste à supprimer les écritures figurant dans la liste Notez que vous pouvez générer l'écriture comptable de la période autant de fois que vous le voulez, sans avoir à supprimer les écritures déjà générées. Transférer l'écriture de paye en comptabilité ) Menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL - commande TRANSFÉRER VERS CIEL COMPTA Vous venez donc de générer votre écriture comptable. Vous pouvez maintenant effectuer le transfert de cette écriture vers la comptabilité. Si vous possédez Ciel Compta... 1. Activez la commande TRANSFÉRER VERS CIEL COMPTA du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez aussi directement cliquer sur le bouton [Transfert Comptabilité]. 2. Indiquez le chemin d'accès où est installé Ciel Compta ou cliquez sur le bouton [Sélection d'un répertoire] pour aller le rechercher. Les noms des sociétés gérées dans Ciel Compta vous sont proposés. 3. Sélectionnez celle vers laquelle vous transférez l'écriture. 4. Si le format d'import n'a pas été automatiquement sélectionné, cliquez dans la liste déroulante et choisissez-en un : • Ma comptabilité Ciel : il s'agit du format RImport. Ce format est reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel et permet de récupérer les répartitions analytiques. • Format Ximport : ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est : XIMPORT.TXT • Ciel Compta Dos. 5. Validez par [Ok]. 324 Menu Traitements Si vous souhaitez transférer vos écritures vers un logiciel utilisant le format de fichier Ciel Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre disque dur, vous pouvez conserver l'écriture comptable de la période en cours dans un fichier au format Ciel ASCII, nommé XIMPORT.TXT que vous pouvez copier dans un répertoire sur votre disque dur ou sur une disquette. Dans ce cas, indiquez le chemin d'accès au répertoire dans lequel vous voulez copier le fichier. Ce fichier XIMPORT.TXT comporte une ligne servant à identifier la monnaie d'origine : • o : la monnaie d'origine est l'euro et les montants sont exportés en francs, • n : la monnaie d'origine est le franc et les montants sont exportés en francs. Dans un dossier comptable géré en euros, les écritures de paye seront donc converties de la devise Franc à l'Euro. Si vous possédez un autre logiciel de comptabilité... Activez la commande EXPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez exporter votre écriture de paye via un fichier au format ASCII, dont vous définissez la structure en choisissant le nom des champs à exporter. Quelques mots sur la validation groupée... Après avoir réalisé plusieurs fois cette opération de transfert de l'écriture de paye en comptabilité, vous aurez la possibilité d'enchaîner, en une seule et même opération, la validation des bulletins ET le transfert de l'écriture de paye en comptabilité. Cette opération s'effectue directement à partir de la liste des bulletins (menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE). 1. Marquez tous les bulletins devant être validés à l'aide des boutons de marquage dont vous disposez dans la fenêtre. 2. Activez la commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS. 3. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez la case Transférer les écritures en comptabilité. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Une écriture de paye est générée d'après les bulletins qui vont être validés et le transfert en comptabilité du fichier des écritures de paye est également réalisé. Ce transfert est en tous points identique au traitement que vous effectuez à partir de la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS, que nous venons de voir précédemment. 325 Menu Traitements Agenda Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum ) Menu TRAITEMENTS - commande AGENDA Le calendrier ) Menu TRAITEMENTS - commande AGENDA - CALENDRIER * Vous accédez également à cette commande à partir de l'Accueil, bouton . Cette commande vous permet de tenir un agenda, plus spécifiquement de gérer des tâches périodiques ou ponctuelles. Par exemple, vous pouvez avoir une tâche périodique telle que calculer et verser des primes de vacances, déclarer les charges sociales et des tâches ponctuelles telles que faire signer un contrat, demander une feuille d'arrêt maladie à un salarié... Vous pouvez depuis le calendrier consulter, créer, modifier, supprimer des tâches périodiques ou ponctuelles. 326 Menu Traitements La fenêtre est composée de deux parties : • A gauche est affichée la représentation graphique du calendrier. Les tâches à faire sont inscrites sur le jour concerné. Les boutons vous permettent de modifier le mois et l'année du calendrier. Le bouton permet de revenir sur le mois en cours. • A droite est affichée la liste des tâches enregistrées à la date sélectionnée dans le calendrier. Des symboles sur le statut et l'importance de la tâche vous permettent de vous repé- rer facilement. Une tâche dont le statut est à faire est représentée par et une tâche terminée par . Des flèches vous indiquent l'importance de la tâche : haute , basse , normale . Créer/ modifier une tâche Une tâche permet de noter dans l'agenda le travail à réaliser ponctuellement ainsi que d'en être alerté. Et, une tâche périodique est programmée sur une période et prend en compte les éléments concernés. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Créer] ou [Modifier], la fenêtre de la tâche s’affiche. 327 Menu Traitements * Si vous modifiez une tâche périodique depuis le calendrier ou la liste des rappels et que les éléments à inclure ont été paramétrés, la partie inférieure de la fenêtre se présente différemment. 1. Dans la zone Tâche, saisissez l'intitulé de la tâche. 2. Précisez la date à laquelle la tâche doit être réalisée. 3. Sélectionnez l'importance de la tâche : Faible, Normale, Haute. 4. Sélectionnez le statut de la tâche : A faire ou Fait. 5. Cochez la case Afficher un rappel si vous voulez être alerté par un message. 6. Dans ce cas, vous pouvez soit affiché le message de rappel le jour que la tâche doit être faite soit avant. Pour cela, sélectionnez l'option de votre : • le jour de l'échéance, • XXXX jours avant l'échéance et saisissez le nombre de jour. * Le statut Fait a pour effet de ne plus faire apparaître le rappel si vous l'aviez activé. 7. Dans la zone Détail, saisissez si besoin une description de la tâche, un commentaire. Si vous avez défini une sélection de données : salariés, bulletins, caisses ou établissements dans une tâche périodique, alors deux onglets sont affichés : un onglet présentant la sélection sur laquelle vous devez effectuer la tâche. Et, un onglet Détail dans lequel est repris le commentaire de la tâche périodique. 8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer votre tâche. Créer une tâche périodique Voir Tâches périodiques, page 329. Dupliquer une tâche 1. Sélectionnez la tâche dans la liste située à droite. 2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer]. La fenêtre de la tâche s'ouvre dans laquelle vous saisissez les informations spécifiques à la nouvelle tâche. 328 Menu Traitements Supprimer une tâche Les tâches en cours seront supprimées. Par contre, les tâches qui sont finies figureront toujours dans l'agenda. 1. Sélectionnez la tâche dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Imprimer la liste des tâches ou lancer l'aperçu Vous pouvez éditer une liste détaillée des tâches comportant le commentaire et la sélection propres à chaque tâche ou la liste récapitulative des tâches. * Les tâches qui sont incluses dans l'édition sont fonction des options d'affichage de l'agenda définies via le bouton [Propriétés]. Cliquez sur le bouton [Imprimer] pour lancer l'impression papier ou sur le bouton [Aperçu] pour visualiser l'état à l'écran. Le logiciel édite l'état selon le type (détaillé ou récapitulatif) choisi dans les propriétés de l'agenda. * Si vous voulez choisir le type d'état au moment du lancement de l'impression ou de l'aperçu, cliquez sur la flèche du bouton. Paramétrer l’agenda Cette commande permet de définir l'affichage du calendrier et peut vous aider à filtrer la liste des tâches, les états. 1. Dans le calendrier, cliquez sur le bouton [Propriétés]. Par défaut, tous les statuts et niveaux d'importance des tâches sont cochés. 2. Décochez une des options si vous ne voulez pas afficher certaines tâches. 3. Dans la partie Type d'impression, sélectionnez l'état qui sera pris par défaut au lancement d'une impression ou d'un aperçu depuis le calendrier. Vous avez le choix entre le type : • Détaillé : liste des tâches avec le commentaire et la sélection propres à chaque tâche. • Récapitulatif : liste simple des tâches. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Rendre des tâches terminées 1. Lorsque vous avez terminé une tâche, sélectionnez-la dans le calendrier et cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Sélectionnez le statut Fait puis cliquez sur le bouton [OK]. La liste des rappels est actualisée si le message de rappel était activé dans la tâche. Pour les tâches périodiques, le rappel s'affichera de nouveau aux prochaines échéances. 329 Menu Traitements Tâches périodiques ) Menu TRAITEMENTS - commande AGENDA - TÂCHES PÉRIODIQUES Une tâche périodique permet de planifier votre travail à faire sur la période de votre choix avec la possibilité d'inclure les éléments concernés (salariés, caisses...). La liste des tâches périodiques permet de créer des tâches, de les consulter, modifier, éditer, copier vers d'autres sociétés. Créer / Modifier une tâche périodique Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Créer] ou [Modifier], la fenêtre de la tâche périodique s’affiche. * Vous accédez également à la fenêtre Saisie d'une nouvelle tâche périodique à partir du calendrier, bouton . 1. Un code est attribué par défaut par votre logiciel. Modifiez-le éventuellement. 2. La case Actif est cochée par défaut. Pour renseigner la tâche sans qu'elle soit fonctionnelle, décochez cette case. 3. Dans la zone Tâche, saisissez l'intitulé de la tâche. 4. Sélectionnez l'importance de la tâche : Faible, Normale, Haute. Echéance 5. Dans la partie Echéance, vous déterminez quand la tâche sera déclenchée. Pour cela, cochez l'une des options : • A la date du : sélectionnez alors une date. • Périodicité : cliquez alors sur le bouton afin de définir une périodicité qui peut- être hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Voir Définir une périodicité, page 329. • A une date de la fiche salarié : vous vous basez sur une date de la fiche salarié (entrée, ancienneté, etc). Cliquez sur le bouton pour définir l'échéance. Voir Définir une échéance à une date de la fiche salarié, page 330. Définir une périodicité 1. Dans la fenêtre Périodicité, sélectionnez la périodicité : hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. La partie droite de la fenêtre se présente différemment selon l'option choisi. Périodicité hebdomadaire 330 Menu Traitements Saisissez la fréquence de la tâche dans la zone Toutes les ... semaine(s). Cochez les jours où la tâche sera déclenchée. Vous pouvez vous aider des boutons situés en dessous. • [Tous les jours] : sélectionne tous les jours de la semaine en une seule fois. • [Aucun] : annule la sélection des jours. • [Les jours ouvrés] : sélectionne tous les jours du lundi au vendredi en une seule fois. • [Les jours ouvrables] : sélectionne tous les jours du lundi au samedi en une seule fois. Périodicité mensuelle Pour une périodicité mensuelle, vous pouvez choisir le jour de déclenchement de la tâche de deux manières : soit par rapport au numéro du jour soit par rapport au nom du jour. Cochez l'option de votre choix. • 1ère option : saisissez le numéro du jour puis indiquez la fréquence dans la zone Tous les ... mois. Exemple : tous les 15 du mois. • 2ème option : sélectionnez la position du jour dans le mois (premier, deuxième...) ainsi que le nom du jour. Enfin, indiquez la fréquence de la tâche dans la zone Tous les ... mois. Exemple : le troisième mardi tous les 2 mois. Périodicité annuelle Pour une périodicité annuelle, vous pouvez choisir le jour de déclenchement de la tâche de deux manières : soit par rapport au numéro du jour soit par rapport au nom du jour. Cochez l'option de votre choix. • 1ère option : saisissez le numéro du jour puis sélectionnez le mois dans l'année. Exemple : le 15 octobre. • 2ème option : sélectionnez la position du jour dans le mois (premier, deuxième...) ainsi que le nom du jour. Enfin, sélectionnez le mois dans l'année. Exemple : le deuxième mardi du mois de décembre. 2. Dans la partie Plage de périodicité, indiquez la date de début de la tâche. • Si votre tâche est pérenne, sélectionnez l'option Pas de date de fin. • Si votre tâche doit se terminer à un moment précis, cochez l'option Jusqu'au et précisez la date. 3. Une fois que vous avez fini de paramétrer la périodicité, cliquez sur le bouton [OK]. Définir une échéance à une date de la fiche salarié Ce type d'échéance permet de déclencher des tâches par rapport aux dates renseignées dans les fiches salariés. 1. Sélectionnez la date d'échéance parmi celles proposées : date d'entrée, de sortie, d'ancienneté.... 2. Si la tâche doit débuter à partir d'un certain temps avant ou après la date de la fiche 331 Menu Traitements du salarié, cochez Délai pour la première échéance. 3. Précisez le nombre de Jour, Mois ou Année. Puis, indiquez si le délai doit être compter avant ou après la date de la fiche salarié. 4. Si la tâche doit se répéter, cochez l'option Périodicité pour les échéances suivantes puis indiquez la fréquence. Exemple Vous saisissez la tâche "Prime d'ancienneté". Dans votre entreprise, la prime d'ancienneté est versée tous les 10 ans. • La date d'échéance est la date d'entrée du salarié. • La première prime est versée 10 ans après la date d'entrée, le délai est donc : 10 années après. • Les primes suivantes seront versées tous les 10 ans, la périodicité pour les échéances suivantes est donc : 10 années. 5. Dans la partie Plage de périodicité, indiquez la date de début de la tâche. 6. Si votre tâche est pérenne, sélectionnez l'option Pas de date de fin. Par contre, si votre tâche doit se terminer à un moment précis, cochez l'option Jusqu'au et précisez la date. 7. Cochez l'option Exclure le salarié s'il est sorti à la date d'échéance si vous ne voulez pas que les anciens salariés soient pris en compte dans la tâche agenda. 8. Une fois que vous avez fini de paramétrer la périodicité, cliquez sur le bouton [OK]. Eléments concernés 9. Dans la partie Eléments concernés, vous choisissez les éléments (salariés, caisses...) qui seront liés à la tâche. Pour cela, cochez l'une des options : • Aucun : si la tâche concerne l'entreprise (tout établissement confondu). • Tous les salariés : cette option est uniquement proposée lorsque vous avez choisi une échéance à une date de la fiche salarié. • Pour un(e) : sélectionnez dans la liste le type d'élément, Caisse, Etablissement, Bulletin, Salarié puis cliquez sur le bouton et choisissez l'élément de votre choix. • Pour une sélection de : sélectionnez alors dans la liste le type d'élément, Caisse, Etablissement, Bulletin, Salarié puis cliquez sur le bouton et choisissez une sélection dans la liste des critères de recherche proposée. Rappel et Commentaire 10.Cochez la case Afficher un rappel si vous voulez être alerté par un message. 11.Dans ce cas, le message de rappel peut être affiché soit le jour où la tâche doit être faite soit avant. Pour cela, sélectionnez l'une des options : • le jour de l'échéance, 332 Menu Traitements • XXXX jours avant l'échéance puis saisissez le nombre de jour. 12.Dans la zone Commentaire, saisissez si besoin une description de la tâche, un commentaire. 13.Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer la tâche. Supprimer une tâche périodique * Les tâches périodiques en cours seront supprimées. Par contre, les tâches qui sont finies figureront toujours dans l'agenda. 1. Sélectionnez la tâche dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Editer la liste des tâches périodiques Vous pouvez éditer la liste des tâches périodiques telle qu'elle se présente dans votre logiciel. * Si vous voulez personnaliser la présentation de la liste en ajoutant ou masquant des colonnes, cliquez sur le bouton [Propriétés]. Cliquez sur le bouton [Imprimer] pour lancer l'impression papier ou sur le bouton [Aperçu] pour visualiser l'état à l'écran. Mettre à jour les tâches périodiques dans vos sociétés Cette commande permet de copier des tâches périodiques dans d'autres dossiers de Paye Ciel Quantum. 1. Sélectionnez les tâches à copier puis allez dans le menu FONCTIONS, commande METTRE À JOUR SUR D’AUTRES SOCIÉTÉS. Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Maj dans sociétés]. La fenêtre Recopier dans d'autres sociétés s'ouvre. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner les sociétés dans lesquelles vous voulez copier vos tâches périodiques. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 333 Menu Traitements Rappels ) Menu TRAITEMENTS - commande AGENDA - RAPPELS Vous accédez également à cette commande à partir de l'Accueil, bouton . Cette commande vous permet de consulter la liste des tâches à faire, pour lesquelles le rappel a été activé (option Afficher le rappel cochée). Vous pouvez à partir de cette fenêtre modifier une tâche, supprimer un rappel et sa tâche enfin éditer la liste des rappels. Modifier une tâche Voir Créer/ modifier une tâche, page 326. Supprimer un rappel 1. Sélectionnez dans la liste le rappel à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande ce que vous voulez supprimer : uniquement le rappel ou bien la tâche et le rappel en même temps. Cliquez sur le bouton correspondant : [Rappel] ou [Tâche]. Editer la liste des rappels Vous pouvez éditer la liste des rappels telle qu'elle se présente dans votre logiciel. Cliquez sur le bouton [Imprimer] pour lancer l'impression papier ou sur le bouton [Aperçu] pour visualiser l'état à l'écran. Rendre des tâches terminées 1. Lorsque vous avez terminé une tâche, sélectionnez-la dans la liste des rappels et cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Sélectionnez le statut Fait puis cliquez sur le bouton [OK]. La liste des rappels est actualisée et le rappel n'apparaît plus. Pour les tâches périodiques, le rappel s'affichera de nouveau aux prochaines échéances. 334 Menu Traitements Planning des vacances ) Menu TRAITEMENTS - commande PLANNING DES VACANCES (en mode complet)

* Si vous avez choisi de gérer vos absences à l’aide du module de Gestion de temps (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES- PARAMÈTRES 1), cette fonction n’est pas accessible. Lorsqu'un salarié est absent de l'entreprise, pour quelques raisons que ce soit, vous pouvez déclarer ces périodes. Ceci vous permettra : • d'une part d'éditer un planning faisant ressortir clairement les absences des salariés sur un mois donné. • d'autre part, dans le cas d'une absence pour congés payés, les rubriques nécessaires au calcul de ces congés seront automatiquement insérées dans le bulletin des salariés concernés. Paramétrages préalables Préalablement à la saisie des absences et congés de la période, vérifiez les paramétrages effectués dans l'onglet Paramètres paye 1 des paramètres dossier, soit : • Décalage d'un mois pour la prise de congés : lorsque cette zone est cochée, les informations saisies dans le planning des vacances pour une période donnée sont reportées dans le bulletin sur la période suivante. • Tenir compte des samedis : lorsque cette zone est cochée, les samedis sont également comptabilisés (sauf le premier de la période de congés pris), ce qui est le cas lorsque le nombre de jours de congés acquis est de 2,5 j par mois et par salarié. Procédure 1. Activez la commande PLANNING DES VACANCES du menu TRAITEMENTS (affichage en mode complet uniquement) ou cliquez sur l'icone correspondante dans le groupe Congés de la barre de navigation. La liste de toutes les périodes d'absence définies pour les salariés concernés s'affiche. 2. Activez la commande CRÉER par le menu ÉDITION ou CONTEXTUEL ou en cliquant sur l'icone correspondante dans la barre d'outils. 3. Définissez à l'aide du bouton Liste le code du Salarié concerné. 4. Définissez ensuite la Raison de l'absence du salarié. Pour cela, cliquez sur le bouton [Flèche] présenté en fin de zone et choisissez une option parmi celles proposées : 335 Menu Traitements Congés Si le salarié a pris des congés payés, retenez cette option. Les deux rubriques définies dans les paramètres de paye 3 seront automatiquement insérées dans le bulletin pour calculer l'absence et l'indemnité de congés payés. Voir Paramètres paye 3, page 37. Maladie Retenez cette option si le salarié est en arrêt maladie. Autres 1. Choisissez cette option lorsque le salarié n'est ni en congés ni en arrêt maladie. 2. Définissez ensuite la Période d'absence. Pour cela, cliquez sur le premier jour de la période puis tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, faites glisser le pointeur jusqu'au dernier jour de la période. 3. Si le premier ou le dernier jour de la période d'absence n'est pas une journée complète, cochez les options nécessaires : Début en demi-journée et/ou Fin en demi-journée. 4. Selon la période sélectionnée et la méthode de comptabilisation des congés retenue, la zone Nombre de jours de congés est automatiquement calculée et renseignée. Validez la définition de la période en cliquant sur le bouton [Ok]. 5. Procédez de cette façon pour toutes les périodes d'absences à enregistrer. 336 Menu Traitements L'assistant Top Clôture Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE Cet assistant vous aide à clôturer votre dossier de paye en fin d'exercice en réalisant au préalable tous les traitements nécessaires. 1. Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la fonction. 2. Pour passer à l'étape suivante de l'assistant, cliquez sur le bouton [Suivant]. Traitements de fin d'exercice Cet assistant vous permet de réaliser les traitements suivants : • Définition du ou des taux d'accident du travail, • Renseignements relatifs aux salariés, • Validation des bulletins, • Edition des états de fin d'année, • Edition du relevé net imposable, • Renseignements relatifs aux cotisations, • Renseignements relatifs aux rubriques, • Edition de la DADS (état préparatoire), • Sauvegarde du dossier, • Clôture du dossier. Attention ! Si vous définissez des droits d'accès, seuls les utilisateurs de type MAITRE pourront accéder à cette commande. 337 Menu Traitements 3. Cliquez sur le bouton précédent pour revenir à la première fenêtre de l'assistant. 4. Pour exécuter le traitement, cliquez sur le bouton [Lancer]. 5. Un bouton d'aide est associé à chaque opération. Cliquez sur ce bouton pour obtenir de plus amples renseignements sur le traitement à effectuer. Les cases à cocher sont des indicateurs. Elles sont par défaut grisées et cochées en fonction des opérations effectuées. Exemple Une fois les bulletins validés, une coche apparaîtra automatiquement dans la case correspondant à ce traitement. L'édition des états de fin d'année respecte l'ordre suivant : • Journal de paye, • Livre de paye, • Charges à payer par caisse, • Fiche individuelle. L Pour plus d'informations concernant l'assistant TOP CLÔTURE et les traitements qui s'y rapportent, reportez-vous à la rubrique d'aide TRAITEMENTS ET ÉDITIONS ANNUELS - TOP CLÔTURE. 6. Une fois le traitement effectué, cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter l'assistant. La fenêtre Clôture annuelle s’affiche. 7. La clôture étant une opération irréversible, nous vous conseillons de sauvegarder l'exercice. Pour cela, vérifiez que la case Sauvegarder le dossier avant la clôture est bien cochée. 8. Non disponible dans Ciel Paye (Millésime). Vous pouvez créer une archive du dossier avant de le clôturer. Pour cela, vérifiez que la case Archiver le dossier avant la clôture est bien cochée. * L’archive effectuée avant clôture est consultable à tout moment. A partir d’une archive, vous pouvez accéder aux bulletins et éditer les états de l’exercice précédent. Cependant, il est impossible d’y apporter des modifications. 9. La valeur du Plafond Sécurité Sociale ainsi que celle du SMIC horaire sont sélectionnées par défaut, à la date de création des bulletins sur le 1er mois de paye de l'exercice. Vérifiez ces valeurs. 10.Cliquez sur le bouton [OK]. 11.Non disponible dans Ciel Paye (Millésime). Si une archive de la même année existe déjà, un message vous en avertit. Selon la version de votre logiciel, celui-ci diffère : 338 Menu Traitements • Dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment : cliquez sur le bouton [Continuer] pour créer une nouvelle archive. Sinon, cliquez sur le bouton [Annuler] puis pensez à décocher l’option Archiver le dossier avant la clôture. • Dans Paye Ciel Quantum : cliquez sur le bouton [Remplacer] pour écraser l’archive existante ou sur le bouton [Ne pas archiver] pour conserver l’archive. 12.La fenêtre de la sauvegarde s’ouvre. Voir Sauvegarde, page 46. Cliquez sur le bouton [OK]. 339 Menu Traitements Clôture des congés payés ) Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE DES CONGÉS PAYÉS Une fois par an, au dernier jour du Mois de clôture, défini dans les Paramètres paye 1, la période de référence des congés payés doit être clôturée, afin de mettre à jour les cumuls en jours et en bases, utilisés pour valoriser les congés payés, dans l'onglet Congés des fiches Salariés. Exemple La période de référence des congés s'étend généralement du 1er Juin de l'année en cours au 31 mai de l'année suivante. C'est donc au mois de mai que vous devez clôturer les congés. 1. Activez la commande CLÔTURE DES CONGÉS PAYÉS. Si vous ne demandez pas la clôture, à la fin de la période de référence, le traitement sera automatiquement proposé lorsque vous demanderez la création des bulletins sur la période suivante. Une fenêtre d'informations vous présente la période de référence qui va faire l'objet du traitement de clôture. 2. Cliquez sur le bouton [Continuer] pour poursuivre le traitement. Une fois le traitement terminé, la fenêtre Application est de nouveau affichée. Le repos compensateur Le traitement s'applique également au repos compensateur. Dans ce cas, les données de l'année N sont mises à zéro. Attention ! Pour effectuer la clôture, tous les bulletins de la période doivent être validés. Dans le cas contraire, la commande Clôture des congés payés n'étant pas disponible, procédez à la validation de tous les bulletins de la période. 340 Menu Traitements Clôture des congés RTT ) Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE DES CONGÉS RTT La clôture des congés RTT entraîne la mise à jour des données de N-1 par celle de la période clôturée. Une nouvelle période de référence N démarre avec des valeurs à zéro. Tout ce qui était en N-1 est soldé et remplacé par les valeurs N. Cliquez sur [Ok] pour lancer le traitement. Clôture du DIF ) Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE DU DIF Cette commande n'est accessible que si vous avez sélectionné dans les paramètres société, l'option A une date que je choisirais lors de la clôture dans la zone Mise à jour du droit au DIF. 1. Saisissez la Date de la clôture dans la fenêtre Clôture DIF. 2. Cliquez sur le bouton [Clôturer] pour lancer le traitement. Attention ! Tous les bulletins de la période doivent être validés. Dans le cas contraire, la commande Clôture des congés RTT n'étant pas disponible, procédez à la validation de l'ensemble des bulletins concernés. 341 Menu Traitements Clôture annuelle ) Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE ANNUELLE La clôture de l'exercice consiste à valider définitivement les bulletins de l'année. Après clôture, ils sont supprimés de la période et transférés dans l'historique des bulletins. Tous les cumuls de paye, hormis ceux des congés payés, sont mis à zéro. L'exercice suivant est ouvert, ce qui entraîne la mise à jour du 1er mois de paye ainsi que l'Année de l'exercice de paye, définis dans l'onglet Paramètres paye 1 des paramètres du dossier. Tous les bulletins de la période doivent être calculés et validés pour effectuer la clôture. De la même manière, vous aurez établi et édité tous les états de la paye : Journal de paye, livre de paye, charges à payer par caisse, état analytique, D.A.D.S. En effet, une fois le traitement réalisé vous n'aurez plus la possibilité d'intervenir sur un bulletin ou d'imprimer un état quelconque sur l'année clôturée. La clôture s'effectue après une période de douze mois, calculée d'après le 1er mois de paye, défini dans les paramètres société sur l'onglet Paramètres paye 1. Lancement de la clôture et sauvegarde 1. Activez la commande CLÔTURE ANNUELLE du menu TRAITEMENTS. La fenêtre Clôture annuelle s’affiche. Attention ! La clôture étant un traitement irréversible, nous vous conseillons d'effectuer la sauvegarde de l'exercice au préalable. 342 Menu Traitements 2. La clôture étant une opération irréversible, nous vous conseillons de sauvegarder l'exercice. Pour cela, vérifiez que la case Sauvegarder le dossier avant la clôture est bien cochée. 3. Non disponible dans Ciel Paye (Millésime). Vous pouvez créer une archive du dossier avant de le clôturer. Pour cela, vérifiez que la case Archiver le dossier avant la clôture est bien cochée. * L’archive effectuée avant clôture est consultable à tout moment. A partir d’une archive, vous pouvez accéder aux bulletins et éditer les états de l’exercice précédent. Cependant, il est impossible d’y apporter des modifications. 4. La valeur du Plafond Sécurité Sociale ainsi que celle du SMIC horaire sont sélectionnées par défaut, à la date de création des bulletins sur le 1er mois de paye de l'exercice. Vérifiez ces valeurs. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Non disponible dans Ciel Paye (Millésime). Si une archive de la même année existe déjà, un message vous en avertit. Selon la version de votre logiciel, celui-ci diffère : • Dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment : cliquez sur le bouton [Continuer] pour créer une nouvelle archive. Sinon, cliquez sur le bouton [Annuler] puis pensez à décoCette option n’est pas disponible dans Ciel Paye (Millésime). 343 Menu Traitements cher l’option Archiver le dossier avant la clôture. • Dans Paye Ciel Quantum : cliquez sur le bouton [Remplacer] pour écraser l’archive existante ou sur le bouton [Ne pas archiver] pour conserver l’archive. 7. La fenêtre de la sauvegarde s’ouvre. Voir Sauvegarde, page 46. Cliquez sur le bouton [OK]. Mise à jour manuelle des paramètres de paye La fenêtre Saisie des nouveaux paramètres s'ouvre à la fin de la procédure de clôture. 1. Renseignez le Nombre de jours de congés RTT qui sera à prendre en compte pour le nouvel exercice. 2. Saisissez ou calculez la valeur de l’Effectif Fillon puis cliquez sur [Fermer]. Calcul des bulletins sur 2 décimales Une fenêtre vous indique qu'après la clôture, les calculs dans vos bulletins se feront sur deux décimales. En effet, la période de cohabitation Franc/Euro étant terminée, le calcul sur 5 décimales n'a plus lieu d'être. 1. Cliquez sur le bouton [Ok] pour poursuivre le traitement ou sur le bouton [Annuler] pour arrêter l'opération. Après quelques instants, un message vous informe du résultat de la clôture et de la création de ces nouveaux bulletins. 2. Validez en cliquant sur [Ok]. Vous pouvez modifier les premiers bulletins par la commande BULLETINS DE PAYE du menu GESTION DES BULLETINS. 344 Menu Traitements Import Ciel Bâtiment Disponible uniquement dans Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum ) Menu TRAITEMENTS - commande IMPORT CIEL BÂTIMENT Cette commande permet de récupérer des données de votre dossier Ciel Bâtiment et de les intégrer dans votre dossier Ciel Paye Bâtiment ou Paye Ciel Quantum. Pour cela, vous procéderez à des exports et à des imports des données. Les données qui sont migrées sont les informations relatives aux heures travaillées, aux heures d'absence, aux heures d'intempérie, aux heures supplémentaires mais aussi les salariés, les variables et l'analytique. La procédure se déroule en deux temps : 1. Dans Ciel Bâtiment, vous devez paramétrer certaines données puis les exporter. Vos données sont alors enregistrées dans des fichiers au format texte (.TXT). 2. Dans Ciel Paye Bâtiment ou Paye Ciel Quantum, vous récupérez les fichiers de données. Dans Ciel Bâtiment Au préalable Paramétrage de paye 1. Sélectionnez le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMÉTRAGE PAYE 2. Dans la zone Fichier à importer, cliquez sur la loupe située en fin de zone. 345 Menu Traitements 3. Sélectionnez le répertoire contenant le dossier de paye qui recevra les données. Par défaut, les dossiers des sociétés de paye sont stockés dans C:\Ciel\WPAYE puis vous cliquez sur le nom de votre société. 4. Si le logiciel ne détecte pas de données de paye dans le répertoire spécifié, un message d'erreur s'affiche. Redéfinissez alors le chemin du dossier de paye. 5. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous retrouvez les rubriques salariées propres à Ciel Bâtiment. Ces rubriques sont en fin de compte des variables dans votre logiciel de paye. Vous devez donc faire la correspondance entre les deux. Pour cela, cliquez dans la colonne Correspondance et choisissez le nom de la variable utilisée dans votre logiciel de paye. * Les rubriques sans correspondances ne seront pas transférées dans votre dossier de paye. 6. Une fois que vous avez réalisé toutes les correspondances, cliquez sur le bouton [Valider]. Matricule salarié Dans Ciel Bâtiment, le matricule du salarié est facultatif alors qu'il est obligatoire dans votre logiciel de paye. Vous devez donc les renseigner avant de procéder à l'export. Pour cela, allez dans les fiches salariés, au niveau de l'onglet Autres renseignements et saisissez un matricule. Suivi de chantier Il est impossible de générer les fichiers d'import si vous n'avez pas renseigné le suivi de main d'oeuvre. En l'occurrence, les éléments récupérés sont les heures travaillés sur un chantier. Dans le menu SUIVI, choisissez la commande SUIVI DE MAIN D'OEUVRE. Exportation Une fois que vous avez procédé aux saisies nécessaires au bon déroulement de l'exportation, vous pouvez générer les fichiers qui contiendront les données de Ciel Bâtiment. Pour cela, activez le menu SUIVI puis la commande TRANSFERT EN PAYE. Les fichiers WBAT_SALARIES.txt, WBAT_VARIABLES.txt et WBAT_ANALYTIQUES.txt sont automatiquement créés dans un répertoire nommé "Import" situé dans le dossier de votre société de paye. Attention ! Ne modifiez pas ces fichiers. 346 Menu Traitements Dans Ciel Paye Bâtiment ou Paye Ciel Quantum Une fois que les données sont importées en paye, les fichiers d'export sont renommés (modification de l'extension .TXT en .BAK). 1. Si le logiciel détecte des données à récupérer lors de l'ouverture de votre société, la fenêtre Import Ciel Bâtiment s'affiche automatiquement. Sinon, allez dans le menu TRAITEMENTS et activez la commande IMPORT CIEL BÂTIMENT. 2. Par défaut, tous les types de données sont sélectionnés. Décochez éventuellement les données que vous ne voulez pas récupérer. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour importer. Le logiciel récupère les données et vérifie que les répartitions analytiques sont bien égales à 100%. Le bouton [Non] permet de ne pas importer les données. Ceci étant, les fichiers texte sont quand même transformés en format .BAK La prochaine importation n'en sera pas pour autant impactée. Le bouton [Plus tard] a pour effet de ne pas importer les données et les fichiers texte ne sont pas modifiés. Les éléments récupérés L'analytique Les codes analytiques ainsi que les répartitions analytiques sont tous récupérés. Vous pouvez vérifier les codes analytiques via le menu BASES puis la commande CODES ANALYTIQUES. • Le Code est complété par le code du chantier. • Le Libellé est complété par le nom du chantier suivi du code du chantier. Vous retrouvez les pourcentages de répartition dans la fiche du salarié, onglet Affectation, bouton [Répartition analytique]. Les variables Les valeurs des variables salariés sont toutes récupérées à condition que vous ayez fait la correspondance entre les rubriques salariés de Ciel Bâtiment et les variables de la paye. Vous retrouvez les valeurs issues du suivi de main d'oeuvre (heures normales, heures d'absences, etc) dans la fiche du salarié, onglet Variables. Les salariés Les salariés sont récupérés ainsi que certaines informations de sa fiche. 347 Menu Traitements Eléments de la fiche salarié récupérés dans votre logiciel de paye Eléments récupérés dans la paye Ciel Correspondance dans Ciel Bâtiment Commentaire Dans l'en-tête Matricule Matricule paye dans l'onglet Autres renseignements Les salariés dont le matricule existe déjà dans la paye ne sont pas importés. Nom Nom dans l'en-tête Prénom Nom dans l'en-tête Si le nom est composé de plusieurs mots, le dernier mot sera considéré comme le prénom du salarié. Sexe Sexe dans l'onglet Autres renseignements Dans l'onglet Etat civil/ Adr. Date de naissance Date de naissance dans l’onglet Autres renseignements Adresse 1 Adresse dans l'onglet Coordonnées Adresse 2 Adresse (suite), dans l'onglet Coordonnées Code Postal CP/Ville dans l'onglet Coordonnées Ville CP/Ville dans l'onglet Coordonnées Pays Pays Tél1 Téléphone dans l'onglet Coordonnées Tél2 Portable dans l'onglet Coordonnées Dans l'onglet Affectation Emploi Fonction, dans l'onglet Autres renseignements Date d'entrée Date d'embauche, dans l'onglet Autres renseignements Dans l'onglet Divers Observations Information et Information (suite), dans l'onglet Autres renseignements 348 Menu Traitements Mes actualités ) Menu TRAITEMENTS - commande MES ACTUALITÉS * Vous accédez également à cette commande par l’Intuiciel, onglet Mes actualités. Cette commande vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. De plus, vous pouvez rapidement mettre à jour vos coordonnées. Enfin, vous obtenez rapidement les numéros de l'assistance technique. * Pour accéder à certains services (espace personnalisé mon Ciel, mises à jour) vous devez vous identifier en saisissant votre code client et votre mot de passe. Le mot de passe correspond à votre code postal. 349 Menu Traitements Mise à jour automatique ) Menu TRAITEMENTS - commande MISE À JOUR AUTOMATIQUE La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'Intuiciel - bouton [Mes actualités]. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si celle-ci ne s'affiche pas dans votre logiciel. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel. Ajouter une mise à jour 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter une mise à jour], la fenêtre de recherche de fichier s'ouvre. 2. Choisissez le format de votre mise à jour dans la zone Fichiers de type. Deux formats sont proposés : • Package (.SgPac) • Installer (.SgUpd) 3. Sélectionnez votre fichier de mise à jour puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Installer une mise à jour Pour installer une mise à jour : 1. Sélectionnez-la dans la liste des mises à jour. 2. Cliquez sur le bouton [Installer] pour lancer l'opération. Outils fichier, Utilisateurs Préférences, Maintenance Mise à jour des paramètres de paye Mise à jour des documents Mise à jour des codes DUCS Imports, Communication bancaire Serveur Web Transactions Liste des utilisateurs réseau Menu Utilitaires 351 Menu Utilitaires Vue d’ensemble Plusieurs opérations régulières et exceptionnelles sont regroupées dans ce menu. Il vous permet notamment de : • déterminer les différents utilisateurs pouvant accéder à l'application, • définir des préférences générales et spécifiques pour l'utilisation de certaines commandes, • purger les fichiers, • mettre à jour vos paramètres de paye, lors d'une modification de la législation en vigueur par exemple, • récupérer les données d'autres applications, • générer des pages HTML par l'intermédiaire du serveur Web, etc. 352 Menu Utilitaires Outils Fichier ) Menu UTILITAIRES - commande OUTILS FICHIER * Seul un utilisateur maître peut accéder à cette commande. La fenêtre Outils fichier présente la liste des fichiers pouvant être traités. 1. Pour effectuer un traitement sur un fichier, vous devez préalablement le sélectionner en double-cliquant sur la ligne correspondante. Pour sélectionnez tous les fichiers, cliquez sur le bouton [Tout sél.]. Pour annuler la sélection d'un fichier, double-cliquez de nouveau sur la ligne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton correspondant au traitement à effectuer : • Statistiques Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous accédez à la fenêtre Statistiques du fichier sur lequel vous êtes placé. Elle présente de manière graphique les fiches créées et celles détruites. Cela vous permet d'avoir une vision différente des opérations effectuées au sein du logiciel. • Réindexation Ce traitement réorganise physiquement les fichiers du dossier. Vous l'utilisez, par exemple, suite à un message d'erreur vous ayant obligé à quitter l’application ; vous pouvez également lancer ce traitement avant ou après chaque session de travail. La réindexation des fichiers permettant d'améliorer les temps de traitement, vous pouvez aussi l'effectuer sans avoir eu de problème particulier sur le dossier. 353 Menu Utilitaires • Réorganisation Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence est qu'elle intervient sur les changements de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases. • Défragmentation Les fiches que vous détruisez dans le dossier sont détruites des fichiers mais la trace de l'enregistrement est conservée. Un fichier peut ainsi occuper inutilement de la place sur le disque dur alors qu'il ne contient que quelques éléments. Le traitement de défragmentation a pour but de supprimer définitivement ces enregistrements 'vides' et ainsi de libérer de la place occupée inutilement par les fichiers sur le disque dur. Vous devez effectuer ce traitement régulièrement. 354 Menu Utilitaires Utilisateurs ) Menu UTILITAIRES - commande UTILISATEURS (en mode complet) On entend par utilisateur toute personne amenée à ouvrir un dossier pour calculer ou consulter les données de paye d'une société. Pour conserver la confidentialité des données, il est préférable de déclarer les utilisateurs, en leur attribuant un nom et un mot de passe propres qui leur seront demandés chaque fois qu'ils activeront une des commandes concernant la gestion des dossiers. L'accès des utilisateurs peut également être limité à un ou plusieurs dossiers de paye et à certains menus et commandes. Le dossier est ouvert par un utilisateur maître La fenêtre présente au moins les onglets Info. et Stat. ainsi que les boutons [Ajouter] et [Détruire] permettant de créer ou de supprimer un utilisateur. Si au moins deux dossier sont créés, l'onglet Sociétés est également activé. Seuls les utilisateurs maîtres sont autorisés à créer d'autres utilisateurs (maîtres ou nonmaîtres) et à définir leurs droits d'accès aux dossiers, menus et commandes. D'autres utilisateurs peuvent être déclarés utilisateur Maître. Le dossier est ouvert par un utilisateur non-maître La fenêtre présente au moins les trois onglets Info., Menus et Stat. Si au moins deux dossiers sont créés, l'onglet Sociétés est également présenté. Mis à part les commandes propres aux utilisateurs maîtres, les utilisateurs non-maîtres ont par défaut accès aux principaux menus et commandes mais cet accès peut être limité. Créer un nouvel utilisateur * Seul un utilisateur ayant le profil Maître peut créer un utilisateur. Le bouton [Ajouter] est présenté dans la fenêtre Gestion des utilisateurs uniquement si le dossier en cours est ouvert par un utilisateur maître. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour créer un utilisateur. Son nom est attribué par défaut : UTIL1 pour le premier créé, UTIL2 pour le deuxième, UTIL3 pour le troisième, etc. Vous pouvez le modifier dans la zone Nom. Notez que la modification ne sera prise en compte dans la liste Utilisateurs qu'une fois la fenêtre validée par [Ok]. 2. Vous pouvez saisir sur cinq caractères au maximum le Mot de Passe à attribuer. 355 Menu Utilitaires 3. L'option Maître étant cochée par défaut, cliquez sur cette case si vous ne voulez pas que l'utilisateur soit déclaré comme utilisateur maître. 4. Validez la création en cliquant sur le bouton [Ok]. Définir l'accès d'un utilisateur à un ou plusieurs dossiers * Seul l'utilisateur Maître peut limiter l'accès d'un utilisateur à certains dossiers. 1. Dans la liste Utilisateurs, cliquez sur le nom de celui dont vous définissez les accès puis cliquez sur l'onglet Sociétés. Par défaut, l'utilisateur accède à tous les dossiers existants, ce qu'indique le Oui dans la colonne Accessible ?. 2. Double-cliquez sur la ligne correspondant au dossier auquel l'utilisateur ne doit pas accéder pour indiquer Non, ou utilisez les boutons présentés à droite de la liste des sociétés. Par la suite, lorsque l'utilisateur demande l'ouverture d'un dossier, seuls les titres des dossiers déclarés accessibles lui sont proposés dans la fenêtre Ouverture d'un Dossier. Définir l'accès d'un utilisateur aux menus et aux commandes L'utilisateur maître peut également limiter l'accès d'un utilisateur à certains menus ou à certaines commandes de l'application. Exemple Pour ne pas modifier par erreur les paramètres société ou les fichiers de base des dossiers, l'utilisateur UTIL2 peut ouvrir tous les dossiers mais accède uniquement aux commandes de traitement et d'édition des bulletins de salaire. 1. Dans la liste Utilisateurs, sélectionnez le nom de celui dont vous définissez les accès. 2. Cliquez sur l'onglet Menus pour obtenir la liste de tous les menus disponibles. * Vous constatez que le titre des menus Fenêtre et ? (Aide) sont grisés. Ceci indique qu'ils ne sont pas paramétrables, même pour un utilisateur Maître. Tous les utilisateurs y ont donc accès. Pour interdire l'accès à toutes les commandes d'un menu... ... cliquez sur le titre du menu concerné. Cliquez sur le bouton [Aucun droit] ou décochez la case Accessible. Attention ! Ce paramétrage est actif pour tous les dossiers auxquels l'utilisateur a accès. 356 Menu Utilitaires Les titres du menu et de toutes les commandes qui le composent sont affichés en rouge et en italique. Pour interdire l'accès à une commande en particulier... ... cliquez sur le symbole +, présenté à gauche du titre du menu concerné pour ouvrir la liste des sous-menus et commandes qui le composent. Sélectionnez la commande dont vous voulez interdire l'accès, puis décochez la case Accessible, cochée par défaut. De la même manière que pour les menus, le titre des commandes non accessibles à l'utilisateur est affiché en rouge et en italique. Pour autoriser de nouveau l'accès à toutes les commandes d'un menu après une interdiction... ... cliquez sur le titre du menu concerné, puis sur le bouton [Tous droits]. Le titre du menu ainsi que celui de toutes les commandes qui le composent sont présentés en noir. Pour autoriser de nouveau l'accès à une commande en particulier... ... cliquez sur le symbole +, présenté à gauche du titre du menu concerné pour ouvrir la liste des sous-menus et commandes dont il se compose. Sélectionnez la commande dont vous voulez autoriser l'accès, puis cliquez sur la case Accessible pour réactiver l'option. Le titre de la commande qui était présenté en rouge, italique repasse en noir. Détruire la fiche d'un utilisateur Le bouton [Détruire] est présenté dans la fenêtre Gestion des utilisateurs uniquement si le dossier en cours est ouvert par un utilisateur maître. 1. Sélectionnez le nom de l’utilisateur dont vous voulez détruire la fiche. 2. Cliquez sur le bouton [Détruire]. La suppression d'un utilisateur étant une opération irréversible, un message de confirmation s'affiche. 3. Validez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui]. Son nom est immédiatement supprimé de la liste. Attention ! Vous ne pouvez pas supprimer l'utilisateur MAITRE, créé par défaut dans l’application, ainsi que l'utilisateur ayant ouvert le dossier en cours. Si vous sélectionnez un de ces deux utilisateurs, le bouton [Détruire] sera inactif. 357 Menu Utilitaires Valider les traitements Une fois tous les traitements effectués pour les utilisateurs, validez la fenêtre Gestion des utilisateurs par [Ok] pour conserver tous les paramètres définis. * Si à ce stade vous cliquez sur le bouton [Annuler], les utilisateurs éventuellement créés seront conservés mais pas les paramètres définis pour chacun d'eux. 358 Menu Utilitaires Préférences ) Menu UTILITAIRES - commande PRÉFÉRENCES (en mode complet)

Cette commande vous permet de déterminer certains choix d'affichage et d'utilisation du logiciel. La fenêtre Préférences se présente sous la forme d'onglets, auxquels vous accédez par un simple clic de souris. Onglet Général Vous avez la possibilité de ne pas faire apparaître certains éléments en décochant les cases correspondantes : • les info-bulles : il s'agit des petites bulles d'aide qui résument en quelques mots la signification des commandes que vous obtenez en cliquant sur les icones ; • la barre d'état : correspond à la barre de message située en bas de la fenêtre principale ; • la barre de navigation : affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, elle vous permet d'adapter votre environnement de travail à vos besoins afin d'accéder rapidement aux commandes que vous utilisez le plus. La valeur des zones Marges en cm est appliquée par défaut lors de l'impression des états standards : journal de paye, livre de paye, charges à répartir par caisse, etc. Si cela est nécessaire, modifiez la valeur des zones. Onglet Police Les attributs de caractères appliqués dans les zones Texte sont définis dans l'onglet Police. Exemple Le texte saisi dans la zone Observations de la fiche salarié sera présenté en tenant compte de ces attributs. Choisissez la Police, la Taille et le Style des zones Texte en cliquant sur les options de votre choix. * Vous pouvez choisir plusieurs styles : gras et italique par exemple. 359 Menu Utilitaires Onglet Divers C'est dans cet onglet que le taux de conversion de l'euro est rappelé : 1 euro = 6,55957 francs. C'est également à partir de cet onglet que vous définissez des préférences d'affichage au niveau des états et des bulletins. 1. Pour qu'un Séparateur de milliers des montants apparaisse lors de l'édition des états, cochez la case correspondante dans la partie Etats de la fenêtre. 2. Vous pouvez lors de la création des bulletins prendre en compte les natures d'écart provenant des feuilles de temps ou des plannings salariés, excepté dans Ciel Paye Millé- sime. Pour cela, cochez l'une des deux options proposées. 3. Vous disposez de deux méthodes pour créer une cotisation, soit par l’assistant cotisation soit par la fiche cotisation. Pour choisir la méthode de création à utiliser par défaut, sélectionnez l'option correspondante. Non disponible dans Ciel Paye Millésime. 4. Validez les préférences d'utilisation en cliquant sur le bouton [Ok]. L'effet est immé- diat. Onglet Pays 1. Vous pouvez à partir de cet onglet définir pour chaque dossier les PAYS que vous utilisez dans votre dossier. Saisissez le Pays de naissance, de Nationalité et d’Adresse postale. Les informations indiquées ici vont automatiquement renseigner les zones Adresse lors de la création de votre dossier. 2. Cliquez sur [Ok] pour valider. Onglet Internet Cette préférence est cochée par défaut. Elle autorise l'application à se connecter à Internet automatiquement au démarrage. Vous bénéficiez ainsi des mises à jour et services Ciel. Onglet Rappel Tâches Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum Le logiciel effectue une vérification régulière des rappels de l'agenda et vous indique dans un message le nombre de tâches qui vous reste à faire. * Le logiciel prend en compte uniquement les tâches pour lesquelles vous avez choisi d'afficher un rappel. Dans cet onglet, vous choisissez à quel moment vous voulez que le logiciel vérifie les rappels et affiche le message du nombre de tâches à faire. Par défaut, la case Vérifier s'il existe des tâches à faire à l'ouverture du dossier est cochée. 360 Menu Utilitaires 1. Décochez cette option si vous ne voulez plus afficher le message de rappel à l'ouverture du dossier. La seconde case permet de vérifier les rappels, à la fréquence de votre choix. Le message de rappel s'affiche sous la forme d'une info-bulle, dans la zone de notification de Windows, située en bas à droite. 2. Cochez cette case et saisissez un intervalle de minutes. 361 Menu Utilitaires Maintenance ) Menu UTILITAIRES - commande MAINTENANCE (en mode complet) Vous avez à votre disposition différents outils pour vous aider à veiller au bon fonctionnement de votre logiciel en optimisant son utilisation et en solutionnant d'éventuelles incohérences dues à une mauvaise manipulation. Recalcul des cumuls Si vous constatez une incohérence dans le calcul des différents cumuls de vos bulletins, vous pouvez demander à ce que vos cumuls soient recalculés. Recalcul des cumuls Fillon Si vous constatez une incohérence dans le calcul des différents cumuls Fillon de vos bulletins ou si vous avez modifié le paramétrage des cotisations et rubriques entrant dans ce calcul, vous pouvez demander à ce que vos cumuls soient recalculés. Purge des bulletins Cette commande permet de détruire définitivement les bulletins établis depuis le début de l'exercice de paye, pour un ou plusieurs salariés. * La moindre erreur peut être lourde de conséquences. Effectuez préalablement une sauvegarde du dossier. 1. Choisissez les salariés dont vous voulez supprimer les bulletins en utilisant les boutons suivants : • [Marquer] : marque la ligne du salarié sélectionné dans la liste. • [Tout marquer] : marque tous les salariés présentés dans la liste. • [Démarquer] : enlève la marque du salarié sélectionné dans la liste. • [Tout démarquer] : enlève toutes les marques des salariés marqués dans la liste. 2. Validez la sélection des salariés par [Ok]. * Compte tenu de l'effet irréversible du traitement, vous devez confirmer le traitement à deux reprises. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] puis sur le bouton [Purge]. Attention ! Ce traitement ne peut être réalisé que sur des bulletins validés. Assurez-vous que vous avez bien effectué la validation de vos bulletins avant de lancer ce traitement. 362 Menu Utilitaires Reconstruction des liens Cette commande vous permet de rétablir les liens qui existent entre certains éléments de paye ; c'est le cas des bulletins avec les lignes du bulletin, des profils avec les lignes du profil, des salariés avec les variables. Si vous constatez un problème dans la liaison qui existe entre ces éléments, la commande RECONSTRUCTION DES LIENS vous permet de résoudre le problème. Infos + Des informations s'affichent dans le bloc-notes de Windows, enregistrées sous le fichier Info.txt et renseignent sur : • la mémoire disponible, • la configuration de votre ordinateur, • les différents pilotes d'imprimantes, • la configuration Windows. * Vous pouvez imprimer l'Infos +. Cette impression peut être utile si vous devez faire parvenir ces fichiers à notre service technique. Vous pouvez également intervenir dans ce fichier pour y effectuer votre propre paramétrage. 363 Menu Utilitaires Mise à jour des paramètres de paye ) Menu UTILITAIRES - commande MISE À JOUR DES PARAMÈTRES DE PAYE (en mode complet) Cette commande permet de mettre à jour ou de créer les valeurs des variables, rubriques, cotisations, profils, caisses, commentaires et tables de comparaison de votre dossier, à la suite à d'une modification de la législation en vigueur. Les données de mise à jour sont conservées dans un fichier de type .MajPaye. 1. Activez la commande MISE À JOUR DES PARAMÈTRES DE PAYE du menu UTILITAIRES. La fenêtre Mise à jour des paramètres de paye présente la liste de tous les fichiers disponibles. Cliquez sur l'icone pour obtenir des informations supplémentaires sur l'élément.. 364 Menu Utilitaires 2. S'il manque un fichier à mettre à jour, ajoutez-le à la liste des fichiers. Vous avez deux solutions : • votre ordinateur dispose d'une connexion Internet, vous pouvez télécharger le fichier sur le site Ciel. Pour cela, cliquez sur le bouton pour vous connecter au site Ciel. • si vous avez déjà le fichier de mise à jour sur votre disque dur ou sur un autre support, cliquez sur l'icone pour sélectionner le fichier de mise à jour que vous avez stocké. 3. Cliquez sur le bouton [Mettre à jour le dossier] pour lancer directement le traitement ou sur le bouton [Personnaliser la mise à jour du dossier]. Personnaliser la mise à jour La personnalisation de la mise à jour permet de : • Ne pas inclure un élément. • Changer la correspondance d’un élément en lui attribuant un code différent. • Changer la correspondance d’un élément en lui attribuant un nouveau code qui sera créé. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Personnaliser la mise à jour du dossier], la fenêtre qui s'ouvre vous présente le contenu des fichiers de mise à jour. 365 Menu Utilitaires Présentation Vous avez un comparatif entre les éléments à importer (à gauche de la fenêtre) et les éléments déjà présents dans votre dossier (à droite de la fenêtre). : ce symbole signifie que l’application va créer l'élément. : ce symbole signifie que l’application va mettre à jour l'élément. Le détail des éléments s'affiche en bas de la fenêtre sous forme de comparatif, à titre informatif. Si vous voulez n'afficher que les valeurs dont la comparaison est différente, cochez l'option Seules les valeurs modifiées. Pour accéder aux divers éléments, cliquez sur l'onglet correspondant. Enlever un élément de la mise à jour • Pour retirer un élément de la mise à jour, décochez-le dans la partie gauche. Changer la correspondance d'une rubrique en mise à jour Pour changer la correspondance entre deux éléments, double-cliquez sur la flèche verte dans la partie droite. Une fenêtre s'affiche alors. Vous pouvez à partir de cette fenêtre changer la correspondance d'une rubrique. * Votre logiciel mémorise les modifications de correspondance et les récupérera lors de la prochaine mise à jour. • Si vous affectez une rubrique différente : 1. Cochez l'option Rubrique à mettre à jour. 2. Sélectionnez la rubrique concernée dans la liste. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous affectez une nouvelle rubrique : 1. Cochez l'option Rubrique à créer. 2. Saisissez le code de la nouvelle rubrique dans la zone Code du nouvel élément à importer. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Pour lancer la mise à jour des paramètres, cliquez sur le bouton [Mettre à jour]. 366 Menu Utilitaires Mise à jour des documents ) Menu UTILITAIRES - commande MISE À JOUR DES DOCUMENTS (en mode complet) Vous avez à votre disposition toute une série de modèles de documents, que vous pouvez mettre à jour ou intégrer à l'application. Vous accédez à une fenêtre divisée en deux parties : • une partie gauche qui répertorie les différents modèles de documents disponibles, • une partie droite qui récapitule les modèles de documents que vous avez sélectionnés. 367 Menu Utilitaires Mise à jour des codes DUCS ) Menu UTILITAIRES - commande MISE À JOUR DES CODES DUCS (en mode complet) Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre de mise à jour des codes DUCS s’affiche. Elle présente la liste des organismes concernés par la déclaration unifiée des cotisations sociales : URSSAF, Pôle emploi (ASSEDIC), AGIRC, ARRCO, etc. Pour mettre à jour les codes DUCS de votre dossier, vous devez d’abord MARQUER le ou les organismes concerné(s). 1. Pour marquer un organisme, sélectionnez la ligne concernée puis cliquez sur le bouton [Marquer]. 2. Pour enlever le marquage, sélectionnez la ligne concernée puis cliquez sur le bouton [Démarquer]. Attention ! Par défaut, tous les organismes sont marqués. En effet, un rectangle de couleur rouge apparaît à gauche. Cliquez sur ce bouton pour enlever le marquage sur toutes les lignes. Cliquez sur ce bouton pour marquer simultanément toutes les lignes. 368 Menu Utilitaires Vous pouvez marquer ou démarquer plusieurs organismes en même temps. Pour cela, sélectionnez chaque ligne en maintenant la touche enfoncée puis cliquez sur [Marquer] ou [Démarquer]. 3. Cochez Je veux les conserver ou Je veux les effacer puis validez la demande de mise à jour en cliquant sur [Ok]. 4. Un message vous confirme que la mise à jour s’est effectuée correctement. Imports Vous pouvez importer des données provenant des applications suivantes : • de versions standards de Ciel Paye pour Windows et Dos, • d'un import ASCII des données salariés, • d'un import Sybel Start Paye, • d'un import Visual Paye, • d'un import Autopaye (Windows et Dos). Import Ciel Paye ) Menu UTILITAIRES - commande IMPORT CIEL PAYE (en mode complet) Dans le dossier que vous créez, vous pouvez récupérer les éléments de base, les bulletins et les historiques de bulletins que vous gériez précédemment dans : • Ciel Paye version 3 ou supérieure pour Windows, • Ciel Paye version 8.00 ou supérieure pour Dos. Attention ! Certains codes DUCS que vous possédez ne seront pas importés. Ils peuvent vous être utiles. Un message vous invite donc à les garder ou à les supprimer. Attention ! Avant de lancer l'importation, il est indispensable d'effectuer le calcul et la validation de tous les bulletins de votre version précédente. 369 Menu Utilitaires * Lorsque vous créez un dossier, le même assistant d'import est ouvert si vous cochez l'option d'un dossier provenant d'une version précédente de Ciel Paye (Windows ou DOS), ce traitement pouvant être effectué à ce stade ou ultérieurement par la commande IMPORT CIEL PAYE. 1. Choisissez la version de l'application Ciel Paye à partir de laquelle vous importez le dossier puis cliquez sur le bouton [Suivant] 2. Dans l'étape 2, sélectionnez la société dont vous souhaitez récupérer les données. 3. Validez l'importation en cliquant sur le bouton [Fin]. Import ASCII de données salariales Cette commande permet d'importer dans une société de Ciel Paye des informations salariés provenant d'une autre application (pointeuse par exemple). Il est ainsi possible d'importer deux types de fichier : • le fichier des données salariés, • le fichier des variables salariés. Importer les données salariés ) Menu UTILITAIRES - commandes IMPORTS, IMPORT ASCII DE DONNÉES SALARIÉS (en mode complet) Cette commande vous permet d'importer les données de fiches salariés gérées dans une autre application. Vous devez donc préalablement créer un fichier de données dans l'application concernée. Il aura la structure suivante : • Chaque ligne du fichier à importer doit comporter les 62 champs suivis d'une tabulation, que ces champs soient renseignés ou non, c'est-à-dire vides. • Chaque ligne est séparée de la suivante par un retour à la ligne (retour chariot). • Le champ Code salarié doit obligatoirement être renseigné pour que l'import puisse s'effectuer. * Au cours de l'importation, si les codes salariés n'existent pas, ils seront automatiquement créés par l’application. 370 Menu Utilitaires Structure du fichier de données salariés Champ Format Longueur maximale Code salarié 8 Sexe (H,F) 1 Nom 30 Prénom 30 Nom de jeune fille 25 Date de naissance JJ/MM/AAAA 10 Lieu de naissance 30 Nationalité 20 Situation familiale (C,M,D,V) 1 Nombre d'enfants 2 Date d'entrée JJ/MM/AAAA 10 Numéro téléphone 15 Adresse 40 Complément adresse 40 Code postal 6 Ville 34 Emploi 30 Catégorie (S,T,O,E,M,N,C,U,D,A) 1 Analytique 6 Mode de paiement (C,V,E) 1 Jour de paiement 2 Qualification 28 Echelon 3 Coefficient 6 Date de sortie JJ/MM/AAAA 10 Date d'ancienneté JJ/MM/AAAA 10 Test base et smic (OUI,NON) 3 Type de paye (M,H,P) 1 Banque 29 Code banque 5 Guichet banque 5 Clé banque 2 Compte banque 15 371 Menu Utilitaires Titulaire banque 29 Numéro téléphone 2 15 Date dernière visite médicale JJ/MM/AAAA 10 Type de contrat (C,I,P,D,Z) 1 Congés payés dus année n-1 12 Congés payés pris année n-1 12 Congés payés dus année n 12 Congés payés pris année n 12 Repos compensateur dû 12 Repos compensateur pris 12 Base CP année n-1 12 Base CP année n 12 Observations 100 Date d'entrée 1 JJ/MM/AAAA 10 Date de sortie 1 JJ/MM/AAAA 10 Raison entrée/sortie 1 15 Date d'entrée 2 JJ/MM/AAAA 10 Date de sortie 2 JJ/MM/AAAA 10 Raison entrée/sortie 2 15 Date d'entrée 3 JJ/MM/AAAA 10 Date de sortie 3 JJ/MM/AAAA 10 Raison entrée/sortie 3 15 Date d'entrée 4 JJ/MM/AAAA 10 Date de sortie 4 JJ/MM/AAAA 10 Raison entrée/sortie 4 15 Date d'entrée 5 JJ/MM/AAAA 10 Date de sortie 5 JJ/MM/AAAA 10 Raison entrée/sortie 5 15 Numéro sécurité sociale 15 Champ Format Longueur maximale 372 Menu Utilitaires Importer les variables salariés ) Menu UTILITAIRES - commande IMPORTS, IMPORT ASCII DE DONNÉES SALARIÉS (en mode complet) ) Menu GESTION DES BULLETINS - commande SAISIE DES VARIABLES SALARIÉS - bouton [Importer] Structure du fichier d'import des variables salariés • Chaque ligne à importer doit comporter les 3 champs suivis d'une tabulation. • Chaque ligne est séparée de la suivante par un retour à la ligne (retour chariot). • Le champ Code salarié doit obligatoirement être renseigné pour que l'import puisse s'effectuer. Procédure d'importation 1. Une fois le fichier d'importation créé dans l'application concernée, activez la commande IMPORT ASCII DE DONNÉES SALARIÉS du menu UTILITAIRES. Vous pouvez aussi effectuer ce traitement à partir de la commande SAISIE DES VARIABLES SALARIÉS du menu GESTION DES BULLETINS par le bouton [Importer]. 2. Pour importer le fichier des variables salariés, cliquez sur le bouton [Ouverture dossier], présenté à la fin de la zone Indiquez le fichier des variables salariés et sélectionnez son nom dans la liste qui est présentée. Champ Format Longueur maximale Code salarié 8 Code variable 8 Valeur variable 12 373 Menu Utilitaires 3. Cliquez sur l'option correspondant au Séparateur utilisé dans le fichier puis cliquez sur [Ok] pour valider l'importation des données. Import Sybel Start Paye Menu UTILITAIRES - commande IMPORTS, IMPORT SYBEL START PAYE (en mode complet) Cette commande vous permet d'importer les données du logiciel Start Paye de Sybel pour Windows à savoir : • le fichier salariés, • les variables salariés (nombre d'heures, taux horaire et salaire de base). Import Visual Paye Menu UTILITAIRES - commande IMPORTS, IMPORT VISUAL PAYE (en mode complet) Cette commande permet de récupérer automatiquement les principales données des fichiers de base de Visual Paye version 2.01.5 (et supérieures) pour Windows (les paramètres société, les banques, les salariés ainsi que les variables salariés). Pour importer des données d'une version de Visual Paye, le dossier de paye ne doit comporter aucune donnée. 1. Ouvrez l’application puis activez la commande IMPORTS, IMPORT VISUAL PAYE du menu UTILITAIRES. La liste des sociétés de Visual Paye est présentée dans la fenêtre Import Visual Paye. 2. Sélectionnez la société pour laquelle vous allez importer les données. Le bouton [Parcourir...] vous permet d'aller rechercher manuellement la société que vous allez importer. 3. Cliquez sur [Ok] pour lancer le traitement. Import AutoPaye (Dos et Windows) Menu UTILITAIRES - commande IMPORTS, IMPORT AUTO PAYE (en mode complet) Cette commande vous permet de récupérer les salariés ainsi que les variables salariés (HMOIS, TXHOR et SALBASE) d'une version Dos ou Windows du logiciel AutoPaye. La procédure de récupération des données s'effectue en deux temps : • l'exportation des données à partir de AutoPaye, • l'importation de ces données dans votre logiciel de paye Ciel. 374 Menu Utilitaires Exportation des données à partir de AutoPaye version 5.8 (et supérieures) pour Dos 1. Lancez AutoPaye pour Dos. 2. A partir du menu AUTRES ÉTATS, sélectionnez la commande EXPORT SALARIÉS. 3. Précisez le Code Dossier pour lequel vous souhaitez exporter les données salariés. 4. Choisissez ? comme Canal de sortie. 5. Saisissez le chemin d'accès complet du fichier de sortie ; par exemple C:\Temp\Salaries.txt. 6. Indiquez l'intervalle de salariés à prendre en compte dans l'export : saisissez le matricule du premier salarié à exporter dans la zone Matricule début et celui du dernier salarié dans la zone Matricule fin. Si vous laissez à blanc ces deux zones, tous les salariés seront pris en compte lors de l'export. 7. Confirmez l'édition pour lancer le traitement, puis à la fin de l'opération, quittez l'application. Exportation des données à partir de AutoPaye version 6.10 (et supérieures) pour Windows 1. Lancez AutoPaye pour Windows. 2. Via la commande OUVRIR du menu DOSSIER, ouvrez le dossier à partir duquel vous allez réaliser l'export des données salariés. 3. Sélectionnez la commande PRÉFÉRENCES du menu DOSSIER pour définir les options d'exportation : • cochez la case Windows dans la partie Importer de / Exporter vers pour établir le format de caractères, • optez pour le séparateur de fichier tabulation. 4. Choisissez la commande EXPORT ASCII du menu DOSSIER. 5. Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez le nom du fichier .txt que vous allez générer, puis cliquez sur [Enregistrer]. 6. La fenêtre Exportation ASCII qui apparaît vous rappelle les paramètres d'export du fichier. Si tout est correct, cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Un message signale que l'opération s'est bien déroulée. 7. Quittez le logiciel. 375 Menu Utilitaires Importation des données dans Ciel Paye 1. Une fois le fichier d'export généré, ouvrez votre logiciel de paye Ciel. * Toute importation de salariés d'une version Dos ou Windows de AutoPaye ne peut se faire que dans un dossier de paye ne contenant aucun salarié. 1. Activez la commande IMPORTS - IMPORT AUTO PAYE (Dos et Windows) du menu UTILITAIRES. 2. Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez le fichier à importer en cliquant sur l'icone situé en bout de champ. 3. Dans la zone Format du fichier, déterminez si les données proviennent d'une version Dos ou Windows. 4. Spécifiez le caractère séparateur du fichier à importer (# ou Tabulation), puis le format de caractères (Dos ou Windows). Si vous importez des données d'une version Windows de AutoPaye, ces deux paramè- tres (format de fichier et caractère séparateur) définis dans les préférences sont repris par défaut. 5. Une fois les zones de la fenêtre renseignées, cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer la procédure d'importation. Communication bancaire ) Menu UTILITAIRES - commande COMMUNICATION BANCAIRE Si vous disposez de Ciel Communication bancaire, cette commande permet d’ouvrir cette application sans quitter votre logiciel de paye. Ciel Communication Bancaire vous permet d’échanger avec vos banques et de faire des virements avec votre logiciel de paye. L Pour plus de détails sur ce module, reportez-vous à son aide en ligne via le menu ?. 376 Menu Utilitaires Serveur Web ) Menu UTILITAIRES - commande SERVEUR WEB Le serveur Web vous permet de générer des pages au format HTML que vous pourrez diffuser sur des sites Intranet ou Internet. * Avant d'utiliser la commande Serveur Web, nous vous conseillons de créer un répertoire spécifique pour toutes vos pages Web. Cela facilite ainsi la consultation des pages que vous avez générées. Nous vous rappelons également que vous devez disposer d'un navigateur Internet pour consulter tout type de site internet. Cette commande est dotée d'un assistant qui vous guide dans la composition de vos pages. Choisir le type de Web Choisissez le type de Web en cochant une des options proposées : • Usage interne : pour une utilisation sur votre réseau interne. Toutes les fiches Salariés sont utilisées dans le fichier HTML. • Usage externe : pour une utilisation du site sur Internet. Si cette option est retenue, choisissez de générer votre fichier : • soit pour les salariés appartenant au Service que vous sélectionnez, • soit pour ceux dont vous indiquez l'Emploi. Le bouton [Liste] est disponible à la fin de ces deux zones. Exemple Vous voulez créer un site présentant l'équipe commerciale de la société. Cochez l'option Usage externe et sélectionnez Commercial comme Service. Par défaut le fichier sera stocké dans le répertoire WEBPAYE, créé automatiquement sur votre disque dur, lors de l'installation de l'application. Vous pouvez l'enregistrer dans un autre répertoire que vous choisissez en cliquant sur l'icone Ouverture dossier. Mise en forme de la page d’accueil Trois formats prédéfinis sont proposés pour présenter la page d'accueil de votre site. 1. Cliquez sur l'option qui vous convient. 2. A ce stade, vous pouvez intégrer le logo de votre société en récupérant le fichier BMP dans lequel il est stocké par le bouton [Ouvrir un fichier]. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape 3. 377 Menu Utilitaires Mise en forme de la liste des salariés Ciel vous propose trois formats prédéfinis pour présenter les données salariés. 1. Choisissez celui qui vous convient en cliquant sur l'option de votre choix. 2. De la même manière que pour votre logo, vous pouvez choisir le fond de l'écran de votre site en récupérant le fichier image de votre choix (.BMP). 3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape 4. Mise en forme de la fiche salarié Là encore, trois formats sont disponibles pour présenter les données de chacune des fiches salariés. 1. Sélectionnez celui qui vous convient. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Les pages Web sont enregistrées selon les formats définis dans un fichier nommé INDEX.HTM. 378 Menu Utilitaires Transactions ) Menu UTILITAIRES - commande TRANSACTIONS La liste présente les dernières transactions effectuées par l'ensemble des utilisateurs ayant ouvert le dossier. Vous obtenez ainsi pour chaque transaction : • le nom de l'utilisateur ayant réalisé la transaction, • les date et heure auxquelles elle a été effectuée, • le type d'action auquel elle correspond, • le détail et le nom du fichier utilisé pendant la transaction. Purger la liste des transactions • Faites un clic-droit et choisissez la commande PURGER. Vous utilisez cette commande au moins une fois par an pour supprimer toutes les transactions de la liste des transactions. Dès que vous activez la commande, le résultat est immédiat. 379 Menu Utilitaires Liste des utilisateurs réseau Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum version réseau ) Menu UTILITAIRES - commande LISTE DES UTILISATEURS RÉSEAU Dans cette fenêtre, vous visualisez les utilisateurs connectés au poste serveur ainsi que le dossier sur lequel ils travaillent. Par défaut, vous voyez les utilisateurs qui travaillent sur le dossier ouvert sur le poste serveur, l'option Dossier courant étant cochée. Pour voir les utilisateurs travaillant sur les autres dossiers que vous avez, cochez l'option Tous les dossiers. Vous pouvez transmettre un message à un ou plusieurs utilisateurs. L'utilisateur recevra le message, sous la forme d'une fenêtre, directement dans son logiciel de paye. Envoyer un message 1. Par défaut le message sera envoyé à tous les utilisateurs connectés. Si vous voulez envoyer votre message à un ou des utilisateurs en particulier, sélectionnez-les. 2. Cliquez sur le bouton [Envoyer un message]. Une nouvelle fenêtre s’affiche. 3. Pour transmettre le message aux personnes choisies dans la précédente fenêtre, cochez l'option Utilisateur sélectionné. Dans le cas contraire, le message sera envoyé à tous les utilisateurs connectés. 4. Dans la zone Message, saisissez votre texte. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Passer en mode découverte/ Passer en mode complet Fermer Tout Fermer Suivante Précédente Cascade Menu Fenêtre Les commandes du menu Fenêtre Votre logiciel vous permet d'ouvrir plusieurs fenêtre simultanément. Le menu FENÊTRE propose des commandes destinées à gérer l'organisation de ces fenêtres à l'écran. Passer en mode découverte/complet ) Menu FENÊTRE - commande PASSER EN MODE DÉCOUVERTE / PASSER EN MODE COMPLET Pour une plus grande souplesse, vous disposez de deux modes d'affichage : • un mode découverte qui ne présente que certaines commandes et permet ainsi un accès immédiat aux fonctions essentielles du logiciel ; • un mode complet qui regroupe l'ensemble des commandes du logiciel ; par défaut c'est le mode complet qui est proposé. Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, il vous suffit de le sélectionner à partir du menu FENÊTRE. Fermer ) Menu FENÊTRE - commande FERMER ou Cette commande vous permet de fermer la fenêtre Liste active. Tout fermer ) Menu FENÊTRE - commande TOUT FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer, en une seule fois, toutes les fenêtres de type Liste ouvertes dans la fenêtre principale. 382 Menu Fenêtre Suivante ) Menu FENÊTRE - commande SUIVANTE ou Lorsque plusieurs fenêtres Liste sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre suivant celle qui est affichée. Précédente ) Menu FENÊTRE - commande PRÉCÉDENTE

ou Lorsque plusieurs fenêtres Liste sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre précédant celle qui est affichée. Cascade ) Menu FENÊTRE - commande CASCADE Cette commande a pour effet de superposer toutes les fenêtres de type Liste ouvertes dans la fenêtre principale de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles. Exemple Dans la capture ci-dessous, les fenêtres Salariés, Rubriques et Cotisations sont présentées en Cascade. Aide Manuel électronique Infopaye Conseiller Besoin d’aide Télécharger Ciel directDéclaration Démo rapide Formation Flash A propos de Menu Aide Les commandes du menu Aide Le nom de ce menu est représenté sur la barre de menus par un point d'interrogation. Il permet notamment d'accéder à l'aide contextuelle du programme, de consulter le manuel électronique, l'infopaye, d'afficher la fenêtre du Conseiller, d'obtenir des informations générales sur le programme. Aide Lorsque vous ouvrez l'aide intégrée en appuyant sur la touche ou par le bouton [Aide], présenté dans les fenêtres type boîte de dialogue, vous obtenez l'information correspondant au contexte dans lequel est ouvert l'aide. Obtenir plus d'informations Le bouton [Voir aussi], disponible dans l'en-tête de certaines rubriques d'aide, présente le titre d'autres rubriques vous apportant un complément d'information. Rechercher une information particulière Les boutons, présentés dans la barre de titre de l'aide intégrée, vous permettent de rechercher une information selon des critères différents. Le bouton [Sommaire] présente les rubriques par catégories. 1. Cliquez sur le titre d'une catégorie pour afficher toutes les rubriques qu'elle regroupe. Le bouton [Index] présente une liste de mots clés. 2. Cliquez sur le titre d'une de ces entrées d'index pour obtenir les rubriques rattachées. 385 Menu Aide Le bouton [Rechercher] vous permet de rechercher des mots ou des expressions susceptibles de figurer dans une rubrique d'aide. Le Glossaire Le bouton [Glossaire] ouvre une liste de définitions classée par ordre alphabétique. Dans l'en-tête de la rubrique, cliquez sur la lettre de votre choix pour obtenir la liste de toutes les définitions s'y rapportant. Imprimer une rubrique d'aide La rubrique affichée peut être imprimée par la commande IMPRIMER du menu OPTIONS de l'aide intégrée ou en cliquant sur le bouton [Imprimer]. Le menu Options Il vous propose plusieurs commandes vous permettant de modifier la couleur ou les polices de caractères utilisés. Vous pourrez également poser des annotations dans l'aide ou des signets pour retrouver une rubrique de votre choix. Manuel électronique ) Menu AIDE (?) - commande MANUEL ÉLECTRONIQUE Le guide de référence électronique décrit menu par menu la totalité des fonctionnalités de votre logiciel. Vous pouvez naviguer dans ce manuel grâce aux signets situés sur la gauche et l’imprimer via la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Infopaye ) Menu AIDE (?) - commande INFOPAYE L’Infopaye est une aide spécifique qui présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, CIE, etc.) ainsi que les paramétrages à effectuer dans le logiciel. Vous y retrouvez également des dossiers thématiques comme la gestion des 35 heures ou bien encore la gestion du temps de travail. Conseiller ) Menu AIDE (?) - commande CONSEILLER Il présente plus particulièrement des astuces et conseils d'utilisation sur la commande en cours. 386 Menu Aide Pour ouvrir le Conseiller Si une fenêtre de type boîte de dialogue est active, vous devez la refermer. Vous pouvez : • appuyer sur la touche de votre clavier, ou • activer la commande CONSEILLER présentée dans le menu ? (AIDE). Le Conseiller ne pouvant pas être appelé quand une fenêtre type boîte de dialogue est active, il est préférable de le laisser ouvert en permanence, sachant que vous pouvez déplacer la fenêtre du Conseiller et la redimensionner à votre convenance. Pour réduire/agrandir la fenêtre du Conseiller 1. Placez le pointeur sur le bord bas ou droit de la fenêtre du Conseiller. 2. Quand le curseur prend la forme d'une double flèche, cliquez sur le bouton gauche de la souris, conservez-le enfoncé et faites glisser la souris jusqu'à ce que la fenêtre soit à la dimension voulue. Pour déplacer la fenêtre du Conseiller 1. placez le pointeur dans la barre de titre de la fenêtre du Conseiller, 2. cliquez sur le bouton gauche de la souris et conservez-le enfoncé, 3. faites glisser la souris jusqu'à ce que la fenêtre soit à l'emplacement voulu, 4. relâchez le bouton gauche de la souris. Rafraîchir les données présentées dans le Conseiller Lorsque vous activez une commande ou que vous ouvrez une liste, le Conseiller présente les informations correspondantes lorsque vous cliquez dans la fenêtre (sur une colonne dans une liste par exemple ou sur une zone). Besoin d’aide ) Menu AIDE (?) - commande BESOIN D’AIDE Cette fonction ouvre une fenêtre qui vous donne les coordonnées de notre service assistance. Télécharger Ciel directDéclaration ) Menu AIDE (?) - commande TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCLARATION Cette commande permet d’installer le logiciel Ciel directDéclaration. Vous accédez à une page internet du site Ciel. Il vous suffit alors de cliquer sur le bouton [Télécharger]. 387 Menu Aide Démo rapide ) Menu AIDE (?) - commande DÉMO RAPIDE Cette commande ouvre une vidéo qui présente rapidement votre logiciel. Cette démonstration se lance dans votre navigateur internet, sur le site de Ciel. Formation Flash ) Menu AIDE (?) - commande FORMATION FLASH Cette commande lance une formation en ligne sur le site internet de Ciel. Les séquences vidéos de cette formation vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. A propos de... ) Menu AIDE (?) - commande A PROPOS DE... Vous trouvez dans l'A propos, le détail de la licence de l'utilisateur pour lequel votre logiciel a été installé ainsi que le rappel du texte législatif sur les limites d'utilisation de l'application. De même, cliquer sur le bouton [Infos système] vous permet instantanément de connaître un certain nombre d'informations sur les caractéristiques de votre ordinateur. Enfin, vous avez la possibilité de réinitialiser votre clé de débridage par le bouton . 388 Index A Abattement pour frais professionnels 34 Affichage mode complet 381 mode découverte 381 Agenda calendrier 325 paramètres 328 rappels 333 tâche 326 tâches périodiques 329 tâches terminées 328 Analytique codes 212 répartition (bulletins) 243 répartition (salarié) 123 Aperçu avant impression 62, 70 du bulletin en pdf 70 Attestations accident du travail 145 D.U.E. 145 de salaire maladie 144 Pôle emploi 142 B Banques 214 Barre de navigation 358 Bordereau de saisie 172 Bulletins assistant Top bulletin 227 bulletin de paye inversée 247 calcul sur deux décimales 343 calculer 247, 250 dévalider 247, 252 établir les premiers bulletins 231 gérer les IJSS 240 heures exonérées 242 historique 264 IJSS 240 imprimer 247 lancer l’aperçu 247 liaison Word 253 naviguer dans la liste 247 règle des cumuls 266 supprimer une ligne 235 validation groupée 250 valider 247, 250 C Caisses 200 Calculer bulletins 250 Charges à payer par caisse 274 Ciel Pilotage 316 Clôture annuelle 341 assistant Top Clôture 336 des congés RTT 340 du DIF 340 Codes analytiques 212 Commentaires 199 Communication bancaire 375 Comptes comptables 320 Congés payés cumuls sur le bulletin 236 nombre de jours acquis par mois 20 report à la clôture 21 rubrique de congés payés 20 valorisation des congés payés 37 Convention collective 223 IDCC 223 Cotisations 189 Créer un dossier 19 un événement 135 un utilisateur 354 D D.A.D.S. imprimer l’état préparatoire 294 paramètres cotisations 193 paramètres rubriques 187 taxe sur les salaires 295 D.U.C.S. 296 mise à jour des codes 367 paramètres caisses 203 389 paramètres cotisations 195 D.U.E. 145 DIF (Droit Individuel à la Formation) bulletin de paye 132 clôture 35, 340 paramétrage 35 Documents Word 97 Dossier archiver 26 assistant Top Départ 19 créer 19 fermer 28 ouvrir 25 paramètres de paye 31 généraux 20 quitter 88 sauvegarde en ligne 51 sauvegarde sur lecteur 47 supprimer 29 E Ecritures comptables 321 Edi Ducs 298 Editions administratives 142 Editions chaînées 308 E-mail 120, 282 Etablissements 216 agglomérant 216 principal 216 Etat analytique 283 congés payés et RTT 289 déclaration aux organismes sociaux (DUCS) 296 éditions chaînées 308 événements salariés 288 fiche individuelle 286 gestion de temps 163 heures exonérées 278 liste des salariés 284 prévoyance et mutuelle 301 provisions pour congés payés 290 réduction des cotisations patronales (loi Fillon) 276 tâches agenda 293 visites médicales 292 Evénements salariés créer 135 état 288 historique 136 Exporter écriture comptable 324 fichier 108 F Favori formats d’impression 63 Fermer dossier 28 Feuille de temps 170 Fichiers réorganiser 353 Fin d’année 264 Formalités 140, 221 Formation Professionnelle Continue 218 Frais professionnels 34 G Générateur de documents 74 Générer écriture comptable 321 Gestion de temps 163 bordereau de saisie Excel 172 feuille de temps 170 natures d’écarts 167 paramètres collectifs 43 paramètres individuels 126 planning hebdomadaires 164 planning salariés 168 plannings annuels 165 Gestion des absences gestion de temps 163 planning des vacances 334 Graphiques 310 évolution des salaires 310 pyramide des âges 311 répartition analytique 310 répartition par service 310 390 H Heures exonérées déduction patronale 193 état 278 réduction salariale 193 saisir 242 Historique des bulletins 264 HTML création de documents 376 I Import Ciel Bâtiment 344 Importer fichier 107 Imports ASCII des données salariales 369 Imprimantes choisir une imprimante 73 Imprimer les listes 61 modèles de bulletins 255 un état 67 Indemnités journalières de Sécurité Sociale (IJSS) dans le bulletin 240 paramètres 40 Internet création de pages Web 376 Intuiciel 12 J Journal comptable 320 Journal de paye 271 L Liaison Word 253 Livre de paye 273 M Mémo associer un mémo 93 supprimer un mémo 94 Mise à jour codes Ducs 367 logiciel 349 modèles de documents 366 Modèles de documents 366 N Natures d’écarts 167 P Paiements mode 280 virement 281 Paramètres de paye (mise à jour) 363 généraux 20 globaux 44 IJSS 40 Paramètres de paye (mise à jour) automatique 343 manuelle 343 Paye à l’envers 247 Pilotage consulter 315 consulter les états 315 mise à jour 314 rafraîchir 316 sauvegarde 317 Plafond de la Sécurité Sociale 44, 208 régularisation 256 Planning des vacances 334 Préférences 358 Préimprimés 254 Profils 158 affecter un profil aux salariés 161 appeler un profil 246 générer un profil 161, 246 R Recherche multicritère 100 Réduction cotisations patronales (loi Fillon) 275, 276 Règle des cumuls 266 conditions d’application 268 principe 266 Regroupement caisses 202 Réindexation 352 Repos compensateur 240 Restauration 49 Rubriques 181 Heures exonérées 185 S Salariés assistant d’entrée 152 assistant de sortie 156 classification 122 code emploi 125 profils 158 qualification 122 saisir fiche salarié 119 Sauvegarde en ligne 51 sur lecteur 46 Serveur Web 376 Services 162 T Tables création 211 prime d’ancienneté 211 Tâches périodiques copier dans sociétés 332 échéance 329 éléments 331 Taxe sur les salaires édition D.A.D.S. 295 Taxes d’apprentissage 218 Télédéclaration des cotisations sociales (Edi Ducs) 298 Temps partiel 34 Tranches 208 Transactions 378 Transfert comptable écriture de paye 323 paramétrage des salariés 139 Treizième mois 256 Trier liste 104 U Utilisateurs 354 créer 354 V Variables importer des variables salariés 259 la fiche variables 177 liste des principales variables 179 salariés 257 Virements définir le mode de paiement des salariés 133 transfert des ordres de virements 281 W Word (lien avec) 146 Copyright 2011 Sage Guide de référence de la paye Ciel pour Windows - ME_WPE 18.00 / 11.00 / 4.50 - 06.11 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Petites entreprises, artisans, commerçants… découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour gérer, contrôler, analyser votre activité avec de nombreuses fonctionnalités avancées… by LH2 2012 Suivez plus précisement votre activité grâce aux indicateurs du nouveau tableau de bord. Interface du logiciel sous Windows 8 uniquement (excepté RT) - Image non contractuelle. Compta Evolution 2014 • Saisie des écritures simple et rapide • Lettrage, pointage, rapprochement bancaire • Balance, Grand-Livre, Journaux • Bilan, Compte de résultat, TVA • Gestion des immobilisations intégrées, crédit-bail • Gestion budgétaire, contrôle des écarts • Trésorerie prévisionnelle sur 3 ans Les principales fonctions Innovation continue : disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année avec les mises à jour automatiques du logiciel Ciel Compta Evolution. Excellent support technique : résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseils pendant toute la période de l’abonnement. Maitrise des coûts : préservez votre capacité de financement avec l’abonnement qui lisse votre coût dans le temps sous forme de dépenses fonctionnelles (OPEX). 5 bonnes raisons de choisir l’abonnement tout inclus sans engagement + de flexibilité opérationnelle : l’abonnement est sans engagement. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins. Gain de temps : accessible par téléchargement via une simple connexion Internet, vous disposez instantanément de votre logiciel. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services • Comptabilité analytique multi-axes (3 axes) • Personnalisation de la base de données et des états comptables • Historique des niveaux de relance, recouvrement • Assistant d’import/export des écritures et des données comptables 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre comptabilité 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel DirectDéclaration TVA pour 5 sirets Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel. Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données comptables depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Avec Ciel Données Mobiles, vous travaillez simplement avec vos collaborateurs et partagez l’information avec votre expert-comptable. Vos données sont hébergées et sauvegardées automatiquement sur les serveurs sécurisés. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Option : Garantie d’un décroché en 30 secondes Votre appel est passé en priorité et décroché en moins de 30 secondes. Si indisponibilité de la hotline, l’accès au «Rappel automatique» depuis le logiciel permet au technicien-conseil de vous rappeler au plus vite. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace client «Mon compte» sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel «Dynamique Entrepreneuriale». • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel» et le manuel «Trucs et Astuces Ciel». Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Réaliser votre tenue comptable avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale et sociale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? • Accéder à vos données comptables, de n’importe où et en toute sécurité ? • Faciliter les échanges avec votre expert-comptable ? Vous souhaitez : Accès au logiciel Ciel Compta Evolution • Pour mettre rapidement en place votre comptabilité générale, analytique, et budgétaire. • Pour gérer simplement vos immobilisations et vos crédits-bails. • Pour obtenir des tableaux de bord personnalisés avec les indicateurs clés de votre activité. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! by Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude LH2 réalisée en mai 2012 auprès d’un échantillon représentatif de 508 experts-comptables. Configuration minimale requise : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d’encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet ADSL et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Utilisation de Ciel directDéclaration : processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion Internet via modem ADSL (ou équivalent). Utilisation du Service Ciel Données Mobiles : nécessite une connexion Internet de 2 Mbps en débit descendant et 100 Kbps en débit montant. La connexion au Service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+...), assurez-vous que cette condition soit remplie. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Editions • Bilan et Compte de Résultat : réel normal (2050 - 2053), réel simplifié (2033A états préparatoires - 2033B), BNC (2035A), synthétique • Déclaration de TVA (CA3, CA12) • Télédéclarations de TVA et de Bilan TDFC • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard • Centralisateur • Comparaison Balances N/N-10 • Calcul des pénalités de retard (Loi NRE) • Bordereau de remise de chèques en banque Saisies et traitements • Saisie sur 2 exercices sans clôturer • Saisie en HT ou TTC • Ecritures en brouillard ou en simulation avant validation définitive • Pointage et rapprochement bancaire • Automatisation du traitement des relevés bancaires grâce aux règles d’affectation des comptes • Lettrage automatique ou manuel • Contrepassation, réimputation • Récupération des extraits de comptes bancaires aux formats CFONB, QIF, OFX • Encours clients, relances, mailings • Gestion des chéquiers, RIB, IBAN et BIC • Lettres chèques • Simulation et gestion des emprunts • PGC 99, Simplifié, Agricole, Associations, Avoués, BTP, Hôtellerie, Ingénierie et Mutuelle Echanges de données • Synchronisation directe avec Sage Génération Experts, Sage 30, Sage 100 • Import direct des écritures de Ciel Paye/ Ciel Gestion commerciale/Ciel Bâtiment • Import/export paramétrable (txt, dbf, xml) • Export de la Balance Conformité • NOUVEAU ! Changement des taux de TVA ! Mise à jour facile et automatique des taux de TVA en vigueur(1) • NOUVEAU ! Mise en conformité du Contrôle de la Comptabilité Informatisée(2) • Conforme au bulletin officiel des impôts N°12 du 24 janvier 2006 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 Analytique et budgétaire • Gestion des écritures analytiques avec 3 niveaux de répartition • Budgétisation mensuelle ou globale • Gestion avancée des codes analytiques (affectation de plusieurs codes pour une écriture, répartition du montant sur plusieurs codes) Gestion des immobilisations • Amortissements • Immobilisations soumises à la taxe professionnelle • Inventaire par localisation, par simple scan de codes-barres • Génération automatique des écritures de redevances de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) Personnalisation • Etats comptables personnalisables • Tableaux de bord, base de données, écrans personnalisables • Personnalisation de l’environnement de travail grâce à Intuiciel© Autres fonctions • Nombre illimité de dossiers • NOUVEAU ! Interface compatible tablette et PC tactile Windows 8(3) Informations techniques Ciel Compta Evolution 2014 Gestion des télédéclarations de TVA CONFORME AU BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS N°12 DU 24 JANVIER 2006 (1) Dès la mise en application des nouveaux taux, l’assistant TVA sera automatiquement activé via Internet. (2) En cas de modification des exigences DGFiP, CIEL vous enverra une mise à jour via Internet. (3) Pour les clients équipés de Windows 8 sauf RT. CONFORME 3 Loi de Finances rectificative 2012 3 Nouveaux Taux de TVA Petites entreprises, artisans, commerçants, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour réaliser simplement vos bulletins de paye et effectuer facilement vos déclarations sociales. Paye 2014 by LH2 2012 INTUICIEL© vous permet une gestion facilitée de votre dossier de paye. • Plans de paye prêts à l’emploi (cas général, HCR, coiffure…) • Fonctions congés payés, 35 heures et RTT • Modèles de bulletins de paye prêts à l’emploi (cadre, apprenti, gérant…) • Gestion des payes mensuelles, horaires, par points, partielles, décalées et inversées… • Etats préparatoires DADS et DUCS Les principales fonctions • Gestion de la prévoyance, mutuelle et assurance • Journal de paye, fiche individuelle. • Gestion du Droit Individuel à la Formation. • Attestation employeur dématérialisée (AED) • Suivi du personnel conforme à la législation • Liens avec Internet, MS Word® et Ciel Compta Innovation continue : disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année avec les mises à jour automatiques du logiciel Ciel Paye. Excellent support technique : résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseils pendant toute la période de l’abonnement. Maitrise des coûts : préservez votre capacité de financement avec l’abonnement qui lisse votre coût dans le temps sous forme de dépenses fonctionnelles (OPEX). 5 bonnes raisons de choisir l’abonnement tout inclus sans engagement + de flexibilité opérationnelle : l’abonnement est sans engagement. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins. Gain de temps : accessible par téléchargement via une simple connexion Internet, vous disposez instantanément de votre logiciel. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre paye • Réaliser vos bulletins de paye avec un logiciel conforme aux dernières règlementations sociales ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos déclarations administratives ? Vous souhaitez : Accès au logiciel Ciel Paye • Pour réaliser simplement vos bulletins de paye avec des modèles selon le statut ou le poste du salarié. • Pour créer vos contrats de prévoyance et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées. • Pour accéder instantanément à toutes vos déclaration sociales. 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace client «Mon compte» sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel «Dynamique Entrepreneuriale». • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel» et le manuel «Trucs et Asctuces Ciel». Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Pré-imprimés de bulletins de paye Pour recevoir 20 pré-imprimés par mois dont le modèle est déjà paramétré dans votre logiciel Ciel Paye et éditer facilement et rapidement tous les bulletins de paye de vos salariés. Ciel DirectDéclaration Social pour 3 sirets Pour préparer votre DADS-U à la norme 4DS et envoyer simplement vos déclarations sociales directement depuis votre logiciel : AED (Attestation Employeur Dématérialisée), DUCS et DADS-U. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Chaque année, vous devez réaliser une Déclaration Annuelle des Données Sociales Unifiées à remettre aux organismes sociaux avant le 31 janvier. Le saviez-vous ? by Configuration minimale requise : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 3 Go de Ram • 750 Mo d’espace disque disponible pour l’installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d’encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions MS Word® et MS Excel® : nécessitent Office 2000 (ou supérieur) • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet ADSL et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Utilisation de Ciel directDéclaration : processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion Internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Bulletins de paye • Modèles de bulletins de paye prêts à l’emploi (apprenti, cadre, non cadre, commercial, CUI-CIE, CUI-CAE, zone franche urbaine...) • Possibilité d’affichage des congés payés, RTT et du DIF sur le bulletin • Gestion des payes mensuelles, horaires, par points, partielles, employeurs multiples, décalées et inversées • Reprise automatique des éléments d’un mois sur l’autre • Historique des bulletins • Impression des bulletins sur papier blanc ou sur pré-imprimé Ciel Salariés • Liste des salariés • Affichage des salariés présents sur exercice N et N-1 • Gestion du DIF • Gestion des congés, absences, RTT • Duplication des salariés avec reprise des éléments d’une fiche salarié à l’autre Paramétrage • Livré avec les cotisations et rubriques les plus utilisées • Plans de paye standard, coiffure, animateur sportif, hôtel/café/restaurant… • Création des contrats de prévoyance et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées • Création de vos propres rubriques et cotisations Editions • Tableau de bord avec évolution de la masse salariale et des alertes • Dématérialisation de l’Attestation Employeur (AED)(1) • Journal de paye et Livre de paye • Etats des paiements, des cotisations à payer aux organismes sociaux • Etats préparatoires DADS et DUCS • Fiches individuelles des salariés • Réduction loi Fillon annualisée, loi TEPA • Plus de 25 lettres et documents inclus au format MS Word® (confirmation d’embauche, contrat de travail, lettre chèque…) Echanges de données • Génération des fichiers de virement à la norme SEPA • Transfert des écritures comptables vers Ciel Compta • Possibilité de mise à jour via Internet des taux et éléments constitutifs de plans de paye Aides • Aide intégrée au logiciel, formation multimédia, manuel utilisateur Autres fonctions • Personnalisation de l’environnement de travail grâce à INTUICIEL© Logiciel limitée à 20 salariés. Informations techniques Ciel Paye 2014 (1) Sous réserve de souscription à Ultraflex. sociales 2013 (nouveau calcul de la CSG, allègement "Fillon" 2013...) CONFORME Crédit d’Impôt Compétitivité Emploi DADS-U et AED CONFORMES Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude LH2 réalisée en mai 2012 auprès d’un échantillon représentatif de 508 experts-comptables. Besoin de gérer des temps et des plannings, d’obtenir des formulaires pré-remplis (arrêt maladie, accident du travail...) ou encore de gérer plus de 20 salariés... Contactez votre revendeur ou le service commercial au 01 55 26 33 33 pour découvrir Ciel Paye Evolution. Pour aller plus loin... Petites entreprises, artisans, commerçants… découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour tenir simplement votre comptabilité, de la saisie des écritures à l’édition du Bilan, en passant par le suivi de votre trésorerie. Compta 2014 by LH2 2012 NOUVEAU ! INTUICIEL© à votre image ! Personnalisez votre écran d’accueil avec les vignettes des fonctionnalités les plus utilisées. Interface du logiciel sous Windows 8 uniquement (excepté RT) - Image non contractuelle. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services • Plan comptable prêt à l’emploi • Tableaux de bord • Echéancier, encours et relances client • Journaux, comptes clients et fournisseurs, Balance… • Balance comparative N/N-10 • Saisie simplifiée des règlements clients et fournisseurs • Assistant de saisie du Z de caisse • Lettrage automatique et manuel Les principales fonctions • Pointage et rapprochement bancaire • Import du relevé bancaire • Déclaration de TVA (CA3 - CA12) • Trésorerie Prévisionnelle • Bilan et Compte de Résultat fiscaux et synthétiques • Liens avec l’expert-comptable, le CGA • Option d’exonération de compte de TVA Innovation continue : disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année avec les mises à jour automatiques du logiciel Ciel Compta. Excellent support technique : résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseils pendant toute la période de l’abonnement. Maitrise des coûts : préservez votre capacité de financement avec l’abonnement qui lisse votre coût dans le temps sous forme de dépenses fonctionnelles (OPEX). 5 bonnes raisons de choisir l’abonnement tout inclus sans engagement + de flexibilité opérationnelle : l’abonnement est sans engagement. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins. Gain de temps : accessible par téléchargement via une simple connexion Internet, vous disposez instantanément de votre logiciel. 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre comptabilité 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace client «Mon compte» sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel «Dynamique Entrepreneuriale». • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel» et le manuel «Trucs et Astuces Ciel». Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Réaliser votre tenue comptable avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale et sociale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? • Accéder à vos données comptables, de n’importe où et en toute sécurité ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Compta • Pour maitriser tous les stades de votre comptabilité • Pour bénéficier de plans comptables clés en main • Pour visualiser à tout moment les chiffres clés de votre entreprise • Pour simplifier vos tâches administratives (calcul automatique de la déclaration de TVA, de Balance…) Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel DirectDéclaration TVA pour 1 siret Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel. Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données comptables depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Mais aussi, pour être serein et protéger vos données, Ciel les héberge et les sauvegarde automatiquement sur les serveurs sécurisés. En cas de panne, de virus ou de vol, vous êtes assuré de récupérer l’intégralité de vos données et de pouvoir ainsi continuer à travailller. by Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude LH2 réalisée en mai 2012 auprès d’un échantillon représentatif de 508 experts-comptables. Configuration minimale requise : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d’encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet ADSL et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Utilisation de Ciel directDéclaration : processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion Internet ADSL (ou équivalent). Utilisation du service Ciel Données Mobiles : nécessite une connexion Internet de 2 Mbps en débit descendant et 100 Kbps en débit montant. La connexion au Service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+...), assurez-vous que cette condition soit remplie. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Editions • Bilan et Compte de Résultat synthétique, réel normal 2050 - 2053 et simplifié 2033A - 2033B, BNC 2035A (états préparatoires) • Déclaration de TVA CA3, CA12 (état préparatoire) • Télédéclaration de TVA • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard, Journal centralisateur, SIG • Bordereau de remise de chèques en banque Traitements • Pointage et rapprochement bancaire (formats CFONB, QIF et OFX) • Lettrage automatique ou manuel • Contrepassation, réimputation • Intégration des relevés de comptes bancaires aux formats CFONB-ETEBAC, QIF et OFX • Nouvel assistant de clôture d’exercice Plan comptable et saisies • Plan comptable adapté à votre activité • Saisie sur 2 exercices sans clôturer • Saisie des A-Nouveaux • Saisie en HT ou TTC • Calcul automatique de la TVA, du solde et de la contrepartie • Enregistrement des écritures en brouillard ou en simulation avant validation définitive • Calcul des frais kilométriques • Gestion des chéquiers et RIB • Saisie cahier comptable • Affectation automatique des comptes aux opérations du relevé bancaire lors de l’import • Visualisation des données comptables sur les 10 dernières années (Comptes et Balance) • Gestion analytique détaillée (plusieurs codes pour une écriture/répartition des montants sur plusieurs codes) • Automatisation de la saisie de vos écritures en associant les comptes (charges/fournisseurs…) Gestion complète des tiers • Comptes clients et fournisseurs • Encours clients, relances, mailings Echanges de données • Nouveau format CEGID PGI • Echange avec Sage Génération Expert, Sage 30, Sage 100 • Envoi de la comptabilité sur la plateforme d’échange de données sécurisée Ciel • Import des écritures de Ciel Paye, Ciel Gestion commerciale, Ciel Immobilisations, Ciel Bâtiment, Ciel Associations, Ciel Devis Factures, Ciel Compta Facile, Ciel Facturation Facile... • Import de Balance comptable depuis un autre logiciel ou de MS Excel® • Export de la Balance vers Ciel Etats comptables et fiscaux, MS Excel®… Conformité légale • NOUVEAU ! Mise en conformité du Contrôle de la Comptabilité Informatisée ! Soyez guidé dans la sauvegarde de vos fichiers au format de la DGFiP(1). • NOUVEAU ! Changement des taux de TVA ! L’assistant vous permet de mettre à jour facilement et automatiquement les taux de TVA en vigueur(2). Aides • Société Exemple pour s’entraîner • Aide intégrée au logiciel • Formation multimédia • Manuel Autres fonctions • NOUVEAU ! Interface compatible tablette et PC tactile Windows 8(3) • Personnalisation de l’environnement de travail grâce à INTUICIEL© Informations techniques Ciel Compta 2014 Gestion des télédéclarations de TVA CONFORME AU BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS N°12 DU 24 JANVIER 2006 (1) En cas de modification des exigences DGFiP, CIEL vous enverra une mise à jour via Internet. (2) Dès la mise en application des nouveaux taux, l’assistant TVA sera automatiquement activé via Internet. (3) Pour les clients équipés de Windows 8 sauf RT. 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com CONFORME 3 Loi de Finances rectificative 2012 3 Nouveaux Taux de TVA INFO PRODUIT Ciel Auto-entrepreneur Premium 4.0 pour Windows SYNTHESE PRODUIT ....................................................... 2 NOUVEAUTES ET AMELIORATIONS FONCTIONNELLES .............................. 3 DATES DE DISPONIBILITE .................................................. 10 CONFIGURATION ......................................................... 11 SUPPORT DE LIVRAISON ................................................... 12 NOMENCLATURES ........................................................ 13 DETAILS DE L’INSTALLATION ............................................... 14 DIFFERENCES PROFESSIONNEL INDEPENDANT / AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM/ AUTOENTREPRENEUR STANDARD ................................................. 15 2 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS SYNTHESE PRODUIT Caméléon Version de Caméléon utilisée : 15.0. Configuration requise Nécessite Internet Explorer 7.0 minimum (Service Pack à jour) Protection  Protection intégrée dans Caméléon  30 lancements avant bridage des impressions. Support de livraison Un seul CD-Rom contenant le programme d’installation de Ciel Auto-entrepreneur Premium, la vidéo de bienvenue, le manuel de découverte et Acrobat Reader 10.1. Support de documentation Précédente Actuelle Numéro de version 3.0 4.0 Informations de dernière minute (Tableau de bord)   Aide (Aide.chm)   Manuel de référence (ME_WPIA.pdf et WPIA_Fiche.pdf)   Manuel Install. Découverte (doc papier)   Annexes techniques (AE WPIA.pdf)   Infos mise à jour (MAJ WPIA.pdf)  Le document est modifié et mis à jour dans cette version x Le document n'est pas modifié mais il est à jour par rapport à la version - Le document n'est pas mis à jour avec la version N Nouveauté 3 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS NOUVEAUTES ET AMELIORATIONS FONCTIONNELLES Les principales nouveautés de la version 4.0 :  Gestion des taux de charges spécifiques Dans les paramètres société, dans l'onglet activité, la zone cas particuliers a été ajoutée. Elle est utile pour les cas où l'auto-entrepreneur bénéficie d’exonération pour le calcul de ses charges ou si il bénéficie de taux spécifiques. Dans ce cas, il utilise le bouton [Taux de charges spécifiques]. Une fenêtre s’ouvre, où il peut renseigner les périodes (en mois), et les taux appliqués sur l’activité principale et/ou l’activité secondaire.  R.M / R.S.E.I.R.L / N.I.I On peut désormais renseigner le RM (Répertoire des Métiers), le RSEIRL (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée) et le NII dans l'assistant de création et dans les paramètres société. Ces rubriques ont été rajoutées dans les états facture d'acompte AE – Auto-entrepreneur et Attestation fiscale.  Modification de l'état Livre des recettes De nouvelles options disponibles dans le dialogue de l'état, permettent de connaitre le détail des recettes saisies par activités. 4 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS  Accès au réseau Auto-entrepreneur Depuis la page d’accueil du logiciel le bouton, permet d'accéder au site Internet http://reseauauto-entrepreneur.fr/.  Dupliquer une écriture Le bouton "dupliquer" est accessible dans la liste des écritures dans les deux modes d'affichages.  Publication internet On peut effectuer la publication de certaines données comptables et de facturation sur internet afin de pouvoir les consulter sur l’application « Ciel Business Mobile » pour IPhone ®.  Normes SEPA Dans les fiches possédant la saisie du RIB, un contrôle de cohérence est effectué par rapport à l'IBAN saisi. La zone de saisie de l'IBAN a de plus été adaptée.  Divers  Suppression du grand logo dans les paramètres sociétés.  La documentation PDF dans la barre de navigation a été déplacée dans le menu ‘Aide’. 5 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS  Dans la liste des écritures, ajout de l’option ‘affiner la sélection’ dans le bouton option de la barre des listes. Cette option permet de trier sur le type d’écriture et les dates.  Dans les états en saisie document, a été rajouté le sigle de la monnaie du fichier à droite du montant 'Net à payer'.  En duplication de pièce, la date de la pièce est, à présent, à la date de travail. NOUVEAUTES CAMELEON  Nouveau dialogue d’ouverture des dossiers : 6 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS Mode avancé :  Redimensionnement automatique des colonnes Une nouvelle option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes d'une liste  Gestion de l'insertion automatique dans les zones de texte On peut constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions...qui sont utilisées fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques.  Création d’une liste d’insertion automatique A partir d’une zone de texte (Commentaire, Note, Observations), clic-droit insertion automatique - afficher la liste. Cette fonction permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. qui sont utilisés régulièrement. Lors des saisies, le logiciel va proposer la liste de terme. Il suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans le texte.  Automatisation de l’insertion Menu Dossier - Options - Préférences puis dans le groupe Aide à la saisie. Afin que le logiciel propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, il faut cocher la case 'Afficher la liste des propositions pendant la saisie' et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots. 7 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS  Correcteur orthographique multi-langues.  Activation de la vérification orthographique Menu Dossier - Options - Préférences - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, il faut l’activer en cochant la case 'Vérifier l’orthographe'.  Vérification orthographique La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lors de la saisie, il faut faire un clic-droit et choisir 'Orthographe'. On peut choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu contextuel. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande 'Vérifier tout'.  Les options de corrections du menu Contextuel Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. Correction au cours de la frappe : si cette option est désactivée, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge.  Saisie assistée des Codes postaux et Villes françaises Menu Dossier - Options - Préférences - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel propose des codes postaux et villes lors des saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsqu'on saisit les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et proposera les codes postaux et villes correspondants. 8 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS  Intuiciel L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, on y accède depuis les boutons de la barre d’actions. Mon Bureau, et Mes Etats et statistiques sont désormais personnalisables à l'aide du bouton Un bouton permet de revenir au paramétrage par défaut.  Personnaliser 'Mon bureau' Le principe est d’ajouter les tâches qui sont utilisés le plus souvent par glisser-déposer. Dans le clic droit du paramétrage l'option "Afficher toutes les tâches" permet de disposer de tâches supplémentaires. La flèche blanche, lors du positionnement de la tâche sur l'ellipse, indique un emplacement disponible. Chaque tâche peut être renommée, paramétrée ou supprimée. L’icône est aussi personnalisable. Les icônes « Rotation vers la gauche » et « Rotation vers la droite » permettent de mémoriser la position de la palette par défaut.  Personnaliser 'Mes états et statistiques' Le principe est d’ajouter les états qui sont utilisés le plus souvent par glisser-déposer. Les groupes et les états peuvent être renommés, déplacés ou supprimés. Afin d'être disponible dans le paramétrage de Mes états et statistiques de l'intuiciel, il faut que les états soient cochés "Visible dans mes états et statistiques". Cette nouvelle option est disponible depuis la listes des « Etats paramétrables » – bouton [Outils] – Accessibilité de l’état.  Mon tableau de bord Le "look" de 'Mon tableau de bord' a été revu, mais il présente les mêmes indicateurs qu'auparavant. On peut désormais forcer le recalcul des données en cliquant sur  Tâches favorites La fenêtre « Choix d’une tâche » affiche les tâches les plus courantes. L’option « Mode avancé » (située en bas de cette fenêtre) permet d’afficher toutes les tâches disponibles. Cette option n’est, par défaut, jamais cochée.  Nouvelle option de démarrage Une nouvelle option est disponible : « Demander à l’ouverture du dossier de l’ouvrir automatiquement » (menu Dossier – Options – Préférences – Générales – Démarrage) Lorsque cette option est cochée, le message suivant apparaît à l’ouverture de chaque dossier 9 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS  Windows 7 :  Lorsqu’une barre de progression, liée à un traitement est exécutée : le fond du bouton fait apparaître une jauge verte, derrière l’icône, qui se remplit progressivement.  Selon le type de message affiché dans le logiciel une pastille apparaît sur l’icône de l’application : Question posée à l’utilisateur Message d’information Message d’alerte 10 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS DATES DE DISPONIBILITE 08/07/2011 11 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS CONFIGURATION  Windows - Configuration minimale requise  Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur)  Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé)  512 Mo de Ram  300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation  Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom  Imprimante : laser, jet d'encre  Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768  Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé)  Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur)  Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur) Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Microsoft est une marque déposée et Windows™ et son logo sont des marques déposées de Microsoft Corporation. 12 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS SUPPORT DE LIVRAISON Version monoposte Le programme Ciel Auto-entrepreneur Premium, la vidéo de bienvenue, le manuel de découverte et Acrobat Reader version 10.1 sont livrés sur le même CD-ROM. 13 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS NOMENCLATURES Pour les versions standards Versions standards monoposte (versions protégées) : code G5 : WPIAP* Code nomenclature Désignations _CD PRG WPIAP : CD-ROM du programme Ciel Autoentrepreneur Premium pour Windows DEP INST REF : Dépliant Installation et Référencement Pour les versions MAJ maintenance Versions MAJ Maintenance : code G5 : MM WPIA* Code nomenclature Désignations DEP INST REF : Dépliant Installation et Référencement _CD MM WPIAP: CD-ROM comprenant Ciel Auto-entrepreneur Premium pour Windows + manuel électronique 14 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS DETAILS DE L’INSTALLATION Lors de l'installation de Ciel Auto-entrepreneur Premium, tous les éléments seront copiés par défaut dans le dossier Program Files/Ciel/Professionnel Indépendant sous XP (sous Vista et Seven dans Programmes/Ciel/ Professionnel Indépendant). Ce chemin est proposé par défaut par l'installeur. L'utilisateur a toutefois la possibilité de modifier ce choix. Dans ce cas, le dossier Professionnel Indépendant sera créé où l'utilisateur le souhaite. RACCOURCIS INSTALLES Lors de l'installation de Ciel Auto-entrepreneur Premium, voici les différents raccourcis mis en place : - Sur le Bureau : raccourci nommé Ciel Auto-entrepreneur Premium lié à WPI.exe. - Menu Démarrer : création des dossiers Ciel et Auto-entrepreneur Premium avec les raccourcis : - Ciel Auto-entrepreneur Premium lié à WPI.exe - Manuel de référence lié à ME_WPIA.pdf. 15 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS DIFFERENCES PROFESSIONNEL INDEPENDANT / AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM/ AUTO-ENTREPRENEUR STANDARD WPIA WPIAP WPI COMMENTAIRES Nombre de dossiers 1 MAXI 1 MAXI PAS DE LIMITE En plus de la société d'exemple Gestion du mot de passe (simple) OUI OUI OUI E-sauvegarde NON NON OUI Récupération fichier non Cam NON NON OUI Récupération fichier Compta Libérale NON NON OUI Récupération fichier Devis Factures et Facturation Facile NON NON OUI Correcteur orthographique NON OUI OUI Insertion automatique NON OUI OUI Intuiciel - mon bureau 1 1 3 Tableau de bord OUI OUI OUI Dans WPIAP uniquement, des alertes et des indicateurs spécifiques à l'autoentrepreneur ont été rajoutés et le bouton 'Données du mois' n'existe plus. Tableau de bord de date à date NON NON OUI Dans WPIA-WPIAP, 1 tableau de bord. Dans WPI, 2 tableaux de bord 'données du mois' et 'données de l'exercice' Assistant de création OUI OUI OUI Dans WPIA, l'assistant de création sera différent (directement en mode simple en création de fichier et juste la saisie des dates d'exercice et insertion du petit logo sur la dernière étape) + pas de fichiers modèles juste un Newmodel en Dépenses/Recettes 2033 non assujetti TVA Versions 1.3/1.4 Assistant de création OUI OUI NON Dans WPIA-WPIAP, saisie d'un paramétrage spécifique à l'autoentrepreneur influant sur des mentions apparaissant sur les états + gestion de 2 fichiers modèle en fonction du choix du type d'activité -> soit en Dépenses/Recettes 2033 non assujetti TVA (artisan et commerçant) ou soit en Dépenses/Recettes 2035 non assujetti TVA (libéral). Le fichier Newmodel est toujours existant. Dans WPIAP, saisie d'un paramétrage spécifique à l'auto-entrepreneur influant sur des indicateurs et des alertes apparaissant dans le tableau de bord (étape supplémentaire) Accès au site communautaire Autoentrepreneur dans la barre d'action de l'accueil OUI OUI NON Paramètres 16 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS Paramètres société - onglet Divers OUI OUI OUI Dans WPIA-WPIAP, tout est grisé sauf la partie 'Franchise TVA' avec les taux d'escompte et pénalités de retard Paramètres société - onglet Conseil NON NON OUI Paramètres société - onglet AGA NON NON OUI Paramètres société - onglet Activités OUI OUI NON Onglet grisé dans WPIA depuis la 4.0 avec ajout d'un texte disant que ces données sont utiles dans WPIAP. Accessible dans WPIAP. Paramètres société - onglet Paramètres OUI OUI NON Paramètres société - onglet Service à la personne NON OUI NON Paramètres société - onglet Logo OUI OUI OUI Dans WPIA-WPIAP, pas de grand logo Paramètres Comptabilité NON NON OUI Paramètres Immobilisations NON NON OUI Attention, si changement dans les coefficients dégressifs, penser à faire la modification dans WPIA-WPIAP pour la mise à jour en WPI Paramètres Facturation OUI OUI OUI En plus dans WPI : Prochain code affaire/Prochaine code facturation/Facturer en TTC par défaut Paramètres Télédéclaration NON NON OUI Utilitaires - Infos perso NON NON OUI Utilitaire Immobilisations - Recalcul des Immobilisations NON NON OUI Imports paramétrables NON NON OUI Etats paramétrables NON NON OUI Générateur d'état one clic NON NON OUI Listes Fiche client/fournisseur - Infos légales NON NON OUI Fiche client/fournisseur - Gestion de l'encours NON NON OUI Fiche client/fournisseur - Onglet 'Banque' NON NON OUI Dans WPIA-WPIAP, cet onglet n'existe pas car il n'y a pas la gestion de la remise en banque Liste des prospects NON NON OUI Liste des contacts OUI OUI OUI Liste des articles OUI OUI OUI Dans WPIA-WPIAP, le bouton 'Vendre sur eBay' n'existe pas Fiche article OUI OUI OUI Dans WPIA-WPIAP, la saisie du code analytique n'apparaît pas Dans WPIA, l'option 'ne pas prendre en compte dans l'attestation fiscale' n'apparait pas Gestion des articles 'ne plus utilisé' NON NON OUI Liste des intervenants NON OUI OUI Dans WPIAP, création d'un seul intervenant Liste des affaires NON NON OUI Liste des postes - bouton 'consulter' NON NON OUI Fiche poste dépense et recette OUI OUI OUI Dans WPIA-WPIAP, le code liasse, le code analytique, la TVA et le solde n'apparaissent pas. Il y a juste le code et le libellé 17 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS Fiche poste recette OUI OUI OUI Il a été rajouté dans la fiche le choix de l'activité (aucune-principale-secondaire) dans WPIA-WPIAP Pas d'activité secondaire dans WPIA Fiche poste de trésorerie OUI OUI OUI Dans WPIA-WPIAP, l'onglet 'Fiche' ne se voit pas - idem WA compta externe Liste des postes de TVA NON NON OUI Liste des taux de TVA NON NON OUI Liste des codes analytiques NON NON OUI Liste des modes de paiement OUI OUI OUI Liste des éco-participations OUI OUI OUI Liste des immobilisations/crédit bail NON NON OUI Liste des familles d'immobilisations NON NON OUI Liste des localisations d'immobilisations NON NON OUI Liste des modèles d'écriture NON NON OUI Liste des écritures périodiques NON NON OUI Liste des formats d'import relevé NON NON OUI Liste des règles d'affectation relevé NON NON OUI Autres listes OUI OUI OUI Dans WPIA-WPIAP, il n'y a pas 'statut devis' Facturation Liste des devis OUI OUI OUI Dans WPIA-WPIAP, dans le menu contextuel, je n'ai pas l'option 'Convertir en mode Standard' Statut des devis NON NON OUI Liste des factures d'acompte OUI OUI OUI Liste des factures OUI OUI OUI Dans WPIA-WPIAP, dans le menu contextuel, je n'ai pas l'option 'Convertir en mode Standard' Liste des factures - option clic droit 'service à la personne' NON OUI OUI Liste des factures - option clic droit 'détail des interventions' NON OUI OUI Liste des avoirs OUI OUI OUI Dans WPIA-WPIAP, dans le menu contextuel, je n'ai pas l'option 'Convertir en mode Standard' Liste des avoirs - option clic droit 'service à la personne' NON OUI OUI Liste des avoirs - option clic droit 'détail des interventions' NON OUI OUI Saisie des pièces commerciales en standard NON NON OUI Saisie des pièces commerciales en saisie document OUI OUI OUI Dans WPIA-WPIAP, il n'y a pas de bouton 'facturer en ttc' - pas de saisie d'affaire Mise à jour des articles dans les pièces NON NON OUI Préférence sur le choix du modèle d'état NON NON OUI 18 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS Préférence sur l'alerte encours client en validation de pièce NON NON OUI Service à la personne NON OUI OUI Dans WPIAP, pas d'assistant. Uniquement via le clic droit dans la liste des factures et des avoirs le choix de mettre l'intervenant principal ou d'exclure des lignes Préférence service à la personne NON NON OUI Consulter un compte client NON NON OUI Consulter une affaire NON NON OUI Relances client NON NON OUI Recherche de pièces NON NON OUI Mailing NON NON OUI Agenda/planning NON NON OUI Juste accès à la création de 'tâche' via la barre d'outils / les couleurs application concernant l'agenda apparaissent toujours -> normal Rappel NON NON OUI Mise sous surveillance NON NON OUI Saisie Liste des règlements OUI OUI OUI Dans WPIA-WPIAP, pas de perte et profit Saisie règlement client OUI OUI OUI Facture fournisseur NON NON OUI Règlement fournisseur NON NON OUI Saisie dépense/recette OUI OUI OUI Dans WPIA-WPIAP, il n'y a pas de TVA, pas de code analytique, pas de modèle ni d'écriture périodique, ni de 'Multi- échéances' et pas de 'Frais Kms' ni '% pro' Saisie virement OUI OUI OUI Dans WPIA-WPIAP, il n'y a pas de modèle ni d'écriture périodique Saisie relevé bancaire NON NON OUI Saisie tableur NON NON OUI Paiement de la TVA NON NON OUI Remboursement de la TVA NON NON OUI Emprunt NON NON OUI Comptabilité Liste des écritures OUI OUI OUI Dans WPIA-WPIAP, les options 'Afficher le détail' et 'Lignes comptables' ne s'affichent pas. Juste les types d'écriture 'Dépense'-'Recette'-'Virement' et 'Soldes initiaux'. Accessibilité via le menu 'Listes' Consultation NON NON OUI Pointage manuel NON NON OUI Pointage automatique NON NON OUI Remise en banque NON NON OUI Exécuter les écritures périodiques NON NON OUI Saisie réimputation NON NON OUI Saisie des soldes initiaux OUI OUI OUI Expert-comptable - Liste des postes comptables NON NON OUI Expert-comptable - Nouvelle opération diverse NON NON OUI Expert-comptable - Export Expert-Comptable NON NON OUI 19 / 19 INFOPRODUIT CIEL AUTO-ENTREPRENEUR PREMIUM 4.0/ V2012 POUR WINDOWS Expert-comptable - Etats comptables NON NON OUI Traitements Import ASCII NON NON OUI Validation d'écritures OUI OUI OUI Clôture d'exercice OUI OUI OUI Dans WPIA-WPIAP, la fenêtre de clôture est différente. Le point de menu est 'Fin d'année'. Sur la 1ère fenêtre, plus d'archivage du 'Grand livre', 'Balance' et 'Journaux' remplacés respectivement par 'Registre des achats', 'Livre des recettes' et 'Livre de trésorerie'. Sur la 2nde fenêtre, dans les actions effectuées, on ne parle plus de purge des écritures pointées et non pointées Purge des pièces commerciales OUI OUI OUI Liaison comptable OUI OUI OUI Exports OUI OUI OUI Imports NON NON OUI Trésorerie prévisionnelle NON NON OUI Divers Historique DGI des clôtures OUI OUI OUI Historique DGI des purges OUI OUI OUI Trouvtoo OUI OUI OUI Calcul de l'impôt OUI OUI OUI Calculatrice OUI OUI OUI Messagerie OUI OUI OUI Menu Aide OUI OUI OUI Différent entre WPI et WPIA/WPIAP Compta Facile 2015 Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Petites entreprises, commerçants, artisans, enregistrez simplement vos achats, ventes et règlements et obtenez automatiquement toutes vos déclarations comptables. NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Visualisez d’un coup d’œil les chiffres clés de votre activité. NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). NOUVEAU ! Soyez rapidement opérationnel ! Vous êtes accompagné grâce à notre parcours guidé de création. NOUVEAU ! Adaptez simplement le logiciel à votre activité depuis l’espace de personnalisation dédié. Vous paramétrez rapidement les fonctionnalités clés : saisie d’écritures, TVA, lettre de relance… Mise en conformité du Contrôle de la Comptabilité Informatisée ! Soyez guidé dans la sauvegarde de vos fichiers au format de la DGFiP Pourquoi choisir Ciel Compta Facile 2015 ? Enregistrez vos factures et vos règlements aussi simplement que dans un livre comptable ou un tableur. Téléchargez votre relevé bancaire ! Ciel Compta Facile le transforme automatiquement en écritures comptables. Obtenez automatiquement vos éditions comptables classiques (TVA, Balance, Journaux, Bilan synthétique…). Visualisez d’un coup d’œil les chiffres clés de votre activité (soldes des comptes de trésorerie, principaux postes de dépenses...). Un logiciel simple, pratique et conforme Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Généralités • NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT) • NOUVEAU ! Parcours guidé de création • NOUVEAU ! Espace de personnalisation dédié • Assistant de clôture d’exercice • Tableau de bord • Pointage bancaire • Comptabilité en créances/dettes ou dépenses/ recettes • Conforme au bulletin officiel des impôts N°12 du 24 janvier 2006 Saisies • Saisie des achats, ventes, paiements, règlements et autres opérations comptables • Saisie des écritures aussi simplement que dans un livre comptable ou un tableur • Saisie automatique des écritures à partir de votre relevé bancaire • Assistant de saisie du Z de caisse • Calcul des frais kilométriques • Votre cahier de trésorerie se remplit automatiquement à la saisie du règlement depuis le cahier de vente ou d’achat Automatismes • Calcul automatique des montants HT et TTC • Affectation automatique des comptes aux opérations du relevé bancaire lors de l’import • Affectation automatique du compte de TVA aux fournisseurs, clients, charges et produits en saisie d’écritures • Génération automatique des écritures périodiques (EDF, loyer, téléphone…) Editions • Grand-Livre, Balance, Journaux • Bilan et Compte de Résultat synthétique • Déclaration de TVA Echange de données • Envoi de données dans MS Excel® et MS Word® • Import des écritures comptables de Ciel Facturation Facile • Echange sécurisé des données avec l’expert-comptable(1) par Internet • Evolution possible vers Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution Aides • Société Exemple pour s’entraîner • Manuel au format électronique Logiciel limité à 1 dossier. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Compta Facile 2015 (1) Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Paye Bâtiment 2015 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Ciel Paye Bâtiment 2015 en abonnement tout inclus et sans engagement ? Estimez le montant du CICE auquel vous êtes éligible à l’aide d’un module de calcul de l’assiette(1). Bénéficiez d’une gestion analytique par salarié et accédez ainsi à une analyse financière détaillée des coûts salariaux. Disposez de vos éditions légales et documents types (Journal, état des charges, contrats, suivi du personnel…). Utilisez des plans de paye et modèles de bulletin spécifiques bâtiment prêts à l’emploi. Télédéclarez(1) vos DPAE, vos AED, vos DUCS et votre DADS-U en quelques clics. Un logiciel simple, pratique et conforme Accédez intuitivement aux fonctions clés grâce à la barre d’actions d’INTUICIEL©. Disposez du tableau de bord avec vos indicateurs sociaux. Conforme CICE Artisans du bâtiment, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour maîtriser la gestion des payes et réaliser simplement vos déclarations spécifiques BTP. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre paye 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme à la réglementation en vigueur. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Réaliser vos bulletins de paye avec les particularités du bâtiment via un logiciel conforme aux dernières règlementations sociales ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos déclarations administratives ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Paye Bâtiment • Pour réaliser simplement vos bulletins de paye avec des modèles selon le profil du salarié. • Pour vous guider dans la gestion du personnel (planning, absences, formulaires administratifs…). • Pour générer vos éditions légales et déclarations sociales en quelques clics. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Pré-imprimés de bulletins de paye Pour recevoir 20 pré-imprimés par mois dont le modèle est déjà paramétré dans votre logiciel Ciel Paye Bâtiment et éditer facilement et rapidement tous les bulletins de paye de vos salariés. Ciel directDéclaration Social pour 3 SIRET Pour préparer votre DADS-U et DADS-U CI BTP à la norme 4DS et envoyer simplement vos déclarations sociales directement depuis votre logiciel : AED, DUCS et DADS-U. Chaque année, vous devez réaliser une Déclaration Annuelle des Données Sociales Unifiées à remettre aux organismes sociaux avant le 31 janvier. Le saviez-vous ? Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Ms Office 2003 pour les fonctions MS Word® et MS Excel® • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Bulletins de paye • Profils de paye prêts à l’emploi (apprenti, cadre, ETAM, ouvriers…) • Choix d’affichage des congés payés, des RTT sur le bulletin • Gestion analytique • Calcul automatique des IJSS • Import/export des variables au format MS Excel® • Conforme aux dernières réglementations Formulaires administratifs agréés • Attestations de salaire pour la Sécurité Sociale (arrêt maladie, congé maternité/paternité, accident du travail) • Dématérialisation de vos Attestations Employeur (AED)(1) Paramétrage • Accès aux dossiers N-3 archivés pour contrôle ou réédition • Cotisations et rubriques prêtes à l’emploi et personnalisables • Plans de paye standard et bâtiment • Gestion des payes mensuelles, horaires, par point, inversées, décalées, partielles, employeurs multiples • Duplication des salariés, reprise des éléments d’une fiche salarié à l’autre • Création des contrats de prévoyance et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées • Organisation des listes selon vos propres critères de regroupement • PRATIQUE ! Rattachement de plusieurs salariés à un même contrat de prévoyance ou mutuelle Editions • DADS, DUCS (états préparatoires) et DPAE • Journal de paye • Etat analytique détaillé par salarié, par chantier • Etats des paiements, des charges à payer par caisse • Fiches individuelles des salariés • Etat des congés et RTT par salarié • Plus de 25 lettres et documents inclus au format MS Word® (confirmation d’embauche, contrat de travail, lettre chèque…) Echange de données • Génération des fichiers de virement à la norme SEPA • Transfert des écritures comptables vers Ciel Compta pour Windows • Possibilité de mise à jour via Internet des taux et éléments constitutifs de plans de paye DADS-U • Télétransmission(1) de la DADS-U de type complète (TDS, IRC et/ou IP) et DADS-U CI-BTP à la Norme 4DS • Indicateurs des zones obligatoires DADS-U • Contrôle de cohérence DADS-U Gestion de temps/Plannings • Plannings prévisionnels graphiques (par établissement, service, catégorie de salarié…) • Bordereaux de saisie au format MS Excel® Aides • Aide intégrée au logiciel • Manuel utilisateur • Guide DADS-U INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Paye Bâtiment 2015 (1) Sous réserve de souscription à Ultraflex. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Devis Factures 2015 Petites entreprises, artisans, commerçants, réalisez en quelques minutes des devis et des factures professionnels et analysez simplement votre activité. Réalisez rapidement des devis et factures professionnels grâce aux modèles inclus. Saisissez les descriptifs de vos articles et prestations en mode document aussi simplement que dans un traitement de texte. Facturez aussi bien en HT qu’en TTC et gagnez en précision grâce à la gestion des unités (heure, litre, m3 …). Transformez vos devis en factures d’un simple clic et sans ressaisie. Ayez une vision claire de votre activité avec le tableau de bord (chiffre d’affaires, clients en retard de règlement…). Pourquoi choisir Ciel Devis Factures 2015 ? Conforme au Contrôle de la Comptabilité Informatisée ! Soyez guidé dans la sauvegarde de vos fichiers DGFiP. Réalisez tout de suite vos devis en saisissant à la volée vos articles, prestations, clients… Utilisez le mode document pour réaliser vos devis et factures aussi simplement que dans un traitement de texte. Visualisez en un coup d’œil les chiffres clés de votre entreprise grâce au tableau de bord (CA, factures à relancer…). Simplifiez vos échanges avec votre expertcomptable ou votre CGA. Quelques clics suffisent pour lui envoyer vos écritures pour qu’il les intègre dans son logiciel(1). Un logiciel simple, pratique et conforme Conforme Loi de Finances rectificative 2012 NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Visualisez rapidement la synthèse de votre activité grâce aux indicateurs clés du tableau de bord. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Généralités • Correcteur orthographique intégré • Base de données complète de tous les codes postaux et villes de France • Gestion des services à la personne (intervenants, attestations fiscales…) • Choix de la monnaie et du nombre de décimales Aides • Aide en ligne et contextuelle • Manuel électronique Devis et factures • Adaptation simplifiée des modèles de devis, factures, avoirs (logo, texte, colonne) • Gestion des encours et règlements • Facturation en HT ou TTC • Gestion de plusieurs taux de TVA • Historique des pièces commerciales par client • Paramétrages des éditions (typographie, logo, insertion de colonnes…) • Gestion des statuts des devis en cours ou à relancer (en saisie standard) • Envoi de devis, factures, avoirs par Internet et par courrier • Choix visuel du modèle de document avant impression Ventes • Indicateur de gestion du tableau de bord sur une période (date à date) • Echéancier • Rapport des ventes • Graphiques (CA par client, factures par mois…) et listes des pièces par client Gestion de contacts, articles, prestations • Gestion de prospects, clients, fournisseurs (coordonnées, e-mail, encours…) • Gestion des clients et articles divers • Gestion des articles et prestations • Gestion des articles en sommeil • Création de mailings • Agenda intégré avec fonction de rappel Echange de données • Importation de contacts, clients et fournisseurs • Assistant d’échanges de données avec votre expertcomptable ou votre CGA(1) • Exportation des données vers MS Excel® et MS Word® • Transfert automatique des factures, règlements et avoirs vers Ciel Compta Sauvegarde et sécurité • Société Exemple pour s’entraîner • Sauvegarde de vos données • Mot de passe Logiciel limité à 5 dossiers. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Devis Factures 2015 (1) Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Artisans du bâtiment, chiffrez vos devis et vos factures avec les bons produits et les bons prix. Chiffrez facilement vos devis et factures avec tranches de travaux, photos... Choisissez le taux de TVA neuf ou rénovation selon les travaux à réaliser et obtenez les nouvelles attestations de TVA. Transférez en un clic vos devis en factures sans aucune ressaisie. Accèdez à 500 tarifs et catalogues Fabricants : 3 millions de références produits et plus de 180 000 pages numérisées. Passez automatiquement vos commandes à vos fournisseurs. Pourquoi choisir Ciel Devis Factures du bâtiment 2015 ? Nouvelles attestations de TVA pour les travaux RGE (Reconnu Garant de l’Environnement). Réalisez vos devis aussi simplement que dans un traitement de texte et disposez d’un correcteur orthographique intégré. Affinez vos prix de vente en suivant précisément vos déboursés secs, vos cœfficients de frais et vos marges. Accompagnez et enrichissez vos devis par l’insertion d’images, de photos, de croquis... NOUVEAU ! TVA auto liquidée dans les documents de ventes. Un logiciel simple, pratique et conforme Devis Factures du bâtiment 2015 Conforme Loi de Finances rectificative 2012 NOUVEAU ! Personnalisez votre environnement de travail grâce au nouvel INTUICIEL©. Arborescence et structure par tranches d’un devis d’espaces verts Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Généralités • Gestion des clients (contacts, prospects, clients) et des fournisseurs • Gestion des statuts clients (particulier, industriel, administration…) • Mailings/publipostages avec création de modèles de mailing • Gestion des articles avec affectation par fournisseur • Mise en sommeil des articles • Sauvegarde, restauration • Gestion multi-dossiers Devis et factures • NOUVEAU ! Edition de plusieurs devis ou/et factures en rafale • Détail des devis avec tranches de travaux, options, variantes, TVA neuf ou rénovation, photos, plans... • Outils de mise en forme pour présentation des devis/ factures • Navigation par onglet dans les pièces commerciales • Visualisation en un clin d’œil des devis validés et transfert en facture sans aucune ressaisie • Correcteur d’orthographe • Calcul des métrés • Calcul d’un arrondi global pour les devis • Edition de déboursés • Retenues de garantie • Gestion des unités de mesure spécifiques • Commandes fournisseurs • Alerte si le prix de vente est inférieur au déboursé Bibliothèques • NOUVEAU ! Sage e-tarif, un service 24h/24. Accédez à plus de 500 tarifs et catalogues de fabricants et industriels, 3 millions de références du BTP (Atlantic, Aldès, Cedéo, de Dietrich, Legallais, Bouchard, Legrand, Gebérit, Grohé, Hager, Jacob Delafon, Knauf, Plateforme du Bâtiment, Peinture Tollens, Saint-Gobain, Sonepar, Schneider Electric, Ursa, Sika, Wurth, etc.). • NOUVEAU ! Connexion au simulateur des Certificats d’Economie d’Energie. Finances • Gestion des règlements (totaux ou partiels) • Relances factures client non réglées (3 niveaux) • Edition de la liste des devis, factures, commandes, bons de livraison • Analyses de vente détaillées • Statistique (marge, chiffre d’affaires, comparatif N-1…) • Transfert des écritures vers Ciel Compta Limité à 5 dossiers. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Devis Factures du bâtiment 2015 Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 300 Mo d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook Express, Outlook®, Eudora ou autre) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • MS Office 2003 pour les fonctions MS Word® et MS Excel® • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Gestion commerciale Evolution 2015 Petites entreprises, artisans, maîtrisez l’intégralité de votre activité commerciale Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Gérez toute la chaîne commerciale : achat, vente, stock. Optimisez votre recouvrement clients : historique, lettre de relance sur 3 niveaux (rappel, amiable, contentieux). Personnalisez les tableaux de bord et disposez des indicateurs clés de votre activité (palmarès des ventes, clients à relancer, évolution du CA). Adaptez le logiciel à vos besoins (environnement de travail, modèles de factures, rapports de vente, base de données, droits d’accès des utilisateurs…). Pourquoi choisir Ciel Gestion commerciale Evolution 2015 ? Définissez un plan de commissionnement multicritères (période, taux fixes/variables…) adapté à votre stratégie commerciale. Améliorez votre rentabilité, visualisez immédiatement la marge réalisée sur chaque devis. Gérez efficacement vos affaires grâce à la gestion de projets : état d’avancement, maîtrise des coûts, atteinte des objectifs, rentabilité... Gérez les relations avec vos clients : prospection, rendez-vous, historique des ventes, tarifs et suivez automatiquement les échéances. Optimisez la gestion de votre trésorerie et mettez en place le prélèvement automatique chez vos clients au format SEPA(1). Un logiciel simple, pratique et conforme Adaptez votre bureau à votre métier et disposez d’un espace personnalisé. Accédez aux détails des indicateurs clés de votre activité commerciale en temps réel et prenez les bonnes décisions au bon moment. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Ventes • Gestion du cycle commercial (devis/pro-forma, acompte, commande, bon de livraison, facture, avoir) • Modèles de factures bilingues, devis personnalisables (logo…) • Sous-totaux dans les pièces par catégorie, par service... • Gestion des abonnements • Saisie article avec douchette • Gestion des règlements multi-échéances • Gestion de projet (état d’avancement, maîtrise des coûts, atteinte des objectifs, rentabilité...) • Tableaux de bord et graphiques • Gestion du commissionnement multi-critères (période, taux fixe et variable, articles…) Achats et stocks • Seuils d’alerte, stock minimum • Listing des réapprovisionnements à effectuer ou du sur-stockage • Gestion des articles composés à nomenclature multi-niveaux • Gestion des stocks en multi-dépôts Règlements • Règlement partiel, total, multi-factures • Bordereaux de remises de chèques, traites • Relevés de comptes • Encours • Echéanciers des factures Clients/Fournisseurs • Fiches clients et fournisseurs personnalisables • Agenda intégré avec rappels des rendez-vous et échéances • Relation client • Edition du carnet de commandes et des commandes non livrées • Gestion du recouvrement clients : historique des relances, traitement sur trois niveaux (rappel, amiable, contentieux) Articles et prestations de services • Fiches articles personnalisables • Gestion des unités (heures, litres, m3 …) • Scan du code-barres de la fiche article • Références fournisseurs, poids, conditionnement, codes-barres… • Calcul des prix en HT ou TTC • Assistant d’augmentation de tarif avec gestion des arrondis • Gestion des tarifs par quantité ou avec 7 tarifs prédéfinis • Gestion des remises en montant ou en pourcentage par article, en fonction des quantités • Remises par famille d’articles • Edition du catalogue et des étiquettes articles Echange de données • Transfert des factures, règlements et avoirs dans Ciel Compta • Export des données multi-formats (ASCII, dbf, xls), vers MS Word® et MS Excel® • Lien avec ACT! V2011 et V2012 • Import/export paramétrable de clients, articles Conformité • Conforme au Contrôle de la Comptabilité Informatisée • Conforme au bulletin officiel des impôts N°12 du 24 janvier 2006 • Conforme SEPA(1) : transformation de la base RIB en BIC + IBAN, génération des fichiers de virement et prélèvement, télépaiements au format XML Autres fonctions • Version réseau (en option) • Nombre illimité de dossiers INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Gestion commerciale Evolution 2015 (1) Sous réserve de souscription au service SEPA. Consultez www.ciel.com pour plus d’informations sur les conditions tarifaires de ce service. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Associations Evolution 2015 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Ciel Associations Evolution 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Planifiez et suivez l’occupation de vos animateurs et de votre matériel grâce aux agendas dédiés. Gérez efficacement les services à la personne (affectation d’intervenant, attestation fiscale de fin d’année…). Gérez automatiquement les places disponibles et la surréservation de vos sorties et activités. NOUVEAU ! Soyez rapidement opérationnel. Vous êtes accompagnés grâce à notre parcours guidé de création. Adaptez simplement le logiciel à votre activité. Vous paramétrez rapidement les fonctionnalités clés (logo, courrier, pièce commerciale…). Un logiciel simple, pratique et conforme NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Visualisez rapidement vos chiffres clés avec le tableau de bord (adhérents, CA…), vous pouvez même le personnaliser ! Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services Associations, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour gérer votre association selon vos spécificités (adhérents, cotisations, activités, matériels et facturation). 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre association 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Option : Garantie d’un décroché en 30 secondes Votre appel est passé en priorité et décroché en moins de 30 secondes. Si indisponibilité de la hotline, l’accès au "Rappel automatique" depuis le logiciel permet au technicien-conseil de vous rappeler au plus vite. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Gérer simplement vos adhérents, cotisations et activités avec un logiciel conforme à l’actualité légale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Accéder et partager vos données, de n’importe où et en toute sécurité ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Associations Evolution • Pour créer en quelques minutes vos fiches (adhérents, partenaires, activités, matériels…). • Pour gérer efficacement les services à la personne, les activités récurrentes… • Pour générer automatiquement vos reçus de dons. • Pour visualiser rapidement les chiffres clés de votre association grâce aux tableaux de bord. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Avec Ciel Données Mobiles, vous partagez l’information et vous travaillez à plusieurs à partir d’endroits différents sur les mêmes bases de données sans avoir d’import/export à réaliser, ni même de serveur à configurer. Vos données sont hébergées et sauvegardées automatiquement sur les serveurs sécurisés. En cas de panne, de virus ou vol, vous êtes assurés de récupérer l’intégralité de vos données et de pouvoir ainsi continuer à travailler. Ciel Télépaiement SEPA - 5 flux/mois Pour réaliser simplement vos prélèvements conformément au format SEPA. Vous gagnez ainsi un à plusieurs jours de délai et ne payez plus de frais bancaires supplémentaires ! Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Généralités • NOUVEAU ! Parcours guidé de création de dossier • NOUVEAU ! Espace de personnalisation dédié • Classement automatique de vos données selon vos propres critères (regroupement, filtre, vue) grâce aux Intuilistes© Adhérents/cotisations • Gestion des adhérents (prospects, membres, anciens membres) • Gestion des centres d’intérêt • Grille de tarifs par cotisation • Suivi des règlements des cotisations et des arriérés • Appel à cotisation Gestion des activités/matériel • Gestion des places disponibles et de la surréservation • Modèles de lettres prêts à l’emploi (demande de dons, rappel de promesse de dons, remerciements) • Gestion du remboursement d’activités • Gestion des activités récurrentes • Création de grille de tarifs • Gestion des partenaires • Planning des activités/animateurs • Prêts et réservations de matériel Facturation/règlements • Devis, factures, avoirs • Gestion de projets (état d’avancement, atteinte des objectifs…) • Gestion des statuts des devis (en cours, à relancer…) • Gestion des articles en sommeil • Modèles de devis, factures, avoirs prêts à l’emploi et personnalisables • Gestion des acomptes, encours et règlements (partiel, total) • Indication du numéro de mouvement à reporter sur votre facture, lors d’un règlement • Attestations fiscales de service à la personne • Gestion des intervenants de services à la personne Tenue des comptes • Saisie des dépenses et des recettes • Duplication des écritures lors de la saisie • Intégration de la norme SEPA • Pointage des écritures • Automatisation du traitement de vos relevés bancaires grâce aux règles d’affectation des comptes • Consultation en temps réel du solde du compte de l’association, lors de la saisie des écritures • Gestion des chéquiers • Prévisions budgétaires • Gestion des postes de trésorerie • Trésorerie prévisionnelle • Gestion de la TVA (contrôle et calcul automatique) • Intégration des écritures comptables à partir de votre relevé bancaire au format CFONB, QIF, OFX, TXT et CVS Editions • Conforme au bulletin officiel des impôts du 24 janvier 2006 • Etats associatifs (CA des activités et cotisations, convocation AG…) • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard • Reçus dons aux œuvres (modèle CERFA 11580*03) • Bilan et Compte de Résultat • Comparaison Balance N/N-1 • Déclaration de TVA (CA3, CA12) • Nombre illimité de dossiers INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Associations Evolution 2015 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Enseignez sur des logiciels adaptés aux filières technologiques et professionnelles, du CAP au Bac+2 ! 8 logiciels adaptés aux Bac Pro, Bac STG ou encore BTS de gestion(1). Vous enseignez la gestion d’entreprise à vos étudiants. Comptabilité, gestion commerciale, tenue de la paye, relations clients... 1 an d’assistance téléphonique(2) pour chaque logiciel auprès de notre équipe de conseillers pour répondre à toutes vos questions sur l’utilisation de chaque logiciel du coffret. Des services exclusifs pour préparer vos cours (supports de formation via le Coffret Pédagogique). Pourquoi choisir le Coffret Enseignants et Formateurs Ciel ? Une solution complète pour un apprentissage professionnel de la comptabilité, de la paye et de la gestion commerciale. Vous formez sur les logiciels les plus utilisés dans les petites entreprises en France, un atout valorisant sur le marché du travail. Vos étudiants créent leur propre dossier, enregistrent leurs données et peuvent travailler sur différents postes avec les fonctions de sauvegarde et restauration. Installation des logiciels sur un nombre illimité de postes dans votre établissement. Une solution simple, pratique et conforme Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Visualisez rapidement la synthèse de votre activité grâce aux indicateurs clés du tableau de bord. Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Coffret Enseignants & Formateurs Conforme CICE Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Formation à la comptabilité et à la paye Vos étudiants suivent une formation comptable, gèrent déjà leur entreprise ou souhaitent en créer une ? • Ciel Compta Facile : idéal pour s’initier à la comptabilité • Ciel Compta Evolution : toute la comptabilité, de la saisie des écritures jusqu’au Bilan, y compris les budgets, l’analytique et la trésorerie prévisionnelle • Ciel Immobilisations : du calcul des amortissements jusqu’à l’inventaire • Ciel Paye Evolution : les bulletins de paye, la gestion des salariés, des plannings, des formulaires administratifs… Contrôle de cohérence DADS-U Formation commerciale, vente et facturation Vos étudiants ont opté pour un Bac pro, un Bac STG ou un BTS de gestion ? • Ciel Facturation Facile : pour s’initier à la facturation • Ciel Devis Factures : des devis et factures jusqu’au suivi de vos clients • Ciel Gestion commerciale Evolution : tout le cycle commercial, des achats aux ventes, en passant par la gestion des stocks Commissionnement sur de multiples critères (période, taux fixe et variable, articles…) Et aussi... Vos étudiants se forment aux métiers du bâtiment ? • Ciel Bâtiment : réalisation des devis professionnels avec tranches de travaux, factures d’avancements, suivis de consommations, analyses de chantier. Per- sonnalisez votre environnement de travail grâce à INTUICIEL© Inclus ! Pour démarrer facilement... • 1 an d’assistance téléphonique(2) pour chaque logiciel • 3 séances de formation de 2 heures pour Ciel Compta Evolution, Ciel Gestion commerciale Evolution et Ciel Paye Evolution • Le Coffret Pédagogique : des supports pour élaborer vos cours INFORMATIONS TECHNIQUES Coffret Enseignants et Formateurs Ciel Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur de DVD-Rom • Une résolution écran 1024x768 points • Une carte réseau Ethernet 100 Mbps (Ne nécessite pas de serveur dédié ou de système Windows Serveur). Uniquement pour Ciel Compta Evolution Réseau et Ciel Gestion commerciale Evolution Réseau • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Ms Office 2003 pour les fonctions MS Word© et MS Excel© de Ciel Paye Evolution et Ciel Bâtiment • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com (1) Ciel préconise l’utilisation du Coffret Enseignants & Formateurs pour les CAP Vente, Comptabilité, Vente, le Bac STG, les BTS de gestion (MUC, NRC), Bâtiment. (2) Hors frais de communication téléphonique. Numéro Indigo : tarif public en vigueur (perçu intégralement par l’opérateur). Retrouvez les manuels et supports de cours de nos logiciels chez les éditeurs de livres scolaires : Compta Evolution 2015 Petites entreprises, artisans, commerçants… gérez sur mesure votre comptabilité générale et analytique, vos prévisions budgétaires, votre trésorerie et vos immobilisations. De la saisie des écritures jusqu’au Bilan, tout est prévu pour vous faire gagner du temps. Trésorerie prévisionnelle, historique des relances clients, inventaire des immobilisations… vous disposez d’une vision claire de votre activité. Définissez vos indicateurs clés dans des tableaux de bord personnalisés (bénéfices, encours client, évolution des charges…). Vous savez exactement où vous en êtes ! Mettez en place une comptabilité analytique multi-niveaux pour contrôler le résultat de vos activités (par affaire, gamme de produit, région…). Pourquoi choisir Ciel Compta Evolution 2015 ? Enregistrez rapidement vos écritures grâce à l’affectation automatique du compte de TVA (fournisseurs, clients, charges, produits) et imprimez en un clic Balance, Grand-Livre et Journaux. Simplifiez les relations avec votre expertcomptable, quel que soit son logiciel, grâce aux fonctions d’import/export des écritures(1). Gérez simplement vos immobilisations et les plans d’amortissement des véhicules, du mobilier… Obtenez sans aucun calcul vos déclarations de TVA, Bilan et votre Compte de Résultat. Vous pouvez même les télédéclarer(1) ! Un logiciel simple, pratique et conforme INTUICIEL© à votre image : personnalisez simplement votre écran d’accueil avec les vignettes des fonctionnalités les plus utilisées. Accédez aux détails des indicateurs clés de votre activité en temps réel et prenez les bonnes décisions au bon moment. Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Editions • Bilan et Compte de Résultat : réel normal (2050 - 2053), réel (2033A états préparatoires - 2033B), BNC (2035A), synthétique • Déclaration de TVA (CA3, CA12) • Télédéclarations de TVA et de Bilan TDFC(1) • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard • Centralisateur • Comparaison Balances N/N-10 • Calcul des pénalités de retard (Loi NRE) • Bordereau de remise de chèques en banque Saisies et traitements • Saisie sur 2 exercices sans clôturer • Saisie en HT ou TTC • Ecritures en brouillard ou en simulation avant validation définitive • Pointage et rapprochement bancaire • Automatisation du traitement des relevés bancaires grâce aux règles d’affectation des comptes • Lettrage automatique ou manuel • Contrepassation, réimputation • Récupération des extraits de comptes bancaires aux formats CFONB, QIF, OFX • Encours clients, relances, mailings • Gestion des chéquiers, IBAN et BIC • Lettres chèques • Simulation et gestion des emprunts • PGC 99, Simplifié, Agricole, Associations, Avoués, BTP, Hôtellerie, Ingénierie et Mutuelle Echanges de données • Synchronisation directe avec Sage Génération Experts, • Import direct des écritures de Ciel Paye/Ciel Gestion commerciale/Ciel Bâtiment • Import/export paramétrable (txt, dbf, xml) • Export de la Balance Conformité • Conforme au Contrôle de la Comptabilité Informatisée • Conforme au bulletin officiel des impôts N°12 du 24 janvier 2006 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 Analytique et budgétaire • Gestion des écritures analytiques avec 3 niveaux de répartition • Budgétisation mensuelle ou globale • Gestion avancée des codes analytiques (affectation de plusieurs codes pour une écriture, répartition du montant sur plusieurs codes) Gestion des immobilisations • Amortissements • Immobilisations soumises à la taxe professionnelle • Inventaire par localisation, par simple scan de codesbarres • Génération automatique des écritures de redevances de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) Personnalisation • Etats comptables personnalisables • Tableaux de bord, base de données, écrans personnalisables • Personnalisation de l’environnement de travail grâce à INTUICIEL© Autres fonctions • Version réseau (en option) • Nombre illimité de dossiers INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Compta Evolution 2015 (1) Sous réserve de souscription au service Ciel Ultraflex ou Ciel Platine. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Bâtiment 2015 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Ciel Bâtiment 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Vous réalisez facilement des devis détaillés avec photos, plans, tranches de travaux, options... Accèdez à 500 tarifs et catalogues Fabricants : 3 millions de références produits et plus de 180 000 pages numérisées. Vous suivez précisément les consommations et la main d’œuvre de vos salariés, par chantier. Affinez vos prix de vente en suivant précisément vos déboursés secs, vos cœfficients de frais et vos marges. NOUVEAU ! TVA auto liquidée dans les documents de ventes et nouvelles attestations de TVA pour les travaux RGE (Reconnu Garant de l’Environnement). Un logiciel simple, pratique et conforme NOUVEAU ! Personnalisez votre environnement de travail grâce au nouvel INTUICIEL©. Artisans du bâtiment, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour réaliser vos devis et factures puis analyser la rentabilité de vos chantiers. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services Arborescence et structure par tranches d’un devis d’espaces verts 1. Utilisez un logiciel pour gérer vos devis et factures 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Nos techniciens-conseil sont aussi à votre écoute pour vous : • Assister dans les mises à jour et paramétrages légaux. • Préconiser des "trucs et astuces" afin de vous faire gagner du temps. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Réaliser des devis et factures de travaux avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Bâtiment • Pour gérer vos clients (contacts, prospects, clients) et vos fournisseurs. • Pour réaliser vos devis détaillés avec images, plans, tranches de travaux, options… • Pour suivre précisément les consommations et la main d’œuvre de vos salariés, par chantier. • Pour transférer en un clic vos devis en commandes fournisseur puis en factures de travaux. • Pour gérer vos règlements (totaux ou partiels) et relancer vos factures clients non réglées. • Pour visualiser la rentabilité d’une affaire (prévu/réalisé) grâce aux analyses chantiers. Mon Compte est votre espace Client sur www.ciel.com • Retrouvez toutes les informations sur votre équipement et vos services • Téléchargez vos mises à jour légales et fonctionnelles • Consultez les formations disponibles pour vos équipements • Accédez à la veille légale et aux actualités légales. Le saviez-vous ? Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Généralités • Gestion des clients (contacts, prospects, clients) et des fournisseurs • Gestion des statuts clients (particulier, industriel, administration…) • Mailings/publipostages avec création de modèles de mailing • Gestion des articles avec affectation par fournisseur • Mise en sommeil des articles • Sauvegarde, restauration • Gestion multi-dossiers Devis et factures • Détail des devis avec tranches de travaux, options, variantes, TVA neuf ou rénovation, photos, plans… • Outils de mise en forme pour présentation des devis/ factures • Correcteur d’orthographe • Navigation par onglet dans les pièces commerciales • Suivi des dossiers avec précision en associant aux devis et factures les photos, études et courriers correspondants • Création d’articles et d’ouvrages • Calcul des métrés • Métrés types • Calcul d’un arrondi global pour les devis • Visualisation des déboursés • Retenues de garantie • Fonction Annule/Remplace dans les pièces commerciales • Gestion des unités de mesure spécifiques • Commandes fournisseurs automatiques • Nouvelles attestations de TVA RGE (Reconnue Garant de l’Environnement) • NOUVEAU ! TVA auto liquidée dans les documents de ventes • NOUVEAU ! Connexion au simulateur des CEE • NOUVEAU ! Edition de plusieurs devis ou/et factures en rafale • Alerte si le prix de vente est inférieur au déboursé • Suivi des consommations • Optimisation de la gestion des avoirs (création d’un avoir à partir d’une facture, utilisation d’un avoir pour régler une facture…) • Suivi de la main d’œuvre par salarié et par chantier • Gestion des salariés Bibliothèques • NOUVEAU ! Mise à disposition d’une bibliothèque de 2 800 libellés d’ouvrages classés par famille et sous-famille • NOUVEAU ! Sage e-tarif, un service 24h/24. Accédez à plus de 500 tarifs et catalogues de fabricants et industriels du BTP soit plus de 3 millions de références et de prix (Atlantic, Aldès, Cedéo, de Dietrich, Legallais, Bouchard, Legrand, Gebérit, Grohé, Hager, Knauf, Jacob Delafon, Plateforme du Bâtiment, Peinture Tollens, Saint-Gobain, Sonepar, Schneider Electric, Sika, Ursa Wurth, etc.) Finances • Gestion des règlements (totaux ou partiels) • Relances factures client non réglées (3 niveaux) • Edition de la liste des devis, factures, commandes, bons de livraison • Renseignement des identifiants bancaires IBAN et BIC de vos clients et fournisseurs • Analyses de vente détaillées • Statistiques (marge, chiffre d’affaires, comparatif N-1…) • Analyses des chantiers (analyses de rentabilité, des consommations, de la main d’œuvre...) • Transfert des écritures vers Ciel Compta et vers Ciel Paye Bâtiment Nombre illimité de dossiers. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Bâtiment 2015 Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 300 Mo d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook Express, Outlook®, Eudora ou autre) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • MS Office 2003 pour les fonctions MS Word® et MS Excel® • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Fiabilisez vos déclarations grâce au contrôle de cohérence sur les éléments de votre DADS-U, et évitez les rejets. Calculez rapidement la provision pour congés payés. Vous disposez d’un état récapitulatif ainsi que la génération de l’écriture comptable (provision pour CP et provision pour charges sur CP). Bénéficiez d’un nouvel onglet dans la fiche salarié pour y répertorier des informations pratiques (diplômes, formations, langues pratiquées, entretiens annuels…). Evitez les ressaisies et gagnez du temps en rattachant plusieurs salariés au même contrat mutuelle. Pourquoi choisir Ciel Paye Intégrale ? Gérez tout type de paye (mensuelle, horaire, par point, inversée...). Tous les cas de figure sont pris en compte : les secteurs d’activités (standard, bâtiment, hôtellerie, coiffure, animateur sportif...), les types de profils (cadre, non cadre, apprenti, ETAM...). Bénéficiez d’une analyse financière des coûts salariaux en utilisant des clés de répartition analytique par salarié. Utilisez de puissantes possibilités de personnalisation (bulletins de paye, courriers types, base de données...). Disposez d’un agenda dynamique vous permettant de paramétrer des évènements liés aux salariés ou à l’activité sociale de votre entreprise (déclarations, paiements des charges...). Dématérialisez rapidement vos attestations employeur AED(1) à la Norme 4DS. Télédéclarez simplement vos obligations légales : DPAE, DUCS et DADS-U et télé-payez vos cotisations aux organismes de protection sociale avec Ciel directDéclaration Social inclus(2) ! Un service d’accompagnement sur mesure Accédez intuitivement aux fonctions clés grâce à la barre d’actions d’INTUICIEL©. Un outils performant pour la réalisation de vos payes et des déclarations. Paye Intégrale Petites entreprises, artisans, commerçants, pilotez votre activité économique et sociale, grâce à une gestion approfondie de la paye (gestion analytique, plannings, formulaires administratifs agréés, déclarations et téléprocédures sociales). Conforme CICE Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Ms Office 2003 pour les fonctions MS Word© et MS Excel© • Une Imprimante laser ou jet d’encre • Ciel Pilotage nécessite la police de caractères Wingdings3 (installée par défaut avec MS Office). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 PERFORMANCE Gérez efficacement votre paye au quotidien • Agenda dynamique intégré • Profils de paye prêts à l’emploi (apprenti, cadre, non cadre, commercial…) • Gestion analytique (répartition analytique par salarié) • Cotisations et rubriques prêtes à l’emploi et personnalisables • Plans de paye standard, bâtiment, coiffure, hôtel/café/restaurant, animateur sportif… • Contrôle de cohérence DADS-U • Gestion des payes mensuelles, horaires, par point, partielles, employeurs multiples, décalées et inversées • Gestion du temps, modulations horaires • Calcul et traitement comptable de la provision congés payés • Gestion des congés payés et RTT • Calculs automatiques des IJSS • Planning salariés (prévisions d’activité, congés par salarié…) • Formulaires administratifs agréés • Import/export des variables au format MS Excel® • Suivi des visites médicales • Suivi et paramétrage des formalités d’entrée et de sortie salariés PUISSANCE Gagnez en maîtrise technique • Personnalisation des documents et des fichiers • Mono et multi-utilisateurs(3) • Nombre illimité de dossiers et de salariés • Parfaite confidentialité des données par dossier • Outils de supervision et de communication pour l’administrateur réseau • Gestion détaillée des droits utilisateur (accès aux dossiers et aux fonctions) PILOTAGE Pilotez votre activité sociale grâce aux indicateurs clés • Suivi et contrôle des payes (analyse par salarié, service, catégorie, établissement...) • Répartition des effectifs par société, établissement, tranche d’âge, ancienneté… • Evolution de la masse salariale (du brut, du coût total, des heures supplémentaires) • Ventilation analytique des indicateurs clés par salarié et service • Livre de paye par salarié, Journal de paye, charges à payer par caisse… • Etats des paiements, des cotisations à payer aux organismes sociaux • Fiches individuelles des salariés PRESTATIONS Travaillez en toute sérénité • Accès illimité à l’assistance technique auprès d’une équipe de spécialistes dédiée(4) • Mises à jour incluses • Dématérialisation de vos Attestations Employeur (AED)(1) • Télédéclarations des données sociales agréées (DUCS, DADS-U, DPAE) • Suivi de l’actualité sociale, juridique et économique (RF Conseil…) • Téléchargement des paramètres de paye par Internet • Accès au serveur de sauvegarde sécurisé de Ciel INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Paye Intégrale Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. (1) Sous réserve de souscription au service Ciel Déclarations Sociales Avancées. Détails et condition sur www.ciel.com (inclus avec le service Platine) (2) pour 5 Siret avec service premier ou 10 Siret avec service platine (3) Ciel Paye Intégrale est commercialisé en version monoposte et en version réseau. Si vous souhaitez installer Ciel Paye Intégrale sur d’autres postes, vous devez acquérir des licences d’utilisation par poste supplémentaire et souscrire les droits d’utilisation annuels correspondants. Important : Ciel Paye Intégrale option réseau est multi-utilisateurs / multi-dossiers : un même dossier ne peut être modifié par plusieurs utilisateurs simultanément. (4) L’utilisation de Ciel Paye Intégrale s’accompagne obligatoirement de la souscription au Droit d’Utilisation Annuel (DUA) du logiciel et du service de niveau Premier ou Platine. Le DUA est renouvelable annuellement à échéance. Hors frais de communication téléphonique. Numéro Indigo : tarif public en vigueur (perçu intégralement par l’opérateur). Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Compta 2015 Petites entreprises, artisans, commerçant... découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour tenir simplement votre comptabilité de la saisie des écritures à l’édition du Bilan, en passant par le suivi de votre trésorerie. Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Ciel Compta 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Disposez du Bilan et du Compte de Résultat pour faire le point sur l’avenir de votre entreprise. Disposez de plans comptables clés en main et de nombreux assistants pour gagner du temps. Évitez les mauvaises surprises avec le pointage de vos comptes bancaires et la trésorerie prévisionnelle. Vous savez toujours où vous en êtes grâce au tableau de bord (bénéfices, règlements, factures en retard...). Simplifiez vos tâches administratives (calcul automatique de la déclaration de TVA, de la Balance...). Un logiciel simple, pratique et conforme NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Visualisez d’un coup d’œil les chiffres clés de votre activité. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre comptabilité 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs et Astuces Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Réaliser votre tenue comptable avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale et sociale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? • Accéder à vos données comptables, de n’importe où et en toute sécurité ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Compta • Pour maîtriser tous les stades de votre comptabilité • Pour bénéficier de plans comptables clés en main • Pour visualiser à tout moment les chiffres clés de votre entreprise • Pour simplifier vos tâches administratives (calcul automatique de la déclaration de TVA, de Balance…) Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel DirectDéclaration TVA pour 1 SIRET Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel. Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données comptables depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Mais aussi, pour être serein et protéger vos données, Ciel les héberge et les sauvegarde automatiquement sur les serveurs sécurisés. En cas de panne, de virus ou de vol, vous êtes assuré de récupérer l’intégralité de vos données et de pouvoir ainsi continuer à travailller. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Editions • Bilan et Compte de Résultat synthétique, réel normal 2050 - 2053 et simplifié 2033A - 2033B, BNC 2035A (états préparatoires) • Déclaration de TVA CA3, CA12 (état préparatoire) • Télédéclaration de TVA(1) • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard, Journal centralisateur, SIG • Bordereau de remise de chèques en banque Traitements • Pointage et rapprochement bancaire (formats CFONB, QIF et OFX) • Lettrage automatique ou manuel • Contrepassation, réimputation • Intégration des relevés de comptes bancaires aux formats CFONB-ETEBAC, QIF et OFX • Assistant de clôture d’exercice Plan comptable et saisies • Plans comptables (Général (2010), agricole, associations, avoués, BTP, hôtellerie, ingénierie et mutuelle) • Saisie sur 2 exercices sans clôturer • Saisie des A-Nouveaux • Saisie en HT ou TTC • Calcul automatique de la TVA, du solde et de la contrepartie • Enregistrement des écritures en brouillard ou en simulation avant validation définitive • Calcul des frais kilométriques • Gestion des chéquiers et RIB • Saisie cahier comptable • Affectation automatique des comptes aux opérations du relevé bancaire lors de l’import • Visualisation des données comptables sur les 10 dernières années (Comptes et Balance) • Gestion analytique détaillée (plusieurs codes pour une écriture/répartition des montants sur plusieurs codes) • Automatisation de la saisie de vos écritures en associant les comptes (charges/fournisseurs…) Gestion complète des tiers • Comptes clients et fournisseurs • Encours clients, relances, mailings Echange de données • Format CEGID PGI • Echange avec Sage Génération Expert, Sage 30, Sage 100 • Envoi de la comptabilité sur la plateforme d’échange de données sécurisée Ciel • Import des écritures de Ciel Paye, Ciel Gestion commerciale, Ciel Immobilisations, Ciel Bâtiment, Ciel Associations, Ciel Devis Factures, Ciel Compta Facile, Ciel Facturation Facile... • Import de Balance comptable depuis un autre logiciel ou de MS Excel® • Export de la Balance vers Ciel Etats comptables et fiscaux, MS Excel®… Aides • Société Exemple pour s’entraîner • Aide intégrée au logiciel • Manuel Logiciel limité à 5 sociétés. Pour plus de sociétés, consultez votre revendeur ou le service commercial Ciel au 01 55 26 33 33. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Compta 2015 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 3 3 www.ciel.com Liasse fiscale Petites entreprises, artisans, commerçants, imprimez votre liasse fiscale agréée par la Direction Générale des Finances Publiques et télédéclarez(1) automatiquement votre Bilan. Imprimez facilement votre liasse fiscale agréée quel que soit votre logiciel de comptabilité. Gérez les formulaires EDI-Paiement (CVAE, IS avec formulaire d’acompte et de solde). Des assistants vous guident étape par étape, pour créer votre dossier et importer votre Balance de Ciel Compta ou des principaux logiciels comptables du marché. Votre liasse fiscale est calculée automatiquement à partir de votre Balance. Complétez votre liasse directement à l’écran, dans un formulaire identique au Cerfa, tous les recalculs sont automatiques. Pourquoi choisir Ciel Liasse fiscale ? Gagnez en efficacité grâce à une ergonomie simple et intuitive. Choisissez le modèle de liasse adapté à votre activité (BIC, BNC, Déclaration d’IS, Agricole, Sociétés Civiles Immobilières). Télédéclarez(1) votre CVAE (Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises). Les messages d’alerte en cas de déséquilibre vous indiquent même le montant et l’emplacement exact de l’erreur dans la liasse. Un logiciel simple, pratique et conforme à la loi de Finances Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Importez votre balance et saisissez vos OD. Préparez, imprimez et télédéclarez(1) votre liasse fiscale. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Editions • Gestion de la CVAE (Cotisation sur Valeur Ajoutée des entreprises) • Nombreuses liasses fiscales agréées DGFiP : régimes BIC réel normal (2050), réel simplifié (2033), BNC (2035), BA normal (2143) et simplifié (2139), Sociétés Civiles Immobilières (2072), relevé des frais généraux (2067), déclaration d’IS (2065) et d’IR (2031) • Plusieurs options d’impression : qualité brouillon, laser agréé DGFiP, dans un fichier PDF ou dans un classeur Microsoft Excel® • Impressions agréées DGFiP • Archivage des données à la norme DGFiP Mise en place • Assistant de création de dossier • Import automatique de la Balance de Ciel Compta • Création automatique des comptes et des journaux suite à l’import de la Balance • Plus de 30 formats de Balance des principaux logiciels de comptabilité du marché • Possibilité de saisir directement la balance et les liasses complètes N et N-1 • Saisie des OD • Import des immobilisations • Plan comptable fourni en standard Contrôles • Préparation de la liasse dans un écran identique au formulaire Cerfa correspondant • Nombreux contrôles : cohérence et équilibre de la liasse, contrôles de conversion EDI-TDFC avant la télédéclaration(1) • Message d’alerte en cas de déséquilibre ou erreur • Identification et correction rapide des erreurs : motif de l’erreur, montant de l’écart, emplacement précis dans la liasse Ergonomie • Formats d’import/export paramétrables • Récupération automatique des données d’un exercice à l’autre • 4 exercices en ligne consultables dans un même dossier INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Liasse fiscale (1) Sous réserve de souscription payante à un service Ciel Directdéclaration Fiscal ainsi qu’à un service de maintenance Ciel incluant les mises à jour . Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 2,2 GHz • 2 Go de Ram (4 Go conseillé) • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser pour vos sorties des liasses agréées. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Lequel choisir ? Ciel Liasse fiscale Ciel Etats comptables et fiscaux Liasses fiscales agréées par la DGFiP SCI (2072 et suivantes) BIC réel normal (2050 à 2059G) et simplifié (2033 à 2033G), BNC (2035) Liasse Agricole régime simplifié (2143 et suivantes), normal (2139 et suivante) Relevé de frais généraux (2067) Déclaration d’IS (2065 et suivants), IR (2031 et suivants) Gestion de la CVAE Gestion des droits d’accès par utilisateur Plaquettes de présentation des comptes personnalisables Editions du détail des comptes, soldes intermédiaires de gestion Insertion de documents MS Word® et MS Excel® Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Coffret Etudiants Etudiants en Bac pro, Bac STG et BTS de gestion, entraînez-vous à maîtriser toutes les étapes de la gestion d’entreprise. Ciel Compta Evolution, Ciel Gestion Commerciale Evolution et Ciel Paye Evolution = 3 logiciels incontournables pour maîtriser la gestion d’entreprise. Vous vous formez sur des logiciels adaptés aux programmes des Bac STG, Bac pro et BTS de gestion(1). Vous étudiez sur les logiciels professionnels de référence parmi les plus utilisés dans les petites entreprises en France. Vous obtenez une vision opérationnelle de la gestion d’entreprise. Vous bénéficiez d’un accompagnement pour bien débuter et découvrir le fonctionnement des logiciels. Pourquoi choisir le Coffret Etudiants Ciel ? Un environnement de travail personnalisé grâce à INTUICIEL©. Une intégration dans la vie active réussie grâce à la maîtrise d’outils professionnels. L’opportunité d’enrichir votre CV avec la mention "Maîtrise des logiciels de gestion Ciel". Les logiciels du Coffret Etudiants sont compatibles avec les logiciels Ciel du Coffret Enseignants & Formateurs. Par sauvegarde et restauration, vous travaillez toujours sur vos propres données, chez vous et dans votre établissement. Une solution simple, pratique et conforme INTUICIEL© à votre image : personnalisez simplement votre écran d’accueil avec les vignettes des fonctionnalités les plus utilisées. Accédez aux détails des indicateurs clés de votre activité commerciale en temps réel et prenez les bonnes décisions au bon moment. Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Conforme CICE Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Ms Office 2003 pour les fonctions MS Word© et MS Excel© de Ciel Paye • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Ciel Compta Evolution Pour tenir une comptabilité de la saisie des écritures jusqu’au Bilan en passant par la trésorerie ! • Assimilez facilement les différents modes de saisie, avec ou sans notion de débit/crédit • Obtenez immédiatement vos éditions comptables (Grand-Livre, Balances, Journaux, Bilan, Compte de Résultat, déclaration de TVA) • Apprenez à analyser votre résultat avec le tableau de bord (chiffre d’affaires, meilleurs clients...) • Gérez votre parc d’immobilisations (amortissements, inventaires, états préparatoires 2054 et 2055) • Approfondissez la comptabilité générale, analytique et budgétaire Ciel Gestion commerciale Evolution La gestion complète de la facturation, des devis aux achats, en passant par la relation clients et la gestion des stocks • Etudiez toutes les étapes du cycle commercial de l’approvisionnement des produits à la vente aux clients • Apprenez à gérer les conditions commerciales, éditez des factures et gérez vos fichiers clients et articles • Exercez-vous à optimiser vos stocks, avec la gestion des composants, produits finis, capacité de fabrication… • Simulez vos objectifs de vente et les commissions attribuées afin de motiver les commerciaux • Entraînez-vous à la gestion des prospects, clients, fournisseurs, commerciaux • Maîtrisez les achats, ventes, prospection, facturation, règlements Ciel Paye Evolution Toute la paye et la gestion administrative des salariés ! • Apprenez à réaliser tous types de bulletin de paye selon le profil des salariés • Exercez-vous à l’élaboration de plannings mensuels ou hebdomadaires en tenant compte des saisonnalités du marché et de votre activité • Assimilez les formalités administratives liées à la gestion des salariés (embauche, arrêts maladie, accident de travail, départs, déclarations des charges sociales, DADS…) • Gérez tous types de paye (mensuelle, horaire, par point, inversée, temps partiel…) • Maîtrisez la gestion des plannings prévisionnels, absences, congés payés… • Soyez opérationnel sur les éditions de paye (Journal et Livre de paye, DUCS, DADS) Accompagnement Vous bénéficiez d’un accompagnement pour bien débuter ! • 3 appels à l’assistance Ciel pour chaque logiciel(2) • Des cours interactifs d’initiation à la comptabilité et à la gestion • Des formations multimédias aux logiciels INFORMATIONS TECHNIQUES Coffret Etudiants Ciel (1) Ciel préconise l’utilisation des logiciels du Coffret Etudiants pour les Bac STG et les Bac pro Vente, Bac pro Commerce, Bac pro Comptabilité, les BTS NRC, MUC, CGO, AG PME PMI, AM... et les BTS de gestion. (2) Hors frais de communication téléphonique. Numéro Indigo : tarif public en vigueur (perçu intégralement par l’opérateur). Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Retrouvez les manuels et supports de cours de nos logiciels chez les éditeurs de livres scolaires : Associations 2015 Associations culturelles, sportives, sociales… quelle que soit votre taille, gérez simplement vos adhérents, cotisations, activités, matériels et tenez facilement votre comptabilité en dépenses/recettes. NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile. NOUVEAU ! Soyez rapidement opérationnel ! Vous êtes accompagné grâce à notre parcours guidé de création. NOUVEAU ! Adaptez simplement le logiciel à votre activité depuis l’espace de personnalisation dédié. Vous paramétrez rapidement les fonctionnalités clés : pièce commerciale, logo, lettre de relance… Conforme au Contrôle de la Comptabilité Informatisée ! Soyez guidé dans la sauvegarde de vos fichiers DGFiP. Pourquoi choisir Ciel Associations 2015 ? Visualisez en un coup d’œil les informations utiles grâce à l’aperçu de vos fiches adhérents, matériels, activités… Générez automatiquement vos reçus de dons afin de faciliter la défiscalisation de vos donateurs. Evitez les ressaisies en générant automatiquement vos écritures liées aux règlements de vos opérations dans votre comptabilité. Proposez de nouveaux services grâce à la gestion des prêts et réservation de matériel. Visualisez rapidement les chiffres clés de votre association grâce au tableau de bord (évolution des dépenses/recettes...). Un logiciel simple, pratique et conforme OFFERT Guide Associatif NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Visualisez rapidement la synthèse de votre activité grâce aux indicateurs clés du tableau de bord. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Adhérents/cotisations • NOUVEAU ! Parcours guidé de création de dossier • Modèles de lettre prêts à l’emploi • Gestion des adhérents et des membres du bureau • Assistant d’entrée des nouveaux adhérents • Gestion des centres d’intérêts • Duplication d’une cotisation ou d’un adhérent • Grille de tarifs par cotisation • Suivi des règlements de cotisations et des arriérés • Planification des mailings, relances… Gestion des activités/matériels • Indication du numéro de mouvement à reporter sur votre facture, lors du règlement • Création de modèles pour les activités fréquentes • Gestion des remboursements d’activités • Gestion des places disponibles et de la surréservation • Création de grilles de tarifs • Gestion des partenaires (sponsor, entraîneur...) • Gestion des prêts et réservations de matériel Personnalisation • NOUVEAU ! Espace de personnalisation dédié • Création de champs personnalisés (ajout de zones de saisie par insertion de texte, valeur, table, image...) • Choix de la taille de police la plus adaptée à votre environnement de travail • Classement rapide de vos données selon vos propres critères (regroupement, filtre, vue) grâce aux Intuilistes© Tenue des comptes • Mise en conformité du Contrôle de la Comptabilité Informatisée • Saisie des dépenses et des recettes • Duplication des écritures lors de la saisie • Intégration de la norme SEPA • Pointage des écritures • Automatisation du traitement de vos relevés bancaires grâce aux règles d’affectation des comptes • Consultation en temps réel du solde du compte de l’association, lors de la saisie des écritures • Gestion des chéquiers • Prévisions budgétaires • Gestion des postes de trésorerie • Trésorerie prévisionnelle • Gestion de la TVA (contrôle et calcul automatique) • Intégration des écritures comptables à partir de votre relevé bancaire au format CFONB, QIF, OFX, TXT et CVS Editions • Conforme au bulletin officiel des impôts N°12 du 24 janvier 2006 • Reçus dons aux œuvres (modèle CERFA 11580*03) • Mailings et lettres de relance • Liste des adhérents • Grand-Livre des dépenses/recettes • Etat de trésorerie Liens bureautiques • Export de l’information de vos adhérents, cotisations, activités sur MS Excel® • Transfert du journal comptable vers Ciel Compta Internet • Envoi de vos éditions, mailings par Internet au format PDF • Réception d’informations et de conseils via Internet Logiciel limité à 5 dossiers. Pour plus de dossiers, consultez votre revendeur ou le service commercial Ciel au 01 55 26 33 33. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Associations 2015 Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Conforme CICE Paye 2015 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Ciel Paye 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Utilisez les plans de paye prêts à l’emploi (cas standard, coiffure, HCR...) et les contrats types. Disposez de nombreux documents préremplis (promesse d’embauche, contrat de travail, prolongation de période d’essai…). Accédez instantanément à tous vos états (charges à payer par caisse, réduction Loi Fillon…). Simplifiez-vous la gestion des arrêts de travail : vous réalisez la gestion de vos arrêts de travail avec insertion automatique dans vos bulletins. Editez rapidement vos états préparatoires pour vos déclarations sociales (DUCS et DADS). Archivez vos données sur les trois dernières années (bulletins, états…). Un logiciel simple, pratique et conforme Accédez intuitivement aux fonctions clés grâce à la barre d’actions d’INTUICIEL©. Bénéficiez de nombreuses statistiques pour bien suivre votre activité. Petites entreprises, artisans, commerçants, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour réaliser simplement vos bulletins de paye et effectuez facilement vos déclarations sociales. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre paye • Réaliser vos bulletins de paye avec un logiciel conforme aux dernières règlementations sociales ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos déclarations administratives ? Vous souhaitez : Accès au logiciel Ciel Paye • Pour réaliser simplement vos bulletins de paye avec des modèles selon le statut ou le poste du salarié. • Pour créer vos contrats de prévoyance et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées. • Pour accéder instantanément à toutes vos déclaration sociales. 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs et Astuces Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Pré-imprimés de bulletins de paye Pour recevoir 20 pré-imprimés par mois dont le modèle est déjà paramétré dans votre logiciel Ciel Paye et éditer facilement et rapidement tous les bulletins de paye de vos salariés. Ciel directDéclaration Social pour 1 SIRET Pour préparer votre DADS-U à la norme 4DS et envoyer simplement vos déclarations sociales directement depuis votre logiciel : AED (Attestation Employeur Dématérialisée), DUCS et DADS-U. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Chaque année, vous devez réaliser une Déclaration Annuelle des Données Sociales Unifiées à remettre aux organismes sociaux avant le 31 janvier. Le saviez-vous ? Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Bulletins de paye • Modèles de bulletins de paye prêts à l’emploi (apprenti, cadre, non cadre, commercial...) • Possibilité d’affichage des congés payés, RTT sur le bulletin • Gestion des payes mensuelles, horaires, par points, partielles, employeurs multiples, décalées et inversées • Reprise automatique des éléments d’un mois sur l’autre • Historique des bulletins • Impression des bulletins sur papier blanc ou sur pré-imprimé Ciel Salariés • Liste des salariés • Affichage des salariés présents selon plusieurs critères paramétrables (exercice N, N-1..., salariés sortis, salariés cadres...) • Gestion des congés, absences, RTT • Duplication des salariés avec reprise des éléments d’une fiche salarié à l’autre Paramétrage • Livré avec les cotisations et rubriques les plus utilisées • Plans de paye standard, coiffure, animateur sportif, hôtel/café/restaurant… • Création des contrats de prévoyance et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées • Création de vos propres rubriques et cotisations Editions • Tableau de bord avec évolution de la masse salariale et des alertes • Dématérialisation de l’Attestation Employeur (AED)(1) • Journal de paye et Livre de paye • Etats des paiements, des cotisations à payer aux organismes sociaux • Etats préparatoires DADS et DUCS • Fiches individuelles des salariés • Réduction loi Fillon annualisée • Plus de 25 lettres et documents inclus au format MS Word® (confirmation d’embauche, contrat de travail, lettre chèque…) Echange de données • Génération des fichiers de virement à la norme SEPA • Transfert des écritures comptables vers Ciel Compta • Possibilité de mise à jour via Internet des taux et éléments constitutifs de plans de paye Aides • Aide intégrée au logiciel • Manuel utilisateur Logiciel limitée à 20 salariés. Pour plus de 20 salariés, consultez votre revendeur ou le service commercial Ciel au 01 55 26 33 33. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Paye 2015 Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Ms Office 2003 pour les fonctions MS Word® et MS Excel® • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Besoin de gérer des temps et des plannings, d’obtenir des formulaires pré-remplis (arrêt maladie, accident du travail...) ou encore de gérer plus de 20 salariés... Contactez votre revendeur ou le service commercial au 01 55 26 33 33 pour découvrir Ciel Paye Evolution. Pour aller plus loin... Le Duo Associations Evolution 2015 Ciel Associations Evolution + Ciel Compta Evolution NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile. NOUVEAU ! Soyez rapidement opérationnel. Vous êtes accompagné grâce à notre parcours guidé de création. NOUVEAU ! Adaptez simplement le logiciel à votre activité depuis l’espace de personnalisation dédié. Vous paramétrez rapidement les fonctionnalités clés : logo, courrier, pièce commerciale… Conforme au Contrôle de la Comptabilité Informatisée ! Soyez guidé dans la sauvegarde de vos fichiers DGFiP. Pourquoi choisir Le Duo Ciel Associations Evolution 2015 ? Planifiez et suivez l’occupation de vos animateurs et matériels grâce aux agendas dédiés. Gérez efficacement les services à la personne (affectation d’intervenant, attestation fiscale de fin d’année…). Gérez automatiquement les places disponibles et la surréservation de vos sorties et activités. Obtenez sans aucun calcul vos déclarations de TVA, votre Bilan et votre Compte de Résultat. Vous pouvez même les télédéclarer(1). Affinez l’analyse de vos activités en effectant plusieurs codes analytiques à une même écriture ou en répartissant le montant sur plusieurs codes. Une solution simple, pratique et conforme Conforme Loi de Finances rectificative 2012 2 logiciels indispensables pour votre gestion NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Visualisez rapidement vos chiffres clés avec le tableau de bord (adhérents, CA…), vous pouvez même le personnaliser ! Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Généralités • NOUVEAU ! Parcours guidé de création de dossier • NOUVEAU ! Espace de personnalisation dédié • Classement automatique de vos données selon vos propres critères (regroupement, filtre, vue) grâce aux Intuilistes© Adhérents/cotisations • Gestion des adhérents (prospects, membres, anciens membres) • Gestion des centres d’intérêt • Grille de tarifs par cotisation • Suivi des règlements des cotisations et des arriérés • Appel à cotisation Gestion des activités/matériels • Gestion des places disponibles et de la surréservation • Modèles de lettres prêt à l’emploi (demande de dons, rappel de promesses de dons, remerciements) • Gestion du remboursement d’activités • Gestion des activités récurrentes • Création de grille de tarifs • Gestion des partenaires • Planning des activités/animateurs • Prêts et réservations de matériel Facturation/règlements • Devis, factures, avoirs • Gestion de projets (état d’avancement, atteinte des objectifs…) • Gestion des statuts des devis (encours, à relancer…) • Gestion des articles en sommeil • Modèles de devis, factures, avoirs prêts à l’emploi et personnalisables • Gestion des acomptes, encours et règlements (partiel, total) • Indication du numéro de mouvement à reporter sur votre facture, lors d’un règlement • Attestations fiscales de service à la personne • Gestion des intervenants de services à la personne Comptabilité • Mise en conformité du Contrôle de la Comptabilité Informatisée • Comptabilité générale, analytique, budgétaire • Intégration de la norme SEPA • Gestion avancée des codes analytiques (affectation de plusieurs codes pour une écriture, répartition du montant sur plusieurs codes) • Gestion du crédit-bail • Gestion des immobilisations • Saisie des écritures sur 2 exercices sans clôturer • Automatisation des écritures régulières (EDF, loyer…) • Consultation en temps réel du solde du compte de l’association, lors de la saisie des écritures • Pointage, lettrage, rapprochement bancaire • Intégration des extraits de comptes bancaires aux formats CFONB-ETEBAC, QIF, OFX, TXT ou CSV • Télédéclarations de TVA et de Bilan(1) • Gestion des chéquiers et des RIB • Trésorerie prévisionnelle • Visualisation des données comptables sur les 10 dernières années (comptes, balance) Editions • Conforme au bulletin officiel des impôts du 24 janvier 2006 • Etats associatifs (CA des activités et cotisations, convocation AG…) • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard • Reçus dons aux œuvres (modèle CERFA 11580*03) • Bilan et Compte de Résultat • Comparaison Balance N/N-1 • Déclaration de TVA (CA3, CA12) • Nombre illimité de dossiers INFORMATIONS TECHNIQUES Le Duo Ciel Associations Evolution 2015 (1) Sous réserve de souscription au service Ciel directDéclaration TVA + Bilan ainsi qu’à un service de maintenance Ciel incluant les mises à jour gratuites. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Etats comptables et fiscaux Experts-comptables, petites entreprises… imprimez ou télédéclarez(1) automatiquement vos liasses fiscales agréées par la Direction Générale des Finances Publiques et présentez les comptes annuels dans des plaquettes personnalisées. Gérez les formulaires EDI-Paiement : CVAE et IS avec acomptes. Réalisez et imprimez facilement vos liasses fiscales agréées et télédéclarez-les(1) directement depuis votre logiciel. Personnalisez vos plaquettes de présentation des comptes annuels grâce aux modèles prêts à l’emploi. Editez et télédéclarez(1) simplement vos tableaux OG directement à partir de votre logiciel. Vous facilitez ainsi vos échanges avec vos CGA/AGA pour la réalisation de votre dossier de gestion. Pourquoi choisir Ciel Etats comptables et fiscaux ? Importez votre Balance de Ciel Compta ou des principaux logiciels comptables du marché. Votre liasse fiscale est calculée rapidement sans ressaisie d’informations. Télédéclarez(1) votre CVAE (Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises). Bénéficiez de nombreux modèles de liasses agréés et adaptés à votre activité (BIC, BNC, déclaration IS, Agricole, Sociétés Civiles Immobilières, Sociétés Civiles de Moyens…). Un logiciel simple, pratique et conforme Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Obtenez vos plaquettes sur mesure. Préparez, imprimez et télédéclarez(1) votre liasse fiscale. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Généralités • Gestion des formulaires EDI-Paiement : CVAE et IS avec acomptes • Nombreux états : détail des comptes, SIG, règles et méthodes comptables • Création et regroupement de comptes et de formules de calcul • Envoi des liasses aux OGA • Gestion des tableaux OG : BIC, BNC, BA • Gestion de la CVAE (Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises) Editions • Nombreuses liasses fiscales agréées DGFiP : régimes BIC réel normal (2050), réel simplifié (2033), BNC (2035), BA agricole normal (2143) et simplifié (2139), Sociétés Civiles Immobilières (2072), Sociétés Civiles de Moyens (2036), relevé des frais généraux (2067), déclaration d’IS (2065) et d’IR (2031) • Plusieurs options d’impression : qualité brouillon, laser agréée DGFiP, dans un fichier PDF ou dans un classeur MS Excel® • Archivage des données à la norme DGFiP Plaquettes • Plaquettes prêtes à l’emploi entièrement personnalisables : BNC, Bénéfice Agricole, Cedage, PME, BIC normal, simplifié, SCI, TPE • Lien MS Word® et MS Excel® pour insérer des annexes, ajout de logos par copier/coller • Enregistrement au format PDF permettant l’envoi par e-mail Mise en place • Assistant de création de dossier • Import automatique de la Balance de Ciel Compta • Création automatique des comptes et des journaux suite à l’import de la Balance • Création et regroupement de compte et de formules de calcul • Plus de 30 formats de Balance des principaux logiciels de comptabilité du marché • Possibilité de saisir directement la Balance et les liasses complètes N et N-1 • Saisie des OD • Import des immobilisations • Plan comptable fourni en standard • Formats d’import/export paramétrables • Réintégration automatique des OD dans Ciel Compta Multi-utilisateurs • Définition des droits d’accès par utilisateur Contrôles • Préparation de la liasse dans un écran identique au formulaire Cerfa correspondant • Nombreux contrôles : cohérence et équilibre de la liasse, contrôles de conversion EDI TDFC avant la télédéclaration(1) • Identification et correction rapide des erreurs : motif de l’erreur, montant de l’écart, emplacement précis dans la liasse INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Etats comptables et fiscaux (1) Sous réserve de souscription payante à un service Ciel Directdéclaration Fiscal ainsi qu’à un service de maintenance Ciel incluant les mises à jour . Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 2,2 GHz • 2 Go de Ram (4 Go conseillé) • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser pour vos sorties des liasses agréées. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Compta 2015 Petites entreprises, artisans, commerçants... tenez simplement votre comptabilité de la saisie des écritures à l’édition du Bilan, en passant par le suivi de votre trésorerie. Vous êtes accompagné à chaque étape avec nos assistants INTUICIEL©, Top Départ, Top Saisie... Bénéficiez de plans comptables clés en main. Vous ajoutez uniquement vos clients et vos fournisseurs. Vous savez toujours où vous en êtes grâce au tableau de bord (bénéfices, règlements, factures en retard…). Evitez les mauvaises surprises avec le pointage de vos comptes bancaires et la trésorerie prévisionnelle. Simplifiez vos tâches administratives (calcul automatique de la déclaration de TVA, de la Balance…). Pourquoi choisir Ciel Compta 2015 ? Disposez du Bilan et du Compte de Résultat pour faire le point sur l’avenir de votre entreprise. Disposez de nombreux assistants et modèles d’écritures pour gagner du temps comme l’import de votre relevé bancaire. Automatisez l’enregistrement de vos charges régulières (loyer, EDF...) grâce aux écritures d’abonnement. Accélérez l’enregistrement de vos écritures grâce à l’affectation automatique du compte de TVA (fournisseurs, clients, charges et produits). Editez vos déclarations de TVA automatiquement calculées à partir des écritures saisies. Un logiciel simple, pratique et conforme NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Visualisez d’un coup d’œil les chiffres clés de votre activité. Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Editions • Bilan et Compte de Résultat synthétique, réel normal 2050 - 2053 et simplifié 2033A - 2033B, BNC 2035A (états préparatoires) • Déclaration de TVA CA3, CA12 (état préparatoire) • Télédéclaration de TVA(1) • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard, Journal centralisateur, SIG • Bordereau de remise de chèques en banque Traitements • Pointage et rapprochement bancaire (formats CFONB, QIF et OFX) • Lettrage automatique ou manuel • Contrepassation, réimputation • Intégration des relevés de comptes bancaires aux formats CFONB-ETEBAC, QIF et OFX • Assistant de clôture d’exercice Plan comptable et saisies • Plans comptables (Général (2010), agricole, associations, avoués, BTP, hôtellerie, ingénierie et mutuelle) • Saisie sur 2 exercices sans clôturer • Saisie des A-Nouveaux • Saisie en HT ou TTC • Calcul automatique de la TVA, du solde et de la contrepartie • Enregistrement des écritures en brouillard ou en simulation avant validation définitive • Calcul des frais kilométriques • Gestion des chéquiers et RIB • Saisie cahier comptable • Affectation automatique des comptes aux opérations du relevé bancaire lors de l’import • Visualisation des données comptables sur les 10 dernières années (Comptes et Balance) • Gestion analytique détaillée (plusieurs codes pour une écriture/répartition des montants sur plusieurs codes) • Automatisation de la saisie de vos écritures en associant les comptes (charges/fournisseurs…) Gestion complète des tiers • Comptes clients et fournisseurs • Encours clients, relances, mailings Echanges de données • Format CEGID PGI • Echange avec Sage Génération Expert, Sage 30, Sage 100 • Envoi de la comptabilité sur la plateforme d’échange de données sécurisée Ciel • Import des écritures de Ciel Paye, Ciel Gestion commerciale, Ciel Immobilisations, Ciel Bâtiment, Ciel Associations, Ciel Devis Factures, Ciel Compta Facile, Ciel Facturation Facile... • Import de Balance comptable depuis un autre logiciel ou de MS Excel® • Export de la Balance vers Ciel Etats comptables et fiscaux, MS Excel®… Aides • Société Exemple pour s’entraîner • Aide intégrée au logiciel • Manuel Logiciel limité à 5 sociétés. Pour plus de sociétés, consultez votre revendeur ou le service commercial Ciel au 01 55 26 33 33. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Compta 2015 (1) Sous réserve de souscription au service Ciel directDéclaration TVA + Bilan ainsi qu’à un service Ciel incluant les mises à jour. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Facturation Facile 2015 Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Petites entreprises, commerçants, artisans, réalisez des devis et factures professionnels en toute simplicité. NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Réalisez vos devis, commandes, bons de livraison, factures... aussi simplement que dans un traitement de texte. NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). NOUVEAU ! Soyez rapidement opérationnel ! Vous êtes accompagné grâce à notre parcours guidé de création. NOUVEAU ! Adaptez simplement le logiciel à votre activité depuis l’espace de personnalisation dédié. Vous paramétrez rapidement les fonctionnalités clés : logo, TVA, numérotation des pièces… Mise en conformité du Contrôle de la Comptabilité Informatisée ! Soyez guidé dans la sauvegarde de vos fichiers au format de la DGFIP. Pourquoi choisir Ciel Facturation Facile 2015 ? Réalisez vos devis et factures aussi simplement que dans un traitement de texte. Facturez en HT ou en TTC et évitez les ressaisies en transformant d’un simple clic vos devis en facture. Simplifiez vos échanges avec votre expertcomptable ou votre Centre de Gestion Agréé(1) en lui envoyant vos écritures par e-mail. Visualisez d’un coup d’œil les chiffres clés de votre activité à partir du tableau de bord (chiffre d’affaires, factures en cours, meilleurs clients...). Un logiciel simple, pratique et conforme Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Généralités • NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT) • NOUVEAU ! Parcours guidé de création • NOUVEAU ! Espace de personnalisation dédié • E-mail, téléphone portable sur vos pièces commerciales • Recherche multicritères sur tous les fichiers • Choix de la taille de la police la plus adaptée à votre environnement de travail • Conforme DGI BO 13 L-1-06 et DEEE/éco-contribution • Conforme au bulletin officiel des impôts N°12 du 24 janvier 2006 Gestion de contacts, articles, prestations • Gestion de clients, fournisseurs (coordonnées, e-mail…) • Gestion des articles et prestations Devis et factures • Adaptation simplifiée des modèles de devis, factures, avoirs (logo, texte, colonne) • Gestion des règlements • Gestion de plusieurs taux de TVA • Envoi de devis, factures, avoirs par Internet et par courrier Ventes • Tableaux de bord • Rapport des ventes Echange de données • Exportation de données vers MS Excel® et MS Word® • Transfert automatique des factures, règlements et avoirs vers Ciel Compta Internet • Lien avec le site www.ciel.com • Envoi des éditions au format PDF par e-mail Sauvegarde et sécurité • Sauvegarde de vos données • Mot de passe Aides • Société Exemple pour s’entraîner • Aide en ligne et contextuelle • Manuel électronique Logiciel limité à 1 dossier. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Facturation Facile 2015 (1) Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Ciel Devis Factures du bâtiment 2015 en abonnement tout inclus et sans engagement ? Chiffrez facilement vos devis et factures avec tranches de travaux, photos... Choisissez le taux de TVA neuf ou rénovation selon les travaux à réaliser et obtenez les nouvelles attestations de TVA. Accèdez à 500 tarifs et catalogues Fabricants : 3 millions de références produits et plus de 180 000 pages numérisées. Affinez vos prix de vente en suivant précisément vos déboursés secs, vos cœfficients de frais et vos marges. Accompagnez et enrichissez vos devis par l’insertion d’images, de photos, de croquis, etc. NOUVEAU ! TVA auto liquidée dans les documents de vente. Un logiciel simple, pratique et conforme Devis Factures du bâtiment 2015 NOUVEAU ! Personnalisez votre environnement de travail grâce au nouvel INTUICIEL©. Artisans du bâtiment, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour chiffrer vos devis et vos factures avec les bons produits et les bons prix, tout en suivant les marges de vos chantiers. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services Arborescence et structure par tranches d’un devis d’espaces verts 1. Utilisez un logiciel pour gérer vos devis et factures 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Nos techniciens-conseil sont aussi à votre écoute pour vous : • Assister dans les mises à jour et paramétrages légaux. • Préconiser des "trucs et astuces" afin de vous faire gagner du temps. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Réaliser des devis et factures de travaux avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Devis Factures du bâtiment • Pour réaliser vos devis aussi simplement que dans un traitement de texte. • Pour affiner vos prix de vente en suivant vos déboursés secs, vos cœfficients de frais et vos marges. • Pour transférer vos devis en factures puis en écritures comptables dans Ciel Compta. • Pour visualiser les chiffres clés de votre activité avec les tableaux de bord. Mon Compte est votre espace Client sur www.ciel.com • Retrouvez toutes les informations sur votre équipement et vos services • Téléchargez vos mises à jour légales et fonctionnelles • Consultez les formations disponibles pour vos équipements • Accédez à la veille légale et aux actualités légales. Le saviez-vous ? Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Généralités • Gestion des clients (contacts, prospects, clients) et des fournisseurs • Gestion des statuts clients (particulier, industriel, administration…) • Mailings/publipostages avec création de modèle de mailing • Gestion des articles avec affectation par fournisseurs • Mise en sommeil des articles • Sauvegarde, restauration • Gestion multi-dossiers Devis et factures • NOUVEAU ! Edition de plusieurs devis ou/et factures en rafale. • Détail des devis avec tranches de travaux, options, variantes, TVA neuf ou rénovation, photos, plans... • Outils de mise en forme pour présentation des devis/ factures • Navigation par onglet dans les pièces commerciales • Visualisation en un clin d’œil des devis validés et transfert en facture sans aucune ressaisie • Correcteur d’orthographe • Calcul des métrés • Calcul d’un arrondi global pour les devis • Edition de déboursés • Retenues de garantie • Gestion des unités de mesure spécifiques • Commandes fournisseurs • Alerte si prix de vente est inférieur au déboursé Bibliothèques • NOUVEAU ! Sage e-tarif, un service 24h/24. Accédez à plus de 500 tarifs et catalogues de fabricants et industriels, 3 millions de références du BTP (Atlantic, Aldès, Cedéo, de Dietrich, Legallais, Bouchard, Legrand, Gebérit, Grohé, Hager, Jacob Delafon, Knauf, Plateforme du Bâtiment, Peinture Tollens, Saint-Gobain, Sonepar, Schneider Electric, Ursa, Sika, Wurth, etc.). • NOUVEAU ! Connexion au simulateur des certificats d’économie d’energie. Finances • Gestion des règlements (totaux ou partiels) • Relances factures clients non réglées (3 niveaux) • Edition de la liste des devis, factures, commandes, bons de livraison • Analyses de vente détaillées • Statistique (marge, chiffre d’affaires, comparatif N-1…) • Transfert des écritures vers Ciel Compta Limité à 5 dossiers. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Devis Factures du bâtiment 2015 Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 300 Mo d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook Express, Outlook®, Eudora ou autre) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • MS Office 2003 pour les fonctions MS Word® et MS Excel® • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Immobilisations Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Ciel Immobilisations en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Effectuez l’inventaire de vos immobilisations pour payer moins de taxe professionnelle. L’enregistrement d’une immobilisation est très simple : indiquez uniquement la valeur d’achat, le type d’amortissement et sa durée, et le logiciel fait le reste ! Tous les cas de figure sont pris en compte : amortissement linéaire, dégressif, dérogatoire, fiscal, cession, mise au rebut... Obtenez automatiquement vos tableaux d’amortissement. Identifiez tout votre matériel à l’aide d’étiquettes codes-barres. Un logiciel simple, pratique et conforme NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Gérez simplement vos immobilisations. Petites entreprises, artisans, commerçants, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour gérer simplement vos immobilisations, du calcul des amortissements jusqu’à l’inventaire. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services 1. Utilisez un logiciel pour gérer vos immobilisations 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement d’un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur et aux évolutions technologiques. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Gérer vos immobilisations avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Accéder à vos données, de n’importe où et en toute sécurité ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Immobilisations • Pour obtenir automatiquement vos tableaux d’amortissement. • Pour effectuer l’inventaire de vos immobilisations et payer moins de taxe professionnelle (CET). • Pour simplifier vos formalités administratives avec le calcul des déclarations 2054 et 2055. • Pour savoir quel est le coût de vos immobilisations grâce aux états et graphiques. Le service connecté pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données d’immobilisations et d’amortissements depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Mais aussi, pour être serein et protéger vos données, Ciel les héberge et les sauvegarde automatiquement sur les serveurs sécurisés. Mon Compte est votre espace Client sur www.ciel.com • Retrouvez toutes les informations sur votre équipement et vos services • Téléchargez vos mises à jour légales et fonctionnelles • Consultez les formations disponibles pour vos équipements • Accédez à la veille légale et aux actualités légales. Le saviez-vous ? Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Gestion des immobilisations • Gestion d’exercices de durées variables, modifiables en cours de période • Historique de l’immobilisation (fournisseur, montant de cession, acheteur…) • Photo de l’immobilisation intégrée pour les justificatifs des assurances • Ajouts de commentaires pour une immobilisation (caractéristiques, problèmes techniques...) • Calculs sur 360 ou 365 jours (avec taux linéaire en jours) • Distinction entre la date d’achat et celle de mise en service • Prise en compte de l’amortissement linéaire, dégressif, exceptionnel, dérogatoire, fiscal • Gestion des immobilisations par lot • Gestion des sorties, cessions partielles, virements de poste à poste... • Reprise des fiches d’immobilisations déjà totalement ou partiellement amorties • Gestion fiscale : calcul des amortissements fiscaux, réintégrations fiscales, plus ou moins values de cession • Gestion prévisionnelle : simulations à une date choisie de la valeur du parc, des amortissements et des dotations • Calcul de la TVA à reverser • Définition de filtres automatiques (liste immobilisations à un endroit, liste des PC...) Inventaire • Inventaire physique par localisation • Regroupement des fiches par famille et code analytique • Edition d’étiquettes codes-barres pour lecture optique ou saisie manuelle • Edition des différences entre l’emplacement théorique et l’inventaire physique Editions • Liste des immobilisations soumises à la taxe professionnelle • Fiches d’immobilisation • Edition préparatoire des états 2054 et 2055 • Plan d’amortissement, édition des écritures de dotations (mensuelles ou annuelles) • Etat des plus ou moins-values à court ou long terme, des réintégrations fiscales • Etat mensuel de TVA à reverser Echange de données • Exportation des écritures de dotations vers Ciel Compta • Envoi des éditions par e-mail (PDF), vers MS Word® ou MS Excel® • Exports des données en ASCII, TXT, DBF, XML… Aides • Aide en ligne • Société Exemple pour s’entraîner • Manuel au format électronique et papier Nombre illimité de dossiers. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Immobilisations Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com 100% Internet. Vous n’avez aucun logiciel, ni mise à jour à installer. Vos données sont accessibles à partir d’une simple connexion Internet, 24h/24 et 7j/7, protégées et archivées en toute sécurité. Les sauvegardes sont automatiques. Vous ne saisissez que les éléments variables de paie sur Internet. S’ils sont identiques d’un mois sur l’autre, un simple clic suffit pour obtenir vos bulletins. Il ne vous reste plus qu’à imprimer les bulletins. Les déclarations sont automatiquement calculées. Vous les télédéclarez directement, sans ressaisie : AED, DUCS, DADS-U, DSN. Une application intuitive et performante Vous aider et valider la mise en place de votre dossier. Vous assurer la mise en conformité règlementaire de votre dossier, sans intervention de votre part. Vous guider dans l’utilisation de l’application Sage One Paie. Vous répondre à toutes questions concernant la paie. Vous bénéficiez d’aide sur simple appel téléphonique ou par e-mail. Simplifiez-vous la paie ! Une équipe de spécialistes de la paie, disponible pour : Vous saisissez les données facilement grâce à des assistants en ligne. Avec Sage One Paie, j’ai trouvé une solution adaptée à mes besoins, car peu onéreuse et qui me laisse gérer les choses tout en ayant la garantie du respect de la règlemen- tation. Sage One Paie est d’une utilisation très simple, il n’y a pas d’installation de logiciel, seule une connexion internet. C’est très pratique même pour un néophyte en informatique. J’ai donc trouvé une solution qui est tranquillisante pour moi et qui me permet de me donner complètement à mon cœur de métier. Nicolas Constant CONSTANT FRÈRES Conforme NORME 4DS Sage One Paie est un service de réalisation de bulletins de paie et déclarations associées par Internet, pour les petites entreprises. • Gagnez du temps pour vous consacrer à votre activité • Maîtrisez et contrôlez exactement les coûts • Fiabilisez la production de vos paies et des déclarations associées Sage One Paie Facilitez-lui la paie • Aucun logiciel à installer • Données accessibles à partir d’une connexion Internet • Suivi continu de de son dossier de paie par nos spécialistes conformément à la législation en vigueur • Bulletins et états préparatoires pour ses déclarations disponibles au format PDF. • Assistance par téléphone et par e-mail tous les jours ouvrés de 9h à 18h(1) Fonctionnalités • Prise en charge de la majorité des conventions collectives(2) • Paie mensuelle, horaire, inversée, décalée • Modèles de bulletins de paie (cadre, employé, apprenti…) • Calendrier de suivi des absences (CP, RTT, maladie…) avec calcul automatique des indemnités correspondantes • Edition groupée des bulletins • Filtre par département/service/établissement/profil • Gestion multi-établissements • Clôture de fin d’année automatique • Espace d’archivage pour toutes ses éditions • Gestion analytique de la paie Echange de données • Export des écritures de paye vers Ciel Compta, Sage Comptabilité... • Génération du fichier des virements à la norme SEPA Editions périodiques • Bulletins de paie • Chaine déclarative complète : télédéclarations et états préparatoires, AED, DUCS URSSAF, DUCS Retraire, DADS-U et DADS-U CI BTP, DSN • Conforme à la mesure CICE (Crédit d’Impôt Compétitivité Emploi) • Etat TEPA/Fillon • Journal de paie • Etat des charges à payer • Bordereau de paiement • Liste complète des états disponible sur demande Autres éditions • Certificat de travail • DPAE (Déclaration préalable à l’embauche, ex-DUE • Attestation Employeur Dématérialisée (AED) • Solde de tout compte Sécurité • Accès au dossier protégé par un mot de passe personnel • Données sécurisées par cryptage • Confidentialité totale des données • Sauvegarde et archivage automatique des données sur les serveurs sécurisés de Sage INFORMATIONS TECHNIQUES Sage One Paie (1) Hors frais de communication téléphonique. Numéro Indigo : tarif public en vigueur (perçu intégralement par l’opérateur). (2) Prise en charge de la plupart des conventions collectives, sauf intermittents du spectacle, notaires, nourrices… Liste sur demande au 01 55 26 34 61. Configuration minimale requise  : PC sous Windows™ ou Macintosh • Internet Explorer 10.0 ou Mozilla Firefox ou Safari à jour pour Mac • Une connexion internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre. Service délivré uniquement par internet. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 L’ABONNEMENT Pour des informations sur les tarifs du service, consultez notre site www.ciel.com ou notre Service Commercial au 01 55 26 34 61. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 Experts-Comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. 1 à 9 salariés 10 à 19 salariés 20 salariés et + Abonnement annuel par salarié 144€ HT soit 12€/bulletin 120€ HT soit 10€/bulletin 96€ HT soit 8€/bulletin Activation du service 150€ HT 250€ HT 500€ HT En option : possibilité de reprise d’antériorité des bulletins et mise en place du dossier. Tarif sur demande. Solution Evolution 2015 Petites entreprises, artisans, commerçants, gérez sur mesure toute votre activité grâce à 3 logiciels à prix malin : • Ciel Compta Evolution • Ciel Gestion commerciale Evolution • Ciel Paye Evolution Mettez rapidement en place votre comptabilité générale, analytique et budgétaire. Gérez votre trésorerie prévisionnelle, vos immobilisations et les plans d’amortissement de vos matériels, véhicules. Gérez toute la chaîne commerciale (devis, factures, commandes, bons de livraison, règlements). Optimisez votre recouvrement clients (historiques, traitement sur 3 niveaux : rappel, amiable, contentieux). Pilotez votre activité comptable, commerciale et sociale à l’aide des tableaux de bord personnalisés. Pourquoi choisir La Solution Evolution Ciel 2015 ? Tous les logiciels communiquent entre eux. Vos factures, règlements, bulletins de paye sont enregistrés en un clic en comptabilité. Vous savez exactement où vous en êtes avec les indicateurs clés de votre activité. Vous bénéficiez de tableaux de bord précis et personnalisables sur votre situation financière, commerciale et sociale. Vos déclarations fiscales et sociales sont automatiquement calculées et vous les télédéclarez en quelques clics(1). Une solution simple, pratique et conforme INTUICIEL© à votre image : personnalisez simplement votre écran d’accueil avec les vignettes des fonctionnalités les plus utilisées. Accédez aux détails des indicateurs clés de votre activité commerciale en temps réel et prenez les bonnes décisions au bon moment. Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Conforme CICE Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Ms Office 2003 pour les fonctions MS Word® et MS Excel® de Ciel Paye• Une Imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Ciel Compta Evolution • Comptabilité générale, analytique et budgétaire, gestion des immobilisations • Génération automatique des écritures de redevances de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) • Plans comptables (Secteur agricole, association, BTP, hôtellerie, ingénierie… ) • Tableaux de bord personnalisables (résultat du mois, évolution des charges, encours client…) • Pointage, lettrage, rapprochement bancaire, relances clients • Simulation et gestion des emprunts • Automatisation des écritures régulières (EDF, loyer…) • Trésorerie prévisionnelle • Bilan, Compte de Résultat, déclaration et téledéclaration de TVA(1) • Grand-Livre, Journaux et Balances • Inventaire par localisation, par scan de codes-barres • Balance comparative N/N-10 • Conforme au bulletin des impôts N°12 du 24 janvier 2006 Nombre illimité de dossiers Ciel Gestion commerciale Evolution • Gestion des prospects, clients, fournisseurs, commerciaux • Achats, ventes, prospection, facturation, règlements • Devis, factures, commandes, bons de livraison, avoirs, factures d’acompte • Gestion des stocks multi-dépôts et des articles composés à nomenclatures multi-niveaux • Gestion du commissionnement multi-critères (période, taux fixe et variable, articles…) • Gestion de projet (état d’avancement, maîtrise des coûts, atteinte des objectifs, rentabilité...) • Tableaux de bord personnalisables (évolution des ventes, Top 5 clients, stocks...) • Personnalisation des fichiers, documents de vente, rapports, mailings, relances… • Conforme SEPA(2) : transformation de la base RIB en IBAN/BIC et Télépaiements au format xml • Gestion des remises en montant ou en pourcentage par article, en fonction des quantités • Gestion du recouvrement clients : historique des relances, traitement sur trois niveaux (rappel, amiable, contentieux) Nombre illimité de dossiers Ciel Paye Evolution • Paye mensuelle, horaire, par point, inversée • Profils de paye prêts à l’emploi (apprenti, commercial, cadre, non cadre, gérant, CIE...) • Formulaires administratifs pré-remplis (arrêts maladie...) • Gestion des plannings prévisionnels, absences, congés payés… • Tableau de bord avec évolution de la masse salariale, des congés à prendre… • Edition des documents administratifs obligatoires (Journal et Livre de paye) • Calcul et télédéclaration(1), AED, DUCS et DADS-U N4DS • Conforme à la mesure CICE • Des déclarations fiables avec le contrôle de cohérence DADS-U Nombre illimité de salariés INFORMATIONS TECHNIQUES La Solution Ciel Evolution 2015 (1) Sous réserve de souscription aux services Ciel Platine ou Ciel Ultraflex (2) Sous réserve de souscription aux services SEPA. Consultez www.ciel.com pour plus d’informations sur les conditions tarifaires de ce service. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Auto-entrepreneur Premium Auto-entrepreneurs, réalisez simplement vos devis et factures et tenez votre livre des recettes et registre des achats. NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). NOUVEAU ! Adaptez simplement le logiciel à votre activité depuis l’espace de personnalisation dédié. Vous paramétrez rapidement les fonctionnalités clés : pièce commerciale, logo… Pourquoi choisir Ciel Auto-entrepreneur Premium ? Réalisez vos devis et factures en mode document aussi simplement que dans un traitement de texte. Evitez les ressaisies grâce à l’enregistrement instantané de vos ventes dans le Livre chronologique des recettes. Enregistrez vos achats dans le formulaire de saisie guidée puis éditez facilement votre registre des achats. Gérez les taux spécifiques pour l’ACCRE(1) et les DOM-TOM. Editez les attestations fiscales de service à la personne pour que vos clients puissent bénéficier d’une réduction ou crédit d’impôt. Visualisez d’un coup d’œil les chiffres clés de votre activité grâce au tableau de bord intégré. Un logiciel simple, pratique et conforme NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Principales fonctionnalités Ciel Auto-entrepreneur Premium Logiciel prêt à l’emploi, prise en main rapide Contacts, clients, fournisseurs, articles, prestations Devis, factures, avoirs Transfert des devis en factures en un clic Envoi des documents par Internet ou courrier Gestion des règlements Tableau de bord de l’activité Rapport des ventes Livre des recettes et registre des achats (1) ACCRE Aide aux Chômeurs Créateurs Repreneurs d’Entreprise. Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Compta libérale 2015 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Ciel Compta libérale 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? La répartition de vos frais personnels et professionnels se fait en un clic avec la prise en compte des dépenses mixtes. Automatisez l’enregistrement de vos charges régulières grâce aux écritures d’abonnement (loyer, EDF…). Votre 2035 est automatiquement remplie et agréée par la DGFiP ! Vous n’avez plus qu’à l’envoyer par courrier ou la télédéclarer accompagnée de votre Balance et de vos tableaux OG. Simulez et choisissez l’emprunt adapté à vos projets et à votre situation financière. Un logiciel simple, pratique et conforme NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Visualisez d’un coup d’œil les chiffres clés de votre activité grâce au tableau de bord intégré. Professions libérales, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour tenir votre comptabilité, de la saisie simplifiée des dépenses/recettes à la déclaration 2035 agréée par la DGFiP. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre comptabilité 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Réaliser votre tenue comptable avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale et sociale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? • Accéder à vos données comptables, de n’importe où et en toute sécurité ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Compta libérale • Pour bénéficier d’un plan comptable ou libéral clé en main soumis ou non à la TVA. • Pour simplifier vos échanges avec votre expert-comptable(1) ou votre AGA. • Pour générer vos déclarations TVA et 2035 agréée DGFiP. • Pour visualiser à tout moment les chiffres clés de votre entreprise. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel directDéclaration Fiscale pour 1 SIRET Pour envoyer votre déclaration de liasse fiscale agréée par la DGFiP, directement depuis votre logiciel. Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Vos données sont hébergées, sauvegardées et restaurées en quelques clics depuis les serveurs sécurisés de Ciel. En cas de panne, de virus, de vol, ou d’erreurs de manipulation, vous êtes assurés de récupérer l’intégralité de vos données et de pouvoir poursuivre votre activité sereinement. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Généralités • NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT) • NOUVEAU ! Parcours guidé de création • NOUVEAU ! Espace de personnalisation dédié • Société Exemple pour s’entraîner • Recherche multi-critères sur tous les fichiers • Compatible CRC 2002-10 • Classement automatique des données selon vos critères de regroupement grâce aux Intuilistes© • Sauvegarde de vos données Saisie et traitements • Trésorerie prévisionnelle (jour, semaine, mois) • Comptabilité en régime non soumis, HT ou TTC • Plan de postes comptables préparamétré entièrement personnalisable • Simulation et gestion des emprunts • Saisie des écritures entièrement assistée à partir du montant HT ou TTC • Saisie des dépenses mixtes en % ou en valeur • Saisie d’opérations diverses pour effectuer des régularisations sans affecter votre trésorerie • Saisie des écritures multi-échéances • Gestion analytique de votre comptabilité • Solde évolutif • Gestion automatique des chéquiers • Ventilation des écritures sur plusieurs postes • Mémorisation des écritures répétitives (loyer, EDF…) avec choix de la périodicité • Pointage bancaire automatique ou manuel • Intégration des écritures comptables à partir de votre relevé bancaire au format QIF, OFX, TXT ou CSV Immobilisations • Calcul des amortissements, réintégrations fiscales, plus ou moins-values de cession, gestion de la quote-part des immobilisations pour le calcul de la taxe professionnelle • Simulation à une date choisie de la valeur du parc, des amortissements et des dotations • Gestion du crédit-bail • Les comptes d’amortissements et de dotations aux amortissements prédéfinis permettent l’édition des états 2035 et 2035B Editions • Conforme au bulletin officiel des impôts N°12 du 24 janvier 2006 • Etat des dépenses/recettes, Grand-Livre, Balance, état de trésorerie, états analytiques, état de TVA, état des plus ou moins-values et réintégrations fiscales, immobilisations, résultat • Edition de la liasse fiscale pour le régime des BNC (Cerfa 2035), agréée par la DGFiP • Création de vos propres documents comptables, vos états de gestion • Editions légales pour les déclarations destinées aux Associations de Gestion Agréées Echange de données • Import/export des écritures au format texte • Télédéclaration de la 2035(1) Nombre illimité de dossiers. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Compta libérale 2015 (1) Sous réserve de souscription à Ultraflex. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Solution Evolution 2015 Petites entreprises, artisans, commerçants, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour gérer sur mesure toute votre activité grâce à 3 logiciels à prix malin : • Ciel Compta Evolution • Ciel Gestion commerciale Evolution • Ciel Paye Evolution Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir La Solution Evolution Ciel 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Tous les logiciels communiquent entre eux. Vos factures, règlements, bulletins de paye sont enregistrés en un clic en comptabilité. Vos déclarations fiscales et sociales sont automatiquement calculées et vous les télédéclarez en quelques clics(1). Mettez rapidement en place votre comptabilité générale, analytique et budgétaire. Gérez votre trésorerie prévisionnelle, vos immobilisations et les plans d’amortissement de vos matériaux et véhicules. Gérez toute la chaîne commerciale (devis, factures, commandes, bons de livraison, règlements). Optimisez votre recouvrement clients (historiques, traitement sur 3 niveaux : rappel, amiable, contentieux). Pilotez votre activité comptable, commerciale et sociale à l’aide des tableaux de bord personnalisés. Une solution simple, pratique et conforme INTUICIEL© à votre image : personnalisez simplement votre écran d’accueil avec les vignettes des fonctionnalités les plus utilisées. Accédez aux détails des indicateurs clés de votre activité commerciale en temps réel et prenez les bonnes décisions au bon moment. Une solution clé en main qui inclut 3 logiciels + un bouquet de services Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Conforme CICE 1. Utilisez 3 logiciels pour gérer votre activité • Avoir des logiciels toujours conformes à l’actualité légale et proposant régulièrement de nouvelles fonctionnalités pour gérer votre personnel, mais aussi l’intégralité de votre activité ou encore réaliser votre tenue comptable ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? • Accéder à vos données, de n’importe où et en toute sécurité ? • Faciliter les échanges avec votre expert-comptable ? Vous souhaitez : Accès au logiciel Ciel Compta Evolution • Pour mettre rapidement en place votre comptabilité générale, analytique et budgétaire. • Pour gérer simplement vos immobilisations et vos crédits-bails. • Pour obtenir des tableaux de bord personnalisés avec les indicateurs clés de votre activité. Accès au logiciel Ciel Gestion commerciale Evolution • Pour gérer l’intégralité de votre activité commerciale (achat, vente, stock, facturation...). • Pour créer simplement des devis et factures professionnels. • Pour suivre la rentabilité de vos affaires avec la gestion de projet. Accès au logiciel Ciel Paye Evolution • Pour créer les bulletins de paye de vos salariés et générer les écritures comptables associées. • Pour vous guider dans la gestion du personnel (planning, absences, formulaires administratifs…). • Pour générer vos éditions légales et déclarations sociales en quelques clics. • Une veille légale afin que votre logiciel respecte les normes légales et fiscales. • Une veille technologique afin que votre logiciel soit toujours plus fonctionnel et compatible avec les outils bureautiques les plus récents. Ainsi, nous vous proposons fréquemment des nouveautés pour que votre entreprise soit toujours en conformité avec la législation et gagne en efficacité. Ciel vous assure • Conforme à la Loi de Finances Rectificative. • Conforme aux dernières réglementations sociales ainsi qu’à la mesure CICE (Crédit d’Impôt pour la Compétitivité et l’Emploi). • Télédéclarations de votre TVA et de votre DPAE, DUCS, DADS-U et AED en quelques clics(1). • Interface intuitive et fluide. • Personnalisation de l’environnement de travail. • Accès de manière sécurisée à vos données comptables et commerciales depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7(1). Les + des logiciels Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Option : Garantie d’un décroché en 30 secondes Votre appel est passé en priorité et décroché en moins de 30 secondes. Si indisponibilité de la hotline, l’accès au "Rappel automatique" depuis le logiciel permet au technicien-conseil de vous rappeler au plus vite. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs et Astuces Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel DirectDéclaration TVA pour 5 SIRET Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel de comptabilité. Ciel TéléPaiement SEPA pour 5 flux/mois Pour réaliser simplement vos virements et prélèvements conformément au format SEPA, depuis votre logiciel de gestion commerciale. Vous gagnez ainsi un à plusieurs jours de délai et ne payez plus de frais bancaires supplémentaires ! Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données comptables et commerciales depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Vous partagez l’information et vous travaillez à plusieurs à partir d’endroits différents sur les mêmes bases de données sans avoir d’import/export à réaliser, ni même de serveurs à configurer. Ciel héberge et sauvegarde automatiquement toutes vos données sur des serveurs sécurisés. En cas de panne, de virus ou de vol, vous êtes assurés de récupérer l’intégralité de vos données et de pouvoir ainsi continuer à travailler. Ciel DirectDéclaration Social pour 3 SIRET Pour préparer votre DADS-U à la norme 4DS et envoyer simplement vos déclarations sociales directement depuis votre logiciel de paye : AED (Attestation Employeur Dématérialisée), DUCS et DADS-U. Pré-imprimés de bulletins de paye Pour recevoir 20 pré-imprimés par mois dont le modèle est déjà paramétré dans votre logiciel de paye et éditer facilement et rapidement tous les bulletins de paye de vos salariés. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Ms Office 2003 pour les fonctions MS Word® et MS Excel® de Ciel Paye • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Ciel Compta Evolution • Comptabilité générale, analytique et budgétaire, gestion des immobilisations • Génération automatique des écritures de redevances de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) • Plans comptables (Secteur agricole, association, BTP, hôtellerie, ingénierie… ) • Tableaux de bord personnalisables (résultat du mois, évolution des charges, encours client…) • Pointage, lettrage, rapprochement bancaire, relances clients • Simulation et gestion des emprunts • Automatisation des écritures régulières (EDF, loyer…) • Trésorerie prévisionnelle • Bilan, Compte de Résultat, déclaration et téledéclaration de TVA(1) • Grand-Livre, Journaux et Balances • Inventaire par localisation, par scan de codes-barres • Balance comparative N/N-10 • Conforme au bulletin des impôts N°12 du 24 janvier 2006 Nombre illimité de dossiers Ciel Gestion commerciale Evolution • Gestion des prospects, clients, fournisseurs, commerciaux • Achats, ventes, prospection, facturation, règlements • Devis, factures, commandes, bons de livraison, avoirs, factures d’acompte • Gestion des stocks multi-dépôts et des articles composés à nomenclatures multi-niveaux • Gestion du commissionnement multi-critères (période, taux fixe et variable, articles…) • Gestion de projet (état d’avancement, maîtrise des coûts, atteinte des objectifs, rentabilité...) • Tableaux de bord personnalisables (évolution des ventes, Top 5 clients, stocks...) • Personnalisation des fichiers, documents de vente, rapports, mailings, relances… • Conforme SEPA(2) : transformation de la base RIB en IBAN/BIC et Télépaiements au format xml • Gestion des remises en montant ou en pourcentage par article, en fonction des quantités • Gestion du recouvrement clients : historique des relances, traitement sur trois niveaux (rappel, amiable, contentieux) Nombre illimité de dossiers Ciel Paye Evolution • Paye mensuelle, horaire, par point, inversée • Profils de paye prêts à l’emploi (apprenti, commercial, cadre, non cadre, gérant, CIE...) • Formulaires administratifs pré-remplis (arrêts maladie...) • Gestion des plannings prévisionnels, absences, congés payés… • Tableau de bord avec évolution de la masse salariale, des congés à prendre… • Edition des documents administratifs obligatoires (Journal et Livre de paye) • Calcul et télédéclaration(1) AED, DUCS et DADS-U N4DS • Conforme à la mesure CICE • Des déclarations fiables avec le contrôle de cohérence DADS-U Nombre illimité de salariés INFORMATIONS TECHNIQUES La Solution Ciel Evolution 2015 (1) Sous réserve de souscription à Ultraflex. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Solution Associations 2015 Associations de toutes tailles et de tous type, gérez vos adhérents, cotisations, activités, matériels ainsi que votre comptabilité, de la saisie des écritures à l’édition du Bilan en passant par la paye de vos salariés. Conforme Loi de Finances rectificative 2012 NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). NOUVEAU ! Soyez rapidement opérationnel ! Vous êtes accompagné grâce à notre parcours guidé de création. NOUVEAU ! Adaptez simplement le logiciel à votre activité depuis l’espace de personnalisation dédié. Vous paramétrez rapidement les fonctionnalités clés : saisie d’écritures, TVA, lettre de relance… Pourquoi choisir La Solution Associations Ciel 2015 ? Ciel Associations Créez rapidement vos fiches personnalisables (adhérents, partenaires, activités, matériels…). Ciel Compta Disposez du Bilan et du Compte de Résultat. Simplifiez le traitement des opérations comptables grâce au lettrage manuel ou automatique. Consultez la trésorerie prévisionnelle. Ciel Paye Disposez des profils et plans de paye prêts à l’emploi ! Accédez à vos déclarations (charges à payer par caisse...) Ciel Immobilisations Accédez en un clic aux informations sur vos immobilisations (factures, valeur...) et effectuez l’inventaire des immobilisations pour payer moins de taxe professionnelle (CET) Une solution simple, pratique et conforme Conforme CICE NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Obtenez automatiquement votre Balance et votre Grand-Livre pour faire le point sur l’avenir de votre association. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Ciel Associations • NOUVEAU ! Parcours guidé de création • Modèles de lettre prêts à l’emploi : demande de dons, rappel de promesse de dons, remerciements • Gestion du remboursement d’activités • Gestion des adhérents, des membres du bureau et des cotisations • Gestion des partenaires, des activités • Gestion des prêts et réservation de matériel • Intégration des écritures comptables à partir de votre relevé bancaire au format CFONB, QIF, OFX, TXT et CVS • Automatisation du traitement de vos relevés bancaires grâce aux règles d’affectation des comptes • Consultation en temps réel du solde du compte de l’association, lors de la saisie des écritures • Agenda intégré • Gestion des chéquiers • Reçu dons aux œuvres (Modèle Cerfa 11580*03) Logiciel limité à 5 associations. Pour plus d’associations nous consulter. Ciel Compta • NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT) • NOUVEAU ! Espace de personnalisation dédié • Plan comptable général 2010 • Mise en conformité du Contrôle de la Comptabilité Informatisée. • Enregistrement de vos factures et avoirs grâce à la saisie guidée. • Echange de données simplifiés avec votre expertcomptable grâce à l’assistant d’import/export • Assistant pour la saisie des écritures comptables • Comptes comptables et modèles d’écritures prédéfinis • Automatisation des écritures périodiques • Pointage, lettrage, rapprochement bancaire… • Trésorerie prévisionnelle • Bilan, Compte de Résultat, déclaration de TVA • Edition des documents administratifs obligatoires : Grand Livre, Journaux • Gestion des codes analytiques multiples • Visualisation des données comptables sur les 10 dernières années (comptes, balance) • Affectation automatique du compte de TVA aux fournisseurs, clients, charges et produits en saisie d’écritures Logiciel limité à 5 sociétés. Pour plus de sociétés nous consulter. Ciel Paye • Création simple des contrats de prévoyance et de mutuelle • Génération automatique de vos fichiers à la nouvelle norme européenne SEPA • Tableau de bord avec évolution de la masse salariale, des congés à prendre… • Contrôle de cohérence DADS-U • Paye mensuelle, horaire, par point, inversée, temps partiel… • Modèles de bulletins de paye (commercial, cadre, apprenti…) • Gestion des congés payés, des RTT et du repos compensatoire • Réalisation des bulletins à partir de ceux du mois précédent • Assistant d’entrée et de sortie des salariés avec toutes les formalités • Edition des documents administratifs obligatoires (Journal et livre de paye…) Logiciel limité à 20 salariés. Pour plus de salariés nous consulter. Ciel Immobilisations • Amortissements linéaires, dégressifs, exceptionnels, dérogatoires • Etats préparatoires 2054 et 2055 • TVA à reverser, dotations mensuelles, états analytiques • Gestion du crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) Nombre de dossiers illimité. Sécurité • Accès aux dossiers par mot de passe INFORMATIONS TECHNIQUES La Solution Associations Ciel 2015 Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Ms Office 2003 pour les fonctions MS Word® et MS Excel® de Ciel Paye • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 services/declaration_TDFC.pdf Les nouveautés de Ciel Auto-entrepreneur Standard et Premium Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 5 Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................5 Programme Amélioration Produits ......................................................................................5 Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................6 Fin d’année .....................................................................................................................6 La migration d’une ancienne version.................................................... 7 Ouvrir un dossier d’une version précédente ................................................... 7 Numéro de version......................................................................................... 8 L’historique des nouveautés................................................................. 9 Les nouveautés de la version 2.0 ................................................................... 9 Personnalisation des polices ..............................................................................................9 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ...........................................................................9 Modification des paramètres d’activité.................................................................................9 Les nouveautés de la version 3.0 ................................................................. 10 Les barres d’actions ....................................................................................................... 10 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 11 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 11 Les actions flash ............................................................................................................ 11 Service à la personne ..................................................................................................... 11 Les nouveautés de la version 4.0 ................................................................. 12 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 12 Insertion automatique .................................................................................................... 12 Correcteur orthographique .............................................................................................. 12 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 13 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 13 Ajout du R.M et du R.S.E.I.R.L ......................................................................................... 13 Duplication des écritures ................................................................................................. 13 Gestion des taux de charges spécifiques............................................................................ 14 Accès au réseau Auto-entrepreneur .................................................................................. 14 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 14 Les nouveautés de la version 5.0 ................................................................. 15 L’accueil Ciel .................................................................................................................15 Mon compte Ciel ............................................................................................................ 15 Enrichissement de l’Intuiciel ............................................................................................ 15 Affichage du numéro de mouvement d’une écriture ............................................................ 16 Commentaire sur l’origine des pièces clients ...................................................................... 16 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 16 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 16 Modification de la préférence Codes postaux et Villes .......................................................... 16 Les nouveautés de la version 5.60 ............................................................... 17 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement................................................................ 17 Les nouveautés de votre logiciel 5 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés de la version 6.0. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. En mise à jour de votre dossier, une nouvelle fenêtre Contrôle de la Comptabilité Informatisée s’affiche afin que vous puissiez y renseigner les dates de votre exercice en cours. Uniquement si vous gérez votre comptabilité en externe. 1. Saisissez les dates de votre exercice en cours dans la zone Exercice du ... au ... 2. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. 3. Un message d’avertissement vous recommande de faire une sauvegarde de votre dossier. Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. L’archivage de vos données est obligatoire. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes aux normes DGFiP sur les trois exercices antérieurs à l’exercice courant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant] puis sur le bouton [Générer] dans l’assistant, votre logiciel Ciel génère automatiquement les sauvegardes des trois exercices précédents selon la norme DGFiP. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lorsque vos sauvegardes DGFiP ont été générées, elles sont accessibles pour consultation en lecture seule via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous y retrouvez la liste des sauvegardes DGFiP classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez ouvrir vos sauvegardes DGFiP, les enregistrer sous un support externe (clé USB, disque dur...) ou les envoyer par e-mail. Programme Amélioration Produits  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GÉNÉRALES (Mode avancé) Vous pouvez désormais participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Pour cela, il vous suffit d’accepter les conditions générales d’utilisation et de cliquer sur le bouton [OK]. Par défaut, cette préférence est désactivée. Attention Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Plus tard] sans renseigner les dates de votre exercice en cours. Dans ce cas, vous avez un délai d’un mois pour le faire. A chaque lancement de votre logiciel, cette fenêtre réapparaîtra. Attention Ces sauvegardes DGFiP pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Les nouveautés de votre logiciel 6 Intuiciel Windows™ 8 L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8. De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment. Interface tactile Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile. 1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous indiquer que le mode tactile est actif. 3. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît. La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou annuler les modifications. La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les restaurer ou annuler les modifications. Fin d’année  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’ANNÉE La fin d’année consiste à clôturer l’exercice et à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement réalisé, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Votre logiciel Ciel sauvegarde automatiquement toutes les données de gestion conformément à la norme DGFiP. Vous pouvez faire une sauvegarde supplémentaire sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur...).  Une sauvegarde de votre dossier vous est proposée et est fortement recommandée car ce traitement est irréversible.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. La migration d’une ancienne version 7 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une version précédente La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version de votre logiciel Ciel. Ciel Auto-entrepreneur détecte automatiquement les dossiers créés dans une version antérieure. Ainsi, lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Cette fenêtre vous informe que votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité avec la nouvelle version. 1. Vous pouvez effectuer une copie de votre dossier avant de commencer la mise à jour. Il est vivement conseillé d’en effectuer une. Assurez-vous que l’option correspondante est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler dans votre dossier de travail. La migration d’une ancienne version 8 Numéro de version 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL AUTO-ENTREPRENEUR du menu AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Auto-entrepreneur Standard Tableau de correspondance Ciel Auto-entrepreneur Premium Numéro de version Millésime 1.30 - 1.40 2009 2.0 2010 4.0 2012 5.0 - 5.60 2013 6.0 2014 3.0 2011 4.0 2012 5.0 - 5.60 2013 6.0 2014 L’historique des nouveautés 9 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.0. Les nouveautés de la version 2.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Modification des paramètres d’activité Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ - onglets Activités et Paramètres Vous pouvez dans ces deux onglets régler les paramètres relatifs à votre activité. Vous pouvez par exemple saisir le plafond et le seuil de votre chiffre d’affaires, votre taux de charges, la périodicité de leur paiement, etc. L’historique des nouveautés 10 Les nouveautés de la version 3.0 Les barres d’actions Votre logicielCiel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 11 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des factures, liste des devis, liste des avoirs...). Service à la personne Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Votre logiciel vous permet maintenant de gérer les activités de service à la personne. Pour activer cette fonction, vous avez deux solutions :  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - ETAPE SERVICE À LA PERSONNE Lors de la création de votre dossier, l’étape Service à la personne vous propose de gérer ou non les services à la personne. Vous pouvez ensuite créer votre intervenant, toujours dans l’assistant de création de dossier.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Dans les paramètres, le nouvel onglet Service à la personne vous permet de définir directement depuis votre dossier si vous voulez exercer une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. Une fois cette option activée, vous pourrez créer votre intervenant depuis le menu LISTES - commande INTERVENANTS. Vous pourrez ensuite affecter des factures et avoirs à votre intervenant, gérer des états, éditer une attestation fiscale... L’historique des nouveautés 12 Les nouveautés de la version 4.0 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier L’historique des nouveautés 13 l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans la fiche des postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB. Ajout du R.M et du R.S.E.I.R.L  Menu DOSSIER - NOUVEAU - ASSISTANT DE CRÉATION  Menu DOSSIER - PARAMÈTRES SOCIÉTÉ Vous pouvez maintenant renseigner, dans la Raison Sociale de votre dossier, votre R.M (Répertoire des Métiers) et votre R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Duplication des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible à partir de la liste des écritures. L’historique des nouveautés 14 Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton . Gestion des taux de charges spécifiques Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES SOCIÉTÉ - onglet ACTIVITÉS Dans cet onglet, la zone cas particuliers a été ajoutée. Elle est utile pour les cas où vous bénéficiez d’exonération pour le calcul de vos charges ou si vous bénéficiez de taux spécifiques. Si vous êtes dans ce cas, cliquez sur le bouton [Taux de charges spécifiques]. Une fenêtre s’ouvre, où vous devez renseigner les périodes (en mois), et les taux appliqués sur l’activité principale et/ou l’activité secondaire.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Accès au réseau Auto-entrepreneur  INTUICIEL - onglet ACCUEIL - bouton RÉSEAU AUTO-ENTREPRENEUR Vous pouvez désormais, depuis la page d’accueil de votre logiciel, accéder au site Internet http://reseauauto-entrepreneur.fr/. Ce site, sur lequel vous pouvez vous inscrire gratuitement, vous propose des informations, des ressources, du coaching... pour vos projets Auto-entrepreneur. Cliquez sur le bouton sur la page d’accueil de votre logiciel. Le logiciel vous renvoie vers le site Internet. Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 15 Les nouveautés de la version 5.0 L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Auto-entrepreneur auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. • Réseau Auto-entrepreneur : vous accédez à un espace internet dédié aux auto-entrepreneurs. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de ligne. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. L’historique des nouveautés 16 Affichage du numéro de mouvement d’une écriture  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ. L’option Afficher le numéro de mouvement vous permet d’obtenir un message indiquant le numéro de mouvement généré, lors de l’enregistrement d’une écriture. Commentaire sur l’origine des pièces clients  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES DEVIS et LISTE DES FACTURES. Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Les historiques des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives ont été regroupés. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture d’exercice). Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR. La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Modification de la préférence Codes postaux et Villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. L’historique des nouveautés 17 Les nouveautés de la version 5.60 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement  Menu DOSSIER - Commande PARAMÈTRES SOCIÉTÉ - Onglet Divers Dans l’onglet Divers des paramètres société, une nouvelle zone Loi N.R.E. vous permet de saisir le montant forfaitaire des frais de recouvrement. Vous pouvez saisir également le taux d’escompte pour paiement anticipé et le taux de pénalité de retard. Cette indemnité a été intégrée dans : • les modèles standard des familles Dessin Saisie document ayant déjà l’intégration N.R.E. • la lettre N.R.E. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Auto-entrepreneur Standard et Premium - Guide des mises à jour - Référence : MAJ WPIA 6.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Les nouveautés d’Auto-entrepreneur Standard et Premium Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 4 L’accueil Ciel ...................................................................................................................4 Mon compte Ciel ..............................................................................................................4 Enrichissement de l’Intuiciel ..............................................................................................4 Affichage du numéro de mouvement d’une écriture ..............................................................5 Commentaire sur l’origine des pièces clients ........................................................................5 Modification de l’historique des archives ..............................................................................5 Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................5 Modification de la préférence Codes postaux et Villes ............................................................5 La migration d’une ancienne version.................................................... 6 Ouvrir un dossier d’une version précédente ................................................... 6 Numéro de version......................................................................................... 7 L’historique des nouveautés................................................................. 8 Les nouveautés de la version 2.00 ................................................................. 8 Personnalisation des polices ..............................................................................................8 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ...........................................................................8 Modification des paramètres d’activité.................................................................................8 Les nouveautés de la version 3.00 ................................................................. 9 Les barres d’actions .........................................................................................................9 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 10 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 10 Les actions flash ............................................................................................................ 10 Service à la personne ..................................................................................................... 10 Les nouveautés de la version 4.00 ............................................................... 11 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 11 Insertion automatique .................................................................................................... 11 Correcteur orthographique .............................................................................................. 11 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 12 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 12 Ajout du R.M et du R.S.E.I.R.L ......................................................................................... 12 Duplication des écritures ................................................................................................. 12 Gestion des taux de charges spécifiques............................................................................ 13 Accès au réseau Auto-entrepreneur .................................................................................. 13 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 13 Les nouveautés de votre logiciel 4 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés des versions Standard et Premium 5.00. L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Auto-entrepreneur auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. • Réseau Auto-entrepreneur : vous accédez à un espace internet dédié aux auto-entrepreneurs. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de ligne. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Les nouveautés de votre logiciel 5 Affichage du numéro de mouvement d’une écriture  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ. L’option Afficher le numéro de mouvement vous permet d’obtenir un message indiquant le numéro de mouvement généré, lors de l’enregistrement d’une écriture. Commentaire sur l’origine des pièces clients  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES DEVIS et LISTE DES FACTURES. Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Les historiques des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives ont été regroupés. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture d’exercice). Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR. La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Modification de la préférence Codes postaux et Villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. La migration d’une ancienne version 6 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une version précédente La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version de votre logiciel Ciel. Ciel Auto-entrepreneur détecte automatiquement les dossiers créés dans une version antérieure. Ainsi, lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Cette fenêtre vous informe que votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité avec la nouvelle version. 1. Vous pouvez effectuer une copie de votre dossier avant de commencer la mise à jour. Il est vivement conseillé d’en effectuer une. Assurez-vous que l’option correspondante est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler dans votre dossier de travail. La migration d’une ancienne version 7 Numéro de version 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL AUTO-ENTREPRENEUR du menu AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Auto-entrepreneur Standard Tableau de correspondance Ciel Auto-entrepreneur Premium Numéro de version Millésime 1.30 - 1.40 2009 2.00 2010 4.00 2012 5.00 2013 3.00 2011 4.00 2012 5.00 2013 L’historique des nouveautés 8 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.00. Les nouveautés de la version 2.00 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Modification des paramètres d’activité Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ - onglets Activités et Paramètres Vous pouvez dans ces deux onglets régler les paramètres relatifs à votre activité. Vous pouvez par exemple saisir le plafond et le seuil de votre chiffre d’affaires, votre taux de charges, la périodicité de leur paiement, etc. L’historique des nouveautés 9 Les nouveautés de la version 3.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 10 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des factures, liste des devis, liste des avoirs...). Service à la personne Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Votre logiciel vous permet maintenant de gérer les activités de service à la personne. Pour activer cette fonction, vous avez deux solutions :  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - ETAPE SERVICE À LA PERSONNE Lors de la création de votre dossier, l’étape Service à la personne vous propose de gérer ou non les services à la personne. Vous pouvez ensuite créer votre intervenant, toujours dans l’assistant de création de dossier.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Dans les paramètres, le nouvel onglet Service à la personne vous permet de définir directement depuis votre dossier si vous voulez exercer une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. Une fois cette option activée, vous pourrez créer votre intervenant depuis le menu LISTES - commande INTERVENANTS. Vous pourrez ensuite affecter des factures et avoirs à votre intervenant, gérer des états, éditer une attestation fiscale... L’historique des nouveautés 11 Les nouveautés de la version 4.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier L’historique des nouveautés 12 l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans la fiche des postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB. Ajout du R.M et du R.S.E.I.R.L  Menu DOSSIER - NOUVEAU - ASSISTANT DE CRÉATION  Menu DOSSIER - PARAMÈTRES SOCIÉTÉ Vous pouvez maintenant renseigner, dans la Raison Sociale de votre dossier, votre R.M (Répertoire des Métiers) et votre R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Duplication des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible à partir de la liste des écritures. L’historique des nouveautés 13 Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton . Gestion des taux de charges spécifiques Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES SOCIÉTÉ - onglet ACTIVITÉS Dans cet onglet, la zone cas particuliers a été ajoutée. Elle est utile pour les cas où vous bénéficiez d’exonération pour le calcul de vos charges ou si vous bénéficiez de taux spécifiques. Si vous êtes dans ce cas, cliquez sur le bouton [Taux de charges spécifiques]. Une fenêtre s’ouvre, où vous devez renseigner les périodes (en mois), et les taux appliqués sur l’activité principale et/ou l’activité secondaire.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Accès au réseau Auto-entrepreneur  INTUICIEL - onglet ACCUEIL - bouton RÉSEAU AUTO-ENTREPRENEUR Vous pouvez désormais, depuis la page d’accueil de votre logiciel, accéder au site Internet http://reseauauto-entrepreneur.fr/. Ce site, sur lequel vous pouvez vous inscrire gratuitement, vous propose des informations, des ressources, du coaching... pour vos projets Auto-entrepreneur. Cliquez sur le bouton sur la page d’accueil de votre logiciel. Le logiciel vous renvoie vers le site Internet. Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Copyright Ciel 2012 Ciel Auto-entrepreneur Standard et Premium - Guide des mises à jour - Référence : MAJ WPIA 5.00 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Manuel d’installation de votre version Evolution réseau Ciel Compta Ciel Gestion commerciale Ciel Associations Sage Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Sommaire Ce qu’il faut savoir sur... .........................................................................................4 L'architecture client/serveur.......................................................................................4 Le protocole TCP/IP ...................................................................................................4 La configuration minimale requise .............................................................................6 Les configurations possibles......................................................................................7 Installation des logiciels ..........................................................................................9 Lancez le CD-Rom de votre logiciel ...........................................................................9 Démarrez la procédure d'installation..........................................................................9 Installez le module Ciel directDéclaration.................................................................12 Référencez-vous ...................................................................................................13 Au premier lancement de votre logiciel ....................................................................13 Au prochain lancement de votre logiciel...................................................................15 Configuration de Ciel Serveur ................................................................................17 Lancement de Ciel Serveur.......................................................................................17 Maintenance automatique........................................................................................17 Mise en place du dossier sur le poste Serveur........................................................20 Création d'un nouveau dossier.................................................................................20 Récupération d'un ancien dossier.............................................................................21 Connexion depuis un poste Client ...........................................................................21 4 Ce qu’il faut savoir sur... L'architecture client/serveur Ciel Serveur va vous permettre de faire fonctionner les versions Evolution réseau de Ciel Gestion commerciale, Ciel Compta et Ciel Associations entre différents postes et plusieurs utilisateurs, selon l'architecture client /serveur. Ce type de fonctionnement en réseau présente les avantages suivants : • La rapidité de traitement des postes clients et les capacités du lien réseau sont exploitées au mieux. • Étant donné que le serveur est au centre du réseau, il gère des ressources communes à N utilisateurs (le nombre de fichiers ouverts et d'utilisateurs connectés est illimité). • Le serveur est déchargé de certains traitements qui sont délégués aux clients d'où un meilleur temps de réponse. • Des postes clients peuvent être ajoutés ou supprimés simplement, sans que cela ne perturbe le fonctionnement même du réseau. Ciel Serveur est une application permettant l’échange de données entre un poste serveur et un poste client. Le poste serveur désigne l'ordinateur sur lequel s'exécute Ciel Serveur et où sont hébergés les données utilisables en réseau. Les postes clients correspondent aux stations de travail sur lesquelles une application cliente va être installée. Le poste client va ensuite utiliser le service que Ciel Serveur met à sa disposition. Le protocole TCP/IP Généralités Le protocole représente le langage utilisé par les ordinateurs pour dialoguer sur le réseau au moyen de règles et de procédures permettant d'émettre et de recevoir des données. Pour utiliser les applications Ciel Evolution Réseau, le protocole TCP/IP doit être installé sur le poste serveur et sur tous les postes clients de votre configuration réseau. Le protocole TCP/IP signifie Transmission Control Protocol/Internet Protocol. TCP/IP provient des noms des deux protocoles majeurs d'une suite de protocoles reliés entre eux, entre autres, les protocoles TCP et IP. Le protocole IP assure la transmission des données à travers l'interconnexion. Il est basé sur l'adressage IP, c'est-à-dire le fait de fournir une adresse IP à chaque machine du réseau. 5 L'information est découpée en paquets de petite taille. Ces paquets sont les segments. Chaque segment possède, en plus de l'information, l'adresse du destinataire et celle de l'émetteur. Une fois l'information acheminée, il faut atteindre l'application référencée, c'est le rôle du protocole TCP. TCP est complémentaire de IP. Il remet en ordre les paquets sur l'ordinateur du destinataire. Vérifier l'existence du protocole TCP/IP sur les postes serveur et clients L'application Ciel Serveur s'appuie sur le protocole TCP/IP et communique par ce même protocole.  Assurez-vous que ce protocole est installé et configuré sur le serveur ainsi que sur les postes clients. 1. Activez le menu DÉMARRER de Windows™ - commande PARAMÈTRES - PANNEAU DE CONFIGURATION puis sélectionnez l'option connexion réseau. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez - à l’aide du bouton droit de la souris - sur l'option connexion au réseau local puis sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS. La fenêtre suivante s’affiche. • Si le protocole TCP/IP est installé sur le poste, il doit apparaître dans la liste des composants réseau installés. • Si le protocole TCP/IP ne figure pas dans la liste des composants réseau installés sur les postes, vous devez d’abord l’installer puis le configurer. Attention ! Cette procédure est réservée à des utilisateurs maîtrisant le domaine réseau et son langage. Il est préférable de consulter votre administrateur système ou votre installateur réseau qui en assurera la mise en place. 6 La configuration minimale requise Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitements • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024×768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Pour utiliser les fonctions Réseau • carte réseau Ethernet 10/100 Mbps ou supérieur, • protocole TCP/IP installé, • plateforme Windows™ obligatoire, • ne nécessite pas de serveur dédié et de système Windows™ Serveur.  Le protocole TCP/IP doit être installé et configuré sur le poste serveur et les postes clients. Pour utiliser Ciel directDéclaration  Uniquement pour Ciel Compta Evolution. • Processeur 1,5 GHz • 2Go de Ram. • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur). • Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. 7 Les configurations possibles Nous verrons en détail quelques configurations possibles en utilisant les applications Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Ciel Associations en exemple. Exemple 1 Un poste Ciel Compta principal (serveur de données) et un poste secondaire.  Dans ce cas, le poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de travail. Exemple 2 Un poste Ciel Compta principal (serveur de données de Compta), un poste Ciel Gestion commerciale principal (serveur de données de Gestion commerciale). Chaque poste peut se connecter sur la Gestion commerciale ou sur la Compta.  Dans ce cas, il y a 2 postes Serveur. Chaque poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de travail. Exemple 3 Un poste Ciel Compta principal (serveur de données de Compta), un poste Ciel Associations principal (serveur de données d’Associations). Chaque poste peut se connecter sur Ciel Associations ou sur Ciel Compta. 8  Dans ce cas, il y a 2 postes Serveur. Chaque poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de travail. Exemple 4 Un poste Serveur Ciel Compta/Ciel Gestion commerciale (serveur de données de Compta et de Gestion commerciale) et des postes Clients Ciel Compta et/ou Ciel Gestion commerciale.  Dans ce cas il n'y a qu'un seul poste Serveur (serveur des données de Compta et de Gestion commerciale). 9 Installation des logiciels La procédure d’installation s’effectue en deux étapes : Sur le poste Serveur 1. Installation de l’application sur l'ordinateur qui contiendra les données de Ciel Compta et/ou Ciel Gestion commerciale et/ou Ciel Associations (Serveur de données). Sur chaque poste Client 2. Installation de l’application sur le ou les ordinateurs (postes Clients) qui accéderont aux données du poste Serveur.  Dans les deux cas, la procédure est identique. Lancez le CD-Rom de votre logiciel 1. Insérez le CD-Rom dans le lecteur prévu à cet effet. 2. Attendez l'ouverture automatique du CD-Rom. Si le CD-Rom ne s'ouvre pas automatiquement au bout de quelques secondes, vous devez effectuer certaines opérations, par exemple sous Windows XP : • Cliquez sur le bouton [Démarrer] et sélectionnez la commande EXÉCUTER. • Saisissez le nom du lecteur CD-Rom, suivi de la commande \Install.exe ou suivi de la commande \setup.exe uniquement pour Ciel Association. Exemple si le lecteur se nomme D:, saisissez D:\Install.exe ou D:\setup.exe). Démarrez la procédure d'installation Après quelques instants, la fenêtre Bienvenue chez Ciel! du programme d'installation de votre logiciel s'affiche. A titre d’exemple, il vous est présenté ci-dessous l’installation de Ciel Compta Evolution sur un poste Serveur, qui s’effectue une seule fois. Attention ! Vous devez disposer de 300 Mo d'espace disque pour effectuer l'installation d’un poste Client ou Serveur. 10 A l’inverse, l’installation de votre application en version Client est à répéter sur chaque poste client. 3. Dans la fenêtre de Bienvenue chez Ciel!, cliquez sur le bouton [Suivant>] pour démarrer la procédure d’installation. Les applications Ciel faisant l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final à titre personnel et pour un seul logiciel, les termes de ce contrat de licence vous sont rappelés. 4. Cochez l’option J’accepte les termes de ce contrat de licence puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. 11 Choisissez le type d'installation 5. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez le type d’installation souhaité. Vous disposez de trois types d'installation : Installation du poste client Installation de l’application sur le ou les ordinateurs qui accéderont aux données du poste serveur. Choisissez ce type d’installation s’il s’agit du ou des poste(s) client(s) que vous installez.  La procédure d’installation est identique pour le poste serveur et le(s) poste(s) client(s). L’option correspondante est sélectionnée par défaut. Vous laissez l’option cochée pour le(s) poste(s) qui se connecteront au serveur de données.  Vous ne devez pas choisir cette option pour le poste Serveur. Installation du poste serveur Installation de l’application sur l’ordinateur qui contiendra les dossiers de votre application (Serveur de données). Choisissez ce type d'installation s’il s’agit du poste serveur que vous installez. Cette installation implique : • d’une part l’installation de l’application Ciel Serveur, • d’autre part l’installation de votre application : Ciel Compta ou Ciel Gestion commerciale ou Ciel Associations.  Le poste Serveur de données pourra également se connecter aux dossiers de Ciel Compta et/ou de Ciel Gestion commerciale et/ou de Ciel Associations (comme les postes Clients). Installation personnalisée Installation qui vous permettra de choisir les fonctionnalités à installer ainsi que le répertoire d’installation.Ce type d’installation s’adresse aux utilisateurs expérimentés. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant>] pour poursuivre l'opération. 12 Validez l'installation du logiciel 7. Une fois tous les paramètres d'installation définis, l’installation de votre logiciel démarre. 8. En fin de procédure, le programme indique que l'installation est terminée. Cliquez sur le bouton [Terminer]. L'installation de votre poste serveur est achevée. Vous devrez renouveler la procédure d’installation pour les postes clients. Fin de l'installation sur le poste Serveur A la fin de l'installation sur le poste Serveur, l'application Ciel Serveur se lance automatiquement.  A chaque démarrage du poste Serveur, l'application Ciel Serveur est automatiquement lancée. Installez le module Ciel directDéclaration  Uniquement pour Ciel Compta Evolution. Le module directDéclaration vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis Ciel Compta Evolution vers la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Vous pouvez télécharger et installer ce module directement depuis Ciel Compta Evolution. Une fois que vous aurez lancé le logiciel, allez dans le menu ETATS et choisissez la commande DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCLARATION. 13 Référencez-vous Les applications Ciel font l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application. Pour valider votre licence d'utilisation et vous inscrire comme ayant droit à la garantie Editeur, vous devez vous référencer auprès de notre Service Référencement. Au premier lancement de votre logiciel 1. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s’affiche. Elle vous informe des conditions légales concernant le logiciel. Lisez ces informations. 2. Si vous disposez d’une connexion Internet et d’un N° SIRET (identifiant numérique composé de 14 chiffres), saisissez ce dernier. Vos coordonnées seront automatiquement récupérées et vous gagnerez ainsi du temps1. Attention ! Le référencement peut être effectué à partir de n’importe quel poste client ou serveur. Tant que celui-ci n’aura pas été effectué, au delà de 30 jours, l’impression sera interdite et les dossiers ne s’ouvriront qu’en lecture seule sur le poste serveur ou sur le poste client. 1. Les informations collectées sur ce formulaire sont indispensables au traitement de votre demande. Elles font l’objet d’un traitement informatique, à des fins de gestion administrative et commerciale par la société Sage activité Ciel responsable du traitement, ou par un prestataire, ayant signé un engagement de confidentialité, et situé dans un pays non-membre de l’union européenne. Elles pourront donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification dans les conditions prévues par la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez vous adresser à la Direction administrative et financière de la société Sage, Le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17. Cet intitulé varie en fonction du logiciel que vous avez 14 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le SIRET. Si le SIRET est valide, vous passez automatiquement à l’étape suivante ou cliquez sur le bouton [Continuer]. La fenêtre suivante s’affiche : 4. Renseignez les zones présentées dans cette fenêtre1. Certaines zones doivent obligatoirement être renseignées pour terminer votre référencement.  Si vous n’avez pas renseigné la zone E-mail, un message d’erreur apparaît sous la zone. Vous devez obligatoirement renseigner une adresse e-mail valide. 5. Cochez l’option J’accepte les Conditions Générales d’Assistance. 6. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour finaliser le référencement. Vos données sont alors directement envoyées au Service Référencement Sage activité CIEL via Internet. Saisissez les informations nécessaires1. 15 Vous n’avez pas de connexion internet ou l’envoi a échoué Si vous ne possédez pas de connexion Internet ou si l’envoi a échoué pour une autre raison ; la fenêtre ci-dessous s’affiche : Vous possédez une connexion Internet • Cliquez sur le bouton [Recommencer].  Si le problème persiste, envoyez votre fiche de référencement par courrier. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [Imprimer]. Vous ne possédez pas de connexion Internet • Cliquez alors sur le bouton [Imprimer] pour lancer l’impression de votre fiche de réfé- rencement et adressez-la à : Sage activité Ciel - Service Référencement - 35 rue de la Gare - 75917 Paris Cedex 19 ou par fax au numéro 01.55.26.33.29. L’envoi a réussi Un message s’affiche pour vous indiquer que l’envoi de vos données de référencement chez Ciel a été effectué avec succès. Au prochain lancement de votre logiciel Après la réception des informations de référencement, Ciel renverra automatiquement une clé d’activation. Votre logiciel sera alors activé sans que vous ayez à intervenir. 16 Attente du retour de clé Si le retour de la clé d’activation n’est pas effectué au bout de 5 jours, vous obtiendrez au démarrage de l’application la fenêtre suivante : Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe du nombre de jours dont vous disposez sans clé d’activation. Passé ce délai (30 jours maximum), vous pouvez toujours ouvrir le logiciel mais vous ne pouvez plus effectuer d'impression et vos dossiers seront en lecture seule. Retour de clé effectué Si la clé d’activation est retournée à l’application, vous obtiendrez au démarrage de cette dernière le message suivant. Clé d’activation reçue par email, courrier ou fax Si vous recevez votre clé d’activation par e-mail, courrier ou fax. 1. Lancez votre logiciel sur le poste Serveur ou Client. 2. Dans la fenêtre Assistant de référencement, saisissez votre clé. 3. Si vous avez acquis votre application chez Ciel, indiquez votre Code client que vous trouverez sur votre facture d'achat. 4. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Une fois votre clé d’activation saisie sur le poste Serveur ou Client, la connexion depuis le poste Serveur ou les postes Clients s’effectue directement (plus de décompte du nombre de jours). Attention ! La clé d’activation ne peut pas vous être communiquée par téléphone. 17 Configuration de Ciel Serveur Les paramètres réseau définis par défaut dans Ciel Serveur sont optimisés pour répondre à la majorité des configurations réseau. Il n'est donc pas indispensable de les modifier pour que fonctionnent les applications Ciel Evolution en réseau. Lancement de Ciel Serveur Pour des raisons pratiques, l'ouverture de Ciel Serveur s’effectue en mode minimisé.  Vous devez vérifier que l'application Ciel Serveur est bien présente dans la barre des tâches de Windows™. Maintenance automatique Le système de maintenance automatique de Ciel Serveur permet d'effectuer automatiquement certaines actions à des moments prédéfinis. Son but principal est d'effectuer des copies. Les dossiers des applications Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Ciel Associations sont ouverts en mode exclusif et ne peuvent être copiés quand ils sont ouverts. La maintenance automatique se déclenchera en général la nuit et réalisera les actions suivantes : • les utilisateurs éventuels seront déconnectés, • les données à sauvegarder seront copiées vers un répertoire temporaire, • ce répertoire temporaire pourra ensuite être copié ou gravé sur un support de sauvegarde.  Pour beaucoup d'utilisateurs, ce système n'est pas nécessaire. L’utilisation de la sauvegarde à partir d'un poste Serveur est suffisante. Attention ! Vous ne devez effectuer cette opération que si vous avez besoin d'adapter certains paramètres réseau à votre configuration. Rappel A la fin de l'installation sur le poste Serveur, l'application Ciel Serveur se lance automatiquement. A chaque démarrage du poste Serveur, l'application Ciel Serveur est automatiquement lancée. 18 Pour procéder à la maintenance automatique, sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS DU SERVEUR dans le menu SERVEUR et cliquez sur l'onglet Maintenance. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Démarrage de la maintenance automatique La première étape consiste à renseigner les zones suivantes : 1. Définissez l'heure à laquelle la maintenance doit s'effectuer. Le redémarrage peut s’effectuer : • automatiquement dès la fin des tâches, • à une heure spécifiée. 2. Indiquez ensuite les jours où la maintenance doit s'effectuer. Tâches de la maintenance automatique La deuxième étape consiste à ajouter dans l'ordre les tâches à effectuer. Il existe plusieurs possibilités pour réaliser des sauvegardes automatiques, mais elles peuvent être regroupées dans deux scénarios : Maintenance automatique avec redémarrage automatique de Ciel Serveur Dans ce cas, Ciel Serveur sera interrompu. Pendant cette interruption une copie temporaire d'un dossier sera réalisée à l'aide de la tâche Copie puis Ciel Serveur sera ensuite redémarré. Attention ! La tâche SAUVEGARDE de l'application Ciel Serveur ne sauvegarde pas les dossiers mais les réglages du serveur. 19 La copie réalisée peut alors être utilisée par un logiciel de sauvegarde, par un batch, etc. Dans ce cas, l’interruption du serveur est brève. Maintenance automatique avec redémarrage à heure fixe de Ciel Serveur Dans ce cas, le serveur sera interrompu le temps défini. Pendant ce temps, un logiciel de sauvegarde par exemple peut utiliser ce fichier pour le sauvegarder. Il peut toutefois y avoir un inconvénient à cette méthode. Il n'est pas sûr à 100% que la copie soit terminée lors du redémarrage du serveur, ce qui peut entraîner des erreurs. La tâche Copie La maintenance automatique va en général utiliser la tâche Copie. La fenêtre ci-dessous correspond à la fenêtre de paramétrage de la tâche. 20 Mise en place du dossier sur le poste Serveur Lors de la mise en place de votre dossier sur le poste Serveur, deux cas peuvent se présenter : • la création d'un nouveau dossier, • la récupération d'un ancien dossier. Création d'un nouveau dossier Vous pouvez créer votre dossier de Compta, de Gestion commerciale ou Associations depuis le poste Serveur lui-même ou depuis l'un des postes Clients. 1. Démarrez le logiciel. • Pour Ciel Compta, cliquez sur l'icone correspondant sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. • Pour Ciel Gestion commerciale, cliquez sur l'icone correspondant sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. • Pour Ciel Associations, cliquez sur l’icone correspondant sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - ASSOCIATIONS - CIEL ASSOCIATIONS. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Attention ! Avant de procéder à la création de votre dossier, vous devez vous assurer que l'application Ciel Serveur est bien lancée. Si ce n'est pas la cas, activez le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - DÉMARRAGE - CIEL SERVEUR. 21 Dans cette fenêtre, la liste du ou des serveurs présents sur votre réseau s’affiche. Dans la fenêtre ci-dessus, le serveur se nomme Test-Serveur. 2. Sélectionnez le serveur et validez en cliquant sur le bouton [Ok]. 3. La procédure de création du nouveau dossier commence. Elle est identique à la création d'un dossier en monoposte. Récupération d'un ancien dossier La procédure de récupération des anciens dossiers sur le poste Serveur se déroule de la même manière qu'en monoposte. La seule obligation est de la réaliser sur le poste Serveur. Cette procédure se déroule en mode exclusif et à ce titre, le dossier ne pourra pas être ouvert par d'autres postes Clients. Pour cela, une fois la procédure terminée, il faut impérativement quitter le dossier. 1. Activez la commande QUITTER du menu DOSSIER. 2. Reconnectez-vous en choisissant le dossier dans la liste proposée.  Pour des informations détaillées sur la procédure de récupération des données de votre ancienne version, reportez-vous au manuel de mise à jour Bien réussir sa migration accessible au démarrage de l’application. Connexion depuis un poste Client • Démarrez le logiciel. • Pour Ciel Compta, cliquez sur l'icône correspondante située sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. • Pour Ciel Gestion commerciale, cliquez sur l'icône située sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. • Pour Ciel Associations, cliquez sur l’icône correspondante présente sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - ASSOCIATIONS - CIEL ASSOCIATIONS. Attention ! L’option ne doit pas être utilisée sinon ce dossier ne sera pas accessible par d’autres postes. Attention ! Vérifiez bien que l'application Ciel Serveur est lancée et que le serveur est actif. 22 Une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’affiche.  Si le poste Serveur est aussi utilisé comme poste Client, la procédure est identique. Les nouveautés de Ciel Facturation Facile Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 5 Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................5 Programme Amélioration Produits ......................................................................................5 Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................6 Fin d’exercice ..................................................................................................................6 La migration d’une ancienne version.................................................... 7 Ouvrir un dossier d’une version inférieure à 2.0 ...................................................................7 Nouveaux accès...............................................................................................................7 Numéro de version...........................................................................................................8 L’historique des nouveautés................................................................. 9 Les nouveautés de la version 2.0 ................................................................... 9 Changements d’interface...................................................................................................9 Aperçu .........................................................................................................................10 Préférences facturation ................................................................................................... 11 Recherche de pièces ....................................................................................................... 11 Unité des articles ........................................................................................................... 12 eBay ............................................................................................................................ 12 Mise sous surveillance .................................................................................................... 12 Envoyer un e-mail.......................................................................................................... 13 Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales.............................................................. 13 Les nouveautés de la version 3.0 ................................................................. 14 Personnalisation des polices ............................................................................................ 14 Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres .................................................... 14 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 14 Affichage du tableau de bord de date à date ...................................................................... 14 Les nouveautés de la version 4.0 ................................................................. 15 Les barres d’actions ....................................................................................................... 15 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 16 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 16 Les actions flash ............................................................................................................ 16 Les nouveautés de la version 5.0 ................................................................. 17 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 17 Insertion automatique .................................................................................................... 17 Correcteur orthographique .............................................................................................. 17 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 18 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 18 Les nouveautés de la version 6.0 ................................................................. 19 L’accueil Ciel .................................................................................................................19 Mon compte Ciel ............................................................................................................ 19 Enrichissement de l’Intuiciel ............................................................................................ 19 Nouvelle option en liaison comptable ................................................................................ 20 Commentaire sur l’origine des pièces clients ...................................................................... 20 FlashCode et CodeQR ..................................................................................................... 20 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 20 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 20 Modification de la préférence Codes postaux et Villes .......................................................... 21 Les nouveautés de la version 6.60 ............................................................... 22 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement................................................................ 22 Les nouveautés de votre logiciel 5 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés de la version 7.0. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. En mise à jour de votre dossier, une nouvelle fenêtre Contrôle de la Comptabilité Informatisée s’affiche afin que vous puissiez y renseigner les dates de votre exercice en cours. 1. Saisissez les dates de votre exercice en cours dans la zone Exercice du ... au ... 2. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. 3. Un message d’avertissement vous recommande de faire une sauvegarde de votre dossier Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. L’archivage de vos données est obligatoire. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes aux normes DGFiP sur les trois exercices antérieurs à l’exercice courant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant] puis sur le bouton [Générer] dans l’assistant, votre logiciel Ciel génère automatiquement les sauvegardes des trois exercices précédents selon la norme DGFiP. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lorsque vos sauvegardes DGFiP ont été générées, elles sont accessibles pour consultation en lecture seule via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous y retrouvez la liste des sauvegardes DGFiP classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez ouvrir vos sauvegardes DGFiP, les enregistrer sous un support externe (clé USB, disque dur...) ou les envoyer par e-mail. Programme Amélioration Produits  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GÉNÉRALES (Mode avancé) Vous pouvez désormais participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Pour cela, il vous suffit d’accepter les conditions générales d’utilisation et de cliquer sur le bouton [OK]. Par défaut, cette préférence est désactivée. Attention Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Plus tard] sans renseigner les dates de votre exercice en cours. Dans ce cas, vous avez un délai d’un mois pour le faire. A chaque lancement de votre logiciel, cette fenêtre réapparaîtra. Attention Ces sauvegardes DGFiP pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Les nouveautés de votre logiciel 6 Intuiciel Windows™ 8 L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8. De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment. Interface tactile Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile. 1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous indiquer que le mode tactile est actif. 3. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît. La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou annuler les modifications. La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les restaurer ou annuler les modifications. Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement réalisé, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Votre logiciel Ciel sauvegarde automatiquement toutes les données de gestion conformément à la norme DGFiP. Vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, disque dur...).  Une sauvegarde de votre dossier vous est proposée et est fortement recommandée car ce traitement est irréversible. La migration d’une ancienne version 7 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une version inférieure à 2.0 La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version de Ciel Facturation Facile. Ciel Facturation Facile détecte automatiquement les dossiers créés dans une version antérieure. Ainsi, lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Cette fenêtre vous informe que votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité avec la nouvelle version. 1. Vous pouvez effectuer une copie de votre dossier avant de commencer la mise à jour. Il est vivement conseillé d’en effectuer une. Assurez-vous que l’option correspondante est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler dans votre dossier de travail. Nouveaux accès Dans cette nouvelle version de Ciel Facturation Facile, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications : Ancienne version Nouvelle version Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel dans le fenêtre principale. La migration d’une ancienne version 8 Numéro de version 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL FACTURATION FACILE du menu AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Facturation Facile Numéro de version Millésime 1.0 - 1.10 2008 2.0 - 2.10 2009 3.0 2010 4.0 2011 5.0 2012 6.0 - 6.60 2013 7.0 2014 L’historique des nouveautés 9 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.0. Les nouveautés de la version 2.0 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 10 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS Dans la fiche d’un client ou d’un fournisseur, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Aperçu Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser les aperçus en PDF Vous pouvez désormais visualiser les aperçus avant impression au format PDF.  L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton Adobe Reader® s’ouvre et affiche donc l’aperçu au format PDF. Afficher l’aperçu dans une liste L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’une pièce commerciale, d’un article, d’un tiers directement depuis la liste. 1. Sélectionnez l’élément que vous voulez visualiser. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 11  Dans la liste des factures d’acompte, cette option est accessible à partir du bouton [Options]. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.  Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. Préférences facturation  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Saisie Vous pouvez définir la méthode de saisie des pièces commerciales à prendre en compte par défaut ainsi que les options de saisie des articles.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Recherche de pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES Cette commande vous permet de faire une recherche de vos pièces clients : factures, avoirs, devis et factures d’acompte. Vous pouvez vérifier indépendamment si ces pièces clients sont validées ou non. Vous pouvez faire une recherche des pièces : • validées, non validées ou les deux • réglées, non réglées ou les deux • transférées, non transférées ou les deux L’historique des nouveautés 12  Pour plus de détails sur la recherche de pièces, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Unité des articles  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Créer] Dans la fiche d’un article, vous pouvez choisir l'unité de l'article (Kg, Litre, Tonne, Mètre, etc). Dans la zone Divers, l'icône permet de sélectionner une unité. Si une unité n'est pas créée dans votre dossier, vous pouvez directement le faire en cliquant sur le bouton [Créer]. eBay  Menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs fonctions : • Bien démarrer sur eBay Cette fonction vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette fonction vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette fonction vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette fonction vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette fonction vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Tous les modèles d’annonces que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement dans le menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette fonction vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Mise sous surveillance  Menu RELATIONS CLIENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). L’historique des nouveautés 13 Envoyer un e-mail  Menu LISTES - commandes CLIENTS/TIERS ou CONTACTS ou LISTE DES DEVIS ou FACTURES D’ACOMPTE ou FACTURES ou AVOIRS ... Vous pouvez envoyer un e-mail directement depuis les listes dans lesquelles une adresse e-mail est accessible. Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS Dans les fiches client ou fournisseur, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont disponibles : • : permet de faire une recherche de l’adresse de votre client ou de votre fournisseur afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. • : permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client ou de votre fournisseur via le site Infogreffe. L’historique des nouveautés 14 Les nouveautés de la version 3.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, contacts, articles, modes de paiement, ecoparticipations, devis, factures d’acompte, factures, avoirs, règlements. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Affichage du tableau de bord de date à date  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL - onglet Mon tableau de bord Les données globales du tableau de bord sont calculées en fonction des dates en haut à droite. Vous pouvez modifier ces dates en cliquant dessus. L’historique des nouveautés 15 Les nouveautés de la version 4.0 Les barres d’actions Votre logicielCiel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 16 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des factures, liste des devis, liste des avoirs...). L’historique des nouveautés 17 Les nouveautés de la version 5.0 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des États et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). L’historique des nouveautés 18 Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 19 Les nouveautés de la version 6.0 L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de certaines fonctions. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de facturation. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Facturation Facile auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. L’historique des nouveautés 20 Nouvelle option en liaison comptable  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Lors du transfert de vos écritures en comptabilité, vous pouvez prendre en compte les pièces et règlements déjà passés en comptabilité. Pour cela, vous devez cocher l’option Inclure les pièces et règlements déjà comptabilisés. Commentaire sur l’origine des pièces clients  Menu LISTES - commande DEVIS et FACTURES. Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité. FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR. La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 21 Modification de la préférence Codes postaux et Villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. L’historique des nouveautés 22 Les nouveautés de la version 6.60 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES SOCIÉTÉ - Onglet Divers Dans l’onglet Divers des paramètres société, une nouvelle zone Loi N.R.E. vous permet de saisir le montant forfaitaire des frais de recouvrement. Vous pouvez saisir également le taux d’escompte pour paiement anticipé et le taux de pénalité de retard. Cette indemnité a été intégrée dans : • les modèles standard Dessin Saisie document ayant déjà l’intégration N.R.E. • la lettre N.R.E. ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Facturation Facile - Guide des mises à jour - Référence : Maj WFF 7.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Les nouveautés de Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion commerciale Evolution Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Ce guide vous permet d’installer votre nouveau logiciel et de récupérer les données de votre ancienne version. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 7 Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................7 Modification des décimales ................................................................................................7 Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................8 Fin d’exercice ..................................................................................................................8 La migration d’une ancienne version.................................................... 9 Ouvrir un ancien dossier ................................................................................ 9 Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale............................9 Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0..................................9 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.0 ou à Evolution 4.0 ................................. 10 Récupérer un ancien dossier ........................................................................ 11 Présentation.................................................................................................................. 11 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 11 Informations avant récupération ...................................................................................... 12 Procédure de récupération .............................................................................................. 12 Vérification après récupération......................................................................................... 21 Nouvelle interface du logiciel ....................................................................... 22 Les fenêtres .................................................................................................................. 22 Affichage et recherches................................................................................................... 23 Boutons de commande ................................................................................................... 24 Icônes de liste ............................................................................................................... 25 Nouveaux accès ........................................................................................... 26 Questions - Réponses................................................................................... 27 L’historique des nouveautés............................................................... 29 Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 ...................................... 29 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 29 Récupération des données de Ciel Devis Facture ................................................................ 29 Archivage des pièces commerciales avant la purge (Norme DGI) .......................................... 30 Commandes fournisseurs pour les articles en rupture.......................................................... 30 Gestion e-Commerce ...................................................................................................... 30 Impression d’un état récapitulatif TVA et TPF ..................................................................... 30 Les nouveautés des versions 13.20 et Evolution 6.20 .................................. 31 Gestion de la norme DEEE............................................................................................... 31 PDF en couleur .............................................................................................................. 31 Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 ...................................... 32 Gestion des prospects..................................................................................................... 32 Pièce commerciale client : Saisie Document....................................................................... 32 Liste des ordres de production ......................................................................................... 33 Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 33 Besoin d’aide................................................................................................................. 34 Gestion des articles en langues étrangères ........................................................................ 34 Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 34 Assistant de création d’un dossier : insertion du Logo ......................................................... 34 Abonnements clients et fournisseurs : périodicité semestrielle.............................................. 35 Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale .............................................. 35 Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce ............................................................ 35 Gestion des comptes Effets à recevoir et Effets à payer ....................................................... 35 Dépôts : Articles en stock ............................................................................................... 35 Préférences de saisie et d’enregistrement d'une pièce commerciale....................................... 36 Points de restauration..................................................................................................... 36 Ajout du bouton [Aperçu] dans les listes des pièces commerciales de vente et d’achat ............ 36 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu Contextuel des listes .... 36 Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 ...................................... 37 Modification de l’interface................................................................................................ 37 Les aperçus................................................................................................................... 38 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 39 Mise sous surveillance .................................................................................................... 39 eBay ............................................................................................................................ 40 Envoyer des emails à partir d’une liste .............................................................................. 40 Calcul prix et poids des articles ........................................................................................ 40 Mise à jour des désignations longues : libellés de la nomenclature ........................................ 41 Recalcul du PAMP ........................................................................................................... 41 Choix du contact dans les pièces commerciales .................................................................. 41 Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 ...................................... 42 Personnalisation des polices ............................................................................................ 42 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 42 Les règles .....................................................................................................................42 Options de saisie de facturation ....................................................................................... 42 Gestion des remises et promotions ................................................................................... 43 Calculs sur les quantités ................................................................................................. 43 Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée)................................................ 43 Alerte de l’encours client dépassé..................................................................................... 43 Recherche d’un article par le code-barre ........................................................................... 43 Gestion de l’unité de l’article............................................................................................ 44 Saisie d’un article par la référence fournisseur ................................................................... 44 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 44 Etats pièces clients : nouvel assistant de création............................................................... 44 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 .................................... 45 Les barres d’actions ....................................................................................................... 45 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 46 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 46 Les actions flash ............................................................................................................ 46 Ajout de l’option Affiner la sélection.................................................................................. 46 Gestion des retours pour les ventes Ebay .......................................................................... 46 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats............................................. 47 Amélioration des remises/promotions ............................................................................... 47 Gestion des affaires........................................................................................................ 47 Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 .................................... 48 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 48 Insertion automatique .................................................................................................... 48 Correcteur orthographique .............................................................................................. 49 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 49 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 50 Suivi des affaires ........................................................................................................... 50 Optimisation de la saisie par douchette ............................................................................. 50 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois ...................................................... 51 Gestion avancée des relances clients ................................................................................ 51 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 51 Les nouveautés des versions 18.10 et Evolution 11.10 ................................ 52 Nouveautés relatives à la Loi SEPA ................................................................................... 52 Les nouveautés des versions 19.0 et Evolution 12.0 .................................... 54 L’accueil Ciel .................................................................................................................54 Mon compte Ciel ............................................................................................................ 54 Enrichissement de l’Intuiciel ............................................................................................ 54 Commissions fixes et variables ........................................................................................ 55 Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant .................................................... 55 Les nouvelles alertes ...................................................................................................... 55 Regroupement des adresses clients et fournisseurs............................................................. 56 Remises/Promotions par tranches successives ................................................................... 56 Migration SEPA : modification de l’envoi ............................................................................ 56 FlashCode et CodeQR ..................................................................................................... 57 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 57 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 57 Les nouveautés des versions 19.60 et Evolution 12.60 ................................ 58 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement................................................................ 58 Programme Amélioration Produits .................................................................................... 58 Les nouveautés de votre logiciel 7 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés des versions Millésime 20.0 et Evolution 13.0. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. En mise à jour de votre dossier, une nouvelle fenêtre Contrôle de la Comptabilité Informatisée s’affiche afin que vous puissiez y renseigner les dates de l’exercice en cours. 1. Saisissez les dates de votre exercice en cours dans la zone Exercice du ... au ... 2. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. Un message d’avertissement vous recommande de faire une sauvegarde de votre dossier Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. L’archivage de vos données est obligatoire. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes aux normes DGFiP sur les trois exercices antérieurs à l’exercice courant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant] puis sur le bouton [Générer] dans l’assistant, votre logiciel Ciel génère automatiquement les sauvegardes des trois exercices précédents selon la norme DGFiP.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lorsque vos sauvegardes DGFiP ont été générées, elles sont accessibles pour consultation en lecture seule via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous y retrouvez la liste des sauvegardes DGFiP classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez ouvrir vos sauvegardes DGFiP, les enregistrer sous un support externe (clé USB, CD Rom...) ou les envoyer par e-mail. Modification des décimales  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GESTION COMMERCIALE (Mode avancé) Après la création de votre dossier, vous pouvez modifier le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciale en mode avancé. Attention Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Plus tard] sans renseigner les dates de votre exercice en cours. Dans ce cas, vous avez un délai d’un mois pour le faire. A chaque lancement de votre logiciel, cette fenêtre réapparaîtra. Attention Ces sauvegardes DGFiP pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Attention Le nombre de décimales n’est modifiable que si vos pièces ne sont pas encore validées. Les nouveautés de votre logiciel 8 Intuiciel Windows™ 8 L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8. De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment. Interface tactile Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile. 1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous indiquer que le mode tactile est actif. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît. La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou annuler les modifications. La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les restaurer ou annuler les modifications. Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement réalisé, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Votre logiciel Ciel sauvegarde automatiquement toutes les données de gestion conformément à la norme DGFiP. Vous pouvez faire une sauvegarde supplémentaire sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...).  Une sauvegarde de votre dossier vous est proposée et est fortement recommandée car ce traitement est irréversible.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. La migration d’une ancienne version 9 La migration d’une ancienne version Ouvrir un ancien dossier Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale, soit : • votre dossier de travail nécessite une mise à jour, • soit vous devez procéder à la récupération de votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL GESTION COMMERCIALE du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche  Pour voir les tableaux de correspondance des versions, reportez-vous au paragraphe “Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?”, page 27. Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0 Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale. 1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR. 2. Cliquez sur votre dossier. La fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.  A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler. La migration d’une ancienne version 10 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.0 ou à Evolution 4.0 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, vous devez effectuer une récupération. Les dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. En effet, l’installation de la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale a apporté des modifications sur votre ordinateur : • les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés, • l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwgc.exe. Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de l’ancienne version (C:\Ciel\Wgc par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwgc.exe. Ainsi, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de votre ancien dossier. Voir Récupérer un ancien dossier, page 11. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 11 Récupérer un ancien dossier Présentation Dans cette partie, nous allons détailler la récupération des anciens dossiers : • d’une version Ciel Gestion commerciale inférieure ou égale à Ciel Gestion commerciale 2005 vers Ciel Gestion commerciale 2006 minimum. • d’une version Evolution inférieure ou égale à Ciel Gestion commerciale Evolution 4.00 vers Ciel Gestion commerciale Evolution 5.20 minimum. Les dernières versions des logiciels étant totalement nouvelles, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Gestion commerciale.  Reportez-vous au paragraphe ci-dessous, Les éléments non récupérés. Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. La procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés de votre ancien dossier Ciel Gestion commerciale ou Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états paramétrables La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Cependant, vous ne récupérerez que les modèles de pièces commerciales clients et/ou fournisseurs. La récupération des autres états, des documents Office ainsi que celle des formats d'imports et d'exports n'est pas possible. Ceci étant, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les ordres d'assemblage et de désassemblage Le fonctionnement étant différent la récupération des ordres d'assemblage et de désassemblage n'est pas possible. Le journal des transactions Le journal de toutes les opérations réalisées dans le logiciel n’est pas récupéré. Les mémos, les glossaires Les mémos et les glossaires ne sont pas récupérés. Attention ! Seules les dossiers des versions indiquées ci-dessous peuvent être récupérés : • les versions supérieures ou égales à Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00), • toutes les versions Ciel Gestion commerciale Evolution. La migration d’une ancienne version 12 Informations avant récupération La monnaie principale du dossier Si le dossier est encore géré en francs, vous devrez le convertir en euros avant d’effectuer la récupération. S’il n’est ni en euros, ni en francs vous pourrez changer la monnaie avant la récupération. De même, les pièces commerciales dont la monnaie est différente de celle du dossier seront converties dans la monnaie du dossier (à condition que l'option soit cochée lors du lancement de la récupération). Le programme conservera pour information le total HT et le total TTC de chacune d'entres elles. Les champs personnalisés La récupération des champs personnalisés est limitée : • 30 champs pour les bases, • 30 champs pour les pièces (tous types de pièces confondus). Le masque de saisie de ces champs n’est pas récupéré. Procédure de récupération Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier.  Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale doit être installée sur votre ordinateur. Démarrer Ciel Gestion commerciale 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale en double-cliquant sur le raccourci qui a été installé sur le bureau. Une des fenêtres ci-dessous s'affiche : 2. Cochez l'option correspondant au dossier que vous souhaitez ouvrir. Attention ! La procédure de récupération peut être longue. Elle dépend de la taille de votre dossier et de la puissance de votre ordinateur. Elle ne pourra en aucun cas être interrompue. Attention ! Nous vous recommandons d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure. Fenêtre dans Ciel Gestion commerciale Evolution Fenêtre dans Ciel Gestion commerciale La migration d’une ancienne version 13 Sélectionner le dossier La fenêtre qui s'affiche est fonction de l'option préalablement cochée. Vous avez coché l'option Version 2005 (version < à 5.00 en Evolution) ou Version <= 2005 (version < à 12.00 en Millésime) La fenêtre ci-dessous s'affiche. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste ... Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste, vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche. 3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version tout en maintenant la touche enfoncée. La fenêtre de sélection et d'ouverture de dossiers s'affiche. 4. Une fois le dossier sélectionné, validez à l'aide du bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 14 Vous avez coché l'option Version 2006 (version >= à 5.00 en Evolution ou version > = 12.00 en Millésime) La fenêtre ci-dessous s’affiche. Vous devez sélectionner le dossier à ouvrir. 1. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version.  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Gestion commerciale. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple que nous livrons avec le logiciel. Le logiciel va rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Gestion commerciale. Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 2. Sélectionnez le dossier à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 15 Choisir un utilisateur Par défaut, l’utilisateur est MAITRE. 1. Si plusieurs utilisateurs étaient définis dans votre ancien dossier, choisissez votre nom d’utilisateur. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisir le mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais pour le saisir. 2. Validez à l'aide du bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 16 Assistant de récupération 1. La fenêtre suivante s’affiche. Sélectionnez une des deux options de récupération proposées : • Mise à jour standard : dans ce cas tous les éléments sont récupérés (sauf ceux indiqués au paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 11). • Mise à jour avancée : cette option permet de choisir les éléments à récupérer. Dans ce cas, une fenêtre supplémentaire s’affiche comme ci-dessous Dans l'ancienne version de Ciel Gestion commerciale, le dossier peut être tenu : • en Euros • ou dans une monnaie Autre que l’Euro. Cochez les éléments à récupérer et cliquez sur le bouton [Suivant]. La migration d’une ancienne version 17  La fenêtre qui s’affiche dépend de la monnaie dans laquelle les pièces commerciales sont saisies dans l'ancienne version du logiciel. 2. Cochez l’option Récupération des pièces autres que Euro ou Récupération des pièces en Euro (suivant la monnaie de votre dossier). 3. Indiquez ou modifiez le taux de conversion qui sera utilisé pour convertir les pièces. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante vous propose de récupérer vos modèles de pièces commerciales clients/fournisseurs. 5. Cochez l’option et cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Si votre ancien dossier était en euros, la zone Monnaie du dossier est grisée. Si votre ancien dossier était tenu dans une autre monnaie que l’Euro, vous devrez sélectionner ou créer la Monnaie de votre ancien dossier. La migration d’une ancienne version 18 6. Avant de lancer la procédure de récupération, assurez-vous que votre ancienne version n'est pas ouverte. 7. Une fois la note lue, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Mise à niveau de votre ancien dossier Si votre dossier correspond à une version inférieure à Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00) La fenêtre suivante s’affiche. Vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 6.00 (2000). Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 6.00 et 10.00 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une version supérieure. Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier correspond à une version comprise entre Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00) et Ciel Gestion commerciale 2004 (version 10.00) Dans ce cas, une première mise à niveau va être nécessaire avant d'aborder la récupération. Le message suivant s'affiche : La migration d’une ancienne version 19 • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La récupération de votre ancien dossier commence. Le compte rendu de la récupération Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre s'affiche. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. La migration d’une ancienne version 20 Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante située au-dessus de l'ascenseur vertical.  Ce compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Récupérer les modèles de l’ancien dossier A la fermeture de la fenêtre du compte rendu, la fenêtre de récupération des modèles de pièces commerciales clients/fournisseurs s’affiche (à condition d'avoir coché l'option correspondante avant la récupération). Cette fenêtre vous permet de récupérer les modèles de pièces commerciales que vous aviez paramétrés dans l'ancienne version. Il n'est pas nécessaire de récupérer les modèles standards car ils sont déjà créer dans la nouvelle version. 1. Sélectionnez dans la zone Affichage les pièces commerciales à prendre en compte : Pièces clients ou Pièces fournisseurs.  Les modèles cochés favoris dans l'ancienne version apparaissent en rouge gras dans la liste. 2. Pour récupérer un modèle, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton [Convertir]. 3. Saisissez le nom du modèle de pièces. Il sera enregistré dans la nouvelle version avec le nom que vous lui aurez attribué. La migration d’une ancienne version 21 Le modèle récupéré s’affiche. 4. Cliquez sur le bouton [Fermer] ou modifiez le modèle si nécessaire et cliquez sur le bouton [OK]. 5. Répétez la procédure pour chaque modèle à récupérer.  Le modèle récupéré s’affiche dans la partie inférieure de la liste en gris clair. A la fin du traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale.  Vous pourrez récupérer ultérieurement vos modèles à l’aide de la tâche Récupération Pièces à installer dans la barre de navigation. Vérification après récupération Le nom utilisateur et le mot de passe Si vous aviez défini plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier, vous devez, après l’ouverture du dossier dans la nouvelle version, vérifier le nom Utilisateur et le Mot de passe. Attention ! Vous pouvez accéder à l’ancienne version de votre dossier en activant la commande DÉMARRER VERSION < A 2006 du menu DIVERS. Vérifiez et saisissez éventuellement le nom utilisateur et le mot de passe. La migration d’une ancienne version 22 Nouvelle interface du logiciel Dans cette nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, l’interface du logiciel a été modifiée pour vous en faciliter l’utilisation. Nous allons détailler ici, via les fenêtres Liste des clients et Liste des pièces clients, les principales différences existant entre l’ancienne et la nouvelle version. Les fenêtres Ancienne version Lorsque vous activiez la commande CLIENTS du menu BASES, la fenêtre suivante s’ouvrait affichant la liste de tous les clients créés dans l’application. La migration d’une ancienne version 23 Nouvelle version Lorsque vous activez la commande CLIENTS du menu LISTES, la fenêtre ci-dessous s’affiche. Une nouvelle interface vous permet d’effectuer directement certains traitements (créer un client, créer une pièce, effectuer un règlement, etc.). Affichage et recherches Nouvelle version La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale vous permet, lorsque vous activez la commande PIÈCES CLIENTS du menu VENTES ou PIÈCES FOURNISSEURS du menu ACHATS, de visualiser en un clic, la liste de toutes les pièces commerciales clients ou fournisseurs existantes. Afficher les pièces commerciales d’un type particulier Pour afficher les pièces commerciales d’un type en particulier, cliquez sur l’un des liens situés dans la partie gauche de la fenêtre Liste des pièces clients. La migration d’une ancienne version 24 Exemple Pour afficher les pièces Factures, cliquez sur le lien Factures : Afficher une pièce à partir de son numéro • Pour afficher une pièce dont vous connaissez le numéro, saisissez ce numéro dans la zone de recherche. Exemple Pour afficher la facture FA0037 du client ZAMACHOWSKI saisissez FA0037 dans la zone de recherche :  Vous pouvez effectuer à partir de cette zone des recherches simples ou avancées et enregistrer vos critères de recherches.  Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches) du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Boutons de commande Ancienne version Les commandes CRÉER, MODIFIER, etc., étaient accessibles à partir de : • la barre d’outils • du menu EDITION • du menu CONTEXTUEL (clic droit). Nouvelle version Les boutons situés dans la partie supérieure de la fenêtre vous permettent d’accéder aux principales commandes exécutables à partir de la fenêtre. Exemple Dans la fenêtre Liste des clients, ces boutons permettent respectivement de : • créer un client • modifier un client La migration d’une ancienne version 25 • supprimer un client • créer une pièce commerciale pour le client sélectionné • effectuer un règlement client. Icônes de liste Dans la nouvelle version, les icônes placées sur le côté droit permettent de définir les propriétés de la liste, d’obtenir un aperçu de la sélection avant impression, d’imprimer la sélection de la liste et d’accéder à d'autres fonctionnalités comme l'édition de graphiques, l'export de la sélection, etc. La migration d’une ancienne version 26 Nouveaux accès Dans cette nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications : Ancienne version Nouvelle version Menu BASES Menu LISTES Vous retrouvez désormais vos principales commandes (clients, fournisseurs, articles, familles articles, modes de règlement, etc.) dans le menu LISTES. Menu BASES commande JOURNAL COMPTABLE Menu TRAITEMENTS commande LIAISON COMPTABLE Menu BASES commande TABLES La gestion de la TVA, TPF, des modes de règlement et des tarifs par familles s’effectuait via cette commande. Menu LISTES Des commandes spécifiques (TVA, modes de règlement) sont disponibles dans le menu LISTES. Menu BASES commande MOUVEMENTS DE STOCKS - menu CONTEXTUEL (clic droit) RÉGULATION DES STOCKS Menu TRAITEMENTS commande RÉGULATION DES STOCKS Menu BASES commande GESTION DES NOMENCLATURES (assemblage - désassemblage) Menu TRAITEMENTS commande GESTION DE PRODUCTION (assemblage - désassemblage - annulation d’assemblage - commandes fournisseurs) Menu UTILITAIRES commande TOP CLÔTURE Menu TRAITEMENTS commande TOP CLÔTURE Menu VENTES/Menu ACHATS Vous pouvez visualiser toutes les pièces clients ou toutes les pièces fournisseurs en activant respectivement les commandes PIÈCES CLIENTS et PIÈCES FOURNISSEURS. Menu VENTES/ Menu ACHATS Gestion des FACTURES D’ACOMPTE Le menu DIVERS regroupe des commandes issues de différents menus dans l’ancienne version (analyseur commercial ventes/achats, statistiques, objectifs, répartition par famille, etc.) Menu FENÊTRES commande PASSER EN MODE DÉCOUVERTE / PASSER EN MODE COMPLET Menu DIVERS commande MENUS DÉCOUVERTE / MENUS STANDARD Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL La migration d’une ancienne version 27 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale.  Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL... du menu ? ou AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Gestion commerciale Tableau de correspondance Ciel Gestion commerciale Evolution Numéro de version Millésime 6.0 - 6.01 2000 7.0 - 7.01 - 7.10 2001 8.0 - 8.01 - 8.10 - 8.11 2002 9.0 2003 10.0 - 10.01 2004 11.0 2005 12.0 2006 13.0 - 13.20 2007 14.0 2008 15.0 - 15.10 2009 16.0 - 16.10 2010 17.0 - 17.10 2011 18.0 - 18.10 2012 19.0 - 19.60 - 19.61 2013 20.0 2014 Numéro de version Millésime 1.10 - 1.11 - 1.20 - 1.21 2002 2.0 - 2.01 - 2.02 2003 3.0 - 3.01 2004 4.0 2005 5.0 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.31 - 5.40 2006 6.0 - 6.10 - 6.20 - 6.30 - 6.50 2007 7.0 - 7.10 2008 8.0 - 8.10 2009 9.0 - 9.10 2010 10.0 - 10.10 2011 11.0 - 11.10 2012 12.0 - 12.10 - 12.60 - 12.61 2013 13.0 2014 La migration d’une ancienne version 28 Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale ou Ciel Gestion commerciale Evolution doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • vérification de la monnaie du dossier (euros) • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Gestion commerciale • Sélection de votre ancien dossier • Saisie éventuelle du mot de passe • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier • Récupération et compte rendu du traitement Après la récupération • Récupération éventuelle des modèles de pièces. Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Les éléments suivants ne seront pas récupérés : • les états paramétrables • les ordres d’assemblage et de désassemblage • le journal des transactions • les mémos, les glossaires Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Créez un nouveau dossier dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale et lancez une restauration de vos données (Menu DOSSIER commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réindexer]. 3. Lancez une réorganisation de la base dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale. Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence c'est qu'elle intervient sur les changements de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réorg]. 4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données. L’historique des nouveautés 29 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.0 et Evolution 6.0. Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 Nouvel Intuiciel  Menu DIVERS commande INTUICIEL L’Intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L’Intuiciel © est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Récupération des données de Ciel Devis Facture  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Facture.  Pour des informations détaillées sur la récupération d’un dossier de Ciel Devis Facture, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. L’historique des nouveautés 30 Archivage des pièces commerciales avant la purge (Norme DGI)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGI, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la purge de vos pièces commerciales.  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu DIVERS de votre application.  Pour des informations détaillées sur l’archivage DGI, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Commandes fournisseurs pour les articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS Cette fonctionnalité permet de réapprovisionner des articles qu’ils soient en rupture de stock ou non. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes fournisseurs à travers 3 étapes.  Pour des informations détaillées sur les Commandes fournisseurs, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Gestion e-Commerce  Menu VENTES - commande E-COMMERCE Cette commande permet d’accéder directement depuis Ciel Gestion commerciale aux fonctionnalités d’eCommerce. Impression d’un état récapitulatif TVA et TPF  ETATS - commande ÉTATS RÉCAPITULATIFS Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF (Taxe para fiscale). Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes.  Pour des informations détaillées sur les Etats récapitulatifs, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Impôts (DGI) impose un archivage des données. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. L’historique des nouveautés 31 Les nouveautés des versions 13.20 et Evolution 6.20 Gestion de la norme DEEE  Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage. L'éco-participation correspond à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation, ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite. Ce montant doit apparaître sur la fiche de l'article. A partir de la liste des éco-participations, vous pouvez créer des éco-participations pour ensuite les affecter à vos articles, les modifier ou supprimer.  Pour des informations détaillées sur l’éco-participation, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. L’historique des nouveautés 32 Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 Gestion des prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. Cette liste répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des prospects, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect. De même, vous pouvez ÉTABLIR UN DEVIS pour le prospect sélectionné ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Pour des informations détaillées sur la gestion des prospects, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Pièce commerciale client : Saisie Document Uniquement pour les pièces commerciales de ventes Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la LISTE DES PIÈCES CLIENTS. L’historique des nouveautés 33 Exemple : Extrait d'un devis  Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Liste des ordres de production Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION Cette commande permet de consulter les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage. • créer un ordre de production (commande accessible également par le menu Contextuel - clic droit) • consulter un ordre de production 1. Sélectionnez l'ordre de production que vous souhaitez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter].  Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l'icône . Les recherches Trouvtoo  Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop : nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. L’historique des nouveautés 34 Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide  Icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur pour valider le formulaire et lancer la connexion. Gestion des articles en langues étrangères Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Fiche Article - bouton [International] Cette commande vous permet de saisir vos articles vendus à l'international dans 2 langues étrangères. Vous pouvez par exemple saisir dans l'onglet Langue 1 un article en Anglais puis dans l'onglet Langue 2 ce même article en Chinois. 1. Indiquez le Libellé de l'article puis saisissez le descriptif dans la zone Désignation. 2. Cliquez sur [OK] pour valider.  Vous pourrez par la suite éditer vos articles en prenant en compte le critère de la langue. Générer des écritures au format RImport  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Onglet Destination du transfert Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Vous devez indiquer le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Assistant de création d’un dossier : insertion du Logo  Menu DOSSIER - commande CRÉER - mode détaillé Si vous optez pour la création d’un dossier en mode détaillé, vous pouvez au cous de l’étape 3 insérer le logo de votre société. • Vous pouvez coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier. L’historique des nouveautés 35 • Vous pouvez importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • Vous pouvez récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. Pour régler la taille de l'image Faites glisser le curseur de contrôle de la taille vers la droite pour augmenter la taille de l'image ou vers la gauche pour la réduire. Abonnements clients et fournisseurs : périodicité semestrielle Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu VENTES/ACHATS - commande ABONNEMENTS Vous pouvez générer un abonnement clients ou fournisseurs tous les semestres. Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue (devis, facture, commande...) Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser pour transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. 2. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Gestion des comptes Effets à recevoir et Effets à payer  Menu LISTES - commande MODES DE RÈGLEMENT Vous pouvez définir dans les modes de règlement : • le compte comptable Clients – Effets à recevoir utilisé lors de la liaison comptable des règlements clients. • le compte comptable Fournisseurs – Effets à payer utilisé lors de la liaison comptable des règlements fournisseurs. Dépôts : Articles en stock Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Dépôts Pour gagner du temps, vous pouvez à partir de l’onglet DÉPÔTS n’afficher que les dépôts qui ont du stock de l’article sélectionné. L’historique des nouveautés 36 Préférences de saisie et d’enregistrement d'une pièce commerciale  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GESTION COMMERCIALE-SAISIE DES PIÈCES COMMERCIALES Lors de la saisie d’une pièce commerciale... Dans la fenêtre Préférences saisies vous pouvez d'une part paramétrer le mode de saisie par défaut des pièces commerciales de vente. Vous pouvez opter pour : • une saisie Standard • une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente). • avoir le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. A l’enregistrement d’une pièce commerciale... Une fois votre pièce commerciale enregistrée, une fenêtre vous propose d’effectuer une ou plusieurs actions. Vous pouvez paramétrer l’affichage de cette fenêtre dans les préférences de saisie des pièces commerciales. Sélectionnez la ou les opération(s) à effectuer puis validez par [OK]. • Valider la pièce, Régler la pièce • Imprimer la pièce, Envoyer la pièce par e-mail, Visualiser la pièce (aperçu) 3. Si vous souhaitez effectuer ces opérations ultérieurement, cliquez sur le bouton [Plus tard].  Pour Ne plus afficher cette fenêtre, cochez l'option correspondante. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Gestion commerciale vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Ajout du bouton [Aperçu] dans les listes des pièces commerciales de vente et d’achat Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton [Aperçu]. La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. L’historique des nouveautés 37 Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 Modification de l’interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 38 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Localisation, itinéraire et recherche d’adresse  Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse. Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Facturation, présentés sous la forme suivante : Localisation • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client, prospect ou fournisseur). Recherche d’adresse • : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 39 Visualiser en PDF Vous pouvez désormais visualiser l’aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. Afficher l’aperçu dans les listes Dans les listes des pièces commerciales clients ou fournisseurs (devis, factures, avoirs, commande, etc) ainsi que dans la liste des clients, fournisseurs, prospects, articles et représentants, la nouvelle fonction Afficher l’aperçu vous permet de visualiser directement l’état de la sélection. Cette fonction est accessible à partir du bouton [Options]. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer directement en faisant un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Facturation, vous disposez du nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre prospect ou de votre fournisseur via le site Infogreffe. Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Attention Pour visualiser l’aperçu en PDF, l’application Adobe Reader doit être installé sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 40 eBay  Menu VENTES - commande EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs options : • Bien démarrer sur eBay Cette option vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette option vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette option vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette option vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette option vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Tous les modèles d’annonce que vous avez précédemment créés s’enregistrent automatiquement dans le menu VENTES - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette option vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Envoyer des emails à partir d’une liste  Menu LISTES - commandes CLIENTS ou FOURNISSEURS ou PROSPECTS ou REPRÉSENTANTS ou menu VENTES - commandes PIÈCES COMMERCIALES Vous pouvez envoyer un email à partir de toutes les listes où vous avez accès à une adresse email. 1. Dans la liste des clients, fournisseurs, prospects, représentants ou des pièces commerciales, faites un clic-droit. 2. Sélectionnez l’option Envoyer un email. Une fenêtre s’affiche. 3. Rédigez votre email et cliquez sur [OK]. Calcul prix et poids des articles  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton - Calcul prix/poids nomenclatures Cette fonction est déjà présente dans la fiche article, onglet Nomenclature. Désormais, elle est également accessible à partir de la liste des articles, ce qui permet de calculer le prix et le poids de plusieurs articles à la fois. L’historique des nouveautés 41 Mise à jour des désignations longues : libellés de la nomenclature  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton - Mise à jour des désignations longues Vous pouvez maintenant récupérer les libellés de la nomenclature en plus du libellé de l’article. Pour cela, vous devez cocher l’option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Ainsi, lorsque vous lancerez une mise à jour des désignations longues, l’assistant vous proposera une nouvelle étape permettant de récupérer ou non les libellés de la nomenclature. Recalcul du PAMP  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ASSEMBLAGE Vous pouvez choisir la méthode de calcul du PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) lors d’un assemblage. Deux méthodes de calcul sont proposées : • Suivant le prix d’achat : les prix d’achat des articles de la nomenclature sont utilisés pour calculer le PAMP de l’article à assembler. • Suivant le PAMP : le PAMP de la nomenclature est utilisé pour calculer le PAMP de l’article à assembler. Choix du contact dans les pièces commerciales  Menu VENTES - commandes PIÈCES CLIENTS Dans tous les types de pièces commerciales, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans l’onglet Infos tiers, vous disposez maintenant de la liste déroulante Nom Contact qui vous permet de sélectionner un contact.  Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des clients, prospects ou fournisseurs (menu LISTES - commande CLIENTS / PROSPECTS / FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Contact).  Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 42 Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients, prospects, fournisseurs, représentants, articles, familles articles, tarifs, mouvements de stock, modes de paiement, comptes, journaux, codes analytiques, écoparticipations, pièces clients, détail pièces clients, règlements (client), abonnements clients, pièces fournisseurs, détail pièces fournisseurs, règlements (fournisseur), abonnements fournisseurs. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Les règles  A partir de la barre de navigation Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.  Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Options de saisie de facturation  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale - Saisie des pièces commerciales En création de pièce commerciale, la sélection du client et de l’article peut se faire deux façons : soit par le code soit par le nom. Il suffit de choisir l’option qui vous convient. L’historique des nouveautés 43 Gestion des remises et promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS La nouvelle commande REMISES/PROMOTIONS permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Calculs sur les quantités  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ La nouvelle commande CALCULS SUR QUANTITÉ vous permet de créer des règles de calcul, dans le but de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente). Exemple : vous vendez des bobines de fil électrique au mètre et vous facturez en nombre de bobines (et non au mètre). Il suffit de définir une règle qui calcule le nombre de bobines en fonction de la longueur que le client veut.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée) Définition des clients NPAI  Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet Adresse ou Livraison Dans les fiches clients, l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) permet d’indiquer que l’adresse de facturation et/ou de livraison d’un client n’est plus correcte. Ces clients seront exclus des relances que vous ferez. Et, quand vous saisirez des pièces commerciales de vente, vous pourrez être averti qu’une adresse client est incorrecte, à condition d’activer l’alerte (Voir Activation d’une alerte, page 43.) Activation d’une alerte  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté lors de vos saisies de pièces commerciales qu’une adresse client (adresse de facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses des prospects. Il suffit de cocher l’option Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour activer cette alerte. Alerte de l’encours client dépassé  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté qu’un client a dépassé son encours au moment de la validation d’une facture. Il vous suffit de cocher la nouvelle option Encours client dépassé dans la fenêtre Paramètres de facturation. Recherche d’un article par le code-barre  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre. 1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre. 2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatique- L’historique des nouveautés 44 ment puis la fiche de l’article concerné s’ouvre. Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre manuellement. Gestion de l’unité de l’article  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Complément Dans les fiches articles, des unités (Kg, Litre, Mètre...) vous sont maintenant proposées et sont reprises dans les pièces commerciales.  Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic-droit dans la zone Unité, commande CRÉER. Saisie d’un article par la référence fournisseur  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - bouton [Créer] - onglet Lignes  Menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Lignes Dans la colonne Réf. Fournisseur, vous pouvez sélectionner un article par sa référence fournisseur. Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur, dans la zone Référence.  Si cette colonne n’est pas affichée, faites un clic-droit et choisissez PROPRIÉTÉS DE LA LISTE puis cliquez sur le bouton [Colonnes affichées] enfin ajoutez Référence fournisseur. Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces  Menu VENTES - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale  Menu ACHATS - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue, • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix d’achat, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité. Etats pièces clients : nouvel assistant de création  Menu DOSSIER - commande OPTION - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille Dessin pièces clients Afin de faciliter la création de vos propres états de type Dessin pièces clients, vous disposez maintenant d’un assistant. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Créer] et nommez votre nouvel état, cet assistant s’affiche Il vous suffit de suivre les étapes indiquées. L’historique des nouveautés 45 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 46 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash sur la sélection permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, fournisseurs, prospects, articles, des pièces clients, des pièces fournisseurs, des avoirs, commandes, factures, devis, factures d’acompte, abonnements, bons de réception, bons de livraison, remises en banque). Ajout de l’option Affiner la sélection  Menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK ou ORDRES DE PRODUCTION L’option Affiner la sélection est également disponible dans la liste des mouvements de stock et dans la liste des ordres de production. Vous accédez à cette option en cliquant sur le bouton . Gestion des retours pour les ventes Ebay  Menu VENTES - commande EBAY - PARAMÈTRES Maintenant, vous pouvez gérez les retours des ventes effectuées via Ebay. Pour cela, vous devez renseigner l’onglet Compléments dans la fenêtre Paramètres Ebay. 1. Cochez l’option Retours acceptés pour activer la gestion des retours. 2. Déterminez ensuite le nombre de jours dont le client bénéficie pour retourner les articles. 3. Cochez l’option Frais de retour pris en charge par le vendeur si vous payez les frais de port de retour. L’historique des nouveautés 47 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats  Menu VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale Vous pouvez désormais ajouter des sous-totaux dans les lignes de vos pièces commerciales. Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. • En saisie standard, vous disposez du bouton qui permet d’insérer une ligne de soustotal et de choisir des colonnes à prendre en compte dans le sous-total. • En saisie document, vous disposez des commandes AJOUTER UN SOUS-TOTAL et COLONNES SOUS-TOTAL, accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche F1). Amélioration des remises/promotions  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Dans l’onglet Saisie des paramètres de facturation, vous avez une nouvelle option Remises/Promotions. En cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article.  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS Vous pouvez maintenant créer une remise en montant, en plus du pourcentage. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Il est possible de créer des remises/promotions par tranche. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton [Modifier les tranches]. Vous pouvez définir un nombre illimité de tranches et mélanger des remises en pourcentage /en montant. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale. Gestion des affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Menu VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Dans un premier temps, vous allez créer vos affaires via le menu LISTES, commande AFFAIRES. Ensuite, vous les affecterez aux pièces commerciales (à partir du menu VENTES ou ACHATS). • En saisie standard, vous disposez d’une zone Affaire. Il suffit de cliquer sur l’icône située en fin de zone pour sélectionner l’affaire à laquelle la pièce doit être rattachée. • En saisie Document, vous devez cliquer sur le bouton pour sélectionner une affaire. L’historique des nouveautés 48 Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. L’historique des nouveautés 49 Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. • Choix des langues Ciel Gestion commerciale Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. L’historique des nouveautés 50 Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients et fournisseurs : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS ou FOURNISSEURS, onglet Banque. • banques : accessibles par le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE ou par le menu LISTES - commande BANQUE, onglet R.I.B./Divers. Suivi des affaires  Menu LISTES - commande CLIENTS  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Vous pouvez associer une affaire à un client ou à un fournisseur. Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client ou du fournisseur. Pour cela, vous disposez de la zone Affaires.  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires peuvent maintenant être suivies. A cet effet, vous disposez des onglets Pièces et Stocks : • L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. • L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. De plus, les informations relatives aux ventes ou aux achats ont été regroupées. Vous retrouvez un seul onglet Objectifs et un seul onglet Statistiques. Des options Achats ou Ventes permettent de voir les données correspondantes. Optimisation de la saisie par douchette  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale Dans les préférences Saisie des pièces clients et Saisie des pièces fournisseurs, des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. L’historique des nouveautés 51 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu VENTES - commande ABONNEMENTS CLIENT  Menu ACHATS - commande ABONNEMENTS FOURNISSEUR Il est possible de générer plusieurs factures d’abonnement en seule fois. Dans la liste des abonnements clients ou dans la liste des abonnements fournisseurs, il suffit de sélectionner tous les abonnements que vous souhaiter générer en facture. Pour une sélection multiple, cochez la case de la première colonne. Le bouton [Générer les factures] est alors accessible et il ne vous reste plus qu'à cliquer dessus. Gestion avancée des relances clients Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Jusqu'à présent, vous pouviez simplement éditer des lettres de relance. Dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un traitement plus complet et par niveaux.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS).  Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux. Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau, à gauche de la fenêtre apparaît les trois niveaux des relances. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez les pièces relancées trois fois et toujours non réglées. Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté pour les pièces choisies.  Menu LISTES - commande CLIENTS L’onglet Relances présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire) ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû). Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 52 Les nouveautés des versions 18.10 et Evolution 11.10 Nouveautés relatives à la Loi SEPA Vous pouvez maintenant effectuer les paiements des clients par prélèvement et/ou des fournisseurs par virement avec la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area). A cet effet, la remise en banque a été enrichie, la notion de mandat SEPA a été ajoutée et les virements fournisseurs ont été intégré à votre logiciel. Enfin, la fonction «Migration SEPA» a été mise en place afin de vous aider à restituer vos identifications bancaires selon cette norme. Migration SEPA  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA Le format d’identité bancaire répondant à la norme SEPA se compose d’un code IBAN et d’un code BIC. Et, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Vous enregistrez un fichier regroupant les données RIB que vous envoyez ensuite à un intervenant (banque, logiciel habilité...). Une fois le fichier renvoyé par l’intervenant, le logiciel réécrit automatiquement les IBAN et BIC. Assistant de migration  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - ASSISTANT DE MIGRATION... L’assistant de migration des RIB en IBAN/BIC s’affiche. Deux choix vous sont proposés : • Envoyer vos RIB : cette fonction vous permet d’exporter les RIB de vos clients et/ou fournisseurs. • Recevoir vos IBAN/BIC : cette fonction vous permet d’importer les IBAN/BIC de vos clients et/ou fournisseurs. Vérification des données bancaires  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - VÉRIFICATION DONNÉES BANCAIRES Cette fonction permet de vérifier la validité des données bancaires des clients, fournisseurs et banques. Mandat SEPA  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Banque Lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client doit vous livrer un mandat vous autorisant à le débiter. Et, il est obligatoire de renseigner la référence et la date du mandat de votre client. A cet effet, vous disposez du bouton . Prélèvement au format SEPA  Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Vous pouvez effectuer des paiements client par prélèvement (magnétique) au format SEPA. Et, vos ordres de prélèvement sont directement envoyés à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Pour éviter les erreurs lors de la remise en banque, vous devez au préalable : • télécharger le module Ciel directdéclaration via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer, • renseigner l’IBAN et le BIC de votre client (onglet banque de la fiche) et de votre banque, • renseigner le numéro de Mandat SEPA dans la fiche de votre client, • renseigner votre numéro de Siret dans les paramètres société, • avoir un mode de paiement de type Prélèvement défini comme magnétique, • saisir un règlement client utilisant ce mode de paiement. L’historique des nouveautés 53 Lors de la remise en banque, après avoir cliqué sur le bouton [Générer le fichier], il vous suffit de sélectionner l’option SEPA ainsi que le bordereau de remise prélèvement SEPA. Virements fournisseurs  Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Ciel Gestion commerciale gère désormais les virements SEPA. Les virements fournisseurs sont directement télétransmis à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Pour avoir accès à ce mode de paiement vous devez avoir au préalable : • téléchargé le module Ciel directdéclaration via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer, • un mode de paiement de type Virement défini comme magnétique, • saisi un règlement fournisseur utilisant ce mode de paiement, • renseigné l’IBAN et le BIC de votre fournisseur (onglet banque de la fiche) et de votre banque, • renseigné votre numéro de Siret dans les paramètres société depuis le menu DOSSIER. Pour remettre en règlement fournisseur, sélectionnez l’élément souhaité dans la liste puis cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de la fenêtre. Vous pourrez ensuite modifier le paiement si besoin, ainsi que générer le fichier et éditer une remise de virement. L’historique des nouveautés 54 Les nouveautés des versions 19.0 et Evolution 12.0 L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de fonctions essentielles à la gestion commerciale. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de gestion commerciale. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Gestion commerciale auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de ligne. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. L’historique des nouveautés 55 Commissions fixes et variables Nouvelle liste des commissions  Menu LISTES - commande COMMISSIONS. Une nouvelle liste vous permet de gérer toutes les commissions que vous utilisez et qui sont différentes du taux par défaut défini dans les fiches des représentants. Les commissions peuvent être fixes ou variables. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer des commissions mais aussi les affecter à des représentants, annuler les affectations, les désactiver.  Pour plus de détails, reportez-vous à l'Aide intégrée au logiciel (touche F1). Dans les fiches des représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. La fiche d'un représentant présente deux onglets dédiés à l’attribution des commissions. L'onglet Commissions fixes vous permet de déterminer un taux de commission général pour le représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour des articles. Et, l'onglet Commissions variables vous permet de déterminer un taux de commission variable pour des articles. Dans les pièces commerciales  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - onglet Lignes. Il vous est possible de visualiser le montant ou le taux de commission perçu par le représentant sur une ligne de facturation ainsi que d'en modifier les valeurs. Vous devez ajouter les colonnes Représentant, Nom Représentant, Mt Commissions. Pour cela, faites un clicdroit sur l’en-tête d’une colonne et choisissez la commande MODIFIER LES COLONNES. Et, ajoutez les colonnes. Vous pouvez alors modifier directement dans la pièce le montant de la commission et le représentant. A partir du bouton [Options], vous disposez de la fonction Recalculer les commissions. Celle-ci permet de revenir à la valeur initiale de la commission. Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Professionnel indépendant. Dans l'assistant de création d'un dossier, il vous suffit de sélectionner l'option Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis de cliquer sur le bouton [OK]. Ensuite, le logiciel détecte les dossiers de Professionnel indépendant et vous propose de sélectionner le dossier à récupérer. Les nouvelles alertes  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Vous disposez de nouvelles alertes vous permettant d'optimiser vos saisies de pièces commerciales : • Quantité en stock ... inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum. • Prix de vente de l’article inférieur à son prix d’achat ou PAMP : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP. De plus, pour l'alerte portant sur la quantité insuffisante sur stock, vous pouvez choisir d'être alerté sur le stock théorique, en plus du stock réel et disponible. L’historique des nouveautés 56 Regroupement des adresses clients et fournisseurs Dans les fiches clients  Menu LISTES - commande CLIENTS Les différentes adresses d'un client de facturation ou de livraison sont regroupées dans l’onglet Adresses de la fiche du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). Dans les fiches fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Les différentes adresses de facturation du fournisseur, principales et autres, sont gérées au même niveau dans la fiche du fournisseur. Dans l'onglet Adresses, l'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses de facturation du fournisseur. Dans les pièces commerciales  Menu VENTES -commande PIÈCES CLIENTS  Menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS Dans l'onglet Infos tiers d'une pièce commerciale de vente ou d'achat, au niveau de la zone Société, l'icône d'appel de liste vous permet de choisir l'adresse qui sera affichée dans la pièce commerciale. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Remises/Promotions par tranches successives Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS - bouton [Modifier les tranches]. Vous pouvez définir des remises selon des tranches successives. La remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise. Dans la fenêtre Modifier les tranches, il vous suffit de sélectionner l’option Tranches successives. Migration SEPA : modification de l’envoi Pour rappel, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Celle-ci s'effectue maintenant par télétransmission via le module Ciel directDéclaration. Vous pouvez le télécharger directement depuis votre logiciel à partir du menu DIVERS. L’historique des nouveautés 57 FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des FlashCode dans vos états. Les FlashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur FlashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture). Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Celle-ci est visible lorsque votre logiciel a détecté un dossier issu d'une ancienne version sur votre disque dur. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 58 Les nouveautés des versions 19.60 et Evolution 12.60 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES DE FACTURATION - Onglet Etats Dans l’onglet Etats des paramètres de facturation, une nouvelle zone Mentions NRE vous permet de saisir le montant forfaitaire des frais de recouvrement. Vous pouvez saisir également le taux d’escompte pour paiement anticipé et le taux de pénalité de retard. Cette indemnité a été intégrée dans les états suivants : • les modèles standard des familles Dessins pièces clients et Dessins Saisie document ayant déjà l’intégration de loi N.R.E. • la lettre de pénalités de retard • l’état Relance avec infos pénalités de retard • les Conditions générales de vente. Programme Amélioration Produits  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GÉNÉRALES (Mode avancé) Vous pouvez désormais participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Pour cela, il vous suffit d’accepter les conditions générales d’utilisation et de cliquer sur le bouton [OK]. Par défaut, cette préférence est désactivée.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion commerciale Evolution - Guide des mises à jour - MAJ WG 20.0/13.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Les nouveautés de Ciel Gestion Intégrale Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 6 L’accueil Ciel ...................................................................................................................6 Mon compte Ciel ..............................................................................................................6 Enrichissement de l’Intuiciel ..............................................................................................6 Commissions fixes et variables ..........................................................................................7 Les nouvelles alertes ........................................................................................................7 Regroupement des adresses clients et fournisseurs...............................................................8 Enrichissement de la contremarque ....................................................................................8 Remises/promotions en cascade ou par tranches successives .................................................9 Gestion de l’écriture de stock final ......................................................................................9 Migration SEPA : modification de l’envoi ..............................................................................9 FlashCode et QR-Code .................................................................................................... 10 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 10 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 10 Consulter plusieurs comptes ............................................................................................ 10 Multi sélection de codes analytiques ................................................................................. 11 Choix du code de lettrage ............................................................................................... 11 Déclaration de TVA......................................................................................................... 11 Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion .................................................. 11 Emprunts...................................................................................................................... 12 Calcul de la trésorerie prévisionnelle................................................................................. 12 Référence d’obligation fiscale........................................................................................... 12 Association de comptes................................................................................................... 13 Détail du calcul des formules des états fiscaux ................................................................... 13 La migration d’une ancienne version.................................................. 14 Numéro de version .............................................................................................14 Récupérer un dossier .........................................................................................14 Votre dossier provient d’une ancienne version.................................................................... 14 Votre dossier provient de Ciel Gestion commerciale ............................................................ 16 Récupérer un dossier Ciel Compta .................................................................................... 18 L’historique des nouveautés............................................................... 21 Les nouveautés de la version 2.50......................................................................21 Modification de l’interface................................................................................................ 21 Les aperçus................................................................................................................... 22 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 23 Mise sous surveillance .................................................................................................... 23 eBay ............................................................................................................................ 23 Envoyer des e-mails à un groupe de clients ....................................................................... 24 Choix du contact dans les pièces commerciales .................................................................. 24 Calcul prix et poids des articles ........................................................................................ 24 Récupération des désignations longues des nomenclatures .................................................. 25 Recalcul du PAMP ........................................................................................................... 25 Gestion des articles par n° de série/lot.............................................................................. 25 Gestion de la contremarque............................................................................................. 26 Nouveaux modes de la Synchro compta ............................................................................ 26 Nouveaux formats d’import des écritures .......................................................................... 26 Annuler le lettrage ......................................................................................................... 26 Gestion des chéquiers dans les règlements fournisseurs ...................................................... 27 Gestion des inventaires des immobilisations ...................................................................... 27 Modification des écritures de facturation............................................................................ 27 Les nouveautés de la version 3.50......................................................................28 Options de saisie de facturation ....................................................................................... 28 Gestion des remises et promotions ................................................................................... 28 Calculs sur les quantités ................................................................................................. 28 Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée)................................................ 28 Alerte de l’encours client dépassé..................................................................................... 29 Recherche d’un article par le code-barre ........................................................................... 29 Gestion de l’unité de l’article............................................................................................ 29 Saisie d’un article par la référence fournisseur ................................................................... 29 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 29 Etats pièces clients : nouvel assistant de création............................................................... 30 Personnalisation des polices ............................................................................................ 30 Les regroupements dans les listes (Intuiliste) .................................................................... 30 Les règles .....................................................................................................................31 Saisie Z de caisse .......................................................................................................... 31 Compte de TVA par défaut .............................................................................................. 31 Pointage automatique par import : nouveaux formats ......................................................... 31 Consultation des écritures d’un compte en saisie ................................................................ 31 Infos perso. dans les comptes.......................................................................................... 32 Objectifs ....................................................................................................................... 32 Etats contremarque........................................................................................................ 33 Gestion des multi-fournisseurs......................................................................................... 34 Gammes ....................................................................................................................... 34 Les nouveautés de la version 4.50......................................................................36 Les barres d’actions ....................................................................................................... 36 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 37 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 37 Les actions flash ............................................................................................................ 37 Choix du modèle comptable lors de la création de dossier.................................................... 37 Recouvrement ............................................................................................................... 37 Nouveautés relatives à la Loi SEPA ................................................................................... 38 Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 38 Gestion multi-analytique de niveau 1 ................................................................................ 39 Gestion des retours pour les ventes Ebay .......................................................................... 39 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats............................................. 39 Amélioration des remises/promotions ............................................................................... 40 Gestion des affaires........................................................................................................ 40 Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. ................................................................ 40 Balance comparative N à N -10 ........................................................................................ 41 Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états ......................................................... 42 Publication Internet ........................................................................................................ 42 Amélioration de la gestion des N° de série / lot .................................................................. 42 Les nouveautés de la version 5.10......................................................................43 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 43 Insertion automatique .................................................................................................... 43 Correcteur orthographique .............................................................................................. 44 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 44 Suivi des affaires ........................................................................................................... 45 Optimisation de la saisie par douchette ............................................................................. 45 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois ...................................................... 45 Saisie simplifiée des factures et avoirs .............................................................................. 45 Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable ................................... 46 Écritures de redevances de crédit-bail............................................................................... 46 Comptes exonérés de TVA............................................................................................... 46 SEPA ............................................................................................................................ 47 Les nouveautés de votre logiciel 6 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés de la version Ciel Gestion Intégrale 6.0. L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de fonctions essentielles à la gestion commerciale. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de gestion commerciale. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Gestion Intégrale auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mon Pilotage. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches en encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement Les nouveautés de votre logiciel 7 d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Commissions fixes et variables Nouvelle liste des commissions  Menu LISTES - commande COMMISSIONS. Une nouvelle liste vous permet de gérer toutes les commissions que vous utilisez et qui sont différentes du taux par défaut défini dans les fiches des représentants. Les commissions peuvent être fixes ou variables. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer des commissions mais aussi les affecter à des représentants, annuler les affectations, les désactiver.  Pour plus de détails, reportez-vous à l'Aide intégrée au logiciel (touche F1). Dans les fiches des représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. La fiche d'un représentant présente deux onglets dédiés à l’attribution des commissions. L'onglet Commissions fixes vous permet de déterminer un taux de commission général pour le représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour des articles. Et, l'onglet Commissions variables vous permet de déterminer un taux de commission variable pour des articles. Dans les pièces commerciales  Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS - onglet Lignes. Il vous est possible de visualiser le montant ou le taux de commission perçu par le représentant sur une ligne de facturation ainsi que d'en modifier les valeurs. Vous devez ajouter les colonnes Représentant, Nom Représentant, Mt Commissions. Pour cela, faites un clicdroit sur l’en-tête d’une colonne et choisissez la commande MODIFIER LES COLONNES. Et, ajoutez les colonnes. Vous pouvez alors modifier directement dans la pièce le montant de la commission et le représentant. A partir du bouton [Options], vous disposez de la fonction Recalculer les commissions. Celle-ci permet de revenir à la valeur initiale de la commission. Les nouvelles alertes  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Vous disposez de nouvelles alertes vous permettant d'optimiser vos saisies de pièces commerciales : • Quantité en stock ... inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum. • Prix de vente de l’article inférieur à son prix d’achat ou PAMP : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP. De plus, pour l'alerte portant sur la quantité insuffisante sur stock, vous pouvez choisir d'être alerté sur le stock théorique, en plus du stock réel et disponible. Les nouveautés de votre logiciel 8 Regroupement des adresses clients et fournisseurs Dans les fiches clients  Menu LISTES - commande CLIENTS Les différentes adresses d'un client de facturation ou de livraison sont regroupées dans l’onglet Adresses de la fiche du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). Dans les fiches fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Les différentes adresses de facturation du fournisseur, principales et autres, sont gérées au même niveau dans la fiche du fournisseur. Dans l'onglet Adresses, l'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses de facturation du fournisseur. Dans les pièces commerciales  Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS  Menu GESTION - commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS Dans l'onglet Infos tiers d'une pièce commerciale de vente ou d'achat, au niveau de la zone Société, l'icône d'appel de liste vous permet de choisir l'adresse qui sera affichée dans la pièce commerciale. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Enrichissement de la contremarque  Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES - onglet Complément Vous pouvez gérer des familles d’articles en contremarque. Pour cela, cochez l’option Contremarque dans l’onglet Complément.  Menu GESTION - commande ACHATS - BON DE RÉCEPTION. • Vous disposez du nouvel état BR contremarque livraison client. Cet état vous permet d’éditer un bon de réception en contremarque. Celui-ci vous est proposé à la fin de la création de votre bon de réception ou bien à partir de la liste des bons de réception par les boutons [Aperçu] et [Imprimer]. • Dans la liste des bons de réception, la colonne Transfert vous permet de vérifier l’origine de la pièce. Les nouveautés de votre logiciel 9 Remises/promotions en cascade ou par tranches successives Remises en cascade  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options Afin de gérer des remises et promotions en cascade, vous devez cocher l’option Gérer les remises en cascade dans les paramètres. Celle-ci permet de cumuler et d'appliquer toutes les remises et promotions en fonction des rangs. Les rangs permettent de définir l'ordre d'application des remises et promotions.  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS Si vous gérez des remises en cascade, sélectionnez le rang d'application de la remise dans la fiche de la remise/promotion. Lorsque les remises appartiennent au même rang, elles sont cumulées. Dans le cas contraire, elles sont calculées en cascade.  Par défaut, une remise en cascade est ajoutée à la ligne de facturation. Remises par tranches successives  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS - bouton [Modifier les tranches]. Si vous ne gérez pas les remises en cascade, vous pouvez définir des remises selon des tranches successives. La remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise. Dans la fenêtre Modifier les tranches, il vous suffit de sélectionner l’option Tranches successives. Gestion de l’écriture de stock final Vous pouvez générer les écritures de stock final en fin d'année lors de la régulation de stock. Cette écriture donne le montant du stock par dépôt au dernier jour de l'exercice. Paramétrage préalable Au préalable, vous devez définir la méthode de calcul et les comptes des écritures : • Dans le menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES FACTURATION, onglet Options, sélectionnez si les écritures doivent être calculées à partir du PA (prix d'achat) ou du PAMP (prix d'achat moyen pondéré), dans la zone Générer les écritures du stock final à partir de. • Dans le menu GESTION, commande ARTICLES, onglet Comptabilité, sélectionnez un compte de stock ainsi qu'un compte de variation de stock dans la zone Ventilation des stocks. Ces comptes servent à générer les écritures du stock final. Générer l’écriture  Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DE STOCKS Si vous voulez créer l'écriture de stock final, au moment de la régulation des stocks, cliquez sur le bouton [Générer l’écriture] pour chaque dépôt. Migration SEPA : modification de l’envoi  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA Pour rappel, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Celle-ci s'effectue maintenant par télétransmission via le module Ciel directDéclaration. Vous pouvez le télécharger directement depuis votre logiciel à partir du menu DIVERS. Les nouveautés de votre logiciel 10 FlashCode et QR-Code  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et QR-Code sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture). Dossier clôturé Les dossiers clôturés sont désormais consultables depuis le menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Consulter plusieurs comptes  Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Consulter le compte] Vous pouvez désormais consulter plusieurs comptes à la fois. 1. Pour cela, choisissez un compte à consulter dans le plan de comptes. 2. Sans fermer le compte que vous consultiez précédemment, revenez sur le plan de compte et sélectionnez un autre compte. Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants. Les nouveautés de votre logiciel 11 Multi sélection de codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs codes analytiques à la fois lorsque vous cliquez sur le bouton [Ajouter] dans l’onglet Répartition. Choix du code de lettrage  Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - Onglet Options Vous disposez d’une nouvelle option Demander qui va vous permettre de saisir votre prochain code de lettrage pendant le lettrage manuel. 3. Dans l’onglet Options, cochez l’option Demander dans la zone Lettrage/pointage. 4. Lors du lettrage manuel de ce compte, le code de lettrage vous sera demandé. Solde évolutif  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE  Menu TRAITEMENT - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE  Menu TRAITEMENT - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE Dans les fenêtres de consultation des comptes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde lignes après lignes. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Déclaration de TVA Assistant de déclaration de TVA  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT Cet assistant n’est désormais plus visible dans le menu ETAT si vous avez adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP.  Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Téléprocédure TVA  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez précédemment adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP et souscrit à Ciel directDéclaration TVA. Vous pouvez également retransmettre la dernière déclaration ou visualiser une déclaration  Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Télédéclaration de TVA du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion  Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Vous pouvez désormais éditer l’état Soldes intermédiaires de gestion avec l’option Détail des comptes. Les nouveautés de votre logiciel 12 Emprunts Vous pouvez désormais saisir des emprunts et effectuer des simulations d’emprunts. Ce qui vous permet de suivre l’évolution de la dette contractée et d’enregistrer automatiquement vos écritures d’échéances d’emprunt. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez créer, modifier, supprimer, simuler, consulter un emprunt. Liste des emprunts  Menu COMPTABILITÉ - commande EMPRUNTS Dans la liste des emprunts, vous disposez des boutons suivants: • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Consulter] : vous pouvez consulter les écritures d’emprunt. • [Réalisation d’emprunt] : permet d’enregistrer l’emprunt et de passer l’opération de recette. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. Créer un emprunt  Menu COMPTABILITÉ - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer] Une fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable.  Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Calcul de la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance. Les simulations d’emprunts peuvent aussi être prises en compte dans le calcul. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu Contextuel (clic droit). Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt. Référence d’obligation fiscale  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES TVA - Onglet Téléprocédures TVA Désormais, vous renseignez la référence d’obligation fiscale dans l’onglet Téléprocédures TVA des PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER. Cette référence doit commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres. Les nouveautés de votre logiciel 13 Association de comptes  Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTE - Comptes clients/fournisseurs - Onglet Options • Dans un compte fournisseur, vous pouvez désormais définir un compte de charges associé à ce compte fournisseur. • Dans un compte client, vous pouvez désormais définir un compte de produits associé à ce compte client. Pour cela, renseignez la zone Compte de charges ou Compte de produits de l’onglet Options. Détail du calcul des formules des états fiscaux  Menu ETATS - commande ETATS FISCAUX - Aperçu Dans la barre d’actions de l’aperçu des états fiscaux, un nouveau bouton [Voir les zones cliquables] vous permet de voir les zones cliquables, celles-ci s’affichent en bleu dans l’aperçu. Si vous cliquez sur ces zones, vous accédez au détail du calcul du montant. La migration d’une ancienne version 14 La migration d’une ancienne version Numéro de version Avant d’installer votre nouvelle version, vous devez vérifier le numéro de version de vos logiciels Ciel Gestion commerciale ou Ciel Compta si vous les possédez. En effet, si vous devez récupérer dans Ciel Gestion Intégrale vos dossiers de Ciel Gestion commerciale et/ ou de Ciel Compta, il est préférable de connaître le numéro de version. 1. Dans Ciel Compta ou Ciel Gestion commerciale, ouvrez votre dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE du menu AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Récupérer un dossier Votre dossier provient d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert dans la dernière version de Ciel Gestion Intégrale, vous devez le mettre à jour.  Les versions de 1.50 à 1.72 se nommaient Ciel Gestion Quantum. Les versions de 2.50 à 5.50 se nommaient Intégrale de Gestion Ciel Quantum. 1. Dans le menu DOSSIER, choisissez la commande OUVRIR. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur votre dossier. 3. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. La migration d’une ancienne version 15 Si votre dossier est protégé par un mot de passe, la fenêtre suivante s’affiche. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de votre logiciel. 4. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Dans la fenêtre de sauvegarde : 6. Choisissez le format de la sauvegarde. 7. Cliquez sur l’icône et sélectionnez l’emplacement où sera sauvegardé votre dossier. 8. Nommez éventuellement votre fichier de sauvegarde si vous voulez lui donner un nom différent de votre dossier. 9. Cliquez sur le bouton [OK].  A la fin du traitement, votre dossier s’ouvre. Vous pouvez commencer à travailler. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 16 Votre dossier provient de Ciel Gestion commerciale Si vous passez de Ciel Gestion commerciale à Ciel Gestion Intégrale, vous pouvez récupérer votre dossier de travail créé dans Ciel Gestion commerciale. La récupération n'est possible que si votre dossier provient d’une version minimum 2006 de Ciel Gestion commerciale : • Ciel Gestion commerciale Évolution : à partir de la version 5.10, • Ciel Gestion commerciale Millésime : à partir de la version 12.00. 1. Dans le menu DOSSIER, choisissez la commande OUVRIR. 2. Ciel Gestion Intégrale détecte les fichiers de la gestion commerciale. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur votre dossier. 3. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. 4. Une mise à jour est nécessaire. Vérifiez que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée et cliquez sur le bouton [OK]. Dans la fenêtre de sauvegarde : 5. Choisissez le format de la sauvegarde. 6. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez l’emplacement où sera sauvegardé votre dossier. 7. Nommez éventuellement votre fichier de sauvegarde si vous voulez lui donner un nom différent que celui du dossier. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. A la fin de la sauvegarde, un message vous informe que celle-ci est terminée. La migration d’une ancienne version 17 9. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre fichier gestion commerciale doit être converti en version Intégrale pour être exploitable. Un message vous demande de confirmer, cette opération étant irréversible. En effet, le dossier converti ne pourra plus du tout être ouvert dans Ciel Gestion commerciale.  Si vous répondez [Non], votre dossier sera inchangé et ne pourra pas être ouvert dans Ciel Gestion Intégrale. 10.Cliquez sur le bouton [Oui]. Un avertissement vous informe qu’une sauvegarde doit être effectuée. 11.Si vous n’avez pas encore sauvegardé votre dossier, cliquez obligatoirement sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Le traitement de récupération se lance et une fois terminé, un compte-rendu s’affiche.  Pour plus de détails sur le compte-rendu, reportez-vous au paragraphe “Le compte rendu de la récupération”, page 19. 12.Cliquez sur le bouton [Fermer]. La migration d’une ancienne version 18 Ciel Gestion Intégrale vous demande alors si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. 13.Selon votre cas, cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non].  Si vous refusez alors que vous avez un dossier de Ciel Compta, vous pourrez toujours le récupérer ultérieurement avec l’utilitaire Récupération de Ciel Compta (menu DOSSIER - commandes OPTIONS - UTILITAIRES - groupe Comptabilité). • Lorsque vous acceptez la récupération, la fenêtre suivante s’affiche. Récupérer un dossier Ciel Compta  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - UTILITAIRES - groupe Comptabilité Votre dossier Ciel Compta n’est récupérable que s’il provient d’une version : • Ciel Compta Evolution égale ou supérieure à 5.00. • Ciel Compta Millésime égale ou supérieure à 12.00. Pour Ciel Compta Facile, toutes les versions sont compatibles. Si Ciel Compta est installé sur votre poste 1. Cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. 2. Sélectionnez alors le dossier de la société dans la liste déroulante. 3. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste 1. Cochez la deuxième option. 2. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. 3. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. La migration d’une ancienne version 19 Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un compte-rendu des opérations effectuées par l'application. Le compte rendu de la récupération Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la nonrécupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre.  Ce compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. La migration d’une ancienne version 20 Vérification après récupération Si vous aviez défini plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier, vous devez, lors de l’ouverture du dossier de la nouvelle version, vérifiez le nom Utilisateur et le Mot de passe. Vérifiez éventuellement le nom utilisateur et saisissez le mot de passe. L’historique des nouveautés 21 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.50. Les nouveautés de la version 2.50 Modification de l’interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez aussi naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 22 Intuiciel L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire et recherche d’adresse  Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse. Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Facturation, présentés sous la forme suivante : Localisation • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client, prospect ou fournisseur). Recherche d’adresse • : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser en PDF Vous pouvez désormais visualiser l’aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 23 Afficher l’aperçu dans les listes des pièces commerciales Dans les listes des pièces commerciales clients ou fournisseurs (devis, factures, avoirs, commande, etc), la nouvelle fonction Afficher l’aperçu vous permet de visualiser directement l’état standard d’une pièce. Cette fonction est accessible à partir du bouton [Options]. Acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Facturation, vous disposez du nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre prospect ou de votre fournisseur via le site internet Infogreffe. Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de mettre sous surveillance les sociétés de vos clients ou vos fournisseurs. 1. Sélectionnez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton . 3. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. • cochez fournisseurs pour faire apparaître la liste des fournisseurs; • cochez clients pour faire apparaître la liste des clients; • cochez prospects pour faire apparaître la liste des prospects. 4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. eBay  Menu GESTION - commandes VENTES - EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs options : • Bien démarrer sur eBay Cette option vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer directement en faisant un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande imprimer l'image. L’historique des nouveautés 24 • Paramètres eBay Cette option vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette option vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette option vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette option vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Toutes les annonces que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement accessibles à partir du menu GESTION - commandes VENTES - EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette option vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Envoyer des e-mails à un groupe de clients  Menu LISTES - commande CLIENTS - (clic-droit) ENVOYER UN E-MAIL Cette commande permet d'envoyer un e-mail directement depuis votre logiciel à un ou plusieurs clients. 1. Sélectionnez les clients à qui vous voulez envoyer un e-mail. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande Envoyer un e-mail. Une fenêtre s’affiche. 3. Rédigez votre e-mail et cliquez sur [OK]. Choix du contact dans les pièces commerciales  Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS Dans les fiches des devis, factures ou avoirs, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans l’onglet Infos tiers, vous disposez maintenant de la liste déroulante Nom Contact qui vous permet de sélectionner un contact.  Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des clients, prospects ou fournisseurs (menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Contact).  Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Calcul prix et poids des articles  Menu GESTION - commande ARTICLES - dans la fiche article - onglet Nomenclature - bouton Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton - Calcul prix/poids nomenclatures Cette fonction vous permet de calculer le Prix (Prix d'achat HT, Prix de vente HT, Prix de vente TTC) et le Poids (Net et Brut) d’un l'article composé. 1. Cochez les options pour lesquelles vous souhaitez calculer le prix. Vous obtenez le prix et/ou le poids de l'article Composé, du Composé et la Différence. 2. Pour affecter au composé les valeurs obtenues, cliquez sur le bouton L’historique des nouveautés 25 . Récupération des désignations longues des nomenclatures  Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton - Mise à jour des désignations longues Cette commande vous permet de récupérer les désignations longues des nomenclatures dans la désignation d'un article composé. Si vous activez cette commande, le Libellé de l'article sera automatiquement repris dans l'onglet Désignation de la fiche article. Vous pouvez mettre à jour : • Toutes les désignations, • les désignations non renseignées, • les désignations renseignées.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Recalcul du PAMP  Menu GESTION - commande ARTICLES - clic-droit - Modification du PAMP Cette commande vous permet de modifier le PAMP défini pour un article. 1. Saisissez le nouveau PAMP de l'article. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK].  La modification du PAMP génère un mouvement de stock de régularisation. Gestion des articles par n° de série/lot Paramétrage  Menu DOSSIER -commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options Cochez la case Gérer les n° de série/lot pour que les stocks des articles soient suivis par des numéros de série ou de lot.  Menu GESTION - commande ARTICLES Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de série/lot dans les paramètres de facturation. Saisie  Menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK ou VENTES ou ACHATS ou ARTICLES Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DE STOCK ou GESTION DE PRODUCTION A chaque fois qu’un traitement entraîne une entrée ou une sortie de stock, vous devrez saisir les numéros de série ou lot.  Pour plus de détails sur cette saisie, reportez-vous à l’Aide intégrée au logiciel, accessible par le menu AIDE ou par la touche . Suivi  Menu ETATS - commande ARTICLES - SUIVI DES N° SÉRIE/LOT L’historique des nouveautés 26 Cet état vous permet de suivre un numéro de série ou de lot afin de tracer toute la durée de vie du produit dans l'entreprise. Ainsi, à tout moment, vous savez de quel fournisseur provient un produit, à quel client il a été vendu ou bien s'il est encore en stock.  Pour plus de détails sur cette saisie, reportez-vous à l’Aide intégrée au logiciel, accessible par le menu AIDE ou par la touche . Gestion de la contremarque Cette fonctionnalité permet de générer des commandes fournisseurs à partir des commandes clients. Ainsi, la réception de la marchandise du fournisseur déclenche la livraison au client.  Menu GESTION - commande ARTICLES - onglet Complément et Fournisseur Les articles doivent être déclarés en contremarque. Pour cela, cochez l'option Contremarque puis dans l’onglet Fournisseur, renseignez obligatoirement le Fournisseur de cet article.  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREMARQUE A partir de cette commande, vous générez dans un premier temps les commandes fournisseurs puis les bons de livraison clients. • Les commandes fournisseurs sont créées par le logiciel à partir des commandes clients préalablement saisies. • Les bons de livraison clients sont créés par le logiciel à partir des bons de réception fournisseurs pré- alablement saisis.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux modes de la Synchro compta  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - onglet Synchro compta Vous avez maintenant le choix entre deux modes de Synchro compta : • La Synchro compta + : permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). • La Synchro compta (simplifiée) : permet d'ajouter les nouvelles écritures transmises par le client ou l'expert-comptable.  Pour plus de détails sur le mode de fonctionnement de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux formats d’import des écritures  Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT ÉCHANGES DE DONNÉES De nouveaux formats d’import des écritures sont disponibles : • API, • Apisoft, • Cote Ouest, • Gestimum, • Quadratus, • Ciel Saisie Comptable. Annuler le lettrage  Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL Vous pouvez désormais annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence. L’historique des nouveautés 27 Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton [Annuler]. Un message vous demandera si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Gestion des chéquiers dans les règlements fournisseurs  Menu GESTION - commande ACHATS - RÈGLEMENTS Les règlements fournisseurs peuvent maintenant être gérés avec des numéros de chèque. Certaines conditions doivent être remplies au préalable : • une banque doit être renseignée avec un compte comptable, • un mode de paiement de type chèque doit être renseigné avec cette banque, • un chéquier doit être renseigné avec cette banque. Le chéquier sera alors associé au mode de paiement de type chèque. Gestion des inventaires des immobilisations  Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - INVENTAIRE Vous disposez désormais d’une commande permettant d’inventorier vos immobilisations. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. Modification des écritures de facturation  Menu COMPTABILITÉ - commande LISTE DES ÉCRITURES Les écritures générées par la facturation peuvent maintenant être modifiées. Seules certaines rubriques sont modifiables : • Journal, • Libellé (du mouvement et de la ligne), • Commentaire, • N° de compte sauf si celui est associé à un chéquier, • Référence du pointage/lettrage, • Code analytique, • Quantité, • Rubriques personnalisées (Infos perso). L’historique des nouveautés 28 Les nouveautés de la version 3.50 Options de saisie de facturation  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale - Saisie des pièces commerciales En création de pièce commerciale, la sélection du client et de l’article peut se faire deux façons : soit par le code soit par le nom. Il suffit de choisir l’option qui vous convient. Gestion des remises et promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS La nouvelle commande REMISES/PROMOTIONS permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Évolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Calculs sur les quantités  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ La nouvelle commande CALCULS SUR QUANTITÉ vous permet de créer des règles de calcul, dans le but de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente). Exemple : vous vendez des bobines de fil électrique au mètre et vous facturez en nombre de bobines (et non au mètre). Il suffit de définir une règle qui calcule le nombre de bobines en fonction de la longueur que le client veut.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée) Définition des clients NPAI  Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet Adresse ou Livraison Dans les fiches clients, l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) permet d’indiquer que l’adresse de facturation et/ou de livraison d’un client n’est plus correcte. Ces clients seront exclus des relances que vous ferez. Et, quand vous saisirez des pièces commerciales de vente, vous pourrez être averti qu’une adresse client est incorrecte, à condition d’activer l’alerte (Voir Activation d’une alerte, page 28.) Activation d’une alerte  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté lors de vos saisies de pièces commerciales qu’une adresse client (adresse de facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses des prospects. Il suffit de cocher l’option Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour activer cette alerte. L’historique des nouveautés 29 Alerte de l’encours client dépassé  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté qu’un client a dépassé son encours au moment de la validation d’une facture. Il vous suffit de cocher la nouvelle option Encours client dépassé dans la fenêtre Paramètres de facturation. Recherche d’un article par le code-barre  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre. 1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre. 2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatiquement puis la fiche de l’article concerné s’ouvre. Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre manuellement. Gestion de l’unité de l’article  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Complément Dans les fiches articles, des unités (Kg, Litre, Mètre...) vous sont maintenant proposées et sont reprises dans les pièces commerciales.  Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic-droit dans la zone Unité, commande CRÉER. Saisie d’un article par la référence fournisseur  Menu GESTION - Commande VENTES - PIÈCES CLIENTS - bouton [Créer] - onglet Lignes  Menu GESTION - Commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Lignes Dans la colonne Réf. Fournisseur, vous pouvez sélectionner un article par sa référence fournisseur. Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur, dans la zone Référence.  Si cette colonne n’est pas affichée, faites un clic-droit et choisissez PROPRIÉTÉS DE LA LISTE puis cliquez sur le bouton [Colonnes affichées] enfin ajoutez Référence fournisseur. Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces  Menu GESTION - Commande VENTES - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale  Menu GESTION - Commande ACHATS - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue, • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix d’achat, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité. L’historique des nouveautés 30 Etats pièces clients : nouvel assistant de création  Menu DOSSIER - commande OPTION - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille Dessin pièces clients Afin de faciliter la création de vos propres états de type Dessin pièces clients, vous disposez maintenant d’un assistant. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Créer] et nommez votre nouvel état, cet assistant s’affiche Il vous suffit de suivre les étapes indiquées. Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement. Les regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : plan de comptes, écritures, prévisions, codes analytiques, journaux, modes de paiement, chéquiers, familles Top Saisie, modèles, abonnements, tâches, immobilisations. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 31 Les règles  A partir de la barre de navigation Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.  Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Saisie Z de caisse  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE Z DE CAISSE Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse.  Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie. La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement.  Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Compte de TVA par défaut  Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut sur les comptes client, fournisseur ainsi que sur les comptes de charges et produits. Ce compte de TVA sera systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Pointage automatique par import : nouveaux formats  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier électronique au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste. Pour cela, vous disposez du bouton [Autres formats...]. Consultation des écritures d’un compte en saisie  A partir d’une commande de saisie accessible par le menu COMPTABILITÉ - SAISIES - clic droit sur le compte Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la zone du numéro de compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche. L’historique des nouveautés 32 Infos perso. dans les comptes  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées aux lignes d’écritures, vous pouvez maintenant en créer dans les comptes. Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous pouvez les compléter dans les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso.  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - double-clic sur un compte Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Objectifs Afficher / modifier les objectifs  Menu LISTES - Commande REPRÉSENTANTS...  Menu GESTION - Commande ARTICLES  Menu GESTION - Commande FAMILLES D’ARTICLES Sélectionnez la ligne souhaitée puis cliquez droit dessus. Dans le menu contextuel qui s’affiche, sélectionnez la commande OBJECTIFS. Il est également possible de cliquer sur le bouton OPTIONS et sélectionner la commande OBJECTIFS dans le menu qui s’affiche. La fenêtre Objectifs s’affiche. Dans la colonne Objectif, entrez la valeur souhaitée. Les autres valeurs du tableau se rempliront automatiquement en fonction du CA. Le chiffre d’affaires est calculé selon l’option choisie dans les paramètres de facturation. Vous avez la possibilité en cliquant sur le bouton OPTIONS d’afficher les statistiques ou d’afficher le détail. Réglages des statistiques représentants  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Saisie La colonne C.A se calculera suivant l’option Statistiques représentants cochée dans les paramètres de facturation, onglet Saisie. Sortie des Objectifs  Menu DIVERS - Commande OBJECTIFS Sélectionnez l’état Objectifs détaillés par représentant. ou Sélectionnez l’état Objectifs cumulés par représentant. L’historique des nouveautés 33 Cliquez sur la sortie désirée. Exporter les objectifs Vous pouvez également exporter les objectifs. Cliquez sur la flèche , puis sélectionnez la commande EXPORTER. Dans la fenêtre Etats, sélectionnez le format souhaité, puis cliquez sur le bouton [Exporter]. Etats contremarque Vous avez la possibilité de suivre les articles selon leur état. Articles à commander  Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À COMMANDER Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à commander s’ouvre. Les articles commandés par le client qui sont cochés « Contremarque » et qui sont en attente de commande fournisseur s’affichent. Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant le bouton radio L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner l’article souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous pouvez choisir d’afficher tous les fournisseurs ou seulement un en sélectionnant le bouton radio Le fournisseur puis en choisissant le fournisseur en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner le fournisseur souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article ou par client en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Si vous choisissez FICHIER comme type de sortie, une fenêtre Sortie s’affiche. Choisir dans la liste déroulante le type de fichier de sortie. Articles à recevoir  Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À RECEVOIR Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à recevoir s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés « Contremarque » et qui sont en attente de réception s’affichent. La sélection des articles et des fournisseurs est identique à celle des Articles à commander. Voir Articles à commander, page 33. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Une fois les articles reçus, on a la possibilité de générer une livraison client. Articles à livrer  Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À LIVRER Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à livrer s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés « Contremarque » qui ont été reçus et qui doivent être livrés au(x) client(s) s’affichent. Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant le bouton radio L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner l’article souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous pouvez choisir d’afficher tous les clients ou seulement un en sélectionnant le bouton radio Le client puis en choisissant le client en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner le client souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. On a la possibilité de générer une livraison client. L’historique des nouveautés 34 Gestion des multi-fournisseurs Gestion des multi-fournisseurs dans les fiches  Menu GESTION - commande ARTICLES - Détail de l’article - ONGLET FOURNISSEURS  Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES - Détail de la famille - ONGLET FOURNISSEURS Vous avez la possibilité de gérer plusieurs fournisseurs dans les fiches article dans l’onglet Fournisseurs. Cliquez sur le bouton [ajouter] pour ajouter un fournisseur, puis sélectionnez-le dans la liste qui s’affiche. Vous pouvez lui ajouter une référence dans la colonne Référence Fournisseur. Vous pouvez le définir comme Fournisseur principal en activant la commande CLIC DROIT - DÉFINIR COMME FOURNISSEUR PRINCIPAL. Pour supprimer un fournisseur, cliquez sur le bouton [supprimer]. Commandes fournisseurs  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS POUR ASSEMBLAGE  Menu TRAITEMENTS - COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE Une étape a été ajoutée, dans laquelle vous pouvez choisir le fournisseur souhaité à l’aide du bouton dans les cases Code fournisseur. Cochez la case Commander pour commander l’article. Gammes Créer un critère de gamme  Menu GESTION - Commande CRITÈRES DE GAMME... - bouton CRÉER Définissez le libellé du critère de gamme dans la zone de texte Libellé. Cliquez sur [Ajouter...] pour définir les valeurs de ce critère. Entrez les valeurs souhaitées et cliquez sur [OK et créer]. Création d’une gamme  Menu GESTION - Commande GAMMES... Dans la fenêtre Liste des gammes, cliquez sur le bouton [créer]. L’assistant de création de gamme s’affiche. Saisissez un code et une désignation pour la nouvelle gamme et cliquez sur [Suivant]. Choisissez dans la liste déroulante le critère souhaité et cochez les valeurs. Vous avez la possibilité de rajouter des nouvelles valeurs avec le clic droit. Cliquez sur [Suivant]. Vous pouvez sélectionner jusqu’à trois critères de gammes. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la gamme à une famille d’articles, cliquez sur pour la sélectionner. Cliquez sur [OK]. La nouvelle gamme s’affiche. Vous pouvez fixer dans la liste déroulante le mode d’affichage en fonction des prix (HT, TTC) ou des coefficients de marge. Vous pouvez choisir d’annuler la création d’un article de gamme en décochant la case au début de la ligne ou en utilisant le CLIC DROIT. Pour copier des valeurs de prix, vous pouvez utiliser le CLIC DROIT - COPIER. Cliquez sur [OK] pour enregistrer la gamme. Vous pouvez par la suite modifier ou supprimer la gamme en cliquant sur [Modifier] ou [Supprimer] ou en utilisant le clic droit. L’historique des nouveautés 35 Modifier une gamme d’articles  Menu GESTION - Commande GAMMES... - Bouton MODIFIER... Vous pouvez modifier les articles de la gamme en double-cliquant sur la ligne souhaitée. La fiche de l’article s’affiche et vous pouvez apporter les modifications souhaitées. Cliquez sur [OK] pour enregistrer les modifications. Compléter une gamme d’articles  Menu GESTION - Commande GAMMES... - Bouton COMPLÉTER... Vous avez la possibilité de compléter votre gamme d’articles en rajoutant des nouvelles combinaisons de critères. L’assistant s’affiche. Il est semblable à l’assistant de création de gamme, sauf que les critères de gamme sont déjà définis. Choisissez les valeurs souhaitées et cliquez sur [Suivant]. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la gamme à une famille d’articles, cliquez sur pour la sélectionner. Cliquez sur [Terminer]. Les articles complétant la gamme s’affichent. Cliquez sur [OK] pour valider les modifications. L’historique des nouveautés 36 Les nouveautés de la version 4.50 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 37 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des fournisseurs, liste). Choix du modèle comptable lors de la création de dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Lors de la création de dossier, si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, Ciel Gestion Intégrale vous propose de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier. Vous pouvez aussi choisir de ne pas utiliser de plan comptable pré-paramétré et de le créer manuellement. Dans ce cas, le logiciel partira sur une base vide. Recouvrement Ciel Gestion Intégrale gère désormais le RECOUVREMENT. Cette fonction vient remplacer et améliorer l’ancienne fonction RELANCES.  Menu LISTES - commande ETAPES DE RECOUVREMENT... Le recouvrement est le processus d’envoi de relances aux clients pour prévenir et éviter les impayés. Pour activer le traitement du recouvrement automatique par votre logiciel, vous devez pour cela définir des étapes dans la liste des étapes de recouvrement. Dans chaque étape, vous pouvez définir des actions, prévoir quand l’étape doit se réaliser et filtrer les clients selon leurs encours ou niveau de risque. Le principe sera alors le suivant : A la réalisation d’une étape, les échéances passeront automatiquement dans l’étape suivante. Vous pourrez créer vos étapes de recouvrement manuellement ou avec l’aide d’un assistant qui pas à pas vous guidera dans la création de votre étape.  Menu TRAITEMENTS - commande RECOUVREMENT Lorsque vous activez cette fonction, la fenêtre de recouvrement s’affiche. Vous y retrouvez tous les encours clients arrivant bientôt à échéance ou dont les échéances sont dépassées. Cette liste prend en compte vos factures et avoirs clients (validés et non-validés) et les écritures comptables contenant un compte client. Elle ne prend pas en compte les écritures lettrées et les écritures comptables liées à une pièce commerciale. L’historique des nouveautés 38 Pour pouvoir travailler sur le recouvrement, vous devez avoir défini au préalable au moins une étape de recouvrement.  Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton CRÉER UN CLIENT - Onglet RECOUVREMENT Vous retrouvez dans l’onglet Recouvrement de la fiche CLIENT les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le libellé de l’étape de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et éventuellement un commentaire de l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du recouvrement. Vous pouvez également modifier le commentaire de l’étape depuis cet onglet. Nouveautés relatives à la Loi SEPA Migration SEPA  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA La migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Vous enregistrez un fichier regroupant les données RIB que vous envoyez ensuite à un intervenant (banque, logiciel habilité...). Une fois le fichier renvoyé par l’intervenant, le logiciel réécrit automatiquement les IBAN et BIC. Assistant de migration  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - ASSISTANT DE MIGRATION... L’assistant de migration des RIB en IBAN/BIC s’affiche. Deux choix vous sont proposés : • Envoyer vos RIB : cette fonction vous permet d’exporter les RIB de vos clients et/ou fournisseurs. • Recevoir vos IBAN/BIC : cette fonction vous permet d’importer les IBAN/BIC de vos clients et/ou fournisseurs. Vérification des données bancaires  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - VÉRIFICATION DONNÉES BANCAIRES Cette fonction permet de vérifier la validité des données bancaires des clients, fournisseurs et banques. Virements fournisseurs  Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS... Ciel Gestion Intégrale gère désormais les virements SEPA. Pour avoir accès à ce mode de paiement vous devez avoir au préalable : • un mode de paiement de type Virement défini comme magnétique • saisi un règlement fournisseur utilisant ce mode de paiement • renseigné l’IBAN et le BIC de votre fournisseur (onglet banque de la fiche) et de votre banque • renseigné votre numéro de Siret dans les paramètres société depuis le menu DOSSIER. Pour remettre en règlement fournisseur, sélectionnez l’élément souhaité dans la liste puis cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de la fenêtre. Vous pourrez ensuite modifier le paiement si besoin, ainsi que générer le fichier et éditer une remise de virement. Gestion du crédit-bail  Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. L’historique des nouveautés 39 Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton .  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer.  Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Gestion multi-analytique de niveau 1  A partir d’une zone de sélection du Code analytique - icône Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte. Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions.  Seules la saisie des A-nouveaux et la saisie cahier ne disposent pas de la gestion multi-analytique.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Gestion des retours pour les ventes Ebay  Menu GESTION - commande EBAY - PARAMÈTRES Maintenant, vous pouvez gérez les retours des ventes effectuées via Ebay. Pour cela, vous devez renseigner l’onglet Compléments dans la fenêtre Paramètres Ebay. 1. Cochez l’option Retours acceptés pour activer la gestion des retours. 2. Déterminez ensuite le nombre de jours dont le client bénéficie pour retourner les articles. 3. Cochez l’option Frais de retour pris en charge par le vendeur si vous payez les frais de port de retour. Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats  Menu GESTION - VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale Vous pouvez désormais ajouter des sous-totaux dans les lignes de vos pièces commerciales. Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. L’historique des nouveautés 40 • En saisie standard, vous disposez du bouton qui permet d’insérer une ligne de soustotal et de choisir des colonnes à prendre en compte dans le sous-total. • En saisie document, vous disposez des commandes AJOUTER UN SOUS-TOTAL et COLONNES SOUS-TOTAL, accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche F1). Amélioration des remises/promotions  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Dans l’onglet Saisie des paramètres de facturation, vous avez une nouvelle option Remises/Promotions. En cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article.  Menu GESTION - commande REMISES/PROMOTIONS Vous pouvez maintenant créer une remise en montant, en plus du pourcentage. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. Il est possible de créer des remises/promotions par tranche. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton [Modifier les tranches]. Vous pouvez définir un nombre illimité de tranches et mélanger des remises en pourcentage /en montant. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale. Gestion des affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Menu GESTION - VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Dans un premier temps, vous allez créer vos affaires via le menu LISTES, commande AFFAIRES. Ensuite, vous les affecterez aux pièces commerciales (à partir du menu GESTION). • En saisie standard, vous disposez d’une zone Affaire. Il suffit de cliquer sur l’icône située en fin de zone pour sélectionner l’affaire à laquelle la pièce doit être rattachée. • En saisie Document, vous devez cliquer sur le bouton pour sélectionner une affaire. Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez maintenant la possibilité de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société puis indiquer lors de la télédéclaration que l’O.G.A est destinataire. Paramétrage O.G.A  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A Transmission à l’O.G.A  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA Afin de transmettre votre déclaration à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA), vous devez simplement cocher la case Télétransmission OGA dans la seconde étape de l’assistant de la téléprocédure de TVA. Balance comparative N à N -10  Menu ETATS - commande BALANCE Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée. Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Attention ! Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il s’agit des renseignements suivants : • le Nom, • l’adresse, le code postal et la ville, • le N°agrément, • le numéro de SIRET. L’historique des nouveautés 42 Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états  Menu ETATS - commande BILAN SYNTHÉTIQUE Vous pouvez maintenant inclure les soldes mensuels de l'exercice précédent dans les états Bilan synthétique, Compte de résultat synthétique et Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour cela, vous devez cochez l’option Soldes N-1 au mois qui est proposée. Publication Internet  Menu DOSSIER - commande PUBLICATION INTERNET La publication Internet permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Amélioration de la gestion des N° de série / lot  Menu GESTION - commande ARTICLES - FICHE ARTICLE • Vous pouvez saisir un même numéro de série ou de lot sur plusieurs dépôts différents. • La colonne Code barre située dans l’onglet N° de série/lot vous permet de saisir un code barre pour l’article.  Menu GESTION - commande ARTICLES - BOUTON OPTIONS - RECHERCHE PAR CODE BARRE Cette fonction vous permet de rechercher un article par code barre dans les fiches articles. Elle cherche également parmi les codes barres entrés dans l’onglet N° de série/lot de la fiche article.  Menu ETATS - commande ARTICLES Deux nouveaux états sont disponibles : • Etiquettes des N° de série/lot : cet état vous permet d’imprimer des étiquettes pour vos numéros de série/lot suivant plusieurs critères. • N° de série/lot par client : cet état permet d’afficher les n° de série/lot pour un ou plusieurs clients avec la possibilité de préciser une période de date. L’historique des nouveautés 43 Les nouveautés de la version 5.10 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. L’historique des nouveautés 44 Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de correction du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. • Choix des langues Ciel Gestion commerciale Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. L’historique des nouveautés 45 Suivi des affaires  Menu LISTES - commande CLIENTS  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Vous pouvez associer une affaire à un client ou à un fournisseur. Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client ou du fournisseur. Pour cela, vous disposez de la zone Affaires.  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires peuvent maintenant être suivies. A cet effet, vous disposez des onglets Pièces et Stocks : • L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. • L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. De plus, les informations relatives aux ventes ou aux achats ont été regroupées. Vous retrouvez un seul onglet Objectifs et un seul onglet Statistiques. Des options Achats ou Ventes permettent de voir les données correspondantes. Optimisation de la saisie par douchette  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale Dans les préférences Saisie des pièces clients et Saisie des pièces fournisseurs, des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. Génération de plusieurs abonnements en une seule fois  Menu GESTION - VENTES - commande ABONNEMENTS CLIENT  Menu GESTION - ACHATS - commande ABONNEMENTS FOURNISSEUR Il est possible de générer plusieurs factures d’abonnement en une seule fois. Dans la liste des abonnements clients ou dans la liste des abonnements fournisseurs, il suffit de sélectionner tous les abonnements que vous souhaiter générer en facture. Pour une sélection multiple, cochez la case de la première colonne. Le bouton [Générer les factures] est alors accessible et il ne vous reste plus qu'à cliquer dessus. Saisie simplifiée des factures et avoirs  Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE  Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR Vous avez la possibilité de saisir un avoir ou une facture dans les saisies guidées ou rapides. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. L’historique des nouveautés 46 Dans les fenêtres de saisies rapides ou guidées, vous disposez de deux options : Facture et Avoir. Il suffit de choisir celle qui correspond à votre saisie. Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable  A partir du menu COMPTABILITÉ - ECHANGES DE DONNÉES Le nouveau menu Echanges de données est destiné aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. A partir de ce menu, vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export, • importer ou exporter une Balance, • envoyer le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • consulter l’historique des imports/exports. Enfin, vous disposez de deux nouveaux formats d’import/export : le format d’export Cegid PGI et les formats d’import et d’export Sage Petites Entreprises. Écritures de redevances de crédit-bail Les écritures de redevances de crédit-bail sont maintenant gérées dans Ciel Compta. Dans la fiche d’un crédit-bail  Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS Au niveau de l’onglet Crédit-bail, vous devez renseigner la zone Total des redevances HT et le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cet onglet se compose de deux parties. • Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. • Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. Enregistrement des écritures de redevances  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - ENREGISTRER LES ABONNEMENTS Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS. Les écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des écritures. Comptes exonérés de TVA  Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES Dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits, vous disposez de la nouvelle option Exonéré de TVA. En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée sur le compte en question. L’historique des nouveautés 47 SEPA Nouveau format d’identité bancaire L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients et fournisseurs : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS ou FOURNISSEURS, onglet Banque. • banques : accessibles par le menu LISTES - commande BANQUE, onglet R.I.B./Divers. • comptes de banque : accessible par le menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTE, onglet Banque.  Vous disposez d’un assistant de migration qui vous permet de restituer au format SEPA les identifications bancaires saisies auparavant. Voir Migration SEPA, page 38. Prélèvements clients Vous pouvez maintenant effectuer les paiements des clients par prélèvement avec la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area). A cet effet, la remise en banque a été enrichie, la notion de mandat SEPA a été ajoutée. Mandat SEPA  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Banque Lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client doit vous livrer un mandat vous autorisant à le débiter. Et, il est obligatoire de renseigner la référence et la date du mandat de votre client. A cet effet, vous disposez du bouton . Remise en banque par prélèvement SEPA  Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Vous pouvez effectuer des paiements client par prélèvement (magnétique) au format SEPA. Et, vos ordres de prélèvement sont directement envoyés à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Pour éviter les erreurs lors de la remise en banque, vous devez au préalable : • télécharger ce module via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer, • renseigner l’IBAN et le BIC de votre client (onglet banque de la fiche) et de votre banque, • renseigner le numéro de Mandat SEPA dans la fiche de votre client, • renseigner votre numéro de Siret dans les paramètres société, • avoir un mode de paiement de type Prélèvement défini comme magnétique, • saisir un règlement client utilisant ce mode de paiement. Lors de la remise en banque, après avoir cliqué sur le bouton [Générer le fichier], il vous suffit de sélectionner l’option SEPA ainsi que le bordereau de remise prélèvement SEPA. Virements fournisseurs en ligne  Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Les virements fournisseurs SEPA sont maintenant télétransmis à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Auparavant, vous devez télécharger ce module via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer. L’historique des nouveautés 48 Copyright Ciel 2012 Ciel Gestion Intégrale - Guide des mises à jour - Référence : MAJ WGQ 6.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Les nouveautés de Ciel Immobilisations Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire Les nouveautés de Ciel Immobilisations............................................... 5 Accueil Ciel .....................................................................................................................5 Mon Compte Ciel..............................................................................................................5 Amélioration de l’Intuiciel ..................................................................................................6 La migration d’une ancienne version.................................................... 7 Ouvrir un dossier d’une ancienne version ...................................................... 7 Vous utilisiez une version 11.00 ou supérieure .....................................................................7 Vous utilisiez une version 10 ou inférieure ...........................................................................7 Déroulement de la récupération..................................................................... 9 Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 10 Présentation.................................................................................................................. 10 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 10 Contrôles avant récupération ........................................................................................... 10 Informations complémentaires avant récupération.............................................................. 12 La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 12 L’historique des nouveautés............................................................... 17 Les nouveautés de la version 12.10 ............................................................. 17 Modification du plan d'amortissement avec les nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 . 17 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 21 Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire 24 Les nouveautés de la version 13.00 ............................................................. 26 Mise à jour automatique ................................................................................................. 26 Localisation d’un fournisseur sur une carte ........................................................................ 26 Intégration de photos ou logos ........................................................................................ 26 Conservation de la présentation des éléments exportés vers Microsoft Word ou Excel™ ........... 26 Les nouveautés de la version 14.00 ............................................................. 27 Effectuer une recherche avec Trouvtoo ............................................................................. 27 Besoin d’aide................................................................................................................. 27 Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 27 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer dans les listes ............................................... 27 Internet ........................................................................................................................ 28 Points de restauration..................................................................................................... 28 Les nouveautés de la version 15.00 ............................................................. 29 Changements d’interface................................................................................................. 29 Les aperçus................................................................................................................... 30 Mise sous surveillance .................................................................................................... 31 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 31 Nouvel utilitaire de recalcul des immobilisations ................................................................. 31 État préparatoire 2054-2055 ........................................................................................... 31 Les nouveautés de la version 16.00 ............................................................. 32 Personnalisation des polices ............................................................................................ 32 Les regroupements dans les listes (Intuiliste) .................................................................... 32 Etat préparatoire 2054-2055 ........................................................................................... 32 Les nouveautés de la version 17.00 ............................................................. 33 Les barres d’actions ....................................................................................................... 33 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 34 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 34 Les actions flash ............................................................................................................ 34 Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 34 Les nouveautés de la version 18.00 ............................................................. 35 Insertion automatique .................................................................................................... 35 Correcteur orthographique .............................................................................................. 35 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 36 Les nouveautés de Ciel Immobilisations 5 Les nouveautés de Ciel Immobilisations Il s’agit des nouveautés de la version 19.00. Accueil Ciel  Bouton de la barre d’actions Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler : • J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation. • Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de votre logiciel. • Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf. • Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mise à jour de votre logiciel au format pdf. • J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple. • Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier. • J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés. Mon Compte Ciel  Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du bureau; ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance. Vous pouvez masquer ce bouton. 1. Pour cela, activez le mode Personnalisation du bureau. 2. Passez votre souris sur le bouton [Consulter mon compte Ciel]. 3. Une icône en forme de sens interdit s’affiche. Cliquez sur celle-ci. A l’inverse, vous pouvez le faire réapparaître en procédant de la même manière  Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne. Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Les nouveautés de Ciel Immobilisations 6 Amélioration de l’Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel est composé de l’onglet Mon bureau accessible depuis l’icône . Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Restaurer le paramétrage par défaut. • Renommer des tâches, groupe de tâches par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications.  Pour plus de détails sur la personnalisation de votre bureau, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. La migration d’une ancienne version 7 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Immobilisations, soit : • votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Vous utilisiez une version 11.00 ou supérieure Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Immobilisations. A la première ouverture de votre dossier (menu DOSSIER - commande OUVRIR), la fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.  Pour découvrir les nouvelles fonctionnalités apportées par cette version, reportez-vous au paragraphe “Les nouveautés de la version 15.00”, page 29 . Vous utilisiez une version 10 ou inférieure Afin que votre dossier puisse être exploité dans votre nouvelle version de Ciel Immobilisations, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une ancienne version, page 10. En effet, la version 15.00 de Ciel Immobilisations est un logiciel totalement nouveau et son installation a apporté des modifications sur votre ordinateur. La migration d’une ancienne version 8 Modifications après l’installation • Le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé. Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé. • Les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés. • Le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienwimmo32.exe. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 9 Déroulement de la récupération La récupération de votre dossier vers la version 15.00 peut se dérouler de différentes façons. L'organigramme ci-dessous présente les différents cas de figure pouvant se présenter. Ciel Immobilisations 15.00 STOP Récupération impossible Remise à niveau Dossier en Franc ? Continuer ? STOP Interruption utilisateur Récupération en version 15.00 Dossier en version > 7 ? Dossier en version = 7 ? Non Non Non Oui Oui Oui Non Oui Rapport La migration d’une ancienne version 10 Récupérer un dossier d’une ancienne version Présentation Dans cette partie, la récupération des anciens dossiers dont la version est inférieure ou égale à 10.00 vers Ciel Immobilisations version 15.00 vous est détaillée. Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. La quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Immobilisations 15.00. Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés dans votre ancien dossier Ciel Immobilisations : Les états paramétrables La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Immobilisations intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les immobilisations Les immobilisations ayant les caractéristiques suivantes ne seront pas récupérées. • La Valeur à amortir et la Valeur d'achat sont toutes les deux nulles. • Le compte comptable de l'immobilisation a été supprimé. • Le code de l'immobilisation est vide. Contrôles avant récupération Avant de lancer la récupération, des éléments sont à contrôler dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une récupération partielle de certains éléments.  L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis standards ont été supprimés. Attention ! Vérifiez que l'ancienne version de Ciel Immobilisations et votre ancien dossier sont bien fermés. La migration d’une ancienne version 11 Contrôle de votre ancienne version Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Immobilisations, voyons les 3 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version. Si votre dossier est d’une version inférieure à 7.00 Dans ce cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous informera que la récupération de votre ancien dossier n'est pas possible. En effet, vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 7.00. Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 7.00 et 10.00 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une version supérieure. Dans ce cas, prenez contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier est d’une version égale à 7.00 Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Le message suivant s'affichera : • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. Si votre dossier est en francs Si votre ancien dossier est toujours en francs, un message vous informera que sa récupération est possible, mais à condition de considérer que les montants à récupérer sont en euros. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. La migration d’une ancienne version 12 Les immobilisations Comme vous l’avez vu dans le paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 10, certaines immobilisations ne peuvent pas être récupérées (Valeur à amortir et Valeur d'achat nulles, ou bien compte comptable de l'immobilisation supprimé). Si vous souhaitez les récupérer, vous devez modifier ces informations avant de lancer la procédure de récupération. Informations complémentaires avant récupération Quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération peuvent vous être utiles. Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. • Lors de la récupération des familles, si le type d'amortissement est renseigné mais pas la durée, le logiciel renseignera par défaut les durées suivantes : • le Type d'amortissement est Linéaire, la durée sera égale à 1 an, • le Type d'amortissement est Dégressif, la durée sera égale à 3 ans, • le Type d'amortissement est Exceptionnel, la durée sera égale à 1 an. • Si des familles sont employées à d’autres fins que leurs usages d’origine (par exemple des familles utilisées comme ventilations analytiques), vous devez indiquer [Non amortissable] comme [Type d'amortissement]. • La nouvelle version de Ciel Immobilisations possède une liste des fournisseurs. Cette liste sera automatiquement créée, lors de la récupération de votre ancien dossier, à partir des fournisseurs renseignés dans les fiches des immobilisations. La récupération de votre ancien dossier Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier.  Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Immobilisations doit être installée sur votre ordinateur. Attention ! Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure de récupération. La migration d’une ancienne version 13 La procédure de récupération Ouvrir Ciel Immobilisations 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Immobilisations en double-cliquant sur le raccourci qui a été installé sur le bureau. La fenêtre ci-dessous s'affiche. 2. Si cette fenêtre ne s’affiche pas, cliquez sur le menu DOSSIER puis sur la commande OUVRIR.  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Immobilisations. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple livré avec le logiciel. 3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version], pour accéder à votre ancien dossier. Sélectionner votre ancien dossier Le logiciel recherche sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Immobilisations. Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La migration d’une ancienne version 14 Votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste... Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers, 2. choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier, présentée précédemment, s'affiche à nouveau. 3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, à l’emplacement où vous avez mis votre dossier, sélectionnez-le.  Dans les anciennes versions, les dossiers étaient créés par défaut dans C:\Ciel\WIMMO. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La procédure de récupération est en cours. Mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez un message semblable à celui présenté ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais pour saisir votre mot de passe.  Dans les anciennes versions, l’utilisateur par défaut «MAITRE» avait pour mot de passe VALID. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Mise à niveau de votre ancien dossier Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau est nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour continuer, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier débute.  Reportez-vous au paragraphe “Contrôles avant récupération”, page 10 pour plus de détails sur les différents cas liés aux différentes versions. La migration d’une ancienne version 15 La récupération de votre dossier Une fois la procédure de récupération lancée, une fenêtre indique la progression du traitement. La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le message ci-dessous s'affiche. Le compte rendu de la récupération La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être soit incomplètes soit fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. La migration d’une ancienne version 16 Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante en haut à droite de la fenêtre. Fermez la fenêtre du compte rendu. Votre dossier, récupéré avec la nouvelle version de Ciel Immobilisations, est ouvert. Attention ! Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment depuis votre nouveau dossier afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications. L’historique des nouveautés 17 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 12.10. Les nouveautés de la version 12.10 Modification du plan d'amortissement avec les nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Exemple Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =100,00 Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. L’historique des nouveautés 18 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le menu déroulant OPTIONS puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 19 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. L’historique des nouveautés 20 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Révision de la valeur d'achat Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. L’historique des nouveautés 21 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi. PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité «. Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art. 1). L’historique des nouveautés 22 Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/02 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure, un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans et un composant B fixée à 5 ans. • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. L’historique des nouveautés 23 3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.  Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. On obtient la liste des immobilisations suivante Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 17. L’historique des nouveautés 24 Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Exemple de plan d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents. L’historique des nouveautés 25 Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation. (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée. On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en ce qui concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement, la durée, et la partie Valeur bloquée. De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations. L’historique des nouveautés 26 Les nouveautés de la version 13.00 Parmi les nouveautés de la version 13.00 vous retrouvez : • la mise à jour automatique • la modification de l’apparence de la barre d’outils et des graphiques, • les nouveaux états fiscaux 2054 - 2055 LF2006 • l’affichage d’onglets dans la barre de statut pour naviguer dans les fenêtres ouvertes, • la localisation d’un fournisseur sur une carte, • la conservation de la présentation des éléments d’une liste exportés vers Microsoft Word ou Excel. Mise à jour automatique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Immobilisations. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.  Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Localisation d’un fournisseur sur une carte Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client. • Le premier icône affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. Intégration de photos ou logos Vous pouvez récupérer dans Ciel Immobilisations (Fiche immobilisations -onglet Complément ; Paramètres Société onglet Logo) des photos depuis votre appareil photo numérique ou votre scanner. Conservation de la présentation des éléments exportés vers Microsoft Word ou Excel™ Pour exporter les données d'une liste (immobilisations, fournisseurs, localisations, virements, etc.) vers Word ou Excel, sélectionnez les éléments de la liste à exporter puis activez la commande OFFICE du menu CONTEXTUEL. 1. Choisissez la commande de votre choix : • Exporter la sélection vers Word ou • Exporter la sélection vers Excel. 2. L'application concernée s'ouvre et affiche les données exportées.  La présentation des éléments exportés est conservée (Style, Couleur, Largeur de colonnes, etc.). L’historique des nouveautés 27 Les nouveautés de la version 14.00 Effectuer une recherche avec Trouvtoo  Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide  icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Générer des écritures au format RImport  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.). L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer dans les listes Dans toutes les listes, vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit). L’historique des nouveautés 28 Internet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - INTERNET Connexion Dans la fenêtre Préférences de connexion Internet, vous définissez la manière dont l'application se connecte à Internet. Paramètres Proxy Cette fonction vous permet de modifier les paramètres Proxy de votre serveur vous permettant de vous connecter à Internet.  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Immobilisations vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.  Pour plus d'informations sur les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 29 Les nouveautés de la version 15.00 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez maintenant d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres, à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Nouvel intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Navigation par onglet Navigation multi-fenêtres Onglets Barre de titre L’historique des nouveautés 30 Localisation, itinéraire, vérification d’adresse  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS - bouton [Créer] Dans une fiche fournisseur, les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant audessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant. • : permet de faire une recherche de l'adresse afin d’en vérifier l'exactitude. Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu  L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser un aperçu en PDF  L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf. Afficher l’aperçu dans une liste  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS ou FOURNISSEURS L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard des fiches immobilisations et fournisseurs, directement dans leur liste respective. 1. Sélectionnez dans la liste l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Si plusieurs états sont disponibles, vous pouvez en choisir un autre en cliquant sur le bouton []. Vous pouvez imprimer en faisant un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant IMPRIMER L'IMAGE. L’historique des nouveautés 31 Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS - bouton [Créer] Dans une fiche fournisseur, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont disponibles : les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le site InfoGreffe. Le N° de Siret de votre fournisseur doit obligatoirement être renseigné pour accéder à ces informations. Nouvel utilitaire de recalcul des immobilisations  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - IMMOBILISATIONS - RECALCUL DES IMMOBILISATIONS Vous disposez maintenant d’une fonctionnalité qui permet de recalculer les immobilisations en fonction des dates d'exercice. Le logiciel vérifie les immobilisations puis recalcule si nécessaire les plans d'amortissement, la date de fin d'amortissement, le taux d'amortissement. 1. Double-cliquez sur l’utilitaire Recalcul des immobilisations. Une fenêtre s’ouvre. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. État préparatoire 2054-2055  Menu ÉTATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE 2054 - 2055 L’état préparatoire des immobilisations et des amortissements de la liasse fiscale (états CERFA 2054 A et B; et 2055 A et B) est à jour selon la loi de finances 2008. L’historique des nouveautés 32 Les nouveautés de la version 16.00 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement. Les regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : immobilisations, codes analytiques, comptes, fournisseurs. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Etat préparatoire 2054-2055  Menu ÉTATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE 2054 - 2055 L’état préparatoire des immobilisations et des amortissements de la liasse fiscale (états CERFA 2054 A et B; et 2055 A et B) est à jour selon la loi de finances 2009. L’historique des nouveautés 33 Les nouveautés de la version 17.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde, à la calculatrice et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 34 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées. Gestion du crédit-bail  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton .  Menu ETATS - commande CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer.  Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 35 Les nouveautés de la version 18.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau est personnalisable. Le principe est d’ajouter les tâches que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). L’historique des nouveautés 36 Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Copyright 2012 Sage Ciel Immobilisations - Guide des mises à jour. Référence : MAJ WI 19.00 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Manuel de découverte Ciel Compta et Ciel Compta Evolution Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. 3 Sommaire Prise en main..............................................................................................................4 Configuration minimale ..............................................................................................5 Documentation .........................................................................................................6 Si vous débutez ........................................................................................................7 Entraînez-vous ....................................................................................................... 10 Création et mise en place d’un dossier ..................................................................... 17 Créez votre dossier ................................................................................................. 18 Créez un dossier via la Synchro compta ..................................................................... 22 Contrôlez et modifiez le plan de comptes.................................................................... 23 Vérifiez les journaux ................................................................................................ 29 Créez vos chéquiers et vos RIB ................................................................................. 31 Préparez une comptabilité analytique......................................................................... 33 La tenue de votre comptabilité ................................................................................. 35 Saisissez les écritures comptables ............................................................................. 36 Rapprochez une facture et son règlement................................................................... 48 Rapprochez des écritures avec votre banque............................................................... 50 Pointez des écritures ............................................................................................... 51 Annulez une écriture validée..................................................................................... 52 Le brouillard ........................................................................................................... 54 Gérez la trésorerie prévisionnelle .............................................................................. 56 Les états................................................................................................................... 58 Principes généraux .................................................................................................. 59 Les états comptables ............................................................................................... 61 Les états clients et fournisseurs ................................................................................ 64 Les états fiscaux ..................................................................................................... 65 Traitements .............................................................................................................. 66 La TVA .................................................................................................................. 67 Clôturez et réouvrez un exercice ............................................................................... 68 Conformité sauvegarde DGFiP................................................................................... 69 Exécutez une Synchro compta .................................................................................. 70 Importez ou exportez des écritures ........................................................................... 78 Gestion des dossiers................................................................................................. 84 La sauvegarde / restauration .................................................................................... 85 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ..................................................... 87 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution............................................................ 88 Les prévisions......................................................................................................... 89 Gérez une comptabilité multi-devises......................................................................... 90 Les immobilisations ................................................................................................. 92 Infos perso. ......................................................................................................... 105 Index...................................................................................................................... 106 Prise en main Prise en main 5 Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Pour utiliser directDéclaration • Processeur 1,5 GHz. • 2Go de Ram. • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur). • Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Prise en main 6 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels en ligne : • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. • le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en annexes la présentation générale et le générateur d’états. • le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier d’une ancienne version.  L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre ordinateur. Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier ou en activant la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide. Prise en main 7 Si vous débutez Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers. • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits). • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation. Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Prise en main 8 Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. Prise en main 9 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre dossier Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : Imprimez les éditions de fin d’année : Clôturez l’exercice Contrôlez et modifiez le plan comptable et les journaux grand-livre, balance, journaux, ... bilan et compte de résultat, SIG lettrage, rapprochement bancaire, ... Prise en main 10 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. La page d’accueil s’affiche. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.  Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible dans Ciel Compta Evolution en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. 1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . Le fichier Société exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J’ouvre mon dossier Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Compta, • le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Prise en main 11 Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.  Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche : Attention ! Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier. Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut (Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu Aide. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Intuiciel Barre d’état Zone de recherche Trouvtoo Prise en main 12 La barre de menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES. La barre d'actions La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.  Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel de référence. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mon bureau”, page 13. • Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. • Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 14. Attention ! Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Prise en main 13 Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Prise en main 14 Renommer une tâche ou un groupe de tâches  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Mes bureaux Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations... Restaurer le bureau / Annuler les modifications  Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Prise en main 15  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d'états. 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications  Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Prise en main 16 Effectuez des recherches Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre logiciel : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).  Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton . 4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .  Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 18 Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.  Ciel Compta détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Choix du modèle de plan comptable Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 1. Sélectionnez le modèle de votre choix . Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur . Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 20. Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard. Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client ou fournisseur, encaissement, paiement, etc). 3. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Création et mise en place d’un dossier 19 Paramètres du dossier 1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier : • dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL, • sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton Liste . 4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Choix du mode de création 1. Sélectionnez l'option correspondant au mode de création de votre dossier : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Création rapide d’un dossier  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. Création et mise en place d’un dossier 20 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 42. • Importer une balance. • Ne rien faire. 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création détaillée d’un dossier  La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 8 étapes. Création à partir d’un dossier existant Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. 1. Lorsque vous avez choisi Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle. L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Création et mise en place d’un dossier 21 3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments. Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés.  Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche effacées. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société. 6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier. Création et mise en place d’un dossier 22 Créez un dossier via la Synchro compta  Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.  Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Vous pouvez créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus 3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône . 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier et cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminé, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement. Création et mise en place d’un dossier 23 Contrôlez et modifiez le plan de comptes Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle de plan comptable, page 18. Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES. La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Modifiez un compte Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment : • déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les touches ou de votre clavier, • cliquer sur le numéro de compte, • saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte. Exemple Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000. 1. Saisissez les chiffres 512. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre. 3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé. 4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK]. Créez un compte Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer. A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant. 1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients. 2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre. La fenêtre Nouveau compte s’affiche. 1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR. 2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte. Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Création et mise en place d’un dossier 24 Onglet Options Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte. 3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après. Option cochée Signification Utilisable Vous pouvez utiliser le compte en saisie. Lettrable Demander Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage. En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé. Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage. Ventilation Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône . Saisie L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance. En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes 6 et 7 en général). Saisie des Infos Perso Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures. Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs. Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Compte Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Création et mise en place d’un dossier 25 Onglet Client ou Fournisseur Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou fournisseur en question. 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. 3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante. 4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. 5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte. Calcul de la date d'échéance Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des factures (date à laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela : Compte de produits Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client. Compte de charges Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur. Création et mise en place d’un dossier 26 1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance. 2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Localiser le client/fournisseur sur une carte • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Vérifier l’adresse du client ou fournisseur Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). Informations légales Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe.  Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné. Onglet Complément Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Contact Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts. Divers Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.). Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client. Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de relance concernant les clients en retard de paiement. Création et mise en place d’un dossier 27 Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné. Onglet Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte. Onglet Budget Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées. Onglet Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS PERSO. du menu LISTES. Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings. Sélectionnez les modèles de lettres qui seront utilisés pour la première, deuxième et troisième relance. Création et mise en place d’un dossier 28 Création d’un compte de TVA Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie supplémentaire, Options TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte. • Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.  Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux de TVA utilisé. Création d’un compte de Banque Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent. 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel 5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion Relevé CFONB. Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import : 6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. 7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises. 8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Validez la création d’un compte Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre. Création et mise en place d’un dossier 29 Vérifiez les journaux Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. La liste des journaux Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu LISTES. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre.  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ? Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le journal correspondant. Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir : • le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux, • le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte.  En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie standard ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade. Exemple Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie. 1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de modification du journal s’affiche. 1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré 2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie. 3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche ou >Entrée>. Création et mise en place d’un dossier 30 4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation. Gestion des numéros de pièce Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal. Exemple Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple. 5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes. Création et mise en place d’un dossier 31 Créez vos chéquiers et vos RIB Les chéquiers  Menu LISTES - commande CHÉQUIERS. Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque. • Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.  Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche . Les relevés d’identité bancaire  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES. Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l’identification bancaire et toutes les données s'y rapportant. L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet Banque des comptes Banque. Voir Création d’un compte de Banque, page 28. Les formats des relevés bancaires  Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CEFONB. Si votre banque vous fournit des relevés bancaires via internet : choisissez le format d’import de votre banque et sélectionnez le fichier du relevé bancaire de votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Création et mise en place d’un dossier 32 Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : Format Texte Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta.  Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque colonne. 2. Sélectionnez le type de format Standard en cliquant sur le triangle de sélection . 3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Format QIF ou format OFX Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX. La différence entre les deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Création et mise en place d’un dossier 33 Préparez une comptabilité analytique Les codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique. Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. 1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration • 35% au service après-vente • 45% au service commercial Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez effectuer. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK]. Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer. 3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition. 4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie. 5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition. • Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire. • Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions. • Le bouton permet d'équilibrer les répartitions. Création et mise en place d’un dossier 34 Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.  Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . • Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. La tenue de votre comptabilité La tenue de votre comptabilité 36 Saisissez les écritures comptables Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Compta. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 44. Le mode Saisie standard Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie. Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de compte, libellé, montant, etc.). Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des écritures de telle sorte que vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont proposées par défaut.  Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités. Le mode Saisie rapide Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • Facture/Avoir client rapide. • Factures/Avoir fournisseur rapide. • Encaisser un montant. • Régler un montant. Le mode Saisie au kilomètre Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie au kilomètre pour enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par exemple, pour les bordereaux de remises en banque). Le mode Saisie guidée Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations de la pièce. Les lignes de contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont automatiquement proposées selon les paramétrages définis pour le dossier, le Plan comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les opérations de saisie. Quatre guides de saisie sont disponibles : • Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients. • Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc. • Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients. • Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs. Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Ets Durant 411DUR, d'un montant TTC de 400 €. La tenue de votre comptabilité 37 Saisie standard d’une écriture  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES.  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Les données de l'en-tête 1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant l'une des deux options. 2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez Calcul automatique. Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT. 3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes. 4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres de comptabilité. 5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré- mente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 30. 6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche de votre clavier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros). Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la liste des comptes. 2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.  Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. La tenue de votre comptabilité 38 5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé. Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. 6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée 445714 TVA collectée 19.6% pour l’exemple. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Ventilation budgétaire Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques.  La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/budgé- taire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. La tenue de votre comptabilité 39 L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures. Opérations sur les lignes d’écritures Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille. Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie. La tenue de votre comptabilité 40 Calculez les frais kilométriques  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante Enregistrez l'écriture en comptabilité Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42. Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non. 5. Si vous n'avez pas terminé la saisie, vérifiez que l'option Brouillard est bien sélectionnée. 6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre. 7. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. 8. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente. Imprimez une lettre chèque Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Saisie d'une écriture en mode saisie guidée  Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR - ENCAISSEMENT ou PAIEMENT. Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée. Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES. Saisie de la première ligne 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez l’option Facture. Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé. 2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée. La tenue de votre comptabilité 41 3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUR dans la liste qui s'affiche. Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. 4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera la recherche et l’identification d’écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré- mente automatiquement. 5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche . 6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier. Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR, celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce. La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.  Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. 8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte. 9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste . La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous : La tenue de votre comptabilité 42 Enregistrez l'écriture en comptabilité Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de nouvelles saisies.  L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi : une facture ou un avoir. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42. Saisie des A-nouveaux  Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ des comptes. Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice. A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celle-ci sera automatiquement enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN). 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ. 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton [OK]. L’enregistrement des écritures en comptabilité Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : La tenue de votre comptabilité 43 • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.  Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états.  Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide ou guidée), vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. La tenue de votre comptabilité 44 L’assistant Top Saisie  Menu SAISIES - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.  Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. 1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture.  Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente  Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d’une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit . Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. • TTC au crédit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. J’envoie une facture de vente Mon client me paye • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. • TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au crédit du compte Client. La tenue de votre comptabilité 45 Achats au comptant 5. Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. J’enregistre une note d’essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant. • Montant TVA au débit de TVA déductible. J’enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. La tenue de votre comptabilité 46 En enregistrant les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures payées par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et la date d'échéance. La tenue de votre comptabilité 47 Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. La traite est retirée de mon compte à l’échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J’ai un crédit de TVA • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. Je paye ma TVA en tenant compte du crédit • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. La tenue de votre comptabilité 48 Rapprochez une facture et son règlement A quoi sert le lettrage des écritures ? Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé : • au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer], • ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. Le lettrage automatique 1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Le lettrage manuel Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture. Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez : • effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage, La tenue de votre comptabilité 49 • lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde], • délettrer les écritures, • ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées, • équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro, • annuler le lettrage.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans le menu AIDE. La tenue de votre comptabilité 50 Rapprochez des écritures avec votre banque Saisie du relevé bancaire  Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque. Par la suite, vous pourrez effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé bancaire et les écritures saisies dans votre comptabilité. Voir Rapprochez les écritures, page 50.  Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes.  Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Relevé bancaire , accessible par le menu AIDE. Rapprochez les écritures  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires. Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire. La tenue de votre comptabilité 51 Pointez des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointage automatique Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré au format CFONB. Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats. La tenue de votre comptabilité 52 Annulez une écriture validée  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.  Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.  Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La tenue de votre comptabilité 53 La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. Par défaut, le logiciel propose : • la Date du jour comme date de l'écriture, • d'imputer le mouvement au Journal d'O.D, • le libellé du mouvement. 2. Modifiez ces éléments si nécessaire. 3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 6. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... La tenue de votre comptabilité 54 Le brouillard Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie : • l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes, • la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances, • la validité des codes budgétaires, • l'équilibre des écritures, etc. Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard. Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement. Enregistrez des écritures dans le brouillard Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42. Validez le brouillard  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.  Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou encore effectuer une contrepassation. Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection. 1. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. La tenue de votre comptabilité 55  Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. Consultez la liste des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES. Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures. Editez le brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD. Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou en simulation. Voir Brouillard, page 62. La tenue de votre comptabilité 56 Gérez la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE. Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle. 1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Plan de trésorerie : saisie des montants Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. 1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. La tenue de votre comptabilité 57 Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les mensualités d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt. • Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. • Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie. Attention ! Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée. Les états Les états 59 Principes généraux Les différents types d’état Les états comptables Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance, Journaux, Brouillard, TVA détaillée. Les états budgétaires/analytiques Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs : Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de pénalités de retard, Bordereau de remise en banque, etc. Les états fiscaux Le menu ETATS vous permet d'éditer : • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Les états statistiques La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta celle que vous voulez utiliser. Les états 60 Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. Les états 61 Les états comptables Grand livre  Menu ETATS - commande GRAND LIVRE. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Balance  Menu ETATS - commande BALANCE. Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. Les états 62  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Journaux - Centralisateur  Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR. La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.  Seules les écritures validées sont prises en compte. 1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.  Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton . 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. Les états 63 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante. 5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. TVA détaillée  Menu ETATS - commande TVA DÉTAILLÉE Une fois que vous avez choisi le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante), une fenêtre s'affiche et vous demande de renseigner les critères d'édition. 1. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser le calendrier à l'aide de l'icône du calendrier . 2. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes.  Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 3. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de vos comptes s'affichent. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Les états 64 Les états clients et fournisseurs  Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Echéancier  Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER. Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients. Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte. Balance Agée  Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE. Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances Encours clients  Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS. La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Relances clients  Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS. Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela : • lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance, • les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ), • la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance) doit être cochée.  Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel. Lettre de pénalités de retard  Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD. Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard. Les pénalités de retard sont calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement et selon le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans les paramètres comptables (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). Bordereau de remise en banque  Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE. Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement. Les états 65 Les états fiscaux  Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique  Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES . Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales. Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges • une perte : total des produits < total des charges Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels. Etats fiscaux  Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX. Cette commande regroupe les états préparatoires suivants : • 2050 (BIC - Régime réel) • 2033 (BIC - Régime simplifié) • 2035 (BNC) • 2054 - 2055 Soldes Intermédiaires de Gestion  Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION. Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. Vous pouvez afficher le détail des comptes dans votre état si vous cochez l’option correspondante. Traitements Traitements 67 La TVA La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Gérer la déclaration de TVA  En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA ANNUELLE La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié.  L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non à la télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas proposés. 1. Sélectionnez l'option de votre choix : • Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la téléprocédure. • Télédéclarer ma TVA • Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la télé- procédure. • Enregistrer mon paiement de TVA • Enregistrer mon remboursement de TVA • Afficher ma liste des déclarations 2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK].  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. Gérer l'acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.  Menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, vous recevez votre avis d'impôt qui vous précise le montant de votre acompte. Et, c'est à cette occasion que vous pouvez modifier ou annuler le montant de l'acompte en envoyant à l'administration le formulaire N°3514. Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser. • Afficher le montant réelle de ma TVA du trimestre. • Moduler mon acompte. • Enregistrer le paiement de mon acompte. • Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. Traitements 68 Clôturez et réouvrez un exercice  Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE. L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].  Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien Traitements. L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales et obligatoires. 4. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK]. 7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 8. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. 10. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 11. Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau, sélectionnez les options Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. 12. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 13. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets. 14. Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante. 15. Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau. 16. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 17. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! La validation du brouillard et des écritures est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Traitements 69 Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche . Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Traitements 70 Exécutez une Synchro compta  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA. Présentation La Synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Expert. Cette fonction permet : au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. à l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier. La Synchro compta+ permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). La Synchro compta (simplifiée) permet d’ajouter des nouvelles écritures transmises par le client ou l’expert comptable. Paramétrage  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES. Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la synchronisation. Mode de fonctionnement de la Synchro compta Deux modes sont proposés : • Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dossier comptable. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons. Traitements 71 • Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des A-nouveaux, ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont récupérés. Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique.  Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. 1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou Synchro compta +. Modalité de transfert des données 2. Sélectionnez le sens du transfert des données : • Client  Expert : le client envoie des données à son expert-comptable. • Expert  Client : l'expert-comptable envoie des données à son client. 3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à- dire le logiciel vers lequel les données seront transférées. 4. Uniquement en mode Synchro compta + Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux : • expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des A-nouveaux. • client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux. Informations complémentaires expert-comptable 5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable. Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire.  Pour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au paragraphe “Coordonnées”, page 78. Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +) La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées. Divers (uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert) Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre. 6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs, à l'aide de l'icône d'appel de liste. Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton [Créer] situé en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs.  Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures. L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert qui les transfère ensuite à votre expertcomptable. Attention ! Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expert comptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le mode de Synchro compta. Traitements 72 7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage. 8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK]. Lancez une Synchro compta  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA. La Synchro compta permet d'échanger des informations (émission et réception) de façon dynamique et rapide. Exemple • Le client exécute une synchronisation pour envoyer ses écritures à son expert-comptable. • L'expert récupère ces données et les traite. • L'expert renvoie les données après analyse et traitement. • Le client reçoit les données. Elles sont intégrées à son application. Il n'a aucune modification à effectuer.  Pour exécuter une Synchro compta, un assistant vous aide. Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant]. Transmettez des écritures en mode Synchro compta + Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 : choix des écritures La fenêtre correspondant au sens du transfert défini dans les paramètres de Synchro compta s’affiche. 2. Dans les deux cas, vous devez sélectionner les écritures. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures (écritures déjà transmises, écritures non transmises) saisies depuis le début de l’exercice seront synchronisées. • Nouvelles : les écritures créées, modifiées, supprimées depuis la dernière émission ou la dernière réception seront synchronisées. Attention ! Vous pouvez envoyer et récupérer les données comptables de votre expert ou client équipé d'un logiciel de comptabilité Ciel (Ciel Compta 2007 (version 13.00) ou Ciel Compta Evolution 2007 (version 6.00), Sage (Start Compta, Ligne 30, Ligne 100) ou Sage Coala Comptabilité. Sens du transfert : Client → Expert-comptable Sens du transfert : Expert-comptable → Client Traitements 73 3. Si vous émettez des données dans le sens de transfert : • Client → Expert comptable, indiquez alors la Date de synchro.  Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Expert comptable → Client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui et saisissez la Date de validation des écritures. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales .  La date de synchronisation ou de validation doit obligatoirement être le dernier jour d’un mois. Par défaut, le logiciel affiche la date de fin de mois du mois précédent. Etape 3 : emplacement du fichier généré 4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. 5. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 6. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. Etape 4 : saisie d’un commentaire 7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 9. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 10. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Transmettez des écritures en mode Synchro compta (simple) Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Traitements 74 Etape 2 : choix des données à transmettre Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre. Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez : • Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet d’envoyer uniquement les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de l’exercice courant jusqu’à la date de votre choix. Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage, lettrage, etc, sont transmis par défaut. Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués.  Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nouvelles écritures saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du dossier. Vous pouvez aussi valider les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux, transmettre ou non les données de base de votre comptabilité. • Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre comptabilité seront envoyées. Cette option est particulièrement utile si votre expert-comptable ne possède encore aucun élément de votre comptabilité. 2. Cochez l’option de votre choix. • Si vous choisissez l’option Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel indique par défaut la date de fin de mois du mois précédent. Vous pouvez indiquer une autre date et pas forcément une date de fin de mois. • Si vous cochez l’option Je souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une étape supplémentaire s’affiche Traitements 75 Etape 3 : paramètres supplémentaires 3. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écritures non transmises) seront synchronisées. • Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchronisées. 4. Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin de mois du mois précédent. Si nécessaire, modifiez cette intervalle de dates. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales.  Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois. 5. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui. 6. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option Oui. 7. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non. Etape 4 : emplacement du fichier généré 8. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. Traitements 76 9. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 10. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. 11. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 12. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Recevez des écritures (en mode Synchro compta et Synchro compta +  Si l'option Messagerie a été sélectionnée lors de l'émission des données, vous recevez un e-mail .Vous devez enregistrer sur votre disque la pièce jointe reçue (fichier Zip) qui contient le fichier XML. Pour cela, utilisez la technique du «Copier/Coller». 1. Choisissez l'option Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour récupérer le fichier XML transmis, cliquez sur l'icône de sélection . 3. La fenêtre Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans lequel vous l'avez préalablement enregistré.  Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le décompresser. En effet, Ciel Compta récupérera automatiquement le fichier XML. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. 5. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 6. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Historique  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA- HISTORIQUE L'historique affiche la liste de toutes les synchronisations effectuées. Consultez l'historique de la synchronisation sélectionnée Cliquez sur le bouton [Consulter]. Cette commande vous permet de visualiser le compte-rendu de la synchronisation sélectionnée. Le rapport de synchronisation au format Txt affiche le détail de l'opération. Supprimer l’historique de la Synchro compta sélectionnée Cette commande vous permet d’effacer le ou les historiques de votre choix. 1. Sélectionnez dans la liste le ou les historiques de Synchro compta à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider. Attention ! Votre mode de synchronisation doit être le même que celui de votre client ou expert-comptable. Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en Synchro compta ou inversement, la récupération du fichier sera impossible. Traitements 77 Purgez l’historique de synchronisation Cliquez sur le bouton [Purger]. Cette commande vous permet de purger l'historique de synchronisation et ainsi d'effacer tous les comptes-rendus existants. Traitements 78 Importez ou exportez des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES. Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pourrez ainsi : • Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard ou validées. • Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient. Paramétrage Coordonnées  Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES. Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable. La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.  Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ). Réglages de l’export au format Ciel  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable. La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.  Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ). Le format Ximport Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Traitements 79 Il doit avoir la structure suivante : Exportez des écritures  Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES. A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Choisissez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche. Traitements 80 générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel email.  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100. 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Ecritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. 9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Traitements 81  A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. • Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Importez des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Compta. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.  Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer. Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. Traitements 82  Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Importez une balance  Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE 1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux. 3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. Exportez une balance  Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. Traitements 83 • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 85 La sauvegarde / restauration Indisponible dans Ciel Compta Evolution en option Ciel données Mobiles.  Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Gestion des dossiers 86 Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les si besoin. 5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration. Gestion des dossiers 87 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.  Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Attention ! Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 87 Les prévisions Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu LISTES - commande PRÉVISIONS. Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels. La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé. 3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet Budgets d'un compte est renseigné. Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget. Ajouter un compte 1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes. 2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK]. Ajouter une racine de compte 1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton [Ajouter] puis sélectionnez la commande une racine. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK]. Définir le budget d’un compte  La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets. 1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget. Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK]. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 88 Gérez une comptabilité multi-devises Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Déclarez la gestion multi-devises  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises. Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier. Définissez les devises utilisées  Menu LISTES - commande DEVISES. Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun, consulter l'évolution des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euros. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Nouvelle devise s'affiche. 3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier 4. Précisez le nombre de décimales autorisées. 5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise. 6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK]. Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie. Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier. Saisissez une écriture en devises  Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, vous devez impérativement utiliser une des commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures. Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en euros. Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES. 1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton ouvre la liste des devises. 2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active. Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 89 Conséquences sur la saisie et la liste des écritures Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez l’habitude. Les montants sont exprimés dans la devise choisie. Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises. Les éditions en devises Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte. Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option. Constatation des écarts de conversion Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, un écart de conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer. Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture : 1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées. 2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture. 3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement. 4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer]. 5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage. Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 90 Les immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 96. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.  L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de redevances si vous déclenchez leur enregistrement. La liste des immobilisations Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste, • acquérir un crédit-bail, etc. Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices anté- rieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations. Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2012, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2012. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.  Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 91 La fiche d'une immobilisation Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour l’ouvrir. Celle-ci est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail  Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. 3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisissez une immobilisation”, page 93 ou “Saisissez un crédit-bail”, page 95. Saisissez une immobilisation 1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 92 3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante. 4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste situé en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Reprise d’antériorité, page 96. Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculez les immobilisations, page 97. Dans l'onglet Complément 1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises). 2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.  Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 93 Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat 1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat). Saisissez un crédit-bail Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante.  A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Dans l’onglet Crédit-bail  Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. 6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité.  La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant le montant, • utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule alors les échéances.  Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 94 alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Dans l’onglet Enregistrement Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances. Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. 1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement. 2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance. 3. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé. 4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé. Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. 5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône . 6. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612. 7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet d'en affecter plusieurs. 8. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances.  Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES. Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 95 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.  Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : • Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité. Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Traitements Calculez les immobilisations Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées dans la liste puis cliquez sur le bouton [Calculer au]. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 96 La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier . Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. Sortez une immobilisation  La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le bouton [OK]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail). 3. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 97 Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur le bouton [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d’une immobilisation Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation. Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation : • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 98 5. cliquez sur le bouton [OK]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Enregistrez l’écriture de cession Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession). Acquérez un crédit-bail Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition crédit-bail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK].  La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 99 Révisez une immobilisation Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment).  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Familles Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES. Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK]. Localisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS. Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Cellesci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. 2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active. Attention ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 100 Virements Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS. Effectuez un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement]. 2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer ce virement.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active. 4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit sur le virement, puis commande Ecriture de virement. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • Etat préparatoire 2054-2055 La liste des virements Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués. Supprimez un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui]. Générez l’écriture comptable correspondant à un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT. 3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 101 Ecritures de dotations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉCRITURES DE DOTATIONS. Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de régularisation des immobilisations cédées.  Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculez les immobilisations, page 97. 1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte. Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des cessions. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez. Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case correspondante. 5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement. Inventaire Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande États immobilisations - Autres états. La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations recensées. Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : la saisie manuelle du stock physique des immobilisations ou la saisie automatique du stock physique. Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : • en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation, • en rouge : l'immobilisation est mal localisée. Saisie manuelle 1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche : 2. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 102 3. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la quantité est égale à 1. 4. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante.  Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique.  Pour plus de détails sur les inventaires, reportez-vous au manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Récupération Ciel Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS. Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer. Les états immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS. Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations : • Dotations. • Plus et Moins values. • Réintégrations fiscales. • TVA à reverser. • Tableau des immobilisations. • Export des immobilisations. • Stats immobilisations. • Crédit-bails. • Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc.  Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne intégrée à l’application (Touche ). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 103 Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES). 1. Pour créer des Infos perso., sélectionnez Comptes ou Lignes modèles écritures et cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. 3. Saisissez le nom de la rubrique et choisissez son type en cliquant sur le bouton . S'il s'agit d'un Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique dans la liste des écritures. 5. Vous pouvez également ajouter une formule à la rubrique qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script.  Pour plus de détails sur les formules, reportez-vous au Manuel de référence via le menu AIDE. 6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK]. 104 Index A Afficher menus découverte/standard 10 Amortissement dégressif 97 exceptionnel 97 linéaire 97 plan 97 Analytique 33 Annuler une écriture validée 52 A-nouveau 42 Assistant création de dossier 18 de saisie 44 Top clôture 68 B Balance 61 agée 64 exporter 82 Barre d’actions 12 de navigation 12 Besoin d’aide 16 Bilan 65 Bordereau de remise en banque 64 Brouillard 54 imprimer 62 valider 54 Budget 27 C Chéquiers 31 Ciel Données Mobiles 10 Clôture 68 Compte banque 28 contrepartie 29 modifier 23 tiers 23 TVA 28 Compte de résultat 65 Contrepassation 52 Crédit-bail acquérir 100 saisir 95 D Devises 90 DGFiP 69 Documentation 6 Dossier copier sur Internet/sur votre poste 87 créer 18 restaurer 85 sauvegarder 85 E Echéancier 64 Ecritures écritures types 44 en brouillard 42 en simulation 43 enregistrer 42 importer/exporter 78 saisir 36 validées 42 Encours clients 64 Environnement de travail 11 Etats clients et fournisseurs 64 comptables 61 fiscaux 65 Exercice clôturer 68 rouvrir 68 Exports balance 82 écritures comptables 79 F Format d’import 31 Frais kilométriques 40 G Grand livre 61 I Immobilisations cession partielle 99 cession totale 98 fiche 93 inventaire 103 liste 92 mise au rebut 98 ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Compta Millésime et Ciel Compta Evolution pour Windows - MAN_WK - V 20.0/13.00 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. reprise d’antériorité 96 réviser 101 saisir 93 sortir 98 Importer des écritures 81 Impressions imprimante 59 types 59 Imprimer balance 61 balance agée 64 bilan 65 bordereau de remise en banque 64 brouillard 62 compte de résultat 65 échéancier 64 encours clients 64 états préparatoires fiscaux 65 grand livre 61 journaux 62 lettre de pénalités de retard 65 relances clients 64 soldes intermédiaires de gestion 65 Infos perso 105 Intuiciel 12 J Journaux 29 L Lettrage automatique 48 manuel 48 Lettre de pénalités de retard 65 N Normes CRC 2002-10 101 P Plan d’amortissement 97, 101 Pointage manuel 51 R Rapprochement bancaire 50 Rapprocher écriture /règlement 48 Relancer un client 64 Relation Expert 78 Relevés d’identité bancaire 31 Restauration 85 S Saisie assistant Top Saisie 44 guidée 40 modes de saisie 36 standard 37 Sauvegarde 85 DGFiP 69 Soldes Intermédiaires de Gestion 65 Synchro compta émission 73 paramètres 70 Synchro Compta + émission 72 réception 76 T Trésorerie prévisionnelle 56 Trouvtoo© 16 TVA 67 acompte 67 déclaration 67 édition du détail 63 Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6 750 000 euros - Siège social : 10, rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Sage - Division Ciel - Le Colisée II, 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - Tél. : 01 55 26 33 00 - Fax : 01 55 26 40 33 - www.ciel.com J’ai souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiPobligation_TVA2015 La souscription à Ciel directDéclaration TVA nécessite de s’inscrire au préalable à la téléprocédure TVA auprès de la Direction Générale des Impôts. Retrouvez sur www.ciel.com/direct le formulaire pré-rempli. Dès réception de votre "lettre de prise en compte" envoyée par votre Recette des Impôts, vous informant que votre souscription a bien été enregistrée, vous pouvez commencer à télédéclarer avec Ciel directDéclaration TVA. Si vous utilisez déjà un service de télédéclaration de type EDI ou EFI, avertissez votre Recette des Impôts. Vous trouverez toutes les informations nécessaires sur www.ciel.com/direct. Pour plus d’information, rendez-vous sur www.ciel.com/direct ou contactez notre service commercial au 01 55 26 34 34. Plus de 2 millions d’entreprises télédéclarent déjà leurs déclarations fiscales, et vous ? Les nouveautés de Ciel Compta libérale Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire Les nouveautés de Ciel Compta libérale ............................................... 6 Accueil Ciel .....................................................................................................................6 Mon Compte Ciel..............................................................................................................6 Amélioration de l’intuiciel ..................................................................................................6 Enregistrement d’une écriture............................................................................................7 Modification des emprunts.................................................................................................7 Solde évolutif ..................................................................................................................8 Calcul de la trésorerie prévisionnelle...................................................................................8 Indication des valeurs forcées dans les liasses .....................................................................8 Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................8 Modification de l’historique des archives ..............................................................................9 Modification de la préférence Codes postaux et villes ............................................................9 FlashCode et QRCode .......................................................................................................9 La migration d’une ancienne version.................................................. 10 Ouvrir un dossier d’une ancienne version .................................................... 10 Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale ..................................... 10 Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0..................................................................... 10 Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure ................................................................. 10 Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 12 Présentation.................................................................................................................. 12 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 12 Contrôles avant récupération ........................................................................................... 12 La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 15 Vérifications après récupération ....................................................................................... 18 Questions - Réponses................................................................................... 20 L’historique des nouveautés............................................................... 22 Les nouveautés de la version 13.10 ............................................................. 22 Réviser une immobilisation.............................................................................................. 22 Révision de la durée d'amortissement ............................................................................... 22 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 26 Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire ....................................................................................................... 28 Les nouveautés de la version 14.00 ............................................................. 31 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 31 Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP) ........................ 31 Validation d’écritures ...................................................................................................... 31 Trésorerie prévisionnelle ................................................................................................. 31 Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet ..................................................... 31 Mise à jour automatique ................................................................................................. 32 Localisation automatique................................................................................................. 32 Les nouveautés de la version 14.20 ............................................................. 33 PDF en couleur .............................................................................................................. 33 Les nouveautés de la version 15.00 ............................................................. 34 Besoin d’aide................................................................................................................. 34 Trouvtoo.......................................................................................................................34 Nouveau format d’import/export ...................................................................................... 34 Relevé bancaire ............................................................................................................. 34 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des listes .................... 35 Gestion des remises en banque........................................................................................ 35 Points de restauration..................................................................................................... 35 Les nouveautés de la version 15.60 ............................................................. 36 La télédéclaration .......................................................................................................... 36 Les nouveautés de la version 16.00 ............................................................. 38 Changements d’interface................................................................................................. 38 Les aperçus................................................................................................................... 39 Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales ................................................... 40 Affichage des écritures ................................................................................................... 40 Saisie de la part professionnelle ....................................................................................... 40 Taux de l’emprunt à trois décimales ................................................................................. 40 Mise sous surveillance de sociétés .................................................................................... 41 Les nouveautés de la version 17.0 ............................................................... 42 Personnalisation des polices ............................................................................................ 42 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 42 Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 42 Amélioration de la trésorerie prévisionnelle........................................................................ 42 Les nouveautés de la version 17.50 ............................................................. 43 DGFiP ........................................................................................................................... 43 Déclaration 2035 ........................................................................................................... 43 Nouveau format d’export ................................................................................................ 43 Les nouveautés de la version 17.60 ............................................................. 44 Télédéclaration : gestion du double envoi .......................................................................... 44 Les nouveautés de la version 18.00 ............................................................. 45 Les barres d’actions ....................................................................................................... 45 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 46 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 46 Les actions flash ............................................................................................................ 46 Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 46 Les nouveautés de la version 18.50 ............................................................. 47 Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance.................................................................. 47 Les nouveautés de la version 19.00 ............................................................. 48 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 48 Insertion automatique .................................................................................................... 48 Correcteur orthographique .............................................................................................. 48 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 49 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 49 Duplication des écritures ................................................................................................. 49 Les nouveautés de Ciel Compta libérale 6 Les nouveautés de Ciel Compta libérale Il s’agit des nouveautés de la version 20.00. Accueil Ciel  Bouton de la barre d’actions Après l’installation rapide de votre logiciel et à chaque ouverture de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler : • J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation. • Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de votre logiciel. • Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf. • Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre logiciel au format pdf. • J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple. • Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier. • J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés. Mon Compte Ciel  Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du Bureau; ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance.  Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne. Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Amélioration de l’intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’intuiciel est accessible depuis les boutons situés en haut à gauche dans la barre d’actions. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes états et statistiques. Les nouveautés de Ciel Compta libérale 7 Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et sous forme de lignes. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Enregistrement d’une écriture  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCE - COMPTABILITÉ Lorsque vous enregistrez une écriture, un message avec le numéro de mouvement généré s’affiche si vous cochez cette option dans les préférences comptabilité. 1. Cliquez sur la commande ENREGISTREMENT D’UNE ÉCRITURE du menu DOSSIER - OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option Afficher le numéro de mouvement. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Une fois cette préférence enregistrée, un numéro de mouvement sera donc généré à chaque fois que vous générez une écriture. Modification des emprunts  Menu SAISIES - commande EMPRUNT - Bouton [Créer]  Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer] La gestion des emprunts a été enrichie. En plus de l’emprunt à taux fixe, géré auparavant, vous pouvez maintenant saisir un autre type d’emprunt. Et, des traitements sur les emprunts ont été ajoutés : la saisie de frais de dossier et de remboursements d’emprunt, la modification du tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe. Dans la liste des emprunts Vous disposez de nouveaux boutons : • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. A la création d’un emprunt Une nouvelle fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable. Les nouveautés de Ciel Compta libérale 8 Dans la fiche d’un emprunt Dans l’onglet Amortissement, les deux boutons ci-contre sont disponibles dans la barre d’actions et vous permettent de : • modifier le tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe. • générer les écritures des échéances sans avoir à les saisir et de les passer directement en comptabilité.  Pour plus de détails sur les emprunts, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Solde évolutif  Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION.  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL.  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE. Dans les fenêtres de consultation des postes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde du poste sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Calcul de la trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance de paiement. Les simulations d’emprunt peuvent aussi être prises en compte dans le calcul. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu Contextuel (clic droit). Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt. Indication des valeurs forcées dans les liasses  Menu ETATS - commande LIASSE 2035. Dans l'aperçu de la déclaration 2035, les valeurs calculées modifiées apparaissent en rouge. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Les nouveautés de Ciel Compta libérale 9 Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de la préférence Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. FlashCode et QRCode  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. La migration d’une ancienne version 10 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta libérale, soit : • votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta libérale. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA LIBÉRALE du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta libérale, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une ancienne version, page 12. La dernières versions de Ciel Compta libérale sont des logiciels totalement nouveaux. En effet, l’installation de la nouvelle version a apporté des modifications sur votre ordinateur : • le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé. Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé, • les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés, • le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienclib32.exe. Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure Dans ce cas, la procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 11 Lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. La migration d’une ancienne version 12 Récupérer un dossier d’une ancienne version Présentation Dans cette partie, il est détaillé la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou égale à 10.0 vers Ciel Compta libérale versions 11.0 et supérieures. Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta libérale 11.0 et supérieures. Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés depuis votre ancien dossier Ciel Compta libérale. Les états paramétrables La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Compta libérale intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Possibilité d'utiliser le franc à compter du 01/01/2002 (hors CEE) Cette option (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Euro) n'est plus disponible dans les nouvelles versions de Ciel Compta libérale. Les écritures en dehors des dates limites de saisie Les nouvelles versions de Ciel Compta libérale autorisent une période de saisie de 48 mois maximum. Lors de la récupération, seules les écritures comprises sur cette période seront récupérées. Pour les écritures antérieures à cette période, le logiciel calculera automatiquement pour chaque compte un solde de toutes les écritures pointées et un solde de toutes les écritures non pointées. Cette opération permet ainsi de retrouver un solde réel identique à celui de la version précédente. Ces deux soldes sont générés dans l'écriture de saisie des Soldes initiaux. Les emprunts Si vous possédez dans votre ancien dossier un ou plusieurs emprunts dont la durée dépasse 999 mois, ces emprunts ne seront pas récupérés. Les immobilisations Si vous possédez dans votre ancien dossier une ou plusieurs immobilisations dont le type d'amortissement est Exceptionnel et que la durée indiquée n'est pas en année entière, ces immobilisations ne seront pas récupérées. Contrôles avant récupération Avant de lancer la récupération, vous devez contrôler des éléments dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une récupération partielle de certains éléments.  L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis standards sont supprimés. La migration d’une ancienne version 13 Contrôle de votre ancienne version Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta libérale, voici 3 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version : Si votre dossier est d’une version inférieure à 5.00 Dans ce cas, un message comme celui présenté ci-dessous vous informera que la récupération de votre ancien dossier n'est pas possible. Vous ne pouvez pas directement récupérer un dossier provenant d’une version inférieure à 5.00. Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 5.00 et 10.01 pour ensuite pouvoir le récupérer dans la dernière version. Nous vous invitons alors à prendre contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier est d’une version supérieure à 5.00 et inférieure ou égale à 8.00 Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affichera. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. Dans ces anciennes versions, aucune notion de monnaie n'est présente. Pour cette raison, le logiciel considérera toujours que les montants récupérés sont en euros. Le message suivant s'affichera.  Si votre ancien dossier est en francs, vous devrez le convertir en euros avant de procéder à sa récupération. La migration d’une ancienne version 14 Si votre dossier est d’une version supérieure à 8.00 Dans ce cas, si votre ancien dossier est toujours en francs, un message vous informera que sa récupération est impossible. Vous devrez réaliser la bascule en euros avant de relancer cette procédure de récupération. Les emprunts Certains emprunts ne peuvent pas être récupérés (durée supérieure à 999 mois). Si vous souhaitez en récupérer certains, vous devez modifier leur durée avant de lancer la procédure de récupération. Les immobilisations Certaines immobilisations ne peuvent pas être récupérées (amortissement Exceptionnel et durée non indiquée en année entière). Si vous souhaitez les récupérer, vous devez modifier la durée avant de lancer la procédure de récupération. Informations complémentaires avant récupération Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. Echéances d'emprunt Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés dans les anciennes versions et ceux des nouvelles. Nouveaux postes L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions générera la création de nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier. Liste des nouveaux postes comptables : • 699800 : Dépenses personnelles (pour les dépenses mixtes) • 799800 : Recettes personnelles (pour les recettes mixtes) • 445510 : TVA à décaisser (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 445670 : Crédit de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 445810 : Acompte de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 110000 : Report à Nouveaux (pour enregistrer l'écriture d'A-Nouveaux) • 120000 : Résultat de l'exercice (bénéfice) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice) • 129000 : Résultat de l'exercice (perte) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice) • 467000 : Autres comptes débiteurs/créditeurs. • RECUP_DEP : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de dépense n'est pas renseigné. • RECUP_REC : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de recette n'est pas renseigné. • RECUP_TRE : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de trésorerie n'est pas renseigné. La migration d’une ancienne version 15 La récupération de votre ancien dossier Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier. Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur votre ordinateur. Démarrer Ciel Compta libérale 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta libérale en double-cliquant sur le raccourci installé sur le bureau de Windows™. La fenêtre ci-dessous s'affiche.  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta libérale. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple livré avec le logiciel. 2. Pour accéder à la liste des anciens dossiers, cliquez sur le bouton [Ancienne version]. Sélectionner votre ancien dossier Le logiciel recherche sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta libérale. Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Attention ! Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure de récupération. La migration d’une ancienne version 16 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste... Vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. 3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 5. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. La procédure de récupération est en cours. Mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez un message semblable à celui présenté ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe.  Vous ne disposez que de 3 essais pour saisir votre mot de passe. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Mise à niveau de votre ancien dossier Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. Une fenêtre indique la progression du traitement.  Pour plus de détail sur les différents cas liés aux différentes versions, reportez-vous au paragraphe “Contrôles avant récupération”, page 12. La migration d’une ancienne version 17 La récupération Après avoir validé la dernière fenêtre, la procédure de récupération de vos données est lancée. Une fenêtre indique la progression du traitement. La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le message ci-dessous s'affiche. Le compte rendu de la récupération La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver. Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. La migration d’une ancienne version 18 Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre. • Fermez la fenêtre du compte rendu. Votre dossier récupéré dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale s’ouvre.  Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment pour réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Vérifications après récupération La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Vous pouvez être amené à réaliser sur votre nouveau dossier les vérifications suivantes. Le taux de TVA par défaut Dans les PARAMÈTRES de votre nouveau dossier vous disposez d'une option pour indiquer le taux de TVA que vous souhaitez utiliser par défaut. Renseignez cette information pour bénéficier d'automatismes lors de l'utilisation de cette nouvelle version. Les échéances d'emprunt Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés dans les anciennes versions et ceux des nouvelles. Les nouveaux postes L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions a généré la création de nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier. Les écritures de factures et de règlements Lors de la récupération de votre ancien dossier, les écritures correspondant aux factures et aux règlements ne sont pas récupérées telles quelles. Les écritures sont recréées à partir des factures et des règlements récupérés. Il peut donc y avoir quelques différences dans l'imputation de certains postes, si entre la validation de la pièce ou la saisie du règlement et la récupération dans la nouvelle version, les postes par défaut (par exemple dans la fiche des articles) ont été modifiés. Les modes de paiement Les modes de paiement de type Chèque et Carte bancaire peuvent générer chacun deux modes de paiement dans la nouvelle version : • un mode pour les dépenses, avec l'option Uniquement pour les recettes non cochée, • un mode pour les recettes avec la même option, mais cette fois-ci cochée. La migration d’une ancienne version 19 La balance Si la gestion de votre dossier est effectuée en TTC (PARAMÈTRES COMPTABILITÉ - Résultat de la 2035 en TTC), la comparaison entre la balance éditée par l'ancienne version et celle éditée par la nouvelle n'est pas nécessaire. En effet, vous disposez désormais dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale d'une balance comptable différenciant les postes de TVA des postes de dépenses et de recettes. La migration d’une ancienne version 20 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Compta libérale.  Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL... du menu ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance des versions Ciel Compta libérale Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • vérification de la monnaie du dossier (euros) • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Compta libérale • Sélection de votre ancien dossier • Saisie éventuelle du mot de passe • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier • Récupération et compte rendu du traitement Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Les éléments suivants ne seront pas récupérés : Numéro de version Millésime 7.0 - 7.1 2000 8.0 - 8.01 - 8.02 - 8.10 - 8.11 2001 9.0 - 9.01 2002 10.0 - 10.01 2003 11.0 - 11.1 -11.2 - 11.21 2004 12.0 - 12.1 - 12.5 2005 13.0 - 13.1 - 13.2 2006 14.0 - 14.1 - 14.2 2007 15.0 - 15.5 - 15.6 2008 16.0 - 16.1 - 16.2 - 16.4 2009 17.0 - 17.50 - 17.60 2010 18.00 - 18.50 - 18.60 2011 19.00 2012 20.00 2013 La migration d’une ancienne version 21 • les états paramétrables, • le journal des transactions, • les mémos, les glossaires. Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Créez un nouveau dossier dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale et lancez une restauration de vos données (Menu DOSSIER commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réindexer]. 3. Lancez une réorganisation de la base dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale. Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence c'est qu'elle intervient sur les changements de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réorg]. 4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données. L’historique des nouveautés 22 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.10. Les nouveautés de la version 13.10 Réviser une immobilisation Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =100,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 L’historique des nouveautés 23 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 24 La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 25 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Révision de la valeur d'achat. Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» «PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité» . Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art. 1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/02 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure : • un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans • un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans. L’historique des nouveautés 27 • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.  Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. L’historique des nouveautés 28 On obtient la liste des immobilisations suivante. Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 22. Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents. L’historique des nouveautés 29 Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant. L’historique des nouveautés 30 Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée). On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche concernant les éléments suivants : • la date de début d'amortissement, • les valeurs d'achat et les valeurs à amortir, • le mode d'amortissement, • la durée • la partie Valeur bloquée. Certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations. L’historique des nouveautés 31 Les nouveautés de la version 14.00 Nouvel Intuiciel  Menu DIVERS commande INTUICIEL L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Compta libérale vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice.  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des documents archivés à partir du menu TRAITEMENTS de votre application. Validation d’écritures  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D’ÉCRITURES Cette commande vous permet de valider toutes vos écritures non validées en une seule fois.  Pour des informations détaillées sur la validation d’écritures, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins.  Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous à l’aide intégrée au logiciel. Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet  Menu TRAITEMENTS - commande TRANSFERT INTERNET Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet.  Vous devez avoir un abonnement chez Ciel pour accéder à cette commande. 1. Vous devez choisir le type de transfert : • mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. L’historique des nouveautés 32 • mode avancé : sélection des écritures à envoyer. 2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter]. 3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code client, N° Licence, Nom de la société, etc). 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider et lancer le transfert. Mise à jour automatique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta libérale. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.  Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Localisation automatique  A partir d’une fiche client ou fournisseur - Onglet Fiche Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du fournisseur. • Le premier icône affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. L’historique des nouveautés 33 Les nouveautés de la version 14.20 PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. L’historique des nouveautés 34 Les nouveautés de la version 15.00 Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Trouvtoo  Menu TRAITEMENTS - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Nouveau format d’import/export  menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.). L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Relevé bancaire Format d’import relevé bancaire OFX  menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ - bouton [Créer] Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial eXchange). L’historique des nouveautés 35 Saisie des relevés bancaires  Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : • manuelle, • par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. Gestion des remises en banque  menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE Vous pouvez désormais gérer les remises en banque via le menu TRAITEMENTS. Le bouton [Bordereau] vous permet d’accéder aux paramètres de saisie du bordereau de remise en banque. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Compta libérale vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 36 Les nouveautés de la version 15.60 La télédéclaration La télédéclaration vous permet d’envoyer vos déclarations 2035 directement à votre centre d’impôt et depuis votre logiciel, via internet. Pour cela, vous devez souscrire à Ciel directDéclaration et définir vos paramètres de télédéclaration. Souscription et paramètres  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - TÉLÉDÉCLARATION La fenêtre Paramètres Télédéclaration permet de souscrire à Ciel directDéclaration, de renseigner des informations nécessaires à la télédéclaration, de définir l’émetteur de la déclaration. 1. Pour obtenir toutes les informations détaillées sur la télédéclaration de la 2035 avec Ciel directDéclaration, cliquez sur les boutons matérialisés par un point d'interrogation. 2. Pour souscrire à Ciel directDéclaration Fiscal, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Télédéclaration. Onglet Informations DGFiP Les informations sur votre centre d’impôt seront automatiquement reportées dans la déclaration 2035 générée dans votre logiciel Ciel. Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de la 2035 et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. 3. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration 2035, renseignez le numéro de Recette de votre Centre des impôts, le numéro de Dossier et la clé attribués par votre Centre des impôts. 4. Dans la partie Informations du partenaire EDI DGFiP de la fenêtre, indiquez le numéro de votre partenaire EDI, sa raison sociale, ses coordonnées postales et téléphoniques, son numéro de SIRET. Attention ! La souscription à Ciel directDéclaration Fiscal nécessite en parallèle une adhésion directe à la télé procédure EDI DGFiP. L’historique des nouveautés 37 Onglet Compléments 5. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez qui se charge d'envoyer la télédéclaration : • votre Société courante, c'est-à-dire vous-même ou, • votre Expert comptable ou, • votre Tiers déclarant : dans ce cas, la partie Coordonnées "Tiers déclarant" de la fenêtre devient accessible. Saisissez alors ses coordonnées complètes ainsi que son numéro de SIRET. 6. Si l'activité de l'émetteur est arrêtée, cochez l'option Arrêt d'activité puis sélectionnez dans la liste déroulante la raison de l'arrêt : Cessation, Décès ou Autres. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage. Télédéclarer  Menu ÉTATS - commande LIASSE FISCALE Lorsque vous lancez l’état 2035, votre déclaration s’affiche à l’écran. Toutes les informations que vous avez renseignées dans les paramètres de télédéclaration sont reprises. 1. Vérifiez le contenu de votre déclaration et si nécessaire complétez-la. Pour cela, il vous suffit de cliquer directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent à ce que vous indiquez habituellement sur le préimprimé que fournit l'administration. 2. Lorsque vous avez vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets, cliquez sur le bouton [OK]. Le message suivant s’affiche : 3. Cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. La fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez : • Envoyer la 2035 : votre déclaration sera directement envoyée à la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). • Réaliser un test de télétransmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP. • Envoyer provisoirement la 2035 : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire d'arrêté des comptes. Dans ce cas, indiquez la date provisoire d'arrêté des comptes. 4. Cochez l'option de votre choix et cliquez sur le bouton [OK]. L’historique des nouveautés 38 Les nouveautés de la version 16.00 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire  Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS Dans la fiche d’un client ou fournisseur, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Navigation par onglet Navigation multi-fenêtres Onglets Barre de titres L’historique des nouveautés 39 • : permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser un aperçu en PDF Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf. Afficher un aperçu dans les listes  Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS ou IMMOBILISATIONS L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un client ou d’un fournisseur, directement à partir de la liste des clients et fournisseurs. 1. Sélectionnez l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Attention L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 40 L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS Dans les fiches clients ou fournisseurs, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont maintenant disponibles : • : permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • : permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client ou fournisseur via le site InfoGreffe. Affichage des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES A partir de la liste des écritures, vous pouvez maintenant afficher toutes les lignes comptables ou toutes les lignes de dépenses/recettes des écritures. Pour cela, vous disposez des options suivantes : • Mouvements Dans ce cas la case à cocher Afficher le détail est proposée et permet d’afficher le détail des écritures en bas de la fenêtre, sous la forme dépense/recette ou débit/crédit. • Lignes de dépenses/recettes, • Lignes comptables (Débit-Crédit). Saisie de la part professionnelle  Menu SAISIES - commande DÉPENSE ou RECETTE La part professionnelle peut être renseignée à présent avec un montant (en valeur) et non plus uniquement en pourcentage. Taux de l’emprunt à trois décimales  Menu LISTES - commande EMPRUNTS L’historique des nouveautés 41 Vous pouvez saisir un taux d’emprunt avec trois décimales. Mise sous surveillance de sociétés  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). L’historique des nouveautés 42 Les nouveautés de la version 17.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, postes, codes analytiques, modes de paiement, emprunts, immobilisations, modèles d’écritures, écritures périodiques, écritures. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Règles d’affectation relevé  Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ Les règles d’affectation relevé permettent de faciliter la saisie des opérations de recette, de dépense et de virement dans les relevés bancaires. En effet, certaines informations sont attribuées automatiquement à ces types d’opération. Ces informations sont : • pour les opérations de recette et de dépense : le poste, le taux de TVA, le code analytique, le poste de tiers, le mode de paiement, le pourcentage professionnel (en 2035). • pour les opérations de virement : le poste bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations de recette, dépense et virement du relevé qui répondent à une règle puis affecte les éléments définis dans la règle. Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).  Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Amélioration de la trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE La trésorerie prévisionnelle propose de nouvelles possibilités : création de plusieurs trésoreries, choix de la période, options d’affichage supplémentaires, ajout et suppression de lignes (clic-droit), recopie automatique des montants en valeur ou en pourcentage (clic-droit). L’historique des nouveautés 43 Les nouveautés de la version 17.50 DGFiP Par le décret du 3 avril 2008, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a été créée. Elle résulte de la fusion de la Direction Générale des Impôts et de la Direction Générale de la Comptabilité Publique. Ciel Compta libérale est conforme à la nouvelle dénomination DGFiP, venant remplacer la DGI. Déclaration 2035  Menu ETATS - commande 2035 Ajout des feuillets Tableaux OG et Balance Vous pouvez inclure les feuillets Tableaux OG et Balance à votre déclaration. Ces feuillets sont des annexes qui justifient la 2035 et sont uniquement destinés à l’AG.A. (Association de Gestion Agréée). Deux nouvelles options ont donc été ajoutées afin d’inclure ces feuillets dans la déclaration. Saisie complémentaire La saisie complémentaire permet de saisir davantage de lignes que celles présentées dans la déclaration. Vous pouvez ainsi ajouter autant de lignes que vous le souhaitez. Les informations des feuillets de la 2035 disposant d'une saisie complémentaire sont : • Immobilisations et amortissements • Plus et moins values • Répartition des résultats • Barèmes kilométriques • Personnes morales • Personnes physiques • Filiales et participations Ces informations seront visibles dans la déclaration finale et directement intégrées dans les feuillets correspondants. Si vous voulez utiliser la saisie complémentaire, faites un clic-droit dans la déclaration. Puis, sélectionnez le nom de l’information. Par exemple Barèmes kilométriques (état joint). Nouveau format d’export  Menu TRAITEMENTS - commande EXPORTS Vous disposez d’un nouveau format d’export : Export balance Ciel Bilan. Ce format permet d’exporter votre balance au format de Ciel Bilan. Vous pourrez ainsi l’intégrer dans Ciel Bilan. L’historique des nouveautés 44 Les nouveautés de la version 17.60 Télédéclaration : gestion du double envoi  Menu ETATS - commande 2035 La télédéclaration permet maintenant d’envoyer votre déclaration à la fois à la DGFiP et à votre A.G.A. Par défaut, la déclaration est transmise à la DGFiP. Pour permettre le double envoi, il suffit de sélectionner les feuillets que vous devez transmettre à votre A.G.A. Ces feuillets sont uniquement envoyés à l’A.G.A. L’historique des nouveautés 45 Les nouveautés de la version 18.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 46 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des écritures, liste des postes, liste des emprunts, liste des immobilisations, pointage manuel, remise en banque). Gestion du crédit-bail  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition d’un crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton .  Menu ETATS - commande IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer.  Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 47 Les nouveautés de la version 18.50 Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance  Menu ETATS - commande A.G.A. - lien Balance de concordance Vous accédez également à cet état à partir de l’Intuiciel, dans la partie Mon bureau, en cliquant sur l’icône Préparer mes éditions pour mon A.G.A. Le nouvel état Balance de concordance établit la correspondance entre les données comptables et la déclaration 2035. Cet état présente, dans l'ordre suivant : • les soldes des postes de la déclaration 2035, triés par code liasse puis le résultat comptable après calcul, • les soldes des postes patrimoniaux triés par classe, • le résultat comptable comparé au solde des comptes patrimoniaux. L’historique des nouveautés 48 Les nouveautés de la version 19.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. L’historique des nouveautés 49 Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS, onglet Banque. • postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB. Duplication des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL ou POINTAGE AUTOMATIQUE L’historique des nouveautés 50 Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible à partir de la fenêtre de consultation des écritures, de pointage automatique et de pointage manuel enfin de la liste des écritures. Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton . Nouvelle saisie tableur  Menu SAISIES - commande SAISIE TABLEUR Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette, virement...), à des jours et mois différents.  A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Copyright 2012 Ciel Ciel Compta libérale - Guide des mises à jour - MAJ WCLIB 20.00 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Paye Ciel Paye Evolution Ciel Paye Bâtiment Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique des éléments de paye : de la mise en place d'un plan de paye (avec les cotisations, rubriques et variables) à la réalisation de vos bulletins de salaire, jusqu’au transfert de l'écriture de paye en comptabilité. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du manuel de référence ainsi que des aides intégrées (une aide contextuelle et l’Infopaye). Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17- RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Sommaire Prise en main ..............................................................................................4 Configuration minimale........................................................................................................... 5 Documentation........................................................................................................................ 6 Si vous débutez ....................................................................................................................... 8 Entraînez-vous...................................................................................................................... 12 Création et mise en place d’un dossier......................................................18 Créez votre dossier ............................................................................................................... 19 Contrôlez et modifiez le plan de paye.................................................................................... 23 La reprise de paye (reprise de cumuls)................................................................................... 28 Créez les fiches des salariés .................................................................................................. 30 La gestion de temps .............................................................................................................. 35 Création des bulletins et traitements.........................................................37 Établissez les premiers bulletins de paye............................................................................... 38 La gestion automatique des IJSS ............................................................................................ 41 Validez les bulletins de la période ......................................................................................... 43 Effectuez le paiement des salaires ......................................................................................... 44 Transférez les écritures de paye en comptabilité ................................................................... 46 A propos de la règle des cumuls............................................................................................ 49 Les impressions ........................................................................................51 Principes généraux des impressions ...................................................................................... 52 Les éditions mensuelles et trimestrielles................................................................................ 55 Les éditions administratives .................................................................................................. 60 Traitements de fin d’année .......................................................................62 La dernière paye de l’année ................................................................................................... 63 La déclaration annuelle des données sociales ........................................................................ 64 La clôture du dossier ............................................................................................................. 65 Gestion des dossiers.................................................................................66 La gestion des utilisateurs ..................................................................................................... 67 La sauvegarde ....................................................................................................................... 68 La restauration ...................................................................................................................... 69 L’archivage d’un dossier........................................................................................................ 70 Autres fonctionnalités...............................................................................71 Le générateur de documents ................................................................................................. 72 Les éditions chaînées............................................................................................................. 73 Personnalisation des fiches salarié......................................................................................... 74 La gestion analytique............................................................................................................. 75 Assistant de cotisation .......................................................................................................... 77 Import Ciel Bâtiment.............................................................................................................. 78 Index ........................................................................................................80 Prise en main Prise en main 5 Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 3 Go de Ram. • 750 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024×768. • Fonctions Word et Excel : nécessitent Office 2000 (ou supérieur). • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Pour utiliser Ciel directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Prise en main 6 Documentation Le manuel de découverte Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel  L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer le manuel doit être installée sur votre ordinateur. Naviguer dans le manuel de découverte Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Imprimer le manuel de découverte Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Enregistrer le manuel de découverte Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . Puis, sélectionnez l’emplacement où vous voulez l’enregistrer. Le fichier Lisez-moi Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute. Vous y accédez en cliquant sur l’icône Je prends connaissance des nouveautés présenté dans l’accueil Ciel. L’accueil Ciel s’affiche à l’ouverture du logiciel ou depuis le bureau de l’Intuiciel par le bouton [Accueil]. Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide. Prise en main 7 Le manuel de référence Les manuel de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour le visualiser, dans votre logiciel, allez dans le menu ? et sélectionnez la commande MANUEL DE RÉFÉRENCE. Le guide d’accompagnement DADSU Ce guide vous explique les étapes essentielles pour faire votre DADSU et vous donne des astuces pour gagner du temps. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans la plupart des fenêtres de l’application ou appuyez sur la touche . L'Infopaye Cette aide présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, etc.) ainsi que les paramétrages à effectuer dans le logiciel. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales. Prise en main 8 Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Paye, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l’accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Créer votre dossier L’assistant TOP DÉPART vous guide dans la mise en place de votre dossier de paye et la création de vos éléments de base indispensables à l’établissement des bulletins de paye. Voir Créez votre dossier, page 19. Récupérer le paramétrage de paye modèle Ce paramétrage contient les éléments de base nécessaires à la création et au calcul des bulletins. Créer les fiches salariés Créez les fiches des salariés permettant de les identifier. Vous pouvez à ce stade affecter un profil à chaque salarié. Les profils correspondent à des bulletins «types» à partir desquels les premiers bulletins des salariés peuvent être établis. Cela vous facilitera la création des bulletins. Créer les banques Créez la ou les banque(s) de la société si vous réalisez le paiement des salaires par virement. Adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins La commande PRÉFÉRENCES du menu UTILITAIRES vous permet d’adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins. Vous personnalisez votre interface en n’affichant que les éléments de votre choix. Vous pouvez personnaliser votre barre de navigation (ajouter, renommer ou supprimer des groupes). Vous pouvez également définir les marges utilisées dans l’impression des états standards. Etablir les premiers bulletins L'assistant TOP BULLETIN vous aide à réaliser votre premier bulletin de paye. Si vous obtenez un bulletin «vide», vous avez la possibilité d’appeler une liste de bulletins «types» à l’aide du bouton [Profil] de la fenêtre bulletin. Vous générez votre premier bulletin d’après le profil du salarié. Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 38. Gérer les bulletins du mois suivant Par la suite, vous pourrez créer vos bulletins à partir de ceux du mois précédent. Vous ne modifierez que les éléments qui auront changé. En effet, lorsque les bulletins sont déjà créés, la meilleure solution consiste à les générer d’après les bulletins précédents. Attention ! Avant d’établir les premiers bulletins, vous devez vérifier si les informations liées aux caisses, aux cotisations, aux rubriques, etc., sont complètes. Attention ! N’oubliez pas de valider vos bulletins ! Prise en main 9 Quelques notions de paye Organiser un bulletin de paye Calculer un bulletin Lorsque vous établissez vos premiers bulletins, vous demandez le calcul du bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin. Pour gagner du temps par la suite, vous pouvez paramétrer le calcul automatique des bulletins. Pour cela, cochez l’option calcul automatique en saisie dans l’onglet Paramètres 1 des PARAMÈTRES société. Si vous cochez cette option, les valeurs renseignées dans les variables seront automatiquement mises à jour. Valider un bulletin Pour valider un bulletin, sélectionnez-le à partir de la liste des bulletins puis cliquez sur la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Réaliser une paye à l’envers Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant d'un montant net à payer que vous définissez. Dans ce cas, le salaire de base, les rubriques participant à l'élaboration du salaire brut et les cotisations sont recalculés.  Il n'est pas possible d'effectuer une paye inversée lorsque le salarié est en Paye Horaire ou Paye par points. 1. Créez le bulletin du salarié comme vous en avez l’habitude. 2. Modifiez éventuellement les lignes du bulletin pour ajouter ou supprimer les rubriques, cotisations et commentaires nécessaires. 3. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande PAYE INVERSÉE. Le bulletin de paye peut être organisé comme suit : Salaire de base Salaire Brut Cotisations URSSAF Cotisations ASSEDIC Cotisations IRC Total Cotisations Net imposable Net à payer Attention ! Le calcul du bulletin est une opération indispensable. Attention ! Les bulletins doivent impérativement être calculés pour être validés. Pour effectuer certains traitements, les bulletins de la période doivent être validés. Prise en main 10 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Votre logiciel procède au calcul du bulletin jusqu'à ce que le montant se rapproche de celui saisi. Saisissez le montant net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé. Prise en main 11 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement la paye avec Ciel. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Créez votre dossier de paye Créez les éléments de base de votre Etablissez les premiers bulletins de paye Calculez, validez et imprimez Paiement des salaires Editez les données de paye Contrôlez et modifiez le plan de paye dossier (salariés, caisses, banques etc.) Transférez l’écriture de paye les bulletins de paye en comptabilité (journal de paye, livre de paye) Prise en main 12 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Pour lancer votre logiciel : 1. cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows, 2. sélectionnez la commande PROGRAMMES puis ouvrez le dossier dans lequel est installé le logiciel, soit CIEL par défaut et sélectionnez CIEL PAYE.  Vous pouvez également lancer le logiciel en cliquant sur le raccourci présent sur le bureau. Ouvrez le dossier Exemple Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir la société Exemple, livrée avec le logiciel. Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton .  Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre Ouverture d’un Dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande AFFICHER LE DOSSIER EXEMPLE. Prise en main 13 La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche. Exemple de la fenêtre de Ciel Paye Evolution : L’Intuiciel L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions . Mon bureau Mon bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut. Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye mais aussi à votre compte Ciel et à la page d'accueil Ciel. L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel, visible également à l'ouverture de votre logiciel. Cet accueil vous permet de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Espace de travail Barre d’état Intuiciel Prise en main 14 Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. De plus, vous pouvez rapidement mettre à jour vos coordonnées. Enfin, vous obtenez les numéros de l'assistance technique. Accéder aux principales tâches de paye Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye. Vous pouvez par exemple enregistrer la fiche d'un nouveau salarié, préparer un bulletin de paye, gérer les congés et les absences, calculer les charges sociales, etc. Vous pouvez ainsi effectuer une gestion précise de la paye et des salariés. • Embaucher un salarié. • Préparer mes bulletins de paye. • Envoyer l'ordre de virement des salariés. • Gérer les congés et absences. • Calculer mes charges sociales. • Établir ma DUCS. • Imprimer un document administratif. • Enregistrer le départ d'un salarié. • Éditer ma DADS. Mon tableau de bord Mon tableau de bord est accessible par le bouton . Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives à la paye : • Les bulletins de paye du mois (à réaliser, à valider, à imprimer, à comptabiliser). • Les congés et absences à la date du jour. • Les salariés ayant le plus de congés à solder. • Le nombre de salarié ayant rejoint (arrivée) et ayant quitté (départ) l'entreprise. • Les alertes vous informant des événements importants à prendre en compte (solde des congés payés, modification des minima sociaux). • Le montant des salaires bruts versés aux salariés (pour le mois précédent et pour l'année) ainsi que le montant des charges sociales patronales. • Le graphique de l'évolution (mois après mois) de la masse salariale. Mes états et statistiques Mes états et statistiques sont accessibles par le bouton .  Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées, reportez-vous au Manuel de référence, chapitre Menu États, accessible par le menu AIDE. Vous pouvez éditer les états relatifs aux bulletins de paye, aux salariés, aux congés payés et absences ou aux documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix. Prise en main 15 Choisissez un mode d’affichage : découverte ou complet Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de votre logiciel, • le mode complet, pour une gestion et un suivi des données de paye plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, sélectionnez la commande correspondante à partir du menu FENÊTRE.  Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou complet) est conservé lorsque vous quittez l'application. Prise en main 16 Consultez un bulletin de salaire Vous pouvez à partir de la société Exemple consulter un bulletin de salaire. Exemple d’un bulletin avec le format Papier blanc comme modèle d'impression. Un bulletin de paye doit contenir, de par la loi, certaines indications. On trouvera notamment : Dans l'en-tête... A Les renseignements concernant la société, comme par exemple les numéro de SIRET, code APE, code URSSAF où sont versées les cotisations, etc. (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). B Les informations sur le salarié, à savoir ses nom et prénom, son numéro de Sécurité Sociale, la convention collective à laquelle il est rattaché, etc. (menu BASES - commande SALARIES). B F G A B E C D Prise en main 17 Dans le corps du bulletin... ...le plus de détails possibles quant au calcul des différentes sommes versées ainsi que les bases, taux et montants des cotisations retenues. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. C Les rubriques apparaissent le plus souvent sous forme de primes ou retenues et interviennent avant le Salaire Brut et après le Net imposable. D Le calcul du Salaire Brut constitue la première partie du bulletin : il est réalisé d'après le Salaire de base auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques. E Les cotisations sont des prélèvements obligatoires, versés par les salariés et l'employeur aux différents organismes sociaux. F Le calcul du Net imposable correspond au Salaire Brut - Cotisations. G Le Net à payer est obtenu d'après le Net imposable auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 19 Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Après avoir effectué quelques essais avec la société Exemple, vous pouvez créer le dossier qui contiendra les données de votre société. 1. Sélectionnez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Création d’un dossier, saisissez le Nom de la société que vous créez. Ce nom sera repris par défaut comme Raison sociale dans les paramètres dossier.  Si vous avez coché l’option Récupération des informations de référencement lors de la création de votre dossier ce sont ces informations qui seront automatiquement reprises dans les paramètres dossier. Le chemin d'accès à l'application est proposé par défaut pour stocker le répertoire qui contiendra les fichiers du dossier que vous créez. S'il ne vous convient pas, modifiez-le en cliquant sur le bouton . 3. Validez la fenêtre Création d’un dossier en cliquant sur le bouton [OK].  Munissez-vous des éléments nécessaires à la création de votre dossier : liste de vos salariés ; listes des différents éléments composant le bulletin (banque, nom de la convention collective, caisses, etc.). L’assistant Top Départ La fenêtre Top Départ s'affiche. Cet assistant va vous aider dans la création de votre dossier de paye en procédant étape par étape. 1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option correspondante. Vous disposez de deux modes de création : • Le mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création de votre dossier (raison sociale, dates d'exercices, etc.). Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous pourrez dès la dernière étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dossier (banques, caisses, salariés, etc.). • Le mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intégralité des paramètres de la société (identification, paramètres généraux, congés payés, heures travaillées, congés RTT, paramètres édition, etc.). Saisissez ici le nom de la société à créer. Liste des dossiers existants. Création et mise en place d’un dossier 20 2. Indisponible en version souscription. En Mode simplifié, l'option Récupération des informations de référencement est cochée par défaut. Vous récupérez dans ce cas les informations saisies lors de votre réfé- rencement (Dénomination, coordonnées, etc.). Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données. 3. Si vous avez choisi le Mode simplifié, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Si vous avez choisi le Mode complet, cliquez sur le bouton [Terminer]. Création d’un dossier en mode simplifié Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les éléments essentiels.  Les zones qui doivent être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une flèche rouge. Fenêtre Coordonnées du dossier Si vous avez opté pour la récupération des informations saisies lors de votre référencement, certaines zones sont pré-renseignées. La récupération automatique des données n'est pas accessible en version souscription. 1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone Raison sociale. 2. Définissez la Forme juridique de la société. Vous pouvez répertorier (ou consulter) les différentes formes juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton . 3. Renseignez votre code NACE, votre numéro de SIREN, votre N° URSSAF et Réf. URSSAF. 4. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez l'option correspondante. 5. Si votre entreprise appartient au secteur du bâtiment, cochez l'option Entreprise BTP. Ainsi, votre logiciel contrôlera également vos valeurs spécifiques au BTP. 6. Cochez l'option Crédit Impôt Compétitivité Emploi si la société est éligible à ce crédit d'impôt. 7. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnées d'identification de la société : Adresse, Code postal, Ville, Pays, Tél., Fax.  Au cours des trois premières étapes de l'assistant, vous pouvez revenir à la fenêtre précédente en cliquant sur le bouton [Précédent]. Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler]. La fenêtre de l'assistant se ferme ; la société est quand même créée avec uniquement les informations saisies (raison sociale, adresse). 8. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramètres du dossier C'est à partir de cette fenêtre que vous saisissez les paramètres généraux, c'est à dire les informations administratives et législatives nécessaires pour établir les bulletins de salaire. Zone Paramètres 1. Saisissez l'Année de l'exercice courant, à savoir l'année de l'activité en cours. 2. Indiquez si vous pratiquez ou pas le décalage de paye.  Lorsque le décalage de paye n'est pas pratiqué (cas le plus fréquent), le premier mois de paye commence en janvier et la clôture annuelle s'effectue en décembre. Lorsque le décalage de paye est pratiqué, le premier mois de paye commence en décembre et la clôture annuelle s'effectue en novembre. 3. Indiquez le nombre d'heures normales travaillées par mois dans l'entreprise. 4. Saisissez l'effectif Fillon obtenu au 31 décembre de l'exercice précédent. Création et mise en place d’un dossier 21 La case Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et à mesure des modifications que vous lui apportez. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Zone Congés Payés 5. Contrôlez les paramètres généraux concernant les congés payés. Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de l'année suivante. 6. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journée de congés payés. Cette valeur est utilisée pour calculer le taux journalier de congés payés. 7. L'acquisition du nombre de jours de congés par mois pour les salariés à temps complet peut se calculer en jours ouvrés ou en jours ouvrables. Selon la méthode de calcul que vous appliquez, sélectionnez l'option correspondante : • 5 jours ouvrés : correspond à 2,083 jours acquis pour 25 jours ouvrés. • 6 jours ouvrables : correspond à 2,5 jours acquis pour 30 jours. La case Report lors de la clôture cochée indique que dans la fiche de chaque salarié les cumuls de congés payés de l'année N sont mis à zéro et cumulés à ceux de N-1, après le traitement de clôture de la période de référence des congés. Zone Congés RTT 8. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés RTT. Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l'estimation des jours travaillé avant la loi (228 jours par an après déduction des jours fériés) et le plafond fixé par l'accord ou la convention (218 jours par an). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés payés et des jours compte épargne temps. Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramétrage du modèle de paye Vous pouvez créer votre dossier de paye à partir : Du paramétrage de paye modèle Votre logiciel vous permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Cas Général ou par secteur d'activités), livrés avec l'application. Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) nécessaires à la création des bulletins de salaire. 10. Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye autre que Standard, cliquez sur le triangle de sélection situé en fin de zone. 11. Sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez. 12. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures Vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple ou d’un des dossiers que vous avez créés en version 7.00 et supérieures. Seuls les salariés ne sont pas récupérés. 13. Cochez l'option du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures. Sélectionnez dans la liste le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Création et mise en place d’un dossier 22 Fenêtre Liste de contrôle Cette fenêtre présente les principaux éléments que vous pouvez commencer à créer, en cliquant sur le bouton [Créer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salariés, Etablissements. Vous obtenez des informations complémentaires sur ces éléments ainsi que sur les variables, rubriques, cotisations, profils salariés, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide. 14. Pour valider la création de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer]. Création d’un dossier en mode avancé Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez tous les paramètres généraux de la société.  Pour accéder à l’aide contextuelle de chaque étape, cliquez sur les boutons [Aide] présents dans les fenêtres. Si vous gérez plusieurs dossiers  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX Si vous gérez plusieurs dossiers, il vaut mieux vérifier les valeurs : • du Plafond de la sécurité sociale, • du SMIC horaire, • du Nombre d'heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise), • ainsi que des valeurs nécessaires au calcul de la Taxe sur les salaires, par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER.  Si les cases Propre au dossier sont cochées dans Paramètres 1 de chacun des dossiers (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES), décochez-les, faute de quoi ce sont ces valeurs qui seront prises en compte et non celles des paramètres globaux. En revanche, si vous voulez conserver les paramètres définis pour un dossier en particulier, laissez ces cases cochées. Les valeurs sont intégrées à votre logiciel lors de son installation puis elles sont complétées lors des mises à jour de Ciel Paye. Ciel Paye conserve les paramètres et il vous est proposé les valeurs de la période en cours et celles des trois dernières années. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer une valeur en cliquant sur le bouton . Les valeurs utilisées pour les calculs sont celles correspondantes à la période concernée. Par exemple : pour un bulletin de janvier 2013, votre logiciel utilise le Plafond au 01/01/13 qui est 3086 et le SMIC horaire au 01/01/13 à savoir 9.43. Création et mise en place d’un dossier 23 Contrôlez et modifiez le plan de paye Lorsque vous avez créé votre dossier, vous avez récupéré un plan de paye contenant la majorité des éléments de base nécessaires à l'établissement de vos bulletins. Ces plans de paye modèles ont pour objectif de vous faciliter la tâche puisque vous n’avez plus qu’à vérifier et éventuellement modifier ces éléments. Attardons-nous alors plus particulièrement sur certains d'entre eux. Les variables  Menu BASES - commande VARIABLES Les variables permettent de calculer le montant des rubriques et sont donc nécessaires pour établir et calculer les bulletins de l'ensemble de vos salariés. Elles peuvent également être utilisées dans le calcul des cotisations. On distingue deux types de variables : • les variables globales dont la valeur est commune à tous les salariés, • les variables salariés dont la valeur est propre à chacun. Les Code et Libellé définis dans la fiche Variable sont ceux que vous retrouvez ensuite dans les fiches Salariés et/ou dans les bulletins. C'est le Code de la variable qui est ensuite affecté dans les différentes fiches Rubriques, Cotisations et Commentaires.  Pour modifier une variable, double-cliquez, dans la fenêtre liste Variables, sur la ligne de la variable concernée. Les variables globales On parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salariés. Dans ce cas, la case Propre au salarié est décochée. Exemple C'est le cas de la variable MTICKET Valeur du ticket restaurant. Si sa valeur change sur une période, modifiez-la avant d'établir vos bulletins du mois. Les variables salariés On parle de variable salarié lorsque sa valeur est susceptible de changer d'un salarié à l'autre. Dans ce cas, la case Propre au salarié est cochée. La valeur du ticket restaurant est identique pour tous les salariés : ne cochez pas cette case. Création et mise en place d’un dossier 24 Exemple Prenons la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT. La valeur de la variable change d'une période à l'autre puisqu'elle dépend d'une part du nombre de jours ouvrables sur la période et d'autre part, du nombre d'absences ou de congés pris par le salarié. Vous pouvez associer une cotisation, une rubrique, un commentaire à une variable salarié. Ainsi, l’application insérera automatiquement dans le bulletin les éléments liés à la variable à condition que celle-ci soit différente de zéro. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire à associer. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre Variables.  Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont cochées par défaut. Si vous les décochez, vous désactivez leur affichage. Les rubriques  Menu BASES - commande RUBRIQUES Les rubriques correspondent aux lignes de bulletins, autres que les cotisations, intervenant avant le calcul du Salaire brut (SBRUT) et après celui du Net imposable (SNETIMPO). Exemple Le schéma ci-dessous vous permet de voir comment sont généralement réparties les rubriques : SBASE Salaire de base R702 Absence pour conges payes R703 Indemnites pour conges R100 Prime d'anciennete = SBRUT Salaire brut Cotisations = SNETIMPO Net imposable R650 Remboursement carte orange R651 Indemnites kilometriques R600 Tickets restaurant R008 Acompte = SNET Net a payer Cochez cette case pour indiquer que la variable diffère d’un salarié à l’autre. Cochez cette case si vous voulez que la variable soit automatiquement remise à zéro d’un mois sur l’autre. Création et mise en place d’un dossier 25 La fenêtre Rubriques se compose de quatre onglets : • l'onglet Eléments de calcul où figurent les différents composants servant à calculer la rubrique ; • l'onglet Prise en compte où vous déterminez dans quel cumul le montant de la rubrique est intégré, en cochant les options nécessaires ; • l'onglet Validité où vous indiquez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas être calculée ; • l'onglet Paramètres DADS dans lequel vous définissez les paramètres nécessaires au calcul de la D.A.D.S., à savoir si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul des Frais professionnels, des Avantages en nature, des Avantages particuliers, etc. 1. Dans la zone Type, définissez comment le montant de la rubrique est intégré.  Normalement, seules les cotisations sont rattachées aux caisses à proprement parlé. Mais la notion de caisse s'étendant à celle de tiers, certaines rubriques peuvent être également rattachées à une Caisse. 2. Choisissez une caisse à l'aide du bouton [Liste].  Les caisses permettent aussi de transférer les montants des rubriques après le net imposable (ACOMPTE VERSÉ, CARTE ORANGE, DIVERS + ou DIVERS -) dans les comptes comptables correspondants. Nous allons voir plus particulièrement l'onglet Eléments de calcul. 3. Dans la zone Mode de calcul, sélectionnez le mode de calcul à prendre en compte. 4. Dans la zone Base et Taux, selon le mode de calcul retenu, déterminez les éléments de la formule. Dans la zone soumis à table, indiquez la table à utiliser si besoin. 5. Dans la zone Résultat, contrôlez les informations définies. 6. La Part patronale d'une rubrique est calculée le plus généralement selon un taux fixe. Dans ce cas, saisissez le taux à appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en sélectionnant le symbole %. Si la rubrique correspond à un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets restaurant, saisissez la valeur à prendre en compte puis indiquez qu'elle est calculée en euros, en sélectionnant le symbole €. Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calculée en préparation du bulletin sous certaines conditions. L'option Condition d'application doit être cochée afin que l’application tienne compte des conditions définies en préparation du bulletin. Ces boutons ouvrent des listes ou des fenêtres permettant de paramétrer les zones correspondantes. Création et mise en place d’un dossier 26 7. Sélectionnez l'élément qui doit être testé. Pour cela, cliquez dans le bouton [§] situé à droite de la zone. Il peut s'agir d'une variable, d'une cotisation, d'une autre rubrique ou d'une formule de calcul. 8. Saisissez les valeurs en euros dans la zone Compris entre (borne inférieure incluse) et la zone Et (borne extérieure exclue).  Vous pouvez aussi tester l'élément sur la valeur définie pour une variable ou une formule. Dans ce cas, sélectionnez dans chaque zone la variable nécessaire en cliquant sur le bouton [§]. Les cotisations salariales et patronales  Menu BASES - commande COTISATIONS Les cotisations sont utilisées dans le bulletin de salaire pour calculer les charges salariales et patronales à verser aux organismes sociaux. Créez les caisses correspondant aux organismes sociaux Une caisse est normalement affectée à la cotisation afin que son montant : • soit pris en compte dans le calcul de l'état Charges à payer par caisse ainsi que l’état préparatoire DUCS. • soit imputé au compte comptable nécessaire lorsque vous voulez transférer l'écriture de paye en comptabilité. 1. Dans la fiche Cotisations, cliquez sur le bouton Liste dans l’onglet Caisse. Vous accédez alors à la liste des différentes Caisses déjà existantes dans l'application. 2. Dans la fenêtre liste Caisses, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît à l'écran. Une fois les zones de l’onglet Identification renseignées, contrôlez et vérifiez dans l’onglet Complément les numéros de compte comptables définis par défaut, afin que les montants des cotisations y soient correctement imputés. L’onglet IP et Mutuelle vous permet de rattacher à la caisse les contrats d’institution de prévoyance, de mutuelle ou d’assurance.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Caisses pour obtenir tout le détail sur les caisses. Vérifiez les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations Les cotisations ne sont pas toujours calculées sur l'ensemble du salaire, mais sur une partie seulement de celui-ci. C'est ce que l'on appelle une Tranche ; la limite supérieure étant représentée par le Plafond. Un salaire mensuel est divisé en 4 tranches principales dont les valeurs, fixées par le gouvernement varient. Chaque année le plafond de la Sécurité Sociale, déterminé par décret, est révisé. C'est au niveau de cette base de calcul des cotisations qu'intervient la règle des cumuls. Voir A propos de la règle des cumuls, page 49. • Onglet Prise en compte - option Régularisation automatique Lorsque cette option est cochée, la cotisation est soumise à la règle des cumuls qui permet d'obtenir annuellement les mêmes charges pour des salaires identiques, sans tenir compte de leur répartition mensuelle. • Onglet Eléments de calcul - option Base patronale différente de la base salariale Cochez cette option lorsque la base de calcul de la cotisation est différente pour le salarié et pour l’employeur. Création et mise en place d’un dossier 27 La partie Condition d'application Dans certains cas, la cotisation (part patronale et / ou part salariale) doit être calculée sous certaines conditions. Exemple La cotisation CDEDEX01 Déduction patronale heures exo 20 dont la partie Condition d'application se présente sous la forme suivante : L’onglet D.U.C.S. Les codes DUCS permettent d'établir l'état des charges à payer avec regroupement par codes DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la D.U.C.S dans l’état préparatoire D.U.C.S (menu ETATS). Voir L’état préparatoire DUCS, page 57. Vous devez indiquer dans cet onglet le code DUCS correspondant à la cotisation sélectionnée. Puis, vous devez préciser si la cotisation fait partie du taux et/ou de l'assiette.  S’il s’agit d’une cotisation spécifique au C.I.C.E. (crédit d'impôt pour la compétitivité et l'emploi), vous devez cocher les options Elément de l'assiette et Autoriser le taux à zéro.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Cotisations pour obtenir tout le détail sur les cotisations. Déclarez la convention collective à laquelle est rattachée la société  Menu BASES - commande CONVENTION COLLECTIVE Une convention collective présente le code du travail dont dépend l'entreprise et les différentes catégories de salariés. 1. A partir de la fenêtre liste Convention collective, cliquez sur le bouton de la barre d’actions pour définir la convention collective dont relève la société. Cette information doit figurer sur les bulletins de salaire de vos employés. Dans l’onglet Tables, vous pouvez saisir les données de la grille de classification de votre Convention collective. Le test sur le Salaire Minimum Conventionnel se basera entre autres sur ces critères.  Plusieurs conventions collectives peuvent être appliquées dans une même société. 2. Après avoir créé la convention collective, vous devez l'affecter à chaque salarié, dans l’onglet Salaires de la fiche salarié (menu BASES - commande SALARIÉS). Création et mise en place d’un dossier 28 La reprise de paye (reprise de cumuls) Contexte Vous reprenez la gestion d’un dossier de paye en cours d’année. Par exemple, de Janvier à Mars, vous gériez les payes sur votre ancien logiciel et à partir du mois d’Avril, vous voulez reprendre cette gestion sur Ciel Paye. Les méthodes de la reprise de paye Pour récupérer les cumuls antérieurs à la date de reprise, deux méthodes peuvent être appliquées : 1. La première méthode (préconisée par le service technique), consiste simplement à refaire les bulletins de paye depuis le début de l'exercice. 2. La seconde méthode consiste à créer un bulletin unique par salarié sur la période allant du début de l’exercice jusqu’à la date du changement de logiciel. En pratique Première méthode 1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS, commencez par créer les salariés et dans l’onglet Congés/DIF, renseignez les cumuls de congés des salariés (dans notre exemple, à fin décembre N-1). Voir Créez les fiches des salariés, page 30. 2. A partir du menu BASES, commande PROFILS, établissez les profils salariés afin de personnaliser votre plan de paye et de simplifier le déploiement de ce paramétrage dans les bulletins à créer. Voir Créez les profils correspondants, page 31. 3. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, en vous inspirant des bulletins de de votre ancien système, créez ceux de janvier. Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 38. 4. Générez les autres bulletins jusqu’au mois de la migration. Même si cette méthode semble contraignante, elle présente de nombreux avantages. C'est un excellent exercice de prise en main du logiciel, vous obtiendrez un dossier complet, enfin vous pourrez optimiser par la suite l'utilisation de toutes les fonctions du logiciel : • éditions d'états récapitulatifs quelque soit la période, • sortie des attestations pré-remplies (Pôle Emploi, Maladie,…), • établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles, • vérifications des calculs par rapport à votre ancien système (particulièrement pour les cotisations et les exonérations). Seconde méthode  Afin de simplifier cette saisie, il est conseillé de se procurer un journal de paye détaillé par salarié pour la période à reprendre. 1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS, commencez par créer les salariés (lien vers Créer un salarié) et effectuez les paramétrages nécessaires. Il est évident que si cette migration est proche de la date de clôture de l'exercice social, il est bien plus simple d'opérer le changement au début du nouvel exercice. Exemple : vous comptiez opérer la migration au mois de novembre. Dans la mesure du possible, il serait plus simple de traiter les payes de décembre sur l'ancien système et de faire la migration en janvier N+1. Création et mise en place d’un dossier 29 Vous devez ensuite créer un bulletin sur le mois précédent la date de reprise (dans notre exemple : Mars) dans lequel vous renseignerez tous les cumuls. Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 38. 2. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Dans l’onglet Variables du bulletin, saisissez les valeurs correspondant aux cumuls de ces éléments sur les mois allant du début de l’exercice jusqu’à la période de bascule ( dans notre exemple de Janvier à Mars). Exemple : Sur la variable SALBASE, Salaire mensuel de base, le cumul des salaires de base de janvier, février et mars sont à renseigner. 4. Procédez ainsi pour toutes les variables y compris les variables de compteur d'heures et de plafond. 5. Dans l’onglet Lignes, vous pouvez forcer les valeurs que vous n'avez pas pu saisir au niveau des variables. Exemple : Vous n'êtes pas d'accord avec l'assiette de calcul d'une cotisation, il vous suffit de double-cliquer sur le montant pour passer en mode saisie et corriger la valeur. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le bulletin cumulé.  Avant de générer le bulletin suivant, il est souhaitable de retourner dans la fiche de chaque salarié pour y mettre à jour les cumuls des congés. Pour plus détails, consultez la rubrique Onglet Congés/DIF de l’Aide, accessible à partir du menu ?. Même si cette méthode semble plus rapide, elle présente les inconvénients suivants : • Impossibilité de sortir des états sur toutes les périodes de l'année. • Impossibilité de sortir des attestations pré-remplies complètes (Pôle Emploi, Maladie,…). • Difficultés dans l'établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles. • Impossibilité de vérifier les calculs par rapport à votre ancien système. Conclusion Quelle que soit la méthode utilisée, afin de garder une certaine cohérence dans vos futures éditions ou traitements, il est conseillé de pratiquer cette reprise y compris pour les salariés qui ne seraient plus présents au moment de la bascule, mais qui auraient eu une période de présence sur l'exercice (ex: un salarié en CDD uniquement présent au mois de janvier). Création et mise en place d’un dossier 30 Créez les fiches des salariés Tous les salariés de votre entreprise doivent être enregistrés dans la base de l'application. Pour chaque salarié de la société, vous devez créer une fiche contenant toutes les informations nécessaires à la réalisation de son bulletin de salaire. Recensez les différentes catégories de salariés et de services Afin de faciliter la réalisation des bulletins de salaire, recensez dans un premier temps les différentes catégories de salariés travaillant dans votre société. D'après l'emploi qu'occupe le salarié au sein de l'entreprise, une catégorie lui correspond. Exemple Stagiaire, employé, cadre, technicien, etc., font partie des statuts les plus courants d'une entreprise. Voir Créez une fiche pour chaque salarié, page 31. Les services Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu BASES - commande SERVICES Cette commande vous permet de définir les différents services de votre entreprise. Cette information est utilisée lors de l'enregistrement de vos fiches salariés. La notion de Service permet une classification plus précise de l'ensemble de vos salariés. Si vous optez pour une gestion de temps complète, cela peut faciliter la mise en place de vos plannings ainsi que l'ensemble de vos éditions relatives à cette gestion de temps. Voir La gestion de temps, page 35. Gérez les entrées et les sorties des salariés Dans l’entreprise, toute arrivée ou tout départ d'un salarié s'accompagne de formalités administratives auxquelles l'employeur doit se soumettre. Afin de vous aider dans la réalisation de ces différentes opérations, qui peuvent parfois être fastidieuses, votre logiciel vous propose deux assistants pour gérer de manière méthodique les entrées et sorties du personnel. Assistant d'entrée d'un salarié  Menu BASES - commande ASSISTANT D’ENTRÉE D’UN SALARIÉ Cet assistant vous permet de créer en une seule opération à la fois la fiche d'un nouveau salarié et les documents administratifs liés à son entrée dans l'entreprise, à savoir le contrat de travail et la D.U.E. (Déclaration Unique d'Embauche). Assistant de sortie d'un salarié  Menu BASES - commande ASSISTANT DE SORTIE D’UN SALARIÉ Cet assistant vous permet de réaliser très rapidement les documents obligatoires que vous devez remettre au salarié lors de son départ de l'entreprise, à savoir le dernier bulletin de salaire, le certificat de travail, le solde de tout compte et l'attestation Pôle Emploi.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant d'entrée d'un salarié et Assistant de sortie d'un salarié. Création et mise en place d’un dossier 31 Créez les profils correspondants  Menu BASES - commande PROFILS Ces différentes catégories de salariés présents dans votre entreprise donnent lieu à des profils à partir desquels la création des bulletins sera simplifiée. En effet, un profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations, rubriques, etc.) communs à une même catégorie de salariés (Cadre, Employé, Stagiaire, etc.). La définition de profils permet de créer les bulletins d'une même catégorie de salariés sans avoir à redéfinir, à chaque fois, l'ensemble des lignes composant le bulletin. Votre logiciel est livré avec plusieurs profils par défaut qui correspondent aux principales catégories d'une entreprise. Si certaines lignes de calcul diffèrent, il vous suffit tout simplement de les modifier ; il vous est également possible de créer autant de profils que vous le souhaitez. Un profil comporte des lignes de calcul spécifiques à cette catégorie de salarié ; vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes à ce profil. Mais gardez bien à l'esprit que le bulletin est calculé de manière descendante de la première à la dernière ligne. 1. Pour modifier un profil, double-cliquez, dans la fenêtre liste Profils, sur la ligne du profil concerné. 2. Après avoir saisi les Code et Libellé du profil, établissez les différentes lignes qui composeront le bulletin des salariés rattachés à ce profil. 3. Une fois que vous avez défini vos profils (ou vérifié ceux déjà existants dans l'application), vous allez les affecter à chaque salarié (onglet Affectation de la fiche salarié), d'après la catégorie à laquelle il appartient. Créez une fiche pour chaque salarié  Menu BASES - commande SALARIÉS La fiche Salarié regroupe tous les renseignements nécessaires à l'établissement d'un bulletin ; c'est donc un élément clé dans une gestion de paye. 1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), cliquez sur le bouton de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Dans l’onglet Etat civil, renseignez l'état civil du salarié et ses coordonnées. Insère, dans le profil une ligne vierge au-dessus de celle sélectionnée. Ouvre la liste de tous les éléments du bulletin pouvant être insérés dans un profil. Supprime, dans le profil, la ligne sélectionnée. Création et mise en place d’un dossier 32 3. Dans l’onglet Affectation, renseignez les différentes zones et affectez notamment un Profil au salarié. 4. Dans l'onglet Salaires, définissez les informations nécessaires au calcul même du salaire. Le salaire que l'entreprise verse au salarié est défini, entre autres, d'après un «barème» correspondant à un type de paye bien particulier. Dans la zone Type de paye : si le salarié est mensualisé... ... sélectionnez Mensuel. Cela signifie que le salarié effectue le même nombre d'heures que celui en vigueur dans la société (défini dans les paramètres de la société) : en règle générale 151.67 h/mois depuis le passage aux 35 heures. si le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à l'autre... ... sélectionnez Horaire. Son salaire est alors calculé selon la formule : TXHOR (TAUX HORAIRE) X HMOIS (NOMBRE D'HEURES/MOIS). si le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour la société... ... sélectionnez Temps partiel. Le nombre d'heures travaillées est identique d'un mois à l'autres mais il est inférieur à celui défini pour l'ensemble de la société. Son salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE, définie pour le nombre d'heures effectuées par mois. si le salarié est payé aux points... ... sélectionnez Paye par points. Son salaire est calculé selon la formule : VALEUR DU POINT X NBPOINTS. si le salarié ne fonctionne d'après aucune de ces formules... ... sélectionnez Autre. Dans ce cas, le salaire est calculé de la façon suivante : NOMBRE X BASE. Tests sur les salaires Le SMIC est le minimum en dessous duquel un salarié ne peut être rémunéré. Il faut donc vérifier que le salaire perçu par le salarié est au moins égal à ce montant. Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Dans ce cas, les éléments Les boutons de ce type (appelés boutons liste) ouvrent des fenêtres permettant de renseigner les zones correspondantes. Les paramètres de Gestion du temps ne sont pas disponibles dans Ciel Paye. Pour inclure le salarié dans le calcul automatique de l’effectif Fillon, cochez l’option et associez un mode de calcul. Si plusieurs conventions collectives sont appliquées dans la société, choisissez celle à laquelle le salarié est rattaché, en cliquant sur ce bouton liste. Création et mise en place d’un dossier 33 de la Convention collective sont à renseigner manuellement à partir du menu BASES - commande CONVENTIONS COLLECTIVES - onglet Tables. Le salaire de base sert de référence pour ces deux calculs. Si dans le salaire de base viennent s'ajouter des éléments supplémentaires de paye, vous devez également les inclure dans le test (option Eléments du SMIC et/ou Eléments du SMC cochée dans l'onglet Prise en compte des rubriques). L'option Tester la valeur du SMIC est cochée par défaut. Pour autoriser le test sur le SMC, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel. Votre logiciel vous avertira lors du calcul de bulletin de paie si le salaire est en dessous de la valeur du SMIC, du SMC ou des deux.  Pour plus de détails sur cet onglet, consultez l’aide contextuelle. 5. Dans l'onglet Congés, vous consultez et mettez à jour les cumuls concernant les congés payés, les congés RTT, le repos compensateur et vous gérez le Droit Individuel à la Formation (DIF) de chacun des salariés. Droit au DIF 6. Si le salarié remplit les conditions d'accès au DIF, cochez la case Droit au DIF. • Le salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) doit justifier d'un an d'ancienneté dans l'entreprise. • Le salarié en contrat à durée déterminée (CDD) doit justifier d'une période de 4 mois en CDD. Dans ce cas, le DIF sera proratisé en fonction de la durée du contrat. Les éléments de cette zone se mettent à jour en fonction des paramétrages préalables effectués dans les paramètres société.  Toutefois, avant la création des bulletins de paye, vous devez impérativement renseigner les variables propres à chaque salarié pour que les valeurs soient correctement mises à jour. • Solde antérieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année antérieure. • Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année en cours. • Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris. • Solde encours : Nombre d'heures DIF restant à prendre. Le solde encours se met à jour automatiquement selon les informations renseignées dans les autres zones.  Pour des informations détaillées sur le Droit Individuel à la formation (paramétrage, gestion du droit au DIF, clôture du DIF), reportez-vous à l’aide contextuelle. 7. Dans l’onglet Banque, indiquez le mode de paiement utilisé pour le salaire et renseignez les coordonnées bancaires du salarié si besoin. 8. Si vous souhaitez générer, une DADS-U, certaines informations doivent être renseignées dans l'onglet DADS. Ces informations renseignées en cours d'année sont mémorisées afin d'être transmises lors de la génération de la DADS-U avec votre logiciel. 9. Vous pouvez associer au salarié des contrats de prévoyance, de mutuelle et d’assurance dans l’onglet IP.  Pour obtenir plus d’informations sur ce paramétrage, consultez l’aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] de la fiche Salarié. Dupliquez une fiche salarié  Menu BASES - commande SALARIÉS Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-saisir les paramètres, ce qui s'avère très utile pour les salariés qui ont le même profil, pour les remplaçants, etc. Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les données propres au salarié telles que son nom, son adresse, sa date de naissance... Création et mise en place d’un dossier 34 1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir. 2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 3. La fiche du salarié s'affiche, complétez les zones vides. Imprimez la fiche individuelle de chaque salarié Une fois la fiche Salarié complétée, vous pouvez l'imprimer pour visualiser de manière claire et synthétique les principaux renseignements afférents au salarié. 1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), sélectionnez la fiche que vous souhaitez imprimer. 2. Le détail d'une fiche Salarié fait partie des formats d'impression déclarés en Favori. Vous pouvez directement cliquer sur le triangle de sélection présenté à droite de l'icône Aperçu et sélectionner le titre Fiche salarié. Dans ce cas, vous n'accédez pas aux paramétrages généraux du document mais directement à la fenêtre d’aperçu avant impression suivante :  Pour modifier le format d'impression Fiche Salarié, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER. 3. Pour lancer l’impression, cliquez sur le bouton [Imprimer] de la barre d’actions. Création et mise en place d’un dossier 35 La gestion de temps Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS  Si vous avez choisi de gérer vos absences à l’aide du Planning des vacances (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES- PARAMÈTRES 1), cette fonction n’est pas accessible. La loi sur la réduction de la durée légale du temps de travail a fait apparaître, au sein des entreprises, de nouvelles formes d'organisation du travail avec une gestion des horaires qui devient de plus en plus complexe de part la diversité de ces derniers : horaires fixes, variables, libres, cycliques, décalés, modulaires, annuels, temps partiel. Cette mise en place des 35 heures incite ces entreprises à avoir recours à de nouveaux outils de suivi et d'analyse du temps afin d'en faciliter la gestion. Il s'agit de prendre en compte non seulement les contraintes économiques, avec pour optique de mieux gérer la répartition et le temps de travail, mais également les contraintes légales, avec un contrôle de ce temps de travail. Le module de Gestion de temps intégré vous permet : • d'élaborer des modèles de plannings (hebdomadaires ou annuels), • d'effectuer le suivi des heures de travail des salariés de l'entreprise et de constater d'éventuels écarts entre le prévisionnel et le réalisé avec le planning Salarié, • d'analyser et contrôler les données mises en place à l'aide d'états spécifiques. Mais, selon le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez choisir de travailler avec tout ou partie du module GESTION DE TEMPS. Par exemple, vous pouvez utiliser uniquement la partie Feuille de temps où vous n'enregistrez que les différentes absences et/ou présences de vos salariés. Enregistrez les modèles de plannings hebdomadaires  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING HEBDOMADAIRE Cette commande sert à définir les horaires de la semaine en fonction des différents cycles de travail rencontrés dans l'entreprise (périodes de sur-activités, de sous-activités ou bien encore horaires fixes toute l'année). Ces modèles de planning servent à établir les plannings prévisionnels annuels, à partir desquels sont générés les plannings salariés. Concevez vos plannings prévisionnels annuels  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING ANNUEL Une fois les différents modèles de plannings hebdomadaires définis, vous pouvez établir vos plannings prévisionnels annuels (menu BASES, commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNINGS ANNUEL). Ils permettent d'établir un planning commun à un ensemble de salariés ayant des horaires de travail identiques. Vous pouvez créer autant de planning différents que vous le souhaitez. Il est effectivement très important de bien penser à tous les cycles de travail en vigueur dans votre entreprise afin de faciliter la gestion de vos plannings salariés. Attention ! Lors de la création d’un nouveau dossier, votre logiciel vous propose à la fin de l’assistant Top Départ de choisir votre mode de gestion des absences. Vous pouvez opter pour une gestion à partir du planning des vacances ou via le module de gestion de temps. Création et mise en place d’un dossier 36 Déterminez les différentes natures d'écarts possibles  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - NATURES D’ÉCARTS Cette commande vous permet d'enregistrer les différentes natures d'écarts possibles. En effet, lors de la saisie des feuilles de temps, des écarts entre le prévisionnel et le réalisé pourront être constatés. Pour que ces écarts soient correctement ventilés dans les bulletins de paye de vos salariés, vous devez enregistrer, au préalable, les différentes rubriques de paye qui leur seront affectées. Rattachez un modèle de planning à un salarié  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - PLANNING SALARIÉS Le planning prévisionnel salarié sert à gérer, à la semaine ou à la journée, les heures de travail prévues pour chaque salarié. Un modèle de planning annuel est affecté à chaque salarié afin que son propre planning puisse être mis en place. Ce planning (à partir duquel est mis en place le «prévisionnel») sert de référence pour les feuilles de temps (qui représentent le «réalisé»). Selon le fonctionnement de la société, le niveau d'activité ou le poste qu'il occupe, un salarié pourra être rattaché à plusieurs modèles de planning (mensuels ou hebdomadaires). Enregistrez vos feuilles de temps  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS -FEUILLES DE TEMPS Une fois ces différentes phases de préparation effectuées, vous pouvez procéder à la saisie des feuilles de temps de vos salariés. Cette feuille de temps vous permet de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié ; le prévisionnel est comparé au réalisé ; de là peuvent apparaître certains écarts susceptibles de provenir d'absences, de congés, de maladie, de RTT ou bien encore d'heures supplémentaires. Saisie décentralisée des feuilles de temps  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE EXCEL Les feuilles de temps vous permettent de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié. Pour vous permettre d'effectuer une saisie décentralisée des feuilles de temps, votre logiciel vous donne la possibilité de générer un bordereau de saisie Excel.  Pour des informations détaillées sur la Gestion de temps, reportez-vous à l’aide de l’application. Création des bulletins et traitements Création des bulletins et traitements 38 Établissez les premiers bulletins de paye Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à établir les premiers bulletins de salaire de vos employés. Nous vous rappelons qu'un bulletin de paye est divisé en trois grandes parties : Le calcul du BRUT Le salaire brut ne correspond pas à la somme que le salarié va percevoir. C'est le salaire à partir duquel l'entreprise va effectuer un certain nombre de retenues pour le compte des caisses de cotisations. Ce calcul du Brut est établi d'après un Salaire de base auquel s'ajoutent des heures supplémentaires, des primes, etc. et/ou alors sont déduits des heures ou jours d'absence. Le calcul du NET IMPOSABLE Il correspond au Salaire brut auquel ont été déduites les différentes cotisations. C'est ce salaire imposable qui figure sur la déclaration de revenus. Le calcul du NET A PAYER Le Net à payer correspond à la somme finale que le salarié perçoit. Une fois le Net imposable calculé, d'autres montants intermédiaires peuvent intervenir pour le calcul du Net à payer. Des remboursements de carte orange ou des frais de déplacement seront ajoutés au Net imposable ; pour ce qui est des tickets restaurant ou des acomptes versés au salarié au cours du mois, ces montants seront défalqués du Net imposable. L'assistant Top Bulletin  Menu GESTION DES BULLETINS - commande TOP BULLETIN Cet assistant vous permet de créer un bulletin de paye rapidement.  Avant de lancer cet assistant, assurez-vous que le paramétrage des éléments de base du dossier (cotisations, rubriques, variables, etc.) est correct. Choisissez la période de création du bulletin Dans la première étape de l’assistant, la période en cours est proposée par défaut comme Période de création des bulletins. 1. Vérifiez cette période puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Si cette période ne vous convient pas, modifiez-la. Si vous établissez un bulletin de salaire à la semaine par exemple, définissez ensuite la date de Début de la période et celle de Fin.  Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la commande en cours. Cliquez sur le bouton [Annuler], pour quitter l'assistant sans enregistrer les modifications effectuées. Création des bulletins et traitements 39 Choisissez le salarié pour lequel un bulletin doit être créé 2. Si vous avez déjà créé la fiche salarié correspondant au salarié pour lequel vous créez le bulletin, sélectionnez cette fiche en cliquant sur le bouton liste situé à la fin de la zone. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton salarié. La fenêtre Assistant d'entrée d’un salarié s'affiche vous permettant de créer la fiche.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant d'entrée d'un salarié. Choisissez la méthode de génération du bulletin 3. Choisissez la méthode de génération du bulletin en cochant l’une des options proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Bulletin précédent Une fois le premier bulletin créé pour un salarié, la meilleure option pour créer le bulletin du mois suivant consiste à le générer à partir du bulletin précédent. Les variables et les informations propres à chaque salarié, définies dans les bulletins de la période précédente, sont reportées sur la période en cours. Profil Le bulletin est créé d'après le profil affecté à chaque salarié. Cette option est particulièrement rapide et intéressante lors de la création du premier bulletin ou de celui d'un salarié entré en cours d'année. Bulletin vide Vous devez procéder à l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opération peut s'avérer fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons de récupérer un profil une fois le bulletin créé. Attention ! Si le bulletin précédent du salarié sélectionné n'a pas été validé, une fenêtre s'affiche et vous le rappelle. Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider]. Création des bulletins et traitements 40 Saisissez les variables du bulletin 4. Cliquez dans les zones de la seconde colonne pour modifier le montant des variables correspondantes.  Il s'agit de variables correspondant à un mois de travail complet. Exemple Bulletin du salarié LEPIC pour le mois de juin 2013 du 01/06/2013 au 30/06/2013. Dans le cas d'un salarié rentré dans l'entreprise en cours de mois, le logiciel détectera sa date d'entrée et effectuera automatiquement la différence. Ajoutez une variable 1. Pour introduire une variable dans le bulletin, cliquez sur le bouton [Insérer]. 2. Dans la fenêtre Variables, sélectionnez la variable de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Voir Les variables, page 23.  Si un élément (cotisation, rubrique, commentaire) est associé à la variable, celui-ci sera automatiquement insérée dans le bulletin de paie. Supprimez une variable Pour supprimer une variable, cliquez sur le bouton [Supprimer]. Déplacez une variable Les boutons [Haut] et [Bas] permettent de déplacer la variable sélectionnée. Rétablissez le paramétrage original 1. Cliquez sur le bouton [Rétablir] pour revenir au paramétrage original des variables. Vous rétablissez alors la dernière liste enregistrée. Cette liste de variables est personnalisable par salarié. 2. Cochez les cases Calculer le bulletin et Imprimer le bulletin si vous souhaitez effectuer ces opérations. Si vous imprimez le bulletin, spécifiez le format d'impression à utiliser en cliquant sur le bouton [Modèles].  Par la suite, vous pourrez imprimer un bulletin en cliquant sur l'icône Imprimer de la fenêtre du bulletin et en choisissant le modèle de bulletin à utiliser. 3. Lancez la création du bulletin en cliquant sur [Terminer].  Après avoir créé et contrôlé le bulletin, vous devez le valider. Création des bulletins et traitements 41 La gestion automatique des IJSS Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Ciel Paye Évolution ou Ciel Paye Bâtiment vous permet de gérer et calculer automatiquement les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS).  La gestion automatique des IJSS sur le net concerne les salariés dont le type de paye est Mensuel, Horaire, Par points. Paramétrage des IJSS  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet IJSS Vous définissez ici le mode de calcul des IJSS et paramétrez tous les éléments qui sont pris en compte dans le calcul de ces indemnités (en cas d'arrêt de travail). Mode de calcul des IJSS 1. Indiquez si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net. 2. En cas de Subrogation (l’employeur perçoit les indemnités), cochez la case correspondante. Paramétrages Les informations de cette zone dépendent du type de Maintien de salaire pratiqué. 3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui participent au calcul des IJSS. 4. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre ouvre la liste des rubriques ou des variables. 5. Sélectionnez, les rubriques associées : • au maintien de salaire, • aux IJSS déduites, • aux IJSS versées, • au montant de la retenue pour garantie du net. 6. Sélectionnez, les variables associées : • au maintien du salaire, • aux IJSS, • au montant de la retenue pour garantie du net.  Une rubrique ne peut être sélectionnée qu'une fois. Les rubriques sélectionnées ici seront insérées dans le bulletin de salaire. Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Création des bulletins et traitements 42 Dans le bulletin  Fiche Bulletin de paye - Onglet IJSS Vous retrouvez dans cet onglet les paramètres IJSS qui seront pris en compte dans le calcul du bulletin. Dans la zone Préparation du bulletin vous pouvez visualiser les informations liées à une période d'arrêt de travail.  Le montant du salaire maintenu est automatiquement calculé. Si vous effectuez une modification cette zone sera automatiquement actualisée. 1. Dans la zone IJSS, saisissez le montant net des IJSS puis appuyez sur la touche pour lancer le calcul. 2. Si c'est l'employeur qui les perçoit (Subrogation), cochez la case correspondante. Les données présentées dans les zones Maintien de salaire, Rubriques rattachées et Variables rattachées sont accessibles à partir des paramètres IJSS. Voir Paramétrage des IJSS, page 41.  Si vous les avez déjà paramétrées, ces zones seront automatiquement renseignées.  Pour des informations détaillées sur la Gestion automatique des IJSS, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application - Rubrique Indemnités journalières de Sécurité Sociale. Création des bulletins et traitements 43 Validez les bulletins de la période Une fois les bulletins établis et calculés, vous pouvez les valider. Si vous n'avez pas validé les bulletins de la période, vous pouvez... ...modifier les informations du bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, apportez les modifications nécessaires. ...calculer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir le résultat des modifications que vous avez effectuées sur les lignes. ...effectuer le calcul du bulletin à l'envers 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Paye inversée. 3. Saisissez le montant Net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé. ... générer un profil d'après le bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur le bulletin du salarié à partir duquel vous souhaitez générer le profil. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Profil], puis sélectionnez la commande GÉNÉRER. ... imprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton . ... supprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui que vous souhaitez supprimer. 2. Activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. ... valider un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui ou ceux que vous voulez valider. 2. Activez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Si vous avez validé les bulletins de la période, vous pouvez... ... imprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton . ... créer les bulletins de la période suivante A partir de la fenêtre liste des bulletins, activez la commande CRÉER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. Création des bulletins et traitements 44 Effectuez le paiement des salaires Le versement des salaires à vos employés peut être réalisé de différentes façons : par chèque ou par virement direct sur un compte bancaire et de façon plus rare, en espèces. Le paiement des salaires par virement automatique étant l’un des plus utilisés, nous allons voir comment il s'effectue à partir de votre logiciel. Créez les comptes bancaires  Menu BASES - commande BANQUE 1. A partir de la fenêtre liste Banques (Menu BASES - commande BANQUES), cliquez sur le bouton de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez les informations relatives à la banque avec laquelle vous travaillez.  Si vous êtes rattaché à plusieurs banques, il vous faut créer une fiche Banque pour chacune d'elle. Une fois votre organisme payeur enregistré dans la base, vous devez le rattacher à chacun de vos salariés payés par virement : 3. Ouvrez la fiche Salarié (Menu BASES - commande SALARIÉS - double-clic sur la ligne du salarié concerné). 4. Cliquez sur l'onglet Banque. 5. Dans la zone Organisme payeur, indiquez le code de la banque concerné. L’adresse e-mail de l’agence bancaire permet de faire parvenir les ordres de virement de salaires à votre banque directement via votre messagerie. Création des bulletins et traitements 45 Éditez l'état des paiements  Menu ÉTATS - commande PAIEMENTS 1. Activez la commande PAIEMENTS du menu ÉTATS pour obtenir un état récapitulatif de vos paiements. 2. Dans la fenêtre Etat des paiements, déterminez les critères de sélection de votre état. 3. Cliquez sur le bouton . Transférez les ordres de virement à votre banque C'est à partir de la fenêtre Aperçu de l'état des paiements que s'effectue le transfert des ordres de virement à votre banque. Cliquez sur le bouton de la barre d’actions ou activez la commande VIREMENTS DES SALAIRES du menu CONTEXTUEL. Vous accédez à la fenêtre Ordre de virement. 4. Sélectionnez le mode de transfert parmi les options proposées : Fichier, Etebac 3 immédiat, Etebac 3 différé, e-mail. 5. Quel que soit le mode de transfert, le fichier des ordres de virement est enregistré à l’emplacement de votre choix. Cliquez sur le bouton pour définir cet emplacement Une fois le traitement terminé, un bordereau d'accompagnement est automatiquement présenté à l'écran. En imprimant ce bordereau (par le bouton Imprimer de la barre d'actions) vous conservez ainsi un justificatif sur papier de l'ordre de virement que vous avez transmis à votre banque. La date de valeur est utilisée comme date de l’ordre de virement et de la génération du fichier. Si votre société possède plusieurs comptes dans différentes banques, sélectionnez la banque pour laquelle vous éditez l’état des paiements. Choisissez la norme bancaire que vous utilisez pour effectuer les ordres de virements des salaires : SEPA, Association Française de Banques (AFB) ou Banque De France (BDF). Création des bulletins et traitements 46 Transférez les écritures de paye en comptabilité A la fin de chaque mois, après avoir contrôlé et validé les bulletins de la période, vous pouvez générer l'écriture de salaire de la période en cours ainsi que l'écriture de paiement correspondante. Ces écritures peuvent être ensuite transférées vers Ciel Compta dans lequel vous les récupérez. Saisissez les comptes de comptabilité générale Pour que les écritures de salaires et de paiements soient correctement générées, vous devez vérifier, dans un premier temps, le paramétrage des comptes comptables utilisés. Cette phase de paramétrage, qui s'effectue avant le premier transfert, n'est à réaliser qu'une seule fois. Par la suite, vous n'aurez à revenir sur ce paramétrage uniquement dans le cas d'une modification éventuelle, comme la création d'un nouveau compte comptable, par exemple. Ces comptes de comptabilité générale sont déclinés de la façon suivante. Pour les salariés Les comptes salariés sont définis dans l'onglet Divers de la fiche Salarié : • Compte Brut (641000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants du Brut, • Compte Net à payer (421000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants Net à payer de chacun des salariés. Pour les cotisations Les comptes caisses rattachées aux cotisations sont définis dans l'onglet Comptabilité de la fiche Caisse : • Compte Charge patronale dans lequel sont imputés les montants des cotisations patronales, • Compte Part salariale dans lequel est imputé le montant des cotisations salariales, • Compte Part patronale dans lequel est imputé le montant des cotisations patronales. Ce compte correspond à la contrepartie des comptes de charges patronales. Pour les rubriques Vous ne paramétrez dans ce même onglet Comptabilité que les caisses rattachées aux rubriques diverses après cotisations, n'étant pas Élément du brut et venant après le Net imposable. Deux cas de figure se présentent : • si la rubrique ne calcule pas de part patronale (acompte, remboursement de frais, etc.), vous définissez uniquement le Compte Part salariale ; • si la rubrique calcule une part patronale (tickets restaurant), vous définissez le Compte Charge patronale et le Compte Part patronale. Générez les écritures comptables de salaire et de paiement Après avoir contrôlé des différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures les écritures de salaire et de paiement. Chaque mois, après avoir vérifié et validé les bulletins de la période puis contrôlé les différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures comptables de vos données de paye. 1. Activez la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. 2. A partir du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande GÉNÉRER ÉCRITURES puis l’option Ecritures de salaire et de paiement. La plupart des zones de la fenêtre qui s'ouvre sont renseignées par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. Création des bulletins et traitements 47 Zone Ecritures à générer Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment 3. Dans la zone Ecritures à générer, précisez les écritures que vous souhaitez générer dans ce journal comptable : • écritures de salaires : ce sont les écritures correspondant aux charges de personnel. Par défaut, le code du Journal dans lequel est imputée les écritures de paye est SA mais vous pouvez le modifier car il doit correspondre à celui créé en comptabilité. • et/ou les écritures de paiement : à savoir celles correspondants aux paiements effectués aux salariés. 4. Validez la génération des écritures en cliquant sur [Ok]. Toutes les lignes d'écritures sont alors présentées. A ce stade, il est impossible de modifier une des lignes d'écritures ; seule une impression est possible. A partir de la liste des bulletins de salaire, la case est cochée dans la colonne Comptabilisé et indique que les écritures comptables ont été générées pour la période concernée. Transférez les écritures comptables Une fois les écritures comptables générées, vous pouvez effectuer son transfert vers la comptabilité. Si vous possédez Ciel Compta 1. Activez la commande TRANSFÉRER VERS CIEL COMPTA du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 2. Indiquez le chemin d'accès où est installé Ciel Compta ou cliquez sur le bouton pour le rechercher. Les noms des sociétés gérées dans Ciel Compta vous sont alors proposés. 3. Sélectionnez celle vers laquelle vous souhaitez transférer les écritures. 4. Si le format d'import n'a pas été automatiquement sélectionné, cliquez dans la liste déroulante et choisissez-en un : • Ma comptabilité Ciel : il s'agit du format RImport. Ce format est reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel et permet de récupérer les répartitions analytiques. • Ciel Compta Dos.  Le format Ximport vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est : XIMPORT.TXT 5. Cliquez sur [OK] pour valider le transfert. Cette date correspond à la date du jour. Cette option permet de générer à nouveau les écritures de salaires et de paiements pour la période de paye, en tenant compte de tous les bulletins établis, même s’ils ont déjà fait l’objet d’un précédent transfert. Si vous avez généré l'écriture du CICE pour la même période, les bulletins ont été comptabilisés. Dans ce cas, cette option doit être cochée pour pouvoir générer les écritures de salaires et de paiements. La partie « Ecritures à générer » n’est pas disponible dans Ciel Paye. Cette option est cochée par défaut si l'analytique est renseignée dans votre dossier. Les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques Création des bulletins et traitements 48 Si vous transférez vos écritures vers un logiciel utilisant le format de fichier Ciel Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre disque dur, vous pouvez conserver les écritures comptables de la période en cours dans un fichier au format Ciel ASCII, nommé XIMPORT.TXT, que vous pouvez copier dans un répertoire sur votre disque dur ou sur un support (clé USB, disque dur externe....). Dans ce cas, indiquez le chemin d'accès au répertoire dans lequel vous voulez copier le fichier. Si vous possédez un autre logiciel de comptabilité... Activez la commande EXPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez alors exporter vos écritures de paye via un fichier au format ASCII, dont vous définissez la structure en choisissant le nom des champs à exporter. Quelques mots sur la validation groupée... Vous pouvez enchaîner en une seule et même opération la validation des bulletins ET le transfert des écritures en comptabilité. Cette opération s'effectue directement à partir de la fenêtre liste des bulletins (menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE). 1. Sélectionnez tous les bulletins devant être validés et marquez-les en activant la commande MARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 2. Activez la commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Dans la fenêtre Validation groupée, cochez la case Transférer les écritures en comptabilité. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Les écritures de salaire et de paiement sont alors générées d'après les bulletins qui vont être validés et le transfert en comptabilité du fichier des écritures est également réalisé. Ce transfert est en tous points identique au traitement que vous effectuez à partir de la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. Voir Générez les écritures comptables de salaire et de paiement, page 46. Création des bulletins et traitements 49 A propos de la règle des cumuls La règle des cumuls est une notion importante pour comprendre comment les valeurs des tranches utilisées comme Base de calcul des cotisations peuvent être automatiquement modifiées dans le bulletin sur un mois donné. Cette règle des cumuls est obligatoire. La régularisation des planchers et plafonds de sécurité sociale est normalement réalisée en fin d’année. Dans ce cas, il se peut que des écarts importants apparaissent, tant pour le salarié que pour l'employeur. Toutefois, l’ACOSS autorise les entreprises à effectuer cette régularisation tous les mois et permet ainsi d’éviter des écarts trop importants. Principe Il s'agit d'éviter que le salarié et l'employeur cotisent sur une tranche supérieure pour un mois donné, alors qu'ils n'ont pas à le faire si le Salaire Brut cumulé depuis le début de l'année est inférieur aux cumuls des planchers et plafonds. Exemple 1 Le plafond mensuel Tranche A de la Sécurité Sociale est défini à 3 086 € au 01/01/2013. Le Salaire Brut mensuel d'un salarié est de 2 850 €. Dans ce cas, la valeur de la Tranche A est égale à la valeur du Salaire Brut, soit 2 850 €. Au mois de mars, le salarié touche une prime exceptionnelle de 280 €. Sans régularisation automatique La salarié et l'employeur vont cotiser au mois de mars sur la tranche B dont la base sera calculée ainsi pour toutes les cotisations concernées : Tranche B (2 850 € + 280 €) - 3 086 € = 44 € En appliquant mensuellement la règle des cumuls Le Salaire Brut est cumulé de mois en mois puis comparé au cumulé du plafond. Il apparaît clairement que sur les trois premiers mois de l'année le Salaire Brut cumulé est inférieur au plafond cumulé de la Tranche A. Au mois de mars, selon la règle des cumuls, la valeur de la tranche A 3 086 sera modifiée par 3 130 dans le bulletin selon la formule suivante : Exemple 2 Voyons maintenant comment la régularisation des planchers et plafonds est calculée si le salarié touche une nouvelle prime exceptionnelle de 910 euros au mois de mai. Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 850 € 2 850 € 3 086 € 2 850 € 2 850 € Février 2 850 € 5 700 € 6 172 € 2 850 € 5 700 € Mars 3 130 € 8 830 € 9 258 € 3 130 € 8 830 € Tranche A = Cumul brut - Base TA cumulée à M-1 (février dans notre exemple) 8 830 € - 5 700 € = 3 130 € Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 850 € 2 850 € 3 086 € 2 850 € 2 850 € Février 2 850 € 5 700 € 6 172 € 2 850 € 5 700 € Mars 3 130 € 8 830 € 9 258 € 3 130 € 8 830 € Avril 2 850 € 11 680 € 12 344 € 2 850 € 11 680 € Création des bulletins et traitements 50 Dans ce cas le calcul du Salaire Brut étant supérieur au cumul du plafond de la tranche A, le salarié cotise en tranche B. Les bases des cotisations sont modifiées dans le bulletin. Exemple 3 Si le salarié ne touche pas de prime le mois suivant, les plafonds sont de nouveau régularisés. Au mois de juin, le cumul du Salaire brut est inférieur au cumul du plafond de la tranche A. La tranche A est donc égale à 18 690 € - 15 430 € = 3 260 €. Pour tenir compte des régularisations antérieures, la valeur de la tranche B sera donc recalculée. Dans cet exemple, la tranche B n'a plus besoin d'être appliquée. La base de calcul de la tranche B sera égale à - 10 euros afin de remettre la Base Tranche B cumulée à zéro. Conditions d'application de la règle des cumuls Chaque mois, quand cela est nécessaire, votre logiciel régularise automatiquement la valeur mensuelle des planchers et plafonds : • si les cotisations sont saisies dans le bulletin du salarié, • et si l'option Régularisation automatique est cochée. Voir Vérifiez les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations, page 26.  Dans nos exemples, nous avons vu ce qu'il se passait au niveau de la tranche A. Mais, bien entendu, cette régularisation s'applique en cascade à toutes les tranches utilisées dans les bases de calcul des cotisations, y compris celles utilisées pour le calcul de la taxe sur les salaires. Mai 3 760 € 15 840 € 15 430 € 3 750 € 15 430 € Tranche A = Plafond TA cumulé - Base TA cumulée à M-1 (avril dans notre exemple) 15 430 € - 11 680 € = 3 750 € Tranche B = Salaire Brut - Tranche A 3 760 € - 3 750 € = 10 € Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 850 € 2 850 € 3 086 € 2 850 € 2 850 € Février 2 850 € 5 700 € 6 172 € 2 850 € 5 700 € Mars 3 130 € 8 830 € 9 258 € 3 130 € 8 830 € Avril 2 850 € 11 680 € 12 344 € 2 850 € 11 680 € Mai 3 760 € 15 840 € 15 430 € 3 750 € 15 430 € Juin 2 850 € 18 690 € 18 516 € 3 260 € 18 690 € Les impressions Les impressions 52 Principes généraux des impressions Les différents types d’impression On distingue trois types d'impression. Les états standards Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par les commandes du menu ETATS ou par les icônes correspondants, présentés dans la barre de navigation. Les listes Les listes correspondent aux éléments du paramétrage de paye (caisses, variables, rubriques, cotisations, etc.), que vous obtenez par les commandes du menu BASES, ainsi qu'aux bulletins de paye et aux historiques des bulletins. Pour imprimer une liste, vous devez activer la commande correspondante. Exemple Lors de la mise en place d'un nouveau dossier, vous imprimez les listes nécessaires pour obtenir les derniers éléments définis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour imprimer la liste de toutes les caisses existantes. Les documents Des documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel pour vous permettre d'imprimer le détail des éléments du paramétrage de paye (détail d'une fiche Salarié par exemple). De la même manière, pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modèles de documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir celle que vous voulez utiliser : • par la commande IMPRIMER du menu DOSSIER, préalablement à l'impression d'un état, • ou dans l'onglet Imprimante auquel vous accédez par les commandes IMPRIMER et APERÇU AVANT IMPRESSION d'une liste ou d'un document. Attention ! Contrairement aux listes, le format et la présentation des documents prédéfinis ne peuvent pas être modifiés. Les impressions 53 Le mode Aperçu avant impression Le mode Aperçu avant impression vous permet de consulter l'édition à l'écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, qu'il s'agisse d'un état, d'une liste ou d'un document.  Lorsque la fenêtre Aperçu est ouverte, vous pouvez modifier les options générales d'impression pilotées par Windows par la commande MISE EN PAGE du menu DOSSIER. Demandez l'aperçu avant impression d'un état 1. Activez une des commandes du menu ETATS. 2. Dans la fenêtre de sélection des données, cliquez sur le bouton Aperçu . Demandez l'aperçu avant impression d'une liste ou d'un document  Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION Lorsque la liste ou le document est ouvert, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER ou cliquez dans la barre d'outils sur l'icône correspondant. L'aperçu avant impression du bulletin de paye au format pdf Vous pouvez visualiser votre bulletin au format pdf. 1. Ouvrez le bulletin que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur le bouton . 2. Sélectionnez dans la liste le type de format que vous souhaitez utiliser. Un fichier pdf est automatiquement généré. Vous visualisez le bulletin de paye à l'aide d'Adobe Reader. Cela nécessite l'installation de l'application Adobe Reader© sur votre ordinateur. Modifiez l'affichage de l'édition à l'écran Vous pouvez agrandir ou réduire l'affichage de l'édition dans la fenêtre : • par les raccourcis clavier <+> et < - >, • par la commande NIVEAUX DE ZOOM du menu FENÊTRE, en indiquant une valeur supérieure à 100% pour l'augmenter ou une valeur inférieure pour le réduire, • par la commande AGRANDIR ou RÉDUIRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.  La modification de l'affichage à l'écran ne se répercute pas lors de l'impression sur papier. Enregistrez un aperçu au format pdf  Menu FONCTIONS - commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), vous avez la possibilité d’enregistrer ce document au format PDF. Pour cela, activez la commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Exporter en PDF] situé dans la fenêtre de l’aperçu. Envoyez par e-mail un état au format pdf  Menu FONCTIONS - commande ENVOYER PAR E-MAIL Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), votre logiciel vous permet d'ENVOYER PAR E-MAIL votre document converti en pdf. Pour envoyer votre document par e-mail, activez la commande ENVOYER PAR E-MAIL du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Envoyer par email] situé dans la fenêtre de l’aperçu. Un fichier pdf du document en cours de visualisation est créé puis stocké dans le répertoire Temporaire de Windows™. Un e-mail contenant ce fichier est ensuite généré. Les impressions 54 Imprimez l'état, la liste ou le document sur papier  Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Une fois l'édition contrôlée dans la fenêtre Aperçu, vous pouvez l'imprimer sur papier. La fenêtre Imprimer dans laquelle vous contrôlez le numéro des pages à imprimer, l'ordre dans lequel elles doivent l'être, le nombre de copies et l'échelle, s'ouvre.  Vous trouverez des informations détaillées concernant l’impression des listes, documents et états dans l’aide contextuelle, rubrique L’impression des listes et des documents et rubriques spécifiques à chaque état. Les impressions 55 Les éditions mensuelles et trimestrielles Une fois vos bulletins contrôlés et validés, vous pouvez visualiser puis imprimer les états nécessaires au suivi de vos données de paye. Le journal de paye  Menu ETATS - commande JOURNAL DE PAYE Chaque mois, vous éditez votre journal de paye par la commande JOURNAL DE PAYE du menu ETATS. Vous l'imprimez également à la fin de chaque trimestre et en fin d'année, en cumulé. Avant de visualiser cet état, vous accédez dans un premier temps à la fenêtre de paramétrage de l'édition. Selon les critères que vous définissez, la présentation de l'ensemble des lignes du bulletin (hormis les commentaires) sera quelque peu différente puisque ces lignes pourront être détaillées ou non. Le livre de paye  Menu ETATS - commande LIVRE DE PAYE Le livre de paye permet d'obtenir le cumul par ligne de tous les bulletins, pour l'ensemble de vos salariés. Lorsque vous activez la commande LIVRE DE PAYE du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition. Le récapitulatif des salaires Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu ETATS - commande RÉCAPITULATIF DES SALAIRES Cet état permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Il constitue une étape intermédiaire avant l'édition de vos charges à payer par caisse.  Pour plus de détails sur l’état des charges à payer par caisse, reportez-vous au paragraphe “Les déclarations aux organismes sociaux”, page 56. 1. Choisissez si vous voulez éditer un récapitulatif des salaires pour Tous les salariés ou Un seul. 2. Dans ce dernier cas, sélectionnez le salarié de votre choix à l'aide du bouton [Liste]. 3. Pour chacun des critères suivants : service, code analytique, établissement, vous pouvez Tous les prendre en compte ou Un en particulier que vous sélectionnez à l'aide du bouton [Liste]. Toutes les lignes du bulletin sont imprimées pour chaque salarié sélectionné. Seules les lignes principales du bulletin sont imprimées : nombre d’heures, salaire de base, cotisations cumulées, etc. Toutes les cotisations seront présentées dans l’ordre alphanumérique, et non dans l’ordre de présentation des bulletins. Les impressions 56 4. Indiquez la période sur laquelle sera édité l'état en cliquant sur les triangles de sélection. 5. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état à chaque changement d'établissement, cochez l'option Un saut de page par établissement. 6. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Les déclarations aux organismes sociaux  Menu ETATS - commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE Selon le nombre de salariés de l'entreprise, les déclarations aux organismes sociaux diffèrent : • pour les sociétés ayant de 10 à 49 salariés, les déclarations sont fournies chaque fin de mois ; • pour les entreprises ayant moins de 10 salariés, ces déclarations sont à fournir chaque fin de trimestre. La commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE du menu ETATS permet de calculer et d'imprimer, pour chacune des caisses, le montant des cotisations dues. Dans cet état, non seulement une distinction est faite entre la part salariale et la part patronale (bases, taux, montants), mais un cumul des montants patronaux et salariaux est également réalisé.  Avant d’éditer vos charges à payer par caisse, vous pouvez passer par une étape intermédiaire en demandant un RÉCAPITULATIF DES SALAIRES par le menu ETATS. En effet, le RÉCAPITULATIF DES SALAIRES permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Cet état n’est pas disponible dans Ciel Paye millésime. Les impressions 57 Comme pour la plupart des états, celui-ci fait également l'objet de critères de sélection. L’état préparatoire DUCS  Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DUCS Vous pouvez calculer et éditer l'état des charges à payer en utilisant les codes de regroupement DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS à utiliser tant au niveau des caisses que des cotisations. Une fois ce paramétrage défini, à tous moment, vous pourrez calculer et imprimer l'état préparatoire.  Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la société est affiliée. 1. Définissez dans la fenêtre ci-dessous les critères liés à la période, aux caisses et aux établissements. Période 2. Indiquez la Période à prendre en compte en spécifiant la date de début et la date de fin. 3. Sélectionnez parmi les trois options suivantes les critères à prendre en compte dans l’édition de la DUCS : • Période uniquement • Période et récapitulatif • Récapitulatif uniquement Caisse 4. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernées par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les caisses de votre choix en cochant l’option Une liste de caisses puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Caisses s’affiche. 5. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre DUCS. Si vous avez défini des codes de regroupement dans les fiches cotisations, vous pouvez obtenir le cumul des bases, taux et montants des différentes tranches de cotisations versées à une caisse. Les impressions 58 Établissement 6. De même, cochez tous les établissements s’ils sont Tous concernés par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les établissements de votre choix en cochant l’option Une liste d’établissements puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Etablissements s’affiche. 7. Marquez les établissements que vous souhaitez prendre en compte. 8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs.  Le bouton dans la barre d’actions, vous permet d’accéder à l’assistant EDI DUCS. Cet assistant vous renseigne sur la télédéclaration des charges sociales et la procédure de souscription à Ciel directDéclaration Social. L’assistant EDI Ducs  Menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDI DUCS Via le module Ciel directDéclaration Social et le portail Ciel (www.ciel.com), l’assistant Edi Ducs vous permet de transférer vos cotisations sociales depuis votre logiciel de paye vers les organismes de protection sociale. Ce type de transfert de données s’appelle une télédéclaration. Informations détaillées sur la télédéclaration 1. Cette première étape vous donne des informations sur le principe de la télédéclaration de la Ducs. Pour obtenir ces informations, cliquez sur les boutons [En savoir plus] associés à chaque option. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante.  L'option Ne plus afficher cette étape vous permet de passer directement à la seconde étape de l'assistant lors des prochaines utilisations de la commande. Souscription à Ciel directDéclaration Social Vous pouvez souscrire à Ciel directDéclaration Social lors de la création de votre dossier (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES société) ou après la création de votre dossier (menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDI DUCS). Pour cela, cliquez sur le bouton [Souscrire]. 1. Cliquez sur le bouton pour obtenir des informations sur le moyen de souscrire à l'abonnement Ciel directDéclaration Social. 2. Choisissez le Mode d'envoi. Si vous cochez l'option Je veux procéder à des envois tests, votre déclaration sera envoyée en mode test. A l'inverse, si cette option est décochée, l'envoi sera réalisé en mode réel. 3. Sélectionnez qui prend en charge la transmission : • Contact entreprise : la déclaration est établie et transmise par l'entreprise. • Tiers déclarant : la déclaration est établie par un Tiers/Rédacteur (experts comptables, centres de gestion agrées) mandaté par une entreprise et prend en charge la transmission. 4. Indiquez la civilité, nom et prénom de la personne en charge de la déclaration ainsi que son adresse Email. Attention ! La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion directe (télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des organismes de protection sociale : URSSAF, Pôle Emploi, Institutions de retraite complémentaire et de prévoyance. Les impressions 59 5. Si vous êtes Tiers déclarant, saisissez aussi votre numéro de SIRET permettant de vous identifier.  Pour plus de détails sur la télédéclaration, consultez le Manuel de référence, Menu Etats, EDI-DUCS. Réduction sur les bas salaires  Menu ETATS - commande RÉDUCTIONS BAS SALAIRES Si la société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales sur les bas salaires, elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Dans les fiches Cotisations concernées, dans l'onglet Prise en compte, vous devez avoir indiqué qu’elle est assujettie à la réduction sur bas salaire. Réductions des cotisations patronales  Menu ETATS - commande RÉDUCTION DES COTISATIONS... Si votre société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales de Sécurité Sociale (assurance maladie, assurance vieillesse, allocations familiales et accidents du travail), elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Cette réduction est égale à la rémunération mensuelle brute versée au salarié multipliée par un coefficient, lequel dépend du nombre d'heures rémunérées et de la rémunération mensuelle brute du salarié. Lorsque vous activez la commande RÉDUCTION DES COTISATIONS... du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition.  Si vous bénéficiez de l'allégement des 35 heures, cochez l’option correspondante. Etat des congés payés et RTT  Menu ETATS - commande CONGÉS PAYÉS ET RTT Cet état présente pour chaque salarié sélectionné, le nombre de congés payés et RTT dû, pris et restant sur l'exercice N et N-1. Attention ! Si vous êtes Tiers déclarant, vous devez effectuer également une demande d’adhésion à la procédure de télédéclaration et à la procédure de télérèglement. Les impressions 60 Les éditions administratives L’attestation Pôle Emploi  Dans Ciel Paye Evolution et dans Ciel Paye Bâtiment Menu BASES - commande SALARIÉS puis menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION PÔLE EMPLOI  Dans Ciel Paye Millésime Menu BASES - commande SALARIÉS puis menu EDITION - commande ATTESTATION PÔLE EMPLOI. Vous pouvez générer l'attestation Pôle Emploi à délivrer à tout salarié quittant l'entreprise pour faire valoir ses droits. A compter du 1er janvier 2011, les entreprises de 10 salariés et plus ont l'obligation d'envoyer l’exemplaire à Pôle emploi par voie électronique (Décret n°2011-138 du 1er février 2011). Une fois que l’attestation est créée, vous devez la compléter. Et, selon le mode d’envoi choisi, la saisie est différente : • Télédéclaration : vous complétez et envoyer l’attestation dans le module Ciel Déclarations Sociales. Vous accédez à ce module par le menu TRAITEMENTS, commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES, SUIVI DES AED. • Papier : vous la complétez directement dans le document au format pdf créé et affiché à l’écran.  Pour plus de détails, consultez l’Aide, rubrique Attestation Pôle Emploi. Vous disposez également d'un Assistant de sortie de salariés, accessible via le menu BASES, qui facilite toutes les opérations et démarches administratives à réaliser lors du départ d'un salarié de l'entreprise et notamment l'attestation Pôle Emploi.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant de sortie d'un salarié. L'attestation de salaire Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  (à partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, maternité ou paternité), il doit fournir une attestation de travail afin de pouvoir bénéficier d'indemnités journalières auprès de la Sécurité Sociale. Lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, une attestation de salaire qui doit être produite. 1. Sélectionnez le Motif de l'arrêt de travail (maladie, maternité, paternité, maladie professionnelle, accident du travail) en cliquant sur le triangle de sélection situé en fin de zone. 2. Indiquez la date de l'arrêt de travail. 3. Pour déterminer la période d'absence du salarié, saisissez la date du dernier jour de travail ainsi que la date de reprise du travail. Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, son salaire est le plus souvent maintenu durant son absence. L'employeur peut alors faire une demande de subrogation. La Sécurité Sociale verse alors directement les indemnités sur le compte de l'employeur. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur le bulletin de paye du salarié. 4. Si vous souhaitez faire une Demande de subrogation, cochez la case correspondante. 5. Indiquez ensuite la Période d'indemnisation ainsi que les coordonnées bancaires de la société. 6. Les coordonnées de l'organisme payeur renseignées dans l'onglet Banque de la fiche Salarié sont reprises par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. Les impressions 61 7. Dans le cas d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle, précisez également le Type de maintien du salaire (Intégralement ou Partiellement). 8. Les informations demandées en bas de la fenêtre varient selon le type d'attestation (maladie ou accident du travail). • Attestation pour maladie : précisez les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la déclaration. • Attestation pour accident du travail : saisissez le nom et l'adresse du médecin de travail dans la zone Médecin du travail ainsi que le poste occupé par la personne en charge de la déclaration dans la zone Signataire. Il peut s'agir par exemple d'un gérant de magasin, d'un responsable paye, etc. 9. Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK]. Le document apparaît alors à l'écran. 10. Vérifiez que toutes les informations nécessaires figurent sur le document et complétez-le éventuellement. Il ne vous reste plus ensuite qu'à l'imprimer et le transmettre au salarié concerné pour qu'il le signe. La Déclaration Unique d'Embauche (D.U.E.) Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  (A partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - D.U.E (EDI, Papier ou Internet) Toute embauche d'un salarié doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'URSSAF ; il s'agit de la Déclaration Unique d'Embauche que vous devez effectuer avant l'embauche du salarié dans l'entreprise. Elle vous permet en une seule déclaration d'effectuer les 7 formalités liées à l'embauche d'un salarié. L'URSSAF se charge ensuite de faire parvenir, à chaque organisme concerné, les informations qui l'intéresse. 1. Ouvrez la liste des salariés puis activez la commande D.U.E. S'il s'agit d'une DUE Papier... 2. Dans la fenêtre de paramétrage de l'édition, si les coordonnées sont différentes de l'établissement principal (définies dans les paramètres de la société), cochez l'option Adresse de correspondance puis saisissez des coordonnées postales. 3. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document correspondant est alors automatiquement généré et présenté à l'écran. DUE EDI uniquement 1. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise. 2. Saisissez les références internes du déclarant, zones libres de saisie permettant de référencer le message. 3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi réel. 4. Cliquez sur [OK] pour valider. 5. Si des erreurs de paramétrage sont détectées, elles s'affichent à l'écran. Double-cliquez alors sur la ligne correspondant à la modification à effectuer. 6. Une fois les zones correctement renseignées, cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. 7. La télédéclaration de la DUE nécessite la souscription à Ciel directDéclaration Social.  Pour des informations détaillées sur les éditions administratives, reportez-vous à l’aide de l’application. Traitements de fin d’année Traitements de fin d’année 63 La dernière paye de l’année Afin de répondre à la règle des cumuls, vous devez, en fin d'année, comparer les cumuls annuels des bases (planchers et plafonds) des cotisations à ceux des salariés. Voir A propos de la règle des cumuls, page 49. Régularisation des planchers et plafonds Avec régularisation automatique Si vous avez demandé la régularisation automatique des planchers et plafonds depuis le début de l'année, en tenant compte ainsi de la règle des cumuls sur chaque période, le dernier bulletin ne doit pas présenter de difficultés particulières. Contrôlez les cumuls pour chaque salarié et procédez aux éventuelles régularisations. Sans régularisation automatique En revanche, si la régularisation automatique n'a pas été demandée, vous devez alors calculer le cumul annuel des planchers et plafonds de chacun des salariés et les comparer aux cumuls annuels des tranches de cotisations. Lorsque le salarié ou l'employeur a cotisé en cours d'année sur une tranche alors qu'en cumulé il ne devrait pas ou inversement s'il n'a pas cotisé sur une tranche, saisissez la régularisation annuelle sur la base de calcul de la cotisation concernée. Elle peut être positive ou négative, tant pour le salarié que pour l'employeur. Le treizième mois Le salaire correspondant au treizième mois est intégré comme une prime au dernier bulletin de l'année de chaque salarié. Dans le paramétrage de paye modèle et celui de la société Exemple SA, la rubrique PRIME13 Prime de treizième mois est créée. Elle doit être insérée dans le dernier bulletin de l'exercice de chacun des salariés concernés après le SALAIRE DE BASE et avant le SALAIRE BRUT. Les états de fin d'année Une fois tous les bulletins établis pour l'année et toutes les régularisations effectuées, vous procédez à l'impression : • des états en cumulé sur l'année (Journal de paye, Livre de paye, Charges à payer par caisse, etc.). Voir La clôture du dossier, page 65. • de l’état Provisions pour congés payés. Consultez l’aide contextuelle. • de l'état préparatoire à la Déclaration Annuelle des Données Sociales. Voir La déclaration annuelle des données sociales, page 64. Traitements de fin d’année 64 La déclaration annuelle des données sociales La Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) est obligatoire pour toutes les entreprises. Avec votre logiciel de paye, vous pouvez éditer un état préparatoire à la DADS ainsi que créer une DADSU. Etat préparatoire DADS  Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS L'état préparatoire DADS vous permet de vérifier la cohérence des données de vos salariés. Avant d'éditer la déclaration annuelle des données sociales, vous devez vous assurer que les informations nécessaires sont correctement définies. Une fois le contrôle effectué, vous pouvez imprimer l'état autant de fois que nécessaire.  Pour plus de détails sur les informations à contrôler, reportez-vous à l’Aide, rubrique Etat préparatoire D.A.D.S. Dans Ciel Paye Bâtiment, vous pouvez éditer un état préparatoire DADS pour une caisse des Congés Intempéries du Bâtiment et des Travaux Publics (CI-BTP). Dans la fenêtre Déclaration Annuelle des Données Sociales, la zone suivante est proposée : . Si vous effectuez une déclaration à une caisse CI-BTP, cochez l'option Afficher les informations pour la caisse CI-BTP puis indiquez la période à prendre en compte. Les informations requises sont alors ajoutées à votre état. Créez une DADSU  Menu TRAITEMENTS - commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES - CRÉER UNE DADSU Afin de générer des DADSU à la norme 4DS, votre logiciel de paye fonctionne avec le module Ciel Déclarations Sociales. Vous disposez d'un assistant DADS-U qui permet de lancer la création d’une nouvelle déclaration. Et, un contrôle de cohérence vous est proposé automatiquement afin de limiter le nombre d'erreurs dans votre déclaration. Une fois que vous avez fini les corrections et que le contrôle ne trouve plus d’erreurs, le bouton [Continuer] devient accessible. Vous pouvez alors accéder à l'assistant de création d'une DADS-U.  Pour plus de détails sur la création d’une DADS-U, reportez-vous à l’Aide. Ensuite, la DADSU est créée dans Ciel Déclarations Sociales. Et, c’est à partir de ce module que vous contrôlez, complétez et envoyez votre déclaration. Enfin, à partir de la commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES du menu TRAITEMENTS, d’autres opérations sont proposées : • re-exporter les données de la paye dans la déclaration via la commande RENVOYER DONNÉES DADSU, • accéder aux déclarations créées dans le module Ciel Déclarations Sociales via la commande SUIVI DES DADSU. Traitements de fin d’année 65 La clôture du dossier  Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE L’assistant Top Clôture vous aide à clôturer votre dossier de paye en fin d'exercice en réalisant au préalable tous les traitements nécessaires. 1. Activez la commande TOP CLÔTURE du menu TRAITEMENTS. Une fenêtre présente l’assistant. Après l’avoir lue, cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour exécuter un traitement, cliquez sur le bouton [Lancer] correspondant.  L'édition des états de fin d'année respecte l'ordre suivant : • Journal de paye, • Livre de paye, • Charges à payer par caisse, • Fiche individuelle. 3. Après avoir effectué les traitements de votre choix, cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter l'assistant.  Pour plus d'informations concernant l'assistant Top Clôture et les traitements qui s'y rapportent, consultez l'aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] situé au bas de la fenêtre Top Clôture. Cliquez sur ces boutons d’aide pour obtenir des informations relatives au traitement correspondant. Les cases à cocher sont des indicateurs. Elles sont grisées par défaut et cochées en fonction des opérations effectuées. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 67 La gestion des utilisateurs On entend par utilisateur toute personne amenée à ouvrir un dossier pour calculer ou consulter les données de paye d'une société. Afin de conserver la confidentialité des données, vous pouvez déclarer des utilisateurs, en leur attribuant un nom et un mot de passe propres qui leur seront ensuite demandés chaque fois qu'ils activeront certaines commandes. L'accès des utilisateurs peut également être limité à un ou plusieurs dossiers de paye et à certains menus et commandes. Les utilisateurs maîtres et les utilisateurs non-maîtres On distingue deux types d'utilisateurs : Les utilisateurs maîtres Seuls les utilisateurs maîtres sont autorisés à créer d'autres utilisateurs (maîtres ou non-maîtres) et à définir leurs droits d'accès aux dossiers, menus et commandes. Les utilisateurs non-maîtres Mis à part les commandes propres aux utilisateurs maîtres, les utilisateurs non-maîtres ont par défaut accès aux principaux menus et commandes mais cet accès peut être limité. Créez, Modifiez ou Détruisez les fiches Utilisateurs Pour créer, modifier ou détruire des fiches utilisateurs, activez la commande UTILISATEURS du menu UTILITAIRES, disponible uniquement en mode complet.  Consultez le Manuel de référence, Menu Utilitaires, Utilisateurs. Gestion des dossiers 68 La sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE La sauvegarde est un traitement essentiel. En effet, personne n'est à l'abri d'une coupure de courant inopinée. La sauvegarde vous permet de conserver les données de vos différents dossiers. Vous pouvez ainsi les réutiliser en cas de problème sur votre disque dur ou sur les fichiers eux-mêmes. Sans sauvegarde, vous pourriez perdre des semaines de travail ! Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois, après avoir établi et validé les bulletins de la période et imprimé les documents nécessaires. Que vous sauvegardiez votre dossier sur le disque local de votre ordinateur ou sur un support externe (disque dur, clé USB....), le principe est le même. 1. Connectez votre support sur vote ordinateur. 2. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre Sauvegarde s’ouvre : Vous pouvez choisir de sauvegarder les données du dossier, de paramétrage et de déclarations sociales ainsi que les archives liées au dossier. • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegardez une archive, page 70. • Données Ciel Déclarations Sociales : il s’agit des données générées dans Ciel Déclarations Sociales, à savoir vos DADSU et vos attestations employeurs (AED). 3. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde. 4. Choisissez l'emplacement où seront sauvegardées vos données. 5. Cliquez sur [OK] pour lancer la procédure de sauvegarde.  Les fichiers de sauvegarde AHC comportent la date et l’heure à laquelle les sauvegardes ont été réalisées. Gestion des dossiers 69 La restauration  Menu DOSSIER - commande RESTAURATION Vous pouvez récupérer des données précédemment sauvegardées. 1. Si vous avez sauvegardé votre dossier sur un support externe (clé USB...), connectez-le à votre ordinateur. 2. Ouvrez la société à restaurer.  Si aucun dossier n'est ouvert, la commande RESTAURATION du menu DOSSIER est inactive ; son titre est grisé. 3. Une fois la société ouverte, activez la commande RESTAURATION. 4. Il vous est alors demandé de confirmer sa fermeture. Cliquez sur le bouton [Oui]. 5. Dans la fenêtre Restauration, sélectionnez l’emplacement du fichier à restaurer en cliquant sur le bouton .  La liste des fichiers AHC (fichiers de sauvegarde) présents dans le répertoire choisi s'affiche. Vous pouvez choisir de restaurer les données du dossier et/ou les données de paramétrage ainsi que l’archive liée au dossier. • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegardez une archive, page 70. 6. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Elle vous rappelle les caractéristiques de la sauvegarde (date, chemin d'accès, dossier) afin que vous puissiez contrôler qu'il s'agit du bon jeu de sauvegardes à restaurer. 8. Cliquez sur le bouton [Restaurer] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, le dossier restauré est ouvert. Attention ! Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommagé sur un support différent de celui utilisé habituellement pour la sauvegarde mensuelle. Gestion des dossiers 70 L’archivage d’un dossier Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Archivez un dossier  Menu TRAITEMENTS – commande CLÔTURE ANNUELLE ou TOP CLÔTURE. Vous pouvez archiver un dossier avant de le clôturer. Pour cela, dans la fenêtre Clôture annuelle, cochez la case Archiver le dossier avant la clôture.  Une seule archive peut être réalisée par dossier. Par conséquent, si une archive existe déjà, celle-ci est remplacée par la nouvelle archive. Une fois votre archive créée, vous pouvez la consulter, l’inclure dans vos sauvegardes ou encore la supprimer. Consultez une archive  Menu DOSSIER – commande OUVRIR. Cette archive est consultable à tout moment. A partir d’une archive, vous pouvez accéder aux bulletins et éditer les états de l’exercice précédent. Cependant, il est impossible de modifier des bulletins de pays validés. Dans la fenêtre d’ouverture de dossier, la présence d’une archive est signalée par une petite flèche en face du nom de la société. 1. Cliquez sur la flèche et sélectionnez-la. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Par défaut, la taille de l’archive est réduite, un message vous demande donc de la décompresser. Sauvegardez une archive  Menu DOSSIER – commande SAUVEGARDER. Il est possible d’inclure dans la sauvegarde d’un dossier l'archive réalisée lors de la clôture annuelle. Pour cela, dans la fenêtre Sauvegarde, cochez la case Archives avant clôture. Supprimez une archive  Menu DOSSIER – commande SUPPRIMER. Il est possible d’effacer de votre disque l'archive d'une société. 1. Dans la fenêtre Suppression d’une société, cliquez sur la flèche et sélectionnez l’archive. 2. Confirmez la suppression.  Dans le cas où vous supprimez un dossier contenant une archive, celle-ci est également effacée. Autres fonctionnalités Autres fonctionnalités 72 Le générateur de documents Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu DOSSIER - commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS. Vous pouvez créer entièrement le dessin de vos documents.  Tous les documents sont communs à tous les dossiers. Le générateur est accessible pour la quasi-totalité des listes du menu BASES (salariés, variables, cotisations, banques, etc. excepté la gestion de temps) ainsi que pour les bulletins de paye. Pour avoir accès à la commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER, vous devez ouvrir au préalable la liste pour laquelle vous voulez concevoir un document. Chaque document créé pour un fichier (listes salariés, variables, etc.) sera sauvegardé uniquement pour ce fichier. Par exemple, vous ne retrouverez pas un document dessiné pour une fiche salarié dans le fichier des cotisations. Le principe de fonctionnement de la fenêtre d'accès au Générateur de documents est sensiblement identique à la fenêtre d'accès aux impressions. Créez un document 1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis sélectionnez dans la liste déroulante le type de document que vous souhaitez créer. 2. Saisissez le Nom du nouveau format puis cliquez sur [OK]. Il apparaît automatiquement dans la liste concernée. 3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre des paramètres généraux du document. Ouvrez un document existant 1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire de votre choix. Le symbole se transforme alors en signe -. 2. Double-cliquez dans la liste sur le document concerné, 3. ou cliquez sur le document concerné puis cliquez sur [OK]. Supprimez un document existant Placez le curseur sur celui concerné puis cliquez sur [Détruire]. Dupliquez un document existant Positionnez le curseur sur celui concerné et cliquez sur [Dupliquer]. Importez / exportez un modèle de document Si vous souhaitez utiliser vos propres modèles de documents sur plusieurs postes différents, votre logiciel vous permet de les exploiter très facilement d'un poste à l'autre par l'intermédiaire des boutons [Extraire] et [Incorporer], disponibles à partir de la fenêtre Générateur de documents.  Pour des informations détaillées sur le générateur de documents, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. Autres fonctionnalités 73 Les éditions chaînées Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu ETATS - commande ÉDITIONS CHAÎNÉES. Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes. La partie gauche présente la liste des états disponibles dans votre logiciel (journal de paye, livre de paye, charges à payer par caisse, etc.) 1. Sélectionnez l'état que vous souhaitez inclure dans la suite d'éditions puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. La fenêtre de paramétrage de l'état s'affiche. 2. Déterminez les différents critères de l'édition que vous voulez obtenir puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. L'édition que vous avez choisie s'affiche dans la liste des états à imprimer. Répétez cette manipulation pour tous les états qui vont figurer dans l'édition chaînée. Vous pouvez insérer plusieurs fois le même état mais en lui définissant des paramètres différents (exemple : une édition du livre de paye mensuel et une pour le livre de paye annuel). 4. Une fois que vous avez défini tous les états à imprimer, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression. Supprimez un état de l'édition chaînée Pour supprimer un état de la liste, sélectionnez-le dans la Liste des états à imprimer et cliquez sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Supprimer tout] permet de supprimer en une seule fois tous les états affichés dans la liste des états à imprimer. Consultez les critères de sélection de l'état 1. Pour consulter le paramétrage de l'état que vous avez effectué, sélectionnez l'état concerné dans la Liste des états à imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Propriétés] ou double-cliquez sur l'état. La fenêtre de paramétrage de l'état s'ouvre. Vous pouvez lui apporter d'éventuelles modifications si vous le souhaitez.  Pour des informations détaillées sur les éditions chaînées, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. Autres fonctionnalités 74 Personnalisation des fiches salarié Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu FONCTIONS - commande PERSONNALISER LE FICHIER. Vous pouvez ajouter, dans le fichier salariés, plusieurs zones supplémentaires permettant d'enrichir les fiches suivant vos besoins. Exemple Une entreprise a besoin de répertorier le parcours professionnel de ses salariés (formation, dernier emploi) ainsi que ses activités extra-professionnelles. Or, ces informations ne figurent pas sur la fiche initiale. A l'aide de la commande PERSONNALISER LE FICHIER, vous pouvez compléter la fiche salarié par ces critères. Ouvrez la liste des salariés 1. Activez la commande PERSONNALISER LE FICHIER du menu FONCTIONS. La fenêtre Personnaliser Salarié s'affiche. Une palette d'outils est à votre disposition pour effectuer vos paramétrages. Les principaux outils icône cadre : permet de définir une zone. icône texte : permet de saisir du texte. icône Premier plan : permet d'afficher l'élément sélectionné au premier plan. icône Arrière plan : permet d'afficher l'élément en second plan. icône Aligner : permet d'aligner (gauche, droite, etc.) les éléments sélectionnés. icône Tabulation : permet d'attribuer un numéro d'ordre pour la saisie. icône Fermeture : ferme la fenêtre en cours et permet d'enregistrer les personnalisations que vous venez de mettre en place. Pour accéder par la suite à la saisie des informations complémentaires, ouvrez la fiche du salarié concerné puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez alors compléter la fiche de renseignement qui s'ouvre.  Pour des informations détaillées sur la personnalisation de la fiche salarié, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. Autres fonctionnalités 75 La gestion analytique Uniquement disponible dans Ciel Paye Bâtiment Ciel Paye Bâtiment permet de gérer des répartitions analytiques afin d'étudier les coûts salariaux. La répartition sur les différents postes analytiques sera calculée dans vos écritures comptables et états. Codes analytiques  Menu BASES - commande CODES ANALYTIQUES. Cette commande permet de créer et de regrouper tous les codes analytiques que vous serez susceptible d'utiliser par la suite. Le code analytique est défini par un code et un libellé. Sa longueur ne doit pas dépasser 6 caractères. Dans les fiches salariés  Menu BASES - commande SALARIÉS - onglet Affectation - bouton [Répartition analytique]. Vous disposez d'un tableau dans lequel vous affectez au salarié un ou plusieurs codes analytiques et vous déterminez la répartition. Cette saisie servira de modèle pour la répartition analytique du bulletin. • Le bouton [Ajouter] permet d'affecter les codes analytiques. Un code analytique ne peut pas être inséré plusieurs fois dans une même fiche salarié. • La cellule du tableau intitulé % répartition permet de saisir la répartition. • Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition à d'autres fiches salariés. Dans les bulletins de paye  Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE - onglet Analytique. L'onglet Analytique reprend la répartition analytique du salarié définie dans sa fiche. S'il s'avère que la répartition n'est pas identique dans le mois, vous pouvez la modifier même si le bulletin est déjà validé. Pour cela, vous disposer des boutons suivants : • Bouton [Ajouter] : permet d'affecter d'autres codes analytiques. • Bouton [Supprimer] : permet de supprimer une répartition analytique. • Si les modifications apportées dans le bulletin ne sont pas exactes, vous pouvez revenir à la répartition initiale définie dans la fiche du salarié via le bouton [Réinitialiser]. Les modifications de la répartition apportées dans le bulletin peuvent être enregistrées dans la fiche du salarié via le bouton [Mémoriser]. • Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition que vous venez de saisir à d'autres bulletins.  Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. En revanche, il est possible qu'il soit inférieur à 100%. Autres fonctionnalités 76 Dans les écritures comptables  Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE - clic droit GÉNÉRER ÉCRITURES. L'option Inclure la répartition analytique est cochée par défaut si l'analytique est renseigné dans votre dossier. Lorsque cette option est cochée, les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques associés aux bulletins. Et, les montants sont calculés selon les pourcentages de répartitions renseignés dans les bulletins. Les montants qui ne sont pas concernés par l'analytique seront cumulés sur des lignes comptables sans affectation analytique. Autres fonctionnalités 77 Assistant de cotisation Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  A partir de la liste des cotisations, menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit), commande ASSISTANT DE CRÉATION DES COTISATIONS. Pour accéder à cet assistant, vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du bouton [Créer] et choisir la fonction Assistant. Cet assistant vous guide dans la création de cotisations, à travers différentes étapes. Les informations à saisir sont identiques à celles de la fiche d’une cotisation. Seule la présentation diffère. • Le bouton [Suivant] permet de passer aux prochaines étapes. • Le bouton [Précédent] permet de revenir aux étapes antérieures. • Le bouton [Continuer] permet de créer plusieurs cotisations à la suite. • Le bouton [Terminer] permet d’enregistrer la ou les cotisations et de quitter l'assistant. Autres fonctionnalités 78 Import Ciel Bâtiment Uniquement disponible dans Ciel Paye Bâtiment  Menu TRAITEMENTS - commande IMPORT CIEL BÂTIMENT Cette commande permet de récupérer des données de votre dossier Ciel Bâtiment et de les intégrer dans votre dossier Ciel Paye Bâtiment. Pour cela, vous procéderez à des exports et à des imports des données. Les données qui sont migrées sont les salariés, les variables et l'analytique. La procédure se déroule en deux temps : • Dans Ciel Bâtiment, vous devez paramétrer certaines données puis les exporter. Vos données sont alors enregistrées dans des fichiers au format texte (.TXT). • Dans Ciel Paye Bâtiment, vous récupérez les fichiers de données. Dans Ciel Bâtiment Au préalable Paramétrage de paye 1. Sélectionnez le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMÉTRAGE PAYE 2. Dans la zone Fichier à importer, cliquez sur la loupe située en fin de zone. 3. Sélectionnez le répertoire contenant le dossier de paye qui recevra les données. Par défaut, les dossiers des sociétés de paye sont stockés dans C:\Ciel\WPAYE puis vous cliquez sur le nom de votre société. 4. Si le logiciel ne détecte pas de données de paye dans le répertoire spécifié, un message d'erreur s'affiche. Redéfinissez alors le chemin du dossier de paye. 5. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous retrouvez les rubriques salariées propres à Ciel Bâtiment. Ces rubriques sont en fin de compte des variables dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc faire la correspondance entre les deux. Pour cela, cliquez dans la colonne Correspondance et choisissez le nom de la variable utilisée dans votre logiciel de Paye.  Les rubriques sans correspondances ne seront pas transférées dans votre dossier de paye. 6. Une fois que vous avez réalisé toutes les correspondances, cliquez sur [Valider]. Matricule salarié Dans Ciel Bâtiment, le matricule du salarié est facultatif alors qu'il est obligatoire dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc les renseigner avant de procéder à l'export. Pour cela, allez dans les fiches salariés, au niveau de l'onglet Autres renseignements et saisissez un matricule. Suivi de chantier Il est impossible de générer les fichiers d'import si vous n'avez pas renseigné le suivi de main d'oeuvre. En l'occurrence, les éléments récupérés sont les heures travaillés sur un chantier. Dans le menu SUIVI, choisissez la commande SUIVI DE MAIN D'OEUVRE. Exportation Une fois que vous avez procédé aux saisies nécessaires au bon déroulement de l'exportation, vous pouvez générer les fichiers qui contiendront les données de Ciel Bâtiment. Pour cela, activez le menu SUIVI puis la commande TRANSFERT EN PAYE. Les fichiers WBAT_SALARIES.txt, WBAT_VARIABLES.txt et WBAT_ANALYTIQUES.txt sont automatiquement créés dans un répertoire nommé "Import" situé dans le dossier de votre société de paye. Attention ! Ne modifiez pas ces fichiers. Autres fonctionnalités 79 Dans Ciel Paye Bâtiment Une fois que les données sont importées en paye, les fichiers d'export sont renommés (modification de l'extension .TXT en .BAK). 1. Si le logiciel détecte des données à récupérer lors de l'ouverture de votre société, la fenêtre Import Ciel Bâtiment s'affiche automatiquement. Sinon, allez dans le menu TRAITEMENTS et activez la commande IMPORT CIEL BÂTIMENT. Vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre de l'Accueil. 2. Par défaut, tous les types de données sont sélectionnés. Décochez éventuellement les données que vous ne voulez pas récupérer. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour importer. Le logiciel récupère les données et vérifie que les répartitions analytiques sont bien égales à 100%. Le bouton [Non] permet de ne pas importer les données. Ceci étant, les fichiers texte sont quand même transformés en format .BAK La prochaine importation n'en sera pas pour autant impactée. Le bouton [Plus tard] a pour effet de ne pas importer les données et les fichiers texte ne sont pas modifiés. 80 Index A Analytique 75 Aperçu avant impression 53 bulletin au format PDF 53 état 53 liste ou document 53 Assistant clôture de dossier 65 création d’un bulletin 38 création de dossier 19 entrée d’un salarié 30 sortie d’un salarié 30 Attestation ASSEDIC 60 Attestation de salaire Maladie 60 B Bulletins assistant Top Bulletin 38 calculer à l’envers 43 établir le premier bulletin 37 valider 43 C Caisses 26 Charges à payer par caisse 56 Clôture assistant Top Clôture 65 Congés 21, 33 Convention collective 27 Cotisations 26 D DADS 63 Déclaration Unique d'Embauche 61 DIF (Droit Individuel à la Formation) 33 Documentation 6 Documents administratifs 60 Dossier assistant Top Départ 19 clôturer 65 créer 19 paramètres généraux 20 modèle de paye 21 restaurer 69 sauvegarder 68 E Ecriture comptable 46 Etats attestation ASSEDIC 60 charges à payer par caisse 56 congés payés et RTT 59 DADS 63 fin d’année 63 journal de paye 55 livre de paye 55 provisions pour congés payés 63 réductions cotisations patronales 59 Exemple bulletin de salaire 16 société 12 G Gestion de temps 35 bordereau de saisie 36 bordereau de saisie Excel 36 feuille de temps 36 natures d’écarts 36 planning hebdomadaires 35 planning salariés 36 plannings annuels 35 I IJSS gestion automatique 41 paramétrage 41 Import Ciel Bâtiment 78 Impressions aperçu avant impression 53 imprimante 52 types 52 Imprimante choisir 52 configurer 52 Intuiciel 13 J Journal de paye 55 L Livre de paye 55 Copyright 2013 Ciel Manuel de découverte Ciel Paye, Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment pour Windows - MAN_WP - V20.0/13.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. N Natures d’écarts 36 P Paiement état 45 ordres de virement 45 Paramètres généraux 20 modèle de paye 21 Paye inversée 43 Profils 31 R Réductions cotisations patronales 59 Règle des cumuls 49 conditions d’application 50 principe 49 régularisation automatique 26, 63 Restaurer un dossier 69 Rubriques 24 S Salariés 28 assistant d’entrée 30 assistant de sortie 30 créer une fiche 31 profil 31 Services 30 T Tranches 26 Transfert écriture comptable 46 ordres de virement 45 Treizième mois 63 U Utilisateurs 67 V Validation groupée 48 Variables 23 globales 23 salariés 23 Les nouveautés de Ciel Compta libérale Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire Les nouveautés de Ciel Compta libérale ............................................... 6 Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant ......................................................6 TVA................................................................................................................................6 Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................6 Windows™ 8 ...................................................................................................................7 La migration d’une ancienne version.................................................... 8 Ouvrir un dossier d’une ancienne version ...................................................... 8 Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale .......................................8 Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0.......................................................................8 Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure ...................................................................8 Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 10 Présentation.................................................................................................................. 10 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 10 Contrôles avant récupération ........................................................................................... 10 La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 13 Vérifications après récupération ....................................................................................... 16 Questions - Réponses................................................................................... 18 L’historique des nouveautés............................................................... 20 Les nouveautés de la version 13.10 ............................................................. 20 Réviser une immobilisation.............................................................................................. 20 Révision de la durée d'amortissement ............................................................................... 20 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 24 Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire ....................................................................................................... 26 Les nouveautés de la version 14.00 ............................................................. 29 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 29 Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP) ........................ 29 Validation d’écritures ...................................................................................................... 29 Trésorerie prévisionnelle ................................................................................................. 29 Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet ..................................................... 29 Mise à jour automatique ................................................................................................. 30 Localisation automatique................................................................................................. 30 Les nouveautés de la version 14.20 ............................................................. 31 PDF en couleur .............................................................................................................. 31 Les nouveautés de la version 15.00 ............................................................. 32 Besoin d’aide................................................................................................................. 32 Trouvtoo.......................................................................................................................32 Nouveau format d’import/export ...................................................................................... 32 Relevé bancaire ............................................................................................................. 32 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des listes .................... 33 Gestion des remises en banque........................................................................................ 33 Points de restauration..................................................................................................... 33 Les nouveautés de la version 15.60 ............................................................. 34 La télédéclaration .......................................................................................................... 34 Les nouveautés de la version 16.00 ............................................................. 36 Changements d’interface................................................................................................. 36 Les aperçus................................................................................................................... 37 Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales ................................................... 38 Affichage des écritures ................................................................................................... 38 Saisie de la part professionnelle ....................................................................................... 38 Taux de l’emprunt à trois décimales ................................................................................. 39 Mise sous surveillance de sociétés .................................................................................... 39 Les nouveautés de la version 17.0 ............................................................... 40 Personnalisation des polices ............................................................................................ 40 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 40 Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 40 Amélioration de la trésorerie prévisionnelle........................................................................ 40 Les nouveautés de la version 17.50 ............................................................. 41 DGFiP ........................................................................................................................... 41 Déclaration 2035 ........................................................................................................... 41 Nouveau format d’export ................................................................................................ 41 Les nouveautés de la version 17.60 ............................................................. 42 Télédéclaration : gestion du double envoi .......................................................................... 42 Les nouveautés de la version 18.00 ............................................................. 43 Les barres d’actions ....................................................................................................... 43 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 44 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 44 Les actions flash ............................................................................................................ 44 Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 44 Les nouveautés de la version 18.50 ............................................................. 45 Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance.................................................................. 45 Les nouveautés de la version 19.00 ............................................................. 46 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 46 Insertion automatique .................................................................................................... 46 Correcteur orthographique .............................................................................................. 46 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 47 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 47 Duplication des écritures ................................................................................................. 47 Les nouveautés de la version 20.00 ............................................................. 49 Accueil Ciel ...................................................................................................................49 Mon Compte Ciel............................................................................................................ 49 Amélioration de l’intuiciel ................................................................................................ 49 Enregistrement d’une écriture.......................................................................................... 50 Modification des emprunts............................................................................................... 50 Solde évolutif ................................................................................................................ 51 Calcul de la trésorerie prévisionnelle................................................................................. 51 Indication des valeurs forcées dans les liasses ................................................................... 51 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 51 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 51 Modification de la préférence Codes postaux et villes .......................................................... 52 FlashCode et QRCode ..................................................................................................... 52 Les nouveautés de Ciel Compta libérale 6 Les nouveautés de Ciel Compta libérale Il s’agit des nouveautés de la version 21.00. Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant  Menu DOSSIER- commande NOUVEAU.  Pour accéder à cette fonction, vous devez avoir la version appropriée de Ciel Compta libérale. Contactez le service commercial Ciel pour en savoir plus. Vous pouvez maintenant récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant dans Ciel Compta libérale. 1. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant. Cliquez alors sur le bouton [OK]. Une fenêtre affiche la liste des dossiers Ciel Professionnel indépendant détectés automatiquement. 2. Sélectionnez le dossier à récupérer. 3. Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, sélectionnez la ligne afin de définir l’emplacement du dossier. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe de la réussite de la récupération puis votre dossier s’ouvre. TVA  Menu TRAITEMENTS - commande TVA. L’assistant de TVA a été révisé et enrichi. Cet assistant vous permet de gérer votre déclaration de TVA (éditer l'état préparatoire, enregistrer en comptabilité des écritures de TVA). Et, en régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Vous y accédez par le menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche sur la fenêtre de l’assistant de TVA. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Vérification de la conformité de vos sauvegardes  menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP. Un nouvel assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. Attention ! Seuls les dossiers gérés en Dépenses/Recettes peuvent être récupérés. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Les nouveautés de Ciel Compta libérale 7 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités : • si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Consultation des sauvegardes DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous pouvez, à partir de cette commande, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes DGFiP sont classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez les consulter, les enregistrer ou les envoyer par e-mail.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide par la touche . La clôture d’exercice et la sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE. La première étape de l'assistant vous permet de sauvegarder vos données de l'exercice au format préconisé par la DGFiP. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. Windows™ 8 Si vous travaillez sous le système d’exploitation Windows™ 8, votre logiciel présente quelques spécificités. • L’ergonomie de votre logiciel s’apparente à celle de l’environnement Windows™ 8 (absence de dégradés et de fonds, bords carrés....). • Vous disposez du mode tactile, que vous pouvez activer ou désactiver via le bouton [Accueil]. • En mode personnalisation de l’intuiciel, vous pouvez en plus changer la couleur des tâches du bureau ainsi que les agrandir ou les réduire. La migration d’une ancienne version 8 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta libérale, soit : • votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta libérale. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA LIBÉRALE du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta libérale, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une ancienne version, page 10. La dernières versions de Ciel Compta libérale sont des logiciels totalement nouveaux. En effet, l’installation de la nouvelle version a apporté des modifications sur votre ordinateur : • le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé. Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé, • les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés, • le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienclib32.exe. Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure Dans ce cas, la procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version. Lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 9  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. La migration d’une ancienne version 10 Récupérer un dossier d’une ancienne version Présentation Dans cette partie, il est détaillé la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou égale à 10.0 vers Ciel Compta libérale versions 11.0 et supérieures. Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta libérale 11.0 et supérieures. Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés depuis votre ancien dossier Ciel Compta libérale. Les états paramétrables La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Compta libérale intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Possibilité d'utiliser le franc à compter du 01/01/2002 (hors CEE) Cette option (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Euro) n'est plus disponible dans les nouvelles versions de Ciel Compta libérale. Les écritures en dehors des dates limites de saisie Les nouvelles versions de Ciel Compta libérale autorisent une période de saisie de 48 mois maximum. Lors de la récupération, seules les écritures comprises sur cette période seront récupérées. Pour les écritures antérieures à cette période, le logiciel calculera automatiquement pour chaque compte un solde de toutes les écritures pointées et un solde de toutes les écritures non pointées. Cette opération permet ainsi de retrouver un solde réel identique à celui de la version précédente. Ces deux soldes sont générés dans l'écriture de saisie des Soldes initiaux. Les emprunts Si vous possédez dans votre ancien dossier un ou plusieurs emprunts dont la durée dépasse 999 mois, ces emprunts ne seront pas récupérés. Les immobilisations Si vous possédez dans votre ancien dossier une ou plusieurs immobilisations dont le type d'amortissement est Exceptionnel et que la durée indiquée n'est pas en année entière, ces immobilisations ne seront pas récupérées. Contrôles avant récupération Avant de lancer la récupération, vous devez contrôler des éléments dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une récupération partielle de certains éléments.  L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis standards sont supprimés. La migration d’une ancienne version 11 Contrôle de votre ancienne version Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta libérale, voici 3 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version : Si votre dossier est d’une version inférieure à 5.00 Dans ce cas, un message comme celui présenté ci-dessous vous informera que la récupération de votre ancien dossier n'est pas possible. Vous ne pouvez pas directement récupérer un dossier provenant d’une version inférieure à 5.00. Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 5.00 et 10.01 pour ensuite pouvoir le récupérer dans la dernière version. Nous vous invitons alors à prendre contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier est d’une version supérieure à 5.00 et inférieure ou égale à 8.00 Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affichera. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. Dans ces anciennes versions, aucune notion de monnaie n'est présente. Pour cette raison, le logiciel considérera toujours que les montants récupérés sont en euros. Le message suivant s'affichera.  Si votre ancien dossier est en francs, vous devrez le convertir en euros avant de procéder à sa récupération. La migration d’une ancienne version 12 Si votre dossier est d’une version supérieure à 8.00 Dans ce cas, si votre ancien dossier est toujours en francs, un message vous informera que sa récupération est impossible. Vous devrez réaliser la bascule en euros avant de relancer cette procédure de récupération. Les emprunts Certains emprunts ne peuvent pas être récupérés (durée supérieure à 999 mois). Si vous souhaitez en récupérer certains, vous devez modifier leur durée avant de lancer la procédure de récupération. Les immobilisations Certaines immobilisations ne peuvent pas être récupérées (amortissement Exceptionnel et durée non indiquée en année entière). Si vous souhaitez les récupérer, vous devez modifier la durée avant de lancer la procédure de récupération. Informations complémentaires avant récupération Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. Echéances d'emprunt Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés dans les anciennes versions et ceux des nouvelles. Nouveaux postes L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions générera la création de nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier. Liste des nouveaux postes comptables : • 699800 : Dépenses personnelles (pour les dépenses mixtes) • 799800 : Recettes personnelles (pour les recettes mixtes) • 445510 : TVA à décaisser (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 445670 : Crédit de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 445810 : Acompte de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 110000 : Report à Nouveaux (pour enregistrer l'écriture d'A-Nouveaux) • 120000 : Résultat de l'exercice (bénéfice) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice) • 129000 : Résultat de l'exercice (perte) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice) • 467000 : Autres comptes débiteurs/créditeurs. • RECUP_DEP : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de dépense n'est pas renseigné. • RECUP_REC : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de recette n'est pas renseigné. • RECUP_TRE : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de trésorerie n'est pas renseigné. La migration d’une ancienne version 13 La récupération de votre ancien dossier Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier. Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur votre ordinateur. Démarrer Ciel Compta libérale 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta libérale en double-cliquant sur le raccourci installé sur le bureau de Windows™. La fenêtre ci-dessous s'affiche.  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta libérale. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple livré avec le logiciel. 2. Pour accéder à la liste des anciens dossiers, cliquez sur Récupérer un dossier d’une ancienne version. Sélectionner votre ancien dossier Le logiciel recherche sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta libérale. Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Attention ! Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure de récupération. La migration d’une ancienne version 14 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste... Vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. 3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 5. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. La procédure de récupération est en cours. Mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez un message semblable à celui présenté ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe.  Vous ne disposez que de 3 essais pour saisir votre mot de passe. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Mise à niveau de votre ancien dossier Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. Une fenêtre indique la progression du traitement.  Pour plus de détail sur les différents cas liés aux différentes versions, reportez-vous au paragraphe “Contrôles avant récupération”, page 10. La migration d’une ancienne version 15 La récupération Après avoir validé la dernière fenêtre, la procédure de récupération de vos données est lancée. Une fenêtre indique la progression du traitement. La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le message ci-dessous s'affiche. Le compte rendu de la récupération La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver. Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. La migration d’une ancienne version 16 Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre. • Fermez la fenêtre du compte rendu. Votre dossier récupéré dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale s’ouvre.  Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment pour réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Vérifications après récupération La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Vous pouvez être amené à réaliser sur votre nouveau dossier les vérifications suivantes. Le taux de TVA par défaut Dans les PARAMÈTRES de votre nouveau dossier vous disposez d'une option pour indiquer le taux de TVA que vous souhaitez utiliser par défaut. Renseignez cette information pour bénéficier d'automatismes lors de l'utilisation de cette nouvelle version. Les échéances d'emprunt Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés dans les anciennes versions et ceux des nouvelles. Les nouveaux postes L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions a généré la création de nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier. Les écritures de factures et de règlements Lors de la récupération de votre ancien dossier, les écritures correspondant aux factures et aux règlements ne sont pas récupérées telles quelles. Les écritures sont recréées à partir des factures et des règlements récupérés. Il peut donc y avoir quelques différences dans l'imputation de certains postes, si entre la validation de la pièce ou la saisie du règlement et la récupération dans la nouvelle version, les postes par défaut (par exemple dans la fiche des articles) ont été modifiés. Les modes de paiement Les modes de paiement de type Chèque et Carte bancaire peuvent générer chacun deux modes de paiement dans la nouvelle version : • un mode pour les dépenses, avec l'option Uniquement pour les recettes non cochée, • un mode pour les recettes avec la même option, mais cette fois-ci cochée. La migration d’une ancienne version 17 La balance Si la gestion de votre dossier est effectuée en TTC (PARAMÈTRES COMPTABILITÉ - Résultat de la 2035 en TTC), la comparaison entre la balance éditée par l'ancienne version et celle éditée par la nouvelle n'est pas nécessaire. En effet, vous disposez désormais dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale d'une balance comptable différenciant les postes de TVA des postes de dépenses et de recettes. La migration d’une ancienne version 18 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Compta libérale.  Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL... du menu ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance des versions Ciel Compta libérale Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • vérification de la monnaie du dossier (euros) • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Compta libérale • Sélection de votre ancien dossier • Saisie éventuelle du mot de passe • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier • Récupération et compte rendu du traitement Numéro de version Millésime 7.0 - 7.1 2000 8.0 - 8.01 - 8.02 - 8.10 - 8.11 2001 9.0 - 9.01 2002 10.0 - 10.01 2003 11.0 - 11.1 -11.2 - 11.21 2004 12.0 - 12.1 - 12.5 2005 13.0 - 13.1 - 13.2 2006 14.0 - 14.1 - 14.2 2007 15.0 - 15.5 - 15.6 2008 16.0 - 16.1 - 16.2 - 16.4 2009 17.0 - 17.50 - 17.60 2010 18.00 - 18.50 - 18.60 2011 19.00 2012 20.00 - 20.60 - 20.70 2013 21.00 2014 La migration d’une ancienne version 19 Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Les éléments suivants ne seront pas récupérés : • les états paramétrables, • le journal des transactions, • les mémos, les glossaires. Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Créez un nouveau dossier dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale et lancez une restauration de vos données (Menu DOSSIER commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réindexer]. 3. Lancez une réorganisation de la base dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale. Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence c'est qu'elle intervient sur les changements de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réorg]. 4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données. L’historique des nouveautés 20 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.10. Les nouveautés de la version 13.10 Réviser une immobilisation Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =100,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 L’historique des nouveautés 21 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 22 La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 23 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Révision de la valeur d'achat. Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 24 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» «PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité» . Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art. 1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/02 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure : • un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans • un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans. L’historique des nouveautés 25 • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.  Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. L’historique des nouveautés 26 On obtient la liste des immobilisations suivante. Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 20. Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents. L’historique des nouveautés 27 Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant. L’historique des nouveautés 28 Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée). On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche concernant les éléments suivants : • la date de début d'amortissement, • les valeurs d'achat et les valeurs à amortir, • le mode d'amortissement, • la durée • la partie Valeur bloquée. Certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations. L’historique des nouveautés 29 Les nouveautés de la version 14.00 Nouvel Intuiciel  Menu DIVERS - commande INTUICIEL L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Compta libérale vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice.  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des documents archivés à partir du menu TRAITEMENTS de votre application. Validation d’écritures  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D’ÉCRITURES Cette commande vous permet de valider toutes vos écritures non validées en une seule fois.  Pour des informations détaillées sur la validation d’écritures, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins.  Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous à l’aide intégrée au logiciel. Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet  Menu TRAITEMENTS - commande TRANSFERT INTERNET Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet.  Vous devez avoir un abonnement chez Ciel pour accéder à cette commande. 1. Vous devez choisir le type de transfert : • mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. L’historique des nouveautés 30 • mode avancé : sélection des écritures à envoyer. 2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter]. 3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code client, N° Licence, Nom de la société, etc). 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider et lancer le transfert. Mise à jour automatique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta libérale. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.  Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Localisation automatique  A partir d’une fiche client ou fournisseur - Onglet Fiche Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du fournisseur. • Le premier icône affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. L’historique des nouveautés 31 Les nouveautés de la version 14.20 PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. L’historique des nouveautés 32 Les nouveautés de la version 15.00 Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Trouvtoo  Menu TRAITEMENTS - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Nouveau format d’import/export  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.). L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Relevé bancaire Format d’import relevé bancaire OFX  Menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ - bouton [Créer] Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial eXchange). L’historique des nouveautés 33 Saisie des relevés bancaires  Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : • manuelle, • par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. Gestion des remises en banque  Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE Vous pouvez désormais gérer les remises en banque via le menu TRAITEMENTS. Le bouton [Bordereau] vous permet d’accéder aux paramètres de saisie du bordereau de remise en banque. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Compta libérale vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 34 Les nouveautés de la version 15.60 La télédéclaration La télédéclaration vous permet d’envoyer vos déclarations 2035 directement à votre centre d’impôt et depuis votre logiciel, via internet. Pour cela, vous devez souscrire à Ciel directDéclaration et définir vos paramètres de télédéclaration. Souscription et paramètres  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - TÉLÉDÉCLARATION La fenêtre Paramètres Télédéclaration permet de souscrire à Ciel directDéclaration, de renseigner des informations nécessaires à la télédéclaration, de définir l’émetteur de la déclaration. 1. Pour obtenir toutes les informations détaillées sur la télédéclaration de la 2035 avec Ciel directDéclaration, cliquez sur les boutons matérialisés par un point d'interrogation. 2. Pour souscrire à Ciel directDéclaration Fiscal, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Télédéclaration. Onglet Informations DGFiP Les informations sur votre centre d’impôt seront automatiquement reportées dans la déclaration 2035 générée dans votre logiciel Ciel. Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de la 2035 et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. 3. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration 2035, renseignez le numéro de Recette de votre Centre des impôts, le numéro de Dossier et la clé attribués par votre Centre des impôts. 4. Dans la partie Informations du partenaire EDI DGFiP de la fenêtre, indiquez le numéro de votre partenaire EDI, sa raison sociale, ses coordonnées postales et téléphoniques, son numéro de SIRET. Attention ! La souscription à Ciel directDéclaration Fiscal nécessite en parallèle une adhésion directe à la télé procédure EDI DGFiP. L’historique des nouveautés 35 Onglet Compléments 5. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez qui se charge d'envoyer la télédéclaration : • votre Société courante, c'est-à-dire vous-même ou, • votre Expert comptable ou, • votre Tiers déclarant : dans ce cas, la partie Coordonnées "Tiers déclarant" de la fenêtre devient accessible. Saisissez alors ses coordonnées complètes ainsi que son numéro de SIRET. 6. Si l'activité de l'émetteur est arrêtée, cochez l'option Arrêt d'activité puis sélectionnez dans la liste déroulante la raison de l'arrêt : Cessation, Décès ou Autres. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage. Télédéclarer  Menu ÉTATS - commande LIASSE FISCALE Lorsque vous lancez l’état 2035, votre déclaration s’affiche à l’écran. Toutes les informations que vous avez renseignées dans les paramètres de télédéclaration sont reprises. 1. Vérifiez le contenu de votre déclaration et si nécessaire complétez-la. Pour cela, il vous suffit de cliquer directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent à ce que vous indiquez habituellement sur le préimprimé que fournit l'administration. 2. Lorsque vous avez vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets, cliquez sur le bouton [OK]. Le message suivant s’affiche : 3. Cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. La fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez : • Envoyer la 2035 : votre déclaration sera directement envoyée à la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). • Réaliser un test de télétransmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP. • Envoyer provisoirement la 2035 : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire d'arrêté des comptes. Dans ce cas, indiquez la date provisoire d'arrêté des comptes. 4. Cochez l'option de votre choix et cliquez sur le bouton [OK]. L’historique des nouveautés 36 Les nouveautés de la version 16.00 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire  Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS Dans la fiche d’un client ou fournisseur, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Navigation par onglet Navigation multi-fenêtres Onglets Barre de titres L’historique des nouveautés 37 • : permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser un aperçu en PDF Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf. Afficher un aperçu dans les listes  Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS ou IMMOBILISATIONS L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un client ou d’un fournisseur, directement à partir de la liste des clients et fournisseurs. 1. Sélectionnez l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Attention L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 38 L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS Dans les fiches clients ou fournisseurs, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont maintenant disponibles : • : permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • : permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client ou fournisseur via le site InfoGreffe. Affichage des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES A partir de la liste des écritures, vous pouvez maintenant afficher toutes les lignes comptables ou toutes les lignes de dépenses/recettes des écritures. Pour cela, vous disposez des options suivantes : • Mouvements Dans ce cas la case à cocher Afficher le détail est proposée et permet d’afficher le détail des écritures en bas de la fenêtre, sous la forme dépense/recette ou débit/crédit. • Lignes de dépenses/recettes, • Lignes comptables (Débit-Crédit). Saisie de la part professionnelle  Menu SAISIES - commande DÉPENSE ou RECETTE La part professionnelle peut être renseignée à présent avec un montant (en valeur) et non plus uniquement en pourcentage. L’historique des nouveautés 39 Taux de l’emprunt à trois décimales  Menu LISTES - commande EMPRUNTS Vous pouvez saisir un taux d’emprunt avec trois décimales. Mise sous surveillance de sociétés  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). L’historique des nouveautés 40 Les nouveautés de la version 17.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, postes, codes analytiques, modes de paiement, emprunts, immobilisations, modèles d’écritures, écritures périodiques, écritures. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Règles d’affectation relevé  Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ Les règles d’affectation relevé permettent de faciliter la saisie des opérations de recette, de dépense et de virement dans les relevés bancaires. En effet, certaines informations sont attribuées automatiquement à ces types d’opération. Ces informations sont : • pour les opérations de recette et de dépense : le poste, le taux de TVA, le code analytique, le poste de tiers, le mode de paiement, le pourcentage professionnel (en 2035). • pour les opérations de virement : le poste bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations de recette, dépense et virement du relevé qui répondent à une règle puis affecte les éléments définis dans la règle. Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).  Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Amélioration de la trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE La trésorerie prévisionnelle propose de nouvelles possibilités : création de plusieurs trésoreries, choix de la période, options d’affichage supplémentaires, ajout et suppression de lignes (clic-droit), recopie automatique des montants en valeur ou en pourcentage (clic-droit). L’historique des nouveautés 41 Les nouveautés de la version 17.50 DGFiP Par le décret du 3 avril 2008, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a été créée. Elle résulte de la fusion de la Direction Générale des Impôts et de la Direction Générale de la Comptabilité Publique. Ciel Compta libérale est conforme à la nouvelle dénomination DGFiP, venant remplacer la DGI. Déclaration 2035  Menu ETATS - commande 2035 Ajout des feuillets Tableaux OG et Balance Vous pouvez inclure les feuillets Tableaux OG et Balance à votre déclaration. Ces feuillets sont des annexes qui justifient la 2035 et sont uniquement destinés à l’AG.A. (Association de Gestion Agréée). Deux nouvelles options ont donc été ajoutées afin d’inclure ces feuillets dans la déclaration. Saisie complémentaire La saisie complémentaire permet de saisir davantage de lignes que celles présentées dans la déclaration. Vous pouvez ainsi ajouter autant de lignes que vous le souhaitez. Les informations des feuillets de la 2035 disposant d'une saisie complémentaire sont : • Immobilisations et amortissements • Plus et moins values • Répartition des résultats • Barèmes kilométriques • Personnes morales • Personnes physiques • Filiales et participations Ces informations seront visibles dans la déclaration finale et directement intégrées dans les feuillets correspondants. Si vous voulez utiliser la saisie complémentaire, faites un clic-droit dans la déclaration. Puis, sélectionnez le nom de l’information. Par exemple Barèmes kilométriques (état joint). Nouveau format d’export  Menu TRAITEMENTS - commande EXPORTS Vous disposez d’un nouveau format d’export : Export balance Ciel Bilan. Ce format permet d’exporter votre balance au format de Ciel Bilan. Vous pourrez ainsi l’intégrer dans Ciel Bilan. L’historique des nouveautés 42 Les nouveautés de la version 17.60 Télédéclaration : gestion du double envoi  Menu ETATS - commande 2035 La télédéclaration permet maintenant d’envoyer votre déclaration à la fois à la DGFiP et à votre A.G.A. Par défaut, la déclaration est transmise à la DGFiP. Pour permettre le double envoi, il suffit de sélectionner les feuillets que vous devez transmettre à votre A.G.A. Ces feuillets sont uniquement envoyés à l’A.G.A. L’historique des nouveautés 43 Les nouveautés de la version 18.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 44 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des écritures, liste des postes, liste des emprunts, liste des immobilisations, pointage manuel, remise en banque). Gestion du crédit-bail  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition d’un crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton .  Menu ETATS - commande IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer.  Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 45 Les nouveautés de la version 18.50 Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance  Menu ETATS - commande A.G.A. - lien Balance de concordance Vous accédez également à cet état à partir de l’Intuiciel, dans la partie Mon bureau, en cliquant sur l’icône Préparer mes éditions pour mon A.G.A. Le nouvel état Balance de concordance établit la correspondance entre les données comptables et la déclaration 2035. Cet état présente, dans l'ordre suivant : • les soldes des postes de la déclaration 2035, triés par code liasse puis le résultat comptable après calcul, • les soldes des postes patrimoniaux triés par classe, • le résultat comptable comparé au solde des comptes patrimoniaux. L’historique des nouveautés 46 Les nouveautés de la version 19.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. L’historique des nouveautés 47 Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS, onglet Banque. • postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB. Duplication des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL ou POINTAGE AUTOMATIQUE L’historique des nouveautés 48 Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible à partir de la fenêtre de consultation des écritures, de pointage automatique et de pointage manuel enfin de la liste des écritures. Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton . Nouvelle saisie tableur  Menu SAISIES - commande SAISIE TABLEUR Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette, virement...), à des jours et mois différents.  A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 49 Les nouveautés de la version 20.00 Accueil Ciel  Bouton de la barre d’actions Après l’installation rapide de votre logiciel et à chaque ouverture de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler : • J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation. • Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de votre logiciel. • Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf. • Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre logiciel au format pdf. • J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple. • Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier. • J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés. Mon Compte Ciel  Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du Bureau; ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance.  Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne. Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Amélioration de l’intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’intuiciel est accessible depuis les boutons situés en haut à gauche dans la barre d’actions. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes états et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. L’historique des nouveautés 50 Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et sous forme de lignes. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Enregistrement d’une écriture  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCE - COMPTABILITÉ Lorsque vous enregistrez une écriture, un message avec le numéro de mouvement généré s’affiche si vous cochez cette option dans les préférences comptabilité. 1. Cliquez sur la commande ENREGISTREMENT D’UNE ÉCRITURE du menu DOSSIER - OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option Afficher le numéro de mouvement. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Une fois cette préférence enregistrée, un numéro de mouvement sera donc généré à chaque fois que vous générez une écriture. Modification des emprunts  Menu SAISIES - commande EMPRUNT - Bouton [Créer]  Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer] La gestion des emprunts a été enrichie. En plus de l’emprunt à taux fixe, géré auparavant, vous pouvez maintenant saisir un autre type d’emprunt. Et, des traitements sur les emprunts ont été ajoutés : la saisie de frais de dossier et de remboursements d’emprunt, la modification du tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe. Dans la liste des emprunts Vous disposez de nouveaux boutons : • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. A la création d’un emprunt Une nouvelle fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable. Dans la fiche d’un emprunt Dans l’onglet Amortissement, les deux boutons ci-contre sont disponibles dans la barre d’actions et vous permettent de : • modifier le tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe. • générer les écritures des échéances sans avoir à les saisir et de les passer directement en comptabilité.  Pour plus de détails sur les emprunts, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 51 Solde évolutif  Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION.  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL.  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE. Dans les fenêtres de consultation des postes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde du poste sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Calcul de la trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance de paiement. Les simulations d’emprunt peuvent aussi être prises en compte dans le calcul. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu Contextuel (clic droit). Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt. Indication des valeurs forcées dans les liasses  Menu ETATS - commande LIASSE 2035. Dans l'aperçu de la déclaration 2035, les valeurs calculées modifiées apparaissent en rouge. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. L’historique des nouveautés 52 ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Compta libérale - Guide des mises à jour - MAJ WCLIB 21.00 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Modification de la préférence Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. FlashCode et QRCode  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Les nouveautés de Ciel Comptes personnels Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de Ciel Comptes personnels ........................................ 5 Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................5 La migration d’une ancienne version.................................................... 6 Récupérez un dossier d’une version précédente ............................................ 6 L’historique des nouveautés................................................................. 7 Les nouveautés de la version 5.0 ................................................................... 7 Trésorerie prévisionnelle ...................................................................................................7 Prise en compte de catégories dans le budget ......................................................................7 Les préférences du budget ................................................................................................8 Nouvel Intuiciel ...............................................................................................................8 Liste des contacts ............................................................................................................9 Les nouveautés de la version 6.0 ................................................................. 10 Trouvtoo© .................................................................................................................... 10 Format d’import relevé bancaire OFX ................................................................................ 10 Affichage des alertes ...................................................................................................... 10 Fonctions créer, modifier, supprimer dans le menu Contextuel des listes ............................... 11 Points de restauration..................................................................................................... 11 Les nouveautés de la version 7.0 ................................................................. 12 Nouvelle interface .......................................................................................................... 12 Afficher l’aperçu dans la liste des comptes et des contacts ................................................... 13 Aperçu en PDF par défaut ............................................................................................... 14 Visualiser un aperçu en PDF ............................................................................................ 14 Envoyer un e-mail.......................................................................................................... 14 Les nouveautés de la version 8.0 ................................................................. 15 Personnalisation des polices ............................................................................................ 15 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 15 Les nouveautés de la version 9.0 ................................................................. 16 Les barres d’actions ....................................................................................................... 16 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 17 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 17 Les actions flash ............................................................................................................ 17 Mes frais professionnels .................................................................................................. 17 Les nouveautés de la version 10.0 ............................................................... 18 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 18 Insertion automatique .................................................................................................... 18 Correcteur orthographique .............................................................................................. 18 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 19 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 19 Modifier une opération pointée......................................................................................... 19 Les nouveautés de la version 11.0 ............................................................... 20 Accueil Ciel ...................................................................................................................20 Amélioration de l’Intuiciel ................................................................................................ 20 Modification de la préférence Codes postaux et villes .......................................................... 20 Solde évolutif ................................................................................................................ 21 Les nouveautés de Ciel Comptes personnels 5 Les nouveautés de Ciel Comptes personnels Il s’agit des nouveautés de la version 12.0 Intuiciel Windows™ 8 L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8. De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment. Interface tactile Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile. 1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous indiquer que le mode tactile est actif. 3. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît. La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou annuler les modifications. La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les restaurer ou annuler les modifications. La migration d’une ancienne version 6 La migration d’une ancienne version Récupérez un dossier d’une version précédente La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la nouvelle version. Pour récupérer un dossier que vous avez créé dans une version précédente, il suffit d’ouvrir votre dossier dans votre nouvelle version de Ciel Comptes personnels. Lors de la première ouverture de votre dossier (menu DOSSIER - commande OUVRIR), la fenêtre ci-dessous s'affiche. Cette fenêtre vous informe que votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité avec la nouvelle version. Vous disposez d'une option pour effectuer une copie de votre dossier avant de commencer la mise à jour. Nous vous conseillons d'en réaliser au moins une. 1. Laissez coché l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Choisissez l’emplacement de la sauvegarde de votre dossier puis cliquez sur le bouton [OK]. Votre dossier s’ouvre. Son nom apparaît dans la barre de titre de l’application. L’historique des nouveautés 7 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 5.0. Les nouveautés de la version 5.0 Trésorerie prévisionnelle  Menu ANALYSES - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins. Le logiciel calcule automatiquement vos soldes.  Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous à l’aide intégrée au logiciel (touche ). Prise en compte de catégories dans le budget  Menu LISTES - commande CATÉGORIES - bouton ou . Vous avez maintenant la possibilité d’inclure ou non une catégorie de dépenses, de recettes dans votre budget. L’historique des nouveautés 8 Pour cela, lors de la création ou modification d’une catégorie, il vous suffit de cocher l'option Prendre en compte dans le budget. Ainsi, toutes les catégories de dépenses ou de recettes que vous avez prises en compte s’afficheront dans votre budget (menu ANALYSES - commande SOLDES / BUDGETS.) Et inversement si des catégories ne sont pas comprises dans le budget (option Prendre en compte dans le budget décochée). Les préférences du budget  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTES PERSONNELS Vous pouvez définir des préférences d’utilisation concernant la gestion de votre budget. Deux nouvelles options vous sont proposées : • Calcul de la moyenne par mois jusqu’à la date de travail. Cette option permet de calculer la moyenne des budgets mensuels du début de l’année jusqu’à la Date de travail. Si vous ne cochez pas cette option, le calcul se fera sur les 12 mois de l’année. • Afficher un message d'alerte en cas de dépassement du budget. Cette option permet d’être alerté lors de l’enregistrement d’une opération, en cas de dépassement de la somme inscrite au budget. Nouvel Intuiciel  Menu ANALYSES - commande INTUICIEL L'Intuiciel© s'ouvre automatiquement à l'ouverture de votre dossier. Vous pouvez aussi l'activer par le menu ANALYSES - commande INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface qui résume vos principales activités, et vous permet d'accéder directement aux principales opérations de saisies. Il se présente sous forme de trois onglets : L’historique des nouveautés 9 Mon bureau Vous accédez directement aux principales opérations comptable, via l'onglet Mon Bureau de l'Intuiciel : • Saisir mes recettes • Saisir mes dépenses • Gérer les comptes • Faire un virement Vous pouvez également analyser votre budget, gérer vos titres et emprunts. Pour cela, cliquez sur l'icône de votre choix. Mon tableau de bord Vous pouvez visualiser les rappels du jour, l'évolution des dépenses et des recettes, un tableau récapitulant les soldes réels, les soldes pointés de tous vos comptes. Mes états et statistiques Vous accédez directement à tous vos états. Vous pouvez éditer des états relatifs aux dépenses, recettes ou autres opérations, à vos comptes, ou encore à vos soldes.  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche ). Liste des contacts  Menu LISTES - commande CONTACTS Cette commande vous permet de créer des fiches de vos contacts. Vous pouvez ajouter les coordonnées et autres informations de personnes (votre banquier, votre avocat) ou d'administrations (centre des impôts, caisse de retraite, etc.). Cette liste de contacts peut donc être également utilisée comme un répertoire. La fiche du contact accessible par le bouton [Créer] ou [Modifier] est composée de 3 onglets : Onglet Coordonnées Vous pouvez renseigner les coordonnées postales, téléphoniques de votre contact ainsi que son adresse email ou encore l’adresse de son site internet. Il est également possible d’indiquer la date de naissance et la fonction du contact. Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du contact. • Le premier icône affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. Onglet Photo Vous pouvez ajouter une photo à votre fiche. La photo sera visible depuis la liste des contacts. Vous pouvez coller, importer ou encore récupérer d’un appareil photo, d’un scanneur la photo du contact. Onglet Commentaire Vous pouvez noter des observations concernant le contact dans la zone texte réservée à cet effet. Celle-ci propose des outils pour mettre en forme votre texte.  Pour des informations détaillées sur les contacts, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche ). L’historique des nouveautés 10 Les nouveautés de la version 6.0 Trouvtoo©  Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez ainsi du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Format d’import relevé bancaire OFX  menu PARAMÈTRES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ BANCAIRE - bouton [Créer]. Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial eXchange). Affichage des alertes Les alertes de l’agenda s’affichent sous forme d’un message au niveau de la barre de statut. Vous pouvez aussi l’afficher au niveau de la barre des tâches de Windows™. Pour cela, faites un clic droit dans la barre de statut et sélectionnez la commande CHANGER LES OPTIONS D’AFFICHAGE. Dans l’onglet Alertes, cochez l’option d’affichage des alertes correspondante.  Il est possible de revenir à un affichage dans une fenêtre normale en modifiant les préférences Agenda (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES).  Pour plus de détails sur les préférences de l’agenda, reportez-vous au Manuel technique disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 11 Fonctions créer, modifier, supprimer dans le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Comptes personnels vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les points de restauration, reportez-vous au chapitre Les préférences du Manuel technique disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 12 Les nouveautés de la version 7.0 Nouvelle interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez naviguer en cliquant sur la barre de titre. Barre de titre Navigation par onglet Navigation multi-fenêtres Onglets L’historique des nouveautés 13 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel. L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation, lien Manuel d’utilisation. Localisation et itinéraire  Menu LISTES - commande CONTACTS Dans la fiche d’un contact, onglet Coordonnées, les boutons de localisation sont maintenant présentés sous la forme suivante : • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre contact). Afficher l’aperçu dans la liste des comptes et des contacts  Menu LISTES - commande COMPTES ou CONTACTS L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un compte ou d’un contact, directement dans la liste. 1. L'option Afficher l'aperçu est cochée par défaut. Choisissez dans la liste le compte ou le contact pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.  Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. 2. Pour ne plus afficher l'aperçu, décochez l’option Afficher l’aperçu. L’historique des nouveautés 14 Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser un aperçu en PDF Vous pouvez désormais visualiser un aperçu au format PDF. 1. Sélectionnez un élément dans la liste. 2. Cliquez sur l’icône situé à droite de la fenêtre. 3. Si plusieurs états sont disponibles, choisissez le modèle de sortie. La fenêtre de l’aperçu s’affiche. 4. Cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf. Envoyer un e-mail  Menu LISTES - commandes COMPTES ou CONTACTS Vous pouvez envoyer un e-mail à partir des listes où vous avez accès à une adresse e-mail, c’est-à-dire qu’une zone E-mail est saisissable dans les fiches de ces listes. 1. Dans la liste des comptes ou contacts, faites un clic-droit. 2. Sélectionnez l’option Envoyer un e-mail. Une fenêtre s’affiche. 3. Rédigez votre e-mail et cliquez sur le bouton [OK] pour l’envoyer. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 15 Les nouveautés de la version 8.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 16 Les nouveautés de la version 9.0 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel. L’image ci-dessus présente l’accueil de Ciel Comptes personnels Premium.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 17 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des comptes, gérer mes comptes, liste des catégories, liste des emprunts...). Mes frais professionnels Disponible uniquement dans Ciel Comptes personnels Premium Le nouveau menu MES FRAIS PROFESSIONNELS vous permet de saisir des notes de frais, ainsi que des dépenses et des recettes relatives à ces notes de frais. Vous avez ainsi la possibilité de gérer vos frais professionnels et de générer un état récapitulatif de vos notes de frais en activant la commande MES FRAIS PROFESSIONNELS - DÉTAIL DES FRAIS PROFESSIONNELS... Note de frais  Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOTE DE FRAIS Vous pouvez depuis la liste des notes de frais accessible depuis le menu MES FRAIS PROFESSIONNELS créer vos notes de frais. Vous pourrez ensuite les consulter, les affilier à des dépenses et recettes professionnelles. Dépense et recette professionnelle  Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOUVELLE DÉPENSE PROFESSIONNELLE  Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOUVELLE RECETTE PROFESSIONNELLE A la manière des saisies de dépense et de recette habituelle, vous pouvez saisir vos dépenses et recettes professionnelles grâce à ces deux nouvelles fonctions, et les associer à une note de frais. Les frais kilométriques  Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOUVEAU FRAIS KILOMÉTRIQUE Vous avez la possibilité d’ajouter des frais kilométriques à une note de frais. Détailler vos frais professionnels  Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande DÉTAIL DES FRAIS PROFESSIONNELS Grâce à cet état, vous pouvez éditer un récapitulatif de l’ensemble de vos frais professionnels.  Pour plus de détails sur les frais professionnels, reportez-vous au Manuel de référence électronique, chapitre MES FRAIS PROFESSIONNELS disponible depuis le menu Aide. L’historique des nouveautés 18 Les nouveautés de la version 10.0 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots.  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections. L’historique des nouveautés 19  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des comptes bancaires, commande LISTES, menu COMPTES. Modifier une opération pointée  Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES Les opérations pointées ne peuvent pas être modifiées. Si vous voulez modifier une opération que vous avez déjà pointée, le logiciel ouvre maintenant une fenêtre indiquant le dépointage automatique de l’opération. Vous avez alors le choix entre effectuer vos modifications (et dépointer votre opération) ou afficher votre opération en lecture seule en cliquant sur le bouton [Visualiser]. L’opération ne sera alors pas dépointée. L’historique des nouveautés 20 Les nouveautés de la version 11.0 Accueil Ciel  Bouton de la barre d’actions Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler : • J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation. • Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format PDF. • Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre logiciel au format PDF. • J’ouvre le dossier exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple. • Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier. • J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés. Amélioration de l’Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est accessible depuis les boutons situés en haut à gauche dans la barre d’actions. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes états et statistiques. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et sous forme de lignes.La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Modification de la préférence Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. L’historique des nouveautés 21 Solde évolutif  Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES Dans les fenêtres de gestion des comptes, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde du compte sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Comptes personnels - Guide des mises à jour - MAJ WCP 12.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion commerciale Évolution Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne commerciale : de la mise en place d'un dossier (avec les clients, les articles, les fournisseurs) à la saisie puis aux traitements des pièces commerciales. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence ainsi que de l’aide contextuelle. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..............................................................................................6 Documentation........................................................................................................................ 7 Si vous débutez ....................................................................................................................... 8 Entraînez-vous...................................................................................................................... 12 Création et mise en place d’un dossier......................................................20 Créez votre dossier ............................................................................................................... 21 Les paramètres du dossier..................................................................................................... 24 Créez les données de base .................................................................................................... 26 Saisie et traitements des pièces commerciales ..........................................41 Saisissez les pièces clients..................................................................................................... 42 Saisissez les pièces fournisseurs............................................................................................ 58 Gestion de production ........................................................................................................... 59 Commandes des articles en rupture....................................................................................... 60 Les états ...................................................................................................61 Principes généraux ................................................................................................................ 62 Les états articles.................................................................................................................... 64 Les états clients fournisseurs................................................................................................. 67 Les états analyses.................................................................................................................. 73 Traitements de fin d’année .......................................................................76 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 77 Le journal comptable............................................................................................................. 78 La régulation des stocks........................................................................................................ 79 Purge des pièces commerciales ............................................................................................. 80 Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 81 Gestion des dossiers.................................................................................82 La sauvegarde ....................................................................................................................... 83 La restauration ...................................................................................................................... 84 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste............................................................... 86 Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution........................87 La gestion des stocks multi-dépôts ....................................................................................... 88 La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux............................................................. 90 La relation client.................................................................................................................... 91 Gestion avancée des relances clients ..................................................................................... 92 Liste des ordres de production .............................................................................................. 93 Les factures d’abonnement.................................................................................................... 94 Les factures multi-échéances ................................................................................................ 95 Les infos «perso»................................................................................................................... 96 La gestion des sociétés.......................................................................................................... 96 Administration avancée des utilisateurs................................................................................. 96 Index ........................................................................................................97 Prise en main Prise en main 7 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels au format PDF accessibles depuis le menu AIDE : • le Manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel et en fin de manuel les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution. • le Manuel de référence qui décrit menu par menu la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient la Présentation générale (qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel), le Générateur d’états (qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions), et le Générateur de Tableaux de bord (qui décrit la personnalisation des fenêtre de type tableau de bord). • le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version.  L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre ordinateur. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton . Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. Prise en main 8 Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Gestion commerciale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en : • créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales. • saisissant ensuite vos devis clients. • transformant directement un devis en facture. • utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel Gestion commerciale. • personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins.  Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous. • Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille. • Les clients. • Les fournisseurs. • Les représentants. • Les familles d'articles. • Les articles. Voir Créez les données de base, page 26. Saisissez un nouvel article La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles. Pour saisir un nouvel article : • activez la commande ARTICLES du menu LISTES (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton . • ou cliquez sur le groupe Mes articles de la barre de navigation, puis cliquez sur créer un article. Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis, factures, règlements). Prise en main 9 La fenêtre Article s’affiche.  Pour plus de détails sur la saisie d’un article, reportez-vous au paragraphe “Les articles”, page 30. Créez un devis pour un client Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu VENTES. La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK]. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est obligatoire. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK]. Prise en main 10 Transformez des devis en factures Pour éviter de saisir des factures, Ciel Gestion commerciale vous permet de gagner du temps en transfé- rant directement vos devis en factures. 1. Sélectionnez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, le ou les devis à transformer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer]. 3. Puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE ou TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE. 4. Confirmez le traitement. 5. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51. Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents Ciel Gestion commerciale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.). Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents. Personnalisez vos documents Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à partir du générateur de documents.  Reportez-vous à la partie Générateur d'états du Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Prise en main 11 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble du suivi logique d’une chaîne commerciale. A vous ensuite de l’adapter selon votre propre gestion commerciale. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin d’effectuer des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre société Établissez votre premier devis client Transformez votre devis en facture Enregistrez les règlements clients Transférez les pièces commerciales Communiquez avec vos tiers Gérez vos stocks Analysez vos ventes Enregistrez les éléments de base en comptabilité de votre dossier Prise en main 12 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation, en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.  Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche ). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton [J’ouvre la société exemple].  Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre d’ouverture d’un dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande VOIR LES DOSSIERS EXEMPLES. Prise en main 13 La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions : Attention ! Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Barre de titre Barre de menus Barre d’état Barre d’actions Intuiciel Zone de recherche Prise en main 14 Mon Bureau Mon Bureau accessible par l’icône , est actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 16. L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec sept boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Mon tableau de bord Mon tableau de bord, est accessible par l’icône . Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez afficher ces données : • pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut), • pour l’année en cliquant sur le bouton . De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à relancer ainsi que les devis en cours. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Prise en main 15 Mes états et statistiques Mes états et statistiques, est accessible par l’icône . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.  Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats du manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d’états. 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d’états. 1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états. Prise en main 16 Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d'icônes s’affiche. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous voulez exécuter. Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Attention ! Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Prise en main 17 Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu’au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée. Renommer une tâche ou un groupe de tâches  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. 4. Appuyez sur la touche de votre clavier. Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Restaurer le bureau par défaut / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : Attention ! Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Prise en main 18 • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Effectuez des recherches avec Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche.  Si vous lancez la recherche sur deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Gestion commerciale, • le mode standard, pour une gestion et un suivi de vos données plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.  Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Besoin d’aide Si vous voulez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône . Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Prise en main 19 Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 21 Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, cochez l’option de votre choix. 2. Renseignez le Nom de votre société. 3. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant Top Départ s'affiche. 4. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Factures, Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant. • Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>] ou bien, • Cochez l'une des options : Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou bien Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Récupération d’un dossier, page 23. Création d’un nouveau dossier Monnaie du dossier 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : • cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, • cliquez sur le bouton [OK]. Longueurs des comptes 2. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 3. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour reprendre les informations saisies lors de votre référencement.  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Création et mise en place d’un dossier 22 Paramétrage des décimales 4. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez paramétrer pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise), les poids, les coefficients etc... à l'aide de ce même bouton. Vous pouvez également définir le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciale (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES (Mode avancé) - GESTION COMMERCIALE).  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Choix du mode de création 5. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier, page 22. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Création détaillée d’un dossier, page 23. Création rapide d’un dossier  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création et mise en place d’un dossier 23 Création détaillée d’un dossier  La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Récupération d’un dossier La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant. 1. Sélectionnez le dossier à récupérer et cliquez sur le bouton [OK]. 2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer : • Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier. • Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération. Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion commerciale. 6. Cliquez sur le bouton [Continuer].  Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler. Création et mise en place d’un dossier 24 Les paramètres du dossier  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES. Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Comptabilité, Facturation, Numérotation, Banque principale, Calculs sur quantité) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création (création détaillée d’un dossier). Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ. On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expert- comptable, du logo de votre société. Paramètres comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Dans l’onglet Paramètres, définissez : • exercice N : les dates de début et de fin de l'exercice courant de votre société, • les dates de début et de fin de période de saisie, • la date de début de période objectif. La date de fin se calcule automatiquement,  La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. • la TVA sur les ventes, la TVA sur les achats. Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Sélectionnez alors l'option Encaissements. • les principaux comptes et journaux par défaut, • les réglages comptables (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Pour cela, cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta] Dans l’onglet Comptes, paramétrez : • les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé, acompte reçu), • les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.), Paramètres facturation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION. La fenêtre Paramètres de facturation contient des informations variées. Vous devez définir : • la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi- échéances, etc. • les valeurs par défaut à utiliser lors la saisie des pièces commerciales, • l’affichage de messages d'alerte lors de la saisie des pièces commerciales, • les mentions relatives à la loi NRE, etc.  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Facturation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Création et mise en place d’un dossier 25 Paramètres Numérotation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION. La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Numérotation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Paramètres Banque principale  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE. Cette fenêtre regroupe les données bancaires de votre société. Elle vous permet de créer les différents établissements bancaires utilisés par la société.  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Banque principale du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Paramètres Calculs sur quantité  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - CALCUL SUR QUANTITÉ. Les calculs sur quantité sont des règles que vous créez afin de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente).  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Calculs sur quantité du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Création et mise en place d’un dossier 26 Créez les données de base Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier : • Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions, • Les représentants, • Les fournisseurs, • Les articles, • Les familles d’articles, • Les clients, • Les affaires. La TVA  Menu LISTES - commande TVA. Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc. Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA. 1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).  Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser.  La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. 7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK]. Création et mise en place d’un dossier 27 La TPF  Menu LISTES - commande TPF. La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF. Les modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT. Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création. Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Les remises et promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS. La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client. Il est possible de définir deux types de tarifs : • des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles, • des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles. La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.  Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. En version Evolution, il est possible de créer des remises/promotions par tranches. La remise par tranches peut être appliquée de deux façons : • sur la totalité d’une tranche : la remise est calculée sur une seule tranche, celle qui correspond au montant ou à la quantité de l'article. • par tranches successives : la remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise.  Pour obtenir plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Remises/promotions accessible depuis le menu AIDE. Les représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les représentants. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Création et mise en place d’un dossier 28 Les fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS. La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du fournisseur. Identification du fournisseur  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 2. Saisissez le Nom du fournisseur. 3. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaires par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé. 2. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le Mode de règlement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. Création et mise en place d’un dossier 29 3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation du fournisseur. 1. L'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses (principale et autres adresses) du fournisseur. Sélectionnez l'option Facturation puis saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur. 2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet.  Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche . Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur). Onglet Complément Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe). • Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Évolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code analytique. Divers 4. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 5. Sélectionnez à l’aide du bouton le dépôt du fournisseur. 6. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. 7. Si vous souhaitez que les pièces commerciales soient calculées en TTC, cochez l’option Facturer en TTC. Création et mise en place d’un dossier 30 Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement. 8. Précisez alors si vous êtes soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. 9. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. Onglet Banque Identification 1. Renseignez le code IBAN et le code BIC ainsi que le R.I.B. : Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte ainsi que la Clé RIB.  Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Coordonnées 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Les familles d’articles  Menu LISTES - commande FAMILLES ARTICLES. Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode de création des familles d’articles. Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES. Le terme Article fait référence à des produits de négoce, des produits fabriqués, des prestations de service ou bien des produits annexes (port, etc.). Création et mise en place d’un dossier 31 Identification de l’article La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. 3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Quantités en stock Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle, • ou une régulation de stock. Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée. Vous n'avez pas accès aux zones Cde client et Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes achats et / ou ventes non soldées. Création et mise en place d’un dossier 32 Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. • Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). • Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supé- rieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est active. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).  Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. 3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). PAMP Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu LISTES - MOUVEMENTS DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Attention ! Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs. Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée. Création et mise en place d’un dossier 33 Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients.  Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie. Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cliquez sur le bouton . Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs. Pour modifier, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation. Création et mise en place d’un dossier 34 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.  Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. 1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). 2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller, importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion commerciale pour Windows gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER. Voir Paramètres facturation, page 24. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques, affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante. 4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série.  Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionné une catégorie dans la liste prédéfinie. 6. Sélectionnez dans la liste déroulante l'unité de l'article. Celle-ci sera reprise dans les pièces commerciales. 7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article, • les codes de TVA et TPF. 8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Création et mise en place d’un dossier 35 Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale. 9. Si l’article est susceptible d’être publié sur Internet, cochez l’option Publiable sur le web. 10. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). La date de création de l'article s'affiche. 11. Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article. Conditionnement 12. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.  Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplémentaires sur l'article. Onglet Nomenclature  Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.  Pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures, consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Articles ou Voir La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, page 90. Onglet Fournisseur Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. Onglet Comptabilité 1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. 2. Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. Les clients  Menu LISTES - commande CLIENTS. Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client. Création et mise en place d’un dossier 36 Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône le code du Représentant. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. 5. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaisse dans l'édition des relevés de comptes. Informations financières 1. Dans la zone Encours autorisé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.  Le crédit Disponible correspond à la différence entre l’encours maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour automatiquement par le programme. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur). 4. En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Onglet Adresses Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation et de Livraison du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). 1. Sélectionnez l’option de votre choix pour renseigner l’adresse de votre client. 2. Saisissez l'adresse postale de facturation ou de livraison du client. 3. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 4. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable, Fax, Télex), l’adresse e-mail, son site Internet. 5. Cochez l’option NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée) si l’adresse de facturation que vous avez n’est plus correcte. Création et mise en place d’un dossier 37  Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche . Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Nature 1. Dans la zone Mode TVA, sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier articles. L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation intracommunautaire de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique.  Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. Divers 5. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel et la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas le relancer. 6. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. Il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. Tarifs 7. Si vous n'utilisez pas la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. 8. Cochez la case Facturer en TTC pour facturer votre client en TTC. Affaire 9. Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Création et mise en place d’un dossier 38 Onglet Relations clients Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Cette fonction vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à partir de l’onglet Relations clients de la fiche client. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit des coordonnées des interlocuteurs chez ce client. Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA]. Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque. Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Voir Gestion avancée des relances clients, page 92. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Les prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS. Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. Les informations concernant l’Identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Création et mise en place d’un dossier 39 La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des prospects. Les affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Créez une affaire 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code, le Libellé et la Famille de l’affaire.  Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création. Onglet Synthèse L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité. Onglet Objectifs 2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à les dates à prendre en compte. 3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois. 4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée. Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour cette affaire. Onglet Statistiques L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette affaire. 5. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte. Onglet Pièces L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. 6. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. Onglet Stocks L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. Onglet Observations 7. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse. Création et mise en place d’un dossier 40 Lancez les états des affaires Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire. 1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer. 2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre. 3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. Saisie et traitements des pièces commerciales Saisie et traitements des pièces commerciales 42 Saisissez les pièces clients Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à saisir vos premières pièces commerciales. Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients (menu VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu ACHATS).  Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un client ou un fournisseur. Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.  Reportez-vous à la partie Le Générateur d'états du Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.  Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Les différents modes de saisie Ciel Gestion commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons : • la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée, • la saisie standard, • à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu VENTES commande TOP FACTURE). La saisie document Uniquement pour les pièces commerciales de vente Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pièces de vente Pièces d’achat Devis Commandes Commandes Bons de réception (BR) Bons de livraison (BL) Factures Factures, Avoirs Avoirs Attention ! Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres. Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales. Saisie et traitements des pièces commerciales 43 Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients. Exemple : Extrait d’un devis Fonctions disponibles dans le menu Contextuel Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Modifier les colonnes, Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre, ajouter un sous-total, choisir les colonnes sous-total, sélectionner l’option de Facturation en TTC, insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une autre adresse, etc. Fonctions disponibles dans la barre d’actions Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les types de pièces, vous pouvez : • créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours, • efface la pièce commerciale en cours, • lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours, • envoyer la pièce par e-mail, • naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément, • modifier le représentant, • modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce. • consulter le client.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. Saisie et traitements des pièces commerciales 44 L’assistant Top Facture  Menu VENTES - commande TOP FACTURE. Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK]. Créez une pièce commerciale  Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. 1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, bon de livraison, facture, avoir) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce commerciale client, page 45. Transférez une ou plusieurs pièces commerciales 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.  Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée. 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [OK].  Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51. Saisie et traitements des pièces commerciales 45 Liste des pièces clients  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS. Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies. Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce.  Reportez-vous au chapitre Pièces clients du Menu Ventes du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE Créez une pièce commerciale client  Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton .  Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie document, page 42. • Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale. Saisie et traitements des pièces commerciales 46  Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale 1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. 2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. L'entête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de règlement. Informations pièce  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. 1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).  La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Informations client ou fournisseur 2. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Le nom de la société est rappelé. 3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail. 4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 7. Saisissez éventuellement une Remarque. Paiement Le mode de paiement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement. 8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste . La zone Date d’échéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. Attention ! Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n'est pas renseignée. Saisie et traitements des pièces commerciales 47 L'onglet Lignes 1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article. Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Vous pouvez le modifier. 2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.  Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande METTRE À JOUR L’ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par colis, l’unité. Saisie et traitements des pièces commerciales 48 Les lignes de sous-total Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à totaliser. Sélectionner les colonnes à totaliser 1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale de vente. Insérer une ligne de sous-total Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce commerciale. 1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère. 2. Cliquez sur les flèches situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de sous-total après toutes les lignes qu'elle doit calculer. 3. Vous pouvez personnaliser la cellule Sous-total. Pour cela, cliquez dedans, vous pouvez alors ajouter une description en-dessous de l'intitulé, modifier la présentation du texte (police, gras...). 4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total.  Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. 5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur. Saisie et traitements des pièces commerciales 49 L'onglet Infos tiers Société et Adresse Le nom de la société du client s'affiche automatiquement. Et, l'adresse principale saisie dans la fiche client est indiquée. Vous pouvez la modifier. 1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Société. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via Internet. Forme juridique 2. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). Contact 3. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. Tarif Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. 4. Dans le cas contraire, affectez-lui un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante. Crédit disponible Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre. L’onglet Échéances Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Cet onglet vous permet de générer des échéances afin de créer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. Si vous gérer les pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux fois, trois fois etc.), cochez l’option Multi-échéances pour la pièce commerciale correspondante. L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Modifiez une pièce commerciale client 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimez une pièce commerciale client 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Saisie et traitements des pièces commerciales 50 Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. 1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton . La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Validez une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Saisie et traitements des pièces commerciales 51 Transférez une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale...). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 44.  Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Transférez une pièce commerciale de vente Transférez une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture Facture Avoir Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture Avoir Saisie et traitements des pièces commerciales 52 Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.  Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Les options supplémentaires Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • Dupliquer une pièce. • Considérer non-comptabilisée. • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...). Dupliquez une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Considérez non-comptabilisée Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce commerciale déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. Pièce d’origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Avoir Valider, imprimer l'avoir Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Saisie et traitements des pièces commerciales 53 Les options d’affichage de la liste  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé- dent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Envoyez une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN E-MAIL. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir Saisie et traitements des pièces commerciales 54 l’adresse directement dans l'e-mail. Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences. 4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 5. Saisissez le texte de votre mail. 6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton . 7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Les factures d’acompte  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE. Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.  Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Les règlements  Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS. Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc. Saisissez un règlement  Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Saisie et traitements des pièces commerciales 55 Informations règlements  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients ou Fournisseurs. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).  La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'échéance du règlement. L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). 3. Sélectionnez le Client à l'aide de l’icône . Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. 5. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions.  La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères. Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT. Saisie et traitements des pièces commerciales 56 Montant 1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.  Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. 2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €. Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. • Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). • Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement. Saisie et traitements des pièces commerciales 57 Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement. Échéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. 1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. 2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs. 1. Dans la liste des règlements (menu VENTES ou ACHATS - commande RÈGLEMENTS), cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. 3. Double-cliquez sur la facture à régler et sur les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifiez un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimez un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. 1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous informe que la suppression a été effectuée. Règlement impayé  Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ. Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.  Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement. Saisie et traitements des pièces commerciales 58 Saisissez les pièces fournisseurs Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale.  Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.  Reportez-vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée (touche F1) pour obtenir tous les détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu ACHATS et les traitements associés. Saisie et traitements des pièces commerciales 59 Gestion de production  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION. La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de vos articles. Vous pouvez créer des ordres de fabrication : • assemblage, • désassemblage, • annulation d'assemblage. L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.  A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant.  Pour plus de détails concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. Saisie et traitements des pièces commerciales 60 Commandes des articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE. Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin de réapprovisionner les articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. Etape : Sélection des articles 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. Etape : Critères de stock 2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock minimum seront pris en compte. Etape : Quantité à commander 4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses e-mail doivent être renseignées dans les fiches fournisseurs. 6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.  Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande COMMANDES). Attention ! Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. Les états Les états 62 Principes généraux Les différents types d’états Les états peuvent être regroupés de la façon suivante : Les états articles Ciel Gestion commerciale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs : portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, etc. Les états analyses Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Gestion commerciale pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion commerciale celle que vous voulez utiliser. Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Les états 63 Configurez votre imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. La liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. Aperçu de l’état sélectionné Commentaire sur l’état. Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, décochez cette case. Liste des états. Types de sorties. Les états 64 Les états articles Inventaire des articles  Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES. Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré).  Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille d'articles. 3. Choisissez la présentation souhaitée de la liste : triée par article ou par famille d'articles puis par article. 4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale Evolution. 5. Si vous cochez la case Affichage colonne : Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK]. Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir La régulation des stocks, page 79. L’option Détail par dépôt n’est disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états 65 Catalogue des articles  Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES. Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux vendeurs. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou représentants. 3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une famille ou ceux d’un fournisseur. 4. Choisissez la présentation du catalogue: par article, par famille d'articles ou par fournisseur. 5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils correspondent à ceux saisis dans la fiche Article. 6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de sélection. 7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire figurer sur le catalogue en cochant la case Impression des photos. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état de l’état. Nomenclature des articles  Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES. Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants. L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles. 1. Selon votre choix, sélectionnez l'option Tous ou De la famille articles. Dans ce dernier cas, cliquez sur le bouton pour choisir une famille d'articles. 2. Déterminez si cette édition va être triée par article ou par famille d'articles en sélectionnant l'option correspondante. 3. Choisissez la présentation de la nomenclature : • Par article composé, dans ce cas vous pouvez cocher la case Voir les sous-niveaux pour obtenir la composition. • Par article composant. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'état. Capacité de fabrication  Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION. Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles composés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : Les états 66 • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche 2. L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés. Sélectionnez l’option de votre choix. 3. Déterminez si cette édition va être triée par article ou bien par famille d'articles puis par article. 4. Pour obtenir le détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale Evolution. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie e-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. L’option Détail par dépôt n’est disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états 67 Les états clients fournisseurs Portefeuille des commandes  Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES. Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent être soldés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées. 3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur. 4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier ou pour une famille. Cochez l’option de votre choix. 5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (tous, un article en particulier, une famille). 6. Pour définir la période prendre en compte, sélectionnez l’une des options proposées : • Toutes les commandes : vous obtenez le portefeuille des commandes sur l'année en cours. Le logiciel prend en compte des dates de l'exercice annuel. • Les commandes du ... au : indiquez alors les dates du début et de fin de la période de votre choix. Dans ce cas, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte : • la date de la commande : correspond à la date de création, saisie dans la zone Date de la fiche de la commande. • la date de livraison précisée dans l'en-tête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison de la commande. 7. la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes de détails dans la colonne Date livraison. 8. Pour Inclure la remise en pied de commande et/ou pour Inclure l'escompte en pied de commande, cochez l'option correspondante. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Les états 68 Commandes non livrées  Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES. Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de visualiser les reliquats de commandes. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande). 4. Vous pouvez opter pour un tri de l'édition Par client ou Par article (pour les commandes fournisseurs l’édition peut être détaillée Par fournisseur ou Par article). Cochez pour cela une des deux options proposées. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Relevé de comptes  Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES. Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les fournisseurs assujettis au relevé de factures. Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être également envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures à payer. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Les états 69 La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Selon l'état choisi (Relevé de comptes client ou Relevé de comptes fournisseur), sélectionnez les clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous, un en particulier, une famille. 3. Indiquez si vous voulez éditer votre relevé de comptes en fonction de : • la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 4. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates de création ou aux dates d’échéances de la facture). 5. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'en tête des fiches clients et fournisseurs. Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement sur le relevé. Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients ou des autres fournisseurs figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients ou Inclure les autres fournisseurs de la zone Options. 6. Si vous voulez seulement éditer les factures clients à remettre en banque, cochez l'option Afficher uniquement les factures à encaisser. De même, pour seulement éditer les factures que vous n'avez pas payées à vos fournisseurs, cochez l'option Afficher uniquement les factures à régler. 7. Afin de présenter l'état avec un client ou un fournisseur par page, cochez l'option Effectuer un saut de page. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Echéancier  Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER. • L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date d'échéance. • Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année complète, les échéances des factures. Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle. Seules les factures validées apparaîtront dans l'état. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Les états 70 La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Selon l’état choisi (Echéancier factures clients ou Echéancier factures fournisseurs), sélectionnez les clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous , un en particulier ou une famille. 3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures non encaissées échues le. Dans ce dernier cas, saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de référence des pièces à inclure dans l'état. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Evolution des ventes  Menu ETATS - commande ÉVOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS. Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consé- cutifs, selon : • le chiffre d'affaires, • la quantité vendue, • la marge sur le PAMP, • ou la marge sur le prix d'achat. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article ou un client particulier, tous les articles ou clients, une famille d’articles ou de clients. 3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaine, par mois ou par trimestre. 4. Dans la zone Date de début, saisissez la date à partir de laquelle vous voulez éditer l'évolution des ventes. 5. Indiquez les valeurs à prendre en compte : Chiffre d'affaires, Quantité vendue, Marge réalisée sur PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou Marge réalisée sur PA (Prix d’achat). Les états 71 6. Pour obtenir le pourcentage d'évolution en plus du montant, cochez l'option Affichage des pourcentages. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Lettre de pénalités de retard  Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD. Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard. Les pénalités de retard sont calculées selon le : • taux légal d'indemnité de paiement et, • montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans l'onglet Etats des PARAMÈTRES FACTURATION. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Encours Clients  Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS. La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Voir Informations financières, page 36. Relance client  Menu ETATS - commande RELANCE CLIENT. La relance client est également disponible dans la liste des clients (menu LISTES - commande CLIENTS) en cliquant sur le bouton [Relance]. Attention ! Cet état est uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale (Millésime). En revanche, dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un traitement plus complet. Reportez-vous au paragraphe “Gestion avancée des relances clients”, page 92. Les états 72 Relance avec infos de pénalité de retard Cet état permet d'éditer une relance avec la liste des factures dues et échues et le rappel des conditions des pénalités de retard. Relance client Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Vous pouvez personnaliser la lettre de relance en attribuant un niveau de relance. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés dont le solde dû est supérieur à zéro et dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date de travail. Relance client expert La Relance client Expert nécessite un paramétrage plus avancé. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Cochez le ou les client(s) ou la famille client à prendre en compte. 3. Indiquez dans la zone Sélection des factures : • la date d'échéance des factures non réglées • le nombre de jours de dépassement • le mode de règlement. 4. Sélectionnez le montant en fonction du crédit disponible ou du solde dû. 5. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.  Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés, non soldés et échus à une date donnée suivant un montant. Mailing  Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton [Mailing]. Cette commande permet de paramétrer votre fichier de mailing (offre promotionnelle, annonce de soldes, annonce de fermeture pour congés annuels, etc.). 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Vous devez préciser pour certains états la période. Indiquez pour cela l’intervalle de dates à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Les états 73 Les états analyses Etats récapitulatifs TVA et TPF  Menu ETATS - commande ETATS RÉCAPITULATIFS. Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez également le total des ventes HT et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports. 1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu]. 3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier ou pour une famille. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. 4. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être obtenu en fonction de : • la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 5. Sélectionnez le mois à prendre en compte. 6. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF. Pour cela, cochez la case Afficher le récapitulatif par code de TVA ou Afficher le récapitulatif par code de TPF. 7. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez inclure les factures et avoirs non validés en cochant l'option correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Analyseur commercial ventes  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES. Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. Renseignez les informations nécessaires. Analyseur commercial Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en compte. 2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (bons de commande, bons de livraison, avoirs, factures et avoirs non validés...). 3. Vous pouvez trier les informations par pièce, par client, par article, etc. De même, vous pouvez déterminer un tri secondaire (par pièce, par famille clients, etc).Sélectionnez les options de tri que vous voulez appliquer. 4. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Les états 74 5. Cliquez sur l’onglet + de critères si vous souhaitez affiner le suivi commercial puis sélectionnez les articles, les clients et les représentants à prendre en compte. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Graphiques des ventes 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en compte. 2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc.). 3. Vous pouvez trier les informations par pièces par client, par article, etc. Sélectionnez l’option de votre choix. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Ventes par département Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique. Ventes par mois Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique. Statistiques  Menu DIVERS - commande STATISTIQUES. Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Statistiques] des listes clients, articles, fournisseurs. Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées. Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Selon l’état choisi, sélectionnez les articles, clients, fournisseurs, affaires ou représentants à prendre en compte. 3. Spécifiez le type de présentation de l'édition dans la zone Tri. 4. Sélectionnez ensuite les dates de la période à prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires : • elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures et avoirs réglés ; • le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou de la marge réalisée sur le PA (Prix d’achat). Les états 75 Objectifs  Menu DIVERS - commande OBJECTIFS. Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez : • à partir du bouton des fiches Clients, Fournisseurs et Articles, • à partir du bouton des fiches Familles d'articles, • à partir des boutons de la liste des affaires. Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte. 3. Choisissez la présentation de l'état dans la zone Tri. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Répartition par famille  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES. Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournisseurs par famille. Traitements de fin d’année Traitements de fin d’année 77 Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE. Vous devez lancer la fin d’exercice pour passer à l’exercice suivant. Pour procéder à la fin d’exercice, vous devez obligatoirement avoir validés et comptabilisés vos pièces et règlements de l’exercice. La fin d’exercice consiste à réaliser la sauvegarde DGFiP de vos données et à modifier vos dates d’exercice. A la fin de la procédure, la purge des anciens exercices vous sera proposée. Une fois ce traitement terminé, vous ne pourrez plus créer ni modifier des pièces et règlements correspondants à l’exercice clôturé. Etape : Sauvegarde DGFiP La sauvegarde de vos donnée est une réglementation de la DGFiP. La première étape de l'assistant vous permet de sauvegarder vos données au format préconisé par la DGFiP. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de gestion qui seront accessible par la suite via le menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.  Il est fortement recommandé de faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, disque dur...). 1. Pour cela, cliquez sur l’icône et sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer vos données. 2. Cliquez sur le bouton pour passer à l’étape qui suit. Etape : Lancer le traitement Cette étape permet de valider la fin d’exercice. 3. Vérifiez que la date de fin d’exercice soit correcte. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice. 5. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée. 6. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès. La fenêtre Purge s’affiche. Voir Purge des pièces commerciales, page 80. Attention ! Cette opération est irréversible. Un message vous indique qu’aucune création ou modification de pièces et règlements n’est possible avant la date de fin d’exercice. Traitements de fin d’année 78 Le journal comptable  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE.  Au préalable, vous devez avoir fixer les préférences de génération des écritures (logiciel destinataire, vérifications des écritures, etc). Pour plus de détails sur les options de transfert des écritures comptables, reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale du manuel de référence, disponible depuis le menu AIDE. Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Sélection des pièces 1. Indiquez dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte. Saisissez pour cela un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées. 2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante. Options d’enregistrement 3. Sélectionnez les comptes à centraliser. La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un compte identique. La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même compte afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables.  Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le regroupement est automatiquement réalisée lors de la génération du journal comptable. Exemple Trois factures ont été saisies en juillet 2012. Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001. Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients. Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable : • une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures, • deux lignes TVA et les lignes articles. 4. Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur. Validation du paramétrage 5. C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 6. Une fois le traitement lancé, une fenêtre de prévisualisation des écritures s'affiche. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Traitements de fin d’année 79 La régulation des stocks  Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS. Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire. Préparation de l'inventaire  Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage.Voir Inventaire des articles, page 64. Saisie du stock physique  La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée. 1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique. 3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) : • Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable. • Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique. • Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité en commande fournisseur. • Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire. 4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications. La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif et inversement. 5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible. 6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS. Traitements de fin d’année 80 Purge des pièces commerciales  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE. La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Critères de sélection 1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner : • une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou des dates spéciales . • une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées. 2. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger. Date limite de purge Si, dans la première étape, vous avez choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent. 3. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger. 4. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks. Sélection de pièces  La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte. 5. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger. 6. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger. 7. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.  Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée. Sauvegarde et purge 8. Cliquez sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement. La purge est une opération irréversible. L'application vous demande donc d'effectuer une sauvegarde. Un message vous propose de : • [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. • [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable. 9. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées. Traitements de fin d’année 81 Sauvegarde DGFiP Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. La sauvegarde des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP. Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité des sauvegardes de pièces sur les trois exercices anté- rieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé USB...). 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche : • soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont classées par exercice.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 83 La sauvegarde Indisponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution en option Ciel données Mobiles.  Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE. Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde par le menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Gestion des dossiers 84 La restauration Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION. Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. Gestion des dossiers 85 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Les points de restauration Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles. Pour des raisons de sécurité, Ciel Gestion commerciale peut réaliser des points de restauration, c’est à dire des sauvegardes en fonction de paramètres que vous aurez préalablement définis.  Pour plus de détails sur les points de restauration, reportez-vous aux chapitres Les Préférences et les Utilitaires dans la partie Présentation générale du manuel de référence, accessible dans le menu AIDE. Attention ! Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde. La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Gestion des dossiers 86 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur Internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.  Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Attention ! Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 88 La gestion des stocks multi-dépôts Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Cette commande vous permet de suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.). Enregistrez vos différents dépôts  Menu LISTES - commande DÉPÔTS - bouton [Créer]. Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié si besoin. Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.  Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé. 2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays). 3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider. Affectez un article à un dépôt Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôt.  Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori. 1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation. 2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante. 3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Réapprovisionnez vos dépôts La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt. Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné. Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné. Gérez les variations de stocks Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 89 Vous pouvez dans ce cas : • utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément), • effectuer un transfert de dépôt à dépôt, • utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante, • lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé. Mouvements de stocks manuels et automatiques En saisie automatique... Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock. En saisie manuelle... La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez. 1. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt souhaité. Analysez vos dépôts Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion commerciale vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt. Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir : • les articles par dépôt, le suivi des stocks, • l'inventaire des articles, • la capacité de fabrication. Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.  Pour plus de détail concernant les dépôts, la gestion des stocks multi-dépôts, les états relatifs à la gestion multi-dépôts, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 90 La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature. Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de plusieurs articles composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multi-niveaux. On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est lui-même un composé. Après avoir créé des nomenclatures d'articles (menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature), vous pourrez effectuer des assemblages. Exemple de nomenclature multi-niveaux Vous commercialisez un pack de Solution qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale, Ciel Paye. Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet Nomenclature. Vous commercialisez aussi le pack Solution Plus qui comporte les éléments de la Solution ainsi que deux logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Business Plan). L'onglet Nomenclature de la fiche article Solution Plus regroupe les éléments suivants : • Solution, • Ciel Prospects, • Ciel Business Plan. Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de plusieurs éléments. Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé. Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la commande DÉPLOYER ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic droit). La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de base pour obtenir un produit fini. Cette phase passe par les ordres d'assemblage, de désassemblage ou d'annulation d'assemblage.  Pour plus de détails concernant la gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu Aide. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 91 La relation client Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet RELATIONS CLIENT - Bouton [Créer] ou [Modifier]. La fonction Relations Client vous permet de gérer vos relations client comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Exemple Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client. Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche. Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à partir de l'onglet Relations client de la fiche Client.  Pour plus de détail concernant la relation client, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 92 Gestion avancée des relances clients Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Paramétrage  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION. L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉ- TRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS). Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre à utiliser par défaut. Relance  Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE. Cette commande permet de gérer les relances par niveaux ainsi que d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement.  Lors de la saisie de vos pièces commerciales, vous devez renseigner la zone Date Echéance. Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux. Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau, les trois niveaux des relances apparaissent à gauche de la fenêtre. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez les pièces relancées trois fois et toujours non réglées. Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté pour les pièces choisies.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Récapitulatif des relances par client  Menu LISTES - commande CLIENTS. L’onglet Relances de la fiche client présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire) ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû). • Cochez la case Ne pas relancer pour interdire la relance sur ce client. • Cochez la case Inclure les lignes soldées pour afficher les relances réalisées sur des pièces qui ont été réglées par le client. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 93 Liste des ordres de production Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION. Cette commande vous permet de consulter rapidement les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage. Voir Gestion de production, page 59. 1. Pour consulter un ordre de production, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l’une des icônes suivantes . Vous pouvez afficher affiner la sélection en cliquant sur le bouton . Dans la zone supplémentaire qui s'affiche en haut de la fenêtre, indiquez alors une période à prendre en compte. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 94 Les factures d’abonnement Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu VENTES/ ACHATS - commande ABONNEMENT CLIENTS/ABONNEMENT FOURNISSEURS. Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement clients ou fournisseurs c'est à dire des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée. Créez un abonnement  La création d'un abonnement client ou fournisseur s'effectue à partir d'une facture courante validée sélectionnée dans la liste des factures. 1. Sélectionnez la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abonnement puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations relatives à l'abonnement. 2. Saisissez le Code ainsi que le Libellé de la facture d’abonnement. Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Pour le modifier, cliquez sur le bouton Liste. 3. Sélectionnez à l'aide de l'icône calendrier ou de l'icône de dates spéciales, les dates de début (A partir de) et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement. 4. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les 15 jours, tous les trimestres, tous les semestres, etc. 5. Dans la zone Génération, la date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à générer sont rappelées. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 6. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste le ou les abonnements correspondants puis cliquez sur le bouton [Générer les factures]. Générez les factures d’abonnement 7. Cochez l’une des options proposées : • Jusqu'au : les factures seront générées jusqu’à la date indiquée dans la zone de droite • La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture. • Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des dates de début et de fin de l'abonnement. 8. Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures d'abonnement générées. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Un message vous indique en fin de traitement que la génération des factures d'abonnement s'est bien déroulée.  Pour plus de détail concernant les factures d’abonnement, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 95 Les factures multi-échéances Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu VENTES/ACHATS - onglet échéance de la pièce commerciale en cours. Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Échéances. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. Ajoutez une échéance manuellement 1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée dans la liste. 2. Sélectionnez la date d'échéance et le mode de règlement puis saisissez le montant de l'échéance. Le libellé ainsi que le solde dû s'affichent automatiquement. Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents. 3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK]. Générez une ou plusieurs échéances automatiquement 1. Pour générer automatiquement une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances]. 2. Indiquez les informations nécessaires : • le nombre d'échéances, • le mode de règlement, • la date initiale de l'échéance (date de base). • Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Échéances. L’icône vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date, montant, etc.) des échéances. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Pour plus de détails concernant les factures multi-échéances, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 96 Les infos «perso» Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - UTILITAIRES FICHIERS. Les infos perso vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients, articles, pièces clients) en y ajoutant les rubriques de votre choix. Ces rubriques apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso et dans les états paramétrables. Créez une rubrique utilisateur 1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. Indiquez le nom de la rubrique. 3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le bouton Liste. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].  Pour plus de détails concernant les rubriques utilisateurs, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. La gestion des sociétés Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Avec Ciel Gestion commerciale Évolution, vous pouvez gérer plus de 5 sociétés. Pour chaque société à gérer vous devez créer un nouveau dossier. La commande NOUVEAU du menu DOSSIER vous permet de créer votre dossier. Administration avancée des utilisateurs Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE - bouton [Mode avancé]. Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits, vous disposez du mode avancé dans Ciel Gestion commerciale Évolution. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Mode avancé] de la fenêtre Contrôle d’accès au dossier. 97 Index A Achats pièces fournisseurs 58 Affaires 39 Afficher aperçu 53 détail 53 menus découverte/standard 18 Articles 30 catalogue 65 inventaire 64 nomenclatures articles multi-niveaux 90 Assistant création de dossier 21 fin d’exercice 77 saisie de pièces 44 Avoirs 42 B Besoin d’aide 18 Bons livraison 42 réception 42 C Ciel Données Mobiles 12 Clients 35 encours 71 relation client 91 Commandes 42 Commandes articles 60 Créer un article 30 un client 35 un fournisseur 28 une nomenclature article 35 D Dépôts 88 gestion du stock multi-dépôts 88 Devis / Pro forma 42 Documentation 7 Dossier copier sur Internet/sur votre poste 86 créer 21 paramètres 24 Récupérer 23 restaurer 84 sauvegarder 83 E Echéancier 69 Escompte 48 Etats analyses 73 articles 64 clients fournisseurs 67 récapitulatifs TVA et TPF 73 F Factures 42 d’abonnement 94 d’acompte 54 multi-échéances 95 Familles articles 30 Fin d’exercice 77 Fournisseurs 28 G Gestion de production 59 liste des ordres 93 I Impressions imprimante 62 types 62 Imprimante choisir 62 configurer 62, 63 Imprimer catalogue des articles 65 commandes non livrées 68 échéancier des factures 69 encours clients 71 états récapitulatifs 73 évolution des ventes 70 inventaire des articles 64 lettre de pénalités de retard 71 mailing 72 nomenclature des articles 65 portefeuille des commandes 67 relance 71 relevé de comptes 68 Intuiciel 13 Inventaire 64 ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale et Gestion commerciale Evolution - MAN_WG 20.0/13.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. L Lettre de pénalités de retard 71 M Mailing 72 Modes de règlement 27 O Objectifs 75 Ordre de production 93 P Paramètres banque principale 25 calculs sur quantité 25 comptabilité 24 facturation 24 numérotation 25 société 24 Pièces commerciales assistant Top facture 44 clients 45 créer 45 décomptabiliser 52 envoyer par e-mail 53 fournisseurs 58 saisie document (ventes) 42 valider 50 Points de restauration 85 Portefeuille des commandes 67 Prospects 38 R Réapprovisionner 60 Règlements 54 Régulation des stocks 79 Relance client 71, 92 Relation client 91 Relevé de comptes 69 Remise 47, 48 Représentants 27 Restaurer un dossier 84 Rupture de stock commande 60 S Saisie Document 42 Sauvegarde DGFiP conformité 81 consultation 81 Sauvegarder un dossier 83 Solder 56 Statistiques 74 Stocks 79 T Tarifs grille de tarifs 33 par famille 27 Top facture 44 TPF 27 Transférer une pièce commerciale 51 Trouvtoo 18 TVA 26 non perçue 26 V Valider pièce commerciale 50 Les nouveautés de Ciel Devis Factures Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 7 L’accueil Ciel ...................................................................................................................7 Mon compte Ciel ..............................................................................................................7 Enrichissement de l’Intuiciel ..............................................................................................7 Nouvelle option en liaison comptable ..................................................................................8 Commentaire sur l’origine des pièces clients ........................................................................8 FlashCode et CodeQR .......................................................................................................8 Modification de l’historique des archives ..............................................................................8 Modification de la préférence Codes postaux et Villes ............................................................8 Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................9 La migration d’une ancienne version.................................................. 10 Ouvrir un dossier d’une ancienne version .................................................... 10 Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Devis Factures....................................... 10 Si vous utilisiez une version inférieure à 2.0 ...................................................................... 10 Si vous utilisiez une version égale ou supérieure à 3.0 ........................................................ 10 Récupérer un dossier d’une version inférieure à 2.0 .................................... 12 Présentation.................................................................................................................. 12 Après l’installation.......................................................................................................... 12 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 12 Les états paramétrables.................................................................................................. 12 Contrôles avant récupération ........................................................................................... 13 Informations complémentaires avant récupération.............................................................. 13 La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 14 Vérifications après récupération ....................................................................................... 17 L’historique des nouveautés............................................................... 18 Les nouveautés de la version 3.2 ................................................................. 18 Paramètres société......................................................................................................... 18 Les modèles de factures.................................................................................................. 18 Les modèles de devis ..................................................................................................... 19 Les modèles d'avoirs ...................................................................................................... 20 Les nouveautés de la version 4.0 ................................................................. 21 Date de validité pour les devis ......................................................................................... 21 Lettre NRE .................................................................................................................... 21 Agenda/Planning............................................................................................................ 21 Rappel.......................................................................................................................... 21 Les thèmes ................................................................................................................... 22 Tableau de bord............................................................................................................. 22 Informations de dernière minute ...................................................................................... 22 Synchronisation des données avec Palm............................................................................ 23 Les nouveaux états ........................................................................................................ 23 Les nouveautés de la version 5.00 ............................................................... 24 Nouvelles présentations de la barre de navigation .............................................................. 24 Nouveau module de recherche dans les listes .................................................................... 24 Les nouveautés de la version 5.10 ............................................................... 24 Lien Office permettant l’export de données vers Microsoft Word ou Excel ............................... 24 Redimensionnement automatique de la largeur des colonnes ............................................... 24 Personnalisation des titres des colonnes ............................................................................ 24 Les nouveautés de la version 6.00 ............................................................... 25 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 25 Archivage des pièces avant purge (norme DGFiP) ............................................................... 25 Remplissage automatique des articles............................................................................... 25 Import des tiers, contacts et articles................................................................................. 25 Remboursement d’avoir .................................................................................................. 25 Intégration photo ........................................................................................................... 26 Localisation automatique................................................................................................. 26 Les nouveautés de la version 6.10 ............................................................... 27 Gestion de la norme DEEE............................................................................................... 27 PDF en couleur .............................................................................................................. 27 Les nouveautés de la version 7.00 ............................................................... 28 Pièce commerciale client : Saisie Document....................................................................... 28 Exemple : Extrait d'un devis ............................................................................................ 28 Gestion des factures d’acompte ....................................................................................... 28 Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 29 Besoin d’aide................................................................................................................. 29 Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 29 Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale ................................... 29 Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures ou avoirs) ..... 30 Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce ............................................................ 30 Préférences de saisie d'une pièce commerciale ................................................................... 30 Points de restauration..................................................................................................... 30 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles dans le menu Contextuel ............... 30 Les nouveautés de la version 8.00 ............................................................... 31 Changements d’interface................................................................................................. 31 Affichage des fenêtres par onglet ..................................................................................... 31 Intuiciel ........................................................................................................................ 31 Localisation, itinéraire..................................................................................................... 31 Les aperçus................................................................................................................... 32 Aperçu en PDF par défaut ............................................................................................... 32 Visualiser en PDF ........................................................................................................... 32 Afficher l’aperçu dans une liste ........................................................................................ 32 Préférences facturation ................................................................................................... 33 Modèles de dessins ........................................................................................................ 33 Saisie ........................................................................................................................... 34 Choix du contact dans les devis, factures et avoirs ............................................................. 34 Recherche de pièces ....................................................................................................... 35 Unité des articles ........................................................................................................... 35 eBay ............................................................................................................................ 35 Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales.............................................................. 36 Mise sous surveillance .................................................................................................... 36 Envoyer un email ........................................................................................................... 36 Les nouveautés de la version 9.0 ................................................................. 37 Personnalisation des polices ............................................................................................ 37 Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres .................................................... 37 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 37 Modèles de pièces clients ................................................................................................ 37 Gestion du statut dans les devis....................................................................................... 37 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 38 Gestion des articles inutilisés ........................................................................................... 38 Affichage du tableau de bord de date à date ...................................................................... 38 Les nouveautés de la version 10.00 ............................................................. 39 Les barres d’actions ....................................................................................................... 39 L’affichage ....................................................................................................................39 L’accueil ....................................................................................................................... 39 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 40 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 40 Les actions flash ............................................................................................................ 40 Service à la personne ..................................................................................................... 40 Les nouveautés de la version 11.00 ............................................................. 41 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 41 Insertion automatique .................................................................................................... 41 Correcteur orthographique .............................................................................................. 41 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 42 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 42 Les nouveautés de la version 11.50 ............................................................. 43 Récupération d’un dossier Ciel Auto-entrepreneur .............................................................. 43 Les nouveautés de votre logiciel 7 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés de la version 12.00. L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de certaines fonctions. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de facturation. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Devis Factures auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement Les nouveautés de votre logiciel 8 d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Nouvelle option en liaison comptable  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Lors du transfert de vos écritures en comptabilité, vous pouvez prendre en compte les pièces et règlements déjà passés en comptabilité. Pour cela, vous devez cocher l’option Inclure les pièces et règlements déjà comptabilisés. Commentaire sur l’origine des pièces clients  Menu LISTES - commande DEVIS et FACTURES. Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité. FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de la préférence Codes postaux et Villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. Les nouveautés de votre logiciel 9 Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR. La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). La migration d’une ancienne version 10 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Devis Factures, soit : • votre dossier de travail nécessite une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Devis Factures Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reportez à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL DEVIS FACTURES du menu ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Si vous utilisiez une version inférieure à 2.0 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Devis Factures, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une version inférieure à 2.0, page 12. Si vous utilisiez une version égale ou supérieure à 3.0 Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Devis Factures. 1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR. 2. Sélectionnez votre dossier et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. La migration d’une ancienne version 11 1. Vous disposez d'une option pour effectuer une copie de votre dossier avant la mise à jour. Il est vivement conseillé d’en effectuer une. Assurez-vous que l’option correspondante est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Vous pouvez commencer à travailler. La migration d’une ancienne version 12 Récupérer un dossier d’une version inférieure à 2.0 Présentation Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être exploitable dans votre nouvelle version de Ciel Devis Factures, vous devez le récupérer. Dans cette partie, il vous est expliqué la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou égale à 2.0 vers Ciel Devis Factures version 3.0 et supérieures. Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est pas question d'une simple mise à jour mais d'une récupération. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Devis Factures 9.0. Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Après l’installation Avant de détailler la procédure de récupération de vos anciennes données, les modifications réalisées par l'installeur sur votre ordinateur sont les suivantes : • Le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé. Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé. • Les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés. • Le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienwdf.exe. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés depuis votre ancien dossier Ciel Devis Factures : Les états paramétrables La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Devis Factures intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les notes de listes Cette option permettait d'enregistrer une note texte sur chacune des listes. Cette option n'existe plus dans les nouvelles versions de Ciel Devis Factures. Le lien Word Cette option n'existe plus dans les nouvelles versions de Ciel Devis Factures. «Publiage» sur Internet Cette option était disponible depuis la fiche d'un article. Elle n'est plus disponible dans les nouvelles versions de Ciel Devis Factures. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 13 Pièces avec valeurs négatives Les pièces avec une ou plusieurs lignes négatives (par exemple, dans le cas où la quantité aurait été saisie en négatif) ne sont pas récupérées. Le compte-rendu de récupération vous indiquera la ou les pièces concernées. Contrôles avant récupération Vous devez contrôler des éléments dans votre dossier avant de lancer la récupération. Ceci vous évitera une récupération partielle. Vérification des prochains codes 1. Depuis le menu DOSSIER, activez la commande PARAMÈTRES DU DOSSIER. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez l'onglet Codes. La fenêtre suivante s'affiche : 3. Vérifiez l'ensemble des prochains codes. Dossier ouvert Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier, assurez-vous que celui-ci n'est pas ouvert avec votre ancienne version de Ciel Devis Factures. Si c'est le cas, le message ci-dessous s'affichera et la récupération sera abandonnée. Informations complémentaires avant récupération Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. Taux de TVA Dans le cas où un taux de TVA est utilisé dans votre ancien dossier et qu'il n'est pas présent dans les postes, il sera automatiquement créé dans le nouveau dossier. La migration d’une ancienne version 14 Montant des pièces Dans certains cas, un écart dans le calcul des lignes composant les pièces (devis, facture ou avoir) peut apparaître. En effet, la méthode d'arrondi est différente. Désormais, c'est l'arrondi fiscal qui est appliqué. Exemple 15.235 donne désormais 15.24 et non 15.23 comme précédemment. Mode de paiement sur les devis Les nouvelles versions de Ciel Devis Factures autorisent le renseignement du mode de paiement sur les pièces de type Devis. Lors de la récupération, le mode de paiement indiqué par défaut dans la fiche du client correspondant (s'il est renseigné) sera repris et placé dans les devis. La récupération de votre ancien dossier Avant de procéder à la récupération de votre ancien dossier Ciel Devis Factures, il est conseillé de lire les paragraphes précédents. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier.  Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Devis Factures doit être installée sur votre ordinateur. Démarrer Ciel Devis Factures 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Devis Factures en double-cliquant sur le raccourci installé sur le bureau. 2. Dans la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre mon dossier. 3. Dans la fenêtre d’ouverture d’un dossier, cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version pour accéder à votre ancien dossier. Sélectionner votre ancien dossier 1. Une fois que vous avez cliqué sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version, le logiciel va rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Devis Factures. Vous obtenez la liste des anciens dossiers. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [Ok]. Attention ! Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure de récupération. La migration d’une ancienne version 15 Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste... Vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche à nouveau. 3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version tout en maintenant la touche enfoncée. La fenêtre de sélection et d'ouverture de dossiers s'affiche. 4. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 5. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [Ok]. La procédure de récupération est en cours. Mettre à niveau votre ancien dossier Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. Une fenêtre indique la progression du traitement. La récupération de votre dossier Après l’éventuelle remise à niveau de votre ancien dossier, la procédure de récupération de vos données est lancée. La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le message ci-dessous s'affiche. La migration d’une ancienne version 16 Le compte rendu de la récupération La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être soit incomplètes soit fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icone Imprimante située en haut à droite de la fenêtre. • Fermez la fenêtre du compte rendu. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle version de Ciel Devis Factures.  Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau de Windows™. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. La migration d’une ancienne version 17 Vérifications après récupération La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Vous pouvez être amené à réaliser sur votre nouveau dossier les vérifications suivantes. Taux de TVA Dans le cas où un taux de TVA était utilisé dans votre ancien dossier et qu'il n'était pas présent dans les postes, il a été automatiquement créé dans le nouveau dossier. Taux de TVA par défaut Dans les PARAMÈTRES de votre nouveau dossier vous disposez d'une option pour indiquer le taux de TVA que vous souhaitez utiliser par défaut. Nous vous conseillons de renseigner cette information pour bénéficier d'automatismes lors de l'utilisation de cette nouvelle version. Montant des pièces Dans certains cas, un écart dans le calcul des lignes composant les pièces (devis, facture ou avoir) peut apparaître. En effet, la méthode d'arrondi est différente. Désormais, c'est l'arrondi fiscal qui est appliqué. Exemple 15.235 donne désormais 15.24 et non 15.23 comme précédemment. Mode de paiement sur les devis Les nouvelles versions de Ciel Devis Factures autorisent le renseignement du mode de paiement sur les pièces de type Devis. Lors de la récupération, le mode de paiement indiqué par défaut dans la fiche du client correspondant (s'il est renseigné) a été repris et placé dans les devis. Encours clients Contrairement à l'ancienne version, les encours clients tiennent désormais compte des avoirs. L’historique des nouveautés 18 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 3.20. Les nouveautés de la version 3.2 Les principales nouveautés de cette version sont les modifications liées à la mise en conformité avec la loi NRE des dessins des pièces. Paramètres société Parmi les informations rendues obligatoires sur les pièces par la loi NRE, il y a le taux d'escompte en cas de paiement anticipé et le taux de pénalité de retard. Pour cela, deux nouvelles zones figurent dans les Paramètres société (onglet Divers) : Taux escompte paiement anticipé et Taux pénalité de retard. Les modèles de factures Voici les modifications réalisées sur les modèles de factures suivants : • Facture de prestation papier blanc, • Facture de prestation papier entête, • Facture papier blanc avec logo, • Facture papier blanc, • Facture papier entête, • Facture Tt texte papier blanc. Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ». Ajout d’un tableau détaillant pour chaque taux de TVA la « Base HT » et le « Montant de TVA ». La gestion de ce détail est réalisée par script et permet de gérer jusqu’à 4 taux (dont le 1er est réservé à Exonéré). Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît désormais lors de l’édition de la facture. Sur le modèle Facture pré imprimée Ciel BF4N : La zone Acompte étant déjà présente, aucune modification n’a été effectuée. Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît désormais lors de l’édition de la facture. L’historique des nouveautés 19 Sur le modèle Facture sans TVA papier blanc : Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ». Pas de détail de TVA. Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît désormais lors de l’édition de la facture. Sur le modèle Facture papier blanc avec remise : Modèle identique à Facture papier blanc avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA. Sur le modèle Facture papier blanc logo et remise : Modèle identique à Facture papier blanc avec logo avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA. Les modèles de devis Voici les modifications réalisées sur les modèles de devis suivants : • Devis de prestation papier blanc, • Devis de prestation papier entête, • Devis papier blanc avec logo, • Devis papier blanc, • Devis papier entête, • Devis Tt texte papier blanc. Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ». Ajout d’un tableau détaillant pour chaque taux de TVA la « Base HT » et le « Montant de TVA ». La gestion de ce détail est réalisée par script et permet de gérer jusqu’à 4 taux (dont le 1er est réservé à Exonéré). Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît désormais lors de l’édition de la facture. Sur le modèle Devis pré imprimée Ciel BF4N : Ajout de la zone Acompte. Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît désormais lors de l’édition de la facture. Sur le modèle Devis sans TVA papier blanc : Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ». Pas de détail de TVA. Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît désormais lors de l’édition de la facture. Sur le modèle Devis papier blanc avec remise : Modèle identique à Devis papier blanc avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA. Sur le modèle Devis papier blanc logo et remise : Modèle identique à Devis papier blanc avec logo avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA. L’historique des nouveautés 20 Les modèles d'avoirs Sur les modèles Avoir papier blanc avec logo, Avoir papier blanc : Ajout d’un tableau détaillant pour chaque taux de TVA la « Base HT » et le « Montant de TVA ». La gestion de ce détail est réalisée par script et permet de gérer jusqu’à 4 taux (dont le 1er est réservé à Exonéré). Sur le modèle Avoir pré imprimé Ciel BF4N : Le détail de la TVA n’est pas inclus dans ce modèle. Sur le modèle Avoir papier blanc logo et remise : Modèle identique à Avoir papier blanc avec logo avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA. Sur le modèle Avoir papier blanc avec remise : Modèle identique à Avoir papier blanc avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA. L’historique des nouveautés 21 Les nouveautés de la version 4.0 Nous allons détailler ici les nouveautés présentes dans la version 4.0 de Ciel Devis Factures. Date de validité pour les devis La zone Date d'échéance se nomme désormais Date de validité sur les devis. L'ensemble des modèles de devis livrés en standard avec Ciel Devis Factures intègrent désormais cette donnée.  Si vous avez personnalisé vos propres dessins de devis et que vous souhaitez afficher cette information, vous devrez réaliser vous-même cette modification dans vos modèles. Lettre NRE Cette nouvelle version de Ciel Devis Factures intègre la possibilité d'éditer un document nommé Lettre NRE. Cette lettre indique le montant de la pénalité de retard calculée sur une facture non réglée à échéance. 1. Depuis la liste des factures, sélectionnez la facture concernée puis activez l'item Lettre NRE du le menu contextuel (clic droit). 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date du règlement puis validez l'édition par le bouton [Ok].  Le calcul des pénalités de retard nécessite que la zone Taux pénalités de retard (dans les Paramètres société, onglet Divers) soit renseignée. Si ce n'est pas le cas, un message vous en informera. Agenda/Planning  Menu RELATIONS CLIENTS - commande AGENDA/PLANNING L’agenda vous permet la gestion de votre planning. Vous pouvez y enregistrer des rendez-vous, des événements ou encore des tâches à réaliser.  Pour plus d’informations sur l’agenda, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. Rappel  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RAPPEL La commande RAPPEL affiche la Liste des alertes. Cette liste ne contient pas uniquement les éléments en provenance de l’agenda. En effet, un type d'événement différent en provenance de votre gestion peut venir s’insérer : les relances clients. Attention ! Cette fonction n'est visible que si vous ne sélectionnez qu'une seule facture totalement réglée. L’historique des nouveautés 22 Les thèmes Vous pouvez modifier le fond de la fenêtre principale (ou Bureau). 1. Depuis la fenêtre principale, activez la commande THÈMES du menu contextuel (clic droit). 2. Sélectionnez le thème de votre choix parmi ceux proposés. 3. Pour visualiser immédiatement votre choix sans fermer la fenêtre, cliquez sur le bouton [Appliquer]. 4. Pour valider votre sélection, cliquez sur le bouton [Ok]. Tableau de bord  Menu TRAITEMENTS - commande TABLEAU DE BORD Le tableau de bord présente les principales informations contenues dans votre dossier. Il s’affiche automatiquement au démarrage du logiciel. L'option Ne plus afficher au démarrage permet de désactiver cet automatisme.  Si vous souhaitez réactiver l'affichage automatique, vous devez ajouter une nouvelle tache à l'ouverture depuis le menu DOSSIER, commandes PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES - TÂCHES AUTOMATIQUES. L’icone , situé en haut à droite de la fenêtre, permet l'édition du tableau de bord mais aussi son envoi par mail. Lorsqu'un graphique est affiché, vous pouvez : • le personnaliser en sélectionnant la commande PROPRIÉTÉS DU GRAPHIQUE depuis le menu contextuel (clic droit). • le visualiser sous forme d'une fenêtre indépendante en double-cliquant dessus. Informations de dernière minute  Menu AIDE - commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE La fenêtre Informations de dernière minute présente des informations qui ne sont pas toujours mentionnées dans les documentations. Elle s’affiche automatiquement au démarrage du logiciel. L'option Ne plus afficher au démarrage permet de désactiver cet automatisme.  Si vous souhaitez réactiver l'affichage automatique, vous devez ajouter une nouvelle tâche à l'ouverture depuis le menu DOSSIER, commandes PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES - TÂCHES AUTOMATIQUES. L’icone , situé en haut à droite de la fenêtre, permet l'édition du tableau de bord mais aussi son envoi par mail. L’historique des nouveautés 23 Synchronisation des données avec Palm Vous pouvez échanger des informations entre votre logiciel Ciel et votre PDA.  Pour plus de détails sur la mise en place de la synchronisation des données, reportez-vous au chapitre Les préférences - Synchronisation des données, du document électronique Annexes accessible depuis l'onglet Documentations de la barre de navigation. Voici quelques remarques générales concernant la synchronisation des données avec les PDA Palm. Gestion des suppressions Les éléments synchronisés supprimés de votre dossier Ciel ne seront PAS supprimés dans le Palm. Ceci doit être réalisé manuellement sur le Palm. Sinon, ces éléments risquent de réapparaître dans votre dossier Ciel. Les éléments supprimés sur le Palm seront supprimés dans votre dossier Ciel si cela est possible (contraintes de gestion). Il est donc fortement conseillé de supprimer les éléments sur le Palm puis de les synchroniser. Rubriques non gérées Certaines rubriques peuvent exister sur Palm et ne pas exister sur votre logiciel Ciel et vice-versa. Celles-ci seront donc ignorées ou effacées lors des synchronisations. Installation des «Conduites» Palm Certaines versions des logiciels Palm imposent de quitter et de redémarrer le logiciel HotSync Manager après avoir effectué vos réglages au sein de votre logiciel Ciel. Le sens et le type de synchronisation sont imposés par Palm et ne peuvent être définis par votre logiciel Ciel. Il faut donc les définir dans les réglages Palm. De même, l’utilisateur devra veiller à éviter les conflits entre plusieurs types de synchronisation Palm.  Dans tous les cas, reportez-vous à la documentation Palm. Les nouveaux états Voici la liste des nouveaux états : • Liste des actions par type (Agenda) Liste des rendez-vous (Agenda) Liste des tâches (Agenda) Liste des évènements (Agenda) • Mailing tiers avec logo (Clients/Tiers) • Avoir blanc ombré logo et remise (Dessin avoirs) Avoir papier blanc 4 colonnes (Dessin avoirs) • Devis blanc ombré logo et remise (Dessin devis) Devis papier blanc 4 colonnes (Dessin devis) Devis service (Dessin devis) • Facture blanc remise papillon (Dessin facture) Facture blanc ombré logo remise (Dessin facture) Facture papier blanc 4 colonnes (Dessin facture) Facture service (Dessin facture) • Echéancier (Echéancier) • Lettre NRE (Lettre NRE) • 1ère relance avec logo (Relances clients) 2ème relance avec logo (Relances clients) 3ème relance avec logo (Relances clients) L’historique des nouveautés 24 Les nouveautés de la version 5.00 Nouvelles présentations de la barre de navigation Plusieurs modèles de barre de navigation sont disponibles : Explorateur, Aéro, Outlook 2003 et Standard. Nouveau module de recherche dans les listes Vous disposez désormais d’un module de recherche dans les listes plus intuitif. Les nouveautés de la version 5.10 Lien Office permettant l’export de données vers Microsoft Word ou Excel Cette commande est accessible à partir d’une liste. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande OFFICE. Redimensionnement automatique de la largeur des colonnes Pour effectuer cette opération vous devez double-cliquer sur la séparation des colonnes. Personnalisation des titres des colonnes Cette commande est accessible en cliquant sur le bouton droit de la souris puis en choisissant la commande RENOMMER LA COLONNE du menu CONTEXTUEL. L’historique des nouveautés 25 Les nouveautés de la version 6.00 Nouvel Intuiciel  Menu TRAITEMENTS - commande INTUICIEL L'intuiciel © est une interface qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Archivage des pièces avant purge (norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGES Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Devis Factures vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la purge de vos pièces commerciales.  Pour des informations détaillées sur l’archivage DGFiP, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Remplissage automatique des articles  Liste des articles - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage.  Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (augmentation des prix...), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. Import des tiers, contacts et articles  Menu TRAITEMENTS - commande IMPORTS Cette commande vous permet d’importer des listes de clients, fournisseurs, prospects, contacts, articles directement dans Ciel Devis Factures. Remboursement d’avoir  LISTE DES AVOIRS - bouton [Remboursement] Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement pour un avoir lorsqu’un client souhaite être remboursé.  Pour des informations détaillées sur le remboursement d’avoir, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. L’historique des nouveautés 26 Intégration photo Vous pouvez importer des images directement depuis votre appareil photo ou scanneur. Pour cela, cliquez sur le lien correspondant. Localisation automatique  A partir d’une fiche client ou fournisseur ou prospect- Onglet Fiche Les icones vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du fournisseur ou du prospect. • La première icône affiche la fenêtre de localisation. • La seconde affiche la fenêtre du chemin correspondant. L’historique des nouveautés 27 Les nouveautés de la version 6.10 Gestion de la norme DEEE  Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage. L'éco-participation correspond à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation, ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite. Ce montant doit apparaître sur la fiche de l'article. A partir de la liste des éco-participations, vous pouvez créer des éco-participations pour ensuite les affecter à vos articles, les modifier ou supprimer.  Pour des informations détaillées sur l’éco-participation, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. L’historique des nouveautés 28 Les nouveautés de la version 7.00 Pièce commerciale client : Saisie Document Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir pour un client ou un prospect rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icone . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la LISTE de la pièce concernée (DEVIS, FACTURES, AVOIRS). Exemple : Extrait d'un devis  Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Gestion des factures d’acompte  menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Vous pouvez à partir de cette fenêtre VISUALISER la facture d'acompte, l'IMPRIMER ou l'ENVOYER PAR E-MAIL. L’historique des nouveautés 29 Les recherches Trouvtoo  Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop : nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide  Icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur pour valider le formulaire et lancer la connexion. Générer des écritures au format RImport  menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Onglet Destination du transfert Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Vous devez indiquer le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquer-glisser. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.). L’historique des nouveautés 30 Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures ou avoirs) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect pour lequel vous souhaitez établir la pièce. Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser pour transférer un devis en facture ou une facture en avoir 1. Sélectionnez le devis ou la facture à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. 2. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures ou la facture dans la fenêtre Liste des avoirs. Préférences de saisie d'une pièce commerciale  menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAISIE Dans la fenêtre Préférences saisies vous pouvez d'une part paramétrer le mode de saisie par défaut des pièces commerciales de vente. Vous pouvez opter pour : • une saisie Standard • une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente). • avoir le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Devis Factures vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles dans le menu Contextuel Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. L’historique des nouveautés 31 Les nouveautés de la version 8.00 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Fiche Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 32 • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou tiers). Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser en PDF  Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. 3. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton Adobe Reader® s’ouvre et affiche l’aperçu. Afficher l’aperçu dans une liste L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’une pièce commerciale, d’un tiers ou d’un article, directement depuis la liste. 1. Sélectionnez l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Attention L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 33  Dans la liste des factures d’acompte, cette option est accessible à partir du bouton [Options]. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.  Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. Préférences facturation Vous pouvez définir le modèle d’impression ainsi que le mode de saisie de vos pièces commerciales, à utiliser par défaut. Modèles de dessins  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Modèles de dessins Les modèles de dessins correspondent aux modèles d’états que vous propose le logiciel. Vous pouvez choisir le modèle qui sera proposé lors des éditions des avoirs, devis, factures et factures d’acompte. Si vous cochez l’option : • Etat par défaut : votre pièce sera directement éditée dans le modèle défini par défaut. Par exemple, l’état par défaut d’un avoir est «Avoir blanc ombré logo et remise». • Proposer la liste des états : au lancement de l’édition, une fenêtre vous proposera tous les modèles d’état L’historique des nouveautés 34 de la pièce et vous devrez en sélectionner un. Saisie  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Saisie Vous pouvez définir la méthode de saisie des pièces commerciales à prendre en compte par défaut ainsi que les options de saisie des clients et des articles.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Choix du contact dans les devis, factures et avoirs Disponible uniquement en saisie standard  Menu RELATIONS CLIENTS - commandes PRÉPARER UN DEVIS ou FACTURER UN CLIENT ou ÉTABLIR UN AVOIR Dans les fiches des devis, factures ou avoirs, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans la zone Informations client/prospect, vous disposez maintenant de la liste déroulante Contact qui vous permet d’en sélectionner un.  Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des contacts (menu LISTES - commande CONTACTS - bouton [Créer]). L’historique des nouveautés 35  Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Recherche de pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES Cette commande vous permet de faire une recherche de vos pièces clients : factures, avoirs, devis et factures d’acompte. Vous pouvez vérifier indépendamment si ces pièces clients sont validées ou non. Vous pouvez faire une recherche des pièces : • validées, non validées ou les deux • réglées, non réglées ou les deux • transférées, non transférées ou les deux  Pour plus de détails sur la recherche de pièces, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Unité des articles  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Créer] Dans la fiche d’un article, vous pouvez choisir l'unité de l'article (Kg, Litre, Tonne, Mètre, etc). Dans la zone Divers, l'icone permet de sélectionner une unité. Si une unité n'est pas créée dans votre dossier, vous pouvez directement le faire en cliquant sur le bouton [Créer]. eBay  Menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. A partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs fonctions : • Bien démarrer sur eBay Cette fonction vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette fonction vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette fonction vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette fonction vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette fonction vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Tous les modèles d’annonce que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement dans le menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette fonction vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 36 Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Fiche Dans les fiches client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont disponibles : • : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. • : permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre fournisseur ou de votre prospect via le site Infogreffe. Mise sous surveillance  Menu RELATIONS CLIENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités, • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). Envoyer un email  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS ou CONTACTS ou LISTE DES DEVIS ou FACTURES D’ACOMPTE ou FACTURES ou AVOIRS... Vous pouvez envoyer un email directement depuis les listes dans lesquelles une adresse email est accessible. L’historique des nouveautés 37 Les nouveautés de la version 9.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, contacts, articles, modes de paiement, ecoparticipations, devis, factures d’acompte, factures, avoirs, agenda, règlements. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Modèles de pièces clients  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Il est possible de personnaliser rapidement les modèles de pièces clients par simple glisser/déposer de vos éléments (logo, colonnes...).  Seuls les états de type dessin devis, dessin factures, dessin avoirs et dessin factures d’acompte sont concernés. De même, vous pouvez maintenant créer rapidement un modèle de pièces clients grâce à un assistant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Créer], plusieurs informations sont demandées : • la famille du modèle : Dessin devis, Dessin factures, Dessin avoirs ou Dessin factures acompte, • le type du modèle : Dessin, • le nom du modèle. L’assistant s’affiche après que vous avez nommé le modèle. Gestion du statut dans les devis Disponible uniquement en saisie standard  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS  Menu LISTES - commande DEVIS - double-clic sur la ligne d’un devis Vous pouvez maintenant attribuer un statut à vos devis. A cet effet, dans la zone Statut, vous trouverez plusieurs statuts pré-définis : en cours, accepté, refusé, à envoyer, à relancer, en négociation. Si le logiciel ne propose pas le statut que vous voulez attribuer, vous pouvez le créer. Pour cela, faites un clic-droit dans la zone et choisissez la commande CRÉER. L’historique des nouveautés 38 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS ou FACTURER UN CLIENT ou ÉTABLIR UN AVOIR Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. La fiche de l’article est alors actualisée. Gestion des articles inutilisés  Menu LISTES - commande ARTICLES Si vous voulez suspendre l’utilisation d’un article, sans pour autant le supprimer, vous disposez de l’option Ne plus utiliser. Ainsi, l’article ne sera plus visible en saisie des pièces commerciales. Affichage du tableau de bord de date à date  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL - onglet Mon tableau de bord Les données globales du tableau de bord sont calculées en fonction des dates en haut à droite. Vous pouvez modifier ces dates en cliquant dessus. L’historique des nouveautés 39 Les nouveautés de la version 10.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 40 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des devis, liste des factures d’acompte...). Service à la personne Votre logiciel vous permet maintenant de gérer les activités de service à la personne. Pour activer cette fonction, vous avez deux solutions :  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - ETAPE SERVICE À LA PERSONNE Lors de la création de votre dossier, l’étape Service à la personne vous propose de gérer ou non les services à la personne. Vous pouvez ensuite créer votre ou vos intervenant(s), toujours dans l’assistant de création de dossier.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Dans les paramètres, le nouvel onglet Service à la personne vous permet de définir directement depuis votre dossier si vous voulez exercer une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. Une fois cette option activée, vous pourrez créer vos intervenants depuis le menu LISTES - commande INTERVENANTS. Vous pourrez ensuite affecter des factures et avoirs à vos intervenants, gérer des états, éditer une attestation fiscale... L’historique des nouveautés 41 Les nouveautés de la version 11.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections. L’historique des nouveautés 42  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, consultez le site Internet Ciel http:/ /www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 43 Les nouveautés de la version 11.50 Récupération d’un dossier Ciel Auto-entrepreneur Uniquement disponible dans Ciel Devis Factures en mode souscription.  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Vous pouvez maintenant récupérer un dossier Ciel Auto-entrepreneur dans Ciel Devis Factures en mode souscription. Pour cela, un assistant de récupération a été mis en place. 1. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel Auto-entrepreneur. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Une fois que vous avez accepté de récupérer un dossier Ciel Auto-entrepreneur, une fenêtre s’ouvre. Celle-ci affiche la liste des dossiers Ciel Auto-entrepreneur détectés automatiquement. 2. Sélectionnez le dossier à récupérer. Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, sélectionnez la ligne afin de définir l’emplacement du dossier. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. L’assistant de récupération s’ouvre. Cet assistant permet de paramétrer les postes de recettes et les postes de trésorerie. Ainsi, votre dossier Ciel Auto-entrepreneur sera compatible à Ciel Devis Factures.  Pour plus de détails sur l’assistant de récupération, reportez-vous au Manuel de référence, accessible par le menu AIDE. Copyright 2012 Ciel Ciel Devis Factures - Guide des mises à jour - Maj WDF 12.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Guide d’accompagnement DADSU Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17- RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Sommaire Introduction................................................................................................3 Principales étapes de réalisation d’une DADSU ........................................................................ 3 Etape 1 : validation des bulletins.................................................................4 Etape 2 : contrôles des données et corrections............................................5 Lancer le contrôle DADSU ....................................................................................................... 5 Corriger les erreurs sur les salariés.......................................................................................... 6 Contrôler les établissements.................................................................................................. 10 Contrôler les cotisations........................................................................................................ 10 Contrôler les rubriques.......................................................................................................... 12 Etape 3 : tri des événements salariés.........................................................13 Etape 4 : contrôles de la DADS et des montants ........................................14 Vérifier l’état préparatoire DADS............................................................................................ 14 Contrôler les montants.......................................................................................................... 14 Etape 5 : création de votre DADSU ............................................................16 Etape 6 : contrôles de votre DADSU...........................................................17 Vérifier les salariés et les périodes d’activités ........................................................................ 17 Contrôler les montants.......................................................................................................... 18 Corriger les erreurs ............................................................................................................... 18 Contrôler et compléter la déclaration..................................................................................... 19 Etape 7 : envoi de votre DADSU.................................................................20 Où déposer votre DADSU ?..................................................................................................... 20 Envoyer votre DADSU............................................................................................................. 20 Contrôles du fichier par les partenaires sociaux..................................................................... 20 Guide d’accompagnement DADSU 3 Introduction La réalisation de votre DADSU consiste essentiellement à contrôler les données de paye et les montants à déclarer auprès des organismes sociaux. Deux phases de contrôles sont à prévoir, d’une part le contrôle des données de paye, d’autre part le contrôle de la récupération des données de paye sous la forme d’une DADSU. Principales étapes de réalisation d’une DADSU Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir réaliser correctement une DADSU. Validation des bulletins Contrôles et corrections des : - salariés, - conventions collectives, - établissements, -rubriques, - cotisations. Contrôles de la DADS et des montants à déclarer Tri des événements salariés Création de la DADSU Envoi de la DADSU Contrôles de la DADSU - salariés, - périodes d’activités, - montants. Dans Ciel Déclarations Sociales Dans Ciel Paye Guide d’accompagnement DADSU 4 Etape 1 : validation des bulletins Cette première étape est indispensable afin que tous les bulletins de l’année de référence soient pris en compte dans le calcul des cumuls à déclarer. 1. Allez dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE. 2. Dans la liste des bulletins, sélectionnez tous les bulletins non validés. Généralement, il s’agit des derniers bulletins de la période de paye, ceux du mois de décembre ou bien ceux du mois de novembre en paye décalée. 3. Cliquez sur le bouton [Valider]. Cette colonne vous permet de repérer rapidement les bulletins non validés. Guide d’accompagnement DADSU 5 Etape 2 : contrôles des données et corrections Cette deuxième étape consiste à contrôler les éléments de paye qui entrent en compte dans la DADSU puis à les corriger. Pour connaître rapidement les données erronées, vous disposez d’un assistant de contrôle DADSU. Lancer le contrôle DADSU 1. Dans le menu TRAITEMENTS, cliquez sur la commande CONTRÔLE DADS-U. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez l’année de référence de la déclaration. 3. Cliquez sur le bouton [Contrôler]. La liste des erreurs s’affichent. 4. Vous pouvez lancer vos corrections depuis la fenêtre Erreurs contrôle DADS-U. Pour cela, double-cliquez sur une ligne. Le logiciel affiche alors la fiche de saisie et se positionne dans la zone à renseigner.  Cette solution est appropriée lorsque le nombre d’erreurs est minime. A l’inverse, il est préférable de passer par les fenêtres de saisie, particulièrement si vous avez un grand nombre d’incohérences sur les salariés. En effet, vous pouvez réaliser des corrections groupées dans la liste des salariés. 5. Vous pouvez imprimer le rapport du contrôle DADSU. Cette édition vous permettra d’avoir à portée de main toutes les erreurs, sans avoir à relancer le contrôle après chaque correction. Pour cela, cliquez sur le bouton [Imprimer]. 6. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour quitter le contrôle. Sur l’édition du rapport du contrôle DADSU, vous pouvez repérer les erreurs de même type afin d’optimiser vos corrections dans la liste des salariés. Attention ! Ce contrôle porte uniquement sur les données de la DADSU gérées dans Ciel Paye. Il est à distinguer du contrôle de Ciel Déclarations Sociales. Par exemple, le taux de travail à temps partiel n’est pas saisissable dans Ciel Paye donc celui-ci ne peut pas être contrôlé. En revanche, le contrôle de Ciel Déclarations Sociales, portant sur toutes les données de la DADSU, en tiendra compte. Guide d’accompagnement DADSU 6 Corriger les erreurs sur les salariés Dans le cas où l’erreur ne concerne qu’un salarié, il suffit d’ouvrir sa fiche (menu BASES - commande SALARIÉS) et de compléter l’information. Il vous est expliqué dans les paragraphes qui suivent comment corriger des erreurs identiques sur plusieurs salariés. Astuces Pour faciliter les corrections, il est conseillé d’adapter la liste des salariés en n’affichant que les salariés présents durant l’année de référence. D’autre part, vous pouvez ajouter des colonnes correspondants aux données à corriger. Afficher uniquement les salariés présents dans l’année Pour cela, vous allez filtrer la liste des salariés en créant une recherche multi-critères. Créer la recherche 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Recherche multi-critères s’ouvre. 2. Cliquez sur le bouton [Nouveau] et saisissez un nom suffisamment parlant, par exemple Salariés DADSU 2012. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Cliquez sur bouton [Editer] situé en bas de la fenêtre. Vous allez définir les critères de recherche. Guide d’accompagnement DADSU 7 1. Dans la liste des champs, cliquez sur Date de sortie. 2. Sélectionnez Est égal à. 3. Laissez la zone de date vide. 4. Cliquez sur le bouton [Valider]. 5. Le début de la formule s’affiche dans la zone située en bas de la fenêtre. Vous avez ainsi les salariés pré- sents dans votre société. Vous allez maintenant compléter la formule en précisant que les salariés sortis en cours d’année doivent être pris en compte. 6. Cliquez sur le bouton [OU]. 7. Sélectionnez Est postérieur ou égal à. 8. Saisissez 01012012 pour indiquer la date du 1er janvier 2012*. 9. Cliquez sur le bouton [Valider]. 10. La suite de la formule s’affiche en bas de la fenêtre.  Pour vous aider à comprendre la formule : • «La date de sortie des salariés est égale à vide» : permet d’avoir les salariés dont la date de sortie n’est pas renseignée. Vous obtenez ainsi les salaries présents. • «OU la date de sortie des salariés est postérieure ou égale au 1er janvier 2012* » : permet d’avoir les salariés sortis à partir de la date indiquée, début de la période de paye. 11. Cliquez sur le bouton [OK]. Ajouter la recherche dans la liste 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur l’onglet Regroupement. 3. Cliquez sur le bouton [Insérer] puis sélectionnez Insérer une recherche. 4. Dans la fenêtre Recherche multi-critères, cliquez sur la recherche que vous venez de créer, dans notre exemple «Salariés DADS-U 2012» puis cliquez sur le bouton [OK]. * 1er décembre 2011 en paye décalée. Les dates indiquées dans l’exemple correspondent à une période de paye sans décalage. Pour rappel, la période d’une paye décalée est du 01/12/2011 au 30/11/2012. 1 2 3 4 5 7 6 8 9 10 11 Guide d’accompagnement DADSU 8 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la liste des salariés. Ajouter des colonnes à la liste des salariés Les colonnes vous permettront de voir en une seule fois les données renseignées ou pas dans toutes les fiches des salariés. A titre d’exemple, il vous est expliqué comment ajouter la colonne Modalité d’activité. Le principe reste le même pour les autres colonnes. 1. Cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [OK].  Vous pouvez vous baser sur le contrôle d’erreurs DADSU pour repérer les informations manquantes et ajouter les colonnes correspondantes. Aussi, rien ne vous empêche de les ajouter au fur et à mesure de vos corrections. Votre liste des salariés est adaptée. Vous pouvez maintenant commencer les corrections. La recherche s’affiche à gauche de la fenêtre et il vous suffit de cliquer dessus pour avoir uniquement les salariés à déclarer. Ici, la nouvelle colonne apparaît. Vous pouvez éventuellement la déplacer, modifier le titre... Sélectionnez ici l’information de la fiche salarié que vous voulez faire apparaître dans la liste. Cliquez sur ce bouton pour insérer la colonne dans la liste Guide d’accompagnement DADSU 9 Corrections Une information de même type n’est pas renseignée dans plusieurs fiches salariés. Et, cette information est identique pour certains salariés. Vous pouvez compléter cette information en une seule fois grâce à la fonction Rechercher/Remplacer, qui vous est expliquée à travers trois exemples.  Positionnez-vous sur la liste filtrée «Salarié DADSU 2012». Exemple 1 : modalité d’activité non renseignée 1. Repérez tous les salariés pour lesquels la valeur à renseigner est identique. 2. Sélectionnez les salariés puis faites un clic-droit et choisissez MARQUER/DÉMARQUER. 3. Allez dans le menu EDITION et activez la commande RECHERCHER/REMPLACER. La fenêtre Rechercher/Remplacer s’ouvre. 1. Dans la zone Liste des champs, sélectionnez le type d’information à compléter, ici «Modalité Activité». 2. Laissez la zone Remplacer vide. 3. Dans la zone Par, sélectionnez la valeur qui va être insérée dans les fiches salariés, ici «Salarié non concerné». 4. Sélectionnez l’option Marquée(s). Ainsi, la valeur est uniquement appliquée aux salariés marqués dans la liste. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui]. Vous revenez à la liste des salariés et vous pouvez voir le résultat dans la colonne correspondante. 7. Démarquez les salariés par un clic-droit, commande MARQUER/DÉMARQUER. Exemple 2 : statut catégoriel conventionnel non renseigné Le statut catégoriel conventionnel est en général identique pour un même statut. 1. A l’aide de la colonne Profil, repérez tous les salariés qui ont par exemple le statut Ouvrier. Et, à l’aide de la colonne Statut catégoriel conventionnel, repérez les lignes vides parmi les salariés ouvriers. 2. Sélectionnez les salariés et cliquez sur la fonction MARQUER/DÉMARQUER, accessible par un clic-droit. 3. Activez la commande RECHERCHER/REMPLACER du menu EDITION. 4. Sélectionnez le champ Statut catégoriel conventionnel. Et, dans la zone Par, sélectionnez Ouvriers qualifiés et non qualifiés y compris ouvrier agricoles. 5. Sélectionnez l’option Marquée(s) afin d’appliquer la valeur uniquement aux salariés sélectionnés. 6. Validez le traitement. 7. Démarquez les salariés dont le statut est OUVRIER. Et, procédez à l’identique pour les salariés CADRE puis NON CADRE. Exemple 3 : employeur(s) non renseigné Cette valeur est en générale identique à tous les salariés. 1. Assurez-vous que vous avez affiché la liste «Salariés DADSU 2012». 2. Activez la commande RECHERCHER/REMPLACER. 3. Sélectionnez le champ Employeur(s) et indiquez Employeur unique dans la zone Par. 4. Sélectionnez l’option Toute la liste puis validez. Astuce ! La fonction Rechercher/remplacer permet d’appliquer une même valeur à plusieurs salariés. 1 2 3 4 5 Guide d’accompagnement DADSU 10 Renseigner la convention collective La convention collective doit obligatoirement être renseignée dans les fiches des salariés. 1. Renseignez la convention collective à laquelle le salarié est rattaché suivant ces deux possibilités : • en utilisant la fonction Rechercher/Remplacer pour tous les salariés rattachés à une même convention collective. • en sélectionnant la convention collective dans chaque fiche des salariés au niveau de l’onglet Salaires. 2. Vérifiez également que toutes les données obligatoires à la DADSU (signalées par une flèche rouge) sont renseignées dans la ou les fiches des conventions collectives, à partir du menu BASES, commande CONVENTIONS COLLECTIVES. Contrôler les établissements Vous devez particulièrement prêter attention aux données suivantes : • Les caisses de retraite aussi bien pour les CADRES que NON CADRES auxquelles vous êtes affiliés. • Les caisses de congés payés si vous appartenez au secteur du BTP. • Les mutuelles et institutions de prévoyance auxquelles vous êtes éventuellement affiliées.  Les informations obligatoires à la DADSU sont signalées par une flèche rouge dans votre logiciel. 1. Allez dans le menu BASES - commande ETABLISSEMENTS. 2. Cliquez sur l’onglet Retraites Cadres. 3. Vérifiez que la caisse est renseignée ainsi que toutes les informations s’y référant. 4. Cliquez sur l’onglet Retraites non cadres et effectuez les mêmes vérifications. 5. Pour les entreprises appartenant au secteur du bâtiment, cliquez sur l’onglet CI-BTP et renseignez les informations sur la caisse de congés payés. 6. Dans l’onglet Déclarations, vérifiez bien que vous avez renseigné les données nécessaires. 7. Si votre entreprise est adhérente à des institutions de prévoyance et à des mutuelles, dans le menu BASES, cliquez sur la commande CAISSES et ouvrez chaque caisse concernée. Puis, vérifiez que les données sont bien toutes complétées dans l’onglet IP et mutuelle.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide du logiciel. Contrôler les cotisations Cotisation Accident du travail 1. Activez le menu BASES puis la commande COTISATIONS. 2. Recherchez la ou les cotisations d’accident du travail (C160) et ouvrez-les. 3. Dans l’onglet DADS, cochez la case Taux A.T. puis saisissez votre numéro de risque et votre numéro Section AT, fournis par l'URSSAF ou la CRAM. 4. Saisissez ensuite les informations qui sont obligatoires à la DADSU (signalées par une flèche rouge) et qui vous concernent. 5. Pour plus de détails sur les zones à renseigner, cliquez sur le bouton [Aide]. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les autres cotisations Pour contrôler toutes les autres cotisations, une méthode simple et rapide est de se baser sur le livre de paye ; celui-ci répertoriant toutes les cotisations utilisées dans les bulletins. Important ! Le numéro de risque et le numéro de Section AT doivent obligatoirement être renseignés. Guide d’accompagnement DADSU 11 1. Dans le menu ETATS, activez la commande LIVRE DE PAYE. 2. Vérifiez chaque ligne des cotisations. 3. Lorsque vous constatez une erreur, positionnez votre souris sur la ligne à corriger. Une loupe apparaît alors. 4. Double-cliquez sur la ligne et la fiche correspondante s’affiche. 5. Complétez ou modifiez les informations puis validez par le bouton [OK]. 6. Une fois revenu dans l’état, recommencez pour chaque cotisation. Rappel sur les cumuls des bases annuelles des salariés Pour déterminer le montant des cumuls des bases annuelles des salariés, il est nécessaire d’avoir une cotisation pour chacune des bases suivantes : • La base annuelle C.S.G./ C.R.D.S. • La base des cotisations calculée sur le salaire en totalité. • La base des cotisations limitées au plafond de la tranche A de la sécurité sociale. Soit trois cotisations au total. Ces bases se présenteront ainsi dans l’état préparatoire DADS. Les montants de ces bases peuvent être doublés ou triplés dans la déclaration lorsqu’au moins deux de ces cotisations sont définies avec le même type de base. Comment éviter des erreurs sur les cumuls des bases annuelles des salariés ? • Dans les fiches des deux cotisations CSG déductible (par défaut C116) et CSG+CRDS Hres Supp. (par défaut C117), dans la zone Base de l'onglet DADS, l'option Base annuelle CSG/CRDS doit être cochée. • Dans la fiche de la cotisation Maladie Maternité Décès Vieillesse (par défaut C120), dans la zone Base de l'onglet DADS, seule l'option En Totalité doit être cochée. • Dans la fiche de la cotisation Assurance vieillesse (par défaut la cotisation C130), dans la zone Base de l'onglet DADS, seule l'option Limitée au plafond doit être cochée. Guide d’accompagnement DADSU 12 Contrôler les rubriques 1. Allez dans le menu BASES - commande RUBRIQUES. 2. Le montant de la rubrique peut entrer dans le cumul annuel des frais professionnels, des avantages en nature, des avantages particuliers, etc. Dans ce cas, vérifiez que vous avez bien coché les éléments nécessaires au calcul de la DADS dans l’onglet Paramètres DADS. 3. Pour que les heures travaillées, les heures payées, les heures exonérées ou non exonérées soient récupérées dans la DADSU, cliquez dans l’onglet Prise en compte des rubriques concernées. 4. Vérifiez que les éléments des heures sont bien définis au niveau des cases à cocher suivantes : • Elément HS/HC non exonérés. • Elément Heures Exonérées. • Travaillées. • Payées. Exemple de la rubrique Heures complémentaires 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Guide d’accompagnement DADSU 13 Etape 3 : tri des événements salariés Cette troisième étape consiste à trier les événements salariés. Toutes les modifications apportées dans les fiches salariés pour corriger les erreurs DADSU ont générées automatiquement des événements salariés. Ces événements n’ont pas lieu d’être dans votre dossier. Vous devez uniquement conserver les véritables événements salariés de l’année tels un départ, une embauche, un changement de situation, etc.  Dans une entreprise rattachée à une caisse de congés payés BTP, l'absence congés payés constitue un événement. 1. Dans la liste des salariés, cliquez sur l’onglet Evénements salariés. 2. Cliquez sur le bouton . Vous allez créer une recherche afin de n’afficher que les événements de l’année de référence. 3. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis nommez la recherche, par exemple Evénements 2012. 4. Cliquez sur le bouton [Editer] afin de définir les critères de la recherche. 5. Dans la liste des champs, sélectionnez Date de début puis Est postérieur ou égal à. 6. Saisissez la date 1/01/2012*. 7. Cliquez sur le bouton [Valider]. 8. Cliquez sur le bouton [OU]. 9. Sélectionnez dans la liste des champs Date de fin puis Est postérieur ou égal à. 10. Saisissez la date 01/01/2012*. 11. Cliquez sur le bouton [Valider] puis sur le bouton [OK]. Tous les événements qui ont eu lieu à partir du 01/01/2012* s’affichent. 12. Ajoutez la recherche à la liste via le bouton [Propriétés]. Le fonctionnement est identique à la liste des salariés.Voir Afficher uniquement les salariés présents dans l’année, page 6. 13. Marquez toutes les lignes qui ne sont pas de véritables événements. Par exemple : modification des informations «Nature contrat» si le salarié n’a effectivement pas changé de type contrat dans l’année. 14. Cliquez sur le bouton [Supprimer].  Un événement salarié se créé à partir de la fiche du salarié, dans l’onglet DADS, à l’aide du bouton [Nouvel événement]. * 1/12/2011 pour les sociétés en paye décalée. Les dates indiquées dans l’exemple correspondent à une période de paye sans décalage. Pour rappel, la période d’une paye décalée est du 01/12/2011 au 30/11/2012. Guide d’accompagnement DADSU 14 Etape 4 : contrôles de la DADS et des montants Cette quatrième étape consiste à contrôler les informations qui seront présentes dans la déclaration et la cohérence des montants à déclarer. Pour cela, l’état préparatoire DADS constitue votre base de travail. Vérifier l’état préparatoire DADS Cet état reprend toutes les informations qui doivent être présentes dans la la déclaration de fin d’année. Vous pouvez ainsi vérifier que celle-ci est bien complétée. 1. Dans le menu ETATS, activez la commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS. 2. Vérifiez toutes les informations concernant l’entreprise et les salariés. 3. Allez dans la fiche de l’établissement ou bien dans les fiches des salariés et renseignez les informations manquantes. Contrôler les montants Ce contrôle s’effectue en comparant les montants (le nombre d’heures travaillées total, la base brute, la base CSG CRDS, etc) de l’état préparatoire DADS avec ceux du journal de paye . 1. Pour obtenir le journal de paye, allez dans le menu ETATS, commande JOURNAL DE PAYE. Vous pouvez éditer le journal de façon détaillée ou bien un récapitulatif.  Dans l’état préparatoire, les montants sont arrondis à l’euro supérieur. L’exemple ci-dessous vous montre quelques correspondances de montants entre l’état préparatoire et le journal de paye (récapitulatif). Par exemple, ici deux informations sont manquantes Guide d’accompagnement DADSU 15 Dans l’état préparatoire DADS Dans le journal de paye 2. Comparez ainsi tous les montants. Si vous constatez une différence de montant... S’il s’agit des montants de la base brute, base CSG / CRDS, base limitée au plafond, vous devez vérifier les cotisations servant au calcul de ces bases. Reportez-vous au paragraphe “Comment éviter des erreurs sur les cumuls des bases annuelles des salariés ?”, page 11. Si l’écart concerne un salarié, vous devez vérifier chacun de ses bulletins jusqu’à ce que vous trouviez la source de l’erreur.  Ce guide ne peut vous présenter toutes les solutions pour corriger les erreurs, les cas étant trop nombreux. 1 2 3 1 2 3 Guide d’accompagnement DADSU 16 Etape 5 : création de votre DADSU Toutes les vérifications nécessaires étant effectuées dans la paye, vous pouvez maintenant créer votre DADSU. 1. Allez dans le menu TRAITEMENTS et activez la commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES puis CRÉER UNE DADSU. 2. Le contrôle des erreurs DADSU vous est proposé par défaut. Indiquez de nouveau la période de réfé- rence de la déclaration et cliquez sur le bouton [Contrôler]. 3. Tant qu’il reste des erreurs, vous ne pouvez pas lancer la création. A l’inverse, le bouton [Continuer] devient accessible. Cliquez alors sur celui-ci pour lancer la création. 4. Un assistant s’affiche et vous guide dans la création de la DADSU. Suivez les étapes présentées à l’écran. 5. Pour plus de détails sur cet assistant, cliquez sur le bouton [Aide]. 6. Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Terminer]. La DADS-U est générée dans Ciel Déclarations Sociales, programme complémentaire à votre logiciel de paye. Ciel Déclarations Sociales permet de récupérer toutes vos données provenant de votre logiciel de paye et de générer votre DADSU. Ce programme s’ouvre automatiquement à la fin du traitement. Guide d’accompagnement DADSU 17 Etape 6 : contrôles de votre DADSU Cette sixième étape consiste à vérifier que les données de paye sont correctement récupérées dans Ciel Déclarations Sociales et que les calculs des montants de votre DADSU sont cohérents avec ceux de votre logiciel de paye. Ciel Déclarations Sociales présente la liste de toutes les déclarations créées. Double-cliquez sur la déclaration que vous venez de créer. Vérifier les salariés et les périodes d’activités 1. Cliquez sur le bouton . 2. Regardez le nombre de salarié. 3. Dans Ciel Paye, allez dans la liste des salariés et regardez sur votre critère de recherche spécifique à la DADSU. Le nombre de salariés est indiqué entre parenthèses. 4. Dans la liste des salariés, cliquez sur le bouton afin de visualiser les périodes d’activités et d’inactivités et vérifiez leur exactitude. 5. Pour ajouter et enlever une période d’activité, un salarié, cliquez sur les boutons Evénements ou Salariés situés dans le groupe Données. Vous pouvez voir ici le nombre total de salariés. Guide d’accompagnement DADSU 18 Contrôler les montants Pour contrôler les montants entre la déclaration et la paye, vous allez comparer deux états. 1. Cliquez sur le bouton puis sur la fonction Contrôle montants DADSU. 2. Laissez toutes les options cochées et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Reprenez votre état préparatoire DADS ou bien relancez-le dans Ciel Paye. 4. Comparez tous les totaux entre l’état Contrôle des montants et l’Etat préparatoire DADS. Exemple de quelques correspondances de montants : 5. Si vous constatez une erreur, redescendez toute la colonne ligne par ligne dans l’état Contrôle des montants et comparez chaque montant avec l’état préparatoire jusqu’à celui qui est incorrect. Vous pouvez alors voir sur quel salarié l’erreur porte. Corriger les erreurs 1. Si vous êtes en mode avancé dans Ciel Déclarations Sociales, allez dans la période d’activité du salarié concerné par une erreur. Dans la rubrique qui correspond au montant erroné, cliquez sur l’icône . Le détail du calcul est repris et vous pouvez alors repérer facilement la source d’erreur. 1 2 3 1 2 3 Guide d’accompagnement DADSU 19 2. Si vous êtes dans un autre mode, allez dans la liste des bulletins de Ciel Paye et ouvrez chaque bulletin du salarié. Passez en revue chaque chiffre jusqu’à celui qui est incorrect. 3. Saisissez la correction dans Ciel Déclarations Sociales puis cliquez sur le bouton [Actualiser]. Dans le cas où l’erreur porte sur le dernier bulletin de l’année 4. Modifiez le dernier bulletin en le dévalidant au préalable. 5. Revalidez-le puis ré-importez les données dans Ciel Déclarations Sociales (menu TRAITEMENTS, commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES - RENVOYER DONNÉES DADSU). 6. Dans Ciel Déclarations Sociales, cliquez sur le bouton pour actualiser les données et ainsi prendre en compte les modifications importées. Contrôler et compléter la déclaration 1. Dans Ciel Déclarations Sociales, toutes les zones incomplètes ou incohérentes sont encadrées en rouge. Cliquez sur chaque bouton pour passer en revue toutes les zones. 2. Cliquez dans la zone pour saisir votre correction. 3. Si vous avez des honoraires à saisir, sélectionnez la déclaration et cliquez sur le bouton [Honoraires]. 4. Avant d’envoyer la DADSU, vous pouvez lancer un ultime contrôle via le bouton . Double-cliquez sur une ligne d’erreur pour accéder à la rubrique correspondante. Guide d’accompagnement DADSU 20 Etape 7 : envoi de votre DADSU Où déposer votre DADSU ? Vous déposez votre DADSU sur le portail déclaratif via le logiciel Ciel DirectDéclaration. Ciel DirectDéclaration permet d'envoyer les déclarations et de suivre l'avancement de vos démarches auprès de chaque organisme destinataire. Ce dernier doit être installé sur votre ordinateur. Envoyer votre DADSU  Au préalable, vous pouvez saisir une référence de votre choix pour la déclaration. La référence de la déclaration peut faciliter son identification dans les échanges émetteur-récepteur. 1. Sélectionnez la déclaration à envoyer et cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, définissez le mode d’envoi que vous utilisez. • Je déclare en ligne : vous télédéclarez via l’application Ciel DirectDéclaration. Celle-ci s’ouvrira automatiquement à la validation de cette fenêtre. • Autre emplacement : choisissez l’emplacement sur votre ordinateur où le fichier sera généré. Vous devrez ensuite le déposer sur le site net-entreprises. 3. Sélectionnez si l’envoi est destiné à une procédure de test ou à un envoi réel. • Envoi test : vous pouvez envoyer la DADSU autant de fois que nécessaire. Vous recevrez le bilan des contrôles quel que soit le résultat obtenu (KO ou OK). Aucune donnée n’est conservée par le récepteur par conséquent vous devrez effectuer un envoi en réel avant la date d’échéance. • Envoi réel : la déclaration est définitivement prise en compte par le ou les organismes destinataires. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Contrôles du fichier par les partenaires sociaux Après réception du fichier DADSU, vous recevrez un compte-rendu d'exploitation qui constitue un bilan global du traitement de votre déclaration. Copyright 2012 Ciel Guide d’accompagnement DADSU - V19.5/12.5/6.5 - 11.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Les nouveautés de Ciel Professionnel indépendant Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 6 L’accueil Ciel ...................................................................................................................6 Mon compte Ciel ..............................................................................................................6 Enrichissement de l’Intuiciel ..............................................................................................6 Affichage du numéro de mouvement d’une écriture ..............................................................7 Modification des emprunts.................................................................................................7 Les échéances d’emprunt dans la trésorerie prévisionnelle.....................................................8 Indication des valeurs forcées dans les liasses .....................................................................8 Solde évolutif ..................................................................................................................8 Commentaire sur l’origine des pièces clients ........................................................................8 FlashCode et CodeQR .......................................................................................................8 Modification de l’historique des archives ..............................................................................9 Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................9 Modification de la préférence Codes postaux et Villes ............................................................9 La migration d’une ancienne version.................................................. 10 Ouvrir un dossier d’une ancienne version .................................................... 10 Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Professionnel indépendant....................... 10 Si vous utilisiez une version 6.00 ou inférieure ................................................................... 10 Si vous utilisiez une version 7.00 ou supérieure ................................................................. 10 Récupérer un dossier ................................................................................... 12 Présentation.................................................................................................................. 12 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 12 Contrôles avant récupération ........................................................................................... 14 Informations complémentaires avant récupération.............................................................. 15 La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 16 Vérifications après récupération ....................................................................................... 21 L’historique des nouveautés............................................................... 24 Les nouveautés de la version 9.10 ............................................................... 24 Réviser une immobilisation.............................................................................................. 24 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 28 Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire .................................................................................................... 31 Les nouveautés de la version 10.0 ............................................................... 33 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 33 Archivage des pièces commerciales clients avant la purge (Norme DGFiP) ............................. 33 Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP) ........................ 33 Trésorerie prévisionnelle ................................................................................................. 33 Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet ..................................................... 34 Mise à jour automatique ................................................................................................. 34 Localisation automatique................................................................................................. 34 Les nouveautés de la version 10.10 ............................................................. 35 Gestion de la norme DEEE............................................................................................... 35 PDF en couleur .............................................................................................................. 35 Les nouveautés de la version 10.20 ............................................................. 36 Récupération Ciel Compta libérale .................................................................................... 36 Les nouveautés de la version 11.0 ............................................................... 37 Pièce commerciale client : Saisie Document....................................................................... 37 Gestion des factures d’acompte ....................................................................................... 38 Saisie des relevés bancaires ............................................................................................ 38 Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 38 Besoin d’aide................................................................................................................. 39 Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 39 Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale ................................... 39 Préférences de saisie d'une pièce commerciale ................................................................... 39 Points de restauration..................................................................................................... 40 Nouvelles fonctions accessibles via le menu Contextuel des listes ......................................... 40 Gestion des remises en banque........................................................................................ 40 Format d’import relevé bancaire OFX ................................................................................ 40 Les nouveautés de la version 11.60 ............................................................. 41 La télédéclaration .......................................................................................................... 41 Les nouveautés de la version 12.0 ............................................................... 43 Changements d’interface................................................................................................. 43 Les aperçus................................................................................................................... 44 Préférences facturation ................................................................................................... 45 Choix du contact dans les devis, factures et avoirs ............................................................. 46 Recherche de pièces ....................................................................................................... 46 eBay ............................................................................................................................ 46 Affichage des écritures ................................................................................................... 47 Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales.............................................................. 47 Saisie de la part professionnelle ....................................................................................... 47 Unité des articles ........................................................................................................... 47 Mise sous surveillance .................................................................................................... 47 Envoyer un e-mail.......................................................................................................... 48 Les nouveautés de la version 13.0 ............................................................... 49 Personnalisation des polices ............................................................................................ 49 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 49 Modèles de pièces clients ................................................................................................ 49 Gestion du statut dans les devis....................................................................................... 49 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 50 Gestion des articles inutilisés ........................................................................................... 50 Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 50 Amélioration de la trésorerie prévisionnelle........................................................................ 50 Affichage du tableau de bord de date à date ...................................................................... 50 Les nouveautés de la version 13.50 ............................................................. 51 DGFiP ........................................................................................................................... 51 Déclaration 2035 ........................................................................................................... 51 Les nouveautés de la version 14.00 ............................................................. 52 Les barres d’actions ....................................................................................................... 52 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 53 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 53 Les actions flash ............................................................................................................ 53 Service à la personne ..................................................................................................... 53 Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 53 Affaires......................................................................................................................... 54 Les nouveautés de la version 14.50 ............................................................. 55 Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance.................................................................. 55 Les nouveautés de la version 15.00 ............................................................. 56 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 56 Insertion automatique .................................................................................................... 56 Correcteur orthographique .............................................................................................. 56 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 57 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 57 Duplication des écritures ................................................................................................. 57 Nouvelle saisie tableur .................................................................................................... 58 Amélioration de la gestion des affaires .............................................................................. 58 Récupération d’un dossier depuis un autre logiciel Ciel ........................................................ 58 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 59 Les nouveautés de votre logiciel 6 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés de la version 16.00. L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de certaines fonctions. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de Professionnel indépendant. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Professionnel indépendant auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de ligne. La troisième icône permet d’afficher ou Les nouveautés de votre logiciel 7 de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Affichage du numéro de mouvement d’une écriture  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ. L’option Afficher le numéro de mouvement vous permet d’obtenir un message indiquant le numéro de mouvement généré, lors de l’enregistrement d’une écriture. Modification des emprunts  Menu MON ARGENT - commande EMPRUNT. La gestion des emprunts a été enrichie. En plus de l’emprunt à taux fixe, géré auparavant, vous pouvez maintenant saisir un autre type d’emprunt. Et, des traitements sur les emprunts ont été ajoutés : la saisie de frais de dossier et de remboursements d’emprunt, la modification du tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe. Dans la liste des emprunts Vous disposez de nouveaux boutons : • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. A la création d’un emprunt Une nouvelle fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable. Dans la fiche d’un emprunt Dans l’onglet Amortissement, les deux boutons ci-contre sont disponibles dans la barre d’actions et vous permettent de : • modifier le tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe. • générer les écritures des échéances sans avoir à les saisir et de les passer directement en comptabilité.  Pour plus de détails sur les emprunts, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Les nouveautés de votre logiciel 8 Les échéances d’emprunt dans la trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE. Un bouton [Calculer les échéances] est présent dans la barre d’actions. Vous accédez toujours à cette commande par un clic-droit. Et, vous pouvez calculer les remboursements d'emprunts en tenant compte des dates d’échéance de paiement en vous positionnant sur la ligne Remboursements d'emprunts. Lorsque vous avez des emprunts en simulation, un message vous demande si vous voulez les inclure ou non dans le calcul. Indication des valeurs forcées dans les liasses  Menu ETATS - commande LIASSE 2033 ou LIASSE 2035. Dans l'aperçu de la déclaration 2033 ou de la déclaration 2035, les valeurs calculées modifiées apparaissent en rouge. Solde évolutif  Menu COMPTA - commande CONSULTATION D'UN POSTE  Menu COMPTA - commande POINTAGE MANUEL.  Menu COMPTA - commande POINTAGE AUTOMATIQUE. Dans les fenêtres de consultation des postes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde du poste sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Commentaire sur l’origine des pièces clients  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES DEVIS et LISTE DES FACTURES. Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité. FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type codeQR. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Les nouveautés de votre logiciel 9 Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Les historiques des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives ont été regroupés. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture d’exercice). Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR. La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Modification de la préférence Codes postaux et Villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. La migration d’une ancienne version 10 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de votre logiciel Ciel, soit : • votre dossier de travail nécessite une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Professionnel indépendant Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne application Ciel. 2. Dans le menu AIDE ou ?, activez la commande À PROPOS DE CIEL PROFESSIONNEL INDÉPENDANT. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Si vous utilisiez une version 6.00 ou inférieure Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de votre logiciel Ciel, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier, page 12. Avec la dernière version de Ciel Professionnel indépendant vous disposez désormais d'un logiciel totalement nouveau. Ainsi, son installation a apporté des modifications sur votre ordinateur, qui sont les suivantes. • Le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé. Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé. • Les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés. • Le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienwpi.exe. Si vous utilisiez une version 7.00 ou supérieure Dans ce cas, la procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version. Et, votre dossier doit simplement être mis à jour pour pouvoir être exploité. 1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR. 2. Cliquez sur votre dossier. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 11  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier, assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. La migration d’une ancienne version 12 Récupérer un dossier Présentation Dans cette partie, la récupération des anciens dossiers dont la version est inférieure ou égale à 6.00 vers Ciel Professionnel indépendant version 7.00 et supérieure vous est détaillée. Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier de votre nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant. Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération. Nous commencerons par les éléments non récupérés.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération va travailler sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés depuis votre ancien dossier Ciel Professionnel indépendant : Les états paramétrables La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les notes de listes Cette fonction permettait d'enregistrer une note texte sur chacune des listes. Celle-ci n'existe plus. Le lien Word Cette fonction n'est plus disponible. Publiable sur Internet Cette fonction était disponible depuis la fiche d'un article. Elle n'est plus disponible. Pièces avec valeurs négatives Les pièces avec une ou plusieurs lignes négatives (par exemple, dans le cas où la quantité a été saisie en négatif) ne sont pas récupérées. Le compte rendu de récupération vous indiquera la ou les pièces concernées. Autoriser les saisies en francs avec des espèces jusqu'au... Cette fonction (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Exercice) n'est plus disponible. Devise de référence Cette fonction (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Comptabilité) n'est plus disponible. Type d'activité Cette fonction (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Comptabilité) n'est plus disponible. La migration d’une ancienne version 13 Les postes par défaut Les 4 postes par défaut (cf. image ci-dessous) ne sont plus disponibles. Possibilité d'utiliser le franc à compter du 01/01/2002 (hors CEE) Cette fonction (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Comptabilité) n'est plus disponible. Les écritures en attente Les anciennes versions de Ciel Professionnel indépendant autorisaient la création d'écritures dites en attente. Il s'agissait d'écritures créées «en avance» et qu'il suffisait de valider pour qu'elles soient prise en compte. Ces écritures en attente pouvaient être générées soit manuellement, soit par les emprunts, soit enfin par les écritures périodiques. Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant n'autorisent plus ce type d'écritures. Elles ne seront donc pas récupérées. Voir Contrôles avant récupération, page 14. Les écritures en dehors des dates limites de saisie Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant autorisent une période de saisie de 48 mois maximum. Lors de la récupération, seules les écritures comprises sur cette période seront récupérées. Les emprunts Si vous possédez dans votre ancien dossier un ou plusieurs emprunts dont la durée dépasse 999 mois, ces emprunts ne seront pas récupérés. Les immobilisations Si vous possédez dans votre ancien dossier une ou plusieurs immobilisations dont le type d'amortissement est Exceptionnel et que la durée indiquée n'est pas en année entière, ces immobilisations ne seront pas récupérées. Les dépenses et les recettes incomplètes Les anciennes versions de Ciel Professionnel indépendant autorisaient la saisie d'une dépense ou d'une recette dans laquelle vous pouviez renseigner le poste de TVA ainsi que le montant, mais en ignorant le taux. Ces écritures ne seront pas récupérées. La migration d’une ancienne version 14 Contrôles avant récupération Avant de lancer la récupération, des éléments sont à contrôler dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une récupération partielle de certains éléments. Vérification des prochains codes 1. Depuis le menu DOSSIER choisissez la commande PARAMÈTRES DU DOSSIER. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur l'onglet Codes. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-après. 3. Vérifiez l'ensemble des prochains codes. Les écritures en attente Comme vous l’avez vu dans le paragraphe précédent (“Les éléments non récupérés”, page 12), les écritures en attente ne seront pas récupérées. Si vous souhaitez en récupérer certaines, vous devez les valider avant de lancer la récupération. Les immobilisations Comme vous l’avez vu dans le paragraphe précédent (“Les éléments non récupérés”, page 12), certaines immobilisations ne peuvent pas être récupérées (amortissement Exceptionnel et la durée indiquée n'est pas en année entière). Si vous souhaitez les récupérer, vous devez modifier la durée avant de lancer la récupération. Les emprunts Comme vous l'avez vu dans le paragraphe précédent (“Les éléments non récupérés”, page 12), certains emprunts ne peuvent pas être récupérés (durée supérieure à 999 mois). Si vous souhaitez en récupérer certains, vous devez modifier leur durée avant de lancer la récupération. Les dépenses et les recettes incomplètes Comme vous l’avez vu dans le paragraphe précédent (“Les éléments non récupérés”, page 12), certaines écritures sans taux de TVA ne peuvent pas être récupérées. Si vous souhaitez en récupérer certaines, vous devez les modifier afin d'y indiquer le taux de TVA avant de lancer la procédure de récupération. Monnaie du fichier Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant ne sont prévues que pour gérer des dossiers en euros. La récupération depuis un dossier en francs n'est donc pas possible. La migration d’une ancienne version 15 Si c’est le cas, vous obtiendrez le message ci-dessous. Vous devrez alors basculer votre dossier en euros avant de lancer la récupération. Dossier ouvert Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier, assurez-vous que celui-ci n'est pas ouvert avec votre ancienne version de Ciel Professionnel indépendant. Si c’est le cas, vous obtiendrez le message présenté ci-dessous et la récupération sera abandonnée. Informations complémentaires avant récupération Avant de lancer la récupération, il vous sera utile de connaître quelques informations complémentaires . Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. Taux de TVA Dans le cas où un taux de TVA est utilisé dans votre ancien dossier et qu'il n'est pas présent dans les postes, il sera automatiquement créé dans le nouveau dossier. Echéances d'emprunt Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés dans les anciennes versions et ceux des nouvelles. Montant des pièces Dans certains cas, un écart dans le calcul des lignes composant les pièces (devis, facture ou avoir) peut apparaître. En effet, la méthode d'arrondi est différente. Désormais, c'est l'arrondi fiscal qui est appliqué. Exemple 15.235 donne désormais 15.24 et non 15.23 comme précédemment. Pièces en francs Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant ne sont prévues que pour gérer des dossiers en euros. Si dans votre ancien dossier, des pièces en francs sont présentes, elles seront récupérées mais converties en euros.  Pour éditer la pièce dans sa monnaie d'origine, il vous faudra utiliser votre ancienne version. La migration d’une ancienne version 16 Nouveaux postes L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions va générer la création de nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier. Voici la liste des postes en question : • 671000 Charges exceptionnelles (pour les écarts de règlements) • 699800 Dépenses personnelles (pour les dépenses mixtes) • 771000 Produits exceptionnels (pour les écarts de règlements) • 799800 Recettes personnelles (pour les recettes mixtes) • 445510 TVA à décaisser (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 445670 Crédit de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 445810 Acompte de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 110000 Report à Nouveaux (pour enregistrer l'écriture d'A-Nouveaux) • 120000 Résultat de l'exercice (bénéfice) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice) • 129000 Résultat de l'exercice (perte) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice) Mode de paiement sur les devis Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant autorisent de renseigner le mode de paiement sur les pièces de type Devis. Lors de la récupération, le mode de paiement indiqué par défaut dans la fiche du client correspondant (s'il est renseigné) sera repris et placé dans les devis. La récupération de votre ancien dossier Afin d'optimiser au maximum la mise à jour de votre ancien dossier, il est conseillé de prendre connaissance des paragraphes précédents avant de lancer la récupération. Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre dossier avant de lancer cette procédure de récupération. Démarrer Ciel Professionnel indépendant 1. Double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le bureau pour ouvrir la nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant. La fenêtre d'ouverture des dossiers s'affiche. 2. Si cette fenêtre ne s’affiche pas, cliquez sur le menu DOSSIER - commande OUVRIR.  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Professionnel indépendant. 3. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version. La migration d’une ancienne version 17 Sélectionner votre ancien dossier Le logiciel recherche sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Professionnel indépendant. Vous obtenez alors la liste des anciens dossiers dans une fenêtre comme ci-dessous. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre choix. Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Sélectionnez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche de nouveau. 3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version tout en maintenant la touche enfoncée. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier à ouvrir puis validez à l'aide du bouton [OK]. Une fois le dossier sélectionné, la procédure de récupération commence. Mise à niveau de votre ancien dossier Si votre ancien dossier n'est pas à jour, une première mise à niveau est nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, un message comme celui présenté ci-dessous s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. La migration d’une ancienne version 18 Une fenêtre indique la progression du traitement : Une fois ce premier traitement réalisé, un compte rendu, semblable à celui présenté ci-après, peut éventuellement s'afficher. Il est conseillé d'enregistrer ou d'imprimer ce compte rendu afin de tenir compte des remarques et modifications éventuelles à la fin de la récupération. Une fois ceci fait, fermez la fenêtre.  Il est possible que la mise à niveau de votre ancien dossier ne génère pas de compte rendu. Les trois méthodes de remplissage La deuxième étape de la récupération débute alors. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Cette fenêtre vous permet d'indiquer la méthode que vous souhaitez utiliser pour récupérer les postes et les comptes de votre ancien dossier. La migration d’une ancienne version 19 En effet, la nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant est un redéveloppement complet. Pour cette raison, certaines options sont gérées de façon différente. Afin de bien comprendre les trois méthodes de remplissage, voici l’exemple d’une fiche d'un poste de dépense de votre ancienne version du logiciel. Cette fiche contient notamment les deux informations suivantes : le Code et le Compte. Dans la nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant, la fiche d'un poste ne contient plus qu'une seule information nommée Code. Les 3 méthodes proposées pour la récupération des postes sont les suivantes : Affecter l'ancien poste Cette première méthode, sélectionnée par défaut, affectera au poste récupéré le code de l'ancienne version. Dans l'exemple ci-dessus, le code du poste « Achats » après récupération sera « 08 ». Affecter l'ancien numéro de compte Cette seconde méthode affectera comme code au poste récupéré le compte de l'ancienne version. Comme ce dernier peut avoir été affecté plusieurs fois, le logiciel ajoutera automatiquement un suffixe sous forme d'un compteur (1, puis 2, puis 3, etc.). Dans l’exemple, le code du poste «Achats» après récupération sera « 607000 ». Si un autre poste possède ce même compte, il sera alors récupéré sous la forme « 607001 ». Affecter la racine de l'ancien numéro de compte et ajouter l'ancien poste Cette troisième méthode affectera comme code au poste récupéré les trois premiers caractères du compte de l'ancienne version suivi du code de l'ancienne version. Toujours avec le même exemple, le code du poste «Achats» après récupération sera « 607-08 ». 1. Cochez la méthode de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Récupérer] pour lancer la récupération de l'ensemble des données de votre ancien dossier. 3. Si vous souhaitez interrompre immédiatement cette procédure, cliquez alors sur le bouton [Annuler].  Dans certains cas, vous pouvez souhaiter réaliser une récupération partielle de vos informations. Vous disposez pour cela du bouton [Mode avancé>>>]. Voir La récupération des bases uniquement, page 21. La récupération de votre dossier Après avoir validé la fenêtre précédente, la procédure de récupération de vos données est lancée. Une fenêtre indique la progression du traitement. La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. La migration d’une ancienne version 20 Une fois le traitement terminé, un message s'affiche. • Cliquez sur le bouton [OK]. Le compte rendu de la récupération Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre s'affiche. Elle détaille l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier mais aussi les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou erronées. La colonne Type indique le genre d'informations relevées : • Note : les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. • Alerte : les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. • Erreur : les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la non récupération d'une donnée. La colonne Commentaire donne des explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. 1. Pour imprimer ce compte rendu, cliquez sur l'icône Imprimante située en haut à droite de la fenêtre. 2. Fermez ensuite la fenêtre du compte rendu. Le dossier récupéré avec la nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant est maintenant ouvert.  Ce compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser des vérifications ou modifications dans votre nouveau dossier.  Une fois la récupération terminée, consultez le paragraphe “Vérifications après récupération”, page 21. La migration d’une ancienne version 21 La récupération des bases uniquement Dans certains cas, soit sur les conseils de nos techniciens, soit après une première tentative de récupération totale, une récupération partielle de vos informations peut être préférable.  Il est conseillé d'utiliser cette récupération des bases dans le cas où la récupération totale, décrite au paragraphe“La récupération de votre dossier”, page 19, vous donne un compte rendu avec beaucoup d'erreurs. Pour cela, vous disposez d'un bouton [Mode avancé>>>] accessible depuis la fenêtre détaillée au paragraphe “Les trois méthodes de remplissage”, page 18. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous obtenez la fenêtre suivante. : La partie droite qui s'affiche vous donne accès à l’option Récupération des bases uniquement. Si vous cochez cette option, voici les éléments qui pourront être récupérés et ceux qui ne le seront pas :  La méthode de remplissage des codes des postes sera prise en compte dans le cas d'une récupération uniquement des bases. Reportez-vous au paragraphe “Les trois méthodes de remplissage”, page 18. Cette récupération des bases se déroule ensuite comme pour une récupération totale avec, une fois le traitement terminé, l'édition d'un compte rendu.  Une fois la récupération terminée, consultez le paragraphe “Vérifications après récupération”, page 21. Vérifications après récupération La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Nous allons détailler les vérifications que vous pouvez être amenés à réaliser sur votre nouveau dossier. Taux de TVA Si un taux de TVA existait dans votre ancien dossier mais n'était pas utilisé dans les postes, il a été automatiquement créé dans le nouveau dossier. Eléments récupérés Eléments non récupérés paramètres écritures postes devis immobilisations factures clients fournisseurs et prospects avoirs articles règlements agenda La migration d’une ancienne version 22 Le taux de TVA par défaut Vous disposez d'une option pour indiquer le taux de TVA que vous souhaitez utiliser par défaut. 1. Cliquez sur menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉS, pour accéder aux paramètres de votre nouveau dossier. 2. Dans l’onglet Divers, renseignez le taux de TVA par défaut pour bénéficier d'automatismes lors de l'utilisation de cette nouvelle version. Échéances d'emprunt Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés dans les anciennes versions et ceux des nouvelles. Montant des pièces Dans certains cas, un écart dans le calcul des lignes composant les pièces (devis, facture ou avoir) peut apparaître. En effet, la méthode d'arrondi est différente. Désormais, c'est l'arrondi fiscal qui est appliqué. Exemple 15.235 donne désormais 15.24 et non 15.23 comme précédemment. Pièces en francs Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant ne sont prévues que pour gérer des dossiers en euros. Si dans votre ancien dossier des pièces étaient en francs, elles ont été récupérées mais converties en euros.  Pour éditer la pièce dans sa monnaie d'origine, vous devez utiliser votre ancienne version, toujours présente sur votre disque dur. Mode de paiement sur les devis Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant autorisent de renseigner le mode de paiement sur les pièces de type Devis. Lors de la récupération, le mode de paiement indiqué par défaut dans la fiche du client correspondant a été repris et placé dans les devis. Nouveaux postes L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions a généré la création de nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier. Les écritures de factures et de règlements Lors de la récupération de votre ancien dossier, les écritures correspondant aux factures et aux règlements ne sont pas récupérées telles quelles. Les écritures sont recréées à partir des factures et des règlements récupérés. Il peut donc y avoir quelques différences dans l'imputation de certains postes, si entre la validation de la pièce ou la saisie du règlement et la récupération dans la nouvelle version, les postes par défaut (par exemple dans la fiche des articles) ont été modifiés. Les encours clients Contrairement à l'ancienne version, les encours clients tiennent désormais compte des avoirs. 2033-Régime simplifié Si votre régime fiscal est 2033-Régime simplifié, vous devez reprendre chacun des postes afin de lui affecter le code 2033. La migration d’une ancienne version 23 Modes de paiement Les modes de paiement de type Chèque et Carte bancaire peuvent générer chacun 2 modes de paiement dans la nouvelle version : • un premier mode pour les dépenses, avec l'option Uniquement pour les recettes non cochée, • un second mode pour les recettes avec cette même option, mais cochée. L’historique des nouveautés 24 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 9.10. Les nouveautés de la version 9.10 Nous allons détailler ici les nouveautés de la version 9.10 de Ciel Professionnel indépendant. Réviser une immobilisation Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les trois points suivants : • révision de la durée d'amortissement, • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat, • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les deux premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est : = 100,00 Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après deux ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les deux années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. À partir du 31/12/2006, le passage d'une dotation est de 30, au lieu de 20. Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 ! À compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10. L’historique des nouveautés 25 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 26 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les deux premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est : = 1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600, soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la fiche de l'immobilisation cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 27 La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Révision de la valeur d'achat Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04. La valeur d'achat est : = 1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 28 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité. Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005, à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art.1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/02 . La valeur d'achat est : = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans À l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure : • un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans • un composant B d’une durée prévue d’utilisation fixée à 5 ans. • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € L’historique des nouveautés 29 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure ») puis sa valeur dans la zone . 4. Sur les lignes suivantes, saisissez le code des deux composants ainsi que leur libellé et leur valeur. L’historique des nouveautés 30  Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. On obtient la liste des immobilisations suivante Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 24.. L’historique des nouveautés 31 Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Exemple de plan d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents. L’historique des nouveautés 32 Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information s’affiche dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée). On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche concernant les éléments suivants : • la date de début d'amortissement, • les valeurs d'achat et à amortir, • le mode d'amortissement, • la durée, • la partie Valeur bloquée. De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations. L’historique des nouveautés 33 Les nouveautés de la version 10.0 Nouvel Intuiciel  Menu TRAITEMENTS - commande INTUICIEL L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Archivage des pièces commerciales clients avant la purge (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Professionnel indépendant vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la purge de vos pièces commerciales.  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu TRAITEMENTS de votre application.  Pour des informations détaillées sur l’archivage DGFiP, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Professionnel indépendant vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice.  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des documents archivés à partir du menu TRAITEMENTS de votre application. Trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de négocier par avance avec vos partenaires financiers.  Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous à l’aide intégrée au logiciel. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. L’historique des nouveautés 34 Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet  Menu TRAITEMENTS - commande TRANSFERT INTERNET Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet.  Vous devez avoir un abonnement chez Ciel pour accéder à cette commande. 1. Vous devez choisir le type de transfert : • mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées. • mode avancé : sélection des écritures à envoyer. 2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter]. 3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code client, N° Licence, Nom de la société, etc). 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider et lancer le transfert. Mise à jour automatique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Professionnel indépendant. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.  Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Localisation automatique  A partir d’une fiche client, fournisseur ou prospect - Onglet Fiche  A partir d’une pièce commerciale : devis, factures, avoirs. Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du fournisseur. • Le premier icône affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. L’historique des nouveautés 35 Les nouveautés de la version 10.10 Gestion de la norme DEEE  Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS La nouvelle loi DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage. L'éco-participation correspond à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation, ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite. Ce montant doit apparaître sur la fiche de l'article. A partir de la liste des éco-participations, vous pouvez créer des éco-participations pour ensuite les affecter à vos articles, les modifier ou supprimer.  Pour des informations détaillées sur l’éco-participation, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. L’historique des nouveautés 36 Les nouveautés de la version 10.20 Récupération Ciel Compta libérale  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - RÉCUPÉRATION - RÉCUPÉRATION CIEL COMPTA LIBÉRALE Vous pouvez récupérer dans Ciel Professionnel indépendant un dossier de Ciel Compta libérale. Tous les éléments (listes des clients, écritures, postes, paramètres de votre société, etc.) de votre dossier Compta Libérale sont récupérés. Cette commande est utile si vous souhaitez gérer des ventes et achats à partir d'une société et comptabilité existantes sans avoir à tout re-saisir. 1. Si vous avez lancé Ciel Compta libérale, vérifiez que le dossier à récupérer est fermé. Dans Ciel Professionnel indépendant : Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez la commande RÉCUPÉRATION CIEL COMPTA LIBÉRALE (menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - RÉCUPÉRATION). Une fenêtre s'ouvre et affiche la liste des dossiers Compta Libérale. 3. Sélectionnez le dossier à récupérer. 4. Si le nom de votre dossier n'apparaît pas, vous pouvez le sélectionner manuellement. Pour cela, choisissez la ligne . 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Si vous avez choisi la sélection manuelle • Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez chercher votre dossier. Une fois que vous l'avez sélectionné, cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 6. A la fin du traitement, une fenêtre vous informe si la récupération s'est bien effectuée. Attention § Vous devez posséder la dernière version de Ciel Compta libérale et de Ciel Professionnel indépendant. L’historique des nouveautés 37 Les nouveautés de la version 11.0 Pièce commerciale client : Saisie Document Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir pour un client ou un prospect rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la LISTE de la pièce concernée (DEVIS, FACTURES, AVOIRS). Exemple : Extrait d'un devis  Pour obtenir des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel - Rubrique Saisie Document. L’historique des nouveautés 38 Gestion des factures d’acompte  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Vous pouvez à partir de cette fenêtre VISUALISER la facture d'acompte, l'IMPRIMER ou l'ENVOYER PAR E-MAIL. Saisie des relevés bancaires  Menu MON ARGENT - commande RELEVÉS BANCAIRES Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires ou de les importer directement dans Ciel Professionnel indépendant. Un assistant vous guide à travers différentes étapes. • Étape 1 : choix du poste • Étape 2 : choix du mode de saisie • Étape 3 : informations relevé bancaire. Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur le bouton [Suivant).  Pour obtenir des informations détaillées sur la saisie des relevés bancaires, reportez-vous à la rubrique correspondante dans l’aide intégrée au logiciel. Les recherches Trouvtoo  Menu TRAITEMENTS - commande TROUVTOO Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop : nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web). Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . L’historique des nouveautés 39 Besoin d’aide  Icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur pour valider le formulaire et lancer la connexion. Générer des écritures au format RImport  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Onglet Destination du transfert Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Vous devez indiquer le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquer-glisser. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.). Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures ou avoirs) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect pour lequel vous souhaitez établir la pièce. Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser pour transférer un devis en facture ou une facture en avoir 1. Sélectionnez le devis ou la facture à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. 2. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures ou la facture dans la fenêtre Liste des avoirs. Préférences de saisie d'une pièce commerciale  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAISIE Dans la fenêtre Préférences saisies vous pouvez d'une part paramétrer le mode de saisie par défaut des pièces commerciales de vente. Vous pouvez opter pour : • une saisie Standard • une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente). • avoir le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. L’historique des nouveautés 40 Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Professionnel indépendant vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouvelles fonctions accessibles via le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic-droit) des listes. Gestion des remises en banque  Menu COMPTABILITÉ - commande REMISES EN BANQUE Vous pouvez désormais gérer les remises en banque via le menu COMPTABILITÉ. Le bouton [Bordereau] vous permet d’accéder aux paramètres de saisie du bordereau de remise en banque. Format d’import relevé bancaire OFX  Menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ - bouton [Créer] Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial eXchange). L’historique des nouveautés 41 Les nouveautés de la version 11.60 La télédéclaration La télédéclaration vous permet d’envoyer vos déclarations 2035 directement à votre centre d’impôt et depuis votre logiciel, via internet. Pour cela, vous devez souscrire à Ciel directDéclaration et définir vos paramètres de télédéclaration. Souscription et paramètres  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - TÉLÉDÉCLARATION La fenêtre Paramètres Télédéclaration permet de souscrire à Ciel directDéclaration, de renseigner des informations nécessaires à la télédéclaration, de définir l’émetteur de la déclaration. 1. Pour obtenir toutes les informations détaillées sur la télédéclaration de la 2035 avec Ciel directDéclaration, cliquez sur les boutons matérialisés par un point d'interrogation. 2. Pour souscrire à Ciel directDéclaration Fiscal, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Télédéclaration. Onglet Informations DGFiP Les informations sur votre centre d’impôt seront automatiquement reportées dans la déclaration 2035 générée dans votre logiciel Ciel. Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de la 2035 et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. 3. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration 2035, renseignez le numéro de Recette de votre Centre des impôts, le numéro de Dossier et la clé attribués par votre Centre des impôts. 4. Dans la partie Informations du partenaire EDI DGFiP de la fenêtre, indiquez le numéro de votre partenaire EDI, sa raison sociale, ses coordonnées postales et téléphoniques, son numéro de SIRET. Attention ! La souscription à Ciel directDéclaration Fiscal nécessite en parallèle une adhésion directe à la télé procédure EDI DGFiP. L’historique des nouveautés 42 Onglet Compléments 5. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez qui se charge d'envoyer la télédéclaration : • votre Société courante, c'est-à-dire vous-même ou, • votre Expert comptable ou, • votre Tiers déclarant : dans ce cas, la partie Coordonnées "Tiers déclarant" de la fenêtre devient accessible. Saisissez alors ses coordonnées complètes ainsi que son numéro de SIRET. 6. Si l'activité de l'émetteur est arrêtée, cochez l'option Arrêt d'activité puis sélectionnez dans la liste déroulante la raison de l'arrêt : Cessation, Décès ou Autres. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage. Télédéclarer  Menu ÉTATS - commande LIASSE FISCALE Lorsque vous lancez l’état 2035, votre déclaration s’affiche à l’écran. Toutes les informations que vous avez renseignées dans les paramètres de télédéclaration sont reprises. 1. Vérifiez le contenu de votre déclaration et si nécessaire complétez-la. Pour cela, il vous suffit de cliquer directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent à ce que vous indiquez habituellement sur le préimprimé que fournit l'administration. 2. Lorsque vous avez vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets, cliquez sur le bouton [OK]. Le message suivant s’affiche : 3. Cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. La fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez : • Envoyer la 2035 : votre déclaration sera directement envoyée à la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). • Envoyer vers un autre organisme : vous passez par Ciel directDéclaration pour une transmission vers un autre organisme que la DGFiP, comme une A.G.A. • Réaliser un test de télétransmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP. • Envoyer provisoirement la 2035 : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire d'arrêté des comptes. Dans ce cas, indiquez la date provisoire d'arrêté des comptes. 4. Cochez l'option de votre choix et cliquez sur le bouton [OK]. L’historique des nouveautés 43 Les nouveautés de la version 12.0 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Onglets Navigation par onglet Barre de titres Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 44 Localisation, itinéraire  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Fiche Dans la fiche d’un client ou fournisseur ou prospect, les boutons de localisation sont maintenant audessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur ou prospect). Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser en PDF  Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . Adobe Reader® s’ouvre et affiche l’aperçu. Afficher l’aperçu dans une liste L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’une pièce commerciale, d’un tiers, d’un article, d’une immobilisation, directement depuis sa liste. 1. Sélectionnez l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu et cochez l'option Afficher l'aperçu.  Dans la liste des factures d’acompte, cette option est accessible à partir du bouton [Options]. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Attention L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. L’historique des nouveautés 45 Préférences facturation Vous pouvez définir le modèle d’impression ainsi que le mode de saisie de vos pièces commerciales à utiliser par défaut. Modèles de dessins  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Modèles de dessins Les modèles de dessins correspondent aux modèles d’états que vous propose le logiciel. Vous pouvez choisir le modèle qui sera proposé lors des éditions des avoirs, devis, factures et factures d’acompte. Si vous cochez l’option : • Etat par défaut : votre pièce sera directement éditée dans le modèle défini par défaut. Par exemple, l’état par défaut d’un avoir est «Avoir blanc ombré logo et remise». • Proposer la liste des états : au lancement de l’édition, une fenêtre vous proposera tous les modèles d’état de la pièce et vous devrez en sélectionner un. Saisie  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Saisie Vous pouvez définir la méthode de saisie des pièces commerciales à prendre en compte par défaut ainsi que les options de saisie des clients et des articles.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 46 Choix du contact dans les devis, factures et avoirs Disponible uniquement en saisie standard  Menu RELATIONS CLIENTS - commandes PRÉPARER UN DEVIS ou FACTURER UN CLIENT ou ÉTABLIR UN AVOIR Dans les fiches des devis, factures ou avoirs, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans la zone Informations client/prospect, vous disposez maintenant de la liste déroulante Contact qui vous permet d’en sélectionner un.  Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des contacts (menu LISTES - commande CONTACTS - bouton [Créer]).  Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Recherche de pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES Cette commande vous permet de faire une recherche de vos pièces clients : factures, avoirs, devis et factures d’acompte. Vous pouvez vérifier indépendamment si ces pièces clients sont validées ou non. Vous pouvez faire une recherche des pièces : • validées, non validées ou les deux • réglées, non réglées ou les deux • transférées, non transférées ou les deux  Pour plus de détails sur la recherche de pièces, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. eBay  Menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs fonctions : • Bien démarrer sur eBay Cette fonction vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette fonction vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette fonction vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette fonction vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette fonction vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Tous les modèles d’annonce que vous avez précédemment créés s’enregistrent automatiquement dans le menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette fonction vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 47 Affichage des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commande LISTE DES ÉCRITURES À partir de la liste des écritures, vous pouvez afficher toutes les lignes comptables ou toutes les lignes de dépenses/recettes. Pour cela, dans la zone Afficher les, vous disposez de deux nouvelles options : • Lignes dépenses/recettes : vous obtenez le détail de l'écriture que vous avez sélectionnée dans votre liste sous forme de dépenses/recettes. • Lignes comptables : vous obtenez le détail de votre écriture sous forme de débits/crédits. Les montants qui s'affichent doivent balancer autrement dit le total débit doit être égal au total crédit. Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Fiche Dans une fiche client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont disponibles : • : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. • : permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre fournisseur ou de votre prospect via le site Infogreffe. Saisie de la part professionnelle  Menu MON ARGENT - commande NOUVELLE DÉPENSE ou NOUVELLE RECETTE La part professionnelle peut être renseignée, à présent, par un montant (en valeur) et non plus uniquement en pourcentage.  Valable uniquement pour les dossiers en 2035. Unité des articles  Menu LISTES - commande ARTICLES / PRESTATIONS - bouton [Créer] Dans la fiche d’un article, vous pouvez choisir l'unité de l'article (Kg, Litre, Tonne, Mètre, etc). Dans la zone Divers, l'icône permet de sélectionner une unité. Si une unité n'existe pas dans votre dossier, vous pouvez directement l’ajouter en cliquant sur le bouton [Créer]. Mise sous surveillance  Menu RELATIONS CLIENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 48 Envoyer un e-mail  Menu LISTES - commandes CLIENTS/TIERS ou CONTACTS... Menu RELATIONS CLIENTS - commandes LISTE DES DEVIS ou FACTURES D’ACOMPTE ou FACTURES ou AVOIRS... Vous pouvez envoyer un e-mail directement depuis les listes dans lesquelles une adresse e-mail est accessible. L’historique des nouveautés 49 Les nouveautés de la version 13.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, contacts, articles/prestations, postes, codes analytiques, modes de paiement, eco-participations, emprunts, immobilisations, modèles d’écritures, écritures périodiques, devis, factures d’acompte, factures, avoirs, rappels, règlements, écritures. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Modèles de pièces clients  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Il possible de personnaliser rapidement les modèles de pièces clients par simple glisser/déposer de vos éléments (logo, colonnes...). Seuls les états de type dessin devis, dessin factures, dessin avoirs et dessin factures d’acompte sont concernés. De même, vous pouvez maintenant créer rapidement un modèle de pièces clients grâce à un assistant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Créer], plusieurs informations sont demandées : • la famille du modèle : Dessin devis, Dessin factures, Dessin avoirs ou Dessin factures acompte, • le type du modèle : Dessin, • le nom du modèle. L’assistant s’affiche après que vous avez nommé le modèle. Gestion du statut dans les devis Disponible uniquement en saisie standard  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES DEVIS - double-clic sur la ligne d’un devis Vous pouvez maintenant attribuer un statut à vos devis. A cet effet, dans la zone Statut, vous trouverez plusieurs statuts pré-définis : en cours, accepté, refusé, à envoyer, à relancer, en négociation. Si le logiciel ne propose pas le statut que vous voulez attribuer, vous pouvez le créer. Pour cela, faites un clic-droit dans la zone et choisissez la commande CRÉER. L’historique des nouveautés 50 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS ou FACTURER UN CLIENT ou ÉTABLIR UN AVOIR Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. La fiche de l’article est alors actualisée. Gestion des articles inutilisés  Menu LISTES - commande ARTICLES/PRESTATIONS Si vous voulez suspendre l’utilisation d’un article, sans pour autant le supprimer, vous disposez de l’option Ne plus utiliser. Ainsi, l’article ne sera plus visible en saisie des pièces commerciales. Règles d’affectation relevé  Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ Les règles d’affectation relevé permettent de faciliter la saisie des opérations de recette, de dépense et de virement dans les relevés bancaires. En effet, certaines informations sont attribuées automatiquement à ces types d’opération. Ces informations sont : • pour les opérations de recette et de dépense : le montant, le poste, le libellé. • pour les opérations de virement : le poste bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations de recette, dépense et virement du relevé qui répondent à une règle puis affecte les éléments définis dans la règle. Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).  Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Amélioration de la trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE La trésorerie prévisionnelle propose de nouvelles possibilités : création de plusieurs trésoreries, choix de la période, options d’affichage supplémentaires, ajout et suppression de lignes (clic-droit), recopie automatique des montants en valeur ou en pourcentage (clic-droit). Affichage du tableau de bord de date à date  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL - onglet Mon tableau de bord Les données annuelles du tableau de bord sont calculées en fonction des dates en haut à droite. Vous pouvez modifier ces dates en cliquant dessus. L’historique des nouveautés 51 Les nouveautés de la version 13.50 DGFiP Par le décret du 3 avril 2008, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a été créée. Elle résulte de la fusion de la direction générale des impôts et de la direction générale de la comptabilité publique. Ciel Professionnel indépendant est conforme à la nouvelle dénomination DGFiP, venant remplacer la DGI. Déclaration 2035  Menu ETATS - commande LIASSE FISCALE - 2035 Ajout des feuillets Tableaux OG et Balance Vous pouvez inclure les feuillets Tableaux OG et Balance à votre déclaration. Ces feuillets sont des annexes qui justifient la 2035 et sont uniquement destinés à l’AG.A. (Association de Gestion Agréée). Deux nouvelles options ont donc été ajoutées afin d’inclure ces feuillets dans la déclaration. Télédéclaration : gestion du double envoi La télédéclaration permet maintenant d’envoyer votre déclaration à la fois à la DGFiP et à votre A.G.A. Par défaut, la déclaration est transmise à la DGFiP. Pour permettre le double envoi, il suffit de sélectionner les feuillets que vous devez transmettre à votre A.G.A. Ces feuillets sont uniquement envoyés à l’A.G.A. L’historique des nouveautés 52 Les nouveautés de la version 14.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 53 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des factures, liste des devis, liste des avoirs...). Service à la personne Votre logiciel vous permet maintenant de gérer les activités de service à la personne. Pour activer cette fonction, vous avez deux solutions :  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - ETAPE SERVICE À LA PERSONNE Lors de la création de votre dossier, l’étape Service à la personne vous propose de gérer ou non les services à la personne. Vous pouvez ensuite créer votre ou vos intervenant(s), toujours dans l’assistant de création de dossier.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Dans les paramètres, le nouvel onglet Service à la personne vous permet de définir directement depuis votre dossier si vous voulez exercer une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. Une fois cette option activée, vous pourrez créer vos intervenants depuis le menu LISTES - commande INTERVENANTS. Vous pourrez ensuite affecter des factures et avoirs à vos intervenants, gérer des états, éditer une attestation fiscale... Gestion du crédit-bail  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. L’historique des nouveautés 54 Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton .  Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1 depuis la fenêtre de votre logiciel). Affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires permettent de réaliser des objectifs sur vos ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos ventes par catégorie et à faire des prévisions. Par exemple, vous voulez connaître toutes les ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Vous retrouvez dans la liste toutes les affaires que vous avez créées.  Pour plus de détails sur les affaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1 depuis la fenêtre de votre logiciel). L’historique des nouveautés 55 Les nouveautés de la version 14.50 Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance  Menu ETATS - commande A.G.A. - lien Balance de concordance Vous accédez également à cet état à partir de l’Intuiciel, dans la partie Mes états et statistiques. Le nouvel état Balance de concordance établit la correspondance entre les données comptables et la déclaration 2035. Cet état présente, dans l'ordre suivant : • les soldes des postes de la déclaration 2035, triés par code liasse puis le résultat comptable après calcul, • les soldes des postes patrimoniaux triés par classe, • le résultat comptable comparé au solde des comptes patrimoniaux.  Vous ne pouvez éditer cet état que si votre régime fiscal est 2035-BNC. L’historique des nouveautés 56 Les nouveautés de la version 15.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Copyright Ciel 2012 Ciel Professionnel indépendant - Guide des mises à jour - Référence : MAJ WPI 16.0 - 05.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel L’historique des nouveautés 57 Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients: accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, onglet Banque. • postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB. Duplication des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCRITURES  Menu COMPTABILITÉ - commande CONSULTATION  Menu COMPTABILITÉ - commande POINTAGE MANUEL ou POINTAGE AUTOMATIQUE Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible à partir de la fenêtre de consultation des écritures, de pointage automatique et de pointage manuel enfin de la liste des écritures. L’historique des nouveautés 58 Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton . Nouvelle saisie tableur  Menu SAISIES - commande SAISIE TABLEUR Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette, virement...), à des jours et mois différents.  A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Amélioration de la gestion des affaires  Menu RELATIONS CLIENTS - commande CONSULTER UNE AFFAIRE Vous pouvez consulter les factures, encours, devis, avoirs... liés à votre affaire. Vous pouvez ainsi avoir un suivi détaillé sur votre affaire. La fenêtre Consulter une affaire s’affiche. Vous retrouvez les pièces commerciales liées à votre affaire, réparties dans les différents onglets (factures, encours, devis...). Vous pouvez également accéder à cette fenêtre depuis la liste des affaires ou la fiche de l’affaire.  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES Vous pouvez maintenant effectuer une recherche par affaire, sur toutes les affaires ou sur une affaire en particulier que vous pouvez sélectionner en cliquant sur l’icône d’appel de liste [...].  Menu ETATS - commande ETATS AFFAIRES Grâce à cette commande, vous pouvez faire une sortie fichier, e-mail, imprimer ou afficher l’aperçu de la liste de vos Affaires en cours, ou bien créer un Echéancier de vos pièces commerciales associés à une ou plusieurs affaires.  Menu ETATS - commande STATISTIQUES AFFAIRES Grâce à cette commande, vous pouvez faire une sortie fichier, e-mail, imprimer ou afficher l’aperçu de plusieurs états relatifs aux statistiques de vos affaires. • Comparaison du CA par affaire, • Détail des pièces par affaire, • Evolution du CA de l’affaire, • Graphique comparatif du CA de vos affaires, • Statistiques de pièces par affaire.  Pour plus de détails sur les affaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Récupération d’un dossier depuis un autre logiciel Ciel Vous pouvez maintenant, depuis l’assistant de création de dossier, choisir de récupérer un dossier existant que vous avez déjà créé dans Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile. De plus, la récupération d’un dossier depuis Ciel Compta libérale est maintenant accessible depuis l’assistant de création de dossier.  Pour plus de détails sur la récupération de dossier dans l’assistant de création, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 59 Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale et Gestion commerciale Évolution Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne commerciale : de la mise en place d'un dossier (avec les clients, les articles, les fournisseurs) à la saisie puis aux traitements des pièces commerciales. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence ainsi que de l’aide contextuelle. Bien cordialement, L'équipe Ciel. 3 Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel. • le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que vos logiciels sont des produits authentiques Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence, demandé lors du référencement. Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..............................................................................................5 Documentation........................................................................................................................ 6 Si vous débutez ....................................................................................................................... 7 Entraînez-vous...................................................................................................................... 11 Création et mise en place d’un dossier......................................................18 Créez votre dossier ............................................................................................................... 19 Les paramètres du dossier..................................................................................................... 22 Créez les données de base .................................................................................................... 24 Saisie et traitements des pièces commerciales ..........................................38 Saisissez les pièces clients..................................................................................................... 39 Saisissez les pièces fournisseurs............................................................................................ 55 Gestion de production ........................................................................................................... 56 Commandes des articles en rupture....................................................................................... 57 Les états ...................................................................................................58 Principes généraux ................................................................................................................ 59 Les états articles.................................................................................................................... 61 Les états clients fournisseurs................................................................................................. 64 Les états analyses.................................................................................................................. 70 Traitements de fin d’année .......................................................................73 L’assistant Top Clôture.......................................................................................................... 74 Le journal comptable............................................................................................................. 75 La régulation des stocks........................................................................................................ 76 Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP) ...................................................................... 77 Gestion des dossiers.................................................................................79 La sauvegarde ....................................................................................................................... 80 La restauration ...................................................................................................................... 81 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste............................................................... 83 Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution........................84 La gestion des stocks multi-dépôts ....................................................................................... 85 La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux............................................................. 87 La relation client.................................................................................................................... 88 Gestion avancée des relances clients ..................................................................................... 89 Liste des ordres de production .............................................................................................. 90 Les factures d’abonnement.................................................................................................... 91 Les factures multi-échéances ................................................................................................ 92 Les infos «perso»................................................................................................................... 93 La gestion des sociétés.......................................................................................................... 93 Administration avancée des utilisateurs................................................................................. 93 Index ........................................................................................................94 Prise en main Prise en main 6 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel La formation Flash Des séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour les consulter, cliquez sur le menu AIDE puis sélectionnez FORMATION FLASH. La formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com. Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques (au format PDF) accessibles depuis le menu AIDE : • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. Vous retrouvez en fin de manuel les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution. • le Manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient trois autres supports additionnels : • la Présentation générale qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel. • le Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions. • le Générateur de Tableaux de bord qui décrit la personnalisation des fenêtre de type tableau de bord.  L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre ordinateur. Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide. Prise en main 7 Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Gestion commerciale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en : • créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales. • saisissant ensuite vos devis clients. • transformant directement un devis en facture. • utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel Gestion commerciale. • personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins. Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous. • Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille • Les clients • Les fournisseurs • Les représentants • Les familles d'articles • Les articles Voir Créez les données de base, page 24. Saisissez un nouvel article La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles. Pour saisir un nouvel article : • activez la commande ARTICLES du menu LISTES (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton . • ou cliquez sur le groupe Mes articles de la barre de navigation, puis cliquez sur créer un article. Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis, factures, règlements). Prise en main 8 La fenêtre Article s’affiche.  Pour plus de détails sur la saisie d’un article, reportez-vous au paragraphe “Les articles”, page 28. Créez un devis pour un client Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu VENTES. La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK]. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est obligatoire. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK]. Prise en main 9 Transformez des devis en factures Pour éviter de saisir des factures, Ciel Gestion commerciale vous permet de gagner du temps en transfé- rant directement vos devis en factures. 1. Sélectionnez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, le ou les devis à transformer. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE ou TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE. 2. Confirmez le traitement. 3. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 47. Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents Ciel Gestion commerciale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.). Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents. Personnalisez vos documents Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à partir du générateur de documents.  Reportez-vous à la partie Générateur d'états du Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Prise en main 10 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble du suivi logique d’une chaîne commerciale. A vous ensuite de l’adapter selon votre propre gestion commerciale. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin d’effectuer des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre société Etablissez votre premier devis client Transformez votre devis en facture Enregistrez les règlements clients Transférez les pièces commerciales Communiquez avec vos tiers Gérez vos stocks Analysez vos ventes Enregistrez les éléments de base en comptabilité de votre dossier Prise en main 11 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation, en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.  Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton [J’ouvre la société exemple].  Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre d’ouverture d’un dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande VOIR LES DOSSIERS EXEMPLES. Prise en main 12 La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions. Mon Bureau Mon Bureau accessible par l’icône , est actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Barre de titre Barre de menus Barre d’état Barre d’actions Intuiciel Zone de recherche Prise en main 13 Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 15. L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec sept boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Mon tableau de bord Mon tableau de bord, est accessible par l’icône . Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez afficher ces données : • pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut), • pour l’année en cliquant sur le bouton . De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à relancer ainsi que les devis en cours. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Mes états et statistiques Mes états et statistiques, est accessible par l’icône . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Prise en main 14 Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.  Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats du manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer 1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d'icônes s’affiche. Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Prise en main 15 Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée. Renommer une tâche ou un groupe de tâches 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. 4. Appuyez sur la touche de votre clavier. Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer 1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Prise en main 16 Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Restaurer le bureau par défaut / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Effectuez des recherches avec Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche.  Si vous lancez la recherche sur deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Gestion commerciale, • le mode standard, pour une gestion et un suivi de vos données plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.  Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Prise en main 17 Besoin d’aide Si vous voulez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône . Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 19 Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, cochez l’option de votre choix. 2. Renseignez le Nom de votre société. 3. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant Top Départ s'affiche. 4. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Factures, Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant. • Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>] ou bien, • Cochez l'une des options : Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou bien Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Récupération d’un dossier, page 21. Création d’un nouveau dossier Monnaie du dossier 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : • cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, • cliquez sur le bouton [OK]. Longueurs des comptes 2. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 3. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour reprendre les informations saisies lors de votre référencement.  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Création et mise en place d’un dossier 20 Paramétrage des décimales 4. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez paramétrer pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc.) à l'aide de ce même bouton.  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Choix du mode de création 5. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier, page 20. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Création détaillée d’un dossier, page 21. Création rapide d’un dossier  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création et mise en place d’un dossier 21 Création détaillée d’un dossier  La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Récupération d’un dossier La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant. 1. Sélectionnez le dossier à récupérer et cliquez sur le bouton [OK]. 2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer : • Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier. • Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération. Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion commerciale. 6. Cliquez sur le bouton [Continuer].  Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler. Création et mise en place d’un dossier 22 Les paramètres du dossier  Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES. Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Facturation, Numérotation, Banque) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création (création détaillée d’un dossier). Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ. On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expert- comptable, du logo de votre société. Paramètres comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Dans l’onglet Paramètres, définissez : • les dates de Début et de fin de l'exercice courant de votre société, • les dates de Début et de fin de période de saisie, • la date de Début des objectifs. La date de fin se calcule automatiquement,  La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. • la TVA sur les ventes, la TVA sur les achats. Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Sélectionnez alors l'option Encaissements. • les principaux comptes et journaux, • les réglages comptables (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Pour cela, cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta] Dans l’onglet Comptes, paramétrez : • les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé, acompte reçu), • les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.), Paramètres facturation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION. La fenêtre Paramètres de facturation contient des informations variées. Vous devez définir : • la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi- échéances, etc. • les valeurs par défaut à utiliser lors la saisie des pièces commerciales, • l’affichage de messages d'alerte lors de la saisie des pièces commerciales, • les mentions relatives à la loi NRE, etc. Création et mise en place d’un dossier 23 Paramètres Numérotation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION. La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible. Paramètres Banque principale  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE. Cet fenêtre regroupe les données bancaires de votre société. Il vous permet de créer les différents établissements bancaires utilisés par la société.  Consultez le Manuel de référence, Menu Dossier, paramètres pour obtenir tout le détail sur les paramètres de votre dossier. Création et mise en place d’un dossier 24 Créez les données de base Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier : • Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions, • Les représentants, • Les fournisseurs, • Les articles, • Les familles d’articles, • Les clients, • Les affaires. La TVA  Menu LISTES - commande TVA. Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc. Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA. 1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).  Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser.  La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. 7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK]. Création et mise en place d’un dossier 25 La TPF  Menu LISTES - commande TPF. La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF. Les modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT. Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création. Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Les remises et promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS. La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client. Il est possible de définir deux types de tarifs : • des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles, • des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles. La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.  Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. En version Evolution, il est possible de créer des remises/promotions par tranches. La remise par tranches peut être appliquée de deux façons : • sur la totalité d’une tranche : la remise est calculée sur une seule tranche, celle qui correspond au montant ou à la quantité de l'article. • par tranches successives : la remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Remises/promotions pour obtenir plus de détails. Les représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les représentants. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Création et mise en place d’un dossier 26 Les fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS. Identification du fournisseur La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du fournisseur. Identification du fournisseur  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 2. Saisissez le Nom du fournisseur. 3. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaires par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé. 2. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le Mode de règlement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Création et mise en place d’un dossier 27 Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. 3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation du fournisseur. 1. L'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses (principale et autres adresses) du fournisseur. Sélectionnez l'option Facturation puis saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur. 2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet.  Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche . Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur). Onglet Complément Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe). • Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF. Compta Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Évolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code analytique. Autres 4. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 5. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. Création et mise en place d’un dossier 28 Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement. • Précisez alors si vous êtes soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN et le code BIC ainsi que le R.I.B. : Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte ainsi que la Clé RIB.  Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Les familles d’articles  Menu LISTES - commande FAMILLES ARTICLES. Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode de création des familles d’articles. Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES. Le terme Article fait référence à des produits de négoce, des produits fabriqués, des prestations de service ou bien des produits annexes (port, etc.). Identification de l’article La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Création et mise en place d’un dossier 29  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. 3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Quantités en stock Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle, • ou une régulation de stock. Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée. Vous n'avez pas accès aux zones Cde client et Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes achats et / ou ventes non soldées. Création et mise en place d’un dossier 30 Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. • Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). • Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supé- rieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est active. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).  Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. 3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). PAMP Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu LISTES - MOUVEMENTS DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Attention ! Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs. Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée. Création et mise en place d’un dossier 31 Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients.  Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie. Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cliquez sur le bouton . Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs. Pour modifier, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation. Création et mise en place d’un dossier 32 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.  Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. 1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). 2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller, importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion commerciale pour Windows gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER. Voir Paramètres facturation, page 22. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques, affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante. 4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série.  Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionné une catégorie dans la liste prédéfinie. 6. Sélectionnez dans la liste déroulante l'unité de l'article. Celle-ci sera reprise dans les pièces commerciales. 7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article, • les codes de TVA et TPF. 8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Création et mise en place d’un dossier 33 Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale. 9. Si l’article est susceptible d’être publié sur internet, cochez l’option Publiable sur le web. 10. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). La date de création de l'article s'affiche. 11. Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article. Conditionnement 12. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.  Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplémentaires sur l'article. Onglet Nomenclature  Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Articles pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures. Onglet Fournisseur Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. Onglet Comptabilité 1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. 2. Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. Les clients  Menu LISTES - commande CLIENTS. Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client. Création et mise en place d’un dossier 34 Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône le code du Représentant. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.  Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur). En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. 4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresses Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation et de Livraison du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). 1. Sélectionnez l’option de votre choix pour renseigner l’adresse de votre client. 2. Saisissez l'adresse postale de facturation ou de livraison du client. 3. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 4. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. 5. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse de facturation que vous avez n’est plus correcte. Création et mise en place d’un dossier 35  Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche . Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Nature 1. Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF. Facture 5. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. Il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique.  Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. Divers 6. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel et la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas le relancer. Tarifs 7. Si vous n'utilisez pas la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. 8. Cochez la case Facturer en TTC pour facturer votre client en TTC. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Création et mise en place d’un dossier 36 Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client. Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA]. Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque. Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Voir Gestion avancée des relances clients, page 89. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Les prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS. Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des prospects. Les informations concernant l’Identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Création et mise en place d’un dossier 37 Les affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Créez une affaire 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire.  Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création. L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité. 2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à les dates à prendre en compte. 3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois. 4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée. Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour cette affaire. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte. 5. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. 6. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse. Lancez les états des affaires Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire. 1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer. 2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre. 3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. . Saisie et traitements des pièces commerciales Saisie et traitements des pièces commerciales 39 Saisissez les pièces clients Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à saisir vos premières pièces commerciales. Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients (menu VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu ACHATS).  Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un client ou un fournisseur. Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.  Reportez-vous à la partie Le Générateur d'états du Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.  Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Les différents modes de saisie Ciel Gestion commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons : • la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée, • la saisie standard, • à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu VENTES commande TOP FACTURE). La saisie document Uniquement pour les pièces commerciales de vente Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pièces de vente Pièces d’achat Devis Commandes Commandes Bons de réception (BR) Bons de livraison (BL) Factures Factures, Avoirs Avoirs Attention ! Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres. Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales. Saisie et traitements des pièces commerciales 40 Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients. Exemple : Extrait d’un devis Fonctions disponibles dans le menu Contextuel Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Modifier les colonnes, Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre, ajouter un sous-total, choisir les colonnes sous-total, sélectionner l’option de Facturation en TTC, insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une autre adresse, etc. Fonctions disponibles dans la barre d’actions Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les types de pièces, vous pouvez : • créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours, • efface la pièce commerciale en cours, • lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours, • envoyer la pièce par e-mail, • naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément, • modifier le représentant, • modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce. • consulter le client.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. Saisie et traitements des pièces commerciales 41 L’assistant Top Facture  Menu VENTES - commande TOP FACTURE. Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK]. Créez une pièce commerciale  Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. 1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison, avoir) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce commerciale client, page 42. Transférez une pièce commerciale 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.  Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée. 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [OK].  Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 47. Saisie et traitements des pièces commerciales 42 Liste des pièces clients  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS. Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies. Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce. Créez une pièce commerciale client  Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton .  Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie document, page 39. • Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale.  Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale 1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. 2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. Saisie et traitements des pièces commerciales 43 L'entête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de règlement. Informations pièce  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. 1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).  La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Informations client ou fournisseur 2. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Le nom de la société est rappelé. 3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail. 4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 7. Saisissez éventuellement une Remarque. Mode de règlement Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement. 8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste . La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. L'onglet Lignes 1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article. Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Vous pouvez le modifier. Attention ! Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n'est pas renseignée. Saisie et traitements des pièces commerciales 44 2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.  Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande METTRE À JOUR L’ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par colis, l’unité. Les lignes de sous-total Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à totaliser. Sélectionner les colonnes à totaliser 1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale de vente. Insérer une ligne de sous-total Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce commerciale. 1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère. 2. Cliquez sur les flèches situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de sous-total après toutes les lignes qu'elle doit calculer. Saisie et traitements des pièces commerciales 45 3. Vous pouvez personnaliser la cellule Sous-total. Pour cela, cliquez dedans, vous pouvez alors ajouter une description en-dessous de l'intitulé, modifier la présentation du texte (police, gras...). 4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total.  Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. 5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur. L'onglet Infos tiers Société et Adresse Le nom de la société du client s'affiche automatiquement. Et, l'adresse principale saisie dans la fiche client est indiquée. Vous pouvez la modifier. 1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Société. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via internet. Forme juridique Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). Contact 2. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. Saisie et traitements des pièces commerciales 46 Tarif Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. 3. Dans le cas contraire, affectez-lui un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante. Crédit disponible Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre. L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Modifiez une pièce commerciale client 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimez une pièce commerciale client 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. 1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton . La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Validez une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Saisie et traitements des pièces commerciales 47 Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Transférez une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale...). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 41.  Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Saisie et traitements des pièces commerciales 48 Transférez une pièce commerciale de vente Transférez une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.  Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture Facture Avoir Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture Avoir Pièce d’origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Avoir Valider, imprimer l'avoir Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Saisie et traitements des pièces commerciales 49 Les options supplémentaires Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • Dupliquer une pièce. • Considérer non-comptabilisée. • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...). Dupliquez une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Considérez non-comptabilisée Ce traitement vous permet de "décomptabiliser" une pièce commerciale déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. Les options d’affichage de la liste  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé- dent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Saisie et traitements des pièces commerciales 50 Envoyez une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN E-MAIL. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l'e-mail. Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences. 4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 5. Saisissez le texte de votre mail. 6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton . 7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Les factures d’acompte  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE. Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.  Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Saisie et traitements des pièces commerciales 51 Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Les règlements  Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS. Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc. Saisissez un règlement  Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Informations règlements  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients ou Fournisseurs. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).  La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'échéance du règlement. L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). 3. Sélectionnez le Client à l'aide de l’icône . Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. 5. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions. Saisie et traitements des pièces commerciales 52  La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères. Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT. Montant 1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.  Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. 2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €. Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Saisie et traitements des pièces commerciales 53 Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. • Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). • Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement. Échéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. 1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. 2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs. 1. Dans la liste des règlements (menu VENTES ou ACHATS - commande RÈGLEMENTS), cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. 3. Double-cliquez sur la facture à régler et sur les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement. Saisie et traitements des pièces commerciales 54 Modifiez un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimez un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous informe que la suppression a été effectuée. Règlement impayé  Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ. Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.  Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement. Saisie et traitements des pièces commerciales 55 Saisissez les pièces fournisseurs Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale.  Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.  Reportez-vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée (touche F1) pour obtenir tous les détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu ACHATS et les traitements associés. Saisie et traitements des pièces commerciales 56 Gestion de production  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION. La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de vos articles. Vous pouvez créer des ordres de fabrication : • assemblage, • désassemblage, • annulation d'assemblage. L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.  A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant.  Pour plus de détails concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. Saisie et traitements des pièces commerciales 57 Commandes des articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE. Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin de réapprovisionner les articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. 2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock minimum seront pris en compte. 4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses e-mail doivent être renseignées dans les fiches fournisseurs. 6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.  Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande COMMANDES). Attention ! Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. Les états Les états 59 Principes généraux Les différents types d’états Les états peuvent être regroupés de la façon suivante : Les états articles Ciel Gestion commerciale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs : portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, etc. Les états analyses Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Gestion commerciale pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion commerciale celle que vous voulez utiliser. Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Les états 60 Configurez votre imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. La liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. Aperçu de l’état sélectionné Commentaire sur l’état. Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, décochez cette case. Liste des états. Types de sorties. Les états 61 Les états articles Inventaire des articles  Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES. Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré).  Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille d'articles. 3. Choisissez la présentation souhaitée de la liste : triée par article ou par famille d'articles puis par article. 4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale Evolution. 5. Si vous cochez la case Affichage colonne : Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK]. Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir La régulation des stocks, page 76. L’option Détail par dépôt n’est disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états 62 Catalogue des articles  Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES. Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux vendeurs. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou représentants. 3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une famille ou ceux d’un fournisseur. 4. Choisissez la présentation du catalogue: par article, par famille d'articles ou par fournisseur. 5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils correspondent à ceux saisis dans la fiche Article. 6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de sélection. 7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire figurer sur le catalogue en cochant la case Impression des photos. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état de l’état. Nomenclature des articles  Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES. Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants. L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles. 1. Selon votre choix, sélectionnez l'option Tous ou De la famille articles. Dans ce dernier cas, cliquez sur le bouton pour choisir une famille d'articles. 2. Déterminez si cette édition va être triée par article ou par famille d'articles en sélectionnant l'option correspondante. 3. Choisissez la présentation de la nomenclature : • Par article composé, dans ce cas vous pouvez cocher la case Voir les sous-niveaux pour obtenir la composition. • Par article composant. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'état. Capacité de fabrication  Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION. Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles composés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : Les états 63 • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche 2. L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés. Sélectionnez l’option de votre choix. 3. Déterminez si cette édition va être triée par article ou bien par famille d'articles puis par article. 4. Pour obtenir le détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale Evolution. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie e-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. L’option Détail par dépôt n’est disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états 64 Les états clients fournisseurs Portefeuille des commandes  Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES. Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent être soldés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées. 3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur. 4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier ou pour une famille. Cochez l’option de votre choix. 5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (tous, un article en particulier, une famille). 6. Pour définir la période prendre en compte, sélectionnez l’une des options proposées : • Toutes les commandes : vous obtenez le portefeuille des commandes sur l'année en cours. Le logiciel prend en compte des dates de l'exercice annuel. • Les commandes du ... au : indiquez alors les dates du début et de fin de la période de votre choix. Dans ce cas, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte : • la date de la commande : correspond à la date de création, saisie dans la zone Date de la fiche de la commande. • la date de livraison précisée dans l'en-tête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison de la commande. 7. la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes de détails dans la colonne Date livraison. 8. Pour Inclure la remise en pied de commande et/ou pour Inclure l'escompte en pied de commande, cochez l'option correspondante. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Les états 65 Commandes non livrées  Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES. Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de visualiser les reliquats de commandes. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande). 4. Vous pouvez opter pour un tri de l'édition Par client ou Par article (pour les commandes fournisseurs l’édition peut être détaillée Par fournisseur ou Par article). Cochez pour cela une des deux options proposées. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Relevé de comptes  Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES. Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les fournisseurs assujettis au relevé de factures. Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être également envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures à payer. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Les états 66 La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Selon l'état choisi (Relevé de comptes client ou Relevé de comptes fournisseur), sélectionnez les clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous, un en particulier, une famille. 3. Indiquez si vous voulez éditer votre relevé de comptes en fonction de : • la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 4. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates de création ou aux dates d’échéances de la facture). 5. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'en tête des fiches clients et fournisseurs. Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement sur le relevé. Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients ou des autres fournisseurs figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients ou Inclure les autres fournisseurs de la zone Options. 6. Si vous voulez seulement éditer les factures clients à remettre en banque, cochez l'option Afficher uniquement les factures à encaisser. De même, pour seulement éditer les factures que vous n'avez pas payées à vos fournisseurs, cochez l'option Afficher uniquement les factures à régler. 7. Afin de présenter l'état avec un client ou un fournisseur par page, cochez l'option Effectuer un saut de page. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Echéancier  Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER. • L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date d'échéance. • Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année complète, les échéances des factures. Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle. Seules les factures validées apparaîtront dans l'état. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Les états 67 La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Selon l’état choisi (Echéancier factures clients ou Echéancier factures fournisseurs), sélectionnez les clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous , un en particulier ou une famille. 3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures non encaissées échues le. Dans ce dernier cas, saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de référence des pièces à inclure dans l'état. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Evolution des ventes  Menu ETATS - commande ÉVOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS. Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consé- cutifs, selon : • le chiffre d'affaires, • la quantité vendue, • la marge sur le PAMP, • ou la marge sur le prix d'achat. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article ou un client particulier, tous les articles ou clients, une famille d’articles ou de clients. 3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaine, par mois ou par trimestre. 4. Dans la zone Date de début, saisissez la date à partir de laquelle vous voulez éditer l'évolution des ventes. 5. Indiquez les valeurs à prendre en compte : Chiffre d'affaires, Quantité vendue, Marge réalisée sur PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou Marge réalisée sur PA (Prix d’achat). Les états 68 6. Pour obtenir le pourcentage d'évolution en plus du montant, cochez l'option Affichage des pourcentages. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Lettre de pénalités de retard  Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD. Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement indiqué dans l'onglet Divers des PARAMÈTRES FACTURATION. Voir Paramètres facturation, page 22. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Encours Clients  Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS. La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Voir Informations financières, page 34. Relance client  Menu ETATS - commande RELANCE CLIENT. La relance client est également disponible dans la liste des clients (menu LISTES - commande CLIENTS) en cliquant sur le bouton [Relance]. Relance avec infos de pénalité de retard Cet état permet d'éditer une relance avec la liste des factures dues et échues et le rappel des conditions des pénalités de retard. Attention ! Cet état est uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale (Millésime). En revanche, dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un traitement plus complet. Reportez-vous au paragraphe “Gestion avancée des relances clients”, page 89. Les états 69 Relance client Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Vous pouvez personnaliser la lettre de relance en attribuant un niveau de relance. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés dont le solde dû est supérieur à zéro et dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date de travail. Relance client expert La Relance client Expert nécessite un paramétrage plus avancé. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Cochez le ou les client(s) ou la famille client à prendre en compte. 3. Indiquez dans la zone Sélection des factures : • la date d'échéance des factures non réglées • le nombre de jours de dépassement • le mode de règlement. 4. Sélectionnez le montant en fonction du crédit disponible ou du solde dû. 5. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.  Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés, non soldés et échus à une date donnée suivant un montant. Mailing  Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton [Mailing]. Cette commande permet de paramétrer votre fichier de mailing (offre promotionnelle, annonce de soldes, annonce de fermeture pour congés annuels, etc.). 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Vous devez préciser pour certains états la période. Indiquez pour cela l’intervalle de dates à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Les états 70 Les états analyses Etats récapitulatifs TVA et TPF  Menu ETATS - commande ETATS RÉCAPITULATIFS. Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez également le total des ventes HT et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports. 1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu]. 3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier ou pour une famille. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. 4. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être obtenu en fonction de : • la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 5. Sélectionnez le mois à prendre en compte. 6. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF. Pour cela, cochez la case Afficher le récapitulatif par code de TVA ou Afficher le récapitulatif par code de TPF. 7. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez inclure les factures et avoirs non validés en cochant l'option correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Analyseur commercial ventes  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES. Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. Renseignez les informations nécessaires. Analyseur commercial Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en compte. 2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (bons de commande, bons de livraison, avoirs, factures et avoirs non validés...). 3. Vous pouvez trier les informations par pièce, par client, par article, etc. De même, vous pouvez déterminer un tri secondaire (par pièce, par famille clients, etc).Sélectionnez les options de tri que vous voulez appliquer. 4. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Les états 71 5. Cliquez sur l’onglet + de critères si vous souhaitez affiner le suivi commercial puis sélectionnez les articles, les clients et les représentants à prendre en compte. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Graphiques des ventes 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en compte. 2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc.). 3. Vous pouvez trier les informations par pièces par client, par article, etc. Sélectionnez l’option de votre choix. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Ventes par département Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique. Ventes par mois Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique. Statistiques  Menu DIVERS - commande STATISTIQUES. Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Statistiques] des listes clients, articles, fournisseurs. Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées. Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Selon l’état choisi, sélectionnez les articles, clients, fournisseurs, affaires ou représentants à prendre en compte. 3. Spécifiez le type de présentation de l'édition dans la zone Tri. 4. Sélectionnez ensuite les dates de la période à prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires : • elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures et avoirs réglés ; • le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou de la marge réalisée sur le PA (Prix d’achat). Les états 72 Objectifs  Menu DIVERS - commande OBJECTIFS. Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez : • à partir du bouton des fiches Clients, Fournisseurs et Articles, • à partir du bouton des fiches Familles d'articles, • à partir des boutons de la liste des affaires. Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte. 3. Choisissez la présentation de l'état dans la zone Tri. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Répartition par famille  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES. Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournisseurs par famille. Traitements de fin d’année Traitements de fin d’année 74 L’assistant Top Clôture  Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE. L'assistant TOP CLÔTURE vous permet de préparer et effectuer les opérations de fin d'année. Ainsi, vous clôturer votre dossier en toute sécurité.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . La première étape de l'assistant vous informe qu’une sauvegarde de vos données va être proposée. 1. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée. Vous revenez à l'assistant Top Clôture. 2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture. Les traitements suivants sont proposés : 3. A la fin des traitements, cliquez sur le bouton [Terminer]. éditer les objectifs Voir Objectifs, page 72. lancer la régulation des stocks Voir La régulation des stocks, page 76. éditer les statistiques Voir Statistiques, page 71. générer le journal comptable Voir Le journal comptable, page 75. réaliser l'inventaire des articles Voir Inventaire des articles, page 61. modifier les paramètres de facturation Voir Paramètres facturation, page 22. Traitements de fin d’année 75 Le journal comptable  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE.  Au préalable, vous devez avoir fixer les préférences de génération des écritures (logiciel destinataire, vérifications des écritures, etc). Pour plus de détails sur les options de transfert des écritures comptables, reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale du manuel de référence, disponible depuis le menu AIDE. Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Sélection des pièces 1. Indiquez dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte. Saisissez pour cela un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées. 2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante. Options d’enregistrement 3. Sélectionnez les comptes à centraliser. La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un compte identique. La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même compte afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables.  Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le regroupement est automatiquement réalisée lors de la génération du journal comptable. Exemple Trois factures ont été saisies en juillet 2012. Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001. Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients. Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable : • une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures, • deux lignes TVA et les lignes articles. 4. Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur. Validation du paramétrage 5. C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 6. Une fois le traitement lancé, une fenêtre de prévisualisation des écritures s'affiche. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Traitements de fin d’année 76 La régulation des stocks  Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS. Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire. Préparation de l'inventaire  Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage.Voir Inventaire des articles, page 61. Saisie du stock physique  La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée. 1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique. 3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) : • Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable. • Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique. • Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité en commande fournisseur. • Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire. 4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications. La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif et inversement. 5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible. 6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS. Traitements de fin d’année 77 Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE. Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . 1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner : • une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou des dates spéciales . • une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger. Date limite de purge Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent. 2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger. 3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks. Sélection de pièces  La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte. 4. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger. 5. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger. 6. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.  Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée. Archivage des données Quel que soit les critères de sélection que vous avez fait, cette étape vous est proposée. En effet, elle est obligatoire, vos pièces commerciales devant être conservées. Cette étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents commerciaux légaux et obligatoires. 7. Cliquez sur le titre correspondant au document des pièces clients à archiver puis faites de même pour les pièces fournisseurs.  Une fois le traitement terminé, une coche verte apparaît. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Traitements de fin d’année 78 Sauvegarde et purge des pièces 8. Cliquez sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement. La purge est une opération irréversible. L'application vous demande donc d'effectuer une sauvegarde. Un message vous propose de : • [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. • [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable. 9. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. 10. Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées. Historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. L'historique des archives récapitule toutes les archives que vous avez générées et vous pouvez les consulter.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 80 La sauvegarde Indisponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution en option Ciel données Mobiles.  Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE. 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet avec Ciel e-Sauvegarde. Cette option n'est pas disponible en mode souscription. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde par le menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Gestion des dossiers 81 La restauration Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION. Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. Gestion des dossiers 82 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Les points de restauration Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles. Pour des raisons de sécurité, Ciel Gestion commerciale peut réaliser des points de restauration, c’est à dire des sauvegardes en fonction de paramètres que vous aurez préalablement définis.  Pour plus de détails sur les points de restauration, reportez-vous au chapitre Les Préférences et les Utilitaires dans la partie Présentation générale du manuel de référence, accessible dans le menu AIDE. Attention ! Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde. La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Gestion des dossiers 83 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.  Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Attention ! Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 85 La gestion des stocks multi-dépôts Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Cette commande vous permet de suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.). Enregistrez vos différents dépôts  Menu LISTES - commande DÉPÔTS - bouton [Créer]. Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié si besoin. Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé. 2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays). 3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider. Affectez un article à un dépôt Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôt.  Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori. 1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation. 2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante. 3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Réapprovisionnez vos dépôts La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt. Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné. Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 86 Gérez les variations de stocks Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe. Vous pouvez dans ce cas : • utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément), • effectuer un transfert de dépôt à dépôt, • utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante, • lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé. Mouvements de stocks manuels et automatiques En saisie automatique... Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock. En saisie manuelle... La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt souhaité. Analysez vos dépôts Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion commerciale vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt. Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir : • les articles par dépôt, le suivi des stocks, • l'inventaire des articles, • la capacité de fabrication. Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.  Pour plus de détail concernant les dépôts, la gestion des stocks multi-dépôts, les états relatifs à la gestion multi-dépôts, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 87 La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature. Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de plusieurs articles composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multi-niveaux. On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est lui-même un composé. Après avoir créé des nomenclatures d'articles (menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature), vous pourrez effectuer des assemblages. Exemple de nomenclature multi-niveaux Vous commercialisez un pack de Solution qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale, Ciel Paye. Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet Nomenclature. Vous commercialisez aussi le pack Solution Plus qui comporte les éléments de la Solution ainsi que deux logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Business Plan). L'onglet Nomenclature de la fiche article Solution Plus regroupe les éléments suivants : • Solution, • Ciel Prospects, • Ciel Business Plan. Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de plusieurs éléments. Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé. Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la commande DÉPLOYER ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic droit). La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de base pour obtenir un produit fini. Cette phase passe par les ordres d'assemblage, de désassemblage ou d'annulation d'assemblage.  Pour plus de détails concernant la gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu Aide. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 88 La relation client Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet RELATIONS CLIENT. La fonction Relations Client vous permet de gérer vos relations client comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Exemple Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client. Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche. Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à partir de l'onglet Relations client de la fiche Client.  Pour plus de détail concernant la relation client, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 89 Gestion avancée des relances clients Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Paramétrage  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION. L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉ- TRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS). Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre à utiliser par défaut. Relance  Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE. Cette commande permet de gérer les relances par niveaux ainsi que d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement.  Lors de la saisie de vos pièces commerciales, vous devez renseigner la zone Date Echéance. Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux. Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau, les trois niveaux des relances apparaissent à gauche de la fenêtre. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez les pièces relancées trois fois et toujours non réglées. Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté pour les pièces choisies.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Récapitulatif des relances par client  Menu LISTES - commande CLIENTS. L’onglet Relances de la fiche client présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire) ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû). • Cochez la case Ne pas relancer pour interdire la relance sur ce client. • Cochez la case Inclure les lignes soldées pour afficher les relances réalisées sur des pièces qui ont été réglées par le client. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 90 Liste des ordres de production Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION. Cette commande vous permet de consulter rapidement les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage. Voir Gestion de production, page 56. 1. Pour consulter un ordre de production, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l’une des icônes suivantes . Vous pouvez afficher affiner la sélection en cliquant sur le bouton . Dans la zone supplémentaire qui s'affiche en haut de la fenêtre, indiquez alors une période à prendre en compte. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 91 Les factures d’abonnement Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu VENTES/ ACHATS - commande ABONNEMENT CLIENTS/ABONNEMENT FOURNISSEURS. Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement clients ou fournisseurs c'est à dire des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée. Créez un abonnement  La création d'un abonnement client ou fournisseur s'effectue à partir d'une facture courante validée sélectionnée dans la liste des factures. 1. Sélectionnez la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abonnement puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations relatives à l'abonnement. 2. Saisissez le Code ainsi que le Libellé de la facture d’abonnement. Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Pour le modifier, cliquez sur le bouton Liste. 3. Sélectionnez à l'aide de l'icône calendrier ou de l'icône de dates spéciales, les dates de début (A partir de) et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement. 4. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les 15 jours, tous les trimestres, tous les semestres, etc. 5. Dans la zone Génération, la date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à générer sont rappelées. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 6. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste le ou les abonnements correspondants puis cliquez sur le bouton [Générer les factures]. Générez les factures d’abonnement 7. Cochez l’une des options proposées : • Jusqu'au : les factures seront générées jusqu'a la date indiquée dans la zone de droite • La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture. • Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des dates de début et de fin de l'abonnement. 8. Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures d'abonnement générées. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Un message vous indique en fin de traitement que la génération des factures d'abonnement s'est bien déroulée.  Pour plus de détail concernant les factures d’abonnement, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 92 Les factures multi-échéances Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu VENTES/ACHATS - onglet échéance de la pièce commerciale en cours. Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Échéances. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. Ajoutez une échéance manuellement 1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée dans la liste. 2. Sélectionnez la date d'échéance et le mode de règlement puis saisissez le montant de l'échéance. Le libellé ainsi que le solde dû s'affichent automatiquement. Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents. 3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK]. Générez une ou plusieurs échéances automatiquement 1. Pour générer automatiquement une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances]. 2. Indiquez les informations nécessaires : • le nombre d'échéances, • le mode de règlement, • la date initiale de l'échéance (date de base). • Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Echéances. L’icône vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date, montant, etc.) des échéances. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Pour plus de détails concernant les factures multi-échéances, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 93 Les infos «perso» Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - UTILITAIRES FICHIERS. Les infos perso vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients, articles, pièces clients) en y ajoutant les rubriques de votre choix. Ces rubriques apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso et dans les états paramétrables. Créez une rubrique utilisateur 1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. Indiquez le nom de la rubrique. 3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le bouton Liste. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].  Pour plus de détails concernant les rubriques utilisateurs, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. La gestion des sociétés Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Avec Ciel Gestion commerciale Évolution, vous pouvez gérer plus de 5 sociétés. Pour chaque société à gérer vous devez créer un nouveau dossier. La commande NOUVEAU du menu DOSSIER vous permet de créer votre dossier. Administration avancée des utilisateurs Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE - bouton [Mode avancé]. Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits, vous disposez du mode avancé dans Ciel Gestion commerciale Évolution. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Mode avancé] de la fenêtre Contrôle d’accès au dossier. 94 Index A Achats pièces fournisseurs 55 Affaires 37 Afficher détail 49 Afficher détail 49 Afficher menus découverte/standard 16 Archivage 77 historique 78 Articles 28 catalogue 62 inventaire 61 nomenclatures articles multi-niveaux 87 Assistant clôture de dossier 74 création de dossier 19 saisie de pièces 41 Avoirs 39 B Besoin d’aide 17 Bons de livraison 39 Bons de réception 39 C Ciel Données Mobiles 11 Clients 33 encours 68 relation client 88 Commandes 39 Commandes articles 57 Créer un article 28 un client 33 un fournisseur 26 une nomenclature article 33 D Dépôts 85 gestion du stock multi-dépôts 85 Devis / Pro forma 39 Documentation 6 Dossier copier sur Internet/sur votre poste 83 créer 19 paramètres 22 Récupérer 21 restaurer 81 sauvegarder 80 E Echéancier 66 Escompte 45 Etats analyses 70 articles 61 clients fournisseurs 64 récapitulatifs TVA et TPF 70 F Factures 39 d’abonnement 91 d’acompte 50 multi-échéances 92 Familles articles 28 Fin d’exercice 74 Fournisseurs 26 G Gestion de production 56 liste des ordres 90 I Impressions imprimante 59 types 59 Imprimante choisir 59 configurer 59, 60 Imprimer catalogue des articles 62 commandes non livrées 65 échéancier des factures 66 encours clients 68 états récapitulatifs 70 évolution des ventes 67 inventaire des articles 61 lettre de pénalités de retard 68 mailing 69 nomenclature des articles 62 portefeuille des commandes 64 relance 68 relevé de comptes 65 Intuiciel 12 Inventaire 61 Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale et Gestion commerciale Evolution - MAN_WG 19.6/12.6 - 12.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. L Lettre de pénalités de retard 68 M Mailing 69 Modes de règlement 25 O Objectifs 72 Ordre de production 90 P Paramètres banque principale 23 comptabilité 22 facturation 22 numérotation 23 société 22 Pièces commerciales assistant Top facture 41 clients 42 créer 42 décomptabiliser 49 envoyer par e-mail 50 fournisseurs 55 saisie document (ventes) 39 valider 46 Points de restauration 82 Portefeuille des commandes 64 Prospects 36 R Réapprovisionner 57 Règlements 51 Régulation des stocks 76 Relance client 68, 89 Relation client 88 Relevé de comptes 66 Remise 44, 45 Représentants 25 Restaurer un dossier 81 Rupture de stock commande 57 S Saisie Document 39 Saisie document 39 Sauvegarder un dossier 80 Solder 53 Statistiques 71 Stocks 76 T Tarifs grille de tarifs 31 par famille 25 Top facture 41 TPF 25 Transférer une pièce commerciale 47 Trouvtoo 16 TVA 24 non perçue 24 V Valider pièce commerciale 46 Les nouveautés de Ciel Associations et Ciel Associations Evolution Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Ce guide vous permet d’installer votre nouveau logiciel et de récupérer les données de votre ancienne version. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 6 Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................6 Programme Amélioration Produits ......................................................................................6 Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................7 Fin d’exercice ..................................................................................................................7 TVA................................................................................................................................8 Détail des lignes de TVA....................................................................................................8 La migration d’une ancienne version.................................................... 9 Ouvrir un dossier d’une ancienne version ...................................................... 9 Vous utilisiez une version Evolution / une version 11.00 ou supérieure ....................................9 Vous utilisiez une version 10.00 ou inférieure ......................................................................9 Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 11 Présentation.................................................................................................................. 11 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 11 Informations avant récupération ...................................................................................... 13 Vérifications avant la récupération.................................................................................... 13 La récupération ............................................................................................................. 13 Questions - Réponses................................................................................... 19 L’historique des nouveautés............................................................... 20 Les nouveautés des versions 12.0 et Evolution 2.0 ...................................... 20 Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 20 Besoin d’aide................................................................................................................. 21 Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 21 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu Contextuel des listes ..........................................................................................................21 Préférences de saisie d'une pièce commerciale ................................................................... 21 Saisie document ............................................................................................................ 22 Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale .............................................. 23 Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce ............................................................ 23 Nouvelle présentation de la gestion des membres............................................................... 23 Assistant d’entrée d’un nouveau membre .......................................................................... 23 Saisie du code barre ....................................................................................................... 23 Arrondir les tarifs en mise à jour ...................................................................................... 24 Gestion des remises en banque........................................................................................ 24 Liste des matériels non retournés..................................................................................... 24 Nouveaux états ............................................................................................................. 24 Points de restauration..................................................................................................... 24 Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 3.0 ...................................... 25 Modification de l’interface................................................................................................ 25 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 26 Les aperçus................................................................................................................... 26 Mise sous surveillance .................................................................................................... 27 Listes des animateurs ..................................................................................................... 27 Affichage des lignes comptables et dépenses/recettes ......................................................... 27 Unité des articles ........................................................................................................... 28 Envoyer un e-Mail .......................................................................................................... 28 Recherche de pièces ....................................................................................................... 28 Préférences facturation ................................................................................................... 28 Les nouveautés de la version 14.0 et Evolution 4.0...................................... 30 Personnalisation des polices ............................................................................................ 30 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 30 Modèles de pièces clients ................................................................................................ 30 Gestion du statut dans les devis....................................................................................... 31 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 31 Gestion des articles inutilisés ........................................................................................... 31 Amélioration de la trésorerie prévisionnelle........................................................................ 31 Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 31 Les nouveautés de la version 15.0 et Evolution 5.0...................................... 32 Les barres d’actions ....................................................................................................... 32 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 33 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 33 Les actions flash ............................................................................................................ 33 Service à la personne ..................................................................................................... 33 Les nouveautés de la version 16.0 et Evolution 6.0...................................... 34 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 34 Insertion automatique .................................................................................................... 34 Correcteur orthographique .............................................................................................. 34 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 35 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 35 Duplication des écritures ................................................................................................. 36 Nouvelle saisie tableur .................................................................................................... 36 Affaires......................................................................................................................... 36 Génération des activités récurrentes................................................................................. 37 Gestion du remboursement d’activités .............................................................................. 37 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 37 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 7.0 ...................................... 38 L’accueil Ciel .................................................................................................................38 Mon compte Ciel ............................................................................................................ 38 Enrichissement de l’Intuiciel ............................................................................................ 38 Nouveaux états Don ....................................................................................................... 39 Nouvelle option en liaison comptable ................................................................................ 39 Affichage du numéro de mouvement d’une écriture ............................................................ 39 Solde évolutif ................................................................................................................ 39 Commentaire sur l’origine des pièces clients ...................................................................... 39 FlashCode et CodeQR ..................................................................................................... 40 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 40 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 40 Modification de la préférence Codes postaux et Villes .......................................................... 40 Les nouveautés de la version Evolution 7.6.................................................. 41 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement................................................................ 41 Modification d’une écriture de remise en banque ................................................................ 41 Les nouveautés de votre logiciel 6 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés des versions 18.0 et Evolution 8.0 Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. En mise à jour de votre dossier, une nouvelle fenêtre Contrôle de la Comptabilité Informatisée s’affiche afin que vous puissiez y renseigner les dates de l’exercice en cours. Uniquement si vous gérez votre comptabilité en externe. 1. Saisissez les dates de votre exercice en cours dans la zone Exercice du ... au ... 2. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. 3. Un message d’avertissement vous recommande de faire une sauvegarde de votre dossier Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. L’archivage de vos données est obligatoire. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes aux normes DGFiP sur les trois exercices antérieurs à l’exercice courant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant] puis sur le bouton [Générer] dans l’assistant, votre logiciel Ciel génère automatiquement les sauvegardes des trois exercices précédents selon la norme DGFiP.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lorsque vos sauvegardes DGFiP ont été générées, elles sont accessibles pour consultation en lecture seule via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous y retrouvez la liste des sauvegardes DGFiP classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez ouvrir vos sauvegardes DGFiP, les enregistrer sous un support ou les envoyer par e-mail. Programme Amélioration Produits  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GÉNÉRALES (Mode avancé) Vous pouvez désormais participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Pour cela, il vous suffit d’accepter les conditions générales d’utilisation et de cliquer sur le bouton [OK]. Par défaut, cette préférence est désactivée. Attention Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Plus tard] sans renseigner les dates de votre exercice en cours. Dans ce cas, vous avez un délai d’un mois pour le faire. A chaque lancement de votre logiciel, cette fenêtre réapparaîtra. Attention Ces sauvegardes DGFiP pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Les nouveautés de votre logiciel 7 Intuiciel Windows™ 8 L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8. De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment. Interface tactile Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile. 1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous indiquer que le mode tactile est actif. 3. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît. La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou annuler les modifications. La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les restaurer ou annuler les modifications. Fin d’exercice  En compta externe : menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE  En compta interne : menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE Votre logiciel Ciel sauvegarde automatiquement toutes les données de gestion conformément à la norme DGFiP. Vous pouvez faire une sauvegarde supplémentaire sur un support externe (clé USB, disque dur...).  Une sauvegarde de votre dossier vous est proposée et fortement recommandée car ce traitement est irréversible.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Les nouveautés de votre logiciel 8 TVA  Menu TRAITEMENTS - commande TVA Cette fonction vous permet d’éditer l’état préparatoire de TVA ainsi que d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA (paiement, remboursement, OD).  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Détail des lignes de TVA  Menu TRAITEMENTS - commande DÉTAIL DES LIGNES DE TVA Cette fonction permet d’éditer le détail de votre déclaration de TVA. Cet état récapitule toutes les lignes comptables utilisées pour calculer les montants de TVA.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Attention Cette commande n’apparaît que si votre dossier est assujetti à la TVA et si votre comptabilité est intégrée à votre dossier. Attention Cette commande est uniquement accessible si votre comptabilité est intégrée à votre dossier. La migration d’une ancienne version 9 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Associations, soit : • votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Vous utilisiez une version Evolution / une version 11.00 ou supérieure Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Associations. A la première ouverture de votre dossier (menu DOSSIER - commande OUVRIR), la fenêtre ci-dessous s'affiche. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler.  Pour découvrir les nouvelles fonctionnalités apportées par cette version, reportez-vous au paragraphe “Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 3.0”, page 25 . Vous utilisiez une version 10.00 ou inférieure Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version, vous devez effectuer une récupération ; Ciel Associations 2009 étant un logiciel totalement nouveau. En effet, l’installation de la nouvelle version a apporté des modifications sur votre ordinateur : • les raccourcis qui étaient présents dans le menu Démarrer ont été supprimés, • l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwa.exe. La migration d’une ancienne version 10 Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de l’ancienne version (C:\Ciel\WASSOC par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwa.exe. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 11 Récupérer un dossier d’une ancienne version Présentation  Dans cette partie, il vous est détaillé la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou égale à Ciel Associations 2006 (version 10.00) vers Ciel Associations 2007 (11.00) minimum. Ces dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. La quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier de Ciel Associations.  Reportez-vous au paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 11. Cette documentation a non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Les états paramétrables La récupération des états, des documents Office ainsi que celle des formats d'imports et d'exports n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Associations intègre un générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont déjà intégrés au logiciel. Les états Les états de votre ancien dossier ne seront pas récupérés dans la nouvelle version de Ciel Associations. Voici la liste des éléments non récupérés dans Ciel Associations en fonction du mode de comptabilité. Mode Créances - Dettes Données d'entrées Modes de règlements : impossible de récupérer un mode de règlement si le code et/ou le libellé sont vides. Cotisations Tarifs de cotisations : un tarif de la cotisation n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné. Activités Les dates doivent être valides. Tarifs des activités : impossible de récupérer le tarif d'une activité si l'activité n'existe pas ou n'est pas renseignée. Le tarif d'une activité n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné. Membres Aucun des éléments de l'onglet Coefficient familial n'est récupéré. Opérations Cotisations des membres : une opération de cotisation dont la date est inférieure à la date d'exercice n'est pas récupérée si elle n'est pas validée. Impossible de récupérer une opération de cotisation si la date de début n'est pas renseignée. Activités des membres : impossible de récupérer l'opération d'activité d'un membre si l'activité n'existe pas. Une opération d'activité, dont la date est inférieure à la date d'exercice n'est pas récupérée si elle n'est pas validée. La migration d’une ancienne version 12 Une opération d'activité d'un membre n'est pas récupérée si l'activité n'a pas été renseignée. Impossible de récupérer une opération d'activité d'un membre si la date de début n'est pas renseignée. La date de début de l'opération doit être renseignée. La quantité pour une activité ne peut être nulle. Saisies Saisies de Dépenses/Recettes - Virements de poste à poste - Virements de banque à banque : l'écriture n'est pas récupérée si la date est en dehors des limites de saisie (Exercice N - Exercice N+1). Règlements La date du règlement doit être renseignée. Impossible de récupérer un règlement si le montant est nul. Les règlements dont la date est supérieure à l'exercice N+1 ne sont pas récupérés. Mode Dépenses - Recettes Données d'entrées Modes de règlements : impossible de récupérer un mode de règlement si le code et/ou le libellé sont vides. Cotisations Tarifs de cotisations : un tarif de la cotisation n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné. Activités Activités : les dates doivent être valides. Tarifs des activités : impossible de récupérer le tarif d'une activité si l'activité n'existe pas ou n'est pas renseignée. Le tarif d'une activité n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné. Membres Aucun des éléments de l'onglet Coefficient familial n'est récupéré. Opérations Cotisations des membres : impossible de récupérer une opération de cotisation si la date de début n'est pas renseignée. Activités des membres : impossible de récupérer l'opération d'activité d'un membre si l'activité n'existe pas. Une opération d'activité d'un membre n'est pas récupérée si l'activité n'a pas été renseignée. Impossible de récupérer une opération d'activité d'un membre si la date de début n'est pas renseignée. La date de début de l'opération doit être renseignée. La quantité pour une activité ne peut être nulle. Saisies Saisies de Dépenses/Recettes - Virements de poste à poste - Virements de banque à banque : la date est en dehors des limites de saisie (Exercice N - Exercice N+1). Règlements La date du règlement doit être renseignée. Impossible de récupérer un règlement si le montant est nul. Les règlements dont la date est supérieure à l'exercice N+1, ne sont pas récupérés. Mode Comptabilité Externe Données d'entrées Modes de règlements : impossible de récupérer un mode de règlement si le code et/ou le libellé sont vides. Cotisations Tarifs de cotisations : un tarif de la cotisation n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné. Activités Activités : les dates doivent être valides. Tarifs des activités : impossible de récupérer le tarif d'une activité si l'activité n'existe pas ou n'est pas renseignée. Le tarif d'une activité n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné. La migration d’une ancienne version 13 Membres Aucun des éléments de l'onglet coefficient familial n'est récupéré. Opérations Cotisations des membres : impossible de récupérer une opération de cotisation si la date de début n'est pas renseignée. Activités des membres : impossible de récupérer l'opération d'activité d'un membre si l'activité n'existe pas. Une opération d'activité d'un membre n'est pas récupérée si l'activité n'a pas été renseignée. Impossible de récupérer une opération d'activité d'un membre si la date de début n'est pas renseignée. La date de début de l'opération doit être renseignée. La quantité pour une activité ne peut être nulle. Règlements La date du règlement doit être renseignée. Impossible de récupérer un règlement si le montant est nul. Informations avant récupération La monnaie principale du dossier Si le dossier n’est pas géré en francs ou en euros, à la récupération, le changement de la monnaie sera possible. Utilisateur Seul un utilisateur ayant accès au dossier est récupéré. Vérifications avant la récupération • Afin d'optimiser la récupération de votre ancien dossier, lisez le paragraphe “Les éléments non récupé- rés”, page 11. • La nouvelle version de Ciel Associations doit être installée sur votre ordinateur. La récupération 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Associations en double-cliquant sur le raccourci qui est sur le bureau. 2. Activez le menu DOSSIER puis choisissez la commande OUVRIR. 3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version. Attention ! Avant de procéder à la récupération de votre ancien dossier, effectuez au moins une sauvegarde de votre ancien dossier. De plus, assurez-vous que votre ancienne version Ciel Associations n'est pas ouverte. Dans le cas contraire, un message vous indiquera que vous devrez fermer votre ancienne application. La migration d’une ancienne version 14 La fenêtre ci-dessous s’affiche. 4. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer et cliquez sur le bouton [OK]. Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers, 2. choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche. 3. Appuyez sur la touche et en la maintenant enfoncée cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à l’emplacement où vous l’avez mis.  Les dossiers des anciennes versions étaient créés par défaut dans le répertoire C:\Ciel\WASSOC 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Si votre dossier provient d’une version inférieure à Ciel Associations 2000 (version 7.00) Dans ce cas, un message vous informera que la récupération de votre ancien dossier n'est pas possible. En effet, vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 7.00 (2000). Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 7.00 et 10.00 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une version supérieure.  Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil. La migration d’une ancienne version 15 Choisir l’utilisateur  L’utilisateur défini par défaut dans les anciennes versions est MAITRE. 1. Si plusieurs utilisateurs sont définis dans votre ancien dossier, choisissez votre nom d’utilisateur. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisir le mot de passe Si votre ancien dossier est protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre telle que ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe ou bien VALID. VALID est le mot de passe défini par défaut dans les anciennes versions des logiciels Ciel. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 16 L’assistant de récupération La fenêtre suivante s’affiche. 1. Sélectionnez une des deux options proposées : • Mise à jour standard : dans ce cas tous les éléments sont récupérés (sauf ceux indiqués au paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 11). • Mise à jour avancée : cette option permet de choisir les éléments à récupérer. Dans ce cas, une fenêtre supplémentaire s’affiche comme ci-dessous. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Vous accédez à la fenêtre suivante : Cochez les éléments à récupérer. La migration d’une ancienne version 17 3. Cochez l’option qui correspond au mode de comptabilité dans lequel vous travailliez. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 5. Une fois la note lue, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Le traitement de la récupération Après avoir validé la fenêtre précédente, la récupération est lancée. Le logiciel effectue en premier une conversion du dossier. Vous obtenez une fenêtre telle que ci-dessous. Ensuite, une fenêtre indique la progression de la récupération. La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier.  En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. La migration d’une ancienne version 18 Le compte rendu de la récupération Une fois la récupération terminée, une fenêtre de compte-rendu s'affiche. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre. Fermez la fenêtre du compte rendu. Votre dossier récupéré est ouvert dans la nouvelle version de Ciel Associations.  Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Attention ! Vous devez renouveler la procédure de récupération pour chaque dossier à récupérer. La migration d’une ancienne version 19 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Associations.  Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. Activez la commande À PROPOS DE CIEL ASSOCIATIONS du menu ? OU AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Associations doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • vérification de la monnaie du dossier (euros) • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Associations. • Sélection de votre ancien dossier.s • Saisie éventuelle du mot de passe. • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier. • Récupération et compte rendu du traitement. Après la récupération • Vérification de certains éléments (compte-rendu). Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Certains éléments ne sont pas récupérés. Reportez-vous au paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 11. De même les états et les états paramétrables ne seront pas récupérés. Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo : 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Pas d'inquiétude. Lancez une restauration de vos données dans l’ancienne version de Ciel Associations (Menu DOSSIER commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Associations en activant la commande RÉINDEXATION du menu OUTILS FICHIER. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données. L’historique des nouveautés 20 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 12.0 et Evolution 2.0. Les nouveautés des versions 12.0 et Evolution 2.0 Relevé bancaire Format d’import relevé bancaire OFX  Menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ - bouton [Créer] Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial eXchange). Saisie des relevés bancaires  Menu COMPTABILITÉ - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : • manuelle, • par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Les recherches Trouvtoo  Menu TRAITEMENTS - commande TROUVTOO Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop : nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . L’historique des nouveautés 21 Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE ou icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur pour valider le formulaire et lancer la connexion. Générer des écritures au format RImport  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Onglet Destination du transfert Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Vous devez indiquer le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. Gestion des factures d’acompte Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu FACTURATION - commande LISTE DES FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Vous pouvez à partir de cette fenêtre VISUALISER la facture d'acompte, l'IMPRIMER ou l'ENVOYER PAR E-MAIL. Préférences de saisie d'une pièce commerciale Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAISIE Lors de la saisie d’une pièce commerciale... Dans la fenêtre Préférences saisies vous pouvez d'une part paramétrer le mode de saisie par défaut des pièces commerciales. Vous pouvez opter pour : • une saisie Standard • une saisie Document. • avoir le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. L’historique des nouveautés 22 Saisie document Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client ou membre, établir un avoir rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la LISTE de la pièce concernée (DEVIS, FACTURES, AVOIRS). Exemple : Extrait d'un devis  Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. L’historique des nouveautés 23 Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution Vous pouvez créer une pièce commerciale en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue (devis, facture, avoir) Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, avoir...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser pour transférer un devis en facture ou une facture en avoir 1. Sélectionnez le devis ou la facture à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. 2. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis ou la facture dans la fenêtre Liste des factures ou Liste des avoirs. Nouvelle présentation de la gestion des membres  Menu ASSOCIATIONS - commande ADHÉRENTS Vous disposez maintenant de la commande ADHÉRENTS qui regroupe à la fois les MEMBRES, les ANCIENS MEMBRES et les PROSPECTS. Vous pouvez à partir de cette liste naviguer facilement dans la liste de votre choix.  Lorsque vous activez la commande GÉRER MES ADHÉRENTS de l’INTUICIEL (onglet Mon bureau), la liste des adhérents s’affiche. Assistant d’entrée d’un nouveau membre  Menu ASSOCIATIONS - commande ADHÉRENTS - bouton [Assistant] Cet assistant vous permet de créer un nouveau membre rapidement à travers plusieurs étape.  Pour des informations détaillées sur l’assistant de création de membres, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Saisie du code barre Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu ASSOCIATIONS - commande ADHÉRENTS - onglet Complément Vous pouvez saisir le code barre du membre dans la zone respective. L’historique des nouveautés 24 Arrondir les tarifs en mise à jour Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu ASSOCIATIONS - commande COTISATIONS ou ACTIVITÉS - bouton [Options]. Lors de la mise à jour des tarifs de vos cotisations ou activités, vous pouvez maintenant arrondir les tarifs à l’Euro le plus proche en cochant l’option Arrondir à l'Euro le plus proche. Gestion des remises en banque  Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE Vous pouvez désormais gérer les remises en banque via le menu TRAITEMENTS et ainsi marquer les règlements que vous allez remettre à la banque. Ciel Associations propose plusieurs types de remises, par : • Bordereau de remise, • Prélèvement magnétique. • LCR magnétique. Cette remise est disponible uniquement dans Ciel Associations Evolution.  Pour des informations détaillées sur les remises en banque, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Liste des matériels non retournés Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu ETATS - commande MATÉRIELS NON RETOURNÉS Ciel Associations Evolution vous permet d’éditer la liste des matériels non retournés à une date donnée. Vous pouvez trier l’état par matériels ou par membres et prendre en compte les prêts validés, non-validés ou les deux. Nouveaux états Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution Trois nouveaux états relatifs aux codes barres sont disponibles dans Ciel Associations Evolution : • Badges membres codes barres, • Etiquettes membres codes barres, • Appel de cotisation codes barres. Vous disposez également du nouvel état Appel de cotisation dans Ciel Associations Evolution. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé). Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Associations vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration). L’historique des nouveautés 25 Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 3.0 Modification de l’interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez aussi naviguer en cliquant sur la barre de titre. Intuiciel L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Navigation par onglet Onglets Onglets Navigation multi-fenêtres Barre de titre L’historique des nouveautés 26 Localisation et recherche d’adresse  Menu FACTURATION - commande CLIENTS/TIERS- double-clic sur une fiche - onglet Clients/Fournisseurs. Menu LISTES - commande PARTENAIRES - double-clic sur une fiche. Menu ASSOCIATION - commande ADHÉRENTS - double-clic sur une fiche. Localisation Dans la fiche d’un client, tiers, partenaire ou adhérent, les boutons de localisation sont maintenant audessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : ce bouton permet d’afficher la localisation du client, tiers, partenaire ou adhérent sur une carte via Internet. • : ce bouton permet d’afficher le chemin correspondant via Internet (itinéraire de votre adresse à celle de votre client, tiers, adhérent ou partenaire). Recherche d’adresse De même, le bouton de recherche d’adresse, présent dans la fiche d’un client, tiers ou partenaire, est maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, sous la forme suivante : • : ce bouton permet de rechercher l’adresse d’un client, fournisseur ou partenaire afin d’en vérifier l’exactitude. Acquisition d’informations légales  Menu FACTURATION - commande CLIENTS/TIERS - double-clic sur une fiche - onglet Clients/Fournisseurs. Menu LISTES - commande PARTENAIRES - double-clic sur une fiche. • Dans la fiche d’un client, tiers ou partenaire, au-dessus de la zone Coordonnées, vous disposez du nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, tiers ou partenaire via le site internet Infogreffe. Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu. Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser en PDF Vous pouvez désormais visualiser l’aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. Afficher l’aperçu dans les listes Dans certaines listes, par exemple la liste des adhérents, des cotisations, des factures..., vous pouvez visualiser l’aperçu des fiches directement dans la liste. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 27 Pour activez l’aperçu, vous disposez de l’option Afficher l’aperçu qui est accessible soit directement en haut à droite de la fenêtre soit à partir du bouton [Options]. Mise sous surveillance  Menu ASSOCIATION - commande MISE SOUS SURVEILLANCE. Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients, de vos fournisseurs ou de vos partenaires. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise mise sous surveillance : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel dans l'onglet Mes actualités. Vous accédez alors à votre espace InfoGreffe, • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).  Pour plus de détails sur l’activation de la mise sous surveillance, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Listes des animateurs  Menu LISTES - commande ANIMATEURS. Cette liste regroupe toutes les fiches des animateurs que vous créez. Ainsi, vous accédez facilement aux informations concernant vos animateurs, notamment en vue de leur modification, impression ou encore suppression.  Pour plus de détails sur la création des fiches animateurs, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Affichage des lignes comptables et dépenses/recettes  Menu COMPTABILITÉ - commande LISTE DES ÉCRITURES. Vous pouvez maintenant afficher les écritures par lignes comptables ou par lignes de dépenses/recettes. Pour cela, dans la zone Afficher les, il vous suffit de cocher l’une des deux nouvelles options : • Lignes dépenses/recettes : vous obtenez le détail de l'écriture que vous avez sélectionnée dans votre liste sous forme de dépenses/recettes. • Lignes comptables : vous obtenez le détail de votre écriture sous forme de débits/crédits. Les montants qui s'affichent doivent balancer autrement dit le total débit doit être égal au total crédit. Vous pouvez imprimer l’aperçu directement en faisant un clicdroit dessus et en choisissant la commande Imprimer l'image. L’historique des nouveautés 28 Unité des articles  Menu FACTURATION - commande ARTICLES - double-clic sur une fiche. Dans une fiche article, vous pouvez attribuer à un article son unité (Kg, Litre, Tonne, Mètre, etc). Envoyer un e-Mail Vous pouvez envoyer un e-mail directement à partir de certaines listes, par exemple la liste des adhérents, partenaires, animateurs, clients/tiers, etc. 1. Dans la liste, sélectionnez la ou les personnes à qui vous voulez envoyer un e-mail. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande Envoyer un eMail. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, rédigez votre e-mail et cliquez sur le bouton [OK] pour l’envoyer. Recherche de pièces Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu FACTURATION - commande RECHERCHE DE PIÈCES. Cette commande permet de rechercher des pièces clients : factures, avoirs, devis et factures d’acompte, selon des critères précis : • validées, non validées ou les deux, • réglées, non réglées ou les deux, • transférées, non transférées ou les deux.  Pour plus de détails sur la recherche de pièces, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Préférences facturation Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution Vous pouvez définir le modèle d’impression ainsi que le mode de saisie de vos pièces commerciales. Modèles de dessins  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Modèles de dessins. Les modèles de dessins correspondent aux modèles d’états fournis dans votre logiciel. Lors de l’édition de vos factures, avoirs, devis et factures d’acompte, les modèles peuvent être choisis de deux façons : soit le modèle de dessin par défaut est utilisé, soit la liste des modèles de dessin s’affiche au lancement d’un état et vous le choisissez. L’historique des nouveautés 29 Saisie  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Saisie. Cette fenêtre permet de fixer les préférences relatives à la facturation. Ainsi, vous pouvez définir : • la méthode de saisie des pièces commerciales à utiliser par défaut, • la méthode de sélection des clients et des articles. L’historique des nouveautés 30 Les nouveautés de la version 14.0 et Evolution 4.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, articles / prestations, postes, codes analytiques, modes de paiement, éco-participations, modèles d’écritures, écritures périodiques, devis, factures d’acompte, factures, avoirs, rappels, règlements, écritures, animateurs, partenaires, centres d’intérêts, modèles membres, modèles cotisations, modèles activités, modèles matériels, modèles prêts, banques, adhérents, cotisations, activités, matériels, réservations, prêts, règlements membres, opérations. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Modèles de pièces clients Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Il est possible de personnaliser rapidement les modèles de pièces clients par simple glisser/déposer de vos éléments (logo, colonnes...).  Seuls les états de type dessin devis, dessin factures, dessin avoirs et dessin factures d’acompte sont concernés. De même, vous pouvez maintenant créer rapidement un modèle de pièces clients grâce à un assistant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Créer], plusieurs informations sont demandées : • la famille du modèle : Dessin devis, Dessin factures, Dessin avoirs ou Dessin factures acompte, • le type du modèle : Dessin, • le nom du modèle. L’assistant s’affiche après que vous avez nommé le modèle. L’historique des nouveautés 31 Gestion du statut dans les devis Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution et en saisie standard  Menu FACTURATION - commande LISTE DES DEVIS - double-clic sur la ligne d’un devis Vous pouvez maintenant attribuer un statut à vos devis. A cet effet, dans la zone Statut, vous trouverez plusieurs statuts pré-définis : en cours, accepté, refusé, à envoyer, à relancer, en négociation. Si le logiciel ne propose pas le statut que vous voulez attribuer, vous pouvez le créer. Pour cela, faites un clic-droit dans la zone et choisissez la commande CRÉER. Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu FACTURATION - commande LISTE DES DEVIS ou LISTE DES FACTURES ou LISTE DES AVOIRS Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. La fiche de l’article est alors actualisée. Gestion des articles inutilisés Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu FACTURATION - commande ARTICLES/PRESTATIONS Si vous voulez suspendre l’utilisation d’un article, sans pour autant le supprimer, vous disposez de l’option Ne plus utiliser. Ainsi, l’article ne sera plus visible en saisie des pièces commerciales. Amélioration de la trésorerie prévisionnelle Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu COMPTABILITÉ - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE La trésorerie prévisionnelle propose de nouvelles possibilités : création de plusieurs trésoreries, choix de la période, options d’affichage supplémentaires, ajout et suppression de lignes (clic-droit), recopie automatique des montants en valeur ou en pourcentage (clic-droit). Règles d’affectation relevé  Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ Les règles d’affectation relevé permettent de faciliter la saisie des opérations de recette, de dépense et de virement dans les relevés bancaires. En effet, certaines informations sont attribuées automatiquement à ces types d’opération. Ces informations sont : • pour les opérations de recette et de dépense : le poste, le taux de TVA, le code analytique, le poste de tiers et le mode de paiement. • pour les opérations de virement : le poste bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations de recette, dépense et virement du relevé qui répondent à une règle puis affecte les éléments définis dans la règle. Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).  Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 32 Les nouveautés de la version 15.0 et Evolution 5.0 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel de référence, chapitre La barre d’actions, accessible à partir du menu AIDE. L’historique des nouveautés 33 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des cotisations, liste des activités, liste des matériels... ). Service à la personne Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution Votre logiciel vous permet maintenant de gérer les activités de service à la personne. Pour activer cette fonction, vous avez deux solutions :  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - ETAPE SERVICE À LA PERSONNE Lors de la création de votre dossier, l’étape Service à la personne vous propose de gérer ou non les services à la personne. Vous pouvez ensuite créer votre ou vos intervenant(s), toujours dans l’assistant de création de dossier.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Dans les paramètres, le nouvel onglet Service à la personne vous permet de définir directement depuis votre dossier si vous voulez exercer une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. Une fois cette option activée, vous pourrez créer vos intervenants depuis le menu FACTURATION - commande INTERVENANTS. Vous pourrez ensuite affecter des factures et avoirs à vos intervenants, gérer des états, éditer une attestation fiscale... L’historique des nouveautés 34 Les nouveautés de la version 16.0 et Evolution 6.0 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, plusieurs bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos adhérents, et un pour gérer uniquement vos saisies...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. L’historique des nouveautés 35 Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients : accessibles par le menu FACTURATION - commande CLIENTS/TIERS, onglet Banque. • partenaires : accessibles par le menu LISTES - commande PARTENAIRES, onglet banque. • banques : accessibles par le menu LISTES - commande BANQUES. (uniquement dans un dossier en comptabilité externe). • postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB. (uniquement dans un dossier en comptabilité interne). • membres/anciens membres/prospects : accessibles par le menu ASSOCIATION - commande adhérents. L’historique des nouveautés 36 Duplication des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCRITURES  Menu COMPTABILITÉ - commande CONSULTATION  Menu COMPTABILITÉ - commande POINTAGE MANUEL ou POINTAGE AUTOMATIQUE Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible à partir de la fenêtre de consultation des écritures, de pointage automatique et de pointage manuel enfin de la liste des écritures. Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton . Nouvelle saisie tableur  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE TABLEUR Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette, virement...), à des jours et mois différents.  A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Affaires Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu FACTURATION - commande AFFAIRES Les affaires permettent de réaliser des objectifs sur vos ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos ventes par catégorie et à faire des prévisions. Par exemple, vous voulez connaître toutes les ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Vous retrouvez dans la liste toutes les affaires que vous avez créées.  Menu FACTURATION - commande CONSULTER UNE AFFAIRE Vous pouvez consulter les factures, encours, devis, avoirs... liés à votre affaire. Vous pouvez ainsi avoir un suivi détaillé sur votre affaire. La fenêtre Consulter une affaire s’affiche. Vous retrouvez les pièces commerciales liées à votre affaire, réparties dans les différents onglets (factures, encours, devis...). Vous pouvez également accéder à cette fenêtre depuis la liste des affaires ou la fiche de l’affaire.  Menu FACTURATION - commande RECHERCHE DE PIÈCES Vous pouvez effectuer une recherche par affaire, sur toutes les affaires ou sur une affaire en particulier que vous pouvez sélectionner en cliquant sur l’icône d’appel de liste [...].  Menu ETATS - commande ETATS AFFAIRES Grâce à cette commande, vous pouvez faire une sortie fichier, e-mail, imprimer ou afficher l’aperçu de la liste de vos Affaires en cours, ou bien créer un Echéancier de vos pièces commerciales associés à une ou plusieurs affaires.  Menu ETATS - commande STATISTIQUES AFFAIRES Grâce à cette commande, vous pouvez faire une sortie fichier, e-mail, imprimer ou afficher l’aperçu de plusieurs états relatifs aux statistiques de vos affaires. L’historique des nouveautés 37 • Comparaison du CA par affaire, • Détail des pièces par affaire, • Evolution du CA de l’affaire, • Graphique comparatif du CA de vos affaires, • Statistiques de pièces par affaire.  Pour plus de détails sur les affaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Génération des activités récurrentes Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu TRAITEMENTS - commande ACTIVITÉS RÉCURRENTES Si vous avez créé une activité amenée à se reproduire régulièrement, vous pouvez créer une activité récurrente à partir de l’activité existante. Par exemple, si vous avez créé une activité amenée à se répéter tous les samedis matins, vous pouvez, grâce à cette option, gérer une périodicité. Vous pouvez également accéder à cette fonction depuis la liste des activités ou depuis une fiche activité en cliquant sur le bouton [Activités récurrentes]. Lorsque vous activez cette fonction, l’Assistant de génération des activités récurrentes s’affiche.  Pour plus de détails sur les activités récurrentes, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Gestion du remboursement d’activités  Menu ASSOCIATION - commande ACTIVITÉS - ONGLET MEMBRES Vous pouvez annuler une quantité entrée dans une ligne déjà validée en sélectionnant la ligne souhaitée et en cliquant sur le bouton [Annuler quantité...]. Vous pourrez alors choisir entre : • Effectuer le remboursement : une fenêtre vous demande le montant du remboursement, puis ouvre la fenêtre de règlement. Une opération en négatif apparaît à la fin de la liste. • Ne pas effectuer le remboursement : si vous avez choisi de ne pas effectuer de remboursement, la quantité de l’opération sera alors modifiée.  Pour plus de détails sur le remboursement d’activités, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 38 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 7.0 L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de certaines fonctions. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de votre association. • J’ouvre le dossier exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Associations auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre association. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. L’historique des nouveautés 39 Nouveaux états Don  Menu ETATS - commande DON Vous pouvez éditer des lettres de demande de don, de rappel de promesse de don, de remerciement que ce soit pour les adhérents, les partenaires ou encore d'autres tiers.  Ces lettres sont pré-paramétrées mais vous pouvez les personnaliser via le menu DOSSIER, OPTIONS puis ETATS PARAMÉTRABLES.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel (touche F1). Nouvelle option en liaison comptable  Menu COMPTABILITÉ - commande LIAISON COMPTABLE Cette nouveauté est uniquement disponible si vous gérez une comptabilité externe et que vous possédez Ciel Associations Evolution. Lors du transfert de vos écritures en comptabilité, vous pouvez prendre en compte les pièces et règlements déjà passés en comptabilité. Pour cela, vous devez cocher l’option Inclure les éléments déjà comptabilisés. Affichage du numéro de mouvement d’une écriture  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ. L’option Afficher le numéro de mouvement vous permet d’obtenir un message indiquant le numéro de mouvement généré, lors de l’enregistrement d’une écriture. Solde évolutif Cette nouveauté est uniquement disponible si vous gérez votre comptabilité dans Ciel Associations.  Menu COMPTABILITÉ - commande CONSULTATION.  Menu COMPTABILITÉ - commande POINTAGE Dans les fenêtres de consultation des postes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde du poste sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Commentaire sur l’origine des pièces clients Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu FACTURATION - commande LISTE DES DEVIS et LISTE DES FACTURES. Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité. L’historique des nouveautés 40 FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture d’exercice). Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR. La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Modification de la préférence Codes postaux et Villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. L’historique des nouveautés 41 Les nouveautés de la version Evolution 7.6 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement  Menu DOSSIER - Commande PARAMÈTRES ASSOCIATION - Onglet Divers Dans l’onglet Divers des paramètres association, une nouvelle zone Loi N.R.E. vous permet de saisir le montant forfaitaire des frais de recouvrement. Vous pouvez saisir également le taux d’escompte pour paiement anticipé et le taux de pénalité de retard. Cette indemnité a été intégrée dans : • les modèles standard des familles Dessin factures et Dessin Saisie Document ayant déjà l’intégration de la loi N.R.E. • la lettre N.R.E. • l’état Facture accessible dans une recette. Modification d’une écriture de remise en banque Désormais, lorsque vous modifiez une écriture de remise en banque, le message suivant vous indique que cette écriture est remise en banque : Si vous cliquez sur le bouton [Modifier], la remise en banque du poste de trésorerie sera annulée. • Si vous cliquez sur le bouton [Visualiser], vous pourrez simplement visualiser cette écriture de remise en banque en lecture seule. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Associations / Ciel Associations Evolution - Guide des mises à jour - Maj WA 18.0/8.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Les nouveautés de Ciel Facturation Facile Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 5 L’accueil Ciel ...................................................................................................................5 Mon compte Ciel ..............................................................................................................5 Enrichissement de l’Intuiciel ..............................................................................................5 Nouvelle option en liaison comptable ..................................................................................6 Commentaire sur l’origine des pièces clients ........................................................................6 FlashCode et CodeQR .......................................................................................................6 Modification de l’historique des archives ..............................................................................6 Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................6 Modification de la préférence Codes postaux et Villes ............................................................7 La migration d’une ancienne version.................................................... 8 Ouvrir un dossier d’une version inférieure à 2.00..................................................................8 Nouveaux accès...............................................................................................................8 Numéro de version...........................................................................................................9 L’historique des nouveautés............................................................... 10 Les nouveautés de la version 2.00 ............................................................... 10 Changements d’interface................................................................................................. 10 Aperçu .........................................................................................................................11 Préférences facturation ................................................................................................... 12 Recherche de pièces ....................................................................................................... 12 Unité des articles ........................................................................................................... 13 eBay ............................................................................................................................ 13 Mise sous surveillance .................................................................................................... 13 Envoyer un e-mail.......................................................................................................... 14 Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales.............................................................. 14 Les nouveautés de la version 3.0 ................................................................. 15 Personnalisation des polices ............................................................................................ 15 Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres .................................................... 15 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 15 Affichage du tableau de bord de date à date ...................................................................... 15 Les nouveautés de la version 4.00 ............................................................... 16 Les barres d’actions ....................................................................................................... 16 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 17 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 17 Les actions flash ............................................................................................................ 17 Les nouveautés de la version 5.00 ............................................................... 18 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 18 Insertion automatique .................................................................................................... 18 Correcteur orthographique .............................................................................................. 18 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 19 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 19 Les nouveautés de votre logiciel 5 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés de la version 6.00. L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de certaines fonctions. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de facturation. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Facturation Facile auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher Les nouveautés de votre logiciel 6 ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Nouvelle option en liaison comptable  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Lors du transfert de vos écritures en comptabilité, vous pouvez prendre en compte les pièces et règlements déjà passés en comptabilité. Pour cela, vous devez cocher l’option Inclure les pièces et règlements déjà comptabilisés. Commentaire sur l’origine des pièces clients  Menu LISTES - commande DEVIS et FACTURES. Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité. FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR. La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Les nouveautés de votre logiciel 7 Modification de la préférence Codes postaux et Villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. La migration d’une ancienne version 8 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une version inférieure à 2.00 La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version de Ciel Facturation Facile. Ciel Facturation Facile détecte automatiquement les dossiers créés dans une version antérieure. Ainsi, lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Cette fenêtre vous informe que votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité avec la nouvelle version. 1. Vous pouvez effectuer une copie de votre dossier avant de commencer la mise à jour. Il est vivement conseillé d’en effectuer une. Assurez-vous que l’option correspondante est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler dans votre dossier de travail. Nouveaux accès Dans cette nouvelle version de Ciel Facturation Facile, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications : Ancienne version Nouvelle version Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel dans le fenêtre principale. La migration d’une ancienne version 9 Numéro de version 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL FACTURATION FACILE du menu AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Facturation Facile Numéro de version Millésime 1.00 - 1.10 2008 2.00 - 2.10 2009 3.00 2010 4.00 2011 5.00 2012 6.00 2013 L’historique des nouveautés 10 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.00. Les nouveautés de la version 2.00 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 11 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS Dans la fiche d’un client ou d’un fournisseur, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Aperçu Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser les aperçus en PDF Vous pouvez désormais visualiser les aperçus avant impression au format pdf.  L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton Adobe Reader® s’ouvre et affiche donc l’aperçu au format pdf. Afficher l’aperçu dans une liste L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’une pièce commerciale, d’un article, d’un tiers directement depuis la liste. 1. Sélectionnez l’élément que vous voulez visualiser. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 12  Dans la liste des factures d’acompte, cette option est accessible à partir du bouton [Options]. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.  Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. Préférences facturation  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Saisie Vous pouvez définir la méthode de saisie des pièces commerciales à prendre en compte par défaut ainsi que les options de saisie des articles.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Recherche de pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES Cette commande vous permet de faire une recherche de vos pièces clients : factures, avoirs, devis et factures d’acompte. Vous pouvez vérifier indépendamment si ces pièces clients sont validées ou non. Vous pouvez faire une recherche des pièces : • validées, non validées ou les deux • réglées, non réglées ou les deux • transférées, non transférées ou les deux L’historique des nouveautés 13  Pour plus de détails sur la recherche de pièces, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Unité des articles  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Créer] Dans la fiche d’un article, vous pouvez choisir l'unité de l'article (Kg, Litre, Tonne, Mètre, etc). Dans la zone Divers, l'icône permet de sélectionner une unité. Si une unité n'est pas créée dans votre dossier, vous pouvez directement le faire en cliquant sur le bouton [Créer]. eBay  Menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs fonctions : • Bien démarrer sur eBay Cette fonction vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette fonction vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette fonction vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette fonction vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette fonction vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Tous les modèles d’annonces que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement dans le menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette fonction vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Mise sous surveillance  Menu RELATIONS CLIENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). L’historique des nouveautés 14 Envoyer un e-mail  Menu LISTES - commandes CLIENTS/TIERS ou CONTACTS ou LISTE DES DEVIS ou FACTURES D’ACOMPTE ou FACTURES ou AVOIRS ... Vous pouvez envoyer un e-mail directement depuis les listes dans lesquelles une adresse e-mail est accessible. Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS Dans les fiches client ou fournisseur, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont disponibles : • : permet de faire une recherche de l’adresse de votre client ou de votre fournisseur afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. • : permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client ou de votre fournisseur via le site Infogreffe. L’historique des nouveautés 15 Les nouveautés de la version 3.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, contacts, articles, modes de paiement, ecoparticipations, devis, factures d’acompte, factures, avoirs, règlements. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Affichage du tableau de bord de date à date  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL - onglet Mon tableau de bord Les données globales du tableau de bord sont calculées en fonction des dates en haut à droite. Vous pouvez modifier ces dates en cliquant dessus. L’historique des nouveautés 16 Les nouveautés de la version 4.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 17 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des factures, liste des devis, liste des avoirs...). L’historique des nouveautés 18 Les nouveautés de la version 5.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des États et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). L’historique des nouveautés 19 Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Copyright Ciel 2012 Ciel Facturation Facile - Guide des mises à jour - Référence : Maj WFF 6.00 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Professionnel indépendant Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel et son manuel de référence au format PDF • le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que votre logiciel est un produit authentique Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence, demandé lors du référencement. Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante nécessaire pour l’impression agréée par la DGFiP : HP III ou supérieur ou 100% compatible PCL5 doté de 2 Mo de Ram minimum. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Utilisation de Ciel directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2Go de Ram • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • 1 Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Découverte ......................................................................................... 7 Aides et documentations .....................................................................8 La documentation...............................................................................................8 L’aide en ligne ...................................................................................................8 Le site Internet Ciel ............................................................................................8 Premier démarrage de votre logiciel .....................................................9 Lancer le logiciel ................................................................................................9 Commencer à travailler .......................................................................................9 Démarrer Ciel Professionnel indépendant ...............................................................9 Ouvrir le dossier d'exemple ............................................................................... 10 Environnement ................................................................................11 La fenêtre principale de l’application ................................................................... 11 Les menus....................................................................................................... 11 La barre d'actions............................................................................................. 11 La barre de navigation ...................................................................................... 12 L’Intuiciel ........................................................................................................ 12 Les recherches Trouvtoo ................................................................................... 13 Besoin d’aide ................................................................................................... 13 Création d’un dossier........................................................................ 14 Choisir la méthode de création du dossier ...........................................15 Choix de création ............................................................................................. 15 Créer un nouveau dossier de Ciel Professionnel indépendant .................................. 16 Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ..................... 28 Récupérer un dossier de Ciel Compta libérale ....................................................... 28 Les soldes initiaux ............................................................................................ 29 Prise en main ................................................................................... 31 La facturation ..................................................................................32 Les clients ....................................................................................................... 32 Les articles ...................................................................................................... 34 Préparer un devis (saisie standard)..................................................................... 35 Facturer un client (saisie standard) ..................................................................... 42 Les factures d’acompte ..................................................................................... 44 Encaisser un règlement ..................................................................................... 44 Établir un avoir (saisie standard) ........................................................................ 48 Créer une pièce commerciale (saisie document) ................................................... 50 Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser» .......................... 51 Autres travaux ................................................................................................. 51 La comptabilité ................................................................................56 Les saisies....................................................................................................... 56 Saisir une dépense simple ................................................................................. 56 Saisir une dépense ventilée ............................................................................... 58 Saisir une recette ............................................................................................. 59 Saisir un virement ............................................................................................ 59 Saisir un relevé bancaire ................................................................................... 60 Saisir une réimputation ..................................................................................... 60 Travaux périodiques .........................................................................62 Valider des écritures ......................................................................................... 62 Pointer un compte de banque............................................................................. 62 Consulter les écritures ...................................................................................... 64 Consulter les postes ......................................................................................... 65 Effectuer une remise en banque ......................................................................... 66 Trésorerie prévisionnelle ................................................................................... 66 Les états........................................................................................... 67 Les éditions.....................................................................................68 Imprimer un relevé des dépenses/recettes........................................................... 68 Imprimer une balance ....................................................................................... 69 Déclarer la TVA ................................................................................................ 69 La déclaration 2035 .......................................................................................... 70 Les immobilisations ..........................................................................73 A propos des immobilisations ............................................................................. 73 A propos des crédits-bails.................................................................................. 73 La liste des immobilisations ............................................................................... 74 Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails................................................. 74 La fiche immobilisation...................................................................................... 75 Saisie d'une immobilisation ou d’un crédit-bail...................................................... 76 Reprise d’antériorité ......................................................................................... 79 Le plan d'amortissement ................................................................................... 80 Calculer les immobilisations ............................................................................... 80 Réviser une immobilisation ................................................................................ 81 Autres fonctionnalités ...................................................................... 82 Autres fonctions...............................................................................83 Clôture d'exercice............................................................................................. 83 Purge des pièces commerciales .......................................................................... 84 Historique des archives ..................................................................................... 85 Envoyer vos écritures à votre expert-comptable ................................................... 85 Transférer vos écritures .................................................................................... 85 Sauvegarder votre dossier ................................................................................. 86 Restaurer votre dossier ..................................................................................... 86 Index................................................................................................ 89 Découverte 8 Découverte Aides et documentations La documentation La documentation de Ciel Professionnel indépendant est structurée en trois manuels électroniques au format PDF accessibles depuis le menu Aide : • Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Professionnel indépendant dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. • le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version. Vous pouvez consulter et imprimer ces documentations à l'aide d'Adobe Reader©. Naviguer dans les manuels Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information recherchée : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. • Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur ces possibilités de consultation lorsque le manuel est ouvert, consultez l'aide intégrée de l'application Adobe Reader©. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou en appuyant sur la touche de votre clavier. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Professionnel indépendant, des informations utiles. 9 Découverte Premier démarrage de votre logiciel Lancer le logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône correspondant présent sur le Bureau, ou bien : 1. Cliquez sur le bouton DÉMARRER de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - PROFESSIONNEL INDÉPENDANT - CIEL PROFESSIONNEL INDÉPENDANT. Commencer à travailler Nous vous invitons à découvrir Ciel Professionnel indépendant en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel. Démarrer Ciel Professionnel indépendant Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur ou : 1. cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - PROFESSIONNEL INDÉPENDANT. 3. Cliquez sur CIEL PROFESSIONNEL INDÉPENDANT. Nous allons vous présenter l'environnement de base de Ciel Professionnel indépendant et vous faire découvrir les principales fonctions du logiciel, celles qui correspondent à 90% des travaux quotidiens en matière de comptabilité. L'objectif est de saisir des écritures de recettes ou de dépenses, de pointer votre relevé de banque ou encore de consulter les écritures d'un poste (de dépenses par exemple). Vous verrez aussi comment imprimer un relevé de vos recettes et dépenses ainsi que la déclaration fiscale de fin d'année (déclaration 2035). Attention ! Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU). 10 Découverte Ouvrir le dossier d'exemple Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir le dossier d'exemple : 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier exemple Ma petite entreprise s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, de postes, de comptes, d'écritures, etc. Lorsque vous installez Ciel Professionnel indépendant pour Windows™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton .  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. Avec Ciel Professionnel indépendant en mode souscription, vous pouvez ouvrir un dossier de Ciel Auto-entrepreneur Standard ou Premium. 11 Découverte Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows™. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader). La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).  Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader). Barre de titre Barre de menus Espace de travail Barre d’actions Bouton de fermeture de l’application Boutons de réduction et d’agrandissement Barre de navigation (masquée par défaut) Barre de statut intuiciel 12 Découverte La barre de navigation  Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel • ouvrir des applications ou des fichiers • présenter des images ou des notes texte • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.  Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader). L’Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel© est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales, à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire, à des statistiques. Il est composé de trois boutons accessibles depuis la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations... A partir du bureau, vous accédez également à votre compte Ciel et à la page d'accueil Ciel.  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. 13 Découverte Les recherches Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher dans la zone de recherche située au-dessus de la barre d’actions. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Cliquez sur pour lancer la recherche. 4. Cliquez sur pour annuler la recherche. Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création d’un dossier 15 Création d’un dossier Choisir la méthode de création du dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Professionnel indépendant, fermez le fichier d'exemple en activant la commande FERMER du menu DOSSIER. Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez ses paramètres généraux. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche : 1. Vous pouvez soit créer un dossier pour une société qui existe déjà, soit créer une nouvelle société. Cochez l’option de votre choix puis choisissez ou nommez votre société. 2. Indiquez votre nom si vous exercez une activité libérale. 3. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant Top départ s'affiche. Choix de création Le logiciel vous propose trois actions au choix : • Créer un nouveau dossier de Ciel Professionnel indépendant : vous créez un nouveau dossier pour l’application. Si vous cliquez sur [Suivant], la fenêtre de choix de la méthode de création de dossier s’affiche. Voir Créer un nouveau dossier de Ciel Professionnel indépendant, page 16. • Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile : vous pouvez récupérer un dossier que vous avez déjà créé dans votre logiciel Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile. Voir Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile, page 28. • Récupérer un dossier de Ciel Compta libérale : vous pouvez récupérer un dossier que vous avez déjà créé dans Ciel Compta libérale.Voir Récupérer un dossier de Ciel Compta libérale, page 28. 16 Création d’un dossier Créer un nouveau dossier de Ciel Professionnel indépendant Choix de la méthode de création de dossier Ciel Professionnel indépendant vous demande alors de choisir votre méthode de création: • Mode de création rapide Seules les principales informations (raison sociale, service à la personne, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. • Mode de création détaillé Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (postes de trésorerie, modes de paiement, postes de dépense et postes de recette, articles, clients, intervenants). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 4. Cochez l'option de votre choix. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant>] pour lancer la procédure de création. Créer un dossier en mode rapide  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide Étape : Choix du mode comptable Cette étape affiche la fenêtre Choix du mode comptable. Deux modes comptables prédéfinis sont disponibles pour la création de votre dossier. 1. Choisissez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures. • Comptabilité en créances / dettes : ce mode de calcul s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants ayant une déclaration fiscale de type 2033 ou BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux). A l'inverse du mode Dépenses / Recettes, les factures clients et fournisseurs génèrent des écritures comptables. Vous devez donc toujours procéder à l'enregistrement de la facture client ou fournisseur puis à l'enregistrement du règlement client ou fournisseur. Ceci vous permet donc de réaliser le suivi de vos clients. Chaque mouvement peut constater des créances ou des dettes, sans contrepartie financière «immédiate». Les mouvements comptables ne reconnaissent pas nécessairement un flux financier ; on est en situation de créance / dette vis-à-vis d'un tiers. • Comptabilité simplifiée en dépenses / recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales ayant une déclaration fiscale de type 2035 ou BNC (Bénéfices Non Commerciaux). Dans ce mode, les factures clients et fournisseurs ne génèrent aucune écriture comptable. Seuls les mouvements d'argent (recettes et dépenses) sont enregistrés réellement en comptabilité. 2. Cliquez ensuite sur le bouton [Suivant]. Étape : Choix du régime fiscal Cette étape vous permet de choisir le régime fiscal que vous souhaitez utiliser selon votre activité. 1. Choisissez le régime fiscal auquel est soumise votre entreprise. 17 Création d’un dossier Ciel Professionnel indépendant gère les régimes suivants : • Déclaration 2033 - Entreprises, artisans, commerçants • Déclaration 2035 - Bénéfices non commerciaux Si vous cochez Déclaration 2033 (entreprise), à l’étape 4 vous devrez préciser si vous êtes soumis à l'impôt sur le revenu (déclaration 2031) ou à l'impôt sur les sociétés (déclaration 2065). Si vous cochez Déclaration 2035 (activité libérale), à l’étape 4 vous devrez préciser si votre déclaration doit être établie en HT ou TTC. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante. Une fenêtre de validation du mode comptable et du régime fiscal s’ouvre.  À ce stade, vous pouvez encore modifier votre choix en cliquant sur [Précédent]. Si vous cliquez sur [Suivant], votre choix sera alors définitif. Étape : Raison sociale Vous accédez à l’étape de l'assistant Top départ dans laquelle vous allez renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intra-communautaire (N° TVA). 6. Indiquez le R.M (Répertoire des métiers). 7. Indiquez le R.S.E.I.R.L ((Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). 18 Création d’un dossier  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états que vous imprimerez à partir de Ciel Professionnel indépendant. 8. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Service à la personne Cette étape vous permet de définir si vous exercez une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. 1. Selon votre situation, sélectionnez le bouton radio Oui ou Non. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Étape : Exercices et paramètres Cette étape permet de définir vos dates d’exercices et paramètres. 1. Indiquez la Période de votre premier exercice. Elle correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . 2. Indiquez la Période de votre exercice courant. Elle correspond à la date de début de votre exercice en cours. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier. 19 Création d’un dossier 3. Selon votre régime fiscal (défini à l’étape 2), cochez : • si votre déclaration 2035 doit être établie en HT ou en TTC • si votre entreprise est soumise à l’impôt sur Le revenu ou sur Les sociétés (déclaration 2033). Voir Étape : Choix du régime fiscal, page 16. 4. Indiquez ici si vous êtes assujetti ou non à la TVA. 5. Indiquez ici si vous facturez en TTC. 6. Indiquez ici si le calcul de l'amortissement de vos immobilisations s'effectue sur 360 ou 365 jours. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Étape finale Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Professionnel indépendant ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs.  Consultez le chapitre du menu DOSSIER du manuel de référence pour plus de détail sur l'enregistrement d'un mot de passe. 8. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Professionnel indépendant l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société de la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER. Créer un dossier en mode détaillé  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes : • Choix du mode comptable • Choix du régime fiscal • Raison sociale • Service à la personne • Exercices et paramètres • Logos • Postes de trésorerie • Modes de paiement • Postes de dépense 20 Création d’un dossier • Postes de recette • Articles • Clients • Intervenants Nous ne détaillerons pas ici les premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 16. Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante. Étape : Logos Cette étape vous permet d’insérer des logos de petite ou de grande taille dans votre dossier. Vous pouvez insérer votre logo de trois manières différentes. • Coller une image pour copier/coller votre logo. • Importer une image pour importer votre logo. • Scanneur/Appareil photo pour insérer votre logo via un scanneur ou appareil photo. Une fois votre logo inséré, cliquez sur le bouton [Suivant]. Étape : Postes de trésorerie Dans cette étape, vous allez créer vos différents Postes de trésorerie. 21 Création d’un dossier 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Poste de trésorerie s’affiche. 2. Le poste de trésorerie doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Dans l'onglet Fiche 3. Renseignez le RIB de votre compte. Cela peut être utile si vous avez besoin d'éditer des relevés d'identité bancaire. 4. Cochez l'option Conserver les écritures non pointées si vous souhaitez conserver les écritures que vous n'aurez pas pointées lors de la clôture d'exercice. La zone Fichier relevé affiche le chemin d'accès du fichier du relevé bancaire utilisé par le logiciel lorsque vous avez effectué un pointage automatique de vos écritures. Les Soldes sont les indicateurs de la situation exacte de votre compte. Ces zones vont se renseigner automatiquement au fur et mesure des écritures enregistrées et pointées sur le poste.  Les soldes de départ se renseignent en utilisant la saisie des soldes initiaux. Cette option vous sera proposée à la fin de la dernière étape. Dans l'onglet Complément 5. Enregistrez les Coordonnées de votre agence bancaire. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du Poste de trésorerie. Ce poste est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres postes de trésorerie. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Modes de paiement Dans cette étape, vous allez créer vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Mode de paiement s’affiche. 2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. 22 Création d’un dossier Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc. Par défaut, Ciel Professionnel indépendant affiche le type Chèque.  Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux. 3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . 4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . La zone Echéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône . Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.  Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types de nécessitent que le compte. 6. Cliquez sur [OK] pour valider la création de la fiche Mode de paiement. Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres modes de paiement. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Postes de dépense Dans cette étape, vous allez créer vos Postes de dépense, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Poste de dépense s'affiche. 23 Création d’un dossier 2. Définissez le Code (alphanumérique) puis saisissez le Libellé complet du poste. L'icône vous permet d'ajouter un commentaire. 3. Saisissez le Code 2035 du poste. Vous pouvez le saisir directement ou bien le sélectionner à l'aide de l'icône d'appel de liste.  Si vous avez choisi l'option Activité libérale concernant votre régime fiscal, saisissez le Code 2035. Vous pouvez le saisir directement ou le sélectionner à l'aide de l'icône d'appel de liste. Si vous avez opté pour l'option Entreprise, vous saisirez le Code 2033 B. 4. Saisissez le Pourcentage professionnel que vous souhaitez affecter au poste. Par défaut, le logiciel affiche 100. 5. Choisissez le Code TVA par défaut du poste. Par défaut, le logiciel affiche le taux de 19,6 %. Vous pouvez le modifier en cliquant sur l'icône d'appel de liste afin d'accéder à la liste des taux de TVA disponibles. Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, aucun code ne sera renseigné dans cette zone. 6. Indiquez le Code analytique par défaut. Vous pouvez le sélectionner à l'aide de l'icône d'appel de liste. La zone Solde sera renseignée automatiquement, au fur et à mesure des opérations enregistrées sur ce poste. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la fiche Poste de dépense. Ce poste de dépense est maintenant visible dans la liste. 8. Procédez de même pour les autres postes de dépense. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Postes de recette Dans cette étape, vous allez créer vos Postes de recette, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Poste de recette s’affiche. Le principe pour créer un poste de recette est identique à celui vu précédemment pour un poste de dépense. Voir Étape : Postes de dépense, page 22. 24 Création d’un dossier 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Étape : Articles Dans cette étape, vous allez créer vos Articles. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez les différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel article. 2. Définissez le Code (alphanumérique) de l'article. 3. Saisissez le Libellé complet de l'article. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 4. Si le libellé n'est pas suffisant ou encore si vous voulez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi dans la zone Description, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.)  Lorsque vous indiquez un libellé et une description, c'est la description qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de description, c'est le libellé de l'article qui est repris. 5. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 6. Indiquez ensuite le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé. Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule suivante : 7. Choisissez le taux de TVA que vous utilisez pour l'article. Par défaut le logiciel affiche le taux de 19,6 % mais celui-ci peut-être modifié. Activez le menu déroulant pour accéder à la liste des taux de TVA disponibles. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 8. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques), affectez-lui à l'aide de l’icône d'appel de liste l'éco-participation correspondante.  Vous créez vos éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCOPARTICIPATIONS. 9. Indiquez le Poste de recette concerné par l'article. Vous pouvez le choisir en cliquant sur l'icône d'appel de liste . 10.La case Ne pas prendre en compte dans l’attestation fiscale est utile si vous souhaitez ne pas faire apparaître cet article dans l’attestation fiscale dans le cadre de service à la personne. Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT 25 Création d’un dossier 11.Si votre comptabilité est analytique, renseignez le Code analytique auquel l’article est rattaché. 12.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la fiche Article. Cet article est maintenant visible dans la liste. 13. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Clients Dans cette étape, vous allez créer vos clients. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet de saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Client. Le Code est proposé par défaut lorsque vous créez une fiche client. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du menu DOSSIER. En revanche, dès que vous validez la création de la fiche Client, son code n'est plus modifiable.  Pour de plus de détails sur les paramètres facturation, consultez le chapitre Menu Dossier du manuel de référence accessible par le menu AIDE. Le menu TYPE indique que vous êtes dans une fiche client. 2. Saisissez le Nom du client.  Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Les onglets Fiche, Complément et Contact sont ensuite à compléter. L'onglet Fiche 3. Indiquez les coordonnées du client (adresse, CP, ville). Vous pouvez saisir des complé- ments d’adresse sur les deux lignes présentées en dessous de la zone Adresse. Vous disposez de quatre boutons situés dans la barre d’actions : • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné- raire de votre adresse à celle de votre client). • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. 4. Saisissez les numéros de téléphone et de fax. Vous pouvez aussi préciser son adresse E-mail. L'icône , présenté en fin de zone, ouvre votre messagerie et affiche automatiquement l'adresse du client. 26 Création d’un dossier Si votre client possède un Site Internet, saisissez son adresse (du type http://www.xxx.fr). L'icône , présenté en fin de zone, ouvre votre navigateur Internet et le site dont vous avez mentionné l'adresse. 5. Indiquez dans les trois zones en haut à droite, le numéro de SIRET de l'établissement de votre client ainsi que son code APE et son n° NII : Numéro d'identification intracommunautaire. L'onglet Complément Les clients ayant des caractéristiques communes, ils peuvent être regroupés par Famille. Celles-ci pourront être utilisées pour effectuer des recherches. Vous pouvez dans cet onglet affecter une famille à un client. 1. Choisissez la famille à l'aide de l'icône de liste ou bien créez-en une nouvelle à l'aide du bouton [Créer]. 2. Cliquez sur l'icône pour sélectionner une Famille. Si les familles n'existent pas encore ou si celles proposées ne vous conviennent pas, créez-en une nouvelle directement en cliquant sur le bouton [Créer]. 3. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client pour effectuer ses règlements. Celui-ci pourra bien entendu être modifié. 4. Définissez dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous autorisez à votre client. La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client. Vous pouvez renseigner un Poste de recette par défaut. Utilisez l'icône d'appel de liste ; le poste de dépense est quant à lui inactif. L’onglet Banque 1. Saisissez les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.  Sur les deux lignes situées en dessous de la zone Adresse, vous pouvez indiquer les compléments d’adresse. 2. Indiquez la Domiciliation bancaire. Renseignez le Code IBAN, le Code BIC ainsi que le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB.  Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 3. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. L'onglet Contact 4. Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, indiquez dans cet onglet les renseignements spécifiques à ce contact. 5. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. 27 Création d’un dossier  Les contacts sont également accessibles par le menu LISTES, commande CONTACTS. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Étape : Intervenants Dans cette étape, vous allez créer vos intervenants. Cette étape n’est accessible que si vous avez activé les services à la personne dans l’étape. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le code et les nom et prénom de l’intervenant. 3. Sur l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées. 4. Sur l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante. Étape finale Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Professionnel indépendant ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs.  Pour plus de détails sur l'enregistrement d'un mot de passe, consultez le chapitre Menu Dossier du manuel de référence accessible par le menu AIDE. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. 28 Création d’un dossier Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile Sélectionner le dossier Si vous avez choisi de récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou de Ciel Facturation Facile, la fenêtre de sélection s’affiche. Vous y retrouvez la ou les sociétés au préalable créées dans l’un des deux logiciels Ciel. 1. Choisissez le dossier souhaité. 2. Si le dossier que vous souhaitez ne figure pas dans la liste, choisissez l’option et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de l’explorateur Windows s’affiche. 3. Sinon, cliquez sur le bouton [OK]. L’étape suivante de l’assistant de création de dossier s’affiche. Choix du mode comptable Cette étape vous permet de choisir le mode comptable : créances/dettes ou dépenses/ recettes. Voir Étape : Choix du mode comptable, page 16. Choix du régime fiscal Cette étape vous permet de choisir le régime fiscal que vous souhaitez utiliser selon votre activité. Voir Étape : Choix du régime fiscal, page 16. Contrôle des dates 1. L’étape de contrôle des dates s’affiche afin de vérifier que les dates de début d’activité et de début et fin d’exercice comptable courant concordent avec celles déjà renseignées dans le dossier que vous souhaitez récupérer. Vous pouvez les modifier si besoin en cliquant sur l’icône du calendrier . 2. Cliquez sur le bouton [Terminer]. La récupération du dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile se lance. Récupération du dossier 1. Une fenêtre s’affiche, indiquant que la récupération du dossier s’est terminée et précisant que le compte-rendu de la récupération du dossier est consultable sur le Bureau de Windows. 2. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Le dossier récupéré s’ouvre directement dans Ciel Professionnel indépendant. Récupérer un dossier de Ciel Compta libérale Sélectionner le dossier Si vous avez choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta libérale, la fenêtre de sélection s’affiche. Vous y retrouvez la ou les sociétés au préalable créées dans votre logiciel Ciel Compta libérale. 1. Choisissez le dossier souhaité. 29 Création d’un dossier 2. Si le dossier que vous souhaitez ne figure pas dans la liste, choisissez l’option et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de l’explorateur Windows s’affiche. 3. Sinon, cliquez sur le bouton [OK]. La récupération du dossier de Ciel Compta libérale se lance. Récupération du dossier 1. Une fenêtre s’affiche, indiquant que la récupération du dossier s’est terminée et précisant que le compte-rendu de la récupération du dossier est consultable sur le Bureau de Windows. 2. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Le dossier récupéré s’ouvre directement dans Ciel Professionnel indépendant. Les soldes initiaux Ciel Professionnel indépendant ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle il vous propose de saisir les soldes initiaux. Les soldes initiaux correspondent aux soldes réels de vos postes à la date à laquelle vous commencez votre comptabilité. Par exemple, pour le poste de Banque, il s’agit du solde réel figurant sur votre relevé bancaire à cette même date.  La situation idéale consiste à enregistrer votre comptabilité depuis le début de votre exercice, quelle que soit la date de mise en place de Ciel Professionnel indépendant. Dans ce cas, vous n'avez qu'à renseigner les soldes de banque. Sinon, vous devrez soit reprendre les soldes des différents postes (TVA, Banque, Caisse, dépense, etc.) à la date de mise en place, soit ressaisir l'ensemble des écritures depuis le début de l'exercice. 1. La Date proposée par défaut correspond à la date de travail. Pour la modifier, saisissez-la directement ou bien en utilisez l'icône du calendrier ou des dates pré-définies . 30 Création d’un dossier 2. Vous pouvez saisir un N° de pièce (référence) correspondant à l'écriture de Saisie des soldes initiaux. Il peut être très utile pour faciliter une recherche concernant vos écritures. 3. Le Libellé écriture s'affiche automatiquement. Vous pouvez le modifier. 4. Indiquez le solde initial de chaque poste dans la zone Montant signé. La zone Montant de l'écriture se renseignera automatiquement au fur et à mesure des montants saisis.  Si vous devez saisir un montant négatif, saisissez le signe « - » devant. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'enregistrement des soldes initiaux. Ciel Professionnel indépendant les enregistre et ouvre automatiquement votre nouveau dossier. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société de la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER. Prise en main 32 Prise en main La facturation  Menu LISTES - commande CLIENT/TIERS Les clients Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES pour ouvrir la liste des clients. Vous pouvez aussi l'ouvrir depuis la barre d'actions. Cette fenêtre est composée de trois onglets : Clients, Fournisseurs et Prospects. La commande CLIENTS/TIERS ayant été activée, c'est l'onglet Clients qui est actif. Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste. La liste possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée.  Pour plus de détail sur les fenêtres et les listes, consultez la partie Présentation générale du manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Rechercher un client  Menu EDITION, commande RECHERCHER Si vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, il est préférable d'effectuer une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION, ou + . La fenêtre ci-dessous s’affiche. 33 Prise en main 1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple BO. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Il trouve le client BONNET. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus. • Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher un client contenant le nom BONNET, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez uniquement BO votre recherche ne pourra aboutir. • Respecter Min/Maj : si cette case est cochée, vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, si vous recherchez un client dont le nom est enregistré sous BONNET, vous devrez indiquer le mot en majuscules, si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre, vous pouvez saisir l'abréviation : BON, votre recherche sera alors effectuée avec succès. • Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera tous les clients concernés par votre recherche.  Vous pouvez utiliser le même principe pour rechercher un fournisseur ou un prospect. Ouvrir une fiche client 1. Activez la Liste CLIENTS/TIERS depuis la barre d'actions ou directement par le menu LISTES. 2. Double-cliquez sur le client que vous souhaitez ouvrir. 34 Prise en main Créer un client  Menu LISTES, commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer]. Dans la zone Type, le type Client est affiché par défaut. Un nouveau Code client s'affiche. Celui-ci vous est proposé automatiquement. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.  Pour plus de détails, reportez-vous à la création d’un client lors de l’établissement d’un nouveau dossier, la procédure étant identique. Voir Étape : Clients, page 25. Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES/PRESTATIONS Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans Ciel Professionnel indépendant, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer. 35 Prise en main Créer un article  Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer] Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (c’est le même principe que pour le code d'un nouveau client).  Pour plus de détails, reportez-vous à la création d’un article lors de l’établissement d’un nouveau dossier, la procédure étant identique. Voir Étape : Articles, page 24. Préparer un devis (saisie standard)  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS ou barre de navigation - onglet Mes affaires - icône Préparer un devis  Cette commande est destinée exclusivement à la création de vos devis clients ou prospects. En effet, pour consulter la liste des devis existants, les modifier, les supprimer ou encore les transférer en facture, activez la commande LISTE DES DEVIS du menu RELATIONS CLIENTS. Lorsque vous activez la commande PRÉPARER UN DEVIS, le logiciel affiche une liste pour que vous choisissiez un client ou un prospect. Double-cliquez sur la ligne correspondant au client (ou prospect) auquel est adressé le devis. La fenêtre de création du devis apparaît. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client ou du prospect, utilisez le bouton [Créer]. Vous allez alors pouvoir créer un client ou prospect sans quitter le module de création du devis. En effet, après avoir enregistré la fiche, le logiciel passera directement à la fenêtre de création du devis. 36 Prise en main Le masque de saisie du devis se décompose en trois parties distinctes : L'entête du devis Vous y retrouvez le logo de votre entreprise, vos coordonnées, le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code client, son nom et son adresse. Le corps du devis Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix. Le pied du devis Les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant sont rappelés. Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le sélectionnant dans la liste des devis et en appelant l'option dupliquer du menu CONTEXTUEL. Renseigner l'entête du devis Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par Ciel Professionnel indépendant selon le numéro du dernier devis créé.  Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. Attention ! Les coordonnées ainsi que le logo de votre entreprise apparaissent en entête de vos pièces commerciales tel que vous les avez renseigné dans les paramètres Société. Par exemple, si vous ne voulez pas qu’apparaissent le numéro de portable et/ou l’adresse email sur un devis ou une facture, dans le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, ne renseignez pas ces zones. 37 Prise en main La date de travail est proposée comme Date du devis. La Date de validité correspond à la durée du devis. 1. Modifiez si nécessaire la Date du devis et la Date de validité. Vous disposez pour cela des icônes du Calendrier ou des dates prédéfinies situés en fin de zone. 2. Sélectionnez le Mode de paiement à l’aide du menu déroulant. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez modifier celui-ci à l'aide de l'icône d'appel de liste situé à la fin de la zone Code. Saisir des articles dans le corps du devis Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis. La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. 1. Saisissez les premiers caractères du code de l'article que vous souhaitez activer. Une liste déroulante s'affiche avec tous les articles dont le code commence par les caractères saisis. 2. Sélectionnez l'article à l'aide des flèches haut et bas ou à l’aide de la souris. 3. Validez en appuyant sur la touche [Entrée]. Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. 2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont alors renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 3. Saisissez ensuite la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1). Dès que vous validez la quantité en appuyant sur la touche ou de votre clavier, les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées. Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants, présentés dans le pied du devis est calculé. Saisie d’articles non référencés Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. 1. Pour cela, ignorez la zone Code article. 2. Cliquez sur Description article. 3. Saisissez votre description dans la zone texte qui s'affiche. 4. Appuyez sur la touche pour passer aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA, etc. 38 Prise en main Compléter et vérifier les données du pied du devis Ajouter un commentaire Vous pouvez saisir des informations supplémentaires qui apparaîtront sur le devis en cliquant sur le bouton . Facturer en TTC Cochez la case Facturer en TTC si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Eco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.  Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu ÉTATS - commande ÉTATS RELATIONS CLIENTS - icône ÉTATS DEVIS/FACTURES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise globale, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en saisissant une valeur dans la zone Montant. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant dans la zone Acompte. Les zones de la partie Total pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans le devis. Une fois toutes les informations définies, validez le devis en cliquant sur le bouton [OK]. Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré et vous propose d'effectuer différents traitements. 1. Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix. 2. Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. 39 Prise en main Imprimer un devis A tout moment vous pouvez demander l'impression d'un devis. Il sera imprimé selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Imprimer après la création d'un devis 1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre nouveau devis. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez l'option Imprimer le devis. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour imprimer le devis. Imprimer à partir de la liste des devis Vous pouvez imprimer les devis existants à partir de la liste des devis. 1. Pour cela, activez la commande LISTE DES DEVIS du menu RELATIONS CLIENTS. 2. Dans la liste des devis, sélectionnez celui à imprimer. 3. Cliquez sur le bouton [Imprimer] présent en haut de la liste. Une fenêtre s’affiche. Vous pouvez vérifier l'imprimante à utiliser. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression. Envoyer le devis par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette option, vous devez avoir installé sur votre ordinateur une messagerie électronique et un modem. 1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de votre nouveau devis. Cochez la case Envoyer le devis par émail. L'adresse e-mail définie pour le client, à qui est adressé le devis, est proposée comme adresse du destinataire. A ce stade, vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez alors la saisir. 2. Envoyez ensuite votre e-mail comme vous en avez l’habitude.  Votre devis est envoyé en pièce jointe de votre message au format PDF (Adobe Reader). Aperçu du devis à l'écran L'option Aperçu du devis vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier selon le modèle de devis déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] présent en haut de la liste. La fenêtre Aperçu s’affiche. Vous pouvez également générer l’aperçu du devis au format pdf. 3. Pour cela, cliquez sur le bouton [Visualiser en PDF]. 40 Prise en main A ce stade, vous pouvez demander l'impression du devis sur papier en choisissant l'option imprimer présente dans le menu déroulant en haut de la fenêtre.  Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu. Rechercher un devis Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour rechercher un devis : Vous pouvez activer la commande LISTE DES DEVIS du menu RELATIONS CLIENTS. Vous n'avez plus qu'à consulter la liste de vos devis afin de retrouver celui qui vous intéresse. Vous pouvez aussi utiliser le menu déroulant FILTRAGE et créer un filtre de recherche.  Consultez le paragraphe Filtrer la liste de ce chapitre ou bien référez-vous au manuel de référence dans la partie Présentation Générale, paragraphe Les filtres. Modifier et supprimer un devis  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES DEVIS Les devis ne peuvent être modifiés qu'à partir de la liste des devis. 1. Dans cette liste, sélectionnez le devis à modifier. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne. Le masque de saisie du devis s’affiche. 3. Apportez les modifications nécessaires au devis. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour le valider. Le principe est le même pour la suppression d'un devis. 5. Sélectionnez-le ou les devis concernés dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 6. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].  Vous ne pouvez modifier qu'un seul devis à la fois. En revanche, vous pouvez en supprimer plusieurs par sélection multiple dans la liste. Accepter un devis Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi créée, son règlement et son impression. 1. Dans la liste des devis, placez le pointeur sur le devis à accepter. 2. Cliquez sur le bouton [Accepter]. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. 41 Prise en main 3. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas. La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous obtenez par la commande LISTE DES RÈGLEMENTS du menu MON ARGENT. Convertir un devis en facture A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque étape du processus d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la facture générée si le devis n'est que partiellement accordé. Le bouton [Transférer en facture] vous permet de générer une facture à partir d'un devis, vous évitant ainsi une double saisie. 1. Dans la liste des devis, placez le pointeur sur le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture]. 3. Un message vous demande de confirmer ce traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] si c’est le cas. Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché sur votre écran. Vous pouvez effectuer des modifications et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la facture. Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. 42 Prise en main Facturer un client (saisie standard)  Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT Cette commande vous permet de créer de nouvelles factures. Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants en activant la commande LISTE DES DEVIS du menu RELATIONS CLIENTS, bouton [Transférer en facture]. Dès que vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, le masque de saisie est affiché sur votre écran. Comme les devis, il est composé de trois parties distinctes : • L'entête de la facture • Le corps de la facture • Le pied de la facture.  Nous ne détaillerons pas ici la saisie de la facture, la méthode étant totalement identique à celle de la création d'un devis. Valider une facture Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée. Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER ou encore lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, Ciel Professionnel indépendant vous propose de la valider, si elle ne l'est pas. En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture (commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT) ou générer un avoir, c'est à vous de valider préalablement la facture, si elle ne l'est pas encore. Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas, par l'affichage du symbole V dans la colonne Validée, elles sont également affichées en gras dans la liste. Valider une facture à partir de la liste des factures 1. Placez le pointeur dans la liste sur la facture à valider. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur [Oui] si c’est le cas. Si vous avez décidé de créer votre dossier en mode Créances/Dettes, la validation de la facture enregistre automatiquement l'écriture comptable correspondante. Vous pourrez consulter l'écriture générée en consultant la liste des écritures accessible depuis la barre d'actions. Que la facture soit ou non validée, vous pouvez à tout moment : • la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, • l'imprimer sur papier, • l'envoyer par e-mail à votre client. 43 Prise en main Imprimer une facture Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez en demander l'impression à partir de la liste des factures. Elles sont imprimées selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Imprimer à partir de la liste des factures Vous pouvez imprimer les factures existantes à partir de la liste des factures que vous obtenez en activant la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer]. Une fenêtre dans laquelle vous pouvez choisir l'imprimante à utiliser s’affiche. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'impression.  Nous vous rappelons que pour imprimer la liste des factures, vous devez dans ce cas cliquer sur l'icône Imprimer, présenté à droite de la liste des factures. Imprimer après la création d'une facture 1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre nouvelle facture. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez l'option Imprimer la facture. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'édition. Aperçu d'une facture à l'écran Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez les consulter sur votre écran, telles qu'elles s'imprimeront sur papier. La facture est présentée selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. La fenêtre Aperçu avant impression qui vous présente la facture, s’affiche. Vous pouvez également générer votre aperçu au format pdf. 3. Pour cela, cliquez sur le bouton [Visualiser en PDF].  A ce stade, vous pouvez demander l'impression sur papier de la facture affichée à l'écran, en utilisant le menu déroulant IMPRIMER TOUT (dans l'entête de la fenêtre Aperçu). Supprimer une facture  Seules les factures non validées peuvent être supprimées. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celles à supprimer. 2. Vous pouvez supprimer plusieurs factures en même temps. Pour sélectionner plusieurs factures, appuyez sur la touche et, tout en la maintenant appuyée, cli- 44 Prise en main quez sur toutes les lignes correspondant aux factures à supprimer. 3. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 4. Compte tenu de l'effet irréversible du traitement, un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider le traitement. Les factures d’acompte  RELATIONS CLIENTS, commande LISTE DES FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Vous pouvez à partir de cette fenêtre VISUALISER la facture d'acompte, l'IMPRIMER ou l'ENVOYER PAR E-MAIL. Encaisser un règlement  Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.  Pour plus de détail sur la Gestion des règlements dans Ciel Professionnel indépendant, consultez le chapitre MON ARGENT du manuel de référence. 1. Activez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT. La fenêtre suivante s'affiche : 45 Prise en main La date de travail est proposée comme Date de règlement. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. Le Libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez modifier celui-ci après l'avoir sélectionné et effacé. 1. Choisissez le Client pour lequel vous voulez enregistrer le règlement. Pour cela, sélectionnez-le dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 2. Dès que vous validez le code du client, en appuyant sur la touche ou de votre clavier, la liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans la partie basse Liste des factures et avoirs validés non réglés. 3. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 4. Validez-le, en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de recherche rapide après avoir saisi les premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 5. Sélectionnez la facture à régler, le montant s'affiche dans la zone Sélection. 6. Cliquez sur le bouton pour passer le règlement, le montant s'affiche dans la zone Réglé. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer celui-ci. Vous pouvez le consulter en activant la commande LISTE DES RÈGLEMENTS du menu MON ARGENT.  Dans la Liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique. La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et Reste à ventiler restent vides étant donné que la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci indiqueraient le montant restant dû sur la facture. Attention ! Vous pouvez aussi enregistrer le paiement de vos factures fournisseurs à l'aide de la commande RÈGLEMENT FOURNISSEUR du menu MON ARGENT. Il s'agit en fait d'une dépense sur laquelle vous pouvez affecter un fournisseur en référence. De plus, si votre mode comptable est en Créances/Dettes vous pouvez enregistrer vos factures fournisseurs en comptabilité à l'aide des factures correspondantes. La commande FACTURE FOURNISSEUR est accessible depuis le menu MON ARGENT. 46 Prise en main Encaisser un règlement à partir de la liste des factures  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES, bouton [Régler]. Le règlement du client correspond exactement au Solde dû d'une des factures présentées dans la liste. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous souhaitez régler. 2. Cliquez sur le bouton [Régler]. La fenêtre suivante s'affiche. La somme à régler s'affiche automatiquement dans la zone Réglé. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Enregistrer un acompte Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez enregistrer un acompte. 1. Activez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou activez la LISTE DES FACTURES depuis la barre d'actions. 2. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte. 3. Cliquez sur le bouton [Acompte].  Si la facture n'est pas validée, Ciel Professionnel indépendant vous affiche un message d'alerte et vous propose de le faire en cliquant sur le bouton [Oui] sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte. 47 Prise en main La fenêtre suivante s’affiche : La date de travail est proposée comme Date de l'acompte, celle-ci peut-être modifiée. Le Code est indiqué par défaut. Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Celui-ci reprend le n° de la facture pour laquelle le client verse l'acompte. Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de trésorerie est défini dans le mode de paiement. Les deux dernières zones peuvent être modifiées. 1. Saisissez alors le montant de l'acompte dans la zone Réglé. La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte. Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras. La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé correspond à un acompte. Enregistrer un acompte directement dans le corps de la facture Lorsque vous vous trouvez dans le masque de saisie d'une facture non validée, dans le pied de celle-ci une zone Acompte vous permet la saisie directe d'un acompte sans que vous ayez à passer par une autre commande. L'acompte est enregistré à titre indicatif, il sera enregistré lorsque la facture correspondante sera validée. Ciel Professionnel indépendant affichera alors la fenêtre d'enregistrement de l'acompte comme nous l'avons décrit précédemment. 48 Prise en main Consulter mes règlements  Menu MON ARGENT - commande LISTE DES RÈGLEMENTS La commande LISTE DES RÈGLEMENTS du menu MON ARGENT présente la liste de tous les règlements effectués que ce soit à partir de la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou du bouton [Régler] dans la liste des factures. Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement en cliquant sur le bouton [Créer] ou en effacer un en cliquant sur le bouton [Supprimer]. Le menu FILTRAGE vous permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste. Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le Code client, le Nom du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le Mode de paiement. La colonne Acompte vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme d'acompte. Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de : • la liste des factures par le bouton [Régler]. • l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte]) • l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER EN RÈGLEMENT). Établir un avoir (saisie standard)  Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR Cette option permet la création d'un avoir en le saisissant de toute pièce. 1. Activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR du menu RELATIONS CLIENTS. Cette commande est également accessible depuis la barre de navigation. La liste des clients s’affiche. 2. Sélectionnez le client concerné ou bien cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir ; la saisie étant la même que pour un devis ou une facture. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 49 Prise en main Votre avoir est automatiquement enregistré, vous pouvez le consulter à partir de la liste des avoirs accessible depuis la commande LISTE DES AVOIRS du menu RELATIONS CLIENTS.  L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé. Établir un avoir d'annulation de facture  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES, bouton [Générer un avoir] Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous évitez ainsi une double saisie des informations. A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes. Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS.  Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré. 1. Activez la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS. La liste des factures existantes s’affiche. 2. Choisissez dans la liste des factures celle pour laquelle vous voulez établir un avoir. 3. Lorsque la facture est sélectionnée, cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. 4. La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas, un message vous en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et validez préalablement la facture nécessaire.  Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la facture. 5. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider le traitement, votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis le menu relations clients. Les avoirs validés apparaissent en italique. Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique. La colonne Reste à payer est à zéro, il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de l’avoir. Établir un avoir total  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES, bouton [Générer un avoir]. Un avoir total s'établit à partir d'une facture préalablement validée et réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture partiellement réglée. 1. Activez la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS. La liste des factures existantes s’affiche. 2. Choisissez dans la liste des factures celle pour laquelle vous voulez établir un avoir total. 3. Lorsque la facture est sélectionnée, cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. Une fenêtre vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total. 50 Prise en main Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider le traitement. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez consulter celui-ci dans la liste des avoirs. Il apparaît en italique.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de l’avoir. Le Solde dû de la facture est à zéro, le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture. Créer une pièce commerciale (saisie document) Uniquement pour les pièces commerciales clients La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients.  Reportez-vous aux paragraphes “Préparer un devis (saisie standard)”, page 35 - “Facturer un client (saisie standard)”, page 42 - “Établir un avoir (saisie standard)”, page 48. Exemple : Extrait d’un devis Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. 51 Prise en main Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser» Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquerglisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.) Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect pour lequel vous souhaitez établir la pièce. Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture (ou une facture en avoir) Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures ou la facture dans la fenêtre Liste des avoirs. Autres travaux Consulter un compte client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande CONSULTER UN COMPTE CLIENT A partir de cette commande, vous pouvez effectuer toutes les opérations suivantes pour un client donné : • lui envoyer une lettre de relance, • lui envoyer un e-mail, 52 Prise en main • lui envoyer un mailing, • consulter son site Web, • enregistrer un rendez-vous ou encore accéder à sa fiche pour lui apporter d'éventuelles modifications. 1. Choisissez le Code du client dans la liste de recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 2. Dès que vous validez le code client en appuyant sur la touche ou de votre clavier, son nom renseigne la zone Nom et les données le concernant renseignent les différents onglets. • Factures : liste de toutes les factures émises pour le client sélectionné. • Encours : liste de toutes les factures validées, non réglées. • Devis : liste de tous les devis émis pour le client. • Avoirs : liste de tous les avoirs émis pour le client. • Factures d’acompte : liste de toutes les factures d’acompte émises pour le client. • Règlements : liste de tous les règlements enregistrés pour ce client. Accéder à sa fiche Client Le bouton [Fiche client] ouvre la fiche du client sélectionné, vous permettant ainsi de lui apporter des modifications. Envoyer un e-mail au client  Pour envoyer un message électronique à votre client, vous devez avoir préalablement installé un modem et une messagerie électronique sur votre ordinateur. 1. Cliquez sur le bouton [Email]. Si aucune adresse électronique n'est déclarée pour le client à qui vous voulez faire parvenir un message, le bouton [Email] ouvre la fenêtre de messagerie électronique. Vous devez alors saisir son adresse. Si cette adresse a déjà été renseignée dans la fiche du client, la fenêtre de votre messagerie s’affiche. L'adresse électronique définie pour le client sélectionné est récupérée comme adresse du destinataire. 2. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Consulter le site Web Cette commande ouvre votre navigateur Internet. Si dans la fiche Client, vous avez défini l'adresse de son site web, celui-ci s'ouvre. Envoyer une relance au client Vous avez la possibilité d'effectuer une relance pour le client en cliquant sur le bouton [Relancer]. La procédure pour effectuer une relance à ce stade est strictement identique à celle que vous effectuez par la commande RELANCER UN CLIENT du menu RELATIONS CLIENTS que nous avons détailler précédemment. Statistiques Cette commande calcule automatiquement les statistiques sur l'encours client sélectionné et les affiche à l'écran. 53 Prise en main Envoyer un mailing au client Le bouton [Mailing] vous permet de faire parvenir un courrier au client sélectionné. Le programme vous propose la liste des différents courriers disponibles. Ces courriers sont personnalisables à l'aide du générateur de document. Prendre un rendez-vous Cette commande vous permet de créer un rendez-vous dans votre agenda sans avoir à l'ouvrir auparavant. La fenêtre de création d'un rendez-vous s’affiche avec le champ Description déjà renseigné et la possibilité de choisir un contact parmi ceux du client. Relancer un client  Menu RELATIONS CLIENTS commande RELANCER UN CLIENT Cette commande vous permet d'envoyer une lettre de relance à un ou plusieurs clients n'ayant pas réglé leurs factures à la date d'échéance. Une première fenêtre regroupant les trois états disponibles concernant la relance client s'affiche. 1. Sélectionnez l'état qui correspond à votre demande : 1ère relance, 2ème relance ou 3ème relance puis cliquez sur le bouton [Imprimer]. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de vos relances. 2. Procédez à la sélection des clients et des factures échues. 3. Sélectionnez les Clients à qui vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options proposées : • Tous : Tous les clients existants seront sélectionnés. • Le client : Dans ce cas, vous n'indiquez que le code du client à qui vous voulez envoyer une relance. Utilisez l'icône d'appel de liste pour le sélectionner. • De la famille : Seuls les clients appartenant à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés. Utilisez l'icône d'appel de liste pour la sélectionner. 4. Dans la zone Sélection des pièces, définissez la date limite d’échéance des pièces non réglées. Définissez le nombre de jours ouvrés écoulés depuis la date d’échéance. 5. Saisissez le moyen de paiement utilisé. Vous pouvez le choisir en utilisant le bouton [...]. 54 Prise en main 6. Sélectionnez le type de pièces client (validées, non validées, les deux.) 7. Dans la zone Options de facture, cochez l’une des options suivantes : • Reste à payer supérieur à : toutes les factures dont le reste à payer sera supérieur à celui que vous indiquerez seront sélectionnées. • Encours actuel supérieur à l’encours autorisé du client : le montant de l’encours, défini dans la fiche de chaque client, sera utilisé comme critère de sélection. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre s'affiche et vous propose trois options : • Ecran • Imprimer • Annuler Si vous cliquez sur le bouton [Ecran], vous allez pouvoir consulter à l'écran l'édition telle qu'elle sortira sur papier. Ceci vous permet de faire une dernière vérification des résultats avant une sortie définitive sur papier. Si vous cliquez sur le bouton [Imprimer], Ciel Professionnel indépendant affiche la fenêtre de mise en page afin que vous puissiez vérifier que votre imprimante et votre format d'impression sont correctement paramétrés. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer votre impression. Retrouvez une description détaillée de la fenêtre de Mise en page dans le chapitre MENU DOSSIER du manuel de référence. Le bouton [Annuler] quitte le module de relance et revient à la fenêtre principale. Le rapport des ventes Le rapport des ventes présente pour chaque client sélectionné, le détail des factures et avoirs, classé par article. Un cumul par article et un par client sont également calculés. Le rapport des ventes peut être consulté sous la forme d'un tableau récapitulatif.  Menu ETATS - commande ÉTATS RELATIONS CLIENTS - RAPPORT DES VENTES Critères de sélection des données Dans la partie Clients, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport de ventes. Pour cela, cochez une des options proposées : Tous Tous les clients pour lesquels une pièce commerciale a été créée sont sélectionnés. Le client L'état est édité pour un seul client dont vous choisissez le code dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez dans l'icône d'appel de liste. De la famille Seuls les clients rattachés à la famille que vous sélectionnez dans la zone qui suit seront pris en compte. L'icône , présentée à la fin de la zone Famille, ouvre la liste de celles existantes. Dans la partie Articles, vous choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport des ventes, en cochant une des options proposées : 55 Prise en main Tous Tous les articles existants sont sélectionnés. L'article Dans ce cas, le rapport des ventes est calculé pour un seul article dont vous choisissez le code dans la liste affichée, quand vous cliquez sur l'icône d'appel de liste. De la famille Seuls les articles rattachés à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés. 1. Définissez ensuite la période à prendre en compte, en choisissant respectivement aux zones Du et Au, la date de début et la date de fin de la période. Toutes les pièces dont la date est comprise dans cette période seront sélectionnées. L'icône présentée à la fin des zones ouvre le calendrier. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Une nouvelle fenêtre s'affiche. 3. Choisissez le mode de sortie du rapport des ventes en cliquant sur le bouton correspondant : [Ecran] ou [Imprimer]. Utilisez le bouton [Ecran] pour consulter le tableau sur votre écran dans la fenêtre Aperçu. Le bouton [Imprimer] pour imprimer le tableau de trésorerie sur papier. Vous pouvez également générer votre aperçu au format pdf. Pour cela, cliquez sur le bouton [Visualiser en PDF]. Vous pouvez imprimer le rapport des ventes directement depuis la fenêtre Aperçu en utilisant le menu déroulant IMPRIMER TOUT présenté dans l'en-tête de la fenêtre. 56 Prise en main La comptabilité Les saisies La saisie des écritures est une étape obligatoire dans la tenue de votre comptabilité.  Nous vous conseillons vivement de procéder préalablement au classement des différentes pièces comptables qui doivent être enregistrées en comptabilité : les factures, les notes de frais, les règlements, les déclarations aux organismes sociaux, les déclarations de TVA, etc. Ceci facilitera grandement vos opérations. Ciel Professionnel indépendant vous propose différents moyens pour réaliser ces saisies de manière simple et rapide. • saisie d'une écriture de dépense ou recette en mode standard (détaillé) • saisie d'une écriture de dépense ou recette en mode simplifié • les virements • les opérations diverses (ou réimputations) • les emprunts • les immobilisations Saisir une dépense simple Appelez la commande NOUVELLE DÉPENSE depuis le menu MON ARGENT. Nous allons commencer par saisir une dépense simple. Comme nous l'avons déjà précisé, le fichier d'exemple contient déjà tous les éléments nécessaires à la découverte du logiciel. Tout est prêt pour saisir une nouvelle dépense : les postes de dépenses, les postes de trésorerie, les moyens de paiement. La fenêtre de saisie s’affiche : 57 Prise en main Date de l'opération La date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez directement saisir une autre date. Si la date de l'opération à saisir est dans le même mois que la date de travail, alors la saisie du jour suffit. Sinon, vous devez au moins saisir le jour et le mois. Enfin, si l'année est différente vous devez saisir entièrement votre date. Afin d'optimiser la saisie, nous avons rendu la saisie des séparateurs facultative. Ainsi, vous pouvez simplement saisir 0209 pour le 2 septembre. 1. Vous pouvez activer le calendrier. Pour cela, cliquez sur l'icône située à droite de la zone ou bien sur l'icône des dates prédéfinies . Libellé écriture Le libellé de l'écriture est une indication obligatoire que vous devez saisir. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Poste de trésorerie 2. Indiquez le compte servant au paiement. Il s'agit par exemple d'une banque ou de la caisse. 3. Lorsque vous êtes dans la zone Poste de trésorerie, une liste déroulante affiche tous les postes disponibles. Saisissiez le code ou sélectionnez-le dans la liste. Mode de paiement 4. Ciel Professionnel indépendant autorise de multiples moyens de paiement (cartes, chéquiers, virements, prélèvements, etc.). Indiquez le mode de paiement. N° de pièce Cette rubrique est surtout utilisée afin d'y indiquer le numéro du chèque utilisé lors d'une dépense utilisant ce mode de paiement. Vous pouvez aussi y indiquer le numéro de la facture reçue. Le fait de renseigner le numéro du chèque facilite les opérations de pointage des postes. En effet, vos relevés bancaires indiquent toujours ce numéro. Il est donc important dans la recherche d'une écriture à pointer. Poste fournisseur 5. Indiquez le fournisseur bénéficiaire chez qui vous avez effectué votre dépense. Poste de dépense 6. Indiquez le poste de dépense concerné. Pour des fournitures de bureau, on utilisera : 662000 - FOURNITURES DE BUREAU. Montant HT 7. Renseignez le montant HT de votre achat. Si vous tenez une comptabilité en TTC, vous l'indiquerez à la création de votre dossier, alors seul le montant TTC sera à saisir. 58 Prise en main Taux de TVA 8. Saisissez le taux de TVA puis validez avec la touche < Tabulation>. Le montant de la TVA et le montant TTC se calculent alors automatiquement. Vous pouvez éventuellement corriger le montant de la TVA si un écart existe avec celui de la facture. Code analytique Les codes analytiques permettent d'obtenir des analyses plus évoluées de vos recettes et de vos dépenses. On peut illustrer l'utilisation des codes analytiques par l'exemple suivant. Vous possédez deux véhicules professionnels. Afin d'enregistrer les dépenses de carburant de ces véhicules, vous créez un seul poste de dépense Carburant. En créant les codes analytiques Véhicule 1 et Véhicule 2 , vous pourrez affecter l'un de ces codes à chaque dépense de carburant enregistrée. Ainsi, en éditant le détail des écritures rattachées à ces codes, vous obtiendrez les dépenses de carburant de chaque véhicule. 9. Pour notre découverte, laissez ce code vide. Pourcentage professionnel Par défaut, le taux indiqué dans le poste de dépense est récupéré. Vous pouvez éventuellement modifier ce pourcentage. 100% indique que l'achat sera totalement réalisé dans un but professionnel. 50% destine la moitié de la dépense à une fin personnelle. Une valeur est indiquée par défaut si vous avez créé le poste avec un taux de ventilation. Vous pouvez ici le modifier en saisissant simplement une nouvelle valeur. Enregistrer la dépense Il ne vous reste plus qu'à enregistrer l'opération en cliquant sur le bouton [OK]. Saisir une dépense ventilée  barre de navigation ou menu MON ARGENT - commande NOUVELLE DÉPENSE. Il s'agit ici d'enregistrer une dépense qui sera ventilée sur plusieurs postes mais payée en une seule fois avec un seul mode de paiement. Vous pouvez effectivement recevoir une facture qui contient des achats de nature différente : par exemple du petit outillage et des fournitures de bureau. 1. Cochez l’option Détaillé (plusieurs postes). La fenêtre de saisie d'une opération ventilée se distingue de la saisie simple par la présence d'un tableau en bas de fenêtre. Ce tableau va permettre d'indiquer plusieurs postes de dépense et de répartir le montant total de l'achat sur ces postes. 2. Complétez les premières informations comme pour une dépense simple. 59 Prise en main 3. Une fois le poste fournisseur renseigné, saisissez le montant total HT de la dépense (par exemple 500). 4. Passez ensuite à la première cellule du tableau (colonne Poste), une liste déroulante propose alors la liste des postes de dépense. Sélectionnez Fournitures de bureau. 5. Passez à la colonne suivante (Montant HT). Par défaut, le montant total de la dépense est indiqué, saisissez 200. Le poste possédant un taux de TVA par défaut, les colonnes suivantes sont automatiquement remplies : Taux de TVA, Montant TVA, Montant TTC, % professionnel, etc.  Vous pouvez apporter des modifications manuellement aux valeurs calculées par le logiciel. 6. Une fois la première ligne complète, passez à la ligne suivante à l’aide de la touche . Vous pouvez alors renseigner un second poste de dépense. Sélectionnez Petit outillage. Le logiciel complète la ligne en calculant le solde de la dépense (montant total moins montant déjà saisi). Vous pouvez ensuite enregistrer votre dépense. La zone Montant non affecté, vous indique le montant restant à ventiler au fur et à mesure de la saisie. Saisir une recette La saisie des recettes est en tout point de vue similaire à celle des dépenses. Elle existe également en deux modes : Simple et Détaillé. La seule différence réside dans le poste fournisseur qui devient un poste client et le poste de dépense qui devient un poste de recette. Saisir un virement  barre de navigation ou menu MON ARGENT, commande NOUVEAU VIREMENT La saisie d'un virement vous permet de transférer des montants d'un poste de trésorerie vers un autre poste de trésorerie. 60 Prise en main Exemple Chaque fois que vous effectuez un retrait d'espèces pour régler des petits achats (papeterie, parking, etc.) vous enregistrez un virement du compte bancaire vers le compte caisse. Vous devez saisir les informations suivantes : 1. Date : la date du jour est proposée par défaut dans la zone Date. Modifiez-la, si besoin. Le calendrier est disponible quand vous cliquez sur le bouton présenté en fin de zone. 2. Virez la somme de : saisissez ensuite le montant du virement. 3. N° de pièce : précisez ici une référence qui pourra vous servir à retrouver l'opération. 4. Du poste : indiquez le poste de trésorerie dont vous retirez de l'argent. 5. Vers le poste : indiquez ensuite le poste de trésorerie vers lequel cet argent est transféré. Vous pouvez choisir le poste de trésorerie dans la liste qui vous est présentée en appuyant sur la touche ou après que vous ayez cliqué sur l'icône d'appel de liste. 6. Libellé écriture : indiquez ici le nom de l'opération si le libellé affiché automatiquement ne vous convient pas. 7. Cliquez sur [OK] pour valider l'écriture de virement. Une fois vos virements de trésorerie enregistrés, vous pouvez contrôler les résultats dans la liste des écritures. Pour chaque virement enregistré deux lignes d'écritures sont générées : • la première ligne correspond au poste de trésorerie dont le montant est déduit, • la deuxième ligne correspond au poste de trésorerie vers lequel le même montant est transféré. Saisir un relevé bancaire  Menu MON ARGENT - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires ou de les importer directement dans Ciel Professionnel indépendant. Un assistant vous guide à travers différentes étapes. • Étape 1 : choix du poste • Étape 2 : choix du mode de saisie • Étape 3 : informations relevé bancaire. Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur le bouton [Suivant).  Pour obtenir des informations détaillées sur la saisie des relevés bancaires, reportezvous à la rubrique correspondante dans l’aide intégrée au logiciel. Saisir une réimputation La réimputation est comparable à un virement. La différence concerne les postes qui ne peuvent être que de dépense ou de recette. On ne peut aussi réimputer qu'entre postes de même nature : recette vers recette et dépense vers dépense. Si vous souhaitez réimputer une somme vers un poste de type différent de celui d'origine (recette vers dépense par exemple), vous devez utiliser l'option SAISIE D'OD (Opération 61 Prise en main Diverse). Celle-ci est accessible depuis le menu COMPTABILITÉ - commande EXPERT-COMPTABLE, NOUVELLE OPÉRATION DIVERSE. Voici la saisie d'une réimputation : 1. Activez la commande NOUVELLE RÉIMPUTATION depuis le menu COMPTABILITÉ. 2. Indiquez son Type, Dépense ou Recette puis précisez la Date de l'opération. 3. Saisissez le Montant à réimputer ainsi qu'une référence dans la zone N° de pièce. 4. Complétez ensuite le poste d'origine (Du poste) puis celui de destination (Vers le poste). Ignorez les zones Analytique pour notre exemple. 5. Pour finir, le logiciel affiche automatiquement le nom de l'opération (Libellé écriture) vous pouvez modifier celui-ci. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre réimputation. 62 Prise en main Travaux périodiques Valider des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D'ÉCRITURES Cette commande vous permet de valider plusieurs écritures en une seule fois. 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien en utilisant les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies . 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. 3. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la validation des écritures. Cliquez sur le bouton [Oui]. A ce stade, vous pouvez effectuer une sauvegarde de vos données avant de poursuivre. Voir Sauvegarder votre dossier, page 86. Un dernier message vous indique le nombre d'écriture(s) validée(s). 4. Cliquez sur [OK]. Pointer un compte de banque C'est un travail essentiel afin de connaître votre situation financière exacte. L'objectif du pointage est donc d'obtenir un solde des opérations pointées identique à celui de votre dernier relevé, puis un solde réel qui vous indique l'état de vos finances puisqu'il intègre les opérations non pointées, c'est-à-dire celles qui ne sont pas encore passées en banque (chèque émis non débité par exemple). Pointage manuel Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. 1. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 2. Choisissez la commande POINTAGE MANUEL du menu COMPTABILITÉ. 3. Sélectionnez le poste de trésorerie que vous allez pointer à l'aide de votre relevé de banque. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations enregistrées sur le compte sélectionné. Le menu déroulant MODE affiche l'option Pointage manuel.  Vous pourrez à partir de celui-ci choisir un autre mode : Pointage automatique, Consultation. Nous étudierons ces différents modes dans le chapitre Traitements du manuel de référence. Pour l’instant il est important de savoir que cette fenêtre peut avoir plusieurs fonctions. 63 Prise en main Par défaut, le programme affiche les opérations de l'année courante. Si vous effectuez au moins une fois une sélection de période, celle-ci sera automatiquement utilisée lors de la prochaine consultation. Pour cela, utilisez les icônes du calendrier ou des dates pré- définies (aujourd'hui, cette semaine, dates d'exercice, etc.).  Notez également la présence de trois options qui vous permettent d'afficher les opérations Pointées, Non pointées ou bien Les deux. 4. Pour pointer, consultez votre relevé de banque et cherchez l'opération correspondante dans la liste. Dans la colonne Pointée, double-cliquez dans la case à cocher. Faites de même pour dépointer votre opération. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne à pointer ou dépointer. Les opérations pointées apparaissent alors en rouge. Vous pouvez aussi sélectionner toutes les lignes qui correspondent aux opérations à pointer, puis cliquez sur le bouton [Pointer (+)], même chose pour effectuer l'opération inverse à l'aide du bouton [Dépointer (-)]. Le bouton [Rafraîchir (F5)] vous permet de mettre à jour l'affichage de votre liste. Exemple Vous venez de pointer plusieurs lignes, celles-ci s'affichent en rouge dans la liste. Cliquez sur le bouton [Rafraîchir (F5)] afin de n'obtenir que les écritures qui ne sont pas encore pointées.  Nous vous conseillons aussi de marquer l'opération au stylo sur votre relevé de banque. Si vous ne trouvez pas une opération dans la liste, alors qu'elle se trouve sur votre relevé, c'est qu'elle n'a pas été saisie ou qu'il y a une différence de montant ou de date. 5. Pointez ainsi toutes les opérations jusqu'à ce que toutes les lignes de votre relevé soient cochées. Vous pouvez connaître votre situation exacte en consultant les différents soldes affichés au-dessus de la liste des opérations : Solde pointé et Solde réel. Le Solde pointé doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé pointé. Le Solde réel tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date indiquée. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte. Il vous suffit ainsi de répéter l'opération pour tous vos postes de trésorerie. Le menu FILTRAGE présent en haut de la liste des écritures du poste consulté vous permet d'effectuer des recherches plus précises sur de multiples critères.  Pour plus de détails sur le principe des filtres, consultez le chapitre Les filtres dans la partie Présentation générale du manuel de référence, accessible par le menu AIDE. Pointage automatique Le pointage par import dit automatique est une option qui vous permet d’importer vos relevés de compte via Internet. Après avoir paramétrés votre fichier d’import, le programme se chargera de comparer les écritures communes de votre dossier et de votre relevé et de les pointer automatiquement. 1. Choisissez la commande POINTAGE AUTOMATIQUE du menu COMPTABILITÉ. 64 Prise en main 2. Sélectionnez le poste que vous allez pointer, puis cliquez sur le bouton [Pointer automatiquement]. Ciel Professionnel indépendant vous demande de choisir le Format d’impôt à utiliser.  Nous vous conseillons d'aller consulter les formats d’import proposés afin de vérifier quel est celui qui fonctionne avec votre banque. Pour cela, utilisez la commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ du menu LISTES. 3. Sélectionnez le format d'import. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre d'ouverture de fichiers vous demande de rechercher le fichier téléchargé via Internet et de le sélectionner. 5. Indiquez ensuite le type de fichier (.TXT ou .CSV) à utiliser pour l'ouvrir. Ciel Professionnel indépendant présente alors la liste des opérations non pointées et affiche dans la partie basse de la fenêtre la Liste des opérations du relevé importé. Les lignes d'opérations dont le montant est identique sont affichées d'une couleur différente (couleur fixée dans les préférences couleurs du logiciel). Elles sont «pré-pointées» par le logiciel qui attend votre validation. La liste en question vous est présentée ci-dessous. Dans notre exemple quatre opérations ont été trouvées en vue d'être pointées. 6. Vérifiez chacune des lignes. 7. Décocher éventuellement la case A pointer si vous repérez une erreur (par exemple une opération dont le montant est identique à une autre et qui a été pré-pointée à sa place). 8. Une fois les opérations pointées, cliquez sur le bouton [Enregistrer le pointage des opérations] pour valider. Consulter les écritures 1. Activez la commande LISTE DES ÉCRITURES depuis la barre d'actions. Vous pouvez aussi activer cette commande depuis le menu COMPTABILITÉ. La liste des écritures s’affiche. Elle contient l'ensemble des écritures de votre comptabilité. Par défaut, le logiciel affiche Toutes les écritures confondues : Dépenses, Recettes, Virements, Réimputations, Opérations diverses et Soldes initiaux. Vous pouvez choisir le type d’affichage des écritures en utilisant les boutons de la zone Affichage située dans la barre d’actions : • Mouvements : dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet d’afficher le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. Le détail peut être présenté par lignes dépenses/recettes ou par lignes comptables. • Si vous sélectionnez l’option Lignes dépenses/recettes, vous obtenez le détail de l’écriture que vous avez sélectionnée dans votre liste sous forme dépense/recettes (date, poste, libellé du poste, montant HT, montant TVA, montant TTC). • Si vous choisissez l’option Lignes comptables, vous obtenez le détail de l’écriture en mode débit/crédit. Les montants qui s’affichent doivent balancer, autrement dit le total débit doit être égal au total crédit. • Lignes de dépenses/recettes, • Lignes comptables (débit/crédit). 65 Prise en main Pour choisir les écritures à afficher, vous disposez de l’option Affiner la sélection accessible par le bouton . Lorsque vous l’activez, une zone apparaît et vous pouvez : • utiliser le menu déroulant Affichage. Il présente les différents types d’écritures : Toutes, Dépense, Recette, Virement, Réimputation, Opérations diverses ou Soldes initiaux. Cliquez dessus puis sélectionnez le type d’écriture que vous souhaitez afficher dans la liste. • modifier l’intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.  Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE du logiciel. Consulter les postes Il s'agit d'obtenir, pour un poste donné, toutes les opérations qui s'y rattachent. Par exemple, pour le poste de dépenses Entretiens et réparations, vous pouvez immédiatement en connaître le détail depuis le début d'exercice ou le total pour un mois donné ou sur une période de votre choix. 1. Activez la commande CONSULTATION du menu COMPTABILITÉ. 2. Choisissez le poste Entretiens et réparations et double-cliquez sur sa ligne. La fenêtre de consultation du poste s’affiche. Dans la zone Poste, le numéro du poste sélectionné ainsi que son nom s'affichent automatiquement. 3. Si vous souhaitez consulter un autre poste, cliquez sur l'icône d'appel de liste afin de revenir à la liste des postes sans avoir à quitter la fenêtre de consultation. 66 Prise en main Par défaut, le programme affiche les opérations de l'année courante. Si vous effectuez au moins une fois une sélection de période, celle-ci sera automatiquement utilisée lors de la prochaine consultation. Pour cela, utilisez les icônes du calendrier et des dates pré- définies (aujourd'hui, cette semaine, dates d'exercice, etc.). Effectuer une remise en banque  Menu COMPTABILITÉ - commande REMISES EN BANQUE Vous pouvez gérer les remises en banque via le menu COMPTABILITÉ. Le bouton [Bordereau] vous permet d’accéder aux paramètres de saisie du bordereau de remise en banque.  Pour plus de détail, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet de faire les prévisions de votre plan de trésorerie. Le logiciel calcule automatiquement vos soldes. Lors de la première activation de cette commande, il vous sera proposé de créer une trésorerie prévisionnelle, ensuite vous pourrez passer au calcul de vos prévisions.  Pour plus de détail, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les états 68 Les états Les éditions Imprimer un relevé des dépenses/recettes Cet état regroupe toutes les écritures de recettes et de dépenses telles que vous les avez saisies. Elles sont présentées dans l'ordre chronologique. Le relevé des dépenses présentera donc la liste de toutes les dépenses triées par mois ou par postes pour une période donnée. 1. Activez la commande RELEVÉ DES DÉPENSES/RECETTES du menu ETATS. 2. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l'état à imprimer puis cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimante]. 1. Procédez à la sélection du Type d'écritures : • Dépenses : seules les écritures de dépenses seront sélectionnées. • Recettes : seules les écritures de recettes seront sélectionnées. • Dépenses et recettes : toutes les écritures de dépenses et de recettes seront sélectionnées. 2. Procédez à la sélection des Dates : fixez la période à l'aide des sélecteurs de période. Par défaut le logiciel affiche les dates de l'année courante. Seules les écritures comprises entre les deux dates seront prises en compte. 3. Procédez à la sélection des Postes : • Tous : tous les postes existants seront sélectionnés. • De : dans ce cas, vous n'indiquez que le ou les postes nécessaires pour éditer votre relevé. Utilisez les icônes d'appel de liste pour les sélectionner. 4. Choisissez ensuite le type de tri des écritures. Elles peuvent être triées par : • Mois : les écritures seront triées par mois. • Poste : les écritures seront triées par poste. • Poste de trésorerie : les écritures seront triées par poste de trésorerie. 69 Les états Imprimer une balance La balance est un état qui imprime la liste de tous les postes de votre fichier. Cet état indique pour chaque poste le total et le solde des écritures qui s'y rapportent. 1. Activez la commande BALANCE du menu ETATS. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] pour visualiser l’état avant impression ou sur le bouton [Imprimante] pour une sortie papier. 3. Indiquez la période de sélection des écritures à prendre en compte, lors de l'édition de la balance. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Déclarer la TVA  Menu ÉTATS - commande DÉCLARATION DE TVA Cette fonction calcule les montants de la TVA nécessaires à votre déclaration Mensuelle ou Trimestrielle.  Votre régime de TVA, Réel ou Simplifié, a été fixé dans les paramètres société. 1. Activez la commande DÉCLARATION DE TVA depuis le menu ETATS. Dans le cas du régime réel vous obtenez la fenêtre suivante. Vous devez commencer par préciser la périodicité de la déclaration. Par défaut le programme considère que votre déclaration est Annuelle et propose le mois en cours. Si celle-ci est Trimestrielle, vous devrez saisir directement vos mois à l'aide de votre clavier ou bien utilisez les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies. Par exemple, pour la déclaration du premier trimestre, vous allez indiquer janvier à mars. Si la case Passer l'écriture de TVA automatiquement est cochée, l'opération comptable correspondant à la déclaration de la TVA s'enregistrera de suite. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] pour consulter votre déclaration sur votre écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.  A ce stade, vous pouvez demander l'impression de la déclaration affichée à l'écran, en utilisant le menu déroulant IMPRIMER TOUT présent dans l'en-tête de la fenêtre. 3. Cliquez sur le bouton [Imprimer] pour demander l'impression de votre déclaration de TVA. Attention ! Cette commande n’est accessible que si votre dossier est assujetti à la TVA. 70 Les états Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous allez choisir l'état que vous souhaitez. 4. Cliquez sur [Imprimer] pour valider. Le bouton [Annuler] vous permet de quitter la fenêtre et revient à la fenêtre principale. La déclaration 2035 Nous vous présentons ici la déclaration 2035 des professions libérales, Ciel Professionnel indépendant intègre aussi un état préparatoire de la déclaration 2033. Vous pouvez en trouver la documentation dans le manuel référence. Cette déclaration regroupe les résultats de votre activité qui doivent être transmis à l'administration fiscale. Cette procédure édite donc le compte de résultat fiscal (imprimé 2035 B et ses annexes). L'état 2035 intégré à Ciel Professionnel indépendant est un document agréé par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Il vous suffira donc de l'éditer et de l'adresser directement à votre centre des impôts.  La déclaration 2035 peut être éditée à tout moment, même en cours d'année. Cette édition se présente sous la forme de plusieurs feuillets. Ceux-ci sont déjà pré- remplis suite aux différentes saisies déjà effectuées dans Ciel Professionnel indépendant. Si besoin, vous allez pouvoir revenir sur les différentes zones des feuillets, les modifier et enregistrer les informations complémentaires. 1. Activez la commande 2035 du menu ETATS - LIASSE FISCALE. La fenêtre suivante s’affiche. 2. Vérifiez et éventuellement modifiez la date à laquelle la déclaration 2035 sera éditée. L'option Recalculer la liasse est cochée par défaut. Cette option permet de réinitialiser les informations de la 2035 avec les données de votre dossier. En effet, si vous avez déjà lancé l'édition de la 2035 et que vous avez modifié certaines de ses données, celles-ci ont été mémorisées quand vous avez quitté le module. En cochant cette option, les modifications apportées seront annulées et la 2035 sera réactualisée à partir des données du dossier. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour demander l'édition, l'état 2035 s’affiche. 4. Si besoin, complétez les différentes zones. Il vous suffit de cliquer directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent à ce que vous devez habituellement indiquer sur le préimprimé que fournit l'administration. Consultez la notice fournie avec l'imprimé fiscal 2035 ou le livret d'aide de votre A.G.A. Le menu déroulant VISUALISER LA PAGE vous permet d'afficher les autres feuillets. 71 Les états 5. Lorsque vous avez vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets, cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous propose plusieurs possibilités pour déclarer la 2035. 6. Si vous souhaitez envoyer votre déclaration 2035 directement à la DGFiP, cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. Dans ce cas, vous devez avoir souscrit à Ciel directDéclaration et défini les paramètres de télédéclaration via le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TÉLÉDÉCLARATION. Sinon, cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Impression]. Impression ou aperçu de la 2035 Si vous avez choisi d’imprimer ou de visualiser un aperçu de la déclaration, la fenêtre suivante s’affiche : 1. Par défaut, l'option Premier exemplaire destiné à l'administration est cochée. Cet exemplaire sera donc imprimé automatiquement. Si vous souhaitez l'impression du Second exemplaire destiné à l'administration et l'Exemplaire à conserver par le déclarant cochez les options correspondantes.  Le 1er exemplaire comporte huit feuillets, le 2ème en comprend trois et l'exemplaire à conserver en comprend huit. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Ciel fournit le papier de couleur violette nécessaire à la déclaration 2035 agréée. Contactez notre service commercial. Télédéclaration de la 2035 Si vous avez choisi de télédéclarer, la fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez : • Envoyer ma déclaration définitive : votre déclaration est considérée comme définitive et sera directement envoyée à la DGFiP. • Envoyer ma déclaration à une date provisoire : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire d'arrêté des comptes. Indiquez alors la date provisoire d'arrêté des comptes. • Réaliser un test de télétransmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP. 1. Cochez l'option de votre choix. 2. Si vous devez envoyer votre déclaration 2035 à votre A.G.A., les Tableaux OG et la 72 Les états Balance, cochez la case Transmettre les feuillets à votre A.G.A. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 73 Les états Les immobilisations  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS La liste des immobilisations présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et Crédits-bails créées. A gauche de la fenêtre sont présentées les catégories : Toutes, Immobilisations, Créditsbails. Il suffit de cliquer dessus pour afficher les fiches correspondantes. Lorsque vous êtes sur la catégorie Tous, les crédits-bails sont affichés en bleu pour les différencier des immobilisations. A propos des immobilisations Ciel Professionnel indépendant intègre une gestion des immobilisations en vue d'établir complètement la déclaration 2035 et de tenir à jour votre registre des immobilisations. Vous pouvez ainsi consulter et imprimer les plans d'amortissements de chaque immobilisation, procéder à leur sortie ou mise au rebut, recalculer leurs amortissements et dotations. Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Professionnel indépendant, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements sur la dernière 2035. Vous devez donc créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Dans ce cas, les résultats obtenus sur la 2035 doivent concorder avec ceux calculés par l'application. Si ce n'est pas le cas, vous procédez à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créerez et mettrez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.  Seule l’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée pour un crédit-bail. 74 Les états La liste des immobilisations 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES. La liste présente le détail de chacune des fiches Immobilisations existantes. Vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, etc. Vous pouvez également activer différentes commandes (dupliquer, plan, historique, écriture d'achat ou de cession, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit). Vous ouvrez la fiche descriptive d'un élément en double-cliquant sur son titre dans la liste.  Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes), filtres, reportez-vous au Manuel de référence accessible dans le menu AIDE. Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste, puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. De même, par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail ne sont pas présentés dans la liste puisqu'il n'y a plus d'échéance à calculer. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA. Si vous souhaitez afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, cochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.  Ces options sont visibles si vous avez activé la fonction Affiner la sélection via le bouton .  Pour plus d'informations sur les fonctions de la liste des immobilisations, reportezvous au Manuel de référence dans le menu AIDE. 75 Les états La fiche immobilisation Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche d'immobilisation s'ouvre. Elle est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d’un crédit-bail. Onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation. La Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. La Famille d'appartenance, la Localisation, le Code analytique, le Fournisseur, etc. Onglet Complément Cet onglet dispose d'informations complémentaires comme la Quantité dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite ou encore le N° de pièce comptable. Vous pouvez placer la photo de l'immobilisation ou enregistrer une note texte. Onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. Onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. Onglet Crédit-bail  Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. 76 Les états Saisie d'une immobilisation ou d’un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. Saisie d’une immobilisation 3. Saisissez le Code de l'immobilisation, puis appuyez sur la touche ou sur la touche pour passer à la zone suivante. Onglet Fiche 4. Saisissez Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante. 5. Indiquez la Famille d'appartenance de votre immobilisation, par exemple Matériel Informatique; sa Localisation, par exemple Bureau 2; son Code analytique, par exemple Micro et son Fournisseur, par exemple Fournisseur HyperMicro. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. 6. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/08. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 7. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. La zone Valeur fiscale permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 8. Affichez ensuite votre taux de TVA à l'aide du menu local et sélectionnez le taux 19,6. 9. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation ont été saisies. La zone Blocage n'est utilisée qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. La zone Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment. Le calcul se refera immédiatement. Onglet Complément 1. Saisissez le N° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n°interne, etc.). 2. Indiquez le Montant CFE. 3. Saisissez ensuite la Quantité. 77 Les états En effet, si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, vous pouvez ici en indiquer le nombre. De plus, si cette immobilisation peut être divisée au moment d'une cession ou d'une mise au rebut, vous pouvez cocher la case Immobilisation divisible. 4. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. Si vous cochez la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions. L'icône Note texte ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller. Onglet Plan Cet onglet présente le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer. Onglet Historique Cet onglet est vide. Onglet Crédit-bail Cet onglet est uniquement visible lorsque l’immobilisation est issue d’un crédit bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. 5. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. Le logiciel enregistre l'immobilisation et vous propose d'enregistrer son écriture d'achat. Il revient ensuite à la liste des immobilisations. Saisie d’un crédit-bail Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. 1. Saisissez le Code du crédit-bail puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez le Libellé puis passez à la zone suivante. Dans l’onglet Crédit-bail  Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. Vous pouvez la saisir directement dans la zone ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier. 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 78 Les états 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, • utiliser les options de calcul automatisé. Saisie manuelle Pour modifier une redevance, double-cliquez dans sa cellule et saisissez son montant. Saisie automatisée 1. Sélectionnez la ligne à partir de laquelle le logiciel recalcule les échéances. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez une des options suivantes : • Recopier vers le bas avec % var : le montant est recalculé selon le pourcentage de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas avec % évo : le montant est recalculé selon le pourcentage d'évolution que vous indiquez. Le montant est recopié puis recalculé à chaque échéance. • Recopier vers le bas avec Mt var : le montant est recalculé selon le montant de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul.  Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Le code analytique est inaccessible pour un crédit-bail puisque le bien n’appartient pas à l’entreprise. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. 79 Les états Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un créditbail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Saisies dans la fiche de l’immobilisation à l’acquisition du crédit-bail Lorsque vous procédez à l'acquisition d'un crédit-bail, celui-ci devient une immobilisation et certaines données doivent être renseignées. La plupart des informations indispensables à la gestion d'une immobilisation sont automatiquement récupérées de l'acquisition : • La Date d'achat et la Date de début : par défaut, ces dates correspondent à la date saisie précédemment dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail. • La Valeur d'achat, la Valeur à amortir et la Valeur fiscale : correspondent au prix d'achat contractuel du crédit bail. 1. Si vous gérez une comptabilité analytique, renseignez le Code analytique de l'immobilisation. 2. Saisissez la durée de l'amortissement pour établir un nouveau plan. 3. Cliquez sur le bouton [OK] sans quoi l'acquisition ne sera pas prise en compte et le crédit-bail ne passera pas en immobilisation. Un message vous demande d'enregistrer l'écriture d'achat de l'immobilisation. Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations via un clic-droit, commande ÉCRITURE D'ACHAT. Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes : 1. Dans la fenêtre Liste des Immobilisations [menu LISTES-commande IMMOBILISATIONS], sélectionnez la fiche d’immobilisations de votre choix et double-cliquez. Dans l’onglet Fiche : 1. Cochez la case Valeur bloquée. 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). 4. Saisissez la valeur résiduelle fiscale dans le cas où vous avez opté pour un amortissement dégressif. Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement C’est un tableau qui récapitule année après année et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : • Valeur à amortir : elle est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée. • Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. • Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. • Valeur résiduelle : elle est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Calculer les immobilisations Cette option vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Elle peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées. 2. Cliquez sur le bouton [Calculer au]. La fenêtre suivante s'affiche. 3. Saisissez la date souhaitée. Vous pouvez utiliser l'icône d'appel du calendrier .  L'icône en forme de triangle vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. Le logiciel lance la procédure de calcul. La commande [Calculé au] est aussi disponible depuis la fiche de l'immobilisation onglet Fiche dans la zone Calcul de cette immobilisation. Il suffit de procéder de la même manière en saisissant la date dans la zone Date de calcul. Le calcul ne concernera que l'immobilisation dont la fiche est ouverte. Les montants des colonnes Dotation, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. 81 Les états Réviser une immobilisation Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les trois points suivants : • révision de la durée d'amortissement, • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat, • nouvelle approche par composant des immobilisations. Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.  On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez l’immobilisation que vous souhaitez réviser. 2. Cliquez sur le bouton [Réviser]. 3. Indiquez le Type de révision (modification de la durée et/ou de la valeur). 4. Précisez s'il s'agit d'une révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat. 5. Saisissez la nouvelle durée (nombre d'années et de mois). 6. Sélectionnez l'exercice à prendre en compte (N ou N+1). 7. Si vous souhaitez décomposer l'immobilisation par composant, cochez l'option correspondante. Il s'agit d'un nouveau principe de comptabilisation par composant qui consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Pour des informations complémentaires sur la révision d’une immobilisation (révision de la durée, révision de la valeur d’achat, révision de la valeur résiduelle, etc.), reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Normes CRC 2002-10 : modification du plan d’amortissement A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont applicables au suivi des amortissements des immobilisations. Autres fonctionnalités 83 Autres fonctionnalités Autres fonctions Clôture d'exercice Ce traitement consiste à purger les écritures de l'ancien exercice et d'en changer les dates. Avant de procéder à la clôture de votre exercice, vous devez effectuer certaines opérations. 1. Saisissez vos écritures d'inventaire à partir de la saisie d'OD afin que les déclarations 2035 et 2033 prennent en compte tous les éléments concernant votre comptabilité. 2. Éditez en priorité le Grand-livre et la Balance qui sont des documents comptables légaux et obligatoires. 3. Lancez une impression des autres éditions afin de les archiver. 4. Imprimez la déclaration annuelle 2035 ou 2033 et les états AGA si nécessaire. 5. Effectuez vos sauvegardes. 6. Activez la commande CLÔTURE D'EXERCICE du menu TRAITEMENTS. La fenêtre suivante s'affiche. La première étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents légaux et obligatoires en norme avec la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 7. Cliquez sur le bouton correspondant à chaque document comptable. Une fois le traitement terminé, les boutons sont cochés avec la mention Archivage effectué en dessous. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Dans la seconde étape, vous devez vérifier la Date de clôture de votre exercice. Par défaut, c'est la date de fin de l'exercice courant, définie dans les paramètres dossier qui est proposée. Une liste des Actions effectuées est indiquée dans la partie basse de la fenêtre : • archiver votre dossier, • reporter les soldes comptables, • changer les dates d'exercice, • purger les écritures pointées, • purger ou de conserver les écritures non pointées en fonction du paramètre défini dans chaque poste de trésorerie. 9. Validez la procédure en cliquant sur le bouton [Terminer]. Un message vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer en cliquant sur le bouton [Oui]. Attention ! Les écritures doivent être au préalable validées. 84 Autres fonctionnalités Un nouveau message d'avertissement s'affiche. 10. Il est préférable de sauvegarder votre dossier avant de clôturer votre exercice. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Une fois le travail demandé effectué, le logiciel revient à la fenêtre principale de l'application. Vous êtes prêt à passer votre comptabilité sur le nouvel exercice.  Vous pouvez commencer à saisir votre comptabilité sur votre nouvel exercice sans que le précédent soit clôturé. En effet, Ciel Professionnel indépendant autorise un chevauchement de 12 mois. Purge des pièces commerciales  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, avoirs et règlements). 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien en utilisant les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies. 2. Par défaut, Ciel Professionnel indépendant sélectionne tous les types de pièces commerciales. Décochez la case correspondante aux pièces que vous souhaitez conserver. 3. Cliquez sur le bouton [suivant>]. Cette seconde étape de l'assistant vous permet d’exporter vos pièces commerciales et de les archiver selon la norme DGFiP. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 4. Cliquez sur le titre de chaque document à archiver. Une fois le traitement terminé, une coche verte apparaît ainsi que la mention Archivage effectué. 5. Cliquez sur le bouton [Purger]. 6. Un message vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande en cliquant sur le bouton [Oui]. Un nouveau message d'avertissement s’affiche, et vous demande si vous souhaitez effectuer une sauvegarde ou non avant de lancer la purge. • Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Votre application vous demande de choisir l'emplacement des données qui vont être enregistrées puis il effectue la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. • Si vous cliquez sur le bouton [Continuer sans copie], Ciel Professionnel indépendant effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale. 85 Autres fonctionnalités  Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures étaient réglés partiellement, ils ne pourront pas être purgés.  S'il reste des écritures liées aux factures et avoirs, celles-ci ne seront pas purgées. Historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L'historique des archives récapitule toutes les archives que vous avez générées durant la clôture d'exercice et les purges des pièces commerciales. Vous pouvez consulter vos fichiers archivés directement depuis l'application.  Pour plus de détail, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Envoyer vos écritures à votre expert-comptable  Menu COMPTABILITÉ - commandes EXPERT-COMPTABLE - EXPORT EXPERT-COMPTABLE Cette fonction permet d'exporter vos écritures pour les transmettre à votre expertcomptable. Le format de ce fichier correspond au format utilisé pour être importé directement dans Ciel Comptabilité (fichier XIMPORT). 1. Dans la première étape, choisissez les écritures à générer : • toutes les écritures, dans ce cas cochez l’option Générer toutes les écritures. • seulement les écritures pour une période choisie, indiquez alors une période de dates. 2. Dans la seconde étape, vous pouvez : • enregistrer le fichier d'export sur un support de votre choix (disque, disquette, Zip, etc.), dans ce cas indiquez l'emplacement où sera créé le fichier d'export, ou • envoyer directement ce fichier en pièce jointe par e-mail, précisez l'adresse de messagerie du destinataire. Une option vous permet aussi de visualiser vos écritures avant transfert. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer l'opération. Transférer vos écritures  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Cette commande permet d’exporter vos écritures vers le logiciel Ciel Compta. 1. Définissez les dates des écritures à transférer. Vous pouvez modifier les paramètres de transfert en utilisant la commande Modifier les préférences du menu contextuel (clic droit). 2. Si vous voulez visualiser les écritures avant transfert, cochez l’option correspondante. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.  Un fichier d'export est alors généré. Il sera repéré à la prochaine ouverture de Ciel Compta qui intégrera les écritures. 86 Autres fonctionnalités Sauvegarder votre dossier Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. 1. Connectez ou insérez votre support de sauvegarde (clé USB...). 2. Activez les commandes SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre suivante s’affiche : 3. Choisissez le format : • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde est réalisée sur internet avec Ciel e-Sauvegarde. 4. Sélectionnez l'emplacement où seront sauvegardées vos données (pour les formats Zip et Fichier). 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de sauvegarde. Une fois celle-ci terminée, le programme vous informe que la sauvegarde est réussie.  Vous pouvez choisir des options de sauvegarde. Pour plus de détail, consultez le Manuel de référence, accessible depuis le menu AIDE. Restaurer votre dossier  Menu DOSSIER - commande RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou un support différent de celui utilisé habituellement. 6. Activez la commande restauration du menu DOSSIER. Ciel Professionnel indépendant ferme votre fichier et ouvre une fenêtre vous proposant d'effectuer une sauvegarde de Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. 87 Autres fonctionnalités votre dossier avant de lancer la restauration. La fenêtre suivante s’affiche : Vous devez choisir votre Mode de restauration à l'aide des radio boutons, trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Cette option vous permet de choisir les données que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux. Par défaut, Ciel Professionnel indépendant sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 7. Une fois que vous avez choisi votre Mode de restauration, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 88 Autres fonctionnalités La fenêtre suivante s'affiche. 8. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous souhaitez restaurer. 9. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre sauvegarde. Modifiez-les, si besoin. 10.Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 11.Vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 12.Le logiciel vous demande ensuite d’indiquer l’emplacement de votre fichier restauré. Vous pouvez choisir cet emplacement à l'aide du bouton [Parcourir] puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. 13.Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. 89 Index A Archivage 83 Articles 34 B Besoin d’aide 13 Blocage 79 C Clôture d’exercice 83 Consulter les écritures 64 les postes 65 Créer un dossier en mode détaillé 19 en mode rapide 16 D Date de blocage 79 Déclaration 2035 70 Déclarer la TVA 69 Documentation 8 E Eco-participations 24 Éditions 68 Encaisser un règlement 44 Etablir un avoir 48, 49 F Facturation 32 Facturer un client 42 Factures d’acompte 44 I Immobilisations 73 calculer 80 Imprimer déclaration 2035 71 un relevé des dépenses/recettes 68 une balance 69 Installation en mise à jour 11 Intuiciel 12 P Plan d’amortissement 80 Pointage automatique 63 Pointage manuel 62 Postes de dépense 22 de recette 23 de trésorerie 20 Purge des pièces commerciales 84 R Référencement 8 Remise en banque 66 S Saisie document 50 Saisir un relevé bancaire 60 un virement 59 une dépense simple 56 une dépense ventilée 58 une recette 59 une réimputation 60 T Télédéclaration 2035 71 Travaux périodiques 62 Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Professionnel indépendant - MAN_WPI - V16.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Trésorerie prévisionnelle 66 Trouvtoo 13 V Valeur bloquée 79 résiduelle 80 Valeur bloquée 79 Valider des écritures 62 Objet Définition Installation Questions - Réponses Installation en Mode TSE Installation en Mode TSE 2 Installation en mode TSE Objet Ce document a pour but de décrire l'installation des logiciels Ciel pour une utilisation en mode TSE (Terminal Server Edition).  Nous n'aborderons pas ici l'installation et la mise en place du TSE, reportez-vous aux documentations traitant de ce sujet. Définition Le TSE, comprenez Terminal Server Edition, est un composant de Microsoft™ qui réside dans la mise en place d'un serveur applicatif pour terminaux. Ces terminaux permettent à un utilisateur d'accéder à des applications ou des données stockées sur un ordinateur distant au moyen d'une connexion réseau. Les applications et les données sont uniquement stockées et exécutées sur le serveur TSE. Installation Étape 1 : Création des utilisateurs La première étape, avant d'installer le logiciel Ciel, est de procéder à la création des comptes utilisateurs (sessions) sur le poste Serveur. 1. Créez les sessions sur le poste Serveur avant l’installation du logiciel Ciel.  Vous devrez disposer d'au moins une session avec les droits Administrateur pour l'installation du logiciel Ciel. Étape 2 : Activation des sessions Après avoir créé vos différents comptes utilisateurs, vous devez ouvrir au moins une fois une session pour chaque utilisateur créé. En effet, la simple création d'un utilisateur ne suffit pas à créer l'ensemble des éléments nécessaires. 2. Ouvrez chaque session au moins une fois. Vous pouvez ensuite les refermer ou les laisser ouvertes. Étape 3 : Installation du logiciel Ciel Cette troisième étape concerne l'installation du logiciel Ciel sur le poste Serveur. La seule obligation est de réaliser cette installation sous une session avec des droits Administrateur. 3. Installez votre logiciel Ciel.  Reportez-vous à la documentation décrivant l'installation des logiciels Ciel pour plus d'informations. Étape 4 : Référencement et saisie de la clé Après avoir installé votre logiciel Ciel, vous devez procéder à son référencement. Cette procédure consiste à envoyer différentes informations à Ciel afin d'obtenir votre clé de débridage. 4. Une fois que vous avez reçu celle-ci, saisissez-la et passez à l'étape suivante. Attention ! Les différentes étapes décrites ci-après doivent être IMPERATIVEMENT réalisées dans l'ordre où elles sont présentées. De plus, elles doivent toutes être réalisées. Installation en Mode TSE 3 Étape 5 : Lancement du script TSE Afin de simplifier les procédures de mise en place, nous avons réalisé un script qui va réaliser automatiquement un ensemble de réglages nécessaires à l'utilisation des applications Ciel en mode TSE. 5. Depuis la session Administrateur, démarrez l'application Ciel. 6. Installez dans la barre de navigation (ou la barre d’actions) la commande EXÉCUTER UN SCRIPT dans la famille DIVERS (commande visible en cochant l’option Mode avancé). 7. Dans les réglages de la tâche, cliquez sur le bouton [Éditer. 8. Dans la zone Script, saisissez exactement : $SDK TSE 9. Ne modifiez pas les autres paramètres et validez par le bouton [OK]. 10. Validez ensuite le message de modification du nom de la tâche. 11. Validez enfin la création de la tache par [OK]. 12. Cliquez sur la tâche que vous venez d'ajouter. Une fenêtre s’ouvre et vous demande de confirmer la mise en place des réglages TSE. Étape 6 : Limitations Le fonctionnement des applications en mode TSE impose quelques limitations. Voici les principales : Lors du démarrage de l'application, l'ensemble des fichiers présents seront proposés à l'ouverture. Si vous ne souhaitez pas qu'un dossier soit accessible à tout le monde, il vous faudra en limiter l'accès avec un mot de passe. 13. Définissez un mot de passe si vous le souhaitez. Un dossier déjà ouvert par un autre utilisateur ne pourra être ouvert par un second. Dans ce cas, un message d'erreur s'affichera.  Si vous souhaitez travailler à plusieurs et en même temps sur un fichier, il vous faudra utiliser une version réseau de l'application. Renseignez-vous auprès de notre service commercial pour plus d'informations sur les versions réseau des logiciels Ciel. L'utilisation de eSauvegarde n'est pas conseillée. En effet, ce service n'a pas été conçu pour une utilisation en mode TSE. La connexion Internet aux services de Ciel depuis l'application est automatiquement désactivée en mode TSE. Questions - Réponses Comment installer une mise à jour ? Lorsque vous souhaitez installer une mise à jour de votre logiciel Ciel, voici les étapes à respecter : 1. Assurez-vous que tous les utilisateurs ont quitté le logiciel Ciel. 2. Installez la mise à jour du logiciel Ciel. Voir Étape 3 : Installation du logiciel Ciel, page 2. 3. Procédez au référencement et à la saisie de la clé de débridage. Voir Étape 4 : Référencement et saisie de la clé, page 2. 4. Lancez l'exécution du script installé. Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 3. Attention ! Cette étape ne doit être réalisée qu'une fois les étapes précédentes effectuées. Installation en Mode TSE 4 Comment installer un autre logiciel Ciel ? Dans le cas où vous souhaitez installer une autre application Ciel sur le poste utilisé comme poste Serveur TSE, deux cas peuvent se présenter : • Vous souhaitez faire fonctionner cette nouvelle application en mode TSE ?  Reportez-vous au paragraphe Installation. • Vous ne souhaitez pas faire fonctionner cette application en mode TSE. Il vous suffit dans ce cas de l'installer normalement sans lancer le script TSE. Comment annuler les réglages TSE ? Pour annuler les réglages spécifiques TSE réalisés sur votre ordinateur, il vous faudra procéder à la désinstallation du logiciel et à sa réinstallation. En cas de création d'une nouvelle session ? Si, après avoir installé votre application Ciel et exécuté le script TSE, une nouvelle session doit être créée, voici la marche à suivre : 1. Activez la session créée. Voir Étape 2 : Activation des sessions, page 2. 2. Lancez l'exécution du script installé. Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 3. Les nouveautés de Ciel Gestion commerciale Ciel Gestion commerciale Evolution Ciel Gestion commerciale - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Ce guide vous permet d’installer votre nouveau logiciel et de récupérer les données de votre ancienne version. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 7 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ........................................7 Nouveau format d’export ..................................................................................................7 La migration d’une ancienne version.................................................... 8 Ouvrir un ancien dossier ................................................................................ 8 Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale............................8 Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0..................................8 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.0 ou à Evolution 4.0 ...................................9 Récupérer un ancien dossier ........................................................................ 10 Présentation.................................................................................................................. 10 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 10 Informations avant récupération ...................................................................................... 11 Procédure de récupération .............................................................................................. 11 Vérification après récupération......................................................................................... 20 Nouvelle interface du logiciel ....................................................................... 21 Les fenêtres .................................................................................................................. 21 Affichage et recherches................................................................................................... 22 Boutons de commande ................................................................................................... 23 Icônes de liste ............................................................................................................... 24 Nouveaux accès ........................................................................................... 25 Questions - Réponses................................................................................... 26 L’historique des nouveautés............................................................... 28 Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 ...................................... 28 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 28 Récupération des données de Ciel Devis Facture ................................................................ 28 Archivage des pièces commerciales avant la purge (Norme DGI) .......................................... 29 Commandes fournisseurs pour les articles en rupture.......................................................... 29 Gestion e-Commerce ...................................................................................................... 29 Impression d’un état récapitulatif TVA et TPF ..................................................................... 29 Les nouveautés des versions 13.20 et Evolution 6.20 .................................. 30 Gestion de la norme DEEE............................................................................................... 30 PDF en couleur .............................................................................................................. 30 Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 ...................................... 31 Gestion des prospects..................................................................................................... 31 Pièce commerciale client : Saisie Document....................................................................... 31 Liste des ordres de production ......................................................................................... 32 Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 32 Besoin d’aide................................................................................................................. 33 Gestion des articles en langues étrangères ........................................................................ 33 Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 33 Assistant de création d’un dossier : insertion du Logo ......................................................... 33 Abonnements clients et fournisseurs : périodicité semestrielle.............................................. 34 Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale .............................................. 34 Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce ............................................................ 34 Gestion des comptes Effets à recevoir et Effets à payer ....................................................... 34 Dépôts : Articles en stock ............................................................................................... 34 Préférences de saisie et d’enregistrement d'une pièce commerciale....................................... 35 Points de restauration..................................................................................................... 35 Ajout du bouton [Aperçu] dans les listes des pièces commerciales de vente et d’achat ............ 35 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu Contextuel des listes .... 35 Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 ...................................... 36 Modification de l’interface................................................................................................ 36 Les aperçus................................................................................................................... 37 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 38 Mise sous surveillance .................................................................................................... 38 eBay ............................................................................................................................ 39 Envoyer des emails à partir d’une liste .............................................................................. 39 Calcul prix et poids des articles ........................................................................................ 39 Mise à jour des désignations longues : libellés de la nomenclature ........................................ 40 Recalcul du PAMP ........................................................................................................... 40 Choix du contact dans les pièces commerciales .................................................................. 40 Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 ...................................... 41 Personnalisation des polices ............................................................................................ 41 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 41 Les règles .....................................................................................................................41 Options de saisie de facturation ....................................................................................... 41 Gestion des remises et promotions ................................................................................... 42 Calculs sur les quantités ................................................................................................. 42 Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée)................................................ 42 Alerte de l’encours client dépassé..................................................................................... 42 Recherche d’un article par le code-barre ........................................................................... 42 Gestion de l’unité de l’article............................................................................................ 43 Saisie d’un article par la référence fournisseur ................................................................... 43 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 43 Etats pièces clients : nouvel assistant de création............................................................... 43 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 .................................... 44 Les barres d’actions ....................................................................................................... 44 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 45 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 45 Les actions flash ............................................................................................................ 45 Ajout de l’option Affiner la sélection.................................................................................. 45 Gestion des retours pour les ventes Ebay .......................................................................... 45 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats............................................. 46 Amélioration des remises/promotions ............................................................................... 46 Gestion des affaires........................................................................................................ 46 Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 .................................... 47 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 47 Insertion automatique .................................................................................................... 47 Correcteur orthographique .............................................................................................. 48 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 48 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 49 Suivi des affaires ........................................................................................................... 49 Optimisation de la saisie par douchette ............................................................................. 49 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois ...................................................... 50 Gestion avancée des relances clients ................................................................................ 50 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 50 Les nouveautés des versions 18.10 et Evolution 11.10 ................................ 51 Nouveautés relatives à la Loi SEPA ................................................................................... 51 Les nouveautés des versions 19.0 et Evolution 12.0 .................................... 53 L’accueil Ciel .................................................................................................................53 Mon compte Ciel ............................................................................................................ 53 Enrichissement de l’Intuiciel ............................................................................................ 53 Commissions fixes et variables ........................................................................................ 54 Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant .................................................... 54 Les nouvelles alertes ...................................................................................................... 54 Regroupement des adresses clients et fournisseurs............................................................. 55 Remises/Promotions par tranches successives ................................................................... 55 Migration SEPA : modification de l’envoi ............................................................................ 55 FlashCode et CodeQR ..................................................................................................... 56 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 56 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 56 Les nouveautés des versions 19.60 et Evolution 12.60 ................................ 57 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement................................................................ 57 Programme Amélioration Produits .................................................................................... 57 Les nouveautés des versions 20.0 et Evolution 13.0. ................................... 58 Sauvegarde DGFiP ......................................................................................................... 58 Modification des décimales .............................................................................................. 58 Intuiciel Windows™ 8 ..................................................................................................... 59 Fin d’exercice ................................................................................................................ 59 Les nouveautés de votre logiciel 7 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés des versions Millésime 20.1, Evolution 13.1, Ciel Up To Experts 20.1 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts  Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.  Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d'un modèle Sage Production Experts]. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos clients, fournisseurs, banques et comptes. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche . Nouveau format d’export Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution et Ciel Gestion commerciale - Ciel Up To Experts  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Vous disposez du nouveau format d’export, Sage Production Experts, spécialement adapté pour échanger vos écritures avec un expert-comptable équipé du logiciel Sage Production Experts. Dans le menu déroulant Destination du transfert, choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage Production Experts. Un fichier d'exportation au format compatible à Sage Production Experts (.sgcute) contenant les écritures de votre choix sera créé. La migration d’une ancienne version 8 La migration d’une ancienne version Ouvrir un ancien dossier Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale, soit : • votre dossier de travail nécessite une mise à jour, • soit vous devez procéder à la récupération de votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL GESTION COMMERCIALE du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche  Pour voir les tableaux de correspondance des versions, reportez-vous au paragraphe “Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?”, page 26. Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0 Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale. 1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR. 2. Cliquez sur votre dossier. La fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.  A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler. La migration d’une ancienne version 9 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.0 ou à Evolution 4.0 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, vous devez effectuer une récupération. Les dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. En effet, l’installation de la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale a apporté des modifications sur votre ordinateur : • les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés, • l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwgc.exe. Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de l’ancienne version (C:\Ciel\Wgc par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwgc.exe. Ainsi, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de votre ancien dossier. Voir Récupérer un ancien dossier, page 10. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 10 Récupérer un ancien dossier Présentation Dans cette partie, nous allons détailler la récupération des anciens dossiers : • d’une version Ciel Gestion commerciale inférieure ou égale à Ciel Gestion commerciale 2005 vers Ciel Gestion commerciale 2006 minimum. • d’une version Evolution inférieure ou égale à Ciel Gestion commerciale Evolution 4.00 vers Ciel Gestion commerciale Evolution 5.20 minimum. Les dernières versions des logiciels étant totalement nouvelles, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Gestion commerciale.  Reportez-vous au paragraphe ci-dessous, Les éléments non récupérés. Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. La procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés de votre ancien dossier Ciel Gestion commerciale ou Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états paramétrables La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Cependant, vous ne récupérerez que les modèles de pièces commerciales clients et/ou fournisseurs. La récupération des autres états, des documents Office ainsi que celle des formats d'imports et d'exports n'est pas possible. Ceci étant, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les ordres d'assemblage et de désassemblage Le fonctionnement étant différent la récupération des ordres d'assemblage et de désassemblage n'est pas possible. Le journal des transactions Le journal de toutes les opérations réalisées dans le logiciel n’est pas récupéré. Les mémos, les glossaires Les mémos et les glossaires ne sont pas récupérés. Attention ! Seules les dossiers des versions indiquées ci-dessous peuvent être récupérés : • les versions supérieures ou égales à Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00), • toutes les versions Ciel Gestion commerciale Evolution. La migration d’une ancienne version 11 Informations avant récupération La monnaie principale du dossier Si le dossier est encore géré en francs, vous devrez le convertir en euros avant d’effectuer la récupération. S’il n’est ni en euros, ni en francs vous pourrez changer la monnaie avant la récupération. De même, les pièces commerciales dont la monnaie est différente de celle du dossier seront converties dans la monnaie du dossier (à condition que l'option soit cochée lors du lancement de la récupération). Le programme conservera pour information le total HT et le total TTC de chacune d'entres elles. Les champs personnalisés La récupération des champs personnalisés est limitée : • 30 champs pour les bases, • 30 champs pour les pièces (tous types de pièces confondus). Le masque de saisie de ces champs n’est pas récupéré. Procédure de récupération Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier.  Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale doit être installée sur votre ordinateur. Démarrer Ciel Gestion commerciale 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale en double-cliquant sur le raccourci qui a été installé sur le bureau. Une des fenêtres ci-dessous s'affiche : 2. Cochez l'option correspondant au dossier que vous souhaitez ouvrir. Attention ! La procédure de récupération peut être longue. Elle dépend de la taille de votre dossier et de la puissance de votre ordinateur. Elle ne pourra en aucun cas être interrompue. Attention ! Nous vous recommandons d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure. Fenêtre dans Ciel Gestion commerciale Evolution Fenêtre dans Ciel Gestion commerciale La migration d’une ancienne version 12 Sélectionner le dossier La fenêtre qui s'affiche est fonction de l'option préalablement cochée. Vous avez coché l'option Version 2005 (version < à 5.00 en Evolution) ou Version <= 2005 (version < à 12.00 en Millésime) La fenêtre ci-dessous s'affiche. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste ... Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste, vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche. 3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version tout en maintenant la touche enfoncée. La fenêtre de sélection et d'ouverture de dossiers s'affiche. 4. Une fois le dossier sélectionné, validez à l'aide du bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 13 Vous avez coché l'option Version 2006 (version >= à 5.00 en Evolution ou version > = 12.00 en Millésime) La fenêtre ci-dessous s’affiche. Vous devez sélectionner le dossier à ouvrir. 1. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version.  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Gestion commerciale. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple que nous livrons avec le logiciel. Le logiciel va rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Gestion commerciale. Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 2. Sélectionnez le dossier à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 14 Choisir un utilisateur Par défaut, l’utilisateur est MAITRE. 1. Si plusieurs utilisateurs étaient définis dans votre ancien dossier, choisissez votre nom d’utilisateur. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisir le mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais pour le saisir. 2. Validez à l'aide du bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 15 Assistant de récupération 1. La fenêtre suivante s’affiche. Sélectionnez une des deux options de récupération proposées : • Mise à jour standard : dans ce cas tous les éléments sont récupérés (sauf ceux indiqués au paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 10). • Mise à jour avancée : cette option permet de choisir les éléments à récupérer. Dans ce cas, une fenêtre supplémentaire s’affiche comme ci-dessous Dans l'ancienne version de Ciel Gestion commerciale, le dossier peut être tenu : • en Euros • ou dans une monnaie Autre que l’Euro. Cochez les éléments à récupérer et cliquez sur le bouton [Suivant]. La migration d’une ancienne version 16  La fenêtre qui s’affiche dépend de la monnaie dans laquelle les pièces commerciales sont saisies dans l'ancienne version du logiciel. 2. Cochez l’option Récupération des pièces autres que Euro ou Récupération des pièces en Euro (suivant la monnaie de votre dossier). 3. Indiquez ou modifiez le taux de conversion qui sera utilisé pour convertir les pièces. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante vous propose de récupérer vos modèles de pièces commerciales clients/fournisseurs. 5. Cochez l’option et cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Si votre ancien dossier était en euros, la zone Monnaie du dossier est grisée. Si votre ancien dossier était tenu dans une autre monnaie que l’Euro, vous devrez sélectionner ou créer la Monnaie de votre ancien dossier. La migration d’une ancienne version 17 6. Avant de lancer la procédure de récupération, assurez-vous que votre ancienne version n'est pas ouverte. 7. Une fois la note lue, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Mise à niveau de votre ancien dossier Si votre dossier correspond à une version inférieure à Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00) La fenêtre suivante s’affiche. Vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 6.00 (2000). Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 6.00 et 10.00 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une version supérieure. Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier correspond à une version comprise entre Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00) et Ciel Gestion commerciale 2004 (version 10.00) Dans ce cas, une première mise à niveau va être nécessaire avant d'aborder la récupération. Le message suivant s'affiche : La migration d’une ancienne version 18 • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La récupération de votre ancien dossier commence. Le compte rendu de la récupération Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre s'affiche. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. La migration d’une ancienne version 19 Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante située au-dessus de l'ascenseur vertical.  Ce compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Récupérer les modèles de l’ancien dossier A la fermeture de la fenêtre du compte rendu, la fenêtre de récupération des modèles de pièces commerciales clients/fournisseurs s’affiche (à condition d'avoir coché l'option correspondante avant la récupération). Cette fenêtre vous permet de récupérer les modèles de pièces commerciales que vous aviez paramétrés dans l'ancienne version. Il n'est pas nécessaire de récupérer les modèles standards car ils sont déjà créer dans la nouvelle version. 1. Sélectionnez dans la zone Affichage les pièces commerciales à prendre en compte : Pièces clients ou Pièces fournisseurs.  Les modèles cochés favoris dans l'ancienne version apparaissent en rouge gras dans la liste. 2. Pour récupérer un modèle, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton [Convertir]. 3. Saisissez le nom du modèle de pièces. Il sera enregistré dans la nouvelle version avec le nom que vous lui aurez attribué. La migration d’une ancienne version 20 Le modèle récupéré s’affiche. 4. Cliquez sur le bouton [Fermer] ou modifiez le modèle si nécessaire et cliquez sur le bouton [OK]. 5. Répétez la procédure pour chaque modèle à récupérer.  Le modèle récupéré s’affiche dans la partie inférieure de la liste en gris clair. A la fin du traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale.  Vous pourrez récupérer ultérieurement vos modèles à l’aide de la tâche Récupération Pièces à installer dans la barre de navigation. Vérification après récupération Le nom utilisateur et le mot de passe Si vous aviez défini plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier, vous devez, après l’ouverture du dossier dans la nouvelle version, vérifier le nom Utilisateur et le Mot de passe. Attention ! Vous pouvez accéder à l’ancienne version de votre dossier en activant la commande DÉMARRER VERSION < A 2006 du menu DIVERS. Vérifiez et saisissez éventuellement le nom utilisateur et le mot de passe. La migration d’une ancienne version 21 Nouvelle interface du logiciel Dans cette nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, l’interface du logiciel a été modifiée pour vous en faciliter l’utilisation. Nous allons détailler ici, via les fenêtres Liste des clients et Liste des pièces clients, les principales différences existant entre l’ancienne et la nouvelle version. Les fenêtres Ancienne version Lorsque vous activiez la commande CLIENTS du menu BASES, la fenêtre suivante s’ouvrait affichant la liste de tous les clients créés dans l’application. La migration d’une ancienne version 22 Nouvelle version Lorsque vous activez la commande CLIENTS du menu LISTES, la fenêtre ci-dessous s’affiche. Une nouvelle interface vous permet d’effectuer directement certains traitements (créer un client, créer une pièce, effectuer un règlement, etc.). Affichage et recherches Nouvelle version La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale vous permet, lorsque vous activez la commande PIÈCES CLIENTS du menu VENTES ou PIÈCES FOURNISSEURS du menu ACHATS, de visualiser en un clic, la liste de toutes les pièces commerciales clients ou fournisseurs existantes. Afficher les pièces commerciales d’un type particulier Pour afficher les pièces commerciales d’un type en particulier, cliquez sur l’un des liens situés dans la partie gauche de la fenêtre Liste des pièces clients. La migration d’une ancienne version 23 Exemple Pour afficher les pièces Factures, cliquez sur le lien Factures : Afficher une pièce à partir de son numéro • Pour afficher une pièce dont vous connaissez le numéro, saisissez ce numéro dans la zone de recherche. Exemple Pour afficher la facture FA0037 du client ZAMACHOWSKI saisissez FA0037 dans la zone de recherche :  Vous pouvez effectuer à partir de cette zone des recherches simples ou avancées et enregistrer vos critères de recherches.  Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches) du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Boutons de commande Ancienne version Les commandes CRÉER, MODIFIER, etc., étaient accessibles à partir de : • la barre d’outils • du menu EDITION • du menu CONTEXTUEL (clic droit). Nouvelle version Les boutons situés dans la partie supérieure de la fenêtre vous permettent d’accéder aux principales commandes exécutables à partir de la fenêtre. Exemple Dans la fenêtre Liste des clients, ces boutons permettent respectivement de : • créer un client • modifier un client La migration d’une ancienne version 24 • supprimer un client • créer une pièce commerciale pour le client sélectionné • effectuer un règlement client. Icônes de liste Dans la nouvelle version, les icônes placées sur le côté droit permettent de définir les propriétés de la liste, d’obtenir un aperçu de la sélection avant impression, d’imprimer la sélection de la liste et d’accéder à d'autres fonctionnalités comme l'édition de graphiques, l'export de la sélection, etc. La migration d’une ancienne version 25 Nouveaux accès Dans cette nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications : Ancienne version Nouvelle version Menu BASES Menu LISTES Vous retrouvez désormais vos principales commandes (clients, fournisseurs, articles, familles articles, modes de règlement, etc.) dans le menu LISTES. Menu BASES commande JOURNAL COMPTABLE Menu TRAITEMENTS commande LIAISON COMPTABLE Menu BASES commande TABLES La gestion de la TVA, TPF, des modes de règlement et des tarifs par familles s’effectuait via cette commande. Menu LISTES Des commandes spécifiques (TVA, modes de règlement) sont disponibles dans le menu LISTES. Menu BASES commande MOUVEMENTS DE STOCKS - menu CONTEXTUEL (clic droit) RÉGULATION DES STOCKS Menu TRAITEMENTS commande RÉGULATION DES STOCKS Menu BASES commande GESTION DES NOMENCLATURES (assemblage - désassemblage) Menu TRAITEMENTS commande GESTION DE PRODUCTION (assemblage - désassemblage - annulation d’assemblage - commandes fournisseurs) Menu UTILITAIRES commande TOP CLÔTURE Menu TRAITEMENTS commande TOP CLÔTURE Menu VENTES/Menu ACHATS Vous pouvez visualiser toutes les pièces clients ou toutes les pièces fournisseurs en activant respectivement les commandes PIÈCES CLIENTS et PIÈCES FOURNISSEURS. Menu VENTES/ Menu ACHATS Gestion des FACTURES D’ACOMPTE Le menu DIVERS regroupe des commandes issues de différents menus dans l’ancienne version (analyseur commercial ventes/achats, statistiques, objectifs, répartition par famille, etc.) Menu FENÊTRES commande PASSER EN MODE DÉCOUVERTE / PASSER EN MODE COMPLET Menu DIVERS commande MENUS DÉCOUVERTE / MENUS STANDARD Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL La migration d’une ancienne version 26 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale.  Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL... du menu ? ou AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Gestion commerciale Tableau de correspondance Ciel Gestion commerciale Evolution Numéro de version Millésime 6.0 - 6.01 2000 7.0 - 7.01 - 7.10 2001 8.0 - 8.01 - 8.10 - 8.11 2002 9.0 2003 10.0 - 10.01 2004 11.0 2005 12.0 2006 13.0 - 13.20 2007 14.0 2008 15.0 - 15.10 2009 16.0 - 16.10 2010 17.0 - 17.10 2011 18.0 - 18.10 2012 19.0 - 19.60 - 19.61 2013 20.0 - 20.1 2014 Numéro de version Millésime 1.10 - 1.11 - 1.20 - 1.21 2002 2.0 - 2.01 - 2.02 2003 3.0 - 3.01 2004 4.0 2005 5.0 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.31 - 5.40 2006 6.0 - 6.10 - 6.20 - 6.30 - 6.50 2007 7.0 - 7.10 2008 8.0 - 8.10 2009 9.0 - 9.10 2010 10.0 - 10.10 2011 11.0 - 11.10 2012 12.0 - 12.10 - 12.60 - 12.61 2013 13.0 - 13.1 2014 La migration d’une ancienne version 27 Tableau de correspondance Ciel Gestion commerciale - Ciel Up To Experts Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale ou Ciel Gestion commerciale Evolution doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • vérification de la monnaie du dossier (euros) • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Gestion commerciale • Sélection de votre ancien dossier • Saisie éventuelle du mot de passe • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier • Récupération et compte rendu du traitement Après la récupération • Récupération éventuelle des modèles de pièces. Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Les éléments suivants ne seront pas récupérés : • les états paramétrables • les ordres d’assemblage et de désassemblage • le journal des transactions • les mémos, les glossaires Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Créez un nouveau dossier dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale et lancez une restauration de vos données (Menu DOSSIER commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réindexer]. 3. Lancez une réorganisation de la base dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale. Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence c'est qu'elle intervient sur les changements de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réorg]. 4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données. Numéro de version Millésime 20.1 2014 L’historique des nouveautés 28 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.0 et Evolution 6.0. Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 Nouvel Intuiciel  Menu DIVERS commande INTUICIEL L’Intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L’Intuiciel © est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Récupération des données de Ciel Devis Facture  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Facture.  Pour des informations détaillées sur la récupération d’un dossier de Ciel Devis Facture, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. L’historique des nouveautés 29 Archivage des pièces commerciales avant la purge (Norme DGI)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGI, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la purge de vos pièces commerciales.  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu DIVERS de votre application.  Pour des informations détaillées sur l’archivage DGI, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Commandes fournisseurs pour les articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS Cette fonctionnalité permet de réapprovisionner des articles qu’ils soient en rupture de stock ou non. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes fournisseurs à travers 3 étapes.  Pour des informations détaillées sur les Commandes fournisseurs, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Gestion e-Commerce  Menu VENTES - commande E-COMMERCE Cette commande permet d’accéder directement depuis Ciel Gestion commerciale aux fonctionnalités d’eCommerce. Impression d’un état récapitulatif TVA et TPF  ETATS - commande ÉTATS RÉCAPITULATIFS Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF (Taxe para fiscale). Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes.  Pour des informations détaillées sur les Etats récapitulatifs, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Impôts (DGI) impose un archivage des données. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. L’historique des nouveautés 30 Les nouveautés des versions 13.20 et Evolution 6.20 Gestion de la norme DEEE  Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage. L'éco-participation correspond à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation, ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite. Ce montant doit apparaître sur la fiche de l'article. A partir de la liste des éco-participations, vous pouvez créer des éco-participations pour ensuite les affecter à vos articles, les modifier ou supprimer.  Pour des informations détaillées sur l’éco-participation, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. L’historique des nouveautés 31 Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 Gestion des prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. Cette liste répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des prospects, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect. De même, vous pouvez ÉTABLIR UN DEVIS pour le prospect sélectionné ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Pour des informations détaillées sur la gestion des prospects, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Pièce commerciale client : Saisie Document Uniquement pour les pièces commerciales de ventes Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la LISTE DES PIÈCES CLIENTS. L’historique des nouveautés 32 Exemple : Extrait d'un devis  Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Liste des ordres de production Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION Cette commande permet de consulter les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage. • créer un ordre de production (commande accessible également par le menu Contextuel - clic droit) • consulter un ordre de production 1. Sélectionnez l'ordre de production que vous souhaitez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter].  Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l'icône . Les recherches Trouvtoo  Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop : nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. L’historique des nouveautés 33 Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide  Icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur pour valider le formulaire et lancer la connexion. Gestion des articles en langues étrangères Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Fiche Article - bouton [International] Cette commande vous permet de saisir vos articles vendus à l'international dans 2 langues étrangères. Vous pouvez par exemple saisir dans l'onglet Langue 1 un article en Anglais puis dans l'onglet Langue 2 ce même article en Chinois. 1. Indiquez le Libellé de l'article puis saisissez le descriptif dans la zone Désignation. 2. Cliquez sur [OK] pour valider.  Vous pourrez par la suite éditer vos articles en prenant en compte le critère de la langue. Générer des écritures au format RImport  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Onglet Destination du transfert Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Vous devez indiquer le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Assistant de création d’un dossier : insertion du Logo  Menu DOSSIER - commande CRÉER - mode détaillé Si vous optez pour la création d’un dossier en mode détaillé, vous pouvez au cous de l’étape 3 insérer le logo de votre société. • Vous pouvez coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier. L’historique des nouveautés 34 • Vous pouvez importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • Vous pouvez récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. Pour régler la taille de l'image Faites glisser le curseur de contrôle de la taille vers la droite pour augmenter la taille de l'image ou vers la gauche pour la réduire. Abonnements clients et fournisseurs : périodicité semestrielle Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu VENTES/ACHATS - commande ABONNEMENTS Vous pouvez générer un abonnement clients ou fournisseurs tous les semestres. Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue (devis, facture, commande...) Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser pour transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. 2. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Gestion des comptes Effets à recevoir et Effets à payer  Menu LISTES - commande MODES DE RÈGLEMENT Vous pouvez définir dans les modes de règlement : • le compte comptable Clients – Effets à recevoir utilisé lors de la liaison comptable des règlements clients. • le compte comptable Fournisseurs – Effets à payer utilisé lors de la liaison comptable des règlements fournisseurs. Dépôts : Articles en stock Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Dépôts Pour gagner du temps, vous pouvez à partir de l’onglet DÉPÔTS n’afficher que les dépôts qui ont du stock de l’article sélectionné. L’historique des nouveautés 35 Préférences de saisie et d’enregistrement d'une pièce commerciale  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GESTION COMMERCIALE-SAISIE DES PIÈCES COMMERCIALES Lors de la saisie d’une pièce commerciale... Dans la fenêtre Préférences saisies vous pouvez d'une part paramétrer le mode de saisie par défaut des pièces commerciales de vente. Vous pouvez opter pour : • une saisie Standard • une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente). • avoir le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. A l’enregistrement d’une pièce commerciale... Une fois votre pièce commerciale enregistrée, une fenêtre vous propose d’effectuer une ou plusieurs actions. Vous pouvez paramétrer l’affichage de cette fenêtre dans les préférences de saisie des pièces commerciales. Sélectionnez la ou les opération(s) à effectuer puis validez par [OK]. • Valider la pièce, Régler la pièce • Imprimer la pièce, Envoyer la pièce par e-mail, Visualiser la pièce (aperçu) 3. Si vous souhaitez effectuer ces opérations ultérieurement, cliquez sur le bouton [Plus tard].  Pour Ne plus afficher cette fenêtre, cochez l'option correspondante. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Gestion commerciale vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Ajout du bouton [Aperçu] dans les listes des pièces commerciales de vente et d’achat Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton [Aperçu]. La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. L’historique des nouveautés 36 Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 Modification de l’interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 37 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Localisation, itinéraire et recherche d’adresse  Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse. Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Facturation, présentés sous la forme suivante : Localisation • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client, prospect ou fournisseur). Recherche d’adresse • : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 38 Visualiser en PDF Vous pouvez désormais visualiser l’aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. Afficher l’aperçu dans les listes Dans les listes des pièces commerciales clients ou fournisseurs (devis, factures, avoirs, commande, etc) ainsi que dans la liste des clients, fournisseurs, prospects, articles et représentants, la nouvelle fonction Afficher l’aperçu vous permet de visualiser directement l’état de la sélection. Cette fonction est accessible à partir du bouton [Options]. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer directement en faisant un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Facturation, vous disposez du nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre prospect ou de votre fournisseur via le site Infogreffe. Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Attention Pour visualiser l’aperçu en PDF, l’application Adobe Reader doit être installé sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 39 eBay  Menu VENTES - commande EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs options : • Bien démarrer sur eBay Cette option vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette option vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette option vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette option vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette option vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Tous les modèles d’annonce que vous avez précédemment créés s’enregistrent automatiquement dans le menu VENTES - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette option vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Envoyer des emails à partir d’une liste  Menu LISTES - commandes CLIENTS ou FOURNISSEURS ou PROSPECTS ou REPRÉSENTANTS ou menu VENTES - commandes PIÈCES COMMERCIALES Vous pouvez envoyer un email à partir de toutes les listes où vous avez accès à une adresse email. 1. Dans la liste des clients, fournisseurs, prospects, représentants ou des pièces commerciales, faites un clic-droit. 2. Sélectionnez l’option Envoyer un email. Une fenêtre s’affiche. 3. Rédigez votre email et cliquez sur [OK]. Calcul prix et poids des articles  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton - Calcul prix/poids nomenclatures Cette fonction est déjà présente dans la fiche article, onglet Nomenclature. Désormais, elle est également accessible à partir de la liste des articles, ce qui permet de calculer le prix et le poids de plusieurs articles à la fois. L’historique des nouveautés 40 Mise à jour des désignations longues : libellés de la nomenclature  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton - Mise à jour des désignations longues Vous pouvez maintenant récupérer les libellés de la nomenclature en plus du libellé de l’article. Pour cela, vous devez cocher l’option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Ainsi, lorsque vous lancerez une mise à jour des désignations longues, l’assistant vous proposera une nouvelle étape permettant de récupérer ou non les libellés de la nomenclature. Recalcul du PAMP  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ASSEMBLAGE Vous pouvez choisir la méthode de calcul du PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) lors d’un assemblage. Deux méthodes de calcul sont proposées : • Suivant le prix d’achat : les prix d’achat des articles de la nomenclature sont utilisés pour calculer le PAMP de l’article à assembler. • Suivant le PAMP : le PAMP de la nomenclature est utilisé pour calculer le PAMP de l’article à assembler. Choix du contact dans les pièces commerciales  Menu VENTES - commandes PIÈCES CLIENTS Dans tous les types de pièces commerciales, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans l’onglet Infos tiers, vous disposez maintenant de la liste déroulante Nom Contact qui vous permet de sélectionner un contact.  Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des clients, prospects ou fournisseurs (menu LISTES - commande CLIENTS / PROSPECTS / FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Contact).  Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 41 Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients, prospects, fournisseurs, représentants, articles, familles articles, tarifs, mouvements de stock, modes de paiement, comptes, journaux, codes analytiques, écoparticipations, pièces clients, détail pièces clients, règlements (client), abonnements clients, pièces fournisseurs, détail pièces fournisseurs, règlements (fournisseur), abonnements fournisseurs. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Les règles  A partir de la barre de navigation Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.  Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Options de saisie de facturation  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale - Saisie des pièces commerciales En création de pièce commerciale, la sélection du client et de l’article peut se faire deux façons : soit par le code soit par le nom. Il suffit de choisir l’option qui vous convient. L’historique des nouveautés 42 Gestion des remises et promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS La nouvelle commande REMISES/PROMOTIONS permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Calculs sur les quantités  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ La nouvelle commande CALCULS SUR QUANTITÉ vous permet de créer des règles de calcul, dans le but de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente). Exemple : vous vendez des bobines de fil électrique au mètre et vous facturez en nombre de bobines (et non au mètre). Il suffit de définir une règle qui calcule le nombre de bobines en fonction de la longueur que le client veut.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée) Définition des clients NPAI  Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet Adresse ou Livraison Dans les fiches clients, l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) permet d’indiquer que l’adresse de facturation et/ou de livraison d’un client n’est plus correcte. Ces clients seront exclus des relances que vous ferez. Et, quand vous saisirez des pièces commerciales de vente, vous pourrez être averti qu’une adresse client est incorrecte, à condition d’activer l’alerte (Voir Activation d’une alerte, page 42.) Activation d’une alerte  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté lors de vos saisies de pièces commerciales qu’une adresse client (adresse de facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses des prospects. Il suffit de cocher l’option Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour activer cette alerte. Alerte de l’encours client dépassé  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté qu’un client a dépassé son encours au moment de la validation d’une facture. Il vous suffit de cocher la nouvelle option Encours client dépassé dans la fenêtre Paramètres de facturation. Recherche d’un article par le code-barre  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre. 1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre. 2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatique- L’historique des nouveautés 43 ment puis la fiche de l’article concerné s’ouvre. Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre manuellement. Gestion de l’unité de l’article  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Complément Dans les fiches articles, des unités (Kg, Litre, Mètre...) vous sont maintenant proposées et sont reprises dans les pièces commerciales.  Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic-droit dans la zone Unité, commande CRÉER. Saisie d’un article par la référence fournisseur  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - bouton [Créer] - onglet Lignes  Menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Lignes Dans la colonne Réf. Fournisseur, vous pouvez sélectionner un article par sa référence fournisseur. Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur, dans la zone Référence.  Si cette colonne n’est pas affichée, faites un clic-droit et choisissez PROPRIÉTÉS DE LA LISTE puis cliquez sur le bouton [Colonnes affichées] enfin ajoutez Référence fournisseur. Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces  Menu VENTES - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale  Menu ACHATS - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue, • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix d’achat, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité. Etats pièces clients : nouvel assistant de création  Menu DOSSIER - commande OPTION - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille Dessin pièces clients Afin de faciliter la création de vos propres états de type Dessin pièces clients, vous disposez maintenant d’un assistant. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Créer] et nommez votre nouvel état, cet assistant s’affiche Il vous suffit de suivre les étapes indiquées. L’historique des nouveautés 44 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 45 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash sur la sélection permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, fournisseurs, prospects, articles, des pièces clients, des pièces fournisseurs, des avoirs, commandes, factures, devis, factures d’acompte, abonnements, bons de réception, bons de livraison, remises en banque). Ajout de l’option Affiner la sélection  Menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK ou ORDRES DE PRODUCTION L’option Affiner la sélection est également disponible dans la liste des mouvements de stock et dans la liste des ordres de production. Vous accédez à cette option en cliquant sur le bouton . Gestion des retours pour les ventes Ebay  Menu VENTES - commande EBAY - PARAMÈTRES Maintenant, vous pouvez gérez les retours des ventes effectuées via Ebay. Pour cela, vous devez renseigner l’onglet Compléments dans la fenêtre Paramètres Ebay. 1. Cochez l’option Retours acceptés pour activer la gestion des retours. 2. Déterminez ensuite le nombre de jours dont le client bénéficie pour retourner les articles. 3. Cochez l’option Frais de retour pris en charge par le vendeur si vous payez les frais de port de retour. L’historique des nouveautés 46 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats  Menu VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale Vous pouvez désormais ajouter des sous-totaux dans les lignes de vos pièces commerciales. Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. • En saisie standard, vous disposez du bouton qui permet d’insérer une ligne de soustotal et de choisir des colonnes à prendre en compte dans le sous-total. • En saisie document, vous disposez des commandes AJOUTER UN SOUS-TOTAL et COLONNES SOUS-TOTAL, accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche F1). Amélioration des remises/promotions  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Dans l’onglet Saisie des paramètres de facturation, vous avez une nouvelle option Remises/Promotions. En cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article.  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS Vous pouvez maintenant créer une remise en montant, en plus du pourcentage. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Il est possible de créer des remises/promotions par tranche. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton [Modifier les tranches]. Vous pouvez définir un nombre illimité de tranches et mélanger des remises en pourcentage /en montant. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale. Gestion des affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Menu VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Dans un premier temps, vous allez créer vos affaires via le menu LISTES, commande AFFAIRES. Ensuite, vous les affecterez aux pièces commerciales (à partir du menu VENTES ou ACHATS). • En saisie standard, vous disposez d’une zone Affaire. Il suffit de cliquer sur l’icône située en fin de zone pour sélectionner l’affaire à laquelle la pièce doit être rattachée. • En saisie Document, vous devez cliquer sur le bouton pour sélectionner une affaire. L’historique des nouveautés 47 Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. L’historique des nouveautés 48 Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. • Choix des langues Ciel Gestion commerciale Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. L’historique des nouveautés 49 Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients et fournisseurs : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS ou FOURNISSEURS, onglet Banque. • banques : accessibles par le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE ou par le menu LISTES - commande BANQUE, onglet R.I.B./Divers. Suivi des affaires  Menu LISTES - commande CLIENTS  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Vous pouvez associer une affaire à un client ou à un fournisseur. Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client ou du fournisseur. Pour cela, vous disposez de la zone Affaires.  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires peuvent maintenant être suivies. A cet effet, vous disposez des onglets Pièces et Stocks : • L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. • L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. De plus, les informations relatives aux ventes ou aux achats ont été regroupées. Vous retrouvez un seul onglet Objectifs et un seul onglet Statistiques. Des options Achats ou Ventes permettent de voir les données correspondantes. Optimisation de la saisie par douchette  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale Dans les préférences Saisie des pièces clients et Saisie des pièces fournisseurs, des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. L’historique des nouveautés 50 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu VENTES - commande ABONNEMENTS CLIENT  Menu ACHATS - commande ABONNEMENTS FOURNISSEUR Il est possible de générer plusieurs factures d’abonnement en seule fois. Dans la liste des abonnements clients ou dans la liste des abonnements fournisseurs, il suffit de sélectionner tous les abonnements que vous souhaiter générer en facture. Pour une sélection multiple, cochez la case de la première colonne. Le bouton [Générer les factures] est alors accessible et il ne vous reste plus qu'à cliquer dessus. Gestion avancée des relances clients Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Jusqu'à présent, vous pouviez simplement éditer des lettres de relance. Dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un traitement plus complet et par niveaux.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS).  Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux. Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau, à gauche de la fenêtre apparaît les trois niveaux des relances. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez les pièces relancées trois fois et toujours non réglées. Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté pour les pièces choisies.  Menu LISTES - commande CLIENTS L’onglet Relances présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire) ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû). Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 51 Les nouveautés des versions 18.10 et Evolution 11.10 Nouveautés relatives à la Loi SEPA Vous pouvez maintenant effectuer les paiements des clients par prélèvement et/ou des fournisseurs par virement avec la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area). A cet effet, la remise en banque a été enrichie, la notion de mandat SEPA a été ajoutée et les virements fournisseurs ont été intégré à votre logiciel. Enfin, la fonction «Migration SEPA» a été mise en place afin de vous aider à restituer vos identifications bancaires selon cette norme. Migration SEPA  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA Le format d’identité bancaire répondant à la norme SEPA se compose d’un code IBAN et d’un code BIC. Et, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Vous enregistrez un fichier regroupant les données RIB que vous envoyez ensuite à un intervenant (banque, logiciel habilité...). Une fois le fichier renvoyé par l’intervenant, le logiciel réécrit automatiquement les IBAN et BIC. Assistant de migration  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - ASSISTANT DE MIGRATION... L’assistant de migration des RIB en IBAN/BIC s’affiche. Deux choix vous sont proposés : • Envoyer vos RIB : cette fonction vous permet d’exporter les RIB de vos clients et/ou fournisseurs. • Recevoir vos IBAN/BIC : cette fonction vous permet d’importer les IBAN/BIC de vos clients et/ou fournisseurs. Vérification des données bancaires  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - VÉRIFICATION DONNÉES BANCAIRES Cette fonction permet de vérifier la validité des données bancaires des clients, fournisseurs et banques. Mandat SEPA  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Banque Lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client doit vous livrer un mandat vous autorisant à le débiter. Et, il est obligatoire de renseigner la référence et la date du mandat de votre client. A cet effet, vous disposez du bouton . Prélèvement au format SEPA  Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Vous pouvez effectuer des paiements client par prélèvement (magnétique) au format SEPA. Et, vos ordres de prélèvement sont directement envoyés à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Pour éviter les erreurs lors de la remise en banque, vous devez au préalable : • télécharger le module Ciel directdéclaration via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer, • renseigner l’IBAN et le BIC de votre client (onglet banque de la fiche) et de votre banque, • renseigner le numéro de Mandat SEPA dans la fiche de votre client, • renseigner votre numéro de Siret dans les paramètres société, • avoir un mode de paiement de type Prélèvement défini comme magnétique, • saisir un règlement client utilisant ce mode de paiement. L’historique des nouveautés 52 Lors de la remise en banque, après avoir cliqué sur le bouton [Générer le fichier], il vous suffit de sélectionner l’option SEPA ainsi que le bordereau de remise prélèvement SEPA. Virements fournisseurs  Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Ciel Gestion commerciale gère désormais les virements SEPA. Les virements fournisseurs sont directement télétransmis à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Pour avoir accès à ce mode de paiement vous devez avoir au préalable : • téléchargé le module Ciel directdéclaration via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer, • un mode de paiement de type Virement défini comme magnétique, • saisi un règlement fournisseur utilisant ce mode de paiement, • renseigné l’IBAN et le BIC de votre fournisseur (onglet banque de la fiche) et de votre banque, • renseigné votre numéro de Siret dans les paramètres société depuis le menu DOSSIER. Pour remettre en règlement fournisseur, sélectionnez l’élément souhaité dans la liste puis cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de la fenêtre. Vous pourrez ensuite modifier le paiement si besoin, ainsi que générer le fichier et éditer une remise de virement. L’historique des nouveautés 53 Les nouveautés des versions 19.0 et Evolution 12.0 L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de fonctions essentielles à la gestion commerciale. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de gestion commerciale. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Gestion commerciale auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de ligne. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. L’historique des nouveautés 54 Commissions fixes et variables Nouvelle liste des commissions  Menu LISTES - commande COMMISSIONS. Une nouvelle liste vous permet de gérer toutes les commissions que vous utilisez et qui sont différentes du taux par défaut défini dans les fiches des représentants. Les commissions peuvent être fixes ou variables. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer des commissions mais aussi les affecter à des représentants, annuler les affectations, les désactiver.  Pour plus de détails, reportez-vous à l'Aide intégrée au logiciel (touche F1). Dans les fiches des représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. La fiche d'un représentant présente deux onglets dédiés à l’attribution des commissions. L'onglet Commissions fixes vous permet de déterminer un taux de commission général pour le représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour des articles. Et, l'onglet Commissions variables vous permet de déterminer un taux de commission variable pour des articles. Dans les pièces commerciales  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - onglet Lignes. Il vous est possible de visualiser le montant ou le taux de commission perçu par le représentant sur une ligne de facturation ainsi que d'en modifier les valeurs. Vous devez ajouter les colonnes Représentant, Nom Représentant, Mt Commissions. Pour cela, faites un clicdroit sur l’en-tête d’une colonne et choisissez la commande MODIFIER LES COLONNES. Et, ajoutez les colonnes. Vous pouvez alors modifier directement dans la pièce le montant de la commission et le représentant. A partir du bouton [Options], vous disposez de la fonction Recalculer les commissions. Celle-ci permet de revenir à la valeur initiale de la commission. Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Professionnel indépendant. Dans l'assistant de création d'un dossier, il vous suffit de sélectionner l'option Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis de cliquer sur le bouton [OK]. Ensuite, le logiciel détecte les dossiers de Professionnel indépendant et vous propose de sélectionner le dossier à récupérer. Les nouvelles alertes  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Vous disposez de nouvelles alertes vous permettant d'optimiser vos saisies de pièces commerciales : • Quantité en stock ... inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum. • Prix de vente de l’article inférieur à son prix d’achat ou PAMP : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP. De plus, pour l'alerte portant sur la quantité insuffisante sur stock, vous pouvez choisir d'être alerté sur le stock théorique, en plus du stock réel et disponible. L’historique des nouveautés 55 Regroupement des adresses clients et fournisseurs Dans les fiches clients  Menu LISTES - commande CLIENTS Les différentes adresses d'un client de facturation ou de livraison sont regroupées dans l’onglet Adresses de la fiche du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). Dans les fiches fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Les différentes adresses de facturation du fournisseur, principales et autres, sont gérées au même niveau dans la fiche du fournisseur. Dans l'onglet Adresses, l'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses de facturation du fournisseur. Dans les pièces commerciales  Menu VENTES -commande PIÈCES CLIENTS  Menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS Dans l'onglet Infos tiers d'une pièce commerciale de vente ou d'achat, au niveau de la zone Société, l'icône d'appel de liste vous permet de choisir l'adresse qui sera affichée dans la pièce commerciale. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Remises/Promotions par tranches successives Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS - bouton [Modifier les tranches]. Vous pouvez définir des remises selon des tranches successives. La remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise. Dans la fenêtre Modifier les tranches, il vous suffit de sélectionner l’option Tranches successives. Migration SEPA : modification de l’envoi Pour rappel, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Celle-ci s'effectue maintenant par télétransmission via le module Ciel directDéclaration. Vous pouvez le télécharger directement depuis votre logiciel à partir du menu DIVERS. L’historique des nouveautés 56 FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des FlashCode dans vos états. Les FlashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur FlashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture). Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Celle-ci est visible lorsque votre logiciel a détecté un dossier issu d'une ancienne version sur votre disque dur. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 57 Les nouveautés des versions 19.60 et Evolution 12.60 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES DE FACTURATION - Onglet Etats Dans l’onglet Etats des paramètres de facturation, une nouvelle zone Mentions NRE vous permet de saisir le montant forfaitaire des frais de recouvrement. Vous pouvez saisir également le taux d’escompte pour paiement anticipé et le taux de pénalité de retard. Cette indemnité a été intégrée dans les états suivants : • les modèles standard des familles Dessins pièces clients et Dessins Saisie document ayant déjà l’intégration de loi N.R.E. • la lettre de pénalités de retard • l’état Relance avec infos pénalités de retard • les Conditions générales de vente. Programme Amélioration Produits  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GÉNÉRALES (Mode avancé) Vous pouvez désormais participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Pour cela, il vous suffit d’accepter les conditions générales d’utilisation et de cliquer sur le bouton [OK]. Par défaut, cette préférence est désactivée.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. L’historique des nouveautés 58 Les nouveautés des versions 20.0 et Evolution 13.0. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. En mise à jour de votre dossier, une nouvelle fenêtre Contrôle de la Comptabilité Informatisée s’affiche afin que vous puissiez y renseigner les dates de l’exercice en cours. 1. Saisissez les dates de votre exercice en cours dans la zone Exercice du ... au ... 2. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. Un message d’avertissement vous recommande de faire une sauvegarde de votre dossier Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. L’archivage de vos données est obligatoire. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes aux normes DGFiP sur les trois exercices antérieurs à l’exercice courant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant] puis sur le bouton [Générer] dans l’assistant, votre logiciel Ciel génère automatiquement les sauvegardes des trois exercices précédents selon la norme DGFiP.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lorsque vos sauvegardes DGFiP ont été générées, elles sont accessibles pour consultation en lecture seule via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous y retrouvez la liste des sauvegardes DGFiP classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez ouvrir vos sauvegardes DGFiP, les enregistrer sous un support externe (clé USB, CD Rom...) ou les envoyer par e-mail. Modification des décimales  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GESTION COMMERCIALE (Mode avancé) Après la création de votre dossier, vous pouvez modifier le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciale en mode avancé. Attention Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Plus tard] sans renseigner les dates de votre exercice en cours. Dans ce cas, vous avez un délai d’un mois pour le faire. A chaque lancement de votre logiciel, cette fenêtre réapparaîtra. Attention Ces sauvegardes DGFiP pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Attention Le nombre de décimales n’est modifiable que si vos pièces ne sont pas encore validées. L’historique des nouveautés 59 Intuiciel Windows™ 8 L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8. De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment. Interface tactile Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile. 1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous indiquer que le mode tactile est actif. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît. La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou annuler les modifications. La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les restaurer ou annuler les modifications. Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement réalisé, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Votre logiciel Ciel sauvegarde automatiquement toutes les données de gestion conformément à la norme DGFiP. Vous pouvez faire une sauvegarde supplémentaire sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...).  Une sauvegarde de votre dossier vous est proposée et est fortement recommandée car ce traitement est irréversible.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Gestion commerciale Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - Guide des mises à jour - MAJ WG 20.1/13.1 - 09.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale Ciel Gestion commerciale Evolution Ciel Gestion commerciale - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne commerciale : de la mise en place d'un dossier (avec les clients, les articles, les fournisseurs) à la saisie puis aux traitements des pièces commerciales. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence ainsi que de l’aide contextuelle. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..............................................................................................5 Documentation........................................................................................................................ 6 Si vous débutez ....................................................................................................................... 7 Entraînez-vous...................................................................................................................... 11 Création et mise en place d’un dossier......................................................19 Créez votre dossier ............................................................................................................... 20 Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts............................................. 23 Les paramètres du dossier..................................................................................................... 24 Créez les données de base .................................................................................................... 26 Saisie et traitements des pièces commerciales ..........................................41 Saisissez les pièces clients..................................................................................................... 42 Saisissez les pièces fournisseurs............................................................................................ 58 Gestion de production ........................................................................................................... 59 Commandes des articles en rupture....................................................................................... 60 Les états ...................................................................................................61 Principes généraux ................................................................................................................ 62 Les états articles.................................................................................................................... 64 Les états clients fournisseurs................................................................................................. 67 Les états analyses.................................................................................................................. 73 Traitements de fin d’année .......................................................................76 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 77 Le journal comptable............................................................................................................. 78 La régulation des stocks........................................................................................................ 79 Purge des pièces commerciales ............................................................................................. 80 Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 81 Gestion des dossiers.................................................................................82 La sauvegarde ....................................................................................................................... 83 La restauration ...................................................................................................................... 84 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste............................................................... 86 Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution........................87 La gestion des stocks multi-dépôts ....................................................................................... 88 La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux............................................................. 90 La relation client.................................................................................................................... 91 Gestion avancée des relances clients ..................................................................................... 92 Liste des ordres de production .............................................................................................. 93 Les factures d’abonnement.................................................................................................... 94 Les factures multi-échéances ................................................................................................ 95 Les infos «perso»................................................................................................................... 96 La gestion des sociétés.......................................................................................................... 96 Administration avancée des utilisateurs................................................................................. 96 Index ........................................................................................................97 Prise en main Prise en main 6 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels au format PDF accessibles depuis le menu AIDE : • le Manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel et en fin de manuel les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution. • le Manuel de référence qui décrit menu par menu la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient la Présentation générale (qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel), le Générateur d’états (qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions), et le Générateur de Tableaux de bord (qui décrit la personnalisation des fenêtre de type tableau de bord). • le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version.  L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre ordinateur. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton . Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. Prise en main 7 Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Gestion commerciale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en : • créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales. • saisissant ensuite vos devis clients. • transformant directement un devis en facture. • utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel Gestion commerciale. • personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins.  Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous. • Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille. • Les clients. • Les fournisseurs. • Les représentants. • Les familles d'articles. • Les articles. Voir Créez les données de base, page 26. Saisissez un nouvel article La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles. Pour saisir un nouvel article : • activez la commande ARTICLES du menu LISTES (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton . • ou cliquez sur le groupe Mes articles de la barre de navigation, puis cliquez sur créer un article. Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis, factures, règlements). Prise en main 8 La fenêtre Article s’affiche.  Pour plus de détails sur la saisie d’un article, reportez-vous au paragraphe “Les articles”, page 30. Créez un devis pour un client Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu VENTES. La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK]. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est obligatoire. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK]. Prise en main 9 Transformez des devis en factures Pour éviter de saisir des factures, Ciel Gestion commerciale vous permet de gagner du temps en transfé- rant directement vos devis en factures. 1. Sélectionnez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, le ou les devis à transformer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer]. 3. Puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE ou TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE. 4. Confirmez le traitement. 5. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51. Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents Ciel Gestion commerciale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.). Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents. Personnalisez vos documents Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à partir du générateur de documents.  Reportez-vous à la partie Générateur d'états du Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Prise en main 10 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble du suivi logique d’une chaîne commerciale. A vous ensuite de l’adapter selon votre propre gestion commerciale. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin d’effectuer des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre société Établissez votre premier devis client Transformez votre devis en facture Enregistrez les règlements clients Transférez les pièces commerciales Communiquez avec vos tiers Gérez vos stocks Analysez vos ventes Enregistrez les éléments de base en comptabilité de votre dossier Prise en main 11 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation, en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.  Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche ). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton [J’ouvre la société exemple].  Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre d’ouverture d’un dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande VOIR LES DOSSIERS EXEMPLES. Prise en main 12 La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions : Attention ! Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Barre de titre Barre de menus Barre d’état Barre d’actions Intuiciel Zone de recherche Prise en main 13 Mon Bureau Mon Bureau accessible par l’icône , est actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 15. L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Mon tableau de bord Mon tableau de bord, est accessible par l’icône . Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez afficher ces données : • pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut), • pour l’année en cliquant sur le bouton . De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à relancer ainsi que les devis en cours. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Prise en main 14 Mes états et statistiques Mes états et statistiques, est accessible par l’icône . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.  Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats du manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d’états. 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d’états. 1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états. Prise en main 15 Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d'icônes s’affiche. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous voulez exécuter. Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Attention ! Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Prise en main 16 Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu’au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée. Renommer une tâche ou un groupe de tâches  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. 4. Appuyez sur la touche de votre clavier. Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Restaurer le bureau par défaut / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : Attention ! Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Prise en main 17 • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Effectuez des recherches avec Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche.  Si vous lancez la recherche sur deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Gestion commerciale, • le mode standard, pour une gestion et un suivi de vos données plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.  Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Besoin d’aide Si vous voulez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône . Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Prise en main 18 Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 20 Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, cochez l’option de votre choix. 2. Renseignez le Nom de votre société. 3. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant Top Départ s'affiche. 4. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Factures, Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant. • Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>] ou bien, • Cochez l'une des options : Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou bien Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Récupération d’un dossier, page 22. Création d’un nouveau dossier Monnaie du dossier 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : • cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, • cliquez sur le bouton [OK]. Longueurs des comptes 2. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 3. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour reprendre les informations saisies lors de votre référencement.  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Création et mise en place d’un dossier 21 Paramétrage des décimales 4. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez paramétrer pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise), les poids, les coefficients etc... à l'aide de ce même bouton. Vous pouvez également définir le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciale (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES (Mode avancé) - GESTION COMMERCIALE).  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Choix du mode de création 5. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier, page 21. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Création détaillée d’un dossier, page 22. Création rapide d’un dossier  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création et mise en place d’un dossier 22 Création détaillée d’un dossier  La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Récupération d’un dossier La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant. 1. Sélectionnez le dossier à récupérer et cliquez sur le bouton [OK]. 2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer : • Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier. • Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération. Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion commerciale. 6. Cliquez sur le bouton [Continuer].  Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler. Création et mise en place d’un dossier 23 Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts Uniquement disponible dans les versions Evolution et Ciel Up To Experts.  Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.  Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d'un modèle Sage Production Experts]. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos clients, fournisseurs, banques et comptes. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Renseignez le Nom de votre société.  Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. L'étape Création à partir de Sage Production Experts s'affiche. 5. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les prix unitaires, les quantités, les taux de remise et d'escompte, les poids.  Tant que vos pièces commerciales ne seront pas validées, vous aurez la possibilité de modifier ces paramètres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - DÉCIMALES. 6. Précisez si vous gérez les stocks ou non dans votre dossier. Si vous répondez Oui, la case Gérer les stocks est automatiquement activée dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION). 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement. Création et mise en place d’un dossier 24 Les paramètres du dossier  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES. Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Comptabilité, Facturation, Numérotation, Banque principale, Calculs sur quantité) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création (création détaillée d’un dossier). Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ. On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expert- comptable, du logo de votre société. Paramètres comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Dans l’onglet Paramètres, définissez : • exercice N : les dates de début et de fin de l'exercice courant de votre société, • les dates de début et de fin de période de saisie, • la date de début de période objectif. La date de fin se calcule automatiquement,  La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. • la TVA sur les ventes, la TVA sur les achats. Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Sélectionnez alors l'option Encaissements. • les principaux comptes et journaux par défaut, • les réglages comptables (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Pour cela, cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta] Dans l’onglet Comptes, paramétrez : • les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé, acompte reçu), • les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.), Paramètres facturation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION. La fenêtre Paramètres de facturation contient des informations variées. Vous devez définir : • la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi- échéances, etc. • les valeurs par défaut à utiliser lors la saisie des pièces commerciales, • l’affichage de messages d'alerte lors de la saisie des pièces commerciales, • les mentions relatives à la loi NRE, etc.  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Facturation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Création et mise en place d’un dossier 25 Paramètres Numérotation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION. La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Numérotation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Paramètres Banque principale  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE. Cette fenêtre regroupe les données bancaires de votre société. Elle vous permet de créer les différents établissements bancaires utilisés par la société.  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Banque principale du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Paramètres Calculs sur quantité  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - CALCUL SUR QUANTITÉ. Les calculs sur quantité sont des règles que vous créez afin de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente).  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Calculs sur quantité du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Création et mise en place d’un dossier 26 Créez les données de base Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier : • Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions, • Les représentants, • Les fournisseurs, • Les articles, • Les familles d’articles, • Les clients, • Les affaires. La TVA  Menu LISTES - commande TVA. Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc. Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA. 1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).  Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser.  La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. 7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK]. Création et mise en place d’un dossier 27 La TPF  Menu LISTES - commande TPF. La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF. Les modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT. Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création. Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Les remises et promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS. La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client. Il est possible de définir deux types de tarifs : • des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles, • des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles. La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.  Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. En version Evolution, il est possible de créer des remises/promotions par tranches. La remise par tranches peut être appliquée de deux façons : • sur la totalité d’une tranche : la remise est calculée sur une seule tranche, celle qui correspond au montant ou à la quantité de l'article. • par tranches successives : la remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise.  Pour obtenir plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Remises/promotions accessible depuis le menu AIDE. Les représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les représentants. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Création et mise en place d’un dossier 28 Les fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS. La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du fournisseur. Identification du fournisseur  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 2. Saisissez le Nom du fournisseur. 3. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaires par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé. 2. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le Mode de règlement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. Création et mise en place d’un dossier 29 3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation du fournisseur. 1. L'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses (principale et autres adresses) du fournisseur. Sélectionnez l'option Facturation puis saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur. 2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet.  Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche . Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur). Onglet Complément Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe). • Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Évolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code analytique. Divers 4. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 5. Sélectionnez à l’aide du bouton le dépôt du fournisseur. 6. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. 7. Si vous souhaitez que les pièces commerciales soient calculées en TTC, cochez l’option Facturer en TTC. Création et mise en place d’un dossier 30 Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement. 8. Précisez alors si vous êtes soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. 9. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. Onglet Banque Identification 1. Renseignez le code IBAN et le code BIC ainsi que le R.I.B. : Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte ainsi que la Clé RIB.  Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Coordonnées 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Les familles d’articles  Menu LISTES - commande FAMILLES ARTICLES. Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode de création des familles d’articles. Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES. Le terme Article fait référence à des produits de négoce, des produits fabriqués, des prestations de service ou bien des produits annexes (port, etc.). Création et mise en place d’un dossier 31 Identification de l’article La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. 3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Quantités en stock Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle, • ou une régulation de stock. Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée. Vous n'avez pas accès aux zones Cde client et Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes achats et / ou ventes non soldées. Création et mise en place d’un dossier 32 Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. • Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). • Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supé- rieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est active. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).  Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. 3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). PAMP Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu LISTES - MOUVEMENTS DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Attention ! Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs. Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée. Création et mise en place d’un dossier 33 Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients.  Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie. Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cliquez sur le bouton . Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs. Pour modifier, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation. Création et mise en place d’un dossier 34 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.  Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. 1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). 2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller, importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion commerciale pour Windows gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER. Voir Paramètres facturation, page 24. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques, affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante. 4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série.  Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionné une catégorie dans la liste prédéfinie. 6. Sélectionnez dans la liste déroulante l'unité de l'article. Celle-ci sera reprise dans les pièces commerciales. 7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article, • les codes de TVA et TPF. 8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Création et mise en place d’un dossier 35 Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale. 9. Si l’article est susceptible d’être publié sur Internet, cochez l’option Publiable sur le web. 10. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). La date de création de l'article s'affiche. 11. Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article. Conditionnement 12. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.  Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplémentaires sur l'article. Onglet Nomenclature  Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.  Pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures, consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Articles ou Voir La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, page 90. Onglet Fournisseur Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. Onglet Comptabilité 1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. 2. Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. Les clients  Menu LISTES - commande CLIENTS. Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client. Création et mise en place d’un dossier 36 Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône le code du Représentant. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. 5. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaisse dans l'édition des relevés de comptes. Informations financières 1. Dans la zone Encours autorisé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.  Le crédit Disponible correspond à la différence entre l’encours maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour automatiquement par le programme. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur). 4. En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Onglet Adresses Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation et de Livraison du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). 1. Sélectionnez l’option de votre choix pour renseigner l’adresse de votre client. 2. Saisissez l'adresse postale de facturation ou de livraison du client. 3. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 4. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable, Fax, Télex), l’adresse e-mail, son site Internet. 5. Cochez l’option NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée) si l’adresse de facturation que vous avez n’est plus correcte. Création et mise en place d’un dossier 37  Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche . Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Nature 1. Dans la zone Mode TVA, sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier articles. L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation intracommunautaire de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique.  Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. Divers 5. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel et la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas le relancer. 6. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. Il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. Tarifs 7. Si vous n'utilisez pas la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. 8. Cochez la case Facturer en TTC pour facturer votre client en TTC. Affaire 9. Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Création et mise en place d’un dossier 38 Onglet Relations clients Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Cette fonction vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à partir de l’onglet Relations clients de la fiche client. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit des coordonnées des interlocuteurs chez ce client. Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA]. Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque. Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Voir Gestion avancée des relances clients, page 92. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Les prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS. Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. Les informations concernant l’Identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Création et mise en place d’un dossier 39 La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des prospects. Les affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Créez une affaire 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code, le Libellé et la Famille de l’affaire.  Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création. Onglet Synthèse L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité. Onglet Objectifs 2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à les dates à prendre en compte. 3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois. 4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée. Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour cette affaire. Onglet Statistiques L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette affaire. 5. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte. Onglet Pièces L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. 6. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. Onglet Stocks L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. Onglet Observations 7. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse. Création et mise en place d’un dossier 40 Lancez les états des affaires Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire. 1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer. 2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre. 3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. Saisie et traitements des pièces commerciales Saisie et traitements des pièces commerciales 42 Saisissez les pièces clients Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à saisir vos premières pièces commerciales. Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients (menu VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu ACHATS).  Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un client ou un fournisseur. Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.  Reportez-vous à la partie Le Générateur d'états du Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.  Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Les différents modes de saisie Ciel Gestion commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons : • la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée, • la saisie standard, • à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu VENTES commande TOP FACTURE). La saisie document Uniquement pour les pièces commerciales de vente Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pièces de vente Pièces d’achat Devis Commandes Commandes Bons de réception (BR) Bons de livraison (BL) Factures Factures, Avoirs Avoirs Attention ! Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres. Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales. Saisie et traitements des pièces commerciales 43 Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients. Exemple : Extrait d’un devis Fonctions disponibles dans le menu Contextuel Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Modifier les colonnes, Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre, ajouter un sous-total, choisir les colonnes sous-total, sélectionner l’option de Facturation en TTC, insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une autre adresse, etc. Fonctions disponibles dans la barre d’actions Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les types de pièces, vous pouvez : • créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours, • efface la pièce commerciale en cours, • lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours, • envoyer la pièce par e-mail, • naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément, • modifier le représentant, • modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce. • consulter le client.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. Saisie et traitements des pièces commerciales 44 L’assistant Top Facture  Menu VENTES - commande TOP FACTURE. Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK]. Créez une pièce commerciale  Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. 1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, bon de livraison, facture, avoir) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce commerciale client, page 45. Transférez une ou plusieurs pièces commerciales 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.  Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée. 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [OK].  Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51. Saisie et traitements des pièces commerciales 45 Liste des pièces clients  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS. Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies. Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce.  Reportez-vous au chapitre Pièces clients du Menu Ventes du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE Créez une pièce commerciale client  Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton .  Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie document, page 42. • Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale. Saisie et traitements des pièces commerciales 46  Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale 1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. 2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. L'entête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de règlement. Informations pièce  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. 1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).  La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Informations client ou fournisseur 2. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Le nom de la société est rappelé. 3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail. 4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 7. Saisissez éventuellement une Remarque. Paiement Le mode de paiement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement. 8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste . La zone Date d’échéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. Attention ! Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n'est pas renseignée. Saisie et traitements des pièces commerciales 47 L'onglet Lignes 1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article. Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Vous pouvez le modifier. 2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.  Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande METTRE À JOUR L’ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par colis, l’unité. Saisie et traitements des pièces commerciales 48 Les lignes de sous-total Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à totaliser. Sélectionner les colonnes à totaliser 1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale de vente. Insérer une ligne de sous-total Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce commerciale. 1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère. 2. Cliquez sur les flèches situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de sous-total après toutes les lignes qu'elle doit calculer. 3. Vous pouvez personnaliser la cellule Sous-total. Pour cela, cliquez dedans, vous pouvez alors ajouter une description en-dessous de l'intitulé, modifier la présentation du texte (police, gras...). 4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total.  Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. 5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur. Saisie et traitements des pièces commerciales 49 L'onglet Infos tiers Société et Adresse Le nom de la société du client s'affiche automatiquement. Et, l'adresse principale saisie dans la fiche client est indiquée. Vous pouvez la modifier. 1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Société. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via Internet. Forme juridique 2. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). Contact 3. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. Tarif Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. 4. Dans le cas contraire, affectez-lui un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante. Crédit disponible Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre. L’onglet Échéances Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Cet onglet vous permet de générer des échéances afin de créer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. Si vous gérer les pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux fois, trois fois etc.), cochez l’option Multi-échéances pour la pièce commerciale correspondante. L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Modifiez une pièce commerciale client 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimez une pièce commerciale client 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Saisie et traitements des pièces commerciales 50 Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. 1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton . La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Validez une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Saisie et traitements des pièces commerciales 51 Transférez une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale...). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 44.  Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Transférez une pièce commerciale de vente Transférez une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture Facture Avoir Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture Avoir Saisie et traitements des pièces commerciales 52 Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.  Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Les options supplémentaires Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • Dupliquer une pièce. • Considérer non-comptabilisée. • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...). Dupliquez une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Considérez non-comptabilisée Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce commerciale déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. Pièce d’origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Avoir Valider, imprimer l'avoir Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Saisie et traitements des pièces commerciales 53 Les options d’affichage de la liste  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé- dent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Envoyez une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN E-MAIL. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir Saisie et traitements des pièces commerciales 54 l’adresse directement dans l'e-mail. Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences. 4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 5. Saisissez le texte de votre mail. 6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton . 7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Les factures d’acompte  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE. Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.  Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Les règlements  Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS. Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc. Saisissez un règlement  Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Saisie et traitements des pièces commerciales 55 Informations règlements  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients ou Fournisseurs. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).  La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'échéance du règlement. L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). 3. Sélectionnez le Client à l'aide de l’icône . Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. 5. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions.  La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères. Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT. Saisie et traitements des pièces commerciales 56 Montant 1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.  Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. 2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €. Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. • Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). • Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement. Saisie et traitements des pièces commerciales 57 Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement. Échéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. 1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. 2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs. 1. Dans la liste des règlements (menu VENTES ou ACHATS - commande RÈGLEMENTS), cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. 3. Double-cliquez sur la facture à régler et sur les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifiez un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimez un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. 1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous informe que la suppression a été effectuée. Règlement impayé  Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ. Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.  Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement. Saisie et traitements des pièces commerciales 58 Saisissez les pièces fournisseurs Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale.  Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.  Reportez-vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée (touche F1) pour obtenir tous les détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu ACHATS et les traitements associés. Saisie et traitements des pièces commerciales 59 Gestion de production  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION. La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de vos articles. Vous pouvez créer des ordres de fabrication : • assemblage, • désassemblage, • annulation d'assemblage. L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.  A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant.  Pour plus de détails concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. Saisie et traitements des pièces commerciales 60 Commandes des articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE. Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin de réapprovisionner les articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. Etape : Sélection des articles 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. Etape : Critères de stock 2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock minimum seront pris en compte. Etape : Quantité à commander 4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses e-mail doivent être renseignées dans les fiches fournisseurs. 6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.  Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande COMMANDES). Attention ! Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. Les états Les états 62 Principes généraux Les différents types d’états Les états peuvent être regroupés de la façon suivante : Les états articles Ciel Gestion commerciale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs : portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, etc. Les états analyses Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Gestion commerciale pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion commerciale celle que vous voulez utiliser. Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Les états 63 Configurez votre imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. La liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. Aperçu de l’état sélectionné Commentaire sur l’état. Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, décochez cette case. Liste des états. Types de sorties. Les états 64 Les états articles Inventaire des articles  Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES. Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré).  Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille d'articles. 3. Choisissez la présentation souhaitée de la liste : triée par article ou par famille d'articles puis par article. 4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale Evolution. 5. Si vous cochez la case Affichage colonne : Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK]. Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir La régulation des stocks, page 79. L’option Détail par dépôt n’est disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états 65 Catalogue des articles  Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES. Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux vendeurs. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou représentants. 3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une famille ou ceux d’un fournisseur. 4. Choisissez la présentation du catalogue: par article, par famille d'articles ou par fournisseur. 5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils correspondent à ceux saisis dans la fiche Article. 6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de sélection. 7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire figurer sur le catalogue en cochant la case Impression des photos. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état de l’état. Nomenclature des articles  Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES. Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants. L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles. 1. Selon votre choix, sélectionnez l'option Tous ou De la famille articles. Dans ce dernier cas, cliquez sur le bouton pour choisir une famille d'articles. 2. Déterminez si cette édition va être triée par article ou par famille d'articles en sélectionnant l'option correspondante. 3. Choisissez la présentation de la nomenclature : • Par article composé, dans ce cas vous pouvez cocher la case Voir les sous-niveaux pour obtenir la composition. • Par article composant. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'état. Capacité de fabrication  Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION. Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles composés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : Les états 66 • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche 2. L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés. Sélectionnez l’option de votre choix. 3. Déterminez si cette édition va être triée par article ou bien par famille d'articles puis par article. 4. Pour obtenir le détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale Evolution. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie e-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. L’option Détail par dépôt n’est disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états 67 Les états clients fournisseurs Portefeuille des commandes  Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES. Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent être soldés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées. 3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur. 4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier ou pour une famille. Cochez l’option de votre choix. 5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (tous, un article en particulier, une famille). 6. Pour définir la période prendre en compte, sélectionnez l’une des options proposées : • Toutes les commandes : vous obtenez le portefeuille des commandes sur l'année en cours. Le logiciel prend en compte des dates de l'exercice annuel. • Les commandes du ... au : indiquez alors les dates du début et de fin de la période de votre choix. Dans ce cas, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte : • la date de la commande : correspond à la date de création, saisie dans la zone Date de la fiche de la commande. • la date de livraison précisée dans l'en-tête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison de la commande. 7. la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes de détails dans la colonne Date livraison. 8. Pour Inclure la remise en pied de commande et/ou pour Inclure l'escompte en pied de commande, cochez l'option correspondante. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Les états 68 Commandes non livrées  Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES. Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de visualiser les reliquats de commandes. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande). 4. Vous pouvez opter pour un tri de l'édition Par client ou Par article (pour les commandes fournisseurs l’édition peut être détaillée Par fournisseur ou Par article). Cochez pour cela une des deux options proposées. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Relevé de comptes  Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES. Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les fournisseurs assujettis au relevé de factures. Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être également envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures à payer. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Les états 69 La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Selon l'état choisi (Relevé de comptes client ou Relevé de comptes fournisseur), sélectionnez les clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous, un en particulier, une famille. 3. Indiquez si vous voulez éditer votre relevé de comptes en fonction de : • la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 4. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates de création ou aux dates d’échéances de la facture). 5. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'en tête des fiches clients et fournisseurs. Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement sur le relevé. Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients ou des autres fournisseurs figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients ou Inclure les autres fournisseurs de la zone Options. 6. Si vous voulez seulement éditer les factures clients à remettre en banque, cochez l'option Afficher uniquement les factures à encaisser. De même, pour seulement éditer les factures que vous n'avez pas payées à vos fournisseurs, cochez l'option Afficher uniquement les factures à régler. 7. Afin de présenter l'état avec un client ou un fournisseur par page, cochez l'option Effectuer un saut de page. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Echéancier  Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER. • L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date d'échéance. • Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année complète, les échéances des factures. Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle. Seules les factures validées apparaîtront dans l'état. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Les états 70 La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Selon l’état choisi (Echéancier factures clients ou Echéancier factures fournisseurs), sélectionnez les clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous , un en particulier ou une famille. 3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures non encaissées échues le. Dans ce dernier cas, saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de référence des pièces à inclure dans l'état. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Evolution des ventes  Menu ETATS - commande ÉVOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS. Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consé- cutifs, selon : • le chiffre d'affaires, • la quantité vendue, • la marge sur le PAMP, • ou la marge sur le prix d'achat. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article ou un client particulier, tous les articles ou clients, une famille d’articles ou de clients. 3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaine, par mois ou par trimestre. 4. Dans la zone Date de début, saisissez la date à partir de laquelle vous voulez éditer l'évolution des ventes. 5. Indiquez les valeurs à prendre en compte : Chiffre d'affaires, Quantité vendue, Marge réalisée sur PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou Marge réalisée sur PA (Prix d’achat). Les états 71 6. Pour obtenir le pourcentage d'évolution en plus du montant, cochez l'option Affichage des pourcentages. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Lettre de pénalités de retard  Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD. Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard. Les pénalités de retard sont calculées selon le : • taux légal d'indemnité de paiement et, • montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans l'onglet Etats des PARAMÈTRES FACTURATION. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Encours Clients  Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS. La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Voir Informations financières, page 36. Relance client  Menu ETATS - commande RELANCE CLIENT. La relance client est également disponible dans la liste des clients (menu LISTES - commande CLIENTS) en cliquant sur le bouton [Relance]. Attention ! Cet état est uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale (Millésime). En revanche, dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un traitement plus complet. Reportez-vous au paragraphe “Gestion avancée des relances clients”, page 92. Les états 72 Relance avec infos de pénalité de retard Cet état permet d'éditer une relance avec la liste des factures dues et échues et le rappel des conditions des pénalités de retard. Relance client Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Vous pouvez personnaliser la lettre de relance en attribuant un niveau de relance. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés dont le solde dû est supérieur à zéro et dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date de travail. Relance client expert La Relance client Expert nécessite un paramétrage plus avancé. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Cochez le ou les client(s) ou la famille client à prendre en compte. 3. Indiquez dans la zone Sélection des factures : • la date d'échéance des factures non réglées • le nombre de jours de dépassement • le mode de règlement. 4. Sélectionnez le montant en fonction du crédit disponible ou du solde dû. 5. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.  Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés, non soldés et échus à une date donnée suivant un montant. Mailing  Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton [Mailing]. Cette commande permet de paramétrer votre fichier de mailing (offre promotionnelle, annonce de soldes, annonce de fermeture pour congés annuels, etc.). 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Vous devez préciser pour certains états la période. Indiquez pour cela l’intervalle de dates à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Les états 73 Les états analyses Etats récapitulatifs TVA et TPF  Menu ETATS - commande ETATS RÉCAPITULATIFS. Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez également le total des ventes HT et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports. 1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu]. 3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier ou pour une famille. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. 4. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être obtenu en fonction de : • la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 5. Sélectionnez le mois à prendre en compte. 6. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF. Pour cela, cochez la case Afficher le récapitulatif par code de TVA ou Afficher le récapitulatif par code de TPF. 7. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez inclure les factures et avoirs non validés en cochant l'option correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Analyseur commercial ventes  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES. Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. Renseignez les informations nécessaires. Analyseur commercial Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en compte. 2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (bons de commande, bons de livraison, avoirs, factures et avoirs non validés...). 3. Vous pouvez trier les informations par pièce, par client, par article, etc. De même, vous pouvez déterminer un tri secondaire (par pièce, par famille clients, etc).Sélectionnez les options de tri que vous voulez appliquer. 4. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Les états 74 5. Cliquez sur l’onglet + de critères si vous souhaitez affiner le suivi commercial puis sélectionnez les articles, les clients et les représentants à prendre en compte. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Graphiques des ventes 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en compte. 2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc.). 3. Vous pouvez trier les informations par pièces par client, par article, etc. Sélectionnez l’option de votre choix. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Ventes par département Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique. Ventes par mois Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique. Statistiques  Menu DIVERS - commande STATISTIQUES. Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Statistiques] des listes clients, articles, fournisseurs. Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées. Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Selon l’état choisi, sélectionnez les articles, clients, fournisseurs, affaires ou représentants à prendre en compte. 3. Spécifiez le type de présentation de l'édition dans la zone Tri. 4. Sélectionnez ensuite les dates de la période à prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires : • elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures et avoirs réglés ; • le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou de la marge réalisée sur le PA (Prix d’achat). Les états 75 Objectifs  Menu DIVERS - commande OBJECTIFS. Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez : • à partir du bouton des fiches Clients, Fournisseurs et Articles, • à partir du bouton des fiches Familles d'articles, • à partir des boutons de la liste des affaires. Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte. 3. Choisissez la présentation de l'état dans la zone Tri. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Répartition par famille  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES. Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournisseurs par famille. Traitements de fin d’année Traitements de fin d’année 77 Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE. Vous devez lancer la fin d’exercice pour passer à l’exercice suivant. Pour procéder à la fin d’exercice, vous devez obligatoirement avoir validés et comptabilisés vos pièces et règlements de l’exercice. La fin d’exercice consiste à réaliser la sauvegarde DGFiP de vos données et à modifier vos dates d’exercice. A la fin de la procédure, la purge des anciens exercices vous sera proposée. Une fois ce traitement terminé, vous ne pourrez plus créer ni modifier des pièces et règlements correspondants à l’exercice clôturé. Etape : Sauvegarde DGFiP La sauvegarde de vos donnée est une réglementation de la DGFiP. La première étape de l'assistant vous permet de sauvegarder vos données au format préconisé par la DGFiP. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de gestion qui seront accessible par la suite via le menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.  Il est fortement recommandé de faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, disque dur...). 1. Pour cela, cliquez sur l’icône et sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer vos données. 2. Cliquez sur le bouton pour passer à l’étape qui suit. Etape : Lancer le traitement Cette étape permet de valider la fin d’exercice. 3. Vérifiez que la date de fin d’exercice soit correcte. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice. 5. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée. 6. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès. La fenêtre Purge s’affiche. Voir Purge des pièces commerciales, page 80. Attention ! Cette opération est irréversible. Un message vous indique qu’aucune création ou modification de pièces et règlements n’est possible avant la date de fin d’exercice. Traitements de fin d’année 78 Le journal comptable  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE.  Au préalable, vous devez avoir fixer les préférences de génération des écritures (logiciel destinataire, vérifications des écritures, etc). Pour plus de détails sur les options de transfert des écritures comptables, reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale du manuel de référence, disponible depuis le menu AIDE. Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Sélection des pièces 1. Indiquez dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte. Saisissez pour cela un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées. 2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante. Options d’enregistrement 3. Sélectionnez les comptes à centraliser. La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un compte identique. La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même compte afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables.  Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le regroupement est automatiquement réalisée lors de la génération du journal comptable. Exemple Trois factures ont été saisies en juillet 2012. Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001. Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients. Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable : • une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures, • deux lignes TVA et les lignes articles. 4. Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur. Validation du paramétrage 5. C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 6. Si des pièces antérieures à la date du transfert ne sont pas comptabilisées, un message vous demande si vous voulez continuer. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Il est préférable de transmettre les pièces non comptabilisées avant celles que vous vouliez envoyer. 7. Si des pièces ne sont pas validées sur la période, celles-ci ne seront pas inclues dans le transfert d'écritures. Un message vous demande si vous voulez continuer. Cliquez sur le bouton de votre choix. 8. Une fois le traitement lancé, une fenêtre de prévisualisation des écritures s'affiche. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Traitements de fin d’année 79 La régulation des stocks  Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS. Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire. Préparation de l'inventaire  Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage.Voir Inventaire des articles, page 64. Saisie du stock physique  La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée. 1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique. 3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) : • Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable. • Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique. • Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité en commande fournisseur. • Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire. 4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications. La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif et inversement. 5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible. 6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS. Traitements de fin d’année 80 Purge des pièces commerciales  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE. La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Critères de sélection 1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner : • une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou des dates spéciales . • une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées. 2. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger. Date limite de purge Si, dans la première étape, vous avez choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent. 3. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger. 4. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks. Sélection de pièces  La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte. 5. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger. 6. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger. 7. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.  Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée. Sauvegarde et purge 8. Cliquez sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement. La purge est une opération irréversible. L'application vous demande donc d'effectuer une sauvegarde. Un message vous propose de : • [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. • [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable. 9. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées. Traitements de fin d’année 81 Sauvegarde DGFiP Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. La sauvegarde des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP. Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité des sauvegardes de pièces sur les trois exercices anté- rieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé USB...). 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche : • soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont classées par exercice.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 83 La sauvegarde Indisponible en option Ciel données Mobiles.  Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE. Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde par le menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Gestion des dossiers 84 La restauration Indisponible en option Ciel Données Mobiles.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION. Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. Gestion des dossiers 85 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Les points de restauration Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Pour des raisons de sécurité, Ciel Gestion commerciale peut réaliser des points de restauration, c’est à dire des sauvegardes en fonction de paramètres que vous aurez préalablement définis.  Pour plus de détails sur les points de restauration, reportez-vous aux chapitres Les Préférences et les Utilitaires dans la partie Présentation générale du manuel de référence, accessible dans le menu AIDE. Attention ! Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde. La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Gestion des dossiers 86 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur Internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.  Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Attention ! Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 88 La gestion des stocks multi-dépôts Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Cette commande vous permet de suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.). Enregistrez vos différents dépôts  Menu LISTES - commande DÉPÔTS - bouton [Créer]. Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié si besoin. Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.  Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé. 2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays). 3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider. Affectez un article à un dépôt Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôt.  Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori. 1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation. 2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante. 3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Réapprovisionnez vos dépôts La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt. Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné. Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné. Gérez les variations de stocks Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 89 Vous pouvez dans ce cas : • utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément), • effectuer un transfert de dépôt à dépôt, • utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante, • lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé. Mouvements de stocks manuels et automatiques En saisie automatique... Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock. En saisie manuelle... La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez. 1. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt souhaité. Analysez vos dépôts Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion commerciale vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt. Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir : • les articles par dépôt, le suivi des stocks, • l'inventaire des articles, • la capacité de fabrication. Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.  Pour plus de détail concernant les dépôts, la gestion des stocks multi-dépôts, les états relatifs à la gestion multi-dépôts, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 90 La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature. Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de plusieurs articles composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multi-niveaux. On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est lui-même un composé. Après avoir créé des nomenclatures d'articles (menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature), vous pourrez effectuer des assemblages. Exemple de nomenclature multi-niveaux Vous commercialisez un pack de Solution qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale, Ciel Paye. Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet Nomenclature. Vous commercialisez aussi le pack Solution Plus qui comporte les éléments de la Solution ainsi que deux logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Business Plan). L'onglet Nomenclature de la fiche article Solution Plus regroupe les éléments suivants : • Solution, • Ciel Prospects, • Ciel Business Plan. Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de plusieurs éléments. Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé. Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la commande DÉPLOYER ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic droit). La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de base pour obtenir un produit fini. Cette phase passe par les ordres d'assemblage, de désassemblage ou d'annulation d'assemblage.  Pour plus de détails concernant la gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu Aide. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 91 La relation client Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet RELATIONS CLIENT - Bouton [Créer] ou [Modifier]. La fonction Relations Client vous permet de gérer vos relations client comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Exemple Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client. Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche. Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à partir de l'onglet Relations client de la fiche Client.  Pour plus de détail concernant la relation client, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 92 Gestion avancée des relances clients Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Paramétrage  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION. L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉ- TRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS). Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre à utiliser par défaut. Relance  Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE. Cette commande permet de gérer les relances par niveaux ainsi que d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement.  Lors de la saisie de vos pièces commerciales, vous devez renseigner la zone Date Echéance. Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux. Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau, les trois niveaux des relances apparaissent à gauche de la fenêtre. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez les pièces relancées trois fois et toujours non réglées. Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté pour les pièces choisies.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Récapitulatif des relances par client  Menu LISTES - commande CLIENTS. L’onglet Relances de la fiche client présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire) ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû). • Cochez la case Ne pas relancer pour interdire la relance sur ce client. • Cochez la case Inclure les lignes soldées pour afficher les relances réalisées sur des pièces qui ont été réglées par le client. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 93 Liste des ordres de production Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION. Cette commande vous permet de consulter rapidement les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage. Voir Gestion de production, page 59. 1. Pour consulter un ordre de production, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l’une des icônes suivantes . Vous pouvez afficher affiner la sélection en cliquant sur le bouton . Dans la zone supplémentaire qui s'affiche en haut de la fenêtre, indiquez alors une période à prendre en compte. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 94 Les factures d’abonnement Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu VENTES/ ACHATS - commande ABONNEMENT CLIENTS/ABONNEMENT FOURNISSEURS. Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement clients ou fournisseurs c'est à dire des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée. Créez un abonnement  La création d'un abonnement client ou fournisseur s'effectue à partir d'une facture courante validée sélectionnée dans la liste des factures. 1. Sélectionnez la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abonnement puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations relatives à l'abonnement. 2. Saisissez le Code ainsi que le Libellé de la facture d’abonnement. Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Pour le modifier, cliquez sur le bouton Liste. 3. Sélectionnez à l'aide de l'icône calendrier ou de l'icône de dates spéciales, les dates de début (A partir de) et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement. 4. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les 15 jours, tous les trimestres, tous les semestres, etc. 5. Dans la zone Génération, la date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à générer sont rappelées. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 6. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste le ou les abonnements correspondants puis cliquez sur le bouton [Générer les factures]. Générez les factures d’abonnement 7. Cochez l’une des options proposées : • Jusqu'au : les factures seront générées jusqu’à la date indiquée dans la zone de droite • La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture. • Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des dates de début et de fin de l'abonnement. 8. Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures d'abonnement générées. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Un message vous indique en fin de traitement que la génération des factures d'abonnement s'est bien déroulée.  Pour plus de détail concernant les factures d’abonnement, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 95 Les factures multi-échéances Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu VENTES/ACHATS - onglet échéance de la pièce commerciale en cours. Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Échéances. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. Ajoutez une échéance manuellement 1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée dans la liste. 2. Sélectionnez la date d'échéance et le mode de règlement puis saisissez le montant de l'échéance. Le libellé ainsi que le solde dû s'affichent automatiquement. Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents. 3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK]. Générez une ou plusieurs échéances automatiquement 1. Pour générer automatiquement une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances]. 2. Indiquez les informations nécessaires : • le nombre d'échéances, • le mode de règlement, • la date initiale de l'échéance (date de base). • Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Échéances. L’icône vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date, montant, etc.) des échéances. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Pour plus de détails concernant les factures multi-échéances, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 96 Les infos «perso» Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - UTILITAIRES FICHIERS. Les infos perso vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients, articles, pièces clients) en y ajoutant les rubriques de votre choix. Ces rubriques apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso et dans les états paramétrables. Créez une rubrique utilisateur 1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. Indiquez le nom de la rubrique. 3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le bouton Liste. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].  Pour plus de détails concernant les rubriques utilisateurs, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. La gestion des sociétés Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Avec Ciel Gestion commerciale Évolution, vous pouvez gérer plus de 5 sociétés. Pour chaque société à gérer vous devez créer un nouveau dossier. La commande NOUVEAU du menu DOSSIER vous permet de créer votre dossier. Administration avancée des utilisateurs Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE - bouton [Mode avancé]. Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits, vous disposez du mode avancé dans Ciel Gestion commerciale Évolution. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Mode avancé] de la fenêtre Contrôle d’accès au dossier. 97 Index A Achats pièces fournisseurs 59 Affaires 40 Afficher aperçu 54 détail 54 menus découverte/standard 18 Articles 31 catalogue 66 inventaire 65 nomenclatures articles multi-niveaux 91 Assistant création de dossier 21 fin d’exercice 78 saisie de pièces 45 Avoirs 43 B Besoin d’aide 18 Bons livraison 43 réception 43 C Ciel Données Mobiles 12 Clients 36 encours 72 relation client 92 Commandes 43 Commandes articles 61 Créer un article 31 un client 36 un fournisseur 29 une nomenclature article 36 D Dépôts 89 gestion du stock multi-dépôts 89 Devis / Pro forma 43 Documentation 7 Dossier copier sur Internet/sur votre poste 87 créer 21 modèle Sage Production Experts 24 paramètres 25 Récupérer 23 restaurer 85 sauvegarder 84 E Echéancier 70 Escompte 49 Etats analyses 74 articles 65 clients fournisseurs 68 récapitulatifs TVA et TPF 74 F Factures 43 d’abonnement 95 d’acompte 55 multi-échéances 96 Familles articles 31 Fin d’exercice 78 Fournisseurs 29 G Gestion de production 60 liste des ordres 94 I Impressions imprimante 63 types 63 Imprimante choisir 63 configurer 63, 64 Imprimer catalogue des articles 66 commandes non livrées 69 échéancier des factures 70 encours clients 72 états récapitulatifs 74 évolution des ventes 71 inventaire des articles 65 lettre de pénalités de retard 72 mailing 73 nomenclature des articles 66 portefeuille des commandes 68 relance 72 relevé de comptes 69 Intuiciel 13 Inventaire 65 ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - MAN_WG 20.1/13.1 - 09.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. L Lettre de pénalités de retard 72 M Mailing 73 Modèle Sage Production Experts 24 Modes de règlement 28 O Objectifs 76 Ordre de production 94 P Paramètres banque principale 26 calculs sur quantité 26 comptabilité 25 facturation 25 numérotation 26 société 25 Pièces commerciales assistant Top facture 45 clients 46 créer 46 décomptabiliser 53 envoyer par e-mail 54 fournisseurs 59 saisie document (ventes) 43 valider 51 Points de restauration 86 Portefeuille des commandes 68 Prospects 39 R Réapprovisionner 61 Règlements 55 Régulation des stocks 80 Relance client 72, 93 Relation client 92 Relevé de comptes 70 Remise 48, 49 Représentants 28 Restaurer un dossier 85 Rupture de stock commande 61 S Saisie Document 43 Sauvegarde DGFiP conformité 82 consultation 82 Sauvegarder un dossier 84 Solder 57 Statistiques 75 Stocks 80 T Tarifs grille de tarifs 34 par famille 28 Top facture 45 TPF 28 Transférer une pièce commerciale 52 Trouvtoo 18 TVA 27 non perçue 27 V Valider pièce commerciale 51 Installation en mode TSE Objet Définition Installation Questions - Réponses Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com 2 Installation en mode TSE Objet Ce document a pour but de décrire l'installation des logiciels Ciel pour une utilisation en mode TSE (Terminal Server Edition).  Nous n'aborderons pas ici l'installation et la mise en place du TSE, reportez-vous aux documentations traitant de ce sujet. Définition Le TSE, comprenez Terminal Server Edition, est un composant de Microsoft™ qui réside dans la mise en place d'un serveur applicatif pour terminaux. Ces terminaux permettent à un utilisateur d'accéder à des applications ou des données stockées sur un ordinateur distant au moyen d'une connexion réseau. Les applications et les données sont uniquement stockées et exécutées sur le serveur TSE. Installation Étape 1 : Création des utilisateurs La première étape, avant d'installer le logiciel Ciel, est de procéder à la création des comptes utilisateurs (sessions) sur le poste Serveur. 1. Créez les sessions sur le poste Serveur avant l’installation du logiciel Ciel.  Vous devrez disposer d'au moins une session avec les droits Administrateur pour l'installation du logiciel Ciel. Étape 2 : Activation des sessions Après avoir créé vos différents comptes utilisateurs, vous devez ouvrir au moins une fois une session pour chaque utilisateur créé. En effet, la simple création d'un utilisateur ne suffit pas à créer l'ensemble des éléments nécessaires. 2. Ouvrez chaque session au moins une fois. Vous pouvez ensuite les refermer ou les laisser ouvertes. Étape 3 : Installation du logiciel Ciel Cette troisième étape concerne l'installation du logiciel Ciel sur le poste Serveur. La seule obligation est de réaliser cette installation sous une session avec des droits Administrateur. 3. Installez votre logiciel Ciel.  Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation décrivant l'installation des logiciels Ciel. Étape 4 : Référencement et saisie de la clé Après avoir installé votre logiciel Ciel, vous devez procéder à son référencement. Cette procédure consiste à envoyer différentes informations à Ciel afin d'obtenir votre clé de débridage. 4. Une fois que vous avez reçu celle-ci, saisissez-la et passez à l'étape suivante. Attention ! Les différentes étapes décrites ci-après doivent être IMPERATIVEMENT réalisées dans l'ordre où elles sont présentées. De plus, elles doivent toutes être réalisées. 3 Étape 5 : Lancement du script TSE Afin de simplifier les procédures de mise en place, nous avons réalisé un script qui va réaliser automatiquement un ensemble de réglages nécessaires à l'utilisation des applications Ciel en mode TSE. 5. Depuis la session Administrateur, démarrez l'application Ciel. 6. Installez dans la barre de navigation (ou la barre d’actions) la commande EXÉCUTER UN SCRIPT dans la famille DIVERS (commande visible en cochant l’option Mode avancé). 7. Dans les réglages de la tâche, cliquez sur le bouton [Éditer. 8. Dans la zone Script, saisissez exactement : $SDK TSE 9. Ne modifiez pas les autres paramètres et validez par le bouton [OK]. 10. Validez ensuite le message de modification du nom de la tâche. 11. Validez enfin la création de la tache par [OK]. 12. Cliquez sur la tâche que vous venez d'ajouter. Une fenêtre s’ouvre et vous demande de confirmer la mise en place des réglages TSE. Étape 6 : Limitations Le fonctionnement des applications en mode TSE impose quelques limitations. Voici les principales : Lors du démarrage de l'application, l'ensemble des fichiers présents seront proposés à l'ouverture. Si vous ne souhaitez pas qu'un dossier soit accessible à tout le monde, il vous faudra en limiter l'accès avec un mot de passe. 13. Définissez un mot de passe si vous le souhaitez. Un dossier déjà ouvert par un autre utilisateur ne pourra être ouvert par un second. Dans ce cas, un message d'erreur s'affichera. La connexion Internet aux services de Ciel depuis l'application est automatiquement désactivée en mode TSE. Questions - Réponses Comment installer une mise à jour ? Lorsque vous souhaitez installer une mise à jour de votre logiciel Ciel, voici les étapes à respecter : 1. Assurez-vous que tous les utilisateurs ont quitté le logiciel Ciel. 2. Installez la mise à jour du logiciel Ciel. Voir Étape 3 : Installation du logiciel Ciel, page 2. 3. Procédez au référencement et à la saisie de la clé de débridage. Voir Étape 4 : Référencement et saisie de la clé, page 2. 4. Lancez l'exécution du script installé. Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 3. Attention ! Cette étape ne doit être réalisée qu'une fois les étapes précédentes effectuées. Attention Si vous souhaitez travailler à plusieurs et en même temps sur un fichier, il vous faudra utiliser une version réseau de l'application. Renseignez-vous auprès de notre service commercial pour plus d'informations sur les versions réseau des logiciels Ciel. 4 Comment installer un autre logiciel Ciel ? Dans le cas où vous souhaitez installer une autre application Ciel sur le poste utilisé comme poste Serveur TSE, deux cas peuvent se présenter : • Vous souhaitez faire fonctionner cette nouvelle application en mode TSE ?  Reportez-vous au paragraphe “Installation”, page 2. • Vous ne souhaitez pas faire fonctionner cette application en mode TSE. Il vous suffit dans ce cas de l'installer normalement sans lancer le script TSE. Comment annuler les réglages TSE ? Pour annuler les réglages spécifiques TSE réalisés sur votre ordinateur, il vous faudra procéder à la désinstallation du logiciel et à sa réinstallation. En cas de création d'une nouvelle session ? Si, après avoir installé votre application Ciel et exécuté le script TSE, une nouvelle session doit être créée, voici la marche à suivre : 1. Activez la session créée. Voir Étape 2 : Activation des sessions, page 2. 2. Lancez l'exécution du script installé. Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 3. Manuel de découverte Ciel Devis Factures Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs. Sommaire Découverte .................................................................................................5 Aides et documentations ......................................................................................................... 6 Commencer à travailler............................................................................................................ 7 Environnement ........................................................................................................................ 9 Création d’un dossier................................................................................11 Choisir la méthode de création du dossier............................................................................. 12 Créer un dossier en mode rapide........................................................................................... 14 Créer un dossier en mode détaillé ......................................................................................... 17 Prise en main ............................................................................................22 Les clients ............................................................................................................................. 23 Les articles ............................................................................................................................ 27 La saisie document................................................................................................................ 29 Les devis ............................................................................................................................... 31 Les factures........................................................................................................................... 36 Les règlements ...................................................................................................................... 38 Les avoirs .............................................................................................................................. 42 Relancer un client.................................................................................................................. 44 Consulter un compte client.................................................................................................... 45 Le rapport des ventes ............................................................................................................ 47 Gestion des dossiers.................................................................................48 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste............................................................... 49 Mot de passe......................................................................................................................... 50 Sauvegarde............................................................................................................................ 51 Restauration.......................................................................................................................... 52 Autres fonctionnalités...............................................................................53 Calculatrice ........................................................................................................................... 54 Purge..................................................................................................................................... 55 Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 56 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 57 Modifier un modèle de facture............................................................................................... 58 Index ........................................................................................................59 Découverte Découverte 6 Aides et documentations Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel La documentation La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels, au format PDF, accessibles depuis le menu Aide : • Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Devis Factures dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. • Le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version.  L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre ordinateur. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton . Pour imprimer les manuels Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Devis Factures , des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. Découverte 7 Commencer à travailler Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel. Démarrer Ciel Devis Factures Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur ou bien : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES. 3. Cliquez sur CIEL DEVIS FACTURES. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.  Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche ). Ouvrir le dossier d'exemple Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir le dossier d'exemple : Attention ! Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU). Le fichier d’exemple est indisponible en option Ciel Données Mobiles. Indisponible en option Ciel Données Mobiles Découverte 8 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc. Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton .  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. Découverte 9 Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).  Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel • ouvrir des applications ou des fichiers • présenter des images ou des notes texte • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de messageries électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Bouton de fermeture de l’application Bouton de réduction et d’agrandissement Espace de travail Barre de navigation (masquée par défaut) Intuiciel Barre de statut Découverte 10 Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous indique que l’affichage est actif.  Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. L’Intuiciel  Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois onglets : Mon Bureau, Mon Tableau de bord, et Mes Etats et statistiques. Vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE du logiciel. Les recherches Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur les 2 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création d’un dossier Création d’un dossier 12 Choisir la méthode de création du dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Devis Factures , fermez le fichier d'exemple en activant la commande FERMER du menu DOSSIER. Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. Création d’un nouveau dossier Lors de la création d’un nouveau dossier, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant. 1. Si vous souhaitez récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant, cliquez sur le bouton [Oui]. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton [Non] et suivez la procédure suivante.Lorsque vous activez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche : Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier ci-dessus, des dossiers ont déjà été créés sur le poste depuis une autre application Ciel, ceux-ci sont détectés. Vous pouvez alors soit créer un dossier pour une société qui existe déjà soit créer une nouvelle société ou soit créer une nouvelle société nommée. Dans ce cas, cochez l’option de votre choix. 1. Indiquez le Nom de votre société ou bien votre nom si vous exercez une activité libérale. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Attention ! Pour accéder à cette fonction, vous devez avoir la version appropriée de Ciel Devis Factures. Contactez le service commercial pour en savoir plus. Création d’un dossier 13 La fenêtre suivante s’affiche: Ciel Devis Factures vous demande alors de choisir votre méthode de création : Mode de création rapide Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 14. Mode de création détaillé Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Créer un dossier en mode détaillé, page 17. 3. Cochez l'option de votre choix. 4. Lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>]. Création d’un dossier 14 Créer un dossier en mode rapide  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide. Étape : Raison sociale Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier dans laquelle vous allez renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 5. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intra-communautaire (N° TVA). 7. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états que vous imprimerez à partir de Ciel Devis Factures. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Service à la personne Cette étape vous permet de définir si vous exercez une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. Création d’un dossier 15 Étape : Exercices et paramètres Cette étape permet de définir vos dates d’exercices, vos paramètres et la monnaie du dossier. 9. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . 10. Indiquez vos paramètres en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA. • si vous souhaitez facturer en TTC. 11. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : • cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, 12. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. Attention ! La date de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Création d’un dossier 16 Étape finale Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Mot de passe, page 50. 13. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Votre logiciel l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. Création d’un dossier 17 Créer un dossier en mode détaillé  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé. Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes : • Raison sociale. • Service à la personne. • Coordonnées et paramètres. • Logo ou photo. • Modes de paiement. • Articles. • Clients. • Intervenants. Nous ne détaillerons pas ici les trois premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 14. Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante. Étape : Logos Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez : • coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse-papier. • importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. Création d’un dossier 18 Étape : Modes de paiement Dans cette étape, vous saisissez vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Mode de paiement s’affiche. 2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc.  Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux. 3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . 4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . La zone Échéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône . Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.  Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent que le compte. 6. Validez la création de la fiche Mode de paiement en cliquant sur [OK]. Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres modes de paiement. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Création d’un dossier 19 Étape : Articles Dans cette étape, vous allez créer vos Articles. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel Article s'affiche. Voir Créer un article, page 27. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Clients Dans cette étape, vous allez créer vos Clients. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Client. Voir Créer un client, page 25. Création d’un dossier 20 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Intervenants Dans cette étape, vous allez créer vos intervenants. Cette étape n’est proposée que si vous avez activé la gestion des services à la personne dans l’étape Service à la personne. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et les Nom et Prénom de l’intervenant. 3. Dans l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées. 4. Dans l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante. Création d’un dossier 21 Etape Félicitations La fenêtre suivante vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre dossier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Pour rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Créer un mot de passe, page 50. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Devis Factures l’enregistre et l’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez la commande PARAMÈTRES puis SOCIÉTÉ du menu DOSSIER. Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes Modes de paiement, Articles et Clients, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour établir vos premiers devis et vos premières factures. Prise en main Prise en main 23 Les clients La liste des clients  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS. Cette fenêtre présente trois onglets : les Clients, les Fournisseurs et les Prospects. La catégorie Clients est active par défaut. Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste. Pour accéder à la liste des fournisseurs et prospects, cliquez sur la catégorie correspondante, à gauche de la fenêtre. Son fonctionnement est identique à la liste des clients.  La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée. Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Rechercher un client  Menu EDITION - commande RECHERCHER ou . Lorsque vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, un moyen rapide est d'effectuer une recherche. La commande RECHERCHER du menu EDITION ouvre la fenêtre Rechercher : 1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple DU. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre, puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Vous pouvez affiner votre recherche en définissant des critères plus précis. Mot entier uniquement Si la case Mot entier uniquement est cochée, vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez, tel qu'il est enregistré dans votre liste. Prise en main 24 Exemple Pour rechercher un client contenant le nom DUPONT, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez DU votre recherche ne pourra aboutir. Respecter Min/Maj Si la case Respecter Min/Maj est cochée, vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Exemple Si vous recherchez un client dont le nom est enregistré sous DUPONT, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. En revanche, vous pouvez saisir l'abréviation DUP, votre recherche sera alors effectuée avec succès. Sélectionner les éléments Si la case Sélectionner les éléments est cochée, le programme sélectionnera tous les clients concernés par votre recherche. Direction Les deux options Haut et Bas dans la zone Direction vous indiquent que la recherche sera effectuée à partir du haut de la liste de vos clients vers le bas, ou bien l'inverse.  Vous pouvez utiliser le même principe pour rechercher un fournisseur ou un prospect. Filtrer la liste Un puissant module d'extraction vous permet des recherches plus précises sur de multiples critères. Par conséquent, si vos fichiers sont volumineux, il peut s'avérer utile de peaufiner les sélections et de réduire le nombre d'éléments de la liste, avant de lancer une procédure de traitement.  Vous trouverez le détail du fonctionnement de ce module dans le Manuel de référence, partie Présentation générale, chapitre Les Filtres. Nous réaliserons ici une recherche simple afin d'aborder le système des filtres. Le filtre qui va être réalisé ne sera pas conservé. Cependant, il est possible d'enregistrer les filtres qui seront ensuite accessibles à l'aide du menu déroulant. Le module de gestion des filtres est composé du menu déroulant qui vous permet d'effectuer différentes sélections selon vos besoins. Exemple Vous souhaitez obtenir la liste des clients situés à Paris. 1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre des listes. La zone de filtrage s’affiche au dessus de la liste. 2. Choisissez le type de filtrage souhaité dans le menu déroulant à l’aide du bouton . 3. Indiquez Paris dans la zone Valeur. 4. Validez vos critères en appuyant sur la touche . Vous retrouvez alors dans votre liste uniquement les clients résidant dans la ville de Paris. Annuler un filtre Si vous souhaitez annuler votre filtre, sélectionnez l'option Annuler tous les filtres dans le menu déroulant FILTRES. La liste complète s'affiche à nouveau. Ouvrir une fiche client 1. Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES. 2. Dans la liste des clients, double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche client à ouvrir. Prise en main 25 Créer un client  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer] Par défaut le menu déroulant TYPE affiche Client. C'est donc un nouveau Code client qui vous est proposé. Le Code est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.  Pour de plus amples renseignements sur les paramètres facturation, consultez le Manuel de référence (chapitre Menu Dossier), disponible depuis le menu AIDE. 1. Saisissez le Nom du client. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. L'onglet Fiche 2. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, téléphone, fax, adresse E-mail, etc.) Vous disposez des boutons suivants : • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page Internet s'ouvre. L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers selon des caractéristiques communes. 3. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une à l'aide du bouton [Créer]. 4. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier. Prise en main 26 5. Définissez, dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous autorisez à votre client. La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client. L'onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 6. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d'actions ou bien par le menu LISTES, commande CONTACTS. Prise en main 27 Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES. Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans votre logiciel, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer. Créer un article  Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer]. Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (même principe que pour le code d'un nouveau client). 1. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 2. Saisissez le Libellé complet de l'article. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Prise en main 28 Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).  Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris. 3. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 4. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé. Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT 5. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 6. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques), affectez-lui à l'aide du bouton d'appel de liste l'éco-participation correspondante.  Vous créez les éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS. 7. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste. 8. La case Ne pas prendre en compte dans l’attestation fiscale est utile si vous ne souhaitez pas faire apparaître cet article dans l’attestation fiscale dans le cadre de service à la personne. 9. Cliquez sur [OK] afin d'enregistrer votre nouvel article.  Le bouton [OK et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d'en créer un nouveau. Le remplissage automatique  Menu LISTES - commande ARTICLES - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage des fenêtres Liste.  Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (par exemple augmentation des prix), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application (touche ). Prise en main 29 La saisie document La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône . Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients.  Pour plus de détails sur reportez-vous aux paragraphes “Les devis”, page 31 et “Facturer un client”, page 36 et “Établir un avoir”, page 42. Exemple : Extrait d’un devis Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser» Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.) Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. Prise en main 30 Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect pour lequel vous souhaitez établir la pièce. Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez le devis dans la fenêtre Liste des factures. Prise en main 31 Les devis Préparer un devis  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS.  Cette commande est destinée exclusivement à la création de vos devis clients ou prospects. En effet, pour consulter la liste des devis existants, les modifier, les supprimer ou encore les transférer en facture, vous utilisez la commande DEVIS du menu LISTES. Lorsque vous activez la commande PRÉPARER UN DEVIS, le logiciel affiche une liste pour que vous choisissiez un client ou un prospect. • Double-cliquez sur la ligne correspondant au client (ou prospect) auquel est adressé le devis. La fenêtre de création du devis apparaît.  Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client ou du prospect, utilisez le bouton [Nouveau client] ou [Nouveau prospect]. Vous allez alors pouvoir créer un client ou prospect sans quitter le module de création du devis. En effet, après avoir enregistré la fiche, le logiciel passera directement à la fenêtre de création du devis. La fenêtre de saisie du devis est composé de trois parties : L'entête du devis Vous y retrouvez le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code client, son nom et son adresse. Le corps du devis Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix. Le pied du devis Sont rappelés les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant.  Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le sélectionnant et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL. Renseigner l'entête du devis Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par votre logiciel selon le numéro du dernier devis créé. Prise en main 32 Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. La date de travail est proposée comme Date du devis. La Date de validité correspond à la durée du devis. Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré-définies situés en fin de zone. Sélectionnez le mode de paiement à l’aide du menu déroulant. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de liste situé à la fin de la zone Code. Saisir les articles dans le corps du devis Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis. La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. 2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont alors renseignées par les informations définies dans la fiche article. 3. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1), puis appuyez sur la touche ou . Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées. Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants, présentés dans le pied du devis, est calculé.  Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. Pour cela, ignorez la zone Code article et cliquez sur Description article. Saisissez votre description dans la zone texte qui s'affiche puis appuyez sur la touche pour passer aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA, etc. Compléter et vérifier les données du pied du devis Facturer en TTC Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Éco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.  Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Éco-participation à partir du menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTATS ET STATISTIQUES - ÉTATS DEVIS/FACTURES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise global, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en montant en saisissant une valeur dans la zone Remises globale. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. Prise en main 33 Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant dans la zone Acompte. Les zones de la partie Total pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans le devis. • Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré et vous propose ensuite d'effectuer différents traitements : • Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix. Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. Imprimer un devis A tout moment vous pouvez demander l'impression d'un devis. Il sera imprimé selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Imprimer après la création d'un devis 1. Validez votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Imprimer le devis puis cliquez sur [OK] pour demander l'édition du devis. Imprimer à partir de la liste des devis Vous pouvez imprimer les devis existants à partir de la liste des devis que vous obtenez par la commande DEVIS du menu LISTES. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui à imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] présent en haut de la liste. Une fenêtre s'affiche vous informant du lancement de l'impression. Vous pouvez annuler votre demande en cliquant sur le bouton [Annuler]. La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression. Envoyer le devis par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.  Pour utiliser cette option, vous devez avoir installé sur votre ordinateur une messagerie électronique et un modem. 1. Validez la création de votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Envoyer le devis par e-mail. Prise en main 34 3. L'adresse e-mail définie pour le client à qui est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. A ce stade, vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie pour le contact principal du client, la zone reste vide. Vous devez alors la saisir. 4. Cliquez sur le sur le bouton [OK]. 5. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée.  Votre devis est envoyé en pièce jointe de votre message et au format PDF (Adobe Reader). Aperçu du devis à l'écran L'option Aperçu du devis vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier, selon le modèle de devis déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] présent en haut de la liste. La fenêtre Aperçu avant impression présentant le devis s'affiche. 3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression du devis sur papier, en cliquant sur le bouton [Imprimer tout] situé en haut de la fenêtre.  Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu. Rechercher un devis Pour rechercher un devis : • Appelez la commande DEVIS du menu LISTES, ou cliquez sur Liste des devis dans la barre d’actions. Vous n'avez plus qu'à consulter la liste de vos devis afin de retrouver celui qui vous intéresse. • ou utilisez le menu déroulant FILTRAGE pour créer un filtre de recherche.Voir Filtrer la liste, page 24. Modifier et supprimer un devis  Menu LISTES - commande DEVIS. Les devis ne peuvent être modifiés qu'à partir de la liste des devis. 1. Dans cette liste, placez le curseur sur la ligne correspondant au devis à modifier. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier].  Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne. Le masque de saisie du devis s'affiche. 3. Apportez les modifications nécessaires au devis puis validez-les en cliquant sur le bouton [OK]. Le principe est le même pour la suppression d'un devis. Sélectionnez le ou les devis concernés dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Vous ne pouvez modifier qu'un seul devis à la fois, par contre vous pouvez en supprimer plusieurs par sélection multiple dans la liste. Accepter un devis  Menu LISTES - commande DEVIS. Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi créée, son règlement et son impression. 1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à accepter. Prise en main 35 2. Cliquez sur le bouton [Accepter]. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables, accessibles depuis le menu DOSSIER, commande OPTIONS. Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du menu LISTES. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée. De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous obtenez par la commande RÈGLEMENT du menu LISTES. Convertir un devis en facture A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque étape du processus d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la facture générée si le devis n'est que partiellement accordé. 1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture]. Un message vous demande de confirmer ce traitement. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché à l’écran. 4. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement. 5. Validez la création de la facture en cliquant sur [OK]. Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du menu LISTES.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Prise en main 36 Les factures Facturer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT. C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures.  Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par la commande DEVIS du menu LISTES, bouton [Transférer en facture]. Lorsque vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, la fenêtre de saisie de la facture est affichée à l’écran. Comme les devis, il se compose de trois parties distinctes : l'entête de la facture, le corps de la facture et le pied de la facture. Nous ne détaillerons pas ici la saisie de la facture, la méthode étant totalement identique à celle de la création d'un devis. Voir Préparer un devis, page 31. Valider une facture Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte, son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée. Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider, si elle ne l'est pas. En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou générer un avoir, c'est à vous de valider préalablement la facture, si elle ne l'est pas encore. Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage du symbole V dans la colonne Validée. Elles sont également affichées en gras dans la liste. Pour valider une facture à partir de la liste des factures 1. Placez le curseur sur la facture à valider. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur [Oui].  Que la facture soit validée ou non, vous pouvez à tout moment : • la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, • l'imprimer sur papier, • l'envoyer par e-mail à votre client. Aperçu d'une facture à l'écran Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez les consulter sur votre écran, telles qu'elles s'imprimeront sur papier. La facture est présentée selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. La fenêtre Aperçu avant impression présentant la facture s’affiche. 3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression sur papier de la facture affichée à l'écran, en cliquant sur le bouton [Imprimer tout] (dans l'entête de la fenêtre Aperçu). Prise en main 37 Imprimer une facture Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez en demander l'impression à partir de la liste des factures. Elles sont imprimées selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer]. La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche. 3. Validez l'impression en cliquant sur [OK].  Nous vous rappelons que pour imprimer la liste des factures, vous devez cliquer sur l'icône , présentée au-dessus de la liste des factures. Supprimer une facture  Seules les factures non validées peuvent être supprimées. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à supprimer. Vous pouvez supprimer plusieurs factures en même temps. Pour sélectionner plusieurs factures, appuyez sur la touche et, tout en la conservant appuyée, cliquez sur toutes les lignes correspondant aux factures à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Compte tenu de l'effet irréversible du traitement, un message vous demande de confirmer la suppression. 3. Cliquez sur [OK] pour valider le traitement. Les factures d’acompte  Menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer ou l'envoyer par e-mail. Voir Saisir un acompte, page 39. Prise en main 38 Les règlements Encaisser un règlement  Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.  Pour plus de détails sur la gestion des règlements dans Ciel Devis Factures consultez le chapitre Mon argent du Manuel de référence (accessible depuis le menu AIDE). Lorsque vous appelez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, la fenêtre suivante s'affiche : La date de travail est proposée comme Date de règlement. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. Le libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le modifier après l'avoir sélectionné et effacé. 1. Choisissez le Client dont vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. La liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans la partie basse : Liste des factures et avoirs validés non réglés. 2. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de Recherche rapide après avoir saisi les premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 3. Sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection. 4. Cliquez sur le bouton pour passer le règlement. Le montant s'affiche dans la zone Réglé. Prise en main 39 La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et Reste à ventiler restent vides car la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci indiqueraient le montant restant dû sur la facture. 5. Cliquez sur [OK] pour enregistrer le règlement. Vous pouvez le consulter en utilisant la commande RÈGLEMENTS du menu LISTES. Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique.  Pour plus de détail sur le règlement partiel, reportez-vous à l’Aide . Encaisser un règlement à partir de la liste des factures : bouton [Régler] Le règlement du client correspond exactement au Solde dû d'une des factures présentées dans la liste. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à régler puis cliquez sur le bouton [Régler]. La fenêtre suivante s'affiche : La somme à régler s'affiche automatiquement dans la zone Réglé. 2. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement. Saisir un acompte  Menu LISTES - commande Factures - bouton [Saisir un acompte]. Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez saisir un acompte. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte. 2. Cliquez sur le bouton [Saisir un acompte].  Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous affiche un message d'alerte et vous propose de le faire en cliquant sur le bouton [Oui], sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte. Prise en main 40 Voici un exemple de la fenêtre que vous obtenez : La date de travail est proposée comme Date de l'acompte. Vous pouvez la modifier. Le Code est indiqué par défaut. Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Il reprend le n° de la facture pour laquelle le client verse l'acompte. Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de trésorerie est défini dans le mode de paiement. Les deux dernières zones peuvent être modifiées. 1. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé. La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte.  Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras. La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé correspond à un acompte. Enregistrer un acompte directement dans le corps de la facture Dans la fenêtre de saisie d'une facture non validée, la zone Acompte située dans le pied de la facture vous permet de saisir directement un acompte sans passer par une autre commande. L'acompte est enregistré à titre indicatif. Il sera enregistré lorsque la facture correspondante sera validée. Votre logiciel affichera alors la fenêtre d’enregistrement de l'acompte comme décrit précédemment. Vous pouvez par la suite visualiser la facture d’acompte générée. Voir Les factures d’acompte, page 37. Prise en main 41 Consulter les règlements  Menu LISTES - commande RÈGLEMENTS. Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués, indépendamment de la commande utilisée.  Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de : • la liste des factures, par le bouton [Régler] • l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte]) • l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT) Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement, via le bouton [Créer], ou en effacer un, en cliquant sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Filtres] permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste. Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le Code client, le Nom du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le mode de paiement. La colonne Acompte, vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme d'acompte. Prise en main 42 Les avoirs Établir un avoir Pour établir un avoir, vous disposez de deux méthodes : • la saisie de toutes pièces, • la génération à partir de la facture correspondante, évitant ainsi une double saisie des informations. Saisir un avoir de toutes pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR. Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces. Lorsque vous activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR, la liste des clients existants s'affiche. 1. Sélectionnez le client concerné ou cliquez sur le bouton [Nouveau client] afin de le créer. La fenêtre de saisie d'un nouvel avoir s'affiche. 2. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir, la saisie étant la même que pour un devis ou une facture. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.  L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé. Établir un avoir total à partir d’une facture  Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir]. Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous évitez ainsi une double saisie des informations. A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes. Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la commande FACTURES du menu LISTES.  La facture doit être préalablement réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture partiellement réglée. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir. 2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. 3. Un message vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES. Il apparaît en italique. Et, dans le corps de l’avoir, un commentaire est ajouté sur l’origine de la pièce.  Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Solde dû de la facture est à zéro. Le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture. Établir un avoir d'annulation de facture  Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir].  Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation. 2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. Prise en main 43 3. La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas, un message vous en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et valider préalablement la facture nécessaire. 4. Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la facture. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES. Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique. La colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs. Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Remboursement d’avoir  Menu LISTE - commande AVOIRS - bouton [Rembourser]. Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir. Étape préalable à la création d'un avoir : 1. Création d'une facture. 2. Règlement de la facture. 3. Le client souhaite être remboursé (génération d'un avoir à partir de la facture). 4. Remboursement de l'avoir. Saisir un remboursement d'avoir 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous enregistrer un remboursement. 2. Cliquez sur le bouton [Rembourser]. 3. Précisez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante...). 4. La zone Client est automatiquement renseignée. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé. 5. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie à prendre en compte. 6. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK]. Prise en main 44 Relancer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RELANCER UN CLIENT. Cette commande vous permet d'envoyer une lettre de relance à un ou plusieurs clients n'ayant pas réglé leurs factures à la date d'échéance. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l’état que vous souhaitez imprimer. 2. Pour choisir le type de sortie de l’état, cliquez sur l’un des boutons suivants : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de vos relances. 3. Sélectionnez les Clients à qui vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options proposées : • Tous : tous les clients existants seront sélectionnés. • Le client : dans ce cas vous n'indiquez que le code du client à qui vous voulez envoyer une relance. Utilisez l'icône d'appel de liste pour le sélectionner. • De la famille : seuls les clients appartenant à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés, utilisez l'icône d'appel de liste pour la sélectionner. 4. Dans la zone Sélection des pièces, définissez la date limite d’échéance des pièces non réglées. 5. Définissez le nombre de jours ouvrés écoulés depuis la date d’échéance. 6. Saisissez le moyen de paiement utilisé. Vous pouvez le choisir en utilisant le bouton [...]. 7. Sélectionnez le type de pièces client (validées, non validées, les deux.) 8. Dans la zone Options de facture, cochez l’une des options suivantes : • Reste à payer supérieur à : toutes les factures dont le reste à payer sera supérieur à celui que vous indiquerez seront sélectionnées. • Encours actuel supérieur à l’encours autorisé du client : le montant de l’encours, défini dans la fiche de chaque client, sera utilisé comme critère de sélection. 9. Cliquez sur le bouton [OK]. Si vous aviez choisi l’impression, la fenêtre Mise en page s'affiche pour que vous puissiez vérifier le paramétrage de votre imprimante et du format d'impression. Prise en main 45 Consulter un compte client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande CONSULTER UN COMPTE CLIENT. A partir de cette commande, vous pouvez effectuer toutes les opérations suivantes pour un client donné : lui envoyer une lettre de relance, un e-mail, consulter son site Web ou encore accéder à sa fiche pour lui apporter d'éventuelles modifications. 1. Choisissez le Code du client dans la liste de recherche rapide ou lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste. 2. Validez le code client en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Son nom renseigne la zone Nom et les données le concernant renseignent les différents onglets : • Factures : liste de toutes les factures émises pour le client sélectionné. • Encours : liste de toutes les factures validées, non réglées. Devis : liste de tous les devis émis pour le client. Avoirs : liste de tous les avoirs émis pour le client. Factures d’acompte : liste de toutes les factures d’acompte émises pour le client sélectionné. • Règlements : liste de tous les règlements enregistrés pour ce client. Accéder à une fiche Client Le bouton [Fiche client] ouvre la fiche du client sélectionné, vous permettant ainsi de lui apporter des modifications. Envoyer un e-mail au client Pour envoyer un message électronique à votre client, vous devez avoir préalablement installé un modem et une messagerie électronique sur votre ordinateur. 1. Cliquez sur le bouton [Email]. Si aucune adresse électronique n'est déclarée pour le client à qui vous voulez faire parvenir un message, le bouton [Email] ouvre la fenêtre de messagerie électronique, vous devez alors saisir son adresse. Si cette adresse a déjà été renseignée dans la fiche du client, votre messagerie s’ouvre. L'adresse électronique définie pour le client sélectionné est récupérée comme adresse du destinataire. 2. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée. Prise en main 46 Consulter le site Web Cette commande ouvre votre navigateur Internet. Si dans la fiche Client, vous avez défini l'adresse de son site Web, celui-ci s'ouvre. Envoyer une relance au client Vous pouvez effectuer une relance pour un ou plusieurs clients en cliquant sur le bouton [Relancer]. La procédure pour effectuer une relance à ce stade est strictement identique à celle que vous effectuez par la commande RELANCER UN CLIENT du menu RELATIONS CLIENTS. Voir Relancer un client, page 44. Statistiques Cette commande calcule automatiquement les statistiques sur l'encours client sélectionné et les affiche à l'écran. Aperçu/ Imprimer Les boutons [Aperçu] et [Imprimer] vous proposent de visualiser à l'écran votre sélection ou de lancer directement l'édition de celle-ci. Prise en main 47 Le rapport des ventes  Menu MON ARGENT - commande RAPPORT DES VENTES. Le rapport des ventes présente pour chaque client sélectionné le détail des factures et avoirs, classé par article. Un cumul par article et un par client sont également calculés. Le rapport des ventes peut être consulté sous la forme d'un tableau récapitulatif. 1. Choisissez le mode de sortie du rapport des ventes en cliquant sur les boutons correspondants : • bouton [Aperçu] pour consulter le tableau sur votre écran dans la fenêtre Aperçu. • bouton [Imprimante] pour imprimer le tableau de trésorerie sur papier. 1. Dans la partie Clients, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport de ventes, en cochant une des options proposées : • Tous : tous les clients pour lesquels une pièce commerciale a été créée sont sélectionnés. • Le client : l'état est édité pour un seul client dont vous choisissez le code dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez dans l'icône d'appel de liste. • De la famille : seuls les clients rattachés à la famille que vous sélectionnez dans la zone qui suit seront sélectionnés. L'icône , présentée à la fin de la zone Famille, ouvre la liste de celles existantes. 2. Dans la partie Articles, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport des ventes, en cochant une des options proposées : • Tous : tous les articles existants sont alors sélectionnés. • L'article : dans ce cas, le rapport des ventes est calculé pour un seul article dont vous choisissez le code dans la liste affichée, quand vous cliquez dans l'icône d'appel de liste. • De la famille : seuls les articles rattachés à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés. 3. Définissez la période à prendre en compte, en choisissant respectivement dans les zones Du et Au, la date de début et la date de fin de la période. Toutes les pièces dont la date est comprise dans cette période seront sélectionnées. L'icône pré- sentée à la fin des zones ouvre le calendrier. 4. Cliquez sur [OK]. Une nouvelle fenêtre s'affiche.  Vous pouvez imprimer le rapport des ventes directement depuis la fenêtre Aperçu, en cliquant sur le bouton [Imprimer tout] présenté dans l'entête de la fenêtre. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 49 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur Internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.  Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Attention ! Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Gestion des dossiers 50 Mot de passe  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE. Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe.  L'assistant de création de votre fichier vous a proposé de définir un mot de passe lors de sa dernière étape. Créer un mot de passe La commande MOT DE PASSE affiche la fenêtre suivante :  Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est vide. 1. Pour créer un Mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Mot de passe s’affiche. 2. Saisissez votre mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente. Il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone correspondante. 4. Cliquez sur le bouton [OK].  Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe] dans la fenêtre Mot de passe. Modifier ou supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre Mot de passe puis cliquez sur [OK]. Votre mot de passe s'affiche. 4. Supprimez-le puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Pas de mot de passe]. Gestion des dossiers 51 Sauvegarde Indisponible en option Ciel Données Mobiles.  Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE-RESTAURATION, commande SAUVEGARDE. 3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. 4. Dans la zone Destination, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.  Vous pouvez fixer des préférences de sauvegarde. Pour cela, consultez le Manuel de référence (partie Présentation générale) accessible depuis le menu AIDE Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Gestion des dossiers 52 Restauration Indisponible en option Ciel Données Mobiles.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE- RESTAURATION - RESTAURATION. Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la restauration. 2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois votre mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde. 5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. 7. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Autres fonctionnalités Autres fonctionnalités 54 Calculatrice  Menu DIVERS - commande CALCULATRICE. La commande CALCULATRICE ouvre la calculatrice standard de Windows. Autres fonctionnalités 55 Purge  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE. Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, acomptes, avoirs et règlements). La commande PURGE affiche la fenêtre suivante : Le programme vous demande une date. Par défaut, il propose la fin de l'année précédant celle en cours. Vous pouvez conserver les pièces commerciales un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui précède celle proposée. 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien utilisez les icônes du calendrier ou des dates pré-définies. 2. Par défaut, votre logiciel sélectionne tous les types de pièces commerciales. Décochez la case correspondante aux pièces que vous souhaitez conserver. 3. Cliquez sur le bouton [Purger]. 4. Une fenêtre vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande. Validez en cliquant sur [Oui]. 5. Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde avant de lancer une purge. • Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement], choisissez l'emplacement des données qui vont être sauvegardées. Le logiciel effectue la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. • Si vous cliquez sur [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier], ce qui n'est pas conseillé, votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.  Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures n'étaient réglés que partiellement, ils ne pourront pas être purgés. Autres fonctionnalités 56 Sauvegarde DGFiP Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Devis Factures vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP. Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de votre archivage de pièces sur les trois exercices antérieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé USB...). 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche : • soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.  La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont classées par exercice.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Autres fonctionnalités 57 Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement fait, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Lorsque vous activez la commande FIN D’EXERCICE du menu TRAITEMENTS, un assistant s’affiche. Etape : Sauvegarde DGFiP La sauvegarde de vos pièces est une réglementation de la DGFiP. L’assistant Fin d’exercice vous permet d’archiver directement toutes les données de gestion et de compta. Les sauvegardes DGFiP seront accessibles via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Voir Consultation sauvegarde DGFiP, page 56. 1. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Cliquez sur l’icône pour définir l’emplacement de la sauvegarde. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape : Options Cette étape vous propose de réaliser une purge des exercices précédents à la fin d’exercice. Voir Purge, page 55. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Etape : Lancer le traitement Cette étape vous permet de valider la fin d’exercice. 4. Vérifiez la date de fin d’exercice. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice. 6. Un message d’avertissement vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer le traitement. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 7. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès.  Pour plus de détails sur la Fin d’exercice, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible à partir du menu AIDE. Attention ! Cette opération est irréversible. Autres fonctionnalités 58 Modifier un modèle de facture Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Un dessin de facture standard est sélectionné par défaut dans votre logiciel, mais celui-ci peut être modifié pour l'adapter à vos besoins. 1. Activez le menu DOSSIER, commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES. 2. Sélectionnez dans la liste des familles, à gauche, la famille Dessin factures. Dans la liste de droite s'affichent les différents modèles de factures. 3. Sélectionnez le modèle affiché en gras (coché par défaut). 4. Double-cliquez dessus pour l'ouvrir. Un message vous indique que cet état est standard et qu'il n'est pas modifiable. Il propose de le dupliquer. 5. Cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 6. Saisissez le nom de votre nouveau modèle de facture puis cliquez sur [OK]. Le logiciel ouvre directement le dessin du modèle existant que vous pouvez maintenant modifier.  Consultez le Manuel de référence (partie Générateur d'états), disponible dans le menu AIDE du logiciel. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Devis Factures - MAN_WDF - V13.1 - 09.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Index A Acompte 39 Articles 27 Avoir 42 Avoir d’annulation 42 B Besoin d’aide 10 C Calculatrice 54 Ciel Données Mobiles 7 Clients 23 rechercher 23 relancer 44 Compte client 45 D Devis 31 accepter 34 convertir en facture 35 envoyer par mail 33 imprimer 33 modifier 34 Documentation 6 Dossier copier sur Internet/sur votre poste 49 créer en mode détaillé 17 créer en mode rapide 14 E Environnement 9 F Facture annuler par avoir 42 imprimer 37 modèle 58 saisir 36 valider 36 Facture d’acompte 37 Fin d’exercice 57 I Intuiciel 10 M Mot de passe 50 P Purge 55 R Rapport des ventes 47 Règlements consulter 41 encaisser 38 Remplissage automatique 28 Restauration 52 S Saisie document 29 Sauvegarde 54 Sauvegarde DGFiP conformité 56 consultation 56 T Trouvtoo 10 Les nouveautés de Ciel Compta Ciel Compta Evolution Ciel Compta - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Ce guide vous permet de découvrir les nouveautés de votre logiciel et de récupérer les données de votre ancienne version. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 7 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ........................................7 Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures................................................7 L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts ............................................8 L’import et l’export des écritures ........................................................................................8 La migration d’une ancienne version.................................................. 10 Ouvrir un dossier dans la nouvelle version................................................... 10 Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Compta ............................................ 10 Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.00 ou à Evolution 5.00 ............................ 10 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.10 ou à Evolution 4.10 ............................. 12 Récupérer un dossier dans la nouvelle version ............................................ 13 Présentation.................................................................................................................. 13 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 13 Contrôles avant récupération ........................................................................................... 14 Informations complémentaires avant récupération.............................................................. 14 Procédure de récupération d’un dossier ............................................................................. 15 Vérifications après récupération ....................................................................................... 22 Nouvelle interface du logiciel ....................................................................... 23 Les fenêtres .................................................................................................................. 23 Affichage et recherches................................................................................................... 24 Boutons de commande ................................................................................................... 26 Modifications fonctionnelles majeures ............................................................................... 26 Nouveaux accès ........................................................................................... 27 Questions - Réponses................................................................................... 28 L’historique des nouveautés............................................................... 30 Les nouveautés de la version Evolution 5.40................................................ 30 Réviser une immobilisation.............................................................................................. 30 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 33 Disparition de l'amortissement dégressif et passage à la méthode dérogatoire........................ 35 Les nouveautés des versions 13.00 et Evolution 6.00 .................................. 38 Synchronisation comptable vers Sage Ligne 30 & 100 et Sage Coala ..................................... 38 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 38 Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGI) ........................... 39 Calcul automatique des frais kilométriques en saisie d’écritures............................................ 39 Impression d’une lettre chèque ........................................................................................ 39 Trésorerie prévisionnelle ................................................................................................. 39 Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet ..................................................... 40 Mise à jour automatique ................................................................................................. 40 Localisation automatique dans les comptes clients et fournisseurs ........................................ 40 Les nouveautés des versions 13.10 et Evolution 6.10 .................................. 41 Enrichissement de la Synchro Compta vers Sage Ligne 30, 100, Start et Sage Coala ............... 41 Nouveau bordereau de déclaration de TVA......................................................................... 41 PDF en couleur .............................................................................................................. 41 Date de saisie des écritures ............................................................................................. 41 Nouveaux formats d’import/export ................................................................................... 42 Les nouveautés des versions 14.00 et Evolution 7.00 .................................. 43 Besoin d’aide................................................................................................................. 43 Trouvtoo.......................................................................................................................43 Nouveau mode comptable ............................................................................................... 43 Nouveau format d’import/export ...................................................................................... 44 Relevé bancaire ............................................................................................................. 44 Saisies des A-nouveaux .................................................................................................. 44 Import balance .............................................................................................................. 44 Synchro compta............................................................................................................. 44 Etats analytiques : Bilan et Compte de résultat synthétiques................................................ 45 Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ ....................................................................... 45 Modification du solde pointé ............................................................................................ 45 Informations complémentaires......................................................................................... 45 Affichage des alertes ...................................................................................................... 46 Les nouveautés des versions 14.10 et Evolution 7.10 .................................. 47 Nouvel assistant d’import et d’export des écritures ............................................................. 47 Les nouveautés des versions 15.00 et Evolution 8.00 .................................. 48 Nouvelle interface .......................................................................................................... 48 Les aperçus................................................................................................................... 50 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 51 Mise sous surveillance .................................................................................................... 51 Nouveau mode comptable cahier : dépenses/recettes ......................................................... 51 Nouveaux modes de la Synchro compta ............................................................................ 51 Nouveaux formats d’import des écritures .......................................................................... 51 Annuler le lettrage manuel .............................................................................................. 52 Gestion des inventaires des immobilisations ...................................................................... 52 Etats analytiques et budgétaire : affichage des éléments non imputés................................... 52 Paramétrage des états fiscaux ......................................................................................... 52 Réouverture d’exercice : nouvelles étapes ......................................................................... 52 Format RImport : pointage récupéré................................................................................. 52 Les nouveautés des versions 16.00 et Evolution 9.00 .................................. 53 Personnalisation des polices ............................................................................................ 53 Les regroupements dans les listes (Intuiliste) .................................................................... 53 Les règles .....................................................................................................................53 Saisie Z de caisse .......................................................................................................... 54 Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 54 Compte de TVA par défaut .............................................................................................. 54 Pointage automatique par import : nouveaux formats ......................................................... 54 Consultation des écritures d’un compte en saisie ................................................................ 55 Infos perso. dans les comptes.......................................................................................... 55 Les nouveautés des versions 17.00 et Evolution 10.00 ................................ 56 Les barres d’actions ....................................................................................................... 56 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 57 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 57 Les actions flash ............................................................................................................ 57 Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 57 Affichage des cumuls par mois ......................................................................................... 58 Gestion multi-analytique de niveau 1 ................................................................................ 58 Les nouveautés des versions 17.20 et Evolution 10.20 ................................ 59 Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. ................................................................ 59 Les nouveautés des versions 18.00 et Evolution 11.00 ................................ 60 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 60 Insertion automatique .................................................................................................... 60 Correcteur orthographique .............................................................................................. 61 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 61 Plan comptable général 2010........................................................................................... 62 Saisie simplifiée des factures et avoirs .............................................................................. 62 Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable ................................... 62 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 62 Gestion multi-analytique de niveau 1 ................................................................................ 62 Ecritures de redevances de crédit-bail............................................................................... 63 Comptes exonérés de TVA............................................................................................... 63 Création de dossier à partir d’une société existante ............................................................ 63 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 63 Les nouveautés des versions19.00 et Evolution 12.00 ................................. 65 Accueil Ciel ...................................................................................................................65 Mon Compte Ciel............................................................................................................ 65 Amélioration de l’intuiciel ................................................................................................ 65 Choix du code de lettrage ............................................................................................... 66 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 66 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 66 Déclaration de TVA......................................................................................................... 67 Consulter plusieurs comptes ............................................................................................ 67 Emprunts...................................................................................................................... 67 Multi sélection de codes analytiques ................................................................................. 68 Calcul de la trésorerie prévisionnelle................................................................................. 68 Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion .................................................. 68 Amélioration de la purge ................................................................................................. 68 Référence d’obligation fiscale........................................................................................... 68 Association de comptes................................................................................................... 69 FlashCode et QR-Code .................................................................................................... 69 Détail du calcul des formules des états fiscaux ................................................................... 69 Les nouveautés des versions 20.00 et Evolution 13.00 ................................ 70 TVA.............................................................................................................................. 70 Sauvegarde DGFiP ......................................................................................................... 70 Windows™ 8 ................................................................................................................. 71 Compte d’attente ........................................................................................................... 71 Enregistrement des écritures en cours .............................................................................. 72 Equilibrage automatique des écritures en cours .................................................................. 72 Longueur du libellé des journaux et comptes ..................................................................... 72 Longueur des codes journaux .......................................................................................... 72 Les nouveautés de votre logiciel 7 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés des versions Millésime 20.1, Evolution 13.1, Ciel Up To Experts 20.1 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts  Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.  Cette commande est également accessible dans l’Accueil, bouton [Je créé mon dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts]. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle issu du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.  Pour plus de détails sur cette méthode de création, reportez-vous à l’Aide du logiciel accessible par la touche . Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures A la création du dossier Dans l’étape Paramètres, la question Votre expert-comptable utilise-t-il Sage Production Experts ? permet de déterminer votre mode d’échanges. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel. Si vous répondez par : • Oui : le mode d'échange est Sage Production Expert. • Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export.  Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité. Dans les paramètres comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dans les paramètres comptabilité, le nouvel onglet Echanges Expert vous permet de choisir le type d'échanges avec votre expert-comptable.  Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode d'échanges à utiliser. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas : • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier dédié.  Cette option est indisponible dans Ciel Compta Millésime. Votre expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts. • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export. Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum...). • Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges.  Cette option est indisponible dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts. Il s’agit dans ce cas d’échanger des données par la synchro compta. La synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Les nouveautés de votre logiciel 8 L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime.  Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT.  Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, ces commandes sont indisponibles. Envoyer des écritures à mon expert A l'aide de la nouvelle commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts. A la fin de ce traitement, il vous restera à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...). Recevoir des écritures de mon expert Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. Pour cela, il vous suffit d’utiliser la nouvelle commande RECEVOIR DE MON EXPERT dans le menu ECHANGES. Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre dossier.  A la fin de ce traitement, le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche . L’import et l’export des écritures Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts, vous pouvez également procéder à l’import et à l’export de vos écritures.  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES Au lancement de cette commande, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui, sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. • Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].  Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. Attention ! Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les supprimer ou de les enregistrer en brouillard. Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi. Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment que vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par votre expert-comptable. Les nouveautés de votre logiciel 9 • Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 10 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier dans la nouvelle version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta, soit : • votre dossier de travail nécessite une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Compta Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.  Pour voir les tableaux de correspondance des versions, reportez-vous au paragraphe “Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?”, page 28. Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.00 ou à Evolution 5.00 Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta. 1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR. 2. Sélectionnez votre dossier et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier, assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. La migration d’une ancienne version 11 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement.  A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler. Votre dossier provient d’une autre version Ciel Compta Le dossier que vous ouvrez a été créé dans Ciel Compta Millésime ou dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts ou dans Ciel Compta Facile, le logiciel vous demande l'action à effectuer. Exemple 1. Cochez l'option de votre choix : • Refuser l'ouverture : un message d'erreur vous signalera que votre dossier ne peut être ouvert. • Le convertir pour Ciel Compta... L'application convertira votre dossier dans la version de Ciel Compta dans laquelle vous travaillez (Millésime, Evolution ou Ciel Up To Experts). Un message vous permettra de sauvegarder votre dossier. Pour cela, vous cliquerez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Si vous travaillez dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts, il vous est demandé si votre expertcomptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Répondez à la question. En fonction de votre réponse, le logiciel sera pré-paramétré pour échanger des données soit par Sage Production Experts (Oui) soit par l'import/export (Non ou Je ne sais pas). • L'ouvrir sans conversion Un message vous avertira que votre logiciel se comportera comme Ciel Compta Millésime ou Ciel Compta - Ciel Up To Experts ou Ciel Compta Facile. Vous pourrez travailler dans votre dossier comme vous en avez l'habitude. Cette option est pratique si par exemple vous travaillez principalement dans une version millésime et que votre expert-comptable possède une version Evolution de Ciel Compta.  Un dossier créé dans la version Evolution de Ciel Compta ne peut être converti. Par la suite, si vous souhaitez modifier l'option d'ouverture, vous devrez passer par les préférences d'ouverture d'un dossier (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, catégorie Comptabilité. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! Une fois votre dossier converti, vous ne pourrez plus l'ouvrir dans la version d'origine (Ciel Compta, Ciel Compta - Ciel Up To Experts ou Ciel Compta Facile). La migration d’une ancienne version 12 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.10 ou à Evolution 4.10 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier dans la nouvelle version, page 13. La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la version 2010 (version Millésime 16.00 ou version Evolution 9.00). Avant de détailler la procédure de récupération de vos anciennes données, voici les modifications apportées sur votre ordinateur à la suite de l’installation de la nouvelle version de Ciel Compta : • les raccourcis qui étaient présents dans le menu Démarrer ont été supprimés, • l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwk.exe. Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de l’ancienne version (C:\Ciel\Wcpta par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwk.exe. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 13 Récupérer un dossier dans la nouvelle version Présentation Dans cette partie, nous allons détailler la récupération des anciens dossiers : • d’une version Ciel Compta inférieure ou égale à Ciel Compta 2005 vers Ciel Compta 2006 minimum. • d’une version Evolution inférieure ou égale à Ciel Compta Evolution 4.10 vers Ciel Compta Evolution 5.20 minimum. Ces dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta.  Reportez-vous au paragraphe ci-dessous “Les éléments non récupérés”, page 13. Cette documentation a non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Les éléments qui ne seront pas récupérés de votre ancien dossier Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution sont les suivants : Les états paramétrables La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Cependant, la récupération des anciens états n’est pas possible. Ceci étant, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les rapprochements bancaires La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau module de rapprochement bancaire afin de répondre au mieux aux besoins des utilisateurs. Le système étant totalement différent, la récupération des rapprochements bancaires effectués sur votre ancien dossier ne peut être réalisée. Cependant, toutes les écritures pointées lors de ces rapprochements sont récupérées avec ce statut. Les budgets des prévisions Les budgets N et N-1 définis dans les prévisions ne sont pas récupérés. Ces montants étaient précédemment annuels, ils sont désormais mensuels dans la nouvelle version. Un même compte pouvait être utilisé dans plusieurs prévisions. Dans la nouvelle version, ils sont saisis directement dans la fiche des comptes. L’historique des clôtures L’historique des clôtures n’est pas récupéré. Cependant vous pourrez toujours consulter cet historique depuis votre ancienne version. Les commentaires des tâches et rappels Les commentaires des tâches et des rappels ne sont pas récupérés. La migration d’une ancienne version 14 Contrôles avant récupération Avant de lancer la récupération, des éléments sont à contrôler dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une récupération partielle.  L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis standards sont effacés. Les écritures lockées 1. Vous devez vérifier si des écritures «lockées» sont présentes dans le dossier que vous souhaitez récupé- rer. Si c’est la cas, vous devez repasser ces écritures en brouillard. Pour cela, effectuez une recherche de ces écritures en activant le menu SAISIES commande LISTE DES ÉCRITURES - onglet Lignes. 2. Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche avancée. 3. Nommez la requête : Ecritures en L (par exemple). Double-cliquez ensuite sur la première ligne, sous le titre de la colonne Val puis sélectionnez la condition Egal. Saisissez la valeur L (en majuscule obligatoirement). Cliquez sur le bouton [Ok]. 4. Validez en cliquant sur [Enregistrer] puis sur [Ok]. 5. De retour dans la liste des écritures, les écritures lockées s’affichent. Appuyez sur la touche du clavier et double-cliquez sur n'importe quelle ligne du mouvement. 6. Un message vous propose de visualiser l'écriture en grille de saisie. Après confirmation, le mouvement apparaît dans la grille de saisie. Cochez l'option Brouillard et cliquez sur [Enregistrer] pour remettre l'écriture au brouillard. Codes analytiques Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta, nous vous conseillons de vérifier, dans les répartitions des codes analytiques, qu'un même code n’est pas présent dans plusieurs niveaux (comme l'exemple ci-dessous). Si tel est le cas, vous devez modifier ces répartitions. En effet, il n'est plus possible dans la nouvelle version de Ciel Compta d’affecter un même code à plusieurs niveaux. Informations complémentaires avant récupération Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci n'altère en rien la récupération mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. Ecritures d'abonnement Les écritures qui ont été générées via les abonnements, quel que soit leur type, seront récupérées dans la grille de saisie «au kilomètre». Durée du traitement La procédure de récupération peut être longue. Elle est fonction de la taille de votre dossier et de votre ordinateur. De plus, cette procédure ne peut être annulée. La migration d’une ancienne version 15 Procédure de récupération d’un dossier Nous allons détailler la procédure de récupération de votre ancien dossier Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la récupération de votre ancien dossier.  Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta doit être installée sur votre ordinateur, en plus de l’ancienne version. Démarrer Ciel Compta 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution en double-cliquant sur le raccourci qui a été créé sur le bureau. La fenêtre de sélection du Dossier s'affiche. 2. Cochez l’option correspondant au dossier que vous souhaitez ouvrir. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure de récupération. Cette option vous permet de sélectionner manuellement le répertoire à prendre en compte. Fenêtre dans Ciel Compta Evolution Fenêtre dans Ciel Compta La migration d’une ancienne version 16 Sélectionner le dossier La fenêtre qui s’affiche est fonction de l’option que vous avez cochée auparavant. Vous avez coché l’option Version <= 2005 La fenêtre ci-dessous s’affiche. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.  Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, reportez-vous au paragraphe “Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste...”, page 17. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Vous avez coché l’option Version ≥ 2006 ou Version 2006 La fenêtre ci-dessous s’affiche  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple que nous livrons avec le logiciel. 1. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur le bouton [Ancienne version]. Le logiciel va rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta. Cette fonction vous permet de choisir votre ancien dossier. Pour sélectionner manuellement votre ancien dossier, conservez la touche de votre clavier enfoncée et cliquez sur Récupérer un dossier d’une ancienne version. La migration d’une ancienne version 17 Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 2. Choisissez le dossier que vous souhaitez récupérer.  Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, reportez-vous au paragraphe ci-dessous “Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste...”, page 17. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste... Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, il faut le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. La migration d’une ancienne version 18 Choisir un utilisateur Par défaut, le dossier est géré par l’utilisateur MAITRE. 1. Si dans votre ancien dossier, plusieurs utilisateurs étaient définis, sélectionnez votre nom. 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. Saisir le mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre comme ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Le logiciel effectue certains contrôles avant de récupérer l’ancien dossier. La migration d’une ancienne version 19 Les contrôles • Avant de lancer la procédure de récupération de votre ancien dossier, assurez-vous que votre ancienne version n'est pas ouverte. Si c'est le cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous en informe. Contrôle ancienne version Ciel Compta Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta, voici 3 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version : Si votre dossier correspond à une version inférieure à Ciel Compta 7.00 Dans ce cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous informera que la récupération de votre ancien dossier n'est pas possible. Vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 7.00. Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 7.00 et 11.10 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une version plus récente. Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier correspond à une version supérieure ou égale à Ciel Compta 7.00 et inférieure à Ciel Compta 11.10 Dans ce cas, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Un message comme celui présenté ci-dessous s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La récupération de votre ancien dossier peut commencer. Si votre dossier correspond à une version égale à Ciel Compta 11.10 Dans ce cas aucune mise à niveau n'est nécessaire, la récupération de votre ancien dossier peut commencer directement. La migration d’une ancienne version 20 Contrôle ancienne version Ciel Compta Evolution Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta Evolution, voyons les 2 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version : Si votre dossier correspond à une version inférieure ou égale à Ciel Compta Evolution 5.0 Dans ce cas, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Un message comme celui présenté ci-dessous s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence alors. Si votre dossier correspond à une version égale à Ciel Compta Evolution 5.10 Dans ce cas aucune mise à niveau n'est nécessaire, la récupération de votre ancien dossier peut commencer directement. La récupération Une fois que vous avez sélectionné votre dossier, la procédure de récupération de vos données est lancée. Une fenêtre indique la progression du traitement.  La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé, le message ci-dessous s'affiche. La migration d’une ancienne version 21 Le compte rendu de la récupération Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre, semblable à celle présentée ci-dessous, s'affiche. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icone Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre. Attention ! Vous devez renouveler la procédure de récupération pour chaque dossier à récupérer. La migration d’une ancienne version 22 Vous pouvez fermer la fenêtre du compte rendu. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle version de Ciel Compta.  Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Vérifications après récupération La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Nous allons détailler les vérifications que vous pouvez être amené à réaliser sur votre nouveau dossier. Les accélérateurs de type «Caisse» Les accélérateurs de type «Caisse» ne sont pas récupérés. Si un accélérateur de ce type existait précédemment, il faudra le redéfinir en type «Trésorerie» une fois le dossier récupéré (menu DOSSIER - OPTIONS, commande PRÉFÉRENCES et choisir la préférence Accélérateurs dans la famille Comptabilité). Le nom utilisateur et le mot de passe Si vous aviez définis plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier de comptabilité, vous devez, après l’ouverture du dossier dans la nouvelle version, vérifier le nom Utilisateur et le Mot de passe. Attention ! Vous pouvez accéder à l’ancienne version de votre dossier en activant la commande DÉMARRER VERSION < A 2006 du menu DIVERS. Vérifiez et saisissez éventuellement le nom utilisateur et le mot de passe. La migration d’une ancienne version 23 Nouvelle interface du logiciel Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, l’interface du logiciel a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Nous allons détailler ici, via la fenêtre du plan de comptes, les principales différences existant entre l’ancienne et la nouvelle version. Les fenêtres Anciennes versions Lorsque vous activiez la commande PLAN COMPTABLE du menu BASES, deux fenêtres s’ouvraient : • la liste des comptes composant le Plan de comptes. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné et affiché dans une couleur différente. • le détail du compte sélectionné dans la liste. La migration d’une ancienne version 24 Nouvelles versions Lorsque vous activez la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES, une unique fenêtre s’ouvre : la liste des comptes composant le plan de comptes. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Affichage et recherches Ancienne version Les icones de recherche étaient situés en bas de la fenêtre de consultation du compte sélectionné. À partir des versions 12.00 et Evolution 5.00 Si vous sélectionnez l’option Afficher l’aperçu depuis ce bouton, un aperçu du numéro de compte sélectionné s’affiche à droite de la fenêtre. À partir des versions 17.00 et Evolution 10.00 La migration d’une ancienne version 25 Afficher les comptes d’une classe particulière • Pour afficher les comptes d’une classe en particulier, cliquez sur l’un des liens situés dans la partie gauche de la fenêtre Plan de comptes. Exemple Pour afficher les comptes Financiers, cliquez sur le lien Financiers : Afficher un compte à partir de son numéro • Pour afficher un compte dont vous connaissez le numéro, saisissez ce numéro dans la zone de recherche. Exemple Pour afficher le compte 4130000 Clients effets à recevoir, saisissez 4130000 dans la zone de recherche :  Vous pouvez effectuer à partir de cette zone des recherches simples ou avancées, et enregistrer vos critères de recherches.  Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches) du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. À partir des versions 12.00 et Evolution 5.00 À partir des versions 17.00 et Evolution 10.00 À partir des versions 17.00 et Evolution 10.00 À partir des versions 12.00 et Evolution 5.00 La migration d’une ancienne version 26 Boutons de commande Anciennes versions Ces boutons étaient situés en haut de la fenêtre de consultation du compte sélectionné. Nouvelles versions Les boutons situés dans la partie supérieure de la fenêtre vous permettent d’accéder aux principales commandes exécutables à partir de la fenêtre. Exemple Dans la fenêtre Plan de comptes, ces boutons permettent respectivement de : • créer un compte, • modifier un compte, • supprimer un compte, • consulter les écritures relatives à un compte, travailler sur le compte, lettrer, pointer des écritures d’un compte, • fermer la fenêtre. Modifications fonctionnelles majeures Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, certaines fonctions ont été profondément modifiées : • Le rapprochement bancaire La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau module de rapprochement bancaire afin de répondre au mieux aux besoins des utilisateurs.  Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Rapprochement bancaire pour plus d’informations sur cette fonctionnalité. • L’import des écritures comptables La procédure d’importation des écritures de paye ou de gestion commerciale en comptabilité a été modifiée.  Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Import des écritures en attente pour plus d’informations sur cette fonctionnalité. • La Synchro compta La procédure des échanges des écritures entre clients/experts-comptables a été modifiée et vous propose deux modes de synchro compta.  Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Synchroniser les données comptables pour plus d’informations sur cette fonctionnalité. À partir des versions 12.00 et Evolution 5.00 À partir des versions 17.00 et Evolution 10.00 La migration d’une ancienne version 27 Nouveaux accès Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications : Anciennes versions Nouvelles versions Menu BASES Menu LISTES Vous retrouvez désormais vos principales commandes (plan de comptes, consulter un compte, journaux, chéquiers, modes de paiement, etc.) dans le menu LISTES. Menu BASES commande IMMOBILISATIONS Menu IMMOBILISATIONS Le nouveau menu Immobilisations vous permet de gérer et de suivre toutes vos immobilisations (Fonction disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution) Menu SAISIES commande LISTE DES ÉCRITURES Menu LISTES commande ÉCRITURES Menu ETATS commande DÉCLARATION DE TVA Menu TRAITEMENTS commande DÉCLARATIONS DE TVA Menu ETATS commande RELANCES CLIENTS Menu TRAITEMENTS commande RELANCES - RELANCES CLIENTS Le menu DIVERS regroupe des commandes issues de différents menus dans l’ancienne version (tableau de bord, statistiques, relation expert, mailing, exports balance, etc.) Menu FENÊTRES commande MODE DÉCOUVERTE / MODE COMPLET Menu DIVERS commande MENUS DÉCOUVERTE / MENUS STANDARD Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel dans le fenêtre principale. Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - COORDONNÉES Menu ECHANGES commande COORDONNÉES EXPERTCOMPTABLE Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - IMPORT Menu ECHANGES commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - EXPORT Menu ECHANGES commande EXPORTER DES ÉCRITURES. Menu EXPERT COMPTA - commande RELATION EXPERT - HISTORIQUE DES TRANSFERTS Menu ECHANGES commande HISTORIQUE IMPORTS/ EXPORTS Menu DIVERS commande SYNCHRO COMPTA Menu ECHANGES commande SYNCHRO COMPTA Menu DIVERS commande IMPORTS/EXPORTS Menu ECHANGES commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Menu ECHANGES commande EXPORTER DES ÉCRITURES. Menu ECHANGES commande IMPORTER UNE BALANCE. Menu ECHANGES commande EXPORTER UNE BALANCE. Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - caté- gorie Comptabilité. La migration d’une ancienne version 28 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu UTILITAIRES de l’ancienne version de Ciel Compta.  Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Compta Tableau de correspondance Ciel Compta Evolution Numéro de version Millésime 7.00 - 7.01 - 7.10 - 7.11 2001 8.00 - 8.01 - 8.02 2002 9.00 - 9.10 2003 10.00 - 10.50 2004 11.00 - 11.10 2005 12.00 - 12.10 - 12.20 - 12.40 - 12.50 - 12.51 2006 13.00 - 13.10 2007 14.00 - 14.10 2008 15.00 - 15.10 -15.20 2009 16.00 - 16.10 2010 17.00 - 17.10 - 17.20 2011 18.00 - 18.10 2012 19.00 - 19.60 - 19.61 2013 20.00 - 20.10 2014 Numéro de version Millésime 1.10 - 1.11 2002 2.00 2003 3.00 - 3.50 2004 4.00 - 4.10 2005 5.00 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.40 - 5.41 - 5.50 - 5.51 2006 (Gamme R) 6.00 - 6.10 2007 7.00 - 7.10 2008 8.00 - 8.10 - 8.20 2009 9.00 - 9.10 2010 10.00 - 10.10 - 10.20 2011 11.00 - 11.10 2012 12.00 - 12.10 - 12.60 - 12.61 2013 13.00 -12.10 2014 La migration d’une ancienne version 29 Tableau de correspondance Ciel Compta- Ciel Up To Experts Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • répartition des codes analytiques • vérification des écritures lockées • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Compta • Sélection de votre ancien dossier • Saisie éventuelle du mot de passe • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier • Récupération et compte rendu du traitement Après la récupération • Vérification de certains éléments (accélérateurs de type «Caisse»). Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Les éléments suivants ne seront pas récupérés : • les états paramétrables • les rapprochements bancaires • les budgets et prévisions • les commentaires des tâches et rappels • les accélérateurs de type «Caisse» • l’historique des clôtures. Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Lancez une restauration de vos données dans l’ancienne version de Ciel Compta (Menu UTILITAIRES commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta en activant la commande RÉINDEXATION du menu UTILITAIRES. 3. Activez le menu ? commande RESSOURCES/INFORMATIONS - RÉPARATION pour lancer une réparation des données. La fenêtre Réparation des données s’affiche. Cochez les options Tentative de correction et Détail des enregistrements modifiés ou effacés puis cliquez sur [Ok]. 4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données. Numéro de version Millésime 20.10 2014 L’historique des nouveautés 30 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.00 et 5.40. Les nouveautés de la version Evolution 5.40 Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution Réviser une immobilisation A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =100,00 Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 L’historique des nouveautés 31 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. L’historique des nouveautés 32 On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Révision de la valeur d'achat. Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. L’historique des nouveautés 33 Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» «PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité» . Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés.(Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art.1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/02 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans L’historique des nouveautés 34 A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure : • un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans • un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans. • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.  Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. L’historique des nouveautés 35 On obtient la liste des immobilisations suivante. Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 30. Disparition de l'amortissement dégressif et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents. L’historique des nouveautés 36 Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant. L’historique des nouveautés 37 Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée). On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en ce qui concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement, la durée, et la partie Valeur bloquée. De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations. L’historique des nouveautés 38 Les nouveautés des versions 13.00 et Evolution 6.00 Synchronisation comptable vers Sage Ligne 30 & 100 et Sage Coala  Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA La synchronisation est une méthode d’échange de données comptables simple, rapide et dynamique. Elle facilite les échanges de données entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les données comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage L30 et L100 ou Sage Coala. Cette fonction permet : au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. à l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier.  Pour des informations détaillées sur la Synchro Compta (paramétrage, émission, réception et historique des synchronisations) reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Nouvel Intuiciel  Menu DIVERS - commande INTUICIEL L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. L’historique des nouveautés 39 Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGI)  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGI, Ciel Compta vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice (assistant Top Clôture).  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu DIVERS de votre application.  Pour des informations détaillées sur l’archivage DGI, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Calcul automatique des frais kilométriques en saisie d’écritures  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Cette commande vous permet de calculer le montant des remboursements dans le cas ou l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale.  Pour des informations détaillées sur le calcul des frais kilométriques, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Impression d’une lettre chèque  GRILLE DE SAISIE AU KILOMÈTRE - clic droit LETTRE CHÈQUE Vous pouvez, à partir de la grille de saisie au Kilomètre, imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, activez le commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de négocier par avance avec vos partenaires financiers.  Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous à l’aide intégrée au logiciel. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Impôts (DGI) impose un archivage des données. Attention ! • Avec Ciel Compta vous ne pouvez créer qu'une seule trésorerie prévisionnelle. • Avec Ciel Compta Evolution, il n'y a pas de limitation. Vous pouvez créer plusieurs trésoreries prévisionnelles. De même, vous pouvez établir des budgets prévisionnels. L’historique des nouveautés 40 Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet  Menu DIVERS - commande TRANSFERT INTERNET Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet. 1. Vous devez choisir le type de transfert : • mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées. • mode avancé : sélection des écritures à envoyer. 2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter]. 3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code client, N° Licence, Nom de la société, etc). 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et lancer le transfert. Mise à jour automatique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.  Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Localisation automatique dans les comptes clients et fournisseurs  A partir de la fenêtre d’un Compte client (411) ou fournisseur (401) - Onglet Client ou Fournisseur Les icones vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du fournisseur. • Le premier icone affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. Les nouveautés des versions 13.10 et Evolution 6.10 Enrichissement de la Synchro Compta vers Sage Ligne 30, 100, Start et Sage Coala Création d’un dossier comptable via la Synchro compta  Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Vous pouvez maintenant créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.  Pour des informations détaillées sur la Création d’un dossier via la Synchro Compta, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Gestion des A-nouveaux  Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES, ou  Menu DOSSIER - PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ onglet Synchro Compta Vous pouvez maintenant définir la personne qui sera chargée de la génération des A-nouveaux : soit l’expert-comptable soit le client. Dans la zone Génération des A-nouveaux par, il suffit de sélectionner l’option Expert comptable ou Client. Coordonnées de l’expert comptable Les coordonnées de l’expert comptable sont récupérés dans le fichier de synchronisation. Simplification de la validation des écritures de l’expert comptable  Menu DIVERS - commande LANCER LA SYNCHRO COMPTA Si vous êtes Expert comptable, lors de l’envoi des données à votre client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Il vous est demandé si vous voulez valider les écritures, cochez l'option Oui puis saisissez la Date de validation des écritures. Nouveau bordereau de déclaration de TVA  Menu TRAITEMENTS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - ASSISTANT - option Éditer une déclaration de TVA.  Menu TRAITEMENTS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - LISTE DES DÉCLARATIONS - bouton [Etat]. Si vous êtes en régime réel de TVA, vous pouvez éditer votre état fiscal de déclaration de TVA sur le nouveau bordereau de saisie de la Direction Générale des Impôts. En effet, ce nouveau bordereau de saisie : 3310-N°10963*11 et valable à compter du 01/09/2006 est disponible dans Ciel Compta. PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur (les journaux, le grand-livre, etc.). Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. Date de saisie des écritures  Menu SAISIES - commandes FACTURE CLIENT ou FACTURE FOURNISSEUR Lors de vos saisies de factures, vous pouvez indiquer une date d’échéance inférieure à la date de saisie. Nouveaux formats d’import/export  Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES IMPORTS  Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES EXPORTS Format Ciel • Le nouveau format Import Ciel permet d’importer dans Ciel Compta des écritures comptables provenant d’autres logiciels Ciel. • A l’inverse, le format Export Ciel permet d’exporter des écritures provenant de Ciel Compta vers d’autres applications Ciel. Ces deux nouveaux formats tiennent compte de la longueur maximale des comptes, des codes journaux et des codes analytiques propre à Ciel Compta. Format Cegid, CCMX, Sage Coala Vous avez maintenant deux nouveaux formats : Ecritures Cegid Sisco 2 et Ecritures CCMX permettant d’importer vos écritures provenant des logiciels Cegid ou CCMX . Vous pouvez également exporter vos écritures de Ciel Compta vers les logiciels Cegid ou CCMX en utilisant les formats Export écritures CCMX ou Export écritures Cegid Sisco 2. Sage Coala dispose maintenant de nouveaux formats qui vous seront également proposés dans Ciel Compta lors de vos exports ou imports d’écritures. L’historique des nouveautés 43 Les nouveautés des versions 14.00 et Evolution 7.00 Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE icone du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Trouvtoo  Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Nouveau mode comptable  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU A la création d’un dossier, un autre mode comptable vous est proposé. Vous avez le choix entre : • Standard : par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode standard. Ce mode comptable propose des saisies guidées des écritures qui facilite votre travail ainsi qu’une tenue de comptabilité poussée et complète. • Cahier : ce mode permet de tenir une comptabilité de façon simplifiée. La saisie des écritures est sous forme d’un cahier comptable. De plus, vous disposez des principaux états (journaux, grand-livre, etc) ainsi que des traitements essentiels (pointage, relevé bancaire, déclaration de TVA etc.). Si vous voulez créer un dossier en mode Cahier, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode Comptable si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. L’historique des nouveautés 44 Nouveau format d’import/export  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.). L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Relevé bancaire Format  Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Les formats d’import relevé permettent à votre logiciel de décoder les relevés bancaires que vous pourrez importer depuis le site Internet de votre banque. Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Vous disposez de trois formats d'import : • le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu. • le format QIF : Quicken Interchange Format. • le format OFX : Open Financial eXchange. Saisie  Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : • manuelle, • par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Saisies des A-nouveaux  Menu SAISIES - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX Vous disposez maintenant d’une saisie simplifiée des A-nouveaux sous forme de Débit/Crédit et à partir de votre plan de comptes qui vous est présenté. Import balance  Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - IMPORT BALANCE Vous pouvez importer toutes les écritures d’une balance dans Ciel Compta. Synchro compta  Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA Vous pouvez échanger des données synchronisées via la plateforme Ciel. Le destinataire pourra alors le télécharger sur le site internet de Ciel.  Pour plus de détails, reportez-vous au guide de référence électronique disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 45 Etats analytiques : Bilan et Compte de résultat synthétiques Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution  Menu ÉTATS - commande ANALYTIQUES - BILAN SYNTHÉTIQUE et COMPTE DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE  Vous pouvez pour une comptabilité analytique éditer un bilan synthétique et un compte de résultat synthétique. Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les documents des comptes annuels. Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD et SAISIE AU KILOMÈTRE Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie. Dans une cellule de la colonne Intitulé du compte, faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’. La fenêtre suivante s’affiche : Modification du solde pointé  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - onglet Banque Vous avez la possibilité de modifier le solde pointé d’un compte de banque directement à partir de sa fiche. Dans la zone Solde Pointé, l’icone permet d’accéder à la fenêtre Régularisation du solde pointé. Informations complémentaires  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Dans la fiche d’un compte, vous disposer de l’icone qui vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. L’historique des nouveautés 46 Affichage des alertes Les alertes s’affichent sous forme d’un message au niveau de la barre de statut. Vous pouvez aussi l’afficher au niveau de la barre des tâches de Windows™. Pour cela, faites un clic-droit dans la barre de statut et sélectionnez la commande CHANGER LES OPTIONS D’AFFICHAGE. Dans l’onglet Alertes, vous pouvez choisir votre option d’affichage des alertes. Il est possible de revenir à un affichage dans une fenêtre normale en modifiant les préférences Agenda (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES).  Pour plus de détails sur les préférences de l’agenda, reportez-vous au manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 47 Les nouveautés des versions 14.10 et Evolution 7.10 Nouvel assistant d’import et d’export des écritures  Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT D’ÉCHANGES DE DONNÉES Ciel Compta permet de transmettre et recevoir vos écritures comptables dans différents formats. Vous disposez maintenant d’un assistant d'export et d'import qui regroupe tous les types d'envoi et de réception disponibles dans votre logiciel. Cet assistant vous guide dans votre choix de format d’export et d’import en fonction des logiciels que possèdent votre expert-comptable ou client.  Pour plus de détails, consultez le guide de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 48 Les nouveautés des versions 15.00 et Evolution 8.00 Nouvelle interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Barre de titre Navigation par onglet Navigation multi-fenêtres Onglets L’historique des nouveautés 49 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Localisation, itinéraire et recherche d’adresse  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - COMPTE CLIENT/FOURNISSEUR - onglet Clients ou Fournisseurs Dans la fiche d’un compte client (410) ou fournisseur (411), les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : Localisation • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Recherche d’adresse • : permet de faire une recherche de l’adresse du client ou du fournisseur via internet afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. L’historique des nouveautés 50 Les aperçus Afficher l’aperçu dans la liste des comptes  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un compte directement à partir du plan de comptes. 1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste.  Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser un aperçu en PDF Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 51 Acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - COMPTE CLIENT/FOURNISSEUR - onglet Clients ou Fournisseurs Dans la fiche d’un compte client (410) ou fournisseur (411), au-dessus de la zone Coordonnées, vous disposez d’un nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client ou de votre fournisseur via le site Infogreffe. Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveau mode comptable cahier : dépenses/recettes  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU A la création d’un dossier en mode cahier, vous pouvez maintenant choisir le mode comptable «dépensesrecettes», en plus du mode «créances-dettes». Nouveaux modes de la Synchro compta  Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES - onglet Synchro compta Vous avez maintenant le choix entre deux modes de Synchro compta : • La Synchro compta + : permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). • La Synchro compta (simplifiée) : permet d'ajouter les nouvelles écritures transmises par le client ou l'expert-comptable.  Pour plus de détails sur le mode de fonctionnement de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux formats d’import des écritures  Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES IMPORTS De nouveaux formats d’import des écritures sont disponibles : • API, • Apisoft, • Cote Ouest, • Gestimum, • Quadratus, • Ciel Saisie Comptable. L’historique des nouveautés 52 Annuler le lettrage manuel  Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL Vous pouvez désormais annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence. Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton . Un message vous demandera si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Gestion des inventaires des immobilisations Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE Vous disposez désormais d’une commande permettant d’inventorier vos immobilisations. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. Etats analytiques et budgétaire : affichage des éléments non imputés  Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - GRAND LIVRE ou BALANCE ou ÉTAT BUDGÉTAIRE Vous pouvez afficher dans votre état budgétaire les codes non imputés. Pour cela, vous devez cocher l’option Affichage des codes non imputés. De même, dans l’état du grand livre analytique et de la balance analytique, il est possible d’éditer les comptes non affectés, en cochant la case Affichage des comptes non affectés. Paramétrage des états fiscaux  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille États fiscaux Dans le but de simplifier la personnalisation des états fiscaux, chaque formule est maintenant accessible séparément. Ainsi, lorsque vous double-cliquez dans une cellule de l’état, uniquement la formule de cette cellule apparaît dans l’éditeur de script. Réouverture d’exercice : nouvelles étapes  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Deux nouvelles étapes vous permettent de reporter les écritures non pointées et les écritures non lettrées dans l’A-nouveau. Aussi, vous avez la possibilité de sélectionner les comptes à reporter. Dans ce cas, une étape supplémentaire est proposée. Format RImport : pointage récupéré  Menu DIVERS - commande RELATIONS EXPERTS - ASSISTANT DES ÉCHANGES DE DONNÉES ou IMPORT ou AUTRES EXPORTS Le format RImport permettant d’importer et d’exporter des écritures dans un fichier prend en compte les écritures pointées. L’historique des nouveautés 53 Les nouveautés des versions 16.00 et Evolution 9.00 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement. Les regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : plan de comptes, écritures, prévisions, codes analytiques, journaux, modes de paiement, chéquiers, familles Top Saisie, modèles, abonnements, tâches, immobilisations. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Les règles  A partir de la barre de navigation Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.  Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation. L’historique des nouveautés 54  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Saisie Z de caisse  Menu SAISIES - commande SAISIE Z DE CAISSE Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse.  Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie. La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement.  Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Règles d’affectation relevé  Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ Afin de faciliter les saisies des relevés bancaires, les règles permettent d’affecter automatiquement un compte, un mode de paiement et éventuellement un code analytique aux opérations d’un relevé bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations du relevé qui répondent à une règle puis attribue le compte, le mode de paiement voire le code analytique, définis dans la règle. Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).  Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Compte de TVA par défaut  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut sur les comptes client, fournisseur ainsi que sur les comptes de charges et produits. Ce compte de TVA sera systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Pointage automatique par import : nouveaux formats  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier électronique au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste. Pour cela, vous disposez du bouton . L’historique des nouveautés 55 Consultation des écritures d’un compte en saisie  A partir d’une commande de saisie accessible par le menu SAISIES - clic droit sur le compte Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la zone du numéro de compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche. Infos perso. dans les comptes Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées aux lignes d’écritures, vous pouvez maintenant en créer dans les comptes. Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous pouvez les compléter dans les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso.  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - double-clic sur un compte Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. L’historique des nouveautés 56 Les nouveautés des versions 17.00 et Evolution 10.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 57 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées (plan de compte, pointage, lettrage, relances clients, liste des immobilisations, liste des modèles, liste des cahiers). Gestion du crédit-bail Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton .  Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer.  Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 58 Affichage des cumuls par mois  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE - onglet Soldes validés L’onglet Soldes validés présent dans un compte récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont maintenant présentés mois par mois. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles via la flèche du bouton [Regroupement]. Balance comparative N à N -10  Menu ETATS - commande BALANCE Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée. Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états  Menu ETATS - commande BILAN SYNTHÉTIQUE ou COMPTES DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE ou SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Vous pouvez maintenant inclure les soldes mensuels de l'exercice précédent dans les états Bilan synthétique, Compte de résultat synthétique et Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour cela, vous devez cochez l’option Soldes N-1 au mois qui est proposée. Gestion multi-analytique de niveau 1  A partir d’une zone de sélection du Code analytique - icône Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte. Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions.  Seules la saisie des A-nouveaux et la saisie cahier ne disposent pas de la gestion multi-analytique.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 59 Les nouveautés des versions 17.20 et Evolution 10.20 Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez maintenant la possibilité de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société puis indiquer lors de la télédéclaration que l’O.G.A est destinataire. Paramétrage O.G.A  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A Transmission à l’O.G.A  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA Afin de transmettre votre déclaration à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA), vous devez simplement cocher la case Télétransmission OGA dans la seconde étape de l’assistant de la téléprocédure de TVA. Attention ! Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il s’agit des renseignements suivants : • le Nom, • l’adresse, le code postal et la ville, • le N°agrément, • le numéro de SIRET. L’historique des nouveautés 60 Les nouveautés des versions 18.00 et Evolution 11.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. L’historique des nouveautés 61 Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. • Choix des langues Ciel Compta Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. L’historique des nouveautés 62 Plan comptable général 2010  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle notamment à partir du Plan Comptable Général 2010. Vous l’adapterez par la suite à vos besoins. Saisie simplifiée des factures et avoirs  Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE  Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR Vous avez la possibilité de saisir un avoir ou une facture dans les saisies guidées ou rapides. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. Dans les fenêtres de saisies rapides ou guidées, vous disposez de deux options : Facture et Avoir. Il suffit de choisir celle qui correspond à votre saisie. Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable  A partir du menu ECHANGES Le nouveau menu Echanges est destiné aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. A partir de ce menu, vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export, • importer ou exporter une Balance, • envoyer le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • consulter l’historique des imports/exports. Enfin, vous disposez de deux nouveaux formats d’import/export : le format d’export Cegid PGI et les formats d’import et d’export Sage Petites Entreprises. Intégration de la norme SEPA  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous les renseignez dans les comptes de banque au niveau de l’onglet Banque. Gestion multi-analytique de niveau 1  Menu SAISIES - RELEVÉ BANCAIRE  Menu LISTES - RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte dans les saisie de relevé bancaire et dans la création d’une règle d’affectation relevé. Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 63 Ecritures de redevances de crédit-bail UNIQUEMENT DANS CIEL GESTION COMMERCIALE EVOLUTION Les écritures de redevances de crédit-bail sont maintenant gérées dans Ciel Compta. Dans la fiche d’un crédit-bail  Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS Au niveau de l’onglet Crédit-bail, vous devez renseigner la zone Total des redevances HT et le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cet onglet se compose de deux parties. • Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. • Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. Enregistrement des écritures de redevances  Menu SAISIES - commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS. Les écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des écritures. Comptes exonérés de TVA  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits, vous disposez de la nouvelle option Exonéré de TVA. En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée sur le compte en question. Création de dossier à partir d’une société existante  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Vous pouvez créer votre dossier à partir d'une société existante. Pour cela, dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). L’historique des nouveautés 64 Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 65 Les nouveautés des versions19.00 et Evolution 12.00 Accueil Ciel  Bouton de la barre d’actions Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler : • J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation. • Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de votre logiciel. • Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf. • Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre logiciel au format pdf. • J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple. • Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier. • J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés. Mon Compte Ciel  Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du bureau; ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance.  Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne. Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Amélioration de l’intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’intuiciel est composé des onglets : Mon bureau, accessible depuis l’icône ; Mon tableau de bord, accessible depuis l’icône ; et Mes états statistiques, accessible depuis l’icône situés dans la barre d’actions. Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. L’historique des nouveautés 66 • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et sous forme de secteurs. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Choix du code de lettrage  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - Onglet Options Vous disposez d’une nouvelle option Demander qui va vous permettre de saisir votre prochain code de lettrage pendant le lettrage manuel. 3. Dans l’onglet Options, cochez l’option Demander dans la zone Lettrage/pointage. 4. Lors du lettrage manuel de ce compte, le code de lettrage vous sera demandé. Solde évolutif  Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE  Menu TRAITEMENT - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE  Menu TRAITEMENT - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE Dans les fenêtres de consultation des comptes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde lignes après lignes. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archives DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Dossier clôturé Les dossiers clôturés sont désormais consultables depuis le menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur La fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 67 Déclaration de TVA Assistant de déclaration de TVA  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT Cet assistant n’est désormais plus visible dans le menu ETAT si vous avez adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Téléprocédure TVA  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez précédemment adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP et souscrit à Ciel directDéclaration TVA. Vous pouvez également retransmettre la dernière déclaration ou visualiser une déclaration  Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Télédéclaration de TVA du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Consulter plusieurs comptes  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Consulter le compte] Vous pouvez désormais consulter plusieurs comptes à la fois. 1. Pour cela, choisissez un compte à consulter dans le plan de comptes. 2. Sans fermer le compte que vous consultiez précédemment, revenez sur le plan de compte et sélectionnez un autre compte. Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants. Emprunts Vous pouvez désormais saisir des emprunts et effectuer des simulations d’emprunts. Ce qui vous permet de suivre l’évolution de la dette contractée et d’enregistrer automatiquement vos écritures d’échéances d’emprunt. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez créer, modifier, supprimer, simuler, consulter un emprunt. Liste des emprunts  Menu LISTES - commande EMPRUNTS Dans la liste des emprunts, vous disposez des boutons suivants: • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Consulter] : vous pouvez consulter les écritures d’emprunt. • [Réalisation d’emprunt] : permet d’enregistrer l’emprunt et de passer l’opération de recette. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. L’historique des nouveautés 68 Créer un emprunt  Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer] Une fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable.  Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Multi sélection de codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs codes analytiques à la fois lorsque vous cliquez sur le bouton [Ajouter] dans l’onglet Répartition. Calcul de la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Uniquement dans Ciel Compta Evolution Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance. Les simulations d’emprunts peuvent aussi être prises en compte dans le calcul. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu Contextuel (clic droit). Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt. Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion  Menu Etats - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Vous pouvez désormais éditer l’état Solde intermédiaire de gestion avec l’option Détail des comptes. Amélioration de la purge  Menu TRAITEMENT - commande PURGE. L’option Tous les budgets a été ajoutée aux traitements de la purge. Lors du lancement de la purge des écritures, si vous cochez l’option Toutes les écritures, par défaut les zones Rapprochement bancaire et Déclaration de TVA sont également cochées et grisées. Référence d’obligation fiscale  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES TVA - Onglet Téléprocédures TVA Désormais, vous renseignez la référence d’obligation fiscale dans l’onglet Téléprocédures TVA des PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER. Cette référence doit commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres. L’historique des nouveautés 69 Association de comptes  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE - Comptes clients/fournisseurs - Onglet Options • Dans un compte fournisseur, vous pouvez désormais définir un compte de charges associé à ce compte fournisseur. • Dans un compte client, vous pouvez désormais définir un compte de produits associé à ce compte client. Pour cela, renseignez la zone Compte de charges ou Compte de produits de l’onglet Options. FlashCode et QR-Code  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes: • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Détail du calcul des formules des états fiscaux  Menu ETATS - commande ETATS FISCAUX - Aperçu Dans la barre d’actions de l’aperçu des états fiscaux, un nouveau bouton [Voir les zones cliquables] vous permet de voir les zones cliquables, celles-ci s’affichent en bleu dans l’aperçu. Si vous cliquez sur ces zones, vous accédez au détail du calcul du montant. L’historique des nouveautés 70 Les nouveautés des versions 20.00 et Evolution 13.00 TVA Les paramètres TVA  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Votre logiciel vous permet maintenant de gérer l’avis d’acompte 3514, spécifique au régime simplifié. Vous pouvez définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de l’avis d’acompte 3514, en plus de ceux de la déclaration annuelle CA12. Si vous êtes en régime simplifié, deux options ont été ajoutées dans l’onglet Etat TVA : Avis d'acompte 3514 et Déclaration annuelle CA12. Vous devez sélectionner l’option correspondant au formulaire que vous voulez paramétrer. L’assistant de TVA  Menu TRAITEMENTS - commande TVA L’assistant de TVA a été révisé et enrichi. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet aussi d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Vous y accédez par le menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche sur la fenêtre de l’assistant de TVA. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Vérification de la conformité de vos sauvegardes  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Un nouvel assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités : • si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de Attention ! Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux formulaires. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. L’historique des nouveautés 71 sauvegarde correspondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Consultation des sauvegardes DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Vous pouvez, à partir de cette commande, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes DGFiP sont classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez les consulter, les enregistrer ou les envoyer par e-mail.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide par la touche . La clôture d’exercice et la sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE ou CLÔTURE L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales et obligatoires. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. Windows™ 8 Si vous travaillez sous le système d’exploitation Windows™ 8, votre logiciel présente quelques spécificités. • L’ergonomie de votre logiciel s’apparente à celle de l’environnement Windows™ 8 (absence de dégradés et de fonds, bords carrés....). • Vous disposez du mode tactile, que vous pouvez activer ou désactiver via le bouton [Accueil]. • En mode personnalisation de l’intuiciel, vous pouvez en plus changer la couleur des tâches du bureau ainsi que les agrandir ou les réduire. Compte d’attente  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dans l’onglet Racine/Défauts, vous pouvez choisir un compte d’attente à utiliser par défaut . Ce compte d’attente est utilisé pour équilibrer automatiquement une écriture en cours de saisie. L’historique des nouveautés 72 Enregistrement des écritures en cours  Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE et FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE.  Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT et FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR.  Menu SAISIES - commande PAIEMENT et ENCAISSEMENT. Le bouton [Fermer] permet de fermer la grille de saisie tout en ayant maintenant la possibilité de sauvegarder l’écriture en cours. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications. Cliquez sur le bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture. A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui]. Si vous n’avez pas fini votre saisie, il vous sera alors demandé de compléter les zones obligatoires. Equilibrage automatique des écritures en cours  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD et SAISIE AU KILOMÈTRE Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non. Dans la grille de saisie standard ou de saisie au kilomètre, cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou sur le bouton [Fermer] situé en haut de la fenêtre. Lorsque vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].  Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes. Longueur du libellé des journaux et comptes  Menu LISTES - commande JOURNAUX - bouton [Créer] ou [Modifier].  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Créer] ou [Modifier]. La longueur du libellé d’un journal ou d’un compte est augmentée à 40 caractères. Concrètement, dans la fiche d’un journal ou d’un compte, vous pouvez maintenant saisir jusqu’à 40 caractères dans la zone Intitulé. Longueur des codes journaux  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - bouton [Modifier les réglages compta]. La longueur des codes journaux peut se définir sur 8 caractères maximum. Pour choisir le nombre de caractères des codes journaux : 1. Dans les paramètres comptabilité, au niveau de l’onglet Racines/Défauts, cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, faites un clic-droit et choisissez la commande MODE AVANCÉ. Dans la zone Longueur des codes journaux, sélectionnez 8 puis cliquez sur le bouton [OK]. ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Compta Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - Guide des mises à jour - Réf. : MAJ WKE 20.10/13.10 - 10.13. La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Compta Ciel Compta Evolution Ciel Compta - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. 3 Sommaire Prise en main..............................................................................................................4 Configuration minimale ..............................................................................................5 Documentation .........................................................................................................6 Si vous débutez ........................................................................................................7 Entraînez-vous ....................................................................................................... 10 Création et mise en place d’un dossier ..................................................................... 17 Créez votre dossier ................................................................................................. 18 Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ..................................... 22 Contrôlez et modifiez le plan de comptes.................................................................... 23 Vérifiez les journaux ................................................................................................ 29 Créez vos chéquiers et vos RIB ................................................................................. 31 Préparez une comptabilité analytique......................................................................... 33 La tenue de votre comptabilité ................................................................................. 35 Saisissez les écritures comptables ............................................................................. 36 Rapprochez une facture et son règlement................................................................... 48 Rapprochez des écritures avec votre banque............................................................... 50 Pointez des écritures ............................................................................................... 51 Annulez une écriture validée..................................................................................... 52 Le brouillard ........................................................................................................... 54 Gérez la trésorerie prévisionnelle .............................................................................. 56 Les états................................................................................................................... 58 Principes généraux .................................................................................................. 59 Les états comptables ............................................................................................... 61 Les états clients et fournisseurs ................................................................................ 64 Les états fiscaux ..................................................................................................... 65 Traitements .............................................................................................................. 66 La TVA .................................................................................................................. 67 Clôturez et réouvrez un exercice ............................................................................... 68 Conformité sauvegarde DGFiP................................................................................... 69 Echangez des écritures avec mon expert-comptable .................................................... 70 Importez ou exportez des écritures ........................................................................... 72 Gestion des dossiers................................................................................................. 78 La sauvegarde / restauration .................................................................................... 79 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ..................................................... 81 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution............................................................ 82 Les prévisions......................................................................................................... 83 Gérez une comptabilité multi-devises......................................................................... 84 Les immobilisations ................................................................................................. 86 Infos perso. ........................................................................................................... 99 Index...................................................................................................................... 100 Prise en main Prise en main 5 Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Pour utiliser directDéclaration • Processeur 1,5 GHz. • 2Go de Ram. • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur). • Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Prise en main 6 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels en ligne : • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. • le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en annexes la présentation générale et le générateur d’états. • le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier d’une ancienne version.  L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre ordinateur. Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier ou en activant la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide. Prise en main 7 Si vous débutez Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers. • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits). • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation. Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Prise en main 8 Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. Prise en main 9 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre dossier Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : Imprimez les éditions de fin d’année : Clôturez l’exercice Contrôlez et modifiez le plan comptable et les journaux grand-livre, balance, journaux, ... bilan et compte de résultat, SIG lettrage, rapprochement bancaire, ... Prise en main 10 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. La page d’accueil s’affiche. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.  Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. 1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . Le fichier Société exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J’ouvre mon dossier Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Compta, • le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Prise en main 11 Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.  Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche : Attention ! Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier. Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut (Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu Aide. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Intuiciel Barre d’état Zone de recherche Trouvtoo Prise en main 12 La barre de menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES. La barre d'actions La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.  Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel de référence. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mon bureau”, page 13. • Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. • Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 14. Attention ! Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Prise en main 13 Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Prise en main 14 Renommer une tâche ou un groupe de tâches  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Mes bureaux Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations... Restaurer le bureau / Annuler les modifications  Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Prise en main 15  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d'états. 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications  Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Prise en main 16 Effectuez des recherches Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre logiciel : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).  Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton . 4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .  Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 18 Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.  Ciel Compta détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Choix du modèle de plan comptable Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 1. Sélectionnez le modèle de votre choix . Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur . Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 20. Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard. Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client ou fournisseur, encaissement, paiement, etc). 3. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Création et mise en place d’un dossier 19 Paramètres du dossier 1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier : • dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL, • sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton Liste . 4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Choix du mode de création 1. Sélectionnez l'option correspondant au mode de création de votre dossier : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Création rapide d’un dossier  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. Création et mise en place d’un dossier 20 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. 4. Indisponible dans Ciel Compta Millésime - Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel : • Oui : le mode d'échange est Sage Production Experts. • Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export.  Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 42. • Importer une balance. • Ne rien faire. 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création détaillée d’un dossier  La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 8 étapes. Création à partir d’un dossier existant Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. 1. Lorsque vous avez choisi Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle. L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Création et mise en place d’un dossier 21 3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments. Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés.  Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche effacées. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société. 6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier. Création et mise en place d’un dossier 22 Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts Uniquement disponible dans les versions Evolution et Ciel Up To Experts.  Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.  Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d'un modèle Sage Production Experts]. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Renseignez le Nom de votre société.  Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement. Création et mise en place d’un dossier 23 Contrôlez et modifiez le plan de comptes Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle de plan comptable, page 18. Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES. La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Modifiez un compte Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment : • déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les touches ou de votre clavier, • cliquer sur le numéro de compte, • saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte. Exemple Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000. 1. Saisissez les chiffres 512. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre. 3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé. 4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK]. Créez un compte Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer. A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant. 1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients. 2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre. La fenêtre Nouveau compte s’affiche. 1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR. 2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte. Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Création et mise en place d’un dossier 24 Onglet Options Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte. 3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après. Option cochée Signification Utilisable Vous pouvez utiliser le compte en saisie. Lettrable Demander Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage. En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé. Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage. Ventilation Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône . Saisie L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance. En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes 6 et 7 en général). Saisie des Infos Perso Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures. Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs. Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Compte Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Création et mise en place d’un dossier 25 Onglet Client ou Fournisseur Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou fournisseur en question. 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. 3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante. 4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. 5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte. Calcul de la date d'échéance Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des factures (date à laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela : Compte de produits Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client. Compte de charges Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur. Création et mise en place d’un dossier 26 1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance. 2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Localiser le client/fournisseur sur une carte • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Vérifier l’adresse du client ou fournisseur Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). Informations légales Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe.  Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné. Onglet Complément Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Contact Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts. Divers Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.). Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client. Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de relance concernant les clients en retard de paiement. Création et mise en place d’un dossier 27 Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné. Onglet Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte. Onglet Budget Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées. Onglet Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS PERSO. du menu LISTES. Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings. Sélectionnez les modèles de lettres qui seront utilisés pour la première, deuxième et troisième relance. Création et mise en place d’un dossier 28 Création d’un compte de TVA Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie supplémentaire, Options TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte. • Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.  Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux de TVA utilisé. Création d’un compte de Banque Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent. 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel 5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion Relevé CFONB. Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import : 6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. 7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises. 8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Validez la création d’un compte Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre. Création et mise en place d’un dossier 29 Vérifiez les journaux Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. La liste des journaux Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu LISTES. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre.  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ? Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le journal correspondant. Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir : • le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux, • le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte.  En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie standard ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade. Exemple Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie. 1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de modification du journal s’affiche. 1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré 2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie. 3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche ou >Entrée>. Création et mise en place d’un dossier 30 4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation. Gestion des numéros de pièce Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal. Exemple Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple. 5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes. Création et mise en place d’un dossier 31 Créez vos chéquiers et vos RIB Les chéquiers  Menu LISTES - commande CHÉQUIERS. Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque. • Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.  Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche . Les relevés d’identité bancaire  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES. Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l’identification bancaire et toutes les données s'y rapportant. L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet Banque des comptes Banque. Voir Création d’un compte de Banque, page 28. Les formats des relevés bancaires  Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CEFONB. Si votre banque vous fournit des relevés bancaires via internet : choisissez le format d’import de votre banque et sélectionnez le fichier du relevé bancaire de votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Création et mise en place d’un dossier 32 Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : Format Texte Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta.  Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque colonne. 2. Sélectionnez le type de format Standard en cliquant sur le triangle de sélection . 3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Format QIF ou format OFX Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX. La différence entre les deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Création et mise en place d’un dossier 33 Préparez une comptabilité analytique Les codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique. Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. 1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration • 35% au service après-vente • 45% au service commercial Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez effectuer. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK]. Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer. 3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition. 4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie. 5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition. • Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire. • Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions. • Le bouton permet d'équilibrer les répartitions. Création et mise en place d’un dossier 34 Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.  Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . • Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. La tenue de votre comptabilité La tenue de votre comptabilité 36 Saisissez les écritures comptables Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Compta. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 44. Le mode Saisie standard Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie. Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de compte, libellé, montant, etc.). Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des écritures de telle sorte que vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont proposées par défaut.  Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités. Le mode Saisie rapide Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • Facture/Avoir client rapide. • Factures/Avoir fournisseur rapide. • Encaisser un montant. • Régler un montant. Le mode Saisie au kilomètre Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie au kilomètre pour enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par exemple, pour les bordereaux de remises en banque). Le mode Saisie guidée Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations de la pièce. Les lignes de contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont automatiquement proposées selon les paramétrages définis pour le dossier, le Plan comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les opérations de saisie. Quatre guides de saisie sont disponibles : • Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients. • Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc. • Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients. • Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs. Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Ets Durant 411DUR, d'un montant TTC de 400 €. La tenue de votre comptabilité 37 Saisie standard d’une écriture  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES.  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Les données de l'en-tête 1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant l'une des deux options. 2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez Calcul automatique. Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT. 3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes. 4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres de comptabilité. 5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré- mente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 30. 6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche de votre clavier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros). Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la liste des comptes. 2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.  Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. La tenue de votre comptabilité 38 5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé. Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. 6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée 445714 TVA collectée 19.6% pour l’exemple. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Ventilation budgétaire Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques.  La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/budgé- taire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. La tenue de votre comptabilité 39 L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures. Opérations sur les lignes d’écritures Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille. Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie. La tenue de votre comptabilité 40 Calculez les frais kilométriques  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante Enregistrez l'écriture en comptabilité Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42. Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non. 5. Si vous n'avez pas terminé la saisie, vérifiez que l'option Brouillard est bien sélectionnée. 6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre. 7. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. 8. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente. Imprimez une lettre chèque Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Saisie d'une écriture en mode saisie guidée  Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR - ENCAISSEMENT ou PAIEMENT. Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée. Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES. Saisie de la première ligne 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez l’option Facture. Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé. 2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée. La tenue de votre comptabilité 41 3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUR dans la liste qui s'affiche. Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. 4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera la recherche et l’identification d’écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré- mente automatiquement. 5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche . 6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier. Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR, celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce. La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.  Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. 8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte. 9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste . La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous : La tenue de votre comptabilité 42 Enregistrez l'écriture en comptabilité Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de nouvelles saisies.  L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi : une facture ou un avoir. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42. Saisie des A-nouveaux  Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ des comptes. Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice. A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celle-ci sera automatiquement enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN). 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ. 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton [OK]. L’enregistrement des écritures en comptabilité Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : La tenue de votre comptabilité 43 • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.  Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états.  Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide ou guidée), vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. La tenue de votre comptabilité 44 L’assistant Top Saisie  Menu SAISIES - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.  Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. 1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture.  Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente  Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d’une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit . Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. • TTC au crédit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. J’envoie une facture de vente Mon client me paye • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. • TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au crédit du compte Client. La tenue de votre comptabilité 45 Achats au comptant 5. Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. J’enregistre une note d’essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant. • Montant TVA au débit de TVA déductible. J’enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. La tenue de votre comptabilité 46 En enregistrant les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures payées par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et la date d'échéance. La tenue de votre comptabilité 47 Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. La traite est retirée de mon compte à l’échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J’ai un crédit de TVA • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. Je paye ma TVA en tenant compte du crédit • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. La tenue de votre comptabilité 48 Rapprochez une facture et son règlement A quoi sert le lettrage des écritures ? Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé : • au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer], • ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. Le lettrage automatique 1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Le lettrage manuel Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture. Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez : • effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage, La tenue de votre comptabilité 49 • lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde], • délettrer les écritures, • ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées, • équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro, • annuler le lettrage.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans le menu AIDE. La tenue de votre comptabilité 50 Rapprochez des écritures avec votre banque Saisie du relevé bancaire  Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque. Par la suite, vous pourrez effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé bancaire et les écritures saisies dans votre comptabilité. Voir Rapprochez les écritures, page 50.  Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes.  Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Relevé bancaire , accessible par le menu AIDE. Rapprochez les écritures  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires. Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire. La tenue de votre comptabilité 51 Pointez des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointage automatique Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré au format CFONB. Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats. La tenue de votre comptabilité 52 Annulez une écriture validée  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.  Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.  Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La tenue de votre comptabilité 53 La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. Par défaut, le logiciel propose : • la Date du jour comme date de l'écriture, • d'imputer le mouvement au Journal d'O.D, • le libellé du mouvement. 2. Modifiez ces éléments si nécessaire. 3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 6. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... La tenue de votre comptabilité 54 Le brouillard Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie : • l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes, • la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances, • la validité des codes budgétaires, • l'équilibre des écritures, etc. Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard. Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement. Enregistrez des écritures dans le brouillard Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42. Validez le brouillard  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.  Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou encore effectuer une contrepassation. Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection. 1. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. La tenue de votre comptabilité 55  Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. Consultez la liste des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES. Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures. Editez le brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD. Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou en simulation. Voir Brouillard, page 62. La tenue de votre comptabilité 56 Gérez la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE. Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle. 1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Plan de trésorerie : saisie des montants Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. 1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. La tenue de votre comptabilité 57 Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les mensualités d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt. • Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. • Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie. Attention ! Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée. Les états Les états 59 Principes généraux Les différents types d’état Les états comptables Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance, Journaux, Brouillard, TVA détaillée. Les états budgétaires/analytiques Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs : Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de pénalités de retard, Bordereau de remise en banque, etc. Les états fiscaux Le menu ETATS vous permet d'éditer : • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Les états statistiques La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta celle que vous voulez utiliser. Les états 60 Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. Les états 61 Les états comptables Grand livre  Menu ETATS - commande GRAND LIVRE. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Balance  Menu ETATS - commande BALANCE. Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. Les états 62  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Journaux - Centralisateur  Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR. La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.  Seules les écritures validées sont prises en compte. 1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.  Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton . 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. Les états 63 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante. 5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. TVA détaillée  Menu ETATS - commande TVA DÉTAILLÉE Une fois que vous avez choisi le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante), une fenêtre s'affiche et vous demande de renseigner les critères d'édition. 1. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser le calendrier à l'aide de l'icône du calendrier . 2. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes.  Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 3. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de vos comptes s'affichent. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Les états 64 Les états clients et fournisseurs  Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Echéancier  Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER. Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients. Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte. Balance Agée  Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE. Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances Encours clients  Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS. La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Relances clients  Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS. Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela : • lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance, • les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ), • la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance) doit être cochée.  Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel. Lettre de pénalités de retard  Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD. Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard. Les pénalités de retard sont calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement et selon le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans les paramètres comptables (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). Bordereau de remise en banque  Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE. Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement. Les états 65 Les états fiscaux  Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique  Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES . Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales. Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges • une perte : total des produits < total des charges Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels. Etats fiscaux  Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX. Cette commande regroupe les états préparatoires suivants : • 2050 (BIC - Régime réel) • 2033 (BIC - Régime simplifié) • 2035 (BNC) • 2054 - 2055 Soldes Intermédiaires de Gestion  Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION. Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. Vous pouvez afficher le détail des comptes dans votre état si vous cochez l’option correspondante. Traitements Traitements 67 La TVA La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Gérer la déclaration de TVA  En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA ANNUELLE La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié.  L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non à la télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas proposés. 1. Sélectionnez l'option de votre choix : • Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la téléprocédure. • Télédéclarer ma TVA • Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la télé- procédure. • Enregistrer mon paiement de TVA • Enregistrer mon remboursement de TVA • Afficher ma liste des déclarations 2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK].  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. Gérer l'acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.  Menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, vous recevez votre avis d'impôt qui vous précise le montant de votre acompte. Et, c'est à cette occasion que vous pouvez modifier ou annuler le montant de l'acompte en envoyant à l'administration le formulaire N°3514. Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser. • Afficher le montant réelle de ma TVA du trimestre. • Moduler mon acompte. • Enregistrer le paiement de mon acompte. • Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. Traitements 68 Clôturez et réouvrez un exercice  Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE. L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].  Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien Traitements. L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales et obligatoires. 4. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK]. 7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 8. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. 10. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 11. Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau, sélectionnez les options Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. 12. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 13. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets. 14. Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante. 15. Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau. 16. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 17. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! La validation du brouillard et des écritures est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Traitements 69 Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche . Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Traitements 70 Echangez des écritures avec mon expert-comptable Indisponible dans Ciel Compta Millésime.  Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT.  Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, les commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT sont indisponibles. Envoyez des écritures à mon expert A l'aide de la commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts. A l’activation de cette commande, la fenêtre Envoi à Sage Production Experts s’affiche. 1. Sélectionnez la date d'envoi des écritures, celle-ci doit être le dernier jour du mois et supérieure ou égale à la date du dernier envoi. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 3. Un message vous avertit que les écritures antérieures à la date d'envoi ne pourront plus être modifiées. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 4. Choisissez l'emplacement où sera généré votre fichier d'écritures comptables. 5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Il ne vous reste plus qu'à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...). Intégrez des écritures de mon expert Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. 1. Activez la commande RECEVOIR DE MON EXPERT du menu ECHANGES. 2. Sélectionnez le fichier que votre expert-comptable vous a renvoyé. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre dossier. Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les supprimer ou de les enregistrer en brouillard. Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi. Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment où vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par votre expert-comptable. Traitements 71 Un rapport s'affiche et vous informe si la réception des écritures a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Ce rapport indique également les traitements réalisés, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas et que votre expert-comptable a ajouté, la suppression d'une écriture, etc.  Le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées. Traitements 72 Importez ou exportez des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES. Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pourrez ainsi : • Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard ou validées. • Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient. Paramétrage Coordonnées  Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES. Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable. La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.  Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ). Réglages de l’export au format Ciel  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable. La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.  Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ). Le format Ximport Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Traitements 73 Il doit avoir la structure suivante : Exportez des écritures  Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES. A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX.  Si votre mode d'échanges est défini sur Sage Production Expert (première option activée dans l'onglet Echanges Expert), vous pouvez uniquement exporter des écritures vers Ciel, Sage Petites Entreprises, Sage 30 et 100. Option indisponible dans Ciel Compta Millésime. Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime. Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 74. • Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis, correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Une nouvelle fenêtre s’affiche pour sélectionner les écritures à exporter. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 74. N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche. Traitements 74 Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Choisissez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel email.  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de sélectionner les écritures à exporter. Sélectionnez les écritures à exporter Lorsque le format d'export permet de choisir les écritures à transmettre, la fenêtre permettant la sélection des écritures s’affiche. Exemple de la sélection des écritures vers Sage 30 ou Sage 100. 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. Traitements 75 • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Ecritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK].  A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. 8. Si vous avez opté pour une sortie : • Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Indiquez l'adresse de votre destinataire et envoyez l'e-mail. • Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Indiquez l'emplacement où sera enregistré votre fichier d'exportation puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous envoyez le fichier par le moyen de votre choix.  Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Importez des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum... peuvent être intégrées dans Ciel Compta. Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime  Si vous ne connaissez pas le format du fichier des écritures à importer, demandez-le au préalable à la personne qui vous l'a envoyé. Au lancement de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport. Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. Traitements 76 Si vous répondez par : • Oui , sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. • Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. Dans tous les cas, à la fin du traitement, un rapport s'affiche et vous informe si l'import a été réalisé avec succès ou non. Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.  Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.  Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Importez une balance  Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE 1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux. 3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. Traitements 77 Exportez une balance  Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 79 La sauvegarde / restauration Indisponible en option Ciel données Mobiles.  Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Gestion des dossiers 80 Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les si besoin. 5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration. Gestion des dossiers 81 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.  Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Attention ! Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 83 Les prévisions Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu LISTES - commande PRÉVISIONS. Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels. La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé. 3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet Budgets d'un compte est renseigné. Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget. Ajouter un compte 1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes. 2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK]. Ajouter une racine de compte 1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton [Ajouter] puis sélectionnez la commande une racine. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK]. Définir le budget d’un compte  La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets. 1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget. Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK]. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 84 Gérez une comptabilité multi-devises Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Déclarez la gestion multi-devises  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises. Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier. Définissez les devises utilisées  Menu LISTES - commande DEVISES. Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun, consulter l'évolution des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euros. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Nouvelle devise s'affiche. 3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier 4. Précisez le nombre de décimales autorisées. 5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise. 6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK]. Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie. Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier. Saisissez une écriture en devises  Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, vous devez impérativement utiliser une des commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures. Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en euros. Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES. 1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton ouvre la liste des devises. 2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active. Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 85 Conséquences sur la saisie et la liste des écritures Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez l’habitude. Les montants sont exprimés dans la devise choisie. Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises. Les éditions en devises Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte. Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option. Constatation des écarts de conversion Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, un écart de conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer. Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture : 1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées. 2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture. 3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement. 4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer]. 5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage. Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 86 Les immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 90. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.  L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de redevances si vous déclenchez leur enregistrement. La liste des immobilisations Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste, • acquérir un crédit-bail, etc. Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices anté- rieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations. Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2012, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2012. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.  Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 87 La fiche d'une immobilisation Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour l’ouvrir. Celle-ci est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail  Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. 3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisissez une immobilisation”, page 87 ou “Saisissez un crédit-bail”, page 89. Saisissez une immobilisation 1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 88 3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante. 4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste situé en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Reprise d’antériorité, page 90. Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculez les immobilisations, page 91. Dans l'onglet Complément 1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises). 2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.  Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 89 Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat 1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat). Saisissez un crédit-bail Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante.  A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Dans l’onglet Crédit-bail  Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. 6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité.  La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant le montant, • utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule alors les échéances.  Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 90 alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Dans l’onglet Enregistrement Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances. Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. 1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement. 2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance. 3. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé. 4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé. Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. 5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône . 6. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612. 7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet d'en affecter plusieurs. 8. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances.  Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES. Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 91 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.  Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : • Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité. Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Traitements Calculez les immobilisations Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées dans la liste puis cliquez sur le bouton [Calculer au]. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 92 La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier . Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. Sortez une immobilisation  La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le bouton [OK]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail). 3. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 93 Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur le bouton [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d’une immobilisation Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation. Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation : • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 94 5. cliquez sur le bouton [OK]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Enregistrez l’écriture de cession Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession). Acquérez un crédit-bail Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition crédit-bail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK].  La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 95 Révisez une immobilisation Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment).  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Familles Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES. Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK]. Localisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS. Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Cellesci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. 2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active. Attention ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 96 Virements Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS. Effectuez un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement]. 2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer ce virement.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active. 4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit sur le virement, puis commande Ecriture de virement. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • Etat préparatoire 2054-2055 La liste des virements Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués. Supprimez un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui]. Générez l’écriture comptable correspondant à un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT. 3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 97 Ecritures de dotations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉCRITURES DE DOTATIONS. Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de régularisation des immobilisations cédées.  Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculez les immobilisations, page 91. 1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte. Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des cessions. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez. Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case correspondante. 5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement. Inventaire Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande États immobilisations - Autres états. La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations recensées. Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : la saisie manuelle du stock physique des immobilisations ou la saisie automatique du stock physique. Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : • en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation, • en rouge : l'immobilisation est mal localisée. Saisie manuelle 1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche : 2. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 98 3. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la quantité est égale à 1. 4. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante.  Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique.  Pour plus de détails sur les inventaires, reportez-vous au manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Récupération Ciel Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS. Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer. Les états immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS. Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations : • Dotations. • Plus et Moins values. • Réintégrations fiscales. • TVA à reverser. • Tableau des immobilisations. • Export des immobilisations. • Stats immobilisations. • Crédit-bails. • Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc.  Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne intégrée à l’application (Touche ). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 99 Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES). 1. Pour créer des Infos perso., sélectionnez Comptes ou Lignes modèles écritures et cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. 3. Saisissez le nom de la rubrique et choisissez son type en cliquant sur le bouton . S'il s'agit d'un Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique dans la liste des écritures. 5. Vous pouvez également ajouter une formule à la rubrique qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script.  Pour plus de détails sur les formules, reportez-vous au Manuel de référence via le menu AIDE. 6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK]. 100 Index A Afficher menus découverte/standard 10 Amortissement dégressif 91 exceptionnel 91 linéaire 91 plan 91 Analytique 33 Annuler une écriture validée 52 A-nouveau 42 Assistant création de dossier 18 de saisie 44 Top clôture 68 B Balance 61 agée 64 exporter 77 Barre d’actions 12 de navigation 12 Besoin d’aide 16 Bilan 65 Bordereau de remise en banque 64 Brouillard 54 imprimer 62 valider 54 Budget 27 C Chéquiers 31 Ciel Données Mobiles 10 Clôture 68 Compte banque 28 contrepartie 29 modifier 23 tiers 23 TVA 28 Compte de résultat 65 Contrepassation 52 Crédit-bail acquérir 94 saisir 89 D Devises 84 DGFiP 69 Documentation 6 Dossier copier sur Internet/sur votre poste 81 créer 18 créer à partir d’un modèle Sage Expert 22 restaurer 79 sauvegarder 79 E Echéancier 64 Ecritures écritures types 44 en brouillard 42 en simulation 43 enregistrer 42 envoyer à mon expert 70 importer/exporter 72 recevoir de mon expert 70 saisir 36 validées 42 Encours clients 64 Environnement de travail 11 Etats clients et fournisseurs 64 comptables 61 fiscaux 65 Exercice clôturer 68 rouvrir 68 Expert-comptable échanges 70 Exports balance 77 écritures comptables 73 F Format d’import 31 Frais kilométriques 40 G Grand livre 61 I Immobilisations cession partielle 93 ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Compta Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - MAN_WK - V 20.1/13.1 - 10.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. cession totale 92 fiche 87 inventaire 97 liste 86 mise au rebut 92 reprise d’antériorité 90 réviser 95 saisir 87 sortir 92 Importer des écritures 75 Impressions imprimante 59 types 59 Imprimer balance 61 balance agée 64 bilan 65 bordereau de remise en banque 64 brouillard 62 compte de résultat 65 échéancier 64 encours clients 64 états préparatoires fiscaux 65 grand livre 61 journaux 62 lettre de pénalités de retard 65 relances clients 64 soldes intermédiaires de gestion 65 Infos perso 99 Intuiciel 12 J Journaux 29 L Lettrage automatique 48 manuel 48 Lettre de pénalités de retard 65 N Normes CRC 2002-10 95 P Plan d’amortissement 91, 95 Pointage manuel 51 R Rapprochement bancaire 50 Rapprocher écriture /règlement 48 Relancer un client 64 Relation Expert 72 Relevés d’identité bancaire 31 Restauration 79 S Sage Production Experts envoi / réception des écritures 70 modèle 22 Saisie assistant Top Saisie 44 guidée 40 modes de saisie 36 standard 37 Sauvegarde 79 DGFiP 69 Soldes Intermédiaires de Gestion 65 T Trésorerie prévisionnelle 56 Trouvtoo© 16 TVA 67 acompte 67 déclaration 67 édition du détail 63 Manuel de découverte Ciel Compta libérale Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire Découverte .................................................................................................................4 Configuration minimale ..............................................................................................5 Aides et documentations ............................................................................................6 Démarrer Ciel Compta libérale ....................................................................................7 Ouvrir le dossier d'exemple ........................................................................................8 Environnement .........................................................................................................9 Création d’un dossier................................................................................................ 14 Choisir la méthode de création du dossier .................................................................. 15 Créer un dossier en mode rapide............................................................................... 16 Créer un dossier en mode détaillé ............................................................................. 19 Prise en main............................................................................................................ 24 Les saisies courantes ............................................................................................... 25 Les travaux périodiques ........................................................................................... 30 Les éditions............................................................................................................ 38 Immobilisations........................................................................................................ 39 Généralités ............................................................................................................ 40 La liste des immobilisations ...................................................................................... 41 Traitements quotidiens et de fin d’exercice .............................................................. 47 Envoi de vos écritures à votre expert-comptable ......................................................... 48 La déclaration 2035................................................................................................. 49 La clôture de l’exercice ............................................................................................ 52 Gestion des dossiers................................................................................................. 54 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ..................................................... 55 Sauvegarde............................................................................................................ 56 Restauration........................................................................................................... 57 Index........................................................................................................................ 58 Découverte Découverte 5 Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante nécessaire pour l'impression agréée par la DGFiP : HP III ou supérieur ou 100% compatible PCL5 doté de 2 Mo de Ram minimum. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024×768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Pour utiliser Ciel directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2Go de Ram • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • 1 Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs. Découverte 6 Aides et documentations La documentation La documentation de Ciel Compta libérale est composée de plusieurs manuels au format PDF: • Le manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. Pour consulter le manuel de découverte, cliquez sur le bouton [Je consulte le manuel de découverte] sur la page d’accueil de votre logiciel. Vous pouvez y accéder également à partir du menu AIDE. • Le manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Compta libérale dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précisions sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. Pour consulter le manuel de référence, cliquez sur Manuel de référence dans le menu AIDE. • Le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier d’une ancienne version. Pour consulter ce manuel, cliquez sur le bouton [Je prends connaissance des nouveautés] sur la page d’accueil de votre logiciel. Vous pouvez y accéder également à partir du menu AIDE.  L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre ordinateur. Pour imprimer les manuels • Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail • Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . Naviguer dans un manuel Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information recherchée : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur ces possibilités de consultation lorsque le manuel est ouvert, consultez l'aide intégrée de l'application Adobe Reader©. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Compta libérale, des informations utiles. Découverte 7 Démarrer Ciel Compta libérale Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur. Ou bien : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA LIBÉRALE. 3. Cliquez sur CIEL COMPTA LIBÉRALE. Nous allons vous présenter l'environnement de base de Ciel Compta libérale et vous faire découvrir les principales fonctions du logiciel, celles qui correspondent à 90% des travaux quotidiens en matière de comptabilité. L'objectif est de saisir des écritures de recettes ou de dépenses, de pointer votre relevé de banque ou encore de consulter les écritures d'un poste (de dépenses par exemple). Vous verrez aussi comment imprimer un relevé de vos recettes et dépenses ainsi que la déclaration fiscale de fin d'année (déclaration 2035). Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.  Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche ). Découverte 8 Ouvrir le dossier d'exemple La société exemple est indisponible en option Ciel Données Mobiles.  Menu DOSSIER - commande OUVRIR Une fenêtre vous propose de choisir le dossier à ouvrir. Dans ce chapitre, nous effectuerons diverses manipulations, et à cette fin, nous utiliserons le fichier d'exemple Société Exemple qui contient des listes prédéfinies de postes, de modes de paiement, d’immobilisations, d’écritures, etc.  Si le dossier Société Exemple n’apparaît pas dans la fenêtre Ouvrir un dossier, faites un clic-droit dans cette fenêtre et sélectionnez la commande Voir les dossiers exemples. Lorsque vous installez Ciel Compta libérale pour Windows, seul ce dossier (Société Exemple) figure dans la liste des dossiers. Par la suite, les noms des dossiers que vous créez sont également présentés, mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons donc d'ouvrir ce dossier d'exemple en double-cliquant sur le dossier puis en validant le message de confirmation par le bouton [Oui]. Indisponible en option Ciel Données Mobiles Découverte 9 Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF et accessible dans le menu AIDE. La barre d'actions La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.  Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le chapitre Présentation générale dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel, • ouvrir des applications ou des fichiers, • présenter des images ou des notes texte, • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire. Barre de titre Barre de menus Intuiciel Barre d’actions Zone de recherche Trouvtoo Barre de statut Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Découverte 10  Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au format PDF et accessible dans le menu AIDE. L’Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables, à des récapitulatifs et statistiques. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Consulter mon Compte Ciel”, page 10. • Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet les principales informations de votre société. De même, vous pouvez repérer rapidement le résultat de votre exercice, l'évolution des recettes et des dépenses sous forme de graphique, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. • Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 12. Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . Attention ! Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Découverte 11 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Renommer une tâche ou un groupe de tâches  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Découverte 12 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Mes bureaux Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations... Restaurer le bureau / Annuler les modifications  Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre relatif au Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d'états. 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche. Découverte 13 La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Les recherches Trouvtoo Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).  Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur le bouton  Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application (touche F1)- Rubrique Trouvtoo. Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône présent sur votre bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Création d’un dossier Création d’un dossier 15 Choisir la méthode de création du dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Compta libérale, fermez le fichier d'exemple en activant la commande FERMER du menu DOSSIER. Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. Récupération d'un dossier Ciel Professionnel indépendant  Pour accéder à cette fonction, vous devez avoir la version appropriée de Ciel Compta libérale. Contactez le service commercial Ciel pour en savoir plus. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant. 1. Si vous voulez récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant, cliquez sur le bouton [Oui].  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). 2. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton [Non] puis procédez à la création d’un dossier en vous référant au paragraphe qui suit : Création d’un nouveau dossier. Création d’un nouveau dossier  Vous pouvez aussi créer un dossier par le bouton [Nouveau] présenté dans la fenêtre Dossiers (menu DOSSIER - commande OUVRIR). 1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.  Ciel Compta libérale détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Dans ce cas, vous pouvez créer un dossier pour cette société qui existe déjà. 2. La fenêtre Choix du modèle s'affiche. Des modèles prédéfinis pour créer votre dossier, que vous adapterez par la suite à vos besoins, sont disponibles : • Plan comptable : modèle plus adapté aux professions de type médical. • Plan libéral : modèle plutôt adapté aux indépendants (architecte, expert-comptable). 3. Cliquez sur le bouton [Créer]. Ciel Compta libérale vous demande alors de choisir votre méthode de création : Mode de création rapide en 2 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. Mode de création détaillé en 6 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (postes de trésorerie, modes de paiement, postes de dépense et postes de recette). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 4. Cochez l'option de votre choix et lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>]. Création d’un dossier 16 Créer un dossier en mode rapide  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide Étape 1 : Raison sociale Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant Top départ dans laquelle vous allez renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise). 5. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).  Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intra-communautaire (N° TVA).  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états que vous imprimerez à partir de Ciel Compta libérale. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Création d’un dossier 17 Étape 2 : Coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la Période de votre premier exercice. Elle correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Indiquez la Période de votre exercice courant. Elle correspond à la date de début de votre exercice en cours. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier. 4. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA • si la déclaration 2035 sera établie en HT ou TTC • si le calcul de l'amortissement de vos immobilisations s'effectue sur 360 ou 365 jours. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Étape 3 : félicitations Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. Création d’un dossier 18 Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Compta libérale ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs.  Consultez le chapitre Menu Dossier du Manuel de référence pour plus de détails sur l'enregistrement d'un mot de passe. 6. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Compta libérale l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société de la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER. Création d’un dossier 19 Créer un dossier en mode détaillé  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers six étapes : • Raison sociale. • Coordonnées et paramètres. • Postes de trésorerie. • Modes de paiement. • Postes de dépense. • Postes de recette. Nous ne détaillerons pas ici les deux premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 16. Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape 3. Étape 3 : Postes de trésorerie Dans la troisième étape, vous allez créer vos différents Postes de trésorerie. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Poste de trésorerie s’affiche. 2. Le poste de trésorerie doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. 3. Dans l'onglet Fiche, vous pouvez indiquer le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. 4. Cochez l'option Conserver les écritures non pointées si vous souhaitez conserver les écritures que vous n'aurez pas pointées lors de la clôture d'exercice. Les Soldes sont les indicateurs de la situation exacte de votre compte. Ces zones vont se renseigner automatiquement au fur et mesure des écritures enregistrées et pointées sur le poste.  Les soldes de départ se renseignent en utilisant la saisie des soldes initiaux. Cette option vous sera proposée à la fin de la dernière étape. 5. Si vous procédez à la saisie des relevés bancaires par import, dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton [Créer]. 6. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). 7. Dans l'onglet Coordonnées, enregistrez les Coordonnées de votre agence bancaire. 8. Dans l’onglet RIB, renseignez le code IBAN, le code BIC de votre compte ainsi que le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte, Clé RIB. Création d’un dossier 20 9. Indiquez ensuite la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. 10.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du Poste de trésorerie. Ce poste est maintenant visible dans la liste. 11.Procédez de même pour les autres postes de trésorerie. 12.Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape 4 : Modes de paiement Dans la quatrième étape, vous allez créer vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Mode de paiement s’affiche. 2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc. Par défaut, Ciel Compta libérale affiche le type Chèque.  Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux. 3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . 4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . La zone Echéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône . Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.  Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent que le compte. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la fiche Mode de paiement. Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres modes de paiement. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Création d’un dossier 21 Étape 5 : Postes de dépense Dans la cinquième étape, vous allez créer vos Postes de dépense, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Poste de dépense s'affiche. 2. Définissez le Code (alphanumérique) puis saisissez le Libellé complet du poste. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. 3. Saisissez le Code 2035 du poste. Vous pouvez le saisir directement ou bien le sélectionner à l'aide de l'icône d'appel de liste. Le code 2035 correspond à la ligne de la déclaration 2035 dans laquelle le solde du poste en question sera cumulé. 4. Saisissez le Pourcentage professionnel que vous souhaitez affecter au poste. Par défaut, le logiciel affiche 100. Par exemple, vous utilisez votre véhicule à la fois personnellement et professionnellement. Les frais de carburant doivent alors être enregistrés au prorata de l'usage professionnel. 5. Choisissez le Code TVA par défaut du poste. Par défaut, le logiciel affiche le taux de 19,6 %. Vous pouvez le modifier en cliquant sur l'icône d'appel de liste afin d'accéder à la liste des taux de TVA disponibles. Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, aucun code ne sera renseigné dans cette zone. 6. Indiquez le Code analytique par défaut. Vous pouvez le sélectionner à l'aide de l'icône d'appel de liste. La zone Solde sera renseignée automatiquement, au fur et à mesure des opérations enregistrées sur ce poste. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la fiche Poste de dépense. Ce poste de dépense est maintenant visible dans la liste. 8. Procédez de même pour les autres postes de dépense. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Création d’un dossier 22 Étape 6 : Postes de recette Dans la sixième étape, vous allez créer vos Postes de recette, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Poste de recette s’affiche. Le principe pour créer un poste de recette est identique à celui vu précédemment pour un poste de dépense. Voir Étape 5 : Postes de dépense, page 21. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. La dernière fenêtre de l’assistant vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Compta libérale ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs.  Consultez le chapitre du menu DOSSIER du manuel de référence pour plus de détails sur l'enregistrement d'un mot de passe. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Compta libérale ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle il vous propose de saisir les soldes initiaux. Voir Saisie des soldes initiaux, page 23. Création d’un dossier 23 Saisie des soldes initiaux Les soldes initiaux correspondent aux soldes réels de vos postes à la date à laquelle vous commencez votre comptabilité. Par exemple, pour le poste de Banque, il s’agit du solde réel figurant sur votre relevé bancaire à cette même date.  La situation idéale consiste à enregistrer votre comptabilité depuis le début de votre exercice, quelle que soit la date de mise en place de Ciel Compta libérale. Dans ce cas, vous n'avez qu'à renseigner les soldes de banque. Sinon, vous devrez soit reprendre les soldes des différents postes (TVA, Banque, Caisse, dépense, etc.) à la date de mise en place, soit ressaisir l'ensemble des écritures depuis le début de l'exercice. 1. La Date proposée par défaut correspond à la date de travail. Pour la modifier, saisissez-la directement ou bien en utilisez l'icône du calendrier ou des dates pré-définies . 2. Vous pouvez saisir un N° de pièce (référence) correspondant à l'écriture de Saisie des soldes initiaux. Il peut être très utile pour faciliter une recherche concernant vos écritures. 3. Le Libellé écriture s'affiche automatiquement. Vous pouvez le modifier. 4. Indiquez le solde initial de chaque poste dans la zone Montant signé. La zone Montant de l'écriture se renseignera automatiquement au fur et à mesure des montants saisis.  Si vous devez saisir un montant négatif, saisissez le signe - devant. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'enregistrement des soldes initiaux. Ciel Compta libérale les enregistre et ouvre automatiquement votre nouveau dossier. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société de la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER. Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes 3, 4, 5 et 6, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour enregistrer vos premières dépenses, recettes ou virements. Prise en main Prise en main 25 Les saisies courantes Les saisies La saisie des écritures est une étape obligatoire dans la tenue de votre comptabilité. Nous vous conseillons vivement de procéder préalablement au classement des différentes pièces comptables qui doivent être enregistrées en comptabilité : les factures, les notes de frais, les règlements, les déclarations aux organismes sociaux, les déclarations de TVA, etc. Ceci facilitera grandement vos opérations. Ciel Compta libérale vous propose différents moyens pour réaliser ces saisies de manière simple et rapide: • saisie d'une écriture de dépense ou recette en mode standard (détaillé), • saisie d'une écriture de dépense ou recette en mode simplifié, • saisie des écritures dans un tableur, • les virements, • les opérations diverses (ou réimputations), • les emprunts, • les immobilisations ou crédits-bails, etc. Saisir une dépense simple  Menu SAISIES - commande DÉPENSE SIMPLIFIÉE Nous allons commencer par saisir une dépense simple. Comme nous l'avons déjà précisé, le fichier d'exemple contient déjà tous les éléments nécessaires à la découverte du logiciel. Ainsi, tout est prêt pour saisir une nouvelle dépense : les postes de dépenses, les postes de trésorerie, les moyens de paiement. La fenêtre de saisie s'affiche. Par défaut, le mode de saisie simple est sélectionné. Date de l'opération La date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez saisir une autre date. Si la date de l'opération à saisir est dans le même mois que la date de travail, alors la saisie du jour suffit. Sinon, vous devez au moins saisir le jour et le mois. Enfin, si l'année est différente vous devez saisir entièrement votre date. Prise en main 26  Afin d'optimiser la saisie, nous avons rendu la saisie des séparateurs facultative. Ainsi, vous pouvez simplement saisir 0209 pour le 2 septembre. Vous pouvez également utiliser le calendrier disponible en cliquant sur l'icône , située à droite de la zone, ou bien sur l'icône des dates prédéfinies . Libellé écriture  Le libellé de l'écriture est une indication obligatoire que vous devez saisir. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Poste de trésorerie 1. Indiquez le compte servant au paiement : il s'agit d'une banque ou de la caisse par exemple. Lorsque le curseur est placé dans la zone Poste de trésorerie, une liste déroulante affiche tous les postes disponibles. Vous pouvez : • soit saisir son code, • soit le sélectionner dans la liste. Mode de paiement Le mode de paiement permet d'indiquer avec quel moyen vous allez payer. Ciel Compta libérale autorise en effet de multiples moyens de paiement (cartes, chéquiers, virements, prélèvements, etc.). N° de pièce Cette zone est surtout utilisée pour indiquer le numéro du chèque utilisé lors d'une dépense utilisant ce mode de paiement. Vous pouvez aussi indiquer le numéro de la facture reçue. Le fait de renseigner le numéro du chèque facilite les opérations de pointage des postes. En effet, vos relevés bancaires indiquent toujours ce numéro, il est donc précieux dans la recherche d'une écriture à pointer. Poste fournisseur 2. Indiquez le fournisseur bénéficiaire chez qui vous avez effectué votre dépense. Poste de dépense 3. Indiquez le poste de dépense concerné. Pour des fournitures de bureau, on utilisera : 606400 - FOURNITURES DE BUREAU. Montant HT 4. Renseignez le montant HT de votre achat  Si vous tenez une comptabilité en TTC, vous l'indiquerez à la création de votre dossier. Seul le montant TTC sera à saisir. Taux de TVA 5. Saisissez le taux de TVA ou sélectionnez-le dans la liste qui s’affiche puis validez avec la touche < Tabulation>. Le montant de la TVA et le montant TTC se calculent alors automatiquement. Vous pouvez éventuellement corriger le montant de la TVA si un écart existe avec celui de la facture. Code analytique Les codes analytiques permettent d'obtenir des analyses plus évoluées de vos recettes et de vos dépenses. Exemple d’utilisation des codes analytiques Vous possédez deux véhicules professionnels. Afin d'enregistrer les dépenses de carburant de ces véhicules, vous créez un seul poste de dépense Carburant. En créant les codes analytiques Véhicule 1 et Véhicule 2, vous pourrez affecter l'un de ces codes à chaque dépense de carburant enregistrée. Ainsi, en éditant le détail des écritures rattachées à ces codes, vous obtiendrez les dépenses de carburant de chaque véhicule. 6. Pour notre découverte, laissez ce code vide. Prise en main 27 Pourcentage professionnel Par défaut, le taux indiqué dans le poste de dépense est récupéré. Pour votre information, 100% indique que l'achat sera réalisé dans un but totalement professionnel, 50% destine la moitié de la dépense à une fin personnelle. Vous pouvez modifier le Pourcentage pro ainsi que le Montant HT pro.  Le Montant HT pro et la Part perso se calculent automatiquement. Enregistrer la dépense Il ne vous reste plus qu'à enregistrer l'opération. Pour cela deux options : • soit enregistrer l'opération et quitter la saisie (bouton [OK]), • soit enregistrer l'opération et en créer une autre (bouton [Nouvelle dépense]). 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Nous verrons plus loin comment retrouver et consulter l'opération que vous venez de créer. Saisir une dépense ventilée  Menu SAISIES - commande DÉPENSE STANDARD Il s'agit ici d'enregistrer une dépense qui sera ventilée sur plusieurs postes mais payée en une seule fois avec un seul mode de paiement. Vous pouvez effectivement recevoir une facture qui contient des achats de nature différente : par exemple du petit outillage et des fournitures de bureau. 1. Cliquez sur le bouton radio Détaillé (plusieurs postes). La fenêtre de saisie d'une opération ventilée se distingue de la saisie simple par la présence d'un tableau en bas de fenêtre. Ce tableau va permettre d'indiquer plusieurs postes de dépense et de répartir le montant total de l'achat sur ces postes. 2. Complétez les premières informations comme pour une dépense simple. Une fois le poste fournisseur renseigné, saisissez le montant total HT de la dépense (par exemple 500). 3. Placez le curseur dans la première cellule du tableau (colonne Poste). Une liste déroulante affiche les postes de dépense disponibles : sélectionnez Fournitures de bureau. 4. Placez le curseur dans la colonne Montant HT. Par défaut, le montant total de la dépense est indiqué, saisissez 200. Le poste possédant un taux de TVA par défaut, les colonnes suivantes sont automatiquement remplies : Taux de TVA, Montant TVA, Montant TTC, % professionnel, etc. Vous pouvez modifier manuellement ces valeurs calculées par le logiciel. 5. Une fois la première ligne complète, appuyez sur la touche pour passer à la seconde ligne. Vous pouvez alors renseigner un second poste de dépense. Sélectionnez Petit outillage. Le logiciel complète la ligne en calculant le solde de la dépense (montant total moins montant déjà saisi). 6. Vous pouvez ensuite enregistrer votre dépense. La zone Montant non affecté vous indique le montant restant à ventiler au fur et à mesure de la saisie. Saisir une recette La saisie des recettes est en tout point de vue similaire à celle des dépenses. Elle existe également en deux modes : Simple et Détaillé. Les seules différences sont : • le poste fournisseur qui devient un poste client • et le poste de dépense qui devient un poste de recette. Prise en main 28 Saisir un virement  Menu SAISIES - commande VIREMENT La saisie d'un virement vous permet de transférer des montants d'un poste de trésorerie vers un autre poste de trésorerie. Exemple Chaque fois que vous effectuez un retrait d'espèces pour régler de petits achats (papeterie, parking, etc.), vous enregistrez un virement du compte bancaire vers le compte caisse. La commande VIREMENT affiche la fenêtre suivante : 1. La date du jour est proposée par défaut dans la zone Date. Modifiez-la, si besoin est. Le calendrier est disponible quand vous cliquez sur le bouton présenté en fin de zone. 2. Saisissez le montant du virement dans la zone Virez la somme de. 3. Dans la zone N° de pièce, précisez une référence qui pourra vous servir à retrouver l'opération. 4. Dans les zones Du poste et Vers le poste, indiquez le poste de trésorerie dont vous retirez de l'argent puis celui vers lequel cet argent est transféré.  Vous obtenez la liste des postes de trésorerie disponibles en appuyant sur la touche ou en cliquant sur l’icône d'appel de liste . 5. Indiquez le nom de l'opération si le libellé affiché automatiquement dans la zone Libellé écriture ne vous convient pas. 6. Validez l'écriture de virement en cliquant sur le bouton [OK] ou sur le bouton [Nouveau virement] pour enregistrer un autre virement. Une fois vos virements de trésorerie enregistrés, vous pouvez contrôler les résultats dans la liste des écritures. Pour chaque virement enregistré deux lignes d'écritures sont générées : • la première ligne correspond au poste de trésorerie dont le montant est déduit, • la deuxième ligne correspond au poste de trésorerie vers lequel le même montant est transféré. Saisir une réimputation  Menu SAISIES - commande RÉIMPUTATION La réimputation est comparable à un virement. La différence concerne les postes qui ne peuvent être que de dépense ou de recette. On ne peut aussi réimputer qu'entre postes de même nature : recette vers recette et dépense vers dépense.  Si vous souhaitez réimputer une somme vers un poste de type différent de celui d'origine (recette vers dépense par exemple), vous devez utiliser l'option Saisie d'OD (Opération Diverse), accessible depuis le menu SAISIES, commande EXPERT, option Opération diverse. Prise en main 29 La commande RÉIMPUTATION affiche la fenêtre suivante : 1. Indiquez le Type (Dépense ou Recette) puis précisez la Date de l'opération. 2. Saisissez le Montant à réimputer ainsi qu'une référence dans la zone N° de pièce. 3. Complétez le poste d'origine (Du poste) puis celui de destination (Vers le poste). Ignorez les zones Analytique pour notre exemple. Le logiciel affiche automatiquement le nom de l'opération (Libellé écriture). Vous pouvez le modifier. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre réimputation. Saisie tableur  Menu SAISIES - commande SAISIE TABLEUR Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette, virement...), à des jours et mois différents.  A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Prise en main 30 Les travaux périodiques Valider des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D'ÉCRITURES Cette commande vous permet de valider plusieurs écritures en une seule fois. 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien en utilisant les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies . 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. 3. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la validation des écritures. Cliquez sur le bouton [Oui]. A ce stade, vous pouvez effectuer une sauvegarde de vos données avant de poursuivre. Voir Sauvegarde, page 56. 4. Un dernier message vous indique le nombre d'écriture(s) validée(s). Cliquez sur le bouton [OK]. Saisir des relevés bancaires  Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires ou de les importer directement dans Ciel Compta libérale. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes. Étape 1 : choix du poste  La saisie d'un relevé bancaire est uniquement possible sur un poste de trésorerie. 1. Dans la zone Poste de trésorerie, cliquez sur l’icône Liste pour choisir le poste sur lequel les lignes du relevé bancaire seront enregistrés. Si le compte n’existe pas, vous pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton [Créer]. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Étape 2 : choix du mode de saisie Deux modes vous sont proposés : soit vous saisissez manuellement le relevé bancaire, soit vous importez les lignes du relevé bancaire. 3. Cochez l’option de votre choix. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Dans le cas d’un import du relevé bancaire Vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. Si vous n’avez pas renseigné le format et le fichier d’import au préalable dans la fiche du poste de trésorerie, deux étapes supplémentaires sont proposées. • Cliquez sur l’icône Liste puis choisissez le format d’import utilisé par votre banque. Vous pouvez créer directement votre format d’import s’il ne figure pas dans la liste en cliquant sur le bouton [Créer]. • Sélectionnez, dans l’étape suivante, le fichier fourni par votre banque.  Pour plus de détails sur la création d’un format d’import, reportez-vous au manuel de référence. Étape 3 : informations relevé bancaire Quel que soit le mode de saisie que vous avez choisi, cette étape s’affiche. 5. Indiquez la période du relevé bancaire en choisissant la Date de début et la Date de fin. 6. Saisissez la Référence de votre relevé bancaire. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Prise en main 31 Saisie des opérations La fenêtre Saisie du relevé bancaire s’affiche. Dans cette fenêtre, vous pouvez : • saisir manuellement les opérations figurant sur votre relevé bancaire papier. • visualiser et vérifier les lignes du relevé bancaire récupéré dans Ciel Compta libérale. En saisie manuelle 1. Cliquez dans la colonne Date et sélectionnez la date de l’opération à l’aide de l’icône du calendrier . 2. Appuyez sur la touche pour passer à la colonne suivante. 3. Sélectionnez le Type de l'opération (dépense, recette, etc.). 4. Passez à la colonne suivante et choisissez le Poste sur lequel l’opération est enregistrée en cliquant sur l’icône Liste . Le nom du poste s’affiche automatiquement dans la colonne Libellé du poste. Si l’opération a été mouvementée sur plusieurs postes, cliquez sur l’icône pour indiquer tous les postes. 5. Saisissez le montant de l’opération dans la colonne Montant TTC. Le Taux de TVA et le Montant de TVA sont alors renseignés automatiquement. 6. Saisissez si nécessaire le Libellé de l'écriture. 7. Dans la colonne Code mode de paiement, choisissez le mode de paiement de l’opération. 8. Précisez le Numéro de pièce si vous voulez. 9. Si votre comptabilité est analytique, choisissez dans la colonne qui suit le Code analytique de l’opération. 10.Si votre opération est une dépense ou recette, indiquez le Poste de tiers dans la colonne correspondante. Le nom du tiers s'affiche alors automatiquement. 11.Une fois que vous avez saisi toutes vos opérations, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Par import du relevé bancaire Toutes les opérations de votre relevé bancaire ont été récupérées et sont affichées dans cette grille de saisie. 1. Vérifiez les opérations. 2. Si toutefois vous constatez une erreur, corrigez-la. 3. Si des opérations sont déjà saisies dans votre comptabilité, dans la colonne A enregistrer, décochez la case correspondante. 4. Complétez les opérations en indiquant le poste, le montant et le libellé de l’écriture.  Si une règle d’affectation est appliquée à une opération de recette ou de dépense, ces éléments sont déjà renseignés. Dans le cas d’une opération de virement, uniquement le poste bancaire est récupéré. Prise en main 32 Par ailleurs, vous pouvez créer une règle d’affectation directement à partir de cette grille de saisie. Sur la ligne de l'opération, cliquez sur le bouton [Créer une règle d'affectation]. 5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.  Pour plus détails sur les règles d’affectation, reportez-vous à l’aide (touche F1). Pointer un compte de banque C'est un travail essentiel afin de connaître votre situation financière exacte. L'objectif du pointage est d'obtenir un solde des opérations pointées identique à celui de votre dernier relevé, puis un solde réel qui vous indique l'état de vos finances puisqu'il intègre les opérations non pointées, c'est-à-dire celles qui ne sont pas encore passées en banque (chèque émis non débité par exemple). Pointage manuel  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Sélectionnez le poste de trésorerie que vous allez pointer à l'aide de votre relevé de banque. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations enregistrées sur le compte sélectionné. Le menu déroulant Mode affiche l'option Pointage manuel. Vous pourrez à partir de celui-ci choisir un autre mode : Pointage automatique, Consultation. Par défaut, le programme affiche les opérations de l'année courante. Si vous effectuez au moins une fois une sélection de période, celle-ci sera automatiquement utilisée lors de la prochaine consultation. Pour cela, utilisez le calendrier ou des dates pré-définies (aujourd'hui, cette semaine, dates d'exercice, etc.) Trois boutons radio vous permettent d'afficher les opérations : • Pointées, • Non pointées, • ou bien Les deux. Pour pointer 2. Consultez votre relevé de banque et cherchez l'opération correspondante dans la liste. 3. Dans la colonne Pointée, double-cliquez dans la case à cocher. Faites de même pour dépointer votre opération.  Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne à pointer ou dépointer. Les opérations pointées apparaissent alors en rouge. Vous pouvez aussi sélectionner toutes les lignes qui correspondent aux opérations à pointer, puis cliquez sur le bouton [Pointer], même chose pour effectuer l'opération inverse à l'aide du bouton [Dépointer]. Le bouton [Rafraîchir (F5)] vous permet de mettre à jour l'affichage de votre liste. Par exemple, vous venez de pointer plusieurs lignes, celles-ci s'affichent en rouge dans la liste, cliquez sur le bouton [Rafraîchir (F5)] afin de n'obtenir que les écritures qui ne sont pas encore pointées. Nous vous conseillons aussi de marquer l'opération au stylo sur votre relevé de banque. Si vous ne trouvez pas une opération dans la liste, alors qu'elle se trouve sur votre relevé, c'est qu'elle n'a pas été saisie ou qu'il y a une différence de montant ou de date. 4. Pointez ainsi toutes les opérations jusqu'à ce que toutes les lignes de votre relevé soient cochées. Solde pointé et solde réel Vous pouvez connaître votre situation exacte en consultant les différents soldes affichés au-dessus de la liste des opérations : • Le Solde pointé doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé pointé. • Le Solde réel tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date indiquée. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte. 5. Il vous suffit ainsi de répéter l'opération pour tous vos postes de trésorerie. Le menu FILTRAGE présent en haut de la liste des écritures du poste consulté vous permet d'effectuer des recherches plus précises sur de multiples critères. Prise en main 33  Pour plus d'informations sur le principe des filtres, consultez Les filtres dans le chapitre Présentation Générale, accessible par le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Pointage automatique  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE AUTOMATIQUE Le pointage par import dit «automatique» est une option plus avancée. Vous allez importer vos relevés de compte via Internet. Puis, après avoir paramétré votre fichier d'import, le programme se chargera de comparer les écritures communes de votre dossier et de votre relevé et de les pointer automatiquement. 1. Sélectionnez le poste de trésorerie que vous allez pointer puis cliquez sur le bouton [Pointer automatiquement]. Ciel Compta libérale vous demande ensuite de choisir le Format d'import à utiliser. Nous vous conseillons de consulter les formats d'import proposés afin de vérifier quel est celui qui fonctionne avec votre banque. Pour cela, utilisez la commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ du menu LISTES. 2. Sélectionnez le format d'import. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Recherchez et sélectionnez le fichier téléchargé via Internet. 5. Indiquez le type de fichier (TXT ou CSV) à utiliser pour l'ouvrir. Ciel Compta libérale présente alors la liste des opérations non pointées et affiche dans la partie basse de la fenêtre la Liste des opérations du relevé importé. Les lignes d'opérations dont le montant est identique sont affichées d'une couleur différente (couleur fixée dans les préférences couleurs du logiciel), elles sont "pré-pointées" par le logiciel qui attend votre validation. Dans notre exemple ci-dessous 4 opérations ont été trouvées en vue d'être pointées. 6. Vérifiez chaque ligne. Si vous repérez une erreur (par exemple une opération dont le montant est identique à une autre et qui a été pré-pointée à sa place), décochez la case A pointer. 7. Une fois les opérations pointées, cliquez sur le bouton [Enregistrer le pointage des opérations] pour valider. Prise en main 34 Remise en banque  Menu TRAITEMENTS - commande REMISE EN BANQUE Cette commande permet de marquer les écritures de recettes d'un compte qui correspondent à des éléments que vous allez remettre à la banque. Par exemple, les recettes provenant d'un règlement par chèque des clients. 1. Sélectionnez dans la fenêtre qui s'affiche le poste de trésorerie à prendre en compte. 2. Cliquez sur [OK] pour valider. La fenêtre Remises en banque s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations enregistrées sur le compte sélectionné. 3. Vous pouvez modifier la Banque de remise en cliquant sur l’icône d’appel de liste . 4. Pour choisir les écritures à afficher dans la liste, vous pouvez : • sélectionner le mode de règlement de la remise. • préciser une date d’échéance. • préciser le statut des écritures en sélectionnant l'une des options suivantes : Remis, Non remis. • déterminer si la gestion de banque se fait hors rayon ou sur rayon. Il s’agit du lieu de compensation du tiers payeur : Sur rayon si la domiciliation bancaire du client se trouve dans le même département et Hors rayon dans le cas contraire. 5. Sélectionnez les lignes qui correspondent aux règlements à remettre puis cliquez sur le bouton [Remettre]. La case à cocher de la colonne Remis est alors marquée. 6. Pour enlever le marquage d'une remise, cliquez sur le bouton [Ne pas remettre]. La ligne est automatiquement décochée. 7. Cliquez sur le bouton [Bordereau]. La fenêtre qui s’affiche vous permet de définir les paramètres de la remise en banque. 8. La poste de trésorerie sur lequel les règlements seront remis en banque est indiqué. Vous ne pouvez pas le modifier. 9. Saisissez la Date qui doit être prise en compte lors de l’émission du bordereau. 10.Indiquez la Référence de la remise en banque. Le type «bordereau de remise» est sélectionné par défaut. 11.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous demande de choisir le type de sortie souhaitée. 12.Cliquez sur le bouton [Ecran] pour visualiser le détail de la remise ou sur le bouton [Imprimante] pour lancer l'impression directement. Prise en main 35 Consulter les écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES La liste des écritures contient l'ensemble des écritures de votre comptabilité. Par défaut, le logiciel affiche Toutes les écritures confondues : Dépenses, Recettes, Virements, Réimputations, Opérations diverses et Soldes initiaux. Dans le groupe Affichage de la barre d’actions, des boutons vous permettent d’afficher les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet d’afficher le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. Le détail peut être présenté par lignes dépenses/recettes ou par lignes comptables. • Si vous sélectionnez l'option Lignes dépenses/recettes, vous obtenez le détail de l'écriture que vous avez sélectionnée dans votre liste sous forme dépense/recette (date, poste, libellé du poste, Montant HT, Montant TVA, Montant TTC). • Si vous choisissez l'option Lignes comptables, vous obtenez le détail de votre écriture en mode débit/crédit. Les montants qui s'affichent doivent balancer, autrement dit, le total débit doit être égal au total crédit. • Lignes de dépenses/recettes. • Lignes comptables (Débit-Crédit). Affiner la sélection Pour choisir les écritures à afficher, vous disposez de la fonction Affiner la sélection accessible par le bouton . Lorsque vous l'activez, une zone apparaît et vous pouvez choisir : • le type d’écritures à afficher, • une période. Choisir le type d’écritures à afficher Le menu déroulant AFFICHAGE permet de choisir le type d’écritures à afficher. Exemple Pour n’afficher que les écritures de recettes, sélectionnez Recettes dans le menu AFFICHAGE. Le programme affiche alors toutes les écritures correspondantes.  Si vous sélectionnez un type d'écritures, cette sélection sera automatiquement utilisée lors de la prochaine consultation. Choisir une période Vous pouvez fixer une fourchette de dates pour faciliter la recherche et la sélection des écritures à consulter. Exemple Vous souhaitez consulter vos écritures de recettes sur le mois de mai 2011. Vous pouvez saisir directement vos dates ou utiliser les icônes du calendrier et des dates prédéfinies. Vous obtenez alors la liste des écritures de recettes enregistrées sur le mois de mai 2011.  Si vous sélectionnez une période, celle-ci sera automatiquement utilisée lors de la prochaine consultation. Consulter les postes  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION Il s'agit d'obtenir, pour un poste donné, toutes les opérations qui s'y rattachent. Exemple Vous pouvez immédiatement connaître le détail du poste Emprunt Axa Banque depuis le début d'exercice, ou encore le total pour un mois donné ou sur une période de votre choix. 1. Choisissez le poste Emprunt AXA Banque dans le dossier Postes d’emprunt. Prise en main 36 2. Double-cliquez sur sa ligne. La fenêtre de consultation du poste s'ouvre. Dans la zone Poste, le numéro du poste sélectionné ainsi que son nom s'affichent automatiquement. 3. Si vous souhaitez consulter un autre poste, cliquez sur l'icône d'appel de liste afin de revenir à la liste des postes sans avoir à quitter la fenêtre de consultation. Par défaut, le programme affiche les opérations de l'année courante. 4. Pour sélectionnez une autre période, utilisez les icônes du calendrier et des dates pré-définies (aujourd'hui, cette semaine, dates d'exercice, etc.)  Si vous sélectionnez une période, celle-ci sera automatiquement utilisée lors de la prochaine consultation. Trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet de faire les prévisions de votre plan de trésorerie. Le logiciel calcule automatiquement vos soldes. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de négocier par avance avec vos partenaires financiers. Lors de la première activation de cette commande, il vous sera proposé de créer une trésorerie prévisionnelle, ensuite vous pourrez passer au calcul de vos prévisions. Vous pouvez créer plusieurs trésoreries prévisionnelles.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence. La TVA  Menu TRAITEMENTS - commande TVA Cette commande donne accès à l'assistant de TVA. Cet assistant vous permet de gérer votre déclaration de TVA (éditer l'état préparatoire, enregistrer en comptabilité des écritures de TVA). Et, en régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre.  Votre régime de TVA, Réel ou Simplifié, a été fixé dans les PARAMÈTRES SOCIÉTÉ du menu DOSSIER. Attention ! Cette commande apparaît uniquement si votre dossier est assujetti à la TVA. Prise en main 37 Gérer la déclaration TVA  En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA.  En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA ANNUELLE. Cette commande permet d'éditer l'état préparatoire de TVA ainsi que d'enregistrer en comptabilité les écritures de TVA (paiement, remboursement, OD). 1. Sélectionnez le traitement de votre choix : • Visualiser mon état préparatoire de TVA : indiquez alors la période de la déclaration dans les zones De et A. • Enregistrer mon paiement de TVA. • Enregistrer mon remboursement de TVA.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche dans l’assistant de TVA. Gérer l’acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.  Menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE. Cette commande vous permet de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, tous les 15 du mois, vous recevez votre avis d'impôt qui vous précise le montant de votre acompte. Et, c'est à cette occasion que vous pouvez modifier ou annuler le montant de l'acompte en envoyant à l'administration le formulaire N°3514. 1. A l'activation de la commande TVA trimestrielle, l’assistant de TVA s'affiche. Cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser. • Afficher le montant de ma TVA réelle sur le trimestre. • Moduler mon acompte. • Enregistrer le paiement de mon acompte. • Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche dans l’assistant de TVA. Prise en main 38 Les éditions Imprimer un relevé des dépenses/recettes  Menu ETATS - commande RELEVÉ DES DÉPENSES/RECETTES Cet état regroupe toutes les écritures de recettes et de dépenses telles que vous les avez saisies. Elles sont présentées dans l'ordre chronologique. Le relevé des dépenses présentera donc la liste de toutes les dépenses triées par mois ou par postes pour une période donnée. 1. Dans la liste des états disponibles, choisissez l’état à éditer puis cliquez sur le bouton [Imprimante] ou [Aperçu]. 2. Sélectionnez le Type d'écritures : • Dépenses : seules les écritures de dépenses seront sélectionnées. • Recettes : seules les écritures de recettes seront sélectionnées. • Dépenses et recettes : toutes les écritures de dépenses et de recettes seront sélectionnées. Par défaut le logiciel affiche les dates de l'année courante. Vous pouvez modifier cette période dans les zones Dates en utilisant l’icône du calendrier ou des dates pré-définies. Seules les écritures comprises entre ces deux dates seront prises en compte. 3. Sélectionnez les Postes : • Tous : tous les postes existants seront sélectionnés. • De : dans ce cas, vous n'indiquez que le ou les postes nécessaires pour éditer votre relevé. Utilisez les icônes d'appel de liste pour les sélectionner. 4. Choisissez le type de tri des écritures : • Mois : les écritures seront triées par mois. • Poste : les écritures seront triées par poste. • Poste de trésorerie : les écritures seront triées par poste de trésorerie. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Imprimer une balance  Menu ETATS - commande BALANCE La balance est un état qui imprime la liste de tous les postes de votre fichier avec, pour chacun, le total et le solde des écritures qui s'y rapportent. 1. Cliquez sur le bouton [Imprimante] pour obtenir directement une sortie papier ou sur le bouton [Aperçu]. 2. Indiquez la période de sélection des écritures à prendre en compte pour l'édition de la balance. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Immobilisations Immobilisations 40 Généralités Ciel Compta libérale intègre une gestion des immobilisations en vue d'établir intégralement la déclaration 2035 et de tenir à jour votre registre des immobilisations. Vous pouvez ainsi consulter et imprimer les plans d'amortissements de chaque immobilisation, procéder à leur sortie ou mise au rebut, recalculer leurs amortissements et dotations. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Immobilisations, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements sur la dernière 2035. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Dans ce cas, les résultats obtenus sur la 2035 doivent concorder avec ceux calculés par l’application. Si ce n’est pas le cas, vous devez procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.  Seule l'écriture de l'acquisition en fin de bail est générée pour un crédit-bail. Immobilisations 41 La liste des immobilisations  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS Elle présente le détail de chacune des fiches des immobilisations ou crédits-bails existantes. Vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • consulter les écritures du poste sélectionné dans la liste, • acquérir un crédit-bail. Afficher toutes les immobilisations et tous les crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices anté- rieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations. Exemple Si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2013, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2013. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.  Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Afficher l’aperçu L'option Afficher l'aperçu permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'une immobilisation. 1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez cette option . 2. Sélectionnez une immobilisation dans la liste pour voir son aperçu. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton [La fiche standard]. 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, décochez l'option. Immobilisations 42 Les commandes • Le bouton [Créer] vous permet de créer une immobilisation. • Le bouton [Modifier] vous permet de modifier l'immobilisation sélectionnée. • Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations sélectionnées. S'il y a des immobilisations qui sont utilisées par le programme, un message vous avertira que vous ne pouvez pas supprimer l'immobilisation sélectionnée. • Le bouton [Sortir] traite la cession ou la mise au rebut de l'immobilisation sélectionnée. Non disponible pour un crédit-bail. • Le bouton [Consulter] permet de consulter le poste de l’immobilisation sélectionnée. Non disponible pour un crédit-bail. • Le bouton [Réviser] permet de réviser une immobilisation sur sa valeur, sa durée ou permet la décomposition d’une immobilisation. Non disponible pour un crédit-bail. • Le bouton [Acquisition crédit-bail] permet d’enregistrer l’écriture d’acquisition d’un crédit-bail et de le basculer en immobilisation. • Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de l'immobilisation. • Le bouton [Plan] vous permet d'accéder directement au plan d'amortissement. Sous ces premiers outils de commande, vous retrouvez la barre de liste qui vous permet d'effectuer différentes sélections selon vos besoins (regroupements, filtres...). Le bouton permet d’activer ou non les options d’affichage, d’éditer des graphiques, d’exporter la sélection, de trier les éléments de la liste, d’agrandir ou réduire la taille des polices, de définir les propriétés de la liste. Vous pouvez également activer différentes commandes (dupliquer, plan, écriture d’achat, etc.) par le menu CONTEXTUEL. La fiche d'une immobilisation Appelez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et double-cliquez sur la fiche à ouvrir. Celle-ci est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d’un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Code analytique, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. Immobilisations 43 L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail  Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisir une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. 3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisir une immobilisation”, page 43 ou “Saisir un crédit-bail”, page 44. Saisir une immobilisation Nous allons créer une immobilisation. Nous étudierons plus précisément chaque rubrique dans le manuel de référence, accessible par le menu AIDE. 1. Saisissez le Code de l'immobilisation (par exemple 218302) puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante. Dans l’onglet Fiche 3. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Matériel Informatique, • sa Localisation : Bureau 2, • son Code analytique : Micro, • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro. 4. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/2010. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un maté- riel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 5. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 6. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 7. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons ici saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculer les immobilisations, page 45. Dans l'onglet Complément 8. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n°interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises). 9. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. Immobilisations 44 10.Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 11.Pour pouvoir simuler les dotations avec d’éventuels projets d’acquisition, cochez la case Immobilisation en mode simulation. Sinon, l’immobilisation sera ignorée dans les différentes éditions.  L'icône Note texte ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer; l'onglet Historique est vide. 12.Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. Le logiciel enregistre l'immobilisation et vous propose d’enregistrer son écriture d’achat. Il revient ensuite à la liste des immobilisations. Saisir un crédit-bail 1. Saisissez le Code, le Libellé du crédit-bail et passez à la zone suivante. Dans l’onglet Crédit-bail  Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 2. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 3. Saisissez la durée du bail. 4. Indiquez la date de la première échéance des redevances. 5. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 6. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant le montant. • utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule alors les échéances.  Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 7. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement.  Le code analytique est inaccessible pour un crédit-bail puisque le bien n'appartient pas à l'entreprise. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 8. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 9. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d'origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 10.Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 11.Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d'amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Immobilisations 45 Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail. Dans les onglets Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. 12.Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer le crédit-bail Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : • Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée. • Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. • Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. • Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Calculer les immobilisations Cette option vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Elle peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées puis cliquez sur [Calculer au]. La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier.  Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré- programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés.  La commande [Calculé au] est aussi disponible depuis la fiche de l'immobilisation, onglet Fiche, zone Calcul. Il suffit de procéder de la même manière en saisissant la date dans la zone Date de calcul. Le calcul ne concernera alors que l'immobilisation dont la fiche est ouverte. Réviser une immobilisation Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les trois points suivants : • révision de la durée d'amortissement, • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat, • nouvelle approche par composant des immobilisations. Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.  On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez l’immobilisation que vous souhaitez réviser, puis cliquez sur le bouton [Réviser]. 2. Indiquez le Type de révision (modification de la durée et/ou de la valeur). 3. Précisez s'il s'agit d'une révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat. Normes CRC 2002-10 : modification du plan d’amortissement A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont applicables au suivi des amortissements des immobilisations. Immobilisations 46 4. Saisissez la nouvelle durée (nombre d'années et de mois). 5. Sélectionnez l'exercice à prendre en compte (N ou N+1). 6. Si vous souhaitez décomposer l'immobilisation par composant, cochez l'option correspondante. Il s'agit d'un nouveau principe de comptabilisation par composant qui consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Pour des informations complémentaires sur la révision d’une immobilisation (révision de la durée, révision de la valeur d’achat, révision de la valeur résiduelle, etc.), reportez au manuel de référence accessible dans le menu AIDE. Acquérir un crédit-bail Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez le crédit-bail puis cliquez sur le bouton [Acquisition crédit-bail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. 2. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner la durée de l’amortissement. Traitements quotidiens et de fin d’exercice Traitements quotidiens et de fin d’exercice 48 Envoi de vos écritures à votre expert-comptable  Menu SAISIES - commandes EXPERT - EXPORT EXPERT-COMPTABLE Cette fonction permet d'exporter vos écritures pour les transmettre à votre expert-comptable. Le format de ce fichier correspond au format utilisé pour être importé directement dans Ciel Compta (fichier XIMPORT, RIMPORT). 1. Dans la première étape, choisissez les écritures à générer : • toutes les écritures, dans ce cas cochez l’option Générer toutes les écritures. • seulement les écritures pour une période choisie, indiquez alors un intervalle de dates. 2. Dans la seconde étape, vous pouvez : • enregistrer le fichier d'export sur un support de votre choix (disque, clé USB, etc.), dans ce cas indiquez l'emplacement où sera créé le fichier d'export, ou • envoyer directement ce fichier en pièce jointe par e-mail, précisez l'adresse de messagerie du destinataire. Une option vous permet aussi de visualiser vos écritures avant transfert. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer l'opération. Traitements quotidiens et de fin d’exercice 49 La déclaration 2035  Menu ETATS - commande LIASSE 2035 Cette déclaration est le bilan des professions libérales. Elle regroupe les résultats de votre activité qui doivent être transmis à l'administration fiscale. Cette fonction édite donc le compte de résultat fiscal (imprimé 2035 B et ses annexes). L'état 2035 intégré à Ciel Compta libérale est un document agréé par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Il vous suffira donc de l'éditer et de l'adresser directement à votre centre des impôts.  La déclaration 2035 peut être éditée à tout moment, même en cours d'année. Cette édition se présente sous la forme de plusieurs feuillets. Ceux-ci sont déjà pré-remplis suite au différentes saisies déjà effectuées dans Ciel Compta libérale. Si besoin est, vous pourrez revenir sur les différentes zones des feuillets, les modifier et enregistrer les informations complémentaires. Lorsque que vous activez la commande 2035 du menu ETATS, la fenêtre Etat liasse 2035 s’affiche. 1. Vérifiez, et si besoin est, modifiez la date à laquelle la déclaration 2035 sera éditée. 2. Si vous transmettez votre déclaration à une A.G.A., cochez le ou les feuillets à inclure dans la 2035 : Tableaux OG, Balance. 3. L'option Recalculer la liasse est cochée par défaut. Cette option permet de réinitialiser les informations de la 2035 avec les données de votre dossier. En effet, si vous avez déjà lancé l'édition de la 2035 et que vous avez modifié certaines de ses données, celles-ci ont été mémorisées quand vous avez quitté le module. En laissant cette option cochée, les modifications apportées seront annulées et la 2035 sera réactualisée à partir des données du dossier. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour demander l'édition. Traitements quotidiens et de fin d’exercice 50 L'état 2035 s'ouvre : 5. Si besoin est, complétez les différentes zones. Il vous suffit, de cliquer directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent à ce que vous devez habituellement indiquer sur le pré-imprimé que fournit l'administration.  Consultez la notice fournie avec l'imprimé fiscal 2035 ou le livret d'aide de votre A.G.A. Les boutons situés dans le groupe Navigation permettent d'afficher les autres feuillets. Pour vous aider à saisir des informations complémentaires, des boutons spécifiques apparaissent dans les feuillets en question. Ils se situent en haut de la fenêtre, dans le groupe Saisies complémentaires. 6. Après avoir vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets, lancez l'impression en cliquant sur le bouton [OK]. 7. Un message vous demande l'action à effectuer. Si vous souhaitez envoyer votre déclaration 2035 directement à la DGFiP, cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. Dans ce cas, vous devez avoir souscrit à Ciel directDéclaration. Si vous souhaitez obtenir un aperçu avant impression ou imprimer votre déclaration, cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Impression]. Impression ou aperçu de la 2035 Lorsque vous demandez une impression ou un aperçu de la déclaration 2035, le logiciel vous demande de choisir les exemplaires à éditer. Par défaut, l'option Premier exemplaire destiné à l'administration est cochée. Cet exemplaire sera donc imprimé automatiquement. 1. Si vous souhaitez l'impression du Second exemplaire destiné à l'administration et l'Exemplaire à conserver par le déclarant, cochez les options correspondantes. Traitements quotidiens et de fin d’exercice 51  Le 1er exemplaire comporte huit feuillets, le 2ème en comprend trois et l'exemplaire à conserver en comprend huit. 2. Cliquez sur le bouton [OK].  Ciel fournit le papier de couleur violette nécessaire à la déclaration 2035 agréée. Contactez notre Service Commercial. Télédéclaration de la 2035 Si vous avez choisi de télédéclarer, la fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez : • Envoyer ma déclaration définitive : votre déclaration sera directement envoyée à la DGFiP. • Envoyer ma déclaration à une date provisoire : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire d'arrêté des comptes. Indiquez alors la date provisoire d'arrêté des comptes. • Réaliser un test de transmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP. 1. Cochez l'option de votre choix. 2. Si vous devez envoyer votre déclaration 2035 à votre A.G.A, les Tableaux OG et la Balance, cochez la case Transmettre les feuillets à votre A.G.A. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Traitements quotidiens et de fin d’exercice 52 La clôture de l’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE Ce traitement consiste à sauvegarder toutes vos pièces comptables, à purger les écritures de l'ancien exercice et à changer les dates de l’exercice. Avant de procéder à la clôture de votre exercice, vous devez effectuer certaines opérations : 1. Saisissez vos écritures d'inventaire à partir de la saisie d'OD afin que la déclaration 2035 prenne en compte tous les éléments concernant votre comptabilité. 2. Imprimez la déclaration annuelle 2035 et les états AGA si nécessaire. 3. Validez vos écritures. 4. Faites vos sauvegardes. La commande CLÔTURE D’EXERCICE du menu TRAITEMENTS ouvre la fenêtre suivante : La première étape de l'assistant vous permet de sauvegarder vos données de l'exercice au format préconisé par la DGFiP. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. 5. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 7. Dans la seconde étape, vérifiez la Date de clôture de votre exercice. Par défaut, c'est la date de fin de l'exercice courant, définie dans les paramètres dossier, qui est proposée. La liste des Actions qui vont être effectuées est indiquée dans la fenêtre. 8. Validez la procédure en cliquant sur le bouton [OK]. 9. Un message d'avertissement s'affiche et vous propose d'effectuer une sauvegarde. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Une fois le travail demandé effectué, le logiciel revient à la fenêtre principale de l'application et vous indique les dates du nouvel exercice. .  Vous pouvez commencer à saisir votre comptabilité sur votre nouvel exercice sans que le précédent soit clôturé. En effet, Ciel Compta libérale autorise un chevauchement de 12 mois. Traitements quotidiens et de fin d’exercice 53 Consultation des sauvegardes DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Cette commande récapitule toutes sauvegardes DGFiP générées durant la clôture d’exercice et permet de les consulter directement depuis votre application.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 55 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur Internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.  Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Attention ! Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Gestion des dossiers 56 Sauvegarde Indisponible en option Ciel Données Mobiles.  Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Gestion des dossiers 57 Restauration Indisponible en option Ciel Données Mobiles.  Menu DOSSIER - commandes SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la restauration. 2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux.  Par défaut, Ciel Compta libérale sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois que vous avez choisi votre mode de restauration, cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde. 5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. 58 Index A APE 16 B Barre d’actions 9 Barre de navigation 9 Besoin d’aide 13 C Ciel Données Mobiles 7 Clôture de l’exercice 52 Code analytique 26 Compte Ciel 10 Consulter les écritures 35 les postes 35 Crédit-bail 40 acquérir 46 saisir 44 Créer un dossier en mode détaillé 19 en mode rapide 16 D Déclaration 2035 49 TVA 37 DGFiP 52, 53 Documentation 6 Dossier copier sur Internet/sur votre poste 55 créer 14 récupérer 15 E Environnement 9 Etat liasse 2035 49 Expert-comptable 48 F Fin d’exercice 49 I Immobilisations 40 Imprimer un relevé des dépenses/recettes 38 une balance 38 Intuiciel 10 M Modes de paiement 20 N N.I.I. 16 P Personnaliser Mes états et statistiques 12 Mon bureau 10 Plan d’amortissement 45 Pointage automatique 33 manuel 32 Postes dépense 21 recette 22 trésorerie 19 Pourcentage professionnel 27 R R.C.S. 16 Remise en banque 34 Restauration 57 S Saisie courantes 25 de tableur 29 des opérations 31 des relevés bancaires 30 soldes initiaux 23 Saisir un virement 28 une dépense simple 25 une dépense ventilée 27 une immobilisation 43 une recette 27 une réimputation 28 ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Compta libérale - V21.1 - 09.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Sauvegarde 56 Sauvegarde DGFiP consulter 53 T Télédéclaration de la 2035 51 Travaux périodiques 30 Trésorerie prévisionnelle 36 Trouvtoo© 13 TVA 36 acompte 37 Manuel de référence Ciel Compta Ciel Compta Evolution Ciel Compta - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C 3 Sommaire Documentation...................................................................................................................... 11 Naviguer dans le manuel de référence ................................................................................... 12 Menu Dossier............................................................................................13 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 14 Nouveau................................................................................................................................ 15 Ouvrir.................................................................................................................................... 23 Fermer................................................................................................................................... 25 Modèle Sage Production Experts............................................................................................ 26 Paramètres ............................................................................................................................ 27 Ciel Business Mobile.............................................................................................................. 38 Options ................................................................................................................................. 41 Imports ................................................................................................................................. 45 Exports.................................................................................................................................. 45 Mise en page ......................................................................................................................... 46 Imprimer ............................................................................................................................... 47 Aperçu avant impression ....................................................................................................... 48 Impressions........................................................................................................................... 49 Mot de passe......................................................................................................................... 50 Sauvegarde/Restauration....................................................................................................... 52 Quitter................................................................................................................................... 55 Menu Edition.............................................................................................56 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 57 Annuler ................................................................................................................................. 58 Couper .................................................................................................................................. 58 Copier ................................................................................................................................... 58 Coller .................................................................................................................................... 58 Effacer................................................................................................................................... 59 Fiches.................................................................................................................................... 59 Sélectionner tout ................................................................................................................... 59 Rechercher ............................................................................................................................ 60 Poursuivre la recherche ......................................................................................................... 60 Atteindre ............................................................................................................................... 60 Rafraîchir............................................................................................................................... 61 Tout afficher.......................................................................................................................... 61 Liste ...................................................................................................................................... 61 Menu Ma Compta......................................................................................62 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 63 Saisie cahier .......................................................................................................................... 64 Saisie Z de caisse................................................................................................................... 72 Relevé bancaire ..................................................................................................................... 72 Saisie des A-nouveaux .......................................................................................................... 72 TVA ....................................................................................................................................... 73 Le Plan de comptes................................................................................................................ 76 Journaux ............................................................................................................................... 77 Modes de paiement ............................................................................................................... 77 Paramétrage des cahiers........................................................................................................ 78 Sommaire 4 Liste des tâches..................................................................................................................... 81 Rappels ................................................................................................................................. 81 Formats d’import relevé ........................................................................................................ 81 Règles d’affectation relevé..................................................................................................... 81 Autres listes .......................................................................................................................... 81 Menu Expert comptable ............................................................................82 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 83 Liste des écritures ................................................................................................................. 84 Saisie au kilomètre ................................................................................................................ 84 Consulter un compte ............................................................................................................. 85 Pointage manuel.................................................................................................................... 85 Contrepassation .................................................................................................................... 85 Validation du brouillard......................................................................................................... 85 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 86 Conformité sauvegarde DGFiP ............................................................................................... 86 Consultation sauvegarde DGFiP ............................................................................................. 86 Etats...................................................................................................................................... 87 Menu Listes ..............................................................................................88 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 89 Ecritures................................................................................................................................ 90 Plan de comptes .................................................................................................................... 93 Consulter un compte ........................................................................................................... 103 Les prévisions...................................................................................................................... 104 Les codes analytiques.......................................................................................................... 106 Journaux ............................................................................................................................. 109 Modes de paiement ............................................................................................................. 111 Les chéquiers ...................................................................................................................... 112 Emprunts............................................................................................................................. 114 Familles Top Saisie .............................................................................................................. 120 Modèles/abonnements ........................................................................................................ 122 Les devises.......................................................................................................................... 125 Infos perso. ......................................................................................................................... 126 Formats d’import relevé ...................................................................................................... 127 Règles d’affectation relevé................................................................................................... 130 Autres listes ........................................................................................................................ 135 Menu Immobilisations.............................................................................136 Vue d’ensemble................................................................................................................... 137 Liste des immobilisations .................................................................................................... 138 Familles............................................................................................................................... 158 Localisations ....................................................................................................................... 159 Virements............................................................................................................................ 160 Ecritures de dotations.......................................................................................................... 162 Inventaire ............................................................................................................................ 163 Récupération Ciel Immobilisations....................................................................................... 166 Etats immobilisations .......................................................................................................... 167 Menu Saisies...........................................................................................172 Vue d’ensemble................................................................................................................... 173 Sommaire 5 Généralités sur les saisies.................................................................................................... 174 L’assistant Top Saisie .......................................................................................................... 181 Exemples de saisies............................................................................................................. 182 Enregistrer les abonnements ............................................................................................... 186 Les saisies rapides............................................................................................................... 188 Les saisies guidées .............................................................................................................. 193 Relevé bancaire ................................................................................................................... 199 Saisie Z de caisse................................................................................................................. 204 Saisie des A-nouveaux ........................................................................................................ 207 Saisie standard et saisie au kilomètre .................................................................................. 209 La gestion des devises......................................................................................................... 217 Les modèles de saisie.......................................................................................................... 219 Menu Traitements...................................................................................221 Vue d’ensemble................................................................................................................... 222 Travail sur un compte.......................................................................................................... 223 Pointage manuel.................................................................................................................. 226 Le rapprochement bancaire ................................................................................................. 229 Lettrage manuel .................................................................................................................. 231 Lettrage automatique .......................................................................................................... 234 TVA ..................................................................................................................................... 235 Relances clients................................................................................................................... 246 Contrepassation .................................................................................................................. 249 Réimputation....................................................................................................................... 251 Validation brouillard............................................................................................................ 252 Fin d’exercice ...................................................................................................................... 253 Clôture et réouverture dans le cadre d’une comptabilité multidevises.................................. 255 Conformité sauvegarde DGFiP ............................................................................................. 256 Consultation sauvegarde DGFiP ........................................................................................... 257 Liste des tâches................................................................................................................... 258 Rappels ............................................................................................................................... 261 Mise sous surveillance ......................................................................................................... 263 Menu Etats..............................................................................................265 Vue d’ensemble................................................................................................................... 266 Liste des états disponibles................................................................................................... 267 Grand livre .......................................................................................................................... 268 Balance................................................................................................................................ 271 Journaux - Centralisateur .................................................................................................... 273 Brouillard ............................................................................................................................ 274 Analytique........................................................................................................................... 275 Echéancier........................................................................................................................... 277 Balance agée ....................................................................................................................... 278 Encours clients .................................................................................................................... 279 Bordereau de remise en banque .......................................................................................... 280 Lettre de pénalités de retard................................................................................................ 281 TVA détaillée ....................................................................................................................... 282 Bilan - Compte de résultat synthétiques .............................................................................. 283 Etats fiscaux........................................................................................................................ 284 Soldes Intermédiaires de Gestion......................................................................................... 285 Mailing ................................................................................................................................ 286 Sommaire 6 Etats chaînés ....................................................................................................................... 287 Autres états......................................................................................................................... 289 Menu Echanges.......................................................................................290 Vue d’ensemble................................................................................................................... 291 Envoyer à mon expert.......................................................................................................... 293 Recevoir de mon expert....................................................................................................... 294 Importer des écritures ......................................................................................................... 295 Exporter des écritures ......................................................................................................... 298 Historique Imports/Exports ................................................................................................. 302 Importer une balance .......................................................................................................... 303 Exporter une balance........................................................................................................... 304 Synchro compta................................................................................................................... 305 Envoyer le dossier ............................................................................................................... 314 Coordonnées expert-comptable .......................................................................................... 315 Menu Divers............................................................................................316 Vue d’ensemble................................................................................................................... 317 Conversion en mode standard ............................................................................................. 318 Statistiques ......................................................................................................................... 319 Trésorerie prévisionnelle ..................................................................................................... 320 Démarrer version <2006 ..................................................................................................... 323 Menus découverte / Menus standard ................................................................................... 323 Messagerie .......................................................................................................................... 324 Télécharger Ciel directDéclaration ....................................................................................... 324 Menu Fenêtres ........................................................................................325 Vue d’ensemble................................................................................................................... 326 Fermer................................................................................................................................. 327 Tout fermer......................................................................................................................... 327 Suivante .............................................................................................................................. 327 Précédente .......................................................................................................................... 327 Cascade............................................................................................................................... 328 Mosaïque............................................................................................................................. 328 Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 329 Afficher la barre de Navigation ............................................................................................ 335 Afficher la barre de statut.................................................................................................... 335 Menu Aide ..............................................................................................336 Vue d’ensemble................................................................................................................... 337 Aide .................................................................................................................................... 338 Besoin d’aide....................................................................................................................... 338 Manuel de découverte.......................................................................................................... 338 Manuel de référence ............................................................................................................ 338 Guide des mises à jour ........................................................................................................ 339 A propos de......................................................................................................................... 339 Présentation générale ............................................................................ 340 Sommaire 7 La barre de navigation ............................................................................341 Introduction ........................................................................................................................ 342 Utilisation............................................................................................................................ 343 Personnalisation .................................................................................................................. 344 La barre d’actions ...................................................................................349 Introduction ........................................................................................................................ 350 Utilisation............................................................................................................................ 351 Personnalisation .................................................................................................................. 354 Les fenêtres et les listes..........................................................................357 Introduction ........................................................................................................................ 358 Les fenêtres......................................................................................................................... 359 Les listes simples ................................................................................................................ 366 Les listes à plusieurs colonnes............................................................................................. 367 Les règles............................................................................................................................ 374 Les regroupements.............................................................................................................. 380 Les actions flash.................................................................................................................. 383 Les Jumplists ....................................................................................................................... 383 Les préférences.......................................................................................384 Généralités .......................................................................................................................... 385 Préférence Comptabilité ...................................................................................................... 386 Préférences Gestion commerciale ........................................................................................ 394 Préférence Associations....................................................................................................... 397 Préférences Comptes personnels ......................................................................................... 397 Les préférences facturation ................................................................................................. 398 Les préférences générales ................................................................................................... 400 Environnement .................................................................................................................... 406 Impressions......................................................................................................................... 414 Sauvegarde.......................................................................................................................... 417 Aide à la saisie .................................................................................................................... 419 Internet ............................................................................................................................... 422 Agenda................................................................................................................................ 424 Liaison comptable ............................................................................................................... 426 Synchronisation des données............................................................................................... 431 Etats paramétrables............................................................................................................. 433 Les utilitaires ..........................................................................................436 Généralités .......................................................................................................................... 437 Comptabilité........................................................................................................................ 438 Gestion commerciale ........................................................................................................... 440 Immobilisations................................................................................................................... 441 Associations ........................................................................................................................ 442 Les informations.................................................................................................................. 443 Les utilitaires fichiers........................................................................................................... 444 Divers.................................................................................................................................. 450 Dossiers .............................................................................................................................. 451 Mise à jour .......................................................................................................................... 456 Sommaire 8 Les filtres (recherches) ............................................................................457 Introduction ........................................................................................................................ 458 Les deux types de filtres...................................................................................................... 459 La réalisation d’un filtre....................................................................................................... 461 Les scripts ..............................................................................................465 Introduction ........................................................................................................................ 466 L'outil rubriques .................................................................................................................. 467 Les formules simplifiées ...................................................................................................... 469 L’éditeur de scripts.............................................................................................................. 470 Les fonctions....................................................................................................................... 474 Les trucs et astuces ................................................................................476 Les zones de saisie.............................................................................................................. 477 Le dimensionnement des fenêtres ....................................................................................... 479 Le choix des couleurs.......................................................................................................... 479 Les images .......................................................................................................................... 479 Les listes hiérarchiques ....................................................................................................... 480 Les zones d’aide.................................................................................................................. 480 Générateur d’états ................................................................................. 481 Introduction ........................................................................................................................ 482 La liste des états paramétrables ..............................................................483 Présentation ........................................................................................................................ 484 Les options......................................................................................................................... 485 Gestion des états ....................................................................................486 Créer un état ....................................................................................................................... 487 Modifier un état................................................................................................................... 488 Renommer un état............................................................................................................... 489 Dupliquer un état ................................................................................................................ 489 Supprimer un état................................................................................................................ 489 Exécuter un état .................................................................................................................. 490 Les états Liste simple..............................................................................491 Généralités .......................................................................................................................... 492 La fenêtre de l’état de type Liste simple............................................................................... 492 Créer un état «Liste simple» avec l’assistant ........................................................................ 493 Créer un état «Liste simple» manuellement.......................................................................... 496 Les états Colonne ...................................................................................499 Généralités .......................................................................................................................... 500 Créer un état «Colonne» ...................................................................................................... 500 La fenêtre de paramétrage d’un état «Colonne»................................................................... 501 Les états Dessin......................................................................................505 Généralités .......................................................................................................................... 506 La fenêtre de l’état Dessin ................................................................................................... 506 Sommaire 9 Les propriétés ..................................................................................................................... 507 Les objets............................................................................................................................ 508 Les outils............................................................................................................................. 524 Les rubriques ...................................................................................................................... 526 Les calques.......................................................................................................................... 527 Dessin pièces clients ........................................................................................................... 528 Les pages ............................................................................................................................ 529 Les étiquettes...................................................................................................................... 531 Les options.......................................................................................................................... 532 Essayer un état .................................................................................................................... 532 Vérifier un état .................................................................................................................... 533 Les statistiques croisées .........................................................................534 Généralités .......................................................................................................................... 535 Créer un état de type Statistiques croisées........................................................................... 535 Les exports multi formats .......................................................................540 Généralités .......................................................................................................................... 541 Créer un état de type Export multi formats.......................................................................... 541 Les états Office .......................................................................................549 Généralités .......................................................................................................................... 550 La fenêtre de l’état de type Office........................................................................................ 550 Créer un état «Office».......................................................................................................... 551 Les états Chaînés....................................................................................553 Généralités .......................................................................................................................... 554 La fenêtre de l’état de type «chaînés» .................................................................................. 554 Le paramétrage d’un état «Chaînés» .................................................................................... 555 La logique d’un état ................................................................................557 Généralités .......................................................................................................................... 558 La logique ........................................................................................................................... 558 La sortie d’un état...................................................................................561 Généralités .......................................................................................................................... 562 Sortie d'un état Liste simple................................................................................................. 563 Sortie d’un état Colonne...................................................................................................... 566 Sortie d'un état Dessin......................................................................................................... 569 Sortie d'un état Statistiques croisées.................................................................................... 570 Sortie d'un Export multi formats.......................................................................................... 572 Sortie d'un état Office.......................................................................................................... 573 Sortie d'états chaînés........................................................................................................... 576 Propriétés d’un état ................................................................................578 Accessibilité d’un état ......................................................................................................... 579 Caractéristiques d'un état.................................................................................................... 580 Mise en page ....................................................................................................................... 585 Commentaire d’un état........................................................................................................ 585 Sommaire 10 Générateur de tableaux de bord............................................................. 586 Introduction ........................................................................................................................ 587 La liste des tableaux de bord............................................................................................... 588 La gestion des tableaux de bord.......................................................................................... 590 La fenêtre de maintenance des tableaux de bord ................................................................. 592 Index ..................................................................................................... 609 Votre avis nous intéresse... .................................................................... 612 11 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels :  Les manuels listés ci-dessous sont accessibles par le menu AIDE. • le manuel de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • le manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient la présentation générale du logiciel, le générateur d’états et le générateur de tableaux de bord. • le guide des mises à jour qui décrit la procédure pour ouvrir une société d’une ancienne version ainsi que les nouveautés fonctionnelles.  L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques, doit être installée sur votre ordinateur. Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Pour sauvegarder les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton . L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide. 12 Naviguer dans le manuel de référence Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le manuel de référence et ainsi consulter facilement l'information souhaitée. Les signets Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du manuel, cliquez sur le signet nommé Sommaire. Les liens dans le manuel Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du manuel. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant. Accéder à une information spécifique Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher]. Saisir la fiche d'appréciation 1. Vous la trouverez à la fin du manuel de référence. Pour y accéder, cliquez sur le signet Votre avis nous intéresse..., situé à gauche de l’écran. 2. Activez le menu FICHIER, commande IMPRIMER et indiquez les numéros de pages correspondantes sans quoi vous imprimerez tout le manuel. 3. Ecrivez vos remarques et retournez la fiche à l’adresse indiquée. Nouveau Ouvrir, Fermer Modèle Sage Production Experts Paramètres, Ciel Business Mobile Options Imports, Exports Mise en page Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions Mot de passe Sauvegarde/Restauration Quitter Menu Dossier Menu Dossier 14 Vue d’ensemble Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier que vous devez créer. Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les données, ou bien de les supprimer. Cette commande est indisponible dans Ciel Compta Millésime Menu Dossier 15 Nouveau  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. Saisie du nom du dossier 1. Dans cette étape, renseignez le Nom de votre société.  Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer un dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Si vous créez un dossier à partir d'un modèle Sage Production Experts, la création du dossier est terminée. Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement. Choix du modèle de plan comptable Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 3. Sélectionnez le modèle de votre choix. Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur . Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. 4. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 21. Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard. Le mode cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer un dossier en mode Cahier, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. Menu Dossier 16  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Paramètres du dossier Longueurs des éléments et monnaies 1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. 3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur l’icône d’appel de liste . Modifier le nombre de décimales 4. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier (zones Monnaie du dossier ou Monnaie de la devise) : 1. Positionnez vous sur la zone correspondante puis cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. 2. Sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis validez en cliquant sur [OK]. 5. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 6. Les étapes qui suivent dépendent du mode comptable choisi (standard ou cahier), reportez-vous au paragraphe correspondant à votre choix : “Création en mode Standard”, page 16 ou “Création en mode Cahier”, page 19. Création en mode Standard  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Choix du mode de création Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Etape 1 : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Menu Dossier 17 6. Indiquez votre Code société. Etape 2 : paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. 4. Indisponible dans Ciel Compta Millésime - Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel : • Oui : le mode d'échange est Sage Production Experts. • Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export. Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité. 5. En mode de création rapide, cliquez sur le bouton [Suivant], il ne vous reste plus qu’à définir les options de démarrage. Pour cela, consultez le paragraphe “Dernière étape : options de démarrage”, page 19. 6. En mode de création détaillé, définissez les paramètres de la société. Pour cela, vous disposez de boutons situés dans la partie Plus de paramètres vous permettant de définir : • les paramètres comptabilité. Voir Paramètres Comptabilité, page 29. • les paramètres TVA. Voir Paramètres TVA, page 33. • les paramètres Echanges Expert. Voir Echanges Expert, page 32. • les paramètres Immobilisations. Voir Paramètres Immobilisations, page 35. Etape 3 : comptes (Uniquement en mode de création détaillé) La troisième étape vous permet de paramétrer les comptes proposés par défaut. Créer un compte Voir Créer un compte, page 94. Modifier un compte Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un compte Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Etape 4 : journaux (Uniquement en mode de création détaillé) La quatrième étape vous permet de paramétrer les journaux proposés par défaut. Créer un journal Voir Créer un journal, page 109. Menu Dossier 18 Modifier un journal Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un journal Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Etape 5 : modes de paiement (Uniquement en mode de création détaillé) La cinquième étape vous permet de paramétrer les modes de paiement proposés par défaut. Créer un mode de paiement Voir Créer un mode de paiement, page 111. Modifier un mode de paiement Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un mode de paiement Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Etape 6 : chéquiers (Uniquement en mode de création détaillé) La sixième étape vous permet de créer vos chéquiers. Créer un chéquier Voir Créer un chéquier, page 112. Modifier un chéquier Pour modifier un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un chéquier Pour supprimer un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Menu Dossier 19 Etape 7 : codes analytiques (Uniquement en mode de création détaillé) Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, la septième étape vous permet de créer vos codes analytiques. Créer un code analytique Voir Créer un code analytique, page 106. Modifier un code analytique Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un code analytique Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 50. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux • Importer une balance • Ne rien faire 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création en mode Cahier Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 6 étapes.  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Etape 1: raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Menu Dossier 20 Etape 2 : paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en avez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. 4. Indisponible dans Ciel Compta Millésime - Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel : • Oui : le mode d'échange est Sage Production Experts. • Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export. Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité. Etape 3 : choix du mode comptable Sélectionnez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures : • Créances/dettes : ce mode s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants. Vous comptabilisez les factures et leurs paiements. Ainsi, vous avez un suivi de chaque client et fournisseur. • Dépenses/recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales. Vous comptabilisez uniquement les entrées et sorties de trésorerie. Etape 4 : validation du mode comptable Selon le mode comptable choisi précédemment, cette étape présente les cahiers qui composent votre comptabilité : • mode Créances/dettes : un cahier des achats pour enregistrer les factures fournisseurs, un cahier de ventes pour les factures clients, un cahier de trésorerie pour les encaissements et les paiements. • mode Dépenses/recettes : un cahier de dépenses pour les paiements et un cahier de recettes pour les encaissements. Etape 5 : paramétrages des cahiers Cette étape vous permet de créer directement les cahiers à partir desquels vous saisirez vos écritures. Par la suite, vous pourrez toujours créer, modifier ou supprimer des cahiers via le menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER. Cliquez sur le bouton correspondant au type de cahier à créer. L'assistant de création de cahier s'affiche. Voir Créer un cahier, page 65. Boutons en mode créances/dettes Boutons en mode dépenses/recettes Etape 6 : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. Menu Dossier 21 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 50. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux • Importer une balance • Ne rien faire 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création à partir d’un dossier existant Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les resaisir dans la nouvelle société. 1. Lorsque vous avez choisi Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle. L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments. Exemple Vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés.  Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche effacées. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société. Menu Dossier 22 6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier. Menu Dossier 23 Ouvrir  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. En revanche, si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier Pour convertir et ouvrir un dossier d'une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version. Si vous avez créé votre propre dossier La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir : • SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel. Indisponible en option Ciel Données Mobiles. • le ou les dossier(s) correspondant(s) à celui que vous avez créé(s) à l'aide de l'assistant. 1. Cliquez sur le dossier à ouvrir. 2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour refuser l’ouverture automatique et ne plus afficher le message.  Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton [Choisir le dossier manuellement] pour sélectionner directement le dossier à ouvrir sur votre ordinateur. Vous pouvez aussi afficher le dossier exemple via le menu contextuel, faites un clic droit dans la fenêtre d’ouverture et sélectionnez l’option Voir les dossiers exemples. Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. S'il n'apparaît pas, faites un clic droit dans la fenêtre et sélectionnez l'option Voir les dossiers exemples. Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de la commande NOUVEAU du menu DOSSIER ou en cliquant sur l'icône Je crée mon dossier sur le bureau d'accueil. Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier.La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. Voir Nouveau, page 15. Si vous ouvrez un dossier Millésime dans Ciel Compta Evolution ou dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts Vous pouvez ouvrir le dossier de Ciel Compta avec ou sans conversion. Cliquez sur le dossier à ouvrir. Le logiciel effectue directement l'action définie dans les préférences d'ouverture d'un dossier (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - Ouverture d’un dossier).  Pour plus de détails sur cette préférence, reportez-vous au chapitre Les préférences - Comptabilité dans la partie Présentation générale de ce manuel. Si vous ouvrez un dossier Ciel Compta - Ciel Up To Experts dans Ciel Compta Evolution Vous pouvez ouvrir le dossier de Ciel Compta - Ciel Up To Experts avec ou sans conversion. Cliquez sur le dossier à ouvrir. Menu Dossier 24 Le logiciel effectue directement l'action définie dans les préférences d'ouverture d'un dossier (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - Ouverture d’un dossier). Pour plus de détails sur cette préférence, reportez-vous au chapitre Les préférences - Comptabilité dans la partie Présentation générale de ce manuel. Si vous ouvrez un dossier Ciel Compta Facile Vous pouvez ouvrir le dossier de Ciel Compta Facile avec ou sans conversion. Cliquez sur le dossier à ouvrir. Le logiciel effectue directement l'action définie dans les préférences d'ouverture d'un dossier  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Les préférences puis aux paragraphes Préférences Comptabilité, Ouverture d’un dossier dans la partie Présentation générale de ce manuel. Si vous voulez ouvrir un dossier en Ciel Données Mobiles Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (option Ciel Données Mobiles), le logiciel vous propose de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez plus ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. Voir Copie de dossiers sur Internet, page 451. Options supplémentaires Les options supplémentaires sont proposées dans le menu Contextuel (clic-droit) et lorsque le mode avancé est activé. A partir du menu Contextuel Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. • Voir les dossiers exemples : permet d'afficher les dossiers exemples dans la fenêtre Ouvrir un dossier afin qu'ils soient plus facilement accessibles. Indisponible en option Ciel Données Mobiles. • Mode avancé : en mode avancé, la fenêtre s'affiche sous la forme d'une liste et vous disposez d'options d'affichage. Vous pouvez ainsi filtrer, regrouper vos dossiers, définir des vues de la liste des dossiers ou encore faire des recherches. • Modifier les dossiers : permet d'accéder à la gestion des dossiers. Vous pourrez ainsi renommer, supprimer ou dupliquer un dossier. • Ouvrir le dossier en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez consulter votre dossier sans apporter de modifications. • Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir où se situe le dossier sur votre ordinateur. Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Menu Dossier 25 Fermer  Menu DOSSIER - commande FERMER Cette commande permet de fermer le dossier ouvert. Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes. Menu Dossier 26 Modèle Sage Production Experts  Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.  Cette commande est également accessible dans l’Accueil, bouton [Je créé mon dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts]. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle issu du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. 3. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. L'étape Saisie du nom du dossier s'affiche. Voir Saisie du nom du dossier, page 15. Menu Dossier 27 Paramètres  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création. Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit de vos coordonnées, vos paramètres de TVA, vos dates d'exercices. Onglet Coordonnées 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise. 2. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Télé- phone, Télécopie, adresse e-mail, etc). 3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise). 4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. Menu Dossier 28 5. Vous devez saisir votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. Onglet Compléments 1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise. 2. Précisez son Activité et Code société. 3. Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre Établissement (principal ou secondaire). 4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert-comptable. Onglet O.G.A Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez la possibilité de transmettre votre déclaration de TVA directement à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société. 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).  Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. 3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration. 4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Onglet Commentaire Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société. Attention ! Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il s’agit des renseignements suivants : - le Nom, - l’ adresse, le code postal et la ville, - le N° agrément, - le numéro de SIRET. Menu Dossier 29 Paramètres Comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ En mode Standard Onglet Paramètres Dates 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice. 2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie.  En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.). Régime fiscal Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle relève. Loi N.R.E. 3. Indiquez le taux légal d'indemnité de paiement. Il servira à calculer le montant des pénalités de retard suivant les directives de la loi N.R.E. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. Menu Dossier 30 4. Indiquez le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce montant sera ajouté aux pénalités de retard. Règlements Si vous gérez l'escompte dans les règlements, cochez la case Gestion de l'écart. Lors de la saisie des règlements fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes seront imputés automatiquement sur les comptes déclarés dans cette partie. Onglet Devises Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises. Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes concernés. Onglet Racines/Défauts Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie guidée, la bonne utilisation des comptes.  Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques, la racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2 caractères suffira. 1. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes d’écart de caisse positif et négatif. 2. Cliquez sur le bouton afin de paramétrer les éléments suivants : • La longueur des comptes et des codes analytiques Cliquez sur les flèches pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes et les codes analytiques (13 caractères maximum). • Les caractères autorisés Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes. • Les racines de classe et de compte Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire. Onglet Echanges Expert  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Onglet Echanges Expert”, page 32. Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis. Menu Dossier 31 En mode Cahier Dates 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice. 2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie.  En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.). Journaux par défaut Les journaux nécessaires à votre comptabilité : Ventes, Achats, Banques, Opérations diverses et A-nouveaux sont sélectionnés par défaut. Comptes par défaut Les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité sont ceux définis par défaut dans l'application. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. Menu Dossier 32 1. Si vos numéros de postes sont différents, sélectionnez-les. Le poste de Report A-nouveau sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage de votre comptabilité. 2. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes d’écart de caisse positif et négatif. Réglages comptables Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer : • La longueur des comptes Cliquez sur les flèches pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes (13 caractères maximum). • Les caractères autorisés Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes. • Les racines de classe et de compte Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire. Echanges Expert Le bouton ouvre l’onglet Echanges Expert vous permettant de définir le mode d'échanges choisi avec votre expert-comptable. Onglet Echanges Expert Dans cet onglet, vous choisissez le type d'échanges avec votre expert-comptable. Lorsque vous échangez des écritures avec votre expert-comptable, avec un tiers, le fichier contenant vos écritures généré par Ciel Compta doit être compatible avec le logiciel de votre destinataire. Cet onglet vous permet donc d'indiquer le mode d'échanges qui permettra de générer le fichier dans le format adéquat.  Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode d'échanges à utiliser. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas : • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier dédié. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution et dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts. Votre expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts. La zone Historique s'affiche en bas de la fenêtre et vous indique la date du dernier envoi de vos écritures. Si vous changez de mode d'échanges, cette zone sera remise à zéro à la validation de la fenêtre. • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export. Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP, Sage 30 et 100, Sage Expert, Sage Petites Entreprises, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus). • Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges. Indisponible dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts. La synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Experts. Voir Paramètres Synchro compta, page 305. 2. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, de report A-nouveau doivent être renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos données. Menu Dossier 33 Paramètres TVA  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Onglet TVA 1. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA en cochant la case correspondante. 2. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier en cliquant sur la flèche . Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, cliquez sur l'onglet Taux de TVA. Régime de TVA Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante : • Régime réel permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. • Régime simplifié correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12. Type de TVA Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes. • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Ainsi, en saisie guidée de factures et de règlements, les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement. • Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements. Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé au profit du réel compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Numéro fiscal (FRP) Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. Menu Dossier 34 Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez : • le numéro de Recette de votre Centre des impôts. • le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts. Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Compta. Comptes par défaut Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. L’icône ouvre la liste des comptes de TVA existants. • Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA. • Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié. Onglet Taux de TVA Cet onglet affiche la liste des taux de TVA existants. Le taux affiché en gras est celui utilisé par défaut. • Pour déclarer le taux à utiliser par défaut, sélectionnez-le puis activez la commande PRENDRE CE TAUX PAR DÉFAUT du menu CONTEXTUEL (clic droit sur la liste). • Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer]. • Pour supprimer un taux, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Onglet Etat TVA Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration de TVA ainsi que l'avis d'acompte 3514 de TVA si vous êtes en régime simplifié. 1. Si vous êtes en régime simplifié, sélectionnez l'option Avis d'acompte 3514 ou Déclaration annuelle CA12 selon le formulaire que vous voulez paramétrer. 2. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône . La case à cocher Ventilation des opérations imposables est active en régime de TVA réel et si votre TVA sur ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opé- rations imposables. Onglet Téléprocédures TVA Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire.  Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et sur le télérè- glement. Attention ! Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux formulaires. Menu Dossier 35 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédures TVA. 2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la case correspondante.  La présence d'un IBAN dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. 3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 4. Dans la zone Complément, choisissez l'Identification de l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou expert-comptable. 5. Saisissez la Référence Obligation fiscale si vous la connaissez.  Cette référence doit obligatoirement commencer par "TVA" suivi de 1 à 3 chiffres. 6. Si vous voulez que votre déclaration soit télétransmise à votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.), sélectionnez l'option Oui. 7. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Paramètres Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS Attention ! Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu DOSSIER : - pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA. - pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail. Attention ! Si vous avez choisi de transmettre votre déclaration à votre OGA, vous devez avoir renseigné son Nom, N°Siret, N° d’agrément, Adresse 1, Code Postal, Ville. Voir Onglet O.G.A, page 28. Dans le cas contraire, la déclaration ne peut être transmise. Menu Dossier 36 Général Vous devez ici définir les paramètres nécessaires à la gestion des immobilisations. 1. Cochez l’option Proratiser les dotations linéaires sur : pour préciser si vous souhaitez travailler avec des années d'une durée fixe de 360 jours ou si vous préférez gérer les années avec leur durée réelle soit 365 jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29 jours). 2. Indiquez si vous voulez Utiliser la méthode étalement si nécessaire ou utiliser le Calcul du taux linéaire en jours. Exemple Pour une immobilisation dont la valeur initiale d’achat est 100 et qui s’amortit en linéaire sur une durée de 1 an et 6 mois, vous obtiendrez, en année de 365 jours : • avec la méthode étalement : taux = 100/1.50 = 66.67 • avec le calcul du taux linéaire en jours : taux = (100/546)*365 = 66.85 Comptabilité Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation. Coefficients dégressifs Vous accédez à la liste des coefficients dégressifs en cliquant sur le bouton . La fenêtre affiche deux parties : • les coefficients standards dans la partie haute. • la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une date de début, d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients. Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés selon la réglementation de janvier 2001. Le taux d'amortissement dégressif s'obtient en multipliant le coefficient d'amortissement linéaire par les coefficients suivants : pour les biens fabriqués ou acquis avant le 1er février 1996 • 1,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 2 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans Menu Dossier 37 pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er février 1996 et le 31 janvier 1997 • 2,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 3 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 3,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er février 1997 et le 31 décembre 2000 • 1,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 2 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er janvier 2001 et le 3 décembre 2008 • 1,25 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,25 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis entre le 4 décembre 2008 et le 31 décembre 2009 • 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 2,25 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,75 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis à compter du 1er janvier 2010 • 1,25 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,25 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans. Une fois les modifications effectuées, validez en cliquant sur le bouton [OK]. Menu Dossier 38 Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Vue d’ensemble Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Envoyer les données  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES • Si vous publiez vos données pour la première fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de réglage de Ciel Business Mobile. Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir Paramétrage, page 39. • Si vous avez déjà publié vos données une ou plusieurs fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer la publication de vos données sur Internet. Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de la publication des données s’affiche. Menu Dossier 39 Pour publier vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’accueil de votre logiciel. Paramétrage  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - PARAMÉTRAGE La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. Onglet Général Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel. Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher : • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet. • Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche un icône dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statuts de votre logiciel. Cet icône vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case Demander confirmation. La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. Menu Dossier 40 Onglet Business Mobile Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile. • La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez effectuée. 1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. 2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Business Mobile. Informations de connexion  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - INFORMATIONS DE CONNEXION Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant la publication de vos données sur Internet s’affiche. Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer]. Menu Dossier 41 Options  Menu DOSSIER - commande OPTIONS Cette commande présente la liste des paramétrages des cahiers, c’est-à-dire les modèles de cahiers à partir desquels sont établis les grilles de saisie. Le paramétrage de ce modèle permet de définir les colonnes qui composent la grille de saisie d'un cahier. Vous pouvez créer, modifier, supprimer un modèle de cahier ou encore définir des écritures d'abonnement dans un cahier. Créer un modèle de cahier Pour définir un nouveau modèle de cahier, cliquez sur la flèche du bouton [Créer] puis sélectionnez la fonction Créer à partir d'un assistant. L'assistant de création d'un cahier s'affiche. La création d’un modèle de cahier est identique à celle d’un cahier. Voir Créer un cahier, page 65. Paramétrer un modèle de cahier 1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez le modèle de cahier dans la liste située à droite. 2. Cliquez sur le bouton .  Vous pouvez directement double-cliquer sur le modèle de cahier. Menu Ma Compta 79 La fenêtre de paramétrage s’affiche. Selon les besoins de saisie du cahier, vous pouvez ajouter, supprimer un compte, définir les colonnes. Ajouter un compte 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte]. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez le compte à ajouter. Si le compte n'existe pas, vous pouvez le créer directement via le bouton [Créer] situé en bas de la fenêtre. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un compte  Vous ne pouvez pas supprimer un compte si le cahier a été utilisé. 1. Dans la partie Colonnes de saisie, sélectionnez le compte à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer un compte]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui]. Définir les colonnes de saisie Dans la partie Colonnes de saisie, un tableau affiche les colonnes de la grille de saisie du cahier. Vous retrouvez les colonnes définies par défaut (Jour, N° compte, etc.) ainsi que les comptes que vous avez ajoutés. Affichage Vous pouvez choisir d'afficher ou non certaines colonnes de votre grille de saisie. Pour cela, cochez ou décochez la case correspondante. Une coche verte vous indique si l'affichage est activé. Menu Ma Compta 80 Exemple L'affichage de la colonne N°pièce est désactivé par défaut. Si vous voulez la rendre visible afin de renseigner le numéro de pièce lors de vos saisies, il suffit de cocher la case correspondante.  Les colonnes Jour, N°Compte, Montant et celles de vos comptes sont obligatoires pour la saisie de vos écritures. Il est donc impossible de désactiver leur affichage. Intitulés des colonnes Vous pouvez changer le titre des colonnes de la grille de saisie du cahier, ainsi vous pouvez l’adapter à vos habitudes, méthodes de travail. 1. Cliquez dans la cellule de l'intitulé à modifier (Intitulé colonne 1) et saisissez le nouveau nom de la colonne. Exemple : vous pouvez changer la colonne Montant par «Montant TTC».  Il est possible de saisir jusqu'à 13 caractères sur un e ligne. Si votre titre est long, vous pouvez l'afficher sur 2 lignes. 2. Pour cela, dans Intitulé colonne ligne 2, cliquez dans la cellule correspondante et saisissez la suite du titre. 3. Pour valider votre paramétrage, cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un modèle de cahier 1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez-le dans la liste située à droite. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Créer une écriture d'abonnement Si une opération est périodique, par exemple : facture de téléphone, loyer, etc. vous pouvez saisir un abonnement et définir la fréquence de l'opération. Ainsi, vous n'aurez à saisir votre écriture qu'une seule fois. 1. Sélectionnez le cahier dans lequel une écriture d'abonnement est à enregistrer. 2. Cliquez sur le bouton .La grille de saisie du cahier s'affiche. 3. Saisissez intégralement l'écriture. 4. Cliquez sur le bouton [Périodicité] afin de définir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 5. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 6. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la grille de saisie de l’écriture d’abonnement. 8. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Attention ! Il est impossible de supprimer un paramétrage utilisé dans la saisie d’un cahier. Menu Ma Compta 81 Liste des tâches  Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Liste des tâches”, page 258. Rappels  Menu MA COMPTA - commande RAPPELS Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Rappels”, page 261. Formats d’import relevé  Menu MA COMPTA - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Formats d’import relevé”, page 127. Règles d’affectation relevé  Menu MA COMPTA - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Règles d’affectation relevé”, page 130. Autres listes  Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Autres listes”, page 135. Menu uniquement disponible en mode cahier. Liste des écritures Saisie kilomètre Consulter un compte Pointage manuel Contrepassation Validation brouillard Fin d’exercice Conformité sauvegarde DGFiP Consultation sauvegarde DGFiP Etats Menu Expert comptable Menu Expert comptable 83 Vue d’ensemble Ce menu permet d’accéder aux principaux traitements comptables et de fin d’exercice : consultation des écritures, d’un compte, pointage des écritures, validation du brouillard, éditions, clôture, etc. Menu Expert comptable 84 Liste des écritures  Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES  Le fonctionnement de la liste des écritures étant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous au paragraphe “Ecritures”, page 90 pour plus de détails. Saisie au kilomètre  Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE Avec le mode saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque.  Le fonctionnement de la saisie au kilomètre étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Saisie standard et saisie au kilomètre”, page 209 pour plus de détails. Menu Expert comptable 85 Consulter un compte  Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE  La consultation d’un compte fonctionne à l’identique en mode cahier et mode standard. Reportez-vous au paragraphe “Consulter un compte”, page 103 pour plus de détails. Pointage manuel  Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL  Le fonctionnement du pointage étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Pointage manuel”, page 226 pour plus de détails. Contrepassation  Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION  Le fonctionnement de la contrepassation étant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous au paragraphe “Contrepassation”, page 249 pour plus de détails. Validation du brouillard  Menu EXPERT COMPTABLE - commande VALIDATION BROUILLARD  Le fonctionnement de la validation du brouillard étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Validation brouillard”, page 252 pour plus de détails. Menu Expert comptable 86 Fin d’exercice  Menu EXPERT COMPTABLE - commande FIN D’EXERCICE L'assistant Top Clôture  Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE Voir L’assistant Top Clôture, page 253. Clôture  Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - CLÔTURE Voir Clôture, page 254. Réouverture  Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Voir Réouverture, page 254. Conformité sauvegarde DGFiP  Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP  Le fonctionnement de la mise en conformité des sauvegardes DGFiP étant identique en mode cahier et en mode standard, reportez-vous au paragraphe “Conformité sauvegarde DGFiP”, page 256 pour plus de détails. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP  Le consultation des sauvegardes DGFiP étant identique en mode cahier et en mode standard, reportez-vous au paragraphe “Conformité sauvegarde DGFiP”, page 256 pour plus de détails. Menu Expert comptable 87 Etats  Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS Les états permettant d’éditer le brouillard, les journaux et le journal centralisateur sont regroupés dans le menu EXPERT COMPTABLE. En mode standard, ces mêmes états sont accessibles par le menu ETATS, vous retrouverez donc le détail dans le chapitre correspondant. Brouillard  Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS - BROUILLARD Voir Brouillard, page 274. Journaux - Centralisateur  Menu EXPERT COMPTABLE - commandes ÉTATS - JOURNAUX et CENTRALISATEUR Voir Journaux - Centralisateur, page 273. Ecritures Plan de comptes, Consulter un compte Prévisions, Codes analytiques Journaux Modes de paiement, Chéquiers Emprunts, Familles Top Saisie Modèles/abonnements Devises Infos perso. Formats d’import relevé, Règles d’affectation relevé Autres listes Menu Listes Menu Listes 89 Vue d’ensemble Le menu LISTES est composé d'éléments ayant des répercussions directes sur la saisie des écritures et les traitements à effectuer. Menu Listes 90 Ecritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES  Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES  La liste des écritures présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées.Le mode cahier ne gère pas les écritures en simulation ni la comptabilité analytique. Les boutons situés dans le cadre Affichage permettent de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet d’afficher les écritures du mouvement dans la partie inférieure de la fenêtre. Le détail peut être présenté par lignes d'écritures ou par lignes analytiques. Si vous gérez les écritures analytiques par répartition, cochez le ou les niveaux afin d'afficher les montants calculés en fonction des pourcentages de répartition. • Lignes comptables. • Lignes analytiques : si vous gérez les écritures analytiques par répartition, cochez le ou les niveaux afin d'afficher les montants calculés en fonction des pourcentages de répartition. Affiner la sélection La zone affichée en-dessous des boutons propose des critères supplémentaires de tri. Vous pouvez alors : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut (Brouillard, Validation ou Simulation) des écritures à afficher en cliquant sur la zone Statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal. Menu Listes 91  Vous pouvez activer ou désactiver l’affichage de cette zone en cliquant sur le bouton et en sélectionnant la commande AFFINER LA SÉLECTION. Saisir une écriture En mode Standard 1. Pour saisir une écriture, cliquez sur le bouton [Créer]. Ce bouton ouvre un menu déroulant comportant différentes grilles de saisie disponibles également depuis le menu SAISIES. 2. Sélectionnez la grille de saisie de votre choix.  Pour plus d’informations sur ces grilles de saisie, reportez-vous au “Menu Saisies”, page 172. En mode cahier 1. Cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre de saisie au kilomètre s'affiche. Saisissez alors votre écriture. Voir Saisie standard et saisie au kilomètre, page 209. Modifier une écriture  Vous ne pouvez pas modifier une écriture lettrée ou pointée. Vous avez toujours la possibilité de délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée. 1. Pour modifier une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Si vous modifiez une écriture dont la contrepartie a été enregistrée dans un compte d'attente, modifiez ce compte par celui qui doit servir réellement à la contrepartie. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une écriture  Vous ne pouvez pas supprimer une écriture lettrée ou pointée. Vous avez toujours la possibilité de délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée. Menu Listes 92 1. Pour supprimer une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression. Modifier ou consulter un compte Ces deux boutons permettent d'ouvrir la fiche du compte sur lequel l'écriture est saisie soit pour modification soit pour consultation. Ainsi, vous n'avez pas à passer par la commande PLAN DE COMPTES ou CONSULTATION D'UN COMPTE. 1. Sélectionnez l'écriture concernée. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] ou [Consulter]. Totaliser des colonnes de la liste des écritures Cette commande est particulièrement utile lorsque vous gérez des Infos perso. 1. Cliquez sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple la colonne Montant. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez le type de total que vous voulez obtenir : somme, moyenne, minimum, maximum. 4. Cochez éventuellement l’option Prendre en compte les valeurs nulles. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Le résultat s’affiche tout en bas de la colonne. Menu Listes 93 Plan de comptes  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES  Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés avec le plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier ainsi que ceux que vous créez.  Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel. Afficher l’aperçu (Uniquement disponible en mode Standard) Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’un compte. 1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre compte dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau l’option Afficher l’aperçu. Menu Listes 94 Créer un compte 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Ces informations sont visibles dans la liste des plans de compte au niveau de la colonne Informations. En mode cahier Si vous créez un compte de TVA (445) Les options de TVA apparaissent. Vous pouvez déterminer le Type de TVA (Collectée, Déductible, En attente collectée, En attente déductible, A décaisser, Crédit de TVA, Acompte de TVA) et le Taux à appliquer au compte. Cliquez sur l’icône pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. Si vous créez un compte de Banque (512) RIB 1. Saisissez les codes IBAN et BIC du compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton . 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Import relevé Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque. 4. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Créer]. 5. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie par relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demandé de choisir le format et le fichier d’import. En mode standard Onglet Options Utilisation 1. Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, cochez impérativement l’option Utilisable. A l’inverse, pour diverses raisons, il est possible d’interdire l'utilisation d'un compte en saisie. Dans ce cas, décochez l’option Utilisable. Exemple Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures. Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur. En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, vous pouvez interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte en décochant l’option Utilisable. Menu Listes 95 Lettrage/pointage 2. Si le compte doit faire l’objet d’un lettrage et/ou pointage, cochez les options Lettrable et Pointable. • L’option Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage à utiliser. • L'option Demander permet de préciser si vous souhaitez personnaliser votre code de lettrage lors du lettrage manuel. • L’option Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage. Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser.  Si vous laissez vide la zone Prochain code, par défaut le prochain code de lettrage ou de pointage sera X. Budgets/analytique 3. Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela, cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône . Voir Affectation sur plusieurs codes analytiques, page 101.  Si vous avez coché, au préalable, l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire dans les Préfé- rences comptables (menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité puis Analytique), vous serez obligé d'affecter un code analytique lors de la saisie des écritures. Le code analytique par défaut associé au compte sera alors repris automatiquement. Saisie Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures. Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le curseur sur ces zones. • L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. • Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes clients et les comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur). • La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7. Saisie Infos perso Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Dans cette partie, vous retrouvez les «infos perso.» des lignes d’écritures, que vous avez créées. Afin de pouvoir renseigner ces rubriques durant la saisie des écritures, vous devez les intégrer aux grilles de saisie (saisie standard et saisie au kilomètre).  Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. 1. Cochez la ou les rubriques personnalisées que vous souhaitez faire apparaître dans les grilles de saisie des écritures. 2. Pour modifier l'intitulé des Infos. perso, cliquez sur le bouton . La liste des Infos perso s'affiche. Voir Infos perso., page 126. Comptes Les comptes sont différents selon le type de compte que vous créez. • Options disponible dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits : Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Menu Listes 96 Compte Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de TVA. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. • Options disponibles dans un compte de type TVA :  Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445). Cliquez sur l’icône pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. • Option disponible dans un compte de type Client Compte de produit Vous pouvez attribuer un compte de produit par défaut à un compte client afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de produit. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. • Option disponible dans un compte de type Fournisseur Compte de charges Vous pouvez attribuer un compte de charges par défaut à un compte fournisseur afin qu’il soit systé- matiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de charges. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. Onglet Banque  Cet onglet apparaît uniquement dans un compte de banque (512). Identification 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton . 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Soldes Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur l’icône . La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche. • Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé. • Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fiche de la banque. 5. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, l’Intuiciel vous en avertira dans la partie Alertes (bouton Mon Tableau de bord). Menu Listes 97 Chemin d'accès 6. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion Relevé CFONB. Import relevé Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque. 7. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Créer]. 8. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie par relevé bancaire (menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE), ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demandé de choisir le format et le fichier d’import. Onglet Agence  Cet onglet apparaît uniquement dans un compte de banque (512). Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Onglet Client ou Fournisseur  L'onglet Client n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client (411). De même, l'onglet Fournisseur n'est visible que lors de la saisie d'un compte Fournisseur (401). Les renseignements saisis ici permettent notamment d'effectuer les relances clients et de gérer les échéances clients et fournisseurs. Coordonnées 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. Si vous utilisez une messagerie électronique, vous pouvez envoyer un message directement depuis cette fiche.  Vérifiez que votre messagerie électronique est ouverte. • Saisissez l'adresse mail du destinataire dans la zone E-mail puis cliquez sur l'icône pour lancer votre messagerie. Vous pouvez également accéder directement au site internet du client ou fournisseur.  Pour cela, vous devez disposer d'un navigateur internet, comme Internet Explorer® ou Netscape®. • Saisissez l'adresse du Site internet du client ou fournisseur dans la zone correspondante puis cliquez sur l'icône pour lancer le navigateur et consulter le site. Localiser / Vérifier l’adresse du client ou fournisseur • Bouton [Vérifier] Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). Menu Listes 98 1. Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la recherche s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre. • Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résultats trouvés s'affiche dans une autre fenêtre. Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de recherche. • Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans le compte Client ou Fournisseur. 2. Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme automatiquement. • Bouton [Plan] Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Bouton [Itinéraire] Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Informations supplémentaires 1. Saisissez le nom de la banque. 2. Précisez l'emplacement de la banque en sélectionnant l'option correspondante. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. Encours autorisé  La zone Encours autorisé n'est accessible que pour les comptes clients. Saisissez l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos clients. Vous pourrez ainsi imprimer l'état des encours clients. Voir Encours clients, page 279. TVA  La partie Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. • Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, défini dans le paramétrage de votre dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements. Cochez alors l’une de ces deux options. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 3. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante et sélectionnez le mode de paiement à associer par défaut au compte. Vous pouvez définir une échéance sur les modes de paiements nécessitant ce type de précision. Définir une échéance 1. Pour paramétrer l'échéance, cliquez sur le bouton . Menu Listes 99 La fenêtre Date d'échéance s'affiche. 2. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités suivantes : • à la réception de la facture : dans ce cas, cochez l’option A réception. • à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, cochez le nombre de jours à ajouter à la fin du mois : 30, 60 ou 90. • à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, cochez l’une des trois options : • jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, • jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de mois. • Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez. 3. Vous pouvez préciser le jour d’encaissement dans la zone Le ... du mois excepté pour une échéance à réception. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20. L'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé. 4. La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Saisissez une date de règlement puis appuyez sur la touche afin de voir le résultat. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le mode de calcul de la date d'échéance. Onglet Complément Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client ou Fournisseur. 1. Renseignez les coordonnées complètes du contact d’un client ou fournisseur. Ces renseignements permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts. La partie Divers vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs (Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.). 2. Saisissez les informations dont vous disposez. Menu Listes 100 Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Cet onglet n'est visible que dans un compte Client. Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance lors de l'édition de lettres de relance pour les clients en retard de paiement.  Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné. 1. Pour activer les relances sur le compte client, cochez l’option Relance autorisée. 2. Sélectionnez dans le menu déroulant le modèle de lettre pour le niveau 1 de relance. 3. Procédez de la même façon pour les autres niveaux de relance : zones Lettre de relance pour le niveau 2, Lettre de relance pour un niveau supérieur ou égal à 3.  Trois modèles de lettres sont livrés en standard avec Ciel Compta. Vous pouvez les personnaliser, créer de nouvelles lettres via le menu DOSSIER, commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES. Dans la zone inférieure de la fenêtre, toutes les relances effectuées s'affichent par ordre croissant. Voir Relances en version Evolution, page 247. Onglet Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte. Onglet Budget Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite pré- sentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Afficher les totalisations Vous pouvez afficher les totalisations et ainsi visualiser les cumuls annuels. 1. Faites un clic-droit sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple sur Crédit. 2. Choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l'option Somme et cliquez sur le bouton [OK]. Les totaux s'affichent sur une ligne pour chaque exercice et tout en bas des colonnes pour tous les exercices cumulés. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées. Menu Listes 101 Onglet Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS PERSO. du menu LISTES. Voir Infos perso., page 126. Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings. Affectation sur plusieurs codes analytiques Vous pouvez associer plusieurs codes analytiques de niveau 1 à un compte, avec le même pourcentage ou avec une répartition du pourcentage. Lorsque vous cliquez sur l’icône , la fenêtre Affectation sur plusieurs codes analytiques s’affiche. 1. Cliquez dans la colonne Code analytique et sélectionnez le premier code analytique à affecter au compte. 2. Dans la colonne suivante, saisissez son Pourcentage de ventilation. 3. Répétez la procédure pour tous les autres codes analytiques à affecter. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Valider la création d’un compte Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active. Modifier un compte 1. Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un compte  Un compte utilisé ne peut être supprimé. 1. Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression. Consulter un compte (Uniquement disponible en mode Standard) 1. Pour consulter les écritures d'un compte, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton .  Vous pouvez consulter plusieurs comptes à la fois; ils s’ouvrent séparément dans une nouvelle fenêtre, dans un nouvel onglet. Menu Listes 102 Travailler sur un compte (Uniquement disponible en mode Standard) Ce bouton permet d’accéder directement à la commande TRAVAIL SUR UN COMPTE sans quitter le plan de comptes. Vous pouvez alors effectuer la plupart des opérations qu'il est possible de réaliser sur un compte, c’est-à-dire saisir un règlement, modifier l’écriture, solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture, etc. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez effectuer des traitements. 2. Cliquez sur le bouton . Voir Travail sur un compte, page 223. Pointer un compte Vous pouvez pointer les écritures d’un compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir à passer par le menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez pointer des écritures. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de pointage s’ouvre sur le compte en question et pré- sente les écritures non pointées. 3. Pointez les écritures comme vous en avez l’habitude.  Pour plus de détails sur le pointage ou lettrage, reportez-vous aux paragraphes “Pointage manuel”, page 226. Lettrer un compte (Uniquement disponible en mode Standard) Vous pouvez lettrer les écritures d’un compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir à passer par le menu TRAITEMENTS. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez lettrer des écritures. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de lettrage s’ouvre sur le compte en question et pré- sente les écritures non lettrées. 3. Lettrez les écritures comme vous en avez l’habitude.  Pour plus de détails sur le lettrage, reportez-vous aux paragraphes “Lettrage manuel”, page 231. Accéder aux informations légales (Uniquement disponible en mode Standard) Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret de votre client doit obligatoirement être renseigné. Les états du plan de compte A partir de la liste des comptes, vous pouvez éditer des RIB, la balance N et N-1, la liste des tiers, le plan de compte, etc. 1. Sélectionnez les comptes pour lesquels vous souhaitez lancer une édition. 2. Cliquez sur l’un des boutons situés dans la barre d'options de la liste. La fenêtre Etats "Plan de comptes" s'affichent. 3. Sélectionnez l'état de votre choix et cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 4. Si des critères vous sont demandés pour définir l'état, sélectionnez-les puis cliquez sur le bouton [OK]. Menu Listes 103 Consulter un compte  Menu LISTES - commande CONSULTER UN COMPTE  Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE Cette commande permet de consulter les écritures du compte sélectionné dans la liste des comptes. Vous pouvez consulter plusieurs comptes à la fois. Pour cela, revenez sur le plan de compte, sélectionnez un autre compte sans fermer le compte que vous consultiez. Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants. Vous pouvez préciser une période et le type d'écritures à prendre en compte (brouillard et/ou simulation).  Le mode cahier ne gère pas les écritures en simulation. Menu Listes 104 Les prévisions Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu LISTES - commande PRÉVISIONS Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels. La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel. Créer un code prévisionnel 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche. Définir le code et son intitulé 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque les zones de l'onglet Budgets d'un compte sont renseignées. Détailler les budgets sur un ou plusieurs comptes 4. Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget. Ajouter un compte 1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes. 2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK]. Ajouter une racine de compte 1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton puis sélectionnez la commande une racine. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK]. Définir le budget d’un compte  La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets. 1. Double-cliquez sur la ligne correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets. 3. Renseignez les différentes zones de l'onglet. 4. Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.  Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’une prévision et d’en recréer une autre immé- diatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active. Menu Listes 105 Modifier un code prévisionnel 1. Pour modifier un code prévisionnel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un code prévisionnel Pour supprimer un code prévisionnel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Menu Listes 106 Les codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique. Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante.  Ces options sont visibles si la fonction Affiner la sélection est active. Celle-ci est accessible par le bouton . Créer un code analytique 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans la version Evolution de Ciel Compta. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration, • 35% au service après-vente, • 45% au service commercial. Pour répartir les charges entre ces 3 départements, vous devez au préalable créer un code analytique pour chaque département. Dans cet exemple, les codes sont ADM (Administration), AP (Après-vente), COM (Commercial). Ces codes sont alors au niveau 2 de la répartition. Ensuite, le budget attribué au département Administration est réparti entre le service Paye et le service Comptabilité. Les codes analytiques de ces services sont également à créer ; par exemple Paye, Compta ; et constitueront le niveau 3 de la répartition. Établir une répartition (niveau 2) 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes analytiques à intégrer dans la répartition. Si ces codes n'existent pas, cliquez sur le bouton [Créer]. Menu Listes 107 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Les codes analytiques que vous ajoutez sont de niveau 2 dans la répartition, ce qui est indiqué dans la colonne Niveau. 4. Saisissez le pourcentage de répartition dans la colonne correspondante. 5. Si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier les Mt en saisie. 6. Faites de même pour tous les autres codes analytiques. Le total de la répartition doit être égal à 100%. Établir une sous-répartition (niveau 3) Vous pouvez répartir le budget à un 3ème niveau, c'est-à-dire faire une sous-répartition. 1. Sélectionnez les codes analytiques de niveau 2 et cliquez sur le bouton . 2. Choisissez les codes analytiques de la répartition de niveau 3 et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Indiquez le pourcentage de répartition dans la colonne correspondante. 4. Si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier les Mt en saisie. 5. Faites de même pour les autres codes analytiques de niveau 3. Le total de la répartition doit être égal à 100%. Contrôler le total des répartitions Les répartitions devant être égales à 100%, vous pouvez contrôler vos totaux sans avoir à les calculer par vous-même. • Cliquez sur le bouton . Un message vous informe si la répartition est égale à 100% ou non. Si ça n'est pas le cas, il vous est indiqué le niveau où la répartition n'est pas équilibrée. Équilibrer les répartitions Si une répartition n'est pas égale à 100%, vous pouvez recalculer le pourcentage d'un code analytique sans avoir à saisir sa valeur par vous-même. 1. Sélectionnez le code analytique pour lequel le pourcentage de répartition est inexact. 2. Cliquez sur le bouton . Le pourcentage a changé automatiquement et la répartition est égale à 100%. Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.  Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . • Pour afficher les budgets de la période N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N- 1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé, dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Menu Listes 108 Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. • Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.  Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un code et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau code analytique reste active. Modifier un code analytique 1. Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un code analytique 1. Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . Menu Listes 109 Journaux  Menu LISTES - commande JOURNAUX  Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX La commande JOURNAUX permet de créer, modifier ou supprimer un journal. Le logiciel vous propose, par défaut, 5 journaux : • AN journal des A-nouveaux, • BQ journal de banque, • HA journal des achats, • OD journal des opérations diverses, • VT journal de ventes.  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Créer un journal 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau journal s’affiche. 2. Le journal est défini par un Code (sur huit caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé. 3. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses, A-nouveaux. Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un compte de racine client est impossible. Options 4. Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement sur la dernière ligne d'écriture. Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte de contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le Libellé au débit et le Libellé au crédit. Ils seront également repris en saisie. Exemples Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce journal, vous pouvez saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au compte 512000. Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445714. En saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA. • L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro d'écriture dès que le solde des lignes est équilibré. Gestion des numéros de pièce 5. Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal, saisissez le Prochain n° de pièce à utiliser. 6. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 7. Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. Menu Listes 110  Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active. Modifier un journal 1. Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un journal 1. Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . Menu Listes 111 Modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT  Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT La commande MODES DE PAIEMENT regroupe les modes de paiements déjà définis dans votre logiciel (CB, Chèque, Virement, CESU, etc.) ainsi que les modes de paiement que vous créez. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.  Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel. Créer un mode de paiement 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche. 2. Indiquez le code puis l'intitulé du mode de paiement. 3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur . 4. Validez la création du mode de paiement en cliquant sur [OK].  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un mode de paiement et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau mode de paiement reste active. Modifier un mode de paiement 1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un mode de paiement 1. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Menu Listes 112 Les chéquiers  Menu LISTES - commande CHÉQUIERS La commande CHÉQUIERS du menu LISTES regroupe les chéquiers que vous créez. Elle permet de créer, modifier ou supprimer un chéquier. Créer un chéquier 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau chéquier s’affiche. 2. Dans la zone Code, saisissez son code. Si vous avez l'habitude de numéroter vos chéquiers, vous pouvez utiliser ce numéro comme code. 3. La zone Ouverture permet de préciser la date à partir de laquelle vous commencez à utiliser le chéquier. 4. Si vous souhaitez gérer les numéros de chèque, cochez la case Gestion des numéros de chèque. La fenêtre se modifie et affiche deux parties supplémentaires. 5. Dans la zone Compte, indiquez le code du compte auquel est associé le chéquier. 6. Si vous avez créé plusieurs chéquiers pour un même compte banque, vous pouvez définir celui utilisé par défaut en cochant la case correspondante. 7. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution Si vous souhaitez gérer les numéros de chèque, cochez la case Gestion des numéros de chèque. La fenêtre se modifie et affiche deux parties supplémentaires. Menu Listes 113 Informations sur les chèques 8. Renseignez les zones Premier, Dernier et Prochain numéro de chèque. Détail du chéquier Dans la partie Détail du chéquier, vous constatez que la colonne Numéro de chèque est automatiquement renseignée par tous les numéros de chèques déclarés. De même, la colonne Statut indique que tous les numéros déclarés sont libres, car non utilisés. Contrôler l'imputation des numéros de chèques Au fur et à mesure de la saisie des paiements et de l'imputation des chèques, le statut des numéros affectés sera automatiquement modifié. Les chèques «en cours» sont ceux utilisés dans des écritures en cours de modification ou en cours de saisie. 9. Pour consulter l'écriture associée à un chèque utilisé, sélectionnez le chèque puis cliquez sur le bouton [Ouvrir l'écriture]. Annuler un chèque Si un numéro de chèque ne doit pas être utilisé, vous pouvez l'extraire de la liste des numéros Libres afin qu'il ne soit pas proposé en saisie. 10. Pour cela, sélectionnez le numéro de celui que vous devez annuler puis cliquez sur le bouton Libérer un chèque Si un numéro de chèque a été utilisé par erreur, à la place d'un autre par exemple, vous pouvez libérer le chèque utilisé. 11. Pour cela, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton . 12. Validez la création du chéquier en cliquant sur [OK].  Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un chéquier et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre reste active. Modifier un chéquier 1. Pour modifier un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un chéquier Pour supprimer un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Menu Listes 114 Emprunts  Menu LISTES - commande EMPRUNTS Vous allez utiliser les emprunts soit pour de simples simulations, soit pour suivre intégralement l’évolution de la dette contractée. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez visualiser tous les emprunts et toutes les simulations d’emprunts réalisés. Pour les différencier dans la liste, les simulation d’emprunts apparaissent en bleu et les emprunts actifs sont en noir. Créer un emprunt ou une simulation d’emprunt 1. Cliquez sur le bouton ou sur le bouton . 2. Si vous créez un emprunt, le tableau d’amortissement peut être complété automatiquement ou manuellement. Si le taux de l’emprunt est fixe, sélectionnez la première option dans la fenêtre Création d’emprunt et votre tableau d'amortissement sera calculé automatiquement. Dans le cas contraire, sélectionnez la seconde option et vous saisirez manuellement votre tableau d’amortissement. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre choix. 4. Si vous saisissez un autre type d’emprunt, une fenêtre s’affiche. Indiquez le nombre d’échéance de l’emprunt puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. La fiche contient 3 onglets : Emprunt, Tableau d'amortissement et Comptabilité à renseigner. En simulation, l'onglet Comptabilité n'est pas visible, les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. 6. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l’emprunt. Onglet Emprunt Dans le cas d’un emprunt à taux fixe ou d’une simulation d’emprunt La zone Renseignements concerne les données de base nécessaires à sa définition. Complétez les informations suivantes : • Capital : saisissez le montant de la somme empruntée. • Taux annuel en % : saisissez le taux de l'emprunt et sélectionnez s'il est proportionnel ou actuariel. • Durée : saisissez le nombre d'échéances et fixez la périodicité en Mois ou Ans. • Frais : saisissez le montant des frais fixés (montant fixe ou en %) par échéance (assurance, etc.). • Montant de l'échéance : le montant calculé de l'échéance s'affiche automatiquement. La zone Date / périodicité concerne les périodes de l'emprunt. • Date de l'emprunt : indiquez la date à laquelle vous avez souscrit l'emprunt. Menu Listes 115 • Périodicité : indiquez la périodicité (mensuelle, annuelle, hebdomadaire...) de votre emprunt. • Date de la 1ère échéance : indiquez la date de la première mensualité de votre échéance d'emprunt. Cette date peut-être identique à la celle indiquée précédemment. Après avoir renseigné toutes les informations liées à votre nouvel emprunt, le logiciel calcule automatiquement la date de fin d'emprunt, le capital restant dû, le total des frais, le total des intérêts, le coût total et le total de l'emprunt. D'autre part, Ciel Compta créera le tableau d'amortissement accessible dans l'onglet Tableau d'amortissement. Vous retrouverez dans la zone Informations le détail des différents montants. Cette zone n’est pas à compléter. Dans le cas d’un autre type d’emprunt Les valeurs saisies dans le tableau d’amortissement sont récupérées et totalisées. Vous retrouverez ainsi le total de l’emprunt, le total des intérêts, le total des frais mais aussi le nombre d’échéances restantes, la date de fin de l’emprunt, etc. Onglet Tableau d’amortissement Emprunt à taux fixe ou simulation d’emprunt Pour un emprunt à taux fixe ou une simulation d’emprunt, vous retrouvez dans cet onglet l’ensemble des informations concernant vos échéances d’emprunts, calculées automatiquement. Saisir le tableau d’amortissement pour un autre type d’emprunt Si vous avez choisit de créer un autre type d’emprunt, vous devez donc saisir manuellement votre tableau d’amortissement en fonction des éléments fournis par votre banque.  Pour passer d’une colonne à une autre, appuyez sur la touche . Pour revenir à la colonne Date, appuyez sur la touche . 1. Dans la première colonne, indiquez la date de la première échéance. Vous pouvez la saisir directement dans la cellule ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier . 2. Passez à la colonne Capital remboursé et saisissez le montant de votre première échéance. 3. Dans les colonnes Montant intérêts et Montant frais, indiquez les montants appliqués pour cette première échéance. 4. Dans la colonne Capital restant dû, saisissez le montant restant, à savoir le montant du capital emprunté moins la première échéance. Cette colonne sera calculée automatiquement pour les autres échéances. 5. Passez à ligne suivante pour saisir les autres échéances. 6. Pour modifier le nombre de lignes du tableau d'amortissement, utilisez les boutons suivants : • : permet d’ajouter une ou plusieurs échéances. Les lignes sont ajoutées en dernier. • : permet d’insérer une ou plusieurs échéances. Vous devrez au préalable sélectionner la ligne au dessus de laquelle la ou les échéances seront insérées • : permet de supprimer une échéance. Vous devez confirmer par le bouton [Oui]. Vous disposez de fonctions vous aidant à la saisie dans le menu Contextuel (clic-droit). Vous pouvez ainsi: • Couper, Copier, Coller, Effacer le contenu d'une cellule. • Annuler la dernière saisie dans une cellule. Menu Listes 116 • Incrémenter vers le bas : la date est recopiée dans le reste du tableau avec une incrémentation. Exemple : la première échéance est le 04/10/2012. En activant cette fonction, le logiciel complète les autres dates par 04/11/2012, 04/12/2012, 04/01/2013, 04/02/2013 etc. • Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul. 7. Cliquez dans la cellule et faites un clic-droit. 8. Sélectionnez la fonction que vous voulez appliquer. Vérifier les échéances comptabilisées  Ces traitements ne sont pas disponibles pour une simulation d’emprunt. Dans la colonne Comptabilisée, vous pouvez vérifier les échéances qui sont déjà enregistrées ou non. Si vous souhaitez considérer des échéances comme comptabilisées, vous pouvez le faire grâce aux options disponibles dans le menu Contextuel. Vous retrouvez les options : • Considérer comptabilisée(s) • Considérer non-comptabilisée(s)  Vous pouvez également accéder au tableau d’amortissement depuis la liste des emprunts, en utilisant le menu contextuel (clic droit). Autres traitements Ces traitements ne sont pas disponible pour une simulation d’emprunt. Modifier le tableau d’amortissement Uniquement disponible dans un emprunt à taux fixe. Ce bouton permet de modifier un tableau d’amortissement. Attention, il est ensuite impossible de revenir à un emprunt à taux fixe. 1. Cliquez sur le bouton puis confirmez la conversion du tableau d’amortissement. 2. L’onglet Amortissement devient saisissable. Effectuez alors vos modifications. Générer les écritures Ce bouton permet de générer les écritures des échéances sans avoir à les saisir et de les passer directement en comptabilité. 1. Sélectionnez la ou les échéances arrivées à terme puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer. Vous retrouvez la ou les écritures des échéances dans la liste des écritures (accessible par le menu Comptabilité). Onglet Comptabilité Cet onglet concerne tout ce qui touche la création des opérations correspondant à vos échéances. Celui-ci n’est pas visible si vous simulez un emprunt, les échéances n’étant pas comptabilisées dans ce cas. Vous pouvez distinguer les comptes de frais des comptes d'intérêts. 1. Indiquez le compte de banque sur lequel va être prélevé votre échéance, le mode de paiement et le code journal qui s'y rattache. Attention ! Aucune écriture ne sera générée. Menu Listes 117 2. Choisissez les comptes d'emprunt, d'intérêt et compte de frais sur lesquels seront ventilés les intérêts et les frais. De plus vous pouvez choisir un ou plusieurs codes analytiques correspondant à ces comptes. L’icône vous permet d’en affecter plusieurs.  Les zones Analytique ne sont accessibles que si vous avez sélectionné leur compte. 3. Dans la zone Enregistrement automatique, vous pouvez enregistrer des échéances d'emprunt en fonction du tableau d'amortissement. Pour cela, cochez l'option Passer l'écriture automatiquement. 4. Dans ce cas, vous pouvez valider votre écriture avant la date de l’échéance. Saisissez alors le nombre de jours avant cette date. Vous pouvez aussi indiquer un libellé à l’écriture, avec la possibilité d'y ajouter la date. 5. Saisissez le Libellé d’écriture et sélectionnez le format de la date. Ceci est très pratique lors de la consultation du compte. Vous voyez immédiatement la période à laquelle se rapporte votre dernière échéance. Exemple : Meuble Séjour 05/13, correspond à la mensualité du mois de mai 2013.  En cochant Passer l’écriture automatiquement, les écritures des échéances arrivées à terme sont géné- rées par votre logiciel. Il vous reste à les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIE. 6. Une fois que vous avez fini de renseigner la fiche de l’emprunt ou de simulation d’emprunt, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifier un emprunt 1. Sélectionnez l’emprunt que vous souhaitez modifier dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton dans la barre d’actions. 3. Faites vos modifications dans la fiche de l’emprunt. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider vos modifications. Supprimer un emprunt 1. Sélectionnez l’emprunt ou la simulation d’emprunt que vous souhaitez supprimer dans la liste. 2. Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression de l’emprunt. L’emprunt supprimé disparaît alors de la liste des emprunts. Simuler un emprunt Vous pouvez simuler un emprunt. C’est le même principe que la création d’un emprunt sans l’onglet Comptabilité. Voir Créer un emprunt ou une simulation d’emprunt, page 114. Passer un emprunt actif Si vous avez simulé des emprunts, ils sont en bleu dans la liste des emprunts afin de les différencier des emprunts actifs. Vous avez donc la possibilité de passer les simulations d’emprunts en emprunt actif. 1. Sélectionnez un emprunt en simulation dans la liste. Menu Listes 118 2. Cliquez sur le bouton . Un message vous informe que ce choix est irréversible. 3. Votre emprunt s’ouvre alors directement dans l’onglet Comptabilité. Renseignez les zones Enregistrement d’une échéance et Enregistrement automatique. 4. Validez votre emprunt en cliquant sur [OK]. Votre simulation apparaît alors comme un emprunt actif dans la liste. Consulter un compte d’emprunt Vous pouvez consulter les écritures de votre emprunt. 1. Sélectionnez l’emprunt dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Consultation du compte d’emprunt s’ouvre et liste toutes les opérations rattachées à l’emprunt. Vous trouverez plus de détails sur cette fenêtre dans le paragraphe “Consulter un compte”, page 103 Réalisation d’emprunt La réalisation de l'emprunt est une opération spécifique. Celle-ci ne doit être effectuée qu’au moment où la somme qui vous est prêtée par la banque est versée sur votre compte. La réalisation de l’emprunt consiste à enregistrer l'emprunt et à passer l’opération de recette c'est-à-dire la somme d’argent que vous allez recevoir de votre agence bancaire. 1. L'opération de réalisation d'emprunt vous est demandée automatiquement suite à la création d'un emprunt. Si toutefois, vous n'avez pas effectué cette opération à ce moment là, activez la liste des emprunts : 2. Sélectionnez l'emprunt pour lequel la banque vous a versé l'argent. 3. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Dans la fenêtre Écriture de réalisation de l'emprunt : 4. Par défaut, la date du jour est affichée, indiquez la Date de réception de l’argent sur votre compte si celle-ci est différente. Le Libellé de l'écriture de l'emprunt, le Code journal et le Compte de banque sur lequel est versé la somme prêtée par votre banque et le Montant sont affichés en fonction des informations renseignées lors de la saisie de votre emprunt. Vous pouvez toujours les modifier. 5. Saisissez le Mode de paiement et le N° de pièce. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la réalisation de l'emprunt. Remboursement d’emprunt Le remboursement de l'emprunt consiste à générer une écriture de dépense afin de rembourser l’emprunt. Vous pouvez procéder à un remboursement total ou partiel de l’emprunt. 1. Dans la liste des emprunts, sélectionnez l'emprunt que vous allez rembourser. Menu Listes 119 2. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez si vous souhaitez rembourser votre emprunt en totalement ou partiellement. • Remboursement total : une écriture de remboursement est générée, l'emprunt est soldé et les échéances restantes sont supprimées. • Remboursement partiel : une écriture de remboursement est générée. Le tableau d'amortissement ne sera pas mis à jour automatiquement. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Dans la fenêtre Écriture de remboursement de l'emprunt : 5. Par défaut, la date du jour est affichée, indiquez la date du remboursement de l'emprunt si celle-ci est différente. 6. Le Code journal, le Libellé de l'écriture de l'emprunt, le Compte de banque depuis lequel est remboursée la somme prêtée par votre banque, sont affichés en fonction des informations renseignées lors de la saisie de votre emprunt. Modifiez-les si nécessaire. 7. Saisissez le mode de paiement, le N° de pièce, le montant remboursé. S'il s'agit d'un remboursement total de l'emprunt, vous devez saisir les frais et intérêts dans les zones Dont intérêts et Dont frais si vous les incluez au montant remboursé. 8. Si vous payez les frais de remboursement anticipés, indiquez : • le Montant de ces frais, • le Compte sur lequel les frais de remboursement seront comptabilisés, • et éventuellement un code analytique. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre remboursement. Frais de dossier Vous pouvez saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l’emprunt. 1. Dans la liste des emprunts, sélectionnez l'emprunt pour lequel vous avez des frais de dossier. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Saisie au kilomètre s'ouvre. Vous pouvez donc saisir vos frais de dossier concernant cet emprunt. 3. Par défaut, le logiciel propose le libellé de l'écriture "Frais de dossier sur l'emprunt...". Modifiez-le si vous le souhaitez. 4. Saisissez ensuite l'écriture à l'identique d’une saisie au kilomètre. Voir Saisie standard et saisie au kilomètre, page 209. Menu Listes 120 Familles Top Saisie  Menu LISTES - commande FAMILLES TOP SAISIE Affecter une famille à un modèle de saisie permet de faciliter sa recherche dans l'assistant de saisie. La commande FAMILLES TOP SAISIE du menu LISTES regroupe les familles Top Saisie prédéfinies par le logiciel et celles que vous créez.  Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel. Elle permet de créer, modifier ou supprimer une famille Top Saisie. Créer une famille Top Saisie 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle famille Top Saisie s’affiche. 2. Saisissez l'intitulé de la famille. 3. Dans la zone Affecté à, indiquez le type d'écriture auquel elle est affectée en cliquant sur la flèche . 4. Validez la création de la famille en cliquant sur [OK].  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’une famille et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle famille Top Saisie reste active. Menu Listes 121 Modifier une famille Top Saisie 1. Pour modifier une famille Top Saisie, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une famille Top Saisie 1. Pour supprimer une famille, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Menu Listes 122 Modèles/abonnements  Menu LISTES - commande MODÈLES/ABONNEMENTS La commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES regroupe les modèles et abonnements que vous créez.  Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel. Principe A partir d'une écriture existante, vous pouvez générer un modèle que vous rappellerez chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type. Vous pouvez également programmer plusieurs écritures à dates fixes : il s’agit d’un abonnement. Créer un modèle ou un abonnement Créer un modèle 1. Cliquez sur l’onglet Modèles de saisie puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de saisie s’affiche. 3. Saisissez le nom du modèle. 4. Pour pouvoir utiliser ce modèle depuis l’assistant de saisie, affectez-lui une famille. L’icône ouvre la liste des familles Top Saisie existantes. 5. Saisissez l’écriture modèle puis validez l’enregistrement du modèle en cliquant sur [OK]. Le modèle enregistré est visible dans la liste des modèles. Créer un abonnement 1. Cliquez sur l’onglet Abonnements puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de saisie s’affiche. 3. Saisissez le nom de l’abonnement puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement 4. Cochez l’option Activer l’écriture automatiquement si vous le souhaitez. 5. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 6. Définissez la fréquence à laquelle elles le seront (zone Tous les). Vous pouvez ajouter le mois et l’année au libellé de l’écriture, et enregistrer l’abonnement X jours avant. 7. Validez vos choix en cliquant sur [OK]. 8. Dans la fenêtre de saisie, saisissez l’écriture d’abonnement puis validez l’enregistrement de l’abonnement en cliquant sur [OK]. L’abonnement enregistré est visible dans la liste des abonnements. Menu Listes 123 Modifier un modèle ou un abonnement 1. Pour modifier un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un modèle ou un abonnement Pour supprimer un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez sur le bouton . Saisir une écriture à partir d’un modèle 1. Pour saisir une écriture à partir d’un modèle, sélectionnez le modèle à utiliser (onglet Modèles de saisie) puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez et complétez les informations puis enregistrez votre écriture. Voir Enregistrer les écritures, page 176. Passer un modèle en abonnement Vous pouvez passer le modèle sélectionné en abonnement sans avoir à recréer et compléter la totalité des informations. Le modèle est alors supprimé. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous voulez transformer en abonnement. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l'abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la périodicité de l'abonnement. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer le modèle Vous pouvez créer un modèle similaire (dupliquer) en ne changeant par exemple que le montant. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous souhaitez dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez au modèle et cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer en abonnement Ce bouton permet de dupliquer votre modèle afin de le transformer en abonnement tout en conservant l'original. Menu Listes 124 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous voulez passer en abonnement. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l'abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la périodicité de l'abonnement. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer un abonnement Vous pouvez créer un abonnement similaire (dupliquer) en ne changeant par exemple que le montant. 1. Sélectionnez dans la liste l’abonnement que vous souhaitez dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l’abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, définissez la périodicité de ce nouvel abonnement puis cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer en modèle Ce bouton permet de dupliquer votre abonnement afin de le transformer en modèle tout en conservant l'original. 1. Sélectionnez dans la liste l’abonnement que vous voulez passer en modèle. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez au modèle et cliquez sur le bouton [OK]. Menu Listes 125 Les devises Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu LISTES - commande DEVISES La commande DEVISES du menu LISTES regroupe les devises que vous créez. Elle permet de créer, modifier ou supprimer une devise ; modifier les taux ; consulter l'évolution des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euro. Créer une devise 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Nouvelle devise s'affiche. 3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier 4. Précisez le nombre de décimales autorisées. 5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise. 6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK].  Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’une devise et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle devise reste active. Modifier une devise 1. Pour modifier une devise, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une devise Pour supprimer une devise, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . Menu Listes 126 Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES). Pour créer des rubriques personnalisées : 1. Sélectionnez Comptes ou Lignes d’écritures puis cliquez sur le bouton [Modifier les rubriques]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. 3. Indiquez un nom à votre rubrique. 4. Cliquez sur et choisissez son type parmi la liste disponible. 5. S'il s'agit d'un type Texte, précisez éventuellement le nombre de caractères autorisés. 6. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique dans la liste des écritures. Voir Totaliser des colonnes de la liste des écritures, page 92.  Vous pouvez ajouter également une formule à la rubrique, qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script.  Pour plus de détails sur l’éditeur de script et la création des formules, 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la rubrique.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d'une rubrique utilisateur et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur reste active. Menu Listes 127 Formats d’import relevé  Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ  Menu MA COMPTA - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Cette liste regroupe les formats d'import de relevé bancaire que vous créez. Il s'agit de configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF ou au format OFX que vous pourrez importer depuis le site Internet de votre banque. Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Voir Relevé bancaire, page 199. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un format. Vous pouvez créer plusieurs formats, ce qui est très utile si vous avez plusieurs banques car elles ne fournissent pas le même format. Créer un format d’import des relevés bancaires Vous disposez de trois formats d'import : • le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu. • le format QIF : Quicken Interchange Format. • le format OFX : Open Financial eXchange. 1. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton . La fenêtre suivante s’affiche : 2. Sélectionnez le format du relevé bancaire (Standard, QIF, OFX) en cliquant sur la flèche de la liste déroulante. Menu Listes 128 Import au format Standard (Texte) Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de votre logiciel Ciel.  Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 2. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire dans un format d'import, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 3. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 4. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Import au format QIF Contrairement au format standard (Texte), l'import au format QIF n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format QIF (Français) ou QIF (US). La différence entre ces deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Menu Listes 129 Import au format OFX Comme pour le format QIF, vous n’avez pas à définir le contenu des colonnes du relevé bancaire. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format OFX puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Modifier un format d’import des relevés bancaires 1. Pour modifier un format d’import relevé, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un format d’import des relevés bancaires 1. Pour supprimer un format d'import relevé, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur le bouton [Oui]. Dupliquer un format d’import relevé 1. Sélectionnez dans la liste le format d’import à dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, nommez la copie puis cliquez sur le bouton [OK]. Autres actions sur les formats d’import relevé Les deux boutons permettent de renommer ou vérifier un format préalablement sélectionné. L'option Voir le type cochée permet de savoir si les formats d'import sont de type standard (livré avec le logiciel) ou utilisateur (créés par vous-même). Menu Listes 130 Règles d’affectation relevé  Menu LISTES - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ  Menu MA COMPTA - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ Afin de faciliter les saisies des relevés bancaires, les règles permettent l’attribution automatique d’un compte, d’un mode de paiement et éventuellement d’un code analytique aux opérations d’un relevé bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations du relevé qui répondent à une règle puis affecte le compte, le mode de paiement voire le code analytique, définis dans la règle.  Le mode cahier ne gère pas l’analytique. A l’activation de cette commande, la fenêtre suivante s’affiche. Toutes les règles définies y compris lors de la saisie du relevé bancaire sont listées dans cette fenêtre. Vous pouvez les modifier, supprimer ou encore définir de nouvelles règles. Créer une règle d’affectation  Une règle d’affectation peut être directement définie lors de la saisie d’un relevé bancaire via le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION. 1. Au préalable, munissez-vous d’un relevé bancaire et repérez les opérations récurrentes susceptibles de faire l’objet d’une règle, par exemple les Commissions Cartes Bancaires. 2. Cliquez sur la flèche du bouton [Créer] et dans le menu déroulant qui s’affiche, choisissez l’une des fonctions : Créer une règle «affectation relevé» sans assistant ou Créer une règle «affectation relevé» en utilisant un assistant. Menu Listes 131 Créer une règle d’affectation sans l’assistant Si vous avez choisi la fonction Créer une règle «affectation relevé» sans assistant, la fenêtre suivante s’affiche. 1. Sélectionnez le compte de banque sur lequel l’opération est saisie. 2. L’option Activer cette règle est cochée par défaut. Décochez-la si toutefois vous ne voulez pas prendre en compte la règle dans les prochaines saisies du relevé bancaire. Vous pourrez la réactiver à tout moment via le menu CONTEXTUEL (clic-droit). Voir Activer / Désactiver la sélection, page 133. 3. Lors de l’import du relevé bancaire, le logiciel reconnaît une opération répondant à une règle par le libellé et/ou par le montant. Pour définir les conditions de détection d’une opération, cochez une des options suivantes ou les deux : • Le libellé de l’opération : choisissez dans la liste déroulante un opérateur : est égal à, contient, commence par, finit par et saisissez le libellé. • Le montant de l’opération : choisissez dans la liste déroulante s’il s’agit d’un débit ou crédit puis indiquez le montant. Dans la zone +/-, saisissez éventuellement un écart. Par exemple, votre montant est de 30.24 et vous indiquez plus ou moins 0.01. Les montants 30.23 et 30.25 seront également reconnus. 4. Dans la zone Compte, cliquez sur l’icône pour sélectionner un compte à affecter ou sur l’icône si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes.  La ventilation sur plusieurs comptes n’est possible que si la règle a une condition sur le montant. 5. Choisissez éventuellement le Mode de paiement à affecter à l’opération et le Code analytique de l’opération si vous gérez une comptabilité analytique. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 178. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Créer une règle d’affectation avec l’assistant  La création d’une règle d’affectation avec l’assistant est identique à la création d’une règle dans la saisie du relevé bancaire via le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION. Si vous avez choisi la fonction Créer une règle «affectation relevé» en utilisant un assistant, un assistant s’affiche et vous guide à travers des étapes 1. Choisissez le compte de banque sur lequel sera appliqué la nouvelle règle et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la seconde étape, vous définissez les critères permettant au logiciel de repérer les opérations. Menu Listes 132 3. Par défaut, le logiciel reprend le libellé de l’opération ainsi que son montant. Si nécessaire, modifiez ces conditions. Pour cela, vous pouvez : • décocher une option : Le libellé de l’opération ou Le montant de l’opération, • au niveau du libellé, choisir un autre opérateur : contient, commence par, finit par puis saisir un autre libellé. • au niveau du montant de l’opération, modifier le total et saisir un écart dans la zone +/-. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Dans la dernière étape, cliquez sur l’icône pour choisir un compte à affecter ou sur l’icône si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 179. 6. Indiquez le mode de paiement et éventuellement le code analytique à affecter à l’opération L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 178.  Le code analytique n’est pas disponible en mode cahier. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Menu Listes 133 Classer les règles Le logiciel applique les règles dans l’ordre de la liste. Par exemple, la règle qui s’applique à la première opération du relevé bancaire doit se trouver en première position dans la liste. Sélectionnez la règle à déplacer et utilisez les icônes et . Modifier une règle 1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton . 2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une règle 1. Sélectionnez la règle à effacer et cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression. Dupliquer une règle 1. Sélectionnez la règle concernée et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Vous retrouvez dans la liste la règle en doublon. 3. Effectuez alors des modifications dans la copie afin de la différencier de l'originale. Renommer une règle 1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton . 2. Saisissez le nouvel intitulé et cliquez sur le bouton [OK]. Les commandes du menu Contextuel (clic-droit) Passer en interne / en externe Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable dans le dossier. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel. Dans ce cas, la règle doit être définie en externe. 1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne. 2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la fonction Passer en externe ou Passer en interne. Activer / Désactiver la sélection Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront. 1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION. La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche. Menu Listes 134 Gestion avancée La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un autre ordinateur. A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel. Importer une règle 1. Cliquez sur le bouton située à droite de la fenêtre et choisissez la commande IMPORTER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle déjà existante, un message s’affiche et vous propose de : • Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer]. • Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK]. • Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée. Exporter une règle 1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter. 2. Cliquez sur l’icône située à droite de la fenêtre et choisissez la commande EXPORTER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Menu Listes 135 Autres listes  Menu LISTES - commande AUTRES LISTES  Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES Dans votre logiciel, les Familles Agenda, les Formes juridiques, les Titres et les Fonctions sont des tables. Une table correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Sélectionnez la liste que vous souhaitez ouvrir puis cliquez sur le bouton pour accéder à son contenu. • Pour ajouter un élément à une liste, sélectionnez la liste puis cliquez sur le bouton . • Pour modifier une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . • Pour supprimer une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . Liste des immobilisations Familles Localisations Virements Ecritures de dotations Inventaire Récupération Ciel Immobilisations Etats immobilisations Menu Immobilisations Menu Immobilisations 137 Vue d’ensemble Ce menu vous permet de saisir vos immobilisations, de calculer leurs amortissements et d’imprimer les différents états relatifs à vos immobilisations. Menu Immobilisations 138 Liste des immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS La liste des immobilisations présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et Crédits-bails créés. A gauche de la fenêtre sont présentées les catégories : Toutes, Immobilisations, Crédits-bails. Il suffit de cliquer dessus pour afficher les fiches correspondantes. Lorsque vous êtes sur la catégorie Tous, les crédits-bails sont affichés en bleu pour les différencier des immobilisations. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Traitements, page 146. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.  L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de redevances si vous déclenchez leur enregistrement. La liste des immobilisations Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou crédits-bails existantes. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, Menu Immobilisations 139 • effectuer un virement de poste à poste, • réviser une immobilisation, • acquérir un crédit-bail, • etc. Vous ouvrez la fiche descriptive d'un élément en double-cliquant sur son titre dans la liste. Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices anté- rieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste des immobilisations. Exemple Si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2013, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2013. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.  Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Afficher l'aperçu L’option Afficher l’aperçu permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une fiche immobilisation ou crédit-bail ainsi que l’état Codes barres. 1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Afficher l’aperçu. 2. Choisissez une fiche dans la liste pour voir son aperçu. 3. Vous pouvez choisir un autre état que celui de la fiche standard. Pour cela cliquez sur le bouton et sélectionnez l’état de votre choix. Menu Immobilisations 140 Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Les commandes Le bouton permet d’activer ou non les options d’affichage, d’éditer des graphiques, d’exporter la sélection, de trier les éléments de la liste, d’agrandir ou réduire la taille des polices, de définir les proprié- tés de la liste. Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL. Le bouton [Créer] vous permet de créer une immobilisation. Le bouton [Modifier] vous permet de modifier l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations sélectionnées. S'il y a des immobilisations qui sont utilisées par le programme, un message vous avertira que vous ne pouvez pas supprimer l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de l'immobilisation. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Sortir] traite la cession ou la mise au rebut de l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Acquisition crédit-bail] permet d’enregistrer l’écriture d’acquisition d’un crédit-bail et de le basculer en immobilisation. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Virement] permet d’effectuer les changements de postes comptables d’une immobilisation d’un exercice à l’autre. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Réviser] permet de réviser une immobilisation sur sa valeur, sa durée ou permet la décomposition d’une immobilisation. Menu Immobilisations 141 La fiche d'une immobilisation Activez la commande LISTE DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, double-cliquez sur la fiche à ouvrir. La fiche est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail  Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisir une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail].  Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisie d’une immobilisation”, page 142 ou “Saisie d’un crédit-bail”, page 143. Menu Immobilisations 142 Saisie d’une immobilisation 1. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez un Libellé. Pour notre exemple : Poste serveur. 3. Passez à la zone suivante. 4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur l’icône d’appel de liste située en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 5. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 6. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/2010. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 7. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 8. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 9. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons ici saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Traitements, page 146. Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculer les immobilisations, page 147. Dans l'onglet Complément 10. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des entreprises). 11. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 12. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 13. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.  Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide. Menu Immobilisations 143 Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat 14. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 15. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat). Saisie d’un crédit-bail 1. Saisissez le Code du crédit-bail puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez le Libellé puis passez à la zone suivante.  A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Dans l’onglet Crédit-bail  Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 3. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 4. Saisissez la durée du bail. 5. Indiquez la date de la première échéance des redevances. Vous pouvez la saisir directement dans la zone ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier . 6. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 7. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. 8. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité.  La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, • utiliser les options de calcul automatisé. Saisie manuelle Pour modifier une redevance, double-cliquez dans sa cellule et saisissez son montant. Saisie automatisée 1. Sélectionnez la ligne à partir de laquelle le logiciel recalcule les échéances. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez une des options suivantes : • Recopier vers le bas avec % var : le montant est recalculé selon le pourcentage de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas avec % évo : le montant est recalculé selon le pourcentage d'évolution que vous indiquez. Le montant est recopié puis recalculé à chaque échéance. Menu Immobilisations 144 • Recopier vers le bas avec Mt var : le montant est recalculé selon le montant de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul.  Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 9. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 10. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 11. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 12. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 13. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. 14. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Dans l’onglet Enregistrement Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances. Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. 15. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement. 16. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance. 17. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé. 18. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé. Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. 19. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône . 20. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612. 21. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet d'en affecter plusieurs. Menu Immobilisations 145 22. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances.  Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES. Voir Enregistrer les abonnements, page 186. 23. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer le crédit-bail Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Etalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.  Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : • Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité. Menu Immobilisations 146 Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Traitements Acquérir un crédit-bail Acquisition Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce cré- dit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition crédit-bail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. Saisies dans la fiche de l’immobilisation à l’acquisition Lorsque vous procédez à l'acquisition d'un crédit-bail, celui-ci devient une immobilisation et certaines données doivent être renseignées. La plupart des informations indispensables à la gestion d'une immobilisation sont automatiquement récupérées de l'acquisition : • La Date d'achat et la Date de début : par défaut, ces dates correspondent à la date saisie précédemment dans la fenêtre Acquisition d’une immobilisation en crédit-bail. • La Valeur d'achat, la Valeur à amortir et la Valeur fiscale : correspondent au prix d'achat contractuel du crédit bail. 1. Renseignez le N° de compte de l’immobilisation. 2. Saisissez la durée de l'amortissement pour établir un nouveau plan. 3. Cliquez sur le bouton [OK] sans quoi l'acquisition ne sera pas prise en compte et le crédit-bail ne passera pas en immobilisation. Menu Immobilisations 147 4. Un message vous demande d'enregistrer l'écriture d'achat de l'immobilisation. Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Voir Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat, page 143. Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations via un clic-droit, commande ÉCRITURE D'ACHAT. Calculer les immobilisations Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, dans la liste des immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées puis cliquez sur [Calculer au]. La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier . Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. Sortir une immobilisation  La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur [OK]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Menu Immobilisations 148 Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail). 3. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 6. Cliquez sur [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d’une immobilisation Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation. Menu Immobilisations 149 Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué pré- cédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation : • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. 5. Cliquez sur [OK]. 6. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Enregistrer l’écriture de cession Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession. • Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession). Menu Immobilisations 150 Réviser une immobilisation Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/09. La valeur à amortir est =100,00 Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2011 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, sélectionnez l’immobilisation et cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Réviser] à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION . Attention !! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Menu Immobilisations 151 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/09. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2010, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS ou à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION, cliquez sur le bouton [Réviser]. Menu Immobilisations 152 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant : Révision de la valeur d'achat Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/08. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2010. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2009)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS ou dans la FICHE DE L'IMMOBILISATION, cliquez sur le bouton [Réviser]. Menu Immobilisations 153 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composant(s) et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité «. Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art.1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/07 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 10 ans A l'ouverture de l'exercice 2010, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure, un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans et un composant B fixée à 5 ans. • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € Menu Immobilisations 154 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des deux composants ainsi que leur libellé et leur valeur.  Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. Menu Immobilisations 155 On obtient la liste des immobilisations suivante Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2010 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 150. Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la mé- thode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents. Menu Immobilisations 156 Exemple de plan d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant. Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information s’affiche dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée). Menu Immobilisations 157 On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en ce qui concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement, la durée, et la partie Valeur bloquée. De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations. Menu Immobilisations 158 Familles Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK] situé en bas de la fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle famille et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle famille reste active. Menu Immobilisations 159 Localisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Cellesci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. 2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé en bas de la fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active. Menu Immobilisations 160 Virements Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS Effectuer un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement]. 2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 3. Cliquez sur [OK] pour confirmer ce virement.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active. 4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation. • Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit sur le virement, puis commande Ecriture de virement. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • Etat préparatoire 2054-2055 La liste des virements  Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS - Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués. Supprimer un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui]. Menu Immobilisations 161 Générer l’écriture comptable correspondant à un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu contextuel (clic droit). 2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT. 3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. Menu Immobilisations 162 Ecritures de dotations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande ECRITURES DE DOTATIONS Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de régularisation des immobilisations cédées.  Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculer les immobilisations, page 147. 1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte. Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des cessions. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez. Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case correspondante. 5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton pour lancer le traitement. Menu Immobilisations 163 Inventaire Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande Etats immobilisations - Autres états. La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations recensées. Inventorier une immobilisation Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : • la saisie manuelle du stock physique des immobilisations, • ou la saisie automatique du stock physique. Saisie manuelle 1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche : Attention ! Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation, en rouge : l'immobilisation est mal localisée. Menu Immobilisations 164 1. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser. 2. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la quantité est égale à 1. 3. Si vous souhaitez inclure les immobilisations sorties ainsi que les crédits-bails, cochez les cases correspondantes.  Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique. Modifier la saisie de l’inventaire 1. Cliquez sur le signe + correspondant à la localisation de l’immobilisation. 2. Sélectionnez l’immobilisation pour laquelle le stock physique est à changer. 3. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 4. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Purger un inventaire 1. Pour supprimer une immobilisation inventoriée, cliquez sur le signe + correspondant à sa localisation. 2. Sélectionnez l’immobilisation pour laquelle l’inventaire est à effacer. 3. Cliquez sur le bouton [Purger]. 4. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui]. Purger tout l’inventaire  Ce traitement efface toutes les saisies que vous avez effectuées dans l’inventaire. 1. Faites un clic droit et choisissez la commande PURGER TOUT L’INVENTAIRE. 2. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui]. Purger une localisation 1. Dans la liste des inventaires, sélectionnez la localisation souhaitée et cliquez sur le bouton [Purger]. Vous pouvez utiliser la commande PURGER LA LOCALISATION du menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui]. Relocaliser une immobilisation Cette commande corrige la localisation d’une immobilisation mal affectée ou une immobilisation non affectée. Une immobilisation mal localisée dans l’inventaire est affichée en rouge. 1. Sélectionnez l’immobilisation et cliquez sur le bouton [Relocaliser]. 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui]. Ciel Compta attribue la localisation définie dans la fiche de l’immobilisation. Menu Immobilisations 165 Relocaliser tout l’inventaire Lorsque plusieurs immobilisations sont mal localisées dans l’inventaire, vous pouvez toutes les relocaliser en une seule fois. 1. Faites un clic droit et choisissez la commande RELOCALISER TOUT L’INVENTAIRE. 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui]. Ciel Compta attribue les localisations définies dans les fiches des immobilisations. Etats de l’inventaire Vous pouvez lancer différents états de votre inventaire à savoir les immobilisations inventoriées, les immobilisations non inventoriées ou encore exporter l’inventaire. Export inventaire Cet état permet d’exporter l’inventaire ou de l’envoyer par e-mail. 1. Dans la fenêtre Etats inventaire, cliquez sur la ligne Export inventaire. 2. Sélectionnez la sortie de l’inventaire (Fichier ou E-mail) puis cliquez le bouton [OK]. 3. Selon votre choix, enregistrez le fichier d’export généré (.DBF) ou envoyez l'e-mail contenant le fichier en pièce jointe. Immobilisations non inventoriées Cet état fait apparaître les immobilisations saisies dans le logiciel mais qui n'ont pas été inventoriées. La liste des immobilisations concernées apparaît avec les localisations et quantités théoriques. 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Etats]. 2. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Immobilisations non inventoriées. 3. Pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l’impression de l’état, cliquez sur le bouton [Imprimante]. Inventaire Cet état fait apparaître, par localisation, les immobilisations répertoriées avec d'une part, leur localisation théorique et, d'autre part, leur quantité théorique. Un sous-total par localisation permet d'obtenir une vue globale des immobilisations effectivement présentes. Vous pouvez alors comparer quantitativement le réel et le théorique. 1. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Inventaire. 2. Pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l’impression de l’état, cliquez sur le bouton [Imprimante]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez les immobilisations à inclure parmi les choix suivants : • Toutes les immobilisations inventoriées (correctes ou non), • Uniquement les immobilisations inventoriées correctes, • Les immobilisations inventoriées incorrectes. Dans ce cas, choisissez si vous voulez prendre en compte toutes les erreurs (option Délocalisées et quantités incorrectes) ou les immobilisations délocalisées dans l’inventaire ou les immobilisations dont les quantités sont incorrectes. 4. Cliquez sur le bouton [OK] Menu Immobilisations 166 Récupération Ciel Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer. Menu Immobilisations 167 Etats immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations : • Dotations, • Plus et Moins values, • Réintégrations fiscales, • TVA à reverser, • Tableau des immobilisations, • Crédits-bails, • Export des immobilisations, • Stats immobilisations, • Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc. Dotations  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - DOTATIONS Cette commande permet d'éditer un état des dotations par compte ou par immobilisation. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui que vous souhaitez imprimer. • les dotations par compte : dotations par compte pour le mois en cours, depuis le début de l'exercice et pour l'exercice en cours. • les dotations par compte (détaillées) : détail des dotations par compte pour le mois en cours, depuis le début de l'exercice et pour l'exercice en cours. • des dotations par immobilisation : dotations par immobilisation pour le mois en cours, depuis le début de l'exercice et pour l'exercice en cours. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. Si vous cochez la case Voir les commentaires et Voir la vignette, le descriptif de l’état sélectionné et son aperçu s’affiche à droite de la fenêtre. Menu Immobilisations 168 La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Sélectionnez la date à prendre en compte.  Vous pouvez prendre en compte les immobilisations en mode simulation en cochant la case correspondante. 4. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Plus et moins values  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - PLUS ET MOINS VALUES Une plus ou moins value est la conséquence de la sortie d'une immobilisation inscrite à l'actif d'une entreprise (par exemple le fonds de commerce). Cette commande vous permet d'éditer un état des plus et moins value à une date précise. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. 2. Saisissez la date à prendre en compte. 3. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Réintégrations fiscales  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - RÉINTÉGRATIONS FISCALES Cette commande vous permet d'éditer un état des réintégrations fiscales à une date précise. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. 2. Saisissez la date à prendre en compte. 3. Cochez l'option Inclure les immobilisations en crédit-bail si vous voulez que vos crédits-bails figurent dans l'état. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. TVA à reverser  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - TVA À REVERSER Cette commande vous permet d'éditer un état de la TVA à reverser à l'administration fiscale. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. 2. Dans la zone Période, saisissez la date à prendre en compte. 3. Sélectionnez le format de sortie puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Menu Immobilisations 169 Tableau immobilisation  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - TABLEAU IMMOBILISATIONS Cette commande vous permet d'éditer un tableau des immobilisations à une date précise. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. 2. Dans la zone Date, saisissez la date à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Crédits-bails  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Cette commande vous permet d'éditer deux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer. 1. Sélectionnez l'état à éditer et cliquez sur le bouton [Imprimante] ou [Aperçu] ou [Fichier]. 2. Saisissez la date à prendre en compte. 3. Cochez l'option En mode simulation si vous voulez inclure les crédits-bails que vous avez déclarés dans ce mode. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Export immobilisations  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - EXPORT IMMOBILISATIONS Cette commande vous permet de générer un fichier d'export des immobilisations au format Txt. 1. Sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. Statistiques immobilisations  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - STATISTIQUES Cette commande vous permet d'éditer un état des statistiques des immobilisations. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. 2. Dans la fenêtre Saisie des valeurs, sélectionnez les valeurs à prendre en compte. Menu Immobilisations 170 3. Choisissez le critère de regroupement (par comptes, par localisations, par familles). 4. Saisissez la date de calcul à prendre en compte. Cochez éventuellement les options concernant les immobilisations sorties. 5. Cliquez sur le bouton [Continuer]. Sélectionnez le format de sortie du fichier. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Autres états  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - AUTRES ÉTATS Vous avez d'autres choix d'éditions concernant les immobilisations. Vous pouvez imprimer les fiches des immobilisations, des étiquettes, la liste des immobilisations par compte etc. Certains de ces états ne nécessitent pas de définir les critères à imprimer. Les états avec critères de sélection Immobilisations par compte 1. Choisissez les Comptes à prendre en compte. 2. Indiquez la Date de calcul des dotations de vos immobilisations. 3. Si vous souhaitez inclure des immobilisations sorties sur l'exercice précédent et/ou sur la date de calcul, cochez les options correspondantes. 4. Cochez l'option Avec les immobilisations en mode simulation, si vous voulez en tenir compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Immobilisations par famille, par localisation 1. Choisissez, selon l'état, les Familles ou Localisations à prendre en compte. 2. Indiquez la Date de calcul des dotations de vos immobilisations. 3. Si vous souhaitez inclure des immobilisations sorties sur l'exercice précédent et/ou sur la date de calcul, cochez les options correspondantes. 4. Cochez l'option Avec les immobilisations en mode simulation, si vous voulez en tenir compte. Pour inclure les immobilisations sorties avant la date de calcul, cochez la première option. Pour inclure les immobilisations sorties sur l’exercice de la date de calcul, cochez la deuxième option Menu Immobilisations 171 5. Cochez l'option Inclure les immobilisations en crédit-bail si vous voulez que vos crédits-bails figurent dans l'état. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Immobilisations soumises à la CFE Cet état permet d'obtenir le montant de la CFE (Contribution Foncière des Entreprises) de vos immobilisations. 1. Si vous voulez inclure les immobilisations en mode simulation, sorties sur l'exercice précédent, sorties sur l'exercice en cours, en crédit-bail, cochez l'option correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Immobilisations dérogatoires par compte Les critères de sélection sont les mêmes que ceux de l'état Immobilisations par compte. La seule différence est qu'il n'est pas possible d'inclure les immobilisations en mode simulation. Liste des immobilisations 1. Cochez le critère de tri de votre choix (par famille, par fournisseur, pas de tri, etc.) 2. Indiquez si vous souhaitez inclure les immobilisations en mode simulation en cochant l'option Oui ou Non. 3. Cochez l'option Inclure les immobilisations en crédit-bail si vous voulez que vos crédits-bails figurent dans l'état. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. L’assistant Top Saisie Enregistrer les abonnements Facture/Avoir client ou fournisseur rapide Encaisser un montant, Régler un montant Facture/Avoir client ou fournisseur (saisies guidées) Encaissement, Paiement (saisies guidées) Relevé bancaire Saisie Z de caisse Saisie des A-nouveaux Saisie Standard, Saisie Kilomètre Saisie en devises Menu Saisies Menu Saisies 173 Vue d’ensemble La saisie des écritures est une étape obligatoire dans la tenue de votre comptabilité. Pour cela, vous disposez : • de l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modèles de saisie, • de grilles de saisies rapides : FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE, ENCAISSER UN MONTANT, RÉGLER UN MONTANT, • de grilles de saisies guidées : FACTURE/AVOIR CLIENT, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR, ENCAISSEMENT, PAIEMENT, • de la grille de saisie standard, • de la saisie au kilomètre. En mode SAISIE STANDARD ou SAISIES GUIDÉES, vous enregistrez vos pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Le mode SAISIE KILOMÈTRE, vous permet de saisir les différentes lignes de plusieurs pièces à des dates différentes mais toujours sur le même mois. Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, la commande SAISIE EN DEVISES vous permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix. Vous pouvez consulter la liste de toutes vos écritures et les modèles de pièces comptables déjà paramé- trées. Dans le cadre d'une comptabilité analytique, vous visualisez vos écritures analytiques via la liste des écritures. Ce menu vous permet également de saisir des A-nouveaux, des relevés bancaires ou encore d’enregistrer les écritures d’abonnements. Saisies rapides Saisies guidées Menu Saisies 174 Généralités sur les saisies Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser l'un des différents modes de saisie mis à votre disposition. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 181. Les saisies rapides  Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE, ENCAISSER UN MONTANT, RÉGLER UN MONTANT Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, votre logiciel met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • facture/avoir client rapide, • facture/avoir fournisseur rapide, • encaisser un montant, • régler un montant. Voir Les saisies rapides, page 188. Les saisies guidées  Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR, ENCAISSEMENT, PAIEMENT Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables en présentant des libellés plus complets et explicites sur les informations que vous devez saisir. La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par défaut, définis en création de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux. Il existe quatre types de guides de saisie correspondant à des opérations courantes : • facture/avoir client : pour enregistrer les factures ou avoirs émis à vos clients • facture/avoir fournisseur : pour enregistrer les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc. • encaissement : pour enregistrer les règlements des factures ou avoirs clients. • paiement : pour enregistrer les règlements que vous effectuez à vos fournisseurs. Voir Les saisies guidées, page 193. La saisie standard  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant, etc.). Voir Saisie standard, page 209. Plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour faciliter la saisie des écritures.  Reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale de ce manuel. Menu Saisies 175 La saisie au kilomètre  Menu SAISIES ou EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE Avec le mode SAISIE KILOMÈTRE, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. Voir Saisie standard et saisie au kilomètre, page 209. La saisie en devise Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, le menu SAISIE EN DEVISES vous permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix. Voir La gestion des devises, page 217. La palette d’informations  A partir d'une fenêtre de saisie d'écriture, bouton [Palette]. Afin de disposer en permanence des informations comptables sur la pièce en cours de saisie, une fenêtre, nommée Palette d'informations, présente les données suivantes : Pour déplacer la palette d'informations Cliquez dessus, puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, glissez-la jusqu'à l'emplacement voulu. Pour masquer la palette d'informations Vous avez deux possibilités : • Activez le menu contextuel (clic droit sur la palette) puis sélectionnez la commande MASQUER LA PALETTE D'INFORMATION. • Cliquez sur le bouton situé en haut de la fenêtre. Mouvement L’indication Nouveau est affichée lorsque vous saisissez une nouvelle pièce. Lorsque vous revenez sur une écriture déjà saisie, en travail sur un compte par exemple, le numéro du mouvement sur le nombre total de mouvements existants est présenté. Débit Total des écritures débitrices du mouvement. Crédit Total des écritures créditrices du mouvement. Solde D Solde débiteur du mouvement ou du compte. Solde C Solde créditeur du mouvement ou du compte. Compte Numéro du compte imputé à la ligne sur laquelle est placé le curseur. Solde B + V D Solde débiteur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne. Solde B + V C Solde créditeur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne. Menu Saisies 176 Enregistrer les écritures Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer] : Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.  Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états.  Vous pouvez modifier le sens d’une saisie rapide ou guidée en sélectionnant l’option Facture ou Avoir dans la fenêtre de l’écriture. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens : au débit ou au crédit. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.  Si vous enregistrez un règlement ou un encaissement dont le montant total est différent du montant réglé ou encaissé et que vous avez activé la gestion automatique de l'écart dans les paramètres comptables, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement s'affiche. Vous devez alors indiquer comment le logiciel doit considérer l'écart. Voir Cas de la gestion automatique des écarts de règlement, page 198. Menu Saisies 177 A propos des écritures analytiques Vous pouvez demander l’appel automatique de la grille de saisie analytique lorsque vous enregistrez des écritures de type analytique. Pour cela : 1. Activez le menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Comptabilité - Analytique. 2. Cochez la case Appel automatique de la grille de saisie analytique. Au moment de l’enregistrement d’une écriture analytique, un message vous propose de modifier la répartition analytique. Si vous optez pour [Oui], vous accédez alors à la fenêtre de Saisie analytique. Voir Gérer les écritures analytiques en grille de saisie, page 177. Gérer les écritures analytiques en grille de saisie Dans le cadre d'une écriture analytique, votre logiciel vous permet de visualiser et de modifier directement en grille de saisie vos montants ou vos pourcentages. 1. Saisissez votre écriture (quel que soit le mode de saisie choisie). 2. Enregistrez l'écriture en brouillard ou en simulation. A l'enregistrement un message vous informe que vous pouvez modifier les répartitions analytiques.  Pour cela, vous devez avoir coché la case Appel automatique de la grille de saisie analytique dans les pré- férences comptables du menu DOSSIER (option Analytique). 3. Le cas échéant, cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre de saisie de votre écriture analytique s'ouvre. Cette fenêtre est composée de deux parties distinctes : • Dans une première zone, le montant à répartir ainsi que le montant restant à répartir sont affichés. • Dans la seconde zone, vous pouvez visualiser les éléments de la répartition. Ces éléments sont modifiables si et seulement si vous avez préalablement coché l'option Possibilité de modification des montants en saisie lors de la répartition budgétaire. A chaque niveau de répartition est associée une couleur. • Les informations sont affichées en rouge quand il s'agit d'un 1er niveau de répartition. • Les informations sont affichées en bleu quand il s'agit d'un 2ème niveau de répartition. • Les informations sont affichées en gris quand il s'agit d'un 3ème niveau de répartition. 1. Double-cliquez dans les zones montant ou pourcentage réel pour modifier les éléments de la répartition. 2. Vous pouvez opérer des modifications sur les pourcentages ou les montants en utilisant les boutons suivants : • [100%] applique le pourcentage de 100% sur la ligne sélectionnée. • [Equilibre] établit l'équilibre budgétaire sur la ligne sélectionnée. • [Pourcentage original] restaure les données après modification. 3. Confirmez votre saisie en cliquant sur le bouton [Valider]. Pour quitter la saisie sans prendre en compte les modifications, cliquez sur [Annuler]. Gérer automatiquement les encours client en saisie La notion d'encours est exploitée dans les fiches tiers du plan de comptes en définissant un encours maximum autorisé à chacun des clients concernés. En fonction des encours ainsi définis, vous pouvez faire ressortir les clients ayant dépassé cet encours autorisé via l'état ENCOURS CLIENTS. Votre logiciel vous permet, pendant la saisie de vos écritures, d'être averti automatiquement lorsque cet encours maximum autorisé est dépassé. Menu Saisies 178 Paramétrages et vérifications préalables avant saisie Avant d'effectuer une saisie d'écritures : 1. Cochez la case Afficher l’alerte encours client, menu DOSSIER, commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ, Options de saisie. 2. Cochez également la case Inclure les écritures en brouillard dans l'encours client si vous voulez inclure les écritures en brouillard dans le calcul de l'encours. Dans le cas contraire, seules les écritures validées seront prises en compte. 3. Dans le plan de comptes, vérifiez qu'un encours maximum autorisé est bien défini pour les clients concernés. Utilisation en saisie Si vous saisissez un montant supérieur à l'encours maximum que vous avez autorisé pour le client concerné, un message d'alerte vous avertissant de l'encours dépassé s'affiche. Vous pouvez alors annuler la saisie en cliquant sur le bouton [Non] ou continuer en cliquant sur le bouton [Oui]. Définir et utiliser des comptes de contrepartie  en saisie standard ou au kilomètre Pour chaque journal que vous utilisez, vous pouvez définir : • un compte de contrepartie, • le libellé qui sera affecté au débit de l'écriture, • le libellé qui sera affecté au crédit de l'écriture, • le prochain numéro de pièce à affecter à l'écriture imputée au journal. En saisie des écritures, le numéro de pièce suivant la dernière pièce enregistrée dans le même journal est proposé par défaut dans la zone Pièce N°. Il est également repris comme N° Pointage. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Contrepartie], le Compte de contrepartie défini pour le journal est automatiquement imputé à la ligne en cours de saisie. Le montant permettant de solder le mouvement est imputé au débit ou au crédit selon le cas. Solder la pièce sur la dernière ligne d'écriture  en saisie standard ou au kilomètre Pour qu'une pièce soit enregistrée dans le brouillard, en simulation ou validée, elle doit être équilibrée, c'est-à-dire que le total des lignes débitrices doit être strictement identique au total des lignes créditrices. Lorsque vous enregistrez la dernière ligne d'écriture d'une pièce, cliquez sur le bouton [Solde] pour calculer le montant permettant de l'équilibrer. Il renseigne automatiquement la zone Débit ou Crédit selon le cas. Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1  à partir d'une zone de sélection du code analytique. Vous pouvez ventiler des écritures sur plusieurs codes analytiques, à un seul niveau, avec le même montant ou avec une répartition du montant. Menu Saisies 179 Lorsque vous cliquez sur l’icône , la fenêtre suivante s’affiche : Le montant global est rappelé en haut de la fenêtre. 1. Vous pouvez soit répartir 100% du montant global avec un code analytique soit répartir en plusieurs codes analytiques. Afin de vous aider dans cette saisie, les totaux des colonnes sont affichés par défaut. Si la totalisation ne s’affiche pas, placez votre souris dans la colonne Montant ou % et faites un clic-droit puis sélectionnez la commande TOTALISER. Le total s'affiche alors en bas de la colonne. 2. Cliquez dans la colonne Code analytique et sélectionnez le premier code analytique sur lequel l'écriture est répartie. Par défaut, le montant global est repris dans la colonne Montant et le Pourcentage est à 100%. 3. Saisissez le Pourcentage ou le Montant de répartition. Le logiciel calcule automatiquement le montant ou le pourcentage, selon la colonne que vous avez renseignée. 4. Répétez la procédure pour tous les autres codes analytiques à affecter. 5. Cliquez sur le bouton [Equilibrer] pour compléter la dernière ligne ou pour ajuster une répartition qui ne tombe pas juste. Exemple : Le total d'une dépense est égal à 46,99 euros. Cette dépense est répartie sur les deux codes analytiques COM et ADM, à 50% chacun. Après la saisie du pourcentage sur les 2 lignes, le montant est arrondi à 23,50 euros. Le total de la répartition est de 47 euros donc supérieur au montant global. Si un montant est modifié manuellement, le pourcentage change également, comme ci-dessous : En utilisant le bouton [Equilibrer], le pourcentage est conservé et le montant rajusté automatiquement. 6. Une fois que vous avez fini, cliquez sur le bouton [OK]. Ventiler sur plusieurs comptes  à partir d'une zone de sélection d’un compte - icône . Vous pouvez ventiler des écritures sur plusieurs comptes. Pour information, le montant global est affiché en haut de la fenêtre ainsi que le montant restant à affecter.  Le total des répartitions doit être égal au montant global de l'opération. Menu Saisies 180 1. Cliquez dans la colonne N°compte et sélectionnez le premier compte sur lequel l'opération est répartie. La zone Intitulé du compte est renseignée automatiquement lorsque vous passez à une autre zone. 2. Saisissez le Montant de la répartition. 3. Si vous tenez une comptabilité analytique, sélectionnez le Code analytique correspondant à l'opération. L’icône qui s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone, permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 178. 4. Procédez à l'identique pour les autres comptes sur lesquels l'opération doit être ventilée. 5. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton [OK]. Menu Saisies 181 L’assistant Top Saisie  Menu SAISIES - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.  Vous devez au préalable créer des modèles de saisie afin de pouvoir utiliser l’assistant Top Saisie. Voir Créer un modèle ou un abonnement, page 122. 1. Cochez l'option Ne pas afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. 2. Sélectionnez l'opération que vous souhaitez effectuer puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture.  Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. Menu Saisies 182 Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente  Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d'une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat TTC au crédit du compte Fournisseur. HT au débit du compte Achats. TVA au débit du compte TVA déductible. TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. TTC au débit du compte Fournisseur. J'envoie une facture de vente Mon client me paye TTC au débit du compte Client. HT au crédit du compte Ventes. TVA au crédit du compte TVA collectée. TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. TTC au crédit du compte Client. J'enregistre une note d’essence Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant HT au débit du compte Carburant. Montant TVA au débit du compte TVA déductible. J'enregistre une dépense de papeterie Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Menu Saisies 183 Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). etc… pour chaque caisse. Menu Saisies 184 En enregistrant les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures à payer par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye les mensualités de ce prêt Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. Montant HT au débit du compte Achats. Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Montant TTC au débit du compte Fournisseur. Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé «Traite Dupont» et la date d'échéance. Menu Saisies 185 Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs diffé- rentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. La traite est retirée de mon compte à l'échéance Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J'ai un crédit de TVA TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. J'ai un crédit de TVA TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Menu Saisies 186 Enregistrer les abonnements  Menu SAISIES - commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS Cette liste affiche les écritures périodiques arrivées à échéance mais qui ne sont pas encore enregistrées. Dans Ciel Compta Evolution, vous trouverez également des écritures de redevances si vous avez coché la case Passer l’écriture automatiquement dans la fiche d’un crédit-bail. Ces écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des écritures. Exemple Vous créez le 15 du mois, une opération dont l'échéance est au 5 et dont la date de début est dans ce même mois. Il en résulte une échéance qui n'a pas encore été enregistrée : celle du mois courant. Vous pouvez alors provoquer cet enregistrement.  Pour visualiser ces abonnements, vous devez avoir coché la case Activer l'écriture automatiquement (dans la fenêtre Périodicité) lors du paramétrage de l’abonnement. Voir Créer un abonnement, page 219. Pour que la liste des écritures périodiques à enregistrer s'affiche automatiquement à l'ouverture de votre dossier, cochez la case Lancer «Enregistrer les abonnements» à l'ouverture du fichier. • Sélectionnez les opérations à enregistrer puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Modifier une écriture d’abonnement 1. Sélectionnez l’écriture d’abonnement dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Passer une écriture d’abonnement plus tard 1. Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . Menu Saisies 187 Passer une écriture d’abonnement maintenant 1. Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Enregistrer toutes les écritures Pour enregistrer toutes les écritures immédiatement. 1. Cliquez directement sur le bouton sans sélection d’écritures. 2. Un message vous demande de confirmer l'enregistrement de toutes les écritures. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Menu Saisies 188 Les saisies rapides La particularité des grilles de saisie rapide est d'accélérer considérablement le travail de saisie par le nombre réduit de zones à renseigner et l'utilisation d'automatismes de saisie définis, entre autres, dans les valeurs par défaut (comme le compte de contrepartie dans les fiches des journaux). Vous disposez des grilles suivantes : • facture/avoir client rapide, • facture/avoir fournisseur rapide, • encaisser un montant, • régler un montant. Saisir une facture/ un avoir client ou fournisseur rapide  Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE pour client ou pour fournisseur Les saisies rapides d’un avoir ou d’une facture, client ou fournisseur, sont semblables. Les différences sont : • le choix du destinataire de la facture ou de l’avoir : client ou fournisseur. • le sens de l’écriture : au crédit ou au débit. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. Exemple Grille de saisie d'écritures Facture/Avoir client rapide 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Attention ! Les options telles que la date d'échéance, le N° de pointage, le code budgétaire ne figurent pas dans ces grilles de saisie en tant que zones à renseigner. Néanmoins, elles sont automatiquement prises en compte dans l'écriture si vous les avez paramétrées pour les tiers concernés dans le plan comptable. Dans le cas contraire, ces zones ne seront pas renseignées. Menu Saisies 189 2. Le libellé de l'écriture peut correspondre soit à l'intitulé du compte soit au numéro de facture ou au numéro de l’avoir selon votre précédent choix . Sélectionnez l’une des deux options. Le bouton permet de saisir un commentaire pour l'écriture.  Si vous effectuez une saisie en devises (menu SAISIES, commande SAISIES EN DEVISES), une zone supplé- mentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. 3. La date du jour est proposée par défaut. Modifiez-la si nécessaire. 4. Cliquez sur l'icône d'appel de liste et choisissez le compte Client ou Fournisseur. Si un compte de TVA par défaut est attribué au compte, le taux de TVA s’affiche automatiquement lorsque vous passez à une autre zone.  Vous pouvez consulter le compte client ou fournisseur sans quitter la fenêtre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client ou Fournisseur et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. 5. Saisissez le montant de la facture dans la zone Total TTC puis appuyez sur la touche . Le reste est calculé automatiquement. 6. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini ou sélectionnez-le en cliquant sur l'icône . Si un compte de TVA est attribué au compte de produit ou de charge que vous saisissez et que le taux de TVA affiché par défaut est différent, un message vous demande de confirmer l’application du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui].  Dans le cas où vous avez affecté un compte de TVA sur le compte client ou fournisseur et également un compte de TVA sur le compte de charge ou de produit, c’est toujours le compte de TVA du compte de charge ou de produit qui est retenu en priorité. 7. Vous pouvez associer un code analytique en cliquant sur l'icône ou plusieurs codes analytiques en cliquant sur l'icône . Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 178.  Toute modification des écritures enregistrées à partir d'un des modes de saisie Facture/avoir client rapide et Facture/avoir fournisseur rapide s'effectue par l'intermédiaire des grilles de saisie guidée Facture/avoir client et Facture/avoir fournisseur. Ventiler sur plusieurs comptes • Pour ventiler le montant de la facture sur plusieurs comptes de contrepartie, activez l'option Ventiler sur ...Plusieurs comptes. Dans ce cas, la fenêtre affiche une grille de saisie vous permettant de saisir les comptes et les montants répartis. Le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée dans la colonne N° de compte. 1. Pour saisir le nouveau montant HT, utilisez la touche [Tabulation] pour placer le curseur dans la colonne Montant HT. 2. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur . Le solde du montant HT se calcule alors automatiquement. 3. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes. Enregistrer comme modèle ou abonnement Voir Créer un modèle, page 219. Voir Créer un abonnement, page 219. Menu Saisies 190 Enregistrer l’écriture  L’écriture est enregistrée au débit pour une facture client, un avoir fournisseur et au crédit pour un avoir client, une facture fournisseur. Voir Enregistrer les écritures, page 176. Fermer la grille de saisie Le bouton permet de fermer la grille de saisie tout en ayant la possibilité de sauvegarder l’écriture en cours. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications. • Cliquez sur le bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture. • A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui]. Si vous n’avez pas fini votre saisie, il vous sera alors demandé de compléter les zones obligatoires. Effacer l’écriture Le bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. La palette d’informations Le bouton permet d’afficher la palette d’informations concernant les informations comptables sur la pièce en cours de saisie. Voir La palette d’informations, page 175. Encaisser ou régler un montant  Menu SAISIES - commande ENCAISSER UN MONTANT ou RÉGLER UN MONTANT pour ENCAISSER ou pour RÉGLER Ces commandes permettent d'enregistrer rapidement : • les règlements issus de vos clients, par le montant encaissé, • ou les règlements effectués à vos fournisseurs, par le montant décaissé. L'intégralité des écritures clients ou fournisseurs (selon le cas) est reprise, quel que soit le mode de saisie utilisé. Exemple Grille de saisie Encaisser un montant Menu Saisies 191 1. Recherchez les factures d'après le montant du règlement perçu ou décaissé : pour cela, saisissez ce montant dans la zone Montant. Vous pouvez préciser le Compte en saisissant une racine de compte. 2. Si le montant seul ne suffit pas à réaliser la recherche, sélectionnez l’option Affiner la recherche à partir du bouton . Vous pouvez préciser alors la date d'échéance dans la zone Non réglé au, le N° de pièce, ou encore la devise dans laquelle la facture a été saisie, dans la zone Devise. 3. Appuyez sur pour que s'affiche la (ou les) facture(s) correspondant aux critères demandés. 4. Sélectionnez dans la liste la facture à régler. Pour visualiser l'écriture avant d'enregistrer le règlement • Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer puis cliquez sur le bouton . La grille de saisie correspondante s'ouvre, avec tous les éléments automatiquement attribués s'ils ont été paramétrés comme valeur par défaut (journal, date d'échéance, budget, paiement, etc.). Vous pouvez effectuer les opérations réalisables dans les autres grilles de saisie : imprimer, envoyer dans le brouillard de saisie, en simulation, ou valider l'écriture. Pour enregistrer le règlement sans obtenir le détail de l'écriture • Vérifiez que la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer n'est pas cochée puis cliquez sur le bouton . Dans ce cas, votre logiciel procède automatiquement au lettrage de l'écriture et enregistre le règlement dans le brouillard. Si une erreur est détectée, l'écriture réapparaît dans la grille de saisie correspondante afin d'y être rectifiée. Les régimes de TVA Selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier, la grille de saisie diffère. Menu Saisies 192 Encaisser un montant Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (PARAMÈTRES TVA - TVA SUR VENTES), lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Encaisser un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée. Régler un montant Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (PARAMÈTRES TVA - TVA SUR ACHATS), lorsque vous saisissez une facture/avoir fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé la facture. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Régler un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA déductible. Cas particulier des fournisseurs : gestion de la TVA (Compte fournisseur - onglet Fournisseur) Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un compte fournisseur un régime de TVA différent de celui indiqué dans les paramètres TVA - TVA sur les achats. Exemple Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur). La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement de la facture. Menu Saisies 193 Les saisies guidées Dans ce mode de saisie, les informations sont proposées par défaut selon les paramètres du dossier définis pour les racines de comptes et selon les valeurs indiquées par défaut dans les préférences comptables.  Reportez-vous au chapitre Les Préférences - Comptabilité dans la partie Présentation générale de ce manuel. Saisir une facture / un avoir client ou fournisseur en mode saisie guidée  Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR pour les clients et pour les fournisseurs Les saisies guidées d’une facture ou d’un avoir, client ou fournisseur, sont semblables. Les différences sont : • le choix du destinataire de la facture ou de l’avoir : client ou fournisseur. • le sens de l’écriture : au crédit ou au débit. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. Exemple Grille de saisie guidée Facture/Avoir client 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. 2. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou sera libre, en cochant l'une des deux options.  Si vous effectuez une saisie en devises (menu SAISIES, commande SAISIES EN DEVISES), une zone supplé- mentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. Menu Saisies 194 3. Le code du Journal est proposé par défaut et doit correspondre à un journal de type ventes ou achats (selon le cas). Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l'icône d'appel de liste présentée en fin de zone, puis sélectionnez le journal adéquat dans la liste proposée. 4. Renseignez la zone Client ou Fournisseur en fonction de la grille sélectionnée. Vous obtenez la liste des comptes en cliquant sur l'icône . Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro.  Vous pouvez consulter le compte client ou fournisseur sans quitter la fenêtre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client ou Fournisseur et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire. Il correspond généralement au numéro de pièce indiqué sur la facture ou l’avoir. Le bouton , situé à la fin de la zone Libellé, permet de saisir un commentaire pour l'écriture. 5. La Date du jour est proposée comme date du mouvement. Modifiez-la éventuellement. Si vous avez paramétré une gestion des échéances pour ce compte, la date Echéance est alors automatiquement calculée selon la date de la facture. 6. Dans la zone Réf. pointage/let, le numéro de facture est proposé par défaut pour effectuer le lettrage de cette facture avec le règlement que vous enregistrerez. Vous pouvez le modifier.  Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. L'icône permet de sélectionner un code analytique et l’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 178. 8. Saisissez le montant de la facture dans la zone Total TTC puis appuyez sur la touche . Ventiler sur plusieurs comptes • Par défaut, l'option Ventiler sur ...Plusieurs comptes est activée. Dans la grille de saisie, le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée dans la colonne N° de compte. Le logiciel calcule alors le Montant HT, le Taux de TVA et propose le Compte de TVA pour les lignes de contrepartie. 1. Si un compte de TVA est attribué au compte de produit ou de charge que vous saisissez et que le taux de TVA affiché par défaut est différent, un message vous demande de confirmer l’application du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui].  Dans le cas où vous avez affecté un compte de TVA sur le compte client ou fournisseur et également un compte de TVA sur le compte de charge ou de produit, c’est toujours le compte de TVA du compte de charge ou de produit qui est retenu en priorité. 2. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur le bouton . Le solde du montant HT se calcule alors automatiquement. 3. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes. Ventiler sur un seul compte • Pour ventiler sur un seul compte, activez l'option Ventiler sur ...Un compte. Menu Saisies 195 • Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini ou sélectionnez-le en cliquant sur l'icône . Si un compte de TVA est attribué au compte de charge ou de produit que vous indiquez et que le taux de TVA affiché par défaut est différent, un message vous demande de confirmer l’application du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Générer un modèle ou un abonnement Voir Créer un modèle, page 219. Voir Créer un abonnement, page 219. Enregistrer l’écriture  L’écriture est enregistrée au débit pour une facture client, un avoir fournisseur et au crédit pour un avoir client, une facture fournisseur. Voir Enregistrer les écritures, page 176.  Fermer la grille de saisie Le bouton permet de fermer la grille de saisie tout en ayant la possibilité de sauvegarder l’écriture en cours. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications. • Cliquez sur le bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture. • A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui]. Si vous n’avez pas fini votre saisie, il vous sera alors demandé de compléter les zones obligatoires. Effacer l’écriture Le bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. La palette d’informations Le bouton permet d’afficher la palette d’informations concernant les informations comptables sur la pièce en cours de saisie. Voir La palette d’informations, page 175. Paiement et Encaissement  Menu SAISIES - commande PAIEMENT ou ENCAISSEMENT Le Paiement et l’Encaissement permettent d'enregistrer respectivement les règlements de vos fournisseurs et ceux de vos clients. 1. Le libellé de l’écriture de paiement ou d’encaissement peut correspondre à l’intitulé du compte ou à l’intitulé que vous saisirez dans la zone Libellé. En fonction de votre choix, cochez l’une des deux options : Libellé=intitulé du compte ou Libellé libre.  Si vous effectuez une saisie en devises (menu SAISIES, commande SAISIES EN DEVISES), une zone supplé- mentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. Menu Saisies 196 2. Le code du Journal est proposé par défaut et doit correspondre à un journal de type ventes ou achats. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l'icône d'appel de liste présentée en fin de zone puis sélectionnez le journal adéquat . 3. Sélectionnez le compte Client ou Fournisseur en cliquant sur l'icône .  Vous pouvez consulter le compte client sans quitter la fenêtre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. 4. Passez à la zone suivante. Votre logiciel détecte alors les factures non réglées sur le compte que vous venez de sélectionner. Ceci afin de vous faciliter la saisie du règlement et les opérations de lettrage. Les factures correspondent aux règlements à enregistrer 1. Cliquez sur la (ou les) facture(s) correspondant au règlement à enregistrer. Si le règlement concerne plusieurs factures, procédez à leur sélection en appuyant simultanément sur la touche et en cliquant sur les lignes concernées. 2. Cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture pour lettrer automatiquement la facture et son règlement. 3. Cliquez sur le bouton [Régler]. Le logiciel récupère alors des informations des mouvements sélectionnés. 4. Vous revenez à la fenêtre Paiement ou Encaissement. Complétez les zones suivantes : la Date du règlement, le Libellé, le N° de la Pièce et le numéro de compte Banque. Les factures ne correspondent pas aux règlements à enregistrer Si aucune des factures présentées dans la liste des écritures non lettrées ne correspond au règlement que vous voulez enregistrer : 1. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Vous revenez à la fenêtre Paiement ou Encaissement. 2. Renseignez les différentes zones de la pièce : • la Date de l’écriture : la date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez la modifier. Si vous avez paramétré une gestion des échéances pour ce compte, la date Echéance est alors automatiquement calculée selon la date de la facture. • le paiement : cliquez sur l'icône d'appel de liste et sélectionnez le mode de paiement utilisé puis cliquez sur [OK]. Menu Saisies 197 • la Date de valeur : correspond à la date réelle d’encaissement. Celle-ci diffère de la Date de l’écriture lorsque vous enregistrez une écriture avant le dépôt à la banque. • le N° de Pièce : cette zone n’est pas obligatoire et celle-ci ne s’affiche pas si votre mode de paiement est le chèque. Ce numéro correspond généralement au numéro de pièce indiqué sur la facture. Le bouton , situé à la fin de la zone Libellé, permet de saisir un commentaire pour l'écriture. • le Libellé : Si, dans la zone Option de la fenêtre, vous avez coché Libellé=intitulé du compte, le libellé du compte est automatiquement affiché dans cette zone. Dans le cas contraire, saisissez un libellé. • le Numéro de chèque : cette zone n’apparaît que si vous effectuez un paiement par chèque. Si vous avez défini les numéros de chéquier via la commande CHÉQUIERS du menu LISTES, le numéro de chèque est automatiquement renseigné. Dans le cas contraire, saisissez le numéro figurant sur le talon de votre chéquier, utilisé pour payer la facture. • la référence pointage/let : le numéro de la pièce est reporté par défaut dans cette zone et servira pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez en fonction de son pointage. Vous pouvez le modifier. • le code analytique : si le code analytique par défaut est indiqué dans la fiche du compte concerné, celui-ci s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 178. • le montant total de la facture en TTC. • le montant réglé : cette zone ne s’affiche que si, dans les paramètres comptables, vous avez coché la case Gestion de l'écart dans les règlements. Lors de la saisie des règlements fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes seront imputés sur l’un des comptes déclarés dans ces paramètres. Indiquez le montant réellement réglé dans cette zone. L’escompte se calcule automatiquement en fonction du montant TTC indiqué et s’affiche dans la zone Ecart. • le compte banque : il s’agit du compte de contrepartie associé au journal. Celui-ci est renseigné par défaut si vous l’avez déclaré dans la fiche du journal (menu LISTES - commande JOURNAUX). • les lignes de TVA : selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier, la grille de saisie diffère et affiche une partie supplémentaire. Les régimes de TVA Encaissement Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur ventes), lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement via la commande ENCAISSEMENT, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée. Paiement Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur achats), lorsque vous saisissez une facture fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé la facture. Lorsque vous cliquez dans la première cellule, la liste déroulante est activée. Vous pouvez alors sélectionner le taux de TVA à appliquer. Les comptes de TVA (en attente, à reverser ou collectée selon votre cas) définis dans les paramètres de TVA du dossier, sont repris automatiquement. Le montant de la TVA est aussi calculé automatiquement. Menu Saisies 198 Lorsque vous enregistrez le montant du règlement via la commande PAIEMENT, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA déductible. Cas particulier des fournisseurs : gestion de la TVA Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un compte fournisseur (onglet Fournisseur) un régime de TVA différent de celui indiqué dans les paramètres de TVA, au niveau de la zone TVA sur achats (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA). Exemple Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur). La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement de la facture. Enregistrer le paiement ou l’encaissement 5. Cochez l’une des trois options : Brouillard, Validation ou Simulation. Voir Enregistrer les écritures, page 176. 6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Fermer la grille de saisie Le bouton permet de fermer la grille de saisie tout en ayant la possibilité de sauvegarder l’écriture en cours. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications. • Cliquez sur le bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture. • A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui]. Si vous n’avez pas fini votre saisie, il vous sera alors demandé de compléter les zones obligatoires. Cas de la gestion automatique des écarts de règlement Si la gestion automatique des écarts est activée et que le règlement que vous enregistrez présente une différence entre le montant total et le montant réglé, une fenêtre s’affiche : 1. Afin de définir comment gérer l’écart, cochez l'option de votre choix : • Règlement partiel ou supérieur : en effectuant un règlement partiel ou supérieur de la facture, celle-ci n'est pas soldée et le solde reste dû. • Escompte obtenu (paiement) ou Escompte accordé (encaissement) : dans ce cas, sélectionnez le compte servant à la récupération de la TVA sur le montant de l’escompte. • Perte (encaissement) ou Profit (paiement) : Ciel Compta passe l’écart de règlement en perte ou profit et solde définitivement la facture. 2. Cliquez sur le bouton [OK].  Après l’enregistrement de l'encaissement ou du paiement, en consultant la liste des écritures (menu LISTES), vous pouvez constater la ventilation de l’écart de règlement en escompte, en perte ou en profit. Dans cette fenêtre, les options permettant de gérer l’écart de règlement varient en fonction de l’écart et de l’opération (encaissement ou paiement). Menu Saisies 199 Relevé bancaire  Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE  Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont ainsi intégrées dans votre compte de banque.  Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes.  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Etape 1 : choix du journal 1. Dans la zone Code Journal, cliquez sur l’icône d’appel de liste puis sélectionnez le journal sur lequel les opérations du relevé bancaire seront enregistrées.  Le même Journal sera repris automatiquement à chaque fois que vous saisirez un relevé ; le journal étant toujours le même en saisie relevé bancaire. 2. Dans la zone N° de compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste pour choisir le compte sur lequel les lignes du relevé bancaire seront enregistrés. Si le compte n’existe pas, vous pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton Menu Saisies 200 Etape 2 : choix du mode de saisie 3. Deux modes vous sont proposés : soit vous saisissez manuellement le relevé bancaire, soit vous importez les lignes du relevé bancaire. Cochez l’option de votre choix. Si vous avez opté pour l’import du relevé bancaire Si vous n’avez pas renseigné le format et le fichier d’import au préalable dans la fiche du compte, onglet Banque, deux étapes supplémentaires sont proposées. 1. Cliquez sur l’icône puis choisissez le format d’import.  Vous pouvez créer votre format d’import s’il ne figure pas dans la liste en cliquant sur le bouton [Créer]. Voir Créer un format d’import des relevés bancaires, page 127. 2. Sélectionnez, dans l’étape suivante, le fichier fourni par votre banque. Etape 3 : Informations relevé bancaire Quel que soit le mode de saisie que vous avez choisi, cette étape s’affiche. 4. Indiquez la période du relevé bancaire en choisissant la Date de début et la Date de fin. 5. Saisissez la Référence du relevé bancaire. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Saisie du relevé bancaire s’affiche. Menu Saisies 201 Fenêtre de saisie du relevé bancaire Dans cette fenêtre, vous pouvez : • saisir manuellement les opérations figurant sur votre relevé bancaire papier, • vérifier et compléter les lignes du relevé bancaire importées dans votre logiciel. Saisir manuellement le relevé bancaire 1. Cliquez dans la colonne Date. Sélectionnez la date de l’opération à l’aide de l’icône du calendrier . 2. Appuyez sur la touche de votre clavier pour passer à la colonne suivante. 3. Saisissez le montant de l’opération dans la colonne Montant débit ou Montant crédit selon le type d’opé- ration. 4. Passez à la colonne suivante. Sélectionnez le numéro de compte sur lequel l’opération a été enregistrée en cliquant sur l’icône liste. Si l’opération a été mouvementée sur plusieurs comptes, cliquez sur l’icône pour indiquer tous les comptes puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 179. Le nom du compte s’affiche automatiquement dans la colonne Intitulé du compte.  Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule d’un compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche. 5. Dans la colonne Code mode de paiement, sélectionnez à l’aide de l’icône Liste le mode de paiement de l’opération. 6. (Non disponible en mode cahier) Si votre comptabilité est analytique, choisissez dans la colonne qui suit le Code analytique de l’opération. L’icône qui s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone, permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 178. 7. Dans les colonnes suivantes, saisissez si nécessaire le Numéro de pièce et le Libellé de l’opération. 8. Si vous avez renseigné des opérations qui sont déjà inscrites dans votre comptabilité, décochez la case A enregistrer pour ne pas les prendre en compte. 9. Une fois que vous avez saisi toutes les opérations, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Menu Saisies 202 Vérifier le relevé bancaire importé Toutes les opérations de votre relevé bancaire ont été récupérées et sont affichées dans la grille de saisie. 1. Vérifiez les écritures. Si toutefois vous constatez une erreur, corrigez-la. 2. Si des opérations sont déjà inscrites dans votre comptabilité, décochez la case A enregistrer pour ne pas les prendre en compte. 3. Sélectionnez le ou les N° de Compte sur lequel l’opération est enregistrée en cliquant soit sur l’icône soit sur l’icône . 4. Indiquez également le code mode de paiement de chaque opération. 5. (Non disponible en mode cahier) Choisissez éventuellement le code analytique. L’icône qui s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone, permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 178.  Si une règle d’affectation est appliquée sur une opération, ces éléments sont déjà renseignés. Par ailleurs, vous pouvez créer une règle d’affectation directement à partir de cette grille de saisie. Créer une règle d’affectation 1. Cliquez sur la ligne de l’opération concernée. 2. Cliquez sur le bouton [Créer une règle]. Un assistant s’affiche et vous guide à travers des étapes 3. Dans la première étape, vous définissez les critères permettant au logiciel de repérer les opérations. Par défaut, le logiciel reprend le libellé de l’opération ainsi que son montant. Si nécessaire, modifiez ces conditions. Pour cela, vous pouvez : • décocher une option : Le libellé de l’opération ou Le montant de l’opération, • au niveau du libellé, choisir un autre opérateur : contient, commence par, finit par puis saisir un autre libellé. • au niveau du montant de l’opération, modifier le total et saisir un écart dans la zone +/-. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Menu Saisies 203 5. Dans la seconde étape, cliquez sur l’icône pour sélectionner un compte ou sur l’icône si l’opé- ration est mouvementée sur plusieurs comptes. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 179. 6. Indiquez le mode de paiement et éventuellement le code analytique à affecter à l’opération L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 178.  Le code analytique n’est pas disponible en mode cahier. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Les boutons Enregistrer le relevé bancaire Une fois que vous avez saisi ou complété toutes les opérations, cliquez sur le bouton . Votre relevé est validé et toutes les opérations sont enregistrées en écriture. Vous pouvez visualiser les écritures de votre relevé dans la liste des écritures. Il ne vous restera plus qu’à les pointer. Ce bouton permet de supprimer toutes les opérations présentées dans le relevé. Dans ce cas, vous devrez tout re-saisir ou réimporter le fichier d’import. Ce bouton permet d’interrompre votre saisie afin de la continuer ultérieurement. Lorsque vous activerez de nouveau la commande relevé bancaire, un message vous demandera alors si vous voulez continuer la saisie en cours ou en créer une nouvelle. Dans le cas d’une saisie manuelle, ce bouton permet de passer à la méthode de l’import du relevé bancaire. Dans l’autre cas, ce bouton permet de réimporter le relevé fourni par votre banque si par exemple vous vous êtes trompé de relevé. Ce bouton permet de créer une règle d’affectation directement à partir d’une ligne saisie. Ces deux boutons permettent respectivement de modifier ou de consulter le compte sélectionné dans la grille de saisie. Menu Saisies 204 Saisie Z de caisse  Menu SAISIES - commande SAISIE Z DE CAISSE  Menu MA COMPTA - commande SAISIE Z DE CAISSE Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. La commande SAISIE Z DE CAISSE permet d’enregistrer les écritures comptables du ticket Z ainsi que les écarts de caisse. Cette saisie se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement.  Le mode cahier ne gère pas la comptabilité analytique. A l’activation de la commande SAISIE Z DE CAISSE, la fenêtre de saisie s’affiche :  La première fois que vous utilisez cette commande, la grille de saisie est vide. Par la suite, le libellé, le taux de TVA, le compte et le code analytique des ventes seront conservés et dans la seconde étape, le libellé, le compte du règlement ainsi que le code mode de paiement, à l’exception des comptes clients.Il ne vous restera plus qu’à saisir vos montants. Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit dans la fenêtre), plusieurs fonctionnalités peuvent vous aider dans la saisie, notamment les commandes suivantes : • CONSULTER LE COMPTE : permet d’ouvrir la fenêtre de consultation d’un compte. • SOLDER : permet de compléter le montant de la dernière ligne et solder le reste à répartir. Saisie  Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie. Permet d’interrompre Grille de saisie votre travail sans perdre les informations saisies. Permet de tout effacer. Permet de modifier ou consulter le compte de la ligne saisie. Permet de passer à la seconde étape. Menu Saisies 205 Etape 1 Cette étape vous permet de saisir le détail de vos ventes par type (exemple : boucherie, épicerie, etc.). 1. Munissez-vous de votre ticket Z. 2. Vérifiez que la date proposée est exacte. 3. Saisissez le numéro du ticket Z. Ce numéro est important en cas de contrôle fiscal. 4. Indiquez le nombre de clients passés en caisse dans la journée, dans la zone correspondante. Sur un ticket Z, le nombre de clients peut être exprimé par un nombre de paniers ou autre. 5. Saisissez le total des ventes TTC à répartir. 6. Cliquez sur la touche de votre clavier. Les zones Panier moyen et Reste à répartir sont alors calculées automatiquement. 7. Dans la colonne Libellé vente, indiquez le nom de la répartition. Exemples : épicerie, boucherie. 8. Saisissez le Montant TTC puis le taux de TVA de la vente. Le Montant TVA et le Montant HT sont calculés automatiquement. 9. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez un compte. Le code analytique est renseigné par défaut s’il est indiqué dans le compte que vous avez choisi. Dans le cas contraire, vous pouvez toujours en sélectionner un ou plusieurs. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 178. 10. Répétez l’opération pour toutes les répartitions des ventes. 11. Vérifiez que la zone Reste à répartir est vide. 12. Cliquez sur le bouton [Suivant] situé en haut de la fenêtre. Etape 2 Cette seconde étape vous permet de saisir le détail de vos ventes par mode de paiement (exemple : chèques, espèces, comptes clients, etc.). Dans la partie supérieure de la fenêtre, les informations du ticket Z sont rappelées. Les zones Total Règlements et Ecart de caisse se renseigneront au fur et à mesure de la saisie des différents modes de règlements. Permet de lettrer la ligne d’écriture sélectionnée. Permet de repasser à la première étape. Permet d’enregistrer la saisie Z de caisse Permet de garder le compte client dans la grille de saisie. Menu Saisies 206 13. Dans la colonne Libellé règlement, indiquez le nom du mode de paiement. Par exemple : CB, chèque, espèces, etc. Si vous laissez cette zone vide, c’est le libellé du compte ou du code mode de paiement qui sera pris en compte. 14. Saisissez ensuite le montant de répartition du règlement. 15. Dans la colonne Compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste puis selon le mode de paiement, cochez l’option Clients, Autres tiers ou Financiers : • Clients : ce type de compte est utilisé pour les clients qui ont un compte. • Autres tiers : ce type de compte est utilisé pour les règlements par ticket restaurant, bons d’achats... • Financiers : ce type de compte est utilisé pour les règlements de type chèque, carte bancaire. Exemple Pour un mode de paiement de type chèque, le compte le plus souvent utilisé est le compte financier 511200 chèques à encaisser. 16. Indiquez éventuellement un code mode de paiement. 17. Répétez l’opération pour tous les règlements. Conserver le client dans la saisie Les comptes clients sont les seuls qui ne sont pas récupérés automatiquement dans les prochaines saisies d’un Z de caisse. Cependant, vous avez quand même la possibilité de les garder. Pour cela, sélectionnez la ligne d’un compte client et cliquez sur le bouton [Conserver le client]. Vous pouvez aussi faire un clic-droit et choisir la commande CONSERVER LE CLIENT DANS LA SAISIE. Lettrer une ligne d’écriture (Uniquement disponible en mode standard) Vous pouvez lettrer une écriture directement dans cette grille de saisie. 1. Pour cela, sélectionnez la ligne de l'écriture. 2. Cliquez sur le bouton [Lettrer]. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, procédez au lettrage de votre écriture et fermez la fenêtre. Vous revenez à la grille de saisie. Voir Lettrage manuel, page 231. Enregistrer les écritures Ecart de caisse Lorsque vous avez un écart de règlement, celui-ci est calculé et s’affiche dans la zone Ecarts de caisse. Cet écart passera sur le compte d’écart de caisse positif ou négatif choisi dans les paramètres de comptabilité. 1. Si ces comptes n’ont pas encore été déterminés, vous ne pouvez pas enregistrer vos écritures. Cliquez alors sur le bouton [Enregistrer plus tard]. 2. Dans le menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ, cliquez sur l’onglet Racines/Défauts et attribuez les comptes d’écart de caisse. 3. Activez de nouveau la commande SAISIE Z DE CAISSE et cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Procédez à l’enregistrement. Enregistrer 1. Par défaut, les écritures sont enregistrées en Brouillard. Si vous voulez qu’elles soient enregistrées en Simulation ou Validation, cochez l’option correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].  Vous pouvez visualiser vos écritures de caisse dans la liste des écritures (menu LISTES OU EXPERT COMPTABLE - commande ÉCRITURES OU LISTE DES ÉCRITURES). Lors de vos prochaines saisies, la plupart des informations seront conservées. Si des répartitions des ventes ou des règlements ne sont pas dans le ticket Z du jour, vous pourrez les laisser vides. Menu Saisies 207 Saisie des A-nouveaux  Menu SAISIES - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX  Menu MA COMPTA - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et vous présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. 1. Dans la partie Comptes située à gauche de la fenêtre, cliquez sur le type de comptes correspondant à votre saisie. 2. Saisissez les A-nouveaux compte par compte dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. Les comptes doivent être équilibrés.  Si le compte n’existe pas, vous pouvez en créer un directement en cliquant sur le bouton [Créer un compte]. Voir Créer un compte, page 94. 3. Répétez pour tous les comptes faisant l'objet de report d'A-nouveaux. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.  Si un compte n'est pas équilibré, un message vous le signale et il est impossible d'enregistrer. Cliquez alors sur le bouton [OK] puis corrigez afin d'obtenir un Montant Débit égal au Montant Crédit. 5. Une fenêtre s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton [OK].  Vous pouvez visualiser les écritures du report des A-nouveaux dans la liste des écritures. Menu Saisies 208 Ce bouton permet de supprimer tous les montants saisis. Dans ce cas, un message vous demandera de confirmer la suppression. Ce bouton permet d’interrompre votre saisie et de la continuer ultérieurement sans perdre les montants déjà saisis. Ce bouton permet de créer un compte sans quitter la fenêtre de saisie. Vous validez la saisie et toutes les opérations sont enregistrées en écriture. Vous pouvez visualiser les écritures des A-nouveaux dans la liste des écritures (Menu EXPERT COMPTABLE ou LISTES - commande LISTE DES ÉCRITURES ou ÉCRITURES). Menu Saisies 209 Saisie standard et saisie au kilomètre Saisie standard  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant, etc.). A titre d'exemple, nous allons détailler la saisie d'une facture client.  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Les données de l'entête Devise Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Si vous effectuez une saisie en devises (menu SAISIES, commande SAISIES EN DEVISES), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. Calcul automatique/Calcul manuel L’option Calcul automatique est cochée par défaut. Ainsi, le logiciel calcule les montants et les insère dans la grille de saisie. De plus, lorsqu’un compte de TVA par défaut est défini dans un compte de charge ou de produit, dans un compte client ou fournisseur, les calculs sont automatiquement effectués selon le taux de ce compte de TVA.  Le taux de TVA appliqué par défaut est le taux défini dans les paramètres de TVA (en général 19,6%) sauf si vous avez attribué un compte de TVA au compte client, fournisseur, charge ou produit que vous saisissez. Dans ce cas, le logiciel appliquera le taux de TVA du compte client, fournisseur, charge ou produit. Si vous ne souhaitez pas saisir vos écritures avec un automatisme sur les calculs, cochez l’option Calcul manuel. Menu Saisies 210 Journal Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie standard ou en saisie kilomètre. Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant sur l'icône d'appel de liste ou en appuyant sur la touche de votre clavier. Dans notre exemple, il s’agit du journal de ventes : VT. Date La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres comptables (onglet Paramètres). Voir Paramètres Comptabilité, page 29. N°de pièce La zone N°de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré- mente automatiquement. Voir Créer un journal, page 109. Libellé Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de l'écriture, mais vous pouvez le modifier. La grille de saisie Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N°de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411, puis cliquez sur l’icône présentée en fin de zone. Vous obtenez ainsi la liste des comptes. Dans la fenêtre Liste des comptes, vous pouvez cochez l'option Non utilisables ou Non mouvementés pour afficher également les comptes non utilisables ou non mouvementés. 2. Sélectionnez le compte adéquat puis cliquez sur le bouton [OK]. Dans notre exemple, il s’agit du compte 411DEL de la société Delta Distribution.  Si vous avez coché l'option de saisie Afficher la liste auxiliaire pour les comptes dans les préférences comptables, la liste auxiliaire des comptes s’ouvre automatiquement dès que le curseur se place dans la zone Compte. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. Voir Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’, page 215. 5. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. Pour notre exemple, saisissez 500 au débit. 6. Dans la zone Code mode de paiement, vous pouvez indiquer le mode de paiement utilisé. Menu Saisies 211  Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur l’icône pour en sélectionner un. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le compte et la date de l'écriture. Vous pouvez la modifier. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'entête de l'écriture, il est repris par défaut comme Réfé- rence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Code lettrage. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur l’icône pour sélectionner le compte dans la liste proposée. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone N° de compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Ventilation budgétaire (Uniquement en mode standard) Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône ou sur l’icône qui permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 178.  La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/budgé- taire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. Opérations sur les lignes d’écritures Solder l'écriture Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. Menu Saisies 212 Enregistrer une contrepartie Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Insérer une ligne Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Effacer une ligne Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Dupliquer une ligne Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie. Commandes de la barre Tout effacer Ce bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. Visualiser l’aperçu ou imprimer Ces boutons permettent d’obtenir un aperçu ou bien d’imprimer les mouvements en cours de saisie. Reprendre  Ce bouton apparaît uniquement lorsque vous avez interrompu la saisie sans enregistrer. Ce bouton permet de reprendre votre saisie à son état initial, c’est-à-dire de revenir sur les lignes d’écritures avant la dernière interruption de votre saisie. Si vous avez saisi d’autres lignes d’écritures entre temps, celles-ci seront alors supprimées. Menu Saisies 213 Saisir à partir d’un modèle (Uniquement en mode standard) 1. Cliquez sur le bouton [Saisir à partir d’un modèle]. 2. Sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton [OK]. Les éléments pré-renseignés dans le modèle sont alors repris dans la grille de saisie. Il ne vous reste plus qu’à modifier ou compléter certains éléments, par exemple le N° de pièce. Enregistrer comme modèle ou abonnement (Uniquement en mode standard) L’écriture que vous venez de saisir peut-être enregistrée comme modèle ou abonnement que vous pourrez réutiliser et ainsi vous éviterez de re-saisir certaines informations communes. 1. Cliquez sur le bouton [Enregistrer modèle] ou [Enregistrer abonnement]. 2. Nommez votre modèle ou abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. Voir Créer un modèle, page 219. Voir Créer un abonnement, page 219. Modifier le compte Vous pouvez modifier le compte sur lequel vous saisissez une écriture. 1. Sélectionnez la ligne de saisie dont le compte est à modifier. 2. Cliquez sur le bouton . La fiche du compte s'affiche. 3. Procédez aux modifications et cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Consulter le compte Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. 1. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule d’un compte et faites un clic-droit. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de celui-ci s’affiche. Voir Consulter un compte, page 103. Lettrer le compte (Uniquement en mode standard) Vous pouvez lettrer une écriture directement dans la grille de saisie. 1. Sélectionnez la ligne de l'écriture 2. Cliquez sur le bouton . 3. Si le compte n’est pas lettrable, un message demande de confirmer le lettrage du compte. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, procédez au lettrage de votre écriture et fermez la fenêtre. Vous revenez à la grille de saisie.  Pour plus de détails sur le lettrage, consultez le paragraphe “Lettrage manuel”, page 231. Afficher la palette d’informations Le bouton permet d’afficher la palette d’informations concernant les informations comptables sur la pièce en cours de saisie. Voir La palette d’informations, page 175. Menu Saisies 214 Enregistrer l’écriture 1. Lorsque vous avez fini de renseigner la grille de saisie, cochez l’option Brouillard, Validation ou Simulation. Voir Enregistrer les écritures, page 176. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre. 3. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].  Le compte d’attente est celui défini dans les paramètres comptabilité. Voir Onglet Racines/Défauts, page 30. Fermer la grille de saisie Le bouton permet de fermer la grille de saisie tout en ayant la possibilité de sauvegarder l’écriture en cours. 1. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications. • Cliquez sur le bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture. • A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui]. 2. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].  Le compte d’attente est celui défini dans les paramètres comptabilité. Voir Onglet Racines/Défauts, page 30. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes. Commandes du menu Contextuel (clic-droit) Calculer les frais kilométriques  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Dans la partie supérieure de la fenêtre, vous pouvez visualiser le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. Menu Saisies 215 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante. Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ Vous pouvez masquer, afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie. 1. Positionnez-vous dans une cellule de la grille de saisie. 2. Faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’. La fenêtre suivante s’affiche : 3. Cochez l’option de votre choix : • soit vous n’affichez plus cette colonne, • soit vous l’affichez : après la colonne N° de compte ou en dernière colonne. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie au kilomètre  Menu SAISIES - commande SAISIE KILOMÈTRE  Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE Avec le mode saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. Menu Saisies 216  La grille de saisie au kilomètre étant semblable à celle de la saisie standard, reportez-vous au paragraphe “Saisie standard”, page 209, pour plus de détails. Imprimer une lettre chèque Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis faites un clic-droit. 2. Activez la commande LETTRE CHÈQUE. L'impression se lance directement. Menu Saisies 217 La gestion des devises Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES Si vous gérez une comptabilité multidevise, vous devez impérativement utiliser une des commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures. Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en euros. Paramétrages préalables Déclarer la gestion multidevise  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises Pour enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier. Voir Onglet Devises, page 30. Définir les devises utilisées  Menu LISTES - commande DEVISES Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun. Voir Créer une devise, page 125. Modifier en cours de saisie le taux de la devise utilisée  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier. Saisir des écritures en devises  Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES - Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par la commande SAISIES EN DEVISES. 1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. L’icône , présentée à droite de la zone, ouvre la liste des devises existantes. 2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active. Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone. 3. Saisissez votre écriture comme dans les autres modes de saisie. Conséquences sur la saisie et la liste des écritures Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme à l'accoutumée. Les montants sont exprimés dans la devise choisie. Menu Saisies 218 Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises. Les éditions en devises Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte. Pour prendre en compte toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option. Constatation des écarts de conversion Si vous souhaitez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, il se peut qu'un écart de conversion soit constaté au moment de l’enregistrer. Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture : 1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées. 2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture. 3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement. 4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer]. 5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage. Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer. Menu Saisies 219 Les modèles de saisie A partir d'une écriture existante, vous pouvez générer un modèle que vous rappellerez chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type. Exemple Vous recevez tous les deux mois une facture d'EDF. La date, le numéro de pièce et le montant varient d'une facture à l'autre. En revanche, le journal, le numéro de compte fournisseur, le mode de paiement ne changent pas. Dans ce cas, vous pouvez créer un modèle Facture EDF qui reprendra ces informations.  Les modèles sont liés au mode de saisie dans lequel ils sont créés. Ainsi, un modèle créé en mode Saisie Standard ne sera pas proposé en Saisie guidée.  Pour réutiliser votre modèle via l'assistant Top Saisie, vous devrez lui affecter une famille (création à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES). Créer un modèle 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis saisissez intégralement l'écriture qui doit servir de modèle. 2. Avant d'enregistrer l'écriture, cliquez sur le bouton [Enregistre modèle] ou sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME MODÈLE du menu contextuel (clic droit). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nom du modèle à créer puis cliquez sur le bouton [OK]. Un message confirme l'enregistrement du modèle d'écriture. 4. Cliquez sur [OK] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre écriture.  Vous pouvez également créer un modèle à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Créer un modèle, page 122. Saisir une écriture à partir d’un modèle  Pour utiliser un modèle, la fenêtre de saisie ne doit contenir aucune ligne d'écriture. 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis cliquez sur le bouton [Saisir à partir d'un modèle] ou sélectionnez la commande SAISIR À PARTIR D'UN MODÈLE du menu contextuel (clic droit). Une fenêtre affiche la liste des modèles déjà créés. 2. Sélectionnez le modèle puis cliquez sur [OK]. L'écriture se trouve alors transférée en saisie. 3. Vérifiez les données et modifiez-les si nécessaire puis enregistrez votre écriture.  Vous pouvez également saisir une écriture d’après un modèle à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Saisir une écriture à partir d’un modèle, page 123. Créer un abonnement A partir d'une écriture existante, vous pouvez programmer plusieurs écritures à dates fixes. Exemple Vous réglez tous les 5 du mois votre facture de loyer, généralement du même montant. 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis saisissez intégralement l'écriture qui doit servir de modèle d'abonnement. 2. Avant d'enregistrer l'écriture, cliquer sur le bouton [Enregistrer abonnement] ou sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME ABONNEMENT du menu contextuel (clic droit). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nom du modèle à créer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 4. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). Menu Saisies 220 5. Définissez la fréquence à laquelle elles le seront (zone Tous les). 6. Pour pouvoir déclencher l'enregistrement de l'écriture d'abonnement via la commande ENREGISTRER L'ABONNEMENT du menu SAISIES, cochez la case Activer l'écriture automatiquement. 7. Validez vos choix en cliquant sur [OK]. Un message confirme l'enregistrement de l'abonnement. 8. Cliquez sur [OK] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre écriture.  Vous pouvez également créer un abonnement à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Créer un abonnement, page 122. Travail sur un compte Pointage manuel Rapprochement bancaire Lettrage manuel, Lettrage automatique TVA Relances Contrepassation, Réimputation Validation brouillard, Fin d’exercice Conformité sauvegarde DGFiP, Consultation sauvegarde DGFiP Liste des tâches, Rappels Mise sous surveillance Menu Traitements Menu Traitements 222 Vue d’ensemble Plusieurs opérations sont regroupées dans ce menu. Il vous permet notamment de : • pointer vos écritures comptables avec votre compte bancaire afin de vérifier l'intégrité de vos flux financiers ou à l'inverse de dérapprocher des écritures déjà pointées, • effectuer un lettrage automatique ou manuel permettant de rapprocher une facture et son règlement, • gérer votre TVA (les déclarations, les écritures comptables et les acomptes trimestriels en régime simplifié), • relancer vos clients en retard de paiement, • réaliser une contrepassation : annuler comptablement un mouvement erroné en créant un mouvement inverse, • réimputer un compte : effectuer un remplacement global de compte dans les écritures, • valider les écritures, • clôturer un exercice avant réouverture d'un nouvel exercice (grâce à l'assistant Top Clôture), • vérifier et consulter les sauvegardes DGFiP, • définir l’ensemble des tâches que vous devez effectuer à une date et une heure de votre choix, etc. Menu Traitements 223 Travail sur un compte  Menu TRAITEMENTS - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE Cette commande permet d'effectuer la plupart des opérations qu'il est possible de réaliser sur un compte. Vous pouvez ainsi : • saisir directement un règlement sur un compte de tiers, • modifier une pièce, • solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture, etc. 1. Cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Compte. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer un traitement puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Dans les zones Date du et au, indiquez la période à prendre en compte. 3. Si vous voulez n'afficher que les écritures validées, décochez la case Brouillard. 4. Si vous voulez inclure les écritures en simulation, cochez l’option correspondante. Dans la fenêtre Travail sur un compte, sélectionnez la ou les écritures (en maintenant la touche enfoncée) à traiter puis cliquez sur le bouton correspondant au traitement à effectuer. Régler Cette commande génère automatiquement les écritures d'encaissement (ou de paiement) des mouvements sélectionnés. Exemple Vous voulez générer un règlement pour trois factures. 1. Après sélection des 3 écritures concernées (en cliquant dessus avec la touche enfoncée), cliquez sur le bouton [Régler]. 2. Vérifiez le Journal de Banque, le compte et la date du règlement. Menu Traitements 224 3. Vous pouvez lettrer directement les lignes sélectionnées avec le règlement. Pour cela, vérifiez que l'option Lettrer à l'enregistrement est bien cochée. 4. Pour voir l'écriture avant de l'enregistrer, cochez l'option correspondante. 5. Cochez le type d'enregistrement des écritures : en brouillard ou en validation ou en simulation. 6. Cliquez sur [OK]. 7. Si vous avez coché l'option Validation, l'écriture sera enregistrée et validée. Un écriture validée ne peut plus être modifiée, un message vous demande donc de confirmer la validation. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Dans la fenêtre Travail sur un compte, vous retrouvez les écritures initiales avec en contrepartie les mouvements générés pour chaque facture au journal de banque. Contrepasser Voir Contrepassation, page 249. Extourner Cette commande génère une réimputation de compte mais contrairement à cette dernière, l'écriture initiale est conservée. Dans la fenêtre Extourne : 1. Indiquez la date de l'opération. 2. Saisissez le journal ainsi que le compte sur lequel sera réimputée l'écriture. 3. Précisez le mode d'extourne : • Global : les écritures extournées sont soldées et enregistrées dans un seul mouvement. • Détail : chaque écriture extournée est enregistrée dans un mouvement. Et, si vous extournez plusieurs écritures en une seule fois, vous avez la possibilité de générer un seul mouvement en cochant l'option Dans la même écriture. 4. Vous pouvez voir l'écriture avant de l'enregistrer. Pour cela, cochez l'option correspondante. 5. Cochez le type d'enregistrement des écritures : en brouillard ou en validation ou en simulation. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. 7. Si vous avez coché l'option Validation, l'écriture sera enregistrée et validée. Un écriture validée ne peut plus être modifiée, un message vous demande donc de confirmer la validation. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Solder Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. 1. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. 2. Indiquez la date de l'opération. 3. Vérifiez le journal ainsi que le compte sur lequel sera réimputée l'écriture. 4. Pour voir l'écriture avant de l'enregistrer, cochez l'option correspondante. 5. Cochez le type d'enregistrement des écritures : en brouillard ou en validation ou en simulation. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. 7. Si vous avez coché l'option Validation, l'écriture sera enregistrée et validée. Un écriture validée ne peut plus être modifiée, un message vous demande donc de confirmer la validation. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Menu Traitements 225 Inverser D/C Cette commande permet d'inverser les montants débit/crédit du mouvement sélectionné. Un message vous demande de confirmer l'inversion. Lettrage Voir Lettrage manuel, page 231. Pointage Voir Pointage manuel, page 226. Menu Traitements 226 Pointage manuel  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL  Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. 1. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage.  Les écritures en simulation ne sont pas gérées en mode cahier. 2. Dans la zone Compte, cliquez sur le bouton et sélectionnez le compte sur lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le Journal correspondant au compte sélectionné. 4. Pour retrouver les écritures qui vous intéressent, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Date du et au. • cocher la case Brouillard et/ou Simulation pour inclure les écritures correspondantes. • sélectionnez l'option Les pointées, Les non-pointées ou Les deux. 5. Cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointer par import (Uniquement disponible en mode Standard) Vous pouvez effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré au format CFONB. 1. Cliquez sur le bouton [Pointer par import]. 2. Selon le format du relevé fourni par votre banque, choisissez la commande RELEVÉ DE COMPTE CFONB ou AUTRES FORMATS. Menu Traitements 227 3. Si vous avez choisi AUTRES FORMATS, la fenêtre suivante s’affiche. Sélectionnez alors le format et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Allez dans le répertoire où vous avez stocké votre fichier de relevé bancaire. 5. Sélectionnez le fichier de votre relevé bancaire puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. La fenêtre Liste des opérations non pointées s’ouvre. Les lignes des opérations dont le montant est identique sont «prépointées » par le logiciel en attendant votre validation. 6. Vérifiez chacune des lignes en comparant celles du haut et du bas de la fenêtre. 7. Si vous repérez une erreur (par exemple une opération dont le montant est identique à une autre et qui a été prépointée à sa place), dans la liste des opérations à pointer, située en haut de la fenêtre, décochez la case A pointer. 8. Si, par erreur, vous avez coché ou décoché la case A pointer, cliquez sur le bouton . Ciel Compta compare à nouveau les opérations avec celles du relevé bancaire. Liste des opérations saisies dans Ciel Compta qui sont à pointer. Liste des opérations du relevé bancaire que vous venez d’importer. Ici, la colonne A pointer vous indique le statut à titre informatif. Menu Traitements 228 9. Une fois que vous avez terminé votre vérification, cliquez sur le bouton [Enregistrer le pointage des opérations]. Menu Traitements 229 Le rapprochement bancaire  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENTS BANCAIRES Le rapprochement bancaire consiste à marquer les écritures comptabilisées par votre banque et celles de votre comptabilité. Cette opération permet ainsi de détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous. Vous pouvez choisir d'afficher tous les comptes ou le compte de votre choix que vous sélectionnez à l'aide du bouton . Effectuer un nouveau rapprochement bancaire 1. Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Créer un rapprochement bancaire. 2. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le rapprochement puis cliquez sur [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, renseignez les informations relatives au relevé bancaire (Référence, Période, Solde initial et Solde final) puis cliquez sur [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 5. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton ou . Les lignes pointées apparaissent en italique. Vous pouvez également pointer les écritures automatiquement. Pour cela, cliquez sur le bouton situé en haut de la fenêtre puis sélectionnez le format d’import.  Pour plus de détails sur le pointage automatique, reportez-vous au paragraphe “Pointer par import (Uniquement disponible en mode Standard)”, page 226. Modifier un rapprochement bancaire Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Modifier un rapprochement bancaire. Le principe est ensuite identique à la réalisation d'un nouveau rapprochement bancaire. Imprimer un rapprochement bancaire 1. Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Editer un rapprochement bancaire. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez les valeurs à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. Menu Traitements 230 Consulter la liste des rapprochements bancaires Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Afficher les rapprochements bancaires. La liste des rapprochements bancaires s'ouvre. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, imprimer ou supprimer un rapprochement bancaire. Menu Traitements 231 Lettrage manuel  Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL Dans le cas du lettrage manuel, vous effectuez le lettrage d'un compte à la fois. 1. Indiquez le numéro du Compte à lettrer. 2. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Date du et au. • cocher les cases Brouillard et/ou Simulation. • sélectionnez l'option Les lettrées, Les non-lettrées ou Les deux. 3. Cliquez sur le bouton pour lancer la sélection des écritures. 4. Si le compte n'est pas déclaré lettrable dans la base plan comptable, le logiciel vous en informe et vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] s'il doit bien être lettré.  Les écritures en simulation ne sont pas gérées en mode cahier. Lettrer manuellement les écritures ligne à ligne La première solution pour lettrer les écritures d'un compte consiste à sélectionner les différentes lignes à lettrer. Pour cela : 1. Double-cliquez sur la première ligne devant être lettrée. La ligne ainsi sélectionnée est alors affichée en italique, un code lettrage par défaut est affecté dans la colonne Lettre, et le montant débit ou crédit mouvemente la ligne Courants dans le tableau récapitulatif des soldes. 2. Procédez ainsi pour chacune des lignes à lettrer. 3. Lorsque le solde des écritures sélectionnées est à zéro, le logiciel vous propose alors de changer de code lettrage afin qu'une nouvelle lettre soit affectée aux prochaines écritures à lettrer. Si vous voulez utiliser un code lettrage différent pour chaque groupe d'écritures à lettrer, cliquez sur le bouton [Oui]. Dans le cas contraire, cliquez sur [Non]. 4. Si votre lettrage n’est pas équilibré, un message vous en informe et vous propose au choix : • de délettrer toutes les écritures du traitement en cours. Pour cela, cliquez sur le bouton , • d’enregistrer une écriture qui équilibre le lettrage. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre Equilibrage du lettrage s’affiche. Voir Equilibrer les écritures à lettrer dont le solde est diffé- rent de zéro, page 232. • de poursuivre le lettrage. Pour cela, cliquez alors sur le bouton . Lettrer automatiquement les écritures selon le montant ou le n° de pointage Dans ce cas, le lettrage est effectué par le logiciel, d'après l'option que vous retenez.  Aucun lettrage manuel ne doit être en cours pour utiliser cette commande. 1. Cliquez sur le bouton . 2. Sélectionnez l'option correspondant au type de lettrage que vous voulez effectuer : Menu Traitements 232 • [Montant] : Le logiciel analyse le montant des écritures pour effectuer le lettrage. • [Référence] : Dans ce cas, le logiciel recherche les écritures ayant le même numéro, défini dans la zone Ref. Pointage/Lettrage lors de la saisie des écritures, et leur affecte le même code lettrage si leur solde est à zéro. 3. Si vous choisissez un lettrage par montant, définissez ensuite la puissance de recherche en choisissant un niveau sur une échelle de 1 à 10. Ces niveaux correspondent au nombre maximum de règlements que le logiciel doit faire correspondre à la facture. Ainsi, si vous choisissez le niveau 1, le logiciel recherchera pour une facture donnée un seul et unique règlement du même montant. Pour le niveau 2, Ciel Compta cherchera 2 montants dont la somme donnera le montant de la facture, et ainsi de suite. Lettrer toutes les écritures présentées dont le solde est à zéro Si le solde des écritures affichées dans la liste est à zéro, ce que vous vérifiez dans la colonne Solde des écritures Non lettrées, cliquez sur le bouton . Equilibrer les écritures à lettrer dont le solde est différent de zéro Il se peut qu'un écart de règlement entre la facture et le paiement empêche le lettrage des écritures. Dans ce cas, vous avez la possibilité d'enregistrer (avec le bouton )une écriture de régularisation dont le montant sera calculé par le logiciel de telle sorte qu'il équilibre les différentes lignes à lettrer. Pour cela, vous devez avoir autorisé l'écart de règlement pour le lettrage dans les options du dossier (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - Règlement). Dans la fenêtre suivante : Attention ! écran différent entre Ciel Compta et Ciel Compta Facile. Les options Brouillard, Validation et Simulation n’apparaissent pas dans Compta Facile. Selon qu'il s'agit d'une charge ou d'un produit, le montant correspondant à l'écart de règlement est imputé au compte adéquat défini dans les paramètres du dossier. Exemple La facture du client 411000, de 228.37 euros, doit être lettrée avec son règlement qui est de 228.67 euros. Menu Traitements 233 Le logiciel va créer une écriture de régularisation pour équilibrer les 30 centimes d'euros en sus. Dans notre exemple, le montant est imputé au débit du compte 411000 et au crédit du compte 670000 Charges exceptionnelles. 1. Cochez l’option Voir l’écriture avant de l’enregistrer pour un contrôle préalable. 2. Cochez le type d’enregistrement souhaité: brouillard, validation ou simulation. 3. Par défaut, l’écriture générée est enregistrée en Brouillard. Vous pouvez modifier son statut en cochant les options Validation ou Simulation. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Annuler le lettrage d’un compte A tout moment vous avez la possibilité d'annuler le lettrage d'un compte. 1. Activez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS. 2. Sélectionnez le compte à délettrer et la plage de dates. 3. Cochez l’option Les lettrées. 4. Pour délettrer une ligne, sélectionnez-la. Pour délettrer toutes les écritures présentées dans la liste, sélectionnez une ligne de vos écritures (n’importe laquelle). Faites un clic-droit à l’aide de votre souris, puis sélectionnez la commande TOUT SÉLECTIONNER (du menu CONTEXTUEL). 5. Cliquez sur le bouton . 6. Cliquez sur le bouton . Vos écritures délettrées ne sont plus affichées à l’écran. Pour les visualiser, cochez l’option Les Lettrées. Annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton . Un message vous demande si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Cliquez sur le bouton correspondant à votre choix. Menu Traitements 234 Lettrage automatique  Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE AUTOMATIQUE Le traitement que vous effectuez par cette commande est identique à celui que vous lancez avec le bouton de la commande LETTRAGE MANUEL, à la différence près que vous pouvez lettrer plusieurs comptes en même temps et que seuls les comptes déclarés lettrables sont pris en compte. 1. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 2. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. • Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 3. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Annuler le lettrage d'un compte A tout moment vous pouvez annuler le lettrage d'un compte. 1. Cochez la case Mode délettrage située dans l'entête de la fenêtre. 2. Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez annuler le lettrage. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes. Vous pouvez également délettrer uniquement le dernier lettrage automatique effectué. 3. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Menu Traitements 235 TVA  Menu TRAITEMENTS - commande TVA Cette commande donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. Voir Gérer la déclaration de TVA, page 235. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Voir Gérer l’acompte de TVA, page 243. Gérer la déclaration de TVA  En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA ANNUELLE La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié, L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (souscription ou non à la télédé- claration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas proposés. Exemple de l’assistant de TVA avec la télédéclaration activée dans votre dossier. 1. Cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser. • Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la téléprocédure. • Télédéclarer ma TVA. • Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la téléprocédure. • Enregistrer mon paiement de TVA. • Enregistrer mon remboursement de TVA. Menu Traitements 236 • Afficher ma liste des déclarations. 2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK]. Télédéclarer ma TVA Introduction Via le module Ciel directDéclaration TVA et le portail Ciel (www.ciel.com), l'assistant vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis votre logiciel de comptabilité vers la Direction Générale des Finances Publiques. Ce type de transfert de données s'appelle une télédéclaration. Grâce au module Ciel directDéclaration TVA, vous êtes assuré que : • vos données sont bien transmises en temps et en heure ; • la transmission s’est déroulée sans incident ; • vos destinataires reconnaissent votre transmission comme conforme et recevable : vos données seront converties au format EDI, exigé par la Direction Générale des Finances Publiques, avant d’être transmises à celle-ci ; • vous disposez des meilleures garanties quant à la transmission des données de votre entreprise : sécurité du routage par certificat, cryptage des données, liaisons Internet http sécurisées, etc. Voici les différentes étapes à suivre pour établir votre déclaration de TVA et la télédéclarer. Souscription au service de télédéclaration de la DGFiP 1. Pour pouvoir télédéclarer vos données, vous effectuez auprès de la Direction Générale des Finances Publiques une demande d’adhésion au service de télédéclaration de la TVA. Après avoir pris en compte votre demande, la DGFiP vous attribuera un numéro d’adhésion. Ce numéro vous sera demandé lors du paramétrage de la téléprocédure de votre logiciel. Souscription à Ciel directDéclaration TVA et paramétrage 2. Après avoir adhéré au service de télédéclaration de la TVA, vous souscrivez auprès des services Ciel à un abonnement à Ciel directDéclaration TVA, nécessaire pour bénéficier des droits de télédéclaration. 3. Vous paramétrez la déclaration de TVA et la téléprocédure de TVA dans votre logiciel. Voir Onglet Téléprocédures TVA, page 34. Télédéclarer la TVA 4. Vous télédéclarez votre déclaration de TVA à l’aide de l’option Télédéclarer ma TVA présente dans l’assistant de TVA. Déroulement de la télédéclaration 5. Le module Ciel directDéclaration TVA s’authentifie sur le portail Ciel et reçoit votre déclaration, la traite puis l’envoie à la DGFiP. Vous recevez une confirmation de sa réception, puis de son acceptation. Télédéclaration Etape : Paramètres Une fois que vous avez sélectionné l’option Télédéclarer ma TVA et cliqué sur le bouton [Suivant>], vous arrivez à l’étape Paramètres de l’assistant.  Si vous n'avez pas indiqué que vous avez opté pour la télédéclaration de TVA, la fenêtre Paramètres de TVA s'affiche. Cochez alors la case J'ai souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous arrivez ensuite à l'assistant de TVA. Attention ! Vous devez avoir souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP. Et, vous devez l’indiquer dans les paramètres TVA de votre dossier. Voir Onglet Téléprocédures TVA, page 34. Menu Traitements 237 Dans cette étape, vous devez définir les paramètres de votre déclaration de TVA. 1. Définissez la période pour laquelle vous télédéclarez votre TVA. En régime simplifié, la période est par défaut l'exercice en cours et vous ne pouvez pas la modifier.  En régime réel, vous devez télédéclarer votre TVA de façon chronologique sinon un message d’erreur apparaîtra. Par exemple, si vous faites votre télédéclaration du mois de mai 2013, votre prochaine déclaration sera celle de juin 2013. 2. Indiquez si vous souhaitez Inclure les écritures en brouillard en cochant l’option correspondante. 3. Si vous souhaitez visualiser ou modifier la déclaration, sélectionnez Oui à la question. 4. Si la déclaration a déjà été réalisée sur la même période, cochez la case Recalculer les valeurs automatiquement pour tenir compte des modifications puis choisissez si vous voulez oui ou non contrepasser l'écriture d'OD de TVA. La contrepassation permet d'annuler l'écriture d'OD de TVA qui a déjà été enregistrée sur la même période. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etat préparatoire Si vous avez choisi de visualiser la déclaration à l'écran, l'état préparatoire s'affiche. Voir L’état préparatoire de TVA, page 240. Une fois que vous l'avez vérifié ou modifié, cliquez sur le bouton [OK]. Vous arrivez alors à l'étape Gestion des paiements. Menu Traitements 238 Etape : Gestion des paiements Les informations concernant la déclaration que vous allez télédéclarer s’affichent. TVA à payer Cette zone vous indique le montant de TVA à payer dont les taxes assimilées. Vous n’avez rien à saisir dans cette zone. Liste des modes de règlement 1. Indiquez le mode de règlement choisi en utilisant les boutons [Créer] ou [Modifier]. Si vous cliquez sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s’affiche : 2. Si votre mode de paiement est le Télérèglement, choisissez le compte de banque sur lequel le paiement de TVA sera débité.  L’IBAN de ce compte doit être renseigné et valide. Pour renseigner l'IBAN du compte sans quitter la fenêtre, placez la souris dans la zone Banque puis appuyez sur la touche . La fiche du compte s'ouvre et vous pouvez alors le saisir. Excédent de TVA Cette zone indique les montants de crédit de TVA et de demande de remboursement saisis dans l'état pré- paratoire. Vous ne pouvez pas les modifier. En régime simplifié, vous disposez en plus de la zone Banque. 3. Si vous avez demandé un remboursement de TVA, sélectionnez le compte de banque sur lequel la somme sera créditée. Si vous n’avez pas coché l’option J’ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP dans les paramètres de la Téléprocédure TVA, le mode de règlement Télérèglement n’est pas pré- senté dans la liste déroulante Type de règlement. Cette référence est calculée automatiquement. Menu Traitements 239 L’IBAN de ce compte doit être renseigné et valide. Dans le cas contraire, un message vous en avertira à la validation de la fenêtre.  Astuces ! Pour renseigner l'IBAN du compte sans quitter la fenêtre, placez le curseur de la souris dans la zone Banque puis appuyez sur la touche . La fiche du compte s'ouvre et vous pouvez alors la modifier. Arrêt d’activité 4. Si votre activité doit s’arrêter, indiquez la date de cession ou de cessation dans la zone Arrêt d’activité. 5. Si votre entreprise est en redressement, indiquez la date de redressement. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la télédéclaration. Le module Ciel directDéclaration TVA s’ouvre. 7. Dans Ciel Compta, un message vous propose d'enregistrer l'écriture d'OD correspondante. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Si vous acceptez, vous retrouverez le mouvement comptable correspondant dans la liste des écritures. Envoyer votre déclaration à la DGFiP A ce stade, votre déclaration a été transférée dans Ciel directDéclaration mais pas encore à la Direction Générale des Finances Publiques. 1. Si l’aperçu de la déclaration n’est pas affichée à l’écran, sélectionnez la déclaration à transmettre à la DGFiP dans la partie supérieure de la fenêtre. 2. Cliquez sur le bouton [Envoyer]. Vous pouvez consulter le résultat de votre télédéclaration dans le module Ciel directDéclaration. Retransmettre à l'identique la dernière déclaration  Cette option est uniquement visible si vous avez souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP et que vous l'avez indiqué dans les paramètres de TVA. 1. Dans l’assistant, choisissez l’option Retransmettre à l’identique la dernière déclaration. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Menu Traitements 240 3. Un message s’affiche pour vous prévenir que la dernière déclaration sera retransmise à l’identique. Cliquez sur [Oui] pour confirmer la retransmission.  Si vous aviez déjà transmise cette déclaration, elle sera automatiquement remplacée par celle que vous retransmettez. Visualiser mon état préparatoire de TVA  Cette option est uniquement visible lorsque vous déclarez votre TVA sans passer par la télédéclaration. 1. En régime simplifié, l’exercice en cours est indiqué par défaut. En régime réel, indiquez la période de la déclaration. 2. Précisez si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation en cochant l'option correspondante.  Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 3. Si la déclaration a déjà été réalisée sur la même période, cochez la case Recalculer les valeurs automatiquement pour tenir compte des modifications puis choisissez si vous voulez oui ou non contrepasser l'écriture d'OD de TVA. La contrepassation permet d'annuler l'écriture d'OD de TVA qui a déjà été enregistrée sur la même période. 4. Validez votre paramétrage en cliquant sur [OK]. L'état préparatoire de votre TVA s'affiche. Il comprend l'ensemble des lignes de la déclaration papier. L’état préparatoire de TVA 5. Vérifiez et modifiez, si nécessaire, les informations qui figureront sur la déclaration de TVA.  Pour afficher les autres feuillets de la déclaration, cliquez sur les différents boutons de navigation , situés en haut de la fenêtre. Menu Traitements 241 6. Vous pouvez ajouter un commentaire à la déclaration en cliquant sur le bouton situé en haut de la fenêtre. 7. Pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Aperçu]. Pour lancer directement l'impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Impression]. 8. Terminez la déclaration en cliquant sur [OK]. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture d'OD correspondante. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Si vous acceptez, vous retrouverez le mouvement comptable correspondant dans la liste des écritures. Enregistrer mon paiement de TVA Une fois que vous avez sélectionné cette option et cliqué sur le bouton [OK], la fenêtre Paiement s'affiche.  Reportez-vous au paragraphe “Enregistrer un paiement ou un remboursement de TVA”, page 244. Enregistrer mon remboursement de TVA Une fois que vous avez sélectionné cette option et cliqué sur le bouton [OK], la fenêtre Encaissement s'affiche.  Reportez-vous au paragraphe “Enregistrer un paiement ou un remboursement de TVA”, page 244. Afficher ma liste des déclarations Cette liste regroupe toutes les déclarations de TVA que vous avez générées. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, visualiser l’aperçu, imprimer ou paramétrer votre déclaration. Créer une déclaration de TVA Dans la liste des déclarations, cliquez sur le bouton . La fenêtre Déclaration de TVA s’affiche. 9. Choisissez la période à prendre en compte pour la déclaration. 10. Précisez si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation.  Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 11. Si vous avez modifié l'une des informations du paramétrage de la TVA, cochez la case Recalculer les valeurs automatiquement pour en tenir compte. 12. Validez votre paramétrage en cliquant sur [OK]. Attention ! Vérifiez au préalable les comptes de TVA à utiliser par défaut dans les paramètres TVA, au niveau de l'onglet TVA. Attention ! Vérifiez au préalable les comptes de TVA à utiliser par défaut dans les paramètres TVA, au niveau de l'onglet TVA. Attention ! Si vous avez souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP dans vos paramètres TVA, vous ne pouvez pas créer une déclaration de TVA à partir de la liste des déclarations. Le bouton [Créer] n’existe pas dans la barre d’actions. Vous devez obligatoirement passer par la téléprocédure en sélectionnant l’option Télédéclarer ma TVA dans l’assistant de TVA . Menu Traitements 242 L'état préparatoire Déclaration de TVA s'affiche. Il comprend l'ensemble des lignes de la déclaration papier. Voir L’état préparatoire de TVA, page 240. Modifier une déclaration de TVA  Seule la dernière déclaration peut être modifiée. 1. Pour modifier une déclaration, sélectionnez la dernière dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, paramétrez la déclaration puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Créer une déclaration de TVA, page 241. 3. Dans l’état préparatoire, modifiez les informations saisies puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir L’état préparatoire de TVA, page 240. Supprimer une déclaration de TVA  Seule la dernière déclaration peut être supprimée. Vous pouvez également supprimer une déclaration télédéclarée. 1. Sélectionnez la dernière déclaration réalisée puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un message vous propose de contrepasser l'écriture d'OD de TVA, ceci afin d'annuler l'écriture correspondante. Cliquez sur le bouton [Oui]. Visualiser l’aperçu ou imprimer une déclaration de TVA 1. Pour imprimer une déclaration, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration ou sur le bouton pour lancer directement l'impression de la déclaration. Paramétrer une déclaration de TVA Ce bouton permet d’ouvrir les paramètres de TVA de votre dossier. Voir Onglet Etat TVA, page 34.  Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message vous informe de fermer toutes les fenêtres. Cliquez sur [OK] pour confirmer. Attention ! Si vous avez souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP dans vos paramètres TVA, vous ne pouvez pas modifier une déclaration de TVA à partir de la liste des déclarations. Le bouton [Modifier] n’existe pas dans la barre d’actions. Vous devez obligatoirement passer par la téléprocédure en sélectionnant l’option Télédéclarer ma TVA dans l’assistant de TVA. Menu Traitements 243 Gérer l’acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.  Menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, tous les 15 du mois, vous recevez votre avis d'impôt qui vous précise le montant de votre acompte. Et, c'est à cette occasion que vous pouvez modifier ou annuler le montant de l'acompte en envoyant à l'administration le formulaire N°3514. Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser. Afficher le montant réelle de ma TVA du trimestre 1. Une fois que vous avez sélectionné cette option, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Indiquez les mois de début et de fin du trimestre. 3. Précisez si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation en cochant les options correspondantes.  Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. La dernière étape vous présente alors le montant de la TVA sur le trimestre indiqué. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant>] pour revenir à la première étape de l'assistant. Vous pouvez alors : • changer le montant de votre acompte. • enregistrer en comptabilité le paiement de l'acompte calculé par votre logiciel. • enregistrer un remboursement de TVA sur immobilisations. Moduler mon acompte 1. Une fois que vous avez sélectionné cette option, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Indiquez les mois de début et de fin du trimestre. 3. Précisez si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation en cochant les options correspondantes.  Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. Menu Traitements 244 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. L'état préparatoire Avis d'acompte de TVA s'affiche. Cet état préparatoire présente uniquement le verso du formulaire N° 3514, pré-rempli par votre logiciel. 5. Pour obtenir l'aperçu avant impression de l'avis d'acompte sur TVA, cliquez sur le bouton . Pour lancer directement l'impression de l'avis d'acompte sur TVA, cliquez sur le bouton . Il ne vous reste plus qu'à recopier les montants dans le document officiel remis par l'administration. 6. Il vous est demandé si vous voulez enregistrer l'écriture de l'acompte. Cliquez sur le bouton [Oui] et reportez-vous au paragraphe qui suit pour obtenir plus de détails. Enregistrer le paiement de mon acompte Une fois que vous avez sélectionné cette option et cliqué sur le bouton [OK], la fenêtre Paiement s'affiche.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Enregistrer un paiement ou un remboursement de TVA”, page 244. Si vous travaillez en mode cahier, reportez-vous au paragraphe “Paiement et remboursement de TVA en mode cahier”, page 74. Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations Une fois que vous avez sélectionné cette option et cliqué sur le bouton [OK], la fenêtre de saisie s'affiche.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Enregistrer un paiement ou un remboursement de TVA”, page 244. Si vous travaillez en mode cahier, reportez-vous au paragraphe “Paiement et remboursement de TVA en mode cahier”, page 74. Enregistrer un paiement ou un remboursement de TVA Une fois que vous avez sélectionné une option permettant l’enregistrement en comptabilité d’une écriture de TVA et cliqué sur le bouton [OK], la fenêtre Paiement ou Encaissement s'affiche. Quel que soit le type d'écriture de TVA que vous saisissez, le principe est identique. 1. Le code du Journal est proposé par défaut et doit correspondre à un journal de type trésorerie. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l'icône puis sélectionnez le journal adéquat. Selon le type d'écriture que vous enregistrez, le compte de TVA correspondant est proposé. Par défaut, votre logiciel indique le compte : • 445510 - TVA à décaisser pour une écriture de paiement de TVA. • 445830 - Remboursement de TVA demandé pour une écriture de remboursement de TVA. • 445810 - Acompte de TVA pour une écriture de paiement d'acompte de TVA. Uniquement en régime simplifié et en déclaration trimestrielle. 2. Si le compte à utiliser est différent, allez dans les paramètres TVA de votre société afin de le modifier. Voir Onglet TVA, page 33. 3. Saisissez la date de l'écriture si elle est différente de la date du jour. 4. Sélectionnez à l'aide de l'icône le mode de paiement utilisé pour payer ou encaisser le règlement. 5. Dans la zone N°pièce, attribuez éventuellement un numéro à la pièce (sur 15 caractères alphanumé- riques maximum). Ce numéro facilite la recherche et l'identification de l'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Menu Traitements 245 6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite dans la liste des écritures, sur les éditions. Modifiez à votre convenance le libellé proposé par défaut. Le bouton , situé à la fin de la zone Libellé, permet de saisir un commentaire pour l'écriture. 7. Si vous tenez une comptabilité analytique, sélectionnez le Code analytique correspondant à l'opération. L'icône permet d'en affecter plusieurs. 8. En saisie Paiement ou Remboursement de TVA uniquement, le montant est calculé automatiquement en fonction de votre écriture d’OD de TVA 9. Dans la zone Compte de banque, indiquez le compte de trésorerie sur lequel sera ventilé l'écriture de paiement ou de remboursement. 10. Sélectionnez le mode d'enregistrement de l'écriture en : Brouillard, Validation ou Simulation. Voir Enregistrer les écritures, page 176.  Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 11. Cliquez sur le bouton [OK] Menu Traitements 246 Relances clients Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela : • lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance, • les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ), • la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance) doit être cochée.  Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel. Relances en version Millésime  Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS Une fenêtre regroupant les 3 états disponibles pour la relance client s'affiche. 1. Sélectionnez l'état qui correspond à votre demande (1ère, 2ème ou 3ème lettre de relance) puis cliquez sur le bouton [Imprimer] situé en haut de la fenêtre. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de vos relances. 2. Sélectionnez les Clients auxquels vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options proposées : • Tous : Tous les clients existants seront sélectionnés. • Le client : Dans ce cas, vous n'indiquez que le code du client auquel vous voulez envoyer une relance. Utilisez l'icône d'appel de liste pour le sélectionner. 3. Renseignez la zone Factures non réglées et échues au. La relance sera éditée pour tous les clients ayant des factures qui n'ont pas été lettrées et dont l'échéance est située avant la date indiquée ou non renseignée. 4. Vous pouvez spécifier : • le dépassement en jour de la date d'échéance • le mode de paiement utilisé pour les factures • le seuil de relance calculé par rapport à un montant minimal ou par rapport à l'encours client autorisé. Si vous choisissez cette dernière option, le logiciel éditera les lettres de relance des factures non réglées dont le montant est supérieur à l'encours autorisé paramétré dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Client, zone Encours autorisé). 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression de votre lettre de relance. Menu Traitements 247 Relances en version Evolution  Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS Paramétrage des relances 1. Renseignez la zone Factures non réglées et échues au. La relance sera éditée pour tous les clients ayant des factures qui n'ont pas été lettrées et dont l'échéance est située avant la date indiquée ou non renseignée. 2. Précisez le ou les compte(s) à relancer. 3. Vous pouvez spécifier : • le dépassement en jour de la date d'échéance, • le mode de paiement choisi, • le seuil de relance calculé par rapport à un montant minimal ou par rapport à l'encours client autorisé. Si vous choisissez cette dernière option, le logiciel éditera les lettres de relance des factures non réglées dont le montant est supérieur à l'encours autorisé paramétré dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Client, zone Encours autorisé). 4. Vous pouvez éditer les lettres de relances en utilisant les lettres types (modèles) ou les niveaux de relance. Cochez l’option correspondante. • Lettre type : dans la zone La lettre type, cliquez sur le bouton pour choisir le niveau de relance souhaité. Quatre modèles de lettre de relance (ou lettres types) sont préparamétrés. Le 4ème modèle mentionne le taux d’intérêt applicable pour tout retard de paiement. Pour cela, vous devez avoir renseigné la zone taux d’intérêt des pénalités de retard dans les paramètres comptabilité (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ).  Vous pouvez modifier les lettres types en activant les commandes RELANCES - MODIFIER LETTRE DE RELANCE 1, 2 ou 3 du menu TRAITEMENTS. • Niveau de relances : les niveaux de relance sont définis pour chaque lettre lors du paramétrage de vos comptes clients (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance). Menu Traitements 248 Actions sur les relances Les factures correspondant aux critères définis précédemment s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre. Vous pouvez alors : • décocher les factures à ne pas relancer, • consulter l'aperçu avant impression des factures cochées en cliquant sur le bouton [Aperçu], • lancer directement l'édition des factures cochées en cliquant sur le bouton [Imprimer], • envoyer les factures cochées par mail en cliquant sur le bouton [E-mail], • modifier les factures cochées en cliquant sur le bouton [Modifier l’écriture], • modifier le niveau de relance des factures cochées en cliquant sur les boutons [Incrémenter], [Décré- menter] ou [Mise à zéro].  Pour l'impression du nom et de l'adresse du client, le logiciel utilise les informations saisies dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Client). Menu Traitements 249 Contrepassation  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION  Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.  La commande CONTREPASSATION présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées.Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 1. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. 2. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. Attention ! Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. Menu Traitements 250  Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 3. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. 4. La date du jour est proposée par défaut comme date de l'écriture à contrepasser mais vous pouvez la modifier dans la zone Date. Par défaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais vous pouvez le modifier. Le libellé du mouvement est également proposé par défaut. Vous pouvez le modifier. 5. Choisissez le mode utilisé pour générer l'écriture en sélectionnant l'option correspondante : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 6. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 7. Sélectionnez le mode d’enregistrement: brouillard, validation ou simulation. 8. (Non disponible en mode Cahier) Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 9. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. 10. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... Actions sur les écritures Vous pouvez effectuer d’autres actions sur les écritures directement depuis la contrepassation : • modifier ou supprimer l’écriture sélectionnée en cliquant sur le bouton correspondant . • modifier ou consulter le compte d’enregistrement de l’écriture, en cliquant sur le bouton correspondant . Menu Traitements 251 Réimputation Réimputation d'un compte  Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - COMPTE Cette opération consiste à permuter automatiquement des écritures passées pour un compte sur un autre compte.  La réimputation est effectuée uniquement sur des écritures en brouillard ou simulation. Exemple Saisissez des écritures pour le compte 411DURAND. En même temps, un compte 411DURANT (avec un T) existe dans le plan de comptes. Vous vous apercevez qu'il y a eu une mauvaise affectation et que des écritures destinées au 411DURAND ont été saisies sur le 411DURANT. Pour remédier rapidement à cette confusion, il suffit d'intervertir les numéros de compte pour la période concernée. 1. Saisissez le numéro de compte à réimputer. L’icône ouvre la liste des comptes disponibles. 2. Saisissez le compte sur lequel les écritures vont être réimputées. 3. Indiquez la période de réimputation. 4. Lancez l'opération en cliquant sur . 5. Le logiciel vous avertit qu'il va procéder à la réimputation et vous demande de confirmer le traitement. Réimputation d'un code budgétaire  Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - CODE ANALYTIQUE La réimputation d'un code analytique s'effectue de la même façon que celle d'un compte, à la différence près que la réimputation porte sur les codes analytiques et peut être exécutée sur des écritures validées. Exemple Vous achetez du matériel informatique que vous dédiez au service Développement de votre société. Vous attribuez, lors de la saisie des écritures, le code DV créé pour le service Développement. Ces écritures sont validées directement. Vous vous apercevez, trop tard, que le matériel en question ne devait pas être affecté au service Développement mais orienté vers le service Maintenance. Vous procédez donc à la réimputation des codes. Réimputation d'un journal  Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - JOURNAL La réimputation d'un journal s'effectue de la même façon que celle d'un compte, à la différence près que la réimputation porte sur les journaux. Menu Traitements 252 Validation brouillard  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD  Menu EXPERT COMPTABLE - commande VALIDATION BROUILLARD Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une contrepassation. Voir Contrepassation, page 249. Vous allez choisir les mouvements devant être validés en définissant des critères de sélection. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Cochez la case Inclure les écritures en simulation pour sélectionner les écritures en simulation comprise dans cet intervalle. 4. (Non disponible en mode cahier) Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 5. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 6. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [Valider]. 7. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 8. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].  Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. Menu Traitements 253 Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE  Menu EXPERT COMPTABLE - commande FIN D’EXERCICE Si vous avez une comptabilité multi-devises Avant de lancer la clôture, vous devez impérativement mettre à jour l'historique des taux de change. Pour procéder aux évaluations, le logiciel utilise le dernier taux de change renseigné dans le menu LISTES, commande DEVISES. Renseignez, pour chacune de vos devises, le taux à la date de clôture de votre exercice. Reportez-vous ensuite au paragraphe “Étapes de vérification supplémentaires”, page 255. L'assistant Top Clôture L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. Clôture et réouverture Si vous ne souhaitez pas utiliser l'assistant Top Clôture, vous devez : 1. lancer la clôture, 2. puis lancer la réouverture. L’assistant Top Clôture  Menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].  Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clô- ture, lien Traitements. 4. L'étape suivante de l'assistant vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales obligatoires. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK]. 7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 8. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. Attention ! La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Voir Validation brouillard, page 252. Menu Traitements 254 9. La première étape de l’assistant de Réouverture s'affiche automatiquement. Vous pouvez alors procé- der à l'ouverture d'un nouvel exercice. Voir Réouverture, page 254. Clôture  Menu TRAITEMENTS ou EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - CLÔTURE 1. Au lancement de cet assistant, les traitements obligatoires qui n’auraient pas été réalisés auparavant vous sont proposés automatiquement. Acceptez de réaliser ces traitements, ceux-ci étant indispensables pour pouvoir clôturer votre exercice. 2. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement tous les documents comptables légaux et obligatoires. 4. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK]. 7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 8. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. Vous devez maintenant lancez la réouverture de votre exercice. Réouverture  Menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Cette commande n'est accessible que si vous avez auparavant effectué la clôture de l'exercice. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Report en détail dans l'écriture d'A-nouveau, sélectionnez Oui pour reporter le détail des écritures non lettrées (uniquement disponible en mode Standard) et des écritures non pointées dans l'Anouveau. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 5. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets. 6. Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante. Dans le cas contraire, cochez l'option Ne pas supprimer les déclarations. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 8. A la fin, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. Attention ! La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Voir Validation brouillard, page 252. Menu Traitements 255 Clôture et réouverture dans le cadre d’une comptabilité multidevises En clôture, le logiciel constate automatiquement les écritures de différence de conversion actif/passif (constatation des gains et de pertes de change latents), suite à l'évaluation au taux du jour de clôture, des dettes et créances en devises. Pour les pertes latentes des comptes de tiers, le logiciel ne génère pas d'écriture de provision pour pertes de change. Dans le journal paramétré en tant que journal des A-Nouveaux, le logiciel génère un mouvement de clô- ture pour chaque écriture en devise. Les écritures d'évaluation constatées automatiquement par le logiciel sont inscrites dans le mouvement de clôture de la devise locale. Étapes de vérification supplémentaires Si vous gérez une comptabilité multidevises, la clôture comporte quelques étapes de vérification supplé- mentaires à une clôture d'exercice ordinaire : Données supplémentaires à contrôler Vous devez vérifier les racines de comptes clients/fournisseurs : le logiciel constate les différences de conversion actif/passif sur les écritures (non lettrées) des comptes clients et fournisseurs correspondant à ces racines. Paramètres Vérifiez l'exactitude des comptes de différence de conversion Actif et différence de conversion Passif utilisés pour l'enregistrement des écritures de différences de conversion des dettes et créances en devises. Traitement des comptes clients et fournisseurs : écritures de différences de conversion actif et passif Clôture Traitement des comptes de Tiers déclarés «lettrables» dans le Plan de comptes Les écritures de différences de conversion actif et passif sont exclusivement constatées sur les écritures en devise non lettrées au jour de la clôture. Il est donc TRES IMPORTANT de lettrer vos comptes clients et fournisseurs avant d'effectuer la clôture. Le logiciel enregistre les écritures sur les comptes de différence de conversion actif et passif compte tenu : • de la variation du taux de change (différence entre le taux de change de la devise le jour de l'inscription en comptabilité, et le taux de change le jour de la clôture), • du type d'enregistrement comptable (dettes ou créances). Traitement des comptes de Tiers déclarés «non lettrables» dans le Plan de comptes Le logiciel ne constate aucune différence de conversion actif/passif sur les comptes de tiers non lettrables. Réouverture Comptes de Tiers déclarés «lettrables» Les écritures non lettrées et les écritures de différences de conversion actif et passif sont reprises en détail dans le mouvement de réouverture du journal des A Nouveaux. De plus, les écritures de différences de conversion actif et passif sont automatiquement extournées dans le journal des Opérations Diverses. Comptes de Tiers déclarés «non lettrables» Les écritures de ces comptes sont reprises sous forme de solde pour chaque compte de tiers. Menu Traitements 256 Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. Vous pouvez consulter vos sauvegardes qui sont classées par exercice. 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités : • si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de sauvegarde de l’exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde. 2. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Menu Traitements 257 Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. La sauvegarde est donc obligatoire. Vous pouvez, à partir de cette fenêtre, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes DGFiP sont classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez consulter les sauvegardes DGFiP de vos exercices précédents, les enregistrer ou les envoyer par e-mail. 1. La fenêtre présente la liste des sauvegardes DGFiP par exercice. Double-cliquez sur l'exercice souhaité pour accéder aux archives correspondantes. Vous pouvez aussi cliquer directement sur le "+" devant l'exercice souhaité. 2. Double-cliquez sur l'archive à consulter. Vous pouvez aussi sélectionner l'archive puis cliquer sur l'un des boutons suivants en fonction de l'action souhaitée. permet d'ouvrir vos sauvegardes DGFiP. Vous pouvez les consulter uniquement en lecture seule. permet d'enregistrer vos sauvegardes DGFiP sous d'autres supports (clé USB, disque dur...). permet d'envoyer vos sauvegardes DGFiP par e-mail. Menu Traitements 258 Liste des tâches  Menu TRAITEMENTS - commande LISTE DES TÂCHES  Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES Cette fonction vous permet de tenir un agenda en créant des tâches à effectuer. Créer une tâche 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle tâche s’affiche. 2. Précisez la date de début éventuelle. Vous pouvez pour cela utiliser les boutons [Aujourd’hui] ou [demain]. 3. Saisissez dans la zone Description l'intitulé de la tâche. 4. Indiquez dans la zone Famille le critère de votre choix (urgent, en attente, personnel, etc.). Vous pouvez définir vous même une famille. Pour cela, positionnez le curseur de la souris dans la zone Famille et cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. Sélectionnez ensuite la commande CRÉER. 5. Indiquez le lieu de l’action de la tâche. • L’icône d’appel de liste vous permet de sélectionner une valeur dans une liste prédéfinie. • L’icône Gomme efface la valeur indiquée. 6. Vous pouvez mentionner le nom d'une personne à contacter dans la zone Contact. 7. Indiquez le Statut (A faire, En cours, Terminé) de la tâche. 8. Cochez la case Active pour signaler que l'alerte est activée. La date et l'heure de l'alerte sont alors rappelées en bas de la fenêtre. 9. Précisez le jour et l'heure à laquelle vous souhaitez être rappelé. 10. Saisissez si besoin un commentaire dans la zone inférieure de la fenêtre. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la tâche. Modifier une tâche 1. Pour modifier une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre correspondant à la tâche sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément. Cliquez sur le bouton [Oui]. Menu Traitements 259 Dupliquer une tâche 1. Pour dupliquer une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Dupliquer]. La fenêtre correspondant à l'élément dupliqué s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Actions spécifiques Ce bouton vous propose différents traitements liés aux tâches de paiement ou d’encaissement 1. Sélectionnez la tâche dans la liste puis cliquez sur le bouton [Actions spécifiques]. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements, par exemple payer la facture, modifier l’écriture.  Si aucune action n’est disponible, un message d’erreur s’affiche. 2. Choisissez l’action à effectuer et cliquez sur le bouton [OK]. Soit l’action est réalisée directement, soit la fenêtre correspondant à l’action s’affiche. Rendre périodique Vous pouvez rendre une tâche périodique. 1. Pour cela, sélectionnez l'élément dans la liste. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande RENDRE PÉRIODIQUE. Un assistant de création s'affiche. 3. Sélectionnez la périodicité de la tâche ou du rendez-vous. Vous avez le choix entre : • A date fixe, tous les : dans ce cas sélectionnez le jour et le mois de l'année. • A date fixe, le... de chaque mois : dans ce cas sélectionnez le jour du mois. • Chaque début de mois : l'action sera répétée le premier jour de chaque mois de l'année. • Chaque fin de mois : l'action sera répétée le dernier jour de chaque mois de l'année. • Tous les jours. • Certains jours de chaque mois : dans ce cas, une étape supplémentaire proposera de choisir le jour. Menu Traitements 260 4. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Si vous avez choisi l'option Certains jours de chaque mois, une étape supplémentaire s'affiche. Sélectionnez alors le jour précis et cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Indiquez la date à laquelle la périodicité doit débutée dans la zone Du et la date de fin dans la zone Au. Cette durée ne peut pas dépassée 10 ans. 7. Définissez ce que le logiciel doit faire dans le cas où la date calculée est chômée : • La créer quand même, • Ne pas la créer, • Prendre le jour travaillé précédent, • Prendre le jour travaillé suivant. 8. L'option Proposer les dates générées avant création est cochée par défaut. Ceci vous permet d'avoir un aperçu des dates de rappel. 9. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Dans la fenêtre de l'aperçu, cliquez sur le bouton [OK] ou bien sur [Annuler] si les dates calculées ne vous conviennent pas. Menu Traitements 261 Rappels  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPELS  Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES Cette fonction vous permet de consulter, dès l'ouverture de votre dossier, la liste des tâches en cours ou en attente. Vous pouvez à partir de cette fenêtre modifier ou supprimer une tâche, ou encore marquer un élément comme étant «Terminé».  Si vous ne vous voulez pas que la fenêtre Liste des alertes agenda soit présentée systématiquement chaque fois que vous ouvrez le dossier, désactivez l'option Ouverture au démarrage du menu CONTEXTUEL (clic droit). Modifier une tâche 1. Pour modifier une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre correspondant à la tâche sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément. Cliquez sur le bouton [Oui]. Actions spécifiques Ce bouton vous propose différents traitements liés à une tâche. 1. Sélectionnez la tâche dans la liste puis cliquez sur le bouton [Actions spécifiques].  Si aucune action n’est disponible, un message d’erreur s’affichera. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements, par exemple payer la facture, modifier l’écriture. 2. Choisissez l’action à effectuer et cliquez sur le bouton [OK]. Soit l’action est réalisée directement, soit la fenêtre correspondant à l’action s’affiche. Afficher l’agenda Pour consulter l’agenda, cliquez sur le bouton [Agenda]. Voir Liste des tâches, page 258. Menu Traitements 262 Mettre un terme à une action Cette commande vous permet de stipuler que la tâche est «Terminée». Elle n'apparaît plus dans la fenêtre d'alerte. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne de l'élément concerné pour rappeler la fiche à l'écran : sélectionnez l'option Terminé dans la zone Statut. Désactiver l’alerte agenda Cette commande vous permet de désactiver les alertes agenda. Lorsque l'alerte est inactive, l'élément n'apparaît plus dans la fenêtre d'alerte. Menu Traitements 263 Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Mettre une société sous surveillance 1. Sélectionnez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. • cochez l’option Fournisseur pour faire apparaître la liste des fournisseurs, • cochez l’option Client pour faire apparaître la liste des clients. 4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. Consulter les informations légales Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel, bouton . Cliquez sur le bouton . Vous accédez alors à votre espace InfoGreffe, • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). Menu Traitements 264 Désactiver la surveillance d'une société 1. Sélectionnez dans la liste la société que vous ne voulez plus mettre sous surveillance. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui]. Grand livre Balance Journaux, Centralisateur Brouillard Analytique, Echéancier Balance agée, Encours client Bordereau de remise en banque Lettre de pénalités de retard TVA détaillée Bilan-Résultat synthétiques Etats fiscaux, Soldes Intermédiaires de Gestion Mailing, Etats chaînés, Autres états Menu Etats Menu Etats 266 Vue d’ensemble Votre logiciel prend en charge l'édition des pièces comptables et permet de suivre avec précision vos écritures comptables. Le menu ETATS regroupe : • les états comptables : Grand livre, Balance, Journaux, Centralisateur, Brouillard. • les états budgétaires/analytiques : si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant. • les états clients et fournisseurs : Echéancier, Balance agée, Encours clients, Bordereau de remise en banque, Lettre de pénalités de retard. • la TVA détaillée, • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Menu en mode Standard (mode par défaut) Menu en mode Cahier Vous avez choisi ce mode à la création du dossier. Menu Etats 267 Liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. 1. Sélectionnez dans la liste des états disponibles celui à générer. 2. Pour choisir le type de sortie de l'état, cliquez sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Dans tous les cas, une fenêtre de paramétrage s'ouvre pour que vous précisiez les valeurs à prendre en compte dans l'état sélectionné. Aperçu de l’état sélectionné Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, décochez cette case. Commentaire sur l’état. Menu Etats 268 Grand livre  Menu ETATS - commande GRAND LIVRE Si vous travaillez en mode Standard 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Dans l’onglet + de critères, cochez les options de votre choix : • Hors comptes soldés : lorsque cette option est cochée, les comptes dont le solde est égal à zéro sont exclus du grand livre. • Saut de page par compte : l’état est présenté avec un compte par page. • Affichage des cumuls antérieurs : pour chaque compte, le solde antérieur à la période est affiché. Menu Etats 269 • Affichage des soldes de la période : cette option est accessible si l’affichage des cumuls antérieurs est activé. En cochant cette option, pour chaque compte, le solde de la période est affiché sans tenir compte des soldes antérieurs. • Sous total / sous classe : le total par sous classe est affiché. • Sous total / mois : le total par mois est affiché. • Centralisation : cette option permet de ne pas afficher le détail des comptes. Le bouton permet de saisir les racines de comptes à centraliser dans le grand livre. 5. Définissez les écritures à prendre en compte : • Pointées, Non pointées ou Les deux, • Lettrées, Non lettrés ou Les deux, L’option Lettrage équilibré sur la période demandée permet d’exclure les écritures lettrées sur deux exercices ou périodes. Ainsi, si vous avez coché Non lettrées, vous prenez en compte uniquement les écritures réellement non lettrées sur la période. De même, si vous avez coché Lettrées, uniquement les écritures vraiment lettrées seront éditées dans votre grand livre. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous travaillez en mode Cahier Les critères de sélection de l'édition sont simplifiés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie. 2. Précisez la période pour laquelle vous voulez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Grand livre avec quantités / par échéance Vous pouvez imprimer un grand livre avec uniquement les écritures ayant une quantité ou bien avec uniquement les écritures ayant une date d'échéance. • A l'activation de la commande GRAND LIVRE, sélectionnez dans la liste des états disponibles Grand livre avec quantités ou Grand livre par échéance puis cliquez sur un type de sortie. En mode cahier Si vous travaillez en mode Cahier, les critères de sélection sont simplifiés. 1. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 2. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Menu Etats 270 En mode standard 1. Indiquez la période des écritures à prendre en compte dans les zones Du et au. 2. Sélectionnez les comptes à inclure dans le grand livre : Tous, un compte en particulier ou une classe de comptes. 3. Si vous voulez éditer les écritures d'un seul journal, cochez l'option Le Journal et choisissez-le. 4. Pour prendre en compte les Écritures en brouillard et Écritures en simulation, cochez les options correspondantes. 5. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Précisez si vous voulez prendre en compte les écritures Pointées, Non pointées ou Les deux (pointées et non pointées) ou Lettrées, Non lettrées ou Les Deux. 7. Vous pouvez imprimer le grand-livre avec un saut de page par compte ou par classe, ou encore sans saut de page. Cochez l'option de votre choix. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'édition. Menu Etats 271 Balance  Menu ETATS - commande BALANCE Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l’état à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Balance Si vous travaillez en mode Standard La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous imprimez la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. L’icône vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Menu Etats 272 Si vous travaillez en mode Cahier 1. Une fois que vous avez choisi l’état et un type de sortie, indiquez la période pour laquelle vous voulez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 2. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Balance comparative N à N-10 (Uniquement en mode standard) Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée. Une fois que vous avez choisi le type de sorti, la fenêtre de paramétrage s’affiche. 1. Dans les zones Du...au, saisissez les dates de la période à comparer. Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour. Par exemple, la période est du 1er janvier au 15 janvier, le cumul est celui du mois de janvier en entier. 2. Cochez les exercices qui seront comparés à l'exercice N. 3. Sélectionnez les comptes concernés. Vous pouvez choisir tous les comptes ou un intervalle de comptes ou encore un intervalle de racines de comptes. 4. Cochez ou décochez les options d'affichage suivantes : • Affichage des soldes : cette option permet d'afficher les soldes des exercices antérieurs à N. Par défaut, seuls les soldes de l'exercice en cours sont présentés. • Affichage des écarts : cette option permet d'afficher les écarts entre les exercices. Si vous cochez cette case, sélectionnez alors la présentation de l'écart : en %, en montant ou bien les deux. • Sous-totaux par classe : cette option permet d'afficher les comptes par classes avec son sous-total. 5. Cochez les options Ecritures en brouillard et/ou Ecritures en simulation pour les prendre en compte. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Menu Etats 273 Journaux - Centralisateur  Menu ETATS - commandes JOURNAUX et CENTRALISATEUR et  Menu EXPERT COMPTABLE - commandes ÉTATS - JOURNAUX et CENTRALISATEUR et La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.  La sélection des critères est identique pour un état Journal et un état Centralisateur. 1. Dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Indiquez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état en cochant les cases correspondantes.  Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton . 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Attention ! Seules les écritures validées sont prises en compte. Menu Etats 274 Brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD  Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS - BROUILLARD Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation.  Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. La flèche de la liste déroulante ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante. 5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demandez l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Menu Etats 275 Analytique  Menu ETATS - commande ANALYTIQUE Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous disposez d’une série d'états vous permettant d'établir les statistiques et résultats basés sur les codes analytiques affectés au cours de l'exercice. Grand livre analytique  Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - GRAND LIVRE Par défaut, les écritures seront classées par code analytique puis par compte de comptabilité générale. Vous pouvez modifier ce tri dans la partie Options qui s'affiche en cliquant sur le bouton [Continuer]. 1. Sélectionnez les critères à prendre en compte : période, codes analytiques, comptes, écritures en simulation et en brouillard. 2. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 3. Si vous voulez inclure des répartitions analytiques, cochez Avec clés de répartition et choisissez le niveau de répartition. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. 4. Par défaut, les écritures seront classées par code analytique puis par compte de comptabilité générale. Vous pouvez modifier ce tri dans la partie Options. Choisissez si les écritures seront triées par code ou par compte. Si vous cochez Avec saut de page, l'état est présenté avec un code analytique ou un compte par page. 5. Si vous voulez afficher les classes de codes ou les classes de comptes ainsi que les comptes non affectés, cochez les cases correspondantes. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Balance analytique  Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - BALANCE 1. Sélectionnez les critères à prendre en compte : période, codes analytiques, comptes, écritures en simulation et en brouillard. 2. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 3. Si vous voulez inclure des répartitions analytiques, cochez Avec clés de répartition et choisissez le niveau de répartition. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. 4. Par défaut, les cumuls et soldes seront classés par code analytique puis par compte de comptabilité générale. Vous pouvez modifier ce tri dans la partie Options. Choisissez si les écritures seront triées par code ou par compte. Si vous cochez Avec saut de page, l'état est présenté avec un code analytique ou un compte par page. 5. Si vous voulez afficher les classes de codes ou les classes de comptes ainsi que les comptes non affectés, cochez les cases correspondantes. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Echéancier analytique et Balance agée analytique  Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - ÉCHÉANCIER / BALANCE AGÉE ou Ces deux éditions ne sont utiles que pour les entreprises qui affectent des codes analytiques aux écritures concernant leurs clients et fournisseurs. Cela peut être utile dans le cas d'une entreprise ayant Menu Etats 276 plusieurs secteurs d'activité bien distincts et voulant connaître la part qui revient à chacun de ces secteurs dans les montants exigibles clients et fournisseurs. Etat budgétaire  Menu ETATS - commande BUDGÉTAIRE - ÉTAT BUDGÉTAIRE Pour les codes budgétaires inclus dans l'édition demandée, le logiciel va calculer : • le montant budgété, • le montant réalisé, • le montant de l'écart, • le pourcentage d'écart par rapport au budget. Les débits sont traduits en chiffres positifs, les crédits en chiffres négatifs. Par conséquent, pensez à affecter aux codes analytiques des budgets de ventes avec des chiffres négatifs. Voir Créer un code analytique, page 106. Le logiciel calcule des sous-totaux sur le radical du code budgétaire (premier caractère du code) ce qui permet d'effectuer des regroupements. 1. Sélectionnez les critères à prendre en compte dans l'état : période, codes budgétaires, comptes, écritures en simulation et en brouillard. 2. Si vous voulez afficher les classes de codes ainsi que les codes budgétaires non imputés, cochez les cases correspondantes. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Bilan / Compte de résultat analytiques Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu ETATS - commande ANALYTIQUES - BILAN SYNTHÉTIQUE et COMPTE DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE < T> et < T> Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. 1. Une fois que vous avez choisi un type de sortie (Fichier, Aperçu, etc.), précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le bilan ou compte de résultat en indiquant un intervalle de dates. 2. Indiquez les codes analytiques à inclure dans votre bilan ou compte de résultat synthétiques, dans les zones Du...au. 3. Vous pouvez prendre en compte un niveau de codes analytiques. Dans ce cas, sélectionnez-le en cliquant sur la flèche de la liste déroulante. 4. Cochez les options Écritures en brouillard et/ou Écritures en simulation pour les prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, choisissez le format de sortie (PDF, Word,...) et cliquez sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Menu Etats 277 Echéancier  Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients. Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Choisissez les comptes concernés par l'échéancier. 4. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte (Débit et/ou Crédit). 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Menu Etats 278 Balance agée  Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez le mois à partir duquel vous souhaitez imprimer l'état ou indiquez un intervalle. 3. Choisissez les comptes concernés par l'état : clients ou fournisseurs. 4. Indiquez la date à utiliser pour la sélection : d'échéance ou date d'écriture. 5. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Menu Etats 279 Encours clients  Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période de facturation pour laquelle vous souhaitez imprimer les encours clients en indiquant un intervalle de dates dans les zones Factures clients du ... au. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. L’icône vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Menu Etats 280 Bordereau de remise en banque  Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans la zone banque, sélectionnez votre compte financier. 4. Dans la partie Options, indiquez le type de remise : Sur rayon/Hors rayon. Choisissez le critère d'extraction : Mode de paiement, numéros de pièce ou de pointage. 5. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 6. Pour imprimer l'entête de la société, cochez la case correspondante. 7. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Menu Etats 281 Lettre de pénalités de retard  Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard. Les pénalités de retard sont calculées selon : • le taux légal d'indemnité de paiement et, • le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans les paramètres comptables. Voir Paramètres Comptabilité, page 29. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Si vous souhaitez obtenir l'affichage des coordonnées de la société en cours, cochez la case Imprimer l'entête de la société. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Menu Etats 282 TVA détaillée  Menu ETATS - commande TVA DÉTAILLÉE Cet état permet d’imprimer le détail de votre déclaration de TVA. 1. A l’activation de la commande, choisissez le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante). 2. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser l'icône du calendrier. 3. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes.  Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 4. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de chaque compte s'affichent. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Menu Etats 283 Bilan - Compte de résultat synthétiques  Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Le compte de résultat permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges. • une perte : total des produits < total des charges.  Les Bilan et Compte de résultat synthétiques vous permettent de préparer les éditions fiscales. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Cochez l'option Soldes N-1 au mois si vous voulez comparer le bilan ou le compte de résultat par rapport à l'exercice précédent. 4. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. Si ces deux options sont décochées, seules les écritures validées seront éditées.  Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Si vous avez opté pour une sortie Aperçu, vous pouvez afficher ou cacher les zones cliquables dans votre état en cliquant sur le bouton . Les zones deviennent bleues dans l’état. En passant la souris sur ces zones cliquables, une loupe apparaît. Si vous cliquez dessus, vous pouvez voir le détail de la formule utilisée pour le calcul et le détail des comptes concernés, regroupés selon les différentes parties de la formule. Menu Etats 284 Etats fiscaux  Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX Cette commande regroupe les états préparatoires suivants : • 2050 (BIC - Régime réel) • 2033 (BIC - Régime simplifié) • 2035 (BNC) • 2054-2055 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : écritures en brouillard et/ou en simulation. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Menu Etats 285 Soldes Intermédiaires de Gestion  Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Cochez l'option Soldes N-1 au mois si vous voulez comparer les valeurs par rapport à l'exercice précé- dent. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : écritures en brouillard et/ou simulation. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Menu Etats 286 Mailing  Menu ETATS - commande MAILING Cette commande permet de composer des lettres en vue d'édition de mailings. 1. Pour composer le mailing à envoyer, activez le menu ETATS - commandes MAILING - MODIFIER LE MAILING. 2. Pour lancer l'édition, activez le menu ETATS - commandes MAILING - MAILING. 3. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 4. Définissez les critères à prendre en compte pour l’état. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Menu Etats 287 Etats chaînés  Menu ETATS - commande ÉTATS CHAÎNÉS Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes. Vous pouvez ainsi éditer toutes les éditions de fin d’années (grand-livre, balance, journaux) en une seule fois ou créer votre propre état chaîné. A l’activation de la commande, la fenêtre Etats chaînés s’affiche. Lancer un état chaîné 1. Choisissez l’état de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Exécuter]. 3. Les fenêtres de paramétrage des états s'ouvrent les unes après les autres. Renseignez chacune d’entre elles et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Le type de sortie de l’édition peut vous être demandé, cliquez alors sur le bouton [Ecran] ou [Imprimante]. Créer un état chaîné 1. Cliquez sur le bouton [Créer] situé en bas de la fenêtre. 2. Saisissez le nom de votre état chaîné puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton [Ajouter], situé en haut. 4. Choisissez dans la liste qui s’ouvre l’état que vous voulez intégrer et cliquez sur le bouton [OK]. 5. Ajoutez de la même manière les autres états. Vous disposez des boutons suivants : • Bouton [Logique] : permet de définir des filtres de recherche et des critères de tri. • Bouton [Script lié] : vous accédez à l'éditeur de script. Menu Etats 288 • Bouton [Propriétés] : si l'état sélectionné possède des propriétés modifiables, vous pourrez les personnaliser. • Bouton [Sortie] : vous avez la possibilité de choisir et paramétrer la sortie de votre édition (Impression, Fichier, E-mail, Fenêtre). • Bouton [Rubriques] : vous pouvez définir des rubriques locales à votre état chaîné. • Bouton [Mise en page] : vous pouvez définir directement les paramètres de mise en page de votre état chaîné. Voir Mise en page, page 46. • Bouton [Commentaire] : vous pouvez ajouter un commentaire sur votre état chaîné.  Pour plus de détails sur les fonctionnalités de l’éditeur de script, sur les filtres de recherche, reportezvous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel. En utilisant ce bouton, l’état que vous ajoutez sera positionné avant celui sélectionné dans la liste. Vous supprimez l’état sélectionné. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez : • utiliser les paramètres par défaut de l'état en cochant l’option correspondante, ou bien • saisir les valeurs de l'état en cochant l'option Définir les paramètres prédéfinis. • Ne pas demander les paramètres à l'exécution : dans ce cas, la saisie des valeurs de l'état ne sera pas demandée à son lancement. Les paramètres par défaut ou que vous avez prédéfinis seront alors pris en compte. • Désactiver l'état : l'état sera ignoré. 6. Utilisez les boutons [Essayer] ou [Vérifier] pour contrôler votre état chaîne. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Modifier un état chaîné 1. Sélectionnez dans la liste des états chaînés celui à modifier. 2. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la commande MODIFIER.  Un état chaîné livré en standard avec l'application ne peut être modifier. Pour cela, vous devez le dupliquer. Ciel Compta vous le propose automatiquement. Cliquez alors sur le bouton [Dupliquer] puis renommez l'état chaîné. 3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Liste des états 1. Sélectionnez dans la liste des états chaînés celui que vous voulez personnaliser. 2. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la commande LISTE DES ÉTATS. La fenêtre des états paramétrables s'affiche. Vous pouvez alors renommer, dupliquer, supprimer l'état chaîné, etc.  Pour plus d’informations sur les états paramétrables, reportez-vous au chapitre Liste des états paramétrables dans la partie Générateur d’états de ce manuel. Menu Etats 289 Autres états  Menu ETATS - commande AUTRES ÉTATS La commande AUTRES ÉTATS regroupe les états suivants : • Etat du lettrage, • Etat prévisionnel, • Pointage rapprochement, • RIB. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Définissez les critères à prendre en compte pour l’état. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Envoyer à mon expert Recevoir de mon expert Importer des écritures Exporter des écritures Historique Imports/Exports Importer une balance Exporter une balance Synchro compta Envoyer le dossier Coordonnées expert-comptable Menu Echanges Menu Echanges 291 Vue d’ensemble Ce menu regroupe tous les moyens d’échanger des données avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Selon le mode d'échanges défini dans les paramètres comptabilité, le menu se présente différemment et vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via Sage Production Experts ou l’import/export, • consulter l’historique des imports/exports. • importer ou exporter une Balance, • envoyer par e-mail le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • lancer une synchro compta. Indisponible dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts  Pour plus de détails sur de mode d’échanges à définir dans les paramètres comptabilité, reportez-vous au paragraphe “Onglet Echanges Expert”, page 30. Le format Ximport Ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier à importer est : XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Il doit avoir la structure suivante : N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Ce menu se présente différemment selon le mode d’échanges que vous utilisez. Menu Echanges 292 Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgét 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche Menu Echanges 293 Envoyer à mon expert Indisponible dans Ciel Compta Millésime.  Menu ECHANGES - commande ENVOYER À MON EXPERT A l'aide de cette commande, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts. A l’activation de cette commande, la fenêtre Envoi à Sage Production Experts s’affiche. 1. Sélectionnez la date d'envoi des écritures, celle-ci doit être le dernier jour du mois et supérieure ou égale à la date du dernier envoi. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 3. Un message vous avertit que les écritures antérieures à la date d'envoi ne pourront plus être modifiées. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 4. Choisissez l'emplacement où sera généré votre fichier d'écritures comptables. 5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Il ne vous reste plus qu'à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...). Attention ! Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, cette commande est indisponible. Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les supprimer ou de les enregistrer en brouillard. Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi. Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment où vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par votre expert-comptable. Menu Echanges 294 Recevoir de mon expert Indisponible dans Ciel Compta Millésime.  Menu ECHANGES - commande RECEVOIR DE MON EXPERT Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. 1. Activez la commande RECEVOIR DE MON EXPERT du menu ECHANGES. 2. Sélectionnez le fichier que votre expert-comptable vous a renvoyé. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre dossier. Un rapport s'affiche et vous informe si la réception des écritures a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Ce rapport indique également les traitements réalisés, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas et que votre expert-comptable a ajouté, la suppression d'une écriture, etc.  Le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées. Attention ! Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, cette commande est indisponible. Menu Echanges 295 Importer des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert-comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.  Les écritures sont intégrées dans le brouillard. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum... peuvent être intégrées dans Ciel Compta. Options pour l’import des écritures  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.  Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche de votre clavier). Importation des écritures Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime.  Si vous ne connaissez pas le format du fichier des écritures à importer, demandez-le au préalable à la personne qui vous l'a envoyé. Au lancement de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui, sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. • Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. Dans tous les cas, à la fin du traitement, un rapport s'affiche et vous informe si l'import a été réalisé avec succès ou non. Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. Menu Echanges 296 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, Sage100, Sage Expert, Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.  Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. Exemple de la liste des formats d’import Sage 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Menu Echanges 297 • Cliquez sur le bouton [Vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à transférer. • Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs écritures. • Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications]. • Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données. 4. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.  Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Menu Echanges 298 Exporter des écritures  Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix que ces écritures soient en brouillard ou validées. Elles pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels. Vous pouvez exporter des écritures de Ciel Compta vers d’autres logiciels : Sage Expert, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX ou encore vers d’autres applications Ciel.  Si votre mode d'échanges est défini sur Sage Production Expert (première option activée dans l'Onglet Echanges Expert), vous pouvez uniquement exporter des écritures vers Ciel, Sage Petites Entreprises, Sage 30 et 100. Réglages de l’export au format Ciel  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel. 1. Indiquez le fichier de destination des écritures comptables (Texte, XImport, RImport, Ciel Compta). En choisissant Ciel Compta, le logiciel recherche les dossiers de comptabilité présents sur votre disque et vous propose de choisir celui qui doit recevoir les écritures. Si plusieurs versions de Ciel Compta sont installées sur votre machine, vous pouvez la choisir à l'aide de l'option Application à utiliser. La liste des sociétés est alors actualisée et vous devez refaire votre choix. 2. Dans l'onglet Options, le numéro du prochain mouvement comptable généré vous est précisé. Et, pour afficher et contrôler les écritures avant leur transfert, cochez les options correspondantes. 3. Cliquez sur le bouton [OK].  Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche de votre clavier). Menu Echanges 299 Exportation des écritures Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime. Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport. 1. Si vous répondez par : • Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Sélection des écritures à exporter, page 300. • Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de sélectionner les écritures à exporter. Voir Sélection des écritures à exporter, page 300. Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. Voir Réglages de l’export au format Ciel, page 298. 3. Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [E-mail]. Avec le bouton [E-mail], le fichier des écritures est créé puis mis en pièce jointe d’un nouvel e-mail prédéfini. Menu Echanges 300 Exemple des formats d’exports Sage  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure. Voir Sélection des écritures à exporter, page 300. Sélection des écritures à exporter Lorsque vous lancez une exportation des écritures et que le format d'export permet de choisir les écritures à transmettre, une fenêtre de sélection des écritures s’affiche. Exemple de l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100 : 4. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • par date de mouvement : indiquez alors la date de début et de fin des mouvements à exporter. • par mois de mouvement : indiquez le premier et le dernier mois des mouvements à prendre en compte. • par numéro de mouvement : indiquez le premier et dernier numéro de mouvement que vous voulez inclure. • pour les journaux : sélectionnez dans la liste déroulante le journal (A-nouveaux, Banque, Achats Menu Echanges 301 etc.). Seules les écritures contenues dans ce journal seront sélectionnées. 5. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. (Non disponible en mode cahier) 6. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 7. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer ainsi que de mettre le fichier des écritures en pièce jointe d’un nouvel e-mail prédéfini. Pour cela, cochez les cases Voir les écritures avant le transfert et Envoyer le fichier par mail.  A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats d’import n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. 8. Cliquez sur le bouton [OK].  Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. 9. Si vous avez opté pour une sortie : • E-mail, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Fichier, l'explorateur Windows s'affiche.Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].Vous envoyez le fichier par le moyen de votre choix. Les fichiers créés lors de l’exportation sont nommés par défaut. Ce tableau peut vous aider à les retrouver.  Si votre mode d'échanges est défini sur Sage Production Expert (première option activée dans l'onglet Echanges Expert), le logiciel vous propose moins de formats d'exportation que ceux cités ci-dessous. Tableau de correspondance entre les formats et fichiers d’exportation Format d’exportation Fichier d’exportation généré CCMX CCMX Winner.Txt Cegid PGI Cegid PGI.CSV Ciel XImport.Txt ou RImport.txt Sage Expert ARF Expert.Txt Sage 30 ou Sage100 EXPORT_SAGE.Txt Sage Expert Journaux Export Ecritures Sage Expert Journaux.xls Sage 30 ou Sage100 (Convertisseur) XIMPORT.Txt Sage Petites Entreprises Ecran.dat Menu Echanges 302 Historique Imports/Exports  Menu ECHANGES - commande HISTORIQUE IMPORTS/EXPORTS L’historique des transferts récapitule tous les imports, exports que vous avez effectués. Vous pouvez consulter, supprimer vos imports ou encore les réimporter. Consulter un transfert Pour visualiser les écritures comptables d’un import, sélectionnez l’import dans la liste puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez également double-cliquer sur la ligne d’import. Supprimer un transfert 1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La suppression étant irréversible, un message vous demande de confirmer celle-ci, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Options Vous pouvez réimporter, exporter ou retransférer un fichier d'import. • Réimporter : vous pouvez réimporter vos écritures. • Exporter : l'exportation génère un fichier Ximport et vous choisissez son emplacement. • Retransférer : le transfert génère un fichier Ximport directement dans le dossier comptable devant recevoir les écritures. Vous devez au préalable choisir ce dossier comptable dans les préférences Liaison comptable (menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Liaison comptable). 1. Sélectionnez l'import dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton puis activez la commande RÉIMPORTER ou EXPORTER ou RETRANSFÉRER. 3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 4. Si vous avez choisi la commande EXPORTER, une autre fenêtre s'affiche et votre logiciel vous demande de choisir l'emplacement du fichier généré. Un dernier message vous informe si le traitement a été réalisé avec succès. Menu Echanges 303 Importer une balance  Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE 1. A l'activation de cette commande, choisissez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. La fenêtre suivante s’affiche : 3. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux (AN). 4. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opé- rations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. Menu Echanges 304 Exporter une balance  Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre dossier. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (TXT). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : (Uniquement disponible en mode standard) • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez exporter l'état. L’icône vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d’exporter les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Dans l’onglet + de critères : (Uniquement disponible en mode standard) 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Menu Echanges 305 Synchro compta Indisponible dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts.  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA Présentation La Synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Expert. Cette fonction permet : au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. à l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier. La Synchro compta+ permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). La Synchro compta (simplifiée) permet d’ajouter des nouvelles écritures transmises par le client ou l’expert-comptable. Paramètres Synchro compta  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - onglet Echanges Expert Cette fenêtre vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la Synchro compta. Menu Echanges 306 1. Après avoir sélectionné l'option Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges, choisissez dans la liste déroulante le mode de Synchro compta : • Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Ce mode permet d’envoyer à n’importe quelle date les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dossier comptable. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons. • Synchro compta + : ce mode vous permet d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des A-nouveaux, ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont récupérés. Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique.  Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application.. Modalité de transfert des données 2. Sélectionnez le sens du transfert des données : • Client → Expert : le client envoie des données à son expert-comptable. • Expert → Client : l'expert-comptable envoie des données à son client. 3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert, c'est-à-dire le logiciel vers lequel les données seront transférées. 4. Uniquement en mode Synchro compta + Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux : • expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des A-nouveaux. • client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux. Informations complémentaires expert-comptable 5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable. Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire.  Pour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au paragraphe “Onglet Compléments”, page 28. Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +) La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées. Divers (Uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert) Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert, la partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre. 6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs, à l'aide de l'icône d'appel de liste . Attention ! Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expert-comptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le mode de Synchro compta. Menu Echanges 307 Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton situé en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs.  Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures. L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert qui les transfère ensuite à votre expertcomptable. 7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage. 8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK]. Lancer la Synchro compta  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA La Synchro compta permet d'échanger des informations (émission et réception) de façon dynamique et rapide. Exemple 1. Le client exécute une Synchro compta pour envoyer ses écritures à son expert-comptable. 2. L'expert récupère ces données et les traite. 3. L'expert renvoie les données après analyse et traitement. 4. Le client reçoit les données. Elles sont intégrées à son application. Il n'a aucune modification à effectuer. Pour exécuter une Synchro compta, un assistant vous aide dans ce traitement.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Attention ! Vous pouvez envoyer et récupérer les données comptables de votre expert ou client équipé d'un logiciel de comptabilité Ciel (Ciel Compta 2007 (version 13.00) ou Ciel Compta Evolution 2007 (version 6.00) ou Ciel Compta Facile), Sage (Start Compta, 30, 100) ou Sage Expert. Menu Echanges 308 Transmettre des écritures en mode Synchro compta + Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 : choix des écritures La fenêtre correspondant au sens du transfert défini dans les paramètres de Synchro compta s’affiche. 2. Dans les deux cas, vous devez sélectionner les écritures. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures (écritures déjà transmises, écritures non transmises) saisies depuis le début de l’exercice seront synchronisées. • Nouvelles : les écritures créées, modifiées, supprimées depuis la dernière émission ou la dernière réception seront synchronisées. 3. Si vous émettez des données dans le sens de transfert : • Client → Expert-comptable, indiquez alors la Date de synchro.  Lorsque la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Expert-comptable → Client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui et saisissez la Date de validation des écritures. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales .  La date de synchronisation ou de validation doit obligatoirement être le dernier jour d’un mois. Par défaut, le logiciel affiche la date de fin de mois du mois précédent. Sens du transfert : Client → Expert-comptable Sens du transfert : Expert-comptable → Client Menu Echanges 309 Etape 3 : emplacement du fichier généré 4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. 5. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 6. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. Etape 4 : saisie d’un commentaire 7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 9. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 10. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK]. Menu Echanges 310 Transmettre des écritures en mode Synchro compta (simple) Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 : choix des données à transmettre Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre. Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez : • Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet d’envoyer uniquement les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de l’exercice courant jusqu’à la date de votre choix. Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage, lettrage, etc, sont transmis par défaut. Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués.  Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nouvelles écritures saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du dossier. Vous pouvez aussi valider les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux, transmettre ou non les données de base de votre comptabilité. • Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre comptabilité seront envoyées. Cette option est particulièrement utile si votre expert-comptable ne possède encore aucun élément de votre comptabilité. 2. Cochez l’option de votre choix. • Si vous choisissez l’option Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel indique par défaut la date de fin de mois du mois précédent. Vous pouvez indiquer une autre date et pas forcément une date de fin de mois. • Si vous cochez l’option Je souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une étape supplémentaire s’affiche Menu Echanges 311 Etape 3 : paramètres supplémentaires 3. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écritures non transmises) seront synchronisées. • Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchronisées. 4. Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin de mois du mois précédent. Si nécessaire, modifiez cette période de dates. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales .  Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois. 5. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui. 6. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option Oui. 7. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non. Etape 4 : emplacement du fichier généré 8. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Exemple : C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. 9. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. Menu Echanges 312 10. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. 11. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 12. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Recevoir des écritures (en mode Synchro compta et Synchro compta +)  Si l'option Messagerie a été sélectionnée lors de l'émission des données, vous recevez un e-mail. Vous devez enregistrer sur votre disque la pièce jointe reçue (fichier Zip) qui contient le fichier XML. Pour cela, utilisez la technique du «Copier/Coller». 1. Choisissez l'option Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour récupérer le fichier XML transmis, cliquez sur l'icône de sélection . 3. La fenêtre Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans lequel vous l'avez préalablement enregistré.  Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le décompresser. En effet, votre logiciel récupérera automatiquement le fichier XML. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. 5. Un message vous propose de faire une sauvegarde. Cliquez sur le bouton de votre choix. 6. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Historique  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - HISTORIQUE L'historique affiche la liste de toutes les Synchro compta effectuées. Attention ! Votre mode de synchro compta doit être le même que celui de votre client ou expert-comptable. Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en Synchro compta ou inversement, la récupération du fichier sera impossible. Menu Echanges 313 Consulter l'historique de la Synchro compta sélectionnée Cette commande vous permet de visualiser le compte-rendu de la Synchro compta sélectionnée. • Cliquez sur le bouton [Consulter]. Le rapport de synchronisation au format Txt affiche le détail de l'opération. Supprimer l’historique de la Synchro compta sélectionnée Cette commande vous permet d’effacer le ou les historiques de votre choix. 1. Sélectionnez dans la liste le ou les historiques de Synchro compta à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider. Purger l’historique de Synchro compta Cette commande vous permet de purger l'historique de Synchro compta et ainsi d'effacer tous les comptes-rendus existants. • Cliquez sur le bouton [Purger]. Menu Echanges 314 Envoyer le dossier  Menu ECHANGES - commande ENVOYER LE DOSSIER Cette commande permet d’envoyer une sauvegarde de votre dossier au format zip soit par e-mail soit ulté- rieurement par le moyen de votre choix. Vos préférences telles que vos états personnalisés ne sont pas prises en compte dans cette sauvegarde.  L’envoi par e-mail fonctionne lorsqu’une messagerie électronique est installée sur votre poste. Vous pouvez auparavant renseigner l’adresse e-mail de votre expert-comptable par la commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE du menu ECHANGES. Voir Coordonnées expert-comptable, page 315. 1. Activez la commande ENVOYER LE DOSSIER. 2. Un message vous demande si vous voulez envoyer votre dossier par e-mail ou l’enregistrer sur le bureau de votre ordinateur. Cliquez sur le bouton de votre choix. • Si vous avez choisi l’envoi par e-mail, la sauvegarde de votre dossier est directement mise en pièce jointe d’un nouveau message. Et, l’adresse e-mail de votre expert-comptable est récupérée des paramètres société. Vérifiez que l’adresse de votre expert-comptable et envoyez votre e-mail. • Si vous avez choisi d’enregistrer la sauvegarde sur le Bureau, un message vous informe de la réussite du traitement. Cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! L'expert-comptable doit posséder la même version de Ciel Compta que la vôtre pour utiliser votre sauvegarde. Par exemple, vous possédez Ciel Compta Facile 5.0, votre expert-comptable doit posséder Ciel Compta Evolution 11.0 ou Ciel Compta 18.0. Menu Echanges 315 Coordonnées expert-comptable  Menu ECHANGES - COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE Cette commande permet de renseigner les coordonnées postales, téléphoniques, les adresses e-mail et du site internet de votre expert-comptable. Lorsque vous activez la commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable, plus précisément dans la seconde partie de la fenêtre.  Vous accédez également à cette commande via le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ - onglet Compléments. Voir Onglet Compléments, page 28. Conversion en mode standard Statistiques Trésorerie prévisionnelle Démarrer version < 2006 Menus découverte / Menus standard Messagerie Télécharger Ciel directDéclaration Menu Divers Menu Divers 317 Vue d’ensemble A partir du menu DIVERS, vous pouvez : • visualiser, via les statistiques, les principales informations relatives à votre société (évolution des comptes, indicateurs clefs, répartition des charges/produits, répartition des classes), • faire des prévisions de trésorerie, • envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel, • convertir votre dossier en mode Standard, • télécharger Ciel directDéclaration. Menu en mode Standard (mode par défaut) Menu en mode CAHIER Vous avez choisi ce mode à la création du dossier. Menu Divers 318 Conversion en mode standard  Menu DIVERS - commande CONVERSION EN MODE STANDARD Cette commande permet de passer votre dossier en mode standard et de changer de méthode de saisie. En effet, vous n'aurez plus accès aux cahiers de saisie et vous devrez utiliser les saisies guidées pour enregistrer vos écritures. Toutes vos données sont conservées. Seule l'apparence de votre logiciel change (menus différents). Mis à part les cahiers, vous retrouvez dans le mode standard tous les autres traitements. A l'activation de cette commande, un message vous avertit des effets de la conversion. 1. Cliquez sur le bouton [Oui] pour continuer. 2. Il est préférable de faire une copie de votre dossier, cliquez alors sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 3. Un message vous informe si la conversion s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fenêtre. Attention ! Cette commande n’est disponible que si vous travaillez en mode cahier. Vous avez choisi ce mode à la création de votre dossier. Attention ! Une fois le dossier converti, vous ne pourrez plus revenir en mode cahier. Menu Divers 319 Statistiques  Menu DIVERS - commande STATISTIQUES Cette commande propose les états suivants : • Evolution des comptes • Indicateurs clefs Cet état vous permet de visualiser rapidement les éléments principaux de votre comptabilité : soldes débit et crédit, résultat comptable, chiffre d'affaire, répartition charges produits, répartition d’une classe, etc. • Répartition charges produits • Répartition d'une classe 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Définissez les critères à prendre en compte pour l’état. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Menu Divers 320 Trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de négocier par avance avec vos partenaires financiers. Créer une trésorerie prévisionnelle 1. Activez le menu DIVERS commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE - bouton . 2. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 3. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 4. Cliquez sur l’icône d’appel de liste pour sélectionner le compte à prendre en compte. 5. Cochez la périodicité de la prévision (jour, semaine, quinzaine, mois...). Uniquement en version Evolution. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Trésorerie prévisionnelle : saisie des montants Les options d'affichage vous permettent de trier les données à afficher. Uniquement en version Evolution. Vous pouvez afficher : • le détail, • les totaux, • les prévisions écoulées, Attention ! Avec Ciel Compta vous ne pouvez créer qu'une seule trésorerie prévisionnelle. Avec Ciel Compta Evolution, il n'y a pas de limitation. Vous pouvez créer plusieurs trésoreries prévisionnelles. Menu Divers 321 • le type de période (prévision sur une semaine, une décade, une quinzaine ou un mois). Pour une périodicité mensuelle, cette zone n'est pas modifiable. La périodicité mensuelle est échelonnée sur 36 mois. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial.  Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 1. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 2. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 3. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. 4. Pour ajouter, insérer ou supprimer une ligne du plan de trésorerie, cliquez sur le bouton correspondant en haut de la fenêtre ou cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL et choisissez la commande correspondante. Uniquement en version Evolution. Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les remboursements d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement. Le calcul des échéances de Remboursement d’emprunt est uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursement d’emprunt et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [Calculer les échéances] ou activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt. Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. 3. Cliquez sur le bouton [Commentaire] pour ajouter une note. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre trésorerie prévisionnelle. Modifier une trésorerie prévisionnelle Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. 1. Pour modifier une trésorerie prévisionnelle, sélectionnez-la dans la liste des trésoreries prévisionnelles puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez également double-cliquer dans la liste des trésoreries sur celle que vous voulez modifier. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Menu Divers 322 Supprimer une trésorerie prévisionnelle Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. 1. Pour supprimer une trésorerie prévisionnelle, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de la trésorerie. Cliquez sur le bouton [Oui]. Menu Divers 323 Démarrer version <2006  Menu DIVERS - commande DÉMARRER VERSION < 2006 Cette commande vous permet d'ouvrir une ancienne version de Ciel Compta (inférieure à 2006) depuis votre application. Menus découverte / Menus standard  Menu DIVERS - commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD ou Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de votre logiciel, • le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD.  Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Menu Divers 324 Messagerie  Menu DIVERS - commande MESSAGERIE Cette commande permet d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel. Pour utiliser cette commande, vous devez préalablement : • installer une application de messagerie électronique, • disposer d'une connexion à Internet, • prendre connaissance du fonctionnement de la messagerie. Pour envoyer un message : 1. Activez la commande MESSAGERIE du menu DIVERS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l'adresse e-mail du destinataire de votre courrier puis cliquez sur le bouton [OK]. Le programme lance votre logiciel de messagerie en préremplissant la zone adresse du destinataire (à...). 3. Rédigez votre message puis envoyez-le. Télécharger Ciel directDéclaration  Menu DIVERS - commande TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCLARATION Cette commande permet d’installer le logiciel Ciel directDéclaration. Vous accédez à une page internet du site Ciel dans laquelle il vous suffit de cliquer sur le bouton [Télécharger]. Fermer Tout fermer Suivante Précédente Cascade Mosaïque Mon Intuiciel Afficher la barre de navigation Afficher la barre de statut Menu Fenêtres Menu Fenêtres 326 Vue d’ensemble Menu Fenêtres 327 Fermer  Menu FENÊTRES - commande FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer la fenêtre active dans la fenêtre principale de votre logiciel. Tout fermer  Menu FENÊTRES - commande TOUT FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fenêtres ouvertes. Suivante  Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE ou Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre suivant celle qui est affichée. Précédente  Menu FENÊTRES - commande PRÉCÉDENTE ou Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre précédant celle qui est affichée. Menu Fenêtres 328 Cascade  Menu FENÊTRES - commande CASCADE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles.  La liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel est affichée dans le menu FENÊTRE, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan. Mosaïque  Menu FENÊTRES - commande MOSAÏQUE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes les unes à côté des autres. La fenêtre active est celle affichée au premier plan. Elle est reconnaissable par la couleur de sa barre de titre (non grisée).  En-dessous de la commande MOSAÏQUE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan. Menu Fenêtres 329 Mon Intuiciel Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIELL’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions. • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel.  En mode Cahier, un seul Bureau est disponible. Attention ! Sous le système d'exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Menu Fenêtres 330 Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 330. • Mon tableau de bord, accessible par l’icône de l’onglet . Voir Mon tableau de bord, page 332. • Mes états et statistiques, accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Mes états et statistiques”, page 332. Accueil Ciel Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Pour y accéder, cliquez sur le bouton . Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Vous pouvez masquer ce bouton. 1. Pour cela, activez le mode Personnalisation du bureau. 2. Passez votre souris sur le bouton [Mon compte Ciel]. 3. Une icône en forme de sens interdit s’affiche. Cliquez sur celle-ci. A l’inverse, vous pouvez le faire réapparaître en procédant de la même manière. Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Menu Fenêtres 331 Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles pré- cisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 3. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Renommer une tâche ou un groupe de tâches  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. • Le bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. Menu Fenêtres 332 • Le bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. • Le bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâche afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Mes bureaux  En mode Cahier, un seul Bureau est disponible. Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations... Restaurer le bureau / Annuler les modifications  Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Mon tableau de bord Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Mes états et statistiques Vous accédez directement à certains états de votre logiciel.  Pour plus de détail, reportez-vous au chapitre “Menu Etats”, page 265. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. Menu Fenêtres 333  Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats de ce manuel. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d'états 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d'états. 1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche. • Le bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. • Le bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Menu Fenêtres 334 Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications  Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Menu Fenêtres 335 Afficher la barre de Navigation  Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de navigation. Lorsque cette commande est active, la barre de navigation apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur la commande pour l’activer. Une coche apparaît avant cette commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. Afficher la barre de statut  Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de statut. Lorsque cette commande est active, la barre de statut apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur cette commande pour l’activer. Une coche apparaît avant la commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. Aide Besoin d’aide Manuel de découverte Manuel de référence Guide des mises à jour A propos de Menu Aide Menu Aide 337 Vue d’ensemble Menu Aide 338 Aide  Menu AIDE - commande AIDE ou Lorsque vous faites appel à l’aide contextuelle, l’aide intégrée présente la rubrique correspondant au contexte de travail. Exemple Vous êtes en train de créer une fiche immobilisation et vous avez besoin d’obtenir de l’aide précisément sur cette commande : • activez la commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE, • ou appuyez sur la touche de votre clavier. Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE Cette fonction ouvre une fenêtre qui vous donne les coordonnées de notre service assistance. Manuel de découverte  Menu AIDE - commande MANUEL DE DÉCOUVERTE Cette commande ouvre le manuel de découverte du logiciel, qui présente les principales fonctions du logiciel. Vous avez accès au manuel de découverte à partir du bureau d’accueil en cliquant sur le bouton [Je consulte le manuel de découverte]. Manuel de référence  Menu AIDE - commande MANUEL DE RÉFÉRENCE Cette commande ouvre le manuel de référence du logiciel, qui décrit menu par menu la totalité des fonctions. Dans ce manuel, vous trouverez également la présentation générale de votre logiciel, le générateur d’états et le générateur de tableau de bord. Menu Aide 339 Guide des mises à jour  Menu AIDE - commande GUIDE DES MISES À JOUR Cette commande ouvre le guide des mises à jour de votre logiciel. Ce manuel se compose des dernières nouveautés de votre logiciel, des procédures de migration d’une ancienne version, et de l’historique de toutes les nouveautés du logiciel. A propos de...  Menu AIDE - commande A PROPOS DE... Vous trouvez dans l'A propos le détail de la licence de l’utilisateur pour lequel votre logiciel a été installé ainsi que le rappel du texte législatif sur les limites d'utilisation de l'application. D'autre part, le site Internet de Ciel est accessible en cliquant sur le bouton [Http://www.ciel.com]. Enfin, vous avez la possibilité de réinitialiser votre clé de débridage par le bouton . Présentation générale Introduction Utilisation Personnalisation La barre de navigation La barre de navigation 342 Introduction Votre logiciel Ciel dispose d'une particularité très intéressante: la barre de navigation. Elle peut, selon vos préférences, compléter la barre des menus, voire s'y substituer. Vous pouvez y ajouter certaines fonctions du programme Ciel dans lequel vous vous trouvez, mais aussi accéder à un site internet ou encore envoyer un e-mail, tout cela sans quitter votre logiciel. C'est donc un outil qui facilite la navigation au sein de votre logiciel. La barre de navigation est masquée par défaut. Pour l’afficher, cliquez sur la ligne située à gauche de l’écran. Voici la barre de navigation sous sa forme standard. Nous avons choisi ici, par exemple, la barre de navigation que vous retrouvez dans Ciel Gestion commerciale. Dans cet exemple, cette barre est composée de 6 groupes : Mes clients, Mes fournisseurs, Mes articles, Statistiques, Comptabilité, Internet. Le groupe actif est celui nommé Mes clients et il permet de visualiser les 5 tâches qui y ont été installées. Comme nous allons le détailler dans cette partie, vous allez pouvoir totalement personnaliser cette barre, non seulement au niveau de son contenu mais également au niveau de son apparence (couleur, largeur, etc.). La barre de navigation 343 Utilisation Généralités 1. Pour accéder aux tâches installées dans un groupe, cliquez sur le titre de celui-ci. Son contenu s'affiche alors. 2. Pour exécuter une tâche, cliquez sur celle-ci. Lorsque la barre de navigation est trop petite pour afficher la totalité des groupes, vous disposez d'une flèche pour faire défiler les groupes non visibles. Cette flèche peut être présente au-dessus du premier groupe ou bien en-dessous du dernier (voir exemple ci-contre). Lorsque le nombre de tâches installées dans un groupe ne peut être affiché en totalité, un ascenseur vertical s'affiche alors (voir exemple ci-contre). Afficher ou masquer, réduire ou déployer la barre Comme nous le verrons un peu plus loin, vous disposez de préférences pour fixer les réactions de la barre de navigation lors de son utilisation. Vous pouvez toutefois décider manuellement d'afficher ou non cette barre ou bien encore de la déployer ou de la réduire. Afficher ou masquer la barre Pour afficher ou masquer la barre de navigation: 1. Positionnez le curseur de la souris sur le Bureau puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande Afficher la barre de navigation. Une coche vous indique si l'affichage est actif ou non.  Le fait de masquer la barre de navigation n'affecte en rien son contenu. Déployer ou réduire la barre Si la barre de navigation prend trop de place sur votre écran, vous pouvez la réduire. Pour cela: • Ouvrez le menu CONTEXTUEL de la barre de navigation (clic droit) puis sélectionnez les commandes Réduire la barre de navigation ou Agrandir la barre de navigation. • ou, cliquez sur le groupe actif. Pour la déployer, cliquez sur l'un des groupes.  Une option permet de refermer automatiquement la barre après la sélection d'une commande. Voir Fermeture automatique après lancement de tâche, page 345. Ascenseur vertical Flèche pour faire défiler les groupes La barre de navigation 344 Personnalisation Propriétés de la barre de navigation Pour obtenir les propriétés de la barre de navigation : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande Propriétés de la barre de navigation. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s’affiche: Cette fenêtre vous permet de définir le nom des groupes, leur ordre, leur couleur ainsi que différentes options. Les groupes Depuis le premier onglet nommé Groupes, vous disposez de 4 boutons: • [Ajouter] : permet de créer un nouveau groupe (après le dernier). Dans ce cas, une fenêtre apparaît vous permettant de saisir le nom du nouveau groupe. • [Supprimer] : permet de supprimer le groupe sélectionné. Attention : la suppression d'un groupe entraînera également la suppression des tâches qu'il contient. • [Renommer] : permet de modifier le nom du groupe sélectionné. • [Icône] : permet d’ajouter une image symbolisant le groupe. Dans ce cas, une fenêtre apparaît dans laquelle vous choisissez l’icône.  L’icône du groupe n’est pas visible si la barre de navigation est en vue Standard. Voir Modifier la vue d’un groupe, page 346. Modifier l’ordre des groupes Utilisez l’une des deux icônes , situées au-dessus de l’ascenseur vertical, permettant de monter ou descendre le groupe sélectionné. Modifier la couleur d’un groupe 1. Sélectionnez le groupe concerné. 2. Cliquez sur le triangle de sélection du menu déroulant COULEUR et choisissez la couleur à utiliser. La barre de navigation 345 Les options Le deuxième onglet Options vous permet de fixer 5 préférences. Ouverture animée En activant cette option, le déploiement d'un groupe sera animé, c'est-à-dire progressif. Ouverture automatique Si cette option est activée, la barre de navigation s'affichera dès que la souris pointera sur l'un des groupes, et se refermera automatiquement dès que la souris s'éloignera. Fermeture automatique après lancement de tâche Cochez cette option pour une fermeture automatique de la barre de navigation après activation d'une tâche. Clic simple pour lancer la tâche Si cette option est cochée, le lancement d'une tâche pourra être effectué par un simple clic. Dans le cas contraire, un double clic sera nécessaire. Recouvrement autorisé En activant cette option, le déploiement de la barre de navigation ne poussera pas les fenêtres ouvertes, mais si nécessaire les recouvrira. Modifier la taille de la barre de navigation Vous pouvez modifier la largeur de la barre de navigation. Pour cela : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la base des groupes. Le curseur change alors de forme. 2. Maintenez le bouton de la souris enfoncé et déplacez-la à gauche ou à droite, afin de fixer la largeur de la barre à votre convenance.  Si la vue d'un groupe est de type Grandes icônes, en fixant une largeur importante, votre logiciel Ciel présentera plusieurs icônes par ligne. Voir Modifier la vue d’un groupe, page 346. Attention ! Les options que nous allons détailler ci-après ne concernent pas un groupe en particulier mais la barre de navigation dans son ensemble. La barre de navigation 346 Modifier la vue d’un groupe Vous pouvez choisir la présentation de chaque groupe suivant plusieurs modes : Standard (Grandes icônes ou Liste), Explorateur, Outlook 2003.  Vous pouvez activer l’option Ouverture exclusive des groupes qui permet de n’afficher qu'un seul groupe à la fois. Pour modifier la vue d’un groupe : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande AFFICHAGE. Les tâches Vous pouvez personnaliser le contenu de chaque groupe par l'ajout de tâches. Une tâche, représentée par une icône et un libellé, donne accès à une fonctionnalité ou un module du logiciel, ou vous permet d'accé- der à un site internet ou encore d'envoyer un e-mail, tout cela sans quitter votre logiciel Ciel. Ajouter une tâche Pour ajouter une nouvelle tâche : 1. Sélectionnez le groupe dans lequel vous souhaitez la placer. 2. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 3. Sélectionnez la commande AJOUTER UNE TÂCHE ou INSÉRER UNE TÂCHE (entre 2 tâches existantes). La fenêtre Choix d’une tâche s’affiche. Les différentes tâches sont regroupées par famille. En déployant une famille (clic sur le symbole +), la liste des tâches qu'elle contient s'affiche. 4. Par défaut, les tâches principales sont proposées. Pour afficher toutes les tâches, cochez la case Mode avancé. 5. Sélectionnez la tâche et validez par [OK]. La fenêtre Edition d’une tâche s’affiche. La barre de navigation 347 6. Vous pouvez revenir sur le choix de la tâche et la modifier. Pour cela, cliquez sur l’icône d’appel de liste. En fonction du type de tâche sélectionné, la fenêtre Edition d’une tâche affiche un certain nombre d'options. Dans tous les cas, vous retrouvez au minimum les 2 zones complémentaires suivantes : • Icône : vous pouvez [Changer] ou [Effacer] l'icône attribuée par défaut à la tâche sélectionnée. • Options : vous pouvez indiquer ici une Bulle d'aide et une Description de la tâche que vous ajoutez. Si les réglages de la tâche peuvent être personnalisés, la zone Paramètres s’affiche également. Voici la fenêtre d’une tâche avec le réglage des paramètres possible. Cette tâche dispose d'une zone Paramètres contenant deux boutons : • [Editer] : donne accès au réglage d'options en fonction de la tâche. • [Défaut] : annule les réglages que vous pourriez avoir réalisés et initialise les paramètres aux valeurs par défaut définies par les concepteurs du logiciel. La barre de navigation 348 Modifier une tâche 1. Pour modifier une tâche existante, dans la barre de navigation, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à modifier puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS DE LA TÂCHE. Vous retrouvez alors la fenêtre que nous avons détaillé au paragraphe précédent. Dupliquer une tâche 1. Pour dupliquer une tâche existante, dans la barre de navigation, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à dupliquer puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande DUPLIQUER. Vous retrouvez alors la fenêtre que nous avons détaillé au paragraphe “Ajouter une tâche”, page 346.  Vous pouvez également dupliquer une tâche en la sélectionnant puis en la déplaçant en maintenant la touche enfoncée. Pour la dupliquer dans un groupe différent, déplacez l'icône en maintenant la touche enfoncée et placez-le sur le titre du groupe. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une tâche d'un groupe, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à supprimer puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande SUPPRIMER. Un message vous demande confirmation. Déplacer une tâche • ...en restant dans le même groupe : cliquez sur l'icône et glissez-le à l'emplacement souhaité. • ...d'un groupe à un autre : cliquez sur l'icône et glissez-le sur le libellé du groupe de destination. La tâche sera alors déplacée à la fin de ce groupe. Vous pouvez la positionner où vous le souhaitez. Introduction Utilisation Personnalisation La barre d’actions La barre d’actions 350 Introduction Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Exemple de la liste des écritures Dans cet exemple issu de Ciel Compta, la barre d’actions de la liste des écritures est composée de 4 groupes : Ecritures, Compte, Affichage, Fenêtre. Ces groupes sont composés d’un certain nombre de boutons : • Ecritures : 3 boutons, • Compte : 2 boutons, • Affichage : 3 boutons, • Fenêtre : 1 bouton. Ces groupes sont nommés en fonction du type d’éléments sur lesquels ils agissent. Dans l’exemple, le groupe Ecritures correspond aux actions qu’il est possible de faire sur les écritures. Il en est de même pour le groupe Compte. Le groupe Affichage est quant à lui lié à l’affichage des éléments présentés dans la fenêtre tandis que le groupe Fenêtre correspond tout simplement aux actions possibles sur une fenêtre, en général [Fermer] et [OK] pour enregistrer. La barre d’actions 351 Utilisation L’affichage global A partir de l’onglet Accueil, vous pouvez afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. La flèche permet d’accéder aux fonctions d’affichage ainsi qu’aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. • Masquer le menu : la barre présentant les menus situés en haut de la fenêtre du logiciel est masquée. • Masquer la barre d’actions : la barre qui présente les actions n’est plus affichée en permanence. Il suffit de passer la souris sur l’onglet de la fenêtre pour afficher la barre. Vous pouvez ainsi toujours accéder aux différents traitements. • Mode plein écran : activation de l’affichage en plein écran. La barre de titre du logiciel (située tout en haut) et la barre de statut située en bas de la fenêtre sont masquées. • Mode tactile : activation de la fonction tactile sur une tablette ou un écran tactile. Uniquement disponible sous le système d’exploitation Windows 8. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. Afficher la liste des fenêtres Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . La barre d’actions 352 • Cliquez sur la vignette pour afficher la fenêtre en plein écran. • Cliquez sur le bouton de fermeture situé en haut à gauche pour fermer le panneau. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel. Ces actions varient d’un logiciel à l’autre. Par exemple, les raccourcis propres à Ciel Gestion commerciale sont les listes des tiers, des articles, des mouvements de stock, les saisies des pièces commerciales. Les onglets Chaque fenêtre que vous avez ouverte est placée dans un onglet à droite de l’onglet Accueil. Ces onglets sont différenciés par des couleurs ; une couleur correspondant à une catégorie fonctionnelle du logiciel. Par exemple, dans Ciel Compta, tout ce qui concerne les écritures est en bleu, les immobilisations sont identifiées par la couleur marron, etc. Ces onglets sont automatiquement regroupés par catégorie. Par exemple, dans Ciel Compta, vous ouvrez la liste des immobilisations puis la liste des écritures et en dernier la liste des familles d'immobilisations. La liste des familles sera automatiquement positionnée à côté de la liste des immobilisations. • Pour passer d’une fenêtre à une autre, il suffit de cliquer sur l’onglet correspondant. • Pour fermer une fenêtre, cliquez sur la croix de l’onglet. La barre d’actions 353 Les groupes et boutons La barre d’actions peut être composée d'un ou plusieurs groupes. Chaque groupe contient un ou plusieurs boutons représentant chacun une commande spécifique, propre à la fenêtre active. Pour exécuter une commande, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant. Suivant le contexte d'utilisation, une commande peut être inactive. Dans ce cas, le bouton sera grisé. Dans l'exemple suivant de Ciel Compta, le bouton de la commande PLAN DE COMPTES n'est pas accessible, si le compte sélectionné n’est pas de type Fournisseur ou Client. Pour vous faciliter l’utilisation du logiciel, vous pouvez activer l’affichage d’une zone comportant un commentaire et le raccourci clavier de la commande. Il suffit d’appuyer sur la touche de votre clavier. Lorsque vous passez votre souris sur un bouton, la zone de commentaire s’affiche. Exemple Pour ne plus afficher les raccourcis, appuyez de nouveau sur la touche de votre clavier. La barre d’actions 354 Personnalisation Les barres d’actions sont personnalisables dans chaque fenêtre dotée de cette barre. En effet, vous pouvez créer des groupes d’actions qui peuvent contenir autant de tâches que vous le souhaitez. De plus, si vous possédiez une version antérieure de votre logiciel, vous avez la possibilité de récupérer les tâches de votre ancienne barre d’outils, dans votre groupe d’actions. Exemple Dans cet exemple issu de Ciel Gestion commerciale, le groupe personnalisé nommé «Mes actions» a été ajouté à la liste des clients.  Un seul groupe peut être ajouté dans une barre d’actions. Par contre, vous pouvez en ajouter un dans chaque fenêtre présentant une barre d’actions. Ajouter un groupe personnalisé à une barre d’actions 1. Ouvrez une fenêtre dans laquelle vous voulez ajouter un groupe à la barre. 2. Placez votre souris dans la barre d’actions et faites un clic-droit. 3. Choisissez la commande MODIFIER LA BARRE D’ACTIONS. La fenêtre Edition de la barre d’actions s’affiche. 4. Dans la zone Titre du groupe, saisissez le nom que vous attribuez au groupe. 5. Dans le menu déroulant Couleur, sélectionnez la couleur que vous voulez attribuer à votre groupe. La couleur système correspond au blanc.  La couleur étant un repère, vous n’êtes pas obligé de vous référer strictement aux catégories de couleur définies par défaut. Une fois que vous avez défini le groupe, dans la partie Eléments, vous allez insérer les boutons qui composent le groupe. Ces boutons représentent l’action à lancer lorsque vous cliquerez dessus. La barre d’actions 355 Ajouter une tâche 6. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Choix d’une tâche s’affiche : 7. Les différentes tâches sont regroupées par famille. Pour déployer une famille, cliquez sur le symbole . La liste des tâches qu'elle contient s'affiche.  Par défaut, les tâches principales sont proposées. Pour afficher toutes les tâches, cochez la case Mode avancé. 8. Sélectionnez la tâche et validez par [OK]. La fenêtre Edition d’une tâche s’affiche. En fonction du type de tâche sélectionné, la fenêtre Edition d’une tâche affiche un certain nombre d'options : • Icône : vous pouvez [Changer] ou [Effacer] l'icône attribuée par défaut à la tâche sélectionnée. • Options : vous pouvez indiquer ici une Bulle d'aide et une Description de la tâche que vous ajoutez. • Paramètres : vous pouvez modifier les réglages de la tâche par le bouton [Editer] ou annuler les réglages que vous pourriez avoir réalisés par le bouton [Défaut]. Ce bouton initialise les paramètres aux valeurs par défaut définies dans le logiciel. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Répétez l’opération pour insérer d’autres actions au groupe. Dans la partie Eléments de la barre d’actions, vous retrouvez les actions que vous avez ajoutées. Vous pouvez effectuer des modifications dans les colonnes suivantes : • Tâches : permet de changer l’action. Pour cela, double-cliquez dans la zone et choisissez une autre tâche. • Texte : modifier le texte qui apparaîtra en dessous du bouton. Pour cela, double-cliquez dans la colonne et saisissez le texte. • Icône : modifier l’icône du bouton. Pour cela, cliquez dans la colonne. La fenêtre des icônes disponibles dans le logiciel s’ouvre. Choisissez en une autre et cliquez sur le bouton [OK]. • Type : choisir la taille de l’icône du bouton. Vous avez le choix entre une taille compact, medium, large. 10. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous voyez alors votre groupe affiché dans la barre. Supprimer une tâche 1. Si vous voulez supprimer une action du groupe, sélectionnez-la. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. La barre d’actions 356 Dupliquer une tâche Si vous voulez ajouter un élément qui est similaire à une ligne, vous pouvez la dupliquer. 1. Pour copier une tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 3. Une ligne s’ajoute. Effectuez alors vos modifications. Importer la barre d’outils Vous pouvez importer la barre d’outils de votre ancienne application dans n’importe quelle fenêtre. Si vous aviez adapté la barre d’outils à vos besoins, alors vous récupérerez toutes vos tâches. 1. Ouvrez la fenêtre dans laquelle vous voulez retrouver des tâches de l’ancienne barre d’outils. 2. Faites un clic-droit et choisissez MODIFIER LA BARRE D’ACTIONS. 3. Dans la fenêtre Edition de la barre d’actions, faites un clic-droit et choisissez la commande IMPORTER LA BARRE D’OUTILS. Toutes les tâches de la barre d’outils sont alors récupérées et apparaissent dans la fenêtre. 4. Supprimez les tâches que vous ne voulez pas voir apparaître dans la fenêtre concernée. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Répétez l’opération pour toutes les fenêtres dans lesquelles vous voulez importer des tâches de votre ancienne barre d’outils. Modifier votre groupe dans une barre d’actions Les groupes que vous avez ajoutés dans les barres d’actions peuvent être modifiés à tout moment. 1. Cliquez sur le signe + du groupe. La fenêtre Edition de la barre d’actions s’affiche. 2. Ajoutez, modifiez ou supprimez une tâche puis cliquez sur le bouton [OK]. Introduction Les fenêtres Les listes simples Les listes à plusieurs colonnes Les règles Les regroupements Les actions flash Les Jumplists Les fenêtres et les listes Les fenêtres et les listes 358 Introduction Afin d'obtenir une certaine cohérence entre les différents logiciels qui composent la gamme Ciel, un standard a été mis en place. Ainsi, quel que soit le logiciel utilisé, vous retrouvez les mêmes fonctionnalités et la même ergonomie (présentation des fenêtres, les boutons de navigation des fiches, la personnalisation des listes, etc.).  Pour plus d'informations sur la Barre de navigation, reportez-vous au chapitre “La barre de navigation”, page 341. Les fenêtres et les listes 359 Les fenêtres L'objectif est ici de vous faire découvrir, en détail, une fenêtre type des logiciels Ciel. En effet, de nombreux éléments se retrouvent dans la plupart des fenêtres : boutons et icônes de commande, colonnes variables, colonnes déplaçables, etc. Voici comme exemple une fenêtre de la liste des modèles abonnements dans Ciel Compta : Les boutons des listes La partie supérieure d'une liste est composée d’une barre d’actions qui s’articule en plusieurs groupes de boutons. Le premier groupe porte le nom de la fenêtre. Les boutons de ce groupe permettent de créer, modifier, supprimer un élément de la liste. Le dernier groupe intitulé «Fenêtre» permet de fermer la liste. Certaines listes présentent d’autres groupes qui sont liés au contexte. Les boutons de ces groupes correspondent aux actions qu’il est possible de réaliser sur les éléments de la liste. Certains boutons ne sont actifs que si vous avez auparavant sélectionné un élément dans la liste. C’est le cas, par exemple, des boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer]. Les onglets Les onglets permettent d'afficher plusieurs niveaux d'informations dans une même fenêtre, sans avoir à ouvrir de fenêtre supplémentaire. Ci-dessus, la fenêtre Liste des modèles abonnements est composée des 2 onglets : Modèles de saisie, Abonnements. Les fenêtres et les listes 360 Pour afficher la liste des abonnements souhaitée, cliquez sur son onglet. Il passe ainsi au premier plan. Les boutons des fiches Lorsque vous créez ou modifiez un élément d’une liste, en général, vous accédez à la fiche de cet élément. Il existe 2 types de fiche : simple et composée (avec la barre d’actions). Les boutons des fiches simples Dans ce type de fiche, les boutons sont en situés en bas de la fenêtre et sont les suivants : • : la fiche en cours est enregistrée et la création d'une nouvelle fiche vous est proposée. • : la fiche en cours est enregistrée et fermée. • : la fiche en cours est fermée, les éventuelles modifications ne sont pas enregistrées. Les boutons des fiches composées d’une barre d’actions Dans la partie supérieure de la fiche est présentée la barre d’actions. Mis à part les boutons de navigation (que nous détaillerons un peu plus loin), les boutons les plus souvent présentés sont : • le bouton [Créer] : la fiche en cours est enregistrée et la création d'une nouvelle fiche vous est proposée. • le bouton [Supprimer] : la fiche en cours est effacée. • le bouton [OK] : la fiche en cours est enregistrée. • le bouton [Fermer] : la fiche en cours est fermée. Si vous avez apporté des modifications sans les valider via le bouton [OK], un message vous demande de les enregistrer. Vous pouvez aussi trouvez les boutons Aperçu et Imprimer. Les options de liste En général, au dessus de la liste des éléments, vous retrouvez ce bouton qui permet d’accéder aux options d’affichage (Afficher l’aperçu, Afficher le détail, Affiner la sélection), à l’édition de graphiques, à l’export de la sélection, aux tris de la liste, à l’agrandissement ou diminution de la taille de la police, au redimensionnement de toutes les colonnes enfin aux propriétés de la liste. Les boutons radio Les boutons radio sont utilisés pour sélectionner une option parmi plusieurs. Exemple Les cases à cocher Elles sont utilisées pour indiquer si une option doit être active ou non. Elles concernent donc l'état d'une option à la fois. Exemple Voici 3 cases à cocher dont 2 sont actives : Les fenêtres et les listes 361 Les boutons de navigation des fiches Ces boutons vous permettent de consulter une fiche sans repasser par la liste des fiches. Lorsque vous vous trouvez sur la fiche d'un élément, ces boutons permettent respectivement (en partant du haut vers la droite) : • d'afficher la liste des fiches, • d’ouvrir la première fiche de la liste, • d’ouvrir la fiche suivante, • d’ouvrir la fiche précédente, • d’ouvrir la dernière fiche de la liste. L'icône d'appel de la liste de sélection Vous retrouvez l’icône d'appel de liste pour les zones qui l'autorisent. En cliquant sur cette icône, une nouvelle fenêtre affiche la liste des valeurs autorisées pour la zone en question. Vous disposez depuis cette fenêtre du bouton [Créer] qui permet de créer un nouvel élément dans cette liste, sans avoir à quitter les manipulations que vous réalisez.  Vous pouvez aussi saisir directement un ou plusieurs caractères. Dans ce cas, une liste Recherche rapide vous proposera les valeurs possibles. Les menus locaux Dans les logiciels de la gamme Ciel, vous trouverez en général 3 types de menus locaux : Les menus locaux "classiques" Ils permettent de choisir une valeur parmi plusieurs propositions. Il suffit de cliquer dessus et un menu déroulant vous permet de sélectionner la valeur ou l'action à prendre en compte. Les menus locaux avec zone de saisie Dans ce cas, vous pouvez soit utiliser la liste déroulante située à droite de la zone soit saisir directement la valeur. Les menus locaux pour sélection d'une couleur Dans ce cas, une palette de couleurs prédéfinies vous est proposée. Une fois la sélection réalisée, le menu déroulant affiche la couleur choisie. Les boutons menus Certains logiciels Ciel dispose de boutons particuliers. Composés de 2 parties, ils permettent 2 types d'actions : • la partie haute (icône + texte) réagit comme un bouton classique, • la partie basse (triangle de sélection) est un menu déroulant. Les fenêtres et les listes 362 Exemple Le sélecteur de date Un sélecteur de date peut se présenter sous trois formes différentes. Cela se caractérise par un changement de l'unité (jour, mois ou année) au niveau des dates. Exemple Voici un sélecteur de date avec une précision à la journée : Pour renseigner une date, vous pouvez : • saisir directement la date dans la zone prévue à cet effet. Afin d'optimiser votre saisie, vous pouvez ne pas renseigner une date dans sa totalité. Par exemple, si votre ordinateur est à la date du 15/07/ 2012, si vous saisissez : • 20 puis , la date sera 20/07/2012. • 1012 puis , la date sera 10/12/2012. • 250812 puis , la date sera 25/08/2012. • utiliser les valeurs pré-définies dans le logiciel. Une liste déroulant située à droite de la zone date vous propose toute une liste de valeur. • utiliser le calendrier intégré au logiciel. Pour cela, cliquez sur l'icône située à droite de la zone date. La fenêtre du calendrier s’affiche : Les fenêtres et les listes 363 Ce calendrier vous permet de sélectionner le jour de votre choix. La zone située en bas à droite affiche la date déjà sélectionnée. En entête, vous visualisez l'année et le mois sélectionnés. A l'extrémité droite des années, deux flèches vous permettent de passer aux années suivantes ou précédentes. Pour choisir un jour, une fois l'année et le mois choisis, cliquez sur le jour souhaité puis cliquez sur [OK]. Les boutons [Aujourd'hui], [Date de travail] et [Vide] permettent respectivement de choisir la date de votre ordinateur, la date de travail, ou de ne rien renseigner. Le bouton situé en bas de la fenêtre propose des périodes prédéfinies : Début d’année, Pâques, etc. Les images et logos Des images (ou des logos) peuvent être intégrés à divers endroits selon la nature du logiciel que vous utilisez. Pour placer ou supprimer une image, vous pouvez : • utiliser les commandes COUPER-COPIER-COLLER. • ouvrir le menu CONTEXTUEL (clic droit dans la zone de l’image) qui propose ces options, mais également la fonction Importer. Elle permet d’importer une image depuis un fichier. Toujours depuis le menu CONTEXTUEL, la commande Afficher le traceur vous permet de placer une cible sur le pointeur de votre souris. • utiliser la fonction Scanneur/appareil photo disponible dans la zone de l’image pour récupérer une image d'un scanneur ou appareil photo.  Les formats JPEG et BMP sont acceptés. Néanmoins, dans un souci d'optimisation, nous vous conseillons d'utiliser le format JPEG. Les commentaires Ces zones permettent d'affecter un commentaire sur une fiche ou tout type d'élément autorisé par le programme. Le bouton donne accès au contenu de la note en affichant la fenêtre Commentaire : Les fenêtres et les listes 364 Une palette de mise en forme du texte s’affiche automatiquement lorsque vous ouvrez la fenêtre Commentaire. Vous disposez d'outils pour cadrer, affecter un style, choisir la police, la taille et la couleur du texte sélectionné. Autres D'autres icônes ou boutons sont également présents dans les logiciels Ciel : • : en général, ce bouton est présent à côté d'une zone numérique qui peut être saisie mais également calculée automatiquement par le logiciel. En cliquant sur ce bouton, vous provoquez un recalcul du montant. • : cette icône lance votre navigateur internet sur l'adresse du site internet renseignée. • : cette icône lance votre logiciel de messagerie et créer un nouveau message en y indiquant l'adresse saisie. • : cette icône donne accès à la liste des rubriques. • : cette icône donne accès à l'éditeur de scripts ou à la saisie simplifiée d’une formule. • : un clic sur cette icône permet d'effacer la rubrique ou la formule. La barre des listes Les fenêtres présentant une liste d’éléments disposent d’une barre de liste.  Selon la fenêtre dans laquelle vous vous trouvez, cette barre peut présentée plus ou moins d’options. La barre de liste est située au-dessus des éléments d’une liste et permet d'accéder rapidement aux fonctions de gestion de liste : regroupement, filtres, vues, impressions, envoi d’un email, options, recherche. Le regroupement Afin de faciliter vos recherches dans certaines listes, vous pouvez les afficher par regroupement. Pour cela, vous avez deux possibilités : • vous cliquez sur la flèche du bouton [Regroupement] puis vous choisissez la commande Paramètres de regroupement. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous définissez vos critères. • vous cliquez directement sur le bouton [Regroupement]. Dans la zone qui s'affiche en-dessous, vous glissez-déposez la colonne qui servira au regroupement.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Les regroupements”, page 380. Les filtres Ce bouton permet de filtrer les éléments de la liste en fonction des colonnes. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une ligne s'affiche en dessous des en-têtes des colonnes. Les fenêtres et les listes 365 Vous pouvez alors saisir ou sélectionner vos critères d'extraction dans les zones de votre choix. Le résultat est immédiat.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Filtrer une valeur courante”, page 369. Les vues Ce bouton permet d'accéder aux vues de la liste préalablement enregistrées ainsi que de mémoriser une vue de la liste. Pour enregistrer une vue, cliquez sur le bouton puis nommez-la.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Les vues”, page 372. les impressions Ces boutons permettent de lancer un aperçu avant impression ou une impression de la sélection de la liste. Une fenêtre s'affiche et propose des états propres à la liste.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche F1). L’envoi d’e-mail Ce bouton permet d'envoyer par e-mail les éléments sélectionnés dans la liste.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche F1). Les options de liste Ce bouton permet d'accéder rapidement à des options d'affichage (afficher l'aperçu, afficher le détail, affiner la sélection), à l'édition de graphiques, à l'export de la sélection, aux tris pré-définis de la liste, à l'agrandissement ou réduction de la police, au redimensionnement de toutes les colonnes, aux propriétés de la liste. Les recherches Cette zone permet de lancer des recherches simples ou avancées dans la liste. • Pour plus de détails sur les recherches, reportez-vous au chapitre “Les filtres (recherches)”, page 457 . Les fenêtres et les listes 366 Les listes simples Les listes les plus simples sont celles que vous trouvez dans les fenêtres pour réaliser une sélection. Vous vous y déplacer avec les flèches haut et bas. Quand l'élément recherché est sélectionné, en général vous pouvez en valider le choix en utilisant la touche . Les fenêtres et les listes 367 Les listes à plusieurs colonnes C'est ce type de liste que nous vous avons présenté, dans la partie “Les fenêtres”, page 359. En règle générale, les colonnes sont déplaçables et de largeur variable. De plus, la nature même de l'information présentée dans ces colonnes est personnalisable. Ces listes offrent de nombreuses possibilités de présentation et de sélection. Manipulation des colonnes Au niveau de la liste, vous pouvez changer la largeur et l'ordre des colonnes. Modifier la largeur Vous pouvez adapter la largeur des colonnes de deux façons : soit à la taille de votre choix soit selon le contenu. Largeur personnalisée Cliquez sur la marque de séparation des colonnes puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur pour atteindre la largeur voulue. Largeur adaptée au contenu Double-cliquez sur la colonne à redimensionner. Pour redimensionner toutes les colonnes en une seule fois, cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Redimensionner toutes les colonnes. Déplacer les colonnes 1. Cliquez sur l'intitulé d'une colonne puis, tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur. 2. Lâchez le bouton quand vous vous trouvez sur la colonne devant laquelle votre sélection va se placer.  Notez que l'ordre des colonnes se trouvera aussi modifié si vous personnalisez la liste. Sélection des éléments de la liste Sélection d’un élément Cliquez sur l’élément pour le sélectionner. Une fois sélectionné, vous pourrez exécuter une action : le dupliquer, l’ouvrir, le supprimer, etc. Sélection continue Cliquez sur le premier élément puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez la souris jusqu’au dernier élément que vous souhaitez sélectionner et relâchez le bouton de la souris. Vous pouvez aussi : 1. cliquer sur le premier élément, 2. relâcher le bouton de la souris, 3. maintenir la touche enfoncée, 4. et cliquer sur le dernier élément souhaité. Les fenêtres et les listes 368 Sélection discontinue Vous pouvez procéder de deux façons : • Cliquez sur le premier élément et, tout en gardant la touche enfoncée, sélectionnez les autres éléments. • Dans la première colonne, cliquez sur la case pour sélectionner un ligne. Une croix verte s’affiche. Vous pouvez alors cocher plusieurs lignes. Sélection continue et discontinue 1. Cliquez sur le premier élément puis relâchez le bouton de la souris. 2. Déplacez la souris plus bas. 3. Appuyez sur la touche et cliquez sur un autre élément, puis sélectionnez les éléments qui suivent sans relâcher le bouton de la souris. Sélection de toute la liste Vous avez deux possibilités : • Dans le menu contextuel (clic droit sur la liste), sélectionnez la commande Tout sélectionner. Tous les éléments de la liste (même ceux qui n’apparaissent pas à l’écran) sont maintenant sélectionnés. • Dans la première colonne, cochez la première case . Inverser la sélection Si un ou plusieurs éléments sont sélectionnés et que vous choisissez cette commande, depuis le menu contextuel (clic droit sur la liste), tous les autres éléments seront sélectionnés sauf celui ou ceux d'origine. Bloquer une colonne Lorsque le nombre de colonnes d'une liste est important et que vous ne pouvez les visualiser qu'en défilant l’ascenseur horizontal, vous pouvez demander à ce que l'une des colonnes reste fixe. Pour cela, depuis le menu contextuel (clic droit sur le titre de la colonne), choisissez la commande Bloquer la colonne. Pour la débloquer, effectuez la manipulation inverse.  La colonne bloquée sera toujours placée en première position. La couleur de fond de son titre est plus clair que les autres. Les tris A partir du moment où une colonne est présente dans une liste, vous pouvez trier les éléments de la liste sur cette colonne. Pour cela : • double-cliquez sur le titre de la colonne, • ou, depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit sur le titre de la colonne), sélectionnez la commande Trier par 'nom de la colonne'. Une flèche s'affiche alors à droite du titre de la colonne triée. En double-cliquant à nouveau, vous modifiez l'ordre du tri (ascendant ou descendant). Les fenêtres et les listes 369 Filtrer une valeur courante Vous pouvez réaliser des extractions plus ou moins complexes sur les éléments affichés dans une liste. Cependant, vous pouvez réaliser très rapidement un filtre sur une valeur dans une ou plusieurs colonnes. Filtre sur une colonne Vous avez le choix entre réaliser un filtre qui est égal à la valeur ou bien différent de la valeur. 1. Cliquez sur une ligne au niveau de la colonne sur laquelle vous voulez réaliser un filtre. 2. Faites un clic-droit et choisissez l’une des commandes dont l’intitulé commence par Rechercher. Le résultat est immédiat. Exemple Dans cet exemple, nous demandons au logiciel de filtrer les éléments dont le type est Ville=PARIS. Filtre sur plusieurs colonnes 1. Cliquez sur le bouton . Une ligne s’affiche en dessous des titres des colonnes. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez dans le menu déroulant la condition : =, ≠, contient, ne contient pas, commence par, ne commence pas par.  Les conditions proposées sont différentes entre une colonne contenant des valeurs numériques, du texte ou une valeur booléenne (vrai ou faux). 3. Dans la zone située à côté du bouton, saisissez un critère de filtre ou si l’une de ces icônes s’affichent, cliquez dessus pour choisir le critère. Le résultat est alors immédiat. 4. Procédez de la même façon sur les autres colonnes. Exemple Dans cet exemple, les filtres sont réalisés sur la liste des clients. Tous les clients qui utilisent le mode de paiement «virement» exceptés ceux appartenant à la famille «Distribution» sont extraits de la liste. 5. Pour annuler un filtre sur une colonne, cliquez sur la croix située en fin de zone. Et, la fermeture de la fenêtre annule tous les filtres. La ligne verte indique qu’au moins un filtre est activé. Les fenêtres et les listes 370 Personnalisation de la liste Nous allons voir maintenant les possibilités de personnalisation des listes. Pour fixer vos préférences : • cliquez sur l’icône et choisissez la commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE, • ou depuis le menu contextuel (clic droit sur la liste), choisissez la commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE. La fenêtre Propriétés de la liste s'affiche :  Suivant les listes, certaines fonctionnalités sont inactives (grisées). Options d'affichage Numéroter les lignes En activant cette option, chaque ligne sera numérotée. Gestion du glisser déposer Activer cette option vous permet d'effectuer un "glisser déposer" des lignes sélectionnées sur votre disque dur, sous forme d'un fichier texte. Couleurs listing Cette option permet d'alterner la couleur de fond de chacune des lignes de la liste. Numéroter les colonnes En activant cette option, chaque colonne sera numérotée. Afficher les totalisations Cette option permet d’afficher les totaux des montants. Les totalisations sont affichés en bas des colonnes. Colonne de sélection Cette option permet d’afficher la colonne qui permet de sélectionner les lignes par une coche. Affichage des images éventuelles Si vous affichez une image pour chaque enregistrement de la liste (photo d'article dans Ciel Gestion commerciale, photo de membres dans Ciel Associations, etc.), vous pouvez indiquer le mode d'affichage à utiliser. Les fenêtres et les listes 371 Affichage des textes longs éventuels Si vous souhaitez afficher des informations dont le contenu peut être long (commentaires, notes, etc.), vous pouvez indiquer le mode d'affichage à utiliser. Afficher les lignes horizontales et Afficher les lignes verticales Ces options permettent d'afficher ou non les traits horizontaux de séparation entre les lignes et les traits verticaux entre les colonnes. Colonnes affichées Pour choisir les données qui figureront dans la liste, depuis la fenêtre Propriétés de la liste, cliquez sur le bouton [Colonnes affichées]. La fenêtre Colonnes affichées s’ouvre : Vous retrouvez, sur la gauche, toutes les colonnes qui peuvent être affichées ; sur la droite, celles qui sont actuellement affichées dans la liste. • Utilisez les boutons au centre pour [Ajouter>>] ou [<. Il éditera les colonnes affichées dans la liste. L'état vous permet de visualiser, sous forme d'un tableau, l'ensemble des informations de chaque enregistrement. Vue par défaut Vues ajoutées La flèche donne accès aux commandes Renommer, Enregistrer, Supprimer. Ce bouton permet d’ajouter une vue. Le logiciel demande alors de la nommer. Les fenêtres et les listes 373 Les autres états sont plus puissants et font en général appel à des filtres, des tris et des ruptures. • L'option Voir le commentaire ajoute à la fenêtre une zone permettant de visualiser le commentaire de l'état. • L’option Voir la vignette permet de visualiser l’état à droite de la fenêtre. • L'option La sélection seulement indique au logiciel si seuls les éléments sélectionnés doivent être pris en compte lors de l'édition, ou bien l'ensemble des éléments de la liste. A titre d'information, le nombre d'éléments sélectionnés est indiqué à la suite de cette option. Autres options La bouton situé dans la barre au-dessus des éléments d’une liste, donne accès à un menu regroupant diverses fonctionnalités. Exemple Voici un exemple des options que vous pouvez y trouver. Graphique Cette commande permet de visualiser des graphiques utilisant les informations sélectionnées dans la liste. Exporter Cette commande permet d’exporter les informations sélectionnées dans la liste, sous forme d'un fichier texte sur votre disque dur. Tris La commande Tris permet de changer l’ordre d’affichage des éléments. En activant cette commande, la fenêtre Tri s’affiche. A l’aide de l’icône , vous choisissez la rubrique sur laquelle sera basé le tri, par exemple selon la Date. Dans certaines fenêtres, les rubriques de tri sont proposées directement dans le menu déroulant. Exemple Cochez l’ordre de tri de votre choix. La commande AUTRE permet d’accéder à la fenêtre Tri. Police + grande Police - grande Cette commande permet d’agrandir la taille du texte de la fenêtre en cours d’utilisation. A l’inverse, la commande Police - grande diminue la taille du texte.  Pour modifier la taille de la police dans toutes les fenêtres des applications, vous devez paramétrer la taille dans les préférences Environnement. Voir L’onglet Polices, page 409. Redimensionner toutes les colonnes Cette commande permet d’adapter la largeur des colonnes à leur contenu. Toutes les colonnes sont redimensionnées en une seule fois. Les fenêtres et les listes 374 Les règles Uniquement disponible en version Evolution et Intégrale. Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.  Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Exemple Tous vos clients sont des grossistes. En créant une règle sur la rubrique Famille clients, lorsque vous saisirez une fiche client, la famille sera automatiquement renseignée par Grossiste. Accéder à la liste des règles Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation ou dans une barre d’actions. Dans Ciel Gestion Intégrale, vous avez la possibilité d’accéder à la liste des règles par le menu DOSSIER - commande OPTIONS. Ajouter la tâche «Liste des règles»  Vous pouvez auparavant créer un groupe (clic droit - AJOUTER UN GROUPE) dans la barre de navigation et le nommez distinctement, par exemple «Mes règles». 1. Faites un clic-droit dans un groupe de la barre de navigation et cliquez sur la commande AJOUTER UNE TÂCHE, ou faites un clic-droit dans la barre d’actions et sélectionnez Modifier la barre d’actions. 2. Ajoutez la tâche Liste des règles et cliquez sur le bouton [OK]. Exemples dans la barre de navigation et dans la barre d’actions de l’Accueil.  Pour plus de détails sur les tâches, reportez-vous au paragraphe “Ajouter une tâche”, page 346. Ouvrir la liste des règles 1. Dans la barre de navigation ou d’actions, cliquez sur le lien Liste des règles. Vous obtenez la fenêtre de gestion des règles : Dans la zone Famille, le menu déroulant propose les listes dans lesquelles des règles peuvent être appliquées. Ces listes varient en fonction de votre logiciel. 2. Sélectionnez la famille pour laquelle vous allez créer, modifier ou supprimer une règle. Les fenêtres et les listes 375 Créer une règle 1. Dans la liste des règles, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche. Une règle se définit par un déclenchement, une action à effectuer et éventuellement une condition d’exécution. Déclenchement Afin qu’une règle puisse être appliquée, vous devez définir ce que le logiciel doit faire (vérifier, remplir, exécuter un script) et à quel moment. 2. Choisissez dans la liste déroulante l’une des options suivantes : • Vérification : le logiciel contrôle les valeurs d’une rubrique. • Avant enregistrement : le logiciel remplit automatiquement une rubrique. • Valeurs par défaut : le logiciel attribue à une rubrique une valeur par défaut. • Après enregistrement : le logiciel exécute un script. 3. En-dessous de la liste déroulante, définissez quand le déclenchement de la règle aura lieu. Les options proposées varient en fonction du type de déclenchement. Condition Vous pouvez éventuellement déterminer une condition. Ainsi, la règle sera valable uniquement si la rubrique répond à cette condition. 4. Dans la zone Condition d’exécution de la règle, vous choisissez la condition qui déclenchera la réalisation de la règle. Pour cela, cliquez sur le bouton [Modifier la condition globale]. 5. Cliquez sur l’icône pour choisir la rubrique à vérifier. 6. Sélectionnez dans le menu déroulant une condition puis saisissez la valeur. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Les fenêtres et les listes 376 Actions à effectuer Dans cette partie, vous définissez l’action que le logiciel exécutera lorsqu’il détectera qu’une rubrique répond à la règle. Les actions proposées dépendent du type de déclenchement choisi : • Vérification : vous choisissez le type de message d’avertissement que le logiciel affichera. • Affectation d’une valeur (règles du type avant enregistrement, valeurs par défaut) : vous définissez la valeur que le logiciel affectera à une rubrique. • Exécution d’un script (règle du type Après enregistrement) : vous définissez le script que le logiciel exécutera. 8. Dans tous les cas, cliquez sur le bouton [Créer] pour ajouter et définir une action. Vérification Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s’affiche. 1. Choisissez le type de message que vous voulez afficher. • Générer une erreur : un message d’erreur s’affichera et l’enregistrement ne s’effectuera pas. • Générer une alerte : un message d’alerte s’affichera et il sera possible de continuer ou d’annuler l’enregistrement. • Générer une note : un message sous la forme d’une note s’affichera et vos données seront systématiquement enregistrées. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le texte qui figurera sur le message et cliquez sur le bouton [OK]. Affectation d’une valeur  Les déclenchements de type Valeurs par défaut et Avant enregistrement permettent de remplir une rubrique. 1. Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], sélectionnez la rubrique sur laquelle le logiciel affectera une valeur. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre suivante s’affiche. Les fenêtres et les listes 377 3. Le nom de la rubrique sélectionnée précédemment s’affiche dans la zone Rubrique à modifier. Vous pouvez toujours la changer. Pour cela, cliquez sur l’icône . 4. Cochez le traitement à appliquer sur la rubrique : • Remplir avec la valeur : dans ce cas, saisissez la valeur qui sera attribuée ou bien si la rubrique sélectionnée propose des valeurs prédéfinies, cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez-la. • Effacer : dans ce cas, le logiciel efface l’information contenue dans la rubrique. • Remplir avec la formule : dans l’éditeur de script qui s’affiche automatiquement lorsque vous cochez cette option, définissez une formule à appliquer à la rubrique. • Passer en MAJUSCULES, Passer en minuscules : la rubrique sera automatiquement écrite soit en majuscules, soit en minuscules. • Passer en Titre : la rubrique sélectionnée commencera par une majuscule. 5. Cliquez sur le bouton [OK].  Pour plus de détails sur la définition d’une formule, reportez-vous au paragraphe “Les scripts formules”, page 471. Exécuter un script 1. Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], sélectionnez, dans la fenêtre qui s’affiche, la ligne Exécuter un script. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de l’éditeur de script s’affiche.  Pour plus de détails sur la création d’un script, reportez-vous au paragraphe “L’éditeur de scripts”, page 470. Exemple Vous modifiez le numéro de téléphone d’un client et vous voulez le transmettre à son représentant par email. Avec le script, vous pouvez paramétrer l’activation de l’envoi d’un e-mail après la modification du numéro de téléphone dans une fiche client. 3. Une fois que vous avez fini la définition de l’action, cliquez sur le bouton [OK]. Fin de la création d’une règle Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous pouvez saisir un commentaire, par exemple la description et l’utilité de la règle. Celui-ci sera visible depuis la liste des règles dans la colonne Commentaire. 1. Si toutefois vous voulez que la règle soit temporairement inactive, cochez l’option Règle désactivée. Vous pourrez à tout moment la réactiver. Voir Activer/désactiver une règle, page 378. 2. Une fois que vous avez fini de définir la règle, cliquez sur le bouton [OK]. 3. Nommez la règle et cliquez sur le bouton [OK]. Les fenêtres et les listes 378 Modifier une règle  Dans la liste des règles - bouton [Modifier]. 1. Dans le menu déroulant Famille, sélectionnez le type de liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une règle  Dans la liste des règles - bouton [Supprimer]. 1. Dans le menu déroulant Famille, sélectionnez le type de liste. 2. Choisissez la règle à effacer et cliquez sur le bouton . 3. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui]. Passer en interne / en externe  Dans la Liste des règles - clic-droit. Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable dans le dossier en cours. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel. Dans ce cas, la règle doit être définie en externe. 1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne. 2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la fonction Passer en externe ou Passer en interne. Activer/désactiver une règle  Dans la Liste des règles - clic-droit. Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront. 1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION. La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche. Gestion avancée  Dans la Liste des règles - clic-droit. La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un autre ordinateur. A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel. Importer une règle 1. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande IMPORTER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké. Les fenêtres et les listes 379 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle existante, un message s’affiche et vous propose de : • Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer]. • Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK]. • Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée. Exporter une règle 1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande EXPORTER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Les fenêtres et les listes 380 Les regroupements Afin de faciliter vos recherches dans certaines listes, vous pouvez les afficher par regroupements. Constituer des regroupements Le regroupement s’établit à partir des différentes colonnes affichées dans une liste. Pour mieux répondre à vos besoins, il est toujours possible d’afficher davantage de colonnes dans une liste à l’aide d’un clic-droit, commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE, bouton [Colonnes affichées].  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Colonnes affichées”, page 371. Regroupement simple 1. Dans la liste, positionnez votre souris sur une colonne. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande REGROUPEMENT SUR «...», par exemple, la commande Regroupement sur «Famille clients». Les éléments de la liste sont alors regroupés. Exemple Regroupement à plusieurs niveaux Dans un regroupement, vous pouvez en ajouter d’autres. Pour cela, vous devez dans un premier temps afficher la zone de regroupement puis intégrer de nouveaux groupements. 1. Cliquez sur le bouton .La zone de regroupement s’affiche. Par exemple, votre liste de clients est regroupée par famille et vous voulez que les clients soient classés à un deuxième niveau, par mode de paiement. 2. Cliquez sur la colonne faisant l’objet du regroupement. 3. Glissez la colonne dans la zone de regroupement et relâchez le curseur de votre souris. Vous pouvez constituer 4 niveaux de regroupement maximum. 4. Répétez l’opération autant de fois que nécessaire. Attention ! Le regroupement n’est pas disponible dans toutes les listes. Une action sur un regroupement s’applique à tous les éléments de celui-ci. Par exemple, si vous supprimez un regroupement, tous ses éléments seront effacés. Les fenêtres et les listes 381 Présentation de la zone de regroupement  Vous accédez à cette zone en cliquant sur le bouton . Positionner les regroupements Les regroupements peuvent être déplacés à tout moment. Vous pouvez soit modifier la position du regroupement soit remplacer un regroupement par un autre. Déplacement Pour cela, cliquez sur un regroupement et glissez-le à l’emplacement souhaité. Des petites flèches rouges vous indique le déplacement. Exemple Dans cet exemple, le code est déplacé en seconde position. Remplacement Un regroupement peut également être remplacé. Dans ce cas, le regroupement que vous déplacez prend la place d’un autre et l’annule. Une flèche verte vous indique qu’il s’agit d’un remplacement. Exemple Dans cet exemple, le Code prend la place du Mode de paiement. Le regroupement Mode de paiement est alors annulé et ne s’affiche plus. Paramètres du regroupement 1. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la commande PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Pour modifier les paramètres, cochez l’une des trois options suivantes : • Ne pas regrouper : vous annulez tout le regroupement y compris les différents niveaux. Modifie l’ordre des éléments : Annule le regroupement croissant ou décroissant Les fenêtres et les listes 382 • Regrouper automatiquement sur le critère de tri : les critères de tri de la liste deviennent les critères de regroupement. Dans ce cas, la zone de regroupement sera inaccessible. Vous devrez changer ce paramètre pour l’afficher de nouveau. • Regrouper par : Vous pouvez réaliser un regroupement à partir de cette fenêtre, ce qui s’avère utile lorsque toutes les colonnes de la liste ne sont pas affichées. En effet, l’icône permet d’accéder à toutes les rubriques. 1. Cliquez sur la première icône et choisissez la rubrique de regroupement. Faites de même pour les regroupements des autres niveaux. 2. Les options Croissant et Décroissant permettent de choisir l’ordre d’affichage. Par défaut, Croissant est coché. Cochez Décroissant si vous voulez que les éléments soient affichés dans l’ordre inverse. 3. Dans la zone Déployer/Réduire par défaut, vous pouvez déterminer l’affichage qui sera pris en compte par défaut à l’ouverture de la liste. Choisissez entre : • Reprendre l’affichage précédent : la liste s’ouvrira telle qu’elle était à la dernière fermeture. • Tout réduire. • Tout déployer. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Affichage des regroupements Afficher par ordre croissant ou décroissant Par défaut, un regroupement est affiché par ordre croissant. Pour changer l’ordre, vous disposez d’une flèche dans la zone de regroupement. Cliquez sur la flèche du regroupement.  Pour un ordre croissant, la flèche est vers le haut et inversement. Déployer / Réduire Par défaut, un regroupement est réduit. Vous pouvez déployer une ligne ou toutes les lignes de la liste. Déployer une ligne ou toutes les lignes • Cliquez sur le bouton d’une ligne, • ou cliquez sur la flèche du bouton et choisissiez la commande TOUT DÉPLOYER. Réduire une ligne ou toutes les lignes Pour revenir à un affichage réduit : • Cliquez sur le bouton d’une ligne. • ou cliquez sur la flèche du bouton [Regroupement] et choisissez la commande TOUT RÉDUIRE. Ne plus regrouper Vous pouvez annuler soit tout un regroupement y compris ses différents niveaux soit un niveau de regroupement à la fois. Annuler tout un regroupement 1. Cliquez sur la flèche du bouton . 2. Sélectionnez la commande ANNULER LE REGROUPEMENT. Annuler un groupement Dans la zone de regroupement, cliquez sur la croix du regroupement. Les fenêtres et les listes 383 Les actions flash Les actions flash ne sont pas disponibles dans toutes les listes de votre application. Cette fonction permet d'accéder rapidement aux différents traitements qu'il est possible de réaliser sur un élément sélectionné dans une liste.  Les actions flash apparaissent si vous avez coché l'option Proposer des actions flash sur la sélection dans les préférences du dossier (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Confort). 1. Lorsque vous sélectionnez une ligne de la liste, le bouton s'affiche automatiquement. Passez votre souris dessus puis sélectionnez l'action de votre choix. 2. Si vous ne voulez plus accéder aux actions flash, passez votre souris sur le bouton puis sélectionnez la commande DÉSACTIVEZ LES ACTIONS FLASH.  Les actions flash ne remplacent pas le menu Contextuel auquel vous avez toujours accès via un clicdroit. Les Jumplists  Vous devez posséder un système d'exploitation Windows™ 7 pour pouvoir utiliser les Jumplists sur votre poste de travail. Les Jumplists permettent d’accéder à des fonctions via le raccourci de l’application ainsi que de signaler visuellement certains traitements en cours. Lorsque vous faites un clic-droit sur l’icône de l’application dans la barre des tâches de Windows 7, un menu s’affiche. Vous pouvez alors épingler le logiciel à la barre des tâches, fermer l’application, sauvegarder le dossier ouvert, accéder au site internet Ciel, etc. De plus, lorsque vous lancez un traitement long, la progression s’affiche sur l’icône de l’application. Et, les messages de confirmation de traitement sont signalés par une icône orange, située à côté du raccourci. Généralités Comptabilité, Gestion commerciale, Associations, Comptes personnels, Facturation Préférences générales Environnement Impressions Sauvegarde/Restauration Aide à la saisie Internet, Agenda Liaison comptable Synchronisation des données Etats paramétrables Les préférences Les préférences 385 Généralités  Menu DOSSIER - commande OPTIONS puis PRÉFÉRENCES Chaque logiciel de la gamme Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous allez ainsi pouvoir choisir la couleur du texte, des listes, des boutons et de nombreux autres éléments, fixer le format des dates, des nombres et de multiples autres préférences. Dans la fenêtre ci-dessous, vous visualisez les préférences de Ciel Gestion commerciale. La fenêtre Préférences se présente sous la forme d'une liste contenant les différentes catégories de préfé- rences. Le symbole + permet d’afficher les préférences de la catégorie qu’il précède.  Vous pouvez aussi retrouver ces préférences en divers endroits du logiciel, depuis les menus contextuels. Dans ce cas, la fenêtre Préférences s’ouvrira avec comme préférence active celle qui correspond à la fenêtre depuis laquelle vous appelez les préférences. Au-dessus de la liste des catégories, vous disposez de l’option Voir les commentaires. Elle permet de visualiser une zone d'aide, dans la partie Commentaire de la fenêtre, où sera affiché un résumé de la préférence sélectionnée. En haut de la fenêtre, vous disposez des boutons suivants : • [Modifier] : permet d'ouvrir la préférence sélectionnée. Vous obtenez le même résultat en double-cliquant sur la préférence. • [Défaut] : permet de réinitialiser la préférence sélectionnée à ses valeurs d'origine. • [Utilitaires] : permet d’accéder à la fenêtre des Utilitaires. • [Fermer] : permet de quitter la fenêtre. Attention ! Des logiciels Ciel disposent de préférences supplémentaires, selon leurs spécificités. Ces préférences ne sont donc pas accessibles dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Les préférences 386 Préférence Comptabilité Dans un logiciel disposant d’options de comptabilité Uniquement disponible dans Ciel Professionnel indépendant, Ciel Compta libérale, Ciel Associations, Ciel Auto-entrepreneur.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ Lorsque vous enregistrez une écriture, un numéro de mouvement est généré automatiquement si vous activez cette préférence. 1. Dans la fenêtre Enregistrement d'une écriture, cochez l'option Afficher le numéro de mouvement. 2. Cliquez sur [OK] pour valider cette préférence. 3. Si vous ne voulez plus que ce numéro de mouvement s'affiche à l'enregistrement d'une écriture, il vous suffit de décocher l'option puis de validez en cliquant sur [OK]. Les préférences 387 Dans un logiciel de comptabilité Uniquement disponible dans Ciel Compta, Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ Accélérateurs Pour éviter la saisie complète des comptes, des libellés d'écritures et des modes de paiement lors de l'enregistrement de vos écritures, vous pouvez associer des touches de raccourcis clavier aux éléments que vous utilisez le plus souvent. Créer les listes des dix éléments les plus utilisés Dans la fenêtre Tableaux des accélérateurs de saisie : 1. Cliquez sur l'onglet correspondant à la liste que vous souhaitez créer : Comptes, Libellés ou Modes de paiement.Dans le cas des accélérateurs de compte, vous pouvez créer une liste pour tous les comptes confondus ou pour chaque classe de compte. Attention ! Ciel Compta Facile gère moins de préférences et moins d’options. Les préférences 388 2. Si vous avez déjà saisi des écritures, cliquez sur le bouton afin que la liste soit créée d'après ces dernières. Dans le cas contraire, vous pouvez utiliser les paramétrages définis par défaut, en cliquant sur le bouton .  Il vous sera toujours possible par la suite de reconstruire ces listes. Une fois la construction des listes validée, les éléments sont affichés dans la liste des accélérateurs. Le chiffre présenté dans la colonne Accélérateur correspond au raccourci clavier que vous utiliserez en saisie pour appeler directement l'élément. 3. Pour pouvoir utiliser ces raccourcis clavier lors des saisies, cochez la case Utiliser les accélérateurs en saisie. Demander l'affichage de ces listes Pour que ces listes soient proposées en saisie des écritures, vous devez en demander l'affichage. Pour cela : 1. Cliquez sur Options de saisie dans la liste des préférences comptables. La fenêtre Options de saisie s’affiche. 2. Selon vos besoins, cochez les cases : • Afficher la liste auxiliaire pour les comptes. • Afficher la liste auxiliaire pour les modes de paiement. • Afficher la liste auxiliaire pour les codes analytiques. • Afficher la liste auxiliaire pour les devises. • Afficher la liste auxiliaire pour les journaux. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. En saisie des écritures, lorsque le curseur est placé dans la zone Compte, Libellé ou Mode de paiement, la liste auxiliaire est automatiquement ouverte. • Dans la fenêtre Tableaux des accélérateurs de saisie, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Analytique Indisponible dans Ciel Compta Facile. Si vous gérez une comptabilité analytique et budgétaire, cette commande vous permet de paramétrer la saisie de vos écritures et les options liées au budget prévisionnel mensuel du code budgétaire. Les préférences 389 Ventilation analytique/budgétaire obligatoire Si vous cochez cette case, vous obligez l'affectation d'un code analytique lors de la saisie de vos écritures. Il faut, parallèlement, cocher l'option de saisie Ventilation dans le Plan de comptes pour chaque compte faisant l'objet de l'obligation de saisie d'un code analytique. Le code associé au compte sera repris automatiquement en saisie d'écritures. Appel automatique de la grille de saisie analytique Cochez cette case pour autoriser la modification des ventilations analytiques lors de la saisie/modification d’une écriture.  Vous devez également cocher la case Modifier les montants en saisie dans les codes analytiques. Inclure les écritures en simulation/brouillard dans le réalisé Si vous cochez cette case, le logiciel prendra en compte, lors de la saisie d'une écriture, les montants budgétaires mensuels définis pour le code budgétaire en cours. Les montants budgétés réalisés saisis en mode brouillard ou en simulation sont indiqués lorsque vous enregistrez une écriture en brouillard ou en simulation. Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 Cochez cette case pour visualiser les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les fiches analytiques (onglets Budgets et Cumuls). Répartition analytique Lors des calculs des montants à répartir, des écarts peuvent être constatés. Vous pouvez choisir de corriger ces écarts : • sur la première répartition • sur la dernière répartition • sur la répartition dont le pourcentage est le plus élevé • sur la répartition dont le pourcentage est le moins élevé Dans la fenêtre Analytique, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Options de saisie Les options de saisie permettent de faciliter et d'accélérer la saisie des écritures. Les préférences 390 Afficher le numéro de mouvement Si vous cochez cette case, vous êtes informé du numéro de mouvement attribué à l'écriture, lors de l'enregistrement. Ce numéro est avant tout une notion informatique. C'est pourquoi il convient de rappeler que le référencement des pièces comptables doit s'effectuer en fonction des numéros de pièces. Libellé de l'écriture = intitulé du compte Vous pouvez déterminer un type de libellé par défaut. Ce libellé (libre ou intitulé du compte) sera alors automatiquement repris dans la grille de saisie standard ou au kilomètre. Afficher la palette d'informations Si vous souhaitez que la palette d'information s'affiche à l'ouverture des fenêtres de saisie, cochez cette case. Afficher la liste auxiliaire pour... Si vous cochez une ou plusieurs de ces cases, les listes auxiliaires sont automatiquement présentées lorsque le curseur est placé sur une zone faisant appel à l'ouverture d'une liste. Si vous avez paramétré des accélérateurs de comptes, de libellés et/ou de modes de paiement, cochez les cases correspondantes pour que ces accélérateurs soient proposés en saisie. Afficher l'alerte encours client Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cochez cette case si, pendant la saisie de vos écritures, vous souhaitez être averti automatiquement lorsque un encours maximum autorisé est dépassé. Inclure les écritures en brouillard dans l'encours client Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cochez cette case si vous voulez inclure les écritures en brouillard dans le calcul de l'encours. Dans le cas contraire, seules les écritures validées seront prises en compte. Changement du taux de la devise en cours de saisie Dans le cadre d’une comptabilité multidevises, cochez cette case pour pouvoir modifier le taux de la devise directement en cours de saisie. Afficher le solde automatiquement Cochez cette case pour que, lors de la saisie des écritures, le solde soit automatiquement calculé. Statut validé par défaut lors d’une saisie d’écriture Cochez cette case pour que, lors de la saisie des écritures, celle-ci soit automatiquement validée. Dans la fenêtre Options de saisie, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT Cochez cette option pour que, lors de la saisie Z de caisse, les écritures de vente soient ventilées par rapport au HT. Comptes Ces options permettent de modifier l'affichage et le contenu du plan de comptes. Les préférences 391 Afficher les comptes de classe spéciaux et analytiques Cochez cette case pour afficher les comptes de classe spéciaux (8) et analytiques (9) dans le plan de comptes. Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 Cochez les cases correspondantes pour visualiser les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les fiches des comptes (onglets Cumuls et Budgets). Inclure les écritures en simulation/brouillard dans le réalisé Cochez cette case pour que les écritures en simulation/brouillard soient prises en compte dans le calcul du montant réalisé. Rap. bancaire : incrémenter le code pointage par ligne Cochez cette case pour que lors du rapprochement bancaire le logiciel incrémente automatiquement les numéros de code de pointage à chaque ligne. Nouveaux comptes tiers : coché ’lettrable’ par défaut Cochez cette option si vous souhaitez qu’à chaque création d’un compte tiers, celui-ci soit lettrable. Nouveaux comptes banques : coché ’pointable’ par défaut Cochez cette option si vous voulez qu’à chaque création d’un compte bancaire, celui-ci soit pointable. Dans la fenêtre Comptes, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Divers Vous pouvez définir dans cette fenêtre la méthode de calcul de votre déclaration de TVA et la méthode d'utilisation du compte de banque lors de la saisie du relevé bancaire. Calcul déclaration de TVA  Le calcul par défaut de la TVA est effectué sur une période. Cochez l'option de votre choix : • Solde depuis le début de l'année : votre déclaration sera calculée depuis le début de l'année. • Solde uniquement sur la période : votre déclaration est calculée sur la période choisie. Saisie relevé bancaire Indisponible dans Ciel Gestion Intégrale. Cochez l'option de votre choix : • en contrepartie de chaque opération : la contrepartie banque est réalisée sur chaque écriture de votre relevé bancaire. • en centralisation en fin de relevé bancaire : une seule contrepartie banque sera réalisée pour toutes les écritures de vos relevés bancaires. Choisissez alors si vous effectuez une contrepartie : • par solde : une seule ligne de contrepartie banque sera générée : la ligne de solde, ou • par cumul débit et crédit : deux lignes de contrepartie banque seront générées. Une pour la somme du débit et une pour la somme du crédit. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Ouverture d’un dossier Indisponible dans Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale. Vous pouvez définir l'action que le logiciel effectuera à l'ouverture d'un dossier d'une autre version de Ciel Compta. Si vous êtes dans Ciel Compta Evolution Vous pouvez ouvrir aussi bien un dossier millésime qu’un dossier Ciel Up To Experts ou encore qu'un dossier Ciel Compta Facile. Dans la partie haute de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta - Ciel Up To Experts. Au milieu de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta (millésime).Dans la partie basse de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta Facile. Les préférences 392 Si vous êtes dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts Vous pouvez ouvrir aussi bien un dossier millésime qu’un dossier qu'un dossier Ciel Compta Facile. Dans la partie haute de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta (millésime). Dans la partie basse de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta Facile. Si vous êtes dans Ciel Compta Vous pouvez seulement ouvrir un dossier de Ciel Compta Facile. 1. Cochez l'une des options suivantes : • Refuser l'ouverture : à l'ouverture de votre dossier, un message d'erreur vous signalera que votre dossier ne peut être ouvert. • Le convertir : à l'ouverture de votre dossier, l'application le convertira directement. Un message vous permettra de sauvegarder votre dossier. Pour cela, vous cliquerez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. • L'ouvrir sans conversion : à l'ouverture de votre dossier, un message vous avertira que votre logiciel se comportera soit comme Ciel Compta (millésime), soit comme Ciel Compta - Ciel Up To Experts soit comme Ciel Compta Facile. Vous pourrez travailler dans votre dossier comme vous en avez l'habitude.  Cette option est pratique si vous travaillez principalement dans une version de Ciel Compta différente de celle de votre expert-comptable. Par exemple, vous possédez une version millésime de Ciel Compta et votre expert possède une version Evolution de Ciel Compta. • Demander à l'ouverture : l'application affichera un message qui vous demandera ce que vous voulez faire. Il vous suffira de cocher l'option de votre choix (Refuser l'ouverture, Le convertir, L'Ouvrir sans conversion). 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Relance Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Vous pouvez choisir les lettres de relance qui seront en valeur par défaut. Ainsi, dans les comptes clients, onglet Relance, si vous sélectionnez <État par défaut>, les modèles de lettres sélectionnés dans cette pré- férence seront pris en compte pour relancer votre client. Trois modèles de lettres sont livrés en standard avec Ciel Compta. Vous pouvez les personnaliser, créer de nouvelles lettres en passant par la commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER. 1. Sélectionnez dans le menu déroulant la lettre type du niveau 1 de relance. 2. Procédez de la même façon pour les autres niveaux de relance : zones Lettre relance 2, Lettre relance 3. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! Une fois votre dossier converti, vous ne pourrez plus l'ouvrir dans la version d’origine de Ciel Compta. Les préférences 393 Règlement Ces options permettent de paramétrer la saisie des règlements. Saisie simplifiée des règlements (mode dépense/recette) Si vous gérez une comptabilité simplifiée, cochez cette case. Les commandes RECETTES et DÉPENSES s’ajoutent au menu SAISIES. Libellé automatique Si vous cochez cette case, le logiciel renseignera automatiquement le libellé de l'écriture en indiquant REGL suivi du numéro de mouvement, pour les écritures de règlements et d'encaissements. Autoriser un écart de règlement pour le lettrage Indiquez si vous autorisez un écart de règlement pour le lettrage : • Jamais : aucun écart ne sera autorisé. • Toujours : tous les écarts seront autorisés. • Avec un écart maximum de : cette option vous permet de fixer un montant maximum au-delà duquel la régularisation ne pourra pas être effectuée. Saisissez le montant à ne pas dépasser. Si le montant permettant d'équilibrer différentes lignes d'écritures à lettrer est supérieur à la valeur saisie, le logiciel refuse de créer l'écriture de régularisation pour constater l'écart de lettrage. Dans la fenêtre Règlement, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Les préférences 394 Préférences Gestion commerciale Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion Intégrale.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GESTION COMMERCIALE Articles La fenêtre Saisie du code article permet de paramétrer les options de recherche d'un article. Vous pouvez paramétrer une recherche : • uniquement par code article, • par code article puis par code barre si l'article n'existe pas, • par code barre puis code article si le code barre n'existe pas. Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur [OK] pour valider. Décimales La fenêtre Préférences décimales permet de paramétrer les décimales des prix unitaires, des quantités, des poids, des coefficients de marge, des taux de remise/escompte. 1. Cliquez sur les onglets : Prix unitaire, Quantité, Poids, Coefficient de marge, Taux de remise/escompte. 2. Indiquez le nombre de décimales à l’aide du menu déroulant puis cliquez sur [OK] pour valider.  Si vos pièces sont validées, le paramétrage des décimales n’est pas possible. Les cases sont alors grisées sauf le coefficient de marge qui reste modifiable. Modèles de pièces clients ou fournisseurs La fenêtre Modèles de pièce client permet de sélectionner un modèle pour chaque type de pièce (modèle de devis, commande, bon de livraison, facture d'acompte, facture, avoir, etc.).  Le principe est le même pour les Modèles de pièces fournisseurs. 1. Cochez l'option Défaut si vous souhaitez conserver le modèle proposé par défaut. 2. Cochez l'option Demander si vous souhaitez que le logiciel vous propose de choisir un modèle dans la liste des modèles existants. 3. L'option Modèle vous permet de spécifier le modèle de votre choix. Sélectionnez-le en cliquant sur le bouton . Attention ! Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Mode avancé dans la fenêtre Préférences. Les préférences 395 4. Cochez la case Faire un aperçu avant l'impression du modèle, si vous souhaitez visualiser le modèle avant de l'imprimer. Saisie des pièces clients Cette fenêtre permet de paramétrer les critères de saisie par défaut des pièces commerciales clients. 1. Cochez un mode de saisie : • une Saisie Standard : la fenêtre classique de la pièce commerciale s'affichera. • une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente) : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes en train de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). • Demander : vous avez le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. 2. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez sélectionner le client soit par son code, soit par son nom. De même, la sélection des articles peut se faire soit par le code soit par le libellé. Cochez les options de saisie de votre choix. 3. Des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. 4. Cochez les options de votre choix. 5. A l'enregistrement d'une nouvelle pièce commerciale, une fenêtre vous propose d'effectuer certaines actions (valider, régler, imprimer la pièce, etc). Cochez la case Option à l'enregistrement d'une nouvelle pièce client pour afficher cette fenêtre. 6. Cliquez sur [OK] pour valider. Les préférences 396 Saisie des pièces fournisseurs Vous pouvez paramétrer les options de sélection des articles et les options d'enregistrement des pièces commerciales fournisseurs. Options de saisie Des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. 1. Cochez les options de votre choix. Enregistrement pièce A l'enregistrement d'une nouvelle pièce commerciale, une fenêtre vous propose d'effectuer certaines actions (valider, régler, imprimer la pièce, etc). 2. Cochez la case Option à l'enregistrement d'une nouvelle pièce fournisseur pour afficher cette fenêtre. 3. Cliquez sur [OK] pour valider. Transferts de pièces clients ou fournisseurs Un client ou un fournisseur peut posséder plusieurs types d'adresse : • des adresses de facturation et des adresses de livraison indiquées dans sa fiche • une adresse ponctuelle indiquée dans l'onglet Tiers des pièces commerciales. Cette commande vous permet de préciser les adresses à utiliser lors des transferts de pièces clients ou fournisseurs. Selon le type de transfert de pièces (devis en commande, commande en BL, etc.), double-cliquez dans la zone Adresse à utiliser puis sélectionnez l'adresse à prendre en compte (adresse du client, du fournisseur ou de la pièce). Ainsi, vous pouvez indiquer qu'une commande issue d'un devis doit reprendre, non pas l'adresse de facturation de la fiche du tiers mais l'adresse indiquée dans l'onglet Tiers du devis et que le bon de livraison issu de cette même commande doit comporter l'adresse de livraison du Tiers. Les préférences 397 Préférence Associations Uniquement disponible dans Ciel Associations.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ASSOCIATIONS Saisie des codes membres La fenêtre Saisie des codes membres permet de paramétrer les options de recherche d'un membre. Vous pouvez paramétrer une recherche : • uniquement par code membre, • par code membre puis par code barre si le membre n'existe pas, • par code barre puis par code membre si le code barre n'existe pas. Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur [OK] pour valider. Préférences Comptes personnels Uniquement disponible dans Ciel Comptes personnels.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTES PERSONNELS Budgets Dans la fenêtre Budgets vous retrouvez deux options : • Calcul de la moyenne par mois jusqu’à la date de travail : cochez cette option si vous souhaitez calculer la moyenne des budgets mensuels en ne tenant compte que des mois sans montant. Ce calcul s'effectuera jusqu'à la Date de travail. • Afficher un message d'alerte en cas de dépassement du budget : cochez cette option si vous souhaitez être alerté en cas de dépassement de la somme inscrite au budget. Une fois la ou les options cochées, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les préférences 398 Les préférences facturation Modèles de dessins Uniquement disponible dans Ciel Devis Factures, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Associations Evolution. Les modèles de dessins correspondent aux modèles d’états que vous propose le logiciel. Vous pouvez choisir le modèle qui sera proposé lors des éditions des avoirs, devis, factures et factures d’acompte. Si vous cochez l’option : • Etat par défaut : votre pièce sera directement éditée dans le modèle défini par défaut. Par exemple, l’état par défaut d’un avoir dans Ciel Devis Factures est «avoir blanc ombré logo et remise». • Proposer la liste des états : au lancement de l’édition, une fenêtre vous proposera tous les modèles d’état de la pièce et vous devrez en sélectionner un. Les préférences 399 Saisie Uniquement disponible dans Ciel Devis Factures, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Associations Evolution, Ciel Facturation Facile, Ciel Auto-entrepreneur. La fenêtre Saisie permet de définir les préférences relatives à la facturation. Vous pouvez définir la méthode de saisie par défaut des pièces commerciales ainsi que les options de saisie des clients et des articles. Mode de saisie par défaut  Seule la saisie Document est possible dans Ciel Facturation Facile et Ciel Auto-entrepreneur. Ces options ne sont donc pas proposées. 1. Vous pouvez opter pour : • une Saisie Standard : la fenêtre classique de saisie d’une pièce commerciale s'affichera. • une saisie Document : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée, qui se présentera telle qu’à l’impression. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client... rapidement. • Demander : vous avez le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création d’une pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. Options saisie client 2. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez choisir le client soit par le code, soit par le nom. Cochez l'option de votre choix. 3. Si vous voulez que la liste des clients soit proposée à chaque création de pièces, cochez l'option Proposer la liste des clients. 4. Si vous voulez être alerté, à la validation d'une pièce, qu'un client a dépassé son encours autorisé, cochez l'option Afficher l'alerte encours client. Ciel Facturation Facile et Ciel Auto-entrepreneur ne gèrent pas les encours client. Cette option n’est donc pas proposée. Option saisie article 5. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez choisir l'article soit par le code, soit par le libellé. Cochez le mode de saisie article à prendre par défaut. 6. Une fois que vous avez défini tous vos critères de saisie, cliquez sur le bouton [OK]. Les préférences 400 Les préférences générales Codes barres La fenêtre Codes barres permet de fixer la police code barre à utiliser par défaut dans le logiciel. Par exemple, lorsque vous réalisez un état utilisant ce type de police, vous pouvez soit lui affecter directement la police à prendre en compte, soit lui indiquer d'utiliser la police définie ici. Dates La fenêtre Préférences dates permet de fixer les jours non travaillés et les jours fériés. Numéro de semaine Le premier réglage concerne le numéro de semaine. Il est paramétrable selon deux méthodes : • International : considère comme semaine 1 celle qui contient le premier jour du mois de janvier, quel que soit ce jour. • Local : considère comme semaine 1 celle qui contient le premier Lundi de l'année. Les préférences 401 Gestion des jours fériés • Jours de la semaine non travaillés : cochez les jours qui chaque semaine ne sont pas travaillés. • Fêtes mobiles non travaillées : 6 fêtes mobiles sont proposées. Indiquez celles qui seront non travaillées. • Jours fériés : vous pouvez en ajouter en cliquant sur le bouton [Créer].  Les boutons [Modifier] et [Supprimer] permettent respectivement de modifier le jour férié sélectionné et de le supprimer. Démarrage La fenêtre Options de démarrage permet d'indiquer ce que le logiciel doit faire au démarrage. Trois solutions sont proposées : • Ne rien faire. • Créer un nouveau dossier : à chaque démarrage du logiciel Ciel, la création d'un nouveau dossier sera proposée. • Ouvrir un dossier : cette option permet de procéder à l’ouverture d'un dossier. Vous avez deux possibilités : ouvrir un dossier précis ou ouvrir la liste des dossiers existants. Pour ouvrir un dossier précis, sélectionnez-le dans la zone Dossier en cliquant sur le bouton . Si plusieurs utilisateurs sont définis, choisissez votre nom d’utilisateur dans la liste déroulante. Ainsi, votre nom apparaîtra sur vos documents. Et, si ce dossier est protégé par un mot de passe, vous pouvez le renseigner. Pour ouvrir la liste des dossiers existants, sélectionnez Ouvrir un dossier et laissez les autres zones vides. L’option Demander à l’ouverture du dossier de l’ouvrir automatiquement est alors accessible. En cochant cette case, le logiciel vous demandera, lorsque vous ouvrirez un dossier, si vous voulez l’ouvrir automatiquement à chaque démarrage ou pas. Les préférences 402 Partage paramétrage Cette préférence permet de partager les paramètres et états entre plusieurs postes de votre société. Les paramètres sont stockés dans une bibliothèque qui est mise à disposition d’un ou plusieurs postes. 1. Afin de définir la méthode de partage, cochez l’une des options suivantes : • Stockage automatique : le partage est automatiquement réglé en fonction de la configuration de votre logiciel. • Ne pas gérer de bibliothèque : aucun partage n’est possible. • La bibliothèque se trouve dans le répertoire : choisissez la bibliothèque de stockage en cliquant sur l’icône . 2. Pour que les paramètres partagés soient synchronisés à chaque ouverture et fermeture des dossiers, cochez l’option Synchroniser automatiquement. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Points de restauration Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Votre logiciel Ciel vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante. Cette action n'est pas recommandée. Attention ! Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Mode avancé de la fenêtre Préférences. Les préférences 403 Onglet Générales Conservation des points de restauration Un point de restauration est crée à chaque ouverture de dossier. 1. Définissez ici le nombre de points de restauration à conserver. Opérations irréversibles Les opérations irréversibles concernent celles pour lesquelles vous ne pouvez pas revenir au point de départ. Un point de restauration est crée avant chaque opération irréversible. 2. Définissez ici le nombre de points de restauration à conserver. Onglet Avancées Chemin de stockage 1. Indiquez le chemin du répertoire de stockage des points de restauration. 2. Utilisez l'icône d’appel de liste pour sélectionner votre dossier. 3. Si le répertoire choisi ne correspond pas, cliquez sur l'outil Gomme pour effacer la valeur et sélectionnez à nouveau le bon chemin. Période de conservation 4. Définissez ici les périodes de conservation des points de restauration (journalier, hebdomadaire, mensuel, annuel). Espace sur le disque Cette zone résume le nombre de points de restauration définis et l'espace occupé sur le disque. 5. Si vous souhaitez limiter l'espace total des points de restauration sur le disque, cochez l'option correspondante et indiquez la limite à ne pas dépasser. • Autoriser l'annulation d'un point de restauration en cours de création : cochez cette option pour permettre l'annulation d'un point de restauration lors de sa création. Les préférences 404 • N'effectuer qu'un seul point de restauration par jour : cochez cette option pour limiter la création des points de restauration (1 par jour). • Cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut] pour revenir au paramétrage défini par défaut. • Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage. Programme Amélioration Produits Vous pouvez participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Cette préférence permet d’adhérer au Programme d’amélioration Produits. 1. Pour cela, choisissez l’option Oui, j’accepte de participer au Programme Amélioration Produits (recommandé). 2. Acceptez les conditions générales d’utilisation en cochant la case correspondante. 3. Validez votre choix en cliquant sur [OK]. Vous pouvez, à tout moment, vous désabonner au programme. Pour cela, il vous suffit de cliquez sur le bouton [défaut]. L’option Non, je ne souhaite pas participer sera alors activée. Tâches automatiques Vous pouvez indiquer les tâches à exécuter à l'ouverture de votre dossier, mais aussi à sa fermeture. 1. Indiquez si vous souhaitez créer une tâche A l'ouverture ou A la fermeture du fichier en sélectionnant l'option correspondante. 2. Pour créer une nouvelle tâche, cliquez sur le bouton [Ajouter]. La liste des tâches disponibles dans votre logiciel s'affiche. 3. Sélectionnez une tâche puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. Pour personnaliser l'automatisme, cochez la case Voir les options. Vous pouvez préciser les jours où ce déclenchement automatique doit être effectué et si un contrôle des jours fériés doit être réalisé. Vous pouvez de plus indiquer des bornes horaires durant lesquelles l'automatisme pourra se déclencher. • Pour qu’une tâche ne se déclenche qu'une fois par jour, cochez l'option Une fois par jour. • Pour désactiver l'automatisme pour une journée, cochez la case Effectuée aujourd'hui. • Pour le désactiver pour une période plus importante sans le supprimer, cochez la case Désactivée. Attention ! Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Mode avancé de la fenêtre Préférences. Les préférences 405 Trouvtoo Cette fonction vous permet de modifier les paramètres de Trouvtoo©. Pour modifier les paramètres de la recherche, sélectionnez le type de recherche puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dossier courant Vous pouvez modifier les critères de recherche de l'outil Trouvtoo sur le dossier courant. Dans l’exemple ci-dessous, vous visualisez la fenêtre de Ciel Professionnel indépendant. 1. Définissez le nombre de résultats à afficher dans la page du navigateur (10, 20, 30, 50 ou 100). 2. Cochez les domaines de recherches soit dans la partie gauche si vous voulez les ajouter soit dans la partie droite si vous voulez les retirer de la recherche. 3. Utilisez les boutons au centre pour [Ajouter>>] ou [< à ). Pour affecter une tâche à une touche, cliquez sur l'icône . Pour effacer la tâche associée à une touche, cliquez sur l'icône .  Afin d'éviter des conflits avec les touches de fonction utilisées par Windows™, vous devez maintenir la touche (majuscule) enfoncée avant d'utiliser la touche de fonction. Les préférences 414 Impressions Fond de page Dans la fenêtre Fond de page, vous définissez la structure standard de l'entête et du pied de page des éditions. Les parties Entête de page et Pied de page se composent de 3 colonnes (gauche, centre et droite). Elles peuvent contenir de 0 à 3 lignes. Pour chaque partie, vous pouvez indiquer les rubriques ou les informations à afficher. • Pour placer une rubrique, cliquez sur l'icône correspondant à son emplacement. Vous obtenez alors la fenêtre de saisie simplifiée d’une formule. Celle-ci s'affiche à chaque fois qu'une rubrique doit être placée dans un état. Vous retrouvez une zone dans laquelle vous pouvez saisir du texte et insérer des rubriques . Exemple Dans le script de la première cellule (en haut à gauche), "Dossier :" a été saisi, puis la rubrique "[Dossier]" a été placée en cliquant sur l’icône , en sélectionnant le fichier Système et en double-cliquant sur la rubrique Dossier. Vous pouvez ajouter autant de rubriques que vous le souhaitez. Ces dernières se distinguent du texte saisi par le fait qu'elles sont entre crochets. Quand votre texte est saisi, il suffit de le valider en cliquant sur [OK].  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre “Les scripts”, page 465. Pour effacer une cellule, cliquez sur l'icône . La partie droite permet de fixer les paramètres suivants : • Présence ou non de traits simples ou doubles au dessus de l'entête de page, • Nombre de lignes (jusqu'à 3) dans l'entête, • Présence ou non de traits simples ou doubles au dessous de l'entête, Les mêmes paramètres sont disponibles pour le Pied de page. Vous pouvez également définir la Couleur du texte et des lignes, ainsi que la Police (bouton [Police]). Les préférences 415 Impression La fenêtre Préférences d'impression se compose de 3 onglets. L'onglet Impression Lorsque vous lancez l'édition d'un état, vous pouvez demander à votre logiciel Ciel de conserver les éditions. Ceci vous permet par la suite de relancer l'édition d'un document sans qu'aucun traitement ne soit réalisé. Pour cela, vous disposez de 3 options : • Ne pas garder : les impressions ne seront pas stockées sur votre disque dur. • Garder les X dernières : indiquez le nombre d'impressions à conserver sur votre disque dur. • Limiter à X Mo : indiquez la taille maximale (en MegaOctets) des impressions à conserver sur votre disque dur. L'option Demander le format d'impression à chaque impression vous permettra de modifier le format d'impression, même si celui-ci a déjà été défini. L'onglet Aperçu Cet onglet vous permet de fixer les préférences qui seront utilisées lors des visualisations à l'écran. Vous pouvez définir le niveau de zoom et la taille de la fenêtre d'impression. Comme pour l'impression, vous pouvez demander à ce que le format d'impression vous soit proposé à chaque aperçu. Cochez la case Défilement auto par défaut pour que, lors de la visualisation d'un état de plusieurs pages, celles-ci défilent les unes après les autres. Cochez la case Aperçu en PDF si vous voulez que les aperçus avant impression se lancent dans l'application Adobe Reader® installée sur votre poste. Les préférences 416 L'onglet Valeurs par défaut Cet onglet regroupe les préférences permettant d'indiquer les polices fixes et variables qui seront utilisées lors de l'édition des listes. Vous pouvez également choisir la couleur du texte et des numéros de lignes. Pour paramétrer les états comportant des colonnes, cliquez sur le bouton [Options impression états colonnes]. Ces options n'ont une influence que sur les états colonnes. La fenêtre Option des listes s’affiche: Options • Utiliser toute la largeur de la page : dans ce cas, le tableau sera édité sur toute la largeur de la page. • Centrer la première page : e tableau édité sur la première page sera centré dans la page. • Centrer toutes les pages : le tableau édité sur toutes les pages sera centré dans la page. • Ne pas imprimer les fonds : cochez cette option dans le cas où vous ne souhaitez pas imprimer les fonds colorés. Ce mode permet d'économiser l'encre de l'imprimante. • Ne pas imprimer le fond de page : cochez cette option si vous ne souhaitez pas imprimer les fonds de page colorés. • Police : vous pouvez choisir la police qui apparaîtra dans vos états comportant des colonnes. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste et choisissez une police, son style (italique, gras,...) et sa taille. Actions à réaliser si l'état à éditer ne peut être contenu dans la page • Réduire les colonnes au minimum : le logiciel va réduire la largeur des colonnes. • Passer en mode paysage : si le format d'impression défini est Portrait, automatiquement le logiciel le basculera en Paysage. • Ajuster en réduisant la police : la police de caractère sera réduite. Vous pouvez fixer le pourcentage de réduction à appliquer dans la zone Réduction maxi (partie gauche de la fenêtre). • Générer des folios : le logiciel générera des folios. Ces 4 options peuvent être activées ou non à l'aide des cases à cocher situées sur leur gauche. Vous pouvez également modifier l'ordre dans lequel elles seront appliquées. Utilisez pour cela les icônes , situées au-dessus de l'ascenseur vertical. Les préférences 417 Sauvegarde Alerte sauvegarde Indisponible en option Ciel Données Mobiles.  L'alerte de sauvegarde n'est pas disponible si vous travaillez en ligne ; vos données étant dans ce cas automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Si vous souhaitez que votre logiciel Ciel vous propose de réaliser une sauvegarde avant de quitter votre dossier, cochez la case Proposer la sauvegarde à la fermeture du dossier.  En activant cette option, le logiciel va automatiquement créer, dans la préférence Tâches automatiques, une nouvelle tâche en fermeture du logiciel.Voir Tâches automatiques, page 404. Sauvegarde Indisponible en option Ciel Données Mobiles.  Les options de sauvegarde ne sont pas disponibles si vous travaillez en ligne ; vos données étant dans ce cas automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Les préférences que vous allez définir ici seront ensuite utilisées par défaut lors de la réalisation d'une sauvegarde. 1. Si vous voulez que cette fenêtre s’affiche au lancement de votre sauvegarde, cochez l’option Demander à l’exécution.  Les préférences, si vous en avez définies, s’afficheront également. Format 2. Dans la zone Format, choisissez à l'aide du menu déroulant le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez des deux formats suivants : • Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original. Destination 3. Fixez la Destination (pour les deux premières options) de la sauvegarde, c'est-à-dire le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. Les préférences 418 En cochant l'option Demander la destination, le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier vous sera demandé avant de réaliser la copie. Nom 4. Précisez le Nom de la copie qui sera réalisée. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous voulez que le nom de la copie soit daté. Dans le cas où deux sauvegardes posséderaient le même nom, vous pouvez demander à ce qu'un message de confirmation vous soit proposé afin de valider ou non le remplacement (option Confirmer le remplacement cochée). Données à sauvegarder Les deux dernières options permettent d'indiquer si lors de la sauvegarde vous souhaitez sauvegarder Votre dossier, Vos données annexes (préférences, modèles d’états, etc.) ou bien les deux. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider les préférences de sauvegarde. Les préférences 419 Aide à la saisie Codes postaux et villes 1. Afin de faciliter la saisie des codes postaux et villes, cochez la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. 2. Pour définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes, sélectionnez l’une des options : • Inchangé : il s’agit de l’affichage par défaut. Le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule. • Minuscule : le nom de la ville est tout en minuscule. • Majuscule : le nom de la ville est tout en majuscule. Dans la zone Options par pays, deux options supplémentaires sont accessibles. • Considérer l’adresse 3 comme une zone d’état : cette option est utile lorsque le département, la région, le canton ou l’état d’un pays est obligatoire. La 3ème ligne constituant l’adresse sera alors considérée comme une zone d’état. Cochez cette option si vous êtes concerné. • Exonymes autorisés par pays : cette fonction permet d’avoir les noms des villes dans une langue diffé- rente de la langue officielle d’un pays (langues locales telles le breton, basque...). Si vous avez besoin d’utiliser des exonymes, sélectionnez le pays pour lequel le logiciel les proposera. 3. Votre logiciel contrôle que la ville, le code postal et le pays concordent. Choisissez à quel moment vous voulez effectuer un contrôle : • Lors de la validation de la saisie. • Lors d’un import de données. • Dans l’utilitaire de vérification des données. 4. Une fois vos préférences définies, cliquez sur le bouton [OK]. Dictionnaire personnel Cette préférence permet de gérer un dictionnaire personnel et d’y ajouter les mots que le logiciel ne reconnaît pas. Les préférences 420 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] puis saisissez le mot à insérer dans le dictionnaire. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. L’emplacement défini par défaut permet d’utiliser le même dictionnaire personnel dans toutes les applications Ciel installées sur votre ordinateur. Exemple Vous avez Ciel Devis Factures et Ciel Compta libérale. Lors de votre dernier travail sur Ciel Compta libé- rale, vous avez ajouté des mots dans le dictionnaire. Vous retrouverez ces mots dans Ciel Devis Factures. 3. Si vous voulez gérer un seul dictionnaire par application, cliquez sur le bouton et choisissez un nouvel emplacement. Si toutefois, vous disposez d’un autre dictionnaire, vous pouvez également le choisir.  Vous pouvez créer vos dictionnaires personnels manuellement. Dans un fichier texte (.txt), vous devez saisir les mots séparés par des retours à la ligne. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 5. Pour revenir à l’emplacement par défaut, cliquez sur le bouton . Insertion automatique Cette préférence permet de proposer et d’insérer automatiquement des mots, phrases prédéfinis, dans des zones de texte enrichi (observations, commentaires, notes...). Pour rappel, avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. 1. Afin que cette fonction soit automatisée, cochez la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie. 2. Choisissez à quel moment le logiciel doit proposer des mots : • Au premier, second... cinquième caractère saisi. • Une fois que vous avez saisi le mot en entier. Cette option est utile pour les mots composés. • Automatiquement, c’est-à-dire une fois que le logiciel a détecté le plus grand nombre de caractères correspondant à une phrase. Ceci est particulièrement utile quand vous avez beaucoup de texte pré- défini. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Vérification orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique et vous pouvez définir les options de corrections.  La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte via le menu CONTEXTUEL. 1. Cochez la case Vérifier l’orthographe pour activer le correcteur orthographique. Les préférences 421 2. Cochez les options de correction : • Vérifier l’orthographe en cours de frappe : dans ce cas, les erreurs orthographiques sont soulignées en rouge lors de vos saisies dans les zones de commentaire, observations... • Ignorer les mots commençants par une capitale • Ignorer les mots en majuscules • Ignorer les mots avec une casse mixte • Ignorer les mots qui contiennent des nombres • Ignorer les noms des domaines • Signaler les répétitions • Etre sensible à la casse : le logiciel distingue les majuscules des minuscules. Par exemple, lorsque cette option est cochée, le logiciel considère «france» et «France» comme deux mots différents. • Suggérer le découpage de mots : lorsque le logiciel détecte un mot constitué de deux mots connus, il propose en correction deux mots séparément. Cette option est utile lorsqu’il manque un espace entre deux mots. • Accepter les mots concaténés : cette option est destinée à l’Allemand et au Finlandais. Le logiciel vérifie séparément tous les mots mis bout à bout formant un seul mot. 3. Sélectionnez la Langue par défaut du dictionnaire. Les logiciels en version Evolution (Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Associations) ainsi que Ciel Gestion Intégrale sont livrés avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous disposez alors de deux choix supplémentaires : • Langue courante : correspond à la langue dans laquelle le logiciel est vendu. • Langue automatique : le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. 4. Vous pouvez ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. Pour cela, cliquez sur le bouton  Le fonctionnement du dictionnaire personnel vous est expliqué au paragraphe “Dictionnaire personnel”, page 419. Les préférences 422 Internet Connexion Indisponible en mode souscription. Cette préférence permet de définir la manière dont votre logiciel se connecte à Internet. 1. Dans la fenêtre Préférences de connexion Internet, cochez l'option Autoriser l’application à se connecter à internet. Ainsi, votre logiciel se connecte automatiquement à internet et vous permet de bénéficier des mises à jour automatiques Ciel.  Si vous décochez cette option, vous devrez télécharger par vous-même les mises à jour de votre logiciel. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Paramètres Proxy Les paramètres Proxy sont des paramètres définis pour un serveur informatique qui a pour fonction de relayer les requêtes entre un poste serveur et un poste client. Cette préférence vous permet de définir les paramètres Proxy de votre serveur afin de vous connecter à Internet depuis votre logiciel. Celle-ci est uniquement utile si votre poste de travail dispose d’une connexion internet.  Ces paramètres sont appliqués à toutes les applications Ciel installées sur votre poste de travail. 1. Si vous n’utilisez pas de serveur de proximité, sélectionnez Pas de proxy. 2. Si vous utilisez un serveur proxy, choisissez ses paramètres de détection : • Détection automatique des paramètres de proxy pour ce réseau : ce sont les paramètres définis par défaut sur votre poste de travail qui sont détectés automatiquement. • Utiliser les paramètres d’Internet Explorer : ce sont les paramètres d'Internet Explorer qui sont automatiquement détectés. • Configuration manuelle du proxy. Dans ce cas, saisissez l'adresse HTTP du Serveur et indiquez ensuite votre Nom d’utilisateur ainsi que votre Mot de passe. Ces informations permettent d'accéder au serveur Proxy. • Vérifiez éventuellement que les réglages du navigateur Internet que vous utilisez sont identiques à ceux que vous venez d’effectuer dans votre logiciel. Attention ! Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Mode avancé de la fenêtre Préférences. Les préférences 423 Ciel Business Mobile Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel.  Cette préférence est également accessible depuis la commande PARAMÉTRAGE dans le menu DOSSIER - CIEL BUSINESS MOBILE La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. Onglet Général Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel. Vous retrouvez plusieurs cases à cocher. • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet. Vous pouvez choisir de publier automatiquement les données depuis un seul poste. Pour cela, cochez la case Autoriser la publication automatique depuis ce poste. • Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche une icône dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statut de votre logiciel. Cette icône vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case Demander confirmation. • La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. Onglet Business Mobile Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile. • La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez effectuée. 1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. 2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. • Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Business Mobile. Les préférences 424 Agenda Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. La fenêtre Préférences agenda se compose de plusieurs onglets qui vous permettent de paramétrer l'agenda. Selon le logiciel Ciel dont vous disposez, cette fenêtre présente des onglets et options supplémentaires. Exemple de la fenêtre Préférences agenda de Ciel Compta  Vous pouvez à tout moment modifier votre paramétrage. L'onglet Générales Présentation par défaut Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Vous pouvez ici définir l'affichage de votre agenda Par Jour, Par semaine, Par mois ou par Liste, qui sera pris par défaut à chaque ouverture de votre agenda. L’option Dernière utilisée permet d’afficher l’agenda selon le dernier mode d’affichage que vous avez sélectionné. Horaire de travail de Vous pouvez paramétrer ici les heures de travail ; de 9:00 à 18:00 par exemple. Famille par défaut Vous pouvez sélectionner dans la liste déroulante une famille (Urgent, En attente, etc.). Lieu par défaut Saisissez le lieu de travail habituel. L’onglet Rendez-vous Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Durée des rendez- vous par défaut Indiquez une durée moyenne des rendez-vous (1:00 heure par exemple). Délais entre rendez-vous par défaut Précisez le temps écoulé entre deux rendez-vous (exemple 00:15 mn). Les préférences 425 Horaire des rendez-vous par défaut Indiquez dans les zones De...A les horaires habituels des rendez-vous. Jour de rendez-vous par défaut Précisez les jours de rendez-vous que vous paramétrez par défaut. Vous pouvez sélectionner l'option Les jours ouvrables ou cocher la ou les case(s) correspondant aux jours de vos rendez-vous. L'onglet Alertes Alertes par défaut Vous pouvez paramétrer une alerte par défaut pour les rendez-vous, les tâches et les événements selon les options disponibles dans votre logiciel. Vous pouvez être alerté par exemple 10 minutes avant un rendez-vous. Options d'alertes Ces options vous permettent de : • effectuer une vérification régulière des alertes (toutes les 10 mn, toutes les heures), • opter pour une alerte sonore, • avancer les alertes chômées, • afficher les alertes dans une fenêtre. L'onglet Avancées Autoriser l'ouverture de plusieurs fenêtres agenda simultanément Cette option permet l'affichage de plusieurs fenêtres de l'agenda en même temps. Autoriser l'ouverture de plusieurs fenêtres détails simultanément Cette option permet l'affichage de plusieurs fenêtres détails (détail d'une tâche, d'un rendez-vous) en même temps. Purge 1. Sélectionnez le type de purge de l'agenda que vous souhaitez : • automatique (la purge se lance automatiquement), • automatique avec confirmation (un message vous invite à confirmer la purge de l'agenda), • manuelle (vous effectuez manuellement la purge de l'agenda). 2. Spécifiez les éléments à purger : • tous les éléments, • les éléments marqués comme étant "terminés". 3. Indiquez un temps de conservation des éléments (un mois, un trimestre, un semestre). 4. Une fois que vous avez paramétré l’agenda, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les préférences 426 Liaison comptable Génération des écritures Cette préférence permet de paramétrer le transfert des écritures comptables dans un autre logiciel.  Le transfert des écritures peut se faire via internet dans certains logiciels de la gamme Ciel. La fenêtre de paramétrage peut donc variée selon l’application que vous avez. L’onglet Destination du transfert Le premier menu déroulant vous permet de choisir la Destination du transfert : • Aucune : choisissez cette option si vous ne souhaitez pas générer vos écritures comptables. • Ciel Compta : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables dans un fichier Ciel Compta. 1. Dans la zone Transfert des écritures vers Ciel Comptabilité, indiquez la version du logiciel Ciel Compta : • Millésime inférieure ou égale à 11.10 ou Evolution inférieure à 4.10. • Millésime supérieure ou égale à 12.00 ou Evolution supérieure ou égale à 5.00. • Millésime supérieur ou égale à 14.00 ou Evolution supérieure ou égale à 7.00. 2. Sélectionnez ensuite la Société concernée à l’aide de la flèche du menu déroulant. 3. Cliquez sur l’icône pour sélectionner le répertoire où se situe l'application à utiliser. • Fichier texte : ce mode permet de choisir un export de vos écritures comptables sous forme d'un fichier texte pour, par exemple, le visualiser dans un tableur. Dans ce cas, vous pouvez indiquer le chemin où le fichier devra être créé. • Fichier au format XImport : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables au format XImport. L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier ASCII, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Indiquez le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Attention ! Le transfert n'est possible que si vous utilisez une version de Ciel Compta supérieure ou égale à la version 9.10 (Millésime) ou à la version 2 (Evolution). Les préférences 427 • Fichier au format RImport : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables au format RImport . L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Indiquez le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Dans Ciel Gestion commerciale, d’autres formats d’export sont proposés : • Sage Production Experts : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage Production Experts. Un fichier d'exportation au format compatible à Sage Production Experts (.sgcute) contenant les écritures de votre choix sera créé. Indisponible dans Ciel Gestion commerciale Millésime. • CCMX : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité CCMX. Un fichier d'exportation compatible au format CCMX contenant les écritures de votre choix sera créé. • Cegid PGI : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrée dans un logiciel de comptabilité Cegid PGI. Un fichier d'exportation compatible au format Cegid PGI contenant les écritures de votre choix sera créé. • Sage 30 ou Sage 100 : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage 30 ou sage 100. Un fichier d'exportation compatible au format Sage 30 ou 100 contenant les écritures de votre choix sera créé.  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. • Sage Expert ARF : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage Expert Comptable via le module ARF. Un fichier d'exportation compatible au format Sage Expert contenant les écritures de votre choix sera créé. • Sage Expert Journaux : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage Expert comptable. Un fichier d'exportation compatible au format Sage Expert contenant les écritures de votre choix sera créé. L’onglet Historique 1. Sélectionnez le répertoire de stockage (automatique ou spécifiez un répertoire précis). Les fichiers exportés peuvent être archivés. 2. Sélectionnez une option de conservation. Si vous travaillez en réseau, l'historique est stocké sur le poste serveur dans le répertoire utilisé par défaut en mode automatique. Les préférences 428 L’onglet Options Cet onglet vous permet de renseigner le numéro du prochain mouvement généré. Indiquez si vous souhaitez Visualiser, Vérifier les écritures avant chaque transfert (contrôle de l'équilibre des écritures générées) et/ou Générer les informations tiers éventuelles en cochant les cases correspondantes. Import des écritures Uniquement disponible dans Ciel Compta et Ciel Gestion Intégrale. Ces préférences sont utilisées pour importer les écritures d'un autre logiciel (Gestion commerciale, Paye, etc.). L’onglet Principal Répertoire source Le répertoire source est le répertoire dans lequel est situé le fichier d'import. Deux options sont proposées : • Automatique : le fichier d'import doit être placé dans le répertoire de la société (dans Données Ciel). • Utiliser le répertoire : vous devez indiquer le répertoire où sera situé le fichier à importer à l'aide de l’icône d’appel de liste . Dans ce cas, cette valeur ne peut être vide. Les préférences 429 Rechercher la présence d'écritures au démarrage Cochez cette option si vous souhaitez que les écritures en attente soient recherchées à l’ouverture de votre dossier. Si ce n'est pas le cas, vous activerez par la suite la commande IMPORT/EXPORT - IMPORT DES ÉCRITURES EN ATTENTE du menu DIVERS pour les rechercher. Au début de l'import • Demander confirmation : cochez cette option si vous souhaitez qu'un message de confirmation s'affiche avant de lancer le traitement. • Prévisualiser les écritures : cette option affiche une fenêtre vous permettant de visualiser les écritures avant l’import. Depuis cette fenêtre vous pouvez confirmer ou non l'import des écritures. Si l'import s'est bien effectué Afficher le rapport : si l'import s'est déroulé correctement, vous pouvez demander l'affichage d'un rapport pour connaître les éventuels traitements spécifiques réalisés (création de comptes par exemple). Si l'import s’est mal passé Afficher le rapport : vous pouvez demander l'affichage d'un rapport pour connaître les raisons de l'échec. Traitement du fichier : si l’import des écritures a échoué, activez le menu déroulant et sélectionnez l’une des trois options proposées : • Laisser le fichier inchangé : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée sur le fichier. • Traiter le fichier normalement : les actions réalisées sur le fichier d'import en cas de succès (par exemple changement du nom de " XImport.txt " en " XImport.bak ") seront également réalisées en cas d'échec. • Demander : dans ce cas, un message proposera à l'utilisateur de confirmer l’action (Laisser le fichier inchangé ou bien Traiter le fichier normalement). L’onglet Historique Répertoire de stockage Vous pouvez : • paramétrer un stockage automatique des fichiers importés, ou • indiquer le répertoire de stockage à prendre en compte. Options de conservation Sélectionnez dans la liste déroulante le nombre de fichiers importés à archiver (tous, les 10, les 20, les 50 derniers fichiers). Les préférences 430 L’onglet Avancé Comptes • Ajuster les numéros de comptes automatiquement Si la longueur des numéros de compte importée est inférieure à celle utilisée dans le dossier, le logiciel complétera avec des 0. • Créer le compte s’il n’existe pas Cochez cette option pour que les comptes qui n'existent pas soient créés au moment de l'import. • Mettre à jour l’intitulé du compte s’il a changé Si le libellé du compte importé est différent de celui du dossier, vous pouvez demander qu’il soit mis à jour. • Format de l’intitulé en création ou modification Si vous modifiez un libellé de compte, sélectionnez dans le menu déroulant l'une des options suivantes : • Ne pas modifier le libellé : le libellé des comptes sera créé à l'identique du fichier d'import. • Mettre le libellé en MAJUSCULES : le libellé des comptes sera converti en majuscules. • Mettre le libellé en minuscules : le libellé des comptes sera converti en minuscules. • Mettre le libellé en Titre : le libellé des comptes sera converti en titre (1ère lettre en majuscule, les suivantes en minuscules). Divers • Créer le journal s’il n’existe pas Cochez cette option pour que les journaux qui n'existent pas soient créés au moment de l'import. • Mettre à jour l’intitulé du journal s’il a changé (uniquement pour le format RImport) Si le libellé d’un journal importé est différent de celui du dossier, il sera mis à jour en cochant cette option. • Créer le code analytique s’il n’existe pas Cochez cette option pour que les codes analytiques qui n'existent pas soient créés au moment de l'import. • Logiciel spécifique tout en Euro Cochez cette option si vous ne voulez pas tenir compte de la monnaie du dossier. Les montants du fichier d’import seront tous considérés en Euro. • Modifier le libellé de l’écriture Si vous modifiez le libellé d’une écriture, sélectionnez dans le menu déroulant l'une des options suivantes : • Ne pas modifier le libellé : le libellé de l’écriture sera créé à l'identique du fichier d'import. • Mettre le libellé en MAJUSCULES : le libellé de l’écriture sera converti en majuscules. • Mettre le libellé en minuscules : le libellé de l’écriture sera converti en minuscules. • Mettre le libellé en Titre : le libellé de l’écriture sera converti en titre (1ère lettre en majuscule, les suivantes en minuscules). Les préférences 431 Synchronisation des données Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Présentation Cette partie présente les réglages vous permettant de synchroniser vos données entre votre PDA (assistant personnel) et votre application Ciel. Vous pourrez, par exemple, établir une correspondance entre votre agenda/calendrier et celui de votre application Ciel.  La version du logiciel Ciel que vous utilisez actuellement vous permet de ne réaliser que des synchronisations avec des PDA de type Palm. Les réglages synchronisation Pour pouvoir échanger des informations entre votre logiciel Ciel et votre PDA, vous devez effectuer quelques réglages au sein du logiciel Ciel. 1. Activez les commandes PRÉFÉRENCES puis OPTIONS du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Préférences, déployez la famille Synchronisation des données puis double-cliquez sur Réglages synchronisation. 3. Dans la fenêtre Réglages synchronisation, sélectionnez le fichier à synchroniser (Contact, Tâche ou Rendez-vous) puis cliquez sur le bouton . Un assistant va vous permettre d'activer la synchronisation du fichier sélectionné. 4. Après avoir lu l’étape Présentation, cliquez sur le bouton [Continuer]. L’étape Choix de la synchronisation vous permet de choisir le type de synchronisation. 5. Cliquez à nouveau sur le bouton [Continuer]. Dans la dernière étape, deux choix vous sont proposés. Attention ! La synchronisation des données n'est possible que si les logiciels livrés avec votre PDA sont installés. Pour les manipulations à effectuer dans les logiciels de votre PDA, reportez-vous aux documentations correspondantes. Les préférences 432 6. Nous vous conseillons d'opter pour le premier : Définir la synchronisation avec les réglages par défaut 7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Dans la liste des fichiers, celui que vous venez de personnaliser possède un Type de synchronisation et un Sens. 8. Pour synchroniser les autres fichiers, procédez de la même façon. Consulter les réglages synchronisation d’un fichier Le bouton donne accès à la description de la synchronisation définie pour le fichier sélectionné. Annuler les réglages synchronisation d’un fichier Pour annuler la définition de la synchronisation d'un fichier, sélectionnez-le puis activez l’option Ne plus synchroniser du menu CONTEXTUEL (clic droit).  Pour la synchronisation avec les PDA Palm, il vous faudra ensuite effectuer certains réglages depuis le logiciel Hotsync Manager. Vous allez devoir notamment activer et désactiver les conduites. Pour plus de renseignements, reportez-vous à la documentation correspondante livrée avec votre PDA. Synchroniser depuis le logiciel Ciel Le bouton ne sera utile que lorsque la synchronisation sera effectuée depuis votre logiciel Ciel. Par exemple, cela peut être le cas pour une synchronisation avec un logiciel de messagerie, d'agenda et de répertoire installé sur votre ordinateur.  Dans le cadre du fonctionnement avec des PDA Palm, la synchronisation sera toujours déclenchée depuis le PDA. Attention ! Dans le cas d'une synchronisation complète, le PDA sera toujours prioritaire sur l'application. Les préférences 433 Etats paramétrables Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Les préférences que vous allez fixer ici seront utilisées lors du paramétrage des états. Elles sont regroupées dans 4 onglets. L'onglet Liste des états Autoriser l'ouverture de plusieurs listes simultanément En activant cette option, vous pouvez ouvrir autant de fois que vous le souhaitez la liste des états paramétrables. Autoriser l'ouverture d'une sélection multiple Si cette option est activée, l'ouverture simultanée de plusieurs états est autorisée. Dans le cas contraire, vous ne pourrez ouvrir en même temps qu'un seul état.  Cette option concerne non seulement l'ouverture de plusieurs états, mais également les actions de renommer et de dupliquer les états sélectionnés. Utiliser les assistants Cochez cette option pour bénéficier de l'assistant à chaque création d'états. Cacher les états invisibles en mode simple Cette option a pour effet de ne pas afficher les états invisibles lorsque la liste des états paramétrables est en mode simple (case Mode avancé non cochée). Dupliquer automatiquement les états standards lors de la modification En activant cette option, le logiciel dupliquera automatiquement et sans message d'avertissement l'état standard sélectionné. Rendre automatiquement les états standards invisibles lors de la suppression En activant cette option, le logiciel rendra invisible - et cela sans message d'avertissement - l'état standard que vous souhaitez supprimer.  Les états standards sont ceux livrés avec le logiciel. Vous ne pouvez les modifier ou les supprimer. Par contre, vous pouvez les dupliquer pour ensuite les modifier ou les rendre invisibles. Deux menus locaux situés au bas de l'onglet permettent de choisir la Couleur des états standards et la Couleur des états utilisateurs. Les préférences 434 L'onglet Etats Cet onglet vous permet de fixer le mode à utiliser pour la vérification des scripts lors du clic sur le bouton [Vérifier], et le mode à utiliser lors de l'enregistrement du script. Pour cette deuxième option, vous pouvez désactiver tout contrôle en décochant la case Vérifier à l'enregistrement avec le mode. L’onglet Divers Cochez l’option Re-proposer le dialogue de choix éventuel à la fin de l’état si vous voulez qu’à la fin d’une impression, votre logiciel re-propose de lancer le même état. Ceci est très utile si vous lancez plusieurs fois de suite le même état mais avec des critères différents, par exemple avec une date différente. L'onglet Options sortie fichier Les préférences présentes dans cet onglet sont prises en compte lorsque la sortie d'un état est de type "Fichier". 1. Choisissez le répertoire de destination. Dans le cas où celui-ci est vide, le fichier sera créé sur le Bureau. 2. Si vous cochez l'option Demander le répertoire, le logiciel se positionnera par défaut sur le répertoire choisi, mais vous aurez la possibilité de changer la destination. 3. Deux options permettant de fixer la réaction du logiciel dans le cas où le fichier à créer existerait déjà. Les préférences 435 Vous pouvez Demander confirmation pour le remplacer ou Le remplacer sans confirmation. Les trois dernières options permettent de choisir ce que doit faire le logiciel après avoir généré le fichier : • Ne rien faire • Ouvrir le fichier : le fichier généré s’ouvre dans l’application qui lit son format. Par exemple, un fichier PDF s’ouvrira avec Adobe Reader®. 4. Ouvrir le dossier de destination : le répertoire dans lequel a été généré le ficher s’ouvre via l’Explorateur Windows™. Généralités Comptabilité Gestion commerciale Immobilisations Associations Les informations Les utilitaires fichiers Divers Dossiers Mise à jour Les utilitaires Les utilitaires 437 Généralités  menu DOSSIER - commande OPTIONS puis UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Vous pourrez vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application. Exemple de la fenêtre Utilitaires de Ciel Compta. La fenêtre Utilitaires se présente sous la forme d'une liste contenant les différentes catégories d'utilitaires. Pour chaque catégorie, le symbole + permet d'afficher les utilitaires de la catégorie en question. Au-dessus de la liste des catégories, vous disposez de l’option Voir les commentaires. Elle permet de visualiser une zone d'aide, dans la partie Commentaire de la fenêtre, où sera affiché un résumé de la préférence sélectionnée. En haut de la fenêtre, le bouton [Exécuter l'utilitaire] permet de lancer l'utilitaire sélectionné. Vous obtenez le même résultat en double-cliquant sur l'utilitaire. Le bouton [Préférences] permet d’ouvrir la fenêtre des préférences et le bouton [Fermer] permet de quitter la fenêtre. Deux types d'utilitaires peuvent être présents : • Les utilitaires standards sont des utilitaires simples à utiliser. • Les utilitaires avancés sont des outils plus puissants. Pour les afficher cochez la case Mode avancé. Attention ! Des logiciels Ciel disposent d’utilitaires supplémentaires, selon leurs spécificités. Les utilitaires 438 Comptabilité Synchro compta Indisponible dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts.  Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé. Vous pouvez créer un nouveau dossier dans votre logiciel qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande OPTIONS - UTILITAIRES 3. Dans la catégorie Comptabilité, double-cliquez sur Synchro compta. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus 4. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône . 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier puis cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminée, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement.  Le dossier créé dans Ciel Compta Facile est par défaut en mode Cahier. Vous pouvez toujours le convertir en mode standard. Purge Uniquement disponible dans Ciel Compta et Ciel Compta Facile. Dans Ciel Compta Facile, la purge permet de remettre à zéro les écritures et les déclarations de TVA. Dans Ciel Compta, la purge permet de remettre à zéro : • les écritures, • les rapprochements bancaires, • les déclarations de TVA, • les cumuls antérieurs, c'est-à-dire les soldes validés des comptes et codes analytiques des exercices antérieurs. • les budgets.  Si vous choisissez de purger Toutes les écritures, les rapprochements bancaires et les déclarations de TVA seront également purgés. Réparation de la saisie d’écritures Uniquement disponible dans Ciel Compta, Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale. Cet utilitaire vous permet de libérer les écritures en cours de modification et les numéros de chèques "en cours". La réparation est nécessaire lorsque vous avez un message au moment où vous souhaitez créer ou modifier une écriture. Les utilitaires 439 Récupération de Ciel Compta Uniquement disponible dans Ciel Gestion Intégrale. Cet utilitaire permet de récupérer les données comptables d'un dossier de Ciel Compta. La récupération n'est possible que si vous avez une version 2006 ou supérieure de Ciel Compta : • Ciel Compta Evolution : à partir de la version 5.00. • Ciel Compta : à partir de la version 12.00. • Ciel Compta Facile : à partir de la version 1.00. 1. Ouvrez le dossier de Ciel Gestion Intégrale qui recevra les données du dossier comptable. • Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de la société dans la liste déroulante. • Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. 2. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application. Attention ! Le dossier de Ciel Gestion Intégrale ne doit pas contenir d'écritures comptables sans quoi la récupération est impossible. Les utilitaires 440 Gestion commerciale Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion Intégrale. Mise à jour des descriptions longues Cette commande vous permet de mettre à jour la description longue d'un article. Si vous activez cette commande, le Libellé de l'article sera automatiquement repris dans l'onglet Désignation de la fiche article. Vous pouvez mettre à jour : • Toutes les désignations. • Les désignations non renseignées. • Les désignations renseignées. 1. Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur le bouton [Continuer]. 2. Vous pouvez mettre à jour les désignations internationales. Cochez l’option Oui ou Non puis cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Remise à zéro des stocks Cet utilitaire permet de remettre à zéro les quantités en stock de tous les articles dans les fiches article et dans les mouvements de stock. 1. Un message vous permet de faire une sauvegarde avant le traitement, ce qui est fortement conseillé. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 2. Un autre message vous demande de confirmer l'opération. Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. Remise à zéro des mouvements de stocks Cet utilitaire permet de remettre à zéro tous les mouvements de stock existants. 1. Un message vous permet de faire une sauvegarde avant le traitement, ce qui est fortement conseillé. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 2. Un autre message vous demande de confirmer l'opération. Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. Les utilitaires 441 Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta, Ciel Gestion Intégrale, Ciel Immobilisations, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Compta libérale. Cet utilitaire permet de recalculer les immobilisations en fonction des dates d'exercice. Avant d'effectuer le calcul, l'application vérifie les immobilisations. 1. Dans la fenêtre Utilitaires - dossier Immobilisations, cliquez sur l'utilitaire Recalcul des immobilisations. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'opération. 3. Un message vous informe que le traitement est terminé. Cliquez sur le bouton [OK]. Les utilitaires 442 Associations Uniquement disponible dans Ciel Associations. Modification d'un code banque  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - ASSOCIATIONS. Cet utilitaire permet de remplacer le code d'un poste de trésorerie par un nouveau code. Tout le dossier sera mis à jour avec ce nouveau code. 1. Dans la fenêtre Utilitaires, cliquez sur le symbole "+" du dossier Associations. 2. Double-cliquez sur la ligne Modification d'un code banque. La fenêtre suivante s’affiche. 3. Cliquez sur le bouton d'appel de liste de la zone Remplacer le code de la banque. 4. Sélectionnez dans la fenêtre qui s’affiche le code du poste de trésorerie à modifier puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. Dans la zone Par le code, saisissez le nouveau code. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 7. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Une fois le traitement réalisé, un message vous en informe. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous votre comptabilité est externe. Les utilitaires 443 Les informations Vous disposez de plusieurs types d’informations : les Informations sur les programmes Ciel, les informations sur l'application et les informations sur la base. Vous avez également un historique concernant les actions exécutées sur le logiciel ainsi que des statistiques d’utilisation. Historique La fenêtre Historique système récapitule toutes les opérations intervenant sur la base de données de votre logiciel. Les utilitaires exécutés sont listés dans cet historique ainsi que la purge de vos opérations. Informations programmes Ciel Cet utilitaire permet d’obtenir la liste des programmes Ciel installés sur votre ordinateur ainsi que les dossiers qui sont rattachés à chacun de ces programmes. Vous avez également l’emplacement des applications installées et des dossiers enregistrés. Ces informations peuvent être imprimées via le menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic droit dans la fenêtre Informations programmes Ciel). Informations sur l’application Cet utilitaire permet de visualiser les informations techniques sur l’application Ciel en cours. Ces informations peuvent être imprimées via le menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic droit dans la fenêtre Informations sur l'application). Informations sur la base Cet utilitaire permet d’obtenir des informations techniques sur la base de données courante. Vous obtiendrez ainsi le nom de votre fichier, sa taille, son chemin d'accès, ses dates de création et de modification, etc. Ces informations peuvent être imprimées via le menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic droit dans la fenêtre Informations sur la base). Statistiques d’utilisation Cet utilitaire présente les dernières statistiques d'utilisation du logiciel sur le poste sur lequel il est installé. Vous pouvez visualiser de façon détaillée les opérations effectuées pour un mois donné. Utilisateurs en ligne Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. Cet utilitaire permet de voir en temps réel tous les utilisateurs connectés ainsi que le dossier qu'il a ouvert, l'heure à laquelle il s'est connecté, etc. Si vous êtes administrateur, vous pouvez rompre la connexion d'un utilisateur et l'application se fermera automatiquement. Sélectionnez l'utilisateur et cliquez sur le bouton [Déconnecter]. Attention ! Cet utilitaire n’est accessible que si vous avez coché la case Mode avancé de la fenêtre Utilitaires. Les utilitaires 444 Les utilitaires fichiers Cette famille d’utilitaires permet essentiellement de nettoyer, réindexer la base de données de votre logiciel Ciel. Effacement des fichiers temporaires Lancez cet utilitaire si vous souhaitez détruire les fichiers Temporaires et éviter ainsi de surcharger votre application. • Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. Exportation XML des données Cet utilitaire permet d'exporter des données de votre dossier dans des fichiers au format XML utilisables par d'autres applications. 1. Choisissez les données à exporter puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre suivante s’affiche Vous disposez de plusieurs options qui vous permettent : • d’ajouter la structure du fichier : les noms des champs sont repris. • d’exporter le contenu des rubriques utilisateurs, les rubriques vides si vous voulez les renseigner plus tard, les notes que vous avez ajoutés en commentaire. 2. Cochez ou décochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK]. Infos Perso Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Cet utilitaire permet de créer ou modifier des rubriques définies par l'utilisateur dans certains fichiers. Ces rubriques sont des rubriques personnelles qui répondent à vos besoins et que vous allez définir afin de les intégrer dans les fichiers de votre logiciel. Ces rubriques peuvent être utilisées au niveau des listes, des filtres, des états, etc. Dans la fenêtre Infos perso est affichée la liste des fichiers que vous pouvez personnaliser, et auxquels vous pouvez ajouter des rubriques. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Les utilitaires 445 Exemple de Ciel Gestion commerciale Par exemple, vous créez une rubrique Infos perso. concernant les membres. Dans les fiches des membres, vous aurez un onglet Infos Perso. dans lequel vos rubriques seront affichées et vous pourrez les renseigner. Créer une rubrique manuellement 1. Sélectionnez le fichier à personnaliser puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Vous pouvez aussi doublecliquer sur le fichier que vous souhaitez personnaliser.  Un message vous indique, en bas de cette fenêtre, le nombre maximal de rubriques qu'il est possible d’ajouter. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s’affiche : 3. Saisissez le nom de votre rubrique. 4. Sélectionnez le Type de rubrique à l’aide de la liste déroulante. Les rubriques peuvent être sous la forme de texte, nombre, date, case à cocher, énumération, etc. Si vous avez sélectionné le type Énumération (liste de valeurs qui sont énumérées dans une table) : • Nommez votre liste dans la zone Énumération. Vous pouvez en créer une en cliquant sur le bouton [Nouvelle table]. • Cliquez sur le bouton [Ouvrir] afin d’ajouter des éléments à votre liste d’énumération. • Cliquez sur le bouton [OK] pour valider et retourner à la fenêtre précédente. Les utilitaires 446  Vous pouvez également créer, ouvrir, supprimer ou encore vérifier l’utilisation des énumérations à l’aide du bouton [Tables d’énumération] de la fenêtre Rubriques utilisateurs. 5. Vous pouvez ajouter un commentaire dans la zone destinée à ce titre. Ce commentaire sera lisible dans la liste des rubriques. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [OK et créer] permet de valider votre rubrique et d’en créer une autre immédiatement. Les rubriques créées apparaissent dans l’onglet Infos Perso. des fiches (membres, partenaires, activités, etc.), spécialement prévu à cet effet. Vous pouvez alors les renseigner en double-cliquant dessus.  Dans la liste correspondante (membres, activités, partenaires etc.), vous pouvez ajouter les colonnes de vos rubriques via la commande MODIFIER LES COLONNES du menu CONTEXTUEL (clic droit sur l’en-tête des colonnes). Créer une rubrique à partir d'un dossier Si vous disposez de plusieurs dossiers, vos rubriques ne sont présentes que dans celui où vous les avez créées. Si certaines de ces rubriques sont utilisées dans des états, vous pouvez rencontrer des problèmes lors de l'édition de ces états, puisqu'ils sont communs à l'ensemble des dossiers de l'application. Afin d’éviter de recréer toutes vos rubriques, vous disposez d'une option qui permet de récupérer les rubriques d’un dossier et de les créer automatiquement dans un autre dossier. 1. Dans la fenêtre de création des rubriques, faites un clic droit puis sélectionnez la commande CRÉER À PARTIR DU DOSSIER du menu CONTEXTUEL. Un message s’affiche, cliquez sur le bouton [Oui]. 2. Sélectionnez le dossier qui contient les rubriques à récupérer puis cliquez sur le bouton [OK]  Si des rubriques existent déjà, elles seront supprimées puis remplacées. Recherche valeurs utilisées Cet utilitaire permet de rechercher tous les enregistrements liés à une rubrique pour une valeur donnée. 1. Sélectionnez la rubrique sur laquelle vous avez une recherche à faire, à l’aide de l’icône . 2. Sélectionnez la Valeur recherchée puis cliquez sur le bouton [Lancer la recherche]. 3. Un message signale s’il a trouvé des enregistrements ou non. Si la recherche a été fructueuse, cliquez sur le bouton [Oui] pour voir la liste des enregistrements répondant à votre recherche. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Les utilitaires 447 Réindexation de la base Cet utilitaire permet de réindexer la base de données et éventuellement de récupérer la place libérée par des enregistrements supprimés. Vous pouvez lancer cet utilitaire si vous avez supprimé beaucoup de données ou sur recommandation du support technique. Deux traitements peuvent être exécutés : Réindexation L'option Réindexer la base permet de reconstruire les tables contenant les index. Compactage des données L'option Compacter les données n'est active que s'il y a réellement de la place à récupérer. En effet, lorsque des enregistrements sont supprimés dans votre dossier, leur place n'est pas totalement récupérée. La totalité de la place libérée par une suppression ne peut être récupérée que par le lancement de cet utilitaire. Compactage des images Les options de compactage permettent de réduire la taille de vos images et de les convertir au format JPEG. 1. Cochez les options correspondant aux traitements que vous souhaitez effectuer. 2. Cliquez sur le bouton [Exécuter]. Une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 3. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Une fois le traitement réalisé, un message vous en informe. Les utilitaires 448 Structure de la base Cet utilitaire permet d'imprimer tout ou partie de la structure des tables contenue dans la base de données. Vérification des préférences Cet utilitaire vérifie et recherche d'éventuelles erreurs sur le fichier Préférences. • Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Vérification]. Si des erreurs sont détectées, vous pourrez lancer une réparation du fichier. • Pour remettre à zéro la base Préférences, cliquez sur le bouton correspondant. Les personnalisations seront supprimées. Les paramètres définis par défaut seront pris en compte. Vérification/réparation de la base Cet l'utilitaire permet de vérifier et/ou réparer les fichiers de votre dossier Ciel. En effet, suite à des problèmes techniques ou matériels (coupure de courant, surtension, etc.), votre dossier peut nécessiter des contrôles et éventuellement des réparations. Deux modes vous sont proposés. Mode normal 1. Cochez la case Réparer si possible si vous souhaitez que la vérification de la base soit suivie d'une réparation si un problème est rencontré. 2. Sélectionnez un niveau de vérification parmi les trois proposés : Rapides, Standards ou Approfondies. 3. Si vous avez coché la case Réparer si possible, cliquez sur le bouton [Réparer]. Sinon cliquez sur le bouton [Vérifier]. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Attention ! Nous vous conseillons de lancer ce type d'utilitaire uniquement sur les conseils de nos techniciens. Les utilitaires 449 Si vous avez demandé une réparation, une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 4. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Une fois le traitement réalisé, un message vous informe du résultat des contrôles et des éventuelles réparations. Mode avancé Exemple de Ciel Compta Evolution Ce mode permet de choisir les vérifications à effectuer et les fichiers à vérifier. Comme pour le mode Normal, vous pouvez soit demander un simple contrôle soit une réparation si possible. Le menu déroulant Sélection contient des choix équivalents aux options précédentes (Rapide, Standard ou Approfondie). En fonction de l’option choisi dans ce menu, le logiciel valide directement une sélection de vérifications dans la liste. Vous pouvez aussi cocher ou décocher une ou plusieurs vérifications particulières en cliquant sur leur case à cocher correspondante. L'option Choisir les fichiers affiche une liste supplémentaire qui permet d'indiquer les fichiers sur lesquels les vérifications doivent être réalisées.  Vous pouvez revenir au mode Normal en activant le bouton radio correspondant en haut à gauche de la fenêtre. 1. Si vous avez coché la case Réparer si possible, cliquez sur le bouton [Réparer]. Sinon cliquez sur le bouton [Vérifier]. Si vous avez demandé une réparation, une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 2. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Une fois le traitement réalisé, un message vous informe du résultat des contrôles et des éventuelles réparations. Les utilitaires 450 Divers Re-initialisation des titres • Activez cet utilitaire pour remettre tous les titres des colonnes à leurs valeurs définies par défaut. • Cliquez sur [Oui] pour lancer le traitement. Reconstruire le cache EDA Cet utilitaire permet de reconstruire les liens pour un accès rapide à certaines données, comme, par exemple, les filtres de données. Ces liens sont normalement mis à jour automatiquement, mais il peut être utile de les reconstruire. Exécuter cet utilitaire ne risque en aucun cas d’endommager vos données. Mettre à jour la liste des états Cet utilitaire permet de reconstruire la liste des états. Cette liste est normalement mise à jour automatiquement, mais il peut être utile de la forcer manuellement. Exécuter cet utilitaire ne risque en aucun cas d’endommager vos données. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Les utilitaires 451 Dossiers Emplacement des dossiers Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Cet utilitaire vous permet de vérifier et éventuellement modifier le chemin utilisé pour accéder aux dossiers.  Toutes les applications utilisant les dossiers, doivent être fermées. • Pour changer le chemin d'accès, cliquez sur [Modifier]. • Pour affecter l'emplacement par défaut, cliquez sur [Standard]. Copie de dossiers sur Internet Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. Cet utilitaire permet de copier des dossiers que vous avez créés dans votre logiciel en local vers le serveur Internet Ciel ; ceci afin de pouvoir travailler dessus à distance. Le logiciel détecte les dossiers stockés sur votre ordinateur et ceux-ci s'affichent à gauche de la fenêtre. 1. Sélectionnez le ou les dossiers à transférer sur Internet. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui]. Le dossier est directement copié sur le serveur Internet. Si votre dossier n'apparaît pas dans la fenêtre... 1. Cliquez sur le bouton . 2. Choisissez l'emplacement où le dossier est stocké. 3. Sélectionnez le dossier dont l’extension est indiquée en bas de la fenêtre (zone Types de fichiers). 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Celui-ci est directement copié sur le serveur Internet. Gestion des dossiers Cet utilitaire vous permet d'effectuer certaines modifications dans vos dossiers Ciel.  En réseau, la maintenance des dossiers doit être réalisée sur le poste serveur. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. La gestion des dossiers est donc différente selon le mode de fonctionnement de votre logiciel. Cliquez sur le lien correspondant à votre configuration : • “Gestion des dossiers en local”, page 452. • “Gestion des dossiers sur Internet”, page 453. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Les utilitaires 452 Gestion des dossiers en local Dans la fenêtre Gestion des dossiers, une liste présente la ou les sociétés existantes, et pour chaque société le ou les dossiers qu'elle contient. • Pour renommer la société ou le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Renommer]. • Pour supprimer la société ou le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Supprimer]. • Pour dupliquer le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Dupliquer]. Ceci vous permet, par exemple, de réaliser des essais sur une copie de votre dossier sans modifier l'original.  Le bouton [Dupliquer] n'est pas actif lorsque vous sélectionnez une société. Sous la liste des sociétés et des dossiers, une zone d'informations indique le nom de l'application liée au dossier sélectionné, la taille, etc. • Lorsque vous cochez l'option Mode avancé, la fenêtre se complète des éléments suivants : Ouvrir avec l'explorateur Ce bouton vous permet de visualiser via le navigateur Windows™ la société ou le dossier sélectionné. Voir le chemin d'accès Si cette option est cochée, le chemin d'accès de la société ou du dossier sélectionné est affiché dans la zone d'informations. Afficher les extensions Cochez cette option pour afficher, à la suite du nom, l'extension du dossier. Voir tous les dossiers Cette option permet de visualiser l'ensemble des sociétés et des dossiers de tous les logiciels Ciel. Vous pouvez ainsi, par exemple, renommer un dossier ou une société d'une autre application Ciel. Cette option va vous permettre également de pouvoir vérifier, par exemple, les dossiers présents dans une société avant de la supprimer. Attention ! Ces suppressions sont irréversibles. Avant de supprimer un dossier, assurez-vous de disposer au moins d'une copie de votre dossier. De même, la suppression d'une société va entraîner également la suppression du ou des dossiers qu'elle contient. Assurez-vous donc de disposer au moins d'une copie de chaque dossier de la société à supprimer. Les utilitaires 453 Lecture seule Cette option n'est active que lorsque vous sélectionnez un dossier. Elle vous permet d'indiquer que vous souhaitez ouvrir le dossier uniquement en lecture. Ainsi vous ne pourrez réaliser aucune modification. Cette option vous sera utile, par exemple, pour consulter un dossier archivé sans risque de le modifier par erreur. • Lorsque vous faites un clic-droit, vous disposez de la commande Mettre à jour les archives. Celle-ci permet de réorganiser les dossiers afin de classer les archives dans un ordre précis. Gestion des dossiers sur Internet Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. Vous pouvez effectuer à partir de cette fenêtre les opérations suivantes : Copier sur mon ordinateur Ce bouton permet de récupérer sur votre machine vos dossiers stockés sur le serveur internet Ciel. 1. Parmi le ou les dossiers à copier, si l'un d'entre eux est ouvert, fermez-le auparavant en activant le menu DOSSIER, commande FERMER. 2. Sélectionnez le ou les dossiers que vous voulez récupérer sur votre ordinateur. 3. Cliquez sur le bouton [Copier sur mon ordinateur]. 4. La fenêtre Sélection d'un dossier s'ouvre. Choisissez l'emplacement où vos dossiers seront copiés. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Attention ! Nous vous recommandons de lancer la mise à jour des archives uniquement sur les conseils de nos techniciens. Attention ! Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers sur le serveur internet. Dans le cas où vous souhaitez passer du mode connecté (option Ciel Données Mobiles) au mode local, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Les utilitaires 454 Renommer un dossier 1. Pour renommer un dossier, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Renommer]. 2. Indiquez dans la fenêtre Saisie, le nouveau nom du dossier et cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un dossier Ces suppressions sont irréversibles. De même, la suppression d'une société va entraîner également la suppression du ou des dossiers qu'elle contient. 1. Pour supprimer un dossier, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. La suppression d'un dossier est une opération irréversible. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.  Sous la liste des sociétés et des dossiers, une zone d'informations indique la taille du dossier et la date de modification. Points de restauration Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Cette fenêtre affiche les points de restauration créés. Vous pouvez à partir de cet utilitaire gérer vos points de restauration.  Les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde de vos données. La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Sélectionnez les paramètres d'affichage des points de restauration. Vous pouvez les afficher : • Tous, • A l'ouverture du dossier, • Avant les opérations irréversibles. Restaurer un point de restauration Cette commande vous permet de revenir aux données sauvegardées à un moment précis. 1. Cliquez sur le bouton [Restaurer]. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Les utilitaires 455 2. Un message vous demande de confirmer la restauration du point de restauration sélectionné. Cliquez sur [Oui]. La fenêtre Restauration s'affiche. 3. Choisissez une option de restauration. • Restaurer dans le dossier courant Saisissez dans ce cas, le nouveau nom du fichier à restaurer puis cliquez sur [OK]. Le nouveau dossier est restauré dans le répertoire en cours. • Restaurer dans le répertoire 1. Sélectionnez dans ce cas, le répertoire dans lequel vous souhaitez restaurer vos données puis cliquez sur [OK]. 2. Saisissez ensuite le nouveau nom du fichier à restaurer puis cliquez sur [OK]. Le nouveau dossier est restauré dans le répertoire de votre choix. Cochez l'option Ouvrir après restauration si vous souhaitez que le dossier s'ouvre automatiquement après la restauration. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Ouvrir un point de restauration 1. Sélectionnez le point de restauration et cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 2. Un message vous demande de confirmer l'ouverture du point de restauration. Cliquez sur [Oui]. Le point de restauration de votre dossier s'ouvrira en lecture seule. Vous ne pourrez donc pas le modifier.  Dans la barre de titre du logiciel, le nom du dossier est précédé de la date et l’heure du point de restauration. Supprimer un point de restauration 1. Sélectionnez le point de restauration à effacer et cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression du point de restauration. Cliquez sur [Oui]. Celui-ci est supprimé de la liste des points de restauration. Les utilitaires 456 Mise à jour La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - bouton [Mon Compte Ciel]. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans votre logiciel. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel. Ajouter une mise à jour 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter une mise à jour], la fenêtre de recherche de fichier s'ouvre. 2. Choisissez le format de votre mise à jour dans la zone Fichiers de type. Deux formats sont proposés : • Package (.SgPac) • Installer (.SgUpd) 3. Sélectionnez votre fichier de mise à jour puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Installer une mise à jour Pour installer une mise à jour : 1. Sélectionnez-la dans la liste des mises à jour. 2. Cliquez sur le bouton [Installer] pour lancer l'opération. Introduction Les deux types de filtre La réalisation d’un filtre Les filtres (recherches) Les filtres (recherches) 458 Introduction Les filtres ou recherches permettent d'extraire un ensemble de fiches selon différents critères que vous fixez. Ces filtres peuvent être enregistrés pour les extractions les plus courantes. Au-dessus des listes offrant la possibilité de réaliser des extractions, vous retrouvez la zone de recherche . Vous pouvez lancer une recherche simple en saisissant directement un critère dans la zone ou accéder rapidement à une recherche multi-critères livrée avec le logiciel ou créée par vos soins, via le menu déroulant. Ce menu déroulant permet de créer et d'utiliser des filtres «enregistrés». Attention ! La réalisation de filtres peut être rapide. Toutefois, vous allez également pouvoir réaliser des filtres plus sophistiqués, qui peuvent faire appel à des connaissances plus poussées. Avant de réaliser des filtres complexes, nous vous conseillons de consulter le chapitre Les scripts. Les filtres (recherches) 459 Les deux types de filtres Globalement, la création d'un filtre, qu'il soit «temporaire» ou «enregistré», est identique. La seule diffé- rence réside dans le fait qu'un filtre "enregistré" pourra être conservé, modifié ou supprimé. Les filtres temporaires Les filtres "temporaires" ne seront pas conservés. Ils seront utilisés pour des extractions exceptionnelles. Les filtres simples Vous saisissez directement votre critère de recherche dans la zone, sans l’enregistrer par la suite. Le bouton présenté en fin de zone annule le filtre ainsi que la fermeture de la fenêtre. Les filtres multi-critères Cliquez sur le menu déroulant de la zone et choisissez la commande NOUVEAU. Une fenêtre s'affiche. Nous la détaillons dans le paragraphe “La réalisation d’un filtre”, page 461. Une fois votre filtre réalisé, l'extraction sera exécutée. Le fait de sélectionner la commande MODIFIER LA RECHERCHE dans la zone vous permettra de modifier le filtre que vous venez de réaliser. Mais le simple fait de fermer la liste aura pour effet de faire disparaître votre filtre. Les filtres enregistrés Les filtres «enregistrés» seront conservés et pourront être utilisés autant de fois que vous le souhaitez. De plus, vous pourrez à tout moment les modifier ou les supprimer. Enregistrer des filtres Une fois que vous avez lancé une recherche qu’elle soit simple ou multi-critères, vous pouvez l’enregistrer. 1. Cliquez sur le menu déroulant de la zone de recherche. 2. Choisissez la commande ENREGISTRER SOUS. 3. Saisissez le nom de votre recherche de façon à la retrouver rapidement. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous retrouvez alors la recherche dans le menu déroulant. Gestion des filtres Vous pouvez accéder aux filtres enregistrés aussi bien en mode simple qu’en mode avancé. Les filtres (recherches) 460 Depuis le menu déroulant, sélectionnez la commande LISTE. La fenêtre qui s’affiche vous permettra la maintenance des filtres "enregistrés". Les boutons permettent les actions suivantes : • [Créer] ouvre la fenêtre de création d'un filtre. • [Modifier] ouvre le filtre sélectionné dans la liste pour modification. • [Supprimer] supprime le filtre sélectionné dans la liste. • [Dupliquer] copie le filtre sélectionné dans la liste. • [Renommer] ouvre la fenêtre qui permet de changer le nom du filtre. • [Vérifier] contrôle si le filtre contient des erreurs. L'option Voir le type vous permet de visualiser si le filtre est de type Standard ou Utilisateur. Les filtres Standards sont les filtres que nous livrons avec le logiciel. Ils ne peuvent être modifiés, mais vous pouvez les dupliquer. Si vous souhaitez les supprimer, ils seront en définitive rendus invisibles. La commande RESTAURER LES DÉFAUTS accessible par un clic-droit vous permettra, si nécessaire, de les rendre à nouveau visibles. Les filtres Utilisateurs sont les filtres que vous aurez créés. En cliquant sur le bouton [Créer], le programme vous propose la fenêtre de création du filtre que nous étudierons dans le paragraphe suivant. Une fois terminé, vous pourrez renseigner le nom à donner au filtre. Une fois votre filtre défini et validé, le programme revient à la liste des filtres avec celui qui vient d'être créé affiché dans la liste. Vous pouvez alors utiliser les boutons afin de le modifier, le renommer, le dupliquer ou le supprimer. Pour revenir à la liste des fiches, cliquez sur le bouton [Fermer]. Le filtre que vous venez d'enregistrer n'est pas forcément actif. La liste est telle qu'elle était au moment de l'appel du module de création. Pour lancer l'extraction, vous devez appeler le filtre à l'aide du menu déroulant de la zone de recherche. En effet, tout filtre enregistré vient s'ajouter dans le menu déroulant. En cas de recherches fréquentes de fiches dont les critères sont bien connus, vous pouvez enregistrer vos filtres et lancer vos extractions d'un simple appel dans le menu déroulant. Les filtres (recherches) 461 La réalisation d’un filtre Nous allons détailler ici toutes les options à votre disposition pour la réalisation de filtres, qu'ils soient "temporaires" ou «enregistrés». Les filtres simples Le mode Simple permet de rechercher rapidement les valeurs présentes dans une liste. 1. Dans la zone Rechercher dans la liste, saisissez la valeur recherchée.  Pour une recherche de plusieurs valeurs en une seule fois, saisissez les différentes valeurs séparées par un « ; ». 2. Une fois votre saisie terminée, la loupe indique que la recherche est en cours. Ensuite, le résultat s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton pour relancer la recherche. 4. Cliquez sur le bouton pour annuler la recherche.  Par défaut, la recherche est réalisée sur toutes les colonnes présentes dans la liste.  Depuis le menu déroulant, vous pouvez utiliser les filtres de recherche enregistrés pour effectuer un filtre sur une seule colonne. Dans le menu déroulant, vous disposez de l'option Recherche exacte. Elle permet d'indiquer au logiciel de rechercher précisément ce que vous avez saisi. Si cette option n'est pas activée, la recherche effectuée est de type « contient » .  La sélection d’un filtre via le menu CONTEXTUEL sur une cellule est équivalente à une recherche en mode simple sur la colonne. Les filtres avancés 1. Cliquez sur la flèche de la zone de recherche pour activer le menu déroulant. 2. Choisissez la commande NOUVELLE RECHERCHE. Lorsque la fenêtre de création de filtres s’affiche, elle vous propose de réaliser par défaut un filtre «simple». 3. Sélectionnez l’option Avancé. Les filtres (recherches) 462  Vous pouvez cliquer sur le bouton radio Avancé même si vous avez commencé à définir la Rubrique, la Condition ou la Valeur. 1. Cliquez sur l’icône pour sélectionnez la rubrique sur laquelle sera basée la recherche. 2. Sélectionnez la condition à appliquer. 3. Cochez l’option Différencier les majuscules si vous voulez distinguer les lettres majuscules des minuscules. Par exemple, le logiciel considère qu’un article intitulé «LOGICIEL» est différent d’un article nommé «Logiciel». 4. Dans la zone Valeur, saisissez le critère à appliquer. Exemple Vous recherchez tous les articles dont le stock minimum est passé en-dessous de 10 unités. Voyons maintenant les options supplémentaires proposées dans ce mode. Type de condition Deux types de condition sont proposés, Standard ou Formule. Le type Standard correspond à celui que nous avons décrit pour le mode «simple». Reportez-vous au paragraphe “Les filtres simples”, page 461. Le type Formule va remplacer totalement les 3 zones Rubrique, Condition et Valeur. Dans ce cas, l'éditeur de script s'affiche pour vous permettre de réaliser, par formule, vos conditions d'extraction.  Reportez-vous au chapitre “L’éditeur de scripts”, page 470 pour plus de détails. Utiliser une formule pour valeur Comme nous l'avons détaillé pour le mode «simple», la zone Valeur va pouvoir contenir du texte ou des chiffres, suivant le type de la rubrique choisie. Dans certains cas, vous pouvez avoir besoin de comparer une rubrique non pas par rapport à une valeur, mais par rapport à une autre rubrique ou une formule. En activant l'option Utiliser une formule pour valeur la fenêtre Formule valeur s'ouvre.  Reportez-vous au paragraphe “Les formules simplifiées”, page 469 pour plus de détails. Les filtres (recherches) 463 Valeurs multiples En activant cette option, vous indiquez au logiciel que la zone Valeur contiendra plusieurs valeurs de test. Elles doivent être séparées par des points-virgules «;». Exemple Si vous souhaitez extraire des fiches dont le code postal est 75000, 50000 et 10000, il suffira d'indiquer dans la zone valeur «75000;50000;10000» et de cocher l'option Valeurs multiples. Avec pré-calcul Cette option n'est accessible que dans le cas où l'option Utiliser une formule pour valeur est cochée. Cette option permet d'indiquer au logiciel de calculer cette valeur dès le début de l'exécution de l'état et d'utiliser le résultat comme valeur. L'intérêt de cette option est d'optimiser la vitesse. Vous pouvez l'utiliser si la formule contient des valeurs invariantes par rapport au contenu du fichier à tester. Exemple Si la formule est [Date du jour], il est inutile de la calculer pour chaque enregistrement testé. Dans ce cas, il peut être bénéfique, pour un traitement plus rapide, de cocher cette option. Évaluer la condition au début Cette option permet d'indiquer au logiciel d'évaluer la condition dès le début et de la considérer ensuite comme vraie ou fausse selon le résultat pour les autres tests. L'intérêt de cette option est d'optimiser la vitesse. Vous pouvez l'utiliser si la formule contient des valeurs invariantes par rapport au contenu du fichier à tester. Demander la valeur lors de l'exécution En activant cette option, vous indiquez au logiciel que la condition doit être demandée au moment de l’exécution du filtre. Dans ce cas, la valeur indiquée dans la condition deviendra valeur par défaut au moment de son utilisation. Exemple Vous souhaitez extraire une liste de clients en fonction de leur code postal. Plutôt que de devoir créer autant de filtres que de départements, vous pouvez n'en créer qu'un seul qui, au moment de son exécution, vous demandera de renseigner le code postal que vous souhaitez rechercher. Le bouton [Options], devenu actif après avoir coché la case Demander la valeur lors de l'exécution, vous donne accès aux réglages suivants. • Nom de la question : ce libellé sera utilisé dans la partie entête de la question. S’il n’est pas renseigné, il sera défini automatiquement par le logiciel. Attention ! Cette option n'est active que lorsque la rubrique est de type texte et que la condition est Est égale à, Est différent de, Contient, Ne contient pas, Ne commence pas par, Finit par ou Ne finit pas par. Attention ! En cas de doute sur l'utilisation de cette option, il est préférable de ne pas l'utiliser, sous peine d'obtenir des résultats faux. Attention ! En cas de doute sur l'utilisation de cette option, il est préférable de ne pas l'utiliser, sous peine d'obtenir des résultats faux. Attention ! Cette option n'est active que lorsque l'option Avec pré-calcul est cochée. Les filtres (recherches) 464 • Texte de la question : ce libellé précédera la zone de saisie. S’il n’est pas renseigné, il sera défini automatiquement par le logiciel. • Interdire les valeurs vides : indiquez si vous souhaitez ou non autoriser les valeurs vides. Ceci permet d'éviter des erreurs au moment de répondre à la question. Par exemple, si vous effectuez un filtre sur le code postal avec l'option de demander, il peut être utile de cocher l'option Interdire les valeurs vides afin d'éviter de rechercher les fiches n'ayant pas de code postal, ce qui dans votre fichier n'existe pas. • Interdire les valeurs négatives : indiquez si vous souhaitez ou non autoriser les valeurs négatives. • Autoriser l'utilisateur à ignorer la question : en activant cette option, une case à cocher Ignorer la question sera accessible au moment de l'exécution. Elle vous permettra de désactiver, si vous le souhaitez, la question posée. La zone Commentaire vous permet de saisir des informations qui seront visibles au moment de l'exécution. Désactivée Cochez cette option si vous ne souhaitez pas exécuter une condition. Ceci vous évite de la supprimer. Vous pourrez la réactiver à tout moment. Cette option vous sera très utile lors de la mise au point pour enlever temporairement une condition sans la modifier ou la supprimer. Les conditions multiples Dans certains cas, un filtre ne pourra pas se limiter à une seule condition, aussi complexe soit elle. Pour cette raison, vous disposez d'une option permettant de chaîner autant de conditions que vous le souhaitez. Pour cela, cochez la case Conditions multiples. Dans la fenêtre qui s’affiche, les boutons [Ajouter], [Modifier] et [Supprimer] vous permettent respectivement de créer, modifier ou supprimer une condition. Les conditions définies seront liées par un opérateur logique que vous pouvez définir à l'aide du menu déroulant Logique (l'opérateur par défaut est ET). Le bouton [Pas de condition] efface tous les critères définis et revient à la liste sans qu'aucun filtre ne soit effectué. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer votre recherche. Introduction L’outil rubriques Les formules simplifiées L’éditeur de scripts Les fonctions Les scripts Les scripts 466 Introduction Dans certaines fonctions de votre logiciel : les Filtres, les Etats paramétrables, les Préférences Fond de page, etc. vous avez la possibilité, en général, de renseigner : • soit une Rubrique : dans ce cas, l'icône donne accès à la liste des rubriques. Nous la détaillerons dans le paragraphe “L'outil rubriques”, page 467. • soit une Formule : dans ce cas, l'icône donne accès à une fenêtre permettant de réaliser des formules plus ou moins complexes. Cette fenêtre se présente différemment selon le contexte de travail et propose des saisies simplifiées ou l’éditeur de scripts. Reportez-vous aux paragraphes “Les formules simplifiées”, page 469 ou “L’éditeur de scripts”, page 470. Les scripts 467 L'outil rubriques Cet outil est destiné au placement des rubriques des fichiers de votre base dans les états, les filtres, les formats d'import et d'export, etc. La liste des rubriques est accessible lorsque vous rencontrez l'icône . En cliquant sur cette icône, la fenêtre Choix d’une rubrique s'affiche : Vous allez retrouver cette même fenêtre dans différents modules de votre logiciel Ciel. Choix du fichier Le choix du fichier dans lequel vous allez choisir la rubrique se fait dans la liste. Les fichiers sont affichés en caractères gras et se distinguent par le symbole + situé à leur gauche. Un double clic sur le nom du fichier ou un simple clic sur le symbole + correspondant permet d’afficher ses rubriques en-dessous. Choix de la rubrique Une fois le fichier déployé, sélectionnez la rubrique dans la liste puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous pouvez également double-cliquez sur la rubrique. Si l'option Voir les commentaires est activée, une zone Commentaire vous donnera quelques explications sur la rubrique sélectionnée. L'option Afficher les options ajoute les options suivantes : Types affichés Un groupe de 4 boutons radio vous permet de choisir le type de rubrique à afficher. En fonction du module dans lequel vous vous trouvez, certains choix sont inactifs (grisés). Les scripts 468 Trier les rubriques par nom Cette option permet de trier les rubriques sur leur nom. Afficher les extensions des fichiers Cette option permet d'ajouter à la fin du nom de chaque fichier une extension indiquant son nom abrégé. Afficher le type des rubriques Cette option permet d'indiquer à la suite du libellé le type de chaque rubrique (texte, date, numérique, monnaie, etc.). Le bouton [Pas de rubrique] situé en bas de la fenêtre permet de ne pas affecter de rubrique. Les scripts 469 Les formules simplifiées Les outils mis à votre disposition pour saisir des formules se présentent différemment selon le contexte de travail. Il vous est ainsi proposé une saisie très simplifiée des formules ou une saisie intermédiaire. Exemple d’une fenêtre de saisie simplifiée : 1. Saisissez le texte, les nombres à insérer dans la formule. Dans le cas d’une saisie simplifiée, le texte et les nombres ne doivent pas être entre guillemets. 2. Placez votre curseur où vous voulez insérer une rubrique puis cliquez sur l'icône pour la sélectionner. Sa valeur sera prise en compte dans votre formule. 3. Si vous voulez définir une formule plus élaborée, cliquez sur l'icône pour accéder à l'éditeur de script. Voir L’éditeur de scripts, page 470. Dans une fenêtre de saisie intermédiaire, des options sont proposées en bas de la fenêtre : Vous disposez en plus des opérateurs numériques, de caractères de syntaxe, des fonctions de base et les plus faciles à manipuler. 1. Dans la zone Valeurs à utiliser, placez votre curseur où vous voulez insérer un élément. 2. Cliquez sur l’un des boutons pour insérer un opérateur, des guillemets, un espace, une fonction. Cas de l'insertion d'une fonction 3. Une fois que vous avez activé le bouton [Cliquez pour choisir la fonction à insérer], choisissez une fonction dans la liste déroulante. Par exemple, si vous voulez qu'un montant soit arrondi, utilisez la fonction Arr. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez dans la première zone la rubrique sur laquelle la fonction sera appliquée. Pour notre exemple, il s’agit de la rubrique Montant. Les autres zones permettent d’enrichir la fonction. 5. Cliquez sur le bouton [OK].  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe“Les fonctions”, page 474. Les scripts 470 L’éditeur de scripts L’éditeur de scripts vous permet de saisir des formules élaborées. L'éditeur de scripts est accessible lorsque vous rencontrez l'icône . En cliquant sur cette icône, une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s'affiche : Vous retrouvez cette même fenêtre dans différents modules de votre logiciel Ciel. La fenêtre de l’éditeur de scripts La fenêtre de l'éditeur de scripts, présentée dans l’exemple ci-dessus, se compose principalement de trois parties : La liste des rubriques La liste de gauche contient la liste des fichiers auxquels vous avez accès en fonction du contexte d'utilisation du script. Son fonctionnement est similaire à la liste des rubriques. Voir L'outil rubriques, page 467. La seule différence réside sur le principe de sélection d'une rubrique, qui ne peut être effectué que par un double-clic sur la rubrique à utiliser. La zone d'édition Cette zone fonctionne comme un traitement de texte. Vous pouvez y saisir directement du texte, y placer des rubriques ainsi que des fonctions. Les boutons , placés au-dessus de cette zone, permettent de sélectionner très rapidement les rubriques placées dans la zone d'édition. La zone d'informations L'option Afficher les infos va ajouter une troisième partie. Le menu déroulant Information vous permet d'afficher : • des informations sur le script en cours, • ou les commentaires de la rubrique sélectionnée, • ou des informations sur le texte sélectionné dans la zone d'édition. Les scripts 471 Les scripts simples Généralités Par défaut, la fenêtre de l'éditeur de scripts est réglée pour réaliser des scripts en mode Simple. Ces scripts peuvent contenir du texte et des rubriques. Dans la zone d'édition, vous pouvez saisir du texte contenant ou non des rubriques.  Le texte saisi dans le cas des scripts Simples ne doit pas être saisi entre guillemets. Exemple Voici un exemple de script Simple exploitant du texte et deux rubriques : Si la date de votre ordinateur est 15/09/2013 et l'heure 12:45:30, vous obtiendrez : «Nous sommes le 15/ 09/2013 et il est 12:45:30». Conversion d'un script simple Comme nous allons le décrire dans le paragraphe suivant, un deuxième type de script peut être géré. Vous pouvez convertir, si nécessaire, un script Simple en un script Formule. Lorsque vous décochez l'option Script simple, un message vous informe que les scripts Simples et Formules ne sont pas totalement compatibles. Trois choix vous sont proposés : • [Convertir] : ce bouton va convertir le script Simple en script Formule. Les zones de texte seront automatiquement encadrées entre guillemets, les rubriques seront récupérées tel quel. • [Effacer] : ce bouton va effacer le script Simple. • [Tel quel] : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée, le script sera reproduit comme il l'était en mode Simple. Mais attention, ceci ne signifie pas que le script sera désormais compatible en mode Formule. Les scripts formules Généralités Pour réaliser un script en mode Formule, décochez la case Script simple. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous : Attention ! Dans certains cas, le mode Simple n'est pas accessible. Dans ce cas, vous ne pouvez réaliser que des scripts Formules. Les scripts 472 Un nouveau bouton [Insérer une fonction] et deux menus locaux supplémentaires Outils et Mots clés s'affichent. Comme les scripts Simples, les scripts Formules peuvent contenir du texte et des rubriques. La différence réside dans le fait que vous allez pouvoir réaliser de véritables petits programmes utilisant des conditions logiques et des fonctions. Vous pouvez donc, à l'aide des multiples fonctions disponibles, réaliser presque tout type de calcul.  Ce type de scripts peut être plus ou moins complexe en fonction du type de traitement à réaliser. Afin de réaliser le plus rapidement possible votre script, nous vous conseillons de bien définir au départ ce que vous souhaitez obtenir. Contrairement au script Simples, le texte saisi dans les scripts Formules doit être saisi entre guillemets. Les outils Ce menu déroulant contient les commandes suivantes : • Essayer : cette commande exécuter votre script et en affiche immédiatement le résultat. • Liste des points d'entrées : cette commande donne accès à la liste de tous les points d'entrées qui pourront être utilisés dans le script lié des états. Si votre script contient des erreurs, une fenêtre les répertoriant s'affichera. Tant qu'il y aura des erreurs, vous ne pourrez enregistrer votre script. Les mots clés Ce menu déroulant regroupe l'ensemble des mots clés que vous pouvez être amené à utiliser dans les scripts Formules. Vous y retrouvez, par exemple, les mots clés nécessaires à la réalisation de tests (Si, Sinon, FinSi, SinonSi). Ce menu vous évite de les saisir. Sélectionnez-les. Ils seront insérés dans la zone édition à l'emplacement du curseur. Les fonctions Le bouton [Insérer une fonction] donne accès à la fenêtre suivante : Cette liste contient différentes fonctions que vous pouvez utiliser dans les scripts Formules. Chaque famille contient des fonctions. Pour les visualiser, il suffit de cliquer sur le symbole + situé à gauche de chaque famille. Chaque fonction est accompagnée d’un bref descriptif. • Double-cliquez sur la fonction que vous souhaitez utiliser. Les scripts 473 Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s'affiche : Nous détaillons cette fenêtre dans le paragraphe “Les fonctions”, page 474.  Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir totalement une fonction sans utiliser ce module. Toutefois et surtout dans un premier temps, il est conseillé d'utiliser ce module. Vous bénéficiez ainsi d'un assistant qui vous guide et vous explique les différents paramètres requis par telle ou telle fonction. Conversion d'un script formule Vous pouvez convertir un script Formule en script Simple. Lorsque vous cochez l'option Script simple, un message vous informe que les deux types de scripts ne sont pas totalement compatibles. Deux choix vous sont proposés : • [Effacer] : ce bouton va effacer le script Formule. • [Tel quel] : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée, le script sera reproduit comme il l'était en mode Formule. Mais attention, ceci ne signifie pas que le script sera désormais compatible en mode Simple.  La conversion d'un script Formule en script Simple ne permet pas une adaptation automatique comme la conversion dans l'autre sens le permettait. Pour cette raison, vous ne disposez que de deux options, Effacer et Tel quel. Les scripts 474 Les fonctions Les logiciels Ciel disposent d'une bibliothèque de Fonctions utilisées dans les Scripts formules. Lorsque vous cliquez depuis l'éditeur de script sur le bouton [Insérer une fonction], vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Cette liste contient différentes fonctions que vous pouvez utiliser dans les scripts Formules. Chaque famille contient des fonctions. Pour les visualiser, il suffit de cliquer sur le symbole + situé à gauche de chaque famille. Chaque fonction est accompagnée d’un bref descriptif. • Double-cliquez sur la fonction que vous souhaitez utiliser. Pour illustrer l'assistant des fonctions, nous utilisons la fonction STxt. Cette fonction de la famille Texte permet d'extraire une chaîne de caractères d'un texte. Par exemple, vous pouvez extraire du texte «BONJOUR» la chaîne de caractères «JOUR». La fenêtre suivante s’affiche : La partie gauche de cette fenêtre vous donne une Description de la fonction, la partie droite va contenir le ou les Paramètres. Les scripts 475 Description de la fonction Cette partie contient 4 zones : • Description rapide : rapide explication sur l'utilité de la fonction. C'est ce texte qui sera affiché, pour chaque fonction, dans la liste des fonctions. • Forme : cette zone détaille la forme de la fonction et ses paramètres. • Résultat : cette zone décrit ce que va réaliser la fonction avec ses paramètres et le type du résultat. • Description détaillée : vous retrouvez dans cette zone des remarques et des exemples d'utilisation de la fonction. Paramètres de la fonction Cette partie regroupe le ou les paramètres nécessaires au bon fonctionnement de la fonction. Certains d'entre eux sont obligatoires, d'autres facultatifs. Chaque paramètre est précédé d'une explication vous indiquant son utilité, son type et éventuellement ses spécificités. Exemple Reprenons notre exemple avec le texte «BONJOUR» dans lequel nous voulons extraire la chaîne de caractères «JOUR». Voici la zone Paramètres complétée pour cet exemple : Les zones de saisie Le dimensionnement des fenêtres Le choix des couleurs Les images Les listes hiérarchiques Les zones d’aides Les trucs et astuces Les trucs et astuces 477 Les zones de saisie Généralités On appelle zone de saisie un élément de fenêtre ou une cellule de liste permettant de saisir du texte à l’aide du clavier. Certaines zones n’admettent qu’un type de valeur : • zone Numérique : zone ne permettant de saisir que des nombres ou des montants. • zone Date : zone ne permettant de saisir que des dates. Les zones numériques Les zones numériques offrent la possibilité d'y saisir directement un calcul. 1. Positionnez le curseur dans la zone (par exemple la zone Montant). 2. Saisissez votre opération. 3. Validez la saisie en appuyant sur la touche ou en cliquant sur une autre zone. Le résultat s’affiche.  Les opérateurs autorisés sont : + (Addition), - (Soustraction), * (Multiplication) et / (Division). • Pour connaître le résultat du calcul sans sortir de la zone, placez la flèche de la souris sur la zone en question : une petite bulle d'aide vous indique alors le résultat. • Pour résoudre le calcul sans sortir de la zone, saisissez «!» (point d’exclamation). Si le calcul comporte une erreur (division par zéro ou parenthèses incorrectes), la zone affichera 0 et vous entendrez le son Erreur de formule en saisie (ce son est modifiable dans les PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Sons). Voici les priorités de calcul : 1. les multiplications de gauche à droite, 2. les divisions de gauche à droite, 3. les additions de gauche à droite, 4. les soustractions. Vous pouvez utiliser les parenthèses pour modifier ces priorités. Dans ce cas, les calculs situés à l’inté- rieur des parenthèses sont évalués en priorité. Les zones date Les zones dates autorisent la saisie de certains mots ou opérateurs comme raccourcis de certaines dates standards. 1. Positionnez le curseur dans la zone. 2. Saisissez un mot-clé. 3. Validez la saisie en appuyant sur la touche ou en cliquant sur une autre zone. La date s’affiche. Les trucs et astuces 478 Les mots-clés qui peuvent être saisis dans les zones dates sont les suivants : • dm : Début du mois (de la date de travail). • fm : Fin du mois (de la date de travail). • j : Date de travail. • d : Date du jour. • da : Début d'année (de la date de travail). • fa : Fin d'année (de la date de travail). • min : Date minimum autorisée dans la zone date. • max : Date maximum autorisée dans la zone date.  Ces mots-clés peuvent être saisis en majuscules ou en minuscules. • Pour connaître la date sans sortir de la zone, placez la flèche de la souris sur la zone en question : une petite bulle d'aide vous indique alors le résultat. • Pour obtenir la date sans sortir de la zone, saisissez "!" (point d’exclamation). Le tableau ci-dessous présente quelques exemples : La date du jour est le 23 avril 2012. La date de travail est le 25 mai 2011. Les bornes sont : 8/6/2000 et 11/11/2012. Saisie Résultats Jour Résultats Mois Résultats Années dm 1/5/2011 Mai 2011 2011 fm 31/5/2011 Mai 2011 2011 j 25/5/2011 Mai 2011 2011 d 23/4/2012 Avril 2012 2012 da 1/1/2011 Janvier 2011 2011 fa 31/12/2011 Décembre 2011 2011 min 8/6/2000 Juin 2000 2000 max 11/11/2012 Novembre 2012 2012 J + 1 26/5/2011 Juin 2011 2011 J - 2 23/5/2011 Mars 2011 2011 Les trucs et astuces 479 Le dimensionnement des fenêtres Nous allons détailler ici une astuce concernant la manipulation des fenêtres au sein des logiciels Ciel.  Reportez-vous au chapitre “Les fenêtres et les listes”, page 357 pour plus de détails sur toutes leurs fonctionnalités. Double-cliquez sur l’onglet d’une fenêtre permet de minimiser sa taille. La fenêtre présente alors une barre de titre. Il suffit de double-cliquez sur la barre de titre pour remettre la fenêtre dans sa taille maximisée. Chaque changement de taille est mémorisé. Vous pouvez également utiliser les icônes situées en haut à droite de l’interface, à côté de la zone Trouvtoo. Celles-ci permettent respectivement de minimiser la taille de la fenêtre active ou de la fermer. Lorsque vous cliquez sur la case d'agrandissement d'une fenêtre avec la touche (non blocante) enfoncée, la fenêtre s'agrandit au maximum. Vous obtenez le même résultat en réalisant un double-clic sur la barre de titre d'une fenêtre tout en maintenant la touche (non blocante) enfoncée. Le choix des couleurs Vous pouvez personnaliser la couleur d'un texte, la couleur de fond d'une cellule, la couleur des traits, etc. Vous retrouvez ces possibilités depuis divers modules comme par exemple le Générateur d'états, depuis les Préférences, etc. En général, cela se visualise à l'aide d’un menu déroulant comme celui-ci : . Le choix de la couleur se réalise alors parmi les choix proposés. Cependant, vous disposez d'une autre solution qui consiste à utiliser la couleur de n'importe quel objet visible à l'écran (objet appartenant au logiciel Ciel ou non). Pour cela : 1. Appuyez sur la touche de votre clavier. 2. Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, cliquez sur le triangle de sélection permettant le choix de couleur. La flèche de votre souris se transforme en "viseur". 3. Tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur sur la couleur de votre choix. Cette couleur apparaît dans la zone couleur. 4. Une fois la couleur choisie, lâchez le bouton de la souris. Les images A partir d’un CD, de votre disque dur, ou d’un un répertoire, cliquez sur une image tout en maintenant la touche du clavier enfoncée permet de la glisser/déposer vers votre logiciel Ciel. Cela vous évite d’effectuer un copier/coller. De même, vous pouvez exporter une image depuis votre logiciel vers un autre répertoire en utilisant le même principe. Les trucs et astuces 480 Les listes hiérarchiques Vous pouvez ouvrir ou fermer la ligne sélectionnée à l’aide de la touche du clavier. Les zones d’aide Pour vous faciliter l’utilisation du logiciel, vous pouvez activer l’affichage d’une zone comportant un commentaire et le raccourci clavier des commandes. Il suffit d’appuyer sur la touche de votre clavier. Lorsque vous passez votre souris sur un bouton, la zone de commentaire s’affiche. Pour ne plus afficher cette zone, appuyez à nouveau sur le bouton de votre clavier. Générateur d’états 482 Introduction Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur vous permet de créer de nouveaux états et/ou de modifier ceux qui existent déjà. Vous pourrez créer votre propre liste de clients ou encore adapter le dessin des factures à vos besoins. De même vous pourrez dupliquer la balance fournie en standard et la modifier selon vos préférences. Les types d'états Le générateur d'états intégré à votre logiciel Ciel vous permet de créer les types d'états suivants : • Les états liste simple seront utilisés pour réaliser des états sous forme de liste. Ce type d'état peut être exécuté à l'imprimante, à l'écran, être généré en fichier (export) ou être envoyé par e-mail. • Les états colonne seront utilisés pour réaliser des états colonnes avec ruptures, totalisation, etc. Ce type d'état peut être exécuté à l'imprimante, à l'écran, généré en fichier (export) ou être envoyé par e-mail. • Les états dessin seront nécessaires pour réaliser les états graphiques (courriers, mailing, étiquettes, dessin de facture, etc.). • Les statistiques croisées permettront d'éditer des résultats sous forme de tableaux ou de graphiques. • Les exports multi formats permettront d'exporter des résultats sous forme de fichiers de divers formats (texte, Excel, XML, etc.). • Les états office permettront la création d’un état dans une fenêtre Microsoft Office Word. • Les états chaînés permettront de lier plusieurs états entre eux pour réaliser des actions groupées. Présentation Les options La liste des états paramétrables La liste des états paramétrables 484 Présentation  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Lorsque vous activez cette commande, la liste des états paramétrables s'affiche.  La liste ci-dessus présente les états de Ciel Gestion commerciale. La liste des états paramétrables 485 Les options Vous retrouvez dans la barre de liste le bouton Options qui vous permet d’accéder à plusieurs fonctions. Les modes d’affichage La liste des états paramétrables peut être présentée suivant deux modes d'affichage accessibles depuis la barre d’actions. Tous les états Il s’agit du mode proposé par défaut. L'ensemble des états est présenté dans une seule et même liste. Pour une famille Dans ce cas, deux listes sont présentes: • La première, située à gauche de la fenêtre, vous propose la liste des familles. • La seconde affiche les états de la famille sélectionnée. Dans la barres d’actions, cochez le mode d’affichage choisi dans le groupe Affichage.  Vous pouvez changer le mode de présentation à tout moment. Afficher la vignette Vous pouvez à partir de la liste des états afficher une vignette, c’est-à-dire un aperçu de votre état sur le côté de la liste. 1. Pour afficher la vignette, sélectionnez l’état souhaité puis cliquez sur le bouton . 2. Sélectionnez la commande AFFICHER LA VIGNETTE. Créer Modifier Renommer Dupliquer Supprimer Exécuter Gestion des états Gestion des états 487 Créer un état Création sans assistant 1. Pour créer un nouvel état, cliquez sur le bouton [Créer]. En fonction du mode d'affichage choisi pour la liste des états paramétrables et suivant le fait que la famille soit sélectionnée ou non et que le type soit connu ou non, le logiciel va soit directement créer l'état (si la famille et le type sont sélectionnés) soit demander la famille et/ou le type. Ce bouton possède une particularité. La partie du bas avec la flèche correspond à un menu déroulant dans lequel vous retrouvez les différents types d'états que vous pouvez créer mais aussi l’assistant de création d’état. Voir Création avec assistant, page 488. 2. Après avoir indiqué la famille et le type, indiquez le nom de votre nouvel état. Vous accédez au module de personnalisation de votre état, qui est fonction du type choisi.  Vous ne pouvez pas créer deux états avec le même nom dans une même famille. Par contre, ceci est possible dans deux familles différentes. Attention ! Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous renseignez le nom d'un état. Si c'est le cas, un message vous en informera. De même, le nom d'un état ne peut être vide. Gestion des états 488 Création avec assistant Si vous utilisez l'assistant de création, la fenêtre suivante s’affiche : 1. Choisissez à l’aide des boutons radio le type d'état à créer : • Liste simple, • Colonne, • Dessin, • Statistiques croisées, • Export multi formats, • Office (uniquement disponible pour les logiciels Ciel Gestion commerciale Evolution, Ciel Compta Evolution, Ciel Associations Evolution, Ciel Gestion Intégrale), • Etats chaînés (uniquement disponible pour les logiciels Ciel Compta, Ciel Compta Facile, Ciel Compta Evolution et Ciel Gestion Intégrale). Dans la partie droite de la fenêtre, les caractéristiques du type de l’état sont détaillées et un exemple vous montre le résultat que vous obtiendrez. 2. Cliquez sur le bouton [Créer l’état]. Modifier un état Pour modifier un état, vous pouvez : • sélectionner un état et cliquer sur le bouton [Modifier], • double-cliquer directement sur l'état lui-même.  Si vous demandez la modification d'un état Standard, le logiciel vous avertira de l'impossibilité de le modifier et vous proposera d'en faire une copie que vous pourrez personnaliser. Gestion des états 489 Renommer un état 1. Sélectionnez dans la liste l’état. 2. Cliquez sur le bouton [Renommer]. 3. Saisissez le nouveau nom et cliquez sur le bouton [OK].  Vous ne pouvez pas renommer un état Standard. Vous ne pouvez pas avoir deux états avec le même nom dans une même famille. Dupliquer un état 1. Pour dupliquer un état, sélectionnez l'état d'origine et cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 2. Saisissez le nom du nouvel état. 3. Cliquez sur le bouton [OK].  Vous ne pouvez pas avoir deux états avec le même nom dans une même famille. Supprimer un état 1. Pour supprimer un état, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui] Attention ! Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous renseignez le nom d'un état. Si c'est le cas, un message vous en informera. De même, le nom d'un état ne peut être vide. Attention ! Lorsque vous souhaitez modifier un état standard, le logiciel procédera à la duplication de celui-ci afin que vous puissiez le personnaliser. Attention ! Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous renseignez le nom d'un état. Si c'est le cas, un message vous en informera. De même, le nom d'un état ne peut être vide. Attention ! Vous ne pouvez pas supprimer un état standard, mais si vous le souhaitez, le logiciel vous proposera de le rendre invisible. Dans ce cas, cet état ne pourra être utilisé dans le logiciel. Il restera néanmoins visible depuis la liste des états paramétrables, dans le cas où vous souhaiteriez le rendre de nouveau visible. Gestion des états 490 Exécuter un état Les états pourront être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions.  Pour plus de détails sur la personnalisation des barres de navigation et d’actions, reportez-vous aux chapitres “La barre de navigation”, page 341 et “La barre d’actions”, page 349. Une option vous permet également de pouvoir exécuter l'état sélectionné directement depuis la liste des états paramétrables. Sélectionnez l'état et cliquez sur le bouton [Exécuter]. Le logiciel exécutera l'état que vous visualiserez à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton [Exécuter] et choisissez le mode de sortie (E-mail, Impression, Fichier, Fenêtre). Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Généralités La fenêtre de l’état de type Liste simple Créer un état de type Liste simple avec l’assistant Créer un état de type Liste simple manuellement Les états Liste simple Les états Liste simple 492 Généralités Les états Liste simple sont utilisés pour réaliser principalement des éditions de listes. Suivant la sortie utilisée, vous pouvez les utiliser pour des exports sous forme de fichiers. La fenêtre de l’état de type Liste simple  Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - Bouton [Créer] - Option CRÉER UN ÉTAT DE TYPE «LISTE SIMPLE» Pour créer un état, reportez-vous au paragraphe “Créer un état”, page 487 . La fenêtre suivante s’affiche. Vous devez définir pour ce type d'état les colonnes qui le composent.  Vous pouvez ajouter des colonnes manuellement ou en utilisant un assistant. Les états Liste simple 493 Créer un état «Liste simple» avec l’assistant 1. Utilisez l'assistant de création pour créer un état rapidement. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre suivante s'affiche. 2. Sélectionnez des rubriques qui constitueront les différentes colonnes de votre état. Pour cela, cliquez sur le bouton [Choisir les rubriques]. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. 3. Sélectionnez chaque rubrique à utiliser dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton . La rubrique vient se placer dans la liste de droite. Vous pouvez réaliser cette opération autant de fois que nécessaire (50 colonnes maximum) sur une sélection d'une ou plusieurs rubriques. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la rubrique de votre choix dans la liste de gauche. • Pour supprimer une rubrique que vous venez de choisir, sélectionnez-la dans la liste de droite et cliquez sur le bouton . • Pour enlever toutes les rubriques dans la liste de droite, cliquez sur le bouton .  Vous pouvez changer l'ordre des rubriques de la liste de droite avec les icônes de déplacement . Les états Liste simple 494 4. Lorsque vous avez terminé la sélection des rubriques, validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. Vous vous retrouvez dans la fenêtre de l'étape numéro 1 avec les rubriques sélectionnées. 5. Validez de nouveau votre choix en cliquant sur le bouton [Continuer). La seconde étape de l’assistant affiche la totalisation des colonnes.  Cette étape n'est visible que si vous avez sélectionné au moins une rubrique numérique. 6. Dans cette étape, indiquez si vous souhaitez totaliser, calculer la moyenne, la valeur minimum ou maximum des rubriques numériques. 7. Validez votre choix à l'aide du bouton [Continuer]. La fenêtre de la troisième étape de l’assistant de création s’affiche. 8. Avant même de valider vos choix, vous pouvez visualiser le résultat de vos sélections à l’écran. Pour cela, cliquez sur le bouton . 9. Si vous souhaitez effectuer des modifications, fermez la fenêtre de visualisation et cliquez sur le bouton pour apporter vos corrections. 10. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les états Liste simple 495 La sélection réalisée depuis l'assistant est créée. Voici un exemple de ce que vous pouvez obtenir. Attention ! Si vous cliquez sur le bouton [Assistant] alors que des colonnes ont déjà été définies, un message vous informera que cette manipulation effacera le paramétrage réalisé. Les états Liste simple 496 Créer un état «Liste simple» manuellement 1. Dans le groupe Colonnes de la barre d’actions, cliquez sur l’un des boutons : [Ajouter] ou [Insérer]. La création d'une nouvelle colonne (en dernière position) ou l'insertion (avant la colonne sélectionnée) affiche la fenêtre de choix de rubriques comme ci-dessous. 2. Sélectionnez la rubrique puis validez en cliquant sur [OK]. 3. Pour enlever une colonne, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton [Supprimer]. 4. Pour décaler une colonne, sélectionnez-la et cliquez sur les boutons [Décaler à gauche] ou [Décaler à droite] situés dans la barre d’actions. Vous pouvez renouveler cette opération autant de fois que nécessaire. Vous pouvez également effectuer cette opération en activant le menu CONTEXTUEL (clic droit). Personnaliser une colonne Une fois votre ou vos colonnes créée(s), vous pourrez les personnaliser. Eléments composant une colonne : • Largeur : indiquez ici la largeur en caractères de la colonne. Lorsque vous affectez une rubrique à une colonne, cette largeur est automatiquement renseignée. Vous pouvez la modifier si nécessaire. • Titre : indiquez ici le titre de la colonne. Lorsque vous affectez une rubrique à une colonne, ce titre est automatiquement renseigné à partir du nom de la rubrique. Pour le modifier, vous pouvez le saisir directement dans la cellule ou passer par une fenêtre de saisie en cliquant sur l'icône ou bien activer l'éditeur de scripts en cliquant sur l'icône . Dans ce cas, vous pouvez utiliser des rubriques ou bien réaliser un script en mode formule. Voir Les scripts, page 465. • Contenu : indiquez ici la rubrique ou la formule qui sera affichée pour chaque ligne. Vous pouvez appeler la liste des rubriques en cliquant sur l'icône ou bien activer l'éditeur de scripts en cliquant sur l'icône . Dans ce cas, vous pouvez utiliser des rubriques ou bien réaliser un script en mode formule. Les états Liste simple 497  Pour plus de détails concernant les scripts, reportez-vous au chapitre “Les scripts”, page 465. • Totalisée : cochez cette option si vous souhaitez que le contenu de la colonne soit totalisé. Dans le cas d'une colonne non numérique, vous obtiendrez le nombre de lignes. • Moyenne : cochez cette option pour obtenir une moyenne du contenu de la colonne. • Valeur minimum : cochez cette option pour obtenir la plus petite valeur contenue dans la colonne. • Valeur maximum : cochez cette option pour obtenir la plus grande valeur contenue dans la colonne. • Cadrage : cette cellule est un menu déroulant comprenant les valeurs A gauche, Centré et A droite. Lorsque vous affectez une rubrique à une colonne, ce cadrage est réalisé automatiquement en fonction du type de la rubrique. Vous pouvez le modifier si nécessaire. Les options Vous disposez de différentes options disponibles depuis la barre d’actions. Vous retrouvez notamment un menu local nommé OPTIONS. • Modifier le titre : cette option permet de modifier le titre de la colonne sélectionnée. • Modifier la valeur : cette option permet de modifier la valeur de la colonne sélectionnée. Les options disponibles (que nous détaillerons par la suite) • : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris. Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 557 pour plus de détails. • : donne accès à un éditeur de scripts. Reportez-vous au paragraphe “L’éditeur de scripts”, page 470 pour plus de détails. • : cette option permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 578 pour plus de détails. • : cette option permet de régler les sorties possibles de l'état. Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 561 pour plus de détails. • : permet de régler la mise en page de l'état. Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 585 pour plus de détails. • : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état. Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 585 pour plus de détails. Essayer un état Comme nous l'avons vu précédemment, les états pourront être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la dans la barre de navigation ou la barre d'actions.  Reportez-vous aux chapitres “La barre de navigation”, page 341 et “La barre d’actions”, page 349 pour plus de détails. Les états Liste simple 498 Une option vous permet également de pouvoir EXÉCUTER l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. Pour cela, cliquez sur le bouton [Essayer]. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche de ce bouton et choisissez la sortie. Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’état. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Généralités Créer un état de type Colonne La fenêtre de paramétrage d’un état de type Colonne Les états Colonne Les états Colonne 500 Généralités Les états Colonne sont utilisés pour réaliser des éditions présentées sous forme de colonnes. Suivant la sortie utilisée, vous pourrez les utiliser pour des exports sous forme de fichiers. Créer un état «Colonne»  Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - bouton [Créer]. Vous pouvez lancer la création d’un état de type colonne soit en passant par l’assistant soit manuellement. Créer un état colonne avec l’assistant 1. Utilisez l'assistant de création pour créer un état rapidement. Pour cela, cliquez sur le bouton . 2. Définissez pour quelle famille vous destinez votre nouvel état. La fenêtre suivante s'affiche. 3. Cochez l’option Colonne et cliquez sur le bouton [Créer l’état]. 4. Nommez votre nouvel état colonne dans la fenêtre qui s’affiche puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Créer un état colonne manuellement 1. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la fonction Créer un état de type «Colonne». 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre nouvel état colonne puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Les états Colonne 501 La fenêtre de paramétrage d’un état «Colonne» Vous devez définir les colonnes qui composent votre état. Ajouter des colonnes L’ajout de colonnes consiste à sélectionner les rubriques qui constituent votre état. 3. Allez dans l’encadré Colonne de la barre d’actions puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. 4. Sélectionnez chaque rubrique à utiliser dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton . La rubrique vient se placer dans la liste de droite. Vous pouvez réaliser cette opération autant de fois que nécessaire (50 colonnes maximum) sur une sélection d'une ou plusieurs rubriques. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la rubrique de votre choix dans la liste de gauche. • Pour supprimer une rubrique que vous venez de choisir, sélectionnez-la dans la liste de droite et cliquez sur le bouton . Les états Colonne 502 • Pour enlever toutes les rubriques dans la liste de droite, cliquez sur le bouton .  Vous pouvez changer l'ordre des rubriques dans la liste de droite en utilisant les icônes de déplacement . 5. Lorsque vous avez terminé la sélection des rubriques, cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre choix. Ajouter une section Les sections sont les lignes constituant vos colonnes. 1. Allez dans l’encadré Sections de la barre d’actions puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez une section.  Les sections Titre et Détail de l’état constituent par défaut les colonnes que vous avez ajoutées. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre section est ajoutée avec des cellules vides. Vous devez alors attribuer une rubrique à chaque cellule. Ajouter une rubrique 1. Double-cliquez dans une cellule de la section. 2. Cliquez sur l’icône 3. la fenêtre suivante s’affiche. 4. Sélectionnez la rubrique de la colonne. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Les états Colonne 503 Personnaliser une colonne Une fois votre ou vos colonnes créée(s), vous pouvez les personnaliser. 1. Sélectionnez une colonne. 2. Allez dans le groupe Colonnes de la barre d’actions et cliquez sur le bouton . 1. Saisissez le nombre de caractères minimum et maximum autorisés dans cette colonne. 2. Cochez l’option Visible ou Invisible. 3. Dans la zone Options utilisateur, vous pouvez ajouter un texte au titre de la colonne. Vous pouvez également choisir de rendre la colonne Masquable par l’utilisateur, c’est-à-dire rendre son affichage optionnel. 4. Dans la zone Options avancées, vous pouvez ajouter une référence. Modifier les cellules d’une colonne Vous pouvez modifier le contenu de vos colonnes. Double-cliquez dans la cellule à modifier. Les icônes suivantes s’affichent : • : cliquez sur cette icône pour changer la rubrique associée à la cellule. Voir Ajouter une rubrique, page 502. • : cliquez sur cette icône pour afficher l’éditeur de scripts et insérer une formule.  Pour plus de renseignements concernant l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre “Les scripts”, page 465. Les options Vous disposez dans la barre d’actions de l’état de différents outils que nous détaillerons par la suite. • : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris. Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 557 pour plus de détails. • : donne accès à un éditeur de scripts et permet de modifier le script lié. Reportez-vous au chapitre “Les scripts”, page 465 pour plus de détails. Les états Colonne 504 • : permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 578 pour plus de détails. • : permet de régler les sorties possibles de l'état. Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 561 pour plus de détails. • : permet de régler la mise en page de l'état. Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 585 pour plus de détails. • : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état. Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 585 pour plus de détails. Essayer un état Les états peuvent être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d’actions.  Reportez-vous aux chapitres “La barre de navigation”, page 341 et “La barre d’actions”, page 349 pour plus de détails. Une option vous permet également de pouvoir EXÉCUTER l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. Pour cela, cliquez sur le bouton [Essayer]. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton et choisissez la sortie souhaitée. Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état colonne. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’état. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. La fenêtre de l’état Dessin Les objets, Les outils, Les rubriques Les calques L’assistant de création de Dessin de pièces clients Les pages Les étiquettes Les options Essayer un état, Vérifier un état Les états Dessin Les états Dessin 506 Généralités Les états Dessin seront nécessaires pour réaliser les états sous forme de graphiques (courriers, mailing, étiquettes, dessins de facture, QR codes, etc.). Certaines options sont identiques à celles abordées dans l’état Liste simple comme par exemple la logique, le commentaire. Tous ces outils seront détaillés à la fin de ce document. La fenêtre de l’état Dessin  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - flèche du bouton [Créer] puis la fonction Créer un état de type «Dessin». Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre ci-dessous s’affiche. La partie gauche de la fenêtre contient les outils et la partie droite est la zone où vous personnaliserez votre état. Les états Dessin 507 Les propriétés La zone Propriétés située en haut à gauche de l'état dessin est fonction de la sélection. Exemple La fenêtre ci-dessous affiche les propriétés lorsqu'aucun objet est sélectionné. Dans ce cas, vous pouvez régler les propriétés globales à l'état dessin. Si vous sélectionnez un objet rectangle, voici à quoi ressemble cette zone Propriétés. Les états Dessin 508 Les objets Au dessus de la zone de travail, vous retrouvez les objets que vous pourrez placer dans votre état dessin. L'objet flèche Cet objet est différent des autres puisqu'il ne trace rien dans la zone dessin. Il permet simplement de réaliser les sélections, les déplacements, les changements de taille des objets, etc. Il permet de manipuler des objets. L'objet trait 1. Pour tracer un trait, cliquez sur l’outil correspondant . 2. Placez le curseur sur la feuille de dessin à l’endroit où vous souhaitez commencer le trait. 3. Appuyez sur le bouton de la souris et maintenez-le enfoncé. 4. Déplacez le curseur, un trait se dessine. • Pour modifier le trait ainsi créé, activez l’outil Flèche, puis attrapez une des poignées du trait. • Pour tracer un trait totalement horizontal ou totalement vertical, maintenez la touche enfoncée au moment de la création de l'objet puis commencez par déplacer le curseur verticalement ou horizontalement. Cette option permet aussi de contraindre les traits tous les 45 degrés. L'objet rectangle 1. Pour tracer un rectangle, activez l’outil correspondant . 2. Placez le curseur sur la feuille de dessin à l’endroit où vous souhaitez tracer le rectangle. 3. Appuyez sur le bouton de la souris et maintenez-le enfoncé. 4. Déplacez le curseur, un rectangle se dessine. • Pour modifier le rectangle ainsi créé, il suffit d’activer l’outil Flèche puis d’attraper une des poignées du rectangle. En déplaçant la souris, vous déformerez ainsi l’objet. • En traçant cet objet tout en maintenant la touche enfoncée, vous obtenez un carré parfait. Les rectangles à coins arrondis L'utilisation est ici identique à celle de l'outil rectangle. Commencez par tracer votre rectangle puis double-cliquez dessus. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Vous pouvez y saisir le rayon ou bien utiliser les boutons.  Sur la droite, votre choix est illustré en taille réelle. Les états Dessin 509 L'objet ellipse Pour tracer une ellipse, cliquez sur l’outil correspondant . Vous retrouvez ici le même principe de fonctionnement que pour les rectangles. Avec la touche , vous obtenez un cercle parfait. L'objet champ simple L'outil en question vous permettra de placer des rubriques mais aussi des zones formules au sein même de votre état dessin. 1. Pour cela, choisissez l'outil correspondant . 2. Placez le curseur sur la feuille de dessin à l’endroit où vous souhaitez mettre votre objet champs. 3. Appuyez sur le bouton de la souris et maintenez-le enfoncé. 4. Déplacez le curseur pour tracer une zone. Après avoir relâché la souris, la fenêtre de l'éditeur de scripts s’affiche. Vous pourrez y saisir directement un texte, un texte avec des rubriques, des rubriques ou réaliser une formule.  Pour plus de détails sur l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre “Les scripts”, page 465. L'objet texte long enrichi Cet outil autorise la saisie de texte dont vous pourrez changer le style. 1. Pour saisir un texte, choisissez l'outil correspondant puis tracez un rectangle sur la page. La fenêtre suivante s'affiche. Vous pouvez y saisir votre texte. 2. Une fois la saisie terminée, validez en cliquant sur le bouton [OK]. 3. Pour changer le style du texte, sélectionnez le texte à enrichir et cliquez sur les options de cadrage (gauche, centré, droite ou justifié) de style (gras, italique et souligné) et la police via le menu déroulant. L'objet image Vous pouvez placer des images dans l'état. Ce peut être une image simplement rapportée à l'aide du COPIER-COLLER ou du GLISSER-DÉPOSER (DRAG AND DROP) ou encore une image appartenant au dossier, par exemple le logo de votre société stocké dans les paramètres ou encore un fichier externe. Les formats reconnus sont .bmp, .jpg, .jpeg, .jpe, .gif, .png, .ico et .wmf. Plusieurs moyens sont possibles pour placer une image : Les états Dessin 510 Première solution Vous pouvez utiliser le COPIER-COLLER ou le GLISSER-DÉPOSER directement dans la page sans choisir d'outil. Vous pouvez effectuer cette opération depuis : • l'album, • un Extrait enregistré sur disque • un document ouvert à partir d’un autre logiciel. Ce logiciel doit gérer le GLISSER-DÉPOSER si vous souhaitez utiliser cette méthode. Deuxième solution 1. Sélectionnez l'outil puis tracez l'objet sur la page. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Trois boutons radio sont visibles selon l'origine de l'image à placer : • Le premier est utilisé pour placer une image dite Locale. Vous pouvez utiliser le bouton [Coller] si votre image est dans le presse-papiers ou bien l'importer depuis un fichier présent sur votre disque dur à l'aide du bouton [Importer]. Dans ce cas, le contenu du fichier image sera placé dans la zone et considéré comme local, c'est-à-dire qu'il n'existera plus aucun lien entre le fichier d'origine et l'image placée. Ainsi, si vous modifiez le fichier d'origine, l'image placée ne sera pas modifiée, contrairement à l'utilisation de fichiers externes que nous verrons dans le troisième bouton radio. • Le second bouton radio Rubrique vous donne accès aux rubriques de type image présent dans les fichiers du logiciel Ciel. Il s'agit ici d'images appartenant au fichier de votre logiciel. Par exemple, le logo de votre société que vous avez placé dans les PARAMÈTRES SOCIÉTÉ. • Le troisième bouton radio Fichier est souvent utilisé pour placer une image en fond de page. La zone Chemin vous permet d’indiquer le chemin d'accès et le nom du fichier. Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône . L'objet colonnes L’ objet colonnes est utilisé notamment pour la réalisation d'une pièce commerciale (devis, facture, etc.). 1. Sélectionnez l'outil Colonnes . 2. Tracez à l’aide de la souris, un rectangle sur la page. Une première fenêtre vous permet de sélectionner les rubriques à placer dans l'objet colonnes. Attention ! Si le fichier présent sur le disque est déplacé ou supprimé, il ne pourra plus être utilisé dans l'état dessin. Il vous faudra modifier le chemin d'accès à l'image. Les états Dessin 511 3. Après validation, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Avant de découvrir les différents paramètres généraux d’un objet colonnes, nous verrons la création et les options des colonnes. Ajout de colonnes Deux possibilités vous sont offertes pour créer de nouvelles colonnes : • La création unitaire où vous ajoutez les colonnes les unes après les autres. • La création de plusieurs colonnes à la fois. Vous pouvez tout à fait combiner les deux possibilités pour créer vos colonnes. La création unitaire Pour créer une nouvelle colonne, cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la commande COLONNE VIDE. Un nouvel élément est créé dans la liste. Nous détaillerons, ci-après, les différents attributs que vous pourrez fixer sur chaque colonne. La création multiple 1. Vous pouvez aussi ajouter plusieurs colonnes en une seule fois. Pour cela, cliquez sur le bouton [Nouvelle]. Vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du bouton [Nouvelle] et sélectionner le premier choix Liste de rubriques dans le menu qui s’affiche. La fenêtre de choix de rubriques multiples s’affiche. Les états Dessin 512 Vous obtenez une fenêtre comme celle ci-dessous. Le principe est simple. Il suffit de double-cliquer sur les rubriques de votre choix dans la liste de gauche Rubriques (ou de les sélectionner et de cliquer sur le bouton [Ajouter] ). Elles se positionnent dans la liste de droite Rubriques choisies.  Si vous souhaitez créer une colonne vide, cliquez sur la partie droite du bouton [Nouvelle] et sélectionnez Colonne vide. Suppression de colonnes Pour supprimer des colonnes, sélectionnez-les et cliquez sur le bouton situé au-dessus de la liste des colonnes créées. Ordre des colonnes Après avoir créé vos différentes colonnes, vous pouvez être amené à vouloir modifier l’ordre de celles-ci. Vous disposez pour cela de deux icônes permettant de déplacer l’élément sélectionné : • A chaque clic sur l'icône la colonne sélectionnée est décalée d’une ligne vers le haut. • A chaque clic sur l'icône la colonne sélectionnée est décalée d’une ligne vers le bas. Caractéristiques d'une colonne Après avoir créé vos colonnes, vous devrez éventuellement en fixer la présentation, c’est-à-dire indiquer un titre, un contenu, etc. Lorsque vous sélectionnez une colonne dans la liste, la partie droite de la fenêtre affiche différentes options. Elles sont réparties sur trois onglets. Les états Dessin 513 L’onglet Colonne Dans cet onglet, vous pouvez personnaliser le titre de la colonne ainsi que son contenu. Le titre de la colonne peut être indiqué en le saisissant directement dans la zone prévue à cet effet mais vous pouvez également utiliser l’éditeur de scripts accessible en cliquant sur l’icône . A côté de cette icône, l’icône permet d’effacer le titre saisi. Après avoir indiqué le titre de la colonne, vous pouvez préciser : • le cadrage : à droite, centré ou à gauche. • le style : normal, gras, italique, etc. • la police : vous disposez pour cela d'un bouton [Police...]. • la couleur du texte du titre. • la couleur du fond du titre. Pour le contenu de la colonne, vous disposez des mêmes fonctionnalités que pour le titre, avec en plus : Le bouton permet de modifier la largeur de la colonne en y indiquant le nombre de caractères. En cas de dépassement du contenu par rapport à la largeur de la colonne, le logiciel peut : • ajouter “…” à la fin du contenu, • afficher des “#” (dièses), • générer plusieurs lignes.  Nous verrons plus loin dans cette documentation que la largeur des colonnes peut également être fixée graphiquement. La dernière zone concerne la totalisation de la colonne. Vous disposez des mêmes options que pour le titre et le contenu. Si vous ne souhaitez pas totaliser la colonne, décochez l'option Afficher. L’option Colonne visible vous permet de masquer une colonne tout en la laissant présente dans le paramé- trage de votre objet colonne. L’onglet Présentation Dans cet onglet, vous trouvez les réglages concernant les traits de séparation (largeur et couleur) ainsi que les options de séparations des zones Titre, Colonne et Total. Une zone vous permet d'indiquer la largeur en millimètre de la zone de séparation entre la colonne actuelle et la suivante. Attention ! Pour le moment vous pouvez éventuellement ignorer le titre. En effet, celui-ci pourra être géré automatiquement au moment de la sélection du contenu. Les états Dessin 514 L’onglet Marges Vous pouvez ici fixer les largeurs en millimètres des marges du titre, du contenu et du total. Les boutons permettent de remettre les paramètres par défaut. Les trois cases à cocher vous permettent de limiter le fond des zones titre, contenu et total à toute la colonne ou uniquement à l'intérieur des marges. Caractéristiques de plusieurs colonnes Si vous sélectionnez plusieurs colonnes, la partie droite de la fenêtre fait apparaître un résumé de ces paramètres. La partie droite de la fenêtre Vous pouvez pour une sélection de colonnes, fixer le cadrage, la couleur du texte et du fond, ainsi que le style et la police, à la fois pour le titre, le contenu et le total. Les options globales En plus de toutes les options que vous pouvez fixer sur chaque colonne, vous disposez d'un bouton donnant accès à des paramètres généraux à l’objet colonne. Cliquez sur le bouton . Attention ! Les marges haute et basse de la colonne sont communes à toutes les colonnes. Les états Dessin 515 La fenêtre qui s'affiche contient les onglets Présentation et Avancé. L'onglet Présentation En cliquant sur l'onglet Présentation, la partie droite de la fenêtre affiche les options suivantes : Hauteur titre : Un groupe de 4 boutons radio permet de fixer la hauteur des titres de l’ensemble des colonnes : • Sans titre : Aucun titre ne sera affiché. • 1 ligne : La hauteur des cellules titres sera fixée à 1 ligne. • 2 lignes : La hauteur des cellules titres sera fixée à 2 lignes. • Variable : Dans ce cas, la hauteur des titres pourra être réalisée graphiquement, directement dans la page.  Tous les titres possèdent la même hauteur. Hauteur totaux Un groupe de 4 boutons radio permet de fixer la hauteur des totaux de l’ensemble des colonnes : • Sans totaux : Aucun total ne sera affiché. • 1 ligne : La hauteur des cellules des totaux sera fixée à 1 ligne. • 2 lignes : La hauteur des cellules des totaux sera fixée à 2 lignes. • Variable : Dans ce cas, la hauteur des cellules des totaux pourra être réalisée graphiquement, directement dans la page. • Séparation titre/colonne : Le menu déroulant permet de choisir l’épaisseur du trait entre les titres et les colonnes. Vous pouvez aussi choisir la couleur de la séparation. Si vous activez l’option Séparer nettement, le bloc des titres sera séparé de celui des colonnes de la distance que vous indiquerez dans la zone prévue à cet effet. • Séparation colonne/totaux : Vous disposez des mêmes options que pour la séparation titre/colonne. Bordures Le bouton [Arrondies...] donne accès à une fenêtre où vous pouvez préciser l'arrondi des angles de chaque colonne. Si vous avez spécifié un rayon de courbure, vous pouvez annuler ce choix en cliquant sur le bouton [Carrées]. Les états Dessin 516 L'onglet Avancé Saut de page Quatre cases à cocher permettent d’indiquer le rupture du saut de page. Le fonctionnement des ruptures est totalement lié à la gestion des tris. Voir La logique d’un état, page 557. Options • L’option Ajuster le bas au contenu permet d’obtenir un objet colonne dont la taille sera fonction du nombre de lignes qu’il contient. • L'option Ne pas afficher les lignes vides permet, comme son nom l'indique de ne pas afficher les éventuelles lignes blanches pouvant être présentes dans l'objet colonne. • L'option Utiliser l'espace des totalisations permet de ne pas conserver la place nécessaire aux totalisations sur les pages intermédiaires. Par contre, la dernière page affichera, bien sûr, les totaux demandés. • La dernière option Afficher les marges internes dans l'éditeur permet ou non d'afficher les marges au sein de chaque colonne depuis l'éditeur de l'état dessin. Ceci vous permet de la modifier graphiquement à l'aide de la souris. Personnalisation de l'objet colonne Après avoir personnalisé votre objet colonne, vous obtenez dans la page de votre état un nouvel objet. Il se présente en saisie document (tel qu'à l'impression). Le contenu, la largeur en caractères, la hauteur en lignes, la largeur en centimètres ainsi que la hauteur sont affichés dans chaque colonne. Entête et pied Les deux triangles situés en haut et en bas à droite de l’objet autorisent la création d’une zone d’entête et de pied. Vous pouvez créer un entête en tirant le triangle supérieur vers le bas. Si vous placez des rubriques dans cet entête, elles ne seront imprimées que sur la première page. Le bloc liste lui-même sera plus court sur cette première page. Les états Dessin 517 Cette faculté est identique pour le pied de page. Les éléments placés dans ce pied ne seront imprimés que sur la dernière page. Personnalisation d’un graphique La fenêtre ci-dessous présente un objet colonnes Les marges Les traits pointillés font apparaître les zones titres, les zones pour le contenu de chaque colonne et les marges. Pour modifier ces marges graphiquement, il suffit de placer le curseur de la souris sur l’un des quatre côtés. Le curseur change de forme et vous pouvez modifier les marges. Ces marges ne sont visibles que si l'option Afficher les marges internes dans l'éditeur est cochée (voir page précédente). Le cadrage Le cadrage du titre, du contenu et éventuellement du total de chaque colonne peut être visualisé facilement par la position du texte dans chacune des zones. La largeur des colonnes Comme pour les marges, vous pouvez choisir la largeur de vos colonnes graphiquement. Vous disposez pour cela d’un trait vertical entre chaque colonne. Il suffit de placer la flèche de la souris sur ce trait, le curseur change de forme et vous pouvez modifier la largeur de la colonne. La hauteur des titres Comme pour la largeur des colonnes vous pouvez modifier graphiquement la hauteur des titres. Vous disposez pour cela d’un trait horizontal entre le bloc des titres et celui des colonnes. Il suffit de placer la flèche de la souris sur ce trait, le curseur change de forme, et vous pouvez modifier la hauteur du titre.  Ce trait permettant le réglage de la hauteur du titre n’est accessible que lorsque l’option Hauteur des titres - Variable est activée. Voir Les options globales, page 514. L'objet tableau L’objet Tableau se distingue de l'objet Colonnes de par l'absence de variation de ses dimensions. En effet, un objet Tableau possède un nombre de colonnes et de lignes fixes.  Vous pouvez créer, dans un même état, plusieurs objets tableaux. Créer un objet tableau 1. Dans la liste des objets au-dessus de la zone de travail, choisissez l'outil permettant de créer un objet tableau . 2. Tracez à l’aide de la souris, un rectangle sur la page. Les états Dessin 518 La fenêtre présentée suivante s’affiche. Elle permet de définir la taille de l'objet tableau. 3. Indiquez le nombre de lignes et de colonnes souhaité puis validez à l'aide du bouton [OK].  Le nombre de lignes et de colonnes proposé par défaut est fonction de la taille du rectangle que vous avez tracé pour créer l'objet tableau.  Vous pourrez modifier, si nécessaire, la taille du tableau afin de l'adapter précisément à vos besoins. 4. Après avoir indiqué la taille de l'objet tableau, la fenêtre présentée ci-dessous s’affiche : Taille du tableau Cliquez sur le bouton pour définir la taille du tableau. Vous retrouvez la même fenêtre que celle présentée précédemment. • Largeur des colonnes : vous pouvez modifier la largeur des colonnes au sein même du paramétrage de l'objet tableau. Cependant, cette largeur ne sera pas celle utilisée au final. Cette largeur sera à fixer graphiquement, une fois le paramétrage de l'objet tableau réalisé, directement depuis l'état dessin.  Toutes les options détaillées ci-après fonctionnent sur les cellules sélectionnées. • Style : sur la partie gauche de la fenêtre, tous les outils de style sont regroupés. Ils peuvent être combinés entre eux (gras, italique et souligné) • Cadrage : trois boutons permettent respectivement un cadrage à gauche, au centre et à droite du contenu des cellules sélectionnées. Attention ! Si vous réduisez le nombre de lignes ou de colonnes, les cellules renseignées seront irrémédiablement effacées. Les états Dessin 519 • Coupure : les trois choix possibles présents dans ce menu déroulant fixent la réaction du contenu d’une cellule si celui-ci est plus long que la cellule elle-même (soit ajouter 3 points “…” à la fin de la valeur affichée, soit ajouter des dièses “#” à la place de la valeur à afficher, soit autoriser le débordement sur les cellules voisines). •Bordures : vous disposez de plusieurs boutons pour choisir le contour des cellules sélectionnées. Vous visualisez instantanément l'effet de vos sélections. •Couleurs du texte et du fond : Pour chaque cellule, vous pouvez choisir la couleur du texte et la couleur du fond. •Totalisation de lignes et de colonnes : Vous pourrez être amené à vouloir réaliser certaines totalisations au sein même de votre tableau. Pour cela, différentes options sont à disposition sous forme d’une rangée de boutons que nous allons détailler ci-dessous. Avant même de créer une cellule où le total sera affiché, vous pouvez indiquer les cellules qui doivent être prises en compte dans ce total et celles qui doivent être ignorées. L’icône permet cette personnalisation. Cette même indication s'affiche dans la ou les cellules concernée(s).  Par défaut, chaque cellule est totalisable. Après avoir indiqué les cellules qui doivent être totalisées, vous pourrez réaliser des totalisations de colonnes ou de lignes. La cellule où la totalisation devra être effectuée étant sélectionnée, cliquez sur le bouton : • pour totaliser l’ensemble des cellules (totalisables) de la ligne. La cellule affichera dans ce cas ce même symbole. • pour totaliser l’ensemble des cellules (totalisables) de la colonne. La cellule affichera dans ce cas ce même symbole. Remarques concernant les totalisations : • Une cellule total ligne ou total colonne ne peut avoir d’attribut de totalisation. • Une cellule total colonne ne tiendra pas compte des cellules de type Total présentes dans la colonne. • Une cellule total ligne peut totaliser non seulement des cellules totalisables, mais également les cellules de type Total présentes sur la même ligne. • Une cellule total ligne ou total colonne totalisera toujours l’ensemble de la ligne ou de la colonne, quelle que soit sa position dans le tableau. Une fois que vous avez créé une cellule de totalisation, vous pourrez fixer le type de ce total. Vous disposez pour cela de cinq choix : • Total : la cellule contiendra le total des montants des cellules totalisables de la ligne ou de la colonne. • Nombre : la cellule contiendra le nombre d’items (éléments) totalisés. Suivant le type de total, ligne ou colonne, vous obtiendrez le nombre de lignes ou de colonnes totalisables. • Moyenne : permet d’obtenir la moyenne des cellules totalisables de la ligne ou de la colonne. • Minimum : vous obtiendrez dans cette cellule le plus petit montant de la ligne ou de la colonne. • Maximum : vous obtiendrez dans cette cellule le plus grand montant de la ligne ou de la colonne. • Lignes et colonnes invisibles : Vous disposez d’une option intéressante permettant de rendre invisible une ligne entière ou une colonne entière suivant le contenu d’une cellule. 1. Sélectionnez une cellule et cliquez sur : • pour rendre la ligne invisible si la cellule sélectionnée est vide. • pour rendre la colonne invisible si la cellule sélectionnée est vide. Si cette option est activée, la zone Attributs affichera Ligne invis. si vide ou Colonne invis. si vide. Les états Dessin 520 2. Pour annuler cette option, cliquez sur le bouton correspondant au choix activé précédemment.  Vous pouvez activer les deux options sur une même cellule. Le menu Outils Le menu Outils contient un ensemble d’options vous permettant de réaliser rapidement certaines actions fastidieuses. Remplir avec des rubriques : Si vous souhaitez utiliser au sein de votre tableau des rubriques en provenance de votre fichier, il peut s’avérer fastidieux et long de les ajouter une à une. 1. Activez la commande REMPLIR AVEC DES RUBRIQUES du menu OUTILS. 2. Le principe est simple. Double-cliquez sur les rubriques de votre choix dans la liste de gauche Rubriques (ou sélectionnez-les et cliquez sur le bouton [Ajouter]. Elles se positionnent dans la liste de droite Rubriques choisies. Le bouton [Supprimer] enlève les rubriques sélectionnées dans la liste de droite . 3. Une fois votre choix réalisé, validez en cliquant sur le bouton [OK], sinon cliquez sur [Annuler]. Remplir avec le nom des rubriques : En choisissant cette commande, vous obtenez la même fenêtre que pour l’option précédente. Dans ce cas, le nom des rubriques sera positionné dans les cellules à la place des rubriques. Lors de l'impression, vous obtiendrez donc le nom de la rubrique et non sa valeur. Tableau vertical de rubriques : Cette option combine les deux précédentes. Vous obtenez toujours dans un premier temps la fenêtre de sélection de rubriques. Après avoir choisi les rubriques et après validation de cette fenêtre, un tableau est créé. Il est automatiquement dimensionné à deux colonnes, la première pour le nom des rubriques et la seconde pour les rubriques elles-mêmes. Le nombre de lignes est fonction du nombre de rubriques sélectionnées. Vous pouvez ajouter de nouvelles colonnes et de nouvelles lignes. Tableau horizontal de rubriques : Cet item fonctionne exactement sur le même principe que le précédent. Le tableau final sera quant à lui composé d’autant de colonnes que de rubriques sélectionnées (maxi 50) et de deux lignes, la première étant une ligne de titres et la seconde une ligne de valeurs. Numéroter : Lorsque vous sélectionnez cette commande, une fenêtre vous permet d’indiquer le premier numéro qui sera utilisé pour numéroter la sélection. Après validation par [OK], chaque cellule sélectionnée est numérotée. Attention ! Vous ne pouvez pas choisir plus de rubriques que de cellules sélectionnées avant l’appel de l’item Remplir avec des rubriques. Attention ! Cette option est indépendante du nombre de lignes et de colonnes créées. Si vous avez déjà commencé à remplir votre tableau, un message vous informe que son contenu sera totalement effacé. Les états Dessin 521  Si certaines cellules sont déjà renseignées, cette numérotation s’ajoute à la fin du contenu, précédée d’un blanc. La numérotation est toujours réalisée de gauche à droite et de haut en bas. Ajouter un préfixe : Comme pour l’option précédente, le choix de cette commande affiche dans un premier temps une fenêtre de saisie. Après validation par [OK], la valeur indiquée sera ajoutée au début du contenu de chaque cellule sélectionnée.  Cette option fonctionne également sur les cellules vides. Ajouter un suffixe : Cette option fonctionne comme la précédente, sauf que la valeur saisie sera ajoutée à la fin du contenu de chaque cellule sélectionnée. Noms des jours : Cette commande autorise le remplissage des cellules sélectionnées avec le nom des jours de la semaine. Avant ce remplissage, une fenêtre vous permet de choisir le numéro du premier jour (1 pour Lundi, 2 pour Mardi, … et 7 pour Dimanche).  Les cellules non-vides seront effacées. Ce remplissage est toujours réalisé de gauche à droite et de haut en bas. Nom des mois : Cette commande permet le remplissage des cellules sélectionnées avec le nom des mois. Avant ce remplissage, une fenêtre vous permet de choisir le numéro du premier mois (1 pour Janvier, 2 pour Février, … et 12 pour Décembre). Les cellules non-vides seront effacées.  Ce remplissage est toujours réalisé de gauche à droite et de haut en bas. Cette option ne fonctionne pas pour les cellules avec une formule ou une rubrique fichier. Les cellules Chaque cellule du tableau peut être vide ou contenir une formule, une rubrique ou une chaîne de caractères. Dans ce dernier cas, il peut être fastidieux de devoir passer systématiquement par l’éditeur de formules pour renseigner un titre ou un commentaire. Il suffit de saisir directement votre texte. Vous pouvez fixer des formules pour les cellules de votre choix. Vous disposez pour cela de l’éditeur de formules intégré aux logiciels Ciel. Après avoir sélectionné une cellule, cliquez sur l’icône d’appel de cet éditeur . Pour effacer le contenu d'une cellule, il suffit de cliquer sur l'icône Gomme . Les options du tableau Depuis le paramétrage d'un objet tableau, vous disposez d'un bouton [Options]. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Options : Indiquez le nom du tableau dans la zone Nom de l’objet. Vous disposez de plus de deux zones de saisie pour indiquer le décalage en ligne et en colonne. Par défaut, ces zones sont égales à zéro. Exemple Si vous indiquez 2 en décalage ligne, ceci indique au logiciel que la première ligne sera considérée comme ayant le numéro 3. Ceci peut vous être utile lors de l'utilisation de certaines fonctions dans les scripts, (exemple : fonctions avec des paramètres ligne/colonne). Les états Dessin 522 Arrondies : Le bouton [Arrondies...] affiche une fenêtre qui vous permet de préciser le rayon de courbure de chacun des angles de l’objet tableau. Carrées : si vous avez spécifié un rayon de courbure, comme indiqué ci-dessus, vous pouvez annuler ce choix en cliquant sur le bouton [Carrées]. L'objet barre de progression Cet objet vous permet d'afficher sous forme graphique une valeur par rapport à un minimum et à un maximum.  Vous pouvez créer, dans un même état, plusieurs objets de ce type. Création de l'objet barre de progression 1. Dans la liste des objets au-dessus de la zone de travail, choisissez l'outil . Il vous permet de créer un objet barre de progression. 2. Tracez, à l’aide de la souris, un rectangle sur la page. Vous obtenez un objet semblable à celui pré- senté ci-dessous.  Vous pouvez redimensionner cet objet à l'aide des différentes poignées, comme pour tous les objets. Personnalisation de l'objet barre de progression Pour personnaliser un objet barre de progression, il suffit de double-cliquer sur celui-ci. La fenêtre suivante s’affiche. Options proposées pour la personnalisation d'une barre de progression Style Deux choix vous sont proposés pour fixer le style de la barre : Horizontal et Vertical. Exemple de barre avec un style Horizontal Exemple de barre avec un style Vertical Les états Dessin 523 Texte Cette zone vous permettra d'indiquer votre texte ainsi que sa position. L’option Afficher le texte permet d'indiquer si un texte doit être affiché ou non. La zone placée juste en dessous vous permet de saisir un texte, de placer des rubriques ou encore de réaliser un script plus ou moins complexe. Si l'option précédente Afficher le texte est cochée alors que cette zone est vide, le logiciel affichera automatiquement le pourcentage. Vous disposez enfin de trois possibilités d'alignement : : le texte sera placé à gauche (style Horizontal) ou en dessous (style Vertical). : le texte sera placé au centre. : le texte sera placé à droite (style Horizontal) ou au dessus (style Vertical). Valeurs Cette zone permettra de renseigner trois éléments importants de la barre de progression : Minimum : indiquez ici la valeur minimale de la barre de progression. Vous pouvez saisir directement cette valeur ou utiliser l'éditeur de scripts. Maximum : indiquez ici la valeur maximale de la barre de progression. Vous pouvez saisir directement cette valeur ou utiliser l'éditeur de scripts. Valeur : cette zone vous permettra de renseigner la valeur qui fera varier la barre de progression. Vous devez utiliser pour cela la fenêtre de l'éditeur de scripts. Présentation de la barre Vous disposez de 3 choix de présentation de la barre de progression : : la barre de progression grandira vers la droite (style Horizontal) ou vers le haut (style Vertical). : la barre de progression sera toujours centrée. : la barre de progression grandira vers la gauche (style Horizontal) ou vers le bas (style Vertical). Un menu déroulant vous permet de choisir entre deux types de barre : • Barre en couleur : en choisissant ce type vous disposez d'un bouton [menu] vous permettant de choisir la couleur de la barre. • Barre en image : en choisissant ce type vous pouvez utiliser soit une image (à placer à l'aide des boutons [Coller] ou [Importer]) ou une icône à l'aide des modèles que nous livrons avec le logiciel (bouton [Icône...]). Il ne vous reste plus qu'à choisir la façon dont sera utilisée l'image ou l'icône (déformée, découpée, répétée). Les états Dessin 524 Les outils Pour manipuler facilement les différents objets détaillés dans le paragraphe précédent, et pour faciliter la réalisation d'une bonne présentation de vos états dessin, nous avons mis à votre disposition plusieurs outils que nous allons détailler ci-dessous. Le principe de fonctionnement de ces outils est de sélectionner le ou les objets à déplacer ou à adapter puis de choisir l'outil à utiliser et enfin de cliquer sur l'objet modèle. Les outils d'alignement Vous disposez de quatre outils permettant un alignement du ou des objets sélectionnés sur l'objet "modèle" (alignement en haut, à droite, en bas et à gauche). Les outils de réglage de la taille Vous disposez de trois outils de redimensionnement du ou des objets sélectionnés sur l'objet modèle (même largeur, même hauteur et même hauteur et largeur). Les outils de positionnement Vous disposez de quatre outils permettant le positionnement du ou des objets sélectionnés sur l'objet modèle. Echelle de la sélection L'outil vous permet d’indiquer précisément l'échelle du ou des objets sélectionnés. Dans ce cas, vous obtenez la fenêtre présentée ci-dessous. Les outils de position Les quatre outils présentés ci-contre permettent respectivement de passer le ou les objets sélectionnés derrière l'objet "modèle", devant ou bien d'éloigner d'un plan les objets sélectionnés ou bien de les rapprocher. Les deux outils présentés ici ne peuvent être actifs en même temps. Ils permettent respectivement de grouper ou dégrouper les objets sélectionnés. Les états Dessin 525 Les outils de groupe Les deux outils de groupe ne peuvent être actifs en même temps. Ils permettent respectivement de grouper ou dégrouper des objets sélectionnés. Les outils de répartition Ces deux outils permettent respectivement de répartir soit horizontalement soit verticalement les objets sélectionnés. Le verrouillage des objets Afin d'éviter de déplacer des objets par erreur, vous disposez de l’outil . Cliquez sur cet outil , après avoir sélectionné le ou les objets à verrouiller. L'aide au positionnement Pour réaliser des états dessin avec un maximum de précision et avec des objets alignés automatiquement, vous disposez d'une option d'aide au placement des objets. Cliquez sur l'icône pour activer cette aide. Lorsque vous déplacez un objet, des traits de couleur vous guideront dans son alignement par rapport aux autres objets. La grille magnétique L'icône permet d'activer ou non la grille magnétique. Pour fixer la taille du pas de grille, choisissez la commande GRILLE du menu CONTEXTUEL. Vous pouvez obtenir ces réglages en cliquant sur l'icône tout en maintenant la touche enfoncée. Ci-dessous la fenêtre de modification du pas de la grille. Les états Dessin 526 Les rubriques Lorsque vous cliquez sur cet onglet, les rubriques du ou des fichiers que vous pourrez utiliser dans votre état dessin s'affichent. Ci-dessous, un exemple avec Ciel Devis Factures. Placement d'une rubrique Pour utiliser une rubrique dans votre état dessin, sélectionnez-la et faites-la glisser à l'endroit voulu. Placement du nom d'une rubrique Pour vous éviter la saisie fastidieuse du nom d'une rubrique, il suffit, tout en maintenant la touche Majuscule non blocante enfoncée, de glisser la rubrique de votre choix. Le nom de la rubrique s'affiche. Placement d'une rubrique et de son nom Vous pouvez également ajouter dans votre état dessin une zone incluant le nom de la rubrique et la rubrique elle-même. Il suffit, tout en maintenant enfoncé la touche de glisser la rubrique de votre choix. Le nom de la rubrique et la rubrique s'affichent. Le menu Options Au-dessus de la liste des rubriques, vous disposez du bouton [Options]. Ce bouton propose dans un menu déroulant des options à appliquer sur la liste des rubriques (afficher les rubriques suivant leur type, afficher le type, trier les rubriques ou bien afficher les extensions). Les états Dessin 527 Les calques Généralités Le principe des calques consiste à affecter un ou plusieurs objets à un calque. Vous pourrez affecter une condition d'affichage à chaque calque. cela permet, en fonction de conditions, d'avoir des objets présents ou non au moment de l'édition de l'état. Vous pouvez ainsi éviter de réaliser plusieurs états, puisqu'un seul pourra gérer tous les cas. L’onglet Calques 1. Pour affecter un objet à un calque, sélectionnez l'objet concerné puis cochez le ou les calques auxquels vous souhaitez le rattacher.  Le menu déroulant COURANT vous permet de sélectionner un ou plusieurs calques (sélection de plusieurs calques en maintenant la touche enfoncée). A chaque création d'un nouvel objet, il sera automatiquement affecté au(x) calque(s) sélectionné(s) précédemment. Propriétés d'un calque 2. Chaque calque dispose de propriétés. Pour les visualiser, cliquez dans l'onglet Calques puis sélectionnez-en un et cliquez sur le bouton [Propriétés...]. La fenêtre des propriétés du calque s'affiche. C'est depuis cette fenêtre que vous allez définir la condition d'affichage des éléments du calque. L'option Calculer à chaque élément indique au logiciel de vérifier la condition affectée au calque autant de fois qu'il y a d'objets rattachés au calque.  Cette option peut ralentir de façon importante le temps d'exécution de votre état. Ne cochez donc cette option qu'à bon escient. Le bouton vous permet de ne plus lier les objets au calque en question. Depuis l'onglet Calques, vous pouvez, pour chaque calque, modifier le nom. Les deux colonnes suivantes permettent : d'afficher ou non les objets affectés à chaque calque. de verrouiller en une seule étape tous les objets affectés à chaque calque. Les états Dessin 528 Dessin pièces clients Lors de la création d’un état de type Dessin pour une famille de création de pièces clients (Devis, Factures…), un assistant vous permet de créer plus facilement et rapidement votre dessin en glissant déposant des éléments pré-paramétrés dans votre zone de travail. Pour créer un état de type DESSIN PIÈCES CLIENTS, sélectionnez dans la liste des états Pour une famille l’une des options Dessin (avoirs, devis, factures, pièces clients, factures acompte... selon votre application). Cliquez sur le bouton [Créer...] puis sélectionnez la commande ETAT DE TYPE «DESSIN». Lancer l’assistant de création de la pièce L’assistant de création de la pièce permet de définir les choix de mise en forme de votre état en allant de l’en-tête au pied de page. La première étape permet d’afficher le logo et de choisir son emplacement ainsi que sa taille. Sélectionnez les options voulues à l’aide des boutons radio. Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur le bouton . La deuxième étape permet de choisir quelles informations vous souhaitez ajouter à vos coordonnées et à celles du client. Sélectionnez les options souhaitées à l’aide des cases à cocher, puis cliquez sur le bouton pour passer à l’étape suivante. La troisième étape permet de choisir les colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans le corps de la pièce. Sélectionnez les options souhaitées à l’aide des cases à cocher, puis cliquez sur le bouton pour passer à l’étape suivante. La dernière étape permet d'afficher le tableau des TVA, un commentaire ainsi que la clause de réserve de propriété dans le pied de la pièce. Sélectionnez les options souhaitées à l’aide des cases à cocher et des boutons radio. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la création de la pièce. Mode Simple de l’état Dessin pièces clients Une fois l’état Dessin pièces clients créé à l’aide de l’assistant, vous pouvez rajouter plusieurs objets pré- paramétrés en les sélectionnant dans la liste à gauche de votre zone de travail et en les glissant déposant dans votre zone de travail. Pour modifier un élément, double cliquez sur l’élément souhaité pour ouvrir la fenêtre de paramétrage. Mode avancé de l’état Dessin pièces clients Le mode avancé de l’état Dessin Pièces clients permet d’afficher, en plus des éléments pré-paramétrés, les onglets de l’état dessin standard : Objets, Rubriques, Calques. Ils regroupent toutes les options de l’état Dessin standard. Pour plus d’informations, Voir La fenêtre de l’état Dessin, page 506. Les états Dessin 529 Les pages Généralités La plupart des états dessin n'utiliseront qu'une seule page. Néanmoins, ce type d'état vous permet de créer plusieurs pages. Ainsi, vous pourrez y ajouter, par exemple, une page de garde, une page de fin. L'ensemble des options de gestion des pages est regroupé dans un menu déroulant situé au-dessus de la zone dessin. Liste des pages Une fenêtre présentant la liste des pages s'affiche. Vous y trouvez toutes les commandes nécessaires à la maintenance des pages (création, suppression, etc.). Ajouter une page Pour ajouter une nouvelle page dans un état dessin, vous pouvez choisir la commande AJOUTER UNE PAGE du menu PAGE ou cliquer sur le bouton [Ajouter] depuis la fenêtre Liste des pages détaillé précédemment. La fenêtre permettant d’indiquer les propriétés de la page s'affiche. Nous détaillerons cette fenêtre par la suite. Supprimer une page Pour supprimer une page dans un état dessin, vous pouvez soit choisir l'item Supprimer une page depuis le menu Page, ou bien cliquer sur le bouton Supprimer depuis le dialogue Liste des pages détaillé précédemment. Propriétés de la page La fenêtre Propriétés de la page regroupe toutes les options que vous pouvez fixer pour chaque page. Attention ! La suppression d'une page entraîne également la suppression de tous les objets qu'elle contient. Les états Dessin 530 Pour obtenir cette fenêtre vous pouvez : • cliquer sur le bouton [Page] • choisir PROPRIÉTÉS DE LA PAGE depuis la liste des pages • cliquer sur le bouton [...] dans la commande PROPRIÉTÉS dans les propriétés par défaut. Vous pouvez non seulement y indiquer le nom de la page, mais aussi si vous souhaitez y inclure des repères de pliage. Vous pouvez de plus y fixer des conditions d'affichage. Le bouton donne accès au paramétrage des étiquettes. Les états Dessin 531 Les étiquettes Vous pouvez avoir besoin d’étiquettes pour de nombreuses tâches : mailing clients, étiquetage ou tout simplement courriers divers et fréquents. Vous pouvez par exemple, dans Ciel Devis Factures, créer un état dessin dans la famille Clients/Tiers. Dans ce cas une page blanche s'affiche. 1. Activez l'option ETIQUETTES depuis les PROPRIÉTÉS DE LA PAGE. Le premier onglet vous propose des modèles d'étiquettes préparamétrés. Le second vous est présenté ci-dessous 2. Indiquez le nombre d'étiquettes sur la largeur et sur la hauteur des planches que vous possédez. L'option Nombre d'étiquettes identiques permet d'imprimer plusieurs étiquettes pour un même élément. Le programme revient à la page du générateur d'états avec les étiquettes telles que vous les avez paramé- trées. Il ne vous reste plus qu'à placer les rubriques à l'emplacement de la première étiquette. Vous pouvez aussi modifier graphiquement ces étiquettes même si vous avez utilisé un format prédéfini. Quatre poignées, placées aux angles de l'objet étiquettes, permettent de changer les dimensions, exactement comme pour un rectangle. Pour déplacer l'objet étiquettes, il faut le saisir par un de ses côtés. Quant au placement des rubriques, il est identique à celui utilisé dans une page standard du générateur d'états. Les états Dessin 532 Les options Vous disposez dans la barre d’actions de l’état dessin de plusieurs options. Nous détaillerons ces différents outils un peu plus loin dans ce document. • : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris.  Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 557 pour plus de détails. • : donne accès à un éditeur de scripts.  Reportez-vous au chapitre “L’éditeur de scripts”, page 470 pour plus de détails. • : permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures.  Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 578 pour plus de détails. • : permet de régler les sorties possibles de l'état.  Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 561 pour plus de détails. • : permet de régler la mise en page de l'état.  Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 585 pour plus de détails. • : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état.  Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 585 pour plus de détails. Essayer un état Comme nous l'avons abordé au début de ce document, les états pourront être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions.  Reportez-vous aux chapitres “La barre de navigation”, page 341 e t“La barre d’actions”, page 349 pour plus de détails. Une option vous permet également de pouvoir exécuter l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. 1. Cliquez sur le bouton [Essayer]. 2. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton et choisissez la sortie souhaitée dans le menu déroulant qui s’affiche. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultat cohérent. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Les états Dessin 533 Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification (bouton ) depuis la fenêtre d'un état dessin. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Généralités Créer des statistiques croisées avec l’assistant Créer des statistiques croisées sans l’assistant Inverser les lignes et colonnes Les options Essayer un état Vérifier un état Les statistiques croisées Les statistiques croisées 535 Généralités Les statistiques croisées vous permettront d'obtenir soit sous forme d'état soit sous forme de graphiques, la somme d'une ou deux rubriques en fonction d'une autre. Certaines options sont identiques à celles abordées dans les paragraphes précédents comme par exemple la logique, le commentaire. Tous ces outils seront détaillés à la fin de ce document. Créer un état de type Statistiques croisées  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - flèche du bouton [Créer] puis la fonction Créer un état de type «statistiques croisées». Lorsque vous activez cette option, la fenêtre de paramétrage des statistiques croisées s’affiche. Créer des statistiques croisées avec l’assistant Pour faciliter au maximum la création des statistiques croisées, un assistant de création vous permettra de paramétrer rapidement votre statistique.  Une statistique créée à l'aide de l'assistant peut être totalement personnalisée. 1. Pour obtenir l'assistant de création, cliquez sur le bouton . Les statistiques croisées 536 La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Trois choix vous sont proposés : • Valeur d'une ou plusieurs rubriques en fonction d'une autre. • Valeur d'une rubrique en fonction de deux autres. • Somme, moyenne, valeurs min. et max. d'une rubrique en fonction d'une autre. Suivant le type choisi, les fenêtres suivantes vous indiqueront précisément la marche à suivre jusqu'à l'étape finale vous permettant de créer de la statistique. Créer des statistiques croisées sans l’assistant  La création sans assistant peut être soit réalisée entièrement du début à la fin, soit après utilisation de l'assistant de création pour terminer la personnalisation du paramétrage. Avant de commencer la création de votre statistique, nous vous conseillons de définir clairement le résultat que vous souhaitez obtenir. Ceci vous facilitera le paramétrage de votre état. Le principe du paramétrage d'une statistique croisée consiste à définir la ou les rubriques à calculer en fonction d'une ou plusieurs autres rubriques. Le paramétrage est composé de trois grandes parties : • les lignes, • les colonnes, • la ou les valeurs à afficher. Vous disposez pour cela de quatre possibilités accessibles via le menu déroulant TYPE : • Automatique selon une valeur. • Automatique selon une date. • Automatique avancée. • Manuel. Voyons maintenant en détail ces quatre possibilités. Ces mêmes types sont disponibles également pour les lignes. Attention ! Ces trois choix ne sont pas les seuls que ce générateur de statistiques permet de réaliser. Comme nous le verrons dans le paragraphe suivant, tous les cas sont possibles. Les statistiques croisées 537 Automatique selon une valeur Lorsque vous choisissez ce type, voici les options à renseigner. 1. Indiquez la rubrique en fonction de laquelle une colonne sera générée par valeur. Cliquez sur l'icône d'appel de la liste des rubriques et sélectionnez-la rubrique à utiliser. 2. Cochez l'option Totalisée pour indiquer si une totalisation de chaque colonne (ou ligne) doit être réalisée. Automatique selon une date Le principe de fonctionnement de ce type est très proche du précédent. La différence réside dans le fait que la rubrique à renseigner sera forcément de type date. Une fois cette rubrique renseignée, indiquez la périodicité pour laquelle vous souhaitez générer une colonne. Le menu déroulant vous permet de sélectionner les options (jour, semaine, mois, trimestre, semestre et année). L'option Générer des périodes continues permet de générer une colonne (ou ligne) même pour les colonnes (ou lignes) vides. L'option Totalisée vous permettra d'indiquer si une totalisation de chaque colonne (ou ligne) doit être réalisée. Automatique avancée 1. Renseignez les deux paramètres suivants : • La Valeur de création. Elle peut être soit une rubrique soit un script. • Le Titre de la colonne. Vous disposez pour cela de l'éditeur de scripts. 2. Indiquez le type de tri à réaliser. L'option Totalisée vous permettra d'indiquer si une totalisation de chaque colonne (ou ligne) doit être réalisée. Les statistiques croisées 538 Manuel Ce dernier type consiste en la création de colonnes (ou de lignes) sans aucun automatisme. Pour cela, vous disposez des boutons [Créer], [Insérer] et [Supprimer]. • Le bouton [Fixer le nombre] permet de fixer en une seule fois le nombre de colonnes (ou lignes) à géné- rer. • Le bouton [Créer des colonnes à partir de rubriques] affiche une fenêtre dans laquelle vous choisirez les rubriques pour lesquelles une colonne sera créée. Vous devez indiquer pour chaque colonne son titre et des propriétés en cliquant sur le bouton [Titre et propriétés de la colonne sélectionnée...]. Une fenêtre s’ouvre. Vous devez y indiquer le titre de la colonne. Vous pouvez le saisir directement dans la zone prévue à cet effet ou utiliser l'éditeur de scripts. • Le bouton [Modifier la condition] vous donne accès au module de création des conditions.  Pour plus de détails sur la création de conditions, reportez-vous au chapitre “Les filtres (recherches)”, page 457. Inverser les lignes et les colonnes Le paramétrage des lignes et des colonnes utilise les mêmes quatre types. Pour cette raison, la présentation peut être basculée très facilement. Le bouton [Inverser lignes et colonnes] permet donc de passer les lignes en colonnes et inversement. Les options Vous disposez de plusieurs options dans la barre d’actions. Ces différents outils sont détaillés un peu plus loin dans ce document. : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris.  Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 557 pour plus de détails. : donne accès à un éditeur de scripts.  Reportez-vous au paragraphe “L’éditeur de scripts”, page 470 pour plus de détails. : permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures.  Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 578 pour plus de détails. : cette option permet de régler les sorties possibles de l'état.  Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 561 pour plus de détails. : cette option vous permet d’ajouter, de modifier et de supprimer des rubriques locales. Les statistiques croisées 539 : permet de régler la mise en page de l'état.  Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 585 d'un état pour plus de détails. : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état.  Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 585 pour plus de détails. Essayer un état Les états pourront être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions.  Reportez-vous aux chapitres “La barre de navigation”, page 341 et “La barre d’actions”, page 349 pour plus de détails. Mais vous pouvez également exécuter l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton [Essayer] 2. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton [Essayer] et choisissez la sortie souhaitée dans la liste qui s’affiche. Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état Statistiques Croisées. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Généralités Créer un «Export multi formats» avec l’assistant Créer un «Export multi formats» sans l’assistant Gestion manuelle en mode simple Gestion manuelle en mode avancé Les options Essayer un état Vérifier un état Les exports multi formats Les exports multi formats 541 Généralités Les Exports multi formats seront utilisés pour réaliser des exports d'informations contenues dans les fichiers qui composent votre dossier Ciel. Une fois ces données extraites, vous pourrez soit les exploiter avec une autre application (par import) soit réaliser d'autres traitements par exemple avec un tableur (type Excel). Créer un état de type Export multi formats  Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - flèche du bouton [Créer] puis la fonction Créer un état de type «Export multi formats». Voir Créer un état, page 487. Lorsque vous activez cette option, la fenêtre de paramétrage des exports multi formats s’affiche. Créer ou modifier un état Export multi formats avec l’assistant Le moyen le plus rapide pour créer un état de type Export multi formats est d'utiliser l'assistant de création. Lors de la création d'un nouvel état, cet assistant est automatiquement proposé. Il est composé de 2 étapes. La première fenêtre de l’assistant s’affiche. 1. Définissez le format d'export des données. Vous pouvez sélectionnez une des options de la liste: Texte, Excel (type texte), Csv, Dbf, Longueur fixe et XML.  Le format ne pourra plus être modifié par la suite. Les exports multi formats 542 2. Une fois l’option sélectionnée, cliquez sur le bouton [Continuer]. La fenêtre suivante s'affiche. Cette fenêtre vous permet de choisir le mode de création et de maintenance de l'Export multi formats. Deux options sont proposées : Simple et Avancé. Nous détaillerons ces deux modes un peu plus loin.  Nous vous conseillons de choisir le mode Simple dans un premier temps. En effet, ce mode permet la création et la maintenance de la plupart des Exports multi formats. De plus, le passage au second mode Avancé sera toujours possible tout en conservant vos réglages, alors que l'inverse (passage du mode Avancé au mode Simple) n'est pas possible. 3. Une fois votre choix fait, cliquez sur le bouton [OK]. 4. Si vous avez opté pour le mode Simple, la liste des rubriques s’affiche automatiquement. Choisissez les rubriques que vous souhaitez exporter. La sélection réalisée depuis l'assistant est créée. Créer ou modifier un état Export multi formats sans l'assistant de création  Vous pouvez également personnaliser votre état manuellement. Attention ! Si vous choisissez la commande ASSISTANT depuis le menu OPTIONS alors que vous avez déjà défini certains réglages, un message vous informera que cette manipulation effacera le paramétrage réalisé. Les exports multi formats 543 Gestion manuelle mode simple Le mode Simple est celui qui sera utilisé le plus souvent car il convient à la plupart des exports que l'on réalise habituellement. La sélection des rubriques peut être réalisée soit à la fin de l'assistant soit depuis la fenêtre de maintenance. Vous disposez pour cela des options suivantes, disponibles depuis le MENU CONTEXTUEL (clic droit) : • Créer : ajout d'une nouvelle rubrique à la suite des autres, en fin de liste. • Modifier : remplace la rubrique sélectionnée par une autre. • Supprimer : supprime la rubrique sélectionnée. 1. La création et la modification affichent la fenêtre de choix de rubriques comme ci-dessous. Sélectionnez les rubriques, cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Une fois la sélection effectuée, validez la ou les rubriques sélectionnées à l'aide du bouton [OK]. 3. Si vous souhaitez changer l'ordre d'une rubrique à exporter, sélectionnez dans la liste et sur la partie droite d'utiliser les icônes de déplacement. Les exports multi formats 544 Gestion manuelle mode avancé Lorsque vos exports nécessitent plus de fonctionnalités vous pouvez opter pour le mode Avancé. Vous pouvez opter pour ce mode soit depuis l'assistant de création (Voir Créer ou modifier un état Export multi formats avec l’assistant, page 541.), soit depuis le bouton [Mode Avancé] situé dans la barre d’actions. Le passage du mode Simple au mode Avancé est toujours possible tout en conservant vos réglages, alors que l'inverse (passage du mode Avancé au mode Simple) n'est pas possible. Lorsque vous passez du mode Simple au mode Avancé un message vous en informe. En mode Avancé, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Les premiers changements concernent les colonnes disponibles, puisque vous pouvez définir non seulement des rubriques mais aussi des formules et préciser pour chaque le titre, la longueur maximale et le type. La colonne Commentaire vous permet, comme son nom l'indique, de saisir une information, mais elle ne sera pas prise en compte au moment de l'export. Une colonne supplémentaire peut être visible suivant le format choisi à la création de l'Export multi formats. Il s'agit de la colonne Cadrage. La modification de tous ces paramètres peut être réalisée directement dans la liste ou à l'aide des options disponibles depuis la barre d’actions. Les options [Insérer], [Rubriques] et [Supprimer] ont les mêmes fonctionnalités qu'en mode Simple. Vous pouvez également dupliquer une colonne en cliquant sur le bouton [Dupliquer] et ajouter une ligne vide en cliquant sur le bouton [Ajouter]. Le second changement concerne l'affichage d'options concernant les Sections. Les sections vous seront utiles pour la réalisation de formats d'export plus spécifiques. Ceci vous permettra par exemple de gérer des lignes de titres, de totalisation ou encore des formats différents au sein d'un même état. Par défaut, une seule section est créée. Elle se nomme 1 - Section principale. Cette section ne peut pas être supprimée, mais elle peut être désactivée, si cela est nécessaire. Les exports multi formats 545 1. Pour gérer des sections, cliquez sur le bouton [Sections]. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Vous y retrouvez la liste des sections créées et une rangée de boutons permettant leur gestion (boutons [Créer], [Modifier], [Supprimer] et [Dupliquer]). Lorsque vous créez ou modifiez une section, la fenêtre ci-dessous s'affiche. 2. Vous pouvez pour chaque section lui indiquer un nom. Indiquez l’utilisation de la section. Pour cela, vous disposez de deux cases à cocher pour chacun des onze points d'entrée de l'état. La première case, dans la colonne Valeurs, vous permet d'indiquer que vous souhaitez générer dans le fichier d'export les valeurs contenues dans les rubriques. La seconde case, dans la colonne Titres, vous permet d'indiquer que vous souhaitez générer dans le fichier d'export les titres des rubriques.  Vous pouvez créer une section pour laquelle vous ne cochez aucune option. Vous pourrez l'utiliser dans les scripts à l'aide de la fonction EtatCmd(kEcmMfSect). 3. Une fois votre section personnalisée, indiquez les rubriques qui s'y rattachent. 4. Depuis la fenêtre principale de paramétrage de l'Export multi formats, choisissez la section à l'aide du menu déroulant. Vous devez renouveler ces manipulations pour chaque section. Les exports multi formats 546 Les options Vous disposez dans la barre d’actions de l’état Export Multi Formats de différents outils que nous détaillerons par la suite. • : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris.  Reportez-vous au paragraphe “La logique”, page 558 pour plus de détails. • : donne accès à un éditeur de scripts.  Reportez-vous au paragraphe “L’éditeur de scripts”, page 470 pour plus de détails. • : permet de fixer certains réglages sur le fonctionnement de l'état.  Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d'un état de type «Export multi formats»”, page 584 pour plus de détails. • : permet de régler les sorties possibles de l'état.  Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 561 pour plus de détails. • : permet d’ajouter, de modifier et de supprimer des rubriques locales. • : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état.  Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 585 pour plus de détails. • : donne accès à l'assistant de création d'un état Export multi formats. Propriétés Lorsque vous cliquez sur le bouton [Propriétés] depuis la barre d’actions, la fenêtre ci-dessous s'affiche. Attention ! L'utilisation de l'assistant efface les rubriques et formules que vous aviez saisies précédemment. Les exports multi formats 547 Il contient l'ensemble des réglages répartis sur quatre onglets (Divers, Séparateurs, Formats et Options avancées). Divers Vous pouvez y préciser le Jeux de caractères que vous souhaitez utiliser à l'aide du menu déroulant. Si vous souhaitez que tous les caractères soient en majuscules, cochez l'option Convertir toutes les données en majuscules. L'option Autoriser l'utilisateur à annuler l'export permet d’annuler l'export si le temps de traitement est long. L'option Afficher un récapitulatif à la fin de l'export vous permet d'afficher un résumé à la fin de l’export. Cette fenêtre vous indique l'emplacement où a été créé le fichier, sa taille, le nombre d'enregistrements géné- rés, etc. L'option Sur la commande "Essayer", afficher le contenu généré vous permet de visualiser le contenu de l'export généré dans une nouvelle fenêtre.  Le fichier sera généré dans tous les cas, y compris si vous en demandez une visualisation. L'option Mettre en clair les caractères de contrôle vous permet de visualiser les caractères de contrôle normalement invisibles. Cette option n'est disponible que si la précédente est active. Séparateurs Dans cet onglet, vous pouvez indiquer les séparateurs de rubriques et d'enregistrements. Vous disposez pour chacun de boutons radios pour les séparateurs les plus courants. Le dernier bouton radio nommé Code(s) ASCII vous donne accès aux zones vous permettant de saisir jusqu'à neuf codes ASCII. L'option Générer un séparateur après le dernier enregistrement permet d'ajouter à la fin du fichier un séparateur d'enregistrement. En général, cette option vous sera nécessaire suivant les spécifications du format d'import du logiciel de destination.  Vous disposez dans la deuxième partie de cet onglet de quelques précisions et recommandations. Formats Ce troisième onglet vous permettra de fixer le format des nombres, des dates et des booléens. Pour les formats des nombres, vous disposez de trois boutons radios : • Standard : dans ce cas, le format des nombres utilisé sera celui défini au niveau de préférences du système (PANNEAU DE CONFIGURATION - options régionales et linguistiques). • Idem application : dans ce cas, le format des nombres sera le même que celui défini pour l'application Ciel. • Personnalisé : en choisissant ce dernier format, vous pourrez totalement personnaliser le format de tous les nombres exportés dans votre état.  Quel que soit le format utilisé, vous disposez d'une zone exemple pour y saisir le nombre que vous souhaitez visualiser en y appliquant le format choisi. Le nombre obtenu est affiché en orange. Pour les formats des dates, vous disposez d'un menu déroulant contenant l'ensemble des formats proposés pour le formatage des rubriques dates. Le premier choix Idem application permet d'appliquer aux dates le même format que celui utilisé dans l'application Ciel.  Quel que soit le format utilisé, vous disposez d'une zone exemple pour y saisir la date que vous souhaitez visualiser en y appliquant le format choisi. La date obtenue est affichée de couleur orange. Les rubriques de type booléen n'acceptent que deux valeurs : Vrai ou Faux. Vous pouvez choisir ici de les formater. Pour cela, cochez l'option et indiquez dans les zones Valeur si vrai et Valeur si faux les valeurs correspondantes. Les exports multi formats 548  Si l'option n'est pas cochée, le format utilisé par les applications Ciel est : • Pour les valeurs vraies : Oui. • Pour les valeurs fausses : Non (valeur vide). Options avancées Le quatrième et dernier onglet vous permet de fixer les règles en cas de conflit sur les séparateurs et le caractère de remplissage pour un export en longueur fixe. La zone Substitution de caractères vous permet d'indiquer les caractères de remplacement pour les séparateurs de rubriques et d'enregistrements dans le cas où une rubrique contiendrait un ou plusieurs caractères de contrôle. Le bouton radio Le caractère vous permet d'indiquer le code ASCII du caractère de substitution. Si l'Export multi formats génère un fichier en longueur fixe, vous pouvez indiquer le code ASCII du caractère qui sera utilisé pour remplir les zones vides. Essayer un état Les états pourront être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions.  Reportez-vous aux chapitres “La barre de navigation”, page 341 et “La barre d’actions”, page 349 pour plus de détails. Une option vous permet de pouvoir exécuter l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. Pour cela, cliquez sur le bouton [Essayer]. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton [Essayer] et choisissez la sortie souhaitée dans la liste qui s’affiche. Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la barre d’actions de la fenêtre de état «export multi-fonctions». Il vous permet de contrôler si les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Généralités La fenêtre de l’état Office Créer un état de type Office Les états Office Les états Office 550 Généralités L’état de type « Office » ouvre une fenêtre Microsoft Word dans le logiciel Ciel. Il est ainsi possible de paramétrer complètement son état dans cet éditeur de texte tout en bénéficiant des options du générateur d’états Ciel. Il s’agit de l’état le plus librement paramétrable du générateur. Il est cependant conseillé d’avoir déjà bien défini le sens général que vous souhaitez donner à votre document.  Cet état nécessite l’installation préalable de Microsoft Office Word. La fenêtre de l’état de type Office  Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - Bouton [Créer] - Option CRÉER UN ÉTAT DE TYPE «OFFICE» Pour créer un état, reportez-vous au paragraphe “Créer un état”, page 487. La fenêtre suivante s’affiche. La fenêtre office qui s’affiche à droite regroupe les principales fonctionnalités de Microsoft Office Word. Pour plus de détails concernant ces fonctionnalités, nous vous invitons à consulter l’aide de Microsoft Office Word. Attention ! Cet état paramétrable est uniquement disponible pour les logiciels Ciel Gestion commerciale Evolution, Ciel Compta Evolution, Ciel Associations Evolution, Ciel Gestion Intégrale. Les états Office 551 Créer un état «Office» L’état de type Office reprend les principales fonctionnalités de Microsoft Office Word. Vous pouvez ainsi mettre en page votre état librement, avec les possibilités d’insérer un tableau, une image, une zone de texte, etc, de la même manière que lors de l’utilisation de Microsoft Office Word. La colonne Rubriques regroupe les rubriques à insérer dans le document classées par catégories. Une note informative en bas de la colonne indique qu’il faut double-cliquer sur un élément pour l’insérer. 1. Double-cliquez sur la rubrique pour l’insérer dans votre état Office. 2. La rubrique se place à l’endroit où se trouve le curseur dans le document. Il est possible de trier les rubriques selon certains critères ou de paramétrer l’affichage des rubriques en cliquant sur la flèche en haut à droite de la colonne des rubriques. Un menu déroulant s’affiche. Les options Vous disposez de différentes options disponibles depuis la barre d’actions, que nous détaillerons par la suite : • Modifier la logique : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris. Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 557 pour plus de détails. • Modifier le script lié : donne accès à un éditeur de scripts. Reportez-vous au paragraphe “L’éditeur de scripts”, page 470 pour plus de détails. • Propriétés : cette option permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 578 pour plus de détails. • Modifier la sortie : cette option permet de régler les sorties possibles de l'état. Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 561 pour plus de détails. • Mise en page : permet de régler la mise en page de l'état. Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 585 pour plus de détails. • Commentaire de l'état : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état. Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 585 pour plus de détails. Essayer un état Comme nous l'avons vu précédemment, les états vont pouvoir être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions.  Reportez-vous aux chapitres “La barre de navigation”, page 341 et “La barre d’actions”, page 349 pour plus de détails. Une option vous permet également de pouvoir EXÉCUTER l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. Pour cela, cliquez sur le bouton . Le logiciel ouvrira Microsoft Office Word et exécutera l'état en aperçu écran. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Les états Office 552 Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état Office. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Généralités La fenêtre de l’état «chaînés» Paramétrer un état de type «chaînés» Les états Chaînés Les états Chaînés 554 Généralités L’état de type « Chaînés » permet de lier plusieurs états entre eux pour réaliser des actions groupées. Cet état est utile dans le cadre d’une utilisation fréquente de plusieurs états, car vous pouvez ainsi regrouper ces états et lancer leur exécution simultanément de manière automatique. Les états que vous avez chaînés peuvent toujours être ouverts et utilisés indépendamment des autres. La fenêtre de l’état de type «chaînés»  Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - Bouton [Créer] - Option CRÉER UN ÉTAT DE TYPE «CHAÎNÉS» Pour créer un état, reportez-vous au paragraphe “Créer un état”, page 487 . La fenêtre suivante s’affiche. Attention ! Cet état paramétrable est uniquement disponible pour les logiciels Ciel Compta, Ciel Compta Facile, Ciel Compta Evolution et Ciel Gestion Intégrale. Les états Chaînés 555 Le paramétrage d’un état «Chaînés» La fenêtre de l’état chaîné est présentée sous forme d’une liste regroupant les différents états que vous avez choisi de regrouper. Une fois la liste d’états établie, vous pourrez les exécuter et paramétrer leur sortie. Ajouter un état aux états chaînés Pour ajouter un état à la liste : 1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Vous pouvez également cliquer droit dans la zone de liste et sélectionner la commande AJOUTER UN ÉTAT... 2. Une fenêtre présentant la liste des états déjà créés s’affiche, elle regroupe les différents états par dossier selon leur famille. Cliquez sur le + pour ouvrir le dossier et afficher les états, puis sélectionnez l’état souhaité. Pour sélectionner plusieurs états, maintenez la touche MAJ enfoncée en sélectionnant les états. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. L’état sélectionné s’affiche dans la liste de votre état chaîné. Insérer un état La fonction INSÉRER UN ÉTAT permet d’ajouter un état en dessous de la ligne d’état sélectionnée. 1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. 2. Une fenêtre présentant la liste des états déjà créés s’affiche, elle regroupe les différents états par dossier selon leur famille. Cliquez sur le + pour ouvrir le dossier et afficher les états, puis sélectionnez l’état souhaité. Pour sélectionner plusieurs états, maintenez la touche MAJ enfoncée en sélectionnant les états. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un état 1. Pour supprimer un état, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Vous pouvez également activer la commande SUPPRIMER UN ÉTAT du menu contextuel (clic droit). 3. Un message s’affiche, demandant de confirmer la suppression. Si vous souhaitez vraiment le supprimer, cliquez sur le bouton [Oui]. Modifier un état Vous pouvez, depuis la liste de vos états chaînés, modifier un état en particulier. Pour cela : 1. Sélectionnez l’état que vous souhaitez modifier. 2. Activez la commande MODIFIER L’ÉTAT... du menu contextuel (Clic droit). 3. L’état s’affiche et vous pouvez y apporter vos modifications. Paramètres de l’état Pour afficher les paramètres d’un état : 1. Sélectionnez l’état souhaité dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. La fenêtre Paramètres s’affiche. Elle présente les options suivantes : Les états Chaînés 556 • Paramètres de l’état : dans cette zone, vous pouvez choisir d’utiliser les paramètres par défaut de l’état chaîné ou d’utiliser des paramètres prédéfinis dans l’état. Si l’option Utiliser les paramètres prédéfinis est cochée, une fenêtre de paramétrage s’affiche. Elle diffère selon le type d’état et se rapporte aux propriétés déjà définies. Voir Propriétés d’un état, page 578. • Options : vous pouvez choisir d’afficher une fenêtre de paramétrage à l’exécution de l’état chaîné. Vous pouvez également choisir de désactiver cet état. Ainsi, lors de l’exécution de l’état chaîné, cet état ne sera pas pris en compte. Il sera cependant toujours présent dans l’état chaîné. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer les modifications. Les options Vous disposez de différentes options disponibles depuis la barre d’actions, que nous détaillerons par la suite : • Modifier la logique : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris. Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 557 pour plus de détails. • Modifier le script lié : donne accès à un éditeur de scripts. Reportez-vous au paragraphe “L’éditeur de scripts”, page 470 pour plus de détails. • Propriétés : dans la fenêtre Propriétés, vous pouvez choisir de générer ou non les états séparément à l’aide de la case à cocher correspondante. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 578 pour plus de détails. • Modifier la sortie : cette option permet de régler les sorties possibles de l'état. Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 561 pour plus de détails. • Mise en page : permet de régler la mise en page de l'état. Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 585 pour plus de détails. • Commentaire de l'état : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état. Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 585 pour plus de détails. Essayer un état Comme nous l'avons vu précédemment, les états vont pouvoir être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions.  Reportez-vous aux chapitres “La barre de navigation”, page 341 et “La barre d’actions”, page 349 pour plus de détails. Une option vous permet également de pouvoir EXÉCUTER l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. Pour cela, cliquez sur le bouton . Le logiciel exécutera l'état en aperçu écran. Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état chaîné. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Généralités Les filtres Le tri La logique d’un état La logique d’un état 558 Généralités Le générateur d’états des logiciels Ciel intègre un module permettant de personnaliser la logique des états. Vous pourrez fixer un filtre de sélection, un tri et différentes options. Vous disposez d’une option Mode avancé permettant de réaliser soit une logique simple soit une logique plus élaborée. La logique Après avoir ouvert un état, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. La fenêtre ci-dessous s’affiche.  La logique d'un état peut être activée depuis la liste des états paramétrables à l'aide du bouton [Logique]. Si vous cochez l’option Mode avancé en bas à gauche de la fenêtre, des options supplémentaires s’affichent. Les boutons [OK] et [Annuler] vous permettent respectivement de valider ou non votre logique. Le bouton [Pas de logique] permet d’effacer tous les paramètres éventuellement renseignés. Les filtres Vous pourrez déterminer dans cet onglet des conditions, des filtres d’extraction ou les deux.  La création des conditions et des filtres est détaillée dans le chapitre “Les filtres (recherches)”, page 457. Si vous cochez l’option Mode avancé, la case Sélection prioritaire s’affiche. Si elle est activée, les conditions et les filtres précisés ici seront ignorés. La sélection sera intégralement prise en compte si vous activez l’état depuis une liste avec sélection préalable d'éléments. Dans le cas contraire, le filtre et la condition seront appliqués sur la sélection (ou sur tout s’il n’y a pas de sélection). La logique d’un état 559 Le tri Vous pourrez déterminer un critère de tri et éventuellement les niveaux de rupture. Ceux-ci pourront être utilisés dans les états pour obtenir des sous-totaux. La fenêtre ci-dessous s’affiche : 1. Indiquez la rubrique sur laquelle le tri sera réalisé.  Vous pouvez effectuer un tri Croissant ou Décroissant. 2. Cochez l’option Demander la rubrique lors de l'exécution pour qu’un message vous permette de choisir au dernier moment la rubrique de tri. Le mode avancé Lorsque l’option Mode avancé est activée, la fenêtre ci-dessous s’affiche. Quatre possibilités de tri sont possibles. Pour chacune d’elles, vous disposez, comme pour le tri simple, d'une possibilité de choisir l'ordre. La logique d’un état 560 • Pas de tri : aucun tri ne sera réalisé. • Tri simple : tri identique à celui détaillé au début de ce paragraphe. • Tri multiple : lorsque cette option est sélectionnée, un simple clic sur l’icône donne accès à la liste des rubriques. Vous pouvez choisir la rubrique sur laquelle le tri devra être effectué. Vous disposez de quatre zones permettant un tri jusqu'à quatre niveaux, avec pour chaque une possibilité de rupture. • Tri avancé : vous avez dans ce cas une première zone pour indiquer le tri et trois boutons radio Texte, Numérique ou Date permettent d’indiquer le type d’index à utiliser pour réaliser le tri. Vous disposez enfin de la possibilité de gérer jusqu’à quatre niveaux de rupture avec pour chaque niveau la gestion de la rupture par script. Si l'option Sélection prioritaire sur le tri est activée, les options de tri et de rupture définies dans l’onglet Tri seront ignorées. Une case à cocher accompagnée d’une zone de saisie vous permet de fixer le nombre d’éléments à imprimer. Exemple Vous pouvez imprimer les dix clients ayant le C.A. le plus important. Généralités Sortie d’un état liste simple Sortie d’un état colonne Sortie d’un état dessin Sortie d'une statistique croisée Sortie d'un export multi formats Sortie d’un état office Sortie d’états chaînés La sortie d’un état La sortie d’un état 562 Généralités  Liste des états paramétrables ou depuis la barre d’actions de l’état - Bouton . Chaque état créé à l'aide du générateur d'états des logiciels Ciel dispose de la fonctionnalité RÉGLAGE DE LA SORTIE. A l'aide de cette fonctionnalité, vous pourrez définir par exemple le type de document généré suivant la sortie demandée. Nous détaillerons par la suite les réglages de sortie pour les différents types d'états.  La sortie d'un état peut être activée soit depuis la liste des états paramétrables à l'aide du bouton [Sortie], ou en activant la commande du même nom dans la barre d’actions depuis la fenêtre de paramétrage de l'état. Attention ! Pour chaque sortie, une ou plusieurs présentations vous sont proposées. Cependant, vous devez obligatoirement avoir au moins une présentation active par sortie. La sortie d’un état 563 Sortie d'un état Liste simple Lorsque vous activez la sortie pour un état de type liste simple, la fenêtre qui s'affiche contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, la Présentation standard est proposée. Aucun réglage n'est possible dans ce cas. Sortie fichier Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état liste simple sera exécuté pour générer une sortie sur fichier. Le bouton vous donne accès à un seconde fenêtre dans laquelle vous pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient neuf choix de format. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. 2. Cliquez pour cela sur le bouton . La sortie d’un état 564 Exemple de propriétés pour le format HTML.  Lorsqu'un format ne possède pas de propriétés, un message vous en informe. Sortie e-mail Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état liste simple sera exécuté pour générer un e-mail. Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux présents pour la sortie Fichier. La sortie d’un état 565 Le bouton affiche la fenêtre ci-dessous. 1. Renseignez si vous le souhaitez l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte de l’e-mail par défaut du message. 2. Pour modifier si besoin ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. La sortie d’un état 566 Sortie d’un état Colonne Lorsque vous activez la sortie pour un état de type Colonne, la fenêtre qui s'affiche contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, la Présentation standard est proposée. Aucun réglage n'est possible dans ce cas. Sortie fichier Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsqu’un état de type colonne sera exécuté pour générer un fichier. Le bouton vous donne accès à une seconde fenêtre dans laquelle vous pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient neuf choix de format. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. 2. Cliquez pour cela sur le bouton . La sortie d’un état 567 Exemple de propriétés pour le format HTML.  Lorsqu'un format ne possède pas de propriétés, un message vous en informe. Sortie e-mail Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsqu’un état de type colonne sera exécuté pour générer un e-mail. Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux pour la sortie Fichier. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. 2. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. Pour cela, cliquez sur le bouton [Propriétés]. La sortie d’un état 568 Le bouton affiche la fenêtre ci-dessous. 1. Renseignez si vous le souhaitez l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du message. 2. Pour modifier si besoin ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. La sortie d’un état 569 Sortie d'un état Dessin Lorsque vous activez la sortie pour un état de type Dessin, une fenêtre contenant deux listes s'affiche. • les Sorties possibles de l'état • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, seule la Présentation standard est proposée. Aucun réglage n'est possible dans ce cas. Sortie fichier Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état dessin sera exécuté pour générer une sortie sur fichier. Le bouton vous permet d’accéder à une seconde fenêtre dans laquelle vous pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient un seul choix de format Impression au format PDF. Sortie e-mail Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état dessin sera exécuté pour générer un e-mail. La fenêtre dans ce cas est identique à celle détaillés dans le paragraphe Sortie d'un état liste simple - Sortie e-mail. La sortie d’un état 570 Sortie d'un état Statistiques croisées Lorsque vous demandez la sortie pour un état de type Statistiques croisées, une fenêtre s'affiche. Elle contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état, • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, deux présentations vous sont proposées, Présentation standard et Graphique. Aucun réglage n'est possible pour la Présentation standard. La seconde nommée Graphique vous permettra une sortie de la statistique sous forme graphique. Le bouton vous permet d’accéder aux réglages ci-dessous. Vous pouvez paramétrer votre présentation du graphique. Sortie fichier Cette commande vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque la statistique croisée sera exécutée pour générer une sortie sur fichier. La sortie d’un état 571 Le bouton vous donne accès à une seconde fenêtre qui vous permettra d’effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient neuf choix de format. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. 2. Cliquez pour cela sur le bouton [Propriétés...].  Lorsqu'un format ne possède pas de propriété, un message vous en informe. Sortie e-mail Cette sortie vos permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état statistiques croisées sera exécuté pour générer un e-mail. Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux présents pour la sortie Fichier. Le bouton affiche la fenêtre suivante. Vous pourrez y renseigner, si vous le souhaitez, l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du message. Pour modifier si nécessaire ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. La sortie d’un état 572 Sortie fenêtre La sortie Fenêtre vous propose un seul format nommé Graphique. Ce format est également disponible pour la sortie Impression.  Reportez-vous pour plus de détails, au paragraphe “Sortie d'un état Statistiques croisées”, page 570. Sortie d'un Export multi formats Lorsque vous activez l’option de sortie pour un état de type Export multi formats, la fenêtre qui s'affiche contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état • les Formats autorisés (pour chacune des sorties). Sortie fichier Cette sortie vous permet de visualiser la seule présentation autorisée pour ce type d'état, c’est-à-dire Export. Le bouton ouvre une autre fenêtre dans laquelle vous pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient un seul choix de format. Ce format ne possède aucune propriété. Sortie e-mail En choisissant cette sortie, vous visualisez la seule présentation autorisée pour ce type d'état, c’est-à-dire Export. Le bouton affiche la fenêtre ci-dessous. Vous pouvez renseigner l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du message. Pour modifier si nécessaire ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. La sortie d’un état 573 Sortie d'un état Office Lorsque vous activez la sortie pour un état de type Office, la fenêtre qui s'affiche contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, la Présentation standard est proposée. Aucun réglage n'est possible dans ce cas. Sortie fichier Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état Office sera exécuté pour générer une sortie sur fichier. Le bouton vous donne accès à un seconde fenêtre dans laquelle vous pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient neuf choix de format. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. 2. Cliquez pour cela sur le bouton . La sortie d’un état 574 Exemple de propriétés pour le format HTML.  Lorsqu'un format ne possède pas de propriétés, un message vous en informe. Sortie e-mail Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état Office sera exécuté pour générer un e-mail. Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux présents pour la sortie Fichier. La sortie d’un état 575 Le bouton affiche la fenêtre ci-dessous. 1. Renseignez si vous le souhaitez l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du message. 2. Pour modifier si besoin ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. La sortie d’un état 576 Sortie d'états chaînés Lorsque vous demandez la sortie pour des états chaînés, une fenêtre s'affiche. Elle contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état, • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, la Présentation standard vous est proposée. Aucun réglage n'est possible pour de la Présentation standard. Sortie fichier Cette commande vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l’état chaîné sera exécuté pour générer une sortie sur fichier. Le bouton vous donne accès à une seconde fenêtre qui vous permettra d’effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient un ou plusieurs choix de format selon le logiciel que vous utilisez. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. 2. Cliquez pour cela sur le bouton [Propriétés...].  Lorsqu'un format ne possède pas de propriété, un message vous en informe. La sortie d’un état 577 Sortie e-mail Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état chaîné sera exécuté pour générer un e-mail. Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux présents pour la sortie Fichier. Le bouton affiche la fenêtre suivante. Vous pourrez y renseigner, si vous le souhaitez, l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du message. Pour modifier si nécessaire ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. Sortie fenêtre La sortie Fenêtre vous propose un format nommé Présentation de chaque état. Accessibilité d’un état Propriétés d’un état de type «Liste simple» Propriétés d’un état de type «Colonne» Propriétés d’un état de type «Dessin» Propriétés d’un état de type «Statistiques croisées» Propriétés d’un état de type «Export multi formats» Propriétés d’un état de type «Chaînés» Mise en page Commentaire d’un état Propriétés d’un état Propriétés d’un état 579 Accessibilité d’un état  A partir de la liste des états paramétrables - bouton - fonction Accessibilité de l’état. Vous disposez d'une option complémentaire à la notion de Sortie que nous venons de détailler. Il s'agit de l'accessibilité d'un état. 1. Pour modifier ou visualiser l'accessibilité d'un état, sélectionnez la commande ACCESSIBILITÉ DE L’ÉTAT du menu OUTILS dans la barre d’actions de la liste des états paramétrables. La fenêtre suivante s’affiche. Des cases à cocher sont disponibles pour fixer la visibilité de l'état sélectionné depuis certaines commandes. • Accessible de la commande Imprimer des listes : l'état peut être lancé depuis le module d'impression de la liste (si elle existe) auquel il appartient. • Accessible de la commande Exporter des listes : l'état peut être lancé depuis le module d'export de la liste (si elle existe) auquel il appartient. • Visible dans la commande globale Impression : l'état peut être lancé depuis le module d'impression globale, sans passer par la liste à laquelle il se rapporte (si elle existe). • Visible dans la commande globale Exporter : l'état peut être lancé depuis le module d'export globale, sans passer par la liste à laquelle il se rapporte (si elle existe). • Visible dans l'impression des fiches : l'état sera visible depuis la fiche de l'enregistrement auquel il se rattache. Par exemple, l'état Paramètres société possède cette option puisqu'il peut être lancé directement depuis la fenêtre des paramètres. • Visible dans Mes Etats et Statistiques : l’état sera visible depuis la partie Mes Etats et Statistiques, accessible depuis l’onglet de l’Intuiciel. Propriétés d’un état 580 Caractéristiques d'un état  Fenêtre de paramétrage de l'état - BARRE D’ACTIONS - bouton PROPRIÉTÉS. Lorsque vous créez un état depuis le générateur d'états de votre logiciel Ciel, vous disposez d'une option nommée Propriétés. 1. Pour modifier ou visualiser les propriétés d'un état, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Proprié- tés] depuis la liste des états paramétrables. Vous accédez à cette commande en accédant à la barre d’actions de la fenêtre de paramétrage de l'état. Propriétés d'un état de type «Liste simple» Depuis l’état liste simple, cliquez sur le bouton [Propriétés] depuis la barre d’actions. Cette fenêtre est composée des onglets Titres et commentaires et Ruptures. L'onglet Titres et commentaires • Titre de l'état : vous disposez de deux possibilités. Le titre de l'état liste simple est égal au nom de l'état lui-même (Utiliser le nom de l'état) ou le titre est une valeur que vous saisirez à l'aide de l'éditeur de scripts (Utiliser la valeur). • Lignes de commentaires : les lignes de commentaires viendront se placer soit dans l'entête soit dans le pied de la première page de votre état liste simple. Pour cela, vous disposez des boutons radio Lignes au début de l'état et Lignes à la fin de l'état. Une fois votre choix effectué, vous pouvez ajouter autant de lignes que vous le souhaitez. Les boutons [Ajouter], [Modifier] et [Supprimer] vous permettront de réaliser la maintenance des lignes. Chaque ligne se personnalise à l'aide de l'éditeur de scripts. Attention ! Dans les explications suivantes, nous vous présentons les propriétés des états accessibles depuis le paramétrage de l'état lui-même. Certaines options de ces propriétés ne sont pas accessibles depuis la liste des états paramétrables. Propriétés d’un état 581 L'onglet Ruptures Pour chaque niveau de rupture (4 au maximum) vous pouvez fixer les paramètres suivants : • Afficher les totaux : cochez cette option si vous souhaitez afficher les totaux de la rupture. • En gras : décochez cette option si vous ne souhaitez pas que les totaux soient édités en gras. De plus, si cette option n'est pas cochée et que vous demandez à n'afficher que les totaux, la ligne de totalisation de la rupture ne sera pas éditée sur fond gris. • Sauter une ligne blanche : permet d'indiquer si vous souhaitez générer une ligne blanche après la ligne de totalisation de la rupture. • Sauter une page : permet d'indiquer si vous souhaitez générer un saut de page après la ligne de totalisation de la rupture. • Répéter les titres : en cochant cette option, la ligne de titre sera répétée à chaque début de rupture. • N'afficher que les totaux : si vous cochez cette option, les lignes de données ne seront pas éditées. Seules les lignes de totalisation seront visibles. • Ne pas afficher le total général : cochez cette option pour ne pas générer, à la fin de votre état, la ligne de totalisation général. Les options d'impression Lorsque vous cliquez sur le bouton [Options d'impression], la fenêtre suivante s'affiche. Cette fenêtre s’articule en deux parties : • les Options • les Actions (si la page est trop petite). Options : • Utiliser toute la largeur de la page : si cette option est cochée, votre état liste simple utilisera toute la largeur de la page en élargissant des colonnes. • Centrer la première page : cochez cette option pour centrer le tableau sur la première page de l'état. • Centrer toutes les pages : cochez cette option pour centrer le tableau sur toutes les pages de l'état. • Ne pas imprimer les fonds : si vous ne souhaitez pas imprimer les fonds grisés (entête de colonne, totaux) cochez cette option. • Ne pas imprimer le fond de page : si vous ne souhaitez pas imprimer le fond de page cochez cette option. Les réglages du fond de page sont accessibles depuis les Préférences. Actions (si page trop petite) : Les options qui suivent permettront au logiciel de connaître les actions à réaliser si le tableau à éditer ne tiendrait pas dans la page. L'ordre des actions à son importance. Vous pouvez le changer à l'aide des deux icônes situées au-dessus de l'ascenseur vertical. Attention ! Les actions sont réalisées les unes après les autres. Si une action ne donne pas le résultat escompté, elle n'est pas prise en compte et le logiciel passe à la suivante. Propriétés d’un état 582 • Réduire les colonnes au minimum : cochez cette option pour demander au logiciel de réduire la largeur des colonnes à leur minimum (ce minimum est calculé par le logiciel en fonction du type de la rubrique placée dans la colonne). • Passer en mode paysage : cochez cette option pour indiquer au logiciel de basculer l'édition en mode paysage si le mode portrait n'est pas satisfaisant. • Ajuster en réduisant la police : en activant cette option, vous pouvez renseigner le pourcentage maximal de réduction à appliquer. • Générer des folios : cochez cette option pour demander au logiciel de générer des folios si nécessaire. Propriétés d’un état de type «Colonne» Depuis la fenêtre de paramétrage de l’état Colonne, cliquez sur le bouton [Propriétés] depuis la barre d’actions. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Onglet Propriétés • Titre de l'état : vous pouvez personnaliser le titre de l’état en cliquant sur l’icône puis en le saisissant dans l’éditeur de scripts. Si vous voulez utiliser le nom de l'état comme titre, laissez la zone vide. • Encadrement : cochez l’option Encadrer automatiquement les sections si vous voulez que les lignes soient entourées d’un trait. L’option Traits fin permet de fixer l’épaisseur des traits. • Divers : Vous pouvez choisir de cacher les options de rupture. Onglet Lignes Vous pouvez ajouter des informations soit dans l'entête soit dans le pied de la première page de votre état colonne. 1. Cliquez sur l’une des options : Lignes au début de l'état et Lignes à la fin de l'état. 2. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 3. Sélectionnez la rubrique à afficher en en-tête ou pied-de page et cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! En fonction des options activées, vous pouvez obtenir un état incomplet. Par exemple, si vous créez un état liste simple avec un nombre de colonnes important et que vous désactivez toutes les options, le logiciel vous affichera uniquement les colonnes pouvant tenir sur le premier folio. Propriétés d’un état 583 Vous pouvez ajouter autant de lignes que vous le souhaitez. Les boutons [Modifier] et [Supprimer] vous permettront de réaliser la maintenance des lignes. Onglet Options d’affichage Vous pouvez différencier les lignes et colonnes de votre état par différentes couleurs. 1. Cochez la présentation des couleurs : par ligne, par détail, par colonne. 2. Sélectionnez la couleur à appliquer à l’aide des menus déroulant. 3. Choisissez si vous le souhaitez la couleur des traits. 4. Sélectionnez la présentation des ruptures. Onglet Présentations Dans l’onglet Présentations, vous retrouvez trois zones concernant respectivement les colonnes optionnelles, la présentation et les options. • Colonnes optionnelles : dans les options d’une colonne, vous pouvez définir si une colonne est masquable ou non dans les PROPRIÉTÉS DE COLONNE, case Masquable par l’utilisateur. Si cette option est cochée, la colonne apparaîtra dans la liste des colonnes optionnelles. Lorsque la case Demander lors de l’exécution est cochée, une fenêtre s’affiche lors de l’exécution et vous pourrez choisir de masquer ou non les colonnes que vous aurez défini au préalable comme optionnelles. • Présentation : dans cette zone apparaissent les présentations que vous avez définies dans les propriétés de l’état Colonne, onglet Nom des présentations. Voir Onglet Nom des présentations, page 583. La case Demander lors de l’exécution permet d’afficher une fenêtre lors de l’exécution de votre état qui vous demandera de choisir une présentation à l’aide des boutons radio. • Options : dans cette zone apparaissent les options que vous avez définies dans les propriétés de l’état Colonne, onglet Nom des options. Voir Onglet Nom des options, page 583. La case Demander lors de l’exécution permet d’afficher une fenêtre lors de l’exécution de votre état qui vous demandera de choisir une ou plusieurs options à l’aide des cases à cocher. Sinon, vous pouvez les choisir directement depuis cet onglet. Onglet Nom des présentations Dans cet onglet, vous indiquez les noms des présentations que vous avez définies dans votre état. Chaque section ou colonne peut ensuite être affectée à une ou plusieurs présentations. Ces présentations apparaîtront ensuite dans l’onglet Présentation, et vous pourrez alors en choisir une. Onglet Nom des options Dans cet onglet, vous indiquez les noms des options que vous avez définies dans votre état. Chaque section ou colonne peut ensuite être affectée à une ou plusieurs options. Ces options apparaîtront ensuite dans l’onglet Présentation, et vous pourrez alors en choisir une ou plusieurs. Propriétés d'un état de type «Dessin» Depuis la fenêtre de paramétrage d'un état dessin, cliquez sur le bouton [Propriétés] de la barre d’actions. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Propriétés d’un état 584 Une zone vous permet d’indiquer le titre de l'état. Vous le saisirez à l'aide de l'éditeur de scripts. Si cette zone est vide, le logiciel utilisera comme titre le nom de l'état. Propriétés d'un état de type «Statistique croisée» Depuis la fenêtre de paramétrage de l’état, cliquez sur le bouton [Propriétés] de la barre d’actions. La fenêtre qui s’affiche est composée de deux onglets : Titres et commentaires et Options. L'onglet Titres et commentaires Cet onglet est en tout point identique à celui des propriétés d'un état liste simple.  Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d'un état de type «Liste simple»”, page 580 pour plus de détails. L'onglet Options Lorsque vous sélectionnez l'onglet Options, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée cidessous. Trois options y sont disponibles : • Ne pas afficher les lignes vides : cochez cette option si vous ne souhaitez pas afficher les lignes vides. • Ne pas afficher les colonnes vides : même option, mais pour les colonnes. • Inverser les lignes et les colonnes si le nombre de colonnes est supérieur au nombre de lignes : si vous ne connaissez pas toujours le nombre de lignes et de colonnes, cette option peut être intéressante. En effet, elle permet d'adapter la statistique automatiquement afin d'avoir un nombre de colonnes infé- rieur au nombre de lignes. Les Options d'impression Les options d'impression sont strictement identiques à celles présentées pour les états liste simple.  Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d'un état de type «Liste simple»”, page 580 pour plus de détails. Propriétés d'un état de type «Export multi formats»  Reportez-vous au paragraphe “Les exports multi formats”, page 540 pour le détail des propriétés de ce type d'état. Propriétés d’un état de type «Chaînés»  Reportez-vous au paragraphe “Les états Chaînés”, page 553 pour le détail des propriétés de ce type d'état. Propriétés d’un état 585 Mise en page  Fenêtre de paramétrage de l'état - bouton [Mise en page]. Vous accédez à cette commande par la barre d’actions de la fenêtre de paramétrage de l'état. Cette option permet de spécifier la mise en page de votre état (orientation, format du papier, largeur des marges, etc.).  Cette option n'est pas disponible pour les états de type Export multi formats. Commentaire d’un état  Fenêtre de paramétrage de l'état - bouton [Commentaire]. Lorsque vous choisissez cette commande, la fenêtre suivante s’affiche. 1. Saisissez le commentaire de votre choix. Celui-ci sera visible depuis la fenêtre de sélection des états. 2. Dans l’onglet Vignette, vous pouvez voir l’aperçu de l’état sous forme de vignette. Cochez l’option Mise à jour automatique si vous voulez qu’après une modification de l’état, la vignette soit actualisée au lancement d’une impression ou d’un aperçu. Générateur de tableaux de bord Générateur de tableaux de bord 587 Introduction Définition Un tableau de bord est une fenêtre dans laquelle vous pouvez placer : • du texte, • des données obtenues à l'aide des informations de votre dossier (chiffre d'affaires, montant de vos bénéfices ou pertes, clients les plus importants, solde d'un compte bancaire, etc.), • des images, • des boutons, • des icônes, • des graphiques, • des zones affichant des pages Internet ou des documents .pdf, • des «smileys», etc. Votre logiciel dispose pour cela d'un générateur de tableaux de bord. Il vous permet à la fois de personnaliser les tableaux de bord livrés avec votre logiciel Ciel mais aussi de créer vos propres modèles. La modification de tableaux de bord est accessible depuis les logiciels Ciel Compta Evolution, Ciel Gestion commerciale Evolution, Ciel Gestion Intégrale et Ciel Associations Evolution. Vous pourrez par la suite exécuter les tableaux de bord : • depuis la liste des tableaux de bord, • depuis des tâches installées dans la barre de navigation ou dans la barre d'actions, • depuis des commandes exécutées à l'ouverture de votre fichier.  Pour plus de détails, reportez-vous aux chapitres “La barre de navigation”, page 341 et “La barre d’actions”, page 349. Attention ! La réalisation d'un tableau de bord est simple. Cependant, certains outils, plus complexes, font appel à l'éditeur de scripts par exemple. Pour des informations détaillées sur l’éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre “Les scripts”, page 465. Générateur de tableaux de bord 588 La liste des tableaux de bord Ajouter la tâche Liste des tableaux de bord L'accès à la liste des tableaux de bord nécessite l’ajout d'une tâche dans la barre de navigation ou la barre d'actions. Ajouter la tâche Liste des tableaux de bord dans la barre de navigation 1. Pour ajouter cette tâche dans la barre de navigation, choisissez le groupe dans lequel sera placée la tâche. Vous pouvez le créer à l’aide du menu contextuel (clic droit). 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande AJOUTER UNE TÂCHE. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, vous retrouvez une liste de tâches. 4. Dans la liste proposée, déployez la famille Tableaux de bord et choisissez Liste des tableaux de bord. Pour que cette tâche soit affichée, vous devez avoir coché la case Mode avancé. 5. Validez ensuite à l'aide du bouton [OK]. 6. Une fenêtre s’affiche pour éventuellement éditer le nom ou les paramètres. S’ils vous conviennent, cliquez sur [OK].  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre “La barre de navigation”, page 341. Ajouter la tâche Liste des tableaux de bord dans la barre d’actions 1. Pour ajouter cette tâche dans la barre d’actions, cliquez droit dans la barre d’actions et sélectionnez l’option MODIFIER LA BARRE D’ACTIONS. 2. Dans la fenêtre d’édition de la barre d’actions, cliquez sur le bouton [Créer...]. 3. La fenêtre de choix d’une tâche s’affiche. Ouvrez le dossier Tableau de bord puis sélectionnez la tâche Liste des tableaux de bord. Pour que cette tâche soit affichée, vous devez avoir coché la case Mode avancé. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Vous pouvez éventuellement modifier cette tâche dans la fenêtre d’édition, puis valider avec le bouton [OK]. 5. La nouvelle tâche apparaît dans la liste de la fenêtre d’édition de la barre d’actions. Pour valider, cliquez sur [OK]. La tâche Liste des tableaux de bord s’affiche dans la barre d’actions. La fenêtre Liste des tableaux de bord 1. Cliquez sur la tâche Liste des tableaux de bord que vous avez installée dans la barre de navigation ou dans la barre d'action. Voir Ajouter la tâche Liste des tableaux de bord, page 588. Générateur de tableaux de bord 589 2. Lorsque vous activez cette commande, la liste des tableaux de bord de l'application s'affiche. L'option Voir le type permet d'afficher le type du tableau de bord : • Standard. • Utilisateur. Pour ne plus l’afficher, décochez cette option. Nous détaillerons par la suite la signification de ces deux termes ainsi que les commandes disponibles depuis cette liste (CRÉER, MODIFIER, etc.). Dans cet exemple, cette liste présente les tableaux de bord de Ciel Gestion commerciale Evolution. Générateur de tableaux de bord 590 La gestion des tableaux de bord Créer un tableau de bord 1. Pour créer un tableau de bord, cliquez sur le bouton [Créer] depuis la liste des tableaux de bord. La fenêtre ci-dessous s'affiche. 2. Saisissez le nom du tableau de bord puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. La fenêtre de personnalisation de votre tableau de bord s’affiche.  Vous ne pouvez pas créer deux tableaux de bord portant le même nom. Modifier un tableau de bord Pour modifier un tableau de bord, vous pouvez : • sélectionner un tableau de bord et cliquer sur le bouton [Modifier], • double-cliquer directement sur le tableau de bord.  Si vous activez la commande de modification d'un tableau de bord Standard, le logiciel vous avertira que cette opération est impossible et vous proposera d'effectuer une copie que vous pourrez personnaliser. Renommer un tableau de bord 1. Sélectionnez dans la liste le tableau de bord à renommer. 2. Cliquez sur le bouton [Renommer]. 3. Saisissez le nouveau nom.  Vous ne pouvez pas renommer un tableau de bord Standard. Deux tableaux de bord ne peuvent avoir le même nom. Dupliquer un tableau de bord 1. Pour dupliquer un tableau de bord, activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit sur le tableau de bord d'origine) puis choisissez la commande DUPLIQUER ou cliquez directement sur le bouton [Dupliquer]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom du nouveau tableau de bord. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Deux tableaux de bord ne peuvent avoir le même nom. Attention ! Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous saisissez le nom d'un tableau de bord. Si c'est le cas, un message vous en informera. Le nom d'un tableau de bord ne peut être vide. Attention ! Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous saisissez le nom d'un tableau de bord. Si c'est le cas, un message vous en informera. Générateur de tableaux de bord 591 Lorsque vous souhaitez modifier un tableau de bord Standard, le logiciel procède automatiquement à la duplication de celui-ci pour que vous puissiez le personnaliser. Supprimer un tableau de bord 1. Pour supprimer un tableau de bord, sélectionnez-le. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous confirme la suppression du tableau de bord. Essayer un tableau de bord Les tableaux de bord peuvent être essayés depuis des tâches. Ces tâches peuvent être installées : • dans la barre de navigation, • la barre d'actions, • ou des commandes exécutées automatiquement à l'ouverture de votre dossier.  Pour plus de détails, reportez-vous aux chapitres “La barre de navigation”, page 341 et “La barre d’actions”, page 349. Une option vous permet d’essayer le tableau de bord sélectionné depuis la liste des tableaux de bord. 1. Sélectionnez d’abord le tableau de bord. 2. Cliquez ensuite sur le bouton [Essayer]. Le tableau de bord s’exécute et s’affiche. Vérifier un tableau de bord Pour vérifier un tableau de bord : 1. Sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Vérifier]. Si le tableau de bord est valide, une fenêtre s’affiche, indiquant qu’aucune erreur n’a été trouvée. Attention ! Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous renseignez le nom d'un tableau de bord. Si c'est le cas, un message vous en informera. Attention ! Vous ne pouvez pas supprimer un tableau de bord Standard mais si vous le souhaitez, le logiciel vous proposera de le rendre invisible. Dans ce cas, ce tableau de bord ne pourra être utilisé dans le logiciel. Il sera possible de le rendre de nouveau visible. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) depuis la liste des tableaux de bord puis choisissez la commande RESTAURER LES DÉFAUTS. Générateur de tableaux de bord 592 La fenêtre de maintenance des tableaux de bord Présentation Pour faciliter la gestion des tableaux de bord, deux modes sont disponibles : • le mode simple : ce mode ne nécessite aucune fonctionnalité avancée. • le mode avancé pour la réalisation de tableaux de bord plus complexes. Lors de la création d'un nouveau tableau de bord, le mode simple est utilisé par défaut.  Vous pouvez passer du mode simple au mode avancé à n’importe quel stade de votre travail, mais une fois ce traitement réalisé, vous ne pourrez plus revenir en arrière. En cas de modification, vous retrouvez le dernier mode utilisé pour chaque tableau de bord. Lors de la création d'un nouveau tableau de bord, la fenêtre ci-dessous s’affiche. La fenêtre de maintenance des tableaux de bord peut être découpée en plusieurs zones. Ces zones seront présentes quel que soit le mode utilisé. Zone de travail Située dans la partie centrale, elle permet de visualiser la fenêtre du tableau de bord. C'est dans cette zone que vous allez ajouter, modifier, supprimer ou déplacer vos différents objets. Zone Tableau de bord Cette zone regroupe l’ensemble des réglages qui concernent le tableau de bord. Zone Objets Cette zone regroupe l’ensemble des outils que vous pourrez placer dans votre tableau de bord. Zone Propriétés Cette zone regroupe les différentes propriétés du tableau de bord. Zone Informations Cette zone permet par exemple de visualiser rapidement les options de l'objet sélectionné dans la zone de travail. Générateur de tableaux de bord 593 Le bouton [Essayer] permet de visualiser immédiatement le tableau de bord que vous êtes en train de réaliser, même s'il n'est pas finalisé. Vous pourrez ainsi réaliser des essais sans les enregistrer. La zone de travail La zone de travail correspond à la partie centrale de l'éditeur de tableaux de bord. Les options du tableau de bord La zone Tableau de bord vous propose plusieurs commandes. Les options du mode simple La fenêtre ci-dessous illustre les commandes disponibles en mode simple. Les propriétés du tableau de bord Le bouton vous permet d’accéder aux propriétés du tableau de bord.  Vous pouvez obtenir ces propriétés en double-cliquant sur le fond de la fenêtre dans la zone de travail. C'est dans cette partie que vous construisez votre tableau de bord (placement des objets, définition des dimensions souhaitées, etc.). Générateur de tableaux de bord 594 La liste des tâches Le bouton vous permet d’accéder à la liste des tâches. Vous pourrez définir des tâches que vous utiliserez via des boutons, des liens, des icônes, etc.  Le principe de création est le même que pour l'ajout de tâches dans la barre de navigation ou dans la barre d'action. Reportez-vous aux chapitres “La barre de navigation”, page 341 et “La barre d’actions”, page 349. Onglet Générales Vous pouvez saisir le nom du tableau de bord. Il s'affichera dans la barre de titre de la fenêtre. Vous pouvez saisir un texte simple, avec ou sans rubrique ou encore indiquer une formule. Onglet Fond Vous pouvez choisir la couleur ou l'image de fond de votre tableau de bord. Vous pouvez opter pour une image de fond que vous devez coller dans la zone prévue à cet effet et indiquer les options d'ajustement et d'alignement. Vous pouvez, avec ou sans image, choisir les couleurs de fond. De même, vous pouvez opter pour un dégradé horizontal ou vertical. Onglet Commentaires Vous pouvez y ajouter si besoin un commentaire. Générateur de tableaux de bord 595 La liste des images Le bouton vous permet d’accéder à la liste des images. Dans la liste des tâches, vous pouvez associer à chaque tâche deux images. Les options Le menu [Options] permet d’activer les options suivantes : Afficher les bordures des objets : cette option permet d’appliquer une bordure à tous les objets. Elle est utilisée lors de la manipulation des objets de type invisible par exemple. Utiliser la grille magnétique : cette option permet d’activer ou de désactiver une grille magnétique. Cette grille facilite le placement des objets et leur alignement. Afficher la bordure de fenêtre : cette option permet de masquer le titre et le contour de la fenêtre. Toutefois, ce choix ne change en rien l'apparence finale de la fenêtre qui possédera dans tous les cas une zone de titre et un contour. Ramener les éléments dans le tableau : cette option permet de déplacer des objets situés en dehors de la fenêtre du tableau de bord. Vous pouvez ainsi les ramener dans la zone de travail. Liste des tâches : cette option est identique au bouton [Liste des tâches]. Voir La liste des tâches, page 594. Propriétés du tableau de bord : cette option est identique au bouton [Propriétés]. Voir Les propriétés du tableau de bord, page 596. Mode avancé : cette option permet de basculer à tout moment du mode simple au mode avancé. Cette opération est irréversible. Taille du tableau de bord : cette option affiche la fenêtre qui suit. Cette fenêtre permet d’indiquer la taille de la fenêtre Tableau de bord (taille par défaut et minimale dans le cas d'une fenêtre dont la taille est modifiable). Générateur de tableaux de bord 596 Les propriétés du tableau de bord Le bouton permet d’accéder aux propriétés du tableau de bord.  Vous pouvez obtenir ces propriétés en double-cliquant sur le fond de la fenêtre dans la zone de travail. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Dans l'onglet Générales - zone Options de la fenêtre, les options suivantes sont proposées : • Couleur des tâches visitées : si votre tableau de bord possède des liens sur des documents ou d'autres tableaux de bord, ces liens changeront de couleur après leur utilisation. • Icône du tableau de bord : icône qui apparaîtra dans la barre de titre de la fenêtre en haut à gauche. • Fermer automatiquement : dans ce cas, le tableau de bord est sensible à la fermeture automatique des fenêtres. • Ouverture unique : ce tableau de bord ne pourra être ouvert qu'une seule fois. Si cette option est décochée, l'ouverture simultanée du même tableau de bord sera autorisée. • Base de données nécessaire : cochez cette option si le tableau de bord nécessite un dossier ouvert pour fonctionner. Par exemple, si votre tableau de bord est similaire à un Lisez-moi, il ne nécessitera pas de dossier. Par contre, un tableau de bord affichant la liste des meilleurs clients nécessite qu’un dossier soit ouvert pour être actif. • Tableau redimensionnable : cochez cette option si vous souhaitez redimensionner le tableau de bord. Dans ce cas, la taille choisie sera la taille minimale. • Taille initiale calculée : cette option n'est accessible que si l'option précédente est active. Elle permet de définir la taille du tableau de bord en fonction de la taille de l'écran de l'utilisateur. Ceci n'est valable que lors du premier affichage. • Effets de transition : cette option permet d'autoriser ou d’interdire les effets de transition entre les onglets. Ces effets sont à définir dans l’application (menu DOSSIER commande PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - CONFORT). • Les onglets Avancées, Commentaire et Informations sont réservés aux utilisateurs plus expérimentés dans la gestion des tableaux de bord. Les rubriques locales Pour accéder aux rubriques locales, cliquez sur le bouton . Cette action est réservée aux utilisateurs plus expérimentés dans la gestion des tableaux de bord. Générateur de tableaux de bord 597 Le script lié Pour accéder au script lié, cliquez sur le bouton . Cette action est réservée aux utilisateurs plus expérimentés dans la gestion des tableaux de bord. Les calques Ce menu permet à la fois de saisir les noms des calques mais aussi de visualiser le calque sélectionné. Les calques sont utilisés pour réaliser un tableau de bord multi-niveaux. C'est le cas par exemple si vous souhaitez réaliser des onglets. 1. Pour nommer les calques, cliquez sur la partie gauche du menu en question. Une liste vous permet de saisir les noms de vos claques. 24 calques sont disponibles. Vous pouvez les utiliser comme vous le souhaitez ; il n'est pas nécessaire qu'ils se suivent. 2. Une fois vos calques définis, positionnez-vous sur celui de votre choix pour le personnaliser. Chaque objet peut être rattaché à un calque. Ceux qui ne sont affectés à aucun calque seront visibles sur tous les calques. Les options du mode avancé Voici les commandes disponibles en mode avancé.  Les options du mode avancé sont identiques à celles du mode simple. Voir Les options du mode simple, page 593. Les objets La zone Objets propose plusieurs commandes. Les objets du mode simple Voici les objets disponibles en mode simple. Générateur de tableaux de bord 598 Objet Bouton Lorsque vous cliquez sur cet objet , la fenêtre ci-dessous s'affiche. Avec ce type d'objet, vous pouvez définir les objets qui ont une tâche associée. En effet, vous déclenchez une action lorsque vous effectuez un clic sur ce type d'objet. Les icônes ci-dessous, situées à droite de la zone Tâche permettent respectivement de : Voyons les 5 types d'objet que vous pouvez gérer. Pour cela, nous utiliserons la tâche Calculatrice qui affiche la calculatrice Windows. • Bouton : vous devez associer une tâche puis saisir dans la zone Texte le libellé du bouton. Voici le paramétrage et le résultat obtenu. • Lien : vous créez un texte souligné semblable à un lien dans les pages Internet. Le paramétrage est identique au type Bouton. Vous pouvez également choisir la couleur du lien et la couleur après son utilisation. créer une tâche modifier la tâche en cours afficher la liste des tâches Générateur de tableaux de bord 599 Voici le paramétrage et le résultat obtenu. • Zone invisible : vous pouvez lancer une tâche sur une partie de votre tableau de bord qui n'affiche pas d'objet précis. Le paramétrage est quasi-identique au type Bouton. La seule différence est que le résultat n'est pas visible. • Icône : permet de placer une icône dans votre tableau de bord qui déclenchera le lancement de la tâche associée. Le paramétrage est identique au type Bouton. Par ailleurs, vous pouvez choisir l'icône à l'aide du bouton [Changer l'icône]. Voici le paramétrage et le résultat obtenu. • Image active : vous pouvez placer une image dans votre tableau de bord qui déclenchera le lancement de la tâche associée. Le paramétrage est identique au type Bouton. Par ailleurs, vous pouvez choisir l'image à l'aide du bouton [Image…]. Générateur de tableaux de bord 600 Voici le paramétrage et le résultat obtenu. Objet Zone de texte Lorsque vous cliquez sur ce bouton , la fenêtre ci-dessous s'affiche. Saisissez le texte de votre choix en utilisant les options de réglage du texte (police, taille, style, couleur et cadrage). Vous pouvez choisir la couleur de fond de votre zone de texte et insérer des rubriques à l'aide du bouton [Ajouter une rubrique]. Le menu OPTIONS propose les options suivantes : • Retour à la ligne auto. : quelle que soit la taille de votre objet texte, les phrases seront automatiquement tronquées pour visualiser le texte en entier. • Afficher une bordure : permet d’appliquer ou non un cadre à la zone de texte. Objet Elément de dessin Lorsque vous cliquez sur ce bouton , la fenêtre des propriétés des éléments de dessin s'affiche. Avec ce type d'objet vous pouvez réaliser : • Groupe : permet de dessiner un rectangle intégrant un texte dans la partie supérieure gauche. 1. Indiquez le texte dans la zone prévue à cet effet. 2. Choisissez la couleur de fond du rectangle. Générateur de tableaux de bord 601 Voici le paramétrage et le résultat obtenu : • Ligne : permet de tracer une ligne horizontale ou verticale de la couleur de votre choix. • Rectangle : permet de tracer un rectangle. Vous pouvez indiquer la couleur de la bordure, du fond. De même, vous pouvez réaliser un dégradé horizontal ou vertical. Voici le paramétrage et le résultat obtenu : • Icône interne : permet de placer une icône dans votre tableau de bord. Vous avez le choix parmi les nombreuses icônes disponibles au sein du logiciel. Objet Image Lorsque vous cliquez sur ce bouton , la fenêtre des propriétés de l'image s'affiche. Avec ce type d'objet vous pouvez afficher des images ou des logos. Ces éléments peuvent être placés directement dans les propriétés (type local) ou peuvent utiliser une rubrique (type rubrique). Générateur de tableaux de bord 602 Objet Tableau/Graphique Cet objet permet de présenter des données sous forme de tableaux ou sous forme de graphiques. Lorsque vous cliquez sur ce bouton , une fenêtre permettant d'indiquer la taille du tableau s'affiche. Après validation, une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s’affiche. Largeur des colonnes : vous pouvez modifier la largeur des colonnes au sein même du paramétrage de l'objet tableau. Cependant, cette largeur ne sera pas celle utilisée au final. Cette largeur sera à fixer graphiquement, une fois le paramétrage de l'objet tableau réalisé, directement depuis le tableau de bord. Les options détaillées ci-dessous sont actives si les cellules sont sélectionnées. • Style : sur la partie gauche de la fenêtre, tous les outils de style sont regroupés. Ils peuvent être combinés entre eux (gras, italique et souligné). • Cadrage : trois boutons permettent respectivement un cadrage à gauche, au centre et à droite du contenu des cellules sélectionnées. • Coupure : trois choix sont disponibles dans ce menu local. Ils montrent comment réagit le contenu d'une cellule si celui-ci est plus long que la cellule ellemême (ajouter 3 points «…» à la fin de la valeur affichée, ajouter des dièses «#» à la place de la valeur à afficher, autoriser le débordement sur les cellules voisines). • Bordures : vous disposez de plusieurs boutons pour choisir le contour des cellules sélectionnées. Vous visualisez instantanément l'effet de vos sélections. • Couleurs du texte et du fond : pour chaque cellule, vous pouvez choisir la couleur du texte et la couleur du fond. Le menu OUTILS contient un ensemble d'options vous permettant de : • Remplir avec des rubriques : si vous souhaitez utiliser au sein de votre tableau des rubriques en provenance de votre fichier, cette opération peut être longue et fastidieuse si vous devez les ajouter les unes après les autres. Double-cliquez sur les rubriques de votre choix dans la liste de gauche Rubriques disponibles (ou sélectionnez-les) puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. Elles s’affichent dans la liste de droite Rubriques sélectionnées. • Remplir avec le nom des rubriques : en choisissant cette commande, vous obtenez la même fenêtre que pour l'option précédente. Dans ce cas, le nom des rubriques s’affichera dans les cellules à la place des rubriques. Lors de l'exécution, vous obtenez le nom de la rubrique et non sa valeur. • Tableau vertical de rubriques : cette option combine les deux précédentes. Vous obtenez toujours dans un premier temps la fenêtre de sélection de rubriques. 1. Choisissez les rubriques puis validez. Générateur de tableaux de bord 603 2. Un tableau est créé. Il est composé de deux colonnes par défaut. La première pour le nom des rubriques et la seconde pour les rubriques elles-mêmes. Le nombre de lignes est fonction du nombre de rubriques sélectionnées. • Tableau horizontal de rubriques : cet commande fonctionne sur le même principe que le précédent. Le tableau final sera quant à lui composé d'autant de colonnes que de rubriques sélectionnées (maxi 50) et de deux lignes, la première étant une ligne de titres et la seconde une ligne de valeurs. • Numéroter : cette commande vous permet d'indiquer le premier numéro qui sera utilisé pour numé- roter la sélection. Après validation en cliquant le bouton [OK], chaque cellule sélectionnée est numérotée. Si certaines cellules sont déjà renseignées, cette numérotation s'ajoute à la fin du contenu, précédée d'un blanc. La numérotation est toujours effectuée de gauche à droite et de haut en bas. • Ajouter un préfixe : comme pour l'option précédente, le choix de cette commande affiche dans un premier temps une fenêtre de saisie. Après validation en cliquant sur le bouton [OK], la valeur indiquée sera ajoutée au début du contenu de chaque cellule sélectionnée. Cette option fonctionne également sur les cellules vides. • Ajouter un suffixe : cette option fonctionne comme la précédente, sauf que la valeur saisie sera ajoutée à la fin du contenu de chaque cellule sélectionnée. • Noms des jours : cette commande autorise le remplissage des cellules sélectionnées avec le nom des jours de la semaine. Une fenêtre vous permet de choisir le numéro du premier jour (1 pour Lundi, 2 pour Mardi, … et 7 pour Dimanche). Les cellules non-vides seront effacées. Ce remplissage est toujours réalisé de gauche à droite et de haut en bas. • Nom des mois : cette commande permet le remplissage des cellules sélectionnées avec le nom des mois. Avant ce remplissage, une fenêtre vous permet de choisir le numéro du premier mois (1 pour Janvier, 2 pour Février, … et 12 pour Décembre). Les cellules non-vides seront effacées. Ce remplissage est toujours réalisé de gauche à droite et de haut en bas. Cette option ne fonctionne pas pour les cellules ayant une formule ou une rubrique fichier. • Taille du tableau : cette commande vous permet de modifier la taille du tableau. • Le bouton [Avancé] donne accès aux propriétés avancées de l'objet tableau. • Le bouton [Graphique] affiche les données sous forme de graphique et non de tableau. • Les cellules : chaque cellule du tableau peut être vide ou contenir une formule, une rubrique ou une chaîne de caractères. Dans ce dernier cas, il peut être fastidieux de passer systématiquement par l'éditeur de formules pour renseigner un titre ou un commentaire. 1. Saisissez directement votre texte. Vous pouvez fixer des formules pour les cellules de votre choix. Vous disposez pour cela de l'éditeur de formules intégré aux logiciels Ciel. 2. Sélectionnez une cellule. Cliquez sur l'icône d'appel de cet éditeur . 3. Pour effacer le contenu d'une cellule, cliquez sur l'icône Gomme . Objet Document externe Cet objet permet d'afficher dans le tableau de bord une zone proposant le contenu d'un document externe (PDF, texte, etc.) ou bien une page internet. Attention ! Vous ne pouvez pas choisir plus de rubriques que de cellules sélectionnées avant d’activer la commande REMPLIR AVEC DES RUBRIQUES. Cette option est indépendante du nombre de lignes et de colonnes créées. Si vous avez déjà commencé à remplir votre tableau, un message vous informe que son contenu sera totalement effacé et qu'il sera automatiquement dimensionné à deux colonnes et à autant de lignes que de rubriques sélectionnées. Vous pouvez ensuite ajouter de nouvelles colonnes et de nouvelles lignes. Attention ! Si vous réduisez le nombre de lignes ou de colonnes, les cellules renseignées seront irrémédiablement effacées. Générateur de tableaux de bord 604  Le poste qui affichera un document externe doit posséder l'application nécessaire à l'affichage du document externe. Lorsque vous cliquez sur ce bouton , la fenêtre des propriétés du document externe s'affiche. Indiquez le document à prendre en compte ou l'adresse URL de la page Internet à afficher. Objet Liste Cet objet permet d'afficher sous forme de liste le contenu de rubriques de type tableau. Lorsque vous cliquez sur ce bouton , la fenêtre des propriétés de la liste s'affiche. La zone Rubrique permet de sélectionner la rubrique de type Tableau à prendre en compte. La grille située en-dessous permet d'indiquer le titre de chaque colonne et la référence de la colonne. Objet Barre de progression Cet objet permet d'afficher sous forme graphique une valeur par rapport à un minimum et à un maximum. Lorsque vous cliquez sur ce bouton , la fenêtre des propriétés de l’objet barre s'affiche. Générateur de tableaux de bord 605 • Style : deux choix vous sont proposés pour définir le style de la barre : Horizontal et Vertical. • Texte : cette zone permet d’indiquer votre texte et sa position. L'option Afficher le texte permet d’afficher ou de masquer un texte. La zone placée en dessous permet de saisir un texte, de placer des rubriques ou de réaliser un script plus ou moins complexe. Si l'option précédente Afficher le texte est cochée alors que cette zone est vide, le logiciel affichera automatiquement le pourcentage. Vous disposez de trois options d'alignement du texte. • Valeurs : cette zone permet de renseigner trois éléments de la barre de progression : • Minimum : indiquez ici la valeur minimale de la barre de progression. Vous pouvez saisir directement cette valeur ou utiliser l'éditeur de scripts. • Maximum : indiquez ici la valeur maximale de la barre de progression. Vous pouvez saisir directement cette valeur ou utiliser l'éditeur de scripts. • Valeur : cette zone permet de renseigner la valeur de variation la barre de progression. Vous devez utiliser pour cela la fenêtre de l’éditeur de scripts. • Présentation de la barre Vous disposez de 3 choix de présentation de la barre de progression. • premier choix : la barre de progression se développe vers la droite (style Horizontal) ou vers le haut (style Vertical). • second choix : la barre de progression est toujours centrée. • troisième choix : la barre de progression se développe vers la gauche (style Horizontal) ou vers le bas (style Vertical). • Type de barre Un menu local vous permet d’effectuer votre choix. 3 types de barre sont disponibles : • Barre en couleur : vous disposez d'un bouton [Menu]. Il permet de choisir la couleur de la barre. • Image : vous pouvez utiliser une image (à placer à l'aide des boutons [Coller] ou [Importer]) ou une icône à l'aide des modèles que nous livrons avec le logiciel (bouton [Icône...]. Vous devez choisir la façon dont sera utilisé l'image ou l'icône (déformée, découpée, répétée). • Smileys : vous indiquez l'image qui devra s'afficher en fonction des montants calculés dans les zones Valeurs. L'image Négative s'affiche si le montant de la zone Valeur est inférieur au montant de la zone Minimum. L'image Normale s'affiche si le montant de la zone Valeur est compris entre le montant de la zone Minimum et le montant de la zone Maximum. L'image Positive s'affiche si le montant de la zone Valeur est supérieur au montant de la zone Maximum.  L'option Importer une icône de l'application disponible depuis le menu CONTEXTUEL vous permet d'utiliser l'une des icônes proposées par le logiciel. La famille Barres vous propose plusieurs modèles de Smileys. Objet Intuiciel Cet objet est réservé aux utilisateurs plus expérimentés dans la gestion des tableaux de bord. Objet Onglets Ce type d'objet permet de réaliser des onglets ou des assistants verticaux. Ils permettent d'inclure plusieurs pages dans un même tableau de bord. Lorsque vous cliquez sur ce bouton , la fenêtre de définition des onglets s'affiche. Générateur de tableaux de bord 606 Cette fenêtre est divisée en deux parties : • La partie supérieure, composée de 3 onglets, permet de choisir l'une des présentations disponibles : Présentation Standard : Présentation Assistant : Présentation Intuiciel : ce type de présentation est réservé aux utilisateurs plus expérimentés dans la gestion des tableaux de bord. • La partie inférieure indique les calques utilisés. Voir Les calques, page 597. Objet icône de navigation Lorsque vous cliquez sur ce bouton , une icône est ajoutée au tableau de bord. Elle donne accès au menu suivant : Les deux boutons suivants et fonctionnent sur les objets sélectionnés et permettent respectivement d'accéder aux : Générateur de tableaux de bord 607 • Propriétés standard de l'objet : après avoir sélectionné un objet, la fenêtre suivante s’affiche. 1. Indiquez le nom de l'objet ainsi que le texte à afficher dans la bulle d'aide. 2. Précisez les points d'ancrage. Ceux-ci sont accessibles uniquement si votre tableau de bord a été déclaré comme redimensionnable. Voir Les propriétés du tableau de bord, page 596. Le principe est d'activer les flèches correspondantes aux côtés de l'objet qui suivront le redimensionnement du tableau de bord. 3. Enfin, associez l'objet à un calque ou à tous les calques (premier choix ). • Propriétés spécifiques de l'objet : permet de modifier les propriétés de l'objet spécifiées lors de la création de l'objet. Vous obtenez le même résultat en double-cliquant sur l'objet lui-même. Les objets du mode avancé  Les objets du mode avancé sont identiques à ceux du mode simple. Voir Les objets du mode simple, page 597. La zone Informations La zone Informations permet de visualiser des informations concernant le ou les objets sélectionnés. Exemple Cette zone ci-dessous indique le type de l'objet, le calque auquel il est associé, ses coordonnées et sa taille. L'icône située en bas à droite permet de verrouiller le ou les objets sélectionnés. Vous évitez ainsi, de les déplacer ou de les redimensionner par erreur lors de la réalisation du tableau de bord. Générateur de tableaux de bord 608 Les propriétés La zone Propriétés présente les options suivantes : 1. Le bouton permet de bloquer ou de débloquer un objet sélectionné. Lorsque l’objet est bloqué, le bouton est maintenu enfoncé. Vous ne pouvez alors plus déplacer l’objet. 2. Le bouton permet d’afficher la fenêtre des propriétés standard d’un objet sélectionné. Dans cette fenêtre, vous pouvez par exemple lui attribuer un nom ou encore l’associer à un calque. 3. Le bouton permet d’afficher la fenêtre des propriétés spécifiques d’un objet sélectionné. Vous pouvez également accéder à cette fenêtre en double-cliquant sur l’objet souhaité. Ces propriétés reprennent les spécificités de l’objet selon son type (tableau, dessin...). 609 Index A Abonnements 70, 80, 219 Afficher menus découverte/standard 323 Agenda 258 Ajustement 145 Amortissement dégressif 146 exceptionnel 145 linéaire 145 plan 145 Analytique codes 106 multi-ventilation 178 saisie 177 Annuler écriture validée 249 lettrage 233 A-nouveaux 207 B Balance 271 agée 278 analytique 275 exporter 304 N à N-1 272 Bilan synthétique 283 Bordereau de remise en banque 280 Brouillard 176 imprimer 274 valider 252 Budget balance analytique 275 codes analytiques 106 définir 100 état budgétaire 276 grand livre analytique 275 Business Mobile 38 C Cahier paramétrage 78 saisie 64 Chéquiers 112 Ciel Données Mobiles 24 Clôturer un exercice assistant Top Clôture 253 en comptabilité multidevises 255 Comptes contrepartie 178 créer 94 multi-ventilation 179 résultat synthétique 283 Contrepassation 249 Conversion dossier 318 Crédit-bail acquérir 146 saisir 143 D Devises clôture et réouverture 255 créer 125 gestion 217 saisir en devises 217 DGFiP 256, 257 Dossier affecter un mot de passe 50 convertir en mode standard 318 copier sur Internet 24 créer 15 définir les options 41 envoyer à l’expert-comptable 314 modifier les paramètres 27 ouvrir 23 restaurer 53 sauvegarder 52 E Echange Iphone 38 Echanges Expert 32 Echéancier 277 Ecritures analytiques 177 enregistrer 176 exporter 298 listes 90 modèles 219 validation 176 Editions autres états 170 dotations mensuelles 167 plus et moins values 168 réintégrations fiscales 168 TVA à reverser 168 Emprunts 114 Encaisser un montant 190 Encours clients 177, 279 Enregistrer des écritures 176 610 Envoyer un dossier 314 Etats fiscaux 284 Exercice clôturer 253 clôturer (multidevises) 255 réouverture 254 réouverture (multidevises) 255 Expert-comptable coordonnées 315 envoyer ses écritures 293 intégrer écritures 294 Exports 45, 169 balance 304 écritures 298 F Familles Top Saisie 120 Fichier ASCII 291 Format d’import OFX 129 QIF 128 relevé bancaire 127 Texte 128 XImport 291 Frais kilométriques 214 G Générateur d’états 42 Grand livre 268 Grand livre analytique 275 I Immobilisations 138 cession partielle 148 cession totale 148 fiche 141 imprimer 167 inventaire 163 liste 138 reprise d’antériorité 145 réviser 150 saisir 141 sortir 147 Imports balance 303 écritures 295 paramétrables 43 Impressions 49 aperçu 48 imprimer 47 Imprimer balance 271 balance agée 278 bordereau de remise en banque 280 brouillard 274 centralisateur 273 échéancier 277 encours clients 279 états chaînés 287 grand livre 268 immobilisations 167 journaux 273 lettre de pénalités de retard 281 mailing 286 Infos perso. 126 Internet messagerie 324 Intuiciel 329 J Journaux 109 L Lettrage annuler 233 automatique 234 manuel 231 M Mailing 286 Mise au rebut 147 Mise sous surveillance 263 Modèle Sage Production Experts 26 Modèles de saisie 219 Modes d’affichage 323 Modes de paiement 111 Mot de passe 50 N Normes CRC 2002-10 150 P Paramètres comptabilité 29 comptabilité mode cahier 31 dossier 27 immobilisations 35 société 27 synchro compta 305 TVA 33 ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de référence Ciel Compta Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts -ME_WK 20.1/ 13.1 - 10.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Pénalités de retard 281 Plan d’amortissement 145 normes CRC 2002-10 150 Plan de comptes 76, 93 Pointage manuel 226 Prévisions 104 R Rappels 261 Rapprochement bancaire 229 Rapprocher des écritures avec sa banque 229 une facture et son règlement 231 Recherche 60 Régler un montant 190 Règles d’affectation 130 Réimputation 251 Réintégrations fiscales 168 Relancer un client avec Ciel Compta Evolution 247 avec Ciel Compta Millésime 246 Relevé bancaire formats d’import 127 règles d’affectation 130 saisie 199 Relevés d’identité bancaire 96 Restaurer 53 Rubriques utilisateurs 126 S Sage Production Experts 15, 26, 32 Saisie A-nouveaux 207 assistant Top Saisie 181 au kilomètre 84 écritures analytiques 177 encours clients 177 guidée 193 kilomètre 215 modèles 219 rapide 188 relevé bancaire 199 standard 174 Z de caisse 204 Sauvegarde DGFiP consultation 257 mise en conformité 256 Sauvegarder sur lecteur ou sur disquette 52 Simulation 176 Soldes Intermédiaires de Gestion 285 Statistiques 169, 319 Synchro Compta 305 émission 308, 310 historique 312 présentation 305 réception 312 Synchro Compta + émission 308 réception 312 T Tâche agenda 258 Trésorerie prévisionnelle 320 TVA 73, 235 acompte 74, 243 assistant 73, 235 déclaration 73, 235 état détaillé 282 état préparatoire 240 liste déclarations 241 paiement 74, 244 paramétrer 33 remboursement 74, 244 retransmettre la télédéclaration 239 télédéclarer 236 X XImport 291 Z Z de caisse 204 Votre avis nous intéresse... Afin d'améliorer la qualité de nos manuels et des différentes sources d'informations sur nos produits, nous vous serions reconnaissants de renseigner cette fiche et de nous la retourner à l'adresse suivante : Sage activité Ciel - Service Rédaction 10, rue Fructidor - 75834 Paris Cedex 17 Fax : 01.41.66.24.36 La documentation produit Avez-vous consulté au moins une fois une des sources d'informations suivantes ? Indiquez les raisons de votre réponse. Fréquence d’utilisation de la documentation Dans le tableau ci-dessous, cochez vos réponses : Oui Non Pour quelle(s) raison(s) ? Manuel de découverte ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………............................. ........………………………………………………………………………… Manuel de référence ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… .............................................…………………………………………...... Aide ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………..................................... Manuel de découverte Manuel de référence Aide Quelle est la source d’information que vous utilisez le plus souvent? Quelles sont les sources d’information que vous jugez nécessaires? Selon vous, quelles sont les sources d’information les plus complètes? ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Satisfaction Êtes-vous pleinement satisfait(e) des supports d’information fournis ? Pourquoi ? Y a-t-il une information que vous n’avez trouvée sur aucun support ? Si oui, laquelle ? ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ Suggestions et commentaires ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ Vos coordonnées Nom de la société : .............................................. ..........Code client : ...................................................... Produit(s) Ciel : .............................................................N° de version : ................................................... Tél. : .............................................................................Fax : ................................................................. e-mail : ................................................................................................................................................... Les informations collectées sur ce formulaire sont indispensables au traitement de votre demande. Elles font l’objet d’un traitement informatique, à des fins de gestion administrative et commerciale par la société SAGE SAS responsable du traitement, ou par un prestataire, ayant signé un engagement de confidentialité, et situé dans un pays non-membre de l’union européenne. Elles pourront donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification dans les conditions prévues par la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez vous adresser à la direction administrative et financière de la société SAGE SAS, le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17. Très satisfait Satisfait Peu satisfait Pas du tout satisfait Pour quelles raisons? Manuel de découverte …………………………………… …………………………………… …………………………………… ………………………………......... .........……………………………… .............................................…… Manuel de référence …………………………………… …………………………………… …………………………………… ………………………………......... .........……………………………… .............................................…… Aide …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… ………………………………......... .................................................... Manuel d’utilisation Ciel Compta pour Macintosh Sage activité Ciel Mac Parc Actilonne Rue Alain Gautier 85 340 Olonne-sur-Mer Tél. : 02 51 23 98 00 - Fax : 02 51 32 91 61 Email : savmac@ciel.com Sage activité Ciel 35, rue de la Gare 75917 Paris Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Sommaire Introduction ....................................................................................... 6 Généralités....................................................................................... 7 Structure de ce manuel ...................................................................... 9 Par où commencer ? .......................................................................... 9 Découverte ....................................................................................... 10 Introduction ................................................................................... 11 Accueil Ciel..................................................................................... 12 Qu’est-ce que la comptabilité ? ......................................................... 13 Initiation ........................................................................................ 23 Création de votre fichier ................................................................... 35 Introduction ................................................................................... 36 Création de votre société.................................................................. 36 Les paramètres ............................................................................... 38 Conclusion ..................................................................................... 52 Le plan comptable ............................................................................ 53 Généralités..................................................................................... 54 La liste des comptes ........................................................................ 55 Nouveau compte ............................................................................. 58 Modifier un compte.......................................................................... 68 Supprimer un compte ...................................................................... 68 Passage des A-nouveaux .................................................................. 69 Les cumuls mensuels ....................................................................... 71 Les statistiques sur comptes ............................................................. 72 Les graphiques ............................................................................... 72 Lettrage automatique ...................................................................... 74 Remplissage des codes liasse............................................................ 74 Remplissage automatique ................................................................ 75 Compte de regroupement................................................................. 76 Consulter un compte ....................................................................... 76 Les impressions du plan comptable.................................................... 77 Import-export du plan comptable ...................................................... 79 Les préférences liées au plan comptable ............................................. 81 Les paramètres liés au plan comptable ............................................... 81 La saisie des écritures ...................................................................... 82 Généralités..................................................................................... 83 La date de travail ............................................................................ 84 La saisie au kilomètre ...................................................................... 85 La saisie par écrans ......................................................................... 99 La saisie des règlements de factures .................................................103 Gérer la TVA sur encaissements - décaissements................................105 Verrouillage de période ...................................................................106 Consultation des journaux .............................................................. 107 Introduction ..................................................................................108 La consultation des journaux ...........................................................108 Détail d'une pièce...........................................................................110 Modification d'une pièce ..................................................................111 Suppression de pièces ....................................................................113 Saisie de nouvelles pièces ...............................................................115 Impression de pièces ......................................................................116 Export des journaux .......................................................................117 Import d'écritures ..........................................................................118 Outils de révision ...........................................................................119 Interrogation, lettrage et recherche ............................................... 121 Interrogation des comptes...............................................................122 Le mode consultation......................................................................128 Les modes pointage et rapprochement ..............................................128 Le mode lettrage............................................................................129 Le mode révision............................................................................135 Commandes interrogation dans navigateur ........................................140 La recherche d'écritures ..................................................................141 Pointage et rapprochement bancaire .............................................. 143 Introduction ..................................................................................144 Pointage manuel ............................................................................145 Rapprochement manuel ..................................................................146 Dépointer un compte ......................................................................149 Préférences liées au pointage...........................................................150 Les immobilisations ........................................................................ 151 Introduction ..................................................................................152 Généralités....................................................................................153 La liste des immobilisations .............................................................154 Création d'une immobilisation ..........................................................155 Les traitements..............................................................................161 Les écritures de dotations................................................................169 Les états .......................................................................................171 Les paramètres liés aux immobilisations ............................................176 Les préférences .............................................................................179 Les états ......................................................................................... 180 Introduction ..................................................................................181 Les journaux .................................................................................183 La balance des comptes ..................................................................185 Le Grand-livre................................................................................187 La TVA..........................................................................................190 L'échéancier ..................................................................................192 Le centralisateur ............................................................................193 Balance analytique et balance budgétaire ..........................................194 Le Grand-livre analytique ou budgétaire ............................................195 L'état budgétaire............................................................................195 La balance âgée .............................................................................196 L'état de trésorerie .........................................................................197 Le bordereau de remise de chèques ..................................................198 Les relances clients ........................................................................199 Les soldes intermédiaires de gestion .................................................202 Le compte de résultat .....................................................................203 Le bilan ........................................................................................205 Les écrans paramétrables ............................................................... 206 Introduction ..................................................................................207 Création d'un écran ........................................................................208 L'onglet Rubriques..........................................................................210 Création de la logique .....................................................................223 L'onglet Automatismes....................................................................225 Les écritures automatiques ..............................................................226 Passage des écritures automatiques..................................................230 Fin d’exercice ................................................................................. 231 Introduction ..................................................................................232 La clôture d'exercice .......................................................................233 Réouverture d'exercice ...................................................................236 Autres fonctions ............................................................................. 238 Sauvegarde et restauration .............................................................239 Utilisateurs et accès .......................................................................246 Export ..........................................................................................256 Le mode confidentiel.......................................................................257 Les infos assistance ........................................................................258 La calculatrice................................................................................259 Impressions fichiers........................................................................260 Statistiques fichiers ........................................................................261 La documentation en ligne...............................................................261 Écritures types................................................................................ 262 Les factures...................................................................................263 Achats au comptant........................................................................264 Les salaires ...................................................................................265 Un prêt bancaire ............................................................................267 Factures payées par effet ................................................................268 La TVA..........................................................................................269 Import d’écritures .......................................................................... 270 Import d'écritures ..........................................................................271 Fonctionnement de l'import d'écritures ..............................................275 Exports fichier ...............................................................................278 Autres imports ...............................................................................278 Lien inter-applications.....................................................................279 Index .............................................................................................. 282 Introduction 7 Introduction Généralités La procédure d'installation étant terminée, vous avez démarré Ciel Compta qui vous présente la fenêtre principale sous une forme réduite et la barre d'icônes. Cette dernière dispose d'icônes sur lesquelles il suffit de cliquer pour lancer l'option équivalente. De plus, la barre contient plusieurs onglets qui regroupent les icônes de commande par thèmes : Travaux courants, États, Internet, etc. Cette barre d'icône s'appelle le Navigateur. Vous en retrouvez une description détaillée dans manuel d’utilisation disponible depuis le menu MANUEL D’UTILISATION. Ci-dessous la description de la fenêtre principale sous sa forme réduite. En affichant les boutons de commande (en cliquant sur le triangle sur la gauche de la fenêtre), la fenêtre principale se déploie et présente des boutons que vous pouvez utiliser à la place des menus ou de la barre d'icônes (voir page suivante). Icone d’appel de la fenêtre de création ou modification du mot de passe afin de protéger l’accès à votre fichier Icone d’affichage et de masquage des boutons de commande Icone d’affichage et de masquage du navigateur Menu déroulant équivalent à la commande options du menu Fichier Icone d’activation du mode confidentiel Icone d’appel de la fenêtre des utilitaires de contrôle et de ré- paration des fichiers Icone d’affichage du navigateur Icone d’appel du tableau de bord des préférences Icone d’appel de la fenêtre des Informations système Icone d’appel du calendrier pour fixer la date de travail Icone d’appel de la fenêtre de présentation des références de votre logiciel (N° de licence, N° code, etc. Nom du fichier ouvert Numéro de version du logiciel Zone dans laquelle un icône apparaît si des écritures d’import sont détectées. 8 Introduction Vous pouvez donc masquer ou afficher les boutons à l'aide du petit triangle , et masquer ou afficher la barre d'icônes en cliquant sur l'icône de l'application en haut à gauche de la fenêtre. Vous ne disposez que des principales fonctions du logiciel dans la barre d'icônes et dans la fenêtre principale. Les autres options sont accessibles depuis les menus. 9 Introduction Structure de ce manuel Ce manuel regroupe l’ensemble des fonctionnalités de Ciel Compta. Un complément est livré sous forme électronique (format Acrobat) dans le Manuel d’utilisation. Pour illustrer ceci, sachez que, si vous recherchez comment saisir une écriture ou comment lettrer un compte, vous devez consulter le manuel. Si vous souhaitez connaître le fonctionnement du grapheur, manipuler les listes et les fenêtres, personnaliser votre environnement de travail, parcourez alors la documentation électronique. Vous pouvez consulter et imprimer ces documents à l'aide de l'application Adobe Reader. Si vous ne disposez pas de cet utilitaire, il vous est fourni sur le CD-Rom avec Ciel Compta. Il vous suffit donc de l'installer. Par où commencer ? Nous vous invitons à découvrir Ciel Compta en utilisant le fichier d’exemple Atlantide Compta tout en parcourant le chapitre Découverte. Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez toutes les fonctions du logiciel. Découverte 11 Découverte Introduction Ciel Compta est un produit entièrement Macintosh. La gestion du graphisme ainsi que l’utilisation de la souris et du clavier ont été optimisées au maximum. Dans la plupart des cas, on peut travailler soit avec la souris, soit avec le clavier. Les comptables apprécieront. C’est un produit simple à apprendre et à utiliser. La lecture de cette documentation et quelques heures d’exercices suffiront pour en connaître les principales fonctionnalités. Le reste viendra ensuite, au fur et à mesure de l’utilisation. C’est un produit rapide. La gestion des fichiers est faite de telle sorte que la vitesse d’exécution est indépendante du nombre de comptes, de pièces, ou de lignes d’écritures. La recherche de n’importe quelle information comptable sera quasi immédiate. C’est un produit plein d’astuces destinées à vous simplifier la vie : l’attribution automatique du lettrage, l’exportation des données vers tous les tableurs du marché, les possibilités d’analyse graphique, etc. C’est un produit qui va plus loin qu’une comptabilité d’enregistrement, puisqu’il permet de surveiller sa gestion au jour le jour. C’est un produit souple : tant qu’une période n’a pas été clôturée, il est possible à tout moment de revenir sur une pièce déjà passée, d’en modifier les données, puis de la reenregistrer.  Le logiciel Ciel Compta est fait pour résoudre les cas les plus classiques que pose la comptabilité dans une petite ou moyenne entreprise, commerciale ou artisanale. Sa simplicité d’utilisation en fait l’outil idéal pour une personne ayant des connaissances comptables comme pour une personne qui n’est pas encore très à l’aise dans les numéros de compte, le débit ou le crédit. 12 Découverte Accueil Ciel Après l’installation et le référencement de votre logiciel, la page d’accueil Ciel vous propose les tâches essentielles pour découvrir votre logiciel et commencer à travailler. Ainsi, vous pouvez découvrir l’univers de Ciel au travers d’une présentation de la société ou faire un tour d’horizon de votre logiciel en ouvrant le fichier d’exemple ou encore consulter le manuel d’utilisation. Autrement, vous pouvez directement commencer à travailler soit en ouvrant votre fichier (si vous en avez déjà un) soit en créant un fichier pour votre société.  Cette page d’accueil ne s’affiche qu’au démarrage de votre logiciel. Si vous souhaitez qu’elle s’affiche à chaque démarrage de votre logiciel, répondez «non» à la question «Voulez-vous que ce fichier s’ouvre automatiquement lors du prochain démarrage de l’application?» lorsque vous fermez votre logiciel. 13 Découverte Qu’est-ce que la comptabilité ? La comptabilité peut se définir comme l’art de transformer une multitude de pièces diverses, factures d’achat, factures de vente, bulletins de paie, déclaration de TVA, relevés de banque et toute autre pièce, en un ensemble cohérent d’opérations faciles à lire, pour des personnes qui ne sont pas forcément intéressées par les mêmes chiffres : • La personne qui passe la comptabilité, qui a besoin à tout moment de la situation pré- cise de chacun des comptes. • Le chef d’entreprise qui veut un résumé succinct et fréquent de la vie de la société. • L’expert-comptable ou le commissaire aux comptes, qui doivent préparer des documents fiscaux obligatoires en un minimum de temps. La périodicité de la saisie des documents comptables est essentiellement fonction de vos habitudes et de vos besoins personnels. Une bonne gestion voudrait que les documents, sitôt le courrier du matin ouvert, soient immédiatement passés en comptabilité. Mais cet idéal n’est pas toujours possible compte tenu de l’activité. Un enregistrement hebdomadaire devient alors un minimum. Il est plus facile de trouver chaque matin ou chaque semaine quelques minutes pour être à jour qu’une demi-journée en fin de mois. Le débit et le crédit Tout d’abord, pour bien comprendre la logique comptable, si vous êtes novice en la matière, il faut absolument effacer de votre esprit les 2 mots, DÉBIT et CRÉDIT. Plus tard, bien plus tard, quand vous aurez complètement assimilé les mille et une finesses de la comptabilité, ces deux mots vous seront familiers et d’une utilisation courante. Pour l’instant, sachez simplement que : «DÉBIT» = GAUCHE et «CRÉDIT» = DROITE. C’est un peu comme le BABORD et le TRIBORD sur un bateau. Personne ne sait très bien pourquoi Bâbord et pourquoi Tribord, mais il vaut mieux connaître par cœur l’un et l’autre quand on manœuvre dans un chenal étroit. Donc, DÉBIT = GAUCHE et CRÉDIT = DROITE. Pourquoi gauche et droite ? Parce qu’une fiche de compte est en général, dans la comptabilité manuelle, une fiche cartonnée avec un trait au milieu. Exemple Dans le compte «BANQUE», on va mettre à gauche, toutes les entrées d’argent et à droite, toutes les sorties d’argent. 14 Découverte Le solde indique que l’on possède encore 2010 Euros sur le compte. Les fiches de comptes Une comptabilité se compose de fiches de comptes. On dit aussi couramment qu’elle se compose de COMPTES. L’ensemble de ces fiches forme ce que l’on appelle le PLAN COMPTABLE. Que ces fiches soient en carton ou mémorisées dans un ordinateur n’a aucune importance. La présentation reste toujours la même. Exemple : une fiche client. On va écrire : • à gauche, les factures que l’on envoie, • à droite, les règlements correspondants. Le SOLDE indique ce que le client nous doit encore. Exemple Pour une meilleure compréhension, prenons un autre exemple, mais cette fois-ci inversé, c’est-à-dire une FICHE FOURNISSEUR. A l’inverse des fiches clients, on va écrire : • à droite, les factures que l’on reçoit, • à gauche, les règlements envoyés. 15 Découverte Le SOLDE indique la somme que nous devons encore à ce fournisseur. Les classes de comptes Il existe ainsi de nombreuses fiches de comptes où seront inscrits tous les mouvements de votre comptabilité. Toutes ces fiches (ou comptes) sont répertoriées en différentes catégories : Les CLASSES. Classe 1 - Les comptes de capital, réserves, emprunts. On y inscrit les différentes sommes d’argent mises à la disposition de l’entreprise à sa création, ou bien au cours de son existence. Classe 2 - Les comptes d’immobilisations. On y inscrit la valeur des différents matériels achetés dont l’utilisation et la durée de vie dépassent un exercice (véhicules, machines, bureaux, ordinateurs, etc.). Classe 3 - Les comptes de stocks et d’en-cours. Classe 4 - Les comptes de tiers (clients, fournisseurs, autres tiers). • Clients et fournisseurs : On y inscrit les factures et les règlements. • Autres tiers : Il s’agit des autres organismes, généralement publics, à qui l’on doit ou qui nous doivent de l’argent (Trésor Public, Sécurité Sociale, Caisses de retraite, TVA, etc.). On y inscrit les sommes dues, après les avoir calculées. Classe 5 - Les comptes financiers. Ce sont les banques, les CCP, la caisse. On y inscrit les différents mouvements d’argent. Classe 6 - Les comptes de charges. Dans ces comptes figurent les dépenses courantes de l’entreprise (achats effectués : carburant, papeterie, etc.). Classe 7 - Les comptes de produits. On y inscrit les différentes recettes, c’est-à-dire tout ce que vous facturez à vos clients. 16 Découverte Le plan comptable Bien sûr, chaque entreprise peut créer autant de fiches de comptes qu’elle le souhaite dans chacune de ces catégories (ou Classes). Il y a cependant une petite discipline à respecter quant au numéro d’identification que portera chaque fiche (on dit aussi Numéro de compte), et ceci dans le but de respecter la loi française en ce domaine. Un certain nombre de fiches (on dit un Plan Comptable) sont créées dans le programme. Il est souhaitable de demander à son comptable une liste du PLAN COMPTABLE adapté à l’entreprise. Il est à noter que le premier chiffre du compte, en France, indique toujours la Classe du compte.  Les fournisseurs et les clients sont considérés comme deux classes à part dans Ciel Compta. L’égalité débit-crédit Vous avez certainement expérimenté, ou pour le moins entendu parler, des erreurs de balance. Ces fameux dix centimes qui manquent lorsque l’on pointe ses comptes à la fin de l’exercice, et que l’on passe des heures et des jours à rechercher. Il s’agit le plus souvent d’une erreur de calcul ou d’une erreur de transcription sur les livres de comptabilité. En effet, lorsque l’on passe une opération comptable sur un livre, on écrit toujours dans plusieurs colonnes afin de ventiler l’opération. Bref, chaque opération comporte différents montants qui doivent balancer, c’est-à-dire être égaux entre eux. On dit aussi que ces montants se soldent entre eux, ou encore qu’ils balancent. Exemple • Un chèque de 100 Euros règle forcément une dépense de 100 Euros. • Un règlement client de 500 Euros en espèces (qui vient donc en plus dans la caisse), correspond à la même somme sur le compte du client (qui nous doit donc 500 Euros de moins). • Si on achète 200 Euros d’essence, on aura donc 200 Euros en moins sur le compte. «Banque» et 200 Euros en plus sur le compte «Carburant». Si ces montants ne se soldent pas, on dit que les comptes ne balancent pas et on cherche… Avec Ciel Compta, ceci ne peut plus arriver ! En effet vous ne pouvez écrire des données sur le fichier des écritures comptables que si DÉBIT = CRÉDIT. Vous devez donc obligatoirement ventiler vos opérations dans les bonnes fiches de comptes. Dans tous les cas, DÉBIT = CRÉDIT. Exemple Je reçois une facture de : HT (1000) + TVA (200) = TTC (1200). Je vais enregistrer cette pièce de la façon suivante : 17 Découverte • 1000 euros au débit du compte «Achats». • 200 euros au débit du compte «TVA à récupérer». • 1200 euros au crédit du compte «Fournisseur DUPONT». Exemple Je paye cette même facture. Je passe les écritures suivantes : • 1200 € au crédit (en moins) du compte «Banque». • 1200 € au débit du compte «Fournisseur DUPONT». La notion de pièce comptable Ciel Compta utilise dans la gestion interne de ses écritures une notion quelque peu oubliée dans nombre de logiciels de comptabilité à l’heure actuelle, et qui offre pourtant des possibilités insoupçonnées de recherche et d’analyse : il s’agit de la notion de pièce comptable. Une pièce comptable, c’est un ensemble de mouvements dont le débit égale le crédit, et qui forme un tout cohérent. Chaque écriture se réfère à un compte. Exemple : • Une facture fournisseur. • Un règlement fournisseur. • Une facture client. • Un règlement client. • Le retrait d’une traite en banque. • Les opérations de salaires. • Etc. Une pièce comptable se compose TOUJOURS de plusieurs mouvements, au minimum deux, puisqu’il doit y avoir égalité débit-crédit. Exemple : Une facture fournisseur se compose de trois écritures : • Une écriture au crédit du compte fournisseur. • Une écriture au débit du compte d’achat. • Une écriture au débit du compte TVA. Exemple : Le retrait d’une traite sur le compte de banque, lorsqu’elle arrive à son échéance, se compose de deux écritures : • Un mouvement au crédit du compte banque. • Un mouvement au débit du compte d’effets à payer. Lorsqu’on visualisera dans Ciel Compta un journal, on obtiendra, au lieu d’avoir une liste impressionnante de lignes de mouvements, une liste claire et chronologique de pièces. Une visualisation détaillée étant également possible. 18 Découverte Exemple : Voici le journal de Banque de Janvier 2007 :  A ce moment, on peut, par un double clic sur la ligne, visualiser ou modifier les différents mouvements de la pièce. Exemple : Voici le contenu de la pièce Reg Fac 960003 DECORA.  Une pièce peut être une facture, ou bien toutes les factures d’un mois. Le contenu d’une pièce ne concerne que vous. La notion de période Ciel Compta propose, en standard, les mois de l’exercice comme périodes de comptabilité. Chaque fois que vous souhaitez entrer une pièce en comptabilité, vous devez définir dans quelle période s'enregistrera cette pièce.  Il est évident que la date de la pièce doit être incluse dans la période. Il n’est pas question d’admettre une facture du 12 août dans la période de juillet. Une période possède deux états : • Active : vous pouvez y entrer des écritures, les modifier en cas d’erreur, voire même les annuler. Elles sont considérées comme des écritures de brouillard tant que vous n’avez pas clôturé la période. Il est d’un bon usage comptable, et d’une bonne sécurité, de n’avoir que deux périodes actives en même temps : le mois dernier, qui est sur le point d’être clôturé, et le mois en cours. • Clôturée : une fois la période clôturée, il n’est plus possible de modifier les écritures. On peut seulement les imprimer ou les visualiser. 19 Découverte  Il est conseillé, afin de respecter les prescriptions légales en la matière, de clôturer un mois sitôt que toutes les pièces s’y rapportant sont parvenues à l’entreprise, et d’imprimer alors les journaux du mois. La notion de journal Les pièces comptables sont ventilées d’une manière traditionnelle par journal. Cette notion correspond aux anciens livres de comptabilité que l’on achetait auparavant, en début d’année, un livre pour les achats, un livre pour les ventes, un livre pour les banques, un livre pour la caisse, etc. Il est parfaitement possible pour les comptabilités simples de ne définir qu’un seul journal, sur lequel seront passées toutes les écritures. Chaque fois que vous souhaitez entrer une pièce en comptabilité, vous devez définir le journal dans lequel vous souhaitez la passer. Exemple : Impression du journal des ventes de Janvier :  Une erreur classique consiste à passer toutes ses factures de ventes sur le journal de caisse. Rassurez-vous, avec Ciel compta vous pouvez modifier, dans le journal, les pièces erronées. Le journal reprend exactement le détail des mouvements de chaque pièce, dans l’ordre chronologique où elles ont été passées. Un numéro de pièce et un numéro d’écriture séquentiels sont attribués automatiquement par le logiciel. La notion de balance De temps à autre, et essentiellement en fin d’exercice, afin de préparer le bilan, vous allez imprimer la balance. La balance, c’est la liste des comptes, triés par classes, avec, par compte, le total des mouvements passés au débit et le total des écritures passées au crédit. Lors de la saisie de chaque pièce, on ne peut enregistrer que si le débit est égal au crédit, le total débit et le total crédit de tous les comptes seront forcément égaux, c’est-à-dire 20 Découverte balanceront. D’où le nom de Balance pour cet état. Exemple : Voici la balance pour certains comptes de charges : La notion de Grand-livre Le grand-livre imprime l’ensemble des comptes, tout comme la balance. Outre le total débit et le total crédit du compte, sont aussi éditées tous les mouvements du compte, qui donnent ce débit et ce crédit. Les mouvements sont listés par ordre chronologique. Exemple : Voici le grand-livre avec des comptes de charge : 21 Découverte La mise a jour immédiate Prenons l’exemple d’une facture fournisseur de 1200 € TTC, soit 1000 € HT et 200 € de TVA. Si je consulte les fiches de comptes, tout de suite après le règlement d’une facture fournisseur, je pourrai constater : • que la fiche Fournisseur DUPONT est soldée, • que le compte Achats contient le montant total des achats effectués (cette facture de 1000 euros HT, plus toutes les autres depuis le début de l’exercice), • que le compte TVA totalise aussi toute la TVA à récupérer au fur et à mesure que l’on enregistre les factures, • que le compte banque est crédité. 22 Découverte Ce qui signifie que lorsque j’ai enregistré une pièce, TOUT mon travail est fait. Je n’ai plus à calculer de totaux en fin de mois, ni à arrêter les comptes pour vérifier. Les comptes sont mis à jour, la balance, le grand-livre et les journaux sont prêts. Il faudra seulement éditer tous ces états le moment venu pour les présenter à l’expert-comptable. L’import-export des écritures comptables Ciel Compta est un logiciel extrêmement ouvert. Il peut importer ou exporter la plupart de ses fichiers au format texte. Les utilisations classiques de l’import ou de l’export sont : • Exporter un plan comptable d’une société pour le réimporter dans une autre société. • Importer des écritures comptables provenant d’un logiciel de facturation ou de paie (Ciel Paye ou Ciel Gestion Commerciale). • Exporter la balance des comptes. La TVA Ciel Compta autorise de multiples possibilités dans l’automatisation des calculs de TVA : On peut paramétrer des fenêtres de saisie contenant déjà de nombreuses informations : les numéros de compte, le sens des écritures (débit-crédit), etc. On peut de plus générer dans ces mêmes fenêtres des calculs hors-taxe et de TVA à partir d’un TTC, ou l’inverse. La saisie au kilomètre permet aussi, en fonction de paramètres fixés par défaut dans les fiches des comptes, le calcul de la TVA. Les états préparatoires aux déclarations de TVA sont disponibles pour les régimes réel et simplifié, sur les débits ou sur les encaissements. L’analyse graphique Ciel Compta offre, en standard, des outils graphiques très puissants pour clarifier la lecture synthétique des comptes : • La comparaison entre plusieurs comptes. • L’étude d’un compte sur différentes périodes. Toutes les formes traditionnelles de graphes (camemberts, barres, lignes, points) et diverses possibilités de légendes sont possibles. Un tel graphe peut être imprimé immédiatement, ou bien copié et collé dans un rapport de gestion.  Pour l'utilisation des graphiques, consultez l'aide Les Graphes. 23 Découverte Initiation Le rôle principal de Ciel Compta est de faciliter la tenue de votre comptabilité ainsi que le suivi des comptes, avec en plus, la possibilité d’effectuer un certain nombre de tâches fastidieuses comme le pointage des comptes bancaires, la déclaration de TVA, le suivi des impayés clients, etc. Sous son apparente simplicité, Ciel Compta vous offre des fonctionnalités vous permettant la tenue à jour des comptes de votre entreprise et d’obtenir une situation financière de votre activité, et ceci d’une façon simple et rapide. Ce logiciel prend donc en charge la gestion de votre comptabilité, tout en maintenant un suivi des différents comptes : clients, fournisseurs, caisse, banques, etc. Vous allez enregistrer vos factures d'achats et de ventes, les règlements de vos clients et de vos fournisseurs, puis lettrer ces comptes afin d'en suivre l'évolution. Le lettrage consiste à faire correspondre, pour un client ou un fournisseur donné, la facture et son règlement. Concrètement, une marque, une lettre, est placée sur le mouvement comptable correspondant à la facture et la même marque est aussi placée sur le mouvement de règlement. Ainsi, par déduction, toutes les factures non marquées ne sont pas encore payées. De même, vous pouvez enregistrer toutes vos opérations bancaires quel que soit le nombre de banques ou de comptes que vous utilisez. Vous pouvez aussi enregistrer tous types de mouvements financiers : virements, paiements ou encaissements par chèque, cartes de crédit, espèces ou traites, etc. Un module de pointage des mouvements sur les comptes de trésorerie facilite le rapprochement bancaire. Le pointage permet donc de connaître exactement le montant des sommes qui ne sont pas réellement sur votre compte. Par exemple, les chèques reçus de clients, remis en banque, donc enregistrés en comptabilité sur le compte de banque, mais dont vous n'avez pas encore reçu l'argent. Bien sûr, de nombreuses autres fonctions sont disponibles dans Ciel Compta. Cette initiation a pour but de vous faire découvrir les principales manipulations qui correspondent à 80% des travaux comptables courants. Afin d'aborder les principales fonctions de Ciel Compta, nous allons utiliser le fichier Atlantide Compta que nous fourni le logiciel. Nous allons successivement réaliser les tâches suivantes : • Saisie d'une facture d'achat (avec la saisie au kilomètre). • Saisie de son règlement (avec la saisie au kilomètre). • Saisie d'une facture de vente (avec une fenêtre de saisie). • Saisie de son règlement (avec la saisie des règlements). • Consultation des journaux. • Consultation d'un compte. • Lettrage du compte client. • Édition du journal de banque. 24 Découverte Saisie d’une facture d’achat Nous allons enregistrer une facture d'achat de fournitures de bureau, cette facture étant payée plus tard. 1. Commencez par ouvrir le fichier Atlantide Compta en double cliquant sur son icône. Vous vous retrouvez alors avec la fenêtre principale affichée. 2. Cliquez sur le bouton [Saisie des écritures] de la fenêtre principale. La fenêtre de saisie des écritures s'affiche alors. 3. Fixez le journal et le mois à l'aide des menus locaux. Choisissez le journal Achats. La saisie se fait directement dans le tableau présenté. Vous pouvez, si nécessaire, en ajuster la largeur des colonnes. 4. Dans la cellule Jour indiquez le numéro de jour dans le mois de votre facture et appuyez sur ou sur la touche pour passer à la cellule suivante. 5. Dans la zone suivante, appelez le compte d'achat correspondant à votre facture. Soit le 60225000-Fournitures de bureau. Passez à la zone suivante. Vous vous retrouvez alors dans la cellule Débit. 6. Puis indiquez le montant, par exemple 1000 €. Passez à la zone suivante. 7. Il s'agit du Libellé de l’écriture. Complétez le libellé par Achats Librairie Centrale. 1. La colonne suivante concerne le mode de paiement. Celui-ci ne sera renseigné que lorsque vous compléterez une ligne correspondant à un compte financier. Pour notre cas, passez à la colonne suivante. 25 Découverte 2. Dans la zone Pièce, indiquez si vous le souhaitez le numéro de la facture. Cette information est facultative mais est indispensable pour utiliser le lettrage des mouvements sur le numéro de pièce. Les zones Échéance, Analytique et Pointage sont en gris pour cette ligne. Vous ne pouvez donc rien y saisir. 3. Passez alors à la ligne suivante avec la touche . Le jour est alors automatiquement fixé à la même valeur que la ligne précédente et vous vous retrouvez dans la colonne Compte. 4. Entrez le compte de TVA déductible : 44566300. Ciel Compta calcule automatiquement la TVA et vous permet d’ajuster ce montant si nécessaire. Le libellé de l’écriture et le numéro de pièce étant les mêmes que pour la ligne précédente, le programme les complète par défaut. 5. Validez la ligne avec la touche . Vous obtenez le résultat suivant :  Il nous reste à saisir la ligne correspondant au fournisseur. 6. Saisissez le compte 40100000-Fournisseurs. Le calcul du solde est automatiquement réalisé. Validez la ligne avec la touche . Voici la facture totalement saisie. Vous avez alors le choix entre deux possibilités : • Soit enregistrer la présente pièce, • Soit continuer votre saisie et passer à la pièce suivante. Cette dernière possibilité est étudiée plus en détail dans le chapitre Saisie. 7. Enregistrez votre saisie en appelant l’option Enregistrer du menu FICHIER ou en cliquant sur le bouton [Enregistrer] ou en appuyant sur . Le fait d'avoir enregistré cette facture suffit à établir, par la suite, tous les documents comptables souhaités. Automatiquement, vous pourrez éditer les journaux, le grandlivre, la déclaration de TVA, etc. Tout est alors classé et trié. Tous les calculs sont faits et le solde des comptes est à jour. Attention ! Si vous avez commis une erreur lors de la saisie d'une ligne et que vous êtes passé à la suivante, vous devez la modifier. Pour cela, il suffit de vous placer sur la cellule à modifier soit à l'aide de la souris, soit à l'aide des touches flèches du clavier. 26 Découverte Saisie du règlement auprès des fournisseurs Nous allons à nouveau utiliser la saisie au kilomètre pour enregistrer le règlements des achats réalisés précédemment. 1. Appelez l'option Saisie des écritures du menu Saisie. 2. Fixez le mois et le journal à l'aide des menus locaux. Nous prendrons ici le journal Banque car le paiement se fera par chèque. 3. Saisissez le jour du paiement et passez à la zone suivante à l'aide de la touche . 4. Appelez le compte fournisseur 40100000-Fournisseurs. 5. Saisissez le montant payé, soit 1196 €, au débit du compte fournisseur. 6. Passez à la zone suivante, Libellé de l’écriture. Complétez le libellé par Règlement fournisseurs et passez à la zone suivante. Il s'agit du Mode de paiement. Passez à la zone Pièce. Pour des questions pratiques et pour faciliter le lettrage du compte fournisseur, il est souvent utile d'indiquer le numéro de la facture payée. Les zones Échéance, Analytique et Pointage sont inutilisées pour cette ligne. 7. Validez alors cette ligne avec la touche . Le logiciel reporte le même jour du mois puis passe à la cellule Compte. Notez que le montant est aussi reporté ainsi que le libellé de l'écriture. 8. Saisissez le compte banque 51200000-Banque et passez à la zone suivante. Le montant payé, soit 1196 €, est alors placé au crédit du compte banque. Les zones suivantes reprennent les valeurs indiquées lors de la création de la ligne Fournisseur et le curseur passe sur Paiement. 9. Appelez la liste des modes de paiement soit en utilisant l'équivalent clavier soit en saisissant un caractère quelconque, par exemple l'étoile du clavier numérique, et validez avec la touche . Une fenêtre s'affiche alors avec la liste des modes de paiement disponibles pour la banque utilisée. 10.Sélectionnez le mode Chèque (Chq). Le logiciel revient à la fenêtre de saisie des écritures. Il a complété la zone Paiement avec le mode sélectionné et la zone Pièce avec le numéro du chèque utilisé. 11.Validez alors cette ligne avec la touche . Voici la pièce saisie. 12.Enregistrez-la, en appelant l’option Enregistrer du menu Fichier ou cliquez sur le bouton [Enregistrer], ou appuyez sur . 27 Découverte Saisie d’une facture de vente Nous allons saisir une facture de vente afin de vous initier à l'utilisation des fenêtres paramétrables dont l'ergonomie diffère de celle de la saisie au kilomètre. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie par écrans] de la fenêtre principale. Une fenêtre s'affiche alors avec la liste des fenêtres disponibles. 2. Sélectionnez Facture client et cliquez sur [icône.] La fenêtre suivante s'affiche : Vous pouvez déjà noter certaines différences avec la saisie au kilomètre. Certes, la présentation n'a rien de commun, mais surtout, certaines données peuvent être déjà indiquées par défaut. C'est ici le cas de la date, du journal et du libellé. 3. Dans la cellule Date indiquez la date de votre écriture, par exemple le 09/05/08. Passez sur la zone Libellé en appuyant 2 fois sur la touche . 4. Modifiez, si vous le souhaitez, le libellé qui vous est proposé par défaut. Passez à la zone suivante. • Compte produit : saisissez 70700000- Ventes marchandises. • Compte client : indiquez ici le numéro de compte du client, 41100000-Clients. • Code de TVA : cette rubrique est complétée automatiquement en fonction des caracté- ristiques du client ou du compte de vente (produit). Cependant, vous pouvez le changer en appelant la liste des codes de TVA. Pour cela, utilisez l'équivalent clavier . 28 Découverte • Compte de TVA : le compte 44571300 - TVA collectée à 19,6% se renseigne automatiquement en fonction du code de TVA. • Libellé : le libellé Fact Clients est déjà renseigné. Modifiez le si vous le souhaitez. • Montant HT de la facture : saisissez le montant HT, par exemple 2500 euros. Automatiquement, Ciel Compta calcule les rubriques suivantes : montant de la TVA et montant TTC. • Laissez de côté les rubriques Mode de paiement, Code analytique et Date d'échéance. • N° de pièce: Indiquez le numéro de la facture émise. Voici donc la saisie d'une facture de vente terminée. 5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider votre saisie. Vous avez pu noter certaines autres différences avec la saisie au kilomètre. Par exemple, il n'y a aucune notion de débit ou de crédit. L'utilisation de ces fenêtres convient donc parfaitement aux débutants. De plus, vous pouvez en créer et en paramétrer autant que nécessaire. Ainsi, vous pouvez préparer, avec l'aide de votre expert comptable, le plus grand nombre possible d'écrans correspondant à la majorité de vos travaux quotidiens. Vous pouvez fermer la fenêtre Facture client. 29 Découverte Saisie du règlement client Nous allons ici utiliser un autre module de saisie : la saisie des règlements. 1. Cliquez sur le bouton [Règlement factures] de la fenêtre principale. La fenêtre ci-après s'affiche. Vous devez commencer par la saisie du compte client. Une fois le numéro de compte validé, toutes les écritures du compte client en question qui ne sont pas lettrées s'affichent dans la liste.  A l'ouverture de la saisie des règlements, le compte client qui a été utilisé en dernier est automatiquement appelé. 2. Indiquez ensuite la date de l'opération, le journal sur lequel sera comptabilisé le règlement, le libellé de l'écriture et le mode de paiement et le compte de banque. 3. Sélectionnez, dans la liste, la facture à payer. Ici, vous pouvez repérer la facture saisie auparavant à l'aide du montant : 2990 €. Le programme indique alors dans la cellule Montant réglé, le total de votre sélection. Il ne vous reste plus qu'à enregistrer ce règlement en cliquant sur le bouton (Enregistrer le règlement). Notre exemple illustre le cas le plus simple, un seul et unique règlement dont le montant est exactement identique à celui de la facture. Le chapitre Saisie reprend ce module de façon plus détaillée. Notre règlement est donc saisi. Vous pouvez fermer la fenêtre de saisie des règlements. 30 Découverte Consultation des journaux Ce paragraphe explique comment visualiser les pièces comptables saisies. 1. Cliquez sur le bouton [Consultation journaux] de la fenêtre principale. La fenêtre cidessous apparaît. 2. A l'aide des menus locaux, sélectionnez le journal Achats et la période Janvier 09. La liste des écritures de ventes du mois s'affiche alors. Vous pouvez donc rapidement reconnaître la facture d'achat que nous avons saisi au début de ce chapitre. La pièce comptable correspondante est initialement présentée sous une forme condensée. Pour en voir le détail, il suffit de cliquer sur l’option Détaillé. En utilisant ainsi les deux menus locaux Journal et Mois, vous pouvez consulter l'ensemble de vos écritures.  Nous verrons, dans le chapitre Consultation journaux, comment modifier ou supprimer une écriture depuis la fenêtre de la consultation des différents journaux. Consultation des comptes La consultation d'un compte consiste à visualiser la liste des écritures qui le concerne. Ainsi, la consultation du compte Fournitures de bureau permet de connaître instantanément le montant total des dépenses de cette nature. De même, pour le compte Banque, vous pouvez très rapidement estimer le montant réel de votre compte.  Revenons sur une notion qui doit être très claire dans votre esprit : la distinction entre journal et compte. Le journal est le cahier sur lequel vous écrivez toutes vos opérations : recettes, dépenses, virements. Le compte représente la fiche sur laquelle sont notées les écritures qui la concernent et qui sont écrites sur les journaux. Prenons un exemple : pour gérer un stock, vous disposez de plusieurs outils. Un cahier sur lequel vous allez noter tous les mouvements des entrées et des sorties. C'est l'équivalent d'un journal comptable. Une fiche pour chacun des articles sur laquelle vous notez également les mouvements des entrées et des sorties de cet article. Une fiche article correspond à un compte de la comptabilité. 31 Découverte 1. Cliquez sur le bouton [Interrogation] de la fenêtre principale ou appelez l'option du même nom dans le menu Compta. La fenêtre d'interrogation de compte s'ouvre. Cette fenêtre est constituée d'un en-tête dans lequel vous allez indiquer les critères de sélection. Y sont aussi affichés les différents soldes. Nous allons interroger le compte Banque et ainsi visualiser l'achat que nous avons enregistré. 2. Saisissez 5120000 et validez à l'aide de la touche . Le logiciel affiche alors les mouvements de la Banques. Nous venons très simplement d'afficher les mouvements de ce compte. De nombreuses manipulations sont ici autorisées. Vous pouvez ainsi sélectionner une période précise ou fixer certains attributs (lettrage, pointage). Notez aussi que cette fenêtre comporte plusieurs onglets. En effet, depuis cette même fenêtre vous pouvez consulter, lettrer, pointer ou encore réviser les comptes. Il y a, à cet effet, autant d'onglets que de modules. Restez avec cette fenêtre à l'écran, nous allons y travailler dans la suite de ce chapitre.  Nous verrons, dans le chapitre Interrogation, comment modifier ou supprimer une écriture depuis la fenêtre de la consultation des comptes. 32 Découverte Lettrage d'un compte client 1. Appelez le compte 41100000 en saisissant ce numéro, puis validez avec la touche . 2. Placez-vous en mode lettrage en cliquant sur l'onglet Lettrage puis cliquez sur le bouton [Début lettrage]. Le curseur change et prend la forme d’une main. De plus, le programme a trié les mouvements afin de n'afficher que celles qui ne sont pas lettrées et ajoute un bouton [Annuler] afin de pouvoir interrompre votre séance de lettrage. Ci-dessous, ce que vous devez obtenir. Procédons maintenant au lettrage des mouvements que nous avons enregistrés. 3. Repérez, dans la liste, la facture client et son règlement. Le montant était de 2990 €. 4. Double cliquez sur la ligne de la facture, une lettre vient se placer en début de ligne dans la colonne Code lettrage. Opérez de même pour la ligne du règlement. Vous venez donc de faire correspondre la facture et le règlement. Les montants débit et crédit sont égaux. Un bouton [Valider] apparaît alors à droite du bouton [Annuler]. 5. Cliquez sur ce bouton pour valider votre lettrage. En procédant ainsi pour chaque facture payée, les lignes non lettrées doivent correspondre aux factures impayées. Il existe un moyen rapide d'afficher ces factures, il suffit de consulter les mouvements non lettrés en s'aidant de l’option Non lettrées. 6. Cliquez sur l’option Non lettrées. Ciel Compta n'affiche alors que les mouvements non lettrés et en indique le solde en bas de la liste. Vous connaissez ainsi le montant de la dette de votre client. 33 Découverte  Nous venons ici de réaliser un lettrage manuel. Ciel Compta est en mesure d'exécuter automatiquement ce type d'opération. Il faut, pour cela, utiliser le lettrage automatique qui sera étudié dans le chapitre Interrogation, Lettrage et Recherche. Impression d'un journal Nous allons ici simplement lancer l'impression des journaux. Sachez que tous les états reposent sur le même principe quant à leur édition sur imprimante ou visualisation à l'écran. Nous en profiterons pour découvrir l'utilisation de l'aperçu des états à l'écran. 1. Cliquez sur le bouton [Journaux] de la fenêtre principale. La fenêtre ci-dessous apparaît. Nous allons imprimer le journal de banque sur tout l'exercice. 2. Dans la liste des journaux, cliquez sur Banque. 3. Pour choisir la période, cliquez sur le bouton [Exercice en cours]. Les dates de début et de fin de l'exercice actif s'affichent alors dans les zones correspondantes. Si vous cliquez sur [Imprimer], le programme lance l'édition sur votre imprimante. Vous pouvez auparavant fixer le format d'impression à l'aide de l'icône correspondante . Vous pouvez aussi obtenir un aperçu avant impression en cliquant sur le bouton [Aperçu]. Le bouton [Exporter] permet d'obtenir un fichier au format ASCII qui contiendra les données du journal sélectionné. La structure de ce fichier est paramétrable dans les formats d'export. 34 Découverte Affichage dans les listes Vous pouvez paramétrer les colonnes et le contenu des listes. Prenons le module Interrogation de comptes. En cliquant sur l'icône de personnalisation de la liste au-dessus de l'ascenseur vertical , vous obtenez la fenêtre suivante.  Consultez le chapitre Navigateur, fenêtres et listes dans le Manuel d’utilisation pour le fonctionnement détaillé des listes et des ascenseurs. Création de votre fichier 36 Création de votre fichier Introduction L'objectif est ici de mettre en place votre comptabilité, et par conséquence de créer le fichier pour votre société. Il faut donc respecter quelques étapes qui consistent d'abord à créer le fichier proprement dit, puis à vérifier ou compléter certains paramètres qui dépendent de vos habitudes de travail, du régime de TVA de votre entreprise ou encore de votre configuration matérielle. Création de votre société 1. Démarrez Ciel Compta en double cliquant sur l'icône de l'application. 2. Dans la fenêtre d’ouverture de fichier, cliquez ensuite sur le bouton [Nouveau]. 3. Sélectionnez le fichier de votre choix, le programme vous demande alors le nom de votre fichier dans la fenêtre standard d’enregistrement de fichiers. 4. Indiquez le nom du fichier et cliquez sur [Enregistrer]. Ciel Compta vous présente alors une fenêtre dans laquelle vous devez indiquer les 37 Création de votre fichier coordonnées de votre société. 5. Complétez les différentes rubriques puis passez à la suite en cliquant sur le bouton [Page suivante]. Une seconde fenêtre se présente afin que vous la complétiez. Elle contient différents paramètres que vous pourrez ensuite modifier.  La durée d'un exercice ne peut dépasser 2 ans (24 mois). 6. Une fois les rubriques saisies, cliquez sur le bouton [OK]. Ciel Compta crée alors un nouveau fichier sur votre disque dur et affiche la fenêtre principale. Vous êtes maintenant prêt à tenir votre comptabilité. Cependant, dans le cas où il serait nécessaire de modifier certains paramètres, nous vous détaillons ci-après les différentes options contenues dans ceux-ci. 38 Création de votre fichier Les paramètres Tous les paramètres de votre dossier sont accessibles en cliquant sur le bouton [Paramètres] de la fenêtre principale. Vous devez commencer la préparation de votre dossier en consultant ces paramètres et en les complétant si nécessaire. A l’appel de cette option, Ciel Compta ouvre un navigateur dans lequel un véritable tableau de bord vous permet l’accès à tous les paramètres de votre dossier. Chaque icône donne successivement accès aux données société, aux paramètres société, aux paramètres TVA, aux paramètres SIG, à la structure de l'état de trésorerie, aux modes de paiement, aux libellés types, aux journaux, aux modes de paiement, aux sections budgétaires et aux sections analytiques. • Pour accéder à chacune de ces options, il suffit de cliquer sur l'icône correspondante. Une fenêtre s’ouvre alors, son contenu dépend de l’option précédemment sélectionnée. Données société La fenêtre correspondante contient deux onglets. Le premier, Raison sociale, présente les coordonnées de la société telles que vous les avez saisies lors de la création du fichier. Le second, Logos, permet d'insérer le logo de votre société en deux tailles : un petit et un grand format. Ils peuvent être placés par Copier-Coller ou à l'aide du Glisser-Déposer. Paramètres société Ce module se présente également sous forme de deux onglets. Le premier, Général, contient les informations relatives à l'exercice comptable que vous avez également complétées lors de la création de votre fichier. 39 Création de votre fichier Vous pouvez ici modifier l’ensemble des informations. Seule la date de début d’exercice est contrôlée : en effet, elle ne peut être changée que si aucune écriture n'a été enregistrée. Pour la rubrique Écart maximum accordé, vous devez préciser une somme qui déterminera, lors de la saisie des règlements clients et fournisseurs, la limite d'enregistrement en pertes ou profits, en cas d'écart de paiement. Le second onglet, Comptes, concerne les défauts relatifs aux comptes : longueur du numéro des comptes, racines des comptes pour chaque classe et les comptes par défaut pour le résultat et les pertes et profits exceptionnels. Voici l'onglet Comptes : 40 Création de votre fichier Longueur des comptes : choisissez ici le nombre de chiffres sur lequel les comptes doivent être codés. Vous pouvez aussi adopter une longueur variable. Attention dans ce dernier cas le compte 4110 sera différent de 411000. Dans le cadre Comptes par défaut, vous devez indiquer les différents comptes qui seront utilisés lorsque le logiciel aura à enregistrer automatiquement certaines opérations (calcul du résultat d'exploitation, gestion des écarts de règlement, etc.). Pour changer un compte, il suffit de cliquer sur l'icône liste en face du compte à préciser. La liste des comptes apparaît alors afin d'y choisir celui que vous souhaitez.  Des comptes par défaut sont déjà indiqués lors de la création de votre dossier. Le cadre Racines des comptes est utilisé pour indiquer au programme la racine des numéros de compte selon leur classe (6 pour charges, 40 pour fournisseurs, etc.). Paramètres TVA Ciel Compta se distingue par une gestion puissante et sophistiquée de la TVA. Ainsi, afin d'automatiser la gestion de la TVA sur les encaissements/décaissements et les déclarations pour les différents régimes, de nombreux paramètres sont nécessaires. En cliquant sur l'icône Paramètres TVA , la fenêtre présentée ci-dessous s'ouvre. Elle est constituée de trois onglets. Paramètres généraux C'est ici que vous commencez par indiquer si vous êtes ou non soumis à la TVA. 41 Création de votre fichier Un menu déroulant sert à indiquer le taux de TVA utilisé par défaut et une option permet d'indiquer si vous gérez la TVA sur les encaissements et décaissements et non sur les débits. Vous devez ici fixer le régime auquel vous êtes soumis : Régime simplifié ou Régime réel. Ensuite, il faut indiquer la périodicité de votre déclaration : Mensuelle ou Trimestrielle. Enfin, trois comptes sont à indiquer par défaut afin de gérer la déclaration de TVA. Si vous avez choisi de travailler avec le Fichier de base lors de la création de votre fichier, des comptes sont déjà indiqués. Taux de TVA Dans cet onglet, vous pouvez définir la liste des différents taux de TVA utilisés dans votre société avec, pour chacun d'eux, les comptes associés. Vous pouvez créer autant de taux de TVA que vous le souhaitez. A cet effet, une rangée de boutons est venue s'ajouter audessus des onglets, ils permettent d'ajouter, de modifier ou de supprimer un taux. Quand vous demandez la création d'un nouveau taux ou quand vous modifiez un taux existant, une fenêtre s'ouvre. Pour chaque taux vous devez indiquer un code, un nom et le taux lui-même. Ensuite, il faut préciser les comptes qui seront utilisés pour la déclaration de la TVA. Ils sont au nombre de 5. Voici la fenêtre d'un taux de TVA : Les cinq comptes à définir sont les suivants : • Collectée : permet d'indiquer les comptes pour la TVA collectée sur les ventes pour chaque taux. • Déductible : même chose pour la TVA déductible sur les achats. • Attente collectée et Attente déductible doivent être complétés pour obtenir une gestion rigoureuse de la TVA sur les encaissements/décaissements. • Sur immobilisations : comptes utilisés pour la TVA déductible sur les achats d'immobilisations. 42 Création de votre fichier Paramétrage état de TVA Ce dernier onglet va vous permettre de définir la structure de la déclaration de la TVA . En cliquant sur l'onglet, vous obtenez l'affichage suivant. Sur la gauche, sont indiqués les libellés correspondant aux lignes de l’imprimé Cerfa lié 43 Création de votre fichier au régime TVA de votre entreprise. Pour chaque ligne, vous disposez de 30 cellules dans lesquelles vous devez indiquer les racines des comptes dont le programme devra extraire les montants pour le calcul automatique de la TVA. Indiquez en négatif les racines des comptes non concernés par cette ligne. Exemple : La ligne 01 doit contenir le montant hors TVA de toutes les opérations imposables. Ce montant constitue votre chiffre d’affaires réalisé en France métropolitaine (facturation soumise à TVA). Vous devez donc indiquer sur la première ligne du tableau les racines de tous les comptes de ventes soumis à la TVA. Ici pour l'exemple 70, 71 et 72. Cependant, vous pouvez exceptionnellement réaliser des ventes non imposables (DOM, CEE, etc.) et utiliser, à cet effet, des comptes qui seront intégrés dans les 70,71 ou 72. Par exemple le compte 70100100-Vente produits finis dans les DOM. Vous devez alors l'exclure des comptes 70 pour la TVA. Il suffit d'indiquer -701001 sur la ligne 01.  Ce tableau est déjà rempli de valeurs par défaut, vous devez le compléter si vous créez de nouveaux comptes (TVA de produits) dont la racine n’a été indiquée nulle part. Si vous avez modifié ce tableau et que vous souhaitez revenir à la version d'origine, vous pouvez utiliser le bouton [Valeur par défaut]. Paramétrage SIG A l'appel de l'option Soldes Intermédiaires de Gestion, la fenêtre suivante s'ouvre. Le fonctionnement est identique à celui du paramétrage de la TVA. Sur la gauche, sont indiqués les libellés correspondant aux soldes intermédiaires de 44 Création de votre fichier gestion. Pour chaque ligne, vous disposez de 30 colonnes dans lesquelles vous devez indiquer les racines des comptes dont le programme devra extraire les montants pour le calcul du solde. Indiquez en négatif les racines des comptes dont les soldes devront être déduits. Exemple : Si la ligne 1 contient successivement 707 puis -7097, et bien le logiciel cumulera les soldes des comptes commençant par 707 et déduira les soldes des comptes commençant par 7097.  Ce tableau est déjà rempli de valeurs par défaut, vous devez le compléter si vous créez de nouveaux comptes dont la racine n’a été indiquée nulle part. Si vous avez modifié ce tableau et que vous souhaitez revenir à la version d'origine, vous pouvez utiliser le bouton [Valeur par défaut]. Un conseil, faites-vous assister par votre expert comptable pour cette opération. État de trésorerie Cliquez sur l'icône État de trésorerie depuis le navigateur Paramètres. La liste des comptes de la classe 5 s'affiche alors. Il suffit d'un double clic sur le compte choisi pour que celui-ci soit ensuite pris en compte dans l'état de trésorerie. Le compte sélectionné est alors affiché en rouge. Pour le désélectionner, double cliquez à nouveau sur la ligne. Pour la sélection ou la désélection d'un ou plusieurs comptes, il vous suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton [Ouvrir].  La sélection multiple ou discontinue est autorisée dans cette liste. Les types de modes de paiement Cette liste complète les types déjà définis. En cliquant sur l'icône Types modes paiement, vous obtenez la liste suivante. Les neuf premiers sont réservés et présents par défaut. Vous pouvez ensuite ajouter vos 45 Création de votre fichier propres types. Si vous cliquez sur [Nouveau], une ligne s'ajoute en fin de liste afin de saisir l'intitulé du type. Le bouton [Insérer] est utilisé pour insérer une ligne avant celle sélectionnée dans la liste. L'icône ABC permet un tri alphabétique des éléments de la liste. Quant aux deux derniers icônes, ils sont utilisés pour placer un élément sélectionné devant ou derrière un élément de la liste. Les libellés types Il s'agit ici aussi d'une liste d'éléments simples. Un libellé type est un texte prédéfini, placé dans un menu déroulant ou qui peut être appelé par un équivalent clavier, qui permet de simplifier la saisie du libellé d'une écriture. Cette liste se comporte exactement comme celle des types de modes de paiement. Les journaux Les journaux correspondent aux livres où sont enregistrées les écritures de la comptabilité. Les écritures comptables pourront ensuite être éditées par journal. Pour accéder à la maintenance des journaux, cliquez sur l'icône Journaux depuis le navigateur Paramètres. Voici la liste des journaux : 46 Création de votre fichier Création d'un journal 1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] pour créer un journal. La fenêtre ci-dessous apparaît. 2. Indiquez le code du journal, son nom, puis précisez le type du journal. Cette information est importante pour automatiser le positionnement sur débit ou sur crédit en cours de saisie des écritures. Pour tout type de journal, vous pouvez indiquer un compte de contrepartie qui vous permettra de solder automatiquement une pièce comptable lors de la saisie sur ce journal. L’option Rupture d'écritures sur solde permet, en cours de saisie, d'enregistrer une pièce comptable à chaque fois qu'un ensemble de lignes saisies aura un solde à zéro. Sinon, toutes les lignes saisies en une seule séance seront enregistrées dans une seule pièce. Modification d'un journal 1. Sélectionnez un journal dans la liste. 2. Cliquez ensuite sur le bouton [Modifier] ou double-cliquez directement sur le journal. La même fenêtre que celle ci-dessus s’affiche avec les données du journal sélectionné.  Ciel Compta possède l’avantage de permettre la modification du code d’un journal. Cette possibilité est offerte dans les Utilitaires en sélectionnant Changement code journal. Une fenêtre vous demandera confirmation, car toutes les écritures de votre dossier devront être modifiées. Suppression d'un journal Pour supprimer un journal, il suffit de le sélectionner dans la liste des journaux puis de cliquer sur le bouton [Supprimer]. Un message vous demande confirmation avant toute exécution. Attention ! Vous ne pouvez pas supprimer un journal si des écritures s’y rapportent. 47 Création de votre fichier Les modes de paiement Cette option vous permet de créer différents modes de paiement pour vos fournisseurs et différents types d’encaissement pour vos clients. Dans le navigateur Paramètres, cliquez sur l'icône Modes de paiement. La liste des modes de paiement s’affiche. Pour créer un mode de paiement, il suffit de cliquer sur le bouton [Nouveau] dans l’entête de la fenêtre. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 1. Indiquez le type du mode de paiement à l'aide du menu déroulant correspondant. Si le mode de paiement est destiné à l'enregistrement des règlements par chèques des clients et que ces chèques reçus sont à éditer sur les bordereaux de remise en banque, le type Remise de chèques doit être utilisé.  Vous disposez de plusieurs types de modes de paiement déjà définis. Vous pouvez en ajouter en utilisant Types modes paiement dans le navigateur Paramètres. 2. Donnez le code du mode. Par exemple, 30NET pour 30 jours net puis indiquez son libellé. Par exemple, Traite à 30 jours net. 48 Création de votre fichier 3. Précisez la banque ou le compte d’effet sur lequel le mode de paiement est basé. Par exemple, lors de la saisie des écritures, si vous avez indiqué un mode de paiement par défaut sur un fournisseur, vous n’aurez à saisir ni le mode, ni la banque. Si une date d’échéance doit être calculée lors de la saisie des écritures, cliquez sur le bouton [Modifier] dans le cadre Paiement différé et indiquez le délai de paiement. Si le type de mode de paiement défini correspond à un chéquier, vous pouvez entrer les différentes informations concernant le chéquier en cours d’utilisation. 4. Pour enregistrer votre saisie, cliquez sur [OK] ou sur [icône et nouveau] pour créer un autre mode de paiement, cliquez ensuite sur [Abandon] pour sortir du mode de création ou bien saisissez un nouveau mode de paiement. Le fait d’indiquer le numéro de vos chèques générera un libellé automatique dans la rubrique Numéro de pièce au moment de la saisie des écritures.  Vous pouvez créer autant de modes de paiement que vous utilisez de chéquiers. Vous pouvez aussi, lorsque vous arrivez en fin de carnet, réutiliser le même mode de paiement en changeant le numéro des chèques. Les sections analytiques Ciel Compta autorise la tenue d'une comptabilité analytique. Ceci consiste à attribuer un code analytique lors de l'enregistrement d'une charge ou d'un produit. Si, par exemple, vous disposez de plusieurs véhicules dans votre société et que vous enregistrez les achats de carburant sur un compte unique, il suffit de créer autant de codes analytiques que de véhicules. Au moment de la saisie, il restera à indiquer le code du véhicule pour lequel l'achat a été fait. Ensuite, il suffira d'éditer la balance ou le grand-livre analytique pour connaître les dépenses de carburant de chaque véhicule. Dans ce même cas de figure, vous pouvez aussi imaginer que les factures de carburant ne vous sont envoyées qu'une seule fois par mois avec l'ensemble des approvisionnements. Il faudra alors ventiler la facture par véhicule. Pour cela vous disposez de sections composées. Ce sont des sections analytiques composées de sections simples avec la possibilité de leur affecter un montant que vous allez saisir ou qui sera automatiquement calculé en fonction d'un pourcentage. Une section analytique ventilée peut être composée de 12 ventilations maximum. A chacune de ces ventilations est donc affectée une section simple. Vous devez donc commencer par créer des sections simples que vous pourrez ensuite utiliser dans les sections composées. 1. Cliquez sur l'icône Sections analytiques, Ciel Compta affiche alors la liste des codes analytiques s'il en existe déjà. En voici un exemple : 49 Création de votre fichier 2. Cliquez sur le bouton [Nouveau]. La fenêtre suivante s'affiche. Dans un premier temps, la fenêtre est presque vide. En effet, celle-ci se complète en fonction des options choisies. Ainsi, en cochant Élément composé, les ventilations à créer s'affichent en bas de la fenêtre. 1. Précisez le code de la section analytique puis son intitulé. 2. Cochez l’option Élément composé pour créer une section composée. Dans ce cas, l’option Travail en pourcentage s'affiche afin de permettre un calcul automatique des ventilations selon les pourcentages que vous allez indiquer. Si cette case n'est pas cochée pour une section composée, vous devrez, lors de la saisie des écritures, saisir les différents montants. 50 Création de votre fichier Voici ce que donne la fenêtre avec une section analytique composée. Si vous avez créé une section composée (ventilée), vous devez indiquer les sections simples qui la composent. Pour cela, il suffit d'utiliser les menus locaux. Vous devez opérer ainsi pour chaque ventilation souhaitée. 3. Si vous avez opté pour une ventilation en pourcentage, indiquez le taux pour chaque section simple affectée. 4. Validez votre saisie à l'aide du bouton [OK]. Vous pouvez créer une nouvelle section en cliquant sur [OK et Nouveau]. 51 Création de votre fichier Les sections budgétaires La création des sections budgétaires fonctionne à l'identique des sections analytiques. Voici la fenêtre dans le cas d'une section simple : À la différence des sections analytiques, vous pouvez remplir la zone Prévu soit en débit, soit en crédit selon la classe du compte sur lequel seront enregistrés les montants budgétaires. Les zones Réalisé et Solde évoluent en fonction des saisies effectuées sur le code en question. 52 Création de votre fichier Conclusion Vous avez maintenant étudié tous les paramètres de votre dossier de comptabilité. Si vous n'avez défini que le nécessaire, vous pourrez à tout moment revenir dans les Paramètres afin de les compléter. Les fondations de votre travail sont ainsi commencées. Pour consolider celles-ci et les achever, il vous faut vérifier et éventuellement compléter le plan comptable. C'est ce que nous allons voir dans le prochain chapitre. Le plan comptable 54 Le plan comptable Généralités Le plan comptable de Ciel Compta offre non seulement la possibilité d'ajouter un compte mais aussi de modifier ses caractéristiques, de consulter ses écritures, etc. Depuis la liste des comptes, de multiples autres fonctions sont également à votre disposition. Ainsi, à l'aide du grapheur, vous allez pouvoir analyser l'évolution de vos comptes ou bien en comparer les soldes. De même, vous pourrez directement accéder à l'extrait d'un compte donné. C'est à ce niveau que vous pourrez aussi lancer le lettrage des comptes en mode automatique sur le numéro de pièce ou sur le montant. Enfin, lors de la mise en place de votre comptabilité, le premier travail à réaliser consiste à saisir les à-nouveaux pour lesquels une option spécifique a été développée à ce niveau. 55 Le plan comptable La liste des comptes Pour accéder à la maintenance du fichier des comptes, cliquez sur le bouton [Plan comptable] de la fenêtre principale. Vous pouvez aussi appeler l'option correspondante du menu COMPTA. La fenêtre décrite ci-dessous apparaît. Cette fenêtre dispose d’une rangée de boutons qui permettent différentes manipulations sur les comptes. • [Nouveau] permet la création d’un nouveau compte dans la classe sélectionnée. • [Modifier] est utilisé pour modifier la fiche d’un compte. • [Supprimer] permet la suppression d’un ou de plusieurs comptes à condition qu’ils ne possèdent pas d’écriture. • [Consulter] donne accès au module de consultation des écritures, de lettrage, de pointage du rapprochement bancaire et de révision pour le compte sélectionné. Un chapitre est consacré à ces options. 56 Le plan comptable D'autres options sont accessibles depuis le menu OPTIONS ou depuis l'icône : • Modifier le compte donne accès à la fiche du compte pour consultation ou modification. Cette commande est équivalente au bouton [Modifier]. Vous pouvez aussi passer par le raccourci-clavier M. • Passage des à-nouveaux donne accès à un tableau permettant la saisie des soldes de départ des différents comptes lors de la mise en place de votre comptabilité. • Statistiques sur comptes permet de lancer le calcul de statistiques sur une sélection de comptes et de les présenter sous forme de tableau, de graphique, d'état ou de fichier d'export. • Comparaison et évolution graphiques affiche un graphique de comparaison des soldes des comptes sélectionnés ou d'évolution des soldes des comptes. • Graphe N, N-1… affiche un graphique de comparaison des soldes des exercices N, N-1 et N-2. • Lettrage automatique… donne accès au module de lettrage des comptes (ou délettrage) sur montant ou sur numéro de pièce. • Remplissage des codes liasse… est une option qui, en fonction de la racine des comptes, va compléter les codes liasse. • Remplissage automatique des comptes… sera utilisé pour modifier certaines données de plusieurs comptes en une seule opération (par exemple rendre une sélection de comptes lettrables). Ce module est détaillé plus longuement dans le chapitre Les outils standards présent dans le Manuel d’utilisation. • Remplissage automatique des tiers… : permet de modifier les données spécifiques aux comptes clients et fournisseurs en une seule opération. • Remplissage automatique des banques… : permet de modifier les données spécifiques aux comptes financiers en une seule opération. • Nouveau compte de regroupement… : permet de créer un compte de type particulier. Un compte de regroupement génère des totaux et des sous-totaux dans la balance, et ceci pour tous les comptes possédant la même racine. • Trouver le compte… : facilite les recherches quand la liste des comptes est importante. Elle est surtout d'une rapidité sans égal pour ce type de recherche. En effet, vous allez 57 Le plan comptable pouvoir choisir la clé de recherche et simplement saisir les premiers caractères du compte à trouver. Le programme affichera instantanément les comptes qui correspondent à ces caractères et ainsi, par déduction, retrouvera celui que vous souhaitez. Une fois votre recherche terminée, il suffit ensuite d'utiliser la touche ou pour que le programme ouvre le compte sélectionné. Vous pouvez aussi ou par le raccourci-clavier .  Ce module est détaillé plus longuement dans le chapitre Les outils standards présent dans le Manuel d’utilisation. Sur la gauche de la fenêtre du plan comptable, un ensemble d’options permet la sélection instantanée d’une classe de comptes. Il suffit de cliquer sur la classe souhaitée pour que la liste affiche les comptes correspondant à cette classe.  Ciel Compta possède une classe spéciale pour les clients et une classe spéciale pour les fournisseurs. Il n’y a pas de compte collectif client ou fournisseur. Chaque client et chaque fournisseur correspondent à des comptes individuels comme les autres. Le logiciel fera le total des clients et le total des fournisseurs à la demande, sur la balance des comptes. Le plan comptable et les classes de comptes conformes au plan comptable français 82 sont déjà enregistrés dans le logiciel. Vous pouvez cependant supprimer les comptes inutiles pour votre entreprise, ou bien encore modifier le libellé des comptes s’il ne vous convient pas. Deux options Détail et Cumuls par mois affichent respectivement la liste des comptes avec leurs cumuls et leurs soldes ou leurs soldes mensuels. Dans ce deuxième cas, un menu déroulant permet de choisir les soldes à afficher (Débit, Crédit, Débit - Crédit ou Crédit - Débit). Nous détaillerons ce dernier point un peu plus loin. 58 Le plan comptable Nouveau compte Sélectionnez la classe dans laquelle vous souhaitez créer le compte à l’aide des boutons radio, puis cliquez sur le bouton [Nouveau] ou par le raccourci-clavier . La fenêtre de création de compte s’affiche. Son contenu dépend de la classe de compte que vous avez auparavant sélectionnée. Elle possède en effet plusieurs onglets dont le nombre et la nature varient en fonction du type de compte appelé. La classe 1 - capital Si vous avez sélectionné cette classe de comptes, la fenêtre présentée page suivante apparaît. Cette fenêtre est celle d'un compte existant afin de vous la décrire en détail. L'onglet Fiche Ce premier onglet est présent pour tous les comptes. Vous devez commencer par indiquer le numéro du compte (13 caractères maximum). Le programme complétera ou non le numéro du compte en fonction de l'option fixe/variable définie dans Paramètres société. Le nom abrégé sera utilisé, notamment dans le module de consultation, comme titre des pavés d'accès rapide. La date de création est renseignée automatiquement. Un menu déroulant permet d'indiquer le taux de TVA qui sera utilisé par défaut, permettant ainsi un calcul automatique des montants HT ou TTC. Au moment de la 59 Le plan comptable saisie, ce taux pourra être modifié également. Si la saisie d'un code analytique ou budgétaire est autorisée sur le compte, il suffit de cocher l'option correspondante. Vous pouvez de plus affecter une section analytique par défaut, qui sera modifiable au moment de la saisie des écritures. Les saisies analytiques et budgétaires, sont utilisées en général pour les comptes de charges (classe 6) et de produits (classe 7). Voici les rubriques qui composent cet onglet : • Ne plus utiliser : cette case permet avant tout de rendre inutilisable un compte en cours d’exercice, ce qui évite son affichage dans les différentes listes et son appel en cours de saisie. L’utilisation type de cette option se retrouve lors de la création d’un même compte sous deux codes différents : le client 411DUP et 411DUPOND. Si vous avez déjà saisi plusieurs écritures sur ces comptes, il faut, par un jeu d’écritures, solder le premier compte, puis affecter ce montant sur le second. Il suffit ensuite de cocher cette option dans la fiche du compte 411DUP. Ainsi, le compte est rendu inaccessible sans le supprimer. • Saisie échéance : cochez cette option si le compte que vous créez peut contenir des écritures avec une date d’échéance (comptes d’effets, par exemple). Cette option permet la gestion de l’échéancier. • Centralisé : cette option permet d'indiquer à Ciel Compta que les écritures du compte en question peuvent être centralisées sur une seule ligne par mois au niveau du Grand-livre. Vous devrez confirmer la centralisation à l'appel du grand-livre. Une option autorise, en effet, l'annulation de cette caractéristique au moment de lancer l'impression. • Pointable : cette option autorise le pointage des écritures du compte. Le pointage est utilisé pour faciliter le rapprochement sur les comptes financiers : banques, CCP, etc. Vous pouvez également consulter, voire même modifier, le prochain code de pointage utilisé sur ce compte. • Lettrable : cette caractéristique est en général validée pour les comptes clients et fournisseurs puisque son but est d’autoriser le lettrage sur ces comptes. Le lettrage sert, en effet, à suivre l’évolution des paiements des factures d’achats ou de ventes. Vous pouvez également consulter, voire même modifier, le prochain code de lettrage utilisé sur ce compte. • Cumuls précédents débit-crédit N-1 et N-2 : ces zones sont complétées automatiquement par le logiciel lors de la réouverture d’exercice. Cependant, lors du démarrage de votre comptabilité, vous pouvez indiquer ici les soldes des comptes pour les exercices N-1 et N-2, l’exercice N étant celui en cours. • Report des écritures non pointées : cette option ne sera utilisée qu'au moment de la réouverture d'un exercice. Elle permet de préciser si les écritures non pointées de ce compte doivent ou non être reportées sur l'exercice suivant, afin de poursuivre le pointage. Au moment de cette réouverture, vous pourrez préciser si vous souhaitez un report de toutes les écritures non pointées ou bien uniquement celles des comptes dont l'option Report des écritures non pointées est cochée. • Report des écritures non lettrées : même chose que ci-dessus, mais pour les écritures non lettrées. 60 Le plan comptable L'onglet Complément Cet onglet contient quelques informations complémentaires sur le compte. Il est aussi présent pour tous les comptes. • Codes liasse Débit et Crédit : il s’agit de codes positionnant les soldes débit et crédit du compte dans la liasse fiscale (états 2050 à 2053 du Cerfa). En effet, chaque cellule de ces imprimés est repérée par un code alphanumérique qu’il faut indiquer ici. Le logiciel est livré avec les codes déjà paramétrés pour tout le plan comptable. En règle générale, le code est le même pour le débit et le crédit. Cependant, certains comptes, 61 Le plan comptable comme les clients et les fournisseurs, utilisent un code différent selon que leur solde est débiteur ou créditeur. Une commande du menu OPTIONS, quand la liste des comptes est affichée, permet le remplissage automatique de ces codes en fonction de la classe et de la racine des comptes. Vous pouvez ensuite apporter quelques corrections manuellement. • Affichage signé du solde : ceci permet d'afficher le solde du compte en positif ou en négatif suivant le sens de la soustraction (Débit-Crédit ou Crédit-Débit). L'onglet Tab. amort. Cet onglet est spécifique à la classe 1- Capital et ne concerne que les comptes d'emprunt (racine 16). Les emprunts possèdent une particularité quant à leur comptabilisation. En effet, vous devez, à chaque échéance, disposer du tableau d’amortissement afin de connaître le montant du capital remboursé et celui des intérêts, ces montants variant à chaque fois. Avec Ciel Compta , il suffit, lors de la création d’un compte d’emprunt, de générer le tableau d’amortissement correspondant et de programmer les automatismes d'enregistrement des échéances. A chaque démarrage, le programme analysera alors les comptes d’emprunt et comptabilisera les échéances si nécessaire. Voici un tableau d'amortissement à titre d'exemple : 1. Commencez par renseigner le Compte de banque à l'aide du menu déroulant. 2. Saisissez ensuite la Date de la première échéance. C'est à compter de cette date que toutes les échéances suivantes seront calculées. 3. Renseignez le Montant emprunté, le Taux, ainsi que le Nombre d'échéances total. 62 Le plan comptable 4. Choisissez ensuite le nombre d'échéances par an à l'aide du menu déroulant prévu à cet effet. Ciel compta procède alors à un premier calcul du Montant de l'échéance . Vous disposez, de plus, de deux zones complémentaires Frais 1 et Frais 2 afin d'indiquer, par exemple, les frais d'assurance. Ces deux montants n'ont finalement d'utilité que lorsque vous souhaitez les ventiler dans deux comptes différents définis dans l'onglet Auto. Une fois toutes ces informations renseignées, Ciel Compta affiche dans la zone Montant de l'échéance le montant de chaque remboursement. Ne vous inquiétez pas si le montant n'est pas tout à fait juste, vous pourrez ensuite apporter les modifications nécessaires dans le tableau des remboursements. 5. Cliquez sur le bouton [Générer le tableau]. Ciel Compta remplit alors la grille avec la ventilation Echéance-Amortissement-Intérêts-Frais 1-Frais 2-Capital. La dernière colonne se compose, pour chaque ligne, d'une case à cocher. Elle permet d'indiquer, à Ciel Compta, si l'écriture correspondant à l'échéance a été enregistrée ou non. Vous pouvez en cocher ou décocher certaines, en fonction de l'état d'avancement de votre emprunt. Si vous envisagez d'utiliser la gestion des emprunts de Ciel Compta dans son intégralité, vous devez alors compléter les paramètres relatifs à l'enregistrement automatique des échéances présentés dans l'onglet Auto (détaillé ci-après). Important Avant de compléter les automatismes liés à ce tableau, voyons tout de suite le cas où l'un des montants des échéances est à modifier. Lors de la modification d'une échéance, Ciel Compta affecte aux échéances suivantes le même montant. Par contre, les échéances précédentes ne sont pas modifiées. Le problème peut alors se poser lorsque c'est la première échéance du tableau qui ne correspond pas à celle communiquée par votre organisme financier. Dans un premier temps, il suffit de modifier le montant de la première échéance. Ciel Compta procède alors à un remplissage des échéances suivantes avec ce même montant. Dans un second temps, saisissez pour la deuxième échéance, le montant correct. Comme pour la première échéance, Ciel Compta procède à un remplissage des échéances suivantes avec le montant de la deuxième.La modification de la dernière échéance ne pose, quant à elle, aucune difficulté particulière. 63 Le plan comptable L'onglet Auto. Cet onglet est donc aussi spécifique à la classe 1- Capital et ne concerne que les comptes d'emprunt (racine 16). Il faut indiquer ici, les paramètres nécessaires à Ciel Compta pour enregistrer les écritures automatiquement à chaque échéance. Dans un premier temps, vous devez renseigner les trois comptes sur lesquels sera enregistrée l'écriture de chaque remboursement. Pour chacun, vous disposez d'une icône d'appel de la liste des comptes . • Les intérêts dans le compte : indiquez ici le compte où seront enregistrés les intérêts bancaires. • Les frais 1 dans le compte : indiquez ici le compte de charges permettant l'enregistrement des frais (assurances par exemple) définis dans la zone Frais 1 de l'onglet précé- dent. • Les frais 2 dans le compte : même chose que pour les frais 1.  Dans le cas où vous souhaitez effacer un compte associé par erreur, cliquez sur l'icône . 1. Indiquez ensuite le libellé qui sera donné à l'écriture lors de l'enregistrement de chaque échéance. Vous pouvez y saisir le début de votre libellé, puisque vous pourrez le compléter, comme nous le verrons un peu plus loin dans ce paragraphe. 2. Choisissez un Mode de paiement à l'aide du menu déroulant correspondant. 3. Même chose pour le Journal, dans lequel cette écriture sera enregistrée. • Actif : si cette option est cochée l'écriture automatique est mise en fonctionnement. Dans le cas contraire, case non cochée, aucune écriture ne sera enregistrée. 64 Le plan comptable • Générer l'écriture… : cette zone peut être utilisée afin d'enregistrer l'écriture avant sa date réelle. Ceci permet d'anticiper l'opération et d'éditer différents états qui prennent en compte l'écriture. Notez que la date réelle de l'échéance est conservée. • Ajouter au libellé : pour compléter automatiquement le libellé, vous disposez de six options. 4. Cliquez sur [OK] pour enregistrer les modifications. Ciel Compta enregistrera les échéances correctement ventilées sans que vous ayez à sortir votre plan d'amortissement.  Le menu COMPTA contient la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES AUTOMATIQUES vous permettant d'exécuter la même procédure que celle qui se déclenche automatiquement au lancement de Ciel Compta. Ainsi, si vous rendez un emprunt Actif, cette option vous évite de quitter puis de relancer le logiciel pour provoquer l'enregistrement d'une échéance. L'onglet Graphique Un graphique représente ici l'évolution du solde du compte. Vous le retrouvez dans tous les comptes. La classe 2 - immobilisations Pour cette classe de comptes, la fiche n'est composée que de 3 onglets (Fiche, Complément et Graphique). Seul le deuxième onglet, Complément, est différent de celui détaillé au paragraphe précédent. Pour le premier et le second, reportez-vous au paragraphe précédent pour de plus amples informations. 65 Le plan comptable Voici l'onglet Complément des comptes d'immobilisations : Cet onglet vous permet d'indiquer les deux comptes utilisés pour les écritures d'amortissements et de dotations. De plus, un menu déroulant Code liasse fiscale vous permet d'indiquer le positionnement dans la liasse fiscale (états 2054 et 2055 du Cerfa). Les classes 3 et 4 Pour ces classes de comptes, la fiche n'est composée que de 3 onglets (Fiche, Complément et Graphique).  Reportez-vous au paragraphe “La classe 1 - capital”, page 58 pour de plus amples informations. En effet, ces onglets sont identiques à ceux détaillés précédemment. La classe 5 - financiers Les comptes financiers sont regroupés dans la classe 5. La différence avec les autres classes de comptes réside dans la présence de deux onglets supplémentaires : Banque et RIB.  Ces onglets sont identiques à l'ensemble des comptes du plan comptable, et sont détaillés dans le paragraphe “La classe 1 - capital”, page 58. 66 Le plan comptable L'onglet Banque • Apparaît dans l'état de trésorerie : si cette option est cochée, ce compte sera présent dans votre état de trésorerie. Cette option peut être désactivée également dans les Paramètres, État de trésorerie. • Les coordonnées de votre agence : adresse de votre agence bancaire. L'onglet RIB Cet onglet vous permet de préciser les coordonnées de votre compte afin d'éditer des relevés d'identité bancaire (RIB). 67 Le plan comptable Les clients et les fournisseurs Les clients et les fournisseurs disposent d’informations supplémentaires dans l'onglet Cli/ Four. Vous pouvez y indiquer les coordonnées de votre client ou de votre fournisseur. Ceci peut être utilisé pour les lettres de relance ou encore l'édition d'étiquettes que vous allez créer avec le générateur d'états. Les coordonnées bancaires doivent être complétées si vous souhaitez éditer les bordereaux de remise de chèques. L'indication Sur rayon ou Hors rayon est utilisée si votre banque vous impose des remises de chèques différentes selon l'origine géographique de votre client. Ensuite, un mode de paiement peut être affecté à votre compte client ou fournisseur. Ceci permettra le calcul automatique de la date d’échéance au moment de l’appel du compte en saisie des écritures. Vous pouvez définir les modes de paiement dans les Paramètres. Les classes 6 et 7 - charges et produits Pour ces classes de comptes, la fiche n'est composée que de 3 onglets (Fiche, Complément et Graphique). Seul le deuxième onglet, Complément, est différent de celui détaillé précédemment.  Pour le premier et le second, reportez-vous au paragraphe“La classe 1 - capital”, page 58, pour de plus amples informations. L'onglet Complément dispose d'un menu déroulant Code 2035 permettant d'indiquer la rubrique 2035 attachée au compte. 68 Le plan comptable Modifier un compte 1. Sélectionnez la classe à laquelle appartient le compte à l’aide des boutons radio puis faîtes un double-clic sur celui-ci. Vous pouvez également sélectionner le compte dans la liste et cliquer sur le bouton [Modifier]. Une fenêtre contenant le détail du compte s’affiche. Important : Par défaut, double cliquer sur un compte ouvre la fiche de celui-ci pour consultation ou modification. Cependant, Ciel Compta vous offre la possibilité de rendre ce double clic équivalent au bouton [Consulter].  Reportez-vous à la fin de ce chapitre au paragraphe Les préférences liées au plan comptable. 2. Une fois les modifications réalisées, validez à l'aide du bouton [OK]. Vous pouvez, sans refermer le compte en cours, appeler un autre compte : • soit en utilisant les flèches Premier, Suivant, Précédent et Dernier , • soit en appelant la liste des comptes à l’aide de la petite icône correspondante .  L'utilisation des boutons Suivant, Précédent, etc, enregistre automatiquement les modifications apportées et affiche les données du nouveau compte sélectionné. Supprimer un compte 1. Sélectionnez la classe à laquelle appartient le compte à l’aide des options, puis sélectionnez le compte à supprimer dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer] ou appuyez sur Y. Une fenêtre vous demande alors de confirmer votre choix. Attention ! Vous ne pouvez pas supprimer un compte si des écritures ont déjà été enregistrées sur ce compte. 69 Le plan comptable Passage des A-nouveaux Un module spécifique a été intégré dans Ciel Compta afin de faciliter la saisie des soldes des comptes lors de l’installation de votre comptabilité. Ces soldes peuvent correspondre aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice ou à ceux d’une balance des comptes dans le cas d’une installation en cours d’exercice. 1. Pour cela, depuis la fenêtre Plan comptable, appelez la commande PASSAGE DES A-NOUVEAUX du menu OPTIONS. Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Vous trouvez dans la colonne de gauche tous les comptes de votre comptabilité, puis deux colonnes, Débit et Crédit, qui permettent la saisie des soldes de départ. 2. Placez-vous avec la souris dans la première cellule à saisir. Entrez vos différents soldes compte par compte. Une ligne de totalisation en bas de la fenêtre vous permet de contrôler l’évolution de l’équilibre débit-crédit de votre saisie. Vous pouvez cependant forcer l’équilibre de l'écriture sur un compte donné. 3. Placez-vous dans la cellule du compte en question, puis cliquez sur le bouton [Solder].  Si le nombre de comptes du plan comptable est important, plus de 600 comptes, plusieurs pages seront accessibles. Deux flèches apparaissent alors dans l'en-tête de la fenêtre afin de passer d'une page à l'autre. 70 Le plan comptable 4. Une fois tous vos mouvements saisis, enregistrez vos a-nouveaux à l’aide du bouton [Enregistrer les A-nouveaux] et indiquez le journal et la date de l’opération dans la fenêtre qui s'affiche alors.  Le module de passage des a-nouveaux permet la saisie d’un montant par compte. Si vous souhaitez récupérer le détail des écritures pour certains comptes (par exemple pour les clients et les fournisseurs, afin de continuer le suivi détaillé des paiements), vous devez utiliser la saisie des écritures au kilomètre en sélectionnant sur la période adéquate et sur le journal des a-nouveaux. 71 Le plan comptable Les cumuls mensuels Les cumuls mensuels permettent un aperçu rapide des soldes mois par mois des comptes d'une classe donnée. Pour cela, une fois dans le plan comptable, cliquez sur le radio bouton Cumuls par mois. La liste se transforme et propose pour chaque compte de la classe les cumuls par mois. Un menu déroulant situé en bas à gauche permet de choisir : • Débit : affichage par mois et par compte du total des débits. • Crédit : affichage par mois et par compte du total des crédits. • Débit - Crédit : affichage par mois et par compte de la différence entre le total des débits et le total des crédits. • Crédit - Débit : affichage par mois et par compte de la différence entre le total des cré- dits et le total des débits.  Vous disposez des mêmes options que dans le mode Détail (consultation, modification de compte, etc.). 72 Le plan comptable Les statistiques sur comptes Pour réaliser des statistiques complètes sur une sélection de comptes, choisissez la commande STATISTIQUES SUR COMPTES dans le menu OPTIONS. Vous obtenez alors une liste de statistiques contenant celles livrées avec Ciel Compta et éventuellement celles que vous avez réalisées à l'aide du générateur de statistiques.  Pour plus d'explications sur le générateur de statistiques, reportez-vous au chapitre Les formats de statistiques présent dans le Manuel d’utilisation. Après avoir sélectionné la statistique à réaliser, cliquez sur le bouton [Exécuter]. Vous obtenez alors une nouvelle fenêtre afin de choisir le type d'édition (Tableau, Graphique, État ou Fichier).  Pour plus d'explications sur l'utilisation des statistiques, reportez-vous au chapitre Les graphiques présent dans le Manuel d’utilisation. Les graphiques Ciel Compta intègre un module graphique qui vous permet d’établir quelques statistiques sur les comptes. Ainsi, il devient facile de comparer immédiatement les comptes de charges à l’aide d’un histogramme ou d'un graphique à secteurs. Plusieurs possibilités de graphiques vous sont offertes : • La comparaison de comptes à laquelle vous accédez depuis la liste des comptes. • L’évolution d’un compte que vous pouvez appeler depuis la liste des comptes ou la fiche d'un compte. • Le graphique de comparaison des exercices N, N-1 et N-2. Comparaison et évolution graphique Depuis la liste des comptes dans le plan comptable, sélectionnez un ou plusieurs comptes, puis, dans le menu OPTIONS, sélectionnez la commande COMPARAISON ET ÉVOLUTION GRAPHIQUES. 73 Le plan comptable Vous obtenez une fenêtre semblable à celle-ci.  Consultez l'annexe Les graphiques dans le dossier pour l'utilisation des graphiques ou bien l’aide LES GRAPHES. En cliquant sur les menus locaux nommés Graphiques 1, 2, 3 ou 4, vous pouvez choisir le compte à afficher, ou une évolution graphique ou bien les totaux de la sélection.  Vous obtenez la même chose en cliquant sur l'icône . Graphe N, N-1… En choisissant la commande GRAPHE N, N-1… du menu OPTIONS, vous obtenez une comparaison d'exercices pour les comptes sélectionnés. Le fonctionnement est identique à celui de Comparaison et évolution graphiques expliqué précédemment.  Consultez le chapitre Les graphiques du Manuel d’utilisation pour l'utilisation des graphiques. 74 Le plan comptable Lettrage automatique En choisissant la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu OPTIONS, vous pouvez réaliser un lettrage sur une sélection de comptes ou sur une classe tout entière. Nous détaillerons ce module avec le lettrage d'un compte, dans le chapitre Interrogation, Lettrage, Recherche. Nous verrons dans ce chapitre le système de lettrage manuel ou automatique des comptes depuis la fenêtre d’Interrogation. Vous ne pourrez y lettrer qu'un seul compte à la fois, celui que vous consultez. Alors qu'ici, vous avez la possibilité de lancer un lettrage automatique sur plusieurs comptes. Rappelons que le but du lettrage est d’établir, plus spécifiquement pour les comptes clients et fournisseurs, une correspondance entre les factures et leurs règlements, que ces derniers aient été effectués en une ou plusieurs fois. Remplissage des codes liasse Si vous complétez le plan comptable livré en standard avec votre logiciel, il se peut que vous ne connaissiez pas exactement les codes liasse à affecter aux nouveaux comptes. Ciel Compta dispose d’une option qui, en fonction de la racine des comptes, va compléter les codes liasse. 1. Depuis le plan comptable, appelez la commande REMPLISSAGE DES CODES LIASSE du menu OPTIONS. Une fenêtre vous demande confirmation. 2. Si vous répondez par [OK], tout le plan comptable sera balayé et les codes liasse de chacun des comptes seront complétés. 75 Le plan comptable Remplissage automatique Il peut arriver que vous ayez à modifier certaines informations pour plusieurs comptes, comme par exemple le pointeur qui rend tous les comptes clients lettrables. Cette opération longue et fastidieuse peut être réalisée très rapidement, avec un maximum de sécurité. Pour cela, vous disposez d'un module de remplissage. Après avoir sélectionné les comptes à modifier, choisissez la commande REMPLISSAGE AUTOMATIQUE DES COMPTES dans le menu OPTIONS. Vous obtenez la fenêtre suivante.  Si aucune sélection n'est réalisée avant d'appeler cet outil, Ciel Compta sélectionne l'ensemble des comptes de la classe. Trois niveaux de puissance (Simple, Multiple et Expert) vous permettent d'effectuer tous les types de remplissage possible. Ce module est détaillé plus longuement dans le chapitre Les graphiques présente dans le Manuel d’utilisation. 76 Le plan comptable Compte de regroupement Dans la balance, un compte de regroupement génère les totaux et les sous-totaux de tous les comptes possédant la même racine. • Pour en créer un nouveau, choisissez la commande NOUVEAU COMPTE DE REGROUPEMENT dans le menu OPTIONS ou le raccourci-clavier K depuis la fenêtre Plan comptable. La fenêtre ci-dessous apparaît. Il suffit de saisir le numéro de ce compte particulier ainsi que le libellé. Après validation, ce compte se positionnera automatiquement au-dessus des comptes possédant la même racine. Pour le distinguer des autres comptes, il apparaîtra en rouge (ou en gras sur un écran noir et blanc) dans la liste du plan comptable. Important : Vous pouvez modifier à tout moment ce type de compte, y compris le numéro. Vous pouvez le supprimer également lorsque vous le souhaitez. Consulter un compte En complément du module d’interrogation des comptes qui est étudié plus loin dans ce manuel (chapitre Interrogation, Lettrage et Recherche), il est possible d’accéder au détail des écritures d'un compte depuis le Plan comptable. 1. Pour cela, sélectionnez la classe à laquelle appartient le compte à l’aide des options puis sélectionnez le compte dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. La fenêtre d’interrogation, de pointage et de lettrage s’affiche. Par défaut, double cliquer sur un compte ouvre la fiche de celui-ci pour consultation ou modification. Cependant, Ciel Compta vous offre la possibilité de rendre ce double clic équivalent au bouton [Consulter].  Reportez-vous à la fin de ce chapitre au paragraphe Les préférences liées aux comptes. 77 Le plan comptable Les impressions du plan comptable Comme pour tous les états de Ciel Compta, le plan comptable peut être visualisé à l’écran ou édité sur imprimante. Vous pouvez aussi bien imprimer une liste simple qu'un état détaillé disposant de tous les attributs des comptes. En plus des états standards, nous avons mis à votre disposition le générateur d'états dans lequel toutes les rubriques des comptes sont accessibles. Depuis le plan comptable, vous pouvez lancer 2 types d'impression : • Les impressions liées à la sélection de comptes ou à la classe utilisée. • Les impressions globales, de tout le plan comptable. Les états présents dans les copies d'écran réalisées ci-après, peuvent être complétés de vos propres états, réalisés dans le générateur d'états.  Pour l'utilisation de ce module, consultez le chapitre Le générateur d'états du Manuel d’utilisation. Les impressions depuis la liste des comptes Pour réaliser une impression sur une classe de comptes ou uniquement sur une sélection, cliquez sur les icônes en haut à droite en forme d'écran ou d'imprimante (suivant votre choix) ou utilisez les commandes APERÇU ( E) ou IMPRIMER ( P) du menu FICHIER. Une fenêtre comme celle présentée ci-dessous, apparaît. 78 Le plan comptable Elle contient la liste des états que vous pouvez visualiser ou imprimer. Sélectionnez-en un, et cliquez sur le bouton correspondant au type d'édition (Aperçu ou Imprimer).  Si vous ne réalisez aucune sélection dans la liste du plan comptable, c'est l'ensemble de la classe affichée qui sera pris en compte. Si vous souhaitez modifier le format d'impression de l'état, cliquez sur l'icône . Si vous cliquez sur le bouton , vous obtenez une fenêtre de modification des options de l'état sélectionné. Ces options sont détaillées dans le chapitre Les Impressions du Manuel d’utilisation. Les impressions globales du plan comptable Dans le cas où vous souhaitez imprimer des états concernant l'ensemble du plan comptable, choisissez la commande IMPRESSIONS FICHIER dans le sous-menu OPTIONS du menu FICHIER. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la catégorie Plan comptable. Il ne reste plus qu'à sélectionner l'état de votre choix et de cliquer sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. Si vous souhaitez modifier le format d'impression de l'état, cliquez sur l'icône . Si vous cliquez sur l’icône , vous obtenez une fenêtre de modification des options de l'état sélectionné. Ces options sont détaillées dans le chapitre Les Impressions du Manuel d’utilisation. 79 Le plan comptable Import-export du plan comptable Comme pour les impressions, les exports du plan comptable peuvent être réalisés soit depuis la liste des comptes dans le plan comptable pour l'export d'une sélection, soit de manière globale.  Les imports de comptes seront toujours réalisés directement depuis la fenêtre du plan comptable. Les formats d'import-export sont entièrement personnalisables. Vous pouvez utiliser ceux livrés par défaut ou bien créer vos propres formats.  La description des formats d'import-export est réalisée dans le chapitre Les formats d'import/export du Manuel d’utilisation. Export de comptes Si vous souhaitez réaliser l'export d'une sélection de comptes ou d'une classe entière de comptes, choisissez la commande EXPORTER du menu FICHIER depuis la fenêtre du plan comptable. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. 1. Sélectionnez un format, et cliquez sur le bouton [Exporter]. 2. Ciel Compta vous propose la fenêtre d'enregistrement de fichiers. Choisissez l'endroit où vous souhaitez créer le fichier, modifiez si nécessaire le nom par défaut, puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].  Si vous ne réalisez aucune sélection dans la liste du plan comptable, c'est l'ensemble des comptes de la classe active qui sera pris en compte. 80 Le plan comptable Export global du plan comptable 1. Dans le cas où vous souhaitez exporter l'ensemble du plan comptable pour, par exemple, transférer vos comptes d'un fichier à un autre, choisissez la commande EXPORTS FICHIER du sous-menu OPTIONS du menu FICHIER. 2. Une fenêtre apparaît alors, choisissez le format, et procédez comme pour les exports de comptes, détaillés ci-dessus. Import du plan comptable L'import de comptes dans le plan comptable se déroule de la manière suivante. 1. Une fois dans le plan comptable, choisissez la commande IMPORTER du menu FICHIER, choisissez le format d'import à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton [Importer] et sélectionnez le fichier d'import à utiliser. Après ouverture de ce dernier, Ciel Compta effectue un contrôle de cohérence du fichier. Si des erreurs sont trouvées, l'import ne pourra être réalisé. En effet, la structure du fichier à importer doit correspondre au format d'import utilisé. Les erreurs trouvées seront détaillées dans la fenêtre de rapport d'import. Dans le cas d'un import impossible, il faudra modifier le fichier ou le format d'import. Si l'import s'est déroulé sans problème, le compte-rendu se termine par le nombre d'éléments importés.  Parmi les formats d'import livrés avec Ciel Compta, l'un d'eux permet de récupérer le plan comptable d'un fichier en version 3. Pour effectuer cette opération, il suffit de choisir la commande EXPORTER du menu FICHIER depuis la liste du plan comptable de votre ancien fichier (sans aucune sélection). Après création du fichier d'export, il ne reste plus qu'à réaliser un import dans votre nouveau fichier, en utilisant le format d'import Import comptes. 81 Le plan comptable Les préférences liées au plan comptable Dans le tableau de bord des Préférences de Ciel Compta, certaines options sont consacrées aux comptes. • Depuis la liste des comptes du plan comptable, cliquez sur l'icône d'appel des préfé- rences . Le tableau de bord s'ouvre alors directement sur ces préférences. L'option Plan comptable contient la préférence liée au plan comptable : Double-clic entre en consultation. Si cette case est cochée, un double-clic sur un compte dans le plan comptable, ouvrira directement la fenêtre de consultation des écritures de ce compte, au lieu de la fiche du compte. Si cette option n'est pas active, le fonctionnement est inversé.  Les préférences, des autres onglets, seront détaillées dans le chapitre Interrogation, Lettrage et Recherche. Les paramètres liés au plan comptable Certains paramètres en liaison avec le plan comptable peuvent être définis. Il s'agit de la longueur des numéros de comptes, de la racine des numéros de comptes (selon la classe ou la catégorie) et de comptes par défaut nécessaires à la fin d'exercice et à la saisie des règlements. 1. Dans le menu COMPTA, sélectionnez la commande PARAMÈTRES. 2. Dans le navigateur qui s'affiche alors, cliquez sur l'icône Paramètres société puis sur le deuxième onglet Comptes. Ces paramètres ont été abordés dans le chapitre Création de votre fichier. En effet, il est conseillé de vérifier ces informations avant de commencer votre comptabilité. La saisie des écritures 83 La saisie des écritures Généralités Ciel Compta dispose de 3 modes de saisie des écritures : • La saisie au kilomètre. • La saisie par les écrans paramétrés. • La saisie des règlements. La saisie au kilomètre permet la saisie de tout type d’écriture. Elle intègre de nombreux automatismes qui, en fonction du journal utilisé ou du compte, accélèrent votre travail. Les écrans, que vous pouvez totalement redéfinir, possèdent de multiples avantages. Ils permettent la création d’écritures types comme un loyer ou un crédit-bail pour lesquelles même le montant pourra être défini. Il suffit de préparer autant d’écrans que de types d’écritures pour permettre à un utilisateur non-spécialiste de passer sa comptabilité. De même, les écritures automatiques, ou d'abonnement, sont définies à l'aide des écrans paramétrables. Il faut donc maîtriser leur paramétrage pour utiliser les écritures d'abonnement. La création des écrans est détaillée au chapitre Les écrans paramétrables. La saisie des règlements facilite l'enregistrement des règlements clients, fournisseurs et autres tiers en autorisant les montants partiels, la gestion des écarts de règlement et le lettrage des comptes. Important : L'utilisation du module de saisie des règlements est OBLIGATOIRE pour une bonne gestion de la TVA sur les encaissements et des écarts de règlements. 84 La saisie des écritures La date de travail La date de travail sera utilisée par défaut lors des saisies. Elle est fixée en appelant la commande DATE DE TRAVAIL du menu SAISIE ou en cliquant sur l'icône dans la fenêtre principale. Il suffit de choisir la date qui sera ensuite prise en compte au moment de la saisie. Si vous cliquez sur le bouton [Date système], la date de votre ordinateur est alors sélectionnée par défaut. Le bouton [Date de travail] sélectionne la date de travail précédente. Validez ensuite votre date à l'aide du bouton [icône]. Vous pouvez également préciser dans les Préférences, Générales-Dates, dans l'onglet Divers (option Demander à l'ouverture), si vous souhaitez qu'à chaque ouverture de votre fichier la date de travail soit automatiquement égale à celle de votre ordinateur, ou que la fenêtre de sélection de cette date vous soit proposé. 85 La saisie des écritures La saisie au kilomètre Pour accéder à la saisie des écritures au kilomètre, appelez la commande SAISIE DES ÉCRITURES du menu SAISIE ou cliquez sur le bouton du même nom dans la fenêtre principale. La fenêtre suivante s’affiche alors : La fenêtre de saisie Comme la plupart des fenêtres de Ciel Compta, vous pouvez adapter son apparence en fonction de l'écran dont vous disposez. Vous pouvez déjà adapter la taille de cette fenêtre à votre écran : • Soit cliquez directement sur la case de zoom, la taille adoptée sera alors celle de l’écran. • Soit utilisez la case d’agrandissement pour fixer cette taille à votre goût. Dans ce même ascenseur, vous pouvez bien sûr préciser la largeur des colonnes. Pour cela , placez le curseur de la souris entre deux colonnes, ce curseur change alors de forme. 1. Maintenez le bouton de la souris enfoncé, puis déplacez la souris vers la droite ou vers 86 La saisie des écritures la gauche selon que vous souhaitez élargir ou rétrécir la colonne à gauche du curseur. La saisie des écritures sera réalisée dans une grille (comme un tableur). Ceci vous permet une totale liberté de déplacement et de modification (copier, coller, etc.) des différentes valeurs. • Le déplacement d’une zone à l’autre en cours de saisie se fait à l’aide de la touche . • La touche permet de valider la saisie dans une cellule. • La touche est utilisée pour le passage à la ligne suivante. • Les quatre touches de direction (gauche, haut droit et bas) autorisent également un déplacement dans les différentes cellules (à condition de ne pas être en saisie dans une cellule). Le bouton [Enregistrer] valide les différentes écritures, après avoir réalisé un contrôle de cohérence et d'équilibre des éléments saisis. Si, par exemple, Ciel Compta ne trouve pas une égalité entre le débit et le crédit, un message vous en informera et l'enregistrement ne pourra se faire. Un menu déroulant permet de préciser le journal où seront enregistrées la ou les écritures saisies. Important : Nous vous conseillons de choisir en premier lieu le journal. En effet, suivant le type de journal choisi, vous pourrez bénéficier d'automatismes de saisie, comme le positionnement dans la bonne colonne (débit ou crédit) en fonction du compte saisi. 2. Sélectionnez ensuite le mois sur lequel l'écriture sera enregistrée.  Ciel Compta vous proposera, par défaut, le mois de la date de travail.  Vous pouvez saisir dans la zone période un numéro de mois. Après validation de cette zone, Ciel Compta proposera le mois correspondant. Par exemple, si vous saisissez 2, après validation vous obtiendrez Février de l'année en cours. Le menu OPTIONS contient une commande MODIFIER LE COMPTE. Il permet d'accéder rapidement à la fiche du compte saisi, sans passer par le plan comptable. La commande CONSULTER LE COMPTE ouvre la fenêtre d'interrogation du compte saisi afin de visualiser l'ensemble des mouvements saisis sur ce compte. La commande, MODIFIER L'ÉCRAN DE SAISIE ne sera actif que lors de l'utilisation des écrans paramétrables, détaillés un peu plus loin dans ce chapitre. Deux icônes situées en haut à droite de cette fenêtre permettent une visualisation ou une impression des écritures présentes. Attention ! Si vous sélectionnez une période verrouillée, Ciel Compta vous en informera et refusera l'enregistrement de l'écriture. 87 La saisie des écritures  Nous reviendrons sur l'utilisation des pavés pouvant être situés en pied de la fenêtre de saisie dans le paragraphe des écrans de saisie. Les préférences de saisie Depuis la fenêtre de saisie des écritures, choisissez la commande PRÉFÉRENCES SAISIE du menu OPTIONS. Ciel Compta vous présente alors la fenêtre ci-dessous. Sont ici regroupées les préférences du module de saisie des écritures. Contrôle de la date de travail Si vous cochez l'option Contrôle actif, Ciel Compta réalisera un contrôle de la date des écritures saisies par rapport aux bornes inférieures et supérieures indiquées au-dessous. Par exemple, si vous saisissez dans ces deux bornes la valeur 3 avec comme date de travail le 15/05, Ciel Compta vous affichera un message dans le cas où la date d'enregistrement des écritures est inférieure au 15/02 ou supérieure au 15/08.  Le message vous signale uniquement que les dates saisies sont en dehors de la période. Vous pouvez tout de même passer outre et enregistrer les écritures. 88 La saisie des écritures TVA Les autres préférences concernent les automatismes de calcul de la TVA. Vous pouvez ici débrayer complètement ces calculs ou bien ne les désactiver que par type de journal. Si l'option Ligne de TVA automatique sur les journaux est cochée, vous avez accès à quatre cases à cocher correspondant aux journaux sur lesquels l'automatisme peut être activé ou non. Ceci permet donc d'afficher automatiquement la ligne de TVA associé au compte client/fournisseur ou charge/produit, dans le cas où le taux de TVA est bien défini sur ces derniers. Si vous ne souhaitez pas bénéficier de cet automatisme, il suffit de décocher l'option correspondante. Libellé auto. facture/règlement Le point suivant permet de prédéfinir le libellé d'une ligne saisie lors de l'appel d'un compte client ou fournisseur et le libellé pour une écriture de règlement. Vous pouvez donc saisir un libellé par défaut et optionnellement y ajouter le nom du client ou du fournisseur à l'aide de l'option Rajouter le nom du tiers. Après enregistrement d'une écriture Cette préférence permet de fixer la zone sélectionnée après enregistrement d'écritures dans le module Saisie des écritures. L'option Retour sur le code journal positionnera le curseur dans la zone journal après l'enregistrement d'écritures. L'option Retour sur la première ligne positionnera le curseur dans la première zone de la première ligne d'écriture après l'enregistrement. Travaux pratiques Nous allons ici réaliser la saisie d’une facture d’achat en mettant en valeur toutes les particularités qui n'ont pas encore été décrites. 1. Ouvrez la fenêtre de saisie en cliquant sur le bouton [Saisie des écritures] au niveau de la fenêtre principale. 2. Indiquez à l’aide du menu déroulant, le journal sur lequel vous devez passer votre facture d’achat. 89 La saisie des écritures Ici le journal des Achats. 3. Précisez ensuite la période sur laquelle vous allez travailler, par exemple Juillet 07. Saisie du compte fournisseur A l’ouverture de la fenêtre, le logiciel a initialement placé le curseur en mode saisie dans la zone Journal. 1. Cliquez sur la première cellule (colonne J) de la première ligne 2. Saisissez le jour de la pièce dans cette cellule. Par exemple 12 (pour 12/07/07). 3. Passez ensuite à la cellule suivante en appuyant sur la touche ou . Le curseur se place ensuite dans la colonne Compte. 4. Indiquez le numéro du compte fournisseur. Si vous ne le connaissez pas, plusieurs moyens vous sont offerts afin de consulter la liste des comptes. 5. Indiquez d’abord la racine du compte. Ici 401. En appuyant sur , le numéro de compte étant incomplet, le logiciel vous affiche automatiquement la liste des fournisseurs. Vous pouvez aussi utiliser l'équivalent clavier . La fenêtre ci-dessous vous permet le choix du compte. 90 La saisie des écritures  Si vous souhaitez obtenir la liste des comptes alors que vous avez saisi un numéro de compte complet, il suffit de appuyer sur le symbole étoile "*" à la suite du numéro. 6. Sélectionnez alors le compte souhaité (par exemple 401000000- Fournisseurs), puis cliquez sur [OK] ou appuyez . Nous détaillerons à la fin de ce paragraphe toutes les possibilités offertes dans cette liste. Le programme revient à la fenêtre de saisie en ayant affiché le compte et son intitulé. Le curseur passe ensuite automatiquement à la cellule Crédit. En effet, le journal en cours étant du type Achat et le compte appelé appartenant à la classe Fournisseurs, il y a positionnement automatique du sens débit-crédit. Si nous avions commencé par le compte de charge, le curseur serait passé à la cellule Débit. 7. Saisissez le montant TTC de la facture. Par exemple 1206,00 €. 8. Passez à la zone suivante : Libellé. Par défaut le logiciel a indiqué en libellé le nom du fournisseur puis l'a sélectionné. Complétez éventuellement le libellé. Ici, remplacez-le par «Bulletins de paie». La zone suivante Paiement permet d'indiquer le mode de paiement de cette facture. Pour obtenir la liste des modes de paiement, saisissez les premiers caractères du code et appuyez sur . Vous pouvez également obtenir la liste par l'équivalent clavier . 9. Sélectionnez le mode de paiement et validez par [OK] ou appuyez sur .  Vous pouvez associer un mode de paiement par défaut aux comptes clients et fournisseurs. Ceci permet, au moment de la saisie, que cette zone soit remplie automatiquement. Vous pouvez, bien sûr, la modifier ou l'effacer ensuite. Dans le cas d'un mode de paiement différé, et si la saisie d'une échéance est autorisée sur le compte client ou fournisseur, Ciel Compta calculera et affichera automatiquement la date d'échéance. 10.Passez à la cellule suivante Pièce. Vous pouvez ici indiquer le numéro de la facture. Cette information est facultative mais peut devenir indispensable pour utiliser le lettrage des écritures sur le numéro de pièce. 91 La saisie des écritures  Si le mode de paiement utilisé est de type Chéquier et que les références du chéquier ont été renseignées, Ciel Compta complétera cette zone avec le numéro du chèque. Si la saisie d'une date d’échéance est autorisée sur le compte fournisseur, le programme passe à la cellule Échéance. Cette information vous permettra la tenue d’un échéancier fournisseurs. Les zones suivantes, Analytique et Pt (pointage) sont inutilisées pour cette ligne. Dans l'exemple ci-dessous, seule la cellule pointage est accessible. 11.Passez à la ligne suivante avec la touche .  Pour modifier une ligne déjà saisie, il suffit de se positionner sur la cellule et d'effectuer les modifications. Saisie du compte de TVA Nous allons poursuivre la saisie de cette écriture d'achat avec la ligne correspondant au compte de TVA. Lorsque le curseur est placé sur la zone Compte de la deuxième ligne, Ciel Compta va renseigner immédiatement le compte de TVA correspondant (soit, dans notre exemple, 445663000 pour TVA déductible 19,6%), et calculer le montant de la TVA, soit, dans notre exemple, 197,64. Vous pouvez, si nécessaire, ajuster ce montant. Les autres éléments de l’écriture étant les mêmes que pour la ligne précédente, le programme les a indiqués par défaut. Attention ! Pour ces trois dernières colonnes, Ciel Compta vous offre un moyen rapide pour savoir si la saisie de l'une ou l'autre de ces trois données est autorisée. Dans le cas où la saisie n'est pas autorisée, les cellules sont grisées. 92 La saisie des écritures • Validez la ligne avec la touche . Vous obtenez le résultat suivant : Saisie du compte de charges Il nous reste à saisir la ligne correspondant au compte de charges. Comme il s’agit de bulletins de paie, nous enregistrerons cet achat sur le compte Fournitures de bureau. 1. Saisissez la racine du compte, ici 6, puis appuyez sur . Le programme vous propose la liste des comptes de la classe 6-Charges. 2. Sélectionnez le compte 602250000-Fournitures de bureau et cliquez sur [OK]. De retour à l’écran de saisie, Ciel Compta a soldé automatiquement la pièce. 3. • Nous souhaitons ensuite saisir une section analytique. Cependant, la saisie n'est pas autorisée (cellule grisée). Nous devons donc modifier cette option dans la fiche du compte. Pour cela, il n'est pas nécessaire de quitter la saisie en cours. Comme vous êtes positionné sur la ligne du compte Fournitures de bureau, sélectionnez la commande MODIFIER LE COMPTE depuis le menu OPTIONS ou à l’aide du raccourci clavier M. 4. La fiche du compte s'affiche alors. Cochez l'option Section analyt./Budgétaire puis validez par [OK]. De retour dans la fenêtre de saisie des écritures, la cellule précédemment grisée est maintenant active. 5. Placez-vous donc dans la colonne Analytique. 6. Saisissez le code de la section ou appelez-en la liste à l’aide du raccourci clavier . 7. Lorsque la liste des sections analytiques est affichée, cliquez sur le bouton [Nouveau] situé en haut à droite de cette fenêtre. Indiquez ensuite que vous souhaitez créer une section analytique. 8. La fenêtre de création d'une nouvelle section s'affiche alors. Dans la zone Code saisissez "FONCT" puis dans la zone Intitulé saisissez "Frais de fonctionnement". Validez par [icône]. 93 La saisie des écritures De retour dans la fenêtre de saisie des écritures, la section que vous avez créé est automatiquement renseignée. Validez la ligne avec la touche . La pièce est maintenant totalement saisie, vous avez alors le choix entre deux possibilités : • Soit enregistrer la présente pièce. • Soit continuer votre saisie et passer à la pièce suivante. Important : Vous disposez d'une option importante dans les Paramètres, Journaux. Pour chaque journal créé vous disposez d'une option nommée Rupture d'écritures sur solde. Dans le cas où vous enregistrez dans un même journal et sur une même période plusieurs écritures dans le même écran de saisie, si cette option n'est pas cochée, Ciel Compta enregistrera une seule et unique pièce comptable. Par contre, si Rupture d'écritures sur solde est cochée, il y aura autant de pièces comptables créées que d'égalités débit-crédit rencontrées. Ceci ne changera bien évidemment rien au résultat final de votre comptabilité, par contre avec cette option cochée vous obtiendrez une comptabilité détaillée, facilitant ainsi des opérations comme le lettrage. 9. Appelez l’option ENREGISTRER du menu FICHIER ou cliquez sur le bouton [Enregistrer], ou appuyez sur . Vous venez de saisir très simplement une facture d'achats. Autres fonctions de la saisie au kilomètre Saisie analytique Dans le paragraphe précédent, nous avons créé en cours de saisie une section analytique simple. Cependant, la comptabilité analytique autorise la ventilation d'un montant, charges ou produits, sur plusieurs sections analytiques. Nous avons découvert, dans les paramètres, la possibilité de créer des sections analytiques composées elles-mêmes de sections simples. Cette faculté permet l'éclatement d'une ligne d'écriture. Exemple : Vous disposez de plusieurs véhicules au sein de votre société, mais, étant en compte auprès de votre fournisseur en carburant, celui-ci vous envoie une facture récapitulative à la fin de chaque mois. Cette facture contiendra les dépenses de carburant pour tous les véhicules. Vous pouvez donc créer une section analytique composée d'autant de sections simples que de véhicules (dans la limite de 12). Ainsi, lors de la saisie du montant d'achat de carburant, une grille vous donnera la possibilité de ventiler l'achat par véhicule. Nous allons étudier la saisie d'une ventilation analytique par l'exemple. 1. Assurez-vous d'abord qu'au moins une section composée est créée. Pour cela, cliquez sur le bouton [Paramètres] puis sur l'icône Sections analytiques. 94 La saisie des écritures Vous devez posséder une section dont le type est composé (libellé se terminant par ).  Dans le fichier d'exemple Atlantide Compta livré avec le logiciel, la section Carburant gasoil est une section composée. Dans l'illustration ci-dessous, cette section regroupe les sections qui concernent les cinq véhicules. Nous allons maintenant saisir une dépense de carburant. 2. Ouvrez la saisie des écritures en cliquant sur le bouton [Saisie des écritures]. 3. Précisez le journal et la période à l'aide des menus correspondants. 4. Saisissez entièrement votre écriture, comme celle présentée ci-dessous.  N'oubliez pas de préciser pour le compte de charge, la section analytique Carb. 5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Dans l'exemple, nous avons saisi une charge de 3970,00 €. La section Carb disposant de cinq composantes simples, la fenêtre présentée ci-dessous 95 La saisie des écritures vous autorise la ventilation des 3970,00 € sur chacune d'entre elles.  Si vous aviez spécifié une ventilation en pourcentage, aucune saisie complémentaire n'aurait été nécessaire. En effet, dans ce cas, le logiciel automatise totalement les calculs. 6. Une fois votre ventilation saisie, cliquez sur [OK] pour valider. C'est tout, vous venez d'enregistrer très simplement une ventilation analytique d'une charge de carburant. La modification de cette saisie passe par celle de la pièce comptable correspondante. Les différents états analytiques, balance et grand-livre, complètent ce module. Recherche rapide d'un compte Dans la fenêtre qui contient la liste des comptes, il existe un moyen rapide de se positionner sur un compte dont on connaît la racine. Pour visualiser cette fenêtre, positionnez-vous depuis la fenêtre de saisie des écritures sur une cellule de la colonne Compte et appuyez sur le raccourci clavier . Par exemple, si vous choisissez la classe Autres tiers avec les options, il vous suffit de saisir 445 au clavier pour que le programme affiche les comptes dont le numéro commence par 445 (ici la TVA). 96 La saisie des écritures Si vous saisissez ensuite un 6, le premier compte commençant par 4456 se sélectionnera et ainsi de suite. • Pour revenir en arrière, il suffit d'utiliser la touche d'effacement . • Pour tout effacer et revenir au début de la classe sélectionnée, cliquez sur l'icône . Création d'un compte en cours de saisie En saisie des écritures, si vous entrez un numéro de compte inexistant, la fenêtre qui contient la liste des comptes s'affiche. Vous pouvez aussi l'appeler par le raccourci clavier ou bien encore en saisissant les premiers chiffres du compte et le caractère "*". Si le compte que vous souhaitez sélectionner n'existe pas, il vous suffit alors de cliquer sur le bouton [Nouveau]. Une nouvelle fenêtre s'affiche alors. Il vous faut la compléter pour créer le compte manquant.  La classe des comptes sélectionnée dans la fenêtre de la liste détermine celle du compte qui sera créé. Modification d'un compte en cours de saisie Toujours en cours de saisie d'écritures, vous pouvez être amené à vouloir modifier certaines options du compte, comme, par exemple, le rendre lettrable, autoriser la saisie d'une échéance, etc.  Nous avons abordé la modification d'un compte en cours de saisie depuis le paragraphe précédent Travaux pratiques. 97 La saisie des écritures 1. Pour cela, une fois le numéro de compte saisi, appelez la commande MODIFIER LE COMPTE du menu OPTIONS ou faites M. 2. La fenêtre de modification du compte s'affiche alors. Il ne reste plus qu'à effectuer les changements. A la fermeture de la fiche du compte, vous retournez au module de saisie des écritures. Si vous avez, par exemple, autorisé la saisie d'une section analytique, la cellule de la colonne Analytique est devenue saisissable (non grisée). Consultation d'un compte en cours de saisie Toujours en cours de saisie d'écritures, vous pouvez être amené à vouloir consulter les écritures déjà saisies sur l'un des comptes utilisés. • Depuis la saisie des écritures, sélectionnez la commande CONSULTER LE COMPTE dans le menu OPTIONS. En choisissant cette option, la fenêtre de consultation du compte sélectionné apparaît immédiatement. Solder une écriture Nous avons vu au cours de la saisie d'achat, détaillée précédemment, que Ciel Compta soldait automatiquement les lignes. Vous pouvez cependant être amené à faire des modifications sur les montants des lignes déjà saisies, et dans ce cas l'égalité débit-crédit n'est plus respectée. Plutôt que de recalculer le nouveau montant à saisir, il suffit de se positionner sur la cellule où la pièce doit être soldée, et de cliquer sur le bouton [Solder].  Ce bouton n'est visible que lorsqu'il n'y a pas égalité entre les montants débit et crédit. Saisie de la date Lorsque la cellule sélectionnée, dans la saisie des écritures, est dans la colonne Jour (première colonne), vous avez la possibilité d'appeler le calendrier de Ciel Compta. 1. Pour cela, il suffit d’appuyer sur l'équivalent clavier . Une fenêtre s'affiche. 2. Choisissez le jour et cliquez sur le bouton [OK].  Vous obtenez directement le mois indiqué dans la zone Période de l'en-tête de la fenêtre de saisie. Les libellés types Comme pour les cellules de la colonne Jour, expliquées ci-dessus, vous avez également accès aux libellés types définis dans Paramètres - Libellées types. 98 La saisie des écritures 1. Sélectionnez la cellule de la colonne Libellé et appuyez sur . 2. Vous obtenez la liste des libellés types déjà définis. Sélectionnez celui de votre choix et cliquez sur [OK]. 3. Vous pouvez, depuis cette liste, créer un nouveau libellé type. Cliquez pour cela sur le bouton [Nouveau].  Vous disposez d'un raccourci clavier pour la sélection des 9 premiers libellés types. Il suffit de appuyez sur les touches et un chiffre de 1 à 9 correspondant à la position du libellé dans la liste des libellés types. 99 La saisie des écritures La saisie par écrans L’utilisation des écrans de saisie permet un encadrement parfait de la procédure de saisie. Ils permettent des saisies fiables et sûres. Nous allons ci-après étudier le mode d’emploi d’un écran dédié à l’enregistrement d’un loyer. De nombreux autres écrans sont disponibles dans le fichier de base. Vous pouvez en général, soit les utiliser directement, soit les dupliquer pour créer vos propres modèles.  Reportez-vous au chapitre Les écrans paramétrables pour la conception d’écrans de saisie. Généralités Certaines particularités sont à signaler sur les écrans de saisie. Elles sont communes quel que soit l’écran utilisé. 1. Depuis la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Saisie par écrans], ou choisissez la commande du même nom dans le menu SAISIE. Vous obtenez la liste des écrans paramétrés présents dans votre fichier. Ci-dessous la liste des écrans paramétrables : 100 La saisie des écritures La fenêtre de saisie 2. Sélectionnez, par exemple, l’écran Loyer. Vous obtenez l'écran ci-dessous. La première colonne, Titre, regroupe les intitulés des zones à saisir. Sur un écran couleur, les données de cette colonne sont de couleur rouge. La saisie se fait dans la seconde colonne nommée Valeur. Quant à la colonne de droite, Informations, elle vous informe de la nature de la zone à saisir, selon son contenu.  Lorsque la colonne valeur contient un numéro de compte, son libellé apparaît dans cette colonne Informations, avec, entre parenthèses, son solde. • Déplacements dans la grille : Ils se font au choix avec la touche , ou . • Listes : L’appel d’une liste (dates, journal, libellés types, comptes, modes de paiement, codes analytiques, etc.) se fait avec le raccourci clavier . • Accès aux autres écrans : L’appel d’un autre écran de saisie se fait soit directement par un simple clic sur les pavés présents en bas de l'écran, soit depuis la liste des écrans, comme celle présentée page précédente. La présence des pavés d'appel des écrans de saisie en bas de l'écran est obtenue, lors de l'élaboration de l'écran paramétrable, en cochant l'option Accès rapide en saisie dans 101 La saisie des écritures l'onglet Logique.  Reportez-vous au chapitre Les écrans paramétrables pour plus de détails. Si le nombre de pavés est trop important par rapport à la taille de votre écran, le dernier est transformé en menu déroulant. Ces pavés d'appel d'écrans sont également disponibles depuis l'écran Saisie des écritures, expliqué au début de ce chapitre. • Fenêtre d’aide : Une note liée à l’écran en cours peut être consultée en cliquant sur l’icône . C'est au moment de l'élaboration de l'écran paramétrable, que vous pouvez affecter une note texte. • Le bouton [Enregistrer] ou valide et enregistre votre saisie après contrôle des informations.  C'est au moment de la création de l'écran paramétrable que vous avez la possibilité d'autoriser ou d'interdire la saisie d'une zone, de la rendre obligatoire ou non, ou de la contrôler. • Modification d'un écran de saisie : en choisissant la commande MODIFIER L'ÉCRAN DE SAISIE du menu OPTIONS, vous accédez directement au paramétrage de l'écran utilisé, sans être obligé d'y accéder par l'intermédiaire du bouton [Écrans paramétrables], depuis la fenêtre principale.  Reportez-vous au chapitre Les écrans paramétrables pour plus d'explications. La visualisation comptable Lorsque vous ouvrez un écran de saisie, vous disposez d'un bouton [Visualiser]. Il vous permet de visualiser, avant l'enregistrement, la présentation "comptable" de l'écriture. Ci-dessous la visualisation comptable de l'écriture de loyer. Ceci vous donne précisément Attention ! Si vous souhaitez accéder au paramétrage d'un écran en cours d'utilisation, vous perdrez les données en cours de saisie. 102 La saisie des écritures la façon dont Ciel Compta va enregistrer l'écriture dans le journal. Vous ne pouvez réaliser aucune modification à ce niveau. Vous devez pour cela, cliquer sur le bouton [Retour], afin d'obtenir l'écran de saisie, réaliser vos modifications, et ensuite cliquer à nouveau sur [Visualiser]. Vous pouvez cliquer sur le bouton [Enregistrer] ou faire depuis cette visualisation, sans retourner à l'écran de saisie. Saisie d'un loyer La saisie 1. Cliquez sur le bouton [Saisie par écrans] dans la fenêtre principale. 2. Ouvrez l’écran Loyer dans la liste affichée. 3. Complétez la grille en indiquant la date de l’écriture (par défaut, Ciel Compta vous propose la date de travail) et le montant HT du loyer.  Dans le cas d'un loyer fixe, il est possible d'enregistrer le montant lors du paramétrage de l'écran de saisie. Ceci vous évitera de le ressaisir à chaque fois. 4. Indiquez éventuellement un numéro de pièce. Ce sont les seules informations que vous devez saisir, les autres ayant été indiquées lors de la création de l’écran. 5. Enregistrez cette écriture en cliquant sur [Enregistrer], ou en appelant ENREGISTRER dans le menu FICHIER, ou encore en appuyant sur . Selon l’écran que vous allez utiliser ou créer, le type et le nombre d’informations peuvent varier. Un écran d’enregistrement d’une mensualité de prêt nécessite la saisie des montants puisque, chaque mois, la valeur du capital remboursé varie. De même, pour un écran d’enregistrement des factures d’achat, le compte fournisseur devra être saisi ainsi que le montant de la facture. 103 La saisie des écritures La saisie des règlements de factures Pour illustrer le module de saisie des règlements, vous allez commencer par enregistrer une facture de vente, puis vous saisirez ensuite le règlement du client. Saisie de la facture Utilisez la saisie au kilomètre et saisissez votre facture de vente selon les données suivantes : • 1000,00 € au crédit du compte vente 701100000. • 196 € au crédit du compte TVA 445713000. • 1196,00 € au débit du compte Clients 411000000. Voici le détail de ce que vous devez obtenir. Saisie du règlement 1. Pour enregistrer le règlement de cette facture, appelez l'option RÈGLEMENT FACTURES du menu SAISIE ou cliquez sur le bouton du même nom dans la fenêtre principale. La fenêtre des règlements s'affiche. En voici la description : Vous devez commencer par la saisie du compte client. Une fois le numéro de compte Numéro de compte sélectionné pour les règlements Icone d’appel de la liste des comptes Permet d’accéder aux derniers comptes consultés Permet de lettrer automatiquement les factures réglées Date d’enregistrement des factures Permet de passer la diffé- rence de règlement en pertes et profits Solde du compte Montant des factures sélectionnées Montant du règlement Montant du solde dans le cas d’un règlement incomplet Numéro de pièce de l’écriture sélectionnée Menu déroulant de sélection du journal Libellé de l’écriture de règlement Mode de paiement Poste de trésorerie 104 La saisie des écritures validé, toutes les écritures du compte client en question, qui ne sont pas lettrées, s'affichent dans la liste. Deux options sont aussi à votre disposition. • Lettrage des factures réglées : cette option permet le lettrage automatique des factures totalement payées. Elle vous évite toute opération complémentaire de lettrage des comptes clients et fournisseurs.  Si le compte n'est pas lettrable, cette option n'est pas cochée. Si vous souhaitez lettrer les factures de ce compte client ou fournisseur, il suffit de cocher Lettrage des factures réglées et Ciel Compta vous demandera si vous souhaitez le rendre lettrable. • Différence en pertes et profits : cette option autorise la gestion d'un écart de règlement en fonction de la valeur indiquée par défaut dans les paramètres. Si la différence entre le montant perçu et le montant à payer est inférieur ou égal au paramètre fixé Écart maximum accordé, Ciel Compta enregistrera cette différence sur le compte de pertes ou celui de profits indiqué dans les comptes par défaut. Ces derniers sont accessibles dans les Paramètres, Paramètres société dans l'onglet Comptes. Quant à l'Écart maximum accordé, vous pouvez le modifier au même endroit, Paramètres, Paramètres société, mais dans l'onglet Général. 2. Indiquez ensuite la date de l'opération puis le journal sur lequel sera comptabilisé le règlement. 3. Saisissez le libellé de l'écriture puis indiquez le mode de paiement et si nécessaire (dans le cas où il n'y a pas de lien entre le mode de paiement et le poste financier) le compte financier sur lequel sera enregistré le paiement. La saisie du règlement proprement dite consiste en deux opérations au maximum. 4. Commencez par sélectionner, dans la liste, la facture à payer. Le programme indique alors dans la cellule Montant réglé, le total de votre sélection. 5. Ajustez éventuellement ce montant en fonction de la somme réellement perçue. Il ne vous reste plus qu'à enregistrer ce règlement en cliquant sur le bouton [Enregistrer]. Notre exemple illustre le cas le plus simple, un seul et unique règlement dont le montant est exactement identique à celui de la facture. En fait, toutes les manipulations sont autorisées : • Vous pouvez sélectionner plusieurs factures dans la liste et enregistrer un règlement correspondant unique. • Vous pouvez aussi enregistrer un règlement dont le montant est supérieur à la somme due. Dans ce cas, si la valeur est importante et supérieure à l'écart de règlement maximum, Ciel Compta lettrera la facture payée et conservera une écriture du montant du trop perçu. Cette ligne apparaîtra alors lors de la prochaine saisie de règlement et devra être sélectionnée afin d'être soldée et lettrée. Attention ! Le module de saisie des règlements DOIT être utilisé si vous gérez la TVA sur les encaissements et les décaissements. 105 La saisie des écritures Gérer la TVA sur encaissements - décaissements La gestion de la TVA sur les encaissements peut être réalisée à condition de respecter certaines règles. A cette fin, vous devez utiliser la saisie des règlements clients et fournisseurs précédemment étudiée. Principe Le principe est simple. Vous enregistrez les factures d'achat et de vente avec la saisie au kilomètre standard ou avec les écrans paramétrables, puis vous en saisissez le règlement avec le module des règlements. Vous devez cependant respecter les règles suivantes : • Dans les Paramètres, Paramètres TVA, onglet Paramètres généraux, vous devez cocher l'option TVA sur encaissements et décaissements. • Pour chaque taux de TVA, toutes les ventilations comptables de la TVA doivent être renseignées : Collectée, Déductible, Attente collectée, Attente déductible et Sur immobilisations. • La TVA de toutes les factures de vente doit être enregistrée sur les comptes de la caté- gorie Attente collectée. • La TVA de toutes les factures d'achat doit être enregistrée sur les comptes de la caté- gorie Attente déductible. • Les règlements, clients et fournisseurs, doivent obligatoirement être saisis à l'aide de la commande RÈGLEMENT FACTURES du menu SAISIE (ou bouton [Règlement factures] de la fenêtre principale). • Pour les achats, ou ventes, au comptant, vous devez enregistrer la TVA correspondante dans les comptes des catégories Collectée, Déductible et Sur immobilisations. Ciel Compta établit les déclarations de TVA à partir des comptes 44566xxx, 44570xxx et 44562xxx (catégories Collectée, Déductible et Sur immobilisations). Quand vous enregistrez une facture, sa TVA est comptabilisée sur les comptes d'attente. Au moment du règlement, le programme transfert le montant de la TVA correspondant au montant réglé du compte d'attente vers le compte de TVA définitif. Ainsi, le module de déclaration ne tient compte que de la TVA réellement encaissée. 106 La saisie des écritures Verrouillage de période Cette option permet d’interdire la saisie d’écritures sur des périodes passées. Il faut s’assurer, avant tout, d’avoir une comptabilité en ordre sur la ou les périodes que vous allez verrouiller. En effet, les écritures déjà enregistrées sur ces périodes ne pourront plus être modifiées.  Cette option est, en général, utilisée sur des périodes éloignées sur lesquelles un contrôle des comptes a été effectué. Par exemple, pour une comptabilité partant du 1er janvier au 31 décembre, on peut imaginer un contrôle du dossier par l’expert comptable à la fin du premier semestre et par conséquent, une clôture des périodes de janvier jusqu’à juin inclus. 1. Dans le menu COMPTA appelez la commande VERROUILLAGE PÉRIODE ou bien cliquez sur le bouton du même nom depuis la fenêtre principale. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 2. Indiquez la date jusqu’à laquelle vous souhaitez bloquer la saisie. 3. Validez votre choix en cliquant sur [OK]. Important : La notion de clôture est totalement facultative, ce n’est qu’une sécurité et vous pouvez tout à fait ne jamais utiliser cette possibilité. Cependant, il est conseillé, afin de respecter les prescriptions légales en la matière, de clôturer un mois sitôt que toutes les pièces s’y rapportant sont parvenues à l’entreprise, et d’imprimer alors les journaux du mois. Le bouton [Tout déverrouiller] permet de déverrouiller l'ensemble des écritures de votre fichier. Consultation des journaux 108 Consultation des journaux Introduction Dans ce chapitre, nous allons décrire toutes les possibilités de Ciel Compta en matière de visualisation, de consultation, de modification et de recherche des écritures de votre comptabilité, ceci depuis la consultation des journaux. La consultation des journaux Cette option va vous permettre de consulter rapidement l’ensemble des journaux de votre comptabilité avec toutes leurs écritures. Les journaux peuvent être visualisés sous deux formes : • Soit sous une forme condensée, la liste que vous pouvez consulter correspond à la liste des pièces comptables, autrement dit de vos documents comptables. Par exemple, l’achat de fournitures de bureau est représenté par une facture, cette facture est la pièce comptable. Cette même pièce est elle-même décomposée en au moins 3 lignes appelées mouvements (montant sur le compte de charge, sur celui de TVA et sur le fournisseur ou la banque). Dans le journal, ce document sera affiché sous la forme d’une seule et unique ligne vous indiquant au minimum le journal, la date, le libellé du document et le numéro de la pièce. • Soit sous une forme détaillée, la liste à l’écran correspond aux journaux tels que vous pouvez les éditer sur papier. Appelez la commande CONSULTATION JOURNAUX dans le menu COMPTA ou cliquez sur le bouton [Consultation journaux] de la fenêtre principale. La fenêtre décrite ci-dessous s'affiche. Vous disposez, dans l'en-tête de la fenêtre, d'un menu déroulant de sélection du Journal à 109 Consultation des journaux consulter et le choix du Mois à afficher. Deux boutons radio Par pièces et Détaillé fixent le mode d’affichage. Si le nombre d'écritures est trop important, vous pouvez réaliser une extraction en utilisant les filtres. Dans le cas où l'option Par pièces est active, vous disposez en plus des éléments suivants : les outils classiques permettant d'affecter une note sonore ou texte à une pièce sélectionnée. Afin de faciliter la consultation d'un journal à l'écran, le mode d'affichage Détaillé fait apparaître une ligne de séparation entre chaque écriture. Un radio bouton La pièce sélectionnée (actif si une ligne est sélectionnée) permet d'obtenir les différents mouvements composant une pièce sélectionnée, si elle est la seule à être sélectionnée. L'option Tri par date permet comme son nom l'indique de trier les écritures par date. Dans le cas où elle n'est pas cochée, c'est l'ordre de création qui est utilisé. Cette option est disponible en affichage Par pièces et Détaillé. Un menu déroulant donne accès aux Outils de révision (Modifier l'écriture, Supprimer l'écriture, etc.). Vous pouvez disposer, dans le pied de cette fenêtre, de pavés d'appel des écrans de saisie.  Pour plus d'informations sur les écrans paramétrables, consultez le chapitre Les écrans paramétrables.  Par défaut, il existe toujours un pavé nommé Standard permettant de revenir à la saisie au kilomètre : . Prenons un exemple, nous allons visualiser les écritures du journal de banque du mois de juillet. 1. Sélectionnez le journal Banques dans le menu déroulant Journal. 2. Sélectionnez la période Juillet dans la zone Mois. 3. Sélectionnez ensuite le mode d’affichage que vous souhaitez à l’aide des radio boutons Détaillé ou Par pièces : . • Si l'option Par pièces est active, le programme vous présentera les journaux sous forme condensée. • Si Détaillé est actif, vous pouvez visualiser le détail des écritures du journal et de la période sélectionnée. 110 Consultation des journaux Détail d'une pièce 1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Consultation journaux]. 2. Choisissez le journal et la période de votre choix et demandez une présentation Par pièces. La liste des pièces apparaît alors. 3. Si vous souhaitez obtenir dans cette liste le détail d'une seule et unique pièce, sélectionnez-en une, et cliquez sur le radio bouton La pièce sélectionnée. Vous obtenez alors la même présentation qu'avec le radio bouton Détaillé mais uniquement pour la pièce sélectionnée. 111 Consultation des journaux Modification d'une pièce Il existe deux niveaux de modification des écritures affichées à l’écran. • Soit vous demandez une modification partielle, afin de modifier la date et le journal ou le libellé. • Soit vous souhaitez modifier le détail de l’écriture. Modification rapide La modification rapide d'une ou plusieurs écritures évite d'ouvrir une écriture pour effectuer des modifications sur la date, le journal ou les libellés. L'autre intérêt, c'est la possibilité de réaliser une même modification sur une sélection d'écritures.  La modification rapide n'est possible que lorsque le mode d'affichage sélectionné est Par pièces. 1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Consultation journaux]. 2. Choisissez le journal et la période de votre choix et demandez une présentation Par pièces et sélectionnez une ou plusieurs écritures. Modification de la date et du journal 1. Dans le menu déroulant Outils de révision, choisissez l'option Modifier la date et le journal. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. 2. Si vous souhaitez changer la date des écritures sélectionnées, saisissez la nouvelle date, sinon, choisissez l'option Ne pas changer la date. 3. Même chose pour le journal. Sélectionnez le nouveau à l'aide du menu déroulant, sinon choisissez l'option Ne pas changer le journal puis validez ensuite à l'aide du bouton [OK]. Attention ! Les modifications réalisées au niveau de cette liste sont directement enregistrées sans demande de confirmation. Ainsi, si vous changez la date d’une écriture en changeant le mois, la ligne concernée disparaîtra de la liste pour se placer dans le mois choisi. Même chose en cas de modification du journal. 112 Consultation des journaux Modification du libellé 1. Dans le menu déroulant Outils de révision, choisissez l'option Modifier le libellé. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Deux options sont disponibles permettant d'indiquer si la modification à réaliser concerne le libellé des écritures sélectionnées, ou bien les libellés des mouvements des écritures, ou bien encore les deux. 2. Saisissez ensuite le nouveau libellé dans la zone prévue à cet effet puis validez à l'aide du bouton [OK]. Modification du détail des pièces Principe 1. Pour modifier le détail d’une écriture, si vous êtes en présentation par pièce, doublecliquez sur la ligne à modifier. 2. En présentation détaillée, double-cliquez simplement sur l'une des lignes de la pièce à modifier.  Vous pouvez aussi, après avoir sélectionné la ligne souhaitée, appeler l’option Modifier l’écriture du menu déroulant Outils de révision. Ciel Compta ouvre alors la saisie des écritures. Vous pouvez alors réaliser vos modifications ou ajouter des lignes tout en profitant des multiples facilités et contrôles de la saisie standard. Important : si vous consultez une pièce comptable qui possède un très grand nombre de mouvements, soit plus de 640, elle s'ouvrira dans une fenêtre particulière, mais vous ne pouvez pas la modifier. Il faut pour cela passer une opération diverse de correction. Après avoir enregistré vos modifications, le programme revient à la fenêtre des journaux.  Si vous avez changé le journal ou le mois de l'écriture, celle-ci ne sera bien évidemment plus présente dans la liste puisqu'un seul journal pour un seul mois est présenté à la fois. Attention ! Les modifications réalisées au niveau de cette liste sont directement enregistrées sans demande de confirmation. 113 Consultation des journaux Suppression de pièces La suppression d'une ou plusieurs pièces peut être réalisée dans les deux modes de présentation (Détail ou Par pièces). La suppression d'une écriture ou de plusieurs écritures ne se déroule pas tout à fait de la même façon. Nous allons détailler ces deux modes. Suppression d'une pièce Sélectionnez la pièce dans le cas d'une présentation par pièce, ou bien la ou les lignes d'écritures d'une même pièce dans le cas d'une présentation détaillée. Appelez la commande SUPPRIMER du menu ÉDITION, ou l'option Supprimer les écritures du menu déroulant Outils de révision ou bien encore appuyez sur Y. Un message vous propose de confirmer ou non la suppression de la pièce sélectionnée. De plus, un bouton [Voir le détail] vous permet de consulter la pièce avant sa suppression. Dans ce cas, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Le bouton [Abandon] permet de ne pas supprimer la pièce, le bouton [Supprimer] efface définitivement la pièce de votre fichier. Suppression de plusieurs pièces 1. Sélectionnez les pièces dans le cas d'une présentation par pièce ou bien la ou les lignes d'écritures de plusieurs pièces dans le cas d'une présentation détaillée. 2. Appelez la commande SUPPRIMER du menu ÉDITION ou l'option Supprimer les écritures du menu déroulant Outils de révision ou bien encore appuyez sur les touches Y. Dans ce cas, vous ne pouvez que confirmer ou non la suppression des pièces Attention ! La suppression d’une pièce sur une période verrouillée n'est pas autorisée. 114 Consultation des journaux sélectionnées. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle ci-dessous. 115 Consultation des journaux Saisie de nouvelles pièces Depuis le module de Consultation journaux, vous pouvez lancer la saisie des écritures. Ceci vous permet d'obtenir après enregistrement de celles-ci, une visualisation complète de votre journal. Pour cela, positionnez-vous dans Consultation journaux. Dans le pied de la fenêtre apparaissent un ou plusieurs pavés donnant accès à l'écran de saisie standard et éventuellement aux modèles de saisie.  Si la taille de votre fenêtre ne permet pas d'afficher tous les pavés, le dernier se comporte en menu déroulant. Dans le cas où vous cliquez sur le bouton [Standard], donnant accès à la saisie des écritures au kilomètre, le journal utilisé sera par défaut celui actuellement en cours de consultation. Même chose pour le mois en cours.  Pour plus d'informations sur la saisie des écritures, consultez le chapitre précédent “La saisie des écritures”, page 82. Concernant les modèles de saisie, reportez-vous au chapitre “Les écrans paramétrables”, page 206. Dupliquer une pièce Vous disposez depuis ce module Consultation journaux d'un outil de révision : Dupliquer les écritures. 1. Sélectionnez-la ou les écritures à dupliquer.  Cette opération n'est possible qu'en affichage Par pièces. 2. En choisissant l’option Dupliquer les écritures, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Les deux premiers radio boutons permettent soient de ne pas modifier la date (réutiliser celle de l'écriture d'origine) soient de fixer une nouvelle date. Les deux autres radio boutons permettent soient de ne pas modifier le journal (réutiliser celui de l'écriture d'origine) soient de fixer un nouveau journal à l'aide du menu déroulant. 116 Consultation des journaux Impression de pièces Les différents journaux peuvent être imprimés depuis la fenêtre de la consultation des journaux. 1. Effectuez votre choix quant au journal et à la période, comme pour une visualisation à l’écran. 2. Cliquez sur l'icône en forme d'écran ou d'imprimante située en haut à droite de la fenêtre pour un contrôle de l’état à l’écran, ou pour une sortie papier.  Suivant le type de présentation choisi, l'édition sera différente. Vous pouvez créer vos propres états à l'aide du générateur intégré à Ciel Compta. Consultez le chapitre Le générateur d'états présente dans le Manuel d’utilisation.  Vous pouvez, avant de lancer l’impression, sélectionner une partie des écritures dans la liste. Seules celles-ci seront imprimées. En cas d’absence de sélection, toute la liste sera imprimée. 117 Consultation des journaux Export des journaux Depuis la fenêtre de consultation des journaux, vous pouvez exporter, dans un fichier au format texte, une sélection d'écritures. 1. Réalisez votre sélection et choisissez la commande EXPORTER du menu FICHIER. Vous obtenez une fenêtre permettant de choisir le format d'export à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton [Exporter], puis précisez le nom du fichier d'export.  Vous pouvez modifier ou créer vos propres formats. Pour plus d'explication sur le générateur de formats d'import/export, reportez-vous au chapitre Les formats d'import/ export présent dans le Manuel d’utilisation. Vous pouvez également exporter les écritures d'un ou de plusieurs journaux. Pour cela, demandez l'impression des journaux depuis la fenêtre principale et utilisez le bouton [Exporter] au lieu du bouton [Imprimer]. Vous pouvez de plus y indiquer des dates au jour prêt. 118 Consultation des journaux Import d'écritures De façon générale, c'est depuis la consultation des journaux que vous pouvez lancer une importation d'écritures. Il s'agit ici d'une procédure manuelle que vous devez lancer, le fichier à importer étant de type ASCII (format texte).  Consultez le chapitre Import d'écritures pour plus de détails. Il existe un système d'importation plus automatique qui est aussi décrit dans le chapitre Import d'écritures. Le fichier d'import doit alors respecter certains critères : nom précis, emplacement imposé sur le disque et structure spécifique. 119 Consultation des journaux Outils de révision Cette fonction a pour but de simplifier les opérations de révision de fin d'exercice lors du parcours du grand-livre. En fait, il s'agit d'autoriser diverses manipulations depuis la consultation des journaux, directement à l'écran, sans changer de module. Ainsi, il est possible de contrepasser des écritures, de modifier un libellé, d'inverser débit et crédit, etc. Tout ceci à l'aide d'un simple clic sur un bouton. Vous retrouvez ces options dans le menu déroulant Outils de révisons . En voici le contenu : Modifier l'écriture Cette option ouvre la saisie des écritures afin que vous puissiez modifier la pièce comptable correspondant au mouvement sélectionné. Vous vous retrouvez alors dans un contexte auquel vous êtes habitué. Vous obtenez la même chose en réalisant un doubleclic sur l'écriture sélectionnée.  Reportez-vous au début de ce chapitre au paragraphe “Modification d'une pièce”, page 111. Supprimer l'écriture Cette opération supprime la pièce comptable sélectionnée. Une fenêtre vous propose ensuite de confirmer la suppression de la pièce comptable. Vous obtenez la même chose en sélectionnant l'écriture de votre choix, et en choisissant la commande SUPPRIMER dans le menu ÉDITION (ou raccourci clavier Y) ou bien en appuyant sur la touche effacement du clavier .  Reportez-vous au début de ce chapitre au paragraphe “Suppression de pièces”, page 113. 120 Consultation des journaux Contrepasser les écritures Cette option enregistre une nouvelle pièce comptable, identique à celle d'origine, excepté pour les montants dont le sens débit-crédit est inversé. En appelant cette option, une première fenêtre vous demande de confirmer, puis une seconde autorise le changement de la date de l'écriture et du journal. Inverser débit et crédit Cette option inverse le sens des montants des pièces comptables dont les mouvements sont sélectionnés. Il y a, dans ce cas, modification de la pièce d'origine. Dépointer les écritures Cette option permet de dépointer les écritures sélectionnées.  Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Pointage. Délettrer les écritures Permet de délettrer les écritures sélectionnées.  Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Lettrage. Modifier la date et le journal Permet de modifier la date et le journal d'une écriture même si celle-ci est lettrée.  Reportez-vous au début de ce chapitre au paragraphe “Modification d'une pièce”, page 111. Modifier le libellé Permet de modifier le libellé d'une écriture même si celle-ci est lettrée.  Reportez-vous au début de ce chapitre au paragraphe“Modification d'une pièce”, page 111. Regrouper les mouvements par compte Celle-ci permet, dans une même pièce au nombre de mouvements important, le regroupement sur une seule ligne de toutes les lignes qui possèdent le même compte. Par exemple, pour une pièce d' a-nouveaux, s'il y a eu report détaillé des mouvements d'un client, vous pouvez, à l'aide de cet outil, obtenir une et une seule ligne avec ce compte client. Dupliquer les écritures Cette option permet de dupliquer la ou les pièces sélectionnées.  Reportez-vous au début de ce chapitre au paragraphe “Dupliquer une pièce”, page 115. Interrogation, lettrage et recherche 122 Interrogation, lettrage et recherche Interrogation des comptes Le module d’interrogation vous permet la visualisation des mouvements de chaque compte. Vous allez pouvoir indiquer différents critères de sélection pour rechercher certaines écritures ou pour les modifier. Le pointage des comptes, et plus particulièrement des comptes de trésorerie, se fera dans cette même fenêtre. Le pointage et le rapprochement bancaire feront l'objet d'un chapitre complet. Le lettrage, aussi disponible depuis le plan comptable, est ici réalisable manuellement ou automatiquement, compte par compte. Enfin, c’est depuis ce module que les extraits de comptes pourront être imprimés. Nous allons, dans ce chapitre, décrire toutes les possibilités en matière de visualisation, de consultation, de sélection, de modification et de lettrage des comptes. • Pour accéder au module d’interrogation des comptes, appelez la commande INTERROGATION du menu COMPTA ou cliquez sur le bouton du même nom de la fenêtre principale. La fenêtre décrite ci-dessous apparaît.  Ce module d'interrogation est également accessible depuis le Plan comptable en sélectionnant le compte et en cliquant sur le bouton [Consulter]. L’ascenseur, qui représente la totalité de la partie inférieure de la fenêtre, contient toutes les écritures du compte en ligne, ou au moins celles correspondant à une éventuelle sélection de votre part. 123 Interrogation, lettrage et recherche Voyons en détail l’en-tête de la fenêtre. En effet, il est important que vous maîtrisiez parfaitement toutes les possibilités d’affichage et de sélection. Sélection du compte Premiers outils, ceux permettant le choix du compte. Cinq moyens vous sont offerts pour appeler le compte : • Si vous connaissez le compte, il vous suffit alors d’en saisir le numéro et de confirmer votre saisie par ou . • Si vous connaissez approximativement son numéro, il vous suffit alors de saisir un numéro de compte qui s’en rapproche (il doit exister), et de le rechercher à l’aide des boutons [Suivant], [Précédent] . • Si vous avez totalement oublié son code, saisissez alors le ou les premiers caractères et cliquez sur l’icône vous permettant d’appeler la liste des comptes . Il existe un moyen encore plus rapide d'appeler la liste des comptes pour une racine donnée. Il suffit de saisir cette racine suivie du caractère étoile "*" et de valider la zone. La fenêtre ci-dessous s’affiche. En présélectionnant la classe de comptes si celle-ci avait été indiquée et en n'affichant que les comptes mouvementés. Il est en effet inutile d'interroger un compte sans mouvement. • Un menu déroulant permet l'appel direct des 9 derniers comptes utilisés. 124 Interrogation, lettrage et recherche • Un ou plusieurs pavés de sélection de comptes permettent un accès rapide. Pour installer un compte dans cette barre, vous devez utiliser l'option Mettre dans la barre d'accès rapide du menu OPTIONS. Pour le supprimer, choisir Enlever de la barre d'accès rapide dans ce même menu OPTIONS. Si la largeur de votre fenêtre d'interrogation n'est pas assez large, le dernier pavé se transforme en menu déroulant.  Lorsque vous appelez le module d'interrogation, le compte présenté par défaut est celui consulté la dernière fois, sauf si l'appel du module d'interrogation est réalisé depuis une commande personnalisée du Navigateur. Reportez-vous à la fin de ce chapitre pour les commandes personnalisables. Sélection des écritures En mode interrogation, vous avez à votre disposition plusieurs solutions pour extraire les écritures du compte sélectionné. Certaines peuvent même se combiner entre elles, offrant ainsi un grand nombre de possibilités d'affichage. Période : vous pouvez directement saisir les dates de début et de fin, ou bien utiliser les calendriers intégrés, ou bien encore le menu déroulant situé entre les deux dates. Pointées, Non pointées ou Les deux : ces 3 radio boutons permettent d’afficher les écritures pointées, non pointées ou les 2. Lettrées, Non lettrées ou Les deux : même chose que le pointage, mais pour les écritures lettrées. Filtre : il est possible de réaliser et d'utiliser des filtres permettant de lancer des extractions plus précises (par exemple, n'afficher que les écritures dont le montant est supérieur à 2000 euros). Pour plus d'explications sur l'utilisation des filtres, reportez-vous au chapitre Les outils standards présente dans le Manuel d’utilisation. Tout : permet d’obtenir instantanément toutes les écritures du compte. Ce bouton permet de sélectionner toutes les périodes, de ne pas utiliser de filtres, et de rendre actifs les radio boutons Les deux du lettrage et du pointage. 125 Interrogation, lettrage et recherche Les indications de soldes Dans l'en-tête de la fenêtre, quel que soit le mode choisi, le solde du compte est affiché, avec la lettre D ou C (solde Débiteur ou Créditeur). Dans le pied de page, les totaux débit et crédit, ainsi que le solde des écritures affichées apparaissent. Ils sont fonction de la sélection en cours. Dans le cas où vous passez en mode lettrage ou pointage, ces montants changent pour vous indiquer l’évolution du lettrage ou du pointage. Le menu Options et les préférences Voyons rapidement le contenu du menu OPTIONS propre au module d’interrogation.  Le menu OPTIONS est également accessible par l'intermédiaire du menu déroulant situé en haut à droite de la fenêtre. Rafraîchir la liste Cette commande du menu OPTIONS, fonctionne avec la préférence Rafraîchir la liste sur ordre. Si celle-ci est cochée, un nouveau bouton [Afficher] apparaît, ayant le même fonctionnement que cette commande . Vous avez pu vous rendre compte que, pour le moment, lorsque vous demandez des critères de sélection d'écritures, les recherches sont réalisées en temps réel. Si par exemple vous souhaitez les écritures lettrées du mois de juin, vous allez dans un 126 Interrogation, lettrage et recherche premier temps cliquer sur le radio bouton Lettrées. Avant de sélectionner la période, Ciel Compta va effectuer cette première recherche. Si vous ne souhaitez obtenir votre extraction qu'à la fin, vous devez, après avoir coché la préférence Rafraîchir la liste sur ordre, sélectionner la commande RAFRAÎCHIR LA LISTE du menu OPTIONS (ou sur votre clavier =) ou bien cliquer sur le bouton [Afficher]. À ce moment-là, les écritures, répondant à la sélection, s'affichent. Important : Si vous préférez travailler avec un rafraîchissement de la liste sur demande, pensez bien à le demander après avoir choisi une nouvelle sélection. En effet, vous pouvez bien évidemment avoir un décalage entre les critères d'affichage souhaités et les écritures réellement affichées.  Ce mode peut être utilisé si vous trouvez les temps de traitement trop longs entre chaque extraction, c'est le cas avec des fichiers volumineux. Modifier le compte L’option Modifier le compte ou M, permet, directement depuis le module d’interrogation, de modifier le compte sélectionné.  Reportez-vous au chapitre “Le plan comptable”, page 53, pour plus d'informations sur la fiche d'un compte. Pointer/Lettrer la sélection et Dépointer/Délettrer la sélection Ces deux options seront détaillées un peu plus loin dans ce chapitre pour le lettrage et le délettrage.  Pour le pointage-dépointage, consultez le chapitre “Pointage et rapprochement bancaire”, page 143. Mettre et Enlever de la barre d'accès rapide Installe ou enlève le compte en cours de consultation dans les pavés d'accès rapide. Statistiques Cette commande donne accès au module des statistiques de Ciel Compta. Vous pouvez créer, en plus des formats livrés, vos propres modèles, à l'aide du générateur de statistiques.  Reportez-vous au chapitre Les formats de statistiques dans le Manuel d’utilisation. 127 Interrogation, lettrage et recherche Imprimer le rapprochement En choisissant cette commande, vous obtenez dans un premier temps la liste de tous les rapprochements bancaires déjà effectués. Choisissez celui à éditer et cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. Cet état vous donne la liste des écritures pointées au cours de ce rapprochement.  Cet option n'est accessible que depuis l'onglet Rapprochement bancaire. État de rapprochement En choisissant cette commande, vous obtenez dans un premier temps la liste de tous les rapprochements bancaires déjà effectués. Choisissez celui à éditer et cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. Cet état vous donne la liste des écritures non pointées depuis le début de l'exercice et la date de fin du rapprochement sélectionné.  Cet option n'est accessible que depuis l'onglet Rapprochement bancaire. Préférences interrogation En choisissant cette commande vous accédez directement aux préférences liées à l'interrogation des comptes. Vous obtenez le même résultat en cliquant sur l'icône . Choix du mode de travail Le mode de travail dans lequel vous souhaitez vous placer se définit à l’aide des onglets. Il existe cinq modes : • Consultation : mode standard de consultation d’un extrait de compte. • Pointage : mode utilisé pour le pointage des relevés bancaires. C'est ici que vous pointerez les écritures de votre compte de banque afin de les faire correspondre avec vos relevés de banque. Voir chapitre Pointage et Rapprochement bancaire. • Rapprochement bancaire : c'est un module plus évolué que le Pointage. Il vous permet de connaître à tout moment l'écart qui existe entre le solde du relevé et celui de votre comptabilité. Voir chapitre Pointage et Rapprochement bancaire. • Lettrage : ce mode vous permet de lettrer manuellement ou automatiquement les écritures du compte affiché à l’écran. Rappelons que le lettrage est utilisé pour faire correspondre des montants dont le total des débits est égal au total des crédits. Ainsi, pour un compte client, on fait correspondre des factures et des règlements. • Révision : cet onglet donne accès à un ensemble d'outils pour simplifier les opérations de révision en fin d'exercice. 128 Interrogation, lettrage et recherche Le mode consultation Pour consulter l’extrait d’un compte et y effectuer différentes recherches, procédez comme suit : 1. Cliquez sur le bouton [Interrogation] dans la fenêtre principale. La fenêtre d'interrogation de comptes s’affiche. 2. Appelez le compte de votre choix en utilisant tous les moyens indiqués en début de ce chapitre. 3. Utilisez, si nécessaire, les options de sélection. Si vous utilisez le rafraîchissement manuel de la liste, n'oubliez pas de valider cette sélection à l’aide du bouton [Afficher]. 4. Consultez, si nécessaire, le cadre d’indication des soldes qui présente le résultat de vos sélections. Vous pouvez, à tout moment, imprimer, à l’écran ou sur imprimante, le contenu de la liste des écritures ainsi obtenues.  Sachez qu’à tout moment, toutes les informations que vous affichez à l’écran peuvent être imprimées. Les modes pointage et rapprochement Voir Pointage et rapprochement bancaire, page 143 129 Interrogation, lettrage et recherche Le mode lettrage En cliquant sur l'onglet Lettrage, vous allez pouvoir réaliser soit un lettrage manuel du compte, soit un lettrage automatique du compte. Nous détaillerons également le lettrage automatique de plusieurs comptes depuis le plan comptable. 1. Cliquez sur le bouton [Interrogation] de la fenêtre principale. La fenêtre d'interrogation de comptes s’affiche. 2. Cliquez sur l'onglet Lettrage. Deux boutons supplémentaires s’affichent, [Début lettrage] et [Lettrage automatique]. Les autres options sont identiques à celles détaillées au début de ce chapitre.  Si, au moment d'activer l'un ou l'autre des modes de lettrage le compte n'est pas lettrable, Ciel Compta vous en informe et vous propose de le rendre lettrable. Les préférences lettrage Avant de détailler les différents types de lettrage, voyons rapidement les préférences liées à ce module. 1. Une fois l'onglet Lettrage sélectionné, cliquez sur l'icône d'appel des préférences . Vous obtenez la fenêtre suivante : Dans un premier temps, vous pouvez choisir les couleurs des lignes lettrées et des non lettrées. Ceci permettra ainsi de les différencier facilement. Vous pouvez ensuite, cocher les options permettant de jouer un son au moment du lettrage ou du délettrage. 2. Une fois vos préférences fixées, fermez cette fenêtre. 130 Interrogation, lettrage et recherche Lettrage manuel 1. Pour commencer un lettrage manuel, cliquez sur le bouton [Début lettrage]. Ce bouton, ainsi que celui nommé [Lettrage automatique], disparaît, pour laisser place au bouton [Annuler] permettant l’abandon du lettrage. De plus, le curseur change et prend la forme d’une main. Dès que vous rentrez en mode lettrage, Ciel Compta active automatiquement le radio bouton Non lettrées et affiche donc les écritures non lettrées. 2. Double-cliquez ensuite sur les lignes à lettrer. Le code s’affiche alors dans la colonne Code Lettrage. La lettre A dans l’exemple présenté page suivante. Vous pouvez suivre l’évolution de votre séance de lettrage dans le cadre d’indication des soldes en bas des colonnes Débit - Crédit. Vous trouvez : • Le solde du compte. • Le cumul des débits et crédits des écritures venant d'être lettrées. • Le solde de ces cumuls. Il doit, afin de pouvoir valider le lettrage, être nul.  Comme nous l’avons déjà signalé, le principe du lettrage est de faire correspondre, dans le cas d’un client ou d’un fournisseur, le montant d’une facture et de son paiement. Ainsi, il devient très facile de consulter un compte et d’en sélectionner uniquement les écritures non-lettrées. Si vous êtes à jour, le solde de la sélection réalisée donnera soit le montant que vous devez à ce fournisseur, soit la somme que votre client vous doit. 131 Interrogation, lettrage et recherche Pour lettrer ou délettrer plusieurs lignes en même temps, sélectionnez-les et choisissez la commande correspondant dans le menu OPTIONS, Pointer/lettrer la sélection (ou + au clavier) ou bien Dépointer/délettrer la sélection (ou - au clavier). C’est vous qui décidez du moment de la validation de votre lettrage. L’utilisation d’une même lettre pour plusieurs factures est autorisée. Il est parfois intéressant, surtout lors de recherches en fin d’année, de valider le lettrage à chaque égalité débit-crédit. Le programme passera alors automatiquement à la lettre suivante pour la facture suivante. Le bouton [Modifier la ligne] permet d'afficher dans une nouvelle fenêtre le mouvement sélectionné afin de le modifier (le double-clic permettant de lettrer ou délettrer l'écriture sélectionnée). L'option Trier par montant permet de trier les mouvements sur leur montant. Si elle est décochée, vous retrouver un tri par date. Pour valider votre lettrage, cliquez sur le bouton [Valider]. Celui-ci n'apparaît que lorsque le solde des écritures lettrées est nul. Si l'option Non lettrées est active, les écritures que vous venez de lettrer disparaissent. Si vous cliquez sur le bouton [Annuler], le lettrage en cours est abandonné et vous retrouvez votre compte tel qu'il était avant le début de la séance de lettrage.  Vous pouvez, de la même manière, délettrer certains mouvements d'un compte en mode manuel. En effet, la modification d’écritures lettrées est impossible, il se peut donc que vous soyez obligé de délettrer certaines écritures d’un compte pour modifier certaines pièces comptables. Lettrage automatique d'un compte Lettrage automatique Depuis la fiche d'un compte, vous pouvez lancer un lettrage automatique. Nous verrons un peu plus loin dans ce chapitre que le lettrage automatique peut être réalisé depuis le plan comptable sur plusieurs comptes en même temps. 1. Cliquez sur le bouton [Lettrage automatique] depuis la fiche d'interrogation du compte (onglet Lettrage). 132 Interrogation, lettrage et recherche La fenêtre suivante s'affiche alors. Cette fenêtre regroupe toutes les options de lettrage sur le numéro de document ou sur les montants. Elle autorise également le délettrage que nous détaillerons ci-après. Les deux premiers radio boutons permettent de choisir entre un lettrage ou un délettrage. Par défaut, c'est celui du Lettrage qui est actif. Le deuxième groupe de radio boutons permet d'indiquer si le lettrage (ou le délettrage) concerne l'ensemble des écritures du compte ou bien uniquement la sélection d'écritures réalisée dans le compte. Deux autres radio boutons permettent le choix de la nature du lettrage : • Lettrage sur montant : dans ce cas, le niveau est ajustable à l'aide d'un menu déroulant. Vingt niveaux de lettrage sont disponibles. Ces niveaux correspondent au nombre maximum de règlements que le programme doit faire correspondre à la facture. Ainsi, si vous choisissez le niveau 1, le programme recherchera pour une facture donnée, un seul et unique règlement du même montant. Pour le niveau 2, Ciel Compta cherchera 2 montants dont la somme donnera le montant de la facture. Et donc 3 montants pour le niveau 3, et ainsi de suite. • L’option Tout lettrer avec la même lettre… permet le lettrage instantané des comptes dont le solde est nul. Une seule et unique lettre est alors affectée. Important : Lorsque vous réalisez un lettrage automatique dont le niveau est supérieur à 1, le message de confirmation suivant est affiché. 133 Interrogation, lettrage et recherche 2. Cliquez sur le bouton : • [Abandon] pour retrouver la fenêtre de réglage du lettrage. • [Non] pour abandonner complètement la procédure de lettrage. • [Oui] pour confirmer le lettrage. • Lettrage sur numéro de pièce : si lors de l’enregistrement d’une facture le numéro de pièce a été complété, et si lors de l’enregistrement du règlement, ce même numéro de facture a été précisé, le programme lettrera ces deux écritures dans le compte client ou fournisseur en ligne. 3. Pour lancer le lettrage, cliquez sur le bouton [OK]. Délettrage automatique Le radio bouton Délettrage autorise le délettrage d'un compte suivant trois options : • Tout : cette option délettrera toutes les écritures du compte ou bien toutes celles sélectionnées. • Les lignes avec le code lettrage… : permet de délettrer toutes les écritures du compte ou bien toutes celles sélectionnées dont la lettre utilisée est égale à celle saisie. • Les lignes lettrées le… : cette option délettrera toutes les écritures du compte ou bien toutes celles sélectionnées dont la date de lettrage sera égale à celle saisie. Lettrage automatique de plusieurs comptes Nous venons de voir le lettrage complet ou partiel d'un compte. Ciel Compta dispose d'un module de lettrage automatique, similaire à celui présenté ci-dessus, mais fonctionnant sur plusieurs comptes, voire même une ou plusieurs classes. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton [Plan comptable] depuis la fenêtre principale. 2. Sélectionnez ensuite, à l'aide des radio boutons, la classe de compte (Clients, Fournisseurs ou Autres tiers), puis, à l'intérieur de celle-ci, les comptes à lettrer. 3. Choisissez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE… dans le menu OPTIONS. 134 Interrogation, lettrage et recherche Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Vous pouvez effectuer le lettrage/délettrage sur les comptes sélectionnés de la classe affichée ou bien sur les trois classes Clients, Fournisseurs et Autres tiers, à l'aide des cases à cocher du même nom. Les autres options restent identiques à celles détaillées dans le cas du lettrage/délettrage d'un seul compte. 135 Interrogation, lettrage et recherche Le mode révision Cette fonction a pour but de simplifier les opérations de révision de fin d'exercice lors du parcours du grand-livre. En fait, il s'agit d'autoriser diverses manipulations depuis la consultation des extraits de comptes, directement à l'écran, sans changer de module. Ainsi, il est possible d'extourner un mouvement, de solder le compte, d'inverser débit et crédit, etc. Tout ceci à l'aide d'un simple clic sur un bouton. Tout se passe donc au niveau de l'interrogation des comptes, en cliquant sur l'onglet Révision. Vous obtenez l'écran ci-dessous : Plusieurs pavés (trois au minimum en fonction de la largeur de la fenêtre, le dernier étant un menu déroulant) permettent de réaliser les opérations suivantes : Ces options fonctionnent après avoir sélectionné au moins une ligne dans la liste des mouvements du compte en ligne. Modifier l'écriture Ce bouton ouvre la saisie des écritures afin que vous puissiez modifier la pièce comptable correspondant à l'écriture sélectionnée. Vous vous retrouvez alors dans un contexte auquel vous êtes habitué.  Vous obtenez la même chose en réalisant un double-clic sur l'écriture de votre choix, et ceci depuis n'importe quel onglet de la fenêtre (Consultation, Lettrage, Pointage, etc.). 136 Interrogation, lettrage et recherche Supprimer l'écriture Cette opération supprime toute la pièce comptable à laquelle appartient le mouvement sélectionné. Une fenêtre vous propose de confirmer la suppression de la pièce comptable mais également de visualiser cette pièce avant suppression. Dans le cas où vous sélectionnez plusieurs écritures, vous ne pouvez que confirmer ou non la suppression des pièces sélectionnées. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle ci-dessous.  Vous obtenez la même chose en sélectionnant l'écriture de votre choix, et en choisissant la commande SUPPRIMER dans le menu ÉDITION (ou Y au clavier) ou bien en appuyant sur la touche effacement du clavier . Extourner en global Vous pouvez, à l'aide de cette option, solder instantanément une sélection d'écritures. La contrepartie générée ne pourra être enregistrée que sur un seul et unique compte. En choisissant l'option Extourner en global, une première fenêtre vous demande de confirmer. Si vous confirmez, une seconde fenêtre, comme celle ci-dessous, apparaît afin que vous puissiez indiquer certaines informations nécessaires à l'opération (date, journal et compte de contrepartie). Il vous suffit ensuite de cliquer sur [OK]. Une nouvelle pièce est alors créée. 137 Interrogation, lettrage et recherche Contrepasser les écritures Cette option enregistre une nouvelle pièce comptable, identique à celle d'origine, sauf pour les montants dont le sens débit-crédit est inversé. En cliquant sur le bouton correspondant et après avoir validé l'opération, la fenêtre cidessous s'affiche. Vous pouvez y changer la date de l'écriture (un radio bouton vous permet de conserver la date d'origine), puis le journal dans lequel elle devra être enregistrée (un radio bouton vous permet de conserver le journal d'origine). Inverser débit et crédit Cette option inverse le sens des montants des pièces comptables dont les mouvements sont sélectionnés. Il y a, dans ce cas, modification de la pièce d'origine. Libellé en minuscules Cette fonction permet tout simplement de convertir le libellé d'une écriture en minuscules. Le premier caractère de ce libellé est conservé en majuscule. Extourner en détail Cette opération consiste à solder un mouvement afin d'en transférer le montant vers un autre compte. Par exemple, pour un mouvement d'un compte de charges, le logiciel va solder et enregistrer la contrepartie sur un autre compte de charge. Ceci ne modifie pas la pièce d'origine, mais enregistre une nouvelle pièce. 138 Interrogation, lettrage et recherche Après avoir validé l'opération, voici la fenêtre permettant d'extourner un mouvement. Vous devez y indiquer la date, le journal de la nouvelle pièce et le compte de contrepartie.  Si vous sélectionnez plusieurs lignes, le programme enregistrera autant de pièces que de mouvements à extourner sur un seul compte de contrepartie. Dépointer la sélection Cette option permet de dépointer les lignes d'écritures sélectionnées.  Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Pointage. Délettrer la sélection Permet de délettrer les lignes d'écritures sélectionnées.  Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Lettrage. Dépointer tout le compte Permet de dépointer les lignes d'écritures sélectionnées. Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Pointage.  Cette option est plus rapide que la sélection de toutes les écritures et l'utilisation de Dépointer la sélection. Pointer tout le compte Permet de pointer l'ensemble des écritures du compte. Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Pointage.  Cette option est plus rapide que la sélection de toutes les écritures et l'utilisation de Pointer la sélection. Solder tout le compte Vous pouvez, à l'aide de cette option, solder instantanément un compte. La contrepartie générée ne pourra être enregistrée que sur un seul et unique compte. En choisissant l'option Solder tout le compte, une première fenêtre vous demande de confirmer. 139 Interrogation, lettrage et recherche Si vous confirmez, une seconde fenêtre apparaît afin que vous puissiez indiquer certaines informations nécessaires à l'opération (date, journal et compte de contrepartie). Il vous suffit ensuite de cliquer sur [OK]. Une nouvelle pièce est alors créée. Cette option est très proche de Solder les mouvements qui elle fonctionne sur une sélection d'écritures.  Cette option est plus rapide que la sélection de toutes les écritures et l'utilisation de Solder les mouvements. Délettrer tout le compte Permet de délettrer l'ensemble des écritures du compte en ligne. Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Lettrage.  Cette option est plus rapide que la sélection de toutes les écritures et l'utilisation de Délettrer la sélection. Changer de numéro de compte Ce dernier outil de révision permet de changer le numéro de compte de la ou des écritures sélectionnées. Ceci évite, de modifier les écritures les unes après les autres. 1. Sélectionnez les écritures à modifier. 2. Sélectionnez l'outil Changer de numéro de compte. La fenêtre ci-dessous s'affiche alors. 3. Appelez la liste des comptes à l'aide de l'icône . 4. Choisissez le nouveau compte, puis validez deux fois par [OK]. La ou les écritures sélectionnées sont alors transférées sur ce nouveau compte. 140 Interrogation, lettrage et recherche Commandes interrogation dans navigateur Nous avons détaillé au début de ce chapitre la sélection du compte à consulter à l'aide de divers outils comme l'appel de la liste des comptes, les boutons [Suivant], [Précédent], etc. Vous disposez dans Ciel Compta de la possibilité de personnaliser totalement la barre d'icônes appelée Navigateur. Ainsi, vous allez pouvoir y installer des commandes donnant un accès direct à l'interrogation d'un compte précis.  Pour plus de détails sur l'ajout d'une commande dans le Navigateur, consultez la chapitre Navigateur, fenêtres et listes dans le Manuel d’utilisation. 141 Interrogation, lettrage et recherche La recherche d'écritures Ciel Compta dispose d'un module de recherche d'écritures multicritère très puissant. 1. Depuis la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Recherche], ou dans le menu COMPTA sélectionnez la commande RECHERCHE. La fenêtre décrite ci-dessous apparaît. Bouton permettant d’effacer tous les critères de recherche. Bouton permettant de lancer la recherche en fonction des critères indiqués. Premier onglet donnant accès aux critères de recherche standard. Onglets contenant des critères supplémentaires. Liste des écritures répondant aux critères de recherche 142 Interrogation, lettrage et recherche Voici également, le détail des deux onglets donnant accès aux critères supplémentaires. 2. Saisissez les informations que vous connaissez de l'écriture ou des écritures à rechercher. 3. Lorsque vous souhaitez obtenir la liste des écritures répondant aux critères saisis, cliquer sur le bouton [Lancer la recherche]. Ciel Compta recherche alors les écritures correspondantes et en affiche la liste. Il vous suffit, pour modifier une écriture, de double-cliquer sur celle-ci dans la liste. Vous obtenez alors la fenêtre de saisie pour effectuer les corrections nécessaires. Si vous souhaitez supprimer une écriture, il suffit de la sélectionner dans la liste, et de choisir la commande SUPPRIMER du menu ÉDITION (ou Y au clavier). 4. Pour effacer les critères de recherche saisis, cliquez sur le bouton [Effacer tous les critères].  Vous pouvez, comme dans beaucoup de modules de Ciel Compta, visualiser ou imprimer le résultat de vos recherches. Vous disposez également du générateur d'états pour créer vos propres éditions. Ces états seront attribués à la famille Recherche. Consultez le chapitre Le générateur d'états, dans le Manuel d’utilisation, pour de plus amples informations. Critères d’extraction liées au pointage Critères d’extraction liées au lettrage Deuxième onglet Date de pointage Date de lettrage Code de lettrage Code de pointage Menu déroulant de sélection d’un mode de paiement Menu déroulant de sélection d’un journal Sélection d’une période pour la date de création de l’écriture Troisième onglet Sélection et création de filtres d’extraction Sélection d’une période pour la date de modification de l’écriture Pointage et rapprochement bancaire 144 Pointage et rapprochement bancaire Introduction Deux modes de pointage sont à votre disposition : le pointage et le rapprochement. Le pointage est un procédé que nous avons abordé dans le chapitre Découverte. Le rapprochement bancaire est une option un peu plus évoluée que le pointage puisque vous pouvez donner une référence à votre séance de pointage et enregistrer cette référence. Il vous assiste dans le suivi des soldes en vous indiquant à tout moment l'écart qui existe entre le solde du relevé et celui de votre comptabilité. 145 Pointage et rapprochement bancaire Pointage manuel Nous l’avons abordé dans la découverte de Ciel Compta. Il se passe directement dans la fenêtre de consultation au niveau de l'onglet Pointage. Un bouton [Début pointage] est disponible afin de lancer une séance de pointage. De même, les trois radio boutons relatifs au pointage sont disponibles. Ils permettent d’afficher les écritures pointées, les non pointées ou les deux. Nous n'allons pas revenir en détail sur ce module, sachez simplement que le principe est d'activer le pointage à l'aide du bouton [Début pointage], de double-cliquer sur les lignes que vous retrouvez sur vos relevés bancaires, puis au final, de valider votre séance. Il faut ensuite vérifier les totaux indiqués par le logiciel en bas des colonnes et comparer le solde avec celui du relevé. Ils doivent être égaux. Si ce n'est pas le cas, vous devez contrôler si des erreurs n'existent pas au niveau des montants ou si certaines écritures n'ont pas été enregistrées dans votre comptabilité. 146 Pointage et rapprochement bancaire Rapprochement manuel Lancement d'un rapprochement 1. Pour activer le rapprochement, activez l'onglet Rapprochement bancaire dans l'interrogation des comptes. Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton [Rapprochement], une fenêtre s'affiche alors.  Si le compte financier n'est pas pointable, un message vous propose alors de le rendre pointable. 2. Vous devez y préciser les paramètres du rapprochement., c’est-à-dire saisir les réfé- rences de votre relevé ainsi que ses dates, son solde initial et son solde final. Ensuite, cliquez sur [Nouveau]. Ciel Compta revient alors à la fenêtre de consultation, en mode pointage. Vous devez alors opérer comme pour le pointage rapide. Dans l'en-tête, un bouton supplémentaire [Fenêtre] apparaît . Il ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez suivre l'évolution de votre séance. Celle-ci est déjà ouverte si, dans la fenêtre des paramètres du rapprochement, vous avez coché la case Ouvrir la fenêtre de rapprochement.  Si vous disposez d'un écran suffisamment grand, vous pouvez afficher simultanément la fenêtre d'interrogation d'où se fera le pointage et celle du rapprochement. 147 Pointage et rapprochement bancaire Ci-dessous la description de la fenêtre de rapprochement. Au fur et à mesure que vous pointez vos écritures, elles s'ajoutent dans la liste de la fenêtre ci-dessus. Cette même fenêtre vous permet de suivre votre rapprochement en vous présentant l'évolution de l'écart entre le solde évalué par le logiciel à partir des écritures pointées et le solde du relevé que vous pointez. Ici aussi, vous devez valider votre séance. Ceci peut se faire en deux endroits : soit dans la fenêtre de pointage, soit dans celle du rapprochement. Dans les deux cas vous devez utiliser le bouton [Valider]. Rappel du compte Liste des opérations pointées Solde final du dernier relevé Bouton permettant d’annuler la séance de pointage Bouton permettant de valider la séance de pointage Bouton de dépointage de la sélection Solde des opérations pointées Solde banque de votre comptabilité après pointage Ecart éventuel entre le solde du relevé et le solde calculé après pointage Solde final du relevé en cours de pointage (saisi par vos soins) 148 Pointage et rapprochement bancaire Modifier les paramètres d'un rapprochement Pour modifier les paramètres d'un rapprochement déjà enregistré, vous devez dans un premier temps ouvrir l'interrogation des comptes, choisir le compte, puis afficher l'onglet Rapprochement bancaire. 1. Cliquez sur le bouton [Rapprochement]. 2. Sélectionnez le rapprochement à modifier et cliquez sur [Modifier le rapprochement]. La fenêtre des données de rapprochement s'affiche afin que vous y saisissiez les paramètres d'un nouveau rapprochement. Elle affiche aussi la liste des rapprochements déjà effectués. Pour en modifier les paramètres, références, dates ou soldes, il suffit de double-cliquer dessus dans la liste ou encore de le sélectionner et de cliquer sur le bouton [Modifier le rapprochement]. Voici alors la fenêtre qui s'affiche. Ceci permet, par exemple, de corriger une erreur de saisie dans le solde initial ou final du relevé alors que le rapprochement a été validé. 149 Pointage et rapprochement bancaire Dépointer un compte Deux solutions sont disponibles. • Soit vous entrez en pointage rapide et vous double-cliquez une à une sur les écritures pointées, ce qui a pour effet de les dépointer. • Soit, toujours en ayant activé une séance de pointage ou de rapprochement, vous appelez l'option Dépointer tout le compte du menu OPTIONS, ce qui dépointe toutes les écritures du compte. Dans tous les cas, vous devez valider votre opération. 150 Pointage et rapprochement bancaire Préférences liées au pointage Lors du pointage des écritures, vous pouvez faire en sorte qu'une date de pointage soit affectée à chaque écriture pointée. Pour cela, vous devez modifier les préférences du pointage. Appelez ces préférences en cliquant sur l'icône correspondante dans la fenêtre d'interrogation. Le tableau de bord des Préférences comptabilité, option Pointage s'affiche. Vous pouvez donc y indiquer de demander une date lors du pointage. Dans ce cas, à chaque écriture pointée, une fenêtre vous demandera de confirmer la date. Vous pouvez aussi fixer la couleur des lignes pointées et des non pointées. Enfin, les sons émis lors du pointage et du dépointage peuvent être désactivés. Les immobilisations 152 Les immobilisations Introduction La gestion des immobilisations représente une des fonctions importantes de Ciel Compta. Nous leurs consacrons un chapitre complet ainsi qu'aux amortissements qui en résultent. Lorsque vous achetez un bien durable (véhicule, bureau, ordinateur, etc.), vous avez la possibilité d’étaler la dépense (la charge) sur plusieurs années. A la création d’un poste d’immobilisations, plusieurs informations liées à cette particularité d’étalement vous seront demandées (date d’achat du matériel, prix d’achat initial, durée en années sur laquelle le matériel est amorti et méthode de calcul de l’amortissement). Sur la base de ces données, Ciel Compta va calculer le montant de la charge pour chacun des exercices qui couvrent la durée de vie de l'immobilisation. Vous pouvez donc suivre la complète évolution de votre parc d'immobilisations depuis les achats jusqu'aux ventes ou aux mises au rebut de certaines d'entre elles. Si vous possédez déjà différents éléments amortis, il vous suffit de créer la fiche et d'indiquer au logiciel qu'il s'agit d'une reprise en bloquant sa valeur résiduelle à une date donnée. Afin de vous y retrouver facilement, voici les modules que vous devez utiliser afin de gérer vos immobilisations : • création d'une immobilisation dans Liste des immobilisations, • achat et vente d'immobilisation depuis Liste des immobilisations, • mise au rebut : depuis Liste des immobilisations, • états : soit depuis Liste des immobilisations, soit depuis le navigateur Immobilisations. 153 Les immobilisations Généralités L'ensemble des paramètres liés à la gestion des immobilisations dans Ciel Compta est regroupé dans un navigateur livré en standard avec le logiciel. Pour obtenir ce navigateur, il suffit de choisir dans le menu COMPTA la commande IMMOBILISATIONS ou bien depuis la fenêtre principale de cliquer sur le bouton du même nom. Vous obtenez la fenêtre suivante : Dans cette documentation nous allons donc détailler ces différents modules. 154 Les immobilisations La liste des immobilisations Pour obtenir la liste des immobilisations, il suffit de cliquer sur l'icône Liste des immobilisations depuis le navigateur Immobilisations. Vous obtenez la fenêtre suivante : C'est donc depuis cette liste que vous pouvez créer, modifier, supprimer ou imprimer les fiches. Vous pouvez aussi réaliser toutes les recherches souhaitées selon les critères de votre choix. Création d’une nouvelle immobilisation Permet la modification de l’immobilisation sélectionnée Permet la suppression de l’immobilisation sélectionnée Ouvre le module de recherche d’une immobilisation Consultation du compte de l’ immobilisation Accès au module permettant de filtrer les écritures sur différents critères. Bouton permettant d’afficher toutes les écritures Affiche une sélection d’immobilisations en fonction du numéro de compte Affiche une sélection d’immobilisations en fonction de la famille Affiche une sélection d’immobilisations en fonction de la localisation Affiche une sélection d’immobilisations en fonction du service 155 Les immobilisations Création d'une immobilisation Lorsque vous avez la liste des immobilisations affichée à l'écran, il vous suffit de cliquer sur le bouton [Nouveau] pour ajouter une fiche. Une fenêtre identique à celle ci-dessous s'affiche alors. Six onglets la composent : • Fiche : cet onglet contient les informations de base de l'immobilisation. C’est-à-dire la date d'achat, la valeur, le type d'amortissement, la durée, etc. • Complément : vous retrouvez ici des données complémentaires généralement facultatives (famille d'appartenance, service, fournisseur, etc.). • Plan : cet onglet présente le plan d'amortissement dans un tableau. • Graphique : présentation sous forme de graphique de l'évolution de différentes valeurs (dotation, valeur résiduelle, etc.). • Historique : cet onglet concerne les immobilisations divisibles. En effet, en cas de cession ou de mise au rebut partielle, les différentes opérations correspondantes sont archivées et présentées dans une liste. • Photo / Son : onglet qui permet de placer la photo de l'immobilisation. Un commentaire sonore peut aussi y être intégré. 156 Les immobilisations L'onglet Fiche Voici les différentes zones que vous devez remplir pour la création d'une immobilisation. Identification • Code : ce code peut être alphanumérique (alphabétique et/ou numérique) sur 7 caractères. Il est une clé unique qui permet au programme de distinguer cette immobilisation de toutes les autres. Ainsi, vous ne pourrez pas créer deux immobilisations ayant le même code. C'est à vous d'affecter à une immobilisation un code de votre choix. • Désignation : c'est le descriptif, sur 35 caractères maximum, de votre immobilisation. • Numéro de compte : c'est le numéro de compte du plan comptable auquel est affecté l'immobilisation. Le numéro de compte que vous saisissez doit impérativement exister dans le fichier des comptes. Un simple clic sur l'icône à droite de la zone vous permet de consulter ce fichier, et éventuellement de créer le compte. Le libellé du compte s'affiche automatiquement après saisie du numéro de compte. Amortissement • Date d'achat : il s'agit de la date d'acquisition de l'immobilisation. • TVA : si vous pouvez récupérer la TVA sur le bien, cette case doit être cochée. De plus, vous devez indiquer le taux de la TVA à l'aide du menu déroulant. • Valeur d'achat H.T. : c'est la valeur d'achat de votre immobilisation. Si la case TVA déductible est cochée, cette rubrique devient Valeur d'achat TTC. • Valeur à amortir : c'est la valeur qui est prise en compte pour le calcul des amortissements. Changez-la si elle est différente de la valeur d'achat. • Valeur fiscale : valeur maximum autorisée pour l'amortissement fiscal (par exemple, 100 000 €). Certaines immobilisations voient leurs possibilités d'amortissement fiscal limitées par un plafond fixé par l'administration : c'est le cas essentiellement des véhicules de tourisme. Il y a donc une différence entre l'amortissement comptable, qui est calculé sur la totalité de la valeur de l'immobilisation, et l'amortissement fiscal. La différence est à réintégrer fiscalement. L'état Réintégrations fiscales dans le navigateur Immobilisations vous donne toutes les réintégrations à opérer. Type d'amortissement : sélectionnez le type de l'amortissement comptable à l'aide du menu déroulant correspondant. Si vous saisissez le type d'amortissement Exceptionnel, vous devrez saisir le tableau d'amortissement dans l'onglet Plan. Si vous saisissez le type Non amortissable, la saisie de votre fiche est terminée. Durée de vie : entrez la durée de vie comptable de votre immobilisation. Vous pouvez saisir une durée de vie en année et en mois. Dans le cas d'amortissements dégressifs, le seul cas où un amortissement n'est pas un nombre entier d'années, est l'amortissement sur 6 ans et 8 mois, correspondant au taux de 15 % en linéaire (37,5 % en dégressif). Taux : Vous n'avez pas accès à cette zone. Elle est automatiquement calculée par le programme en fonction du type d'amortissement et de la durée de vie. En ce qui concerne le dégressif, le taux affiché est le produit du taux linéaire équivalent, par le coefficient multiplicateur du type dégressif. 157 Les immobilisations Date de début : il s'agit de la date à laquelle commence le calcul des amortissements. Dans le cas d'un amortissement de type linéaire, c'est la date de mise en service qui est la date de début des amortissements. Dans le cas d'un amortissement de type dégressif, c'est la date de livraison (date d'entrée dans l'entreprise) qui est la date de début des amortissements. Date de fin d'amortissement : cette zone n'est pas accessible. Elle est automatiquement calculée par le programme après saisie du type d'amortissement et de la durée de vie. Type fiscal : un menu déroulant vous permet d'imposer un type d'amortissement fiscal. Vous pouvez, par exemple, choisir un amortissement de type linéaire pour votre comptabilité et choisir de bénéficier fiscalement du type dégressif. Il en résultera des amortissements dérogatoires. Lors de la mise en place de Ciel Compta, vous allez certainement saisir vos immobilisations existantes, déjà partiellement amorties. Il est vraisemblable que des différences de calcul apparaissent entre vos calculs antérieurs (dûes à un calcul manuel ou à un autre logiciel d'immobilisations) et les résultats donnés par notre programme, ces derniers étant extrêmement précis. Ces différences, probablement marginales, peuvent tout de même vous poser un problème car elles ont été inscrites dans vos états comptables et fiscaux. En conséquence, ce programme vous permet de rentrer ces immobilisations déjà partiellement amorties en "bloquant" la valeur résiduelle à une date donnée, cette date ne pouvant être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez bien sûr la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. Exemple : Vous avez acheté le 1er avril 1993 un bureau d'une valeur de 15 000 €, amorti linéairement sur 10 ans. Vous avez calculé manuellement des valeurs d'amortissement telle que la valeur résiduelle que vous avez déclarée dans votre bilan au 31 décembre 1999 est de 4875,00 €. Ayant acquis en 2000 ce programme d'immobilisations, vous saisissez la fiche concernant ce bureau et le programme donne comme résultat de calcul une valeur résiduelle au 31 décembre 1999 de 4 875,00 € (ce résultat peut être visualisé soit en éditant le plan d'amortissement soit en ayant effectué un calcul au 31/12/99. Tout cela vous sera expliqué ultérieurement). La valeur de 4 875,00 € étant celle qui a été déclarée au bilan, et ne pouvant donc être modifiée, c'est à partir de cette valeur que les calculs devront désormais s'effectuer. A l'aide de cet exemple, examinons les différents champs concernant les reprises d'antériorité. • Valeur bloquée : cochez cette case pour indiquer que l'immobilisation que vous créez est une reprise. • Dotations réelles : si vous ne cochez pas cette case, le programme calculera un plan d'amortissement à compter de la date de blocage en utilisant la valeur résiduelle. Dans le cas d'un amortissement linéaire, si vous cochez cette case, le programme utilisera le plan d'amortissement d'origine en partant de la valeur à amortir et de la date de début. Il y a alors reprise du plan d'amortissement à la date de blocage et l'écart 158 Les immobilisations éventuel sera soit régularisé sur la dernière dotation, soit ignoré.  Notez qu'une option dans les Paramètres immobilisations vous donne le choix entre la perte de l'écart de calcul ou sa régularisation en fin de plan. • Date de blocage : entrez la date de clôture du dernier exercice. Dans notre exemple : 31/12/1999. • Valeur résiduelle : entrez la valeur résiduelle correspondant à votre dernière clôture comptable. Dans notre exemple, il s'agit de 4 875,00 €. • Amortissement cumulé : le programme rempli automatiquement cette zone en y mettant la différence entre la valeur à amortir et la valeur résiduelle que vous avez saisie. Si vous modifiez cette zone, la valeur résiduelle à la date de blocage est recalculée en conséquence. Calcul de cette immobilisation Ce cadre indique les valeurs suivantes : dotation de l'exercice, amortissements cumulés et valeur résiduelle. Bien évidemment, vous n'avez pas accès à la modification de ces zones, qui sont mises à jour chaque fois que vous demandez un calcul à une date donnée ou que vous modifiez une donnée de la fiche, susceptible de modifier les valeurs de calcul. Vous pouvez saisir une date de calcul ou utiliser le bouton [Dates] qui facilite le choix d'une date standard. Les calculs se font en temps réel au moment de la validation de la date. Le logiciel affichera alors aussitôt les nouvelles valeurs. L'onglet Complément Appartenance • Famille : sur 9 caractères alphanumériques. Ce code vous permet de classifier vos immobilisations selon un critère de votre choix. Le code famille que vous saisissez doit impérativement exister dans le fichier des codes familles. Un simple clic sur l'icône à droite de la zone vous permet de consulter le fichier des familles et éventuellement d'en créer de nouvelles. Le libellé de la famille s'affiche automatiquement après saisie du code famille. 159 Les immobilisations • Localisation : sur 9 caractères alphanumériques. Ce code vous permet de localiser votre immobilisation, et donc de faciliter l'inventaire physique. Le code que vous saisissez doit impérativement exister dans le fichier des localisations. Un simple clic sur l'icône à droite de la zone vous permet de consulter le fichier des localisations et d'en créer de nouvelles. Le libellé de la localisation s'affiche automatiquement après saisie de son code. • Service : sur 9 caractères alphanumériques. C'est un critère supplémentaire de classement de vos immobilisations. Il s'agit du service d'appartenance. • Fournisseur : sur 13 caractères alphanumériques. Saisissez ici le code du fournisseur de l'immobilisation. Un simple clic sur l'icône à droite de la zone vous permet de consulter la liste des comptes fournisseurs et éventuellement d'en créer de nouveaux. Le libellé du fournisseur s'affiche automatiquement après saisie de son code. Divers • Numéro de document : indiquez, par exemple, le numéro de facture du fournisseur ou un numéro interne complémentaire. • Quantité : si votre immobilisation est divisible, par exemple un lot de fauteuils de bureau, vous pouvez ici en indiquer le nombre. Ceci peut être utile en cas de cession ou de mise au rebut partielle. • Base taxe professionnelle : indiquez ici le montant qui sera utilisé lors de l'édition de l'état qui récapitule la base de la taxe professionnelle. • N° d'ordre 2035-A : bien que vous puissiez modifier ce numéro, celui-ci est géré par le logiciel. En effet, il permet la numérotation automatique des immobilisations afin qu'elles soient correctement présentées dans la 2035. • Immobilisation fictive (simulation) : si cette case est cochée, l'immobilisation ne sera considérée dans aucun des états. • Immobilisation divisible : cochez cette case si l'immobilisation est composée de plusieurs éléments séparables. Cette option est éventuellement complétée par la rubrique Quantité. • Bien immobilier : cette case doit être cochée pour les biens immobiliers, ceci afin de gérer correctement la TVA à reverser.  Cet icône ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. L'onglet Plan Cet onglet ouvre un tableau qui présente le plan d'amortissement. Il donne, année après année, et pour toute la durée d'amortissement, les valeurs suivantes : valeur résiduelle en début d'exercice, dotation d'amortissement, cumul des amortissements et valeur résiduelle en fin d'exercice. Ce plan peut être édité à l'écran ou à l'imprimante grâce aux icônes ou . Dans le cas d'amortissements dérogatoires, le plan d'amortissement contient les valeurs que nous venons d'énumérer, ainsi que les provisions et les reprises des amortissements dérogatoires. 160 Les immobilisations L'onglet Graphique Un graphique représente ici l'évolution de diverses valeurs sur la durée d'amortissement de l'immobilisation : dotation, valeur résiduelle, etc. Le bouton [Séries] affiche une fenêtre permettant de fixer les valeurs à afficher dans le graphique. L'onglet Historique Cet onglet présente la liste des cessions et mises au rebut partielles pour cette fiche. Ainsi, vous pouvez consulter la valeur d'origine d'une immobilisation même après plusieurs opérations partielles. L'onglet Photo/Son Dans cet onglet, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation ainsi qu'un commentaire sonore. Une fois toutes les données de l'immobilisation saisies, il ne vous reste plus qu'à enregistrer la fiche. Pour cela, cliquez sur le bouton [OK]. Si vous souhaitez créer une autre immobilisation, cliquez directement sur le bouton [Nouveau]. 161 Les immobilisations Les traitements Nous allons ici étudier les différents traitements. Nous examinerons successivement l'achat, la cession, la mise au rebut, les virements d'un compte à un autre et enfin le calcul des plans d'amortissement pour toutes les immobilisations. Généralités Les achats et les ventes d'immobilisations se font à l'aide de modules spécifiques accessibles depuis la liste des immobilisations.  Les écritures comptables d'achats et de ventes d'immobilisations peuvent être également réalisées par les autres modules de saisie des écritures de Ciel Compta. Nous ne détaillerons ici que les modules permettant de générer les écritures d'achats et de ventes depuis la liste des immobilisations. Achat d'une immobilisation Pour enregistrer l'achat d'une immobilisation, vous devez dans un premier temps créer l'immobilisation dans la liste des immobilisations. Pour générer l'écriture comptable d'achat de cette immobilisation, il suffit de la sélectionner et de choisir l'option Ecriture d'achat dans le menu OPTIONS. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 162 Les immobilisations La date d'achat et le libellé proposés par défaut sont ceux indiqués dans la fiche de l'immobilisation. 1. Après avoir indiqué le journal, sélectionnez le compte fournisseur à l'aide de l'icône . Si le compte n'existe pas, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Nouveau]. 2. Complétez ensuite si nécessaire le mode de paiement, la référence et la date d'échéance. 3. Validez ensuite par le bouton [Enregistrer]. Cession d'une immobilisation La cession d'une immobilisation se déroule en deux étapes : • Cession de l'immobilisation. • Passage de l'écriture de cession de l'immobilisation. Ces deux étapes peuvent être effectuées simultanément ou séparément. Cession d'une immobilisation non-divisible 1. Pour procéder à la cession d'une immobilisation non-divisible, sélectionnez-la dans la liste des immobilisations et choisissez l'option Cession du menu OPTIONS. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. 2. Il suffit de confirmer la date de cession, le prix (HT ou TTC), le taux de TVA et éventuellement la zone acheteur. Validez ensuite par le bouton [OK]. Attention ! Le passage de l'écriture de cession ne peut être réalisé que sur une immobilisation cédée. 163 Les immobilisations Cession d'une immobilisation divisible Si vous cédez une immobilisation divisible vous obtenez une fenêtre semblable à celle détaillée au paragraphe précédent, mais avec des paramètres supplémentaires. Ci-dessous une description détaillée de cette fenêtre. Vous devez indiquer la proportion de la partie à sortir. Trois possibilités vous sont offertes : • soit vous indiquez le montant de la cession par rapport à la valeur d'origine. • soit vous indiquez un pourcentage du prix d'achat initial. (Par exemple, 25% pour une cession à 2500 € d'une immobilisation acquise 10 000 €). • soit vous indiquez la quantité vendue. Vous pouvez ensuite préciser le nouveau code d'immobilisation car, après enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. Indiquez ensuite la désignation de la partie d'immobilisation qui sera sortie et celle de la partie d'immobilisation restante afin que vous puissiez facilement les identifier par la suite. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération que vous pourrez consulter depuis la fiche de l'immobilisation à l'aide de l'onglet Historique. Seront ainsi enregistrées la date de l'opération, la valeur d'origine du bien immobilisé, la valeur restante, etc. 164 Les immobilisations Exemple : Admettons un lot de 16 chaises de bureau d'une valeur globale de 32 000 € acheté le 01/ 01/00. Si vous cédez 4 chaises vous obtiendrez une nouvelle immobilisation sortie avec une valeur d'achat de 8 000 € et le 01/01/00 comme date d'achat. Puis l'immobilisation initiale sera mise à jour avec un montant de 24 000 € et toujours le 01/01/00 comme date d'achat. Le plan d'amortissement sera alors recalculé. Ciel Compta vous propose ensuite d'enregistrer l'écriture de la cession. Nous allons détailler cette fonctionnalité dans le paragraphe suivant. Ecriture de cession Après avoir réalisé la cession d'une immobilisation, Ciel Compta vous propose alors de générer l'écriture comptable de la cession.  Si vous ne voulez pas générer l'écriture tout de suite, ou si vous souhaitez la regénérer, vous disposez de l'option Ecriture de cession dans le menu OPTIONS. Vous obtenez alors la même fenêtre que celle proposé après la cession d'une immobilisation. Voici la fenêtre permettant de générer l'écriture de cession. Il ne vous reste plus qu'à compléter les différentes informations. Validez ensuite par le bouton [Enregistrer]. Attention ! L'écriture de cession ne peut être réalisée que sur une immobilisation déjà cédée. 165 Les immobilisations Mise au rebut Pour mettre au rebut une immobilisation, vous devez sélectionner l'immobilisation depuis la liste des immobilisations. Vous disposez de l'option Mise au Rebut dans le menu OPTIONS. Comme pour la cession, deux cas peuvent se présenter : • la mise au rebut d'une immobilisation non-divisible, • la mise au rebut d'une immobilisation divisible. La mise au rebut d'une immobilisation non-divisible Dans le cas d'une immobilisation non-divisible, la fenêtre présentée ci-dessous s'affiche alors. Il vous suffit simplement de confirmer la date de mise au rebut. Validez ensuite par le bouton [OK]. La mise au rebut d'une immobilisation divisible Dans le cas d'une immobilisation divisible, C'est une autre fenêtre qui s'affiche. Elle est très proche de celle présentée lors d'une cession partielle. 166 Les immobilisations En plus de la date de sortie, trois possibilités vous sont offertes : • soit vous indiquez le montant de la mise au rebut par rapport à la valeur d'origine, • soit vous indiquez un pourcentage du prix d'achat initial. (Par exemple, 25% pour une mise au rebut à 2500 € d'une immobilisation acquise 10 000 €), • soit vous indiquez la quantité mise au rebut. Vous pouvez ensuite indiquer le nouveau code d'immobilisation car, après enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie mise au rebut (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 1. Indiquez ensuite la désignation de la partie d'immobilisation qui sera sortie et celle de la partie d'immobilisation restante afin que vous puissiez facilement les identifier par la suite. 2. Cliquez sur [OK] pour valider votre opération. Les virements Cette fonction permet le changement du compte d'appartenance de l'immobilisation tout en conservant un historique des anciennes affectations comptables. Ainsi, nous pouvons compléter au mieux les états préparatoires 2054 et 2055.  Pour changer le compte d'une immobilisation, vous pouvez aussi directement ouvrir sa fiche, puis modifier le numéro de compte affecté. Cette manipulation n'est pas interdite. Cependant, vous ne disposerez alors d'aucune trace de cette modification. L'utilisation du module Virement comble cette lacune en conservant tous les transferts effectués. Vous pouvez effectuer un transfert de compte à compte de deux façons : 167 Les immobilisations • Soit vous ouvrez la liste des immobilisations, sélectionnez celle sur laquelle sera effectuée l'opération, puis vous sélectionnez Virement dans le menu OPTIONS. • Soit vous appelez l'option Liste des virements depuis le navigateur Immobilisations et vous demandez la création d'un virement à l'aide du bouton [Nouveau], sachant qu'ici il vous faudra bien sûr préciser l'immobilisation concernée. 1. Ouvrez la liste des virements en appelant l'option Liste des virements depuis le navigateur Immobilisations. La fenêtre suivante s'affiche alors. 2. Cliquez sur le bouton [Nouveau]. La fenêtre suivante apparaît. 3. Saisissez le code de l'immobilisation, puis la date de l'opération. Vous pouvez utiliser l'icône pour appeler la liste des immobilisations. Automatiquement, le logiciel vous indique le numéro de compte déjà affecté. 4. Indiquez le nouveau numéro de compte puis validez à l'aide du bouton [OK]. Le programme revient à la liste des virements en affichant celui que vous venez d'effectuer. Si vous avez plusieurs virements à effectuer, vous pouvez éviter un retour à la liste en utilisant le bouton [OK et nouveau]. 168 Les immobilisations Calcul des amortissements Vous pouvez relancer le calcul des plans d'amortissement à une date donnée. Cette fonction met à jour tout le fichier des immobilisations. 1. Depuis le navigateur Immobilisations, cliquez sur [Calculer au…] Une fenêtre s'affiche alors. 2. Saisissez la date souhaitée, ou cliquez sur le bouton d'une des dates proposées. Le logiciel lance alors la procédure de calcul. 169 Les immobilisations Les écritures de dotations Généralités Ce module permet de générer les mouvements comptables de dotations et ceux qui résultent des dotations liées aux cessions et aux mises au rebut. • Dans le navigateur Immobilisations, cliquez sur Ecritures de dotations. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Vous pouvez y préciser les dates de calcul des dotations ainsi que les libellés à utiliser pour les écritures de dotations et pour les écritures de cessions. L’option Centralisation permet d'obtenir une seule ligne par compte utilisé. 170 Les immobilisations Méthodes de comptabilisation Le tableau ci-dessous résume la méthode utilisée pour comptabiliser les dotations de fin de période et celles qui résultent des cessions. Le tableau ci-dessous résume la méthode utilisée pour comptabiliser des régularisations de cessions. N° Comptes Débit Crédit 68… Dotations aux amortissements Montant dotations 28… Amortissements Montant dotations 68725 Dot.amort. dérogatoires Dotations dérogatoires 145 Amortissements dérogatoires Dotations dérogatoires ou 145… Amortissements dérogatoires Reprise dotations dérogatoires 78725 Reprise sur dot. amort. dérog. Reprise dotations dérogatoires N° Comptes Débit Crédit 28... Dotations aux amortissements Cumul des dotations à la date de cession 675 Valeur comptable des élé- ments d'actifs cédés Valeur résiduelle 2... Compte d'immobilisation Valeur d'achat 68725 Dotations aux amortissements dérogatoires Cumul des dotations fiscales à la date de cession 145 Amortissements dérogatoires Cumul des dotations fiscales à la date de cession ou 145 Amortissements dérogatoires Cumul des dotations fiscales à la date de cession 171 Les immobilisations Les états Au niveau des éditions, nous verrons les états intégrés en standard : liste des immobilisations, TVA à reverser, plus et moins values, etc. Vous disposez de deux catégories d'états relatifs aux immobilisations. Ceux qui touchent directement la liste des immobilisations, qui sont donc accessibles depuis la liste des immobilisations, et ceux, plus spécifiques que vous retrouvez dans le navigateur Immobilisations. Depuis la liste des immobilisations Quand la liste des immobilisations est affichée, il suffit de cliquer sur l'icône d'impression ou d'aperçu avant impression. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche alors. Vous devez alors choisir l'état à imprimer dans la liste.  Vous pouvez créer vos propres états à l'aide du générateur (menu FICHIER, sous-menu OPTIONS). Ils apparaîtront alors dans cette liste. 172 Les immobilisations Les états spécifiques Ces états sont accessibles depuis le navigateur Immobilisations. Le récapitulatif des immobilisations Cette option imprime un état récapitulatif des immobilisations et de leurs dotations. Vous pouvez, avant impression, fixer certaines préférences et le critère de tri des immobilisations. 1. Double cliquez sur Récapitulatif dans le navigateur Immobilisations. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Le premier paramètre qui peut être défini est l'intervalle date. Les boutons [Exercices] facilitent le choix d'un exercice précis. Vous pouvez donc éditer les immobilisations triées par ordre croissant sur le code, sur le libellé ou encore le numéro de compte. Vous pouvez ensuite générer des ruptures qui permettront l'édition de sous-totaux à la fin de chaque compte, de chaque famille, de chaque localisation ou de chaque service. Restent ensuite diverses préférences à fixer à l'aide des cases à cocher. 2. Cliquez sur [Aperçu] pour visualiser l'état sur l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. Dotations mensuelles Cet état édite la valeur des dotations pour un mois donné. Ceci est très utile si vous effectuez une situation comptable chaque mois. • Pour éditer cet état, double cliquez sur Dotations mensuelles dans le navigateur Immobilisations. 173 Les immobilisations La fenêtre ci-dessous propose alors diverses options de tris et de totalisations. Bases taxe professionnelle Cette option édite un état des immobilisations pour lesquelles la zone Base taxe professionnelle a été renseignée. Vous pouvez, avant impression, sélectionner divers critères de tri dans la fenêtre qui se présente. Elle est très proche de celle présentée cidessus. • Pour éditer cet état, double cliquez sur Bases taxes pro. dans le navigateur Immobilisations. Plus et moins values Cet état récapitule, par fiche d'immobilisation, toutes les plus et moins values, à court et long terme, enregistrées pendant l'année considérée, à la suite des sorties d'immobilisations. • Pour éditer cet état, double cliquez sur +/- Values dans le navigateur Immobilisations. 174 Les immobilisations À l'appel de cette fonction, la fenêtre ci-dessous s'affiche. Il vous propose de fixer des critères d'édition. Réintégrations fiscales Ce module donne l'état, par immobilisation concernée, des réintégrations fiscales à opérer pour l'année considérée : c'est essentiellement le cas des véhicules de tourisme. 1. Pour éditer cet état, double cliquez sur Réintégrations fiscales dans le navigateur Immobilisations. La fenêtre ci-dessous s'affiche. 2. Choisissez la période et les tris, les filtrages et les ruptures voulus puis cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 175 Les immobilisations TVA à reverser Cette option permet d'éditer à tout moment les valeurs de la TVA à reverser pour les immobilisations immobilières cédées. 1. Double cliquez sur TVA à reverser dans le navigateur Immobilisations. Une fenêtre permettant de structurer votre état (tri, sous-totaux) et de fixer la période s'affiche. 2. Choisissez la période et les tris, les filtrages et les ruptures voulus puis cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 2054 - 2055 Cette option permet d'éditer l'état préparatoire à l'état des immobilisations et des amortissements de la liasse fiscale (Cerfa 2054 et 2055). Vous allez obtenir quatre tableaux dont les deux premiers correspondent à la feuille 2054 et les deux suivants à la 2055. 1. Commencez par lancer le calcul des amortissements à la date de fin d'exercice (option Calculer au… accessible depuis le navigateur Immobilisations). 2. Double cliquez ensuite sur 2054 - 2055. La fenêtre ci-dessous s'affiche alors. 3. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 176 Les immobilisations Les paramètres liés aux immobilisations Il existe plusieurs paramètres relatifs aux immobilisations : la méthode de calcul (année réelle ou de 360 jours), taux dégressifs, familles, etc. Depuis la fenêtre principale, appelez les Immobilisations. Vous pouvez bien sûr utiliser la commande du même nom dans le menu COMPTA. Les paramètres immobilisations Depuis le navigateur Immobilisations, double cliquez sur Paramètres immobilisations. La fenêtre ci-dessous s'affiche alors. L'onglet Paramètres Le premier onglet Paramètres regroupe les options suivantes : • Blocage avec dotations réelles : lors d'une reprise d'immobilisations existantes, il y a toujours un léger écart entre le calcul réalisé auparavant manuellement ou avec un autre logiciel, et celui que fait Ciel Immobilisations. Nous vous autorisons, en cas d'amortissement linéaire, deux méthodes de reprise. Soit le programme recalcule un plan d'amortissement à compter de la date de reprise avec comme montant de base la valeur résiduelle, soit il reprend le plan d'origine avec, dans ce cas, l'écart de calcul à gérer. Il peut alors l'ignorer ou le régulariser sur la dernière dotation. C'est ce qui se passera si vous cochez cette case. • Incrémentation automatique : cette option permet la numérotation automatique du code des immobilisations lors de créations. Le code de la prochaine création est, de plus, saisissable. Ce code est aussi automatiquement mis à jour après vos différentes créations. C'est ici également que vous devez indiquer les comptes par défaut utilisés pour générer les écritures de dotations. 177 Les immobilisations L'onglet Exercices Dans le second onglet Exercices, vous devez définir les exercices si ceux créés par le logiciel au moment de la création de votre fichier ne conviennent pas. L'exercice courant est affiché en gras et en rouge dans la liste. Les boutons placés sur la gauche facilitent la personnalisation des exercices dans le cas de durées variables pour ceux-ci. • Le bouton [Standard] propose la création automatique de vos exercices à partir des mêmes informations que celles fournies lors de la création du fichier. En fait, dans ce cas, vous pouvez automatiquement générer un premier exercice dont la durée sera différente des suivants. • Le bouton [Automatique] propose aussi la création automatique des exercices, mais ils seront alors tous de la même durée. • Le bouton [Exercice courant] permet de changer l'exercice en cours. Il suffit de sélectionner l'exercice souhaité dans la liste, puis de cliquer sur ce bouton. • Enfin, le bouton [Modifier] permet le changement de la durée d'un exercice donné. Vous pouvez ainsi imaginer avoir deux ou trois exercices dont la durée est différente des autres. Les coefficients immobilisations Ce module autorise la création de tables de coefficients. Par défaut, trois tables existent déjà. Elles correspondent aux barèmes dégressifs en vigueur. Pour chaque table, vous devez indiquer un nom et la définition de celle-ci. Les fichiers annexes Il y a trois fichiers annexes : les Services, les Localisations et les Familles. Ce sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Ceux-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Si vous cliquez sur Services, la fenêtre présentée ci-dessous s'ouvre. Une simple liste à deux colonnes présente les services avec un code et un libellé. 178 Les immobilisations Pour modifier un élément, il suffit de se placer dans la cellule correspondante et de saisir la nouvelle information. Pour ajouter un élément, le fait de cliquer sur le bouton [Nouveau] ajoute une ligne, il ne reste qu'à saisir les données. Les trois icônes permettent de changer l'ordre des éléments de la liste. La première icône trie les éléments par ordre alphabétique, la seconde place un élément sélectionné avant celui qui le précède et la troisième le place après celui qui le suit. Pour enregistrer vos modifications, vous devez obligatoirement cliquer sur le bouton [OK]. Le mode de fonctionnement est totalement identique pour les Localisations et les Familles. 179 Les immobilisations Les préférences 1. Cliquez sur l'icône Préférences depuis la fenêtre principale. Vous pouvez aussi utiliser le sous-menu OPTIONS dans le menu FICHIER. 2. Dans la famille Comptabilité sélectionnez Immobilisations. Vous obtenez la fenêtre suivante. Enregistrement d'une immobilisation : deux cases à cocher permettent de fixer des sécurités en matière de dates lors de la création d'immobilisations. Si les cases sont cochées, le programme vous préviendra que vous êtes en dehors de l'exercice courant. Mode de calcul-Amortissement antérieur : si l'option Valeur bloquée dans la fiche d'une immobilisation est cochée : • Amortissement cumulé N-1 : recalcule les amortissements cumulés (valeur d'origine par taux d'amortissement et par année d'amortissement). • Amortissement cumulé N-Dotation N : calcule les amortissements par différence. Mode de calcul-Amortissement cumulé : • Toujours recalculé : recalcule les amortissements cumulés (valeur d'origine par taux d'amortissement et par année d'amortissement) dans les plans d'amortissement. • Cumul des dotations : permet d'éviter des écarts d'arrondis dans les plans d'amortissement. Les états 181 Les états Introduction Généralités Ce chapitre vous présente toutes les éditions relatives aux documents comptables. Sachez que vous pouvez aussi imprimer à tout moment le contenu de la fenêtre active à l’écran. Ainsi, les listes des comptes, des journaux, des modes de paiement et des codes analytiques-budgétaires sont imprimables depuis le module de maintenance de ces fichiers. De même, un extrait de compte peut s’imprimer depuis l’interrogation des comptes. A cet effet, vous disposez de deux icônes placées en haut à droite de la plupart des fenêtres de Ciel Compta. La première effectue un aperçu avant impression, l'autre l'impression elle-même. Ciel Compta dispose de tous les états comptables standards : journaux, balance des comptes, grand-livre, etc. Le menu ÉTATS contient 17 options : • Les journaux : ils reprennent chronologiquement et par journal, toutes les pièces enregistrées, exactement telles qu’elles ont été saisies. • La balance : la balance est la liste complète de tous les comptes. Toutes les écritures d’un compte sont totalisées sur une seule ligne. • Le grand-livre : état identique à la balance avec en plus, pour chaque compte, le détail des écritures. • La TVA : reproduit un état préparatoire aux déclarations fiscales. • L’échéancier : permet d'obtenir la liste des dettes clients et fournisseurs classées par date d'échéance. • Le centralisateur : imprime les totaux débit et crédit de chaque période et de chaque 182 Les états journal. • La balance analytique ou budgétaire : balance des sections analytiques ou budgétaires. • Le grand-livre analytique ou budgétaire : grand-livre des sections analytiques ou budgé- taires. • L'état budgétaire : cet état édite le total de toutes les écritures par section budgétaire avec pour chacune le budget prévu et réalisé. • La balance âgée : la balance âgée imprime la liste des comptes avec leur solde ventilé sur quatre périodes. • L'état de trésorerie : imprime les comptes de trésorerie avec le solde réel et le solde des écritures pointées. La structure est identique à celle d'une balance. • Le bordereau de remise de chèques : imprime la liste des chèques à remettre en banque avec les montants et la domiciliation bancaire des clients. • Les relances clients : permet d'éditer les lettres de relance auprès des clients qui ne sont pas à jour dans leurs règlements. • Les soldes intermédiaires de gestion : édite les Soldes Intermédiaires de Gestion. • Le compte de résultat : imprime les états préparatoires aux feuillets 2052 et 2053 de la liasse fiscale. • Le bilan : imprime les états préparatoires aux feuillets 2050 et 2051 de la liasse fiscale. • La 2035 : cette déclaration est le bilan des professions libérales. Elle regroupe les résultats de votre activité qui doivent être transmis à l’administration fiscale. Cette procédure édite donc le compte de résultat fiscal (imprimé 2035 B). 183 Les états Les journaux Les journaux sont des états qui regroupent toutes vos écritures telles que vous les avez saisies et classées par journal. Elles sont présentées dans un ordre chronologique. Le journal des ventes présentera donc la liste de toutes les factures de ventes d’une période donnée, classées par date. 1. Pour imprimer les journaux, cliquez sur le bouton [Journaux] depuis la fenêtre principale, ou choisissez la commande du même nom du menu ÉTATS. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 2. Sélectionnez-la ou les périodes à l'aide des sélecteurs de dates. Il vous suffit de désigner deux périodes identiques pour obtenir les journaux sur un mois. Pour obtenir directement une sélection de l'exercice courant, cliquez sur le bouton [Exercice] en cours. 3. Choisissez-le ou les journaux que vous souhaitez éditer. Le système de sélection discontinue est autorisé à ce niveau. 4. Cliquez directement sur [Toutes les écritures] pour sélectionner tous les journaux et toutes les périodes. 5. Choisissez, à l'aide du menu déroulant Impression, le modèle de l'état à utiliser. Vous pouvez, à l'aide du générateur d'états, créer vos propres états.  Pour de plus amples informations sur ce module, reportez-vous au document électronique Le générateur d'états. 184 Les états 6. Utilisez, si besoin est, l'icône Format d’impression pour définir le format du papier que vous possédez. 7. Cliquez, si nécessaire, sur l'icône des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 8. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir les journaux à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. 9. Si au lieu d'imprimer vos journaux vous souhaitez les exporter, par exemple pour les utiliser dans un tableur, cliquez sur le bouton [Exporter].  Les critères de sélection sur la période et les journaux, utilisés pour l'impression, sont également pris en compte dans ce cas. 10.Choisissez l'un des formats d'export, et validez avec le bouton [Exporter]. 11.Saisissez ensuite le nom du fichier d'export dans la fenêtre suivante puis cliquez sur [Enregistrer].  Vous pouvez également exporter une sélection d'écritures sur un journal. Pour plus d'explications, reportez-vous au chapitre “Consultation des journaux”, page 107. 185 Les états La balance des comptes La balance vous donnera la liste de tous les comptes, avec pour chacun, le total des débits, le total des crédits et le solde. À chacune des saisies d’écritures que vous avez faites, le débit était égal au crédit. Donc les totaux de la balance, qui sont les totaux de tous les comptes, doivent être égaux. On dit que la balance "balance". 1. Pour imprimer la balance, cliquez sur le bouton [Balance] depuis la fenêtre principale. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Il vous permet de fixer vos options quant aux caractéristiques de la balance des comptes que vous avez demandée. 2. Choisissez d’abord la période en fixant celle de départ et celle de fin à l’aide des menus locaux. Il vous suffit de désigner deux périodes identiques pour obtenir une balance sur un mois. Pour une sélection des dates de l'exercice courant, cliquez sur [Exercice en cours]. 3. Pour une impression de la balance totale sur toutes les périodes, cliquez sur le bouton [Toutes les écritures]. 4. Sélectionnez le type de balance souhaité à l’aide des radio boutons : • Tous les comptes : ceci permet d'imprimer une balance générale. • Les classes de comptes : dans ce cas, la liste des classes de comptes vous est proposée. Il suffit de sélectionner la ou les classes à éditer. La sélection discontinue est autorisée. 186 Les états • Du compte…Au compte : dans ce cas, il suffit d'indiquer le numéro du compte de début et celui de fin. La balance s'éditera alors avec la sélection de comptes demandée. • Les comptes suivants : en activant cette option, deux nouveaux boutons apparaissent ainsi qu'une liste vide. Le bouton [Ajouter] affiche la liste des comptes. Il ne reste plus qu'à en sélectionner un et de valider par [icône]. Renouvelez cette opération pour les comptes que vous souhaitez éditer. Le bouton [Supprimer] permet de retirer de la liste des comptes à éditer celui sélectionné. 5. Cochez Ne pas imprimer les comptes vides pour ne pas faire apparaître les comptes non mouvementés. 6. Cochez Centralisation clients/fournisseurs pour regrouper sur une seule ligne les comptes clients et les comptes fournisseurs dans les comptes collectifs (411000 et 401000). 7. Cochez Saut de page par classe pour que Ciel Compta commence chaque nouvelle classe sur une nouvelle page. 8. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 9. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 10.Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir la balance à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. 11.Si au lieu d'imprimer une balance vous souhaitez obtenir ces informations dans un fichier, par exemple pour les utiliser dans un tableur, cliquez sur le bouton [Exporter].  Les critères de sélection sur la période et le type de balance, utilisés pour l'impression, sont également pris en compte dans le cas d'un export. 12.Choisissez l'un des formats d'export, et validez avec le bouton [Exporter]. 13.Saisissez ensuite le nom du fichier d'export dans la fenêtre suivante puis cliquez sur [Enregistrer]. 187 Les états Le Grand-livre Le grand-livre édite tout votre dossier comptable en détail. Il imprime donc tous les comptes avec toutes leurs écritures. Le grand-livre n’est, en général, imprimé qu’en fin d’exercice pour un contrôle détaillé de la comptabilité. 1. Pour imprimer le grand-livre des comptes, cliquez sur le bouton [Grand-livre] de la fenêtre principale. La fenêtre présentée ci-dessous apparaît. 2. Période : indiquez la période en sélectionnant la période de début et la période de fin à l’aide des menus locaux. Pour une sélection des dates de l'exercice courant, cliquez sur [Exercice en cours]. 3. Pour une impression de tous les comptes, sur toutes les périodes, cliquez sur le bouton [Toutes les écritures]. • Dans le premier onglet Comptes, vous disposez des options suivantes : Tous les comptes : choisissez cette option pour obtenir le grand-livre de tout le plan comptable. Les classes de comptes : lorsque vous cliquez sur ce radio bouton, la liste des classes 188 Les états de comptes s'affiche. Vous pouvez alors sélectionner les classes à éditer. Le système de sélection discontinue est autorisé à ce niveau. Du compte…Au compte : choisissez cette option pour imprimer d'un compte à un autre. Ciel Compta ne vous proposera que les comptes mouvementés. Les comptes suivants : cette option fait apparaître une liste vide. Deux boutons [Ajouter] et [Supprimer] vous permettent d'ajouter ou de retirer les comptes de votre choix. Pour ajouter un compte, il suffit de cliquer sur le bouton [Ajouter] et de choisir le compte de votre choix. Seuls les comptes mouvementés apparaissent dans cette liste. Renouvelez cette opération autant de fois que nécessaire. Si vous souhaitez enlever un compte de la liste, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Supprimer]. Saut de page par compte : si vous souhaitez que Ciel Compta effectue un saut de page entre chaque compte, cochez cette option. • Le second onglet + de critères donne accès à des options de sélection supplémentaires : Journal : choisissez un journal particulier ou tous les journaux. Mode de paiement : idem pour les modes de paiement. Écritures pointées ou non pointées ou les 2 : souhaitez-vous uniquement les écritures pointées, les non pointées, ou les deux ? Écritures lettrées ou non lettrées ou les 2 : souhaitez-vous uniquement les écritures lettrées, les non lettrées, ou les deux ? 189 Les états Report des soldes précédents : si vous indiquez une période postérieure au premier jour de l’exercice et que vous validez cette option, le programme éditera pour chaque compte et en première ligne, une écriture dont le montant correspondra au solde des mouvements situés entre le début d’exercice et le début de la période sélectionnée. Par exemple, pour un exercice commençant le 1er janvier, vous choisissez d’imprimer le grand-livre du mois de Mars et cochez cette option, le programme calculera le solde des mouvements de chaque compte du 1er janvier au 28 février et en reportera le montant en début de chaque compte. Centralisation : permet de centraliser les écritures par mois pour les comptes qui disposent de cette préférence dans leur fiche. Ne pas imprimer les montants nuls : pour ne pas faire apparaître les écritures sans montant. Mode expert : vous avez accès ici au puissant module d'extraction, détaillé dans le chapitre Les outils standards du Manuel d’utilisation. 4. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 5. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 6. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir le grand livre à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. 190 Les états La TVA Impression de l'état de TVA Afin d'être le plus fidèle possible aux déclarations fiscales, les états préparatoires à la déclaration de TVA reproduisent l'imprimé fiscal pour le régime réel et le régime simplifié. À l'appel de l'option TVA depuis la fenêtre principale ou depuis le menu ETATS, vous obtenez la fenêtre présentée suivante. Dans un premier temps vous pouvez choisir le type d'édition Standard ou Détaillé. La présentation standard est proche de celle de l'imprimé fiscal. Dans le cas où vous utilisez le Régime réel, il faut donc renseigner le mois ou le trimestre de la déclaration. Normalement, en février, vous faites votre déclaration du mois de janvier. Vous devez donc indiquer janvier dans cette fenêtre. Ciel Compta indiquera, par défaut, le mois précédent si la date de travail est inférieure au 22 du mois en cours. Par exemple, si la date de travail est le 22 juillet, le mois proposé par défaut sera juin, alors que si la date de travail est le 23 juillet, le mois proposé sera juillet. Dans le cas où vous utilisez le Régime simplifié, il vous suffit d'indiquer la période (en général l'année entière). Vous disposez dans les deux cas d'une option Passage de l'écriture de TVA sur le journal. Si elle est cochée, il faut indiquer ensuite, à l'aide du menu déroulant, le journal sur lequel l'écriture de TVA sera créée. Une fois la déclaration éditée, vous retrouvez la fenêtre détaillée précédemment, mais avec le bouton [Ecriture de TVA]. Si la déclaration que vous venez d'éditer est correcte, il ne reste plus qu'à cliquer sur ce bouton sinon, cliquez sur le bouton [Abandon]. 191 Les états 1. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 2. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 3. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir la déclaration de TVA à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante.  Le dessin des états de TVA est modifiable depuis les paramètres, à l'aide du générateur d'états. Ainsi, si l'aspect graphique s'adapte peu à votre matériel (imprimante de type ImageWriter), vous pouvez parfaitement réaliser un état préparatoire plus traditionnel de type tableau. Important : Le bon déroulement de cette procédure est directement lié au paramétrage de la TVA dans les Paramètres TVA. Les paramètres TVA  Consultez le chapitre “Paramètres TVA”, page 40 pour plus d'informations. 192 Les états L'échéancier L’échéancier est l’état qui peut s’avérer le plus utile dans les tâches journalières de suivi des règlements des clients et des fournisseurs. 1. Pour éditer l’échéancier clients ou fournisseurs, appelez la commande ÉCHÉANCIER du menu ÉTATS. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 2. Sélectionnez-la ou les périodes. Le bouton [Exercice en cours] fixe directement la période de début et de fin de l'exercice comptable en cours. • Le bouton [Toutes les écritures] permet de cocher les trois cases détaillées précédemment et de sélectionner toutes les périodes. • Trois cases à cocher permettent le choix du contenu de l’échéancier : Clients et/ou Fournisseurs et/ou Autres tiers. 3. Si vous souhaitez obtenir sur votre état une ligne de totalisation du compte pour une même date d'échéance, cochez Affichage des soldes par compte. 4. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 5. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 6. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir l'échéancier à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. 193 Les états Le centralisateur Le centralisateur va imprimer les totaux mensuels de chacun de vos journaux. Ceci est une obligation légale. Vous donnerez le centralisateur à votre comptable en fin d’exercice. 1. Pour l’obtenir, cliquez sur le bouton [Centralisateur] depuis la fenêtre principale ou bien choisissez la commande du même nom dans le menu ÉTATS. La fenêtre suivante apparaît. 2. Sélectionnez la ou les périodes. Le bouton [Exercice en cours] fixe directement la période de début et de fin de l'exercice comptable en cours. Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Toutes les écritures] pour sélectionner tous les journaux et toutes les périodes. 3. Sélectionnez-le ou les journaux que vous souhaitez éditer (par défaut l’ensemble des journaux est proposé). Le système de sélection discontinue est autorisé à ce niveau. 4. Par défaut, quatre modèles de centralisateur vous sont proposés : Centralisateur par mois, Centralisateur par journal, Centralisateur global/journal et Centralisateur global/mois. Sélectionnez celui de votre choix ou bien le modèle que vous pouvez créer avec le générateur d'états. 5. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 6. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 7. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir le centralisateur à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. 194 Les états Balance analytique et balance budgétaire La balance analytique édite tous les comptes possédant une section analytique, ceci compte par compte ou section par section. Par compte, les écritures sont, pour chaque compte, regroupées par section analytique avec les totaux débit et crédit, et le solde par section. Dans le cas d’une sortie par section, les sous-totaux débit-crédit et solde sont édités pour chaque compte et enfin les totaux de la section. La balance budgétaire réalise le même état avec uniquement les sections analytiques dont l’option budgétaire a été validée. À l'appel de la commande BALANCE ANALYTIQUE OU BUDGÉTAIRE dans le menu ÉTATS, la fenêtre suivante s'affiche. 1. Dans un premier temps, choisissez la période. Le bouton [Exercice en cours] permet de sélectionner directement l'exercice comptable. L'onglet Sections permet de préciser si l'édition doit traiter soit toutes les sections, soit celles comprises entre deux bornes, soit enfin celles de votre choix à l'aide des boutons Ajouter et Supprimer. Le deuxième onglet nommé Comptes permet de compléter votre sélection à l'aide de quatre radio boutons. Le premier, Tous les comptes, traitera l'ensemble des comptes. Le second, Les classes de comptes, permet la sélection d'une ou plusieurs classes de comptes (la sélection discontinue est autorisée). Le troisième radio bouton, Du compte…Au compte, permet de préciser les bornes inférieures et supérieures d'une sélection de comptes. Quant au quatrième, Les comptes suivants, il permet à l'aide des deux boutons [Ajouter] et [Supprimer], de sélectionner les comptes de votre choix. 195 Les états Une fois ces critères précisés, vous pouvez indiquer le critère de tri avec les deux radio boutons Par sections ou Par comptes. Si vous souhaitez un saut de page entre chaque section ou compte, cochez l'option Avec saut de page. 2. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 3. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 4. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir cet état à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. Le Grand-livre analytique ou budgétaire Le grand-livre analytique édite toutes les écritures possédant une section analytique, ceci compte par compte ou section par section. Par compte, les écritures sont donc, pour chaque compte, détaillées par section analytique avec les totaux débit et crédit, et le solde par section. Dans le cas d’une sortie par section, les sous-totaux débit, crédit et solde sont édités par compte et enfin les sous-totaux de la section. Le grand-livre budgétaire réalise le même état avec uniquement les sections budgétaires. • Appelez la commande GRAND-LIVRE ANALYT. OU BUDGÉTAIRE du menu ÉTATS. Vous obtenez une fenêtre identique à celle détaillée précédemment pour la Balance analytique ou budgétaire. L'état budgétaire Cet état édite le total de toutes les écritures par section budgétaire avec pour chacune le budget prévu et réalisé. • Appelez la commande ETAT BUDGÉTAIRE du menu ÉTATS. Vous obtenez une fenêtre identique à celle détaillée précédemment pour la Balance analytique ou budgétaire (sans le second onglet). 196 Les états La balance âgée La balance âgée est la liste des comptes avec leur solde ventilé sur quatre périodes. Vous pouvez, par exemple, analyser l’état de vos dettes clients sur chacune de ces périodes. 1. Appelez la commande BALANCE ÂGÉE dans le menu ÉTATS. La fenêtre ci-dessous apparaît. 2. À l’aide des sélecteurs, fixez chacune des périodes. Elles doivent obligatoirement se suivre et peuvent durer plus d’un mois.  Commencez toujours par la période 4. 3. Choisissez ensuite les comptes qui seront édités : tous, uniquement les clients ou uniquement les fournisseurs. 4. Si vous ne souhaitez pas que les comptes vides soient imprimés, cochez l'option Ne pas imprimer les comptes vides. 5. Si vous cochez Saut de page par classe, Ciel Compta commencera l'édition de chacune des classes de comptes sur une nouvelle page. 6. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 7. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 8. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir la balance âgée à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. 197 Les états L'état de trésorerie Cette option imprime un état dont le contenu dépend des comptes de trésorerie que vous aurez paramétrés dans les Paramètres-Etat de trésorerie ou dans la fiche des comptes de trésorerie dans le Plan comptable. Vous obtenez donc les comptes de trésorerie avec leur solde et celui des écritures pointées. La structure de cet état est identique à celle d'une balance des comptes. À l'appel de cette fonction, une fenêtre s'affiche, dans laquelle vous pouvez définir la période de sélection. • Validez l'impression en cliquant sur [Imprimer]. 198 Les états Le bordereau de remise de chèques Rien n'est plus fastidieux que de remplir les bordereaux de remise des chèques à l'encaissement. Pour vos clients attitrés, il vous suffit maintenant de compléter les coordonnées bancaires dans la fiche du compte, puis d'utiliser un mode de règlement adéquat au moment de la saisie. Ceci est à définir lors du paramétrage de votre dossier à la création de la société et au moment de la création des comptes clients. Le fonctionnement du système des bordereaux de remise de chèques est simple. Quand vous enregistrez un règlement client par chèque, vous devez affecter à l'écriture comptable un mode de paiement, dont le type est Remise chèques. 1. Appelez la commande BORDEREAU DE REMISE DE CHÈQUES du menu ÉTATS. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. 2. Choisissez la période, le journal sur lequel les règlements ont été enregistrés, puis le compte de banque concerné. 3. Précisez ensuite la notion de Sur rayon, Hors rayon ou Les deux. 4. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 5. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 6. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir le bordereau de remise de chèques à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante.  Le dessin du bordereau de remise en banque est modifiable dans le générateur d'états de Ciel Compta. 199 Les états Les relances clients Ce module permet d'éditer les lettres de relance auprès des clients qui ne sont pas à jour dans leurs règlements. Le fonctionnement des lettres de relance repose sur 2 conditions : la zone Date d'échéance doit être renseignée et le lettrage des comptes doit être à jour. • Pour accéder aux relances, vous devez appeler la commande RELANCES CLIENTS du menu ÉTATS. La fenêtre présentée page suivante s'affiche alors. La fenêtre des relances Lors de l’ouverture de la fenêtre des relances, il vous suffit d’observer les lignes qui possèdent ou non un point noir (•) dans la colonne Relancer pour savoir si des factures sont concernées par une relance ou pas. Voyons les différentes fonctions de cette fenêtre. Le bouton [Tout relancer] permet d’éditer automatiquement toutes les lettres de relance, indépendamment du niveau sélectionné. Le programme parcourt alors toutes les factures non payées (tous les mouvements non lettrés) et imprime toutes les lettres pour toutes les catégories : 1ère relance, 2ème relance, etc.  Les factures apparaissant en rouge et en italique ne seront pas prises en compte. • Un menu déroulant permet de choisir le modèle de lettre à utiliser. Les deux icônes, situées à gauche de ce menu, permettent de visualiser ou d'imprimer les lettres de relance. Les deux icônes, situées en haut à droite de la fenêtre, permettent une visualisation ou une impression de la liste des factures sélectionnées. 200 Les états • L’option Relances du jour permet d'afficher les factures du niveau choisi, dont la date d'échéance est atteinte, le délai en jour est dépassé et dont le montant est supérieur au solde minimum. Ces factures, pouvant être relancées, sont de couleur bleue. • Le radio bouton Tous les clients permet l'affichage de toutes les écritures non lettrées, autrement dit, si le lettrage est à jour, les factures impayées de tous les clients. Pour sélectionner un client donné, cliquez sur le radio bouton Le client et saisissez le numéro de compte ou bien appelez la liste à l'aide de l'icône correspondante. • Délai de relance en jours : Vous devez indiquer ici le nombre de jours à partir duquel les relances doivent être envoyées, le départ étant la date d’échéance et la date de réfé- rence toujours la date de travail. Si, par exemple, vous avez indiqué 15 jours dans cette zone dans l'onglet 2ème relance, pour les factures déjà relancées 1 fois qui n’ont pas été payées dans un délai de 15 jours suivant la date d’échéance, les lettres de seconde relance pourront être imprimées.  Les factures qui ne sont pas encore arrivées à échéance en fonction de ce délai apparaîtront de couleur rouge et en italique, si l'option Relances du jour est cochée. • Solde minimum : Il indique le montant minimum à partir duquel les factures doivent être relancées. • Les cinq onglets permettent d’afficher les factures non payées selon le niveau de relance qui les concerne. Ainsi, si le premier onglet est sélectionné, la liste contiendra toutes les factures pour lesquelles aucune lettre de relance n’a été envoyée. Si l'onglet 3ème relance est sélectionné, les factures qui ont déjà été relancées deux fois s’affichent dans la liste. • Les boutons [Autoriser la relance] et [Ne pas relancer] permettent de forcer l’autorisation ou l’interdiction de relance d’une facture. Si vous interdisez la relance d'une facture, la colonne Relancer de la liste ne contiendra aucune marque. De plus, la ligne sera affichée en rouge et en italique. Dans le cas où la relance est autorisée un point noir est affiché (•). Ceci permet tout simplement de ne pas relancer une facture donnée bien qu’elle doive l’être. • Vous devez savoir que chaque lettre de relance concerne toutes les factures d’un même niveau de relance. Il y a donc autant de dessins de lettre que de niveaux. Vous disposez du générateur d'états pour modifier ou créer vos propres modèles. Ce dessin est accessible directement depuis le menu OPTIONS, en sélectionnant l'option Modifier la lettre de relance. Par contre, si plusieurs factures d’un même niveau, et ceci pour un même client, sont en retard de paiement, vous obtiendrez une seule lettre qui regroupe ces factures. Relances Vous disposez de deux moyens de relance, manuel ou automatique : • Pour relancer manuellement les clients, il faut se placer successivement dans chacun des niveaux de relance et imprimer les lettres. • La relance automatique, bouton [Tout relancer], agit sur toutes les factures en attente. Le programme balaie alors tout le fichier et imprime toutes les lettres de tous les niveaux pour toutes les factures à relancer avec autorisation de relance. Après impression des lettres, une fenêtre vous propose la mise à jour du compte des clients relancés. Toutes les factures correspondantes passent alors dans la catégorie suivante. 201 Les états Changement manuel de catégorie En règle générale, les lettres de relance possèdent un texte différent selon le niveau concerné. De ce fait, vous pouvez changer de niveau une facture en attente, sans respecter la chronologie des relances. 1. Pour cela, sélectionnez-la ou les factures dans la liste et appelez l'option Changer le niveau de relance dans le menu OPTIONS. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. 2. Choisissez le niveau de relance souhaité puis cliquez sur [OK] pour valider. Modifier le texte des lettres de relance Ciel Compta vous est livré avec 5 lettres déjà rédigées. Si le texte les composant ne vous satisfait pas, vous pouvez utiliser le générateur d’états pour le modifier. L’accès habituel au générateur se fait par la fenêtre principale ou par les paramètres. Pour faciliter cette tâche, nous avons placé dans le menu OPTIONS, un option, nommé Modifier la lettre de relance, qui vous permet d’accéder directement à ce module. 202 Les états Les soldes intermédiaires de gestion Les Soldes Intermédiaires de Gestion (S.I.G.) représentent l'un des éléments constituant le résultat de l’entreprise. Le tableau des S.I.G. est une autre illustration du résultat tel qu’il est présenté par le Compte de résultat. Il s’agit d’une suite de soldes permettant de constituer, au final, le résultat net. Neuf soldes composent le tableau des S.I.G. • Marge commerciale • Production de l'exercice • Valeur ajoutée produite • Excédent brut d'exploitation • Résultat d'exploitation • Résultat courant avant impôts • Résultat exceptionnel • Résultat net comptable de l'exercice • Résultat sur cessions d'éléments d'actif immobilisés Dans le menu ÉTATS, sélectionnez la commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION. Une fenêtre vous permet de sélectionner la période, le format et les options d'impression. 203 Les états Le compte de résultat Cet état vous permet, à tout moment, de connaître la situation de votre entreprise. Il reprend : • d’un côté le détail des produits, • de l’autre le détail des charges. C’est un excellent outil pour suivre l’évolution du chiffre d’affaires et des postes de charges. Vous serez ainsi informé en permanence si vous dégagez des bénéfices ou des pertes. 1. Pour accéder à ce module, cliquez sur le bouton [Résultat] dans la fenêtre principale ou bien choisissez la commande du même nom depuis le menu ETATS. La fenêtre ci-dessous apparaît. 2. Après avoir choisi la période, vous pouvez indiquer le type de résultat souhaité : • soit le résultat Standard qui reproduit les feuillets 2052 et 2053 de la liasse fiscale, avec la possibilité de le compléter avec le détail des comptes, correspondant aux documents établis, en cochant la case Avec détail des comptes. Ainsi, vous pouvez connaître les comptes qui ont été regroupés dans tel ou tel code liasse du compte de résultat. • soit le résultat Simplifié qui imprime tous les comptes des classes 6 et 7. C’est, en fait, une balance des comptes des classes 6 et 7. Dans ce cas, vous pouvez préciser de Ne pas imprimer les comptes vides et d'effectuer un Saut de page par classe. 3. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 4. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 204 Les états 5. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir le compte de résultat à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. 6. Si, au lieu d'imprimer votre résultat, vous souhaitez exporter ces informations, par exemple pour les utiliser dans un tableur, cliquez sur le bouton [Exporter].  Les critères de sélection sur la période, utilisés pour l'impression, sont également pris en compte dans ce cas. 7. Choisissez l'un des formats d'export, et validez avec le bouton [Exporter]. 8. Saisissez ensuite le nom du fichier d'export dans la fenêtre suivante puis cliquez sur [Enregistrer]. 205 Les états Le bilan Cette option édite les états préparatoires aux feuillets 2050 et 2051 de la liasse fiscale soit l’actif et le passif. 1. Cliquez sur le bouton [Bilan] de la fenêtre principale. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 2. Effectuez vos sélections de périodes. L’option Avec détail des comptes permet d'imprimer le détail des comptes correspondant aux montants obtenus. Ainsi, vous pouvez connaître les comptes qui ont été regroupés dans tel ou tel code de l'actif et du passif. Vous pouvez définir un format d'impression, voire même un type d'état différent entre l'actif et le passif. 3. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 4. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 5. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir le bilan à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante.  Avant l'édition du bilan, Ciel Compta peut vous avertir que certains comptes ne possèdent pas de codes liasse. Vous pouvez alors, soit continuer l'édition, soit annuler celle-ci, soit enfin obtenir la liste de ces comptes dans la fenêtre Informations, après avoir cliqué sur le bouton [Liste des comptes].  Pour le remplissage automatique des codes liasse, reportez-vous au chapitre “Remplissage des codes liasse”, page 74. Attention ! Vous devez avant tout vérifier que les codes liasse fiscale ont été indiqués dans la fiche des comptes. Vous pouvez, par sécurité, lancer le remplissage automatique de ces codes avec l’option correspondante du menu OPTIONS lorsque la fenêtre du plan comptable est affichée. Les écrans paramétrables 207 Les écrans paramétrables Introduction Une des caractéristiques majeure du logiciel Ciel Compta se trouve dans la possibilité de définir totalement les écrans de saisie des écritures comptables. Ainsi, vous pouvez automatiser le calcul de la TVA, réduire la saisie à une seule et unique information pour le passage d’une pièce ou bien mémoriser des pièces comptables avec leurs montants pour n’avoir plus qu’à les valider. Vous allez donc créer des grilles de saisie en y précisant les rubriques qui vont y apparaître et la logique que le logiciel devra adopter pour enregistrer les écritures. Toujours afin de vous faciliter l’utilisation de ce programme, vous allez vous-même définir des pavés de sélection donnant un accès rapide aux écrans les plus utilisés. De nombreux écrans déjà prêts vous sont proposés. Ils correspondent à diverses tâches comptables courantes.  Si vous souhaitez mettre en place des écritures d'abonnement, vous devez maîtriser les écrans de saisie. En effet, c'est à leur niveau que l'automatisme des écritures est défini. 208 Les écrans paramétrables Création d'un écran La liste des écrans paramétrables Pour construire ou modifier un écran, vous devez avant tout en ouvrir la liste. Cliquez sur le bouton [Écrans paramétrables] de la fenêtre principale. La liste des écrans s’affiche. La partie supérieure de la fenêtre dispose de 4 boutons dont voici la fonction : • [Nouveau] : Permet de créer un nouvel écran paramétrable. Identique à la commande NOUVEAU du menu FICHIER ou . • [Modifier] : Bouton permettant d'ouvrir un écran déjà créé. Identique à un doubleclic sur un écran dans la liste, commande OUVRIR du menu FICHIER ou . • [Supprimer] : Permet la suppression du ou des écrans sélectionnés. • [Dupliquer] : Bouton permettant de dupliquer l'écran sélectionné. Quatre icônes complètent ces boutons : • : déplace l'écran sélectionné avant le précédent. • : déplace l'écran sélectionné après le suivant. • : joue la note sonore affectée à l'écran. Cette note sera jouée à chaque ouverture de l'écran. • : affecte une note texte à l'écran sélectionné. Cette note pourra être consultée au moment de l'utilisation de l'écran. 209 Les écrans paramétrables Création d'un nouvel écran 1. Pour créer un nouvel écran, cliquez sur le bouton [Nouveau] ou appuyez sur . Vous obtenez un écran comme celui-ci : 2. Commencez par préciser le Nom de cet écran. 3. Complétez ou modifiez le Nom abrégé. Celui-ci sera utilisé dans les pavés d'accès rapide au moment de la saisie. : pour affecter un mot de passe à cet écran, cliquez sur cette icône et précisez votre mot de passe, complété, si nécessaire, d'un indice. Ce mot de passe vous sera réclamé pour modifier cet écran. : cette icône permet d'affecter une note texte. Cette note pourra être consultée (mais pas modifiée) au moment de l'utilisation de l'écran. : ces trois icônes permettent respectivement d'écouter, d'enregistrer et de réaliser diverses manipulations sur les sons (copier, coller, etc.). Trois onglets donnent accès aux différentes options d'un écran paramétrable : • Rubriques : création de la grille de saisie composée de plusieurs rubriques. • Logique : cet onglet donne accès à la logique comptable de l'écran défini dans l'onglet précédent. • Automatismes : ce dernier onglet permet de préciser les options pour l'enregistrement automatique. Voyons maintenant en détail chacun des onglets. 210 Les écrans paramétrables L'onglet Rubriques Généralités En fait, on peut distinguer trois catégories de rubriques : • Les rubriques de saisie : elles devront être saisies dans la grille au moment de la saisie des écritures. Vous devez donc obligatoirement créer ces rubriques. Par exemple un compte de charges ou de produits, le montant, la date. • Les rubriques calculées : elles découlent d’un calcul dont vous allez préciser la nature. Elles peuvent apparaître sur la grille, mais vous pouvez aussi les rendre invisibles. Par exemple le montant de la TVA à partir du montant hors taxe saisi. • Les rubriques fichier : elles peuvent être des rubriques à saisir, ou bien des rubriques calculées, ou une valeur liée aux rubriques précédentes. Par exemple un poste de trésorerie lié au mode de paiement. En effet, quand vous saisissez une facture, vous devez indiquer le mode de paiement utilisé. Le fait de préciser ce mode de paiement appellera le poste de trésorerie qui lui est affecté. Vous allez donc créer une rubrique fichier banque, qui sera automatiquement remplie et utilisée pour la conception de la logique comptable. Nouvelle ligne Lorsque vous créez un nouvel écran, trois lignes sont automatiquement créées par défaut. Elles contiennent les rubriques suivantes : • Date : permettra la saisie de la date de l'écriture. • Journal : cette rubrique contiendra le journal de l'écriture. • Libellé : permettra la saisie du libellé de l'écriture. Ces trois rubriques sont créées par défaut, car elles font partie des éléments obligatoires pour l'enregistrement d'une écriture. Tous les écrans posséderont ces trois rubriques. Vous pouvez soit ajouter une rubrique en fin de tableau, soit insérer une nouvelle rubrique. Pour cela, deux boutons, [Nouvelle ligne] et [Insérer] sont à votre disposition. • Le bouton [Nouvelle ligne] permet l’ajout d’une nouvelle rubrique en fin de liste. • Le bouton [Insérer] permet l'insertion d'une nouvelle ligne au-dessus de celle sélectionnée. • Le bouton [Supprimer] permet d'effacer les lignes sélectionnées. Types de rubriques 1. Cliquez sur le bouton [Nouveau]. Une ligne vide s’affiche. 2. Cliquez dans la première cellule de la colonne Type. Les cellules de cette colonne sont des menus locaux. 211 Les écrans paramétrables Vous disposez de tous les types de rubriques. Pour chaque type de rubrique vous pouvez disposer d'Attributs, de valeurs par Défaut et de Formules.  Nous ne pouvons pas donner ici tous les types de formules qu'il est possible de réaliser avec l'éditeur de formules. Il existe en effet une infinité de possibilités. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cet éditeur, reportez-vous au chapitre Les outils standards du Manuel d’utilisation. Rubrique Date Dans ce type de rubrique vous ne pourrez saisir que des dates. Ce type sera utilisé, par exemple, pour la date de l'écriture, la date d'échéance. Vous ne pouvez pas préciser d'Attribut pour ce type de rubrique (cellule grisée). Lorsque vous faites un double-clic sur la cellule Défaut, l'éditeur de formules s’ouvre. Vous pouvez, par exemple, sélectionner la rubrique correspondant à la date de travail. Rubrique Compte La rubrique de type Compte permet la saisie d'un numéro de compte. Il y aura donc au minimum deux rubriques de ce type dans chaque écran de saisie. 1. Faites un double-clic sur la cellule Attributs. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. 212 Les écrans paramétrables Vous allez pouvoir préciser la ou les classes de comptes auxquelles l'utilisateur de l'écran de saisie aura la possibilité d'accéder. Pour les classes cochées, vous pouvez indiquer celles proposées par défaut, à l'ouverture de la liste des comptes. 2. Si vous souhaitez, de plus, affecter un compte par défaut, faites un double-clic dans la cellule de la colonne Défaut. Ciel Compta ouvre la liste des comptes, en fonction des attributs indiqués précédemment. Choisissez le compte qui apparaîtra par défaut. Rubrique Libellé La rubrique de type libellé contiendra un texte qui devra, en général, être saisi par l’utilisateur. Vous ne pouvez préciser d'Attribut pour ce type de rubrique (cellule grisée). Dans la cellule Défaut, vous pouvez néanmoins saisir un libellé. Dans la cellule Formule vous pouvez, par exemple, réaliser un libellé composé de plusieurs données, ou bien reprendre le libellé de l'un des comptes utilisés. Section analytique Cette rubrique permet de préciser un code analytique ou budgétaire. Vous pouvez préciser l'Attribut (analytique ou budgétaire). Pour affecter une section analytique par défaut, faites un double-clic dans la cellule Défaut. Vous obtenez la liste des sections analytiques et/ou budgétaires. Sélectionnez-la, et validez par [OK]. Mode de paiement Dans cette rubrique sera stocké le mode de paiement. Vous ne pouvez préciser d'Attribut pour ce type de rubrique (cellule grisée). Pour affecter un mode de paiement par défaut, la cellule de la colonne Défaut se transforme en menu déroulant. Il suffit de cliquer sur cette cellule et de choisir le mode de paiement parmi ceux définis dans les Paramètres. Journal La rubrique de type journal fait partie des trois lignes installées à la création d'un nouvel écran. Elle permet de saisir le journal sur lequel l'écriture devra être enregistrée. Vous ne pouvez préciser d'Attribut pour ce type de rubrique (cellule grisée). Pour affecter un journal par défaut, la cellule de la colonne Défaut se transforme en menu déroulant. Il suffit de cliquer sur cette cellule et de choisir le journal parmi ceux créés. 213 Les écrans paramétrables Montant Les rubriques de type montant sont utilisées pour la saisie ou le calcul. La cellule de la colonne Attributs devient un menu déroulant. Ce menu vous permet de choisir le nombre de décimales souhaitées. Par défaut, c'est l'option Monnaie qui est choisi. Dans la cellule Défaut vous pouvez saisir un montant, si vous le connaissez à l'avance. Ce sont principalement les rubriques de type Montant qui vont exploiter l'éditeur de formules.  Nous verrons un peu plus loin, dans ce chapitre, les différentes formules les plus utilisées. Code TVA Ce type de rubrique est nécessaire dès que vous avez recours à la TVA. Vous pourrez y indiquer le code du taux de TVA. Vous ne pouvez préciser d'Attribut pour ce type de rubrique (cellule grisée). La cellule de la colonne Défaut est un menu déroulant dans lequel vous pouvez choisir le code TVA par défaut.  Très souvent, une formule affectant le code TVA du compte de charges, par exemple, sera créée. Nous verrons ce type de formule un peu plus loin dans ce chapitre. Numéro de pièce Cette rubrique n'offre aucune particularité. Vous pouvez y saisir un texte par défaut, si vous le souhaitez. Une formule pourra éventuellement être réalisée, pour, par exemple, y afficher le numéro du chèque. 214 Les écrans paramétrables Caractéristiques des rubriques Trois colonnes vous permettent de fixer certaines options sur les rubriques : Visible, Obligatoire et Saisissable. Ces trois colonnes sont des cases à cocher. Il suffit de les cocher ou de les décocher pour qu'elles soient actives ou non. • Visible : Pointez cette option pour que la rubrique apparaisse dans la grille de saisie. • Obligatoire : Rubrique dont la valeur doit obligatoirement être non-vide. Pour un numérique la valeur doit être non-nulle. • Saisissable : Rubrique accessible en saisie par l’utilisateur. Une rubrique pourra bien sûr être visible et non modifiable.  Lorsque vous choisissez le type d'une nouvelle rubrique, Ciel Compta lui affecte par défaut un nom identique au type choisi. Vous pouvez modifier ce libellé, surtout si plusieurs rubriques du même type sont créées. Création de la grille de saisie Nous allons créer toutes les rubriques nécessaires à la création d’un écran de saisie d’un achat. Pour cet exemple nous installerons certaines informations facultatives : code analytique, mode de paiement, etc. Il faut prévoir les rubriques suivantes : • Date : date de l’écriture. • Libellé : libellé de l’écriture. • Journal : journal sur lequel s'enregistre la pièce. • Compte de charge : compte de charge sur lequel doit être passée l’écriture. • Compte de TVA : numéro de compte pour l'enregistrement de la TVA. • Taux de TVA : nécessaire au calcul de la TVA • Montant HT de l'achat : montant à saisir. • Montant de la TVA : valeur calculée de la TVA. • Montant TTC : montant calculé • Compte fournisseur : numéro de compte du fournisseur concerné. 1. Quand la liste des écrans est affichée, cliquez sur le bouton [Nouveau]. 2. Commencez par saisir le nom du nouvel écran, par exemple Facture d'achat. 3. Modifiez, si vous le souhaitez, le nom abrégé. Vous obtenez donc un nouvel écran qui contient, comme nous l'avons déjà vu, 3 rubriques.  Nous utiliserons, au cours de la création de cet écran, l'éditeur de formules. Reportezvous au chapitre Les outils standards du Manuel d’utilisation pour le fonctionnement complet de ce module. 215 Les écrans paramétrables Date La première ligne concerne la date de l'écriture et a été créée automatiquement. Nous allons la compléter d'une valeur par défaut correspondant à la date de travail. 1. Pour cela, faites double-clic dans la cellule Défaut. Vous obtenez la fenêtre de l'éditeur de formules. 2. Faites un double-clic sur la rubrique Date de travail. Vous devez obtenir une fenêtre semblable à celle ci-dessous. 3. Validez par le bouton [OK]. Journal Comme pour la rubrique précédente, le journal est créé automatiquement. Il peut être fixé par défaut et même être invisible à l’utilisateur. Nous nous contenterons de fixer le journal afin d'en éviter la saisie. Dans le menu déroulant de la cellule Défaut choisissez le journal Achats. 216 Les écrans paramétrables  Comme pour la rubrique Date, nous laissons les options Visible, Obligatoire et Modifiable cochées. Si vous souhaitez que cette rubrique Journal n'apparaisse pas au moment de la saisie, puisqu'elle est renseignée par défaut, décochez l'option Visible. Libellé Troisième et dernière ligne créée par défaut. Dans la colonne Défaut, saisissez Facture n°. Compte fournisseur 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant , l'option Compte. 3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Compte fournisseur. 4. Faites un double-clic dans la cellule Attributs, puis, dans la fenêtre qui apparaît, cochez uniquement la catégorie Fournisseurs. Validez par [OK].  Au lieu de tout décocher manuellement, cliquez sur le bouton [Aucune] et cochez ensuite Fournisseurs. 5. Ne modifiez pas les trois pointeurs. En effet, ce compte est obligatoire dans ce type d'écriture. De plus, il doit rester modifiable et visible afin de pouvoir, au moment de la saisie, appeler la liste des comptes de la classe Fournisseur pour en sélectionner un. 6. Si toutefois vous souhaitez fixer un fournisseur par défaut, double-cliquez sur la cellule de la colonne Défaut, et choisissez le compte. Code TVA 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Code TVA. 3. Faites maintenant un double-clic sur la cellule Formule. Vous obtenez à nouveau l'éditeur de formules. Nous allons créer une formule indiquant à Ciel Compta d'utiliser le code TVA associé au compte fournisseur, renseigné précédemment. 4. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction], et choisissez dans la famille Écrans paramétrables la fonction Code_TVA_défaut, puis validez par [OK]. 5. Faites un double-clic sur la rubrique Compte fournisseur du fichier Calcul - CCAL. Vous devez obtenir la même formule que ci-dessous. 6. Validez par [OK]. 217 Les écrans paramétrables Compte de TVA 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Compte. 3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Compte TVA. 4. Faite un double-clic dans la cellule Attributs, puis, dans la fenêtre qui apparaît, cochez uniquement la catégorie Autres tiers. Validez par [OK]. 5. Faites maintenant un double-clic sur la cellule Formule. Nous allons créer une nouvelle formule indiquant à Ciel Compta d'utiliser le compte de TVA déductible associé au code TVA renseigné juste avant. 6. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction], et choisissez dans la famille Écrans paramé- trables la fonction CompteTVADed, puis validez par [OK]. 7. Faites ensuite un double-clic sur la rubrique Code TVA du fichier Calcul - CCAL. Vous devez obtenir la formule ci-dessous. 8. Validez par [OK]. Compte de charges 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant , l'option Compte. 3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Compte de charges. 4. Faite un double-clic dans la cellule Attributs, puis, dans la fenêtre qui apparaît, cochez uniquement la catégorie Charges. Validez par [OK]. 5. Ne fixez aucun compte par défaut, puisque c’est vous qui le préciserez à la saisie. Montant HT de l'achat 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant , l'option Montant. 3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Montant HT. 4. Ne modifiez pas Monnaie dans la colonne Attributs. Montant de la TVA 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant , l'option Montant. 3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Montant TVA. 4. Ne modifiez pas Monnaie dans la colonne Attributs. 218 Les écrans paramétrables 5. Faites un double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel Compta de réaliser automatiquement ce calcul à partir du taux de TVA correspondant au code saisi et du montant HT. 6. Dans l'éditeur de formules, cochez l'option Formule. 7. Double-cliquez sur la rubrique Montant HT du fichier Calcul - CCAL. 8. Sur votre clavier, appuyez sur le symbole de la multiplication, c’est-à-dire * (étoile). 9. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction], et dans la famille Écrans paramétrables choisissez la fonction Taux_TVA. 10.Sélectionnez comme paramètre de cette fonction la rubrique Code TVA du fichier Calcul - CCAL. 11.Terminez la formule en saisissant au clavier "/100" . Vous devez obtenir une formule comme celle-ci. 12.Validez avec le bouton [OK]. 13.Dévalidez l’option Obligatoire, car la TVA peut être nulle. Montant TTC 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant , l'option Montant. 3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Montant TTC. 4. Ne modifiez pas Monnaie dans la colonne Attributs. 5. Faites un double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel Compta de réaliser automatiquement ce calcul à partir du montant de TVA et du montant HT. 6. Dans l'éditeur de formules, cochez l'option Formule. 7. Double-cliquez sur la rubrique Montant HT du fichier Calcul - CCAL. 8. Sur votre clavier, appuyez sur le symbole de l'addition, c’est-à-dire + (plus). 9. Double-cliquez sur la rubrique Montant TVA du fichier Calcul - CCAL. Vous devez obtenir une formule comme celle-ci. 10.Validez avec le bouton [OK]. 11.Dévalidez l’option Saisissable. En effet, si le montant TTC n'est pas égal à celui que vous souhaitez, la correction devra être réalisée sur l'un des deux autres montants. 219 Les écrans paramétrables La section analytique La section analytique est une donnée facultative. 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Section analytique/budgétaire. 3. Ne modifiez pas le libellé. 4. Faites un double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel Compta de remplir cette zone avec le code analytique défini par défaut dans le compte de charges, si celui-ci est renseigné. 5. Ouvrez l'éditeur de formules et cochez l'option Formule et cliquez sur le bouton [Coller une fonction] puis dans la famille Écrans paramétrables, choisissez la fonction Code_analytique_défaut. 6. Sélectionnez comme paramètre de cette fonction la rubrique Compte de charges du fichier Calcul - CCAL. Vous devez obtenir une formule comme celle-ci. 7. Validez avec le bouton [OK]. 8. Dévalidez l’option Obligatoire. Le mode de paiement Le mode de paiement est également une donnée facultative dans ce type d'écran. Il sera utilisé pour, par exemple, calculer automatiquement une date d'échéance. 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Mode de paiement. 3. Ne modifiez pas le libellé. 4. Faites un double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel Compta de remplir cette zone avec le mode de paiement associé au compte fournisseur, si celui-ci est renseigné. 5. Ouvrez l'éditeur de formules et cochez l'option Formule. 6. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction…], et choisissez dans la famille Écrans paramétrables, la fonction Mode_de_paiement. 7. Double-cliquez sur la rubrique Compte fournisseur du fichier Calcul - CCAL. Vous devez obtenir une formule comme celle-ci. 220 Les écrans paramétrables 8. Validez avec le bouton [OK]. 9. Dévalidez l’option Obligatoire. Numéro de pièce Le numéro de pièce est également une donnée facultative. Il sera utilisé pour, par exemple, saisir un numéro de facture, ou bien le numéro du prochain chèque, si le mode de paiement est du type chéquier. 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Nro de pièce. 3. Ne modifiez pas le libellé. 4. Faites un double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel Compta de remplir cette zone avec le numéro du prochain chèque, si le mode de paiement est du type chéquier. 5. Ouvrez l'éditeur de formules et cochez l'option Formule. 6. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction…], et choisissez dans la famille Écrans paramétrables, la fonction Prochain_chèque. 7. Double-cliquez sur la rubrique Mode de paiement du fichier Calcul - CCAL. Vous devez obtenir une formule comme celle-ci. 8. Validez avec le bouton [OK]. 9. Dévalidez l’option Obligatoire. Date d'échéance Nous allons terminer cet écran de saisie avec la date d'échéance. C'est également une donnée facultative. Elle sera, éventuellement, calculée en fonction du mode de paiement, si celui-ci est du type paiement différé. 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Date. 3. Par défaut, Ciel Compta ne précise aucun libellé. Saisissez donc la Date d'échéance. 4. Faites double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel Compta de calculer cette date à partir de la date de l'écriture et du mode de paiement si celui-ci est du type paiement différé. 5. Ouvrez l'éditeur de formules et cochez l'option Formule. 6. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction…], et choisissez dans la famille Écrans paramétrables, la fonction Date_Echéance. 7. Double-cliquez sur la rubrique Date du fichier Calcul - CCAL. 221 Les écrans paramétrables 8. Double-cliquez ensuite sur la rubrique Mode de paiement du même fichier. Vous devez obtenir une formule comme celle-ci. 9. Validez avec le bouton [OK]. 10.Dévalidez l’option Obligatoire. Voila, la création de la grille de saisie est maintenant terminée. Important : L'ordre des rubriques utilisées est parfois important. En effet, pour utiliser une rubrique dans une formule, il faut que la rubrique soit créée auparavant.  Nous avons volontairement installé dans cet écran des rubriques qui peuvent s'avérer facultatives. Le but étant de vous montrer l'imbrication des rubriques entre elles par l'intermédiaire des formules. L'écran de saisie réalisé doit donc ressembler à celui-ci : 222 Les écrans paramétrables Ce qui en saisie donnera le résultat suivant :  Si vous souhaitez modifier un écran paramétrable depuis la saisie d'une écriture, il suffit de sélectionner l'option Modifier l'écran de saisie depuis le menu OPTIONS. Mais attention, vos éventuelles saisies seront perdues. 223 Les écrans paramétrables Création de la logique La logique contient les données que le programme va enregistrer dans les fichiers. Toutes les rubriques qui ont été créées dans la partie précédente vont être accessibles pour la définition de cette logique. En effet, la grille de saisie réalisée précédemment ne permet pas à Ciel Compta de connaître quels sont, par exemple, les montants à affecter à tel ou tel compte, au débit ou au crédit, etc. 1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Écrans paramétrables]. 2. Depuis la liste des écrans, ouvrez l'écran créé au paragraphe précédent. 3. Cliquez sur l'onglet Logique. Vous obtenez la fenêtre suivante : En-tête des pièces Trois menus locaux sont présents dans l'en-tête de la logique : Date, Journal et Libellé. Le menu déroulant Date Dans le menu déroulant Date s’afficheront toutes les rubriques de type date créées précédemment. Par défaut, Ciel Compta complète cette grille des rubriques placées à la création de l'écran. 1. Cliquez sur le menu déroulant Date. Ce menu se compose, dans notre écran de saisie Facture d'achat, de deux options : Date et Date d'échéance. 2. Choisissez l'option Date. 224 Les écrans paramétrables Le menu déroulant Journal Dans le menu déroulant Journal s’afficheront toutes les rubriques de type journal créées précédemment. En général vous ne disposez que d'une seul option. Par défaut, Ciel Compta a sélectionné la rubrique Journal. Le menu déroulant Libellé Dans le menu déroulant Libellé s’afficheront toutes les rubriques de type libellé créées précédemment. Par défaut, Ciel Compta a sélectionné la rubrique Libellé. Détail de l'écriture La liste au-dessous de la partie en-tête, étudiée ci-dessus, se complète de trois boutons : [Nouvelle ligne], [Insérer] et [Supprimer]. Chaque ligne contient 8 données différentes. Chaque cellule se comporte comme un menu déroulant. Le meilleur moyen de comprendre la logique comptable est de l’appliquer à l'écran de saisie Facture d'achat réalisé auparavant. Pour compléter les données composant le détail de l'écriture, quelques connaissances comptables sont nécessaires. Notre but n’est pas de vous apprendre la comptabilité. Aussi nous allons simplement décrire la logique correspondant à cet achat. Le tableau ci-dessous présente la structure à obtenir. Cette structure est simplifiée à l’extrême puisque chaque ligne peut être complétée d’une date d’échéance, d’un mode de paiement, d’un code analytique et d’un numéro de pièce. • Par défaut, deux lignes sont créées dans cette logique. Pour réaliser la logique de l'écran de saisie Facture d'achat, vous devrez cliquer une fois sur le bouton [Nouvelle ligne] afin d'obtenir les trois lignes nécessaires. • Pour essayer cet écran de saisie, il suffit de fermer la fenêtre, en cliquant sur le bouton [OK], ou bien de fermer la fenêtre et de répondre Oui lors de la demande d'enregistrement. • Cliquez ensuite sur le bouton [Saisie par écrans] dans la fenêtre principale. Dans la liste qui s'affiche alors, choisissez Facture d'achat. L'écran s'affiche, il ne vous reste plus qu'à saisir une facture d'achat. • Entraînez-vous à la création d'écrans, ils vous seront utiles si vous souhaitez utiliser les écritures d'abonnement. 225 Les écrans paramétrables L'onglet Automatismes Dans les écrans paramétrables, en plus de la liste des écrans, vous pouvez ajouter des boutons qui autoriseront un accès direct à différents écrans. L'illustration ci-dessous présente un ensemble de pavés de sélection. Un simple clic permet l'appel de l'écran de saisie correspondant. Il devient alors inutile d'appeler la liste des écrans.  Le nombre de pavés affichés en bas de l'écran de saisie dépend de la taille de la fenêtre. Si celle-ci n'est pas suffisante pour afficher tous les pavés, le dernier se transforme en menu déroulant. 1. Dans la liste des écrans paramétrables, ouvrez l'écran réalisé précédemment : Facture d'achat. 2. Cliquez sur l'onglet Automatismes. La fenêtre suivante s’affiche. Deux cases à cocher sont présentes dans la zone Options d'accès : • Accès rapide en saisie : si cette option est cochée, cet écran de saisie sera accessible depuis la rangée de pavés détaillée ci-dessus. Le nom abrégé sera utilisé comme nom pour ce pavé. • Apparaît dans la liste des écrans : Si cette option est cochée, l'écran de saisie sera accessible depuis la liste affichée dans Saisie par écrans.  Si ces deux options ne sont pas actives pour un écran paramétrable, celui-ci ne sera pas du tout accessible. Ce cas est intéressant pour les écritures automatiques détaillées ci-après. 226 Les écrans paramétrables Les écritures automatiques Ciel Compta permet la création d'écritures qui seront automatiquement enregistrées à leur date d'échéance. Ainsi, un loyer et un crédit-bail pourront être enregistrés automatiquement à l'ouverture du programme sans aucune saisie. Le principe est simple : vous utilisez comme base un écran déjà créé et vous le modifiez pour qu'il corresponde à l'opération qui doit être automatisée. Vous allez indiquer dans cet écran la valeur de chacune des rubriques, puis à l'aide des options disponibles dans l'onglet Automatismes préciser la périodicité et la date de chaque échéance. Nous allons procéder par l'exemple. Ainsi, nous allons automatiser l'enregistrement d'un loyer qui est payé au trimestre. Nous allons donc utiliser comme base l'écran Loyer. 1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Écrans paramétrables]. La liste des écrans paramétrables s'ouvre. 2. Dans la liste, sélectionnez l'écran Loyer et cliquez sur le bouton [Dupliquer] ou bien appelez l'option DUPLIQUER du menu Fichier (raccourci clavier ). Le programme crée un nouvel écran et l'ouvre automatiquement. 3. Modifiez son libellé afin d'obtenir : Loyer trimestriel. 4. Modifiez le Nom abrégé afin d'obtenir par exemple Loyer Trim. Commençons par compléter celui-ci de toutes les informations relatives au loyer à enregistrer. La colonne Défaut est celle qui nous intéresse particulièrement, puisque c'est elle qui contient les valeurs par défaut des rubriques. 5. Pour la ligne Date, ne changez rien, la date considérée sera celle définie dans le paramétrage de l'écriture automatique. 6. Pour la ligne Journal, la cellule Défaut se comporte comme un menu déroulant. Indiquez par exemple Banque. 7. Passez ensuite à la ligne Compte de charges. Double-cliquez sur la cellule Défaut et dans la liste des comptes qui s'affiche, choisissez 613200 Locations immobilières. 8. Pour la ligne Libellé, ne saisissez rien dans la colonne Défaut. Par contre, faites un double-clic dans la cellule Formule. Attention ! Pour que cet écran puisse fonctionner automatiquement, il faut impérativement que toutes les informations obligatoires soient renseignées. 227 Les écrans paramétrables 9. Indiquez la formule ci-dessous permettant d'obtenir un libellé complété automatiquement du numéro de trimestre. 10.Pour le Taux de TVA, la cellule Défaut se comporte comme un menu déroulant. Indiquez le taux de TVA 19,6%. 11.Pour le Compte de TVA, choisissez le compte 44566 TVA déductible. 12.Pour la ligne Montant HT, indiquez le montant du loyer, par exemple : 6000 €. 13.Pour les lignes Montant TVA et Montant TTC, aucune valeur n'est à saisir si une formule de calcul a été indiquée. Dans le cas contraire, renseignez ces deux montants. 14.Passez ensuite à la ligne N° de pièce. Indiquez une référence de votre choix. 15.Pour le Mode de paiement, la cellule Défaut se comporte comme un menu déroulant. Choisissez par exemple Prélèvements. 16.Sur la ligne Compte financier, indiquez la banque concernée. Si une banque a été précisée par défaut dans le mode de paiement auparavant sélectionné, il est inutile de compléter cette information. Notre écran est maintenant complet. Vous devez obtenir un écran semblable à celui-ci. 17.Cliquez sur l'onglet Logique afin de vérifier si celle-ci est correcte. Vous devez obtenir ici aussi la logique suivante : 228 Les écrans paramétrables 18.Cliquez maintenant sur l'onglet Automatismes. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Il permet de configurer les caractéristiques de l'écriture d'abonnement que nous souhaitons créer. Voyons une à une les différentes indications à porter. • Actif : si cette option est cochée l'écriture automatique est mise en fonctionnement. Dans le cas contraire, case non cochée, aucune écriture ne sera enregistrée. Dans notre exemple, activez cette option. • À partir du : indiquez ici la date de départ de l'opération. C'est aussi la date qui sera affectée à l'écriture. Ainsi, en indiquant le 01/01/07 comme date de départ pour une opération trimestrielle, les écritures suivantes se feront au 01/03, au 01/06, au 01/09, etc. Un menu déroulant situé à droite de la zone date permet de choisir parmi 3 options : • Pour une durée indéterminée : dans ce cas, aucune limitation dans le temps n'est précisée. Ce sera alors à vous de modifier ces paramètres pour stopper l'automatisme. • Jusqu'à la date du : en choisissant cette option, une nouvelle zone de saisie permet d'indiquer une date limite d'application. • Pour un nombre d'écritures de : comme pour l'option précédente, une nouvelle zone de saisie apparaît lorsque vous choisissez cette option. Il suffit d'y indiquer le nombre fixe d'opérations à réaliser automatiquement. 19.Saisissez le 05/04/07, sélectionnez l'option Pour un nombre d'écritures de et indiquez 4 (correspondant à 4 trimestres). • Tous les : une zone de saisie et un menu déroulant permettent d'indiquer à Ciel Compta la fréquence à laquelle vous souhaitez générer cette écriture automatique. 229 Les écrans paramétrables 20.Fixez la périodicité en saisissant 3 et en sélectionnant Mois à l'aide du menu déroulant. • Générer l'écriture : cette zone peut être utilisée afin d'enregistrer l'écriture avant sa date réelle. Ceci permet d'anticiper l'opération et d'éditer différents états qui prennent en compte l'écriture. Notez que la date réelle de l'écriture est conservée. 21.Dans notre exemple, laissez cette zone vide. • Nombre d'écritures déjà passées : est géré automatiquement par le logiciel. Elle contient le nombre d'opérations automatiques déjà enregistrées. • Date de la dernière : contient la date de la dernière opération réalisée. C'est la date qui sert de base à la prochaine écriture automatique. 22.Pour notre exemple, vous devez indiquer ici la date du dernier loyer enregistré manuellement. Soit, par exemple, 05/08/07.  Vous pouvez aussi indiquer une date qui forcera l'enregistrement d'opérations antérieures non encore comptabilisées. Ainsi, pour une écriture mensuelle, si vous indiquez À partir du 01/03/07 et que vous précisez une dernière opération au 01/12/ 06, au prochain démarrage du logiciel en Mars, il y aura enregistrement automatique des échéances de Janvier, de Février et de Mars. 23.Validez votre paramétrage en cliquant sur [OK]. Les deux options d'accès supplémentaires, ACCÈS RAPIDE EN SAISIE et APPARAÎT DANS LA LISTE du menu SAISIE PAR ÉCRANS, ont été détaillées au paragraphe précédent. Maintenant, votre loyer s'enregistrera le 5 du premier mois de chaque trimestre. Il vous suffit d'appliquer le principe que nous venons d'essayer pour créer tout type d'écriture d'abonnement. 230 Les écrans paramétrables Passage des écritures automatiques Deux méthodes sont à votre disposition afin de générer les écritures automatiques issues des écrans paramétrables et des emprunts : soit automatiquement au démarrage, soit sur ordre. Au démarrage de Ciel Compta, celui-ci parcourt les comptes d'emprunt et les écrans afin de détecter les écritures à passer. Si des écritures automatiques, ou d'abonnement, sont actives et qu'elles arrivent à échéance, lors du lancement de Ciel Compta, vous devrez enregistrer ces écritures. Voici la fenêtre d'enregistrement des écritures automatiques. Elle contient ici quelques opérations pour l'exemple. Cette fenêtre permet non seulement d'enregistrer les opérations automatiques, mais aussi de les différer ou bien de les annuler. Chaque ligne correspond donc à une opération et en présente les caractéristiques. La colonne Quand nous intéresse particulièrement puisque l'information qu'elle contient conditionne l'exécution de l'opération. Deux états sont possibles : Maintenant ou Plus tard. Vous pouvez intervenir sur cette condition d'enregistrement. Pour cela, il suffit de sélectionner la ligne concernée, puis de cliquer sur le bouton correspondant à l'attribut voulu.  La sélection multiple est autorisée dans cette liste. Une fois cette étape terminée, vous pouvez, soit confirmer les opérations en cliquant sur le bouton [Enregistrer les écritures], soit annuler tout traitement en cliquant sur la case de fermeture de la fenêtre. Vous pouvez à tout moment rappeler cette fenêtre en appelant la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES AUTOMATIQUES dans le menu COMPTA. Vous pouvez aussi lancer manuellement la création des écritures automatiques. Pour cela, vous devez utiliser la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES AUTOMATIQUES du menu COMPTA.  C'est cette option que vous pouvez utiliser lors de la création d'écritures d'abonnement dont vous souhaitez enregistrer les échéances passées. Le bouton [Modifier], donne accès à la modification de l'écran paramétrable ou de l'emprunt correspondant à l'écriture sélectionnée. Fin d’exercice 232 Fin d’exercice Introduction Les procédures de fin d’exercice doivent respecter une certaine chronologie. Avec Ciel Compta, la fin d’exercice redevient ce qu’elle n’aurait jamais dû cesser d’être : de simples instructions à donner. Ciel Compta vous permet de continuer à travailler même si vous êtes au-delà de la date de fin d’exercice. En effet, vous disposez de 12 mois supplémentaires pendant lesquels vous allez saisir vos écritures comme à l’accoutumée. Exemple : Votre exercice commence le 1er janvier 2007 et se termine le 31 décembre 2007, le logiciel présentera 12 périodes d’un mois en plus : de janvier 2008 à décembre 2008.  Vous ne devez pas lancer cette procédure de fin d’exercice si vous utilisez le module de TVA et si la déclaration de décembre n’a pas encore été établie. Deux étapes constituent la procédure de fin d'exercice : La clôture d'exercice et La réouverture d'exercice. 233 Fin d’exercice La clôture d'exercice Lorsqu’arrive la fin de l’exercice, vous avez un certain délai, défini par la loi (normalement 3 mois), pour préparer les documents officiels du bilan mais l’entreprise continue bien sûr son activité pendant ce laps de temps. Voici le plan des opérations à suivre pour réussir parfaitement et sans douleur une fin d’exercice : • Travaillez absolument normalement, en passant les pièces à la bonne date, dans la bonne période, sur l’ancien ou le nouvel exercice, selon le cas. • Dans les premières semaines du nouvel exercice, préparez et passez vos opérations diverses de clôture : stocks, prorata de charges, factures non parvenues, etc. • Imprimez les documents comptables obligatoires : balance, journaux, grand-livre, centralisateur et donnez-les à votre expert-comptable. • Celui-ci, après examen des écritures, redonne en général un lot d’opérations diverses à passer pour corriger, régulariser et affiner les comptes. 1. Passez ces écritures et réimprimez l’ensemble des documents comptables qui ont pu être modifiés. En complément, éditez Le compte de résultat et Le bilan, ceci aidera votre expert-comptable quand il établira le bilan. 2. Ensuite appelez la commande CLÔTURE D'EXERCICE du menu COMPTA. La fenêtre suivante s’affiche : Cette fenêtre possède une option importante : Faire une copie avant. Elle permet de réaliser une sauvegarde avant la suite du traitement. En effet, la clôture d'exercice est une opération irréversible. Il est donc fortement conseillé d'effectuer une copie de votre fichier de comptabilité avant cette opération. De plus, la clôture d'exercice, une fois déclenchée, ne peut être annulée. 234 Fin d’exercice 3. Cochez donc l'option Faire une copie avant. 4. Modifiez si nécessaire le nom de la copie. Par défaut, Ciel Compta reprend le nom de votre fichier complété de "•copie" et de la date. Vous disposez ensuite de quatre choix de destination pour cette copie : • Demander : dans ce cas, vous obtiendrez la fenêtre classique vous permettant de choisir exactement l'endroit où cette copie doit être placée. Vous pourrez donc choisir un autre support de sauvegarde (disque externe, Zip™, etc.). • Le même dossier que le fichier : avec cette option activée, la copie du fichier sera réalisée dans le même dossier que celui du fichier de comptabilité actuellement utilisé. • Le même dossier que l'application : dans ce cas, la copie du fichier sera réalisée dans le dossier où se trouve le logiciel de comptabilité. • Sur le bureau : cette option indiquera à Ciel Compta d'effectuer la copie de votre fichier de comptabilité directement sur le bureau de votre ordinateur. 5. Validez à l'aide du bouton [Exécuter]. Vous devez vous assurer que le volume de destination dispose de suffisamment de place pour effectuer cette copie. Si ce n'est pas le cas, un message vous en informe. Vous devrez alors annuler la procédure en cours et choisir le module de sauvegarde intégré à Ciel Compta.  Reportez-vous au document Les outils standards pour de plus amples renseignements sur la sauvegarde.  Si vous avez déjà réalisé votre sauvegarde, ne cochez pas l'option Faire une copie avant. Une fois la sauvegarde réalisée, vous obtenez une seconde fenêtre comme présentée cidessous. 6. Indiquez le journal sur lequel les opérations de clôture seront passées : généralement celui des Opérations diverses (OD). 235 Fin d’exercice 7. Ciel Compta vous permet également de choisir le compte de ventilation du résultat. Les comptes proposés par défaut sont ceux présents dans les Paramètres, Paramètres société, onglet Comptes. Modifiez, si nécessaire, les comptes Résultat (Bénéfices) et Résultat (Pertes) en appelant la liste des comptes à l'aide de l'icône correspondante . 8. Validez ensuite à l'aide du bouton [OK]. Pendant la clôture d'exercice, une fenêtre, comme celle ci-dessous, vous permet de suivre l'évolution du traitement. 9. Une fois la clôture réalisée, cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel a effectué son travail de clôture, à savoir : • Il a parcouru les comptes qui devaient être «clôturés» (Ceux des classes 6 et 7). • Le solde de ces comptes à la fin de l’exercice a été calculé. • L’écriture a été passée selon le cas, dans les comptes de classe 6 et 7. • Au débit du compte si le solde était créditeur. • Au crédit du compte si le solde était débiteur. La contrepartie a été passée sur le compte de résultat bénéficiaire ou déficitaire, précisé dans la fenêtre précédente le lancement de la clôture.  A la fin de la clôture, les comptes des classes 6 et 7 sont alors soldés, et les comptes de résultat contiennent le bénéfice ou la perte de l’exercice. Vous pouvez alors éditer différents états à la demande de votre comptable avant de lancer la réouverture qui purgera toutes les écritures de l'exercice passé. 236 Fin d’exercice Réouverture d'exercice La procédure de réouverture d'exercice réalise plusieurs tâches : • Elle change les dates de début et de fin d’exercice. • Elle complète la liste des périodes. • Elle purge les écritures de l’exercice précédent. • Elle reporte les a-nouveaux.  Comme pour la clôture d'exercice, il est indispensable d'effectuer plusieurs sauvegardes avant de réaliser la réouverture d'exercice. Cette copie devra être archivée dans un lieu sûr. 1. Appelez la commande RÉOUVERTURE D'EXERCICE du menu COMPTA. Après la fenêtre permettant de réaliser une copie de votre fichier, une seconde fenêtre s'affiche. 2. Indiquez, à l’aide du menu déroulant, le journal où seront passées les écritures de réouverture du nouvel exercice. En général, la réouverture s'enregistre sur le journal des a-nouveaux (A-nouveaux). Vous disposez ensuite de deux options : Ne pas reporter les à-nouveaux et Reporter les anouveaux. Ne pas reporter les A-nouveaux Dans le cas où l'option Ne pas reporter les à-nouveaux est active, la purge sera un simple Attention ! Vous ne pouvez lancer cette procédure si celle de clôture n'a pas été réalisée. 237 Fin d’exercice effacement des écritures de l'ancien exercice, aucun solde de fin d'exercice ne sera reporté. Reporter les A-nouveaux C'est souvent cette option qui sera utilisée. En effet, il est très rare de ne pas reporter les soldes des comptes de l'exercice précédent, voire même certaines écritures. De plus, vous pouvez choisir de Conserver les écritures non lettrées et/ou de Conserver les écritures non pointées. Conserver les écritures non lettrées Lorsque l’option Conserver les écritures non lettrées est active, deux nouvelles options apparaissent : • Toutes : Dans ce cas, le module de purge reportera TOUTES les écritures non lettrées sur l'exercice suivant pour les comptes dont l'option Lettrable est cochée. • En tenant compte des attributs des comptes : Dans ce cas, le module de purge sélectionnera UNIQUEMENT les écritures non lettrées des comptes dont l'option Report des écritures non lettrées est cochée.  Reportez-vous au chapitre “Le plan comptable”, page 53, pour plus d'informations sur cette option. Ensuite, Ciel Compta réécrira de nouvelles écritures rigoureusement identiques aux précédentes avec, comme date, le premier jour du nouvel exercice. Conserver les écritures non pointées Lorsque l’option Conserver les écritures non pointées est active, deux nouvelles options apparaissent : • Toutes : Dans ce cas, le module de purge reportera TOUTES les écritures non pointées sur le nouvel exercice pour les comptes dont l'option Pointable est cochée. • En tenant compte des attributs des comptes : Dans ce cas, le module de purge sélectionnera UNIQUEMENT les écritures non pointées des comptes dont l'option Report des écritures non pointées est cochée.  Reportez-vous au chapitre “Le plan comptable”, page 53, pour plus d'informations sur cette option. Ensuite, Ciel Compta réécrira de nouvelles écritures rigoureusement identiques aux précédentes avec, comme date, le premier jour du nouvel exercice. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure.  La durée du traitement dépend directement du nombre d'écritures de votre fichier. Les dates de début et de fin d'exercice sont ainsi actualisées et les à-nouveaux reportés. Vous ne pouvez maintenant travailler que sur votre nouvel exercice et sur les douze mois suivants.  Si vous souhaitez conserver, à titre de consultation, votre précédent exercice, il faut que vous réalisiez une copie de votre fichier avant la clôture. Autres fonctions 239 Autres fonctions Sauvegarde et restauration Ciel Compta intègre un outil de sauvegarde. Plusieurs options sont disponibles selon le support de sauvegarde utilisé et selon ce que vous voulez sauvegarder. Ainsi, avec le format interne à Ciel Compta, vous pouvez sauvegarder sur un autre volume, qu'il soit amovible ou pas, ceci avec ou sans compression des données. Vous pouvez aussi sauvegarder selon un mode identique au Finder, c’est-à-dire sans compression et sans codage. Cela revient à faire une copie par icône depuis le bureau de votre Mac. Ce mode ne peut fonctionner sur un support amovible que si la taille du fichier ne dépasse pas la capacité du support. Les préférences de sauvegarde 1. Cliquez sur l'icône d'appel des préférences depuis la fenêtre principale. 2. Dans la liste, sélectionnez la famille Fichiers et sélectionnez celle nommée Sauvegarde. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Les premiers radio boutons permettent le choix du type de sauvegarde : le format interne, ou la copie de type par icône du Finder. En dessous, vous trouvez quatre cases à cocher qui permettent de choisir ce qui va être sauvegardé. Vous pouvez ne copier que le fichier dans lequel vous vous trouvez, ou y ajouter l'application Ciel Compta, puis le dossier Complément Comptabilité et enfin les 240 Autres fonctions éventuels autres fichiers provenant d'autres applications et qui se trouvent dans le dossier de l'application. Les deux radio boutons suivants permettent d'activer le compactage des fichiers dans le cas de l'utilisation du format interne. L’option «Préf» actif à la sauvegarde permet simplement d'installer un icône d'appel des préférences dans la fenêtre de sauvegarde. Enfin, vous pouvez déterminer la périodicité d'affichage d'un message d'alerte qui vous préviendra de la nécessité de faire une sauvegarde. La sauvegarde 1. Cliquez sur le bouton [Sauvegarde] de la fenêtre principale. La fenêtre ci-dessous apparaît. 2. Par défaut, la sauvegarde sur un autre volume en format interne est sélectionnée. Pour changer ces options, retournez dans les préférences. Selon les options choisies, la suite de la procédure se présente de plusieurs façons. 241 Autres fonctions Sauvegarde sur un support en format interne Avec le format de ce type de sauvegarde, Autre volume, le support de destination peut être de tout type (autre disque dur, Syquest™, Zip™, Jaz™, magnéto-optique, etc.) et doit être sur le Bureau.  Vous devez disposer de la place nécessaire à la copie. En cliquant sur le bouton [Sauvegarde], vous obtenez la fenêtre standard d'enregistrement de fichiers. Il vous suffit donc de choisir la destination de la copie et de cliquer sur [Enregistrer]. Le programme lance alors la procédure de préparation et de compactage, puis copie le fichier généré. En effet, la sauvegarde de tous les éléments sera enregistrée dans un seul et unique fichier. Ce fichier ainsi créé possède l'icône ci-dessous. 242 Autres fonctions Sauvegarde au format Finder Dans ce cas, le logiciel réalise une copie des fichiers semblable à ce que vous pouvez faire manuellement par copie d'icônes depuis le Bureau de votre Macintosh. Vous devez donc, ici aussi, disposer de la place nécessaire sur le support de destination. Le logiciel va créer un dossier dans lequel vous retrouverez la même disposition que celle de votre dossier de travail. En cliquant sur le bouton [Sauvegarde], vous obtenez la fenêtre standard d'enregistrement de fichiers. Cette fenêtre vous propose le nom d'un dossier qui sera ensuite créé et dans lequel seront copiés les éléments. Après avoir cliqué sur [Enregistrer], le traitement est exécuté puis un dossier est créé sur le volume de destination. Ci-dessous, un exemple dans lequel nous avons choisi, dans les Préférences, de sauvegarder le fichier et le dossier Complément Comptabilité. La restauration Pour la restauration, la méthode dépend du mode de sauvegarde utilisé. Si la copie est celle du type du Finder c'est-à-dire une copie d'icônes, vous devez restaurer manuellement depuis le Bureau. Sinon, il faut utiliser l'option RESTAURATION du logiciel. Cette option est disponible dans le sous-menu OPTIONS du menu FICHIER. 243 Autres fonctions La fenêtre standard de sélection de fichiers s'affiche alors. Cette fenêtre vous demande de choisir le fichier de sauvegarde. Si celui-ci est sur un autre support, il vous suffit d'aller le chercher sur le volume en question puis de cliquer sur [Ouvrir]. Si la copie a été faite sur un support amovible, il faut le connecter puis cliquer sur [Ouvrir]. Vous noterez que cette fenêtre contient un bouton [Dernières]. Si vous cliquez dessus, le programme vous propose la liste des dernières sauvegardes effectuées. 244 Autres fonctions Lorsque vous réalisez une sauvegarde avec le mode interne, le programme, lors de la préparation du traitement, place au préalable une copie du fichier de sauvegarde dans le dossier Ciel Compta, lui-même placé dans le dossier Ciel Additions dans le Dossier Système. En règle générale, la liste proposée ne dispose que d'un seul élément. Par contre, si vous gérez plusieurs sociétés et que vous utilisez le mode interne, il y aura autant de fichiers dans la liste que de sociétés. Il suffit alors de choisir le fichier de sauvegarde et de cliquer sur [OK]. Que vous cliquiez directement sur [Ouvrir] dans la première fenêtre ou sur [OK] dans celle ci-dessus, la fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Le moyen le plus rapide et le plus simple est de cliquer directement sur le bouton [Restaurer tous les fichiers]. Le programme restaure alors la sauvegarde et place les éléments récupérés dans un dossier sur le Bureau du Macintosh. Le nom du dossier peut aussi être personnalisé. 245 Autres fonctions Il ne vous reste alors qu'à placer les fichiers ainsi restaurés dans le dossier de votre comptabilité. Au moment de valider la restauration, vous avez pu remarquer le bouton [Plus d'options]. Si vous cliquez dessus, la fenêtre change alors de contenu. Cette fenêtre propose tout simplement que vous réalisiez une sélection parmi les fichiers qui ont été sauvegardés. En effet, dans les Préférences, vous pouvez indiquer ce qui doit être sauvegardé (fichier, application, etc.). Avec cette option, vous pouvez donc ne restaurer que les éléments de votre choix. Par exemple, uniquement un des états que vous auriez créé puis effacé par erreur. Il vous suffit donc de sélectionner un ou plusieurs éléments dans la liste, puis de cliquer sur [Restaurer la sélection]. 246 Autres fonctions Utilisateurs et accès Généralités Ciel Compta dispose d'un puissant module de protection par mots de passe et de gestion des droits d'accès. • Dans la fenêtre principale, cliquez sur l'icône en forme de cadenas ou bien, • choisissez OPTIONS - ACCÈS, MOT DE PASSE… depuis le menu FICHIER. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Ce module, composé de cinq onglets permet non seulement de protéger votre fichier de comptabilité par un mot de passe, mais également de gérer les accès des différents utilisateurs.  Si vous ne souhaitez que protéger votre fichier par un mot de passe, il n'est pas nécessaire de consulter tous les onglets, il suffit de suivre la démarche expliquée ciaprès pour le Mode de protection globale simple. Options générales Le mot de passe administrateur Ce premier onglet dispose de plusieurs options que nous allons détailler suivant les deux Attention ! Toutes les manipulations réalisées dans ce module, ne prendront effet qu'à la prochaine réouverture du fichier. 247 Autres fonctions types de protection Protection globale simple et Protection individualisée. Dans un premier temps, vous pouvez renseigner le Mot de passe administrateur. 1. Cliquez dans la zone de saisie ou sur l'icône situé juste à droite . Vous obtenez la fenêtre de saisie de votre mot de passe. 2. Saisissez votre mot de passe avec éventuellement un indice. Ce dernier apparaîtra lorsque Ciel Compta vous demandera votre mot de passe. 3. Une fois terminé, validez par [OK].  N'oubliez surtout pas votre mot de passe (d'où l'utilité de l'indice). En effet, celui-ci vous sera également nécessaire pour le modifier. Voici à quoi ressemble la zone lorsqu’aucun mot de passe n'est renseigné. Voici à quoi ressemble la zone lorsqu'un mot de passe est renseigné. Ce mot de passe n'aura pas la même utilité suivant le Mode de protection que vous allez indiquer par la suite. Dans le cas de la Protection globale simple, ce mot de passe sera demandé à l'ouverture • du fichier, • de ce module Accès, Mot de passe. Par contre, dans le cas de la Protection individualisée, ce mot de passe ne sera nécessaire que pour accéder à ce module. Les modes de protection Vous disposez de deux radio boutons pour choisir votre mode de protection : • Protection globale simple : c'est le mode le plus simple. Il se limite à un simple mot de 248 Autres fonctions passe (indiqué dans Mot de passe administrateur) demandé à l'ouverture du fichier. • Protection individualisée : dans ce cas, vous allez devoir créer des utilisateurs et des groupes. Nous détaillerons ces notions dans le paragraphe suivant. Dans le cas d'une Protection globale simple, les autres options de cet onglet sont grisées. Dans le cas de la Protection individualisée, vous disposez des options suivantes : • Invités : trois radio boutons vous permettent d'indiquer si les connexions des invités ne sont pas autorisées (Interdit), uniquement en lecture (En lecture seulement) ou bien autorisées sans aucune restriction (En lecture/écriture). • Mot de passe invités : dans le cas où les invités sont autorisés partiellement ou totalement, vous pouvez définir alors un mot de passe propre à cette catégorie d'utilisateurs. • Mise à jour fichier : vous pourrez éventuellement être amené à mettre à jour votre fichier de comptabilité, lorsqu'une nouvelle version du logiciel Ciel Compta sera disponible. Vous pouvez, avec ces deux radio boutons, n'autoriser cette mise à jour qu'aux utilisateurs du groupe numéro 1. Les utilisateurs et les groupes Ce deuxième onglet permet de créer des utilisateurs rattachés à des groupes.  Les utilisateurs et les groupes ne seront utilisés que dans le mode de Protection individualisée. Vous pouvez néanmoins en créer, tout en restant en mode Protection globale simple. Cliquez sur l'onglet Utilisateurs/Groupes. Vous obtenez une fenêtre comme celle-ci. Le but principal des utilisateurs et des groupes est de pouvoir fixer des autorisations d'accès différentes, suivant tel ou tel groupe. Un utilisateur sera rattaché à un groupe et un seul. 249 Autres fonctions Les utilisateurs 1. Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur le bouton [Nouveau], situé sous la liste des utilisateurs. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nom de l'utilisateur puis validez par [OK]. 3. Pour renommer un utilisateur créé, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Nom…]. Pour supprimer un ou plusieurs utilisateurs, sélectionnez-les et cliquez sur le bouton [Supprimer]. Les boutons [Lect.] et [Ecr.] fonctionnent également sur la sélection. A la création d'un nouvel utilisateur, celui-ci est en mode lecture/écriture. Si vous souhaitez le positionner en lecture seulement, cliquez sur le bouton [Lect.]. Lorsqu'un utilisateur est en mode lecture/écriture, la lettre E est affichée en face, sinon c'est la lettre L. Le bouton en forme de cadenas permet d'affecter un mot de passe à l'utilisateur sélectionné. Celui-ci sera nécessaire au moins à l'ouverture du fichier au moment du choix de l'utilisateur. Les groupes Lorsque vous avez défini vos différents utilisateurs, par défaut, ceux-ci sont affectés au groupe numéro 1. La notion de groupe est importante. En effet, les autorisations d'accès pour les différentes tâches concerneront un ou plusieurs groupes, mais ne pourront être détaillées par utilisateur. Avant d'affecter des utilisateurs à un groupe, vous pouvez changer le nom de celui-ci. 1. Pour cela, cliquez sur le menu déroulant Renommer. 2. Sélectionnez le groupe dont vous souhaitez modifier le nom. Une fenêtre, comme celle ci-dessous, apparaît. 250 Autres fonctions 3. Saisissez le nouveau nom et validez par [OK]. 4. Lorsque vous souhaitez affecter un ou plusieurs utilisateurs à un groupe, sélectionnez-les dans la liste, puis cliquez sur le bouton situé en face du groupe auquel les utilisateurs doivent être rattachés. Le nom du groupe apparaît alors pour chaque utilisateur concerné. Pour connaître ou rechercher les utilisateurs rattachés à un groupe, cliquez sur le menu déroulant situé en face de chaque groupe. 5. Avant de continuer, sélectionnez un utilisateur rattaché au groupe numéro 1, cliquez sur le bouton en forme de cadenas et saisissez un mot de passe. N'oubliez surtout pas ce mot de passe, il vous sera nécessaire un peu plus tard.  Si vous avez activé l'option de mise à jour fichier Groupe 1 seulement, dans le premier onglet, seuls les utilisateurs rattachés au premier groupe pourront effectuer une mise à jour de votre fichier de comptabilité, lorsque cela sera nécessaire. Les accès Personnalisation des accès Une fois les utilisateurs et groupes créés, vous allez pouvoir préciser, en plus du mode lecture/écriture, les modules accessibles à ces différents groupes. 1. Cliquez sur l'onglet Accès.Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. La liste contient toutes les tâches sur lesquelles vous allez pouvoir fixer vos autorisations d'accès. Pour cela, vous disposez, sous cette liste, de deux rangées de boutons, l'une pour fixer les autorisations, la seconde pour les interdictions.  Par défaut, toutes les tâches sont affectées à l'ensemble des groupes. Pour voir toutes les possibilités de ce module de gestion des accès, voici un exemple. 2. Sélectionnez l'une des tâches, comme par exemple Plan comptable. 251 Autres fonctions  La sélection de plusieurs tâches est autorisée dans cette liste. Dans notre exemple, nous ne souhaitons autoriser l'accès à ce module qu'aux utilisateurs des groupes 1 et 3. 3. Dans un premier temps, cliquez sur le bouton [Aucune]. Ceci a pour effet d'effacer la lettre "i" et les neuf chiffres en face de la tâche sélectionnée. A ce moment précis, celle-ci n'est plus du tout accessible. 4. Cliquez maintenant sur les boutons [Gp 1] puis [Gp 3] sur la première ligne, correspondant aux autorisations. Vous devez obtenir alors ceci :  Si dans le premier onglet, Options générales, vous avez autorisé les invités, ceux-ci se gèrent comme les autres groupes. Vous disposez pour cela de deux boutons [Invités] afin d'autoriser ou d'interdire l'accès aux différentes tâches. Vous disposez, en plus de la gestion des groupes, de deux options supplémentaires, situées au-dessus de la liste des tâches, Tracée et Confirmée. Comme pour les autres boutons, ces deux options fonctionnent sur la sélection. Le bouton [+] de chaque option la rend active, le bouton [-] inactive. • Tracée : si une tâche possède cette option, tous les accès à ce module pourront être répertoriés dans un historique. Nous détaillerons l'utilisation de l'historique dans le paragraphe suivant. • Confirmée : nous avons vu, au niveau de la définition des utilisateurs et groupes, qu'il est possible d'affecter, à chaque utilisateur, un mot de passe. Celui-ci est demandé au démarrage du fichier. Si une tâche possède l'option Confirmée, Ciel Compta demandera une nouvelle fois le mot de passe de l'utilisateur, à condition bien sûr, que celuici soit autorisé à y accéder. 5. Pour notre exemple de la tâche Plan comptable, activez ces deux options.  Par défaut, toutes les tâches ont l'option Tracée activée, mais pas l'option Confirmée. Exemple d’utilisation Voyons maintenant les effets de l'accès limité au plan comptable. 1. Validez à l'aide du bouton [OK]. 2. Fermez le fichier de comptabilité puis ouvrez-le à nouveau. 252 Autres fonctions Vous obtenez une fenêtre comme ci-dessous.  Pour obtenir cette liste de quatre utilisateurs, nous les avons créés dans l'onglet Utilisateurs/Groupes. Le premier est rattaché au groupe numéro 1 avec un mot de passe. Le second n'appartient pas à ce groupe. Pour mémoire, seuls ceux du premier groupe auront accès au plan comptable. 3. Choisissez l'utilisateur rattaché au groupe numéro 1 (le premier dans notre exemple) et sur lequel vous avez défini un mot de passe. 4. Validez par [OK]. 5. Saisissez ensuite le mot de passe. 6. Une fois le fichier ouvert, cliquez sur le bouton [Plan comptable] au niveau de la fenêtre principale. Comme nous avons activé l'option Confirmée sur la tâche Plan comptable, Ciel Compta demande à nouveau la saisie du mot de passe. 7. Saisissez-le, le plan comptable s'affiche. Nous allons maintenant procéder à un deuxième essai mais cette fois en sélectionnant un utilisateur qui n'a pas accès au plan comptable. 1. Fermez le fichier de comptabilité, puis ouvrez-le à nouveau. 2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez un utilisateur n'appartenant pas aux groupes numéro 1 et 3 (dans notre exemple, le second). 253 Autres fonctions 3. Une fois le fichier ouvert, cliquez sur le bouton [Plan comptable] au niveau de la fenêtre principale. Ciel Compta affiche un message vous informant que vous ne pouvez accéder à ce module. L'historique Les options de l'historique Nous allons terminer le module Accès, Mot de passe, par la gestion de l'historique. En effet, vous pouvez demander à Ciel Compta d'enregistrer les différentes actions réalisées dans votre fichier de comptabilité. Cliquez sur l'icône en forme de cadenas dans la fenêtre principale, puis sur l'onglet Options. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. 254 Autres fonctions Trois types d'événements peuvent être tracés dans l'historique : • Les événements "Système" : ce type d'événement est généré, par exemple, lors de l'ouverture d'un fichier fermé anormalement, ou du lancement d'une récupération de place, d'une réorganisation de votre fichier, etc. Les événements "Système" sont toujours tracés. • Les accès : cette option n'a d'utilité que lorsque vous avez créé des utilisateurs. En effet, elle vous permet de connaître précisément qui a ouvert le fichier avec la date et l'heure, ainsi que le moment où l'utilisateur a quitté le fichier. • Les tâches "tracées" : nous avons vu dans le paragraphe précédent, que pour chaque tâche il est possible d'activer l'option Tracée. Toutes les tâches possédant cette option seront créées dans l'historique. Tous les événements sont générés dans un historique. Si l'option Générer un fichier historique n'est pas cochée, Ciel Compta gardera les 400 derniers événements. Par contre, si vous souhaitez conserver l'ensemble des événements, vous devez cocher cette option. Ciel Compta créera donc un fichier nommé Historique, conservé dans le dossier Divers dans Complément Comptabilité. Vous pouvez cocher dans ce cas l'option Fichier historique tabulé, si vous souhaitez traiter ce fichier dans un tableur. Consultation de l'historique En cliquant sur l'onglet Historique, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Pour chaque événement vous retrouvez la date, l'heure, le type de l'événement, son libellé ainsi que l'utilisateur ayant effectué cette opération. Trois cases à cocher vous permettent d'afficher les événements Système, les Accès et les 255 Autres fonctions Tâches . De plus, un menu déroulant Utilisateurs permet de n'afficher que les événements de l'utilisateur sélectionné . Vous pouvez purger certains événements. Pour cela, il suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton [Supprimer]. 256 Autres fonctions Export Le contenu de toute liste peut être exporté. Par exemple, en affichant la liste des comptes, la commande EXPORTER du menu FICHIER est active. Il en est de même depuis la liste des écritures. Quand vous demandez un export, une fenêtre s'affiche. Il propose le choix du format d'export à utiliser. Un format d'export est un filtre que vous pouvez paramétrer afin de définir la structure du fichier texte qui sera généré.  Consultez le chapitre Les formats d'import/export dans le manuel d’utilisation. Vous retrouvez toujours un format nommé Export liste affichée. Il permet tout simplement d'exporter les données qui sont affichées dans la liste, depuis laquelle vous appelez la fonction d'export. En général, le second format disponible correspond à celui que nous livrons en standard avec le logiciel. Les suivants sont ceux que vous aurez éventuellement créés. Une fois le format choisi, le fait de cliquer sur le bouton [Exporter] affiche la fenêtre d'enregistrement de fichiers. Vous pouvez alors modifier le nom qui vous est proposé par défaut puis valider. 257 Autres fonctions Le mode confidentiel Le mode confidentiel permet de laisser Ciel Compta ouvert, d'en masquer les fenêtres et d'en interdire l'accès aux personnes indiscrètes. En effet, quand vous demandez un retour au mode normal et si vous avez indiqué un mot de passe, celui-ci vous est demandé. Pour activer le mode confidentiel, appelez la commande du même nom dans le menu ÉDITION (équivalent clavier Commande $) ou bien cliquez dans la fenêtre principale sur l'icône . La fenêtre suivante s'affiche alors. Le mot de passe peut être fixé dans les Préférences, famille Fichiers, option Accès. 258 Autres fonctions Les infos assistance Lorsque vous démarrez votre nouvelle version de Ciel Compta, un nom et un numéro de code vous sont réclamés. Nous ne reviendrons pas ici sur toutes les possibilités dont vous disposez pour obtenir ce code. Après référencement de votre logiciel, Ciel vous a communiqué votre nom et numéro de code, ainsi qu'un code client. Ce dernier vous sera réclamé notamment si vous contactez notre service technique. Pour vous permettre d'avoir accès rapidement à toutes ces informations, vous disposez, dans l'en-tête de la fenêtre principale, de l'icône Ciel . 1. Cliquez sur celle-ci, la fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Le nom et le numéro de code saisis apparaissent, ainsi que le numéro de licence du logiciel, si celui-ci a été renseigné dans la fiche de référencement. Pour saisir ou modifier votre code client, cliquez sur le bouton [Modifier votre code client]. Dernière fonctionnalité, la possibilité de composer automatiquement le numéro de téléphone de notre service assistance, en cliquant sur l'icône . Cette possibilité est fonction des réglages effectués dans les Préférences - Communication. 259 Autres fonctions La calculatrice • Pour activer la calculatrice, appelez la commande CALCULETTE dans le sous-menu OPTIONS du menu FICHIER. Elle aussi disponible depuis la barre d'icônes. Vous y retrouvez des fonctions de TVA. Vous en trouverez une description détaillée dans l’AIDE dans le fichier nommé La calculatrice. 260 Autres fonctions Impressions fichiers Cette option donne accès à l'impression d'états relatifs à diverses données de votre fichier. Ce sont donc des états que vous ne retrouvez pas ailleurs dans le logiciel et qui concernent certaines données dont l'impression n'est pas prévue. Par exemple, l'impression de la liste des comptes, toutes classes confondues (produits, charges, titres, etc.).  Les états présentés à l'appel de cette option sont personnalisables à l'aide du générateur d'états et que vous pouvez en créer de nouveaux. Vous en trouverez une description détaillée dans le chapitre Le générateur d'états du manuel d’utilisation. Vous accédez au module Impressions fichier via le sous-menu OPTIONS dans le menu FICHIER. 261 Autres fonctions Statistiques fichiers Ciel Compta dispose d'un générateur de statistiques. Vous pouvez, à partir des données de vos fichiers, élaborer des statistiques dont vous pourrez obtenir plusieurs représentations : tableaux, graphiques, états ou fichiers d'export. Les statistiques ont donc pour but de vous permettre d’obtenir des résultats chiffrés à partir des informations contenues dans votre fichier.  Vous pouvez vous contenter d’exploiter les statistiques que nous fournissons avec le logiciel, mais vous pouvez aussi créer vos propres formats de statistiques. Vous en trouverez une description détaillée dans le chapitre Les formats de statistiques du manuel d’utilisation. Pour accéder au paramétrage des formats de statistiques, vous devez appeler la commande STATS PARAMÉTRABLES dans le sous-menu OPTIONS du menu FICHIER. Pour accéder à l'édition des statistiques créées, choisissez la commande STATS FICHIER dans le sous-menu OPTIONS du menu FICHIER. La documentation en ligne Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE Si vous avez besoin d’un renseignement technique sur votre logiciel, activez la commande BESOIN D’AIDE du menu AIDE pour accéder à l’assistance technique Ciel. Saisissez votre code client ainsi que votre code postal puis validez. Vous disposez également des coordonnées de notre service commercial. Manuel utilisateur  Menu AIDE - commande MANUEL UTILISATEUR Vous disposez du manuel d’utilisation en ligne. Vous pouvez directement y accéder depuis le menu AIDE. Ce manuel est composé de plusieurs parties décrivant les fonctions de base et les fonctions spécifiques de votre logiciel. Il vous suffit de naviguer dans votre manuel au format PDF. Écritures types 263 Écritures types Les factures Une facture d'achat Je reçois une facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. Je paie cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. Une facture de vente J'envoie une facture de vente • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. Mon client me paie • TTC au débit du compte Banque/CCP/Caisse. • TTC au crédit du compte Client.  Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission du document facture. En effet, même si le règlement n'est fait que plus tard, à tout moment on sait très exactement ce que l'on doit et à qui, et qui nous doit quoi. 264 Écritures types Achats au comptant Lorsque l'on a fait certaines dépenses avec paiement cash, on peut les passer ainsi dans Ciel Compta, sans appeler le compte Fournisseur. J'enregistre une note d'essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant . • Montant TVA/Carburants au débit de TVA déductible. J'enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. 265 Écritures types Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois Je passe les opérations de salaires à partir du journal de paie. • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paie les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite... Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc... pour chaque caisse. Je paie les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc... pour chaque caisse. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. En enregistrant les charges patronales chaque mois Je passe les opérations de salaires à partir du journal de paie. • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues 266 Écritures types (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paie les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je paie les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc... pour chaque caisse. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. 267 Écritures types Un prêt bancaire J'obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP. • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paie une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). 268 Écritures types Factures payées par effet Traites à payer ou à recevoir Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Je reçois une facture que je paie en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé Traite Dupont et la date d'échéance. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. La traite est retirée de mon compte à l'échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Les effets à recevoir Pour les effets à recevoir, c’est-à-dire les traites que les clients nous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au débit/crédit (il est vrai qu'avec les écrans paramétrables, vous n'aurez plus de soucis). La TVA Ciel Comptabilité, lors de l'édition de l'état TVA, dans le menu ÉTATS, calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime du réel normal. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • 10% de la TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c’est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paie cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. J'ai un crédit de TVA Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c’est-à-dire que j'ai un CRÉDIT de TVA. • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. Je paie ma TVA en tenant compte du crédit Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c’est-à-dire la TVA à décaisser au crédit du compte TVA à décaisser. Import d’écritures 271 Import d’écritures Import d'écritures Vous pouvez importer des écritures provenant d'un autre fichier de Ciel Compta ou de tout autre logiciel. Vous disposez pour cela d'un puissant module permettant de créer ou de modifier vos propres formats d'import et d'export.  Reportez-vous au chapitre Les formats d'import/export du manuel d’utilisation. Le fichier doit être de type texte et chaque rubrique séparée par le caractère Tabulation (code ascii 9). Enfin, chaque ligne de mouvement doit de terminer par un retour chariot (code ascii 13). Voici les rubriques obligatoires dans tout fichier d'import d'écritures. Si l'une d'entre elles n'est pas présente dans le fichier, l'import ne sera pas possible. Pour chaque ligne il faut obligatoirement : • La date de l'écriture (format JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA). • Le code du journal(1 à 3 caractères). • Le numéro de compte (de 4 à 13 chiffres, alphanumériques pour les 411 et 401). • Le libellé du mouvement (35 caractères max). • Le montant débit ou le montant crédit .  Il est également possible de remplacer les deux rubriques Montant débit et Montant crédit, par une rubrique unique Montant et une rubrique contenant le code "D" ou "C". Procédure d'import Nous allons voir maintenant les différents moyens d'importer des écritures dans votre fichier de comptabilité : les liaisons directes et l'import manuel. Signal d'alerte Lorsque des écritures seront en attente, un signal visuel et éventuellement sonore, vous en informent.  Pour l'activation ou non du signal sonore, reportez-vous au paragraphe“Les préférences du transfert en comptabilité”, page 276, dans les pages suivantes. Ce signal visuel restera jusqu'à ce que les écritures en attente soient définitivement transférées dans les journaux. Cliquez sur le bouton avec le point gris . Une fenêtre vous demande si vous souhaitez réaliser le transfert. Si vous cliquez sur le bouton [Plus tard], aucun traitement n'est réalisé. Le bouton [Maintenant] lance le traitement. Quant au bouton [Voir la liste], il ouvre la fenêtre Transfert comptabilité, détaillée plus loin dans ce document.  A chaque ouverture du fichier de comptabilité, ce signal sera activé. Il n'est pas obligatoire d'accepter le transfert immédiatement, il peut être réalisé plus tard sur ordre. 272 Import d’écritures Import manuel Quand la consultation des journaux est affichée, il suffit d'appeler la commande IMPORTER du menu FICHIER. Vous pouvez réaliser la même opération, en sélectionnant la commande IMPORT D'ÉCRITURES du menu SAISIE. La fenêtre d'ouverture de fichier se présente alors. Il vous suffit de sélectionner le fichier à importer puis de cliquer sur le bouton [Ouvrir].  S'il y a déjà des écritures en attente, vous ne pourrez réaliser cet import manuel. Vous devez dans un premier temps transférer ou supprimer ces écritures et ensuite lancer l'import manuel. Une fois celui-ci réalisé, les écritures se retrouvent ou dans Transfert comptabilité (il s'agit d'un fichier temporaire dans lequel vous pouvez éventuellement intervenir avant intégration définitive dans votre comptabilité) ou bien elles sont intégrées dans vos journaux. Cela dépend de la préférence Lancer le transfert après l'import. Si cette dernière est cochée dans les préférences Transfert Compta, il n'y aura pas d'étape intermédiaire, les mouvements seront intégrés automatiquement dans les journaux une fois ceux-ci importés dans Transfert comptabilité.  Vous pouvez définir votre propre format d'import. Consultez le document électronique Les formats Import/Export, créé à l'installation du logiciel sur votre disque dur. Liaison directe Voici le principe de fonctionnement de la liaison directe avec Ciel Compta.  Cette liaison directe peut être effectuée de deux manières. Soit par transfert directement dans les écritures en attente, soit par l'intermédiaire d'un fichier ".Trf". Pour vous, utilisateur de Ciel Compta, ces deux traitements se réalisent de la même manière. Si vous possédez un logiciel Ciel Gestion Commerciale version 16.0 ou Ciel Paye la liaison directe sera obligatoirement réalisée par l'intermédiaire d'un fichier ".Trf". Après l'appel de la fonction de liaison comptable du logiciel d'origine (Paye ou Gestion Commerciale) et la sélection du fichier de comptabilité, un fichier portant le "nom du fichier de comptabilité" + ".Trf" est créé dans le même dossier que le fichier de comptabilité. Vous pouvez également utiliser ce type de transfert dans le cas où votre fichier source et votre fichier de comptabilité ne seraient pas sur le même ordinateur. Dans les deux cas de liaison directe, Ciel Compta vous informe par le signal visuel (et éventuellement sonore) que des écritures sont en attente. Si vous ouvrez la fenêtre Transfert comptabilité, vous obtenez la liste de ces écritures.  Si la liaison est possible et si celle-ci a été réalisée avec un fichier ".Trf", celui-ci sera supprimé automatiquement après récupération de son contenu. Important : dans le cas de liaisons directes avec utilisation d'un fichier «.Trf», celles-ci se cumulent. Par exemple, si vous transférez vos écritures de la gestion commerciale puis de 273 Import d’écritures la paye, l'ensemble de ces écritures sera présent dans le même fichier «.Trf» et sera donc mis en attente dans Ciel Compta. Pour cette raison, nous vous déconseillons la suppression d'un fichier ".Trf". En effet, il est préférable de réaliser les modifications ou les suppressions nécessaires au sein même du module Transfert comptabilité.  Si vous souhaitez obtenir le détail de la structure d'un fichier ".Trf", contactez notre service technique. Le format d'import Les formats d'import des écritures sont paramétrables. Reportez-vous au chapitre Les formats d'import/export du manuel d’utilisation pour la création ou la modification des formats. Sachez cependant que le fichier à importer doit être de type texte (signature Macintosh TEXT). Nous devons apporter quelques compléments d'information sur l'import d'écritures disposant de sections analytiques. La rubrique Détail analytique La structure de la rubrique Détail analytique est donc composée et qui plus est variable. Sa longueur dépend du nombre de ventilations faites sur l'écriture importée. Dans l'exemple ci-dessous la structure d'une ventilation composée de trois sections simples. On trouve successivement le code de la section composée, celui de la première section simple, le montant affecté à cette dernière, le code de la seconde section simple, le montant correspondant, etc. Le séparateur entre chaque rubrique est le point-virgule.  Dans le cas d'une section simple, sans ventilation, il suffit de préciser le code de cette section. Les rubriques Code type et Type Vous disposez d'une autre structure pour les sections analytiques composées. Nous venons de voir que Détail analytique était une rubrique contenant l'ensemble des 274 Import d’écritures ventilations. Les rubriques Code type et Type permettent de créer dans le fichier de type texte autant de lignes que de sous-sections analytiques. Voici présenté le même exemple que le précédent, avec l'utilisation de ces trois rubriques. Sur la ligne "générale" la présence du code analytique global est obligatoire. Sur la ou les lignes analytiques, vous pouvez utiliser indifféremment la rubrique Code type (ici égale à "11") ou bien la rubrique Type (dans ce cas égale à "*ANALYTIQUE*"). Au moment de l'import dans les journaux, après passage dans le module Transfert comptabilité, Ciel Compta transformera automatiquement cette présentation en celle expliquée auparavant, au paragraphe “La rubrique Détail analytique”, page 273.  Cette structure ne sera utilisée que depuis des logiciels dont l'export suivant le modèle Détail analytique n'est pas possible. 275 Import d’écritures Fonctionnement de l'import d'écritures Nous allons détailler ici toutes les possibilités offertes par Ciel Compta pour importer des écritures en provenance d'un autre fichier de comptabilité, d'une gestion commerciale ou d'un autre logiciel. Quelques précisions Nous allons voir que les possibilités d'import des écritures dans Ciel Compta sont multiples. Néanmoins elles possèdent toutes un point commun, le passage par le module Transfert comptabilité. En effet, lorsque vous allez importer des écritures dans votre fichier de comptabilité, celles-ci ne se retrouveront pas directement dans vos différents journaux. Elles seront dans un premier temps mises en attente dans ce module. Le transfert La fenêtre Transfert comptabilité Lorsque vous souhaitez importer des écritures dans Ciel Compta, dans un premier temps celles-ci se retrouveront toujours dans cette fenêtre Le logiciel vous informera alors de la présence de ces écritures et vous proposera, entre autre, de voir ces données avant l'import définitif dans les journaux. Ci-dessous la fenêtre du transfert en comptabilité, avec des écritures en attente. • Vous avez, depuis la fenêtre Transfert comptabilité, la possibilité de réaliser des extractions à l'aide du menu déroulant Journaux, des sélecteurs de période et des filtres 276 Import d’écritures d'extraction. • Pour afficher l'ensemble des écritures en attente, cliquez sur le bouton [Tout]. Les préférences du transfert en comptabilité Pour accéder aux préférences de ce transfert, cliquez sur l'icône d'appel des préférences située en haut à droite de la fenêtre de transfert, ou bien appelez les préférences et choisissez dans la famille Fichiers, Transfert Compta. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. • Une première option, Générer un son lors de la détection, permet de préciser si vous souhaitez que Ciel Compta vous avertisse par un message sonore lorsque des écritures sont placées en attente. • L’option Proposer une copie avant import permet d'effectuer automatiquement une copie de votre fichier de comptabilité avant que l'import soit effectué. Ceci vous permet d'avoir une copie de votre fichier avant toute modification par l'import, au cas où celui-ci ne s'effectuerait pas correctement. • La troisième option, Lancer le transfert après l'import, permet de regrouper en une seule opération les deux étapes de l'import dans les écritures en attentes et du transfert définitif. Dans les journaux, cette option ne concerne que les imports manuels, mais pas ceux réalisés avec un fichier ".TRF".  Les fichiers de transfert ".TRF" sont en général utilisés dans le cas de liaisons directes depuis un autre logiciel Ciel pour Macintosh (Ciel Paye, Ciel gestion, etc.), vers Ciel Compta. Reportez-vous à la fin de ce chapitre au paragraphe Import d'écritures. Si vous souhaitez autoriser la modification et la suppression dans les écritures en attente, cochez l'option Autoriser la modification des écritures. Nous verrons ci-après, les incidences sur le module Transfert comptabilité. • Sélectionnez alors le ou les logiciels à mettre à jour, et cliquez sur le bouton [icône]. Si vous cliquez sur le bouton [Abandon], aucune modification n'est réalisée. 277 Import d’écritures Modification-suppression d'écritures en attente Nous venons de voir dans les préférences Lien comptabilité une option nommée Autoriser la modification des écritures. • Si cette case est cochée, un bouton [Modification…] apparaît dans la fenêtre Transfert comptabilité. La commande SUPPRIMER du menu EDITION ( Y) devient également active. • Si cette option n'est pas activée, le bouton [Modification…] disparaît et la commande SUPPRIMER du menu EDITION ( Y) est grisée. Pour modifier une ou plusieurs écritures : 1. Sélectionnez-les puis cliquez sur le bouton [Modification….]. 2. Un message vous informe que la modification n'est pas contrôlée. Validez à l'aide du bouton [OK]. 3. La fenêtre Remplissage automatique s'affiche alors. L'utilisation de cet outil est détaillée dans l'annexe Les outils standards. Pour supprimer l'ensemble des écritures : 1. Cliquez sur le bouton |Tout effacer]. 2. Confirmez la suppression à l'aide du bouton [Oui]. Pour supprimer une ou plusieurs écritures : 1. Sélectionnez-les et appelez la commande SUPPRIMER du menu EDITION (ou Y au clavier). 2. Comme pour la modification, un message d'alerte vous informe que l'enregistrement des modifications effectuées n'est pas contrôlé. Si vous validez, les lignes sélectionnées seront définitivement supprimées.  Dans le cas d'une modification ou d'une suppression d'écritures, Ciel Compta vous signale qu'aucun contrôle ne sera effectué. Par exemple, l'égalité débit-crédit peut se retrouver modifiée. Il faut donc être très prudent quant aux modifications et suppressions réalisées. Par contre, au moment du transfert définitif dans les journaux, tous les contrôles seront réalisés. Transfert définitif Lorsque vous souhaitez lancer le transfert en comptabilité, toutes les écritures présentes dans cette liste vont être contrôlées et si Ciel Compta ne détecte aucun problème, l'ensemble des écritures sera transféré dans vos journaux. Le bouton [Maintenant] permet de lancer ce transfert. Si le transfert a échoué, Ciel Compta vous le signale et les écritures restent en attente. Il vous reste ensuite à réaliser les modifications ou les suppressions pour corriger les erreurs signalées. Le bouton [Plus tard] referme la fenêtre du transfert, en laissant les écritures en attente. 278 Import d’écritures Exports fichier Cette option donne accès à l'export de toutes les données de votre fichier. Ce sont donc des formats d'export que vous ne retrouvez pas ailleurs dans le logiciel et qui concernent des données dont l'export n'est pas prévu dans les fonctions standards du logiciel. Par exemple, l'export des paramètres de la société. Notez que les formats présentés à l'appel de cette option sont personnalisables à l'aide du générateur de formats d'export et que vous pouvez en créer de nouveaux. Vous accédez au module Exports fichier via le sous-menu OPTIONS dans le menu FICHIER.  Les formats d'import sont paramétrables. Reportez-vous au chapitre Les formats d'import/export du manuel d’utilisation pour la création ou la modification des formats. Autres imports Vous pouvez, en plus des écritures, aussi importer des comptes. Pour cela, il faut choisir la commande IMPORTER du menu FICHIER quand le plan comptable est ouvert.  Les formats d'import sont paramétrables. Reportez-vous au chapitre Les formats d'import/export du manuel d’utilisation pour la création ou la modification des formats. 279 Import d’écritures Lien inter-applications Présentation Les liens inter-applications permettent de communiquer entre logiciels de la gamme Ciel pour Mac. Ceci permet, par exemple, de consulter la fiche d'un client ou d'un fournisseur de Ciel Gestion depuis Ciel Compta. Pour que les liens inter-applications fonctionnent, les logiciels concernés doivent être ouverts et les fichiers dont les informations sont consultées ouverts également. Les préférences Pour exploiter les liens inter-applications, vous devez fixer plusieurs paramètres dans les préférences. Ceux-ci se trouvent dans la catégorie Fichiers. Dans Ciel Compta, deux applications peuvent être liées : Ciel Gestion Commerciale et Ciel Paye. Le premier paramètre concerne l'autorisation pure et simple du système de liens. Ensuite vous devez préciser le fichier qui sera lié, soit à l'aide des boutons [Choisir] soit à Attention ! Vous devez disposer de Ciel Gestion et de Ciel Paye version 16.0 minimum pour communiquer avec Ciel Compta. 280 Import d’écritures l'aide du bouton [Serveur] si l’application est utilisée en réseau. La zone suivante concerne la vérification de la présence du fichier. L’option Si nécessaire indique que Ciel Compta ne fera ce contrôle qu'au moment de l'appel d'une fonction inter-applications. L’option Au démarrage indique que le contrôle se fera au lancement de Ciel Compta. Le paramètre Demander le fichier permet d'indiquer si le programme doit vous demander de localiser le fichier de gestion uniquement quand c'est nécessaire ou s'il doit toujours le faire lors d'un premier appel d'une fonction inter-applications. Cette demande peut arriver si, par exemple, vous changez l'emplacement de votre fichier lié sur votre disque dur. L’option Lancer l'application au démarrage permet, lors du démarrage de Ciel Compta, de lancer en même temps Ciel Gestion et/ou Ciel Paye et d'ouvrir le fichier spécifié. L’option Demander confirmation vous proposera une fenêtre afin que vous validiez l'ouverture des applications liées. Mode d'emploi Dans le Navigateur Des icônes ont été ajoutés dans la ligne d'information du Navigateur. Si seul le lien interapplications a été activé avec Ciel Gestion, seul l'icône de Ciel Gestion apparaîtra, si de plus celui de Ciel Paye a été activé, son icône s'affichera également, et ainsi de suite. Dans le Navigateur présenté ci-dessous, quatre liens inter-applications ont été activés et sont représentés par les icônes des logiciels concernés : gestion, compta, immobilisations et paye. Il faut savoir que ces icônes se comportent en menu déroulant. Autrement dit, un simple clic sur celles-ci active l'application correspondante alors qu'en maintenant le bouton de la souris enfoncé sur une de ces icônes, un menu déroulant se déroule avec la liste des fonctions disponibles pour le logiciel demandé. Ci-dessous les fonctions de Ciel Gestion accessibles depuis Ciel Compta.  Si le logiciel ciblé lors d'un appel d'une fonction particulière n'est pas déjà ouvert, il se lancera alors mais n'exécutera pas la fonction demandée. En effet, une seule 281 Import d’écritures instruction peut être communiquée à la fois et le fait que le logiciel cible ne soit pas ouvert, l'instruction d'ouverture de celui-ci est considérée comme une instruction à part entière. Il faut alors réitérer la demande. Dans Ciel Compta Vous ne retrouvez, dans les différents modules de Ciel Compta, que des appels à destination de Ciel Gestion. Les appels aux autres logiciels peuvent se faire depuis la ligne d'informations du Navigateur. Voici les principaux modules contenant un lien vers Ciel Gestion : • Depuis la liste des comptes du Plan comptable, l'icône de Ciel Gestion est disponible afin d'ouvrir la fiche du client ou du fournisseur sélectionné. • Depuis la fiche d'un compte, possibilité d'ouvrir la fiche du client ou du fournisseur. • Depuis le module Consultation journaux, ouverture de la pièce correspondante dans Ciel Gestion. • Depuis Interrogation de comptes, possibilité d'ouvrir soit la fiche du client ou du fournisseur, soit la pièce correspondant à la ligne sélectionnée. 282 Index A Accueil Ciel 12 Achats au comptant 264 Affichage dans les listes 34 Analyse graphique 22 Analytique 48 A-nouveaux 69 Assistance 258 Automatismes 225 Autres imports 278 B Balance 19 analytique 194 budgétaire 194 des comptes 185 Balance âgée 196 Banque 66 Bases taxe professionnelle 173 Bilan 205 Bordereau de remise de chèques 198 C Calcul des amortissements 168 Calculatrice 259 Centralisateur 193 Cession divisible d’une immobilisation 163 écriture 164 non-divisible d’une immobilisation 162 Changer code journal 46 numéro de compte 139 Classe compte 15 capital 58 charges/produits 67 clients/fournisseurs 67 financiers 65 immobilisations 64 Clôture d’exercice 233 Code liasse 74 Coefficients immobilisations 177 Commandes interrogation dans navigateur 140 Compte consulter 76 consulter en cours de saisie 97 créer 58 créer en cours de saisie 96 de regroupement 76 de résultat 203 délettrer 139 exporter 79 interroger 122 liste 55 modifier 68 modifier en cours de saisie 96 modifier numéro 139 par défaut 40 recherche rapide 95 sélection 123 statistiques 72 supprimer 68 Consultation des comptes 30 des journaux 30 Contrepasser 120, 137 Créer fichier 35 logique 223 un écran 208 Cumuls mensuels 71 D Date de travail 84 contrôle 87 Débit/Crédit 13, 16 Déclaration 2054-2055 175 Délettrage automatique 133 Délettrer 120 la sélection 138 tout le compte 139 283 Dépointer 120 la sélection 138 tout le compte 138 un compte 149 Documentation 261 Données société 38 Dotations mensuelles 172 réelles 157 E Ecart de règlement 83 maximum accordé 39, 104 Echéance 63 Echéancier 192 Ecran 208 Ecriture contrepasser 120 délettrer 120 dépointer 120 dupliquer 120 importer 118 modifier 119, 135 sélection 124 supprimer 119, 136 transférer 275 Ecritures automatiques 226 Ecritures en attente 275 Emprunt 61 Etats 2054 - 2055 175 budgétaire 195 de trésorerie 44 journaux 183 trésorerie 197 Export 256 Exports fichier 278 Extourner 137 en global 136 Extraire les écritures 124 F Facture d’achat 263 de vente 263 payée par effet 268 Fichiers annexes 177 Format d’import 273 G Générer les écritures automatiques 230 Grand-livre 20, 187 analytique 195 budgétaire 195 Graphiques 72 Grille de saisie 214 Groupes 249 H Historique 253 consulter 254 I Immobilisations achat 161 cession 162, 163, 164 créer 155 date de début 157 date de fin d’amortissement 157 dotations 169 durée de vie 156 état récapitulatif 172 fictives 159 liste 154 mode de calcul 179 virements 166 Import direct 272 écritures 271, 275 format 273 manuel 272 Import-export 22 284 Impressions fichiers 260 Initiation 23 Inter-applications 279 Interrogation des comptes 122 Inverser débit/crédit 137 Invités 248 J Journal impression 33 Journaux 45 consulter 108 créer 46 états 183 exporter 117 modifier 46 supprimer 46 L Lettrage automatique 74, 131, 133 automatique des factures réglées 104 d’un compte client 32 manuel 130 Liaison directe 272 Libellés types 45 Listes 34 Localisations 159 Longueur des comptes 40 M Mise au rebut 165 Mode confidentiel 257 consultation 128 de protection 247 de travail 127 révision 135 Modes de paiement 47 types 44 Mot de passe administrateur 246 invités 248 O Outils de révision 119 P Paiement différé 48 Paramètres 38 état de TVA 42 immobilisations 176 SIG 43 société 38 TVA 40 Passage des écritures automatiques 230 Période 18 verrouiller 106 Personnalisation des accès 250 Pièce détail 110 dupliquer 115 imprimer 116 modifier 111 modifier date journal 111 modifier le détail 112 saisie 115 supprimer 113 Pièce comptable 17 Plan comptable 16 exporter 80 importer 80 impressions 77 préférences 81 Plan d’amortissement 159 Plus et moins values 173 Pointage préférences 150 Pointage manuel 145 Pointer tout le compte 138 Préférences 285 immobilisations 179 lettrage 129 lien inter-applications 279 sauvegarde 239 transfert en comptabilité 276 Prêt bancaire 267 Protection globale 247 Protection individualisée 248 R Racines des comptes 40 Rapprochement état 127 imprimer 127 manuel 146 modifier paramètres 148 Rechercher écritures 141 Régime réel 41 simplifié 41 Regrouper mouvements par compte 120 Réintégrations fiscales 174 Relances clients 199 Remplissage automatique 75 code liasse 74 Réouverture conserver écritures non lettrées 237 conserver écritures non pointées 237 non report des A-nouveaux 237 report des A-nouveaux 236 Réouverture d'exercice 236 Restauration 242 Rubrique 210 code TVA 213 compte 216 compte de charges 217 compte TVA 217 journal 212 libellé 212 mode de paiement 212 Nro de pièce 213 TVA 216 S Saisie analytique 93 au kilomètre 85 facture 103 facture d’achat 24 facture de vente 27 par écrans 99 préférences 87 règlement 103 Saisie du règlement client 29 fournisseur 26 Salaires 265 Sauvegarde 240 au format Finder 242 sur un autre support 241 Sections analytiques 48, 212 budgétaires 51 SIG 43 Signal d'alerte 271 Solder écriture 97 tout le compte 138 Soldes intermédiaires de gestion 202 Statistiques 126 Statistiques fichiers 261 Structure du manuel 9 T Taux de TVA 41 Transfert comptabilité 275 Transfert définitif 277 TVA 22, 269 à reverser 175 calcul automatique 88 décaissements 41 encaissements 41 états 190 Copyright 2012 Ciel Manuel d’utilisation Ciel Compta pour Macintosh - MAN_XC 19.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel paramètres 40 taux 41 TVA encaissements/décaissements 105 Type d'amortissement 156 U Utilisateurs 249 V Valeur à amortir 156 Valeur bloquée 157 Valeur d'achat 156 Valeur fiscale 156 Valeur résiduelle 158 Verrouillage période 106 La fenêtre principale La fenêtre principale 2 Une fenêtre principale est ouverte chaque fois qu’un fichier est ouvert. Cette fenêtre affiche des informations relatives au fichier ouvert et vous permet d’accéder directement à certains modules du logiciel. Active le mode confidentiel Permet de changer les mots de passe icône d’affichage et de masquage des boutons de commande icône d’affichage et de masquage de la barre d’icônes Menu déroulant identique à la commande Options du menu Fichier icône d’appel de la fenêtre des utilitaires de contrôle et de ré- paration des fichiers icône d’ouverture ou d’appel du navigateur principale (ou barre de commande) icône d’appel de la fenêtre des Informations Fichier et Système icône d’appel des données utiles pour l’assistance technique Nom du logiciel Numéro de version du logiciel Icône d’appel du tableau de bord des Préférences La présence de ces 2 symboles indique l’existence de mouvements comptables en attente. Cliquez dessus, vous permet de lancer le transfert. (Certains logiciels n’utilisent pas cette option) Le Navigateur Le Navigateur 2 Généralités Votre logiciel Ciel dispose d'une nouvelle particularité très impressionnante : le Navigateur. Dans sa configuration la plus simple, il remplace la barre d'icônes. Mais il va beaucoup plus loin en vous permettant, non seulement d'y ajouter certaines fonctions du programme Ciel dans lequel vous utilisez le Navigateur, mais aussi d'y ajouter des onglets et de placer dans ceux-ci tout type d'éléments auxquels vous accédez fréquemment : images, textes, sons, alias de fichiers de programmes ou de dossiers. C'est donc un outil qui facilite la navigation au sein de votre logiciel et aussi au travers de l'information contenue sur votre Macintosh. Que ce soit pour appeler une option de l’application Ciel dans laquelle vous vous trouvez ou pour lancer une autre application, ou encore pour garder à disposition des adresses de sites Internet, des notes texte ou des images. Le navigateur facilite également le passage d'un logiciel à un autre. Il peut se présenter sous la forme d'une fenêtre ou d'une barre d'icônes. Il peut aussi être composé de quatre zones destinées chacune à présenter des informations ou des fonctions de nature différente. Voici le Navigateur sous sa forme la plus simple en simulation de la barre d'icônes : Pour l'exemple, nous avons ici choisi le Navigateur par défaut de Ciel Gestion commerciale. Ci-dessous une autre illustration présente un Navigateur sous la forme d'une fenêtre avec toutes les zones possibles. De plus, il est ici totalement personnalisé et contient la totalité des zones affichables. Ces quatre zones peuvent être placées où bon vous semble. Par exemple, la zone du haut, ici la ligne d'informations, peut être déplacée en bas de la fenêtre. Les quatre zones sont les suivantes : une ligne d'information, une ligne d'aide, les onglets et les applications actives. Selon le logiciel utilisé ou les options sélectionnées, le Navigateur peut se présenter dans une fenêtre comme dans l'illustration ci-dessus ou comme barre de commande placée en haut ou en bas de l'écran. Vous pouvez masquer le Navigateur. En effet, l'utilisation des menus et des boutons de la fenêtre principale peut vous suffire. Si le Navigateur est sous forme de fenêtre, c'est l'option classique de fermeture des fenêtres qui peut être utilisée (case de fermeture, option Fermer du menu FICHIER ou équivalent clavier . S'il est sous forme de barre, un menu déroulant spécial possède l'option de fermeture de la barre. Pour réafficher le Navigateur, il faut utiliser l'option NAVIGATEUR dans le menu FICHIER, sous menu OPTIONS. Vous pouvez aussi utiliser l'équivalent clavier <. Le Navigateur 3 Les différentes zones La ligne d'aide Elle affiche sur une ligne distincte le contenu des bulles d'aide pour chaque élément sur lequel se trouve le curseur de la souris. Vous obtenez donc les mêmes informations si vous activez les bulles d'aide et si vous pointez la souris sur les différents objets du navigateur. La ligne d'information L icône peut posséder trois statuts. C'est une croix si aucun fichier n'est ouvert, une petite tête si un fichier est ouvert ou un petit réseau si vous travaillez avec un serveur. Les applications ouvertes Cette rangée affiche la liste des applications actives. Les icônes peuvent être de taille standard ou des petites icônes. Il suffit de cliquer sur l'icône de l'application dans laquelle vous souhaitez vous rendre pour que celle-ci s'active et passe donc au premier plan. Les onglets C'est la zone principale. C'est celle que vous allez personnaliser et compléter des éléments désirés : commandes du logiciel, textes, sons, images, alias de fichiers, d'applications ou de dossiers. Vous pouvez y créer autant d'onglets que nécessaire et en changer leur présentation. Vous noterez que le Navigateur présenté par défaut ne possède pas d'onglets visibles. C'est une simple préférence et vous pouvez donc les afficher aussi en mode barre. Ils sont néanmoins accessibles à l'aide d'un menu déroulant.  Si vous disposez du Navigateur présenté sous la forme d'une barre de commande, une seule rangée d'éléments apparaîtra pour chaque onglet. Un menu déroulant, que nous verrons un peu plus loin, permettra l'accès aux éléments cachés. Le Navigateur 4 Passage en barre ou en fenêtre Vous pouvez très rapidement et très simplement passer du mode barre au mode fenêtre et inversement. À cette fin, il faut utiliser le système du glisser-déposer, ou Drag and Drop. Passage de barre en fenêtre Pour afficher le Navigateur en fenêtre alors qu'il est présent sous forme de barre, il suffit de faire glisser une de ses zones vers le milieu de votre écran. Dans l'illustration ci-dessous, nous déplaçons la zone des onglets en la saisissant par la partie verticale grise placée sur sa gauche. Nous aurions parfaitement pu faire glisser n'importe quelle autre zone du Navigateur. Il suffit ensuite de déposer la zone au centre de votre écran, le Navigateur s'affiche alors dans une fenêtre. Passage de fenêtre en barre Il suffit d'opérer de la même façon mais cette fois-ci en déplaçant une des zones du Navigateur tout en haut ou tout en bas de l'écran selon l'endroit où vous souhaitez placer la barre. Vous noterez que le Navigateur sous forme de barre possède une position fixe, en bas à gauche ou en haut à gauche de l'écran. Quand il est sous forme de fenêtre, il peut être placé où bon vous semble. De plus, sa position est mémorisée même lors du passage d'un mode de présentation à l'autre. Le Navigateur 5 La présentation en fenêtre C'est à partir de cette présentation que nous avons présenté les différentes zones du Navigateur. Description Il s'agit simplement d'une fenêtre standard Macintosh avec tous les avantages que cela représente : possibilité de la placer où bon vous semble, de l'agrandir à la taille de votre choix, de réduire la fenêtre par un double clic du son titre, de disposer de plus d'une rangée d'éléments dans les onglets. Le nombre de rangées et le nombre de colonnes dépendent donc directement de la taille donnée à la fenêtre. Il n'y a pas d'ascenseur, c'est à vous de fixer la bonne taille afin de voir le nombre d'éléments désiré. Dans le coin supérieur gauche de la fenêtre, vous pouvez distinguer un triangle rouge, c'est un menu déroulant. Il permet d'accéder aux différentes fonctions du Navigateur. Déplacement des zones Vous pouvez modifier l'emplacement des zones les unes par rapport aux autres. Par exemple, mettre les applications ouvertes en haut de la fenêtre et les onglets juste en dessous. Pour cela, il suffit de faire glisser la zone à l'endroit voulu en l'attrapant par la barre verticale placée à gauche. Si, par exemple, vous souhaitez placer la liste des applications ouvertes en haut de la fenêtre du navigateur, il suffit de la saisir comme dans l'illustration ci-dessous, puis de la placer dans la partie supérieure de la fenêtre. Le mouvement des zones les unes par rapport aux autres se fait alors en temps réel. Configuration du mode fenêtre Vous pouvez très facilement modifier la présentation du Navigateur. Comme nous le verrons un peu plus loin, cette présentation est modifiable que vous soyez en mode fenêtre ou en mode barre, sachant pour pour chaque mode, la présentation choisie est mémorisée. Appelez l'option Présentation dans le menu déroulant en haut à gauche de la fenêtre (le triangle rouge). Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel qui s'affiche en cliquant sur le bouton de la souris tout en maintenant la touche enfoncée. Le Navigateur 6 La fenêtre ci-dessous s'affiche alors. Elle contient quatre onglets dont le second concerne la présentation du Navigateur en mode fenêtre. Cet onglet est composé de trois grandes parties : • sur la gauche le réglage de la présentation des éléments dans les onglets du Navigateur. • sur la droite le réglage de la présentation de la zone des applications ouvertes. • en bas, les options d'affichage des zones Informations et Aide, ainsi que deux options supplémentaires. Options des éléments Il s'agit ici de fixer la présentation des éléments qui s'afficheront dans les onglets du Navigateur. En premier lieu, vous pouvez d'abord indiquer si cette zone, celle des onglets, doit être affichée dans le Navigateur. Vous devez pour cela utiliser la boîte à cocher Visibles. Ensuite, les éléments peuvent être présentés selon quatre formes (icône avec son nom, icône seule, petite icône avec son nom, petite icône seule). Une option autorise l'affichage d'une grille qui matérialisera la cellule de chaque élément. Elle facilite aussi le réglage de la largeur et de la hauteur des cellules. Enfin, vous pouvez masquer les onglets. L'affichage des différents niveaux se fera alors à l'aide d'un menu déroulant. Options des applications actives Vous disposez ici des mêmes possibilités de présentation disponibles pour les onglets. La zone peut être masquée et les applications actives présentées sous forme d'icônes, petites ou standards, avec ou sans nom. Enfin, une boîte à cocher autorise l'affichage des applications qui fonctionnent exclusivement en tâche de fond. Le Navigateur 7 Autres options Elles permettent d'afficher ou de masquer les deux autres zones du Navigateur : la ligne d'aide et la ligne d'informations. La boîte à cocher Afficher les touches de fonctions permet, pour chaque élément placé dans les onglets et pour lequel une touche de fonction a été attribuée, d'afficher un symbole montrant la touche affectée. Cidessous, la touche de fonction F1 a été affectée au navigateur Internet. La dernière option provoque le masquage du Navigateur quand l'application dans laquelle il a été ouvert (Personal Manager, Ciel Compta, etc.) passe en arrière plan. Le Navigateur 8 La présentation en barre Description Cette présentation diffère peu du mode fenêtre. La différence principale concerne la position du Navigateur. En effet, celui-ci est alors fixé en haut ou en bas à droite de l'écran. De plus, les onglets ont une forme plus restreinte en ne présentant qu'une rangée d'éléments, les éléments éventuellement invisibles sont alors accessibles à l'aide d'un menu déroulant. Tout comme pour le mode fenêtre, vous pouvez choisir les zones à afficher et la présentation de celles-ci. Voici un exemple de Navigateur en mode barre : Configuration du mode barre Les préférences du mode barre sont très proches de celles du mode fenêtre. Elles sont mémorisées pour chacun des modes ce qui fait qu'en passant à tout moment d'un mode à l'autre, vous conservez la présentation que vous avez définie pour chaque mode. Aucun changement par rapport à la présentation en fenêtre pour ce qui est des applications actives et des onglets. De même, les premières options sont identiques. Nous retrouvons cependant deux préférences supplémentaires relatives à la taille et à la position de la barre. Pour la taille, trois options sont permises. Soit la barre couvre toute la largeur de l'écran, soit elle couvre la largeur moins l'espace permettant de voir le disque ou la Corbeille ou enfin elle couvre la moitié de la largeur de l'écran. Ensuite, deux boutons radio indiquent si la barre doit être placée en haut ou en bas de l'écran. Ceci n'empêche aucunement le placement manuel de la barre à l'aide du Drag and Drop. La dernière option autorise le recouvrement de la barre par les autres fenêtres du logiciel dans lequel le Navigateur est utilisé. Le Navigateur 9 Les fonctions du Navigateur Personnalisation des onglets Création d'un onglet Pour créer un onglet, il faut appeler l'option Présentation soit en utilisant le menu déroulant, le triangle rouge, ou le menu contextuel. Dans la fenêtre de configuration du Navigateur, il faut choisir l'onglet Onglets. Voici la fenêtre de configuration des onglets : La liste des onglets déjà présents est affichée avec, sur sa droite, différents boutons et icônes de commande. Vous pouvez donc ajouter, insérer, renommer ou supprimer un onglet. De plus, une palette, accessible en cliquant sur le pavé Couleur, permet d'affecter une couleur de fond à chaque onglet. Les petites icônes en dessous du pavé de la couleur permettent de déplacer un onglet dans la liste, en le plaçant devant ou derrière, et de les classer par ordre alphabétique. Si vous cliquer simplement sur l'icône de classement, les onglets seront classés de A vers Z. Si vous maintenez la touche Paramètres société Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous avez défini lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création. Onglet Coordonnées 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise. 2. Précisez ensuite l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Téléphone, Fax, Portable, adresse E-mail, etc). 3. Indiquez le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise). 4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I : Numéro d'Identification Intracommunautaire. Onglet Compléments 6. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise. La plupart des informations définies dans cet onglet seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. 19 Menu Dossier 7. Précisez ensuite son Activité. 8. Indiquez le nom du Responsable. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. 9. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert-comptable. Onglet Divers 10. Selon votre cas, cochez la case Bénéficiaire du régime de franchise en base de TVA. 11. En fonction de la gestion de la loi NRE (Loi du 15 mai 2001 qui impose l’affichage des délais de paiement sur les factures), renseignez les zones suivantes : Taux escompte paiement anticipé, Taux pénalités de retard et Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Onglet Activités L’onglet Activités de Ciel Auto-entrepreneur Standard Les informations de cet onglet vous permettent de calculer des indicateurs et d'afficher des alertes dans le tableau de bord de la version Ciel Auto-entrepreneur Premium. Pour plus d'informations sur cette version du logiciel, cliquez sur le lien situé en bas de la fenêtre. Le logiciel vous renvoie alors sur le site Internet Ciel. L’onglet Activités de Ciel Auto-entrepreneur Premium 12. Choisissez la périodicité du paiement de vos charges : mensuelle ou trimestrielle. 13. Dans la partie Activité principale, saisissez le plafond et le seuil de votre chiffre d’affaires. Le plafond correspond à la limite du chiffre d’affaires à respecter. Quant au seuil, celui-ci est la limite à ne pas dépasser du chiffre d’affaires. 14. Saisissez votre taux de charges. Il s’agit du taux qui est appliqué pour calculer les charges à payer mensuellement ou trimestriellement. 15. Si vous exercez une autre activité, en plus de votre activité principale, cochez la case Gestion d’une activité secondaire et complétez le plafond, seuil et taux de charges de cette activité. 16. La zone Cas particuliers est utile pour les cas où vous bénéficiez d’exonération pour le calcul de vos charges ou si vous bénéficiez de taux spécifiques. Si vous êtes dans ce cas, cliquez sur le bouton . Une fenêtre s’ouvre, où vous devez renseigner les périodes (en mois), et les taux appliqués sur l’activité principale et/ou l’activité secondaire. Renseignez les zones souhaitées et cliquez sur le bouton [OK]. Onglet Paramètres 17. Si vous n’avez pas une activité libérale, vous pouvez modifier votre type d’activité. Sélectionnez dans la liste déroulante Artisan, Commerçant ou Artisan et commerçant. 18. Choisissez la périodicité du paiement de vos charges : mensuel ou trimestriel. 19. Si vous êtes bénéficiaire du C.A.P.E. (Contrat d’Appui au Projet d’Entreprise), saisissez obligatoirement les coordonnées du responsable de l’appui. Lorsque vous bénéficiez du C.A.P.E., l’obligation légale est de faire figurer ces informations dans les pièces commerciales. Onglet Exercices 20. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de l’exercice courant. La date de début du premier exercice correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . Les dates de début et de fin de période de saisie s'affichent automatiquement. Onglet Service à la personne 20 Menu Dossier Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. 21. Cochez la case correspondante si vous exercez une activité de service à la personne et disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. • Si vous disposez d’un agrément simple : Renseignez son numéro et sa date d’obtention dans les zones correspondantes. Vous pouvez saisir directement la date ou utiliser l’icône du calendrier . • Si vous disposez d’un agrément qualité : Renseignez son numéro et sa date d’obtention dans les zones correspondantes. Vous pouvez saisir directement la date ou utiliser l’icône du calendrier . Onglet Logos Pour insérer le Logo de votre société, vous pouvez : • copier une image puis la coller en cliquant sur le lien Coller une image ou, • importer une image en cliquant sur le lien correspondant ou, • récupérer une image d’un scanneur ou appareil photo numérique en cliquant sur le lien Scanneur/Appareil photo. 21 Menu Dossier Paramètres facturation Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Les paramètres de facturation permettent de personnaliser les codes alphanumériques qui définissent les éléments de votre travail. Codes Les codes identifiants de vos devis client, facture client, avoir client, règlement client sont reportés sur un numéro de pièces. En revanche, vos articles, clients, fournisseurs sont directement identifiés par un code. Par défaut, le logiciel propose un code qu’il incrémente automatiquement à chaque création de fiches client, devis, facture... Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. Exemple Le code défini pour le premier devis est DC0001. Ce code sera proposé lorsque vous créerez votre premier devis. Par la suite, au fur et à mesure que vous créerez de nouveaux éléments, le code sera incrémenté automatiquement. Lorsque vous allez créer votre deuxième devis, le code proposé par défaut sera DC0002, le troisième DC0003, etc. 1. Pour chaque type d'éléments, saisissez le numéro du premier code à prendre en compte. Vous conservez la possibilité de modifier, à tout moment, le code de départ d'un élément. Notez toutefois que la codification des pièces commerciales doit suivre un ordre chronologique tout au long de l'année. Divers 2. Si vous voulez gérer des clients occasionnels, sélectionnez le code à utiliser dans la zone Client divers. 3. Si vous utilisez des articles pour lesquels vous n'effectuez pas une gestion complète, sélectionnez le code à utiliser dans la zone Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale : le code article, les codes de TVA par exemple. Terminez votre code par un chiffre, sans quoi le logiciel incrémentera à partir de la dernière lettre. Par exemple : ART (1er article) deviendra ARU (2ème article), ARV (3ème article) etc. La taille des codes est limitée à 20 caractères. Ce code peut être alphanumérique. 22 Menu Dossier Ciel Business Mobile Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Vue d’ensemble Cette commande vous permet d’envoyer vos données sur votre smartphone ou tablette dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’Apple Store ou le Windows Store, s’installe sur votre smartphone ou tablette et vous permet de consulter des données comptables et des données de facturation (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis envoie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre smartphone ou tablette. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel. Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Envoyer les données Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES • Si vous envoyez vos données pour la première fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de réglage de Ciel Business Mobile. Si vous cliquez sur le bouton [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir Paramétrage, page 23 • Si vous avez déjà envoyé vos données une ou plusieurs fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer l’envoi de vos données sur Internet. 23 Menu Dossier Si vous cliquez sur le bouton [Oui], une fenêtre de progression de l’envoi des données s’affiche. • Pour envoyer vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’accueil de votre logiciel. Paramétrage Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - PARAMÉTRAGE La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. Onglet Général Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel. • Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher. • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel envoie automatiquement les données mises à jour sur Internet. Vous pouvez choisir de publier automatiquement les données depuis un seul poste. Pour cela, cochez la case Autoriser la publication automatique depuis ce poste. • Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche une icône dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statut de votre logiciel. Cette icône vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel enverra les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de l’envoi des données en cochant la case Demander confirmation. • La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. Le paramétrage Ciel Business Mobile est également accessible dans les préférences du dossier via le menu DOSSIER - OPTIONS, commande PRÉFÉRENCES puis dans la catégorie Internet. 24 Menu Dossier Onglet Business Mobile Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile. • La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date du dernier envoi de données que vous avez effectué. 1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. 2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Business Mobile. Informations de connexion Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - INFORMATIONS DE CONNEXION Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant l’envoi de vos données sur Internet s’affiche. Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer]. 25 Menu Dossier Options Menu DOSSIER - commande OPTIONS Préférences Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel. Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions. Reportez-vous au chapitre Les préférences, page 201. Utilitaires Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application. Reportez-vous au chapitre Les utilitaires, page 255. Date de travail Menu DOSSIER - commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail. 1. Modifiez la date. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer. Informations Menu DOSSIER - commande OPTIONS - INFORMATIONS 26 Menu Dossier La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant. Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - INFORMATIONS. Liste des pays Menu DOSSIER - commande OPTIONS - LISTE DES PAYS Votre logiciel vous propose ici une liste de pays. Vous retrouvez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] ainsi que le menu déroulant FILTRAGE. 1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Choix d’un élément s’affiche. 2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays. 4. Si vous souhaitez créer un pays manuellement, double-cliquez sur créer manuellement un autre pays dans la fenêtre Choix d’un élément. La fenêtre Pays s’affiche. 5. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer. La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, Langues, Pays de rattachement et Continent. Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants. 27 Menu Dossier 28 Menu Dossier Imports Menu DOSSIER - commande IMPORTS Cette fonction est disponible selon le contexte. Exports Menu DOSSIER - commande EXPORTS Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées. Elle est active, par exemple, quand la liste des clients est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné. Vous devez spécifier le format de fichier (Text, PDF, HTML, etc.). Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du fichier sur votre disque. Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire votre choix et valider. 29 Menu Dossier Mise en page Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE Cette commande vous permet de spécifier votre format d'impression par défaut. 1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. 2. Pour définir votre format d’impression par défaut, dans l’onglet Standard : • cochez l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage, • cochez l’option Papier et sélectionnez sa Taille, son Bac, • cochez l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez. L'option Copies groupées cochée permet d’imprimer un document de plusieurs pages en plusieurs exemplaires sans avoir à trier les feuilles manuellement une fois imprimées. Exemple Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 3 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la suivante : 3 fois la page 1 puis 3 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents. 3. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine. Dans l'onglet Options avancées vous pouvez cocher la case Générer une impression par document. • Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages. • Si cette option est cochée, alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun. Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos modifications. 30 Menu Dossier Imprimer Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours : • une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles, • la fenêtre de mise en page. Exemple Si la fiche d’un client est ouverte, vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche. 31 Menu Dossier Aperçu avant impression Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. Vous pouvez directement à partir de cette fenêtre : • Lancer votre impression à l’aide du bouton . • Envoyer la page par e-mail à l’aide du bouton . L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour cela, vous devez avoir une messagerie électronique. • Enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . • Obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . Votre logiciel Adobe Reader® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors l'enregistrer au format PDF. 32 Menu Dossier Impressions Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10. La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet : • d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION, • de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées. Dernière impression Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en cliquant sur le bouton [Imprimer tout] ou en utilisant le menu CONTEXTUEL (clic droit), commande IMPRIMER TOUT. Revoir une impression La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées. Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées. Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition : 1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Aperçu s'affiche. 3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition. Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS. 33 Menu Dossier Mot de passe Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe. Créer un mot de passe Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, cliquez sur la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points, sinon elle est vide. 1. Pour créer un Mot de passe cliquez sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s'affiche. L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière étape. 34 Menu Dossier 2. Saisissez votre mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher le mot de passe en clair. 3. Si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en souvenir. La liste déroulante vous en propose mais vous pouvez en créer un nouveau. Pour cela, il suffit de saisir directement votre indice (dans la zone Indice). 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fenêtre. Modifier un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre mot de passe puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Mot de passe s'affiche. 4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le. 5. Indiquez également un nouvel indice. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 7. Vous revenez à la fenêtre précédente. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe]. 5. Vous revenez alors à la fenêtre Contrôle d'accès au dossier. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. 35 Menu Dossier Sauvegarde/Restauration Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION Cette commande a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Vous pouvez également restaurer une sauvegarde. Sauvegarde Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE Le principe est le même que vous sauvegardiez votre dossier sur un disque dur de votre ordinateur ou sur un support externe (clé USB, disque dur externe...). 1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION (ou depuis le bouton [Sauvegarde] de la barre d’accueil). La fenêtre suivante s’affiche : 2. La Destination par défaut de votre sauvegarde est «Mes documents». Si vous souhaitez la modifier, cliquez sur l’icône et sélectionnez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Une fois la sauvegarde réalisée, un message de confirmation vous indiquera le nom et l’emplacement de votre sauvegarde. Vous pouvez personnaliser la sauvegarde : • à partir des préférences de sauvegarde (menu Dossier - commande Options - Préférences - Sauvegarde), • ou en cliquant directement sur le bouton . Pour plus de détails sur les préférences de sauvegarde, reportez-vous au chapitre Options de sauvegarde, page 234. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle. En effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Si vous souhaitez toujours effectuer votre sauvegarde au même emplacement, répondez Oui à la question «Souhaitez-vous conserver cette destination pour vos prochaines sauvegardes?». 36 Menu Dossier Restauration Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. 1. Activez le menu DOSSIER, SAUVEGARDE/RESTAURATION puis la commande RESTAURATION. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante s'affiche : Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 37 Menu Dossier 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon utilisez le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur le bouton [Ouvrir]. L’application revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. 7. Une dernière étape vous propose de lancer le traitement. Cliquez sur le bouton [Restaurer]. 38 Menu Dossier Quitter Menu DOSSIER - commande QUITTER Cette commande vous permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé. D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application : • Le raccourci clavier . • La commande FERMER, présentée dans le menu SYSTÈME que vous ouvrez en cliquant sur l'icône présenté dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application. • Un double clic sur l'icône du menu SYSTÈME. • Un clic sur la case de fermeture , située dans l'angle haut/droit de la fenêtre. Si vous avez activé l'alerte de sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel. Reportez-vous au chapitre Sauvegarde, page 234. Annuler Couper, Copier, Coller Effacer Fiches Sélectionner tout Rechercher, Poursuivre la recherche Atteindre Rafraîchir Tout afficher Liste Menu Edition 40 Menu Edition Vue d’ensemble A l'ouverture d'une de vos listes (clients, articles, factures etc.), le menu EDITION devient actif. Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris. 41 Menu Edition Annuler Menu EDITION - commande ANNULER Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser. Couper Menu EDITION - commande COUPER Cette commande permet de retirer d’un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker dans le pressepapiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document. L’action de couper efface la sélection. Copier  Menu EDITION - commande COPIER Cette commande permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER. Coller Menu EDITION - commande COLLER Cette commande permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le presse-papiers. Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier . Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier . Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier . Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier . 42 Menu Edition Effacer Menu EDITION - commande EFFACER Cette commande permet d’effacer une sélection. Fiches Menu EDITION - commande FICHES Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, des factures, etc.). Elle permet de : • CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, similaire au bouton [Créer]. • MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier]. • PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d’afficher les propriétés d’un élément sélectionné dans une liste. Attention, cette commande n’est pas systématiquement active. • ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche. • VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification. • INSÉRER : insérer un élément dans la liste. • SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, similaire au bouton [Supprimer]. • DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste. Ne pas confondre avec la commande Supprimer qui concerne les informations stockées dans une base et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d’une note. Vous pouvez également utiliser l’équivalent clavier . 43 Menu Edition Sélectionner tout Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT Cette commande sélectionne toutes les informations d’une zone active. Par exemple tout le texte d’une zone saisissable, tous les éléments d’une liste, etc. Rechercher Menu EDITION - commande RECHERCHER La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste. Elle s’applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers. 1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés présents dans la fenêtre, puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d’indiquer des critères de recherche plus pointus. • Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez tel qu’il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher un règlement contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir. • Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher un règlement dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. En revanche, vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera alors effectuée avec succès. • Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera toutes les fiches concernées par votre recherche. Poursuivre la recherche Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier . Vous pouvez également utiliser l’équivalent clavier . 44 Menu Edition Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option. Atteindre Menu EDITION - commande ATTEINDRE Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre fiche sans repasser par la liste des fiches. C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en haut de la plupart des fiches. Rafraîchir Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique. Tout afficher Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER Cette commande permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale. Liste Menu EDITION - commande LISTE Cette commande permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information qui elle-même appartient à une liste. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier . Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier . 45 Menu Edition Exemple : Si vous voulez associer une famille à un article ; en activant cette fonction, la liste des familles existantes s’affichera directement. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier . Clients / Tiers, Contacts Articles / Prestations / Prestations Intervenants, Postes Ecritures Modes de paiement, Eco-participations Autres listes Menu Listes Menu Listes 47 Vue d’ensemble Les commandes de ce menu vous permettent de créer les fichiers de base : clients, fournisseurs, modes de paiements, etc. Vous pouvez consulter les listes des éléments créés et effectuer certains traitements sur chacune. Lorsque vous activez une de ces commandes, une fenêtre présente la liste des éléments correspondants. Chaque ligne de la liste correspond à une fiche, chaque colonne à une zone de la fiche. Les méthodes pour créer, modifier ou supprimer les éléments ou encore pour modifier la présentation et l’affichage des listes dans la fenêtre sont similaires d’une commande à l’autre.  Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez le chapitre “Les fenêtres et les listes”, page 173. 48 Menu Listes Clients / Tiers Menu LISTES - commandes CLIENTS / TIERS Cette commande permet de gérer les fiches de vos clients ainsi que de vos Fournisseurs. Vous pouvez aussi ouvrir la fenêtre Liste des Clients depuis l’Accueil. Les catégories Clients, Fournisseurs regroupent toutes les fiches clients, fournisseurs que vous avez créées. Pour obtenir la liste des éléments correspondant, cliquez sur le titre de la catégorie. De la même manière, vous imprimez uniquement les éléments présentés dans la catégorie et non l’ensemble des fiches Clients/Tiers. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Créer une fiche client Vous pouvez également créer des fiches clients directement à partir des pièces commerciales au moment de créer un devis ou une facture. 1. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER). La fenêtre Nouveau Client s’affiche. Un nouveau Code client vous est proposé. Les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier. En revanche, dès que vous validez la création de la fiche Client, son code n'est plus modifiable. 2. Indiquez le Code du client si celui proposé ne vous convient pas. 3. Saisissez le Nom du client. 4. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.Le menu Type indique que vous êtes dans une fiche client. Si vous souhaitez créer une fiche fournisseur directement depuis la même fenêtre, cliquez sur ce menu puis choisissez Fournisseur. 49 Menu Listes L’onglet Fiche 1. Dans l'onglet Fiche, indiquez l’Adresse du client. Vous pouvez saisir des compléments d’adresse sur les deux lignes présentées en dessous. 2. Saisissez les numéros de téléphone, portable, fax, l’adresse email ou encore l’adresse http du Site internet de votre client. 3. Indiquez le numéro de SIRET de l'établissement de votre client, son code APE et son numéro d'identification intracommunautaire (NII). L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les clients selon des caractéristiques communes. 1. Choisissez une Famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une nouvelle à l'aide du bouton [Créer]. 2. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier. 3. Sélectionnez à l'aide de l'icône d'appel de liste le Poste de recette sur lequel seront enregistrés les paiements de votre client. Par défaut, le Poste de dépense est inactif. L’onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 1. Pour créer un contact, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau Contact s’ouvre et vous L’échéance, définie dans le mode de paiement, permet de calculer la date d’échéance des factures émises pour le client. Ces lignes vous permettent de renseigner des complé- ments d’adresse : numéro d’étage, bâtiment, etc. 50 Menu Listes devez renseigner le nom ainsi que les coordonnées de l’interlocuteur. Voir Créer un contact, page 52 2. Pour modifier un contact, cliquer sur le bouton [Modifier le contact] ou bien double-cliquez sur la ligne correspondante à la personne, puis saisissez vos rectifications. 3. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton [Supprimer le contact]. 4. Si plusieurs contacts sont créés, vous pouvez choisir le contact principal en cochant la case Contact principal ou bien sélectionnez sa fiche, faites un clic-droit et dans le menu CONTEXTUEL, choisissez la commande RENDRE LE CONTACT PRINCIPAL. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du client. Fournisseurs Pour enregistrer vos dépenses, il est préférable de créer une fiche pour chacun de vos fournisseurs auprès desquels vous vous approvisionnez régulièrement. En revanche, il n’est pas nécessaire de créer une fiche pour des fournisseurs occasionnels chez lesquels vous n’effectuez qu’une fois des achats. C’est le cas par exemple des petites dépenses courantes (courses, frais de réception, etc.). La création d'une fiche fournisseur est semblable à celle d'un client. Vous trouvez également les onglets : • Fiche. • Complément. • et Contact. Cependant, dans l'onglet Complément, vous renseignez le Poste de dépense au lieu du Poste de recette devenu inactif. Voir Créer une fiche client, page 48 Modifier une fiche client / tiers 1. Cliquez sur la catégorie de votre choix : Clients ou Fournisseurs. 2. Sélectionnez la fiche de votre choix dans la liste. 3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER). 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une fiche client / tiers 1. Cliquez sur la catégorie de votre choix : Clients ou Fournisseurs. 2. Sélectionnez la fiche de votre choix dans la liste. 3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER). Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. Les contacts sont également accessibles par le menu LISTES - commande CONTACTS ou bien dans la barre d’actions de l’Accueil. Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un client et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre de création reste active. 51 Menu Listes 4. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Localiser un client / tiers • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). • yer un mailing au client ou au fournisseur ou au prospect sélectionné dans la liste. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word™ ou Excel™. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77 52 Menu Listes Contacts Menu LISTES - commande CONTACTS Les contacts définis pour les clients, fournisseurs sont regroupés dans une seule liste : la liste des contacts. Vous pouvez y ajouter les coordonnées d'autres personnes (votre banquier, votre avocat) ou d'administrations (centre des impôts, caisse de retraite, etc.). Cette liste de contacts peut donc être également utilisée comme un répertoire. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Vous pouvez consulter, imprimer cette liste ou bien effectuer différentes tâches : CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un contact. Créer un contact Que les contacts soient créés à partir d'une fiche Tiers ou directement dans la liste des contacts, les informations à renseigner sont identiques. 1. Dans la liste des contacts, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau contact s’affiche. 2. Sélectionnez la Civilité (Madame, Monsieur, etc) du contact puis saisissez ses nom et prénom dans la zone Nom. 3. Sélectionnez la Fonction du contact. 4. Saisissez ses coordonnées téléphoniques et fax. 53 Menu Listes 5. Précisez son e-mail (adresse électronique). L'icône , présentée en fin de zone, ouvre votre messagerie électronique et propose l'adresse définie dans la fiche Contact comme adresse du mail. 6. Vous pouvez noter des observations concernant ce contact dans la zone texte réservée à cet effet ; celle-ci présente quelques outils pour mettre en forme votre texte. 7. Si votre contact est relié à un tiers, sélectionnez celui-ci à partir de la zone Tiers. Pour cela, utilisez l'icône d'appel de liste . Le bouton est alors accessible : il vous permet de consulter la fiche du client, fournisseur auquel est rattaché le contact. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du contact. Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un contact et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau contact reste active. Modifier un contact 1. Pour modifier un contact, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un contact 1. Pour supprimer un contact, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77 54 Menu Listes Articles / Prestations Menu LISTES - commande ARTICLES / PRESTATIONS Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les articles créés. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des articles. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Créer un article Pour établir les devis, factures et avoirs clients, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. 1. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER). La fenêtre Nouvel article s’affiche : 2. Définissez le Code (alphanumérique) de l’article. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 3. Saisissez le Libellé complet de l'article. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. 4. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils situés en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.). Vous pouvez aussi appliquer une couleur de fond sur le texte sélectionné en activant le menu CONTEXTUEL (clic droit) et en choisissant la commande COULEUR DE FOND. Lorsque vous saisissez un libellé et une description, c’est la description qui est récupérée dans vos pièces commerciales. En revanche, en l’absence de description, c’est le libellé de l’article qui est repris. 55 Menu Listes 5. Saisissez le Prix de revient de l’article, soit le prix auquel vous l’avez acheté. 6. Saisissez ensuite le Prix vente, soit le prix auquel l’article sera facturé. 7. Choisissez l'unité de l'article en cliquant sur l'icône . Si aucune unité n'est créée dans votre dossier vous pouvez directement le faire en cliquant sur le bouton [Créer], situé en bas de la fenêtre. 8. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques), affectezlui l'éco-participation correspondante, à l'aide de l’icône d'appel de liste . 9. Sélectionnez votre Poste de recette accessible à l’aide de l’icône d’appel de liste. 10. La case Ne pas prendre en compte dans l’attestation fiscale est utile si vous souhaitez ne pas faire apparaître cet article dans l’attestation fiscale dans le cadre de service à la personne. (Cette fonction est uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.) 11. Cliquez sur le bouton [OK] afin d’enregistrer votre nouvel article. Modifier un article 1. Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. La valeur de la zone Marge est automatiquement renseignée. En effet, vous n’accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente - Prix de revient = Marge. Le bouton [Créer] vous permet de valider la création de l'article et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvel article reste active. 56 Menu Listes Supprimer un article Un article utilisé ne peut être supprimé. 1. Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER). 3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Remplissage automatique La commande REMPLISSAGE AUTOMATIQUE disponible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit dans la liste) permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage. La fenêtre Remplissage automatique est composée des colonnes suivantes : • Nom de la rubrique à remplir, • Action éventuelle à effectuer sur la rubrique, • Valeur éventuelle utilisée par l'action, • Type de rubrique, • Commentaire de la rubrique. 1. Dans la zone Action sur la rubrique, cochez l'action à exécuter sur la rubrique sélectionnée. 2. Sélectionnez à l'aide de l’icône la valeur à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. La case à cocher Utiliser une formule affiche la fenêtre de saisie intermédiaire d’une formule qui permet de spécifier une valeur calculée.  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Les scripts, page 284. 3. Cliquez sur le bouton [Lancer le remplissage] pour lancer le traitement. La mise à jour est effectuée pour tous les éléments sélectionnés. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77 57 Menu Listes Postes Menu LISTES - commande POSTES Les postes représentent les différents comptes de votre dossier dans lesquels sont enregistrés les différents mouvements d'argent : Recette, Dépense, Trésorerie. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer un poste. La liste des postes est composée des catégories suivantes : Dépenses Les différents postes de dépense s’affichent : assurances, frais de déplacement, loyer, impôts, salaires, achats divers, etc. Recettes Les différents postes de recette s’affichent : honoraires, produits financiers, produits des cessions d'immobilisations, etc. Trésorerie Les postes concernant le «stockage de l'argent », donc les comptes bancaires et la caisse s’affichent. Lors de la création d'un poste de banque, vous pouvez préciser les coordonnées de votre compte et les modes de paiement utilisés. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Créer un poste Cliquez sur la catégorie du poste à créer (Dépense, Recette, Trésorerie) puis cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER). La fenêtre de création du type de poste choisi s'affiche. • Nouveau poste de dépense ou de recette, page 57. • Nouveau poste de trésorerie, page 57. Nouveau poste de dépense ou de recette La création d'un poste de dépense est identique à celle d'un poste de recette. Dans la fenêtre Nouveau poste de dépense (ou de recette) : 1. Définissez le Code (alphanumérique) puis saisissez le Libellé complet du poste. Ces deux informations sont obligatoires. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. 2. Définissez votre activité : • Aucune • Principale • Secondaire (uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.). 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du poste. Nouveau poste de trésorerie Les postes de trésorerie regroupent les différentes réserves d'argent, ce sont donc les comptes bancaires et la caisse. Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un poste et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre de création reste active. 58 Menu Listes Dans la fenêtre Nouveau poste de trésorerie : 1. Le poste de trésorerie doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Saisissez ces informations. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Dans l'onglet Coordonnées 2. Saisissez le nom ainsi que les coordonnées de votre agence bancaire. Dans l’onglet RIB 3. Renseignez l’IBAN (International Bank Account Number), le BIC (Business Identifier Code) ainsi que le RIB de votre compte. Cela peut être utile si vous avez besoin d'éditer des relevés d'identité bancaire. 4. Saisissez la Domiciliation bancaire ainsi que le Titulaire du compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du poste de trésorerie. Modifier un poste 1. Pour modifier un poste, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER). 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Ces informations se trouvent sur votre R.I.B. Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un poste de trésorerie et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau poste de trésorerie reste active. 59 Menu Listes Supprimer un poste 1. Pour supprimer un poste, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER). 2. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression du poste. Cliquez sur le bouton [Oui]. Editer le RIB Cette fonction vous permet d’éditer le Relevé d’Identité Bancaire (RIB) de votre banque. 1. Sélectionnez la banque souhaitée dans la liste et cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez le mode de sortie souhaitée pour le RIB (impression, aperçu...). Le RIB édité s’affiche. Pour supprimer un poste, celui-ci ne doit pas être ouvert. Si le poste est utilisé, un message vous informe que la suppression n'est pas autorisée. 60 Menu Listes Intervenants Menu LISTES - commande INTERVENANTS Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. La liste des intervenants vous permet de créer un intervenant dans le cadre de service à la personne. Vous pouvez également le modifier ou supprimer. Créer un intervenant 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et les Nom et Prénom de l’intervenant. 3. Sur l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées. 4. Sur l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous ne pouvez créer qu’un seul intervenant. Modifier un intervenant 1. Pour modifier un intervenant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un intervenant 1. Sélectionnez dans la liste l’intervenant à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui]. Localiser un intervenant : ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. 1. : ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre intervenant). 2. 61 Menu Listes Ecritures Menu LISTES - commande ÉCRITURES Cette commande présente toutes les écritures enregistrées. Les écritures validées sont affichées en rouge. Dans cette fenêtre, vous pouvez créer, modifier ou supprimer une écriture. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Affichage des écritures Vous pouvez choisir le type d’affichage des écritures en utilisant les boutons de la zone Affichage située dans la barre d’actions : • Mouvements. • Lignes dépenses/recettes. Pour choisir les écritures à afficher, vous disposez de l’option Affiner la sélection accessible par le bouton Lorsque vous l’activez, une zone apparaît et vous pouvez : • utiliser la liste déroulante Écritures. Elle présente les différents types d'écritures : Toutes, Dépense, Recette, Virement, réimputation, Opération diverse, Soldes initiaux. Cliquez dessus puis sélectionnez le type de l'écriture que vous souhaitez afficher dans la liste. • modifier l’intervalle de dates à prendre en compte, dans les zones Du et Au. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Créer une écriture 1. Choisissez à l'aide du menu déroulant Affichage le type d'écriture que vous souhaitez créer. 62 Menu Listes 2. Cliquez sur le bouton . Vous obtenez alors la fenêtre de saisie correspondant au type d'écriture choisi précédemment. Par exemple, si vous avez sélectionné le type d’écriture «Virement », la fenêtre de création Nouveau virement s’ouvrira. Modifier une écriture 1. Pour modifier une écriture, il suffit de la rechercher dans la liste. Ensuite, sélectionnez l'écriture puis cliquez sur le bouton . 2. Si l'écriture est pointée et/ou remise en banque, un message vous propose d'annuler ces traitements. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [Modifier]. Le bouton [Visualiser] permet de consulter l'écriture sans possibilité de la modifier. La fenêtre de saisie correspondant à l'écriture à modifier s’ouvre. 3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une écriture 1. Sélectionnez l’écriture à effacer puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur le bouton [Oui]. Dupliquer une écriture Ce bouton permet de créer une écriture similaire à une autre. 1. Sélectionnez dans la liste l’écriture que vous souhaitez dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton ou activez la commande du menu CONTEXTUEL (clic-droit) correspondante. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le libellé de l’écriture afin de la distinguer de l’originale et indiquez les critères qui diffèrent. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Chaque type de saisie est détaillé dans le chapitre Mon argent. Voir Menu Mon argent, page 103 Les écritures validées ne peuvent être modifiées. Utilisez le menu de recherche pour retrouver une écriture à partir de critères plus pointus que le simple fait d'être une recette, une dépense ou un virement. 63 Menu Listes Modes de paiement Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT Après avoir créé vos différents postes, vous devez définir des modes de paiement, faute de quoi vous ne pourrez pas saisir de dépenses. Les modes de paiement peuvent être ensuite affectés par défaut à un poste de trésorerie afin de faciliter les opérations de saisie. On entend par mode de paiement un chèque, une carte bancaire, un prélèvement, un virement, un TIP... A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Créer un mode de paiement 1. Dans la liste des modes de paiement, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER). La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche. 2. Définissez le Code (alphanumérique) du mode de paiement et indiquez un Libellé. 3. Cochez la case Uniquement pour les recettes si le mode de paiement créé n'est utilisé que pour la saisie d'une recette. 64 Menu Listes 4. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc. 5. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . Echéance La zone Echéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 6. L'option À réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier. Pour cela, cliquez sur l’icône . Date d’échéance La fenêtre Date d’échéance s’ouvre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche. 1. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités suivantes : • à la réception de la facture : dans ce cas, sélectionnez l’option A réception. • à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, sélectionnez le nombre de jours à ajouter à la fin du mois : 30, 60 ou 90. • à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, sélectionnez l’une des trois options : jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de mois. Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez. 2. Précisez éventuellement le jour d’encaissement dans la zone Le ... du mois excepté pour une échéance à réception. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20. 3. L'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé.La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Saisissez une date de règlement puis appuyez sur la touche afin de voir le résultat. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le mode de calcul de la date d'échéance. Les types de paiement sont définis dans l'application. Vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux. 65 Menu Listes Les informations chéquiers Si votre mode de paiement de type Chèque est destiné au règlement de vos dépenses (case Uniquement pour les recettes non cochée), des zones supplémentaires s’affichent : Pour assurer un suivi des chèques émis à l'aide de leur numéro, renseignez, à partir des informations figurant sur votre chéquier : • la racine du numéro de chèque, • le premier et dernier numéro de votre chéquier, le prochain numéro de chèque à utiliser. Le logiciel partira de ce numéro puis l’incrémentera au fur et à mesure que vous saisirez des dépenses payées par chèque.Ainsi, lors de la saisie d'une dépense, le numéro du chèque sera automatiquement renseigné dans la zone N° de pièce. De plus, le numéro du chèque facilite les opérations de pointage des comptes. En effet, vos relevés bancaires indiquent toujours ce numéro, celui-ci est donc essentiel dans la recherche d'une opération à pointer. Les informations carte bancaire Si votre mode de paiement de type Carte bancaire est destiné au règlement de vos dépenses (case Uniquement pour les recettes non cochée), des zones supplémentaires s’affichent : • Saisissez votre N° de carte bancaire et indiquez sa date d'expiration. Valider le mode de paiement 5. Une fois que vous avez fini de définir votre mode de paiement, cliquez sur le bouton [OK]. Modifier un mode de paiement 1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER). La fenêtre Mode de paiement s'affiche. 3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Lorsque votre carte bancaire sera expirée, un message d’alerte vous en avertira. Le bouton [OK et Créer] vous permet de valider la création du mode de paiement et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau mode de paiement reste active. 66 Menu Listes Supprimer un mode de paiement 1. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER). 3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77 Un mode de paiement utilisé ne peut être supprimé. 67 Menu Listes Eco-participations Menu LISTES - commande ECO-PARTICIPATIONS La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'écoparticipation pour financer leur recyclage. L'éco-participation correspond donc à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite, et doit apparaître sur la fiche de l'article pour information. Dans la liste des éco-participations, vous pouvez créer, modifier, supprimer une éco-participation. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Créer une éco-participation 1. Cliquez sur le bouton [Créer] ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 68 Menu Listes 2. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l'éco-participation. 3. Vous pouvez lui attribuer une famille d'éco-participation. Sélectionnez sa Famille d'appartenance à l'aide du menu déroulant. Vous pouvez directement en créer une. Pour cela faites un clic droit dans la zone du menu déroulant puis choisissez la commande CRÉER. Vous pouvez également créer vos familles d'éco-participation en passant par le menu LISTES - commande AUTRES LISTES. Voir Autres listes, page 70 4. Saisissez le Montant de l'éco-participation. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Modifier une éco-participation 1. Pour modifier une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER). 2. Effectuez vos modifications. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une éco-participation 1. Pour supprimer une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER). Un message vous informe que l'application va vérifier si l'éco-participation est utilisée. 2. Cliquez sur le bouton [Oui]. Exporter les données de la liste vers Office® Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel®. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) . 2. Sélectionnez la commande OFFICE. 3. Choisissez l’option Exporter la sélection vers Word ou Exporter la sélection vers Excel. Voir Exporter les données de la liste vers Office®, page 68 Une éco-participation ne peut être supprimée si celle-ci est utilisée. 69 Menu Listes Imprimer la liste des éco-participations 1. Cliquez sur l’icône ou pour imprimer la liste de vos éco-participations. 1. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la ligne Liste des éco-participations. 2. Si vous souhaitez imprimer tous les éléments de votre liste, décochez l’option Uniquement la sélection. 3. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 70 Menu Listes Autres listes Menu LISTES - commande AUTRES LISTES Une table correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Dans votre logiciel, les Monnaies, les Formes juridiques, les Titres, les Familles de tiers etc. sont des tables. 1. Sélectionnez la liste que vous souhaitez consulter. 2. Cliquez sur le bouton pour accéder à son contenu. Une fenêtre s'affiche vous permettant d'ajouter, de modifier ou de supprimer une élément d'une liste. Exemple de la liste «Monnaies» Créer un élément dans une liste 1. Pour ajouter un élément à une liste, cliquez sur le bouton . La fenêtre Création d’un nouvel élément s’affiche. 71 Menu Listes Exemple 2. Saisissez la ou les valeurs du nouvel élément de votre liste. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [OK et Créer] vous permet de valider la création d’un élément et d’en recréer un autre immédiatement. Modifier un élément d’une liste 1. Pour modifier un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . 2. Renommez l’élément puis cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [OK et Créer] permet d’enregistrer votre modification et de créer un nouvel élément immédiatement. Supprimer un élément d’une liste 1. Pour supprimer un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . 2. La suppression est irréversible. Un message vous demande donc confirmation. Cliquez sur le bouton [Oui]. Si l’élément est utilisé, un message vous informe que la suppression est impossible. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77 Les éléments affichés en rouge sont des éléments prédéfinis dans l’application et ne peuvent être modifiés. Liste des devis Liste des factures d’acompte Liste des factures, Liste des avoirs Préparer un devis Facturer un client Etablir un avoir Menu Relations clients Menu Relations clients 73 Vue d’ensemble Les commandes de ce menu vous permettent de créer des fiches de vos opérations d’ordre financière de votre entreprise : devis, factures, avoirs etc. Vous pouvez consulter les listes des éléments créés et effectuer certains traitements sur chacune. Les méthodes pour CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER les éléments ou encore pour modifier la présentation et l’affichage des listes dans la fenêtre sont similaires d’une commande à l’autre.  Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez le chapitre “Les fenêtres et les listes”, page 173. Attention ! Vous pouvez également créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquerglisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.) Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous souhaitez établir la pièce. Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquerglisser. Transférer un devis en facture ou une facture en avoir Sélectionnez le devis ou la facture à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures ou la facture dans la fenêtre Liste des avoirs. Dans le corps de la pièce transférée, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté. 74 Menu Relations clients Liste des devis Menu RELATIONS CLIENTS - commandes LISTE DES DEVIS Cette liste répertorie tous les devis existants. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, dupliquer, transférer ou accepter un devis. Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un devis. Le détail du devis sélectionné est présenté dans la partie basse de la fenêtre. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Afficher l’aperçu dans la liste Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'un devis. 1. Sélectionnez dans la liste le devis pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur l'option. La coche placée devant disparaît. 75 Menu Relations clients Créer un devis Voir Préparer un devis, page 91 Modifier un devis 1. Pour modifier un devis, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL). La fenêtre Devis s'affiche. 3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un devis Les devis qui ne sont plus utilisés ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture peuvent être supprimés à tout moment. 1. Pour supprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL). 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu d’un devis Le bouton vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier selon le modèle de devis déclaré par défaut. 1. Pour consulter l'aperçu d'un devis, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. 3. Utilisez : • le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état, • le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format PDF, • le bouton [Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format PDF, • le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail. Imprimer un devis 1. Pour imprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 29 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l’impression. 76 Menu Relations clients Transférer un devis en facture Cette commande vous permet de générer une facture à partir d'un devis, vous évitant ainsi une double saisie et de valider, régler, imprimer la facture générée. A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez intervenir à chaque étape du processus du transfert. Et, si nécessaire, modifier le contenu de la facture générée. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez le devis à transférer puis cliquez sur le bouton . Un message vous demande de confirmer ce traitement. 2. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas. Une fois le traitement terminé, la fenêtre Nouvelle facture s'affiche. 3. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date, Mode de paiement... 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la facture. Une fenêtre s’ouvre et vous propose plusieurs options : • Recevoir le règlement maintenant, • Imprimer la facture, • Envoyer la facture par email, • Aperçu de la facture. 5. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous pouvez consulter la facture dans la liste des factures. Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Dupliquer un devis Cette commande permet de créer un nouveau devis similaire à un devis existant. 1. Sélectionnez le devis que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton . 2. Un nouveau devis s’affiche, reprenant les informations du devis d’origine. 3. Apportez les modifications spécifiques au nouveau devis. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la création de votre nouveau devis. Accepter un devis Cette commande vous permet d'enchaîner : • le transfert du devis en facture, • la validation de la facture ainsi créée, • son règlement, • et son impression. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez le devis à accepter puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez les informations puis cliquez sur le bouton [OK]. La facture est imprimée selon le modèle déclaré par défaut. Vous pouvez consulter la facture ainsi créée dans la liste des factures. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée. 77 Menu Relations clients De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste des règlements. Envoyer un devis par e-mail Cette commande permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique. Envoyer un devis par mail suite à sa création 1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de votre nouveau devis. Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement du devis et vous propose d'effectuer différents traitements. 2. Cochez l’option Envoyer le devis par e-mail. Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis est inséré dans un nouveau message. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide.Saisissez alors l’adresse. 4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Envoyer un devis par mail à partir de la liste des devis 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et activez la commande Envoyer un e-mail. Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis est inséré dans un nouveau message. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse. 4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™ 1. Pour exporter les données d'une liste (clients, devis, factures, avoirs, modes de paiement, etc.) vers Word ou Excel, sélectionnez les éléments de la liste à exporter. 2. Activez la commande OFFICE du menu CONTEXTUEL. 3. Choisissez la commande de votre choix : • Exporter la sélection vers Word. • Exporter la sélection vers Excel. L'application concernée s'ouvre et affiche les données exportées. Vous devez avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur. Et votre messagerie doit être ouverte avant votre envoi. La présentation des éléments exportés est conservée (Style, Couleur, Largeur de colonnes, etc.). 78 Menu Relations clients Liste des factures d’acompte Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer, l'envoyer par e-mail... Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Affiner la sélection La fonction Affiner la sélection que vous activez par le bouton affiche des options qui vous permettent d'affiner l'affichage. Vous pouvez afficher les factures d’acompte : • de Tous les clients ou d’un client en particulier. Dans ce dernier cas, sélectionnez-le. • d’une période que vous indiquez à l’aide des icônes du calendrier et . • d’une facture sur laquelle un acompte a été enregistré. Sélectionnez la facture à l’aide de l’icône . Afficher l’aperçu dans la liste Vous pouvez visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'une facture d'acompte. Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). 79 Menu Relations clients 1. Sélectionnez dans la liste la facture d'acompte pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre facture d'acompte dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur fonction. La coche placée devant disparaît. Lancer l'aperçu d'une facture d'acompte 1. Si vous souhaitez visualiser la facture d'acompte avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton . La pièce s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. 2. En haut de la fenêtre, utilisez : • le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état, • le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format pdf, • le bouton [Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format pdf, • le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail. Lancer l'impression d'une facture d'acompte Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. Ouvrir la facture liée Le bouton permet de consulter en lecture seule la facture d’origine sur laquelle un acompte a été saisi. Envoyer par e-mail une facture d'acompte Vous pouvez envoyer la facture d'acompte par e-mail. Le fichier sera converti en pdf puis sera joint à l'e-mail. Pour cela, faites un clic-droit sur la facture à envoyer et choisissez la commande ENVOYER UN EMAIL. 80 Menu Relations clients Liste des factures Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES Cette liste répertorie toutes les factures existantes. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, régler, valider une facture, etc. Vous pouvez consulter toutes vos factures ainsi que gérer leurs fiches. Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à une facture client. Le détail de la facture sélectionnée est présenté dans la partie basse de la fenêtre. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Afficher l’aperçu dans la liste Cette fonction permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'une facture. 1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre facture dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur la fonction. La coche placée devant disparaît. 81 Menu Relations clients Créer une facture Voir Facturer un client, page 95 Modifier une facture 1. Pour modifier une facture, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL). 3. La fenêtre Facture s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une facture 1. Pour supprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL). 3. Compte tenu de l’effet irréversible de la suppression, un message vous demande de confirmer. Si tel est le cas, cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu d’une facture 1. Le bouton vous permet d'afficher la facture telle qu'elle s'imprimera sur papierPour consulter l'aperçu d'une facture, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. 3. Utilisez : • le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état, • le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format PDF, • le bouton [Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format PDF, • le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail. Imprimer une facture 1. Pour imprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 29 Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l’impression. Seules les factures non validées peuvent être modifiées. Seules les factures non validées peuvent être supprimées. 82 Menu Relations clients Saisir un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel d'une facture, vous pouvez enregistrer un acompte. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour effectuer ce traitement, sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez les caractéristiques de votre acompte. 4. Vérifiez les informations renseignées par défaut. 5. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé. La somme restant due est calculée automatiquement et affichée dans la zone Reste. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte. Votre logiciel génère une facture d’acompte que vous pouvez consulter dans la liste des factures d’acompteVoir Liste des factures d’acompte, page 78. Dans la liste des factures : • la facture réglée partiellement est affichée en gras ; • la colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement ; • la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. Dans la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé correspond à un acompte. Valider une facture Principe Tant qu'une facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte, un règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée. Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou encore lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider. En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, c'est à vous de valider préalablement la facture. Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage d'une coche dans la colonne Validée. Valider une facture à partir de la liste des factures 1. Sélectionnez dans la liste la facture à valider. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas. Dans la liste des factures, les factures validées sont affichées en rouge. 83 Menu Relations clients Régler une facture Le bouton permet d'enregistrer le règlement d'un client . 1. Sélectionnez dans la liste la facture dont vous voulez enregistrer le règlement. 2. Cliquez sur le bouton [Régler]. 3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour effectuer ce traitement, sinon vous ne pourrez pas enregistrer de règlement. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez les caractéristiques de votre règlement. 4. Vérifiez les informations renseignées par défaut et indiquez le N° de pièce du règlement. Voir Encaisser un règlement, page 107 La somme à régler est automatiquement reportée dans la zone Réglé. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer le règlement. • Dans la liste des factures, vous constatez que le montant de la colonne Reste à payer est à zéro. • Dans la liste des règlements, vous pouvez consulter l'écriture de règlement correspondant. Dupliquer une facture Cette commande vous permet de créer une nouvelle facture similaire à une facture existante. 1. Sélectionnez la facture que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton . La fenêtre de la nouvelle facture s’ouvre reprenant les informations de la pièce d’origine. 2. Saisissez les informations spécifiques à la nouvelle facture. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour la valider la création. Générer un avoir Principe Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous évitez ainsi une double saisie des informations. À partir de cette commande, vous créez des avoirs sur les factures clients existantes. Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées. Etablir un avoir d'annulation de facture 1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour effectuer ce traitement, sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'avoir. Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la facture. 4. Cliquez sur le bouton [Oui] pour enregistrer l'avoir. Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré. 84 Menu Relations clients Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique et la colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs. Etablir un avoir total Un avoir total s'établit à partir d'une facture préalablement validée et réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture partiellement réglée. 1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez établir un avoir total. 2. Cliquez sur le bouton . Le logiciel vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour enregistrer l'avoir. Dans la liste des avoirs, l'avoir apparaît en italique et dans le corps de l’avoir, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté. Le Solde dû de la facture est à zéro. Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Total de l'avoir sera égal au Total de la facture. Renseigner un intervenant depuis la liste des factures Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Depuis la liste des factures, vous pouvez renseigner l’intervenant relatif à une pièce. 1. Faites un clic-droit sur la facture souhaitée et sélectionnez la commande SERVICE À LA PERSONNE. 2. Une fenêtre s’affiche et vous propose deux options : • Affecter l’intervenant : cliquez sur le bouton [Affecter l’intervenant] pour affecter votre intervenant à cette pièce. • Exclure des lignes : cliquez sur le bouton [Exclure des lignes] pour exclure des lignes d’articles pour l’attestation fiscale. La fenêtre de détail des interventions s’ouvre. Pour exclure une ligne de l’attestation fiscale, décochez la case Attestation fiscale. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Afficher le détail des interventions Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Depuis la liste des factures, vous pouvez afficher le détail des interventions dans le cadre des services à la personne. 1. Sélectionnez la facture souhaitée. 2. Par le biais du MENU CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande DÉTAIL DES INTERVENTIONS. La fenêtre de l’état s’affiche. 3. Sélectionnez le type de sortie souhaitée. L’état s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Envoyer la facture par e-mail Vous pouvez faire parvenir la facture au client via la messagerie électronique. Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de l’avoir. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. 85 Menu Relations clients Envoyer une facture par mail suite à sa création 1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de votre nouvelle facture. Une fenêtre confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents traitements. 2. Cochez l’option Envoyer la facture par e-mail. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Votre pièce commerciale est envoyée en pièce jointe de votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyer une facture par mail à partir de la liste des factures 1. Dans la liste des FACTURES, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et choisissez la commande ENVOYER UN E-MAIL. Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la facture est inséré dans un nouveau message. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse. 4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou d’une partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu Contextuel. 2. Sélectionnez la commande OFFICE puis EXPORTER LA SÉLECTION VERS WORD ou EXPORTER LA SÉLECTION VERS EXCEL. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77 86 Menu Relations clients Liste des avoirs Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES AVOIRS Cette liste répertorie tous les avoirs créés. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, valider un avoir, etc. Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un avoir. Le détail de l'avoir sélectionné est présenté dans la partie inférieure de la fenêtre. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Afficher l’aperçu dans la liste Cette fonction permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'un avoir. 1. Sélectionnez dans la liste l’avoir pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre avoir dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur la fonction. La coche placée devant disparaît Créer un avoir Voir Etablir un avoir, page 100 87 Menu Relations clients Modifier un avoir 1. Pour modifier un avoir (non validé), sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL). La fenêtre Avoir s'affiche. 3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un avoir 1. Pour supprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL). 3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu d’un avoir Le bouton vous permet d'afficher l’avoir tel qu'il s'imprimera sur papier. 1. Pour consulter l'aperçu de l’avoir, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. 3. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez : • le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état, • le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format pdf, • le bouton (Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format pdf, • le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail. Imprimer un avoir 1. Pour imprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 29 Valider un avoir Tant qu'un avoir n'est pas validé, vous pouvez le modifier ou le supprimer. En revanche, pour enregistrer un remboursement d’avoir, celui-ci doit être validé. Dans la liste des avoirs, vous repérez ceux qui sont validés de ceux qui ne le sont pas par l'affichage d'une coche dans la colonne Validée. 1. Sélectionnez dans la liste l'avoir à valider. Un avoir validé ne peut être supprimé. 88 Menu Relations clients 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dupliquer un avoir Cette commande permet de créer un nouvel avoir similaire à un avoir existant. 1. Sélectionnez l’avoir que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton . La fenêtre du nouvel avoir s’ouvre reprenant les informations de la pièce d’origine. 2. Saisissez les informations spécifiques au nouvel avoir. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour la valider la création. Enregistrer un remboursement d’avoir Cette commande permet d'obtenir un remboursement par un avoir. Etape préalable à la création d'un avoir 1. Création d'une facture. 2. Règlement de la facture. 3. Le client souhaite être remboursé (transfert de la facture en avoir). 4. Remboursement de l'avoir. Saisir un remboursement d’avoir 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir à rembourser. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Si votre avoir n'est pas validé, l'application vous propose automatiquement d'effectuer ce traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Remboursement d’avoirs s’affiche. Votre avoir doit être au préalable validé. 89 Menu Relations clients 4. Le Code correspond au code des règlements clients défini dans les paramètres de facturation et incrémenté automatiquement. Si celui-ci ne vous convient pas, modifiez-le. 5. Saisissez la Date du remboursement. Vous pouvez aussi utiliser l'icône du calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante, etc.). 6. Dans la zone N° de pièce, le code de l’avoir est repris. Modifiez-le si nécessaire. Les zones Client et Montant sont automatiquement renseignées. 7. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé. 8. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie sur lequel sera enregistré le remboursement. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le remboursement de l'avoir. Renseigner un intervenant depuis la liste des avoirs Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Depuis la liste des avoirs, vous pouvez renseigner l’intervenant relatif à une pièce. 1. Sélectionnez l’avoir souhaité. 2. Par le biais du MENU CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande SERVICE À LA PERSONNE. Une fenêtre s’affiche et vous propose deux options : • Affecter l’intervenant : cliquez sur le bouton [Affecter l’intervenant] pour affecter votre intervenant à cette pièce. • Exclure des lignes : cliquez sur le bouton [Exclure des lignes] pour exclure des lignes d’articles pour l’attestation fiscale. La fenêtre de détail des interventions s’ouvre. Pour exclure une ligne de l’attestation fiscale, décochez la case Attestation fiscale. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Afficher le détail des interventions Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Depuis la liste des avoirs, vous pouvez afficher le détail des interventions dans le cadre des services à la personne. 1. Sélectionnez l’avoir souhaité. 2. Par le biais du MENU CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande DÉTAIL DES INTERVENTIONS. La fenêtre de l’état s’affiche. 3. Sélectionnez le type de sortie souhaitée. 90 Menu Relations clients L’état s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Envoyer un avoir par e-mail 1. Dans la liste des AVOIRS, sélectionnez celui que vous voulez envoyer par e-mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel. 3. Choisissez la commande Envoyer un e-mail. Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant l’avoir est inséré dans un nouveau message. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. 4. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse. 5. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou d’une partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu CONTEXTUEL. 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77 91 Menu Relations clients Préparer un devis Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS 1. Activez la commande PRÉPARER UN DEVIS. 2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé le devis. Cette liste s’ouvre si vous avez coché l’option Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie). 3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de cette liste. La fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche. Voir Créer une fiche client, page 48 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouveau devis s’affiche. 5. Si la sélection du client n’a pas été faite, choisissez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement. Renseigner l'en-tête du devis Informations pièce Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro du dernier devis créé. Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. 6. La date de travail est proposée comme Date du devis. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du calendrier située en fin de zone. 7. Sélectionnez le Mode de paiement à l’aide du menu déroulant. 8. Saisissez la Date de validité. Celle-ci correspond à la durée de validité du devis. Cette icône indique que vous pouvez saisir des données dans la zone. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Ce bouton vous permet d’afficher ou de masquer des colonnes dans la pièce, de modifier le logo, d’ajouter du texte libre. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date. 92 Menu Relations clients Informations client 9. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. • Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code du client, vous pouvez le changer à l'aide de l'icône d'appel de liste . • Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A l’enregistrement de la pièce, le logiciel vous demandera de le créer. Saisir les articles dans le corps du devis Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis. Par défaut, une première ligne est déjà insérée dans le tableau. Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de détail : • Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce. • Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article. • Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge. • Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte. Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la première colonne. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. • Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Puis dans la colonne Description, saisissez votre description. • Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la colonne Description un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 54 2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. 3. Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Si nécessaire, modifiez les valeurs de ces zones. 4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1). 5. Appuyez sur la touche ou . La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante. Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants présentés dans le pied du devis est calculé. Compléter et vérifier les données du pied du devis Eco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu ETATS - commande ÉTATS RELATIONS CLIENTS - ÉTATS DEVIS/FACTURES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise globale en pourcentage ou en saisissant un montant. Pour cela, cliquez sur le bouton présent dans la partie supérieure de la fenêtre. En fonction des articles saisis, les colonnes sont remises à jour automatiquement. 93 Menu Relations clients Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant en cliquant sur le bouton présent dans la partie supérieure de la fenêtre. Les autres zones situées en bas de la pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans le devis. 6. Si voulez insérer une ligne, en bas de votre pièce commerciale, contenant vos commentaires, cliquez sur le bouton . 7. Le bouton situé dans la barre d’actions en haut du document vous permet de personnaliser votre saisie document. Vous pouvez modifier les colonnes, le logo ou le texte libre. Enregistrer le devis 1. Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider le devis. 2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres facturation, page 21 Traitements proposés après la création du devis Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement du devis et vous propose d'effectuer différents traitements: • Imprimer le devis Le devis sera imprimé selon le modèle défini par défaut. Par la suite, vous pourrez imprimer les devis à partir de la liste des devis, bouton . • Envoyer le devis par e-mail Cette option vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. L'adresse e-mail du client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. Si aucune adresse e-mail n'est définie dans la fiche du client, la zone est vide. Vous devez alors la saisir. A la validation, votre messagerie électronique s’ouvrira. Et, un fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis sera inséré dans un nouveau message. Il vous restera à envoyer votre e-mail comme vous en avez l’habitude. • Aperçu du devis Cette option vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier. A la validation, une fenêtre affichera l'aperçu avant impression. Voir Aperçu avant impression, page 31 94 Menu Relations clients Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu. 3. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK]. Si vous ne voulez pas effectuer les traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. Les boutons de la barre d’actions Vous retrouvez dans la barre d’actions différents boutons. Ils vous renvoient vers certaines fonctions du logiciel. Pour plus d’informations sur ces boutons, reportez-vous à l’Aide intégrée à l’application, accessible depuis le menu AIDE ou en appuyant sur la touche . 95 Menu Relations clients Facturer un client Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT  1. Activez la commande FACTURER UN CLIENT. 2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé la facture. Cette liste s’ouvre si vous avez coché l’option Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie). 3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de cette liste. La fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche. Voir Créer une fiche client, page 48 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvelle facture s’affiche. 5. Si la sélection du client n’a pas été faite, choisissez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement. Renseigner l'en-tête de la facture Informations pièce Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro de la dernière facture créée. Si vous créez votre première facture, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. 6. La date de travail est proposée comme Date de la facture. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du calendrier Vous pouvez générer de nouvelles factures à partir des devis existants par le bouton . Voir Transférer un devis en facture, page 76. Cette icône indique que vous pouvez saisir des données dans la zone. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Ce bouton vous permet d’afficher ou masquer des colonnes dans la pièce, de modifier le logo, d’ajouter du texte libre. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date 96 Menu Relations clients située en fin de zone. 7. Sélectionnez le Mode de paiement à l’aide du menu déroulant. La Date d'échéance correspond à la date à laquelle la facture devra être payée par le client. Elle est fixée en fonction du mode de paiement que vous avez choisi. Informations client Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. • Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code du client, vous pouvez le changer à l'aide de l'icône d'appel de liste . • Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A l’enregistrement de la pièce, le logiciel vous demandera de le créer. Saisir les articles dans le corps de la facture Vous allez maintenant créer les différentes lignes de la facture. Par défaut, une première ligne est automatiquement insérée. Une fois la date d’échéance renseignée, lorsque vous appuyez sur la touche de votre clavier, le curseur se place dans la première colonne du tableau de saisie. Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de détail : • Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce. • Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article. • Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge. • Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte. Pour chacune des lignes de la facture, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la première colonne. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. • Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Puis, dans la colonne Description, saisissez votre description. • Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la colonne Description un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 54 2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 3. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1). 4. Appuyez sur la touche ou . La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante. Chaque fois que vous validez une ligne de la facture, le récapitulatif des montants présentés dans le pied de la facture est calculé. 97 Menu Relations clients Compléter et vérifier les données du pied de la facture Eco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre facture, le Montant de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu ETATS - commande ETATS RELATIONS CLIENTS - ETATS DEVIS/FACTURES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise globale. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton présent dans la barre d’actions. 2. Saisissez le pourcentage ou le montant de la remise. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. En fonction des articles saisis, les colonnes sont remises à jour automatiquement. Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre facture, vous pouvez saisir son montant en cliquant sur le bouton présent dans la partie supérieure de la fenêtre. Les autres zones situées en bas de la pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans la facture. 4. Si voulez insérer une ligne, en bas de votre pièce commerciale, contenant vos commentaires, cliquez sur le bouton . 5. Le bouton situé dans la barre d’actions en haut du document vous permet de personnaliser votre saisie document. Vous pouvez modifier les colonnes, le logo ou le texte libre. Enregistrer la facture 1. Une fois toutes les informations définies, validez la facture en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres facturation, page 21 98 Menu Relations clients Traitements proposés après la création de la facture Une nouvelle fenêtre telle que celle présentée ci-après confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents traitements. • Recevoir le règlement maintenant Si vous êtes déjà en possession du règlement de la facture, cette option vous permet de l'enregistrer. Seules les factures validées peuvent être réglées. Si ce n'est pas le cas, la validation est automatiquement réalisée lorsque vous confirmez l'enregistrement du règlement. La fenêtre d'enregistrement d'un règlement s'affichera reprenant automatiquement la somme à régler dans la zone Réglé. En revanche, si le règlement du client est inférieur au Solde dû de la facture, vous devez effectuer un règlement partiel. Voir Règlement partiel d’une facture, page 108 • Imprimer la facture La facture sera imprimée selon le modèle défini par défaut. Par la suite, vous pourrez imprimer les factures à partir de la liste des factures, bouton . • Envoyer la facture Cette option vous permet de faire parvenir la facture au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez alors saisir l’adresse. A la validation, votre messagerie électronique s’ouvrira. Et, un fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la facture sera inséré dans un nouveau message. Il vous restera à envoyer votre e-mail comme vous en avez l’habitude. • Consulter l’aperçu de la facture Cette option vous permet d'afficher la facture telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle défini par défaut. A la validation, une fenêtre affichera l'aperçu avant impression. Voir Aperçu avant impression, page 31. 3. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK]. Si vous ne voulez pas effectuer les traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. Si vous consultez la facture à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer la facture puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu. 99 Menu Relations clients Les boutons de la barre d’actions Vous retrouvez dans la barre d’actions différents boutons. Ils vous renvoient vers certaines fonctions du logiciel. Pour plus d’informations sur ces boutons, reportez-vous à l’Aide intégrée à l’application, accessible depuis le menu AIDE ou en appuyant sur la touche . 100 Menu Relations clients Etablir un avoir Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces. Si votre avoir concerne une facture, consultez le paragraphe Générer un avoir, page 83. 1. Activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR. 2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé l’avoir. Cette liste s’ouvre si vous avez coché l’option Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie). 3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de cette liste. La fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche. Voir Créer une fiche client, page 48 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvel avoir s’affiche. 5. Si le client n’a pas été choisi, sélectionnez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement. Renseigner l'en-tête de l’avoir Informations pièce Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro du dernier avoir créé. Si vous créez votre premier avoir, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. 6. La date de travail est proposée comme Date de l’avoir. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du calendrier située en fin de zone. 7. Sélectionnez le Mode de paiement. 8. La Date d'échéance correspond à la date à laquelle l’avoir devra être utilisé par le client. Si nécessaire, modifiez-la. Cette icône indique que vous pouvez saisir des données dans la zone. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Ce bouton vous permet d’afficher ou masquer des colonnes dans la pièce, de modifier le logo, d’ajouter du texte libre. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date. 101 Menu Relations clients Informations client Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. • Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code du client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de liste . • Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A l’enregistrement de la pièce, le logiciel vous demandera de le créer. Saisir les articles dans le corps de l’avoir Vous allez maintenant créer les différentes lignes de l’avoir. Par défaut, une première ligne est déjà insérée dans le tableau. Une fois la date d’échéance renseignée, lorsque vous appuyez sur la touche de votre clavier, le curseur se place automatiquement dans la première colonne du tableau de saisie. Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de détail : • Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce. • Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article. • Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge. • Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte. Pour chacune des lignes de l’avoir, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la première colonne. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. 2. Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Dans la colonne Description article, saisissez votre description. Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la colonne Description un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 54 3. Appuyez sur la touche ou pour passer à la colonne suivante. Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1). 5. Appuyez sur la touche ou . La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante. Chaque fois que vous validez une ligne de l’avoir, le récapitulatif des montants présentés dans le pied de l’avoir est calculé.Compléter et vérifier les données du pied de l’avoir Eco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre avoir, le Montant de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu ETATS - commande ETATS RELATIONS CLIENTS - ETATS DEVIS/FACTURES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise globale en saisissant son pourcentage ou son montant. Pour cela, cliquez sur le bouton présent dans la barre d’actions. En fonction des articles saisis, les colonnes sont remises à jour automatiquement. Les zones situées en bas de la pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans la facture. 6. Si voulez insérer une ligne, en bas de votre pièce commerciale, contenant vos commentaires, cliquez sur le bouton 102 Menu Relations clients . 7. Le bouton situé dans la barre d’actions en haut du document vous permet de personnaliser votre saisie document. Vous pouvez modifier les colonnes, le logo ou le texte libre. Enregistrer l’avoir 1. Une fois toutes les informations définies, validez l’avoir en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres facturation, page 21 Vous pouvez le consulter à partir de la liste des avoirs. Voir Liste des avoirs, page 86 L’avoir que vous venez de créer est enregistré automatiquement mais il n’est pas validé. Pour obtenir plus de détails sur la validation d’un avoir, reportez-vous au paragraphe Valider un avoir, page 87. Les boutons de la barre d’actions Vous retrouvez dans la barre d’actions différents boutons. Ils vous renvoient vers certaines fonctions du logiciel. Pour plus d’informations sur ces boutons, reportez-vous à l’Aide intégrée à l’application, accessible depuis le menu AIDE ou en appuyant sur la touche . Liste des règlements, Encaisser un règlement Nouvelle dépense Nouvelle recette Nouveau virement Saisie des soldes initiaux Menu Mon argent 104 Menu Mon argent Vue d’ensemble Les commandes de ce menu vous permettent de créer des fiches qui contiennent vos opérations d’ordre financière : dépense, recette, virement etc. Vous pouvez consulter les listes des éléments créés et effectuer certains traitements sur chacune. Les méthodes pour créer, modifier ou supprimer les éléments ou encore pour modifier la présentation et l’affichage des listes dans la fenêtre sont similaires d’une commande à l’autre. Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez le chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. 105 Menu Mon argent Liste des règlements Menu MON ARGENT - commande LISTE DES RÈGLEMENTS Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués par vos clients. Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de : • la liste des factures, bouton . • l'enregistrement d'un acompte, dans la liste des factures, bouton . • l'encaissement d'un règlement, accessible par le menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. Votre liste est composée du Code du règlement, du Code client, de la Date du paiement, du Libellé, du Montant réglé, du Poste de trésorerie et du Mode de paiement. La colonne Acompte vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme d'acompte. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Créer un règlement Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. 1. Dans la liste des règlements, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau règlement s’affiche dans laquelle vous devez renseigner les différentes zones. 2. Pour vous aider, reportez-vous au paragraphe Encaisser un règlement, page 107. Les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. 106 Menu Mon argent Pour en savoir plus sur le règlement partiel et total, consultez les paragraphes Règlement partiel d’une facture, page 108 et Règlement total d’une facture, page 107.Supprimer un règlement 1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’écriture Cette commande permet de consulter les lignes de l’écriture comptable se rapportant au règlement. 1. Sélectionnez le règlement pour lequel vous voulez consulter l’écriture. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de l’écriture s’ouvre en lecture seule. Régler une facture ou un avoir en utilisant le cliquer-glisser 1. Ouvrez la liste des factures ou des avoirs. 2. Sélectionnez la facture ou l’avoir à régler. 3. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. 4. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez la facture ou l’avoir dans la fenêtre Liste des règlements. Voir Encaisser un règlement, page 107 Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu CONTEXTUEL. 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77 La facture ou l’avoir à régler doivent être validés auparavant. 107 Menu Mon argent Encaisser un règlement Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. Règlement total d’une facture Le règlement correspond exactement (ou est supérieur) au Solde dû d'une facture. 1. Indiquez la Date du règlement si celle-ci est différente de la date de travail proposée par défaut. 2. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les Paramètres facturation du menu Dossier. Modifiez-le si besoin. 3. Indiquez le N° de pièce du règlement. 4. Si le libellé Encaissement client affiché par défaut ne vous convient pas, modifiez-le. 5. Choisissez le Client pour lequel vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste . 6. Appuyez sur la touche ou de votre clavier. La liste de toutes les factures et avoirs validés établis pour ce client mais impayés à ce jour est présentée dans la partie basse Liste des factures et avoirs validés non réglés. Et, vous pouvez les consulter en cliquant sur le bouton . 7. Choisissez le Poste de trésorerie puis validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. 8. Le Mode de paiement est proposé par défaut selon les informations définies dans la fiche du client. Modifiez-le si nécessaire. 9. Dans la Liste des factures et avoirs validés non réglés, sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection. 108 Menu Mon argent 10. Cliquez sur le bouton pour passer le montant dans la zone Réglé. La facture étant totalement réglée, la valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Si ce n'était pas le cas, les zones Reste et Reste à ventiler (située en bas de la fenêtre) indiqueraient le montant restant dû sur la facture et le montant restant à ventiler. 11. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Vous pouvez le consulter dans la liste des règlements. Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique rouge. Règlement total de plusieurs factures Le règlement correspond exactement (ou est supérieur) aux montants de plusieurs factures. Exemple Le règlement d’un client de 1838,06 Euros couvre les factures FC0044 (de 919,03 €) et FC0051 (919,03 €). 1. Activez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. 2. Vérifiez les informations qui s'affichent automatiquement : la Date, le Code et le Libellé. 3. Saisissez le N° de pièce du règlement. 4. Indiquez le Poste de trésorerie et le Mode de paiement s'ils sont différents de ceux proposés. 5. Sélectionnez le client concerné. La liste des factures et avoirs validés non réglés du client s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre. 6. Dans cette liste, sélectionnez les factures correspondant au règlement perçu. Le montant dû de ces deux factures s'affiche dans les zones Sélection et Reste. 7. Cliquez sur le bouton pour passer le montant dans la zone Réglé. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Règlement partiel d’une facture Le règlement est inférieur au montant dû d'une facture. 1. Vérifiez la Date, le Code et le Libellé qui sont automatiquement renseignés. 2. Indiquez le Poste de trésorerie et le Mode de paiement s'ils sont différents de ceux proposés. 3. Sélectionnez le client concerné. La liste des factures et avoirs validés non réglés du client s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre. 4. Sélectionnez la facture réglée partiellement. 5. Saisissez le montant du règlement client dans la zone Réglé. Le montant restant dû est calculé automatiquement et affiché dans la zone Reste. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement partiel. Un message vous indique que le montant saisi ne correspond pas au montant total de la pièce sélectionnée et vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui]. La facture réglée partiellement est affichée en gras dans la liste des factures. La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement, et la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. Vous pouvez aussi effectuer le règlement total d'une facture à partir de la liste des factures, bouton [Régler]. La somme à régler renseigne automatiquement la zone Réglé et il vous suffit de cliquer sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Vous pouvez aussi effectuer le règlement partiel d'une facture à partir de la liste des factures, bouton [Régler]. 109 Menu Mon argent Règlement partiel de plusieurs factures Le règlement du client correspond à une partie seulement du montant global de plusieurs factures. 1. Activez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. 2. Vérifiez les informations qui s'affichent automatiquement : la Date, le Code et le Libellé. 3. Sélectionnez le Client concerné. La liste des factures et avoirs validés non réglés du client s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre. 4. Dans cette liste, sélectionnez toutes les factures à régler. 5. Saisissez le montant du règlement client dans la zone Réglé. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement partiel. 7. Un message vous indique que le montant saisi ne correspond pas au montant total de la pièce sélectionnée et vous demande de confirmer votre règlement. Validez en cliquant sur le bouton [Oui]. Le logiciel solde alors toutes les échéances possibles en commençant par la première facture de la liste que vous avez sélectionnée. Votre logiciel utilise ensuite le reste du montant perçu pour régler le maximum de l'échéance suivante et ainsi de suite jusqu'à ce que le montant perçu de la part du client soit à zéro. Règlement entre une facture et un avoir Le montant de la facture à régler est égal au montant de l'avoir Si le montant de la facture correspond au montant de l'avoir, l'avoir va compenser la facture. Il y aura donc un règlement d'un montant nul. 1. Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question. Le montant à régler étant égal à zéro, rien ne s'affiche dans la zone Sélection. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Le logiciel solde et règle les deux pièces. La colonne Reste à payer de la facture et de l'avoir est à zéro. Le montant de la facture à régler est supérieur au montant de l'avoir Exemple La facture est de 100 Euros et l'avoir de 50 Euros. 1. Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question. Le montant à régler s'affiche dans la zone Sélection, le logiciel faisant la différence entre le montant de la facture et celui de l'avoir, soit 50 Euros. 2. Cliquez sur le bouton pour passer le montant dans la zone Réglé. Les zones Reste et Reste à ventiler sont vides. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Votre logiciel solde les deux pièces. La colonne Reste à payer est à zéro. Le montant de la facture à régler est inférieur au montant de l'avoir Exemple La facture est de 50 Euros et l'avoir de 100 Euros. 1. Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question. 110 Menu Mon argent Le montant à régler s'affiche dans la zone Sélection, le logiciel faisant la différence entre le montant de la facture et celui de l'avoir, soit -50 Euros. 2. Cliquez sur le bouton pour passer le montant dans la zone Réglé. Les zones Reste et Reste à ventiler sont vides. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Votre logiciel solde les deux pièces. La colonne Reste à payer des pièces est à zéro. Désélectionner une ou plusieurs factures Si une ou plusieurs des factures sélectionnées ne sont pas concernées par le règlement d'un client, il vous suffit de les désélectionner pour ne plus en tenir compte. Pour cela, appuyez sur la touche et, tout en la conservant enfoncée, cliquez sur la ligne correspondant à la facture à désélectionner. 111 Menu Mon argent Nouvelle dépense Menu MON ARGENT - commande NOUVELLE DÉPENSE Cette commande permet d’enregistrer les dépenses de votre société. Mode de saisie simple Une dépense simplifiée consiste à saisir une dépense sur un seul poste de dépense. 1. Par défaut le logiciel affiche la Date du jour, modifiez-la si nécessaire. 2. Saisissez le Libellé écriture. 3. Sélectionnez le Poste de trésorerie servant au paiement. Vous pouvez saisir directement son code ou le sélectionner à l’aide de l’icône . 4. Indiquez le Mode de Paiement que vous utilisez pour régler votre dépense. 5. La zone N° de pièce peut se renseigner automatiquement si vous avez choisi le mode de règlement par chèque et que les informations chéquier ont été renseignées lors de la création du mode de paiement. Si vous choisissez un autre mode de paiement, saisissez le N° de pièce de votre choix. 6. Vous pouvez indiquer le Poste fournisseur bénéficiaire chez qui vous avez effectué votre dépense. 7. Sélectionnez le Poste de dépense concerné, à l’aide de l’icône d’appel de liste. 8. Saisissez le Montant de votre dépense. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'enregistrement de votre écriture de dépense simple. Mode de saisie détaillé Il s'agit d'enregistrer une dépense qui sera ventilée sur plusieurs postes mais payée en une seule fois avec un seul mode de paiement. Vous pouvez effectivement recevoir une facture qui contient des achats de nature différente, par exemple du petit outillage et des fournitures de bureau. La fenêtre de saisie détaillée se distingue de la fenêtre de saisie simple par la présence d'un tableau en bas de fenêtre. Ce tableau va permettre d'indiquer plusieurs postes de dépense et de répartir le montant total de l'achat sur ces postes. 1. Saisissez les premières informations identiques à celles du mode de saisie simple. Une fois le poste fournisseur renseigné : 2. Saisissez le Montant total HT de la dépense. 3. Placez votre curseur dans la première cellule du tableau (colonne Poste) et double-cliquez. 4. Sélectionnez le Poste de dépense de votre choix. Le libellé du poste s'affiche alors automatiquement. 5. Saisissez le montant imputé à ce poste dans la colonne correspondante. La zone Montant non affecté indique le montant restant à ventiler au fur et à mesure de la saisie. 6. Une fois la première ligne complète, passez à la ligne suivante à l'aide de la touche . 7. Renseignez un second poste de dépense. Le logiciel complète la ligne en calculant le solde de la dépense (montant total moins le montant déjà saisi). 8. Enregistrer votre dépense en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez apporter des modifications manuellement aux valeurs calculées par le logiciel. 112 Menu Mon argent Nouvelle recette Menu MON ARGENT - commande NOUVELLE RECETTE La saisie des recettes est quasiment identique à celle des dépenses. Elle existe également en deux modes : Simple et Détaillé. Voir Nouvelle dépense, page 111 La seule différence est que vous devez renseigner le Poste client au lieu du Poste fournisseur et le Poste recette à la place du Poste dépense. 113 Menu Mon argent Nouveau virement Menu MON ARGENT - commande NOUVEAU VIREMENT La saisie d'un virement vous permet de transférer des montants d'un poste de trésorerie vers un autre poste de trésorerie. Exemple Chaque fois que vous effectuez un retrait d'espèces pour régler des petits achats (papeterie, parking, etc.) vous enregistrez un virement du compte bancaire vers le compte caisse. 1. La date du jour est proposée par défaut dans la zone Date. Modifiez-la si besoin. Le calendrier est disponible en cliquant sur l'icône . 2. Saisissez le montant du virement dans la zone Virer la somme de. 3. Dans la zone N° de pièce, précisez une référence qui pourra vous servir à retrouver l'opération. 4. Dans la zone Du poste, indiquez le poste de trésorerie sur lequel est retiré l'argent. Dans la zone Vers le poste, indiquez le poste de trésorerie sur lequel l’argent est transféré. Vous pouvez choisir le poste de trésorerie dans la liste qui vous est présentée en appuyant sur la touche ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste . 5. Dans la zone Libellé écriture, indiquez le nom de l'opération si le libellé affiché automatiquement ne vous convient pas. 6. Validez l'écriture de virement en cliquant sur le bouton [OK]. Le bouton [Nouveau virement] permet de valider votre virement et d’en saisir un autre immédiatement sans quitter la fenêtre en cours. Une fois vos virements de trésorerie enregistrés, vous pouvez contrôler les résultats dans la liste des écritures. 114 Mon argent Saisie des soldes initiaux MON ARGENT - commande SAISIE DES SOLDES INITIAUX Principe Les soldes initiaux correspondent aux soldes réels de vos postes à la date à laquelle vous commencez votre comptabilité. Par exemple, pour le poste de banque, c'est le solde réel figurant sur votre relevé bancaire à cette même date. Ces soldes peuvent correspondre aux soldes initiaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice, ou à ceux d'une balance des comptes dans le cas d'une installation en cours d'exercice. En général, votre expert-comptable peut vous fournir une balance à la date à laquelle vous commencez votre comptabilité avec votre logiciel Ciel. La situation idéale consiste à enregistrer votre comptabilité depuis le début de votre exercice quelle que soit la date de mise en place de votre logiciel. Dans ce cas, vous n'avez qu'à renseigner les soldes de banque. Sinon vous devrez soit reprendre les soldes des différents postes (Banque, Caisse, dépense, etc.) à la date de mise en place, soit ressaisir l'ensemble des écritures depuis le début de l'exercice. Saisie A l'activation de la commande SOLDES INITIAUX, la fenêtre qui s'affiche diffère légèrement selon le contexte. Vous obtenez la fenêtre : • Modification du report à nouveau si vous venez de clôturer votre ancien exercice, • Nouvelle saisie des soldes initiaux si vous avez créé un nouveau dossier, • Modification des soldes initiaux si vous modifiez les soldes initiaux. Ci-dessous la fenêtre Modification du report à nouveau : Dans tous les cas, le principe de saisie est le même. 1. La date du jour est proposée par défaut dans la zone Date. Modifiez-la, si besoin. Le calendrier est disponible en cliquant sur l'icône . 2. Dans la zone N° de pièce, précisez une référence correspondant à l'écriture de saisie des soldes initiaux. Cette réfé- rence pourra vous servir à retrouver l'opération. 3. Le Libellé écriture s'affiche automatiquement. Modifiez-le si vous le souhaitez. 4. Si vous voulez afficher Tous les postes ou uniquement Les postes de trésorerie, sélectionnez l’option correspondante, située en bas de la fenêtre. Ces deux options ne sont pas disponibles dans le cadre d'une modification du report à-nouveau. 5. Indiquez le solde initial de chaque poste ou modifiez le solde qui est erroné dans les zones Montant débit et Montant Crédit (en report de l'à-nouveau) ou bien dans la zone Montant signé (en nouvelle saisie ou modification). Si un montant est négatif, saisissez le signe «- » devant. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'enregistrement des soldes initiaux. Validation d’écritures Fin d’année Conformité sauvegarde DGFiP Consultation sauvegarde DGFiP Purge Liaison comptable Exports Menu Traitements 116 Menu Traitements Vue d’ensemble Ce menu permet aussi bien de clôturer un exercice que de transférer vos écritures vers Ciel Compta ou encore de sauvegarder et d’exporter les données de votre dossier etc. 117 Menu Traitements Validation d’écritures Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D'ÉCRITURES Cette commande vous permet de valider plusieurs écritures en une seule fois. 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien en utilisant les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies . 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. 3. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la validation des écritures. Cliquez sur le bouton [Oui]. A ce stade, vous pouvez effectuer une sauvegarde de vos données avant de poursuivre. Voir Sauvegarde, page 35 4. Un dernier message vous indique le nombre d'écriture(s) validée(s). Cliquez sur le bouton [OK]. 118 Fin d’année Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’ANNÉE Ce traitement consiste à sauvegarder les écritures de l'ancien exercice et à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement fait, vous ne pouvez plus créer ni modifier les opérations et/ou les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Sauvegarde DGFiP La première étape de l'assistant vous permet d’archiver directement toutes les données de gestion et pièces comptables légales obligatoires et conformes à la norme de la DGFiP. Votre logiciel Ciel effectue la sauvegarde DGFiP automatiquement. 1. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Options Cette étape vous propose de réaliser une purge des exercices précédents à la fin d’exercice. L’option Après la clôture, proposer la purge des pièces commerciales est cochée par défaut. Vous pouvez décocher cette option si vous ne souhaitez pas effectuer la purge après votre clôture d’exercice. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Lancer le traitement 1. Vérifiez la date de clôture de votre exercice. Par défaut, la date de fin de l'exercice courant, définie dans les paramètres du dossier, est proposée. 2. Validez la procédure en cliquant sur le bouton [OK]. 3. Un message d’avertissement vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer en cliquant sur le bouton [Oui]. 4. Un autre message d'avertissement s'affiche et vous rappelle qu’il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la fin d’exercice. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Une fois le travail demandé effectué, votre logiciel Ciel revient à la fenêtre principale. Vous êtes prêt à passer sur le nouvel exercice. Vous pouvez commencer à saisir votre comptabilité sur votre nouvel exercice sans que le précédent soit clôturé. En effet, votre logiciel autorise un chevauchement de 12 mois. 119 Menu Traitements Conformité sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. Vous pouvez consulter vos sauvegardes qui sont classées par exercice. 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités : • si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. 120 Menu Traitements Consultation sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. La sauvegarde DGFiP est donc obligatoire. Vous pouvez, à partir de cette fenêtre, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes DGFiP sont classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez consulter les sauvegardes DGFiP de vos exercices précédents, les enregistrer ou les envoyer par e-mail. 1. La fenêtre ci-dessus présente la liste des sauvegardes DGFiP par exercice. Double-cliquez sur l'exercice souhaité pour accéder aux sauvegardes correspondantes. Vous pouvez aussi cliquer directement sur le "+" devant l'exercice souhaité. 2. Double cliquez sur la sauvegarde à consulter. Vous pouvez aussi la sélectionner puis cliquer sur l'un des boutons suivants en fonction de l'action souhaitée : • Le bouton [Ouvrir] permet d’ouvrir vos sauvegardes DGFiP. Vous pouvez les consulter uniquement en lecture seule. • Le bouton [Enregistrer sous] permet d’enregistrer vos sauvegardes DGFiP sous d’autres supports (clé USB, disque dur...). • Le bouton [Envoyer par e-mail] permet d’envoyer vos sauvegardes DGFiP par e-mail. • Le bouton [Fermer] permet de fermer la fenêtre. 121 Menu Traitements Purge Menu TRAITEMENTS - commande PURGE Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, acomptes, avoirs et règlements). En activant cette commande, la fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Etape : paramètres 1. Indiquez la date limite de purge en la saisissant directement ou bien en utilisant les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies. 2. Par défaut, tous les types de pièces commerciales sont sélectionnées. Décochez, si nécessaire, les cases correspondantes aux pièces que vous souhaitez conserver. 3. Cliquez sur le bouton . Etape : sauvegarde et purge 4. Un message vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande. Validez en cliquant sur le bouton [Oui]. 5. Un message d'avertissement vous rappelle qu’il est préférable d’effectuer une sauvegarde avant de lancer une purge. Cliquez sur l’une des deux options suivantes : • [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. Choisissez alors l'emplacement où seront sauvegardées les données. Votre logiciel effectue ensuite la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. • [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde Par défaut, l'application propose la fin de l'année précédant celle en cours. Vous pouvez conserver un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui précède celle proposée. Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures étaient réglés partiellement, ils ne pourront pas être purgés. S'il reste des écritures liées aux factures et avoirs, celles-ci ne seront pas purgées. 122 Menu Traitements préalable, ce qui n’est pas conseillé. Votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques clients sont automatiquement mises à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces validées. 123 Menu Traitements Liaison comptable Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Réglages préalables La première fois que vous lancez cette commande, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. 1. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. 2. Indiquez le fichier de destination des écritures comptables (Texte, XImport, RImport, Ciel Compta). En choisissant Ciel Compta, le logiciel recherche les dossiers de comptabilité présents sur votre disque et vous propose de choisir celui qui doit recevoir les écritures. Si plusieurs versions de Ciel Compta sont installées sur votre machine, vous pouvez alors choisir l’application à utiliser à l’aide de l’icône située dans la zone Répertoire d’application. La liste des sociétés est alors actualisée et vous devez refaire votre choix. Dans l'onglet Options, le numéro du prochain mouvement comptable généré vous est précisé. Vous pouvez afficher et contrôler les écritures avant leur transfert en cochant les options correspondantes. Pour plus de détails sur les autres options, appuyez sur la touche lorsque vous êtes sur la fenêtre Génération des écritures. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Transfert Une fois les réglages effectués, votre logiciel ouvre une autre fenêtre. Par la suite, celle-ci vous sera directement proposée à l'appel de la commande LIAISON COMPTABLE. 124 Menu Traitements 1. Définissez les dates des écritures à transférer dans la zone Générer les écritures comptables du et au. Le fichier de destination est affiché pour information, et sera systématiquement proposé lors des prochaines utilisations de cette commande. 2. Cochez l'option Voir les écritures avant transfert si vous souhaitez les visualiser avant de les envoyer. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Si vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi, la fenêtre correspondante s'affiche : • Cliquez sur le bouton [Vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à transférer. • Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs écritures. • Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications]. 4. Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données. Vous pouvez encore modifier les paramètres de transfert indépendamment des réglages réalisés précédemment. Pour cela, faites un clic-droit et choisissez la commande MODIFIER LES PRÉFÉRENCES. Un fichier d'export est alors généré. Si vous avez transféré vos écritures vers un dossier de comptabilité, à la prochaine ouverture de Ciel Compta, il vous sera proposé d’intégrer vos écritures, détectées automatiquement par le logiciel. 125 Menu Traitements Exports Menu TRAITEMENTS - commande EXPORTS Cette commande vous permet l'export des différentes listes et des données de votre dossier. Dans la fenêtre Exports, la liste des fichiers exportables est présentée à gauche. 1. Choisissez l'un des modèles proposés. Pour cela, cliquez sur le signe «+ » du fichier que vous souhaitez exporter pour visualiser et sélectionner le modèle à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Choisissez le format du fichier souhaité (PDF, Text, HTML, etc.). 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. La fenêtre d'enregistrement de fichier s'ouvre. Définissez le nom et la destination du fichier. 6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].  Registre des achats Livre des recettes Livre de trésorerie Résultat Statistiques dépenses/recettes Etats et Statistiques relations clients Attestation fiscale Menu Etats 127 Menu Etats Vue d’ensemble Le menu ETATS regroupe diverses éditions comptables : REGISTRE DES ACHATS, LIVRE DES RECETTES et de TRÉSORERIE, RÉSULTAT, etc. Des statistiques et représentations graphiques concernant vos dépenses/recettes également disponibles dans ce menu. 128 Menu Etats Registre des achats Menu ETATS - commande REGISTRE DES ACHATS Le registre des achats permet d'éditer toutes les écritures de dépenses. 1. Activez la commande REGISTRE DES ACHATS du menu ETATS. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Indiquez la période souhaitée. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Cliquez sur le bouton [Écran] si vous souhaitez obtenir l'aperçu de l'état à l'écran ou sur le bouton [Imprimante] pour une sortie papier. 129 Menu Etats Livre des recettes Menu ETATS - commande LIVRE DES RECETTES Cette commande vous permet d'éditer toutes les écritures de recettes enregistrées dans votre logiciel. 1. Activez la commande LIVRE DES RECETTES du menu ETATS. 2. Sélectionnez les activités. Vous pouvez sélectionner toutes les activités ou une seule activité à l’aide de l’icône d’appel de liste . 3. Indiquez la période de sélection des écritures à prendre en compte. 4. Vous pouvez choisir de regrouper les recettes par activité en cochant la case correspondante. 5. Cliquez sur le bouton [OK] puis sur le bouton [Ecran] si vous souhaitez obtenir l'état à l'écran ou sur le bouton [Imprimante] pour une sortie papier. 130 Menu Etats Livre de trésorerie Menu ETATS - commande LIVRE DE TRÉSORERIE La commande LIVRE DE TRÉSORERIE permet d'éditer la liste des écritures des postes de trésorerie. 1. Pour choisir les postes de trésorerie à éditer, cochez l'option Tous ou Le poste. Dans ce dernier cas, cliquez sur l'icône pour choisir un poste de trésorerie en particulier. 2. Déterminez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Si vous voulez afficher les sous-totaux par mois, cochez l'option Oui sinon cochez Non. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Cliquez sur le bouton [Écran] si vous souhaitez obtenir l'aperçu de l'état à l'écran ou sur le bouton [Imprimante] pour une sortie papier. 131 Menu Etats Résultat Menu ETATS - commande RÉSULTAT Cette commande permet d'imprimer : • la liste des postes de dépenses, suivie de celle des postes de recettes avec le solde total des écritures pour chaque poste. Ce tableau récapitulatif permet d'obtenir rapidement une estimation des bénéfices ou des pertes. • . 1. Activez la commande RÉSULTAT du menu ETATS. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] si vous souhaitez obtenir l'aperçu de l'état à l'écran ou sur le bouton [Imprimante] pour une sortie papier. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez la période à prendre en compte ou cochez l’option Ignorer cette condition afin d’éditer l’état sur tout l’exercice. 4. Lancez l'état en cliquant sur le bouton [OK]. 132 Menu Etats Etats et Statistiques relations clients Menu ETATS - commande ÉTATS RELATIONS CLIENTS Menu ETATS - commande STATS RELATIONS CLIENTS Ces commandes regroupent un certain nombre d’états qui vont vous permettre d’obtenir différentes statistiques à partir de vos devis et factures. Par exemple, vous allez pouvoir obtenir un état de la liste des devis, un rapport des ventes, la liste des factures et avoirs non réglés, etc. 1. Activez la commande ÉTATS RELATIONS CLIENTS ou STATS RELATIONS CLIENTSdu menu ÉTATS puis sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 2. Cliquez sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • : pour lancer directement l'impression. • : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • : pour obtenir l’état sous la forme d’un graphique. Ce bouton est uniquement proposé lorsque des états peuvent être représentés par un graphique. • : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 3. Selon l’état que vous avez choisi, une fenêtre peut s’ouvrir, vous demandant de sélectionner les valeurs à prendre en compte dans l'édition, par exemple choisir une période, un article, etc. 4. Suivez alors les étapes proposées par l’assistant et sélectionnez vos valeurs. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 133 Menu Etats Statistiques dépenses/recettes Menu ETATS - commande STATS DÉPENSES/RECETTES Cette commande propose quelques états et graphiques qui peuvent vous aider dans vos différentes analyses : • Évolution recettes-dépenses. • Statistiques recettes-dépenses. • Stats graphiques recettes-dépenses. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l'état à imprimer puis cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimante]. 2. Selon l’état que vous avez choisi, une fenêtre peut s’ouvrir avant l’aperçu ou l’impression, vous demandant de sélectionner des valeurs, par exemple choisir une période, le type d’écritures, etc. Sélectionnez les valeurs à prendre en compte et cliquez sur le bouton [OK]. 134 Menu Etats Attestation fiscale Menu ETATS - commande ATTESTATION FISCALE  Cette commande vous permet d’éditer votre attestation fiscale. 1. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez le type de sortie. Dans la fenêtre de l’état : L’attestation fiscale prend en compte les factures et les avoirs, validés et réglés. 2. Sélectionnez l’année fiscale à prendre en compte pour l’attestation. 3. Dans la zone sélection des clients, sélectionnez le client ou la famille de clients que vous souhaitez faire paraître dans l’attestation. Par défaut, tous les clients y apparaissent. 4. Dans la zone Option, choisissez si vous souhaitez afficher le détail des interventions. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. L’attestation fiscale s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Calcul de l’impôt Calculatrice Messagerie Menu Divers 136 Menu Divers Vue d’ensemble Avec les commandes de ce menu, vous pouvez : • activer la calculatrice de Windows, • ouvrir votre messagerie à partir du logiciel pour envoyer des courriers électroniques. 137 Menu Divers Calcul de l’impôt Menu DIVERS - commande CALCUL DE L’IMPÔT Cette commande lance votre navigateur Internet et vous connecte sur le site du Ministère des Finances, et plus précisément sur la page permettant le calcul de l’impôt sur les revenus. Calculatrice Menu DIVERS - commande CALCULATRICE Cette commande ouvre la calculatrice standard de Windows. Dans l’Accueil, le bouton permet également d’ouvrir celle-ci. Messagerie Menu DIVERS - commande MESSAGERIE Cette commande permet d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel. Pour utiliser cette commande, vous devez préalablement : • installer une application de messagerie électronique, • disposer d'une connexion à Internet, • prendre connaissance du fonctionnement de la messagerie. Pour envoyer un message : 1. Activez la commande MESSAGERIE du menu DIVERS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l'adresse e-mail du destinataire de votre courrier. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme lance votre logiciel de messagerie en pré-remplissant la zone adresse du destinataire (à...). 4. Rédigez votre message puis envoyez-le. Fermer Tout fermer Suivante Précédente Cascade Mosaïque Mon Intuiciel Afficher la barre de navigation Afficher la barre de statut Menu Fenêtres 139 Menu Fenêtres Vue d’ensemble Ce menu permet de naviguer dans votre logiciel. Fermer Menu FENÊTRES - commande FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer la fenêtre active dans la fenêtre principale de votre logiciel. Tout fermer Menu FENÊTRES - commande TOUT FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fenêtres ouvertes. Suivante Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE ou Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre qui suit celle qui est affichée. 140 Menu Fenêtres Précédente Menu FENÊTRES - commande PRÉCÉDENTE ou Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre qui précède celle qui est affichée. Cascade Menu FENÊTRES - commande CASCADE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles. Mosaïque Menu FENÊTRES - commande MOSAÏQUE Cette commande a pour effet de positionner toutes les fenêtres ouvertes dans une position verticale. Elle permet de former une mosaïque horizontale : les différentes fenêtres occupent toute la largeur de l’écran et le partagent de façon verticale, telles les pièces d'une mosaïque. Elles sont ainsi toutes visibles simultanément, mais une seule est active. La fenêtre active est affichée au premier plan et reste reconnaissable par la couleur de sa barre de titre (non grisée). En-dessous de la commande CASCADE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel. Ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan. En-dessous de la commande MOSAÏQUE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans votre logiciel. Ceci permet de mettre directement une fenêtre masquée au premier plan. 141 Menu Fenêtres Mon Intuiciel Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L’Intuiciel est une interface personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d’accéder directement à certaines opérations, à des récapitulatifs de votre chiffre d’affaires, à des statistiques... Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut. Voir Mon bureau, page 142 Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe Personnaliser mon bureau, page 143. • Mon tableau de bord, accessible par le bouton . Voir Mon tableau de bord, page 144 Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Si vous travaillez sur un écran ou en tablette tactile, vous pouvez activer le mode tactile depuis l’onglet Accueil de l’Intuiciel. Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au chapitre Mode tactile, page 153. 142 Menu Fenêtres • Mes états et statistiques, accessible par le bouton . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe Mes états et statistiques, page 144. Mon bureau Vous y retrouvez les bureaux suivants : • l’accueil Ciel, • le bureau de réglages, • et le bureau personnalisable. L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Le bureau de réglages Le bouton vous donne accès au bureau de réglages. Par défaut, après la création de votre dossier, le bureau de réglages s’affiche automatiquement. Vous accédez d’un simple clic au paramétrage de votre activité, votre facturation et votre comptabilité. Ce sont des raccourcis qui vous permettent d’accéder directement à des fonctions utilisées fréquemment. Le bureau personnalisable Le bouton vous donne accès au bureau personnalisable. Il se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons que vous pouvez personnaliser comme vous le souhaiter. Voir Personnaliser mon bureau, page 143. Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Vous pouvez masquer ce bouton. 1. Pour cela, activez le mode Personnalisation du bureau. 2. Passez votre souris sur le bouton [Mon Compte Ciel]. 143 Menu Fenêtres 3. Une icône en forme de sens interdit s’affiche. Cliquez sur celle-ci. A l’inverse, vous pouvez le faire réapparaître en procédant de la même manière. Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. Des petites flèches blanches s’affichent. Celles-ci précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu’au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 3. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée. Renommer une tâche ou un groupe de tâches 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. 4. Appuyez sur la touche de votre clavier. Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s’affiche en bas de l’Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 144 Menu Fenêtres Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-dépose 1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Le bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. Le bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Le bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous voulez exécuter. Restaurer le bureau / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Mon tableau de bord Vous pouvez visualiser dans la partie Mon tableau de bord les principales informations de votre société. De même, vous pouvez repérer rapidement les devis et les factures en cours ainsi que les factures non réglées. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Mes états et statistiques Vous accédez directement à certains états de votre logiciel. Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s’affiche en bas de l’Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. Attention ! Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 145 Menu Fenêtres Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Menu Etats, page 296. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement vide. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer 1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche. Le bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Le bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d’état afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s’affiche en bas de l’Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d’états. Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s’affiche en bas de l’Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d’états. 146 Menu Fenêtres Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous voulez exécuter. Restaurer les états et statistiques par défaut / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 147 Menu Fenêtres Afficher la barre de navigation Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION Cette commande permet de faire apparaître ou disparaître la barre de navigation. Lorsque cette commande est active, la barre de navigation apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur la commande pour l’activer. Une coche apparaît avant cette commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. Afficher la barre de statut Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT Cette commande permet de faire apparaître ou disparaître la barre de statut. Lorsque cette commande est active, la barre de statut apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur cette commande pour l’activer. Une coche apparaît avant la commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. Aide Besoin d’aide Manuel de référence Guide des mises à jour A propos de... Menu Aide 149 Menu Aide Vue d’ensemble 150 Menu Aide Aide Menu AIDE - commande AIDE ou Lorsque vous faites appel à l’aide contextuelle, l’aide intégrée présente la rubrique correspondant au contexte de travail. Exemple Vous êtes en train de créer une fiche client et vous avez besoin d’obtenir de l’aide précisément sur cette commande : • activez la commande AIDE du menu AIDE, • ou appuyez sur la touche de votre clavier. Depuis la barre d’actions, le bouton vous permet d’accéder à la page de bienvenue de l’aide. Besoin d’aide Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE Cette fonction ouvre une fenêtre qui vous donne les coordonnées de notre service assistance. Manuel de référence Menu AIDE - commande MANUEL DE RÉFÉRENCE Cette commande ouvre le manuel de référence du logiciel, qui décrit menu par menu la totalité des fonctions ainsi que l’environnement et les paramétrages globaux de votre logiciel. 151 Menu Aide Guide des mises à jour Menu AIDE - commande GUIDE DES MISES À JOUR Cette commande ouvre le manuel qui vous explique comment récupérer un dossier d’une version précédente et présente les nouveautés de chaque version de votre logiciel. A propos de... Menu AIDE - commande A PROPOS DE... Vous trouvez dans l'A propos le détail de la licence de l'utilisateur pour lequel votre logiciel a été installé ainsi que le rappel du texte législatif sur les limites d'utilisation de l'application. D'autre part, le site Internet de Ciel est accessible en cliquant sur le bouton [HTTP://www.ciel.com]. Enfin, vous avez la possibilité de réinitialiser votre clé par le bouton . Présentation générale Introduction Défilement horizontal et vertical Glisser-déposer Zoom Mode tactile 154 Mode tactile Introduction Pour activer le mode tactile, cliquez sur l'option Mode tactile accessible depuis la flèche de l'onglet de l'Intuiciel. Cette option est uniquement disponible sous le système d'exploitation Windows™ 8. L'activation de ce mode permet d'aérer les boutons de la barre d'actions, d'espacer les icônes, les éléments de la palette et le zoom afin de naviguer aisément dans votre application avec le doigt. Des gestes spécifiques au mode tactile vous permettent d'interagir aisément dans votre logiciel (défilement horizontal et vertical, glisser-déposer...). Défilement horizontal et vertical Uniquement sur un écran ou tablette tactile sous Windows™ 8. Vous pouvez faire défiler horizontalement et verticalement des éléments qui ne seraient pas visibles selon la taille de votre écran. Dans l’Intuiciel Vous pouvez faire défiler l’Intuiciel horizontalement et verticalement avec votre doigt. 1. Effleurez votre écran de droite à gauche pour afficher les éléments situés tout à droite de l'Intuiciel. 2. Faites ce même geste de gauche à droite pour revenir à gauche. 3. Pour voir les éléments du bas de l'Intuiciel, effleurez l'écran de bas en haut. 4. Pour revenir en haut de l'Intuiciel, effleurez l'écran du haut vers le bas. Dans les listes Vous pouvez également faire défiler vos listes horizontalement et verticalement avec votre doigt. 1. Effleurez votre écran de droite à gauche pour voir les éléments situés tout à droite de la liste. 2. Faites ce même geste de gauche à droite pour revenir à gauche. 3. Pour voir les éléments du bas de votre liste, effleurez l'écran de bas en haut. 4. Pour revenir en haut de la liste, effleurez l'écran du haut vers le bas. Lorsque vous travaillez sur un écran ou une tablette tactile sous Windows™ 8 et pour une navigation optimale, vous pouvez activer le mode tactile dans votre logiciel Ciel. 155 Mode tactile Glisser-déposer Uniquement sur un écran ou tablette tactile sous Windows™ 8. Sur un écran tactile, vous pouvez glisser-déposer des éléments dans l’interface de votre logiciel. Glisser-déposer une tâche en mode personnalisation Dans l'Intuiciel, vous pouvez déplacer les tuiles, ajouter de nouvelles tuiles avec le doigt afin de personnaliser votre bureau. 1. Touchez le bouton afin d'activer le mode personnalisation de l'Intuiciel. 2. Dans la colonne de gauche, touchez une tâche et déplacez-la en la glissant sur l'écran jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 3. Déposez votre tâche à l'emplacement souhaité. Une nouvelle tuile apparaît alors sur votre bureau. 4. Touchez à nouveau le bouton pour enregistrer les modifications. Glisser-déposer une colonne dans les listes Dans les listes, vous pouvez réorganiser les colonnes comme vous le souhaitez, les déplacer ou les glisser dans la colonne de regroupement avec le doigt. 1. Pour déplacer une colonne, posez le doigt sur la colonne à déplacer. 2. Maintenez-la et glissez-la à l'emplacement souhaité. La zone où vous la placez est en surbrillance. 3. Pour la glisser-déposer dans la colonne de regroupement, procédez de la même manière que pour la déplacer. 4. Posez la colonne dans la zone Glisser-déposer ici la colonne de regroupement à ajouter. Toutes les informations sont alors regroupées sur une seule ligne. Zoom Uniquement sur un écran ou tablette tactile sous Windows™ 8. Vous pouvez utiliser le zoom pour augmenter ou diminuer la taille du texte des listes. 1. Pour augmenter ou diminuer la taille du texte dans une liste, posez les deux doigts sur votre écran. 2. Écartez-les pour augmenter la taille du texte ou rapprochez-les pour diminuer la taille du texte. Ce geste s'applique à toutes les listes de votre logiciel, aux aperçus de vos états, à votre logo ou autres images existantes dans votre logiciel. Introduction Utilisation Personnalisation La barre de navigation 157 La barre de navigation Introduction Votre logiciel Ciel dispose d'une particularité très intéressante: la barre de navigation. Elle peut, selon vos préférences, compléter la barre des menus, voire s'y substituer. Vous pouvez y ajouter certaines fonctions du programme Ciel dans lequel vous vous trouvez, mais aussi accéder à un site internet ou encore envoyer un email, tout cela sans quitter votre logiciel. C'est donc un outil qui facilite la navigation au sein de votre logiciel. La barre de navigation est masquée par défaut. Pour l’afficher, cliquez sur la ligne située à gauche de l’écran. Voici la barre de navigation sous sa forme standard. Nous avons choisi ici, par exemple, la barre de navigation que vous retrouvez dans Ciel Gestion commerciale. Dans cet exemple, cette barre est composée de 6 groupes : Mes clients, Mes fournisseurs, Mes articles, Statistiques, Comptabilité, Internet. Le groupe actif est celui nommé Mes clients et il permet de visualiser les 5 tâches qui y ont été installées. Comme nous allons le détailler dans cette partie, vous allez pouvoir totalement personnaliser cette barre, non seulement au niveau de son contenu mais également au niveau de son apparence (couleur, largeur, etc.). 158 La barre de navigation Utilisation Généralités 1. Pour accéder aux tâches installées dans un groupe, cliquez sur le titre de celui-ci. Son contenu s'affiche alors. 2. Pour exécuter une tâche, cliquez sur celle-ci. Lorsque la barre de navigation est trop petite pour afficher la totalité des groupes, vous disposez d'une flèche pour faire défiler les groupes non visibles. Cette flèche peut être présente au-dessus du premier groupe ou bien endessous du dernier (voir exemple ci-contre). Lorsque le nombre de tâches installées dans un groupe ne peut être affiché en totalité, un ascenseur vertical s'affiche alors (voir exemple ci-contre). Afficher ou masquer, réduire ou déployer la barre Comme nous le verrons un peu plus loin, vous disposez de préférences pour fixer les réactions de la barre de navigation lors de son utilisation. Vous pouvez toutefois décider manuellement d'afficher ou non cette barre ou bien encore de la déployer ou de la réduire. Afficher ou masquer la barre Pour afficher ou masquer la barre de navigation: 1. Positionnez le curseur de la souris sur le Bureau puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande Afficher la barre de navigation. Une coche vous indique si l'affichage est actif ou non. Déployer ou réduire la barre Si la barre de navigation prend trop de place sur votre écran, vous pouvez la réduire. Pour cela: • Ouvrez le menu CONTEXTUEL de la barre de navigation (clic droit) puis sélectionnez les commandes Réduire la barre de navigation ou Agrandir la barre de navigation. Le fait de masquer la barre de navigation n'affecte en rien son contenu. Ascenseur vertical Flèche pour faire défiler les groupes 159 La barre de navigation • ou, cliquez sur le groupe actif. Pour la déployer, cliquez sur l'un des groupes. Une option permet de refermer automatiquement la barre après la sélection d'une commande. Voir Fermeture automatique après lancement de tâche, page 161 160 La barre de navigation Personnalisation Propriétés de la barre de navigation Pour obtenir les propriétés de la barre de navigation : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande Propriétés de la barre de navigation. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s’affiche: Cette fenêtre vous permet de définir le nom des groupes, leur ordre, leur couleur ainsi que différentes options. Les groupes Depuis le premier onglet nommé Groupes, vous disposez de 4 boutons: • [Ajouter] : permet de créer un nouveau groupe (après le dernier). Dans ce cas, une fenêtre apparaît vous permettant de saisir le nom du nouveau groupe. • [Supprimer] : permet de supprimer le groupe sélectionné. Attention : la suppression d'un groupe entraînera également la suppression des tâches qu'il contient. • [Renommer] : permet de modifier le nom du groupe sélectionné. • [Icône] : permet d’ajouter une image symbolisant le groupe. Dans ce cas, une fenêtre apparaît dans laquelle vous choisissez l’icône. Modifier l’ordre des groupes Utilisez l’une des deux icônes , situées au-dessus de l’ascenseur vertical, permettant de monter ou descendre le groupe sélectionné. Modifier la couleur d’un groupe 1. Sélectionnez le groupe concerné. L’icône du groupe n’est pas visible si la barre de navigation est en vue Standard. Voir Modifier la vue d’un groupe, page 162 161 La barre de navigation 2. Cliquez sur le triangle de sélection du menu déroulant COULEUR et choisissez la couleur à utiliser. Les options Le deuxième onglet Options vous permet de fixer 5 préférences. Ouverture animée En activant cette option, le déploiement d'un groupe sera animé, c'est-à-dire progressif. Ouverture automatique Si cette option est activée, la barre de navigation s'affichera dès que la souris pointera sur l'un des groupes, et se refermera automatiquement dès que la souris s'éloignera. Fermeture automatique après lancement de tâche Cochez cette option pour une fermeture automatique de la barre de navigation après activation d'une tâche. Clic simple pour lancer la tâche Si cette option est cochée, le lancement d'une tâche pourra être effectué par un simple clic. Dans le cas contraire, un double clic sera nécessaire. Recouvrement autorisé En activant cette option, le déploiement de la barre de navigation ne poussera pas les fenêtres ouvertes, mais si nécessaire les recouvrira. Modifier la taille de la barre de navigation Vous pouvez modifier la largeur de la barre de navigation. Pour cela : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la base des groupes. Le curseur change alors de forme. 2. Maintenez le bouton de la souris enfoncé et déplacez-la à gauche ou à droite, afin de fixer la largeur de la barre à votre convenance. Les options que nous allons détailler ci-après ne concernent pas un groupe en particulier mais la barre de navigation dans son ensemble. 162 La barre de navigation Modifier la vue d’un groupe Vous pouvez choisir la présentation de chaque groupe suivant plusieurs modes : Standard (Grandes icônes ou Liste), Explorateur, Outlook 2003. Pour modifier la vue d’un groupe : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande AFFICHAGE. Les tâches Vous pouvez personnaliser le contenu de chaque groupe par l'ajout de tâches. Une tâche, représentée par une icône et un libellé, donne accès à une fonctionnalité ou un module du logiciel, ou vous permet d'accéder à un site internet ou encore d'envoyer un e-mail, tout cela sans quitter votre logiciel Ciel. Ajouter une tâche Pour ajouter une nouvelle tâche : 1. Sélectionnez le groupe dans lequel vous souhaitez la placer. 2. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 3. Sélectionnez la commande AJOUTER UNE TÂCHE ou INSÉRER UNE TÂCHE (entre 2 tâches existantes). La fenêtre Choix d’une tâche s’affiche. Si la vue d'un groupe est de type Grandes icônes, en fixant une largeur importante, votre logiciel Ciel présentera plusieurs icônes par ligne. Voir Modifier la vue d’un groupe, page 162 Vous pouvez activer l’option Ouverture exclusive des groupes qui permet de n’afficher qu'un seul groupe à la fois. 163 La barre de navigation Les différentes tâches sont regroupées par famille. En déployant une famille (clic sur le symbole +), la liste des tâches qu'elle contient s'affiche. 4. Par défaut, les tâches principales sont proposées. Pour afficher toutes les tâches, cochez la case Mode avancé. 5. Sélectionnez la tâche et validez par [OK]. La fenêtre Edition d’une tâche s’affiche : 6. Vous pouvez revenir sur le choix de la tâche et la modifier. Pour cela, cliquez sur l’icône d’appel de liste. En fonction du type de tâche sélectionné, la fenêtre Edition d’une tâche affiche un certain nombre d'options. Dans tous les cas, vous retrouvez au minimum les 2 zones complémentaires suivantes : • Icône : vous pouvez [Changer] ou [Effacer] l'icône attribuée par défaut à la tâche sélectionnée. • Options : vous pouvez indiquer ici une Bulle d'aide et une Description de la tâche que vous ajoutez. Si les réglages de la tâche peuvent être personnalisés, la zone Paramètres s’affiche également. Voici la fenêtre d’une tâche avec le réglage des paramètres possible. Cette tâche dispose d'une zone Paramètres contenant deux boutons : • [Editer] : donne accès au réglage d'options en fonction de la tâche. • [Défaut] : annule les réglages que vous pourriez avoir réalisés et initialise les paramètres aux valeurs par défaut définies par les concepteurs du logiciel. 164 La barre de navigation Modifier une tâche 1. Pour modifier une tâche existante, dans la barre de navigation, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à modifier puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS DE LA TÂCHE. Vous retrouvez alors la fenêtre que nous avons détaillé au paragraphe précédent. Dupliquer une tâche 1. Pour dupliquer une tâche existante, dans la barre de navigation, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à dupliquer puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande DUPLIQUER. Vous retrouvez alors la fenêtre que nous avons détaillé au paragraphe Ajouter une tâche, page 162. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une tâche d'un groupe, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à supprimer puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande SUPPRIMER. Un message vous demande confirmation. Déplacer une tâche • ...en restant dans le même groupe : cliquez sur l'icône et glissez-le à l'emplacement souhaité. • ...d'un groupe à un autre : cliquez sur l'icône et glissez-le sur le libellé du groupe de destination. La tâche sera alors déplacée à la fin de ce groupe. Vous pouvez la positionner où vous le souhaitez. Vous pouvez également dupliquer une tâche en la sélectionnant puis en la déplaçant en maintenant la touche enfoncée. Pour la dupliquer dans un groupe différent, déplacez l'icône en maintenant la touche enfoncée et placez-le sur le titre du groupe. Introduction Utilisation Personnalisation La barre d’actions 166 La barre d’actions Introduction Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Exemple de la liste des écritures Dans cet exemple issu de Ciel Compta, la barre d’actions de la liste des écritures est composée de 4 groupes : Ecritures, Compte, Affichage, Fenêtre. Ces groupes sont composés d’un certain nombre de boutons : • Ecritures : 3 boutons, • Compte : 2 boutons, • Affichage : 3 boutons, • Fenêtre : 1 bouton. Ces groupes sont nommés en fonction du type d’éléments sur lesquels ils agissent. Dans l’exemple, le groupe Ecritures correspond aux actions qu’il est possible de faire sur les écritures. Il en est de même pour le groupe Compte. Le groupe Affichage est quant à lui lié à l’affichage des éléments présentés dans la fenêtre tandis que le groupe Fenêtre correspond tout simplement aux actions possibles sur une fenêtre, en général [Fermer] et [OK] pour enregistrer. 167 La barre d’actions Utilisation L’affichage global A partir de l’onglet Accueil, vous pouvez afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. La flèche permet d’accéder aux fonctions d’affichage ainsi qu’aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. • Masquer le menu : la barre présentant les menus situés en haut de la fenêtre du logiciel est masquée. • Masquer la barre d’actions : la barre qui présente les actions n’est plus affichée en permanence. Il suffit de passer la souris sur l’onglet de la fenêtre pour afficher la barre. Vous pouvez ainsi toujours accéder aux différents traitements. • Mode plein écran : activation de l’affichage en plein écran. La barre de titre du logiciel (située tout en haut) et la barre de statut située en bas de la fenêtre sont masquées. • Mode tactile : activation de la fonction tactile sur une tablette ou un écran tactile. Uniquement disponible sous le système d’exploitation Windows 8. Voir Mode tactile, page 153 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. Afficher la liste des fenêtres Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie. Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . 168 La barre d’actions • Cliquez sur la vignette pour afficher la fenêtre en plein écran. • Cliquez sur le bouton de fermeture situé en haut à gauche pour fermer le panneau. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel. Ces actions varient d’un logiciel à l’autre. Par exemple, les raccourcis propres à Ciel Gestion commerciale sont les listes des tiers, des articles, des mouvements de stock, les saisies des pièces commerciales. Les onglets Chaque fenêtre que vous avez ouverte est placée dans un onglet à droite de l’onglet Accueil. Ces onglets sont différenciés par des couleurs ; une couleur correspondant à une catégorie fonctionnelle du logiciel. Par exemple, dans Ciel Compta, tout ce qui concerne les écritures est en bleu, les immobilisations sont identifiées par la couleur marron, etc. Ces onglets sont automatiquement regroupés par catégorie. Par exemple, dans Ciel Compta, vous ouvrez la liste des immobilisations puis la liste des écritures et en dernier la liste des familles d'immobilisations. La liste des familles sera automatiquement positionnée à côté de la liste des immobilisations. • Pour passer d’une fenêtre à une autre, il suffit de cliquer sur l’onglet correspondant. • Pour fermer une fenêtre, cliquez sur la croix de l’onglet. 169 La barre d’actions Les groupes et boutons La barre d’actions peut être composée d'un ou plusieurs groupes. Chaque groupe contient un ou plusieurs boutons représentant chacun une commande spécifique, propre à la fenêtre active. Pour exécuter une commande, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant. Suivant le contexte d'utilisation, une commande peut être inactive. Dans ce cas, le bouton sera grisé. Dans l'exemple suivant de Ciel Compta, le bouton de la commande PLAN DE COMPTES n'est pas accessible, si le compte sélectionné n’est pas de type Fournisseur ou Client. Pour vous faciliter l’utilisation du logiciel, vous pouvez activer l’affichage d’une zone comportant un commentaire et le raccourci clavier de la commande. Il suffit d’appuyer sur la touche de votre clavier. Lorsque vous passez votre souris sur un bouton, la zone de commentaire s’affiche. Exemple Pour ne plus afficher les raccourcis, appuyez de nouveau sur la touche de votre clavier. 170 La barre d’actions Personnalisation Les barres d’actions sont personnalisables dans chaque fenêtre dotée de cette barre. En effet, vous pouvez créer des groupes d’actions qui peuvent contenir autant de tâches que vous le souhaitez. De plus, si vous possédiez une version antérieure de votre logiciel, vous avez la possibilité de récupérer les tâches de votre ancienne barre d’outils, dans votre groupe d’actions. Exemple Dans cet exemple issu de Ciel Gestion commerciale, le groupe personnalisé nommé «Mes actions» a été ajouté à la liste des clients. Ajouter un groupe personnalisé à une barre d’actions 1. Ouvrez une fenêtre dans laquelle vous voulez ajouter un groupe à la barre. 2. Placez votre souris dans la barre d’actions et faites un clic-droit. 3. Choisissez la commande MODIFIER LA BARRE D’ACTIONS. La fenêtre Edition de la barre d’actions s’affiche. 4. Dans la zone Titre du groupe, saisissez le nom que vous attribuez au groupe. 5. Dans le menu déroulant Couleur, sélectionnez la couleur que vous voulez attribuer à votre groupe. La couleur système correspond au blanc. Une fois que vous avez défini le groupe, dans la partie Eléments, vous allez insérer les boutons qui composent le groupe. Ces boutons représentent l’action à lancer lorsque vous cliquerez dessus. Un seul groupe peut être ajouté dans une barre d’actions. Par contre, vous pouvez en ajouter un dans chaque fenêtre présentant une barre d’actions. La couleur étant un repère, vous n’êtes pas obligé de vous référer strictement aux catégories de couleur définies par défaut. 171 La barre d’actions Ajouter une tâche 6. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Choix d’une tâche s’affiche : 7. Les différentes tâches sont regroupées par famille. Pour déployer une famille, cliquez sur le symbole . La liste des tâches qu'elle contient s'affiche. 8. Sélectionnez la tâche et validez par [OK]. La fenêtre Edition d’une tâche s’affiche. En fonction du type de tâche sélectionné, la fenêtre Edition d’une tâche affiche un certain nombre d'options : • Icône : vous pouvez [Changer] ou [Effacer] l'icône attribuée par défaut à la tâche sélectionnée. • Options : vous pouvez indiquer ici une Bulle d'aide et une Description de la tâche que vous ajoutez. • Paramètres : vous pouvez modifier les réglages de la tâche par le bouton [Editer] ou annuler les réglages que vous pourriez avoir réalisés par le bouton [Défaut]. Ce bouton initialise les paramètres aux valeurs par défaut définies dans le logiciel. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Répétez l’opération pour insérer d’autres actions au groupe. Dans la partie Eléments de la barre d’actions, vous retrouvez les actions que vous avez ajoutées. Vous pouvez effectuer des modifications dans les colonnes suivantes : • Tâches : permet de changer l’action. Pour cela, double-cliquez dans la zone et choisissez une autre tâche. • Texte : modifier le texte qui apparaîtra en dessous du bouton. Pour cela, double-cliquez dans la colonne et saisissez le texte. • Icône : modifier l’icône du bouton. Pour cela, cliquez dans la colonne. La fenêtre des icônes disponibles dans le logiciel s’ouvre. Choisissez en une autre et cliquez sur le bouton [OK]. • Type : choisir la taille de l’icône du bouton. Vous avez le choix entre une taille compact, medium, large. 10. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous voyez alors votre groupe affiché dans la barre. Supprimer une tâche 1. Si vous voulez supprimer une action du groupe, sélectionnez-la. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Par défaut, les tâches principales sont proposées. Pour afficher toutes les tâches, cochez la case Mode avancé. 172 La barre d’actions Dupliquer une tâche Si vous voulez ajouter un élément qui est similaire à une ligne, vous pouvez la dupliquer. 1. Pour copier une tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 3. Une ligne s’ajoute. Effectuez alors vos modifications. Importer la barre d’outils Vous pouvez importer la barre d’outils de votre ancienne application dans n’importe quelle fenêtre. Si vous aviez adapté la barre d’outils à vos besoins, alors vous récupérerez toutes vos tâches. 1. Ouvrez la fenêtre dans laquelle vous voulez retrouver des tâches de l’ancienne barre d’outils. 2. Faites un clic-droit et choisissez MODIFIER LA BARRE D’ACTIONS. 3. Dans la fenêtre Edition de la barre d’actions, faites un clic-droit et choisissez la commande IMPORTER LA BARRE D’OUTILS. Toutes les tâches de la barre d’outils sont alors récupérées et apparaissent dans la fenêtre. 4. Supprimez les tâches que vous ne voulez pas voir apparaître dans la fenêtre concernée. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Répétez l’opération pour toutes les fenêtres dans lesquelles vous voulez importer des tâches de votre ancienne barre d’outils. Modifier votre groupe dans une barre d’actions Les groupes que vous avez ajoutés dans les barres d’actions peuvent être modifiés à tout moment. 1. Cliquez sur le signe + du groupe. La fenêtre Edition de la barre d’actions s’affiche. 2. Ajoutez, modifiez ou supprimez une tâche puis cliquez sur le bouton [OK]. Introduction Les fenêtres Les listes simples Les listes à plusieurs colonnes Les règles Les regroupements Les actions flash Les Jumplists Les fenêtres et les listes 174 Les fenêtres et les listes Introduction Afin d'obtenir une certaine cohérence entre les différents logiciels qui composent la gamme Ciel, un standard a été mis en place. Ainsi, quel que soit le logiciel utilisé, vous retrouvez les mêmes fonctionnalités et la même ergonomie (présentation des fenêtres, les boutons de navigation des fiches, la personnalisation des listes, etc.). Pour plus d'informations sur la Barre de navigation, reportez-vous au chapitre La barre de navigation, page 156. 175 Les fenêtres et les listes Les fenêtres L'objectif est ici de vous faire découvrir, en détail, une fenêtre type des logiciels Ciel. En effet, de nombreux éléments se retrouvent dans la plupart des fenêtres : boutons et icônes de commande, colonnes variables, colonnes déplaçables, etc. Voici comme exemple une fenêtre de la liste des modèles abonnements dans Ciel Compta : Les boutons des listes La partie supérieure d'une liste est composée d’une barre d’actions qui s’articule en plusieurs groupes de boutons. Le premier groupe porte le nom de la fenêtre. Les boutons de ce groupe permettent de créer, modifier, supprimer un élément de la liste. Le dernier groupe intitulé «Fenêtre» permet de fermer la liste. Certaines listes présentent d’autres groupes qui sont liés au contexte. Les boutons de ces groupes correspondent aux actions qu’il est possible de réaliser sur les éléments de la liste. Certains boutons ne sont actifs que si vous avez auparavant sélectionné un élément dans la liste. C’est le cas, par exemple, des boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer]. Les onglets Les onglets permettent d'afficher plusieurs niveaux d'informations dans une même fenêtre, sans avoir à ouvrir de fenêtre supplémentaire. Ci-dessus, la fenêtre Liste des modèles abonnements est composée des 2 onglets : Modèles de saisie, Abonnements. Pour afficher la liste des abonnements souhaitée, cliquez sur son onglet. Il passe ainsi au premier plan. 176 Les fenêtres et les listes Les boutons des fiches Lorsque vous créez ou modifiez un élément d’une liste, en général, vous accédez à la fiche de cet élément. Il existe 2 types de fiche : simple et composée (avec la barre d’actions). Les boutons des fiches simples Dans ce type de fiche, les boutons sont en situés en bas de la fenêtre et sont les suivants : • : la fiche en cours est enregistrée et la création d'une nouvelle fiche vous est proposée. • : la fiche en cours est enregistrée et fermée. • : la fiche en cours est fermée, les éventuelles modifications ne sont pas enregistrées. Les boutons des fiches composées d’une barre d’actions Dans la partie supérieure de la fiche est présentée la barre d’actions. Mis à part les boutons de navigation (que nous détaillerons un peu plus loin), les boutons les plus souvent présentés sont : • le bouton [Créer] : la fiche en cours est enregistrée et la création d'une nouvelle fiche vous est proposée. • le bouton [Supprimer] : la fiche en cours est effacée. • le bouton [OK] : la fiche en cours est enregistrée. • le bouton [Fermer] : la fiche en cours est fermée. Si vous avez apporté des modifications sans les valider via le bouton [OK], un message vous demande de les enregistrer. Vous pouvez aussi trouvez les boutons Aperçu et Imprimer. Les options de liste En général, au dessus de la liste des éléments, vous retrouvez ce bouton qui permet d’accéder aux options d’affichage (Afficher l’aperçu, Afficher le détail, Affiner la sélection), à l’édition de graphiques, à l’export de la sélection, aux tris de la liste, à l’agrandissement ou diminution de la taille de la police, au redimensionnement de toutes les colonnes enfin aux propriétés de la liste. Les boutons radio Les boutons radio sont utilisés pour sélectionner une option parmi plusieurs. Exemple Les cases à cocher Elles sont utilisées pour indiquer si une option doit être active ou non. Elles concernent donc l'état d'une option à la fois. Exemple Voici 3 cases à cocher dont 2 sont actives : 177 Les fenêtres et les listes Les boutons de navigation des fiches Ces boutons vous permettent de consulter une fiche sans repasser par la liste des fiches. Lorsque vous vous trouvez sur la fiche d'un élément, ces boutons permettent respectivement (en partant du haut vers la droite) : • d'afficher la liste des fiches, • d’ouvrir la première fiche de la liste, • d’ouvrir la fiche suivante, • d’ouvrir la fiche précédente, • d’ouvrir la dernière fiche de la liste. L'icône d'appel de la liste de sélection Vous retrouvez l’icône d'appel de liste pour les zones qui l'autorisent. En cliquant sur cette icône, une nouvelle fenêtre affiche la liste des valeurs autorisées pour la zone en question. Vous disposez depuis cette fenêtre du bouton [Créer] qui permet de créer un nouvel élément dans cette liste, sans avoir à quitter les manipulations que vous réalisez. Les menus locaux Dans les logiciels de la gamme Ciel, vous trouverez en général 3 types de menus locaux : Les menus locaux "classiques" Ils permettent de choisir une valeur parmi plusieurs propositions. Il suffit de cliquer dessus et un menu déroulant vous permet de sélectionner la valeur ou l'action à prendre en compte. Les menus locaux avec zone de saisie Dans ce cas, vous pouvez soit utiliser la liste déroulante située à droite de la zone soit saisir directement la valeur. Les menus locaux pour sélection d'une couleur Dans ce cas, une palette de couleurs prédéfinies vous est proposée. Une fois la sélection réalisée, le menu déroulant affiche la couleur choisie. Les boutons menus Certains logiciels Ciel dispose de boutons particuliers. Composés de 2 parties, ils permettent 2 types d'actions : • la partie haute (icône + texte) réagit comme un bouton classique, • la partie basse (triangle de sélection) est un menu déroulant. Vous pouvez aussi saisir directement un ou plusieurs caractères. Dans ce cas, une liste Recherche rapide vous proposera les valeurs possibles. 178 Les fenêtres et les listes Exemple Le sélecteur de date Un sélecteur de date peut se présenter sous trois formes différentes. Cela se caractérise par un changement de l'unité (jour, mois ou année) au niveau des dates. Exemple Voici un sélecteur de date avec une précision à la journée : Pour renseigner une date, vous pouvez : • saisir directement la date dans la zone prévue à cet effet. Afin d'optimiser votre saisie, vous pouvez ne pas renseigner une date dans sa totalité. Par exemple, si votre ordinateur est à la date du 15/07/2014, si vous saisissez : • 20 puis , la date sera 20/07/2014. • 1012 puis , la date sera 10/12/2014. • 250814 puis , la date sera 25/08/2014. • utiliser les valeurs pré-définies dans le logiciel. Une liste déroulant située à droite de la zone date vous propose toute une liste de valeur. • utiliser le calendrier intégré au logiciel. Pour cela, cliquez sur l'icône située à droite de la zone date. La fenêtre du calendrier s’affiche : 179 Les fenêtres et les listes Ce calendrier vous permet de sélectionner le jour de votre choix. La zone située en bas à droite affiche la date déjà sélectionnée. En entête, vous visualisez l'année et le mois sélectionnés. A l'extrémité droite des années, deux flèches vous permettent de passer aux années suivantes ou précédentes. Pour choisir un jour, une fois l'année et le mois choisis, cliquez sur le jour souhaité puis cliquez sur [OK]. Les boutons [Aujourd'hui], [Date de travail] et [Vide] permettent respectivement de choisir la date de votre ordinateur, la date de travail, ou de ne rien renseigner. Le bouton situé en bas de la fenêtre propose des périodes prédéfinies : Début d’année, Pâques, etc. Les images et logos Des images (ou des logos) peuvent être intégrés à divers endroits selon la nature du logiciel que vous utilisez. Pour placer ou supprimer une image, vous pouvez : • utiliser les commandes COUPER-COPIER-COLLER. • ouvrir le menu CONTEXTUEL (clic droit dans la zone de l’image) qui propose ces options, mais également la fonction Importer. Elle permet d’importer une image depuis un fichier. Toujours depuis le menu CONTEXTUEL, la commande Afficher le traceur vous permet de placer une cible sur le pointeur de votre souris. • utiliser la fonction Scanneur/appareil photo disponible dans la zone de l’image pour récupérer une image d'un scanneur ou appareil photo. Les commentaires Ces zones permettent d'affecter un commentaire sur une fiche ou tout type d'élément autorisé par le programme. Le bouton donne accès au contenu de la note en affichant la fenêtre Commentaire : Une palette de mise en forme du texte s’affiche automatiquement lorsque vous ouvrez la fenêtre Commentaire. Vous disposez d'outils pour cadrer, affecter un style, choisir la police, la taille et la couleur du texte sélectionné. Les formats JPEG et BMP sont acceptés. Néanmoins, dans un souci d'optimisation, nous vous conseillons d'utiliser le format JPEG. 180 Les fenêtres et les listes Autres D'autres icônes ou boutons sont également présents dans les logiciels Ciel : • : en général, ce bouton est présent à côté d'une zone numérique qui peut être saisie mais également calculée automatiquement par le logiciel. En cliquant sur ce bouton, vous provoquez un recalcul du montant. • : cette icône lance votre navigateur internet sur l'adresse du site internet renseignée. • : cette icône lance votre logiciel de messagerie et créer un nouveau message en y indiquant l'adresse saisie. • : cette icône donne accès à la liste des rubriques. • : cette icône donne accès à l'éditeur de scripts ou à la saisie simplifiée d’une formule. • : un clic sur cette icône permet d'effacer la rubrique ou la formule. La barre des listes Les fenêtres présentant une liste d’éléments disposent d’une barre de liste. La barre de liste est située au-dessus des éléments d’une liste et permet d'accéder rapidement aux fonctions de gestion de liste : regroupement, filtres, vues, impressions, envoi d’un email, options, recherche. Le regroupement Afin de faciliter vos recherches dans certaines listes, vous pouvez les afficher par regroupement. Pour cela, vous avez deux possibilités : • vous cliquez sur la flèche du bouton [Regroupement] puis vous choisissez la commande Paramètres de regroupement. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous définissez vos critères. • vous cliquez directement sur le bouton [Regroupement]. Dans la zone qui s'affiche en-dessous, vous glissez-déposez la colonne qui servira au regroupement. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe Les regroupements, page 196. Les filtres Ce bouton permet de filtrer les éléments de la liste en fonction des colonnes. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une ligne s'affiche en dessous des en-têtes des colonnes. Vous pouvez alors saisir ou sélectionner vos critères d'extraction dans les zones de votre choix. Le résultat est immédiat. Selon la fenêtre dans laquelle vous vous trouvez, cette barre peut présentée plus ou moins d’options. 181 Les fenêtres et les listes Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe Filtrer une valeur courante, page 185. Les vues Ce bouton permet d'accéder aux vues de la liste préalablement enregistrées ainsi que de mémoriser une vue de la liste. Pour enregistrer une vue, cliquez sur le bouton puis nommez-la. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe Les vues, page 188. les impressions Ces boutons permettent de lancer un aperçu avant impression ou une impression de la sélection de la liste. Une fenêtre s'affiche et propose des états propres à la liste. Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche F1). L’envoi d’e-mail Ce bouton permet d'envoyer par e-mail les éléments sélectionnés dans la liste. Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche F1). Les options de liste Ce bouton permet d'accéder rapidement à des options d'affichage (afficher l'aperçu, afficher le détail, affiner la sélection), à l'édition de graphiques, à l'export de la sélection, aux tris pré-définis de la liste, à l'agrandissement ou réduction de la police, au redimensionnement de toutes les colonnes, aux propriétés de la liste. Les recherches Cette zone permet de lancer des recherches simples ou avancées dans la liste. • Pour plus de détails sur les recherches, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches), page 276 . 182 Les fenêtres et les listes Les listes simples Les listes les plus simples sont celles que vous trouvez dans les fenêtres pour réaliser une sélection. Vous vous y déplacer avec les flèches haut et bas. Quand l'élément recherché est sélectionné, en général vous pouvez en valider le choix en utilisant la touche . 183 Les fenêtres et les listes Les listes à plusieurs colonnes C'est ce type de liste que nous vous avons présenté, dans la partie Les fenêtres, page 175. En règle générale, les colonnes sont déplaçables et de largeur variable. De plus, la nature même de l'information présentée dans ces colonnes est personnalisable. Ces listes offrent de nombreuses possibilités de présentation et de sélection. Manipulation des colonnes Au niveau de la liste, vous pouvez changer la largeur et l'ordre des colonnes. Modifier la largeur Vous pouvez adapter la largeur des colonnes de deux façons : soit à la taille de votre choix soit selon le contenu. Largeur personnalisée Cliquez sur la marque de séparation des colonnes puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur pour atteindre la largeur voulue. Largeur adaptée au contenu Double-cliquez sur la colonne à redimensionner. Pour redimensionner toutes les colonnes en une seule fois, cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Redimensionner toutes les colonnes. Déplacer les colonnes 1. Cliquez sur l'intitulé d'une colonne puis, tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur. 2. Lâchez le bouton quand vous vous trouvez sur la colonne devant laquelle votre sélection va se placer. Sélection des éléments de la liste Sélection d’un élément Cliquez sur l’élément pour le sélectionner. Une fois sélectionné, vous pourrez exécuter une action : le dupliquer, l’ouvrir, le supprimer, etc. Sélection continue Cliquez sur le premier élément puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez la souris jusqu’au dernier élément que vous souhaitez sélectionner et relâchez le bouton de la souris. Vous pouvez aussi : 1. cliquer sur le premier élément, 2. relâcher le bouton de la souris, 3. maintenir la touche enfoncée, Notez que l'ordre des colonnes se trouvera aussi modifié si vous personnalisez la liste. 184 Les fenêtres et les listes 4. et cliquer sur le dernier élément souhaité. Sélection discontinue Vous pouvez procéder de deux façons : • Cliquez sur le premier élément et, tout en gardant la touche enfoncée, sélectionnez les autres éléments. • Dans la première colonne, cliquez sur la case pour sélectionner un ligne. Une croix verte s’affiche. Vous pouvez alors cocher plusieurs lignes. Sélection continue et discontinue 1. Cliquez sur le premier élément puis relâchez le bouton de la souris. 2. Déplacez la souris plus bas. 3. Appuyez sur la touche et cliquez sur un autre élément, puis sélectionnez les éléments qui suivent sans relâcher le bouton de la souris. Sélection de toute la liste Vous avez deux possibilités : • Dans le menu contextuel (clic droit sur la liste), sélectionnez la commande Tout sélectionner. Tous les éléments de la liste (même ceux qui n’apparaissent pas à l’écran) sont maintenant sélectionnés. • Dans la première colonne, cochez la première case . Inverser la sélection Si un ou plusieurs éléments sont sélectionnés et que vous choisissez cette commande, depuis le menu contextuel (clic droit sur la liste), tous les autres éléments seront sélectionnés sauf celui ou ceux d'origine. Bloquer une colonne Lorsque le nombre de colonnes d'une liste est important et que vous ne pouvez les visualiser qu'en défilant l’ascenseur horizontal, vous pouvez demander à ce que l'une des colonnes reste fixe. Pour cela, depuis le menu contextuel (clic droit sur le titre de la colonne), choisissez la commande Bloquer la colonne. Pour la débloquer, effectuez la manipulation inverse. Les tris A partir du moment où une colonne est présente dans une liste, vous pouvez trier les éléments de la liste sur cette colonne. Pour cela : • double-cliquez sur le titre de la colonne, • ou, depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit sur le titre de la colonne), sélectionnez la commande Trier par 'nom de la colonne'. Une flèche s'affiche alors à droite du titre de la colonne triée. En double-cliquant à nouveau, vous modifiez l'ordre du tri (ascendant ou descendant). La colonne bloquée sera toujours placée en première position. La couleur de fond de son titre est plus clair que les autres. 185 Les fenêtres et les listes Filtrer une valeur courante Vous pouvez réaliser des extractions plus ou moins complexes sur les éléments affichés dans une liste. Cependant, vous pouvez réaliser très rapidement un filtre sur une valeur dans une ou plusieurs colonnes. Filtre sur une colonne Vous avez le choix entre réaliser un filtre qui est égal à la valeur ou bien différent de la valeur. 1. Cliquez sur une ligne au niveau de la colonne sur laquelle vous voulez réaliser un filtre. 2. Faites un clic-droit et choisissez l’une des commandes dont l’intitulé commence par Rechercher. Le résultat est immé- diat. Exemple Dans cet exemple, nous demandons au logiciel de filtrer les éléments dont le type est Ville=PARIS. Filtre sur plusieurs colonnes 1. Cliquez sur le bouton . Une ligne s’affiche en dessous des titres des colonnes. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez dans le menu déroulant la condition : =, ≠, contient, ne contient pas, commence par, ne commence pas par. 3. Dans la zone située à côté du bouton, saisissez un critère de filtre ou si l’une de ces icônes s’affichent, cliquez dessus pour choisir le critère. Le résultat est alors immédiat. 4. Procédez de la même façon sur les autres colonnes. Exemple Dans cet exemple, les filtres sont réalisés sur la liste des clients. Tous les clients qui utilisent le mode de paiement «virement» exceptés ceux appartenant à la famille «Distribution» sont extraits de la liste. 5. Pour annuler un filtre sur une colonne, cliquez sur la croix située en fin de zone. Et, la fermeture de la fenêtre annule tous les filtres. Les conditions proposées sont différentes entre une colonne contenant des valeurs numériques, du texte ou une valeur booléenne (vrai ou faux). La ligne verte indique qu’au moins un filtre est activé. 186 Les fenêtres et les listes Personnalisation de la liste Nous allons voir maintenant les possibilités de personnalisation des listes. Pour fixer vos préférences : • cliquez sur l’icône et choisissez la commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE, • ou depuis le menu contextuel (clic droit sur la liste), choisissez la commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE. La fenêtre Propriétés de la liste s'affiche : Options d'affichage Numéroter les lignes En activant cette option, chaque ligne sera numérotée. Gestion du glisser déposer Activer cette option vous permet d'effectuer un "glisser déposer" des lignes sélectionnées sur votre disque dur, sous forme d'un fichier texte. Couleurs listing Cette option permet d'alterner la couleur de fond de chacune des lignes de la liste. Numéroter les colonnes En activant cette option, chaque colonne sera numérotée. Afficher les totalisations Cette option permet d’afficher les totaux des montants. Les totalisations sont affichés en bas des colonnes. Colonne de sélection Cette option permet d’afficher la colonne qui permet de sélectionner les lignes par une coche. Affichage des images éventuelles Si vous affichez une image pour chaque enregistrement de la liste (photo d'article dans Ciel Gestion commerciale, photo de membres dans Ciel Associations, etc.), vous pouvez indiquer le mode d'affichage à utiliser. Suivant les listes, certaines fonctionnalités sont inactives (grisées). 187 Les fenêtres et les listes Affichage des textes longs éventuels Si vous souhaitez afficher des informations dont le contenu peut être long (commentaires, notes, etc.), vous pouvez indiquer le mode d'affichage à utiliser. Afficher les lignes horizontales et Afficher les lignes verticales Ces options permettent d'afficher ou non les traits horizontaux de séparation entre les lignes et les traits verticaux entre les colonnes. Colonnes affichées Pour choisir les données qui figureront dans la liste, depuis la fenêtre Propriétés de la liste, cliquez sur le bouton [Colonnes affichées]. La fenêtre Colonnes affichées s’ouvre : Vous retrouvez, sur la gauche, toutes les colonnes qui peuvent être affichées ; sur la droite, celles qui sont actuellement affichées dans la liste. • Utilisez les boutons au centre pour [Ajouter>>] ou [<. Il éditera les colonnes affichées dans la liste. L'état vous permet de visualiser, sous forme d'un tableau, l'ensemble des informations de chaque enregistrement. Le principe de fonctionnement de l'aperçu et de l'impression est le même. Nous ne décrirons donc que la visualisation. Vue par défaut Vues ajoutées La flèche donne accès aux commandes Renommer, Enregistrer, Supprimer. Ce bouton permet d’ajouter une vue. Le logiciel demande alors de la nommer. 189 Les fenêtres et les listes Les autres états sont plus puissants et font en général appel à des filtres, des tris et des ruptures. • L'option Voir le commentaire ajoute à la fenêtre une zone permettant de visualiser le commentaire de l'état. • L’option Voir la vignette permet de visualiser l’état à droite de la fenêtre. • L'option La sélection seulement indique au logiciel si seuls les éléments sélectionnés doivent être pris en compte lors de l'édition, ou bien l'ensemble des éléments de la liste. A titre d'information, le nombre d'éléments sélectionnés est indiqué à la suite de cette option. Autres options La bouton situé dans la barre au-dessus des éléments d’une liste, donne accès à un menu regroupant diverses fonctionnalités. Exemple Voici un exemple des options que vous pouvez y trouver. Graphique Cette commande permet de visualiser des graphiques utilisant les informations sélectionnées dans la liste. Exporter Cette commande permet d’exporter les informations sélectionnées dans la liste, sous forme d'un fichier texte sur votre disque dur. Tris La commande Tris permet de changer l’ordre d’affichage des éléments. En activant cette commande, la fenêtre Tri s’affiche. A l’aide de l’icône , vous choisissez la rubrique sur laquelle sera basé le tri, par exemple selon la Date. Dans certaines fenêtres, les rubriques de tri sont proposées directement dans le menu déroulant. Exemple Cochez l’ordre de tri de votre choix. La commande AUTRE permet d’accéder à la fenêtre Tri. Police + grande Police - grande Cette commande permet d’agrandir la taille du texte de la fenêtre en cours d’utilisation. A l’inverse, la commande Police - grande diminue la taille du texte. Redimensionner toutes les colonnes Cette commande permet d’adapter la largeur des colonnes à leur contenu. Toutes les colonnes sont redimensionnées en une seule fois. Pour modifier la taille de la police dans toutes les fenêtres des applications, vous devez paramétrer la taille dans les préférences Environnement. Voir L’onglet Polices, page 226 190 Les fenêtres et les listes Les règles Uniquement disponible en version Evolution et Intégrale. Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques. Exemple Tous vos clients sont des grossistes. En créant une règle sur la rubrique Famille clients, lorsque vous saisirez une fiche client, la famille sera automatiquement renseignée par Grossiste. Accéder à la liste des règles Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation ou dans une barre d’actions. Dans Ciel Gestion Intégrale, vous avez la possibilité d’accéder à la liste des règles par le menu DOSSIER - commande OPTIONS. Ajouter la tâche «Liste des règles» 1. Faites un clic-droit dans un groupe de la barre de navigation et cliquez sur la commande AJOUTER UNE TÂCHE, ou faites un clic-droit dans la barre d’actions et sélectionnez Modifier la barre d’actions. 2. Ajoutez la tâche Liste des règles et cliquez sur le bouton [OK]. Exemples dans la barre de navigation et dans la barre d’actions de l’Accueil. Pour plus de détails sur les tâches, reportez-vous au paragraphe Ajouter une tâche, page 162. Ouvrir la liste des règles 1. Dans la barre de navigation ou d’actions, cliquez sur le lien Liste des règles. Vous obtenez la fenêtre de gestion des règles : Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Vous pouvez auparavant créer un groupe (clic droit - AJOUTER UN GROUPE) dans la barre de navigation et le nommez distinctement, par exemple «Mes règles». 191 Les fenêtres et les listes Dans la zone Famille, le menu déroulant propose les listes dans lesquelles des règles peuvent être appliquées. Ces listes varient en fonction de votre logiciel. 2. Sélectionnez la famille pour laquelle vous allez créer, modifier ou supprimer une règle. Créer une règle 1. Dans la liste des règles, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche. Une règle se définit par un déclenchement, une action à effectuer et éventuellement une condition d’exécution. Déclenchement Afin qu’une règle puisse être appliquée, vous devez définir ce que le logiciel doit faire (vérifier, remplir, exécuter un script) et à quel moment. 2. Choisissez dans la liste déroulante l’une des options suivantes : • Vérification : le logiciel contrôle les valeurs d’une rubrique. • Avant enregistrement : le logiciel remplit automatiquement une rubrique. 192 Les fenêtres et les listes • Valeurs par défaut : le logiciel attribue à une rubrique une valeur par défaut. • Après enregistrement : le logiciel exécute un script. 3. En-dessous de la liste déroulante, définissez quand le déclenchement de la règle aura lieu. Les options proposées varient en fonction du type de déclenchement. Condition Vous pouvez éventuellement déterminer une condition. Ainsi, la règle sera valable uniquement si la rubrique répond à cette condition. 4. Dans la zone Condition d’exécution de la règle, vous choisissez la condition qui déclenchera la réalisation de la règle. Pour cela, cliquez sur le bouton [Modifier la condition globale]. 5. Cliquez sur l’icône pour choisir la rubrique à vérifier. 6. Sélectionnez dans le menu déroulant une condition puis saisissez la valeur. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Actions à effectuer Dans cette partie, vous définissez l’action que le logiciel exécutera lorsqu’il détectera qu’une rubrique répond à la règle. Les actions proposées dépendent du type de déclenchement choisi : • Vérification : vous choisissez le type de message d’avertissement que le logiciel affichera. • Affectation d’une valeur (règles du type avant enregistrement, valeurs par défaut) : vous définissez la valeur que le logiciel affectera à une rubrique. • Exécution d’un script (règle du type Après enregistrement) : vous définissez le script que le logiciel exécutera. 8. Dans tous les cas, cliquez sur le bouton [Créer] pour ajouter et définir une action. Vérification Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s’affiche. 1. Choisissez le type de message que vous voulez afficher. • Générer une erreur : un message d’erreur s’affichera et l’enregistrement ne s’effectuera pas. 193 Les fenêtres et les listes • Générer une alerte : un message d’alerte s’affichera et il sera possible de continuer ou d’annuler l’enregistrement. • Générer une note : un message sous la forme d’une note s’affichera et vos données seront systématiquement enregistrées. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le texte qui figurera sur le message et cliquez sur le bouton [OK]. Affectation d’une valeur 1. Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], sélectionnez la rubrique sur laquelle le logiciel affectera une valeur. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre suivante s’affiche. 3. Le nom de la rubrique sélectionnée précédemment s’affiche dans la zone Rubrique à modifier. Vous pouvez toujours la changer. Pour cela, cliquez sur l’icône . 4. Cochez le traitement à appliquer sur la rubrique : • Remplir avec la valeur : dans ce cas, saisissez la valeur qui sera attribuée ou bien si la rubrique sélectionnée propose des valeurs prédéfinies, cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez-la. • Effacer : dans ce cas, le logiciel efface l’information contenue dans la rubrique. • Remplir avec la formule : dans l’éditeur de script qui s’affiche automatiquement lorsque vous cochez cette option, définissez une formule à appliquer à la rubrique. • Passer en MAJUSCULES, Passer en minuscules : la rubrique sera automatiquement écrite soit en majuscules, soit en minuscules. • Passer en Titre : la rubrique sélectionnée commencera par une majuscule. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Pour plus de détails sur la définition d’une formule, reportez-vous au paragraphe Les scripts formules, page 291. Exécuter un script 1. Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], sélectionnez, dans la fenêtre qui s’affiche, la ligne Exécuter un script. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de l’éditeur de script s’affiche. Pour plus de détails sur la création d’un script, reportez-vous au paragraphe L’éditeur de scripts, page 289. Exemple Vous modifiez le numéro de téléphone d’un client et vous voulez le transmettre à son représentant par e-mail. Avec le script, vous pouvez paramétrer l’activation de l’envoi d’un e-mail après la modification du numéro de téléphone dans une fiche client. Les déclenchements de type Valeurs par défaut et Avant enregistrement permettent de remplir une rubrique. 194 Les fenêtres et les listes 3. Une fois que vous avez fini la définition de l’action, cliquez sur le bouton [OK]. Fin de la création d’une règle Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous pouvez saisir un commentaire, par exemple la description et l’utilité de la règle. Celui-ci sera visible depuis la liste des règles dans la colonne Commentaire. 1. Si toutefois vous voulez que la règle soit temporairement inactive, cochez l’option Règle désactivée. Vous pourrez à tout moment la réactiver. Voir Activer/désactiver une règle, page 194 2. Une fois que vous avez fini de définir la règle, cliquez sur le bouton [OK]. 3. Nommez la règle et cliquez sur le bouton [OK]. Modifier une règle Dans la liste des règles - bouton [Modifier]. 1. Dans le menu déroulant Famille, sélectionnez le type de liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une règle Dans la liste des règles - bouton [Supprimer]. 1. Dans le menu déroulant Famille, sélectionnez le type de liste. 2. Choisissez la règle à effacer et cliquez sur le bouton . 3. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui]. Passer en interne / en externe Dans la Liste des règles - clic-droit. Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable dans le dossier en cours. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel. Dans ce cas, la règle doit être définie en externe. 1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne. 2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la fonction Passer en externe ou Passer en interne. Activer/désactiver une règle Dans la Liste des règles - clic-droit. Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront. 1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION. La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche. 195 Les fenêtres et les listes Gestion avancée Dans la Liste des règles - clic-droit. La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un autre ordinateur. A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel. Importer une règle 1. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande IMPORTER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle existante, un message s’affiche et vous propose de : • Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer]. • Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK]. • Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée. Exporter une règle 1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande EXPORTER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 196 Les fenêtres et les listes Les regroupements Afin de faciliter vos recherches dans certaines listes, vous pouvez les afficher par regroupements. Constituer des regroupements Le regroupement s’établit à partir des différentes colonnes affichées dans une liste. Pour mieux répondre à vos besoins, il est toujours possible d’afficher davantage de colonnes dans une liste à l’aide d’un clic-droit, commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE, bouton [Colonnes affichées]. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe Colonnes affichées, page 187. Regroupement simple 1. Dans la liste, positionnez votre souris sur une colonne. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande REGROUPEMENT SUR «...», par exemple, la commande Regroupement sur «Famille clients». Les éléments de la liste sont alors regroupés. Exemple Regroupement à plusieurs niveaux Dans un regroupement, vous pouvez en ajouter d’autres. Pour cela, vous devez dans un premier temps afficher la zone de regroupement puis intégrer de nouveaux groupements. 1. Cliquez sur le bouton .La zone de regroupement s’affiche. Par exemple, votre liste de clients est regroupée par famille et vous voulez que les clients soient classés à un deuxième niveau, par mode de paiement. 2. Cliquez sur la colonne faisant l’objet du regroupement. 3. Glissez la colonne dans la zone de regroupement et relâchez le curseur de votre souris. Vous pouvez constituer 4 niveaux de regroupement maximum. 4. Répétez l’opération autant de fois que nécessaire. Le regroupement n’est pas disponible dans toutes les listes. Une action sur un regroupement s’applique à tous les éléments de celui-ci. Par exemple, si vous supprimez un regroupement, tous ses éléments seront effacés. 197 Les fenêtres et les listes Présentation de la zone de regroupement Vous accédez à cette zone en cliquant sur le bouton . Positionner les regroupements Les regroupements peuvent être déplacés à tout moment. Vous pouvez soit modifier la position du regroupement soit remplacer un regroupement par un autre. Déplacement Pour cela, cliquez sur un regroupement et glissez-le à l’emplacement souhaité. Des petites flèches rouges vous indique le déplacement. Exemple Dans cet exemple, le code est déplacé en seconde position. Remplacement Un regroupement peut également être remplacé. Dans ce cas, le regroupement que vous déplacez prend la place d’un autre et l’annule. Une flèche verte vous indique qu’il s’agit d’un remplacement. Exemple Dans cet exemple, le Code prend la place du Mode de paiement. Le regroupement Mode de paiement est alors annulé et ne s’affiche plus. Paramètres du regroupement 1. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la commande PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Pour modifier les paramètres, cochez l’une des trois options suivantes : • Ne pas regrouper : vous annulez tout le regroupement y compris les différents niveaux. • Regrouper automatiquement sur le critère de tri : les critères de tri de la liste deviennent les critères de regroupement. Dans ce cas, la zone de regroupement sera inaccessible. Vous devrez changer ce paramètre pour l’afficher de Annule le regroupement Modifie l’ordre des éléments : croissant ou décroissant 198 Les fenêtres et les listes nouveau. • Regrouper par : Vous pouvez réaliser un regroupement à partir de cette fenêtre, ce qui s’avère utile lorsque toutes les colonnes de la liste ne sont pas affichées. En effet, l’icône permet d’accéder à toutes les rubriques. 1. Cliquez sur la première icône et choisissez la rubrique de regroupement. Faites de même pour les regroupements des autres niveaux. 2. Les options Croissant et Décroissant permettent de choisir l’ordre d’affichage. Par défaut, Croissant est coché. Cochez Décroissant si vous voulez que les éléments soient affichés dans l’ordre inverse. 3. Dans la zone Déployer/Réduire par défaut, vous pouvez déterminer l’affichage qui sera pris en compte par défaut à l’ouverture de la liste. Choisissez entre : • Reprendre l’affichage précédent : la liste s’ouvrira telle qu’elle était à la dernière fermeture. • Tout réduire. • Tout déployer. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Affichage des regroupements Afficher par ordre croissant ou décroissant Par défaut, un regroupement est affiché par ordre croissant. Pour changer l’ordre, vous disposez d’une flèche dans la zone de regroupement. Cliquez sur la flèche du regroupement. Déployer / Réduire Par défaut, un regroupement est réduit. Vous pouvez déployer une ligne ou toutes les lignes de la liste. Déployer une ligne ou toutes les lignes • Cliquez sur le bouton d’une ligne, • ou cliquez sur la flèche du bouton et choisissiez la commande TOUT DÉPLOYER. Réduire une ligne ou toutes les lignes Pour revenir à un affichage réduit : • Cliquez sur le bouton d’une ligne. • ou cliquez sur la flèche du bouton [Regroupement] et choisissez la commande TOUT RÉDUIRE. Ne plus regrouper Vous pouvez annuler soit tout un regroupement y compris ses différents niveaux soit un niveau de regroupement à la fois. Annuler tout un regroupement 1. Cliquez sur la flèche du bouton . 2. Sélectionnez la commande ANNULER LE REGROUPEMENT. Pour un ordre croissant, la flèche est vers le haut et inversement. 199 Les fenêtres et les listes Annuler un groupement Dans la zone de regroupement, cliquez sur la croix du regroupement. 200 Les fenêtres et les listes Les actions flash Les actions flash ne sont pas disponibles dans toutes les listes de votre application. Cette fonction permet d'accéder rapidement aux différents traitements qu'il est possible de réaliser sur un élément sélectionné dans une liste. 1. Lorsque vous sélectionnez une ligne de la liste, le bouton s'affiche automatiquement. Passez votre souris dessus puis sélectionnez l'action de votre choix. 2. Si vous ne voulez plus accéder aux actions flash, passez votre souris sur le bouton puis sélectionnez la commande DÉSACTIVEZ LES ACTIONS FLASH. Les Jumplists Vous devez posséder un système d'exploitation Windows™ 7 pour pouvoir utiliser les Jumplists sur votre poste de travail. Les Jumplists permettent d’accéder à des fonctions via le raccourci de l’application ainsi que de signaler visuellement certains traitements en cours. Lorsque vous faites un clic-droit sur l’icône de l’application dans la barre des tâches de Windows 7, un menu s’affiche. Vous pouvez alors épingler le logiciel à la barre des tâches, fermer l’application, sauvegarder le dossier ouvert, accéder au site internet Ciel, etc. De plus, lorsque vous lancez un traitement long, la progression s’affiche sur l’icône de l’application. Et, les messages de confirmation de traitement sont signalés par une icône orange, située à côté du raccourci. Les actions flash apparaissent si vous avez coché l'option Proposer des actions flash sur la sélection dans les préférences du dossier (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Confort). Les actions flash ne remplacent pas le menu Contextuel auquel vous avez toujours accès via un clic-droit. Généralités Comptabilité, Gestion commerciale, Associations, Comptes personnels, Facturation Préférences générales Environnement Impressions Sauvegarde/Restauration Aide à la saisie Internet, Agenda Liaison comptable Synchronisation des données Etats paramétrables Les préférences 202 Les préférences Généralités Menu DOSSIER - commande OPTIONS puis PRÉFÉRENCES Chaque logiciel de la gamme Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous allez ainsi pouvoir choisir la couleur du texte, des listes, des boutons et de nombreux autres éléments, fixer le format des dates, des nombres et de multiples autres préférences. Dans la fenêtre ci-dessous, vous visualisez les préférences de Ciel Gestion commerciale. La fenêtre Préférences se présente sous la forme d'une liste contenant les différentes catégories de préférences. Le symbole + permet d’afficher les préférences de la catégorie qu’il précède. Au-dessus de la liste des catégories, vous disposez de l’option Voir les commentaires. Elle permet de visualiser une zone d'aide, dans la partie Commentaire de la fenêtre, où sera affiché un résumé de la préférence sélectionnée. En haut de la fenêtre, vous disposez des boutons suivants : • [Modifier] : permet d'ouvrir la préférence sélectionnée. Vous obtenez le même résultat en double-cliquant sur la préfé- rence. • [Défaut] : permet de réinitialiser la préférence sélectionnée à ses valeurs d'origine. • [Utilitaires] : permet d’accéder à la fenêtre des Utilitaires. • [Fermer] : permet de quitter la fenêtre. Des logiciels Ciel disposent de préférences supplémentaires, selon leurs spécificités. Ces préférences ne sont donc pas accessibles dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Vous pouvez aussi retrouver ces préférences en divers endroits du logiciel, depuis les menus contextuels. Dans ce cas, la fenêtre Préférences s’ouvrira avec comme préférence active celle qui correspond à la fenêtre depuis laquelle vous appelez les préférences. 203 Les préférences Préférence Comptabilité Dans un logiciel disposant d’options de comptabilité Uniquement disponible dans Ciel Compta libérale, Ciel Associations, Ciel Auto-entrepreneur. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ Lorsque vous enregistrez une écriture, un numéro de mouvement est généré automatiquement si vous activez cette préférence. 1. Dans la fenêtre Enregistrement d'une écriture, cochez l'option Afficher le numéro de mouvement. 2. Cliquez sur [OK] pour valider cette préférence. 3. Si vous ne voulez plus que ce numéro de mouvement s'affiche à l'enregistrement d'une écriture, il vous suffit de décocher l'option puis de validez en cliquant sur [OK]. Dans un logiciel de comptabilité Uniquement disponible dans Ciel Compta, Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ Ciel Compta Facile gère moins de préférences et moins d’options. 204 Les préférences Accélérateurs Pour éviter la saisie complète des comptes, des libellés d'écritures et des modes de paiement lors de l'enregistrement de vos écritures, vous pouvez associer des touches de raccourcis clavier aux éléments que vous utilisez le plus souvent. Créer les listes des dix éléments les plus utilisés Dans la fenêtre Tableaux des accélérateurs de saisie : 1. Cliquez sur l'onglet correspondant à la liste que vous souhaitez créer : Comptes, Libellés ou Modes de paiement.Dans le cas des accélérateurs de compte, vous pouvez créer une liste pour tous les comptes confondus ou pour chaque classe de compte. 2. Si vous avez déjà saisi des écritures, cliquez sur le bouton afin que la liste soit créée d'après ces dernières. Dans le cas contraire, vous pouvez utiliser les paramétrages définis par défaut, en cliquant sur le bouton . Une fois la construction des listes validée, les éléments sont affichés dans la liste des accélérateurs. Le chiffre présenté dans la colonne Accélérateur correspond au raccourci clavier que vous utiliserez en saisie pour appeler directement l'élément. 3. Pour pouvoir utiliser ces raccourcis clavier lors des saisies, cochez la case Utiliser les accélérateurs en saisie. Demander l'affichage de ces listes Pour que ces listes soient proposées en saisie des écritures, vous devez en demander l'affichage. Pour cela : 1. Cliquez sur Options de saisie dans la liste des préférences comptables. La fenêtre Options de saisie s’affiche. Il vous sera toujours possible par la suite de reconstruire ces listes. 205 Les préférences 2. Selon vos besoins, cochez les cases : • Afficher la liste auxiliaire pour les comptes. • Afficher la liste auxiliaire pour les modes de paiement. • Afficher la liste auxiliaire pour les codes analytiques. • Afficher la liste auxiliaire pour les devises. • Afficher la liste auxiliaire pour les journaux. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. En saisie des écritures, lorsque le curseur est placé dans la zone Compte, Libellé ou Mode de paiement, la liste auxiliaire est automatiquement ouverte. • Dans la fenêtre Tableaux des accélérateurs de saisie, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Analytique Indisponible dans Ciel Compta Facile. Si vous gérez une comptabilité analytique et budgétaire, cette commande vous permet de paramétrer la saisie de vos écritures et les options liées au budget prévisionnel mensuel du code budgétaire. Ventilation analytique/budgétaire obligatoire Si vous cochez cette case, vous obligez l'affectation d'un code analytique lors de la saisie de vos écritures. Il faut, parallèlement, cocher l'option de saisie Ventilation dans le Plan de comptes pour chaque compte faisant l'objet de l'obligation de saisie d'un code analytique. Le code associé au compte sera repris automatiquement en saisie d'écritures. Appel automatique de la grille de saisie analytique Cochez cette case pour autoriser la modification des ventilations analytiques lors de la saisie/modification d’une écriture. Inclure les écritures en simulation/brouillard dans le réalisé Si vous cochez cette case, le logiciel prendra en compte, lors de la saisie d'une écriture, les montants budgétaires mensuels définis pour le code budgétaire en cours. Les montants budgétés réalisés saisis en mode brouillard ou en simulation sont indiqués lorsque vous enregistrez une écriture en brouillard ou en simulation. Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 Cochez cette case pour visualiser les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les fiches analytiques (onglets Budgets et Cumuls). Vous devez également cocher la case Modifier les montants en saisie dans les codes analytiques. 206 Les préférences Répartition analytique Lors des calculs des montants à répartir, des écarts peuvent être constatés. Vous pouvez choisir de corriger ces écarts : • sur la première répartition • sur la dernière répartition • sur la répartition dont le pourcentage est le plus élevé • sur la répartition dont le pourcentage est le moins élevé Dans la fenêtre Analytique, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Options de saisie Les options de saisie permettent de faciliter et d'accélérer la saisie des écritures. Afficher le numéro de mouvement Si vous cochez cette case, vous êtes informé du numéro de mouvement attribué à l'écriture, lors de l'enregistrement. Ce numéro est avant tout une notion informatique. C'est pourquoi il convient de rappeler que le référencement des pièces comptables doit s'effectuer en fonction des numéros de pièces. Libellé de l'écriture = intitulé du compte Vous pouvez déterminer un type de libellé par défaut. Ce libellé (libre ou intitulé du compte) sera alors automatiquement repris dans la grille de saisie standard ou au kilomètre. Afficher la palette d'informations Si vous souhaitez que la palette d'information s'affiche à l'ouverture des fenêtres de saisie, cochez cette case. Afficher la liste auxiliaire pour... Si vous cochez une ou plusieurs de ces cases, les listes auxiliaires sont automatiquement présentées lorsque le curseur est placé sur une zone faisant appel à l'ouverture d'une liste. Si vous avez paramétré des accélérateurs de comptes, de libellés et/ou de modes de paiement, cochez les cases correspondantes pour que ces accélérateurs soient proposés en saisie. Afficher l'alerte encours client Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cochez cette case si, pendant la saisie de vos écritures, vous souhaitez être averti automatiquement lorsque un encours maximum autorisé est dépassé. 207 Les préférences Inclure les écritures en brouillard dans l'encours client Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cochez cette case si vous voulez inclure les écritures en brouillard dans le calcul de l'encours. Dans le cas contraire, seules les écritures validées seront prises en compte. Changement du taux de la devise en cours de saisie Dans le cadre d’une comptabilité multidevises, cochez cette case pour pouvoir modifier le taux de la devise directement en cours de saisie. Afficher le solde automatiquement Cochez cette case pour que, lors de la saisie des écritures, le solde soit automatiquement calculé. Statut validé par défaut lors d’une saisie d’écriture Cochez cette case pour que, lors de la saisie des écritures, celle-ci soit automatiquement validée. Dans la fenêtre Options de saisie, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT Cochez cette option pour que, lors de la saisie Z de caisse, les écritures de vente soient ventilées par rapport au HT. Comptes Ces options permettent de modifier l'affichage et le contenu du plan de comptes. Afficher les comptes de classe spéciaux et analytiques Cochez cette case pour afficher les comptes de classe spéciaux (8) et analytiques (9) dans le plan de comptes. Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 Cochez les cases correspondantes pour visualiser les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les fiches des comptes (onglets Cumuls et Budgets). Inclure les écritures en simulation/brouillard dans le réalisé Cochez cette case pour que les écritures en simulation/brouillard soient prises en compte dans le calcul du montant réalisé. Rap. bancaire : incrémenter le code pointage par ligne Cochez cette case pour que lors du rapprochement bancaire le logiciel incrémente automatiquement les numéros de code de pointage à chaque ligne. Nouveaux comptes tiers : coché ’lettrable’ par défaut Cochez cette option si vous souhaitez qu’à chaque création d’un compte tiers, celui-ci soit lettrable. Nouveaux comptes banques : coché ’pointable’ par défaut Cochez cette option si vous voulez qu’à chaque création d’un compte bancaire, celui-ci soit pointable. Dans la fenêtre Comptes, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. 208 Les préférences Divers Vous pouvez définir dans cette fenêtre la méthode de calcul de votre déclaration de TVA et la méthode d'utilisation du compte de banque lors de la saisie du relevé bancaire. Calcul déclaration de TVA Cochez l'option de votre choix : • Solde depuis le début de l'année : votre déclaration sera calculée depuis le début de l'année. • Solde uniquement sur la période : votre déclaration est calculée sur la période choisie. Saisie relevé bancaire Indisponible dans Ciel Gestion Intégrale. Cochez l'option de votre choix : • en contrepartie de chaque opération : la contrepartie banque est réalisée sur chaque écriture de votre relevé bancaire. • en centralisation en fin de relevé bancaire : une seule contrepartie banque sera réalisée pour toutes les écritures de vos relevés bancaires. Choisissez alors si vous effectuez une contrepartie : • par solde : une seule ligne de contrepartie banque sera générée : la ligne de solde, ou • par cumul débit et crédit : deux lignes de contrepartie banque seront générées. Une pour la somme du débit et une pour la somme du crédit. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Ouverture d’un dossier Indisponible dans Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale. Vous pouvez définir l'action que le logiciel effectuera à l'ouverture d'un dossier d'une autre version de Ciel Compta. Si vous êtes dans Ciel Compta Evolution Vous pouvez ouvrir aussi bien un dossier millésime qu’un dossier Ciel Up To Experts ou encore qu'un dossier Ciel Compta Facile. Dans la partie haute de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta - Ciel Up To Experts. Au milieu de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta (millésime).Dans la partie basse de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta Facile. Si vous êtes dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts Vous pouvez ouvrir aussi bien un dossier millésime qu’un dossier qu'un dossier Ciel Compta Facile. Dans la partie haute de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta (millésime). Dans la partie basse de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta Facile. Si vous êtes dans Ciel Compta Vous pouvez seulement ouvrir un dossier de Ciel Compta Facile. 1. Cochez l'une des options suivantes : • Refuser l'ouverture : à l'ouverture de votre dossier, un message d'erreur vous signalera que votre dossier ne peut être ouvert. • Le convertir : à l'ouverture de votre dossier, l'application le convertira directement. Un message vous permettra de sauvegarder votre dossier. Pour cela, vous cliquerez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. • L'ouvrir sans conversion : à l'ouverture de votre dossier, un message vous avertira que votre logiciel se comportera Le calcul par défaut de la TVA est effectué sur une période. Une fois votre dossier converti, vous ne pourrez plus l'ouvrir dans la version d’origine de Ciel Compta. 209 Les préférences soit comme Ciel Compta (millésime), soit comme Ciel Compta - Ciel Up To Experts soit comme Ciel Compta Facile. Vous pourrez travailler dans votre dossier comme vous en avez l'habitude. • Demander à l'ouverture : l'application affichera un message qui vous demandera ce que vous voulez faire. Il vous suffira de cocher l'option de votre choix (Refuser l'ouverture, Le convertir, L'Ouvrir sans conversion). 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Relance Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Vous pouvez choisir les lettres de relance qui seront en valeur par défaut. Ainsi, dans les comptes clients, onglet Relance, si vous sélectionnez <État par défaut>, les modèles de lettres sélectionnés dans cette préférence seront pris en compte pour relancer votre client. Trois modèles de lettres sont livrés en standard avec Ciel Compta. Vous pouvez les personnaliser, créer de nouvelles lettres en passant par la commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER. 1. Sélectionnez dans le menu déroulant la lettre type du niveau 1 de relance. 2. Procédez de la même façon pour les autres niveaux de relance : zones Lettre relance 2, Lettre relance 3. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Règlement Ces options permettent de paramétrer la saisie des règlements. Saisie simplifiée des règlements (mode dépense/recette) Si vous gérez une comptabilité simplifiée, cochez cette case. Les commandes RECETTES et DÉPENSES s’ajoutent au menu SAISIES. Libellé automatique Si vous cochez cette case, le logiciel renseignera automatiquement le libellé de l'écriture en indiquant REGL suivi du numéro de mouvement, pour les écritures de règlements et d'encaissements. Autoriser un écart de règlement pour le lettrage Indiquez si vous autorisez un écart de règlement pour le lettrage : • Jamais : aucun écart ne sera autorisé. • Toujours : tous les écarts seront autorisés. • Avec un écart maximum de : cette option vous permet de fixer un montant maximum au-delà duquel la régularisation ne pourra pas être effectuée. Saisissez le montant à ne pas dépasser. Si le montant permettant d'équilibrer différentes lignes d'écritures à lettrer est supérieur à la valeur saisie, le logiciel refuse de créer l'écriture de régularisation pour constater l'écart de lettrage. Cette option est pratique si vous travaillez principalement dans une version de Ciel Compta différente de celle de votre expert-comptable. Par exemple, vous possédez une version millésime de Ciel Compta et votre expert possède une version Evolution de Ciel Compta. 210 Les préférences Dans la fenêtre Règlement, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. 211 Les préférences Préférences Gestion commerciale Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion Intégrale. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GESTION COMMERCIALE Articles La fenêtre Saisie du code article permet de paramétrer les options de recherche d'un article. Vous pouvez paramétrer une recherche : • uniquement par code article, • par code article puis par code barre si l'article n'existe pas, • par code barre puis code article si le code barre n'existe pas. Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur [OK] pour valider. Décimales La fenêtre Préférences décimales permet de paramétrer les décimales des prix unitaires, des quantités, des poids, des coefficients de marge, des taux de remise/escompte. 1. Cliquez sur les onglets : Prix unitaire, Quantité, Poids, Coefficient de marge, Taux de remise/escompte. 2. Indiquez le nombre de décimales à l’aide du menu déroulant puis cliquez sur [OK] pour valider. Modèles de pièces clients ou fournisseurs La fenêtre Modèles de pièce client permet de sélectionner un modèle pour chaque type de pièce (modèle de devis, commande, bon de livraison, facture d'acompte, facture, avoir, etc.). 1. Cochez l'option Défaut si vous souhaitez conserver le modèle proposé par défaut. 2. Cochez l'option Demander si vous souhaitez que le logiciel vous propose de choisir un modèle dans la liste des Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Mode avancé dans la fenêtre Préférences. Si vos pièces sont validées, le paramétrage des décimales n’est pas possible. Les cases sont alors grisées sauf le coefficient de marge qui reste modifiable. Le principe est le même pour les Modèles de pièces fournisseurs. 212 Les préférences modèles existants. 3. L'option Modèle vous permet de spécifier le modèle de votre choix. Sélectionnez-le en cliquant sur le bouton . 4. Cochez la case Faire un aperçu avant l'impression du modèle, si vous souhaitez visualiser le modèle avant de l'imprimer. Saisie des pièces clients Cette fenêtre permet de paramétrer les critères de saisie par défaut des pièces commerciales clients. 1. Cochez un mode de saisie : • une Saisie Standard : la fenêtre classique de la pièce commerciale s'affichera. • une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente) : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes en train de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). • Demander : vous avez le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. 2. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez sélectionner le client soit par son code, soit par son nom. De même, la sélection des articles peut se faire soit par le code soit par le libellé. Cochez les options de saisie de votre choix. 3. Des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. 4. Cochez les options de votre choix. 5. A l'enregistrement d'une nouvelle pièce commerciale, une fenêtre vous propose d'effectuer certaines actions (valider, régler, imprimer la pièce, etc). Cochez la case Option à l'enregistrement d'une nouvelle pièce client pour afficher cette fenêtre. 6. Cliquez sur [OK] pour valider. 213 Les préférences Saisie des pièces fournisseurs Vous pouvez paramétrer les options de sélection des articles et les options d'enregistrement des pièces commerciales fournisseurs. Options de saisie Des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. 1. Cochez les options de votre choix. Enregistrement pièce A l'enregistrement d'une nouvelle pièce commerciale, une fenêtre vous propose d'effectuer certaines actions (valider, régler, imprimer la pièce, etc). 2. Cochez la case Option à l'enregistrement d'une nouvelle pièce fournisseur pour afficher cette fenêtre. 3. Cliquez sur [OK] pour valider. Transferts de pièces clients ou fournisseurs Un client ou un fournisseur peut posséder plusieurs types d'adresse : • des adresses de facturation et des adresses de livraison indiquées dans sa fiche • une adresse ponctuelle indiquée dans l'onglet Tiers des pièces commerciales. Cette commande vous permet de préciser les adresses à utiliser lors des transferts de pièces clients ou fournisseurs. Selon le type de transfert de pièces (devis en commande, commande en BL, etc.), double-cliquez dans la zone Adresse à utiliser puis sélectionnez l'adresse à prendre en compte (adresse du client, du fournisseur ou de la pièce). Ainsi, vous pouvez indiquer qu'une commande issue d'un devis doit reprendre, non pas l'adresse de facturation de la fiche du tiers mais l'adresse indiquée dans l'onglet Tiers du devis et que le bon de livraison issu de cette même commande doit comporter l'adresse de livraison du Tiers. 214 Les préférences Préférence Associations Uniquement disponible dans Ciel Associations. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ASSOCIATIONS Saisie des codes membres La fenêtre Saisie des codes membres permet de paramétrer les options de recherche d'un membre. Vous pouvez paramétrer une recherche : • uniquement par code membre, • par code membre puis par code barre si le membre n'existe pas, • par code barre puis par code membre si le code barre n'existe pas. Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur [OK] pour valider. Préférences Comptes personnels Uniquement disponible dans Ciel Comptes personnels. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTES PERSONNELS Budgets Dans la fenêtre Budgets vous retrouvez deux options : • Calcul de la moyenne par mois jusqu’à la date de travail : cochez cette option si vous souhaitez calculer la moyenne des budgets mensuels en ne tenant compte que des mois sans montant. Ce calcul s'effectuera jusqu'à la Date de travail. • Afficher un message d'alerte en cas de dépassement du budget : cochez cette option si vous souhaitez être alerté en cas de dépassement de la somme inscrite au budget. Une fois la ou les options cochées, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 215 Les préférences Les préférences facturation Modèles de dessins Uniquement disponible dans Ciel Devis Factures, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Associations Evolution. Les modèles de dessins correspondent aux modèles d’états que vous propose le logiciel. Vous pouvez choisir le modèle qui sera proposé lors des éditions des avoirs, devis, factures et factures d’acompte. Si vous cochez l’option : • Etat par défaut : votre pièce sera directement éditée dans le modèle défini par défaut. Par exemple, l’état par défaut d’un avoir dans Ciel Devis Factures est «avoir blanc ombré logo et remise». • Proposer la liste des états : au lancement de l’édition, une fenêtre vous proposera tous les modèles d’état de la pièce et vous devrez en sélectionner un. 216 Les préférences Saisie Uniquement disponible dans Ciel Devis Factures, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Associations Evolution, Ciel Facturation Facile, Ciel Auto-entrepreneur. La fenêtre Saisie permet de définir les préférences relatives à la facturation. Vous pouvez définir la méthode de saisie par défaut des pièces commerciales ainsi que les options de saisie des clients et des articles. Mode de saisie par défaut 1. Vous pouvez opter pour : • une Saisie Standard : la fenêtre classique de saisie d’une pièce commerciale s'affichera. • une saisie Document : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée, qui se présentera telle qu’à l’impression. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client... rapidement. • Demander : vous avez le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création d’une pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. Options saisie client 2. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez choisir le client soit par le code, soit par le nom. Cochez l'option de votre choix. 3. Si vous voulez que la liste des clients soit proposée à chaque création de pièces, cochez l'option Proposer la liste des clients. 4. Si vous voulez être alerté, à la validation d'une pièce, qu'un client a dépassé son encours autorisé, cochez l'option Afficher l'alerte encours client. Ciel Facturation Facile et Ciel Auto-entrepreneur ne gèrent pas les encours client. Cette option n’est donc pas proposée. Option saisie article 5. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez choisir l'article soit par le code, soit par le libellé. Cochez le mode de saisie article à prendre par défaut. 6. Une fois que vous avez défini tous vos critères de saisie, cliquez sur le bouton [OK]. Seule la saisie Document est possible dans Ciel Facturation Facile et Ciel Auto-entrepreneur. Ces options ne sont donc pas proposées. 217 Les préférences Les préférences générales Codes barres La fenêtre Codes barres permet de fixer la police code barre à utiliser par défaut dans le logiciel. Par exemple, lorsque vous réalisez un état utilisant ce type de police, vous pouvez soit lui affecter directement la police à prendre en compte, soit lui indiquer d'utiliser la police définie ici. Dates La fenêtre Préférences dates permet de fixer les jours non travaillés et les jours fériés. Numéro de semaine Le premier réglage concerne le numéro de semaine. Il est paramétrable selon deux méthodes : • International : considère comme semaine 1 celle qui contient le premier jour du mois de janvier, quel que soit ce jour. • Local : considère comme semaine 1 celle qui contient le premier Lundi de l'année. 218 Les préférences Gestion des jours fériés • Jours de la semaine non travaillés : cochez les jours qui chaque semaine ne sont pas travaillés. • Fêtes mobiles non travaillées : 6 fêtes mobiles sont proposées. Indiquez celles qui seront non travaillées. • Jours fériés : vous pouvez en ajouter en cliquant sur le bouton [Créer]. Démarrage La fenêtre Options de démarrage permet d'indiquer ce que le logiciel doit faire au démarrage. Trois solutions sont proposées : • Ne rien faire. • Créer un nouveau dossier : à chaque démarrage du logiciel Ciel, la création d'un nouveau dossier sera proposée. • Ouvrir un dossier : cette option permet de procéder à l’ouverture d'un dossier. Vous avez deux possibilités : ouvrir un dossier précis ou ouvrir la liste des dossiers existants. Pour ouvrir un dossier précis, sélectionnez-le dans la zone Dossier en cliquant sur le bouton . Si plusieurs utilisateurs sont définis, choisissez votre nom d’utilisateur dans la liste déroulante. Ainsi, votre nom apparaîtra sur vos documents. Et, si ce dossier est protégé par un mot de passe, vous pouvez le renseigner. Pour ouvrir la liste des dossiers existants, sélectionnez Ouvrir un dossier et laissez les autres zones vides. L’option Demander à l’ouverture du dossier de l’ouvrir automatiquement est alors accessible. En cochant cette case, le logiciel vous demandera, lorsque vous ouvrirez un dossier, si vous voulez l’ouvrir automatiquement à chaque démarrage ou pas. Les boutons [Modifier] et [Supprimer] permettent respectivement de modifier le jour férié sélectionné et de le supprimer. 219 Les préférences Partage paramétrage Cette préférence permet de partager les paramètres et états entre plusieurs postes de votre société. Les paramètres sont stockés dans une bibliothèque qui est mise à disposition d’un ou plusieurs postes. 1. Afin de définir la méthode de partage, cochez l’une des options suivantes : • Stockage automatique : le partage est automatiquement réglé en fonction de la configuration de votre logiciel. • Ne pas gérer de bibliothèque : aucun partage n’est possible. • La bibliothèque se trouve dans le répertoire : choisissez la bibliothèque de stockage en cliquant sur l’icône . 2. Pour que les paramètres partagés soient synchronisés à chaque ouverture et fermeture des dossiers, cochez l’option Synchroniser automatiquement. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Points de restauration Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Votre logiciel Ciel vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante. Cette action n'est pas recommandée. Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Mode avancé de la fenêtre Préférences. La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. 220 Les préférences Onglet Générales Conservation des points de restauration Un point de restauration est crée à chaque ouverture de dossier. 1. Définissez ici le nombre de points de restauration à conserver. Opérations irréversibles Les opérations irréversibles concernent celles pour lesquelles vous ne pouvez pas revenir au point de départ. Un point de restauration est crée avant chaque opération irréversible. 2. Définissez ici le nombre de points de restauration à conserver. Onglet Avancées Chemin de stockage 1. Indiquez le chemin du répertoire de stockage des points de restauration. 2. Utilisez l'icône d’appel de liste pour sélectionner votre dossier. 3. Si le répertoire choisi ne correspond pas, cliquez sur l'outil Gomme pour effacer la valeur et sélectionnez à nouveau le bon chemin. Période de conservation 4. Définissez ici les périodes de conservation des points de restauration (journalier, hebdomadaire, mensuel, annuel). Espace sur le disque Cette zone résume le nombre de points de restauration définis et l'espace occupé sur le disque. 5. Si vous souhaitez limiter l'espace total des points de restauration sur le disque, cochez l'option correspondante et indiquez la limite à ne pas dépasser. • Autoriser l'annulation d'un point de restauration en cours de création : cochez cette option pour permettre l'annulation d'un point de restauration lors de sa création. • N'effectuer qu'un seul point de restauration par jour : cochez cette option pour limiter la création des points de res- 221 Les préférences tauration (1 par jour). • Cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut] pour revenir au paramétrage défini par défaut. • Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage. Programme Amélioration Produits Vous pouvez participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Cette préférence permet d’adhérer au Programme d’amélioration Produits. 1. Pour cela, choisissez l’option Oui, j’accepte de participer au Programme Amélioration Produits (recommandé). 2. Acceptez les conditions générales d’utilisation en cochant la case correspondante. 3. Validez votre choix en cliquant sur [OK]. Vous pouvez, à tout moment, vous désabonner au programme. Pour cela, il vous suffit de cliquez sur le bouton [défaut]. L’option Non, je ne souhaite pas participer sera alors activée. Tâches automatiques Vous pouvez indiquer les tâches à exécuter à l'ouverture de votre dossier, mais aussi à sa fermeture. 1. Indiquez si vous souhaitez créer une tâche A l'ouverture ou A la fermeture du fichier en sélectionnant l'option correspondante. 2. Pour créer une nouvelle tâche, cliquez sur le bouton [Ajouter]. La liste des tâches disponibles dans votre logiciel s'affiche. 3. Sélectionnez une tâche puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. Pour personnaliser l'automatisme, cochez la case Voir les options. Vous pouvez préciser les jours où ce déclenchement automatique doit être effectué et si un contrôle des jours fériés doit être réalisé. Vous pouvez de plus indiquer des bornes horaires durant lesquelles l'automatisme pourra se déclencher. • Pour qu’une tâche ne se déclenche qu'une fois par jour, cochez l'option Une fois par jour. • Pour désactiver l'automatisme pour une journée, cochez la case Effectuée aujourd'hui. • Pour le désactiver pour une période plus importante sans le supprimer, cochez la case Désactivée. Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Mode avancé de la fenêtre Préférences. 222 Les préférences Trouvtoo Cette fonction vous permet de modifier les paramètres de Trouvtoo©. Pour modifier les paramètres de la recherche, sélectionnez le type de recherche puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dossier courant Vous pouvez modifier les critères de recherche de l'outil Trouvtoo sur le dossier courant. Dans l’exemple ci-dessous, vous visualisez la fenêtre de Ciel Gestion commerciale. 1. Définissez le nombre de résultats à afficher dans la page du navigateur (10, 20, 30, 50 ou 100). 2. Cochez les domaines de recherches soit dans la partie gauche si vous voulez les ajouter soit dans la partie droite si vous voulez les retirer de la recherche. 3. Utilisez les boutons au centre pour [Ajouter>>] ou [< à ). Pour affecter une tâche à une touche, cliquez sur l'icône . Pour effacer la tâche associée à une touche, cliquez sur l'icône . Afin d'éviter des conflits avec les touches de fonction utilisées par Windows™, vous devez maintenir la touche (majuscule) enfoncée avant d'utiliser la touche de fonction. 231 Les préférences Impressions Fond de page Dans la fenêtre Fond de page, vous définissez la structure standard de l'entête et du pied de page des éditions. Les parties Entête de page et Pied de page se composent de 3 colonnes (gauche, centre et droite). Elles peuvent contenir de 0 à 3 lignes. Pour chaque partie, vous pouvez indiquer les rubriques ou les informations à afficher. • Pour placer une rubrique, cliquez sur l'icône correspondant à son emplacement. Vous obtenez alors la fenêtre de saisie simplifiée d’une formule. Celle-ci s'affiche à chaque fois qu'une rubrique doit être placée dans un état. Vous retrouvez une zone dans laquelle vous pouvez saisir du texte et insérer des rubriques . Exemple Dans le script de la première cellule (en haut à gauche), "Dossier :" a été saisi, puis la rubrique "[Dossier]" a été placée en cliquant sur l’icône , en sélectionnant le fichier Système et en double-cliquant sur la rubrique Dossier. Vous pouvez ajouter autant de rubriques que vous le souhaitez. Ces dernières se distinguent du texte saisi par le fait qu'elles sont entre crochets. Quand votre texte est saisi, il suffit de le valider en cliquant sur [OK]. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Les scripts, page 284. Pour effacer une cellule, cliquez sur l'icône . La partie droite permet de fixer les paramètres suivants : • Présence ou non de traits simples ou doubles au dessus de l'entête de page, • Nombre de lignes (jusqu'à 3) dans l'entête, • Présence ou non de traits simples ou doubles au dessous de l'entête, Les mêmes paramètres sont disponibles pour le Pied de page. Vous pouvez également définir la Couleur du texte et des lignes, ainsi que la Police (bouton [Police]). 232 Les préférences Impression La fenêtre Préférences d'impression se compose de 3 onglets. L'onglet Impression Lorsque vous lancez l'édition d'un état, vous pouvez demander à votre logiciel Ciel de conserver les éditions. Ceci vous permet par la suite de relancer l'édition d'un document sans qu'aucun traitement ne soit réalisé. Pour cela, vous disposez de 3 options : • Ne pas garder : les impressions ne seront pas stockées sur votre disque dur. • Garder les X dernières : indiquez le nombre d'impressions à conserver sur votre disque dur. • Limiter à X Mo : indiquez la taille maximale (en MegaOctets) des impressions à conserver sur votre disque dur. L'option Demander le format d'impression à chaque impression vous permettra de modifier le format d'impression, même si celui-ci a déjà été défini. L'onglet Aperçu Cet onglet vous permet de fixer les préférences qui seront utilisées lors des visualisations à l'écran. Vous pouvez définir le niveau de zoom et la taille de la fenêtre d'impression. Comme pour l'impression, vous pouvez demander à ce que le format d'impression vous soit proposé à chaque aperçu. Cochez la case Défilement auto par défaut pour que, lors de la visualisation d'un état de plusieurs pages, celles-ci défilent les unes après les autres. Cochez la case Aperçu en PDF si vous voulez que les aperçus avant impression se lancent dans l'application Adobe Reader® installée sur votre poste. 233 Les préférences L'onglet Valeurs par défaut Cet onglet regroupe les préférences permettant d'indiquer les polices fixes et variables qui seront utilisées lors de l'édition des listes. Vous pouvez également choisir la couleur du texte et des numéros de lignes. Pour paramétrer les états comportant des colonnes, cliquez sur le bouton [Options impression états colonnes]. Ces options n'ont une influence que sur les états colonnes. La fenêtre Options impression états colonnes s’affiche: Options • Utiliser toute la largeur de la page : dans ce cas, le tableau sera édité sur toute la largeur de la page. • Centrer la première page : e tableau édité sur la première page sera centré dans la page. • Centrer toutes les pages : le tableau édité sur toutes les pages sera centré dans la page. • Ne pas imprimer les fonds : cochez cette option dans le cas où vous ne souhaitez pas imprimer les fonds colorés. Ce mode permet d'économiser l'encre de l'imprimante. • Ne pas imprimer le fond de page : cochez cette option si vous ne souhaitez pas imprimer les fonds de page colorés. • Police : vous pouvez choisir la police qui apparaîtra dans vos états comportant des colonnes. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste et choisissez une police, son style (italique, gras,...) et sa taille. Actions à réaliser si l'état à éditer ne peut être contenu dans la page • Réduire les colonnes au minimum : le logiciel va réduire la largeur des colonnes. • Passer en mode paysage : si le format d'impression défini est Portrait, automatiquement le logiciel le basculera en Paysage. • Ajuster en réduisant la police : la police de caractère sera réduite. Vous pouvez fixer le pourcentage de réduction à appliquer dans la zone Réduction maxi (partie gauche de la fenêtre). • Générer des folios : le logiciel générera des folios. Ces 4 options peuvent être activées ou non à l'aide des cases à cocher situées sur leur gauche. Vous pouvez également modifier l'ordre dans lequel elles seront appliquées. Utilisez pour cela les icônes , situées audessus de l'ascenseur vertical. 234 Les préférences Sauvegarde Alerte sauvegarde Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Si vous souhaitez que votre logiciel Ciel vous propose de réaliser une sauvegarde avant de quitter votre dossier, cochez la case Proposer la sauvegarde à la fermeture du dossier. Options de sauvegarde Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Les préférences que vous allez définir ici seront ensuite utilisées par défaut lors de la réalisation d'une sauvegarde. Format 1. A l'aide du menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez des deux formats suivants : • Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original. L'alerte de sauvegarde n'est pas disponible si vous travaillez en ligne ; vos données étant dans ce cas automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. En activant cette option, le logiciel va automatiquement créer, dans la préférence Tâches automatiques, une nouvelle tâche en fermeture du logiciel.Voir Tâches automatiques, page 221. Les options de sauvegarde ne sont pas disponibles si vous travaillez en ligne ; vos données étant dans ce cas automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. 235 Les préférences 2. Si vous voulez choisir la destination à chaque sauvegarde, cochez l’option Demander à l’exécution. Destination 3. Fixez la Destination de la sauvegarde, c'est-à-dire le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. Nom 4. Précisez le Nom de la copie qui sera réalisée. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 5. L’option Ajouter l'heure et la date au nom est cochée par défaut. 6. Dans le cas où deux sauvegardes posséderaient le même nom, vous pouvez demander à ce qu'un message de confirmation vous soit proposé afin de valider ou non le remplacement. L’option Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Données à sauvegarder 7. Les deux dernières options permettent d'indiquer si lors de la sauvegarde vous souhaitez sauvegarder Votre dossier, Vos données annexes (préférences, modèles d’états, etc.) ou bien les deux. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider les préférences de sauvegarde. 236 Les préférences Aide à la saisie Codes postaux et villes 1. Afin de faciliter la saisie des codes postaux et villes, cochez la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. 2. Pour définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes, sélectionnez l’une des options : • Inchangé : il s’agit de l’affichage par défaut. Le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule. • Minuscule : le nom de la ville est tout en minuscule. • Majuscule : le nom de la ville est tout en majuscule. Dans la zone Options par pays, deux options supplémentaires sont accessibles. • Considérer l’adresse 3 comme une zone d’état : cette option est utile lorsque le département, la région, le canton ou l’état d’un pays est obligatoire. La 3ème ligne constituant l’adresse sera alors considérée comme une zone d’état. Cochez cette option si vous êtes concerné. • Exonymes autorisés par pays : cette fonction permet d’avoir les noms des villes dans une langue différente de la langue officielle d’un pays (langues locales telles le breton, basque...). Si vous avez besoin d’utiliser des exonymes, sélectionnez le pays pour lequel le logiciel les proposera. 3. Votre logiciel contrôle que la ville, le code postal et le pays concordent. Choisissez à quel moment vous voulez effectuer un contrôle : • Lors de la validation de la saisie. • Lors d’un import de données. • Dans l’utilitaire de vérification des données. 4. Une fois vos préférences définies, cliquez sur le bouton [OK]. Dictionnaire personnel Cette préférence permet de gérer un dictionnaire personnel et d’y ajouter les mots que le logiciel ne reconnaît pas. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] puis saisissez le mot à insérer dans le dictionnaire. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 237 Les préférences L’emplacement défini par défaut permet d’utiliser le même dictionnaire personnel dans toutes les applications Ciel installées sur votre ordinateur. Exemple Vous avez Ciel Devis Factures et Ciel Compta libérale. Lors de votre dernier travail sur Ciel Compta libérale, vous avez ajouté des mots dans le dictionnaire. Vous retrouverez ces mots dans Ciel Devis Factures. 3. Si vous voulez gérer un seul dictionnaire par application, cliquez sur le bouton et choisissez un nouvel emplacement. Si toutefois, vous disposez d’un autre dictionnaire, vous pouvez également le choisir. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 5. Pour revenir à l’emplacement par défaut, cliquez sur le bouton . Insertion automatique Cette préférence permet de proposer et d’insérer automatiquement des mots, phrases prédéfinis, dans des zones de texte enrichi (observations, commentaires, notes...). Pour rappel, avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. 1. Afin que cette fonction soit automatisée, cochez la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie. 2. Choisissez à quel moment le logiciel doit proposer des mots : • Au premier, second... cinquième caractère saisi. • Une fois que vous avez saisi le mot en entier. Cette option est utile pour les mots composés. • Automatiquement, c’est-à-dire une fois que le logiciel a détecté le plus grand nombre de caractères correspondant à une phrase. Ceci est particulièrement utile quand vous avez beaucoup de texte prédéfini. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vérification orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique et vous pouvez définir les options de corrections. 1. Cochez la case Vérifier l’orthographe pour activer le correcteur orthographique. 2. Cochez les options de correction : Vous pouvez créer vos dictionnaires personnels manuellement. Dans un fichier texte (.txt), vous devez saisir les mots séparés par des retours à la ligne. Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte via le menu CONTEXTUEL. 238 Les préférences • Vérifier l’orthographe en cours de frappe : dans ce cas, les erreurs orthographiques sont soulignées en rouge lors de vos saisies dans les zones de commentaire, observations... • Ignorer les mots commençants par une capitale • Ignorer les mots en majuscules • Ignorer les mots avec une casse mixte • Ignorer les mots qui contiennent des nombres • Ignorer les noms des domaines • Signaler les répétitions • Etre sensible à la casse : le logiciel distingue les majuscules des minuscules. Par exemple, lorsque cette option est cochée, le logiciel considère «france» et «France» comme deux mots différents. • Suggérer le découpage de mots : lorsque le logiciel détecte un mot constitué de deux mots connus, il propose en correction deux mots séparément. Cette option est utile lorsqu’il manque un espace entre deux mots. • Accepter les mots concaténés : cette option est destinée à l’Allemand et au Finlandais. Le logiciel vérifie séparément tous les mots mis bout à bout formant un seul mot. 3. Sélectionnez la Langue par défaut du dictionnaire. Les logiciels en version Evolution (Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Associations) ainsi que Ciel Gestion Inté- grale sont livrés avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous disposez alors de deux choix supplémentaires : • Langue courante : correspond à la langue dans laquelle le logiciel est vendu. • Langue automatique : le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. 4. Vous pouvez ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. Pour cela, cliquez sur le bouton Le fonctionnement du dictionnaire personnel vous est expliqué au paragraphe Dictionnaire personnel, page 236. 239 Les préférences Internet Connexion Indisponible en mode souscription. Cette préférence permet de définir la manière dont votre logiciel se connecte à Internet. 1. Dans la fenêtre Préférences de connexion Internet, cochez l'option Autoriser l’application à se connecter à internet. Ainsi, votre logiciel se connecte automatiquement à internet et vous permet de bénéficier des mises à jour automatiques Ciel. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Paramètres Proxy Les paramètres Proxy sont des paramètres définis pour un serveur informatique qui a pour fonction de relayer les requêtes entre un poste serveur et un poste client. Cette préférence vous permet de définir les paramètres Proxy de votre serveur afin de vous connecter à Internet depuis votre logiciel. Celle-ci est uniquement utile si votre poste de travail dispose d’une connexion internet. 1. Si vous n’utilisez pas de serveur de proximité, sélectionnez Pas de proxy. 2. Si vous utilisez un serveur proxy, choisissez ses paramètres de détection : • Détection automatique des paramètres de proxy pour ce réseau : ce sont les paramètres définis par défaut sur votre poste de travail qui sont détectés automatiquement. • Utiliser les paramètres d’Internet Explorer : ce sont les paramètres d'Internet Explorer qui sont automatiquement détectés. • Configuration manuelle du proxy. Dans ce cas, saisissez l'adresse HTTP du Serveur et indiquez ensuite votre Nom d’utilisateur ainsi que votre Mot de passe. Ces informations permettent d'accéder au serveur Proxy. Si vous décochez cette option, vous devrez télécharger par vous-même les mises à jour de votre logiciel. Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Mode avancé de la fenêtre Préférences. Ces paramètres sont appliqués à toutes les applications Ciel installées sur votre poste de travail. 240 Les préférences • Vérifiez éventuellement que les réglages du navigateur Internet que vous utilisez sont identiques à ceux que vous venez d’effectuer dans votre logiciel. Ciel Business Mobile Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. Onglet Général Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel. Vous retrouvez plusieurs cases à cocher. • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet. Vous pouvez choisir de publier automatiquement les données depuis un seul poste. Pour cela, cochez la case Autoriser la publication automatique depuis ce poste. • Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche une icône dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statut de votre logiciel. Cette icône vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case Demander confirmation. • La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. Onglet Business Mobile Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile. • La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez effectuée. 1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. 2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. Cette préférence est également accessible depuis la commande PARAMÉTRAGE dans le menu DOSSIER - CIEL BUSINESS MOBILE. 241 Les préférences • Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Business Mobile. 242 Les préférences Agenda Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. La fenêtre Préférences agenda se compose de plusieurs onglets qui vous permettent de paramétrer l'agenda. Selon le logiciel Ciel dont vous disposez, cette fenêtre présente des onglets et options supplémentaires. Exemple de la fenêtre Préférences agenda de Ciel Compta L'onglet Générales Présentation par défaut Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Vous pouvez ici définir l'affichage de votre agenda Par Jour, Par semaine, Par mois ou par Liste, qui sera pris par défaut à chaque ouverture de votre agenda. L’option Dernière utilisée permet d’afficher l’agenda selon le dernier mode d’affichage que vous avez sélectionné. Horaire de travail de Vous pouvez paramétrer ici les heures de travail ; de 9:00 à 18:00 par exemple. Famille par défaut Vous pouvez sélectionner dans la liste déroulante une famille (Urgent, En attente, etc.). Lieu par défaut Saisissez le lieu de travail habituel. Vous pouvez à tout moment modifier votre paramétrage. 243 Les préférences L’onglet Rendez-vous Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Durée des rendez- vous par défaut Indiquez une durée moyenne des rendez-vous (1:00 heure par exemple). Délais entre rendez-vous par défaut Précisez le temps écoulé entre deux rendez-vous (exemple 00:15 mn). Horaire des rendez-vous par défaut Indiquez dans les zones De...A les horaires habituels des rendez-vous. Jour de rendez-vous par défaut Précisez les jours de rendez-vous que vous paramétrez par défaut. Vous pouvez sélectionner l'option Les jours ouvrables ou cocher la ou les case(s) correspondant aux jours de vos rendez-vous. L'onglet Alertes Alertes par défaut Vous pouvez paramétrer une alerte par défaut pour les rendez-vous, les tâches et les événements selon les options disponibles dans votre logiciel. Vous pouvez être alerté par exemple 10 minutes avant un rendez-vous. Options d'alertes Ces options vous permettent de : • effectuer une vérification régulière des alertes (toutes les 10 mn, toutes les heures), • opter pour une alerte sonore, • avancer les alertes chômées, • afficher les alertes dans une fenêtre. L'onglet Avancées Autoriser l'ouverture de plusieurs fenêtres agenda simultanément Cette option permet l'affichage de plusieurs fenêtres de l'agenda en même temps. Autoriser l'ouverture de plusieurs fenêtres détails simultanément Cette option permet l'affichage de plusieurs fenêtres détails (détail d'une tâche, d'un rendez-vous) en même temps. Purge 1. Sélectionnez le type de purge de l'agenda que vous souhaitez : • automatique (la purge se lance automatiquement), • automatique avec confirmation (un message vous invite à confirmer la purge de l'agenda), • manuelle (vous effectuez manuellement la purge de l'agenda). 2. Spécifiez les éléments à purger : 244 Les préférences • tous les éléments, • les éléments marqués comme étant "terminés". 3. Indiquez un temps de conservation des éléments (un mois, un trimestre, un semestre). 4. Une fois que vous avez paramétré l’agenda, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 245 Les préférences Liaison comptable Génération des écritures Cette préférence permet de paramétrer le transfert des écritures comptables dans un autre logiciel. L’onglet Destination du transfert Le premier menu déroulant vous permet de choisir la Destination du transfert : • Aucune : choisissez cette option si vous ne souhaitez pas générer vos écritures comptables. • Ciel Compta : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables dans un fichier Ciel Compta. 1. Dans la zone Transfert des écritures vers Ciel Comptabilité, indiquez la version du logiciel Ciel Compta : • Millésime inférieure ou égale à 11.10 ou Evolution inférieure à 4.10. • Millésime supérieure ou égale à 12.00 ou Evolution supérieure ou égale à 5.00. • Millésime supérieur ou égale à 14.00 ou Evolution supérieure ou égale à 7.00. 2. Sélectionnez ensuite la Société concernée à l’aide de la flèche du menu déroulant. 3. Cliquez sur l’icône pour sélectionner le répertoire où se situe l'application à utiliser. • Fichier texte : ce mode permet de choisir un export de vos écritures comptables sous forme d'un fichier texte pour, par exemple, le visualiser dans un tableur. Dans ce cas, vous pouvez indiquer le chemin où le fichier devra être créé. • Fichier au format XImport : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables au format XImport. L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier ASCII, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Indiquez le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. • Fichier au format RImport : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables au format RImport . L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Indiquez Le transfert des écritures peut se faire via internet dans certains logiciels de la gamme Ciel. La fenêtre de paramétrage peut donc variée selon l’application que vous avez. Le transfert n'est possible que si vous utilisez une version de Ciel Compta supérieure ou égale à la version 9.10 (Millésime) ou à la version 2 (Evolution). 246 Les préférences le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Dans Ciel Gestion commerciale, d’autres formats d’export sont proposés : • Sage Production Experts : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage Production Experts. Un fichier d'exportation au format compatible à Sage Production Experts (.sgcute) contenant les écritures de votre choix sera créé. Indisponible dans Ciel Gestion commerciale Millésime. • CCMX : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité CCMX. Un fichier d'exportation compatible au format CCMX contenant les écritures de votre choix sera créé. • Cegid PGI : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrée dans un logiciel de comptabilité Cegid PGI. Un fichier d'exportation compatible au format Cegid PGI contenant les écritures de votre choix sera créé. • Sage 30 ou Sage 100 : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage 30 ou sage 100. Un fichier d'exportation compatible au format Sage 30 ou 100 contenant les écritures de votre choix sera créé. • Sage Expert ARF : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage Expert Comptable via le module ARF. Un fichier d'exportation compatible au format Sage Expert contenant les écritures de votre choix sera créé. • Sage Expert Journaux : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage Expert comptable. Un fichier d'exportation compatible au format Sage Expert contenant les écritures de votre choix sera créé. L’onglet Historique 1. Sélectionnez le répertoire de stockage (automatique ou spécifiez un répertoire précis). Les fichiers exportés peuvent être archivés. 2. Sélectionnez une option de conservation. Si vous travaillez en réseau, l'historique est stocké sur le poste serveur dans le répertoire utilisé par défaut en mode automatique. Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. 247 Les préférences L’onglet Options Cet onglet vous permet de renseigner le numéro du prochain mouvement généré. Indiquez si vous souhaitez Visualiser, Vérifier les écritures avant chaque transfert (contrôle de l'équilibre des écritures générées) et/ou Générer les informations tiers éventuelles en cochant les cases correspondantes. Import des écritures Uniquement disponible dans Ciel Compta et Ciel Gestion Intégrale. Ces préférences sont utilisées pour importer les écritures d'un autre logiciel (Gestion commerciale, Paye, etc.). L’onglet Principal Répertoire source Le répertoire source est le répertoire dans lequel est situé le fichier d'import. Deux options sont proposées : • Automatique : le fichier d'import doit être placé dans le répertoire de la société (dans Données Ciel). • Utiliser le répertoire : vous devez indiquer le répertoire où sera situé le fichier à importer à l'aide de l’icône d’appel de liste . Dans ce cas, cette valeur ne peut être vide. 248 Les préférences Rechercher la présence d'écritures au démarrage Cochez cette option si vous souhaitez que les écritures en attente soient recherchées à l’ouverture de votre dossier. Si ce n'est pas le cas, vous activerez par la suite la commande IMPORT/EXPORT - IMPORT DES ÉCRITURES EN ATTENTE du menu DIVERS pour les rechercher. Au début de l'import • Demander confirmation : cochez cette option si vous souhaitez qu'un message de confirmation s'affiche avant de lancer le traitement. • Prévisualiser les écritures : cette option affiche une fenêtre vous permettant de visualiser les écritures avant l’import. Depuis cette fenêtre vous pouvez confirmer ou non l'import des écritures. Si l'import s'est bien effectué Afficher le rapport : si l'import s'est déroulé correctement, vous pouvez demander l'affichage d'un rapport pour connaître les éventuels traitements spécifiques réalisés (création de comptes par exemple). Si l'import s’est mal passé Afficher le rapport : vous pouvez demander l'affichage d'un rapport pour connaître les raisons de l'échec. Traitement du fichier : si l’import des écritures a échoué, activez le menu déroulant et sélectionnez l’une des trois options proposées : • Laisser le fichier inchangé : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée sur le fichier. • Traiter le fichier normalement : les actions réalisées sur le fichier d'import en cas de succès (par exemple changement du nom de " XImport.txt " en " XImport.bak ") seront également réalisées en cas d'échec. • Demander : dans ce cas, un message proposera à l'utilisateur de confirmer l’action (Laisser le fichier inchangé ou bien Traiter le fichier normalement). L’onglet Historique Répertoire de stockage Vous pouvez : • paramétrer un stockage automatique des fichiers importés, ou • indiquer le répertoire de stockage à prendre en compte. Options de conservation Sélectionnez dans la liste déroulante le nombre de fichiers importés à archiver (tous, les 10, les 20, les 50 derniers fichiers). 249 Les préférences L’onglet Avancé Comptes • Ajuster les numéros de comptes automatiquement Si la longueur des numéros de compte importée est inférieure à celle utilisée dans le dossier, le logiciel complétera avec des 0. • Créer le compte s’il n’existe pas Cochez cette option pour que les comptes qui n'existent pas soient créés au moment de l'import. • Mettre à jour l’intitulé du compte s’il a changé Si le libellé du compte importé est différent de celui du dossier, vous pouvez demander qu’il soit mis à jour. • Format de l’intitulé en création ou modification Si vous modifiez un libellé de compte, sélectionnez dans le menu déroulant l'une des options suivantes : • Ne pas modifier le libellé : le libellé des comptes sera créé à l'identique du fichier d'import. • Mettre le libellé en MAJUSCULES : le libellé des comptes sera converti en majuscules. • Mettre le libellé en minuscules : le libellé des comptes sera converti en minuscules. • Mettre le libellé en Titre : le libellé des comptes sera converti en titre (1ère lettre en majuscule, les suivantes en minuscules). Divers • Créer le journal s’il n’existe pas Cochez cette option pour que les journaux qui n'existent pas soient créés au moment de l'import. • Mettre à jour l’intitulé du journal s’il a changé (uniquement pour le format RImport) Si le libellé d’un journal importé est différent de celui du dossier, il sera mis à jour en cochant cette option. • Créer le code analytique s’il n’existe pas Cochez cette option pour que les codes analytiques qui n'existent pas soient créés au moment de l'import. • Logiciel spécifique tout en Euro Cochez cette option si vous ne voulez pas tenir compte de la monnaie du dossier. Les montants du fichier d’import seront tous considérés en Euro. • Modifier le libellé de l’écriture Si vous modifiez le libellé d’une écriture, sélectionnez dans le menu déroulant l'une des options suivantes : • Ne pas modifier le libellé : le libellé de l’écriture sera créé à l'identique du fichier d'import. • Mettre le libellé en MAJUSCULES : le libellé de l’écriture sera converti en majuscules. • Mettre le libellé en minuscules : le libellé de l’écriture sera converti en minuscules. • Mettre le libellé en Titre : le libellé de l’écriture sera converti en titre (1ère lettre en majuscule, les suivantes en minuscules). 250 Les préférences Synchronisation des données Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Présentation Cette partie présente les réglages vous permettant de synchroniser vos données entre votre PDA (assistant personnel) et votre application Ciel. Vous pourrez, par exemple, établir une correspondance entre votre agenda/calendrier et celui de votre application Ciel. Les réglages synchronisation Pour pouvoir échanger des informations entre votre logiciel Ciel et votre PDA, vous devez effectuer quelques réglages au sein du logiciel Ciel. 1. Activez les commandes PRÉFÉRENCES puis OPTIONS du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Préférences, déployez la famille Synchronisation des données puis double-cliquez sur Réglages synchronisation. 3. Dans la fenêtre Réglages synchronisation, sélectionnez le fichier à synchroniser (Contact, Tâche ou Rendez-vous) puis cliquez sur le bouton . Un assistant va vous permettre d'activer la synchronisation du fichier sélectionné. 4. Après avoir lu l’étape Présentation, cliquez sur le bouton [Continuer]. L’étape Choix de la synchronisation vous permet de choisir le type de synchronisation. 5. Cliquez à nouveau sur le bouton [Continuer]. Dans la dernière étape, deux choix vous sont proposés. La synchronisation des données n'est possible que si les logiciels livrés avec votre PDA sont installés. Pour les manipulations à effectuer dans les logiciels de votre PDA, reportez-vous aux documentations correspondantes. La version du logiciel Ciel que vous utilisez actuellement vous permet de ne réaliser que des synchronisations avec des PDA de type Palm. 251 Les préférences 6. Nous vous conseillons d'opter pour le premier : Définir la synchronisation avec les réglages par défaut 7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Dans la liste des fichiers, celui que vous venez de personnaliser possède un Type de synchronisation et un Sens. 8. Pour synchroniser les autres fichiers, procédez de la même façon. Consulter les réglages synchronisation d’un fichier Le bouton donne accès à la description de la synchronisation définie pour le fichier sélectionné. Annuler les réglages synchronisation d’un fichier Pour annuler la définition de la synchronisation d'un fichier, sélectionnez-le puis activez l’option Ne plus synchroniser du menu CONTEXTUEL (clic droit). Synchroniser depuis le logiciel Ciel Le bouton ne sera utile que lorsque la synchronisation sera effectuée depuis votre logiciel Ciel. Par exemple, cela peut être le cas pour une synchronisation avec un logiciel de messagerie, d'agenda et de répertoire installé sur votre ordinateur. Pour la synchronisation avec les PDA Palm, il vous faudra ensuite effectuer certains réglages depuis le logiciel Hotsync Manager. Vous allez devoir notamment activer et désactiver les conduites. Pour plus de renseignements, reportez-vous à la documentation correspondante livrée avec votre PDA. Dans le cas d'une synchronisation complète, le PDA sera toujours prioritaire sur l'application. Dans le cadre du fonctionnement avec des PDA Palm, la synchronisation sera toujours déclenchée depuis le PDA. 252 Les préférences Etats paramétrables Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Les préférences que vous allez fixer ici seront utilisées lors du paramétrage des états. Elles sont regroupées dans 4 onglets. L'onglet Liste des états Autoriser l'ouverture de plusieurs listes simultanément En activant cette option, vous pouvez ouvrir autant de fois que vous le souhaitez la liste des états paramétrables. Autoriser l'ouverture d'une sélection multiple Si cette option est activée, l'ouverture simultanée de plusieurs états est autorisée. Dans le cas contraire, vous ne pourrez ouvrir en même temps qu'un seul état. Utiliser les assistants Cochez cette option pour bénéficier de l'assistant à chaque création d'états. Cacher les états invisibles en mode simple Cette option a pour effet de ne pas afficher les états invisibles lorsque la liste des états paramétrables est en mode simple (case Mode avancé non cochée). Dupliquer automatiquement les états standards lors de la modification En activant cette option, le logiciel dupliquera automatiquement et sans message d'avertissement l'état standard sélectionné. Rendre automatiquement les états standards invisibles lors de la suppression En activant cette option, le logiciel rendra invisible - et cela sans message d'avertissement - l'état standard que vous souhaitez supprimer. Deux menus locaux situés au bas de l'onglet permettent de choisir la Couleur des états standards et la Couleur des états utilisateurs. Cette option concerne non seulement l'ouverture de plusieurs états, mais également les actions de renommer et de dupliquer les états sélectionnés. Les états standards sont ceux livrés avec le logiciel. Vous ne pouvez les modifier ou les supprimer. Par contre, vous pouvez les dupliquer pour ensuite les modifier ou les rendre invisibles. 253 Les préférences L'onglet Etats Cet onglet vous permet de fixer le mode à utiliser pour la vérification des scripts lors du clic sur le bouton [Vérifier], et le mode à utiliser lors de l'enregistrement du script. Pour cette deuxième option, vous pouvez désactiver tout contrôle en décochant la case Vérifier à l'enregistrement avec le mode. L’onglet Divers Cochez l’option Re-proposer le dialogue de choix éventuel à la fin de l’état si vous voulez qu’à la fin d’une impression, votre logiciel re-propose de lancer le même état. Ceci est très utile si vous lancez plusieurs fois de suite le même état mais avec des critères différents, par exemple avec une date différente. L'onglet Options sortie fichier Les préférences présentes dans cet onglet sont prises en compte lorsque la sortie d'un état est de type "Fichier". 1. Choisissez le répertoire de destination. Dans le cas où celui-ci est vide, le fichier sera créé sur le Bureau. 2. Si vous cochez l'option Demander le répertoire, le logiciel se positionnera par défaut sur le répertoire choisi, mais vous aurez la possibilité de changer la destination. 3. Deux options permettant de fixer la réaction du logiciel dans le cas où le fichier à créer existerait déjà. 254 Les préférences Vous pouvez Demander confirmation pour le remplacer ou Le remplacer sans confirmation. Les trois dernières options permettent de choisir ce que doit faire le logiciel après avoir généré le fichier : • Ne rien faire • Ouvrir le fichier : le fichier généré s’ouvre dans l’application qui lit son format. Par exemple, un fichier PDF s’ouvrira avec Adobe Reader®. 4. Ouvrir le dossier de destination : le répertoire dans lequel a été généré le ficher s’ouvre via l’Explorateur Windows™. Généralités Comptabilité Gestion commerciale Immobilisations Associations Les informations Les utilitaires fichiers Divers Dossiers Mise à jour Les utilitaires 256 Les utilitaires Généralités menu DOSSIER - commande OPTIONS puis UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Vous pourrez vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application. Exemple de la fenêtre Utilitaires de Ciel Compta. La fenêtre Utilitaires se présente sous la forme d'une liste contenant les différentes catégories d'utilitaires. Pour chaque catégorie, le symbole + permet d'afficher les utilitaires de la catégorie en question. Au-dessus de la liste des catégories, vous disposez de l’option Voir les commentaires. Elle permet de visualiser une zone d'aide, dans la partie Commentaire de la fenêtre, où sera affiché un résumé de la préférence sélectionnée. En haut de la fenêtre, le bouton [Exécuter l'utilitaire] permet de lancer l'utilitaire sélectionné. Vous obtenez le même résultat en double-cliquant sur l'utilitaire. Le bouton [Préférences] permet d’ouvrir la fenêtre des préférences et le bouton [Fermer] permet de quitter la fenêtre. Deux types d'utilitaires peuvent être présents : • Les utilitaires standards sont des utilitaires simples à utiliser. • Les utilitaires avancés sont des outils plus puissants. Pour les afficher cochez la case Mode avancé. Des logiciels Ciel disposent d’utilitaires supplémentaires, selon leurs spécificités. 257 Les utilitaires Comptabilité Synchro compta Indisponible dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts. Vous pouvez créer un nouveau dossier dans votre logiciel qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande OPTIONS - UTILITAIRES 3. Dans la catégorie Comptabilité, double-cliquez sur Synchro compta. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\DocumentsandSettings\AllUsers\ApplicationData\Ciel\Applications\CielCompta\INFOCONSULT.2186918231\Communic ation\Reçus 4. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône . 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier puis cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminée, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement. Purge Uniquement disponible dans Ciel Compta et Ciel Compta Facile. Dans Ciel Compta Facile, la purge permet de remettre à zéro les écritures et les déclarations de TVA. Dans Ciel Compta, la purge permet de remettre à zéro : • les écritures, • les rapprochements bancaires, • les déclarations de TVA, • les cumuls antérieurs, c'est-à-dire les soldes validés des comptes et codes analytiques des exercices antérieurs. • les budgets. Réparation de la saisie d’écritures Uniquement disponible dans Ciel Compta, Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale. Cet utilitaire vous permet de libérer les écritures en cours de modification et les numéros de chèques "en cours". Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé. Le dossier créé dans Ciel Compta Facile est par défaut en mode Cahier. Vous pouvez toujours le convertir en mode standard. Si vous choisissez de purger Toutes les écritures, les rapprochements bancaires et les déclarations de TVA seront également purgés. 258 Les utilitaires La réparation est nécessaire lorsque vous avez un message au moment où vous souhaitez créer ou modifier une écriture. Récupération de Ciel Compta Uniquement disponible dans Ciel Gestion Intégrale. Cet utilitaire permet de récupérer les données comptables d'un dossier de Ciel Compta. La récupération n'est possible que si vous avez une version 2006 ou supérieure de Ciel Compta : • Ciel Compta Evolution : à partir de la version 5.00. • Ciel Compta : à partir de la version 12.00. • Ciel Compta Facile : à partir de la version 1.00. 1. Ouvrez le dossier de Ciel Gestion Intégrale qui recevra les données du dossier comptable. • Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de la société dans la liste déroulante. • Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. 2. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application. Le dossier de Ciel Gestion Intégrale ne doit pas contenir d'écritures comptables sans quoi la récupération est impossible. 259 Les utilitaires Gestion commerciale Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion Intégrale. Mise à jour des descriptions longues Cette commande vous permet de mettre à jour la description longue d'un article. Si vous activez cette commande, le Libellé de l'article sera automatiquement repris dans l'onglet Désignation de la fiche article. Vous pouvez mettre à jour : • Toutes les désignations. • Les désignations non renseignées. • Les désignations renseignées. 1. Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur le bouton [Continuer]. 2. Vous pouvez mettre à jour les désignations internationales. Cochez l’option Oui ou Non puis cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Remise à zéro des stocks Cet utilitaire permet de remettre à zéro les quantités en stock de tous les articles dans les fiches article et dans les mouvements de stock. 1. Un message vous permet de faire une sauvegarde avant le traitement, ce qui est fortement conseillé. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 2. Un autre message vous demande de confirmer l'opération. Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. Remise à zéro des mouvements de stock Cet utilitaire permet de remettre à zéro tous les mouvements de stock existants. 1. Un message vous permet de faire une sauvegarde avant le traitement, ce qui est fortement conseillé. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 2. Un autre message vous demande de confirmer l'opération. Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. 260 Les utilitaires Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta, Ciel Gestion Intégrale, Ciel Immobilisations, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Compta libérale. Cet utilitaire permet de recalculer les immobilisations en fonction des dates d'exercice. Avant d'effectuer le calcul, l'application vérifie les immobilisations. 1. Dans la fenêtre Utilitaires - dossier Immobilisations, cliquez sur l'utilitaire Recalcul des immobilisations. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'opération. 3. Un message vous informe que le traitement est terminé. Cliquez sur le bouton [OK]. 261 Les utilitaires Associations Uniquement disponible dans Ciel Associations. Modification d'un code banque Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - ASSOCIATIONS Cet utilitaire permet de remplacer le code d'un poste de trésorerie par un nouveau code. Tout le dossier sera mis à jour avec ce nouveau code. 1. Dans la fenêtre Utilitaires, cliquez sur le symbole "+" du dossier Associations. 2. Double-cliquez sur la ligne Modification d'un code banque. La fenêtre suivante s’affiche. 3. Cliquez sur le bouton d'appel de liste de la zone Remplacer le code de la banque. 4. Sélectionnez dans la fenêtre qui s’affiche le code du poste de trésorerie à modifier puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. Dans la zone Par le code, saisissez le nouveau code. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 7. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Une fois le traitement réalisé, un message vous en informe. Cette commande n'est accessible que si vous votre comptabilité est externe. 262 Les utilitaires Les informations Vous disposez de plusieurs types d’informations : les Informations sur les programmes Ciel, les informations sur l'application et les informations sur la base. Vous avez également un historique concernant les actions exécutées sur le logiciel ainsi que des statistiques d’utilisation. Historique La fenêtre Historique système récapitule toutes les opérations intervenant sur la base de données de votre logiciel. Les utilitaires exécutés sont listés dans cet historique ainsi que la purge de vos opérations. Informations programmes Ciel Cet utilitaire permet d’obtenir la liste des programmes Ciel installés sur votre ordinateur ainsi que les dossiers qui sont rattachés à chacun de ces programmes. Vous avez également l’emplacement des applications installées et des dossiers enregistrés. Ces informations peuvent être imprimées via le menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic droit dans la fenêtre Informations programmes Ciel). Informations sur l’application Cet utilitaire permet de visualiser les informations techniques sur l’application Ciel en cours. Ces informations peuvent être imprimées via le menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic droit dans la fenêtre Informations sur l'application). Informations sur la base Cet utilitaire permet d’obtenir des informations techniques sur la base de données courante. Vous obtiendrez ainsi le nom de votre fichier, sa taille, son chemin d'accès, ses dates de création et de modification, etc. Ces informations peuvent être imprimées via le menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic droit dans la fenêtre Informations sur la base). Statistiques d’utilisation Cet utilitaire présente les dernières statistiques d'utilisation du logiciel sur le poste sur lequel il est installé. Vous pouvez visualiser de façon détaillée les opérations effectuées pour un mois donné. Utilisateurs en ligne Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. Cet utilitaire permet de voir en temps réel tous les utilisateurs connectés ainsi que le dossier qu'il a ouvert, l'heure à laquelle il s'est connecté, etc. Si vous êtes administrateur, vous pouvez rompre la connexion d'un utilisateur et l'application se fermera automatiquement. Sélectionnez l'utilisateur et cliquez sur le bouton [Déconnecter]. Cet utilitaire n’est accessible que si vous avez coché la case Mode avancé de la fenêtre Utilitaires. 263 Les utilitaires Les utilitaires fichiers Cette famille d’utilitaires permet essentiellement de nettoyer, réindexer la base de données de votre logiciel Ciel. Effacement des fichiers temporaires Lancez cet utilitaire si vous souhaitez détruire les fichiers Temporaires et éviter ainsi de surcharger votre application. • Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. Exportation XML des données Cet utilitaire permet d'exporter des données de votre dossier dans des fichiers au format XML utilisables par d'autres applications. 1. Choisissez les données à exporter puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre suivante s’affiche Vous disposez de plusieurs options qui vous permettent : • d’ajouter la structure du fichier : les noms des champs sont repris. • d’exporter le contenu des rubriques utilisateurs, les rubriques vides si vous voulez les renseigner plus tard, les notes que vous avez ajoutés en commentaire. 2. Cochez ou décochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK]. Infos Perso Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Cet utilitaire permet de créer ou modifier des rubriques définies par l'utilisateur dans certains fichiers. Ces rubriques sont des rubriques personnelles qui répondent à vos besoins et que vous allez définir afin de les intégrer dans les fichiers de votre logiciel. Ces rubriques peuvent être utilisées au niveau des listes, des filtres, des états, etc. Dans la fenêtre Infos perso est affichée la liste des fichiers que vous pouvez personnaliser, et auxquels vous pouvez ajouter des rubriques. Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. 264 Les utilitaires Exemple de Ciel Gestion commerciale Par exemple, vous créez une rubrique Infos perso. concernant les membres. Dans les fiches des membres, vous aurez un onglet Infos Perso. dans lequel vos rubriques seront affichées et vous pourrez les renseigner. Créer une rubrique manuellement 1. Sélectionnez le fichier à personnaliser puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Vous pouvez aussi double-cliquer sur le fichier que vous souhaitez personnaliser. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s’affiche : 3. Saisissez le nom de votre rubrique. 4. Sélectionnez le Type de rubrique à l’aide de la liste déroulante. Les rubriques peuvent être sous la forme de texte, nombre, date, case à cocher, énumération, etc. Si vous avez sélectionné le type Énumération (liste de valeurs qui sont énumérées dans une table) : • Nommez votre liste dans la zone Énumération. Vous pouvez en créer une en cliquant sur le bouton [Nouvelle table]. Un message vous indique, en bas de cette fenêtre, le nombre maximal de rubriques qu'il est possible d’ajouter. 265 Les utilitaires • Cliquez sur le bouton [Ouvrir] afin d’ajouter des éléments à votre liste d’énumération. • Cliquez sur le bouton [OK] pour valider et retourner à la fenêtre précédente. 5. Vous pouvez ajouter un commentaire dans la zone destinée à ce titre. Ce commentaire sera lisible dans la liste des rubriques. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [OK et créer] permet de valider votre rubrique et d’en créer une autre immédiatement. Les rubriques créées apparaissent dans l’onglet Infos Perso. des fiches (membres, partenaires, activités, etc.), spécialement prévu à cet effet. Vous pouvez alors les renseigner en double-cliquant dessus. Créer une rubrique à partir d'un dossier Si vous disposez de plusieurs dossiers, vos rubriques ne sont présentes que dans celui où vous les avez créées. Si certaines de ces rubriques sont utilisées dans des états, vous pouvez rencontrer des problèmes lors de l'édition de ces états, puisqu'ils sont communs à l'ensemble des dossiers de l'application. Afin d’éviter de recréer toutes vos rubriques, vous disposez d'une option qui permet de récupérer les rubriques d’un dossier et de les créer automatiquement dans un autre dossier. 1. Dans la fenêtre de création des rubriques, faites un clic droit puis sélectionnez la commande CRÉER À PARTIR DU DOSSIER du menu CONTEXTUEL. Un message s’affiche, cliquez sur le bouton [Oui]. 2. Sélectionnez le dossier qui contient les rubriques à récupérer puis cliquez sur le bouton [OK]. Recherche valeurs utilisées Cet utilitaire permet de rechercher tous les enregistrements liés à une rubrique pour une valeur donnée. 1. Sélectionnez la rubrique sur laquelle vous avez une recherche à faire, à l’aide de l’icône . 2. Sélectionnez la Valeur recherchée puis cliquez sur le bouton [Lancer la recherche]. 3. Un message signale s’il a trouvé des enregistrements ou non. Si la recherche a été fructueuse, cliquez sur le bouton [Oui] pour voir la liste des enregistrements répondant à votre recherche. Vous pouvez également créer, ouvrir, supprimer ou encore vérifier l’utilisation des énumérations à l’aide du bouton [Tables d’énumération] de la fenêtre Rubriques utilisateurs. Dans la liste correspondante (membres, activités, partenaires etc.), vous pouvez ajouter les colonnes de vos rubriques via la commande MODIFIER LES COLONNES du menu CONTEXTUEL (clic droit sur l’en-tête des colonnes). Si des rubriques existent déjà, elles seront supprimées puis remplacées. Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. 266 Les utilitaires Réindexation de la base Cet utilitaire permet de réindexer la base de données et éventuellement de récupérer la place libérée par des enregistrements supprimés. Vous pouvez lancer cet utilitaire si vous avez supprimé beaucoup de données ou sur recommandation du support technique. Deux traitements peuvent être exécutés : Réindexation L'option Réindexer la base permet de reconstruire les tables contenant les index. Compactage des données L'option Compacter les données n'est active que s'il y a réellement de la place à récupérer. En effet, lorsque des enregistrements sont supprimés dans votre dossier, leur place n'est pas totalement récupérée. La totalité de la place libérée par une suppression ne peut être récupérée que par le lancement de cet utilitaire. Compactage des images Les options de compactage permettent de réduire la taille de vos images et de les convertir au format JPEG. 1. Cochez les options correspondant aux traitements que vous souhaitez effectuer. 2. Cliquez sur le bouton [Exécuter]. Une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 3. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Une fois le traitement réalisé, un message vous en informe. 267 Les utilitaires Structure de la base Cet utilitaire permet d'imprimer tout ou partie de la structure des tables contenue dans la base de données. Vérification des préférences Cet utilitaire vérifie et recherche d'éventuelles erreurs sur le fichier Préférences. • Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Vérification]. Si des erreurs sont détectées, vous pourrez lancer une réparation du fichier. • Pour remettre à zéro la base Préférences, cliquez sur le bouton correspondant. Les personnalisations seront supprimées. Les paramètres définis par défaut seront pris en compte. Vérification/réparation de la base Cet l'utilitaire permet de vérifier et/ou réparer les fichiers de votre dossier Ciel. En effet, suite à des problèmes techniques ou matériels (coupure de courant, surtension, etc.), votre dossier peut nécessiter des contrôles et éventuellement des réparations. Deux modes vous sont proposés. Mode normal 1. Cochez la case Réparer si possible si vous souhaitez que la vérification de la base soit suivie d'une réparation si un problème est rencontré. 2. Sélectionnez un niveau de vérification parmi les trois proposés : Rapides, Standards ou Approfondies. Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Nous vous conseillons de lancer ce type d'utilitaire uniquement sur les conseils de nos techniciens. 268 Les utilitaires 3. Si vous avez coché la case Réparer si possible, cliquez sur le bouton [Réparer]. Sinon cliquez sur le bouton [Vérifier]. Si vous avez demandé une réparation, une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 4. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Une fois le traitement réalisé, un message vous informe du résultat des contrôles et des éventuelles réparations. Mode avancé Exemple de Ciel Compta Evolution Ce mode permet de choisir les vérifications à effectuer et les fichiers à vérifier. Comme pour le mode Normal, vous pouvez soit demander un simple contrôle soit une réparation si possible. Le menu déroulant Sélection contient des choix équivalents aux options précédentes (Rapide, Standard ou Approfondie). En fonction de l’option choisi dans ce menu, le logiciel valide directement une sélection de vérifications dans la liste. Vous pouvez aussi cocher ou décocher une ou plusieurs vérifications particulières en cliquant sur leur case à cocher correspondante. L'option Choisir les fichiers affiche une liste supplémentaire qui permet d'indiquer les fichiers sur lesquels les vérifications doivent être réalisées. 1. Si vous avez coché la case Réparer si possible, cliquez sur le bouton [Réparer]. Sinon cliquez sur le bouton [Vérifier]. Si vous avez demandé une réparation, une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 2. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Une fois le traitement réalisé, un message vous informe du résultat des contrôles et des éventuelles réparations. Vous pouvez revenir au mode Normal en activant le bouton radio correspondant en haut à gauche de la fenêtre. 269 Les utilitaires Divers Re-initialisation des titres • Activez cet utilitaire pour remettre tous les titres des colonnes à leurs valeurs définies par défaut. • Cliquez sur [Oui] pour lancer le traitement. Reconstruire le cache EDA Cet utilitaire permet de reconstruire les liens pour un accès rapide à certaines données, comme, par exemple, les filtres de données. Ces liens sont normalement mis à jour automatiquement, mais il peut être utile de les reconstruire. Exécuter cet utilitaire ne risque en aucun cas d’endommager vos données. Mettre à jour la liste des états Cet utilitaire permet de reconstruire la liste des états. Cette liste est normalement mise à jour automatiquement, mais il peut être utile de la forcer manuellement. Exécuter cet utilitaire ne risque en aucun cas d’endommager vos données. Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. 270 Les utilitaires Dossiers Emplacement des dossiers Indisponible en option Ciel Données Mobiles Cet utilitaire vous permet de vérifier et éventuellement modifier le chemin utilisé pour accéder aux dossiers. • Pour changer le chemin d'accès, cliquez sur [Modifier]. • Pour affecter l'emplacement par défaut, cliquez sur [Standard]. Copie de dossiers sur Internet Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. Cet utilitaire permet de copier des dossiers que vous avez créés dans votre logiciel en local vers le serveur Internet Ciel ; ceci afin de pouvoir travailler dessus à distance. Le logiciel détecte les dossiers stockés sur votre ordinateur et ceux-ci s'affichent à gauche de la fenêtre. 1. Sélectionnez le ou les dossiers à transférer sur Internet. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui]. Le dossier est directement copié sur le serveur Internet. Si votre dossier n'apparaît pas dans la fenêtre... 1. Cliquez sur le bouton . 2. Choisissez l'emplacement où le dossier est stocké. 3. Sélectionnez le dossier dont l’extension est indiquée en bas de la fenêtre (zone Types de fichiers). 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Celui-ci est directement copié sur le serveur Internet. Gestion des dossiers Cet utilitaire vous permet d'effectuer certaines modifications dans vos dossiers Ciel. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. La gestion des dossiers est donc différente selon le mode de fonctionnement de votre logiciel. Cliquez sur le lien correspondant à votre configuration : Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Toutes les applications utilisant les dossiers, doivent être fermées. En réseau, la maintenance des dossiers doit être réalisée sur le poste serveur. 271 Les utilitaires • Gestion des dossiers en local, page 271. • Gestion des dossiers sur Internet, page 272. Gestion des dossiers en local Dans la fenêtre Gestion des dossiers, une liste présente la ou les sociétés existantes, et pour chaque société le ou les dossiers qu'elle contient. • Pour renommer la société ou le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Renommer]. • Pour supprimer la société ou le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Supprimer]. • Pour dupliquer le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Dupliquer]. Ceci vous permet, par exemple, de réaliser des essais sur une copie de votre dossier sans modifier l'original. Sous la liste des sociétés et des dossiers, une zone d'informations indique le nom de l'application liée au dossier sélectionné, la taille, etc. • Lorsque vous cochez l'option Mode avancé, la fenêtre se complète des éléments suivants : Ouvrir avec l'explorateur Ce bouton vous permet de visualiser via le navigateur Windows™ la société ou le dossier sélectionné. Voir le chemin d'accès Si cette option est cochée, le chemin d'accès de la société ou du dossier sélectionné est affiché dans la zone d'informations. Afficher les extensions Cochez cette option pour afficher, à la suite du nom, l'extension du dossier. Ces suppressions sont irréversibles. Avant de supprimer un dossier, assurez-vous de disposer au moins d'une copie de votre dossier. De même, la suppression d'une société va entraîner également la suppression du ou des dossiers qu'elle contient. Assurez-vous donc de disposer au moins d'une copie de chaque dossier de la société à supprimer. Le bouton [Dupliquer] n'est pas actif lorsque vous sélectionnez une société. 272 Les utilitaires Voir tous les dossiers Cette option permet de visualiser l'ensemble des sociétés et des dossiers de tous les logiciels Ciel. Vous pouvez ainsi, par exemple, renommer un dossier ou une société d'une autre application Ciel. Cette option va vous permettre également de pouvoir vérifier, par exemple, les dossiers présents dans une société avant de la supprimer. Lecture seule Cette option n'est active que lorsque vous sélectionnez un dossier. Elle vous permet d'indiquer que vous souhaitez ouvrir le dossier uniquement en lecture. Ainsi vous ne pourrez réaliser aucune modification. Cette option vous sera utile, par exemple, pour consulter un dossier archivé sans risque de le modifier par erreur. • Lorsque vous faites un clic-droit, vous disposez de la commande Mettre à jour les archives. Celle-ci permet de réorganiser les dossiers afin de classer les archives dans un ordre précis. Gestion des dossiers sur Internet Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. Vous pouvez effectuer à partir de cette fenêtre les opérations suivantes : Copier sur mon ordinateur Ce bouton permet de récupérer sur votre machine vos dossiers stockés sur le serveur internet Ciel. 1. Parmi le ou les dossiers à copier, si l'un d'entre eux est ouvert, fermez-le auparavant en activant le menu DOSSIER, commande FERMER. 2. Sélectionnez le ou les dossiers que vous voulez récupérer sur votre ordinateur. 3. Cliquez sur le bouton [Copier sur mon ordinateur]. 4. La fenêtre Sélection d'un dossier s'ouvre. Choisissez l'emplacement où vos dossiers seront copiés. Nous vous recommandons de lancer la mise à jour des archives uniquement sur les conseils de nos techniciens. Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers sur le serveur internet. Dans le cas où vous souhaitez passer du mode connecté (option Ciel Données Mobiles) au mode local, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. 273 Les utilitaires 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Renommer un dossier 1. Pour renommer un dossier, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Renommer]. 2. Indiquez dans la fenêtre Saisie, le nouveau nom du dossier et cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un dossier Ces suppressions sont irréversibles. De même, la suppression d'une société va entraîner également la suppression du ou des dossiers qu'elle contient. 1. Pour supprimer un dossier, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. La suppression d'un dossier est une opération irréversible. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. Points de restauration Indisponible en option Ciel Données Mobiles Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Cette fenêtre affiche les points de restauration créés. Vous pouvez à partir de cet utilitaire gérer vos points de restauration. Sélectionnez les paramètres d'affichage des points de restauration. Vous pouvez les afficher : • Tous, • A l'ouverture du dossier, • Avant les opérations irréversibles. Sous la liste des sociétés et des dossiers, une zone d'informations indique la taille du dossier et la date de modification. Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde de vos données. La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. 274 Les utilitaires Restaurer un point de restauration Cette commande vous permet de revenir aux données sauvegardées à un moment précis. 1. Cliquez sur le bouton [Restaurer]. 2. Un message vous demande de confirmer la restauration du point de restauration sélectionné. Cliquez sur [Oui]. La fenêtre Restauration s'affiche. 3. Choisissez une option de restauration. • Restaurer dans le dossier courant Saisissez dans ce cas, le nouveau nom du fichier à restaurer puis cliquez sur [OK]. Le nouveau dossier est restauré dans le répertoire en cours. • Restaurer dans le répertoire 1. Sélectionnez dans ce cas, le répertoire dans lequel vous souhaitez restaurer vos données puis cliquez sur [OK]. 2. Saisissez ensuite le nouveau nom du fichier à restaurer puis cliquez sur [OK]. Le nouveau dossier est restauré dans le répertoire de votre choix. Cochez l'option Ouvrir après restauration si vous souhaitez que le dossier s'ouvre automatiquement après la restauration. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Ouvrir un point de restauration 1. Sélectionnez le point de restauration et cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 2. Un message vous demande de confirmer l'ouverture du point de restauration. Cliquez sur [Oui]. Le point de restauration de votre dossier s'ouvrira en lecture seule. Vous ne pourrez donc pas le modifier. Supprimer un point de restauration 1. Sélectionnez le point de restauration à effacer et cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression du point de restauration. Cliquez sur [Oui]. Celui-ci est supprimé de la liste des points de restauration. Dans la barre de titre du logiciel, le nom du dossier est précédé de la date et l’heure du point de restauration. 275 Les utilitaires Mise à jour La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - bouton [Mon Compte Ciel]. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans votre logiciel. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel. Ajouter une mise à jour 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter une mise à jour], la fenêtre de recherche de fichier s'ouvre. 2. Choisissez le format de votre mise à jour dans la zone Fichiers de type. Deux formats sont proposés : • Package (.SgPac) • Installer (.SgUpd) 3. Sélectionnez votre fichier de mise à jour puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Installer une mise à jour Pour installer une mise à jour : 1. Sélectionnez-la dans la liste des mises à jour. 2. Cliquez sur le bouton [Installer] pour lancer l'opération. Introduction Les deux types de filtre La réalisation d’un filtre Les filtres (recherches) 277 Les filtres (recherches) Introduction Les filtres ou recherches permettent d'extraire un ensemble de fiches selon différents critères que vous fixez. Ces filtres peuvent être enregistrés pour les extractions les plus courantes. Au-dessus des listes offrant la possibilité de réaliser des extractions, vous retrouvez la zone de recherche . Vous pouvez lancer une recherche simple en saisissant directement un critère dans la zone ou accéder rapidement à une recherche multi-critères livrée avec le logiciel ou créée par vos soins, via le menu déroulant. Ce menu déroulant permet de créer et d'utiliser des filtres «enregistrés». La réalisation de filtres peut être rapide. Toutefois, vous allez également pouvoir réaliser des filtres plus sophistiqués, qui peuvent faire appel à des connaissances plus poussées. Avant de réaliser des filtres complexes, nous vous conseillons de consulter le chapitre Les scripts. 278 Les filtres (recherches) Les deux types de filtres Globalement, la création d'un filtre, qu'il soit «temporaire» ou «enregistré», est identique. La seule différence réside dans le fait qu'un filtre «enregistré» pourra être conservé, modifié ou supprimé. Les filtres temporaires Les filtres «temporaires» ne seront pas conservés. Ils seront utilisés pour des extractions exceptionnelles. Les filtres simples Vous saisissez directement votre critère de recherche dans la zone, sans l’enregistrer par la suite. Le bouton présenté en fin de zone annule le filtre ainsi que la fermeture de la fenêtre. Les filtres multi-critères Cliquez sur le menu déroulant de la zone et choisissez la commande NOUVEAU. Une fenêtre s'affiche. Nous la détaillons dans le paragraphe La réalisation d’un filtre, page 280. Une fois votre filtre réalisé, l'extraction sera exécutée. Le fait de sélectionner la commande MODIFIER LA RECHERCHE dans la zone vous permettra de modifier le filtre que vous venez de réaliser. Mais le simple fait de fermer la liste aura pour effet de faire disparaître votre filtre. Les filtres enregistrés Les filtres «enregistrés» seront conservés et pourront être utilisés autant de fois que vous le souhaitez. De plus, vous pourrez à tout moment les modifier ou les supprimer. Enregistrer des filtres Une fois que vous avez lancé une recherche qu’elle soit simple ou multi-critères, vous pouvez l’enregistrer. 1. Cliquez sur le menu déroulant de la zone de recherche. 2. Choisissez la commande ENREGISTRER SOUS. 3. Saisissez le nom de votre recherche de façon à la retrouver rapidement. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous retrouvez alors la recherche dans le menu déroulant. 279 Les filtres (recherches) Gestion des filtres Vous pouvez accéder aux filtres enregistrés aussi bien en mode simple qu’en mode avancé. Depuis le menu déroulant, sélectionnez la commande LISTE. La fenêtre qui s’affiche vous permettra la maintenance des filtres "enregistrés". Les boutons permettent les actions suivantes : • [Créer] ouvre la fenêtre de création d'un filtre. • [Modifier] ouvre le filtre sélectionné dans la liste pour modification. • [Supprimer] supprime le filtre sélectionné dans la liste. • [Dupliquer] copie le filtre sélectionné dans la liste. • [Renommer] ouvre la fenêtre qui permet de changer le nom du filtre. • [Vérifier] contrôle si le filtre contient des erreurs. L'option Voir le type vous permet de visualiser si le filtre est de type Standard ou Utilisateur. Les filtres Standards sont les filtres que nous livrons avec le logiciel. Ils ne peuvent être modifiés, mais vous pouvez les dupliquer. Si vous souhaitez les supprimer, ils seront en définitive rendus invisibles. La commande RESTAURER LES DÉFAUTS accessible par un clic-droit vous permettra, si nécessaire, de les rendre à nouveau visibles. Les filtres Utilisateurs sont les filtres que vous aurez créés. En cliquant sur le bouton [Créer], le programme vous propose la fenêtre de création du filtre que nous étudierons dans le paragraphe suivant. Une fois terminé, vous pourrez renseigner le nom à donner au filtre. Une fois votre filtre défini et validé, le programme revient à la liste des filtres avec celui qui vient d'être créé affiché dans la liste. Vous pouvez alors utiliser les boutons afin de le modifier, le renommer, le dupliquer ou le supprimer. Pour revenir à la liste des fiches, cliquez sur le bouton [Fermer]. Le filtre que vous venez d'enregistrer n'est pas forcément actif. La liste est telle qu'elle était au moment de l'appel du module de création. Pour lancer l'extraction, vous devez appeler le filtre à l'aide du menu déroulant de la zone de recherche. En effet, tout filtre enregistré vient s'ajouter dans le menu déroulant. En cas de recherches fréquentes de fiches dont les critères sont bien connus, vous pouvez enregistrer vos filtres et lancer vos extractions d'un simple appel dans le menu déroulant. 280 Les filtres (recherches) La réalisation d’un filtre Nous allons détailler ici toutes les options à votre disposition pour la réalisation de filtres, qu'ils soient "temporaires" ou «enregistrés». Les filtres simples Le mode Simple permet de rechercher rapidement les valeurs présentes dans une liste. 1. Dans la zone Rechercher dans la liste, saisissez la valeur recherchée. 2. Une fois votre saisie terminée, la loupe indique que la recherche est en cours. Ensuite, le résultat s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton pour relancer la recherche. 4. Cliquez sur le bouton pour annuler la recherche. Dans le menu déroulant, vous disposez de l'option Recherche exacte. Elle permet d'indiquer au logiciel de rechercher précisément ce que vous avez saisi. Si cette option n'est pas activée, la recherche effectuée est de type « contient » . Les filtres avancés 1. Cliquez sur la flèche de la zone de recherche pour activer le menu déroulant. 2. Choisissez la commande NOUVELLE RECHERCHE. Lorsque la fenêtre de création de filtres s’affiche, elle vous propose de réaliser par défaut un filtre «simple». 3. Sélectionnez l’option Avancé. Pour une recherche de plusieurs valeurs en une seule fois, saisissez les différentes valeurs séparées par un « ; ». Par défaut, la recherche est réalisée sur toutes les colonnes présentes dans la liste. Depuis le menu déroulant, vous pouvez utiliser les filtres de recherche enregistrés pour effectuer un filtre sur une seule colonne. La sélection d’un filtre via le menu CONTEXTUEL sur une cellule est équivalente à une recherche en mode simple sur la colonne. Vous pouvez cliquer sur le bouton radio Avancé même si vous avez commencé à définir la Rubrique, la Condition ou la Valeur. 281 Les filtres (recherches) 1. Cliquez sur l’icône pour sélectionnez la rubrique sur laquelle sera basée la recherche. 2. Sélectionnez la condition à appliquer. 3. Cochez l’option Différencier les majuscules si vous voulez distinguer les lettres majuscules des minuscules. Par exemple, le logiciel considère qu’un article intitulé «LOGICIEL» est différent d’un article nommé «Logiciel». 4. Dans la zone Valeur, saisissez le critère à appliquer. Exemple Vous recherchez tous les articles dont le stock minimum est passé en-dessous de 10 unités. Voyons maintenant les options supplémentaires proposées dans ce mode. Type de condition Deux types de condition sont proposés, Standard ou Formule. Le type Standard correspond à celui que nous avons décrit pour le mode «simple». Reportez-vous au paragraphe Les filtres simples, page 280. Le type Formule va remplacer totalement les 3 zones Rubrique, Condition et Valeur. Dans ce cas, l'éditeur de script s'affiche pour vous permettre de réaliser, par formule, vos conditions d'extraction. Reportez-vous au chapitre L’éditeur de scripts, page 289 pour plus de détails. Utiliser une formule pour valeur Comme nous l'avons détaillé pour le mode «simple», la zone Valeur va pouvoir contenir du texte ou des chiffres, suivant le type de la rubrique choisie. Dans certains cas, vous pouvez avoir besoin de comparer une rubrique non pas par rapport à une valeur, mais par rapport à une autre rubrique ou une formule. En activant l'option Utiliser une formule pour valeur la fenêtre Formule valeur s'ouvre. Reportez-vous au paragraphe Les formules simplifiées, page 288 pour plus de détails. 282 Les filtres (recherches) Valeurs multiples En activant cette option, vous indiquez au logiciel que la zone Valeur contiendra plusieurs valeurs de test. Elles doivent être séparées par des points-virgules «;». Exemple Si vous souhaitez extraire des fiches dont le code postal est 75000, 50000 et 10000, il suffira d'indiquer dans la zone valeur «75000;50000;10000» et de cocher l'option Valeurs multiples. Avec pré-calcul Cette option n'est accessible que dans le cas où l'option Utiliser une formule pour valeur est cochée. Cette option permet d'indiquer au logiciel de calculer cette valeur dès le début de l'exécution de l'état et d'utiliser le résultat comme valeur. L'intérêt de cette option est d'optimiser la vitesse. Vous pouvez l'utiliser si la formule contient des valeurs invariantes par rapport au contenu du fichier à tester. Exemple Si la formule est [Date du jour], il est inutile de la calculer pour chaque enregistrement testé. Dans ce cas, il peut être bénéfique, pour un traitement plus rapide, de cocher cette option. Évaluer la condition au début Cette option permet d'indiquer au logiciel d'évaluer la condition dès le début et de la considérer ensuite comme vraie ou fausse selon le résultat pour les autres tests. L'intérêt de cette option est d'optimiser la vitesse. Vous pouvez l'utiliser si la formule contient des valeurs invariantes par rapport au contenu du fichier à tester. Demander la valeur lors de l'exécution En activant cette option, vous indiquez au logiciel que la condition doit être demandée au moment de l’exécution du filtre. Dans ce cas, la valeur indiquée dans la condition deviendra valeur par défaut au moment de son utilisation. Exemple Vous souhaitez extraire une liste de clients en fonction de leur code postal. Plutôt que de devoir créer autant de filtres que de départements, vous pouvez n'en créer qu'un seul qui, au moment de son exécution, vous demandera de renseigner le code postal que vous souhaitez rechercher. Le bouton [Options], devenu actif après avoir coché la case Demander la valeur lors de l'exécution, vous donne accès aux réglages suivants. • Nom de la question : ce libellé sera utilisé dans la partie entête de la question. S’il n’est pas renseigné, il sera défini automatiquement par le logiciel. • Texte de la question : ce libellé précédera la zone de saisie. S’il n’est pas renseigné, il sera défini automatiquement par le logiciel. • Interdire les valeurs vides : indiquez si vous souhaitez ou non autoriser les valeurs vides. Ceci permet d'éviter des erreurs au moment de répondre à la question. Par exemple, si vous effectuez un filtre sur le code postal avec l'option de demander, il peut être utile de cocher l'option Interdire les valeurs vides afin d'éviter de rechercher les fiches n'ayant Cette option n'est active que lorsque la rubrique est de type texte et que la condition est Est égale à, Est différent de, Contient, Ne contient pas, Ne commence pas par, Finit par ou Ne finit pas par. En cas de doute sur l'utilisation de cette option, il est préférable de ne pas l'utiliser, sous peine d'obtenir des résultats faux. En cas de doute sur l'utilisation de cette option, il est préférable de ne pas l'utiliser, sous peine d'obtenir des résultats faux. Cette option n'est active que lorsque l'option Avec pré-calcul est cochée. 283 Les filtres (recherches) pas de code postal, ce qui dans votre fichier n'existe pas. • Interdire les valeurs négatives : indiquez si vous souhaitez ou non autoriser les valeurs négatives. • Autoriser l'utilisateur à ignorer la question : en activant cette option, une case à cocher Ignorer la question sera accessible au moment de l'exécution. Elle vous permettra de désactiver, si vous le souhaitez, la question posée. La zone Commentaire vous permet de saisir des informations qui seront visibles au moment de l'exécution. Désactivée Cochez cette option si vous ne souhaitez pas exécuter une condition. Ceci vous évite de la supprimer. Vous pourrez la réactiver à tout moment. Cette option vous sera très utile lors de la mise au point pour enlever temporairement une condition sans la modifier ou la supprimer. Les conditions multiples Dans certains cas, un filtre ne pourra pas se limiter à une seule condition, aussi complexe soit elle. Pour cette raison, vous disposez d'une option permettant de chaîner autant de conditions que vous le souhaitez. Pour cela, cochez la case Conditions multiples. Dans la fenêtre qui s’affiche, les boutons [Ajouter], [Modifier] et [Supprimer] vous permettent respectivement de créer, modifier ou supprimer une condition. Les conditions définies seront liées par un opérateur logique que vous pouvez définir à l'aide du menu déroulant Logique (l'opérateur par défaut est ET). Le bouton [Pas de condition] efface tous les critères définis et revient à la liste sans qu'aucun filtre ne soit effectué. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer votre recherche. Introduction L’outil rubriques Les formules simplifiées L’éditeur de scripts Les fonctions Les scripts 285 Les scripts Introduction Dans certaines fonctions de votre logiciel : les Filtres, les Etats paramétrables, les Préférences Fond de page, etc. vous avez la possibilité, en général, de renseigner : • soit une Rubrique : dans ce cas, l'icône donne accès à la liste des rubriques. Nous la détaillerons dans le paragraphe L'outil rubriques, page 286. • soit une Formule : dans ce cas, l'icône donne accès à une fenêtre permettant de réaliser des formules plus ou moins complexes. Cette fenêtre se présente différemment selon le contexte de travail et propose des saisies simplifiées ou l’éditeur de scripts. Reportez-vous aux paragraphes Les formules simplifiées, page 288 ou L’éditeur de scripts, page 289. 286 Les scripts L'outil rubriques Cet outil est destiné au placement des rubriques des fichiers de votre base dans les états, les filtres, les formats d'import et d'export, etc. La liste des rubriques est accessible lorsque vous rencontrez l'icône . En cliquant sur cette icône, la fenêtre Rubrique à insérer s'affiche : Vous allez retrouver cette même fenêtre dans différents modules de votre logiciel Ciel. Choix du fichier Le choix du fichier dans lequel vous allez choisir la rubrique se fait dans la liste. Les fichiers sont affichés en caractères gras et se distinguent par le symbole + situé à leur gauche. Un double clic sur le nom du fichier ou un simple clic sur le symbole + correspondant permet d’afficher ses rubriques endessous. Choix de la rubrique Une fois le fichier déployé, sélectionnez la rubrique dans la liste puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous pouvez également double-cliquez sur la rubrique. Si l'option Voir les commentaires est activée, une zone Commentaire vous donnera quelques explications sur la rubrique sélectionnée. L'option Afficher les options ajoute les options suivantes : Types affichés Un groupe de 4 boutons radio vous permet de choisir le type de rubrique à afficher. En fonction du module dans lequel vous vous trouvez, certains choix sont inactifs (grisés). 287 Les scripts Trier les rubriques par nom Cette option permet de trier les rubriques sur leur nom. Afficher les extensions des fichiers Cette option permet d'ajouter à la fin du nom de chaque fichier une extension indiquant son nom abrégé. Afficher le type des rubriques Cette option permet d'indiquer à la suite du libellé le type de chaque rubrique (texte, date, numérique, monnaie, etc.). Le bouton [Pas de rubrique] situé en bas de la fenêtre permet de ne pas affecter de rubrique. 288 Les scripts Les formules simplifiées Les outils mis à votre disposition pour saisir des formules se présentent différemment selon le contexte de travail. Il vous est ainsi proposé une saisie très simplifiée des formules ou une saisie intermédiaire. Exemple d’une fenêtre de saisie simplifiée : 1. Saisissez le texte, les nombres à insérer dans la formule. Dans le cas d’une saisie simplifiée, le texte et les nombres ne doivent pas être entre guillemets. 2. Placez votre curseur où vous voulez insérer une rubrique puis cliquez sur l'icône pour la sélectionner. Sa valeur sera prise en compte dans votre formule. 3. Si vous voulez définir une formule plus élaborée, cliquez sur l'icône pour accéder à l'éditeur de script. Voir L’éditeur de scripts, page 289 Dans une fenêtre de saisie intermédiaire, des options sont proposées en bas de la fenêtre : Vous disposez en plus des opérateurs numériques, de caractères de syntaxe, des fonctions de base et les plus faciles à manipuler. 1. Dans la zone Valeurs à utiliser, placez votre curseur où vous voulez insérer un élément. 2. Cliquez sur l’un des boutons pour insérer un opérateur, des guillemets, un espace, une fonction. Cas de l'insertion d'une fonction 3. Une fois que vous avez activé le bouton [Cliquez pour choisir la fonction à insérer], choisissez une fonction dans la liste déroulante. Par exemple, si vous voulez qu'un montant soit arrondi, utilisez la fonction Arr. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez dans la première zone la rubrique sur laquelle la fonction sera appliquée. Pour notre exemple, il s’agit de la rubrique Montant. Les autres zones permettent d’enrichir la fonction. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Pour plus de détails, reportez-vous au paragrapheLes fonctions, page 294. 289 Les scripts L’éditeur de scripts L’éditeur de scripts vous permet de saisir des formules élaborées. L'éditeur de scripts est accessible lorsque vous rencontrez l'icône . En cliquant sur cette icône, une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s'affiche : Vous retrouvez cette même fenêtre dans différents modules de votre logiciel Ciel. La fenêtre de l’éditeur de scripts La fenêtre de l'éditeur de scripts, présentée dans l’exemple ci-dessus, se compose principalement de trois parties : La liste des rubriques La liste de gauche contient la liste des fichiers auxquels vous avez accès en fonction du contexte d'utilisation du script. Son fonctionnement est similaire à la liste des rubriques. Voir L'outil rubriques, page 286 La seule différence réside sur le principe de sélection d'une rubrique, qui ne peut être effectué que par un double-clic sur la rubrique à utiliser. La zone d'édition Cette zone fonctionne comme un traitement de texte. Vous pouvez y saisir directement du texte, y placer des rubriques ainsi que des fonctions. Les boutons , placés au-dessus de cette zone, permettent de sélectionner très rapidement les rubriques placées dans la zone d'édition. La zone d'informations L'option Afficher les infos va ajouter une troisième partie. Le menu déroulant Information vous permet d'afficher : • des informations sur le script en cours, • ou les commentaires de la rubrique sélectionnée, • ou des informations sur le texte sélectionné dans la zone d'édition. 290 Les scripts Les scripts simples Généralités Par défaut, la fenêtre de l'éditeur de scripts est réglée pour réaliser des scripts en mode Simple. Ces scripts peuvent contenir du texte et des rubriques. Dans la zone d'édition, vous pouvez saisir du texte contenant ou non des rubriques. Exemple Voici un exemple de script Simple exploitant du texte et deux rubriques : Si la date de votre ordinateur est 15/09/2013 et l'heure 12:45:30, vous obtiendrez : «Nous sommes le 15/09/2013 et il est 12:45:30». Conversion d'un script simple Comme nous allons le décrire dans le paragraphe suivant, un deuxième type de script peut être géré. Vous pouvez convertir, si nécessaire, un script Simple en un script Formule. Lorsque vous décochez l'option Script simple, un message vous informe que les scripts Simples et Formules ne sont pas totalement compatibles. Trois choix vous sont proposés : • [Convertir] : ce bouton va convertir le script Simple en script Formule. Les zones de texte seront automatiquement encadrées entre guillemets, les rubriques seront récupérées tel quel. • [Effacer] : ce bouton va effacer le script Simple. • [Tel quel] : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée, le script sera reproduit comme il l'était en mode Simple. Mais attention, ceci ne signifie pas que le script sera désormais compatible en mode Formule. Le texte saisi dans le cas des scripts Simples ne doit pas être saisi entre guillemets. Dans certains cas, le mode Simple n'est pas accessible. Dans ce cas, vous ne pouvez réaliser que des scripts Formules. 291 Les scripts Les scripts formules Généralités Pour réaliser un script en mode Formule, décochez la case Script simple. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous : Un nouveau bouton [Insérer une fonction] et deux menus locaux supplémentaires Outils et Mots clés s'affichent. Comme les scripts Simples, les scripts Formules peuvent contenir du texte et des rubriques. La différence réside dans le fait que vous allez pouvoir réaliser de véritables petits programmes utilisant des conditions logiques et des fonctions. Vous pouvez donc, à l'aide des multiples fonctions disponibles, réaliser presque tout type de calcul. Contrairement au script Simples, le texte saisi dans les scripts Formules doit être saisi entre guillemets. Les outils Ce menu déroulant contient les commandes suivantes : • Essayer : cette commande exécuter votre script et en affiche immédiatement le résultat. • Liste des points d'entrées : cette commande donne accès à la liste de tous les points d'entrées qui pourront être utilisés dans le script lié des états. Si votre script contient des erreurs, une fenêtre les répertoriant s'affichera. Tant qu'il y aura des erreurs, vous ne pourrez enregistrer votre script. Les mots clés Ce menu déroulant regroupe l'ensemble des mots clés que vous pouvez être amené à utiliser dans les scripts Formules. Vous y retrouvez, par exemple, les mots clés nécessaires à la réalisation de tests (Si, Sinon, FinSi, SinonSi). Ce menu vous évite de les saisir. Sélectionnez-les. Ils seront insérés dans la zone édition à l'emplacement du curseur. Ce type de scripts peut être plus ou moins complexe en fonction du type de traitement à réaliser. Afin de réaliser le plus rapidement possible votre script, nous vous conseillons de bien définir au départ ce que vous souhaitez obtenir. 292 Les scripts Les fonctions Le bouton [Insérer une fonction] donne accès à la fenêtre suivante : Cette liste contient différentes fonctions que vous pouvez utiliser dans les scripts Formules. Chaque famille contient des fonctions. Pour les visualiser, il suffit de cliquer sur le symbole + situé à gauche de chaque famille. Chaque fonction est accompagnée d’un bref descriptif. • Double-cliquez sur la fonction que vous souhaitez utiliser. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s'affiche : Nous détaillons cette fenêtre dans le paragraphe Les fonctions, page 294. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir totalement une fonction sans utiliser ce module. Toutefois et surtout dans un premier temps, il est conseillé d'utiliser ce module. Vous bénéficiez ainsi d'un assistant qui vous guide et vous explique les différents paramètres requis par telle ou telle fonction. 293 Les scripts Conversion d'un script formule Vous pouvez convertir un script Formule en script Simple. Lorsque vous cochez l'option Script simple, un message vous informe que les deux types de scripts ne sont pas totalement compatibles. Deux choix vous sont proposés : • [Effacer] : ce bouton va effacer le script Formule. • [Tel quel] : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée, le script sera reproduit comme il l'était en mode Formule. Mais attention, ceci ne signifie pas que le script sera désormais compatible en mode Simple. La conversion d'un script Formule en script Simple ne permet pas une adaptation automatique comme la conversion dans l'autre sens le permettait. Pour cette raison, vous ne disposez que de deux options, Effacer et Tel quel. 294 Les scripts Les fonctions Les logiciels Ciel disposent d'une bibliothèque de Fonctions utilisées dans les Scripts formules. Lorsque vous cliquez depuis l'éditeur de script sur le bouton [Insérer une fonction], vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Cette liste contient différentes fonctions que vous pouvez utiliser dans les scripts Formules. Chaque famille contient des fonctions. Pour les visualiser, il suffit de cliquer sur le symbole + situé à gauche de chaque famille. Chaque fonction est accompagnée d’un bref descriptif. • Double-cliquez sur la fonction que vous souhaitez utiliser. Pour illustrer l'assistant des fonctions, nous utilisons la fonction STxt. Cette fonction de la famille Texte permet d'extraire une chaîne de caractères d'un texte. Par exemple, vous pouvez extraire du texte «BONJOUR» la chaîne de caractères «JOUR». La fenêtre suivante s’affiche : La partie gauche de cette fenêtre vous donne une Description de la fonction, la partie droite va contenir le ou les Paramètres. 295 Les scripts Description de la fonction Cette partie contient 4 zones : • Description rapide : rapide explication sur l'utilité de la fonction. C'est ce texte qui sera affiché, pour chaque fonction, dans la liste des fonctions. • Forme : cette zone détaille la forme de la fonction et ses paramètres. • Résultat : cette zone décrit ce que va réaliser la fonction avec ses paramètres et le type du résultat. • Description détaillée : vous retrouvez dans cette zone des remarques et des exemples d'utilisation de la fonction. Paramètres de la fonction Cette partie regroupe le ou les paramètres nécessaires au bon fonctionnement de la fonction. Certains d'entre eux sont obligatoires, d'autres facultatifs. Chaque paramètre est précédé d'une explication vous indiquant son utilité, son type et éventuellement ses spécificités. Exemple Reprenons notre exemple avec le texte «BONJOUR» dans lequel nous voulons extraire la chaîne de caractères «JOUR». Voici la zone Paramètres complétée pour cet exemple : Les zones de saisie Le dimensionnement des fenêtres Le choix des couleurs Les images Les listes hiérarchiques Les zones d’aides Les trucs et astuces 297 Les trucs et astuces Les zones de saisie Généralités On appelle zone de saisie un élément de fenêtre ou une cellule de liste permettant de saisir du texte à l’aide du clavier. Certaines zones n’admettent qu’un type de valeur : • zone Numérique : zone ne permettant de saisir que des nombres ou des montants. • zone Date : zone ne permettant de saisir que des dates. Les zones numériques Les zones numériques offrent la possibilité d'y saisir directement un calcul. 1. Positionnez le curseur dans la zone (par exemple la zone Montant). 2. Saisissez votre opération. 3. Validez la saisie en appuyant sur la touche ou en cliquant sur une autre zone. Le résultat s’affiche. • Pour connaître le résultat du calcul sans sortir de la zone, placez la flèche de la souris sur la zone en question : une petite bulle d'aide vous indique alors le résultat. • Pour résoudre le calcul sans sortir de la zone, saisissez «!» (point d’exclamation). Si le calcul comporte une erreur (division par zéro ou parenthèses incorrectes), la zone affichera 0 et vous entendrez le son Erreur de formule en saisie (ce son est modifiable dans les PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Sons). Voici les priorités de calcul : 1. les multiplications de gauche à droite, 2. les divisions de gauche à droite, 3. les additions de gauche à droite, 4. les soustractions. Vous pouvez utiliser les parenthèses pour modifier ces priorités. Dans ce cas, les calculs situés à l’intérieur des parenthèses sont évalués en priorité. Les zones date Les zones dates autorisent la saisie de certains mots ou opérateurs comme raccourcis de certaines dates standards. 1. Positionnez le curseur dans la zone. 2. Saisissez un mot-clé. 3. Validez la saisie en appuyant sur la touche ou en cliquant sur une autre zone. La date s’affiche. Les mots-clés qui peuvent être saisis dans les zones dates sont les suivants : • dm : Début du mois (de la date de travail). • fm : Fin du mois (de la date de travail). Les opérateurs autorisés sont : + (Addition), - (Soustraction), * (Multiplication) et / (Division). 298 Les trucs et astuces • j : Date de travail. • d : Date du jour. • da : Début d'année (de la date de travail). • fa : Fin d'année (de la date de travail). • min : Date minimum autorisée dans la zone date. • max : Date maximum autorisée dans la zone date. • Pour connaître la date sans sortir de la zone, placez la flèche de la souris sur la zone en question : une petite bulle d'aide vous indique alors le résultat. • Pour obtenir la date sans sortir de la zone, saisissez "!" (point d’exclamation). Le tableau ci-dessous présente quelques exemples : La date du jour est le 23 avril 2012. La date de travail est le 25 mai 2011. Les bornes sont : 8/6/2000 et 11/11/2012. Ces mots-clés peuvent être saisis en majuscules ou en minuscules. Saisie Résultats Jour Résultats Mois Résultats Années dm 1/5/2011 Mai 2011 2011 fm 31/5/2011 Mai 2011 2011 j 25/5/2011 Mai 2011 2011 d 23/4/2012 Avril 2012 2012 da 1/1/2011 Janvier 2011 2011 fa 31/12/2011 Décembre 2011 2011 min 8/6/2000 Juin 2000 2000 max 11/11/2012 Novembre 2012 2012 J + 1 26/5/2011 Juin 2011 2011 J - 2 23/5/2011 Mars 2011 2011 299 Les trucs et astuces Le dimensionnement des fenêtres Nous allons détailler ici une astuce concernant la manipulation des fenêtres au sein des logiciels Ciel. Reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173 pour plus de détails sur toutes leurs fonctionnalités. Double-cliquez sur l’onglet d’une fenêtre permet de minimiser sa taille. La fenêtre présente alors une barre de titre. Il suffit de double-cliquez sur la barre de titre pour remettre la fenêtre dans sa taille maximisée. Chaque changement de taille est mémorisé. Vous pouvez également utiliser les icônes situées en haut à droite de l’interface, à côté de la zone Trouvtoo. Celles-ci permettent respectivement de minimiser la taille de la fenêtre active ou de la fermer. Lorsque vous cliquez sur la case d'agrandissement d'une fenêtre avec la touche (non blocante) enfoncée, la fenêtre s'agrandit au maximum. Vous obtenez le même résultat en réalisant un double-clic sur la barre de titre d'une fenêtre tout en maintenant la touche (non blocante) enfoncée. Le choix des couleurs Vous pouvez personnaliser la couleur d'un texte, la couleur de fond d'une cellule, la couleur des traits, etc. Vous retrouvez ces possibilités depuis divers modules comme par exemple le Générateur d'états, depuis les Préférences, etc. En général, cela se visualise à l'aide d’un menu déroulant comme celui-ci : . Le choix de la couleur se réalise alors parmi les choix proposés. Cependant, vous disposez d'une autre solution qui consiste à utiliser la couleur de n'importe quel objet visible à l'écran (objet appartenant au logiciel Ciel ou non). Pour cela : 1. Appuyez sur la touche de votre clavier. 2. Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, cliquez sur le triangle de sélection permettant le choix de couleur. La flèche de votre souris se transforme en "viseur". 3. Tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur sur la couleur de votre choix. Cette couleur apparaît dans la zone couleur. 4. Une fois la couleur choisie, lâchez le bouton de la souris. Les images A partir d’un CD, de votre disque dur, ou d’un un répertoire, cliquez sur une image tout en maintenant la touche du clavier enfoncée permet de la glisser/déposer vers votre logiciel Ciel. Cela vous évite d’effectuer un copier/coller. De même, vous pouvez exporter une image depuis votre logiciel vers un autre répertoire en utilisant le même principe. Les listes hiérarchiques Vous pouvez ouvrir ou fermer la ligne sélectionnée à l’aide de la touche du clavier. 300 Les trucs et astuces Les zones d’aide Pour vous faciliter l’utilisation du logiciel, vous pouvez activer l’affichage d’une zone comportant un commentaire et le raccourci clavier des commandes. Il suffit d’appuyer sur la touche de votre clavier. Lorsque vous passez votre souris sur un bouton, la zone de commentaire s’affiche. Pour ne plus afficher cette zone, appuyez à nouveau sur le bouton de votre clavier. 301 Index A Acompte ______________________________ 82 Aide _________________________________ 149 Aperçu ________________________________ 31 Articles ________________________________ 54 remplissage automatique ........................56 Attestation fiscale _____________________ 134 Avoir __________________________________ 86 annulation de facture ..............................83 établir ................................................... 100 remboursement ......................................88 total ........................................................84 B Business Mobile ________________________ 22 C Calculatrice ___________________________ 137 Client _________________________________ 48 créer .......................................................48 facturer ...................................................95 règlements ........................................... 105 Clôture exercice _______________________ 118 Contacts ____________________________ 49, 52 D Date d’exercice ...............................................19 de travail ................................................25 Dépense _____________________________ 111 Devis __________________________________ 74 acompte .................................................93 préparer .................................................91 remise globale ........................................92 transférer en facture ...............................76 Documentation _________________________ 8 Dossier fermer ....................................................17 fiches ......................................................42 mot de passe ..........................................33 nouveau .................................................12 options ...................................................25 ouvrir ......................................................16 paramètres .............................................18 quitter ....................................................38 restaurer ................................................ 35 sauvegarder ........................................... 35 E Eco-participation __________ 55, 67, 92, 97, 101 Ecritures comptables ............................................. 61 modifier ................................................. 62 saisir ....................................................... 61 valider .................................................. 117 Ecritures comptables liaison avec Ciel Compta ........................ 123 Edition Annuler .................................................. 41 Coller ...................................................... 41 Copier ..................................................... 41 Effacer .................................................... 42 Encaisser un règlement ________________ 107 Envoyer avoir par e-mail ...................................... 90 devis par e-mail .................................77, 93 facture par e-mail ................................... 98 Etats clients .................................................. 132 Exercice clôturer ................................................. 118 date ....................................................... 19 Export dossier ................................................... 28 écritures ............................................... 123 fichiers ................................................. 125 vers Word ou Excel .................................. 77 F Facture ________________________________ 80 acompte ................................................. 82 annuler ................................................... 83 client ...................................................... 95 générer un avoir ..................................... 83 régler ..................................................... 83 valider .................................................... 82 Factures d’ acompte ____________________ 78 Fermer ________________________________ 17 Fournisseur _________________________ 48, 50 G Générer avoir ....................................................... 83 écritures ............................................... 123 302 facture .................................................... 76 I Imports ________________________________28 Impressions ____________________________32 aperçu .................................................... 31 imprimer ................................................ 30 mise en page .......................................... 29 Imprimer attestation fiscale ................................. 134 livre des recettes .................................. 129 postes de dépenses .............................. 131 postes de recettes ................................ 131 registre des achats ................................ 128 résultat ................................................. 131 statistiques ........................................... 132 Informations carte bancaire ......................................... 65 chéquier ................................................. 65 Intervenant ____________________________60 renseigner dans un avoir ......................... 89 renseigner dans une facture .................... 84 Interventions ________________________84, 89 Intuiciel _______________________________141 IPhone _________________________________22 L Liaison comptable ______________________123 Livre de trésorerie ......................................... 130 des recettes .......................................... 129 Logo ___________________________________20 M Messagerie ____________________________137 Mise en page ___________________________29 Modes de paiement _____________________63 Mot de passe ___________________________33 N N.I.I. ___________________________________49 Normes DEEE ___________________________67 O Ouvrir __________________________________16 P Paramètres facturation ............................................. 21 société ................................................... 18 Postes _________________________________57 dépense/recette .................................... 57 modifier ................................................. 58 trésorerie ............................................... 57 Prestations _____________________________54 Prix de revient __________________________55 Purge pièces __________________________121 Q Quitter _________________________________38 R Rafraîchir ______________________________44 Recette _______________________________112 Rechercher _____________________________43 Registre des achats ____________________128 Règlement client .....................................................105 encaisser ...............................................107 entre une facture et un avoir ..................109 partiel ...................................................108 total ......................................................107 Régler facture ................................................... 83 Remboursement avoir ...................................................... 88 Restauration ________________________35, 36 Résultat _______________________________131 S Saisir dépense ................................................111 écriture .................................................. 61 recette ..................................................112 soldes initiaux .......................................114 virement ...............................................113 Sauvegarde ____________________________35 Sauvegarde DGFiP _____________________118 conformité ............................................119 consultation ..........................................120 Service à la personne ____________________19 Société ________________________________12 Soldes initiaux _________________________114 Statistiques clients ...................................................132 dépenses/recettes ................................133 ®Copyright 2014 Sage activité Ciel Manuel de référence Ciel Auto-entrepreneur Standard et Premium - ME_WPIA 7.0 - 07.14 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. T Tiers 48 Transférer des écritures comptables 123 un devis en facture 76 V Valider avoir 87 écritures 117 facture 82 Virement 113 Votre avis nous intéresse... Afin d'améliorer la qualité de nos manuels et des différentes sources d'informations sur nos produits, nous vous serions reconnaissants de renseigner cette fiche et de nous la retourner à l'adresse suivante : Sage activité Ciel - Service Rédaction 10, rue Fructidor - 75834 Paris Cedex 17 Fax : 01.41.66.24.36 La documentation produit Avez-vous consulté au moins une fois une des sources d'informations suivantes ? Indiquez les raisons de votre réponse. Fréquence d’utilisation de la documentation Dans le tableau ci-dessous, cochez vos réponses : Oui Non Pour quelle(s) raison(s) ? Manuel de découverte …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………............................. ........………………………………………………………………………… Manuel de référence …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………............................ .................…………………………………………...... Aide …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………………………..................................... Manuel de découverte Manuel de référence Aide Quelle est la source d’information que vous utilisez le plus souvent? Quelles sont les sources d’information que vous jugez nécessaires? Selon vous, quelles sont les sources d’information les plus complètes? ® Copyright 2014 Sage activité Ciel Satisfaction Êtes-vous pleinement satisfait(e) des supports d’information fournis ? Pourquoi ? Y a-t-il une information que vous n’avez trouvée sur aucun support ? Si oui, laquelle ? Suggestions et commentaires Vos coordonnées Nom de la société : ........................................................................................Code client : ............................................ Produit(s) Ciel : .............................................................................................N° de version : ......................................... Tél. : ..............................................................................................................Fax : ........................................................ e-mail : ............................................................................................................................................................................ Les informations collectées sur ce formulaire sont indispensables au traitement de votre demande. Elles font l’objet d’un traitement informatique, à des fins de gestion administrative et commerciale par la société SAGE SAS responsable du traitement, ou par un prestataire, ayant signé un engagement de confidentialité, et situé dans un pays non-membre de l’union européenne. Elles pourront donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification dans les conditions prévues par la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez vous adresser à la direction administrative et financière de la société SAGE SAS, le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17. Très satisfait Satisfait Peu satisfait Pas du tout satisfait Pour quelles raisons? Manuel de découverte ……………………………………… ……………………………………… ……………………………………… ………………………..................… ……………………………............... ..............................…… Manuel de référence ……………………………………… ……………………………………… ……………………………………… ………………………..................… ……………………………............... ..............................…… Aide ……………………………………… ……………………………………… ……………………………………… ……………………………………… …………………….......................... ................................... Les nouveautés de Ciel Gestion Intégrale Sage - Division Ciel 10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire 3 Sommaire Les nouveautés de Ciel Gestion Intégrale....................................................... 6 Assistant de création de dossier......................................................................................................6 Bureau de réglages ..........................................................................................................................6 Mode tactile ......................................................................................................................................6 Export provisoire des écritures ........................................................................................................7 Déclaration d’acompte de TVA ........................................................................................................7 Import des écritures .........................................................................................................................7 La migration d’une ancienne version.............................................................. 8 Numéro de version........................................................................................... 8 Récupérer un dossier........................................................................................ 8 Votre dossier provient d’une ancienne version .............................................................................8 Votre dossier provient de Ciel Gestion commerciale...................................................................10 Récupérer un dossier Ciel Compta.................................................................................................12 L’historique des nouveautés .......................................................................... 15 Les nouveautés de la version 2.50 ................................................................ 15 Modification de l’interface.............................................................................................................15 Les aperçus......................................................................................................................................16 Acquisition d’informations légales................................................................................................17 Mise sous surveillance ...................................................................................................................17 eBay.................................................................................................................................................17 Envoyer des e-mails à un groupe de clients.................................................................................18 Choix du contact dans les pièces commerciales ..........................................................................18 Calcul prix et poids des articles......................................................................................................18 Récupération des désignations longues des nomenclatures .....................................................19 Recalcul du PAMP ...........................................................................................................................19 Gestion des articles par n° de série/lot........................................................................................19 Gestion de la contremarque ..........................................................................................................20 Nouveaux modes de la Synchro compta......................................................................................20 Nouveaux formats d’import des écritures....................................................................................20 Annuler le lettrage..........................................................................................................................21 Gestion des chéquiers dans les règlements fournisseurs ...........................................................21 Gestion des inventaires des immobilisations...............................................................................21 Modification des écritures de facturation .....................................................................................21 Les nouveautés de la version 3.50 ................................................................ 22 Options de saisie de facturation ....................................................................................................22 Gestion des remises et promotions ..............................................................................................22 Calculs sur les quantités .................................................................................................................22 Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée)....................................................22 Alerte de l’encours client dépassé ................................................................................................22 Recherche d’un article par le code-barre .....................................................................................23 Gestion de l’unité de l’article.........................................................................................................23 Sommaire 4 Saisie d’un article par la référence fournisseur ............................................................................23 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces......................................................23 Etats pièces clients : nouvel assistant de création .......................................................................24 Personnalisation des polices .........................................................................................................24 Les regroupements dans les listes (Intuiliste)..............................................................................24 Les règles ........................................................................................................................................25 Saisie Z de caisse ............................................................................................................................25 Compte de TVA par défaut .............................................................................................................25 Pointage automatique par import : nouveaux formats...............................................................25 Consultation des écritures d’un compte en saisie........................................................................25 Infos perso. dans les comptes .......................................................................................................26 Objectifs...........................................................................................................................................26 Etats contremarque ........................................................................................................................27 Gestion des multi-fournisseurs......................................................................................................28 Gammes..........................................................................................................................................28 Les nouveautés de la version 4.50 ................................................................ 30 Les barres d’actions........................................................................................................................30 Affichage des fenêtres en arrière-plan.........................................................................................31 Enregistrement automatique des vues ........................................................................................31 Les actions flash..............................................................................................................................31 Choix du modèle comptable lors de la création de dossier ........................................................31 Recouvrement ................................................................................................................................31 Nouveautés relatives à la Loi SEPA ...............................................................................................32 Gestion du crédit-bail .....................................................................................................................32 Gestion multi-analytique de niveau 1 ..........................................................................................33 Gestion des retours pour les ventes Ebay.....................................................................................33 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats................................................33 Amélioration des remises/promotions........................................................................................34 Gestion des affaires........................................................................................................................34 Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. ........................................................................34 Balance comparative N à N -10 ....................................................................................................35 Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états...............................................................36 Publication Internet ........................................................................................................................36 Amélioration de la gestion des N° de série / lot.........................................................................36 Les nouveautés de la version 5.10 ................................................................ 37 Intuiciel personnalisable ................................................................................................................37 Insertion automatique....................................................................................................................37 Correcteur orthographique ............................................................................................................38 Aide à la saisie des Codes postaux et villes..................................................................................38 Suivi des affaires.............................................................................................................................39 Optimisation de la saisie par douchette .......................................................................................39 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois...........................................................39 Saisie simplifiée des factures et avoirs.........................................................................................39 Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable...................................40 Écritures de redevances de crédit-bail..........................................................................................40 Comptes exonérés de TVA .............................................................................................................40 SEPA.................................................................................................................................................40 Sommaire 5 Les nouveautés de la version 6.0 .................................................................. 42 L’accueil Ciel....................................................................................................................................42 Mon compte Ciel.............................................................................................................................42 Enrichissement de l’Intuiciel..........................................................................................................42 Commissions fixes et variables .....................................................................................................43 Les nouvelles alertes......................................................................................................................43 Regroupement des adresses clients et fournisseurs ...................................................................44 Enrichissement de la contremarque .............................................................................................44 Remises/promotions en cascade ou par tranches successives .................................................45 Gestion de l’écriture de stock final................................................................................................45 Migration SEPA : modification de l’envoi......................................................................................45 FlashCode et QR-Code ....................................................................................................................46 Modification de l’historique des archives .....................................................................................46 Modification de l’ouverture d’un dossier......................................................................................46 Consulter plusieurs comptes..........................................................................................................46 Multi sélection de codes analytiques............................................................................................47 Choix du code de lettrage ..............................................................................................................47 Déclaration de TVA .........................................................................................................................47 Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion......................................................47 Emprunts .........................................................................................................................................48 Calcul de la trésorerie prévisionnelle............................................................................................48 Référence d’obligation fiscale .......................................................................................................48 Association de comptes .................................................................................................................49 Détail du calcul des formules des états fiscaux............................................................................49 Les nouveautés de la version 7.0 .................................................................. 50 TVA...................................................................................................................................................50 Sauvegarde DGFiP ..........................................................................................................................50 Windows™ 8 ...................................................................................................................................51 Compte d’attente ...........................................................................................................................51 Enregistrement des écritures en cours .........................................................................................51 Equilibrage automatique des écritures en cours..........................................................................52 Longueur du libellé des journaux et comptes ..............................................................................52 Longueur des codes journaux........................................................................................................52 Les nouveautés de la version 7.10 ................................................................ 53 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts.........................................53 Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures ................................................53 L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts .............................................54 L’import et l’export des écritures ..................................................................................................54 Les nouveautés de la version 7.50 ................................................................ 56 Nouveautés relatives à la loi SEPA................................................................................................56 Amélioration de la purge ...............................................................................................................57 Les nouveautés de Ciel Gestion Intégrale 6 Les nouveautés de Ciel Gestion Intégrale Il s’agit des nouveautés de la version 8.10. Assistant de création de dossier Menu DOSSIER - commande NOUVEAU La création de votre dossier est simplifiée. En seulement deux étapes, votre dossier est créé et vous pouvez commencer à travailler. Dans la première étape de l’assistant, vous indiquez les coordonnées, le logo, les informations concernant le statut de votre société et son immatriculation. Dans la seconde étape de l’assistant, vous renseignez vos dates d’exercice comptable, les informations concernant votre monnaie, vos articles, votre comptabilité et si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe. Pour plus de détails sur la création de votre dossier, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Bureau de réglages A partir de la barre d’actions - bouton Un bureau de réglages, accessible depuis la page d’accueil de votre logiciel, vous permet d’effectuer le paramétrage de votre activité, vos éditions, votre facturation client et fournisseur, et votre comptabilité. Ce sont des raccourcis vous permettant d’accéder aux fonctions utilisées le plus souvent. Par défaut, le bureau de réglages s’affiche automatiquement après la création de votre dossier. Pour plus de détails sur le bureau de réglages, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Mode tactile A partir de la barre d’actions - onglet - Mode tactile Si vous travaillez sur un écran tactile ou sur une tablette sous Windows™ 8, vous disposez d’un mode tactile vous permettant de naviguer aisément avec le bout du doigt dans votre logiciel. 1. Cliquez sur l’icône de l’onglet [Accueil]. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. L’activation de ce mode permet d’aérer les boutons de la barre d’actions, d’espacer les icônes, les éléments de la palette et le zoom afin de naviguer plus facilement avec le doigt dans votre logiciel. Vous pouvez avec votre doigt : • défiler horizontalement et verticalement dans l’Intuiciel et dans toutes les listes, • glisser-déposer une tâche en mode personnalisation de votre bureau, • augmenter ou diminuer le zoom dans les listes, les aperçus des états ou les images de votre logiciel. Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Avant la création de votre dossier, si vous avez procédé au référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées de votre société saisies seront automatiquement reportées dans les paramètres société. Les nouveautés de Ciel Gestion Intégrale 7 Export provisoire des écritures Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - EXPORT PROVISOIRE DES ÉCRITURES En cas de contrôle de la DGFiP en cours d’année, vous pouvez désormais générer un fichier d’écritures comptables provisoire. Pour plus de détails sur l’export provisoire des écritures, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE ou à l’aide (F1). Déclaration d’acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA Menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION D’ACOMPTE Lorsque vous êtes en régime simplifié de TVA, chaque trimestre vous déclarez un acompte de TVA. 1. Dans l’assistant d’acompte de TVA, sélectionnez l’option Déclarer un acompte de TVA. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans la zone Acompte de, indiquez le mois suivant le trimestre concerné. Par exemple, sélectionnez le mois d’avril pour le paiement d’acompte du premier trimestre, le mois de juillet pour le paiement d’acompte du second trimestre, etc. 4. Si vous souhaitez connaître le montant de votre TVA réelle pour la période concernée, cliquez sur le bouton [Ma TVA réelle]. Une fenêtre s’affiche avec le montant de votre TVA réelle du trimestre. 5. Les zones Montant à déclarer et Déduction du crédit de TVA de la CA12 sont renseignées automatiquement. Vous pouvez modifier ces valeurs. Selon que vous déclarez votre acompte de TVA par la téléprocédure ou pas, les étapes qui suivent diffèrent. Pour plus de détails sur la déclaration d’acompte de TVA, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (). Import des écritures Menu COMPTABILITÉ - ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES A l’activation de la commande Importer des écritures, la fenêtre de sélection du fichier à importer s’affiche. 1. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 2. Deux cas se présentent : • Si les écritures importées sont au format Ciel, votre logiciel le détecte et importe les écritures automatiquement. • Si les écritures importées sont au format Sage ou Autres, l'assistant import/export d'écritures s’affiche. Dans cet assistant, choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées :  Pour plus de détails sur l’import des écritures, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (). Avant de lancer ce traitement, vous devez obligatoirement valider les écritures sur la période définie. La migration d’une ancienne version 8 La migration d’une ancienne version Numéro de version Avant d’installer votre nouvelle version, vous devez vérifier le numéro de version de vos logiciels Ciel Gestion commerciale ou Ciel Compta si vous les possédez. En effet, si vous devez récupérer dans Ciel Gestion Intégrale vos dossiers de Ciel Gestion commerciale et/ou de Ciel Compta, il est préférable de connaître le numéro de version. 1. Dans Ciel Compta ou Ciel Gestion commerciale, ouvrez votre dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE du menu AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Récupérer un dossier Votre dossier provient d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert dans la dernière version de Ciel Gestion Intégrale, vous devez le mettre à jour. 1. Dans le menu DOSSIER, choisissez la commande OUVRIR. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur votre dossier. 3. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. Les versions de 1.50 à 1.72 se nommaient Ciel Gestion Quantum. Les versions de 2.50 à 5.50 se nommaient Intégrale de Gestion Ciel Quantum. La migration d’une ancienne version 9 Si votre dossier est protégé par un mot de passe, la fenêtre suivante s’affiche. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de votre logiciel. 4. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Dans la fenêtre de sauvegarde : 6. Choisissez le format de la sauvegarde. 7. Cliquez sur l’icône et sélectionnez l’emplacement où sera sauvegardé votre dossier. 8. Nommez éventuellement votre fichier de sauvegarde si vous voulez lui donner un nom différent de votre dossier. 9. Cliquez sur le bouton [OK]. A la fin du traitement, votre dossier s’ouvre. Vous pouvez commencer à travailler. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 10 Votre dossier provient de Ciel Gestion commerciale Si vous passez de Ciel Gestion commerciale à Ciel Gestion Intégrale, vous pouvez récupérer votre dossier de travail créé dans Ciel Gestion commerciale. La récupération n'est possible que si votre dossier provient d’une version minimum 2006 de Ciel Gestion commerciale : • Ciel Gestion commerciale Évolution : à partir de la version 5.10, • Ciel Gestion commerciale Millésime : à partir de la version 12.00. 1. Dans le menu DOSSIER, choisissez la commande OUVRIR. 2. Ciel Gestion Intégrale détecte les fichiers de la gestion commerciale. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur votre dossier. 3. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. 4. Une mise à jour est nécessaire. Vérifiez que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée et cliquez sur le bouton [OK]. Dans la fenêtre de sauvegarde : 5. Choisissez le format de la sauvegarde. 6. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez l’emplacement où sera sauvegardé votre dossier. 7. Nommez éventuellement votre fichier de sauvegarde si vous voulez lui donner un nom différent que celui du dossier. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. A la fin de la sauvegarde, un message vous informe que celle-ci est terminée. La migration d’une ancienne version 11 9. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre fichier gestion commerciale doit être converti en version Intégrale pour être exploitable. Un message vous demande de confirmer, cette opération étant irréversible. En effet, le dossier converti ne pourra plus du tout être ouvert dans Ciel Gestion commerciale. 10. Cliquez sur le bouton [Oui]. Un avertissement vous informe qu’une sauvegarde doit être effectuée. 11. Si vous n’avez pas encore sauvegardé votre dossier, cliquez obligatoirement sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Le traitement de récupération se lance et une fois terminé, un compte-rendu s’affiche. Pour plus de détails sur le compte-rendu, reportez-vous au paragraphe Le compte rendu de la récupération, page 13. Si vous répondez [Non], votre dossier sera inchangé et ne pourra pas être ouvert dans Ciel Gestion Intégrale. La migration d’une ancienne version 12 12. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Ciel Gestion Intégrale vous demande alors si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. 13. Selon votre cas, cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. • Lorsque vous acceptez la récupération, la fenêtre suivante s’affiche. Récupérer un dossier Ciel Compta Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - UTILITAIRES - groupe Comptabilité Votre dossier Ciel Compta n’est récupérable que s’il provient d’une version : • Ciel Compta Evolution égale ou supérieure à 5.00. • Ciel Compta Millésime égale ou supérieure à 12.00. Pour Ciel Compta Facile, toutes les versions sont compatibles. Si Ciel Compta est installé sur votre poste 1. Cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. 2. Sélectionnez alors le dossier de la société dans la liste déroulante. 3. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste 1. Cochez la deuxième option. 2. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. 3. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Si vous refusez alors que vous avez un dossier de Ciel Compta, vous pourrez toujours le récupérer ultérieurement avec l’utilitaire Récupération de Ciel Compta (menu DOSSIER - commandes OPTIONS - UTILITAIRES - groupe Comptabilité). La migration d’une ancienne version 13 Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un compte-rendu des opérations effectuées par l'application. Le compte rendu de la récupération Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la nonrécupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre. Ce compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. La migration d’une ancienne version 14 Vérification après récupération Si vous aviez défini plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier, vous devez, lors de l’ouverture du dossier de la nouvelle version, vérifiez le nom Utilisateur et le Mot de passe. Vérifiez éventuellement le nom utilisateur et saisissez le mot de passe. L’historique des nouveautés 15 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.50. Les nouveautés de la version 2.50 Modification de l’interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez aussi naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 16 Intuiciel L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire et recherche d’adresse Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse. Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Facturation, présentés sous la forme suivante : Localisation • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client, prospect ou fournisseur). Recherche d’adresse • : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. Les aperçus Aperçu en PDF par défaut Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser en PDF Vous pouvez désormais visualiser l’aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 17 Afficher l’aperçu dans les listes des pièces commerciales Dans les listes des pièces commerciales clients ou fournisseurs (devis, factures, avoirs, commande, etc), la nouvelle fonction Afficher l’aperçu vous permet de visualiser directement l’état standard d’une pièce. Cette fonction est accessible à partir du bouton [Options]. Acquisition d’informations légales Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Facturation, vous disposez du nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre prospect ou de votre fournisseur via le site internet Infogreffe. Mise sous surveillance Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de mettre sous surveillance les sociétés de vos clients ou vos fournisseurs. 1. Sélectionnez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton . 3. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. • cochez fournisseurs pour faire apparaître la liste des fournisseurs; • cochez clients pour faire apparaître la liste des clients; • cochez prospects pour faire apparaître la liste des prospects. 4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. eBay Menu GESTION - commandes VENTES - EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel. Vous devez avoir un compte eBay. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer directement en faisant un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande imprimer l'image. L’historique des nouveautés 18 À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs options : • Bien démarrer sur eBay Cette option vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette option vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette option vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette option vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette option vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Toutes les annonces que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement accessibles à partir du menu GESTION - commandes VENTES - EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette option vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Envoyer des e-mails à un groupe de clients Menu LISTES - commande CLIENTS - (clic-droit) ENVOYER UN E-MAIL Cette commande permet d'envoyer un e-mail directement depuis votre logiciel à un ou plusieurs clients. 1. Sélectionnez les clients à qui vous voulez envoyer un e-mail. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande Envoyer un e-mail. Une fenêtre s’affiche. 3. Rédigez votre e-mail et cliquez sur [OK]. Choix du contact dans les pièces commerciales Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS Dans les fiches des devis, factures ou avoirs, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans l’onglet Infos tiers, vous disposez maintenant de la liste déroulante Nom Contact qui vous permet de sélectionner un contact. Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Calcul prix et poids des articles Menu GESTION - commande ARTICLES - dans la fiche article - onglet Nomenclature - bouton Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton - Calcul prix/poids nomenclatures Cette fonction vous permet de calculer le Prix (Prix d'achat HT, Prix de vente HT, Prix de vente TTC) et le Poids (Net et Brut) d’un l'article composé. Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des clients, prospects ou fournisseurs (menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Contact). L’historique des nouveautés 19 1. Cochez les options pour lesquelles vous souhaitez calculer le prix. Vous obtenez le prix et/ou le poids de l'article Composé, du Composé et la Différence. 2. Pour affecter au composé les valeurs obtenues, cliquez sur le bouton . Récupération des désignations longues des nomenclatures Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton - Mise à jour des désignations longues Cette commande vous permet de récupérer les désignations longues des nomenclatures dans la désignation d'un article composé. Si vous activez cette commande, le Libellé de l'article sera automatiquement repris dans l'onglet Désignation de la fiche article. Vous pouvez mettre à jour : • Toutes les désignations, • les désignations non renseignées, • les désignations renseignées. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Recalcul du PAMP  Menu GESTION - commande ARTICLES - clic-droit - Modification du PAMP Cette commande vous permet de modifier le PAMP défini pour un article. 1. Saisissez le nouveau PAMP de l'article. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Gestion des articles par n° de série/lot Paramétrage Menu DOSSIER -commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options Cochez la case Gérer les n° de série/lot pour que les stocks des articles soient suivis par des numéros de série ou de lot. Menu GESTION - commande ARTICLES Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de série/lot dans les paramètres de facturation. Saisie Menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK ou VENTES ou ACHATS ou ARTICLES Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DE STOCK ou GESTION DE PRODUCTION A chaque fois qu’un traitement entraîne une entrée ou une sortie de stock, vous devrez saisir les numéros de série ou lot. La modification du PAMP génère un mouvement de stock de régularisation. L’historique des nouveautés 20 Pour plus de détails sur cette saisie, reportez-vous à l’Aide intégrée au logiciel, accessible par le menu AIDE ou par la touche . Suivi Menu ETATS - commande ARTICLES - SUIVI DES N° SÉRIE/LOT Cet état vous permet de suivre un numéro de série ou de lot afin de tracer toute la durée de vie du produit dans l'entreprise. Ainsi, à tout moment, vous savez de quel fournisseur provient un produit, à quel client il a été vendu ou bien s'il est encore en stock. Pour plus de détails sur cette saisie, reportez-vous à l’Aide intégrée au logiciel, accessible par le menu AIDE ou par la touche . Gestion de la contremarque Cette fonctionnalité permet de générer des commandes fournisseurs à partir des commandes clients. Ainsi, la réception de la marchandise du fournisseur déclenche la livraison au client. Menu GESTION - commande ARTICLES - onglet Complément et Fournisseur Les articles doivent être déclarés en contremarque. Pour cela, cochez l'option Contremarque puis dans l’onglet Fournisseur, renseignez obligatoirement le Fournisseur de cet article. Menu TRAITEMENTS - commande CONTREMARQUE A partir de cette commande, vous générez dans un premier temps les commandes fournisseurs puis les bons de livraison clients. • Les commandes fournisseurs sont créées par le logiciel à partir des commandes clients préalablement saisies. • Les bons de livraison clients sont créés par le logiciel à partir des bons de réception fournisseurs préalablement saisis. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux modes de la Synchro compta Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - onglet Synchro compta Vous avez maintenant le choix entre deux modes de Synchro compta : • La Synchro compta + : permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). • La Synchro compta (simplifiée) : permet d'ajouter les nouvelles écritures transmises par le client ou l'expertcomptable. Pour plus de détails sur le mode de fonctionnement de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux formats d’import des écritures Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT ÉCHANGES DE DONNÉES De nouveaux formats d’import des écritures sont disponibles : • API, • Apisoft, • Cote Ouest, • Gestimum, • Quadratus, • Ciel Saisie Comptable. L’historique des nouveautés 21 Annuler le lettrage Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL Vous pouvez désormais annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence. Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton [Annuler]. Un message vous demandera si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Gestion des chéquiers dans les règlements fournisseurs Menu GESTION - commande ACHATS - RÈGLEMENTS Les règlements fournisseurs peuvent maintenant être gérés avec des numéros de chèque. Certaines conditions doivent être remplies au préalable : • une banque doit être renseignée avec un compte comptable, • un mode de paiement de type chèque doit être renseigné avec cette banque, • un chéquier doit être renseigné avec cette banque. Le chéquier sera alors associé au mode de paiement de type chèque. Gestion des inventaires des immobilisations Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - INVENTAIRE Vous disposez désormais d’une commande permettant d’inventorier vos immobilisations. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. Modification des écritures de facturation Menu COMPTABILITÉ - commande LISTE DES ÉCRITURES Les écritures générées par la facturation peuvent maintenant être modifiées. Seules certaines rubriques sont modifiables : • Journal, • Libellé (du mouvement et de la ligne), • Commentaire, • N° de compte sauf si celui est associé à un chéquier, • Référence du pointage/lettrage, • Code analytique, • Quantité, • Rubriques personnalisées (Infos perso). L’historique des nouveautés 22 Les nouveautés de la version 3.50 Options de saisie de facturation Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale - Saisie des pièces commerciales En création de pièce commerciale, la sélection du client et de l’article peut se faire deux façons : soit par le code soit par le nom. Il suffit de choisir l’option qui vous convient. Gestion des remises et promotions Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS La nouvelle commande REMISES/PROMOTIONS permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Évolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client. Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Calculs sur les quantités Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ La nouvelle commande CALCULS SUR QUANTITÉ vous permet de créer des règles de calcul, dans le but de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente). Exemple : vous vendez des bobines de fil électrique au mètre et vous facturez en nombre de bobines (et non au mètre). Il suffit de définir une règle qui calcule le nombre de bobines en fonction de la longueur que le client veut. Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée) Définition des clients NPAI Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet Adresse ou Livraison Dans les fiches clients, l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) permet d’indiquer que l’adresse de facturation et/ou de livraison d’un client n’est plus correcte. Ces clients seront exclus des relances que vous ferez. Et, quand vous saisirez des pièces commerciales de vente, vous pourrez être averti qu’une adresse client est incorrecte, à condition d’activer l’alerte (Voir Activation d’une alerte, page 22.) Activation d’une alerte Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté lors de vos saisies de pièces commerciales qu’une adresse client (adresse de facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses des prospects. Il suffit de cocher l’option Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour activer cette alerte. Alerte de l’encours client dépassé Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie L’historique des nouveautés 23 Vous pouvez être alerté qu’un client a dépassé son encours au moment de la validation d’une facture. Il vous suffit de cocher la nouvelle option Encours client dépassé dans la fenêtre Paramètres de facturation. Recherche d’un article par le code-barre Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre. 1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre. 2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatiquement puis la fiche de l’article concerné s’ouvre. Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre manuellement. Gestion de l’unité de l’article Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Complément Dans les fiches articles, des unités (Kg, Litre, Mètre...) vous sont maintenant proposées et sont reprises dans les pièces commerciales. Saisie d’un article par la référence fournisseur Menu GESTION - Commande VENTES - PIÈCES CLIENTS - bouton [Créer] - onglet Lignes Menu GESTION - Commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Lignes Dans la colonne Réf. Fournisseur, vous pouvez sélectionner un article par sa référence fournisseur. Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur, dans la zone Référence. Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces Menu GESTION - Commande VENTES - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale Menu GESTION - Commande ACHATS - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue, • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix d’achat, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité. Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic-droit dans la zone Unité, commande CRÉER. Si cette colonne n’est pas affichée, faites un clic-droit et choisissez PROPRIÉTÉS DE LA LISTE puis cliquez sur le bouton [Colonnes affichées] enfin ajoutez Référence fournisseur. L’historique des nouveautés 24 Etats pièces clients : nouvel assistant de création Menu DOSSIER - commande OPTION - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille Dessin pièces clients Afin de faciliter la création de vos propres états de type Dessin pièces clients, vous disposez maintenant d’un assistant. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Créer] et nommez votre nouvel état, cet assistant s’affiche Il vous suffit de suivre les étapes indiquées. Personnalisation des polices Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement. Les regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : plan de comptes, écritures, prévisions, codes analytiques, journaux, modes de paiement, chéquiers, familles Top Saisie, modèles, abonnements, tâches, immobilisations. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 25 Les règles  A partir de la barre de navigation Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques. Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Saisie Z de caisse Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE Z DE CAISSE Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse. La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement. Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Compte de TVA par défaut Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut sur les comptes client, fournisseur ainsi que sur les comptes de charges et produits. Ce compte de TVA sera systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Pointage automatique par import : nouveaux formats Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier électronique au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste. Pour cela, vous disposez du bouton [Autres formats...]. Consultation des écritures d’un compte en saisie A partir d’une commande de saisie accessible par le menu COMPTABILITÉ - SAISIES - clic droit sur le compte Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie. L’historique des nouveautés 26 Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la zone du numéro de compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche. Infos perso. dans les comptes Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées aux lignes d’écritures, vous pouvez maintenant en créer dans les comptes. Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous pouvez les compléter dans les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso. Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - double-clic sur un compte Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Objectifs Afficher / modifier les objectifs Menu LISTES - Commande REPRÉSENTANTS... Menu GESTION - Commande ARTICLES Menu GESTION - Commande FAMILLES D’ARTICLES Sélectionnez la ligne souhaitée puis cliquez droit dessus. Dans le menu contextuel qui s’affiche, sélectionnez la commande OBJECTIFS. Il est également possible de cliquer sur le bouton OPTIONS et sélectionner la commande OBJECTIFS dans le menu qui s’affiche. La fenêtre Objectifs s’affiche. Dans la colonne Objectif, entrez la valeur souhaitée. Les autres valeurs du tableau se rempliront automatiquement en fonction du CA. Le chiffre d’affaires est calculé selon l’option choisie dans les paramètres de facturation. Vous avez la possibilité en cliquant sur le bouton OPTIONS d’afficher les statistiques ou d’afficher le détail. Réglages des statistiques représentants Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Saisie La colonne C.A se calculera suivant l’option Statistiques représentants cochée dans les paramètres de facturation, onglet Saisie. Sortie des Objectifs Menu DIVERS - Commande OBJECTIFS Sélectionnez l’état Objectifs détaillés par représentant. L’historique des nouveautés 27 ou Sélectionnez l’état Objectifs cumulés par représentant. Cliquez sur la sortie désirée. Exporter les objectifs Vous pouvez également exporter les objectifs. Cliquez sur la flèche , puis sélectionnez la commande EXPORTER. Dans la fenêtre Etats, sélectionnez le format souhaité, puis cliquez sur le bouton [Exporter]. Etats contremarque Vous avez la possibilité de suivre les articles selon leur état. Articles à commander Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À COMMANDER Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à commander s’ouvre. Les articles commandés par le client qui sont cochés « Contremarque » et qui sont en attente de commande fournisseur s’affichent. Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant le bouton radio L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner l’article souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous pouvez choisir d’afficher tous les fournisseurs ou seulement un en sélectionnant le bouton radio Le fournisseur puis en choisissant le fournisseur en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner le fournisseur souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article ou par client en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Si vous choisissez FICHIER comme type de sortie, une fenêtre Sortie s’affiche. Choisir dans la liste déroulante le type de fichier de sortie. Articles à recevoir Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À RECEVOIR Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à recevoir s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés « Contremarque » et qui sont en attente de réception s’affichent. La sélection des articles et des fournisseurs est identique à celle des Articles à commander. Voir Articles à commander, page 27. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Une fois les articles reçus, on a la possibilité de générer une livraison client. Articles à livrer Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À LIVRER Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à livrer s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés « Contremarque » qui ont été reçus et qui doivent être livrés au(x) client(s) s’affichent. Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant le bouton radio L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner l’article souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous pouvez choisir d’afficher tous les clients ou seulement un en sélectionnant le bouton radio Le client puis en choisissant le client en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner le client souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. L’historique des nouveautés 28 Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. On a la possibilité de générer une livraison client. Gestion des multi-fournisseurs Gestion des multi-fournisseurs dans les fiches Menu GESTION - commande ARTICLES - Détail de l’article - ONGLET FOURNISSEURS Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES - Détail de la famille - ONGLET FOURNISSEURS Vous avez la possibilité de gérer plusieurs fournisseurs dans les fiches article dans l’onglet Fournisseurs. Cliquez sur le bouton [ajouter] pour ajouter un fournisseur, puis sélectionnez-le dans la liste qui s’affiche. Vous pouvez lui ajouter une référence dans la colonne Référence Fournisseur. Vous pouvez le définir comme Fournisseur principal en activant la commande CLIC DROIT - DÉFINIR COMME FOURNISSEUR PRINCIPAL. Pour supprimer un fournisseur, cliquez sur le bouton [supprimer]. Commandes fournisseurs Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS POUR ASSEMBLAGE Menu TRAITEMENTS - COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE Une étape a été ajoutée, dans laquelle vous pouvez choisir le fournisseur souhaité à l’aide du bouton dans les cases Code fournisseur. Cochez la case Commander pour commander l’article. Gammes Créer un critère de gamme  Menu GESTION - Commande CRITÈRES DE GAMME... - bouton CRÉER Définissez le libellé du critère de gamme dans la zone de texte Libellé. Cliquez sur [Ajouter...] pour définir les valeurs de ce critère. Entrez les valeurs souhaitées et cliquez sur [OK et créer]. Création d’une gamme  Menu GESTION - Commande GAMMES... Dans la fenêtre Liste des gammes, cliquez sur le bouton [créer]. L’assistant de création de gamme s’affiche. Saisissez un code et une désignation pour la nouvelle gamme et cliquez sur [Suivant]. Choisissez dans la liste déroulante le critère souhaité et cochez les valeurs. Vous avez la possibilité de rajouter des nouvelles valeurs avec le clic droit. Cliquez sur [Suivant]. Vous pouvez sélectionner jusqu’à trois critères de gammes. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la gamme à une famille d’articles, cliquez sur pour la sélectionner. Cliquez sur [OK]. La nouvelle gamme s’affiche. Vous pouvez fixer dans la liste déroulante le mode d’affichage en fonction des prix (HT, TTC) ou des coefficients de marge. Vous pouvez choisir d’annuler la création d’un article de gamme en décochant la case au début de la ligne ou en utilisant le CLIC DROIT. Pour copier des valeurs de prix, vous pouvez utiliser le CLIC DROIT - COPIER. L’historique des nouveautés 29 Cliquez sur [OK] pour enregistrer la gamme. Vous pouvez par la suite modifier ou supprimer la gamme en cliquant sur [Modifier] ou [Supprimer] ou en utilisant le clic droit. Modifier une gamme d’articles  Menu GESTION - Commande GAMMES... - Bouton MODIFIER... Vous pouvez modifier les articles de la gamme en double-cliquant sur la ligne souhaitée. La fiche de l’article s’affiche et vous pouvez apporter les modifications souhaitées. Cliquez sur [OK] pour enregistrer les modifications. Compléter une gamme d’articles  Menu GESTION - Commande GAMMES... - Bouton COMPLÉTER... Vous avez la possibilité de compléter votre gamme d’articles en rajoutant des nouvelles combinaisons de critères. L’assistant s’affiche. Il est semblable à l’assistant de création de gamme, sauf que les critères de gamme sont déjà définis. Choisissez les valeurs souhaitées et cliquez sur [Suivant]. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la gamme à une famille d’articles, cliquez sur pour la sélectionner. Cliquez sur [Terminer]. Les articles complétant la gamme s’affichent. Cliquez sur [OK] pour valider les modifications. L’historique des nouveautés 30 Les nouveautés de la version 4.50 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie. • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel. Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . L’historique des nouveautés 31 Affichage des fenêtres en arrière-plan Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des fournisseurs, liste). Choix du modèle comptable lors de la création de dossier Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Lors de la création de dossier, si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, Ciel Gestion Intégrale vous propose de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier. Vous pouvez aussi choisir de ne pas utiliser de plan comptable pré-paramétré et de le créer manuellement. Dans ce cas, le logiciel partira sur une base vide. Recouvrement Ciel Gestion Intégrale gère désormais le RECOUVREMENT. Cette fonction vient remplacer et améliorer l’ancienne fonction RELANCES. Menu LISTES - commande ETAPES DE RECOUVREMENT... Le recouvrement est le processus d’envoi de relances aux clients pour prévenir et éviter les impayés. Pour activer le traitement du recouvrement automatique par votre logiciel, vous devez pour cela définir des étapes dans la liste des étapes de recouvrement. Dans chaque étape, vous pouvez définir des actions, prévoir quand l’étape doit se réaliser et filtrer les clients selon leurs encours ou niveau de risque. Le principe sera alors le suivant : A la réalisation d’une étape, les échéances passeront automatiquement dans l’étape suivante. Vous pourrez créer vos étapes de recouvrement manuellement ou avec l’aide d’un assistant qui pas à pas vous guidera dans la création de votre étape. Menu TRAITEMENTS - commande RECOUVREMENT Lorsque vous activez cette fonction, la fenêtre de recouvrement s’affiche. Vous y retrouvez tous les encours clients arrivant bientôt à échéance ou dont les échéances sont dépassées. Cette liste prend en compte vos factures et avoirs clients (validés et non-validés) et les écritures comptables contenant un compte client. Elle ne prend pas en compte les écritures lettrées et les écritures comptables liées à une pièce commerciale. Pour pouvoir travailler sur le recouvrement, vous devez avoir défini au préalable au moins une étape de recouvrement. L’historique des nouveautés 32 Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton CRÉER UN CLIENT - Onglet RECOUVREMENT Vous retrouvez dans l’onglet Recouvrement de la fiche CLIENT les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le libellé de l’étape de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et éventuellement un commentaire de l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du recouvrement. Vous pouvez également modifier le commentaire de l’étape depuis cet onglet. Nouveautés relatives à la Loi SEPA Migration SEPA Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA La migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Vous enregistrez un fichier regroupant les données RIB que vous envoyez ensuite à un intervenant (banque, logiciel habilité...). Une fois le fichier renvoyé par l’intervenant, le logiciel réécrit automatiquement les IBAN et BIC. Assistant de migration Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - ASSISTANT DE MIGRATION... L’assistant de migration des RIB en IBAN/BIC s’affiche. Deux choix vous sont proposés : • Envoyer vos RIB : cette fonction vous permet d’exporter les RIB de vos clients et/ou fournisseurs. • Recevoir vos IBAN/BIC : cette fonction vous permet d’importer les IBAN/BIC de vos clients et/ou fournisseurs. Vérification des données bancaires Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - VÉRIFICATION DONNÉES BANCAIRES Cette fonction permet de vérifier la validité des données bancaires des clients, fournisseurs et banques. Virements fournisseurs Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS... Ciel Gestion Intégrale gère désormais les virements SEPA. Pour avoir accès à ce mode de paiement vous devez avoir au préalable : • un mode de paiement de type Virement défini comme magnétique • saisi un règlement fournisseur utilisant ce mode de paiement • renseigné l’IBAN et le BIC de votre fournisseur (onglet banque de la fiche) et de votre banque • renseigné votre numéro de Siret dans les paramètres société depuis le menu DOSSIER. Pour remettre en règlement fournisseur, sélectionnez l’élément souhaité dans la liste puis cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de la fenêtre. Vous pourrez ensuite modifier le paiement si besoin, ainsi que générer le fichier et éditer une remise de virement. Gestion du crédit-bail Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. L’historique des nouveautés 33 Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton . Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer. Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Gestion multi-analytique de niveau 1 A partir d’une zone de sélection du Code analytique - icône Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte. Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Gestion des retours pour les ventes Ebay Menu GESTION - commande EBAY - PARAMÈTRES Maintenant, vous pouvez gérez les retours des ventes effectuées via Ebay. Pour cela, vous devez renseigner l’onglet Compléments dans la fenêtre Paramètres Ebay. 1. Cochez l’option Retours acceptés pour activer la gestion des retours. 2. Déterminez ensuite le nombre de jours dont le client bénéficie pour retourner les articles. 3. Cochez l’option Frais de retour pris en charge par le vendeur si vous payez les frais de port de retour. Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats Menu GESTION - VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale Seules la saisie des A-nouveaux et la saisie cahier ne disposent pas de la gestion multi-analytique. L’historique des nouveautés 34 Vous pouvez désormais ajouter des sous-totaux dans les lignes de vos pièces commerciales. Les lignes de soustotal seront prises en compte dans les transferts et dans les états. • En saisie standard, vous disposez du bouton qui permet d’insérer une ligne de sous-total et de choisir des colonnes à prendre en compte dans le sous-total. • En saisie document, vous disposez des commandes AJOUTER UN SOUS-TOTAL et COLONNES SOUS-TOTAL, accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit). Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche F1). Amélioration des remises/promotions Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Dans l’onglet Saisie des paramètres de facturation, vous avez une nouvelle option Remises/Promotions. En cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/ promotions pouvant être appliquées à un article. Menu GESTION - commande REMISES/PROMOTIONS Vous pouvez maintenant créer une remise en montant, en plus du pourcentage. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. Il est possible de créer des remises/promotions par tranche. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton [Modifier les tranches]. Vous pouvez définir un nombre illimité de tranches et mélanger des remises en pourcentage /en montant. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale. Gestion des affaires Menu LISTES - commande AFFAIRES Menu GESTION - VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Dans un premier temps, vous allez créer vos affaires via le menu LISTES, commande AFFAIRES. Ensuite, vous les affecterez aux pièces commerciales (à partir du menu GESTION). • En saisie standard, vous disposez d’une zone Affaire. Il suffit de cliquer sur l’icône située en fin de zone pour sélectionner l’affaire à laquelle la pièce doit être rattachée. • En saisie Document, vous devez cliquer sur le bouton pour sélectionner une affaire. Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez maintenant la possibilité de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société puis indiquer lors de la télédéclaration que l’O.G.A est destinataire. L’historique des nouveautés 35 Paramétrage O.G.A Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A Transmission à l’O.G.A Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA Afin de transmettre votre déclaration à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA), vous devez simplement cocher la case Télétransmission OGA dans la seconde étape de l’assistant de la téléprocédure de TVA. Balance comparative N à N -10 Menu ETATS - commande BALANCE Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée. Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il s’agit des renseignements suivants : • le Nom, • l’adresse, le code postal et la ville, • le N°agrément, • le numéro de SIRET. L’historique des nouveautés 36 Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états Menu ETATS - commande BILAN SYNTHÉTIQUE Vous pouvez maintenant inclure les soldes mensuels de l'exercice précédent dans les états Bilan synthétique, Compte de résultat synthétique et Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour cela, vous devez cochez l’option Soldes N-1 au mois qui est proposée. Publication Internet Menu DOSSIER - commande PUBLICATION INTERNET La publication Internet permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel. Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Amélioration de la gestion des N° de série / lot Menu GESTION - commande ARTICLES - FICHE ARTICLE • Vous pouvez saisir un même numéro de série ou de lot sur plusieurs dépôts différents. • La colonne Code barre située dans l’onglet N° de série/lot vous permet de saisir un code barre pour l’article. Menu GESTION - commande ARTICLES - BOUTON OPTIONS - RECHERCHE PAR CODE BARRE Cette fonction vous permet de rechercher un article par code barre dans les fiches articles. Elle cherche également parmi les codes barres entrés dans l’onglet N° de série/lot de la fiche article. Menu ETATS - commande ARTICLES Deux nouveaux états sont disponibles : • Etiquettes des N° de série/lot : cet état vous permet d’imprimer des étiquettes pour vos numéros de série/lot suivant plusieurs critères. • N° de série/lot par client : cet état permet d’afficher les n° de série/lot pour un ou plusieurs clients avec la possibilité de préciser une période de date. L’historique des nouveautés 37 Les nouveautés de la version 5.10 Intuiciel personnalisable Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots. Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. L’historique des nouveautés 38 Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections. Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT. Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de correction du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. • Choix des langues Ciel Gestion commerciale Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. Aide à la saisie des Codes postaux et villes Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. L’historique des nouveautés 39 Suivi des affaires Menu LISTES - commande CLIENTS Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Vous pouvez associer une affaire à un client ou à un fournisseur. Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client ou du fournisseur. Pour cela, vous disposez de la zone Affaires. Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires peuvent maintenant être suivies. A cet effet, vous disposez des onglets Pièces et Stocks : • L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. • L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. De plus, les informations relatives aux ventes ou aux achats ont été regroupées. Vous retrouvez un seul onglet Objectifs et un seul onglet Statistiques. Des options Achats ou Ventes permettent de voir les données correspondantes. Optimisation de la saisie par douchette Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale Dans les préférences Saisie des pièces clients et Saisie des pièces fournisseurs, des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. Génération de plusieurs abonnements en une seule fois Menu GESTION - VENTES - commande ABONNEMENTS CLIENT Menu GESTION - ACHATS - commande ABONNEMENTS FOURNISSEUR Il est possible de générer plusieurs factures d’abonnement en une seule fois. Dans la liste des abonnements clients ou dans la liste des abonnements fournisseurs, il suffit de sélectionner tous les abonnements que vous souhaiter générer en facture. Pour une sélection multiple, cochez la case de la première colonne. Le bouton [Générer les factures] est alors accessible et il ne vous reste plus qu'à cliquer dessus. Saisie simplifiée des factures et avoirs Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR Vous avez la possibilité de saisir un avoir ou une facture dans les saisies guidées ou rapides. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. L’historique des nouveautés 40 Dans les fenêtres de saisies rapides ou guidées, vous disposez de deux options : Facture et Avoir. Il suffit de choisir celle qui correspond à votre saisie. Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable A partir du menu COMPTABILITÉ - ECHANGES DE DONNÉES Le nouveau menu Echanges de données est destiné aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. A partir de ce menu, vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export, • importer ou exporter une Balance, • envoyer le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • consulter l’historique des imports/exports. Enfin, vous disposez de deux nouveaux formats d’import/export : le format d’export Cegid PGI et les formats d’import et d’export Sage Petites Entreprises. Écritures de redevances de crédit-bail Les écritures de redevances de crédit-bail sont maintenant gérées dans Ciel Compta. Dans la fiche d’un crédit-bail Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS Au niveau de l’onglet Crédit-bail, vous devez renseigner la zone Total des redevances HT et le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cet onglet se compose de deux parties. • Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. • Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. Enregistrement des écritures de redevances Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - ENREGISTRER LES ABONNEMENTS Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS. Les écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des écritures. Comptes exonérés de TVA Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES Dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits, vous disposez de la nouvelle option Exonéré de TVA. En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée sur le compte en question. SEPA Nouveau format d’identité bancaire L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients et fournisseurs : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS ou FOURNISSEURS, onglet Banque. • banques : accessibles par le menu LISTES - commande BANQUE, onglet R.I.B./Divers. • comptes de banque : accessible par le menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTE, onglet Banque. Prélèvements clients Vous pouvez maintenant effectuer les paiements des clients par prélèvement avec la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area). A cet effet, la remise en banque a été enrichie, la notion de mandat SEPA a été ajoutée. Mandat SEPA Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Banque Lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client doit vous livrer un mandat vous autorisant à le débiter. Et, il est obligatoire de renseigner la référence et la date du mandat de votre client. A cet effet, vous disposez du bouton . Remise en banque par prélèvement SEPA Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE Vous pouvez effectuer des paiements client par prélèvement (magnétique) au format SEPA. Et, vos ordres de prélèvement sont directement envoyés à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Pour éviter les erreurs lors de la remise en banque, vous devez au préalable : • télécharger ce module via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer, • renseigner l’IBAN et le BIC de votre client (onglet banque de la fiche) et de votre banque, • renseigner le numéro de Mandat SEPA dans la fiche de votre client, • renseigner votre numéro de Siret dans les paramètres société, • avoir un mode de paiement de type Prélèvement défini comme magnétique, • saisir un règlement client utilisant ce mode de paiement. Lors de la remise en banque, après avoir cliqué sur le bouton [Générer le fichier], il vous suffit de sélectionner l’option SEPA ainsi que le bordereau de remise prélèvement SEPA. Virements fournisseurs en ligne Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS Les virements fournisseurs SEPA sont maintenant télétransmis à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Auparavant, vous devez télécharger ce module via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer. Vous disposez d’un assistant de migration qui vous permet de restituer au format SEPA les identifications bancaires saisies auparavant. Voir Migration SEPA, page 32. Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. L’historique des nouveautés 42 Les nouveautés de la version 6.0 L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de fonctions essentielles à la gestion commerciale. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de gestion commerciale. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraî- ner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Gestion Intégrale auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mon Pilotage. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches en encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. L’historique des nouveautés 43 Commissions fixes et variables Nouvelle liste des commissions Menu LISTES - commande COMMISSIONS. Une nouvelle liste vous permet de gérer toutes les commissions que vous utilisez et qui sont différentes du taux par défaut défini dans les fiches des représentants. Les commissions peuvent être fixes ou variables. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer des commissions mais aussi les affecter à des représentants, annuler les affectations, les désactiver. Pour plus de détails, reportez-vous à l'Aide intégrée au logiciel (touche F1). Dans les fiches des représentants Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. La fiche d'un représentant présente deux onglets dédiés à l’attribution des commissions. L'onglet Commissions fixes vous permet de déterminer un taux de commission général pour le représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour des articles. Et, l'onglet Commissions variables vous permet de déterminer un taux de commission variable pour des articles. Dans les pièces commerciales Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS - onglet Lignes. Il vous est possible de visualiser le montant ou le taux de commission perçu par le représentant sur une ligne de facturation ainsi que d'en modifier les valeurs. Vous devez ajouter les colonnes Représentant, Nom Représentant, Mt Commissions. Pour cela, faites un clicdroit sur l’en-tête d’une colonne et choisissez la commande MODIFIER LES COLONNES. Et, ajoutez les colonnes. Vous pouvez alors modifier directement dans la pièce le montant de la commission et le représentant. A partir du bouton [Options], vous disposez de la fonction Recalculer les commissions. Celle-ci permet de revenir à la valeur initiale de la commission. Les nouvelles alertes Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Vous disposez de nouvelles alertes vous permettant d'optimiser vos saisies de pièces commerciales : • Quantité en stock ... inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum. • Prix de vente de l’article inférieur à son prix d’achat ou PAMP : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP. De plus, pour l'alerte portant sur la quantité insuffisante sur stock, vous pouvez choisir d'être alerté sur le stock théorique, en plus du stock réel et disponible. L’historique des nouveautés 44 Regroupement des adresses clients et fournisseurs Dans les fiches clients Menu LISTES - commande CLIENTS Les différentes adresses d'un client de facturation ou de livraison sont regroupées dans l’onglet Adresses de la fiche du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). Dans les fiches fournisseurs Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Les différentes adresses de facturation du fournisseur, principales et autres, sont gérées au même niveau dans la fiche du fournisseur. Dans l'onglet Adresses, l'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses de facturation du fournisseur. Dans les pièces commerciales Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS Menu GESTION - commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS Dans l'onglet Infos tiers d'une pièce commerciale de vente ou d'achat, au niveau de la zone Société, l'icône d'appel de liste vous permet de choisir l'adresse qui sera affichée dans la pièce commerciale. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Enrichissement de la contremarque Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES - onglet Complément Vous pouvez gérer des familles d’articles en contremarque. Pour cela, cochez l’option Contremarque dans l’onglet Complément. Menu GESTION - commande ACHATS - BON DE RÉCEPTION. • Vous disposez du nouvel état BR contremarque livraison client. Cet état vous permet d’éditer un bon de réception en contremarque. Celui-ci vous est proposé à la fin de la création de votre bon de réception ou bien à partir de la liste des bons de réception par les boutons [Aperçu] et [Imprimer]. • Dans la liste des bons de réception, la colonne Transfert vous permet de vérifier l’origine de la pièce. L’historique des nouveautés 45 Remises/promotions en cascade ou par tranches successives Remises en cascade Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options Afin de gérer des remises et promotions en cascade, vous devez cocher l’option Gérer les remises en cascade dans les paramètres. Celle-ci permet de cumuler et d'appliquer toutes les remises et promotions en fonction des rangs. Les rangs permettent de définir l'ordre d'application des remises et promotions. Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS Si vous gérez des remises en cascade, sélectionnez le rang d'application de la remise dans la fiche de la remise/ promotion. Lorsque les remises appartiennent au même rang, elles sont cumulées. Dans le cas contraire, elles sont calculées en cascade. Remises par tranches successives Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS - bouton [Modifier les tranches]. Si vous ne gérez pas les remises en cascade, vous pouvez définir des remises selon des tranches successives. La remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise. Dans la fenêtre Modifier les tranches, il vous suffit de sélectionner l’option Tranches successives. Gestion de l’écriture de stock final Vous pouvez générer les écritures de stock final en fin d'année lors de la régulation de stock. Cette écriture donne le montant du stock par dépôt au dernier jour de l'exercice. Paramétrage préalable Au préalable, vous devez définir la méthode de calcul et les comptes des écritures : • Dans le menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES FACTURATION, onglet Options, sélectionnez si les écritures doivent être calculées à partir du PA (prix d'achat) ou du PAMP (prix d'achat moyen pondéré), dans la zone Générer les écritures du stock final à partir de. • Dans le menu GESTION, commande ARTICLES, onglet Comptabilité, sélectionnez un compte de stock ainsi qu'un compte de variation de stock dans la zone Ventilation des stocks. Ces comptes servent à générer les écritures du stock final. Générer l’écriture Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DE STOCKS Si vous voulez créer l'écriture de stock final, au moment de la régulation des stocks, cliquez sur le bouton [Générer l’écriture] pour chaque dépôt. Migration SEPA : modification de l’envoi Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA Pour rappel, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Celle-ci s'effectue maintenant par télétransmission via le module Ciel directDéclaration. Vous pouvez le télécharger directement depuis votre logiciel à partir du menu DIVERS. Par défaut, une remise en cascade est ajoutée à la ligne de facturation. L’historique des nouveautés 46 FlashCode et QR-Code Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et QR-Code sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture). Dossier clôturé Les dossiers clôturés sont désormais consultables depuis le menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Modification de l’ouverture d’un dossier Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Consulter plusieurs comptes Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Consulter le compte] Vous pouvez désormais consulter plusieurs comptes à la fois. 1. Pour cela, choisissez un compte à consulter dans le plan de comptes. 2. Sans fermer le compte que vous consultiez précédemment, revenez sur le plan de compte et sélectionnez un autre compte. Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants. L’historique des nouveautés 47 Multi sélection de codes analytiques Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs codes analytiques à la fois lorsque vous cliquez sur le bouton [Ajouter] dans l’onglet Répartition. Choix du code de lettrage Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - Onglet Options Vous disposez d’une nouvelle option Demander qui va vous permettre de saisir votre prochain code de lettrage pendant le lettrage manuel. 3. Dans l’onglet Options, cochez l’option Demander dans la zone Lettrage/pointage. 4. Lors du lettrage manuel de ce compte, le code de lettrage vous sera demandé. Solde évolutif Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE Menu TRAITEMENT - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Menu TRAITEMENT - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE Dans les fenêtres de consultation des comptes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde lignes après lignes. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Déclaration de TVA Assistant de déclaration de TVA Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT Cet assistant n’est désormais plus visible dans le menu ETAT si vous avez adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Téléprocédure TVA Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez précédemment adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP et souscrit à Ciel directDéclaration TVA. Vous pouvez également retransmettre la dernière déclaration ou visualiser une déclaration Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Télédéclaration de TVA du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Vous pouvez désormais éditer l’état Soldes intermédiaires de gestion avec l’option Détail des comptes. L’historique des nouveautés 48 Emprunts Vous pouvez désormais saisir des emprunts et effectuer des simulations d’emprunts. Ce qui vous permet de suivre l’évolution de la dette contractée et d’enregistrer automatiquement vos écritures d’échéances d’emprunt. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez créer, modifier, supprimer, simuler, consulter un emprunt. Liste des emprunts Menu COMPTABILITÉ - commande EMPRUNTS Dans la liste des emprunts, vous disposez des boutons suivants: • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Consulter] : vous pouvez consulter les écritures d’emprunt. • [Réalisation d’emprunt] : permet d’enregistrer l’emprunt et de passer l’opération de recette. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. Créer un emprunt Menu COMPTABILITÉ - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer] Une fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Calcul de la trésorerie prévisionnelle Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance. Les simulations d’emprunts peuvent aussi être prises en compte dans le calcul. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu Contextuel (clic droit). Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt. Référence d’obligation fiscale Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES TVA - Onglet Téléprocédures TVA Désormais, vous renseignez la référence d’obligation fiscale dans l’onglet Téléprocédures TVA des PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER. Cette référence doit commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres. L’historique des nouveautés 49 Association de comptes Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTE - Comptes clients/fournisseurs - Onglet Options • Dans un compte fournisseur, vous pouvez désormais définir un compte de charges associé à ce compte fournisseur. • Dans un compte client, vous pouvez désormais définir un compte de produits associé à ce compte client. Pour cela, renseignez la zone Compte de charges ou Compte de produits de l’onglet Options. Détail du calcul des formules des états fiscaux Menu ETATS - commande ETATS FISCAUX - Aperçu Dans la barre d’actions de l’aperçu des états fiscaux, un nouveau bouton [Voir les zones cliquables] vous permet de voir les zones cliquables, celles-ci s’affichent en bleu dans l’aperçu. Si vous cliquez sur ces zones, vous accédez au détail du calcul du montant. L’historique des nouveautés 50 Les nouveautés de la version 7.0 TVA Les paramètres TVA Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Votre logiciel vous permet maintenant de gérer l’avis d’acompte 3514, spécifique au régime simplifié. Vous pouvez définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de l’avis d’acompte 3514, en plus de ceux de la déclaration annuelle CA12. Si vous êtes en régime simplifié, deux options ont été ajoutées dans l’onglet Etat TVA : Avis d'acompte 3514 et Déclaration annuelle CA12. Vous devez sélectionner l’option correspondant au formulaire que vous voulez paramétrer. L’assistant de TVA Menu TRAITEMENTS - commande TVA L’assistant de TVA a été révisé et enrichi. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet aussi d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Vous y accédez par le menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche sur la fenêtre de l’assistant de TVA. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Vérification de la conformité de vos sauvegardes Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Un nouvel assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités : • si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux formulaires. Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. L’historique des nouveautés 51 Consultation des sauvegardes DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Vous pouvez, à partir de cette commande, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes DGFiP sont classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez les consulter, les enregistrer ou les envoyer par e-mail. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide par la touche . La clôture d’exercice et la sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE ou CLÔTURE L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales et obligatoires. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. Windows™ 8 Si vous travaillez sous le système d’exploitation Windows™ 8, votre logiciel présente quelques spécificités. • L’ergonomie de votre logiciel s’apparente à celle de l’environnement Windows™ 8 (absence de dégradés et de fonds, bords carrés....). • Vous disposez du mode tactile, que vous pouvez activer ou désactiver via le bouton [Accueil]. • En mode personnalisation de l’Intuiciel, vous pouvez en plus changer la couleur des tâches du bureau ainsi que les agrandir ou les réduire. Compte d’attente Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dans l’onglet Racine/Défauts, vous pouvez choisir un compte d’attente à utiliser par défaut . Ce compte d’attente est utilisé pour équilibrer automatiquement une écriture en cours de saisie. Enregistrement des écritures en cours Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR. Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - PAIEMENT. Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - AUTRES SAISIES - FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR CLIENT. L’historique des nouveautés 52 Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - AUTRES SAISIES - ENCAISSEMENT. Le bouton [Fermer] permet de fermer la grille de saisie tout en ayant maintenant la possibilité de sauvegarder l’écriture en cours. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications. Cliquez sur le bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture. A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui]. Si vous n’avez pas fini votre saisie, il vous sera alors demandé de compléter les zones obligatoires. Equilibrage automatique des écritures en cours Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE STANDARD. Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE AU KILOMÈTRE. Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non. Dans la grille de saisie standard ou de saisie au kilomètre, cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou sur le bouton [Fermer] situé en haut de la fenêtre. Lorsque vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes. Longueur du libellé des journaux et comptes Menu COMPTABILITÉ - commande JOURNAUX - bouton [Créer] ou [Modifier]. Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Créer] ou [Modifier]. La longueur du libellé d’un journal ou d’un compte est augmentée à 40 caractères. Concrètement, dans la fiche d’un journal ou d’un compte, vous pouvez maintenant saisir jusqu’à 40 caractères dans la zone Intitulé. Longueur des codes journaux Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - bouton [Modifier les réglages compta]. La longueur des codes journaux peut se définir sur 8 caractères maximum. Pour choisir le nombre de caractères des codes journaux : 1. Dans les paramètres comptabilité, au niveau de l’onglet Racines/Défauts, cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, faites un clic-droit et choisissez la commande MODE AVANCÉ. 3. Dans la zone Longueur des codes journaux, sélectionnez 8 puis cliquez sur le bouton [OK]. Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. L’historique des nouveautés 53 Les nouveautés de la version 7.10 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos clients, fournisseurs, banques et comptes. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. Pour plus de détails sur cette méthode de création, reportez-vous à l’Aide du logiciel accessible par la touche . Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures A la création du dossier Dans l’étape Paramètres, la question Votre expert-comptable utilise-t-il Sage Production Experts ? permet de déterminer votre mode d’échanges. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel. Si vous répondez par : • Oui : le mode d'échange est Sage Production Expert. • Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export. Dans les paramètres comptabilité Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dans les paramètres comptabilité, le nouvel onglet Echanges Expert vous permet de choisir le type d'échanges avec votre expert-comptable. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas : • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier dédié. Votre expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts. • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export. Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum...). • Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges. Cette commande est également accessible à partir de l’Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts]. Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité. Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode d'échanges à utiliser. Cette option est indisponible dans Ciel Compta Millésime. L’historique des nouveautés 54 Il s’agit dans ce cas d’échanger des données par la synchro compta. La synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - Envoyer à mon expert et Recevoir de mon expert. Envoyer des écritures à mon expert A l'aide de la nouvelle commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts. A la fin de ce traitement, il vous restera à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...). Recevoir des écritures de mon expert Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. Pour cela, il vous suffit d’utiliser la nouvelle commande RECEVOIR DE MON EXPERT dans le menu ECHANGES. Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre dossier. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche . L’import et l’export des écritures Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts, vous pouvez également procéder à l’import et à l’export de vos écritures. Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - IMPORTER DES ÉCRITURES Au lancement de cette commande, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à- dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui, sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. • Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - EXPORTER DES ÉCRITURES Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : Si vous gérez une comptabilité multidevises, ces commandes sont indisponibles. Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les supprimer ou de les enregistrer en brouillard. Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi. Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment que vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par votre expert-comptable. A la fin de ce traitement, le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées. L’historique des nouveautés 55 • Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. • Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. L’historique des nouveautés 56 Les nouveautés de la version 7.50 Nouveautés relatives à la loi SEPA A compter du 1er février 2014, tous les virements et prélèvements doivent être conformes à la norme SEPA. Vous pouvez désormais effectuer des paiements par prélèvement à la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area). A cet effet, la notion de mandat SEPA a été ajoutée, les banques, les fiches clients et les règlements clients ont été modifiés, et la remise en banque a été enrichie. Mode de paiement magnétique Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT - Bouton [Créer] - Prélèvement Lorsque vous créez le mode de paiement de type prélèvement, vous devez cocher l’option Magnétique si vous effectuez des paiements par prélèvements SEPA. Mandat SEPA Menu LISTES - commande CLIENTS - Bouton [Créer] Lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client doit vous livrer un mandat vous autorisant à le débiter. Il est obligatoire de renseigner la référence et la date du mandat de votre client. A la création d’un client, vous disposez, dans l’onglet Banque, d’un bouton Mandat SEPA vous permettant de saisir ces informations. Informations prélèvement Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - Bouton [Créer] Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES - Bouton [Régler] Lors de l’enregistrement des règlements de vos clients et si vous choisissez Prélèvement comme mode de paiement, le bouton [Informations prélèvement] devient actif dans la barre d’actions. 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre relative aux informations du prélèvement SEPA s’affiche. 2. Dans l’onglet Mandat SEPA, indiquez les référence et date du mandat. 3. Précisez s’il s’agit d’un prélèvement répétitif ou ponctuel. 4. Dans l’onglet Motif de remise, saisissez le motif. Identifiant Créancier SEPA Menu LISTES - commande BANQUE - Bouton [Créer] - Onglet RIB/Divers Lorsque vous créez un nouveau poste de trésorerie, vous devez saisir le N° ICS dans l’onglet RIB/Divers. Cet Identifiant Créancier SEPA vous est fourni par votre banque et est obligatoire lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA. L’historique des nouveautés 57 Prélèvements magnétiques au format SEPA Menu TRAITEMENTS - commande REMISE EN BANQUE Lorsque vous effectuez une remise en banque, le bouton apparaît dans la barre d’actions. Si vous effectuez des prélèvements SEPA, vous devez saisir les informations du mandat SEPA ainsi que le motif de la remise. Générer le fichier Si vous avez choisi le format SEPA, vous pouvez télétransmettre votre bordereau de remise directement à votre banque via Ciel directDéclaration. Pour cela vous devez cocher l’option Envoi à la banque via Ciel directDéclaration. Vous devez préalablement souscrire au service de télétransmission SEPA Ciel pour accéder à Ciel directDéclaration. Vous pouvez aussi éditer le bordereau de remise de prélèvements et l’envoyer manuellement à votre banque. Pour cela, il suffit de cocher l’option Edition de la remise de prélèvements. Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Amélioration de la purge Menu TRAITEMENTS - commande PURGE L’assistant de la purge a été amélioré de façon à faciliter le traitement. Dès la première étape, vous définissez la date limite de purge et vous pouvez purger toutes les pièces, règlements et mouvements de stocks en cliquant sur l’option correspondante. Si vous souhaitez sélectionner les pièces commerciales, règlements et mouvements de stocks à purger, cochez l’option de sélection des type de pièces. Dans les étapes qui suivent, sélectionnez les éléments à purger. Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Vous devez avoir souscrit au service de télépaiement SEPA Ciel qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Pour plus d’informations, consultez le site www.ciel.com. ©Copyright 2014 Sage activité Ciel Ciel Gestion Intégrale - Guide des mises à jour - Référence : MAJ WGQ 8.10 - 10.14 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Manuel de découverte Ciel Paye Ciel Paye Evolution Ciel Paye Bâtiment Sage activité Ciel 10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique des éléments de paye : de la mise en place d'un plan de paye (avec les cotisations, rubriques et variables) à la réalisation de vos bulletins de salaire, jusqu’au transfert de l'écriture de paye en comptabilité. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du manuel de référence ainsi que des aides intégrées (une aide contextuelle et l’Info paye). Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.7 50.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 Sommaire Prise en main .................................................................................................... 5 Configuration minimale ...................................................................................................................6 Documentation .................................................................................................................................7 Si vous débutez.................................................................................................................................9 Entraînez-vous ................................................................................................................................13 Création et mise en place d’un dossier ......................................................... 19 Créez votre dossier .........................................................................................................................20 Contrôlez et modifiez le plan de paye ..........................................................................................24 La reprise de paye (reprise de cumuls) ........................................................................................29 Créez les fiches des salariés...........................................................................................................31 La gestion de temps .......................................................................................................................37 La gestion des arrêts de travail......................................................................................................39 Création des bulletins et traitements............................................................ 41 Établissez les premiers bulletins de paye.....................................................................................42 La gestion automatique des IJSS ...................................................................................................45 Validez les bulletins de la période.................................................................................................47 Effectuez le paiement des salaires................................................................................................48 Transférez les écritures de paye en comptabilité ........................................................................50 A propos de la règle des cumuls ...................................................................................................53 Les impressions............................................................................................... 55 Principes généraux des impressions.............................................................................................56 Les éditions mensuelles et trimestrielles .....................................................................................59 Les éditions administratives ..........................................................................................................64 Traitements de fin d’année............................................................................ 66 La dernière paye de l’année..........................................................................................................67 La déclaration annuelle des données sociales.............................................................................68 La clôture du dossier.......................................................................................................................69 Gestion des dossiers ....................................................................................... 70 La gestion des utilisateurs..............................................................................................................71 La sauvegarde.................................................................................................................................72 La restauration ................................................................................................................................73 L’archivage d’un dossier ................................................................................................................74 Autres fonctionnalités .................................................................................... 75 Le générateur de documents ........................................................................................................76 Les éditions chaînées .....................................................................................................................77 Personnalisation des fiches salarié ...............................................................................................78 La gestion analytique .....................................................................................................................79 Assistant de cotisation ...................................................................................................................81 Import Ciel Bâtiment ......................................................................................................................82 Index ................................................................................................................ 84 Prise en main Prise en main 5 Configuration minimale Versions monopostes • Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d'espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024×768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Microsoft Office 2003 pour les fonctions Word et Excel • Une imprimante laser ou jet d'encre Versions souscriptions • Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100 Kbps en débit montant. Prise en main 6 Documentation Le manuel de découverte Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Naviguer dans le manuel de découverte Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Imprimer le manuel de découverte Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Enregistrer le manuel de découverte Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . Puis, sélectionnez l’emplacement où vous voulez l’enregistrer. Le fichier Lisez-moi Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute. Vous y accédez en cliquant sur l’icône Je prends connaissance des nouveautés présenté dans l’accueil Ciel. L’accueil Ciel s’affiche à l’ouverture du logiciel ou depuis le bureau de l’Intuiciel par le bouton [Accueil]. Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. apporte une information complémentaire sur un point particulier attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer le manuel doit être installée sur votre ordinateur. Prise en main 7 Le manuel de référence Les manuel de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour le visualiser, dans votre logiciel, allez dans le menu ? et sélectionnez la commande MANUEL DE RÉFÉRENCE. Le guide d’accompagnement DADS-U Ce guide vous explique les étapes essentielles pour faire votre DADS-U et vous donne des astuces pour gagner du temps. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans la plupart des fenêtres de l’application ou appuyez sur la touche . L’Info paye Cette aide présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, etc.) ainsi que les paramétrages à effectuer dans le logiciel. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales. Prise en main 8 Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Paye, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l’accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Créer votre dossier L’assistant TOP DÉPART vous guide dans la mise en place de votre dossier de paye et la création de vos éléments de base indispensables à l’établissement des bulletins de paye. Voir Créez votre dossier, page 19. Récupérer le paramétrage de paye modèle Ce paramétrage contient les éléments de base nécessaires à la création et au calcul des bulletins. Créer les fiches salariés Créez les fiches des salariés permettant de les identifier. Vous pouvez à ce stade affecter un profil à chaque salarié. Les profils correspondent à des bulletins «types» à partir desquels les premiers bulletins des salariés peuvent être établis. Cela vous facilitera la création des bulletins. Créer les banques Créez la ou les banque(s) de la société si vous réalisez le paiement des salaires par virement Adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins La commande PRÉFÉRENCES du menu UTILITAIRES vous permet d’adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins. Vous personnalisez votre interface en n’affichant que les éléments de votre choix. Vous pouvez personnaliser votre barre de navigation (ajouter, renommer ou supprimer des groupes). Vous pouvez également définir les marges utilisées dans l’impression des états standards. Établir les premiers bulletins L'assistant TOP BULLETIN vous aide à réaliser votre premier bulletin de paye. Si vous obtenez un bulletin «vide», vous avez la possibilité d’appeler une liste de bulletins «types» à l’aide du bouton [Profil] de la fenêtre bulletin. Vous générez votre premier bulletin d’après le profil du salarié. Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 41. Gérer les bulletins du mois suivant Par la suite, vous pourrez créer vos bulletins à partir de ceux du mois précédent. Vous ne modifierez que les éléments qui auront changé. En effet, lorsque les bulletins sont déjà créés, la meilleure solution consiste à les générer d’après les bulletins précédents. Avant d’établir les premiers bulletins, vous devez vérifier si les informations liées aux caisses, aux cotisations, aux rubriques, etc., sont complètes. N’oubliez pas de valider vos bulletins ! Prise en main 9 Quelques notions de paye Organiser un bulletin de paye Calculer un bulletin Lorsque vous établissez vos premiers bulletins, vous demandez le calcul du bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin. Pour gagner du temps par la suite, vous pouvez paramétrer le calcul automatique des bulletins. Pour cela, cochez l’option calcul automatique en saisie dans l’onglet Paramètres 1 des PARAMÈTRES société. Si vous cochez cette option, les valeurs renseignées dans les variables seront automatiquement mises à jour. Valider un bulletin Pour valider un bulletin, sélectionnez-le à partir de la liste des bulletins puis cliquez sur la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Réaliser une paye à l’envers Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant d'un montant net à payer que vous définissez. Dans ce cas, le salaire de base, les rubriques participant à l'élaboration du salaire brut et les cotisations sont recalculés. 1. Créez le bulletin du salarié comme vous en avez l’habitude. 2. Modifiez éventuellement les lignes du bulletin pour ajouter ou supprimer les rubriques, cotisations et commentaires nécessaires. 3. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande PAYE INVERSÉE. Le bulletin de paye peut être organisé comme suit : Salaire de base Salaire Brut Cotisations URSSAF Cotisations ASSEDIC Cotisations IRC Total Cotisations Net imposable Net à payer Le calcul du bulletin est une opération indispensable. Les bulletins doivent impérativement être calculés pour être validés. Pour effectuer certains traitements, les bulletins de la période doivent être validés. Vous ne pouvez effectuer une paye inversée que si votre salarié est en Paye mensuelle. Ce n’est pas possible lorsque le salarié est en Paye Horaire ou en Paye par points. Prise en main 10 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Votre logiciel procède au calcul du bulletin jusqu'à ce que le montant se rapproche de celui saisi. Saisissez le montant net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé. Prise en main 11 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement la paye avec Ciel. N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Créez votre dossier de paye Créez les éléments de base de votre Établissez les premiers bulletins de paye Calculez, validez et imprimez Paiement des salaires Éditez les données de paye Contrôlez et modifiez le plan de paye dossier (salariés, caisses, banques etc.) Transférez l’écriture de paye les bulletins de paye en comptabilité (journal de paye, livre de paye) Prise en main 12 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez la commande PROGRAMMES puis ouvrez le dossier dans lequel est installé le logiciel, soit CIEL par défaut et sélectionnez CIEL PAYE. Ouvrez le dossier Exemple Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir la société Exemple, livrée avec le logiciel. Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton . Vous pouvez également lancer le logiciel en cliquant sur le raccourci présent sur le bureau. Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre Ouverture d’un Dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande AFFICHER LE DOSSIER EXEMPLE. Prise en main 13 La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche. Exemple de la fenêtre de Ciel Paye Evolution : L’Intuiciel L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions . Mon bureau Mon bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut. Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye mais aussi à votre compte Ciel et à la page d'accueil Ciel. L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel, visible également à l'ouverture de votre logiciel. Cet accueil vous permet de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Espace de travail Barre d’état Intuiciel Prise en main 14 Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. De plus, vous pouvez rapidement mettre à jour vos coordonnées. Enfin, vous obtenez les numéros de l'assistance technique. Accéder aux principales tâches de paye Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye. Vous pouvez par exemple enregistrer la fiche d'un nouveau salarié, préparer un bulletin de paye, gérer les congés et les absences, calculer les charges sociales, etc. Vous pouvez ainsi effectuer une gestion précise de la paye et des salariés. • Embaucher un salarié. • Préparer mes bulletins de paye. • Envoyer l'ordre de virement des salariés. • Gérer les congés et absences. • Calculer mes charges sociales. • Établir ma DUCS. • Imprimer un document administratif. • Enregistrer le départ d'un salarié. • Éditer ma DADS. Mon tableau de bord Mon tableau de bord est accessible par le bouton . Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives à la paye : • Les bulletins de paye du mois (à réaliser, à valider, à imprimer, à comptabiliser). • Les congés et absences à la date du jour. • Les salariés ayant le plus de congés à solder. • Le nombre de salarié ayant rejoint (arrivée) et ayant quitté (départ) l'entreprise. • Les alertes vous informant des événements importants à prendre en compte (solde des congés payés, modification des minima sociaux). • Le montant des salaires bruts versés aux salariés (pour le mois précédent et pour l'année) ainsi que le montant des charges sociales patronales. • Le graphique de l'évolution (mois après mois) de la masse salariale. Mes états et statistiques Mes états et statistiques sont accessibles par le bouton . Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées, reportez-vous au Manuel de référence, chapitre Menu États, accessible par le menu AIDE. Vous pouvez éditer les états relatifs aux bulletins de paye, aux salariés, aux congés payés et absences ou aux documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix. Prise en main 15 Choisissez un mode d’affichage : découverte ou complet Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de votre logiciel, • le mode complet, pour une gestion et un suivi des données de paye plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, sélectionnez la commande correspondante à partir du menu FENÊTRE. Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou complet) est conservé lorsque vous quittez l'application. Prise en main 16 Consultez un bulletin de salaire Vous pouvez à partir de la société Exemple consulter un bulletin de salaire. Exemple d’un bulletin avec le format Papier blanc comme modèle d'impression. Un bulletin de paye doit contenir, de par la loi, certaines indications. On trouvera notamment : Dans l'en-tête... A Les renseignements concernant la société, comme par exemple les numéro de SIRET, code APE, code URSSAF où sont versées les cotisations, etc. (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). B Les informations sur le salarié, à savoir ses nom et prénom, son numéro de Sécurité Sociale, la convention collective à laquelle il est rattaché, etc. (menu BASES - commande SALARIES - LISTE DES SALARIÉS). B F G A B E C D Prise en main 17 Dans le corps du bulletin... ...le plus de détails possibles quant au calcul des différentes sommes versées ainsi que les bases, taux et montants des cotisations retenues. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. C Les rubriques apparaissent le plus souvent sous forme de primes ou retenues et interviennent avant le Salaire Brut et après le Net imposable. D Le calcul du Salaire Brut constitue la première partie du bulletin : il est réalisé d'après le Salaire de base auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques. E Les cotisations sont des prélèvements obligatoires, versés par les salariés et l'employeur aux différents organismes sociaux. F Le calcul du Net imposable correspond au Salaire Brut - Cotisations. G Le Net à payer est obtenu d'après le Net imposable auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 19 Créez votre dossier Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Après avoir effectué quelques essais avec la société Exemple, vous pouvez créer le dossier qui contiendra les données de votre société. 1. Sélectionnez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Création d’un dossier, saisissez le Nom de la société que vous créez. Ce nom sera repris par défaut comme Raison sociale dans les paramètres du dossier. Le chemin d'accès à l'application est proposé par défaut pour stocker le répertoire qui contiendra les fichiers du dossier que vous créez. S'il ne vous convient pas, modifiez-le en cliquant sur le bouton . 3. Validez la fenêtre Création d’un dossier en cliquant sur le bouton [OK]. L’assistant Top Départ La fenêtre Top Départ s'affiche. Cet assistant va vous aider dans la création de votre dossier de paye en procédant étape par étape. 1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option correspondante. Vous disposez de deux modes de création : • Le mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création de votre dossier (raison sociale, dates d'exercices, etc.). Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous pourrez dès la dernière étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dossier (banques, caisses, salariés, etc.). • Le mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intégralité des paramètres de la société (identification, paramètres généraux, congés payés, heures travaillées, congés RTT, paramètres édition, etc.). Si vous avez coché l’option Récupération des informations de référencement lors de la création de votre dossier ce sont ces informations qui seront automatiquement reprises dans les paramètres dossier. Munissez-vous des éléments nécessaires à la création de votre dossier : liste de vos salariés ; listes des différents éléments composant le bulletin (banque, nom de la convention collective, caisses, etc.). Saisissez ici le nom de la société à créer. Liste des dossiers existants. Création et mise en place d’un dossier 20 2. Indisponible en version souscription. En Mode simplifié, l'option Récupération des informations de référencement est cochée par défaut. Vous récupérez dans ce cas les informations saisies lors de votre référencement (Dénomination, coordonnées, etc.). Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données. 3. Si vous avez choisi le Mode simplifié, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Si vous avez choisi le Mode avancé, cliquez sur le bouton [Terminer]. Création d’un dossier en mode simplifié Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les éléments essentiels. Fenêtre Coordonnées du dossier Si vous avez opté pour la récupération des informations saisies lors de votre référencement, certaines zones sont pré-renseignées. La récupération automatique des données n'est pas accessible en version souscription. 1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone Raison sociale. 2. Définissez la Forme juridique de la société. Vous pouvez répertorier (ou consulter) les différentes formes juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton . 3. Renseignez votre code NACE, votre numéro de SIREN, votre N° URSSAF et Réf. URSSAF. 4. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez l'option correspondante. 5. Si votre entreprise appartient au secteur du bâtiment, cochez l'option Entreprise BTP. Ainsi, votre logiciel contrô- lera également vos valeurs spécifiques au BTP. 6. Cochez l'option Crédit Impôt Compétitivité Emploi si la société est éligible à ce crédit d'impôt. 7. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnées d'identification de la société : Adresse, Code postal, Ville, Pays, Tél., Fax. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramètres du dossier C'est à partir de cette fenêtre que vous saisissez les paramètres généraux, c'est à dire les informations administratives et législatives nécessaires pour établir les bulletins de salaire. Zone Paramètres 1. Saisissez l'Année de l'exercice courant, à savoir l'année de l'activité en cours. 2. Indiquez si vous pratiquez ou pas le décalage de paye. 3. Indiquez le nombre d'heures normales travaillées par mois dans l'entreprise. Les zones qui doivent être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une flèche rouge. Au cours des trois premières étapes de l'assistant, vous pouvez revenir à la fenêtre précédente en cliquant sur le bouton [Précédent]. Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler]. La fenêtre de l'assistant se ferme ; la société est quand même créée avec uniquement les informations saisies (raison sociale, adresse). Lorsque le décalage de paye n'est pas pratiqué (cas le plus fréquent), le premier mois de paye commence en janvier et la clôture annuelle s'effectue en décembre. Lorsque le décalage de paye est pratiqué, le premier mois de paye commence en décembre et la clôture annuelle s'effectue en novembre. Création et mise en place d’un dossier 21 4. Saisissez l'effectif Fillon obtenu au 31 décembre de l'exercice précédent. La case Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et à mesure des modifications que vous lui apportez. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Zone Congés Payés 5. Contrôlez les paramètres généraux concernant les congés payés. Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de l'année suivante. 6. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journée de congés payés. Cette valeur est utilisée pour calculer le taux journalier de congés payés. 7. L'acquisition du nombre de jours de congés par mois pour les salariés à temps complet peut se calculer en jours ouvrés ou en jours ouvrables. Selon la méthode de calcul que vous appliquez, sélectionnez l'option correspondante : • 5 jours ouvrés : correspond à 2,083 jours acquis pour 25 jours ouvrés. • 6 jours ouvrables : correspond à 2,5 jours acquis pour 30 jours. La case Report lors de la clôture cochée indique que dans la fiche de chaque salarié les cumuls de congés payés de l'année N sont mis à zéro et cumulés à ceux de N-1, après le traitement de clôture de la période de référence des congés. Zone Congés RTT 8. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés RTT. Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l'estimation des jours travaillé avant la loi (228 jours par an après déduction des jours fériés) et le plafond fixé par l'accord ou la convention (218 jours par an). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés payés et des jours compte épargne temps. Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramétrage du modèle de paye Vous pouvez créer votre dossier de paye à partir : Du paramétrage de paye modèle Votre logiciel vous permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Cas Général ou par secteur d'activités), livrés avec l'application. Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) nécessaires à la création des bulletins de salaire. 10. Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye autre que Standard, cliquez sur le triangle de sélection situé en fin de zone. 11. Sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez. 12. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures Vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple ou d’un des dossiers que vous avez créés en version 7.00 et supérieures. Seuls les salariés ne sont pas récupérés. 13. Cochez l'option du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures. Sélectionnez dans la liste le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Création et mise en place d’un dossier 22 Fenêtre Liste de contrôle Cette fenêtre présente les principaux éléments que vous pouvez commencer à créer, en cliquant sur le bouton [Créer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salariés, Établissements, Emetteurs, Contacts émetteurs. Vous obtenez des informations complémentaires sur ces éléments ainsi que sur les variables, rubriques, cotisations, profils salariés, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide. 14. Pour valider la création de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer]. Création d’un dossier en mode avancé Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez tous les paramètres généraux de la société. Pour accéder à l’aide contextuelle de chaque étape, cliquez sur les boutons [Aide] présents dans les fenêtres. Si vous gérez plusieurs dossiers Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX Si vous gérez plusieurs dossiers, il vaut mieux vérifier les valeurs : • du Plafond de la sécurité sociale, • du SMIC horaire, • du Nombre d'heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise), • ainsi que des valeurs nécessaires au calcul de la Taxe sur les salaires, par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER. Les valeurs sont intégrées à votre logiciel lors de son installation puis elles sont complétées lors des mises à jour de Ciel Paye. Ciel Paye conserve les paramètres et il vous est proposé les valeurs de la période en cours et celles des trois dernières années. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer une valeur en cliquant sur le bouton . Si les cases Propre au dossier sont cochées dans les Paramètres spécifiques au dossier de chacun des dossiers (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet Paramètres 1 - Bouton [Paramètres spécifiques au dossier]), décochez-les, faute de quoi ce sont ces valeurs qui seront prises en compte et non celles des paramètres globaux. En revanche, si vous voulez conserver les paramètres définis pour un dossier en particulier, laissez ces cases cochées. Les valeurs utilisées pour les calculs sont celles correspondantes à la période concernée. Par exemple : pour un bulletin de janvier 2014, votre logiciel utilise le Plafond au 01/01/14 qui est 3129 et le SMIC horaire au 01/01/14 à savoir 9.53. Création et mise en place d’un dossier 23 Contrôlez et modifiez le plan de paye Lorsque vous avez créé votre dossier, vous avez récupéré un plan de paye contenant la majorité des éléments de base nécessaires à l'établissement de vos bulletins. Ces plans de paye modèles ont pour objectif de vous faciliter la tâche puisque vous n’avez plus qu’à vérifier et éventuellement modifier ces éléments. Attardons-nous alors plus particulièrement sur certains d'entre eux. Les variables Menu BASES - commande VARIABLES Les variables permettent de calculer le montant des rubriques et sont donc nécessaires pour établir et calculer les bulletins de l'ensemble de vos salariés. Elles peuvent également être utilisées dans le calcul des cotisations. On distingue deux types de variables : • les variables globales dont la valeur est commune à tous les salariés, • les variables salariés dont la valeur est propre à chacun. Les Code et Libellé définis dans la fiche Variable sont ceux que vous retrouvez ensuite dans les fiches Salariés et/ ou dans les bulletins. C'est le Code de la variable qui est ensuite affecté dans les différentes fiches Rubriques, Cotisations et Commentaires. Les variables globales On parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salariés. Dans ce cas, la case Propre au salarié est décochée. Exemple C'est le cas de la variable MTICKET Valeur du ticket restaurant. Si sa valeur change sur une période, modifiez-la avant d'établir vos bulletins du mois. Les variables salariés On parle de variable salarié lorsque sa valeur est susceptible de changer d'un salarié à l'autre. Dans ce cas, la case Propre au salarié est cochée. Pour modifier une variable, double-cliquez, dans la fenêtre liste Variables, sur la ligne de la variable concernée. La valeur du ticket restaurant est identique pour tous les salariés : ne cochez pas cette case. Création et mise en place d’un dossier 24 Exemple Prenons la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT. La valeur de la variable change d'une période à l'autre puisqu'elle dépend d'une part du nombre de jours ouvrables sur la période et d'autre part, du nombre d'absences ou de congés pris par le salarié. Vous pouvez associer une cotisation, une rubrique, un commentaire à une variable salarié. Ainsi, l’application insérera automatiquement dans le bulletin les éléments liés à la variable à condition que celle-ci soit différente de zéro. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire à associer. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre Variables. Les rubriques Menu BASES - commande RUBRIQUES Les rubriques correspondent aux lignes de bulletins, autres que les cotisations, intervenant avant le calcul du Salaire brut (SBRUT) et après celui du Net imposable (SNETIMPO). Exemple Le schéma ci-dessous vous permet de voir comment sont généralement réparties les rubriques : Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont cochées par défaut. Si vous les décochez, vous désactivez leur affichage. SBASE Salaire de base R702 Absence pour congés payés R703 Indemnités pour congés R100 Prime d’ancienneté = SBRUT Salaire brut Cotisations = SNETIMPO Net imposable R650 Remboursement frais de transports collectifs R651 Indemnités kilométriques R600 Tickets restaurant Cochez cette case pour indiquer que la variable diffère d’un salarié à l’autre. Cochez cette case si vous voulez que la variable soit automatiquement remise à zéro d’un mois sur l’autre. Création et mise en place d’un dossier 25 La fenêtre Rubriques se compose de quatre onglets : • l'onglet Eléments de calcul où figurent les différents composants servant à calculer la rubrique ; • l'onglet Prise en compte où vous déterminez dans quel cumul le montant de la rubrique est intégré, en cochant les options nécessaires ; • l'onglet Validité où vous indiquez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas être calculée ; • l'onglet Paramètres DADS dans lequel vous définissez les paramètres nécessaires au calcul de la DADS, à savoir si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul des Frais professionnels, des Avantages en nature, des Avantages particuliers, des Indemnités ou Primes versées aux salariés, etc. 1. Dans la zone Type, définissez comment le montant de la rubrique est intégré. 2. Choisissez une caisse à l'aide du bouton [Liste]. Nous allons voir plus particulièrement l'onglet Eléments de calcul. 3. Dans la zone Mode de calcul, sélectionnez le mode de calcul à prendre en compte. 4. Dans la zone Base et Taux, selon le mode de calcul retenu, déterminez les éléments de la formule. Dans la zone soumis à table, indiquez la table à utiliser si besoin. 5. Dans la zone Résultat, contrôlez les informations définies. R008 Acompte = SNET Net a payer Normalement, seules les cotisations sont rattachées aux caisses à proprement parlé. Mais la notion de caisse s'étendant à celle de tiers, certaines rubriques peuvent être également rattachées à une Caisse. Les caisses permettent aussi de transférer les montants des rubriques après le net imposable (ACOMPTE VERSÉ, REMBOURSEMENT FRAIS TRANSPORTS COLLECTIFS, DIVERS + ou DIVERS -) dans les comptes comptables correspondants. Ces boutons ouvrent des listes ou des fenêtres permettant de paramétrer les zones correspondantes. Création et mise en place d’un dossier 26 6. La Part patronale d'une rubrique est calculée le plus généralement selon un taux fixe. Dans ce cas, saisissez le taux à appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en sélectionnant le symbole %. Si la rubrique correspond à un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets restaurant, saisissez la valeur à prendre en compte puis indiquez qu'elle est calculée en euros, en sélectionnant le symbole €. Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calculée en préparation du bulletin sous certaines conditions. L'option Condition d'application doit être cochée afin que l’application tienne compte des conditions définies en préparation du bulletin. 7. Sélectionnez l'élément qui doit être testé. Pour cela, cliquez dans le bouton [§] situé à droite de la zone. Il peut s'agir d'une variable, d'une cotisation, d'une autre rubrique ou d'une formule de calcul. 8. Saisissez les valeurs en euros dans la zone Compris entre (borne inférieure incluse) et la zone Et (borne exté- rieure exclue). Les cotisations salariales et patronales Menu BASES - commande COTISATIONS Les cotisations sont utilisées dans le bulletin de salaire pour calculer les charges salariales et patronales à verser aux organismes sociaux. Créez les caisses correspondant aux organismes sociaux Une caisse est normalement affectée à la cotisation afin que son montant : • soit pris en compte dans le calcul de l'état Charges à payer par caisse ainsi que l’état préparatoire DUCS. • soit imputé au compte comptable nécessaire lorsque vous voulez transférer l'écriture de paye en comptabilité. 1. Dans la fiche Cotisations, cliquez sur le bouton Liste dans l’onglet Caisse. Vous accédez alors à la liste des différentes Caisses déjà existantes dans l'application. 2. Dans la fenêtre liste Caisses, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît à l'écran. Une fois les zones de l’onglet Identification renseignées, contrôlez et vérifiez dans l’onglet Complément les numéros de compte comptables définis par défaut, afin que les montants des cotisations y soient correctement imputés. L’onglet IP et Mutuelle vous permet de rattacher à la caisse les contrats d’institution de prévoyance, de mutuelle ou d’assurance. Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Caisses pour obtenir tout le détail sur les caisses. Vérifiez les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations Les cotisations ne sont pas toujours calculées sur l'ensemble du salaire, mais sur une partie seulement de celui-ci. C'est ce que l'on appelle une Tranche ; la limite supérieure étant représentée par le Plafond. Un salaire mensuel est divisé en 4 tranches principales dont les valeurs, fixées par le gouvernement varient. Chaque année le plafond de la Sécurité Sociale, déterminé par décret, est révisé. C'est au niveau de cette base de calcul des cotisations qu'intervient la règle des cumuls. Voir A propos de la règle des cumuls, page 52. • Onglet Prise en compte - option Régularisation automatique Lorsque cette option est cochée, la cotisation est soumise à la règle des cumuls qui permet d'obtenir annuellement les mêmes charges pour des salaires identiques, sans tenir compte de leur répartition mensuelle. • Onglet Eléments de calcul - option Base patronale différente de la base salariale Cochez cette option lorsque la base de calcul de la cotisation est différente pour le salarié et pour l’employeur. Vous pouvez aussi tester l'élément sur la valeur définie pour une variable ou une formule. Dans ce cas, sélectionnez dans chaque zone la variable nécessaire en cliquant sur le bouton [§]. Création et mise en place d’un dossier 27 La partie Condition d'application Dans certains cas, la cotisation (part patronale et / ou part salariale) doit être calculée sous certaines conditions. Exemple La cotisation CDEDEX01 Déduction patronale heures exo 20 dont la partie Condition d'application se présente sous la forme suivante : L’onglet DUCS Les codes DUCS permettent d'établir l'état des charges à payer avec regroupement par codes DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la DUCS dans l’état préparatoire DUCS (menu ETATS). Voir L’état préparatoire DUCS, page 60. Vous devez indiquer dans cet onglet le code DUCS correspondant à la cotisation sélectionnée. Puis, vous devez préciser si la cotisation fait partie du taux et/ou de l'assiette. Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Cotisations pour obtenir tout le détail sur les cotisations. Déclarez la convention collective à laquelle est rattachée la société Menu BASES - commande CONVENTION COLLECTIVE Une convention collective présente le code du travail dont dépend l'entreprise et les différentes catégories de salariés. 1. A partir de la fenêtre liste Convention collective, cliquez sur le bouton de la barre d’actions pour définir la convention collective dont relève la société. Cette information doit figurer sur les bulletins de salaire de vos employés. Dans l’onglet Tables, vous pouvez saisir les données de la grille de classification de votre Convention collective. Le test sur le Salaire Minimum Conventionnel se basera entre autres sur ces critères. 2. Après avoir créé la convention collective, vous devez l'affecter à chaque salarié, dans l’onglet Salaires de la fiche salarié (menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS). S’il s’agit d’une cotisation spécifique au C.I.C.E. (Crédit d'Impôt pour la Compétitivité et l'Emploi), vous devez cocher les options Élément de l'assiette et Autoriser le taux à zéro. Plusieurs conventions collectives peuvent être appliquées dans une même société. Création et mise en place d’un dossier 28 La reprise de paye (reprise de cumuls) Contexte Vous reprenez la gestion d’un dossier de paye en cours d’année. Par exemple, de Janvier à Mars, vous gériez les payes sur votre ancien logiciel et à partir du mois d’Avril, vous voulez reprendre cette gestion sur Ciel Paye.. Les méthodes de la reprise de paye Pour récupérer les cumuls antérieurs à la date de reprise, deux méthodes peuvent être appliquées : 1. La première méthode (préconisée par le service technique), consiste simplement à refaire les bulletins de paye depuis le début de l'exercice. 2. La seconde méthode consiste à créer un bulletin unique par salarié sur la période allant du début de l’exercice jusqu’à la date du changement de logiciel. En pratique Première méthode 1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS, commencez par créer les salariés et dans l’onglet Congés, renseignez les cumuls de congés des salariés (dans notre exemple, à fin décembre N-1). Voir Créez les fiches des salariés, page 30. 2. A partir du menu BASES, commande PROFILS, établissez les profils salariés afin de personnaliser votre plan de paye et de simplifier le déploiement de ce paramétrage dans les bulletins à créer. Voir Créez les profils correspondants, page 31. 3. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, en vous inspirant des bulletins de votre ancien système, créez ceux de janvier. Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 41. 4. Générez les autres bulletins jusqu’au mois de la migration. Même si cette méthode semble contraignante, elle présente de nombreux avantages. C'est un excellent exercice de prise en main du logiciel, vous obtiendrez un dossier complet, enfin vous pourrez optimiser par la suite l'utilisation de toutes les fonctions du logiciel : • éditions d'états récapitulatifs quelque soit la période, • sortie des attestations pré-remplies (Pôle Emploi, Maladie,…), • établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles, • vérifications des calculs par rapport à votre ancien système (particulièrement pour les cotisations et les exonérations). Seconde méthode 1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS, commencez par créer les salariés (lien vers Créer un salarié) et effectuez les paramétrages nécessaires. Vous devez ensuite créer un bulletin sur le mois précédent la date de reprise (dans notre exemple : Mars) dans lequel vous renseignerez tous les cumuls. Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 41. 2. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, cliquez sur le bouton [Créer]. Il est évident que si cette migration est proche de la date de clôture de l'exercice social, il est bien plus simple d'opérer le changement au début du nouvel exercice. Exemple : vous comptiez opérer la migration au mois de novembre. Dans la mesure du possible, il serait plus simple de traiter les payes de décembre sur l'ancien système et de faire la migration en janvier N+1. Afin de simplifier cette saisie, il est conseillé de se procurer un journal de paye détaillé par salarié pour la période à reprendre. Création et mise en place d’un dossier 29 3. Dans l’onglet Variables du bulletin, saisissez les valeurs correspondant aux cumuls de ces éléments sur les mois allant du début de l’exercice jusqu’à la période de bascule (dans notre exemple de Janvier à Mars). Exemple : Sur la variable SALBASE, Salaire mensuel de base, le cumul des salaires de base de janvier, février et mars sont à renseigner. 4. Procédez ainsi pour toutes les variables y compris les variables de compteur d'heures et de plafond. 5. Dans l’onglet Lignes, vous pouvez forcer les valeurs que vous n'avez pas pu saisir au niveau des variables. Exemple : Vous n'êtes pas d'accord avec l'assiette de calcul d'une cotisation, il vous suffit de double-cliquer sur le montant pour passer en mode saisie et corriger la valeur. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le bulletin cumulé. Même si cette méthode semble plus rapide, elle présente les inconvénients suivants : • Impossibilité de sortir des états sur toutes les périodes de l'année. • Impossibilité de sortir des attestations pré-remplies complètes (Pôle Emploi, Maladie,…). • Difficultés dans l'établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles. • Impossibilité de vérifier les calculs par rapport à votre ancien système. Conclusion Quelle que soit la méthode utilisée, afin de garder une certaine cohérence dans vos futures éditions ou traitements, il est conseillé de pratiquer cette reprise y compris pour les salariés qui ne seraient plus présents au moment de la bascule, mais qui auraient eu une période de présence sur l'exercice (ex: un salarié en CDD uniquement présent au mois de janvier). Avant de générer le bulletin suivant, il est souhaitable de retourner dans la fiche de chaque salarié pour y mettre à jour les cumuls des congés. Pour plus détails, consultez la rubrique Onglet Congés de l’Aide, accessible à partir du menu ?. Création et mise en place d’un dossier 30 Créez les fiches des salariés Tous les salariés de votre entreprise doivent être enregistrés dans la base de l'application. Pour chaque salarié de la société, vous devez créer une fiche contenant toutes les informations nécessaires à la réalisation de son bulletin de salaire. Recensez les différentes catégories de salariés et de services Menu BASES - commande SALARIÉS - CATÉGORIES Afin de faciliter la réalisation des bulletins de salaire, recensez dans un premier temps les différentes catégories de salariés travaillant dans votre société. D'après l'emploi qu'occupe le salarié au sein de l'entreprise, une catégorie lui correspond. Cette commande vous permet de créer, modifier et supprimer des catégories professionnelles. Cette information est utilisée lors de l'enregistrement de vos fiches salariés. Pour chaque catégorie de salarié créée, vous devez obligatoirement indiquer l’unité de temps de travail et la durée de travail mensuelle. Exemple Stagiaire, employé, cadre, technicien, etc., font partie des statuts les plus courants d'une entreprise. Voir Créez une fiche pour chaque salarié, page 31. Les services Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Menu BASES - commande SERVICES Cette commande vous permet de définir les différents services de votre entreprise. Cette information est utilisée lors de l'enregistrement de vos fiches salariés. La notion de Service permet une classification plus précise de l'ensemble de vos salariés. Si vous optez pour une gestion de temps complète, cela peut faciliter la mise en place de vos plannings ainsi que l'ensemble de vos éditions relatives à cette gestion de temps. Voir La gestion de temps, page 36. Gérez les entrées et les sorties des salariés Dans l’entreprise, toute arrivée ou tout départ d'un salarié s'accompagne de formalités administratives auxquelles l'employeur doit se soumettre. Afin de vous aider dans la réalisation de ces différentes opérations, qui peuvent parfois être fastidieuses, votre logiciel vous propose deux assistants pour gérer de manière méthodique les entrées et sorties du personnel. Assistant d'entrée d'un salarié Menu BASES - commande SALARIÉS - ASSISTANT D’ENTRÉE D’UN SALARIÉ Cet assistant vous permet de créer en une seule opération à la fois la fiche d'un nouveau salarié et les documents administratifs liés à son entrée dans l'entreprise, à savoir le contrat de travail et la D.P.A.E. (Déclaration Préalable à l'Embauche). Assistant de sortie d'un salarié Menu BASES - commande SALARIÉS - ASSISTANT DE SORTIE D’UN SALARIÉ Cet assistant vous permet de réaliser très rapidement les documents obligatoires que vous devez remettre au salarié lors de son départ de l'entreprise, à savoir le dernier bulletin de salaire, le certificat de travail, le solde de tout compte et l'attestation Pôle Emploi. Consultez le Manuel de référence, Menu Bases - Salariés, Assistant d'entrée d'un salarié et Assistant de sortie d'un salarié. Création et mise en place d’un dossier 31 Créez les profils correspondants Menu BASES - commande PROFILS Ces différentes catégories de salariés présentes dans votre entreprise donnent lieu à des profils à partir desquels la création des bulletins sera simplifiée. En effet, un profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations, rubriques, etc.) communs à une même catégorie de salariés (Cadre, Employé, Stagiaire, etc.). La définition de profils permet de créer les bulletins d'une même catégorie de salariés sans avoir à redéfinir, à chaque fois, l'ensemble des lignes composant le bulletin. Votre logiciel est livré avec plusieurs profils par défaut qui correspondent aux principales catégories d'une entreprise. Si certaines lignes de calcul diffèrent, il vous suffit tout simplement de les modifier ; il vous est également possible de créer autant de profils que vous le souhaitez. Un profil comporte des lignes de calcul spécifiques à cette catégorie de salarié ; vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes à ce profil. Mais gardez bien à l'esprit que le bulletin est calculé de manière descendante de la première à la dernière ligne. 1. Pour modifier un profil, double-cliquez, dans la fenêtre liste Profils, sur la ligne du profil concerné. 2. Après avoir saisi les Code et Libellé du profil, établissez les différentes lignes qui composeront le bulletin des salariés rattachés à ce profil. 3. Une fois que vous avez défini vos profils (ou vérifié ceux déjà existants dans l'application), vous allez les affecter à chaque salarié (onglet Affectation de la fiche salarié), d'après la catégorie à laquelle il appartient. Créez une fiche pour chaque salarié Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS La fiche Salarié regroupe tous les renseignements nécessaires à l'établissement d'un bulletin ; c'est donc un élément clé dans une gestion de paye. 1. A partir de la fenêtre Liste des Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS), cliquez sur le bouton de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Dans l’onglet Etat civil, renseignez l'état civil du salarié et ses coordonnées. Insère, dans le profil une ligne vierge audessus de celle sélectionnée. Ouvre la liste de tous les éléments du bulletin pouvant être insérés dans un profil. Supprime, dans le profil, la ligne sélectionnée. Création et mise en place d’un dossier 32 3. Dans l’onglet Affectation, renseignez les différentes zones et affectez notamment un Profil au salarié. 4. Dans l'onglet Salaires, définissez les informations nécessaires au calcul même du salaire. Le salaire que l'entreprise verse au salarié est défini, entre autres, d'après un «barème» correspondant à un type de paye bien particulier. Dans la zone Type de paye : si le salarié est mensualisé... ... sélectionnez Mensuel. Cela signifie que le salarié effectue le même nombre d'heures que celui en vigueur dans la société (défini dans les paramètres de la société) : en règle générale 151.67 h/mois depuis le passage aux 35 heures. si le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à l'autre... ... sélectionnez Horaire. Son salaire est alors calculé selon la formule : TXHOR (TAUX HORAIRE) X HMOIS (NOMBRE D'HEURES/MOIS). si le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour la société... ... sélectionnez Temps partiel. Le nombre d'heures travaillées est identique d'un mois à l’autre mais il est inférieur à celui défini pour l'ensemble de la société. Son salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE, définie pour le nombre d'heures effectuées par mois. si le salarié est payé aux points... ... sélectionnez Paye par points. Son salaire est calculé selon la formule : VALEUR DU POINT X NBPOINTS. si le salarié ne fonctionne d'après aucune de ces formules... ... sélectionnez Autre. Dans ce cas, le salaire est calculé de la façon suivante : NOMBRE X BASE. Les boutons de ce type (appelés boutons liste) ouvrent des fenêtres permettant de renseigner les zones correspondantes. Pour inclure le salarié dans le calcul automatique de l’effectif Fillon, cochez l’option et associez un mode de calcul. Le bouton Contrats/Historiques vous permet de visualiser le contrat de travail en cours, de saisir les anciens contrats et d’afficher les événements DADS-U du salarié. Si plusieurs conventions collectives sont appliquées dans la société, choisissez celle à laquelle le salarié est rattaché, en cliquant sur ce bouton liste. Création et mise en place d’un dossier 33 Tests sur les salaires Le SMIC est le minimum en dessous duquel un salarié ne peut être rémunéré. Il faut donc vérifier que le salaire perçu par le salarié est au moins égal à ce montant. Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Dans ce cas, les éléments de la Convention collective sont à renseigner manuellement à partir du menu BASES - commande CONVENTIONS COLLECTIVES - onglet Tables. Le salaire de base sert de référence pour ces deux calculs. Si dans le salaire de base viennent s'ajouter des éléments supplémentaires de paye, vous devez également les inclure dans le test (option Eléments du SMIC et/ou Eléments du SMC cochée dans l'onglet Prise en compte des rubriques). L'option Tester la valeur du SMIC est cochée par défaut. Pour autoriser le test sur le SMC, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel. Votre logiciel vous avertira lors du calcul de bulletin de paye si le salaire est en dessous de la valeur du SMIC, du SMC ou des deux. Pour plus de détails sur cet onglet, consultez l’aide contextuelle. 5. Dans l'onglet Congés, vous consultez et mettez à jour les cumuls concernant les congés payés, les congés RTT, le repos compensateur et vous gérez le Droit Individuel à la Formation (DIF) de chacun des salariés. Droit au DIF 6. Si le salarié remplit les conditions d'accès au DIF, cochez la case Droit au DIF dans l’onglet Congés. • Le salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) doit justifier d'un an d'ancienneté dans l'entreprise. • Le salarié en contrat à durée déterminée (CDD) doit justifier d'une période de 4 mois en CDD. Dans ce cas, le DIF sera proratisé en fonction de la durée du contrat. Les éléments de cette zone se mettent à jour en fonction des paramétrages préalables effectués dans les paramètres société. • Solde antérieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année antérieure. • Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année en cours. • Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris. • Solde encours : Nombre d'heures DIF restant à prendre. Le solde encours se met à jour automatiquement selon les informations renseignées dans les autres zones. Pour des informations détaillées sur le Droit Individuel à la Formation (paramétrage, gestion du droit au DIF, clôture du DIF), reportez-vous à l’aide contextuelle. 7. Dans l’onglet Banque, indiquez le mode de paiement utilisé pour le salaire et renseignez les coordonnées bancaires du salarié si besoin. 8. Si vous souhaitez générer une DADS-U, certaines informations doivent être renseignées dans l'onglet Déclarations. Ces informations renseignées en cours d'année sont mémorisées afin d'être transmises lors de la génération de la DADS-U avec votre logiciel. 9. Vous pouvez associer au salarié des contrats de prévoyance, mutuelle et assurance dans l’onglet IP. Pour obtenir plus d’informations sur ce paramétrage, consultez l’aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] de la fiche Salarié. Si le salarié est en contrat à durée déterminé, vous devez obligatoirement indiquer la date de fin CDD et le motif de recours à un CDD dans l’onglet Salaires. Toutefois, avant la création des bulletins de paye, vous devez impérativement renseigner les variables propres à chaque salarié pour que les valeurs soient correctement mises à jour. Création et mise en place d’un dossier 34 Dupliquez une fiche salarié Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS - Bouton [Dupliquer] Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-saisir les paramètres, ce qui s'avère très utile pour les salariés qui ont le même profil, pour les remplaçants, etc. Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les données propres au salarié telles que son nom, son adresse, sa date de naissance... 1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir. 2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 3. Dans la fiche du salarié qui s'affiche, complétez les zones vides. Imprimez la fiche individuelle de chaque salarié Une fois la fiche Salarié complétée, vous pouvez l'imprimer pour visualiser de manière claire et synthétique les principaux renseignements afférents au salarié. 1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), sélectionnez la fiche que vous souhaitez imprimer. 2. Le détail d'une fiche Salarié fait partie des formats d'impression déclarés en Favori. Vous pouvez directement cliquer sur le triangle de sélection présenté en dessous de l'icône Aperçu et sélectionner le titre Fiche salarié. Dans ce cas, vous n'accédez pas aux paramétrages généraux du document mais directement à la fenêtre d’aperçu avant impression suivante : Création et mise en place d’un dossier 35 3. Pour lancer l’impression, cliquez sur le bouton [Imprimer] de la barre d’actions. Pour modifier le format d'impression, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER. Création et mise en place d’un dossier 36 La gestion de temps Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS La loi sur la réduction de la durée légale du temps de travail a fait apparaître, au sein des entreprises, de nouvelles formes d'organisation du travail avec une gestion des horaires qui devient de plus en plus complexe de par la diversité de ces derniers : horaires fixes, variables, libres, cycliques, décalés, modulaires, annuels, temps partiel. Cette mise en place des 35 heures incite ces entreprises à avoir recours à de nouveaux outils de suivi et d'analyse du temps afin d'en faciliter la gestion. Il s'agit de prendre en compte non seulement les contraintes économiques, avec pour optique de mieux gérer la répartition et le temps de travail, mais également les contraintes légales, avec un contrôle de ce temps de travail. Le module de Gestion de temps intégré vous permet : • d'élaborer des modèles de plannings (hebdomadaires ou annuels), • d'effectuer le suivi des heures de travail des salariés de l'entreprise et de constater d'éventuels écarts entre le prévisionnel et le réalisé avec le planning Salarié, • d'analyser et contrôler les données mises en place à l'aide d'états spécifiques. Mais, selon le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez choisir de travailler avec tout ou partie du module GESTION DE TEMPS. Par exemple, vous pouvez utiliser uniquement la partie Feuille de temps où vous n'enregistrez que les différentes absences et/ou présences de vos salariés. Enregistrez les modèles de plannings hebdomadaires Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING HEBDOMADAIRE Cette commande sert à définir les horaires de la semaine en fonction des différents cycles de travail rencontrés dans l'entreprise (périodes de sur-activités, de sous-activités ou bien encore horaires fixes toute l'année). Ces modèles de planning servent à établir les plannings prévisionnels annuels, à partir desquels sont générés les plannings salariés. Concevez vos plannings prévisionnels annuels Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING ANNUEL Une fois les différents modèles de plannings hebdomadaires définis, vous pouvez établir vos plannings prévisionnels annuels (menu BASES, commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNINGS ANNUEL). Ils permettent d'établir un planning commun à un ensemble de salariés ayant des horaires de travail identiques. Vous pouvez créer autant de planning différents que vous le souhaitez. Il est effectivement très important de bien penser à tous les cycles de travail en vigueur dans votre entreprise afin de faciliter la gestion de vos plannings salariés. Déterminez les différentes natures d'écarts possibles Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - NATURES D’ÉCARTS Cette commande vous permet d'enregistrer les différentes natures d'écarts possibles. En effet, lors de la saisie des feuilles de temps, des écarts entre le prévisionnel et le réalisé pourront être constatés. Pour que ces écarts soient correctement ventilés dans les bulletins de paye de vos salariés, vous devez enregistrer, au préalable, les différentes rubriques de paye qui leur seront affectées. Lors de la création d’un nouveau dossier, votre logiciel vous propose à la fin de l’assistant Top Départ de choisir votre mode de gestion des absences. Vous pouvez opter pour une gestion à partir du planning des vacances ou via le module de gestion de temps. Si vous avez choisi de gérer vos absences à l’aide du Planning des vacances (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES- PARAMÈTRES 1), cette fonction n’est pas accessible. Création et mise en place d’un dossier 37 Rattachez un modèle de planning à un salarié Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - PLANNING SALARIÉS Le planning prévisionnel salarié sert à gérer, à la semaine ou à la journée, les heures de travail prévues pour chaque salarié. Un modèle de planning annuel est affecté à chaque salarié afin que son propre planning puisse être mis en place. Ce planning (à partir duquel est mis en place le «prévisionnel») sert de référence pour les feuilles de temps (qui représentent le «réalisé»). Selon le fonctionnement de la société, le niveau d'activité ou le poste qu'il occupe, un salarié pourra être rattaché à plusieurs modèles de planning (mensuels ou hebdomadaires). Enregistrez vos feuilles de temps Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - FEUILLES DE TEMPS Une fois ces différentes phases de préparation effectuées, vous pouvez procéder à la saisie des feuilles de temps de vos salariés. Cette feuille de temps vous permet de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié ; le prévisionnel est comparé au réalisé ; de là peuvent apparaître certains écarts susceptibles de provenir d'absences, de congés, de maladie, de RTT ou bien encore d'heures supplémentaires. Saisie décentralisée des feuilles de temps Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE EXCEL Les feuilles de temps vous permettent de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié. Pour vous permettre d'effectuer une saisie décentralisée des feuilles de temps, votre logiciel vous donne la possibilité de générer un bordereau de saisie Excel. Pour des informations détaillées sur la Gestion de temps, reportez-vous à l’aide de l’application. Création et mise en place d’un dossier 38 La gestion des arrêts de travail Menu BASES - commande SALARIÉS - ARRÊTS DE TRAVAIL Un arrêt de travail est une suspension temporaire du contrat de travail pour cause de maladie, maternité ou paternité, accident de travail, etc. durant laquelle un salarié ne peut exercer son activité. Lorsqu'un salarié est absent pour maladie, maternité, paternité, accident du travail, maladie professionnelle..., vous devez créer un arrêt de travail. A partir de la liste des arrêts de travail, vous pouvez créer, modifier et supprimer un arrêt de travail. Si l’arrêt de travail de votre salarié est prolongé, vous devez l’indiquer dans la fiche d’arrêt de travail du salarié concerné. Création d’un arrêt de travail Menu BASES - commande SALARIÉS - ARRÊTS DE TRAVAIL - Bouton [Créer] 1. Dans la liste des arrêts de travail, cliquez sur le bouton . 2. Dans la fiche d’arrêt de travail qui s’affiche, indiquez le motif de l’arrêt de travail. 3. Cliquez sur sélectionner le salarié concerné par cet arrêt. 4. Indiquez les dates de début de l'arrêt et de fin prévisionnelle pour déterminer la période d'absence du salarié. 5. Les dates du dernier jour travaillé, de la déclaration et de la reprise du travail sont renseignées automatiquement. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. 6. Choisissez un motif de reprise dans la liste déroulante. Onglet Bulletins L’option Insertion automatique dans les bulletins est cochée par défaut. Une ligne d’absence sera donc ajoutée dans le bulletin de paye du salarié pour la période correspondante. Onglet Subrogation 7. Si vous souhaitez faire une demande de subrogation, cochez la case Subrogation. 8. Indiquez ensuite la période d’indemnisation. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir d’éventuels commentaires. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de l’arrêt de travail. Pour plus de détails sur les arrêts de travail, reportez-vous à l’aide ou au manuel de référence. Prolongation d’un arrêt de travail Menu BASES - commande SALARIÉS - ARRÊTS DE TRAVAIL - Bouton [Prolonger] Si l’arrêt de travail d’un salarié est prolongé, il faut le signaler dans sa fiche d’arrêt de travail. 1. Dans la liste des arrêts de travail, sélectionnez l'arrêt de travail du salarié à prolonger. Les coordonnées de la banque définie dans l’onglet Déclarations de la fiche Etablissement sont reportées dans l’onglet Subrogation. Création et mise en place d’un dossier 39 2. Cliquez sur le bouton . Un nouvel arrêt de travail s'affiche avec les éléments de l'arrêt initial qui sont grisés. 3. Indiquez la date de fin prévisionnelle. La date de reprise de travail est renseignée automatiquement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la prolongation de l'arrêt de travail. Reprise anticipée Menu BASES - commande SALARIÉS - ARRÊTS DE TRAVAIL - Bouton [Reprise anticipée] Si un salarié en arrêt de travail reprend ses fonctions avant la date de reprise prévue initialement, il faut le signaler dans la fiche d'arrêt de travail de ce salarié. 1. Sélectionnez l'arrêt de travail du salarié concernant la reprise anticipée. 2. Cliquez sur le bouton . L'arrêt de travail du salarié concerné s'ouvre. 3. Dans l'onglet Reprise anticipée, indiquez la date de reprise anticipée. 4. Dans la liste déroulante, sélectionnez le motif de reprise anticipée. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Création des bulletins et traitements Création des bulletins et traitements 41 Établissez les premiers bulletins de paye Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à établir les premiers bulletins de salaire de vos employés. Nous vous rappelons qu'un bulletin de paye est divisé en trois grandes parties : Le calcul du BRUT Le salaire brut ne correspond pas à la somme que le salarié va percevoir. C'est le salaire à partir duquel l'entreprise va effectuer un certain nombre de retenues pour le compte des caisses de cotisations. Ce calcul du Brut est établi d'après un Salaire de base auquel s'ajoutent des heures supplémentaires, des primes, etc. et/ou alors sont déduits des heures ou jours d'absence. Le calcul du NET IMPOSABLE Il correspond au Salaire brut auquel ont été déduites les différentes cotisations. C'est ce salaire imposable qui figure sur la déclaration de revenus. Le calcul du NET A PAYER Le Net à payer correspond à la somme finale que le salarié perçoit. Une fois le Net imposable calculé, d'autres montants intermédiaires peuvent intervenir pour le calcul du Net à payer. Des remboursements de frais de transports collectifs ou de déplacement seront ajoutés au Net imposable ; pour ce qui est des tickets restaurant ou des acomptes versés au salarié au cours du mois, ces montants seront défalqués du Net imposable. L'assistant Top Bulletin Menu GESTION DES BULLETINS - commande TOP BULLETIN Cet assistant vous permet de créer un bulletin de paye rapidement. Choisissez la période de création du bulletin Dans la première étape de l’assistant, la période en cours est proposée par défaut comme Période de création des bulletins. 1. Vérifiez cette période puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Si cette période ne vous convient pas, modifiez-la. Si vous établissez un bulletin de salaire à la semaine par exemple, définissez ensuite la date de Début de la période et celle de Fin. Avant de lancer cet assistant, assurez-vous que le paramétrage des éléments de base du dossier (cotisations, rubriques, variables, etc.) est correct. Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la commande en cours. Cliquez sur le bouton [Annuler], pour quitter l'assistant sans enregistrer les modifications effectuées. Création des bulletins et traitements 42 Choisissez le salarié pour lequel un bulletin doit être créé 2. Si vous avez déjà créé la fiche salarié correspondant au salarié pour lequel vous créez le bulletin, sélectionnez cette fiche en cliquant sur le bouton liste situé à la fin de la zone. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton salarié. La fenêtre Assistant d'entrée d’un salarié s'affiche vous permettant de créer la fiche. Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Salariés - Assistant d'entrée d'un salarié. Choisissez la méthode de génération du bulletin 3. Choisissez la méthode de génération du bulletin en cochant l’une des options proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Bulletin précédent Une fois le premier bulletin créé pour un salarié, la meilleure option pour créer le bulletin du mois suivant consiste à le générer à partir du bulletin précédent. Les variables et les informations propres à chaque salarié, définies dans les bulletins de la période précédente, sont reportées sur la période en cours. Profil salarié Le bulletin est créé d'après le profil affecté à chaque salarié. Cette option est particulièrement rapide et intéressante lors de la création du premier bulletin ou de celui d'un salarié entré en cours d'année. Bulletin vide Vous devez procéder à l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opération peut s'avérer fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons de récupérer un profil une fois le bulletin créé. Si le bulletin précédent du salarié sélectionné n'a pas été validé, une fenêtre s'affiche et vous le rappelle. Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider]. Création des bulletins et traitements 43 Saisissez les variables du bulletin 4. Cliquez dans les zones de la seconde colonne pour modifier le montant des variables correspondantes. Exemple Bulletin du salarié LEPIC pour le mois de juin 2014 du 01/06/2014 au 30/06/2014. Dans le cas d'un salarié rentré dans l'entreprise en cours de mois, le logiciel détectera sa date d'entrée et effectuera automatiquement la différence. Ajoutez une variable 1. Pour introduire une variable dans le bulletin, cliquez sur le bouton [Insérer]. 2. Dans la fenêtre Variables, sélectionnez la variable de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Voir Les variables, page 23. Supprimez une variable Pour supprimer une variable, cliquez sur le bouton [Supprimer]. Déplacez une variable Les boutons [Haut] et [Bas] permettent de déplacer la variable sélectionnée. Rétablissez le paramétrage original 1. Cliquez sur le bouton [Rétablir] pour revenir au paramétrage original des variables. Vous rétablissez alors la dernière liste enregistrée. Cette liste de variables est personnalisable par salarié. 2. Cochez les cases Calculer le bulletin et Imprimer le bulletin si vous souhaitez effectuer ces opérations. Si vous imprimez le bulletin, spécifiez le format d'impression à utiliser en cliquant sur le bouton [Modèles]. 3. Lancez la création du bulletin en cliquant sur [Terminer]. Il s'agit de variables correspondant à un mois de travail complet. Si un élément (cotisation, rubrique, commentaire) est associé à la variable, celui-ci sera automatiquement insérée dans le bulletin de paye. Par la suite, vous pourrez imprimer un bulletin en cliquant sur l'icône Imprimer de la fenêtre du bulletin et en choisissant le modèle de bulletin à utiliser. Après avoir créé et contrôlé le bulletin, vous devez le valider. Création des bulletins et traitements 44 La gestion automatique des IJSS Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Ciel Paye Évolution ou Ciel Paye Bâtiment vous permet de gérer et calculer automatiquement les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS). Paramétrage des IJSS Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet IJSS Vous définissez ici le mode de calcul des IJSS et paramétrez tous les éléments qui sont pris en compte dans le calcul de ces indemnités (en cas d'arrêt de travail). Mode de calcul des IJSS 1. Indiquez si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net. 2. En cas de Subrogation (l’employeur perçoit les indemnités), cochez la case correspondante. Paramétrages Les informations de cette zone dépendent du type de Maintien de salaire pratiqué. 3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui participent au calcul des IJSS. 4. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre ouvre la liste des rubriques ou des variables. 5. Sélectionnez, les rubriques associées : • au maintien de salaire, • aux IJSS déduites, • aux IJSS versées, • au montant de la retenue pour garantie du net. 6. Sélectionnez, les variables associées : • au maintien du salaire, • aux IJSS, • au montant de la retenue pour garantie du net. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Dans le bulletin Fiche Bulletin de paye - Onglet IJSS La gestion automatique des IJSS sur le net concerne les salariés dont le type de paye est Mensuel, Horaire, Par points. Une rubrique ne peut être sélectionnée qu'une fois. Les rubriques sélectionnées ici seront insérées dans le bulletin de salaire. Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques. Création des bulletins et traitements 45 Vous retrouvez dans cet onglet les paramètres IJSS qui seront pris en compte dans le calcul du bulletin. Dans la zone Préparation du bulletin vous pouvez visualiser les informations liées à une période d'arrêt de travail. 1. Dans la zone IJSS, saisissez le montant net des IJSS puis appuyez sur la touche pour lancer le calcul. 2. Si c'est l'employeur qui les perçoit (Subrogation), cochez la case correspondante. Les données présentées dans les zones Maintien de salaire, Rubriques rattachées et Variables rattachées sont accessibles à partir des paramètres IJSS. Voir Paramétrage des IJSS, page 44. Pour des informations détaillées sur la Gestion automatique des IJSS, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application - Rubrique Indemnités journalières de Sécurité Sociale. Le montant du salaire maintenu est automatiquement calculé. Si vous effectuez une modification cette zone sera automatiquement actualisée. Si vous les avez déjà paramétrées, ces zones seront automatiquement renseignées. Création des bulletins et traitements 46 Validez les bulletins de la période Une fois les bulletins établis et calculés, vous pouvez les valider. Si vous n'avez pas validé les bulletins de la période, vous pouvez... ...modifier les informations du bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, apportez les modifications nécessaires. ...calculer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir le résultat des modifications que vous avez effectuées sur les lignes. ...effectuer le calcul du bulletin à l'envers 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Paye inversée. 3. Saisissez le montant Net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé. ... générer un profil d'après le bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur le bulletin du salarié à partir duquel vous souhaitez générer le profil. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Profil], puis sélectionnez la commande GÉNÉRER. ... imprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton . ... supprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui que vous souhaitez supprimer. 2. Activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. ... valider un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui ou ceux que vous voulez valider. 2. Activez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Si vous avez validé les bulletins de la période, vous pouvez... ... imprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton . ... créer les bulletins de la période suivante A partir de la fenêtre liste des bulletins, activez la commande CRÉER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. Création des bulletins et traitements 47 Effectuez le paiement des salaires Le versement des salaires à vos employés peut être réalisé de différentes façons : par chèque ou par virement direct sur un compte bancaire et de façon plus rare, en espèces. Le paiement des salaires par virement automatique étant l’un des plus utilisés, nous allons voir comment il s'effectue à partir de votre logiciel. Créez les comptes bancaires Menu BASES - commande BANQUE 1. A partir de la fenêtre liste Banques (Menu BASES - commande BANQUES), cliquez sur le bouton de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez les informations relatives à la banque avec laquelle vous travaillez. Une fois votre organisme payeur enregistré dans la base, vous devez le rattacher à chacun de vos salariés payés par virement : 3. Ouvrez la fiche Salarié (Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS - double-clic sur la ligne du salarié concerné). 4. Cliquez sur l'onglet Banque. 5. Dans la zone Organisme payeur, indiquez le code de la banque concerné. Éditez l'état des paiements Menu ÉTATS - commande PAIEMENTS Si vous êtes rattaché à plusieurs banques, il vous faut créer une fiche Banque pour chacune d'elle. L’adresse e-mail de l’agence bancaire permet de faire parvenir les ordres de virement de salaires à votre banque directement via votre messagerie. Création des bulletins et traitements 48 1. Activez la commande PAIEMENTS du menu ÉTATS pour obtenir un état récapitulatif de vos paiements. 2. Dans la fenêtre Etat des paiements, déterminez les critères de sélection de votre état. 3. Cliquez sur le bouton . Transférez les ordres de virement à votre banque C'est à partir de la fenêtre Aperçu de l'état des paiements que s'effectue le transfert des ordres de virement à votre banque. Cliquez sur le bouton de la barre d’actions ou activez la commande VIREMENTS DES SALAIRES du menu CONTEXTUEL. Vous accédez à la fenêtre Ordre de virement. 4. Sélectionnez le mode de transfert parmi les options proposées : Fichier, Etebac 3 immédiat, Etebac 3 différé, e-mail. 5. Quel que soit le mode de transfert, le fichier des ordres de virement est enregistré à l’emplacement de votre choix. Cliquez sur le bouton pour définir cet emplacement Une fois le traitement terminé, un bordereau d'accompagnement est automatiquement présenté à l'écran. En imprimant ce bordereau (par le bouton Imprimer de la barre d'actions) vous conservez ainsi un justificatif sur papier de l'ordre de virement que vous avez transmis à votre banque. La date de valeur est utilisée comme date de l’ordre de virement et de la génération du fichier. Si votre société possède plusieurs comptes dans diffé- rentes banques, sélectionnez la banque pour laquelle vous éditez l’état des paiements. Choisissez la norme bancaire que vous utilisez pour effectuer les ordres de virements des salaires : SEPA, Association Française de Banques (AFB) ou Banque De France (BDF). Création des bulletins et traitements 49 Transférez les écritures de paye en comptabilité A la fin de chaque mois, après avoir contrôlé et validé les bulletins de la période, vous pouvez générer l'écriture de salaire de la période en cours ainsi que l'écriture de paiement correspondante. Ces écritures peuvent être ensuite transférées vers Ciel Compta dans lequel vous les récupérez. Saisissez les comptes de comptabilité générale Pour que les écritures de salaires et de paiements soient correctement générées, vous devez vérifier, dans un premier temps, le paramétrage des comptes comptables utilisés. Cette phase de paramétrage, qui s'effectue avant le premier transfert, n'est à réaliser qu'une seule fois. Par la suite, vous n'aurez à revenir sur ce paramétrage uniquement dans le cas d'une modification éventuelle, comme la création d'un nouveau compte comptable, par exemple. Ces comptes de comptabilité générale sont déclinés de la façon suivante. Pour les salariés Les comptes salariés sont définis dans l'onglet Divers de la fiche Salarié : • Compte Brut (641000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants du Brut, • Compte Net à payer (421000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants Net à payer de chacun des salariés. Pour les cotisations Les comptes caisses rattachées aux cotisations sont définis dans l'onglet Comptabilité de la fiche Caisse : • Compte Charge patronale dans lequel sont imputés les montants des cotisations patronales, • Compte Part salariale dans lequel est imputé le montant des cotisations salariales, • Compte Part patronale dans lequel est imputé le montant des cotisations patronales. Ce compte correspond à la contrepartie des comptes de charges patronales. Pour les rubriques Vous ne paramétrez dans ce même onglet Comptabilité que les caisses rattachées aux rubriques diverses après cotisations, n'étant pas Élément du brut et venant après le Net imposable. Deux cas de figure se présentent : • si la rubrique ne calcule pas de part patronale (acompte, remboursement de frais, etc.), vous définissez uniquement le Compte Part salariale ; • si la rubrique calcule une part patronale (tickets restaurant), vous définissez le Compte Charge patronale et le Compte Part patronale. Générez les écritures comptables de salaire et de paiement Après avoir contrôlé des différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures les écritures de salaire et de paiement. Chaque mois, après avoir vérifié et validé les bulletins de la période puis contrôlé les différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures comptables de vos données de paye. 1. Activez la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. 2. A partir du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande GÉNÉRER ÉCRITURES puis l’option Ecritures de salaire et de paiement. La plupart des zones de la fenêtre qui s'ouvre sont renseignées par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. Création des bulletins et traitements 50 Zone Ecritures à générer Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment 3. Dans la zone Ecritures à générer, précisez les écritures que vous souhaitez générer dans ce journal comptable: • écritures de salaires : ce sont les écritures correspondant aux charges de personnel. Par défaut, le code du Journal dans lequel est imputée les écritures de paye est SA mais vous pouvez le modifier car il doit correspondre à celui créé en comptabilité. • et/ou les écritures de paiement : à savoir celles correspondants aux paiements effectués aux salariés. 4. Validez la génération des écritures en cliquant sur [OK]. Toutes les lignes d'écritures sont alors présentées. A ce stade, il est impossible de modifier une des lignes d'écritures ; seule une impression est possible. A partir de la liste des bulletins de salaire, la case est cochée dans la colonne Comptabilisé et indique que les écritures comptables ont été générées pour la période concernée. Transférez les écritures comptables Une fois les écritures comptables générées, vous pouvez effectuer son transfert vers la comptabilité. Si vous possédez Ciel Compta 1. Activez la commande TRANSFÉRER VERS CIEL COMPTA du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 2. Indiquez le chemin d'accès où est installé Ciel Compta ou cliquez sur le bouton pour le rechercher. Les noms des sociétés gérées dans Ciel Compta vous sont alors proposés. 3. Sélectionnez celle vers laquelle vous souhaitez transférer les écritures. 4. Si le format d'import n'a pas été automatiquement sélectionné, cliquez dans la liste déroulante et choisissez-en un : • Ma comptabilité Ciel : il s'agit du format RImport. Ce format est reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel et permet de récupérer les répartitions analytiques. • Ciel Compta Dos. 5. Cliquez sur [OK] pour valider le transfert. Le format Ximport vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est : XIMPORT.TXT. Cette date correspond à la date du jour. Cette option permet de générer à nouveau les écritures de salaires et de paiements pour la période de paye, en tenant compte de tous les bulletins établis, même s’ils ont déjà fait l’objet d’un pré- cédent transfert. Si vous avez généré l'écriture du CICE pour la même période, les bulletins ont été comptabilisés. Dans ce cas, cette option doit être cochée pour pouvoir générer les écritures de salaires et de paiements. La zone « Ecritures à générer » n’est pas disponible dans Ciel Paye. Cette option est cochée par défaut si l'analytique est renseignée dans votre dossier. Les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques Création des bulletins et traitements 51 Si vous transférez vos écritures vers un logiciel utilisant le format de fichier Ciel Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre disque dur, vous pouvez conserver les écritures comptables de la période en cours dans un fichier au format Ciel ASCII, nommé XIMPORT.TXT, que vous pouvez copier dans un répertoire sur votre disque dur ou sur un support (clé USB, disque dur externe....). Dans ce cas, indiquez le chemin d'accès au répertoire dans lequel vous voulez copier le fichier. Si vous possédez un autre logiciel de comptabilité... Activez la commande EXPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez alors exporter vos écritures de paye via un fichier au format ASCII, dont vous définissez la structure en choisissant le nom des champs à exporter. Quelques mots sur la validation groupée... Vous pouvez enchaîner en une seule et même opération la validation des bulletins ET le transfert des écritures en comptabilité. Cette opération s'effectue directement à partir de la fenêtre liste des bulletins (menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE). 1. Sélectionnez tous les bulletins devant être validés et marquez-les en activant la commande MARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 2. Activez la commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Dans la fenêtre Validation groupée, cochez la case Transférer les écritures en comptabilité. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Les écritures de salaire et de paiement sont alors générées d'après les bulletins qui vont être validés et le transfert en comptabilité du fichier des écritures est également réalisé. Ce transfert est en tous points identique au traitement que vous effectuez à partir de la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. Voir Générez les écritures comptables de salaire et de paiement, page 49. Création des bulletins et traitements 52 A propos de la règle des cumuls La règle des cumuls est une notion importante pour comprendre comment les valeurs des tranches utilisées comme Base de calcul des cotisations peuvent être automatiquement modifiées dans le bulletin sur un mois donné. Cette règle des cumuls est obligatoire. La régularisation des planchers et plafonds de sécurité sociale est normalement réalisée en fin d’année. Dans ce cas, il se peut que des écarts importants apparaissent, tant pour le salarié que pour l'employeur. Toutefois, l’ACOSS (Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale) autorise les entreprises à effectuer cette régularisation tous les mois et permet ainsi d’éviter des écarts trop importants. Principe Il s'agit d'éviter que le salarié et l'employeur cotisent sur une tranche supérieure pour un mois donné, alors qu'ils n'ont pas à le faire si le Salaire Brut cumulé depuis le début de l'année est inférieur aux cumuls des planchers et plafonds. Exemple 1 Le plafond mensuel Tranche A de la Sécurité Sociale est défini à 3 129 € au 01/01/2014. Le Salaire Brut mensuel d'un salarié est de 2 850 €. Dans ce cas, la valeur de la Tranche A est égale à la valeur du Salaire Brut, soit 2 850 €. Au mois de mars, le salarié touche une prime exceptionnelle de 300 €. Sans régularisation automatique La salarié et l'employeur vont cotiser au mois de mars sur la tranche B dont la base sera calculée ainsi pour toutes les cotisations concernées : Tranche B (2 850 € + 300 €) - 3 129 € = 21 € En appliquant mensuellement la règle des cumuls Le Salaire Brut est cumulé de mois en mois puis comparé au cumulé du plafond. Il apparaît clairement que sur les trois premiers mois de l'année le Salaire Brut cumulé est inférieur au plafond cumulé de la Tranche A. Au mois de mars, selon la règle des cumuls, la valeur de la tranche A 3 129 sera modifiée par 3 150 dans le bulletin selon la formule suivante : Exemple 2 Voyons maintenant comment la régularisation des planchers et plafonds est calculée si le salarié touche une nouvelle prime exceptionnelle de 1 290 euros au mois de mai. Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 850 € 2 850 € 3 129 € 2 850 € 2 850 € Février 2 850 € 5 700 € 6 258 € 2 850 € 5 700 € Mars 3 150 € 8 850 € 9 387 € 3 150 € 8 850 € Tranche A = Cumul brut - Base TA cumulée à M-1 (février dans notre exemple) 8 850 € - 5 700 € = 3 150 € Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 850 € 2 850 € 3 129 € 2 850 € 2 850 € Février 2 850 € 5 700 € 6 258 € 2 850 € 5 700 € Mars 3 150 € 8 850 € 9 387 € 3 150 € 8 850 € Création des bulletins et traitements 53 Dans ce cas le calcul du Salaire Brut étant supérieur au cumul du plafond de la tranche A, le salarié cotise en tranche B. Les bases des cotisations sont modifiées dans le bulletin. Exemple 3 Si le salarié ne touche pas de prime le mois suivant, les plafonds sont de nouveau régularisés. Au mois de juin, le cumul du Salaire brut est inférieur au cumul du plafond de la tranche A. La tranche A est donc égale à 18 690 € - 15 645 € = 3 045 €. Pour tenir compte des régularisations antérieures, la valeur de la tranche B sera donc recalculée. Dans cet exemple, la tranche B n'a plus besoin d'être appliquée. La base de calcul de la tranche B sera égale à - 195 euros afin de remettre la Base Tranche B cumulée à zéro. Conditions d'application de la règle des cumuls Chaque mois, quand cela est nécessaire, votre logiciel régularise automatiquement la valeur mensuelle des planchers et plafonds : • si les cotisations sont saisies dans le bulletin du salarié, • et si l'option Régularisation automatique est cochée. Voir Vérifiez les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations, page 26. Avril 2 850 € 11 700 € 12 516 € 2 850 € 11 700 € Mai 4 140 € 15 840 € 15 645 € 3 945 € 15 645 € Tranche A = Plafond TA cumulé - Base TA cumulée à M-1 (avril dans notre exemple) 15 645 € - 11 700 € = 3 945 € Tranche B = Salaire Brut - Tranche A 4 140 € - 3 945 € = 195 € Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 850 € 2 850 € 3 129 € 2 850 € 2 850 € Février 2 850 € 5 700 € 6 258 € 2 850 € 5 700 € Mars 3 150 € 8 850 € 9 387 € 3 150 € 8 850 € Avril 2 850 € 11 700 € 12 516 € 2 850 € 11 700 € Mai 4 140 € 15 840 € 15 645 € 3 945 € 15 645 € Juin 2 850 € 18 690 € 18 774 € 3 045 € 18 690 € Dans nos exemples, nous avons vu ce qu'il se passait au niveau de la tranche A. Mais, bien entendu, cette régularisation s'applique en cascade à toutes les tranches utilisées dans les bases de calcul des cotisations, y compris celles utilisées pour le calcul de la taxe sur les salaires. Les impressions Les impressions 55 Principes généraux des impressions Les différents types d’impression On distingue trois types d'impression. Les états standards Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par les commandes du menu ETATS ou par les icônes correspondants, présentés dans la barre de navigation. Les listes Les listes correspondent aux éléments du paramétrage de paye (caisses, variables, rubriques, cotisations, etc.), que vous obtenez par les commandes du menu BASES, ainsi qu'aux bulletins de paye et aux historiques des bulletins. Pour imprimer une liste, vous devez activer la commande correspondante. Exemple Lors de la mise en place d'un nouveau dossier, vous imprimez les listes nécessaires pour obtenir les derniers éléments définis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour imprimer la liste de toutes les caisses existantes. Les documents Des documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel pour vous permettre d'imprimer le détail des éléments du paramétrage de paye (détail d'une fiche Salarié par exemple). De la même manière, pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modèles de documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES. Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir celle que vous voulez utiliser : • par le bouton [Editer] depuis la commande IMPRIMER du menu DOSSIER, préalablement à l'impression d'un état, • ou dans l'onglet Imprimante auquel vous accédez par le bouton [Editer] depuis les commandes IMPRIMER et APERÇU AVANT IMPRESSION d'une liste ou d'un document. Vous pouvez assigner une imprimante spécifique à un modèle de document. Pour cela, dans l’onglet Imprimante, cochez l’option Propre au document. Contrairement aux listes, le format et la présentation des documents prédéfinis ne peuvent pas être modifiés. Les impressions 56 Le mode Aperçu avant impression Le mode Aperçu avant impression vous permet de consulter l'édition à l'écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, qu'il s'agisse d'un état, d'une liste ou d'un document. Demandez l'aperçu avant impression d'un état 1. Activez une des commandes du menu ETATS. 2. Dans la fenêtre de sélection des données, cliquez sur le bouton Aperçu . Demandez l'aperçu avant impression d'une liste ou d'un document Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION Lorsque la liste ou le document est ouvert, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER ou cliquez dans la barre d'outils sur l'icône correspondant. L'aperçu avant impression du bulletin de paye au format PDF Vous pouvez visualiser votre bulletin au format PDF. 1. Ouvrez le bulletin que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur le bouton . 2. Sélectionnez dans la liste le type de format que vous souhaitez utiliser. Un fichier PDF est automatiquement généré. Vous visualisez le bulletin de paye à l'aide d'Adobe Reader. Cela nécessite l'installation de l'application Adobe Reader© sur votre ordinateur. Modifiez l'affichage de l'édition à l'écran Vous pouvez agrandir ou réduire l'affichage de l'édition dans la fenêtre : • par les raccourcis clavier <+> et < - >, • par la commande NIVEAUX DE ZOOM du menu FENÊTRE, en indiquant une valeur supérieure à 100% pour l'augmenter ou une valeur inférieure pour le réduire, • par la commande AGRANDIR ou RÉDUIRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Enregistrez un aperçu au format PDF Menu FONCTIONS - commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), vous avez la possibilité d’enregistrer ce document au format PDF. Pour cela, activez la commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Exporter en PDF] situé dans la fenêtre de l’aperçu. Envoyez par e-mail un état au format PDF Menu FONCTIONS - commande ENVOYER PAR E-MAIL Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), votre logiciel vous permet d'ENVOYER PAR E-MAIL votre document converti en PDF. Pour envoyer votre document par e-mail, activez la commande ENVOYER PAR E-MAIL du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Envoyer par email] situé dans la fenêtre de l’aperçu. Lorsque la fenêtre Aperçu est ouverte, vous pouvez modifier les options générales d'impression pilotées par Windows par la commande MISE EN PAGE du menu DOSSIER. La modification de l'affichage à l'écran ne se répercute pas lors de l'impression sur papier. Les impressions 57 Un fichier PDF du document en cours de visualisation est créé puis stocké dans le répertoire Temporaire de Windows™. Un e-mail contenant ce fichier est ensuite généré. Imprimez l'état, la liste ou le document sur papier Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Une fois l'édition contrôlée dans la fenêtre Aperçu, vous pouvez l'imprimer sur papier. La fenêtre Imprimer dans laquelle vous contrôlez le numéro des pages à imprimer, l'ordre dans lequel elles doivent l'être, le nombre de copies et l'échelle, s'ouvre. Vous trouverez des informations détaillées concernant l’impression des listes, documents et états dans l’aide contextuelle, rubrique L’impression des listes et des documents et rubriques spécifiques à chaque état. Les impressions 58 Les éditions mensuelles et trimestrielles Une fois vos bulletins contrôlés et validés, vous pouvez visualiser puis imprimer les états nécessaires au suivi de vos données de paye. Le journal de paye Menu ETATS - commande JOURNAL DE PAYE Chaque mois, vous éditez votre journal de paye par la commande JOURNAL DE PAYE du menu ETATS. Vous l'imprimez également à la fin de chaque trimestre et en fin d'année, en cumulé. Avant de visualiser cet état, vous accédez dans un premier temps à la fenêtre de paramétrage de l'édition. Selon les critères que vous définissez, la présentation de l'ensemble des lignes du bulletin (hormis les commentaires) sera quelque peu différente puisque ces lignes pourront être détaillées ou non. Le livre de paye Menu ETATS - commande LIVRE DE PAYE Le livre de paye permet d'obtenir le cumul par ligne de tous les bulletins, pour l'ensemble de vos salariés. Lorsque vous activez la commande LIVRE DE PAYE du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition. Le récapitulatif des salaires Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Menu ETATS - commande RÉCAPITULATIF DES SALAIRES Cet état permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Il constitue une étape intermédiaire avant l'édition de vos charges à payer par caisse. Pour plus de détails sur l’état des charges à payer par caisse, reportez-vous au paragraphe Les déclarations aux organismes sociaux, page 59. 1. Choisissez si vous voulez éditer un récapitulatif des salaires pour Tous les salariés ou Un seul. 2. Dans ce dernier cas, sélectionnez le salarié de votre choix à l'aide du bouton [Liste]. 3. Pour chacun des critères suivants : service, code analytique, établissement, vous pouvez Tous les prendre en compte ou Un en particulier que vous sélectionnez à l'aide du bouton [Liste]. Toutes les lignes du bulletin sont imprimées pour chaque salarié sélectionné. Seules les lignes principales du bulletin sont imprimées : nombre d’heures, salaire de base, cotisations cumulées, etc. Toutes les cotisations seront présentées dans l’ordre alphanumérique, et non dans l’ordre de présentation des bulletins. Les impressions 59 4. Indiquez la période sur laquelle sera édité l'état en cliquant sur les triangles de sélection. 5. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état à chaque changement d'établissement, cochez l'option Un saut de page par établissement. 6. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Les déclarations aux organismes sociaux Menu ETATS - commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE Selon le nombre de salariés de l'entreprise, les déclarations aux organismes sociaux diffèrent : • pour les sociétés ayant de 10 à 49 salariés, les déclarations sont fournies chaque fin de mois ; • pour les entreprises ayant moins de 10 salariés, ces déclarations sont à fournir chaque fin de trimestre. La commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE du menu ETATS permet de calculer et d'imprimer, pour chacune des caisses, le montant des cotisations dues. Dans cet état, non seulement une distinction est faite entre la part salariale et la part patronale (bases, taux, montants), mais un cumul des montants patronaux et salariaux est également réalisé. Avant d’éditer vos charges à payer par caisse, vous pouvez passer par une étape intermédiaire en demandant un RÉCAPITULATIF DES SALAIRES par le menu ETATS. En effet, le RÉCAPITULATIF DES SALAIRES permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Cet état n’est pas disponible dans Ciel Paye millésime. Les impressions 60 Comme pour la plupart des états, celui-ci fait également l'objet de critères de sélection. L’état préparatoire DUCS Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DUCS Vous pouvez calculer et éditer l'état des charges à payer en utilisant les codes de regroupement DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS à utiliser tant au niveau des caisses que des cotisations. Une fois ce paramétrage défini, à tous moment, vous pourrez calculer et imprimer l'état préparatoire. 1. Définissez dans la fenêtre ci-dessous les critères liés à la période, aux caisses et aux établissements. Période 2. Indiquez la Période à prendre en compte en spécifiant la date de début et la date de fin. 3. Sélectionnez parmi les trois options suivantes les critères à prendre en compte dans l’édition de la DUCS : • Période uniquement • Période et récapitulatif • Récapitulatif uniquement Caisse 4. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernées par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les caisses de votre choix en cochant l’option Une liste de caisses puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Caisses s’affiche. 5. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre DUCS. Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la société est affiliée. Si vous avez défini des codes de regroupement dans les fiches cotisations, vous pouvez obtenir le cumul des bases, taux et montants des différentes tranches de cotisations versées à une caisse. Les impressions 61 Établissement 6. De même, cochez tous les établissements s’ils sont Tous concernés par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les établissements de votre choix en cochant l’option Une liste d’établissements puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Etablissements s’affiche. 7. Marquez les établissements que vous souhaitez prendre en compte. 8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. L’assistant EDI DUCS Menu ETATS - commande DUCS - EDI DUCS Via le module Ciel directDéclaration Social et le portail Ciel (www.ciel.com), l’assistant EDI DUCS vous permet de transférer vos cotisations sociales depuis votre logiciel de paye vers les organismes de protection sociale. Ce type de transfert de données s’appelle une télédéclaration. Informations détaillées sur la télédéclaration 1. Cette première étape vous donne des informations sur le principe de la télédéclaration de la DUCS. Pour obtenir ces informations, cliquez sur les boutons [En savoir plus] associés à chaque option. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante. Souscription à Ciel directDéclaration Social Vous pouvez souscrire à Ciel directDéclaration Social lors de la création de votre dossier (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES société) ou après la création de votre dossier (menu ETATS - commande DUCS - EDI DUCS). Pour cela, cliquez sur le bouton [Souscrire]. 1. Cliquez sur le bouton pour obtenir des informations sur le moyen de souscrire à l'abonnement Ciel directDé- claration Social. 2. Choisissez le Mode d'envoi. Si vous cochez l'option Je veux procéder à des envois tests, votre déclaration sera envoyée en mode test. A l'inverse, si cette option est décochée, l'envoi sera réalisé en mode réel. Pour plus de détails sur la télédéclaration, consultez le Manuel de référence, Menu Etats, EDI-DUCS. Réduction sur les bas salaires Menu ETATS - commande RÉDUCTIONS BAS SALAIRES Si la société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales sur les bas salaires, elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Le bouton dans la barre d’actions, vous permet d’accéder à l’assistant EDI DUCS. Cet assistant vous renseigne sur la télédéclaration des charges sociales et la procédure de souscription à Ciel directDéclaration Social. L'option Ne plus afficher cette étape vous permet de passer directement à la seconde étape de l'assistant lors des prochaines utilisations de la commande. La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion directe (télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des organismes de protection sociale : URSSAF, Pôle Emploi, Institutions de retraite complémentaire et de prévoyance. Les impressions 62 Dans les fiches Cotisations concernées, dans l'onglet Prise en compte, vous devez avoir indiqué qu’elle est assujettie à la réduction sur bas salaire. Réductions des cotisations patronales Menu ETATS - commande RÉDUCTION DES COTISATIONS... Si votre société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales de Sécurité Sociale (assurance maladie, assurance vieillesse, allocations familiales et accidents du travail), elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Cette réduction est égale à la rémunération mensuelle brute versée au salarié multipliée par un coefficient, lequel dépend du nombre d'heures rémunérées et de la rémunération mensuelle brute du salarié. Lorsque vous activez la commande RÉDUCTION DES COTISATIONS... du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition. • Si vous bénéficiez de l’allègement des 35 heures, cochez l’option correspondante. • Si vous souhaitez prendre en compte les heures supplémentaires et complémentaires, cochez l’option correspondante. Etat des congés payés et RTT Menu ETATS - commande CONGÉS PAYÉS ET RTT Cet état présente pour chaque salarié sélectionné, le nombre de congés payés et RTT dû, pris et restant sur l'exercice N et N-1. Les impressions 63 Les éditions administratives L’attestation Pôle Emploi Dans Ciel Paye Evolution et dans Ciel Paye Bâtiment Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS - Bouton [Administratif] - Attestation pôle emploi Dans Ciel Paye Millésime Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS puis menu EDITION - commande ATTESTATION PÔLE EMPLOI. Vous pouvez générer l'attestation Pôle Emploi à délivrer à tout salarié quittant l'entreprise pour faire valoir ses droits. A compter du 1er janvier 2011, les entreprises de 10 salariés et plus ont l'obligation d'envoyer l’exemplaire à Pôle emploi par voie électronique (Décret n°2011-138 du 1er février 2011). Une fois que l’attestation est créée, vous devez la compléter. Et, selon le mode d’envoi choisi, la saisie est différente: • (Uniquement disponible en mode avancé) Télédéclaration : vous complétez et envoyer l’attestation dans le module Ciel Déclarations Sociales. Vous accédez à ce module par le menu TRAITEMENTS, commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES, SUIVI DES AED. • Papier : vous la complétez directement dans le document au format pdf créé et affiché à l’écran. Pour plus de détails, consultez l’Aide, rubrique Attestation Pôle Emploi. Vous disposez également d'un Assistant de sortie de salariés, accessible via le menu BASES - SALARIÉS, qui facilite toutes les opérations et démarches administratives à réaliser lors du départ d'un salarié de l'entreprise et notamment l'attestation Pôle Emploi. Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Salariés - Assistant de sortie d'un salarié. L'attestation de salaire Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment A partir de la liste des salariés : menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE A partir de la liste des arrêts de travail : menu BASES - commande SALARIÉS - ARRÊTS DE TRAVAIL - Bouton Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, maternité ou paternité), l’employeur doit fournir une attestation de salaire afin de pouvoir bénéficier d'indemnités journalières auprès de la Sécurité Sociale. Lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, une attestation de salaire doit être produite. 1. Sélectionnez le Motif de l'arrêt de travail (maladie, maternité, paternité, femme enceinte dispensée, accident de trajet, maladie professionnelle) en cliquant sur le triangle de sélection situé en fin de zone. 2. Indiquez la date de début et de fin prévisionnelle de l'arrêt de travail. 3. Pour déterminer la période d'absence du salarié, saisissez la date du dernier jour de travail ainsi que la date de reprise du travail. Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, son salaire est le plus souvent maintenu durant son absence. L'employeur peut alors faire une demande de subrogation. La Sécurité Sociale verse alors directement les indemnités sur le compte de l'employeur. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur le bulletin de paye du salarié. Lors de la demande de l’attestation de salaire, si vous n’avez rattaché aucun contact émetteur à ce type de déclaration, un message s’affiche pour que vous créez et rattachez un contact émetteur. Les impressions 64 4. Si vous souhaitez faire une demande de subrogation, cochez la case Subrogation. 5. Indiquez ensuite la Période d'indemnisation ainsi que les coordonnées bancaires de la société. 6. Les coordonnées de la banque de subrogation renseignées dans l'Etablissement d’affectation du salarié sont reprises par défaut. 7. Dans le cas d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle, précisez également le Type de maintien du salaire (Intégralement ou Partiellement) dans l’onglet Subrogation. 8. Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK]. Le document apparaît alors à l'écran. 9. Vérifiez que toutes les informations nécessaires figurent sur le document et complétez-le éventuellement. Il ne vous reste plus ensuite qu'à l'imprimer et le transmettre au salarié concerné pour qu'il le signe. Pour plus de détails reportez-vous au chapitre Création d’un arrêt de travail, page 38. La Déclaration Préalable à l’Embauche (D.P.A.E.) Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment (A partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - DÉCLARATION PRÉALABLE À L’EMBAUCHE (EX D.U.E.) - D.P.A.E. (EDI, Papier ou Internet) Toute embauche d'un salarié doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'URSSAF. Il s'agit de la Déclaration Préalable à l’Embauche que vous devez effectuer avant l'embauche du salarié dans l'entreprise. Elle vous permet en une seule déclaration d'effectuer les 7 formalités liées à l'embauche d'un salarié. L'URSSAF se charge ensuite de faire parvenir, à chaque organisme concerné, les informations qui l'intéresse. 1. Ouvrez la liste des salariés, sélectionnez un salarié. 2. Activez la commande D.P.A.E. à partir du menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ou du bouton [Administratif] de la barre d’actions. S’il s’agit d’une DPAE EDI ... 1. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l’URSSAF peut contacter dans l'entreprise. 2. Saisissez les références internes du déclarant, zones libres de saisie permettant de référencer le message. 3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi réel. 4. Cliquez sur [OK] pour valider. 5. Si des erreurs de paramétrage sont détectées, elles s'affichent à l'écran. Double-cliquez alors sur la ligne correspondant à la modification à effectuer. 6. Une fois les zones correctement renseignées, cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. 7. La télédéclaration de la DPAE nécessite la souscription à Ciel directDéclaration Social. S'il s'agit d'une DPAE Papier... 1. Dans la fenêtre de paramétrage de l'édition, si les coordonnées sont différentes de l'établissement principal (définies dans les paramètres de la société), cochez l'option Adresse de correspondance puis saisissez des coordonnées postales. 2. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l’URSSAF peut contacter dans l'entreprise. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document correspondant est alors automatiquement généré et présenté à l'écran. S'il s'agit d'une DPAE Internet... Vous accédez directement au site Internet de l’Urssaf afin d’y effectuer votre DPAE en ligne. Pour des informations détaillées sur les éditions administratives, reportez-vous à l’aide de l’application. Traitements de fin d’année Traitements de fin d’année 66 La dernière paye de l’année Afin de répondre à la règle des cumuls, vous devez, en fin d'année, comparer les cumuls annuels des bases (planchers et plafonds) des cotisations à ceux des salariés. Voir A propos de la règle des cumuls, page 52. Régularisation des planchers et plafonds Avec régularisation automatique Si vous avez demandé la régularisation automatique des planchers et plafonds depuis le début de l'année, en tenant compte ainsi de la règle des cumuls sur chaque période, le dernier bulletin ne doit pas présenter de difficultés particulières. Contrôlez les cumuls pour chaque salarié et procédez aux éventuelles régularisations. Sans régularisation automatique En revanche, si la régularisation automatique n'a pas été demandée, vous devez alors calculer le cumul annuel des planchers et plafonds de chacun des salariés et les comparer aux cumuls annuels des tranches de cotisations. Lorsque le salarié ou l'employeur a cotisé en cours d'année sur une tranche alors qu'en cumulé il ne devrait pas ou inversement s'il n'a pas cotisé sur une tranche, saisissez la régularisation annuelle sur la base de calcul de la cotisation concernée. Elle peut être positive ou négative, tant pour le salarié que pour l'employeur. Le treizième mois Le salaire correspondant au treizième mois est intégré comme une prime au dernier bulletin de l'année de chaque salarié. Dans le paramétrage de paye modèle et celui de la société Exemple SA, la rubrique PRIME13 Prime de treizième mois est créée. Elle doit être insérée dans le dernier bulletin de l'exercice de chacun des salariés concernés après le SALAIRE DE BASE et avant le SALAIRE BRUT. Les états de fin d'année Une fois tous les bulletins établis pour l'année et toutes les régularisations effectuées, vous procédez à l'impression : • des états en cumulé sur l'année (Journal de paye, Livre de paye, Charges à payer par caisse, etc.). Voir La clô- ture du dossier, page 68. • de l’état Provisions pour congés payés. Consultez l’aide contextuelle. • de l'état préparatoire à la Déclaration Annuelle des Données Sociales. Voir La déclaration annuelle des données sociales, page 67. Traitements de fin d’année 67 La déclaration annuelle des données sociales La Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) est obligatoire pour toutes les entreprises. Avec votre logiciel de paye, vous pouvez éditer un état préparatoire à la DADS ainsi que créer une DADS-U. Etat préparatoire DADS Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS L'état préparatoire DADS vous permet de vérifier la cohérence des données de vos salariés. Avant d'éditer la déclaration annuelle des données sociales, vous devez vous assurer que les informations nécessaires sont correctement définies. Une fois le contrôle effectué, vous pouvez imprimer l'état autant de fois que nécessaire. Pour plus de détails sur les informations à contrôler, reportez-vous à l’Aide, rubrique Etat préparatoire DADS Dans Ciel Paye Bâtiment, vous pouvez éditer un état préparatoire DADS pour une caisse des Congés Intempéries du Bâtiment et des Travaux Publics (CI-BTP). Dans la fenêtre Déclaration Annuelle des Données Sociales, la zone suivante est proposée : . Si vous effectuez une déclaration à une caisse CI-BTP, cochez l'option Afficher les informations pour la caisse CI-BTP puis indiquez la période à prendre en compte. Les informations requises sont alors ajoutées à votre état. Créez une DADS-U Menu TRAITEMENTS - commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES - CRÉER UNE DADS-U Afin de générer des DADS-U à la norme 4DS, votre logiciel de paye fonctionne avec le module Ciel Déclarations Sociales. Vous disposez d'un assistant DADS-U qui permet de lancer la création d’une nouvelle déclaration. Et, un contrôle de cohérence vous est proposé automatiquement afin de limiter le nombre d'erreurs dans votre déclaration. Une fois que vous avez fini les corrections et que le contrôle ne trouve plus d’erreurs, le bouton [Continuer] devient accessible. Vous pouvez alors accéder à l'assistant de création d'une DADS-U. Pour plus de détails sur la création d’une DADS-U, reportez-vous à l’Aide. Ensuite, la DADS-U est créée dans Ciel Déclarations Sociales. Et, c’est à partir de ce module que vous contrôlez, complétez et envoyez votre déclaration. Enfin, à partir de la commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES du menu TRAITEMENTS, d’autres opérations sont proposées : • ré-exporter les données de la paye dans la déclaration via la commande RENVOYER DONNÉES DADS-U, • accéder aux déclarations créées dans le module Ciel Déclarations Sociales via la commande SUIVI DES DADS-U. Traitements de fin d’année 68 La clôture du dossier Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE L’assistant Top Clôture vous aide à clôturer votre dossier de paye en fin d'exercice en réalisant au préalable tous les traitements nécessaires. 1. Activez la commande TOP CLÔTURE du menu TRAITEMENTS. Une fenêtre présente l’assistant. Après l’avoir lue, cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour exécuter un traitement, cliquez sur le bouton [Lancer] correspondant 3. Après avoir effectué les traitements de votre choix, cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter l'assistant. Pour plus d'informations concernant l'assistant Top Clôture et les traitements qui s'y rapportent, consultez l'aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] situé au bas de la fenêtre Top Clôture. L'édition des états de fin d'année respecte l'ordre suivant : • Journal de paye, • Livre de paye, • Charges à payer par caisse, • Fiche individuelle. Cliquez sur ces boutons d’aide pour obtenir des informations relatives au traitement correspondant. Les cases à cocher sont des indicateurs. Elles sont grisées par défaut et cochées en fonction des opérations effectuées. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 70 La gestion des utilisateurs On entend par utilisateur toute personne amenée à ouvrir un dossier pour calculer ou consulter les données de paye d'une société. Afin de conserver la confidentialité des données, vous pouvez déclarer des utilisateurs, en leur attribuant un nom et un mot de passe propres qui leur seront ensuite demandés chaque fois qu'ils activeront certaines commandes. L'accès des utilisateurs peut également être limité à un ou plusieurs dossiers de paye et à certains menus et commandes. Les utilisateurs maîtres et les utilisateurs non-maîtres On distingue deux types d'utilisateurs : Les utilisateurs maîtres Seuls les utilisateurs maîtres sont autorisés à créer d'autres utilisateurs (maîtres ou non-maîtres) et à définir leurs droits d'accès aux dossiers, menus et commandes. Les utilisateurs non-maîtres Mis à part les commandes propres aux utilisateurs maîtres, les utilisateurs non-maîtres ont par défaut accès aux principaux menus et commandes mais cet accès peut être limité. Créez, modifiez ou détruisez les fiches Utilisateurs Pour créer, modifier ou détruire des fiches utilisateurs, activez la commande UTILISATEURS du menu UTILITAIRES, disponible uniquement en mode complet. Consultez le Manuel de référence, Menu Utilitaires, Utilisateurs. Gestion des dossiers 71 La sauvegarde Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE La sauvegarde est un traitement essentiel. En effet, personne n'est à l'abri d'une coupure de courant inopinée. La sauvegarde vous permet de conserver les données de vos différents dossiers. Vous pouvez ainsi les réutiliser en cas de problème sur votre disque dur ou sur les fichiers eux-mêmes. Que vous sauvegardiez votre dossier sur le disque local de votre ordinateur ou sur un support externe (disque dur, clé USB....), le principe est le même. 1. Connectez votre support sur vote ordinateur. 2. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre Sauvegarde s’ouvre : Vous pouvez choisir de sauvegarder les données du dossier, de paramétrage et de déclarations sociales ainsi que les archives liées au dossier • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. Cette option est cochée par défaut et grisée car lors d’une sauvegarde, vous devez obligatoirement enregistré les données de votre dossier. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegardez une archive, page 73. • Données Ciel Déclarations Sociales : il s’agit des données générées dans Ciel Déclarations Sociales, à savoir vos DADS-U et vos attestations employeurs (AED). 3. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde. 4. Choisissez l'emplacement où seront sauvegardées vos données. 5. Cliquez sur [OK] pour lancer la procédure de sauvegarde. Sans sauvegarde, vous pourriez perdre des semaines de travail ! Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois, après avoir établi et validé les bulletins de la période et imprimé les documents nécessaires. Les fichiers de sauvegarde AHC comportent la date et l’heure à laquelle les sauvegardes ont été réalisées. Gestion des dossiers 72 La restauration Menu DOSSIER - commande RESTAURATION Vous pouvez récupérer des données précédemment sauvegardées. 1. Si vous avez sauvegardé votre dossier sur un support externe (clé USB...), connectez-le à votre ordinateur. 2. Ouvrez la société à restaurer. 3. Une fois la société ouverte, activez la commande RESTAURATION. 4. Il vous est alors demandé de confirmer sa fermeture. Cliquez sur le bouton [Oui]. 5. Dans la fenêtre Restauration, sélectionnez l’emplacement du fichier à restaurer en cliquant sur le bouton . Vous pouvez choisir de restaurer les données du dossier et/ou les données de paramétrage ainsi que l’archive liée au dossier. • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegardez une archive, page 73. 6. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Elle vous rappelle les caractéristiques de la sauvegarde (date, chemin d'accès, dossier) afin que vous puissiez contrôler qu'il s'agit du bon jeu de sauvegardes à restaurer. 8. Cliquez sur le bouton [Restaurer] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, le dossier restauré est ouvert. Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommagé sur un support différent de celui utilisé habituellement pour la sauvegarde mensuelle. Si aucun dossier n'est ouvert, la commande RESTAURATION du menu DOSSIER est inactive ; son titre est grisé. La liste des fichiers AHC (fichiers de sauvegarde) présents dans le répertoire choisi s'affiche. Gestion des dossiers 73 L’archivage d’un dossier Archivez un dossier Menu TRAITEMENTS – commande CLÔTURE ANNUELLE ou TOP CLÔTURE. Vous pouvez archiver un dossier avant de le clôturer. Pour cela, dans la fenêtre Clôture annuelle, cochez la case Archiver le dossier avant la clôture. Une fois votre archive créée, vous pouvez la consulter, l’inclure dans vos sauvegardes ou encore la supprimer. Consultez une archive Menu DOSSIER – commande OUVRIR. Les archives sont consultables à tout moment. A partir d’une archive, vous pouvez accéder aux bulletins et éditer les états de l’exercice précédent. Cependant, il est impossible de modifier des bulletins de paye validés. Dans la fenêtre d’ouverture de dossier, la présence d’une archive est signalée par une petite flèche en face du nom de la société. 1. Cliquez sur la flèche et sélectionnez-la. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Par défaut, la taille de l’archive est réduite, un message vous demande donc de la décompresser. Sauvegardez une archive Menu DOSSIER – commande SAUVEGARDER. Vous pouvez inclure dans la sauvegarde d’un dossier l'archive réalisée lors de la clôture annuelle. Pour cela, dans la fenêtre Sauvegarde, cochez la case Archives avant clôture. Supprimez une archive Menu DOSSIER – commande SUPPRIMER. Vous pouvez effacer de votre disque l'archive d'une société. 1. Dans la fenêtre Suppression d’une société, cliquez sur la flèche et sélectionnez l’archive. 2. Confirmez la suppression. Trois archives peuvent être réalisées par dossier. Dans le cas où vous supprimez un dossier contenant une archive, celle-ci est également effacée. Autres fonctionnalités Autres fonctionnalités 75 Le générateur de documents Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Menu DOSSIER - commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS. Vous pouvez créer entièrement le dessin de vos documents. Le générateur est accessible pour la quasi-totalité des listes du menu BASES (salariés, variables, cotisations, banques, etc. excepté la gestion de temps) ainsi que pour les bulletins de paye. Pour avoir accès à la commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER, vous devez ouvrir au préalable la liste pour laquelle vous voulez concevoir un document. Chaque document créé pour un fichier (listes salariés, variables, etc.) sera sauvegardé uniquement pour ce fichier. Par exemple, vous ne retrouverez pas un document dessiné pour une fiche salarié dans le fichier des cotisations. Le principe de fonctionnement de la fenêtre d'accès au Générateur de documents est sensiblement identique à la fenêtre d'accès aux impressions. Créez un document 1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis sélectionnez dans la liste déroulante le type de document que vous souhaitez créer. 2. Saisissez le Nom du nouveau format puis cliquez sur [OK]. Il apparaît automatiquement dans la liste concernée. 3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre des paramètres généraux du document. Ouvrez un document existant 1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire de votre choix. Le symbole se transforme alors en signe -. 2. Double-cliquez dans la liste sur le document concerné, 3. ou cliquez sur le document concerné puis cliquez sur [OK]. Supprimez un document existant Placez le curseur sur celui concerné puis cliquez sur [Détruire]. Dupliquez un document existant Positionnez le curseur sur celui concerné et cliquez sur [Dupliquer]. Importez / exportez un modèle de document Si vous souhaitez utiliser vos propres modèles de documents sur plusieurs postes différents, votre logiciel vous permet de les exploiter très facilement d'un poste à l'autre par l'intermédiaire des boutons [Extraire] et [Incorporer], disponibles à partir de la fenêtre Générateur de documents. Pour des informations détaillées sur le générateur de documents, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. Tous les documents sont communs à tous les dossiers. Autres fonctionnalités 76 Les éditions chaînées Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Menu ETATS - commande ÉDITIONS CHAÎNÉES. Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes. La partie gauche présente la liste des états disponibles dans votre logiciel (journal de paye, livre de paye, charges à payer par caisse, etc.) 1. Sélectionnez l'état que vous souhaitez inclure dans la suite d'éditions puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. La fenêtre de paramétrage de l'état s'affiche. 2. Déterminez les différents critères de l'édition que vous voulez obtenir puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. L'édition que vous avez choisie s'affiche dans la liste des états à imprimer. Répétez cette manipulation pour tous les états qui vont figurer dans l'édition chaînée. Vous pouvez insérer plusieurs fois le même état mais en lui définissant des paramètres différents (exemple : une édition du livre de paye mensuel et une pour le livre de paye annuel). 4. Une fois que vous avez défini tous les états à imprimer, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression. Supprimez un état de l'édition chaînée Pour supprimer un état de la liste, sélectionnez-le dans la Liste des états à imprimer et cliquez sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Supprimer tout] permet de supprimer en une seule fois tous les états affichés dans la liste des états à imprimer. Consultez les critères de sélection de l'état 1. Pour consulter le paramétrage de l'état que vous avez effectué, sélectionnez l'état concerné dans la Liste des états à imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Propriétés] ou double-cliquez sur l'état. La fenêtre de paramétrage de l'état s'ouvre. Vous pouvez lui apporter d'éventuelles modifications si vous le souhaitez. Pour des informations détaillées sur les éditions chaînées, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. Autres fonctionnalités 77 Personnalisation des fiches salarié Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Menu FONCTIONS - commande PERSONNALISER LE FICHIER. Vous pouvez ajouter, dans le fichier salariés, plusieurs zones supplémentaires permettant d'enrichir les fiches suivant vos besoins. Exemple Une entreprise a besoin de répertorier le parcours professionnel de ses salariés (formation, dernier emploi) ainsi que ses activités extra-professionnelles. Or, ces informations ne figurent pas sur la fiche initiale. A l'aide de la commande PERSONNALISER LE FICHIER, vous pouvez compléter la fiche salarié par ces critères. Ouvrez la liste des salariés 1. Activez la commande PERSONNALISER LE FICHIER du menu FONCTIONS. La fenêtre Personnaliser Salarié s'affiche. Une palette d'outils est à votre disposition pour effectuer vos paramétrages. Les principaux outils icône cadre : permet de définir une zone. icône texte : permet de saisir du texte. icône Premier plan : permet d'afficher l'élément sélectionné au premier plan. icône Arrière plan : permet d'afficher l'élément en second plan. icône Aligner : permet d'aligner (gauche, droite, etc.) les éléments sélectionnés. icône Tabulation : permet d'attribuer un numéro d'ordre pour la saisie. icône Fermeture : ferme la fenêtre en cours et permet d'enregistrer les personnalisations que vous venez de mettre en place. Pour accéder par la suite à la saisie des informations complémentaires, ouvrez la fiche du salarié concerné puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez alors compléter la fiche de renseignement qui s'ouvre. Pour des informations détaillées sur la personnalisation de la fiche salarié, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. Autres fonctionnalités 78 La gestion analytique Uniquement disponible dans Ciel Paye Bâtiment Ciel Paye Bâtiment permet de gérer des répartitions analytiques afin d'étudier les coûts salariaux. La répartition sur les différents postes analytiques sera calculée dans vos écritures comptables et états. Codes analytiques Menu BASES - commande CODES ANALYTIQUES. Cette commande permet de créer et de regrouper tous les codes analytiques que vous serez susceptible d'utiliser par la suite. Le code analytique est défini par un code et un libellé. Sa longueur ne doit pas dépasser 6 caractères. Dans les fiches salariés Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS - double-clic sur la fiche d’un salarié - onglet Affectation - bouton [Répartition analytique]. Vous disposez d'un tableau dans lequel vous affectez au salarié un ou plusieurs codes analytiques et vous déterminez la répartition. Cette saisie servira de modèle pour la répartition analytique du bulletin. • Le bouton [Ajouter] permet d'affecter les codes analytiques. Un code analytique ne peut pas être inséré plusieurs fois dans une même fiche salarié. • La cellule du tableau intitulé % répartition permet de saisir la répartition. • Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition à d'autres fiches salariés. Dans les bulletins de paye Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE - onglet Analytique. L'onglet Analytique reprend la répartition analytique du salarié définie dans sa fiche. S'il s'avère que la répartition n'est pas identique dans le mois, vous pouvez la modifier même si le bulletin est déjà validé. Pour cela, vous disposer des boutons suivants : • Bouton [Ajouter] : permet d'affecter d'autres codes analytiques. • Bouton [Supprimer] : permet de supprimer une répartition analytique. • Si les modifications apportées dans le bulletin ne sont pas exactes, vous pouvez revenir à la répartition initiale définie dans la fiche du salarié via le bouton [Réinitialiser]. Les modifications de la répartition apportées dans le bulletin peuvent être enregistrées dans la fiche du salarié via le bouton [Mémoriser]. • Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition que vous venez de saisir à d'autres bulletins. Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. En revanche, il est possible qu'il soit inférieur à 100%. Autres fonctionnalités 79 Dans les écritures comptables Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE - clic droit GÉNÉRER ÉCRITURES. L'option Inclure la répartition analytique est cochée par défaut si l'analytique est renseigné dans votre dossier. Lorsque cette option est cochée, les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques associés aux bulletins. Et, les montants sont calculés selon les pourcentages de répartitions renseignés dans les bulletins. Les montants qui ne sont pas concernés par l'analytique seront cumulés sur des lignes comptables sans affectation analytique. Autres fonctionnalités 80 Assistant de cotisation Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment A partir de la liste des cotisations, menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit), commande ASSISTANT DE CRÉATION DES COTISATIONS. Pour accéder à cet assistant, vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du bouton [Créer] et choisir la fonction Assistant. Cet assistant vous guide dans la création de cotisations, à travers différentes étapes. Les informations à saisir sont identiques à celles de la fiche d’une cotisation. Seule la présentation diffère. • Le bouton [Suivant] permet de passer aux prochaines étapes. • Le bouton [Précédent] permet de revenir aux étapes antérieures. • Le bouton [Continuer] permet de créer plusieurs cotisations à la suite. • Le bouton [Terminer] permet d’enregistrer la ou les cotisations et de quitter l'assistant. Autres fonctionnalités 81 Import Ciel Bâtiment Uniquement disponible dans Ciel Paye Bâtiment Menu TRAITEMENTS - commande IMPORT CIEL BÂTIMENT Cette commande permet de récupérer des données de votre dossier Ciel Bâtiment et de les intégrer dans votre dossier Ciel Paye Bâtiment. Pour cela, vous procéderez à des exports et à des imports des données. Les données qui sont migrées sont les salariés, les variables et l'analytique. La procédure se déroule en deux temps : • Dans Ciel Bâtiment, vous devez paramétrer certaines données puis les exporter. Vos données sont alors enregistrées dans des fichiers au format texte (.TXT). • Dans Ciel Paye Bâtiment, vous récupérez les fichiers de données. Dans Ciel Bâtiment Au préalable Paramétrage de paye 1. Sélectionnez le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMÉTRAGE PAYE 2. Dans la zone Fichier à importer, cliquez sur la loupe située en fin de zone. 3. Sélectionnez le répertoire contenant le dossier de paye qui recevra les données. Par défaut, les dossiers des sociétés de paye sont stockés dans C:\Ciel\WPAYE puis vous cliquez sur le nom de votre société. 4. Si le logiciel ne détecte pas de données de paye dans le répertoire spécifié, un message d'erreur s'affiche. Redé- finissez alors le chemin du dossier de paye. 5. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous retrouvez les rubriques salariées propres à Ciel Bâtiment. Ces rubriques sont en fin de compte des variables dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc faire la correspondance entre les deux. Pour cela, cliquez dans la colonne Correspondance et choisissez le nom de la variable utilisée dans votre logiciel de Paye. 6. Une fois que vous avez réalisé toutes les correspondances, cliquez sur [Valider]. Matricule salarié Dans Ciel Bâtiment, le matricule du salarié est facultatif alors qu'il est obligatoire dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc les renseigner avant de procéder à l'export. Pour cela, allez dans les fiches salariés, au niveau de l'onglet Autres renseignements et saisissez un matricule. Suivi de chantier Il est impossible de générer les fichiers d'import si vous n'avez pas renseigné le suivi de main d’œuvre. En l'occurrence, les éléments récupérés sont les heures travaillés sur un chantier. Dans le menu SUIVI, choisissez la commande SUIVI DE MAIN D’ŒUVRE. Exportation Une fois que vous avez procédé aux saisies nécessaires au bon déroulement de l'exportation, vous pouvez générer les fichiers qui contiendront les données de Ciel Bâtiment. Pour cela, activez le menu SUIVI puis la commande TRANSFERT EN PAYE. Les fichiers WBAT_SALARIES.txt, WBAT_VARIABLES.txt et WBAT_ANALYTIQUES.txt sont automatiquement créés dans un répertoire nommé "Import" situé dans le dossier de votre société de paye. Les rubriques sans correspondances ne seront pas transférées dans votre dossier de paye. Autres fonctionnalités 82 Dans Ciel Paye Bâtiment Une fois que les données sont importées en paye, les fichiers d'export sont renommés (modification de l'extension .TXT en .BAK). 1. Si le logiciel détecte des données à récupérer lors de l'ouverture de votre société, la fenêtre Import Ciel Bâtiment s'affiche automatiquement. Sinon, allez dans le menu TRAITEMENTS et activez la commande IMPORT CIEL BÂTIMENT. Vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre de l'Accueil. 2. Par défaut, tous les types de données sont sélectionnés. Décochez éventuellement les données que vous ne voulez pas récupérer. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour importer. Le logiciel récupère les données et vérifie que les répartitions analytiques sont bien égales à 100%. • Le bouton [Non] permet de ne pas importer les données. Ceci étant, les fichiers texte sont quand même transformés en format .BAK. La prochaine importation n'en sera pas pour autant impactée. • Le bouton [Plus tard] a pour effet de ne pas importer les données et les fichiers texte ne sont pas modifiés. Ne modifiez pas ces fichiers. 83 Index A Analytique __________________________ 78 Aperçu avant impression ______________ 56 bulletin au format PDF .........................56 état ....................................................56 liste ou document ...............................56 Arrêts de travail ______________________ 38 prolonger ...........................................38 reprise anticipée .................................39 Assistant clôture de dossier ...............................68 création d’un bulletin ..........................41 création de dossier ..............................19 entrée d’un salarié ..............................30 sortie d’un salarié ...............................30 Attestation ASSEDIC __________________ 63 Attestation de salaire Maladie _________ 63 B Bulletins assistant Top Bulletin ..........................41 calculer à l’envers ...............................46 établir le premier bulletin ....................40 valider ................................................46 C Caisses ______________________________ 26 Charges à payer par caisse ____________ 59 Clôture assistant Top Clôture ...........................68 Congés __________________________ 21, 33 Convention collective _________________ 27 Cotisations __________________________ 26 D DADS _______________________________ 66 Déclaration Préalable à l’Embauche ____ 64 DIF (Droit Individuel à la Formation) ____ 33 Documentation _______________________ 6 Documents administratifs _____________ 63 Dossier assistant Top Départ ............................19 clôturer ...............................................68 créer ...................................................19 paramètres généraux 20 modèle de paye 21 restaurer .............................................72 sauvegarder .......................................71 E Ecriture comptable ___________________ 49 Etats attestation ASSEDIC .............................63 charges à payer par caisse ...................59 congés payés et RTT ............................62 DADS ..................................................66 fin d’année .........................................66 journal de paye ...................................58 livre de paye .......................................58 provisions pour congés payés ..............66 réductions cotisations patronales 62 Exemple bulletin de salaire ...............................16 société ...............................................12 G Gestion de temps ____________________ 36 bordereau de saisie .............................37 bordereau de saisie Excel ....................37 feuille de temps ..................................37 natures d’écarts ..................................36 planning hebdomadaires ....................36 planning salariés .................................37 plannings annuels ...............................36 I IJSS gestion automatique ...........................44 paramétrage ......................................44 Import Ciel Bâtiment __________________ 81 Impressions aperçu avant impression .....................56 imprimante ........................................55 types ..................................................55 Imprimante choisir ................................................55 configurer ...........................................55 Intuiciel _____________________________ 13 J Journal de paye ______________________ 58 L Livre de paye ________________________ 58 © Copyright 2014 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Paye Millésime, Evolution, Bâtiment, pour Windows - ME_WPE 21.0 / 14.0 - 07.14 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. N Natures d’écarts _____________________ 36 P Paiement état ....................................................47 ordres de virement .............................48 Paramètres généraux ............................................20 modèle de paye ..................................21 Paye inversée _______________________ 46 Profils _______________________________ 31 R Réductions cotisations patronales .........................62 Règle des cumuls ____________________ 52 conditions d’application ......................53 principe ..............................................52 régularisation automatique ........... 26, 66 Restaurer un dossier __________________ 72 Rubriques ___________________________ 24 S Salariés _____________________________ 28 assistant d’entrée ...............................30 assistant de sortie ...............................30 créer une fiche ....................................31 profil ..................................................31 Services _____________________________ 30 T Tranches ____________________________ 26 Transfert écriture comptable ..............................49 ordres de virement .............................48 Treizième mois ______________________ 66 U Utilisateurs __________________________ 70 V Validation groupée ___________________ 51 Variables ____________________________ 23 globales ..............................................23 salariés ...............................................23 Installation en mode TSE Objet Définition Installation Questions - Réponses Sage activité Ciel 10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17 Tél. 01.55.26.34.34 - Fax. 01.55.26.33.34 Site internet : http://www.ciel.com Installation en mode TSE 2 Installation en mode TSE Objet Ce document a pour but de décrire l'installation des logiciels Ciel pour une utilisation en mode TSE (Terminal Server Edition). Nous n'aborderons pas ici l'installation et la mise en place du TSE, reportez-vous aux documentations traitant de ce sujet. Définition Le TSE, comprenez Terminal Server Edition, est un composant de Microsoft™ qui réside dans la mise en place d'un serveur applicatif pour terminaux. Ces terminaux permettent à un utilisateur d'accéder à des applications ou des données stockées sur un ordinateur distant au moyen d'une connexion réseau. Les applications et les données sont uniquement stockées et exécutées sur le serveur TSE. Installation Étape 1 : Création des utilisateurs La première étape, avant d'installer le logiciel Ciel, est de procéder à la création des comptes utilisateurs (sessions) sur le poste Serveur. 1. Créez les sessions sur le poste Serveur avant l’installation du logiciel Ciel. Vous devrez disposer d'au moins une session avec les droits Administrateur pour l'installation du logiciel Ciel. Étape 2 : Activation des sessions Après avoir créé vos différents comptes utilisateurs, vous devez ouvrir au moins une fois une session pour chaque utilisateur créé. En effet, la simple création d'un utilisateur ne suffit pas à créer l'ensemble des éléments nécessaires. 2. Ouvrez chaque session au moins une fois. Vous pouvez ensuite les refermer ou les laisser ouvertes. Étape 3 : Installation du logiciel Ciel Cette troisième étape concerne l'installation du logiciel Ciel sur le poste Serveur. La seule obligation est de réaliser cette installation sous une session avec des droits Administrateur. 3. Installez votre logiciel Ciel.  Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation décrivant l'installation des logiciels Ciel. Étape 4 : Référencement et saisie de la clé Après avoir installé votre logiciel Ciel, vous devez procéder à son référencement. Cette procédure consiste à envoyer différentes informations à Ciel afin d'obtenir votre clé de débridage. 4. Une fois que vous avez reçu celle-ci, saisissez-la et passez à l'étape suivante. Étape 5 : Lancement du script TSE Afin de simplifier les procédures de mise en place, nous avons réalisé un script qui va réaliser automatiquement un ensemble de réglages nécessaires à l'utilisation des applications Ciel en mode TSE. Les différentes étapes décrites ci-après doivent être IMPERATIVEMENT réalisées dans l'ordre où elles sont présentées. De plus, elles doivent toutes être réalisées. Cette étape ne doit être réalisée qu'une fois les étapes précédentes effectuées. Installation en mode TSE 3 5. Depuis la session Administrateur, démarrez l'application Ciel. 6. Installez dans la barre de navigation (ou la barre d’actions) la commande EXÉCUTER UN SCRIPT dans la famille DIVERS (commande visible en cochant l’option Mode avancé). 7. Dans les réglages de la tâche, cliquez sur le bouton [Éditer. 8. Dans la zone Script, saisissez exactement : $SDK TSE 9. Ne modifiez pas les autres paramètres et validez par le bouton [OK]. 10. Validez ensuite le message de modification du nom de la tâche. 11. Validez enfin la création de la tache par [OK]. 12. Cliquez sur la tâche que vous venez d'ajouter. Une fenêtre s’ouvre et vous demande de confirmer la mise en place des réglages TSE. Étape 6 : Limitations Le fonctionnement des applications en mode TSE impose quelques limitations. Voici les principales : Lors du démarrage de l'application, l'ensemble des fichiers présents seront proposés à l'ouverture. Si vous ne souhaitez pas qu'un dossier soit accessible à tout le monde, il vous faudra en limiter l'accès avec un mot de passe. 13. Définissez un mot de passe si vous le souhaitez. Un dossier déjà ouvert par un autre utilisateur ne pourra être ouvert par un second. Dans ce cas, un message d'erreur s'affichera. La connexion Internet aux services de Ciel depuis l'application est automatiquement désactivée en mode TSE. Questions - Réponses Comment installer une mise à jour ? Lorsque vous souhaitez installer une mise à jour de votre logiciel Ciel, voici les étapes à respecter : 1. Assurez-vous que tous les utilisateurs ont quitté le logiciel Ciel. 2. Installez la mise à jour du logiciel Ciel. Voir Étape 3 : Installation du logiciel Ciel, page 2. 3. Procédez au référencement et à la saisie de la clé de débridage. Voir Étape 4 : Référencement et saisie de la clé, page 2. 4. Lancez l'exécution du script installé. Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 2. Comment installer un autre logiciel Ciel ? Dans le cas où vous souhaitez installer une autre application Ciel sur le poste utilisé comme poste Serveur TSE, deux cas peuvent se présenter : • Vous souhaitez faire fonctionner cette nouvelle application en mode TSE ? Reportez-vous au paragraphe “Installation”, page 2. • Vous ne souhaitez pas faire fonctionner cette application en mode TSE. Il vous suffit dans ce cas de l'installer normalement sans lancer le script TSE. Comment annuler les réglages TSE ? Pour annuler les réglages spécifiques TSE réalisés sur votre ordinateur, il vous faudra procéder à la désinstallation du logiciel et à sa réinstallation. Si vous souhaitez travailler à plusieurs et en même temps sur un fichier, il vous faudra utiliser une version réseau de l'application. Renseignez-vous auprès de notre service commercial pour plus d'informations sur les versions réseau des logiciels Ciel. Installation en mode TSE 4 En cas de création d'une nouvelle session ? Si, après avoir installé votre application Ciel et exécuté le script TSE, une nouvelle session doit être créée, voici la marche à suivre : 1. Activez la session créée. Voir Étape 2 : Activation des sessions, page 2. 2. Lancez l'exécution du script installé. Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 2. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6 750 000 euros - Siège social : 10, rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Sage - Division Ciel - Le Colisée II, 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - Tél. : 01 55 26 33 00 - Fax : 01 55 26 40 33 - www.ciel.com J’ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiPobligation_TVA2015 Le télérèglement vous permet de télédéclarer et payer votre TVA en même temps, avec un prélèvement effectif à l’échéance. Le télérèglement de votre TVA peut combiner plusieurs modes de règlement : chèque, espèces et prélèvement à partir de 3 comptes bancaires. Il présente de nombreux avantages : • Prélèvement à échéance de vos paiements • Elimination des risques de retard • Vous n’avez plus à remplir un chèque et à le poster Pour souscrire à cette procédure vous devez remplir un formulaire d’adhésion en double exemplaire et l’accompagner de 2 RIB pour chaque compte bancaire utilisé (au maximum 3). Retrouvez le formulaire d’adhésion sur www.ciel.com/direct. Pour plus d’information, rendez-vous sur www.ciel.com/direct ou contactez notre service commercial au 01 55 26 34 34. Plus de 2 millions d’entreprises télédéclarent déjà leurs déclarations fiscales, et vous ? Manuel de découverte Ciel Gestion Intégrale Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous découvrirez comment créer un dossier, définir ses paramètres, enregistrer les éléments de base. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur). • Pentium 3 minimum 900 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 1 Go de Ram. • 550 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Pilotage : nécessitent la police de caractères Wingdings3 (installée par défaut avec Microsoft Office Word). • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Pour utiliser les fonctions réseaux • Nécessite une carte réseau Ethernet 10/100 Mbps ou supérieur, et protocole TCP/IP installé (réseau câblé local). • Plateforme Windows obligatoire. • Ne nécessite pas de serveur dédié et de système Windows Serveur (excepté pour l'utilisation de plus d'une session en mode TSE). Pour utiliser directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram. • 1 Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Pour utiliser Ciel e-Commerce • 512 Mo de Ram (1 Go conseillé). • 150 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Une connexion internet via ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..............................................................................................6 Documentation........................................................................................................................ 7 Démarrez votre logiciel ........................................................................................................... 8 Si vous débutez ....................................................................................................................... 9 Entraînez-vous...................................................................................................................... 12 Création et mise en place d’un dossier......................................................15 Créez un dossier ................................................................................................................... 16 Créer un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ............................................. 20 Les paramètres du dossier..................................................................................................... 21 Gestion commerciale.................................................................................32 Créez les données de base .................................................................................................... 33 Saisissez les pièces clients..................................................................................................... 49 Saisissez les pièces fournisseurs............................................................................................ 65 Gestion de production ........................................................................................................... 66 Commandes des articles en rupture....................................................................................... 67 Gestion des stocks multi-dépôts ........................................................................................... 68 Comptabilité.............................................................................................70 Créez et modifiez le plan de comptes.................................................................................... 72 Créez les journaux ................................................................................................................ 76 Créez vos chéquiers et vos RIB .............................................................................................. 78 Préparez une comptabilité analytique .................................................................................... 80 Saisissez les écritures comptables ......................................................................................... 82 Le brouillard.......................................................................................................................... 93 Rapprochez une facture et son règlement.............................................................................. 95 Rapprochez des écritures avec la banque............................................................................... 97 Pointez des écritures ............................................................................................................. 98 Annulez une écriture validée ................................................................................................. 99 Gérez la trésorerie prévisionnelle......................................................................................... 101 Gérez la TVA ....................................................................................................................... 103 Les états .................................................................................................104 Les différents types d’état ................................................................................................... 105 La liste des états disponibles............................................................................................... 107 L’imprimante....................................................................................................................... 108 Les états pilotés .................................................................................................................. 109 Traitements de fin d’année .....................................................................110 L’assistant Top Clôture........................................................................................................ 111 .La régulation des stocks..................................................................................................... 113 Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP) .................................................................... 114 Échangez des écritures avec votre expert-comptable .......................................................... 116 Importez et exportez des données ...................................................................................... 117 La sauvegarde ..................................................................................................................... 123 La restauration .................................................................................................................... 124 Index ......................................................................................................126 Prise en main Prise en main 7 Documentation Le manuel de découverte Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel Naviguez dans le manuel de découverte Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Pour imprimer le manuel de découverte Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Pour enregistrer le manuel de découverte Une fois le fichier téléchargé, cliquez sur le bouton . Le manuel de référence Le manuel de référence électronique vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour le visualiser, allez dans le menu AIDE et choisissez MANUEL DE RÉFÉRENCE. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez appuyer sur la touche de votre clavier ou activer la commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le Manuel de référence ou l’aide. Prise en main 8 Démarrez votre logiciel Vous pouvez lancer l’application à la fin de la procédure d’installation. Vous avez deux possibilités pour ouvrir votre logiciel : • Cliquez sur l'icône présenté sur le Bureau de votre ordinateur. • Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows™. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION INTÉGRALE - CIEL GESTION INTÉGRALE. Vous accédez à la page d’accueil ci-dessous : Référencez-vous Les applications Ciel font l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application. Pour valider votre licence d'utilisation et vous inscrire comme ayant droit à la garantie Éditeur, vous devez vous référencer auprès de notre Service Référencement. Prise en main 9 Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Gestion Intégrale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en : • créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales. • saisissant ensuite vos devis clients. • transformant directement un devis en facture. • utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel Gestion Intégrale. • personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins. Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous. • Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille. • Les clients. • Les fournisseurs. • Les représentants. • Les familles d'articles. • Les articles. Voir Créez les données de base, page 33. Vous pourrez ensuite gérer votre comptabilité. Voir Comptabilité, page 70. Saisissez un nouvel article La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles. Pour saisir un nouvel article : 1. Activez la commande ARTICLES du menu GESTION (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Article s’affiche. 2. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire. 3. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK].  Pour plus d’informations sur la saisie d’un article “Les articles”, page 38. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis, factures, règlements). Prise en main 10 Créez un devis pour un client Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu GESTION - VENTES. La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis. 1. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est obligatoire. 2. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK]. Transformez un devis en facture Pour éviter de saisir une facture, Ciel Gestion Intégrale vous permet de gagner du temps en transférant directement votre devis en facture. 1. Sélectionnez le devis à transformer. Cliquez sur le bouton [Transférer] situé dans la barre d’actions puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 2. Confirmez le traitement. 3. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 57. Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents Ciel Gestion Intégrale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.). Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents. Personnalisez vos documents Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à partir du générateur de documents.  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits) • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation Prise en main 11 Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. Prise en main 12 Entraînez-vous Nous vous invitons à découvrir Ciel Gestion Intégrale en utilisant le fichier d’exemple. 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple accessible depuis la page d’accueil. 2. Le fichier exemple Société Exemple s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, de comptes, d'écritures, etc. Lors de l’installation de l’application, seul ce dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton accessible depuis la page d’accueil.  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. Vous passerez ensuite à la création de votre dossier et à son paramétrage. Prise en main 13 La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows™. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures,...) La barre de navigation La barre de navigation est masquée par défaut. Vous l’affichez en cliquant sur la ligne bleue à gauche de la fenêtre de l'application. La Barre de navigation est une barre verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel, • ouvrir des applications ou des fichiers, • présenter des images ou des notes texte, • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.  Vous trouverez une description détaillée des menus dans le Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Bouton de fermeture Un clic ici affiche la barre de navigation Intuiciel Barre de statut Prise en main 14 L’Intuiciel©  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel© est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Vous pouvez y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou encore depuis les boutons de la barre d’actions . L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales et comptables ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaires. Il est composé du Bureau, des Tableaux de bord et des Etats et statistiques. Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l’assistance technique. Personnaliser Mon Bureau Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Trouvtoo©  Barre d’actions - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.  Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Attention Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 16 Créez un dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Vous allez créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. 1. Dans la fenêtre Création, nommez votre société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Un message vous demande si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Attention ! La récupération n'est possible que si vous avez une version de Ciel Compta supérieure ou égale à une version 2006 : - Ciel Compta Évolution : version supérieure ou égale à la version 5.00. - Ciel Compta : version supérieure ou égale à la version 12.00. - Ciel Compta Facile : version supérieure ou égale à la version 1.00. Création et mise en place d’un dossier 17 4. Si vous récupérez un dossier Ciel Compta, vous accédez à la fenêtre de sélection du dossier. • Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de la société dans la liste déroulante. • Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. • Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application. Si vous ne récupérez pas de dossier Ciel Compta, la fenêtre de Choix du modèle comptable s’affiche. Choix du modèle comptable Si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, le logiciel vous propose de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier. • Choisissez pour votre société le plan comptable dans la liste proposée par le logiciel. • Vous pouvez également choisir de ne pas utiliser de plan comptable et de le créer manuellement dans le logiciel. Pour cela, choisissez l’option située en bas de la liste. • Cliquez sur le bouton [OK]. L'assistant Top Départ s'affiche. Assistant Top Départ  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Étape : paramètres du dossier  Si vous avez récupéré un dossier Ciel Compta, les paramètres de celui-ci sont déjà renseignés. Cette étape ne s'affiche donc pas. Monnaie du dossier 1. Indiquez la monnaie du dossier. 2. Modifiez si nécessaire le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte. Validez en cliquant sur [OK]. Vous pouvez aussi modifier le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciales. Création et mise en place d’un dossier 18 Longueurs des comptes 3. Cliquez sur le bouton . 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Monnaie de la devise 6. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante. 7. Choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton liste. 8. Sélectionnez le nombre de décimales à prendre en compte. 9. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour récupérer les informations saisies lors de votre référencement. Étape : paramétrage des décimales 1. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc. 2. Si vous voulez revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. Étape : raison sociale 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code NAF (A.P.E.), le R.C.S. (le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Entrez le R.M (Répertoire des Métiers). 7. Entrez le R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). 8. Indiquez votre Code société. Étape : paramètres 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre premier exercice, de votre exercice courant et la période de saisie. 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. 4. Indiquez si oui ou non vous procédez à l’Enregistrement immédiat des écritures. Si c’est le cas, les écritures seront automatiquement enregistrées juste après la validation de leur saisie. 5. Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Le mode d’échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel : • Oui : le mode d’échanges est Sage Production Experts. • Non ou Je ne sais pas : le mode d’échanges est l’import/export. Attention ! Vous pouvez modifier ces paramètres dans les préférences Gestion commerciale (mode avancé) tant que vos pièces ne sont pas validées. Création et mise en place d’un dossier 19  Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l’onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ) Étape : autres paramètres Cette étape vous permet de définir les paramètres de votre dossier : comptabilité, TVA, facturation, numérotation, immobilisations, synchro compta, pilotage. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant. Voir Les paramètres du dossier, page 21.  Une fois votre société créée, vous pourrez toujours modifier les paramètres via le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES. Étape : logos Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez : • coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier. • importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. Pour régler la taille de l'image Pour ajuster la taille de l'image, utilisez l'une des icônes ou le curseur du zoom . Étape : félicitations 1. Vous pouvez définir en tant qu'administrateur les droits des utilisateurs sur le dossier que vous créez. Cliquez sur le bouton . 2. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création et mise en place d’un dossier 20 Créer un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts  Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS  Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d'un modèle Sage Production Experts]. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Renseignez le Nom de votre société.  Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. L’étape Création à partir de Sage Production Experts s’affiche. 5. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les prix unitaires, les quantités, les taux de remise et d’escompte, les poids.  Tant que vos pièces commerciales ne seront pas validées, vous aurez la possibilité de modifier ces paramètres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - DÉCIMALES. 6. Précisez si vous gérez les stocks ou non dans votre dossier. Si vous répondez Oui, la case Gérer les stocks est automatiquement activée dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION). 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement. Création et mise en place d’un dossier 21 Les paramètres du dossier Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expert-comptable, du logo de votre société. Onglet Coordonnées 1. Complétez les informations si vous ne les avez pas saisies lors de la création du dossier. Voir Étape : raison sociale, page 18. et Voir Étape : paramètres, page 18.  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. Onglet Compléments 1. Choisissez la Forme juridique de votre entreprise. 2. Le Code société s'affiche automatiquement. Saisissez le nom de l’Etablissement. 3. Précisez son Activité ainsi que le titre et le nom du Responsable. 4. Indiquez les coordonnées de votre expert-comptable. Onglet O.G.A 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).  Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. Création et mise en place d’un dossier 22 3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration. 4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Vous disposez de plusieurs méthodes : coller, importer l’image dans Ciel Gestion Intégrale ou encore récupérer l’image depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Commentaire Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société. Paramètres Comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Onglet Paramètres 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice, de l'exercice N : exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l'exercice N+1 et les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. 2. Précisez la date de début des objectifs dans la zone Période objectif du. La date de Fin des objectifs se calcule automatiquement. 3. Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle relève. La génération des écritures comptables peut être automatisée lors de la validation de vos pièces commerciales ou de l’enregistrement de vos règlements. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. Création et mise en place d’un dossier 23 4. Pour cela, cochez l’option Comptabilisation immédiate. L’option Ignorer les erreurs est alors accessible. L’option Ignorer les erreurs permet de toujours valider des pièces commerciales, enregistrer des règlements même si l’application ne peut pas générer l’écriture correspondante. Ceci est utile lorsque des informations comptables manquent. Vous pourrez alors générer une écriture ultérieurement. Onglet Tiers Vous disposez de plusieurs méthodes pour affecter des comptes à vos clients ou fournisseurs à la création de leur fiche. 1. Cochez le type d’affectation qui sera appliqué à la création de leur fiche : • Affecter le compte : sélectionnez le compte qui sera proposé à chaque création d’une fiche client ou fournisseur. Vous pourrez toujours le modifier dans la fiche. • Ne pas affecter de compte : aucun compte ne sera rattaché au client ou fournisseur. Vous choisirez le compte dans la fiche du client ou du fournisseur. 2. Dans la partie Enregistrement des écritures comptables, l’application propose des comptes qui seront utilisés par défaut pour enregistrer les écritures. Pour les modifier, cliquez sur le bouton Liste et choisissez un compte. Cliquez sur le bouton [OK].  Ces comptes sont pris en compte uniquement si aucun compte comptable du client ou fournisseur n’est renseigné dans sa fiche. Onglet Devises Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises. Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes concernés. Onglet Racines/Défauts Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie, la bonne utilisation des comptes. Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer : • la longueur des comptes et des codes analytiques • les caractères autorisés • les racines de classe et de compte : vérifiez les racines proposées par défaut selon le PC99 et modifiezles si nécessaire.  Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques, la racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2 caractères suffit. Onglet Comptes Cet onglet vous permet de sélectionner les comptes qui seront proposés par défaut lors de vos saisies : • comptes de port : port soumis, port non soumis , Facturé soumis, Facturé non soumis. • comptes divers : escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, charges exceptionnelles, acompte versé, acompte reçu. Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis. Création et mise en place d’un dossier 24 Onglet Echanges Expert Dans cet onglet, vous choisissez le type d’échanges avec votre expert comptable. Lorsque vous échangez des écritures avec votre expert-comptable, avec un tiers, le fichier contenant vos écritures généré par Ciel Compta doit être compatible avec le logiciel de votre destinataire. Cet onglet vous permet donc d'indiquer le mode d'échanges qui permettra de générer le fichier dans le format adéquat.  Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode d'échanges à utiliser. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas : • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier dédié. Votre expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts. La zone Historique s'affiche en bas de la fenêtre et vous indique la date du dernier envoi de vos écritures. Si vous changez de mode d'échanges, cette zone sera remise à zéro à la validation de la fenêtre. • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export. Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP, Sage 30 et 100, Sage Expert, Sage Petites Entreprises, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus). • Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges. La synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Experts. 2. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK]. Paramètres TVA  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Onglet TVA L’option Assujetti à la TVA est cochée par défaut. Vous ne pouvez pas la décocher. 1. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier. Si vous voulez créer d'autres taux de TVA, utilisez la commande TVA du menu LISTES. 2. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante : • Régime réel : permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. • Régime simplifié : correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12. 3. Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes. • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur Création et mise en place d’un dossier 25 les débits. • Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. 4. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez : • le numéro de Recette de votre Centre des impôts. • le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts. Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Gestion Intégrale. 5. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour votre déclaration de TVA. • Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA. • Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié. Onglet Etat TVA Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration de TVA ainsi que l'avis d'acompte 3514 de TVA si vous êtes en régime simplifié. 1. Si vous êtes en régime simplifié, sélectionnez l'option Avis d'acompte 3514 ou Déclaration annuelle CA12 selon le formulaire que vous voulez paramétrer. 2. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône d’appel de liste . 3. L’option Ventilation des opérations imposables est active si votre régime de TVA est réel et si votre TVA sur les ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables. Onglet Téléprocédures TVA Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire.  Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la DGFiP et sur le télérèglement. 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. 2. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédure TVA. 3. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la case Attention ! Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux formulaires. Création et mise en place d’un dossier 26 correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. 4. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 5. Dans la zone Complément, choisissez l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou Expert-comptable dans la liste déroulante. 6. Saisissez la Référence Obligation fiscale.  Cette référence doit obligatoirement commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres. 7. Si vous voulez que votre déclaration soit télétransmise à votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.), sélectionnez l'option Oui. 8. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Paramètres Facturation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc. Attention ! Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu DOSSIER : - pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA. - pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail. Attention ! Si vous avez choisi de transmettre votre déclaration à votre OGA, vous devez avoir renseigné son Nom, N°Siret, N° d’agrément, Adresse 1, Code Postal, Ville. Voir Onglet O.G.A, page 21. Dans le cas contraire, la déclaration ne peut être transmise. Création et mise en place d’un dossier 27 Globales 1. Cochez les options correspondantes si vous gérez : • les nomenclatures. • la TPF : gestion de la taxe para-fiscale (TPF) . Il s'agit d'une taxe perçue sur certains produits agroalimentaires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc. • les Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un client (opérations de prospection, actions marketing, etc. • le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois. • les Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle de temps régulier. • Les Gammes : gestion de gammes de produits. • les Remises en cascade : gestion des remises en cascade. Cette option permet de cumuler et d'appliquer toutes les remises en fonction des rangs. Les rangs permettent de définir à partir de quel montant s'applique une remise. Stocks 2. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements de stock, Gérer le multi-dépôts (suivi des stocks des différents dépôts de votre entreprise), Articles stockables par défaut (articles gérés en stock par défaut), Gérer les n° de série/lot (stocks des articles gérés par des numéros de série ou de lot). Gestion à 0 ou négatif Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création d'un article. • PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif. • PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif. Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul. Générer les écritures de stock final à partir du Vous pouvez générer les écritures de stock final en fin d'année lors de la régulation de stock. Sélectionnez si les écritures doivent être calculées à partir du PA (prix d'achat) ou du PAMP (prix d'achat moyen pondéré). Gestion des clients • Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au crédit accordé seront automatiquement bloqués. • Si vous cochez la case Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient inférieur ou égal au crédit accordé seront automatiquement débloqués. Onglet Valeurs par défaut Cet onglet permet de définir les valeurs à prendre en compte par défaut lors de la saisie des pièces commerciales. 1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis. Le Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone. 2. Sélectionnez un code article pour la saisie libre. Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne pré- cisez pas de code article. 3. Définissez également un article automatique. Cet article sera utilisé pour générer automatiquement des pièces commerciales.  Ces deux codes sont obligatoires. 4. Cochez l'option Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions. 5. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut si vous ne précisez pas de code Création et mise en place d’un dossier 28 lors de vos saisies. 6. Choisissez un code fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut si vous ne précisez pas son code lors de vos saisies. Onglet Alertes Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées principalement lors de la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs automatiques etc.). Pièces commerciales Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il suffit de cocher (ou décocher) les options suivantes : • Quantité insuffisante sur stock : alerte sur la quantité du stock réel ou sur la quantité du stock disponible ou sur la quantité du stock théorique. • Quantité en stock inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum. • Alerte sur la gestion des articles HT/TTC. • Remises / Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article. • Alerte sur le prix de vente de l'article : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP. • Article bloqué. • Adresse client (facturation, livraison ou autre) incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses de prospects. Il suffit de cocher l'option Client NPAI (n'habite pas à l'adresse indiquée) pour activer cette alerte. • Client/Fournisseur bloqué. • Encours client dépassé : vous pouvez être alerté qu'un client a dépassé son encours au moment de la validation d'une facture. Il vous suffit de cocher l'option Encours client dépassé. • Nature soumise à taxes. Si des clients sont en mode de TVA : C.E.E., Hors C.E.E., Suspension de TVA et que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces, un message vous alertera que l'ajout d'une TVA est impossible. • Niveau risque client à partir de : vous pouvez associer un niveau de risque à vos clients à partir duquel une alerte s’affichera si vous créez pour ce client une nouvelle pièce commerciale. Par exemple, si vous avez défini un niveau de risque Moyen dans la fiche du client et que vous souhaitez faire apparaître une alerte à partir du niveau Moyen, le logiciel affichera une alerte lors de la création d’une pièce commerciale relative à ce client. Autres • Lorsque vous cochez la case Contrôle du N.I.I, le programme vérifie la cohérence du N.I.I. saisi dans le logiciel. • Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et calcule automatiquement la clé EAN13 quand vous saisissez les codes barres dans les fiches articles. Onglet Statistiques Cet onglet vous permet de choisir les données qui alimentent vos statistiques des articles ainsi que le moment où la mise à jour des statistiques des représentants doit être effectuée. Articles Si vous cochez la case : • Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées seront prises en compte dans vos statistiques. • Comptabiliser l’escompte : les escomptes seront pris en compte.  Si vous modifiez par la suite le mode de calcul, les statistiques seront automatiquement recalculées. Création et mise en place d’un dossier 29 Représentants Si vous cochez la case : • Factures et avoirs validés : les statistiques représentants se mettront à jour lorsque les factures et avoirs seront validés. • Factures réglées : les valeurs des statistiques représentants changeront lorsque les factures seront réglées. Onglet Etats Nombre d’exemplaire L’option Edition des étiquettes articles selon le stock permet d’imprimer automatiquement le nombre des étiquettes selon le stock restant de l’article. L’option Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer automatiquement le nombre de documents indiqué dans la fiche client. Mentions NRE La loi sur les nouvelles relations commerciales du 15 mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des délais de paiement sur les factures. Des pénalités de retard sont calculées selon le taux d'intérêt d'indemnité de paiement et l'indemnité pour les frais de recouvrement. 7. Dans la zone Taux pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu. Ce taux servira à calculer le montant des pénalités de retard suivant les directives de la loi N.R.E. 8. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone Taux d’escompte en cas de paiement anticipé. 9. Indiquez le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce montant sera ajouté aux pénalités de retard. 10. Dans la zone de saisie, indiquez les autres informations que vous voulez afficher sur votre facture. En cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne, vous devez obligatoirement inscrire sur la facture la mention exonération de TVA (art 262 ter I du CGI). 11. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Création et mise en place d’un dossier 30 Paramètres Numérotation  menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION La fenêtre des paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible. 1. Saisissez le code d'origine pour les bases et pièces pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique. 2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique. Paramètres Immobilisations  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS 1. Cochez l’option Proratiser les dotations linéaires sur pour préciser si vous souhaitez travailler : • avec des années d'une durée fixe de 360 jours ou • avec la durée réelle des années soit 365 jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29 jours). Dans ce cas, vous pouvez calculer le taux linéaire en jours en cochant l’option Calcul du taux linéaire en jours. 2. Cochez l’option Utiliser la méthode étalement si nécessaire. Dans le cas où le calcul d’une immobilisation avec valeur bloquée ne peut être ajusté, le logiciel la recalculera automatiquement avec la méthode de l’étalement. 3. Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation. Création et mise en place d’un dossier 31 4. Vous accédez à la liste des coefficients dégressifs en cliquant sur le bouton [Coefficients dégressifs]. La fenêtre affiche deux parties : • les coefficients standards dans la partie haute. • la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une date de début, d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients. Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés selon la réglementation de janvier 2001. 5. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Paramètres Pilotage  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - PILOTAGE Il est possible de récupérer des écritures après clôture d’un exercice. Vous pouvez reprendre des écritures des 4 derniers exercices. 1. Cochez l’option Reprise des écritures archivées. 2. Indiquez le chemin du répertoire de votre base archivée, en cliquant sur l’icône située en fin de zone. Gestion commerciale Gestion commerciale 33 Créez les données de base Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier : • Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions, • Les représentants, • Les fournisseurs, • Les articles, • Les familles d’articles, • Les clients, • Les affaires. La TVA  Menu LISTES - commande TVA Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc. Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA. 1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau taux de TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).  Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte en attente de TVA collectée, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte en attente de TVA déductible, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser. 7. Choisissez si nécessaire un compte de TVA déductible dans les immobilisations.  La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. 8. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK]. Gestion commerciale 34 La TPF  Menu LISTES - commande TPF La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agro-alimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF. Les modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création. Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Les remises et promotions  Menu GESTION - commande REMISES/PROMOTIONS La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. Vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client. Il est possible de définir deux types de tarifs : • des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles, • des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles. La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.  Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. Vous pouvez également créer des remises/promotions par tranche. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale.  Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, Remises/promotions pour obtenir tout le détail sur les remises et promotions. Les représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les représentants. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Gestion commerciale 35 Les fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Identification du fournisseur La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du fournisseur. Identification du fournisseur  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 2. Saisissez le Nom du fournisseur. 3. Indiquez le numéro de SIRET et le code NAF (APE) du fournisseur.  Le numéro de SIRET identifie géographiquement l’établissement d’une entreprise. Le code NAF - anciennement code APE - définit l’activité principale du travailleur indépendant ou de l’entreprise. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé. 2. Sélectionnez ensuite à l'aide du bouton Liste le Mode de paiement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Gestion commerciale 36 Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. 3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresse 1. Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du fournisseur. Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur). Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du fournisseur doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. 2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. Onglet Complément Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe). • Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF. Comptabilité Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer un code analytique. Le bouton Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Gestion commerciale 37 Divers 1. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 2. Sélectionnez à l’aide du bouton Liste le dépôt du fournisseur. 3. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. 4. La date de création de la fiche fournisseur est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un fournisseur en fonction de sa date de création. Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. 2. Indiquez la Domiciliation bancaire.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 3. Saisissez les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 4. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Les familles d’articles  Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles.  Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode de création des familles d’articles. Gestion commerciale 38 Les articles  Menu GESTION - commande ARTICLES Le terme Article englobe les produits de commerce, les produits fabriqués, les prestations de service ou bien les produits annexes (port, etc.). Identification de l’article La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. 3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée. Gestion commerciale 39 Informations stock Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de série/lot dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation, page 26. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle • ou une régulation de stock Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. Vous n'avez pas accès aux zones En Cde client et En Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes, des achats et/ou des ventes non soldées. • Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). • Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supé- rieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est sélectionnée. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).  Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. 3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). Attention ! Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs. Gestion commerciale 40 PAMP Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu GESTION - MOUVEMENTS DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients.  Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie. Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée. Gestion commerciale 41 précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cochez l’option Modification puis cliquez sur le bouton . Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs. 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.  Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. Onglet N° de série / lot Cet onglet affiche tous les numéros de série ou de lot qui ont du stock sur l'article. Si vous voulez également voir les numéros de série ou de lot des articles dont le stock est à zéro, cochez l'option Afficher le n° épuisé. Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. 1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). 2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller, importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo. Pour modifier, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation. Gestion commerciale 42 Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion Intégrale gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER. Voir Paramètres Facturation, page 26. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques et Electroniques, affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante. 4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série.  Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 5. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques, affectez-lui à l'aide du bouton Liste l'éco-participation correspondante. 6. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionner une catégorie dans la liste prédéfinie. 7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article • les codes de TVA et TPF 8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale. 9. Si l’article est susceptible d’être publié sur internet, cochez l’option Publiable sur le web. 10. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). La date de création de l'article s'affiche. 11. Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article. 12. Des unités (Kg, Litre, Mètre) vous sont proposées. Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic droit dans la zone Unité, commande CRÉER. 13. Si vous gérez vos stocks d'articles à flux tendu (stock à 0), cochez l'option Contremarque. Dans ce cas, vous devez obligatoirement renseigner le fournisseur dans la fiche article, au niveau de l'onglet Fournisseur. Conditionnement 14. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.  Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplémentaires sur l'article. Onglet Nomenclature  Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Gestion commerciale 43 Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.  Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, articles pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures. Onglet Fournisseur Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. Onglet Comptabilité 1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. 2. Précisez un code Analytique si vous gérez une comptabilité analytique. Vous pouvez vous aider du bouton Liste . Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. Les clients  Menu LISTES - commande CLIENTS Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client. Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 3. Indiquez le code NAF du client. Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité principale du travailleur indépendant ou de l'entreprise. 4. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code du Représentant. 5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon cer- Gestion commerciale 44 tains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.  Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme. 3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur). En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. 4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresses 1. Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation et/ou de Livraison du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). 2. Cochez la case d’option choisie puis saisissez l'adresse postale du client. 3. Vous disposez de la localisation géographique via Internet en cliquant sur les boutons de la barre d’actions. De même vous pouvez vérifier l’adresse. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. 4. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 5. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. 6. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse que vous avez n’est plus correcte. Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Gestion commerciale 45 Nature 1. Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF. Comptabilité Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Ainsi les écritures comptables seront générés sur le compte de votre client. Cette zone est renseignée en fonction des paramètres comptables que vous avez définis. Vous pouvez toujours modifier le compte attribué. Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer un code Analytique.  Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. L’icône Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. L’icône vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Divers La date de création de la fiche client est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un client en fonction de sa date de création. 5. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. En principe, il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. 6. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel. 7. Cochez la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas relancer ce client. Tarifs 8. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. 9. Si vous voulez facturer votre client en TTC, cochez l’option correspondante. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client. Gestion commerciale 46 Onglet Relations Client La fonction Relations Clients vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Onglet Banque 10. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. 11. Indiquez la Domiciliation de la banque.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 12. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 13. La zone Dailly indique si ce type de gestion est accepté ou non pour l’adresse de facturation du client. 14. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 15. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton . Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque. Onglet Recouvrement Vous y retrouvez les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le libellé de l’étape de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et éventuellement un commentaire de l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du recouvrement.  Pour plus d’informations concernant le recouvrement, reportez vous au Manuel de référence, Menu Listes, commande Etapes de recouvrement. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Les prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. Les informations concernant l’identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Gestion commerciale 47 La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des prospects. Les affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Créez une affaire 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire.  Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création. Onglet synthèse L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité. Onglet objectifs 2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à la période à prendre en compte. Vous pouvez utiliser l'icône ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie courante, période d'objectifs, etc.). 3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois. 4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée. Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour cette affaire. Onglet statistiques 5. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte. Onglet Pièces 6. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. Onglet Stocks 7. L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. Onglet Ecritures L’onglet Ecritures vous permet d’ajouter une ou plusieurs écriture(s) à votre affaire. 8. Pour ajouter une écriture à votre affaire, cliquez sur le bouton [Ajouter]. 9. La liste des écritures s’affiche. Sélectionnez l’écriture souhaitée et cliquez sur le bouton [OK]. Gestion commerciale 48 10. Pour retirer une écriture de votre affaire, cliquez sur le bouton [Enlever]. 11. La zone Ecriture incluses dans l’affaire pour les exercices clôturés vous permet, lors des clôtures d’exercice, d’entrer des soldes produit et charges afin de ne pas modifier le montant des soldes des écritures encore d’actualité. Onglet observations 12. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone. 13. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse. Lancez les états des affaires Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire. 1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer. 2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre. 3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. Gestion commerciale 49 Saisissez les pièces clients Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à saisir vos premières pièces commerciales. Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients (menu GESTION - VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu GESTION - ACHATS). Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.  Pour toute information sur le Le générateur d'états, consultez le Manuel de référence, disponible depuis le menu AIDE.  Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Les différents modes de saisie Votre logiciel vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons : • la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée. • la saisie standard. • à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu GESTION commande TOP FACTURE). La saisie document Uniquement pour les pièces de vente Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients. Pièces de vente Pièces d’achat Devis Commandes Commandes Bons de réception (BR) Bons de livraison (BL) Factures Factures, Avoirs Avoirs  Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un client ou un fournisseur. Attention ! Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres. Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales. Gestion commerciale 50 Exemple : Extrait d’un devis Fonctions disponibles dans le menu Contextuel Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : • Modifier les colonnes, • Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, • Modifier le texte libre, • ajouter un sous-total, • choisir les colonnes sous-total, • sélectionner l’option de Facturation en TTC, • insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une autre adresse, etc. Fonctions disponibles dans la barre d’actions Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les types de pièces, vous pouvez : • créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours, • efface la pièce commerciale en cours, • lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours, • envoyer la pièce par e-mail, • naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément, • modifier le représentant, • modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce. • consulter le client.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. Gestion commerciale 51 L’assistant Top Facture  Menu GESTION - VENTES commande TOP FACTURE Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK]. Créez une pièce commerciale  Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. 1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison, avoir) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce commerciale client, page 52. Transférez une pièce commerciale 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.  Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée. 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Gestion commerciale 52  Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 57. Liste des pièces clients  Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies. Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce. Créez une pièce commerciale client  Menu GESTION - VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton .  Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie document, page 49. • Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. Gestion commerciale 53 La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale.  Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale 1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. 2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. L'entête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de paiement. Informations pièce  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. 1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).  La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Informations client ou fournisseur 2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Le nom de la société est rappelé. 3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail. 4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 7. Saisissez éventuellement une Remarque. Paiement Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement. 8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste . La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. Attention ! Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n'est pas renseignée. Gestion commerciale 54 L'onglet Lignes 1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article. Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Vous pouvez le modifier. 2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.  Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. 3. Si l'article est géré par n° de série/lot, cliquez sur le bouton pour saisir les numéros de sortie ou d’entrée de stock. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par colis, l’unité. Gestion commerciale 55 L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. 5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur. L'onglet Infos tiers 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). 2. Le nom de la société s'affiche automatiquement. L'adresse saisie dans la fiche client ou la fiche fournisseur est indiquée. Modifiez-la si besoin. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via internet. Copier l'adresse 3. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons [de facturation] ou [de livraison]. Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison. 4. Cliquez sur le bouton [Autres] si vous souhaitez sélectionner une autre adresse. Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale. Contact 5. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. Tarif Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. 6. Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante. Gestion commerciale 56 Crédit disponible Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre. L’onglet Echéances Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Echéances. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. • Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton . • Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur . L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Modifiez une pièce commerciale client 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimez une pièce commerciale client 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. 1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton . La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Gestion commerciale 57 Validez une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Transférez une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale, etc.). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu GESTION. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 51.  Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Gestion commerciale 58 Transférez une pièce commerciale de vente Transférez une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.  Pour plus de détails, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Les options supplémentaires Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • Dupliquer une pièce. • Considérer non-comptabilisée. • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture Facture Avoir Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture Avoir Pièce d’origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Avoir Valider, imprimer l'avoir Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Gestion commerciale 59 Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...). Dupliquez une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Considérez non-comptabilisée Ce traitement vous permet de "décomptabiliser" une pièce commerciale déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. Les options d’affichage de la liste  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé- dent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Envoyez une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. Gestion commerciale 60 2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN E-MAIL. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l'e-mail. Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences. 4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 5. Saisissez le texte de votre mail. 6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton . 7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Les factures d’acompte  Menu GESTION - VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.  Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Les règlements  Menu GESTION - VENTES commande RÈGLEMENTS Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc. Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Gestion commerciale 61 Saisissez un règlement  Menu GESTION - VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Informations règlements  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).  La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'échéance du règlement. L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). 3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le Client. Le mode de paiement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. La zone N° de pièce affiche le numéro de règlement. Modifiez-le si nécessaire. 5. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. 6. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions.  La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères. Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT. Gestion commerciale 62 Montant 1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.  Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. 2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €. Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Gestion commerciale 63 Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. • Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). • Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement. Échéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. 1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. 2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs. 1. Dans la liste des règlements (menu VENTES/ACHATS - commande RÈGLEMENTS) cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. 3. Double-cliquez sur la facture à régler ainsi que les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement. Gestion commerciale 64 Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifiez un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Imprimer]. 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimez un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous informe que la suppression a été effectuée. Règlement impayé  Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.  Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement. Gestion commerciale 65 Saisissez les pièces fournisseurs Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale.  Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.  Reportez vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée pour obtenir tous les détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu GESTION - ACHATS et les traitements associés. Gestion commerciale 66 Gestion de production  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de vos articles. Vous pouvez créer des ordres de fabrication : • assemblage, • désassemblage, • annulation d'assemblage. L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.  A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant.  Pour plus de détail concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. Gestion commerciale 67 Commandes des articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin de réapprovisionner les articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. 2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock minimum seront pris en compte. 4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses e-mail doivent être renseignées dans les fiches fournisseurs. 6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.  Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu GESTION - commandes ACHATS - COMMANDES). Attention ! Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. Gestion commerciale 68 Gestion des stocks multi-dépôts Vous pouvez suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.). Enregistrez vos différents dépôts  Menu GESTION - commande DÉPÔTS - bouton [Créer]. Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié si besoin. Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé. 2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays). 3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider. Affectez un article à un dépôt  Menu GESTION - commande ARTICLES Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôts.  Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori. 1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation. 2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante. 3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Réapprovisionnez vos dépôts La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt. Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné. Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné. Gérez les variations de stocks Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe. Vous pouvez dans ce cas : • utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément), Gestion commerciale 69 • effectuer un transfert de dépôt à dépôt, • utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante, • lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé. Mouvements de stocks manuels et automatiques En saisie automatique... Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock. En saisie manuelle... La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt souhaité. Analysez vos dépôts Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion Intégrale vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt. Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir : • les articles par dépôt, le suivi des stocks, • l'inventaire des articles, • la capacité de fabrication. Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible dans le menu AIDE. Comptabilité Comptabilité 71 Principales étapes de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Gestion Intégrale. Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : Éditez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : Imprimez les éditions de fin d’année : Clôturez l’exercice Créez et modifiez le plan comptable et les journaux grand-livre, balance, journaux... bilan et compte de résultat, SIG lettrage, rapprochement bancaire... Comptabilité 72 Créez et modifiez le plan de comptes Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle comptable, page 17. Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu COMPTABILITÉ. Dans les deux cas, la liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Créer un compte Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Onglet Options Utilisation Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, il faut que la zone Utilisable soit impérativement cochée. Pour diverses raisons, il se peut que l'on interdise l'utilisation d'un compte en saisie. Exemple Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures. Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur. En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel, comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, pour interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte, décochez la zone Utilisable. Lettrage/pointage • La zone Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage à utiliser. • La zone Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage. Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser.  Si vous laissez vide la zone Prochain code, par défaut le prochain code de lettrage ou de pointage sera X. • La zone Demander permet de préciser si vous souhaitez personnaliser votre code de lettrage lors du lettrage manuel. Budgets/analytique Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône . Comptabilité 73  Si vous avez coché, au préalable, l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire (dans les Préférences comptables du dossier), vous serez obligé d'affecter un code analytique lors de la saisie des écritures. Le code associé au compte sera repris automatiquement en saisie d'écritures. Saisie Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures. Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le curseur sur ces zones. • L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. • Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes clients et les comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur). • La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7. Saisie Infos perso Les Infos perso vous permettent de saisir, directement dans la grille de saisie, les rubriques de votre choix, et de personnaliser ainsi vos lignes d'écritures. Pour modifier l'intitulé des champs, cliquez sur le bouton [Modifier l’intitulé]. La liste des Infos perso s'affiche. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Comptes Les comptes diffèrent selon le type de compte que vous créez. Options disponibles dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits • Exonéré de TVA : en cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. • Compte de TVA : vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de TVA. Option disponible dans les compte de type Client • Compte de produits : vous pouvez attribuer un compte de produits par défaut à un compte client afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de produits. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. Option disponible dans les comptes de type Fournisseurs • Compte de charges : vous pouvez attribuer un compte de charges par défaut à un compte fournisseurs afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de charges. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. Options disponibles dans un compte de type TVA Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445). Cliquez sur la flèche pour choisir le Type de TVA (Collectée, Déductible, etc.) et le Taux à appliquer au compte. Onglet Banque  Cet onglet est uniquement disponible pour un compte de banque. Chemin d'accès Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CFONB. Comptabilité 74 Soldes Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 1. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur l’icône . La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche. 2. Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fiche de la banque. Liste des banques La liste des banques rattachées au compte est affichée. Vous pouvez directement consulter ou modifier les fiches des banques. Pour cela, double-cliquez sur la banque concernée. Onglet Immobilisations  Cet onglet est uniquement visible pour un compte d'immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées au compte. Vous pouvez attribuer des comptes de dotations et d'amortissements en cliquant sur l'icône . Onglet Client ou Fournisseur  L'onglet Clients est uniquement visible dans un compte Client. De même, l'onglet Fournisseurs n'est visible que dans un compte Fournisseur. Vous accédez à la liste des clients et fournisseurs rattachés au compte. Vous pouvez consulter, modifier les fiches clients ou fournisseurs à partir du compte. Pour cela, double-cliquez sur le client ou fournisseur concerné. Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ainsi présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L’exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d’un autre exercice, cliquez sur le bouton [+]. Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Afficher les totalisations Vous pouvez afficher les totalisations et ainsi visualiser les cumuls annuels. 1. Faites un clic-droit sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple sur Crédit. 2. Choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l’option Somme et cliquez sur le bouton [OK]. Les totaux s’affichent sur une ligne pour chaque exercice et tout en bas des colonnes pour tous les exercices cumulés. Comptabilité 75 Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active. Comptabilité 76 Créez les journaux Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. La liste des journaux Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu COMPTABILITÉ .  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Créez un journal 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau journal s’affiche. 2. Le journal est défini par un Code (sur huit caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé. 3. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses, A-nouveaux. Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un compte de racine client est impossible. Options • Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement sur la dernière ligne d'écriture. Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte de contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le Libellé au débit et le Libellé au crédit. Ils seront également repris en saisie. Exemples Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce journal, vous pouvez saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au compte 512000. Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445714. En saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA. • L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro d'écriture dès que le solde des lignes est équilibré. Comptabilité 77 Gestion des numéros de pièce • Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal, saisissez le Prochain n° de pièce à utiliser. • Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. • Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active. Comptabilité 78 Créez vos chéquiers et vos RIB Les chéquiers  Menu LISTES - commande CHÉQUIERS Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque. • Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.  Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche . Les relevés d’identité bancaire  Menu LISTES - commande BANQUES Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer les relevés d'identité bancaire et toutes les données s'y rapportant. L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet R.I.B./Divers des banques. Les formats des relevés bancaires  Menu COMPTABILITÉ- commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre de création de format d’import des relevés bancaires s’affiche. Import au format Standard (Texte) Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de votre logiciel.  Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 2. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 3. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 4. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Format QIF ou format OFX Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX. Comptabilité 79 La différence entre les deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Comptabilité 80 Préparez une comptabilité analytique Les codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Ces codes analytiques seront ensuite utilisés dans la saisie des écritures. Vous pouvez affecter les codes analytiques directement à une fiche client, fournisseur, article et famille d’articles, ainsi qu’à chaque compte. Ainsi, lors des saisies, l’application reprendra le code analytique correspondant. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. Créer un code analytique 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration • 35% au service après-vente • 45% au service commercial Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez effectuer. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK]. Si ce code n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer. 3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition. 4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie. • Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire. • Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions. • Le bouton permet d'équilibrer les répartitions. Comptabilité 81 Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.  Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . • Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. Comptabilité 82 Saisissez les écritures comptables Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Gestion Intégrale. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 88. Le mode Saisie standard Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant, etc.). Le mode Saisie rapide Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Gestion Intégrale met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • Factures clients rapide. • Factures fournisseurs rapide. • Encaisser un montant. • Régler un montant. Le mode Saisie au kilomètre Avec le mode Saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. Le mode Saisie guidée Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables en présentant des libellés plus complets et explicites sur les informations que vous devez saisir. La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par défaut, définis en création de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux. Le mode Saisie en devise Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, le menu SAISIE EN DEVISE vous permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix. Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Fleur de lys 411FL, d'un montant TTC de 400 €. Saisie d’une écriture en mode standard  Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande SAISIE STANDARD  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Comptabilité 83 Les données de l'en-tête Devise Si vous effectuez une saisie en devises (menu COMPTABILITÉ, commande SAISIES - SAISIES DEVISES), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. Journal Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie standard. Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant sur l'icône d'appel de liste, présenté en fin de zone, ou en appuyant sur la touche de votre clavier. Date La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres comptables (onglet Paramètres). Voir Paramètres Comptabilité, page 22. N°de pièce La zone N°de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Créez les journaux, page 76. Libellé Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de l'écriture, mais vous pouvez le modifier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411FL (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros). Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne Compte, saisissez la racine du compte client puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone. Vous obtenez ainsi la liste des comptes, à partir du premier compte client. Sélectionnez le compte adé- quat. 2. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 3. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.  Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. 4. Dans la zone Code mode de paiement, vous pouvez indiquer le mode de paiement utilisé.  Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. Comptabilité 84 La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option [Calcul automatique], située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.... Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Ventilation budgétaire Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste . L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques.  La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/ budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures. Opérations sur les lignes d’écritures Soldez l'écriture Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Enregistrez une contrepartie Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. Comptabilité 85 Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Insérez une ligne Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Effacez une ligne Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Dupliquez une ligne Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie. Effacez tout Ce bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. Calculez les frais kilométriques  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante Enregistrez l'écriture en comptabilité 1. Lorsque vous avez renseigné la grille de saisie, cochez l’option Brouillard, Validation ou Simulation. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 88. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre. 3. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].  Le compte d’attente est celui défini dans les paramètres comptabilité. Voir Onglet Racines/Défauts, page 23. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes. Comptabilité 86 Fermer la grille de saisie Le bouton permet de fermer la grille de saisie tout en ayant la possibilité de sauvegarder l’écriture en cours. 1. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications. • Cliquez sur le bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture. • A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui]. 2. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].  Le compte d’attente est celui défini dans les paramètres comptabilité. Voir Onglet Racines/Défauts, page 23. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes. Imprimez une lettre chèque Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Changez l’affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie. 1. Positionnez-vous dans une cellule de la colonne Intitulé du compte puis faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option de votre choix : • soit vous n’affichez plus cette colonne • soit vous l’affichez : après la colonne N° de compte ou en dernière colonne. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie d'une écriture en mode saisie guidée  Menu COMPTABILITÉ - commandes SAISIES - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR ou PAIEMENT  Menu COMPTABILITÉ - commandes SAISIES - AUTRES SAISIES - FACTURE/AVOIR CLIENT ou ENCAISSEMENT Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée. Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT. Saisie de la première ligne Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé. 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. 2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée. 3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUP dans la liste qui s'affiche. Comptabilité 87 Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. 4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré- mente automatiquement. 5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche . 6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier. Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411FL, celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce. La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.  Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. 8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte. 9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste . Enregistrez l'écriture en comptabilité 1. Lorsque vous avez renseigné la grille de saisie, cochez l’option Brouillard, Validation ou Simulation. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 88. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre. 3. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].  Le compte d’attente est celui défini dans les paramètres comptabilité. Voir Onglet Racines/Défauts, page 23. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes. Saisie des A-nouveaux  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIES DES A-NOUVEAUX A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et vous présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte correspondant, saisissez le montant de votre opération. 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer l’écriture] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez sur le bouton [OK]. Comptabilité 88 L’enregistrement des écritures en comptabilité Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.  Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. L’assistant Top Saisie  Menu COMPTABILITÉ - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles. Comptabilité 89  Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. 1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture. Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente  Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d’une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit . Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. • TTC au crédit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. J’envoie une facture de vente Mon client me paye • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. • TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au crédit du compte Client. Comptabilité 90 Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Pôle Emploi, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. En enregistrant les charges patronales chaque mois J’enregistre une note d’essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant. • Montant TVA au débit de TVA déductible. J’enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye Comptabilité 91 A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures payées par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et la date d'échéance. La traite est retirée de mon compte à l’échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Comptabilité 92 La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J’ai un crédit de TVA • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. Je paye ma TVA en tenant compte du crédit • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Comptabilité 93 Le brouillard Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, votre logiciel vérifie : • l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes, • la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances, • la validité des codes budgétaires, • l'équilibre des écritures, etc. Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard. Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement. Enregistrez des écritures dans le brouillard Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 88. Validez le brouillard  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une contrepassation.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Contrepassation. Vous allez choisir les mouvements devant être validés en définissant des critères de sélection. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].  Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. Comptabilité 94 Consultez la liste des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.  Consultez le Manuel de référence, Menu Comptabilité, Liste des écritures. Éditez le brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou en simulation. Comptabilité 95 Rapprochez une facture et son règlement A quoi sert le lettrage des écritures ? Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé : • au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer], • ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. Le lettrage automatique 1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Comptabilité 96 Le lettrage manuel Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture. Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez : • effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage, • lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde], • délettrer les écritures, • ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées, • équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro, • annuler le lettrage.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible depuis le menu AIDE. Comptabilité 97 Rapprochez des écritures avec la banque  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire consiste à marquer les écritures comptabilisées par votre banque et celles de votre comptabilité. Cette opération permet ainsi de détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire. Comptabilité 98 Pointez des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…). 3. Cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 4. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointage automatique Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré avec le protocole CFONB. Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats. Comptabilité 99 Annulez une écriture validée  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.  Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.  Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton Comptabilité 100 . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. 2. La date du jour est proposée par défaut comme date de l'écriture à contrepasser mais vous pouvez la modifier dans la zone Date. Par défaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais vous pouvez le modifier. Le libellé du mouvement est également proposé par défaut. Vous pouvez le modifier. 3. Choisissez le mode utilisé pour générer l'écriture en sélectionnant l'option correspondante : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 6. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... Comptabilité 101 Gérez la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle. 1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Trésorerie prévisionnelle : saisie des montants Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. 1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. 5. Pour ajouter, insérer ou supprimer une ligne du plan de trésorerie, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande correspondante. Comptabilité 102 Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients, paiements fournisseurs et les remboursements d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursements d’emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [Calculer les échéances] ou activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéances des mensualités d’emprunt. Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. 3. Cliquez sur le bouton [Commentaire] pour ajouter une note. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre trésorerie prévisionnelle. Comptabilité 103 Gérez la TVA  Menu TRAITEMENTS - commande TVA. La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Gérez la déclaration de TVA  En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA ANNUELLE La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié.  L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non à la télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas proposés. 1. Sélectionnez l'option de votre choix : • Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la téléprocédure. • Télédéclarer ma TVA • Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la télé- procédure. • Enregistrer mon paiement de TVA • Enregistrer mon remboursement de TVA • Afficher ma liste des déclarations 2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK].  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. Gérez l'acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.  Menu TRAITEMENTS MA COMPTA- commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, vous recevez votre avis d'impôt qui vous précise le montant de votre acompte. Et, c'est à cette occasion que vous pouvez modifier ou annuler le montant de l'acompte en envoyant à l'administration le formulaire N°3514. Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser. • Afficher le montant réelle de ma TVA du trimestre. • Moduler mon acompte. • Enregistrer le paiement de mon acompte. • Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. Les états Les états 105 Les différents types d’état Les états articles Ciel Gestion Intégrale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs : portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, etc. Les états analyses Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. Les états comptables Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : • Grand-livre, • Balance, • Journaux, • Brouillard, • Etat de TVA détaillée. Les états budgétaires/analytiques Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs : • Echéancier, • Balance âgée, • Encours clients, • Relances clients, • Lettre de pénalités de retard, • Bordereau de remise en banque, etc. Les états fiscaux Le menu ETATS vous permet d'éditer : • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Ces documents peuvent être édités avec le détail des comptes. Pour cela, il vous suffit de cocher l’option correspondante Les états 106 Les états statistiques La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. Les états 107 La liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. Aperçu de l’état sélectionné Commentaire sur l’état. Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, dé- cochez cette case. Liste des états. Types de sorties. Les états 108 L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec votre logiciel doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion Intégrale celle que vous voulez utiliser. Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. Configurez votre imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion Intégrale doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows™ pour plus de détails. Les états 109 Les états pilotés Le pilotage consiste à exploiter les données de l'entreprise et de constituer des tableaux de bord. Ciel Gestion Intégrale permet aux responsables et aux dirigeants d’une entreprise d’optimiser le pilotage et la performance de leur activité. Pour cela, des catalogues d’états sont disponibles à partir du menu PILOTAGE. Ces catalogues vous offre une analyse poussée des données d’une entreprise sous forme de tableau de bord (reporting). Vous disposez ainsi d’une aide à la décision et d’informations exactes grâce à des indicateurs clefs, afin d’évaluer l’activité d’une entreprise. Chaque utilisateur peut accéder en quelques clics à ces indicateurs clés et peut prendre les bonnes décisions à son propre niveau de responsabilité. Ciel Gestion Intégrale fonctionne avec une base de données dynamiques et en interaction avec Ciel Pilotage. Ciel Pilotage permet l'accès à vos données en vue de leur analyse et de leur présentation dans un document. Vous n’avez pas besoin de connaître l’utilisation des bases de données. Avant de consulter vos tableaux de bord, vous devez mettre à jour les données. Mise à jour des données  Menu PILOTAGE - commande MISE À JOUR DES DONNÉES La base de données doit être mise à jour régulièrement afin de recevoir les nouvelles données saisies dans votre logiciel. Ainsi, vous assurez l’exactitude des informations, visibles dans Ciel Pilotage.  La mise à jour des données peut-être très longue. La durée dépend de la taille de votre dossier. Consultation des états pilotés  Menu PILOTAGE - commande CONSULTER LES ÉTATS Le pilotage fonctionne avec des catalogues d’états. Ces catalogues sont divisées en deux catégories : • la gestion commerciale, • la comptabilité. Une fois que vous avez activé la commande CONSULTER LES ÉTATS, la liste de tous les états des catalogues s’affiche. 1. Sélectionnez l’état comptable ou de gestion commerciale à consulter puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Indiquez la période à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. Ciel Pilotage s’ouvre. Traitements de fin d’année Traitements de fin d’année 111 L’assistant Top Clôture  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE L'assistant TOP CLÔTURE vous permet de préparer et effectuer les opérations de fin d'année. Ainsi, vous clôturez puis réouvrez un exercice en toute sécurité.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondants aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture. Les traitements suivants sont proposés :  Pour plus d’informations sur ces traitements, reportez-vous au Manuel de Référence disponible dans le menu AIDE, Menu Traitements, Commande Fin d’exercice - Top Clôture. 4. A la fin des traitements, cliquez sur le bouton [Suivant]. L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales obligatoires. 5. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. 6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK]. 7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 8. Sélectionnez le répertoire dans lequel votre dossier sera sauvegardé et cliquez sur le bouton [OK]. 9. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. Attention ! La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Voir Validez le brouillard, page 93. Traitements de fin d’année 112 10. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. 11. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 12. Dans l'étape Report en détail dans l'écriture d'A-nouveau, sélectionnez Oui pour reporter le détail des écritures non lettrées ou des écritures non pointées dans l'A-nouveau. Si vous sélectionnez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. 13. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 14. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets. 15. Si vous ne voulez pas supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, sélectionnez l'option correspondante. 16. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 17. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. Traitements de fin d’année 113 .La régulation des stocks  Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire. Préparation de l'inventaire  Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage. Saisie du stock physique  La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée. 1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique. 3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) : • Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable. • Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique. • Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité en commande fournisseur. • Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire. 4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications. La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif et inversement. 5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible. 6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS. Traitements de fin d’année 114 Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . 1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner : • une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou des dates spéciales . • une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger. Date limite de purge Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent. 2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger. 3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks. Sélection de pièces  La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte. 4. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger. 5. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger. 6. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.  Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée. Sauvegarde et purge des pièces 7. Cliquez sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement. La purge est une opération irréversible. L'application vous propose donc d'effectuer une sauvegarde. • [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. • [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable. 8. Si vous choisissez la première option, choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier et cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. Traitements de fin d’année 115 Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées. Sauvegarde DGFiP Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, votre logiciel vous permet de sauvegarder les données légales de votre dossier sur trois ans. La sauvegarde DGFiP des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose une sauvegarde des données des trois derniers exercices. Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l’exercice courant. Vous pouvez consulter vos sauvegardes qui sont classées par exercice. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation OBLIGATOIRE de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Vous pouvez, à partir de cette fenêtre, consulter, enregistrer ou envoyer par e-mail les sauvegardes DGFiP classées par exercice.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Traitements de fin d’année 116 Échangez des écritures avec votre expert-comptable  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - ENVOYER À MON EXPERT / RECEVOIR DE MON EXPERT  Si vous gérez une comptabilité multidevises, les commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT sont indisponibles. Envoyer des écritures à mon expert A l'aide de la commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts. A l’activation de cette commande, la fenêtre Envoi à Sage Production Experts s’affiche. 1. Sélectionnez la date d'envoi des écritures, celle-ci doit être le dernier jour du mois et supérieure ou égale à la date du dernier envoi. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 3. Un message vous avertit que les écritures antérieures à la date d'envoi ne pourront plus être modifiées. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 4. Choisissez l'emplacement où sera généré votre fichier d'écritures comptables. 5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Il ne vous reste plus qu'à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...). Intégrer des écritures de mon expert Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. 1. Activez la commande RECEVOIR DE MON EXPERT du menu COMPTABILITÉ - ECHANGES DE DONNÉES. 2. Sélectionnez le fichier que votre expert-comptable vous a renvoyé. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être inté- grées dans votre dossier. Un rapport s'affiche et vous informe si la réception des écritures a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Ce rapport indique également les traitements réalisés, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas et que votre expert-comptable a ajouté, la suppression d'une écriture, etc. Le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées. Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les supprimer ou de les enregistrer en brouillard. Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi. Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment où vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par votre expert-comptable. Traitements de fin d’année 117 Importez et exportez des données  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES Cette commande est destinée aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations.  Plusieurs méthodes d’échanges de données sont possibles avec Ciel Gestion Intégrale (synchro compta, envoi du dossier, import/export). Ce manuel vous présente seulement l’import et l’export des écritures ainsi que l’import/export d’une balance. Paramétrage Coordonnées  Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Liaison comptable La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import des écritures. Exemple Vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.  Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche de votre clavier). Réglages de l’export au format Ciel  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.  Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ). Le format Ximport Ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier à importer est : XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Traitements de fin d’année 118 Il doit avoir la structure suivante : Exportez des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - EXPORTER DES ÉCRITURES A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX.  Si votre mode d’échanges est défini sur Sage Production Experts (première option activée dans l’onglet Echanges Expert), vous pouvez uniquement exporter des écritures vers Ciel, Sage Petites Entreprises, Sage 30 et Sage 100. Si vous avez opté pour un mode d’échange via Sage Production Experts Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier au format Ciel, c’est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui : la fenêtre Génération des écritures s’affiche si les réglages d’export n’ont pas été défini. Une fois ces réglages validés, la fenêtre Export d’écritures s’ouvre. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 119. • Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de sélectionner les écritures à exporter. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 119. Si vous avez opté pour un mode d’échanges par l’import/export A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export: N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche. Traitements de fin d’année 119 • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adé- quat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à exporter. Sélectionnez les écritures à exporter Lorsque le format d’export permet de choisir les écritures à transmettre, la fenêtre permettant la sélection des écritures s’affiche. Exemple la sélection des écritures vers Sage 30 ou Sage 100. 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. Traitements de fin d’année 120 • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. 9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].  A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. • Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Importez des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER DES ÉCRITURES Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Gestion Intégrale. Si vous avez opté pour un mode d’échanges via Sage Production Experts  Si vous ne connaissez pas le format du fichier des écritures à importer, demandez-le au préalable à la personne qui vous l'a envoyé. Au lancement de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport. Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. Traitements de fin d’année 121 Si vous répondez par : • Oui, sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. • Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été géné- rées puis cliquez sur le bouton [OK]. Dans tous les cas, à la fin du traitement, un rapport s'affiche et vous informe si l'import a été réalisé avec succès ou non. Si vous avez opté pour un mode d’échanges par l’import/export A l’activation de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Gestion Intégrale et qu’elles n’y sont pas encore inté- grées, ces écritures sont attente. Ciel Gestion Intégrale les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.  Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Gestion Intégrale, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.  Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Importez une balance  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER UNE BALANCE 1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux. 3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Traitements de fin d’année 122 Un message vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte inexistant. Exportez une balance  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (TXT). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Traitements de fin d’année 123 La sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde sur support 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE/RESTAURATION, commande SAUVEGARDE. 3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. 4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.  Vous pouvez fixer des Préférences de sauvegarde. Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence (partie Présentation générale, Chapitre Les préférences, paragraphe Les sauvegardes), disponible depuis le menu AIDE. Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle: en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Traitements de fin d’année 124 La restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante s'affiche. Traitements de fin d’année 125 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. 126 Index A Achats pièces fournisseurs 65 Affaires 47 Afficher détail 59 Analytique 80 Annuler une écriture validée 99 Articles 38 Assistant clôture de dossier 111 de saisie 88 saisie de pièces 51 Avoirs 49 B Balance exporter 122 Barème frais kilométriques 85 Bons de livraison 49 Bons de réception 49 Brouillard 93 valider 93 C Chéquiers 78 Clients 43 Commandes 49 Commandes articles 67 Contrepassation 99 Créer un article 38 un client 43 un fournisseur 35 une nomenclature article 42 D Dépôts 68 Devis / Pro forma 49 Dossier restaurer 124 sauvegarder 123 E Echanges Expert 24 Ecritures écritures types 89 en brouillard 88 en simulation 88 enregistrer 88 envoyer à mon expert 116 recevoir de mon expert 116 validées 88 Enregistrer des écritures 88 Escompte 55 Exports balance 122 F Factures 49 d’acompte 60 Familles articles 37 Fin d’exercice 111 Format d’import 78 Fournisseurs 35 Frais kilométriques 85 G Gestion de production 66 I Impressions imprimante 108 J Journaux 76 L Lettrage automatique 95 manuel 96 M Modèle Sage Production Experts 20 Modes de règlement 34 P Paramètres société 21 Pièces commerciales assistant Top facture 51 clients 52 ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Gestion Intégrale - Ciel Up To Experts - MAN_WGQ - V 7.1 - 10.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. créer 52 décomptabiliser 59 envoyer par e-mail 59 fournisseurs 65 saisie document (ventes) 49 valider 57 Pointage manuel 98 Prospects 46 R Rapprochement bancaire 97 Rapprocher écriture /règlement 95 Réapprovisionner articles 67 Référencement 8 Règlements 60 Régulation des stocks 113 Relevés d’identité bancaire 78 Remise commerciale 54, 55 Représentants 34 Restaurer un dossier 124 Rupture de stock commande 67 S Sage Production Experts 20 Saisie assistant Top Saisie 88 guidée 86 modes de saisie 82 standard 82 Saisie Document 49 Sauvegarde DGFiP 115 Sauvegarder un dossier 123 Solder 63 Stocks 113 T Tarifs grille de tarifs 40 par famille 34 Top Départ 17 Top facture 51 TPF 34 Transférer une pièce commerciale 57 Trésorerie prévisionnelle 101 TVA 33 acompte 103 déclaration 103 non perçue 33 V Valider des écritures 88 le brouillard 93 une pièce commerciale 57 Ventes saisie document 49 Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6 750 000 euros - Siège social : 10, rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Sage - Division Ciel - Le Colisée II, 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - Tél. : 01 55 26 33 00 - Fax : 01 55 26 40 33 - www.ciel.com L’obligation de télédéclarer et télépayer la TVA obligation_TVA2015 Depuis le 1er octobre 2014, l’ensemble des entreprises sans condition de chiffre d’affaires doivent télédéclarer leur TVA et télérégler les montants dus au titre de la TVA, de l’impôt sur les sociétés et de la taxe due les salaires. Pourquoi télédéclarer avec Ciel ? Ouverte à toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, la télédéclaration comporte de nombreux avantages : • Vous obtenez des déclarations prêtes à l’envoi directement depuis votre logiciel Ciel sans aucune ressaisie • Vous êtes rapidement informé(e) de leur réception et leur validation • Vous recevez un e-mail avant chaque déclaration vous rappelant la date limite de dépôt • Vous êtes prélevé(e) automatiquement à la date d’échéance grâce au télérèglement • Vous évitez ainsi tout risque de pénalités de retard Avec Ciel directDéclaration TVA, vous simplifiez vos démarches administratives ! Pour toute information complémentaire, veuillez-vous connecter sur www.ciel.com ou contactez notre service commercial Ciel au 01 55 26 34 34. Plus de 2 millions d’entreprises télédéclarent déjà leurs déclarations fiscales, et vous ? Pour vous permettre d’être en conformité avec la loi, Ciel vous propose un service de télédéclaration : Ciel directDéclaration TVA Manuel de découverte Ciel Devis Factures Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs. Sommaire Découverte .................................................................................................5 Aides et documentations ......................................................................................................... 6 Commencer à travailler............................................................................................................ 7 Environnement ........................................................................................................................ 8 Création d’un dossier................................................................................10 Choisir la méthode de création du dossier............................................................................. 11 Créer un dossier en mode rapide........................................................................................... 13 Créer un dossier en mode détaillé ......................................................................................... 16 Prise en main ............................................................................................21 Les clients ............................................................................................................................. 22 Les articles ............................................................................................................................ 26 La saisie document................................................................................................................ 28 Les devis ............................................................................................................................... 30 Les factures........................................................................................................................... 35 Les règlements ...................................................................................................................... 37 Les avoirs .............................................................................................................................. 41 Relancer un client.................................................................................................................. 43 Consulter un compte client.................................................................................................... 44 Le rapport des ventes ............................................................................................................ 46 Autres fonctionnalités...............................................................................47 Mot de passe......................................................................................................................... 48 Sauvegarde............................................................................................................................ 49 Restauration.......................................................................................................................... 50 Calculatrice ........................................................................................................................... 51 Purge..................................................................................................................................... 52 Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 53 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 54 Modifier un modèle de facture............................................................................................... 55 Index ........................................................................................................56 Découverte Découverte 6 Aides et documentations Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel La documentation La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels, au format PDF, accessibles depuis le menu Aide : • Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Devis Factures dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. • Le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version.  L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre ordinateur. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton . Pour imprimer les manuels Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Devis Factures , des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. Découverte 7 Commencer à travailler Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel. Démarrer Ciel Devis Factures Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur ou bien : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES. 3. Cliquez sur CIEL DEVIS FACTURES. Ouvrir le dossier d'exemple Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir le dossier d'exemple : 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc. Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton .  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. Attention ! Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU). Découverte 8 Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).  Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel • ouvrir des applications ou des fichiers • présenter des images ou des notes texte • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de messageries électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Bouton de fermeture de l’application Bouton de réduction et d’agrandissement Espace de travail Barre de navigation (masquée par défaut) Barre de statut Intuiciel Découverte 9 Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous indique que l’affichage est actif.  Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. L’Intuiciel  Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois onglets : Mon Bureau, Mon Tableau de bord, et Mes Etats et statistiques. Vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE du logiciel. Les recherches Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur les 2 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création d’un dossier Création d’un dossier 11 Choisir la méthode de création du dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Devis Factures , fermez le fichier d'exemple en activant la commande FERMER du menu DOSSIER. Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. Création d’un nouveau dossier Lors de la création d’un nouveau dossier, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant. 1. Si vous souhaitez récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant, cliquez sur le bouton [Oui]. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton [Non] et suivez la procédure suivante.Lorsque vous activez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche : Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier ci-dessus, des dossiers ont déjà été créés sur le poste depuis une autre application Ciel, ceux-ci sont détectés. Vous pouvez alors soit créer un dossier pour une société qui existe déjà soit créer une nouvelle société ou soit créer une nouvelle société nommée. Dans ce cas, cochez l’option de votre choix. 1. Indiquez le Nom de votre société ou bien votre nom si vous exercez une activité libérale. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Attention ! Pour accéder à cette fonction, vous devez avoir la version appropriée de Ciel Devis Factures. Contactez le service commercial pour en savoir plus. Création d’un dossier 12 La fenêtre suivante s’affiche: Ciel Devis Factures vous demande alors de choisir votre méthode de création : Mode de création rapide Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 13. Mode de création détaillé Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Créer un dossier en mode détaillé, page 16. 3. Cochez l'option de votre choix. 4. Lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>]. Création d’un dossier 13 Créer un dossier en mode rapide  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide. Étape : Raison sociale Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier dans laquelle vous allez renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 5. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intra-communautaire (N° TVA). 7. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états que vous imprimerez à partir de Ciel Devis Factures. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Service à la personne Cette étape vous permet de définir si vous exercez une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. Création d’un dossier 14 Étape : Exercices et paramètres Cette étape permet de définir vos dates d’exercices, vos paramètres et la monnaie du dossier. 9. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . 10. Indiquez vos paramètres en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA. • si vous souhaitez facturer en TTC. 11. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : • cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, 12. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. Attention ! La date de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Création d’un dossier 15 Étape finale Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Mot de passe, page 48. 13. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Votre logiciel l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. Création d’un dossier 16 Créer un dossier en mode détaillé  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé. Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes : • Raison sociale. • Service à la personne. • Coordonnées et paramètres. • Logo ou photo. • Modes de paiement. • Articles. • Clients. • Intervenants. Nous ne détaillerons pas ici les quatre premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 13. Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante. Étape : Logos Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez : • coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse-papier. • importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. Création d’un dossier 17 Étape : Modes de paiement Dans cette étape, vous saisissez vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Mode de paiement s’affiche. 2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc.  Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux. 3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . 4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . La zone Échéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône . Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.  Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent que le compte. 6. Validez la création de la fiche Mode de paiement en cliquant sur [OK]. Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres modes de paiement. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Création d’un dossier 18 Étape : Articles Dans cette étape, vous allez créer vos Articles. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel Article s'affiche. Voir Créer un article, page 26. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Clients Dans cette étape, vous allez créer vos Clients. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Client. Voir Créer un client, page 24. Création d’un dossier 19 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Intervenants Dans cette étape, vous allez créer vos intervenants. Cette étape n’est proposée que si vous avez activé la gestion des services à la personne dans l’étape Service à la personne. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et les Nom et Prénom de l’intervenant. 3. Dans l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées. 4. Dans l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante. Création d’un dossier 20 Etape Félicitations La fenêtre suivante vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre dossier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Pour rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Créer un mot de passe, page 48. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Devis Factures l’enregistre et l’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez la commande PARAMÈTRES puis SOCIÉTÉ du menu DOSSIER. Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes Modes de paiement, Articles et Clients, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour établir vos premiers devis et vos premières factures. Prise en main Prise en main 22 Les clients La liste des clients  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS. Cette fenêtre présente trois onglets : les Clients, les Fournisseurs et les Prospects. La catégorie Clients est active par défaut. Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste. Pour accéder à la liste des fournisseurs et prospects, cliquez sur la catégorie correspondante, à gauche de la fenêtre. Son fonctionnement est identique à la liste des clients.  La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée. Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Rechercher un client  Menu EDITION - commande RECHERCHER ou . Lorsque vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, un moyen rapide est d'effectuer une recherche. La commande RECHERCHER du menu EDITION ouvre la fenêtre Rechercher : 1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple DU. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre, puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Vous pouvez affiner votre recherche en définissant des critères plus précis. Mot entier uniquement Si la case Mot entier uniquement est cochée, vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez, tel qu'il est enregistré dans votre liste. Prise en main 23 Exemple Pour rechercher un client contenant le nom DUPONT, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez DU votre recherche ne pourra aboutir. Respecter Min/Maj Si la case Respecter Min/Maj est cochée, vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Exemple Si vous recherchez un client dont le nom est enregistré sous DUPONT, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. En revanche, vous pouvez saisir l'abréviation DUP, votre recherche sera alors effectuée avec succès. Sélectionner les éléments Si la case Sélectionner les éléments est cochée, le programme sélectionnera tous les clients concernés par votre recherche. Direction Les deux options Haut et Bas dans la zone Direction vous indiquent que la recherche sera effectuée à partir du haut de la liste de vos clients vers le bas, ou bien l'inverse.  Vous pouvez utiliser le même principe pour rechercher un fournisseur ou un prospect. Filtrer la liste Un puissant module d'extraction vous permet des recherches plus précises sur de multiples critères. Par conséquent, si vos fichiers sont volumineux, il peut s'avérer utile de peaufiner les sélections et de réduire le nombre d'éléments de la liste, avant de lancer une procédure de traitement.  Vous trouverez le détail du fonctionnement de ce module dans le Manuel de référence, partie Présentation générale, chapitre Les Filtres. Nous réaliserons ici une recherche simple afin d'aborder le système des filtres. Le filtre qui va être réalisé ne sera pas conservé. Cependant, il est possible d'enregistrer les filtres qui seront ensuite accessibles à l'aide du menu déroulant. Le module de gestion des filtres est composé du menu déroulant qui vous permet d'effectuer différentes sélections selon vos besoins. Exemple Vous souhaitez obtenir la liste des clients situés à Paris. 1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre des listes. La zone de filtrage s’affiche au dessus de la liste. 2. Choisissez le type de filtrage souhaité dans le menu déroulant à l’aide du bouton . 3. Indiquez Paris dans la zone Valeur. 4. Validez vos critères en appuyant sur la touche . Vous retrouvez alors dans votre liste uniquement les clients résidant dans la ville de Paris. Annuler un filtre Si vous souhaitez annuler votre filtre, sélectionnez l'option Annuler tous les filtres dans le menu déroulant FILTRES. La liste complète s'affiche à nouveau. Ouvrir une fiche client 1. Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES. 2. Dans la liste des clients, double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche client à ouvrir. Prise en main 24 Créer un client  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer] Par défaut le menu déroulant TYPE affiche Client. C'est donc un nouveau Code client qui vous est proposé. Le Code est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.  Pour de plus amples renseignements sur les paramètres facturation, consultez le Manuel de référence (chapitre Menu Dossier), disponible depuis le menu AIDE. 1. Saisissez le Nom du client. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. L'onglet Fiche 2. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, téléphone, fax, adresse E-mail, etc.) Vous disposez des boutons suivants : • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page Internet s'ouvre. L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers selon des caractéristiques communes. 3. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une à l'aide du bouton [Créer]. 4. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier. Prise en main 25 5. Définissez, dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous autorisez à votre client. La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client. L'onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 6. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d'actions ou bien par le menu LISTES, commande CONTACTS. Prise en main 26 Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES. Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans votre logiciel, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer. Créer un article  Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer]. Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (même principe que pour le code d'un nouveau client). 1. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 2. Saisissez le Libellé complet de l'article. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Prise en main 27 Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).  Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris. 3. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 4. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé. Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT 5. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 6. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques), affectez-lui à l'aide du bouton d'appel de liste l'éco-participation correspondante.  Vous créez les éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS. 7. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste. 8. La case Ne pas prendre en compte dans l’attestation fiscale est utile si vous ne souhaitez pas faire apparaître cet article dans l’attestation fiscale dans le cadre de service à la personne. 9. Cliquez sur [OK] afin d'enregistrer votre nouvel article.  Le bouton [OK et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d'en créer un nouveau. Le remplissage automatique  Menu LISTES - commande ARTICLES - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage des fenêtres Liste.  Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (par exemple augmentation des prix), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application (touche ). Prise en main 28 La saisie document La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône . Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients.  Pour plus de détails sur reportez-vous aux paragraphes “Les devis”, page 30 et “Facturer un client”, page 35 et “Établir un avoir”, page 41. Exemple : Extrait d’un devis Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser» Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.) Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. Prise en main 29 Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect pour lequel vous souhaitez établir la pièce. Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez le devis dans la fenêtre Liste des factures. Prise en main 30 Les devis Préparer un devis  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS.  Cette commande est destinée exclusivement à la création de vos devis clients ou prospects. En effet, pour consulter la liste des devis existants, les modifier, les supprimer ou encore les transférer en facture, vous utilisez la commande DEVIS du menu LISTES. Lorsque vous activez la commande PRÉPARER UN DEVIS, le logiciel affiche une liste pour que vous choisissiez un client ou un prospect. • Double-cliquez sur la ligne correspondant au client (ou prospect) auquel est adressé le devis. La fenêtre de création du devis apparaît.  Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client ou du prospect, utilisez le bouton [Nouveau client] ou [Nouveau prospect]. Vous allez alors pouvoir créer un client ou prospect sans quitter le module de création du devis. En effet, après avoir enregistré la fiche, le logiciel passera directement à la fenêtre de création du devis. La fenêtre de saisie du devis est composé de trois parties : L'entête du devis Vous y retrouvez le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code client, son nom et son adresse. Le corps du devis Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix. Le pied du devis Sont rappelés les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant.  Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le sélectionnant et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL. Renseigner l'entête du devis Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par votre logiciel selon le numéro du dernier devis créé. Prise en main 31 Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. La date de travail est proposée comme Date du devis. La Date de validité correspond à la durée du devis. Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré-définies situés en fin de zone. Sélectionnez le mode de paiement à l’aide du menu déroulant. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de liste situé à la fin de la zone Code. Saisir les articles dans le corps du devis Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis. La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. 2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont alors renseignées par les informations définies dans la fiche article. 3. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1), puis appuyez sur la touche ou . Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées. Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants, présentés dans le pied du devis, est calculé.  Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. Pour cela, ignorez la zone Code article et cliquez sur Description article. Saisissez votre description dans la zone texte qui s'affiche puis appuyez sur la touche pour passer aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA, etc. Compléter et vérifier les données du pied du devis Facturer en TTC Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Éco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.  Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Éco-participation à partir du menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTATS ET STATISTIQUES - ÉTATS DEVIS/FACTURES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise global, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en montant en saisissant une valeur dans la zone Remises globale. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. Prise en main 32 Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant dans la zone Acompte. Les zones de la partie Total pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans le devis. • Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré et vous propose ensuite d'effectuer différents traitements : • Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix. Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. Imprimer un devis A tout moment vous pouvez demander l'impression d'un devis. Il sera imprimé selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Imprimer après la création d'un devis 1. Validez votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Imprimer le devis puis cliquez sur [OK] pour demander l'édition du devis. Imprimer à partir de la liste des devis Vous pouvez imprimer les devis existants à partir de la liste des devis que vous obtenez par la commande DEVIS du menu LISTES. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui à imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] présent en haut de la liste. Une fenêtre s'affiche vous informant du lancement de l'impression. Vous pouvez annuler votre demande en cliquant sur le bouton [Annuler]. La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression. Envoyer le devis par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.  Pour utiliser cette option, vous devez avoir installé sur votre ordinateur une messagerie électronique et un modem. 1. Validez la création de votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Envoyer le devis par e-mail. Prise en main 33 3. L'adresse e-mail définie pour le client à qui est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. A ce stade, vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie pour le contact principal du client, la zone reste vide. Vous devez alors la saisir. 4. Cliquez sur le sur le bouton [OK]. 5. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée.  Votre devis est envoyé en pièce jointe de votre message et au format PDF (Adobe Reader). Aperçu du devis à l'écran L'option Aperçu du devis vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier, selon le modèle de devis déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] présent en haut de la liste. La fenêtre Aperçu avant impression présentant le devis s'affiche. 3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression du devis sur papier, en cliquant sur le bouton [Imprimer tout] situé en haut de la fenêtre.  Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu. Rechercher un devis Pour rechercher un devis : • Appelez la commande DEVIS du menu LISTES, ou cliquez sur Liste des devis dans la barre d’actions. Vous n'avez plus qu'à consulter la liste de vos devis afin de retrouver celui qui vous intéresse. • ou utilisez le menu déroulant FILTRAGE pour créer un filtre de recherche.Voir Filtrer la liste, page 23. Modifier et supprimer un devis  Menu LISTES - commande DEVIS. Les devis ne peuvent être modifiés qu'à partir de la liste des devis. 1. Dans cette liste, placez le curseur sur la ligne correspondant au devis à modifier. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier].  Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne. Le masque de saisie du devis s'affiche. 3. Apportez les modifications nécessaires au devis puis validez-les en cliquant sur le bouton [OK]. Le principe est le même pour la suppression d'un devis. Sélectionnez le ou les devis concernés dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Vous ne pouvez modifier qu'un seul devis à la fois, par contre vous pouvez en supprimer plusieurs par sélection multiple dans la liste. Accepter un devis  Menu LISTES - commande DEVIS. Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi créée, son règlement et son impression. 1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à accepter. Prise en main 34 2. Cliquez sur le bouton [Accepter]. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables, accessibles depuis le menu DOSSIER, commande OPTIONS. Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du menu LISTES. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée. De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous obtenez par la commande RÈGLEMENT du menu LISTES. Convertir un devis en facture A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque étape du processus d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la facture générée si le devis n'est que partiellement accordé. 1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture]. Un message vous demande de confirmer ce traitement. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché à l’écran. 4. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement. 5. Validez la création de la facture en cliquant sur [OK]. Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du menu LISTES.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Prise en main 35 Les factures Facturer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT. C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures.  Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par la commande DEVIS du menu LISTES, bouton [Transférer en facture]. Lorsque vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, la fenêtre de saisie de la facture est affichée à l’écran. Comme les devis, il se compose de trois parties distinctes : l'entête de la facture, le corps de la facture et le pied de la facture. Nous ne détaillerons pas ici la saisie de la facture, la méthode étant totalement identique à celle de la création d'un devis. Voir Préparer un devis, page 30. Valider une facture Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte, son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée. Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider, si elle ne l'est pas. En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou générer un avoir, c'est à vous de valider préalablement la facture, si elle ne l'est pas encore. Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage du symbole V dans la colonne Validée. Elles sont également affichées en gras dans la liste. Pour valider une facture à partir de la liste des factures 1. Placez le curseur sur la facture à valider. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur [Oui].  Que la facture soit validée ou non, vous pouvez à tout moment : • la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, • l'imprimer sur papier, • l'envoyer par e-mail à votre client. Aperçu d'une facture à l'écran Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez les consulter sur votre écran, telles qu'elles s'imprimeront sur papier. La facture est présentée selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. La fenêtre Aperçu avant impression présentant la facture s’affiche. 3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression sur papier de la facture affichée à l'écran, en cliquant sur le bouton [Imprimer tout] (dans l'entête de la fenêtre Aperçu). Prise en main 36 Imprimer une facture Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez en demander l'impression à partir de la liste des factures. Elles sont imprimées selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer]. La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche. 3. Validez l'impression en cliquant sur [OK].  Nous vous rappelons que pour imprimer la liste des factures, vous devez cliquer sur l'icône , présentée au-dessus de la liste des factures. Supprimer une facture  Seules les factures non validées peuvent être supprimées. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à supprimer. Vous pouvez supprimer plusieurs factures en même temps. Pour sélectionner plusieurs factures, appuyez sur la touche et, tout en la conservant appuyée, cliquez sur toutes les lignes correspondant aux factures à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Compte tenu de l'effet irréversible du traitement, un message vous demande de confirmer la suppression. 3. Cliquez sur [OK] pour valider le traitement. Les factures d’acompte  Menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer ou l'envoyer par e-mail. Voir Saisir un acompte, page 38. Prise en main 37 Les règlements Encaisser un règlement  Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.  Pour plus de détails sur la gestion des règlements dans Ciel Devis Factures consultez le chapitre Mon argent du Manuel de référence (accessible depuis le menu AIDE). Lorsque vous appelez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, la fenêtre suivante s'affiche : La date de travail est proposée comme Date de règlement. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. Le libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le modifier après l'avoir sélectionné et effacé. 1. Choisissez le Client dont vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. La liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans la partie basse : Liste des factures et avoirs validés non réglés. 2. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de Recherche rapide après avoir saisi les premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 3. Sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection. 4. Cliquez sur le bouton pour passer le règlement. Le montant s'affiche dans la zone Réglé. Prise en main 38 La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et Reste à ventiler restent vides car la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci indiqueraient le montant restant dû sur la facture. 5. Cliquez sur [OK] pour enregistrer le règlement. Vous pouvez le consulter en utilisant la commande RÈGLEMENTS du menu LISTES. Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique.  Pour plus de détail sur le règlement partiel, reportez-vous à l’Aide . Encaisser un règlement à partir de la liste des factures : bouton [Régler] Le règlement du client correspond exactement au Solde dû d'une des factures présentées dans la liste. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à régler puis cliquez sur le bouton [Régler]. La fenêtre suivante s'affiche : La somme à régler s'affiche automatiquement dans la zone Réglé. 2. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement. Saisir un acompte  Menu LISTES - commande Factures - bouton [Saisir un acompte]. Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez saisir un acompte. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte. 2. Cliquez sur le bouton [Saisir un acompte].  Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous affiche un message d'alerte et vous propose de le faire en cliquant sur le bouton [Oui], sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte. Prise en main 39 Voici un exemple de la fenêtre que vous obtenez : La date de travail est proposée comme Date de l'acompte. Vous pouvez la modifier. Le Code est indiqué par défaut. Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Il reprend le n° de la facture pour laquelle le client verse l'acompte. Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de trésorerie est défini dans le mode de paiement. Les deux dernières zones peuvent être modifiées. 1. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé. La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte.  Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras. La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé correspond à un acompte. Enregistrer un acompte directement dans le corps de la facture Dans la fenêtre de saisie d'une facture non validée, la zone Acompte située dans le pied de la facture vous permet de saisir directement un acompte sans passer par une autre commande. L'acompte est enregistré à titre indicatif. Il sera enregistré lorsque la facture correspondante sera validée. Votre logiciel affichera alors la fenêtre d’enregistrement de l'acompte comme décrit précédemment. Vous pouvez par la suite visualiser la facture d’acompte générée. Voir Les factures d’acompte, page 36. Prise en main 40 Consulter les règlements  Menu LISTES - commande RÈGLEMENTS. Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués, indépendamment de la commande utilisée.  Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de : • la liste des factures, par le bouton [Régler] • l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte]) • l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT) Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement, via le bouton [Créer], ou en effacer un, en cliquant sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Filtres] permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste. Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le Code client, le Nom du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le mode de paiement. La colonne Acompte, vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme d'acompte. Prise en main 41 Les avoirs Établir un avoir Pour établir un avoir, vous disposez de deux méthodes : • la saisie de toutes pièces, • la génération à partir de la facture correspondante, évitant ainsi une double saisie des informations. Saisir un avoir de toutes pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR. Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces. Lorsque vous activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR, la liste des clients existants s'affiche. 1. Sélectionnez le client concerné ou cliquez sur le bouton [Nouveau client] afin de le créer. La fenêtre de saisie d'un nouvel avoir s'affiche. 2. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir, la saisie étant la même que pour un devis ou une facture. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.  L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé. Établir un avoir total à partir d’une facture  Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir]. Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous évitez ainsi une double saisie des informations. A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes. Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la commande FACTURES du menu LISTES.  La facture doit être préalablement réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture partiellement réglée. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir. 2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. 3. Un message vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES. Il apparaît en italique. Et, dans le corps de l’avoir, un commentaire est ajouté sur l’origine de la pièce.  Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Solde dû de la facture est à zéro. Le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture. Établir un avoir d'annulation de facture  Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir].  Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation. 2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. Prise en main 42 3. La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas, un message vous en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et valider préalablement la facture nécessaire. 4. Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la facture. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES. Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique. La colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs. Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Remboursement d’avoir  Menu LISTE - commande AVOIRS - bouton [Rembourser]. Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir. Étape préalable à la création d'un avoir : 1. Création d'une facture. 2. Règlement de la facture. 3. Le client souhaite être remboursé (génération d'un avoir à partir de la facture). 4. Remboursement de l'avoir. Saisir un remboursement d'avoir 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous enregistrer un remboursement. 2. Cliquez sur le bouton [Rembourser]. 3. Précisez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante...). 4. La zone Client est automatiquement renseignée. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé. 5. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie à prendre en compte. 6. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK]. Prise en main 43 Relancer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RELANCER UN CLIENT. Cette commande vous permet d'envoyer une lettre de relance à un ou plusieurs clients n'ayant pas réglé leurs factures à la date d'échéance. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l’état que vous souhaitez imprimer. 2. Pour choisir le type de sortie de l’état, cliquez sur l’un des boutons suivants : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de vos relances. 3. Sélectionnez les Clients à qui vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options proposées : • Tous : tous les clients existants seront sélectionnés. • Le client : dans ce cas vous n'indiquez que le code du client à qui vous voulez envoyer une relance. Utilisez l'icône d'appel de liste pour le sélectionner. • De la famille : seuls les clients appartenant à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés, utilisez l'icône d'appel de liste pour la sélectionner. 4. Dans la zone Sélection des pièces, définissez la date limite d’échéance des pièces non réglées. 5. Définissez le nombre de jours ouvrés écoulés depuis la date d’échéance. 6. Saisissez le moyen de paiement utilisé. Vous pouvez le choisir en utilisant le bouton [...]. 7. Sélectionnez le type de pièces client (validées, non validées, les deux.) 8. Dans la zone Options de facture, cochez l’une des options suivantes : • Reste à payer supérieur à : toutes les factures dont le reste à payer sera supérieur à celui que vous indiquerez seront sélectionnées. • Encours actuel supérieur à l’encours autorisé du client : le montant de l’encours, défini dans la fiche de chaque client, sera utilisé comme critère de sélection. 9. Cliquez sur le bouton [OK]. Si vous aviez choisi l’impression, la fenêtre Mise en page s'affiche pour que vous puissiez vérifier le paramétrage de votre imprimante et du format d'impression. Prise en main 44 Consulter un compte client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande CONSULTER UN COMPTE CLIENT. A partir de cette commande, vous pouvez effectuer toutes les opérations suivantes pour un client donné : lui envoyer une lettre de relance, un e-mail, consulter son site Web ou encore accéder à sa fiche pour lui apporter d'éventuelles modifications. 1. Choisissez le Code du client dans la liste de recherche rapide ou lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste. 2. Validez le code client en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Son nom renseigne la zone Nom et les données le concernant renseignent les différents onglets : • Factures : liste de toutes les factures émises pour le client sélectionné. • Encours : liste de toutes les factures validées, non réglées. Devis : liste de tous les devis émis pour le client. Avoirs : liste de tous les avoirs émis pour le client. Factures d’acompte : liste de toutes les factures d’acompte émises pour le client sélectionné. • Règlements : liste de tous les règlements enregistrés pour ce client. Accéder à une fiche Client Le bouton [Fiche client] ouvre la fiche du client sélectionné, vous permettant ainsi de lui apporter des modifications. Envoyer un e-mail au client Pour envoyer un message électronique à votre client, vous devez avoir préalablement installé un modem et une messagerie électronique sur votre ordinateur. 1. Cliquez sur le bouton [Email]. Si aucune adresse électronique n'est déclarée pour le client à qui vous voulez faire parvenir un message, le bouton [Email] ouvre la fenêtre de messagerie électronique, vous devez alors saisir son adresse. Si cette adresse a déjà été renseignée dans la fiche du client, votre messagerie s’ouvre. L'adresse électronique définie pour le client sélectionné est récupérée comme adresse du destinataire. 2. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée. Prise en main 45 Consulter le site Web Cette commande ouvre votre navigateur Internet. Si dans la fiche Client, vous avez défini l'adresse de son site Web, celui-ci s'ouvre. Envoyer une relance au client Vous pouvez effectuer une relance pour un ou plusieurs clients en cliquant sur le bouton [Relancer]. La procédure pour effectuer une relance à ce stade est strictement identique à celle que vous effectuez par la commande RELANCER UN CLIENT du menu RELATIONS CLIENTS. Voir Relancer un client, page 43. Statistiques Cette commande calcule automatiquement les statistiques sur l'encours client sélectionné et les affiche à l'écran. Aperçu/ Imprimer Les boutons [Aperçu] et [Imprimer] vous proposent de visualiser à l'écran votre sélection ou de lancer directement l'édition de celle-ci. Prise en main 46 Le rapport des ventes  Menu MON ARGENT - commande RAPPORT DES VENTES. Le rapport des ventes présente pour chaque client sélectionné le détail des factures et avoirs, classé par article. Un cumul par article et un par client sont également calculés. Le rapport des ventes peut être consulté sous la forme d'un tableau récapitulatif. 1. Choisissez le mode de sortie du rapport des ventes en cliquant sur les boutons correspondants : • bouton [Aperçu] pour consulter le tableau sur votre écran dans la fenêtre Aperçu. • bouton [Imprimante] pour imprimer le tableau de trésorerie sur papier. 1. Dans la partie Clients, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport de ventes, en cochant une des options proposées : • Tous : tous les clients pour lesquels une pièce commerciale a été créée sont sélectionnés. • Le client : l'état est édité pour un seul client dont vous choisissez le code dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez dans l'icône d'appel de liste. • De la famille : seuls les clients rattachés à la famille que vous sélectionnez dans la zone qui suit seront sélectionnés. L'icône , présentée à la fin de la zone Famille, ouvre la liste de celles existantes. 2. Dans la partie Articles, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport des ventes, en cochant une des options proposées : • Tous : tous les articles existants sont alors sélectionnés. • L'article : dans ce cas, le rapport des ventes est calculé pour un seul article dont vous choisissez le code dans la liste affichée, quand vous cliquez dans l'icône d'appel de liste. • De la famille : seuls les articles rattachés à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés. 3. Définissez la période à prendre en compte, en choisissant respectivement dans les zones Du et Au, la date de début et la date de fin de la période. Toutes les pièces dont la date est comprise dans cette période seront sélectionnées. L'icône pré- sentée à la fin des zones ouvre le calendrier. 4. Cliquez sur [OK]. Une nouvelle fenêtre s'affiche.  Vous pouvez imprimer le rapport des ventes directement depuis la fenêtre Aperçu, en cliquant sur le bouton [Imprimer tout] présenté dans l'entête de la fenêtre. Autres fonctionnalités Autres fonctionnalités 48 Mot de passe  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE. Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe.  L'assistant de création de votre fichier vous a proposé de définir un mot de passe lors de sa dernière étape. Créer un mot de passe La commande MOT DE PASSE affiche la fenêtre suivante :  Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est vide. 1. Pour créer un Mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Mot de passe s’affiche. 2. Saisissez votre mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente. Il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone correspondante. 4. Cliquez sur le bouton [OK].  Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe] dans la fenêtre Mot de passe. Modifier ou supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre Mot de passe puis cliquez sur [OK]. Votre mot de passe s'affiche. 4. Supprimez-le puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Pas de mot de passe]. Autres fonctionnalités 49 Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde sur support 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE-RESTAURATION, commande SAUVEGARDE. 3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. 4. Dans la zone Destination, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.  Vous pouvez fixer des préférences de sauvegarde. Pour cela, consultez le Manuel de référence (partie Présentation générale) accessible depuis le menu AIDE Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Autres fonctionnalités 50 Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION. Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la restauration. 2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois votre mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde. 5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. 7. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Autres fonctionnalités 51 Calculatrice  Menu DIVERS - commande CALCULATRICE. La commande CALCULATRICE ouvre la calculatrice standard de Windows. Autres fonctionnalités 52 Purge  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE. Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, acomptes, avoirs et règlements). La commande PURGE affiche la fenêtre suivante : Le programme vous demande une date. Par défaut, il propose la fin de l'année précédant celle en cours. Vous pouvez conserver les pièces commerciales un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui précède celle proposée. 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien utilisez les icônes du calendrier ou des dates pré-définies. 2. Par défaut, votre logiciel sélectionne tous les types de pièces commerciales. Décochez la case correspondante aux pièces que vous souhaitez conserver. 3. Cliquez sur le bouton [Purger]. 4. Une fenêtre vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande. Validez en cliquant sur [Oui]. 5. Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde avant de lancer une purge. • Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement], choisissez l'emplacement des données qui vont être sauvegardées. Le logiciel effectue la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. • Si vous cliquez sur [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier], ce qui n'est pas conseillé, votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.  Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures n'étaient réglés que partiellement, ils ne pourront pas être purgés. Autres fonctionnalités 53 Sauvegarde DGFiP Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Devis Factures vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP. Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de votre archivage de pièces sur les trois exercices antérieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé USB...). 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche : • soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.  La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont classées par exercice.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Autres fonctionnalités 54 Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement fait, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Lorsque vous activez la commande FIN D’EXERCICE du menu TRAITEMENTS, un assistant s’affiche. Etape : Sauvegarde DGFiP La sauvegarde de vos pièces est une réglementation de la DGFiP. L’assistant Fin d’exercice vous permet d’archiver directement toutes les données de gestion et de compta. Les sauvegardes DGFiP seront accessibles via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Voir Consultation sauvegarde DGFiP, page 53. 1. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Cliquez sur l’icône pour définir l’emplacement de la sauvegarde. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape : Options Cette étape vous propose de réaliser une purge des exercices précédents à la fin d’exercice. Voir Purge, page 52. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Etape : Lancer le traitement Cette étape vous permet de valider la fin d’exercice. 4. Vérifiez la date de fin d’exercice. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice. 6. Un message d’avertissement vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer le traitement. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 7. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès.  Pour plus de détails sur la Fin d’exercice, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible à partir du menu AIDE. Attention ! Cette opération est irréversible. Autres fonctionnalités 55 Modifier un modèle de facture  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Un dessin de facture standard est sélectionné par défaut dans votre logiciel, mais celui-ci peut être modifié pour l'adapter à vos besoins. 1. Activez le menu DOSSIER, commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES. 2. Sélectionnez dans la liste des familles, à gauche, la famille Dessin factures. Dans la liste de droite s'affichent les différents modèles de factures. 3. Sélectionnez le modèle affiché en gras (coché par défaut). 4. Double-cliquez dessus pour l'ouvrir. Un message vous indique que cet état est standard et qu'il n'est pas modifiable. Il propose de le dupliquer. 5. Cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 6. Saisissez le nom de votre nouveau modèle de facture puis cliquez sur [OK]. Le logiciel ouvre directement le dessin du modèle existant que vous pouvez maintenant modifier.  Consultez le Manuel de référence (partie Générateur d'états), disponible dans le menu AIDE du logiciel. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Devis Factures - MAN_WDF - V13.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Index A Acompte 38 Articles 26 Avoir 41 Avoir d’annulation 41 B Besoin d’aide 9 C Calculatrice 51 Clients 22 rechercher 22 relancer 43 Compte client 44 D Devis 30 accepter 33 convertir en facture 34 envoyer par mail 32 imprimer 32 modifier 33 Documentation 6 Dossier créer en mode détaillé 16 créer en mode rapide 13 E Environnement 8 F Facture annuler par avoir 41 imprimer 36 modèle 55 saisir 35 valider 35 Facture d’acompte 36 Fin d’exercice 54 I Intuiciel 9 M Mot de passe 48 P Purge 52 R Rapport des ventes 46 Règlements consulter 40 encaisser 37 Remplissage automatique 27 Restauration 50 S Saisie document 28 Sauvegarde 49 Sauvegarde DGFiP conformité 53 consultation 53 T Trouvtoo 9 Manuel de découverte Ciel Facturation Facile Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs. Sommaire Découverte .................................................................................................5 Aides et documentations ......................................................................................................... 6 Commencer à travailler............................................................................................................ 7 Environnement ........................................................................................................................ 8 Création d’un dossier................................................................................10 Choisir la méthode de création du dossier............................................................................. 11 Créer un dossier en mode rapide........................................................................................... 12 Créer un dossier en mode détaillé ......................................................................................... 15 Prise en main ............................................................................................18 Les clients ............................................................................................................................. 19 Les articles ............................................................................................................................ 21 La saisie document................................................................................................................ 23 Les devis ............................................................................................................................... 24 Les factures........................................................................................................................... 27 Les règlements ...................................................................................................................... 30 Les avoirs .............................................................................................................................. 33 Autres fonctionnalités...............................................................................35 Mot de passe......................................................................................................................... 36 Sauvegarde............................................................................................................................ 37 Restauration.......................................................................................................................... 38 Purge..................................................................................................................................... 39 Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 40 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 41 Index ........................................................................................................43 Découverte Découverte 6 Aides et documentations Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel La documentation La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels, au format PDF, accessibles depuis le menu Aide : • Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Facturation Facile dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. • Le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version.  L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre ordinateur. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton . Pour imprimer les manuels Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Facturation Facile, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. Découverte 7 Commencer à travailler Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel. Démarrer Ciel Facturation Facile Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur ou bien : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - FACTURATION FACILE. 3. Cliquez sur CIEL FACTURATION FACILE. Ouvrir le dossier d'exemple Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir le dossier d'exemple : 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc. Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, le dossier que vous allez créer sera proposé, dans la fenêtre affichée par le bouton .  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. Attention ! Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU). Découverte 8 Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).  Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel • ouvrir des applications ou des fichiers • présenter des images ou des notes texte • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de messageries électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire. Intuiciel Espace de travail Barre de statut La barre de navigation (masquée par défaut). Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Bouton de fermeture de l’application Bouton de réduction et d’agrandissement Découverte 9 Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous indique que l’affichage est actif.  Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. L’Intuiciel  Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois onglets : Mon Bureau, Mon Tableau de bord, et Mes Etats et statistiques. Vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE du logiciel. Les recherches Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur les 2 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création d’un dossier Création d’un dossier 11 Choisir la méthode de création du dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Facturation Facile, fermez le fichier d'exemple en activant la commande FERMER du menu DOSSIER. Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. 1. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche : Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier ci-dessus, des dossiers ont déjà été créés sur le poste depuis une autre application Ciel, ceux-ci sont détectés. Vous pouvez alors soit créer un dossier pour une société qui existe déjà soit créer une nouvelle société ou soit créer une nouvelle société nommée. Dans ce cas, cochez l’option de votre choix. 1. Indiquez le Nom de votre société ou bien votre nom si vous exercez une activité libérale. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Ciel Facturation Facile vous demande alors de choisir votre méthode de création : Mode de création rapide Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 12. Mode de création détaillé Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Créer un dossier en mode détaillé, page 15. 3. Cochez l'option de votre choix. 4. Lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>]. Attention ! Ciel Facturation Facile vous permet de créer et de gérer un seul dossier. Création d’un dossier 12 Créer un dossier en mode rapide  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide. Étape : Raison sociale Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier dans laquelle vous allez renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 5. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intra-communautaire (N° TVA). 7. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Création d’un dossier 13 Étape : Exercices et paramètres Cette étape permet de définir vos dates d’exercices, vos paramètres et la monnaie du dossier. 9. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . 10. Indiquez vos paramètres en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA. • si vous souhaitez facturer en TTC. 11. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. Attention ! La date de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Création d’un dossier 14 Étape finale Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Facturation Facile ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Mot de passe, page 36. 12. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Votre logiciel l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. Création d’un dossier 15 Créer un dossier en mode détaillé  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé. Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes : • Raison sociale. • Coordonnées et paramètres. • Modes de paiement. • Articles. • Clients. Nous ne détaillerons pas ici les quatre premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 12. Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante. Étape : Modes de paiement Dans cette étape, vous saisissez vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Mode de paiement s’affiche. 2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc.  Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux. 3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . 4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche Création d’un dossier 16 lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . La zone Échéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône . Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.  Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent que le compte. 6. Validez la création de la fiche Mode de paiement en cliquant sur [OK]. Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres modes de paiement. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Articles Dans cette étape, vous allez créer vos Articles. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel Article s'affiche. Voir Créer un article, page 21. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Clients Dans cette étape, vous allez créer vos Clients.  En édition limitée, vous pouvez créer 20 clients et fournisseurs maximum. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Client. Voir Créer un client, page 19. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Etape Félicitations Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre dossier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Facturation Facile ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Pour rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Créer un mot de passe, page 36. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Facturation Facile l’enregistre et l’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. Création d’un dossier 17  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez la commande PARAMÈTRES puis SOCIÉTÉ du menu DOSSIER. Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes Modes de paiement, Articles et Clients, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour établir vos premiers devis et vos premières factures. Prise en main Prise en main 19 Les clients La liste des clients  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS. Cette fenêtre présente deux onglets : les Clients, les Fournisseurs.  En édition limitée, vous pouvez avoir jusqu’à 20 clients et fournisseurs maximum. La catégorie Clients est active par défaut. Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste. Pour accéder à la liste des fournisseurs, cliquez sur la catégorie correspondante, à gauche de la fenêtre. Son fonctionnement est identique à la liste des clients.  La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée. Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Rechercher un client  Menu EDITION - commande RECHERCHER ou . Lorsque vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, un moyen rapide est d'effectuer une recherche. La commande RECHERCHER du menu EDITION ouvre la fenêtre Rechercher : 1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple DU. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre, puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Vous pouvez affiner votre recherche en définissant des critères plus précis.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche . Ouvrir une fiche client 1. Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES. 2. Dans la liste des clients, double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche client à ouvrir. Créer un client  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer]  En édition limitée, vous pouvez créer 20 clients et fournisseurs maximum. Par défaut le menu déroulant TYPE affiche Client. C'est donc un nouveau Code client qui vous est proposé. Le Code est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.  Pour de plus amples renseignements sur les paramètres facturation, consultez le Manuel de référence (chapitre Menu Dossier), disponible depuis le menu AIDE. Prise en main 20 1. Saisissez le Nom du client. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. L'onglet Fiche 2. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, téléphone, fax, adresse E-mail, etc.) Vous disposez des boutons suivants : • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page Internet s'ouvre. L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers selon des caractéristiques communes. 3. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une à l'aide du bouton [Créer]. 4. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier. L'onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 5. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d'actions ou bien par le menu LISTES, commande CONTACTS. Prise en main 21 Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES. Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans votre logiciel, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer. Créer un article  Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer]. Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (même principe que pour le code d'un nouveau client). 1. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 2. Saisissez le Libellé complet de l'article. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).  Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris. 3. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 4. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé. Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT 5. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 6. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques), affectez-lui à l'aide du bouton d'appel de liste l'éco-participation correspondante.  Vous créez les éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS. Prise en main 22 7. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste. 8. Cliquez sur [OK] afin d'enregistrer votre nouvel article.  Le bouton [OK et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d'en créer un nouveau. Le remplissage automatique  Menu LISTES - commande ARTICLES - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage des fenêtres Liste.  Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (par exemple augmentation des prix), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application (touche ). Prise en main 23 La saisie document La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône . Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). Exemple : Extrait d’un devis Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. Prise en main 24 Les devis Préparer un devis  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS. Dans la fenêtre Nouveau Devis, saisissez directement les informations dans les zones respectives. Voir La saisie document, page 23. La fenêtre de saisie du devis est composé de trois parties : L'entête du devis Vous y retrouvez le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code client, son nom et son adresse. Le corps du devis Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix. Le pied du devis Sont rappelés les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant.  Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le sélectionnant et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL. Renseigner l'entête du devis Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par votre logiciel selon le numéro du dernier devis créé. Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. La date de travail est proposée comme Date du devis. La Date de validité correspond à la durée du devis. Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré-définies situés en fin de zone. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. Saisir les articles dans le corps du devis La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide.  Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. Pour cela, ignorez la zone Code article et cliquez sur Description article. Saisissez votre description puis appuyez sur la touche pour passer aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA. Compléter et vérifier les données du pied du devis Facturer en TTC Cochez cette case, située dans la barre d’actions, si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Éco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. Prise en main 25  Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Éco-participation à partir du menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTATS / STATISTIQUES - ÉTATS PIÈCES COMMERCIALES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise global, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en montant en saisissant une valeur par le biais du bouton [Remise] situé dans la barre d’actions. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant en cliquant sur le bouton [Acompte] situé dans la barre d’actions. • Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré et vous propose ensuite d'effectuer différents traitements : • Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix. Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. Vous pourrez par la suite effectuer ces mêmes traitements depuis la liste des devis accessible par le menu RELATIONS CLIENTS, commande DEVIS. Accepter un devis  Menu LISTES - commande DEVIS. Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi créée, son règlement et son impression. 1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à accepter. 2. Cliquez sur le bouton [Accepter]. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du menu LISTES. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée. De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous obtenez par la commande RÈGLEMENT du menu LISTES. Prise en main 26 Convertir un devis en facture A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque étape du processus d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la facture générée si le devis n'est que partiellement accordé. 1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture]. Un message vous demande de confirmer ce traitement. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché à l’écran. 4. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement. 5. Validez la création de la facture en cliquant sur [OK]. Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du menu LISTES.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Prise en main 27 Les factures Facturer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT. C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures.  Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par la commande DEVIS du menu LISTES, bouton [Transférer en facture]. Lorsque vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, la fenêtre de saisie de la facture est affichée à l’écran. Comme les devis, il se compose de trois parties distinctes : l'entête de la facture, le corps de la facture et le pied de la facture. 1. Le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé la facture. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, vous pouvez cliquer sur [Créer] afin de renseigner une nouvelle fiche client. Dans la fenêtre Nouvelle facture, saisissez directement les informations dans les zones respectives. Voir La saisie document, page 23. Renseigner l'en-tête de la facture Informations pièce et règlement Le Numéro de pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro de la dernière facture créée. Si vous créez votre première facture, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. La date de travail est proposée comme Date de la facture. La Date d'échéance correspond à la date à laquelle la facture devra être payée par le client. Elle est fixée en fonction du mode de paiement que vous avez choisi. Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du calendrier . Informations client Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Pour réaliser simplement votre facture, saisissez directement dans le document les informations nécessaires. Prise en main 28 Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du membre. • La première icône affiche la fenêtre de localisation. • La seconde affiche la fenêtre du chemin correspondant. Vous pouvez modifier ces informations. 2. Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de liste située en fin de zone. Saisir les articles dans le corps de la facture La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date d'échéance renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. 3. Pour chacune des lignes de la facture, indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom.  Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. 4. Pour saisir un article non référencé, appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 5. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1) puis appuyez sur la touche ou . Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées. Chaque fois que vous validez une ligne de la facture, le récapitulatif des montants présentés dans le pied de la facture est calculé. Compléter et vérifier les données du pied de la facture • Facturer en TTC : cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Cette case est dans la barre d’actions en haut de la fenêtre. • Éco-participation : si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. • Saisie d'une remise globale : vous pouvez déterminer un taux de remise en pourcentage ou en saisissant une montant. Pour cela, cliquez sur le bouton [Remise] présent en haut de la fenêtre. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. • Saisie d'un acompte : si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant en cliquant sur le bouton [Acompte] présent en haut de la fenêtre. 6. Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider la facture. Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents traitements.  Pour obtenir des informations détaillées sur la facturation, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. Valider une facture Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte, son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée. Prise en main 29 Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider, si elle ne l'est pas. En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou générer un avoir, c'est à vous de valider préalablement la facture, si elle ne l'est pas encore. Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage du symbole V dans la colonne Validée. Elles sont également affichées en gras dans la liste. Pour valider une facture à partir de la liste des factures 1. Placez le curseur sur la facture à valider. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur [Oui].  Que la facture soit validée ou non, vous pouvez à tout moment : • la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, • l'imprimer sur papier, • l'envoyer par e-mail à votre client. Les factures d’acompte  Menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer ou l'envoyer par e-mail. Voir Saisir un acompte, page 31. Prise en main 30 Les règlements  En édition limitée, vous ne pouvez pas saisir de règlement. Les commandes décrites dans ce paragraphe sont inactives. Encaisser un règlement  Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.  Pour plus de détails sur la gestion des règlements dans Ciel Facturation Facile, consultez le chapitre Mon argent du Manuel de référence (accessible depuis le menu AIDE). Lorsque vous appelez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, la fenêtre suivante s'affiche : La date de travail est proposée comme Date de règlement. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. Le libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le modifier après l'avoir sélectionné et effacé. 1. Choisissez le Client dont vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. La liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans la partie basse : Liste des factures et avoirs validés non réglés. 2. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de Recherche rapide après avoir saisi les premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 3. Sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection. 4. Cliquez sur le bouton pour passer le règlement. Le montant s'affiche dans la zone Réglé. Prise en main 31 La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et Reste à ventiler restent vides car la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci indiqueraient le montant restant dû sur la facture. 5. Cliquez sur [OK] pour enregistrer le règlement. Vous pouvez le consulter en utilisant la commande RÈGLEMENTS du menu LISTES. Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique.  Pour plus de détail sur le règlement partiel, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche . Saisir un acompte  Menu LISTES - commande Factures - bouton [Saisir un acompte]. Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez saisir un acompte. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte. 2. Cliquez sur le bouton [Saisir un acompte].  Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous affiche un message d'alerte et vous propose de le faire en cliquant sur le bouton [Oui], sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte. Voici un exemple de la fenêtre que vous obtenez : La date de travail est proposée comme Date de l'acompte. Vous pouvez la modifier. Le Code est indiqué par défaut. Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Il reprend le n° de la facture pour laquelle le client verse l'acompte. Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de trésorerie est défini dans le mode de paiement. Les deux dernières zones peuvent être modifiées. 1. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé. La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte. Prise en main 32  Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras. La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé correspond à un acompte. Consulter les règlements  Menu LISTES - commande RÈGLEMENTS. Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués, indépendamment de la commande utilisée.  Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de : • la liste des factures, par le bouton [Régler] • l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte]) • l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT) Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement, via le bouton [Créer], ou en effacer un, en cliquant sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Filtres] permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste. Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le Code client, le Nom du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le mode de paiement. La colonne Acompte, vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme d'acompte. Prise en main 33 Les avoirs Établir un avoir Pour établir un avoir, vous disposez de deux méthodes : • la saisie de toutes pièces, • la génération à partir de la facture correspondante, évitant ainsi une double saisie des informations. Saisir un avoir de toutes pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR. Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces. Lorsque vous activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR, la liste des clients existants s'affiche. 1. Sélectionnez le client concerné ou cliquez sur le bouton [Nouveau client] afin de le créer. La fenêtre de saisie d'un nouvel avoir s'affiche. 2. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir, la saisie étant la même que pour un devis ou une facture. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.  L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé. Établir un avoir total à partir d’une facture  Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir]. Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous évitez ainsi une double saisie des informations. A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes. Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la commande FACTURES du menu LISTES.  La facture doit être préalablement réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture partiellement réglée. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir. 2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. 3. Un message vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES. Il apparaît en italique. Et, dans le corps de l’avoir, un commentaire est ajouté sur l’origine de la pièce.  Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Solde dû de la facture est à zéro. Le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture. Établir un avoir d'annulation de facture  Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir].  Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation. 2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. Prise en main 34 3. La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas, un message vous en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et valider préalablement la facture nécessaire. 4. Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la facture. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES. Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique. La colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs. Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Remboursement d’avoir  Menu LISTE - commande AVOIRS - bouton [Rembourser]. Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir. Étape préalable à la création d'un avoir : 1. Création d'une facture. 2. Règlement de la facture. 3. Le client souhaite être remboursé (génération d'un avoir à partir de la facture). 4. Remboursement de l'avoir. Saisir un remboursement d'avoir 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous enregistrer un remboursement. 2. Cliquez sur le bouton [Rembourser]. 3. Précisez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante...). 4. La zone Client est automatiquement renseignée. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé. 5. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie à prendre en compte. 6. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK]. Autres fonctionnalités Autres fonctionnalités 36 Mot de passe  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE. Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe.  L'assistant de création de votre fichier vous a proposé de définir un mot de passe lors de sa dernière étape. Créer un mot de passe La commande MOT DE PASSE affiche la fenêtre suivante :  Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est vide. 1. Pour créer un Mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Mot de passe s’affiche. 2. Saisissez votre mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente. Il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone correspondante. 4. Cliquez sur le bouton [OK].  Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe] dans la fenêtre Mot de passe. Modifier ou supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre Mot de passe puis cliquez sur [OK]. Votre mot de passe s'affiche. 4. Supprimez-le puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Pas de mot de passe]. Autres fonctionnalités 37 Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde sur support 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE-RESTAURATION, commande SAUVEGARDE. 3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. 4. Dans la zone Destination, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.  Vous pouvez fixer des préférences de sauvegarde. Pour cela, consultez le Manuel de référence (partie Présentation générale) accessible depuis le menu AIDE accessible par la touche Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Autres fonctionnalités 38 Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION. Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la restauration. 2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois votre mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde. 5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. 7. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Autres fonctionnalités 39 Purge  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE. Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, acomptes, avoirs et règlements). La commande PURGE affiche la fenêtre suivante : Le programme vous demande une date. Par défaut, il propose la fin de l'année précédant celle en cours. Vous pouvez conserver les pièces commerciales un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui précède celle proposée. 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien utilisez les icônes du calendrier ou des dates pré-définies. 2. Par défaut, votre logiciel sélectionne tous les types de pièces commerciales. Décochez la case correspondante aux pièces que vous souhaitez conserver. 3. Cliquez sur le bouton [Purger]. 4. Une fenêtre vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande. Validez en cliquant sur [Oui]. 5. Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde avant de lancer une purge. • Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement], choisissez l'emplacement des données qui vont être sauvegardées. Le logiciel effectue la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. • Si vous cliquez sur [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier], ce qui n'est pas conseillé, votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.  Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures n'étaient réglés que partiellement, ils ne pourront pas être purgés. Autres fonctionnalités 40 Sauvegarde DGFiP Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Facturation Facile vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP. Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de votre archivage de pièces sur les trois exercices antérieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé USB...). 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche : • soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.  La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont classées par exercice.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Autres fonctionnalités 41 Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement fait, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Lorsque vous activez la commande FIN D’EXERCICE du menu TRAITEMENTS, un assistant s’affiche. Etape : Sauvegarde DGFiP La sauvegarde de vos pièces est une réglementation de la DGFiP. L’assistant Fin d’exercice vous permet d’archiver directement toutes les données de gestion et de compta. Les sauvegardes DGFiP seront accessibles via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Voir Consultation sauvegarde DGFiP, page 40. 1. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Cliquez sur l’icône pour définir l’emplacement de la sauvegarde. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape : Options Cette étape vous propose de réaliser une purge des exercices précédents à la fin d’exercice. Voir Purge, page 39. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Etape : Lancer le traitement Cette étape vous permet de valider la fin d’exercice. 4. Vérifiez la date de fin d’exercice. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice. 6. Un message d’avertissement vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer le traitement. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 7. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès.  Pour plus de détails sur la Fin d’exercice, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible à partir du menu AIDE. Attention ! Cette opération est irréversible. Autres fonctionnalités 42 Attention ! Ciel Facturation Facile Édition Limitée (APCE) vous permet de découvrir et d’essayer le logiciel pendant une durée de 6 mois. Le logiciel ne gère pas la saisie des règlements et la liaison comptable avec un logiciel de comptabilité. Attention ! Ciel Facturation Facile Édition Limitée vous permet de gérer 20 clients et fournisseurs maximum. Le logiciel ne gère pas : - la saisie des règlements, - la liaison comptable avec un logiciel de comptabilité. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Facturation Facile - MAN_WFF - V7.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Index A Acompte 31 Articles 21 Avoir 33 Avoir d’annulation 33 B Besoin d’aide 9 C Clients 19 rechercher 19 D Devis 24 accepter 25 convertir en facture 26 Documentation 6 Dossier créer en mode détaillé 15 créer en mode rapide 12 E Environnement 8 F Facture annuler par avoir 33 saisir 27 valider 28 Facture d’acompte 29 Fin d’exercice 41 I Intuiciel 9 M Mot de passe 36 P Purge 39 R Règlements consulter 32 encaisser 30 Remplissage automatique 22 Restauration 38 S Saisie document 23 Sauvegarde 37 Sauvegarde DGFiP conformité 40 consultation 40 T Trouvtoo 9 Petites entreprises, artisans… découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour gérer votre personnel et la paye avec de nombreuses fonctionnalités avancées… by LH2 2012 Saisissez les éléments du bulletin simplement. Paye Evolution 2014 Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services • Nombre illimité de dossiers et de salariés • Gestion du temps, modulations horaires • Plannings prévisionnels personnalisables • Plans de paye prêts à l’emploi • Paye mensuelle, horaire, inversée, partielle… • Calcul automatique des IJSS • Attestation Employeur Dématérialisée • Journal, état des charges Les principales fonctions • Génération automatique de formulaires administratifs agréés • Fichier des virements électroniques des salaires à la Norme SEPA • Import/Export avec MS Excel pour gérer les variables des bulletins • Gestion de la prévoyance, mutuelle et assurance Innovation continue : disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année avec les mises à jour automatiques du logiciel Ciel Paye Evolution. Excellent support technique : résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseils pendant toute la période de l’abonnement. Maitrise des coûts : préservez votre capacité de financement avec l’abonnement qui lisse votre coût dans le temps sous forme de dépenses fonctionnelles (OPEX). 5 bonnes raisons de choisir l’abonnement tout inclus sans engagement + de flexibilité opérationnelle : l’abonnement est sans engagement. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins. Gain de temps : accessible par téléchargement via une simple connexion Internet, vous disposez instantanément de votre logiciel. 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre paye 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Option : Garantie d’un décoché en 30 secondes Votre appel est passé en priorité et décroché en moins de 30 secondes. Si indisponibilité de la hotline, l’accès au «Rappel automatique» depuis le logiciel permet au technicien- conseil de vous rappeler au plus vite. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace client «Mon compte» sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel «Dynamique Entrepreneuriale» • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel» et le manuel «Trucs et Astuces Ciel». Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Gérer votre personnel et réaliser les bulletins de paye de vos salariés avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale et sociale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos déclarations administratives ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Paye Evolution • Pour créer les bulletins de paye de vos salariés et générer les écritures comptables associées. • Pour vous guider dans la gestion du personnel : planning, absences, formulaires administratifs… • Pour générer vos éditions légales et déclarations sociales en quelques clics. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel DirectDéclaration Social pour 3 sirets Pour préparer votre DADS-U à la norme 4DS et envoyer simplement vos déclarations sociales directement depuis votre logiciel : AED (Attestation Employeur Dématérialisée), DUCS et DADS-U. Pré-imprimés de bulletins de paye Pour recevoir 20 pré-imprimés par mois dont le modèle est déjà paramétré dans votre logiciel Ciel Paye Evolution et éditer facilement et rapidement tous les bulletins de paye de vos salariés. by Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude LH2 réalisée en mai 2012 auprès d’un échantillon représentatif de 508 experts-comptables. Configuration minimale requise : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 3 Go de Ram • 750 Mo d’espace disque disponible pour l’installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d’encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions MS Word® et MS Excel® : nécessitent Office 2000 (ou supérieur) • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet ADSL et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Utilisation de Ciel directDéclaration : processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion Internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Bulletins de paye • Profils de paye prêts à l’emploi (apprenti, cadre, non cadre, gérant, CUI…) • Choix d’affichage des congés payés, des RTT et du DIF sur le bulletin • Gestion du DIF • Calcul automatique des IJSS • Import/export des variables au format MS Excel® • Conforme aux dernières réglementations Formulaires administratifs agréés • Attestations de salaire pour la Sécurité Sociale (arrêt maladie, congé maternité/paternité, accident du travail) • Dématérialisation de vos Attestations Employeur (AED) Paramétrage • Cotisations et rubriques prêtes à l’emploi et personnalisables • Plans de paye standard, coiffure, hôtel/café/ restaurant, animateur sportif • Gestion des payes mensuelles, horaires, par points, inversées, décalées et employeurs multiples • Accès aux dossiers N-1 archivés pour contrôle ou réédition • Duplication des salariés, reprise des éléments d’une fiche salarié à l’autre • Création des contrats de prévoyance et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées • PRATIQUE ! Rattachement de plusieurs salariés à un même contrat de prévoyance ou mutuelle Editions • DADS, DUCS (états préparatoires) et DPAE (ex-DUE) • Journal de paye, Livre de paye • Etats des paiements, des charges à payer par caisse • Fiches individuelles des salariés • Etat des congés et RTT par salarié • Plus de 25 lettres et documents inclus au format MS Word© (confirmation d’embauche, contrat de travail, lettre chèque…) Echanges de données • Génération des fichiers de virement à la norme SEPA • Transfert des écritures comptables vers Ciel Compta pour Windows • Possibilité de mise à jour via Internet des taux et éléments constitutifs de plans de paye DADS-U • Télétransmission(1) de la DADS-U de type complète (TDS, IRC et/ou IP) à la norme 4DS • Indicateurs des zones obligatoires... DADS-U dans la fiche salarié • Contrôle de cohérence DADS-U Gestion de temps - Plannings • Plannings prévisionnels graphiques (par établissement, service, catégorie de salarié…) • Bordereaux de saisie au format MS Excel® Aides • Aide intégrée au logiciel • Formation multimédia • Manuel utilisateur Nombre illimité de salariés. Informations techniques Ciel Paye Evolution 2014 sociales 2013 (nouveau calcul de la CSG, allègement "Fillon" 2013...) CONFORME Crédit d’Impôt Compétitivité Emploi DADS-U et AED CONFORMES (1) Sous réserve de souscription à Ultraflex . Les nouveautés de Ciel Compta Ciel Compta Evolution Ciel Compta - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Ce guide vous permet de découvrir les nouveautés de votre logiciel et de récupérer les données de votre ancienne version. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros Siège social : 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 313 966 129 R.C.S. Paris Sommaire Les nouveautés de Ciel Compta....................................................................... 7 Déclaration d’acompte de TVA ........................................................................................................7 Sauvegarde en ligne ........................................................................................................................7 Import des écritures .........................................................................................................................7 La migration d’une ancienne version.............................................................. 9 Ouvrir un dossier dans la nouvelle version ..................................................... 9 Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Compta .................................................9 Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0 ...................................9 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.10 ou à Evolution 4.10 ..............................11 Récupérer un dossier dans la nouvelle version............................................ 12 Présentation....................................................................................................................................12 Les éléments non récupérés .........................................................................................................12 Contrôles avant récupération ........................................................................................................13 Informations complémentaires avant récupération....................................................................13 Procédure de récupération d’un dossier.......................................................................................14 Vérifications après récupération....................................................................................................21 Nouvelle interface du logiciel ........................................................................ 22 Les fenêtres.....................................................................................................................................22 Affichage et recherches .................................................................................................................24 Boutons de commande..................................................................................................................25 Modifications fonctionnelles majeures.........................................................................................26 Nouveaux accès.............................................................................................. 27 Questions - Réponses ..................................................................................... 28 L’historique des nouveautés .......................................................................... 30 Les nouveautés de la version Evolution 5.40 ............................................... 30 Réviser une immobilisation ...........................................................................................................30 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation..............................................33 Disparition de l'amortissement dégressif et passage à la méthode dérogatoire .....................35 Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 ..................................... 38 Synchronisation comptable vers Sage Ligne 30 & 100 et Sage Coala........................................38 Nouvel Intuiciel...............................................................................................................................40 Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGI) ...........................40 Calcul automatique des frais kilométriques en saisie d’écritures...............................................41 Impression d’une lettre chèque ....................................................................................................41 Trésorerie prévisionnelle ...............................................................................................................41 Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet...........................................................42 Mise à jour automatique................................................................................................................42 Localisation automatique dans les comptes clients et fournisseurs ..........................................42 Les nouveautés des versions 13.10 et Evolution 6.10................................. 43 Enrichissement de la Synchro Compta vers Sage Ligne 30, 100, Start et Sage Coala...............43 Nouveau bordereau de déclaration de TVA..................................................................................43 PDF en couleur ................................................................................................................................43 Date de saisie des écritures ...........................................................................................................43 Nouveaux formats d’import/export .............................................................................................44 Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 ..................................... 45 Besoin d’aide ..................................................................................................................................45 Trouvtoo ..........................................................................................................................................45 Nouveau mode comptable............................................................................................................45 Nouveau format d’import/export.................................................................................................46 Relevé bancaire ..............................................................................................................................46 Saisies des A-nouveaux .................................................................................................................46 Import balance................................................................................................................................46 Synchro compta..............................................................................................................................46 Etats analytiques : Bilan et Compte de résultat synthétiques.....................................................47 Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ ...............................................................................47 Modification du solde pointé .........................................................................................................47 Informations complémentaires.....................................................................................................47 Affichage des alertes......................................................................................................................48 Les nouveautés des versions 14.10 et Evolution 7.10................................. 49 Nouvel assistant d’import et d’export des écritures....................................................................49 Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 ..................................... 50 Nouvelle interface..........................................................................................................................50 Les aperçus......................................................................................................................................52 Acquisition d’informations légales................................................................................................53 Mise sous surveillance ...................................................................................................................53 Nouveau mode comptable cahier : dépenses/recettes .............................................................53 Nouveaux modes de la Synchro compta......................................................................................53 Nouveaux formats d’import des écritures....................................................................................53 Annuler le lettrage manuel............................................................................................................54 Gestion des inventaires des immobilisations...............................................................................54 Etats analytiques et budgétaire : affichage des éléments non imputés....................................54 Paramétrage des états fiscaux ......................................................................................................54 Réouverture d’exercice : nouvelles étapes ..................................................................................54 Format RImport : pointage récupéré.............................................................................................54 Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 ..................................... 55 Personnalisation des polices .........................................................................................................55 Les regroupements dans les listes (Intuiliste)..............................................................................55 Les règles ........................................................................................................................................55 Saisie Z de caisse ............................................................................................................................56 Règles d’affectation relevé............................................................................................................56 Compte de TVA par défaut .............................................................................................................56 Pointage automatique par import : nouveaux formats...............................................................56 Consultation des écritures d’un compte en saisie........................................................................56 Infos perso. dans les comptes .......................................................................................................57 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 ................................... 58 Les barres d’actions........................................................................................................................58 Affichage des fenêtres en arrière-plan.........................................................................................59 Enregistrement automatique des vues ........................................................................................59 Les actions flash..............................................................................................................................59 Gestion du crédit-bail .....................................................................................................................59 Affichage des cumuls par mois .....................................................................................................60 Gestion multi-analytique de niveau 1 ..........................................................................................60 Les nouveautés des versions 17.20 et Evolution 10.20............................... 61 Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. ........................................................................61 Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 ................................... 62 Intuiciel personnalisable ................................................................................................................62 Insertion automatique....................................................................................................................62 Correcteur orthographique ............................................................................................................63 Aide à la saisie des Codes postaux et villes..................................................................................63 Plan comptable général 2010 .......................................................................................................63 Saisie simplifiée des factures et avoirs.........................................................................................64 Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable...................................64 Intégration de la norme SEPA........................................................................................................64 Gestion multi-analytique de niveau 1 ..........................................................................................64 Ecritures de redevances de crédit-bail..........................................................................................64 Comptes exonérés de TVA .............................................................................................................65 Création de dossier à partir d’une société existante....................................................................65 Ciel Business Mobile.......................................................................................................................65 Les nouveautés des versions19.0 et Evolution 12.0 .................................... 66 Accueil Ciel ......................................................................................................................................66 Mon Compte Ciel ............................................................................................................................66 Amélioration de l’intuiciel..............................................................................................................66 Choix du code de lettrage ..............................................................................................................67 Modification de l’historique des archives .....................................................................................67 Modification de l’ouverture d’un dossier......................................................................................67 Déclaration de TVA .........................................................................................................................68 Consulter plusieurs comptes..........................................................................................................68 Emprunts .........................................................................................................................................68 Multi sélection de codes analytiques............................................................................................69 Calcul de la trésorerie prévisionnelle............................................................................................69 Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion......................................................69 Amélioration de la purge ...............................................................................................................69 Référence d’obligation fiscale .......................................................................................................69 Association de comptes .................................................................................................................70 FlashCode et QR-Code ....................................................................................................................70 Détail du calcul des formules des états fiscaux............................................................................70 Les nouveautés des versions 20.0 et Evolution 13.0 ................................... 71 TVA...................................................................................................................................................71 Sauvegarde DGFiP ..........................................................................................................................71 Windows™ 8 ...................................................................................................................................72 Compte d’attente ...........................................................................................................................72 Enregistrement des écritures en cours .........................................................................................72 Equilibrage automatique des écritures en cours..........................................................................73 Longueur du libellé des journaux et comptes ..............................................................................73 Longueur des codes journaux........................................................................................................73 Les nouveautés des versions Millésime 20.10, Evolution 13.10, Ciel Up To Experts 20.10 ...................................................................................................... 74 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts.........................................74 Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures ................................................74 L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts .............................................75 L’import et l’export des écritures ..................................................................................................75 Les nouveautés des versions 21.0 et Evolution 14.0 ................................... 77 Assistant de création de dossier....................................................................................................77 Bureau de réglages ........................................................................................................................77 Mode tactile ....................................................................................................................................77 Export provisoire des écritures ......................................................................................................78 Les nouveautés de Ciel Compta 7 Les nouveautés de Ciel Compta Il s’agit des nouveautés des versions Millésime 21.10, Evolution 14.10, Ciel Up To Expert 21.10. Déclaration d’acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA Menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION D’ACOMPTE Lorsque vous êtes en régime simplifié de TVA, chaque trimestre vous déclarez un acompte de TVA. 1. Dans l’assistant d’acompte de TVA, sélectionnez l’option Déclarer un acompte de TVA. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans la zone Acompte de, indiquez le mois suivant le trimestre concerné. Par exemple, sélectionnez le mois d’avril pour le paiement d’acompte du premier trimestre, le mois de juillet pour le paiement d’acompte du second trimestre, etc. 4. Si vous souhaitez connaître le montant de votre TVA réelle pour la période concernée, cliquez sur le bouton [Ma TVA réelle]. Une fenêtre s’affiche avec le montant de votre TVA réelle du trimestre. 5. Les zones Montant à déclarer et Déduction du crédit de TVA de la CA12 sont renseignées automatiquement. Vous pouvez modifier ces valeurs. Selon que vous déclarez votre acompte de TVA par la téléprocédure ou pas, les étapes qui suivent diffèrent. Pour plus de détails sur la déclaration d’acompte de TVA, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (). Sauvegarde en ligne Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE Lorsque vous êtes en option Ciel Données Mobiles, vos données sont directement sauvegardées sur le cloud. La sauvegarde en ligne vous permet d’accéder à vos données où que vous soyez et quand vous le souhaitez à condition d’avoir une connexion Internet. A partir de la liste des sauvegardes en ligne, vous pouvez restaurer et supprimer des sauvegardes réalisées. Pour plus de détails sur la sauvegarde en ligne, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (). Import des écritures Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES A l’activation de la commande Importer des écritures, la fenêtre de sélection du fichier à importer s’affiche. 1. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 2. Deux cas se présentent : • Si les écritures importées sont au format Ciel, votre logiciel le détecte et importe les écritures automatiquement. Selon le type de contrat auquel vous avez souscrit, le nombre de sauvegarde en ligne varie. Dans la liste des sauvegardes, un message vous rappelle le nombre de sauvegarde dont vous disposez. Les nouveautés de Ciel Compta 8 • Si les écritures importées sont au format Sage ou Autres, l'assistant import/export d'écritures s’affiche. Dans cet assistant, choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées :  Pour plus de détails sur l’import des écritures, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (). La migration d’une ancienne version 9 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier dans la nouvelle version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta, soit : • votre dossier de travail nécessite une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Compta Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Pour voir les tableaux de correspondance des versions, reportez-vous au paragraphe Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?, page 28. Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0 Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta. 1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR. 2. Sélectionnez votre dossier et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. La migration d’une ancienne version 10 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier, assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Votre dossier provient d’une autre version Ciel Compta Le dossier que vous ouvrez a été créé dans Ciel Compta Millésime ou dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts ou dans Ciel Compta Facile, le logiciel vous demande l'action à effectuer. Exemple 1. Cochez l'option de votre choix : • Refuser l'ouverture : un message d'erreur vous signalera que votre dossier ne peut être ouvert. • Le convertir pour Ciel Compta... L'application convertira votre dossier dans la version de Ciel Compta dans laquelle vous travaillez (Millésime, Evolution ou Ciel Up To Experts). Un message vous permettra de sauvegarder votre dossier. Pour cela, vous cliquerez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Si vous travaillez dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts, il vous est demandé si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Répondez à la question. En fonction de votre réponse, le logiciel sera pré-paramétré pour échanger des données soit par Sage Production Experts (Oui) soit par l'import/export (Non ou Je ne sais pas). • L'ouvrir sans conversion Un message vous avertira que votre logiciel se comportera comme Ciel Compta Millésime ou Ciel Compta - Ciel Up To Experts ou Ciel Compta Facile. Vous pourrez travailler dans votre dossier comme vous en avez l'habitude. Cette option est pratique si par exemple vous travaillez principalement dans une version millésime et que votre expert-comptable possède une version Evolution de Ciel Compta. Par la suite, si vous souhaitez modifier l'option d'ouverture, vous devrez passer par les préférences d'ouverture d'un dossier (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, catégorie Comptabilité. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler. Une fois votre dossier converti, vous ne pourrez plus l'ouvrir dans la version d'origine (Ciel Compta, Ciel Compta - Ciel Up To Experts ou Ciel Compta Facile). Un dossier créé dans la version Evolution de Ciel Compta ne peut être converti. La migration d’une ancienne version 11 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.10 ou à Evolution 4.10 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier dans la nouvelle version, page 12. La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la version 2010 (version Millésime 16.0 ou version Evolution 9.0). Avant de détailler la procédure de récupération de vos anciennes données, voici les modifications apportées sur votre ordinateur à la suite de l’installation de la nouvelle version de Ciel Compta : • les raccourcis qui étaient présents dans le menu Démarrer ont été supprimés, • l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwk.exe. Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de l’ancienne version (C:\Ciel\Wcpta par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwk.exe. Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 12 Récupérer un dossier dans la nouvelle version Présentation Dans cette partie, nous allons détailler la récupération des anciens dossiers : • d’une version Ciel Compta inférieure ou égale à Ciel Compta 2005 vers Ciel Compta 2006 minimum. • d’une version Evolution inférieure ou égale à Ciel Compta Evolution 4.10 vers Ciel Compta Evolution 5.20 minimum. Ces dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta.  Reportez-vous au paragraphe ci-dessous Les éléments non récupérés, page 12. Cette documentation a non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération. Les éléments non récupérés Les éléments qui ne seront pas récupérés de votre ancien dossier Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution sont les suivants : Les états paramétrables La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Cependant, la récupération des anciens états n’est pas possible. Ceci étant, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les rapprochements bancaires La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau module de rapprochement bancaire afin de répondre au mieux aux besoins des utilisateurs. Le système étant totalement différent, la récupération des rapprochements bancaires effectués sur votre ancien dossier ne peut être réalisée. Cependant, toutes les écritures pointées lors de ces rapprochements sont récupérées avec ce statut. Les budgets des prévisions Les budgets N et N-1 définis dans les prévisions ne sont pas récupérés. Ces montants étaient précédemment annuels, ils sont désormais mensuels dans la nouvelle version. Un même compte pouvait être utilisé dans plusieurs prévisions. Dans la nouvelle version, ils sont saisis directement dans la fiche des comptes. L’historique des clôtures L’historique des clôtures n’est pas récupéré. Cependant vous pourrez toujours consulter cet historique depuis votre ancienne version. Les commentaires des tâches et rappels Les commentaires des tâches et des rappels ne sont pas récupérés. Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. La migration d’une ancienne version 13 Contrôles avant récupération Avant de lancer la récupération, des éléments sont à contrôler dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une récupération partielle. Les écritures lockées 1. Vous devez vérifier si des écritures «lockées» sont présentes dans le dossier que vous souhaitez récupérer. Si c’est la cas, vous devez repasser ces écritures en brouillard. Pour cela, effectuez une recherche de ces écritures en activant le menu SAISIES commande LISTE DES ÉCRITURES - onglet Lignes. 2. Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche avancée. 3. Nommez la requête : Ecritures en L (par exemple). Double-cliquez ensuite sur la première ligne, sous le titre de la colonne Val puis sélectionnez la condition Egal. Saisissez la valeur L (en majuscule obligatoirement). Cliquez sur le bouton [Ok]. 4. Validez en cliquant sur [Enregistrer] puis sur [Ok]. 5. De retour dans la liste des écritures, les écritures lockées s’affichent. Appuyez sur la touche du clavier et double-cliquez sur n'importe quelle ligne du mouvement. 6. Un message vous propose de visualiser l'écriture en grille de saisie. Après confirmation, le mouvement apparaît dans la grille de saisie. Cochez l'option Brouillard et cliquez sur [Enregistrer] pour remettre l'écriture au brouillard. Codes analytiques Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta, nous vous conseillons de vérifier, dans les répartitions des codes analytiques, qu'un même code n’est pas présent dans plusieurs niveaux (comme l'exemple cidessous). Si tel est le cas, vous devez modifier ces répartitions. En effet, il n'est plus possible dans la nouvelle version de Ciel Compta d’affecter un même code à plusieurs niveaux. Informations complémentaires avant récupération Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci n'altère en rien la récupération mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. Ecritures d'abonnement Les écritures qui ont été générées via les abonnements, quel que soit leur type, seront récupérées dans la grille de saisie «au kilomètre». Durée du traitement La procédure de récupération peut être longue. Elle est fonction de la taille de votre dossier et de votre ordinateur. De plus, cette procédure ne peut être annulée. L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis standards sont effacés. La migration d’une ancienne version 14 Procédure de récupération d’un dossier Nous allons détailler la procédure de récupération de votre ancien dossier Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la récupération de votre ancien dossier. Démarrer Ciel Compta 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution en double-cliquant sur le raccourci qui a été créé sur le bureau. La fenêtre de sélection du Dossier s'affiche. 2. Cochez l’option correspondant au dossier que vous souhaitez ouvrir. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure de récupération. Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta doit être installée sur votre ordinateur, en plus de l’ancienne version. Cette option vous permet de sélectionner manuellement le répertoire à prendre en compte. Fenêtre dans Ciel Compta Evolution Fenêtre dans Ciel Compta La migration d’une ancienne version 15 Sélectionner le dossier La fenêtre qui s’affiche est fonction de l’option que vous avez cochée auparavant. Vous avez coché l’option Version <= 2005 La fenêtre ci-dessous s’affiche. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Vous avez coché l’option Version ≥ 2006 ou Version 2006 La fenêtre ci-dessous s’affiche Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, reportez-vous au paragraphe Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste..., page 16. Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple que nous livrons avec le logiciel. Cette fonction vous permet de choisir votre ancien dossier. Pour sélectionner manuellement votre ancien dossier, conservez la touche de votre clavier enfoncée et cliquez sur Récupérer un dossier d’une ancienne version. La migration d’une ancienne version 16 1. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur le bouton [Ancienne version]. Le logiciel va rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta. Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 2. Choisissez le dossier que vous souhaitez récupérer. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste... Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, il faut le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée. Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, reportez-vous au paragraphe ci-dessous Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste..., page 16. La migration d’une ancienne version 17 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Choisir un utilisateur Par défaut, le dossier est géré par l’utilisateur MAITRE. 1. Si dans votre ancien dossier, plusieurs utilisateurs étaient définis, sélectionnez votre nom. 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. Saisir le mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre comme ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Le logiciel effectue certains contrôles avant de récupérer l’ancien dossier. La migration d’une ancienne version 18 Les contrôles • Avant de lancer la procédure de récupération de votre ancien dossier, assurez-vous que votre ancienne version n'est pas ouverte. Si c'est le cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous en informe. Contrôle ancienne version Ciel Compta Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta, voici 3 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version : Si votre dossier correspond à une version inférieure à Ciel Compta 7.0 Dans ce cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous informera que la récupération de votre ancien dossier n'est pas possible. Vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 7.0. Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 7.0 et 11.10 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une version plus récente. Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier correspond à une version supérieure ou égale à Ciel Compta 7.0 et inférieure à Ciel Compta 11.10 Dans ce cas, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Un message comme celui présenté ci-dessous s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La récupération de votre ancien dossier peut commencer. Si votre dossier correspond à une version égale à Ciel Compta 11.10 Dans ce cas aucune mise à niveau n'est nécessaire, la récupération de votre ancien dossier peut commencer directement. Contrôle ancienne version Ciel Compta Evolution Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta Evolution, voyons les 2 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version : La migration d’une ancienne version 19 Si votre dossier correspond à une version inférieure ou égale à Ciel Compta Evolution 5.0 Dans ce cas, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Un message comme celui présenté ci-dessous s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence alors. Si votre dossier correspond à une version égale à Ciel Compta Evolution 5.10 Dans ce cas aucune mise à niveau n'est nécessaire, la récupération de votre ancien dossier peut commencer directement. La récupération Une fois que vous avez sélectionné votre dossier, la procédure de récupération de vos données est lancée. Une fenêtre indique la progression du traitement. Une fois le traitement terminé, le message ci-dessous s'affiche. La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. La migration d’une ancienne version 20 Le compte rendu de la récupération Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre, semblable à celle présentée ci-dessous, s'affiche. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icone Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre. Vous devez renouveler la procédure de récupération pour chaque dossier à récupérer. La migration d’une ancienne version 21 Vous pouvez fermer la fenêtre du compte rendu. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle version de Ciel Compta. Vérifications après récupération La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Nous allons détailler les vérifications que vous pouvez être amené à réaliser sur votre nouveau dossier. Les accélérateurs de type «Caisse» Les accélérateurs de type «Caisse» ne sont pas récupérés. Si un accélérateur de ce type existait précédemment, il faudra le redéfinir en type «Trésorerie» une fois le dossier récupéré (menu DOSSIER - OPTIONS, commande PRÉFÉRENCES et choisir la préférence Accélérateurs dans la famille Comptabilité). Le nom utilisateur et le mot de passe Si vous aviez définis plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier de comptabilité, vous devez, après l’ouverture du dossier dans la nouvelle version, vérifier le nom Utilisateur et le Mot de passe. Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Vous pouvez accéder à l’ancienne version de votre dossier en activant la commande DÉMARRER VERSION < A 2006 du menu DIVERS. Vérifiez et saisissez éventuellement le nom utilisateur et le mot de passe. La migration d’une ancienne version 22 Nouvelle interface du logiciel Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, l’interface du logiciel a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Nous allons détailler ici, via la fenêtre du plan de comptes, les principales différences existant entre l’ancienne et la nouvelle version. Les fenêtres Anciennes versions Lorsque vous activiez la commande PLAN COMPTABLE du menu BASES, deux fenêtres s’ouvraient : • la liste des comptes composant le Plan de comptes. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné et affiché dans une couleur différente. • le détail du compte sélectionné dans la liste. La migration d’une ancienne version 23 Nouvelles versions Lorsque vous activez la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES, une unique fenêtre s’ouvre : la liste des comptes composant le plan de comptes. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. À partir des versions 12.0 et Evolution 5.0 Si vous sélectionnez l’option Afficher l’aperçu depuis ce bouton, un aperçu du numéro de compte sélectionné s’affiche à droite de la fenêtre. À partir des versions 17.0 et Evolution 10.0 La migration d’une ancienne version 24 Affichage et recherches Ancienne version Les icones de recherche étaient situés en bas de la fenêtre de consultation du compte sélectionné. Afficher les comptes d’une classe particulière • Pour afficher les comptes d’une classe en particulier, cliquez sur l’un des liens situés dans la partie gauche de la fenêtre Plan de comptes. Exemple Pour afficher les comptes Financiers, cliquez sur le lien Financiers : Afficher un compte à partir de son numéro • Pour afficher un compte dont vous connaissez le numéro, saisissez ce numéro dans la zone de recherche. À partir des versions 12.0 et Evolution 5.0 À partir des versions 17.0 et Evolution 10.0 La migration d’une ancienne version 25 Exemple Pour afficher le compte 4130000 Clients effets à recevoir, saisissez 4130000 dans la zone de recherche : Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches) du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. Boutons de commande Anciennes versions Ces boutons étaient situés en haut de la fenêtre de consultation du compte sélectionné. Nouvelles versions Les boutons situés dans la partie supérieure de la fenêtre vous permettent d’accéder aux principales commandes exécutables à partir de la fenêtre. Exemple Dans la fenêtre Plan de comptes, ces boutons permettent respectivement de : • créer un compte, • modifier un compte, • supprimer un compte, • consulter les écritures relatives à un compte, travailler sur le compte, lettrer, pointer des écritures d’un compte, • fermer la fenêtre. Vous pouvez effectuer à partir de cette zone des recherches simples ou avancées, et enregistrer vos critères de recherches. À partir des versions 17.0 et Evolution 10.0 À partir des versions 12.0 et Evolution 5.0 À partir des versions 12.0 et Evolution 5.0 À partir des versions 17.0 et Evolution 10.0 La migration d’une ancienne version 26 Modifications fonctionnelles majeures Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, certaines fonctions ont été profondément modifiées : • Le rapprochement bancaire La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau module de rapprochement bancaire afin de répondre au mieux aux besoins des utilisateurs. Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Rapprochement bancaire pour plus d’informations sur cette fonctionnalité. • L’import des écritures comptables La procédure d’importation des écritures de paye ou de gestion commerciale en comptabilité a été modifiée. Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Import des écritures en attente pour plus d’informations sur cette fonctionnalité. • La Synchro compta La procédure des échanges des écritures entre clients/experts-comptables a été modifiée et vous propose deux modes de synchro compta. Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Synchroniser les données comptables pour plus d’informations sur cette fonctionnalité. La migration d’une ancienne version 27 Nouveaux accès Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications : Anciennes versions Nouvelles versions Menu BASES Menu LISTES Vous retrouvez désormais vos principales commandes (plan de comptes, consulter un compte, journaux, chéquiers, modes de paiement, etc.) dans le menu LISTES. Menu BASES commande IMMOBILISATIONS Menu IMMOBILISATIONS Le nouveau menu Immobilisations vous permet de gérer et de suivre toutes vos immobilisations (Fonction disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution) Menu SAISIES commande LISTE DES ÉCRITURES Menu LISTES commande ÉCRITURES Menu ETATS commande DÉCLARATION DE TVA Menu TRAITEMENTS commande DÉCLARATIONS DE TVA Menu ETATS commande RELANCES CLIENTS Menu TRAITEMENTS commande RELANCES - RELANCES CLIENTS Le menu DIVERS regroupe des commandes issues de diffé- rents menus dans l’ancienne version (tableau de bord, statistiques, relation expert, mailing, exports balance, etc.) Menu FENÊTRES commande MODE DÉCOUVERTE / MODE COMPLET Menu DIVERS commande MENUS DÉCOUVERTE / MENUS STANDARD Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel dans le fenêtre principale. Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - COORDONNÉES Menu ECHANGES commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - IMPORT Menu ECHANGES commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - EXPORT Menu ECHANGES commande EXPORTER DES ÉCRITURES. Menu EXPERT COMPTA - commande RELATION EXPERT - HISTORIQUE DES TRANSFERTS Menu ECHANGES commande HISTORIQUE IMPORTS/EXPORTS Menu DIVERS commande SYNCHRO COMPTA Menu ECHANGES commande SYNCHRO COMPTA Menu DIVERS commande IMPORTS/EXPORTS Menu ECHANGES commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Menu ECHANGES commande EXPORTER DES ÉCRITURES. Menu ECHANGES commande IMPORTER UNE BALANCE. Menu ECHANGES commande EXPORTER UNE BALANCE. Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - catégorie Comptabilité. La migration d’une ancienne version 28 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupé- ration de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu UTILITAIRES de l’ancienne version de Ciel Compta. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Compta Tableau de correspondance Ciel Compta Evolution Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Numéro de version Millésime 7.0 - 7.01 - 7.10 - 7.11 2001 8.0 - 8.01 - 8.02 2002 9.0 - 9.10 2003 10.0 - 10.50 2004 11.0 - 11.10 2005 12.0 - 12.10 - 12.20 - 12.40 - 12.50 - 12.51 2006 13.0 - 13.10 2007 14.0 - 14.10 2008 15.0 - 15.10 -15.20 2009 16.0 - 16.10 2010 17.0 - 17.10 - 17.20 2011 18.0 - 18.10 2012 19.0 - 19.60 - 19.61 2013 20.0 - 20.10 2014 Numéro de version Millésime 1.10 - 1.11 2002 2.0 2003 3.0 - 3.50 2004 4.0 - 4.10 2005 5.0 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.40 - 5.41 - 5.50 - 5.51 2006 (Gamme R) 6.0 - 6.10 2007 7.0 - 7.10 2008 8.0 - 8.10 - 8.20 2009 9.0 - 9.10 2010 10.0 - 10.10 - 10.20 2011 11.0 - 11.10 2012 12.0 - 12.10 - 12.60 - 12.61 2013 13.0 -12.10 2014 La migration d’une ancienne version 29 Tableau de correspondance Ciel Compta- Ciel Up To Experts Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • répartition des codes analytiques • vérification des écritures lockées • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Compta • Sélection de votre ancien dossier • Saisie éventuelle du mot de passe • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier • Récupération et compte rendu du traitement Après la récupération • Vérification de certains éléments (accélérateurs de type «Caisse»). Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Les éléments suivants ne seront pas récupérés : • les états paramétrables • les rapprochements bancaires • les budgets et prévisions • les commentaires des tâches et rappels • les accélérateurs de type «Caisse» • l’historique des clôtures. Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Lancez une restauration de vos données dans l’ancienne version de Ciel Compta (Menu UTILITAIRES commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta en activant la commande RÉINDEXATION du menu UTILITAIRES. 3. Activez le menu ? commande RESSOURCES/INFORMATIONS - RÉPARATION pour lancer une réparation des données. La fenêtre Réparation des données s’affiche. Cochez les options Tentative de correction et Détail des enregistrements modifiés ou effacés puis cliquez sur [Ok]. 4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données. Numéro de version Millésime 20.10 2014 L’historique des nouveautés 30 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.0 et 5.40. Les nouveautés de la version Evolution 5.40 Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution Réviser une immobilisation A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations. Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =100,00 Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). L’historique des nouveautés 31 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. L’historique des nouveautés 32 On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Révision de la valeur d'achat. Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. L’historique des nouveautés 33 Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/ 2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» «PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité» . Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés.(Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art.1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/02 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans L’historique des nouveautés 34 A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure : • un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans • un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans. • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure ») puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur. Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. L’historique des nouveautés 35 On obtient la liste des immobilisations suivante. Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 30. Disparition de l'amortissement dégressif et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents. L’historique des nouveautés 36 Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant. L’historique des nouveautés 37 Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée). On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en ce qui concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement, la durée, et la partie Valeur bloquée. De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations. L’historique des nouveautés 38 Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 Synchronisation comptable vers Sage Ligne 30 & 100 et Sage Coala Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA La synchronisation est une méthode d’échange de données comptables simple, rapide et dynamique. Elle facilite les échanges de données entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les données comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage L30 et L100 ou Sage Coala. Cette fonction permet : L’historique des nouveautés 39 au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. L’historique des nouveautés 40 à l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier. Pour des informations détaillées sur la Synchro Compta (paramétrage, émission, réception et historique des synchronisations) reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Nouvel Intuiciel Menu DIVERS - commande INTUICIEL L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGI) Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGI, Ciel Compta vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice (assistant Top Clôture). Pour des informations détaillées sur l’archivage DGI, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Impôts (DGI) impose un archivage des données. Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu DIVERS de votre application. Calcul automatique des frais kilométriques en saisie d’écritures Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Cette commande vous permet de calculer le montant des remboursements dans le cas ou l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. Pour des informations détaillées sur le calcul des frais kilométriques, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Impression d’une lettre chèque GRILLE DE SAISIE AU KILOMÈTRE - clic droit LETTRE CHÈQUE Vous pouvez, à partir de la grille de saisie au Kilomètre, imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, activez le commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Trésorerie prévisionnelle Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de négocier par avance avec vos partenaires financiers. Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Avec Ciel Compta vous ne pouvez créer qu'une seule trésorerie prévisionnelle. Avec Ciel Compta Evolution, il n'y a pas de limitation. Vous pouvez créer plusieurs trésoreries prévisionnelles. De même, vous pouvez établir des budgets prévisionnels. Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet Menu DIVERS - commande TRANSFERT INTERNET Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet. 1. Vous devez choisir le type de transfert : • mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées. • mode avancé : sélection des écritures à envoyer. 2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter]. 3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code client, N° Licence, Nom de la société, etc). 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et lancer le transfert. Mise à jour automatique Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel. Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Localisation automatique dans les comptes clients et fournisseurs A partir de la fenêtre d’un Compte client (411) ou fournisseur (401) - Onglet Client ou Fournisseur Les icones vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du fournisseur. • Le premier icone affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. L’historique des nouveautés 43 Les nouveautés des versions 13.10 et Evolution 6.10 Enrichissement de la Synchro Compta vers Sage Ligne 30, 100, Start et Sage Coala Création d’un dossier comptable via la Synchro compta Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Vous pouvez maintenant créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. Pour des informations détaillées sur la Création d’un dossier via la Synchro Compta, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Gestion des A-nouveaux Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES, ou Menu DOSSIER - PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ onglet Synchro Compta Vous pouvez maintenant définir la personne qui sera chargée de la génération des A-nouveaux : soit l’expertcomptable soit le client. Dans la zone Génération des A-nouveaux par, il suffit de sélectionner l’option Expert comptable ou Client. Coordonnées de l’expert comptable Les coordonnées de l’expert comptable sont récupérés dans le fichier de synchronisation. Simplification de la validation des écritures de l’expert comptable Menu DIVERS - commande LANCER LA SYNCHRO COMPTA Si vous êtes Expert comptable, lors de l’envoi des données à votre client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Il vous est demandé si vous voulez valider les écritures, cochez l'option Oui puis saisissez la Date de validation des écritures. Nouveau bordereau de déclaration de TVA Menu TRAITEMENTS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - ASSISTANT - option Éditer une déclaration de TVA. Menu TRAITEMENTS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - LISTE DES DÉCLARATIONS - bouton [Etat]. Si vous êtes en régime réel de TVA, vous pouvez éditer votre état fiscal de déclaration de TVA sur le nouveau bordereau de saisie de la Direction Générale des Impôts. En effet, ce nouveau bordereau de saisie : 3310-N°10963*11 et valable à compter du 01/09/2006 est disponible dans Ciel Compta. PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur (les journaux, le grand-livre, etc.). Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. Date de saisie des écritures Menu SAISIES - commandes FACTURE CLIENT ou FACTURE FOURNISSEUR Lors de vos saisies de factures, vous pouvez indiquer une date d’échéance inférieure à la date de saisie. L’historique des nouveautés 44 Nouveaux formats d’import/export  Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES IMPORTS  Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES EXPORTS Format Ciel • Le nouveau format Import Ciel permet d’importer dans Ciel Compta des écritures comptables provenant d’autres logiciels Ciel. • A l’inverse, le format Export Ciel permet d’exporter des écritures provenant de Ciel Compta vers d’autres applications Ciel. Ces deux nouveaux formats tiennent compte de la longueur maximale des comptes, des codes journaux et des codes analytiques propre à Ciel Compta. Format Cegid, CCMX, Sage Coala Vous avez maintenant deux nouveaux formats : Ecritures Cegid Sisco 2 et Ecritures CCMX permettant d’importer vos écritures provenant des logiciels Cegid ou CCMX . Vous pouvez également exporter vos écritures de Ciel Compta vers les logiciels Cegid ou CCMX en utilisant les formats Export écritures CCMX ou Export écritures Cegid Sisco 2. Sage Coala dispose maintenant de nouveaux formats qui vous seront également proposés dans Ciel Compta lors de vos exports ou imports d’écritures. L’historique des nouveautés 45 Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 Besoin d’aide Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE icone du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Trouvtoo Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web). 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Nouveau mode comptable Menu DOSSIER - commande NOUVEAU A la création d’un dossier, un autre mode comptable vous est proposé. Vous avez le choix entre : • Standard : par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode standard. Ce mode comptable propose des saisies guidées des écritures qui facilite votre travail ainsi qu’une tenue de comptabilité poussée et complète. • Cahier : ce mode permet de tenir une comptabilité de façon simplifiée. La saisie des écritures est sous forme d’un cahier comptable. De plus, vous disposez des principaux états (journaux, grand-livre, etc) ainsi que des traitements essentiels (pointage, relevé bancaire, déclaration de TVA etc.). Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. L’historique des nouveautés 46 Si vous voulez créer un dossier en mode Cahier, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode Comptable si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Nouveau format d’import/export Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.). L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Relevé bancaire Format Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Les formats d’import relevé permettent à votre logiciel de décoder les relevés bancaires que vous pourrez importer depuis le site Internet de votre banque. Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Vous disposez de trois formats d'import : • le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu. • le format QIF : Quicken Interchange Format. • le format OFX : Open Financial eXchange. Saisie Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : • manuelle, • par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Saisies des A-nouveaux Menu SAISIES - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX Vous disposez maintenant d’une saisie simplifiée des A-nouveaux sous forme de Débit/Crédit et à partir de votre plan de comptes qui vous est présenté. Import balance  Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - IMPORT BALANCE Vous pouvez importer toutes les écritures d’une balance dans Ciel Compta. Synchro compta Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA Vous pouvez échanger des données synchronisées via la plateforme Ciel. Le destinataire pourra alors le télécharger sur le site internet de Ciel. Pour plus de détails, reportez-vous au guide de référence électronique disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 47 Etats analytiques : Bilan et Compte de résultat synthétiques Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution Menu ÉTATS - commande ANALYTIQUES - BILAN SYNTHÉTIQUE et COMPTE DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE Vous pouvez pour une comptabilité analytique éditer un bilan synthétique et un compte de résultat synthétique. Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les documents des comptes annuels. Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD et SAISIE AU KILOMÈTRE Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie. Dans une cellule de la colonne Intitulé du compte, faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’. La fenêtre suivante s’affiche : Modification du solde pointé Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - onglet Banque Vous avez la possibilité de modifier le solde pointé d’un compte de banque directement à partir de sa fiche. Dans la zone Solde Pointé, l’icone permet d’accéder à la fenêtre Régularisation du solde pointé. Informations complémentaires Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Dans la fiche d’un compte, vous disposer de l’icone qui vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. L’historique des nouveautés 48 Affichage des alertes Les alertes s’affichent sous forme d’un message au niveau de la barre de statut. Vous pouvez aussi l’afficher au niveau de la barre des tâches de Windows™. Pour cela, faites un clic-droit dans la barre de statut et sélectionnez la commande CHANGER LES OPTIONS D’AFFICHAGE. Dans l’onglet Alertes, vous pouvez choisir votre option d’affichage des alertes. Il est possible de revenir à un affichage dans une fenêtre normale en modifiant les préférences Agenda (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES). Pour plus de détails sur les préférences de l’agenda, reportez-vous au manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 49 Les nouveautés des versions 14.10 et Evolution 7.10 Nouvel assistant d’import et d’export des écritures Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT D’ÉCHANGES DE DONNÉES Ciel Compta permet de transmettre et recevoir vos écritures comptables dans différents formats. Vous disposez maintenant d’un assistant d'export et d'import qui regroupe tous les types d'envoi et de réception disponibles dans votre logiciel. Cet assistant vous guide dans votre choix de format d’export et d’import en fonction des logiciels que possèdent votre expert-comptable ou client. Pour plus de détails, consultez le guide de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 50 Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 Nouvelle interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Barre de titre Navigation par onglet Navigation multi-fenêtres Onglets L’historique des nouveautés 51 Intuiciel Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Localisation, itinéraire et recherche d’adresse Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - COMPTE CLIENT/FOURNISSEUR - onglet Clients ou Fournisseurs Dans la fiche d’un compte client (410) ou fournisseur (411), les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : Localisation • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Recherche d’adresse • : permet de faire une recherche de l’adresse du client ou du fournisseur via internet afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. L’historique des nouveautés 52 Les aperçus Afficher l’aperçu dans la liste des comptes Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un compte directement à partir du plan de comptes. 1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Aperçu en PDF par défaut Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser un aperçu en PDF Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 53 Acquisition d’informations légales Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - COMPTE CLIENT/FOURNISSEUR - onglet Clients ou Fournisseurs Dans la fiche d’un compte client (410) ou fournisseur (411), au-dessus de la zone Coordonnées, vous disposez d’un nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client ou de votre fournisseur via le site Infogreffe. Mise sous surveillance Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveau mode comptable cahier : dépenses/recettes Menu DOSSIER - commande NOUVEAU A la création d’un dossier en mode cahier, vous pouvez maintenant choisir le mode comptable «dépenses-recettes», en plus du mode «créances-dettes». Nouveaux modes de la Synchro compta Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES - onglet Synchro compta Vous avez maintenant le choix entre deux modes de Synchro compta : • La Synchro compta + : permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). • La Synchro compta (simplifiée) : permet d'ajouter les nouvelles écritures transmises par le client ou l'expertcomptable. Pour plus de détails sur le mode de fonctionnement de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux formats d’import des écritures Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES IMPORTS De nouveaux formats d’import des écritures sont disponibles : • API, • Apisoft, • Cote Ouest, • Gestimum, • Quadratus, • Ciel Saisie Comptable. L’historique des nouveautés 54 Annuler le lettrage manuel Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL Vous pouvez désormais annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence. Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton . Un message vous demandera si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Gestion des inventaires des immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE Vous disposez désormais d’une commande permettant d’inventorier vos immobilisations. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. Etats analytiques et budgétaire : affichage des éléments non imputés Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - GRAND LIVRE ou BALANCE ou ÉTAT BUDGÉTAIRE Vous pouvez afficher dans votre état budgétaire les codes non imputés. Pour cela, vous devez cocher l’option Affichage des codes non imputés. De même, dans l’état du grand livre analytique et de la balance analytique, il est possible d’éditer les comptes non affectés, en cochant la case Affichage des comptes non affectés. Paramétrage des états fiscaux Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille États fiscaux Dans le but de simplifier la personnalisation des états fiscaux, chaque formule est maintenant accessible séparément. Ainsi, lorsque vous double-cliquez dans une cellule de l’état, uniquement la formule de cette cellule apparaît dans l’éditeur de script. Réouverture d’exercice : nouvelles étapes Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Deux nouvelles étapes vous permettent de reporter les écritures non pointées et les écritures non lettrées dans l’Anouveau. Aussi, vous avez la possibilité de sélectionner les comptes à reporter. Dans ce cas, une étape supplémentaire est proposée. Format RImport : pointage récupéré Menu DIVERS - commande RELATIONS EXPERTS - ASSISTANT DES ÉCHANGES DE DONNÉES ou IMPORT ou AUTRES EXPORTS Le format RImport permettant d’importer et d’exporter des écritures dans un fichier prend en compte les écritures pointées. L’historique des nouveautés 55 Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 Personnalisation des polices Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement. Les regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : plan de comptes, écritures, prévisions, codes analytiques, journaux, modes de paiement, chéquiers, familles Top Saisie, modèles, abonnements, tâches, immobilisations. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Les règles  A partir de la barre de navigation Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution. Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques. Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation. Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. L’historique des nouveautés 56 Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Saisie Z de caisse Menu SAISIES - commande SAISIE Z DE CAISSE Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse. La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement. Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Règles d’affectation relevé Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ Afin de faciliter les saisies des relevés bancaires, les règles permettent d’affecter automatiquement un compte, un mode de paiement et éventuellement un code analytique aux opérations d’un relevé bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations du relevé qui répondent à une règle puis attribue le compte, le mode de paiement voire le code analytique, définis dans la règle. Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION). Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Compte de TVA par défaut Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut sur les comptes client, fournisseur ainsi que sur les comptes de charges et produits. Ce compte de TVA sera systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Pointage automatique par import : nouveaux formats Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier électronique au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste. Pour cela, vous disposez du bouton . Consultation des écritures d’un compte en saisie A partir d’une commande de saisie accessible par le menu SAISIES - clic droit sur le compte Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie. L’historique des nouveautés 57 Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la zone du numéro de compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche. Infos perso. dans les comptes Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution. Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées aux lignes d’écritures, vous pouvez maintenant en créer dans les comptes. Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous pouvez les compléter dans les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso. Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - double-clic sur un compte Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. L’historique des nouveautés 58 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie. • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel. Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . L’historique des nouveautés 59 Affichage des fenêtres en arrière-plan Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées (plan de compte, pointage, lettrage, relances clients, liste des immobilisations, liste des modèles, liste des cahiers). Gestion du crédit-bail Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton . Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer. Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 60 Affichage des cumuls par mois Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE - onglet Soldes validés L’onglet Soldes validés présent dans un compte récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont maintenant présentés mois par mois. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles via la flèche du bouton [Regroupement]. Balance comparative N à N -10 Menu ETATS - commande BALANCE Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée. Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états Menu ETATS - commande BILAN SYNTHÉTIQUE ou COMPTES DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE ou SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Vous pouvez maintenant inclure les soldes mensuels de l'exercice précédent dans les états Bilan synthétique, Compte de résultat synthétique et Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour cela, vous devez cochez l’option Soldes N-1 au mois qui est proposée. Gestion multi-analytique de niveau 1 A partir d’une zone de sélection du Code analytique - icône Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte. Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Seules la saisie des A-nouveaux et la saisie cahier ne disposent pas de la gestion multi-analytique. L’historique des nouveautés 61 Les nouveautés des versions 17.20 et Evolution 10.20 Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez maintenant la possibilité de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société puis indiquer lors de la télédéclaration que l’O.G.A est destinataire. Paramétrage O.G.A Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A Transmission à l’O.G.A Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA Afin de transmettre votre déclaration à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA), vous devez simplement cocher la case Télétransmission OGA dans la seconde étape de l’assistant de la téléprocédure de TVA. Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il s’agit des renseignements suivants : • le Nom, • l’adresse, le code postal et la ville, • le N°agrément, • le numéro de SIRET. L’historique des nouveautés 62 Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 Intuiciel personnalisable Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots. Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. L’historique des nouveautés 63 Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections. Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT. Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. • Choix des langues Ciel Compta Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. Aide à la saisie des Codes postaux et villes Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Plan comptable général 2010 Menu DOSSIER - commande NOUVEAU L’historique des nouveautés 64 Dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle notamment à partir du Plan Comptable Général 2010. Vous l’adapterez par la suite à vos besoins. Saisie simplifiée des factures et avoirs Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR Vous avez la possibilité de saisir un avoir ou une facture dans les saisies guidées ou rapides. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. Dans les fenêtres de saisies rapides ou guidées, vous disposez de deux options : Facture et Avoir. Il suffit de choisir celle qui correspond à votre saisie. Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable A partir du menu ECHANGES Le nouveau menu Echanges est destiné aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. A partir de ce menu, vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export, • importer ou exporter une Balance, • envoyer le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • consulter l’historique des imports/exports. Enfin, vous disposez de deux nouveaux formats d’import/export : le format d’export Cegid PGI et les formats d’import et d’export Sage Petites Entreprises. Intégration de la norme SEPA Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous les renseignez dans les comptes de banque au niveau de l’onglet Banque. Gestion multi-analytique de niveau 1 Menu SAISIES - RELEVÉ BANCAIRE Menu LISTES - RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte dans les saisie de relevé bancaire et dans la création d’une règle d’affectation relevé. Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Ecritures de redevances de crédit-bail UNIQUEMENT DISPONIBLE DANS CIEL ASSOCIATIONS EVOLUTION. Les écritures de redevances de crédit-bail sont maintenant gérées dans Ciel Compta. L’historique des nouveautés 65 Dans la fiche d’un crédit-bail Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS Au niveau de l’onglet Crédit-bail, vous devez renseigner la zone Total des redevances HT et le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cet onglet se compose de deux parties. • Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. • Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. Enregistrement des écritures de redevances Menu SAISIES - commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS. Les écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des écritures. Comptes exonérés de TVA Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits, vous disposez de la nouvelle option Exonéré de TVA. En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée sur le compte en question. Création de dossier à partir d’une société existante Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Vous pouvez créer votre dossier à partir d'une société existante. Pour cela, dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Ciel Business Mobile Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel. Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 66 Les nouveautés des versions19.0 et Evolution 12.0 Accueil Ciel Bouton de la barre d’actions Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler : • J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation. • Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de votre logiciel. • Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf. • Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre logiciel au format pdf. • J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple. • Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier. • J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés. Mon Compte Ciel Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du bureau; ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance. Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Amélioration de l’intuiciel Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’intuiciel est composé des onglets : Mon bureau, accessible depuis l’icône ; Mon tableau de bord, accessible depuis l’icône ; et Mes états statistiques, accessible depuis l’icône situés dans la barre d’actions. Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne. L’historique des nouveautés 67 • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et sous forme de secteurs. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Choix du code de lettrage Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - Onglet Options Vous disposez d’une nouvelle option Demander qui va vous permettre de saisir votre prochain code de lettrage pendant le lettrage manuel. 3. Dans l’onglet Options, cochez l’option Demander dans la zone Lettrage/pointage. 4. Lors du lettrage manuel de ce compte, le code de lettrage vous sera demandé. Solde évolutif Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE Menu TRAITEMENT - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Menu TRAITEMENT - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE Dans les fenêtres de consultation des comptes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde lignes après lignes. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Modification de l’historique des archives Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archives DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Dossier clôturé Les dossiers clôturés sont désormais consultables depuis le menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Modification de l’ouverture d’un dossier Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur La fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 68 Déclaration de TVA Assistant de déclaration de TVA Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT Cet assistant n’est désormais plus visible dans le menu ETAT si vous avez adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Téléprocédure TVA Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez précédemment adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP et souscrit à Ciel directDéclaration TVA. Vous pouvez également retransmettre la dernière déclaration ou visualiser une déclaration Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Télédéclaration de TVA du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Consulter plusieurs comptes Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Consulter le compte] Vous pouvez désormais consulter plusieurs comptes à la fois. 1. Pour cela, choisissez un compte à consulter dans le plan de comptes. 2. Sans fermer le compte que vous consultiez précédemment, revenez sur le plan de compte et sélectionnez un autre compte. Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants. Emprunts Vous pouvez désormais saisir des emprunts et effectuer des simulations d’emprunts. Ce qui vous permet de suivre l’évolution de la dette contractée et d’enregistrer automatiquement vos écritures d’échéances d’emprunt. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez créer, modifier, supprimer, simuler, consulter un emprunt. Liste des emprunts Menu LISTES - commande EMPRUNTS Dans la liste des emprunts, vous disposez des boutons suivants: • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Consulter] : vous pouvez consulter les écritures d’emprunt. • [Réalisation d’emprunt] : permet d’enregistrer l’emprunt et de passer l’opération de recette. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. L’historique des nouveautés 69 Créer un emprunt Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer] Une fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Multi sélection de codes analytiques Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs codes analytiques à la fois lorsque vous cliquez sur le bouton [Ajouter] dans l’onglet Répartition. Calcul de la trésorerie prévisionnelle Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Uniquement dans Ciel Compta Evolution Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance. Les simulations d’emprunts peuvent aussi être prises en compte dans le calcul. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu Contextuel (clic droit). Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt. Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion Menu Etats - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Vous pouvez désormais éditer l’état Solde intermédiaire de gestion avec l’option Détail des comptes. Amélioration de la purge Menu TRAITEMENT - commande PURGE. L’option Tous les budgets a été ajoutée aux traitements de la purge. Lors du lancement de la purge des écritures, si vous cochez l’option Toutes les écritures, par défaut les zones Rapprochement bancaire et Déclaration de TVA sont également cochées et grisées. Référence d’obligation fiscale Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES TVA - Onglet Téléprocédures TVA Désormais, vous renseignez la référence d’obligation fiscale dans l’onglet Téléprocédures TVA des PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER. Cette référence doit commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres. L’historique des nouveautés 70 Association de comptes Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE - Comptes clients/fournisseurs - Onglet Options • Dans un compte fournisseur, vous pouvez désormais définir un compte de charges associé à ce compte fournisseur. • Dans un compte client, vous pouvez désormais définir un compte de produits associé à ce compte client. Pour cela, renseignez la zone Compte de charges ou Compte de produits de l’onglet Options. FlashCode et QR-Code Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes: • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Détail du calcul des formules des états fiscaux Menu ETATS - commande ETATS FISCAUX - Aperçu Dans la barre d’actions de l’aperçu des états fiscaux, un nouveau bouton [Voir les zones cliquables] vous permet de voir les zones cliquables, celles-ci s’affichent en bleu dans l’aperçu. Si vous cliquez sur ces zones, vous accédez au détail du calcul du montant. L’historique des nouveautés 71 Les nouveautés des versions 20.0 et Evolution 13.0 TVA Les paramètres TVA Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Votre logiciel vous permet maintenant de gérer l’avis d’acompte 3514, spécifique au régime simplifié. Vous pouvez définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de l’avis d’acompte 3514, en plus de ceux de la déclaration annuelle CA12. Si vous êtes en régime simplifié, deux options ont été ajoutées dans l’onglet Etat TVA : Avis d'acompte 3514 et Déclaration annuelle CA12. Vous devez sélectionner l’option correspondant au formulaire que vous voulez paramétrer. L’assistant de TVA Menu TRAITEMENTS - commande TVA L’assistant de TVA a été révisé et enrichi. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet aussi d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Vous y accédez par le menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche sur la fenêtre de l’assistant de TVA. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Vérification de la conformité de vos sauvegardes Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Un nouvel assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités : • si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux formulaires. Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. L’historique des nouveautés 72 Consultation des sauvegardes DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Vous pouvez, à partir de cette commande, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes DGFiP sont classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez les consulter, les enregistrer ou les envoyer par e-mail. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide par la touche . La clôture d’exercice et la sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE ou CLÔTURE L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales et obligatoires. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. Windows™ 8 Si vous travaillez sous le système d’exploitation Windows™ 8, votre logiciel présente quelques spécificités. • L’ergonomie de votre logiciel s’apparente à celle de l’environnement Windows™ 8 (absence de dégradés et de fonds, bords carrés....). • Vous disposez du mode tactile, que vous pouvez activer ou désactiver via le bouton [Accueil]. • En mode personnalisation de l’intuiciel, vous pouvez en plus changer la couleur des tâches du bureau ainsi que les agrandir ou les réduire. Compte d’attente Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dans l’onglet Racine/Défauts, vous pouvez choisir un compte d’attente à utiliser par défaut . Ce compte d’attente est utilisé pour équilibrer automatiquement une écriture en cours de saisie. Enregistrement des écritures en cours Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE et FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE. Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT et FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR. L’historique des nouveautés 73 Menu SAISIES - commande PAIEMENT et ENCAISSEMENT. Le bouton [Fermer] permet de fermer la grille de saisie tout en ayant maintenant la possibilité de sauvegarder l’écriture en cours. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications. Cliquez sur le bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture. A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui]. Si vous n’avez pas fini votre saisie, il vous sera alors demandé de compléter les zones obligatoires. Equilibrage automatique des écritures en cours Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD et SAISIE AU KILOMÈTRE Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non. Dans la grille de saisie standard ou de saisie au kilomètre, cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou sur le bouton [Fermer] situé en haut de la fenêtre. Lorsque vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes. Longueur du libellé des journaux et comptes Menu LISTES - commande JOURNAUX - bouton [Créer] ou [Modifier]. Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Créer] ou [Modifier]. La longueur du libellé d’un journal ou d’un compte est augmentée à 40 caractères. Concrètement, dans la fiche d’un journal ou d’un compte, vous pouvez maintenant saisir jusqu’à 40 caractères dans la zone Intitulé. Longueur des codes journaux Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - bouton [Modifier les réglages compta]. La longueur des codes journaux peut se définir sur 8 caractères maximum. Pour choisir le nombre de caractères des codes journaux : 1. Dans les paramètres comptabilité, au niveau de l’onglet Racines/Défauts, cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, faites un clic-droit et choisissez la commande MODE AVANCÉ. Dans la zone Longueur des codes journaux, sélectionnez 8 puis cliquez sur le bouton [OK]. Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. L’historique des nouveautés 74 Les nouveautés des versions Millésime 20.10, Evolution 13.10, Ciel Up To Experts 20.10 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle issu du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. Pour plus de détails sur cette méthode de création, reportez-vous à l’Aide du logiciel accessible par la touche . Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures A la création du dossier Dans l’étape Paramètres, la question Votre expert-comptable utilise-t-il Sage Production Experts ? permet de déterminer votre mode d’échanges. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel. Si vous répondez par : • Oui : le mode d'échange est Sage Production Expert. • Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export. Dans les paramètres comptabilité Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dans les paramètres comptabilité, le nouvel onglet Echanges Expert vous permet de choisir le type d'échanges avec votre expert-comptable. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas : • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier dédié. Votre expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts. • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export. Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum...). Cette commande est également accessible dans l’Accueil, bouton [Je créé mon dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts]. Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité. Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode d'échanges à utiliser. Cette option est indisponible dans Ciel Compta Millésime. L’historique des nouveautés 75 • Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges. Il s’agit dans ce cas d’échanger des données par la synchro compta. La synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime. Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT. Envoyer des écritures à mon expert A l'aide de la nouvelle commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts. A la fin de ce traitement, il vous restera à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...). Recevoir des écritures de mon expert Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. Pour cela, il vous suffit d’utiliser la nouvelle commande RECEVOIR DE MON EXPERT dans le menu ECHANGES. Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre dossier. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche . L’import et l’export des écritures Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts, vous pouvez également procéder à l’import et à l’export de vos écritures. Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES Au lancement de cette commande, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à- dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : Cette option est indisponible dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts. Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, ces commandes sont indisponibles. Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les supprimer ou de les enregistrer en brouillard. Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi. Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment que vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par votre expert-comptable. A la fin de ce traitement, le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées. L’historique des nouveautés 76 • Oui, sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. • Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. • Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. L’historique des nouveautés 77 Les nouveautés des versions 21.0 et Evolution 14.0 Assistant de création de dossier Menu DOSSIER - commande NOUVEAU La création de votre dossier est simplifiée. En seulement deux étapes, votre dossier est créé et vous pouvez commencer à travailler. Dans la première étape de l’assistant, vous indiquez vos dates d’exercices comptable et vos paramètres de TVA. Dans la seconde étape de l’assistant, vous renseignez les informations concernant votre monnaie et si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe. Pour plus de détails sur la création de votre dossier, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Bureau de réglages A partir de la barre d’actions - bouton Un bureau de réglages, accessible depuis la page d’accueil de votre logiciel, vous permet d’effectuer le paramétrage de vos préférences, votre comptabilité, votre TVA et votre activité. Ce bureau de réglages est composé de trois tuiles contenant des liens. Ce sont des raccourcis vous permettant d’accéder aux fonctions utilisées le plus souvent. Par défaut, le bureau de réglages s’affiche automatiquement après la création de votre dossier. Pour plus de détails sur le bureau de réglages, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Mode tactile A partir de la barre d’actions - onglet - Mode tactile Si vous travaillez sur un écran tactile ou sur une tablette sous Windows™ 8, vous disposez d’un mode tactile vous permettant de naviguer aisément avec le bout du doigt dans votre logiciel. 1. Cliquez sur l’icône de l’onglet [Accueil]. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. L’activation de ce mode permet d’aérer les boutons de la barre d’actions, d’espacer les icônes, les éléments de la palette et le zoom afin de naviguer plus facilement avec le doigt dans votre logiciel. Vous pouvez avec votre doigt : • défiler horizontalement et verticalement dans l’Intuiciel et dans toutes les listes, • glisser-déposer une tâche en mode personnalisation de votre bureau, • augmenter ou diminuer le zoom dans les listes, les aperçus des états ou les images de votre logiciel. Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Avant la création de votre dossier, si vous avez procédé au référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées de votre société saisies seront automatiquement reportées dans les paramètres société. L’historique des nouveautés 78 Export provisoire des écritures Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - EXPORT PROVISOIRE DES ÉCRITURES En cas de contrôle de la DGFiP en cours d’année, vous pouvez désormais générer un fichier d’écritures comptables provisoire. Pour plus de détails sur l’export provisoire des écritures, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE ou à l’aide (F1). Avant de lancer ce traitement, vous devez obligatoirement valider les écritures sur la période définie. ©Copyright 2014 Sage activité Ciel Ciel Compta Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - Guide des mises à jour - Réf. : MAJ WKE 21.10 / 14.10 - 10.14. La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel d’installation Version Evolution réseau Ciel Compta Ciel Gestion commerciale Ciel Associations Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Ce qu’il faut savoir sur................................................................................4 L'architecture client/serveur .................................................................................................... 4 Le protocole TCP/IP................................................................................................................. 4 La configuration minimale requise........................................................................................... 5 Les configurations possibles.................................................................................................... 6 Installation des logiciels..............................................................................8 Lancez le CD-Rom de votre logiciel ......................................................................................... 8 Démarrez la procédure d'installation ....................................................................................... 8 Installez le module Ciel directDéclaration .............................................................................. 10 Référencez-vous.......................................................................................11 Au premier lancement de votre logiciel.................................................................................. 11 Au prochain lancement de votre logiciel ................................................................................ 13 Configuration de Ciel Serveur....................................................................15 Lancement de Ciel Serveur..................................................................................................... 15 Maintenance automatique...................................................................................................... 15 Mise en place du dossier sur le poste Serveur ...........................................17 Création d'un nouveau dossier............................................................................................... 17 Récupération d'un ancien dossier .......................................................................................... 18 Connexion depuis un poste Client ......................................................................................... 18 Ce qu’il faut savoir sur... 4 Ce qu’il faut savoir sur... L'architecture client/serveur Ciel Serveur va vous permettre de faire fonctionner les versions Evolution réseau de Ciel Gestion commerciale, Ciel Compta et Ciel Associations entre différents postes et plusieurs utilisateurs, selon l'architecture client /serveur. Ce type de fonctionnement en réseau présente les avantages suivants : • La rapidité de traitement des postes clients et les capacités du lien réseau sont exploitées au mieux. • Étant donné que le serveur est au centre du réseau, il gère des ressources communes à N utilisateurs (le nombre de fichiers ouverts et d'utilisateurs connectés est illimité). • Le serveur est déchargé de certains traitements qui sont délégués aux clients d'où un meilleur temps de réponse. • Des postes clients peuvent être ajoutés ou supprimés simplement, sans que cela ne perturbe le fonctionnement même du réseau. Ciel Serveur est une application permettant l’échange de données entre un poste serveur et un poste client. Le poste serveur désigne l'ordinateur sur lequel s'exécute Ciel Serveur et où sont hébergés les données utilisables en réseau. Les postes clients correspondent aux stations de travail sur lesquelles une application cliente va être installée. Le poste client va ensuite utiliser le service que Ciel Serveur met à sa disposition. Le protocole TCP/IP Généralités Le protocole représente le langage utilisé par les ordinateurs pour dialoguer sur le réseau au moyen de règles et de procédures permettant d'émettre et de recevoir des données. Pour utiliser les applications Ciel Evolution Réseau, le protocole TCP/IP doit être installé sur le poste serveur et sur tous les postes clients de votre configuration réseau. Le protocole TCP/IP signifie Transmission Control Protocol/Internet Protocol. TCP/IP provient des noms des deux protocoles majeurs d'une suite de protocoles reliés entre eux, entre autres, les protocoles TCP et IP. Le protocole IP assure la transmission des données à travers l'interconnexion. Il est basé sur l'adressage IP, c'est-à-dire le fait de fournir une adresse IP à chaque machine du réseau. L'information est découpée en paquets de petite taille. Ces paquets sont les segments. Chaque segment possède, en plus de l'information, l'adresse du destinataire et celle de l'émetteur. Une fois l'information acheminée, il faut atteindre l'application référencée, c'est le rôle du protocole TCP. TCP est complémentaire de IP. Il remet en ordre les paquets sur l'ordinateur du destinataire. Vérifier l'existence du protocole TCP/IP sur les postes serveur et clients L'application Ciel Serveur s'appuie sur le protocole TCP/IP et communique par ce même protocole.  Assurez-vous que ce protocole est installé et configuré sur le serveur ainsi que sur les postes clients. 1. Activez le menu DÉMARRER de Windows™ - commande PARAMÈTRES - PANNEAU DE CONFIGURATION puis sélectionnez l'option connexion réseau. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez - à l’aide du bouton droit de la souris - sur l'option connexion au Ce qu’il faut savoir sur... 5 réseau local puis sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS. La fenêtre suivante s’affiche. • Si le protocole TCP/IP est installé sur le poste, il doit apparaître dans la liste des composants réseau installés. • Si le protocole TCP/IP ne figure pas dans la liste des composants réseau installés sur les postes, vous devez d’abord l’installer puis le configurer. La configuration minimale requise Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitements • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024×768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Pour utiliser les fonctions Réseau • carte réseau Ethernet 10/100 Mbps ou supérieur, • protocole TCP/IP installé, • plateforme Windows™ obligatoire, • ne nécessite pas de serveur dédié et de système Windows™ Serveur.  Le protocole TCP/IP doit être installé et configuré sur le poste serveur et les postes clients. Attention ! Cette procédure est réservée à des utilisateurs maîtrisant le domaine réseau et son langage. Il est préférable de consulter votre administrateur système ou votre installateur réseau qui en assurera la mise en place. Ce qu’il faut savoir sur... 6 Pour utiliser Ciel directDéclaration  Uniquement pour Ciel Compta Evolution. • Processeur 1,5 GHz • 2Go de Ram. • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur). • Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Les configurations possibles Nous verrons en détail quelques configurations possibles en utilisant les applications Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Ciel Associations en exemple. Exemple Un poste Ciel Compta principal (serveur de données) et un poste secondaire.  Dans ce cas, le poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de travail. Exemple Un poste Ciel Compta principal (serveur de données de Compta), un poste Ciel Gestion commerciale principal (serveur de données de Gestion commerciale). Chaque poste peut se connecter sur la Gestion commerciale ou sur la Compta.  Dans ce cas, il y a 2 postes Serveur. Chaque poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de travail. Exemple 3 Un poste Ciel Compta principal (serveur de données de Compta), un poste Ciel Associations principal (serveur de données d’Associations). Chaque poste peut se connecter sur Ciel Associations ou sur Ciel Compta. Ce qu’il faut savoir sur... 7  Dans ce cas, il y a 2 postes Serveur. Chaque poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de travail. Exemple 4 Un poste Serveur Ciel Compta/Ciel Gestion commerciale (serveur de données de Compta et de Gestion commerciale) et des postes Clients Ciel Compta et/ou Ciel Gestion commerciale.  Dans ce cas il n'y a qu'un seul poste Serveur (serveur des données de Compta et de Gestion commerciale). Installation des logiciels 8 Installation des logiciels Sur le poste Serveur 1. Installation de l’application sur l'ordinateur qui contiendra les données de Ciel Compta et/ou Ciel Gestion commerciale et/ou Ciel Associations (Serveur de données). Sur chaque poste Client 2. Installation de l’application sur le ou les ordinateurs (postes Clients) qui accéderont aux données du poste Serveur.  Dans les deux cas, la procédure est identique. Lancez le CD-Rom de votre logiciel 1. Insérez le CD-Rom dans le lecteur prévu à cet effet. 2. Attendez l'ouverture automatique du CD-Rom. Si le CD-Rom ne s'ouvre pas automatiquement au bout de quelques secondes, vous devez effectuer certaines opérations, par exemple sous Windows XP : • Cliquez sur le bouton [Démarrer] et sélectionnez la commande EXÉCUTER. • Saisissez le nom du lecteur CD-Rom, suivi de la commande \Install.exe ou suivi de la commande \setup.exe uniquement pour Ciel Association. Exemple si le lecteur se nomme D:, saisissez D:\Install.exe ou D:\setup.exe). Démarrez la procédure d'installation Après quelques instants, la fenêtre Bienvenue chez Ciel! du programme d'installation de votre logiciel s'affiche. A titre d’exemple, il vous est présenté ci-dessous l’installation de Ciel Compta Evolution sur un poste Serveur, qui s’effectue une seule fois.  A l’inverse, l’installation de votre application en version Client est à répéter sur chaque poste client. 3. Dans la fenêtre de Bienvenue chez Ciel!, cliquez sur le bouton [Suivant>] pour démarrer la procédure d’installation. Attention ! Vous devez disposer de 300 Mo d'espace disque pour effectuer l'installation d’un poste Client ou Serveur. Installation des logiciels 9 Les applications Ciel faisant l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final à titre personnel et pour un seul logiciel, les termes de ce contrat de licence vous sont rappelés. 4. Cochez l’option J’accepte les termes de ce contrat de licence puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. Choisissez le type d'installation 5. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez le type d’installation souhaité. Vous disposez de trois types d'installation : Installation du poste client Installation de l’application sur le ou les ordinateurs qui accéderont aux données du poste serveur. Choisissez ce type d’installation s’il s’agit du ou des poste(s) client(s) que vous installez.  La procédure d’installation est identique pour le poste serveur et le(s) poste(s) client(s). L’option correspondante est sélectionnée par défaut. Vous laissez l’option cochée pour le(s) poste(s) qui se connecteront au serveur de données.  Vous ne devez pas choisir cette option pour le poste Serveur. Installation du poste serveur Installation de l’application sur l’ordinateur qui contiendra les dossiers de votre application (Serveur de données). Choisissez ce type d'installation s’il s’agit du poste serveur que vous installez. Cette installation implique : • d’une part l’installation de l’application Ciel Serveur, • d’autre part l’installation de votre application : Ciel Compta ou Ciel Gestion commerciale ou Ciel Associations. Installation des logiciels 10  Le poste Serveur de données pourra également se connecter aux dossiers de Ciel Compta et/ou de Ciel Gestion commerciale et/ou de Ciel Associations (comme les postes Clients). Installation personnalisée Installation qui vous permettra de choisir les fonctionnalités à installer ainsi que le répertoire d’installation. Ce type d’installation s’adresse aux utilisateurs expérimentés. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant>] pour poursuivre l'opération. Validez l'installation du logiciel 7. Une fois tous les paramètres d'installation définis, l’installation de votre logiciel démarre. 8. En fin de procédure, le programme indique que l'installation est terminée. Cliquez sur le bouton [Terminer]. L'installation de votre poste serveur est achevée. Vous devrez renouveler la procédure d’installation pour les postes clients. Fin de l'installation sur le poste Serveur A la fin de l'installation sur le poste Serveur, l'application Ciel Serveur se lance automatiquement.  A chaque démarrage du poste Serveur, l'application Ciel Serveur est automatiquement lancée. Installez le module Ciel directDéclaration  Uniquement pour Ciel Compta Evolution. Le module directDéclaration vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis Ciel Compta Evolution vers la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Vous pouvez télécharger et installer ce module directement depuis Ciel Compta Evolution. Une fois que vous aurez lancé le logiciel, allez dans le menu ETATS et choisissez la commande DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCLARATION. Référencez-vous 11 Référencez-vous Les applications Ciel font l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application. Pour valider votre licence d'utilisation et vous inscrire comme ayant droit à la garantie Éditeur, vous devez vous référencer auprès de notre Service Référencement. Au premier lancement de votre logiciel 1. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s’affiche. Elle vous informe des conditions légales concernant le logiciel. Lisez ces informations. 2. Si vous disposez d’une connexion Internet et d’un N° SIRET (identifiant numérique composé de 14 chiffres), saisissez ce dernier. Vos coordonnées seront automatiquement récupérées et vous gagnerez ainsi du temps1. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le SIRET. Si le SIRET est valide, vous passez automatiquement à l’étape suivante ou cliquez sur le bouton [Continuer]. Attention ! Le référencement peut être effectué à partir de n’importe quel poste client ou serveur. Tant que celui-ci n’aura pas été effectué, au delà de 30 jours, l’impression sera interdite et les dossiers ne s’ouvriront qu’en lecture seule sur le poste serveur ou sur le poste client. 1.Les informations collectées sur ce formulaire sont indispensables au traitement de votre demande. Elles font l’objet d’un traitement informatique, à des fins de gestion administrative et commerciale par la société Sage activité Ciel responsable du traitement, ou par un prestataire, ayant signé un engagement de confidentialité, et situé dans un pays non-membre de l’union européenne. Elles pourront donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification dans les conditions prévues par la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez vous adresser à la Direction administrative et financière de la société Sage, Le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17. Cet intitulé varie en fonction du logiciel que vous avez Référencez-vous 12 La fenêtre suivante s’affiche : 4. Renseignez les zones présentées dans cette fenêtre1. Certaines zones doivent obligatoirement être renseignées pour terminer votre référencement.  Si vous n’avez pas renseigné la zone E-mail, un message d’erreur apparaît sous la zone. Vous devez obligatoirement renseigner une adresse e-mail valide. 5. Cochez l’option J’accepte les Conditions Générales d’Assistance. 6. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour finaliser le référencement. Vos données sont alors directement envoyées au Service Référencement Sage activité CIEL via Internet. Vous n’avez pas de connexion internet ou l’envoi a échoué Si vous ne possédez pas de connexion Internet ou si l’envoi a échoué pour une autre raison ; la fenêtre cidessous s’affiche : Vous possédez une connexion Internet • Cliquez sur le bouton [Recommencer].  Si le problème persiste, envoyez votre fiche de référencement par courrier. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [Imprimer]. Vous ne possédez pas de connexion Internet • Cliquez alors sur le bouton [Imprimer] pour lancer l’impression de votre fiche de référencement et adressez-la à : Sage activité Ciel - Service Référencement - 35 rue de la Gare - 75917 Paris Cedex 19 ou par fax au numéro 01.55.26.33.29. Saisissez les informations nécessaires1. Référencez-vous 13 L’envoi a réussi Un message s’affiche pour vous indiquer que l’envoi de vos données de référencement chez Ciel a été effectué avec succès. Au prochain lancement de votre logiciel Après la réception des informations de référencement, Ciel renverra automatiquement une clé d’activation. Votre logiciel sera alors activé sans que vous ayez à intervenir. Attente du retour de clé Si le retour de la clé d’activation n’est pas effectué au bout de 5 jours, vous obtiendrez au démarrage de l’application la fenêtre suivante : Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe du nombre de jours dont vous disposez sans clé d’activation. Passé ce délai (30 jours maximum), vous pouvez toujours ouvrir le logiciel mais vous ne pouvez plus effectuer d'impression et vos dossiers seront en lecture seule. Retour de clé effectué Si la clé d’activation est retournée à l’application, vous obtiendrez au démarrage de cette dernière le message suivant. Référencez-vous 14 Clé d’activation reçue par email, courrier ou fax Si vous recevez votre clé d’activation par e-mail, courrier ou fax. 1. Lancez votre logiciel sur le poste Serveur ou Client. 2. Dans la fenêtre Assistant de référencement, saisissez votre clé. 3. Si vous avez acquis votre application chez Ciel, indiquez votre Code client que vous trouverez sur votre facture d'achat. 4. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Une fois votre clé d’activation saisie sur le poste Serveur ou Client, la connexion depuis le poste Serveur ou les postes Clients s’effectue directement (plus de décompte du nombre de jours). Attention ! La clé d’activation ne peut pas vous être communiquée par téléphone. Configuration de Ciel Serveur 15 Configuration de Ciel Serveur Les paramètres réseau définis par défaut dans Ciel Serveur sont optimisés pour répondre à la majorité des configurations réseau. Il n'est donc pas indispensable de les modifier pour que fonctionnent les applications Ciel Evolution en réseau. Lancement de Ciel Serveur Pour des raisons pratiques, l'ouverture de Ciel Serveur s’effectue en mode minimisé.  Vous devez vérifier que l'application Ciel Serveur est bien présente dans la barre des tâches de Windows™. Maintenance automatique Le système de maintenance automatique de Ciel Serveur permet d'effectuer automatiquement certaines actions à des moments prédéfinis. Son but principal est d'effectuer des copies. Les dossiers des applications Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Ciel Associations sont ouverts en mode exclusif et ne peuvent être copiés quand ils sont ouverts. La maintenance automatique se déclenchera en général la nuit et réalisera les actions suivantes : • les utilisateurs éventuels seront déconnectés, • les données à sauvegarder seront copiées vers un répertoire temporaire, • ce répertoire temporaire pourra ensuite être copié ou gravé sur un support de sauvegarde.  Pour beaucoup d'utilisateurs, ce système n'est pas nécessaire. L’utilisation de la sauvegarde à partir d'un poste Serveur est suffisante. Pour procéder à la maintenance automatique, sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS DU SERVEUR dans le menu SERVEUR et cliquez sur l'onglet Maintenance. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Attention ! Vous ne devez effectuer cette opération que si vous avez besoin d'adapter certains paramètres réseau à votre configuration. Attention ! A la fin de l'installation sur le poste Serveur, l'application Ciel Serveur se lance automatiquement. A chaque démarrage du poste Serveur, l'application Ciel Serveur est automatiquement lancée. Configuration de Ciel Serveur 16 Démarrage de la maintenance automatique La première étape consiste à renseigner les zones suivantes : 1. Définissez l'heure à laquelle la maintenance doit s'effectuer. Le redémarrage peut s’effectuer : • automatiquement dès la fin des tâches, • à une heure spécifiée. 2. Indiquez ensuite les jours où la maintenance doit s'effectuer. Tâches de la maintenance automatique La deuxième étape consiste à ajouter dans l'ordre les tâches à effectuer. Il existe plusieurs possibilités pour réaliser des sauvegardes automatiques, mais elles peuvent être regroupées dans deux scénarios : Maintenance automatique avec redémarrage automatique de Ciel Serveur Dans ce cas, Ciel Serveur sera interrompu. Pendant cette interruption une copie temporaire d'un dossier sera réalisée à l'aide de la tâche Copie puis Ciel Serveur sera ensuite redémarré. La copie réalisée peut alors être utilisée par un logiciel de sauvegarde, par un batch, etc. Dans ce cas, l’interruption du serveur est brève. Maintenance automatique avec redémarrage à heure fixe de Ciel Serveur Dans ce cas, le serveur sera interrompu le temps défini. Pendant ce temps, un logiciel de sauvegarde par exemple peut utiliser ce fichier pour le sauvegarder. Il peut toutefois y avoir un inconvénient à cette méthode. Il n'est pas sûr à 100% que la copie soit terminée lors du redémarrage du serveur, ce qui peut entraîner des erreurs. La tâche Copie La maintenance automatique va en général utiliser la tâche Copie. La fenêtre ci-dessous correspond à la fenêtre de paramétrage de la tâche. Attention ! La tâche SAUVEGARDE de l'application Ciel Serveur ne sauvegarde pas les dossiers mais les réglages du serveur. Mise en place du dossier sur le poste Serveur 17 Mise en place du dossier sur le poste Serveur Lors de la mise en place de votre dossier sur le poste Serveur, deux cas peuvent se présenter : • la création d'un nouveau dossier, • la récupération d'un ancien dossier. Création d'un nouveau dossier Vous pouvez créer votre dossier de Compta, de Gestion commerciale ou Associations depuis le poste Serveur lui-même ou depuis l'un des postes Clients. 1. Démarrez le logiciel. • Pour Ciel Compta, cliquez sur l’icône correspondante sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. • Pour Ciel Gestion commerciale, cliquez sur l’icône correspondante sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. • Pour Ciel Associations, cliquez sur l’icône correspondante sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - ASSOCIATIONS - CIEL ASSOCIATIONS. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Dans cette fenêtre, la liste du ou des serveurs présents sur votre réseau s’affiche. Dans la fenêtre ci-dessus, le serveur se nomme Test-Serveur. 2. Sélectionnez le serveur et validez en cliquant sur le bouton [OK]. 3. La procédure de création du nouveau dossier commence. Elle est identique à la création d'un dossier en monoposte. Attention ! Avant de procéder à la création de votre dossier, vous devez vous assurer que l'application Ciel Serveur est bien lancée. Si ce n'est pas la cas, activez le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - DÉMARRAGE - CIEL SERVEUR. Attention ! L’option ne doit pas être utilisée sinon ce dossier ne sera pas accessible par d’autres postes. Mise en place du dossier sur le poste Serveur 18 Récupération d'un ancien dossier La procédure de récupération des anciens dossiers sur le poste Serveur se déroule de la même manière qu'en monoposte. La seule obligation est de la réaliser sur le poste Serveur. Cette procédure se déroule en mode exclusif et à ce titre, le dossier ne pourra pas être ouvert par d'autres postes Clients. Pour cela, une fois la procédure terminée, il faut impérativement quitter le dossier. 1. Activez la commande QUITTER du menu DOSSIER. 2. Reconnectez-vous en choisissant le dossier dans la liste proposée.  Pour des informations détaillées sur la procédure de récupération des données de votre ancienne version, reportez-vous au Guide des mises à jour accessible depuis le menu AIDE. Connexion depuis un poste Client • Démarrez le logiciel. • Pour Ciel Compta, cliquez sur l'icône correspondante située sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. • Pour Ciel Gestion commerciale, cliquez sur l'icône située sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. • Pour Ciel Associations, cliquez sur l’icône correspondante présente sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - ASSOCIATIONS - CIEL ASSOCIATIONS. Une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’affiche.  Si le poste Serveur est aussi utilisé comme poste Client, la procédure est identique. Attention ! Vérifiez bien que l'application Ciel Serveur est lancée et que le serveur est actif. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel d’installation des versions Evolution Réseau - Référence : Maninst_Rev - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Compta Ciel Compta Evolution Ciel Compta - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros Siège social : 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 313 966 129 R.C.S. Paris Sommaire Prise en main .................................................................................................... 5 Configuration minimale ...................................................................................................................6 Documentation .................................................................................................................................7 Si vous débutez.................................................................................................................................8 Entraînez-vous ................................................................................................................................11 Création et mise en place d’un dossier ......................................................... 18 Créez votre dossier .........................................................................................................................19 Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ................................................23 Contrôlez et modifiez le plan de comptes....................................................................................24 Vérifiez les journaux .......................................................................................................................30 Créez vos chéquiers et vos RIB ......................................................................................................32 Préparez une comptabilité analytique..........................................................................................34 La tenue de votre comptabilité...................................................................... 36 Saisissez les écritures comptables ................................................................................................37 Rapprochez une facture et son règlement...................................................................................50 Rapprochez des écritures avec votre banque ..............................................................................52 Pointez des écritures ......................................................................................................................53 Annulez une écriture validée.........................................................................................................54 Le brouillard ....................................................................................................................................56 Gérez la trésorerie prévisionnelle .................................................................................................58 Les états........................................................................................................... 60 Principes généraux.........................................................................................................................61 Les états comptables......................................................................................................................63 Les états clients et fournisseurs ....................................................................................................66 Les états fiscaux..............................................................................................................................67 Traitements ..................................................................................................... 68 La TVA ..............................................................................................................................................69 Clôturez et réouvrez un exercice...................................................................................................70 Vérification comptable DGFiP ........................................................................................................71 Échangez des écritures avec mon expert-comptable .................................................................72 Importez ou exportez des écritures ..............................................................................................74 Gestion des dossiers ....................................................................................... 80 La sauvegarde / restauration........................................................................................................81 La sauvegarde en ligne ..................................................................................................................84 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ....................................................................85 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution............................................... 86 Les prévisions..................................................................................................................................87 Gérez une comptabilité multi-devises..........................................................................................88 Les immobilisations........................................................................................................................90 Infos perso.....................................................................................................................................103 Index .............................................................................................................. 104 Prise en main Prise en main 6 Configuration minimale Versions monopostes • Windows™ 8.x (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0. • Processeur 1,5 GHz. • 2 Go de Ram. • 1 Go d'espace disque disponible. • Un lecteur DVD-Rom. • Une résolution écran de 1024x768 points. • Une connexion Internet haut débit. • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé). • Une imprimante laser ou jet d'encre. Versions réseaux • Une carte réseau Ethernet 100 Mbps (ne nécessite pas de serveur dédié ou de système Windows Serveur). Versions souscriptions • Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100 Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+,...), assurez-vous que cette condition soit remplie. Prise en main 7 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels en ligne : • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. • le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en annexes la présentation générale et le générateur d’états. • le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier d’une ancienne version. Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier ou en activant la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. apporte une information complémentaire sur un point particulier attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre ordinateur. Prise en main 8 Si vous débutez Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers. • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits). • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation. Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Prise en main 9 Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. Prise en main 10 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta. N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre dossier Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : Imprimez les éditions de fin d’année : Clôturez l’exercice Contrôlez et modifiez le plan comptable et les journaux grand-livre, balance, journaux, ... bilan et compte de résultat, SIG lettrage, rapprochement bancaire, ... Prise en main 11 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. La page d’accueil s’affiche. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. 1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . Le fichier Société exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J’ouvre mon dossier Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Compta, • le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe Prise en main 12 l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche : La barre de menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier. Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut (Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu Aide. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Intuiciel Barre d’état Zone de recherche Trouvtoo Prise en main 13 Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES. La barre d'actions La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils. Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel de référence. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous y retrouvez les bureaux suivants : • l’Accueil Ciel, accessible depuis le bouton , • le bureau de Réglages accessible depuis le bouton , • et le Bureau personnalisable accessible depuis le bouton . Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe Personnaliser Mon bureau, page 14. • Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.Si vous travaillez sur un écran ou une tablette tactile, vous pouvez activer le mode tactile depuis l’onglet Accueil de l’Intuiciel. Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Prise en main 14 Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. • Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe Personnaliser Mes états et statistiques, page 15. Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. Prise en main 15 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Renommer une tâche ou un groupe de tâches 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Restaurer le bureau / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Prise en main 16 Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’états disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d'états. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Prise en main 17 Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Effectuez des recherches Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre logiciel : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche). 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton . 4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton . Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 19 Créez votre dossier Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. Saisie du nom du dossier 1. Lors de la création de votre dossier, trois cas se présentent : • Un dossier existe déjà sur votre poste : votre logiciel le détecte systématiquement et vous propose de récupérer les coordonnées de la société existante. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez récupérer ces informations. • Plusieurs dossiers existent sur votre poste : une fenêtre s'affiche avec la liste déroulante contenant tous les dossiers existants. Choisissez le dossier souhaité dans la liste déroulante puis cliquez sur [Oui] pour reprendre les paramètres société. • Aucun dossier n'existe sur votre poste : vous accédez directement à la fenêtre de création de votre dossier. 2. Dans la fenêtre Création de mon dossier, saisissez le nom de votre société. La fenêtre de choix du modèle de plan comptable s’affiche. Choix du modèle de plan comptable Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 1. Sélectionnez le modèle de plan comptable de votre choix. • plan comptable général 2010 • plan comptable spécifique : choisissez dans la liste déroulante la plan comptable correspondant à votre activité. • Pas de plan comptable prédéfini : cochez cette option si vous ne voulez pas utiliser de modèle. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe Création à partir d’un dossier existant, page 21. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Assistant de création de votre dossier Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard. Etape 1 La première étape de l'assistant permet de renseigner vos Dates d’exercices comptables et votre TVA. Si vous avez préalablement effectué le référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées saisies seront automatiquement reportées dans les paramètres société. Création et mise en place d’un dossier 20 Mes dates d’exercices comptables 1. Saisissez les périodes de votre premier exercice comptable (celui-ci correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de première utilisation de votre logiciel). 2. Indiquez les périodes de l’exercice en cours. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . Ma TVA 3. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA; • si vous êtes sou le régime de TVA Simplifié ou Réel; • si votre TVA est collectée lors de la facturation ou de l’encaissement. 4. Pour passer à la dernière étape, cliquez sur le bouton Etape 2 Cette deuxième étape permet d’effectuer des réglages complémentaires. Ma monnaie 1. Indiquez la monnaie du dossier. 2. Pour afficher et modifier le nombre de décimales, faites un clic sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL et cliquez sur Modifier le nombre de décimales. Dans la zone Nombre de décimales qui apparaît en face de votre monnaie, modifiez le nombre de décimales si besoin Mes échanges avec mon expert-comptable 3. Indisponible dans Ciel Compta Millésime - Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel : • Oui : le mode d'échange est Sage Production Experts. • Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export. Mon dossier 4. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 5. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 6. Cliquez sur le bouton pour valider la création de votre dossier. Une fois la création de dossier terminée, votre nouveau dossier s’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. Bureau de réglages A partir de la barre d’accueil - Bouton Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). Création et mise en place d’un dossier 21 Par défaut, après la création de votre dossier, vous accédez directement au bureau de réglages ci-dessous : Ce bureau vous permet d’accéder d’un simple clic au paramétrage de vos préférences, votre comptabilité, votre TVA et votre activité. Ce sont des raccourcis qui vous permettent d’accéder directement à des fonctions utilisées fréquemment. Création à partir d’un dossier existant Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. 1. Depuis la page d’accueil de votre logiciel, cliquez sur le bouton Je crée mon dossier à partir d’un dossier existant. Vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. 2. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle. L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Création et mise en place d’un dossier 22 4. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments. Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société. 7. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier. 8. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier. Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche effacées. Création et mise en place d’un dossier 23 Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts Uniquement disponible dans les versions Evolution et Ciel Up To Experts. Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Renseignez le Nom de votre société. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement. Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d'un modèle Sage Production Experts]. Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. Création et mise en place d’un dossier 24 Contrôlez et modifiez le plan de comptes Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle de plan comptable, page 19. Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES. La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Modifiez un compte Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment : • déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les touches ou de votre clavier, • cliquer sur le numéro de compte, • saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte. Exemple Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000. 1. Saisissez les chiffres 512. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre. 3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé. 4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK]. Créez un compte Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer. A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant. 1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients. 2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre. La fenêtre Nouveau compte s’affiche. 1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR. 2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte. Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Création et mise en place d’un dossier 25 Onglet Options Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte. 3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après. Option cochée Signification Utilisable Vous pouvez utiliser le compte en saisie. 1. dgsfgsdfgsdfg 2. sdfgsdfgsdfgdfsgd Lettrable Demander Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage. En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé. Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage. Ventilation Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône . Saisie L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance. En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes 6 et 7 en général). Saisie des Infos Perso Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures. Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs. Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Création et mise en place d’un dossier 26 Onglet Client ou Fournisseur Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou fournisseur en question. 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. 3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante. 4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. 5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte. Calcul de la date d'échéance Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des factures (date à laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela : Compte Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Compte de produits Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client. Compte de charges Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur. Création et mise en place d’un dossier 27 1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance. 2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Localiser le client/fournisseur sur une carte • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Vérifier l’adresse du client ou fournisseur Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). Informations légales Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Onglet Complément Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Contact Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts. Divers Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.). Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné. Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client. Création et mise en place d’un dossier 28 Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de relance concernant les clients en retard de paiement. Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné. Onglet Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte. Onglet Budget Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées. Onglet Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS PERSO. du menu LISTES. Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations. Sélectionnez les modèles de lettres qui seront utilisés pour la première, deuxième et troisième relance. Création et mise en place d’un dossier 29 Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings. Création d’un compte de TVA Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie supplémentaire, Options TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte. • Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. Création d’un compte de Banque Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent. 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel 5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion Relevé CFONB. Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import : 6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. 7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises. 8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Validez la création d’un compte Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre. Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux de TVA utilisé. Création et mise en place d’un dossier 30 Vérifiez les journaux Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. La liste des journaux Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu LISTES. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre. Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ? Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le journal correspondant. Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir : • le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux, • le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte. Exemple Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie. 1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de modification du journal s’affiche. 1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré 2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie. 3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche ou >Entrée>. Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie standard ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade. Création et mise en place d’un dossier 31 4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation. Gestion des numéros de pièce Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal. Exemple Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple. 5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes. Création et mise en place d’un dossier 32 Créez vos chéquiers et vos RIB Les chéquiers Menu LISTES - commande CHÉQUIERS. Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque. • Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers. Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche . Les relevés d’identité bancaire Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES. Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l’identification bancaire et toutes les données s'y rapportant. L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet Banque des comptes Banque. Voir Création d’un compte de Banque, page 29. Les formats des relevés bancaires Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CEFONB. Si votre banque vous fournit des relevés bancaires via internet : choisissez le format d’import de votre banque et sélectionnez le fichier du relevé bancaire de votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Création et mise en place d’un dossier 33 Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : Format Texte Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque colonne. 2. Sélectionnez le type de format Standard en cliquant sur le triangle de sélection . 3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Format QIF ou format OFX Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX. La différence entre les deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Création et mise en place d’un dossier 34 Préparez une comptabilité analytique Les codes analytiques Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique. Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. 1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service aprèsvente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration • 35% au service après-vente • 45% au service commercial Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez effectuer. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK]. Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer. 3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition. 4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie. 5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition. • Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire. • Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions. Le bouton permet d'équilibrer les répartitions. Création et mise en place d’un dossier 35 Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1. • Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . La tenue de votre comptabilité La tenue de votre comptabilité 37 Saisissez les écritures comptables Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Compta. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 45. Le mode Saisie standard Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie. Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de compte, libellé, montant, etc.). Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des écritures de telle sorte que vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont proposées par défaut. Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités. Le mode Saisie rapide Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • Facture/Avoir client rapide. • Factures/Avoir fournisseur rapide. • Encaisser un montant. • Régler un montant. Le mode Saisie au kilomètre Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie au kilomètre pour enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par exemple, pour les bordereaux de remises en banque). Le mode Saisie guidée Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations de la pièce. Les lignes de contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont automatiquement proposées selon les paramétrages définis pour le dossier, le Plan comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les opérations de saisie. Quatre guides de saisie sont disponibles : • Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients. • Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc. • Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients. • Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs. Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Ets Durant 411DUR, d'un montant TTC de 400 €. La tenue de votre comptabilité 38 Saisie standard d’une écriture Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES. Les données de l'en-tête 1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant l'une des deux options. 2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez Calcul automatique. Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT. 3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes. 4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres de comptabilité. 5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 31. 6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche de votre clavier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros). Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la liste des comptes. 2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant. 5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé. Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. La tenue de votre comptabilité 39 Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. 6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée 445714 TVA collectée 20.00% pour l’exemple. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Ventilation budgétaire Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/ budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. La tenue de votre comptabilité 40 L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures. Opérations sur les lignes d’écritures Calculez les frais kilométriques Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques. Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille. Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie. La tenue de votre comptabilité 41 Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante Enregistrez l'écriture en comptabilité Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43. Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non. 5. Si vous n'avez pas terminé la saisie, vérifiez que l'option Brouillard est bien sélectionnée. 6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre. 7. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. 8. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente. Imprimez une lettre chèque Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Saisie d'une écriture en mode saisie guidée Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR - ENCAISSEMENT ou PAIEMENT. Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée. Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES. Saisie de la première ligne 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez l’option Facture. Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé. 2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée. 3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUR dans la liste qui s'affiche. Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. 4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera la recherche et l’identification d’écriture. La tenue de votre comptabilité 42 Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. 5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche . 6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier. Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR, celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce. La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. 8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte. 9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste . La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous : Enregistrez l'écriture en comptabilité Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de nouvelles saisies. Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi : une facture ou un avoir. La tenue de votre comptabilité 43 Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43. Saisie des A-nouveaux Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ des comptes. Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice. A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celle-ci sera automatiquement enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN). 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ. 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton [OK]. L’enregistrement des écritures en comptabilité Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. La tenue de votre comptabilité 44 Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide ou guidée), vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens. L’assistant Top Saisie Menu SAISIES - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles. 1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture. Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. • TTC au crédit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. J’envoie une facture de vente Mon client me paye • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. • TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au crédit du compte Client. La tenue de votre comptabilité 46 Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d’une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit. J’enregistre une note d’essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant. • Montant TVA au débit de TVA déductible. J’enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc… pour chaque caisse. La tenue de votre comptabilité 47 A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. En enregistrant les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures payées par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). La tenue de votre comptabilité 48 • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et la date d'échéance. La traite est retirée de mon compte à l’échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J’ai un crédit de TVA • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. Je paye ma TVA en tenant compte du crédit La tenue de votre comptabilité 49 • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. La tenue de votre comptabilité 50 Rapprochez une facture et son règlement A quoi sert le lettrage des écritures ? Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé : • au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer], • ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. Le lettrage automatique 1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant. 4. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Le lettrage manuel Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture. Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez : • effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage, • lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde], Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . La tenue de votre comptabilité 51 • délettrer les écritures, • ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées, • équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro, • annuler le lettrage. Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans le menu AIDE. La tenue de votre comptabilité 52 Rapprochez des écritures avec votre banque Saisie du relevé bancaire Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque. Par la suite, vous pourrez effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé bancaire et les écritures saisies dans votre comptabilité. Voir Rapprochez les écritures, page 52. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes. Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Relevé bancaire , accessible par le menu AIDE. Rapprochez les écritures Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires. Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous. Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire. Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. La tenue de votre comptabilité 53 Pointez des écritures Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointage automatique Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré au format CFONB. Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats. La tenue de votre comptabilité 54 Annulez une écriture validée Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs. La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal. Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . La tenue de votre comptabilité 55 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. Par défaut, le logiciel propose : • la Date du jour comme date de l'écriture, • d'imputer le mouvement au Journal d'O.D, • le libellé du mouvement. 2. Modifiez ces éléments si nécessaire. 3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 6. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... Le brouillard Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie : • l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes, • la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances, • la validité des codes budgétaires, • l'équilibre des écritures, etc. Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard. Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement. Enregistrez des écritures dans le brouillard Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43. Validez le brouillard Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection. 1. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou encore effectuer une contrepassation. La tenue de votre comptabilité 57 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. Consultez la liste des écritures Menu LISTES - commande ÉCRITURES. Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture. Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures. Editez le brouillard Menu ETATS - commande BROUILLARD. Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou en simulation. Voir Brouillard, page 64. Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. La tenue de votre comptabilité 58 Gérez la trésorerie prévisionnelle Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE. Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle. 1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Plan de trésorerie : saisie des montants Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. 1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. La tenue de votre comptabilité 59 Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les mensualités d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt. • Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. • Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie. Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée. Les états Les états 61 Principes généraux Les différents types d’état Les états comptables Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance, Journaux, Brouillard, TVA détaillée. Les états budgétaires/analytiques Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs : Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de pénalités de retard, Bordereau de remise en banque, etc. Les états fiscaux Le menu ETATS vous permet d'éditer : • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Les états statistiques La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES. Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta celle que vous voulez utiliser. Les états 62 Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. Les états 63 Les états comptables Grand livre Menu ETATS - commande GRAND LIVRE. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. Balance Menu ETATS - commande BALANCE. Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Les états 64 • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. Journaux - Centralisateur Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR. La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal. 1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. Brouillard Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Seules les écritures validées sont prises en compte. Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton . Les états 65 l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante. 5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. TVA détaillée Menu ETATS - commande TVA DÉTAILLÉE Une fois que vous avez choisi le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante), une fenêtre s'affiche et vous demande de renseigner les critères d'édition. 1. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser le calendrier à l'aide de l'icône du calendrier . 2. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes. 3. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de vos comptes s'affichent. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. Les états 66 Les états clients et fournisseurs Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Echéancier Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER. Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients. Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte. Balance Agée Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE. Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances Encours clients Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS. La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Relances clients Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS. Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela : • lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance, • les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ), • la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance) doit être cochée. Lettre de pénalités de retard Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD. Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard. Les pénalités de retard sont calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement et selon le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans les paramètres comptables (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). Bordereau de remise en banque Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE. Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement. Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel. Les états 67 Les états fiscaux Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES . Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales. Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges • une perte : total des produits < total des charges Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels. Etats fiscaux Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX. Cette commande regroupe les états préparatoires suivants : • 2050 (BIC - Régime réel) • 2033 (BIC - Régime simplifié) • 2035 (BNC) • 2054 - 2055 Soldes Intermédiaires de Gestion Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION. Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. Vous pouvez afficher le détail des comptes dans votre état si vous cochez l’option correspondante. Traitements Traitements 69 La TVA La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Gérer la déclaration de TVA En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION ANNUELLE La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié. 1. Sélectionnez l'option de votre choix : • Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la télé- procédure. • Télédéclarer ma TVA • Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la téléprocédure. • Enregistrer mon paiement de TVA • Enregistrer mon remboursement de TVA • Afficher ma liste des déclarations • Mettre en place la télédéclaration avec Ciel. 2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK]. Pour plus de détails sur la déclaration annuelle de TVA, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. Gérer l'acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA. Menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION D’ACOMPTE Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, vous déclarez un acompte de TVA. Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser. • Déclarer un acompte de TVA. • Demander un remboursement de TVA sur investissements. • Enregistrer l’écriture du paiement d’acompte de TVA. • Enregistrer l’écriture du remboursement de TVA sur investissements. • Mettre en place la télédéclaration avec Ciel. Pour plus de détails sur la déclaration d’acompte de TVA, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non à la télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas proposés. Traitements 70 Clôturez et réouvrez un exercice Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE. L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien Traitements. L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales et obligatoires. 4. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK]. 7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 8. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. 10. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 11. Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau, sélectionnez les options Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. 12. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 13. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets. 14. Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau. 15. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 16. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK]. La validation du brouillard et des écritures est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Traitements 71 Vérification comptable DGFiP Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, votre logiciel vous permet de sauvegarder les données légales de votre dossier sur trois ans. La sauvegarde DGFiP des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose une sauvegarde des données des trois derniers exercices. Export provisoire des écritures Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - EXPORT PROVISOIRE DES ÉCRITURES En cas de contrôle de la DGFiP en cours d’année, vous pouvez générer un fichier d’export provisoire de vos écritures comptables. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Conformité sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées sont accessibles à partir de cette commande Consultation sauvegarde DGFiP. La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Vous pouvez consulter, enregistrer ou envoyer par e-mail toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont classées par exercice. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Traitements 72 Échangez des écritures avec mon expert-comptable Indisponible dans Ciel Compta Millésime. Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT. Envoyez des écritures à mon expert A l'aide de la commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts. A l’activation de cette commande, la fenêtre Envoi à Sage Production Experts s’affiche. 1. Sélectionnez la date d'envoi des écritures, celle-ci doit être le dernier jour du mois et supérieure ou égale à la date du dernier envoi. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 3. Un message vous avertit que les écritures antérieures à la date d'envoi ne pourront plus être modifiées. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 4. Choisissez l'emplacement où sera généré votre fichier d'écritures comptables. 5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Il ne vous reste plus qu'à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...). Intégrez des écritures de mon expert Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. 1. Activez la commande RECEVOIR DE MON EXPERT du menu ECHANGES. 2. Sélectionnez le fichier que votre expert-comptable vous a renvoyé. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, les commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT sont indisponibles. Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les supprimer ou de les enregistrer en brouillard. Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi. Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment où vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par votre expert-comptable. Traitements 73 Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre dossier. Un rapport s'affiche et vous informe si la réception des écritures a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Ce rapport indique également les traitements réalisés, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas et que votre expert-comptable a ajouté, la suppression d'une écriture, etc. Le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées. Traitements 74 Importez ou exportez des écritures Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES. Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expertcomptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pourrez ainsi : • Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard ou validées. • Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient. Paramétrage Coordonnées Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES. Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expertcomptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable. La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc. Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ). Réglages de l’export au format Ciel Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable. La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc. Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ). Le format Ximport Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Il doit avoir la structure suivante : N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Traitements 75 Exportez des écritures Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES. A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX. Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime. Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 76. • Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis, correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Une nouvelle fenêtre s’affiche pour sélectionner les écritures à exporter. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 76. Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Choisissez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche. Si votre mode d'échanges est défini sur Sage Production Expert (première option activée dans l'onglet Echanges Expert), vous pouvez uniquement exporter des écritures vers Ciel, Sage Petites Entreprises, Sage 30 et 100. Option indisponible dans Ciel Compta Millésime. Traitements 76 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel email. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de sélectionner les écritures à exporter. Sélectionnez les écritures à exporter Lorsque le format d'export permet de choisir les écritures à transmettre, la fenêtre permettant la sélection des écritures s’affiche. Exemple de la sélection des écritures vers Sage 30 ou Sage 100. 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Ecritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Traitements 77 • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis pré- cédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Si vous avez opté pour une sortie : • Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Indiquez l'adresse de votre destinataire et envoyez l'e-mail. • Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Indiquez l'emplacement où sera enregistré votre fichier d'exportation puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous envoyez le fichier par le moyen de votre choix. Importez des écritures Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum... peuvent être intégrées dans Ciel Compta. Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime Au lancement de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui , sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. • Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. Si vous ne connaissez pas le format du fichier des écritures à importer, demandez-le au préalable à la personne qui vous l'a envoyé. Traitements 78 Dans tous les cas, à la fin du traitement, un rapport s'affiche et vous informe si l'import a été réalisé avec succès ou non. Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export A l’activation de cette commande Importer des écritures, la fenêtre de sélection du fichier à importer s’affiche. 1. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 2. Si les écritures importées sont au format Sage ou Autres, l'assistant import/export d'écritures s’affiche. Sinon, l'import se fait directement. 3. Dans cet assistant, choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont en attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comportent des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer. Importez une balance Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE 1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux. 3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. Exportez une balance Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel. Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Traitements 79 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Gestion des dossiers Gestion des dossiers 81 La sauvegarde / restauration Indisponible en option Ciel données Mobiles. Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION. Vous pouvez aussi cliquer directement sur le bouton [Sauvegarde] de la barre d’actions. La fenêtre suivante s’affiche : 2. La Destination par défaut de votre sauvegarde est «Mes documents». Si vous souhaitez la modifier, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Une fois la sauvegarde réalisée, un message de confirmation vous indiquera le nom et l’emplacement de votre sauvegarde. Vous pouvez personnaliser la sauvegarde : • à partir des préférences de sauvegarde (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE); • ou en cliquant directement sur le bouton . Modifier les réglages 1. Pour définir vos préférences de sauvegarde, cliquez sur le bouton . 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Si vous voulez choisir la destination à chaque sauvegarde, cochez l’option Demander à l’exécution. Cette option est cochée par défaut. Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Si vous souhaitez toujours effectuer votre sauvegarde au même emplacement, répondez Oui à la question «Souhaitez-vous conserver cette destination pour vos prochaines sauvegardes?». Gestion des dossiers 82 4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 6. L'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie est cochée par défaut. 7. Dans le cas où deux sauvegardes posséderaient le même nom, vous pouvez demander à ce qu’un message de confirmation vous soit proposé. L’option Confirmer le remplacement est cochée par défaut. 8. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder : • votre dossier, • vos données annexes (préférences, modèles, etc.), • ou bien les deux. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos préférences de sauvegarde. Restauration Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. Gestion des dossiers 83 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiezles si besoin. 5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration. Gestion des dossiers 84 La sauvegarde en ligne Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - SAUVEGARDE La sauvegarde en ligne consiste à sauvegarder votre dossier su un serveur dédié. Vos données sont stockées en ligne. A la différence d'une sauvegarde sur support, vos données sont sécurisées car vous ne risquez pas de les perdre. De plus, la sauvegarde en ligne vous permet d'accéder à vos données où que vous soyez et quand vous le souhaitez dès que vous êtes connecté à Internet. Pour sauvegarder votre dossier, il vous suffit de cliquer sur le bouton sur la barre d’accueil (ou depuis le menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - SAUVEGARDE). Votre sauvegarde en ligne s'effectue automatiquement. Un message de confirmation vous indique que la sauvegarde a été réalisée avec succès. Liste des sauvegardes en ligne Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - LISTE DES SAUVEGARDES Pour accéder à la liste des sauvegardes en ligne réalisées, cliquez sur le bouton sur la barre d’accueil (ou depuis le menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - LISTE DES SAUVEGARDES). La fenêtre cidessous s’affiche : A partir de la liste des sauvegardes, vous pouvez restaurer ou supprimer les sauvegardes existantes. Pour plus de détails sur la sauvegarde en ligne, reportez-vous à l’Aide (touche ). Selon le type de contrat que vous avez, le nombre de sauvegardes en ligne varie. Dans la liste des sauvegardes, un message vous rappelle le nombre de sauvegarde dont vous disposez.. Si votre quota de sauvegarde est dépassé, un message vous en informe et vous propose de supprimer la sauvegarde la plus ancienne de la liste. Gestion des dossiers 85 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers. Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 87 Les prévisions Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu LISTES - commande PRÉVISIONS. Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels. La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé. 3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet Budgets d'un compte est renseigné. Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget. Ajouter un compte 1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes. 2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK]. Ajouter une racine de compte 1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton [Ajouter] puis sélectionnez la commande une racine. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK]. Définir le budget d’un compte 1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget. Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK]. La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 88 Gérez une comptabilité multi-devises Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Déclarez la gestion multi-devises Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises. Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier. Définissez les devises utilisées Menu LISTES - commande DEVISES. Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun, consulter l'évolution des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euros. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Nouvelle devise s'affiche. 3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier 4. Précisez le nombre de décimales autorisées. 5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date anté- rieure à la date saisie lors de la création de la devise. 6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK]. Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie. Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier. Saisissez une écriture en devises Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, vous devez impérativement utiliser une des commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures. Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en euros. Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES. 1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton ouvre la liste des devises. 2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active. Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone. Conséquences sur la saisie et la liste des écritures Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez l’habitude. Les montants sont exprimés dans la devise choisie. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 89 Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises. Les éditions en devises Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte. Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option. Constatation des écarts de conversion Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, un écart de conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer. Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture : 1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées. 2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture. 3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement. 4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer]. 5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage. Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 90 Les immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 94. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste, • acquérir un crédit-bail, etc. Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations. Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2012, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2012. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste. Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit). L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de redevances si vous déclenchez leur enregistrement. Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 91 La fiche d'une immobilisation Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour l’ouvrir. Celle-ci est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. 3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe Saisissez une immobilisation, page 91 ou Saisissez un crédit-bail, page 93. Saisissez une immobilisation 1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 92 3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante. 4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste situé en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Reprise d’antériorité, page 94. Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculez les immobilisations, page 95. Dans l'onglet Complément 1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises). 2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide. Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat 1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 93 Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat). Saisissez un crédit-bail Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante. Dans l’onglet Crédit-bail 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. 6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant le montant, • utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule alors les échéances. Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 94 informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Dans l’onglet Enregistrement Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances. Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. 1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement. 2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance. 3. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé. 4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé. Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. 5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône . 6. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612. 7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet d'en affecter plusieurs. 8. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances. Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exerPour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 95 cice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : • Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité. Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Traitements Calculez les immobilisations Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées dans la liste puis cliquez sur le bouton [Calculer au]. Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 96 La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier . Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. Sortez une immobilisation La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le bouton [OK]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail). 3. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 97 Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur le bouton [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d’une immobilisation Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation. Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation : • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. 5. cliquez sur le bouton [OK]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 98 L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Enregistrez l’écriture de cession Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession). Acquérez un crédit-bail Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition créditbail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Révisez une immobilisation Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 99 • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations. Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Familles Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES. Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK]. Localisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS. Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. 2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et d’en recréer une autre immé- diatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active. Virements Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS. Effectuez un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement]. Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 100 2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer ce virement. 4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit sur le virement, puis commande Ecriture de virement. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • Etat préparatoire 2054-2055 La liste des virements Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués. Supprimez un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui]. Générez l’écriture comptable correspondant à un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT. 3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. Ecritures de dotations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉCRITURES DE DOTATIONS. Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de régularisation des immobilisations cédées. 1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte. Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des cessions. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez. Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active. Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculez les immobilisations, page 95. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 101 correspondante. 5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement. Inventaire Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande États immobilisations - Autres états. La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations recensées. Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : la saisie manuelle du stock physique des immobilisations ou la saisie automatique du stock physique. Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : • en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation, • en rouge : l'immobilisation est mal localisée. Saisie manuelle 1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche : 2. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser. 3. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la quantité est égale à 1. 4. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique. Pour plus de détails sur les inventaires, reportez-vous au manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Récupération Ciel Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS. Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 102 Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer. Les états immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS. Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations : • Dotations. • Plus et Moins values. • Réintégrations fiscales. • TVA à reverser. • Tableau des immobilisations. • Export des immobilisations. • Stats immobilisations. • Crédit-bails. • Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc. Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne intégrée à l’application (Touche ). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 103 Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES). 1. Pour créer des Infos perso., sélectionnez Comptes ou Lignes modèles écritures et cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. 3. Saisissez le nom de la rubrique et choisissez son type en cliquant sur le bouton . S'il s'agit d'un Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique dans la liste des écritures. 5. Vous pouvez également ajouter une formule à la rubrique qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script. Pour plus de détails sur les formules, reportez-vous au Manuel de référence via le menu AIDE. 6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK]. 104 Index A Afficher menus découverte/standard __ 11 Amortissement dégressif ............................................95 exceptionnel .......................................95 linéaire ...............................................95 plan ....................................................95 Analytique __________________________ 34 Annuler une écriture validée __________ 54 A-nouveau __________________________ 43 Assistant création de dossier ..............................19 de saisie .............................................45 Top clôture ..........................................70 B Balance _____________________________ 63 agée ...................................................66 exporter .............................................78 Barre d’actions .............................................13 de navigation ......................................13 Besoin d’aide ________________________ 17 Bilan ________________________________ 67 Bordereau de remise en banque _______ 66 Brouillard ___________________________ 56 imprimer ............................................64 valider ................................................56 Budget ______________________________ 28 C Chéquiers ___________________________ 32 Ciel Données Mobiles _________________ 11 Clôture ______________________________ 70 Compte banque ...............................................29 contrepartie ........................................30 modifier .............................................24 tiers ....................................................24 TVA .....................................................29 Compte de résultat ___________________ 67 Contrepassation _____________________ 54 Crédit-bail acquérir ..............................................98 saisir ...................................................93 D Devises _____________________________ 88 DGFiP _______________________________ 71 Documentation _______________________ 7 Dossier copier sur Internet/sur votre poste ......85 créer ...................................................19 créer à partir d’un modèle Sage Expert 23 restaurer .............................................82 sauvegarder .......................................81 E Echéancier ___________________________ 66 Ecritures écritures types ....................................45 en brouillard .......................................43 en simulation ......................................44 enregistrer ..........................................43 envoyer à mon expert .........................72 export provisoire .................................71 importer/exporter ..............................74 recevoir de mon expert .......................72 saisir ...................................................37 validées ..............................................43 Encours clients _______________________ 66 Environnement de travail _____________ 12 Etats clients et fournisseurs .........................66 comptables .........................................63 fiscaux ................................................67 Exercice clôturer ...............................................70 rouvrir ................................................70 Expert-comptable échanges ............................................72 Exports balance ..............................................78 écritures comptables ...........................75 F Format d’import ______________________ 32 Frais kilométriques ___________________ 40 G Grand livre ___________________________ 63 I Immobilisations ® Copyright 2014 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Compta Millésime, Evolution pour Windows - MAN_WKE 21.10 / 14.10 - 09.14 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. cession partielle ..................................97 cession totale .....................................96 fiche ...................................................91 inventaire ......................................... 101 liste ....................................................90 mise au rebut .....................................96 reprise d’antériorité ............................94 réviser ................................................98 saisir ...................................................91 sortir ...................................................96 Importer des écritures ________________ 77 Impressions imprimante ........................................61 types ..................................................61 Imprimer balance ..............................................63 balance agée ......................................66 bilan ...................................................67 bordereau de remise en banque ..........66 brouillard ............................................64 compte de résultat ..............................67 échéancier ..........................................66 encours clients ....................................66 états préparatoires fiscaux ..................67 grand livre ..........................................63 journaux .............................................64 lettre de pénalités de retard ................67 relances clients ...................................66 soldes intermédiaires de gestion .........67 Infos perso _________________________ 103 Intuiciel _____________________________ 13 J Journaux ____________________________ 30 L Lettrage automatique .......................................50 manuel ...............................................50 Lettre de pénalités de retard __________ 67 N Normes CRC 2002-10 _________________ 98 P Plan d’amortissement _____________ 95, 98 Pointage manuel _____________________ 53 R Rapprochement bancaire _____________ 52 Rapprocher écriture /règlement _______ 50 Relancer un client ____________________ 66 Relation Expert _______________________ 74 Relevés d’identité bancaire ____________ 32 Restauration _________________________ 82 S Sage Production Experts envoi / réception des écritures ...........72 modèle ...............................................23 Saisie assistant Top Saisie .............................45 guidée ................................................41 modes de saisie ..................................37 standard .............................................38 Sauvegarde __________________________ 81 DGFiP .................................................71 en ligne ..............................................84 Soldes Intermédiaires de Gestion ______ 67 T Trésorerie prévisionnelle ______________ 58 Trouvtoo© ___________________________ 17 TVA _________________________________ 69 acompte .............................................69 déclaration .........................................69 édition du détail ..................................65 Manuel de découverte Ciel Immobilisations Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • Le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel. • Votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement. Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Découverte et prise en main ............................................................... 7 Aides et documentations .....................................................................8 La documentation...............................................................................................8 L’aide en ligne ...................................................................................................8 Le site Internet Ciel ............................................................................................8 Démarrer Ciel Immobilisations .............................................................9 Ouvrir le dossier d'exemple ...............................................................10 Environnement ................................................................................11 La fenêtre principale de l’application ................................................................... 11 Les menus....................................................................................................... 11 La barre d'actions............................................................................................. 12 La barre de navigation ...................................................................................... 12 Les recherches Trouvtoo ................................................................................... 12 Consulter votre Compte Ciel .............................................................................. 12 Création du dossier .......................................................................... 13 Créer un dossier ..............................................................................14 Créer les bases ................................................................................15 Les comptes .................................................................................................... 15 Les taux de TVA ............................................................................................... 16 Les codes analytiques ....................................................................................... 16 Les familles ..................................................................................................... 16 Les localisations ............................................................................................... 16 Les fournisseurs ............................................................................................... 17 Immobilisations ............................................................................... 18 Les immobilisations ..........................................................................19 A propos des immobilisations ............................................................................. 19 A propos des crédits-bails.................................................................................. 19 La liste des immobilisations ............................................................................... 20 Les commandes ............................................................................................... 22 La fiche d'une immobilisation ............................................................................. 23 Saisie d’une immobilisation ou d’un crédit-bail...................................................... 24 Reprise d’antériorité ......................................................................................... 27 Le plan d'amortissement ................................................................................... 28 Les traitements ................................................................................ 30 Traitements ....................................................................................31 Acquérir un crédit-bail....................................................................................... 31 Calculer les immobilisations ............................................................................... 32 Sortir une immobilisation................................................................................... 33 Réviser une immobilisation ................................................................................ 35 Les virements .................................................................................................. 36 Générer les écritures de dotations ...................................................................... 36 L’inventaire ..................................................................................................... 38 Exporter vos immobilisations ............................................................................. 41 Mettre sous surveillance .................................................................................... 41 Les états........................................................................................... 42 Les états ........................................................................................43 Présentation générale ....................................................................................... 43 Choix des données à imprimer et type de sortie ................................................... 43 Les états standards .......................................................................................... 44 Les états spécifiques......................................................................................... 45 Les statistiques ................................................................................................ 46 Autres états..................................................................................................... 47 Les états paramétrables .................................................................................... 48 Fonctions diverses............................................................................ 49 Autres fonctions...............................................................................50 Mot de passe ................................................................................................... 50 Sauvegarde ..................................................................................................... 51 Restauration .................................................................................................... 52 Fin d’exercice................................................................................................... 53 Index................................................................................................ 54 Découverte et prise en main 8 Découverte et prise en main Aides et documentations La documentation La documentation de Ciel Immobilisations est structurée en deux manuels électroniques au format PDF : • Le manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Immobilisations dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. Vous pouvez le consulter et l'imprimer à l'aide d'Adobe Reader. Ces deux manuels sont accessibles depuis le menu AIDE. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Immobilisations, des informations utiles. 9 Découverte et prise en main Démarrer Ciel Immobilisations Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur. Ou bien : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - IMMOBILISATIONS. 3. Cliquez sur CIEL IMMOBILISATIONS. 10 Découverte et prise en main Ouvrir le dossier d'exemple Dans ce chapitre, vous effectuerez diverses manipulations, et à cette fin, vous utiliserez le fichier d'exemple Société Exemple qui contient des listes prédéfinies d’immobilisations, de comptes, de fournisseurs, etc. Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons donc d'ouvrir ce dossier d'exemple : 1. Sur la page d’accueil du logiciel, cliquez sur le bouton . 2. Le fichier exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Immobilisations ™, seul le dossier exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton .  Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul dossier peut être ouvert à la fois. 11 Découverte et prise en main Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format électronique PDF (Adobe Reader). Onglets Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Bouton de fermeture de l’application Boutons de réduction et d’agrandissement Intuiciel Barre de statut 12 Découverte et prise en main La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principales fonctions du logiciel: liste des immobilisations, des fournisseurs, etc. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. A l'intérieur de chaque groupe, des icônes vous permettent de créer une immobilisation, de générer les écritures de dotations, etc. Les recherches Trouvtoo Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez lancer une recherche (par exemple toutes les factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher dans la zone de recherche située au-dessus de la barre d’action. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Cliquez sur pour valider. 4. Cliquez sur pour annuler une recherche. Consulter votre Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Création du dossier 14 Création du dossier Créer un dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier. 2. Sélectionnez l’option Créer une nouvelle société nommée. 3. Indiquez son nom, puis cliquez sur le bouton [Créer]. Étape 1 : Paramètres 4. Sélectionnez la Monnaie du dossier, le nombre de décimales.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Étape 2 : Raison sociale 5. Saisissez le Code de votre société, son nom ainsi que son Adresse complète. Étape 3 : Communication 6. Indiquez les numéros de téléphone, portable, fax et les adresses mail et internet de votre société. Étape 4 : Exercice/calcul/taux de TVA 7. Indiquez les Dates de début et de fin de votre premier exercice, ainsi que la Durée d’un exercice standard. 8. Spécifiez la base de calcul des amortissements : le logiciel permet de gérer des calculs basés sur un prorata temporis linéaire de 360 ou 365 jours. 9. Indiquez si vous êtes assujetti à la TVA ou non. Étape finale : Félicitations Dans la dernière étape de l’assistant, vous pouvez protéger votre dossier par un mot de passe. 10.Pour cela, cliquez sur le bouton [Mot de passe]. 11.Renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 50 12.Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. Conformément à la législation en vigueur, cette date a une implication directe sur les plans d'amortissements de l'ensemble des fiches d'immobilisation entrées au cours du 1er exercice. 15 Création du dossier Créer les bases Avant de commencer à saisir vos immobilisations, vous devez vérifier et/ou créer les données de vos listes : comptes, taux de TVA, codes analytiques, familles, localisations, etc. Les comptes  Menu LISTES - commande COMPTES Cette liste regroupe les comptes immobilisations de la classe 2. 1. Pour créer un nouveau compte, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Numéro de compte d'immobilisation ainsi que son Libellé. 3. Indiquez le Code liasse auquel est rattachée votre immobilisation. Pour ouvrir la liste des codes liasse, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. L'affectation de ce code à votre immobilisation vous permettra d'éditer ensuite l'état préparatoire CERFA 2054 et 2055. Les différentes zones des comptes liés (Dotations aux amortissements, Amortissements des immobilisations, Dotations aux amortissements dérogatoires, Reprises aux amortissements dérogatoires, Amortissements dérogatoires) sont automatiquement renseignées selon le Plan comptable 99. 4. Pour valider la création du nouveau compte, cliquez sur le bouton [OK].  Pour modifier ou supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur les boutons [Modifier] ou [Supprimer]. 16 Création du dossier Les taux de TVA  Menu LISTES - commande TAUX DE TVA Cette liste regroupe les taux de TVA prédéfinis par le logiciel. • Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer]. • Pour modifier un taux existant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Les codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES L'affectation à chaque immobilisation d'un Code analytique va permettre de classer et de gérer les immobilisations selon des codes analytiques. Vous pouvez ainsi conserver une cohérence avec le plan analytique adopté en comptabilité. Pour créer un code analytique, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. Les familles  Menu LISTES - commande FAMILLES 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pouvez les modifier par la suite. Les localisations  Menu LISTES - commande LOCALISATIONS Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Renseignez les zones Code et Libellé. 17 Création du dossier Les fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS 1. Pour créer une fiche fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Indiquez le code et le nom du fournisseur. 3. Renseignez les différentes zones relatives au fournisseur : coordonnées postales, numéros de téléphone, de fax, numéro Siret, adresses mail et internet, etc. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné- raire de votre adresse à celle de votre fournisseur). • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du fournisseur doit obligatoirement être renseigné pour accéder à ces informations.  Vous disposez d’autres listes concernant les monnaies, les formes juridiques et les titres. Elles sont accessibles par la commande AUTRES LISTES du menu LISTES et fonctionnent comme celles précédemment décrites. Immobilisations 19 Immobilisations Les immobilisations  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS La liste des immobilisations présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et Crédits-bails créés. A gauche de la fenêtre sont présentées les catégories : Toutes, Immobilisations, Créditsbails. Il suffit de cliquer dessus pour afficher les fiches correspondantes. Lorsque vous êtes sur la catégorie Tous, les crédits-bails sont affichés en bleu pour les différencier des immobilisations. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Immobilisations, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 27 Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.  Uniquement l’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée pour un crédit-bail. 20 Immobilisations La liste des immobilisations  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et crédits-bails existants. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste, • réviser une immobilisation, • acquérir un crédit-bail, • etc. Vous ouvrez la fiche descriptive d'un élément en double-cliquant sur son titre dans la liste. Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AAAA, située au dessus de la liste des immobilisations. Exemple Si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2010, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2010. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AAAA, située au dessus de la liste. 21 Immobilisations  Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Afficher l’aperçu L’option Afficher l’aperçu permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une fiche immobilisation ou crédit-bail ainsi que l’état Codes barres. 1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Afficher l’aperçu. 2. Choisissez une fiche dans la liste pour voir son aperçu. 3. Vous pouvez choisir un autre état que celui de la fiche standard. Pour cela cliquez sur le bouton [< la fiche standard>] et sélectionnez l’état de votre choix. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. 22 Immobilisations Les commandes Le bouton permet d’activer ou non les options d’affichage, d’éditer des graphiques, d’exporter la sélection, de trier les éléments de la liste, d’agrandir ou réduire la taille des polices, de définir les propriétés de la liste. Le bouton [Créer] vous permet de créer une immobilisation. Le bouton [Modifier] vous permet de modifier l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations sélectionnées. S'il y a des immobilisations qui sont utilisées par le programme, un message vous avertira que vous ne pouvez pas supprimer l'immobilisation sélectionnée. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Sortir] traite la cession ou la mise au rebut de l'immobilisation sélectionnée. Il n’est pas disponible pour un crédit-bail. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Virement] permet d’effectuer les changements de postes comptables d’une immobilisation d’un exercice à l’autre. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Réviser] vous permet de réviser une immobilisation sur sa valeur, sa durée. Vous pouvez également décomposer une immobilisation. Le bouton [Acquisition crédit-bail] permet d’enregistrer l’écriture d’acquisition d’un crédit-bail et de le basculer en immobilisation. Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de l'immobilisation. Ce bouton permet d'accéder directement au plan d'amortissement. La fiche de l'immobilisation ou du crédit-bail s'ouvre directement sur l’onglet Plan. 23 Immobilisations Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL. La fiche d'une immobilisation  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS - bouton [Créer]. Une nouvelle fiche d'immobilisation s'ouvre, elle est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d’un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Code analytique, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. 24 Immobilisations L’onglet Crédit-bail  Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisie d’une immobilisation ou d’un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. Saisie d’une immobilisation 1. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez un Libellé. Pour notre exemple : Poste serveur. Passez à la zone suivante. 3. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur l’icône d’appel de liste située en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/2010. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement diffé- rente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. 25 Immobilisations Nous avons ici saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Reprise d’antériorité, page 27 Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculer les immobilisations, page 32 Dans l'onglet Complément 1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises). 2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considé- rée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.  Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation (elle peut être importée directement depuis un scanner ou un appareil photo numérique). L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer; l'onglet Historique est vide. Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat 1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat). Saisie d’un crédit-bail 1. Saisissez le Code du crédit-bail puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone suivante. 26 Immobilisations 2. Saisissez le Libellé puis passez à la zone suivante.  A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Dans l’onglet crédit-bail  Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. Vous pouvez la saisir directement dans la zone ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier. 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, • utiliser les options de calcul automatisé. Saisie manuelle Pour modifier une redevance, double-cliquez dans sa cellule et saisissez son montant. Saisie automatisée 1. Sélectionnez la ligne à partir de laquelle le logiciel recalcule les échéances. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez une des options suivantes : • Recopier vers le bas avec % var : le montant est recalculé selon le pourcentage de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas avec % évo : le montant est recalculé selon le pourcentage d'évolution que vous indiquez. Le montant est recopié puis recalculé à chaque échéance. • Recopier vers le bas avec Mt var : le montant est recalculé selon le montant de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. 27 Immobilisations • Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul.  Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Le code analytique est inaccessible pour un crédit-bail puisque le bien n’appartient pas à l’entreprise. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un créditbail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Reprise d’antériorité Ciel Immobilisations vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en "bloquant" la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 28 Immobilisations 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans Ciel Immobilisations). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Etalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : • Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée. • Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. • Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. • Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.  Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : 1. Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. 2. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité. 29 Immobilisations Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Les traitements 31 Les traitements Traitements Acquérir un crédit-bail Acquisition Si votre entreprise choisit d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition crédit-bail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. Saisies dans la fiche de l’immobilisation à l’acquisition Lorsque vous procédez à l'acquisition d'un crédit-bail, celui-ci devient une immobilisation et certaines données doivent être renseignées. 32 Les traitements La plupart des informations indispensables à la gestion d'une immobilisation sont automatiquement récupérées de l'acquisition : • La Date d'achat et la Date de début : par défaut, ces dates correspondent à la date saisie précédemment dans la fenêtre Acquisition d’une immobilisation en crédit-bail. • La Valeur d'achat, la Valeur à amortir et la Valeur fiscale : correspondent au prix d'achat contractuel du crédit bail. 1. Renseignez le N° de compte de l’immobilisation. 2. Si vous gérez une comptabilité analytique, renseignez le Code analytique de l’immobilisation. 3. Saisissez la durée de l'amortissement pour établir un nouveau plan. 4. Cliquez sur le bouton [OK] sans quoi l'acquisition ne sera pas prise en compte et le crédit-bail ne passera pas en immobilisation. Un message vous demande d'enregistrer l'écriture d'achat de l'immobilisation. Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations via un clic-droit, commande ÉCRITURE D'ACHAT. Calculer les immobilisations Cette option vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Elle peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer toutes les immobilisations, sélectionnez la commande CALCUL DES IMMOBILISATIONS du menu TRAITEMENTS. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, dans la liste des immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées puis cliquez sur [Calculer au]. La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier. Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. 33 Les traitements  La commande [Calculé au] est aussi disponible depuis la fiche de l'immobilisation, onglet Fiche, zone Calcul. Il suffit de procéder de la même manière en saisissant la date dans la zone Date de calcul. Le calcul ne concernera alors que l'immobilisation dont la fiche est ouverte. Sortir une immobilisation  La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir. 2. Cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 3. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 4. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut. 5. Cliquez sur [OK] pour valider la sortie de l’immobilisation. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre une de vos machines à commande numérique. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir. 2. Cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 3. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 4. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 5. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 6. Indiquez le nom de l'Acheteur. 34 Les traitements Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 7. Cliquez sur [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation. 8. Cliquez sur [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d'une immobilisation Ciel Immobilisations autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation. Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle 35 Les traitements immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Trois possibilités vous sont offertes pour la cession partielle d’une immobilisation : • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. 5. Cliquez sur [OK]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Réviser une immobilisation Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les trois points suivants : • révision de la durée d'amortissement, • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat, • nouvelle approche par composant des immobilisations. Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.  On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez l’immobilisation que vous souhaitez réviser, puis cliquez sur le bouton [Réviser]. 2. Indiquez le Type de révision (modification de la durée et/ou de la valeur). 3. Précisez s'il s'agit d'une révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat. 4. Saisissez la nouvelle durée (nombre d'années et de mois). 5. Sélectionnez l'exercice à prendre en compte (N ou N+1). 6. Si vous souhaitez décomposer l'immobilisation par composant, cochez l'option correspondante. Il s'agit d'un nouveau principe de comptabilisation par composants qui consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés diffé- remment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. Normes CRC 2002-10 : modification du plan d’amortissement A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont applicable au suivi des amortissements des immobilisations. 36 Les traitements 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Pour des informations complémentaires sur la révision d’une immobilisation (révision de la durée, révision de la valeur d’achat, révision de la valeur résiduelle, etc., reportez au manuel de référence électronique accessible par le menu AIDE. Les virements  Menu LISTES - commande VIREMENTS Effectuer un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée. 2. Cliquez sur le bouton [Virement]. 3. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date de travail par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 4. Cliquez sur [OK] pour confirmer ce virement. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • État préparatoire 2054-2055 La liste des virements  Menu LISTES - commande VIREMENTS Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués. Pour supprimer un virement : 1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui]. Générer les écritures de dotations  Menu TRAITEMENTS - commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES Cette commande permet de générer vos écritures de dotations aux amortissements. Vous pourrez ensuite exporter ces données comptables du logiciel Ciel Immobilisations pour Windows vers Ciel Compta pour Windows (version 9 ou supérieure).  Si vous avez saisi de nouvelles fiches, ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements (menu TRAITEMENTS - commande CALCUL DES IMMOBILISATIONS). 37 Les traitements 1. Activez la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES du menu TRAITEMENTS. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisations des dotations par compte. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures si vous le souhaitez puis cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement. La fenêtre Prévisualisation des écritures s’affiche. Elle présente les écritures générées avec les principales informations correspondantes : Date, N° et Libellé du compte, Débit, Crédit, etc. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le traitement.  Vous pouvez visualiser l’historique de vos exports via la commande HISTORIQUE DES TRANSFERTS du menu TRAITEMENTS. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de votre application. Paramétrer l’export Avant de procéder à l’export de vos écritures, vous devez paramétrer les options de transfert des écritures via le menu DOSSIER - commandes OPTIONS, PRÉFÉRENCES - Liaison comptable - Génération des écritures.  Vous trouverez les informations relatives à ce paramétrage dans le manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. 38 Les traitements L’inventaire  Menu TRAITEMENTS - commande INVENTAIRE L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part, aux localisations, et d'autre part, aux immobilisations. Le principe réside dans le fait de pouvoir inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis la commande AUTRES ÉTATS du menu ETATS. Le recensement des immobilisations La commande INVENTAIRE du menu TRAITEMENTS ouvre une fenêtre liste regroupant toutes les immobilisations recensées. Deux modes de saisie sont possibles : la saisie manuelle et la saisie automatique. Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : • en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation. • en rouge : l'immobilisation est mal localisée. La saisie manuelle 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. La fenêtre Saisie manuelle du stock physique s’affiche. 2. Saisissez le code Localisation puis le code Immobilisation. Vous pouvez modifier la Quantité. 39 Les traitements 3. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante. 4. Si vous souhaitez prendre en compte les crédits-bails, cochez la case correspondante. 5. Cliquez sur [OK] pour valider la saisie. La saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Saisie auto]. La fenêtre Saisie automatique du stock physique s’affiche. 2. La saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique.  Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. Relocaliser Cette commande corrige la localisation d’une immobilisation mal affectée ou une immobilisation non affectée. Exemple Une immobilisation est présentée en rouge. Elle est donc mal localisée. 1. Sélectionnez l'immobilisation dans la liste d'inventaire. 2. Cliquez sur le bouton [Relocaliser]. Un message vous demande de confirmer la relocalisation. 3. Cliquez sur [Oui]. L’immobilisation apparaît alors en bleu et le code localisation est automatiquement modifié dans la fiche immobilisation.  Vous pouvez Relocaliser tout l’inventaire en activant la commande correspondante du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit). Exporter l’inventaire L'intérêt de l'inventaire physique est de pouvoir échanger les données entre un ordinateur portable et un poste fixe. 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, activez la commande EXPORT du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit). 2. Dans la fenêtre Choix d’un élément, sélectionnez le type de sortie voulu (Fichier ou e-mail). 3. Si vous avez choisi Fichier, sélectionnez le répertoire dans lequel sera enregistré le fichier INVENT.DBF. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Si vous avez choisi e-mail, votre messagerie s’ouvre et affiche un mail contenant le fichier d’export en pièce jointe. 5. Complétez le mail. 6. Envoyez-le. 40 Les traitements Les éditions relatives à l’inventaire Le contrôle des données inventoriées avec les données théoriques est l'aboutissement de l'inventaire physique. Les différentes éditions disponibles vous permettent d'effectuer un contrôle des localisations et des quantités ainsi que d’exporter l’inventaire. Export inventaire Cet état permet d’exporter l’inventaire dans un fichier au format .DBF. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez la ligne Export inventaire. 2. Sélectionnez la sortie de l’inventaire (Fichier ou Email). 3. Cliquez le bouton [OK). 4. Selon votre choix, enregistrez le fichier d’export ou envoyez le mail contenant le fichier en pièce jointe. Immobilisations non inventoriées Cet état fait apparaître les immobilisations saisies dans le logiciel mais qui n'ont pas été inventoriées lors de l'inventaire physique. La liste des immobilisations concernées apparaît avec les localisations et quantités théoriques. 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Etats]. 2. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Immobilisations non inventoriées. 3. Pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l’impression de l’état, cliquez sur le bouton [Imprimante]. Inventaire Cet état fait apparaître, par localisation, les immobilisations répertoriées avec d'une part, leur localisation théorique et, d'autre part, leur quantité théorique. Un sous-total par localisation permet d'obtenir une vue globale des immobilisations effectivement présentes. Vous pouvez alors comparer quantitativement le réel et le théorique. 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Etats]. 2. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Inventaire. 3. Choisissez un type de sortie en cliquant sur le bouton correspondant : • [Ecran] : pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran. • [Imprimante] : pour lancer directement l’impression de l’état. 4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez les immobilisations à prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 41 Les traitements Purger l’inventaire Un système de purge sélective vous donne la possibilité d'effacer les entrées de l'inventaire physique. Vous pouvez purger : • tout l'inventaire : dans la fenêtre liste Inventaire, activez la commande PURGER TOUT L’INVENTAIRE du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit). • la localisation sélectionnée : dans la fenêtre liste Inventaire, sélectionnez la localisation souhaitée puis cliquez sur le bouton [Purger] ou activez la commande PURGER L’IMMOBILISATION du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit). • l'immobilisation sélectionnée : dans la fenêtre liste Inventaire, sélectionnez l’immobilisation souhaitée puis cliquez sur le bouton [Purger]. Pour chaque cas, vous devrez confirmer la suppression des entrées d'inventaire. Exporter vos immobilisations  Menu TRAITEMENTS - commande EXPORT ASCII Cette commande vous permet d’exporter vos immobilisations dans un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte). 1. Cliquez sur le bouton [Fichier] pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton [Email] pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. 2. Si vous avez choisi une sortie fichier : • le fichier se nomme par défaut IMMOS.txt. Renommez-le si nécessaire et allez dans le répertoire où le fichier sera enregistré. • Cliquez sur le bouton [Enregistrer] 3. Si vous avez opté pour un envoi par email : • votre messagerie s’ouvre avec le fichier ASCII automatiquement inséré en pièce jointe. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude. Mettre sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de mettre sous surveillance vos fournisseurs. 1. Appelez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton [Surveiller]. La liste de vos fournisseurs s’affiche. 3. Choisissez les fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. 4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. Les états 43 Les états Les états Présentation générale Ciel Immobilisations pour Windows prend en charge les différentes éditions relatives aux immobilisations. Les états standards Les états relatifs directement aux immobilisations sont présentés dans les éditions suivantes : Dotations mensuelles, Plus ou moins-values, Réintégrations fiscales, TVA à reverser. Les états spécifiques Les différents états spécifiques sont représentés dans les éditions suivantes : Etat préparatoire 2054-2055, Etat de contrôle 2054. Les statistiques Vous avez la possibilité d'obtenir des statistiques concernant les éléments des fiches immobilisations que vous avez saisies. Autres états Outre les états listés ci-dessus, vous pouvez également obtenir les états suivants : codes barres immobilisations, étiquettes, fiche immobilisation ; immobilisation par code analytique, par compte, par famille, par localisation ; immobilisations soumises à la CFE (Contribution Foncière des Entreprises) ; immobilisations dérogatoires par compte. Les états paramétrables Pour personnaliser les différentes éditions disponibles, vous disposez d’un générateur d’état. Choix des données à imprimer et type de sortie Lorsque vous activez une des commandes du menu ETATS, une fenêtre s'affiche pour définir les critères de sélection des données à imprimer. Dans la plupart des éditions, vous avez à déterminer l'année. Outre ce critère principal de sélection de dates, d'autres viennent s'y ajouter, selon l'édition que vous demandez. Dates Dans la plupart des éditions, la sélection des données se fait sur une année spécifique. Par défaut, l'année correspond à la date de recalcul que vous avez demandée. Vous pouvez modifier ces valeurs en saisissant dans la zone la nouvelle année à prendre en compte. Visualiser une édition à l'écran ou l’imprimer directement Une fois les critères de sélection définis, vous devez choisir le type de sortie : aperçu à l’écran ou sortie imprimante. 44 Les états Les états standards Dotations mensuelles  Menu ETATS - commande DOTATIONS MENSUELLES Trois états permettent d’imprimer pour le mois en cours, depuis le début de l'exercice et pour l'exercice en cours : • le détail des dotations par compte, • les dotations par compte, • les dotations par immobilisation, Vous pouvez prendre en compte les immobilisations en mode simulation.  Cochez la case Voir les commentaires pour obtenir la description des différents états dans la partie droite de la fenêtre. Plus ou moins-values  Menu ETATS - commande PLUS OU MOINS VALUES Cette commande édite les plus et moins-values à court et à long terme réalisées sur les cessions d'immobilisations à une date donnée. La définition des plus ou moins-values s'effectue selon le tableau suivant (CT = Court Terme ; LT = Long Terme) : Réintégrations fiscales  Menu ETATS - commande RÉINTÉGRATIONS FISCALES Avec cette commande vous obtenez la liste de toutes les réintégrations fiscales à opérer sur les dotations d'amortissements de vos immobilisations. Cela concerne les immobilisations dont la valeur brute d'achat dépasse un plafond fixé par l'administration. En effet, la réintégration fiscale correspond à la différence entre l'amortissement comptable qui est calculé sur la totalité de la valeur de l'immobilisation et l'amortissement fiscal. TVA à reverser  Menu ETATS - commande TVA À REVERSER Cette commande permet d'éditer, pour le mois considéré, l'état récapitulatif des valeurs de TVA à reverser pour chaque bien immobilier cédé. Le montant de la TVA à reverser est également indiqué dans la zone TVA à reverser de la fenêtre de sortie de l’immobilisation. Durée de détention des éléments cédés PLUS VALUES MOINS VALUES - de 2 ans 2 ans et + - de 2 ans 2 ans et + Eléments amortissables CT CT à hauteur des amortissements LT au-delà CT CT Eléments non amortissables CT LT CT LT 45 Les états Crédits-bails  Menu ETATS - commande CRÉDITS-BAILS... Cette commande vous permet d’éditer deux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer. Les états spécifiques Etat préparatoire 2054-2055  Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE 2054-2055 Cette commande permet de générer puis d'éditer l'état préparatoire des immobilisations et des amortissements de la liasse fiscale (états CERFA 2054 A et B; et 2055 A et B). Lorsque vous souhaitez obtenir l'état préparatoire CERFA, vous devez préciser si vous souhaitez recalculer la liasse fiscale en cochant la case Recalculer la liasse. Si cette case est décochée, les données visualisées seront celles du précédent calcul de la liasse. 46 Les états Etat de contrôle 2054-2055  Menu ETATS - commande ÉTAT DE CONTRÔLE 2054 Cette commande permet de générer puis d'éditer l'état de contrôle de la déclaration 2054- 2055. Vous pouvez demander le contrôle des valeurs de tous les codes liasses ou d’une partie des codes liasses. Les statistiques  Menu ETATS - commande STATISTIQUES Cette commande vous permet d'obtenir une édition des diverses valeurs saisies dans vos fiches d'immobilisations. Valeurs 1. Sélectionnez l'élément pour lequel vous souhaitez obtenir les statistiques (valeurs d'achat, valeurs à amortir, cumuls des dotations, valeurs résiduelles, dotations). Regroupements 2. Sélectionnez le type de regroupement pour lequel vous voulez obtenir les statistiques (par compte, par famille, par localisation, par code analytique). Options 3. Indiquez la date de calcul. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider vos choix. Pour inclure les immobilisations sorties avant la date de calcul, cochez cette option. 47 Les états Modifier la présentation du graphique Dans la fenêtre du graphique, cliquez sur le bouton [Propriétés]. Dans la fenêtre Propriétés du graphique, choisissez une des options proposées pour intervenir sur : • l'aspect du graphique : lignes, barres ou secteurs, • la position des légendes, des commentaires, • les couleurs utilisées (pour cela cliquez sur le bouton [Couleurs] situé en bas de la fenêtre). Demander l’aperçu avant impression ou l’impression directe Aperçu Pour obtenir l’aperçu avant impression, activez la commande APERÇU du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit dans la fenêtre du graphique). Impression Pour lancer l’impression du graphique, activez la commande IMPRIMER du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit dans la fenêtre du graphique). Autres états  Menu ETATS - commande AUTRES ÉTATS Si vous cochez la case Voir les commentaires, le descriptif de l’état sélectionné s’affiche dans la partie droite de la fenêtre. Dans la Liste des états disponibles, sélectionnez celui que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur le bouton [Aperçu]. 48 Les états Les états paramétrables Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui existent déjà.  Vous trouverez les informations relatives au générateur d’états dans le manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Fonctions diverses 50 Fonctions diverses Autres fonctions Mot de passe  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE Si vous le souhaitez, vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe. Rappelez-vous que l'assistant de création de votre dossier vous a proposé de fixer un mot de passe lors de sa dernière étape. Créer un mot de passe 1. Si vous ne l'avez pas fait et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre Contrôle d’accès au dossier s’affiche. Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points, sinon elle est vide. 2. Pour créer un mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Mot de passe s'affiche. 3. Saisissez votre Mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous souvenir de votre mot de passe. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau.  Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe]. 4. Cliquez sur [OK]. Le programme revient à la fenêtre Contrôle d’accès au dossier, enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone Mot de passe. 5. Cliquez [OK] pour quitter la fenêtre. Modifier ou supprimer un mot de passe 1. Activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Contrôle d’accès au dossier, cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Dans la fenêtre Mot de passe, saisissez votre mot de passe et cliquez sur [OK]. 51 Fonctions diverses 4. Celui-ci s'affiche. Cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe]. 5. Cliquez [OK] pour quitter la fenêtre Contrôle d’accès au dossier. Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage.  Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Sauvegarde sur support  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. • e-Sauvegarde : la copie de votre dossier sera réalisée sur votre site Internet. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 52 Fonctions diverses 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Sauvegarde en ligne Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, qui permet une protection optimale de vos données en les conservant hors des locaux de l’entreprise. Cette sauvegarde par externalisation représente l’une des meilleures solutions pour un archivage informatique. La mise en oeuvre et l’utilisation d’e-Sauvegarde nécessitent Internet Explorer 5.5 ou supérieure ; une connexion Internet ; un logiciel de messagerie ; un abonnement à l’offre Ciel e-Sauvegarde.  Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence (Partie Dossier - SAUVEGARDE-RESTAURATION - e-Sauvegarde), disponible depuis le menu AIDE. Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux.  Par défaut, Ciel Immobilisations sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois que vous avez choisi votre Mode de restauration, cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde. 5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme 53 Fonctions diverses revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE Cette commande change les dates de l’exercice courant. Le logiciel a renseigné les dates du nouvel exercice en se basant sur celles de l’exercice en cours. Vous ne pouvez pas modifier ces zones. Cliquez sur le bouton [Exécuter] pour lancer le traitement, ou sur le bouton [Annuler] pour l’annuler. 54 Index A Aide en ligne 8 Amortissement dégressif 29 exceptionnel 28 linéaire 28 Autres états 47 Autres fonctions 50 C Codes analytiques 16 Crédit-bail 24 acquisition 31 saisie 25 D Documentation 8 Dossier créer 14 Dotations mensuelles 44 E Ecritures de dotations 36 e-Sauvegarde 51 Etats de contrôle 2054-2055 46 préparatoire 2054-2055 45 spécifiques 45 standards 44 F Fichier ASCII 41 Fin d’exercice 53 Fournisseurs 17 G Gestion des codes-barres 38 I Immobilisations 19 calculer 32 cession partielle 34 cession totale 33 exporter 41 réviser 35 Installation en mise à jour 11 Inventaire 38 M Mettre sous surveillance 41 Mise au rebut 33 Mot de passe 50 P Plan d’amortissement 28 Plus ou moins-values 44 R Recensement des immobilisations 38 Référencement 8 Réintégrations fiscales 44 Reprise d’antériorité 27 Restauration 52 S Sauvegarde 51 en ligne 52 Statistiques 46 T Taux de TVA 16 Trouvtoo 12 TVA à reverser 44 Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Immobilisations - MAN_WI - V19.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel V Virements 36 Manuel de découverte Ciel Comptes personnels Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. En effet, ces informations nous sont indispensables pour vous faire bénéficier de l'assistance téléphonique au démarrage (2 appels sous 30 jours). Pour contacter nos techniciens-conseil, composez le numéro indigo Garantie : 0825 00 40 30. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour • Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs. Sommaire Découverte .................................................................................................................5 Documentation .........................................................................................................6 Prise en main..............................................................................................................7 Prendre en main le logiciel .........................................................................................8 Création du dossier................................................................................................... 11 Créer votre fichier ................................................................................................... 12 Gérer sa comptabilité ............................................................................................... 14 Comment débuter? ................................................................................................. 15 Démarrer votre comptabilité ..................................................................................... 16 Gérer vos comptes .................................................................................................. 18 Pointer les relevés de banque ................................................................................... 22 Consulter les catégories ........................................................................................... 24 Gérer votre trésorerie prévisionnelle .......................................................................... 27 Index........................................................................................................................ 28 Découverte Découverte 6 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre application est structurée en trois manuels au format PDF accessibles depuis le menu AIDE : • Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Comptes personnels dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. • le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version.  L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre ordinateur. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton . Pour imprimer les manuels Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée, le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Comptes personnels, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de réfé- rence ou l’aide. Prise en main Prise en main 8 Prendre en main le logiciel Introduction L'environnement de base de Ciel Comptes personnels vous est présenté. Par ailleurs, vous découvrirez les principales fonctions du logiciel. Celles-ci correspondent à 90% des travaux de gestion de vos comptes. L'objectif est donc de vous faire saisir une recette, une dépense et un virement puis de vous familiariser au pointage des relevés bancaires et à l'analyse de l'état de vos comptes. En règle générale, le but premier est de savoir «où on en est». Vous devez donc, à tout moment, connaître ce que vous avez dépensé et ce dont vous disposez réellement sur vos comptes. Enfin, vous pourrez «décortiquer» vos recettes et vos dépenses afin d'en découvrir avec précision leur répartition. Lancer votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation en cliquant sur l'icône présentée sur le bureau de votre ordinateur. Par la suite, pour lancer votre logiciel, vous pourrez aussi suivre la procédure suivante : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows™, 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTES PERSONNELS - CIEL COMPTES PERSONNELS. Commencer à travailler Vous êtes invité à découvrir Ciel Comptes personnels en utilisant le fichier d'exemple tout en parcourant ce manuel de découverte. Vous passerez ensuite à la création de votre fichier puis vous découvrirez progressivement les différentes fonctions du logiciel. Ouvrir le dossier d'exemple 1. Dans le menu DÉMARRER de Windows™, sélectionnez la commande PROGRAMMES puis CIEL - COMPTES PERSONNELS - CIEL COMPTES PERSONNELS. 2. Activez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre Ouvrir s’affiche. 3. Sélectionnez dans le répertoire Mes documents le fichier d'exemple Mes comptes. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Prise en main 9 La fenêtre principale de l'application Dans ce manuel vous effectuerez diverses manipulations et pour cela vous utiliserez le fichier d'exemple Mes comptes livré avec Ciel Comptes personnels. À l’ouverture de Ciel Comptes personnels, vous obtenez la fenêtre suivante : La barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents onglets. Elle est masquée par défaut. Ces raccourcis permettent d’activer des fonctions du logiciel : • ouvrir des applications ou des fichiers, • présenter des images ou des notes texte, • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.  Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le chapitre Présentation Générale, disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Une barre horizontale appelée barre d'actions est également présente sous les menus. Elle facilite l'accès aux principaux fichiers de votre dossier et permet de naviguer d’un onglet de l’Intuiciel à l’autre. La totalité des options est accessible à l'aide des menus. L’Intuiciel©  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n'est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Accueil. Attention Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Prise en main 10 L'Intuiciel© est une interface qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables, à des récapitulatifs et statistiques. Il est composé de trois onglets accessibles depuis la barre d’actions : • Mon bureau accessible par l’icône est l’onglet actif par défaut ; • Mon tableau de bord accessible par l’icône où vous avez une vision globale des informations sur vos comptes ; • Mes états et statistiques accessible par l’icône où vous retrouvez une liste d’états et de statistiques.  Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google Web. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez ainsi du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher dans la zone de recherche située au dessus de la barre d’action. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur les deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Création du dossier Création du dossier 12 Créer votre fichier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU L'assistant Top départ vous aide à créer un fichier. 1. Choisissez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. La fenêtre d'enregistrement de fichiers s'affiche. 2. Saisissez le nom de votre fichier et choisissez éventuellement sa destination. Par exemple, sous Windows XP, les fichiers sont créés automatiquement dans le répertoire Mes documents. Ciel Comptes personnels ouvre alors l'assistant de création de fichier. Vous allez, en plusieurs étapes, fournir les informations nécessaires à la tenue de vos comptes. 3. Dans la première étape, renseignez vos coordonnées puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Dans la seconde étape, créez vos comptes bancaires. Pour cela, cliquez sur le bouton [Créer]. La fiche vide d'un compte s'affiche. 5. Complétez-la en indiquant plus particulièrement le Solde initial. Il s'agit du solde de votre dernier relevé de banque, celui à partir duquel vous allez débuter votre comptabilité. 6. Créez ainsi autant de comptes que vous en possédez : • autres comptes courants, • livret épargne, • Codevi, etc. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 8. Dans la troisième étape vous pouvez ajouter des moyens de paiement. Vous pouvez créer autant de moyens de paiement de type chèque que vous avez de chéquiers en circulation (vous et votre conjoint par exemple). Il en est de même pour les cartes bancaires.  Il est également possible de modifier ou supprimer ceux qui vous sont proposés par défaut. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Dans les étapes 4 et 5, vous avez respectivement les listes des catégories de dépense et de recette définies par défaut. Vous pourrez créer vos catégories par la suite, lors de vos saisies. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante vous permet de créer vos titres ou actions. Si vous êtes connaisseurs, vous pouvez les saisir. Cependant, il sera toujours possible de renseigner ces informations plus tard, en ayant pris soin de vous procurer les documents nécessaires. Pour finir, une dernière fenêtre vous propose de sélectionner des options de démarrage : • La première option est cochée par défaut. Elle permet d’ouvrir automatiquement le fichier que vous venez de créer, à chaque lancement de Ciel Comptes personnels. • La seconde vous permet de définir un mot de passe qui vous sera demandé à chaque ouverture du fichier. Création du dossier 13 10.Cliquez sur le bouton [Terminer]. Le logiciel crée votre fichier et affiche la fenêtre principale. Gérer sa comptabilité Gérer sa comptabilité 15 Comment débuter? Généralités L'objectif premier est de commencer rapidement votre comptabilité. Il est donc nécessaire de fixer des méthodes, vérifier la présence de certains paramètres enfin, de saisir les premières opérations qui permettront de mettre en phase votre comptabilité et vos comptes. De façon générale, deux cas peuvent se présenter : • vous teniez vos comptes manuellement, • vous ne gériez pas de comptes personnels. Vous teniez vos comptes manuellement Dans ce cas, la tâche sera plus simple. En effet, vous avez, en théorie, déjà pointé vos relevés et vous connaissez la différence entre le solde en banque et le solde réel de vos comptes. Autrement dit, vous connaissez les opérations qui ne sont pas encore passées en banque (chèques émis non retirés, paiement par carte à débit différé, TIP renvoyés, etc). Pour démarrer votre comptabilité, il suffit ici d'avoir la liste de ces opérations et le dernier relevé bancaire. Vous ne gériez pas vos comptes Si vous ne teniez pas encore vos comptes, il vous suffira d'appliquer l’exemple de méthode qui suit. Vous devez vous munir de différents documents. • Pour vos dépenses : votre dernier relevé de comptes, vos talons de chéquiers de la période couverte par le relevé, vos reçus de carte bancaire, les différentes factures payées par TIP et autre moyen automatique et la liste des différents prélèvements automatiques. • Pour les recettes : le dernier montant des salaires, les remboursements de Sécurité Sociale et autres justificatifs d'entrées d'argent. Vous devez dans un premier temps effectuer le contrôle des différentes données de base. Gérer sa comptabilité 16 Démarrer votre comptabilité Vous teniez vos comptes manuellement 1. Par le menu MES COMPTES, commande GÉRER MES COMPTES, saisissez les opérations que vous n'avez encore pas pointées et qui ne sont, par conséquent, pas encore passées en banque. 2. Si, lors de la création de votre fichier, vous n'avez pas saisi le solde du dernier relevé de banque, indiquez-le dans la fiche du compte en question dans la zone Solde initial (menu LISTES - commande COMPTES). Pour les livrets, vous pouvez également indiquer le montant du dernier relevé. 3. Procédez ainsi pour tous vos comptes et toutes vos opérations en attente.  Certains cas particuliers que vous pouvez rencontrer tels les échéances d'emprunt, les prélèvements automatiques réguliers et constants, etc. vous seront présentés un peu plus loin. Vous ne teniez aucun compte Comme il vous a été précisé précédemment, vous devez disposez d'un minimum de documents (relevés, factures, chéquiers, justificatifs de paiement par carte, etc.). 1. Indiquez, comme solde de départ du premier compte traité, le solde de fin de relevé (menu LISTES - commande COMPTES, zone Solde initial). 2. Par le menu MES COMPTES, commande GÉRER MES COMPTES, saisissez les différentes opérations qui ne sont pas présentes sur le relevé. 3. Pour cela, utilisez vos chéquiers, vos justificatifs de carte bancaire, vos factures pour lesquelles le TIP ou le virement (ou prélèvement) a été accordé, vos bulletins de salaire, vos bordereaux de remboursement de Sécurité Sociale, etc. Il se peut que vous soyez obligés de prendre l'avant-dernier relevé pour voir si telle ou telle opération n'a pas déjà été enregistrée auprès de votre banque.  Pour les chèques et les cartes, utilisez les talons et les justificatifs pour retrouver la nature des opérations (type de dépenses, bénéficiaire, etc.). En règle générale, si vous ne teniez pas vos comptes, vous risquez d’omettre certaines opérations parce que vous ne disposez plus des justificatifs ou par oubli. En fait, vous saisirez ces opérations plus tard, à réception des prochains relevés qui vous permettront de constater leur existence. Ainsi, votre comptabilité se mettra à jour progressivement. Cas particuliers Échéance d'emprunt Pour optimiser l'enregistrement des échéances des emprunts qui courent : • soit vous créez une simple opération automatique en la passant sur un poste de dépense, • soit vous utilisez le gestionnaire d'emprunts (menu LISTES - commande EMPRUNTS). Ce dernier vous permet d’aller plus loin, notamment en vous autorisant à enregistrer le tableau d'amortissement et à ventiler le capital remboursé, les intérêts et les frais. 1. Pour débuter votre comptabilité, saisissez une simple dépense. Voir Saisir une dépense simple, page 18. 2. Créez la catégorie de dépense si cela est nécessaire. Prélèvement automatique Un loyer représente l'exemple «type» du prélèvement (ou virement) d'un montant constant à échéance fixe. Aussi, pour le lancement de votre comptabilité, nous vous conseillons de saisir les dépenses correspondantes manuellement. Par la suite, il suffira de créer une opération automatique dite périodique pour chaque prélèvement ou virement.  Pour plus de détails sur les opérations périodiques, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Gérer sa comptabilité 17 Retraits d'espèces Pour les retraits d'espèces, plusieurs méthodes peuvent être utilisées. • Vous pouvez considérer tout retrait comme une dépense diverse et donc vous enregistrez cette opération sur la catégorie Dépenses diverses avec un mode de paiement adapté au type de retrait effectué (carte, retrait au guichet, etc.) • Vous pouvez créer un compte Caisse sur lequel vous effectuerez un virement à chaque retrait. Vous enregistrez ensuite vos dépenses sur le compte caisse. Vous serez amené à utiliser un compte caisse si vous réalisez un achat conséquent en espèces. En effet, il peut s'avérer délicat d'enregistrer une dépense importante en Dépenses diverses. Si vous réalisez de fréquents retraits d'espèces, vous avez tout intérêt à créer un modèle de saisie qui comportera déjà la majorité des données relatives à ce genre d'opération. Cela est d'autant plus utile si vous êtes habitué à effectuer des retraits à montant constant, par exemple, vous retirez presque toujours 30 euros par carte dans les guichets automatiques.  Nous vous indiquons ici une méthode parmi beaucoup d'autres. De plus, nous ne décrivons pas chacune des manipulations à effectuer. Les travaux courants Ce chapitre résume les travaux couramment effectués pour une tenue correcte de votre comptabilité. Les saisies L'activité principale de tenue des comptes est la saisie. Elle impose un minimum de rigueur notamment en inscrivant clairement vos talons de chèques et en conservant tout justificatif lors d'un paiement par carte bancaire. De même, pour certaines dépenses, vous devrez vous aider des factures. C'est le cas de celles que vous réglez par TIP (EDF, France Télécom, etc.). En effet, pour payer, vous devez renvoyer le TIP. Pour cela, munissez-vous de la facture ou alors attendez votre relevé de banque pour constater le paiement. De plus, certaines opérations n'apparaissent que sur un avis, un courrier ou un contrat, qui eux-mêmes ne vous sont peut-être expédiés qu'une seule fois en début d'année (allocations familiales, mensualisation des impôts, etc.), voire une fois pour toutes (loyer). Dans ce cas, soit vous considérez cela comme une écriture périodique (le montant doit bien sûr être constant), soit vous enregistrez ces opérations depuis les relevés.  Les emprunts sont des opérations automatiques spécifiquement gérées. Enfin, d'autres opérations n'ont aucun autre justificatif que le relevé de banque lui-même. C'est le cas des cotisations de cartes bancaires, parfois des agios, etc.  Vous devez accorder le temps nécessaire à la création des opérations automatiques et des modèles qui faciliteront ensuite vos travaux de saisie. Le pointage Le pointage est un travail essentiel pour connaître exactement votre situation. Il permet simplement de connaître les opérations qui ne sont pas encore enregistrées en banque. L'objectif du pointage est d'obtenir un solde des opérations pointées égal à celui de votre dernier relevé puis un solde réel qui vous indique l'état de vos finances puisqu'il intègre les opérations non pointées, c'est-à-dire celles qui ne sont pas encore passées en banque. Autres travaux Les autres travaux ne sont que recherches, consultations, éditions et statistiques. Ils dépendent de votre volonté et de vos besoins d'aller plus loin dans le suivi de vos finances. Gérer sa comptabilité 18 Gérer vos comptes  Menu MES COMPTES - commande NOUVELLE RECETTE Saisir une recette 1. Cliquez sur l'icône Nouvelle recette de la barre de navigation. Une première fenêtre s'affiche et vous propose la liste de vos comptes. 2. Choisissez celui sur lequel vous enregistrez la recette. Exemple Sélectionnez le compte chèque courant BGO et validez en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez aussi utiliser la touche de votre clavier. La fenêtre suivante s’affiche : 3. Par défaut, le programme propose la date de travail. Saisissez la Date de l'opération si elle est diffé- rente. Vous pouvez utiliser l'icône d’appel du calendrier ou celui des dates prédéfinies . 4. Passez à la zone suivante pour valider la date en cours. Exemple Saisissez 07 puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone Montant.  Utilisez le même procédé pour passer d'une zone à l'autre. 5. Saisissez le montant de l'opération, par exemple 1450 euros puis appuyez sur la touche . 6. Dans la rubrique Catégorie, indiquez la catégorie de votre recette à l’aide de l’icône d’appel de liste situé en fin de zone. 7. Le bouton [Plusieurs catégories] vous permet de ventiler votre recette. La saisie répartie sur plusieurs catégories est décrite au paragraphe “Saisir une dépense ventilée”, page 19. 8. Dans la zone Description, Ciel Comptes personnels reprend par défaut le nom de la catégorie de recette. Modifiez si vous le voulez l'intitulé de cette description. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la recette et fermer la fenêtre.  Le bouton permet d'enregistrer l'opération que vous venez de saisir comme modèle. Exemple Par exemple, si vous percevez votre salaire tous les mois, vous pourrez l'enregistrer en tant que modèle. Par la suite, il suffira de le l’ouvrir et de renseigner le montant de l'opération. Saisir une dépense simple 1. Cliquez sur l'icône Nouvelle dépense de la barre de navigation. 2. Sélectionnez le compte concerné par votre dépense et validez en cliquant sur [OK]. Vous pouvez utiliser la touche de votre clavier. 3. La fenêtre de saisie d'une dépense est semblable à celle d'une recette mais vous devez renseigner deux zones supplémentaires : Paiement et Réf. Gérer sa comptabilité 19 4. Pour vous familiariser avec cette fonction, saisissez la dépense ci-dessous : • Date : 08 • Montant : 30 euros • Catégorie : Essence • Paiement : Carte • Référence : 081010 5. Validez en cliquant sur [OK]. Saisir une dépense ventilée La saisie ventilée est le fait de payer en une seule fois, avec un moyen de paiement unique, une dépense comportant différentes catégories. Par exemple, au supermarché, vous achetez de l'alimentation, des vêtements et des meubles. Exemple Vous avez effectué différents achats dans un même magasin. Vous souhaitez maintenant enregistrer votre dépense et la ventiler. 1. Pour cela, utilisez les données ci-dessous : • Date : 0810 • Montant : 153 euros • Catégories : Alimentation pour 60 euros - Habillement pour 50 euros - Meubles pour 43 euros. • Paiement : Chèque. Pour saisir votre dépense sur plusieurs catégories : 1. Cliquez sur le bouton [Plusieurs catégories]. La fenêtre suivante s'affiche : 2. Indiquez une catégorie en double-cliquant dans la cellule puis saisissez le montant correspondant. Un code statistique qui est facultatif peut être renseigné.  Vous trouverez une description détaillée sur les codes statistiques dans le chapitre Paramètres du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre précédente. La zone Réf. est renseignée automatiquement si vous avez indiqué vos informations chéquier ou carte bancaire lors de la création des modes de paiement. 4. Renseignez la rubrique Code statistique puis passez à la zone Description. 5. Dans la zone Description, indiquez le nom de votre dépense, par exemple, Achats supermarché. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous : Gérer sa comptabilité 20 6. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre opération et fermer la fenêtre.  Le bouton permet d’enregistrer votre saisie en modèle de dépense. Saisir un virement La saisie de virements doit être utilisée pour tout transfert d'argent entre deux comptes. Exemple Virement de la caisse vers une banque ou inversement. Virement entre deux comptes chèques, entre un compte chèques et un livret d'épargne, etc.  Si vous effectuez des virements d'un montant constant à échéance régulière, vous avez tout intérêt à créer une opération périodique (par exemple, le versement mensuel d'une somme fixe sur un Plan Épargne Logement).  Vous trouverez une description détaillée sur les opérations périodiques dans le chapitre Menu Listes du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. 1. Cliquez sur l'icône Nouveau virement de la barre de navigation ou sélectionnez la commande NOUVEAU VIREMENT du menu MES COMPTES. 2. Choisissez le compte sur lequel sera prélevé l'argent. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de saisie s'affiche. 4. Indiquez la date de l'opération et saisissez le montant. 5. Choisissez le compte vers lequel l'argent sera versé. 6. La zone Description est automatiquement renseignée par le programme, modifiez-la si nécessaire. 7. Enregistrez votre virement en cliquant sur [OK]. 8. Comme pour les recettes et les dépenses, vous pouvez enregistrer un modèle de virement en cliquant sur l'icône . Vous venez d’effectuer les trois principales opérations de la tenue d'une comptabilité personnelle. 9. Une fois toutes les opérations saisies, rien ne permet d'évaluer avec précision votre situation. Pour chacun de vos comptes, il vous reste à vérifier si les opérations sont bien passées en banque. Pour cela, vous devez pointer vos comptes bancaires en utilisant vos derniers relevés. Voir Pointer les relevés de banque, page 22. Gérer sa comptabilité 21 Consulter un compte 1. Pour consulter l'état de votre compte, activez la commande GÉRER MES COMPTES située dans le menu MES COMPTES. 2. Choisissez le compte «Compte Chèque (BGO)» dans la liste proposée puis validez à l'aide de la touche . La liste des opérations passées sur le compte chèque (BGO) s’affiche. L'en-tête de la fenêtre dispose de trois boutons qui vous permettent de créer une dépense, une recette ou un virement. 3. Le libellé du compte choisi est repris dans la zone Compte, dans notre exemple il s’agit du Compte chèque (BGO). Les boutons flèches vous permettent de naviguer d'un compte à l'autre sans fermer votre fenêtre. Le menu déroulant Opérations vous permet de sélectionner les opérations que vous souhaitez consulter : pointées, non pointées ou les deux (toutes). 4. Choisissez votre période de consultation à l'aide des boutons situés en fin de zone. Le programme affiche le Solde en banque qui doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé. Le Solde réel tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date indiquée et qui ne sont pas encore passées en banque. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte. Modifier une opération Double-cliquez sur l’opération à modifier ou sélectionnez-la dans la liste puis activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL (clic-droit). Supprimer une opération Sélectionnez l’opération dans la liste et choisissez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL (clic-droit) puis confirmez la suppression. Gérer sa comptabilité 22 Pointer les relevés de banque Vous disposez de deux méthodes de pointage : le pointage dit manuel et le pointage par import dit automatique. Pointage manuel  Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES  Munissez-vous de votre relevé de banque. 1. Cliquez sur le bouton [Gérer mes comptes] dans la barre d’actions. 2. Sélectionnez le compte que vous allez pointer. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations que vous avez effectuées sur votre compte. 3. Pour pointer, consultez votre relevé de banque pour chercher l'opération correspondante dans la liste. 4. Dans la colonne Opération pointée, double-cliquez dans la case à cocher. Utilisez le même principe pour dépointer votre opération. Les opérations pointées apparaissent alors en rouge.  Marquez également l'opération au stylo sur votre relevé de banque. Si vous ne trouvez pas une opération dans la liste alors qu'elle se trouve sur votre relevé, c'est qu'elle n'a pas été saisie ou qu'il y a une différence de montant ou de date. 5. Pointez ainsi toutes les opérations jusqu'à ce que toutes les lignes de votre relevé soient cochées. Vous pouvez connaître votre situation exacte en consultant les différents soldes affichés au-dessus de la liste des opérations : Solde en banque et Solde réel. 6. Répétez l'opération pour tous vos comptes bancaires.  Il est possible d’effectuer un tri de vos opérations en utilisant le menu déroulant Opérations. Celui-ci vous permet d'afficher les opérations pointées, non pointées ou bien toutes. Pointage automatique  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE PAR IMPORT  Vous pouvez également effectuer un pointage par import à partir du menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES ou menu CONTEXTUEL (clic-droit), fonction POINTER PAR IMPORT. Le pointage automatique consiste à récupérer les opérations de votre relevé bancaire dans Ciel Comptes personnels et de les comparer avec les opérations que vous avez saisies. Le logiciel repère les opérations non pointées. Il ne vous reste plus qu’à les vérifier et à les enregistrer. Vos opérations seront automatiquement pointées. Attention ! Le Solde en banque doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé pointé. Quant au Solde réel, il tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date indiquée. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte. Gérer sa comptabilité 23 Avant de lancer le pointage par import, vous devez : • récupérer votre relevé bancaire sur le site internet de votre banque. • définir le format d’import du relevé bancaire. Nous vous conseillons de consulter les formats d'import proposés pour vérifier celui qui fonctionne avec votre banque (menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ BANCAIRE). Vous disposez des trois formats suivants : Texte, QIF (Français et US), OFX.  Pour plus de détails sur les formats d’import des relevés bancaires, consultez le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Gérer sa comptabilité 24 Consulter les catégories  Menu LISTES - commande CATÉGORIES Vous obtenez toutes les opérations qui se rattachent à une catégorie donnée. Par exemple, pour la catégorie de dépenses Alimentation, vous pouvez immédiatement connaître : • le détail depuis la tenue de vos comptes, • le total d'un mois donné, • le total sur toute une période de votre choix. 1. Sélectionnez la commande CATÉGORIES du menu LISTES. La fenêtre qui s'affiche vous propose deux catégories. La première catégorie représente les Dépenses et la seconde les Recettes. 2. Sélectionnez la ligne Alimentation et cliquez sur le bouton [Consulter]. Une fenêtre présentant toutes les opérations de dépenses d'Alimentation s’affiche. Par défaut, Ciel Comptes personnels affiche les opérations de l'année en cours. Si vous sélectionnez au moins une fois une autre période, celle-ci sera automatiquement reprise lors de la prochaine consultation. 3. Pour consulter les opérations d'un mois précis, utilisez l'icône d’appel du calendrier . Gérer sa comptabilité 25 Exemple Pour connaître vos dépenses sur la journée en cours, cliquez sur l'icône d'appel des dates prédéfinies, sélectionnez l’option Aujourd’hui. Le programme affiche alors la liste des opérations de dépenses en alimentation de la journée en cours. La colonne Montant total affiche le total des opérations saisies. Évaluer votre situation Pour obtenir une situation d'ensemble, nous allons utiliser deux méthodes : le parcours rapide des soldes des catégories et l'impression d'un bilan. Visualiser les soldes Cette fonction permet d'afficher une fenêtre dans laquelle les soldes des catégories seront présentés pour chaque mois de l'année avec le total annuel et la moyenne mensuelle. 1. Sélectionnez la commande SOLDES/BUDGETS du menu ANALYSES ou utilisez la Barre de navigation. La fenêtre ci-dessous s'affiche. 2. Ciel Comptes personnels affiche un tableau dans lequel vous retrouvez : • les noms des catégories, en première colonne, • les douze mois de l'année, • le total annuel et la moyenne mensuelle de la catégorie, dans les deux dernières colonnes. Pour les visualiser, faites défiler l'ascenseur horizontal. Ainsi, pour chaque catégorie, vous disposez du montant réalisé chaque mois.  Les catégories de type recettes sont placées à la suite de celles de type dépenses. La fonction de cette fenêtre ne s'arrête pas à la présentation de vos recettes et dépenses réalisées. En effet, la notion de budget est abordée. Gérer sa comptabilité 26 Définir les budgets Définir un budget consiste à estimer le montant de vos recettes et de vos dépenses sur l'année. A l'aide du menu déroulant Afficher, vous pouvez choisir d'afficher : • les montants réalisés, • les montants budgétisés : les valeurs réalisées sont remplacées par les montants prévisionnels, • tous les montants : les montants réalisés sont comparés aux prévisions. Deux cases à cocher facilitent l'analyse : • Afficher l'écart affiche la différence entre le montant réalisé et le montant budgétisé. • Afficher le pourcentage présente le pourcentage d'atteinte des budgets.  Les montants budgétés doivent être saisis directement dans le tableau.De plus, il est possible de changer l'année consultée à l'aide de l'icône d'appel du calendrier ou en saisissant directement l'année. Dans notre cas, il s'agit de l'année 2010.  Pour plus de détails sur les budgets, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Gérer sa comptabilité 27 Gérer votre trésorerie prévisionnelle  Menu ANALYSES - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d’établir les prévisions de votre plan de trésorerie. Le logiciel calcule automatiquement vos soldes. La période sur laquelle vous faites vos prévisions est représentée mois par mois. • Dans la colonne Plan de trésorerie, les lignes de vos entrées d’argent puis celles de vos sorties d’argent sont présentées. La ligne Solde de la période affiche le total sur un mois. • La première ligne Solde début de période indique le solde des comptes sélectionnés en début de période. • La dernière ligne Solde final indique le solde une fois les recettes et dépenses renseignées et calculées.  Pour plus de détails sur la gestion de la trésorerie prévisionnelle, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. 28 Index A Aide en ligne 6 Assistant création de fichier 12 Assistant Top départ 12 B Barre d’actions 9 Barre de navigation 9 Budgets 26 Bureau 10 C Comptabilité 14 Compte consulter 21 gérer 18 Configuration minimale 3 Consulter les catégories 24 Créer votre dossier 12 D Démarrer comptabilité 16 Dépense simple 18 ventilée 19 Documentation 6 Dossier d’exemple 8 E Echéance d’emprunt 16 Enregistrer les manuels 6 Etats et statistiques 10 Évaluer votre situation 25 F Fenêtre principale 9 Formats d’import relevé bancaire 23 G Gérer mes comptes 16 Google 10 Guide des mises à jour 6 I Imprimer les manuels 6 Intuiciel© 9 L Lancer le logiciel 8 M Manuel de découverte 6 référence 6 Modifier une opération 21 Montants budgétisés 26 réalisés 26 Mot de passe 12 P Plan de trésorerie 27 Pointage 17 automatique 22 manuel 22 Prélèvement automatique 16 R Recette 18 Retraits d’espèces 17 S Saisies 17 Saisir un virement 20 une dépense simple 18 une dépense ventilée 19 une recette 18 Site Internet Ciel 6 Solde début de période 27 en banque 22 final 27 initial 16 réel 21, 22 Supprimer une opération 21 T Tableau de bord 10 ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Comptes personnels - MAN_WCP - V12.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Tenue de comptes aucune 16 manuelle 16 Travaux courants 17 Trésorerie prévisionnelle 27 Trouvtoo© 10 V Virement 20 Visualiser les soldes 25 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir La Solution Bâtiment Ciel 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Ciel Bâtiment Chiffrez vos devis en insérant des tranches et des ouvrages, de travaux Utilisez une bibliothèque de 2800 ouvrages bâtiment. Gérez les nouveaux taux de TVA neuf et rénovation avec les nouvelles attestations de TVA. Ciel Compta Bénéficiez de plans comptables et de modèles d’écritures prêts à l’emploi. Obtenez automatiquement votre TVA, Compte de Résultat, Bilan… Ciel Paye Bâtiment Disposez de plans de paye : cas standard et spécifique bâtiment. 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Utilisez 4 logiciels pour gérer votre activité • Avoir des logiciels toujours conformes à l’actualité légale et proposant régulièrement de nouvelles fonctionnalités pour gérer votre personnel, mais aussi l’intégralité de votre activité ou encore réaliser votre tenue comptable ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? • Accéder à vos données, de n’importe où et en toute sécurité ? Vous souhaitez : Accès au logiciel Ciel Compta • Pour maîtriser tous les stades de votre comptabilité. • Pour bénéficier de plans comptables clés en main. • Pour simplifier vos tâches administratives (calcul automatique de la déclaration de TVA, de la Balance…). Accès au logiciel Ciel Bâtiment • Pour réaliser vos devis détaillés avec images, plans, tranches de travaux, options… • Pour suivre précisément les consommations et la main d’œuvre de vos salariés, par chantier. • Pour visualiser la rentabilité d’une affaire (prévu/réalisé) grâce aux analyses chantiers. Accès au logiciel Ciel Paye Bâtiment • Pour réaliser simplement vos bulletins de paye avec des modèles selon le profil du salarié. • Pour vous guider dans la gestion du personnel (planning, absences, formulaires administratifs...). • Pour générer vos éditions légales et déclarations sociales en quelques clics. Accès au logiciel Ciel Immobilisations • Pour obtenir automatiquement vos tableaux d’amortissements. • Pour effectuer l’inventaire de vos immobilisations et payer moins de taxe professionnelle (CET). • Pour simplifier vos formalités administratives avec le calcul des déclarations 2054 et 2055. • Conforme à la Loi de Finances Rectificative. • Conforme aux dernières réglementations sociales ainsi qu’à la mesure CICE (Crédit d’Impôt pour la Compétitivité et l’Emploi). • Télédéclarations de votre TVA et de votre DPAE, DUCS, DADS-U et AED en quelques clics(1). • Interface intuitive et fluide. • Personnalisation de l’environnement de travail. • Accès de manière sécurisée à vos données comptables depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7(1). Les + des logiciels Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs et Astuces Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel DirectDéclaration TVA pour 1 SIRET Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel de comptabilité. Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données comptables depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Mais aussi, pour être serein et protéger vos données, Ciel les héberge et les sauvegarde automatiquement sur les serveurs sécurisés. En cas de panne, de virus ou de vol, vous êtes assurés de récupérer l’intégralité de vos données et de pouvoir ainsi continuer à travailler. Ciel directDéclaration Social pour 3 SIRET Pour préparer votre DADS-U à la norme 4DS et envoyer simplement vos déclarations sociales directement depuis votre logiciel de paye : AED (Attestation Employeur Dématérialisée), DUCS et DADS-U. Pré-imprimés de bulletins de paye Pour recevoir 20 pré-imprimés par mois dont le modèle est déjà paramétré dans votre logiciel de paye et éditer facilement et rapidement tous les bulletins de paye de vos salariés. Mon Compte est votre espace Client sur www.ciel.com • Retrouvez toutes les informations sur votre équipement et vos services. • Téléchargez vos mises à jour légales et fonctionnelles. • Consultez les formations disponibles pour vos équipements. • Accédez à la veille légale et aux actualités légales. Le saviez-vous ? Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Ciel Bâtiment • Chiffrez vos devis en insérant des tranches et des ouvrages de travaux • Affinez vos prix de ventes en suivant précisément vos déboursés sec, vos cœfficients de frais généraux et vos marges • Accompagnez et enrichissez vos devis par l’insertion d’images, de photos... • En un clic, transférez vos devis en factures jusqu’aux règlements de vos clients • Suivez et contrôlez vos dépenses et coûts sur vos chantiers instantanément • Editez automatiquement la liste des matériaux à commander auprès de vos fournisseurs • Facturez vos clients en fonction de l’état d’avancement des travaux • Suivez précisément les consommations et la main d’œuvre de vos salariés, par chantier • Personnalisez vos propres ouvrages de travaux avec la bibliothèque de 2 800 libellés d’ouvrages • Depuis votre devis, connectez-vous à Sage e-tarif et au simulateur des certificats d’énergie (CEE) • Accédez en un clic à vos analyses chantiers et visualisez rapidement la rentabilité d’une affaire (prévu/réalisé), des statistiques… • Transférez vos écritures d’achats et de ventes dans Ciel Compta Ciel Compta • Une comptabilité clé en main • Bénéficiez de plans comptables et de modèles d’écriture prêts à l’emploi • Visualisez en un clic votre bénéfice, les retards de paiement… • Obtenez automatiquement votre TVA, le Bilan… • Anticipez vos besoins avec la trésorerie prévisionnelle • Envoyez facilement votre comptabilité à votre expertcomptable Ciel Immobilisations • Vos amortissements et votre inventaire en un clic • Obtenez en quelques clics vos plans d’amortissements • Payez moins de taxe professionnelle avec l’inventaire des immobilisations • Retrouvez facilement toutes les informations sur votre matériel • Gérez simplement vos acquisitions en crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat…). Ciel Paye Bâtiment • Soyez guidé, dans les principales étapes de la création de votre société, dès l’installation de votre logiciel • Bénéficiez des plans de paye prêts à l’emploi : cas standard et bâtiment • Utilisez les nombreux profils disponibles : cadre, ETAM, apprenti, CUI, ouvrier… • Organisez votre activité à l’aide des plannings par salarié, équipe ou établissement… • Disposez des formulaires administratifs agréés pré-remplis en cas d’arrêt de travail ou d’embauche d’un salarié • Bénéficiez d’une gestion analytique par salarié et disposez ainsi d’une analyse financière des coûts salariaux • Editez rapidement vos éditions légales et vos documents types : Journal de paye, état des charges, contrats, convocations, suivi du personnel… • Créez simplement vos contrats de prévoyance et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées • Fiabilisez votre déclaration pour éviter tout rejet, grâce au contrôle de cohérence DADS-U • Générez votre DADS-U et DADS-U CI BTP avec une version conforme • Télédéclarez et payez vos cotisations en un clic aux organismes de protection sociale(1) : AED, DUCS, DADS-U et DADS-U CI BTP • Dématérialisez rapidement vos attestations employeur AED(1) à la Norme 4DS • Evitez les ressaisies et gagnez du temps en rattachant plusieurs salariés au même contrat mutuelle INFORMATIONS TECHNIQUES La Solution Bâtiment Ciel 2015 (1) Sous réserve de souscription à Ultraflex. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie. • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Le Duo 2015 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Le Duo Ciel 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Ciel Compta Disposez du Bilan et du Compte de Résultat pour faire le point sur l’avenir de votre entreprise. Disposez de nombreux assistants et modèles d’écritures pour gagner du temps comme l’import de votre relevé bancaire. Automatisez l’enregistrement de vos charges régulières (loyer, EDF…) grâce aux écritures d’abonnement. Ciel Devis Factures Conforme au Contrôle de la Comptabilité Informatisée ! 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Utilisez un logiciel pour gérer votre activité Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour • Réaliser des devis, factures et tenir votre comptabilité avec un logiciel conforme à l’actualité légale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Accéder à vos données commerciales et comptables, de n’importe où et en toute sécurité ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Compta • Pour maîtriser tous les stades de votre comptabilité. • Pour bénéficier de plans comptables clés en main. • Pour simplifier vos tâches administratives (calcul automatique de la déclaration de TVA, de la Balance…). Accès au logiciel Ciel Devis Factures • Pour réaliser immédiatement vos devis en saisissant à la volée vos articles, prestations, clients… • Pour gérer efficacement les services à la personne. • Pour visualiser d’un coup d’œil les chiffres clés de votre entreprise. 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs et Astuces Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Mais aussi, pour être serein et protéger vos données, Ciel les héberge et les sauvegarde automatiquement sur les serveurs sécurisés. Ciel DirectDéclaration TVA pour 1 SIRET Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel de comptabilité. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Editions • Bilan et Compte de Résultat synthétique, réel normal 2050 - 2053 et simplifié 2033A - 2033B, BNC 2035A (états préparatoires) • Déclaration de TVA CA3, CA12 (état préparatoire) • Télédéclaration de TVA(1) • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard, Journal centralisateur, SIG • Bordereau de remise de chèques en banque Traitements • Pointage et rapprochement bancaire (formats CFONB, QIF et OFX) • Lettrage automatique ou manuel • Contrepassation, réimputation • Intégration des relevés de comptes bancaires aux formats CFONB-ETEBAC, QIF et OFX • Assistant de clôture d’exercice Plan comptable et saisies • Plans comptables (Général (2010), agricole, associations, avoués, BTP, hôtellerie, ingénierie et mutuelle) • Saisie sur 2 exercices sans clôturer • Saisie des A-Nouveaux • Saisie en HT ou TTC • Calcul automatique de la TVA, du solde et de la contrepartie • Enregistrement des écritures en brouillard ou en simulation avant validation définitive • Calcul des frais kilométriques • Gestion des chéquiers et RIB • Saisie cahier comptable • Affectation automatique des comptes aux opérations du relevé bancaire lors de l’import • Visualisation des données comptables sur les 10 dernières années (Comptes et Balance) • Gestion analytique détaillée (plusieurs codes pour une écriture/répartition des montants sur plusieurs codes) • Automatisation de la saisie de vos écritures en associant les comptes (charges/fournisseurs…) Gestion complète des tiers • Comptes clients et fournisseurs • Encours clients, relances, mailings Echanges de données • Format CEGID PGI • Echange avec Sage Génération Expert, Sage 30, Sage 100 • Import des écritures de Ciel Paye, Ciel Gestion commerciale, Ciel Immobilisations, Ciel Bâtiment, Ciel Associations, Ciel Devis Factures, Ciel Compta Facile, Ciel Facturation Facile... • Import de Balance comptable depuis un autre logiciel ou de MS Excel® • Export de la Balance vers Ciel Etats comptables et fiscaux, MS Excel®… Aides • Société Exemple pour s’entraîner • Aide intégrée au logiciel • Manuel Logiciel limité à 5 sociétés. Pour plus de sociétés, consultez votre revendeur ou le service commercial Ciel au 01 55 26 33 33. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Compta 2015 (1) Sous réserve de souscription à Ultraflex. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Généralités • Correcteur orthographique intégré • Base de données complète de tous les codes postaux et villes de France • Gestion des services à la personne (intervenants, attestations fiscales…) • Choix de la monnaie et du nombre de décimales Aides • Aide en ligne et contextuelle • Manuel électronique Devis et factures • Adaptation simplifiée des modèles de devis, factures, avoirs (logo, texte, colonne) • Gestion des encours et règlements • Facturation en HT ou TTC • Gestion de plusieurs taux de TVA • Historique des pièces commerciales par client • Paramétrages des éditions (typographie, logo, insertion de colonnes…) • Gestion des statuts des devis en cours ou à relancer (en saisie standard) • Envoi de devis, factures, avoirs par Internet et par courrier • Choix visuel du modèle de document avant impression Ventes • Indicateur de gestion du tableau de bord sur une période (date à date) • Echéancier • Rapport des ventes • Graphiques (CA par client, factures par mois…) et listes des pièces par client Gestion de contacts, articles, prestations • Gestion de prospects, clients, fournisseurs (coordonnées, e-mail, encours…) • Gestion des clients et articles divers • Gestion des articles et prestations • Gestion des articles en sommeil • Création de mailings • Agenda intégré avec fonction de rappel Echange de données • Importation de contacts, clients et fournisseurs • Assistant d’échanges de données avec votre expertcomptable ou votre CGA(1) • Exportation des données vers MS Excel® et MS Word® • Transfert automatique des factures, règlements et avoirs vers Ciel Compta Sauvegarde et sécurité • Société Exemple pour s’entraîner • Sauvegarde de vos données • Mot de passe Logiciel limité à 5 dossiers. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Devis Factures 2015 (1) Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Manuel de découverte Ciel Devis Factures du Bâtiment Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel, • votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement, • le dépliant d’installation. Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 150 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet, et un logiciel de messagerie compatible simple MAPI (Outlook Express, Outlook®, Eudora ou autre) Autres fonctionnalités • PDF : Acrobat Reader® • Mailings Clients : Microsoft Word® 2003 (ou supérieur) • Autres Exports : Microsoft Excel®, Word® et Outlook® 2003 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Découverte ......................................................................................... 1 Documentation ..................................................................................3 Environnement ..................................................................................4 Entraînez-vous ..................................................................................6 Mise en place d’un dossier .................................................................. 7 Création d’un dossier..........................................................................9 Paramétrage du dossier ....................................................................13 Les fiches de base............................................................................17 Utilisation quotidienne ..................................................................... 23 Préparation d’un devis ......................................................................25 Préparation d’une facture de travaux et d’avancement ..........................32 Préparation d’une facture directe et d’un avoir .....................................37 Règlements clients ...........................................................................38 Relances clients ...............................................................................39 Les éditions des documents de ventes ................................................40 Préparation d’une commande fournisseur ............................................40 Transferts en comptabilité et statistiques ............................................41 Personnalisation du logiciel.............................................................. 43 Les vues et listes .............................................................................45 Paramétrage des éditions..................................................................47 Configuration imprimante et e-mail ....................................................48 Autres traitements ........................................................................... 49 Sauvegarde et restauration ...............................................................51 Import des données .........................................................................51 Interface des bibliothèques ...............................................................52 Réorganisation ................................................................................54 Purges............................................................................................54 Index................................................................................................ 55 Votre avis nous intéresse... .............................................................. 57 Découverte 3 Documentation Le manuel de découverte Il s’agit du présent manuel. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez appuyer sur la touche de votre clavier ou activer la commande AIDE du menu ?. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information. 4 Environnement Présentation de la fenêtre principale La barre de menus Les menus permettent d’accéder à la totalité des fonctionnalités du logiciel. La barre d’icônes La barre d’icônes donne accès aux principales listes (clients, articles,...) de votre logiciel. Vous pouvez la personnaliser à partir du menu FENÊTRES, commande BARRE D’ICÔNES.  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous à l’aide. Barre de titre Barre de menus Barre d’icônes Intuiciel 5 L’Intuiciel L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, utilisez la commande INTUICIEL du menu FENÊTRES pour le mettre au premier plan. Mon bureau Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la gestion d’un chantier. • Préparer un devis. • Préparer une facture. • Enregistrer un règlement client. • Suivre les clients. • Relancer des clients • Importer les tarifs d’un fournisseur. Cliquez sur une icône pour ouvrir le traitement correspondant. Mon tableau de bord Le tableau de bord vous permet de visualiser à une période donnée les principales informations de votre société : • les relances à effectuer : liste des devis à relancer depuis plus de 10 ou 20 jours. • les documents de ventes établis, • les règlements en attente : liste des montants non réglés par les clients. • l’état des ventes : le nombre et le montant des devis, des factures, des échéances clients. • le chiffre d’affaires HT : graphique de l’évolution du chiffre d’affaires par mois. Vous indiquez la période de votre choix dans les zones situées en haut à gauche. Le bouton situé en bas à droite permet de modifier les préférences des tableaux. Mes états et statistiques  Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées, reportez-vous à l’aide. Vous pouvez éditer les états relatifs aux ventes ou aux pièces commerciales. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix. Mes actualités Cet onglet vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Cliquez sur le bouton [Me connecter] correspondant à votre choix. 6 Entraînez-vous Vous pouvez découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d’exemple livré avec votre logiciel. Lancez votre logiciel Vous avez deux possibilités pour lancer votre logiciel : • Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows puis sélectionnez les commandes TOUS LES PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES DU BÂTIMENT - CIEL DEVIS FACTURES DU BÂTIMENT. • Double-cliquez sur le raccourci présent sur le bureau de Windows. Ouvrez la société Exemple Pour faire un tour d’horizon des fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le fichier d’exemple. 1. Activez le menu GÉNÉRAL puis la commande DOSSIERS. 2. Sélectionnez le dossier Exemple Bâtiment Ciel et cliquez sur le bouton [Valider]. Vous passerez ensuite à la création de votre dossier et à son paramétrage. Attention ! Faites attention à ne pas saisir vos données dans ce dossier. Mise en place d’un dossier 9 Création d’un dossier  Menu GÉNÉRAL - commande DOSSIERS Un dossier contient toutes les informations d’une société. Sa création est donc la première étape à réaliser lorsque vous acquérez votre logiciel. 1. Cliquez sur le menu GÉNÉRAL et choisissez la commande DOSSIERS. La liste des dossiers s’affiche : 2. Cliquez sur l’icône pour créer un dossier de travail correspondant à une nouvelle société. 3. Un message vous demande de confirmer la création, cliquez alors sur le bouton [Valider]. Deux étapes supplémentaires vont s’afficher afin que vous définissiez les renseignements généraux et les préférences de la société. Vous pourrez toujours revenir sur ces informations via le menu INITIALISATION. La société Exemple est livrée avec votre logiciel afin de faire un tour d’horizon de l’application. Faites attention à ne pas renseigner vos données dans ce dossier. 10 Renseignements généraux La fenêtre Renseignements généraux s’ouvre. Les renseignements généraux permettent de définir les renseignements de la société, nécessaires à la présentation des documents qui seront transmis aux clients. En effet, ces informations seront exploitées lors des éditions. 1. Saisissez les renseignements civils de la société (raison sociale, adresse, coordonnées téléphoniques...) qui identifient le dossier : il s'agit en quelque sorte de sa fiche signalétique.  Le numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés soit le R.C.S., sont fournis sur votre extrait K-Bis. 2. Cliquez dans la zone du logo pour insérer le vôtre, qui devra être édité sur les documents commerciaux (devis, factures, etc.). 3. Cliquez sur le bouton [Valider]. La date de dernière sauvegarde réalisée sera affichée en bas de la fenêtre. 11 Préférences de la société Les préférences permettent d’initialiser des critères, valeurs ou règles de gestion à appliquer à votre dossier. Ceux-ci sont nécessaires à l’exécution d'un grand nombre de fonctions du logiciel. 1. Renseignez les différentes parties de cette fenêtre : Bibliothèque La partie Bibliothèque permet d’initialiser les pourcentages des frais généraux par type d’articles ainsi que le taux de bénéfice pratiqué par la société. Les frais généraux représentent tous les frais de structure de la société : • charges de personnel à renseigner dans la zone F.G. M.O. (Frais Généraux Main d’Oeuvre), • charges administratives et de fonctionnement à l'exception des coûts d'achat des matériaux à renseigner dans la zone F.G. Fourniture. • le pourcentage des coûts et achats des matériaux sont à indiquer dans la zone F.G. Matériel. La répercussion des frais généraux sur les prix d'achat permet d'obtenir les prix de revient. La répercussion du pourcentage de bénéfice sur le prix de revient permet d’obtenir le prix de vente. Devis/Factures La partie Devis/factures regroupe les informations à prendre en compte lors de l’établissement des documents de vente. • Retenue de garantie : il s’agit du pourcentage retenu sur le prix TTC de la facture. Ce montant est réglé dans un délai d’une année à la fin des travaux. La retenue de garantie ne peut dépasser 5% du montant des factures. • Conserver le P.V. d’origine : consiste à figer les prix de vente du document d'origine afin qu'ils soient préservés au moment de leur reprise. 12 Nombre de décimales La partie Nombres de décimales permet d’indiquer le nombre de décimales à gérer sur les quantités, les prix unitaires et les montants : elles seront appliquées aussi bien au niveau des fiches des articles que des devis, factures, etc. Divers La partie Divers propose d’initialiser les options d’impressions par défaut et de présentation des familles articles lors des recherches dans les listes. 2. Une fois les préférences renseignées, cliquez sur le bouton [Valider]. 13 Paramétrage du dossier Les familles articles  Menu INITIALISATION - commande FAMILLES ARTICLES L'organisation des articles en familles et sous-familles permettra, dans la plupart des listes, d’extraire automatiquement les articles appartenant à la famille sélectionnée, en lançant une recherche. Créez une famille d’article 1. A partir de la liste des familles articles, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre de création d’une famille article s’ouvre : 2. Saisissez un code et un libellé pour la famille.  Un point est automatiquement inséré à la fin du code afin de pouvoir créer des sousfamilles. 3. Cliquez sur le bouton [Valider]. Créez une sous-famille d’article La codification des sous-familles doit être réalisée en saisissant un point entre chaque niveau. Exemple ELEC. est la famille générale des articles Electricité. ELEC.PRISES est la sous famille des articles Electricité de type prises. 1. A partir de la liste des familles articles, cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la zone Code, saisissez : • le code de la famille de l’article (premier niveau), • un point, • le code de la sous-famille (second niveau), • et ainsi de suite si vous avez d’autres niveaux de famille. 3. Indiquez le libellé et cliquez sur le bouton [Valider]. 14 La TVA  Menu INITIALISATION - commande TVA Cette liste présente les taux de TVA applicables au dossier et vous permet d’initialiser les taux de TVA que vous serez amené à utiliser au niveau d'un document commercial. Vous pourrez détailler la TVA au niveau global du document, d'une tranche de travaux ou d’une ligne au sein d’un document. Chaque taux de TVA est associé à un code allant de 1 à 5. Le code 0 est réservé aux articles exempts de TVA. Le taux de 5,50% est utilisé pour les travaux de rénovation. 1. Vérifiez que les taux de TVA par défaut répondent à vos besoins. 2. Pour en ajouter un, saisissez-le directement dans la colonne Taux. En appuyant sur la touche , les comptes comptables de TVA collectée et déductible sont automatiquement associés au taux.  Les comptes de TVA collectée et déductible sont nécessaires à la procédure de transfert en comptabilité (écritures de ventes et de trésorerie). 3. Choisissez le mode de TVA à appliquer par défaut à vos factures clients : • Encaissements/Décaissements : la TVA sera exigible lors d'un encaissement ou lors d'un décaissement (lors de l'encaissement d'un chèque de règlement par exemple). • Débits/Crédits : la TVA sera exigible lors de l'enregistrement au débit ou au crédit du compte tiers.  Cette fonction n'affectera pas les factures déjà existantes. Elle pourra être modifiée de manière ponctuelle dans le pied des factures. 4. Cliquez sur le bouton [Valider]. Les modes de règlement  Menu INITIALISATION - commande MODES DE RÈGLEMENT Les modes de règlement correspondent aux types de paiement des clients. Lors de la création de la fiche d'un client, l’association d’un mode de règlement permettra de calculer automatiquement la date de l’échéance dès lors qu’une facture sera établie. 1. A partir de la liste de règlements, cliquez sur le bouton [Créer]. 15 2. Saisissez le code puis le libellé du règlement. Par exemple : CHQ avec le libellé chèque. 3. Passez à la colonne % . Il s’agit du cumul des lignes d'un mode de règlement qui est obligatoirement égal à 100%. En effet, le logiciel refuse de valider un mode de règlement dont le total des échéances n'atteint pas 100%. 4. Sélectionnez le Type de paiement : Comptant, Net, Net Le, Fin de Décade, Fin de Mois, Fin de Mois le, Fin de Mois à. 5. Dans la colonne Mois, indiquez la méthode de calcul de la date d’échéance. Le calcul de la date d'échéance doit être réalisé en mois entier, avec des mois de 30 jours ou des mois de longueur variable (31 en janvier, 28 en février, etc.). • Si vous choisissez Oui, les mois seront tous de 30 jours et la colonne Nbre J. n'acceptera que des multiples de 30 (30, 60, 90, etc.). • Si vous choisissez Non, les mois seront utilisés pour leur longueur réelle et la zone Nbre J. acceptera tout nombre de jours. Lorsque la zone Type de paiement est à Fin de décade la zone Mois est obligatoirement à Oui. 6. Cliquez sur le bouton [Valider]. Les paramètres comptables  Menu INITIALISATION - commande PARAMÉTRAGE COMPTABILITÉ Le paramétrage de la comptabilité permet d’initialiser le lien avec Ciel Compta qui recevra les écritures de ventes et de trésorerie. Vous pouvez importer les écritures comptables 16 dans Ciel Compta ou bien dans un fichier de transfert comptable (au format texte) intégrable dans d’autres applications de comptabilité. 1. Dans la zone Logiciel de comptabilité, cliquez sur la flèche et sélectionnez Ciel Compta ou Fichier de transfert uniquement. 2. Indiquez le répertoire de l’application de Ciel Compta ou bien l’emplacement où sera enregistré le fichier de transfert (format texte). 3. Indiquez en chiffres le nombre de caractères maximum à utiliser pour la longueur des comptes en comptabilité. Cette valeur doit être comprise entre 6 et 9. 4. Indiquez les codes des journaux de trésorerie et de ventes avec deux caractères maximum. En général, ces codes sont BQ (Trésorerie) et VT (Ventes). 5. Les comptes et racines comptables sont renseignés par défaut pour les ventes (selon le type d’articles), les achats, la retenue de garantie, l’acompte, l’escompte, etc. Modifiezles si nécessaire. 6. Cochez la case Gérer les acomptes par tiers si vous souhaitez que votre logiciel transfère automatiquement les écritures d'acomptes de chaque client sur un compte comptable spécifique à ce client. Si cette case est décochée, le logiciel transfère systématiquement les écritures d'acomptes de tous les clients sur le même compte comptable. 7. La zone Racine Acompte devient accessible lorsque la case Gérer les acomptes par tiers est cochée. Saisissez la racine de compte comptable qui sera exploitée lors du transfert en comptabilité. Généralement, cette racine est : • 4191 pour que les écritures d'acomptes soient imputées à un compte comptable d'acompte spécifique au client (exemple 4191DUPONT). • ou 411 (à savoir la même racine que celle indiquée dans la zone Racine Client) pour que les écritures d'acomptes d'un client soient imputées au compte comptable de ce client (exemple 411DUPONT). 8. Cliquez sur le bouton [Valider].  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?. 17 Les fiches de base Les fiches de base sont les éléments indispensables à la facturation, c’est-à-dire les articles, clients et fournisseurs. Les articles  Menu FICHIERS - commande ARTICLES - LISTE DES ARTICLES Les articles sont les composants de base des documents commerciaux. La liste des articles regroupe toutes les fournitures (matériaux, marchandises) rentrant dans le cycle des achats ou des ventes, tous les matériels (engins de chantiers) utilisés pour la construction et tous les services et prestations (main d'œuvre). 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Saisissez le code du nouvel article qui est obligatoire. 3. Indiquez le type de l’article : Fourniture, Matériel ou Main d’œuvre. 4. Saisissez un libellé commercial puis un libellé technique qui servira aux ouvriers (par exemple, le détail sur la pose). 5. Cliquez sur l’onglet Tarification. 6. Indiquez les informations financières : le déboursé sec qui correspond au prix d’achat, le pourcentage de Frais généraux et de Bénéfice, le Prix de vente, les marges, les taux de TVA associés par défaut, etc. 7. Renseignez les informations techniques : appartenance à une famille article, unité de mesure. 8. Indiquez les informations comptables (comptes par défaut). 18 Déterminez les fournisseurs de l’article La zone Fournisseur est uniquement disponible pour les articles de type Fourniture. Pour la modifier, vous devez utiliser le bouton [Fournisseurs]. 1. Cliquez sur le bouton [Fournisseurs] situé en bas de la fenêtre. 2. Sélectionnez le ou les fournisseurs de l’article en cliquant sur l’icône . Vous pouvez renseigner jusqu’à trois fournisseurs ce qui est très utile lorsque vous achetez un article à différents fournisseurs. 3. Indiquez le prix d’achat public, la remise et le prix d’achat net. Ce dernier sera récupéré dans la zone Déboursé sec. 4. Cliquez sur la colonne du fournisseur qui sera utilisé par défaut (principal). Le titre de la colonne apparaît alors en jaune. 5. Cliquez sur le bouton [Valider]. Vous revenez à la fiche de l’article. Liez des documents externes Dans l’onglet Documents externes, vous pouvez lier des fichiers présents sur votre disque dur. Ces fichiers peuvent être des catalogues d’articles fournisseurs, des plans, des documents administratifs, etc. Il est possible de classer ces fichiers par dossier. Dans la partie droite de la fenêtre, faites un clic-droit et choisissez NOUVEAU DOCUMENT (RACCOURCI). Validez la fiche de l’article Une fois que vous avez fini de renseigner les informations concernant votre article, cliquez sur le bouton [Valider]. Modifications globales des articles  Menu FICHIERS - commande ARTICLES - MODIFICATIONS GLOBALES La modification globale agit directement sur les informations des articles sélectionnés. Cette commande réalise rapidement des changements qui seraient fastidieux de réaliser manuellement, fiche après fiche. Plusieurs modifications peuvent être réalisées en même temps sur les fiches. Elles peuvent être réalisées automatiquement ou avec un contrôle manuel. 19 Exemple Vous créez une nouvelle famille d’article plus appropriée à certains articles et vous n’achetez plus ces articles chez le même fournisseur. Pour apporter ces modifications, il suffit de sélectionner les articles concernés, de changer la famille et le code fournisseur. Mise à jour des tarifs  Menu FICHIERS - commande ARTICLES - MISE À JOUR DES TARIFS Cette commande permet de réaliser rapidement une mise à jour des tarifs d’une sélection d’articles (fourniture, main-d’œuvre, matériel). Mise en sommeil des articles  Menu FICHIERS - commande ARTICLES Lorsque vous n’utilisez plus des articles devenus obsolètes, vous pouvez les rendre inactifs. Ainsi, ils ne seront pas proposés lors de la saisie des pièces commerciales. La mise en sommeil des articles peut être réalisée selon trois méthodes : • Globalement avec la possibilité d’identifier la mise en sommeil, par la commande ARTICLES - MISE EN SOMMEIL. • Globalement pour une sélection d’article en passant par la commande ARTICLES - MODIFICATIONS GLOBALES. • Manuellement en cochant l’option Elément en sommeil dans chaque fiche de l’article concerné, par la commande ARTICLES - LISTE DES ARTICLES. 2. Sélectionnez le champ à modifier et cliquez sur le bouton [Ajouter]. Ces champs sont les informations constituant une fiche article. 3. Modifiez les valeurs des champs. 1. Cliquez dans cette zone et sélectionnez les articles à modifier. Cette zone permet de sélectionner les articles devant faire l'objet d'une modification de tarifs. Cette zone permet de choisir l’action : modification du prix d’achat, du prix de vente, etc. Cette zone permet de saisir la variation des prix en montant ou en pourcentage. 20 Les clients  Menu FICHIERS - commande CLIENTS Le fichier client permet d’identifier les prospects ou clients référencés à qui vous adressez vos devis et factures. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Saisissez le code du nouveau client qui est obligatoire et unique. 3. Indiquez le type (client ou prospect), le statut (industrie, particulier, etc.), les coordonnées. L’option Compte bloqué coché interdit la création de bons de livraison et de factures sur ce client. Un message d'avertissement apparaît en cas d'utilisation de ce client dans un devis ou une commande. 4. Cliquez sur l’onglet Règlements. 5. Renseignez les informations financières (mode de règlement, RIB, etc.) que le client vous a fourni. 6. Dans la zone Plafond En-cours, saisissez la valeur du reste dû à ne pas dépasser pour ce client. Lorsque le reste dû aura dépassé le montant du plafond, des messages d'avertissement s’afficheront lorsque de nouvelles factures ou de nouveaux devis seront établis pour ce client. La zone C.A. réalisé affiche le chiffre d'affaires réalisé avec ce client en fonction de ses échéances. La loupe permet de lancer un recalcul du C.A. réalisé. 7. Cliquez sur l’onglet Divers. 8. Modifiez si nécessaire les comptes proposés par défaut.  Le compte comptable est une information indispensable au transfert du journal des ventes, de trésorerie en comptabilité. Il contient la racine 411 (racine des comptes clients selon les règles comptables) suivie des 6 derniers caractères de la zone Code. 21 9. Vous pouvez lier des fichiers présents sur votre disque dur. Ces fichiers peuvent être des contrats, courriers électroniques, etc. Dans l’onglet Documents externes, faites un clic-droit dans la partie droite puis choisissez NOUVEAU DOCUMENT (RACCOURCI). 10.Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [Valider]. Les fournisseurs  Menu FICHIERS - commande FOURNISSEURS/SS-TRAIT. Cette commande permet d’enregistrer dans votre dossier les fournisseurs susceptibles de vous fournir les matériaux (briques, fils électriques, blocs-portes...) nécessaires à la réalisation des chantiers ainsi que les sous-traitants susceptibles de réaliser certaines tâches (ou la totalité) des chantiers. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Saisissez le code du nouveau fournisseur et ses coordonnées. 3. Dans l’onglet Autres renseignements, indiquez les informations financières que le fournisseur vous a fourni : mode de règlement, RIB, le numéro d’identification de TVA intracommunautaire ainsi que le compte comptable.  La saisie du compte comptable est obligatoire. Il contient la racine 401 (racine des comptes fournisseurs selon les règles comptables) suivie des six derniers caractères de la zone Code. 4. Vous pouvez lier des fichiers présents sur votre disque dur. Ces fichiers peuvent être des contrats, courriers électroniques, etc. Dans l’onglet Documents externes, faites un clic-droit dans la partie droite puis choisissez NOUVEAU DOCUMENT (RACCOURCI). 5. Cliquez sur le bouton [Valider]. 22 Textes standards  Menu FICHIERS - commande TEXTES STANDARDS Cette commande vous permet de paramétrer des textes qui pourront être utilisés lors de la saisie des factures, devis, commandes, etc. Ces textes vous permettront d’insérer automatiquement des informations volumineuses et répétitives dans les pièces commerciales. Dans le corps des pièces commerciales client , vous les intégrerez via l’icône . 6. Pour plus de détails sur la création des textes standards, reportez-vous à l’aide, accessible à partir du menu ?. Utilisation quotidienne 25 L’utilisation quotidienne de votre logiciel concerne la chaîne de facturation : préparer un devis et l’envoyer à votre client, commander les fournitures dont vous avez besoin auprès de vos fournisseurs, saisir la facture soit à partir du devis soit directement, enregistrer les règlements des clients, relancer des clients. Préparation d’un devis  Menu VENTES - commande DEVIS CLIENTS 1. Dans la liste des devis, cliquez sur le bouton [Créer]. Vous pouvez aussi directement cliquer sur l’icône Préparer un devis, dans l’Intuiciel. Le devis est composé de trois parties : l’en-tête, le corps et le pied. L’en-tête du devis (onglet En-tête) L’entête du devis permet de référencer votre nouvelle pièce commerciale, d’associer le client, de saisir l’intitulé des travaux, d’indiquer la date de la proposition commerciale et l’état du devis. 2. Saisissez la Référence du devis qui permettra de l’identifier.  L’état du devis est par défaut En-cours. Ce statut permet de réaliser des classements, recherches, filtres dans la liste des devis. 3. Saisissez la date de création du devis si elle est différente de la date du jour, proposée par défaut. Vous pouvez la saisir sans les séparateurs «/». 4. Cliquez dans la zone Client et sélectionnez celui à qui s’adresse le devis. Si le client n’existe pas encore dans votre dossier, vous pouvez saisir le code du nouveau client, le logiciel vous demandera si vous voulez créer sa fiche. 5. Les informations de la fiche client sont récupérées dans les différentes zones (coor- 26 données postales et téléphoniques, adresse de chantier). Complétez-les si nécessaire. 6. Dans la partie Description, saisissez une description sommaire des travaux à réaliser. Celle-ci pourra être imprimée sur l'en-tête du devis. 7. Dans la partie Chantier, saisissez l’adresse du chantier si elle est différente de l’adresse du client et la date à laquelle est prévue le début des travaux.  Vous pouvez indiquer des informations supplémentaires (deux expressions de 30 caractères maximum) qui apparaîtront en entête de devis. 8. Une fois les zones nécessaires renseignées, cliquez sur l’onglet Lignes pour accéder au corps du devis. Le corps du devis (onglet Lignes) Le corps est la partie principale du devis dans lequel vous pouvez insérer des articles, tranches, sous-tranches, textes libres, sous-totaux, textes standards. Insérer du texte standard Lancer la vérification orthographique Outils de mise en forme du texte dans la colonne Désignation Couper / Copier / Coller Accéder à la vue globale des tranches et sous-tranches Vous disposez de la commande Mise en forme afin de personnaliser le devis par type de ligne (tranche, sous total, élément) Consulter la fiche de l’article sélectionné Accéder au détail des lignes pour les saisir au lieu de passer par les colonnes 27 Personnalisez des colonnes du devis Avant de commencer à renseigner le corps de votre devis, vous pouvez définir les colonnes qui le composent. 1. Positionnez votre souris sur la colonne à supprimer ou sur la colonne à côté de laquelle vous voulez en ajouter une. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande AJOUTER UNE COLONNE ou SUPPRIMER UNE COLONNE. 3. Dans le cadre d’un ajout, sélectionnez le nom de la colonne. La colonne s’affiche alors juste après celle sur laquelle vous étiez positionné. 4. Répétez l’opération pour toutes les colonnes à supprimer ou à ajouter. 5. Afin de pouvoir utiliser votre présentation dans les prochains devis, faites un clic-droit sur une colonne et choisissez ENREGISTRER. Saisissez des informations dans le corps Insertion des tranches Les tranches permettent de structurer le devis en étapes, lots ou sections du chantiers. Chaque tranche comportera donc des éléments en rapport avec la nature des travaux. Chaque tranche peut à son tour se subdiviser en sous-tranches. Exemple La tranche Gros Œuvre pourra elle-même se subdiviser en différentes sous-tranches Lot de maison n°1, Lot de maison n°2, etc. 1. Positionnez le curseur de la souris à l’endroit où vous voulez insérer la tranche ou la sous-tranche. 2. Pour une tranche, cliquez sur l’icône . Pour une sous-tranche, cliquez sur le bouton puis choisissez la commande INSÉRER, SOUS-TRANCHE. 3. Dans la colonne Désignation, saisissez le nom de la tranche ou de la sous-tranche.  La saisie de tranches n’est pas obligatoire mais elle permet de structurer de manière claire les devis. Outre le fait de regrouper des éléments, les tranches permettent aussi de leur appliquer certaines valeurs. Par exemple, la saisie d’un prix de vente au niveau général de la tranche provoque le recalcul du prix de vente de tous ses éléments au prorata de chacun. 28 Insertion des articles Les articles peuvent être insérés dans le devis, que ce soit hors tranche, au niveau d’une tranche ou d’une sous-tranche. Pour cela, plusieurs méthodes sont possibles : • l’appel de la liste des articles puis la sélection des articles, • la saisie manuelle d’un code article dans la colonne Référence, • la saisie manuelle, dans la colonne Référence, d’un code article pas encore référencé de manière à le créer par la même occasion dans la bibliothèque, • la saisie libre d’un article non renseigné dans la bibliothèque. En effet, vous pouvez utiliser un article ponctuellement, sans qu’il soit nécessaire de le créer. Il s’agit d’un élément non référencé. Pour cela, vous laissez la colonne Référence vide et vous renseignez une désignation puis les colonnes relatives à la tarification. Procédure avec la 1ère méthode 1. Cliquez sur la ligne où vous voulez insérer les articles. 2. Cliquez sur l’icône . La liste des articles s’affichent. 3. Sélectionnez le ou les articles à mettre dans le devis. Pour une sélection multiple, appuyez sur la touche de votre clavier tout en cliquant sur les lignes des articles. 4. Cliquez sur le bouton [Valider]. Les articles sont alors insérés dans le devis. 5. Saisissez pour chaque article la quantité nécessaire à la réalisation des travaux. Vous pouvez faire appel aux métrés en cliquant sur l’icône . Les métrés sont des feuilles de calcul aidant à évaluer la quantité. 6. Les informations de la fiche des articles sont récupérées dans les différentes colonnes. Vérifiez-les et éventuellement complétez-les. Insertion de texte libre Il est possible d’agrémenter les lignes du devis par la saisie de texte libre, notamment lorsque celui-ci ne correspond pas à un élément qui sera quantifié ou vendu, tel qu’une remarque. 1. Pour cela, saisissez votre texte dans la colonne Désignation. 2. Appuyez sur la touche . Une fenêtre de saisie étendue permettra de compléter le texte avec des retours à ligne. 3. Cliquez sur le bouton [Valider]. Insertion des sous-totaux L’application permet de placer des lignes de sous-totaux à n’importe quel niveau du devis. 1. Cliquez sur la ligne où vous voulez insérer un sous-total. 2. Cliquez sur l’icône . La ligne s’affiche alors. 3. Si vous le souhaitez, modifiez son nom et sa mise en forme. 29  La totalisation se fait depuis le sous-total en englobant tous les éléments situés audessus et ce jusqu’à la prochaine totalisation ou tranche rencontrée. Insertion et suppression des lignes 1. Sélectionnez la ligne à supprimer ou bien celle au-dessus de laquelle sera insérée une nouvelle ligne. 2. Cliquez sur l’icône pour ajouter une ligne ou sur l’icône pour supprimer. Dans le cadre d’une suppression, un message vous demande de confirmer.  La suppression d’une tranche entraîne la suppression des éléments qui la composent, qu’il s’agisse de sous-tranches, de textes libres, d’articles. Mise en variante des lignes Une ligne du devis peut être considérée comme une option, c’est-à-dire qu’elle est traitée à part et n’est pas comptée dans le total du devis. Néanmoins, elle est visible dans l’édition du devis dans un bloc spécifique. Exemple Deux articles sont similaires : l’entrée de gamme et le haut de gamme. L’article haut de gamme est mis en variante dans le devis. Son prix est affiché à part et à titre informatif dans l’édition afin de montrer au client une autre possibilité. 1. Cliquez dans la ligne à mettre en variante. 2. Cliquez sur le bouton puis choisissez la commande OPTIONS - VARIANTES. La ligne est reconnaissable graphiquement par une croix rouge, située dans la marge. Validez le corps du devis Une fois que vous avez fini de renseigner tous les éléments à facturer, cliquez sur l’onglet Pied pour afficher le pied du devis. Le pied du devis (onglet Pied) L’onglet Pied du devis se présente de la manière suivante : 30 Les différentes informations issues du corps du devis sont reprises, à savoir la totalisation du déboursé des différents éléments, les prix de revient et prix de vente, le temps total, les totaux HT et TTC, la TVA (avec ventilation par taux), l’acompte, etc. 1. Vous pouvez revenir à tout moment dans le corps ou dans l’en-tête du devis afin d’y apporter des modifications. Pour cela, cliquez sur les onglets correspondants.  Le temps en heures reprend le total des heures de main d’œuvre et éventuellement les heures de matériel si les préférences le spécifient. Le temps en jours est calculé à l’aide du nombre d’heures déclarées dans les Préférences (menu INITIALISATION - commande PRÉFÉRENCES). 2. Dans la zone Effectif, saisissez le nombre de personnes qui travaille sur le chantier. La durée totale du chantier est alors calculée. La zone Marge brute présente en pourcentage le rapport entre le prix de vente brut total et le prix de revient total : (PV-PR) / PV. La zone Marge nette présente en pourcentage le rapport entre le prix de vente net (après application des remises ou majorations) et le prix de revient total (PVNet -PR) / PV Net. Dans la partie inférieure du devis, les différents totaux sont modifiables : une actualisation est alors générée. Le TTC est modifiable en l’absence de postes complémentaires. 3. Dans la zone Actualisation, saisissez si besoin un changement de prix en pourcentage ou en montant. Vous pouvez ainsi augmenter ou diminuer le total HT du devis. Dans le cas d’une diminution, saisissez l’opérateur « - » devant. Les autres zones sont alors recalculées. A la différence de l’actualisation, transparente pour le client, les postes complémentaires permettent la saisie d’une remise ou d’une majoration qui sera déduite ou ajoutée au total HT. La remise ou majoration est éditée en pied de document et permet de déterminer le calcul du HT net commercial. Les postes complémentaires doivent apparaître dans les éditions et la différence générée n’est pas répercutée dans le corps du 31 devis. Il peut notamment s’agir d’un geste commercial envers le client qu’il est bien entendu nécessaire de faire figurer. 4. A la fin de la zone Postes compl., cliquez sur le bouton et saisissez l’intitulé de la remise ou de la majoration puis son montant ou pourcentage. Cliquez enfin sur le bouton [Valider]. 5. Si un escompte est accordé, cochez la case correspondante puis saisissez son montant ou son pourcentage.  Un escompte peut être accordé en prévision d'un paiement au comptant. Ce sera au niveau du pied de la facture issue de ce devis que l'on accordera définitivement l'escompte ou non. 6. Pour consulter à tout moment le détail des taux de TVA applicables au devis ainsi que les différents calculs effectués, cliquez sur le bouton à la fin de la zone Total TVA. 7. A la fin de la zone Acompte, cliquez sur le bouton afin d’associer un acompte au devis. 8. Le mode de règlement précisé dans la fiche client est repris par défaut. Modifiez-le si besoin. Le bouton [Valider] permet d’enregistrer votre document et de le fermer. Pour enregistrer votre document sans le fermer, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous pouvez également imprimer le document en cliquant sur le bouton [Imprimer]. La fenêtre d’impression s’ouvre. Voir Les éditions des documents de ventes, page 40. 32 Préparation d’une facture de travaux et d’avancement  Menu VENTES - commande DEVIS CLIENTS - bouton [Transfert] Le transfert du devis en facture génère automatiquement une facture de type « facture de travaux ». Ce type de facturation permet de constater l’avancée progressive des travaux au fil du temps. Ce type de facturation peut aussi être appelé factures de situation ou demande d’acompte intermédiaire. Transfert du devis en facture de travaux 1. Sélectionnez le devis à partir duquel sera fait la facture. 2. Cliquez sur le bouton [Transfert]. 3. Dans la zone Destination de transfert, sélectionnez Facture de travaux. 4. Saisissez ensuite le code de la facture. 5. Si la date de la facture est différente de la date du jour proposée par défaut, modifiezla. 6. Cliquez sur le bouton si vous voulez afficher la facture juste après le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [Valider]. L’en-tête de la facture de travaux s’ouvre. 33 Saisie d’une facture de travaux Comme le devis, la facture est composée de trois parties : l’en-tête, le corps et le pied. En-tête de la facture L’en-tête de la facture est automatiquement renseignée à partir des informations du devis. 1. Modifiez la date de la facture si elle est différente de la date du jour proposée par défaut. 2. Vérifiez les différentes informations. 3. Saisissez une description qui vous aidera à repérer la facture. 4. Cliquez sur l’onglet Lignes pour afficher le corps de la facture. Corps de la facture Dans le cadre de chantiers de longue durée, vous ne souhaitez peut-être pas attendre la fin des travaux avant de débuter la facturation. Vous pouvez donc établir des factures d'avancement, appelées aussi situations de travaux, au fur et à mesure de leur progression. Ainsi, vous facturez uniquement les travaux réalisés depuis le début du chantier. Les travaux qui restent à réaliser apparaîtront sur l’édition de la facture mais ne seront pas comptés dans le prix. Vous pouvez gérer ces avancements soit au niveau global du document soit au niveau des tranches, sous-tranches ou éléments (articles). Références de la facture précédente et suivante dans la chaîne de facturation Position de la facture dans la chaîne de facturation. Dans cet exemple, c’est la première facture Référence du devis d’origine 34 Avancement global 1. Cliquez sur le bouton , situé en bas de la fenêtre. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton . 3. Dans la zone Avancement, saisissez le pourcentage. Avancement par ligne 1. Cliquez dans la colonne %Avancement de la tranche ou sous-tranche à facturer puis saisissez le pourcentage d’avancement. Ce pourcentage est alors appliqué à tous les éléments composant cette tranche. 2. Pour les étapes du chantier qui ne sont pas finies, supprimez le pourcentage 100 attribué par défaut.  Pour plus de lisibilité, vous pouvez ajouter les colonnes Qté Origine et P.V. Origine (clicdroit) afin de continuer à voir les valeurs non facturées. Les avancements au niveau des articles et ouvrages peuvent également être spécifiés en quantité. Dans ce cas, saisissez la valeur de l'avancement dans la colonne Quantité. 3. Cliquez sur l’onglet Pied pour afficher le pied de la facture. Avancement sur les quantités Pourcentages recalculés en fonction des quantités 35 Pied de la facture Les différentes informations issues du corps de la facture sont reprises ; à savoir la totalisation du déboursé des différents éléments, les prix de revient et prix de vente, le temps total, les totalisations HT et TTC, la TVA (avec ventilation par taux), l’acompte, etc. 1. Vous pouvez revenir à tout moment dans le corps de la facture afin d’y apporter des modifications. Pour cela, cliquez sur le bouton [Retour au corps] situé en bas de la fenêtre. 2. Dans la zone Actualisation, saisissez si besoin un changement de prix en pourcentage ou en montant. Vous pouvez ainsi augmenter ou diminuer le total HT de la facture. Dans le cas d’une diminution, saisissez l’opérateur « - » devant. Les autres zones sont alors recalculées. 3. Saisissez ou modifiez éventuellement le pourcentage de retenue de garantie à appliquer sur le total TTC de la facture. La retenue de garantie est calculée sur le total TTC après l’application des postes complémentaires et du calcul de la TVA. 4. Précisez éventuellement le mode de règlement prévu. Si vous aviez attribué un mode de règlement au devis d'origine, ce mode est automatiquement repris. Sinon il correspond à celui précisé dans la fiche du client. Les échéances présentent le calcul automatique du montant des échéances en fonction du calcul associé au mode de règlement. Le montant des échéances est obtenu à l'aide du net à payer duquel est déduit la retenue de garantie éventuelle. Vous pouvez dans tous les cas modifier les montants calculés. 5. Cochez la case Exclure de toute relance si le montant restant ne sera pas payé. Le bouton [Valider] permet d’enregistrer votre document et de le fermer. Pour enregistrer votre document sans le fermer, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous pouvez également imprimer le document en cliquant sur le bouton [Imprimer]. La fenêtre d’impression s’ouvre. Voir Les éditions des documents de ventes, page 40. 36  Vous pouvez constater que seuls les éléments avancés sont facturés. Les saisies se réalisent en cumulé et l’application se charge de calculer la différence de manière à ne pas provoquer de refacturation. Saisie des factures d’avancement Pour réaliser les factures d’avancement suivantes, vous devez transférer la facture précédente en facture d’avancement suivante. 1. Activez le menu VENTES, commande FACTURES CLIENTS. 2. Sélectionnez la facture puis cliquez sur le bouton [Transfert]. 3. Cliquez sur le bouton [Valider]. 4. Saisissez cette facture d’avancement de la même façon qu’une facture de travaux. Voir Saisie d’une facture de travaux, page 33. 37 Préparation d’une facture directe et d’un avoir  Menu VENTES - commande FACTURES CLIENTS Créez une facture directe Dans le cas d’une vente de fournitures ou de la réalisation de petits travaux, il n’est pas nécessaire de créer préalablement un devis. Par exemple, un peintre vend des pots de peinture au particulier, il saisie alors une simple facture. 1. Dans la liste des factures, cliquez sur le bouton . 2. Vérifiez que le type Facture directe est bien sélectionné.  Pour plus de détails sur la création d’une facture directe, reportez-vous à l’aide, accessible depuis le menu ?. Créez un avoir Il est possible de procéder à l’établissement d’un avoir destiné à diminuer la dette du client. L’avoir s’enregistre comptablement dans le sens inverse d’une facture classique : il n’est donc pas nécessaire de saisir des montants ou quantités négatives. 1. Dans la liste des factures, cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le type Avoir.  Pour plus de détails sur la création d’un avoir, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?. 38 Règlements clients  Menu VENTES - commande FACTURES CLIENTS Chaque facture peut faire l’objet de l’enregistrement du règlement correspondant. Une facture peut être réglée en intégralité en un seul règlement ou bien en plusieurs règlements partiels. 1. Ouvrez la facture à régler. 2. Dans le pied de la facture, cliquez sur l’icône . La fenêtre suivante s’affiche :  Vous pouvez passer par l’Intuiciel, icône Enregistrer un règlement client. La fenêtre de règlement s’ouvre directement. Vous devez renseigner en plus le client et la facture afin que le logiciel récupère les montants à régler. Le net à payer de la facture. C’est dans cette zone que vous saisissez un montant de règlement partiel à la place du montant proposé. Enregistre le règlement 39 Relances clients  Menu COMPTABILITÉ - commande RELANCE CLIENT L'édition des relances permet de générer automatiquement des lettres de relance ou une liste de clients à relancer accompagnée de leurs numéros de fax, téléphone, etc. Le logiciel va relancer les échéances non réglées à la date de l'édition et correspondant aux critères de filtre définis. Afin d'éviter de relancer un client pour quelques euros, il peut être utile de renseigner le montant minimum de relance. Toutes les échéances non soldées et inférieures à ce montant ne figureront pas dans la liste des relances. Sélectionnez les critères de filtre Indiquez les critères d’impression 40 Les éditions des documents de ventes  L’édition des documents des ventes est accessible à partir : • du menu VENTES, commande ÉDITIONS DE DOCUMENTS, • de la liste du document, • du corps ou du pied du document. Lorsque vous demandez une impression, une fenêtre s’affiche : 1. Choisissez le type de sortie de cette édition (aperçu avant impression, sortie directe sur l’imprimante, envoi d’un Email, etc.). 2. Sélectionnez le modèle d’édition paramétrable sur lequel vous vous basez. Préparation d’une commande fournisseur  Menu COMMANDES - commande COMMANDES FOURNISSEURS ou COMMANDES AUTOMATIQUES Les commandes fournisseurs constituent les documents de base dans le cycle des achats de fourniture. Vous avez deux méthodes pour saisir une commande fournisseur : • saisie manuelle : vous saisissez et sélectionnez vous-même les articles à commander. • saisie automatique : vous générez des commandes en fonction des besoins d’un chantier à partir du devis. Les commandes fournisseurs se divisent en deux parties : l’en-tête/corps et le pied.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?. 41 Transferts en comptabilité et statistiques Transfert comptable  Menu COMPTABILITÉ - commande TRANSFERT COMPTABILITÉ Cette commande permet de transférer des factures vers le journal de ventes et de trésorerie. Un fichier contenant vos écritures sera alors généré en fonction des paramètres préalablement définis dans le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMÉTRAGE COMPTABILITÉ. Voir Les paramètres comptables, page 15. A l’appel de cette commande, la fenêtre suivante s’affiche : 1. Renseignez la période des écritures à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Un aperçu des écritures de vente sous forme de tableau est affiché avant que celles-ci ne soient transférées définitivement dans Ciel Compta. Il est alors possible de contrôler, imprimer, ou envoyer par e-mail la liste des écritures. Le fichier est généré à l’emplacement que vous aviez indiqué dans le paramétrage de la comptabilité. Dans Ciel Compta, vous devez alors importer ce fichier via le menu DIVERS, commande IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS Statistiques et analyses  Menu COMPTABILITÉ - commande JOURNAL DES DEVIS, JOURNAL DES COMMANDES, JOURNAL DES BONS DE LIVRAISON, JOURNAL DES VENTES Le menu Comptabilité propose des éditions de journaux (pour les devis, commandes, bons de livraison ou factures). Chaque édition présente sur la période que vous indiquez une liste avec le nom du client, n° de document, montant H.T., TVA, T.T.C., acompte, etc. Par ailleurs, vous accédez également à des analyses chiffrées de votre activité dans l’Intuiciel, onglets Tableau de bord et Mes états et statistiques. Voir L’Intuiciel, page 5. Personnalisation du logiciel 45 Les vues et listes Les listes présentent les enregistrements, sous une forme adaptable à chaque utilisateur. Cette forme pourra être enregistrée sous forme de vue. La fenêtre des listes est constituée de six parties principales. Les boutons de gestion de liste Ces boutons vous permettent de gérer les vues, les filtres, les exports et les recherches dans la liste qui est ouverte. La barre de titre Cette barre présente l'intitulé des colonnes présentes dans les listes. Vous pouvez via un clic-droit choisir les colonnes à présenter, leur ordre d'apparition ainsi qu’afficher le total des colonnes numériques. Cette barre permet de classer les enregistrements en prenant comme critère une des colonnes. Cette colonne sera marquée par une flèche. Ajouter des colonnes dans une liste 1. Positionnez votre souris sur la colonne à côté de laquelle vous voulez en ajouter une. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande AJOUTER UNE COLONNE. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez les noms des colonnes à insérer. 4. Cliquez sur le bouton [Valider]. Permet d’accéder à d’autres vues, à la modification et gestion des vues, cette dernière fonction permettant en autre de créer une vue. Permet de créer des filtres de recherche, d’activer un filtre sur la vue en cours. Permet d’exporter la liste dans un document Word, Excel, etc. Permet de rechercher dans tous les champs, sur des phonèmes, des caractères, etc. 46 Le corps de la fenêtre Composé de colonnes, il présente un enregistrement par ligne. La ligne sélectionnée est caractérisée par un encadré rouge. La barre d’autofiltre Les autofiltres facilitent la gestion des volumes de données importants. L'icône située à droite des en-têtes de colonne permet d’activer les autofiltres. Une ligne s’affiche en dessous des en-têtes des colonnes sur laquelle vous pouvez saisir ou sélectionner les critères d’extraction. Le résultat est alors immédiat. La barre des tâches Située en bas de la fenêtre, elle peut être composée de six éléments, décrits ci-dessous. Nombre total d’éléments de la liste Nombre d’éléments sélectionnés dans la liste Annule la sélection en cours Modifie la hauteur des lignes Augmente la taille de la police Diminue la taille de la police 47 Paramétrage des éditions  Menu UTILITAIRES - commande PARAMÉTRAGE ÉDITIONS Cette commande permet de personnaliser entièrement la présentation de tous les documents édités par le logiciel. Vous pouvez ainsi modifier les polices de caractères, déplacer les informations fixes et variables, insérer des images... Il est possible de consulter et modifier un paramétrage existant ou bien de créer un nouveau paramétrage. 1. Pour accéder à un paramétrage, développez le dossier associé, par exemple Fichiers pour les éditions des articles, clients ou fournisseurs. 2. Sélectionnez à droite de la fenêtre un paramétrage et cliquez sur le bouton [Valider]. Une fenêtre s’affiche avec les éléments composant l’édition. Le menu PARAMÉTRAGES permet alors d’ouvrir un autre paramétrage, de quitter la fenêtre, etc. Au moment de l'édition, le logiciel proposera d'utiliser l'un de ces formats ("paramétrage par défaut") et éventuellement de choisir votre propre paramétrage, selon le type de document que vous souhaiterez obtenir. 48 Configuration imprimante et e-mail Imprimante  Menu UTILITAIRES - commande PARAMÉTRAGE IMPRIMANTES Cette commande permet de sélectionner et de configurer l'imprimante que vous utilisez.  Les imprimantes ont été paramétrées dans le panneau de configuration de Windows. E-mail  Menu UTILITAIRES - commande CONFIGURATION DE SERVICES - MESSAGERIE Vous pouvez envoyer des e-mails à vos clients, fournisseurs à partir de Ciel Devis Factures du bâtiment.  Seules les applications de messageries Microsoft Outlook, Outlook Express et Windows Mail sont compatibles pour la réalisation d’envoi de mails à partir de votre logiciel. Pour pouvoir envoyer des e-mails à partir de votre logiciel, vous devez sélectionner le gestionnaire de messagerie installé sur votre ordinateur : • Service Outlook : permet de gérer l’envoi de Mail avec Microsoft Outlook. • Service MAPI : permet de gérer l’envoi de Mail avec Outlook Express ou Windows Mail (Vista). Une fois le gestionnaire de messagerie choisi, votre logiciel est relancé. Ensuite, vous devez redémarrer votre ordinateur avant d’utiliser l’envoi par e-mail dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur l’envoi d’email, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ? (ou touche F1). Autres traitements 51 Sauvegarde et restauration  Menu UTILITAIRES - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION • La sauvegarde permet de réaliser une copie de votre dossier. Vous pouvez choisir l’emplacement où sera stockée la copie. Lorsque l’option Compression des données est cochée, la copie est au format zip. • La restauration n’est à utiliser que lorsque vous avez un problème sur votre dossier tel que des données corrompues. Elle permet de remplacer les informations de votre société par celles de la sauvegarde. L’option Mode sécurisé permet au logiciel de vérifier l'intégrité des données avant de réaliser la restauration. Vous êtes ainsi assuré de ne pas remplacer les données actuelles par des données corrompues. Sauvegarde de vos données en ligne  Menu UTILITAIRES - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - ESAUVEGARDE Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde. Ce système de sauvegarde permet de conserver les données de votre logiciel hors des locaux de l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation de Ciel e-Sauvegarde nécessitent une connexion Internet qui est utilisée lors de : • la création/modification du site à l'aide d'un assistant, • l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée, • la réalisation d'une sauvegarde en ligne. Import des données  Menu UTILITAIRES - commande IMPORT Cette commande permet de récupérer des données en provenance d'autres applications (articles, clients, fournisseurs, tarifs fournisseurs, famille articles). Par exemple, il peut s'agir d'un fichier réalisé dans Excel et enregistré au format CSV, ou bien d’un fichier texte fourni par un grossiste. Le format du fichier à importer est automatiquement reconnu par le logiciel. Trois formats peuvent être détectés en fonction de l'extension du fichier : • ACCESS (extensions MDB), • DBase III ou IV (extensions DBF), • ASCII (autre).  Pour plus de détails sur la procédure d’import, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?. 52 Interface des bibliothèques  Menu UTILITAIRES - commande INTERFACE BIBLIOTHÈQUES - GROSSISTES Vous disposez d’une bibliothèque qui permet d’intégrer les fichiers des tarifs des grossistes. Ces fichiers de tarifs contiennent généralement des fournitures.  Vous accédez également à l’import des tarifs fournisseurs par l’Intuiciel. Lorsque vous activez cette commande, une liste de grossistes est proposée. 1. Sélectionnez le grossiste qui vous a fourni un catalogue de tarifs. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Une fenêtre s’affiche. Celle-ci peut varier selon le grossiste mais le principe reste le même. 3. Saisissez éventuellement le préfixe à ajouter au code des articles lors de l'intégration. Ceci permet de clairement les distinguer des autres articles. Exemple Pour les articles MERLIN GERIN vous pouvez par exemple utiliser le préfixe MER. L'article ZZB2 sera alors intégré avec le code MERZZB2. 4. Dans la zone Fournisseur associé, indiquez le code d'un fournisseur. Si les articles n’existent pas, ceux-ci sont créés et rattachés à ce fournisseur. Par contre, si les articles existent déjà pour ce fournisseur, leurs tarifs sont mis à jour. Si vous ne spécifiez pas de fournisseur, c'est le fournisseur Origine qui sera sélectionné.  Le fournisseur Origine n'est pas à proprement parler un fournisseur (il ne possède pas de code et ne fait donc pas partie de votre bibliothèque fournisseurs). Les articles nouvellement importés ne seront alors rattachés à aucun fournisseur et les tarifs fournisseurs de ceux déjà existants ne seront pas remis à jour. 53 5. Dans la zone Par défaut, indiquez Oui pour que le fournisseur spécifié dans la zone Code devienne le fournisseur par défaut des articles. Leur déboursé sera alors directement lié au prix d'achat net pratiqué par ce même fournisseur. 6. Saisissez ou modifiez les valeurs à appliquer aux articles, à savoir : • le taux de frais généraux qui est appliqué au prix d'achat net afin de calculer le prix de revient. • le taux de bénéfice qui est appliqué au prix de revient afin de calculer le prix de vente. • le coefficient qui est appliqué au déboursé afin de calculer le prix de vente. Par défaut le coefficient multiplicateur est égal à : 1 + (taux de frais généraux × taux de bénéfice). 7. Cochez la case Appliquer le prix public au prix de vente si vous voulez que le prix de vente devient égal au prix d'achat public tel qu'il est pratiqué par le fournisseur (il s'agit du prix hors remise éventuelle). Les zones Bénéfice et Coef. multiplicateur ne sont alors plus actives. 8. Saisissez ou modifiez le chemin du répertoire dans lequel est stocké le fichier des tarifs. 9. Cliquez sur le bouton [Valider]. 54 Réorganisation  Menu UTILITAIRES - commande RÉORGANISATION Cette commande permet d’alléger la base de données de Ciel Devis Factures du bâtiment mais aussi de réparer les bases endommagées, de gérer les évolutions de version afin de bénéficier des dernières fonctions de votre logiciel. En effet, la réorganisation contrôle les champs et en cas d’absence, ceux-ci sont ajoutés. La réorganisation se présente sous la forme d'un assistant permettant de choisir le mode (simple ou avancé) et les opérations à réaliser. Cette réorganisation « à la carte » répond ainsi à vos besoins et habitudes de travail.  Pour plus de détails sur la réorganisation, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?. Purges  Menu UTILITAIRES - commande PURGES Ce traitement consiste à supprimer les documents commerciaux qui ne vous sont plus utiles, jusqu'à une date donnée. Le logiciel vous permet de choisir les documents commerciaux à purger : devis, commandes client, bons de livraison, factures client, factures d'acompte, commandes fournisseurs.  Par sécurité, il est impossible de réaliser une purge si vous n’avez pas procédé à l’archivage annuel, accessible par le menu UTILITAIRES, ARCHIVAGE DES DONNÉES puis LANCEMENT. 55 Index A Article créer 17 famille 13 mettre à jour les tarifs 19 mise en sommeil 19 modifier 18 Avoir 37 B Bibliothèques 52 C Clients créer 20 règlements 38 relance 39 Commande fournisseur 40 Comptabilité paramètres 15 transfert 41 Configuration e-mail 48 imprimante 48 D Devis préparer 25 transférer en facture 32 Documents externes 18 Dossier créer 9 paramétrer 13 E Edition documents de ventes 40 paramètres 47 statistiques et analyses 41 eSauvegarde 51 F Facture avancement 29 directe 37 travaux 29 Familles d’articles 13 Fournisseurs commande 40 créer 21 I Import 51 Intuiciel 5 L Listes et vues 45 M Modes de règlement 14 P Paramètres comptabilité 15 dossier 13 Préférences 11 Purge 54 R Renseignements société 10 Réorganisation 54 Restauration 51 56 S Sauvegarde 51 Statistiques et analyses 41 T Textes standards 22 Transferts en comptabilité 41 TVA 14 Votre avis nous intéresse... Afin d'améliorer la qualité de nos manuels sur nos produits (Aide, manuel...), nous vous serions reconnaissants de renseigner cette fiche et de nous la retourner à l'adresse suivante : Sage activité Ciel - Service Rédaction 10, rue Fructidor - 75 834 Paris Cedex 17 Fax : 01.41.66.24.36 Vos coordonnées Nom de la société : ......................................... Code client : ............................................ Utilisateur : .................................................... Fonction : ............................................... Adresse : ........................................................................................................................ Code postal : .................................................. Ville : ...................................................... Tél. : .............................................................. Fax : ...................................................... e.mail : ........................................................................................................................... Les sources d’informations produit Avez-vous consulté au moins une fois une des sources d'informations suivantes ? Indiquez les raisons de votre réponse. Quelle est la source d'informations que vous utilisez le plus souvent ? Pourquoi ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Y a-t-il une information que vous n'avez trouvée sur aucun support de documentation ? Si oui, laquelle ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Source d’information Oui Non Pour quelle(s) raison(s) ? Dépliant d’installation Manuel de découverte Aide intégrée  Le manuel de découverte Quelle(s) information(s) aimeriez-vous trouver en plus dans ce manuel ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... A votre avis, y a-t-il des informations dans ce manuel qui n'ont pas lieu d'y être ? Si oui, lesquelles ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... L’aide Quelle(s) information(s) aimeriez-vous trouver en plus dans l’aide ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... À votre avis, y a-t-il des informations dans l’aide qui n'ont pas lieu d'y être ? Si oui, lesquelles ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Suggestions et commentaires ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Les informations collectées sur ce formulaire sont indispensables au traitement de votre demande. Elles font l’objet d’un traitement informatique, à des fins de gestion administrative et commerciale par la société Sage activité Ciel responsable du traitement, ou par un prestataire, ayant signé un engagement de confidentialité, et situé dans un pays non-membre de l’union européenne. Elles pourront donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification dans les conditions prévues par la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez vous adresser à la direction administrative et financière de la société Sage, Le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17. Copyright Ciel 2011 Manuel de découverte Ciel Devis Factures du bâtiment - MAN WDFB - v 9.0 - 01.10 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Paye Ciel Paye Evolution Ciel Paye Bâtiment Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique des éléments de paye : de la mise en place d'un plan de paye (avec les cotisations, rubriques et variables) à la réalisation de vos bulletins de salaire, jusqu’au transfert de l'écriture de paye en comptabilité. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du manuel de référence ainsi que des aides intégrées (une aide contextuelle et l’Infopaye). Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel, • le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que vos logiciels sont des produits authentiques Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence, demandé lors du référencement. Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 3 Go de Ram. • 750 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Word et Excel : nécessitent Office 2000 (ou supérieur). • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader 5 (ou supérieur). Pour utiliser Ciel directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..................................................................................... 6 Documentation ..................................................................................7 Si vous débutez .................................................................................9 Entraînez-vous ................................................................................13 Création et mise en place d’un dossier ............................................. 19 Créer votre dossier ..........................................................................20 Contrôler et modifier le plan de paye ..................................................25 La reprise de paye (reprise de cumuls) ...............................................31 Créer les fiches des salariés ..............................................................33 Création des bulletins et traitements................................................ 39 Établir des premiers bulletins de paye.................................................40 Valider les bulletins de la période .......................................................43 Effectuer le paiement des salaires ......................................................45 Transférer l’écriture de paye en comptabilité .......................................47 A propos de la règle des cumuls.........................................................50 Les impressions................................................................................ 53 Principes généraux des impressions....................................................54 Les éditions mensuelles et trimestrielles..............................................57 Traitements de fin d’année ............................................................... 62 La dernière paye de l’année...............................................................63 La déclaration annuelle des données sociales .......................................64 La clôture du dossier ........................................................................65 Gestion des dossiers......................................................................... 66 La gestion des utilisateurs .................................................................67 La sauvegarde .................................................................................68 La restauration ................................................................................70 Les fonctionnalités de Ciel Paye Évolution et Ciel Paye Bâtiment...... 71 La gestion de temps .........................................................................72 La gestion automatique des IJSS........................................................74 Les services ....................................................................................76 Les éditions administratives ..............................................................77 Le récapitulatif des salaires ...............................................................80 Le générateur de documents .............................................................81 Les éditions chaînées........................................................................82 Personnalisation des fiches salarié......................................................83 Générer des écritures comptables (Zone Ecritures à générer) ................84 Assistant de cotisation ......................................................................85 L’archivage d’un dossier....................................................................86 La gestion analytique .......................................................................87 Import Ciel Bâtiment ........................................................................89 Etat préparatoire DADS CI-BTP ..........................................................91 Index................................................................................................ 92 Prise en main 7 Prise en main Documentation Le manuel de découverte Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Le fichier Lisez-moi Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute. Vous y accédez en cliquant sur l’icône Je prends connaissance des nouveautés présenté dans l’accueil Ciel. L’accueil Ciel s’affiche à l’ouverture du logiciel ou depuis le bureau de l’Intuiciel par le bouton [Accueil]. Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER. La formation Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour la consulter, activez la commande FORMATION FLASH du menu ? (AIDE). La formation est lancée sur une page internet, sur le site Ciel.com. Le manuel de référence Les manuel de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour le visualiser, dans votre logiciel, allez dans le menu ? et sélectionnez la commande MANUEL DE RÉFÉRENCE.  L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer le manuel doit être installée sur votre ordinateur. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide. 8 Prise en main Naviguer dans le manuel de référence Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Imprimer le manuel de référence Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans la plupart des fenêtres de l’application ou appuyez sur la touche . L'Infopaye Cette aide présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, etc.) ainsi que les paramétrages à effectuer dans le logiciel. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales. 9 Prise en main Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Paye, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l’accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Créer votre dossier L’assistant TOP DÉPART vous guide dans la mise en place de votre dossier de paye et la création de vos éléments de base indispensables à l’établissement des bulletins de paye. Voir Créer votre dossier, page 20. Récupérer le paramétrage de paye modèle Ce paramétrage contient les éléments de base nécessaires à la création et au calcul des bulletins. Créer les fiches salariés Créez les fiches des salariés permettant de les identifier. Vous pouvez à ce stade affecter un profil à chaque salarié. Les profils correspondent à des bulletins «types» à partir desquels les premiers bulletins des salariés peuvent être établis. Cela vous facilitera la création des bulletins. Créer les banques Créez la ou les banque(s) de la société si vous réalisez le paiement des salaires par virement. Adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins La commande PRÉFÉRENCES du menu UTILITAIRES vous permet d’adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins. Vous personnalisez votre interface en n’affichant que les éléments de votre choix. Vous pouvez personnaliser votre barre de navigation (ajouter, renommer ou supprimer des groupes). Vous pouvez également définir les marges utilisées dans l’impression des états standards. Etablir les premiers bulletins L'assistant TOP BULLETIN vous aide à réaliser votre premier bulletin de paye. Si vous obtenez un bulletin «vide», vous avez la possibilité d’appeler une liste de bulletins «types» à l’aide du bouton [Profil] de la fenêtre bulletin. Vous générez votre premier bulletin d’après le profil du salarié. Voir Établir des premiers bulletins de paye, page 40. Attention ! Avant d’établir les premiers bulletins, vous devez vérifier si les informations liées aux caisses, aux cotisations, aux rubriques, etc., sont complètes. 10 Prise en main Gérer les bulletins du mois suivant Par la suite, vous pourrez créer vos bulletins à partir de ceux du mois précédent. Vous ne modifierez que les éléments qui auront changé. En effet, lorsque les bulletins sont déjà créés, la meilleure solution consiste à les générer d’après les bulletins précédents. Quelques notions de paye Organiser un bulletin de paye Calculer un bulletin Lorsque vous établissez vos premiers bulletins, vous demandez le calcul du bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin. Pour gagner du temps par la suite, vous pouvez paramétrer le calcul automatique des bulletins. Pour cela, cochez l’option calcul automatique en saisie dans l’onglet Paramètres 1 des PARAMÈTRES société. Si vous cochez cette option, les valeurs renseignées dans les variables seront automatiquement mises à jour. Valider un bulletin Pour valider un bulletin, sélectionnez-le à partir de la liste des bulletins puis cliquez sur la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Attention ! N’oubliez pas de valider vos bulletins ! Le bulletin de paye peut être organisé comme suit : Salaire de base Salaire Brut Cotisations URSSAF Cotisations ASSEDIC Cotisations IRC Total Cotisations Net imposable Net à payer Attention ! Le calcul du bulletin est une opération indispensable. Attention ! Les bulletins doivent impérativement être calculés pour être validés. Pour effectuer certains traitements, les bulletins de la période doivent être validés. 11 Prise en main Réaliser une paye à l’envers Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant d'un montant net à payer que vous définissez. Dans ce cas, le salaire de base, les rubriques participant à l'élaboration du salaire brut et les cotisations sont recalculés.  Il n'est pas possible d'effectuer une paye inversée lorsque le salarié est en Paye Horaire ou Paye par points. 1. Créez le bulletin du salarié comme vous en avez l’habitude. 2. Modifiez éventuellement les lignes du bulletin pour ajouter ou supprimer les rubriques, cotisations et commentaires nécessaires. 3. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande PAYE INVERSÉE. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Votre logiciel procède au calcul du bulletin jusqu'à ce que le montant se rapproche de celui saisi. Saisissez le montant net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé. 12 Prise en main Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement la paye avec Ciel. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Créez votre dossier de paye Créez les éléments de base de votre Etablissez les premiers bulletins de paye Calculez, validez et imprimez Paiement des salaires Editez les données de paye Contrôlez et modifiez le plan de paye dossier (salariés, caisses, banques etc.) Transférez l’écriture de paye les bulletins de paye en comptabilité (journal de paye, livre de paye) 13 Prise en main Entraînez-vous Lancer votre logiciel Pour lancer votre logiciel : 1. cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows, 2. sélectionnez la commande PROGRAMMES puis ouvrez le dossier dans lequel est installé le logiciel, soit CIEL par défaut et sélectionnez CIEL PAYE.  Vous pouvez également lancer le logiciel en cliquant sur le raccourci présent sur le bureau. Ouvrir le dossier Exemple Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir la société Exemple, livrée avec le logiciel. Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton .  Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre Ouverture d’un Dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande AFFICHER LE DOSSIER EXEMPLE. 14 Prise en main La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche. Exemple de la fenêtre de Ciel Paye Evolution : L’Intuiciel L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions . Mon bureau Mon bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut. Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye mais aussi à votre compte Ciel et à la page d'accueil Ciel. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Espace de travail Barre d’état Intuiciel 15 Prise en main L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel, visible également à l'ouverture de votre logiciel. Cet accueil vous permet de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. De plus, vous pouvez rapidement mettre à jour vos coordonnées. Enfin, vous obtenez les numéros de l'assistance technique. Accéder aux principales tâches de paye Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye. Vous pouvez par exemple enregistrer la fiche d'un nouveau salarié, préparer un bulletin de paye, gérer les congés et les absences, calculer les charges sociales, etc. Vous pouvez ainsi effectuer une gestion précise de la paye et des salariés. • Embaucher un salarié. • Préparer mes bulletins de paye. • Envoyer l'ordre de virement des salariés. • Gérer les congés et absences. • Calculer mes charges sociales. • Établir ma DUCS. • Imprimer un document administratif. • Enregistrer le départ d'un salarié. • Éditer ma DADS. Mon tableau de bord Mon tableau de bord est accessible par le bouton . Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives à la paye : • Les bulletins de paye du mois (à réaliser, à valider, à imprimer, à comptabiliser). • Les congés et absences à la date du jour. • Les salariés ayant le plus de congés à solder. • Le nombre de salarié ayant rejoint (arrivée) et ayant quitté (départ) l'entreprise. • Les alertes vous informant des événements importants à prendre en compte (solde des congés payés, modification des minima sociaux). 16 Prise en main • Le montant des salaires bruts versés aux salariés (pour le mois précédent et pour l'année) ainsi que le montant des charges sociales patronales. • Le graphique de l'évolution (mois après mois) de la masse salariale. Mes états et statistiques Mes états et statistiques sont accessibles par le bouton .  Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées, reportez-vous au manuel de référence - Menu États. Vous pouvez éditer les états relatifs aux bulletins de paye, aux salariés, aux congés payés et absences ou aux documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix. Choisir un mode d’affichage : découverte ou complet Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de votre logiciel, • le mode complet, pour une gestion et un suivi des données de paye plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, sélectionnez la commande correspondante à partir du menu FENÊTRE.  Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou complet) est conservé lorsque vous quittez l'application. 17 Prise en main Consulter un bulletin de salaire Vous pouvez à partir de la société Exemple consulter un bulletin de salaire. Exemple d’un bulletin en euros avec le format Papier blanc comme modèle d'impression. BD FG ABCE 18 Prise en main Un bulletin de paye doit contenir, de par la loi, certaines indications. On trouvera notamment : Dans l'en-tête... A les renseignements concernant la société, comme par exemple les numéro de SIRET, code APE, code URSSAF où sont versées les cotisations, etc. (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). B les informations sur le salarié, à savoir ses nom et prénom, son numéro de Sécurité Sociale, la convention collective à laquelle il est rattaché, etc. (menu BASES - commande SALARIES). Dans le corps du bulletin... ...le plus de détails possibles quant au calcul des différentes sommes versées ainsi que les bases, taux et montants des cotisations retenues. C Les rubriques apparaissent le plus souvent sous forme de primes ou retenues et interviennent avant le Salaire Brut et après le Net imposable. D Le calcul du Salaire Brut constitue la première partie du bulletin : il est réalisé d'après le Salaire de base auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques. E Les cotisations sont des prélèvements obligatoires, versés par les salariés et l'employeur aux différents organismes sociaux. F Le calcul du Net imposable correspond au Salaire Brut - Cotisations. G Le Net à payer est obtenu d'après le Net imposable auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques. Quitter le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. Création et mise en place d’un dossier 20 Créer votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Après avoir effectué quelques essais avec la société Exemple, vous pouvez créer le dossier qui contiendra les données de votre société. 1. Sélectionnez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Création d’un dossier, saisissez le Nom de la société que vous créez. Ce nom sera repris par défaut comme Raison sociale dans les paramètres dossier.  Si vous avez coché l’option Récupération des informations de référencement lors de la création de votre dossier ce sont ces informations qui seront automatiquement reprises dans les paramètres dossier. Le chemin d'accès à l'application est proposé par défaut pour stocker le répertoire qui contiendra les fichiers du dossier que vous créez. S'il ne vous convient pas, modifiez-le en cliquant sur le bouton . 3. Validez la fenêtre Création d’un dossier en cliquant sur le bouton [OK].  Munissez-vous des éléments nécessaires à la création de votre dossier : liste de vos salariés ; listes des différents éléments composant le bulletin (banque, nom de la convention collective, caisses, etc.). Saisissez ici le nom de la société à créer. Liste des dossiers existants. 21 L’assistant Top Départ La fenêtre Top Départ s'affiche. Cet assistant va vous aider dans la création de votre dossier de paye en procédant étape par étape. 1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option correspondante. Vous disposez de deux modes de création : • Le mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création de votre dossier (raison sociale, dates d'exercices, etc.). Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous pourrez dès la dernière étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dossier (banques, caisses, salariés, etc.). • Le mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intégralité des paramètres de la société (identification, paramètres généraux, congés payés, heures travaillées, congés RTT, paramètres édition, etc.) 2. En Mode simplifié, l'option Récupération des informations de référencement est cochée par défaut. Vous récupérez dans ce cas les informations saisies lors de votre référencement (Dénomination, coordonnées, etc.). Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données. 3. Si vous avez choisi le Mode simplifié, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Si vous avez choisi le Mode complet, cliquez sur le bouton [Terminer]. Création d’un dossier en mode simplifié Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les éléments essentiels.  Les zones qui doivent être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une flèche rouge. Fenêtre Coordonnées du dossier Si vous ne récupérez pas les informations saisies lors de votre référencement, vous devez renseigner les zones suivantes : 1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone Raison sociale. 2. Définissez la Forme juridique de la société. Vous pouvez répertorier (ou consulter) les différentes formes juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton . 3. Renseignez votre code NACE, votre numéro de SIREN, votre N° URSSAF et Réf. URSSAF. 4. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez l'option correspondante. 5. Si votre entreprise appartient au secteur du bâtiment, cochez l'option Entreprise BTP. Ainsi, votre logiciel contrôlera également vos valeurs spécifiques au BTP. 6. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnées d'identification de la société : Adresse, Code postal, Ville, Pays, Tél., Fax.  Au cours des trois premières étapes de l'assistant, vous pouvez revenir à la fenêtre précédente en cliquant sur le bouton [Précédent]. Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler]. La fenêtre de l'assistant se ferme ; la société est quand même créée avec uniquement les informations saisies (raison sociale, adresse). 22 7. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramètres du dossier C'est à partir de cette fenêtre que vous saisissez les paramètres généraux, c'est à dire les informations administratives et législatives nécessaires pour établir les bulletins de salaire. Zone Paramètres 1. Saisissez l'Année de l'exercice courant, à savoir l'année de l'activité en cours. 2. Indiquez si vous pratiquez ou pas le décalage de paye.  Lorsque le décalage de paye n'est pas pratiqué (cas le plus fréquent), le premier mois de paye commence en janvier et la clôture annuelle s'effectue en décembre. Lorsque le décalage de paye est pratiqué, le premier mois de paye commence en décembre et la clôture annuelle s'effectue en novembre. 3. Indiquez le nombre d'heures normales travaillées par mois dans l'entreprise. 4. Saisissez l'effectif Fillon obtenu au 31 décembre de l'exercice précédent. La case Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et à mesure des modifications que vous lui apportez. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Zone Congés Payés 5. Contrôlez les paramètres généraux concernant les congés payés. Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de l'année suivante. 6. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journée de congés payés. Cette valeur est utilisée pour calculer le taux journalier de congés payés. 7. L'acquisition du nombre de jours de congés par mois pour les salariés à temps complet peut se calculer en jours ouvrés ou en jours ouvrables. Selon la méthode de calcul que vous appliquez, sélectionnez l'option correspondante : • 5 jours ouvrés : correspond à 2,083 jours acquis pour 25 jours ouvrés. • 6 jours ouvrables : correspond à 2,5 jours acquis pour 30 jours. La case Report lors de la clôture cochée indique que dans la fiche de chaque salarié les cumuls de congés payés de l'année N sont mis à zéro et cumulés à ceux de N-1, après le traitement de clôture de la période de référence des congés. 23 Zone Congés RTT 8. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés RTT. Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l'estimation des jours travaillé avant la loi (228 jours par an après déduction des jours fériés) et le plafond fixé par l'accord ou la convention (218 jours par an). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés payés et des jours compte épargne temps. Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramétrage du modèle de paye Vous pouvez créer votre dossier de paye à partir : Du paramétrage de paye modèle Votre logiciel vous permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Cas Général ou par secteur d'activités), livrés avec l'application. Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) nécessaires à la création des bulletins de salaire. 10.Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye autre que Standard, cliquez sur le triangle de sélection situé en fin de zone. 11.Sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez. 12.Cliquez sur le bouton [Suivant]. Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures Vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple ou d’un des dossiers que vous avez créés en version 7.00 et supérieures. Seuls les salariés ne sont pas récupérés. 13.Cochez l'option du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures. Sélectionnez dans la liste le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Liste de contrôle Cette fenêtre présente les principaux éléments que vous pouvez commencer à créer, en cliquant sur le bouton [Créer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salariés, Etablissements. Vous obtenez des informations complémentaires sur ces éléments ainsi que sur les variables, rubriques, cotisations, profils salariés, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide. 14.Pour valider la création de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer]. 24 Création d’un dossier en mode avancé Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez tous les paramètres généraux de la société.  Pour accéder à l’aide contextuelle de chaque étape, cliquez sur les boutons [Aide] présents dans les fenêtres. Si vous gérez plusieurs dossiers  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX Si vous gérez plusieurs dossiers, il vaut mieux vérifier les valeurs : • du Plafond de la sécurité sociale, • du SMIC horaire, • du Nombre d'heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise), • ainsi que des valeurs nécessaires au calcul de la Taxe sur les salaires, par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER.  Si les cases Propre au dossier sont cochées dans Paramètres 1 de chacun des dossiers (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES), décochez-les, faute de quoi ce sont ces valeurs qui seront prises en compte et non celles des paramètres globaux. En revanche, si vous voulez conserver les paramètres définis pour un dossier en particulier, laissez ces cases cochées. Les valeurs sont intégrées à votre logiciel lors de son installation puis elles sont complétées lors des mises à jour de Ciel Paye. Ciel Paye conserve les paramètres et il vous est proposé les valeurs de la période en cours et celles des trois dernières années. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer une valeur en cliquant sur le bouton . Les valeurs utilisées pour les calculs sont celles correspondantes à la période concernée. Par exemple : pour un bulletin de janvier 2012, votre logiciel utilise le Plafond au 01/01/ 12 qui est 3031 et le SMIC horaire au 01/01/12 à savoir 9.22. 25 Contrôler et modifier le plan de paye Lorsque vous avez créé votre dossier, vous avez récupéré un plan de paye contenant la majorité des éléments de base nécessaires à l'établissement de vos bulletins. Ces plans de paye modèles ont pour objectif de vous faciliter la tâche puisque vous n’avez plus qu’à vérifier et éventuellement modifier ces éléments. Attardons-nous alors plus particulièrement sur certains d'entre eux. Les variables  Menu BASES - commande VARIABLES Les variables permettent de calculer le montant des rubriques et sont donc nécessaires pour établir et calculer les bulletins de l'ensemble de vos salariés. Elles peuvent également être utilisées dans le calcul des cotisations. On distingue deux types de variables : • les variables globales dont la valeur est commune à tous les salariés, • les variables salariés dont la valeur est propre à chacun. Les Code et Libellé définis dans la fiche Variable sont ceux que vous retrouvez ensuite dans les fiches Salariés et/ou dans les bulletins. C'est le Code de la variable qui est ensuite affecté dans les différentes fiches Rubriques, Cotisations et Commentaires.  Pour modifier une variable, double-cliquez, dans la fenêtre liste Variables, sur la ligne de la variable concernée. Les variables globales On parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salariés. Dans ce cas, la case Propre au salarié est décochée. Exemple C'est le cas de la variable MTICKET Valeur du ticket restaurant. Si sa valeur change sur une période, modifiez-la avant d'établir vos bulletins du mois. La valeur du ticket restaurant est identique pour tous les salariés : ne cochez pas cette case. 26 Les variables salariés On parle de variable salarié lorsque sa valeur est susceptible de changer d'un salarié à l'autre. Dans ce cas, la case Propre au salarié est cochée. Exemple Prenons la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT. La valeur de la variable change d'une période à l'autre puisqu'elle dépend d'une part du nombre de jours ouvrables sur la période et d'autre part, du nombre d'absences ou de congés pris par le salarié. Vous pouvez associer une cotisation, une rubrique, un commentaire à une variable salarié. Ainsi, l’application insérera automatiquement dans le bulletin les éléments liés à la variable à condition que celle-ci soit différente de zéro. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire à associer. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre Variables.  Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont cochées par défaut. Si vous les décochez, vous désactivez leur affichage. Cochez cette case pour indiquer que la variable diffère d’un salarié à l’autre. Cochez cette case si vous voulez que la variable soit automatiquement remise à zéro d’un mois sur l’autre. 27 Les rubriques  Menu BASES - commande RUBRIQUES Les rubriques correspondent aux lignes de bulletins, autres que les cotisations, intervenant avant le calcul du Salaire brut (SBRUT) et après celui du Net imposable (SNETIMPO). Exemple Le schéma ci-dessous vous permet de voir comment sont généralement réparties les rubriques : La fenêtre Rubriques se compose de quatre onglets : • l'onglet Eléments de calcul où figurent les différents composants servant à calculer la rubrique ; • l'onglet Prise en compte où vous déterminez dans quel cumul le montant de la rubrique est intégré, en cochant les options nécessaires ; • l'onglet Validité où vous indiquez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas être calculée ; • l'onglet Paramètres DADS dans lequel vous définissez les paramètres nécessaires au calcul de la D.A.D.S., à savoir si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul des Frais professionnels, des Avantages en nature, des Avantages particuliers, etc. 1. Dans la zone Type, définissez comment le montant de la rubrique est intégré.  Normalement, seules les cotisations sont rattachées aux caisses à proprement parlé. Mais la notion de caisse s'étendant à celle de tiers, certaines rubriques peuvent être également rattachées à une Caisse. 2. Choisissez une caisse à l'aide du bouton [Liste].  Les caisses permettent aussi de transférer les montants des rubriques après le net imposable (ACOMPTE VERSÉ, CARTE ORANGE, DIVERS + ou DIVERS -) dans les comptes comptables correspondants. SBASE Salaire de base R702 Absence pour conges payes R703 Indemnites pour conges R100 Prime d'anciennete = SBRUT Salaire brut Cotisations = SNETIMPO Net imposable R650 Remboursement carte orange R651 Indemnites kilometriques R600 Tickets restaurant R008 Acompte = SNET Net a payer 28 Nous allons voir plus particulièrement l'onglet Eléments de calcul. 3. Dans la zone Mode de calcul, sélectionnez le mode de calcul à prendre en compte. 4. Dans la zone Base et Taux, selon le mode de calcul retenu, déterminez les éléments de la formule. Dans la zone soumis à table, indiquez la table à utiliser si besoin. 5. Dans la zone Résultat, contrôlez les informations définies. 6. La Part patronale d'une rubrique est calculée le plus généralement selon un taux fixe. Dans ce cas, saisissez le taux à appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en sélectionnant le symbole %. Si la rubrique correspond à un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets restaurant, saisissez la valeur à prendre en compte puis indiquez qu'elle est calculée en euros, en sélectionnant le symbole €. Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calculée en préparation du bulletin sous certaines conditions. L'option Condition d'application doit être cochée afin que l’application tienne compte des conditions définies en préparation du bulletin. 7. Sélectionnez l'élément qui doit être testé. Pour cela, cliquez dans le bouton [§] situé à droite de la zone. Il peut s'agir d'une variable, d'une cotisation, d'une autre rubrique ou d'une formule de calcul. 8. Saisissez les valeurs en euros dans la zone Compris entre (borne inférieure incluse) et la zone Et (borne extérieure exclue).  Vous pouvez aussi tester l'élément sur la valeur définie pour une variable ou une formule. Dans ce cas, sélectionnez dans chaque zone la variable nécessaire en cliquant sur le bouton [§]. Ces boutons ouvrent des listes ou des fenêtres permettant de paramétrer les zones correspondantes. 29 Les cotisations salariales et patronales  Menu BASES - commande COTISATIONS Les cotisations sont utilisées dans le bulletin de salaire pour calculer les charges salariales et patronales à verser aux organismes sociaux. Créer les caisses correspondant aux organismes sociaux Une caisse est normalement affectée à la cotisation afin que son montant : • soit pris en compte dans le calcul de l'état Charges à payer par caisse ainsi que l’état préparatoire DUCS. • soit imputé au compte comptable nécessaire lorsque vous voulez transférer l'écriture de paye en comptabilité. 1. Dans la fiche Cotisations, cliquez sur le bouton Liste dans l’onglet Caisse. Vous accédez alors à la liste des différentes Caisses déjà existantes dans l'application. 2. Dans la fenêtre liste Caisses, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît à l'écran. Une fois les zones de l’onglet Identification renseignées, contrôlez et vérifiez dans l’onglet Complément les numéros de compte comptables définis par défaut, afin que les montants des cotisations y soient correctement imputés. L’onglet IP et Mutuelle vous permet de rattacher à la caisse les contrats d’institution de prévoyance, de mutuelle ou d’assurance.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Caisses pour obtenir tout le détail sur les caisses. Vérifier les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations Les cotisations ne sont pas toujours calculées sur l'ensemble du salaire, mais sur une partie seulement de celui-ci. C'est ce que l'on appelle une Tranche ; la limite supérieure étant représentée par le Plafond. Un salaire mensuel est divisé en 4 tranches principales dont les valeurs, fixées par le gouvernement varient. Chaque année le plafond de la Sécurité Sociale, déterminé par décret, est révisé. C'est au niveau de cette base de calcul des cotisations qu'intervient la règle des cumuls. Voir A propos de la règle des cumuls, page 50. • Onglet Prise en compte - option Régularisation automatique Lorsque cette option est cochée, la cotisation est soumise à la règle des cumuls qui permet d'obtenir annuellement les mêmes charges pour des salaires identiques, sans tenir compte de leur répartition mensuelle. • Onglet Eléments de calcul - option Base patronale différente de la base salariale Cochez cette option lorsque la base de calcul de la cotisation est différente pour le salarié et pour l’employeur. 30 La partie Condition d'application Dans certains cas, la cotisation (part patronale et / ou part salariale) doit être calculée sous certaines conditions. Exemple La cotisation C120ZF1 Maladie Mater. Décès veu. ZF est comprise entre 0 et 99999999. La partie Condition d'application se présente alors sous la forme suivante : L’onglet D.U.C.S. Les codes DUCS permettent d'établir l'état des charges à payer avec regroupement par codes DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la D.U.C.S dans l’état préparatoire D.U.C.S (menu ETATS). Voir L’état préparatoire DUCS, page 58. Vous devez indiquer dans cet onglet le code DUCS correspondant à la cotisation sélectionnée.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Cotisations pour obtenir tout le détail sur les cotisations. Déclarer la convention collective à laquelle est rattachée la société  Menu BASES - commande CONVENTION COLLECTIVE Une convention collective présente le code du travail dont dépend l'entreprise et les différentes catégories de salariés. 1. A partir de la fenêtre liste Convention collective, cliquez sur le bouton de la barre d’actions pour définir la convention collective dont relève la société. Cette information doit figurer sur les bulletins de salaire de vos employés. Dans l’onglet Tables, vous pouvez saisir les données de la grille de classification de votre Convention collective. Le test sur le Salaire Minimum Conventionnel se basera entre autres sur ces critères.  Plusieurs conventions collectives peuvent être appliquées dans une même société. 2. Après avoir créé la convention collective, vous devez l'affecter à chaque salarié, dans l’onglet Salaires de la fiche salarié (menu BASES - commande SALARIÉS). 31 La reprise de paye (reprise de cumuls) Contexte Vous reprenez la gestion d’un dossier de paye en cours d’année. Par exemple, de Janvier à Mars, vous gériez les payes sur votre ancien logiciel et à partir du mois d’Avril, vous voulez reprendre cette gestion sur Ciel Paye. Les méthodes de la reprise de paye Pour récupérer les cumuls antérieurs à la date de reprise, deux méthodes peuvent être appliquées : 1. La première méthode (préconisée par le service technique), consiste simplement à refaire les bulletins de paye depuis le début de l'exercice. 2. La seconde méthode consiste à créer un bulletin unique par salarié sur la période allant du début de l’exercice jusqu’à la date du changement de logiciel. En pratique Première méthode 1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS, commencez par créer les salariés et dans l’onglet Congés/DIF, renseignez les cumuls de congés des salariés (dans notre exemple, à fin décembre N-1). Voir Créer les fiches des salariés, page 33. 2. A partir du menu BASES, commande PROFILS, établissez les profils salariés afin de personnaliser votre plan de paye et de simplifier le déploiement de ce paramétrage dans les bulletins à créer. Voir Créer les profils correspondants, page 34. 3. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, en vous inspirant des bulletins de de votre ancien système, créez ceux de janvier. Voir Établir des premiers bulletins de paye, page 40. 4. Générez les autres bulletins jusqu’au mois de la migration. Même si cette méthode semble contraignante, elle présente de nombreux avantages. C'est un excellent exercice de prise en main du logiciel, vous obtiendrez un dossier complet, enfin vous pourrez optimiser par la suite l'utilisation de toutes les fonctions du logiciel : • éditions d'états récapitulatifs quelque soit la période, • sortie des attestations pré-remplies (Pôle Emploi, Maladie,…), • établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles, • vérifications des calculs par rapport à votre ancien système (particulièrement pour les cotisations et les exonérations). Il est évident que si cette migration est proche de la date de clôture de l'exercice social, il est bien plus simple d'opérer le changement au début du nouvel exercice. Exemple : vous comptiez opérer la migration au mois de novembre. Dans la mesure du possible, il serait plus simple de traiter les payes de décembre sur l'ancien système et de faire la migration en janvier N+1. 32 Seconde méthode  Afin de simplifier cette saisie, il est conseillé de se procurer un journal de paye détaillé par salarié pour la période à reprendre. 1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS, commencez par créer les salariés (lien vers Créer un salarié) et effectuez les paramétrages nécessaires. Vous devez ensuite créer un bulletin sur le mois précédent la date de reprise (dans notre exemple : Mars) dans lequel vous renseignerez tous les cumuls. Voir Établir des premiers bulletins de paye, page 40. 2. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Dans l’onglet Variables du bulletin, saisissez les valeurs correspondant aux cumuls de ces éléments sur les mois allant du début de l’exercice jusqu’à la période de bascule ( dans notre exemple de Janvier à Mars). Exemple : Sur la variable SALBASE, Salaire mensuel de base, le cumul des salaires de base de janvier, février et mars sont à renseigner. 4. Procédez ainsi pour toutes les variables y compris les variables de compteur d'heures et de plafond. 5. Dans l’onglet Lignes, vous pouvez forcer les valeurs que vous n'avez pas pu saisir au niveau des variables. Exemple : Vous n'êtes pas d'accord avec l'assiette de calcul d'une cotisation, il vous suffit de double-cliquer sur le montant pour passer en mode saisie et corriger la valeur. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le bulletin cumulé.  Avant de générer le bulletin suivant, il est souhaitable de retourner dans la fiche de chaque salarié pour y mettre à jour les cumuls des congés. Pour plus détails, consultez la rubrique Onglet Congés/DIF de l’Aide, accessible à partir du menu ?. Même si cette méthode semble plus rapide, elle présente les inconvénients suivants : • Impossibilité de sortir des états sur toutes les périodes de l'année. • Impossibilité de sortir des attestations pré-remplies complètes (Pôle Emploi, Maladie,…). • Difficultés dans l'établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles. • Impossibilité de vérifier les calculs par rapport à votre ancien système. Conclusion Quelle que soit la méthode utilisée, afin de garder une certaine cohérence dans vos futures éditions ou traitements, il est conseillé de pratiquer cette reprise y compris pour les salariés qui ne seraient plus présents au moment de la bascule, mais qui auraient eu une période de présence sur l'exercice (ex: un salarié en CDD présent qu'au mois de janvier). 33 Créer les fiches des salariés Tous les salariés de votre entreprise doivent être enregistrés dans la base de l'application. Pour chaque salarié de la société, vous devez créer une fiche contenant toutes les informations nécessaires à la réalisation de son bulletin de salaire. Recenser les différentes catégories de salariés et de services Afin de faciliter la réalisation des bulletins de salaire, recensez dans un premier temps les différentes catégories de salariés travaillant dans votre société. D'après l'emploi qu'occupe le salarié au sein de l'entreprise, une catégorie lui correspond. Exemple Stagiaire, employé, cadre, technicien, etc., font partie des statuts les plus courants d'une entreprise. Voir Créer une fiche pour chaque salarié, page 35. Gérer les entrées et les sorties des salariés Dans l’entreprise, toute arrivée ou tout départ d'un salarié s'accompagne de formalités administratives auxquelles l'employeur doit se soumettre. Afin de vous aider dans la réalisation de ces différentes opérations, qui peuvent parfois être fastidieuses, votre logiciel vous propose deux assistants pour gérer de manière méthodique les entrées et sorties du personnel. Assistant d'entrée d'un salarié  Menu BASES - commande ASSISTANT D’ENTRÉE D’UN SALARIÉ Cet assistant vous permet de créer en une seule opération à la fois la fiche d'un nouveau salarié et les documents administratifs liés à son entrée dans l'entreprise, à savoir le contrat de travail et la D.U.E. (Déclaration Unique d'Embauche). Assistant de sortie d'un salarié  Menu BASES - commande ASSISTANT DE SORTIE D’UN SALARIÉ Cet assistant vous permet de réaliser très rapidement les documents obligatoires que vous devez remettre au salarié lors de son départ de l'entreprise, à savoir le dernier bulletin de salaire, le certificat de travail, le solde de tout compte et l'attestation Pôle Emploi.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant d'entrée d'un salarié et Assistant de sortie d'un salarié. 34 Créer les profils correspondants  Menu BASES - commande PROFILS Ces différentes catégories de salariés présents dans votre entreprise donnent lieu à des profils à partir desquels la création des bulletins sera simplifiée. En effet, un profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations, rubriques, etc.) communs à une même catégorie de salariés (Cadre, Employé, Stagiaire, etc.). La définition de profils permet de créer les bulletins d'une même catégorie de salariés sans avoir à redéfinir, à chaque fois, l'ensemble des lignes composant le bulletin. Votre logiciel est livré avec plusieurs profils par défaut qui correspondent aux principales catégories d'une entreprise. Si certaines lignes de calcul diffèrent, il vous suffit tout simplement de les modifier ; il vous est également possible de créer autant de profils que vous le souhaitez. Un profil comporte des lignes de calcul spécifiques à cette catégorie de salarié ; vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes à ce profil. Mais gardez bien à l'esprit que le bulletin est calculé de manière descendante de la première à la dernière ligne. 1. Pour modifier un profil, double-cliquez, dans la fenêtre liste Profils, sur la ligne du profil concerné. 2. Après avoir saisi les Code et Libellé du profil, établissez les différentes lignes qui composeront le bulletin des salariés rattachés à ce profil. 3. Une fois que vous avez défini vos profils (ou vérifié ceux déjà existants dans l'application), vous allez les affecter à chaque salarié (onglet Affectation de la fiche salarié), d'après la catégorie à laquelle il appartient. Insère, dans le profil une ligne vierge audessus de celle sélectionnée. Ouvre la liste de tous les éléments du bulletin pouvant être insérés dans un profil. Supprime, dans le profil, la ligne sé- lectionnée. 35 Créer une fiche pour chaque salarié  Menu BASES - commande SALARIÉS La fiche Salarié regroupe tous les renseignements nécessaires à l'établissement d'un bulletin ; c'est donc un élément clé dans une gestion de paye. 1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), cliquez sur l’icône [Créer] de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Dans l’onglet Etat civil/Adr., renseignez l'état civil du salarié. 3. Dans l’onglet Affectation, renseignez les différentes zones et affectez notamment un Profil au salarié. 4. Dans l'onglet Salaires, définissez les informations nécessaires au calcul même du salaire. Le salaire que l'entreprise verse au salarié est défini, entre autres, d'après un «barème» correspondant à un type de paye bien particulier. Les boutons de ce type (appelés boutons liste) ouvrent des fenêtres permettant de renseigner les zones correspondantes. Les paramètres de Gestion du temps ne sont pas disponibles dans Ciel Paye. Pour inclure le salarié dans le calcul automatique de l’effectif Fillon, cochez l’option et associez un mode de calcul. Si plusieurs conventions collectives sont appliquées dans la société, choisissez celle à laquelle le salarié est rattaché, en cliquant sur ce bouton liste. 36 Dans la zone Type de paye : si le salarié est mensualisé... ... sélectionnez Mensuel. Cela signifie que le salarié effectue le même nombre d'heures que celui en vigueur dans la société (défini dans les paramètres de la société) : en règle générale 151.67 h/mois depuis le passage aux 35 heures. si le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à l'autre... ... sélectionnez Horaire. Son salaire est alors calculé selon la formule : TXHOR (TAUX HORAIRE) X HMOIS (NOMBRE D'HEURES/MOIS). si le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour la société... ... sélectionnez Temps partiel. Le nombre d'heures travaillées est identique d'un mois à l'autres mais il est inférieur à celui défini pour l'ensemble de la société. Son salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE, définie pour le nombre d'heures effectuées par mois. si le salarié est payé aux points... ... sélectionnez Paye par points. Son salaire est calculé selon la formule : VALEUR DU POINT X NBPOINTS. si le salarié ne fonctionne d'après aucune de ces formules... ... sélectionnez Autre. Dans ce cas, le salaire est calculé de la façon suivante : NOMBRE X BASE. Tests sur les salaires Le SMIC est le minimum en dessous duquel un salarié ne peut être rémunéré. Il faut donc vérifier que le salaire perçu par le salarié est au moins égal à ce montant. Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Dans ce cas, les éléments de la Convention collective sont à renseigner manuellement à partir du menu BASES - commande CONVENTIONS COLLECTIVES - onglet Tables. Le salaire de base sert de référence pour ces deux calculs. Si dans le salaire de base viennent s'ajouter des éléments supplémentaires de paye, vous devez également les inclure dans le test (option Eléments du SMIC et/ou Eléments du SMC cochée dans l'onglet Prise en compte des rubriques). L'option Tester la valeur du SMIC est cochée par défaut. Pour autoriser le test sur le SMC, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel. Votre logiciel vous avertira lors du calcul de bulletin de paie si le salaire est en dessous de la valeur du SMIC, du SMC ou des deux.  Pour plus de détails sur les tests des minimas sociaux, consultez l’aide contextuelle. 5. Dans l'onglet Congés/DIF, vous consultez et mettez à jour les cumuls concernant les congés payés, les congés RTT, le repos compensateur et vous gérez le Droit Individuel à la Formation (DIF) de chacun des salariés. 37 Droit au DIF 6. Si le salarié remplit les conditions d'accès au DIF, cochez la case Droit au DIF. • Le salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) doit justifier d'un an d'ancienneté dans l'entreprise. • Le salarié en contrat à durée déterminée (CDD) doit justifier d'une période de 4 mois en CDD. Dans ce cas, le DIF sera proratisé en fonction de la durée du contrat. Les éléments de cette zone se mettent à jour en fonction des paramétrages préalables effectués dans les paramètres société.  Toutefois, avant la création des bulletins de paye, vous devez impérativement renseigner les variables propres à chaque salarié pour que les valeurs soient correctement mises à jour. • Solde antérieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année antérieure. • Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année en cours. • Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris. • Solde encours : Nombre d'heures DIF restant à prendre. Le solde encours se met à jour automatiquement selon les informations renseignées dans les autres zones.  Pour des informations détaillées sur le Droit Individuel à la formation (paramétrage, gestion du droit au DIF, clôture du DIF), reportez-vous à l’aide contextuelle. 7. Dans l’onglet Banque, indiquez le mode de paiement utilisé pour le salaire et renseignez les coordonnées bancaires du salarié si besoin. 8. Si vous souhaitez générer, une DADS-U, certaines informations doivent être renseignées dans l'onglet DADS. Ces informations renseignées en cours d'année sont mémorisées afin d'être transmises lors de la génération de la DADS-U avec votre logiciel. 9. Vous pouvez associer au salarié des contrats de prévoyance, de mutuelle et d’assurance dans l’onglet IP.  Pour obtenir plus d’informations sur ce paramétrage, consultez l’aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] de la fiche Salarié. Dupliquer une fiche salarié  Menu BASES - commande SALARIÉS Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-saisir les paramètres, ce qui s'avère très utile pour les salariés qui ont le même profil, pour les remplaçants, etc. Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les données propres au salarié telles que son nom, son adresse, sa date de naissance... 1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir. 2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 3. La fiche du salarié s'affiche, complétez les zones vides. 38 Imprimer la fiche individuelle de chaque salarié Une fois la fiche Salarié complétée, vous pouvez l'imprimer pour visualiser de manière claire et synthétique les principaux renseignements afférents au salarié. 1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), sélectionnez la fiche que vous souhaitez imprimer. 2. Le détail d'une fiche Salarié fait partie des formats d'impression déclarés en Favori. Vous pouvez directement cliquer sur le triangle de sélection présenté à droite de l'icône Aperçu et sélectionner le titre Fiche salarié. Dans ce cas, vous n'accédez pas aux paramétrages généraux du document mais directement à la fenêtre d’aperçu avant impression suivante :  Pour modifier le format d'impression Fiche Salarié, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER. 3. Pour lancer l’impression, cliquez sur l’icône [Imprimer] de la barre d’actions. Création des bulletins et traitements 40 Établir des premiers bulletins de paye Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à établir les premiers bulletins de salaire de vos employés. Nous vous rappelons qu'un bulletin de paye est divisé en trois grandes parties : Le calcul du BRUT Le salaire brut ne correspond pas à la somme que le salarié va percevoir. C'est le salaire à partir duquel l'entreprise va effectuer un certain nombre de retenues pour le compte des caisses de cotisations. Ce calcul du Brut est établi d'après un Salaire de base auquel s'ajoutent des heures supplémentaires, des primes, etc. et/ou alors sont déduits des heures ou jours d'absence. Le calcul du NET IMPOSABLE Il correspond au Salaire brut auquel ont été déduites les différentes cotisations. C'est ce salaire imposable qui figure sur la déclaration de revenus. Le calcul du NET A PAYER Le Net à payer correspond à la somme finale que le salarié perçoit. Une fois le Net imposable calculé, d'autres montants intermédiaires peuvent intervenir pour le calcul du Net à payer. Des remboursements de carte orange ou des frais de déplacement seront ajoutés au Net imposable ; pour ce qui est des tickets restaurant ou des acomptes versés au salarié au cours du mois, ces montants seront défalqués du Net imposable. L'assistant Top Bulletin  Menu GESTION DES BULLETINS - commande TOP BULLETIN Cet assistant vous permet de créer un bulletin de paye rapidement.  Avant de lancer cet assistant, assurez-vous que le paramétrage des éléments de base du dossier (cotisations, rubriques, variables, etc.) est correct. Choisir la période de création du bulletin Dans la première étape de l’assistant, la période en cours est proposée par défaut comme Période de création des bulletins. 1. Vérifiez cette période puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Si cette période ne vous convient pas, modifiez-la. Si vous établissez un bulletin de salaire à la semaine par exemple, définissez ensuite la date de Début de la période et celle de Fin.  Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la commande en cours. Cliquez sur le bouton [Annuler], pour quitter l'assistant sans enregistrer les modifications effectuées. 41 Choisir le salarié pour lequel un bulletin doit être créé 2. Si vous avez déjà créé la fiche salarié correspondant au salarié pour lequel vous créez le bulletin, sélectionnez cette fiche en cliquant sur le bouton liste situé à la fin de la zone. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton salarié. La fenêtre Assistant d'entrée d’un salarié s'affiche vous permettant de créer la fiche.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant d'entrée d'un salarié. Choisir la méthode de génération du bulletin 3. Choisissez la méthode de génération du bulletin en cochant l’une des options proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Bulletin précédent Une fois le premier bulletin créé pour un salarié, la meilleure option pour créer le bulletin du mois suivant consiste à le générer à partir du bulletin précédent. Les variables et les informations propres à chaque salarié, définies dans les bulletins de la période précédente, sont reportées sur la période en cours. Profil Le bulletin est créé d'après le profil affecté à chaque salarié. Cette option est particulièrement rapide et intéressante lors de la création du premier bulletin ou de celui d'un salarié entré en cours d'année. Bulletin vide Vous devez procéder à l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opération peut s'avérer fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons de récupérer un profil une fois le bulletin créé. Attention ! Si le bulletin précédent du salarié sélectionné n'a pas été validé, une fenêtre s'affiche et vous le rappelle. Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider]. 42 Saisir les variables du bulletin 4. Cliquez dans les zones de la seconde colonne pour modifier le montant des variables correspondantes.  Il s'agit de variables correspondant à un mois de travail complet. Exemple Bulletin du salarié LEPIC pour le mois de juillet 2012 du 01/07/2012 au 31/07/2012. Dans le cas d'un salarié rentré dans l'entreprise en cours de mois, le logiciel détectera sa date d'entrée et effectuera automatiquement la différence. Ajouter une variable 1. Pour introduire une variable dans le bulletin, cliquez sur le bouton [Insérer]. 2. Dans la fenêtre Variables, sélectionnez la variable de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Voir Les variables, page 25.  Si un élément (cotisation, rubrique, commentaire) est associé à la variable, celui-ci sera automatiquement insérée dans le bulletin de paie. Supprimer une variable Pour supprimer une variable, cliquez sur le bouton [Supprimer]. Déplacer une variable Les boutons [Haut] et [Bas] permettent de déplacer la variable sélectionnée. Rétablir le paramétrage original Cliquez sur le bouton [Rétablir] pour revenir au paramétrage original des variables. Vous rétablissez alors la dernière liste enregistrée. Cette liste de variables est personnalisable par salarié. 3. Cochez les cases Calculer le bulletin et Imprimer le bulletin si vous souhaitez effectuer ces opérations. Si vous imprimez le bulletin, spécifiez le format d'impression à utiliser en cliquant sur le bouton [Modèles].  Par la suite, vous pourrez imprimer un bulletin en cliquant sur l'icône Imprimer de la fenêtre du bulletin et en choisissant le modèle de bulletin à utiliser. 4. Lancez la création du bulletin en cliquant sur [Terminer].  Après avoir créé et contrôlé le bulletin, vous devez le valider. 43 Valider les bulletins de la période Une fois les bulletins établis et calculés, vous pouvez les valider. Si vous n'avez pas validé les bulletins de la période, vous pouvez... ...modifier les informations du bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, apportez les modifications nécessaires. ...calculer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir le résultat des modifications que vous avez effectuées sur les lignes. ...effectuer le calcul du bulletin à l'envers 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Paye inversée. 3. Saisissez le montant Net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé. ... générer un profil d'après le bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur le bulletin du salarié à partir duquel vous souhaitez générer le profil. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Profil], puis sélectionnez la commande GÉNÉRER. ... imprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton . ... supprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui que vous souhaitez supprimer. 2. Activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. ... valider un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui ou ceux que vous voulez valider. 2. Activez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 44 Si vous avez validé les bulletins de la période, vous pouvez... ... imprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton . ... créer les bulletins de la période suivante A partir de la fenêtre liste des bulletins, activez la commande CRÉER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. 45 Effectuer le paiement des salaires Le versement des salaires à vos employés peut être réalisé de différentes façons : par chèque ou par virement direct sur un compte bancaire et de façon plus rare, en espèces. Le paiement des salaires par virement automatique étant l’un des plus utilisés, nous allons voir comment il s'effectue à partir de votre logiciel. Créer les comptes bancaires  Menu BASES - commande BANQUE 1. A partir de la fenêtre liste Banques (Menu BASES - commande BANQUES), cliquez sur le bouton de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez les informations relatives à la banque avec laquelle vous travaillez.  Si vous êtes rattaché à plusieurs banques, il vous faut créer une fiche Banque pour chacune d'elle. Une fois votre organisme payeur enregistré dans la base, vous devez le rattacher à chacun de vos salariés payés par virement : 3. Ouvrez la fiche Salarié (Menu BASES - commande SALARIÉS - double-clic sur la ligne du salarié concerné). 4. Cliquez sur l'onglet Banque. 5. Dans la zone Organisme payeur, indiquez le code de la banque concerné. L’adresse e-mail de l’agence bancaire permet de faire parvenir les ordres de virement de salaires à votre banque directement via votre messagerie. 46 Éditer l'état des paiements  Menu ÉTATS - commande PAIEMENTS 1. Activez la commande PAIEMENTS du menu ÉTATS pour obtenir un état récapitulatif de vos paiements. 2. Dans la fenêtre Etat des paiements, déterminez les critères de sélection de votre état. Transférer les ordres de virement à votre banque C'est à partir de la fenêtre Aperçu de l'état des paiements que s'effectue le transfert des ordres de virement à votre banque. Cliquez sur le bouton de la barre d’actions ou activez la commande VIREMENTS DES SALAIRES du menu CONTEXTUEL. Vous accédez à la fenêtre Ordre de virement. 3. Sélectionnez le mode de transfert parmi les options proposées : Fichier, Etebac 3 immé- diat, Etebac 3 différé, e-mail. 4. Quel que soit le mode de transfert, le fichier des ordres de virement est enregistré à l’emplacement de votre choix. Cliquez sur le bouton pour définir cet emplacement Une fois le traitement terminé, un bordereau d'accompagnement est automatiquement présenté à l'écran. En imprimant ce bordereau (par l'icône Imprimer de la barre d'actions) vous conservez ainsi un justificatif sur papier de l'ordre de virement que vous avez transmis à votre banque. La date de valeur est utilisée comme date de l’ordre de virement et de la génération du fichier. Si votre société possède plusieurs comptes dans diffé- rentes banques, sélectionnez la banque pour laquelle vous éditez l’état des paiements. Choisissez la norme bancaire que vous utilisez pour effectuer les ordres de virements des salaires : SEPA, Association Française de Banques (AFB) ou Banque De France (BDF). 47 Transférer l’écriture de paye en comptabilité A la fin de chaque mois, après avoir contrôlé et validé les bulletins de la période, vous pouvez générer l'écriture de paye de la période en cours ainsi que l'écriture de paiement correspondante. Ces écritures peuvent être ensuite transférées vers Ciel Compta dans lequel vous les récupérez. Saisir les comptes de comptabilité générale Pour que l'écriture de paye soit correctement générée, vous devez vérifier, dans un premier temps, le paramétrage des comptes comptables utilisés. Cette phase de paramétrage, qui s'effectue avant le premier transfert, n'est à réaliser qu'une seule fois. Par la suite, vous n'aurez à revenir sur ce paramétrage uniquement dans le cas d'une modification éventuelle, comme la création d'un nouveau compte comptable, par exemple. Ces comptes de comptabilité générale sont déclinés de la façon suivante. Pour les salariés Les comptes salariés sont définis dans l'onglet Divers de la fiche Salarié : • Compte Brut (641000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants du Brut, • Compte Net à payer (421000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants Net à payer de chacun des salariés. Pour les cotisations Les comptes caisses rattachées aux cotisations sont définis dans l'onglet Comptabilité de la fiche Caisse : • Compte Charge patronale dans lequel sont imputés les montants des cotisations patronales, • Compte Part salariale dans lequel est imputé le montant des cotisations salariales, • Compte Part patronale dans lequel est imputé le montant des cotisations patronales. Ce compte correspond à la contrepartie des comptes de charges patronales. Pour les rubriques Vous ne paramétrez dans ce même onglet Comptabilité que les caisses rattachées aux rubriques diverses après cotisations, n'étant pas Élément du brut et venant après le Net imposable. Deux cas de figure se présentent : • si la rubrique ne calcule pas de part patronale (acompte, remboursement de frais, etc.), vous définissez uniquement le Compte Part salariale ; • si la rubrique calcule une part patronale (tickets restaurant), vous définissez le Compte Charge patronale et le Compte Part patronale. 48 Générer l'écriture comptable Après avoir contrôlé des différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures comptables de vos données de paye. 1. Activez la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. 2. A partir du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES COMPTABLES. La plupart des zones de la fenêtre qui s'ouvre sont renseignées par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. 3. Validez la génération de l'écriture en cliquant sur le bouton [OK]. Toutes les lignes d'écritures sont alors présentées. A ce stade, il est impossible de modifier une des lignes d'écritures ; seule une impression est possible. A partir de la liste des bulletins de salaire, l'indication OUI dans la colonne Comptabilisé indique que l'écriture comptable a été générée pour la période concernée. Transférer l'écriture comptable Vous venez de générer votre écriture comptable. Vous pouvez maintenant effectuer le transfert de cette écriture vers la comptabilité. Si vous possédez Ciel Compta 1. Activez la commande TRANSFÉRER VERS CIEL COMPTA du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 2. Indiquez le chemin d'accès où est installé Ciel Compta ou cliquez sur le bouton [Sélection d'un répertoire] pour le rechercher. Les noms des sociétés gérées dans Ciel Compta vous sont alors proposés. 3. Sélectionnez celle vers laquelle vous souhaitez transférer l'écriture. Cette date correspond à la date du jour. Cette option permet de générer à nouveau l’écriture comptable pour la période de paye, en tenant compte de tous les bulletins établis, même s’ils ont déjà fait l’objet d’un précédent transfert. La partie « Ecritures à générer » n’est pas disponible dans Ciel Paye. Cette option est cochée par défaut si l'analytique est renseignée dans votre dossier. Les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques 49 4. Si le format d'import n'a pas été automatiquement sélectionné, cliquez dans la liste déroulante et choisissez-en un : • Ma comptabilité Ciel : il s'agit du format RImport. Ce format est reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel et permet de récupérer les répartitions analytiques. • Format Ximport : ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est : XIMPORT.TXT • Ciel Compta Dos. 5. Cliquez sur [OK] pour valider le transfert. Si vous transférez vos écritures vers un logiciel utilisant le format de fichier Ciel Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre disque dur, vous pouvez conserver l'écriture comptable de la période en cours dans un fichier au format Ciel ASCII, nommé XIMPORT.TXT, que vous pouvez copier dans un répertoire sur votre disque dur ou sur une disquette. Dans ce cas, indiquez le chemin d'accès au répertoire dans lequel vous voulez copier le fichier. Ce fichier XIMPORT.TXT comporte une colonne servant à identifier la monnaie d'origine : • o : la monnaie d'origine est l'euro ; les montants sont exportés en francs, puis seront convertis en euros dans un dossier comptable géré en euros. • n : la monnaie d'origine est le franc ; les montants sont exportés en francs. Si vous possédez un autre logiciel de comptabilité... Activez la commande EXPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez alors exporter votre écriture de paye via un fichier au format ASCII, dont vous définissez la structure en choisissant le nom des champs à exporter. Quelques mots sur la validation groupée... Après avoir réalisé un transfert de l'écriture de paye en comptabilité et après avoir vérifier les écritures ainsi générées, vous pourrez enchaîner en une seule et même opération la validation des bulletins ET le transfert de l'écriture de paye en comptabilité. Cette opération s'effectue directement à partir de la fenêtre liste des bulletins (menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE). 1. Sélectionnez tous les bulletins devant être validés et marquez-les en activant la commande MARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 2. Activez la commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Dans la fenêtre Validation groupée, cochez la case Transférer les écritures en comptabilité. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Une écriture de paye est alors générée d'après les bulletins qui vont être validés et le transfert en comptabilité du fichier des écritures de paye est également réalisé. Ce transfert est en tous points identique au traitement que vous effectuez à partir de la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. Voir Générer l'écriture comptable, page 48. 50 A propos de la règle des cumuls La règle des cumuls est une notion importante pour comprendre comment les valeurs des tranches utilisées comme Base de calcul des cotisations peuvent être automatiquement modifiées dans le bulletin sur un mois donné. Cette règle des cumuls est obligatoire. La régularisation des planchers et plafonds de sécurité sociale est normalement réalisée en fin d’année. Dans ce cas, il se peut que des écarts importants apparaissent, tant pour le salarié que pour l'employeur. Toutefois, l’ACOSS autorise les entreprises à effectuer cette régularisation tous les mois et permet ainsi d’éviter des écarts trop importants. Principe Il s'agit d'éviter que le salarié et l'employeur cotisent sur une tranche supérieure pour un mois donné, alors qu'ils n'ont pas à le faire si le Salaire Brut cumulé depuis le début de l'année est inférieur aux cumuls des planchers et plafonds. Exemple 1 Le plafond mensuel Tranche A de la Sécurité Sociale est défini à 2 946 € au 01/01/2011. Le Salaire Brut mensuel d'un salarié est de 2 500 €. Dans ce cas, la valeur de la Tranche A est égale à la valeur du Salaire Brut, soit 2 500 €. Au mois de mars, le salarié touche une prime exceptionnelle de 480 €. Sans régularisation automatique La salarié et l'employeur vont cotiser au mois de mars sur la tranche B dont la base sera calculée ainsi pour toutes les cotisations concernées : Tranche B (2 500 € + 480 €) - 2 946 € = 34 € En appliquant mensuellement la règle des cumuls Le Salaire Brut est cumulé de mois en mois puis comparé au cumulé du plafond. Il apparaît clairement que sur les trois premiers mois de l'année le Salaire Brut cumulé est inférieur au plafond cumulé de la Tranche A. Au mois de mars, selon la règle des cumuls, la valeur de la tranche A 2 946 sera modifiée par 2 980 dans le bulletin selon la formule suivante : Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 500 € 2 500 € 2 946 € 2 500 € 2 500 € Février 2 500 € 5 000 € 5 892 € 2 500 € 5 000 € Mars 2 980 € 7 980 € 8 838 € 2 980 € 7 980 € Tranche A = Cumul brut - Base TA cumulée à M-1 (février dans notre exemple) 7 980 € - 5 000 € = 2 980 € 51 Exemple 2 Voyons maintenant comment la régularisation des planchers et plafonds est calculée si le salarié touche une nouvelle prime exceptionnelle de 1910 euros au mois de mai. Dans ce cas le calcul du Salaire Brut étant supérieur au cumul du plafond de la tranche A, le salarié cotise en tranche B. Les bases des cotisations sont modifiées dans le bulletin. Exemple 3 Si le salarié ne touche pas de prime le mois suivant, les plafonds sont de nouveau régularisés. Au mois de juin, le cumul du Salaire brut est inférieur au cumul du plafond de la tranche A. La tranche A est donc égale à 17 390 € - 14 730 € = 2 660 €. Pour tenir compte des régularisations antérieures, la valeur de la tranche B sera donc recalculée. Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 500 € 2 500 € 2 946 € 2 500 € 2 500 € Février 2 500 € 5 000 € 5 892 € 2 500 € 5 000 € Mars 2 980 € 7 980 € 8 838 € 2 980 € 7 980 € Avril 2 500 € 10 480 € 11 784 € 2 500 € 10 480 € Mai 4 410 € 14 890 € 14 730 € 4 250 € 14 730 € Tranche A = Plafond TA cumulé - Base TA cumulée à M-1 (avril dans notre exemple) 14 730 € - 10 480 € = 4 250 € Tranche B = Salaire Brut - Tranche A 4 410 € - 4 250 € = 160 € Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 500 € 2 500 € 2 946 € 2 500 € 2 500 € Février 2 500 € 5 000 € 5 892 € 2 500 € 5 000 € Mars 2 980 € 7 980 € 8 838 € 2 980 € 7 980 € Avril 2 500 € 10 480 € 11 784 € 2 500 € 10 480 € Mai 4 410 € 14 890 € 14 730 € 4 250 € 14 730 € Juin 2 500 € 17 390 € 17 676 € 2 660 € 17 390 € 52 Dans cet exemple, la tranche B n'a plus besoin d'être appliquée. La base de calcul de la tranche B sera égale à - 160 euros afin de remettre la Base Tranche B cumulée à zéro. Conditions d'application de la règle des cumuls Chaque mois, quand cela est nécessaire, votre logiciel régularise automatiquement la valeur mensuelle des planchers et plafonds : • si les cotisations sont saisies dans le bulletin du salarié, • et si l'option Régularisation automatique est cochée. Voir Vérifier les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations, page 29.  Dans nos exemples, nous avons vu ce qu'il se passait au niveau de la tranche A. Mais, bien entendu, cette régularisation s'applique en cascade à toutes les tranches utilisées dans les bases de calcul des cotisations, y compris celles utilisées pour le calcul de la taxe sur les salaires. Les impressions 54 Principes généraux des impressions Les différents types d’impression On distingue trois types d'impression. Les états standards Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par les commandes du menu ETATS ou par les icônes correspondants, présentés dans la barre de navigation. Les listes Les listes correspondent aux éléments du paramétrage de paye (caisses, variables, rubriques, cotisations, etc.), que vous obtenez par les commandes du menu BASES, ainsi qu'aux bulletins de paye et aux historiques des bulletins. Pour imprimer une liste, vous devez activer la commande correspondante. Exemple Lors de la mise en place d'un nouveau dossier, vous imprimez les listes nécessaires pour obtenir les derniers éléments définis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour imprimer la liste de toutes les caisses existantes. Les documents Des documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel pour vous permettre d'imprimer le détail des éléments du paramétrage de paye (détail d'une fiche Salarié par exemple). De la même manière, pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modèles de documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurer une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Attention ! Contrairement aux listes, le format et la présentation des documents prédéfinis ne peuvent pas être modifiés. 55 Choisir une imprimante Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir celle que vous voulez utiliser : • par la commande IMPRIMER du menu DOSSIER, préalablement à l'impression d'un état, • ou dans l'onglet Imprimante auquel vous accédez par les commandes IMPRIMER et APERÇU AVANT IMPRESSION d'une liste ou d'un document. Le mode Aperçu avant impression Le mode Aperçu avant impression vous permet de consulter l'édition à l'écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, qu'il s'agisse d'un état, d'une liste ou d'un document.  Lorsque la fenêtre Aperçu est ouverte, vous pouvez modifier les options générales d'impression pilotées par Windows par la commande MISE EN PAGE du menu DOSSIER. Demander l'aperçu avant impression d'un état 1. Activez une des commandes du menu ETATS. 2. Dans la fenêtre de sélection des données, cliquez sur l’icône Aperçu . Demander l'aperçu avant impression d'une liste ou d'un document  Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION Lorsque la liste ou le document est ouvert, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER ou cliquez dans la barre d'outils sur l'icône correspondant. L'aperçu avant impression du bulletin de paye au format pdf Vous pouvez visualiser votre bulletin au format pdf. 1. Ouvrez le bulletin que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur l'icône . 2. Sélectionnez dans la liste le type de format que vous souhaitez utiliser. Un fichier pdf est automatiquement généré. Vous visualisez le bulletin de paye à l'aide d'Adobe Reader. Cela nécessite l'installation de l'application Adobe Reader© sur votre ordinateur. Modifier l'affichage de l'édition à l'écran Vous pouvez agrandir ou réduire l'affichage de l'édition dans la fenêtre : • par les raccourcis clavier <+> et < - >, • par la commande NIVEAUX DE ZOOM du menu FENÊTRE, en indiquant une valeur supé- rieure à 100% pour l'augmenter ou une valeur inférieure pour le réduire, • par la commande AGRANDIR ou RÉDUIRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.  La modification de l'affichage à l'écran ne se répercute pas lors de l'impression sur papier. 56 Enregistrer un aperçu au format pdf  Menu FONCTIONS - commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), vous avez la possibilité d’enregistrer ce document au format PDF. Pour cela, activez la commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Exporter en PDF] situé dans la fenêtre de l’aperçu. Envoyer par e-mail un état au format pdf  Menu FONCTIONS - commande ENVOYER PAR E-MAIL Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), votre logiciel vous permet d'ENVOYER PAR E-MAIL votre document converti en pdf. Pour envoyer votre document par e-mail, activez la commande ENVOYER PAR E-MAIL du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Envoyer par email] situé dans la fenêtre de l’aperçu. Un fichier pdf du document en cours de visualisation est créé puis stocké dans le répertoire Temporaire de Windows™. Un e-mail contenant ce fichier est ensuite généré. Imprimer l'état, la liste ou le document sur papier  Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Une fois l'édition contrôlée dans la fenêtre Aperçu, vous pouvez l'imprimer sur papier. La fenêtre Imprimer dans laquelle vous contrôlez le numéro des pages à imprimer, l'ordre dans lequel elles doivent l'être, le nombre de copies et l'échelle, s'ouvre.  Vous trouverez des informations détaillées concernant l’impression des listes, documents et états dans l’aide contextuelle, rubrique L’impression des listes et des documents et rubriques spécifiques à chaque état. 57 Les éditions mensuelles et trimestrielles Une fois vos bulletins contrôlés et validés, vous pouvez visualiser puis imprimer les états nécessaires au suivi de vos données de paye. Le journal de paye  Menu ETATS - commande JOURNAL DE PAYE Chaque mois, vous éditez votre journal de paye par la commande JOURNAL DE PAYE du menu ETATS. Vous l'imprimez également à la fin de chaque trimestre et en fin d'année, en cumulé. Avant de visualiser cet état, vous accédez dans un premier temps à la fenêtre de paramétrage de l'édition. Selon les critères que vous définissez, la présentation de l'ensemble des lignes du bulletin (hormis les commentaires) sera quelque peu différente puisque ces lignes pourront être détaillées ou non. Le livre de paye  Menu ETATS - commande LIVRE DE PAYE Le livre de paye permet d'obtenir le cumul par ligne de tous les bulletins, pour l'ensemble de vos salariés. Lorsque vous activez la commande LIVRE DE PAYE du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition. Toutes les lignes du bulletin sont imprimées pour chaque salarié sélectionné. Seules les lignes principales du bulletin sont imprimées : nombre d’heures, salaire de base, cotisations cumulées, etc. Toutes les cotisations seront présentées dans l’ordre alphanumé- rique, et non dans l’ordre de présentation des bulletins. 58 Les déclarations aux organismes sociaux  Menu ETATS - commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE Selon le nombre de salariés de l'entreprise, les déclarations aux organismes sociaux diffèrent : • pour les sociétés ayant de 10 à 49 salariés, les déclarations sont fournies chaque fin de mois ; • pour les entreprises ayant moins de 10 salariés, ces déclarations sont à fournir chaque fin de trimestre. La commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE du menu ETATS permet de calculer et d'imprimer, pour chacune des caisses, le montant des cotisations dues. Dans cet état, non seulement une distinction est faite entre la part salariale et la part patronale (bases, taux, montants), mais un cumul des montants patronaux et salariaux est également réalisé. Comme pour la plupart des états, celui-ci fait également l'objet de critères de sélection. L’état préparatoire DUCS  Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DUCS Vous pouvez calculer et éditer l'état des charges à payer en utilisant les codes de regroupement DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS à utiliser tant au niveau des caisses que des cotisations. Une fois ce paramétrage défini, à tous moment, vous pourrez calculer et imprimer l'état préparatoire.  Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la société est affiliée. 1. Définissez dans la fenêtre ci-dessous les critères liés à la période, aux caisses et aux établissements. Si vous avez défini des codes de regroupement dans les fiches cotisations, vous pouvez obtenir le cumul des bases, taux et montants des différentes tranches de cotisations versées à une caisse. 59 Période 2. Indiquez la Période à prendre en compte en spécifiant la date de début et la date de fin. 3. Sélectionnez parmi les trois options suivantes les critères à prendre en compte dans l’édition de la DUCS : • Période uniquement • Période et récapitulatif • Récapitulatif uniquement Caisse 4. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernées par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les caisses de votre choix en cochant l’option Une liste de caisses puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Caisses s’affiche. 5. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre DUCS. Établissement 6. De même, cochez tous les établissements s’ils sont Tous concernés par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les établissements de votre choix en cochant l’option Une liste d’établissements puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Etablissements s’affiche. 7. Marquez les établissements que vous souhaitez prendre en compte. 8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs.  Le bouton dans la barre d’actions, vous permet d’accéder à l’assistant EDI DUCS. Cet assistant vous renseigne sur la télédéclaration des charges sociales et la procédure de souscription à Ciel directDéclaration Social.  Consultez le Manuel de référence, Menu Etats, Etat préparatoire DUCS. 60 L’assistant EDI Ducs  Menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDI DUCS Via le module Ciel directDéclaration Social et le portail Ciel (www.ciel.com), l’assistant Edi Ducs vous permet de transférer vos cotisations sociales depuis votre logiciel de paye vers les organismes de protection sociale. Ce type de transfert de données s’appelle une télédéclaration. Informations détaillées sur la télédéclaration 1. Cette première étape vous donne des informations sur le principe de la télédéclaration de la Ducs. Pour obtenir ces informations, cliquez sur les boutons [En savoir plus] associés à chaque option. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante.  L'option Ne plus afficher cette étape vous permet de passer directement à la seconde étape de l'assistant lors des prochaines utilisations de la commande. Souscription à Ciel directDéclaration Social Vous pouvez souscrire à Ciel directDéclaration Social lors de la création de votre dossier (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES société) ou après la création de votre dossier (menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDI DUCS). Pour cela, cliquez sur le bouton [Souscrire]. 1. Cliquez sur le bouton pour obtenir des informations sur le moyen de souscrire à l'abonnement Ciel directDéclaration Social. 2. Choisissez le Mode d'envoi. Si vous cochez l'option Je veux procéder à des envois tests, votre déclaration sera envoyée en mode test. A l'inverse, si cette option est décochée, l'envoi sera réalisé en mode réel. 3. Sélectionnez qui prend en charge la transmission : • Contact entreprise : la déclaration est établie et transmise par l'entreprise. • Tiers déclarant : la déclaration est établie par un Tiers/Rédacteur (experts comptables, centres de gestion agrées) mandaté par une entreprise et prend en charge la transmission. 4. Indiquez la civilité, nom et prénom de la personne en charge de la déclaration ainsi que son adresse E-mail. 5. Si vous êtes Tiers déclarant, saisissez aussi votre numéro de SIRET permettant de vous identifier. Attention ! La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion directe (télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des organismes de protection sociale : URSSAF, Pôle Emploi, Institutions de retraite complémentaire et de prévoyance. 61 Réduction sur les bas salaires  Menu ETATS - commande RÉDUCTIONS BAS SALAIRES Si la société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales sur les bas salaires, elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Dans les fiches Cotisations concernées, dans l'onglet Prise en compte, vous devez avoir indiqué qu’elle est assujettie à la réduction sur bas salaire. Réductions des cotisations patronales  Menu ETATS - commande RÉDUCTION DES COTISATIONS... Si votre société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales de Sécurité Sociale (assurance maladie, assurance vieillesse, allocations familiales et accidents du travail), elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Cette réduction est égale à la rémunération mensuelle brute versée au salarié multipliée par un coefficient, lequel dépend du nombre d'heures rémunérées et de la rémunération mensuelle brute du salarié. Lorsque vous activez la commande RÉDUCTION DES COTISATIONS... du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition.  Si vous bénéficiez de l'allégement des 35 heures, cochez l’option correspondante. Etat des congés payés et RTT  Menu ETATS - commande CONGÉS PAYÉS ET RTT Cet état présente pour chaque salarié sélectionné, le nombre de congés payés et RTT dû, pris et restant sur l'exercice N et N-1. Attestation Pôle Emploi  Menu BASES - commande SALARIÉS puis menu EDITION - commande ATTESTATION PÔLE EMPLOI Vous pouvez générer l'attestation Pôle Emploi à délivrer à tout salarié quittant l'entreprise pour faire valoir ses droits. L’accès à cet état est différent dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment mais le principe reste identique.  Pour plus de précisions, reportez-vous au paragraphe “Attestation Pôle Emploi”, page 77. Attention ! Si vous êtes Tiers déclarant, vous devez effectuer également une demande d’adhésion à la procédure de télédéclaration et à la procédure de télérèglement. Traitements de fin d’année 63 Traitements de fin d’année La dernière paye de l’année Afin de répondre à la règle des cumuls, vous devez, en fin d'année, comparer les cumuls annuels des bases (planchers et plafonds) des cotisations à ceux des salariés. Voir A propos de la règle des cumuls, page 50. Régularisation des planchers et plafonds Avec régularisation automatique Si vous avez demandé la régularisation automatique des planchers et plafonds depuis le début de l'année, en tenant compte ainsi de la règle des cumuls sur chaque période, le dernier bulletin ne doit pas présenter de difficultés particulières. Contrôlez les cumuls pour chaque salarié et procédez aux éventuelles régularisations. Sans régularisation automatique En revanche, si la régularisation automatique n'a pas été demandée, vous devez alors calculer le cumul annuel des planchers et plafonds de chacun des salariés et les comparer aux cumuls annuels des tranches de cotisations. Lorsque le salarié ou l'employeur a cotisé en cours d'année sur une tranche alors qu'en cumulé il ne devrait pas ou inversement s'il n'a pas cotisé sur une tranche, saisissez la régularisation annuelle sur la base de calcul de la cotisation concernée. Elle peut être positive ou négative, tant pour le salarié que pour l'employeur. Le treizième mois Le salaire correspondant au treizième mois est intégré comme une prime au dernier bulletin de l'année de chaque salarié. Dans le paramétrage de paye modèle et celui de la société Exemple SA, la rubrique PRIME13 Prime de treizième mois est créée. Elle doit être insérée dans le dernier bulletin de l'exercice de chacun des salariés concernés après le SALAIRE DE BASE et avant le SALAIRE BRUT. Les états de fin d'année Une fois tous les bulletins établis pour l'année et toutes les régularisations effectuées, vous procédez à l'impression : • des états en cumulé sur l'année (Journal de paye, Livre de paye, Charges à payer par caisse, etc.). Voir La clôture du dossier, page 65. • de l’état Provisions pour congés payés. Consultez l’aide contextuelle. • de l'état préparatoire à la Déclaration Annuelle des Données Sociales. Voir La déclaration annuelle des données sociales, page 64. 64 Traitements de fin d’année La déclaration annuelle des données sociales La Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) est obligatoire pour toutes les entreprises. Avec votre logiciel de paye, vous pouvez éditer un état préparatoire à la DADS ainsi que créer une DADSU. Etat préparatoire DADS  Menu ETATS - COMMANDE ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS L'état préparatoire DADS vous permet de vérifier la cohérence des données de vos salariés. Avant d'éditer la déclaration annuelle des données sociales, vous devez vous assurer que les informations nécessaires sont correctement définies. Une fois le contrôle effectué, vous pouvez imprimer l'état autant de fois que nécessaire.  Pour plus de détails sur les informations à contrôler, reportez-vous à l’Aide, rubrique Etat préparatoire D.A.D.S. Créer une DADSU  Menu TRAITEMENTS - commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES - CRÉER UNE DADSU Afin de générer des DADSU à la norme 4DS, votre logiciel de paye fonctionne avec le module Ciel Déclarations Sociales. Vous disposez d'un assistant DADS-U qui permet de lancer la création d’une nouvelle déclaration. Cet assistant vous propose également d’effectuer un contrôle de cohérence afin de limiter le nombre d'erreurs dans votre déclaration  Pour plus de détails sur la création d’une DADS-U, reportez-vous à l’Aide. Ensuite, la DADSU est créée dans Ciel Déclarations Sociales. Et, c’est à partir de ce module que vous contrôlez, complétez et envoyez votre déclaration. Enfin, à partir de la commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES du menu TRAITEMENTS, d’autres opérations sont proposées : • re-exporter les données de la paye dans la déclaration via la commande RENVOYER DONNÉES DADSU, • accéder aux déclarations créées dans le module Ciel Déclarations Sociales via la commande SUIVI DES DADSU. 65 Traitements de fin d’année La clôture du dossier  Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE L’assistant Top Clôture vous aide à clôturer votre dossier de paye en fin d'exercice en réalisant au préalable tous les traitements nécessaires. 1. Activez la commande TOP CLÔTURE du menu TRAITEMENTS. Une fenêtre présente l’assistant. Après l’avoir lue, cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour exécuter un traitement, cliquez sur le bouton [Lancer] correspondant.  L'édition des états de fin d'année respecte l'ordre suivant : • Journal de paye, • Livre de paye, • Charges à payer par caisse, • Fiche individuelle. 3. Après avoir effectué les traitements de votre choix, cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter l'assistant.  Pour plus d'informations concernant l'assistant Top Clôture et les traitements qui s'y rapportent, consultez l'aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] situé au bas de la fenêtre Top Clôture. Cliquez sur ces boutons d’aide pour obtenir des informations relatives au traitement correspondant. Les cases à cocher sont des indicateurs. Elles sont grisées par défaut et cochées en fonction des opérations effectuées. Gestion des dossiers 67 La gestion des utilisateurs On entend par utilisateur toute personne amenée à ouvrir un dossier pour calculer ou consulter les données de paye d'une société. Afin de conserver la confidentialité des données, vous pouvez déclarer des utilisateurs, en leur attribuant un nom et un mot de passe propres qui leur seront ensuite demandés chaque fois qu'ils activeront certaines commandes. L'accès des utilisateurs peut également être limité à un ou plusieurs dossiers de paye et à certains menus et commandes. Les utilisateurs maîtres et les utilisateurs non-maîtres On distingue deux types d'utilisateurs : Les utilisateurs maîtres Seuls les utilisateurs maîtres sont autorisés à créer d'autres utilisateurs (maîtres ou nonmaîtres) et à définir leurs droits d'accès aux dossiers, menus et commandes. Les utilisateurs non-maîtres Mis à part les commandes propres aux utilisateurs maîtres, les utilisateurs non-maîtres ont par défaut accès aux principaux menus et commandes mais cet accès peut être limité. Créer, Modifier ou Détruire les fiches Utilisateurs Pour créer, modifier ou détruire des fiches utilisateurs, activez la commande UTILISATEURS du menu UTILITAIRES, disponible uniquement en mode complet.  Consultez le Manuel de référence, Menu Utilitaires, Utilisateurs. 68 La sauvegarde La sauvegarde est un traitement essentiel. En effet, personne n'est à l'abri d'une coupure de courant inopinée. La sauvegarde vous permet de conserver les données de vos différents dossiers. Vous pouvez ainsi les réutiliser en cas de problème sur votre disque dur ou sur les fichiers eux-mêmes. Sans sauvegarde, vous pourriez perdre des semaines de travail ! Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois, après avoir établi et validé les bulletins de la période et imprimé les documents nécessaires. Sauvegarde de vos données sur support  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE Que vous sauvegardiez votre dossier sur le disque local de votre ordinateur ou sur un support externe (disque dur, clé USB....), le principe est le même. 1. Connectez votre support sur vote ordinateur. 2. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre Sauvegarde s’ouvre : Vous pouvez choisir de sauvegarder les données du dossier, de paramétrage et de déclarations sociales ainsi que les archives liées au dossier. • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegarder une archive, page 86. • Données Ciel Déclarations Sociales : il s’agit des données générées dans Ciel Déclarations Sociales, à savoir vos DADSU et vos attestations employeurs (AED). 69 3. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde. 4. Choisissez l'emplacement où seront sauvegardées vos données. 5. Cliquez sur [OK] pour lancer la procédure de sauvegarde.  Les fichiers de sauvegarde AHC comportent la date et l’heure à laquelle les sauvegardes ont été réalisées. Sauvegarde de vos données en ligne  Menu DOSSIER - commande E-SAUVEGARDE Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde. Ce système de sauvegarde permet de conserver les données de votre logiciel hors des locaux de l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation de Ciel e-Sauvegarde nécessitent une connexion Internet qui est utilisée lors de : • la création/modification du site à l'aide d'un assistant, • l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée, • la réalisation d'une sauvegarde en ligne.  Consultez le Manuel de référence, Menu Dossier, e-Sauvegarde. 70 La restauration  Menu DOSSIER - commande RESTAURATION Vous pouvez récupérer des données précédemment sauvegardées. 1. Si vous avez sauvegardé votre dossier sur un support externe (clé USB...), connectezle à votre ordinateur. 2. Ouvrez la société à restaurer.  Si aucun dossier n'est ouvert, la commande RESTAURATION du menu DOSSIER est inactive ; son titre est grisé. 3. Une fois la société ouverte, activez la commande RESTAURATION. 4. Il vous est alors demandé de confirmer sa fermeture. Cliquez sur le bouton [Oui]. 5. Dans la fenêtre Restauration, sélectionnez l’emplacement du fichier à restaurer en cliquant sur l'icône .  La liste des fichiers AHC (fichiers de sauvegarde) présents dans le répertoire choisi s'affiche. Vous pouvez choisir de restaurer les données du dossier et/ou les données de paramétrage ainsi que l’archive liée au dossier. • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegarder une archive, page 86. 6. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Elle vous rappelle les caractéristiques de la sauvegarde (date, chemin d'accès, dossier) afin que vous puissiez contrôler qu'il s'agit du bon jeu de sauvegardes à restaurer. 8. Cliquez sur le bouton [Restaurer] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, le dossier restauré est ouvert. Attention ! Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommagé sur un support différent de celui utilisé habituellement pour la sauvegarde mensuelle. Les fonctionnalités de Ciel Paye Évolution et Ciel Paye Bâtiment 72 La gestion de temps Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS  Si vous avez choisi de gérer vos absences à l’aide du Planning des vacances (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES- PARAMÈTRES 1), cette fonction n’est pas accessible. La loi sur la réduction de la durée légale du temps de travail a fait apparaître, au sein des entreprises, de nouvelles formes d'organisation du travail avec une gestion des horaires qui devient de plus en plus complexe de part la diversité de ces derniers : horaires fixes, variables, libres, cycliques, décalés, modulaires, annuels, temps partiel. Cette mise en place des 35 heures incite ces entreprises à avoir recours à de nouveaux outils de suivi et d'analyse du temps afin d'en faciliter la gestion. Il s'agit de prendre en compte non seulement les contraintes économiques, avec pour optique de mieux gérer la répartition et le temps de travail, mais également les contraintes légales, avec un contrôle de ce temps de travail. Le module de Gestion de temps intégré vous permet : • d'élaborer des modèles de plannings (hebdomadaires ou annuels), • d'effectuer le suivi des heures de travail des salariés de l'entreprise et de constater d'éventuels écarts entre le prévisionnel et le réalisé avec le planning Salarié, • d'analyser et contrôler les données mises en place à l'aide d'états spécifiques. Mais, selon le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez choisir de travailler avec tout ou partie du module GESTION DE TEMPS. Par exemple, vous pouvez utiliser uniquement la partie Feuille de temps où vous n'enregistrez que les différentes absences et/ou présences de vos salariés. Enregistrez les modèles de plannings hebdomadaires  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING HEBDOMADAIRE Cette commande sert à définir les horaires de la semaine en fonction des différents cycles de travail rencontrés dans l'entreprise (périodes de suractivités, de sous-activités ou bien encore horaires fixes toute l'année). Ces modèles de planning servent à établir les plannings prévisionnels annuels, à partir desquels sont générés les plannings salariés. Attention ! Lors de la création d’un nouveau dossier, votre logiciel vous propose à la fin de l’assistant Top Départ de choisir votre mode de gestion des absences. Vous pouvez opter pour une gestion à partir du planning des vacances ou via le module de gestion de temps. 73 Concevez vos plannings prévisionnels annuels  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING ANNUEL Une fois les différents modèles de plannings hebdomadaires définis, vous pouvez établir vos plannings prévisionnels annuels (menu BASES, commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNINGS ANNUEL). Ils permettent d'établir un planning commun à un ensemble de salariés ayant des horaires de travail identiques. Vous pouvez créer autant de planning différents que vous le souhaitez. Il est effectivement très important de bien penser à tous les cycles de travail en vigueur dans votre entreprise afin de faciliter la gestion de vos plannings salariés. Déterminez les différentes natures d'écarts possibles  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - NATURES D’ÉCARTS Cette commande vous permet d'enregistrer les différentes natures d'écarts possibles. En effet, lors de la saisie des feuilles de temps, des écarts entre le prévisionnel et le réalisé pourront être constatés. Pour que ces écarts soient correctement ventilés dans les bulletins de paye de vos salariés, vous devez enregistrer, au préalable, les différentes rubriques de paye qui leur seront affectées. Rattachez un modèle de planning à un salarié  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - PLANNING SALARIÉS Le planning prévisionnel salarié sert à gérer, à la semaine ou à la journée, les heures de travail prévues pour chaque salarié. Un modèle de planning annuel est affecté à chaque salarié afin que son propre planning puisse être mis en place. Ce planning (à partir duquel est mis en place le «prévisionnel») sert de référence pour les feuilles de temps (qui représentent le «réalisé»). Selon le fonctionnement de la société, le niveau d'activité ou le poste qu'il occupe, un salarié pourra être rattaché à plusieurs modèles de planning (mensuels ou hebdomadaires). Enregistrez vos feuilles de temps  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS -FEUILLES DE TEMPS Une fois ces différentes phases de préparation effectuées, vous pouvez procéder à la saisie des feuilles de temps de vos salariés. Cette feuille de temps vous permet de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié ; le prévisionnel est comparé au réalisé ; de là peuvent apparaître certains écarts susceptibles de provenir d'absences, de congés, de maladie, de RTT ou bien encore d'heures supplémentaires. Saisie décentralisée des feuilles de temps  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE EXCEL Les feuilles de temps vous permettent de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié. Pour vous permettre d'effectuer une saisie décentralisée des feuilles de temps, votre logiciel vous donne la possibilité de générer un bordereau de saisie Excel.  Pour des informations détaillées sur la Gestion de temps, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 74 La gestion automatique des IJSS Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Ciel Paye Évolution ou Ciel Paye Bâtiment vous permet de gérer et calculer automatiquement les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS).  La gestion automatique des IJSS sur le net concerne les salariés dont le type de paye est Mensuel, Horaire, Par points. Paramétrage des IJSS  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet IJSS Vous définissez ici le mode de calcul des IJSS et paramétrez tous les éléments qui sont pris en compte dans le calcul de ces indemnités (en cas d'arrêt de travail). Mode de calcul des IJSS 1. Indiquez si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net. 2. En cas de Subrogation (l’employeur perçoit les indemnités), cochez la case correspondante. Paramétrages Les informations de cette zone dépendent du type de Maintien de salaire pratiqué. 3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui participent au calcul des IJSS. 4. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre ouvre la liste des rubriques ou des variables. 5. Sélectionnez, les rubriques associées : • au maintien de salaire, • aux IJSS déduites, • aux IJSS versées, • au montant de la retenue pour garantie du net. 6. Sélectionnez, les variables associées : • au maintien du salaire, • aux IJSS, • au montant de la retenue pour garantie du net.  Une rubrique ne peut être sélectionnée qu'une fois. Les rubriques sélectionnées ici seront insérées dans le bulletin de salaire. Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 75 Dans le bulletin  Fiche Bulletin de paye - Onglet IJSS Vous retrouvez dans cet onglet les paramètres IJSS qui seront pris en compte dans le calcul du bulletin. Dans la zone Préparation du bulletin vous pouvez visualiser les informations liées à une période d'arrêt de travail.  Le montant du salaire maintenu est automatiquement calculé. Si vous effectuez une modification cette zone sera automatiquement actualisée. 1. Dans la zone IJSS, saisissez le montant net des IJSS puis appuyez sur la touche pour lancer le calcul. 2. Si c'est l'employeur qui les perçoit (Subrogation), cochez la case correspondante. Les données présentées dans les zones Maintien de salaire, Rubriques rattachées et Variables rattachées sont accessibles à partir des paramètres IJSS. Voir Paramétrage des IJSS, page 74.  Si vous les avez déjà paramétrées, ces zones seront automatiquement renseignées.  Pour des informations détaillées sur la Gestion automatique des IJSS, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application - Rubrique Indemnités journalières de Sécurité Sociale. 76 Les services Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu BASES - commande SERVICES Cette commande vous permet de définir les différents services de votre entreprise. Cette information est utilisée lors de l'enregistrement de vos fiches salariés. La notion de Service permet une classification plus précise de l'ensemble de vos salariés. Si vous optez pour une gestion de temps complète, cela peut faciliter la mise en place de vos plannings ainsi que l'ensemble de vos éditions relatives à cette gestion de temps. Voir La gestion de temps, page 72. 77 Les éditions administratives Attestation Pôle Emploi  Menu BASES - commande SALARIÉS puis menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION PÔLE EMPLOI Vous pouvez générer l'attestation Pôle Emploi à délivrer à tout salarié quittant l'entreprise pour faire valoir ses droits. A compter du 1er janvier 2011, les entreprises de 10 salariés et plus ont l'obligation d'envoyer l’exemplaire à Pôle emploi par voie électronique (Décret n°2011-138 du 1er février 2011). Une fois que l’attestation est créée, vous devez la compléter. Et, selon le mode d’envoi choisi, la saisie est différente : • Télédéclaration : vous complétez et envoyer l’attestation dans le module Ciel Déclarations Sociales. Vous accédez à ce module par le menu TRAITEMENTS, commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES, SUIVI DES AED. • Papier : vous la complétez directement dans le document au format pdf créé et affiché à l’écran.  Pour plus de détails, consultez l’Aide, rubrique Attestation Pôle Emploi. Vous disposez également d'un Assistant de sortie de salariés, accessible via le menu BASES, qui facilite toutes les opérations et démarches administratives à réaliser lors du départ d'un salarié de l'entreprise et notamment l'attestation Pôle Emploi.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant de sortie d'un salarié. L'attestation de salaire Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  (à partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, maternité ou paternité), il doit fournir une attestation de travail afin de pouvoir bénéficier d'indemnités journalières auprès de la Sécurité Sociale. Lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, une attestation de salaire qui doit être produite. 1. Sélectionnez le Motif de l'arrêt de travail (maladie, maternité, paternité, maladie professionnelle, accident du travail) en cliquant sur le triangle de sélection situé en fin de zone. 2. Indiquez la date de l'arrêt de travail. 3. Pour déterminer la période d'absence du salarié, saisissez la date du dernier jour de travail ainsi que la date de reprise du travail. 78 Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, son salaire est le plus souvent maintenu durant son absence. L'employeur peut alors faire une demande de subrogation. La Sécurité Sociale verse alors directement les indemnités sur le compte de l'employeur. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur le bulletin de paye du salarié. 4. Si vous souhaitez faire une Demande de subrogation, cochez la case correspondante. 5. Indiquez ensuite la Période d'indemnisation ainsi que les coordonnées bancaires de la société. 6. Les coordonnées de l'organisme payeur renseignées dans l'onglet Banque de la fiche Salarié sont reprises par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. 7. Dans le cas d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle, précisez également le Type de maintien du salaire (Intégral ou Partiel). 8. Les informations demandées en bas de la fenêtre varient selon le type d'attestation (maladie ou accident du travail). • Attestation pour maladie : précisez les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la déclaration. • Attestation pour accident du travail : saisissez le nom et l'adresse du médecin de travail dans la zone Médecin du travail ainsi que le poste occupé par la personne en charge de la déclaration dans la zone Signataire. Il peut s'agir par exemple d'un gérant de magasin, d'un responsable paye, etc. 9. Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK]. Le document apparaît alors à l'écran. 10.Vérifiez que toutes les informations nécessaires figurent sur le document et complé- tez-le éventuellement. Il ne vous reste plus ensuite qu'à l'imprimer et le transmettre au salarié concerné pour qu'il le signe. La Déclaration Unique d'Embauche (D.U.E.) Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  (à partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - D.U.E (EDI, Papier ou Internet) Toute embauche d'un salarié doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'URSSAF ; il s'agit de la Déclaration Unique d'Embauche que vous devez effectuer avant l'embauche du salarié dans l'entreprise. Elle vous permet en une seule déclaration d'effectuer les 7 formalités liées à l'embauche d'un salarié. L'URSSAF se charge ensuite de faire parvenir, à chaque organisme concerné, les informations qui l'intéresse. 1. Ouvrez la liste des salariés puis activez la commande D.U.E. S'il s'agit d'une DUE Papier... 2. Dans la fenêtre de paramétrage de l'édition, si les coordonnées sont différentes de l'établissement principal (définies dans les paramètres de la société), cochez l'option Adresse de correspondance puis saisissez des coordonnées postales. 3. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document correspondant est alors automatiquement généré et présenté à l'écran. 79 DUE EDI uniquement 1. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise. 2. Saisissez les références internes du déclarant, zones libres de saisie permettant de réfé- rencer le message. 3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi réel. 4. Cliquez sur [OK] pour valider. 5. Si des erreurs de paramétrage sont détectées, elles s'affichent à l'écran. Double-cliquez alors sur la ligne correspondant à la modification à effectuer. 6. Une fois les zones correctement renseignées, cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. 7. La télédéclaration de la DUE nécessite la souscription à Ciel directDéclaration Social.  Pour des informations détaillées sur les éditions administratives, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 80 Le récapitulatif des salaires Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu ÉTATS - commande RÉCAPITULATIF DES SALAIRES Cet état permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Il constitue une étape intermédiaire avant l'édition de vos charges à payer par caisse. 1. Choisissez si vous voulez éditer un récapitulatif des salaires pour Tous les salariés ou Un seul. 2. Dans ce dernier cas, sélectionnez le salarié de votre choix à l'aide du bouton [Liste]. 3. Pour chacun des critères suivants : service, code analytique, établissement, vous pouvez Tous les prendre en compte ou Un en particulier que vous sélectionnez à l'aide du bouton [Liste]. 4. Indiquez la période sur laquelle sera édité l'état en cliquant sur les triangles de sélection. 5. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état à chaque changement d'établissement, cochez l'option Un saut de page par établissement. 6. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs.  Pour des informations détaillées sur l’état récapitulatif des salaires, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 81 Le générateur de documents Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Vous pouvez créer entièrement le dessin de vos documents.  Tous les documents sont communs à tous les dossiers. Le générateur est accessible pour la quasi-totalité des listes du menu BASES (salariés, variables, cotisations, banques, etc. excepté la gestion de temps) ainsi que pour les bulletins de paye. Pour avoir accès à la commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER, vous devez ouvrir au préalable la liste pour laquelle vous voulez concevoir un document. Chaque document créé pour un fichier (listes salariés, variables, etc.) sera sauvegardé uniquement pour ce fichier. Par exemple, vous ne retrouverez pas un document dessiné pour une fiche salarié dans le fichier des cotisations. Le principe de fonctionnement de la fenêtre d'accès au Générateur de documents est sensiblement identique à la fenêtre d'accès aux impressions. Créer un document 1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis sélectionnez dans la liste déroulante le type de document que vous souhaitez créer. 2. Saisissez le Nom du nouveau format puis cliquez sur [OK]. Il apparaît automatiquement dans la liste concernée. 3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre des paramètres généraux du document. Ouvrir un document existant 1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire de votre choix. Le symbole se transforme alors en signe -. 2. Double-cliquez dans la liste sur le document concerné, 2. ou cliquez sur le document concerné puis cliquez sur [OK]. Supprimer un document existant Placez le curseur sur celui concerné puis cliquez sur [Détruire]. Dupliquer un document existant Positionnez le curseur sur celui concerné et cliquez sur [Dupliquer]. Importer / exporter un modèle de document Si vous souhaitez utiliser vos propres modèles de documents sur plusieurs postes différents, votre logiciel vous permet de les exploiter très facilement d'un poste à l'autre par l'intermédiaire des boutons [Extraire] et [Incorporer], disponibles à partir de la fenêtre Générateur de documents.  Pour des informations détaillées sur le générateur de documents, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 82 Les éditions chaînées Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu ÉTATS - commande ÉDITIONS CHAÎNÉES Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes. La partie gauche présente la liste des états disponibles dans votre logiciel (journal de paye, livre de paye, charges à payer par caisse, etc.) 1. Sélectionnez l'état que vous souhaitez inclure dans la suite d'éditions puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. La fenêtre de paramétrage de l'état s'affiche. 2. Déterminez les différents critères de l'édition que vous voulez obtenir puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. L'édition que vous avez choisie s'affiche dans la liste des états à imprimer. Répétez cette manipulation pour tous les états qui vont figurer dans l'édition chaînée. Vous pouvez insérer plusieurs fois le même état mais en lui définissant des paramètres différents (exemple : une édition du livre de paye mensuel et une pour le livre de paye annuel). 4. Une fois que vous avez défini tous les états à imprimer, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression. Supprimer un état de l'édition chaînée Pour supprimer un état de la liste, sélectionnez-le dans la Liste des états à imprimer et cliquez sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Supprimer tout] permet de supprimer en une seule fois tous les états affichés dans la liste des états à imprimer. Consulter les critères de sélection de l'état 1. Pour consulter le paramétrage de l'état que vous avez effectué, sélectionnez l'état concerné dans la Liste des états à imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Propriétés] ou double-cliquez sur l'état. La fenêtre de paramétrage de l'état s'ouvre. Vous pouvez lui apporter d'éventuelles modifications si vous le souhaitez.  Pour des informations détaillées sur les éditions chaînées, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 83 Personnalisation des fiches salarié Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  menu FONCTIONS - commande PERSONNALISER LE FICHIER Vous pouvez ajouter, dans le fichier salariés, plusieurs zones supplémentaires permettant d'enrichir les fiches suivant vos besoins. Exemple Une entreprise a besoin de répertorier le parcours professionnel de ses salariés (formation, dernier emploi) ainsi que ses activités extra-professionnelles. Or, ces informations ne figurent pas sur la fiche initiale. A l'aide de la commande PERSONNALISER LE FICHIER, vous pouvez compléter la fiche salarié par ces critères. Ouvrir la liste des salariés 1. Activez la commande PERSONNALISER LE FICHIER du menu FONCTIONS. La fenêtre Personnaliser Salarié s'affiche. Une palette d'outils est à votre disposition pour effectuer vos paramétrages. Les principaux outils icône cadre : permet de définir une zone. icône texte : permet de saisir du texte. icône Premier plan : permet d'afficher l'élément sélectionné au premier plan. icône Arrière plan : permet d'afficher l'élément en second plan. icône Aligner : permet d'aligner (gauche, droite, etc.) les éléments sélectionnés. icône Tabulation : permet d'attribuer un numéro d'ordre pour la saisie. icône Fermeture : ferme la fenêtre en cours et permet d'enregistrer les personnalisations que vous venez de mettre en place. Pour accéder par la suite à la saisie des informations complémentaires, ouvrez la fiche du salarié concerné puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez alors compléter la fiche de renseignement qui s'ouvre.  Pour des informations détaillées sur la personnalisation de la fiche salarié, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 84 Générer des écritures comptables (Zone Ecritures à générer) Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE Chaque mois, après avoir vérifié et validé les bulletins de la période puis contrôlé les différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures comptables de vos données de paye. Pour cela, à partir du JOURNAL COMPTABLE, faites un clic-droit et activez la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES COMPTABLES. Zone Ecritures à générer 1. Précisez les écritures que vous souhaitez générer dans ce journal comptable : • écritures de salaires : ce sont les écritures correspondant aux charges de personnel. Par défaut, le code du Journal dans lequel est imputée l'écriture de paye est SA mais vous pouvez le modifier car il doit correspondre à celui créé en comptabilité. • et/ou les écritures de paiement : à savoir celles correspondants aux paiements effectués aux salariés. 2. Validez la génération de l'écriture en cliquant sur [Ok].  Toutes les lignes de l'écriture sont alors présentées. A ce stade, il ne vous est pas possible de les modifier. 85 Assistant de cotisation Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  A partir de la liste des cotisations, menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit), commande ASSISTANT DE CRÉATION DES COTISATIONS Pour accéder à cet assistant, vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du bouton [Créer] et choisir la fonction Assistant. Cet assistant vous guide dans la création de cotisations, à travers différentes étapes. Les informations à saisir sont identiques à celles de la fiche d’une cotisation. Seule la présentation diffère. • Le bouton [Suivant] permet de passer aux prochaines étapes. • Le bouton [Précédent] permet de revenir aux étapes antérieures. • Le bouton [Continuer] permet de créer plusieurs cotisations à la suite. • Le bouton [Terminer] permet d’enregistrer la ou les cotisations et de quitter l'assistant. 86 L’archivage d’un dossier Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Archiver un dossier  Menu TRAITEMENTS – commande CLÔTURE ANNUELLE ou TOP CLÔTURE Vous pouvez archiver un dossier avant de le clôturer. Pour cela, dans la fenêtre Clôture annuelle, cochez la case Archiver le dossier avant la clôture.  Une seule archive peut être réalisée par dossier. Par conséquent, si une archive existe déjà, celle-ci est remplacée par la nouvelle archive. Une fois votre archive créée, vous pouvez la consulter, l’inclure dans vos sauvegardes ou encore la supprimer. Consulter une archive  Menu DOSSIER – commande OUVRIR Cette archive est consultable à tout moment. A partir d’une archive, vous pouvez accéder aux bulletins et éditer les états de l’exercice précédent. Cependant, il est impossible de modifier des bulletins de pays validés. Dans la fenêtre d’ouverture de dossier, la présence d’une archive est signalée par une petite flèche en face du nom de la société. 1. Cliquez sur la flèche et sélectionnez-la. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Par défaut, la taille de l’archive est réduite, un message vous demande donc de la décompresser. Sauvegarder une archive  Menu DOSSIER – commande SAUVEGARDER Il est possible d’inclure dans la sauvegarde d’un dossier l'archive réalisée lors de la clôture annuelle. Pour cela, dans la fenêtre Sauvegarde, cochez la case Archives avant clôture. Supprimer une archive  Menu DOSSIER – commande SUPPRIMER Il est possible d’effacer de votre disque l'archive d'une société. 1. Dans la fenêtre Suppression d’une société, cliquez sur la flèche et sélectionnez l’archive. 2. Confirmez la suppression.  Dans le cas où vous supprimez un dossier contenant une archive, celle-ci est également effacée. 87 La gestion analytique Uniquement dans Ciel Paye Bâtiment Ciel Paye Bâtiment permet de gérer des répartitions analytiques afin d'étudier les coûts salariaux. La répartition sur les différents postes analytiques sera calculée dans vos écritures comptables et états. Codes analytiques  Menu BASES - commande CODES ANALYTIQUES Cette commande permet de créer et de regrouper tous les codes analytiques que vous serez susceptible d'utiliser par la suite. Le code analytique est défini par un code et un libellé. Sa longueur ne doit pas dépasser 6 caractères. Dans les fiches salariés  Menu BASES - commande SALARIÉS - onglet Affectation - bouton [Répartition analytique] Vous disposez d'un tableau dans lequel vous affectez au salarié un ou plusieurs codes analytiques et vous déterminez la répartition. Cette saisie servira de modèle pour la répartition analytique du bulletin. • Le bouton [Ajouter] permet d'affecter les codes analytiques. Un code analytique ne peut pas être inséré plusieurs fois dans une même fiche salarié. • La cellule du tableau intitulé % répartition permet de saisir la répartition. • Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition à d'autres fiches salariés. Dans les bulletins de paye  Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE - onglet Analytique L'onglet Analytique reprend la répartition analytique du salarié définie dans sa fiche. S'il s'avère que la répartition n'est pas identique dans le mois, vous pouvez la modifier même si le bulletin est déjà validé. Pour cela, vous disposer des boutons suivants : • Bouton [Ajouter] : permet d'affecter d'autres codes analytiques. • Bouton [Supprimer] : permet de supprimer une répartition analytique. • Si les modifications apportées dans le bulletin ne sont pas exactes, vous pouvez revenir à la répartition initiale définie dans la fiche du salarié via le bouton [Réinitialiser]. 88 Les modifications de la répartition apportées dans le bulletin peuvent être enregistrées dans la fiche du salarié via le bouton [Mémoriser]. • Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition que vous venez de saisir à d'autres bulletins.  Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. Par contre, il est possible qu'il soit inférieur à 100%. Dans les écritures comptables  Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE - clic droit GÉNÉRER LES ÉCRITURES COMPTABLES. L'option Inclure la répartition analytique est cochée par défaut si l'analytique est renseigné dans votre dossier. Lorsque cette option est cochée, les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques associés aux bulletins. Et, les montants sont calculés selon les pourcentages de répartitions renseignés dans les bulletins. Les montants qui ne sont pas concernés par l'analytique seront cumulés sur des lignes comptables sans affectation analytique. 89 Import Ciel Bâtiment Uniquement dans Ciel Paye Bâtiment  Menu TRAITEMENTS - commande IMPORT CIEL BÂTIMENT Cette commande permet de récupérer des données de votre dossier Ciel Bâtiment et de les intégrer dans votre dossier Ciel Paye Bâtiment. Pour cela, vous procéderez à des exports et à des imports des données. Les données qui sont migrées sont les salariés, les variables et l'analytique. La procédure se déroule en deux temps : • Dans Ciel Bâtiment, vous devez paramétrer certaines données puis les exporter. Vos données sont alors enregistrées dans des fichiers au format texte (.TXT). • Dans Ciel Paye Bâtiment, vous récupérez les fichiers de données. Dans Ciel Bâtiment Au préalable Paramétrage de paye 1. Sélectionnez le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMÉTRAGE PAYE 2. Dans la zone Fichier à importer, cliquez sur la loupe située en fin de zone. 3. Sélectionnez le répertoire contenant le dossier de paye qui recevra les données. Par défaut, les dossiers des sociétés de paye sont stockés dans C:\Ciel\WPAYE puis vous cliquez sur le nom de votre société. 4. Si le logiciel ne détecte pas de données de paye dans le répertoire spécifié, un message d'erreur s'affiche. Redéfinissez alors le chemin du dossier de paye. 5. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous retrouvez les rubriques salariées propres à Ciel Bâtiment. Ces rubriques sont en fin de compte des variables dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc faire la correspondance entre les deux. Pour cela, cliquez dans la colonne Correspondance et choisissez le nom de la variable utilisée dans votre logiciel de Paye.  Les rubriques sans correspondances ne seront pas transférées dans votre dossier de paye. 6. Une fois que vous avez réalisé toutes les correspondances, cliquez sur [Valider]. Matricule salarié Dans Ciel Bâtiment, le matricule du salarié est facultatif alors qu'il est obligatoire dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc les renseigner avant de procéder à l'export. Pour cela, allez dans les fiches salariés, au niveau de l'onglet Autres renseignements et saisissez un matricule. Suivi de chantier Il est impossible de générer les fichiers d'import si vous n'avez pas renseigné le suivi de main d'oeuvre. En l'occurrence, les éléments récupérés sont les heures travaillés sur un chantier. Dans le menu SUIVI, choisissez la commande SUIVI DE MAIN D'OEUVRE. 90 Exportation Une fois que vous avez procédé aux saisies nécessaires au bon déroulement de l'exportation, vous pouvez générer les fichiers qui contiendront les données de Ciel Bâtiment. Pour cela, activez le menu SUIVI puis la commande TRANSFERT EN PAYE. Les fichiers WBAT_SALARIES.txt, WBAT_VARIABLES.txt et WBAT_ANALYTIQUES.txt sont automatiquement créés dans un répertoire nommé "Import" situé dans le dossier de votre société de paye. Dans Ciel Paye Bâtiment Une fois que les données sont importées en paye, les fichiers d'export sont renommés (modification de l'extension .TXT en .BAK). 1. Si le logiciel détecte des données à récupérer lors de l'ouverture de votre société, la fenêtre Import Ciel Bâtiment s'affiche automatiquement. Sinon, allez dans le menu TRAITEMENTS et activez la commande IMPORT CIEL BÂTIMENT. Vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre de l'Accueil. 2. Par défaut, tous les types de données sont sélectionnés. Décochez éventuellement les données que vous ne voulez pas récupérer. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour importer. Le logiciel récupère les données et vérifie que les répartitions analytiques sont bien égales à 100%. Le bouton [Non] permet de ne pas importer les données. Ceci étant, les fichiers texte sont quand même transformés en format .BAK La prochaine importation n'en sera pas pour autant impactée. Le bouton [Plus tard] a pour effet de ne pas importer les données et les fichiers texte ne sont pas modifiés. Attention ! Ne modifiez pas ces fichiers. 91 Etat préparatoire DADS CI-BTP Uniquement dans Ciel Paye Bâtiment  Menu ETATS - COMMANDE ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS Dans Ciel Paye Bâtiment, vous pouvez éditer un état préparatoire DADS pour une caisse des Congés Intempéries du Bâtiment et des Travaux Publics (CI-BTP). Dans la fenêtre Déclaration Annuelle des Données Sociales, la zone suivante est proposée : Si vous effectuez une déclaration à une caisse CI-BTP, cochez l'option Afficher les informations pour la caisse CI-BTP puis indiquez la période à prendre en compte. Les informations requises sont alors ajoutées à votre état. 92 Index A Analytique 87 Aperçu avant impression 55 bulletin au format PDF 55 état 55 liste ou document 55 Assistant clôture de dossier 65 création d’un bulletin 40 création de dossier 21 entrée d’un salarié 33 sortie d’un salarié 33 Attestation ASSEDIC 61, 77 Attestation de salaire Maladie 77 B Bulletins assistant Top Bulletin 40 calculer à l’envers 43 établir le premier bulletin 39 valider 43 C Caisses 29 Charges à payer par caisse 58 Clôture assistant Top Clôture 65 Congés 22, 36 Convention collective 30 Cotisations 29 D DADS 63 Déclaration Unique d'Embauche 78 DIF (Droit Individuel à la Formation) 37 Documentation 7 Documents administratifs 77 Dossier assistant Top Départ 21 clôturer 65 créer 20 paramètres généraux 22 modèle de paye 23 restaurer 70 sauvegarder 68 E Ecriture comptable 47 Editions fin d’année 63 Etats attestation ASSEDIC 61, 77 charges à payer par caisse 58 congés payés et RTT 61 DADS 63 journal de paye 57 livre de paye 57 provisions pour congés payés 63 réductions cotisations patronales 61 Exemple bulletin de salaire 17 société 13 G Gestion de temps 72 bordereau de saisie 73 bordereau de saisie Excel 73 feuille de temps 73 natures d’écarts 73 planning hebdomadaires 72 planning salariés 73 plannings annuels 73 Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Paye, Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment - MAN_WP - V19.0 /12.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel I IJSS gestion automatique 74 paramétrage 74 Import Ciel Bâtiment 89 Impressions aperçu avant impression 55 imprimante 54 types 54 Imprimante choisir 55 configurer 54 Intuiciel 14 J Journal de paye 57 L Livre de paye 57 N Natures d’écarts 73 P Paiement état 46 ordres de virement 46 Paramètres généraux 22 modèle de paye 23 Paye inversée 43 Profils 34 R Réductions cotisations patronales 61 Règle des cumuls 50 conditions d’application 52 principe 50 régularisation automatique 29, 63 Restaurer un dossier 70 Rubriques 27 S Salariés 31 assistant d’entrée 33 assistant de sortie 33 créer une fiche 35 profil 34 Sauvegarde en ligne 69 sur support 68 Services 76 T Tranches 29 Transfert écriture comptable 47 ordres de virement 46 Treizième mois 63 U Utilisateurs 67 V Validation groupée 49 Variables 25 globales 25 salariés 26 Manuel de découverte Ciel Gestion Intégrale Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous découvrirez comment créer un dossier, définir ses paramètres, enregistrer les éléments de base. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel, • votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement, • le dépliant d’installation. Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Pentium 3 minimum 900 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 1Go de Ram. • 550 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Pilotage : nécessitent la police de caractères Wingdings3 (installée par défaut avec Microsoft Office Word). • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Pour utiliser les fonctions réseaux • Nécessite une carte réseau Ethernet 10/100 Mbps ou plus, et protocole TCP/IP installé (réseau câblé local). • Plateforme Windows obligatoire. • Ne nécessite pas de serveur dédié et de système Windows Serveur (excepté pour l'utilisation de plus d'une session en mode TSE). Pour utiliser directDéclaration • 1Go de Ram. • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Une connexion internet via modem ADSL. Pour utiliser Ciel e-Commerce • 512 Mo de Ram. • 150 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Une connexion internet via : Numéris, ADSL, câble ou ligne spécialisée. Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..................................................................................... 6 Documentation ..................................................................................7 Démarrez votre logiciel .......................................................................8 Si vous débutez .................................................................................9 Entraînez-vous ................................................................................13 Création et mise en place d’un dossier ............................................. 17 Créez un dossier ..............................................................................18 Les paramètres du dossier ................................................................23 Gestion commerciale ........................................................................ 36 Créez les données de base ................................................................37 Saisissez les pièces clients ................................................................56 Saisissez les pièces fournisseurs ........................................................76 Gestion de production.......................................................................77 Commandes des articles en rupture....................................................78 Gestion des stocks multi-dépôts.........................................................79 Comptabilité ..................................................................................... 81 Créez et modifiez le plan de comptes ..................................................83 Créez les journaux ...........................................................................87 Créez vos chéquiers et vos RIB ..........................................................89 Préparez une comptabilité analytique..................................................91 Saisissez les écritures comptables ......................................................93 Le brouillard.................................................................................. 107 Rapprochez une facture et son règlement.......................................... 109 Rapprochez des écritures avec la banque .......................................... 110 Pointez des écritures ...................................................................... 111 Annulez une écriture validée............................................................ 112 Gérez la trésorerie prévisionnelle ..................................................... 114 Les états......................................................................................... 116 Les différents types d’état ............................................................... 117 La liste des états disponibles ........................................................... 119 L’imprimante ................................................................................. 120 Les états pilotés ............................................................................ 121 Traitements de fin d’année ............................................................. 122 L’assistant Top Clôture ................................................................... 123 La régulation des stocks ................................................................. 124 Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP) .................................. 125 Importez et exportez des données ................................................... 128 La sauvegarde ............................................................................... 135 La restauration .............................................................................. 137 Index.............................................................................................. 139 Prise en main 7 Prise en main Documentation Le manuel de découverte Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel Le manuel de référence Le manuel de référence électronique vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour le visualiser, allez dans le menu AIDE et choisissez MANUEL DE RÉFÉRENCE. Naviguez dans le manuel de référence Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Pour imprimer le manuel de référence électronique Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez appuyer sur la touche de votre clavier ou activer la commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le Manuel de référence ou l’aide. 8 Prise en main Démarrez votre logiciel Vous pouvez lancer l’application à la fin de la procédure d’installation. Vous avez deux possibilités pour ouvrir votre logiciel : • Cliquez sur l'icône présenté sur le Bureau de votre ordinateur. • Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows™. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION INTÉGRALE - CIEL GESTION INTÉ- GRALE. Vous accédez à la page d’accueil ci-dessous : Référencez-vous Les applications Ciel font l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application. Pour valider votre licence d'utilisation et vous inscrire comme ayant droit à la garantie Editeur, vous devez vous référencer auprès de notre Service Référencement. 9 Prise en main Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Gestion Intégrale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en : • créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales. • saisissant ensuite vos devis clients. • transformant directement un devis en facture. • utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel Gestion Intégrale. • personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins. Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous. • Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille • Les clients • Les fournisseurs • Les représentants • Les familles d'articles • Les articles Voir Créez les données de base, page 37 Vous pourrez ensuite gérer votre comptabilité. Voir Comptabilité, page 81 Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis, factures, règlements). 10 Prise en main Saisissez un nouvel article La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles. Pour saisir un nouvel article : 1. Activez la commande ARTICLES du menu GESTION (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Article s’affiche. 2. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire. 3. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK].  Pour plus d’informations sur la saisie d’un article Voir Les articles, page 43 Créez un devis pour un client Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu GESTION - VENTES. La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis. 1. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est obligatoire. 2. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK]. Transformez un devis en facture Pour éviter de saisir une facture, Ciel Gestion Intégrale vous permet de gagner du temps en transférant directement votre devis en facture. 1. Sélectionnez le devis à transformer. Cliquez sur le bouton [Transférer] situé dans la barre d’actions puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 2. Confirmez le traitement. 3. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 66 11 Prise en main Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents Ciel Gestion Intégrale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.). Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents. Personnalisez vos documents Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à partir du générateur de documents.  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits) • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. 12 Prise en main Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. 13 Prise en main Entraînez-vous Nous vous invitons à découvrir Ciel Gestion Intégrale en utilisant le fichier d’exemple. 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple accessible depuis la page d’accueil. 2. Le fichier exemple Société Exemple s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, de comptes, d'écritures, etc. Lors de l’installation de l’application, seul ce dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton accessible depuis la page d’accueil.  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. Vous passerez ensuite à la création de votre dossier et à son paramétrage. 14 Prise en main La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows™. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures,...) La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel, • ouvrir des applications ou des fichiers, • présenter des images ou des notes texte, Bouton de fermeture Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Barre de statut Intuiciel 15 Prise en main • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.  Vous trouverez une description détaillée des menus dans le Manuel de référence accessible par le menu AIDE. L’Intuiciel©  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Vous pouvez y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou encore depuis les boutons de la barre d’actions . L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales et comptables ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaires. Il est composé du Bureau, des Tableaux de bord et des Etats et statistiques. Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l’assistance technique. Personnaliser Mon Bureau Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. 16 Prise en main Trouvtoo©  Barre d’actions - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.  Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Création et mise en place d’un dossier 18 Création et mise en place d’un dossier Créez un dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Vous allez créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. 1. Dans la fenêtre Création, nommez votre société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Un message vous demande si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. 4. Si vous récupérez un dossier Ciel Compta, vous accédez à la fenêtre de sélection du dossier. Attention ! La récupération n'est possible que si vous avez une version de Ciel Compta supérieure ou égale à une version 2006 : Ciel Compta Évolution : version supérieure ou égale à la version 5.00. Ciel Compta : version supérieure ou égale à la version 12.00. Ciel Compta Facile : version supérieure ou égale à la version 1.00. 19 Création et mise en place d’un dossier • Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de la société dans la liste déroulante. • Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. • Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application. Si vous ne récupérez pas de dossier Ciel Compta, la fenêtre de Choix du modèle comptable s’affiche. Choix du modèle comptable Si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, le logiciel vous propose de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier. • Choisissez pour votre société le plan comptable dans la liste proposée par le logiciel. • Vous pouvez également choisir de ne pas utiliser de plan comptable et de le créer manuellement dans le logiciel. Pour cela, choisissez l’option située en bas de la liste. • Cliquez sur le bouton [OK]. L'assistant Top Départ s'affiche. 20 Création et mise en place d’un dossier Assistant Top Départ  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Étape : paramètres du dossier  Si vous avez récupéré un dossier Ciel Compta, les paramètres de celui-ci sont déjà renseignés. Cette étape ne s'affiche donc pas. Monnaie du dossier 1. Indiquez la monnaie du dossier. 2. Modifiez si nécessaire le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte. Validez en cliquant sur [OK]. Longueurs des comptes 3. Cliquez sur le bouton . 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Monnaie de la devise 6. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante. 7. Choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton liste. 8. Sélectionnez le nombre de décimales à prendre en compte. 9. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour récupérer les informations saisies lors de votre référencement. Étape : paramétrage des décimales 1. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc. 2. Si vous voulez revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. Étape : raison sociale 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. Attention ! Vous ne pourrez plus modifier ces paramètres une fois que votre dossier sera créé. 21 Création et mise en place d’un dossier 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code NAF (A.P.E.), le R.C.S. (le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des socié- tés). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Entrez le R.M (Répertoire des Métiers). 7. Entrez le R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). 8. Indiquez votre Code société. Étape : coordonnées et paramètres 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre premier exercice, de votre exercice courant et la période de saisie. 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. 4. Indiquez si oui ou non vous procédez à l’Enregistrement immédiat des écritures. Si c’est le cas, les écritures seront automatiquement enregistrées juste après la validation de leur saisie. Étape : autres paramètres Cette étape vous permet de définir les paramètres de votre dossier : comptabilité, TVA, facturation, numérotation, immobilisations, synchro compta, pilotage. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant. Voir Les paramètres du dossier, page 23  Une fois votre société créée, vous pourrez toujours modifier les paramètres via le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES. Étape : logos Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez : • coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier. • importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. Pour régler la taille de l'image Pour ajuster la taille de l'image, utilisez l'une des icônes ou le curseur du zoom . Étape : options de démarrage 1. Vous pouvez définir en tant qu'administrateur les droits des utilisateurs sur le dossier 22 Création et mise en place d’un dossier que vous créez. Cliquez sur le bouton . 2. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. 23 Création et mise en place d’un dossier Les paramètres du dossier Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expertcomptable, du logo de votre société. Onglet Coordonnées 1. Complétez les informations si vous ne les avez pas saisies lors de la création du dossier. Voir Étape : raison sociale, page 20 et Voir Étape : coordonnées et paramètres, page 21  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. Onglet Compléments 1. Choisissez la Forme juridique de votre entreprise. 2. Le Code société s'affiche automatiquement. Saisissez le nom de l’Etablissement. 3. Précisez son Activité ainsi que le titre et le nom du Responsable. 4. Indiquez les coordonnées de votre expert-comptable. Onglet O.G.A 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax). 24 Création et mise en place d’un dossier  Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. 3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration. 4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Vous disposez de plusieurs méthodes : coller, importer l’image dans Ciel Gestion Intégrale ou encore récupérer l’image depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Commentaire Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société. Paramètres Comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ 25 Création et mise en place d’un dossier Onglet Paramètres 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice, de l'exercice N : exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l'exercice N+1 et les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. 2. Précisez la date de début des objectifs dans la zone Période objectif du. La date de Fin des objectifs se calcule automatiquement. 3. Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle relève. La génération des écritures comptables peut être automatisée lors de la validation de vos pièces commerciales ou de l’enregistrement de vos règlements. 4. Pour cela, cochez l’option Comptabilisation immédiate. L’option Ignorer les erreurs est alors accessible. L’option Ignorer les erreurs permet de toujours valider des pièces commerciales, enregistrer des règlements même si l’application ne peut pas générer l’écriture correspondante. Ceci est utile lorsque des informations comptables manquent. Vous pourrez alors générer une écriture ultérieurement. Onglet Tiers Vous disposez de plusieurs méthodes pour affecter des comptes à vos clients ou fournisseurs à la création de leur fiche. 1. Cochez le type d’affectation qui sera appliqué à la création de leur fiche : • Affecter le compte : sélectionnez le compte qui sera proposé à chaque création d’une fiche client ou fournisseur. Vous pourrez toujours le modifier dans la fiche. • Ne pas affecter de compte : aucun compte ne sera rattaché au client ou fournisseur. Vous choisirez le compte dans la fiche du client ou du fournisseur. 2. Dans la partie Enregistrement des écritures comptables, l’application propose des comptes qui seront utilisés par défaut pour enregistrer les écritures. Pour les modifier, cliquez sur le bouton Liste et choisissez un compte. Cliquez sur le bouton [OK].  Ces comptes sont pris en compte uniquement si aucun compte comptable du client ou fournisseur n’est renseigné dans sa fiche. Onglet Devises Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises. Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes concernés. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. 26 Création et mise en place d’un dossier Onglet Racines/Défauts Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie, la bonne utilisation des comptes. Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer : • la longueur des comptes et des codes analytiques • les caractères autorisés • les racines de classe et de compte : vérifiez les racines proposées par défaut selon le PC99 et modifiez-les si nécessaire.  Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques, la racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2 caractères suffit. Onglet Comptes Cet onglet vous permet de sélectionner les comptes qui seront proposés par défaut lors de vos saisies : • comptes de port : port soumis, port non soumis , Facturé soumis, Facturé non soumis. • comptes divers : escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, charges exceptionnelles, acompte versé, acompte reçu. Onglet Synchro compta Cet onglet permet de paramétrer les informations nécessaires à la Synchro compta. Mode de fonctionnement de la Synchro compta Deux modes sont proposés : • Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dossier comptable. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la diffé- rence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons. • Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des Anouveaux, ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont récupérés. Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis. 27 Création et mise en place d’un dossier extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. 1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou Synchro compta +. Modalité de transfert des données 2. Sélectionnez le sens du transfert des données : • Client  Expert : le client envoie des données à son expert-comptable. • Expert  Client : l'expert-comptable envoie des données à son client. 3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à-dire le logiciel vers lequel les données seront transférées. 4. (Uniquement en mode Synchro compta + ) Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux : • expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des A-nouveaux. • client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux. Informations complémentaires expert-comptable 5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable. Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire. Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +) La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées. Divers (Uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert) Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre. 6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs, à l'aide de l'icône d'appel de liste . Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton situé en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs.  Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures. L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert. Ensuite, Sage Expert transfère vos écritures à votre expert-comptable. Attention ! Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expertcomptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le mode de Synchro compta. 28 Création et mise en place d’un dossier 7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage. 8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur [OK]. Paramètres TVA  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Onglet TVA L’option Assujetti à la TVA est cochée par défaut. Vous ne pouvez pas la décocher. 1. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier. Si vous voulez créer d'autres taux de TVA, utilisez la commande TVA du menu LISTES. 2. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante : • Régime réel : permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. • Régime simplifié : correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12. 3. Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes. • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les débits. • Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. 29 Création et mise en place d’un dossier Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. 4. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez : • le numéro de Recette de votre Centre des impôts. • le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts. Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Gestion Intégrale. 5. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour votre déclaration de TVA. • Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA. • Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié. Onglet Déclaration de TVA Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration. 1. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône d’appel de liste . 2. L’option Ventilation des opérations imposables est active si votre régime de TVA est réel et si votre TVA sur les ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opé- rations imposables. Onglet Téléprocédure TVA Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire.  Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la DGFiP et sur le télérèglement. 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. 2. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédure TVA. 3. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP. 30 Création et mise en place d’un dossier Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. 4. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 5. Dans la zone Complément, choisissez l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou Expert-comptable dans la liste déroulante. 6. Saisissez la Référence Obligation fiscale.  Cette référence doit obligatoirement commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres. 7. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Paramètres Facturation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc. Attention ! Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu DOSSIER : pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA. pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail. 31 Création et mise en place d’un dossier Globales 1. Cochez les options correspondantes si vous gérez : • les nomenclatures. • la TPF : gestion de la taxe para-fiscale (TPF) . Il s'agit d'une taxe perçue sur certains produits agroalimentaires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc. • les Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un client (opérations de prospection, actions marketing, etc. • le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois. • les Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle de temps régulier. • Les Gammes : gestion de gammes de produits. • les Remises en cascade : gestion des remises en cascade. Cette option permet de cumuler et d'appliquer toutes les remises en fonction des rangs. Les rangs permettent de définir à partir de quel montant s'applique une remise. Stocks 2. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements de stock, Gérer le multi-dépôts (suivi des stocks des différents dépôts de votre entreprise), Articles stockables par défaut (articles gérés en stock par défaut), Gérer les n° de série/lot (stocks des articles gérés par des numéros de série ou de lot). Gestion à 0 ou négatif Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création d'un article. • PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif. • PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif. Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul. Générer les écritures de stock final à partir du Vous pouvez générer les écritures de stock final en fin d'année lors de la régulation de stock. Sélectionnez si les écritures doivent être calculées à partir du PA (prix d'achat) ou du PAMP (prix d'achat moyen pondéré). Gestion des clients • Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au crédit accordé seront automatiquement bloqués. • Si vous cochez la case Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient inférieur ou égal au crédit accordé seront automatiquement débloqués. Onglet Valeurs par défaut Cet onglet permet de définir les valeurs à prendre en compte par défaut lors de la saisie des pièces commerciales. 1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis. Le Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone. 2. Sélectionnez un code article pour la saisie libre. 32 Création et mise en place d’un dossier Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code article. 3. Définissez également un article automatique. Cet article sera utilisé pour générer automatiquement des pièces commerciales.  Ces deux codes sont obligatoires. 4. Cochez l'option Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions. 5. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut si vous ne précisez pas de code lors de vos saisies. 6. Choisissez un code fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut si vous ne précisez pas son code lors de vos saisies. Onglet Alertes Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées principalement lors de la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs automatiques etc.). Pièces commerciales Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il suffit de cocher (ou décocher) les options suivantes : • Quantité insuffisante sur stock : alerte sur la quantité du stock réel ou sur la quantité du stock disponible ou sur la quantité du stock théorique. • Quantité en stock inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum. • Alerte sur la gestion des articles HT/TTC. • Remises / Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article. • Alerte sur le prix de vente de l'article : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP. • Article bloqué. • Adresse client (facturation, livraison ou autre) incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses de prospects. Il suffit de cocher l'option Client NPAI (n'habite pas à l'adresse indiquée) pour activer cette alerte. • Client/Fournisseur bloqué. • Encours client dépassé : vous pouvez être alerté qu'un client a dépassé son encours au moment de la validation d'une facture. Il vous suffit de cocher l'option Encours client dépassé. • Nature soumise à taxes. Si des clients sont en mode de TVA : C.E.E., Hors C.E.E., Suspension de TVA et que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces, un message vous alertera que l'ajout d'une TVA est impossible. • Niveau risque client à partir de : vous pouvez associer un niveau de risque à vos clients à partir duquel une alerte s’affichera si vous créez pour ce client une nouvelle pièce commerciale. Par exemple, si vous avez défini un niveau de risque Moyen dans la fiche du client et que vous souhaitez faire apparaître une alerte à partir du niveau Moyen, le logiciel affichera une alerte lors de la création d’une pièce commerciale relative à ce client. 33 Création et mise en place d’un dossier Autres • Lorsque vous cochez la case Contrôle du N.I.I, le programme vérifie la cohérence du N.I.I. saisi dans le logiciel. • Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et calcule automatiquement la clé EAN13 quand vous saisissez les codes barres dans les fiches articles. Onglet Statistiques Cet onglet vous permet de choisir les données qui alimentent vos statistiques des articles ainsi que le moment où la mise à jour des statistiques des représentants doit être effectuée. Articles Si vous cochez la case : • Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées seront prises en compte dans vos statistiques. • Comptabiliser l’escompte : les escomptes seront pris en compte.  Si vous modifiez par la suite le mode de calcul, les statistiques seront automatiquement recalculées. Représentants Si vous cochez la case : • Factures et avoirs validés : les statistiques représentants se mettront à jour lorsque les factures et avoirs seront validés. • Factures réglées : les valeurs des statistiques représentants changeront lorsque les factures seront réglées. Onglet Etats Nombre d’exemplaire L’option Edition des étiquettes articles selon le stock permet d’imprimer automatiquement le nombre des étiquettes selon le stock restant de l’article. L’option Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer automatiquement le nombre de documents indiqué dans la fiche client. Mentions NRE La loi sur les nouvelles relations commerciales du 15 mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des délais de paiement sur les factures. 7. Dans la zone Pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu. 8. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone Escompte en cas de paiement anticipé. 9. Dans la zone de saisie, indiquez les autres informations que vous voulez afficher sur votre facture. En cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne, vous devez obligatoirement inscrire sur la facture la mention exonération de TVA (art 262 ter I du CGI). 10.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 34 Création et mise en place d’un dossier Paramètres Numérotation  menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION La fenêtre des paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible. 1. Saisissez le code d'origine pour les bases et pièces pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique. 2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique. 35 Création et mise en place d’un dossier Paramètres Immobilisations  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS 1. Cochez l’option Proratiserles dotations linéaires sur pour préciser si vous souhaitez travailler : • avec des années d'une durée fixe de 360 jours ou • avec la durée réelle des années soit 365 jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29 jours). Dans ce cas, vous pouvez calculer le taux linéaire en jours en cochant l’option Calcul du taux linéaire en jours. 2. Cochez l’option Utiliser la méthode étalement si nécessaire. Dans le cas où le calcul d’une immobilisation avec valeur bloquée ne peut être ajusté, le logiciel la recalculera automatiquement avec la méthode de l’étalement. 3. Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation. 4. Vous accédez à la liste des coefficients dégressifs en cliquant sur le bouton [Coefficients dégressifs]. La fenêtre affiche deux parties : • les coefficients standards dans la partie haute. • la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une date de début, d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients. Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés selon la réglementation de janvier 2001. 5. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Paramètres Pilotage  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - PILOTAGE Il est possible de récupérer des écritures après clôture d’un exercice. Vous pouvez reprendre des écritures des 4 derniers exercices. 1. Cochez l’option Reprise des écritures archivées. 2. Indiquez le chemin du répertoire de votre base archivée, en cliquant sur l’icône située en fin de zone. Gestion commerciale 37 Gestion commerciale Créez les données de base Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier : • Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions, • Les représentants, • Les fournisseurs, • Les articles, • Les familles d’articles, • Les clients, • Les affaires. La TVA  Menu LISTES - commande TVA Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc. Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA. 1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau taux de TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566). 38 Gestion commerciale  Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte en attente de TVA collectée, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte en attente de TVA déductible, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser. 7. Choisissez si nécessaire un compte de TVA déductible dans les immobilisations.  La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. 8. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK]. La TPF  Menu LISTES - commande TPF La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agro-alimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF. Les modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création. Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Les remises et promotions  Menu GESTION - commande REMISES/PROMOTIONS La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. Vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client. Il est possible de définir deux types de tarifs : • des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles, • des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles. La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). 39 Gestion commerciale  Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. Vous pouvez également créer des remises/promotions par tranche. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale.  Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, Remises/promotions pour obtenir tout le détail sur les remises et promotions. Les représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les représentants. Les fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Identification du fournisseur La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du fournisseur. 40 Gestion commerciale Identification du fournisseur  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 2. Saisissez le Nom du fournisseur. 3. Indiquez le numéro de SIRET et le code NAF (APE) du fournisseur.  Le numéro de SIRET identifie géographiquement l’établissement d’une entreprise. Le code NAF - anciennement code APE - définit l’activité principale du travailleur indépendant ou de l’entreprise. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé. 2. Sélectionnez ensuite à l'aide du bouton Liste le Mode de paiement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. 3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresse 1. Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du fournisseur. Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur). 41 Gestion commerciale Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du fournisseur doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. 2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. Onglet Complément Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe). • Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF. Comptabilité Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer un code analytique. Le bouton Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Divers 1. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 2. Sélectionnez à l’aide du bouton Liste le dépôt du fournisseur. 3. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. 4. La date de création de la fiche fournisseur est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un fournisseur en fonction de sa date de création. 42 Gestion commerciale Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. 2. Indiquez la Domiciliation bancaire.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 3. Saisissez les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 4. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Les familles d’articles  Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles. 43 Gestion commerciale  Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode de création des familles d’articles. Les articles  Menu GESTION - commande ARTICLES Le terme Article englobe les produits de commerce, les produits fabriqués, les prestations de service ou bien les produits annexes (port, etc.). Identification de l’article La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée. 44 Gestion commerciale 2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. 3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Informations stock Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de série/lot dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation, page 30. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle • ou une régulation de stock Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. Vous n'avez pas accès aux zones En Cde client et En Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes, des achats et/ou des ventes non soldées. • Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). • Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supérieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Attention ! Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs. 45 Gestion commerciale Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est sélectionnée. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).  Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. 3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). PAMP Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu GESTION - MOUVEMENTS DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée. 46 Gestion commerciale d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients.  Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie. Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cochez l’option Modification puis cliquez sur le bouton . 47 Gestion commerciale Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs. 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.  Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. Onglet N° de série / lot Cet onglet affiche tous les numéros de série ou de lot qui ont du stock sur l'article. Si vous voulez également voir les numéros de série ou de lot des articles dont le stock est à zéro, cochez l'option Afficher le n° épuisé. Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. 1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). Pour modifier, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation. 48 Gestion commerciale 2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller, importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion Intégrale gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER. Voir Paramètres Facturation, page 30. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques et Electroniques, affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante. 4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série.  Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 5. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques et Electroniques, affectez-lui à l'aide du bouton Liste l'éco-participation correspondante. 6. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionner une catégorie dans la liste prédéfinie. 7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article • les codes de TVA et TPF 8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale. 9. Si l’article est susceptible d’être publié sur internet, cochez l’option Publiable sur le web. 10.Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). La date de création de l'article s'affiche. 11.Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article. 49 Gestion commerciale 12.Des unités (Kg, Litre, Mètre) vous sont proposées. Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic droit dans la zone Unité, commande CRÉER. 13.Si vous gérez vos stocks d'articles à flux tendu (stock à 0), cochez l'option Contremarque. Dans ce cas, vous devez obligatoirement renseigner le fournisseur dans la fiche article, au niveau de l'onglet Fournisseur. Conditionnement 14.Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.  Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplémentaires sur l'article. Onglet Nomenclature  Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.  Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, articles pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures. Onglet Fournisseur Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. Onglet Comptabilité 1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. 2. Précisez un code Analytique si vous gérez une comptabilité analytique. Vous pouvez vous aider du bouton Liste . Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. 50 Gestion commerciale Les clients  Menu LISTES - commande CLIENTS Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client. Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 3. Indiquez le code NAF du client. Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité principale du travailleur indépendant ou de l'entreprise. 4. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code du Représentant. 5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.  Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme. 3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur). En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. 4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. 51 Gestion commerciale Onglet Adresses 1. Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation et/ou de Livraison du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). 2. Cochez la case d’option choisie puis saisissez l'adresse postale du client. 3. Vous disposez de la localisation géographique via Internet en cliquant sur les boutons de la barre d’actions. De même vous pouvez vérifier l’adresse. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. 4. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 5. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. 6. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse que vous avez n’est plus correcte. Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Nature 1. Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 52 Gestion commerciale 4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF. Comptabilité Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Ainsi les écritures comptables seront générés sur le compte de votre client. Cette zone est renseignée en fonction des paramètres comptables que vous avez définis. Vous pouvez toujours modifier le compte attribué. Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer un code Analytique.  Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. L’icône Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. L’icône vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Divers La date de création de la fiche client est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un client en fonction de sa date de création. 5. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. En principe, il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. 6. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel. 7. Cochez la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas relancer ce client. Tarifs 8. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. 9. Si vous voulez facturer votre client en TTC, cochez l’option correspondante. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client. 53 Gestion commerciale Onglet Relations Client La fonction Relations Clients vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Onglet Banque 10.Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. 11. Indiquez la Domiciliation de la banque.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 12.Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 13.La zone Dailly indique si ce type de gestion est accepté ou non pour l’adresse de facturation du client. 14.Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 15.Dans le cas où vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la réfé- rence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton . Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque. Onglet Recouvrement Vous y retrouvez les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le libellé de l’étape de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et éventuellement un commentaire de l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du recouvrement.  Pour plus d’informations concernant le recouvrement, reportez vous au Manuel de référence, Menu Listes, commande Etapes de recouvrement. Les informations concernant l’identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). 54 Gestion commerciale Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Les prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des prospects. Les affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Créez une affaire 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire.  Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création. Onglet synthèse L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité. Onglet objectifs 2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à la période à prendre en compte. Vous pouvez utiliser l'icône ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie courante, période d'objectifs, etc.). 3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois. 55 Gestion commerciale 4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée. Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour cette affaire. Onglet statistiques 5. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte. Onglet Pièces 6. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. Onglet Stocks 7. L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. Onglet Ecritures L’onglet Ecritures vous permet d’ajouter une ou plusieurs écriture(s) à votre affaire. 8. Pour ajouter une écriture à votre affaire, cliquez sur le bouton [Ajouter]. 9. La liste des écritures s’affiche. Sélectionnez l’écriture souhaitée et cliquez sur le bouton [OK]. 10.Pour retirer une écriture de votre affaire, cliquez sur le bouton [Enlever]. 11.La zone Ecriture incluses dans l’affaire pour les exercices clôturés vous permet, lors des clôtures d’exercice, d’entrer des soldes produit et charges afin de ne pas modifier le montant des soldes des écritures encore d’actualité. Onglet observations 12.Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone. 13.Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse. Lancez les états des affaires Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire. 1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer. 2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre. 3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 56 Gestion commerciale Saisissez les pièces clients Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à saisir vos premières pièces commerciales. Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients (menu GESTION - VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu GESTION - ACHATS). Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.  Pour toute information sur le Le générateur d'états, consultez le Manuel de référence, disponible depuis le menu AIDE.  Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Les différents modes de saisie Votre logiciel vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons : • la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée. • la saisie standard. • à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu GESTION commande TOP FACTURE). Pièces de vente Pièces d’achat Devis Commandes Commandes Bons de réception (BR) Bons de livraison (BL) Factures Factures, Avoirs Avoirs  Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un client ou un fournisseur. Attention ! Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres. Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales. 57 Gestion commerciale La saisie document Uniquement pour les pièces de vente Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients. Exemple : Extrait d’un devis Fonctions disponibles dans le menu Contextuel Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Modifier les colonnes, Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre, ajouter un sous-total, choisir les colonnes sous-total, sélectionner l’option de Facturation en TTC, insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une autre adresse, etc. Fonctions disponibles dans la barre d’actions Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. 58 Gestion commerciale Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les types de pièces, vous pouvez : • créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours, • efface la pièce commerciale en cours, • lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours, • envoyer la pièce par e-mail, • naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément, • modifier le représentant, • modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce. • consulter le client.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. L’assistant Top Facture  Menu GESTION - VENTES commande TOP FACTURE Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK]. Créez une pièce commerciale  Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. 1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 59 Gestion commerciale 2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison, avoir) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce commerciale client, page 60 Transférez une pièce commerciale 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.  Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée. 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [OK].  Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 66 Liste des pièces clients  Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies. 60 Gestion commerciale Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce. Créez une pièce commerciale client  Menu GESTION - VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton .  Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie document, page 57 • Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale.  Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale 1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. 2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. L'entête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de paiement. Informations pièce  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. 1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut). 61 Gestion commerciale  La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Informations client ou fournisseur 2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Le nom de la société est rappelé. 3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail. 4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 7. Saisissez éventuellement une Remarque. Paiement Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement. 8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste . La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. L'onglet Lignes 1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article. Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Vous pouvez le modifier. Attention ! Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n'est pas renseignée. 62 Gestion commerciale 2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.  Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. 3. Si l'article est géré par n° de série/lot, cliquez sur le bouton pour saisir les numé- ros de sortie ou d’entrée de stock. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par colis, l’unité. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. 63 Gestion commerciale Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. 5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur. L'onglet Infos tiers 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). 2. Le nom de la société s'affiche automatiquement. L'adresse saisie dans la fiche client ou la fiche fournisseur est indiquée. Modifiez-la si besoin. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via internet. Copier l'adresse 3. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons [de facturation] ou [de livraison]. Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison. 4. Cliquez sur le bouton [Autres] si vous souhaitez sélectionner une autre adresse. Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale. Contact 5. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. 64 Gestion commerciale Tarif Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. 6. Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante. Crédit disponible Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre. L’onglet Echéances Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Echéances. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. • Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton . • Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur . L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Modifiez une pièce commerciale client 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimez une pièce commerciale client 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. 65 Gestion commerciale Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. 1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton . La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Validez une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. 66 Gestion commerciale Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Transférez une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale, etc.). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu GESTION. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 58  Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Transférez une pièce commerciale de vente Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture 67 Gestion commerciale Transférez une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination. Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture Facture Avoir Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture Avoir Pièce d’origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison Commande Imprimer la commande 68 Gestion commerciale  Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Les options supplémentaires Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • Dupliquer une pièce. • Considérer non-comptabilisée. • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...). Dupliquez une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Considérez non-comptabilisée Ce traitement vous permet de "décomptabiliser" une pièce commerciale déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. Facture Valider, imprimer, régler la facture Avoir Valider, imprimer l'avoir Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception 69 Gestion commerciale Les options d’affichage de la liste  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précédent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Envoyez une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. 70 Gestion commerciale Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN E-MAIL. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l'e-mail. Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences. 4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 5. Saisissez le texte de votre mail. 6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton . 7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Les factures d’acompte  Menu GESTION - VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.  Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). 71 Gestion commerciale Les règlements  Menu GESTION - VENTES commande RÈGLEMENTS Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc. Saisissez un règlement  Menu GESTION - VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Informations règlements  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).  La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'échéance du règlement. L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). 3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le Client. Le mode de paiement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. La zone N° de pièce affiche le numéro de règlement. Modifiez-le si nécessaire. 72 Gestion commerciale 5. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. 6. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions.  La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères. Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT. Montant 1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.  Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. 2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. 73 Gestion commerciale Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €. Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. • Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). • Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement. 74 Gestion commerciale Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement. Echéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. 1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. 2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs. 1. Dans la liste des règlements (menu VENTES/ACHATS - commande RÈGLEMENTS) cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. 3. Double-cliquez sur la facture à régler ainsi que les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifiez un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Imprimer]. 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimez un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous informe que la suppression a été effectuée. 75 Gestion commerciale Règlement impayé  Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.  Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement. 76 Gestion commerciale Saisissez les pièces fournisseurs Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale.  Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.  Reportez vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée pour obtenir tous les détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu GESTION - ACHATS et les traitements associés. 77 Gestion commerciale Gestion de production  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de vos articles. Vous pouvez créer des ordres de fabrication : • assemblage, • désassemblage, • annulation d'assemblage. L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.  A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant.  Pour plus de détail concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. 78 Gestion commerciale Commandes des articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin de réapprovisionner les articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. 2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est infé- rieur au stock minimum seront pris en compte. 4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses email doivent être renseignées dans les fiches fournisseurs. 6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.  Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu GESTION - commandes ACHATS - COMMANDES). Attention ! Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. 79 Gestion commerciale Gestion des stocks multi-dépôts Vous pouvez suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.). Enregistrez vos différents dépôts  Menu GESTION - commande DÉPÔTS - bouton [Créer]. Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié si besoin. Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé. 2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays). 3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider. Affectez un article à un dépôt  Menu GESTION - commande ARTICLES Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôts.  Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori. 1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation. 2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante. 3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Réapprovisionnez vos dépôts La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt. Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné. 80 Gestion commerciale Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné. Gérez les variations de stocks Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe. Vous pouvez dans ce cas : • utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément), • effectuer un transfert de dépôt à dépôt, • utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante, • lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé. Mouvements de stocks manuels et automatiques En saisie automatique... Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock. En saisie manuelle... La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt souhaité. Analysez vos dépôts Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion Intégrale vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt. Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multidépôts, à savoir : • les articles par dépôt, le suivi des stocks, • l'inventaire des articles, • la capacité de fabrication. Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible dans le menu AIDE. Comptabilité 82 Comptabilité Principales étapes de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Gestion Intégrale. Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : Imprimez les éditions de fin d’année : Clôturez l’exercice Créez et modifiez le plan comptable et les journaux grand-livre, balance, journaux, ... bilan et compte de résultat, SIG lettrage, rapprochement bancaire, ... 83 Comptabilité Créez et modifiez le plan de comptes Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle comptable, page 19 Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu COMPTABILITÉ. Dans les deux cas, la liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Créer un compte Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Onglet Options Utilisation Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, il faut que la zone Utilisable soit impérativement cochée. Pour diverses raisons, il se peut que l'on interdise l'utilisation d'un compte en saisie. Exemple Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures. Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur. En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel, comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, pour interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte, décochez la zone Utilisable. Lettrage/pointage • La zone Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage à utiliser. • La zone Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage. Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser. 84 Comptabilité  Si vous laissez vide la zone Prochain code, par défaut le prochain code de lettrage ou de pointage sera X. • La zone Demander permet de préciser si vous souhaitez personnaliser votre code de lettrage lors du lettrage manuel. Budgets/analytique Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône .  Si vous avez coché, au préalable, l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire (dans les Préférences comptables du dossier), vous serez obligé d'affecter un code analytique lors de la saisie des écritures. Le code associé au compte sera repris automatiquement en saisie d'écritures. Saisie Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures. Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le curseur sur ces zones. • L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. • Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes clients et les comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur). • La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7. Saisie Infos perso Les Infos perso vous permettent de saisir, directement dans la grille de saisie, les rubriques de votre choix, et de personnaliser ainsi vos lignes d'écritures. Pour modifier l'intitulé des champs, cliquez sur le bouton [Modifier l’intitulé]. La liste des Infos perso s'affiche. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Comptes Les comptes diffèrent selon le type de compte que vous créez. Options disponibles dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits • Exonéré de TVA : en cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. 85 Comptabilité • Compte de TVA : vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de TVA. Option disponible dans les compte de type Client • Compte de produits : vous pouvez attribuer un compte de produits par défaut à un compte client afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de produits. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. Option disponible dans les comptes de type Fournisseurs • Compte de charges : vous pouvez attribuer un compte de charges par défaut à un compte fournisseurs afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de charges. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. Options disponibles dans un compte de type TVA Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445). Cliquez sur la flèche pour choisir le Type de TVA (Collectée, Déductible, etc.) et le Taux à appliquer au compte. Onglet Banque  Cet onglet est uniquement disponible pour un compte de banque. Chemin d'accès Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CFONB. Soldes Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 1. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur l’icône . La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche. 2. Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fiche de la banque. Liste des banques La liste des banques rattachées au compte est affichée. Vous pouvez directement consulter ou modifier les fiches des banques. Pour cela, double-cliquez sur la banque concernée. Onglet Immobilisations  Cet onglet est uniquement visible pour un compte d'immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées au compte. Vous pouvez attribuer des comptes de dotations et d'amortissements en cliquant sur l'icône . 86 Comptabilité Onglet Client ou Fournisseur  L'onglet Clients est uniquement visible dans un compte Client. De même, l'onglet Fournisseurs n'est visible que dans un compte Fournisseur. Vous accédez à la liste des clients et fournisseurs rattachés au compte. Vous pouvez consulter, modifier les fiches clients ou fournisseurs à partir du compte. Pour cela, double-cliquez sur le client ou fournisseur concerné. Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ainsi présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L’exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d’un autre exercice, cliquez sur le bouton [+]. Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Afficher les totalisations Vous pouvez afficher les totalisations et ainsi visualiser les cumuls annuels. 1. Faites un clic-droit sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple sur Crédit. 2. Choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l’option Somme et cliquez sur le bouton [OK]. Les totaux s’affichent sur une ligne pour chaque exercice et tout en bas des colonnes pour tous les exercices cumulés. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active. 87 Comptabilité Créez les journaux Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. La liste des journaux Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu COMPTABILITÉ .  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Créez un journal 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau journal s’affiche. 2. Le journal est défini par un Code (sur trois caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé. 3. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses, A-nouveaux. Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un compte de racine client est impossible. Options • Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement sur la dernière ligne d'écriture. Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte de contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le Libellé au débit et le Libellé au crédit. Ils seront également repris en saisie. 88 Comptabilité Exemples Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce journal, vous pouvez saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au compte 512000. Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445714. En saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA. • L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro d'écriture dès que le solde des lignes est équilibré. Gestion des numéros de pièce • Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal, saisissez le Prochain n° de pièce à utiliser. • Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. • Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active. 89 Comptabilité Créez vos chéquiers et vos RIB Les chéquiers  Menu LISTES - commande CHÉQUIERS Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque. • Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.  Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche . Les relevés d’identité bancaire  Menu LISTES - commande BANQUES Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer les relevés d'identité bancaire et toutes les données s'y rapportant. L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet R.I.B./Divers des banques. Les formats des relevés bancaires  Menu COMPTABILITÉ- commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre de création de format d’import des relevés bancaires s’affiche. Import au format Standard (Texte) Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de votre logiciel.  Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 90 Comptabilité 1. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 2. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 3. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’entête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 4. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Format QIF ou format OFX Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX. La différence entre les deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. 91 Comptabilité Préparez une comptabilité analytique Les codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Ces codes analytiques seront ensuite utilisés dans la saisie des écritures. Vous pouvez affecter les codes analytiques directement à une fiche client, fournisseur, article et famille d’articles, ainsi qu’à chaque compte. Ainsi, lors des saisies, l’application reprendra le code analytique correspondant. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. Créer un code analytique 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration • 35% au service après-vente • 45% au service commercial Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez effectuer. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK]. 92 Comptabilité Si ce code n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer. 3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition. 4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous souhaitez procéder à des modifications en cours de saisie. • Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire. • Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions. • Le bouton permet d'équilibrer les répartitions. Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.  Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . • Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. 93 Comptabilité Saisissez les écritures comptables Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Gestion Intégrale. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 100 Le mode Saisie standard Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant, etc.). Le mode Saisie rapide Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Gestion Intégrale met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • Factures clients rapide • Factures fournisseurs rapide • Encaisser un montant • Régler un montant Le mode Saisie au kilomètre Avec le mode Saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. Le mode Saisie guidée Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables en présentant des libellés plus complets et explicites sur les informations que vous devez saisir. La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par défaut, définis en création de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux. Le mode Saisie en devise Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, le menu SAISIE EN DEVISE vous permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix. Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Fleur de lys 411FL, d'un montant TTC de 400 €. 94 Comptabilité Saisie d’une écriture en mode standard  Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande SAISIE STANDARD  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Les données de l'en-tête Devise Si vous effectuez une saisie en devises (menu COMPTABILITÉ, commande SAISIES - SAISIES DEVISES), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. Journal Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie standard. Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant sur l'icône d'appel de liste, présenté en fin de zone, ou en appuyant sur la touche de votre clavier. Date La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres comptables (onglet Paramètres). Voir Paramètres Comptabilité, page 24 N°de pièce La zone N°de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Créez les journaux, page 87 Libellé Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de l'écriture, mais vous pouvez le modifier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411FL (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros). Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne Compte, saisissez la racine du compte client puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone. Vous obtenez ainsi la liste des comptes, à partir du premier compte client. Sélectionnez le compte adéquat. 95 Comptabilité 2. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 3. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.  Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. 4. Dans la zone Code mode de paiement, vous pouvez indiquer le mode de paiement utilisé.  Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option [Calcul automatique], située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.... Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. 96 Comptabilité Ventilation budgétaire Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/ analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques.  La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures. Opérations sur les lignes d’écritures Soldez l'écriture Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Enregistrez une contrepartie Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Insérez une ligne Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Effacez une ligne Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Dupliquez une ligne Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie. 97 Comptabilité Effacez tout Ce bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. Calculez les frais kilométriques  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante Enregistrez l'écriture en comptabilité Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 99 Imprimez une lettre chèque Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Changez l’affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie. 1. Positionnez-vous dans une cellule de la colonne Intitulé du compte puis faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option de votre choix : • soit vous n’affichez plus cette colonne • soit vous l’affichez : après la colonne N° de compte ou en dernière colonne. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 98 Comptabilité Saisie d'une écriture en mode saisie guidée  Menu COMPTABILITÉ - commandes SAISIES - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR ou PAIEMENT  Menu COMPTABILITÉ - commandes SAISIES - AUTRES SAISIES - FACTURE/AVOIR CLIENT ou ENCAISSEMENT Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée. Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT. Saisie de la première ligne Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé. 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. 2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée. 3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste pré- senté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUP dans la liste qui s'affiche. Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. 4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. 5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche . 6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier. Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411FL, celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce. La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.  Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. 8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte. 99 Comptabilité 9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste . Enregistrez l'écriture en comptabilité Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de nouvelles saisies. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 99 Saisie des A-nouveaux  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIES DES A-NOUVEAUX A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et vous présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte correspondant, saisissez le montant de votre opération. 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer l’écriture] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez sur le bouton [OK]. L’enregistrement des écritures en comptabilité Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. 100 Comptabilité Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.  Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. L’assistant Top Saisie  Menu COMPTABILITÉ - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles. 101 Comptabilité  Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. 1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture. Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. 102 Comptabilité Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente  Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d’une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit . Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. • TTC au crédit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. J’envoie une facture de vente Mon client me paye • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. • TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au crédit du compte Client. J’enregistre une note d’essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant. • Montant TVA au débit de TVA déductible. J’enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye 103 Comptabilité A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Pôle Emploi, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. En enregistrant les charges patronales chaque mois • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). 104 Comptabilité A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures payées par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et la date d'échéance. 105 Comptabilité Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. La traite est retirée de mon compte à l’échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J’ai un crédit de TVA • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. 106 Comptabilité Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. Je paye ma TVA en tenant compte du crédit • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. 107 Comptabilité Le brouillard Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, votre logiciel vérifie : • l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes, • la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances, • la validité des codes budgétaires, • l'équilibre des écritures, etc. Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard. Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement. Enregistrez des écritures dans le brouillard Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 99 Validez le brouillard  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une contrepassation.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Contrepassation. Vous allez choisir les mouvements devant être validés en définissant des critères de sélection. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 108 Comptabilité 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].  Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. Consultez la liste des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.  Consultez le Manuel de référence, Menu Comptabilité, Liste des écritures. Editez le brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou en simulation. 109 Comptabilité Rapprochez une facture et son règlement A quoi sert le lettrage des écritures ? Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé : • au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer], • ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. Le lettrage automatique 1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. 110 Comptabilité Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Le lettrage manuel Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture. Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez : • effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage, • lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde], • délettrer les écritures, • ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées, • équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro, • annuler le lettrage.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible depuis le menu AIDE. Rapprochez des écritures avec la banque  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire consiste à marquer les écritures comptabilisées par votre banque et celles de votre comptabilité. Cette opération permet ainsi de détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire. 111 Comptabilité Pointez des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…). 3. Cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 4. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointage automatique Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré avec le protocole CFONB. Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats. 112 Comptabilité Annulez une écriture validée  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.  Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. 113 Comptabilité Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.  Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. 2. La date du jour est proposée par défaut comme date de l'écriture à contrepasser mais vous pouvez la modifier dans la zone Date. Par défaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais vous pouvez le modifier. Le libellé du mouvement est également proposé par défaut. Vous pouvez le modifier. 3. Choisissez le mode utilisé pour générer l'écriture en sélectionnant l'option correspondante : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 6. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... 114 Comptabilité Gérez la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle. 1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Trésorerie prévisionnelle : saisie des montants Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. 1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. 115 Comptabilité Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. 5. Pour ajouter, insérer ou supprimer une ligne du plan de trésorerie, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande correspondante. Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients, paiements fournisseurs et les remboursements d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursements d’emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [Calculer les échéances] ou activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéances des mensualités d’emprunt. Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. 3. Cliquez sur le bouton [Commentaire] pour ajouter une note. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre trésorerie prévisionnelle. Les états 117 Les états Les différents types d’état Les états articles Ciel Gestion Intégrale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs : portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, etc. Les états analyses Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. Les états comptables Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : • Grand-livre, • Balance, • Journaux, • Brouillard, • Déclarations de TVA. Les états budgétaires/analytiques Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs : • Echéancier, • Balance agée, • Encours clients, • Relances clients, • Lettre de pénalités de retard, • Bordereau de remise en banque, etc. 118 Les états Les états fiscaux Le menu ETATS vous permet d'éditer : • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Ces documents peuvent être édités avec le détail des comptes. Pour cela, il vous suffit de cocher l’option correspondante Les états statistiques La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. 119 Les états La liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. Aperçu de l’état sélectionné Commentaire sur l’état. Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, décochez cette case. Liste des états. Types de sorties. 120 Les états L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec votre logiciel doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion Intégrale celle que vous voulez utiliser. Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. Configurez votre imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion Intégrale doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. 121 Les états Les états pilotés Le pilotage consiste à exploiter les données de l'entreprise et de constituer des tableaux de bord. Ciel Gestion Intégrale permet aux responsables et aux dirigeants d’une entreprise d’optimiser le pilotage et la performance de leur activité. Pour cela, des catalogues d’états sont disponibles à partir du menu PILOTAGE. Ces catalogues vous offre une analyse poussée des données d’une entreprise sous forme de tableau de bord (reporting). Vous disposez ainsi d’une aide à la décision et d’informations exactes grâce à des indicateurs clefs, afin d’évaluer l’activité d’une entreprise. Chaque utilisateur peut accéder en quelques clics à ces indicateurs clés et peut prendre les bonnes décisions à son propre niveau de responsabilité. Ciel Gestion Intégrale fonctionne avec une base de données dynamiques et en interaction avec Ciel Pilotage. Ciel Pilotage permet l'accès à vos données en vue de leur analyse et de leur présentation dans un document. Vous n’avez pas besoin de connaître l’utilisation des bases de données. Avant de consulter vos tableaux de bord, vous devez mettre à jour les données. Mise à jour des données  Menu PILOTAGE - commande MISE À JOUR DES DONNÉES La base de données doit être mise à jour régulièrement afin de recevoir les nouvelles données saisies dans votre logiciel. Ainsi, vous assurez l’exactitude des informations, visibles dans Ciel Pilotage.  La mise à jour des données peut-être très longue. La durée dépend de la taille de votre dossier. Consultation des états pilotés  Menu PILOTAGE - commande CONSULTER LES ÉTATS Le pilotage fonctionne avec des catalogues d’états. Ces catalogues sont divisées en deux catégories : • la gestion commerciale, • la comptabilité. Une fois que vous avez activé la commande CONSULTER LES ÉTATS, la liste de tous les états des catalogues s’affiche. 1. Sélectionnez l’état comptable ou de gestion commerciale à consulter puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Indiquez la période à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. Ciel Pilotage s’ouvre. Traitements de fin d’année 123 Traitements de fin d’année L’assistant Top Clôture  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE L'assistant TOP CLÔTURE vous permet de préparer et effectuer les opérations de fin d'année. Ainsi, vous clôturez votre dossier en toute sécurité.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . La première étape de l'assistant vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. 1. Cliquez sur le bouton pour lancer la sauvegarde. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée. Vous revenez à l'assistant Top Clôture. 2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondants aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture. Les traitements suivants sont proposés :  Pour plus d’informations sur ces traitements, reportez-vous au Manuel de Référence disponible dans le menu AIDE, Menu Traitements, Commande Fin d’exercice - Top Clôture. 3. A la fin des traitements, cliquez sur le bouton [Terminer]. Attention ! Vous devez obligatoirement valider les écritures et les déclarations de TVA pour pouvoir clôturer l’exercice. Si ce n’est pas le cas, des messages bloquants apparaissent. Vous pouvez alors les valider en cliquant sur les boutons correspondants dans la fenêtre des traitements. 124 Traitements de fin d’année La régulation des stocks  Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire. Préparation de l'inventaire  Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage. Saisie du stock physique  La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée. 1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique. 3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) : • Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable. • Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique. • Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité en commande fournisseur. • Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire. 4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications. La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif et inversement. 5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible. 6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS. 125 Traitements de fin d’année Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Gestion Intégrale vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . 1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner : • une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou des dates spéciales . • une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger. Date limite de purge Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent. 2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger. 3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks. Sélection de pièces  La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte. 4. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger. 5. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger. 6. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. 126 Traitements de fin d’année  Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée. Archivage des pièces Quels que soient les critères de sélection réalisés, cette étape vous est proposée. En effet, elle est obligatoire, vos pièces commerciales devant être conservées. Cette étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents commerciaux légaux et obligatoires. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 7. Cliquez sur le bouton correspondant à l’Archivage des pièces clients. Une fois le traitement terminé, le bouton apparaît coché avec la mention Archivage effectué en dessous. Cliquez de la même manière sur le bouton Archivage des pièces fournisseurs. Sauvegarde et purge des pièces La purge est une opération irréversible. L'application vous propose donc d'effectuer une sauvegarde. 8. Pour lancer la sauvegarde, cliquez sur le bouton . 9. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde est réalisée sur internet. 10.Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 11.Cliquez ensuite sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement. 12.Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. Si vous n'avez pas encore effectué votre sauvegarde, un message vous propose de : • : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. • : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable. Si vous choisissez la deuxième option, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées. 127 Traitements de fin d’année Historique archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. L’archivage de ces documents est réalisé lors de la purge des pièces ou la clôture de l’exercice. Les documents archivés sont classés par année de clôture. L'historique des archives récapitule toutes les archives que vous avez générées. Vous pouvez également consulter votre dossier clôturé en lecture seule uniquement. Pour visualiser ce dossier archivé, double-cliquez sur ce fichier dans la liste.  Pour plus de détail, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées. 128 Traitements de fin d’année Importez et exportez des données  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES Cette commande est destinée aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations.  Plusieurs méthodes d’échanges de données sont possibles avec Ciel Gestion Intégrale (synchro compta, envoi du dossier, import/export). Ce manuel vous présente seulement l’import et l’export des écritures ainsi que l’import/export d’une balance. Paramétrage Coordonnées  Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - COORDONNÉES EXPERTCOMPTABLES Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Liaison comptable La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import des écritures. Exemple Vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.  Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche de votre clavier). Réglages de l’export au format Ciel  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.  Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ). Le format Ximport Ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier à importer est : XIMPORT.TXT. 129 Traitements de fin d’année Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Il doit avoir la structure suivante : N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche. 130 Traitements de fin d’année Exportez des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - EXPORTER DES ÉCRITURES A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export: • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100. 131 Traitements de fin d’année 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis pré- cédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. 9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 132 Traitements de fin d’année  A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. • Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Importez des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER DES ÉCRITURES Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Gestion Intégrale. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Gestion Intégrale et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Gestion Intégrale les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.  Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Gestion Intégrale, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. 133 Traitements de fin d’année et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.  Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Importez une balance  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER UNE BALANCE 1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux. 3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte inexistant. Exportez une balance  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (TXT). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. 134 Traitements de fin d’année La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. 135 Traitements de fin d’année La sauvegarde Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde sur support 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE/RESTAURATION, commande SAUVEGARDE. 3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde est réalisée sur internet (voir ci-après). 4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.  Vous pouvez fixer des Préférences de sauvegarde. Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence (partie Présentation générale, Chapitre Les préférences, paragraphe Les sauvegardes), disponible depuis le menu AIDE. Sauvegarde en ligne Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, qui permet une protection optimale de vos données en les conservant hors des locaux de l’entreprise. Cette sauvegarde par externalisation représente l’une des meilleures solutions pour un archivage informatique. Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle: en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. 136 Traitements de fin d’année La mise en oeuvre et l’utilisation d’e-Sauvegarde nécessitent Internet Explorer 5.5 ou supérieure ; une connexion Internet ; un logiciel de messagerie ; un abonnement à l’offre Ciel e-Sauvegarde.  Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence (Partie Dossier - SAUVEGARDE/ RESTAURATION - SAUVEGARDE), disponible depuis le menu AIDE. 137 Traitements de fin d’année La restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. 138 Traitements de fin d’année La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. 139 Index A Achats pièces fournisseurs 76 Affaires 54 Afficher détail 69 Analytique 91 Annuler une écriture validée 112 Archivage DGFiP 126 Archivage DGI historique 127 Articles 43 Assistant clôture de dossier 123 de saisie 100 saisie de pièces 58 Avoirs 56 B Balance exporter 133 Barème frais kilométriques 97 Bons de livraison 56 Bons de réception 56 Brouillard 107 valider 107 C Chéquiers 89 Clients 50 Commandes 56 Commandes articles 78 Contrepassation 112 Créer un article 43 un client 50 un fournisseur 39 une nomenclature article 49 D Dépôts 79 Devis / Pro forma 56 Dossier restaurer 137 sauvegarder 135 E Ecritures écritures types 102 en brouillard 99 en simulation 100 enregistrer 99 validées 100 Enregistrer des écritures 99 Escompte 63 Exports balance 133 F Factures 56 d’acompte 70 Familles articles 42 Fin d’exercice 123 Format d’import 89 Fournisseurs 39 Frais kilométriques 97 G Gestion de production 77 I Impressions imprimante 120 J Journaux 87 Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Gestion Intégrale - MAN_WGQ - V6.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel L Lettrage automatique 109 manuel 110 M Modes de règlement 38 P Paramètres société 23 Pièces commerciales assistant Top facture 58 clients 59 créer 60 décomptabiliser 68 envoyer par e-mail 69 fournisseurs 76 saisie document (ventes) 57 valider 65 Pointage manuel 111 Prospects 54 R Rapprochement bancaire 110 Rapprocher écriture /règlement 109 Réapprovisionner articles 78 Référencement 8 Règlements 71 Régulation des stocks 124 Relevés d’identité bancaire 89 Remise commerciale 62 Représentants 39 Restaurer un dossier 137 Rupture de stock commande 78 S Saisie assistant Top Saisie 100 guidée 98 modes de saisie 93 standard 94 Saisie Document 57 Sauvegarder un dossier 135 Solder 73 Stocks 124 T Tarifs grille de tarifs 46 par famille 38 Top Départ 19 Top facture 58 TPF 38 Transférer une pièce commerciale 66 Trésorerie prévisionnelle 114 TVA 37 non perçue 38 V Valider des écritures 100 le brouillard 107 une pièce commerciale 65 Ventes saisie document 57 Manuel de découverte Ciel Compta Facile Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous découvrirez comment créer un dossier, définir ses paramètres, enregistrer les éléments de base et gérer rapidement votre comptabilité. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel, • votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement. Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Pour utiliser directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2Go de Ram • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..................................................................................... 7 Documentation ..................................................................................8 Conventions utilisées dans la documentation..........................................................8 Les manuels ......................................................................................................8 L’aide en ligne ...................................................................................................8 Si vous débutez .................................................................................9 Quelques notions de comptabilité .........................................................................9 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier...................................... 10 Entraînez-vous ................................................................................11 Lancez votre logiciel ......................................................................................... 11 Ouvrez le dossier Société Exemple...................................................................... 11 Quittez le logiciel.............................................................................................. 11 La fenêtre principale de l’application ................................................................... 12 L’Intuiciel ........................................................................................................ 13 Effectuez des recherches Trouvtoo© ................................................................... 16 Besoin d’aide ................................................................................................... 17 Création et mise en place d’un dossier ............................................. 18 Créez votre dossier ..........................................................................19 Choix du mode comptable ................................................................................. 19 Paramètres du dossier ...................................................................................... 20 Créez un dossier via la Synchro compta ..............................................22 Définissez les paramètres de votre dossier ..........................................23 Paramètres Société........................................................................................... 23 Paramètres comptabilité.................................................................................... 24 Paramètres TVA ............................................................................................... 26 Contrôlez et modifiez les éléments de base..........................................30 Le plan de comptes .......................................................................................... 30 Créez un compte .............................................................................................. 31 Les journaux ................................................................................................... 33 Les modes de paiement .................................................................................... 35 Les cahiers ...................................................................................................... 35 La tenue de votre comptabilité ......................................................... 37 Saisissez les écritures comptables ......................................................38 Saisie dans un cahier ........................................................................................ 38 Les écritures d’abonnements.............................................................................. 40 Saisie au kilomètre ........................................................................................... 40 Saisie des A-nouveaux ...................................................................................... 43 Traitements sur les écritures .............................................................45 Consultez les écritures ...................................................................................... 45 Rapprochez des écritures avec votre banque ........................................................ 46 Pointez des écritures......................................................................................... 46 Annulez une écriture validée .............................................................................. 47 Validez le brouillard .......................................................................................... 48 Les états........................................................................................... 50 Les états ........................................................................................51 Grand livre ...................................................................................................... 51 Balance........................................................................................................... 51 Journaux - Centralisateur .................................................................................. 51 Brouillard ........................................................................................................ 52 Déclarations de TVA.......................................................................................... 53 Bilan et Compte de résultat ............................................................................... 53 Traitements ...................................................................................... 54 Clôturez et réouvrez un exercice ........................................................55 Importez ou exportez des écritures ....................................................57 Paramétrage.................................................................................................... 57 Exportez des écritures ...................................................................................... 58 Importez des écritures ..................................................................................... 60 Gestion des dossiers......................................................................... 62 La sauvegarde / restauration .............................................................63 Sauvegarde sur support .................................................................................... 63 Sauvegarde en ligne ......................................................................................... 63 Restauration .................................................................................................... 64 Index................................................................................................ 66 Prise en main 8 Prise en main Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques: • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. • le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient les annexes, et le générateur d’états. Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en : • appuyant sur la touche de votre clavier, • activant la commande AIDE du menu ? (AIDE). Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide. 9 Prise en main Si vous débutez Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers. • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits). • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation. Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. 10 Prise en main Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta Facile. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Créez et paramétrez votre dossier Contrôlez et modifiez les éléments de base : plan de comptes, journaux, cahiers Saisissez vos écritures et comparez-les : pointage Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : grandlivre, balance, journaux Imprimez les éditions de fin d’année : bilan et compte de résultat Clôturez l’exercice 11 Prise en main Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA FACILE. La page d’accueil s’affiche. Ouvrez le dossier Société Exemple Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. 1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier Société exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J’ouvre mon dossier Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. 12 Prise en main La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche : La barre de menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. Attention ! Ciel Compta Facile dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier. Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta Facile dans le mode comptable par défaut (Cahier). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu Aide. Bouton de fermeture Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Barre de statut Intuiciel Zone de recherche Trouvtoo 13 Prise en main  Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES. La barre d'actions La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.  Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel Annexes. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez le bureau de votre logiciel, par lequel vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mon bureau”, page 14. • Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, le solde de vos comptes de trésorerie ayant été mouvementés, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. 14 Prise en main • Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 15. Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisserdéposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. 15 Prise en main Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes d’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Restaurer le paramétrage par défaut 1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton . 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. 16 Prise en main 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes d’affiche. Effectuez des recherches Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton . 4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .  Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. 17 Prise en main Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création et mise en place d’un dossier 19 Création et mise en place d’un dossier Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.  Ciel Compta Facile détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta Facile créé un dossier en mode Cahier. Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client ou fournisseur, encaissement, paiement, etc). Si vous voulez créer un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Standard. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Attention ! Si vous choisissez le mode Standard, vous ne pourrez pas convertir votre dossier en mode Cahier. Paramètres du dossier 4. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier : • dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL, • sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant].  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. Troisième étape : choix du mode comptable 1. Sélectionnez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures : • Créances/dettes : ce mode s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants. Vous comptabilisez les factures et leurs paiements. Ainsi, vous avez un suivi de 21 Création et mise en place d’un dossier chaque client et fournisseur. • Dépenses/recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales. Vous comptabilisez uniquement les entrées et sorties de trésorerie. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Quatrième étape : validation du mode comptable Selon le mode comptable choisi précédemment, cette étape présente les cahiers qui composent votre comptabilité : • en mode Créances/dettes : un cahier d'achats pour enregistrer les factures fournisseurs, un cahier de ventes pour les factures clients, un cahier de trésorerie pour les encaissements et les paiements. • en mode Dépenses/recettes : un cahier de dépenses pour les paiements et un cahier de recettes pour les encaissements. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Cinquième étape : paramétrages des cahiers Cette étape vous permet de créer directement les cahiers à partir desquels vous saisirez vos écritures. Par la suite, vous pourrez toujours créer, modifier ou supprimer des cahiers via le menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER. Cliquez sur le bouton correspondant au type de cahier à créer. L'assistant de création de cahier s'affiche.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Les cahiers”, page 35. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 43 • Importer une balance. • Ne rien faire. 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. 22 Création et mise en place d’un dossier Créez un dossier via la Synchro compta  Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.  Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Vous pouvez créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus 3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône . 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier et cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminé, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement. 23 Création et mise en place d’un dossier Définissez les paramètres de votre dossier Paramètres Société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ 1. Dans la fenêtre Paramètres société, cliquez sur l'onglet correspondant aux données à modifier. Onglet Coordonnées 2. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise. 3. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Téléphone, Télécopie, adresse e-mail, etc). 4. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise). 5. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).  Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. Attention ! Les paramètres se définissent dans votre dossier et non dans la Société Exemple. Vérifiez que votre dossier est bien ouvert. 24 Création et mise en place d’un dossier 6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA. La plupart des informations définies dans cet onglet seront récupérées pour les éditions que vous effectuez à partir de Ciel Compta Facile. Onglet Compléments 7. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise. 8. Précisez l’Activité puis indiquez le nom du Responsable. Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre Établissement (principal ou secondaire). 9. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert comptable. Onglet O.G.A. 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).  Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. 3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration. 4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Onglet Commentaire Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société. Paramètres comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dates 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice. 2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. 25 Création et mise en place d’un dossier Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie. Journaux par défaut Les journaux nécessaires à votre comptabilité : Ventes, Achats, Banques, Opérations diverses et A-nouveaux sont sélectionnés par défaut. Comptes par défaut Les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité sont ceux définis par défaut dans l'application. 3. Si vos numéros de postes sont différents, sélectionnez-les. Le poste de Report A-nouveau sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage de celle-ci. Voir Saisie des A-nouveaux, page 43 Réglages comptables Le bouton [Modifier les réglages compta] ouvre une fenêtre : Vous pouvez paramétrer : • La longueur des comptes Cliquez sur les icônes pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes (13 caractères maximum). • Les caractères autorisés Attention ! Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, de report Anouveau doivent être renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos données. 26 Création et mise en place d’un dossier Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes. • Les racines de classe et de compte Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire. Synchro compta Le bouton [Paramétrer la Synchro compta] ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer la synchronisation de vos données comptables.  Pour plus de détails sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Paramètres TVA  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Onglet TVA 1. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA en cochant la case correspondante. 2. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier. Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, cliquez sur l'onglet Taux de TVA. 3. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante : • Régime réel permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis. 27 Création et mise en place d’un dossier et la TVA déductible. • Régime simplifié correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12. 4. Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes. • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. • Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements. Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. 5. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez : • le numéro de Recette de votre Centre des impôts. • le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts.  Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Compta Facile. 6. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. • Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA. • Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié. Onglet Taux de TVA Cet onglet affiche la liste des taux de TVA existants. Le taux affiché en gras est celui utilisé par défaut. • Pour déclarer le taux à utiliser par défaut, sélectionnez-le puis activez la commande PRENDRE CE TAUX PAR DÉFAUT du menu CONTEXTUEL (clic droit sur la liste). • Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer]. • Pour supprimer un taux, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 28 Création et mise en place d’un dossier Onglet Déclaration de TVA Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration. 1. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). 2. La case à cocher Ventilation des opérations imposables est active en régime de TVA réel et si votre TVA sur ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables. Onglet Téléprocédures TVA Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire. 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage TéléTVA. 2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la Direction Générale des Finances Publiques, cochez la case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. 3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 29 Création et mise en place d’un dossier 4. Dans la zone Complément, choisissez l’Identification de l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou Expert comptable. 5. Saisissez la Référence d’obligation fiscale.  Cette référence doit obligatoirement commencer par «TVA» suivi d’un à trois chiffres. 6. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Attention ! Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu Dossier : • pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA. • pour l'expert comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail. 30 Création et mise en place d’un dossier Contrôlez et modifiez les éléments de base Le plan de comptes  Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES Le Plan de comptes regroupe les comptes livrés par défaut dans Ciel Compta Facile conforme au Plan Comptable Général 2010. Ainsi, il comporte l’ensemble des comptes standards. Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Modifiez un compte Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment : • déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les touches ou de votre clavier, • cliquer sur le numéro de compte, • saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte. 31 Création et mise en place d’un dossier Exemple Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000. 1. Saisissez les chiffres 512. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre. 3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé. 4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK]. Créez un compte Créez des comptes de tiers : clients et fournisseurs Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer. A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant. 1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients. 2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre. La fenêtre Nouveau compte s’affiche. 1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR. 2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Localiser le client/fournisseur sur une carte • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné- raire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Vérifier l’adresse du client ou fournisseur Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). 32 Création et mise en place d’un dossier Informations légales Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe.  Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné. Créez un compte de TVA Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), une partie supplémentaire, Options TVA, apparaît et vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte. • Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.  Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux de TVA utilisé. Créez un compte de Banque Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les parties RIB et Import relevé apparaissent. 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import : 4. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. 5. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises. 33 Création et mise en place d’un dossier Validez la création d’un compte Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre. Les journaux  Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste. Le logiciel vous propose, par défaut, 5 journaux : • AN journal des A-nouveaux. • BQ journal de banque. • HA journal des achats. • OD journal des opérations diverses. • VT journal de ventes. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre.  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. 34 Création et mise en place d’un dossier Qu’est-ce qu’un compte de contrepartie ? Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le journal correspondant. Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir : • le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux, • le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte. Exemple Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie. 1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de modification du journal s’affiche. 1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré 2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie. 3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche ou >Entrée>. 4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation. Gestion des numéros de pièce Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal. 5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes. 35 Création et mise en place d’un dossier Les modes de paiement  Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT Les modes de paiement les plus couramment utilisés sont automatiquement définis dans votre dossier lorsque vous le créez. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin est, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre. Un mode de paiement se définit par un code, intitulé et type (Chèque, TIP, Virement, etc.) Les cahiers  Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER Les cahiers permettent de gérer une comptabilité de façon simple basée sur la méthode de saisie manuelle en comptabilité. Lors de la création de votre dossier, vous avez dû créer vos cahiers comptables. Peut-être que vous n’avez pas fini cette étape, alors nous vous conseillons de vérifier que tous les cahiers qui serviront à saisir vos écritures sont bien créés. • A l’activation de cette commande, la liste des cahiers s’affiche. Pour avoir une meilleure visibilité, vous pouvez réduire la liste. Faites un clic-droit puis choisissez la commande TOUT RÉDUIRE. Créez un cahier 1. Dans la liste des cahiers, cliquez sur le bouton [Créer]. Un assistant s'affiche et vous guide dans la création de votre cahier. 2. Si vous avez sélectionné la catégorie Tous dans la liste des cahiers, une étape vous demande de choisir le type de cahier à créer. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant. 36 Création et mise en place d’un dossier Création d'un cahier des Ventes / Achats / Dépenses / Recettes  Que votre comptabilité soit en créances/dettes ou en dépenses/recettes, la création d'un cahier des Ventes, des Achats ou d'un cahier des Recettes, des Dépenses est identique. 1. Saisissez le nom de votre cahier. Soyez précis afin de pouvoir distinguer vos différents cahiers par la suite. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Saisissez le nombre de comptes des achats ou des ventes ou des dépenses ou des recettes ainsi que le nombre de compte de TVA que vous utilisez pour la saisie de vos écritures. 4. Passez à l’étape suivante. Vous allez sélectionner les comptes à utiliser dans le cahier. Par la suite, vous pourrez toujours en ajouter. 5. Dans la colonne Intitulé ou N°Compte, choisissez le compte à utiliser. Vous pouvez directement saisir le numéro de compte dans la colonne N°Compte. 6. Sélectionnez les autres comptes. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 8. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. Création d'un cahier de Trésorerie 1. Dans l’assistant de création de cahier, saisissez le nom de votre cahier de Trésorerie. 2. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 3. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. Paramétrage des cahiers  Menu MA COMPTA - commande PARAMÉTRAGE DES CAHIERS Cette commande présente la liste des paramétrages des cahiers, c’est-à-dire les modèles de cahiers à partir desquels sont établis les grilles de saisie. Le paramétrage de ce modèle permet de définir les colonnes qui composent la grille de saisie d'un cahier. En ouvrant un modèle de cahier, vous accédez à ses paramètres. Vous pouvez ajouter des comptes, nécessaires à vos saisies d’écritures, afficher ou non des colonnes de votre grille de saisie, changer l’Intitulé des colonnes.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence accessible par le menu AIDE. La tenue de votre comptabilité 38 La tenue de votre comptabilité Saisissez les écritures comptables Dans Ciel Compta Facile, vous disposez de deux type de saisie : • la SAISIE CAHIER : identique à la méthode de saisie manuelle en comptabilité. • la SAISIE KILOMÈTRE : permet de saisir très rapidement une série d’écritures sur un même mois. Celle-ci est particulièrement utile pour saisir des bordereaux de chèques. Saisie dans un cahier  Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER 1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir. 2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton [Ouvrir le cahier]. La grille de saisie s'affiche.  Les colonnes de cette grille varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajoutés en création de cahier. Les principales informations à renseigner, selon les paramètres par défaut des cahiers, sont : En créances/dettes • Le Jour : indiquez la date du jour de l'opération. Ne saisissez pas le mois et l'année. • L’ Intitulé du compte (colonne Fournisseur sur un cahier d’achat et colonne Client sur un cahier des ventes) : choisissez le client ou le fournisseur ou le poste de trésorerie, son numéro s’affiche alors automatiquement. • Le N° de compte : choisissez le compte du fournisseur ou du client ou du poste de tré- sorerie. Son intitulé s'affiche alors automatiquement. • Le mode de paiement : le choix du mode de paiement de l’opération est uniquement disponible dans un cahier de trésorerie. • Le Libellé : précisez, dans cette colonne, le nom de votre opération. • Le Montant : Le montant de l'opération doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur l'opération seront erronés. 39 La tenue de votre comptabilité Pour les écritures d'Achats ou de Ventes, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Montant. Pour les écritures de Trésorerie, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Mt dépenses ou Mt recettes selon le type de l'opération : débit ou crédit. • Autre compte et Montant : La colonne Autre compte permet de renseigner un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant. En dépenses/recettes • le jour : indiquez la date du jour de l'opération. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icône. • le libellé : précisez, dans cette colonne, le nom de votre opération. • le mode de paiement : indiquez le mode de paiement utilisé. • le numéro de pièce : saisissez-le dans la colonne N°pièce. Cette référence n’est pas obligatoire. • le montant de l'opération :celui-ci doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur l'opération sont erronés. Saisissez ce montant dans la colonne Montant dépenses TTC ou Montant recettes TTC selon le type de l'opération. • le pointage : cochez la case de cette colonne si vous voulez pré-pointer l’écriture. • le montant HT : dans la colonne qui porte l’intitulé du compte sur lequel l’opération doit être imputée, cliquez sur l’icône de la calculatrice afin de calculer le montant HT de la dépense ou recette. • le montant de la TVA : dans la colonne correspondant au taux de TVA, cliquez sur l'icône de la calculatrice afin de calculer le montant de la TVA. • Autre compte et Montant TTC autre compte : la colonne Autre compte permet de saisir une écriture sur un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant TTC autre compte. Les autres colonnes correspondent aux comptes que vous avez ajoutés. 1. Renseignez les différentes colonnes. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si le bouton d’appel de liste s'affiche, cliquez dessus pour sélectionner un élément. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l'icône Calculatrice s'affiche, cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s'affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer automatiquement le montant de la TVA. 2. Une fois que vous avez saisies toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Calcul des frais kilométriques Si vous devez affecter des frais kilométriques à une opération, à partir de la grille de saisie d’un cahier, dans une cellule de type Montant, faites un clic droit et choisissez la commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. 40 La tenue de votre comptabilité Les écritures d’abonnements  Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER - bouton [Liste des abonnements] Si une opération est périodique, par exemple : facture de téléphone, loyer, etc. vous pouvez saisir un abonnement et définir la fréquence de l'opération. Ainsi, vous saisissez votre écriture qu'une seule fois. L’abonnement se saisie comme une écriture dans un cahier. Voir Saisie dans un cahier, page 38 En plus, vous devez cliquer sur le bouton afin de définir la fréquence de l’opération. L’enregistrement de ces écritures vous sera automatiquement demandé à l’ouverture d’un cahier. Saisie au kilomètre  Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE AU KILOMÈTRE A titre d’exemple, nous allons détailler la saisie d’une facture  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. 41 La tenue de votre comptabilité Les données de l'en-tête 1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant l'une des deux options. Hit-Parade des sites francophones Préférences  Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel. Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions.  Reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale de ce manuel. Utilitaires  Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.  Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires dans la partie Présentation générale de ce manuel. Date de travail  Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail. Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer. Informations  Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant. Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - INFORMATIONS. Menu Dossier 42 Liste des pays  Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS Votre logiciel vous propose ici une liste de pays. Vous retrouvez les boutons , et ainsi que le menu déroulant FILTRAGE. 1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton . La fenêtre Choix d’un élément s’affiche. 2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton [OK]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays.  Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants. 3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur créer manuellement un autre pays dans la fenêtre Choix d’un élément. La fenêtre Pays s’affiche. 4. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer. La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, et Continent, etc. Etats paramétrables  Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui existent déjà.  Reportez-vous à la partie Générateur d’états dans ce manuel. Menu Dossier 43 Imports paramétrables  Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES Cette commande vous permet d'importer des formats d’écritures comptables dans votre logiciel. Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les informations que vous voulez importer. Créer un import 1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] à partir de la liste des imports paramé- trables. 2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant]. Choix du fichier à importer 3. Cliquez sur l'icône et sélectionnez le fichier à importer. Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format. Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement]. Plusieurs formats sont disponibles : • CSV, • Délimité, • DBF, • Longueur fixe, • Standard Ciel Windows™, • Fichier XML, • Standard Ciel MAC. 4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion. 5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez l'option Mode avancé.  Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut. Menu Dossier 44 Format du fichier délimité 6. Indiquez les options relatives au format de fichier : • Caractères de fin de fichier • Caractères de remplissage • Séparateurs d'enregistrements • Taille d'un enregistrement, etc. Définition des options globales Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres, format des dates, type de séparateur de date, format booléen). Définition des rubriques du fichier à importer La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer. Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique. Valeurs par défaut Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par l'application. 7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification. Essai et Enregistrement • Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement]. • Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation]. 8. Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Modifier un import 1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un import 1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression. 2. Cliquez sur le bouton [Oui]. Exécuter un import 1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter]. La fenêtre Ouvrir s'affiche. 2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans votre logiciel et validez l'importation des données en cliquant sur le bouton [OK]. Une fois les données importées, votre logiciel vous informe du résultat du traitement. Menu Dossier 45 Imports Menu DOSSIER - commande IMPORTS Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états paramétrables du générateur d’états est ouverte. Exports  Menu DOSSIER - commande EXPORTS Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées. Elle est active, par exemple, quand la liste des journaux est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné.  Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire votre choix et valider. 1. Vous devez spécifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.). 2. Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du fichier sur votre disque. Menu Dossier 46 Mise en page  Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE Cette commande vous permet de spécifier votre imprimante et format d'impression par défaut. Onglet Standard 1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. 2. Pour définir votre format d’impression par défaut, cochez : • l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage, • l’option Papier et sélectionnez la Taille, le Bac, • l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez. La case à cocher Copies groupées vous permet lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un document de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'avez pas à les trier manuellement une fois imprimé. Exemple Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents. 3. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine. Onglet Options avancées Dans cet onglet, vous pouvez cocher la case Générer une impression par document. Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages. Si cette option est cochée alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun. Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs. 4. Cliquez sur [OK] pour enregistrer vos modifications. Menu Dossier 47 Imprimer  Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours : • une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles, ou • la fenêtre de mise en page. Exemple Si la fiche d’une immobilisation est ouverte vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche. Menu Dossier 48 Aperçu avant impression  Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. Dans la fenêtre de l'aperçu, vous pouvez : • lancer votre impression directement en cliquant sur le bouton . • obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . Votre logiciel Adobe Reader® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors l'enregistrer au format PDF. • enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . • envoyer votre édition par e-mail en cliquant sur le bouton . L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour cela, vous devez avoir une messagerie électronique. Menu Dossier 49 Impressions  Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10. La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet : • d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION • de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées. Dernière impression Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant le menu CONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT. Revoir une impression La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées. Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées. Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition : 1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Aperçu s'affiche. 3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.  Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS. Menu Dossier 50 Mot de passe  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe.  L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière étape. Créer un mot de passe Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. 1. Cliquez sur le bouton , la fenêtre suivante s'affiche : 2. Saisissez votre Mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher le mot de passe en clair. 3. Indiquez un indice qui vous aidera à vous en souvenir La liste déroulante vous propose quelques indices mais vous pouvez en créer un en le saisissant directement dans la zone Indice. Menu Dossier 51 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée.  Lors de l'ouverture de votre fichier, votre mot de passe vous sera demandé. Il vous suffira de le saisir puis de cliquer sur le bouton [OK]. Modifier un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.  Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le. 5. Indiquez également un nouvel indice. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton . 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Mode avancé Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cliquez sur le bouton . Menu Dossier 52 Sauvegarde/Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE  Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Sauvegarde Indisponible en option Ciel Données Mobiles.  Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE / RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. 1. Si nécessaire, connectez le support sur lequel vous sauvegardez votre dossier (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre suivante s’affiche :  Les préférences, si vous en avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE) sont reprises. 1. Sélectionnez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats : • Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original. 2. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et sélectionnez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 3. Précisez éventuellement le Nom de la copie. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 4. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous souhaitez personnaliser le nom de la copie. Menu Dossier 53 La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé afin de valider ou non le remplacement. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder : • Votre dossier, • Vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 5. Si vous voulez par la suite lancer directement la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de définir dans cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde par le menu DOSSIER commande OPTIONS-PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Restauration Indisponible en option Ciel Données Mobiles.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. Menu Dossier 54  Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Menu Dossier 55 Quitter  Menu DOSSIER - commande QUITTER Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé. D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application : • Le raccourci clavier + . • La commande FERMETURE, présentée dans le menu Système que vous ouvrez en cliquant sur l'icône présentée dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application. • Un double-clic sur l'icône du menu système. • Un clic sur la case de fermeture de la fenêtre , placée dans l'angle haut/droit de la fenêtre application. Si vous avez activé l'alerte sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel.  Reportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde de la partie Présentation générale de ce manuel. Annuler Couper, Copier, Coller Effacer Fiches Sélectionner tout Rechercher, Poursuivre la recherche Atteindre Rafraîchir Tout afficher Liste Menu Edition Menu Edition 57 Vue d’ensemble A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif. Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris. Menu Edition 58 Annuler  Menu EDITION - commande ANNULER Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser. Couper  Menu EDITION - commande COUPER Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document. L'action de couper efface la sélection. Copier  Menu EDITION - commande COPIER Cette commande vous permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER. Coller  Menu EDITION - commande COLLER Cette commande vous permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le presse-papiers. Menu Edition 59 Effacer  Menu EDITION - commande EFFACER Cette commande permet d'effacer une sélection. Fiches  Menu EDITION - commande FICHES Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, fournisseurs, contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de : • CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, identique au bouton [Créer]. • MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier]. • PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les propriétés d'un élément sélectionné dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systématiquement active. • ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche. • VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification. • INSÉRER : insérer un élément dans la liste. • SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, identique au bouton [Supprimer]. • DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste. Sélectionner tout  Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc. Attention ! Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui touche les informations stockées dans une base et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d'une note. Menu Edition 60 Rechercher  Menu EDITION - commande RECHERCHER La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste). Elle s'applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus. • Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher une immobilisation contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir. • Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher une immobilisation dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera alors effectuée avec succès. • Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera tous les éléments concernés par votre recherche. Poursuivre la recherche  Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option. Atteindre  Menu EDITION - commande ATTEINDRE Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre fiche sans repasser par la liste des fiches. C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en haut de certaines fiches. Menu Edition 61 Rafraîchir  Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique. Tout afficher  Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale. Liste  Menu EDITION - commande LISTE La fonction Liste permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information qui elle-même appartient à une liste. Menu uniquement disponible en mode cahier. Saisie cahier Saisie Z de caisse, Relevé bancaire Saisie des A-nouveaux TVA Plan de comptes, Journaux Modes de paiement Paramétrage des cahiers Liste des tâches, Rappels Formats d’import relevé Règles d’affectation relevé Autres listes Menu Ma Compta Menu Ma Compta 63 Vue d’ensemble Le menu MA COMPTA est composé des commandes permettant de : • définir les éléments de base de votre comptabilité (plan de comptes, journaux, modes de paiement), • saisir vos écritures (saisie cahier, des A-nouveaux, des relevés bancaires), • gérer votre TVA (les déclarations, les écritures comptables et les acomptes trimestriels en régime simplifié), • de gérer votre dossier de travail par la tenue d’un agenda ou la définition de vos propres rubriques (Liste des tâches, Rappels, Autres Listes, Règles). Menu Ma Compta 64 Saisie cahier  Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER Liste des cahiers Les cahiers permettent de gérer une comptabilité de façon simple basée sur la méthode de saisie manuelle en comptabilité. A l’activation de cette commande, la liste des cahiers s’affiche. Vous pouvez afficher les cahiers selon les critères suivants : • période : vous pouvez afficher les cahiers par mois, trimestre ou année. • validation : vous pouvez afficher Tous les cahiers (validés et non validés), uniquement les cahiers Validés ou ceux Non validés. • saisie : vous pouvez afficher Tous les cahiers (saisis et non saisis), uniquement les cahiers non saisis (Vides) ou les cahiers saisis (Non Vides).  Ces critères sont visibles lorsque l'option Affiner la sélection est activée via le bouton . • Dans la partie gauche, vous pouvez n’afficher qu’une catégorie de cahier en cliquant dessus. • Dans la partie droite s'affiche la liste des cahiers que vous avez créés. Ils sont déployés sur tous les mois de l'exercice en cours (N) et de l'exercice qui suit (N+1). Pour réduire/déployer tous les cahiers : Faites un clic droit pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande TOUT RÉDUIRE ou TOUT DÉPLOYER. Pour réduire/déployer un cahier : Cliquez sur le signe «-» ou «+» du cahier. Menu Ma Compta 65 Créer un cahier 1. Dans la liste des cahiers, cliquez sur le bouton [Créer]. Un assistant s'affiche et vous guide dans la création de votre cahier. Si vous avez sélectionné la catégorie Tous dans la liste des cahiers, une étape vous demande de choisir le type de cahier à créer. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant. 2. Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Vous pouvez à tout moment revenir sur une étape via le bouton [Précédent<]. Création d'un cahier des Ventes / des Achats ou d’un cahier des Dépenses / des Recettes  Que votre comptabilité soit en créances/dettes ou en dépenses/recettes, la création d'un cahier des Ventes, des Achats ou des Recettes, des Dépenses est identique. Etape1 1. Saisissez le nom de votre cahier. Soyez précis afin de pouvoir distinguer vos différents cahiers par la suite. Menu Ma Compta 66 Etape 2 2. Saisissez le nombre de comptes d'achats ou de ventes ou de dépenses de recettes ainsi que le nombre de compte de TVA que vous utilisez pour la saisie de vos écritures. Etape 3 Vous allez sélectionner les comptes à utiliser dans le cahier. Par la suite, vous pourrez toujours en ajouter. 3. Dans la colonne Intitulé ou N°Compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste . 4. Dans la liste des comptes qui s'affiche, choisissez le compte à utiliser. Si celui-ci n'existe pas, vous pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton . 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de l'assistant.  Vous pouvez directement saisir le numéro de compte dans la colonne N°Compte. 6. De la même façon, sélectionnez les autres comptes. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. Création d'un cahier de Trésorerie 1. Dans l’assistant de création de cahier, saisissez le nom de votre cahier de Trésorerie. 2. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 3. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. La fenêtre de cette étape ne se présente pas de la même façon selon le nombre de comptes que vous ajoutez. Menu Ma Compta 67 Modifier le paramétrage d'un cahier 1. Dans la liste des cahiers, sélectionnez le cahier à modifier. 2. Cliquez sur le bouton . Voir Paramétrage des cahiers, page 78. Saisir les écritures dans un cahier en Créances/Dettes 1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir. 2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton . La grille de saisie s'affiche.  Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers. Les principales informations à renseigner, selon les paramètres par défaut des cahiers, sont : • Le Jour : indiquez la date du jour de l'opération. Ne saisissez pas le mois et l'année. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icône . • L’ Intitulé du compte (colonne Fournisseur sur un cahier d’achat et colonne Client sur un cahier des ventes) : choisissez le fournisseur ou client ou poste de trésorerie, son numéro s’affiche alors automatiquement. • Le N° de compte : choisissez le compte du fournisseur ou du client ou du poste de trésorerie. Son intitulé s'affiche alors automatiquement.  Dans un cahier de trésorerie, vous pouvez indiquer en contrepartie un compte de banque ou d’exploitant. • Le Libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération. • Le mode de paiement : le choix du mode de paiement de l’opération est uniquement disponible dans un cahier de trésorerie. • Le Montant : Pour les écritures d'Achats ou de Ventes, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Montant. Attention ! Le montant de l'opération doit obligatoirement être en TTC, sinon les calculs sur l'opération seront erronés. Menu Ma Compta 68 Pour les écritures de Trésorerie, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Mt dépenses ou Mt recettes selon le type de l'opération : débit ou crédit. • Autre compte et Montant : la colonne Autre compte permet de renseigner un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant. 3. Renseignez les autres colonnes qui correspondent aux comptes que vous avez ajoutés. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l’icône Liste s'affiche, cliquez dessus pour sélectionner un élément. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l'icône Calculatrice s'affiche, cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s'affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer automatiquement le montant de la TVA. 4. Une fois que vous avez saisies toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer].  Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES. Régler ou encaisser une écriture en Créances/Dettes • Pour régler une écriture, vous devez saisir au minimum le jour, le n° de compte fournisseur et le montant. Une fois vos écritures saisies dans votre cahier des Achats, vous pouvez les régler. • Pour encaisser une écriture, vous devez saisir au minimum le jour, le n° de compte client et le montant. Une fois vos écritures saisies dans votre cahier des Ventes, vous pouvez les encaisser.  Les boutons [Régler] ou [Encaisser] ne fonctionnent que sur une ligne d’écriture à la fois. 1. Sélectionnez la ligne d’écritures que vous souhaitez régler ou encaisser. 2. Les boutons ou deviennent alors actifs dans la barre d’actions. Cliquez sur [Régler] dans le cahier des achats ou sur le bouton [Encaisser] si vous êtes dans le cahier des ventes. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, vérifiez les informations concernant l’encaissement ou le règlement et choisissez votre mode de paiement en cliquant sur l’icône . 4. Validez en cliquant sur [OK].  Si vous avez plusieurs cahiers de trésorerie, un message s’affiche pour vous demander dans quel cahier de trésorerie vous souhaitez enregistrer le règlement ou l’encaissement. Dans ce cas, sélectionnez le cahier de trésorerie concerné et validez par [OK]. Votre règlement ou votre encaissement apparaît alors automatiquement dans votre cahier de trésorerie. Saisir une écriture dans un cahier en Dépenses/Recettes 1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir. 2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton . Attention ! Pour régler ou encaisser vos écritures, vous devez avoir créer au moins un cahier de trésorerie. Menu Ma Compta 69 La grille de saisie s'affiche.  Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers. Les principales informations à renseigner selon les paramètres par défaut, sont les suivantes : • le jour : indiquez la date du jour de l'opération. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icône . • le libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération. • le mode de paiement : sélectionnez le mode de paiement utilisé. • le numéro de pièce : saisissez-le dans la colonne N°pièce. Cette référence n’est pas obligatoire. • le montant de l'opération : celui-ci doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur l'opération sont erronés. Saisissez ce montant dans la colonne Montant dépenses TTC ou Montant recettes TTC selon le type de l'opération : débit ou crédit. • le pointage : cochez la case de cette colonne si vous voulez pré-pointer l’écriture. • le montant HT : dans la colonne qui porte l’intitulé du compte sur lequel l’opération doit être imputée, cliquez sur l’icône de la calculatrice afin de calculer le montant HT. • le montant de la TVA : dans la colonne correspondant au taux de TVA, cliquez sur l'icône de la calculatrice afin de calculer le montant de la TVA. • Autre compte et Montant TTC autre compte : la colonne Autre compte permet de saisir une écriture sur un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant TTC autre compte. • Les autres colonnes correspondent aux comptes que vous avez ajoutés. 3. Renseignez les différentes colonnes. Lorsque vous cliquez dans une cellule, si le logiciel affiche : • l’icône d’appel de liste , cliquez dessus pour sélectionner un élément. Menu Ma Compta 70 • l'icône Calculatrice , cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s’affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer le montant de la TVA. 4. Lorsque qu’une écriture se répète, vous pouvez la mettre en abonnement. Ainsi, vous ne la saisissez qu’une seule fois. Par la suite, le logiciel vous proposera de l’enregistrer. Sélectionnez la ligne d’écriture à passer en abonnement puis cliquez sur le bouton . Voir Saisir des écritures d'abonnements, page 70. 5. Une fois que vous avez saisi toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer].  Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES. Saisir des écritures d'abonnements 1. Vous avez plusieurs possibilités pour accéder à cette fonction : • A partir de la liste des cahiers ou de la liste des paramétrages des cahiers 1. Cliquez sur le bouton et saisissez votre écriture en intégralité comme une écriture habituelle. 2. Le bouton s’affiche, cliquez alors dessus. • A partir d’une grille de saisie d’un cahier : cliquez sur le bouton [Créer] situé dans le groupe Abonnements. La fenêtre Périodicité s’affiche et permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 2. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 3. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider puis sur le bouton [Enregistrer]. Liste des abonnements d'un cahier Cette commande permet de consulter ou de saisir des écritures d’abonnements. Pour voir les écritures d'abonnements enregistrés dans un cahier : 1. Sélectionnez le cahier concerné. 2. Cliquez sur le bouton [Liste des abonnements]. Pour saisir des écritures d’abonnements, reportez-vous au paragraphe ci-dessus “Saisir des écritures d'abonnements”, page 70. Menu Ma Compta 71 Enregistrer les abonnements d'un cahier Si une écriture d'abonnement (périodique) est saisie dans un cahier, à l'ouverture de celui-ci via le bouton , la fenêtre Enregistrer les abonnements du cahier s'affiche. Cette commande affiche la liste des écritures dont vous avez programmé l’enregistrement en créant un abonnement. A partir de cette liste, vous pouvez enregistrer l'écriture immédiatement ou repousser son enregistrement. Passer une écriture d’abonnement plus tard Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Plus tard]. Passer une écriture d’abonnement immédiatement Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Maintenant]. • Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Menu Ma Compta 72 Saisie Z de caisse  Menu MA COMPTA - commande SAISIE Z DE CAISSE Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie Z de caisse”, page 204. Relevé bancaire  Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Relevé bancaire”, page 199. Saisie des A-nouveaux  Menu MA COMPTA - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie des A-nouveaux”, page 207. Menu Ma Compta 73 TVA  Menu MA COMPTA - commande TVA. Cette commande donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de générer une déclaration de TVA via la liste des déclarations, de télédéclarer la TVA ou bien d'éditer l'état préparatoire, d'enregistrer en comptabilité les écritures de TVA enfin de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Gérer la déclaration de TVA  En régime réel : menu MA COMPTA - commande TVA En régime simplifié : menu MA COMPTA - commande TVA - TVA ANNUELLE La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié, L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (souscription ou non à la télédé- claration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas proposés. Exemple de l’assistant de TVA avec la télédéclaration activée dans votre dossier. Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser : • Télédéclarer ma TVA Voir Télédéclarer la TVA, page 236. • Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la téléprocédure. Voir Retransmettre à l'identique la dernière déclaration, page 239. • Afficher ma liste des déclarations Voir Afficher ma liste des déclarations, page 241. Menu Ma Compta 74 • Enregistrer mon paiement de TVA et Enregistrer mon remboursement de TVA Voir Paiement et remboursement de TVA en mode cahier, page 74. • Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la téléprocédure. Voir Visualiser mon état préparatoire de TVA, page 240. Gérer l’acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.  Menu MA COMPTA - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, tous les 15 du mois, vous recevez votre avis d'impôt qui vous précise le montant de votre acompte. Et, c'est à cette occasion que vous pouvez modifier ou annuler le montant de l'acompte en envoyant à l'administration le formulaire N°3514. Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser. • Afficher le montant réelle de ma TVA du trimestre. Voir Afficher le montant réelle de ma TVA du trimestre, page 243. • Moduler mon acompte. Voir Moduler mon acompte, page 243. • Enregistrer le paiement de acompte et Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations. Voir Paiement et remboursement de TVA en mode cahier, page 74. Paiement et remboursement de TVA en mode cahier 1. Au préalable, vous devez vérifier les comptes de TVA à utiliser par défaut dans les paramètres TVA de votre société (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA puis onglet TVA). Votre logiciel utilise ces comptes de TVA pour enregistrer les écritures. 2. Dans l'assistant, sélectionnez l'option correspondant à l'écriture que vous voulez saisir : • Enregistrer mon paiement de TVA. • Enregistrer mon remboursement de TVA. • Enregistrer le paiement de mon acompte. Uniquement en déclaration trimestrielle du régime simplifié. Menu Ma Compta 75 • Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations. Uniquement en déclaration trimestrielle du régime simplifié. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Si vous avez plusieurs cahiers du même type, une fenêtre s'affiche. Sélectionnez le cahier dans lequel enregistrer l'écriture et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Paiement ou Remboursement s'affiche. Quel que soit le type d'écriture de TVA que vous avez à saisir, le principe est identique. Exemple de la fenêtre Remboursement 5. Indiquez la date de l'écriture si elle est différente de la date du jour proposée par défaut. 6. Sélectionnez le mode de paiement utilisé pour payer ou encaisser le règlement. 7. Dans la zone N°de pièce, attribuez si vous le voulez un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce. Ce numéro facilite la recherche et l'identification de l'écriture. 8. En saisie Paiement ou Remboursement de TVA uniquement, le montant est calculé automatiquement en fonction de votre écriture d’OD de TVA 9. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite dans la liste des écritures, sur les éditions. Le logiciel vous propose un libellé par défaut. Modifiez-le à votre convenance. 10. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique le mois et l'année du cahier dans lequel est enregistré l'écriture. Vous pouvez également consulter l'écriture à partir de la liste des écritures accessible depuis le menu EXPERT-COMPTABLE. Menu Ma Compta 76 Le Plan de comptes  Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés par défaut dans votre logiciel ainsi que ceux que vous créez. Le plan de comptes fonctionne à l’identique aussi bien en mode standard qu’en mode cahier.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Plan de comptes”, page 93. Menu Ma Compta 77 Journaux  Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Journaux”, page 109. Modes de paiement  Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Modes de paiement”, page 111. Menu Ma Compta 78 Paramétrage des cahiers  Menu MA COMPTA - commande PARAMÉTRAGE