EBP Bâtiment 2015
EBP sur FNAC.COM
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119 € HT
EBP Pack Eco Association 20162 logiciels pour gérer votre association
- 2 logiciels essentiels pour gérer votre association
- Mon Association
- Compta Associations Classic
- Pour 142,80€ TTC
La combinaison des logiciels EBP Compta Associations Classic et EBP Mon Association pour gérer vos adhérents, cotisations, trésorerie, transférer vos écritures dans votre comptabilité et établir votre bilan et votre compte de résultat.
EBP Mon Association 2016
Un logiciel simple d'utilisation, conçu pour les associations quel que soit leur type d'activité (loisir, social, culturel, sportif...). EBP Mon Association permet la gestion des adhérents et des activités, la tenue de la trésorerie en mode recettes/dépenses et le transfert des écritures vers EBP Compta.
EBP Compta Associations Classic 2016
Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité générale : saisie des écritures, plan comptable associations, bilan et compte de résultat associations. Gérez simplement votre activité associative à l’aide d’un tableau de bord vous permettant de suivre des indicateurs clés
EBP Mon Association 2016
- Tableau de bord en page d'accueil avec alertes sur les dates d'expiration d'adhésion et de certificats médicaux, les cotisations et activités non réglées...
- Gestion du fichier adhérents
- Visualisation du solde de chaque adhérent (arriéré, cotisations, activités)
- Création de différentes cotisations
- Gestion des activités, des réservations et des prêts de matériel
- Gestion des recettes/dépenses
- Plan comptable Associations Loi 1901
- Edition de reçus fiscaux Cerfa 11580*02
- Export des écritures comptables au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable*
EBP Compta Associations Classic 2016
- Saisie simplifiée, guidée, par journal ou par mois
- Comptabilité générale et auxiliaire
- Plan comptable Associations
- Balance et Grand livre interactifs, généraux et auxiliaire
- Gestion des abonnements
- Lettrage et rapprochement bancaire
- Bilan et Compte de Résultat Association (états préparatoires)
- Edition des Journaux, Grand-Livre, Balance
- Export et import des écritures au format du logiciel du cabinet comptable*
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. En import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta Classic)
Configurations Minimales Requises :
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
(2 Go pour Mon Association)
Systèmes d'exploitation supportés :
Windows XP® SP3
Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
Windows® 7 32 bits et 64 bits
Windows® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel.
TEMOIGNAGE CLIENT :
Mme. Virginie Poux
Secrétaire de Muse Messenger, association Loi 1901 à but non lucratif.
http://www.musemessenger.com/
« Nous avons choisi EBP Association car c’est un logiciel très simple à utiliser, qui nous permet de suivre facilement notre base d’adhérents et de gagner du temps dans la saisie de la trésorerie. A chaque inscription nous enregistrons la fiche de la personne avec ses informations personnelles et sa date de fin de cotisation. Automatiquement le logiciel nous crée la recette correspondante dans la partie Trésorerie, ce qui évite de tout ressaisir à chaque fois. Cela est très pratique car en période de forte activité nous enregistrons jusqu’à 30 inscriptions par semaine et comme nous sommes tous bénévoles nous nous occupons de la gestion de l’association après notre travail. Il est donc appréciable d’avoir un logiciel qui vous fait gagner du temps.
Pour nos relances de cotisations, le tableau de bord du logiciel nous facilite grandement la tâche. Nous pouvons rapidement obtenir la liste des adhérents dont l’abonnement arrive à échéance et les relancer soit par courrier soit par e-mail.
Enfin, comme les recettes sont pour la plupart enregistrées automatiquement il ne nous reste plus qu’à saisir nos dépenses dans la trésorerie. Nous pouvons même ventiler chaque dépense et recette dans des postes et cela nous aide bien pour faire le point sur l’activité en fin de trimestre : nous imprimons un état de notre trésorerie et aussi un état par poste pour analyser les domaines qui coûtent le plus à l’association. »
Voir également :
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Aide_Compta_Pratic_2..> 06-Jan-2012 17:45 1.3M
Aide_Devis-Factures_..> 06-Jan-2012 17:40 1.3M
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Aide_EBP_EtatFi_Open..> 06-Jan-2012 17:39 651K
Aide_EBP_Facturation..> 06-Jan-2012 17:38 1.1M
Aide_EBP_Gestion_Com..> 23-Oct-2013 16:21 3.9M
Aide_EBP_Gestion_Com..> 26-Sep-2012 12:50 3.6M
Aide_EBP_Paye_PRO_Op..> 26-Sep-2012 12:49 4.0M
Aide_Gestion_Commerc..> 06-Jan-2012 17:39 2.1M
Aide_Gestion_Commerc..> 06-Jan-2012 17:38 2.7M
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EBP-Liste-Video.htm 24-Jun-2014 12:06 1.7M
EBP-Location-Immobil..> 24-Jun-2014 12:06 1.3M
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EBP Bâtiment
Pour Windows XP, Vista, 7 et 8
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 08 11 65 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web
http://www.ebp.com
© Copyright 2014 EBP Informatique, édition Octobre 2014
EBP Bâtiment 3
Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via
un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS,
anciennement TSE) ou analogue.
Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows
Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence
d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou
en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou
d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas »
ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP)
à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes
les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3
janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage,
sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas
de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client
peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe
et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le
01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son
4 EBP Bâtiment
installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans
les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel,
mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services
de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions
sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas
déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le
Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de
l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être
rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect
des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et
fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter
d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut
réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît
qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou
perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les
risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par
l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une
démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses
besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des
documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à
la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie
expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas
connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des
services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend
de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut
garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données
EBP Bâtiment 5
(transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont
effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une
inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité
non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que
EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à
gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou
intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d'
EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne
saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du
Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email,
formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur
EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des
présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le
formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client
ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier
1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera
fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même
en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC
Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant
son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de
Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le «
Client », d'autre part,
6 EBP Bâtiment
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation
normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client
et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations
offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires
et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site
http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures
émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour
toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles
sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet
www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin
de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque
année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum
15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et
Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP
http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-vente.html), à l'exclusion de tout
autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les
services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période
d’une année à compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle
durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être
faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la
date anniversaire de sa souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce
expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un
commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent
contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou
son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de nonpaiement
par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par
le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de
réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation
importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent
contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation
judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause
que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article,
EBP Bâtiment 7
sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure
judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de
cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le
contrat et donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un
identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement
personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et
ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non
parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du
lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version
mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au
fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La
livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par
téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à
sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information
se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de
réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au
regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements
constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les
documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements
prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du
Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur,
navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL,
MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils
bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau
fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les
changements de niveau de produit sont par contre accessibles au
CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au
droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa
mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de
données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus
généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est
8 EBP Bâtiment
facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un
prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc.
EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions
règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de
matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non
compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage,
bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la
correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes
d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire
apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à
l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais
ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le
logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans
l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à
distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement
et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à
ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et
sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre
d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la
faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client
qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client
d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des
informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou
pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de
l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour
d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément
aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez
le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation.
EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses
collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour
utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se
substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires.
EBP Bâtiment 9
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « antivirus
» pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu
pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes
indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette
contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en
effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes
nécessaires sur un support pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un
accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance
pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels
problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois
responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite
d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être
déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il
reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un
défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents
et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences
légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin
évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception
de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses
besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou
indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la
production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir
du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur,
de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une
insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même
qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les
dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes
confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre
du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
10 EBP Bâtiment
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes
commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax,
courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou
d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par
le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet
effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi
"informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et
de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence
expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant
pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures
d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU
et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de
ses progiciels en « mode locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux
opérations conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an
renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au
paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins
équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver »
aux charges et conditions décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à
l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date
anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date,
EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client
ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment
enregistrées. Les impressions seront dégradées.
D. Conditions particulières d’usage du service EBP
Reports on line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent
compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et
services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les
conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour
un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux
conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou
autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des
conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation
EBP Bâtiment 11
formelle et écrite d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA »
(ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence
d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service
peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel
EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement
informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois
intervenir au contrat.
Définition du service :
EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à
distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre
tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le
stockage » via Internet des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL
Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version
adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ».
Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des
logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui
délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la
connexion au service et a de son utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par
EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires
spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre
politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau
privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo.
(pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée
pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers
image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un
message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille
maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens
documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de
publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On
Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir
ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode
évaluation) :
12 EBP Bâtiment
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat
d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir
souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line.
L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la
première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en
mode évaluation.
Il peut créer :
un compte
une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication,
on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de
rafraichissement)
Le client peut publier :
avec une limite à 2 pages par document
avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de
stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il
peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP:
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses
prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques
pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des
données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des
prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit
Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas
d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A
ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à
l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données
restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible,
des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des
dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner
le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée
par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences
pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service.
En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de
responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du
Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice,
perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un
service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de
l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de
la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des
sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait
générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client:
EBP Bâtiment 13
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est
responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera
qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On
Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site,
EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière
générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux
individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de
toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et
règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit
EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre
tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un
tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul
responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
Gammes Pratic et Classic
Par pack de 3 utilisateurs
3 euros HT/mois
Soit 36 euros HT/an
Gamme PRO
Par pack de 3 utilisateurs
6 euros HT/mois
Soit 72 euros HT/an
Ligne PME
Par pack de 3 utilisateurs
12 euros HT/mois
Soit 144 euros HT/an
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de
Services :
en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables :
Nous consulter.
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des
logiciels et services EBP
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les
meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour
remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48
heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra
résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception
immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line »
dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le
client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service
« Reports On Line ».
14 EBP Bâtiment
Résiliation du contrat du fait d’EBP :
EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au
service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles
d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en
demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et
restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations
contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que
décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait
application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations
recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont
un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP
assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives
qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier
1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un
droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant
directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP
se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles
informations recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de
juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à
Rambouillet dans les Yvelines.
E. Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur
dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans
avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent
lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation.
Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de
services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au
plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé.
(Code de la consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code
de la consommation, art. L 121-20-2):
EBP Bâtiment 15
fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du
consommateur avant la fin du délai de sept jours francs
fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le
consommateur
Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être
modifiés sans préavis.
Version 3-3 : juin 2013
16 EBP Bâtiment
EBP Bâtiment 17
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions
de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons
bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Bâtiment et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions
particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne,
disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que
vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à
votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur EBP Bâtiment pour obtenir
une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui
affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un
onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans
l’aide pour une recherche très approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.rtf qui sera
proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications
apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront
consignées.
18 EBP Bâtiment
EBP Bâtiment 19
Table des matières
INSTALLATION 23
1. AVANT DE COMMENCER ..................................................23
1.1. Accès au service technique .......................................23
1.2. Configuration minimale conseillée .............................23
1.3. Configuration minimale requise pour la version 24
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?........................25
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?.............................26
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?............................26
4.1. Comment obtenir mon code d’activation ?.................27
4.2. Comment introduire mon code d’activation ?.............27
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ...............................28
6. ECRAN DE TRAVAIL ..........................................................30
PRISE EN MAIN 31
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? .......................31
1.1. Les options à remplir dès maintenant........................32
1.2. Les autres options .....................................................32
1.3. Les options d’affichage ..............................................33
1.4. Mot de passe .............................................................34
1.5. Gestion des fenêtres..................................................34
2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?..................................35
2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne ..........35
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires ........................38
3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? ...............39
3.1. Exemple de métré......................................................40
4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.........................42
5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? ...43
5.1. Promotions ................................................................43
5.2. Tarifs..........................................................................43
6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?...........44
7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.........................................45
7.1. L’entête du devis........................................................46
7.2. Le corps.....................................................................46
7.3. Le pied.......................................................................48
8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ...............................48
20 EBP Bâtiment
9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?..................49
9.1. Création du barème...................................................50
9.2. Utilisation du barème éco-contribution.......................50
10. COMMENT GERER L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER ?51
10.1. Création des barèmes Eco-contribution mobilier .....52
10.2. Création d’un article Eco-contribution mobilier ........52
10.3. Utilisation d’un article Eco-contribution mobilier ......53
11. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? 54
11.1. Saisie de l’avancement des travaux ........................54
11.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement........55
12. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ?................55
13. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE
DOCUMENTS............................................................................56
13.1. Transfert de documents...........................................56
13.2. Duplication...............................................................57
13.3. Regroupement de bons de livraison ........................57
13.4. Impression des documents......................................58
13.5. Envoi par e-mail.......................................................58
14. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? .....59
15. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE ................................59
16. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES..................................61
16.1. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier
simplifiés...........................................................................62
16.2. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier
détaillés ............................................................................62
16.3. La saisie des temps salariés par chantier détaillés..63
17. COMMENT GERER LES ACHATS ? ........................64
17.1. Comment commander ? ..........................................65
17.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks....66
17.3. Comment réceptionner les achats ? ........................67
17.4. Comment créer les factures fournisseurs ? .............68
18. COMMENT GERER LES ACHATS DE SOUSTRAITANCE
? .................................................................68
18.1. Comment créer une demande de prix sous-traitant?
.........................................................................................69
18.2. Comment créer une commande sous-traitant ?.......71
18.3. Comment créer une facture sous-traitant ? .............71
19. COMMENT GERER L’ETUDE DES DEBOURSES ? 72
EBP Bâtiment 21
19.1. Comment créer une étude des déboursés ?............72
19.2. Comment générer une demande de prix fournisseur à
partir de l’étude des déboursés ? .....................................75
19.3. Comment créer une commande fournisseur à partir
de l’étude des déboursés ?...............................................76
19.4. Comment effectuer la mise à jour des fiches éléments
à partir de l’étude des déboursés ? ..................................76
19.5. Comment créer la mise à jour des devis clients à
partir de l’étude des déboursés ? .....................................77
20. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? ....................77
20.1. Les options des affaires...........................................77
20.2. Comment créer une affaire ? ...................................78
20.3. Comment associer des documents à une affaire ?..79
21. COMMENT GERER LES STOCKS ? ................................80
21.1. Deux modes de gestion du stock.............................80
21.2. Les documents de stock ..........................................81
21.3. Les mouvements de stocks .....................................83
22. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V.
.........................................................................84
22.1. Les contrats de maintenance...................................84
22.2. Le service après vente.............................................85
22.3. L’historique Maintenance / SAV...............................86
23. LE PLANNING ............................................................86
23.1. Présentation du planning .........................................86
23.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous..88
23.3. Ajout d'une intervention ...........................................89
23.4. La fiche rendez-vous ...............................................89
24. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS90
24.1. Comment saisir un acompte ? .................................90
24.2. Comment saisir un règlement client ?......................91
24.3. La remise en banque ...............................................92
25. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES..........................95
25.1. Le tableau de bord..................................................95
25.2. L’historique clients/prospects...................................95
25.3. L’historique des éléments ........................................96
26. COMMENT CREER UN MAILING ? ..........................97
22 EBP Bâtiment
27. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN
COMPTABILITE ?......................................................................97
27.1. Les données à renseigner avant transfert ...............98
27.2. Le transfert ..............................................................99
28. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ..............99
29. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ....................100
LES FONCTIONS AVANCEES 103
1. LES RELANCES................................................................103
2. L’ECHEANCIER CLIENT...................................................103
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ......103
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS.................104
5. LES STATISTIQUES .........................................................104
6. L’IMPORT DES TARIFS FOURNISSEURS ...............104
7. INDEXATION DE DEVIS ...................................................105
8. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE (DOCUMENT EXCEL) 105
9. EPURATION DE BIBLIOTHEQUES..................................105
10. EBP SAUVEGARDE........................................................106
11. LE MENU INTERNET......................................................106
INDEX 107
NOTES 111
Avant de commencer
EBP Bâtiment 23
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de
notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de
votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est
disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d’attente.
0821 61 2000 (0,09 €/min)
Exposez votre problème par e-mail
batiment.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de
votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre
logiciel est la suivante :
Un processeur Intel Pentium 4 –2 GHz ou supérieur
Mémoire de 1 Go de RAM
Microsoft Windows® XP SP3, Vista SP1 32 bits &
64 bits, 7 32 bits & 64 bits ou 8 32 bits & 64 bits,
24 EBP Bâtiment
Un écran avec une résolution de 1024 * 768 en 16
bits
Espace disque libre : 2 Go
Remarque
Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont
vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du
logiciel.
1.3. Configuration minimale requise pour la
version
La configuration minimale requise pour les versions
monoposte et réseau jusqu’à 4 poste(1) est la suivante :
Un processeur Intel Pentium 4 – 2 GHz ou supérieur,
Mémoire de 3 Go de RAM
Microsoft Windows® XP SP3, Vista SP1 32 bits & 64
bits, 7 32 bits & 64 bits ou 8 32 bits & 64 bits,
Un écran avec une résolution de 1024 * 768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur
dédié est nécessaire (Processeur P4 2GHz ou
équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à
l’utilisation de SQL Serveur.
Remarque
Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont
vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du
logiciel.
EBP Bâtiment 25
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les
applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur.
L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas
contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez
Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X
est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CDRom.
Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels
pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP
Bâtiment.
3. EBP Bâtiment se décline en trois versions : Standard,
Maintenance et PRO. Sélectionnez l’installation
correspondante à la version que vous avez acquise.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les
étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de
licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation
et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.
5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence
pour accepter la convention d’utilisation de ce produit,
autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre.
Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous
souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première
installation de choisir le bouton Installation Complète.
Remarque
Si vous avez acheté une version réseau, sélectionnez le type
d’installation réseau comme type d’installation.
26 EBP Bâtiment
7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers,
cliquez sur Installation Personnalisée.
8. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\Batiment12.0. Pour éventuellement modifier ce
répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des
fichiers sur votre disque.
10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton
Terminer pour fermer l’assistant.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur
l'icône installé sur le bureau par défaut. Le logiciel peut
également être lancé par le menu par Démarrer +
Programmes + EBP + EBP Bâtiment.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste
en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser
librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis
ensuite il sera limité en nombre de données : 20 éléments, 20
documents et les impressions porteront la mention
"Démonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet
de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce
fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
Comment Activer mon logiciel ?
EBP Bâtiment 27
4.1. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour
pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez
utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Activer par Internet" (menu ? + Activer
votre logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la
connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le
logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous
guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un
message d’information s’affichera automatiquement vous
expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
4.2. Comment introduire mon code
d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche.
Choisissez l'option Activez votre logiciel.
La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux
zones suivantes :
Clé PC
Cette clé, calculée à partir des informations matérielles
de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée
lors de l’activation.
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que
vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence
d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points,
majuscules).
28 EBP Bâtiment
Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier
« Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace
clients sur le site www.ebp.com et vous permettra,
entre autres, de consulter les dernières nouveautés,
de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères)
sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un
message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le message vous
indique à quelle version du logiciel (Ex : 2011
monoposte) correspond ce code.
Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message
suivant : Le code d’activation que vous avez saisi n’est
pas correct. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre
code en passant par le menu ? + Activer votre
logiciel.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Raccourci clavier [Ctrl] + [N]
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier +
Nouveau.
Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque
étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour
respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Comment créer mon dossier ?
EBP Bâtiment 29
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel
vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les
coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de
votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos
documents (devis, commandes, factures, ..).
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne,
accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
30 EBP Bâtiment
6. ECRAN DE TRAVAIL
*Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du
dossier.
Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum
en 1024*768
Cliquez ici pour
accéder
rapidement aux
menus les plus
courants.
Partie contextuelle de la
barre de navigation.
Le tableau de bord*
La barre de statut affiche des messages
d’aide ou d’informations relatives à l’état de
votre clavier, le mode d’ouverture de votre
base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé
par un cadenas , l’utilisateur courant, …
Les menus
De
raccourcis.
La barre de fenêtres
EBP Bâtiment 31
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales
fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre
dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous
guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un
suivi de chantier, et dans la saisie d’un règlement. Les options
qui ne concernent que les versions Maintenance ou PRO
d’EBP Bâtiment apparaîtront respectivement avec les pictos
suivants : ou .
Remarque
Les fonctionnalités de la version Maintenance sont inclues dans
la version PRO
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons
d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils et de la remplir
avec soin car certaines options vont déterminer le mode de
fonctionnement de l’ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose de deux parties : une
arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des
options et sur la partie droite, les options correspondantes à
saisir.
32 EBP Bâtiment
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Numérotation : Permet d’indiquer les prochains
numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite
automatiquement et d’indiquer les codes éléments,
clients etc..
Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde
vous soit proposé automatiquement à la fermeture de
votre dossier.
Eléments - Ouvrages : Cette partie permet
principalement de déterminer le mode de calcul que
vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode
de fonctionnement en cas de mise à jour des prix.
Documents : Permet de choisir notamment comment
gérer votre suivi de stock, quel type d'avancement
vous souhaitez appliquer dans vos factures de
situation, d’avoir des avertissements, d’indiquer la
durée de validité des devis.
Taux / Décimales : Permet d’indiquer le nombre de
décimales à afficher pour tous les montants, quantités
et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.
Permet d’indiquer les taux de frais généraux et de
bénéfice.
Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre
dossier comptable, pour rechercher vos journaux et
comptes clients, et pour le transfert comptable.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau
de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à
afficher et le nombre de mois à afficher pour le graphique du
chiffre d’affaires. Dans la partie Expert Comptable, vous
pourrez saisir les coordonnées de celui-ci afin de les retrouver
sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert
Comptable). Dans la partie Bibliothèques, vous pouvez mettre
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Bâtiment 33
une bibliothèque par défaut si vous avez importé des
bibliothèques partenaires…
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne,
accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option.
1.3. Les options d’affichage
EBP Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour
personnaliser l'affichage du logiciel :
Dans les options générales, vous pouvez choisir
d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran
d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les
barres d'affichages que vous souhaitez, etc.
Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage
de vos menus, en changeant le contenu de vos
menus, en n'affichant par défaut que les menus les
plus utilisés.
Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en
choisissant les colonnes que vous souhaitez, en
effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples
et en affichant des calculs .
Vous pourrez organiser toutes vos listes en
arborescence, grâce aux
catégories
Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis
le menu Affichage), vous pourrez classer très
facilement les données contenues dans vos listes.
Dans toutes les fiches (éléments, clients, fournisseurs,
etc..), vous pourrez créer des champs
personnalisés
Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis,
etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie
que vous souhaitez en choisissant les colonnes à
afficher. Vous pourrez également changer les couleurs
34 EBP Bâtiment
et styles de tous les éléments que vous insérerez dans
votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages,
métrés etc...)
Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus
amples renseignements sur toutes ces options.
1.4. Mot de passe
Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier
par la saisie d’un mot de passe. Pour cela, vous devez vous
placer dans le menu Données + Divers + utilisateurs.
L’utilisateur ADM (Administrateur) est créé par défaut. Pour lui
attribuer un mot de passe, sélectionnez-le et cliquez sur le
bouton Modifier.
Saisissez votre mot de passe dans la zone prévue à cet effet et
re-saisissez le dans la zone Confirmation, puis validez la fiche
de l’administrateur.
Dès la prochaine ouverture de votre dossier, la fenêtre
Identification s’affichera et vous demandera de saisir votre mot
de passe.
1.5. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel :
les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres
paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les
propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans
l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis
Caractéristiques générales ou bien en utilisant la touche F1
sur chaque fenêtre du logiciel.
Comment créer un élément ?
EBP Bâtiment 35
2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?
Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :
Le menu Données - Eléments
L'option Eléments disponible dans la partie Favoris
de la barre de navigation.
La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques
que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre
propre bibliothèque et les éléments issus des bibliothèques de
nos partenaires.
Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre
bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou
tarifs fournisseurs).
2.1. Création d’un élément en bibliothèque
interne
Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, maind’œuvre,
matériel, divers, ouvrage, sous-traitance et textes.
Les ouvrages sont composés des éléments
(fournitures, main-d’œuvre, matériel, divers)
nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.
Les fournitures sont des éléments physiques incluant
parfois de la pose.
Les mains-d’œuvre correspondent au temps de travail
nécessaire.
Les divers correspondent éventuellement au matériel
dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants,
casques, etc.)
Les matériels correspondent généralement à ce que
vous avez en location et dont vous facturez au client
l’utilisation.
36 EBP Bâtiment
Les textes pourront être insérés dans le corps de vos
documents.
La sous-traitance correspond à une tâche soustraitée.
L’onglet Eléments en sommeil regroupe tous les
éléments qui ont la case « Elément en sommeil » de
coché dans sa fiche.
Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez
utiliser les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier ou cliquer
sur le bouton Ajouter qui figure au bas de votre liste
d'éléments.
Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis
choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône
et indiquez une description succincte.
Remarque
Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus ou
bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le
nom de l'onglet.
Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique
dans l’onglet Désignation, puis surlignez quelques mots à
l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en
cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique,
souligné..).
L’onglet Complément permet de définir le poids et le volume
de l’élément. Dans les documents, vous pourrez ainsi obtenir le
poids et le volume total de vos éléments, le code barre, le
fournisseur et savoir si l’élément est en sommeil ou non.
En version Maintenance, vous pouvez également indiquer le
type de garantie et la durée de garantie de votre fourniture.
Comment créer un élément ?
EBP Bâtiment 37
Dans la version PRO d’EBP Bâtiment, vous avez la possibilité
de gérer des unités de conditionnement différentes entre vos
achats, vos ventes, et le stockage.
Pour cela, indiquez les unités d’achat, unités de stock et unités
de vente puis précisez les coefficients à appliquer entre chaque
unité. Le X signifie contient.
Exemple
Vous achetez de la colle conditionnée en palette. Chaque
palette contient 50 cartons, que vous stockez dans votre dépôt.
Chaque carton contient 250 sachets et vous vendez les sachets
à l’unité :
Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix d’achat de votre fourniture
puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement
calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais
de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les
montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les
ajuster si nécessaire.
Il est également possible de sélectionner un barème éco
contribution.
La partie Main-d’œuvre vous permet d’associer un prix de
main-d’œuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le
cas où votre fourniture est vendue pose comprise.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique
comment sont calculés tous les montants affichés.
Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en
renseignant les onglets suivants :
38 EBP Bâtiment
Tarifs / Promotion : Permet de saisir les Tarifs
exceptionnels et de visualiser les promotions
éléments.
Les éléments de type Texte ne sont pas concernés par
cet onglet.
Comptes : Permet de définir les comptes comptables
qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité.
Références associées: Permet d'insérer des
éléments qui seront ajoutés et facturés en même
temps que l'élément que vous êtes en train de créer.
Fourn. : Permet de saisir jusqu'à 10 fournisseurs
différents pour un élément, avec les prix d'achat,
remises, multiples de réappro, délai de livraison, frais,
etc..
Images : Permet d'insérer une image de votre
élément, qui sera automatiquement reprise sur vos
impressions de documents (liste des éléments,
devis...) avec images.
Notes : Permet de saisir des commentaires
Remarque
En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez
notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les
éléments entrant dans l’ouvrage et à l’onglet Métré, qui se
présente sous la forme d’une feuille de calcul et sert à calculer
la quantité d’un ou plusieurs éléments nécessaires à la
réalisation de l’ouvrage.
Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche
F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et
aux différents types d’éléments.
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires
Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos
partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les
Comment créer et utiliser un métré ?
EBP Bâtiment 39
procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques
à chaque bibliothèque.
Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options +
Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre
liste éléments. Vous trouverez donc, au-dessus des onglets de
votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des
bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter.
Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui
n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs
génériques dans le menu Outils + Bibliothèques et Tarifs.
Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y figure
pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous
pouvons développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*.
*En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous
répondrons rapidement quant à la faisabilité de la récupération de vos
fichiers.
3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ?
Le métré est une opération qui consiste à calculer les quantités
de matériels et/ou de matériaux qui seront nécessaires pour la
réalisation de travaux.
EBP Bâtiment vous permet d’associer des métrés à vos
ouvrages et à vos documents de vente. L’onglet Métré se
présente comme une feuille de calcul dans laquelle vous
pourrez saisir vos opérations pour une ou plusieurs fournitures.
Ces opérations peuvent être réalisées simplement, en
saisissant les calculs directement dans la zone Métré ou bien
en faisant appel à l’assistant métré.
Nous vous proposons aussi de créer des métrés-types, depuis
le menu Données + Divers + Métrés Types. Les métrés types
40 EBP Bâtiment
sont des formules de calcul qui pourront être utilisées autant de
fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront à saisir.
Nous vous proposons ci-dessous un exemple de création et
utilisation d’un métré-type avec l’utilisation de l’assistant métré.
Remarque
Vous pouvez aussi consulter le dossier de démonstration qui
contient deux exemples de métrés-types.
3.1. Exemple de métré
A partir du menu Données + Divers + Métrés Types, cliquez
sur le bouton Ajouter au bas de la liste.
Vous souhaitez calculer le volume d’un cylindre, pour calculer
la quantité de béton nécessaire pour une colonne.
Indiquez le libellé : Volume d’un cylindre.
Dans les lignes de métré, effectuez les manipulations
suivantes :
Pour plus de lisibilité, saisissez le commentaire
suivant : ‘Dimension du cylindre’. Les apostrophes
sont indispensables pour signaler au logiciel qu’il s’agit
d’un commentaire.
Sur la deuxième ligne, saisissez la variable suivante :
DIAM= ? et sur la ligne suivante HAUT= ? (diamètre
et hauteur d’un cylindre)
Saisissez sur une nouvelle ligne le commentaire
suivant : ‘Surface du cylindre’
Ouvrez l’assistant de calcul en cliquant sur l’icône
de la barre d’outils.
Dans la partie Fonctions, ouvrez la catégorie Volumes
et sélectionnez la fonction Volcylindre en doublecliquant
dessus, à l’aide de la souris.
Comment créer et utiliser un métré ?
EBP Bâtiment 41
La fonction apparaît dans la zone de saisie. Vous
pouvez alors indiquer, comme cela est précisé au bas
de la fenêtre, les variables correspondantes au
diamètre et à la hauteur du cylindre, comme suit :
Volcylindre(DIAM;HAUT)
Cliquez ensuite sur le bouton Terminer
Votre métré type est terminé. Vous pouvez le tester en
indiquant dans la colonne Valeurs, les deux dimensions de vos
diamètres et hauteurs. Le calcul s’affichera dans la zone Total.
N’oubliez pas de supprimer ces valeurs avant d’enregistrer,
sinon elles apparaîtront par défaut à chaque fois que vous
aurez besoin de votre métré.
Ouvrez ensuite dans un élément de type ouvrage et cliquez sur
l’onglet Métré. Vous retrouvez les éléments qui composent
votre ouvrage.
Placez-vous alors sur une ligne de fourniture et cliquez
sur l’icône ,
Sélectionnez le métré type. Les opérations s’affichent
alors.
Indiquez les valeurs de votre diamètre et hauteur de
cylindre.
Le métré se calcule automatiquement. Son total est
reporté dans la colonne quantité de l’onglet Métré et
dans la colonne quantité de l’onglet Composition.
Vous pourrez, de la même façon, faire appel à votre métré type
dans l’onglet Métré des documents de vente.
42 EBP Bâtiment
4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux
possibilités :
Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris
de la barre de navigation,
Activer le menu Données + Clients/Prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients
et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez
un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré
en client.
Remarque
Il est possible de réaliser une facture en sélectionnant un
prospect. Pour cela, vous devez confirmer le message de
transfert du prospect en client.
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] +
[Inser] de votre clavier.
Remplissez alors les principales coordonnées et informations
concernant votre client contenues dans l’onglet Détail et validez
par Enregistrer.
L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches
contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en
cliquant sur l’icône Nouveau.
Comment créer un MULTI TARIF - PROMOTION ?
EBP Bâtiment 43
5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF -
PROMOTION ?
5.1. Promotions
Les promotions sont gérées à partir du menu Données +
Promotions. Utilisez le bouton Ajouter pour créer une nouvelle
promotion.
Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires, toutefois
vous devez renseigner au minimum une de ces dates pour
valider la fiche.
L’onglet Tarifs / Promotions vous permet de définir une
promotion pour un élément particulier, pour une famille
éléments ou pour une famille clients.
La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera
appliquée la remise. Elle est facultative.
Pour valider la création de la promotion, vous devez au
minimum renseigner le % de remise.
5.2. Tarifs
Pour créer des tarifs exceptionnels, vous devez aller dans
l’onglet Tarifs et Promotions dans les fiches Familles clients,
Familles Eléments, Clients ou Eléments.
Pour les Familles Clients et Clients, il faut définir un tarif pour
un code élément précis ou pour une famille précise d’éléments.
Pour les Familles Eléments et Eléments, il faut définir un tarif
pour un code client précis ou pour une famille précise de
clients.
Remarque
Lors de la réalisation d’un tarif, si vous renseignez plusieurs
44 EBP Bâtiment
critères sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en priorité
dans le calcul de la remise / promotion dans le document de
vente.
La quantité minimum et le prix de vente, à partir de laquelle
sera appliqué le prix ou la remise sont saisissables uniquement
dans l’onglet de la fiche Clients ou Eléments.
Les dates de début et de fin ne sont pas saisissables, ni
modifiable car elles sont définies uniquement dans les
promotions.
Remarque
Si une famille est saisie, le code ne pourra pas être saisi (et
inversement).
Si un prix de vente est indiqué sur la ligne, il n’est pas possible
de saisir de % de remise (et inversement).
L’ordre des tarifs n’indique pas l’ordre de priorité pris en compte
dans le document. L’application se fait selon la gestion que
vous avez définie dans les Options.
6. COMMENT CREER UN MODE DE
REGLEMENT ?
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu
Données + Divers + Modes de règlement. Utilisez le bouton
Ajouter pour créer un nouveau règlement.
Les modes de règlement sous EBP Bâtiment incluent à la fois
le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer.
Vous devez renseigner le code et le libellé du mode de
règlement, puis dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le
mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date
d’échéance à partir de la date de création du document.
Comment saisir un devis ?
EBP Bâtiment 45
La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans
vos documents de ventes.
En version PRO, vous pouvez créer plusieurs lignes
d’échéances pour un mode de règlement. Vous pourrez ainsi
paramétrer automatiquement les échéances de vos clients.
Cliquez sur l’icône pour ajouter une nouvelle ligne
d’échéance dans la grille, et saisissez ses différents critères.
Attention
La somme, des % des lignes créées, doit être égale à 100%.
Ex : Création d’un mode de règlement avec trois échéances :
- Saisie d’une première ligne d’échéance avec 20% au
Comptant,
- Saisie d’une deuxième ligne avec 40% en 30 jours fin
de mois,
- Saisie d’une troisième ligne, avec 40% en 60 jours fin
de mois.
Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode
de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la
validation d’une facture, les échéances (date, type de paiement
et montant) seront automatiquement calculées.
7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouveau devis,
Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis
le menu Traitements + Documents de vente et
cliquer sur le bouton Ajouter.
46 EBP Bâtiment
Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le
corps et le pied. Ces différentes parties sont découpées sous
forme d’onglets. Les principales informations (Numéro, Client,
Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre.
Vous disposez de la zone N° d’affaire. Si vous rattachez votre
devis à une affaire, un message apparaîtra pour vous
demander si vous souhaitez récupérer automatiquement les
informations liées à l’affaire.
7.1. L’entête du devis
Dans les parties Entête et Complément, vous pouvez faire
appel à votre client, à l’aide de l’icône et utiliser l’icône
pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier
directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner
votre taux de TVA par défaut et indiquer l’état de votre devis
(en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en
fonction du nombre de jours indiqués dans les options du
dossier.
La zone Document Associé permet de relier à votre devis un
document (*.doc, *.pdf, *.xls..) ou un plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) et
d’imprimer ce dernier avec votre devis.
La zone Mouvemente le stock est cochée par défaut si vous
avez choisi de gérer votre stock sur les bons de livraisons et
factures (voir page 80). Si vous la décochez, les documents
générés, à partir de ce devis, ne décrémenteront pas les
stocks.
7.2. Le corps
Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer
les éléments issus de vos bibliothèques externes ou interne, ou
Comment saisir un devis ?
EBP Bâtiment 47
même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter
à votre bibliothèque interne.
Le corps se présente sous forme d’une grille et pour faciliter la
saisie, vous disposez :
D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire
F1 pour plus de détails)
Vous avez la possibilité d’insérer jusqu’à 6 niveaux de
tranches..
Le bouton Saisie plein écran est particulièrement
pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes
dans votre corps de document.
Lorsque vous saisissez une description, la barre
d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du
souligné là où vous le souhaitez. Vous pouvez aussi faire appel
au correcteur orthographique.
D’un masque de saisie entièrement paramétrable.
Plus de 40 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.
D’une saisie souple : vos éléments peuvent être
insérés où vous le souhaitez dans la grille. Vous pouvez insérer
des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant
directement leur libellé et prix. Vous pouvez effectuer des
couper-copier-coller de lignes dans le corps du document ou
d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être
modifiés.
L’onglet Métré vous permet de calculer les quantités
nécessaires à la réalisation de vos travaux et de les mettre à
jour directement dans le corps de votre devis (voir page 39).
L’onglet Lettres types permet d’ajouter une lettre d’entête ou
de pied, qui sera imprimée sur une page à part du devis.
Toutes les fonctions accessibles dans les onglets du
devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1.
48 EBP Bâtiment
7.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la
possibilité de saisir une actualisation, d’ajouter des postes
complémentaires, des frais de port (HT ou TTC) et d’indiquer
un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos
règlements).
Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton
TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et
montants de TVA par taux et le bouton Récapitulatif vous
indique les déboursés, prix de vente et frais totaux par type
d’éléments, ainsi que les temps de pose et MO exprimés en
heures et en jours.
Le bouton Indexation, disponible uniquement dans les devis,
vous permet d’avoir un historique des indexations effectuées à
partir d’un devis sous la forme d’arborescence.
Le bouton Comptabilité vous permet de paramétrer d’autres
comptes comptables pour les TVA pour ce document. Lors du
transfert comptable, c’est ces comptes qui seront utilisés.
8. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :
L’option Nouvelle facture depuis la barre de
navigation,
Le menu Traitements + Nouvelle facture,
Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis
le menu Traitements + Documents de vente et
cliquer sur le bouton Ajouter.
Une facture peut également être créée à partir d’un transfert de
document (ex : transfert de devis).
Comment gérer l'éco-contribution ?
EBP Bâtiment 49
La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le
corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de
fonctionnement que dans le devis (voir plus haut).
Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible
par la touche F1, dans chaque partie de la facture.
Remarque
Dans les commandes clients, bons de livraisons et factures,
vous disposez :
- de colonnes supplémentaires dans le corps de votre
document,
- d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture
d’acompte à votre document.
Pour ces deux points, consultez l’aide en ligne pour connaître le
mode de fonctionnement en détail.
9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée
également écotaxe ou DEEE, est à appliquer pour les Déchets
d'Equipements Électriques et Électroniques.
4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque
organisme applique son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Ecosystèmes
et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont
le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en
échange de la prestation effectuée par les éco organismes
(DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco
organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette
DEEE n’est applicable que pour les opérations réalisées en
France ( DOM & Corse inclus ).
Dans EBP Bâtiment, le paramétrage de la gestion de l'écocontribution
s'effectue en plusieurs étapes.
50 EBP Bâtiment
9.1. Création du barème
Pour créer le barème, sélectionnez "créer le barème d'écocontribution"
lors de la création de dossier ou importer le
barème.
9.2. Utilisation du barème éco-contribution
Sur la fiche élément
Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le
barème à chaque fiche élément. Le montant de l’écocontribution
est TTC.
Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le
montant de l'éco-contribution (Montant de l’élément dont écocontribution).
Par le menu Outils + Options + Documents + Ventes, vous
avez la possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution au
total TTC de l’élément, en sélectionnant l’option « Inclure le
montant de l’éco-contribution au montant TTC ».
Dans les documents
A chaque fois que vous appelez un élément dans un document
(Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le barème de
l'éco-contribution associé à cet élément sera automatiquement
repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en
fonction du nombre d'éléments vendus et de l’option
sélectionnée.
En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR,
Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution est inclus
(Dont éco-contribution...) ou ajouté dans le Total TTC du
document.
Par le menu Impressions + Historique éco-contribution,
vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes
d'éco-contribution utilisés dans les documents.
Comment gerer l’eco-contribution mobilier ?
EBP Bâtiment 51
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne,
accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
10. COMMENT GERER L’ECO-CONTRIBUTION
MOBILIER ?
Cette éco-contribution concerne les meubles et éléments
d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du
rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans
l’une des 10 catégories suivantes (ces catégories sont définies
par l’article R543-240 du Code de l’Environnement) :
1. Meubles de salon / Séjour / Salle à manger,
2. Meubles d’appoint,
3. Meubles de chambres à coucher,
4. Literie,
5. Meubles de bureau,
6. Meubles de cuisine,
7. Meubles de salle de bains,
8. Meubles de jardin,
9. Sièges,
10. Mobiliers techniques, commerciaux et de collectivité.
Cette éco-contribution concerne toutes les entreprises
françaises qui mettent sur le marché français pour la première
fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter
cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme.
Cette éco-contribution est en plus du prix de vente, soumise à
TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou
autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique
jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures.
Il existe deux éco-organismes qui ont leur propre barème :
Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement
professionnels,
Eco-mobilier pour le recyclage des produits
d’ameublement ménagers (particuliers).
52 EBP Bâtiment
10.1. Création des barèmes Eco-contribution
mobilier
Pour créer les barèmes, sélectionnez "créer les barèmes écocontribution
mobilier" lors de la création de dossier. Si le
dossier est déjà créé, vous pouvez importer les barèmes par le
menu Outils + Import de l’éco-contribution mobilier.
10.1.1. Création d’un barème manuellement
Vous pouvez aussi créer manuellement un barème en passant
par le menu Données + Divers + Barème Eco-contribution
mobilier. Dans la fiche, vous devez renseigner le code,
l’organisme, le montant HT et cocher la Proportionnel au poids
(Kg) si besoin.
10.2. Création d’un article Eco-contribution
mobilier
Pour créer les articles éco-contribution mobilier, sélectionnez
"créer les barèmes éco-contribution mobilier" lors de la création
de dossier. Si le dossier est déjà créé, vous pouvez importer les
articles par le menu Outils + Import de l’éco-contribution
mobilier.
10.2.1. Création d’un article éco-contribution
manuellement
Vous pouvez aussi créer manuellement un article écocontribution
en passant par le menu Données + Divers +
Article Eco-contribution mobilier. Dans la fiche, vous devez
renseigner un code, un libellé, l’organisme, le barème à utiliser
et le code article (Fournit par Valdelia ou Eco-mobilier). Les
autres champs sont spécifiques à l’organisme Valdelia.
Comment gerer l’eco-contribution mobilier ?
EBP Bâtiment 53
10.3. Utilisation d’un article Eco-contribution
mobilier
10.3.1. Sur la fiche élément
Suite à la création de vos fiches articles Eco-contribution
mobilier, vous devez les affecter à chaque fiche élément. Le
montant de l’éco-contribution mobilier est HT.
Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le
montant de l'éco-contribution mobilier (Montant de l’élément
dont éco-contribution mobilier).
Par le menu Outils + Options + Documents + Ventes, vous
avez la possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution
mobilier au total TTC de l’élément, en sélectionnant l’option
« Inclure le montant de l’éco-contribution mobilier au montant
TTC ».
10.3.2. Dans les documents
A chaque fois que vous appelez un élément dans un document
(Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), l’article écocontribution
mobilier associé à cet élément sera
automatiquement repris. Le montant total éco-contribution
mobilier TTC sera calculé en fonction du nombre ou du poids
(case « Proportionnel au poids (Kg) » cochée dans la fiche
barème éco-contribution mobilier) de l'élément vendu et de
l’option sélectionnée.
En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR,
Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution mobilier
est inclus (Dont éco-contribution mobilier...) ou ajouté dans le
Total TTC du document.
Par le menu Impressions + Historique éco-contribution
mobilier, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des
articles éco-contribution mobilier utilisés dans les documents.
54 EBP Bâtiment
11. COMMENT CREER UNE FACTURE
D’AVANCEMENT ?
Les factures d’avancement, appelées aussi factures de
situation, se créent :
A partir de factures directes
Par transfert de devis ou de commande
11.1. Saisie de l’avancement des travaux
La saisie de l’avancement s’effectue depuis la première facture
que vous créez.
Vous disposez de colonnes supplémentaires dans le corps des
factures: le % d'avancement cumulé, le % d'avancement
cumulé quantité et la quantité cumulée.
Indiquez dans ces colonnes la quantité consommée par rapport
à l'avancement des travaux. Le logiciel recalcule alors le
montant à facturer au client (montant net HT Avancement).
Remarque
Le % d’avancement cumulé permet de déterminer le montant à
facturer au client. En mode quantitatif, vous saisissez le %
d’avancement cumulé quantité et celui-ci se recopie dans le %
d’avancement cumulé pour calculer le montant à facturer au
client.
En mode qualitatif, vous pouvez saisir un % d’avancement à
facturer au client, indépendamment du % d’avancement cumulé
quantité pour indiquer l’avancement réel des travaux.
Le mode quantitatif ou qualitatif se choisit dans les options du
dossier, dans le menu Outils + Options + Document +
Ventes.
Dans tous les cas, vous pouvez modifier les montants dans la
colonne Montant Net HT Avancement dans le corps de la
facture, sur les tranches, sous-tranches ou ouvrages.
Comment GERER LE COMPTE PRORATA ?
EBP Bâtiment 55
L'onglet Avancement affiche les montants totaux (HT, TVA,
TTC, etc..) que le client doit vous payer en fonction de
l'avancement des travaux saisi dans le corps de cette facture.
Vous pouvez effectuer, dans cet onglet, un avancement global.
Le numéro de situation d’avancement est automatiquement
incrémenté.
L’onglet Echéances affiche le mode de règlement, et les
échéances de la facture. Vous pouvez choisir de calculer la
retenue de garantie sur chacune des factures d’avancement ou
bien uniquement sur la dernière (F1 pour Aide).
11.2. Création d’une nouvelle facture
d’avancement
Pour saisir un nouvel avancement, sélectionnez la facture déjà
réalisée dans la liste des documents de vente et cliquez sur le
bouton Avancement disponible dans la barre de Navigation.
Une nouvelle facture apparaît, identique à la précédente, et
vous pouvez saisir les nouveaux % d’avancement.
12. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ?
Un compte prorata ou compte interentreprises est mis en place
lorsque plusieurs entreprises de divers corps de métier
interviennent simultanément ou se succèdent sur un chantier.
Ces interventions nécessitent des besoins logistiques communs
: installation de chantier, clôture, gardiennage, branchement
d’eau, d’électricité, voire de téléphone, sanitaires, etc. Ces
besoins ne sont pas en général pris en charge par le maître
d’ouvrage.
La gestion du compte prorata s’effectue à partir du document
de vente (devis, commandes…).
56 EBP Bâtiment
Une fois les éléments de l’entête et du corps saisis, vous devez
cliquer sur l’onglet Pied et cliquer sur le symbole des postes
complémentaires.
Vous pouvez saisir un libellé dans la zone
Remises/Majorations du compte prorata puis saisir un
montant dans la zone Montant ou un taux dans la zone %.
Le bouton TVA – comptes vous permet de définir un compte
comptable en cas de remise ou en cas de majoration ainsi que
le taux de TVA à appliquer. Si vous ne définissez pas de
compte comptable à partir de ce bouton, les comptes utilisés
seront ceux définis à partir du menu Données / Divers /
Postes complémentaires.
Le montant de référence permettant le calcul du compte prorata
correspond au Total HT du document.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne,
accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
13. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE
DOCUMENTS
13.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial
dans un autre type de document. Le document initial n’est alors
plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en commande, bons de
livraison ou factures.
Transfert, duplication et impression de documents
EBP Bâtiment 57
Remarque
Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le
document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni
supprimable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le
menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le
document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans
la barre de Navigation.
Remarque
Pour la gestion de la contremarque, vous pouvez transfert un
devis ou une commande client en demande de prix ou
commande fournisseur.
13.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents pour un même type
ou un type différent (ex : dupliquer une facture en devis) (sauf
les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en
utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des
documents de vente.
13.3. Regroupement de bons de livraison
Le regroupement de Bons de livraison s’effectue à partir de la
liste des documents de vente et du bouton Regroupement BL.
Le regroupement de BL peut s’effectuer suivant deux
possibilités :
o Regrouper les documents sélectionnés, dans l’onglet
Bons de livraison, en une facture.
o Regroupe sur une période donnée pour un même
client (et un même dépôt de stock) tous les BL qui ont
été effectués en une facture.
58 EBP Bâtiment
Un sous-total pour chaque BL peut-être ajouté sur la facture
générée.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples
renseignements sur les transferts, duplications ou
regroupements des documents.
13.4. Impression des documents
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition
pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton
Imprimer au bas de la fenêtre du document et choisissez votre
modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux
fonctions suivantes :
Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de
l’impression.
Un onglet Aperçu pour avoir un aperçu avant
impression.
Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets
sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1
depuis chaque onglet).
13.5. Envoi par e-mail
Depuis la barre de navigation ou depuis la fenêtre d’impression,
vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail.
Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle
de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide
en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.
Comment effectuer un suivi de chantier ?
EBP Bâtiment 59
14. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE
CHANTIER ?
Le suivi de chantier est un document interne dans lequel vous
saisissez les quantités fournitures consommées sur votre
chantier et à partir duquel vous pouvez décrémenter votre
stock.
Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le
menu Traitement + Suivi de chantier + Détaillé. La liste des
suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste.
Le suivi de chantier est constitué de deux parties : L'entête et le
Corps du suivi.
L'entête du suivi de chantier vous permet de lier le suivi à un
document initial (devis ou facture), de renseigner les
informations liées au client, à l’architecte, au stock et de saisir
un commentaire.
Dans le corps du suivi de chantier, saisissez pour chacun des
éléments (de type fourniture, divers, matériel ou MO), le
déboursé et la quantité prévue pour le chantier. Puis, au fur et à
mesure de l'avancement des travaux, vous pourrez revenir
autant de fois que vous le souhaitez sur votre suivi de chantier
et ajouter, modifier ou supprimer des éléments si nécessaire, et
mettre à jour les quantités consommées.
Cliquez sur le bouton Bons d’entrée / Sortie pour créer un bon
d’entrée ou de sortie de stock correspondant aux nouvelles
quantités consommées.
15. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE
EBP Bâtiment propose un deuxième suivi de chantier,
simplifié. Dans ce suivi, vous indiquez les montants de vos
dépenses, classées par catégorie de dépense, et vous pouvez
60 EBP Bâtiment
comparer au fur et à mesure, le déboursé prévu et le déboursé
réalisé.
Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le
menu Traitement +
Suivi de chantiers + Simplifié. La liste des suivis apparaît.
Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour le créer.
Dans les onglets Entête et Compléments, vous pouvez saisir
les coordonnées de votre client, et un descriptif de vos travaux.
A l’aide de l’icône , Sélectionnez dans la zone Document, le
document de vente source (devis, commande, etc..). Le
déboursé prévu s’affiche alors au bas du suivi.
En version Maintenance, vous avez la possibilité de créer un
suivi de chantier simplifié à partir d’un Contrat afin d’étudier sa
rentabilité.
Sans même préciser de contrat, vous pourrez, via le raccourci
Interventions dans la barre de Navigation, récupérer les heures
de main d’œuvre et de matériels réalisées.
Dans les onglets Fournitures/Divers, Main d’œuvre,
Matériel et Frais complémentaires, vous disposez d’une barre
d’outils pour ajouter, insérer et supprimer des lignes. Sur
chaque ligne, saisissez la date.
Dans la partie Fournitures /Divers et Frais complémentaires,
vous pouvez saisir l’objet de la dépense, la quantité et son
déboursé.
Dans la partie Main d’œuvre, vous pouvez saisir les heures
passées sur le chantier, faire appel à votre fichier salarié afin de
récupérer le nom du salarié et son taux horaire, sélectionner un
type d’heure salarié
Dans la partie Matériel, vous pouvez saisir les heures passées
sur le chantier, faire appel à votre fichier matériel afin de
récupérer le nom du matériel et son coût horaire.
La saisie des temps salariés
EBP Bâtiment 61
Remarque
La saisie des heures salariées peut s’effectuer directement via
l’option de Saisie des temps salariés (voir p 61)
L'onglet Récapitulatif permet d'obtenir une vue synthétique de
toutes vos dépenses liées au chantier, classées par catégorie :
le total des fournitures/ divers,
le total de la main d’œuvre,
le total des matériels,
le total des heures et
le total des frais complémentaires saisis dans les
onglets correspondant à chaque catégorie de
dépenses.
Le total global s'affiche dans la zone Total déboursé réalisé, en
comparaison avec le Total déboursé prévu, issu du document
source (indiqué en entête du suivi de chantier).
Si vos dépenses sont supérieures à ce que vous aviez prévu
(lorsque votre gain est en négatif), le logiciel vous le signale en
affichant une icône d’avertissement .
Vous pouvez imprimer votre suivi de chantier et votre rentabilité
de chantier à partir du menu Impressions + Chantier
simplifié.
16. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES
L’option de saisie des temps par salariés ou par chantier
complète le suivi de chantier simplifié et le suivi de chantier
détaillés. En effet, vous avez ici la possibilité de saisir, salarié
par salarié ou chantier par chantier les heures effectuées sur
chacun des chantiers.
62 EBP Bâtiment
16.1. La saisie des temps salariés sur les suivis
de chantier simplifiés
Pour effectuer une saisie des temps salariés sur les suivis de
chantier simplifiés, vous devez vous placer dans le menu
Traitements + Suivis de chantier + Simplifiés + Saisie des
temps salariés. La liste des saisies des temps salariés
apparaît. Ensuite, il faut sélectionner le code de votre salarié.
Les heures déjà saisies pour ce salarié s’affichent dans la liste
en fonction des informations présentes dans la recherche
avancée. Utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne
dans la grille et saisir le code du suivi de chantier, la date, le
nombre d’heures effectuées, le type d’heure salarié et le taux
horaire.
Remarque
Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un
autre salarié.
A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers
simplifiés sur lesquels vos salariés ont travaillés, seront mis à
jour.
16.2. La saisie des temps salariés sur les suivis
de chantier détaillés
Pour effectuer une saisie des temps salariés par salarié sur les
suivis de chantier détaillés, vous devez vous placer dans le
menu Traitements + Suivis de chantier + Détaillés + Saisie
des temps salariés par salarié. La liste des saisies des temps
salariés par salarié apparaît. Ensuite, il faut sélectionner le
code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce salarié
s’affichent dans la liste en fonction des informations présentes
dans la recherche avancée. Sélectionnez la date de saisie et
utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la
grille. Dans cette ligne, vous devez renseigner le code du suivi
de chantier, le code MO, la date (Par défaut c’est la date
choisie dans la zone « Date de saisie » qui est reprise. Vous
La saisie des temps salariés
EBP Bâtiment 63
pouvez tout de même la modifier), le nombre d’heures
effectuées, un libellé, le type d’heure salarié et le taux horaire.
Remarque
Pour renseigner le code de la main-d’œuvre, il faut se
positionner dans la zone « Code MO » et cliquer sur l’icône .
La fenêtre « Eléments MO du suivi de chantier détaillé »
apparaît en répertoriant uniquement les mains-d’œuvre du suivi
de chantier. Faîtes un double clic sur la ligne choisie ou cliquez
sur la ligne puis sur le bouton Sélectionner.
Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un
autre salarié.
A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers
détaillés sur lesquels vos salariés ont travaillés, seront mis à
jour.
16.3. La saisie des temps salariés par chantier
détaillés
Pour effectuer une saisie des temps salariés par chantier sur
les suivis de chantier détaillés, vous devez vous placer dans le
menu Traitements + Suivis de chantier + Détaillés + Saisie
des temps salariés par chantier. La liste des saisies des
temps salariés par chantier apparaît. Ensuite, il faut
sélectionner le numéro de votre suivi de chantier détaillé. Les
heures déjà saisies pour ce salarié sur ce chantier s’affichent
dans la liste en fonction des informations présentes dans la
recherche avancée. Sélectionnez la date de saisie et utilisez
l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille.
Dans cette ligne, vous devez renseigner votre salarié, le code
MO, la date (Par défaut c’est la date choisie dans la zone
« Date de saisie » qui est reprise. Vous pouvez tout de même
la modifier), le nombre d’heures effectuées, un libellé, le type
d’heure salarié et le taux horaire.
64 EBP Bâtiment
Remarque
Pour renseigner le code de la main-d’œuvre, il faut se
positionner dans la zone « Code MO » et cliquer sur l’icône .
La fenêtre « Eléments MO du suivi de chantier détaillé »
apparaît en répertoriant uniquement les mains-d’œuvre du suivi
de chantier. Faîtes un double clic sur la ligne choisie ou cliquez
sur la ligne puis sur le bouton Sélectionner.
Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un
autre salarié.
A la validation de votre saisie, le suivi de chantier détaillé sur
lequel vos salariés ont travaillés, sera mis à jour.
17. COMMENT GERER LES ACHATS ?
La gestion d’achats est uniquement disponible en version PRO.
Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci
Document d’achat disponible dans les Favoris de la barre de
navigation.
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les
mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces
propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche
F1 sur la liste.
De même, la consultation, la modification, l‘impression, la
duplication, le transfert et la suppression de documents
fonctionne comme indiqué page 56 de ce manuel.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les
demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, les
bons de retours, les factures et les avoirs fournisseurs.
Comment gérer les achats ?
EBP Bâtiment 65
17.1. Comment commander ?
Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur,
en passant par l'option de Réapprovisionnement automatique
(voir page 66) ou bien en créant une commande manuelle.
La commande se décompose en trois parties essentielles :
L'entête, le corps, et le pied de la commande. Les principales
informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la
commande et sont visibles quelque soit l'onglet de la
commande affiché à l'écran (sauf en mode saisie plein écran).
17.1.1. L'entête de la commande
Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous
pouvez saisir les coordonnées de votre fournisseur, le dépôt de
stock, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA
par défaut, etc..
17.1.2. Le corps de la commande
Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre
fournisseur, doit être saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y
aider, vous disposez :
d'une barre d'outils avec des icônes.
d’un masque de saisie entièrement modulable (choix
des colonnes à afficher et emplacement de ces
colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par
le clic droit de la souris.
Vous insérerez alors des éléments issus de votre bibliothèque
interne ou issus de vos bibliothèques de prix. Les prix d'achats
qui apparaîtront correspondront automatiquement au tarif défini
dans la fiche élément, pour le fournisseur indiqué en entête de
commande.
Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La
saisie de texte est illimitée et peut faire appel à des textes
types.
66 EBP Bâtiment
Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser
la saisie en plein écran.
Vous avez la possibilité de sélectionner une affaire différente
sur chaque ligne de votre commande. Ainsi sur votre affaire,
vous pouvez voir chaque document d’achat dont au moins une
ligne référence l’affaire.
17.1.3. Le pied de la commande
L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre
commande, ainsi que le montant global de votre remise, et le
total HT. Vous pouvez ajouter à ce montant des frais de port.
Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des
montants HT par taux de TVA.
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets
Echéances et Lettres Types qui vous permettent
respectivement de voir les acomptes saisis, d'ajouter une lettre
de présentation de début ou de fin de commande (qui sera
imprimée sur une page à part) et des conditions générales qui
apparaîtront au bas de votre commande.
17.2. Le réapprovisionnement automatique des
stocks
L’assistant de réapprovisionnement automatique des stocks est
accessible à partir du menu Traitements +
Réapprovisionnement automatique.
Cet assistant vous permet de choisir le dépôt ou le document
(Devis ou Commande) à réapprovisionner, les quantités de
stock à prendre en compte (virtuelles ou réelles), le fournisseur
à choisir (principal, au meilleur prix ou au meilleur délai), la date
du document et le type de document d’achat qui vont être
générées.
Comment gérer les achats ?
EBP Bâtiment 67
Attention
Avant de générer les documents fournisseurs, vous devez avoir
saisi dans l’onglet Stock de la fiche élément, les quantités
minimum à commander, le stock d’alerte et avoir renseigné
l’onglet Fourn de la fiche élément.
Suivez les différentes étapes de l’assistant en utilisant les
boutons Suivant et Précèdent pour passer d’une page à
l’autre.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille
chacune des étapes.
17.3. Comment réceptionner les achats ?
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur,
vous avez la possibilité de réceptionner tout ou une partie des
éléments commandés.
Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur
puis au choix :
Sélectionner l'option Transférer disponible dans la
barre de navigation.
Elle permet de générer un bon de réception global
pour toute la commande (sauf les éléments de type
Main d’œuvre si l’option « Autoriser les lignes de main
d’œuvre dans les BL » n’est pas coché dans le menu
Outils + Options + Documents + Ventes)
Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de
navigation.
Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités
réceptionnées et générer un bon de réception ou une
facture pour chaque réception partielle.
68 EBP Bâtiment
Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans
l'entête de la commande initiale. Le corps se compose des
éléments réceptionnés et en pied, vous pourrez saisir un
acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les
paiements fournisseurs.
17.4. Comment créer les factures fournisseurs ?
Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert
d'une commande, d'un bon de réception ou d’un regroupement
de bons de réception.
Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats,
en passant par le menu Traitements + Documents d'achat,
cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de
document Facture.
La saisie de la facture est identique à celle des commandes.
Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées
dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a
été renseigné dans sa fiche.
A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des
éléments facturés sont mis à jour.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les
documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités
disponibles dans la gestion des achats.
18. COMMENT GERER LES ACHATS DE SOUSTRAITANCE
?
La gestion des achats de sous-traitance est uniquement
disponible en version PRO.
Comment gerer les achats de sous-traitance ?
EBP Bâtiment 69
Les documents d’achats sous-traitant sont accessibles à partir
du raccourci Document d’achat sous-traitant disponible dans
les Favoris de la barre de navigation.
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats soustraitant,
qui a les mêmes propriétés que la liste des documents
de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible
par la touche F1 sur la liste.
De même, la consultation, la modification, l‘impression, la
duplication, le transfert et la suppression de documents
fonctionne comme indiqué page 56 de ce manuel.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les
demandes de prix sous-traitants, les commandes soustraitants,
les factures et les avoirs sous-traitants.
18.1. Comment créer une demande de prix soustraitant?
Pour créer une demande de prix sous-traitant manuelle, il faut
une fois dans la liste des documents d’achat sous-traitant,
cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le type de document
« Demande de prix sous-traitant » et cliquer sur le bouton Ok.
La demande de prix sous-traitant se décompose en trois parties
essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Les
principales informations de l'entête sont reprises dans la partie
haute de la demande de prix et sont visibles quelque soit
l'onglet de la demande de prix affiché à l'écran (sauf en mode
saisie plein écran).
18.1.1. L'entête de la demande de prix
Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous
pouvez saisir les coordonnées de votre sous-traitant, un
descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par
défaut, etc.
.
70 EBP Bâtiment
18.1.2. Le corps de la demande de prix
Tous les éléments dont vous souhaitez connaître le prix auprès
de votre sous-traitant, doivent être saisi dans l'onglet Corps.
Pour vous y aider, vous disposez :
d'une barre d'outils avec des icônes.
d’un masque de saisie entièrement modulable (choix
des colonnes à afficher et emplacement de ces
colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par
le clic droit de la souris.
Vous insérerez alors dans votre demande de prix les éléments
issus de votre bibliothèque interne, de vos bibliothèques de prix
ou saisie manuellement pour ensuite la fournir à votre soustraitant
pour qu’il puisse vous fournir ces prix.
18.1.3. Le pied de la demande de prix
L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre
demande de prix, ainsi que le montant global de votre remise,
et le total HT. Vous pouvez ajouter à ce montant des frais de
port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des
montants HT par taux de TVA.
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets
Echéances et Lettres Types qui vous permettent
respectivement de voir les acomptes saisis, d'ajouter une lettre
de présentation de début ou de fin de la demande de prix (qui
sera imprimée sur une page à part) et des conditions générales
qui apparaîtront au bas de votre demande de prix.
Vous pouvez transférer votre demande de prix sous-traitant en
commande sous-traitant ou en facture sous-traitant en
sélectionnant la demande de prix puis en cliquant sur le bouton
Transférer de la barre de navigation.
Comment gerer les achats de sous-traitance ?
EBP Bâtiment 71
18.2. Comment créer une commande soustraitant
?
Pour créer une commande sous-traitant, vous pouvez soit
transférer une demande de prix sous-traitant, soit la créer
manuellement. Une fois dans la liste des documents d’achat
sous-traitant, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le type
de document « Commande sous-traitant » et cliquer sur le
bouton Ok.
La saisie de la commande sous-traitant est identique à celle
des demandes de prix sous-traitant.
Vous pouvez transférer votre commande sous-traitant en
facture sous-traitant en sélectionnant la commande et en
cliquant sur le bouton Transférer de la barre de navigation.
18.3. Comment créer une facture sous-traitant ?
Pour créer une facture sous-traitant, vous pouvez soit transférer
une commande sous-traitant, soit la créer manuellement. Une
fois dans la liste des documents d’achat sous-traitant, cliquer
sur le bouton Ajouter, sélectionner le type de document
« Facture sous-traitant » et cliquer sur le bouton Ok.
La saisie de la facture sous-traitant est identique à celle des
demandes de prix sous-traitant.
Vous pouvez transférer votre facture sous-traitant en avoir
sous-traitant en sélectionnant la facture et en cliquant sur le
bouton Transférer de la barre de navigation.
72 EBP Bâtiment
19. COMMENT GERER L’ETUDE DES
DEBOURSES ?
Cette fonctionnalité consiste à rechercher le meilleur
fournisseur répondant aux critères sélectionnés pour un
élément donné.
Remarque
Vous pouvez faire votre recherche selon 4 critères. Le meilleur
déboursé (Valeur par défaut), le meilleur délai de livraison, la
plus petite quantité minimum de commande et multiple de
réapprovisionnement ou le fournisseur principal.
Ce type de document peut servir dans plusieurs cas :
Pour commander à vos fournisseurs les éléments d’un
ou plusieurs devis clients.
Pour mettre en concurrence plusieurs fournisseurs et
obtenir ainsi les meilleurs tarifs.
Pour générer des appels d’offre (demandes de prix
fournisseurs) afin de connaître si un fournisseur donné
possède ou non un élément dans son catalogue
(permettant par exemple de l’ajouter dans la liste des
fournisseurs de la fiche élément).
Pour déclencher une commande fournisseur dans le
but de réapprovisionner votre stock au meilleur tarif.
Pour mettre à jour une partie de votre base éléments
en fonction des différentes réponses de vos
fournisseurs…
19.1. Comment créer une étude des déboursés ?
Pour créer une étude de déboursés, vous pouvez utiliser le
raccourci Générer une étude disponible dans la partie
Navigation de la barre de navigation, à partir de la liste des
devis dans les documents de vente ou d’un devis. Vous pouvez
Comment gérer L’ETUDE DES DEBOURSES ?
EBP Bâtiment 73
également créer une étude des déboursés par le menu
Traitements, Etude des déboursés.
Si vous demandez la génération d’une étude des déboursés à
partir d’un devis, ce dernier sera automatiquement rattaché et
les lignes du devis seront également reprises (sauf les lignes
de commentaires et les éléments issus d’une bibliothèque
externe ou créé manuellement dans le devis).
19.1.1. Onglet Général
Cet onglet vous permet d’indiquer un commentaire. Il permet
également d’ajouter et visualiser des devis clients que vous
souhaitez intégrer dans l’étude. Vous pouvez également
supprimer les devis clients pour lesquels aucune commande
fournisseur n’a été générée.
19.1.2. Onglet Corps
Cet onglet reprend automatiquement les éléments issus du ou
des devis sélectionnés dans l’onglet Général. Vous pouvez
ajouter, visualiser et supprimer des éléments.
Le bouton Critères permet de choisir pour tous les éléments,
les 4 critères de recherche. Vous pouvez choisir des critères de
recherche différents pour chaques lignes d’éléments à l’aide
des colonnes Critère N°1, Critère N°2, Critère N°3 et Critère
N°4.
Le bouton Appliquer les meilleurs fournisseurs permet de
sélectionner automatiquement le meilleur fournisseur répondant
aux critères. La sélection d’un autre fournisseur comme
fournisseur retenu dans les lignes d’éléments reste possible.
Le bouton Appliquer la quantité mini et le multiple de
réappro permet de tenir compte, lors de la commande, des
informations de la fiche élément. De ce fait, la quantité
réellement commandée sera celle indiquée entre parenthèses.
74 EBP Bâtiment
Le bouton Tout commander permet de sélectionner toutes les
lignes du corps de l’étude et de reprendre les valeurs indiquées
dans la colonne « Quantité restant à commander ».
Pour chaque élément, vous pouvez visualiser en bas d’écran le
détail de l’élément sélectionné dans la partie Liste des
éléments. 5 onglets sont à votre disposition :
Fournisseur : permet de visualiser les différents
fournisseurs associés à l’élément avec les
informations sur le prix, la remise, la quantité minimum
à commander…
Stock : permet de visualiser pour les éléments gérés
en stock, le stock réel, virtuel ainsi que la quantité
commandée par dépôt et en totalité.
Devis : permet de visualiser les devis concernés par
l’élément sélectionné.
Commandes : permet de visualiser les commandes
concernées par l’élément sélectionné.
Statistiques : permet de visualiser le montant (ou
volume) des commandes passées pour le fournisseur
indiqué dans l’élément sélectionné. Il est également
possible de cocher l’élément afin que seules les
statistiques de l’élément soient prises en compte.
Vous pouvez également affiner vos statistiques en
sélectionnant une période.
19.1.3. Onglet Achat
Cet onglet permet de visualiser les demandes de prix et
commandes fournisseurs générés à partir de l’étude.
Le bouton Mettre à jour l’étude permet de mettre à jour les
éléments modifiés dans la demande de prix.
Comment gérer L’ETUDE DES DEBOURSES ?
EBP Bâtiment 75
Exemple :
Dans la demande de prix fournisseur générée, vous avez
modifié le prix net car votre fournisseur vous a indiqué un
changement (mise à jour tarif, remise…). En cliquant sur ce
bouton, l’étude de déboursé va reprendre automatiquement
cette modification.
19.1.4. Onglet Notes
Cet onglet permet de saisir des commentaires.
19.2. Comment générer une demande de
prix fournisseur à partir de l’étude des
déboursés ?
Vous devez cliquer sur le bouton Demande de prix.
Sur la fenêtre des options de la génération des demandes de
prix, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs
et éléments présents dans l’étude.
Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le
filtre en sélectionnant les informations souhaitées.
Vous pouvez sélectionner, dans le mode de création de la
demande de prix :
Fournisseurs retenus dans l’étude : prend en compte
les fournisseurs indiqués dans la colonne
Fournisseur retenu du corps de l’étude.
Tous les fournisseurs : prend en compte l’ensemble
des fournisseurs (qu’ils soient ou non indiqués comme
fournisseur dans l’étude).
Tous les fournisseurs associés : prend en compte les
fournisseurs étant associés à l’élément dans l’étude.
Une option vous permet de reprendre ou non les prix d’achat
sur les demandes de prix. Le fournisseur vous transmet ses
tarifs et vous pouvez les saisir dans la demande de prix.
76 EBP Bâtiment
19.3. Comment créer une commande
fournisseur à partir de l’étude des
déboursés ?
Vous devez cliquer sur le bouton Commander.
Sur la fenêtre des options de la génération des commandes,
vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs et
éléments présents dans l’étude.
Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le
filtre en sélectionnant les informations souhaitées.
19.4. Comment effectuer la mise à jour des
fiches éléments à partir de l’étude des
déboursés ?
Vous devez cliquer sur le bouton Maj éléments.
Sur la fenêtre des options de la mise à jour des éléments, vous
pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs et
éléments présents dans l’étude.
Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le
filtre en sélectionnant les informations souhaitées.
Vous pouvez sélectionner, dans le mode de création de la
demande de prix :
Fournisseurs retenus dans l’étude : prend en compte
les fournisseurs indiqués dans la colonne
Fournisseur retenu du corps de l’étude.
Tous les fournisseurs associés : prend en compte les
fournisseurs étant associés à l’élément dans l’étude.
Vous pouvez également cocher les options suivantes :
Mettre le fournisseur retenu comme fournisseur par
défaut : le fournisseur par défaut de la fiche élément
sera remplacé par le fournisseur retenu dans l’étude
des déboursés.
Comment gérer des affaires ?
EBP Bâtiment 77
Ajouter les fournisseurs non présents dans la fiche
élément : Les fournisseurs ajoutés manuellement dans
l’étude des déboursés seront intégrés dans les fiches
éléments associées.
Lancer un recalcul des ouvrages à la fin de la mise à
jour : Les montants des ouvrages seront mis à jour en
fonction des éléments de l’étude des déboursés.
19.5. Comment créer la mise à jour des devis
clients à partir de l’étude des
déboursés ?
Vous devez cliquer sur le bouton Maj devis client.
Sur la fenêtre des options de la mise à jour des devis clients,
vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs,
éléments et devis présents dans l’étude.
Les onglets Fournisseurs, Eléments et Devis clients
permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations
souhaitées.
L’option Prix de vente fixe vous permet de ne pas modifier le
prix de vente client et donc de dégager une marge plus
importante en cas de baisse de tarif à l’achat.
20. COMMENT GERER DES AFFAIRES ?
EBP Bâtiment permet de créer des affaires clients auxquelles
vous pourrez rattacher les documents de vente, achat,
règlements, suivis de chantier…
Vous pouvez ainsi obtenir une vue synthétique sur
l’avancement de vos dossiers clients.
20.1. Les options des affaires
La fenêtre des options des affaires est accessible via l’onglet
Affaire du menu Outils + Options. Dans cette fenêtre vous
78 EBP Bâtiment
allez pouvoir choisir de masquer ou non certains onglets, de
modifier la vue en passant sur une vue hiérarchique, de
prendre en compte les devis dans le calcul du récaptitulatif, de
préférer l’utilisation des BL/BR à la place des factures/avoirs
pour la partie réalisée de la synthèse et d’intégrer les temps
salariés et matériels aux coûts réalisés.
20.2. Comment créer une affaire ?
Pour créer une affaire, vous pouvez utiliser le raccourci
Affaires disponible dans les Favoris de la barre de navigation.
La liste des affaires s’affiche. Utilisez les touches [CTRL] +
[Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste, pour créer une
nouvelle affaire.
L’affaire se présente comme un classeur, dans lequel vous
allez retrouver des onglets par type de documents.
L’onglet Récapitulatif permet d’obtenir une synthèse des
opérations effectuées dans l’affaire (ventes, achats, suivis de
chantiers, règlements…). Cette synthèse peut-être filtrée par
période.
Les onglets Client et Informations permettent de renseigner
les coordonnées du client, une description de l’affaire, associer
jusqu’à cinq documents, ainsi que des paramètres comme le
nom du représentant, de l’architecte, les dates prévues de
début et de fin de travaux, la distance du chantier, etc…
Dans les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats soustraitants,
Stocks, Suivis Chantiers détaillés, Suivis
chantiers simplifiés, Règlements clients, Paiements
fournisseurs, Paiements sous-traitants, Contrats et
Interventions, vous retrouverez la liste des documents
rattachés à l’affaire.
L’onglet Statistiques vous permet d’obtenir des informations
sous forme de graphiques sur le chiffre d’affaires clients,
fournisseurs et l’aspect financier de l’affaire (évolution des
Comment gérer des affaires ?
EBP Bâtiment 79
échéances clients et fournisseurs, évolution des règlements
clients et fournisseurs)
20.3. Comment associer des documents à une
affaire ?
Pour associer plusieurs documents à une même affaire, il faut
leur attribuer un numéro d’affaire commun.
Vous pouvez procéder de plusieurs façons :
Dans l’entête des documents, une zone N° affaire est
disponible. Vous pouvez sélectionner ou créer une
affaire à l’aide des icônes et .
Dans le corps des documents d’achats, colonne
numéro d’affaire, vous pouvez avoir ainsi plusieurs
affaires pour une commande fournisseur.
Ouvrir une affaire, et utiliser le bouton Ajouter dans
les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats
sous-traitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés,
Suivis chantiers simplifiés, Contrats et
Interventions pour créer de nouveaux documents. De
plus, le logiciel vous proposera de reprendre les
informations liées à l’affaire (code client, coordonnées,
commentaires etc..).
Ouvrir une affaire et utiliser le bouton Associer dans
les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats
sous-traitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés et
Suivis chantiers simplifiés, Contrats et
Interventions dans le cas où les documents ont été
créés au préalable.
80 EBP Bâtiment
Remarque
La zone n°affaire n’existe pas dans les règlements. Les
règlements sont rattachés à une affaire dès lors qu’ils ont été
pointés avec une facture qui elle-même est rattachée à une
affaire.
Vous pouvez à tout moment imprimer un récapitulatif ou une
analyse de votre affaire, en cliquant sur le bouton Imprimer en
pied de liste.
Vous pouvez également imprimer la synthèse complète de
l’affaire en cliquant sur le bouton Imprimer en pied de liste (à
partir de l’onglet Récapitulatif).
21. COMMENT GERER LES STOCKS ?
21.1. Deux modes de gestion du stock
EBP Bâtiment propose deux modes de décrémentation du
stock :
A partir des bons de livraisons et factures clients,
Ou à partir du suivi de chantier détaillé
Ce choix se définit par défaut dans les options du dossier, dans
la partie Documents.
Mais vous pouvez aussi modifier ce choix à la création d’un
nouveau document, en cochant (ou décochant) la zone
Mouvemente le stock, disponible dans l’onglet Complément
des documents.
Attention
Si vous souhaitez exceptionnellement modifier votre mode de
gestion du stock, vous devez le faire dès la création du devis.
La zone Mouvemente le stock ne sera plus accessible dans le
document généré à partir du devis.
Comment gérer les stocks ?
EBP Bâtiment 81
Si vous avez choisi de gérer votre stock à partir des bons de
livraisons ou factures, il sera décrémenté au moment de la
validation de la facture.
Si vous gérez votre stock à partir du suivi de chantier, un
message s’affichera à la validation du suivi pour générer un bon
d’entrée ou de sortie de stock correspondant aux dernières
saisies.
21.2. Les documents de stock
Vous pouvez créer des bons d’entrées et bons de sorties de
stock, à partir du menu Traitements + Documents de stock.
Vous indiquerez, pour chacun des éléments de type fourniture
ou divers, la quantité en stock à entrer ou à sortir.
A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le
PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos éléments de type
fourniture ou divers est recalculé.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les
documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités
disponibles dans la gestion des stocks.
La version PRO est multi-dépôts. Cela signifie que vous pouvez
gérer vos stocks sur plusieurs dépôts. Créez vos différents
dépôts depuis le menu Données + Dépôts.
Dans vos documents de stock, vous pouvez sur chaque ligne,
préciser sur quel dépôt, l’entrée ou la sortie de stock est à
effectuer.
Vous pouvez aussi créer des bons de transferts, pour indiquer
le transfert d’un élément de type fourniture ou divers d’un dépôt
à un autre.
82 EBP Bâtiment
21.2.1. La saisie de l’inventaire
La saisie de l’inventaire est disponible en version PRO
Pour créer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste
des documents de stocks, cliquez sur le bouton Ajouter et
choisir le type de document Inventaire. Choisissez alors le type
de regroupement souhaité (famille, groupe, localisation..) et le
dépôt. Vous pouvez également demander un inventaire vide.
Une question apparaît pour vous demander si vous souhaitez
initialiser les nouvelles quantités d’inventaire à zéro ou bien si
vous voulez qu’elles reprennent par défaut les quantités
actuelles, ceci afin de faciliter votre saisie d’inventaire.
La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Corps. Suivant
l’option sélectionnée, tous les éléments suivis en stock sont
affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Sont
affichés : la quantité actuelle, l’unité en stock, le Pump et la
valeur actuelle du stock.
Pour saisir votre inventaire, vous disposez de deux colonnes :
Nouvelle quantité (unité stock) : Permet de saisir la
nouvelle quantité d’éléments, exprimée en unité de
stock.
Nouvelle quantité (unité de vente) : Permet de saisir la
nouvelle quantité en unité de vente.
Exemple
Vous vendez de la colle, que vous stockez en carton et que
vous vendez en sachet. A l’issue de l’inventaire, il vous reste X
cartons et Y sachets. Indiquez X dans la colonne Nouvelle
quantité en unité de stock et Y dans la colonne Nouvelle
quantité en unité de vente. Le total de ces deux quantités sera
affiché en unité de stock dans la colonne Nouvelle quantité
totale.
Nouveau PUMP : Par défaut, la valeur du nouveau
PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le
modifier.
Comment gérer les stocks ?
EBP Bâtiment 83
Nouvelle quantité totale : Affiche le total des nouvelles
quantités en stock (Nouvelle quantité en unité de stock
+ nouvelle quantité en unité de vente).
Le total des quantités multiplié par le nouveau PUMP permet de
calculer la nouvelle valeur du stock.
Si la saisie de votre inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous
pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités
comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de
nouveaux éléments dans votre bibliothèque interne, vous
pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton
Recharger.
Les mouvements de stocks seront automatiquement mis à jour
à la validation du document.
Les éléments en sommeil, qui n'ont pas de stock,
n'apparaissent pas dans le corps d'un inventaire.
Si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans votre
inventaire un élément mis en sommeil ou pas, vous devez
cliquer sur le bouton Ajout d’éléments et sélectionner les
éléments que vous souhaitez.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche
Inventaire, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
21.3. Les mouvements de stocks
Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de
stocks depuis le menu Données + Mouvements de stocks.
Choisissez les filtres souhaités et cliquez sur le bouton
Rechercher pour les afficher.
84 EBP Bâtiment
Remarque
Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock
grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu
Affichage + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne
de votre choix et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la
bande grise.
Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock,
le code élément, le numéro de document, la date, la quantité
déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock.
Le bouton Visualiser de la barre de navigation, permet
d’accéder directement au document lié au mouvement
sélectionné.
22. GESTION DES CONTRATS DE
MAINTENANCE ET S.A.V.
22.1. Les contrats de maintenance
La gestion des contrats de maintenance consiste en :
La saisie et l'impression des contrats
La facturation périodique de ces contrats
La reconduction et le renouvellement de ces contrats,
avec impression des lettres de relances ou
reconductions tacites...
L'étude de la rentabilité d'un contrat, à travers le suivi
de chantier simplifié
Pour créer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu
Traitements + Maintenance / S.A.V. + Contrats. Dans la liste
des contrats, cliquez sur le bouton Ajouter ou bien utilisez les
touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier, pour ajouter un
nouveau contrat.
Gestion des contrats de maintenance et S.A.V.
EBP Bâtiment 85
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche
contrat, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
22.2. Le service après vente
La gestion du S.A.V. (Service après vente) vous permet de
suivre vos interventions, de la préparation jusqu'à la saisie du
rapport d'intervention.
A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions
à préparer sont automatiquement générées. Vous pouvez
également définir un contrat sans intervention.
Mais vous pouvez aussi créer des fiches d’interventions sans
qu’elles soient liées à un contrat (notamment dans le cas où
vous avez installé et vendu une fourniture et vous devez revenir
sur le chantier)
Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer
les salariés qui vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée
totale prévue, le jour et l’heure de l’intervention, les frais de
déplacement et saisir les éléments (code, numéro de série,
type et durée de garantie, etc.) sur lesquels vous allez
intervenir.
Vous imprimez les bons d'interventions pour vos salariés.
Les rendez-vous sont automatiquement générés dans le
planning ou à l'inverse, vous pouvez consulter ou créer, à
partir du planning, une nouvelle intervention.
Pour créer vos interventions, placez-vous dans le menu
Traitements + Maintenance /SAV + Interventions.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche
intervention, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
Pour compléter le suivi des interventions, un suivi des actions
(appels, courriers..) vous est proposé, à partir du menu
Traitements + Maintenance / S.A.V + Actions.
86 EBP Bâtiment
22.3. L’historique Maintenance / SAV
A partir du menu Données + Maintenance /SAV + Historique
Maintenance /SAV, vous pouvez retrouver pour un numéro de
série, un client, un contrat, etc., tous les documents qui lui sont
liés : Contrats, Factures, Interventions, etc.
L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les
lignes des documents où le filtre choisi est présent ou bien, de
façon non détaillée, en affichant la liste des documents où le
filtre sélectionné apparaît.
23. LE PLANNING
En version PRO, Le planning permet de saisir et visualiser les
rendez-vous de vos salariés, les réservations de vos matériels
et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V.
Remarque
Avant d’accéder au planning, vous devez créer vos salariés, à
partir du menu Données + Salariés et créer vos ressources
matérielles à partir du menu Données + Matériels.
Accédez facilement au planning en cliquant sur le raccourci
Planning disponible dans la partie Favoris de la barre de
navigation.
23.1. Présentation du planning
Vous avez la possibilité de visualiser le planning sous
différentes formes. Pour cela, vous disposez des paramètres
suivants :
Ressources Salariés / Personnel : Dans ce cadre vous
retrouvez la liste des salariés pouvant être visible ou
non dans le planning.
Le planning
EBP Bâtiment 87
Remarque
Dans la fiche salarié via le menu Données +
Salariés/Personnel, vous allez pouvoir associer un utilisateur à
votre salarié et choisir les salariés qui seront visibles dans son
planning lorsqu’il se connectera avec son utilisateur. Si aucun
utilisateur n’est associé, tous les salariés seront visibles dans le
planning.
Ressources Matériels société : Dans ce cadre vous
retrouvez la liste des matériels société pouvant être
visible ou non dans le planning.
Remarque
Dans la fiche salarié via le menu Données +
Salariés/Personnel, vous allez pouvoir associer un utilisateur à
votre salarié et choisir les matériels société qui seront visibles
dans son planning lorsqu’il se connectera avec son utilisateur.
Si aucun utilisateur n’est associé, tous les matériels société
seront visibles dans le planning.
Vue : Vous pouvez choisir entre la vue journalière
groupée par ressources, par jour ou une vue
mensuelle.
- La vue journalière groupée par type de ressource
affiche le planning journalier des salariés et
matériels.
- La vue journalière groupée par jour affiche les
journées et pour chaque journée, la liste des
salariés et matériels avec leur planning.
- La vue mensuelle affiche pour chaque salarié et
matériel, tous les jours du mois avec les RDV
prévus.
Date : Indiquez la date de début du planning à afficher.
Hauteur d'une ligne : Indiquez en pixels, la hauteur
des lignes du planning. Vous pouvez les augmenter ou
88 EBP Bâtiment
diminuer grâce aux petites flèches disponibles dans la
zone de saisie.
Nombre de jours : Saisissez le nombre de jours à
afficher dans le planning.
Intervalles : Indiquez les intervalles à afficher dans le
planning.
Remarque
Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas
disponibles pour la vue mensuelle du planning.
23.2. Ajout, modification et suppression de
rendez-vous
Vous pouvez définir jusqu'à 10 types de rendez-vous différents
en indiquant leur nom et couleur. Vous pouvez aussi préciser
vos heures d'ouverture, de pause et de déjeuner, qui
apparaîtront de couleur différente dans votre planning. Ces
paramètres se définissent dans les options du dossier partie
Planning, à partir du menu Outils.
- Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez :
vous placer sur le planning et utiliser l'option Ajouter
disponible dans la barre d’outils au-dessus du
planning ou dans le menu contextuel accessible à
partir du clic droit de la souris. La fiche rendez-vous
s'affiche avec les dates de début et date de fin pré-
remplies.
vous placer sur le planning et utiliser l'option Ajouter
par type + type de rendez-vous souhaité disponible
par le menu contextuel accessible par le clic droit de la
souris. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de
début et de fin pré-remplie et le type de rendez-vous
sélectionné.
- Pour modifier un rendez-vous, sélectionnez-le dans le
planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis utilisez
Le planning
EBP Bâtiment 89
l’option Modifier disponible dans la barre d'outils au-dessus du
planning par le menu contextuel accessible par le clic droit de la
souris.
La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce
que vous souhaitez.
- Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez-le dans votre
planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis cochez
l'option Supprimer disponible dans la barre d'outils ou dans le
menu contextuel (clic droit de la souris).
23.3. Ajout d'une intervention
Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilité de créer, à
partir du planning, une nouvelle intervention. Pour cela,
sélectionnez l’option Nouvelle Intervention disponible dans la
barre d’outils au-dessus du planning ou dans le menu
contextuel accessible à partir du clic droit de la souris. A la
validation de celle-ci, le RDV apparaît dans le planning, pour
tous les salariés et matériels qui doivent intervenir. Dans la
fiche RDV, le code intervention est affiché.
Pour visualiser le détail d'une intervention depuis le planning,
sélectionnez le rendez-vous et cliquez sur le bouton
Intervention disponible dans la barre de navigation.
23.4. La fiche rendez-vous
Vous disposez des champs suivants :
Objet : Vous disposez d'une zone de saisie de 100
caractères pour indiquer l'objet de votre rendez-vous.
C'est ce libellé qui sera affiché dans votre planning audessous
de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le
permet).
Dates de début et fin de rendez-vous : Sélectionnez
les jours et heures de début et fin de rendez-vous, à
l'aide des flèches disponibles dans les zones de saisie.
90 EBP Bâtiment
Clignotant
Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous
clignote dans votre planning.
Vous disposez d'une zone de saisie intitulée Notes
pour compléter l'objet de votre rendez-vous si vous le
souhaitez. Vous disposez de tous les attributs (gras,
couleur, police, souligné, etc...) pour mettre en valeur
tout ou une partie de votre texte.
L’onglet Affectation : Vous avez la possibilité
d'affecter automatiquement le rendez-vous à plusieurs
salariés. Pour cela, cochez les cases en face de
chacun des noms des salariés concernés ou bien
cochez la zone en face du libellé Salariés / Personnel
pour les sélectionner tous d'un seul clic de la souris.
24. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET
FOURNISSEURS
Les paiements, décaissements fournisseurs et sous-traitants,
accessibles seulement en version PRO d’EBP Bâtiment,
fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des
règlements et la remise en banque, détaillés dans les chapitres
ci-dessous.
24.1. Comment saisir un acompte ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement
d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la
prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI)
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents
de vente du menu Traitements ou bien à partir de l’onglet
Acompte de la commande ou du BL.
Le suivi financier des clients et fournisseurs
EBP Bâtiment 91
Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés,
vous allez établir la facture finale et rattacher à celle-ci la (ou
les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants
d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures
correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de
TVA, la TVA payée et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos
comptes de TVA en attente et le compte de Tiers pour les
acomptes sont indiqués.
Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture
d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable
appliqué et le détail du fonctionnement des documents
d’acompte.
24.2. Comment saisir un règlement client ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu
Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements
déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas
de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
Renseignez alors les informations concernant votre client et le
montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
affecter la totalité du montant en double cliquant,
à l’aide de la souris, sur l’échéance
correspondante ou bien saisir le montant à
affecter dans la colonne Montant Affecté sur les
lignes d’échéances concernées.
Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par
l'étape de remise en banque, indiquer
directement ici le code banque. Lors du transfert
comptable, le règlement sera transféré sur la
banque sélectionnée.
92 EBP Bâtiment
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le
rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en
comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou
plusieurs échéances si nécessaire.
24.3. La remise en banque
EBP Bâtiment vous permet de remettre en banque vos
règlements clients en éditant le bordereau de remise en
banque.
Pour créer une remise, placez-vous dans le menu Traitements
+ Clients + Remise en banque et utilisez les touches [Ctrl] +
[Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste.
Saisissez la banque sur laquelle effectuer la remise et
sélectionnez les règlements concernés, en cochant la colonne
Pointé. Vous pouvez utiliser les options et de la barre
d’outils pour tous les pointer ou les dépointer.
24.3.1. Génération du fichier Etebac
En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à
la norme Etebac 5, destiné à votre banque, après validation de
la remise en banque. Pour cela, utilisez le bouton Générer
Etebac disponible dans la fiche ou la liste des remises en
banque. Indiquez la date d’opération puis le chemin où copier le
fichier sur votre disque dur.
Le suivi financier des clients et fournisseurs
EBP Bâtiment 93
Attention
Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies
dans le menu Données + Divers + Banques, ainsi que celles
de vos clients, fournisseurs et sous-traitants, dans leurs fiches
respectives.
24.3.2. Génération du fichier SEPA
En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à
la norme SEPA, destiné à votre banque, après validation de la
remise banque. Pour cela, utilisez le bouton Générer SEPA
disponible dans la fiche ou la liste des remises en banque.
La génération du fichier à la norme SEPA, n’est possible pour
les remises en banque qui si :
Le règlement remis en banque utilise le moyen de
paiement (Zone « Paiement par » dans la fenêtre
de saisie des règlements) « Virement SEPA »,
« Prélèvement SEPA » ou « Virement
international »,
Le moyen de paiement est identique entre tous les
règlements que vous souhaitez remettre en
banque. Il n’est donc pas possible de générer un
fichier à la norme SEPA si la remise en banque
contient un règlement qui utilise le moyen de
paiement « Virement SEPA » et un autre le moyen
de paiement « Virement international ».
En cliquant sur le bouton Générer SEPA une nouvelle fenêtre
apparait. Cette fenêtre est différente selon le moyen de
paiement utilisé.
Dans le cas d’un moyen de paiement « Virement
SEPA », vous obtiendrez la fenêtre « Remise
d’ordre de virement SEPA »,
Dans le cas d’un moyen de paiement
« Prélèvement SEPA », vous obtiendrez la fenêtre
« Remise d’ordre de prélèvement SEPA »,
94 EBP Bâtiment
Dans le cas d’un moyen de paiement « Virement
international », vous obtiendrez la fenêtre
« Remise d’ordre de virement international ».
Dans la fenêtre « Remise d’ordre de virement SEPA », vous
devez renseigner :
La date d’opération,
Cocher ou pas la case « Opération urgente »,
Le chemin où enregistrer le fichier xml.
Dans la fenêtre « Remise d’ordre de prélèvement SEPA », vous
devez renseigner :
La date d’opération,
Le type de prélèvement :
o Prélèvement SEPA Core (Proposé par
défaut),
o Prélèvement SEPA interentreprises.
Le chemin où enregistrer le fichier xml.
Dans la fenêtre « Remise d’ordre de virement international »,
vous devez renseigner :
La date d’opération,
L’imputation des frais :
o Aucun,
o Partagés (proposé par défaut),
o Débiteur,
o Créditeur.
Cocher ou pas la cas « Priorité haute »,
Le chemin où enregistrer le fichier xml.
Remarque
La génération du fichier à la norme SEPA, n’est possible pour
les décaissements que si le moyen de paiement utilisé est
« Virement SEPA ».
Tableau de bord et historiques
EBP Bâtiment 95
Attention
Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies
dans le menu Données + Divers + Banques, ainsi que celles
de vos clients, fournisseurs et sous-traitants, dans leurs fiches
respectives.
25. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES
25.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier.
Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les
derniers documents, les devis à relancer, les échéances
échues, des statistiques et un graphique représentant votre
chiffre d’affaire par mois.
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à
l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du
dossier.
Vous pouvez aussi consulter les derniers documents d’achats
et les statistiques d’achat.
25.2. L’historique clients/prospects
Depuis le menu Données + Historique clients / prospects,
EBP Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique
sous forme détaillée ou non, par client / prospect ou famille de
client / prospect, en choisissant la période souhaitée et le type
de document à prendre en compte.
96 EBP Bâtiment
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de
sélection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la
liste.
Vous disposez aussi d’un historique fournisseur, accessible
depuis le menu Données + Historique fournisseur.
25.3. L’historique des éléments
Depuis le menu Données + Historique éléments, EBP
Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous
forme détaillée ou non, suivant plusieurs critères, en
choisissant la période souhaitée et le type de document à
prendre en compte.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de
sélection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la
liste.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible
par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de
l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et
options disponibles.
Comment créer un mailing ?
EBP Bâtiment 97
26. COMMENT CREER UN MAILING ?
En version PRO, vous pouvez vous placer dans le menu Outils
+ Mailing clients / prospects et accéder à l’assistant de
création de mailings clients et/ou prospects.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le
logiciel Microsoft Word, en version 97 ou supérieure.
Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de
sélectionner les clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez
envoyer un mailing et choisissez le fichier Word avec lequel
effectuer la fusion.
Attention
Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants :
Civilite, Nom, Adresse1,
Adresse2, Code Postal, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail,
SiteWeb.
Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler
l'assistant mailing, afin que la fusion s'effectue
automatiquement à la fin de l'assistant.
27. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN
COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures
comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place
cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de
données.
98 EBP Bâtiment
27.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Bâtiment a
besoin de plusieurs renseignements :
Dans les options du dossier (menu Outils + Options),
le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel
vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les
journaux comptables.
Remarque
Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre
dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux
et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de
l’icône .
Les comptes comptables de TVA, de ventes et
d’achats associés au taux de TVA que vous souhaitez
utiliser, sont à renseigner dans les fiches de TVA via le
menu Données + TVA / Comptes.
Les comptes comptables de vente (par taux de TVA)
que vous souhaitez utiliser, sont à renseigner dans les
fiches éléments ou dans les options.
Les comptes comptables de vos clients sont à
renseigner dans les fiches clients.
Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture
de règlement) est à renseigner dans la fiche banque
ou dans les options.
Le journal comptable de banque est à saisir dans les
options du dossier
Comment sauvegarder mon dossier ?
EBP Bâtiment 99
Remarque
Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués
dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci
n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour
le transfert des écritures.
27.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous
placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité,
saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l’aide
du bouton Lancer le transfert.
En cliquant sur le bouton Rafraichir il sera possible de
visualiser les différents documents concernés par les
paramètres sélectionnés précédemment.
Vous pouvez également consulter auparavant l’aperçu avant
impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être
transférées en comptabilité.
Attention
La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP
Bâtiment doit correspondre à la longueur des comptes dans
EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité).
Cliquez sur le bouton Lancer le transfert pour générer le
fichier de transfert.
28. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde
des données et de tourner sur au moins deux jeux de
sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
100 EBP Bâtiment
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre
travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou
endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons
d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant
davantage de données et plus fiables, comme les disques ZIP
ou CD-ROM*.
Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec
EBP Sauvegarde : 90 jours vous sont offerts avec l’achat du
logiciel.
Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option
Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à
l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les
options de sauvegardes et lancer la procédure.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options
sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données,
modèles et formats d’affichage).
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
29. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel
des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est
une opération préconisée pour la conservation de vos
documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette
opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la
clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure
d’archivage doit intervenir.
Comment archiver mes données ?
EBP Bâtiment 101
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données
disponible depuis le menu Outils + Archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers
à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton
Terminer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des
fichiers au format texte.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier
Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive.
102 EBP Bâtiment
Les relances
EBP Bâtiment 103
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales
fonctions dont vous disposez dans EBP Bâtiment. L’utilisation
de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible
par la touche F1 sur chaque écran.
1. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis,
dont la date de validité arrive à échéance et les relances
clients, concernant les échéances de règlement échues ou
arrivant à terme.
Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu
Impressions + Documents de vente + Devis et Impressions
+ Règlements + Relances.
2. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les
échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à
partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers et
Traitement + Fournisseurs + Echéanciers si vous possédez
une version PRO.
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT
COMPTABLE
Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable,
nous vous proposons l’impression de vos factures et
règlements, avec les comptes comptables et toutes les
LES FONCTIONS AVANCEES
104 EBP Bâtiment
informations dont a besoin votre expert pour saisir votre
comptabilité.
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS
Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponible
dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées
depuis le menu Impressions et chaque modèle peut être
personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans
toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la
brochure Prise en main de ReportBuilder, disponible sur le CDRom
EBP, pour effectuer les modifications souhaitées.
5. LES STATISTIQUES
EBP Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreuses
statistiques clients, éléments, sur vos documents ou
règlements, sous forme graphique ou de tableau (via le menu
Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les
exporter au format Microsoft Excel.
6. L’IMPORT DES TARIFS FOURNISSEURS
EBP Bâtiment vous permet de récupérer ou de mettre à jour
les tarifs de vos fournisseurs dans les fiches éléments.
Pour cela, vous devez importer le fichier, que le fournisseur
vous a fourni, grâce à l’assistance d’import puis de préparer la
récupération en paramétrant le fournisseur et les options avant
la mise à jour.
Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le
menu Traitements + Mise à jour des tarifs fournisseurs.
Indexation de devis
EBP Bâtiment 105
7. INDEXATION DE DEVIS
L’indexation est une simple duplication de document dont la
fonctionnalité supplémentaire est de pouvoir gérer un numéro
d’index pour hiérarchiser l’ordre de création des devis.
Vous devez aller dans la liste des devis ou par le devis
directement par le menu Traitement + Documents de ventes,
sélectionner le devis que vous voulez indexer puis cliquer sur
Indexer dans la barre de navigation.
8. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE (DOCUMENT
EXCEL)
EBP Bâtiment vous permet de récupérer vos appels d'offres au
format Microsoft Excel.
Pour cela, après avoir sélectionné le fichier à importer, vous
devez sélectionner une à une les colonnes de votre appel
d'offre et indiquez à quel type de colonne elle correspond. Vous
pouvez définir jusqu'à 7 colonnes : Inutilisé (l'import de cette
colonne ne s'effectuera pas), Code élément, Numérotation
(numéro de la ligne),
Libellé (ou désignation), Prix HT, Unité (de vente) et Quantité.
Ensuite, vous pouvez générer un devis et vous n'aurez plus
qu'à compléter le nom du client, chiffrer le devis et l'enregistrer.
Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le
menu Outils + Import d’appel d’offre (document Excel).
9. EPURATION DE BIBLIOTHEQUES
Vous avez la possibilité de supprimer des bibliothèques
partenaires qui ont été précédemment importées mais qui ne
sont plus utilisées à partir du menu Outils + Epuration de
bibliothèques.
LES FONCTIONS AVANCEES
106 EBP Bâtiment
10. EBP SAUVEGARDE
EBP Bâtiment permet de sauvegarder en ligne, grâce au
service EBP Sauvegarde accessible depuis l’assistant de
sauvegarde des données.
EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un
hébergement sécurisé de vos données, la possibilité d’y
accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité d’un support
toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de
sauvegarde confirme le bon déroulement des opérations.
Avec l’achat du logiciel, 90 jours de sauvegarde en ligne vous
sont offerts.
11. LE MENU INTERNET
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la
version d’EBP Bâtiment, d’accéder au support technique sur le
Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous
avez effectué, de débrider en ligne votre programme etc....
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre
poste. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous
guider !
Index
EBP Bâtiment 107
Index
A
Accès au service technique ................................................................23
Achats................................................................................................64
Activation ..........................................................................................27
Affaires.................................................................................. 72, 77, 79
Aide sur EBP Bâtiment......................................................................17
Appel d’offre (Document EXCEL) .................................................105
B
Bibliothèque interne...........................................................................35
Bibliothèques externes.......................................................................38
C
Clients................................................................................................42
Code d'activation .........................................................................26, 27
Commande d’achat à partir d’un devis ..............................................66
Commandes fournisseurs................................................. 65, 66, 70, 73
Compte Prorata ..................................................................................55
Configuration minimale.....................................................................23
Contrats .............................................................................................84
Contremarque ....................................................................................57
Corps du devis...................................................................................46
Correcteur orthographique.................................................................47
Création de dossier ............................................................................28
D
DEEE........................................................................................... 37, 49
Devis..................................................................................................45
Documents d’achats...........................................................................64
Documents de stock...........................................................................81
Dossier expert..................................................................................103
Duplication de documents .................................................................57
INDEX
108 EBP Bâtiment
E
Echéanciers......................................................................................103
Eco-contribution ..........................................................................37, 49
Eco-taxe....................................................................................... 37, 49
Ecran de travail..................................................................................30
Eléments............................................................................................35
En sommeil..................................................................................36, 83
Envoi par e-mail ................................................................................58
Epuration de bibliothèques ..............................................................105
Etebac ................................................................................................92
Etude des déboursés...........................................................................72
F
Facture ......................................................................................... 48, 68
Factures d'avancement.......................................................................54
Fonctions avancées..........................................................................103
Fournitures.........................................................................................35
G
Gestion des fenêtres...........................................................................34
H
Historique clients/prospects...............................................................95
Historique éléments...........................................................................96
Historique fournisseurs......................................................................95
I
Import des tarifs fournisseurs ..........................................................104
Impression de documents ..................................................................58
Indexation de devis..........................................................................105
Initialisation du dossier......................................................................31
Installation .........................................................................................25
Internet.............................................................................................106
Intervention........................................................................................89
L
Lancement du logiciel........................................................................26
Index
EBP Bâtiment 109
M
Mailing clients / prospects.................................................................97
Main d’oeuvre ...................................................................................35
Matériels............................................................................................35
Métrés.................................................................................... 39, 40, 43
Modes de règlement.....................................................................43, 44
Modifier un modèle .........................................................................104
Mot de passe ......................................................................................34
Mouvements de stocks.......................................................................83
Multi tarif...........................................................................................43
N
Nouveau devis...................................................................................45
O
Options d’affichage ...........................................................................33
Options du dossier .............................................................................32
Ouvrages............................................................................................35
P
Pied de devis......................................................................................48
Planning.............................................................................................86
Promotion ..........................................................................................43
Prospects............................................................................................42
R
Réapprovisionnement des stocks.......................................................66
Récéptionner......................................................................................67
Règlement client................................................................................90
Règlement fournisseur.......................................................................90
Regroupement de BL.........................................................................57
Relances clients ...............................................................................103
Relances devis .................................................................................103
Remise en banque..............................................................................92
Rendez-vous................................................................................88, 89
Retenue de garantie ...........................................................................55
INDEX
110 EBP Bâtiment
S
Sauvegarde des données............................................................ 99, 106
SAV...................................................................................................84
SEPA .................................................................................................93
Sous-traitance ....................................................................................68
Statistiques.......................................................................................104
Stocks ................................................................................................80
Suivi de chantier................................................................................59
T
Tableau de bord .................................................................................95
Temps Salaries...................................................................................61
Temps salariés par chantier détaillés .................................................63
Textes types.......................................................................................36
Transfert comptable.........................................................................97, 99
Transfert de documents......................................................................56
Index
EBP Bâtiment 111
NOTES
NOTES
112 EBP Bâtiment
EBP Compta Classic
(OL Technology)
pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014.
3
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou
analogue.
Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server,
licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance
nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires
civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou
d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore
« mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
4
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le
logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en
adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit
sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la
Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation
à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT
reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne
peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via
internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat
de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels
autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude
particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans
5
l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou
action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne
saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour
la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec
un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux
du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC
Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions
Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-
6
vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles
sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le
CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en
demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le
CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
7
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
8
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du
logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou
9
manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est
attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel
en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
v3.3 juin 2013
D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on
line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter
les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de
discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes
conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion
entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels
10
que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification
des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et
écrite d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air
- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de
la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou
partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils
sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans
toutefois intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de
gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous
les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet
des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line
du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel
et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que
sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est
proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de
la connexion au service et a de son utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont
facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les
cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou
bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller
au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents
publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur
envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il
doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant
que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du
service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance
simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège
ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois
maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le
client est en mode évaluation.
Il peut créer :
un compte
une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité
de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :
avec une limite à 2 pages par document
11
avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne.
Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en
contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP:
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations
objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le «
transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage
à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les
garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du
réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir
parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit
pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la
mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou
des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins
de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne
sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et
prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de
clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie
de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de
survenance du fait générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client:
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la
garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a
accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de
comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De
manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels
qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas
de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux
besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à
première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité
publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul
responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
12
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :
en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et
services EBP
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs
délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans
un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème
soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de
réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes
et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement
l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des
règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure
adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en
cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation
anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des
droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de
l’article L 121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par
EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et
sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la
confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi «
Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances
privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des
informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la
Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles
informations recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est
faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les
Yvelines.
Version 1 – Février 2012
13
E. Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un
délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs
ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont
donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard
dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la
consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la
consommation, art. L 121-20-2):
fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du
consommateur avant la fin du délai de sept jours francs
fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le
consommateur
Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans
préavis.
v3.3 juin 2013
14
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta Classic (OL Technology) et donne toutes
les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
15
Table des matières
INSTALLATION................................................................................................. 18
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 18
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 18
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 18
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 19
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 20
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 20
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 20
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 20
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 20
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 21
6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 22
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23
1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 23
2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23
2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 23
2.2. Les autres options ....................................................................................... 23
2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 24
3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................... 24
4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .............................................................. 25
5. COMMENT CREER UN JOURNAL ?............................................................. 25
6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................... 26
6.1. Comment saisir dans un journal ?................................................................ 26
6.2. Comment saisir une écriture comptable ?.................................................... 27
6.3. Comment saisir dans un guide ? ................................................................. 27
7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?.......... 28
7.1. Comment saisir une facture d’achat ?.......................................................... 28
7.2. Comment saisir une facture de vente ? ....................................................... 28
7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ............................... 28
8. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................................ 28
9. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?..................................................... 29
9.1. L’en-tête ...................................................................................................... 29
16
9.2. Le corps ...................................................................................................... 29
9.3. Le pied ........................................................................................................ 29
9.4. Accès à la saisie.......................................................................................... 30
10. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?......................................................... 30
11. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 30
12. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 31
13. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?............................................... 31
14. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 32
15. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 32
16. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 33
17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 33
18. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 34
19. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?................................................... 34
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 36
1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 36
2. OPEN GUIDE................................................................................................. 36
3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 37
4. LES RELEVES BANCAIRES.......................................................................... 37
5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................... 37
6. LA BALANCE INTERACTIVE......................................................................... 37
7. REPORTS ON LINE....................................................................................... 38
8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT............................................. 38
9. L’IMPORT PARAMETRABLE......................................................................... 38
10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 39
11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS.............................................................. 39
12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES................................................................... 39
13. ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT ................................................................ 40
14. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 40
17
INDEX................................................................................................................ 41
INSTALLATION
18
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0821 61 2000 (0.09 €/min)
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes
(1) est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits).
Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou
équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de
revendeurs.
Comment installer mon logiciel ?
19
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Compta Classic (OL Technology).
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Installation complète.
9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 7.0FR20. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
INSTALLATION
20
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer+
Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela
signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20
articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention
"Démonstration".
Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel.
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer
Manuellement.et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
Comment créer mon dossier ?
21
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel..
Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou
activez le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre
société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour
réaliser la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
INSTALLATION
22
6. ECRAN DE TRAVAIL
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants
Partie contextuelle de la barre de
navigation
La barre de statut affiche le nom de la base ouverte.
La barre de navigation
Les menus
Ouverture de l’application
23
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un
règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte.
1. OUVERTURE DE L’APPLICATION
Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session
Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois.
2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres –
Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options , car certaines vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
2.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir
établir la déclaration de TVA.
Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les
informations relatives à la déclaration de TVA.
Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les
paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux…
2.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de
protéger l’ouverture de votre dossier.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
PRISE EN MAIN
24
2.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
3. COMMENT GERER LES EXERCICES ?
A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés.
Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier
exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice.
Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu
Exercices / Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :
utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,
modifier si besoin les dates d’exercice.
Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de
choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes,
fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :
se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de
navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans
la fiche.
L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des
exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application.
Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent
accessibles.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
Comment créer un compte ?
25
4. COMMENT CREER UN COMPTE ?
Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien /
Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel
Ajouter ou le bouton Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou
racine), le numéro de compte et l’intitulé.
Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les
informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous
avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
5. COMMENT CREER UN JOURNAL ?
Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres –
Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal
(Achat, Vente, Trésorerie, Opérations Diverses), une description.
Dans l’onglet Saisie :
Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de
compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.
Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation
des pièces de votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de
document sur une même écriture ; le type et le compte de contrepartie (uniquement
pour les journaux de type trésorerie) ; le mode de fonctionnement des libellés
d’écritures du journal.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
PRISE EN MAIN
26
6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ?
6.1. Comment saisir dans un journal ?
Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le
menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours.
Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche
Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
6.1.1. L’en-tête
Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels
vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les
listes déroulantes de chaque champ.
6.1.2. Le corps
Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont
obligatoires :
Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le
statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures
(Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).
Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée
et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné
dans le calendrier.
N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes
d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable
par l'utilisateur.
N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes
d’écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable
par l’utilisateur.
Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du
compte sélectionné.
Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche
journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.
Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou
Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du
compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être
modifié.
Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la
calculatrice.
Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les
écritures peut se faire grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou
encore avec les flèches directionnelles.
Comment saisir une écriture comptable ?
27
Remarque
Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et
unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné
s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.
6.1.3. Le pied
En pied de masque, trois zones d’information sont disponibles.
Les informations sur le compte reprennent automatiquement l’intitulé du compte de la ligne
sélectionnée ou en cours de saisie, ainsi que son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de
saisie.
La somme des montants sélectionnés correspond à la somme des montants que vous
sélectionnez avec votre souris.
Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque saisie.
L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
6.2. Comment saisir une écriture comptable ?
Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie –
Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre
de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de
chaque ligne composant l’écriture.
Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez
Oui pour continuer.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
6.3. Comment saisir dans un guide ?
Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Autres saisies –
Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le
journal.
Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées
sont saisissables et accessibles.
Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de
saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie.
La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
PRISE EN MAIN
28
7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?
7.1. Comment saisir une facture d’achat ?
Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres
saisies – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche
[Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par
exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA
vide.
7.2. Comment saisir une facture de vente ?
Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres
saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche
[Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture.
Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat.
7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement
Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie –
Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter une opération de trésorerie ou utilisez la touche [Inser]
et choisissez Encaissement adhérent, Décaissement fournisseur…
Dans la fiche créée, le champ Type vous permet de sélectionner l’opération à exécuter :
Encaissement, Décaissement, Remise de chèques, Virement interne.
Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir
un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais,
décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par
exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA
vide.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
8. SAISIE DES VENTES COMPTOIR
Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise
en banque.
Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et
sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs
proposés puis ventilez les recettes et les ventes.
comment consulter un compte ?
29
Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes
comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la
banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de
remise.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
9. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?
Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation /
Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie – Consultation / Lettrage.
9.1. L’en-tête
La consultation de compte se fait par exercice comptable.
Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel exercice du
dossier à partir de la liste déroulante.
La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Celui-ci peut être saisi directement
dans le champ ou sélectionné dans la liste déroulante, qui reprend l'intégralité des comptes
existants.
Les informations suivantes sont reprises automatiquement, après la sélection du compte :
l’intitulé du compte, situé à droite du champ Numéro,
le solde des mouvements antérieurs à la période sélectionnée, si cette période ne
débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné,
Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher.
Les sélections de filtres seront prises en compte immédiatement, sans action supplémentaire
de votre part.
9.2. Le corps
L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées
dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des
choix effectués sur les filtres de l’en-tête.
9.3. Le pied
Deux lignes de totalisation sont affichées.
Le solde de tout l’exercice indique le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné.
Le solde des lignes sélectionnées cumule en temps réel la somme des montants débiteurs
et des montants créditeurs des lignes que vous avez manuellement sélectionnées.
PRISE EN MAIN
30
9.4. Accès à la saisie
En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en cliquant sur le bouton Saisie par journal ou
en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel, il est possible d'être
automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant
servi à l'enregistrer.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
10. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?
Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes
non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre
elles.
Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.
Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures
s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.
Sélectionner une facture et son règlement.
Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le
code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.
Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.
Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le
filtre lettrage.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
11. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?
Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires
saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires.
Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu
Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou
utilisez la touche [Inser].
Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.
Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.
Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait
bancaire dans le champ Solde du relevé.
Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le
champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement
sont inscrits sur ces lignes.
Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.
comment établir une déclaration de TVA ?
31
S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur
l’icône de l’imprimante.
Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :
Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les
avant de compléter le pointage.
Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé bancaire.
Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé
bancaire : dépointez-les.
Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée:
rectifiez-les.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
12. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?
Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner
les informations sur le dossier et les fiches comptes.
Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le
menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le
bouton Ajouter.
Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets
à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.
Vous obtenez :
o L’aperçu de la déclaration.
o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration
o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une
erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration.
13. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?
Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités
kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais.
De là, il vous faut :
Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais.
Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être
comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.
Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple :
essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez
PRISE EN MAIN
32
les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être
comptabilisées.
Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de
dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de
type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies
manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent
être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
14. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?
Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :
De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de
journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches,
cliquez sur Valider les écritures.
Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche
d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte,
cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
15. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ?
La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient
doivent auparavant être validées.
Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures –
Gestionnaire de journaux.
Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner
l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
Comment cloturer un exercice ?
33
16. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ?
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments
comptables de l’exercice courant.
Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle.
L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines
conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…).
La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice.
En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :
manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant
l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à
sélectionner Générer les A Nouveaux.
automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en
fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables
– A Nouveaux.
Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans la
Consultation, dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer
sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer
l’opération manuellement.
D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir
manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie –
Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches
ou dans le menu contextuel.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
PRISE EN MAIN
34
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
18. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ?
Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres –
Société.
A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application.
Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour
d’autres applications.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application
s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles.
Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton
Supprimer la liaison.
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
19. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?
Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les
destinataires de la moindre modification du document.
Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés
(gratuit).
Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de
l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé.
Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni
par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit).
Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous
avez la possibilité de :
Créer un certificat
Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de
certification de racine de confiance.
Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP
(Paramètres - Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors
de l’envoi d’email.
Comment envoyer un PDF signé ?
35
Remarque
Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line.
Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches
(liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF
signé et cliquez sur Ok.
L’écran de message s’affiche.
Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer.
Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe.
Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
.
LES FONCTIONS AVANCEES
36
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Compta Classic (OL Technology).
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LA GESTION DES FAVORIS
A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de
renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation.
Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur
l’entrée choisie.
Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation
/ Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris.
Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de
renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer.
Remarque
Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris.
2. OPEN GUIDE
Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien /
Saisie, Consultation / Lettrage, Exercices / Clôtures….
Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante.
La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide,
gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide.
Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide.
Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton
Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez
enregistrer les modifications, répondez Oui.
Le tableau de bord
37
3. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes
bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;
Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat de chaque mois de
l’année civile en cours avec le résultat de chaque mois de l’année civile précédente
Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat comptable entre
l'exercice courant et l'exercice précédent
Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du
tableau de bord.
Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une
ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils - Options - Général –
Apparences.
4. LES RELEVES BANCAIRES
Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez
directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés.
Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire – Relevés
bancaires.
5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF
Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage permet une visualisation plus
rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions.
Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en
automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne.
6. LA BALANCE INTERACTIVE
Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet d’afficher à l’écran le
cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes.
Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage
automatique.
LES FONCTIONS AVANCEES
38
7. REPORTS ON LINE
Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet
de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des
données), issus de vos logiciels Open Line.
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une
autorisation de consultation.
A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des
données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la
fréquence de diffusion.
8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT
Cet outil permet de :
Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres
logiciels dans le logiciel EBP.
Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du
logiciel EBP vers d’autres logiciels.
9. L’IMPORT PARAMETRABLE
Par le menu Outils – Imports /Exports – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant
d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à
importer et de lancer la procédure.
Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré.
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez
définir :
le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de
Codage du fichier...),
le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionnés
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés
est affiché.
Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le
détail.
Les fonctionnalités disponibles
39
10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES
Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de
sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou,
après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société –
Fonctionnalités Disponibles.
11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des
événements.
Il stocke les informations concernant :
la clôture mensuelle,
la validation des écritures,
le changement de type de numérotation d’un journal…
Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la
modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification
sont effectués.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des Impôts du 07/08/2003, que la
facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.
12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du
24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation
de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils –
Archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez
l’opération en cliquant sur le bouton Lancer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
LES FONCTIONS AVANCEES
40
13. ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT
Un client et son expert peuvent créer un fichier d’échange contenant une partie des bases d’un
dossier.
La chronologie des échanges est la suivante :
- Lorsque le client a terminé de travailler et qu’il désire transmettre son dossier à son
expert, il lui suffit d’utiliser l’assistant Envoyer le dossier à l’expert-comptable du
menu Outils.
- Pour que l’expert reçoive le dossier client, il lui suffit d’utiliser l’assistant Recevoir
le dossier du client.
- Une fois que l’expert a terminé de travailler sur le dossier, il doit le renvoyer à son
client en utilisant l’assistant Renvoyer le dossier au client.
- Pour que le client reçoive son dossier et puisse recommencer à travailler, il lui suffit
d’utiliser l’assistant Recevoir le dossier de l’expert-comptable.
Que vous soyez client ou Expert, tant que le dossier est en état Envoyé, il ne vous est pas
possible d’exécuter de nouveaux traitements. Seules les fonctionnalités de consultation seront
utilisables.
14. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT
Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains
modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer
de nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre
principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant
sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors
automatiquement sur l'assistant de création de modèle.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer
et reculer dans l'assistant de création de modèle.
Les étapes de création sont :
Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),
Choix du style de l'entête du document,
Choix des données présentes dans l'entête du document,
Choix des données présentes dans le corps du document,
Choix des données présentes dans le pied du document,
Choix de la mise en forme du modèle,
Nom du modèle,
Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment.
A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle.
41
Index
A
A nouveaux ..........................................................................................................33
Accès au service technique..................................................................................18
Activer mon logiciel ..............................................................................................20
Aide sur EBP Compta Classic (OL Technology) ..................................................14
Archivage des données........................................................................................39
B
Balance d’ouverture .............................................................................................33
Balance interactive...............................................................................................37
C
Clôture annuelle...................................................................................................33
Clôture mensuelle ................................................................................................32
Communication Entreprise-Expert........................................................................38
Compte ................................................................................................................25
Configuration minimale.........................................................................................18
Consultation d'un compte .....................................................................................29
Création de dossier..............................................................................................21
Création de modèle..............................................................................................40
D
Dates d'exercices ...........................................................................................21, 24
Déclaration de TVA ..............................................................................................31
E
Échanges clients / expert .....................................................................................40
Echéancier...........................................................................................................37
Ecran de travail ....................................................................................................22
Ecritures de simulation .........................................................................................26
Encaissement.......................................................................................................28
Exercice courant ..................................................................................................24
Exercices comptables ..........................................................................................24
F
Facture d’achat ....................................................................................................28
42
Facture de vente ..................................................................................................28
Favoris .................................................................................................................36
Fonctions avancées .............................................................................................36
G
Gestion des fenêtres ............................................................................................24
Grand Livre interactif............................................................................................37
I
Import paramétrable.............................................................................................38
Indemnités kilométriques......................................................................................31
Initialisation du dossier.........................................................................................23
Installation............................................................................................................19
J
Journal .................................................................................................................25
Journal des événements ......................................................................................39
L
Lancement du logiciel...........................................................................................20
Lettrage automatique ...........................................................................................37
Lettrage simplifié ..................................................................................................30
Lettrer un compte .................................................................................................30
Lier un dossier d'une autre application .................................................................34
M
Modèle .................................................................................................................40
Mot de passe........................................................................................................23
N
Notes de frais.......................................................................................................31
Numérotation des pièces......................................................................................25
O
Open Guide..........................................................................................................36
Options du dossier ...............................................................................................23
Ouverture de l'application.....................................................................................23
P
PDF Signé............................................................................................................34
Plan comptable ....................................................................................................21
43
R
Racines non autorisées........................................................................................25
Rapprochement bancaire .....................................................................................30
Relevés bancaires................................................................................................37
Remise en banque ...............................................................................................28
Reports On Line...................................................................................................38
S
Saisir dans un guide.............................................................................................27
Saisir dans un journal...........................................................................................26
Saisir une écriture comptable ...............................................................................27
Sauvegarde..........................................................................................................33
T
Tableau de bord...................................................................................................37
Ticket Z ................................................................................................................28
Traitements sur les écritures ..........................................................................26, 32
TVA..........................................................................................................23, 25, 31
V
Validation des écritures ........................................................................................32
Ventes comptoir ...................................................................................................28
EBP Compta
Pour Windows XP, Vista,7 ou 8
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2010 EBP Informatique, édition Juin 2012
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Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou
analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows
Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance
nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires
civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou
d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore
« mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
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Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le
logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en
adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit
sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la
Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation
à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT
reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne
peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via
internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat
de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels
autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude
particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans
l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou
action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers.
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En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause
ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à
son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec
un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux
du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC
Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions
Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html),
à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles
sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
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recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le
CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en
demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le
CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
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la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
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prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du
logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou
manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
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En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est
attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel
en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux
charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un
service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au
paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on
line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter
les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de
discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes
conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion
entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels
que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification
des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et
écrite d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air
- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de
la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou
partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils
sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans
toutefois intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de
gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous
les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet
des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line
du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel
et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que
sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est
proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de
la connexion au service et a de son utilisation.
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Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont
facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les
cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou
bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller
au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents
publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur
envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il
doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant
que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du
service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance
simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège
ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois
maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le
client est en mode évaluation.
Il peut créer :
un compte
une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de
comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :
avec une limite à 2 pages par document
avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne.
Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en
contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP:
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations
objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le «
transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage
à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les
garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du
réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir
parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit
pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la
mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou
des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins
de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne
sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et
prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de
clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie
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de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de
survenance du fait générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client:
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la
garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a
accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de
comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De
manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels
qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas
de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux
besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à
première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité
publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul
responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
Gammes Pratic et Classic
Par pack de 3 utilisateurs
3 euros HT/mois
Soit 36 euros HT/an
Gamme PRO
Par pack de 3 utilisateurs
6 euros HT/mois
Soit 72 euros HT/an
Ligne PME
Par pack de 3 utilisateurs
12 euros HT/mois
Soit 144 euros HT/an
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :
en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et
services EBP
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs
délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans
un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème
soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de
réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes
et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement
l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des
règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure
adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en
cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation
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anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des
droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de
l’article L 121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par
EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et
sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la
confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi «
Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances
privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des
informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la
Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles
informations recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est
faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les
Yvelines.
E. Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un
délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs
ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont
donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard
dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la
consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la
consommation, art. L 121-20-2):
fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant
la fin du délai de sept jours francs
fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur
Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans
préavis.
v3.3 juin 2013
13
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta et donne toutes les informations nécessaires à son
installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un
sommaire.
14
Table des matières
15
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION................................................................................................. 19
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 19
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 19
1.2. Configuration requise .................................................................................. 20
1.3. Place disque nécessaire.............................................................................. 20
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 21
2.1. Installation monoposte................................................................................. 21
2.2. Installation réseau ....................................................................................... 22
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 25
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 26
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 26
4.2. Comment activer le logiciel ?....................................................................... 26
4.3. Activation manuelle du logiciel..................................................................... 27
4.4. Evaluez une version après activation........................................................... 28
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 29
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ................................................................... 29
5.2. Etape 2 : Identification................................................................................. 29
5.3. Etape 3 : Adresse........................................................................................ 29
5.4. Etape 4 : Contact......................................................................................... 30
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice........................................................................... 30
5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire............................................................. 30
5.7. Etape 7 : Plan Comptable............................................................................ 31
5.8. Ecran de travail ........................................................................................... 32
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 33
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 33
1.1. Les coordonnées de mon dossier................................................................ 33
1.2. Les préférences de mon dossier.................................................................. 34
1.3. Je paramètre la TVA.................................................................................... 36
1.4. Je paramètre mon plan comptable............................................................... 37
1.5. Je paramètre mes journaux ......................................................................... 42
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? ....................................................... 46
2.1. Quel mode de saisie choisir ?...................................................................... 46
2.2. La saisie non comptable.............................................................................. 46
TABLE DES MATIERES
16
2.3. La saisie guidée .......................................................................................... 52
2.4. La saisie standard ....................................................................................... 53
3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE ............................................... 59
3.1. Pourquoi consulter un compte ? .................................................................. 59
3.2. Qu’est-ce que le lettrage ?........................................................................... 59
3.3. Comment lettrer mon compte client ? .......................................................... 59
3.4. Comment lettrer de façon automatique ?..................................................... 60
3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? .......................................................... 61
4. JE POINTE MA BANQUE............................................................................... 62
4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? ................................................ 62
4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire...................................................... 62
5. LA DECLARATION DE TVA........................................................................... 64
5.1. Rappel : comment gérer la TVA ?................................................................ 64
5.2. La déclaration CA3...................................................................................... 64
5.3. La déclaration CA12.................................................................................... 65
6. LES IMPRESSIONS COURANTES................................................................ 67
6.1. Comment imprimer un journal ?................................................................... 67
6.2. Comment imprimer mon grand-livre ?.......................................................... 67
6.3. Comment imprimer ma balance ?................................................................ 68
7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS.......................................................... 69
7.1. Comment imprimer les retards de paiements ?............................................ 69
7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?...................................... 70
7.3. Comment imprimer l’échéancier ? ............................................................... 71
7.4. Comment imprimer les lettres de relance ?.................................................. 72
8. LA CLOTURE MENSUELLE .......................................................................... 74
8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ?........................................................... 74
8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..................................................... 74
9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE ..................................................... 75
9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ........................................ 75
9.2. Je clôture mon exercice............................................................................... 75
10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 79
10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?................................................................. 79
10.2. Comment sauvegarder ? ........................................................................... 79
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 81
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS ................................................................... 81
1.1. La création des guides d’écritures ............................................................... 81
1.2. La gestion des abonnements....................................................................... 81
1.3. La gestion des modes de règlement ............................................................ 81
1.4. La gestion analytique................................................................................... 82
Table des matières
17
1.5. La gestion budgétaire.................................................................................. 82
1.6. Les chéquiers (version PRO)....................................................................... 82
1.7. La gestion des devises (version PRO)......................................................... 82
1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul)..................... 82
2. MENU QUOTIDIEN........................................................................................ 83
2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO)............................. 83
2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) ............................. 83
2.3. La recherche d’écritures .............................................................................. 83
2.4. Les écritures de simulation.......................................................................... 83
2.5. Les prévisions de trésorerie......................................................................... 83
3. MENU IMPRESSIONS................................................................................... 84
3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) ................................................ 84
3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO)...................................... 84
3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) ....................................................... 84
3.4. Les listes diverses ....................................................................................... 84
4. MENU CLOTURE........................................................................................... 85
4.1. Validation des écritures ............................................................................... 85
4.2. La génération des soldes N-1...................................................................... 85
4.3. La génération des RAN provisoires ............................................................. 85
5. MENU OUTILS............................................................................................... 86
5.1. Maintenance................................................................................................ 86
5.2. Assistance comptable.................................................................................. 86
5.3. Communication entreprise-expert................................................................ 86
5.4. Les importations et exportations de données............................................... 87
INDEX................................................................................................................ 89
NOTES .............................................................................................................. 94
NOTES .............................................................................................................. 95
NOTES .............................................................................................................. 96
Avant de commencer
19
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter,
vous êtes sur une file d’attente.
0821 61 2000 (0.09 €/min)
Exposez votre problème par e-mail.
compta.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
INSTALLATION
20
1.2. Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la
suivante :
Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz ou supérieur
Mémoire : 3Go
Windows XP (1)
, Vista (2)
,7 ou 8 (32 bits et 64 bits) ;
Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter
cette résolution ;
Espace disque libre : 3 Go
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Remarque
Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Services Pack Windows XP Home SP3 et Windows XP pro SP3
(2) Services Pack Windows Vista SP2 32 bits et 64 bits
1.3. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 3 Go d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains
composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration),
sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés.
Comment installer mon logiciel ?
21
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
2.1. Installation monoposte
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes
versions du produit.
3. Cliquez sur la version souhaitée pour installer le logiciel. La procédure d’installation se
lance et l’assistant apparaît.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire.
L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option
J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce
produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons
pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des
fichiers est ensuite lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce
qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin,
paragraphe 2.2 Installation Réseau page 22).
6. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA18.0
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTA18.0
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage.
INSTALLATION
22
2.2. Installation réseau
2.2.1. Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® Vista
Windows® 7
Windows® 8
Serveur dédié
Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008
2.2.2. Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations
et le serveur.
2.2.3. Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il
est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45.
N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux
validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de
fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
Comment installer mon logiciel ?
23
2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste
1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de
serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du
logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) :
Répertoire du logiciel C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA18.0
Répertoire des dossiers de démonstration C:\DOCUMENTS AND
SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \
COMPTA18.0
Répertoire des données C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe
vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur
la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous
pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de
votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur
réseau ".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez
aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre
bureau et sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en
modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau
précédemment créé) :
Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\COMPTA18.0
Répertoire des dossiers de démonstration C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL
USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA18.0
Répertoire des données X:\PARTAGE
2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car
elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation,
consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \
Réseau.
INSTALLATION
24
2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à
jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
2.2.7. Problème d’utilisation
IMPORTANT
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que
votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre
logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux,
procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler
le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour
déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
Comment lancer mon logiciel ?
25
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Lancez le produit :
Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône;
Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta 18.0.
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :
D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;
D’activer le logiciel.
INSTALLATION
26
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta reste en version
d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :
Version Immobilisations,
Version Millésime,
Version Pro,
Version Pro révisions et prévisions.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de
40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application,
certaines fonctions du logiciel seront limitées.
Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions
de EBP Compta de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta, reportez-vous aux
paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie
(Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec
le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans
l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Compta
REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne
devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL.
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Compta REEL en version d’évaluation, lorsque vous
activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro)
est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
4.2. Comment activer le logiciel ?
Comment activer mon logiciel ?
27
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les
fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous
n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation.
4.3. Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté
à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer
manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint
avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger
les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point,
qu’EBP vous a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait
d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que
celui que vous avez transmis à EBP.
INSTALLATION
28
4.4. Evaluez une version après activation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version
d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre
version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors
temporairement désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre
logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure
d’activation puisque votre code a été conservé.
Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez
alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
Comment créer mon dossier ?
29
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail.
Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le
menu Dossier + Nouveau ou l’icône .
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel
vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque.
5.2. Etape 2 : Identification
Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour l’établissement
de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de TVA et du code APE.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une
liste en cliquant sur l’icône .
Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les
entreprises agricoles.
Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant
numéro d’APE.
5.3. Etape 3 : Adresse
L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de TVA. Elle
apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au bilan et au compte
de résultat …
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée
afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
INSTALLATION
30
5.4. Etape 4 : Contact
Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société.
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice
Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer
sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier.
Attention
La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture
annuelle). Vous ne devez pas vous tromper.
Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin
d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice suivant, sans faire de
clôture annuelle.
5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire
Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel l’opération de
pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement bancaire ». Le type de
rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous réaliserez vos journaux de banque.
Si vous êtes débutant en Comptabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. En effet, si vous
décidez un jour de mettre en place le rapprochement bancaire, il sera alors temps de
paramétrer le logiciel, car ce qui est sélectionné dans cette étape n’est pas irréversible.
En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne « Débit » est
toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque, la contrepartie (qui
permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque (512).
Vous devrez choisir le mode de contrepartie de vos journaux de banque :
La contrepartie « ligne à ligne », qui signifie une contrepartie à chaque règlement.
Exemple :
Comment créer mon dossier ?
31
Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par
Compte, car vous pointerez le contenu des comptes de banque.
La contrepartie « pied de journal », qui signifie une contrepartie globale chaque
mois. Exemple :
Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par
Journaux, car vous pointerez le contenu des journaux de banque.
5.7. Etape 7 : Plan Comptable
Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la suite
entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je paramètre mon
plan comptable page 37).
INSTALLATION
32
5.8. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Volet de navigation : ce
menu vous permet
d’accéder rapidement aux
options les plus
courantes. Il peut être
fermé et réactivé par le
menu Affichage.
Barre de menu Barre d’outils
Tableau de bord : ce
tableau s’affichera la
prochaine fois que vous
ouvrirez votre dossier, et
vous donne des
informations sur votre
comptabilité (F1 pour plus
d’informations).
Comment initialiser mon dossier ?
33
PRISE EN MAIN
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux
Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre.
1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que
l’emplacement du dossier.
Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner l’adresse de
la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF.
1.1.2. Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier.
Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les
deux cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!!
PRISE EN MAIN
34
1.1.3. Onglet Expert
Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable, afin de les
retrouver facilement grâce au logiciel.
1.1.4. Onglet Trésor public
Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre déclaration de
TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page d’une de vos
déclarations.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée
afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
1.2. Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général
de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont
détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placezvous
dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton
Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée
(recherche intuitive).
1.2.1. Onglet Divers
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro.
Comment initialiser mon dossier ?
35
1.2.2. Onglet Saisie
Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice en
saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case Saisie AN sur
le 1er mois de l’exercice.
Pour réaliser le lettrage en cours de saisie standard des écritures de
règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie.
Attention
Ce choix est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si l’une des
options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée, la fenêtre de
lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera par échéancier.
Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture sur un
compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal déséquilibré,
laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée. Si vous préférez ne
pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas équilibré, ce qui est une
solution plus sûre, décochez cette case.
Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée, cela
signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants négatifs, ce qui
peut vous éviter une erreur de saisie.
Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et
fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule échéance.
Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. La case Echéancier
détaillée, disponible uniquement en version PRO, permet de saisir plusieurs
dates d’échéance par facture, ce qui alourdit la saisie.
Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la saisie
standard des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous préférez voir
l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la première écriture, si vous
souhaitez avoir le même libellé sur toutes les lignes d’une même écriture, ce qui
correspond au paramétrage le plus fréquemment adopté.
PRISE EN MAIN
36
1.2.3. Onglet Saisie non comptable
Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser la saisie non comptable. Il s’agit d’options
permettant de saisir des factures clients et fournisseurs, des tickets Z de caisse (ventes
comptoir), et des règlements sans aucune notion comptable. Renseignez les comptes et les
journaux à utiliser, au besoin, référez vous à votre expert comptable.
1.2.4. Onglet Consultation
Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment choisies dans
l’option de consultation de comptes. Les dates proposées par défaut
conviennent généralement, d’autant plus que la période sera modifiable
directement dans l’option de consultation.
Pour suivre les impayés, il est indispensable de réaliser un pointage entre les
factures et les règlements, que ce soit côté clients ou fournisseurs, et ce afin de
connaître les factures impayées, c’est-à-dire celles qui n’auront pas été
pointées. Cette opération s’appelle le lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir
un léger écart entre une facture et un règlement, de quelques centimes par
exemple. Dans ce cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence,
afin de ne pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la
passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart maximal
autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement un petit montant).
1.2.5. Onglet Exercice
Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier.
1.2.6. Onglet Création
Si le type de rapprochement bancaire n’a pas été choisi correctement lors de la création du
dossier, vous pouvez changer ici ce paramètre. Choisissez cela en fonction du mode de
contrepartie de vos journaux de banque :
En contrepartie « pied de journal », c’est-à-dire avec une contrepartie globale
chaque mois, pointez par Journaux.
En contrepartie « ligne à ligne », c’est-à-dire avec une contrepartie à chaque
règlement, pointez par Compte.
Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
1.3. Je paramètre la TVA
Comment initialiser mon dossier ?
37
Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA, accédez à
l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le bouton Taux de TVA
vous permet de paramétrer les différents taux que vous utilisez.
Les champs TVA sur Achats et TVA sur Ventes vous permettent de pointer les modes de
TVA les plus fréquemment utilisés :
« Débits » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie de la facture.
« Encaissements » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie du
règlement.
En cas de TVA mixte (gestion des deux types de TVA), il faudra scrupuleusement
paramétrer les comptes de TVA (voir paragraphe 1.4.4 Comment paramétrer un compte
de TVA ? page 41), et ce que vous pointez ici ne sera pas déterminant.
Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces
informations n’ont généralement pas à être modifiées.
1.4. Je paramètre mon plan comptable
1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ?
PRISE EN MAIN
38
Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le détail les
variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges, les produits, les
profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être enregistrées dans les comptes afin
qu’elles soient classées selon leur nature économique.
Exemples
Un compte client regroupe toutes les opérations relatives à ce client, soit toutes ses
factures et tous ses règlements.
Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un compte
bancaire.
Un compte de charges regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de taxes
etc.
Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes.
1.4.2. Le plan comptable de mon entreprise
Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du menu
Données, ou par l’icône .
Vous obtenez la fenêtre suivante :
Comment initialiser mon dossier ?
39
Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine » du compte,
c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle catégorie appartient le
compte :
Catégorie (onglets) Racine (début du numéro)
Capitaux 1
Immobilisations 2
Stocks 3
Fournisseurs 40
Clients 41
Autres Tiers 42 à 49
Finances 5
Achats 6
Ventes 7
Clôture 8
1.4.3. Comment créer un client ?
Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour réaliser
cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la racine 411.
Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte :
Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être obligatoirement saisi.
Les autres champs sont facultatifs :
Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse. Saisissez
l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel. Elle apparaîtra
ensuite sur les lettres de relance.
PRISE EN MAIN
40
Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des
règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique (lettrage
réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les petits écarts de
règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les trois types de lettrage sont
autorisés.
Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet
d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit, afin de
gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la saisie des
factures sur ce compte.
Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer les
coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces informations
n’apparaîtront nulle part par la suite.
Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement de
consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de graphe, et
de saisir des commentaires.
Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez à l’aide
en ligne par la touche F1.
Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle. Cependant, ce
travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des écritures : en effet, lors de la
saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes inexistants au fur et à mesure.
Comment initialiser mon dossier ?
41
1.4.4. Comment paramétrer un compte de TVA ?
Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA. Dans l’onglet
Autres Tiers, cliquez sur le compte « 445661 », puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez
également double-cliquer sur le compte. Vous obtenez l’écran suivant :
Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le libellé peut
être modifié : il en est de même pour tous les autres comptes. Cependant, le numéro est
grisé : vous ne pouvez pas le modifier. Si un numéro de compte ne vous convient pas, vous
devez supprimer le compte (bouton Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un
autre numéro.
Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type d’opération
(France), le taux (19,60), le type (Débits) et le type d’achat.
PRISE EN MAIN
42
Pour gérer correctement la déclaration de TVA, vous devez créer un compte par type et par
taux, selon les modes de TVA que vous gérez. Créez par exemple le compte 445661 pour
la TVA sur Débits, le compte 445662 pour la TVA sur Encaissements, et 445663 pour la
TVA intracommunautaire (UE).
1.5. Je paramètre mes journaux
1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ?
Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part
dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est
spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les
ventes, la banque, la caisse, les opérations diverses, les à nouveaux.
1.5.2. Comment paramétrer mon journal d’achats ?
Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux
affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier.
Cliquez sur le journal AC, Achats de marchandises, puis sur le bouton Modifier, ou doublecliquez
dessus :
Comment initialiser mon dossier ?
43
Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si besoin
modifier le libellé.
Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de
numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par un
numéro, qui sera par exemple le numéro de facture. Cependant, il peut s’agir
d’une numérotation autre, selon votre mode de fonctionnement. Si vous
souhaitez saisir le numéro de pièce à chaque écriture, laissez la numérotation
Manuelle. Pour obtenir une numérotation automatique, choisissez Continue ou
Périodique (une numérotation par mois).
Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans les
préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page
35).
Dans votre journal d’achats, vous allez fréquemment utiliser les mêmes comptes
comptables : par exemple, le même compte de TVA. Afin de gagner du temps
PRISE EN MAIN
44
lors de la saisie standard des écritures, nous allons créer un raccourci pour le
compte de TVA 445661 (TVA sur biens et services 19,60). Pour cela, dans
l’onglet Raccourcis, dans le champ Raccourcis Comptes, cliquez sur le
bouton Ajouter.
Choisissez la lettre « T » comme TVA (mais vous pouvez choisir une autre lettre
ou même un chiffre) et indiquez le compte de TVA. En saisie standard, vous
pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] + [T]. Validez par OK.
Validez les modifications du journal d’achats par OK. Paramétrez le journal de ventes de la
même façon.
Comment initialiser mon dossier ?
45
1.5.3. Comment créer mon journal de banque ?
Vous pouvez utiliser les journaux de banque par défaut (BP et BS), ou créer un nouveau
journal. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez le code du journal de banque,
en reprenant les initiales d’une des banques de la société, afin de différencier toutes les
banques. Choisissez le type Trésorerie, et tapez le libellé de la banque :
Comme pour le journal d’achats, choisissez le type de numérotation des pièces.
Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le compte de
banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet de programmer une
contrepartie automatique :
Choisissez le mode de contrepartie, Ligne à Ligne ou Pied de
Journal :
Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,
Pied de Journal : une contrepartie globale chaque mois.
Indiquez le compte de banque (par exemple 5121).
De cette façon, en saisie standard, le logiciel passera lui-même l’écriture de
contrepartie.
Enregistrez le journal par OK.
Paramétrez de la même façon vos autres banques et caisses.
Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide en ligne
par la touche F1.
PRISE EN MAIN
46
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ?
2.1. Quel mode de saisie choisir ?
Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En effet, les
écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux. Cependant, si vous
n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP Comptabilité vous propose différents
niveaux de saisie :
La saisie non comptable, qui vous permet de saisir factures clients et
fournisseurs, tickets Z de caisse (ventes comptoir), et règlements sans notion
comptable : reportez-vous à la partie suivante 2.2.
La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des règlements, des
opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous guide et vous empêche
de vous tromper : reportez-vous à la partie 2.3 page 52.
La saisie standard, qui nécessite un minimum de connaissances comptables,
et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle écriture comptable :
reportez-vous à la partie 2.4 page 53. En version PRO, vous pouvez également
utiliser la Saisie au Kilomètre.
2.2. La saisie non comptable
Il s’agit de saisir, sans notion comptable, les factures clients et fournisseurs, les tickets Z de
caisse (ventes comptoir) et les règlements.
La saisie des ventes comptoir intègre la saisie des ventes et des dépôts en banque. L’option
de saisie des règlements ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les
autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur, règlement
d’une note de frais…)
Rappel
Les comptes et journaux utilisés dans ces options doivent être paramétrés dans l’onglet
Saisie non comptable des préférences du dossier (Dossier + Propriétés + Préférences).
Comment saisir mes écritures ?
47
2.2.1. Facture d’achat et facture de vente
Comment saisir une facture d’achat ?
Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie par l’option Mes Achats
du menu Quotidien.
L’écran est partagé en deux parties : en haut, la liste des factures, en bas, le détail d’une
facture.
En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le bouton
Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture devient active, et se
nomme Nouvelle facture d’achat.
Astuce
Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation ou Entrée. Ainsi
vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera plus rapide.
Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez saisir les
montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être
calculée.
Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.
Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.
Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture en
cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première lettre du
nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la touche .
Le champ Description correspond à la description de la facture. Par défaut, le
nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous pouvez bien sûr
saisir une autre information.
Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la facture.
En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche dans le
tableau de ventilation des montants de la facture : pour ajouter une
ventilation.
Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne s’affiche.
Vous pouvez également utiliser la touche de votre clavier numérique.
Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le type de
TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il est nécessaire
de vérifier sa concordance avec celui de la facture. Une fois dans la colonne
PRISE EN MAIN
48
Montant TVA, vous devez valider la ligne en appuyant une fois de plus sur la
touche Tabulation ou Entrée.
Saisissez toutes les ventilations nécessaires.
Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur
La facture s’ajoute alors dans la liste des
factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante.
Comment saisir une facture de vente ?
Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie par l’option
Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes.
Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats.
Comment saisir un avoir ?
Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs.
Comment saisir un escompte et une remise ?
Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient « Rabais,
remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » :
Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais, remises et
ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ».
Comment corriger une facture ?
Comment saisir mes écritures ?
49
En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit ensuite de
cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la facture. Le détail de la
facture est alors accessible. Une fois les modifications saisies, cliquez sur Enregistrer la
facture.
2.2.2. Comment saisir mes ventes comptoir ?
Munissez-vous d’un ticket Z de caisse, et accédez à la saisie par l’option Mes Ventes
Comptoir du menu Quotidien + Mes Ventes. Cette option va vous permettre de saisir la
vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque.
Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel chaque ligne
correspond à un jour.
Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle fenêtre
s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies se font dans cet
assistant.
Etape 1 : Ventilation par mode de règlement
Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de règlement.
Etape 2 : Ventilation par nature de vente
Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA.
Appuyez sur la touche Inser ou pour démarrer. Sélectionnez une nature de vente grâce
au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre grâce à la touche Tabulation
ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations de votre ticket Z :
PRISE EN MAIN
50
Etape 3 : Remise en banque
Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de règlement, et
cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque seront reportées dans les
saisies suivantes :
Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la caisse ou à
l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne devez donc pas
ressaisir les règlements dans le module Ma Trésorerie.
2.2.3. Comment saisir un règlement ?
Accédez à l’option souhaitée (Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque)
par le menu Quotidien + Ma Trésorerie.
Je saisis une dépense
Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense.
Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ est grisé
pour la caisse).
Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou frais :
Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un fournisseur.
La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été préalablement
saisie.
Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à un
fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas été
préalablement saisie (frais postaux, frais de déplacement, de
restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.
Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre
charge, indiquez le type et le montant de la TVA.
Comment saisir mes écritures ?
51
Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau,
précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante.
Je saisis une recette
Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.
Saisissez le jour du règlement.
Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.
Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre
recette, indiquez le type et le montant de la TVA.
Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau,
précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante.
Je saisis un bordereau de remise en banque
Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette,
saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau.
Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le tableau des
chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour ajouter une ligne. Sur
chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les différentes informations.
Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ Total de la
remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le tableau est précédée
de la lettre B.
Je pointe mes écritures
Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de banque,
par un simple clic de la souris :
PRISE EN MAIN
52
2.3. La saisie guidée
2.3.1. Intérêt de la saisie guidée
Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux avantages
à la saisie guidée :
Sélection automatique du journal
Proposition des numéros de comptes
Positionnement automatique au débit ou au crédit
Libellés pré-paramétrés
Gain de temps
Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles qu’elles
apparaissent en saisie standard, ce qui vous familiarise avec cette option.
2.3.2. Principe du débit et du crédit
Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une
colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la
partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ».
En saisie guidée, l’un des deux champs est grisé, afin de ne pas saisir par erreur dans la
mauvaise colonne.
2.3.3. Comment saisir une facture d’achat ?
Accédez à la saisie guidée :
Par la barre d’outils :
Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie guidée
Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés. Dans la partie droite de l’écran, vous
pouvez sélectionner la liste de base qui ne contient que les guides essentiels, ou la liste
développée qui contient tous les guides. Les onglets vous permettent d’accéder à la saisie
de vos achats, de vos ventes, de votre trésorerie et de vos opérations diverses.
Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Mes achats, cliquez
sur le guide FACTURE, Facture d’achat, puis sur le bouton Saisir, ou double-cliquez
dessus pour accéder à la saisie.
L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les écritures
enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre.
Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le logiciel vous
propose par défaut de saisir dans le journal d’achats AC.
Comment saisir mes écritures ?
53
Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture.
Saisissez la date d’échéance dans le champ Echéance.
Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce.
Vous accédez ensuite au champ N° de Compte. Un message vous indique ce
que vous devez faire :
Il s’agit d’indiquer le compte de votre fournisseur. Il suffit de cliquer sur l’icône
pour accéder au plan comptable ; Si le compte du fournisseur n’a pas été
créé préalablement, cliquez sur le bouton Nouveau .
Il ne vous reste plus qu’à saisir le montant TTC de la facture : la TVA et le HT se
calculent automatiquement.
Cliquez sur Ajouter pour valider votre saisie : un message vous confirme
l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent automatiquement dans la
liste des écritures placée en bas de la fenêtre.
Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre type
d’opération.
2.3.4. Comment modifier les écritures saisies ?
Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de double-cliquer sur la
ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le logiciel bascule
instantanément dans l’option de saisie standard, dans laquelle vous pouvez modifier chaque
élément composant l’écriture (date, n° de pièce, compte …). La touche Suppr du clavier
permet de supprimer la ligne. Pour plus d’informations sur la saisie standard, consultez la
partie suivante.
Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la création ou
l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot clé Guides
d’écritures.
2.4. La saisie standard
2.4.1. Principe du débit et du crédit
PRISE EN MAIN
54
Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une
colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la
partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ».
En saisie standard, le curseur se positionnera automatiquement dans la bonne colonne
selon le type de journal et le type de compte choisi. Cependant, rien ne vous empêchera de
saisir dans la colonne inverse (saisie d’un avoir).
2.4.2. Comment saisir une facture de vente ?
Accédez à la saisie standard :
Par la barre d’outils :
Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie Standard
Munissez-vous du double d’une facture client déjà réglée.
Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.
Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou
sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur
Tabulation ou Entrée.
Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de la
facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.
Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche (du
clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de
la première ligne.
Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture.
Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.
Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône , ou par
la touche , ou par la touche F4 : le logiciel vous propose automatiquement la
liste des comptes clients. Choisissez le client dans la liste ou créez-le par le
bouton Nouveau.
Comment saisir mes écritures ?
55
Astuce
Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un compte en
tapant le début du numéro du compte, puis la touche ou F4.
Exemple : Vous recherchez le client PICHON. Tapez 411P puis ou F4, le logiciel ouvrira
le plan comptable automatiquement à partir des clients dont le nom commence par la lettre
P. Il n’y a plus qu’à sélectionner le bon client.
Remarque
Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le connaissez par
cœur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan comptable, il vous proposera alors
de le créer.
Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35), saisissez la date d’échéance
de la facture dans la colonne Echéance.
La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte.
Astuce
Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des écritures
du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le libellé dans une liste, ou
taper simplement les premières lettres.
Le logiciel se positionne ensuite automatiquement au Débit : saisissez le TTC
de la facture.
Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Saisissez le
compte de TVA dans la colonne Compte, ou sélectionnez-le dans le plan
comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si vous l’avez créé lors du
paramétrage du journal (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.2 Comment
paramétrer mon journal d’achats ? page 42) .
Le montant de la TVA se calcule automatiquement dans la colonne Crédit, en
fonction du taux paramétré dans le compte de TVA.
Attention
Pour une bonne gestion de la TVA, vous devez créer, puis choisir le compte correspondant
au type et au taux de TVA de la facture : France, UE, 19.60, 5.50, débits, encaissements.
Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat, puis appuyez
sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé.
Remarque
Bien que le logiciel calcule automatiquement le montant de la TVA et le solde, vous devez
toujours contrôler les montants avec ceux de la facture réelle, afin de les modifier si besoin.
En effet, les règles d’arrondi utilisées sur la facture sont peut-être différentes.
PRISE EN MAIN
56
Points à retenir :
Choisissez un journal ;
Choisissez un mois ;
Saisissez vos écritures :
ou F4 ouvre le plan comptable
F12 solde l’écriture
2.4.3. Comment saisir le paiement de mon client ?
Pour saisir le règlement correspondant à la facture, vous devez changer de journal : en
effet, les paiements doivent être saisis dans un journal de trésorerie.
Dans le champ Journal, choisissez la banque dans laquelle le paiement a été
encaissé.
Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du
règlement.
Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou .
Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.
Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro de la
remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de
fonctionnement.
Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan
comptable par 411 ou 411 F4 et choisissez le client.
Le logiciel se positionne automatiquement au Crédit : saisissez le montant du
paiement.
Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie PRISE
EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35), ou si vous gérez la TVA
sur les encaissements (voir paragraphe 1.3 Je paramètre la TVA page 36),
l’échéancier du compte client s’ouvre automatiquement.
Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement ; Pour la
retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris +
Rechercher.
Si vous avez saisi le même numéro de pièce sur la facture et sur le
règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la colonne Règl.
Euros.
Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette
colonne.
Comment saisir mes écritures ?
57
Cliquez sur Fermer.
Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ?
L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ;
Les écritures seront automatiquement lettrées ;
De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA
correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA.
Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos préférences (voir
partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35), une fenêtre
de lettrage s’ouvre automatiquement : sélectionnez la facture correspondante et
cliquez sur Lettrer.
Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de banque,
comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 1.5.3 Comment créer mon journal de banque ? page 45).
Points à retenir :
Choisissez un journal ;
Choisissez un mois ;
Saisissez la ligne du paiement ;
Renseignez si besoin l’échéancier ou lettrez l’écriture.
PRISE EN MAIN
58
2.4.4. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures
Ajouter des écritures
Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans
l’écran de saisie, appuyez sur la touche ou Inser de votre clavier.
Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez
sur la touche ou : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie.
Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne,
cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la ligne
sélectionnée, la touche ajoute une ligne après la ligne sélectionnée.
Supprimer des écritures
Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression.
Modifier des écritures
Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne
jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche .
Remarques
Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la souris).
Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie standard, utilisez l’aide en
ligne grâce à la touche F1 de votre clavier.
En version PRO, vous pouvez utiliser la Saisie au Kilomètre, qui vous permettra de
saisir en vrac les écritures tous journaux et tous mois confondus.
Je consulte et je lettre un compte
59
3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE
3.1. Pourquoi consulter un compte ?
Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et ainsi de
visualiser toutes les factures et les règlements d’un compte client, d’un compte fournisseur,
de visualiser tous les mouvements d’un compte de banque par exemple.
3.2. Qu’est-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de
connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les
factures non pointées correspondront aux factures non payées.
Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option
de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des banques peuvent
également éventuellement être lettrés (à définir avec votre expert-comptable).
3.3. Comment lettrer mon compte client ?
Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie standard, la facture
d’un client et le règlement correspondant.
Accédez à la consultation :
Par la barre d’outils :
Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu : Quotidien + Consultation – Lettrage
Et procédez comme suit :
Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou cherchez-le
dans le plan comptable par l’icône , ou par 411 ou 411 F4 : les écritures
du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation).
Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en surbrillance.
Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez
par OK : les écritures sont maintenant lettrées.
PRISE EN MAIN
60
Quelles en sont les conséquences ?
Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de lettres
de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de règlement,
car elles sont considérées comme payées.
En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case Non (non
lettrées) et visualisez en un coup d’œil les factures dues :
3.4. Comment lettrer de façon automatique ?
Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le compte de votre
client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique.
Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) .
Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer, et
confirmez.
Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage Automatique :
La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre client.
Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le même
numéro de pièce entre la facture et le règlement. Si ce n’est pas le cas, pointez
Lettrage par montants.
Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau lettrés.
Je consulte et je lettre un compte
61
Remarques
Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à cheval sur
plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par exemple des factures de
l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1.
Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez la
Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement, « 3 » par
exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la profondeur sera
élevée, plus l’opération sera longue.
Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport avant de
lancer le lettrage automatique.
Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien.
Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en ligne par la
touche F1, mot clé Lettrage automatique.
3.5. Comment lettrer en cours de saisie ?
3.5.1. Vous gérez les échéances
Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 56), le
lettrage s’effectue automatiquement.
3.5.2. Vous ne gérez pas les échéances
Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie des
préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés. Ainsi, une fenêtre
de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du règlement (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 56).
PRISE EN MAIN
62
4. JE POINTE MA BANQUE
4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos
relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au
minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont
en conformité avec les relevés bancaires […] ».
4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire
Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez choisir le
rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne) ou le rapprochement
bancaire par journal (en contrepartie pied de journal).
Consultez des exemples de contrepartie pied de journal ou ligne à ligne dans la partie
INSTALLATION, paragraphe 5.6 Etape 9 page 30.
Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi vos règlements et
vous munir de votre relevé bancaire.
Remarque
Certaines écritures ont peut-être déjà été pointées dans les options de saisies non
comptables (Ma Banque Principale et Mon Autre Banque).
Accédez au rapprochement bancaire en cliquant sur dans le
volet de navigation ou par le menu Quotidien.
Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le
numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé).
Choisissez la banque concernée dans le champ Compte (rapprochement par
compte) ou Journal (rapprochement par journal).
Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du
relevé.
Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final
du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.
Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du
clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne.
Je pointe ma banque
63
Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de
l’écran, ne doit pas contenir de montant. Dans le cas contraire, une erreur s’est
produite (voir plus bas le paragraphe « Mon rapprochement bancaire est faux »).
S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur
l’icône .
Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller.
Remarques
Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ
Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures disparaîtront de
l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes
les écritures, soit les écritures Rapprochées.
Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu
contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation.
Pourquoi verrouiller mon rapprochement ?
Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de
modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous vos
rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en
sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé.
Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?
Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis :
saisissez-les et pointez-les.
Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé de banque.
Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé :
dépointez-les en redouble-cliquant dessus.
Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case
(champ Solde final du relevé).
PRISE EN MAIN
64
5. LA DECLARATION DE TVA
L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de paiement par
virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si besoin notre service
commercial au 01.34.94.80.20.
5.1. Rappel : comment gérer la TVA ?
Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été abordé :
Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés + Coordonnées
l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le NAF, et les coordonnées
du trésor public (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les coordonnées de
mon dossier page 33).
Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données + Plan
Comptable Entreprise (type d’opération, type de TVA, taux de TVA). Pour la
saisie des acquisitions intracommunautaires, consultez l’aide en ligne mot clé
Acquisitions intracommunautaire.
Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux factures (France, UE,
encaissements, débits…).
En cas de TVA sur les encaissements, renseignez votre échéancier lors de la
saisie des paiements (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 Comment
saisir le paiement de mon client ? page 56).
Remarque
Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures, depuis le
début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient validées. Voir
paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85
Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de TVA
provisoire
5.2. La déclaration CA3
La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué dans les
coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le menu Quotidien +
Déclaration de TVA.
Cliquer sur le bouton Nouveau.
La déclaration de TVA
65
Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant.
Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer
votre déclaration de TVA en mode provisoire.
Indiquez le mois ou le trimestre voulu.
Indiquez le mode de paiement.
Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous
affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés
afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel.
Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la
déclaration s’affiche alors dans l’historique.
Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer,
ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA.
Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé CA3.
5.3. La déclaration CA12
La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au régime de
TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.
Cliquer sur le bouton Nouveau.
Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer
votre déclaration de TVA en mode provisoire.
Indiquez la date limite de dépôt.
Indiquez le mode de paiement.
Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous
affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés
afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel. Certaines
cases doivent être cochées si besoin.
Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la
déclaration s’affiche alors dans l’historique.
Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer,
ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA.
PRISE EN MAIN
66
Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12.
Les impressions courantes
67
6. LES IMPRESSIONS COURANTES
6.1. Comment imprimer un journal ?
Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre journal
d’achats, de ventes, de trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux.
Accédez à l’à l’option Journaux du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .
Sélectionnez le journal souhaité.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux,
consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression).
6.2. Comment imprimer mon grand-livre ?
Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne les
écritures classées compte par compte.
Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .
Choisissez le type de grand-livre souhaité :
Clients
Fournisseurs
Clients et Fournisseurs
Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le détail
des clients et des fournisseurs
Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés.
La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre,
consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre.
PRISE EN MAIN
68
6.3. Comment imprimer ma balance ?
La balance vous donnera pour chaque compte le total au débit, le total au crédit, le solde
débiteur et le solde créditeur.
Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de contrôle qui
permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit du même montant ». En
effet, « la somme des débits est égale à la somme des crédits et le total des soldes
débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ».
Accédez à l’option Balance du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .
Choisissez le type de balance souhaité :
Clients
Fournisseurs
Clients et Fournisseurs
Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur deux
lignes
Globale : tous les comptes mouvementés ressortent.
La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance,
consultez l’aide en ligne, mot clé Balance.
Je réalise le suivi de mes tiers
69
7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS
Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non réglées. Toutes
les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 page
56) ou lettrées (paragraphe 3.3 page 59) n’apparaissent donc pas dans les différents états.
7.1. Comment imprimer les retards de paiements ?
Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu
Impressions.
Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les
retards de paiements seront calculés par rapport à cette date.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).
Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
L’état se présente ainsi :
Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les différentes
colonnes, selon le nombre de jours de retard.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé
Balance âgée.
PRISE EN MAIN
70
7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?
Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions.
Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les
prévisions seront calculées par rapport à cette date.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).
Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Vous obtenez :
Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates d’échéance.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé
Prévisions de règlements.
Je réalise le suivi de mes tiers
71
7.3. Comment imprimer l’échéancier ?
7.3.1. L’échéancier prévisionnel
Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par ordre
chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu Impressions.
Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la période à prendre en compte.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur) .
Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé
Echéancier prévisionnel.
7.3.2. L’échéancier détaillé
Attention
Cette option n’est disponible qu’en version PRO.
Cet état ressort les échéances dues classées par compte, et avec, pour chaque échéance,
le nombre de jours de retard.
Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, le
nombre de jour de retard sera calculé par rapport à cette date.
Demandez si vous le souhaitez un sous-total par compte.
Choisissez un modèle d’impression et cliquez sur Imprimer pour une sortie
papier.
PRISE EN MAIN
72
7.4. Comment imprimer les lettres de relance ?
Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions ou cliquez sur
l’icône .
Renseignez la date de référence avec la date du jour.
Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de dépassement.
Comment fonctionnent les niveaux de relance ?
Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance, c’est le
texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et la même
échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3.
Comment gérer les niveaux de relance ?
Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de relance :
ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression.
Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi, le
logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client.
Vous obtenez la lettre de niveau 1 suivante :
Je réalise le suivi de mes tiers
73
PRISE EN MAIN
74
8. LA CLOTURE MENSUELLE
8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures
comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999).
L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais
elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale.
Attention
Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus
ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal.
8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?
Remarque
Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures.
Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85
Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à
clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez
bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK.
Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période
clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions.
Les opérations de fin d’exercice
75
9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE
9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ?
En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Les impressions courantes page 64), le logiciel vous
permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que l’état préparatoire au bilan et au
compte de résultat.
9.1.1. Le journal centralisateur
Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre
exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal.
9.1.2. Le bilan et le compte de résultat
Accédez à ces états préparatoires par le menu Clôtures. Selon votre régime, sélectionnez
Réel Normal ou Réel Simplifié, et cliquez sur le bouton Imprimer.
Si vous souhaitez paramétrer ces états, consultez l’aide en ligne mot clé
Paramétrage du bilan.
9.2. Je clôture mon exercice
9.2.1. Pourquoi clôturer ?
La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant
toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :
Solder les comptes de classes 6 et 7 ;
Calculer le résultat de l’exercice ;
Générer les écritures de reports à nouveaux.
PRISE EN MAIN
76
9.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ?
Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant.
En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque, clients,
fournisseurs …).
Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes
des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les
comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de résultat (compte 120 ou
129).
Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture.
9.2.3. Précautions à prendre avant la clôture
Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus
de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation
de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 10 Comment sauvegarder mon
dossier ? page 79).
9.2.4. Comment lancer la clôture ?
Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de
clôture.
Remarque
Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient
validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85
Etape 1 : Clôture Annuelle
Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :
Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour.
Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par l’option
Quotidien + Ecritures de Simulation.
Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore
possibles après clôture).
La sauvegarde du dossier doit être effectuée.
Les opérations de fin d’exercice
77
Etape 2 : Nouvel exercice
Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie est
calculée automatiquement.
Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à
nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des
opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros
des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat.
Etape 3 : Options
Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de
pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures
de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette
option.
Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée,
afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants
de la banque saisis sur l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites pas de
rapprochement bancaire, décochez cette option.
Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel
saisisse les OD de clôture.
Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si
vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable.
Etape 4 : Options de clôture
Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre
et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour
l’impression du journal, grand livre et balance définitive
Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et
archive un export total de toute la base.
Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où
seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal,
grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base.
Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier.
PRISE EN MAIN
78
Etape 5 : Lancement de la clôture
Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.
Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en
avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures
mensuelles et donc poursuivre la clôture.
Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est équilibrée, la
clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux.
Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur
Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé.
Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des
dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates
de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche.
Comment sauvegarder mon dossier ?
79
10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit
fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos
données.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous
devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos
données.
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de
sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence,
conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques
différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
10.2. Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue
Sauvegarde de données :
Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.
Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre
dossier sur Internet.
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service
commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur
un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous
permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre
expert comptable.
Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de
passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe.
Traitements particuliers
81
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Compta. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la
rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué ci-dessous pour chaque fonctionnalité.
Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1,
cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot
clé.
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS
1.1. La création des guides d’écritures
Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie guidée du
menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données (aide en ligne mot clé
Création d’un guide d’écritures).
1.2. La gestion des abonnements
Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles réguliers
(semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à des charges ou des
produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le paramétrage des abonnements est
réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’abonnement).
1.3. La gestion des modes de règlement
Les modes de règlements permettent de distinguer les règlements clients encaissés et de
déposer en banque les règlements d’un certain type (en version PRO), de suivre vos
règlements fournisseurs en fonction de leur mode de règlement (en version PRO), de saisir
dans l’échéancier, le mode de règlement utilisé pour le règlement d’une échéance. Vous
pourrez également, en version PRO, générer un fichier LCR et un fichier Prélèvements au
format ETEBAC, générer un fichier de virements, générer des lettres-chèques. (aide en
ligne mot 7clé Mode de règlement).
LES FONCTIONS AVANCEES
82
1.4. La gestion analytique
La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à des
postes (encore appelés centres de profit) précis. Il s’agit donc d’une gestion détaillée de vos
charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre société pour un poste et une
période précise (aide en ligne mot clé Analytique).
1.5. La gestion budgétaire
La gestion budgétaire permet de contrôler si les réalisations sont ou non conformes aux
prévisions (aide en ligne mot clé Budgets).
1.6. Les chéquiers (version PRO)
La gestion des chéquiers permet, lors de la saisie des règlements de tiers, d’affecter un
numéro de chèque à votre écriture de règlement. Ce numéro permet, par la suite,
d’effectuer une recherche d’écritures sur ce critère (aide en ligne mot clé Chéquier).
1.7. La gestion des devises (version PRO)
Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devises).
1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul)
Le menu Immobilisations vous permet de créer vos fiches d’immobilisation, de consulter
vos plans d’amortissement en fonction de la méthode de calcul choisie (linéaire, dégressive,
dérogatoire et non amortissable), de générer vos écritures de dotation et de cession, de
référencer vos biens en crédit-bail, et de gérer les éclatements (aide en ligne mot clé
Immobilisations).
Menu Quotidien
83
2. MENU QUOTIDIEN
2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO)
Il s’agit d’une part de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un journal de
valeurs en attente, de générer si besoin un fichier de LCR ou de prélèvements, puis de
déposer les règlements en banque.
Il s’agit d’autre part de solder très rapidement les échéances dues aux fournisseurs, de
saisir le mode de règlement correspondant, d’éditer au besoin une lettre, une lettre-chèque
ou une lettre-traite. Vous avez de plus la possibilité de générer un fichier de virements (aide
en ligne mot clé Encaissements).
2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO)
Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque communes à
votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé Rapprochement
automatique).
2.3. La recherche d’écritures
La recherche d’écritures permet de définir des critères de recherche et d’obtenir les
écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et exporter cette
sélection d’écritures (aide en ligne mot clé Recherche d’écritures).
2.4. Les écritures de simulation
Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être confirmées ou
supprimées (aide en ligne mot clé Ecritures de simulation).
2.5. Les prévisions de trésorerie
Les prévisions de trésorerie permettent d’établir une situation prévisionnelle des entrées et
des sorties à venir (aide en ligne mot clé Prévisions de trésorerie).
LES FONCTIONS AVANCEES
84
3. MENU IMPRESSIONS
3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO)
Ce suivi permet d’obtenir l’évolution des soldes des comptes sur six ou douze mois.
3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO)
Il s’agit d’un ensemble d’états permettant d’obtenir des statistiques (aide en ligne mot clé
Statistiques et ratios de gestion).
3.3. Les tableaux de gestion (version PRO)
Cette appellation regroupe trois tableaux : marge brute, résultat d’exploitation et résultat net
comptable. (aide en ligne mot clé Marge brute)
3.4. Les listes diverses
Il s’agit d’imprimer tous les fichiers créés à partir du menu Données.
Menu Clôture
85
4. MENU CLOTURE
4.1. Validation des écritures
La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à-
dire tout ce qui la compose.
Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore
possibles sur les lignes validées.
Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme
sincère, régulière et probante par l’administration fiscale.
Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice.
Attention
Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette
opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous
pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures.
4.2. La génération des soldes N-1
Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir des
écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à partir du menu
Clôtures.
4.3. La génération des RAN provisoires
Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en ligne, mot
clé A nouveaux provisoires).
LES FONCTIONS AVANCEES
86
5. MENU OUTILS
5.1. Maintenance
Les outils de maintenance sont scindés en deux menus :
- la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du fonctionnement
usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation par date …
- la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le contrôle du
service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la suppression d’écritures
…
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Maintenance.
5.2. Assistance comptable
Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à l’option
concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez sur la touche F1.
Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection d’écritures d’un
compte à un autre, d’un journal à un autre, d’un mois à un autre.
Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule
manipulation une sélection de comptes non mouvementés.
Suivi et anomalies : c’est un état qui regroupe un certain nombre d’informations
utiles en fin d’exercice (version PRO).
5.3. Communication entreprise-expert
Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable, et
d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot clé
Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec les logiciels :
EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX Winner, CCMW Expert,
CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité, Champagne Informatique CI,
SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus,
et AZUR Dia Compta.
Menu Outils
87
5.4. Les importations et exportations de données
Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides d’écritures,
les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Import de données ou
Export de données. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité
souhaitée, et appuyez sur la touche F1.
INDEX
A
Abonnements...................................................................................................79
Achats........................................................................................................45, 50
Adresse ................................................................................................27, 31, 37
Aide à la révision............................................................................................84
Aide en ligne..............................................................................................11, 32
Analytique .......................................................................................................80
Annexe 3310 A................................................................................................62
Avoir................................................................................................................46
B
Balance ............................................................................................................66
Balance âgée....................................................................................................67
Bilan ................................................................................................................73
Bordereau de remise en banque .......................................................................49
Budget .............................................................................................................80
C
CA12 ...............................................................................................................63
CA3 .................................................................................................................62
Chéquiers.........................................................................................................80
Client ...............................................................................................................37
Clôture annuelle.........................................................................................73, 74
Clôture mensuelle ............................................................................................72
Communication entreprise-expert....................................................................84
Compte ......................................................................................................36, 57
Compte de résultat...........................................................................................73
Comptes associés.............................................................................................38
Configuration requise ......................................................................................18
Consulter un compte ........................................................................................57
Contact ................................................................................................28, 31, 38
Contrepartie automatique ................................................................................43
Corriger une facture.........................................................................................47
Crédit.........................................................................................................50, 52
D
Dates d’exercice ........................................................................................28, 34
Débit..........................................................................................................50, 52
Décaissements.................................................................................................81
Déclaration CA12............................................................................................63
Déclaration CA3..............................................................................................62
Déclaration de TVA ........................................................................................62
Dépense ...........................................................................................................48
Devises............................................................................................................80
E
Ecart de rapprochement...................................................................................61
Echéance .........................................................................................................51
Echéancier...........................................................................................33, 54, 59
Echéancier détaillé ..........................................................................................69
Echéancier prévisionnel...................................................................................69
Ecritures de simulation..............................................................................74, 81
E-mail..............................................................................................................17
Encaissements .................................................................................................81
Equilibrage virtuel des journaux......................................................................33
Escompte .........................................................................................................46
Evaluation .......................................................................................................24
Exportations ....................................................................................................85
F
Facture........................................................................................... 45, 46, 50, 52
G
Grand-livre ......................................................................................................65
Guide d’abonnement .......................................................................................79
Guides d’écritures............................................................................................79
H
Horaires...........................................................................................................17
I
Identification..............................................................................................27, 31
Immobilisations...............................................................................................80
Importations.....................................................................................................85
Installation monoposte.....................................................................................19
Installation réseau ............................................................................................21
J
Journal .......................................................................................................40, 65
Journal centralisateur.......................................................................................73
Journal d’achats...............................................................................................40
Journal de banque ............................................................................................43
Journal général.................................................................................................73
L
Lancement .......................................................................................................23
LCR .................................................................................................................81
Lettrage................................................................................................38, 57, 75
Lettrage approché ............................................................................................34
Lettrage automatique .......................................................................................58
Lettrage en cours de saisie ...................................................................33, 55, 59
Lettres chèques................................................................................................81
Lettres de relance.............................................................................................70
Libellé de l’écriture .........................................................................................41
Libellés des écritures .................................................................................33, 53
Libellés types...................................................................................................53
M
Marge brute .....................................................................................................82
Mode de saisie .................................................................................................44
Modes de règlement.........................................................................................79
Monoposte .......................................................................................................19
Mot de passe ....................................................................................................31
MSA................................................................................................................27
N
NAF...........................................................................................................27, 31
Natures d’achat................................................................................................45
Nouveau dossier..............................................................................................27
Numéro de TVA........................................................................................27, 31
Numérotation des pièces..................................................................................41
P
Plan comptable .............................................................................. 29, 36, 52, 84
Pointer les règlements .....................................................................................49
Préférences......................................................................................................32
Prélèvements ...................................................................................................81
Prévisions de règlements.................................................................................68
Prévisions de trésorerie....................................................................................81
Protocoles validés............................................................................................20
R
Raccourcis comptes.........................................................................................41
RAN provisoires..............................................................................................83
Rapprochement bancaire ............................................................... 28, 34, 60, 75
Rapprochement bancaire automatique.............................................................81
Recette.............................................................................................................49
Recherche d’écritures......................................................................................81
Règlement .................................................................................................48, 54
Réimputation ...................................................................................................84
Remise.............................................................................................................46
Remise en banque............................................................................................48
Report à nouveau.............................................................................................74
Reports à nouveaux ...................................................................................73, 75
Réseau .............................................................................................................21
Réseaux validés...............................................................................................20
Résultat d’exploitation.....................................................................................82
Résultat net comptable ....................................................................................82
Retards de paiements.......................................................................................67
Révision comptable .........................................................................................84
S
Saisie guidée........................................................................................44, 50, 79
Saisie non comptable .................................................................................34, 44
Saisie standard ...........................................................................................44, 52
Sauvegarde ......................................................................................................77
Service technique.............................................................................................17
Solde..........................................................................................................53, 60
Soldes N-1 .......................................................................................................83
Statistiques.......................................................................................................82
Suivi de balance mensuel.................................................................................82
T
Tableaux de gestion .........................................................................................82
Taux.................................................................................................................39
Taux de TVA...................................................................................................35
Traite ...............................................................................................................81
Trésor public....................................................................................................32
Trésorerie.........................................................................................................48
TVA................................................................. 27, 31, 32, 35, 39, 53, 55, 62, 63
V
Vente .........................................................................................................46, 52
Ventes comptoir...............................................................................................47
Virements ........................................................................................................81
Z
Z de caisse .......................................................................................................47
NOTES
NOTES
NOTES
EBP Prévisions
Pour Windows XP, Vista et Seven
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2005 EBP Informatique, édition Juin 2008
CONVENTION D’UTILISATION D’EBP
1. PREAMBULE
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à
UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou
réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le
copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent
faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le
droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
5. SAUVEGARDE DES DONNEES
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. LIMITATION DE GARANTIE
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers.
7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. DISPOSITIONS FINALES
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose
d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait
attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité
de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.2 : Juin 2010
FELICITATIONS !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Prévisions et donne toutes les informations nécessaires à
son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour un accès direct à l’aide.
Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la
fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du
logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y
seront consignées.
7
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION................................................................................................... 9
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................... 9
1.1. Accès au service technique..................................................................... 9
1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 10
1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 10
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 11
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 12
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 12
4.1. Version non activée............................................................................... 12
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?............................................. 12
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?......................................... 13
5. COMMENT CRÉER MON BUSINESS PLAN ? .............................................. 13
6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 14
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 15
1. COMMENT INITIALISER MON BUSINESS PLAN ?....................................... 15
1.1. Accès aux Préférences ......................................................................... 15
1.2. Saisie des Préférences ......................................................................... 15
1.3. Les options............................................................................................ 16
1.4. L’aide dynamique.................................................................................. 16
2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? ......................................... 16
2.1. Créer une fiche...................................................................................... 16
2.2. Modifier une fiche.................................................................................. 17
2.3. Annuler une modification sur une fiche.................................................. 17
2.4. Supprimer une fiche .............................................................................. 17
2.5. Les Notes perso.................................................................................... 17
8
3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? ....................................................... 18
3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................ 18
3.2. Généralité sur les Prévisions................................................................. 18
3.3. Spécificités............................................................................................ 19
4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?.............................................. 22
4.1. Les tableaux de résultats....................................................................... 22
4.2. Les graphiques et les ratios................................................................... 22
5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?........................................... 23
6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?........................................................ 23
6.1. Elaboration du rapport........................................................................... 23
7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?............................................ 24
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 25
1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 25
2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS........................................... 26
3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS ............................................. 26
3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 26
3.2. L’impression du rapport......................................................................... 26
3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 27
INDEX................................................................................................................ 28
Avant de commencer
9
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00
(Coût d’un appel local)
Exposez votre problème par e-mail
vwin.support@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
INSTALLATION
10
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :
Processeur Pentium 4 - 2 GHz ou équivalent,
Ecran supportant une résolution de 1024*768 (16 bits),
Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista),
Imprimante jet d'encre ou laser supportée par Windows®,
500 Mo d'espace disque disponible pour l'installation,
Internet Explorer 5.5 SP2,
Système Windows XP® SP2 ou Vista® SP1*.
Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack
Office 2003 ou 2007
* Windows Vista version 32 bits
Remarque
Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à
l'utilisation du logiciel.
Autres versions de Windows, nous consulter.
1.3. La place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 20 Mo d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement
certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration),
cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants
désirés.
Comment installer mon logiciel ?
11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Prévisions.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le
bouton Suivant pour démarrer la procédure.
5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire.
L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.
6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez
sur Non, l’installation s’arrêtera.
7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Standard.
8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires
particuliers, cliquez sur Personnalisée.
9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Previsions. Pour
éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur
INSTALLATION
12
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Le lancement du logiciel EBP Prévisions ne pourra se faire que par l’intermédiaire du logiciel
EBP Comptabilité Pro V12 Révisions et Prévisions.
Vous disposerez du menu Prévisions + Lancez EBP Prévisions ou d’une entrée dans le
volet de navigation pour lancer le produit.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version non activée
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activé. Cela
signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le
logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du
produit.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de
vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :
En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Débridage
en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code d’activation
instantanément.
En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement,
complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous
communiquera votre code de débridage.
Comment créer mon business plan ?
13
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre
logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ».
Vous avez alors accès à quatre zones :
Raison sociale
Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez
communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points,
majuscules ou minuscules).
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
Clé web
Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site
www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés,
de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc..
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible,
c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT CRÉER MON BUSINESS PLAN ?
Pour créer un nouveau business plan, trois possibilités vous sont offertes :
Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui
apparaît au démarrage du logiciel,
Passez par le menu Fichier + Nouveau,
Passez par l'icône Nouveau.
Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre
business plan.
Vous avez la possibilité de créer un Business plan sur 20 ans au maximum.
INSTALLATION
14
Reprise d’éléments antérieurs
Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan &
éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher
correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans).
Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le
bouton situé en bas à droite du formulaire de création.
Remarque
Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de business plan (au
maximum 20).
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus Une aide en ligne
interactive en fonction de
la page affichée.
Grille de saisie des
données.
Navigation dans les différentes catégories.
Arborescence contenant
les données du dossier
Comment initialiser mon business plan ?
15
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit
notamment comment initialiser votre business plan, comment créer vos principales prévisions,
comment consulter les résultats et réaliser le dossier final.
1. COMMENT INITIALISER MON BUSINESS PLAN ?
1.1. Accès aux Préférences
Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage +
Préférences.
Cette partie permet de :
Définir les Préférences du dossier,
Etablir le paramétrage des Données de base,
Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions.
Pour en savoir plus concernant EBP Prévisions contactez-nous.
1.2. Saisie des Préférences
Les préférences du dossier
Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du
business plan. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur
celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées.
Les données de base
Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combolistes
des options des prévisions.
Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les
échéanciers et les profils de personnel.
Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne.
PRISE EN MAIN
16
Les Préférences de prévisions
Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité
des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de prévisions devient alors plus
rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants.
1.3. Les options
Après la création d'un nouveau business plan, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des
Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le
mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
1.4. L’aide dynamique
Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton
.
Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis.
Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir
aussi ».
2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ?
2.1. Créer une fiche
Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois,
certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de
personnel.
Si vous créez votre business plan depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez
également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de
proposées.
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez
créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se
trouve en bas, à droite de l'écran.
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton
Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Comment utiliser les fiches de saisie ?
17
2.2. Modifier une fiche
L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :
Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en
choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en
bas de la page.
Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en
double-cliquant sur la fiche souhaitée.
Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones
modifiables seront alors visibles par leur fond blanc.
Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche,
permettra d'enregistrer les modifications.
2.3. Annuler une modification sur une fiche
Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les
modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial.
2.4. Supprimer une fiche
La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou
directement dans la fiche en question.
Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau
récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre.
Remarque
La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel
(clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche.
Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne.
2.5. Les Notes perso
Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont
disponibles dans cette note :
Un correcteur d’orthographe,
Un outils d’insertion de champs variables,
Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note.
Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne.
PRISE EN MAIN
18
3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ?
3.1. Accès aux Prévisions
Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage +
Prévisions.
Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du business plan. Vous retrouverez
donc les prévisions suivantes :
Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions
d’immobilisations ;
Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts,
Crédits bails, Subventions) ;
Les Ventes (Négoce, Produits & services);
Les Achats (Négoce, Produits & services);
Les Charges Externes ;
Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ;
Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ;
Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges,
Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et
Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et
Impôt Société ;
Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat).
3.2. Généralité sur les Prévisions
Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette
liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats.
Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision
souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se
trouve en bas, à droite de l'écran.
Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet
d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de deux onglets
nécessaires à la saisie des données.
L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des
combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces
zones aux différents cas que vous voudrez traiter.
Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi
tous les calculs se feront pour alimenter votre Business plan.
Comment saisir les prévisions ?
19
Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par
l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet.
3.3. Spécificités
Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options
réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents
tableaux de résultats.
3.3.1. Les investissements
Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La
gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie.
Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies.
3.3.2. Les financements
On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste
du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont
composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier.
Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la
même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être
saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des
différentes échéances.
La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus
souvent par l'Etat ou une Collectivité locale.
Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains
équipements.
3.3.3. Les ventes
Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus
sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la
production ou services réalisés par l’entreprise).
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou
mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice.
PRISE EN MAIN
20
3.3.4. Les achats
Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des
prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient
appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente.
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou
mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice.
Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne.
3.3.5. Les charges externes & autres achats
Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en
compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes.
On distingue deux types de charges :
les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de
l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.
les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont
les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise.
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou
mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice.
3.3.6. Les charges de personnel
Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés
aux frais de personnel.
On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés.
La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent
sur un même poste.
Par exemple :
Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil,
vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial,
vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP.
Comment saisir les prévisions ?
21
3.3.7. Les impôts et taxes
Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions.
Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer.
Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt,
reportez-vous à l’aide en ligne.
3.3.8. Les autres prévisions
Pour en savoir plus concernant EBP Prévisions contactez-nous.
Les Prévisions d’Exploitation
Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins
« courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les
Charges à répartir et les Autres charges.
Les Prévisions Financières
Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On
retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges
financières et les Dividendes.
Les Prévisions Exceptionnelles
Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels
ainsi que les Charges exceptionnelles.
Les Prévisions Diverses
Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les
tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés
d’avance et les Charges constatées d’avance.
L’Impôt Société
Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants
d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de
crédit d'impôt.
PRISE EN MAIN
22
4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?
Pour consulter les résultats du Business plan, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage +
Résultats.
Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies
effectuées pour l’élaboration du Business plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux,
des graphiques et des ratios.
4.1. Les tableaux de résultats
Les tableaux de résultats disponibles sont :
Le compte de résultat,
Le tableau de trésorerie,
Le seuil de rentabilité,
Le bilan,
Les tableaux concernant le fonds de roulement,
Les tableaux de financements,
Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA
due ou le crédit de TVA sont calculés.
Les autres récapitulatifs.
Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne.
Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à
gauche dans la barre de navigation).
4.2. Les graphiques et les ratios
EBP Prévisions propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou
ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents.
Chaque graphique ou ratio est défini par son nom.
L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :
le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;
le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et
la description du ratio.
Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio.
Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables.
Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de
ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne.
Comment reprendre une entreprise ?
23
5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?
Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat
pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en
conséquence.
Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels.
Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif.
La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie
prévisionnelle, les fiches, suivantes :
les stocks,
les encaissements et les décaissements,
la TVA,
les amortissements,
les comptes courants d’associés,
les emprunts,
les crédits-bails,
l’impôt sur les sociétés.
Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous :
1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur,
2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur.
Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne.
6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?
Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois
possible d'accéder au rapport par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports.
Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos
financiers.
6.1. Elaboration du rapport
EBP Prévsions vous propose la structure complète du business plan présentant votre projet.
Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité
des parties ou des pages.
Remarque
Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure
ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport.
PRISE EN MAIN
24
Depuis EBP Prévisions, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées.
Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne.
Afin de constituer un business plan percutant, l'impression proposée par EBP Prévisions sera
alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en
découlent.
Remarque
Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet
Commentaires.
Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé :
Les tableaux sont indiqués par l'icône ,
Les graphiques sont indiqués par l'icône ,
Les ratios sont indiqués par l'icône .
Remarque
Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte
aussi bien avant, qu’après la donnée.
7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?
Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez
Enregistrer le fichier de travail.
Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le
menu Fichier + Enregistrer.
Remarque
Dans les options du business plan (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez
d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières.
Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne.
Le tableau de bord
25
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Prévisions.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business plan.
Remarque
Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si
des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ;
La liste des dates importantes du business plan : Cette liste permet de donner des
informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement
du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ;
La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de
récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business plan créé ;
La rentabilité du business plan : Ce tableau est la version synthétique du seuil de
rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel
moment ;
Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce
graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et
du résultat net sur les différentes périodes de votre Business plan.
Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne.
LES FONCTIONS AVANCEES
26
2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS
La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres,
il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement.
Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont
disponibles.
Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise,
vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3.
En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles.
Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et
Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties.
Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne.
3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS
3.1. L’impression et l’exportation des grilles
Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Prévisions, dans les Prévisions comme
dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés.
Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône
Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer.
Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le
menu Fichier + Exporter.
3.2. L’impression du rapport
EBP Prévisions vous propose une ou plusieurs structures complètes du rapport présentant
votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer
l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran.
Les impressions et les exportations
27
Afin de constituer un business plan percutant, l'impression proposée par EBP Prévisions sera
alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en
découlent.
Remarque
Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet
Commentaires.
3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama
EBP Prévisions vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter
les rapport sous forme de diaporama. Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu
Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom.
Remarque
Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les
version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles.
Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne.
INDEX
28
INDEX
A
Accès au service technique....................................................................................9
Achats..................................................................................................................20
Aide dynamique ...................................................................................................16
Aide sur Business Plan ..........................................................................................6
B
Balance................................................................................................................23
C
Charges ...............................................................................................................20
Configuration minimale.........................................................................................10
Créer le dossier....................................................................................................13
D
Débridage ............................................................................................................12
Débrider le logiciel................................................................................................13
Dossier final
Généralités.......................................................................................................23
Impression .......................................................................................................26
E
Ecran de travail ....................................................................................................14
Elements antérieurs .............................................................................................14
Exportation des grilles ..........................................................................................26
F
Fiches
Annulation........................................................................................................17
Création ...........................................................................................................16
Modification......................................................................................................17
Suppression .....................................................................................................17
Financements.......................................................................................................19
Index
29
G
Graphiques ..........................................................................................................22
I
Impôt Société .......................................................................................................21
Impôts et taxes.....................................................................................................21
Impressions
Des grilles ........................................................................................................26
Dossier.............................................................................................................26
Exportations .....................................................................................................26
Installation............................................................................................................11
L
Lancer le logiciel ..................................................................................................12
O
Options ................................................................................................................16
P
Personnels ...........................................................................................................20
Place disque nécessaire.......................................................................................10
Préférences
Accéder............................................................................................................15
de Prévisions....................................................................................................15
Données de base .............................................................................................15
du Dossier........................................................................................................15
Saisir................................................................................................................15
Prévisions
Accéder............................................................................................................18
Achats..............................................................................................................20
Charges ...........................................................................................................20
Financements...................................................................................................19
Généralités.......................................................................................................18
Impôt société....................................................................................................21
Impôts et taxes.................................................................................................21
Personnels .......................................................................................................20
Subventions d'exploitation................................................................................19
Subventions d'investissements.........................................................................19
Ventes..............................................................................................................19
R
Ratios...................................................................................................................22
Reprise de societe................................................................................................23
INDEX
30
Reprise de société................................................................................................14
Résultats
Consultation .....................................................................................................22
Exportation.......................................................................................................26
Graphiques ......................................................................................................22
Impression .......................................................................................................26
Ratios...............................................................................................................22
Tableaux ..........................................................................................................22
Types de consultation ......................................................................................26
S
Sauvegarde des données.....................................................................................24
Subventions d'exploitation....................................................................................19
Subventions d'investissements.............................................................................19
T
Tableau de bord...................................................................................................25
TVA......................................................................................................................22
V
Ventes..................................................................................................................19
Version bridée......................................................................................................12
Index
31
NOTES
NOTES
32
NOTES
Compta Libérale
Classic
(OL Technology)
pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014.
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Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou
analogue.
Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server,
licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance
nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires
civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou
d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore
« mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
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aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le
logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en
adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit
sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la
Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation
à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT
reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne
peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via
internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat
de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels
autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude
particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans
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l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou
action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne
saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour
la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec
un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux
du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC
Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions
Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-
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vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles
sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le
CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en
demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le
CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
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est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
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EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du
logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou
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manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est
attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel
en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux
charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un
service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au
paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
v3.3 juin 2013
D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on
line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter
les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de
discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes
conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion
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entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels
que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification
des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et
écrite d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air
- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de
la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou
partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils
sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans
toutefois intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de
gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous
les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet
des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line
du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel
et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que
sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est
proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de
la connexion au service et a de son utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont
facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les
cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou
bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller
au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents
publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur
envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il
doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant
que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du
service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance
simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège
ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois
maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le
client est en mode évaluation.
Il peut créer :
un compte
une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de
comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement)
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Le client peut publier :
avec une limite à 2 pages par document
avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne.
Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en
contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP:
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations
objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le «
transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage
à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les
garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du
réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir
parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit
pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la
mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou
des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins
de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne
sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et
prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de
clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie
de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de
survenance du fait générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client:
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la
garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a
accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de
comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De
manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels
qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas
de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux
besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à
première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité
publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul
responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
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Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :
en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et
services EBP
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs
délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans
un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème
soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de
réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes
et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement
l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des
règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure
adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en
cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation
anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des
droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de
l’article L 121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par
EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et
sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la
confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi «
Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances
privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des
informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la
Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles
informations recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est
faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les
Yvelines.
Version 1 – Février 2012
13
E. Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un
délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs
ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont
donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard
dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la
consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la
consommation, art. L 121-20-2):
fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant
la fin du délai de sept jours francs
fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur
Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans
préavis.
v3.3 juin 2013
15
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta Libérale Classic (OL Technology) et
donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
16
Table des matières
INSTALLATION................................................................................................. 18
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 18
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 18
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 18
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 19
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 20
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 20
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 20
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 20
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 20
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 21
6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 22
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23
1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 23
1.2. Les autres options ....................................................................................... 23
1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23
2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................... 24
3. COMMENT SAISIR UNE RECETTE, UNE DEPENSE ? ................................ 24
3.1. Comment saisir une recette ?...................................................................... 24
3.2. Comment saisir une dépense ? ................................................................... 24
4. COMMENT SAISIR UN ACHAT, UNE VENTE ? ............................................ 25
4.1. Comment saisir un achat ?.......................................................................... 25
4.2. Comment saisir une vente ? ........................................................................ 25
5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................... 25
5.1. Comment saisir dans un journal ?................................................................ 25
5.2. Comment saisir dans un guide ? ................................................................. 25
6. POURCENTAGE PROFESSIONNEL............................................................. 26
7. COMMENT CONSULTER LES RECETTES ET DEPENSES ? ...................... 26
8. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?.................................................. 27
9. COMMENT IMPORTER MON RELEVE BANCAIRE ? ................................... 27
17
10. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 28
11. COMMENT CREER UNE IMMOBILISATION ? ............................................ 28
12. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ?........................ 29
13. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ? ........................................... 29
14. COMMENT GENERER LES ECRITURES D’IMMOBILISATION ? ............... 29
15. COMMENT ETABLIR UNE LIASSE ? .......................................................... 30
16. COMMENT VALIDER MES ECRITURES, CLOTURER MES JOURNAUX ? 30
17. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 31
18. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 31
19. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?.................................................... 32
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33
1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 33
2. OPEN GUIDE................................................................................................. 33
3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 34
4. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................... 34
5. LA BALANCE INTERACTIVE......................................................................... 34
6. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT............................................. 34
7. LA MISE EN COMPOSANT ........................................................................... 34
8. LA MODIFICATION DE LA LIASSE................................................................ 35
INSTALLATION
18
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0821 61 2000 (0.09 €/min)
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la
suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
Comment installer mon logiciel ?
19
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Compta Libérale Classic (OL
Technology).
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que
vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent
de son acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la
convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se
poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation
complète.
9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
personnalisée.
10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\
ProfessionalServices7.0FRFR20. Pour éventuellement modifier ce répertoire,
cliquez sur le bouton Parcourir.
11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer
l’assistant.
INSTALLATION
20
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer +
Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela
signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20
articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention
"Démonstration".
Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel.
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. Attention, le dossier de
démonstration est en mode Recettes / Dépenses.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement
et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Comment créer mon dossier ?
21
Clé PC
Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique.
Elle vous sera demandée lors de l’activation.
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué
sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points,
majuscules ou minuscules).
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la
boîte du logiciel.
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com
et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de
télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel.
Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? + Activez votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou
activez le menu Fichier + Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Les dates de l’exercice courant doivent correspondre à l’exercice comptable dans lequel
vous souhaitez saisir. Si les dates du premier exercice sont antérieures aux dates de l’exercice
courant, les exercices antérieurs à l’exercice courant auront tous le statut clôturé. Ces
exercices peuvent être utiles à la création de vos immobilisations. Toutefois, si certains
exercices sont manquants, ils seront automatiquement créés à la création des fiches
d’immobilisations.
Les modes comptables sont les suivants :
- Recettes / Dépenses : Choisissez ce mode pour une utilisation simplifiée. Vous
pourrez saisir facilement vos recettes et vos dépenses en trésorerie.
INSTALLATION
22
- Créances / Dettes : Choisissez ce mode si vous maîtrisez la comptabilité. Vous
pourrez saisir tous types d’écriture, des achats, aux ventes, en passant par la
trésorerie, gérer les tiers, les échéances, le lettrage …
La case Assujetti a son importance :
- En mode Recettes / Dépenses, cochez cette case si vous êtes assujetti à la TVA.
Cela vous permettra de gérer la déclaration de TVA.
- En mode Créances / Dettes, cette case est automatiquement cochée.
Les choix que vous aurez effectués lors de la création de votre dossier restent réversibles.
Lorsque toutes les informations nécessaires des différentes étapes ont été renseignées,
cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base.
6. ECRAN DE TRAVAIL
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
Partie contextuelle de la barre de
navigation
La barre de statut affiche le nom de la base ouverte.
Barre de navigation
Menus
Comment initialiser mon dossier ?
23
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la mise en place de votre gestion comptable, des immobilisations et
des liasses.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres –
Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir
établir la déclaration de TVA et la déclaration 2035.
Informations DGFiP : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations
relatives à la déclaration de TVA et à la déclaration 2035.
Paramétrage EDI : Ces informations sont nécessaires pour pouvoir télé-déclarer.
Expert, Cabinet conseil, Trésor public : Toutes ces données permettent
l’établissement de la liasse.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de
protéger l’ouverture de votre dossier.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
1.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
.
PRISE EN MAIN
24
2. COMMENT GÉRER LES EXERCICES ?
A la création du dossier, de nombreux exercices sont automatiquement créés.
Certains sont déjà clôturés : ce sont tous ceux qui sont antérieurs à l’exercice courant.
Les exercices antérieurs et postérieurs à l’exercice courant sont créés pour gérer les plans
d’amortissement de vos immobilisations. En effet, les plans d’amortissement se calculent sur
des exercices qui doivent être présents dans le dossier.
Si certains exercices sont nécessaires à la création d’une fiche d’immobilisation, et qu’ils sont
manquants, ils seront automatiquement créés au moment de l’enregistrement de la fiche
d’immobilisation.
Avoir de nombreux exercices d’avance ne doit pas vous exempter de la clôture annuelle. En
effet, nous vous rappelons que la clôture annuelle est une opération comptable indispensable
et obligatoire.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
3. COMMENT SAISIR UNE RECETTE, UNE DÉPENSE ?
3.1. Comment saisir une recette ?
Pour saisir une recette, vous devez accéder au menu Quotidien – Saisie pratique – Mes
recettes (option disponible uniquement en mode recettes / dépenses).
Cliquez sur Ajouter, sur Nouvelle recette ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la
fenêtre de saisie de la recette.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires.
3.2. Comment saisir une dépense ?
Pour saisir une dépense, vous devez accéder au menu Quotidien – Saisie pratique – Mes
dépenses (option disponible uniquement en mode recettes / dépenses).
Cliquez sur Ajouter, sur Nouvelle dépense ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la
fenêtre de saisie de la dépense. Remplissez les différents champs de la même façon que pour
la recette. Saisissez si besoin le pourcentage professionnel.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
Comment saisir un achat, une vente ?
25
4. COMMENT SAISIR UN ACHAT, UNE VENTE ?
4.1. Comment saisir un achat ?
Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres
saisies – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche
[Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture (option disponible uniquement en mode
créances / dettes
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires.
Saisissez si besoin le pourcentage professionnel.
Vous pouvez au préalable créer vos comptes fournisseurs par Paramètres – Comptabilité –
Plan comptable libéral, ou cliquer sur le bouton Nouveau fournisseur directement
disponible dans le masque de saisie.
4.2. Comment saisir une vente ?
Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres
saisies – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche
[Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture (option disponible uniquement en mode
créances / dettes).
Pour saisir une vente, vous devez accéder au menu Quotidien – Saisie pratique – Mes
ventes (option disponible uniquement en mode créances / dettes).
Cliquez sur Ajouter, sur Nouvelle facture client ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la
fenêtre de saisie de la vente. Remplissez les différents champs de la même façon que pour
l’achat.
Vous pouvez au préalable créer vos comptes clients par Paramètres – Comptabilité – Plan
comptable libéral, ou cliquer sur le bouton Nouveau client directement disponible dans le
masque de saisie.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
5. COMMENT SAISIR UNE ÉCRITURE COMPTABLE ?
5.1. Comment saisir dans un journal ?
Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le
menu Comptabilité – Saisie par journal – Mois en cours.
Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche
Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
Cette option nécessite des connaissances comptables (comptes à utiliser, sens de saisie …).
5.2. Comment saisir dans un guide ?
La Saisie guidée est un bon intermédiaire entre la Saisie par journal et la Saisie pratique.
PRISE EN MAIN
26
De nombreux guides proposés par EBP et adaptés au mode du dossier, vous permettent de
saisir facilement la plupart des écritures comptables courantes.
Pour cela, il vous suffit de sélectionner Comptabilité – Saisie guidée. Choisissez le guide
adapté à l’opération à enregistrer (prestations de service, loyer, entretien et réparations …), et
laissez-vous guider. Le numéro affiché dans le nom du guide correspond au numéro de la
ligne de la 2035 où le montant sera déclaré.
Pour certains guides de dépenses, vous pouvez saisir le pourcentage professionnel.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
6. POURCENTAGE PROFESSIONNEL
Certaines dépenses sont mixtes, c’est-à-dire qu’une partie seulement de ces dépenses est
professionnelle (par exemple l’électricité d’un bureau installé dans l’habitation personnelle).
En Saisie pratique, saisir le pourcentage professionnel dans la fiche de dépense ou d’achat
permettra au logiciel d’inscrire une écriture comptable dans laquelle seuls les frais
professionnels seront imputés au compte de charge. La part personnelle sera imputée au
compte de l’exploitant.
Ce fonctionnement s’applique également à la Saisie guidée, pour certains guides comme :
loyer, entretien et réparations, chauffage (d’une manière générale tous les guides affichant une
ligne sur le compte 108).
Ainsi, sur la déclaration 2035, seuls les frais strictement professionnels seront déclarés, et
pour ces frais, vous n’aurez pas à inscrire la part personnelle des dépenses mixtes sur la ligne
CC « Divers à réintégrer ».
De plus, si vous êtes assujetti à la TVA, seule la TVA calculée sur la part professionnelle sera
calculée.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
7. COMMENT CONSULTER LES RECETTES ET DÉPENSES ?
Il vous suffit d’accéder à l’option Liste des recettes / dépenses du menu Quotidien (option
disponible uniquement en mode recettes / dépenses). Cette liste vous présente toutes les
recettes et dépenses saisies, quel que soit le mode de saisie utilisé.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
Comment rapprocher un compte ?
27
8. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?
Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires
saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires.
Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu
Quotidien – Pointage des relevés bancaires – Rapprochement / Pointage bancaire.
Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].
Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.
Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.
Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait
bancaire dans le champ Solde du relevé.
Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le
champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement
sont inscrits sur ces lignes.
Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.
S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur
l’icône de l’imprimante.
Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :
Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les
avant de compléter le pointage.
Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé bancaire.
Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé
bancaire : dépointez-les.
Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée :
rectifiez-les.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
9. COMMENT IMPORTER MON RELEVÉ BANCAIRE ?
Vous pouvez importer et comptabiliser un relevé bancaire sous forme de fichier. Pour cela,
accédez à la liste des relevés par Quotidien + Pointage des relevés bancaires + Relevés
bancaires. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].
Renseignez la banque.
Cliquer sur Importer puis choisissez le mode d’import :
o Format CFONB
o Format QIF
o Format à définir (import paramétrable).
PRISE EN MAIN
28
Une fois les lignes importées, cliquez sur Comptabiliser la ligne depuis chaque
ligne et complétez les informations manquantes (compte de comptabilisation).
Enregistrez le relevé bancaire.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
10. COMMENT ÉTABLIR UNE DÉCLARATION DE TVA ?
La déclaration de TVA n’est accessible que si vous êtes assujetti à la TVA.
Pour que la déclaration de TVA se remplisse correctement, il faut au préalable renseigner les
informations sur le dossier (Paramètres + Société).
Accédez à la liste des Déclarations par le menu Déclarations + TVA + Déclaration de TVA.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.
Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionnez les
feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.
Vous obtenez :
o L’aperçu de la déclaration.
o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration
o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une
erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration.
11. COMMENT CRÉER UNE IMMOBILISATION ?
Pour créer une immobilisation, vous devez accéder à la liste des immobilisations par le menu
Immobilisations + Immobilisations + Toutes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu
contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Remarque
Vous pouvez au préalable créer une famille par le menu Paramètres + Immobilisations +
Familles, ce qui permettra l’automatisation de certains champs (comptes, mode
d’amortissement…).
Complétez les différents champs de l’entête : libellé, date d’acquisition, de mise en service,
prix d’acquisition ….
Dans la zone Comptabilité, vous devez renseigner tous les comptes nécessaires à la
génération des écritures comptables.
Comment visualiser le plan d’amortissement ?
29
Dans l’onglet Amortissement, vous devez renseigner les paramètres nécessaires au calcul du
plan d’amortissement.
Les autres onglets vous permettent de saisir ou consulter d’autres informations sur
l’immobilisation.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
12. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ?
Dès que vous avez enregistré votre immobilisation, vous pouvez visualiser le plan
d’amortissement en cliquant sur le bouton Voir le plan d’amortissement dans la fiche
immobilisation ou sur l’option Voir le plan d’amortissement dans le volet des tâches
accessibles depuis la liste des immobilisations.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
13. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ?
Pour sortir une immobilisation, cliquez sur le bouton Sortir dans la fiche immobilisation ou sur
l’option Sortir dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations.
L’assistant de sortie d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant.
14. COMMENT GÉNÉRER LES ÉCRITURES D’IMMOBILISATION ?
La mise à jour comptable permet de générer des écritures comptables. Ces écritures
concernent :
Les acquisitions,
les dotations,
les cessions.
Pour réaliser cette opération, vous devez lancer l'assistant de mise à jour comptable depuis le
menu Immobilisations + Mise à jour comptable.
L’assistant de mise à jour s’ouvre, laissez-vous guider. Entre chaque étape, utilisez les
boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant.
Si certains comptes sont manquants dans les fiches d’immobilisation, alors une étape
s’affichera pour vous permettre de les saisir.
PRISE EN MAIN
30
Attention, si les écritures ont déjà été générées, une nouvelle mise à jour comptable ne
modifiera pas les écritures déjà présentes, mais en ajoutera de nouvelles. Avant une nouvelle
mise à jour comptable, vous devez donc soit supprimer au préalable les écritures incorrectes,
soit bien filtrer les immobilisations à comptabiliser depuis l’assistant de mise à jour comptable.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
15. COMMENT ÉTABLIR UNE LIASSE ?
Pour que la liasse se remplisse correctement, il faut au préalable :
Renseigner les informations sur le dossier (Paramètres + Société).
Créer les immobilisations (menu Immobilisations).
Saisir toutes les écritures comptables nécessaires.
Paramétrer les associés (menu Paramètres).
Accédez à la liste des liasses par le menu Déclarations + BNC + Liasses. Ensuite, utilisez la
touche [Inser] ou le bouton Ajouter.
Choisissez l’exercice comptable contenant les données et cliquez sur OK.
Vous obtenez différents onglets, et notamment :
L’aperçu de la liasse.
La balance comptable.
Les immobilisations créées dans le dossier.
Si vous effectuez a posteriori des modifications dans les écritures comptables ou dans les
immobilisations, utilisez les boutons Mise à jour balance et Mise à jour Immos présents dans
la barre d’outils de la liasse pour la mettre à jour.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration.
16. COMMENT VALIDER MES ÉCRITURES, CLÔTURER MES
JOURNAUX ?
Vous pouvez valider les écritures de façon globale et clôturer mensuellement les journaux.
Pour cela, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux.
Sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les
écritures, ou Clôturer Journaux/mois, selon l’opération souhaitée.
Comment clôturer un exercice ?
31
La validation permet de rendre intangibles les écritures comptables.
La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient
doivent auparavant être validées.
Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner
l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
17. COMMENT CLÔTURER UN EXERCICE ?
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments
comptables de l’exercice courant.
Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle.
L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines
conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…).
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
18. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
PRISE EN MAIN
32
19. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?
Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les
destinataires de la moindre modification du document.
Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés
(gratuit).
Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de
l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé.
Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni
par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit).
Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous
avez la possibilité de :
Créer un certificat
Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de
certification de racine de confiance.
Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP
(Paramètres -Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de
l’envoi d’email.
Remarque
Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line.
Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches
(liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF
signé et cliquez sur Ok.
L’écran de message s’affiche.
Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer.
Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe.
Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les
PDF signés.
La gestion des favoris
33
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Compta Libérale Classic (OL Technology).
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LA GESTION DES FAVORIS
A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de
renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation.
Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur
l’entrée choisie.
Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Comptabilité, sur Consultation,
réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris.
Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de
renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer.
Remarque
Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris.
2. OPEN GUIDE
Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu.
Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante.
La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide,
gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide.
Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide.
Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton
Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez
enregistrer les modifications, répondez Oui.
LES FONCTIONS AVANCEES
34
3. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
Les disponibilités de trésorerie, avec le solde de vos comptes de banque.
L’évolution des recettes et des dépenses par mois.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du
tableau de bord.
Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une
ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils – Options – Général –
Apparences
4. LE GRAND LIVRE INTERACTIF
Cet outil, disponible dans le menu Comptabilité, permet une visualisation plus rapide du
contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions.
5. LA BALANCE INTERACTIVE
Cet outil, disponible dans le menu Comptabilité, permet d’afficher à l’écran le cumul des
mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes.
6. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT
Cet outil permet de :
Recevoir des données de votre expert-comptable.
Transmettre des données à votre expert-comptable, au format de son logiciel.
7. LA MISE EN COMPOSANT
Pour mettre en composant une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Mettre en
composants dans la fiche immobilisation ou cliquer sur l’option Mettre en composants dans
le volet des tâches depuis la liste des immobilisations.
Vous devez ensuite :
Ajouter autant de lignes que vous souhaitez créer de composants.
Répartir le montant de l’immobilisation mère entre les composants.
Sélectionner l’exercice de mise en composant.
La modification de la liasse
35
Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La mise en composants a pour
conséquence de griser la fiche immobilisation mère ; elle n’est alors plus modifiable. Dans la
liste des immobilisations, l’immobilisation mère est barrée et les immobilisations filles sont en
italique.
8. LA MODIFICATION DE LA LIASSE
Dans l’onglet Formulaire de la liasse, vous pouvez choisir de protéger ou non les cellules sur
la saisie et la modification des formules. Cette protection est gérée par les boutons Verrouiller
les cellules et Déverrouiller les cellules.
Seul le tableau des immobilisations restera non modifiable car il est alimenté par les
immobilisations créées dans le dossier.
Une fenêtre Sélection de formulaires est disponible en haut de la liste des formulaires. Dans
la partie gauche, déroulez les listes et sélectionnez les formulaires que vous souhaitez ajouter
dans votre liasse.
37
Index
A
Accès au service technique..................................................................................18
Achat....................................................................................................................25
Activer mon logiciel ..............................................................................................20
Aide sur EBP Compta Libérale (OL Technology)..................................................15
B
Balance interactive...............................................................................................34
C
Cession................................................................................................................29
Clôture annuelle...................................................................................................31
Clôture mensuelle ................................................................................................30
Communication Entreprise-Expert........................................................................34
Composant...........................................................................................................34
Configuration minimale.........................................................................................18
Création de dossier..............................................................................................21
D
Déclaration de TVA ..............................................................................................28
Dépense...............................................................................................................24
E
Ecran de travail ....................................................................................................22
Exercices .............................................................................................................24
F
Favoris .................................................................................................................33
Fonctions avancées .............................................................................................33
G
Gestion des fenêtres ............................................................................................23
Grand Livre interactif............................................................................................34
I
Immobilisation ......................................................................................................28
Initialisation du dossier.........................................................................................23
Installation............................................................................................................19
38
L
Lancement du logiciel...........................................................................................20
Liasse ............................................................................................................30, 35
Liste des recettes / dépenses ...............................................................................26
M
Mise à jour comptable ..........................................................................................29
Mise en composant ..............................................................................................34
Mot de passe........................................................................................................23
O
Open Guide..........................................................................................................33
Options du dossier ...............................................................................................23
P
PDF Signé............................................................................................................32
Pourcentage professionnel...................................................................................26
R
Rapprochement bancaire .....................................................................................27
Recette ................................................................................................................24
Relevé bancaire ...................................................................................................27
S
Saisir dans un guide.............................................................................................25
Saisir dans un journal...........................................................................................25
Saisir une écriture comptable ...............................................................................25
Sauvegarde..........................................................................................................31
Sortie d’immobilisation .........................................................................................29
T
Tableau de bord...................................................................................................34
TVA................................................................................................................23, 28
V
Validation des écritures ........................................................................................30
Vente ...................................................................................................................25
EBP Comptabilité
Association Classic
(OL Technology)
pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014.
3
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou
analogue.
Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server,
licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance
nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires
civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou
d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore
« mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
4
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le
logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en
adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit
sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la
Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation
à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT
reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne
peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via
internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat
de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels
autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude
particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans
5
l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou
action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne
saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour
la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec
un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux
du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC
Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions
Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-
6
vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles
sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le
CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en
demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le
CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
7
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
8
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du
logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou
9
manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est
attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel
en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
v3.3 juin 2013
D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on
line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter
les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de
discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes
conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion
entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels
10
que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification
des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et
écrite d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air
- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de
la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou
partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils
sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans
toutefois intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de
gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous
les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet
des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line
du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel
et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que
sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est
proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de
la connexion au service et a de son utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont
facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les
cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou
bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller
au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents
publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur
envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il
doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant
que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du
service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance
simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège
ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois
maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le
client est en mode évaluation.
Il peut créer :
un compte
une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité
de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :
avec une limite à 2 pages par document
11
avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne.
Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en
contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP:
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations
objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le «
transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage
à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les
garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du
réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir
parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit
pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la
mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou
des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins
de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne
sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et
prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de
clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie
de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de
survenance du fait générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client:
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la
garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a
accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de
comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De
manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels
qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas
de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux
besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à
première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité
publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul
responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
12
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :
en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et
services EBP
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs
délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans
un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème
soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de
réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes
et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement
l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des
règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure
adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en
cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation
anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des
droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de
l’article L 121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par
EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et
sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la
confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi «
Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances
privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des
informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la
Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles
informations recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est
faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les
Yvelines.
Version 1 – Février 2012
13
E. Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un
délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs
ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont
donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard
dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la
consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la
consommation, art. L 121-20-2):
fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du
consommateur avant la fin du délai de sept jours francs
fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le
consommateur
Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans
préavis.
v3.3 juin 2013
14
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta Association Classic (OL Technology) et
donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
15
Table des matières
INSTALLATION................................................................................................. 17
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20
6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 22
1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 22
2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 22
2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22
2.2. Les autres options ....................................................................................... 22
2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23
3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................... 23
4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .............................................................. 23
5. COMMENT CREER UN JOURNAL ?............................................................. 24
6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................... 24
6.1. Comment saisir dans un journal ?................................................................ 24
6.2. Comment saisir une écriture comptable ?.................................................... 26
6.3. Comment saisir dans un guide ? ................................................................. 26
7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?.......... 26
7.1. Comment saisir une facture d’achat ?.......................................................... 26
7.2. Comment saisir une facture de vente ? ....................................................... 27
7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ............................... 27
8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?..................................................... 27
8.1. L’en-tête ...................................................................................................... 27
8.2. Le corps ...................................................................................................... 28
16
8.3. Le pied ........................................................................................................ 28
8.4. Accès à la saisie.......................................................................................... 28
9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?........................................................... 28
10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 28
11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 29
12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?............................................... 30
13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 30
14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 30
15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 31
16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 31
17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?................................................... 32
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33
1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 33
2. OPEN GUIDE................................................................................................. 33
3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 34
4. LES RELEVES BANCAIRES.......................................................................... 34
5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................... 34
6. LA BALANCE INTERACTIVE......................................................................... 34
7. REPORTS ON LINE....................................................................................... 35
8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE-EXPERT ............................................ 35
9. L’IMPORT PARAMETRABLE......................................................................... 35
10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 36
11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS.............................................................. 36
12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES................................................................... 36
13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 37
INDEX................................................................................................................ 38
Avant de commencer
17
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0821 61 2000 (0.09 €/min)
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 3 postes
(1) est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits).
Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
INSTALLATION
18
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology).
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Installation complète.
9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
personnalisée.
10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 7.0FRFR20Asso. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le
bouton Parcourir.
11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
Comment lancer mon logiciel ?
19
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer+
Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela
signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20
articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention
"Démonstration".
Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel.
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement
et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’association
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
INSTALLATION
20
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel.
Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou
activez le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre
association, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour
réaliser la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
Ecran de travail
21
6. ECRAN DE TRAVAIL
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants
Partie contextuelle de la barre de
navigation
La barre de statut affiche le nom de la base ouverte.
La barre de navigation
PRISE EN MAIN
22
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un
règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte.
1. OUVERTURE DE L’APPLICATION
Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session
Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois.
2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres –
Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
2.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir
établir la déclaration de TVA.
Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les
informations relatives à la déclaration de TVA.
Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les
paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux…
2.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de
protéger l’ouverture de votre dossier.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
Comment gérer les exercices ?
23
2.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
3. COMMENT GERER LES EXERCICES ?
A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés.
Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier
exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice.
Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu
Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :
utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,
modifier si besoin les dates d’exercice.
Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de
choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes,
fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :
se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de
navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans
la fiche.
L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des
exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application.
Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent
accessibles.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
4. COMMENT CREER UN COMPTE ?
Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien /
Saisie – Plan comptable association. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu
contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou
racine), le numéro de compte et l’intitulé.
PRISE EN MAIN
24
Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les
informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous
avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa
totalité une fiche compte.
5. COMMENT CREER UN JOURNAL ?
Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres –
Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal
(Achat, Vente, Trésorerie, Opérations Diverses), une description.
Dans l’onglet Saisie :
Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de
compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.
Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation
des pièces de votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de
document sur une même écriture ; le type et le compte de contrepartie (uniquement
pour les journaux de type trésorerie) ; le mode de fonctionnement des libellés
d’écritures du journal.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ?
6.1. Comment saisir dans un journal ?
Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le
menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours.
Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche
Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
6.1.1. L’en-tête
Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels
vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les
listes déroulantes de chaque champ.
6.1.2. Le corps
Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont
obligatoires :
Comment saisir une écriture comptable ?
25
Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le
statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures
(Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).
Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée
et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné
dans le calendrier.
N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes
d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable
par l'utilisateur.
N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes
d’écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable
par l’utilisateur.
Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du
compte sélectionné.
Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche
journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.
Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou
Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du
compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être
modifié.
Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la
calculatrice.
Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les
écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la
touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.
Remarque
Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et
unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné
s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.
6.1.3. Le pied
En pied de masque, trois zones d’information sont disponibles.
Les informations sur le compte reprennent automatiquement l’intitulé du compte de la ligne
sélectionnée ou en cours de saisie, ainsi que son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de
saisie.
La somme des montants sélectionnés correspond à la somme des montants que vous
sélectionnez avec votre souris.
PRISE EN MAIN
26
Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque saisie.
L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
6.2. Comment saisir une écriture comptable ?
Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie –
Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre
de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de
chaque ligne composant l’écriture.
Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez
Oui pour continuer.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
6.3. Comment saisir dans un guide ?
Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Autres saisies –
Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le
journal.
Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées
sont saisissables et accessibles.
Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de
saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie.
La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?
7.1. Comment saisir une facture d’achat ?
Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres
saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] :
vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par
exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA
vide.
comment consulter un compte ?
27
7.2. Comment saisir une facture de vente ?
Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres
saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche
[Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture.
7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement
Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie –
Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter une opération de trésorerie ou utilisez la touche [Inser]
et choisissez Encaissement adhérent, Décaissement fournisseur…
Dans la fiche créée, le champ Type vous permet de sélectionner l’opération à exécuter :
Encaissement, Décaissement, Remise de chèques, Virement interne.
.
Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir
un type d’opération plus précis : encaissement adhérent, encaissement d’effets avec frais,
décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par
exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA
vide.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?
Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation /
Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie – Consultation / Lettrage.
8.1. L’en-tête
La consultation de compte se fait par exercice comptable.
Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel exercice du
dossier à partir de la liste déroulante.
La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Celui-ci peut être saisi directement
dans le champ ou sélectionné dans la liste déroulante, qui reprend l'intégralité des comptes
existants.
Les informations suivantes sont reprises automatiquement, après la sélection du compte :
l’intitulé du compte, situé à droite du champ Numéro,
le solde des mouvements antérieurs à la période sélectionnée, si cette période ne
débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné,
Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher.
Les sélections de filtres seront prises en compte immédiatement, sans action supplémentaire
de votre part.
PRISE EN MAIN
28
8.2. Le corps
L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées
dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des
choix effectués sur les filtres de l’en-tête.
8.3. Le pied
Deux lignes de totalisation sont affichées.
Le solde de tout l’exercice indique le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné.
Le solde des lignes sélectionnées cumule en temps réel la somme des montants débiteurs
et des montants créditeurs des lignes que vous avez manuellement sélectionnées.
8.4. Accès à la saisie
En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en cliquant sur le bouton Saisie par journal ou
en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel, il est possible d'être
automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant
servi à l'enregistrer.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?
Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes
non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre
elles.
Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.
Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un adhérent : les factures
s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.
Sélectionner une facture et son règlement.
Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le
code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.
Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.
Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le
filtre lettrage.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?
Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires
saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires.
comment établir une déclaration de TVA ?
29
Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu
Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou
utilisez la touche [Inser].
Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.
Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.
Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait
bancaire dans le champ Solde du relevé.
Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le
champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement
sont inscrits sur ces lignes.
Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.
S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur
l’icône de l’imprimante.
Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :
Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les
avant de compléter le pointage.
Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé bancaire.
Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé
bancaire : dépointez-les.
Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée:
rectifiez-les.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?
Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner
les informations sur le dossier et les fiches comptes.
Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le
menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le
bouton Ajouter.
Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets
à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.
Vous obtenez :
o L’aperçu de la déclaration.
o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration
o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une
erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration.
PRISE EN MAIN
30
12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?
Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités
kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais.
De là, il vous faut :
Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais.
Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être
comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.
Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple :
essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elles, définissez
les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être
comptabilisées.
Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de
dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de
type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies
manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent
être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?
Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :
De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de
journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches,
cliquez sur Valider les écritures.
Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche
d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte,
cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ?
La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient
doivent auparavant être validées.
Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures –
Gestionnaire de journaux.
Comment cloturer un exercice ?
31
Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner
l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ?
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments
comptables de l’exercice courant.
Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle.
L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines
conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…).
La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice.
En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :
manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant
l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à
sélectionner Générer les A Nouveaux.
automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en
fonction des options choisies dans Paramètres – Association – Options
comptables – A Nouveaux.
Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans la
Consultation, dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer
sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer
l’opération manuellement.
D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir
manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie –
Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches
ou dans le menu contextuel.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
PRISE EN MAIN
32
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?
Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les
destinataires de la moindre modification du document.
Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés
(gratuit).
Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de
l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé.
Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni
par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit).
Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous
avez la possibilité de :
Créer un certificat
Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de
certification de racine de confiance.
Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP
(Paramètres - Association - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte
lors de l’envoi d’email.
Remarque
Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line.
Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches
(liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF
signé et cliquez sur Ok.
L’écran de message s’affiche.
Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer.
Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe.
Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les
PDF signés.
La gestion des favoris
33
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Comptabilité Association Classic (OL Technology).
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LA GESTION DES FAVORIS
A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de
renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation.
Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur
l’entrée choisie.
Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation
/ Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris.
Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de
renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer.
Remarque
Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris.
2. OPEN GUIDE
Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien /
Saisie, Consultation / Lettrage, Exercices / Clôtures…
Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante.
La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide,
gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide.
Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide.
Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton
Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez
enregistrer les modifications, répondez Oui.
LES FONCTIONS AVANCEES
34
3. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes
bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;
Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat de chaque mois de
l’année civile en cours avec le résultat de chaque mois de l’année civile précédente
Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat comptable entre
l'exercice courant et l'exercice précédent
Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du
tableau de bord.
Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une
ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils – Options –Général –
Apparences.
4. LES RELEVES BANCAIRES
Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez
directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés.
Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire – Relevés
bancaires.
5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF
Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet une visualisation plus
rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions.
Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en
automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne.
6. LA BALANCE INTERACTIVE
Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet d’afficher à l’écran le
cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes.
Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage
automatique.
Reports On Line
35
7. REPORTS ON LINE
Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet
de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des
données), issus de vos logiciels Open Line.
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une
autorisation de consultation.
A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des
données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la
fréquence de diffusion.
8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE-EXPERT
Cet outil permet de :
Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres
logiciels dans le logiciel EBP.
Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du
logiciel EBP vers d’autres logiciels.
9. L’IMPORT PARAMETRABLE
Par le menu Outils – Imports / Exports – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant
d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à
importer et de lancer la procédure.
Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré.
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez
définir :
le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de
codage du fichier...),
le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionnés
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés
est affiché.
Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le
détail.
LES FONCTIONS AVANCEES
36
10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES
Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de
sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou,
après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Association –
Fonctionnalités Disponibles.
11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des
événements.
Il stocke les informations concernant :
la clôture mensuelle,
la validation des écritures,
le changement de type de numérotation d’un journal…
Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la
modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification
sont effectués.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des Impôts du 07/08/2003, que la
facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.
12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du
24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation
de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils -
Archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez
l’opération en cliquant sur le bouton Lancer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
Assistant de création de modèle de document
37
13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT
Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains
modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer
de nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre
principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant
sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors
automatiquement sur l'assistant de création de modèle.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer
et reculer dans l'assistant de création de modèle.
Les étapes de création sont :
Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),
Choix du style de l'entête du document,
Choix des données présentes dans l'entête du document,
Choix des données présentes dans le corps du document,
Choix des données présentes dans le pied du document,
Choix de la mise en forme du modèle,
Nom du modèle,
Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment.
A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle.
.
INDEX
38
Index
A
A nouveaux ..........................................................................................................30
Accès au service technique..................................................................................16
Activer mon logiciel ..............................................................................................18
Aide sur EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology)........................13
Archivage.............................................................................................................36
B
Balance d’ouverture .............................................................................................30
Balance interactive...............................................................................................34
C
Clôture annuelle...................................................................................................30
Clôture mensuelle ................................................................................................29
Communication Entreprise-Expert........................................................................35
Compte ................................................................................................................22
Configuration minimale.........................................................................................16
Consultation d'un compte .....................................................................................26
Création de dossier..............................................................................................19
Création de modèle..............................................................................................37
D
Dates d'exercices ...........................................................................................19, 22
Déclaration de TVA ..............................................................................................28
E
Echéancier...........................................................................................................34
Ecran de travail ....................................................................................................20
Ecritures de simulation .........................................................................................24
Encaissement.......................................................................................................26
Exercice courant ..................................................................................................22
Exercices comptables ..........................................................................................22
F
Facture d’achat ....................................................................................................25
Facture de vente ..................................................................................................26
Index
39
Favoris .................................................................................................................33
Fonctionnalités disponibles ..................................................................................36
Fonctions avancées .............................................................................................33
G
Gestion des fenêtres ............................................................................................22
Grand Livre interactif............................................................................................34
I
Import paramétrable.............................................................................................35
Indemnités kilométriques......................................................................................29
Initialisation du dossier.........................................................................................21
Installation............................................................................................................17
J
Journal .................................................................................................................23
Journal des événements ......................................................................................36
L
Lancement du logiciel...........................................................................................18
Lettrage automatique ...........................................................................................34
Lettrage simplifié ..................................................................................................27
Lettrer un compte .................................................................................................27
M
Modèle .................................................................................................................37
Mot de passe........................................................................................................21
N
Notes de frais.......................................................................................................29
Numérotation des pièces......................................................................................23
O
Open Guide..........................................................................................................33
Options du dossier ...............................................................................................21
Ouverture de l’application.....................................................................................21
P
PDF Signé............................................................................................................31
Plan comptable ....................................................................................................19
INDEX
40
R
Racines non autorisées........................................................................................23
Rapprochement bancaire .....................................................................................27
Relevés bancaires................................................................................................34
Reports On Line...................................................................................................35
S
Saisir dans un guide.............................................................................................25
Saisir dans un journal...........................................................................................23
Saisir une écriture comptable ...............................................................................25
Sauvegarde..........................................................................................................31
T
Tableau de bord...................................................................................................34
Traitements sur les écritures ..........................................................................24, 29
TVA..........................................................................................................21, 23, 28
V
Validation des écritures ........................................................................................29
EBP Comptabilité
Association Classic
(OL Technology)
pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014.
3
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou
analogue.
Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server,
licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance
nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires
civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou
d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore
« mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
4
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le
logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en
adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit
sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la
Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation
à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT
reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne
peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via
internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat
de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels
autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude
particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans
5
l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou
action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne
saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour
la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec
un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux
du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC
Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions
Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-
6
vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles
sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le
CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en
demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le
CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
7
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
8
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du
logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou
9
manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est
attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel
en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
v3.3 juin 2013
D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on
line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter
les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de
discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes
conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion
entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels
10
que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification
des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et
écrite d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air
- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de
la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou
partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils
sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans
toutefois intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de
gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous
les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet
des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line
du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel
et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que
sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est
proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de
la connexion au service et a de son utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont
facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les
cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou
bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller
au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents
publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur
envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il
doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant
que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du
service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance
simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège
ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois
maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le
client est en mode évaluation.
Il peut créer :
un compte
une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité
de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :
avec une limite à 2 pages par document
11
avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne.
Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en
contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP:
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations
objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le «
transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage
à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les
garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du
réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir
parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit
pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la
mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou
des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins
de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne
sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et
prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de
clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie
de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de
survenance du fait générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client:
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la
garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a
accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de
comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De
manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels
qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas
de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux
besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à
première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité
publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul
responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
12
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :
en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et
services EBP
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs
délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans
un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème
soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de
réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes
et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement
l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des
règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure
adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en
cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation
anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des
droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de
l’article L 121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par
EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et
sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la
confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi «
Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances
privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des
informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la
Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles
informations recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est
faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les
Yvelines.
Version 1 – Février 2012
13
E. Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un
délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs
ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont
donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard
dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la
consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la
consommation, art. L 121-20-2):
fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du
consommateur avant la fin du délai de sept jours francs
fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le
consommateur
Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans
préavis.
v3.3 juin 2013
14
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta Association Classic (OL Technology) et
donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
15
Table des matières
INSTALLATION................................................................................................. 17
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20
6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 22
1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 22
2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 22
2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22
2.2. Les autres options ....................................................................................... 22
2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23
3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................... 23
4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .............................................................. 23
5. COMMENT CREER UN JOURNAL ?............................................................. 24
6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................... 24
6.1. Comment saisir dans un journal ?................................................................ 24
6.2. Comment saisir une écriture comptable ?.................................................... 26
6.3. Comment saisir dans un guide ? ................................................................. 26
7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?.......... 26
7.1. Comment saisir une facture d’achat ?.......................................................... 26
7.2. Comment saisir une facture de vente ? ....................................................... 27
7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ............................... 27
8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?..................................................... 27
8.1. L’en-tête ...................................................................................................... 27
8.2. Le corps ...................................................................................................... 28
16
8.3. Le pied ........................................................................................................ 28
8.4. Accès à la saisie.......................................................................................... 28
9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?........................................................... 28
10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 28
11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 29
12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?............................................... 30
13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 30
14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 30
15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 31
16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 31
17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?................................................... 32
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33
1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 33
2. OPEN GUIDE................................................................................................. 33
3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 34
4. LES RELEVES BANCAIRES.......................................................................... 34
5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................... 34
6. LA BALANCE INTERACTIVE......................................................................... 34
7. REPORTS ON LINE....................................................................................... 35
8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE-EXPERT ............................................ 35
9. L’IMPORT PARAMETRABLE......................................................................... 35
10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 36
11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS.............................................................. 36
12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES................................................................... 36
13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 37
INDEX................................................................................................................ 38
Avant de commencer
17
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0821 61 2000 (0.09 €/min)
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 3 postes
(1) est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits).
Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
INSTALLATION
18
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology).
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Installation complète.
9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
personnalisée.
10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 7.0FRFR20Asso. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le
bouton Parcourir.
11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
Comment lancer mon logiciel ?
19
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer+
Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela
signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20
articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention
"Démonstration".
Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel.
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement
et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’association
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
INSTALLATION
20
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel.
Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou
activez le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre
association, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour
réaliser la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
Ecran de travail
21
6. ECRAN DE TRAVAIL
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants
Partie contextuelle de la barre de
navigation
La barre de statut affiche le nom de la base ouverte.
La barre de navigation
PRISE EN MAIN
22
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un
règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte.
1. OUVERTURE DE L’APPLICATION
Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session
Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois.
2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres –
Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
2.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir
établir la déclaration de TVA.
Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les
informations relatives à la déclaration de TVA.
Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les
paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux…
2.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de
protéger l’ouverture de votre dossier.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
Comment gérer les exercices ?
23
2.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
3. COMMENT GERER LES EXERCICES ?
A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés.
Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier
exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice.
Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu
Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :
utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,
modifier si besoin les dates d’exercice.
Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de
choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes,
fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :
se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de
navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans
la fiche.
L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des
exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application.
Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent
accessibles.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
4. COMMENT CREER UN COMPTE ?
Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien /
Saisie – Plan comptable association. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu
contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou
racine), le numéro de compte et l’intitulé.
PRISE EN MAIN
24
Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les
informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous
avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa
totalité une fiche compte.
5. COMMENT CREER UN JOURNAL ?
Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres –
Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal
(Achat, Vente, Trésorerie, Opérations Diverses), une description.
Dans l’onglet Saisie :
Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de
compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.
Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation
des pièces de votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de
document sur une même écriture ; le type et le compte de contrepartie (uniquement
pour les journaux de type trésorerie) ; le mode de fonctionnement des libellés
d’écritures du journal.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ?
6.1. Comment saisir dans un journal ?
Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le
menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours.
Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche
Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
6.1.1. L’en-tête
Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels
vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les
listes déroulantes de chaque champ.
6.1.2. Le corps
Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont
obligatoires :
Comment saisir une écriture comptable ?
25
Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le
statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures
(Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).
Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée
et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné
dans le calendrier.
N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes
d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable
par l'utilisateur.
N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes
d’écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable
par l’utilisateur.
Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du
compte sélectionné.
Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche
journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.
Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou
Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du
compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être
modifié.
Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la
calculatrice.
Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les
écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la
touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.
Remarque
Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et
unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné
s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.
6.1.3. Le pied
En pied de masque, trois zones d’information sont disponibles.
Les informations sur le compte reprennent automatiquement l’intitulé du compte de la ligne
sélectionnée ou en cours de saisie, ainsi que son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de
saisie.
La somme des montants sélectionnés correspond à la somme des montants que vous
sélectionnez avec votre souris.
PRISE EN MAIN
26
Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque saisie.
L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
6.2. Comment saisir une écriture comptable ?
Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie –
Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre
de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de
chaque ligne composant l’écriture.
Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez
Oui pour continuer.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
6.3. Comment saisir dans un guide ?
Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Autres saisies –
Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le
journal.
Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées
sont saisissables et accessibles.
Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de
saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie.
La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?
7.1. Comment saisir une facture d’achat ?
Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres
saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] :
vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par
exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA
vide.
comment consulter un compte ?
27
7.2. Comment saisir une facture de vente ?
Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres
saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche
[Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture.
7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement
Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie –
Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter une opération de trésorerie ou utilisez la touche [Inser]
et choisissez Encaissement adhérent, Décaissement fournisseur…
Dans la fiche créée, le champ Type vous permet de sélectionner l’opération à exécuter :
Encaissement, Décaissement, Remise de chèques, Virement interne.
.
Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir
un type d’opération plus précis : encaissement adhérent, encaissement d’effets avec frais,
décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par
exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA
vide.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?
Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation /
Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie – Consultation / Lettrage.
8.1. L’en-tête
La consultation de compte se fait par exercice comptable.
Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel exercice du
dossier à partir de la liste déroulante.
La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Celui-ci peut être saisi directement
dans le champ ou sélectionné dans la liste déroulante, qui reprend l'intégralité des comptes
existants.
Les informations suivantes sont reprises automatiquement, après la sélection du compte :
l’intitulé du compte, situé à droite du champ Numéro,
le solde des mouvements antérieurs à la période sélectionnée, si cette période ne
débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné,
Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher.
Les sélections de filtres seront prises en compte immédiatement, sans action supplémentaire
de votre part.
PRISE EN MAIN
28
8.2. Le corps
L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées
dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des
choix effectués sur les filtres de l’en-tête.
8.3. Le pied
Deux lignes de totalisation sont affichées.
Le solde de tout l’exercice indique le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné.
Le solde des lignes sélectionnées cumule en temps réel la somme des montants débiteurs
et des montants créditeurs des lignes que vous avez manuellement sélectionnées.
8.4. Accès à la saisie
En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en cliquant sur le bouton Saisie par journal ou
en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel, il est possible d'être
automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant
servi à l'enregistrer.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?
Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes
non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre
elles.
Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.
Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un adhérent : les factures
s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.
Sélectionner une facture et son règlement.
Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le
code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.
Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.
Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le
filtre lettrage.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?
Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires
saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires.
comment établir une déclaration de TVA ?
29
Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu
Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou
utilisez la touche [Inser].
Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.
Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.
Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait
bancaire dans le champ Solde du relevé.
Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le
champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement
sont inscrits sur ces lignes.
Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.
S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur
l’icône de l’imprimante.
Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :
Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les
avant de compléter le pointage.
Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé bancaire.
Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé
bancaire : dépointez-les.
Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée:
rectifiez-les.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?
Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner
les informations sur le dossier et les fiches comptes.
Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le
menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le
bouton Ajouter.
Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets
à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.
Vous obtenez :
o L’aperçu de la déclaration.
o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration
o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une
erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration.
PRISE EN MAIN
30
12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?
Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités
kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais.
De là, il vous faut :
Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais.
Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être
comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.
Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple :
essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elles, définissez
les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être
comptabilisées.
Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de
dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de
type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies
manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent
être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?
Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :
De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de
journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches,
cliquez sur Valider les écritures.
Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche
d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte,
cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ?
La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient
doivent auparavant être validées.
Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures –
Gestionnaire de journaux.
Comment cloturer un exercice ?
31
Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner
l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ?
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments
comptables de l’exercice courant.
Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle.
L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines
conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…).
La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice.
En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :
manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant
l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à
sélectionner Générer les A Nouveaux.
automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en
fonction des options choisies dans Paramètres – Association – Options
comptables – A Nouveaux.
Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans la
Consultation, dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer
sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer
l’opération manuellement.
D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir
manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie –
Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches
ou dans le menu contextuel.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
PRISE EN MAIN
32
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?
Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les
destinataires de la moindre modification du document.
Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés
(gratuit).
Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de
l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé.
Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni
par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit).
Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous
avez la possibilité de :
Créer un certificat
Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de
certification de racine de confiance.
Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP
(Paramètres - Association - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte
lors de l’envoi d’email.
Remarque
Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line.
Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches
(liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF
signé et cliquez sur Ok.
L’écran de message s’affiche.
Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer.
Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe.
Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les
PDF signés.
La gestion des favoris
33
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Comptabilité Association Classic (OL Technology).
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LA GESTION DES FAVORIS
A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de
renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation.
Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur
l’entrée choisie.
Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation
/ Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris.
Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de
renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer.
Remarque
Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris.
2. OPEN GUIDE
Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien /
Saisie, Consultation / Lettrage, Exercices / Clôtures…
Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante.
La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide,
gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide.
Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide.
Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton
Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez
enregistrer les modifications, répondez Oui.
LES FONCTIONS AVANCEES
34
3. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes
bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;
Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat de chaque mois de
l’année civile en cours avec le résultat de chaque mois de l’année civile précédente
Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat comptable entre
l'exercice courant et l'exercice précédent
Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du
tableau de bord.
Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une
ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils – Options –Général –
Apparences.
4. LES RELEVES BANCAIRES
Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez
directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés.
Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire – Relevés
bancaires.
5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF
Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet une visualisation plus
rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions.
Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en
automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne.
6. LA BALANCE INTERACTIVE
Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet d’afficher à l’écran le
cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes.
Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage
automatique.
Reports On Line
35
7. REPORTS ON LINE
Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet
de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des
données), issus de vos logiciels Open Line.
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une
autorisation de consultation.
A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des
données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la
fréquence de diffusion.
8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE-EXPERT
Cet outil permet de :
Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres
logiciels dans le logiciel EBP.
Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du
logiciel EBP vers d’autres logiciels.
9. L’IMPORT PARAMETRABLE
Par le menu Outils – Imports / Exports – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant
d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à
importer et de lancer la procédure.
Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré.
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez
définir :
le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de
codage du fichier...),
le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionnés
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés
est affiché.
Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le
détail.
LES FONCTIONS AVANCEES
36
10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES
Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de
sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou,
après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Association –
Fonctionnalités Disponibles.
11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des
événements.
Il stocke les informations concernant :
la clôture mensuelle,
la validation des écritures,
le changement de type de numérotation d’un journal…
Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la
modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification
sont effectués.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des Impôts du 07/08/2003, que la
facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.
12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du
24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation
de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils -
Archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez
l’opération en cliquant sur le bouton Lancer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
Assistant de création de modèle de document
37
13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT
Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains
modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer
de nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre
principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant
sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors
automatiquement sur l'assistant de création de modèle.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer
et reculer dans l'assistant de création de modèle.
Les étapes de création sont :
Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),
Choix du style de l'entête du document,
Choix des données présentes dans l'entête du document,
Choix des données présentes dans le corps du document,
Choix des données présentes dans le pied du document,
Choix de la mise en forme du modèle,
Nom du modèle,
Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment.
A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle.
.
INDEX
38
Index
A
A nouveaux ..........................................................................................................30
Accès au service technique..................................................................................16
Activer mon logiciel ..............................................................................................18
Aide sur EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology)........................13
Archivage.............................................................................................................36
B
Balance d’ouverture .............................................................................................30
Balance interactive...............................................................................................34
C
Clôture annuelle...................................................................................................30
Clôture mensuelle ................................................................................................29
Communication Entreprise-Expert........................................................................35
Compte ................................................................................................................22
Configuration minimale.........................................................................................16
Consultation d'un compte .....................................................................................26
Création de dossier..............................................................................................19
Création de modèle..............................................................................................37
D
Dates d'exercices ...........................................................................................19, 22
Déclaration de TVA ..............................................................................................28
E
Echéancier...........................................................................................................34
Ecran de travail ....................................................................................................20
Ecritures de simulation .........................................................................................24
Encaissement.......................................................................................................26
Exercice courant ..................................................................................................22
Exercices comptables ..........................................................................................22
F
Facture d’achat ....................................................................................................25
Facture de vente ..................................................................................................26
Index
39
Favoris .................................................................................................................33
Fonctionnalités disponibles ..................................................................................36
Fonctions avancées .............................................................................................33
G
Gestion des fenêtres ............................................................................................22
Grand Livre interactif............................................................................................34
I
Import paramétrable.............................................................................................35
Indemnités kilométriques......................................................................................29
Initialisation du dossier.........................................................................................21
Installation............................................................................................................17
J
Journal .................................................................................................................23
Journal des événements ......................................................................................36
L
Lancement du logiciel...........................................................................................18
Lettrage automatique ...........................................................................................34
Lettrage simplifié ..................................................................................................27
Lettrer un compte .................................................................................................27
M
Modèle .................................................................................................................37
Mot de passe........................................................................................................21
N
Notes de frais.......................................................................................................29
Numérotation des pièces......................................................................................23
O
Open Guide..........................................................................................................33
Options du dossier ...............................................................................................21
Ouverture de l’application.....................................................................................21
P
PDF Signé............................................................................................................31
Plan comptable ....................................................................................................19
INDEX
40
R
Racines non autorisées........................................................................................23
Rapprochement bancaire .....................................................................................27
Relevés bancaires................................................................................................34
Reports On Line...................................................................................................35
S
Saisir dans un guide.............................................................................................25
Saisir dans un journal...........................................................................................23
Saisir une écriture comptable ...............................................................................25
Sauvegarde..........................................................................................................31
T
Tableau de bord...................................................................................................34
Traitements sur les écritures ..........................................................................24, 29
TVA..........................................................................................................21, 23, 28
V
Validation des écritures ........................................................................................29
Devis et Facturation
Bâtiment
Pour Windows XP, Vista, 7 et 8
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2014 EBP Informatique, édition Juin 2014
2
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou
analogue.
Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server,
licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance
nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires
civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou
d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore
« mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
3
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le
logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en
adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit
sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la
Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation
à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT
reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne
peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via
internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat
de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels
autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude
particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans
l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou
4
action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne
saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour
la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec
un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux
du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC
Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions
Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html),
à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles
sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
5
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le
CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en
demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le
CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
6
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
7
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du
logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou
manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
8
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est
attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel
en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on
line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter
les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de
discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes
conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion
entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels
que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification
des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et
écrite d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air
- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de
la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou
partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils
sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans
toutefois intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de
gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous
les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet
des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line
du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel
et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que
sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est
9
proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de
la connexion au service et a de son utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont
facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les
cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou
bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller
au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents
publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur
envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il
doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant
que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du
service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance
simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège
ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois
maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le
client est en mode évaluation.
Il peut créer :
un compte
une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité
de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :
avec une limite à 2 pages par document
avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne.
Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en
contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP:
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations
objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le «
transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage
à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les
garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du
réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir
parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit
pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la
mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou
des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins
de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne
sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et
prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de
10
clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie
de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de
survenance du fait générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client:
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la
garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a
accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de
comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De
manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels
qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas
de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux
besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à
première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité
publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul
responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
Gammes Pratic et Classic
Par pack de 3 utilisateurs
3 euros HT/mois
Soit 36 euros HT/an
Gamme PRO
Par pack de 3 utilisateurs
6 euros HT/mois
Soit 72 euros HT/an
Ligne PME
Par pack de 3 utilisateurs
12 euros HT/mois
Soit 144 euros HT/an
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :
en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter.
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et
services EBP
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs
délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans
un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème
soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de
réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes
et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement
l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des
règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure
adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en
cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation
anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des
droits d’un tiers.
11
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de
l’article L 121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par
EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et
sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la
confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi «
Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances
privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des
informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la
Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles
informations recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est
faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les
Yvelines.
E. Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un
délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs
ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont
donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard
dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la
consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la
consommation, art. L 121-20-2):
fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du
consommateur avant la fin du délai de sept jours francs
fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le
consommateur
Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans
préavis.
Version 3-3 : juin 2013
12
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP Informatique, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel Devis et Facturation Bâtiment et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur Devis et Facturation Bâtiment pour obtenir une aide
générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des
informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des
mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier DevisBatiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? +
Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y
seront consignées.
13
Table des matières
INSTALLATION................................................................................................. 15
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17
4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ............................................... 17
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 18
6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21
1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22
1.2. Les autres options ....................................................................................... 22
1.3. Les options d’affichage................................................................................ 22
1.4. Gestion des fenêtres ................................................................................... 23
2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?............................................................. 23
2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne............................................. 24
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires .......................................................... 25
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.................................................... 26
4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? ...................................... 26
5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 27
5.1. L’entête du devis ......................................................................................... 27
5.2. Le corps ...................................................................................................... 27
5.3. Le pied ........................................................................................................ 28
5.4. Les boutons................................................................................................. 28
6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 28
7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? ............................................. 29
7.1. Création du barème..................................................................................... 29
7.2. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 29
8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS ............ 30
14
8.1. Transfert de documents............................................................................... 30
8.2. Duplication .................................................................................................. 30
8.3. Impression des documents.......................................................................... 30
8.4. Envoi par e-mail .......................................................................................... 30
9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ............................................................ 31
9.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 31
9.2. Comment saisir un règlement client ?.......................................................... 31
10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE........................................................ 32
10.1. Le tableau de bord.................................................................................... 32
10.2. L’historique client/prospect ........................................................................ 32
11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE?.................... 32
11.1. Les données à renseigner avant transfert.................................................. 32
11.2. Le transfert ................................................................................................ 33
12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 34
13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 34
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 35
1. LES RELANCES ............................................................................................ 35
2. L’ECHEANCIER CLIENT ............................................................................... 35
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................... 35
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS.............................................. 35
5. LES STATISTIQUES...................................................................................... 36
6. LE MENU INTERNET..................................................................................... 36
INDEX................................................................................................................ 37
NOTES .............................................................................................................. 40
Avant de commencer
15
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0821 61 2000 (0,09 €/min)
Exposez votre problème par e-mail
batiment.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 2 Go
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Les systèmes d’exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 32 bits & 64 bits et Windows 8 32 bits & 64 bits.
INSTALLATION
16
Remarque
Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Bâtiment.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché
correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et
l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.
5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\BATIMENT13.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le
bouton Parcourir.
8. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
9. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été crée sur le bureau, vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer +
Programmes + EBP + EBP Devis et Facturation Bâtiment …
Comment Activer Mon logiciel ?
17
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours,
puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions
porteront la mention "Démonstration"
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre
logiciel.
La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué
sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points,
majuscules).
Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint
avec la boîte du logiciel.
INSTALLATION
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Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com.
Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de
télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point,
qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du
logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.
Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est
incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ?
+ Code d’activation.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N]
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau.
Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe,
les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo
de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, ..).
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
chaque écran de l’assistant.
Ecran de travail
19
6. ECRAN DE TRAVAIL
*Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier.
Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768.
Cliquez ici pour
accéder rapidement
aux menus les plus
courants.
Partie contextuelle de la barre de
navigation.
Le tableau de bord*
La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations
relatives à l’état de votre clavier, le nombre de fiches lorsque vous
êtes sur une liste (par exemple client) …
Les menus De raccourcis.
La barre de fenêtres
INSTALLATION
20
Comment initialiser mon dossier ?
21
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en
détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous
vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture, et dans la saisie d’un règlement.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options
du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de
fonctionnement de l’ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche,
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
PRISE EN MAIN
22
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui
s’incrémenteront ensuite automatiquement, et d’indiquer les codes éléments,
clients etc..
Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé
automatiquement à la fermeture de votre dossier.
Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous
souhaitez appliquer sur vos ouvrages.
Documents : vous permet de sélectionner la saisie ou non des n° de document,
de choisir la durée de validité des devis…
Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les
montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.
Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour
rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.
TVA : Permet de paramétrer jusqu’à 5 taux et comptes de TVA.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir
les paramètres des alertes à afficher, et le nombre de mois à afficher pour le graphique du
chiffre d’affaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez indiquer une durée de validité
pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celuici
afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable)…
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
1.3. Les options d’affichage
Devis et Facturation Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser
l'affichage du logiciel :
Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des
astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres
d'affichages que vous souhaitez, etc..
Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en
changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les
plus utilisés…
Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous
souhaitez, en effectuant des tris et des filtres avec conditions multiples
Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous
pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes.
Dans tous vos documents (Devis, factures, etc..), vous pouvez créer autant de
masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous
pourrez également changer les couleurs et styles de tous les éléments que vous
insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, etc...)
Comment créer un élément ?
23
Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes
ces options.
1.4. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous
pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les
propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre du logiciel.
2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?
Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :
Le menu Données - Eléments
L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de
navigation.
La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les éléments
issus des bibliothèques de nos partenaires.
Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou
importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs).
PRISE EN MAIN
24
2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne
Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d'œuvre, divers et ouvrage.
Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’œuvre, divers)
nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.
Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.
Les main-d’œuvres correspondent au temps de travail nécessaire.
Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin
pour travailler (ex: gants, casques, etc..)
Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches
[CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre
liste d'éléments.
Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son
unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte.
Remarque
Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] +
la lettre soulignée sous le nom de l'onglet.
Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet désignation, puis
surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant
sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..).
- L’onglet Complément permet de définir le code barre de l’élément, le fournisseur principal, la
mise en sommeil de l’élément, les informations de la bibliothèque d’origine…
- Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix du déboursé (prix d’achat) de votre fourniture puis tapez
sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais
généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux
sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Il est également possible de
sélectionner un barème éco-contribution.
La partie Main-d’œuvre vous permet d’associer un prix de main-d’œuvre au prix de votre
fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous
les montants affichés.
Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants :
Comptes: Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le
transfert en comptabilité.
Comment créer un élément ?
25
Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement
reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec
images.
Remarque
En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet
Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage.
Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les
fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments.
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires
Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou
les) importer. Les procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques à chaque
bibliothèque.
Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les)
bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au-dessus des
onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous
souhaitez consulter.
Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous
pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils+ Bibliothèques et Tarifs. Une
liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons à nous
consulter, pour savoir si nous pouvons développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*.
*En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant à la faisabilité de
la récupération de vos fichiers.
PRISE EN MAIN
26
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de
navigation,
Activer le menu Données + Clients/Prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients
potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est
transféré en client.
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier.
Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client et validez
par OK.
L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre
client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau.
4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Divers + Modes de
règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement.
Les modes de règlement sous Devis et Facturation Bâtiment incluent à la fois le moyen de
paiement utilisé et l’échéance à générer.
Vous devez renseigner le code, et le libellé du mode de règlement, puis, dans la grille
d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date
d’échéance à partir de la date de création du document.
La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes.
Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet
Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, l’échéance (date, type de paiement et
montant) sera automatiquement calculée.
Comment saisir un devis ?
27
5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouveau devis,
Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements +
Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.
Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied.
Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la
fenêtre.
5.1. L’entête du devis
Dans les parties Entête et le bouton Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à
l’aide de l’icône , et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également
modifier directement ses coordonnées, indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...) et
sélectionner votre taux de TVA par défaut dans le bouton Complément.
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours
indiqués dans les options du dossier.
5.2. Le corps
Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos
bibliothèques (externe ou interne), ou même des éléments non référencés, que vous pourrez
ajouter à votre bibliothèque interne.
Le corps se présente sous forme d’une grille, et pour faciliter la saisie, vous disposez :
D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails)
o Vous avez la possibilité d’insérer 2 niveaux de tranches.
o Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous
avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document.
o Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet
d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là où vous le souhaitez.
Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique.
D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes (voir aide en
ligne) sont à votre disposition.
D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la
grille, vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en
saisissant directement leur libellé et prix, et vous pouvez effectuer des couper-copiercoller
de lignes dans le corps du document, ou d’un document à un autre.
Les prix affichés peuvent être modifiés.
PRISE EN MAIN
28
Toutes les fonctions accessibles depuis le devis sont détaillées dans l’aide en ligne,
accessible par la touche F1.
5.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité d’ajouter des
remises/majorations, des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne
sera pas enregistré dans vos règlements).
5.4. Les boutons
Vous avez accès à des boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le
récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous
indique les informations complémentaires de l’entête du document (adresse de livraison,
complément adresse de facturation, document associé…).
6. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :
L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouvelle facture,
Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements +
Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.
Une facture peut également être créée par transfert d’un devis.
La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties
ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les
champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de
la facture.
La facture contient en plus un onglet Acompte qui permet de créer ou associer une facture
d’acompte ou un avoir d’acompte à votre document.
Toutes les fonctions accessibles depuis la facture sont détaillées dans l’aide en ligne,
accessible par la touche F1.
Comment gérer l'éco-contribution ?
29
7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également écotaxe ou DEEE est à
appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre
barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les
lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange
de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à
évoluer avec le temps.
Cette DEEE n’est applicable que pour les opérations réalisées en France ( DOM & Corse
inclus ).
Dans Devis et Facturation Bâtiment, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution
s'effectue en plusieurs étapes.
7.1. Création du barème
Pour créer le barème, vous avez la possibilité de saisir les fiches que vous souhaitez ou
sélectionnez "créer le barème d'éco-contribution" lors de la création de dossier ou importer le
barème.
7.2. Utilisation du barème éco-contribution
7.2.1. Sur la fiche élément
Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche
élément. Le montant de l’éco-contribution est TTC.
Le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution.
7.2.2. Dans les documents
A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Factures, Avoirs), le
barème de l'éco-contribution associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant
total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus.
En pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco contribution
inclus dans le Total TTC de la pièce est indiqué (Dont éco-contribution...).
Par le menu Impressions-Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le
récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
PRISE EN MAIN
30
8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS
8.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de
document. Le document initial n’est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en factures.
Les factures peuvent être transférées en avoirs.
Les factures d’acompte peuvent être transférées en avoirs d’acompte.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais
ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements +
Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer
disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation.
8.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer
leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente.
8.3. Impression des documents
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de
vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre
modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:
Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.
Un onglet Aperçu avant impression.
8.4. Envoi par e-mail
Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre
document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le
modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de
plus amples informations sur ce point.
Le suivi financier des clients
31
9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS
9.1. Comment saisir un acompte ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la
livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI).
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu
Traitements.
Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture
finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les
dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de
TVA, la TVA payée, et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et
le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués.
Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le
mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents
d’acompte.
9.2. Comment saisir un règlement client ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients +
Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au
bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu.
Vous pouvez ensuite :
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur
l’échéance correspondante, ou bien saisir le montant à affecter dans la
colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.
Vous devez indiquer le code banque afin que lors du transfert comptable, le
règlement soit transféré sur cette banque sélectionnée.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra
être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs
échéances si nécessaire.
PRISE EN MAIN
32
10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE
10.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une
synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à
relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre
d’affaires par mois.
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
10.2. L’historique client/prospect
Depuis le menu Données + Historique clients, Devis et Facturation Bâtiment vous offre la
possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par élément ou famille
d’élément, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les
écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et
options disponibles.
11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements.
Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données.
11.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, Devis et Facturation Bâtiment a besoin de
plusieurs renseignements :
Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du
dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que
les journaux comptables, et les comptes de TVA.
Remarque
Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous
pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de
l’icône .
Comment transférer mes écritures en comptabilité ?
33
Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à
renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.
Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.
Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) à renseigner
dans la fiche banque ou dans les options.
Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier
Remarque
Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments,
banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés
pour le transfert des écritures.
11.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements
+ Transfert en comptabilité et choisir le mode de transfert comptable.
Pour chaque mode, nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression
qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité.
Attention
La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis et Facturation Bâtiment doit
correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de
comptabilité).
11.2.1. EBP Comptabilité
Ce transfert consiste à saisir les paramètres de transfert (dates, pièces, format) et lancer la
procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert.
Le format proposé est unique : « EBP Compta 2001 et supérieur ».
A la fin de la procédure de transfert, un fichier est généré.
11.2.2. Communication entreprise expert
Utilisez la commande Traitements + Transfert en comptabilité + Communication
entreprise expert pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures.
Sélectionnez les paramètres de transfert (dates, pièces) et lancer la procédure, à l'aide du
bouton Lancer le transfert.
Le lancement de la procédure, ouvre la fenêtre d’échanges de Communication Entreprise
Expert. Cette fenêtre permet de sélectionner et ensuite générer un fichier d’écritures
comptables sous différents formats.
PRISE EN MAIN
34
12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur
au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou
CD-ROM*.
Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation,
vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de
sauvegardes et lancer la procédure.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est
sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage).
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents.
Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils +
Archivage des données.
Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez
l’opération en cliquant sur le bouton Terminer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type :
« Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip ».
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive.
LES RELANCES
35
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez
dans Devis et Facturation Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en
ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis, dont la date de validité arrive à
échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à
terme.
Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente
+ Relances Devis et Impressions + Règlements + Relances.
2. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients,
filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers.
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression
de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a
besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS
Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponibles dans le logiciel. Toutes les
données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions, et chaque modèle peut être
personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes
d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en main de ReportBuilder,
disponible sur le Cd-rom, pour effectuer les modifications souhaitées.
LES FONCTIONS AVANCEES
36
5. LES STATISTIQUES
Devis et Facturation Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreux statistiques clients,
éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le
menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format
Microsoft Excel.
6. LE MENU INTERNET
Vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste pour pouvoir lancer les différentes
options de ce menu. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider !
Index
37
INDEX
A
Accès au service technique..................................................................................15
Aide sur Devis et Facturation Bâtiment...............................................................12
Archive des données............................................................................................34
B
Bibliothèque interne ............................................................................................24
Bibliothèques externes.........................................................................................25
C
Clients .................................................................................................................26
Code barre ...........................................................................................................24
Code d'activation.................................................................................................17
Communication Entreprise Expert ......................................................................33
Compte comptable de l'élément...........................................................................24
Configuration minimale.......................................................................................15
Contact client.......................................................................................................26
Contact prospect..................................................................................................26
Correcteur orthographique...................................................................................27
Création de dossier..............................................................................................18
D
DEEE ..................................................................................................................29
Devis ...................................................................................................................27
Divers..................................................................................................................24
Dossier expert......................................................................................................35
Duplication de documents...................................................................................30
INDEX
38
E
Echéancier...........................................................................................................35
Eco-contribution..................................................................................................29
Eco-taxe...............................................................................................................29
Ecran de travail....................................................................................................19
Eléments..............................................................................................................23
En sommeil..........................................................................................................24
Envoi par e-mail ..................................................................................................30
F
Facture.................................................................................................................28
Facture d'acompte................................................................................................31
Fonctions avancées..............................................................................................35
Fournitures ..........................................................................................................24
G
Gestion des fenêtres.............................................................................................23
H
Historique client ..................................................................................................32
I
Image de l'élément...............................................................................................25
Impression de documents ....................................................................................30
Initialisation du dossier........................................................................................21
Installation...........................................................................................................16
Internet ................................................................................................................36
L
Lancement du logiciel .........................................................................................16
M
Main d’oeuvre .....................................................................................................24
Modes de règlement ............................................................................................26
Index
39
O
Options d’affichage .............................................................................................22
Options du dossier...............................................................................................22
Ouvrages .............................................................................................................24
P
Personnalisation ..................................................................................................35
Prospects .............................................................................................................26
R
Règlement client..................................................................................................31
Relances devis.....................................................................................................35
S
Sauvegarde des données......................................................................................34
Statistiques ..........................................................................................................36
T
Tableau de bord...................................................................................................32
Tarif élément .......................................................................................................24
Transfert de documents ......................................................................................30
Transfert comptable.................................................................................................32
NOTES
40
NOTES
Le guide 2015
des logiciels et services EBP
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Les 4 atouts d’EBP
Une entreprise de référence sur le marché
des logiciels de gestion
Plus de 20.000 clients utilisent quotidiennement nos logiciels
Une entreprise à l’écoute de ses clients
Un service d’assistance téléphonique basé à Bruxelles disponible et
compétent
Une technologie moderne, intuitive et évolutive
Les logiciels sont régulièrement mis à jour au rythme des évolutions
techniques ou légales
Une gamme complète de logiciels simples, complets
et à des prix très abordables
Au démarrage : téléchargez et testez gratuitement pendant 40 jours
Ensuite, vous aurez 30 jours d’assistance offerts
Vos besoins évoluent ?
Nos logiciels vous accompagnent !
En voici quelques exemples :
Installation sur un 2ème poste
Partage de votre logiciel sur plusieurs postes en réseau
Migration d’un logiciel vers un autre sans aucune perte de données
Mise à jour de votre logiciel pour des raisons techniques (Windows 7, 8),
légales,…
Nos coordonnées :
Avenue des Cerisiers, 15
1030 Bruxelles
Tel: 02 737 95 90
Fax: 02 737 95 91
info.be@ebp.com
www.ebp-software.be
EBP vous accompagne :
3
4
Fonctions Business Plan
Pratic
Business Plan
Expert
Aide en ligne x x
Guide d’aide à l’élaboration d’un Business Plan x x
Choix de types d’activité x x
Prévisions annuelles ou mensuelles x x
Nombre de Business Plan 10 illimité
Nombre d’années de prévision (antérieur compris) 6 6
Analyse financière: tableaux, graphiques et ratios x x
Nombre de modèles de dossier à imprimer 1 4 + illimité
Commentaires avec intégration automatique des
résultats chiffrés x x
Reprise de 3 années antérieures d’après le
Compte de résultat (consultation) x x
Reprise de 3 années antérieures d’après le Bilan
(impact sur les prévisions) x
Premier exercice de 1 à 23 mois x
Paramétrage personnalisé des préférences de
prévisions x
Réalisation d’un diaporama: export automatique
du rapport en PowerPoint x
Possibilité de créer des tableaux, graphiques et
rapports personnalisés x
Pour tous les comptables et experts-comptables
Réalisez avec rapidité et efficacité les plans financiers
pour vos clients
Rapport financier complet : tableaux, graphiques,
ratios
Intégrez automatiquement vos commentaires et
générez un diaporama PowerPoint
Prévisions annuelles et mensuelles sur 3 ans (bilans,
comptes de résultat, trésorerie, seuil de rentabilité,...)
Elaborez plusieurs hypothèses
Reprise des 3 années antérieures d’après le bilan et
compte de résultat
Tableau comparatif des fonctions de la gamme
Business Plan EBP Business Software
Business plan expert 2015
5
Quel logiciel de
gestion commerciale choisir ?
Libellé/Logiciel Devis &
Facturation
Gestion
Commerciale
Tableau de bord à l’ouverture du logiciel x x
Personnalisation du logiciel: listes, vues… x x
Modèles d’impression prêts à l’emploi
et personnalisables x x
Fichiers clients, fournisseurs, articles x x
Devis, factures, notes de crédit, factures
d’acompte x x
Règlements clients et relances x x
Statistiques de ventes x x
Gestion des achats x
Règlements fournisseurs et relances x
Gestion de stocks x
Ajout champs personnalisés x
Commande, Bon de livraison, Bon de retour x
Multi-tarif et promotions
Statistiques d’achats
Transfert en compta EBP, BOB, Winbooks,
Popsy et Pro Acc x x
Articles composés
Suivi chantiers
Réalisation de factures d’avancement
Saisie des temps salariés
Gestion ventes comptoir
Gestion cartes de fidélité, bons d’achat,
chèque cadeaux
Impression X et Z de caisse
Gestion complète de la caisse (tactile)
Impression tickets, factures
Version Réseau
Les fiches produit et tableaux comparatifs détaillés sont disponibles sur notre site :
www.ebp-software.be
6
Gestion
Commerciale Pro Bâtiment* Bâtiment PRO* Point de vente*
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Devis & Facturation 2015
Spécialement adapté pour tous les indépendants
et dirigeants de petites entreprises
Vos devis et factures en un clic
Vous mettez en place un suivi de votre activité au
travers d’un tableau de bord simple et efficace. Devis,
factures, notes de crédit, échéances...vous maîtrisez
votre activité avec facilité !
Les 5 points clés
Gagnez du temps
Editez des devis aussi facilement qu’avec un traitement de texte puis
transférez-les en factures sans aucune ressaisie. De nombreux modèles
d’impression sont prêts à l’emploi. Il suffit d’insérer votre logo.Vous pouvez
aussi les personnaliser.
Visualisez votre activité
Plus besoin de chercher, le logiciel vous offre l’essentiel en un regard grâce
au tableau de bord : vision globale de l’activité de votre entreprise (CA,
statistiques), présentation des priorités de la journée (factures arrivées à
échéance, devis à relancer).
Suivez vos clients
Profitez d’un logiciel intuitif, et soyez prévenu quotidiennement, depuis le
tableau de bord : des devis en fin de validité et des retards de paiement
client. Puis éditez automatiquement les relances de ces clients.
Communiquez facilement
Enregistrez vos documents au format PDF pour les envoyer directement par
mail. Exportez aussi toutes vos informations en Excel.
Pour votre Compta
Transformez vos factures et règlements en écritures comptables sans
aucune ressaisie et transférez-les au format de votre logiciel de comptabilité
ou à celui de votre Fiduciaire*. (EBP, Winbooks, Bob, Popsy, ProAcc).
Adapté aux
nouvelles normes
2014-2015
8
Gestion Commerciale 2015
Les 9 points clés
Devis & Facturation
Retrouvez les 5 points clés de Devis & Facturation. Vous aurez en plus, les 4
points clés listés ci-dessous.
Gérez vos achats
Avec le cycle complet des achats : demande de prix, commandes, bon de
réception, modèles d’impression,...
Suivez votre stock
Evitez les ruptures de stock pour satisfaire votre clientèle : connaissance
du stock disponible en temps réel et gestion du réapprovisionnement (bons
d’entrée, sorties, inventaire).
Adaptez vos prix
Suivant vos clients, quantités ou articles : tarifs dégressifs ou exceptionnels,
gestion des promotions. La version Pro vous permettra de proposer le tarif
adapté.
Travaillez en Réseau
Partagez vos informations et travaillez à plusieurs : rapidité, performance et
fiabilité grâce à une base SQL.Notre version Pro Réseau est disponible à
partir de 2 postes.
Pour l’ensemble des petites et moyennes entreprises
Devis, factures, notes de crédit, gestion des fournisseurs,
commandes fournisseurs, gestion du stock...
Le logiciel Gestion Commerciale intègre toutes les
fonctionnalités de Devis et Facturation. Vous aurez en
plus, notamment, la gestion des achats et la gestion
du stock.
Adapté aux
nouvelles normes
2014-2015
9
Comptabilité 2015
Réglez vos comptes avec la compta
Avec EBP Comptabilité, réalisez simplement la
comptabilité de votre entreprise, de la saisie jusqu’à
l’établissement de votre Bilan et votre Compte de
Résultat.
C’est la 1ère fois que vous utilisez un logiciel de
compta...Faites le pas ! Vous y trouverez un encodage
simplifié des factures d’achat, des factures de vente,
des financiers, des opérations diverses.
Logiciel quadrilingue (Fr, Nl, Uk, De)
Gestion complète des immobilisations (tableau d’amortissement et
génération des écritures comptables)
Analytique et réseau en option dans la version PRO
Edition des documents légaux dont la déclaration de TVA électronique
Intégrez les données en provenance de nos logiciels Devis et Facturation,
Gestion Commerciale et Bâtiment
Adapté aux nouvelles normes 2014-2015
Bâtiment
La gestion commerciale spécialisée
Entrepreneurs, électriciens, menuisiers, chauffagistes,
peintres,... EBP Bâtiment convient à tous les corps de
métier.
Simplifiez votre gestion et gagnez du temps « pour
faire vos papiers ».
Devis, factures,relances clients, stock
Dans vos devis et factures, intégrez des tranches de travaux et insérez
des ouvrages
Enrichissez vos documents : gras, italique, images, ..Insérez votre logo.
Utilisez nos modèles d’impression prêts à l’emploi.
Envoyez directement vos devis et factures par mail au format PDF
Analysez la rentabilité de vos chantiers avec le suivi simplifié
Une version Pro vous permet de gérer en plus les maintenances et
service après-vente, d’avoir le planning et de travailler ensuite en réseau
Adapté aux
nouvelles normes
2014-2015
10
Mon association
Pour toutes les ASBL et clubs sportifs
Faites les comptes de votre association facilement.
Consultez à tout moment votre solde de trésorerie.
Avec EBP Mon Association, quel que soit votre
domaine d’activité (sport, culture, loisir, social,...)
vous suivez vos membres, organisez les activités et
gérez votre trésorerie...L’essentiel y est pour vous
faire gagner un temps précieux dans vos tâches
quotidiennes.
Comptabilité simplifiée de l’ASBL (éditez la liste de vos recettes/
dépenses par ordre chronologique et/ou par poste et éditez aussi le
relevé cumulé de tésorerie)
Fichiers Membres et gestion complète des cotisations
Organisation des activités (planning, matériel, places, ..)
Tableau de bord
CRM 2015
La simplicté d’un CRM pour toutes les PME
Ne laissez plus vos contacts sans suivi. Travaillez vos
prospects et clients
Gérez vos contacts (prospects, clients, partenaires,...) et suivez tous vos
échanges commerciaux
Identifiez, créez et suivez vos opportunités de vente
Réalisez toutes vos actions de prospection (emailings et publipostages)
Développer votre efficacité commerciale
C’est pas cher, simple, rapide et efficace
11
Point de vente 2015
Pour tous les commerçants
Décliné en 3 versions : Commerce de détail, Mode
et PRO
Optez pour un logiciel de caisse : une solution 2 en
1. Rapidité d’une caisse enregistreuse couplée à une
gestion commerciale puissante.
Encaissement, gestion des ventes, consultation du
stock, fidélisation des clients.
Avec la version Pro, vous pouvez aussi connecter
plusieurs caisses en réseau.
Les fiches produit détaillées sont disponibles sur notre site.
Travailler en réseau avec EBP
Partager son outil de gestion
Avec EBP, la Gestion Commerciale, la Comptabilité et les logiciels
métiers Bâtiment et Point de Vente offrent la possibilité de travailler en
réseau, ouvrant les portes du travail simultané et à plusieurs.
La mise en oeuvre d’un système de gestion en réseau
requiert de la compétence et de l’expertise
Pour garantir le succès de ce déploiement, EBP peut confier ces
missions à son réseau de revendeurs à forte valeur ajoutée. Réguliè-
rement formés à nos produits, aux technologies et aux architectures
réseau, nos revendeurs agréés bénéficient de certifications. Ils sauront
intégrer les solutions de gestion EBP dans votre infrastructure
informatique tout en respectant l’organisation en vigueur dans votre
entreprise.
Pour connaître les coordonnées d’un de nos revendeurs certifiés,
appelez-nous au 02 737 95 90
Plusieurs milliers de PME ont déjà choisi de faire appel à nos revendeurs
certifiés présents partout en Belgique.
12
Logiciel Service
PRIVILEGE
démarrer - GAMME pratic
EBP Devis & Facturation 2015 129€ 99€
EBP Business Plan Pratic 49€ -
EBP Gestion Contacts 79€ 99€
EBP Association 79€ 99€
DéVELOPPER - Gamme Classic
EBP Gestion Commerciale 2015 249€ 149€
EBP Gestion Commerciale Pro 2015 299€ 159€
EBP Comptabilité 2015 239€ 169€
EBP Comptabilité Pro 2015 399€ 179€
EBP Business Plan PME 149€ 149€
EBP Business Plan Experts Comptables 299€ 149€
EBP CRM Classic 199€ 149€
METIER - Gamme Métiers
EBP Bâtiment 399€ 209€
EBP Bâtiment Pro 659€ 299€
METIER - Gamme Métiers Commerce
EBP Point de Vente Version Commerce de détail 549€ 399€
EBP Point de Vente Version Mode 699€ 419€
EBP Point de Vente Version Pro 799€ 479€
tarifs
Réseau tarif 2015
(prix public conseillé end-user hors TVA)
EBP Comptabilité Pro
EBP Comptabilité Pro - 2 postes 549€ 358€
EBP Bâtiment Pro - SQL
EBP Bâtiment Pro - 2 postes 959€ 559€
EBP Bâtiment Pro - poste supplémentaire 300€ 199€
EBP Gestion Commerciale Pro - SQL
EBP Gestion Commerciale - 2 postes 599€ 399€
EBP Gestion Commerciale Pro - poste supplémentaire 300€ 166€
Les 5 bonnes raisons
de vous équiper
Vous en êtes capable.
C’est efficace et vous allez gagner du temps
chaque jour.
Cela fait vendre : valorisez votre entreprise
par vos documents.
C’est profitable : la bonne décision au bon
moment.
C’est pas cher.
Document non contractuel. - Tous les prix figurant dans ce document sont indicatifs et des prix publics conseillés.
Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. – Août 2014
Pour votre confort, optez pour notre Assistance Privilège.
Après vos 30 jours d’assistance gratuite, vous
pouvez opter pour un contrat, non obligatoire.
Avec l’ Assistance Privilège vous bénéficiez d’un ensemble de
services pendant 12 mois :
Accès illimité à l’assistance téléphonique pendant les heures
ouvrables
Téléchargement gratuit (ou envoi de CD) des mises à jour
Prise en main à distance de votre pc via l’application
TeamViewer.
Suivi personnalisé des appels
20 % de remise sur les formations ou autres services
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287
EBP Démat’
Service de dématérialisation des factures fournisseurs
EBP Démat’ est un service en ligne permettant d’automatiser le traitement des factures fournisseurs de vos clients.
La technologie de Lecture Automatique des Documents intégrée extrait les données essentielles des factures
scannées. Vos collaborateurs n’auront plus à saisir les écritures, elles seront générées automatiquement dans
votre logiciel de comptabilité EBP.
L’accès rapide et précis aux informations contenues sur les factures stockées engendre, par ailleurs, des gains de productivité
importants lors de la révision des dossiers.
www.ebp.com/expert-comptable
ZOOM sur les fonctions clés
Disponible en mode SaaS, EBP Démat’ est un service parfaitement intégré à l’outil de production du cabinet*.
Après avoir scanné les factures de vos clients ou reçu leurs fichiers de factures électroniques, vous importez les documents PDF ou image
dans l’application EBP Démat’.
L’outil reconnaît automatiquement les différents champs des factures et génère en quelques secondes les écritures comptables correspondantes.
Vous pouvez également paramétrer, en quelques clics, les différents champs de vos modèles de factures ainsi que les comptes fournisseurs,
de charges ou de TVA à mouvementer. L’outil travaillera ensuite en toute autonomie.
Vérifiez et acceptez les écritures, puis exportez-les vers votre logiciel de Comptabilité*.
Toutes les factures enregistrées sont conservées dans l’espace de stockage en ligne hébergé avec EBP Démat’. Vous conservez en toute
sécurité les visuels des factures, classés selon l’arborescence de votre choix (dossiers, période, année…).
Vous retrouvez des informations précises contenues sur vos factures à l’aide de la fonction de recherche fulltext : montant, fournisseur, date,
mot clé, etc…
Profitez d’une solution facile à mettre en oeuvre
*Export automatique vers le logiciel de Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack EBP et export manuel vers les logiciels Quadra, Cador, Coala, Cegid.
Numérisation
de la facture
Intégration des écritures dans
votre logiciel de production
Recherche
de factures
Reconnaissance
automatique de la facture
Vérification et
acceptation des écritures
DéMATérialisation traitement Intégration consultation
1 2 3 4 5
Gérez de multiples pièces d’achat
EBP Démat’ permet de gérer les documents du cycle de facturation de vos clients :
Factures multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux)
Factures avec port
Factures d’acompte
Factures avec escompte
Factures en autoliquidation
Avoirs
Achats intracommunautaires
etc…
Améliorez la productivité de vos missions de tenue
et de révision
Disposez d’une technologie avancée à portée de main
Basée sur la technologie de Lecture Automatique des Documents, EBP Démat’ est un service intelligent développé en France par le service
Recherche & Développement d’EBP. L’outil reconnait et extrait tous les caractères et mots contenus dans les factures importées.
Profitez de la base collaborative de modèles de factures
EBP Démat’ repose sur une base collaborative de modèles de factures partagée entre les partenaires EBP. Ainsi, si un cabinet partenaire a
déjà reconnu les champs d’une facture Métro et que vous enregistrez une facture similaire pour votre client, vous n’aurez pas à placer les
zones de la facture.
Optimisez la révision des dossiers
La recherche de documents est largement facilitée grâce à un puissant moteur de recherche fulltext. La pièce comptable est également
affichée directement à partir de l’écriture. La révision des comptes est ainsi optimisée.
Sécurisez et partagez les factures de vos clients
EBP Démat’ permet l’automatisation du processus de traitement des factures de vos clients. Vous accédez aux documents scannés de
manière unique et centralisée. Vous offrez à vos clients un service à valeur ajoutée en leur permettant d’accéder à leurs factures hébergées
sur EBP Démat’.
Suivez le traitement des factures en temps réel
Vous suivez et pilotez en temps réel l’activité de traitement des factures des dossiers clients du cabinet, via le tableau de bord proposé :
documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, etc…
Tableau de bord : visualisez rapidement l’état du traitement des factures
Fonctions Principales
1682
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Décembre 2014.
Acquisition
• Création illimitée de dossiers clients
• Accès au portail avec gestion des utilisateurs
et des dossiers
• Gestion des factures : multi-taux de TVA
(jusqu’à 4 taux), avec port, avec escompte,
avec acompte, en autoliquidation, Avoirs,
Achats intracommunautaires
• Tableau de bord de suivi du traitement
des factures : Importer des documents,
documents en cours de traitement,
documents non reconnus à traiter, écritures à
vérifier, écritures vérifiées en attente d’export,
écritures exportées
• Rafraichissement en temps réel des données
du tableau de bord
• Import des factures numérisées au format
PDF, PNG, JPG, TIF, TIFF
• Import paramétrable des factures selon le
nombre de pages (1 à 5 pages)
• Import du plan comptable et des fournisseurs
• Indexation et classement des documents
dans l’espace de stockage intégré
• Extraction des données nécessaires au
traitement comptable
• Gestion des doublons
Reconnaissance
• Extraction des données nécessaires au
traitement comptable grâce au module
OCR / LAD (Reconnaissance Optique
des Caractères / Lecture Automatique de
Documents)
• Reconnaissance dynamique des zones de
la facture
• Reconnaissance manuelle des zones de la
factures en double écran avec visualisation
de l’image
• Bibliothèque de modèles de factures
reconnues mutualisées avec les utilisateurs
EBP
• Enregistrement de nouveaux modèles de
factures
Accessibilité
• Accès au document depuis l’écriture
comptable
• Recherche fulltext dans les documents
• Visionneuse de documents intégrée
• Historique des factures traitées
• Historique de consommation des documents
pour chaque société
• Classement des documents dans une
arborescence paramétrable
Traitement comptable
• Génération automatique des écritures
• Modification des écritures
• Validation des écritures
• Anomalies détectées sur les écritures
affichées depuis la liste des écritures à vérifier
• Intégration automatique des écritures vers
EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable et
Business Pack
• Reprise du plan comptable et des
fournisseurs définis dans ...
Communication
• Gestion des droits par utilisateur
• Stockage
• Liaison avec EBP Comptabilité Ligne ExpertComptable
et Business Pack :
- Import automatique du plan comptable et
des fournisseurs
- Export des écritures vérifiées et intégration
automatique dans le logiciel
• Export manuel des écritures vérifiées au
format .CSV, Quadra, Cador, Coala, Cegid.
Liste des fonctions non exhaustive et susceptible d’évoluer.
Equipe Profession Comptable EBP
Fax : 01 34 94 83 42
experts.fr@ebp.com
www.ebp.com/expert-comptable
Applications
commerciales et comptables
sur logiciel PGI EBP OPEN LINETM PRO
BAC PRO
STG - BTS TERTIAIRES
FORMATION CONTINUE
Robert WIPF
Exercices
Niveau 1
L IVRE ÉLÈVE
ÉDITIONS CORROY EXERCICES NIVEAU 1 EBP PGI OPEN LINE PRO
Ce livre présente une collection d’exercices permettant de se familiariser avec le progiciel de
gestion intégré OPEN LINETM PRO d’EBP et d’utiliser en autonomie les principales fonctionnalités
commerciales et comptables des modules : recherche d’informations dans la base de
données, création d’un dossier et des fichiers de base, documents relatifs à la vente, inventaire
des stocks, acomptes, transfert en comptabilité, livraisons, commissions, saisie d’écritures
de factures, d’avoirs, de règlements, édition des états comptables, lettrage et délettrage
des comptes .
Chaque application est construite autour d’une ou plusieurs fiches de procédure incitant l’utilisateur
à faire preuve de réflexion et d’initiative devant des situations multiples et variées.
Le livre « élève » est conçu pour être utilisé tant en formation initiale, sous la conduite du
professeur (BAC PRO, STG, BTS AM, PME-PMI, MUC, NRC), que dans le cadre de la formation
continue.
Le PACK « formateur » comprend :
- le livre élève
- un CD contenant :
- les fichiers de base de données et leur restauration après chaque application validée
- le corrigé des cas du livre de l’élève sous forme numérique.
En partenariat avec
Livre « élève »
978-2-35765-081-7
Prix : 14,74 €
L’auteur, Robert WIPF, enseigne depuis de longues années l’utilisation
des logiciels comptables en lycée professionnel et dans ses
missions de formation en alternance.
C’est avec bonheur qu’il a apprivoisé le PGI OPEN LINETM PRO
d’EBP et permis, à l’aide d’exercices parfaitement adaptés, son acquisition
rapide par les élèves et salariés en comptabilité et gestion
commerciale.
EBP
PGI OPEN LINETM PRO
ÉDITIONS CORROY
BP 8 - 83560 RIANS
Tél. : 04 94 80 57 25 Fax : 04 94 80 59 24
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PGI OPEN LINETM PRO
Les Éditions CORROY et CORROY-LIEUTIER sont spécialisées dans la
conception et l’édition de CAS PRATIQUES destinés à préparer avec bonheur
les examens et concours de la filière éco - gestion - comptabilité.
Vous y trouverez :
La collection BAC PRO : Comptabilité, commerce, informatique,
éco-droit
La collection STG : Management, information et gestion,
comptabilité et finance d’entreprise
La collection BTS CGO : Tous les processus de 1re et 2e
année
La collection BTS TERTIAIRES : Management et éco-droit pour les 1re
et 2e
années
La collection DCG : les 13 unités d’enseignement
La collection DSCG : les 7 unités d’enseignement
La collection informatique : Access, Excel, EBP, Informatique de
gestion aux examens
La collection Tout-en-Tête : Préparation aux professorats de gestion
(PLP, CAPET, Agrégation)
La collection Arrêt Culture : Méthode Suzuki, pédagogie, réflexion
Achevé d’imprimer en décembre 2009 par :
Imprimerie Delta Color - 140, rue Étienne Lenoir - 30900 Nîmes
Dépôt légal : janvier 2009
Imprimé en france
SOMMAIRE
Le progiciel de gestion intégré EBP OPEN LINE ........................................ 1
Présentation du progiciel de gestion intégré EBP OPEN LINE, Découverte des principales fonctionnalités
du progiciel
Select vidéo ............................................................................................. 11
Découvrir les fonctionnalités d’un progiciel de gestion intégré, Rechercher les informations
Control Data System TP 01 ..................................................................... 19
Application guidée, Procéder aux opérations nécessaires à la création du dossier CONTROL
DATA SYSTEM FRANCE
Control Data System TP 02 ..................................................................... 29
Application guidée, Créer les fichiers de base nécessaires à l’utilisation du progiciel OPEN
LINE, Identifier les différentes informations saisies et leur utilité.
Control Data System TP 03 ..................................................................... 43
Application guidée, Saisir le stock initial par l’intermédiaire d’un bon d’entrée, Créer les documents
relatifs à la vente : devis, commande client, bon de livraison et facture de vente, Établir
un inventaire des stocks et procéder aux contrôles nécessaires
Control Data System TP 04 ..................................................................... 53
Application guidée : Mettre à jour les différents fichiers, Saisir les opérations du circuit de
ventes : devis, commandes, livraisons, factures, avoirs, Transférer les opérations en comptabilité
Control Data System TP 05 ..................................................................... 61
Application guidée : Procéder aux livraisons et établir les factures de ventes correspondantes,
Analyser les incidences de la validation des factures de ventes dans la comptabilité Calculer
les commissions des commerciaux
Control Data System TP 06 ..................................................................... 65
Application guidée : Saisir une balance de départ avec indication des échéances, Saisir les
opérations commerciales et financières dans les journaux concernés, Éditer des états comptables
: balance, échéanciers des créances et des dettes, extrait de grand livre
Control Data System TP 07 ..................................................................... 73
Application guidée, Saisir les documents commerciaux et procéder à l’enregistrement automatique
des factures et avoirs, Saisir les opérations de règlement et procéder au lettrage du
compte client
COLLECTION
INFORMATIQUE
EBP PGI OPEN LINE PRO :
Applications commerciales et comptables - Niveau 1
- 61 -
CORROY - LIEUTIER - B.P. 8 - 83560 RIANS - Tél. 04.94.80.57.25 - Télécopie 04.94.80.59.24 - E.mail : infos@editions-corroy.fr - Site : www.editions-corroy.fr
CCOONNTTRROOLL DDAATTAA SSYYSSTTEEMM -- TTPP 0055
CONNAISSANCES ASSOCIÉES
Application guidée :
Procéder aux livraisons et établir les factures de ventes correspondantes,
Analyser les incidences de la validation des factures de ventes dans la comptabilité,
Calculer les commissions des commerciaux.
DOSSIER 1 : LIVRAISONS DES COMMANDES CLIENTS ET FACTURATION
PREMIÈRE PARTIE : DE LA LIVRAISON AUX FACTURES
CONTROL DATA SYSTEM France procède aux livraisons des commandes clients en attente. Les commandes sont intégralement
livrées et acceptées par les clients concernés.
L’état des livraisons est le suivant :
Client N° et date
de commande
Date de livraison
prévue
Date de livraison
réelle Observations
WAGNER 4 du 6/01 9/01 9/01 -
LACROIX 3 du 6/01 10/01 10/01 -
DUTRIEZ 5 du 7/01 10/01 10/01 -
MOEGLENE 6 du 8/01 12/01 12/01 -
DARSTEIN 7 du 8/01 12/01 15/01 Accorder une remise globale supplémentaire de 2 %
pour livraison tardive
DEUXIÈME PARTIE : INCIDENCES DE LA VALIDATION DES FACTURES DE VENTES
Vous venez de créer les factures pour les clients. Le responsable des services comptables vous demande de comptabiliser les factures
de ventes.
TRAVAIL À
FAIRE
1. Restaurez le fichier PCDS France TP 04.
2. Créez les différents bons de livraison aux dates indiquées à partir des informations fournies dans
l’état des livraisons.
3. Indiquez quelle est l’incidence de la création des bons de livraisons sur les stocks.
4. Le 16/01, CONTROL DATA SYSTEM FRANCE décide de créer les factures correspondantes.
Ne validez pas les factures. Toutes les factures étant émises le même jour, le transfert se fait
par regroupement.
TRAVAIL À
FAIRE
1. Éditez le journal des ventes du mois de janvier.
2. Validez toutes les factures.
3. Éditez à nouveau le journal des ventes pour la période du 01/01 au 16/01. Quelle est l’incidence
de la validation de ces factures sur la comptabilité de CONTROL DATA SYSTEM France ?
4. Validez la facture d’avoir n° 01 (Client Bernhardt) puis éditez un extrait du grand livre pour les
comptes 70711 à 70713 pour la période du 1/01 au 22/01.
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Le regroupement de documents permet de générer un nouveau
document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert
où un nouveau document est généré pour un document
sélectionné.
Il est possible de regrouper N documents entre-eux qu’aux
conditions suivantes :
• même type de document,
• même code client ou fournisseur,
• même civilité,
• même nom de client ou fournisseur,
• même adresse de facturation ou même adresse de livraison.
.
Le regroupement des documents est accessible à partir du
menu opérations.
Il faut sélectionner les documents que l’on souhaite
regrouper : ici la période du 9/01 au 15/01.
La fenêtre de droite s’affiche alors à l’écran.
Il suffit ensuite de suivre la procédure.
Une fois le regroupement opéré, la liste des factures de vente est la suivante :
DOSSIER 2 – CALCUL DES COMMISSIONS DES COMMERCIAUX
Chaque commercial a droit, en plus de son salaire fixe de base, à une commission calculée sur le chiffre d’affaires.
CONTROL DATA SYSTEM a décidé que ces commissions seraient calculées, pour chacun des commerciaux, au taux unique de 4 % sur
l’ensemble du chiffre d’affaires réalisé au cours du mois. Les ventes qui seront prises en considération sont celles qui sont facturées aux
clients. Il n’est pas tenu compte des encaissements de factures.
TRAVAIL À
FAIRE
1. Procédez à la création et au paramétrage du barème que vous nommerez Commission sur CA
global. Ce barème sera appliqué à chacun des commerciaux et sera valide du 01/01 au 31/12 de
l’année. Vous vous aiderez pour cela de la fiche de procédure n° 10.
2. Calculez les commissions versées au titre de la période du 1/01 au 31/01. Éditez le relevé de
commission du représentant BERTHOUX.
FICHE PROCÉDURE 9 : LE REGROUPEMENT DES DOCUMENTS
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INFORMATIQUE
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CORROY - LIEUTIER - B.P. 8 - 83560 RIANS - Tél. 04.94.80.57.25 - Télécopie 04.94.80.59.24 - E.mail : infos@editions-corroy.fr - Site : www.editions-corroy.fr
Le barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection
donnée d’articles, de tiers, de familles articles ou tiers. La fiche barème permet de couvrir un maximum de cas possibles et facilite le
paramétrage des éléments constituants le calcul des commissions.
Les barèmes sont associés aux commerciaux ou familles de commerciaux depuis la fiche Commercial ou Famille De Commerciaux.
Dans la partie entête de la fiche barème, les champs suivants doivent être renseignés :
1. le code barème ;
2. le libellé ;
3. la base de calcul de l’objectif, qui permet d’indiquer à partir de quelle donnée des lignes de document la commission doit être
calculée. Les types d’objectif possibles sont le chiffre d’affaires, le chiffre d’affaires encaissé, la quantité ou la marge ;
4. le champ d’application, qui permet d’indiquer à partir de quel type de documents les lignes doivent être récupérées. Les types de
document disponibles sont Commande, Bon de livraison et Facture ;
5. le mode de calcul, qui permet d’indiquer si la valeur extraite des lignes de documents (en fonction de l’objectif) doit correspondre
strictement à un intervalle (Calcul global), ou entrer dans plusieurs intervalles (Tranche). Les modes de calcul disponibles sont donc
Tranche ou Global.
6. le type d’objectif, qui permet de regrouper les commissions par date. Les regroupements disponibles sont Vide, Année, Trimestre,
Mois, Semaine, Jour.
7. la période de validité du calcul de la commission.
Le calcul des commissions suppose que l’on définisse, selon le cas, des paliers, une formule de calcul, un montant, un pourcentage.
La définition des paliers s’effectue suivant les critères suivants :
8. Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximale de l’intervalle.
9. Formule : Permet de sélectionner l’un des critères suivants pour déterminer le calcul de la commission : % sur CA, Montant,
Montant * Qté, % marge, Montant + %CA , % montant.
10. Montant : Permet de saisir une valeur en fonction de la formule sélectionnée.
11. % : Permet de saisir un pourcentage en fonction de la formule sélectionnée.
Les règles entre les formules et les champs de saisie « Montant » et « % » sont les suivantes :
Règles entre les formules et les champs de saisie "Montant" et "%"
- Si la formule est "Montant" ou "Montant*Qté", le champ "%" n’est pas accessible,
- Si la formule est "% sur CA" ou "%marge", le champ "Montant" n’est pas accessible,
- Si la formule est "Montant + %CA", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles,
- Si la formule est "% montant", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles.
1 2
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FICHE PROCÉDURE 10 : LE CALCUL DES COMMISSIONS
COLLECTION
INFORMATIQUE
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Applications commerciales et comptables - Niveau 1
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CORROY - LIEUTIER - B.P. 8 - 83560 RIANS - Tél. 04.94.80.57.25 - Télécopie 04.94.80.59.24 - E.mail : infos@editions-corroy.fr - Site : www.editions-corroy.fr
Règles entre le type d’objectifs et les formules
Si le type d’objectif est "Quantité", seules les formules "Montant", "Montant * Qté" sont acceptées.
Le calcul des commissions suppose également que l’on sélectionne les informations à prendre en compte pour le calcul des bases :
Les sélections permettent de déterminer les critères à prendre en compte sur les lignes des documents : les documents de telles familles
de clients ou des tels clients, avec tels ou tels articles ou familles d’articles, pour tels ou tels commerciaux. Elle s’effectue en fonction des
champs suivants :
- Type : Cette liste permet de déterminer la sélection. Les types disponibles sont Familles articles, Articles, famIlles clients, Clients,
Familles commerciaux, Commercial ;
- Du : liste déroulante permettant de sélectionner la première donnée, correspondante au type, à prendre en compte ;
- Au : liste déroulante permettant de sélectionner la dernière donnée, correspondante au type, à prendre en compte.
- Exclusion de la sélection : Cette case permet de considérer les éléments indiqués dans les champs DU / AU comme à exclure du
calcul de la commission ;
Il faut ensuite définir les commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer. Cette opération peut également s’effectuer depuis la fiche
du commercial. L’affectation d’un "Commercial" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "Barème" à la fiche "Commercial".
Familles commerciaux
Cet onglet Familles commerciaux permet d’affecter les familles commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer. Cette opération peut
être réalisée depuis la fiche Famille commerciaux. L’affectation d’une « Famille commerciaux » à une fiche « Barème », affecte
automatiquement le « Barème » à la fiche « Commercial ».
Le calcul des commissions
La page Commission permet d’obtenir le montant des commissions de chaque commercial. Le calcul varie en fonction de différents
données. Il faut renseigner les différents filtres (période, famille de commerciaux , commerciaux) puis actualiser la liste avant de lancer le
calcul.
© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Introduction
► A qui s’adresse ce Manuel ?
► Quels sont les avantages de la session gérance ?
► Comment utiliser ce manuel ?
Chapitre I - interface
A / organisation de votre espace de travail
B / Choix de la session
C / Liste générale des modules
D / Listes détaillées des modules
1 ● Liste détaillée du module gérance
2 ● Liste détaillée du module base
3 ● Liste détaillée du module loyers
4 ● Liste détaillée du module charges
5 ● Liste détaillée du module trésorerie
6 ● Liste détaillée du module comptabilité
7 ● Liste détaillée du module fiscalité
8 ● Liste détaillée du module analyse
9 ● Liste détaillée du module outils
10 ● Liste détaillée du module documents
Chapitre II - Gérance
A / Fiches a remplir avant de commencer
1 ● Créer la fiche du Mandataire
2 ● Créer une fiche Propriétaire (mandant)
3 ● Modification des taux d’honoraires
4 ● Créer un Patrimoine
5 ● Créer la fiche d’un locataire
6 ● Créer les comptes bancaires du mandataire
B / création d’honoraires
1 ● Créer des honoraires manuels ou automatiques
2 ● Encaisser des honoraires : 2 méthodes
3 ● Consulter le détail des honoraires
4 ● Impression des listes d’honoraires et des factures
C / Edition d’un rapport de gestion
1 ● Création, impression et suppression d’un rapport de gestion
2 ● Virements : 2 méthodes
3 ● Historique de gestion
D / trésorerie
1 ● Prélèvement d’honoraires
2 ● Historique de Trésorerie
SOMMAIRE
2
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● Avant d’entamer la lecture de ce Guide, il est vivement conseillé de consulter le Manuel d’utilisateur
complet, également fourni sur le CD-ROM.
Comment utiliser ce manuel ?
Ces pages concernent les utilisateurs qui souhaitent travailler en mode (ou «session») Gérance. Il peut donc
s’agir :
• d’un particulier chargé de gérer un patrimoine familial
• d’un mandataire
• d’une agence immobilière spécialisée dans la gestion locative
• de sociétés proposant des services aux propriétaires.
Quelque soit leur rôle, ils sont soumis à reddition de compte et doivent donc opter pour la session Gérance.
A qui s’adresse ce manuel ?
quels Sont les avantages de la session gérance ?
Tout en gardant les fonctionnalités de la session classique (consulter le Manuel utilisateur qui s’y rapporte), la
session gérance offre des possibilités étendues telles que la publication :
• de factures d’honoraires
• de rapports de gestion complets
• du suivi de trésorerie du compte de Gestion
• des comptes du propriétaire mandant
La session Gérance n’est pas exclusive : il demeure possible pour l’utilisateur qui cumule la fonction de gérant
et le statut de propriétaire de basculer d’une session à une autre. Les données saisies et les manipulations
effectuées sont rigoureusement indépendantes.
● Situez rapidement dans le logiciel les actions expliquées dans chaque chapitre :
3
Retrouvez rapidement le liens du Sommaire dans
le volet Signets (ou bookmarks) d’Acrobat reader.
© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Chapitre I - Interface
A / organisation de votre espace de travail
4
L’interface de travail se compose de 3 éléments principaux :
2
3
La Liste des Modules (Bases, Loyers, Charges...) permet de naviguer entre les différentes fonctions
du logiciel. Chaque Module dispose d’options figurées.
Exemple de module Exemples d’options du module Base
La Liste des Sélections permet de cibler le locataire, le lot, le propriétaire (...) sur lequel on souhaite
agir. Selon le contexte, des onglets situés à la base de la liste apparaissent ; ils permettent
de classer les informations.
Retrouvez rapidement l’information souhaitée :
• en développant les arborescences (un clic
sur le signe + ou double-clic sur le sommet
de la liste)
• en sélectionnant à la base de la liste l’onglet
approprié
La Fenêtre de visualisation affiche les informations surlignées en bleu dans la liste de Sélection.
Elle dispose d’une barre d’outils qui vous permettent notamment de renseigner et de mettre
à jour vos informations, de générer vos appels, quittances...
Exemple de barre d’outils
4 Le volet d’Aide affiche le support de manière contextuelle : l’aide vous renseigne immédiatement sur le
Module ouvert et vous renvoie aux pages complémentaires du Manuel utilisateur
5 La fenêtre Assistant - Tableau de bord vous permet d’organiser et de planifier votre gestion locative
ainsi que vos tâches personnelles
Deux outils destinés à faciliter votre gestion locative sont également accessibles en cliquant sur
1
2 3
4
1
5
© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Changement de session
Votre logiciel s’adapte à vos besoins :
• si vous êtes gestionnaire en biens propres utilisez la “Session classique”
• si vous êtes gérant utilisez la “Session Gérance”
• il demeure possible pour l’utilisateur qui cumule la fonction de gérant et le
statut de propriétaire de basculer d’une session à une autre. Les données
saisies et les manipulations effectuées sont rigoureusement indépendantes.
ë
Si vous travaillez sur une session
Gérance, le premier module affiché
est le module Gérance. Si vous
travaillez sur une session classique,
le module Gérance n’apparaît pas.
Dans la partie inférieure
gauche est affiché l’intitulé
de la session en cours Différenciez graphiquement
vos Sessions en utilisant le
Module Outils / Apparence.
● Manipulation des sauvegardes :
• la sauvegarde des données ne concerne que la session ouverte. Par
conséquent pour enregistrer les données des deux sessions, procéder successivement
à leur sauvegarde
• si l’option “Sauvegarder à la fermeture” est activée, la sauvegarde automatique
est effective lorsque vous quittez l’application mais ne concerne que la
Session quittée en dernier
B / Choix de la session
● Pour éviter les confusions entre les sessions :
● Le choix initial s’opère dans le menu Fichier / Changer de Session :
5
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C / Liste générale des modules
Module gérance (7 options)
Le module GERANCE est destiné aux Gérants, particuliers ou professionnels, chargés de
la gestion locative du parc immobilier d’un propriétaire foncier. Il ne s’affiche que lorsque
vous ouvrez une «Session Gérance».
m
6
Module base (11 options)
Le module de BASE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à
dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques.
Les indices de révision doivent également être saisis dans ce module.
Module loyers (12 options )
Le module LOYERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de
garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction
de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation les charges. A tout moment
l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes
vous indique ceux à relancer pour impayés, etc.
Module charges (7 options)
Le module CHARGES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie
des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique
fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées.
Module trésorerie (5 options)
Dans le module TRESORERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos
bordereaux de remises de chèques. Le journal de banque vous donne à tout moment la
situation de vos comptes et vous permet d’effectuer le rapprochement bancaire.
Module comptabilité (6 options)
Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé-
dents par la saisie d’écritures dans la COMPTABILITE. Journaux, Grands Livres, Balances
sont les états classiques que vous pouvez éditer.
Module analyse (5 options)
Ce module est conçu pour générer des récapitulatifs de votre gestion locative.
Module outils (2 optionS)
Le module Outils permet de paramétrer l’affichage en changeant l’apparence générale du
logiciel et en filtrant certaines données (par exemple les locataires sortis).
Module documents (2 options)
Ce module vous donne accès aux modèles Word à employer dans votre correspondance
ainsi qu’au Manuel utilisateur.
Module fiscalité (1 option + mises a jour annuelles)
Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support
de l’administration fiscale (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). En début d’année, une
mise à jour du Module est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances; elle
comprend les supports de déclaration agréés par la DGI.
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D / Listes détaillées des modules
Module gérance (7 options)
Le module Gérance est destiné aux Gérants, particuliers ou professionnels, chargés
de la gestion locative du parc immobilier d’un propriétaire foncier. Les relations
gérant / propriétaire s’organisent à partir de ce module, qui ne s’affiche que lorsque
vous ouvrez une «Session Gérance».
m
1 ● Liste détaillée du module gérance
Création du mandataire (désignation, coordonnées, taux de tva et forme abrégée des
honoraires). Cette option est identique à celle située dans le module Base.
Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux
d’honoraires, nom de la banque)
Calcul des honoraires et encaissement des honoraires (du compte du propriétaire vers le
compte de gestion) avec lettrage automatique.
Edition du rapport de gestion et virement (du compte de gestion vers le compte du propriétaire)
Virement des loyers vers le compte du propriétaire et encaissement des honoraires vers
le compte de gestion (sans lettrage automatique). L’encaissement peut également s’effectuer
depuis le module Gérance / Honoraires.
Historique des mouvements de trésorerie et lettrage des écritures.
Création, modification et suppression des honoraires (si ceux définis par défaut ne correspondent
pas au contrat liant le mandataire aux propriétaires).
7
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2 ● Liste détaillée du module base
8
Module base (11 options)
Le module de BASE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est
à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des
banques ainsi que le paramétrage du produit comme, par exemple, la liste des modes
de paiements.
Paramétrage des types de revenus et de charges (par rapport à la Déclaration de Revenus
Fonciers 2044 ou 2072), personnalisation des listes déroulantes du logiciel, des
indices de révision, des taux de TVA, etc.
Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module
comptabilité.
Création d’écritures permettant d’actualiser les données comptables des locataires, fournisseurs
et banques lorsque débute l’exercice.
Création des fiches signalétiques des partenaires d’une SCI ou d’indivisaires.
Création des comptes bancaires du propriétaire.
Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées).
Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des
révisions, garantie, informations personnelles).
Création de lots isolés (désignation, adresse, compteurs) et modification des immeubles
(nombre de lots, charges).
Création d’immeubles (désignation, adresse, nombre initial de lots, saisie de la grille de
répartition des charges).
Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux
d’honoraires, nom de la banque).
Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un
lot particulier et de le visualiser.
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● Liste détaillée du module loyers
Module loyers (12 OPTIONS)
Le module LOYERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts
de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en
fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout
moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des
alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc.
Encaisser (du compte de gestion vers le compte du propriétaire), rembourser (du compte
de gestion vers le compte du locataire) ou compenser ( = restitution partielle) un dépôt de
garantie.
Permet d’anticiper les révisions de loyer (simple calcul qui ne génère pas d’écriture).
Calcul des loyers (par défaut l’appel de loyer se compose de la somme : loyer + charges +
impayés + révision), gestion des APL et de la CAF et encaissement des loyers (avec lettrage
automatique).
Saisie, modification et suppression des encaissements de loyers.
Edition des quittances de loyers.
Semblable au Module Base / Locataire, l’option Départ permet de visualiser les fiches locataires
et d’en créer de nouvelles.
Historique du compte locatif, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. L’organisation
des informations peut se faire par locataires, propriétaires ou immeubles.
Calcul des régularisations (sommes à percevoir ou à reverser au locataire, notamment dans
le cas de provisions sur charges) et affectation du montant sur l’appel désiré.
Permet de visualiser rapidement les impayés et les dates clés du compte locatif (fin de bail,
assurance, etc.)
Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un
compte locatif particulier et de le visualiser.
Permet la saisie de revenus supplémentaires, indépendamment des encaissements de
loyers ou d’honoraires.
[ L’option Locataire figure également dans le Module Base ]
Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions,
garantie, informations personnelles).
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● Liste détaillée du module charges
Module charges (7 OPTIONS)
Le module CHARGES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la
saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives.
L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non
réglées.
Création, modification et règlement des factures de fournisseurs
(avec lettrage automatique).
Création, modification et règlement des factures de fournisseurs.
Historique des comptes des fournisseurs, à partir duquel s’effectuent les lettrages et
dé-lettrages.
Saisie des relevés de compteurs (déclarés dans le module Base / Lot). Le chiffrage s’obtient
automatiquement, par soustraction : situation actuelle - situation antérieure.
Pour les immeubles, permet de répartir les charges associées à une grille de répartition ou à
un compteur (au préalable, les charges doivent impérativement avoir été règlées et lettrées
par le propriétaire).
Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un
compte fournisseur particulier et de le visualiser.
[ L’option Fournisseur figure également dans le Module Base ]
Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées).
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● Liste détaillée du module trésorerie
Module trésorerie (5 OPTIONS)
Dans le module TRESORERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos
remises de chèques, d’espèces ... Le journal de banque vous donne à tout moment la
situation de vos comptes et vous pouvez pointer vos relevés dans l’historique. Ce module
est complété par la fonction «emprunt» afin de suivre les remboursements et de les
inclure dans la comptabilité en vue de la déclaration fiscale.
Création des remises en banque (la remise de chèques permet de regrouper sur une banque un
ensemble d’encaissements effectués par chèque ou en espèce).
L’historique des comptes bancaires permet de visualiser les mouvements de trésorerie. Il est en
outre possible de rapprocher les opérations bancaires enregistrées dans votre logiciel et celles
effectivement survenues.
Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte
bancaire particulier et de le visualiser.
[ L’option Banque figure également dans le Module Base ]
Création des comptes bancaires du propriétaire.
Prélèvements d’honoraires (depuis le compte de Gestion vers le compte du mandataire).
● Liste détaillée du module comptabilité
Module comptabilité (6 OPTIONS)
Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé-
dents par la saisie d’écriture dans la COMPTABILITE. Journaux, Grands Livres, Balances
sont les états classiques que vous pouvez éditer.
Création, recherche et modification d’écritures comptables.
Le Journal présente, pour un propriétaire donné, toutes les écritures comptables mémorisées dans
le logiciel. Un moteur de recherche intégré permet d’accèder rapidement aux informations souhaitées.
Le Grand Livre présente les écritures comptables (par défaut, rangées par comptes puis par ordre
chronologique) et permet d’effectuer des lettrages.
La Balance présente les totaux et le solde des comptes.
Permet un report de solde cohérent à la fin d’un exercice. La clôture d’un exercice rend les données
non modifiables.
[ L’option Banque figure également dans le Module Base ]
Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité.
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● Liste détaillée du module fiscalité
Module fiscalité (1 option + mises a jour annuelles)
Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support
de l’administration comptable (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). Chaque
année, une mise à jour est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances (
CRL, loi Besson ...).
Permet de calculer n’importe quel type de Déclaration de revenus fonciers (le support d’impression
est fourni à titre d’exemple)
Permet une édition détaillée des Déclarations de revenus fonciers et de reporter les montants sur
l’imprimé fiscal officiel (module mis à jour chaque année)
● Liste détaillée du module analyse
Module analyse (5 options)
Ce module est conçu pour générer des statistiques et des récapitulatifs de votre gestion
locative.
Etats analytiques (= récapitulatif) des appels de loyers.
Etats analytiques (= récapitulatif) des encaissements.
Etats analytiques (= récapitulatif) des charges.
Etats analytiques (= récapitulatif) des règlements de charges.
Rapports de gestion locative (général ou détaillé).
● Liste du module outils
Module outils (2 optionS)
Paramétrage de l’interface utilisateur
Modification de l’apparence générale du logiciel (couleur et taille des icônes).
Permet d’afficher ou de masquer les éléments présents dans les listes de sélection.
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● Liste détaillée du module documents
Module documents (2 options)
Ce module vous donne accès aux modèles de courriers Microsoft Word qui peuvent
être employés dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur.
Répertoire des modèles de documents relatifs à la gestion locative. Ces documents sont
conçus pour réceptionner de manière dynamique les données. Leur apparence peut être
personnalisée (format Microsoft Word).
Accès au Manuel utilisateur et emploi de l’Aide interne au logiciel.
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Chapitre II - gérance
A / fiches à remplir avant de commencer
1 ● Créer la fiche du Mandataire
● Onglet Mandataire
Saisir les coordonnées du mandataire.
Note : un seul mandataire peut être créé.
Les données relatives au mandataire doivent être saisies en premier. Pour créer la fiche du mandataire, se
rendre dans le Module Gérance / Mandataire et cliquer sur le bouton Créer situé au sommet de la fenêtre de
visualisation. Une nouvelle fenêtre disposant de deux onglets s’ouvre.
Votre logiciel contient par défaut des données de démonstration afin d’en faciliter
la prise en main. Avant de saisir vos informations personnelles, veillez à
supprimer ces données initiales :
• déroulez le menu Outils
• sélectionnez RAZ de toutes les tables
14
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● Onglet Société
Si le gérant est une société, renseigner
correctement les champs.
● Onglet Facturation
• Déterminer la TVA à appliquer aux honoraires
du mandataire
• Indiquer le numéro de compte comptable
concerné par la TVA collectée sur les
honoraires (la valeur par défaut peut être
changée si vous disposez d’un numéro
comptable propre mais ne doit en aucun
cas être modifié en cours d’exercice)
• Saisir la forme (préfixe) et le numéro
(qui s’incrémente d’1 en 1) pour singulariser
vos factures
Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le
bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie.
Il est possible de supprimer la fiche d’un mandataire : cette suppression ne doit pas être
entreprise en cours d’exercice.
● Manipulation des données saisies
15
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2 ● Créer une fiche propriétaire (mandant)
● Onglet Propriétaire
Renseignez les champs concernant l’identité
du propriétaire à créer. Il est conseillé
de saisir le maximum de données afin que
la correspondance soit la plus rigoureuse
possible (par exemple l’adresse saisie ici
figurera dans les avis d’échéance, les quittances,
etc...)
Pour créer une fiche de propriétaire, se rendre dans le Module Gérance / Propriétaire et cliquer sur le bouton
Créer situé au sommet de la fenêtre de visualisation. Une nouvelle fenêtre disposant de quatre onglets
s’ouvre.
16
● Onglet Société
Si le propriétaire a le statut de société, SCI
ou indivision compléter cet onglet :
• saisir le nombre de part de la SCI ou
de l’indivision
• se rendre dans le Module Base / Option
Associés pour singulariser un à un
les associés ou les indivisaires
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● Onglet Edition
Etablir des règles de numérotations sur
les courriers de Quittance et de facture.
● Onglet TVA
Informations concernant seulement les
propriétaires soumis à TVA. Dans ce cas,
il convient d’indiquer ici la périodicité.
La saisie des écritures de TVA à payer
s’effectue dans le Module Comptabilité /
Comptabilité.
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• Onglet mandat :
Compléter les champs et - pour les propriétaires
mandants - conserver cochée
la case Mandat : l’adresse du mandataire
apparaîtra en lieu et place de celle du propriétaire
dans les correspondances adressées
aux locataires.
Les types d’honoraires à appliquer sont
prédéfinis mais peuvent être personnalisés
(voir 3 ● Modification des taux d’honoraires)
Le transfert des dépôts de garantie sur les
comptes du propriétaire peut être systé-
matique en cochant la case [Reverser les
dépôts de garantie au propriétaire].
• Onglet Banque de virement :
Indiquer les coordonnées bancaires du
propriétaire.
L’onglet Gérance se divise en 2 fenêtres.
18
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● Imprimer la liste des propriétaires
Le bouton Imprimer de la barre d’outils (fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des propriétaires
créés dans le logiciel. Il est possible - via l’icône loupe - de filtrer ces propriétaires selon leur «type» (en
nom propre / associés).
Légende colonne « T »
0 : propriétaire en nom propre
1 : SCI familliale
2 : SCI
3 : indivision
Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le
bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie.
Modification de la numérotation
Le numéro de propriétaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas
être modifié à posteriori ; si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à
l’employer dès la première saisie.
ë
Il est possible de supprimer la fiche d’un propriétaire : cette suppression entraîne
l’effacement définitif de son patrimoine, de ses locataires et de sa comptabilité.
● Manipulation des données saisies
19
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Dans le menu déroulant, choisir le modèle
adapté et saisir librement le taux qui
convient. Enfin, cliquer sur Valider. Un nouvel
honoraire apparaît dans la liste.
Les taux d’honoraires, employés pour établir les factures d’honoraires (proportionnels et / ou forfaitaires), se
déterminent contractuellement entre le propriétaire et son mandataire. Si les valeurs présentes par défaut
dans le logiciel ne conviennent pas, il est possible de :
• créer de nouveaux taux
• supprimer les taux présents par défaut
• modifier les taux existants
Pour créer un nouveau taux d’honoraires, se rendre dans le Module Gérance / Taux Honoraire et cliquer sur
le bouton Créer. Une fenêtre s’ouvre :
3 ● Modification des taux d’honoraires
Pour supprimer de la liste un taux d’honoraire, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Ouvrir (ou effectuer
un double-clic). Le détail des honoraires s’affiche : cliquer sur supprimer pour effacer le taux d’honoraire.
20
Double-cliquer sur un taux particulier pour lui
attribuer un pourcentage spécifique.
Pour supprimer le taux d’honoraires
concerné, cliquer sur le bouton
supprimer. Il disparaît définitivement
de la liste.
Pour observer en détail la source des honoraires, sélectionner la ligne
et cliquer sur le bouton Ouvrir.
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4 ● Créer un patrimoine
La saisie des informations relatives au mandataire et au(x) propriétaires(s) réalisée, il s’agit ensuite de créer
un patrimoine (lots isolés et / ou immeubles). Sont rappelées ici les manipulations de base.
Pour créer un lot isolé, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Lot puis développer l’arborescence
du Propriétaire. Choisir Lots isolés et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une
fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre.
● Onglet Compléments
Compléter les informations complémentaires
relatives au lot : nature du bien, adresse
précise, type de fiscalité, compteurs.
Notes :
• si vous envisagez d’effectuer votre Dé-
claration de revenus fonciers avec votre
logiciel, vérifiez que le type de location
et le taux de réduction sont correctement
renseignés.
• dans la rubrique Autres, la zone EDF et
GDF accueillent la référence des compteurs.
Le champ Fonds de roulement
concerne la copropriété et n’apparaît
qu’à titre indicatif.
21
● Onglet Fiche
Compléter les informations relatives au lot:
nom et adresse.
Note : si les avis d’échéance et autres correspondances
doivent être envoyés à une
autre adresse que celle du lot, il convient
de la préciser au niveau de la fiche du locataire.
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● Onglet Informations communes à tous les lots...
Remplir les champs correspondant aux caractéristiques de l’immeuble, le nombre
de lots, etc. La saisie des grilles de répartition est facultative et peut être effectuée
a posteriori.
Note : l’onglet Informations complémentaires est destiné à la gestion des grilles de
répartition.
Pour créer une fiche d’immeuble, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option
Immeuble, puis son propriétaire et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation.
Une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre.
Type de lot (présent en majorité
dans l’immeuble)
Type de fiscalité
(présent en majorité
dans l’immeuble)
Taux de réduction appliqué en majorité
dans l’immeuble. Cette zone
est importante pour générer la
Déclaration de revenus fonciers.
Note : le numéro de lot généré automatiquement par le logiciel permet de distinguer les différents lots d’un
même immeuble. Cette distinction peut être affinée en complétant la fiche de chaque lot :
• ouvrir le Module Base / Option Lot
• sélectionner le propriétaire et l’immeuble
• choisir le lot dans la fenêtre de visualisation
• cliquer sur le bouton Ouvrir
• cliquer sur le bouton Modifier
• saisir les modifications et cliquer sur le bouton Valider
22
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Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le
bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie.
Modification de la numérotation
Les numéros de lot et d’immeuble (générés automatiquement par le logiciel) ne
doivent pas être modifiés à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre,
pensez à l’employer dès la première saisie.
ë
Il est possible de supprimer un lot. Toutefois cette suppression n’entraîne pas la suppression
du locataire. Afin d’éviter un état incohérent des données, il convient de procéder
dans l’ordre qui suit :
• supprimer le locataire du lot depuis le Module base / Locataire
• supprimer ensuite le lot depuis le Module base / Lot
Manipulation des données saisies :
23
5 ● Créer la fiche d’un locataire
Pour créer une fiche locataire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Locataire, puis le lot à
louer (ce dernier doit donc impérativement être créé avant le locataire) et enfin cliquer sur le bouton Créer de
la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 11 onglets s’ouvre.
● Onglet Locataires
Recueille les données concernant le locataire (nom et coordonnées).
Note : le contenu du champ Titre de correspondance est celui employé dans les correspondances
adressées aux locataires.
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● Onglet Bail
Détaille la nature, la durée... du Bail
7
8
2
3
4 5
6
1
1 Type de bien immobilier à déterminer de manière précise (influe sur les calculs).
2 Nombre de jours de retard de paiement accordés avant de considérer le loyer impayé.
Si cette valeur est égale à 0, le loyer est exigible le 1er du mois.
3 Calcul automatique du prorata temporis.
4 Loyer initial, c’est à dire à la date de début de bail.
5
Montant du dépôt de garantie initial c’est-à-dire à la date de début de bail et montant actuel c’est-
à-dire à l’heure actuelle. S’il n’y a pas eu d’ajustement de dépôt de garantie, ces deux montants
sont alors identiques.
6
Désignation du loyer actuel. Dans la première colonne, indiquer la nature du revenu. Dans la
seconde colonne, il s’agit du libellé figurant sur l’appel de loyer. Enfin dans la dernière colonne,
indiquer le montant du revenu.
7 Montant de la CRL récupérable auprès du locataire.
8 Montant de l’APL perçue directement de la CAF. Le montant est à indiquer au positif. Il viendra en
déduction sur l’appel de loyer.
24
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● Onglets facultatifs concernant le locataire :
• Banque : coordonnées bancaires du locataire
• Caution : montant et origine de la caution
• Facturation : coordonnées facturations ponctuelles
• Société : entreprise appartenant au locataire
• Employeur : employeur du locataire
• Impôts : Trésor public dont dépend le locataire
• Références : historique des locations
• Assurances : police d’assurance
Modification de la numérotation
Le numéro de locataire est généré automatiquement par le logiciel. Il ne doit pas
être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à
l’employer dès la première saisie (vous pouvez attribuer les numéros 1 à 99999
et vous devez veiller à ce qu’aucun des locataires d’un même propriétaire ne
portent un numéro identique).
ë
Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le
bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie.
Manipulation des données saisies :
Il est possible de supprimer la fiche d’un locataire à certaines conditions : son bail doit être
terminé et aucune écriture le concernant ne doit apparaître dans l’exercice en cours.
● Onglet Révision : contient les informations relatives à la révision du loyer.
1 Fréquence de la révision par rapport à la date de début du bail. Si la valeur est égale à 0,
alors la révision ne sera pas calculée automatiquement.
2 Si le dépôt de garantie doit être ajusté, cocher cette case. Dans ce cas, les champs Dépôt
de garantie initial et actuel doivent être remplis convenablement.
3 Méthode de calcul de la révision.
4 L’indice Initial correspond en général à l’indice connu à la date de début du bail (indiquée
dans l’onglet précédent).
5 Date de la prochaine révision. A la création du locataire, elle doit être renseignée. Elle sera
mise à jour automatiquement par la suite.
6 Cette colonne comporte l’indice et les montants de base de la prochaine révision.
7 Cette colonne comporte l’indice utilisé pour la prochaine révision et les montants révisés.
Ces deux colonnes sont mises à jour automatiquement.
25
4
2
5
6 7
3
1
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6 ● Créer les comptes bancaires du mandataire
Le mandataire doit avoir à sa disposition au moins deux comptes :
• le premier, doit être le compte de gestion (indispensable pour effectuer les opérations relatives à
la gestion locative)
• le second est destiné à recevoir les honoraires du mandataire (compte de l’agence, compte
commercial, etc.)
Pour créer les comptes du mandataire, se rendre dans le module Base / Banque et cliquer sur le bouton
Créer.
Renseigner les informations relatives à la
Banque (nom, coordonnées...) et cocher la
case appropriée s’il s’agit d’un compte de
gestion.
Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer
votre bancaire.
Les options avancées sont «contextuelles» : elles sont opérantes propriétaire par propriétaire. Il convient
donc d’effectuer deux sélections avant de définir par défaut ou de masquer une banque :
• sélectionnez en premier le propriétaire dans la liste des Propriétaires
• sélectionnez ensuite la banque sur laquelle agir
• enfin, cliquez sur le bouton Définir par défaut (la colonne par défaut se remplit) ou cliquer sur le bouton
Masquer / Démasquer (la colonne Activée change d’aspect)
26
Le bouton Options avancées situé au sommet de la fenêtre de visualisation permet :
• de définir une banque par défaut afin qu’elle apparaîsse, pour le propriétaire
choisi, en premier dans les listes déroulantes
• de masquer une banque via le bouton Masquer / Démasquer de façon à ce
qu’elle n’apparaisse plus, pour le propriétaire choisi, dans les listes déroulantes
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B / création d’honoraires
1 ● Créer des honoraires manuels ou automatiques
La création d’honoraires s’effectue depuis le module Gérance / Honoraires et en deux étapes :
• dans la liste de sélection, cliquer sur le propriétaire concerné ; si la mention Liste complète est
sélectionnée, les honoraires seront générés pour l’ensemble des propriétaires
• cliquer sur le bouton Créer Honoraires ; selon la sélection initiale, une fenêtre différente s’affiche
Honoraires manuels et honoraires automatiques
Le mandataire a la possibilité de facturer deux types d’honoraires :
• les «honoraires manuels» sont ponctuels, sans lien direct avec les encaissements
des loyers (par exemple lorsqu’une prestation de services supplé-
mentaire est assurée par le mandataire, tels que les honoraires de location)
• les «honoraires automatiques» sont générés de manière périodique, automatique
et proportionnelle, conformément au taux indiqué dans la fiche signalétique
du propriétaire (Onglet Gérance)
ë
Les fenêtres de calcul des honoraires permettent :
• de choisir la période à facturer (la périodisation se détermine dans la fiche signalétique de chaque
propriétaire à l’onglet Gérance). Par exemple, dans le cas où la facturation des honoraires s’effectue
par trimestre, choisir le mois de mars revient à calculer les honoraires de janvier, février et mars.
• et lorsque le choix initial se porte sur un propriétaire unique, de déterminer le type de prélèvement
d’honoraires (section Mode de facturation : Automatique ou Manuelle). Pour des «honoraires manuels»,
de nouveaux champs sont à renseigner, comme indiqué ci-après.
Lorsque la liste de sélection
pointe sur un propriétaire en particulier,
les honoraires créés le
concernent exclusivement.
Choix d’un propriétaire
Lorsque la liste de sélection pointe
sur la mention Liste complète,
les honoraires créés concernent
l’ensemble des propriétaires.
Choix de la liste complète
27
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La fenêtre de saisie permet d’indiquer
le détail des honoraires (dé-
signation, montant, tva et lot ciblé).
Les «honoraires manuels» sont signalés par un cadenas.
Cliquer sur le bouton Valider pour créer les honoraires. Une nouvelle ligne apparaît dans la liste, affichant le
montant des honoraires.
28
Cliquer sur le bouton Ajouter ligne
pour accéder à la fenêtre de saisie
des «honoraires manuels».
Plusieurs actions peuvent être menées depuis cette liste, grâce aux boutons :
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2 ● Encaisser des honoraires : 2 méthodes
L’encaissement des honoraires peut être effectué selon deux méthodes :
• pour encaisser le montant d’une facture préalablement établie, il convient d’utiliser le bouton Encaisser
qui se situe dans le module Gérance / Honoraires
• employer le bouton Encaisser qui se situe dans le module Gérance / Virer - Encaisser si vous souhaitez
indiquer librement le montant des honoraires
Créditer le compte de gestion
avec les honoraires sélectionnés
dans la liste.
Créditer le compte de gestion
avec des honoraires dont le montant
est saisi librement.
Une fois les informations saisies dans les différents champs, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : sélectionner la
ligne d’encaissement d’honoraires à modifier, cliquer sur le bouton Ouvrir et à l’ouverture
de la fenêtre de détails, cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie.
Au préalable s’assurer que l’écriture ne figure pas dans un rapport de gestion (auquel cas
supprimer ledit rapport et procéder ensuite à la modification).
Manipulation des données saisies :
Il est possible de supprimer une ligne d’encaissement d’honoraires (à condition que celleci
ne soit pas présente dans un rapport de gestion).
29
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3 ● Consulter le détail des honoraires
30
Sélectionner dans la liste la ligne d’honoraires à consulter. Cliquer sur
le bouton Voir Honoraires.
Le détail des honoraires s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
Pour connaître la provenance des lignes de revenus affichées ou pour
procéder à des modifications, cliquer sur le bouton Modifier.
Note : la modification d’honoraires n’est pas possible lorsque l’écriture
apparaît dans un rapport de gestion. Il convient de supprimer ce dernier
avant de modifier les honoraires concernés.
Trois fonctions sont activées. Elles
permettent d’ajouter ou de supprimer
des honoraires et - en cliquant
sur le bouton Voir détail ligne - de
visualiser en détail la provenance
des honoraires et de modifier si né-
cessaire les données.
© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
L’impression des honoraires peut être globale ou sélective selon le choix opéré via le bouton Imprimer : dé-
rouler le menu associé au bouton imprimer pour appliquer un filtre ou cliquer directement sur Imprimer pour
générer la liste de tous les honoraires.
4 ● Impression des listes d’honoraires et des factures
31
Impression de la liste complète des honoraires.
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Impression des factures
32
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C / Edition d’un rapport de gestion
Le rapport de Gestion permet au mandataire de rendre compte de sa gestion aux propriétaires mandants. Il
s’agit de mettre en évidence :
• les montants encaissés et les montants décaissés pour le compte du propriétaire
• le montant des honoraires du mandataire
• les accomptes éventuellement versés au propriétaire
• le montant à virer au propriétaire
Note : la périodicité des rapports de gestion se détermine dans la fiche signalétique du propriétaire (elle peut
être mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle).
Les mouvements de trésorerie en session gérance
(du point de vue du mandataire)
Actions menées par le mandataire :
• encaisser *
• virer
• règler *
• prélever
* se reporter au Manuel d’Utilisateur général
33
virement Compte
de
Gestion
prélèvement
règlement charges
encaissement
encaissement
Compte de
l’agence
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1 ● Création, impression et suppression d’un rapport de gestion
Préalables à la création d’un rapport de gestion
Avant de créer un rapport de gestion, il faut impérativement avoir :
• saisi l’ensemble des encaissements
• saisi l’ensemble des règlements de charges
• établi les factures d’honoraires
ë
Note : en sélectionnant par exemple
décembre dans la liste, le rapport de
gestion concernera :
• les mois d’octobre, novembre et
décembre pour le propriétaire dont
la fiche spécifie une périodicité trimestrielle
• le seul mois de décembre pour le
propriétaire dont la fiche spécifie
une périodicité mensuelle.
Pour créer un rapport de gestion, sélectionnez la date de votre choix dans les listes déroulantes.
34
Pour supprimer un rapport de gestion, sélectionner le rapport dans la liste et cliquer sur supprimer. Il convient
de procéder de manière antechronologique (du plus récent au plus ancien) : toute discontinuité chronologique
dans les rapports est ainsi impossible.
Les rapports de gestion sont systématiquement accompagnés d’un cadenas : les
écritures qui y figurent ne peuvent plus être modifiées.
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Pour imprimer un rapport de gestion, cliquer sur le bouton Imprimer (impression de la liste affichée des rapports)
ou sur la liste déroulante associée pour une édition sélective.
35
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Le virement est un mouvement bancaire qui consiste à transférer un montant (loyers, charges, accomptes
délivrés par le mandataire) depuis le compte de gestion jusqu’au compte du propriétaire.
2 ● Virement : 2 méthodes
Le virement peut être effectué selon deux méthodes :
• utiliser le bouton Virer situé dans le module Gérance / Rapport de gestion permet de créditer automatiquement
le compte du propriétaire avec le solde indiqué sur le rapport
• utiliser le bouton Virer situé dans le module Gérance / Virer - Encaisser permet de transférer une
somme dont le montant est saisi librement
Créditer le compte du proprié-
taire avec le solde indiqué dans
le rapport de gestion.
36
Créditer le compte du propriétaire
avec un montant à saisir librement.
Report du solde d’un rapport de gestion
Lorsqu’un rapport de gestion n’est pas soldé en fin de période, le solde
est reporté sur le rapport de gestion suivant.
ë
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Une fois les informations saisies dans les différents champs, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : sélectionner la
ligne de virement à modifier, cliquer sur le bouton Ouvrir et à l’ouverture de la fenêtre de
détails, cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Au préalable
s’assurer que l’écriture ne figure pas dans un rapport de gestion (auquel cas supprimer
ledit rapport et procéder ensuite à la modification).
Manipulation des données saisies :
Il est possible de supprimer une ligne de virement (à condition que celle-ci ne soit pas
présente dans un rapport de gestion).
37
3 ● Historique de Gestion
L’historique du compte Propriétaire est le reflet exact des rapports de gestion. Il met en évidence :
• les encaissements et décaissements faits pour le compte du propriétaire
• les honoraires facturés
• les mouvements de trésorerie
• le solde (négatif : montant dû par le propriétaire / positif : dû par le mandataire au propriétaire)
La consultation et l’impression de l’historique vous renseignent sur l’ensemble des écritures générées dans
votre logiciel. En outre, la fonction de lettrage vous permet de rapprocher des écritures par un couple de lettres
(AA, AB, AC...).
Historique du compte
propriétaire
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Courrier de situation de compte
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Pour créditer le compte du mandataire depuis le compte de gestion, cliquer sur le bouton Prélever.
Le prélèvement peut s’effectuer :
• en cliquant sur Prélever (dans ce cas saisir librement le montant)
• en sélectionnant une des deux propositions de la liste associée au bouton
Prélever (le calcul du montant est alors automatique)
1 ● Prélèvement d’honoraires
Le prélèvement consiste à opérer le transfert d’honoraires depuis le compte de gestion jusqu’au compte du
mandataire
D / Trésorerie
Une fois les informations saisies dans les différents champs, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : sélectionner la ligne
de prélèvement d’honoraires à modifier, cliquer sur le bouton Ouvrir et à l’ouverture de
la fenêtre de détails, cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie.
Manipulation des données saisies :
Cliquer sur Supprimer pour effacer une ligne de prélèvement d’honoraires.
39
© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
L’impression des prélèvements est conditionnelle : en cliquant sur le bouton Imprimer,
vous éditerez ce qui est affiché à l’écran. Il convient donc de manipuler l’outil
loupe pour filtrer les informations par période.
40
© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Rapprocher vous permet d’associer des écritures du logiciel à vos archives papier.
Cliquer sur le bouton, saisir la référence de l’archive et double-cliquer sur
les lignes à rapprocher de manière sucessive. Valider pour mémoriser.
2 ● Historique de Trésorerie
L’historique du Compte Banque met en évidence l’ensemble des transactions survenues sur les comptes
bancaires du mandataire. Son affichage peut être organisé du point de vue bancaire ou du point de vue des
propriétaires grâce aux onglets secondaires présents à la base de la liste de sélection.
La puce rouge indique la pointe maximale du compte (cette ligne est colorée en
bleu, le rouge étant réservé aux montants négatifs).
41
Installation de SQL Server 2008 R2 Express
pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™
Page 1/8
EBP Informatique SA
ZA Bel Air – BP 95
F-78513 Rambouillet Cedex
Tel : 01 34 94 8000 – Fax : 01 34 85 62 07
info.fr@ebp.com – www.ebp.com
Service Système & Réseau
Installation de Microsoft SQL Server 2008 R2 Express
pour le logiciel EBP Open Line™ 3.2
Manuel technique
Version 1.0 du 11/02/11 – Edition février 2011
Installation de SQL Server 2008 R2 Express
pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™
Page 2/8
Sommaire
1. Introduction............................................................................................................................ 3
2. Installation de Microsoft SQL Server 2008 R2 Express .............................................................. 3
Installation de SQL Server 2008 R2 Express
pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™
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1. Introduction
Ce document vous permet d’effectuer une installation manuelle de Microsoft SQL 2008 R2 Express,
avec les paramètres nécessaires à l’utilisation des logiciels de la gamme Open Line d’EBP.
Le setup d’installation peut être téléchargé dans l’espace de téléchargement EBP :
http://download.ebp.com
2. Installation de Microsoft SQL Server 2008 R2 Express
Centre d’installation SQL Server
Dans le menu gauche, sélectionnez
la partie Installation
Puis sur la page de droite, cliquez
sur Nouvelle installation ou ajout
de fonctionnalités (…).
Installation de SQL Server 2008 R2 Express
pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™
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Termes du contrat de licence
Cochez « J’accepte les termes du
contrat de licence » et cliquez sur le
bouton suivant.
Fichiers de support du programme
d’installation
Cliquez sur le bouton Installer pour
l’installation des fichiers de support
du programme d’installation.
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pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™
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Sélection de composants
Cochez Services Moteur de base de
données, et indiquez le répertoire
de destination si vous souhaitez le
modifier (Par défaut le répertoire
d’installation est : C:\Program Files\
Microsoft SQL Server).
Vous pouvez choisir sur cette page
des fonctionnalités additionnelles à
installer si vous le désirez.
Configuration de l’instance
Sélectionnez Instance nommée et
indiquez EBP comme nom
d’instance. Validez par le bouton
suivant.
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pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™
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Espace disque requis
Cliquez sur le bouton suivant après
la vérification de l’espace disque
requis.
Configuration du serveur
Pour chaque service SQL, indiquez
le compte Service Réseau puis
sélectionnez le type de démarrage
Automatique. Cliquez ensuite sur le
bouton suivant.
Installation de SQL Server 2008 R2 Express
pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™
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Configuration du moteur de base
de données
Sélectionnez le mode
d’authentification mixte et indiquez
le mot de passe @ebp78EBP
Vous pouvez ajouter des utilisateurs
supplémentaires qui seront
administrateurs du serveur SQL.
Création de rapports d’erreurs et
d’utilisation
Cochez ces options si vous souhaitez
envoyer les rapports d’erreurs et
d’utilisation à Microsoft, puis cliquez
sur le bouton suivant.
Installation de SQL Server 2008 R2 Express
pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™
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Terminée
Cliquez sur le bouton Fermer pour
terminer l’installation.
Manuel Technique
Communication Entreprise-Expert
Version 1.0
1
Vos échanges : Création ou sélection de l’échange
02 Liste des échanges
03 Création d’un nouvel échange
Paramétrage
04 Paramètres de l’échange
04 Chemin d’accès du fichier
04 Options de l’échange
05 Paramètres du dossier
07 Paramètres du logiciel tiers
07 Comptes généraux et journaux
08 Numéros de pièce et libellés
09 Comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires (selon le logiciel tiers)
Génération ou reprise des tables de concordance
11 Visualisation et édition de la table de concordance des journaux
12 Visualisation et édition de la table de concordance des comptes
13 Visualisation des écritures de l’échange
Importer / Exporter : réalisation de l’échange
SOMMAIRE
02
04
11
14
2
Vos échanges :
Création ou sélection de l’échange
Liste des échanges
La liste des échanges permet de consulter l’ensemble des échanges précédemment créés ou de créer et/ou de
supprimer un échange grâce aux boutons Nouveau et Supprimer.
Elle vous permet également de connaître :
1. Le nom des échanges crées.
2. La date du dernier échange.
3. Le nom du format d’export ou d’import correspondant à votre échange.
Attention : Cette liste est propre à chaque dossier EBP et Itool.
3
Création d’un nouvel échange
En cliquant sur le bouton Nouveau vous pouvez créer un nouvel échange afin d’importer ou d’exporter vos données.
Lors de votre premier échange, vous accédez directement à l’écran Nouvel échange.
Comment créer un nouvel échange ?
1. Dans la zone « Nom de l’échange », indiquez le nom de l’échange que vous souhaitez créer. Par défaut,
le nom est celui de votre dossier.
2. Dans la liste des logiciels tiers « Echanger avec », sélectionnez le logiciel tiers avec lequel vous souhaitez
échanger vos données.
3. Cliquez sur valider.
Vos échanges :
Création ou sélection de l’échange
4
Paramétrage
Paramètres de l’échange
Chemin d’accès du fichier
Non disponible dans les applications Itool.
En import
Indiquez l’emplacement du fichier à Importer. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner le fichier à importer
en cliquant sur le bouton Parcourir.
En export
Indiquez l’emplacement du fichier à Exporter. Par défaut, un nom de fichier et un chemin sont automatiquement
proposés. Le nom dépend du format choisi. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce chemin en cliquant
sur le bouton Parcourir.
Options de l’échange
Non disponible dans les applications Itool.
Vous pouvez utiliser ces options lors d’un export si vous souhaitez inclure le fichier généré dans un Zip et/ou envoyer
le fichier généré par e-mail.
5
Inclure le fichier dans un Zip
Cochez cette case si vous souhaitez que la taille du fichier soit réduite. Ceci peut être très utile pour des transferts
par disquette, clé USB ou Internet. Indiquez ensuite l’emplacement du fichier à générer. Par défaut, un nom de
fichier et un chemin sont automatiquement proposés. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce chemin en
cliquant sur le bouton Parcourir.
Protéger le fichier Zip par un mot de passe
Cette case devient active si vous avez demandé la compression du fichier. Elle permet de protéger l’archive par
un mot de passe, qui sera demandé lors de la décompression. Si vous le souhaitez, cochez la case et saisissez
le mot de passe. Ne le perdez pas !
Envoyer par mail
Cochez cette case si vous souhaitez que le fichier soit envoyé par e-mail. Ce dernier sera tout de même généré
sur votre disque, et sera joint à votre e-mail.
Paramètres du dossier
En import
Non disponible dans les applications Itool.
En export
Paramétrage
6
Paramétrage
Date de début et fin d’exercice, numéro de dossier (Export uniquement)
Pour certains formats, la date de début et de fin d’exercice ainsi que le numéro de dossier sont nécessaires afin
de réaliser un échange vers le logiciel tiers. Veillez à bien renseigner ces valeurs afin d’éviter tout rejet lors de
l’échange de vos données.
Générer des écritures par numéro de pièce
Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert génère des écritures regroupant
les lignes ayant le même numéro de pièce sur un même journal pour une même période.
Générer des écritures par solde progressif nul
Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert génère des écritures regroupant
les lignes lorsque le solde progressif est égal à zéro sur un même journal pour une même période.
Dater les AN au premier jour de l’exercice (Import uniquement)
Cochez cette case si vous souhaitez que les dates des écritures de détail des «A.Nouveaux» et appartenant à un
journal de type «AN» soient remplacées par la date du début de l’exercice.
Transférer uniquement les écritures en devise du dossier
Non disponible dans les applications Itool.
Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert ne transfère que les écritures en
devise du dossier.
Autoriser l’export des écritures déséquilibrées (Export uniquement)
Non disponible dans les applications Itool.
Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert autorise l’export d’écritures
déséquilibrées.
7
Paramètres du logiciel tiers
Comptes généraux et journaux
Les comptes généraux et journaux sont pré-paramétrés en fonction des caractéristiques standard du logiciel tiers
avec lequel vous avez choisi d’échanger des écritures. Cette étape vous permet de vérifier ces paramètres et de les
modifier si besoin.
Nombre de décimales
Indiquez le nombre de décimales utilisées dans le logiciel tiers.
Séparateur de décimales
Indiquez le séparateur de décimales utilisé dans le logiciel tiers.
Longueur maximale des comptes généraux
Sélectionnez la longueur maximale des comptes généraux définie dans le logiciel tiers.
Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du compte invalide » augmentez cette valeur.
Comptes généraux de longueur fixe
Cochez cette case si le logiciel tiers utilise uniquement des comptes généraux de taille fixe. En cas d’export,
tous les comptes généraux seront complétés par des zéros afin d’atteindre la longueur maximale des comptes
généraux définie précédemment.
Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du compte invalide » décochez cette case.
Longueur maximale des codes journaux
Sélectionnez la longueur maximale des codes journaux paramétrée dans le logiciel tiers.
Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du code journal invalide » augmentez cette valeur.
Paramétrage
8
Type de journaux (Import uniquement)
Vous disposez d’une liste pré-paramétrée de type de code journaux. Vous pouvez modifier cette liste et/ou
ajouter de nouvelles concordances en vous positionnant à la fin de la liste.
Exemple : La racine A est paramétrée en type AC. Cela signifie que tous les journaux commençant par A, sauf le code AN qui
est défini en type AN, seront définis en type « AC ».
Remarque : Certains formats renseignent le type de journal lors d’un échange. Dans ce cas, lors d’un import, le type de
journal utilisé sera celui défini dans le logiciel tiers.
Type de comptes (Import uniquement)
Vous disposez d’une liste pré-paramétrée de type de comptes. Vous pouvez modifier cette liste et/ou ajouter de
nouvelles concordances en vous positionnant à la fin de la liste.
Exemple : La racine 1 est paramétrée en type « Capitaux ». Cela signifie que tous les comptes commençant par 1 seront
définis en type « Capitaux ».
Remarque : Certains formats renseignent le type de compte lors d’un échange. Dans ce cas, lors d’un import, le type de
compte utilisé sera celui défini dans le logiciel tiers.
Numéros de pièces et libellés
Tronquer les numéros de pièces
Non disponible à l’import pour les applications Itool.
Lors d’un échange, lorsque la longueur d’un numéro de pièce est supérieure à la longueur autorisée, ce dernier
sera tronqué à gauche ou à droite suivant le paramétrage défini.
Tronquer les libellés
Non disponible à l’import pour les applications Itool.
Lors d’un échange, lorsque la longueur d’un libellé est supérieure à la longueur autorisée, ce dernier sera tronqué
à gauche ou à droite suivant le paramétrage défini.
Majuscules
Cochez cette option si vous souhaitez que les libellés et numéros de pièces soient convertis en majuscule et que
les accents des caractères accentués soient supprimés lors de l’échange.
ASCII
Cochez cette option si vous souhaitez que les accents des caractères accentués et les caractères spéciaux
soient supprimés lors de l’échange.
Paramétrage
9
Comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires
Centralisateurs/Collectifs
Cochez cette case si le logiciel tiers utilise une racine particulière pour les comptes de type centralisateur ou
collectif. Renseignez alors les comptes collectif utilisés et leur racine correspondante.
Exemple :
Collectif Racine
401 F
411 C
Paramétrage
Logiciel tiers EBP Comptabilité
401 401
411 411
FDUPONT 401DUPONT
CDURAND 411DURAND
Résultat en import
EBP Comptabilité Logiciel tiers
401 401
411 411
401DUPONT 0DUPONT
411DURAND 0DURAND
Résultat en export
Paramétrage
10
Comptes auxiliaires
Cochez cette case si le logiciel tiers utilise les comptes auxiliaires.
Renseignez alors le compte auxiliaire utilisé et la racine correspondante.
Exemple :
Longueur maximale des comptes auxiliaires
Sélectionnez la longueur maximale des comptes auxiliaires paramétrée dans le logiciel tiers.
Remarque : En cas d’erreurs de type « Longueur du compte invalide » augmentez cette valeur.
Comptes auxiliaires de longueur fixe
Cochez cette case si le logiciel tiers utilise uniquement des comptes auxiliaires de taille fixe.
En cas d’export, tous les comptes auxiliaires seront complétés par des zéros afin d’atteindre la longueur maximale
des comptes auxiliaires définie précédemment.
Remarque : En cas d’erreurs de type « Longueur du compte auxiliaire invalide » décochez cette case.
Collectif Racine
401 0
411 9
Paramétrage
Résultat en import Résultat en export
Logiciel tiers
Compte général Compte auxiliaire
401
411
401 0DUPONT
411 0DURAND
Logiciel tiers
Compte général Compte auxiliaire
401
411
401 0DUPONT
411 9DURAND
EBP Comptabilité
401
411
0DUPONT
0DURAND
EBP Comptabilité
401
411
401DUPONT
411DURAND
Paramétrage
11
Génération ou reprise
des tables de concordance
Visualisation et édition de la table de concordance des journaux
L’étape Concordances des journaux vous permet de consulter la table de concordance de vos journaux utilisée
lors de l’échange. Vous pouvez éventuellement modifier la concordance d’un ou plusieurs journaux en passant par
cet écran, sans pour autant modifier les paramètres généraux précédemment établis.
Ces modifications sont conservées d’un échange à l’autre afin d’enrichir la table de concordance.
Comment modifier la concordance des journaux ?
En export
Sur la partie gauche de l’écran, sont listés les codes journaux qui vont être exportés depuis votre logiciel
EBP ou votre application Itool. Sur la partie droite, sont listés les codes journaux qui seront réellement
exportés vers le produit tiers.
Les informations de la partie de droite peuvent être modifiées ligne à ligne.
En import
Sur la partie droite de l’écran, sont listés les codes journaux du fichier à importer. Sur la partie gauche, sont
listés les codes journaux qui seront importés dans le logiciel EBP Comptabilité v12 ou supérieure ou dans
l’application Itool Compta.
Les informations de la partie de gauche peuvent être modifiées ligne à ligne.
Remarque : La concordance des journaux est générée automatiquement en fonction des paramètres du logiciel tiers et se
met à jour dynamiquement à chaque échange.
12
Visualisation et édition de la table de concordance des comptes
L’étape Concordances des comptes vous permet de consulter la concordance de vos comptes pour l’export ou
pour l’import de vos données. Vous pouvez éventuellement modifier la concordance d’un ou plusieurs comptes en
passant par cet écran, sans pour autant modifier les paramètres généraux précédemment établis.
Ces modifications sont conservées d’un échange à l’autre afin d’enrichir la table de concordance.
Comment modifier la concordance des journaux ?
En export
Sur la partie gauche de l’écran, sont listés les comptes qui vont être exportés depuis votre logiciel EBP ou
votre application Itool.
Sur la partie de droite, sont listés les comptes qui seront réellement exporté vers le produit tiers.
Les informations de la partie de droite peuvent être modifiées ligne à ligne.
En import
Sur la partie droite de l’écran, sont listés les comptes du fichier à importer. Sur la partie gauche, sont listés
les comptes qui seront importés dans le logiciel EBP Comptabilité v12 ou supérieure ou dans l’application
Itool Compta.
Les informations de la partie de gauche peuvent être modifiées ligne à ligne.
Remarque : La concordance des comptes est générée automatiquement en fonction des paramètres du logiciel tiers et
se met à jour dynamiquement à chaque échange effectué. Si vous modifiez les paramètres du logiciel tiers, la table de
concordance est automatiquement remise à zéro.
Génération ou reprise
des tables de concordance
13
Génération ou reprise
des tables de concordance
Visualisation des écritures de l’échange
Non disponible dans les applications Itool.
Cette étape permet de consulter le détail des écritures de l’échange en cours. Les écritures sont triées par Journaux
puis périodes.
14
Importer / Exporter
Visualisation et édition de la table de concordance des comptes
Cette option permet de confirmer l’export ou l’import de données en cliquant sur le bouton Lancer le transfert.
Paye
Pour Windows® XP, Vista et 7
Manuel utilisateur
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 0811 65 20 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2013 EBP Informatique, édition juin 2012
Table des matières
Félicitations ! .................................................................................................................................... 1
A lire attentivement .......................................................................................................................... 3
Le code d’activation ..................................................................................................................... 3
Le fichier Alire attentivement ........................................................................................................ 3
La sauvegarde ............................................................................................................................. 3
L'assistance technique .................................................................................................................... 5
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP ....................................................... 7
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ..................................................................... 7
B. Contrat de services EBP ......................................................................................................... 8
C. Mode locatif ........................................................................................................................... 12
Licence d'utilisation ........................................................................................................................ 13
Activation automatique ............................................................................................................... 13
Activation manuelle .................................................................................................................... 13
Configuration minimale requise ..................................................................................................... 15
La gestion des 35 heures .............................................................................................................. 17
Comment y accéder ? ................................................................................................................ 17
A quoi sert ce module ? ............................................................................................................. 17
Code d'activation ........................................................................................................................... 19
Comment activer mon logiciel ? .................................................................................................... 21
Activation manuelle du logiciel ...................................................................................................... 23
Evaluer une version d'évaluation ................................................................................................... 25
Rechercher les mises à jour .......................................................................................................... 27
Général .......................................................................................................................................... 29
Ecran de bienvenue ................................................................................................................... 29
Ecran de bienvenue (version d'essai) ........................................................................................ 29
Installation du logiciel .................................................................................................................... 31
Installation monoposte ............................................................................................................... 31
Installation gestion des 35 heures ............................................................................................. 31
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ....................................................... 31
Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier) ................................................................... 33
Désinstallation du produit ........................................................................................................... 34
Menu Dossier ................................................................................................................................. 35
Ouverture d'un dossier ............................................................................................................... 35
La suppression de dossiers ....................................................................................................... 35
Fermer un dossier ...................................................................................................................... 35
Création d'un dossier ................................................................................................................. 36
La recopie à partir d'un autre dossier ........................................................................................ 41
La recopie vers plusieurs dossiers ............................................................................................ 43
Les propriétés du dossier ........................................................................................................... 45
Les utilisateurs ........................................................................................................................... 64
La sauvegarde ........................................................................................................................... 66
La sauvegarde en ligne .............................................................................................................. 67
La restauration ........................................................................................................................... 68
Menu Edition .................................................................................................................................. 71
Rechercher une fiche ................................................................................................................. 71
Les fiches ................................................................................................................................... 71
La fiche salarié ......................................................................................................................... 112
Menu Affichage ............................................................................................................................ 159
Recherche dans l'arborescence .............................................................................................. 159
Le paramétrage des barres d'outils ......................................................................................... 159
Tableau de Bord ...................................................................................................................... 160
Menu Gestion .............................................................................................................................. 163
Mois courant ............................................................................................................................. 163
EBP Paye V17
Saisie des variables ................................................................................................................. 163
Saisie des variables : Choix des variables à saisir .................................................................. 164
Saisie des congés / heures ...................................................................................................... 164
Préparation des bulletins ......................................................................................................... 165
Généralisation de la date de la paye ....................................................................................... 166
Généralisation des jours travaillés ........................................................................................... 166
Calcul de la paye ..................................................................................................................... 167
Cumuls de la société ................................................................................................................ 167
Historique des bulletins ............................................................................................................ 167
Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF .............................. 168
Historique des bulletins de tous les salariés ............................................................................ 168
Interrogation des données de paye ......................................................................................... 169
Postes analytiques ................................................................................................................... 170
La clôture des bulletins ............................................................................................................ 170
La clôture mensuelle ................................................................................................................ 171
La clôture annuelle ................................................................................................................... 172
Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 172
Envoi du bulletin par e-mail ...................................................................................................... 174
Le virement des salaires .......................................................................................................... 177
Menu Impression ......................................................................................................................... 181
Impressions : Choix des établissements ................................................................................. 181
Impression des bulletins .......................................................................................................... 182
Impression des lettres-chèque ................................................................................................. 182
Impression des lettres-chèque des acomptes ......................................................................... 183
Impression des salariés ........................................................................................................... 183
Impression des fiches individuelles.......................................................................................... 184
Impression de la liste des salariés ........................................................................................... 184
Impression des imputations analytiques .................................................................................. 185
Impression du trombinoscope .................................................................................................. 185
Impression de l'état des heures ............................................................................................... 185
Comment y accéder ? .............................................................................................................. 186
Généralités : ............................................................................................................................. 186
Impression des organismes ..................................................................................................... 187
Impression des profils .............................................................................................................. 187
Impression des rubriques ......................................................................................................... 188
Impression des tables de calcul ............................................................................................... 189
Impression des variables ......................................................................................................... 189
Impression des cumuls ............................................................................................................ 190
Impression de la liste des acomptes ........................................................................................ 190
Impression de l'état des congés .............................................................................................. 191
Impression liste des congés et absences ................................................................................ 191
Impression de la provision de Congés Payés .......................................................................... 192
Impression du DIF .................................................................................................................... 193
Impression du livre des variables............................................................................................. 194
Impression des états salariés .................................................................................................. 195
Impression de l'état des variables ............................................................................................ 195
Impression du récapitulatif des allégements ............................................................................ 196
Coefficients à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................................ 196
Heures rémunérées à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................... 196
Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 196
Impression de l'enquête sociale ............................................................................................... 198
Impression de l'état MSA ......................................................................................................... 198
Impression des états préparatoires ......................................................................................... 199
Impression des cumuls des salariés ........................................................................................ 199
Impression des cumuls de la société ....................................................................................... 200
Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 201
Table des matières
Conséquence sur le registre .................................................................................................... 202
Impression de la liste des entrées/sorties ................................................................................ 204
Les interactions ........................................................................................................................ 204
Aperçu ...................................................................................................................................... 205
Export au format Microsoft Excel ............................................................................................. 205
Export aux différents formats. .................................................................................................. 205
Les filtres .................................................................................................................................. 206
Les impressions de fin de mois ................................................................................................ 206
Menu WebPaye ........................................................................................................................... 213
Menu WebPaye ....................................................................................................................... 213
Menu Outils .................................................................................................................................. 217
Fiche salarié : Les Champs personnalisés .............................................................................. 217
Envoi d'un SMS ........................................................................................................................ 217
Intéressement et participation .................................................................................................. 218
Archivage des données ........................................................................................................... 219
Journal des événements .......................................................................................................... 219
Justificatif de l'événement ........................................................................................................ 219
Import/Export ............................................................................................................................ 219
Maintenance Utilisateur ........................................................................................................... 230
Maintenance Technique ........................................................................................................... 231
La reprise de paye ................................................................................................................... 233
Les statistiques ........................................................................................................................ 236
Contrat et lettre type ................................................................................................................ 237
Etats Administratifs ...................................................................................................................... 241
Onglet Administratif .................................................................................................................. 241
Onglet Administratif .................................................................................................................. 241
Paramétrage des Attestations .................................................................................................. 242
Nouveau document administratif ............................................................................................. 242
Paramétrage des contrats et lettres types ............................................................................... 243
La modification d'un contrat et d'une lettre type ...................................................................... 244
Les contrats et lettres types : Modification d’un document ...................................................... 245
Pourquoi les caractères " é "&ldots; n'apparaissent pas les attestations ? ............................. 245
L'attestation d'Employeur ......................................................................................................... 245
L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité ................................................................ 257
L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité (régime agricole) .................................... 261
L'attestation de salaire AT-Maladie professionnelle ................................................................ 265
La Déclaration d'accident du travail ......................................................................................... 268
Feuilles d'aide aux calculs ....................................................................................................... 271
FAQ .......................................................................................................................................... 271
Paye Agricole ............................................................................................................................... 275
La DAS Bilatérale ..................................................................................................................... 275
Le fichier MSA .......................................................................................................................... 278
La DUCS ...................................................................................................................................... 283
La DUCS .................................................................................................................................. 283
Paramétrage de la DUCS ........................................................................................................ 283
Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 285
Mise à jour de la DUCS ........................................................................................................... 287
Le fichier DADS-U : Préparer ................................................................................................... 287
Sélection des déclarations ....................................................................................................... 288
Déclarer votre fichier DUCS EDI .............................................................................................. 288
Les effectifs de la DUCS URSSAF .......................................................................................... 289
La DUCS : Fonctionnement général ........................................................................................ 290
Comment paramétrer les heures supplémentaires EXO dans la DUCS ? .............................. 290
DADS-U ....................................................................................................................................... 293
Qu'est-ce que la DADS-U ? ..................................................................................................... 293
Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? ............................ 295
EBP Paye V17
Les déclencheurs automatiques DADS-U ............................................................................... 295
Configuration des cumuls DADS-U ......................................................................................... 296
Avertissement .......................................................................................................................... 299
Le rapport DADS-U .................................................................................................................. 299
Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 300
Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 301
Import des cumuls DADS-U ..................................................................................................... 301
Export des Cumuls DADS-U .................................................................................................... 301
L'éditeur DADS-U ..................................................................................................................... 302
Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? ......................... 302
Notice de génération ................................................................................................................ 303
DADS-U CI-BTP (Bâtiment) ........................................................................................................ 313
Qu'est-ce que la DADS-U CI-BTP ? ........................................................................................ 313
Préparation du fichier DADS-U CI-BTP ................................................................................... 314
Comment sont renseignées les données de la S41.G01.00 : Période d'activité? (pour la CI
BTP) ......................................................................................................................................... 315
Comment sont renseignées les données de la S66 : CI-BTP ? .............................................. 316
Notice de génération ................................................................................................................ 317
DADS-U Prévoyance ................................................................................................................... 323
Qu'est-ce que la DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) ............................................ 323
Comment sont renseignées les données de la S51 : Eléments de cotisation ......................... 324
Comment sont renseignées les données de la structure S85.G01.04 ? ................................. 324
Comment sont renseignées les données de la S85 : récapitulatif des montants déclarés ? .. 325
Préparation du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) .................................... 325
Notice de génération ................................................................................................................ 326
FAQ ............................................................................................................................................. 333
Liste des questions .................................................................................................................. 333
Création d'un nouveau dossier ................................................................................................ 334
Ouverture d'un dossier ............................................................................................................. 334
Création d'un salarié ................................................................................................................ 335
La Déclaration Unique d'Embauche ........................................................................................ 335
Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? ................. 336
Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? ......................................................... 336
La fiche Variable : Quels sont les types de variables ? ........................................................... 337
La fiche Variable : Comment utiliser une variable dans une formule ? ................................... 337
La fiche Variable : Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? ................................. 338
La fiche Variable : Comment obtenir le cumul d'une variable ? .............................................. 338
La fiche Variable : A quoi servent les variables ? .................................................................... 338
Virement des salaires .............................................................................................................. 338
Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 340
Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 340
Conséquence sur le registre .................................................................................................... 341
Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED),
apparaît sur plusieurs lignes alors que je souhaiterais en avoir qu'une seule ? ..................... 343
Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat des
jours de repos .......................................................................................................................... 343
Comment supprimer une rubrique ou une variable ? .............................................................. 345
Comment supprimer une fiche salarié ? .................................................................................. 346
Comment supprimer un organisme ? ...................................................................................... 346
La clôture mensuelle ................................................................................................................ 347
Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 348
Historique des bulletins ............................................................................................................ 348
Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option
"bulletin précédent" ? ............................................................................................................... 349
Gestion des entrées / Sorties ................................................................................................... 349
Les sommes isolées ................................................................................................................ 352
Table des matières
Vendeur Représentant Placier (VRP) ...................................................................................... 353
La gestion des Congés Payés / DIF ........................................................................................ 357
Index ............................................................................................................................................ 373
1
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
3
A lire attentivement
Votre logiciel est prêt à l’emploi et s’adapte complètement aux petites entreprises.
Vous disposez de tous les outils nécessaires à la bonne gestion de votre paye.
Le code d’activation
Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités,
selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue ). Au delà de ces 40 jours, les
fonctionnalités seront limitées (consultez la partie intitulée Comment saisir le code d'activation ?
).
Le fichier Alire attentivement
Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez
consulter le fichier A lire attentivement est accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il
contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation
et/ou l'aide ont été réalisées.
La sauvegarde
La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des
données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur
votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données
correctes.
5
L'assistance technique
EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions.
Avant de nous contacter, notez ...
• Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens
ne pourront vous répondre sans ce numéro.
• La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur,
fonctionnement réseau ou monoposte...)
• Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) .
Notre support téléphonique technique est ouvert :
Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00
Le vendredi : 8H00 à 18H00
Comment contacter le service technique ?
Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est
disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente).
Composez le :
0811 65 20 00
(coût d’un appel local)
Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail
au :
paye.support.fr@ebp.com
En précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit.
7
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au
RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser
à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut
transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est
strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à
des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier
d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via
Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication
illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou
d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes
les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les
3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En
cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible
depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même
si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de
l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son
installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider
à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes.
Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site
une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
EBP Paye V17
8
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie
d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance
du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations
de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de
toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière
non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le
CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un
contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et
qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un
retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des
services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le
fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne
vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue
à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés.
Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit
d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs
ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
Convention d'utilisation d'EBP
9
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de
Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838
947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis
minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à
compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an.
La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée
AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne
peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la
mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à
compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec
sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du
contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit
(8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute
autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc
le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé
principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code
d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit
ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du
EBP Paye V17
10
Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le
territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi
sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire
par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom
du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité
d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La
nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard
des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation
en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données
associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus,
outils bureautiques, etc.)
o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit
sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix
par rapport au droit de licence initialement payé.
o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le
conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des
modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu
dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un
prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.
o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande
aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables,
conseils juridiques, etc.)
o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de
logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en
cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions
d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports
magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur
reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le
logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au
rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie
du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit.
EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition
du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique
de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée,
Convention d'utilisation d'EBP
11
il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit
l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour
analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de
l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les
copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions
fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le
fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de
formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences
requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se
substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur
les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un
problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site
une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de
l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties
convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier,
commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction
tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou
d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait
été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et
intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront
excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en
cours.
EBP Paye V17
12
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne
vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue
à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence
ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes
et automatiquement liées :
o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux
charges et conditions décrites au paragraphe A
o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui
d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au
paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de
maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
13
Licence d'utilisation
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous
utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de
l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé.
Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d'activation au lancement du logiciel, en
cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?.
Activation automatique
L'activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas
de code à saisir.
Activation manuelle
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à
Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer
manuellement. Saisissez manuellement tous les champs.
Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous
avez accès au service technique d'EBP pour une durée en fonction du contrat d’assistance
souscrit.
Pour l’installation de la version complète de Pervasive.SQL V8, une procédure est disponible sur
votre CD-rom d’installation : pour y accéder, insérez le CD-rom dans le lecteur, puis, dans l’onglet
Aide, cliquez sur Procédures d’installation de Pervasive.SQL V8 Poste à Poste.
15
Configuration minimale requise
Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) :
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
o Windows XP SP3
o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits,
o Windows 7 32 bits & 64 bits
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4
2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ).
Contactez notre réseau de revendeurs.
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
17
La gestion des 35 heures
Votre logiciel de paye est livré avec le module de Gestion des 35 heures. Vous devez au
préalable l’installer avec votre CD d’installation.
Comment y accéder ?
Par le menu Dossier + Gestion des 35 heures
A quoi sert ce module ?
o Planifier les heures de travail à effectuer pour un salarié ou un ensemble de
salariés,
o Enregistrer pour chaque jour de la semaine les écarts entre les heures
théoriques de travail et les heures réellement effectuées,
o Enregistrer les heures maladie, maternité, absences non payées, congés
payés, heures supplémentaires, absences diverses,
o Suivre en temps réel le solde des RTT de chacun de vos salariés,
o Editer différents états récapitulatifs,
o Transférer le RTT Solde et Période vers EBP Paye pour une impression
éventuelle sur les bulletins.
En version d’évaluation, vous ne pouvez ni créer de nouveaux dossiers et de nouveaux salariés,
ni communiquer avec EBP Paye. Un dossier de démonstration ’Démo’ vous permet de
découvrir les possibilités de ce module.
Nous vous conseillons vivement de l’ouvrir (commande Ouvrir du menu Dossier) pour vous
familiariser avec le module avant de créer votre propre dossier.
Une aide détaillée est accessible directement dans le module par le menu ?.
19
Code d'activation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel de paye reste en version d’évaluation.
Plusieurs versions sont proposées :
• Version Millésime,
• Version Pro,
• Version Bâtiment,
• Version Agricole.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période pré-
définie. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel
seront limitées.
Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien ’’comparer les versions de EBP paye’’
de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP.
Remarque
Le logiciel contient trois dossiers de Démonstration pré-remplis vous permettant de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie
(Millésime, Pro, Agricole, Bâtiment). Il est fortement recommandé d’ouvrir un ou plusieurs de ces
dossiers afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer
votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur une des sociétés de
Démonstration ou créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Paye REEL.
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Paye REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez
votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même
que la version avec laquelle vous avez créée votre dossier.
Consultez aussi :
• Comment activer mon logiciel ?
• Activation manuelle du logiciel
• Evaluer une version après activation
21
Comment activer mon logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions, vous
devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas
de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Retour à code d'activation
23
Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si vous ne possédez pas Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de
l’écran de bienvenue et sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ puis sur le bouton "Activer
Manuellement". Vous avez alors accès aux zones suivantes :
• Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom de l'entreprise que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
• Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la
boîte du logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous
permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises
à jour de votre logiciel.
• Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous
a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, un message vous indique à quelle version du
logiciel correspond le code.
• Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez
pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le
même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
Retour à code d'activation
25
Evaluer une version d'évaluation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version
d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre
version de la paye que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement
désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
• réactiver votre produit tel qu’il était avant de basculer en mode d’évaluation en cliquant
sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre
la procédure d’activation puisque votre code a été conservé.
• répéter la procédure d’activation du début pour basculer vers une nouvelle version.
Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
Retour à code d'activation
27
Rechercher les mises à jour
Le logiciel fait une recherche afin de savoir s'il y a des versions plus récentes que celle installée
sur votre ordinateur.
29
Général
Ecran de bienvenue
Sous chaque dossier figure le dernier exercice. L’accès aux exercices précédents se fait en
cliquant sur la petite flèche située à côté de l’exercice en cours.
Les dossiers sont suivis d’une disquette vous permettant d’effectuer vos sauvegardes. Ils
peuvent être suivis d’une mention indiquant qu’il est nécessaire d’effectuer une mise à jour avant
ouverture du dossier.
Remarque !!!
Pour ouvrir un dossier, il vous suffit de sélectionner l’exercice souhaité du dossier que vous
souhaitez ouvrir.
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
• Ouvrir :
• Un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir, ou cliquez
sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice.
• Le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration.
• Un dossier non listé : cliquez sur Parcourir.
• Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flèche
afin de sélectionner un ancien exercice.
• Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier.
• Sauvegarder un dossier en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier.
• Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier.
Attention, cette suppression est définitive.
Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier..
Cet écran de bienvenue s’affichera à chaque lancement du logiciel. Cependant, si vous préférez
que votre dossier soit ouvert directement, sans passer par cet écran, cochez la case située en
bas de la fenêtre : La prochaine fois, ouvrir directement mon dossier sans afficher cet
écran.
Ecran de bienvenue (version d'essai)
Le programme vous est livré en version d’évaluation du produit. Cette version propose
l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation.
Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limité en fonctionnalités.
Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel.
Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP.
Evaluez
Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez
réaliser cette évaluation.
Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilité RÉEL en version d’évaluation,
lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la
EBP Paye V17
30
même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le
site Web EBP.
Activez
Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre
logiciel.
31
Installation du logiciel
Installation monoposte
Attention !!!
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre Paye pour accéder aux différentes
versions du produit.
3. Cliquez sur EBP Paye pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et
l’assistant apparaît.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire.
L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option
J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce
produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une
première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite
lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous
permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir chapitre Installation Réseau).
6. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS\PAYE12.0
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS
AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage.
Installation gestion des 35 heures
Le module Gestion des 35 heures est installé en même temps que votre logiciel de paye.
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP
Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les
produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour
accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre
installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par
conséquent révéler des défauts non constatés par le passé.
Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de
compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel
de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique
d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires.
EBP Paye V17
32
Fiabilité
Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau
qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données
causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre
matériel.
Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations
suivantes :
• Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,
• Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée
certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits),
• Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée
(EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à
nous consulter),
• Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés
Microsoft),
• En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande
quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau
100Mbits,
Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un
professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour
tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne
peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les
problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de
votre réseau.
Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des
sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance
ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation
électrique).
En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement
peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de
vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un
onduleur (ou UPS).
Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure
prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non
seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers.
Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent
parfaitement la procédure d'arrêt.
Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service
technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation.
Informations sur le moteur de base de données
Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de
données Pervasive.SQL V8.
Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les
versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur.
Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous
utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15
ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15,
Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun
de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8,
vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de
données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un
Installation du logiciel
33
faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8).
Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier)
Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® 2000
Windows® Vista
Serveur dédié
Windows® 2000, Windows® 2003
Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et
le serveur.
Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est
obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45.
N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux
validées.
Attention !!!
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de
fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
Installation et configuration en réseau poste à poste
1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de
serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du
logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) :
Répertoire du logiciel Æ C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE
Répertoire des dossiers de démonstration Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL
USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS\PAYE12.0
Répertoire des données Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers
le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la
station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous
pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre
bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi
cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et
EBP Paye V17
34
sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en
modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau
précédemment créé) :
Répertoire du logiciel Æ C:\PROGRAM FILES\EBP\PAYE
Répertoire des dossiers de démonstration Æ X:\DEMONSTRATIONS
Répertoire des données Æ X:\PARTAGE
Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car
elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez
la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau.
Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à
jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
Problème d’utilisation
Important !!!
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre
logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre
logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurezvous
la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de
travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel
est à l'origine des problèmes.
Désinstallation du produit
Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue,
problème fichier programme...), utilisez la procédure suivante. Celle-ci a l’avantage de supprimer
uniquement les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés
par l’utilisateur.
Comment y accéder ?
Démarrer de Windows Pramètres + panneau de configuration +
Ajout/Suppression de programmes
Suivez les étapes proposées par la procédure de désinstallation.
35
Menu Dossier
Ouverture d'un dossier
Comment afficher la liste des dossiers ?
Barre de menu Dossier + Ouvrir
Comment ouvrir un dossier ?
Barre de menu Double-cliquez sur l’exercice du dossier à ouvrir. Si
votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le lien
Parcourir et recherchez votre dossier. Double-cliquez
sur le dossier désiré, puis sur le fichier.EPA.
Ecran d’accueil A l’ouverture du logiciel de paye, un écran de
bienvenue s’affiche. Apparaissent : les dossiers de
démonstration, les derniers dossiers ouverts ainsi que
la liste complète des dossiers situés sous C \ EBP \
DOSSIERS et de ceux que vous avez ouverts au
moins une fois. Il suffit donc de sélectionner le dossier
que vous souhaitez ouvrir ou éventuellement l’exercice
du dossier si vous souhaitez ouvrir un exercice
antérieur.
Menu démarrer de Windows Démarrer + Programmes + EBP + Paye + EBP
Paye. Le logiciel se lance. L’écran de bienvenue
s’affiche, vous pouvez, soit sélectionner l’un des
dossiers récemment ouverts, ouvrir un dossier de
démonstration ou choisir un dossier dans la liste des
dossiers.
Par l’explorateur A partir de l'explorateur Windows, positionnez-vous
dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le
raccourci (*.EPA).
La suppression de dossiers
Cette fonction permet de Supprimer définitivement un dossier de votre ordinateur.
Comment y accéder ?
Ecran de bienvenue Icône qui se trouve sur la ligne de votre dossier
dans l'écran de bienvenue
.
Fermer un dossier
Cette fonction permet de Fermer un dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Fermer
EBP Paye V17
36
Dans le logiciel Par la croix (en haut à droite de l’écran)
Création d'un dossier
Création d'un nouveau dossier
Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier, pour cela suivez les étapes suivantes :
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Nouveau
Barre d’outils , Nouveau
Raccourci clavier Alt + Entrée
Suivi des étapes
La création d’un dossier comprend 10 étapes.
Etape 1 : Partage de données
Etape 2 : Nom et emplacement
Etape 3 : Identification
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Suivez les différentes étapes de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton
Précédent permet de revenir sur une étape antérieure.
Etape 1 : Partage de données
Cette première étape vous permet de créer un nouveau dossier dans un nouveau répertoire (Cas
1) ou dans le répertoire d’un dossier créé avec un autre logiciel EBP (Cas 2)
Cas 1 :
Votre dossier n’a été créé dans aucun autre logiciel de cette gamme (EBP Comptabilité, EBP
Gestion Commerciale, EBP Garage &ldots;), pointez alors Créer un dossier Paye dans un
nouveau répertoire.
Cas 2 :
Votre dossier a déjà été créé dans un autre logiciel de cette gamme, pointez Placer les données
&ldots; et choisissez le dossier dans la liste. Cela vous évitera de ressaisir les coordonnées et le
mot de passe de votre dossier, ces données seront communes aux deux logiciels. Vous passerez
alors directement à l’étape 6.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 2 : Nom et emplacement
Menu Dossier
37
Etape 3 : Identification
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 2 : Nom et emplacement
Saisissez la raison sociale de votre société (31 caractères maximum). La raison sociale sera
modifiable par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Adresse.
Automatiquement, le logiciel crée un répertoire avec le nom de la raison sociale saisie, à
l’exception des espaces et des caractères spéciaux, dans lequel seront stockées toutes les
données du dossier. Tous les dossiers EBP sont regroupés dans le répertoire EBP\DOSSIERS :
ce répertoire a été créé à l’installation du premier logiciel EBP. Pour préciser un autre répertoire
(non conseillé), cliquez sur .
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 3 : Identification
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 3 : Identification
Saisissez l’identification de votre société. Ces informations seront modifiables par la suite dans
Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Identification.
• Le SIRET est obligatoire pour les déclarations de fin d’année (ne saisissez pas les
espaces).
• Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire.
• Le NAF correspond au numéro d'appartenance française (anciennement APE).
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
EBP Paye V17
38
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 4 : Adresse
Saisissez l’adresse de votre société. L’adresse sera modifiable par la suite dans Dossier +
Propriétés + Coordonnées onglet Adresse.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche CTRL + Entrée
pour passer à la ligne suivante.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 5 : Contact
Saisissez les informations du contact de la société (non obligatoire). Ces informations seront
modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Contact.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Attention !!!
Ce choix est TRES important.
Choisissez le paramétrage correspondant à votre activité, afin que le logiciel crée les données
vous concernant. Si vous englobez plusieurs types d’activités pour une même société, choisissez
le paramétrage Standard. Vous pourrez par la suite, dans votre dossier, importer les rubriques
d’un autre paramétrage.
Remarque !!!
Menu Dossier
39
Le paramétrage Agricole et Bâtiment sont disponibles à partir de la version PRO. Les dossiers
de démonstration Agricole et Bâtiment sont toutefois à votre disposition.
Attention !!!
Le paramétrage Vide génère un dossier sans aucune rubrique ou profil. Il crée uniquement les
variables. Il est utile pour :
- récupérer les données d’un dossier existant (menu Dossier + Recopier),
- sélectionner une partie seulement des données à importer (menu Outils + Importer).
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 7 : Exercice courant
Paye Décalée
Un exercice de paye démarre généralement en janvier et termine en décembre. Si votre exercice
de paye démarre en décembre et termine en novembre, le mois de décembre (N-1) fera alors
partie de votre exercice.
Choisir entre les options suivantes :
• Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye
• Constant : si votre société est déjà en décalage de paye
• Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année.
Attention !!!
Le choix entre ces différentes informations est important car ces informations seront reprises lors
de la génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO).
Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun
bulletin n’a été calculé.
Si votre dossier n’est pas en paye décalé choisir l’option Sans décalage de paye
Mois et Année
Indiquez le mois et l’année à partir duquel vous voulez démarrer les payes. Attention, si vous
indiquez un autre mois que janvier (ou décembre (N-1) pour les payes décalées), vous aurez à
saisir les cumuls de tous vos salariés (reprise de paye), ce qui est une opération lourde et
risquée. Il est préférable de démarrer la paye en janvier (ou décembre (N-1) pour les payes
décalées).
Pour les payes décalées, indiquez N pour l’année, et décembre (N-1) pour le mois.
Attention !!!
Ces informations ne seront pas modifiables lorsque le dossier sera créé.
EBP Paye V17
40
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 8 : Paramètres
Saisissez les paramètres de votre société. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans
Dossier + Propriétés + Préférences onglet Paramètres.
Heures mensuelles de références
Saisissez les heures mensuelles de référence de la société (par défaut 151,67 heures). Le
nombre d’heures de référence sera automatiquement proposé dans la fiche d’un salarié comme
nombre d’heures mensuelles travaillées mais pourra être modifié.
Convention collective
Saisissez ici la convention collective de l’entreprise en sélectionnant le code IDDC. Une
convention différente pourra toutefois être indiquée pour un salarié.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 9 : Congés payés
Saisissez les paramètres des congés payés. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans
Dossier + Propriétés + Préférences onglet Congés / DIF.
Congés Payés
La durée du congé mensuel peut être déterminée au choix :
• 2,5 jours ouvrables par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total trente
jours ouvrables,
• 2,08 jours ouvrés par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total vingt cinq
jours ouvrés,
Ces deux premiers cas sont les plus courants. Vous pouvez toutefois indiquer un nombre de
jours particuliers (par exemple 0 pour certaines sociétés dans les DOM-TOM).
Date de clôture des congés payés
Le mois de mai est proposé automatiquement. Pour les entreprises du bâtiment, vous devez
indiquer le mois de mars.
L’exercice de congés payés est fixé par la convention collective ou, à défaut, par l'employeur
conformément aux usages et après consultation des délégués du personnel et du comité
d'entreprise.
Menu Dossier
41
Suivi des étapes
Voici la dernière étape de la création d’un nouveau dossier :
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 10 : La banque
Saisissez les coordonnées de la banque de la société à partir de laquelle vous souhaitez faire les
virements. Ces paramètres seront modifiables dans le classeur Banques de votre arborescence,
dans lequel vous pourrez créer d’autres banques.
Cliquez sur le bouton Terminer pour lancer la création du dossier, ou utilisez le bouton
Précédent pour revenir sur les étapes précédentes.
Retour à la fenêtre de création de dossier
La recopie à partir d'un autre dossier
La recopie à partir d'un autre dossier
Cette option permet de recopier des données d’un dossier à l’autre. Pourront être recopiés les
organismes, les tables de calcul, les variables, les rubriques, les profils et les salariés.
Attention !!!
La recopie à partir d’un autre dossier est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Recopie + à partir d’un autre dossier
Comment faire la recopie ?
Ouvrez le dossier cible (celui qui reçoit les données) et lancez la commande Dossier + recopie +
A partir d’un autre dossier. Choisissez le dossier source (celui à partir duquel vous souhaitez
recopier les données).
Si le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier les données est protégé par un mot de
passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie.
Suivi des étapes
Voici les différentes étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des organismes
Récupération des tables de calcul
Récupération des variables
Récupération des rubriques
Récupération des profils
Récupération des salariés
Récupération des organismes
Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source.
EBP Paye V17
42
Cochez les organismes à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent
respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des tables de calcul
Récupération des variables
Récupération des rubriques
Récupération des profils
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des tables de calcul
Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source.
Cochez les tables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des tables.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des variables
Récupération des rubriques
Récupération des profils
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des variables
Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source.
Cochez les variables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement
de sélectionner et de désélectionner la totalité des variables.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des rubriques
Récupération des profils
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des rubriques
Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source.
Menu Dossier
43
Cochez les rubriques à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement
de sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer
contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les
variables et les tables de calcul concernées.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des profils
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des profils
Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source.
Cochez les profils à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils
doivent également être recopiées.
Suivi des étapes
Voici la dernière étape de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des salariés
Cette étape affiche la liste des salariés du dossier source.
Cochez les salariés à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des salariés.
Cliquez ensuite sur le bouton Terminer.
Retour à la fenêtre de recopie
La recopie vers plusieurs dossiers
La recopie vers plusieurs dossiers
Cette option permet de recopier des données d’un dossier vers plusieurs autres dossiers.
Pourront être recopiés les rubriques, variables, profils, organismes et tables de calcul.
Attention !!!
La recopie vers plusieurs dossiers est disponible qu’en version EXPERT.
EBP Paye V17
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Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Recopie + Vers plusieurs dossiers
Comment faire la recopie ?
Ouvrez le dossier source (celui qui contient les données à recopier) et lancez la commande
Dossier + recopie + Vers plusieurs dossiers. Choisissez les dossiers cibles (ceux qui vont
recevoir les données). Le bouton Tous permet de sélectionner tous les dossiers et le bouton
Aucun permet d’annuler la sélection en cours.
Si les dossiers dans lesquels vous souhaitez recopier les données sont protégés par un mot de
passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie.
Suivi des étapes
Voici les différentes étapes de la recopie vers plusieurs dossiers :
Recopie des rubriques
Recopie des variables
Recopie des profils
Recopie des organismes
Recopie des tables de calcul
Choix des rubriques à recopier
Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source.
Cochez les rubriques à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer
contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les
variables et les tables de calcul concernées.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers :
Recopie des variables
Recopie des profils
Recopie des organismes
Recopie des tables de calcul
Retour à la fenêtre de recopie
Choix des variables à recopier
Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source.
Cochez les variables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des variables.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers :
Menu Dossier
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Recopie des profils
Recopie des organismes
Recopie des tables de calcul
Retour à la fenêtre de recopie
Choix des profils à recopier
Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source.
Cochez les profils à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils
doivent également être recopiées.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers :
Recopie des organismes
Recopie des tables de calcul
Retour à la fenêtre de recopie
Choix des organismes à recopier
Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source.
Cochez les organismes à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement
de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes.
Suivi des étapes
Voici la dernière étape de la recopie vers plusieurs dossiers :
Recopie des tables de calcul
Retour à la fenêtre de recopie
Choix des tables de calcul à recopier
Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source.
Cochez les tables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des tables.
Retour à la fenêtre de recopie
Les propriétés du dossier
Les notes personnelles
Vous pouvez saisir vos notes personnelles par dossier.
EBP Paye V17
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Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Notes
Barre d’outils , Notes
Généralités :
Cette option équivaut à un pense-bête, vous pourrez y noter les actions à ne pas oublier :
changer un taux, augmenter un salarié, changer son coefficient, saisir ses congés&ldots;
Ces notes s’afficheront automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour ne pas afficher les notes
à l’ouverture du dossier, cochez la case Ne plus afficher cette boîte à l’ouverture du dossier.
Les paramètres généraux
Onglet Options
Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez choisir les paramètres de
fonctionnement de l’ensemble des dossiers de paye.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet
Options
Explication des différents choix :
• Ne pas afficher les séparateurs de lignes de bulletin : en consultation du bulletin à
l’écran, vous pouvez demander des lignes séparatrices horizontales entre chaque
rubriques en cochant l'option.
• Vérifier la cohérence des données DADS-U à la clôture : vous pouvez désactiver
cette option si vous ne souhaitez pas que le logiciel vérifie vos données de paye en vue
de votre déclaration DADS-U de fin d’année. Le rapport DADS-U ne sera donc pas
généré à la clôture de vos bulletins. Nous vous conseillons de laisser actif ce contrôle si
vous générez votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO)
• Arrondir les montants calculés des bulletins à x décimales : Indiquez le nombre de
chiffres après la virgule que vous souhaitez (deux généralement).
• Modèle par défaut pour imprimer les bulletins : choisissez ici votre modèle préféré,
pour ne pas avoir à faire ce choix à chaque impression.
• Afficher les avertissements de la liaison avec le lecteur de PDF : Lors de la création
des états administratifs un message d’avertissement apparaît à l’écran, vous avez la
possibilité de désactiver ce message en décochant l’option.
Onglet Formats
Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez définir des formats de variable
Menu Dossier
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d’impression (utilisateurs expérimentés).
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet
Formats
Comment créer un format ?
Pour définir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau et suivez les étapes de
l’assistant :
• Faites Suivant pour poursuivre ;
• Saisissez le nom et la description du format, ainsi que son type : numérique ou
monétaire, date, heure, logique (= oui ou non), chaîne (= texte) :
• Définissez l’apparence du format, en fonction des choix proposés, puis cliquez sur le
bouton Terminer.
Format Numérique ou Monétaire
Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur,
parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de milliers,
l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toute lettre. Vous
pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la devise (par exemple £, ou $,ou
Livre, Dol...).
Attention !!!
Le format Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limités tels que
les dates de jours de congés où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de
décimales.
Format Date
Déterminez ici la couleur de la date ainsi que le type d’affichage que vous souhaitez pour le jour,
le mois et l’année. Vous pouvez également afficher le nom du jour.
Format Heure
Déterminez ici la couleur de l'heure ainsi que le type d’affichage des heures et des minutes. Vous
pouvez également afficher heure et minute en abrégé.
Format Logique
Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse.
Format Chaîne
Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer
un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Onglet Emetteur / Déclarant
EBP Paye V17
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Vous devez renseigner dans cet onglet les informations sur l’émetteur DADS-U, les contacts
DADS-U, ainsi que les informations sur le destinataire du compte rendu d’exploitation (CRE).
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole les informations de cet onglet ne vous concernent pas.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet
Emetteur / Déclarant
L’émetteur DADS-U
Il faut noter ici le nom et l’adresse de l’émetteur de la DADS-U. Il peut être soit l’entreprise soit un
tiers déclarant (expert-comptable par exemple).
L’émetteur sera commun à l’ensemble des dossiers de paye et il sera repris lors de la génération
des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à partir du logiciel
de paye.
Attention !!!
Les informations de l'émetteur doivent être obligatoirement saisies pour la génération du fichier
DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Si ce n’est pas le cas, vous ne pourrez
pas préparer votre fichier DADS-U.
Si vous souhaitez gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U, reportez-vous cidessous
à la question : Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ?
Les contacts
Vous avez la possibilité de créer jusqu'à trois contacts maximum.
Par défaut, les contacts sont communs à l’ensemble des dossiers de paye. Ils sont repris lors de
la génération des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à
partir du logiciel de paye.
Si vous souhaitez gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U reportez-vous,
ci-dessous à la question : Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADSU
?
Le compte rendu d’exploitation (CRE)
Le compte rendu d’exploitation est un bilan global du traitement de votre déclaration. Ce compte
rendu comprendra, le cas échéant:
• Le bilan quantitatif qui constitue un document comptable à conserver ou à
transmettre à votre comptable ;
• Les Reports Non Effectués (RNE) : liste des salariés pour lesquels le salaire n’a
pas été reporté sur le compte vieillesse ;
• Les solutions d’identification de salariés vous permettant de mettre à jour vos
fichiers.
Pour recevoir ce bilan vous devez renseigner :
• le SIREN et le NIC de l'établissement
• l'adresse e-mail de la personne
Questions
Menu Dossier
49
Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ?
Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ?
Les coordonnées
Onglet Adresse
L’adresse de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant
compléter ou modifier les informations dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Adresse
Barre d’outils , onglet Adresse
Raccourci clavier Alt + Entrée
Explications :
• Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre.
• Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes d’adresse.
Onglet Contact
Le contact de la société est renseigné lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant
compléter ou modifier les informations dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Contact
Barre d’outils , onglet Contact
Raccourci clavier Alt + Entrée
Explications :
• Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre.
• Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes de notes
Onglet Identification
L’identification de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez
cependant le compléter ou modifier les informations dans cet onglet.
Comment y accéder ?
EBP Paye V17
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Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Identification
Barre d’outils , onglet Identification
Raccourci clavier Alt + Entrée
Explications :
• Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre.
• Le SIRET est obligatoire pour la DADS-U (ne saisissez pas les espaces).
• Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire.
• Le NAF (4 car.) correspond à l'ancien numéro d'appartenance française (anciennement
APE)
• La NAF (5 car.) correspond au nouveau numéro d'appartenance française applicable au
1er janvier 2008.
Remarque!!!
Par défaut en mise à jour de dossier, le code NAF 4 caractères est reporté dans la zone Code
NAF 5 caractères.
Pour toutes les impressions, c'est le code NAF (5 caractères) qui est repris.
Pour la déclaration DADS-U 2007 (Disponible à partir de la version PRO) c'est le code NAF (4
car.) qui est utilisé.
Onglet sécurité
Vous pouvez protéger votre dossier par un mot de passe. Il vous sera demandé à l’ouverture du
dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Sécurité
Barre d’outils , onglet Sécurité
Raccourci clavier Alt + Entrée
Comment le saisir ?
• Cochez la case Dossier protégé par un mot de passe ;
• Saisissez le mot de passe dans les deux champs, Mot de passe et Confirmation.
Attention !!!
Vérifiez si vous tapez en majuscule ou en minuscule. N’oubliez pas votre mot de passe.
Menu Dossier
51
Onglet Dossier
Cet onglet vous indique le chemin d’accès au répertoire de votre dossier, soit l’emplacement des
fichiers de données, ainsi que le nom du dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Dossier.
Barre d’outils , onglet Dossier
Raccourci clavier Alt + Entrée
Onglet Correspondance
Vous devez indiquer ici l’adresse de correspondance pour votre DUE si elle est différente de
l’adresse de votre établissement.
Vous recevrez l'accusé de réception à cette adresse au cas où le numéro de télécopie n'est pas
mentionné.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Correspondance.
Barre d’outils , onglet Correspondance
Raccourci clavier Alt + Entrée
Préférences
Onglet Paramètres
Les paramètres généraux de l’entreprise sont renseignés lors de la création du dossier. Vous
pouvez compléter ou modifier certaines informations dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet
Paramètres.
Caractéristiques de l’entreprise :
L’année de l’exercice courant n’est pas modifiable. La clôture annuelle effectuera le
changement automatiquement.
La section prud’homale doit être renseignée pour les élections prud’homales. En effet, c’est à
travers la DADS-U que les informations seront transmises. Précisez ici, la section prud’homale de
EBP Paye V17
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votre dossier de paye. A la validation des préférences, un message vous demandera si vous
souhaitez appliquer cette section à tous vos salariés.
La coche régime Alsace-Moselle’’ permet lorsqu’elle est cochée de mettre à disposition la liste
des codes DUCS applicables à ce régime. C’est à partir de cette liste que sera paramétrée votre
DUCS URSSAF.
Cocher l’option Entreprise de travail temporaire (ETT) si vous êtes une entreprise de travail
temporaire. En effet, cette option vous permettra de réaliser la Déclaration Unique d'Embauche
spécifiquement réservée aux salariés intérimaires.
L’effectif de la société affiche le nombre de salariés créés et pour lesquels l’option du bulletin
’r;’Hors effectif’’ n’est pas cochée dans la fiche salarié. Le bouton Détails permet de réaliser des
modifications mois par mois.
Options par défaut pour tous les salariés
Si vous souhaitez une numérotation automatique des matricules salariés, cochez alors l’option
et saisissez le prochain numéro souhaité.
Choisissez le type de régularisation à appliquer sur les tranches des cotisations plafonnées,
Mensuelle étant le choix par défaut et celui le plus fréquemment utilisé.
Indiquez le nombre d’heures de référence de la société (151,67 si vous êtes aux 35 heures).
Cochez Calculer la variable PRORATA E/S selon la règle du trentième si vous souhaitez que
le salaire, les heures et les plafonds soient proratisés selon la règle du 30ème. La variables
PRORATA intervient dans le cas où la période de paye pour un salarié serait incomplète sur le
mois (embauche ou départ en cours de mois).
Cochez Afficher uniquement les profils correspondant au statut du salarié si vous souhaitez
que le logiciel ne vous propose que les profils correspondant au statut Catégoriel du salarié.
Tous les profils sont rattachés à un statut catégoriel.
Attention !!!
Le statut n’est plus modifiable. Vous devez obligatoirement choisir un des statuts proposés.
Fraction du dossier
La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet, si vous souhaitez fractionner
votre fichier DADS-U vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les
préférences de votre dossier le n° de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre
total de fraction que vous possédez.
Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant.
Vous pourrez ensuite générer un fichier DADS-U par dossier comportant les numéros de fraction,
dans la rubrique S20.G01.00.005 Numéro de fraction de déclaration.
Exemple !!!
Vous avez 3 fractions.
Dans votre dossier n° 1 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 1 sur 3
Dans votre dossier n° 2 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 2 sur 3
Dans votre dossier n° 3 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 3 sur 3
Menu Dossier
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Type du dossier
Si vous êtes une entreprise du bâtiment, sélectionnez Bâtiment.
Remarque !!!
Si vous possédez une version EXPERT ou BATIMENT, cette option va vous permettre de
réaliser votre fichier DADS-U CI-BTP et vous aurez accès à l’onglet Bâtiment de la fiche de vos
salariés.
Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous
intéressent, contactez notre service commercial.
Si vous êtes une entreprise agricole, sélectionnez Agricole
Remarque !!!
Si vous possédez une version EXPERT ou AGRICOLE, cette option va vous permettre de
réaliser votre fichier DAS Bilatérale ou votre déclaration MSA sur disquette.
Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous
intéressent, contactez notre service commercial.
Pour tous les autres types de dossier sélectionnez Standard
Gestion de la DNA
Si vous souhaitez générer la DNA, vous devez cocher Gestion de la DNA UNEDIC, ceci vous
permettra d'accéder à l'onglet DNA de la fiche de votre salarié et générer mensuellement le
fichier DNA (Option disponible en version PRO).
Gestion des acomptes
En activant cette option, vous aurez ainsi la possibilité de saisir plusieurs acomptes dans le mois.
Vous pourrez effectuer les transferts en comptabilité des règlements d'acomptes.
Décalages de paye
Après la création de votre dossier, ou le premier mois de votre exercice, vous avez la possibilité
de choisir entre les options suivantes :
• sans décalage de paye : si votre dossier n’est pas en paye décalée
• Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye
• Constant : si votre société est déjà en décalage de paye
• Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année.
Attention !!!
Le choix entre ces différentes informations est important car elles seront reprises lors de la
génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO).
Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun
bulletin n’a été calculé.
Convention collective par défaut
Chaque salarié relève d’une convention collective .
Le choix de la convention collective s’initialise à la création du dossier. Il est possible de la
modifier à cet emplacement. Elle sera reprise à la création d’une nouvelle fiche salarié dans
l’onglet Affectations Cependant, vous pourrez sélectionner directement une autre convention
dans la fiche salarié pour les personnes concernées.
Effectif de la société
EBP Paye V17
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Cette fonctionnalité vous permet de modifier les effectifs de votre société mois par mois.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet
Paramètres, bouton Détails
Comment modifier l’effectif affiché ?
Cochez le mois à modifier puis saisissez le bon effectif
Convention collective
La convention collective peut être paramétré dans les préférences du dossier ou dans la fiche du
salarié.
Pour la norme DADS-U, la convention collective doit être sélectionnée dans la liste officielle des
Identifiants Des Conventions Collectives (IDCC). Si vous ne connaissez pas votre code IDCC,
vous pouvez aller sur le site : http://www.travail.gouv.fr/idcc/rech_emploi.asp
Le champ IDCC : est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour la
DADS-U.
Le champ Libellé pour impressions : Le libellé de la convention sélectionné s’indique
automatiquement si le champ est vide. En cas de mise à jour de dossier c’est votre convention
collective saisie dans les préférences du dossier qui sera reprise.
Dans tous les cas, c’est le champ Libellé pour impressions qui est repris sur l’édition du
bulletin.
Lorsque vous sélectionnez un code IDCC et que le champ Libellé pour impressions est déjà
renseigné, un message vous demande alors si vous souhaitez remplacer le libellé existant par
celui de la convention sélectionnée ou conserver le libellé en cours.
Une fois le code IDCC et le libellé sélectionnés, le logiciel va appliquer cette convention
uniquement aux salariés présents dans le dossier de paye et rattachés à la convention de
l’entreprise par défaut. Tout nouveau salarié sera également initialisé avec cette convention par
défaut et modifiable si besoin.
Onglet Congés / DIF
Complétez dans cet onglet toutes les informations de votre dossier relatives aux congés payés et
au DIF (Droit Individuel à la Formation).
Certains choix concernant les congés payés sont définis lors de la création du dossier.
Vous pouvez compléter ou modifier ces choix dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Congés
/ DIF
Menu Dossier
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Généralité :
Toutes les informations saisies dans cet onglet seront reprises par défaut lors de la création de
vos salariés.
Les Congés Payés
Choisissez le mode d'acquisition des congés payés : en jours ouvrés (5 jours par semaine), en
jours ouvrables (6 jours par semaine) ou Autres.
Si vous choisissez Autres, renseignez le nombre de jours de congés à acquérir pour un mois
ainsi que le nombre de jours qui permet de calculer la retenue de l'absence CP.
La zone Calcul de l'absence CP sert au calcul de la retenue de l'absence CP. La valeur saisie
alimente la variable "JABSENCECP".
Indiquez également le nombre de jours de congés supplémentaires à acquérir par mois auxquels
ont droit vos salariés.
Indiquez le mois de clôture des congés (généralement le mois de mai, ou le mois de mars pour
les entreprises de bâtiment).
Si vous souhaitez imprimer les valeurs de congés payés sur le bulletin des salariés sortants, vous
devez cocher l'option "Imprimer valeurs des congés sur bulletins des salariés sortants". Par
défaut cette option est décochée.
Si vos salariés bénéficient de congés d'anciennetés indiquez l'ordre de décompte des CP. En
effet, lorsque votre salarié prend des congés d'anciennetés, ils seront décomptés soit en premier
(avant les CP N-1) soit en dernier (lorsque les CP N-1 seront épuisés)
Les provisions pour Congés Payés
Indiquez le taux de charges sociales et fiscales applicables dans votre entreprise pour le calcul
de la provision pour Congés Payés.
Ces informations servent à l'impression de la provision pour congés payés (Option disponible à
partir de la version PRO)
Le Droit Individuel à la Formation
Chaque année un salarié bénéficiant du DIF acquiert 20h (sauf accord collectif prévoyant une
durée supérieure), modifier dans la zone Droit annuel au DIF le nombre d'heure s'il est différent
de 20. Ce nombre d'heure sera reporté dans la fiche du salarié, dès que l'option Acquisition du
DIF sera cochée.
Ce droit annuel est cumulable sur 6 ans, il faut donc indiquer dans la zone Plafond du droit au
DIF le nombre d'heures maximum à acquérir soit 120h si le droit annuel au DIF est de 20h.
Le salarié bénéficie de ces heures tous les ans, pour cela, vous devez indiquer le mois de
clôture du DIF (dit mois anniversaire), afin de mettre à jour les compteurs DIF dans la fiche du
salarié (onglet DIF).
Lors de la clôture du DIF, vous pouvez appliquer un arrondi en choisissant l'une des options
suivantes :
• Ne pas arrondir
• Au nombre entier supérieur d'heures
EBP Paye V17
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• Au nombre entier inférieur d'heures
• A l'heure la plus proche
Onglet Banque
La banque proposée est celle définie lors de la création du dossier. Vous pouvez modifier votre
choix dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Banque.
Généralité :
La banque indiquée ici servira automatiquement lors des virements de salaire. Les banques sont
créées et modifiées à partir du classeur Banques de votre arborescence.
Onglet URSSAF
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme URSSAF ainsi que les
différents taux d’Accident du travail et de Transport.
Attention !!!
Cet onglet s'appelle MSA en version agricole.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet
URSSAF.
Comment sélectionner l’organisme ?
Vous devez sélectionner ici l’organisme URSSAF en ouvrant la liste déroulante.
L’organisme URSSAF est sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des
organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence.
Groupement d'employeurs (option disponible en paye AGRICOLE)
Si vous n'êtes pas un groupement d'employeurs la ligne TOP FILLON BONIFIEE (PE31) de
votre déclaration trimestrielle des salaires ne doit pas être renseignée. Par conséquent vous ne
devez pas cocher cette option.
Par contre, si vous êtes un groupement d'employeurs, il faut indiquer dans votre déclaration
trimestrielle des salaires et pour chaque salarié s'il y a de la TOP FILLON BONIFIEE (PE31 de
votre déclaration) ou non. Vous devez donc cocher cette option afin d'indiquer que vous êtes bien
un groupement d'employeurs, puis dans la fiche de chaque salarié, onglet Info.Paye, vous devez
cocher ou non la case TOP FILLON BONIFIEE.
Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ?
Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son
code bureau, car pour chaque salarié, ces informations doivent obligatoirement apparaître dans
la DADS-U et pour chacune de ses situations déclarées pendant un exercice.
Menu Dossier
57
Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés afin de préparer
le fichier DADS-U et d'éditer la DUCS.
Remarque !!!
la génération du fichier DADS-U et l’impression de l’état préparatoire à la DUCS sont des options
uniquement disponibles à partir de la version PRO.
Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ?
C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue.
Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la
DUCS.
Attention !!!
Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer.
Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau.
• Exemples de paramétrage des taux de 0 à 7
Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur
Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50.
De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les
informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche.
• Exemples de paramétrage des taux 9
Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé :
Renseigner : N° d’ordre = 9
Code section=99
Taux AT=99999
Code Risque = 99999
Si vous avez des salariés concernés par ce cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet Infos-Paye
de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin de salaire.
Onglet MSA
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme MSA ainsi que les différents
taux d’Accident du travail et de Transport.
Attention !!!
Cet onglet est spécifique à la paye Agricole
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet MSA
Comment sélectionner l’organisme ?
Vous devez sélectionner ici l’organisme MSA en ouvrant la liste déroulante. L’organisme MSA est
sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le
classeur Organisme de votre arborescence.
EBP Paye V17
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Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ?
Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son
code bureau pour chaque salarié.
Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés.
Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ?
C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue.
Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la
DUCS.
Attention !!!
Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer.
Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau.
• Exemples de paramétrage des taux de 0 à 8
Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur
Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50.
De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les
informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche.
• Exemple de paramétrage du taux 9
Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé :
Renseigner : N° d’ordre = 9
Code section=99
Taux AT=99999
Code Risque = 99999
Si vous avez des salariés concernés par un de ces cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet
Infos-Paye de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin
de salaire.
Onglet Pôle emploi
Dans cet onglet, vous devez sélectionner les organismes :
• pour le Pôle emploi
• pour les caisses de retraite Cadre et Non cadre et pour les cadres.
Attention !!!
Cet onglet n’existe pas en version agricole
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Pôle
emploi.
Comment sélectionner l’organisme ?
Menu Dossier
59
Vous devez sélectionner ici les organismes associés à chaque zone en ouvrant la liste
déroulante des organismes. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le
classeur Organisme de votre arborescence.
Onglet Médecine du travail
Vous devez saisir ici les informations concernant votre service de santé au travail.
La saisie de ces éléments est obligatoire pour la réalisation de la Déclaration Unique
d'Embauche.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Médecine
du travail
Généralités :
Tout établissement employeur doit être inscrit à un service de santé au travail pour l’ensemble de
ses salariés.
Reportez le code, le nom et l’adresse du service de santé au travail auquel vous adhérez ou que
vous souhaitez adhérer.
Comment trouver ses informations ?
La Direction Départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP),
ou l’URSSAF peuvent vous mettre à disposition les différentes coordonnées des services de
santé au travail.
Onglet siège
Vous devez renseigner dans cet onglet les coordonnées de l’entreprise siège, si elle est
différente de votre dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Siège
Généralités :
Par défaut se sont les informations saisies dans les coordonnées de votre dossier qui sont
reprises.
Si vous souhaitez indiquer les coordonnées de l’entreprise siège, cochez l’option Siège autre
que le dossier, puis modifier les coordonnées.
Attention !!!
Les informations de cet onglet sont utilisées uniquement dans votre fichier DADS-U (option
disponible à partir de la version PRO)
Onglet taxes
EBP Paye V17
60
Dans cet onglet, vous devez renseigner si votre entreprise est assujettie ou non à la taxe sur les
salaires, à la taxe d'apprentissage ou à la formation professionnelle continue.
Attention !!!
Toutes ces informations servent à la génération de votre fichier DADS-U disponible à partir de la
version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Taxes.
Assujettissement à la taxe sur les salaires
Cocher l’option Assujettissement à la taxe sur les salaires si l’établissement est assujetti à la
taxe sur les salaires. Si tel est le cas, les rubriques de cotisations Taxes sur salaires devront
être présentes dans les bulletins afin que les sommes soient correctement renseignées dans la
préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO).
Assujettissement à la taxe d'apprentissage et contribution au développement de
l'apprentissage (TA/CDA)
Il n'y a pas de seuil d'effectif pour déclarer la TA/CDA par le biais de la DADS-U. Si vous êtes
redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la taxe
d'apprentissage et contribution au développement de l'apprentissage.
En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base arrondie de la taxe et contribution,
dans la zone prévue à cet effet.
La valeur à renseigner est le total arrondi des rémunérations versées sur l'année (en pratique, il
s'agit de la même base que celle retenue pour le calcul des cotisations de sécurité sociale).
Remarque !!!
La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle.
Assujettissement à la contribution supplémentaire apprentissage
Cette contribution est due par les entreprises d'au moins 250 salariés qui sont redevables de la
taxe d'apprentissage et dont le nombre annuel moyen de salariés en contrat d'apprentissage ou
de professionnalisation et de jeunes accomplissant un volontariat international en entreprise ou
bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche en entreprise (CIFRE) est
inférieur à 3% de l'effectif annuel moyen. Elle remplace le taux majoré de taxe d'apprentissage
prévu aux troisième et quatrième alinéas de l'article 225 du CGI.
Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la
contribution supplémentaire apprentissage.
En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base de la contribution.
Remarque !!!
La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle.
Assujettissement à la participation à la formation professionnelle continue (FPC)
Contrairement à la TA/CDA; il existe un seuil d'effectif pour déclarer la FPC par le biais de la
DADS-U. Seules les entreprises de moins de 10 salariés peuvent utiliser cette déclaration, les
autres devront remplir la déclaration 2483.
Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la
Menu Dossier
61
participation à la formation professionnelle continue.
En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner :
• La base arrondie formation professionnelle continue à déclarer en DADS-U.
• La base arrondie formation professionnelle continue (CDD) à déclarer en DADSU.
Remarque !!!
Ces bases sont remises à 0 lors de la clôture annuelle.
Etats Administratifs
Paramétrage des Attestations
Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants des attestations de salaires (Montant
soumis à cotisations, rubriques d’avantages en nature&ldots;.) vous devez indiquer ici les
différentes rubriques utilisées dans vos bulletins.
Attention !!!
Les Attestations de salaire sont disponibles à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet
Attestations de salaire
Comment réaliser le paramétrage ?
Il suffit de cliquer sur chaque bouton Formule, et de renseigner dans l'éditeur la formule de calcul
permettant d’alimenter les différentes zones de vos attestations à partir des données extraites
des bulletins.
Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir l'Attestation de salaire Maladie Maternité Paternité
et l'Attestation de salaire AT - Maladie Professionnelle correctes.
Explications sur les différents encadrés :
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ?
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT / Maladie Professionnelle ?
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ?
Cotisations dues au titre des assurances maladie
Par défaut dans votre logiciel, la rubrique insérée dans vos profils permettant de calculer le
montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie est la rubrique de
cotisation COTMALAD.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonnes
Données disponibles la rubrique de cotisation puis l’option Montant salarial.
La formule suivante doit s’afficher : Montant_Salarial(COTXXX)
EBP Paye V17
62
Nombre d’heures de travail
Par défaut dans votre logiciel, la variable permettant de calculer le nombre d’heures de travail est
la variable HEUREEL.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le nombre d’heures effectués.
Montant du salaire en cas de maladie
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de
référence en cas de maladie est le salaire brut abattu soumis aux cotisations, soit la variable
SBRUTABT.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas
de maladie
La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUTABT
Montant du salaire en cas de maternité ou paternité
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de
référence en cas de maternité / paternité est la même base que pour la maladie, diminué de la
Part salariale des cotisations et de la CSG.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas
de maternité ou paternité.
La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUT-SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%)
Retour à l'onglet
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT/Maladie Professionnelle ?
Montant brut soumis à cotisations
Par défaut dans votre logiciel, ce montant est calculé avec la variable SBRUT.
Cependant vous devez déduire de ce montant les rubriques que vous avez renseigné dans les
zones Avantages en nature et Indemnités, primes, gratifications.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant brut soumis aux cotisations.
Avantages en nature
Renseignez ici les rubriques d’avantages en nature que vous renseignez dans vos bulletins et qui
ne sont pas inclus dans le salaire de base.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la ou les rubriques d’avantages en nature.
Indemnités, primes, gratifications
Renseignez ici les rubriques d’indemnités, primes&ldots; que vous renseignez dans vos bulletins
et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la rubrique.
Frais professionnels
Renseignez ici la rubrique de Frais professionnel que vous renseignez dans vos bulletins et qui
sont soumis aux cotisations.
Menu Dossier
63
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
données disponibles la rubrique.
Part salariale des cotisations
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant de la part salariale
des cotisations est SCOTSAL.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
données disponibles la variable permettant de calculer l’ensemble des cotisations salariales
réglées au titre de la période de référence diminué de la Part salariale des cotisations et de la
CSG.
La formule suivante s’affiche par défaut : SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%)
Retour à l'onglet
Paramétrage de l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants de l’attestation d'employeur
(précompte Assurance chômage et diverses indemnités), vous devez indiquer les différentes
rubriques utilisées dans vos bulletins.
Attention !!!
L’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet
Attestations d'employeur
Comment réaliser le paramétrage ?
Les différentes zones se remplissent automatiquement en fonction de la nature de vos rubriques
de salaires brut.
Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir une attestation d'employeur correcte. Le précompte
d'Assurance Chômage concerne toutes les rubriques de chômage.
Le bouton Formule vous permet de renseigner dans l'éditeur de formule la formule de calcul
permettant d’alimenter les zones de Formule.
Que doit-on renseigner dans le cadre 1 ?
Renseignez ici le nom et le n° d’organisme recouvrant vos cotisations d’assurance chômage.
Ces éléments seront repris par défaut dans votre attestation d'employeur, cependant une
modification manuelle pourra être effectuée directement dans l’attestation générée pour votre
salarié.
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.1 ?
Pour renseigner la ou les rubrique(s) de précompte Assurance chômage, vous devez renseigner
dans votre rubrique de cotisation que la rubrique est une rubrique de cotisation chômage.
EBP Paye V17
64
La rubrique suivante s’affiche par défaut : COTCH2
Renseignez la formule de calcul en sélectionnant le bouton Formule permettant de déclarer pour
chaque période de paye toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaires (y compris
les heures supplémentaires).
La formule suivante s’affiche par défaut : HEUREEL
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.2 ?
Dans cette zone, doivent être renseignées les primes versées dans les 12 mois précédents
(cadre 7.1) qui ne sont pas incluses dans le salaire mensuel.
Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Prime et la sous
nature Liée à l'activité avec période spécifique.
Lorsque vous renseignez un rubrique avec cette nature dans les bulletins, vous avez la possibilité
de renseigner la période de rattachement de la prime. Cette période sera reprise dans le
remplissage de l'attestation.
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.3 ?
Dans ces différentes zones, doivent être renseignées les différentes indemnités que votre
entreprise verse aux salariés lors d’un départ.
Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Indemnité du Solde
de Tout Compte et dans les sous natures le type d'indemnité que vous avez versé à vos
salariés.
La zone Autres indemnités légales est alimentée avec les sous natures suivantes :
- Indemnité légale supplémentaire de licenciement
- Dommages et intérêts dus à un CDD
- Indemnité suite à la clause de non concurrence
- Indemnités versée au titre des RTT
Les utilisateurs
La liste des utilisateurs
Attention !!!
La gestion des utilisateurs est accessible uniquement en version PRO RESEAU ou
EXPERT COMPTABLE.
La gestion des utilisateurs permettra d’autoriser ou non l’accès aux différentes options. Les
utilisateurs sont communs à toutes les applications EBP, sauf Gestion Commerciale. Aussi, un
même dossier de paye et de compta créé dans le même répertoire auront les mêmes utilisateurs.
La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant
qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de
tous les droits sur les dossiers. Pour cet utilisateur, vous pouvez modifier son identité dans la liste
des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs en cliquant sur le bouton Modif et les droits qui
lui sont attribués. Il n’est tout de même pas conseillé de les modifier.
Conseil : l’administrateur n’a pas de mot de passe par défaut, il est donc préférable de lui
attribuer un mot de passe afin d’en limiter son accès. Pour cela, faites Dossier + Utilisateurs +
Modifier le mot de passe.
Comment créer un utilisateur ?
1. Vous débutez avec l’option : placez-vous dans la liste des utilisateurs par Dossier +
Menu Dossier
65
Utilisateurs + Liste des utilisateurs, et cliquez sur Nouv.
2. Vous avez déjà créé un utilisateur et vous souhaitez en créer de nouveaux : ouvrez
votre dossier en tant qu’administrateur, par Dossier + Utilisateurs + Changer
d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire. Puis placezvous
dans la liste des utilisateurs et cliquez sur Nouv.
3. Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer.
Définissez pour chaque utilisateur ses droits par dossier.
L’Administrateur peut suivre pour l’ensemble des utilisateurs l’ensemble des transactions
effectuées sur les différents dossiers. Définissez les transactions dans Dossier + Utilisateurs +
Sélection des transactions, et imprimez le résultat dans Dossier + Utilisateurs + Impressions
des transactions.
Modification du mot de passe
Changez le mot de passe de l’utilisateur par l’option Dossier + Utilisateurs + Modifier le mot de
passe.
Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra être saisi ainsi que le mot de passe associé.
Ancien mot de passe
Si aucun mot de passe n’est encore défini pour l’utilisateur en cours, passez au champ suivant.
En revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez l’ancien mot de passe.
Les caractères saisis seront affichés sous forme d’étoiles.
Nouveau mot de passe
Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractères au maximum. Les caractères saisis seront
affichés sous forme d’étoiles.
Confirmer le mot de passe
Afin d’éviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le à nouveau pour
confirmation. Le logiciel vérifie la correspondance entre cette saisie et la précédente. Si les deux
mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe.
Changer d'utilisateur
Cette commande permet d’indiquer le code d’un autre utilisateur qui prend le relais et va travailler
sur le dossier. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associé.
La gestion des transactions
Seul l’Administrateur a accès à cette commande. Elle permet de définir les transactions à suivre
sur l’ensemble des dossiers pour l’application courante.
Une transaction est une opération particulière effectuée dans le logiciel (une option). Chaque fois
qu’un utilisateur travaille dans une transaction cochée, le code de l’utilisateur et sa durée
d’utilisation de la fonction sont mémorisés.
Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions.
Impression des transactions
EBP Paye V17
66
Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’imprimer toutes les
transactions effectuées sur le dossier courant ou sur l’ensemble des dossiers.
Cette fenêtre permet de définir les critères de sélection d’impression. Vous pouvez imprimer la
liste des transactions pour le dossier courant ou l’ensemble des dossiers et sélectionner une date
particulière.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
Purge des transactions
Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’effacer l’historique de
toutes les transactions. Indiquez une date à partir de laquelle vous souhaitez supprimer les
transactions.
La sauvegarde
La sauvegarde
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier
d'archive. Il s'agit d'une copie (généralement compressée) de vos données. Vous pouvez
sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous
devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos
données.
Consultez aussi :
• Que sauvegarder ?
• Où sauvegarder ?
• Comment y accéder
• Comment procéder ?
Sauvegarde - Que sauvegarder ?
Deux types de sauvegardes existent :
• La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail.
• La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles
et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage etc.
Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble vos dossiers, les modèles d'impression
paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui
auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles.
Revenir à la sauvegarde
Sauvegarde - Où sauvegarder ?
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la
sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet.
Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux
physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
Attention !!!
Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien
Menu Dossier
67
via le service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous
stockez sans y toucher), dans un répertoire précis ET sur disquettes. Ces sauvegardes
d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent
être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple,
données avant clôture septembre, données après recalcul des soldes, données après clôture
annuelle 20XX, données après RAZ, semaine 10, mois 07/20XX...).
Attention !!!
Pour les logiciels de comptabilité et de paye, réalisez une sauvegarde de vos dossiers avant
clôture annuelle, et conservez-les.
Revenir à la sauvegarde
Sauvegarder - Comment procéder ?
• Accédez à la fonction de sauvegarde
• Choisissez le type de sauvegarde que vous souhaitez effectuer (sauvegarde complète,
sauvegarde d’un dossier)
• Choisissez un fichier de destination
• Cochez Crypter l’archive par un mot de passe si vous souhaitez protéger l’archive
par un mot de passe
• Cochez Ajout d’un commentaire à l’archive si vous souhaitez associer un
commentaire à votre archive en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera
affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde
• Cochez Sauvegarde Internet si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service
commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un
serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
• Sauvegardez
Revenir à la sauvegarde
La sauvegarde en ligne
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos
sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes
externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de
fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un
périphérique de stockage.
Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il
vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre
service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique.
• Configuration de la sauvegarde sur Internet
• Comment y accéder ?
• Comment récupérer vos archives sur Internet ?
Configuration de la sauvegarde en ligne
Par le menu Dossier + Propriétés + Internet configurez votre sauvegarde en ligne.
• Protégez votre site de sauvegarde par un mot de passe
• Indiquez votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un
EBP Paye V17
68
message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée
• Configurez des Proxys http et FTP
Revenir à la sauvegarde en ligne
Comment accéder à la sauvegarde en ligne ?
Barre d’outils
Sauvegarde
Barre de menu Dossier + Sauvegarde
Ecran de bienvenue
Sauvegarde
La procédure de sauvegarde en ligne est identique à celle de la sauvegarde classique. Vous
devez simplement au préalable configurer votre sauvegarde en ligne.
Revenir à la sauvegarde en ligne
Comment récupérer vos archives ?
Pour récupérer vos archives sur Internet, ou faire du ménage dans les anciens fichiers, vous
devez vous connecter à votre site de sauvegarde à l'aide de votre navigateur (par exemple
Internet Explorer) grâce à l'adresse http://sauvegarde.ebp.com.
Pour restaurer :
• Indiquez le numéro de licence et la clé Internet fournis par le service commercial
• Sélectionnez le pays associé à votre licence
• Indiquez votre mot de passe personnel
• Choisissez l'archive et cliquez sur le bouton de téléchargement
• Validez et demandez à enregistrer le fichier sur votre disque dur
• Dans votre logiciel, utilisez l'option de restauration habituelle (Dossier + Restauration) et
choisissez le fichier contenant l'archive qui vient d'être récupérée
Remarque !!!
Cet outil ne vous dispense pas de réaliser des sauvegardes stockées dans vos locaux, ni
de stocker des sauvegardes d'archive, mais vous offre une sécurité supplémentaire.
Revenir à la sauvegarde en ligne
La restauration
La restauration
La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque
dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être
résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois.
La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains
de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs
apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive.
Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de
travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais
attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la
restauration seront à ressaisir.
Menu Dossier
69
Attention !!!
La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons
vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui
étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour
éviter que cela ne se reproduise.
Consultez aussi :
• Comment y accéder ?
• Comment procéder ?
Restauration - Comment y accéder ?
Barre d’outils
Restauration
Barre de menu Dossier + Restauration
Revenir à la restauration
Restauration - Comment procéder ?
• Indiquez le chemin de l’archive contenant les données à restaurer
• Saisissez votre mot de passe (optionnel si l’archive est protégée)
• Indiquez le dossier de destination des données à restaurer
Attention !!!
Cette opération va écraser les données concernées de votre disque, afin de les remplacer
par les données archivées. Cela a pour conséquence d’engendrer la perte des opérations
effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration.
Exemple : la sauvegarde a lieu le 10 juin, à la fin de la journée. Le 12 juin au matin, une
restauration est lancée. Toutes les données saisies le 11 juin sont alors perdues. On se
retrouve dans l'état où l'on était le 10 juin au soir.
Revenir à la restauration
71
Menu Edition
Rechercher une fiche
Pour rechercher une fiche, lancez la commande Fiche + Rechercher, ou cliquez sur l’icône .
Cochez le type de fiche concerné (salarié, rubrique, variable &ldots;) et tapez le nom ou la
description de la fiche recherchée.
Les fiches
La fiche Banque
Pour créer une fiche banque, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de
l’écran. Saisissez obligatoirement le RIB de la banque si vous désirez effectuer des virements
automatiques des salaires.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Banque
Barre d’outils , Banques
Raccourci clavier Alt + 9 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Banques une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran.
Explications :
Le classeur Banques contient les banques de la société, qui vous permettront de réaliser des
virements.
Vous pouvez compléter les informations de la banque définie lors de la création du dossier, et
créer de nouvelles banques.
Le champ Titulaire du compte est utilisé dans le cas d'un télérèglement dans la DUCS EDI.
La banque utilisée par défaut pour le transfert des salaires sur disquette (option Gestion +
Virements) est celle indiquée dans l’onglet Banque de l’option Dossier + Propriétés +
Préférences.
La fiche Organisme
Pour créer une fiche organisme, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de
l’écran. Saisissez obligatoirement les comptes comptables si vous désirez effectuer des
transferts en comptabilité.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Organismes
EBP Paye V17
72
Barre d’outils , Organismes
Raccourci clavier Alt + 6 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Organismes une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran.
Description de la fiche :
• Type de caisse :
Sélectionnez le type de caisse URSSAF, IRC, IP .....
Le type Assurance correspond aux organismes qui sont considérés comme des sociétés
d'assurances ou des courtiers délégataires de gestion qui couvrent la complémentaire santé, la
prévoyance et la retraite supplémentaire. Celles qui ne sont pas garantie par votre société
d'assurance doivent être déclarées en type Prévoyance/santé.
Compléter ensuite vos différents contrats à l'aide de la fiche de paramétrage que votre société
d'assurance vous a fourni.
Le type IRC correspond aux caisses de retraites complémentaires. Ces caisses seront déclarées
pour chaque salarié affilié, à l’intérieur de sa ou ses situations.
Le type Prévoyance / Santé correspond aux Institutions de Prévoyance ou les mutuelles . Ces
caisses permettent de gérer les différents contrats de prévoyance qui ne sont pas garantis par
une société d'assurance. Elles sont rattachées ensuite au niveau de la fiche salarié. Pour chaque
salarié affilié à un contrat de prévoyance, des informations seront consultables dans la
préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO)
Le type Caisse de congés payés est réservé aux caisses de congés payés du BTP. Comme
pour les caisses IRC, les salariés rattachés à une caisse de CP auront des informations sur cette
caisse dans la préparation du fichier DADS-U CI-BTP (Options disponibles en version Bâtiment
et EXPERT)
Les types IRCANTEC (Institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l'État et
des collectivités publiques), CNRACL (Caisse Nationale de Retraites des Agents des
Collectivités Locales), RAFP (Retraite Additionnelle de la Fonction Publique) sont réservés à la
fonction publique.
• Code :
Le code de l’organisme dépend du type de l’organisme sélectionné (Assurance, IRC,
Prévoyance, Caisse de congés payés). Une liste est proposée en fonction du type.
Pour les types URSSAF, Pôle emploi, MSA et Autres, le code est grisé.
Pour chaque organisme, complétez sa fiche. Le numéro correspond au numéro de rattachement
communiqué par vos organismes de gestion.
A la validation de la fiche, cette dernière est rangée dans le type qui lui correspond.
• Compte de Tiers :
Le logiciel propose automatiquement la racine 43 correspondant à la racine des comptes de
sécurité sociale et des autres organismes sociaux. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan
Comptable Général. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le
nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &.
Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera
Menu Edition
73
par le nom du salarié concerné.
• Compte de Charge :
Le logiciel propose automatiquement la racine 645 correspondant à la racine des comptes de
charges de sécurité sociale et de prévoyance. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan
Comptable Général.
• Informations complémentaires
Les coordonnées de l’organisme seront reprises dans les différentes impressions.
Vous pouvez ensuite contrôler la bonne affectation des caisses dans l’option Dossier +
Propriétés + Préférences, dans les onglets des organismes (URSSAF par exemple).
Explications :
Le classeur Organismes contient les différentes caisses de cotisations, classées par type de
caisse. Chaque cotisation sera rattachée à un organisme.
Vous pouvez compléter les coordonnées des organismes créés par défaut par le logiciel, changer
leur nom, compléter les comptes comptables (compte de Tiers et compte de Charge), et créer de
nouveaux organismes. Vous devez obligatoirement compléter le numéro de l’URSSAF.
Cette partie est très importante car elle a des influences directes sur la déclaration des données
pour un salarié, vous pouvez consulter les informations DADS-U dans la préparation du fichier
DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO)
En effet, à l’intérieur d’une situation, il faut déclarer des informations complémentaires sur les
organismes de retraite ou sur les régimes de prévoyance collective ou de complémentaire santé
gérés par une institution de prévoyance.
D’une part, le type de caisse permet de trier les organismes par type (URSSAF, Pôle emploi,
IRC, IP &ldots;).
Pourquoi le type de l’organisme est-il grisé ?
L’organisme a déjà été rattaché à un de vos salariés dans l'onglet affectations de sa fiche pour
une période d’activité, vous ne pouvez donc plus le changer.
A quoi sert le lien : Où est utilisé cet organisme ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques de cotisations qui utilisent l’organisme
sélectionné.
Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise l'organisme, vous avez la possibilité de consulter :
• les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de
salaire, les variables, les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique
dans le bulletin (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique
de cotisation) ;
• où est utilisée la rubrique de cotisation comme le profil ou les cumuls qui sont
alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique
de cotisation).
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Autres questions :
EBP Paye V17
74
Comment supprimer un organisme ?
Comment gérer les contrats dans un organisme Assurance ?
Comment gérer les contrats dans un organisme de Prévoyance / Santé ?
La fiche Organisme : Contrats pour les sociétés d'assurances
Vous pouvez renseigner toutes les zones de cette fiche à l'aide de la fiche de paramétrage que
vous a transmis votre société d'assurance.
Remarque !!!!
Toutes ces informations doivent être remplies pour la préparation de votre fichier DADS-U
sociétés d'assurances (Option disponible à partir de la version PRO)
Comment y accéder ?
Fiche Organismes Type = Assurance
Généralité
• Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat d'assurance, et compléter les différentes
zones à l'aide de votre fiche de paramétrage.
• Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat d'assurance, pour cela
sélectionnez-le puis faites Supprimer.
Remarque !!!!
Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la suppression ne sera pas
possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé
ce contrat ?
• Le bouton Modifier, permet de modifier un contrat d'assurance, pour cela sélectionnez-le
puis faites Modifier
Remarque !!!!
Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la modification du Type
nature cotisation ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat
sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ?
Qu'est-ce que la fiche de paramétrage ?
La fiche de paramétrage est émise par les sociétés d'assurances que ce soit par des compagnies
d'assurances ou par des sociétés de courtage en assurance.
Cette fiche est mise à disposition à tous les clients des sociétés d'assurances. Vous la trouverez
soit à partir du module fourni par SINTIA soit par demande auprès de votre société d'assurance.
Comment renseigner les éléments de la fiche de paramétrage dans le logiciel ?
Une fiche de paramétrage correspond à un organisme de type Assurance.
Informations en entête de chaque fiche de paramétrage
Code organisme destinataire est à renseigner dans la fiche organisme.
Siren et la dénomination de l'entreprise souscriptrice est à renseigner dans les onglets
Identification et Adresse des coordonnées du dossier.
Date d'application de la fiche, permet d'avoir la date de début d'application du contrat.
Les différentes zones des lignes d'information
Menu Edition
75
Le code Unité de Gestion (UG) est à renseigner dans la zone UG. L'UG sert à la société
d'assurance, elle permet de structurer en plusieurs UG le portefeuille de l'assurance collective
(retraite, complémentaire santé, prévoyance décès invalidité)
La périodicité vous permet de connaître la périodicité d'émission de votre DADS-U assurance.
La référence contrat est à renseigner dans la zone Référence contrat. Chaque référence contrat
correspond à une population de salariés ayant la même cotisation vis-à-vis d'un contrat
d'assurance collective. Pour une même référence contrat vous pouvez avoir plusieurs natures de
cotisation.
La désignation commerciale est à renseigner dans la zone Désignation commerciale. Cette
information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par la référence du contrat.
De plus elle apparaît dans la liste de choix de l'organisme à affecter à votre rubrique de
cotisation.
Les informations de cotisations sont à renseigner dans la zone Type nature de cotisation.
Sélectionnez le code dans la liste déroulante, il vous permettra par la suite de renseigner
correctement la base de votre cotisation.
Exemple !!!!
Si vous sélectionnez le code 001, la base de votre cotisation devra être TA
Si vous sélectionnez le code 004, la base de votre cotisation devra être TB
....
Le code organisme porteur de risques est à renseigner dans la zone Code porteur de risques.
Saisissez le code de la compagnie d'assureur qui est le porteur de risques dans le cas où le
contrat est souscrit avec un courtier d'assurance.
A quoi sert le lien : Où est utilisé ce contrat ?
Ce lien permet de déterminer dans quelles rubriques est utilisée la référence du contrat
sélectionnée.
Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise la référence contrat dans votre organisme, vous
avez la possibilité de consulter :
• les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de
salaire, les variables et les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique
dans le bulletin, ainsi que l'organisme et le contrat d'assurance associé (par la
question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ;
• où est utilisée la rubrique de cotisation, comme le profil ou les cumuls qui sont
alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la
rubrique de cotisation).
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Retour à la fiche Organisme
La fiche Organisme : Contrats pour les caisses de Prévoyance
Les informations de la fiche contrat de prévoyance vont servir à déclarer le contenu aux
EBP Paye V17
76
différentes caisses à travers votre fichier DADS-U complète ou DADS-U Prévoyance.
Comment y accéder ?
Fiche Organismes Type = Prévoyance / Santé
Généralité
• Pour déterminer la fréquence de vos déclarations aux caisses de prévoyance, vous
devez indiquer soit Annuelle ou Trimestrielle.
• La coche Déclaré en DADS-U Complète permet de définir si les données du contrat de
prévoyance seront intégrées dans le fichier de DADS-U complète ou non.
• Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat de prévoyance, et compléter les
différentes zones à l'aide de votre fiche de paramétrage.
• Le bouton Modifier permet de modifier un contrat déjà existant.
• Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat de prévoyance, pour cela
sélectionnez-le puis faites Supprimer.
Remarque !!!!
Si votre contrat est rattaché à un salarié, sa suppression ne sera pas possible. Pour obtenir la
liste des salariés utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ?
Les différentes zones de la fiche du contrat de prévoyance
Pour chaque contrat vous aurez à indiquer :
• une référence contrat,
• une désignation commerciale,
• s'il y a ou non une majoration pour enfants à charge,
• Eventuellement, le nombre d'enfants à charge,
• le code délégataire de gestion.
Si vous ne connaissez pas un de ces éléments vous pouvez vous rapprocher auprès de votre
caisse de prévoyance qui vous les communiquera.
Retour à la fiche Organisme
La fiche Table de calcul
Pour créer une table de calcul, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de
l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Table de calcul
Barre d’outils , Tables de calcul
Raccourci clavier Alt + 8 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Tables de calcul une fiche
vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
A quoi sert une table de calcul ?
Les tables de calcul sont très utiles pour le calcul de la prime d’ancienneté, les primes sur chiffre
Menu Edition
77
d’affaires, le remboursement des frais kilométriques... En fait dans tous les cas où une liste de
valeurs est associée à une autre liste valeurs.
Exemple !!!
Le taux de la prime d’ancienneté dépend de l’ancienneté du salarié. La convention collective peut
définir un tableau du type :
Moins de 3 ans d’ancienneté 0 %
De 3 ans à 6 ans 3 %
De 6 ans à 9 ans 6 %
...
La table de calcul intervient dans la formule de calcul d'une rubrique ou d'une variable.
Vous pouvez modifier les tables créées par défaut pour les adapter à votre entreprise et en créer
de nouvelles.
Comment créer une table de calcul ?
Pour créer une table de calcul, cliquez sur le classeur Table de calcul, et complétez la fiche
vierge dans la partie droite de l’écran :
• Saisissez le nom et la description de la nouvelle table,
• Pointez le type de la table (voir paragraphe suivant),
• Enregistrez la nouvelle table avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de
navigation,
• Définissez les valeurs de la table avec le bouton Ajouter,
• Enregistrez de nouveau la table.
Quels sont les différents types de tables de calcul :
• Table de calcul à index
Une table de calcul à index permet d'associer une valeur d’entrée à une valeur de retour.
• Table de calcul à intervalles
Une table de calcul à intervalle permet d’associer un intervalle à une valeur de sortie. Un
intervalle comprend une borne inférieure, et une borne supérieure qui est exclue de l’intervalle.
Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la valeur
d’entrée et à retourner le résultat qui lui est associé.
• Table de calcul cumulative
Le principe d'une table cumulative consiste à retourner le résultat total de toutes les valeurs de
retour des lignes précédentes.
• Table de calcul à intervalles progressifs
Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la
valeur recherchée et à retourner le résultat total de tous les montants calculés des intervalles
précédents, y compris le montant calculé sur l’intervalle où se situe la valeur recherchée (la
valeur d’entrée devenant le montant de la borne supérieure).
• Appel d’une table dans une formule
Pour faire appel à une table de calcul dans la formule d’une variable ou d’une rubrique, vous
devez respecter la syntaxe suivante :
NomDeLaTable[VARIABLE]
EBP Paye V17
78
Indiquez alors entre les crochets le nom de la variable correspondant à la valeur d’entrée. Lors
du calcul du bulletin, une valeur sera automatiquement retournée.
Exemples !!!
La table de calcul des indemnités kilométriques sera utilisée dans une rubrique avec la formule
Indkm[CYLINDRE], où CYLINDRE contient le nombre de chevaux du véhicule.
La table de calcul de la prime d’ancienneté est utilisée dans la rubrique GPAC (prime
d’ancienneté) avec la formule Ancien[ANCIENNETE], où ANCIENNETE contient le nombre de
mois d’ancienneté du salarié.
A quoi sert le lien : Où sont utilisées les tables de calcul sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (variables ou rubriques) qui sont utilisés
par la table de calcul sélectionnée.
Pour chaque élément qui utilise la table de calcul, vous avez la possibilité de consulter :
• les éléments qui composent la variable ou la rubrique, comme les rubriques de
cotisation ou de salaire, et les variables rattachées permettant de calculer la table
de calcul dans une variable ou dans une rubrique (par la question : Quels sont les
éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ;
• où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la
rubrique ou l'organisme) :
• pour les variables : la liste des rubriques associées est indiquée;
• pour les rubriques : la liste des cumuls, rubriques ou profils associés sont
indiqués.
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Liste des organismes
Sélectionnez l’organisme que vous souhaitez dans la liste puis faites OK.
Tous les organismes proposés dans cette liste sont ceux de votre dossier. Pour créer ou modifier
les données d’un organisme, sélectionnez dans votre arborescence la table Organisme puis
l’organisme concerné.
Pour obtenir de l’aide sur les organismes cliquez ici
La fiche Rubrique de salaire brut
Pour créer une rubrique de salaire brut, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite
de l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de Salaire Brut
Raccourci clavier Alt + 1 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de salaire brut une
fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran.
A quoi servent les rubriques de salaire brut ?
Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique.
Menu Edition
79
Si la rubrique à créer est soumise aux cotisations, elle se trouvera en haut du bulletin : il s’agit
d’une rubrique de Salaire Brut.
Quelles sont les types des rubriques ?
Voici les différents types des rubriques de Salaire Brut que vous pouvez créer :
• Les gains qui augmentent le brut total et le net à payer (salaires, primes, heures
supplémentaires...).
• Les retenues qui diminuent le brut total et le net à payer (heures d’absence, ...),
Remarque !!!
Dans une rubrique de type Gain ou Retenue vous avez la possibilité de la rattacher à une nature
dans la zone Nature de la rubrique. En effet, si la rubrique est une rubrique d'heures
supplémentaires exonérées ou tout autres exonérations ( dans le cadre de la loi TEPA), de prime
ou de frais professionnel, vous devez sélectionner les différentes natures concernées.
• Les abattements sur le brut qui diminuent le brut (la base des cotisations), mais
n’interviennent pas sur le net à payer (secteur du bâtiment et du transport),
• Les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à
payer (vous devez obligatoirement sélectionner une des natures suivantes : avantage
voiture, nourriture, logement, outils NTIC ou autres).
Attention !!!
Une rubrique de type Avantage en nature est automatiquement déduite du net. Vous insérerez
éventuellement une rubrique de Commentaire pour la faire apparaître en bas de bulletin.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
comptes comptables) utilisés par la rubrique de brut sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans
le bulletin.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la
rubrique de salaire brut sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de
salaire brut sélectionnée.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ?
Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa
description afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
EBP Paye V17
80
Autre question :
Comment créer une rubrique de salaire brut ?
A quoi servent les thèmes ?
Comment créer une rubrique de salaire brut ?
Pour créer une rubrique de Salaire Brut, cliquez sur le classeur Rubriques de Salaire Brut,
• Sélectionnez le Type de la rubrique.
• En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par
G pour un gain, AVN pour un avantage en nature, ABT pour un abattement sur le brut ou
R pour une retenue. Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les
bulletins.
• Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez
personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque
écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable,
dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié
concerné.
• Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une
rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule.
o Saisissez directement la formule dans l'une des zones. Si vous ne
connaissez pas le nom des variables, des tables ou des rubriques à
faire intervenir ; utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur un des
boutons suivants : , , .
o Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces
zones, ne saisissez rien ; la zone apparaîtra en vert dans le bulletin
et pourra être renseignée.
o Pour le calcul d’une rubrique de Brut, le logiciel prend en compte en
priorité, le contenu de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le
contenu de la zone Base par celui de la zone Taux.
o Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez un astérisque (*), sinon la
zone est considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le
bulletin.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la
formule.
• Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à
l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera
que si son résultat n’est pas zéro.
• Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone
Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin, le plus
souvent la variable de la Base.
• Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut
intervenir pour un ou plusieurs mois, comme une prime de fin d’année).
Menu Edition
81
• Indiquez les propriétés de la rubrique, cocher :
o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable.
o Non soumise aux cotisations classiques, si la rubrique ne doit pas
intervenir dans le calcul des bases de cotisations.
o Soumise à CSG / CRDS, si la rubrique entre dans le calcul de la base
CSG-RDS
o Soumise à abattement, si la rubrique entre dans le calcul des
abattements.
o Participe à la base dixième CP, le montant de la rubrique sera ainsi
pris en compte ou non dans la base 10ième ou base CP de l'année en
cours qui servira au calcul de la règle du 10ième. Elle alimente la zone
Base CP période de l'onglet congés/heures de la fiche du salarié
o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre
dans le calcul de la base brute fiscale
o Participe au calcul absence CP, permet de prendre en compte les
éléments de salaire du bulletin afin de valoriser une journée d'absence
CP (aide au calcul du cumul SBASEABSCP))
• Indiquez la Nature de la rubrique :
o Si la rubrique est une rubrique calculant des heures exonérées,
sélectionnez Exonérations des Heures dans la liste déroulante, puis
l'une des natures suivantes :
Heures supplémentaires exonérées (la rubrique alimentera
le cumul SCUMHSEXO)
Heures complémentaires exonérées (la rubrique alimentera
le cumul SCUMCOMPEXO)
Jours excédant le forfait exonérés (la rubrique alimentera le
cumul SCUMJREXO)
o Si la rubrique est une rubrique calculant des rachats de jours de
repos, sélectionnez Rachat de jours de repos dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
RTT acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul
SRTTAVT311207)
RTT acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul
SRTT)
Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 (la rubrique
alimentera le cumul SFORFAVT311207)
Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 (la rubrique
alimentera le cumul SFORF)
CET acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul
SCETAVT311207)
CET acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul
SCET)
Repos compensateur acquis depuis 01/08 (la rubrique
alimentera le cumul STCR)
Attention !!!
EBP Paye V17
82
Si vous n'indiquez pas le type d'exonération dans la rubrique, le montant de cette dernière ne
sera pas repris dans l'impression de l'état récapitulatif des réductions de cotisations
(Fillon/TEPA) qui se trouve dans le menu Impressions.
Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront
déclarées dans cet état.
o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels,
sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une
des natures suivantes :
Allocations forfaitaires,
Remboursement des frais,
Prise en charge par l’employeur
Autres
o Si la rubrique est une rubrique calculant une prime, sélectionnez
Prime dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Autre
Exceptionnelle Loi Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) (la
rubrique alimentera le cumul SPEXC)
Exceptionnelle loi Revenus du Travail (avant fin 09/09)
Exceptionnelle liée à l'activité
Liée à l'activité avec période spécifique, en sélectionnant
cette option, vous devrez renseigner dans le bulletin la
période de rattachement de la prime.
Non liée à l'activité - événement personnel
o Si la rubrique est une rubrique calculant une indemnité versée tous les
mois, sélectionnez Indemnité versée mensuellement dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Indemnité légale de fin de CDD
Indemnité légale de fin de mission
Indemnité compensatrice de congés payés
o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte,
sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Indemnité légale de licenciement
Indemnité légale supplémentaire de licenciement
Indemnité légale spéciale de licenciement
Indemnité légale spécifique de licenciement
Indemnité légale de fin de CDD
Indemnité légale de fin de mission
Indemnité légale de départ à la retraite
Indemnité légale due aux journalistes
Indemnité légale de clientèle
Indemnité légale de due au personnel navigant de
Menu Edition
83
l'aviation civile
Indemnité légale versée à l'apprenti
Dommage et intérêts dus à un CDD
Indemnité due ne raison d'un sinistre
Indemnité suite à clause de non concurrence
Indemnité compensatrice de congés payés
Indemnité conventionnelle
Indemnité transactionnelle
Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué
Indemnité de fin de CNE
.....
Attention !!!
Si vous n'indiquez pas le type d'indemnité dans la rubrique, le montant de cette dernière ne sera
pas repris dans l'impression de l'attestation d'employeur (option disponible à partir de la
version PRO) qui se trouve dans l'onglet Administratif de la fiche de vos salariés.
Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront
déclarées dans cet état.
o Si la rubrique est une rubrique de paiement des Congés payés,
uniquement en cas de paiement des CP pris N et N-1 (de type Gain),
sélectionnez Paiement des CP Pris dans la liste déroulante, puis l'un
des types suivants :
Paiement CP N pris (La valeur de la zone Total ind CP dans
la colonne CP N s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de
la fiche du salarié )
Paiement CP N-1 pris (La valeur de la zone Total ind CP
dans la colonne CP N-1 s'alimentera, dans l'onglet
Congés/heures de la fiche du salarié)
Remarque !!!
Si vous souhaitez vous servir de l'état de provision des CP (disponible à partir de la version
PRO), il est indispensable de typer vos rubriques avec ces 2 sous natures.
o Si la rubrique est une rubrique d'absence et qu'elle est de type
Retenue, sélectionnez Absence dans la liste déroulante, puis le
calendrier correspondant à l'absence (la sélection du calendrier
permet d'imprimer les dates d'absences de votre salarié sur son
bulletin)
o Si la rubrique est une rubrique de rappel de paye, sélectionnez
Rappel de paie dans la liste déroulante, puis l'une des natures
suivantes :
Rappel de paie sur évolution de salaire
Rappel de paie sur heures supplémentaires
Rappel de paie suite à une absence
Autre rappel de paie
Remarque !!!
Cette nature est indispensable pour votre déclaration DNA (disponible prochainement en Version
EBP Paye V17
84
PRO de votre logiciel)
o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des
sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Somme versée au départ de l'entreprise
Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de
l'entreprise
Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la
collectivité ou ne relevant plus de l'ircantec au moment
du versement
Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA)
Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement
pour la DNA)
Retour à la fiche Rubrique de salaire brut
La fiche Rubrique de cotisation
Pour créer une rubrique de cotisation, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite
de l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de cotisation
Raccourci clavier Alt + 2 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de cotisation une
fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
A quoi servent les rubriques de cotisation ?
Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique.
La rubrique de cotisation sert à calculer une cotisation salariale ou patronale.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
comptes comptables) utilisés par la rubrique de cotisation sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique de
cotisation dans le bulletin.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la
rubrique de cotisation sélectionnée.
Menu Edition
85
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de
cotisation sélectionnée.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ?
Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa
description afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
Comment créer une rubrique de cotisation ?
Pour créer une rubrique de cotisation, cliquez sur le classeur Rubriques de Cotisation.
• Le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par COT. Complétez le nom,
et la description que vous retrouverez sur les bulletins.
• Le rattachement de la rubrique à un organisme est obligatoire pour obtenir des cumuls
par caisse et générer les écritures comptables correspondantes.
• Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique
sera classée en fonction de l'organisme choisi (URSSAF, pôle emploi....).
• Trois zones : Base, Taux Salarial et Taux Patronal permettent de définir la formule de
calcul de la rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des formules.
• Le calcul d’une rubrique de Cotisation consiste à multiplier le contenu de la Base par
celui du Taux Salarial et le contenu de la Base par celui du Taux Patronal.
• Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des
variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur de
formule en cliquant sur le bouton associé à la zone.
• Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ;
cette zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée.
• Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à
l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera
que si son résultat n’est pas zéro.
• Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone
Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin.
Généralement, on ne renseigne pas cette case pour une cotisation car le calcul est
entièrement automatique.
• Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut
intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement).
Si vous souhaitez qu'une rubrique se calcule seulement sur le mois où le salarié a un
statut sortant vous devez indiquer : Calculer la rubrique pour le mois de sortie. Par
EBP Paye V17
86
conséquent le mois de validité est ignoré.
Si vous souhaitez qu'une rubrique ne se calcule pas sur le mois où le salarié a un statut
sortant vous devez indiquer : Ne pas calculer la rubrique sur le mois de sortie. Par
conséquent le mois de validité est ignoré.
• Indiquez les propriétés de la rubrique, en cochant :
o Participe au calcul du net imposable, si la rubrique de cotisation
entre dans le calcul de la base imposable.
Remarque !!!
Le calcul du net imposable reprend le cumul de vos rubriques de Salaire Brut imposables -
le montant des cotisations salariales + le montant des rubriques de cotisation cochées
Participe au calcul du net imposable ( exemple : le montant de la CSG non déductible ).
Dans le cas d'une réduction des cotisations salariales, il ne faut pas que cette réduction
augmente le montant de votre salaire imposable, il faut donc cocher cette option afin
qu'elle soit ignorée dans le calcul de votre salaire imposable.
o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre
dans le calcul de la base brute fiscale
o Part. sal. participe au taux de réduction loi TEPA, si la part salariale
de la cotisation est soumise au calcul du taux de la réduction des
charges salariales.
o Ne pas tenir compte du taux (impression état des charges), si vous
souhaitez ignorer le changement de taux de cotisation afin de ne pas
imprimer une ligne différente par taux dans l'état des charges.
o Part pat. soumise à CSG / RDS, si la part patronale de la cotisation
est soumise à CSG / RDS (rubriques de retraite supplémentaire,
prévoyance et mutuelle).
o Participe à la Taxe sur la prévoyance, si la part salariale de la
cotisation participe au calcul de la taxe de prévoyance. (calcul du
cumul STAXPREV)
o Participe au cumul de charges URSSAF
o Régularisation de cotisation prévoyance ou assurance : Cette
option est accessible si l'organisme de la rubrique de cotisation est de
type Assurance ou Prévoyance/Santé.
Si la rubrique est de type Assurance, les valeurs de cette rubrique
seront déclarées dans votre fichier DADS-U Sociétés d'assurances en
tant que régularisation.
Si la rubrique est de type Prévoyance/Santé, les valeurs de cette
rubrique seront déclarées dans la structure éléments de rémunération
(S45.G05.15). Les montants de la rubrique ne déclencheront pas de
nouvelle structure S45.G05.15.
o Participe au cumul de charges exo. TO/DE : Cette propriété permet
d'alimenter un nouveau cumul SCUMSSMSA. Ce cumul est utilisé pour
calculer l'exonération concernant les travailleurs occasionnels. Si vous
êtes dans le secteur agricole et que vous disposez de salariés
travailleurs occasionnels, vous devez cocher toutes les rubriques de
cotisation qui sont exonérées par ce dispositif.
• Indiquez la nature de la rubrique :
Menu Edition
87
o Cotisation Chômage (cette nature s'affiche seulement si votre
organisme est de type Pôle emploi ou URSSAF).
Cotisation chômage si la rubrique est une rubrique de
cotisation chômage
Cotisation AGS si la rubrique est une rubrique de cotisation
AGS
o Exonération TEPA
Réduction salariale si la rubrique est une rubrique de
réduction de cotisation salariale, tel que la COTRED par
exemple.
Déduction patronale si la rubrique est une rubrique de
déduction de cotisation patronale, tel que la COTDEF01 par
exemple.
Remarque !!!
Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version
PRO), en effet, elle permet de renseigner automatiquement les rubriques de la structure
S41.G30.35)
o Part pat. au financement d'avantage particulier
La présence de cette nature varie en fonction de l'organisme
choisi. Par exemple, si l'organisme est Aucun la nature sera
présente alors que si l'organisme est ARRCO, la nature ne
sera pas présente.
o Exonération MSA
Cette nature sert à indiquer la rubrique de cotisation qui
calcule l'exonération des travailleurs occasionnels dans le
bulletin. Cette nature n'est visible que dans les dossiers de
type agricole.
o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des
sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste
déroulante, puis l'un des types suivants :
Somme versée au départ de l'entreprise
Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de
l'entreprise
Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la
collectivité ou ne relevant plus de l'Ircantec au moment
du versement
Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA)
Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement
pour la DNA)
Remarque !!!
Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version
PRO de votre logiciel).
Une procédure est à votre disposition dans la veille sociale, pour la mise en place des sommes
isolées.
• Indiquez les Paramètres spécifiques Prévoyance (pour la DADS-U complète et la
DADS-U prévoyance)
EBP Paye V17
88
Si vous souhaitez transmettre via le fichier de DADS-U complète ou de DADS-U Prévoyance les
éléments de salaire de vos salariés à vos caisses de prévoyance, vous devez impérativement
compléter les Paramètres spécifiques Prévoyance.
Important !!!
Le bouton Paramètres spécifiques Prévoyance est visible seulement si l'organisme de la rubrique
de cotisation sélectionné est de type Prévoyance/Santé.
Remarque !!!
Si vous constatez que votre organisme de prévoyance/santé à la notion "Par défaut", cela signifie
que votre organisme ne dispose d'aucun contrat. Pour créer vos différents contrats, sélectionnez
la fiche de votre organisme de prévoyance/santé et faire "Ajouter" les contrats.
Explication de la boîte : Paramètres spécifiques Prévoyance
• Base de calcul : cette information sert à déterminer si la base de la rubrique est
un forfait, un salaire brut, une tranche, un plafond, ou un versement libre.
A quoi va servir cette base de calcul ?
Pour la DADS-U Prévoyance ou la DADS-U complète, vous devez déclarer dans la structure
S45.G05.10 la période de cotisation. Une période s'arrête dès qu'un événement a lieu. Dès que
vous effectuez une modification dans votre rubrique au niveau du taux, de la base ou du montant,
la base de calcul indiquée nous permet de déterminer si le changement qui a été fait dans la
rubrique est un élément déclencheur d'une nouvelle structure S45.G05.10 ou non.
Exemple !!!
Le forfait de votre cotisation augmente (suite à la naissance d'un enfant), une nouvelle période de
cotisation doit être générée. Par conséquent, si vous avez choisi en base de calcul "Forfait", c'est
le changement de montant du forfait dans la base de votre rubrique qui déclenchera une autre
période de cotisation.
Autre exemple !!!
Vous avez choisi en base de calcul un salaire brut, c'est le changement de taux qui déclenchera
une nouvelle période de cotisation.
• Eléments de rémunération : Cette information va permettre de déclarer les
montants dans la structure S45.G05.15 de votre déclaration DADS-U
prévoyance ou complète.
• Salaire brut prévoyance : Ce choix est à prendre lorsqu'en
base de votre rubrique de cotisation vous avez SBRUTABT ou
SBRUT
• Montant de la tranche A prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est inférieure ou égale au plafond
de la sécurité sociale
• Montant de la tranche 2 prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la
sécurité sociale et 3 fois ce plafond
• Montant de la tranche B prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la
sécurité sociale et 4 fois ce plafond
• Montant de la tranche C prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est comprise entre 4 fois le plafond
de la sécurité sociale et 8 fois ce plafond
Menu Edition
89
• Montant de la tranche D prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est comprise entre 8 fois le plafond
de la sécurité sociale et 12 fois ce plafond
• Montant de la tranche D1 prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est au delà de 8 fois le plafond de
la sécurité sociale. Son montant n'est pas plafonné.
• Montant d'une base spécifique Prévoyance : ce choix est à
prendre lorsque la base de votre rubrique de cotisation est
calculée sur aucun des éléments cités ci-dessus. Le choix
"Montant d'une base spécifique Prévoyance" implique d'indiquer
la spécificité de la base. Pour cela une liste de choix apparaît.
• base allocation spéciale PRP
• base des salariés bénéficiaires de conventions FNE
d'aide au passage à temps partiel
• base des salariés qui acceptent de réduire leur temps de
travail dans un contexte économique difficile
• ..........
La fiche Rubrique de net
Pour créer une rubrique de salaire net, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite
de l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de net
Raccourci clavier Alt + 3 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de net une fiche
vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
A quoi servent les rubriques de net ?
Si la rubrique à créer n’est pas soumise à cotisations, elle se trouvera en bas de bulletin : c’est
une rubrique de Net.
Quelles sont les types des rubriques ?
Voici les types de rubriques de Net que vous allez rencontrer :
• les gains qui augmentent le net à payer (remboursement carte orange, frais kilométrique,
..),
• les retenues qui diminuent le net à payer (acompte).
• les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à
payer (avantages voiture, nourriture, logement, outils NTCI ou autres seront à
sélectionner).
EBP Paye V17
90
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
comptes comptables) utilisés par la rubrique de salaire net sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans
le bulletin.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la
rubrique de salaire net sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de
salaire net sélectionnée.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ?
Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa
description afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
Comment créer une rubrique de salaire net ?
Pour créer une rubrique de net, cliquez sur le classeur Rubriques de Net.
• Sélectionnez le type de la rubrique.
• En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par
G pour un gain et R pour une retenue. Complétez le nom, et la description.
• Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique
sera classée en fonction du type choisi (Gain, retenue, avantage en nature).
• Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez
personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque
écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable,
dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié
concerné.
• Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une
rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des
formules.
• Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des
Menu Edition
91
variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir. Sinon utilisez l’éditeur de formule
en cliquant sur le bouton associé à la zone.
• Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ;
la zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée.
• Pour le calcul d’une rubrique de Net, le logiciel prend en compte en priorité, le contenu
de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le contenu de la zone Base par celui de la
zone Taux.
• Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez une astérisque (*), sinon la zone est
considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le bulletin.
• Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à
l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera
que si son résultat n’est pas zéro.
• Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone
Variable le nom de la variable pour laquelle vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin,
le plus souvent la variable de la Base.
• Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique.
• Indiquez les propriétés de la rubrique, cochez :
o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable.
o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique
entre dans le calcul de la base brute fiscale
• Indiquez la Nature de la rubrique :
o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels,
sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une
des natures suivantes :
Allocations forfaitaires,
Remboursement des frais,
Prise en charge par l’employeur.
Autres
o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte,
sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Indemnité légale de licenciement,
Indemnité légale supplémentaire de licenciement,
Indemnité légale spéciale de licenciement,
Indemnité légale spécifique de licenciement,
Indemnité légale de fin de CDD,
Indemnité légale de fin de mission,
Indemnité légale de départ à la retraite,
Indemnité légale due aux journalistes,
EBP Paye V17
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Indemnité légale de clientèle,
Indemnité légale de due au personnel navigant de
l'aviation civile,
Indemnité légale versée à l'apprenti,
Dommage et intérêts dus à un CDD,
Indemnité due ne raison d'un sinistre,
Indemnité suite à clause de non concurrence,
Indemnité compensatrice de congés payés,
Indemnité conventionnelle,
Indemnité transactionnelle,
Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué,
Indemnité de fin de CNE.
......
o Si la rubrique est une rubrique calculant le net à payer négatif du mois
en cours, sélectionnez Net à payer négatif dans la liste déroulante.
(Pour savoir comment gérer le net à payer négatif dans vos bulletins
cliquez ICI)
o Si la rubrique est la rubrique calculant l’ajustement du net à payer du
mois en cours, sélectionnez Ajustement du net à payer dans la liste
déroulante.(Pour savoir comment gérer l'ajustement du net à payer
dans vos bulletins cliquez ICI)
o Si la rubrique est une rubrique permettant de calculer la part patronale
au financement d'avantages particuliers, sélectionnez la nature Part.
pat. au financement d'avantages particuliers, puis l'une des sousnatures
suivantes :
Participation patronale aux frais de transports publics
Participation patronale aux frais de transports personnel
o Si la rubrique est une rubrique permettant le versement d'un acompte,
sélectionnez la nature Acompte. La sélection de cette nature a pour
but d'imprimer, sur le bulletin, la date de versement de l'acompte.
La fiche Rubrique de commentaire
Pour créer une rubrique de commentaire, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie
droite de l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de commentaire
Raccourci clavier Alt + 4 (du clavier Numérique)
Arborescence Clique sur le classeur Rubriques de commentaire
une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
A quoi servent les rubriques de commentaire ?
Menu Edition
93
Les rubriques de commentaire n’interviennent pas dans le calcul du bulletin, et permettent
d’afficher un sous-total, d’insérer un saut de ligne entre deux rubriques, ou un commentaire.
Pour aérer votre bulletin, le logiciel met à votre disposition une rubrique de commentaire un peu
spéciale : COMVIDE qui permet d’insérer des sauts de ligne dans les bulletins.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
cumuls) utilisés par la rubrique de commentaire sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant d'alimenter ce commentaire
dans le bulletin.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer dans quels profils est utilisée la rubrique de commentaire
sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des profils qui utilise la rubrique de commentaire
sélectionnée.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque profil les éléments qui le compose. Un
retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi servent les choix entre Traduction de la formule et Modification de la formule ?
Le choix Traduction de la formule permet de remplacer chaque élément de la formule par sa
description afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
Comment créer une rubrique de commentaire ?
Pour créer une rubrique de Commentaire, cliquez sur le classeur Rubriques de Commentaires.
• Le nom (code) commence automatiquement par COM. Complétez le nom et la
description.
• Cochez la case Ne pas imprimer le nom si vous ne souhaitez pas que le nom de la
rubrique apparaisse sur le bulletin (seule la description apparaîtra).
• Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à
l’impression.
• Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut
intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement, comme une prime de fin d’année).
• Indiquez, dans la zone Afficher le résultat dans la colonne, la colonne du bulletin dans
laquelle vous souhaitez faire apparaître le résultat de la formule.
• Paramétrez la formule de calcul. Saisissez-la directement si vous connaissez le nom
des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur
EBP Paye V17
94
de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la
formule.
La fiche Profil
Comment y accéder ?
Création à partir d’une nouvelle fiche profil
Barre de menu Edition + Profil
Barre d’outils , Profils
Raccourci clavier Alt + 5 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Profil une fiche vierge s’ouvre
dans la partie droite de l’écran
Création à partir de la fiche salarié
Onglet bulletin Créer un profil
Comment créer un profil ?
Pour créer un nouveau Profil, vous pouvez :
• A partir d’une nouvelle fiche profil
o Accéder à une fiche profil vierge grâce aux raccourcis cités ci-dessus,
o Affecter un nom et un statut à votre profil
o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez
rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non
cadre....).
o Ajouter ensuite les rubriques souhaitées dans la partie gauche de
l’écran
• A partir de l’onglet bulletin de la fiche salarié
o Sélectionner le profil Aucun ou un profil existant
o Ajouter ou supprimer (profil existant) vos rubriques et cliquer sur le
bouton Créer un profil
o Affecter un nom et un statut à votre profil
o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez
rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non
cadre....).
A quoi servent les profils ?
Un profil est un modèle de bulletin type. Il vous faut donc un profil par catégorie de salarié (cadre,
employé, ouvrier, temps partiel, apprenti...). Plutôt que de créer un profil de A à Z, comparez les
profils proposés aux bulletins de votre entreprise, et adaptez-les en ajoutant ou en supprimant
des rubriques comme détaillé ci-après. Vous pouvez également dupliquer un profil existant par
l’icône .
Menu Edition
95
Comment modifier un profil ?
Dans le classeur Profils choisissez le profil à paramétrer. Le contenu du profil s’affiche dans la
partie gauche de l’écran.
• Modifiez si vous le souhaitez le nom du profil.
• Sélectionnez dans la liste déroulante le statut des salariés pour lesquels vous réalisez le
profil.
• Pour éditer la DUCS, vous devez la paramétrer grâce au bouton DUCS (disponible à
partir de la version PRO).
• La liste de gauche contient les rubriques du profil, celles que vous retrouverez ensuite
sur le bulletin (Rappel : les rubriques qui auront zéro pour résultat ne s’imprimeront pas).
• La liste de droite contient les rubriques disponibles.
Le principe du paramétrage est le suivant :
• Ajoutez la rubrique manquante en la sélectionnant dans la liste de droite, puis en
cliquant sur le bouton Ajouter, ou en la faisant glisser de la liste de droite à la liste de
gauche. Pour en sélectionner plusieurs, maintenez appuyée la touche Ctrl.
• Retirez la rubrique inutile en la sélectionnant dans la liste de gauche, puis en cliquant
sur le bouton Retirer, ou en la faisant glisser de la liste de gauche à la liste de droite.
• Classez les rubriques par les boutons Monter ou Descendre.
Important !!!
Le logiciel calcule vos rubriques de haut en bas. Ainsi une rubrique qui utilise le résultat d’une
autre rubrique devra obligatoirement être placée plus bas.
Pour ajouter une rubrique à un profil vous pouvez aussi à partir de l’arborescence la sélectionner
dans le classeur des Rubriques puis tirer l’icône de la rubrique vers l’icône du profil.
Comment dupliquer un profil existant ?
Pour dupliquer un profil :
• Sélectionnez le profil qui se rapproche du profil à créer, cliquez sur l’icône de la
barre de navigation (Ctrl + D). Le logiciel crée automatiquement une copie du profil et lui
donne le même nom suivi du chiffre 1 (2, 3, ...),
• Modifiez le contenu du profil.
Comment supprimer un profil non utilisé ?
Lorsque que vous avez mis en place vos profils, n’hésitez pas à supprimer les profils qui ne vous
servent pas par l’icône . Cela allégera ainsi votre base des profils inutiles.
Éditeur de formule
Vous pouvez saisir manuellement les formules de calcul des variables et des rubriques, ou lancer
l’éditeur de formule. Pour cela, cliquez sur le bouton situé à gauche de chaque zone de calcul à
définir (Base, Taux, Montant, Tx sal., Tx pat., Formule).
EBP Paye V17
96
L’écran se divise en cinq parties :
• La formule,
• La description de la formule,
• Les fonctions disponibles,
• Les données disponibles,
• La calculatrice.
Lorsque la saisie du code (dans la zone formule) d’une variable, d’une rubrique ou d’une table est
incorrecte, le logiciel le signale en inscrivant les caractères en rouge.
La traduction de la formule:
Pour une meilleure compréhension des formules, ce cadre affiche la description que vous avez
saisie dans les rubriques, les variables ou les tables de calcul à la place des codes.
Fonctions disponibles :
Le rôle d’une fonction est détaillé dans le cadre Information en bas de la boîte lorsque vous
cliquez sur la fonction. Les lettres x, y, représentent des noms de variables que vous choisissez
dans la fenêtre de droite. Pour insérer une fonction, cliquez sur le bouton Insérer la fonction.
Données disponibles :
Vous trouvez ici la liste des cumuls, des rubriques, des tables de calculs et des variables.
L’élément le plus courant à insérer est une variable. La description de l’élément est affichée dans
le cadre Information. Pour insérer une donnée, cliquez sur le bouton Insérer la donnée.
Calculatrice :
Vous pouvez utiliser indifféremment la calculatrice ou le clavier numérique.
Les fonctions de l'éditeur de formule
Les fonctions mathématiques
Nom de la fonction Signification
ABS (x) Retourne la valeur absolue du nombre x.
ARRONDI (x) Retourne la valeur entière la plus proche du nombre x.
BORNE (min, x, max) Compare une valeur à un intervalle, retourne 0 si x < min,
retourne x-min si min < x < max et retourne max &endash; min
si x > max.
ENTIER (x) Retourne la valeur entière du nombre x.
ENTSUP (x) Retourne la valeur entière supérieure du nombre x.
MIN (x, y) Retourne la plus petite valeur entre x et y.
MAX (x, y) Retourne la plus grande valeur entre x et y.
RESTE (x, y) Retourne le reste de la division entière de x par y.
Les fonctions logiques
Nom de la fonction Signification
X=Y Retourne vrai si x=y sinon faux.
X <> Y Retourne vrai si x <> y sinon faux.
Menu Edition
97
X > Y Retourne vrai si x est strictement supérieur à y sinon faux.
X < Y Retourne vrai si x est strictement inférieur à y sinon faux.
X >= Y Retourne vrai si x est supérieur ou égal à y sinon faux.
X <= Y Retourne vrai si x est inférieur ou égal à y sinon faux.
A et B Retourne vrai si les deux propositions a et b sont réalisées
sinon faux.
A ou B Retourne vrai si au moins l’une des deux propositions a ou
b est réalisée sinon faux.
NON (a) Retourne vrai si a est faux sinon faux.
SI c ALORS x SINON y Retourne x si la condition c est réalisée sinon y.
Comment supprimer une rubrique ou une variable ?
Si vous souhaitez supprimer une rubrique ou une variable vous devez vous assurer qu’elle n’a
pas été utilisée sur votre exercice précédent.
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné la
rubrique ou variable à supprimer)
Barre d’outils Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
Arborescence Cliquez sur la rubrique ou la variable à supprimer, clic
droit de la souris puis supprimer..
Pourquoi le message «Impossible de supprimer cette « rubrique ou variable » car elle est
utilisée dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez la supprimer qu’au cours du prochain
exercice » ?
Cette rubrique ou cette variable a été alimentée sur votre exercice précédent, vous ne pouvez
pas la supprimer avant votre prochain exercice.
Comment supprimer un organisme ?
Si vous souhaitez supprimer un organisme vous devez vous assurer qu’il n’a pas été utilisé sur
votre exercice précédent et l’exercice en cours.
Vous devez également vérifier qu’il ne soit pas rattaché à un salarié dans l'onglet affectation de
sa fiche
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné
l’organisme à supprimer)
Barre d’outils Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
EBP Paye V17
98
Arborescence Cliquez sur l’organisme à supprimer, clic droit de la
souris puis supprimer..
Pourquoi le message «Impossible de supprimer cet organisme car il est utilisé dans
l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice »
apparaît en suppression ?
Cet organisme a été utilisé sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant
votre prochain exercice.
Pourquoi le message «Le salarié « X » est lié à cet organisme au JJ/MM/AAAA. Impossible
de le supprimer » apparaît en suppression ?
Cet organisme est rattaché à la fiche d’un de vos salariés vous ne pouvez donc pas le supprimer.
Les thèmes dans les fiches
Les thèmes permettent de regrouper un certain nombre d'éléments de votre paye dans un
groupe afin de vous faciliter par la suite le classement et ou la recherche.
Par défaut la paye propose des thèmes pour chaque catégorie de l'arborescence.
• Pour les organismes : C'est le type d'organisme (URSSAF, pôle emploi, IRC....) qui
définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre).
• Pour les variables : c'est le type de la variable (constante, variable à saisir ou formule de
calcul) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre).
• Pour les rubriques de brut et de net : c'est le type de la rubrique (Abattement sur le
brut, avantage en nature, gain ou retenue) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis
un autre).
• Pour les rubriques de cotisation : C'est l'organisme de la rubrique (URSSAF, pôle
emploi...) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre).
• Pour les profils : c'est le statut du profil (cadre, non cadre, pas de statut..) qui définit le
thème (sauf si vous en avez mis un autre).
Comment créer un nouveau thème ?
Pour créer un nouveau thème vous devez saisir dans la zone prévue à cet effet le nom du thème.
Lors de l'enregistrement de votre fiche, vous aurez au niveau de l'arborescence sur votre gauche
un classeur supplémentaire portant le nom du thème choisi.
Comment supprimer un thème ?
Le thème est automatiquement supprimé à partir de l'instant où il n'y a plus aucun élément
rattaché à ce thème. Par conséquent, pour supprimer un thème vous devez modifier tous les
éléments qui le compose.
Que signifie le thème : cachées dans les versions précédentes ?
Sur les versions antérieures à celles des V14, on avait la possibilité de masquer des variables,
des rubriques, des tables de calcul...... Lors de la mise à jour en V14, tous les éléments cachés
ont été récupérés dans le thème cachées dans les versions précédentes.
Les variables
La fiche Variable
Pour créer une variable, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran.
Menu Edition
99
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Variables
Barre d’outils , Variables
Raccourci clavier Alt + 7 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Variables une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran.
Comment créer une variable ?
Pour créer une variable, cliquez sur le classeur Variables, et complétez la fiche vierge dans la
partie droite de l’écran :
• Saisissez le nom de la variable qui doit commencer par une lettre et est limité à 31
caractères maximum.
• La description de la variable,
• Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre variable
sera classée en fonction du type choisi (constante, variable à saisir ou formule de calcul).
• Pointez le type de la variable (voir dans les Questions diverses). Un report mensuel et/ou
à la clôture de l'exercice est possible pour les variables de type "Variable à saisir".
Enregistrez la nouvelle variable avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de
navigation.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette variable ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les éléments (variables, rubriques) utilisés par la
variable sélectionnée.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette variable ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (variables, rubriques) est utilisée la variable
sélectionnée.
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Questions diverses :
A quoi servent les variables ?
Quels sont les types de variables ?
Comment utiliser une variable dans une formule ?
Comment obtenir le cumul d'une variable ?
Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ?
Comment supprimer une variable ?
Pourquoi certaines variables sont grisées ?
EBP Paye V17
100
A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la formule ?
Pourquoi le type de certaines variables est grisé ?
A quoi sert l'option "Saisissable dans un calendrier (en heures)" ?
La liste des variables standards
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standards :
Nom Type Description
ACOMPTE A saisir Acompte
ACQ A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er
juin N-1 au 31 mai N,
en vue du calcul des congés payés.
AGE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du
calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation.
AJUSTNAPMM1 A saisir Ajustement du net à payer du mois en cours et du mois
précédent
ASSUJASS A saisir Assujettis à l’assurance chômage
AUBRY1 A saisir Montant par salarié et par mois de l’aide Aubry 1.
BASEMINI Formule Base minimum, c'est-à-dire SMIC ou salaire conventionnel.
BASESMIC Formule Calcul de la base du SMIC.
CHIFFRE A saisir Chiffre d'affaires du mois, en vue du calcul de la prime sur
chiffre d’affaire.
COEFAUBRY Const. Coefficient pour le calcul de l’allègement Aubry II des Hôtels,
Cafés, Restaurants.
CONTRAT A saisir Année du contrat de travail pour les apprentis et les contrats de
qualification (1 pour 1ère année, 2 pour 2ème année, 3 pour 3ème
année), en vue du calcul automatique du salaire ou de la base
de cotisation.
CYLINDRE A saisir Nombre de chevaux de la voiture, en vue du calcul des
indemnités kilométriques.
ECHELON A saisir Echelon du salarié à saisir
FORFAIT A saisir Montant du forfait.
GMP Formule Salaire charnière pour le calcul de la Garantie Minimale de
Points (pour les cadres).
HEUBONI Formule Nombre d’heures de bonification.
HEUCOMP A saisir Nombre d’heures complémentaires.
HEUNTRAV Formule Total des heures non travaillées.
HEUREEL Formule Nombre d'heures réellement travaillées.
HEUREF A saisir Nombre d’heures de référence de la société, indiqué dans les
préférences du dossier
HEURTAV A saisir Heures travaillées dans le mois.
HEUSU A saisir Nombre d’heures supplémentaires bonifiées en repos.
HEUSU10 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 10%.
HEUSU100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100%.
Menu Edition
101
HEUSU25 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25%.
HEUSU50 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50%.
HEUCOMPEXO A saisir Nombre d'heures complémentaires exonérées
HEU25EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 25 % exo IR
HEU50EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 50 % exo IR
HJOUR Formule Nombre d’heures moyen par jour (pour les conversion de jours
en heures).
JOURABSENCE A saisir Nombre de jours d'absence du mois.
JOURMOIS A saisir Nombre de jours travaillés par mois.
JOUROUVR A saisir Nombre de jours ouvrables (ou ouvrés) par mois en vue du
calcul des congés payés.
KMS A saisir Nombre de kilomètres effectués dans le mois, en vue du calcul
des indemnités kilométriques.
MAXABT Const. Abattement maximum autorisé pour l’année (entreprises de
bâtiment et de transport).
MC A saisir Minimum conventionnel mensuel.
MG A saisir Minimum garanti
NAPNEGMM1 A saisir Net à payer du mois en cours et du mois précédent
NBHEUSUP Formule Total des heures supplémentaires.
NBPERS A saisir Nombre de personnes à charge, en vue du calcul de la saisie
sur arrêt.
NIVEAU A saisir Niveau du salarié.
PANIERS A saisir Nombre de paniers repas.
PIECE A saisir Nombre de pièce pour le calcul de l’avantage en nature
logement.
PLAFA Formule Calcul du plafond tranche A.
PLAFASS Const. Montant du plafond tranche A.
PLAFB Formule Calcul du plafond tranche B.
PLAFBSS Const. Montant du plafond tranche B.
PLAFC Formule Calcul du plafond tranche C.
PLAFCSS Const. Montant du plafond tranche C.
PLAFD Formule Calcul du plafond tranche D.
PLAFDSS Const. Montant du plafond tranche D.
PLAFT2 Const. Montant du plafond tranche 2 caisses de retraite.
PLAFT2CR Formule Calcul du plafond tranche 2 caisses de retraite.
POINT Const. Valeur du point, en vue du calcul des salaires au point.
POSITION A saisir Position du salarié.
POURCMALA A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur
en cas de maladie.
POURCSUSP A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur
en cas de suspension du contrat de travail.
PRIME A saisir Montant de la prime exceptionnelle.
PRORATA A saisir Coefficient de proratisation de la paye, se calcule
automatiquement en fonction de la période de paye du bulletin.
RAPHOR Formule Proratisation des heures pour le calcul des allègements bas
salaires.
REDB Formule Plafond pour les allègements bas salaires.
EBP Paye V17
102
REMTACHE A saisir Rémunéré à la tâche.
REPOSACQMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs acquis dans le mois
REPOSOLDE Formule Nombre de jours de repos compensateurs à prendre.
REPOSPRISMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs pris dans le mois
REV A saisir Revenu brut du 1er
juin N-1 au 31 mai N (provision congé), en
vue du calcul des congés payés.
RTTADIV A saisir Nombre d’heures d’absences diverses en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTAM A saisir Nombre d’heures d’absences maladie en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTANP A saisir Nombre d’heures d’absences non payées en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTCONGESPRIS A saisir Nombre d’heures de congés payés pris en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTHREF A saisir Nombre d’heures de référence en provenance du module
Gestion des 35 heures
RTTS025 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25 % en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTS050 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50 % en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTS100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100 % en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTHTR A saisir Nombre d’heures de travail retenues en provenance du module
Gestion des 35 heures
RTTHTT A saisir Nombre d’heures théoriques de travail en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTM A saisir Nombre d’heures d’absences maternité en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTP A saisir Nombre d’heures collectif (planning collectif) en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTPERIODE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) du mois en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTSOLDE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) de l’exercice (solde global)
en provenance du module Gestion des 35 heures
SALBASANC A saisir Salaire de base avant le passage à 35 heures, en vue du calcul
du complément différentiel de salaire.
SALMOIS Formule Salaire du mois, en vue du calcul des plafonds régularisés des
temps partiels.
SALPLEIN Formule Salaire temps plein, en vue du calcul des plafonds régularisés
des temps partiels.
SMI120 Formule 120 % du SMIC mensuel.
SMI120A Formule 120 % du SMIC mensuel du 1er
janvier
SMI130 Formule 130 % d’un SMIC de 169 heures, en vue du calcul des
allègements bas salaire.
SMI150 Formule 150 % du SMIC mensuel.
SMI169 Formule Smic de 169 heures.
SMIC Const. Smic horaire.
SMIC1 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 16/06/98 et
Menu Edition
103
le 30/06/99.
SMIC130 Formule 130 % du SMIC mensuel.
SMIC2 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/99 et
le 30/06/00.
SMIC3 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/00 et
le 30/06/01.
SMIC4 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/01.
SMIC5 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/02.
SMICA Const. SMIC horaire au 1er
janvier, en vue du calcul des bases
forfaitaires de cotisations des apprentis.
SMIMEN Formule SMIC mensuel.
SOUMISABT A saisir Soumis à l’abattement.
TAUXHOR Formule Taux horaire.
TICKETS A saisir Nombre de tickets restaurant du mois.
TOTSAL A saisir Total des salaires du mois pour les salariés multi employeurs.
La liste des variables spécifiques à la paye Hôtel, Restaurant, Café
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standard
Définition des variables spécifiques à la paie Hôtel, Restaurant, Café :
Nom Type Description
AVREPAS A saisir Nombre de repas pris.
INDREP A saisir Nombre de repas non pris.
MG A saisir Minimum garanti.
POURB A saisir Pourboires.
REPDE A saisir Nombre de repas à déduire.
La liste des variables spécifiques à la paye du Spectacle
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standard
Définition des variables spécifiques à la paie du Spectacle :
Nom Type Description
CACHET A saisir Prix d’un cachet.
FORFJOUR A saisir Prix du forfait journalier.
FORFSEM A saisir Prix du forfait hebdomadaire.
MG A saisir Minimum garanti.
NBCAC12 A saisir Nombre de cachets de 12 heures.
NBCAC8 A saisir Nombre de cachets de 8 heures.
NBJOURS A saisir Nombre de jours de forfait.
EBP Paye V17
104
NBSEM39 A saisir Nombre de semaines à 39 heures.
NBSEM47 A saisir Nombre de semaines à 47 heures.
PLAFJAS Const. Plafond journalier artiste du spectacle (12 fois le plafond
horaire).
PLAFJOUR Const. Plafond journalier.
PLAFSEM Const. Plafond hebdomadaire.
SEM39 A saisir Prix du forfait de semaines à 39 heures.
SEM47 A saisir Prix du forfait de semaines à 47 heures.
La liste des variables spécifiques à la paye du Bâtiment
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standard
Définition des variables spécifiques à la paie du Bâtiment :
Nom Type Description
ANCPROF A saisir Nombre de mois d’ancienneté dans la profession.
ANCPROFAN Formule Nombre d’année d’ancienneté dans la profession.
HEUABSCHOP A saisir Nombre d’heures d’absence pour chômage partiel.
HEUABSFAMIL A saisir Nombre d’heures d’absence pour évènements familiaux.
HEUABSINT A saisir Nombre d’heures d’absence pour intempéries.
HEUABSJFERIE A saisir Nombre d’heures d’absence pour jours fériés.
HEUABSMATER A saisir Nombre d’heures d’absence pour maternité.
HEUABSMNP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie non professionnelle.
HEUABSMP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie professionnelle.
HEUABSNAISS A saisir Nombre d’heures d’absence pour naissance ou adoption.
HEUABSPREAV A saisir Nombre d’heures d’absence pour préavis.
HEUABSSTAGE A saisir Nombre d’heures d’absence pour stage de formation
professionnelle et stage d’apprentissage.
HEUFAMIL A saisir Nombre d’heures pour évènements familiaux payées.
HEUINDAT A saisir Nombre d’heures d’indemnités accident du travail.
HEUINDINT A saisir Nombre d’heures d’indemnités intempéries.
HEUINDMATER A saisir Nombre d’heures d’indemnités maternité.
HEUINDMNP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie non professionnelle.
HEUINDMP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie professionnelle.
HEUJFERIE A saisir Nombre d’heures pour jours fériés payées.
HEUNAISS A saisir Nombre d’heures pour congés naissance et adoption payées.
HEUPAYE Formule Nombre d’heures payées.
HEUPREAV A saisir Nombre d’heures de préavis payées.
HEUSTAGE A saisir Nombre d’heures de stage de formation professionnelle et
formation d’apprentissage payées.
INDKMS Const. Pris du kilomètre pour les indemnités kilométriques non
soumises à cotisation.
MG Const. Minimum garanti.
NJOURDP A saisir Nombre de jours de grands déplacements.
NKMS A saisir Nombre de kilomètres pour les indemnités kilométriques.
Menu Edition
105
NREPAS A saisir Nombre de repas.
TRAJET A saisir Indemnité de trajet.
VKMS A saisir Prix du kilomètre pour les indemnités kilométriques soumises à
cotisation.
VREPAS A saisir Valeur du repas soumis à CSG/RDS.
La liste des variables spécifiques à la paye Agricole
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standard
Définition des variables spécifiques à la paie Agricole :
Nom Type Description
ABATCOT A saisir Acompte
AC13M A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er
juin N-1 au 31 mai N,
en vue du calcul des congés payés.
APE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du
calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation.
BRUIT A saisir Travail dans le bruit.
CONDLOURD A saisir Conduite de véhicules lourds.
CRCCA A saisir Cotise à la CRCCA.
EMBAUC1 A saisir Exonération pour 1ère embauche.
ETRANG A saisir Domicilié fiscalement à l’étranger.
HANDICAP A saisir Handicap reconnu.
LICENCI A saisir Licenciement dans les 12 mois précédant l’embauche.
MANIPLOURDES A saisir Manipulation de charges lourdes.
MANIPPROD A saisir Manipulation de produits chimiques / traitement.
MEDEC6 A saisir Médecine du travail avant 6 mois.
NUIT A saisir Travail de nuit.
REMNATURE A saisir Rémunéré en nature.
RTT A saisir Concerné par l’aide.
RTTAPPLI A saisir Application de l’aide.
TXAT A saisir Calcul du taux en fonction du code APE (0 ou 1).
TXEXO A saisir N° d’exonération des occasionnels pour la déclaration MSA.
TXRED A saisir Taux de la réduction des TO / TODE en pourcentage.
TXREDDE A saisir Taux de la réduction des demandeurs d’emploi en
pourcentage.
TXREDOCC A saisir Taux de la réduction des travailleurs occasionnels en
pourcentage.
La liste cumuls systèmes
Les cumuls systèmes ne peuvent être modifiées, leur formule n’est pas visible.
Lorsque le nom de la variable n’est pas précédé du signe $, il s’agit du cumul du mois, lorsque le
nom de la variable est précédé du signe $, il s’agit du cumul depuis le début de l’exercice. Par
exemple, la variable SNETIMP correspond au net imposable du mois, et la variable $SNETIMP
au cumul du net imposable depuis le début de l’exercice.
Tous les cumuls commençant par TOT ne peuvent pas être précédé du $ car ce sont des cumuls
EBP Paye V17
106
progressifs.
Nom Description
Variables Servant au calcul des congés payés
CPLEGACQUIS Nombre de jours de CP légal que le salarié acquiert sur sa période
de paye
CPSUPACQUIS Nombre de jours de CP supplémentaires que le salarié acquiert
chaque mois
JOURPRIS Nombre de jours de congés pris sur la période du bulletin.
CPACQUISN1 Nombre total des CP acquis au 31/05/XX (ou à la fin du mois de
clôture des CP)
CPPRISN1 Valeur des CP pris sur les CP acquis.
TOTCPLEGACQUISN1 Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP N-1
TOTCPSUPACQUISN1 Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP
N-1
TOTCPACQUISN1 Reprend le total des CP acquis à la clôture des CP.
( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure
de la fiche du salarié)
TOTCPPRISN1 Reprend le total des CP N-1 pris depuis la clôture des CP
( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet
Congés/Heure de la fiche du salarié)
CPRESTEN1 C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis
légaux N-1 diminués des CP pris N-1 total ( - TOTCPPRISN)
TOTCPLEGACQUISN Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP
(CPLEGACQUIS et les valeurs de reprises)
TOTCPSUPACQUISN Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP
(CPSUPACQUIS et les valeurs de reprises)
TOTCPACQUISN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis
légaux et supplémentaires (TOTCPLEGACQUISN +
TOTCPSUPACQUISN)
( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure
de la fiche du salarié)
CPPRISN Valeur des CP pris par anticipation sur le mois, dans le cas ou le
CP reste N-1 est à 0.
TOTCPPRISN Reprend le cumul de CPPRISN.
Lors de la clôture des congés, la valeur de cette variable passe en
reprise dans la variable TOTCPPRISN1.
( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet
Congés/Heure de la fiche du salarié)
Menu Edition
107
CPRESTE C'est la somme des CP restants sur N-1 et N.
CPRESTEN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis
légaux N diminués des CP pris total (TOTCPLEGACQUISN +
TOTCPSUPACQUISN - TOTCPPRISN)
CPANCACQUISN Indique le nombre de jour total de CP d'ancienneté acquis pour
l'année. Cette valeur est fixe.
( zone CP Ancienneté Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la
fiche du salarié)
CPANCPRISN Reprend la valeur du CP ancienneté pris sur la période.
TOTCPANCPRISN Reprend la valeur de CPANCPRISN cumulée mois pas mois sur la
période de l'exercice CP
( zone CP ancienneté Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la
fiche du salarié)
CPANCRESTEN C'est une donnée calculé, qui reprend CPANCACQUISN -
TOTCPANCP
CONGE Provision congés sur la période : somme de toutes les rubriques de
brut dans lesquelles l’option « Participe à la base dixième CP »
est cochée sur la période
TOTCONGEN Provision congés cumulée sur l'exercice CP : somme de la
variables CONGE
CONGEN1 Provision congés cumulée sur l'exercice CP précédent pour le
paiement des congés acquis. ( zone Base CP n-1 dans l'onglet
Congés/Heure de la fiche du salarié)
MTCPVERSEEN Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N»
sur le bulletin en cours
MTCPVERSEEN1 Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N-
1» sur le bulletin en cours
TOTMTCPVERSEEN Reprend la valeur de MTCPVERSEEN cumulée mois pas mois sur
la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N dans
l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié)
TOTMTCPVERSEEN1 Reprend la valeur de MTCPVERSEEN1 cumulée mois pas mois
sur la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N-1
dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié)
CONGESACQUIS Nombre de jours de congés payés acquis. Cette variable n'est plus
utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par les variables
TOTCPACQUISN
EBP Paye V17
108
CONGESPRIS Nombre de jours de congés pris. Cette variable n'est plus utilisé
depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable JOURPRIS
CONGESRESTE Nombre de jours restant à prendre. Cette variable n'est plus utilisé
depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable CPRESTN1
Variables concernant le DIF
DIFACQUISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié acquiert sur sa période de
paye
DIFPRISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié prend sur sa période de
paye
DIFAPRENDRE Cumul le DIF que le salarié dispose à la clôture du DIF (cette valeur
est plafonnée)
TOTDIFN Reprend le total du DIF cumulé sur l'année en cours et que le
salarié pourra disposer dès la clôture du DIF.
TOTDIFPRIS Reprend le total du DIF que le salarié à pris sur l'année en cours.
DIFRESTE C'est une donnée calculée qui reprend DIFAPRENDRE -
TOTDIFPRIS
Variables diverses
SABT Montant de l’abattement.
SABTBASE Base de calcul de l’abattement : somme de toutes les rubriques de
brut dans lesquelles l’option Soumise à abattement est cochée.
SAJUSTNAPM Ajustement du net à payer du mois en cours
SAVN Somme des avantages en nature.
SAVNABT Somme des avantages en nature soumis à abattement.
SAVNIC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables
et soumis aux cotisations.
SAVNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables
et non soumis aux cotisations
SAVNNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, non
imposables et non soumis aux cotisations
SBASEABSCP Somme des rubriques de salaire brut cochées Participe au calcul
de l'absence CP.
SBAT1 à SBAT20 Cumuls de l’onglet Bâtiment (disponible en version BATIMENT).
SBRUT Brut : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux
cotisations.
SBRUTABT Brut abattu : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux
cotisations après abattement.
SBRUTFISC Somme des rubriques qui participent au calcul de la base brute
fiscale
Menu Edition
109
SCOTFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature "Réduction
Fillon"
SCOTMAJFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature 'Majoration
réduction Fillon"
SCOTPAT Somme des cotisations patronales.
SCOTSAL Somme des cotisations salariales.
SCOTSALNI Somme des cotisations salariales non imposables.
SCOTSSSAL Somme des cotisations salariales qui ont la propriété montant limite
"Total cotisations SS salariales"
SCOTSSPAT Somme des cotisations patronales qui ont la propriété montant
limite "Total cotisations SS patronales"
SCOTHS Somme des rubriques de cotisations qui ont la case Part sal.
participe au taux de réduction loi TEPA de cochés.
SCSG Somme des rubriques de brut soumises à CSG, et des cotisations
patronales soumises à CSG.
SCSGCOMP Somme des rubriques qui ont la propriété "Base alimente assiette
CSG abattue".
SCSGABT Base de la CSG et de la RDS : somme des rubriques de brut
soumises à CSG, et des cotisations patronales soumises à CSG, et
multipliée par 0,97.
SCUMSSMSA Somme des montants patronaux des rubriques de cotisation qui ont
été cochées Participe au cumul de charges exo TO/DE
SFRP Somme des rubriques de brut et de net dans lesquelles une des
options qui se trouve dans Frais professionnels est sélectionnée.
(nature de rubrique dans les rubriques de salaires brut)
SGAIN Somme de tous les gains.
SGAINABT Somme des rubriques de brut soumises à abattement.
SGAINIC Somme des gains et des retenues imposables et soumis à
cotisations.
SGAININC Somme des gains et des retenues imposables et non soumis à
cotisations.
SGAINNIC Somme des gains et des retenues non imposables et soumis à
cotisations.
SGAINNINC Somme des gains et des retenues non imposables et non soumis à
cotisations.
SNAPNEGM Net à payer négatif du mois en cours
SNET Net à payer.
SNETIMP Net imposable.
SNETNIMP Net non imposable.
SRET Retenues sur le net.
EBP Paye V17
110
TA Tranche A de cotisations.
TB Tranche B de cotisations.
TC Tranche C de cotisations.
TD Tranche D de cotisations.
Variables de cumuls créées dans la cadre de la loi TEPA
SCUMCOMPEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type
Heures complémentaires exonérées est sélectionné.
SCUMHSEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type
Heures supplémentaires exonérées est sélectionné.
SCUMJREXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type
Jours excédants forfait exonérés est sélectionné.
SPEXC Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Prime et que le type Exceptionnelle Loi
Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) est sélectionné.
SRTTAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
RTT acquis avant fin 12/07 est sélectionné.
SRTT Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
RTT acquis depuis 01/08 est sélectionné.
SFORFAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 est sélectionné.
SFORF Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 est sélectionné.
SCETAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
CET acquis avant fin 12/07 est sélectionné.
SCET Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
CET acquis depuis 01/08 est sélectionné.
STCR Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
Repos compensateur acquis depuis 01/08 est sélectionné.
Menu Edition
111
STAXPREV Somme des tous les montants patronaux des rubriques de
cotisation qui sont cochées Participe à la taxe sur la Prévoyance.
CUMRACHAT07 Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des
jours de repos acquis avant fin décembre 2007. Soit le cumul des
variables : SRTTAVT311207 / SFORFAVT311207 /
SCETANT311207.
CUMRACHAT Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des
jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 et qui sont
exonérés de charges. Soit le cumul des variables : SRTT / SFORF /
STCR, le cumul SCET n'est pas repris car il n'est pas concerné par
les exonérations.
La liste des variables alimentées par le calendrier
Définition des variables alimentées par le calendrier :
JOURPRIS A saisir Nombre de jours de congés pris dans le mois.
HEUABS A saisir Nombre d’heures d’absence.
JOURMALADIE A saisir Nombre de jours d'absence maladie non professionnelle du
mois.
JOURMALPROF A saisir Jours Maladie professionnelle
JOURMATERPATER A saisir Jours Maternité/Paternité
HEUABSAT A saisir Nombre d’heures d’absence pour accident du travail.
JOURTRAJET A saisir Nombre de Jours Accident de trajet
JOURINVAL1 A saisir Nombre de Jours Invalidité première catégorie
JOURINVAL2 A saisir Nombre de Jours Invalidité deuxième catégorie
JOURTHERA A saisir Nombre de Jours Mi-temps thérapeutiques
HEUABSINT A saisir Heures Chômage intempéries
JOURMALDEMI A saisir Nombre de Jours Maladie à demi traitement (CNRACL)
JOURCPNONREM A saisir Jours CP non rémunérés par employeur
JOURSUSPENSION A saisir Nombre de jours de suspension du contrat de travail, alimenté
par le calendrier.
La liste des variables alimentées par la fiche du salarié
Définition des variables alimentées par la fiche salarié :
Nom Type Description
ADULTES A saisir Nombre d’adultes à charge
ANCIENNETE A saisir Ancienneté du salarié en mois, s’incrémente automatiquement
chaque mois de 1 (à la clôture mensuelle).
ENFANTS A saisir Nombre d’enfants à charge
HEUMOIS A saisir Nombre d'heures travaillées par mois (nombre fixe pour les
mensuels).
MULTI A saisir Permet la proratisation des plafonds pour les salariés multi
employeurs. (zone Employeur multiple dans la fiche salarié)
SALBASE A saisir Salaire de base mensuel.
SALHOR A saisir Salaire horaire.
TAUXAT A saisir Taux accident du travail, repris automatiquement des
EBP Paye V17
112
préférences et renseigné dans la fiche du salarié
TEMPSPARTIEL A saisir En vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels, 1
est indiqué si vous sélectionnez « Temps partiel » dans la zone
Caractéristique de l’activité de la fiche salarié.
POINTBASE A saisir Base forfaitaire pour les salariés payés au point.
POINTCOEF A saisir Coefficient hiérarchique du salarié
La fiche Variable : Pourquoi certaines variables sont grisées ?
Les variables qui sont grisées dans l'arborescence sont les variables qui sont protégées. Vous ne
pouvez ni les supprimer ni les modifier.
De plus elles ne sont pas consultables dans la saisie des variables du menu Gestion.
Retour à la fiche Variable.
Fiche Variable : A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la
formule dans une variable de type Formule de calcul?
Le choix Traduction de la formule permet d’afficher une description pour chaque élément de la
formule afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
Retour à la fiche Variable.
Pourquoi le type de certaines variables est grisé ?
Le type de certaines variables n'est pas modifiable afin de protéger des éléments indispensables
pour le traitement de la paye.
Retour à la fiche Variable.
La fiche salarié
Création d'un salarié
Comment accéder à la création d’une fiche Salarié ?
Barre de menu Edition + Salarié
Raccourci clavier Alt + 0 (du clavier numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Salariés une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Remplissez
alors les éléments de la fiche, en commençant par
l'entête.
Fiche salarié : Entête
Matricule : cette saisie est obligatoire *
En numérotation automatique (option à demander dans Dossier + Propriétés + Préférences,
onglet Options), un numéro vous est automatiquement proposé. En numérotation manuelle,
saisissez le matricule du salarié sur 10 caractères maximum.
Menu Edition
113
Titre, Prénom, Nom de naissance, Nom marital / Usage : ces zones sont obligatoires *
Le nom d’Usage est accessible pour tous. S’il est renseigné, il sera repris pour les impressions.
Code Emploi (PCS-ESE) : cette saisie est obligatoire *
C’est le code de la catégorie socioprofessionnelle. Selon le cahier des charges DADS-U, ce
champ doit obligatoirement être renseigné pour les établissements de 20 salariés et plus.
Cependant pour simplifier et faciliter les échanges avec les émetteurs du fichier DADS-U, tous
les partenaires DADS-U conseillent toutes les entreprises de moins de 20 salariés de valoriser
cette rubrique. C’est pourquoi, ce champ est devenu obligatoire dans votre logiciel de paye.
Attention !!!
Le code INSEE a changé pour les déclarations de fin d’année 2003. Il faut vérifier pour chacun
des salariés que le code INSEE soit bien renseigné, sinon l’icône apparaîtra dans la zone.
Certains des anciens codes ont une équivalence avec les nouveaux codes, ils seront donc
automatiquement changés lors de la récupération de dossier.
Code Employeurs multiples : cette saisie est obligatoire *
Le choix Unique est proposé par défaut. Ouvrez la liste et sélectionnez un autre choix si votre
salarié travaille pour plusieurs employeurs.
Ce champ est lié à une variable de paye MULTI. Par défaut, cette dernière est à 0 pour un choix
Unique ou Non connu et s’initialise à 1 pour un choix Multiple.
Attention !!!
Si vous sélectionnez cette option veuillez vérifier le calcul de votre plafond de sécurité sociale
(variable PLAFA). En effet, il se calcule différemment dans le cas d’un emploi multiple.,
Code Emplois multiples : cette saisie est obligatoire *
Le choix Unique est proposé par défaut. Ce champ concerne uniquement les salariés ayant des
emplois multiples simultanées chez un même employeur au cours d’une même période d’activité.
Référence contrat
Dans la cas d'un multi-contrat vous devez renseigner une référence.
En effet, dans le cadre de la génération du fichier DNA (option disponible à partir de la version
PRO) il est nécessaire d'identifier le contrat auquel se rattachent les informations transmises pour
le salarié.
Photo :
Un clic droit dans le cadre Photo vous permet d’insérer un fichier au format JPEG, BMP, TGA et
PCX représentant la photo du salarié, de supprimer la photo, ou de connaître le nom de l'image
et sa taille par l’option Informations.
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Fiche salarié : Onglet Etat civil
EBP Paye V17
114
Adresse, CP / Ville, Pays : ces zones sont obligatoires
Par défaut le pays France est sélectionné. S’il est différent, il faut donc le spécifier.
E-mail :
Renseignez éventuellement l’adresse e-mail de votre salarié.
Option "Préfère obtenir ses bulletins par e-mail"’ :
Cette option permet de marquer le salarié comme souhaitant recevoir ses bulletins par e-mail.
Elle ne peut-être cochée sans l’accord préalable du salarié.
Téléphone, Personne à charge
Ces éléments sont à titre d’informations
Situation familiale :
Le code situation familiale n’est pas un champ obligatoire mais conseillé.
Numéro de sécurité sociale : cette saisie est obligatoire
En fonction de la civilité, le numéro S.S. est initialisé à 1 ou 2 lors de l’enregistrement. Si vous
validez une fiche salarié sans numéro de sécurité sociale, car non connu, ce champ sera, alors,
complété par des 999999999999
Date de naissance, Commune de naissance, Département de naissance : ces zones sont
obligatoires*
Dans le département de naissance, si le salarié est né à l’étranger, il faudra alors sélectionner le
code 99 Pays étranger
Pays de naissance : cette saisie est obligatoire
Si le département de naissance est différent de 99 Pays étranger cette zone est inaccessible et
FR apparaît par défaut. Si 99 Pays étranger est sélectionné dans le département de naissance,
cette zone sera alors dégrisée et il faudra sélectionner le pays au choix.
Nationalité : cette saisie est obligatoire
Par défaut la nationalité sélectionnée est FR-France. Si le salarié a une nationalité différente, il
faut sélectionner le pays concerné.
N° titre de séjour, N° de carte de séjour, Libellé, validité et délivré par :
Ces zones doivent être renseignées pour les salariés étrangers pour l’édition du registre unique
du personnel.
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Fiche salarié : Onglet Info. Paye
Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent :
Options de bulletin
Menu Edition
115
Salaire et Durée du travail
Classement conventionnel
Contrat de Travail et statut catégoriel
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Fiche salarié : Onglet Info. Paye : options de bulletin
Payé au point :
La zone Payé à l’heure sera grisée et dans la zone Salaire, Base forfaitaire s’affichera et c’est la
variable POINBASE qui sera alimentée.
Payé à l’heure :
La zone Payé au point sera grisée et dans la zone Salaire, Salaire horaire s’affichera et c’est la
variable SALHOR qui sera alimentée.
Pourboire
Cochez l’option si le salarié est rémunéré au pourboire.
Base de cotisation forfaitaire :
Vous devez cocher cette option si les cotisations de votre salarié sont calculés sur une base
forfaitaire.
Remarque !!!
Cette option permet uniquement de renseigner une rubrique dans votre fichier DADS-U
disponible à partir de la version PRO.
Vacataire et Hors effectifs :
Ces zones sont à titre indicatif.
Retour à l'onglet Info. Paye
Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Salaire
Salaire mensuel :
Selon les cases cochées précédemment, vous saisissez le salaire mensuel (variable SALBASE,
pour les salariés mensuels), le salaire horaire (variable SALHOR, pour les salariés payés à
l’heure), ou la base forfaitaire (variable POINTBASE, pour les salariés payés au point)..
Nombre de payes par mois :
Pour les salariés ayant plusieurs payes (bulletins) par mois, indiquez le nombre de payes (entre 1
et 20) que vous souhaitez pouvoir générer sur le mois.
Taux A.T. :
EBP Paye V17
116
Sélectionnez dans la liste déroulante le taux AT du salarié. Ce choix est nécessaire pour la
DADS et il est reporté dans la variable TAUXAT qui est utilisé dans certaines rubriques. Chaque
taux proposé ici a été défini dans Dossier + Propriétés + Préférences, Onglet URSSAF.
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Durée de travail mensuelle :
Renseignez ici, la durée de travail mensuelle contractuelle du salarié.
Durée de travail hebdomadaire :
La durée hebdomadaire est calculée de façon automatique en fonction de la durée de travail
mensuelle. (Durée mensuelle / 4.33333333)
Ancienneté :
(variable ANCIENNETE) :
Le nombre de mois d’ancienneté du salarié doit être saisi manuellement en création. Il sera
incrémenté à chaque clôture du mois et pourra servir dans le calcul de la prime d’ancienneté.
Unité horaire :
Vous devez sélectionner le code unité horaire dans lequel est exprimé la durée contractuelle du
temps de travail du salarié et de l'entreprise.
Horaire entreprise :
Vous devez indiquer ici l'horaire usuel de l'entreprise.
Périodicité de paiement :
Vous devez indiquer la fréquence pour le paiement des salaires.
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Retour à l'onglet Info. Paye
Fiche salarié : Onglet Affectations : Exonérations URSSAF
Il est obligatoire de déclarer l’ensemble des exonérations auxquelles a droit un salarié. Par
exemple, Loi Fillon (allégement de cotisations), Temps partiel exo 30 %...
Même si le salaire brut du salarié ne justifie pas d’exonération, le nom de l’aide à laquelle il
pourrait avoir droit doit être déclaré dans les déclarations de fin d'année (DADS-U) (Option
disponible à partir de la version PRO).
Pour sélectionner la ou les exonérations, cliquez sur Modifier. Une liste s’affiche. Sélectionnez
toutes les exonérations du salarié pour la période en cours.
Par exemple, les salariés bénéficiaient de la Loi Aubry II jusqu’au 01/07/2003.
Puis à partir des bulletins de juillet 2003, Aubry II ne doit plus apparaître et mettre à la Fillon.
Dans le dossier de paye, il faut de la même manière sélectionner les exonérations à partir du
mois où elles doivent être prises en compte.
C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les exonérations correspondantes.
Pour valider votre sélection, cliquez sur valider.
Menu Edition
117
Attention !!!
Cette zone n’est accessible qu’après l’enregistrement de la fiche du salarié.
A quoi sert le bouton Généraliser ?
Si vous avez renseigné en cours d’année vos exonérations URSSAF vous avez la possibilité de
les généraliser depuis le début de l’année.
Exemple !!!
CAS N°1 : Jamais renseigné :
Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE depuis le début de l’année. Vous ne l’avez jamais
renseigné.
Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît, il vous indique qu’aucune exonération
n’a été trouvée et si vous souhaitez l’appliquer depuis le début de l’année.
Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible.
CAS N°2 : Renseigné au cours de l’année
Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE depuis le début de l’année. Vous êtes sur le mois de
Décembre et vous l’avez renseigné en Février.
Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît, il vous indique qu’aucune exonération
n’a été trouvée en janvier et si vous souhaitez appliquer l’exonération 10 sur janvier.
Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible.
CAS N°3 : Renseigné au cours de l’année et changé en fin d’année.
Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE de janvier à juin, en février vous avez renseigné le
code 10. En juillet vous avez renseigné le code 13 et vous êtes sur le mois de décembre.
Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît en vous indiquant qu’aucune
exonération n’a été trouvée en janvier et si vous souhaitez appliquer l’exonération 10 sur janvier.
Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible
Le code 13 ne sera pas généralisé car vous avez renseigné avant ce code, le code 10.
Pourquoi le bouton généraliser est grisé ?
Soit vous avez déjà appliqué cette option à votre salarié, soit vous avez toujours renseigné vos
exonérations à votre salarié depuis le début de leur période d’activité.
Si vous constatez un erreur, vous devrez la modifier manuellement dans votre fichier DADS-U
(option disponible à partir de la version PRO)
Retour à l'onglet Affectations
Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Classement conventionnel
Renseignez les champs concernés pour déterminer le classement de votre salarié. Si aucun
champ n’est renseigné, dans votre fichier DADS-U, (option disponible à partir de la version PRO)
la rubrique concernant le classement conventionnel sera alors renseignée avec Sans
classement conventionnel.
La zone Coef. Hiérarchique alimente une variable POINTCOEF accessible par la saisie des
variables et pouvant être utilisée dans les rubriques de paye.
En revanche, le Niveau, l’Indice, la Position et l’Echelon sont des zones alphanumériques qui
n’alimentent pas de variable accessible par la saisie des variables. Ces données peuvent
toutefois être imprimées sur les bulletins de salaire.
Retour à l'onglet Info. Paye
Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Contrat de Travail et Statut catégoriel
EBP Paye V17
118
Code population : ce champ est obligatoire*
Le code population permet de définir la situation administrative générale du salarié ou de l'agent.
Ce champ est très important pour la déclaration N4DS.
Nature du contrat de travail : ce champ est obligatoire*
Il faut indiquer ici la nature du contrat de travail signé avec le salarié.
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Intitulé du contrat de travail : ce champ est obligatoire*
Il faut préciser l'intitulé du contrat de travail. Si aucun intitulé ne correspond à votre salarié, vous
devez sélectionner "Autres contrats".
Date de fin de contrat prévue
Si le contrat de travail est un Contrat à Durée Déterminée vous devez obligatoirement renseigner
la date de fin de CDD.
Au moment de la préparation du bulletin, un message d'avertissement s'affichera dès que la date
de fin de CDD arrive à échéance.
Modalité de l'activité : ce champ est obligatoire*
Ce champ permet d'indiquer la spécificité du contrat de travail. Si le contrat de travail de votre
salarié ne dispose pas de l'une des spécificités proposées alors sélectionner "salarié non
concerné".
Modalité de l'exercice : ce champ est obligatoire*
Il convient de renseigner sur ce champ les modalités de l'exercice du travail. Cette information
est nécessaire notamment pour calculer les droits à l'assurance chômage.
Taux de travail à temps partiel : ce champ est obligatoire*
C’est le rapport entre l’horaire du salarié et la durée collective du travail. Par exemple 80.00 pour
un salarié à 80%. Ce champ doit être renseigné si la caractéristique du contrat de travail est
Temps partiel.
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Statut catégoriel : ces champs sont obligatoires*
• IRC : Choisissez le code du statut catégoriel de votre salarié au sens du régime
de retraite complémentaire
• CCN : Choisissez le code du statut catégoriel de votre salarié au sens de la
convention collective de votre entreprise
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Nature d’emploi : ce champ est obligatoire*
La nature d'emploi est un champ de saisie libre.
Qualification :
Cette information est reprise pour l’impression de l’attestation Pôle emploi et l’impression des
bulletins
Menu Edition
119
Service :
Le service peut servir à faire un tri dans la saisie des variables.
Le service est un champ de saisie libre.
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Retour à l'onglet Info. Paye
Fiche salarié : Onglet Affectations
Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent :
Caisse de rattachement
Exonérations URSSAF
Régimes
Convention Collective
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Fiche salarié : Onglet Affectation : Caisse de rattachement
Attention !!!
Cette zone n’est accessible qu’après l’enregistrement de la fiche du salarié.
Attention !!!
Vous devez obligatoirement renseigner cette zone avant la création de votre premier bulletin.
Si vous ne le faites pas tout de suite, lors de la péparation de votre fichier DADS-U (option
disponible à partir de la version PRO) une nouvelle situation sera créée.
A quoi sert cette option ?
Chaque salarié est affilié, lorsqu’il est embauché, à un régime complémentaire, spécial ou de
congés payés BTP.
Il est obligatoire de préciser ici, les caisses pour lesquelles il va cotiser. Ces caisses ou
organismes sont créés dans la table Organisme
Remarque !!!
Si vous êtes une entreprise du bâtiment, chaque salarié doit obligatoirement être rattaché à une
caisse de congés payés BTP et une seule.
Le salarié ne relève d’aucun régime :
L’option Pas de régime complémentaire est sélectionnée par défaut.
EBP Paye V17
120
Le salarié relève au moins d’une caisse :
Désactivez l’option Pas de régime complémentaire et cliquez sur le bouton Modifier puis
sélectionnez le ou les organismes du salarié.
Exemple !!! Pour un salarié cadre
Un salarié Cadre relève d’une caisse ARRCO et d’une caisse AGIRC.
Ces organismes devront être déclarés dans la préparation de votre fichier DADS-U (option
disponible à partir de la version PRO) et pour chaque situation.
Cela signifie que le changement de caisse en cours d’année est un DECLENCHEUR et génèrera
une nouvelle situation.
Exemple !!! Pour un salarié non-cadre qui devient cadre
Un salarié est embauché au 01/01/2005 en Non Cadre. Il est affilié à une caisse ARRCO.
Au 01/06/2005, ce salarié passe Cadre et donc est affilié en plus à une caisse AGIRC.
Deux situations sont à déclarer :
- Pour la première situation, seule la caisse ARRCO sera déclarée.
- Pour la deuxième situation, les deux caisses ARRCO et AGIRC seront déclarées.
Souvent le changement de caisse est lié à un changement dans l’activité du salarié (ici, le statut
professionnel).
Le déclencheur (et motif de début de nouvelle situation) est la modification de son Statut
professionnel.
Aucun organisme n’apparaît dans la liste ?
Aller dans la table Organisme, et vérifier que le type de caisse est bien renseigné (caisse de
conges payés BTP, Cnracl, IRC ou IRCANTEC)
Retour
Fiche salarié : Onglet Affectation : Régimes
Chaque salarié relève d’un ou plusieurs régimes de base obligatoire (200 : régime général, 300 :
régime agricole...) pour couvrir les risques maladie, accident du travail, vieillesse.
Renseignez alors le Régime Base Obligatoire si tous les risques sont couverts par le même
régime.
En revanche si pour l’un des risques, l’affiliation est différente, il ne faut alors pas renseigner le
Régime de base obligatoire mais renseigner les quatre autres risques (maladie, Accident du
travail, vieillesse).
Le ou les régimes sont à déclarer dans la DADS-U (option disponible à partir de la version PRO)
pour chaque situation.
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Retour
Sélection d'un organisme
Vous devez cocher dans cette fenêtre la ou les caisses de retraite auxquels le salarié cotise.
Pour les dossiers crées avec un type bâtiment, vous devez également affecter la caisse du
Menu Edition
121
bâtiment dont dépend le salarié.
Comment faire quand je n'ai pas mes organismes ou rien dans cette fenêtre ?
Vous devez aller paramétrer la fiche de vos différents organismes. Pour cela :
• allez dans le menu Edition + Organisme,
• ouvrez le dossier Autres
• sélectionnez votre organisme et indiquez le code de la caisse.
• enregistrez la modification.
Fiche salarié : Onglet Affectation : Convention Collective
La convention collective est par défaut celle des préférences du dossier.
Le champ IDCC est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour dans
le fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO).
Un champ Libellé pour impressions correspond au libellé qui est repris pour les éditions. Pour
les salariés déjà présents avant la mise à jour de votre dossier, le libellé antérieurement saisi est
repris ici ou réinitialisé avec le libellé des préférences du dossier si vous avez modifié vos
préférences.
Pour un nouveau salarié, Le code IDCC et le libellé sont repris à partir des préférences du
dossier.
Pour chacun de vos salariés, vous pouvez modifier le code IDCC et le libellé.
Retour
Fiche salarié : Onglet Entrée / Sortie
Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent :
Gestion des Entrées / Sorties
Gestion des situations
Gestion du Solde de tout compte
Fiche salarié : Onglet Entrée / Sortie : Gestion du Solde de Tout Compte
Vous avez la possibilité, afin de créer votre attestation Pôle emploi ou pour la future génération
du fichier DNA (Option disponible à partir de la version PRO), de typer le dernier bulletin de vos
salariés solde de tout compte (STC).
Dans la zone Changements de Situation, STC apparaît devant la date de début et de fin du
bulletin.
Comment créer un solde de tout compte ?
Vous devez sélectionner le bulletin que vous souhaitez typer "Solde de Tout Compte" en vous
positionnant sur la période de Début ou de Fin puis :
• Cliquez sur le bouton Créer un STC
• Complétez les informations dans la fenêtre Informations sur le Solde de Tout
Compte
Vous pouvez également Modifier ou Supprimer un STC en le sélectionnant dans la liste.
EBP Paye V17
122
Remarque !!!
Vous pouvez également créer votre STC sur le bulletin en cours
Retour à l'onglet Entrée / Sortie
Fiche salarié : Onglet chômage
Assujettissement assurance chômage :
Il faut sélectionner le code assujettissement de l'activité du salarié afin d'identifier s'il est assujetti
à l'assurance chômage ou non.
Exonération assurance chômage :
Renseigner ici si votre activité est exonérée de cotisation à l'assurance chômage sur la part
patronal ou salarié ou si vous n'êtes pas concerné par cette exonération.
Assujettissement à l'AGS :
Renseigner ici si votre activité est assujettie à titre obligatoire à l'AGS ou non.
Contrat aidé au sens Pôle emploi :
Renseignez, si vous avez signé ou non un contrat aidé avec votre assurance Chômage. Il existe
3 aides qui sont les suivantes :
• Contrat jeune en entreprise
• Aide dégressive à l'employeur (ADE)
• Soutien à l'emploi des jeunes diplômés dans les DOM et à Saint-Pierre-etMiquelon.
Date de signature de la convention et la référence de la convention :
Vous devez renseigner la date de signature avec le pôle emploi du contrat aidé et la référence de
la convention.
Fiche salarié : Onglet Congés / DIF
Les congés
Indiquez les différents éléments de congés liés au salarié :
• Son droit aux congés payés par mois. Il faut y indiquer le nombre de jours acquis
chaque mois par le salarié. Par défaut, c'est le nombre de jours indiqué dans les
préférences du dossier qui est reporté. Vous pouvez le modifier manuellement pour
chaque salarié.
• Son droit aux congés supplémentaires par mois. Si votre salarié a des congés
Menu Edition
123
supplémentaires, vous devez y indiquer le nombre de jours acquis chaque mois par le
salarié. Par défaut, c'est le nombre de jours indiqué dans les préférences du dossier qui
est reporté. Vous pouvez le modifier manuellement pour chaque salarié.
• Son droit aux congés ancienneté pour l’année. Si votre salarié acquiert des congés
d'ancienneté, vous devez y indiquer le nombre de jour qui s'incrèmentera chaque année
sur le premier mois de l'exercice des congés.
Le bouton Reprise CP vous permet de reprendre l'intériorité des congés payés de votre salarié si
vous créez votre dossier en cours d'exercice.
Le DIF
Cochez l’option Acquisition au DIF, si votre salarié en est bénéficiaire. Le nombre d'heure qui
apparaît est celui qui est renseigné dans l'onglet Congés/DIF des préférences de votre dossier.
Vous avez la possibilité de modifier ce nombre d'heure. Par exemple dans le cas de travail à
temps partiel, indiquez lui son droit annuel proratisé.
Remarque !!!
Vous pouvez décocher l'option si vous souhaitez que le DIF ne se cumule plus lors de la
clôture mensuelle.
Le bouton Reprise DIF vous permet de mettre à jours le DIF de votre salarié.
Remarque !!!
Vous devez renseigner un mois de clôture du DIF dans les préférences de votre dossier
(ce dernier permet de mettre à jour le droit annuel du DIF de vos salarié lors de la clôture
mensuelle)
Fiche salarié : Onglet Prévoyance/Assurance
Qu’est-ce qu’une prévoyance ?
Dans le cadre collectif des entreprises, les institutions de prévoyance apportent aux salariés des
couvertures complémentaires liées à la personne humaine. Il s’agit des garanties de prévoyance
(décès, invalidité, incapacité, ...) et de complémentaire santé (frais de soins de santé).
La quasi totalité des institutions de prévoyance, sont adhérentes au CTIP (Centre Technique des
Institutions de Prévoyance).
Pourquoi renseigner l'onglet prévoyance/Assurance de votre salarié ?
Les caisses de prévoyance et d'assurance ont besoin de connaître tous les événements
(S45.G05.05) liés à un contrat. Il nous est impossible de déterminer d'après les bulletins les
événements qui ont lieu sur le contrat. Par conséquent il est indispensable que vous indiquiez
manuellement dans cet onglet les différents événements que le salarié a eu.
Remarques !!!
Pour la DADS-U, il faut déclarer la prévoyance dans les structures commençant par S45. Elles
sont présentes par salarié et par période d’activité et uniquement si le salarié relève d’un régime
de prévoyance.
EBP Paye V17
124
Explication de l'onglet prévoyance/assurance :
• Affilier à un contrat : Le bouton Affilier à un contrat sert à rattacher votre salarié aux
différents contrats.
• Supprimer une affiliation : Le bouton Supprimer une affiliation sert à retirer
complètement un contrat auquel le salarié est rattaché.
Important !!!
Si vous supprimez une affiliation vous n'avez pas d'autre solution que de tout remettre
manuellement.
• Modifier les périodes : Le bouton modifier les périodes permet de changer les périodes
de cotisation. Ces périodes sont automatiquement détectées en fonction de vos bulletins.
Pour avoir plus d'informations sur la boîte Modifier les périodes, cliquez ici.
• Contrat : Dans la zone contrat, vous n'avez que les contrats auxquels le salarié a été
rattachés.
• Ajouter : Le bouton ajouter permet d'ajouter un événement sur le contrat qui est
sélectionné. Il n'est pas possible d'ajouter un nouveau contrat par ce bouton. Si vous
souhaitez ajouter un contrat supplémentaire à votre salarié, vous devez passer par le
bouton Affilier à un contrat.
• Modifier : Le bouton modifier permet de modifier un événement lié au contrat. Seuls les
événements en noir peuvent être modifiés.
• Dupliquer : Le bouton Dupliquer permet de copier un événement lié au contrat. Seuls les
événements en noir peuvent être modifiés.
• Supprimer : Le bouton Supprimer permet de supprimer un événement lié au contrat.
Seuls les événements en noir peuvent être modifiés. Il n'est pas possible de supprimer
un contrat dans sa totalité par ce bouton, si vous souhaitez supprimer un contrat dans sa
totalité vous devez passer par le bouton Supprimer une affiliation.
Comment sont générées les périodes de cotisation ?
Dès que la salarié est affilié un à un contrat, et que ce dernier a dans son bulletin une ou
plusieurs rubriques de cotisation rattachées à ce même contrat, une période de cotisation est
créée.
Combien de contrats peut-on gérer en même temps ?
Le nombre de contrats par salarié n'est plus limité.
Fiche salarié : Onglet Prévoyance, événement du contrat de prévoyance
La prévoyance a besoin de connaître tous les événements liés à un contrat. Pour indiquer les
événements qui sont intervenus tout au long du contrat vous devez indiquer dans cette boîte les
informations concernant le changement dans le contrat.
• Contrat
Si vous faites une affiliation à un contrat vous devez indiquer à quel contrat votre salarié est
affilié.
Si vous ajouter un événement sur le contrat de prévoyance la zone est grisée. L'ajout d'un
événement se fait obligatoirement sur le contrat de prévoyance qui est sélectionné.
• A partir de
Vous devez indiquer à partir de quelle date a lieu le motif de changement du contrat de
prévoyance.
• Le motif de changement du contrat
Vous devez indiquer le motif du changement du contrat.
• Code option
Il s'agit des codes options définis dans le contrat, que le salarié peut choisir individuellement. Les
valeurs de code sont fournies par l'institution de prévoyance ou la mutuelle, et sont à renseigner
sur sa demande.
Menu Edition
125
• Code population
Il s'agit du code population défini dans le contrat, auquel le salarié est rattaché. Les valeurs de
code sont fournies par l'institution de prévoyance ou la mutuelle, et sont à renseigner sur sa
demande.
Fiche salarié : Onglet Complément
Niveau d’études
Sélectionnez ici le niveau d’étude de votre salarié.
Lieu de travail à l'étranger
Ce champ permet de préciser si le lieu de travail du salarié est situé en zone frontalière ou à
l'étranger.
Remarque !!!
Cette option permet uniquement de renseigner une rubrique dans votre fichier DADS-U
disponible à partir de la version PRO.
Rémunération sur plusieurs établissements
Cette zone doit être renseignée pour une entreprise soumise à la taxe sur les salaires, et dans le
cas où le salarié travaillerait pour plusieurs établissements de l’entreprise : il faut préciser pour
l’établissement en cours (dossier ouvert) s’il est Agglomérant ; c’est-à-dire si c’est cet
établissement qui détermine la taxe sur les salaires pour l’ensemble des rémunérations perçues
par le salarié. Dans ce cas la zone est renseignée à A pour le salarié.
Si l’établissement agglomérant est un autre établissement que celui en cours, alors il faut
renseigner la zone avec la lettre P + NIC de l’établissement agglomérant.
Lieu de travail autre que l’établissement
Indiquez ici l’adresse du lieu géographique de travail de votre salarié si elle est différente du lieu
d’affectation.
La raison sociale, l’adresse, CP, ville et SIRET sont des informations obligatoires pour la DADS.
Salarié travaillant pour une entreprise étrangère
Vous devez préciser le statut du salarié s'il travaille pour le compte d'une entreprise étrangère en
sélectionnant un des choix de la liste.
Elections prud’homales
Les élections prud’homales ont lieu tous les 5 ans.
Pour la procédure de constitution des listes électorales (C. trav., art. L. 513-3), la déclaration
prud’homale ne prendra plus la forme d’une déclaration spécifique faite par l’employeur. Elle sera
intégrée dans la DADS.
Aussi, il faut dès maintenant renseigner les informations nécessaires au niveau de la fiche
salarié. (Collège, Section)
La zone Droit de contrat de travail doit obligatoirement être renseignée pour valider la fiche de
votre salarié.
Dans le secteur public, la zone Droit de contrat de travail doit être renseignée 02 - Pas de
contrat de travail de droit privé, puis renseigner la Situation administrative du salarié.
EBP Paye V17
126
Fiche salarié : Onglet Règlement
Cet onglet permet de saisir les informations nécessaires au règlement du salarié, et le compte
comptable.
Le mode de règlement choisi vous permettra d’éditer une lettre-chèque par Impressions +
Lettres chèque (disponible à partir de la version PRO), ou d’effectuer un virement sur disquette
par Gestion + Virements + Des salaires (saisie du RIB obligatoire, le numéro d’IBAN sert
uniquement pour des communications avec des banques étrangères).
Le logiciel vous propose le numéro de compte 421 (Rémunérations dues) qui regroupera
l'ensemble des salaires nets. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général.
Fiche salarié : Onglet Commentaires
Saisissez ici les commentaires concernant votre salarié. Cette zone est reprise lors de
l’impression du bulletin du salarié.
Fiche salarié : Les Champs personnalisés
La création d’un champ personnalisé permet de définir de nouveaux champs de saisie.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Champs personnalisés
Fiche salarié Onglet Champs personnalisés
Généralités :
La création de champs personnalisés est très utile, car cela permet d’adapter la fiche Salarié en
ajoutant une ou plusieurs zones et y saisir des informations particulières.
Ils pourront être édités sur les bulletins de paye.
Important !!!
L’ajout de champ personnalisé est suivi d’une réorganisation des fichiers. Nous vous conseillons
donc vivement de créer les champs avant de définir l’ensemble de vos salariés.
Comment créer un champ personnalisé ?
• Cliquez sur le bouton Ajouter/ Modifier/ Supprimer un champ.
• Sélectionnez le champ Employé et cliquez sur le bouton Ajouter.
• Saisissez alors sur la partie droite de l’écran le nom, la description, le type et la longueur
du champ, puis cliquez sur OK. Attention : la longueur indiquée sera diminuée d’un
caractère.
Un message vous avertit que cette modification nécessite la fermeture et la réouverture du
dossier. Cliquez sur Oui.
De retour dans le dossier, la fiche Salarié contient un nouveau champ : pour saisir dans cette
Menu Edition
127
zone, cliquez sur Modifier la valeur du champ.
Fiche salarié : Onglet DUCS
Cet onglet affiche la liste des codes de personnel du profil rattaché au salarié. Il permet
également de rajouter d'autres codes (URSSAF ou Pôle emploi) pour des rubriques de
cotisations ajoutées dans le bulletin du salarié.
L’ajout des codes personnels doit être effectué avant de lancer le calcul du bulletin pour que les
montants soient correctement calculés. Ce paramétrage peut être réalisé également à partir des
profils : voir la DUCS.
Fiche salarié : Bouton Modifier
Exonérations URSSAF
Sélectionnez dans cette liste toutes les exonérations du salarié pour la période en cours.
Par exemple !!!
Les salariés bénéficiaient de la Loi Aubry II jusqu’au 01/07/2003.
Puis à partir des bulletins de juillet 2003, Aubry II était détachée et Fillon était sélectionnée. Dans
le dossier de paye, il faut de la même manière sélectionner les exonérations à partir du mois où
elles doivent être prises en compte.
C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les exonérations correspondantes.
Pour valider votre sélection, cliquez sur valider.
Retour Onglet Affectations : Exonérations URSSAF
Caisses de rattachement
Sélectionnez dans cette liste toutes les caisses de rattachement de votre salarié pour la période
en cours.
Exemple !!! Pour un salarié cadre
Un salarié Cadre relève d’une caisse ARRCO et d’une caisse AGIRC.
Ces organismes devront être déclarés dans chaque situation DADS-U (S41.G01.01)
Cela signifie que le changement de caisse en cours d’année est un DECLENCHEUR et génèrera
une nouvelle situation.
Exemple !!! Pour un salarié non-cadre qui devient cadre
Un salarié est embauché au 01/01/2005 en Non Cadre. Il est affilié à une caisse ARRCO.
Au 01/06/2005, ce salarié passe Cadre et donc est affilié en plus à une caisse AGIRC.
Deux situations sont à déclarer :
- Pour la première situation, seule la caisse ARRCO sera déclarée.
- Pour la deuxième situation, les deux caisses ARRCO et AGIRC seront déclarées.
C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les caisses de rattachement de votre
salarié.
Pour valider votre sélection, cliquez sur valider.
Retour Onglet Affectation : Caisse de rattachement
Comment supprimer une fiche salarié ?
EBP Paye V17
128
Si vous souhaitez supprimer une fiche salarié vous devez vous assurer que le salarié n’a pas eu
de bulletin de salaire au cours de l’exercice précédent.
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné le salarié
à supprimer)
Barre d’outils
Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
Arborescence Cliquez sur le salarié à supprimer, clic droit de la
souris puis supprimer..
Pourquoi le message «Impossible de supprimer ce salarié car il possède au moins un
bulletin dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain
exercice » apparaît en suppression ?
Votre salarié a eu au moins un bulletin de réalisé au cours de votre exercice précédent, vous ne
pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice.
Si vous ne souhaitez plus le voir dans l’arborescence faites un clic droit sur votre salarié puis
sélectionnez « Masquer les salariés sortis »
La DUE
La Déclaration Unique d'Embauche
La déclaration unique d'embauche (DUE) est une formalité obligatoire liée à l'embauche d'un
salarié.
Cet assistant va vous permettre de saisir toutes les informations nécessaires pour compléter
votre DUE.
Comment y accéder ?
Fiche du salarié Bouton DUE dans l’entête de la fiche du salarié
Remarque !!!
Pour accéder à ce bouton, la fiche du salarié doit être enregistrée.
Comment paramétrer les différentes données ?
Avant de lancer cette option, vous devez renseigner :
• les coordonnées de votre dossier
• les informations légales d'identification
• les informations concernant le service de santé au travail
Attention !!!
Si l’adresse de correspondance est différente de l’adresse de votre dossier, veuillez renseigner
cette dernière dans les coordonnées de votre dossier.
Quelle DUE souhaitez-vous réaliser ?
Menu Edition
129
• une DUE pour le régime général
• une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à
partir de la version PRO)
• une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les
entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier)
Q'est-ce que la DUE régime général ?
La déclaration unique d'embauche (DUE) permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs
formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, dont la déclaration préalable à l'embauche
(DPAE).
Qui doit déclarer ?
Tous les employeurs, à l'exception des particuliers, quels que soient le secteur d'activité, les
conditions d'exercice de la profession et la durée d'engagement, pour toute embauche d'un
salarié relevant du régime général de la Sécurité Sociale.
Quand ?
Avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié et au plus tôt 8 jours avant
l'embauche, notamment pour la DPAE.
Que déclarer ?
La DUE regroupe les 7 formalités suivantes :
la déclaration préalable à l'embauche,
la déclaration d'une première embauche dans un établissement,
la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale,
la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage,
la demande d'adhésion à un service de santé au travail,
la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de
la visite médicale obligatoire,
la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle
de données sociales (DADS).
Auprès de qui ?
La DUE doit être transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche.
Comment ?
La DUE peut être effectuée dans votre logiciel, soit sur papier soit directement par Internet, en
passant par la fiche du salarié.
Conséquences d'une déclaration incorrecte
Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information
incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE qui aura pour effet :
de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux,
de pénaliser l'employeur dans ses droits à exonération,
de rendre l'employeur passible de sanctions.
Suivi des étapes de la DUE Régime général :
• Etape 2 : Choix DUE Papier ou Internet
• Etape 3 : Internet : Lien sur le site Internet
EBP Paye V17
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• Etape 3 : Papier : Situation du salarié
• Etape 4 : Papier : Date et Heure d'embauche
• Etape 5 : Contrat de travail
• Etape 6 : Eléments sur l'emploi
• Etape 7 : Rémunération
• Etape 8 : Durée du travail
• Etape 9 : Renseignements sur l'entreprise
• Etape 10 : Demande d'immatriculation
• Etape 11 : Edition
Les étapes DUE : régime général
Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE régime général ?
Etape 2 : Type de la déclaration
Etape 3 : Situation du salarié
Etape 4 : Date et Heure d'embauche
Etape 5 : Contrat de travail
Etape 6 : Eléments sur l'emploi
Etape 7 : Rémunération
Etape 8 : Durée du travail
Etape 9 : Renseignements sur l'entreprise
Etape 10 : Demande d'immatriculation
Etape 11 : Edition
Qu'est-ce que la DUE MSA ?
La déclaration unique d'embauche pour les salariés agricoles (DUE MSA) permet d'effectuer, en
une seule fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, dont la
déclaration préalable à l'embauche (DPE).
Attention !!!
Cette option est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
Qui doit déclarer ?
Tous les employeurs relevant du régime de protection sociale agricole, à l'exception de ceux qui
utilisent le titre emploi simplifié agricole (TESA), pour toute embauche d'un salarié relevant du
régime de protection sociale agricole.
Quand ?
Avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié et au plus tôt 8 jours avant
l'embauche.
Que déclarer ?
La DUE MSA regroupe les formalités suivantes :
la déclaration préalable à l'embauche (DPE),
la déclaration d’embauche,
la demande d'immatriculation d'un salarié au régime de protection sociale agricole,
la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de
la visite médicale obligatoire,
la demande d’affiliation des salariés auprès des institutions de retraite complémentaire
obligatoire pour les entreprises adhérentes à la CAMARCA et à la CRCCA,
la demande de bénéfice de taux réduits pour l'emploi d'un travailleur occasionnel ou
Menu Edition
131
demandeur d'emploi,
la demande de bénéfice de certaines mesures pour l’emploi, détaillées dans la notice
explicative (à demander à votre MSA)
Auprès de qui ?
La DUE MSA doit être transmise à la caisse MSA dont relève l'établissement concerné par
l'embauche.
Comment ?
La DUE MSA peut être effectuée dans votre logiciel sur support papier.
Conséquences d'une déclaration incorrecte
Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information
incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE MSA qui aura pour effet :
de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux,
de pénaliser l'employeur dans ses droits à exonération,
de rendre l'employeur passible de sanctions.
Suivi des étapes de la DUE MSA :
• Etape 2 : Type de la déclaration
• Etape 3 : Situation du salarié
• Etape 4 : Date et Heure d'embauche
• Etape 5 : Contrat de travail
• Etape 6 : Eléments sur l'emploi
• Etape 7 : Rémunération
• Etape 8 : Durée du travail
• Etape 9 : Conditions de travail
• Etape 10 : Service de santé au travail
• Etape 11 : Pièce à joindre
• Etape 11 : Edition
Les étapes DUE : Régime MSA
Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE MSA ?
Etape 2 : Type de la déclaration
Etape 3 : Situation du salarié
Etape 4 : Date et Heure d'embauche
Etape 5 : Contrat de travail
Etape 6 : Eléments sur l'emploi
Etape 7 : Rémunération
Etape 8 : Durée du travail
Etape 9 : Conditions de travail
Etape 10 : Service de santé au travail
Etape 11 : Pièce à joindre
Etape 11 : Edition
Attention !!!
Cette option est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO
Qu'est-ce que la DUE Salarié intérimaire ?
EBP Paye V17
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La déclaration unique d'embauche pour un salarié intérimaire permet d'effectuer, en une seule
fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié.
Votre logiciel vous permet d’imprimer cette Déclaration spécifique, cependant ce formulaire est
disponible auprès de votre U.R.S.S.A.F.
Attention !!!
Cette option est uniquement disponible si vous avez coché l’option Entreprise de travail
temporaire dans les préférences de votre dossier
Pourquoi cette déclaration particulière ?
Cette déclaration permet aux Entreprises de Travail Temporaire recrutant un salarié intérimaire
de réaliser les seules formalités les concernant et de tenir compte des spécificités liées à
l’embauche de personnels intérimaires.
Que déclarer ?
La DUE regroupe en une formalité les 5 obligations suivantes :
- La déclaration préalable à l'embauche,
- La demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la sécurité sociale,
- La demande d'adhésion à un service de santé au travail,
- La déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite
médicale d’embauche obligatoire,
- La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle de
données sociales (DADS
Auprès de qui ?
La DUE doit être transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche.
Comment ?
La DUE E.T.T. peut être effectuée dans votre logiciel sur support papier.
Suivi des étapes de la DUE E.T.T :
• Etape 2 : Type de déclaration
• Etape 3 : Date et Heure d'embauche
• Etape 4 : Edition
Les étapes DUE : Salarié Intérimaire
Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE Salarié Intérimaire
Etape 2 : Type de déclaration
Etape 3 : Date et Heure d'embauche
Etape 4 : Edition
DUE : Type de déclaration
Choisissez le type de Déclaration que vous souhaitez réaliser pour votre salarié.
• une DUE pour le régime général
• une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à
partir de la version PRO)
• une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les
entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier)
Menu Edition
133
Attention !!!
Cette fenêtre ne s’affiche qu’à partir du moment ou vous avez coché l’option Entreprise de
travail temporaire dans les préférences de votre dossier ou que vous êtes une société de type
Agricole.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
DUE : Choix du support
Indiquez ici le type de support que vous souhaitez utiliser pour envoyer votre déclaration, soit sur
papier, soit directement par Internet.
Attention !!!
L’option Internet est uniquement disponible pour la DUE Régime général.
Si vous choisissez de déclarer votre DUE par Internet, vous arriverez directement à l’étape
Internet : Lien sur le site Internet. Sinon, complétez les informations demandées dans les
différentes étapes.
DUE : Accès au site Internet
Si vous souhaitez que les informations de votre société ainsi que de votre salarié se pré-
remplissent dans le formulaire, vous devez décocher l’option « Utiliser le navigateur Internet
par défaut et ne pas tenter de pré-remplir le formulaire ».
Cliquez ensuite sur Terminer pour accéder directement à votre DUE pré-remplie.
Vous pouvez accéder directement au site de l’URSSAF sur la DUE en sélectionnant le lien
Internet proposé (Attention, dans ce cas, le formulaire ne sera pas pré-rempli).
Attention !!!
L’option Internet est uniquement disponible pour la DUE Régime général.
Remarque !!!
Sous le sytème d'exploitation Windows Vista, votre DUE ne pourra pas être pré-remplie. En effet,
cela est dû aux contraintes de sécurités imposées par ce système d'exploitation.
DUE : Situation du salarié
Sélectionnez ici la situation que votre salarié avait avant son arrivée dans votre établissement.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE : Situation du salarié MSA
Vous pouvez cocher l’une de ces deux cases si votre activité professionnelle est une activité de
culture, élevage, dressage, pisciculture ou toute autre activité visée à l’article L.7222-1 1° et 4° du
code rural et si le salarié que vous embauchez pour réaliser cette activité est :
• un salarié, que vous occupez pour une durée de maximum de 132 jours de travail
EBP Paye V17
134
effectif, consécutif ou non par année civile, sous contrat à durée déterminée. (sauf
dérogations)
• un demandeur d’emploi, inscrit à l’ANPE depuis au moins 4 mois ou depuis au
moins 1 mois s’il s’agit d’une inscription consécutive à un licenciement (justificatif à
joindre)
Remarque !!!
La durée maximum d’application des taux réduits est de 100 jours ouvrés par année civile, par
salarié et par employeur.
Pour bénéficier de la mesure, la demande doit intervenir au plus tard, dans les instants qui
précédent l’embauche (délais de la DPE).
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Date et heures d'embauche
Renseignez ici la date et l’heure prévisible d’arrivée de votre salarié dans votre établissement.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
DUE : Contrat de travail
DUE régime général :
Renseignez le type de contrat de votre salarié. Si le contrat est à Durée Déterminée, renseignez
la date de fin du contrat.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) :
Renseignez le type de contrat de votre salarié. Si le contrat est à Durée Déterminée, renseignez
la date de fin du contrat.
Si votre type de contrat est particulier (exemple : Contrat de vendange, contrat
d’apprentissage&ldots;) veuillez le préciser.
Vous devez impérativement joindre le justificatif, visé par l’administration compétente (volet
spécifique ou photocopie du contrat). Ce justificatif est indispensable pour vous permettre de
bénéficier d’une exonération de cotisations (à l’exception de certains contrats)
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Menu Edition
135
DUE : Eléments sur l'emploi (MSA)
Cochez l’option si votre salarié est cadre ou assimilé.
Dans ce cas préciser s’il est déclaré ou non à la CRCCA (Caisse de Retraite Complémentaire
des cadres de l’Agriculture)
• Déclaré dans la catégorie art. 4 ou 4 bis : ce sont les cadres de plein droit du fait
de leur fonction et de leur classification (ex : cadre dirigeant, ingénieur&ldots;)
• Déclaré dans la catégorie art. 36 : il s’agit des agents de maîtrise et techniciens
reconnus cadres par leur employeur (ex : chef d’équipe&ldots;)
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Rémunération
DUE régime général :
Renseignez les éléments sur la rémunération du salarié en saisissant le salaire brut mensuel de
votre salarié.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) :
Renseignez les éléments sur la rémunération du salarié en saisissant le salaire brut mensuel de
votre salarié.
Précisez également si votre salarié est rémunéré exclusivement en nature ou s’il est domicilié
fiscalement à l’étranger (dans ces cas, cochez les cases concernées)
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
DUE : Durée du travail
Renseignez la durée du travail du salarié qui a été portée au contrat de travail.
Sélectionnez dans la liste déroulante la périodicité et saisir la durée de travail.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
DUE : Conditions de travail
Ces renseignements permettent de déterminer si votre salarié devra effectuer des travaux
soumis à certaines exigences ou sera soumis de façon habituelle à des risques spéciaux
EBP Paye V17
136
Renseignez les conditions de travail à l’embauche en sélectionnant les choix proposés. Si le
salarié doit être soumis à un autre risque non listé, veuillez indiquer ce risque dans Autre risque
(ex : travaux en hauteur, travaux comportant des gestes répétitifs à cadence élevée&ldots;)
Remarque !!!
Le médecin du travail peut vous aider à préciser les risques de votre salarié en fonction de
l’emploi.
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Service de santé au travail
Cochez la case si le salarié :
• a été examiné par un médecin du travail pour un emploi identique dans les 6
mois précédant l’embauche ;
• a un handicap reconnu (soit par la COTOREP, soit à la suite d’un accident de
travail ayant entraîné une incapacité permanente partiel (IPP) d’au moins 10%) ;
• est un saisonnier recruté pour une durée égale ou supérieur à 45 jours (un
emploi saisonnier : il s’agit de travaux qui sont normalement appelés à se répéter
chaque année, à date à peu près fixe, en fonction du rythme des saisons)
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Pièces à joindre
Cette étape vous permet de visualiser les pièces à joindre à votre déclaration.
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Demande d'immatriculation
Menu Edition
137
Si le salarié n’est pas en mesure de fournir son numéro de sécurité, vous devez compléter ce
cadre.
Vous êtes tenu de déclarer dans les 8 jours qui suivent la date d’embauche, tout salarié non
immatriculé au régime général de la sécurité sociale.
Attention !!!
Cette demande d’immatriculation apparaît à partir du moment ou vous n’avez pas renseigné le n°
de sécurité sociale dans la fiche du salarié.
Seuls les salariés ne possédant ce numéro d’immatriculation doivent faire l’objet d’une demande.
Dans le cas ou vous avez oublié de le noter dans sa fiche, veuillez retourner dans la fiche du
salarié puis le saisir dans l’onglet Etat civil.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE : Eléments sur l'emploi
Renseignez les éléments décrivant l’emploi que votre salarié va occuper.
Sélectionnez dans la liste proposée la nature de l’emploi et la qualification de votre salarié et
renseignez la Durée en jour(s) de la période d’essai.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE : Renseignements sur l'entreprise
Effectif de l’établissement
Saisissez l’effectif de votre établissement avant l’embauche de ce salarié.
Attention !!!
Si vous êtes un établissement dépendant juridiquement d’une entreprise, vous devez indiquer
l’effectif de votre établissement uniquement dans cette zone.
Première embauche
Si votre salarié est le premier embauché dans votre établissement, vous devez renseigner
l’effectif complet de l’entreprise avant l’embauche.
Attention !!!
Si vous êtes un établissement dépendant juridiquement d’une entreprise, vous devez indiquer
l’effectif de l’entreprise, sinon, laissez cette zone à 0.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE : Edition
Editez votre Déclaration Unique d’Embauche en sélectionnant Terminer.
Remarque !!!
EBP Paye V17
138
Si vous souhaitez réaliser un aperçu écran avant d’imprimer votre DUE, cochez l’option «Ouvrir
un aperçu à l’écran au lieu d’imprimer ».
Liste des étapes pour la DUE régime Général
Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Eléments de la fiche Salarié
Fiche salarié : Onglet Bulletin
Cet onglet vous permet de contrôler, modifier, calculer, imprimer et envoyer par e-mail le bulletin
de votre salarié.
Pour réaliser un bulletin, vous devez :
• Saisir les congés, à partir de l’onglet Congés/Heures, ou dans Gestion +
Saisie des congés/heures.
• Saisir les variables directement dans le bulletin, ou à partir du bouton Variables
ou dans Gestion + Saisie des variables.
• Lancer la préparation du bulletin à partir du bouton Préparer ou dans Gestion
+ Préparation des bulletins.
• Lancer le calcul du bulletin, à partir du bouton Calculer ou dans Gestion
+ Calcul de la paye.
• Imprimer le bulletin à partir du bouton Imprimer ou dans Impressions +
Bulletins
Ces opérations, sauf la saisie des congés, peuvent être réalisées directement dans l’onglet
bulletin, ou d’une manière globale pour tous les salariés dans le menu Gestion ou Impressions.
Le bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. Les rubriques sont
regroupées dans des profils. Chaque salarié doit être associé à un profil pour que le logiciel
calcule le bulletin. Vous devez auparavant vous assurer que les variables, rubriques et profils
sont correctement paramétrés.
Si vous avez un doute sur le résultat d'une rubrique, consultez le justificatif des calculs de la
rubrique par le lien Expliquer la rubrique en ayant sélectionné au préalable la rubrique.
Les zones vertes dans le bulletin sont des zones de saisie.
Explication des options du bulletin :
Période de paye : Le logiciel propose automatiquement le premier et dernier jour du mois en
cours, sauf si le salarié est entré en cours de mois. Vous pouvez cependant la modifier.
Date de paye : Le logiciel propose automatiquement la date du dernier jour du mois courant.
Vous avez la possibilité de saisir une autre date de paye directement, ou de généraliser une date
à l’ensemble des salariés, par Gestion + Date de la paye.
Profil : Indispensable ! ! Sélectionnez ici le profil à associer au salarié. Les rubriques du profil
sont automatiquement intégrées, et le bulletin calculé.
Menu Edition
139
Régularisation : Le type de régularisation défini dans les préférences de votre dossier est
proposé par défaut, vous pouvez bien entendu sélectionner une autre fréquence de régularisation
pour le salarié. Pour un salarié Multi-bulletins, vous pouvez demander une régularisation bulletin
par bulletin.
Voici les différents boutons présents en bas de l’écran, sous le bulletin concernant les rubriques :
Ajouter permet d’ajouter une rubrique au bulletin. Cliquez sur le bouton et cochez
la ou les rubriques à ajouter. Une zone de recherche est disponible afin d'atteindre
plus facilement la rubrique désirée.
Retirer permet de retirer une rubrique du bulletin. Cliquez sur la ligne à retirer puis
sur le bouton. Dans tous les cas, les lignes à 0 ne s’impriment pas sur le bulletin.
De ce fait, ne les retirez pas car si vous établissez sur le mois suivant un bulletin
que vous aurez préparé à partir du bulletin précédent, alors, le bulletin préparé
risquerait d’être erroné après calcul.
Variables permet d’afficher les variables de la rubrique courante en vue de leur
saisie.
Monter permet de remonter la ligne courante.
Descendre permet de descendre la ligne courante.
Expliquer la rubrique ce lien permet d'afficher à l'écran le contenu de la rubrique
avec une explication et le résultat des formules indiquées dans la rubrique. Cette
aide est précieuse pour comprendre le résultat des formules.
Remarques !!!
- Les boutons Ajouter, Retirer, Monter et Descendre ne sont pas utiles si le profil a été
correctement paramétré.
- La saisie des variables peut être réalisée par le bouton Variables, ou directement en saisissant
dans les cases vertes, ou par le clic droit Variables à saisir ou par la commande Gestion +
Saisie des variables (très pratique à partir de cinq salariés).
Voici les différents boutons présents en bas de l’écran, sous le bulletin concernant le bulletin :
Préparer vous permet de construire le bulletin à partir du profil, à partir du bulletin
précédent, ou encore, pour un salarié multi-bulletins, de détruire le bulletin afin de
revenir au précédent.
Calculer calcule les montants du bulletin.
A l’envers vous permet de trouver un montant brut par rapport à un net voulu.
Historique vous ouvre l’historique des bulletins de l’année, afin de les consulter, de
les imprimer ou de les envoyer par e-mail.
E-mail lance l’envoi par e-mail du bulletin. Il faut au préalable, avoir : renseigné le
modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux, l’adresse email
du salarié dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié et coché l’option ’'Préfère
obtenir ses bulletins par e-mail".
Clôturer n’est utilisé que pour les salariés multi-bulletins, et permet de passer au
bulletin suivant.
Aperçu affiche le bulletin à l'écran (il faut au préalable, avoir renseigné le modèle
de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux
Imprimer lance directement l’impression sans passer par l'aperçu (il faut au
préalable, avoir renseigné le modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les
paramètres généraux
Créer STC permet de créer un bulletin de solde de tout compte pour le salarié.
Vous devez renseigner les différentes zones proposées dans la fenêtre
"Informations sur le solde de tout compte (STC)".
Modifier STC permet de modifier le solde de tout compte créé sur le bulletin.
Suppr STC permet de supprimer le solde de tout compte créé.
Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site
WebPaye du client un bulletin au format PDF.
EBP Paye V17
140
Remarques !!!
- Pour lancer une impression globale pour tous les bulletins, utilisez l’option Impressions +
Bulletins.
- Le bouton E-mail : Si l’adresse e-mail est renseignée dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié
et que l’option "Préfère obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas cochée, vous pourrez envoyer
exceptionnellement par e-mail le bulletin à votre salarié. Si aucun des deux champs n’est
renseigné (adresse e-mail et coche), l’adresse du salarié ne sera pas pré-renseignée dans votre
messagerie, vous devrez alors l’indiquer manuellement ou la renseigner dans la fiche de votre
salarié.
- L’historique des bulletins est accessible par le bouton Historique, ou par l’option Gestion +
Historique des bulletins.
- La préparation et le calcul du bulletin peuvent être lancer pour tous les salariés par Gestion +
Préparation des bulletins et Gestion + Calcul de la paye.
- La clôture des bulletins, pour les salariés multi-bulletins, peut être lancée par le bouton Clôturer
ou d’une manière globale dans Gestion + Clôturer les bulletins.
- La création, la modification ou la suppression du STC peut également se faire dans l'onglet
entrée/sortie de la fiche du salarié
Comment créer un solde de tout compte sur un bulletin ?
Lors du départ d'un salarié, vous devez réaliser son bulletin 'Solde de tout compte".
Vous avez la possibilité de renseigner sur le bulletin de votre salarié les informations concernant
son solde de tout compte (date de préavis, s'il a été effectué ou non, payé ou non, ainsi que les
informations concernant la rupture du contrat de travail)
Comment accéder à la création d’un solde de tout compte ?
L'onglet bulletin Edition + Salarié + "nom du salarié" + Onglet bulletin +
Bouton créer STC (pour typer un solde de tout compte
sur le bulletin courant)
L'onglet bulletin Edition + Salarié + "nom du salarié" + Entrée sortie
+ Bouton créer STC (pour typer un solde de tout
compte sur un des bulletins du salarié)
Définition des différentes zones concernant le préavis
Ces informations permettent de connaître la situation du salarié au regard du préavis. Cochez et
indiquez les dates de références, si le préavis a été :
• effectué et payé
• non effectué et payé
• non effectué et non payé
S'il n'y a pas de clause de préavis applicable cochez l'option Pas de clause de préavis
applicable.
Définition des différentes zones concernant la rupture du contrat de travail
Saisissez la date de dernier jours travaillé.
Menu Edition
141
La date de fin de contrat se renseigne automatiquement avec la date de sortie du salarié. Si la
date de fin de contrat est différentes, vous devez sélectionner dans cette zone la bonne date.
Sélectionnez le motif de rupture du contrat. Si vous sélectionnez l'un des motifs suivants :
licenciement pour liquidation judiciaire, fermeture définitive de l'établissement, pour motif
économique vous devez renseigner la date d'engagement de la procédure de licenciement et la
date de notification de la rupture.
Précisez s'il existe une clause de non concurrence au contrat de travail du salarié
Indiquez si le salarié a perçu une indemnité supra-légale lors du solde de tout compte lié a la
rupture du contrat de travail.
Si vous avez versé une indemnité compensatrice de CP, indiquez le nombre de jours ouvrables
de CP correspondant.
Remarques importantes !!
Toutes les informations saisies dans cette fenêtre sont récupérées lors de l'édition de
l'attestation d'employeur
Fiche salarié : Onglet Bulletin : Période de rattachement
Renseignez la période de rattachement de votre rubrique en indiquant la date de début et de fin
de la période de rattachement de la prime.
Pour pouvoir renseigner une période de rattachement vous devez avoir sélectionné dans votre
rubrique :
• la nature "Prime" et "Liée à l'activité avec période spécifique".
Remarques !!!
Cette période est reportée dans l'attestation Pôle emploi ainsi qu'à l'impression des bulletins de
salaires.
• la nature "Rappel de paie" avec une des autres sous-natures
Remarques !!!
Cette période est reportée dans la DNA ainsi qu'à l'impression des bulletins de salaires.
Liste des calendriers
Le calendrier des Congés payés
Ce calendrier permet de déclarer les jours de congés pris sur la période en cours. Les zones
Pris, RST N-1, RST N et RST ANC s’alimentent avec la saisie dans le calendrier. Les rubriques
associées sont RCONG, GCP, GCPA et GCPN1 . La variable alimentée est JOURPRIS.
Le calendrier Absences non payées
Ce calendrier reste inchangé. La saisie s’effectue en heures et alimente la variable HEUABS. La
rubrique associée est RABS.
Le calendrier des jours de suspension
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142
Ce calendrier alimente la variable JOURSUSPENSION.
Le calendrier Maladie non professionnelle
Ce calendrier remplace l’ancien calendrier Maladie. Il alimente la variable JOURMALADIE. La
saisie est en jours. La rubrique associée est RABSMAL (Ou RBR00107 pour le bâtiment).
Le calendrier Maladie Professionnelle
Ce calendrier alimente une variable JOURMALPROF. La saisie s’effectue en jours. La rubrique
associée est RABSMAPR (Ou RBR00104 pour le bâtiment.).
Le calendrier Maternité/Paternité
Ce calendrier alimente une variable JOURMATERPATER. La saisie est en jours. La rubrique
associée est RABSMAPA (Ou RBR00105 pour le bâtiment).
Le calendrier Accident du travail
Ce calendrier reste le même et alimente une variable HEUABSAT. La saisie s’effectue en
heures. La rubrique associée est RABSAT (Ou RBR00103 pour le bâtiment)
Le calendrier Accident de trajet
Ce calendrier alimente une variable JOURTRAJET. La saisie est en jours. La rubrique associée
est RABSTRAJ (Ou RBR00116 pour le bâtiment).
Le calendrier Invalidité première catégorie
Ce calendrier alimente une variable JOURINVAL1. La saisie est en jours. La rubrique associée
est RABSINV1 (Ou RBR00114 pour le bâtiment).
Le calendrier Invalidité deuxième catégorie
Ce calendrier alimente une variable JOURINVAL2. La saisie est en jour. La rubrique associée
est RABSINV2 (Ou RBR00115 pour le bâtiment).
Le calendrier Mi-temps thérapeutique
Ce calendrier alimente une variable JOURTHERA. La saisie est en jours. La rubrique associée
est RABSTHER (Ou RBR00113 pour le bâtiment).
Le calendrier Chômage Intempéries
Ce calendrier alimente une variable HEUABSINT. La saisie est en heures. Ce calendrier est
réservé aux entreprises du BTP qui pratiquent le chômage intempéries. La rubrique associée est
RABSINT. (Ou RBR00106 pour le bâtiment.).
Le calendrier à demi traitement (CNRACL)
Ce calendrier alimente une variable JOURMALDEMI. La saisie est en jours.
Ce calendrier est réservé aux entreprises du secteur public relevant de la CNRACL (Caisse
Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales). La rubrique associée est
RABSMADE. (Ou RBR00112 pour le bâtiment).
Le calendrier CP non rémunérés par l’employeur
Ce calendrier alimente une variable JOURCPNONREM. La saisie est en jours.
Ce calendrier est réservé aux entreprises du BTP pour lesquelles les congés pris ne sont pas
Menu Edition
143
payés par l’entreprise mais par une caisse de congés payés. La rubrique associée est
RABSNONRE (Ou la variable HEUCP = Min(JOURCPNONREM*HJOUR,HEUMOIS)).
Paye à l'envers
Pour réaliser une paye à l’envers, le bulletin doit être au préalable préparé et calculé.
Dans l’onglet Bulletin de votre salarié, vous devez ajouter ou vérifier que la rubrique dans
laquelle vous souhaitez ajuster votre salaire soit bien présente. Pour l'ajouter cliquez sur le
bouton Ajouter une rubrique (icône +).
Fonctionnement :
Cliquez sur le bouton A l’envers.
• Indiquez le Salaire net à payer désiré dans la zone de saisie ;
• Dans le cadre Rubriques de brut, sélectionnez la rubrique que vous souhaitez
modifier afin d'y intégrer la nouvelle valeur ;
• Dans le cadre Eléments à saisir, sélectionnez la variable ou la zone de saisie dans
laquelle vous souhaitez transférer le résultat du calcul. Les différentes zones de
saisie sont les suivantes :
o Base : si vous souhaitez modifier la base de votre rubrique. Si une variable à
saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez
directement le terme Base à saisir.
o Taux : si vous souhaitez modifier le taux de votre rubrique. Si une variable à
saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez
directement le terme Taux à saisir.
o Montant : si vous souhaitez modifier le montant de votre rubrique. Si une
variable à saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez
directement le terme Montant à saisir.
• Cliquez sur le bouton Calculer, la valeur qui permettra d'obtenir le salaire net à payer
désiré s'affiche en bas de l'écran. Vous obtenez également un tableau qui vous affiche la
base, le taux et le montant de la rubrique que vous avez sélectionné et qui permet
d'obtenir le salaire net à payer désiré.
• Cliquez sur le bouton Transférer, la valeur se transférera dans l'Elément à saisir
choisi.
Il n'y a pas de variable à saisir dans ma rubrique, que se passe-t'il ?
Dans votre onglet bulletin lorsqu'il n'y a pas de variable associée ni de valeur fixe dans
une de vos rubriques, la zone de calcul est vide et elle apparaît dans une zone de saisie
avec un fond vert.
Dans le calcul à l'envers dans le cadre Eléments à saisir, vous devez sélectionner soit
base à saisir, taux à saisir, ou montant à saisir.
Le salaire net à payer désiré n'est pas celui que j'ai demandé, il y a une erreur de centimes
?
La variable sélectionnée a une formule de calcul qui ne peut pas donner le montant que
vous souhaitez.
Le logiciel vous propose donc une valeur approchée que vous pouvez transférer ou non.
Ce cas peut se présenter si vous souhaitez modifier un nombre d'heures, ou une variable
qui ont un coefficient multiplicateur.
Pourquoi ce message apparaît : "La variable choisie n'est pas adaptée pour le net à payer
désiré" ?
EBP Paye V17
144
Il est possible que la variable que vous avez sélectionnée n'a pas d'incidence sur le résultat de
votre salaire net à payer. Nous vous conseillons de sélectionner une autre variable ou de vérifier
la formule de calcul dans votre rubrique.
Exemple 1 : ajustement du salaire brut du salarié !!!
Le salaire brut d’un salarié qui a un profil mensuel 35h est de 1400 euros, ce qui lui donne
(selon le contenu du bulletin), un salaire net de 1040 euros. Or, le salaire net à payer
souhaité est de 1100 euros net.
Cliquez sur A l’envers,
Saisissez le Salaire net à payer désiré 1100,
Dans la colonne Rubriques de brut, sélectionnez GMENS,
Dans la colonne Eléments à saisir, sélectionnez SALBASE,
Cliquez sur Calculer
Le logiciel vous indique la valeur de la variable SALBASE à indiquer afin d'obtenir le
salaire net de 1100 euros..
Cliquez sur Transférer afin de transférer la valeur de la variable SALBASE trouvée.
Exemple 2 : indemnités journalières brutes à calculer !!!
Le salaire brut d’un salarié qui a un profil mensuel 35h est de 1400 euros, ce qui lui donne
(selon le contenu du bulletin), un salaire net de 1040 euros. L’employeur touche les
indemnités journalières de la Sécurité Sociale de 380 euros, car le salarié était en maladie
le mois précédent.
En bas du bulletin, il faut saisir sur la rubrique des indemnités journalières nettes, les 380
euros : le net passe alors à 1420 euros.
Cliquez sur A l’envers,
Saisissez le Salaire net à payer désiré 1040,
Dans la colonne Rubriques de brut, sélectionnez RINDB,
Dans la colonne Eléments à saisir, sélectionnez Base à saisir,
Cliquez sur Calculer
Le logiciel vous indique la valeur de la Base à saisir afin d'obtenir le salaire net de 1040
euros.
Cliquez sur Transférer afin de transférer la valeur directement dans la Base de la rubrique
Retour à l'onglet bulletin de la fiche du salarié
Ajouter une rubrique
Sélectionner la ou les rubriques à ajouter.
Le nombre de rubriques sélectionnées s’affiche et vous avez la possibilité d’annuler cette
sélection par le bouton Aucun.
Dans la zone de recherche, vous pouvez saisir le code de la rubrique ou un terme de la
description afin d'atteindre plus rapidement la rubrique à ajouter.
Fiche salarié : Onglet Congés / Heures
Présentation
Cet onglet permet de traiter les absences et les heures de travail.
Les calendriers de type "Congés et absences" :
Menu Edition
145
Il est indispensable de gérer toutes les absences qui ont lieu dans l'année, et qui doivent être
déclarées dans la DADS-U car ce sont des situations particulières.
Ces périodes d’inactivités (ou situations particulières) ne sont pas déclarées dans une période
d’activité (S41) mais dans une structure à part S46.
Pour la déclaration de fin d’année DADS-U, les dates début et fin sont à déclarer.
Les calendriers Congés payés, Absences non payées et Absences pour suspension du CDT ne
sont pas utiles pour la déclaration de fin d’année DADS-U.
Pour avoir la liste des calendriers de type congés et absence, cliquez ICI
Les calendriers de type "Heures de travail" :
Les calendriers d'heures proposés sont ceux pour lesquels dans la fiche variable l'option
"Saisissable dans un calendrier" est cochée. Pour savoir à quelle variable le calendrier fait
référence, il suffit de regarder sous le calendrier le nom de la variable qui apparaît.
Le nom du calendrier est repris du libellé de la variable.
La saisie des heures se fait par jour.
Le total qui découle de la saisie est repris pour la préparation du bulletin.
Un nouvel état a été crée afin de pouvoir imprimer le détail des heures effectuées. L'impression
se trouve dans le menu Impressions + Congés, absences et heures + Etat des heures.
Fonctionnement général :
• Les jours de travail hebdomadaire sont automatiquement indiqués, lors de la création
d’un salarié, et sont par défaut fixés du Lundi au Vendredi.
• Le mois en rouge correspond au mois en cours. Les jours en gris clair sont les samedis,
en gris foncé les dimanches et les jours fériés. Le trait noir entre deux mois symbolise la
clôture des congés (la clôture des congés sera automatique au moment de la clôture
mensuelle).
• Pour pointer :
o Le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre
Espace, le logiciel signale la case en vert,
o une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½,
o un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼,
o pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche
Suppr.
• Utilisez la touche Tabulation ou les flèches de direction pour vous déplacer de gauche à
droite.
• A la première saisie, vous devez paramétrer les jours travaillés hebdomadaires au moins
une fois, par l’icône , afin de gérer correctement les dates de congés sur les bulletins.
Cochez les jours travaillés et validez par Ok. Les jours travaillés peuvent être saisis pour
tous les salariés de manière globale dans Gestion + Jours travaillés.
• L’icône vous permettra d’imprimer le tableau des congés.
Fonctionnement pour les congés :
Pour obtenir des informations sur les différentes zones de l'encadré congés, cliquez ici
EBP Paye V17
146
Pour avoir une explication complète sur la gestion des Congés payés, cliquez ici
Fiche salarié : Onglet Congés / Heures : Gestion des CP
Avant la réalisation des premiers bulletins, nous vous conseillons de réaliser une Reprise de vos
congés payer.
Les zones suivantes sont saisissables sur la période :
• CP légaux acquis période : indique le nombre de CP légal acquis pour la période de
paye par le salarié en fonction des éléments renseignés dans sa fiche et de la période
indiquée dans le bulletin de paye ;
• CP supp acquis période : indique le nombre de CP supplémentaires acquis pour la
période de paye par le salarié en fonxction des éléments renseignés dans sa fiche et de l
apériode indiquée dans le bulletin de paye ;
• CP pris période : indique le nombre de CP supplémentaires et légaux pris pour la
période de paye par le salarié.
Les zones suivantes ne sont pas saisissables. Si vous souhaitez modifier les valeurs, vous
pouvez les ajuster grâce au bouton Ajuster (en saisissant la différence uniquement).
• Les congés payés acquis :
• CP acquis N-1 : indique le total des CP acquis (légaux + supplémentaires) au
31/05/XX (ou à la fin du mois de clôture des CP) ;
• CP pris N-1 : indique le total des CP N-1 (légaux + supplémentaires) pris depuis
la clôture des CP ;
• CP reste N1 : indique les CP (légaux + supplémentaires) restant à prendre
jusqu'à la prochaine clôture des CP. Ce reste se calcule en reprenant les CP
acquis N-1 diminués des CP pris N-1.
Remarque !!!
S'il reste de CP N-1, ils seront reportés lors de la clôture dans le CP total acquis N-1.
• Les congés payés en cours :
• CP acquis N : indique le total des CP (légaux + supplémentaires) en cours
d'acquisition depuis le 01/06/N (ou le 1er mois de l'exercice des CP). Cette zone
deviendra le CP N-1 acquis total à la prochaine clôture des CP ;
• CP pris N (ou CP pris par anticipation) : indique le total des CP (légaux +
supplémentaires) en cours pris depuis le 1er mois de l'exercice des CP après
épuisement des CP N-1 et l'ancienneté s'il y a lieu. Cette zone deviendra le CP
N-1 pris total à la prochaine clôture des CP ;
• CP reste N : indique les CP acquis N diminués des CP pris sur l’année en cours.
• Les congés payés d’ancienneté
• CP anc acquis : indique le total des CP d’ancienneté pour l’année en cours
(vous devez au préalable le noter dans la fiche du salarié). Cette zone
s'incrémente le premier mois de l’exercice des CP ;
• CP anc pris : Indique le total des CP d’ancienneté pris depuis la clôture des CP ;
• CP anc reste : indique les CP ancienneté restant à prendre jusqu'à la prochaine
clôture des CP. Ce reste se calcule en reprenant les CP ancienneté acquis
diminués des CP ancienneté pris.
Remarque !!!
S'il reste des CP anciennetés à la clôture alors ils se reportent dans le CP total ancienneté
acquis.
Vous pouvez indiquer dans les préférences de votre dossier l'ordre de décompte des congés.
Soit les congés N-1 en priorité soit les congés d'ancienneté.
• Les bases de congés payés :
Menu Edition
147
• Base CP période : indique le total des montants entrant dans la base CP ou la
base 10ème pour la période de paye du salarié ;
• Base CP N-1 : indique la base CP ou la base 10ème cumulée sur l'exercice des
CP précédent ;
• Total ind CP N-1 : indique le total des indemnités de CP versées depuis le début
de l’exercice des CP et au titre des CP pris N-1 ;
• Base CP N : indique le total de la base CP ou de la base 10ème depuis le début
de l’exercice des CP en cours ;
• Total ind CP N : indique le total des indemnités de CP versées depuis le début
de l’exercice des CP et au titre des CP pris N.
Pour avoir une explication complète sur la gestion des Congés payés, cliquez ici
Fiche salarié : Onglet Congés / Heures : Ajuster ou Reprise
Pour connaître l'explications des différentes zones, cliquez ICI
Comment faire une reprise des CP ?
Le bouton de reprise est disponible dans l'onglet Congés/DIF de la fiche de votre salarié.
La reprise des CP ne doit se faire qu'une seule fois et uniquement lors de la création de votre
dossier avec les reprises des soldes de CP de vos salarié.
Si vous avez une erreur dans les cumuls affichés, vous devez effectuer un ajustement
Comment faire un ajustement des CP ?
Le bouton de ajuster est disponible dans l'onglet Congés/Heures de la fiche de votre salarié.
L'ajustement vous permet de corriger un montant qui est faux. Pour cela, vous devez ajouter ou
déduire une valeur afin d'obtenir le bon montant.
Exemple !!!
Dans votre CP Reste à prendre N-1, vous avez 10 alors que vous devriez avoir 9, vous devez
donc saisir -1 dans la zone à ajuster
Pourquoi le message suivant apparaît : Impossible d'enregistrer les changements car
certains ajustement donnent un total négatif ?
Vous ne pouvez pas ajuster ou reprendre une valeur qui rend un reste à prendre négatif.
Exemple !!!
Vous avez un CP Acquis N de 10, et un CP Acquis période de 2 vous ne pouvez pas ajuster une
valeur supérieur à -8.
En effet, si vous souhaitez obtenir 0, vous devez remettre à 0 le CP Acquis période, le CP Acquis
N passe donc à 8, et l'ajustement peut donc se faire à -8.
Onglet DIF : Saisie de la période du DIF
Saisissez dans cette fenêtres :
• la date de début et de fin de formation (la date de début est obligatoire, contrairement à
EBP Paye V17
148
la date de fin
• le motif ou un commentaire sur la formation qui a été prise
• Le nombre d'heures prises pendant cette période
• Le montant de l'allocation versée.
Toutes ses informations peuvent être imprimé sur la lettre de DIF que vous communiquerez à vos
salariés.
Que doit-on saisir dans le montant de l'allocation versée ?
La formation au titre du DIF se déroule en principe hors du temps de travail. Dans ce cas, elle
donne lieu au versement d'une allocation de formation.
Il est possible (en fonction d'un convention, accord collectif de branche ou d'entreprise) que le
DIF s'exerce en partie pendant le temps de travail. Dans ce cas, les heures consacrées à la
formation donne droit au maintien de la rémunération du salarié.
Dans le cas contraire, où les heures de DIF ont été effectuées en dehors du temps de travail, le
salarié bénéficie du versement d'une allocation de formation égale (le plus souvent) à 50¨% de la
rémunération nette.
Onglet DIF Ajuster ou reprise
Pour connaître l'explications des différentes zones, cliquez ICI
Comment faire une reprise du DIF ?
Le bouton de reprise est disponible dans l'onglet Congés/DIF de la fiche de votre salarié.
La reprise du DIF ne doit se faire qu'une seule fois et uniquement lors de la création de votre
dossier avec les reprises des soldes de DIF de vos salarié.
Si vous avez une erreur dans les cumuls affichés, vous devez effectuer un ajustement
Comment faire un ajustement du DIF ?
Le bouton de ajuster est disponible dans l'onglet DIF de la fiche de votre salarié.
L'ajustement vous permet de corriger un montant qui est faux. Pour cela, vous devez ajouter ou
déduire une valeur afin d'obtenir le bon montant.
Exemple !!!
Dans votre DIF Reste à prendre N-1, vous avez 10 alors que vous devriez avoir 9, vous devez
donc saisir -1 dans la zone à ajuster
Pourquoi le message suivant apparaît : Impossible d'enregistrer les changements car
certains ajustement donnent un total négatif ?
Vous ne pouvez pas ajuster une valeur qui rend un reste à prendre négatif.
Exemple !!!
Vous avez un DIF Acquis Année de 10, et un DIF Acquis période de 2 vous ne pouvez pas
ajuster une valeur supérieur à -8.
En effet, si vous souhaitez obtenir 0, vous devez remettre à 0 le DIF Acquis période, le DIF
Menu Edition
149
Acquis année passe donc à 8, et l'ajustement peut donc se faire à -8.
Onglet DIF
Le DIF, le Droit Individuel à la Formation, permet aux salariés disposant d’une certaine
ancienneté dans l’entreprise de bénéficier de formation professionnelle, rémunérée ou
indemnisée, en dehors du temps de travail ou durant celui-ci.
Pour cela vous devez cocher l'option Acquisition du DIF dans sa fiche.
Les salariés acquièrent un crédit d’heures de formation annuel qu’ils peuvent cumuler pendant 6
ans (soit 120 heures ou plus en fonction des accords dans l’entreprise). Pour cela vous devez
renseigner le nombre d'heures maximum à acquérir dans l'onglet congés / DIF des préférences.
La date d’entrée en vigueur du Droit Individuel à la Formation est le 7 mai 2004.
Le 7 mai 2005 est la date d’anniversaire de l’entrée en vigueur de la loi du 4 mai 2004, tous les
salariés ayant plus de 12 mois d’ancienneté en CDI et 4 mois en CDD (dans les 12 derniers
mois) ont acquis leur nombre d’heures de DIF. (20h ou plus en fonction de l’accord de branche)
Pour certaines conventions comme la Syntec, l’acquisition des droits se fait au 1er janvier de
chaque année.
Vous avez donc la possibilité de sélectionner le mois d'anniversaire (mois de clôture) dans
l'onglet congés / DIF des préférences..
Historisation des périodes du DIF pris
Lorsque votre salarié fait une formation dans le cadre du DIF, vous pouvez saisir les périodes
(dates de début et de fin, commentaire, nombre d'heures et montant de l'allocation versée) grâce
au bouton Ajouter.
Vous pouvez modifier ou supprimer les différentes périodes affichées.
Remarque !!!
Toutes ces informations sont saisies à titre informatifs.
Vous pouvez toutefois les imprimer par le menu Impressions + DIF + Liste récapitulative du DIF
pris
Explication des zones
Les zones suivantes sont saisissables sur la période :
• DIF Acquis période : indique le DIF acquis pour la période de paye par le salarié en
fonction des éléments renseignés dans sa fiche et de la période indiqués dans le bulletin
de paye ;
• DIF pris période : indique le nombre de DIF pris pour la période de paye par le salarié.
Les zones suivantes ne sont pas saisissables. Si vous souhaitez modifier les valeurs, vous
pouvez les ajuster grâce au bouton Ajuster.
• Acquis année : indique le total du DIF en cours d'acquisition depuis la date
d'anniversaire du DIF (mois d'acquisition du DIF). La valeur de cette zone alimente le DIF
prendre lors de la clôture du DIF et se remet à 0.
• DIF à prendre : indique le total du DIF que le salarié peut prendre au cours de l'année.
Lors de la clôture, cette zone reprend le DIF reste à prendre ajouté du Acquis année
(avant clôture). La valeur doit être limité à 6 fois l'acquisition annuel qui est le plafond
indiqué dans les préférences du dossier.
• DIF pris année : indique le total du DIF pris sur la période en cours.
• DIF reste à prendre : indique le DIF qu'il reste à prendre au salarié. Cette zone est une
zone calculée, la valeur indiquée est le résultat du DIF à prendre moins le DIF pris
année.
EBP Paye V17
150
Fiche salarié : Onglet Cumuls
Cet onglet permet de consulter les cumuls d’un salarié, cumuls mensuels ou annuels. C’est
également ici que vous pourrez saisir une partie des cumuls des salariés dans le cas d’une
reprise de paye, lorsque vous créez un dossier de paye en cours d’année.
• Sélectionnez la période concernée : choisissez le Mois de consultation, ou pointez
Exercice. La case Reprise de paye ne sert qu’en cas de reprise de cumuls en cours
d'exercice.
• La case Autoriser la modification ne peut être cochée que lorsque Reprise de paye
est sélectionnée.
• Les Tranches de cotisations correspondent aux montants des tranches sur lesquelles
le salarié a déjà cotisé. Le logiciel tient compte de ces valeurs pour calculer les
régularisations de tranches.
Saisie des variables par le bulletin
• Dans la colonne Variables apparaît la liste des variables de la rubrique courante
• Dans la colonne Valeurs saisissez la valeur de la variable
Fiche salarié : Onglet Bâtiment
Cet onglet contient les informations nécessaires pour les déclarations auprès des caisses de
congés et de retraites.
Vous avez la possibilité d’éditer les états préparatoires par le menu Impression + Etats
préparatoires.
Certaines de ces informations sont également nécessaires pour la déclaration DADS-U CI-BTP.
Attention !!!
Cet onglet n’est disponible qu’en version Expert et Bâtiment
Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas
Les cumuls
Les différents cumuls sont repris dans la Déclaration Nominative Annuelle de la caisse des
congés payés. Chaque cumul SABT est rattaché à une variable ou à une rubrique. Ces cumuls
sont remis à zéro à la clôture des congés (à la clôture du mois de mars ou le mois que vous avez
sélectionné dans l'onglet Congés de vos préférences), et non à la clôture annuelle : les états
devront être édités avant la clôture de mars. Reportez-vous au paramétrage des cumuls
bâtiment.
Pour consulter vos cumuls, sélectionnez la période concernée, choisissez le Mois de
consultation, ou pointez Exercice.
La case Reprise de paye ne sert qu’en cas de reprise de cumuls en cours d’exercice de congés
payés.
La case Autoriser la modification ne doit être cochée QU’EN CAS DE REPRISE DE PAYE.
DNA
Ce cadre contient des informations nécessaires à la Déclaration Nominative Annuelle de la
caisse des congés payés ainsi qu’à la DADS-U CI-BTP. Sélectionnez les différents éléments
dans les listes déroulantes.
Menu Edition
151
• Caisse : indiquez le type de caisse auquel est affilé votre salarié
• Qualification : indiquez la qualification de votre salarié
• Métier : choisissez le code métier correspondant à votre salarié. Cette zone alimente une
rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée.
• Statut cotisant : indiquez le mode de cotisation de votre salarié. Cette zone alimente
une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée.
• Rémunéré à la tâche : cochez ou non cette option en fonction de votre salarié.
• Assujettis à l’Assurance Chômage : cochez ou non cette option en fonction de votre
salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être
obligatoirement renseignée
PROBTP
Ce cadre contient les informations nécessaires à la déclaration auprès de la caisse de retraite.
Sélectionnez les différents éléments dans les listes déroulantes.
• Catégorie : sélectionnez la catégorie de votre salarié. Cette zone alimente une rubrique
pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée.
• Fin de contrat, Nature et Qualification : Indiquez des valeurs dans ces zones, elles
permettent d’alimenter votre état préparatoire à la PROBTP.
Autres
• Taux d’abattement pour frais professionnel : Choisissez le taux d’abattement pour
frais professionnels dont bénéficie le salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la
DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée.
• Entrée dans la profession : l’ancienneté de votre salarié dans sa profession actuelle
peut être différente de l’ancienneté qu’il a dans l’entreprise, indiquez ici sa date d’entrée
dans la profession. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être
obligatoirement renseignée.
• Affiliation retraite complémentaire : Ce code précise le type d’affiliation à l’institution
de retraite complémentaire qui peut être différent du rattachement conventionnel du
salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être
obligatoirement renseignée.
Fiche salarié : Onglet Analytique
Attention !!!
Cet onglet est disponible à partir de la version PRO.
L'analytique est une ventilation des coûts salariaux par poste.
Sélectionnez en bas de la fenêtre le poste analytique concernant le salarié, puis le pourcentage
du temps passé sur ce poste.
Remarque !!!
Pour faire par la suite le transfert en comptabilité de l’analytique, vous devez créer les postes
analytiques dans le menu Gestion / Postes analytiques, et indiquer pour chaque poste un nom,
et le code comptable du poste.
Vous pourrez imprimer le livre analytique par le menu Impressions.
EBP Paye V17
152
Fiche salarié : Onglet Historique
Cet onglet affiche la liste des événements survenus pour le salarié depuis sa date d'entrée.
Quels sont les événements indiqués avec l’icône ?
Ce sont les changements effectués dans la fiche du salarié. Certains événements sont
déclencheurs de nouvelles situations DADS-U. Ils sont à indiquer lors des déclarations de fin
d’année.
Il n’est pas possible de modifier ou d'ajouter des changements de situation car ils sont générés
en fonction des éléments renseignés.
Les motifs de déclenchement de situation DADS-U et présents dans l’onglet historique sont les
suivants :
• Dans l'onglet Info. Paye, le changement :
o de contrat de travail,
o de caractéristique de l'activité,
o de statut professionnel,
o du statut catégoriel AGIRC-ARRCO,
o du taux accident du travail,
o du taux de travail à temps partiel,
o du type de déclarations (uniquement en agricole).
• Dans l'onglet Affectations, le changement :
o de caisse de rattachement,
o de régime.
Les motifs qui ne déclenchent pas de situation dans la DADS-U et présents dans l’onglet
historique sont les suivants :
• Dans l'onglet Info. Paye, le changement :
o du montant du salaire,
o de la coche étranger,
o de la coche payé à l’heure,
o de la coche payé au point,
o de la coche hors effectif,
o du nombre d’heures,
o du niveau,
o de l’indice,
o de la position,
o de l’échelon,
o du coefficient hiérarchique,
o du code CIPDZ (seulement en agricole)
• Dans l'onglet Entrée/Sortie, le changement :
o du motif de début ou de fin de situation
Comment ajouter une note ?
Vous avez la possibilité d’ajouter des notes manuellement (visites médicales, mariage…) grâce
au bouton Ajouter.
Toutes les informations possédant l’icône peuvent être modifiées ou supprimées.
A quoi servent les différents boutons disponibles en bas de la fenêtre ?
Ce bouton permet d’ajouter une note manuellement.
Ce bouton permet de modifier uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne sur
un événement de l’historique, le bouton est grisé.
Menu Edition
153
Ce bouton permet d’imprimer tous les événements qui se sont produits depuis
l’embauche d’un salarié.
Ce bouton permet de supprimer uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne
sur un événement de l’historique, le bouton est grisé.
Ce bouton permet de vider toutes les notes et uniquement les notes. Lorsque l’on
se positionne sur un événement automatique de l’historique, le bouton est grisé.
Cumuls bâtiment
• Indiquez pour chaque cumul le mois de clôture (mars est indiqué par défaut)
SABT1 Heures de travail HEUPAYE (1)
SABT2 Heures d’indemnités d’intempéries HEUINDINT
SABT3 Heures d’indemnités d’accident du travail HEUINDAT
SABT4 Heures de maladie professionnelle HEUINDMP
SABT5 Heures de maternité HEUINDMATER
SABT6 Heures de maladie non professionnelle HEUINDMNP
SABT7 Salaires bruts (2)
SABT8 Prime d’insalubrité et prime de risque Base(GTOT0003)
SABT9 Indemnités d’intempéries Montant(GBR00303)
SABT10 Indemnités d’accident du travail Montant(GBR00300)
SABT11 Salaire maternité Montant(GBR00302)
SABT12 Indemnités maladie professionnelle Montant(GBR00301)
SABT13 Indemnités maladie non professionnelle Montant(GBR00304)
SABT14 Tranche A TA
SABT15 Tranche B TB
SABT16 Tranche C TC
SABT17 Montant chômage intempéries A définir
SABT18 A définir A définir
SABT19 A définir A définir
SABT20 A définir A définir
(1) HEUPAYE fait la somme des heures payées :
HEUMOIS*PRORATA + NBHEUSUP + HEUCOMP + HEUPREAV + HEUNAISS +
HEUFAMIL + HEUSTAGE + HEUJFERIE + REPOSPRISMOIS
(2) « Salaires bruts » regroupe :
o salaire mensuel
o heures supplémentaires
o heures complémentaires
o prime d’ancienneté
o prime de 13ème mois
o prime d’insalubrité
o prime de risque
o avantages en nature
o indemnité de préavis
EBP Paye V17
154
o indemnités de sécurité sociale pour
o maladie professionnelle
o accident du travail
o maladie non professionnelle
Base(GTOT0002) + Base(GTOT0001) + Base(GTOT0003) + Base(GTOT0005) +
Base(GTOT00004) + Base(GBR00310)
Ce paramétrage est valable si vous utilisez dans vos payes ces variables
et ces rubriques. Sinon, vous devez l’adapter à vos propres
paramétrages.
Si vous commencez une paye en cours d’exercice de congé, ou si vous
bénéficiez de la version BATIMENT en cours d’exercice de congés, vous
devez effectuer une reprise de paye. Cela consiste à saisir les cumuls
des zones SBAT1 à SBAT20 pour les mois antérieurs au mois en cours,
AVANT de réaliser les payes du mois en cours. Pour cela, pointez
Reprise de paye et Autoriser la modification.
Retour à l'onglet bâtiment de la fiche du salarié
Onglet Administratif
Editez vos contrats et lettres types en passant directement par la fiche de votre salarié.
Attention !!!
Cette option n’est disponible qu’en version Millésime.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet
Administratif
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif
Explications
Le bouton vous permet de personnaliser les différents modèles types.
Le bouton vous permet d’afficher l'édition du contrat ou de la lettre type que vous
avez sélectionnés.
Remarque !!!
Vous ne pouvez pas enregistrer les éditions que vous effectuez, n’oubliez pas de les imprimer en
double exemplaire afin de conserver les contrats ou les lettres types que vous réalisez pour vos
salariés.
La régularisation
Certaines cotisations sont dites plafonnées (vieillesse TA, FNAL TA, retraite TA, retraite
Menu Edition
155
TB&ldots;), ce qui signifie que leur base de calcul ne doit pas dépasser un certain plafond.
La régularisation des cotisations est un redressement des bases théoriques de cotisations en
fonction des plafonds de la sécurité sociale. Elle se fait soit par un supplément de la base, soit
par une diminution. Elle est obligatoire et s’effectue au moins une fois par an (décembre). Le
logiciel vous évite d’attendre l’avis de régularisation des différentes caisses de cotisations en
vous permettant de réaliser automatiquement ces calculs selon la fréquence souhaitée :
mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. La fréquence généralement choisie est
mensuelle, elle est déterminée dans Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres.
Remarque importante !!!
Si vous avez choisi la régularisation annuelle, et que vous embauchez des salariés ne travaillant
que quelques mois dans l’année, la régularisation ne va s’effectuer qu’au mois de décembre.
Dans le cas de supplément de cotisations ou de diminution, il faudra reprendre contact avec le
salarié (c’est pourquoi la fréquence mensuelle est souhaitable).
Formules de calculs utilisées en régularisation :
Cette formule doit impérativement être appliquée en commençant par le calcul de la tranche A,
puis B, C et enfin D.
• Si le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond de la tranche, alors le montant de la
tranche est égal à :
Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures
• Si le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond de la tranche, alors le montant de la
tranche est égal à :
Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche
Le plancher d’une tranche correspond au plafond de la tranche inférieure.
Exemple !!!
Le tableau ci-dessous correspond aux bulletins 2005 d’un salarié : (nous mettrons de côté les
tranches C, D et 2 )
Mois Brut Plafond A TA Plafond B TB
Janvier 3050 2516 2516 10064 534
Février 3200 2516 2516 10064 684
Cumuls 6250 5032 5032 20128 1218
En février, le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond A ( 6250 > 5032 ), donc la base de
cotisation sur la tranche A est de :
Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche
Soit 5032 - 2516 = 2516
Le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond B ( 6250 < 20128), donc la base de cotisation sur
la tranche B est de :
Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures
Soit 6250 - 534 - 5032 = 684
Passons au mois de mars :
EBP Paye V17
156
Mois Brut Plafond A TA Plafond B TB
Janvier 3050 2516 2516 10064 534
Février 3200 2516 2516 10064 684
Mars 1500 2516 2516 10064 - 1016
Cumuls 7750 7548 7548 30192 202
En mars, le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond A ( 7750 > 7428 ), donc la base de
cotisation sur la tranche A est de :
Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche
Soit 7428 - 4952 = 2476
Le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond B ( 7750 < 29715 ), donc la base de cotisation sur
la tranche B est de :
Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures
Soit 7750 - 1218 - 7548 = - 1016
Ce résultat est tout à fait normal. Le salarié a une baisse importante de salaire en mars, ce qui
signifie qu’annuellement, il a trop cotisé sur la tranche B : on obtient alors une tranche B
négative.
Le transfert en comptabilité
Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel
EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels
de comptabilité.
Consultez aussi :
• Le transfert vers EBP comptabilité
• La communication entreprises experts . . .
Onglet Administratif
Tous les documents émis pour vos salariés sont conservés dans cet onglet, ce qui vous permet
d’avoir un suivi complet de vos états administratifs.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet
Administratif
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif
Comment créer un document ou une attestation?
Vous devez sélectionner le bouton , puis dans la fenêtre Nouveau document
administratif, sélectionner le document ou l’attestation à créer.
Pour obtenir de l’aide sur le document ou l’attestation à créer, sélectionnez un des liens suivants :
Menu Edition
157
• L'attestation d'employeur (Pôle emploi)
• L'attestation AT-Maladie Professionnelle
• L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
• Un contrat ou une lettre type
Explication des autres options :
Le bouton , vous permet pour un même salarié de dupliquer à l’identique une
attestation ou un document existant.
Le bouton , vous permet de consulter le contenu d’une attestation ou d’un
document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste.
Le bouton , vous permet de modifier le contenu d’une attestation ou d’un
document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste.
Le bouton , vous permet de supprimer un document ou une attestation généré.
Le bouton , vous permet de modifier, créer, classer un modèle d’un contrat ou
d’une lettre type.
159
Menu Affichage
Recherche dans l'arborescence
Vous avez la possibilité de faire une recherche d'un code, d'une description, d'un nom ou d'un
prénom dans toute l'arborescence.
Remarque !!!
Si vous avez trié la liste de vos salariés par matricule, vous pouvez également rechercher un
salarié par son matricule
Exemple !!!
Recherche d'une rubrique d'indemnité :
- Saisir Indem dans la zone de recherche
- Faire Entrée ou F3 ou
- Recommencer pour passer à la fiche suivante
Le paramétrage des barres d'outils
Il s’agit soit de personnaliser les barres d’outils, soit d’activer ou désactiver certains éléments de
l’affichage.
Comment y accéder ?
Barre de menu Affichage + Barre d’outils + Personnaliser ou
Outils + Personnaliser
Onglet Barres d’outils
Cet onglet vous permet de désactiver les barres inutilisées.
• La Barre de menus n’est pas désactivable : elle permet d’accéder à toutes les
fonctions du logiciel.
• La barre Standard comprend toutes les icônes associant une commande des
menus.
• La barre Fiche permet de naviguer dans un aperçu de page en page, et enregistrer,
modifier, dupliquer les fiches.
• La barre Impression comprend les icônes pour les éditions des éléments le
l’arborescence.
• La barre Gestion comprend les icônes du menu Gestion
Onglet Commandes
Cet onglet vous permet d’ajouter ou de retirer une commande à une barre d’outils, en la faisant
glisser grâce à la souris.
Onglet Options
EBP Paye V17
160
Cet onglet vous permet de paramétrer le mode d’affichage des menus, des icônes et des infobulles.
Activer les éléments de l’affichage
A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou désactiver d’autres éléments :
• La Barre d’état, qui correspond à la barre grise en bas d’écran dans laquelle des
informations utiles s’affichent en fonction de la fenêtre dans laquelle vous vous
trouvez.
• La Barre de fenêtre qui permet d’afficher en haut d’une fenêtre un onglet, afin de
passer facilement d’une fenêtre à l’autre lorsque plusieurs options sont ouvertes
simultanément.
• Le Tableau de bord qui s’affiche automatiquement à l’ouverture du dossier.
Pour déplacer une barre
Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci à
l'emplacement désiré.
Vous pouvez déplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par défaut en haut de
l'écran vers n'importe quel autre endroit de l'écran, pour la rendre plus accessible.
Si vous déplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'écran ou jusqu'au bas de
l'écran, elle devient "ancrée" dans sa nouvelle position. Si vous la déplacez partout ailleurs, elle
devient une fenêtre flottante.
Tableau de Bord
Le tableau de bord s’affiche à chaque ouverture du dossier, si vous préférez que cet écran ne
s’affiche pas, cochez la case située en bas de la fenêtre : Ne pas ouvrir le tableau de bord
automatiquement à l’ouverture du dossier.
Comment y accéder de nouveau ?
Barre de menu Affichage + Tableau de bord
Le tableau de bord a pour objectif de vous présenter les opérations courantes du logiciel de
paye. Il est séparé en plusieurs parties :
Les statistiques
Plusieurs statistiques vous sont proposées :
Répartition Hommes/Femmes
Vous permet de déterminer rapidement le nombre d'hommes et de femmes présents dans
votre dossier. Un pourcentage est calculé. Cette répartition ne tient pas compte des salariés
sortis.
Répartition en fonction de l'âge
Vous permet de déterminer rapidement le nombre de salariés qui ont moins de 26 ans, entre
26 et 35, entre 36 et 45 ans ou plus de 45 ans qui sont présents dans votre dossier.
L'âge des salariés est calculé en fonction de la date de naissance qui est saisie dans la fiche.
Cette répartition ne tient pas compte des salariés sortis.
La répartition des âges se fait en fonction de la date système de votre ordinateur.
Menu Affichage
161
Evolution de la masse salariale
Vous permet de contrôler l'évolution de votre masse salariale sur les 12 mois de l'exercice
courant.
En fonction de la rémunération brute des salariés.
Répartition en fonction de l'ancienneté
Vous permet de visualiser le nombre de salariés qui sont présents dans la société depuis plus
ou moins longtemps.
L'ancienneté qui est reprise est celle qui est indiquée dans la fiche du salarié (onglet Info
paye).
Les opérations courantes à réaliser
Bulletins à préparer
Les bulletins à préparer sont regroupés par profil, pour les réaliser, vous devez suivre les
étapes suivantes :
• Sélectionnez Saisie Variables pour accéder à la saisie des variables.
• Sélectionnez Préparation pour accéder à la préparation des bulletins.
Autres étapes
Les opérations les plus couramment utilisées dans le logiciel vous sont proposées, telles que
l'impression des bulletins, l'état des charges et la clôture mensuelle.
Informations diverses
Contrats arrivant à terme
Dès qu'un contrat CDD arrive à échéance, les noms des salariés avec la date de fin du contrat
s'affichent.
Heures exonérées (Top 5)
Vous permet de consulter rapidement le nombre d'heures supplémentaires (à 25 et 50%) et
complémentaires cumulées depuis le début de l'année pour les 5 salariés ayant la plus grande
quantité d'heures.
163
Menu Gestion
Mois courant
Cette option vous permet de consulter le mois de paye sur lequel vous êtes.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Mois courant
Saisie des variables
La saisie des variables est indispensable pour obtenir le calcul correct des bulletins.
Ce tableau vous permet de saisir chaque mois d'une façon globale les éléments variables pour
l'ensemble des salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Saisie des variables
Barre dӀoutils , Saisie des variables
Raccourci clavier Ctrl + S
Paramétrage d'un tableau de saisie adapté
Important !!!
Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau et les variables calculées
apparaissent en gras.
Généralement la première utilisation, il est nécessaire d'adapter ce tableau votre saisie
mensuelle..
Par défaut, le logiciel vous affiche l'ensemble des salariés (zone Profil Tous) et la totalité des
variables définies dans votre dossier ( l'exception des variables de type Constante). Vous allez
donc afficher uniquement dans ce tableau, les variables que vous souhaitez saisir
mensuellement
Pour cela, cliquez sur l'icone de votre tableau. La liste des variables apparaît. Utilisez les
boutons Aucun ou Tous pour respectivement décocher ou cocher l'ensemble des variables.
Toutes les variables que vous souhaitez renseigner doivent être coches (par exemple, cochez
uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis cliquez sur OK. Le tableau s'ajuste
automatiquement.
Cette sélection de variables est mémorise par le logiciel et s'affichera automatiquement la
prochaine ouverture du tableau de saisie des variables (pour Profil = Tous).
La sélection des variables peut se faire également pour les salariés d'un profil particulier.
Pour cela, sélectionnez dans la zone Profil, le profil des salariés pour lesquels vous souhaitez
saisir des variables particulières et définissez les variables renseigner.
Saisie des valeurs
Saisissez maintenant les valeurs de vos variables (chiffre d'affaires, nombre de tickets, acompte
versé). Utilisez les touches de direction pour vous déplacer dans le tableau. Les valeurs saisies
apparaissent en rouge : cela signifie qu'elles n'ont pas encore t sauvegardes.
EBP Paye V17
164
Valeur identique pour tous les salariés (ou presque)
Vous pouvez saisir la m me valeur dans toute une colonne (donc pour l'ensemble des salariés
affichés). Pour cela, saisissez la valeur dans la première ligne de la colonne, positionnez le
curseur sur cette case et cliquez sur l'icone : le montant s'inscrit sur toute la colonne. Si
besoin, modifiez cette valeur pour certains salariés.
Enregistrement des valeurs
L'icone sert enregistrer la saisie des valeurs. Sinon, en quittant le tableau, le logiciel vous
proposera d'enregistrer les modifications.
Récupération des valeurs saisies par le client
Cette fonction ne concerne que les clients qui disposent du service WebPaye (Version expert).
La fonction permet de récupérer ou non les valeurs que le client a saisi sur WebPaye.
Saisie des variables : Choix des variables à saisir
Utilisez les boutons Aucun ou Tous pour respectivement décocher ou cocher l’ensemble des
variables. Toutes les variables que vous souhaitez renseigner doivent être cochées (par
exemple, cochez uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis cliquez sur OK. Le
tableau s’ajuste automatiquement
Dans le tableau de saisie des variables, vous pouvez trier vos salariés en fonction de leur nom,
prénom, service, nature d’emploi ou Matricule
Retour à la saisie des variables
Saisie des congés / heures
Cette option permet de saisir les différentes absences pour l’ensemble des salariés.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Saisie des congés / heures
Barre d’outils , Saisie des congés
Raccourci clavier Ctrl + G
Comment les saisir ?
Important !!!
Toutes les absences qui ont lieu durant une année, doivent être déclarées dans la DADS-U car
elles sont des situations particulières.
Ces périodes d’inactivité (ou situations particulières) ne sont pas déclarées dans une période
d’activité (S41) mais dans une structure séparée (S46).
Vous pouvez consulter, sans générer le fichier DADS-U, les dates de début et de fin déclarées
dans la préparation des données DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO)
Menu Gestion
165
La saisie des congés pour l’ensemble des salariés peut s’effectuer très rapidement par cette
commande. La saisie des congés peut également être réalisée salarié par salarié dans l’onglet
Congés/Heures de la fiche salarié.
• Choisissez le mois de paye concerné. Lorsque vous êtes sur le mois en cours de paye,
vous avez des colonnes supplémentaires ACQ L, ACQ S, PRIS, RST N-1, RST N et
RST ANC. Vous pouvez saisir directement dans les colonnes ACQ L, ACQ S et PRIS.
o La colonne ACQ L correspond au nombre de jours de congés légaux
pour la période de paye.
o La colonne ACQ S correspond au nombre de jours de congés
supplémentaires pour la période de paye.
o La colonne PRIS correspond au nombre de jours pris sur la période de
paye.
• Pour faciliter votre saisie, vous pouvez trier les salariés par nom, prénom, service, nature
d’emploi ou matricule. Pour cela, sélectionnez le critère de tri dans le champ Trier par.
• Pour changer de calendrier, il suffit de changer le type de saisie dans le champ Type de
saisie. (explication et liste de chaque calendrier)
• Les jours en gris clair correspondent aux samedis, les jours en gris foncé correspondent
aux dimanches. Pointez les jours de congés pris par les salariés suivant le principe
suivant :
• le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre Espace,
le logiciel signale la case en vert,
• une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½.
• un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼.
• pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche Suppr.
Utilisez les touches de direction : flèche gauche et droite pour vous déplacer de jour en jour dans
le mois.
Cette option intègre un bouton , qui permet d’exporter le tableau dans un fichier Excel.
Sauvegardez votre saisie en cliquant sur l’icône de votre tableau
Préparation des bulletins
La préparation des bulletins consiste à intégrer les rubriques dans les bulletins, à partir du profil
associé, ou par recopie du bulletin du mois précédent.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Préparation des bulletins
Barre d’outils , Mise à jour des bulletins
Choisissez le type de préparation voulu :
• Reconstruction à partir du profil
Le logiciel génère les bulletins en reportant les rubriques du profil dans les bulletins.
EBP Paye V17
166
• Reconstruction à partir du bulletin précédent
Le logiciel reprend dans ce cas les rubriques du bulletin du mois précédent. Utilisez cette option
uniquement si vous avez ajouté des rubriques particulières directement dans le bulletin.
A ce stade, vos bulletins sont construits (c'est-à-dire qu’ils contiennent les rubriques) mais ne
sont pas calculés, sauf si vous avez coché Recalculer les bulletins après mise à jour.
Questions :
Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option
"bulletin précédent" ? Non, la préparation ne peut se faire que si un bulletin a été préparé le mois
précédent.
Généralisation de la date de la paye
La date et la période de paye proposées par défaut par le logiciel sont le dernier jour et la période
de votre mois de paye. Vous avez la possibilité de saisir une autre date ou une autre période et
de la généraliser à l’ensemble de vos salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Date de la paye
Comment modifier la date de la paye?
Saisissez la date de paye, choisissez tous ou une partie des salariés, et validez par Ok. La date
de paye est toutefois modifiable pour un salarié dans l’entête de l’onglet Bulletin de la fiche du
salarié.
La date de la paye sélectionnée s’imprimera sur vos bulletins.
Comment modifier la période de paye?
Vous devez cocher l’option Période de paye puis saisissez la bonne période de paye à
généraliser.
Sélectionnez ensuite les salariés qui doivent avoir dans leur bulletin la période saisie.
Attention !!!
La modification de la période de paye à une incidence sur le calcul de votre bulletin, veuillez le
recalculer et le contrôler dans l’onglet bulletin de la fiche du salarié
Généralisation des jours travaillés
Vous devez indiquer au logiciel les jours travaillés de vos salariés, afin de gérer correctement les
dates de congés sur les bulletins.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Jours travaillés
Comment les modifier ?
Vous devez cocher les jours travaillés, pour tous les salariés, ou les salariés appartenant à un
certain profil, ou à une certaine nature d’emploi. Validez par Ok. Les jours travaillés peuvent être
saisis salarié par salarié dans l’onglet Congés/Heures de chaque fiche salarié.
Menu Gestion
167
Lorsque le salarié prendra deux semaines de congés, vous saisirez dans le tableau des congés
deux fois cinq jours en jours ouvrés, ou deux fois six jours en jours ouvrables. Sachant que ni le
samedi, ni le dimanche sont des jours travaillés, le logiciel saura que le week-end est compris
dans les deux semaines de congés et affichera alors les bonnes dates de congés sur le bulletin.
Par contre, si le salarié prend par exemple le lundi et le mardi, puis le jeudi et le vendredi, le
logiciel saura que le mercredi est un jour travaillé, et affichera donc sur le bulletin deux périodes
de congés distinctes.
Calcul de la paye
Le calcul de la paye consiste à calculer les différentes rubriques en fonction des valeurs saisies
dans le tableau des variables.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Calcul de la paye
Barre d’outils , Calcul de la paye
Raccourci clavier Ctrl + R
Comment calculer la paye ?
Vous devez au préalable avoir préparé vos bulletins.
Vous pouvez calculer les bulletins pour seulement quelques salariés. Pour ce faire utiliser les
boutons Tous ou Aucun et sélectionner les salariés voulus.
Si vous avez réalisé un bulletin de paye pour un salarié sorti, vous pouvez afficher la liste des
salariés sortis en décochant l'option Cacher les salariés sortis, puis sélectionnez le salarié dont
le bulletin est à calculer.
Cliquez ensuite sur OK pour lancer le calcul. A ce stade, les bulletins de vos salariés sont prêts.
Vous pouvez les contrôler à partir de l’onglet Bulletin de chaque salarié.
Important !!!!
Si vous rencontrez des bases de cotisations négatives sur la tranche B ou C, ne vous en étonnez
pas. En effet, en cours d’année, pour un salarié dont le salaire varie (valeur en dessous puis en
dessus ... du plafond de S.S.), le logiciel effectue les régularisations.
Cumuls de la société
Cette option vous permet de consulter ou recalculer les cumuls société.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Cumul de la société
Explications :
Par défaut, ce sont les cumuls de l’exercice qui s’affichent, mais vous pouvez sélectionner un
mois précis.
Le bouton Calculer recalculera tous les cumuls de la société (obligatoire après une reprise de
paye). Le calcul tient compte de tous les bulletins, et d’une reprise de paye éventuelle.
Historique des bulletins
EBP Paye V17
168
Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer ou d’envoyer les bulletins par e-mail.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique par salarié
Barre d’outils , Historique des bulletins
Raccourci clavier Ctrl + H
Dans l’onglet bulletin de
la fiche salarié
Explications :
Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice
courant. Choisissez dans la liste déroulante le salarié concerné. Passez d’un mois à l’autre grâce
aux boutons Précédent et Suivant.
Le bouton Imprimer permet d’éditer un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même
salarié en une seule opération.
Le bouton E-mail permet d’envoyer par e-mail un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un
même salarié en une seule opération.
Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client des bulletins au format PDF.
Vous pouvez également consulter l’historique dans l'onglet Bulletin de la fiche Salarié.
Remarque !!!
Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre
bulletin.
Comment consulter la seconde page du bulletin ?
Si votre bulletin fait deux pages, vous devez sélectionner la page n°2
Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF
Cochez les bulletins de l’historique de votre salarié que vous souhaitez imprimer, envoyer par email
ou exporter au format PDF.
Vous pouvez vous aider des boutons Tous et Aucun pour sélectionner ou désélectionner les
bulletins.
Retour à l'historique
Historique des bulletins de tous les salariés
Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer les bulletins de tous les salariés pour une
période que vous souhaitez.
Comment y accéder ?
Menu Gestion
169
Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique de tous les
salariés
Explications :
Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice
courant.
Vous pouvez imprimer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou
matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à
la gestion des filtres.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’aperçu des bulletins vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client des bulletins au format PDF.
Remarque !!!
Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre
bulletin.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer les
bulletins de vos salariés.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer les bulletins de votre sélection de salarié sur toute
l'année.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois sur laquelle vous
souhaitez imprimer les bulletins.
Interrogation des données de paye
L'interrogation des données de paye consiste à rechercher la valeur d'une ou de plusieurs
formules, variables ou rubriques pour un ensemble de salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Interrogation des données de paye
Comment réaliser une interrogation des données de paye ?
• Sélectionnez dans l’entête les salariés pour lesquels vous souhaitez obtenir des
informations. Vous pouvez définir une fourchette (premier et dernier salarié) et/ou
appliquer un filtre.
• Pour définir les interrogations (voir L'éditeur de formule pour la saisie de la formule
interrogative), utilisez l'onglet Interrogation simple pour le calcul d’une seule formule,
ou l'onglet Interrogation multiple (non disponible en version STANDARD) pour le
calcul de plusieurs formules.
Exemple !!!
EBP Paye V17
170
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées pour votre salarié :
- de Janvier à Mars, saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar]
- depuis le début de l’année, saisissez : $HEUREEL
- sur le mois en cours, saisissez : HEUREEL
Qu’est ce qu’une interrogation simple
L'onglet Interrogation simple permet de saisir la formule dont vous désirez connaître la valeur.
Le bouton Formule permet d’accéder à l'éditeur de formule afin de créer votre formule. Cliquez
ensuite sur le bouton Calculer pour obtenir automatiquement les valeurs calculées par salarié.
Pour imprimer ce résultat, cliquez sur le bouton Imprimer.
Le bloc-notes de Windows est automatiquement lancé et affiche le fichier d’interrogation. Utilisez
le menu Fichier pour imprimer ou sauvegarder votre fichier.
Qu’est-ce qu’une interrogation multiple
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO
L'onglet Interrogation multiple permet d’obtenir la valeur de plusieurs formules (une à chaque
ligne). Le bouton Formule permet d’accéder à l'éditeur de formule afin de créer votre formule.
Une fois les formules saisies, cliquez sur le bouton Calculer pour obtenir le tableau des valeurs.
Une saisie directe dans ce tableau est possible.
Un export du tableau dans un fichier Excel peut être réalisé grâce à l'icône .
Vous pouvez d’autre part enregistrer le résultat par l'icône . Celle-ci pourra être rappelée à
partir de l'onglet Charger une interrogation.
Dans l’onglet Interrogation multiple, vous pouvez sauvegarder vos formules par le bouton
Enregistrer, et les rappeler (à une autre date par exemple) par le bouton Charger.
Postes analytiques
Cette option vous permet de créer, modifier ou supprimer des postes analytiques.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Postes analytiques
Q’est-ce que les postes analytiques ?
Les postes analytiques vous permettront de ventiler les gains et les charges patronales pour
chaque bulletin à partir de l'onglet Analytique dans la fiche Salarié. Vous pourrez par la suite
imprimer le livre analytique par Impressions + Livre analytique.
Comment créer un poste analytique ?
Dans la partie basse de la fenêtre, renseignez le nom du poste, et le code comptable si vous
souhaitez réaliser des transferts comptables de l’analytique.
Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter, et recommencez l’opération pour tous les postes.
La clôture des bulletins
Si vous gérez plusieurs bulletins (différents) pour certains salariés dans le même mois, la clôture
Menu Gestion
171
mensuelle ne doit être lancée qu’après la réalisation et l’impression du dernier bulletin du mois.
Entre chaque bulletin, lancez la clôture
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Clôturer les bulletins
Par la fiche salarié Bouton Clôturer dans l’onglet Bulletin
Explications :
Le logiciel liste les bulletins déjà réalisés pour les salariés multi-bulletin, c'est-à-dire ceux qui ont
dans leur fiche un nombre de bulletin par mois supérieur à un.
Cochez les salariés pour lesquels vous souhaitez clôturer le bulletin et cliquez sur Ok.
Si vous devez annuler la clôture d’un bulletin, ouvrez le bulletin du salarié (onglet Bulletin),
cliquez sur le bouton Préparer et choisissez l’option Détruire ce bulletin et revenir au
précédent.
Pourquoi y a-t-il un message d’erreur indiquant que des erreurs ont été détectées dans
certaines fiches salarié et que la clôture a été interrompue ?
Ce message est un message Bloquant, si vous rencontrez ce message c’est que vous n’avez
pas complété toutes les données de la fiche du salarié.
En effet, si toutes les informations obligatoires ne sont pas renseignées dans la fiche de votre
salarié, alors cela peut fausser votre déclaration DADS-U de fin d’année.
Pour avoir la liste des anomalies rencontrées dans la fiche de votre salarié, vous devez
sélectionner Afficher le rapport.
Vous devez donc corriger votre fiche salarié avant de pouvoir réaliser votre bulletin suivant.
La clôture mensuelle
Pour réaliser les payes du mois suivant, lorsque les bulletins du mois en cours ont été calculés et
imprimés, vous devez lancer la clôture mensuelle.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Clôturer le mois
Barre d’outils Clôture mensuelle
Tableau de bord Clôture mensuelle
Explications :
Tant que le mois n’est pas clôturé, il est possible de modifier, recalculer ou effacer des bulletins
du mois ouvert, cependant, il est impossible de réaliser les payes du mois suivant ou du mois
précédent.
Lors de la clôture un fichier sera automatiquement généré dans le répertoire de votre dossier,
afin de pouvoir revenir au mois clôturé (Maintenance sur les bulletins). Cependant, il est
fortement conseillé de réaliser vous-même une sauvegarde par Dossier + Sauvegarde avant
EBP Paye V17
172
chaque clôture.
Conséquences de la clôture :
• Le mois en cours est modifié ;
• L’ancienneté des salariés est augmentée de un ;
• L’acquis période (congés payés) est cumulé à l’acquis année.
Attention !!!
Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le
menu Dossier + Sauvegarde.
Que doit-on faire en décembre ?
Sur le mois de décembre, vous devez réaliser une clôture mensuelle, surtout si vous générez
votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO), car il est fortement conseillé
de réaliser ce fichier sur le mois de décembre clôturer. En effet, si vous avez des changements
de situations pratiqués sur le mois de décembre cela permet au logiciel de les prendre en compte
lors de la génération de votre fichier DADS-U.
Si vous ne faites pas de DADS-U, vous pouvez lancer directement votre clôture annuelle, le
logiciel clôturera automatiquement votre mois de décembre.
La clôture annuelle
Pour réaliser les payes de l’exercice suivant, lorsque les bulletins du mois de décembre ont été
calculés, imprimés et clôturés, vous devez lancer la clôture annuelle.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Clôturer l’exercice
Conséquences de la clôture :
• Les cumuls sont remis à zéro, hormis les cumuls de congés payés et les variables
ayant de coché Report du cumul à la clôture annuelle ;
• Les cumuls congés, ainsi que les nombres de jours acquis et restant à prendre sont
reportés.
• Les cumuls du DIF sont reportés
Attention !!!
Vous devez auparavant réaliser une sauvegarde de vos données par Dossier + Sauvegarde.
Contrôlez également que tous vos états sont corrects : une fois l’exercice clôturé, vous pourrez
consulter les états et les bulletins, mais vous ne pourrez rien modifier sur votre exercice archivé.
Le transfert en comptabilité
Le transfert en comptabilité
Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel
EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels
de comptabilité.
Consultez aussi :
• Le transfert vers EBP comptabilité
• La communication entreprises experts . . .
Menu Gestion
173
Le transfert vers EBP comptable
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Transfert en comptabilité + EBP
Comptabilité
Comment initialiser le dossier ?
Vous devez vous assurer que les comptes comptables ont été paramétrés : dans les fiches
organismes, dans les rubriques de brut, les rubriques de net, dans les fiches salariés.
Comment initialiser le transfert des écritures de salaires et de paiements ?
• Choisissez le mois à transférer.
• Indiquez la date des écritures. La date de fin du mois de la paye est indiquée par défaut.
• Coche "Salaires" : Cocher cette option si vous souhaitez effectuer un transfert des
écritures de salaires.
• Indiquez le code du journal comptable.
• Cochez la case Analytique si vous souhaitez transférer les ventilations analytiques sur
les écritures de classe 6.
• Coche "Paiements" : Cocher cette option si vous souhaitez effectuer un transfert des
écritures de paiements des salaires.
Information :
Vous pouvez faire un transfert des écritures de salaires et de paiements des salaires en
même temps. Pour cela cocher les 2 options.
Comment initialiser le transfert des règlements des acomptes?
• Choisissez le mois à transférer.
• Choisissez les dates d'acomptes
• Transférer les écritures déjà comptabilisées : Si vous avez déjà réalisé le transfert
comptable des règlements d'acomptes et que vous souhaitez le refaire, vous le pouvez
en cochant "Transférer les écritures déjà comptabilisées"
Remarque !!!
Contrairement au transfert des écritures de salaires et de paiements des salaires le mois
de paye n'a pas à être clôturé pour effectuer le transfert
Comment transférer les écritures comptables vers EBP Comptabilité ou EBP Gestion
Intégrée ?
• Pour un transfert analytique vers EBP Comptabilité (ou EBP Comptabilité Facturation),
qui gère les axes analytiques, vous devez indiquer obligatoirement le numéro de l’axe
(1, 2 ou 3). Si vous ne gérez pas les axes analytiques dans EBP Comptabilité, indiquez
1.
• Pour un transfert vers EBP Comptabilité (ou EBP Comptabilité Facturation), cochez la
première option, et sélectionnez le dossier comptable par l’icône .
EBP Paye V17
174
• Sélectionner l'exercice comptable pour lequel vous souhaitez transférer vos écritures
• Après transfert, à l'ouverture du logiciel de comptabilité la récupération automatiquement
des écritures vous sera proposée.
Comment transférer les écritures comptables vers un fichier texte ?
Pour un transfert dans un fichier texte, cochez la seconde option et indiquez le nom du fichier à
générer : le fichier est généré dans le répertoire du dossier.
Comment imprimer les écritures comptables ?
Pour imprimer les écritures comptables, cochez la troisième option, puis sélectionnez le bouton
OK
A quoi sert le lien : Où sont utilisés les comptes du transfert ?
Il permet de connaître où sont paramétrés tous les numéros de compte qui composent le
transfert comptable.
Dans cette fenêtre sélectionnez dans la liste déroulante le n° de compte que vous souhaitez
vérifier. Vous aurez ensuite la liste des employés, des rubriques ou des organismes qui utilisent
le numéro de compte que vous avez sélectionné.
Pour chaque élément de la liste vous avez la possibilité de consulter :
• les éléments qui composent votre sélection, comme les rubriques de salaire, les
variables ou les cumuls rattachés permettant de calculer le total du compte qui
sera transféré en comptabilité (par la question : Quels sont les éléments utilisés
par la rubrique, l'organisme ou le salarié).
• où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la
rubrique ou l'organisme) :
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Communication Entreprise Expert ...
Une nouvelle fonctionnalité vous permet de transférer les Opérations Diverses (OD) de paye vers
d'autres logiciels de comptabilité existants. Il s’agit des logiciels suivants : EBP, CEGID (Sisco et
PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI,
AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Transfert en comptabilité +
Communication Entreprises Experts
Remarques !!!
Avant de réaliser tout transfert d’écritures, vous devez vous assurer que les dates d’exercice du
dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques.
Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert
sera annulé.
Envoi du bulletin par e-mail
Menu Gestion
175
Envoi des bulletins par e-mail
Les employeurs peuvent envoyer à leurs salariés qui le souhaitent leurs bulletins de paye par
voie électronique. Cette méthode permet d’une part, de faciliter les échanges (rapidité d’envoi par
l’employeur et de réception par le salarié) et d’autre part, de faire des économies de papier.
Remarque !!!
Les bulletins de salaire électroniques ne peuvent être adressés au salarié qu'avec l'accord
préalable de ce dernier.
Vous pouvez envoyer les bulletins par e-mail à vos salariés grâce à :
• La boîte de dialogue d’envoi des bulletins par e-mail
Barre de menu Gestion + Envoyer les bulletins par e-mail
Barre d’outils Envoi des bulletins par e-mail
Raccourci clavier Ctrl + E
• L'onglet bulletin
• L'historique des bulletins
Comment envoyer les bulletins par e-mail
Cette fonction vous permet d’envoyer les bulletins par voie électronique grâce au bouton E-mail,
aux salariés pour lesquels :
• L’adresse e-mail est renseignée dans l’onglet Info. Paye de la fiche salarié
• La coche Préfère obtenir ses bulletins par e-mail est cochée
Remarque !!!
Les bulletins de salaires électroniques ne peuvent être adressés au salarié qu'avec l'accord
préalable de ce dernier.
Les salariés pour lesquels l’adresse e-mail n’est pas renseignée (et la coche ’’Préfère
obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas sélectionnée) ne seront pas concernés par l’envoi.
Généralités :
Vous pouvez envoyer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou
matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour
accéder à la gestion des filtres .
Vous pouvez ensuite choisir un modèle d’impression. En effet, il existe plusieurs modèles (en
couleur, en noir et blanc, pour papier pré-imprimé &ldots;), que vous pouvez personnaliser par le
bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions.
Le bouton Modifier, vous permet de modifier ou supprimer l’objet ou le message
de l’envoi par E-mail.
Attention !!!
Lorsque vous cliquez sur le bouton "Envoyer’’, une boîte de dialogue indiquant le message
suivant apparaît. Il indique : ’’Un programme essaie d’envoyer le message électronique
suivant de votre part : voulez-vous envoyer le message ?’’
EBP Paye V17
176
- Si vous répondez ’’Oui’’, votre messagerie s’ouvre et vous pouvez alors envoyer votre
message.
- Dans le cas contraire, la boîte de dialogue disparaît et l’envoi est annulé. Cependant, dans le
Menu Impression + Bulletins, si vous effectuez une impression des bulletins en cochant l’option
’’Ignorer les salariés préférant obtenir leurs bulletins par e-mail’’, il faudra alors
penser à envoyer les bulletins par courrier aux salariés pour lesquels l’envoi par e-mail a été
annulé.
Remarque !!!
Dans le menu Impression des bulletins, vous pouvez soit, imprimer tous les bulletins soit,
imprimer uniquement les bulletins des salariés pour lesquels l’option ’’Préfère obtenir ses
bulletins par e-mail’’ n’est pas cochée.
Si vous souhaitez envoyer exceptionnellement à un salarié son bulletin par voie
électronique, vous devez alors passer par les accès suivants :
L'onglet bulletin
L'historique des bulletins
Le menu contextuel dans le bulletin du salarié ou dans l’historique des bulletins
Retour à l'envoi des bulletins par e-mail
Modifier le message d'envoi
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Envoyer les bulletins par e-mail
Barre d’outils Envoi des bulletins par e-mail
Raccourci clavier Ctrl + E
• Les éléments par défaut
Par défaut, l’objet et le message suivant apparaissent :
o Objet : Votre bulletin de paye (Raison sociale) du (début de période du bulletin)
au (fin de période du bulletin)
o Message : Veuillez trouver en pièce jointe le bulletin de paye de (Prénom, Nom
et matricule du salarié) pour la période du (début de période du bulletin) au (fin
de période du bulletin) dans la société (Raison sociale)
• La modification de l’objet et/ou du texte du courrier
Vous pouvez si vous le souhaitez, personnaliser l’objet et/ou le message de votre dossier grâce
au bouton, Modifier, . Ce nouveau message sera conservé après clôture
mensuelle et annuelle. Vous pourrez ensuite envoyer vos bulletins par e-mail grâce au bouton
, Envoyer.
Lorsque vous cliquez sur le bouton , Modifier, le programme Bloc-notes s’ouvre et
le modèle par défaut apparaît. Vous pouvez alors conserver, modifier ou supprimer l’objet et/ou le
contenu du message.
o L’objet :
Modification : Vous pouvez compléter et supprimer le libellé existant (sans supprimer l’intitulé
’’Objet’’) ou saisir le nouvel objet que vous souhaitez faire apparaître. Pour cela, vous
avez la possibilité d’ insérer des données de la fiche de votre salarié ou de votre dossier
Suppression : Effacez la ligne de l’objet (intitulé ’’Objet’’ + libellé)
Menu Gestion
177
o Le message :
Modification : Vous pouvez compléter et supprimer le message existant ou saisir le nouveau
message que vous souhaitez faire apparaître. Pour cela, vous avez la possibilité d’insérer des
données de la fiche de votre salarié ou de votre dossier
Suppression : Effacez le message.
Comment insérer une donnée de la fiche de votre salarié ou de votre dossier ?
Vous pouvez insérer des variables (le nom du salarié, le prénom du salarié, &ldots;) grâce à la
fenêtre Variables du dictionnaire EBP.
Pour insérer une variable, sélectionnez la donnée à insérer puis glissez la à l’endroit souhaité.
Exemple !!!
Si vous souhaitez insérer le Prénom d’un salarié dans la zone de texte :
- Sélectionnez la table Employé.
- Sélectionnez la variable Prénom
- Positionnez-la dans votre modèle.
- ${Employe.Prénom,T:21} apparaît dans votre modèle
La fenêtre Variables du dictionnaire EBP n’apparaît plus
Vous l’avez fermée.
Pour la faire de nouveau apparaître, sélectionnez l’icône qui se trouve à côté de votre horloge
(en bas à droite de votre écran en règle générale).
Retour à l'envoi des bulletins par e-mail
Le virement des salaires
Virement des salaires
Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des salaires.
Comment y accéder ?
EBP Paye V17
178
Barre de menu Gestion + Virements + Des salaires
Barre d’outils , Virement bancaire
Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ?
Le logiciel prend en compte tous les salariés qui ont virement comme mode de règlement dans
l’onglet Règlement de la fiche du salarié. Si ce n’est pas la cas, le salarié n’apparaîtra pas dans
la liste des virements.
Lorsque le salarié a un net à payer négatif, il n'apparaît pas dans la liste.
Si vous avez des salariés pour lesquels vous gérez plusieurs bulletins par mois, vous obtiendrez
tout d’abord la liste de ces salariés. Le nombre de bulletin total et le n° de bulletin du salarié
s'affiche.
Effectuez donc le virement pour ces salariés, puis lancez la clôture des bulletins (Gestion +
Clôturer des bulletins) pour réaliser les virements des bulletins suivants.
Pour obtenir la liste des salariés à bulletin unique et les derniers bulletins des salariés qui en ont
plusieurs, réalisez tous les bulletins de tous les salariés ayant plusieurs bulletins par mois.
Exemple !!!
Si vous avez deux salariés dont un qui a deux bulletins par mois. Lors du virement de salaire, le
premier salarié apparaît avec la notion bulletin 1/2. Réalisez le virement, puis faites le second
bulletin (après avoir clôturé le premier).
Dans la liste des virements, les 2 salariés dont un ayant le nombre de bulletin 2/2 s'afficheront.
Comment réaliser le fichier de virement ?
• La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un
fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau
format qui va remplacer à terme le format CFONB.
• La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée
automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant
une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une
banque, et un autre à partir d’une autre banque. Dans la liste des salariés, la
colonne Effectué vous permet de visualiser les salariés dont le virement a déjà été
effectué ou qui reste à effectuer.
• Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque.
• La date de compensation se met automatiquement selon le mois de salaire que
vous virez. Cette date est modifiable.
• Le fichier sera généré par défaut dans le répertoire document de votre ordinateur.
Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur .
• Le nom du fichier est également modifiable. Le nom correspond à la date de
compensation proposée par défaut.
• Choisissez également si la structure du fichier doit comporter ou non des retours
chariot. Ce choix est très important dans la mesure où certains établissements
Menu Gestion
179
bancaires ne reconnaissent pas les fichiers sans retour chariot.
Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion +
Virements + Historique, dès que le virement de salaire est effectué.
Virement des acomptes
Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des acomptes.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Virements + Des acomptes
Dans quel cas peut-on générer un fichier de virement ?
Le logiciel prend en compte tous les salariés pour lesquels la variable ACOMPTE contient un
montant.
Comment réaliser le fichier de virement ?
• La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un
fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau
format qui va remplacer à terme le format CFONB.
• La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée
automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant
une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une
banque, et un autre à partir d’une autre banque. Lorsque le virement de l'acompte a
déjà été effectué, dans la colonne Effectué apparaît un OUI.
• Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque.
• Le fichier sera généré par défaut dans votre répertoire document de votre
ordinateur. Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant
sur ..
Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion +
Virements + Historique.
Historique des virements
Après avoir générer les virements de salaires ou d’acompte, un historique est créé.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Virements + Historique
Explication :
Cette fenêtre fait apparaître la liste des virements effectués (salaires et acomptes). A partir de
cette fenêtre, vous pouvez imprimer, supprimer ou copier un fichier.
181
Menu Impression
Impressions : Choix des établissements
Cet écran vous permet de sélectionner votre établissement principal puis les établissements que
vous souhaitez afin de les regrouper dans les éditions suivantes :
• Journal de paye
• Livre de paye
• Livre des variables
• Etat des charges
• DUCS
Attention !!!
Les impressions multi-établissements sont disponibles à partir de la version PRO.
Remarque !!!
Dans votre logiciel de paye, les établissements sont vos différents dossiers.
Comment y accéder par la barre de menu ?
Journal de paye Impressions +Journal de paye périodique +
Journal de paye multi-établissements
Livre de paye Impressions + Livre de paye périodique + Livre de
paye multi-établissements
Livre des variables Impressions + Livre de paye périodique + Livre des
variables multi-établissements
Etat des Charges Impressions + Etat des charges périodique + Etat
des charges multi-établissements
DUCS Déclarations + DUCS + DUCS multi-établissements
Généralités :
Pour déterminer les différents établissements, vous devez sélectionner :
• l'établissement principal (il sera automatiquement coché dans la liste des établissements
concernés et le nom de l'établissement apparaîtra en gris clair). C'est le nom de
l'établissement qui apparaîtra sur l'impression.
• l'exercice que vous souhaitez imprimer.
• le ou les établissements que vous souhaitez réunir dans les éditions. Le bouton Tous et
Aucun est à votre disposition. Vous ne pouvez pas décocher le dossier que vous avez
déterminé en tant qu'établissement principal.
Remarque !!!
Seuls les dossiers que vous avez mis à jour apparaissent dans la liste. Si vous ne voyez pas
votre dossier, ouvrez-le puis refaites l'impression.
Explications :
Pour avoir des explications sur les différentes éditions sélectionnez les liens suivants :
• Journal de paye multi-établissements
• Livre de paye multi-établissements
• Livre des variables multi-établissements
• Etat des charges multi-établissements
• DUCS multi-établissements
EBP Paye V17
182
Impression des bulletins
Cette édition vous permet d’imprimer les bulletins à fournir à vos salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impression + Bulletins
Barre d’outils , Imprimer bulletins
Raccourci clavier Ctrl + B
Généralités :
Vous pouvez imprimer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou
matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour
accéder à la gestion des filtres. De plus, vous pouvez indiquer le nombre d’exemplaires de
bulletins que vous souhaitez.
Vous pouvez imprimer les bulletins de vos salariés en ignorant ceux pour lesquels l’option
’'Préfère obtenir ses bulletins par e-mail ’’ est cochée dans l'onglet Etat civil de la fiche
salarié.
Vous pouvez ensuite choisir un modèle d’impression. En effet, il existe plusieurs modèles (en
couleur, en noir et blanc, pour papier pré-imprimé &ldots;), que vous pouvez personnaliser par le
bouton Paramétrer ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’aperçu des bulletins vous permet de réaliser un export aux différents formats..
Impression des lettres-chèque
Cette édition vous permet d’imprimer les lettres chèque pour les salariés ayant le mode de
paiement chèque.
Attention !!!
L’impression des lettres-chèque est disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Impression + Lettres-chèque
Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ?
Les lettres-chèque ne sont imprimées que pour les salariés dont le mode de règlement est
Chèque, information indiquée dans l'onglet Règlement de la fiche Salarié.
Généralités :
Vous pouvez imprimer les lettres-chèque pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des
Menu Impression
183
impressions.
Le modèle existant imprime une lettre avec un chèque en pied. Si vous souhaitez imprimer
plusieurs chèques par page (sans lettre), vous devez alors modifier le fichier PLAN.MSV, qui se
trouve dans Program Files / EBP / Paye / Modeles, de cette manière :
Vous remplacez :
{
LettreCheque:
>Corps
}
Par :
{
LettreCheque:
>>Corps
}
Vous devez ensuite créer un nouveau modèle d’impression, en indiquant que c'est un modèle
étiquette. Vous pourrez alors définir le nombre de chèques par page et toutes les données à
imprimer.
L’aperçu des lettres-chèque vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des lettres-chèque des acomptes
Cette édition vous permet d’imprimer les lettres chèque pour les salariés ayant le mode de
paiement chèque.
Attention !!!
L’impression des lettres-chèque des acomptes est disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Impression + Lettres-chèque + Des acomptes
Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ?
Les lettres-chèque ne sont imprimées que pour les salariés dont le mode de règlement est
Chèque, information indiquée dans l'onglet Règlement de la fiche Salarié.
Généralités :
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des
impressions.
Le modèle existant imprime une lettre avec un chèque en pied.
L’aperçu des lettres-chèque vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des salariés
Vous pouvez imprimer les fiches des salariés ainsi que leurs historiques
Comment accéder à l’impression de la fiche salarié ?
Barre de menu Impressions + Salariés + Fiches
EBP Paye V17
184
Barre d’outils Impression fiches salariés
Généralités :
Vous pouvez demander une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et
appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la
gestion des filtres.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe des modèles d’impression, que
vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des
impressions.
L’impression des fiches des salariés et de l’historique vous permet de réaliser un export Excel,
ainsi qu’un export aux différents formats.
Impression des fiches individuelles
La fiche individuelle reprend mois par mois toutes les rubriques du bulletin. Les informations
contractuelles du salariés sont présentes.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Salariés + Fiches individuelles
Généralités :
Vous pouvez imprimer les fiches pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun
filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres . Vous devez
également définir la période à prendre en compte pour l’impression. De plus, vous pouvez choisir
de supprimer ou non les rubriques aux montants nuls, et d’imprimer ou non les bases de
cotisations .
Vous pouvez sélectionner les variables pour lesquelles vous souhaitez obtenir un détail.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu des fiches individuelles vous permet de réaliser un export aux différents formats..
Impression de la liste des salariés
Vous pouvez imprimer la liste des salariés ainsi que les étiquettes
Attention !!!
L’impression des étiquettes est disponible à partir de la version PRO.
Comment accéder à l’impression de la liste des salariés ?
Barre de menu Impressions + Salariés + Liste
Barre d’outils Impression fiches salariés
Comment accéder à l’impression des étiquettes?
Menu Impression
185
Barre de menu Impressions + Salariés + Etiquettes
Généralités :
Pour chacune des impressions, vous pouvez demander une fourchette de salariés, choisir un tri
par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton
pour accéder à la gestion des filtres
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe des modèles d’impression, que
vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des
impressions.
L’impression de la liste des salariés vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export
aux différents formats.
Impression des imputations analytiques
Cette édition vous permet d’imprimer les imputations analytiques par salarié.
Attention !!!
L’impression des imputations analytiques est disponible à partir de la version PRO.
Comment accéder à l’impression des imputations analytiques ?
Barre de menu Impressions + Salariés + Imputations analytiques
Généralités :
Vous pouvez imprimer les imputations analytiques pour une fourchette de salariés, et appliquer
un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des
filtres
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu des imputations analytiques vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression du trombinoscope
Vous pouvez imprimer le trombinoscope de votre société, il reprend les photos que vous avez
éventuellement insérées dans chaque fiche salarié.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Salariés + Trombinoscope
Généralités :
Vous pouvez lancer un aperçu ou une impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu du trombinoscope vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression de l'état des heures
EBP Paye V17
186
Cette édition vous permet d'obtenir un état des heures effectuées par salarié.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Congés, absences et heures + Etat des
heures
Généralités :
Vous pouvez imprimer un état des heures :
• Par tranche de salarié,
• En appliquant un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour
accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer la liste des congés et absences ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer les différents congés et absences pour
l'ensemble de l'exercice;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez avoir dans votre édition.
• Pour les calendriers que vous souhaitez, pour cela :
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les calendriers ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cocher manuellement la ou les calendriers à imprimer
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression.
Il existe un modèle d’impression "Etat des heures détaillé" et un modèle "Etat des heures" (non
détaillé).
Vous pouvez les personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage
des impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des banques
Vous pouvez imprimer la liste de vos banques paramétrées dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Banques
Généralités :
Vous pouvez imprimer une ou plusieurs banques.
Menu Impression
187
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les banques à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cochez manuellement la ou les banques à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des organismes
Vous pouvez imprimer la liste de vos organismes paramétrés dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Organismes
Barre d’outils Impression Organismes
Généralités :
Vous pouvez imprimer un ou plusieurs organismes.
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les organismes à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cochez manuellement la ou les organismes à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
A quoi sert le lien : Où sont utilisés les organismes sélectionnés ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques de cotisation qui utilisent l’organisme
sélectionné.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Impression des profils
Vous pouvez imprimer la liste de vos profils paramétrés dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Profils
Barre d’outils Impression Profils
Généralités :
Vous pouvez imprimer cette liste pour une sélection de profils en indiquant l’intervalle à l’aide des
EBP Paye V17
188
listes déroulantes.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des rubriques
Vous pouvez imprimer la liste de vos rubriques de salaire brut, de cotisation, de net et de
commentaire, que vous avez paramétrées dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Rubriques
Barre d’outils Impression Rubriques
Généralités :
Vous pouvez imprimer une ou plusieurs rubriques en fonction du type et d'un thème. les thèmes
proposés sont ceux présents au niveau de votre arborescence.
• Type de rubriques vous permet de sélectionner dans la liste déroulante le type des
rubriques qui s'afficheront dans la liste :
• Toutes
• Rubriques de salaire brut
• Rubriques de cotisation
• Rubriques de net
• Rubriques de commentaire
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les rubriques à imprimer, en fonction
du type choisi ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Le bouton Bulletins uniquement vous permet de sélectionner uniquement les rubriques
qui apparaissent dans l'onglet bulletin de vos salariés ;
• Cochez manuellement la ou les rubriques à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les rubriques sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
comptes comptables) qui sont utilisés par la rubrique de brut sélectionnée.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où sont utilisées les rubriques sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la
rubrique de brut sélectionnée.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Menu Impression
189
Impression des tables de calcul
Vous pouvez imprimer la liste de vos tables de calcul paramétrées dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Tables de
calcul
Barre d’outils Impression Tables de calcul
Généralités :
Vous pouvez imprimer une ou plusieurs tables de calcul.
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les tables de calcul à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cochez manuellement la ou les tables de calcul à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
A quoi sert le lien : Où sont utilisées les tables de calcul sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (variables ou rubriques) qui sont utilisés
par la table de calcul sélectionnée.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Impression des variables
Vous pouvez imprimer la liste de vos variables paramétrées dans l’arborescence.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Variables.
Barre d’outils Impression Variables.
Généralités :
Vous pouvez imprimer une ou plusieurs variables. Les variables sont classées par thème puis
par ordre alphabétique. Si vous cochez la case devant un thème, automatiquement toutes les
variables du thème seront cochées.
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les variables à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cochez manuellement la ou les variables à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
EBP Paye V17
190
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les variables sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques) qui
sont utilisés par la variable sélectionnée.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où sont utilisées les variables sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (variables, rubriques) est utilisée la variable
sélectionnée.
Cliquez ici pour obtenir l'aide général de la fonctionnalité.
Impression des cumuls
Vous pouvez imprimer la liste de vos cumuls.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Cumuls.
Généralités :
Vous pouvez imprimer un ou plusieurs cumuls.
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les cumuls à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cocher manuellement la ou les cumuls à imprimer.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les cumuls sélectionnés ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques qui alimentent le cumul sélectionné.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où sont utilisés les cumuls sélectionnés ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques qui utilisent le cumul sélectionné.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Impression de la liste des acomptes
Cette édition vous permet d'imprimer la liste des acomptes versés à vos salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste des acomptes
Menu Impression
191
Généralités :
Vous pouvez imprimer la liste des acomptes :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ;
• Pour le mois, le trimestre, l'année ou libre;
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression de l'état des congés
Cette édition vous permet de connaître les différents soldes des congés de tous les salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Congés et absences + Etat des congés
Généralités :
Vous pouvez imprimer l'état des congés :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître le solde des congés pour
chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer le solde des congés ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer les différents solde de congés pour
l'ensemble de l'exercice;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez avoir dans votre édition.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, cependant vous
pouvez le personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Remarque !!!
Suite à cette nouvelle impression (à partir de la Version de paye 2009), le modèle Etat des
congés du menu Impressions + États salariés n'est plus disponible.
Impression liste des congés et absences
Cette édition vous permet de connaître les différentes périodes où le salarié a été absent, ainsi
que les périodes où le salarié a été en congé.
EBP Paye V17
192
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Congés, absences et heures + Liste des
congés et absences
Généralités :
Vous pouvez imprimer la liste des congés et absences des salariés :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître le planning des congés et des
absences pour chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer la liste des congés et absences ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer les différents congés et absences pour
l'ensemble de l'exercice;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez avoir dans votre édition.
• Pour les calendriers que vous souhaitez, pour cela :
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les calendriers ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ;
• Cocher manuellement la ou les calendriers à imprimer
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, cependant vous
pouvez le personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression de la provision de Congés Payés
Cet état permet de connaître les provisions de Congés Payés calculées mois par mois, salarié
par salarié.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Congés et Absences + Provisions de
Congés Payés
Explications des différentes colonnes du tableau :
• La colonne Provision brute totale correspond au total brut du salarié pour le mois
multiplié par 10%
• La colonne Ind. CP versée correspond au total des indemnités CP versées pour le
salarié pour le mois correspondant
Menu Impression
193
• La colonne Provision brute restante est égale à la colonne provision diminuée de la
colonne Ind. CP versée
• La colonne Charges Fiscales (le % est à renseigner dans les préférences du dossier)
correspond à la colonne Provision Brute restante l multipliée par le pourcentage
renseigné.
• La colonne Charges Sociales (à renseigner dans les préférences du dossier)
correspond à la colonne Provision Brute restante multipliée par le pourcentage
renseigné.
• La colonne Total à provisionner correspond à la somme des colonnes suivantes :
• Provision Brute restante
• charges fiscales
• charges sociales
• La colonne CP reste N-1 correspond aux CP restant à prendre avant le 31/05/N pour le
salarié pour le mois correspondant
• La colonne CP reste N correspond aux CP en cours d’acquisition pour le mois
correspondant.
Généralités
Vous pouvez imprimer la provision de congés payés:
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur de la provision de
CP pour la période que vous aurez sélectionnée) :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer votre provision ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer la provision pour l'exercice ;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez cumuler dans votre édition.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression du DIF
Cette édition vous permet de connaître pour chaque salarié le droit au DIF acquis et pris des
heures correspondant.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Droit individuel à la formation
Liste des modèles proposés :
• Lettre DIF d'information annuelle : Cette édition est à remettre au moins une fois par
an à tous vos salariés bénéficiant du DIF.
• Liste récapitulative du DIF : Cette édition est un état récapitulatif du DIF Acquis / Pris /
reste.
• Liste récapitulative du DIF pris : Cette édition est un état récapitulatif des dates de
EBP Paye V17
194
formation prises dans le cadre du DIF avec le nombre d’heure. (il reprend les périodes du
DIF pris du salarié)
Généralités :
Vous pouvez imprimer les états concernant le DIF de vos salariés vous devez:
• Sélectionner les salariés par tranche, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un
filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des
filtres ;
• Dans la zone, Imprimer les périodes de DIF, sélectionner la période dans lequel le
détail par salarié du DIF pris s"imprimera. (cette option permet d'imprimer le modèle
Liste récapitulative du DIF pris
• Cocher l'option Ignorer les salariés en CDI avec moins de 12 mois d'ancienneté pour
ne pas inclure dans les éditions les salariés en CDI qui ne bénéficient pas des 12 mois
d'ancienneté requis pour disposer du DIF.
• Cocher l'option Ignorer les salariés en CDD avec moins de 4 mois d'ancienneté pour
ne pas inclure dans les éditions les salariés en CDD qui ne bénéficient pas des 4 mois
d'ancienneté requis pour disposer du DIF.
• Sélectionner un mois donné, ce qui vous permet de connaître le DIF pour un mois
précédent ou pour le mois en cours pour un salarié
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression du livre des variables
Cette édition est un état récapitulatif des heures pour la périodicité que vous souhaitez
(mensuelle, trimestrielle, annuelle, de date à date)
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Livre de paye + Livre des variables du
dossier ou livre des variables multi-établissements.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le livre des heures pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu du livre des heures vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un livre des variables au format PDF.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre livre des heures.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
Menu Impression
195
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre livre des heures cumulée sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Impression des états salariés
Les états salariés vous permettent d’imprimer :
• un récapitulatif du repos compensateur
• un récapitulatif des RTT
• la liste déclarative prud'homale
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etat salariés
Généralités :
Vous pouvez imprimer les états salariés pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus,
vous devez choisir le mois de paye concerné.
Vous pouvez ensuite choisir le modèle d’impression correspondant à l’état désiré. Les modèles
d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des
impressions.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’impression des états salariés vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux
différents formats.
Impression de l'état des variables
Cette édition vous permet de connaître pour chaque salarié la valeur de chaque variable.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etat des variables
Généralités :
Vous pouvez imprimer l'état des variables :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ;
• Pour un mois donné, ce qui vous permet de connaître la valeur d'une variable pour un
mois précédent ou pour le mois en cours pour un salarié ;
• Pour une ou plusieurs variables :
• Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les variables à imprimer ;
• Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
EBP Paye V17
196
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression du récapitulatif des allégements
Cette édition vous permet d’obtenir la liste des salariés qui bénéficient de l’allégement sur la
valeur des repas dans le secteur de l’hôtellerie restauration, avec le montant de la réduction.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des
allégements HCR.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le récapitulatif pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion
des filtres. Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques d’allégement utilisées
sur les bulletins, pour qu’il puisse trouver les montants, en cliquant sur le bouton en face de
Rubriques d’allégements. Vous devez ensuite choisir le mois concerné, et le modèle
d’impression correspondant au type d’allégement souhaité. Les modèles d’impression sont
personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’aperçu du récapitulatif des allégements vous permet de réaliser un export aux différents
formats.
Coefficients à sélectionner (allégement Fillon)
Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques de coefficients en cliquant sur le
bouton .
Seule la rubrique GCOEF4 doit être sélectionnée.
Attention !!!
Si vous utilisez un autre code que celui proposé dans nos paramétrages, sélectionnez votre
propre rubrique.
Heures rémunérées à sélectionner (allégement Fillon)
Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques d’heures rémunérées en cliquant
sur le bouton .
Sélectionnez la rubrique GHEUREMU
Attention !!!
Si vous utilisez un autre code que celui proposé dans nos paramétrages, sélectionnez votre
propre rubrique.
Préparation de la DUCS
Cette fonctionnalité vous permet :
• de préparer le fichier EDI pour l'URSSAF au format COPLAT.
Menu Impression
197
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez
contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
Cette fonctionnalité vous permet également :
• d'imprimer la DUCS URSSAF papier agréée,
• d'imprimer la DUCS Pôle emploi papier agréee,
• d'imprimer la DUCS URSSAF annuelle (état préparatoire de votre tableau
récapitulatif),
• d'imprimer un état préparatoire pour les organismes IRC (Institutions de Retraite
Complémentaire)
Attention !!!
Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF
Déclarations + DUCS Pôle emploi
Déclarations + DUCS IRC
Explications
• Période : Indiquez la périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) à prendre en
compte pour l’édition de l’état et le calcul des bases de cotisation.
• Date d’exigibilité : A renseigner selon la date de paiement
• Date limite de dépôt : A renseigner selon la date de paiement
• Cotisations à régler au plus tard le : A renseigner selon la date de paiement
• Salaires versés le : A renseigner selon date de versement des salaires
Attention !!!
Si cette case est cochée, une DUCS NEANT sera générée.
• Néant : A renseigner si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période
considérée ou s’il n’y a pas eu de salaire versé.
• J’ai cessé totalement mon activité à compter du : A cocher si vous êtes dans ce cas,
et renseignez à compter de quelle date.
• Je continue mon activité sans personnel depuis le : A cocher si vous êtes dans ce
cas, et renseignez à compter de quelle date.
• Définitivement : suspendez mon compte, j’en demanderai la réouverture le cas
échéant : A cocher si vous êtes dans ce cas.
• Très temporairement : maintenez mon compte... : A cocher si vous êtes dans ce cas.
• Acomptes versés : A renseigner si vous avez versé des acomptes, à saisir sans le
signe (-), la somme se déduit du total en automatique. (Cette zone n'est pas accessible
pour la DUCS URSSAF)
• Régularisations. Diverses : A renseigner si une régularisation est à opérer (un trop
perçu à récupérer par ex), mettez la somme en négatif (-) s’il faut qu’elle se déduise,
sinon elle s’ajoutera au total automatiquement.
• Mode de paiement : La sélection du mode de règlement servira à produire la structure
du paiement dans votre fichier EDI.
• Références paiement : référence à renseigner.
• Pavé déclarant : Ce pavé est à renseigner si le déclarant n’est pas la société.
• Option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" : Cette option
permet de lancer une impression de la DUCS papier sans lancer l'éditeur de fichier
DUCS.
EBP Paye V17
198
• Cliquez sur le bouton OK afin de lancer l'éditeur de fichier DUCS. Si vous produisez une
DUCS EDI il est recommandé d'ouvrir son fichier dans l'éditeur afin de l'analyser avant
son envoi.
Comment préparer le fichier EDI pour l'URSSAF ?
Pour préparer le fichier EDI, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation
de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK sans cocher l'option "A la fin
de la préparation, accéder directement à l'impression" afin que l'éditeur de fichier se lance.
Une fois les données affichées dans l'éditeur vous pourrez y apporter des modifications.
Pour transmettre votre fichier à votre organisme n'oubliez pas de le déclarer.
Comment imprimer ma déclaration DUCS papier ?
Pour imprimer la déclaration DUCS papier, vous devez renseigner tous les champs nécessaires
à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK en cochant
l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression".
Retour à la DUCS
Impression de l'enquête sociale
Cette édition vous permet d’obtenir des informations concernant la rémunération et les primes de
vos salariés par catégorie professionnelle.
Attention !!!
L’impression de l’enquête sociale est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Enquête sociale.
Généralités :
Vous devez sélectionner pour chaque type de gain, les rubriques utilisées sur les bulletins, pour
que le logiciel puisse trouver les montants. Pour cela, cliquez successivement sur les boutons
modifier.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu de l’enquête sociale vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression de l'état MSA
Cette édition vous permet d’obtenir l’état préparatoire à la déclaration MSA pour une entreprise
Agricole.
Attention !!!
L’impression de l’état MSA n’est proposée que si vous avez choisi un paramétrage agricole lors
de la création du dossier, donc disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etats MSA
Menu Impression
199
Généralités :
Vous pouvez imprimer cet état pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun
filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion des
filtres. Vous devez ensuite choisir la période concernée, et obligatoirement les rubriques d’ICCP
(Indemnités Compensatrices de Congés Payés) et de CPC (Contribution de Prévoyance
Complémentaire, c’est-à-dire taxe sur prévoyance) utilisées sur les bulletins, afin que le logiciel
puisse trouver les montants, en utilisant les boutons .
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, qui est
personnalisable par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu de l’état MSA vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression des états préparatoires
Il s’agit de l’état préparatoire à la DADS, de la lettre du net imposable du salarié, et, en version
BATIMENT, de l’état préparatoire à la déclaration PROBTP, à la DNA et un récapitulatif des
cumuls bâtiment.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etats préparatoires à la DADS
Généralités :
Vous pouvez imprimer un état préparatoire pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre.
Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
Vous devez ensuite choisir votre modèle d’impression : DADS, lettre du net imposable, PROBTP,
DNA, récapitulatif des cumuls bâtiment. Les états préparatoires à la DADS et à la DNA existent
en présentation fiche ou liste, c’est-à-dire un salarié par page, ou tous les salariés en liste dans
une même page. Les modèles sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils +
Paramétrage des impressions.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
Remarque!!!
Pour obtenir de l’aide sur l’état préparatoire à la DADS, cliquez ici
L’impression des états préparatoires vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export
aux différents formats.
Impression des cumuls des salariés
Cette édition vous permet d’obtenir, pour un salarié ou la totalité, la valeur des cumuls du mois ou
d'un période choisie.
Une page sera imprimée par salarié.
Comment y accéder ?
EBP Paye V17
200
Barre de menu Impressions + Cumuls des salariés
Généralités :
Vous pouvez imprimer la liste des cumuls des salariés :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur des cumuls de
chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer les cumuls des salariés ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer les différents cumuls pour l'exercice ;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez cumuler dans votre édition.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression des cumuls de la société
Cette édition vous permet d’obtenir les cumuls de la société, tous salariés confondus
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Cumuls de la société
Généralités :
Vous pouvez imprimer les cumuls de la société :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
• Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur des cumuls de tous
les salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez
imprimer vos cumuls ;
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois
de début est automatiquement indiqué ;
• Annuelle : vous permet d’imprimer les différents cumuls pour l'exercice ;
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous
souhaitez cumuler dans votre édition.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Menu Impression
201
Impression du Registre Unique du personnel
Remarque !!!
L’impression du registre du personnel est disponible à partir de la version Pro
Tout établissement qui emploie des salariés doit, obligatoirement, tenir un Registre Unique du
Personnel, à l'exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque
emploi associatif.
Le registre du personnel permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque
établissement de l'entreprise. Les informations y figurant doivent apparaître dans l’ordre
chronologique d’embauchage. Les indications sont donc inscrites sur le registre au moment de
l’embauche, de façon indélébile et éventuellement modifiées en fonction d’événements
postérieurs.
Remarque !!!
Le registre doit tenir compte de l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans
effacement des mentions initiales.
Le registre du personnel doit être constamment tenu à la disposition :
• des délégués du personnel
• de l’inspecteur du travail
• des contrôleurs URSSAF
Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à
compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. En pratique, il est conseillé de les
garder sans limitation de durée. Ces mentions sont les suivantes :
Date de l’événement
Matricule
Nom de naissance
Nom d’usage
Prénom
Date de naissance
Sexe
Nationalité
Titre ou carte de séjour avec le n° du document
Emploi
Qualification
Date d’entrée
Date de sortie
Type de contrat
Contrat particulier
Caractéristique de l’activité
Remarque : Les informations suivantes : nom d’usage, titre ou carte de séjour, date de sortie,
contrat particulier sont renseignés dans les seuls cas ou la salarié est concerné par la situation.
La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l'établissement. Conséquence : si
l'entreprise comporte plusieurs établissements, l'employeur doit tenir dans chacun d'eux un
registre du personnel.
L’absence de registre ou l’inscription de mentions incomplètes ou erronées sont passibles de
sanctions pénales.
EBP Paye V17
202
Cette édition vous permet d’imprimer le registre unique du personnel de votre établissement.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Registre Unique du Personnel
Fonctionnement du registre
La mise à jour du registre s’effectue au fur et à mesure. Toute information renseignée pour un
salarié est reprise dans le registre. En revanche, la date de sortie d’un salarié ’r;’sortant à la fin
du bulletin’’ n’est renseignée qu’après la clôture du bulletin ou du mois.
Evènement Conséquence sur le registre
Nouveau salarié
Une ligne est créée pour le salarié. Elle reprend les informations
renseignées dans la fiche du salarié.
La date de l’événement reprend la date d’entrée du salarié. Ex. : pour
un salarié embauché le 15/01/2007, une ligne est créée sur le
registre. Elle indiquera le 15/01/2007 en date d’événement.
Changement de
situation du salarié Tout changement de situation du salarié génère une ligne
supplémentaire sur le registre. Celle-ci suit la ligne initialement créée
pour le salarié lors de son embauche. Elle indique la date de
l’événement, qui correspond à la date de début du bulletin et la
nouvelle situation du salarié (ex : type de contrat). Ex. : Un salarié est
embauché le 15/01/2007 en contrat à durée déterminée. En février, le
contrat du salarié est transformé en CDI. Sur le registre, la première
ligne du salarié indiquera en date d’entrée et en date d’événement le
15/01/2007 et en type contrat de travail ’r;’contrat à durée
déterminée’’. Sur la seconde ligne apparaîtra, la date de l’événement
’r;’01/02/2007’’ et l’intitulé du contrat du salarié ’r;’contrat à durée
indéterminée’’.
Salarié ’r;’ sortant à la
fin du mois’’ La date de sortie du salarié apparaîtra après la clôture de la paye. Si
le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur
la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est
indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont
jamais supprimés du registre. Ex. : Un salarié est sortant à la fin du
mois de février. Sur le registre du mois de février, sa date de sortie
n’apparaît pas. Elle apparaîtra à partir de l’édition du registre du mois
de mars. C’est-à-dire après la clôture mensuelle de la paye.
Salarié sorti avec
l’option ’r;’salarié sorti’’ La date de sortie du salarié sera indiquée dès le mois de la sortie. Si
le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur
la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est
indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont
jamais supprimés du registre. Ex. : Sur le mois de mars, un salarié
est sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’. La date de sortie du salarié
apparaîtra dès l’édition du registre sur le mois de mars.
Menu Impression
203
Salarié ’r;’Inactif’’ Aucune conséquence sur le registre.
Suppression d’un salarié
créé à tort et supprimé
sur le même mois
Création d’une ligne sur le registre. La suppression du salarié
entraîne la disparition de la ligne du registre correspondant à ce
salarié. La ligne est réputée ne jamais avoir existée.
Clôture mensuelle ou
clôture bulletin Les informations ajoutées sur le registre sont figées. Elles sont
définitivement enregistrées.
Clôture annuelle
Les informations inscrites sur le registre sont stockées dans le fichier
du registre. A ce dernier seront ajoutés les éventuels changements
de situation postérieurs des salariés.
Déclôture mensuelle ou
annuelle
Restauration de la sauvegarde avant clôture.
Mise à jour de base Le registre est renseigné. Les changements de situations intervenus
antérieurement à la mise à jour de base n’apparaissent pas.
Choix de la période de traitement :
La sélection de la coche ’r;’N’imprimer que les salariés qui ont été présents’’ permet de
sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez imprimer votre registre unique du personnel.
Si aucune date n’est saisie dans ces champs, le registre s’imprime entièrement.
L’édition du registre sur une période donnée fait apparaître tous les salariés qui ont été présents
sur la période ainsi que tous les évènements rattachés aux salariés.
Exemple :
Une impression du registre sur la période allant du 01/01/2007 au 31/01/2007 fera apparaître :
Les salariés entrés avant le 01/01/2007 ainsi que tous les évènements intervenus depuis leur
date d’entrée.
Les salariés entrés après le 01/01/2007et jusqu’au 31/01/2007 et tous les évènements survenus
depuis le 01/0107.et jusqu’au 31/01/2007.
Un salarié entré le 09/03/06 et toujours présent apparaîtra dans l’édition du registre, son
changement d’emploi du 01/06/06 sera indiqué.
Un salarié entré en décembre 2006 et sorti le 15/01/07 sera présent.
Un salarié entré le 22/01/07 apparaîtra dans l’édition, son changement d’emploi le 01/06/2007
sera indiqué.
Un salarié entré le 10/01/07 et sorti le 31/01/07 apparaîtra dans l’édition, sa réembauche le 26/02
ne sera pas indiquée.
L’ordre d’impression :
Vous pouvez choisir l’ordre d’impression des salariés sur le registre par :
• Date d’entrée
• Matricule
• Ordre alphabétique
EBP Paye V17
204
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’aperçu du registre unique du personnel vous permet de réaliser un export aux différents
formats.
Impression de la liste des entrées/sorties
La liste des entrées/sorties identifie les contrats conclus et résiliés au cours d’une période
donnée. Elle permet ainsi au gestionnaire de paye d’avoir un état des mouvements de
l’entreprise et de déterminer les variations d’effectifs. Elle peut être une aide dans l’établissement
de tableaux, d’autant plus, qu’elle est exportable sous Excel. Ainsi, le gestionnaire peut établir
par exemple sa Déclaration des Mouvements de Main-d’œuvre.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Liste des entrées sortie
Vous avez le possibilité d’éditer une liste des entrées/sorties par :
• Date d’entrée
• Date de sortie
La sélection de la coche ’’N’imprimer que les données comprises’’ permet
de sélectionner la période pour laquelle vous souhaitez imprimer votre liste. Si aucune date n’est
saisie dans ces champs, la liste s’imprime entièrement.
L’édition d’une liste des entrées/sorties pour une période donnée fait apparaître tous les salariés
qui ont été présents sur la période.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
La liste des entrées/sorties vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Les interactions
Les interactions vous permettent :
• de déterminer où sont utilisés certains éléments dans votre dossier de paye,
• de déterminer quels sont les éléments (rubriques, variables, organismes...) utilisés dans
votre dossier de paye en fonction de l'élément que vous avez sélectionné.
Liste des Interactions possibles :
• Organismes
• Contrat d'assurance
• Variables
• Tables de calcul
• Rubriques de salaire brut ou net
• Rubriques de commentaire
• Rubriques de cotisation
• Transfert comptable
Comment y accéder ?
Dans les impressions ou
fiches comprenant des
variables, rubriques,
organismes...
Questions :
Où sont utilisées les rubriques sélectionnées ?
Quels sont les éléments utilisés par les rubriques
sélectionnées ?
Menu Impression
205
Généralités :
Pour chaque élément de la liste, vous avez la possibilité de connaître les éléments qui le
compose et dans quel autre élément il est utilisé.
Les boutons Suivant ou Précédent (représentés par les icônes flèche vers la droite ou vers la
gauche) vous permettent de revenir à la fenêtre précédemment ouverte.
Généralités d'impression :
Vous pouvez imprimer une seule interaction à la fois.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Aperçu
A l’aide du menu Contextuel, vous états pourront être :
• Imprimés ;
• Exportés aux différents formats;
• Envoyés par E-Mail ;
• Copiés et collés sur un autre support.
Export au format Microsoft Excel
A partir de certaines impressions, vous pouvez réaliser un export au format Microsoft Excel. Pour
cela, cliquez sur le bouton Excel : un ficher CSV est alors créé et directement récupéré sous
Excel.
Les données qui sont exportées sont les informations contenues dans un modèle d’impression
spécifique, nommé Export, et sélectionnées dans un format d’export, nommé ExportAperçu.
Si vous le souhaitez, vous pouvez définir un autre format d’export afin de récupérer uniquement
les informations dont vous avez besoin. Dans ce cas, répondez Non à la question Voulez-vous
utiliser ce format par défaut, puis suivez l’assistant de l’export paramétrable.
Dans la dernière étape, n’oubliez pas d’enregistrer le format que vous avez défini afin de pouvoir
le réutiliser lors des prochains exports. Cependant, votre format ne doit pas être nommé
ExportApercu car ce dernier est réservé au format système défini par EBP.
Export aux différents formats.
A partir d’une impression, vous pouvez réaliser un export aux formats PDF, .Excel, HTLM, RTF,
JPEG, TIFF
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Exporter + Format PDF
Menu contextuel Clic droit + Exporter au format PDF / Excel / HTLM /
RTF / JPEG ou TIFF
EBP Paye V17
206
Comment exporter aux différents formats?
Pour cela, vous devez lancer un aperçu à l’écran grâce au bouton Aperçu. Vous devez ensuite
soit faire un clic droit de la souris, puis choisir l’option Exporter + Format PDF (ou Excel / HTLM
/ RTF / JPEG / TIFF), soit utiliser la commande Dossier + Exporter au format PDF pour le
format PDF uniquement.
Indiquez ensuite le chemin et le nom du fichier à générer.
Les filtres
Un filtre permet de définir un ou plusieurs critères de sélection sur votre fichier Salarié. Les filtres
sont applicables sur la plupart des impressions et en interrogation des données de paye..
Lorsque vous êtes dans une fenêtre d’impression, cliquez sur le bouton pour créer un
nouveau filtre.
La liste des filtres existants apparaît. Cliquez sur le bouton Nouveau.
Le logiciel crée une ligne portant le nom . Cette ligne correspond au filtre que vous allez
définir. Son nom pourra bien entendu être modifié avec le bouton Renommer.
• Si le filtre à créer répond à un critère unique, pointez Une condition (le plus
fréquent). Si vous désirez créer un filtre englobant plusieurs critères, pointez Groupe
de Conditions. Le nom du filtre devient alors . Cliquez sur le
bouton Ajouter pour créer deux sous-lignes correspondant aux deux critères que
vous allez définir. Dans la case grise est affiché un « Et ». Un clic sur cette case et le
« Et » devient « Ou ».
• Sélectionnez dans la liste des variables celle sur laquelle portera le critère.
• Choisissez une relation : Est égal à, Est supérieur à ...
• Indiquez la valeur.
Une fois, les trois champs renseignés, la condition est complète : vous pouvez enregistrer par le
bouton Ok.
Les impressions de fin de mois
Impression du livre analytique
Cette édition vous permet d’obtenir, salarié par salarié, les ventilations qui lui ont été imputées, et
un cumul de tous les salariés poste par poste.
Attention !!!
L’impression du livre analytique est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Livre analytique.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le livre analytique pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus,
vous devez choisir le mois de paye concerné, et vous pouvez demander la suppression des
postes à zéro.
Menu Impression
207
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu du livre analytique vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Impression du journal de paye
Cette édition vous donne pour chaque salarié les cumuls mensuels (brut, tranches de cotisations,
net...) pour la période que vous souhaitez (mensuelle, trimestrielle, de date à date ou annuelle).
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Journal de paye périodique +
journal de paye du dossier ou journal de paye
multi-établissements
Remarque !!!
L'impression du journal de paye multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version
PRO de votre logiciel.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le journal de paye pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
L’impression du journal de paye vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux
différents formats.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un journal de paye au format PDF.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre journal de paye.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre journal de paye cumulé sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Vous venez d’installer votre nouvelle version (V11) et vous ne retrouvez plus vos modèles
personnalisés ?
L’édition du journal de paye a évolué. Vous pouvez maintenant choisir une autre périodicité que
mensuelle. Si vous souhaitez éditer vos anciens modèles, passer par le menu Impressions + Etat
salariés
Impression du livre de paye
Cette édition vous permet de connaître pour chaque rubrique (salariale et patronale) la valeur
EBP Paye V17
208
enregistrée dans le bulletin de chaque salarié, le cumul de chaque rubrique, pour la périodicité
que vous souhaitez (mensuelle, trimestrielle, annuelle, de date à date)
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Livre de paye + Livre de paye
périodique ou livre de paye multi-établissements
Remarque !!!
L'impression du livre de paye multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version PRO
de votre logiciel.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le livre de paye pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus,
vous devez choisir la périodicité de paye concernée.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe plusieurs modèles d’impression,
que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des
impressions. Les modèles proposés sont :
o Livre de Paye périodique: toutes les rubriques de cotisations patronales et
salariales sont incluses dans l’état.
o Livre de Paye périodique (Salarial) : seules les rubriques de cotisations
salariales apparaissent dans l’état.
L’aperçu du livre de paye vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre livre de paye.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre livre de paye cumulé sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un journal de paye au format PDF.
Vous venez d’installer votre nouvelle version (V11) et vous ne retrouvez plus les modèles
que vous avez personnalisés ?
L’édition de votre livre de paye a évolué. Vous pouvez maintenant choisir une autre périodicité
que mensuelle, vous devez donc re-personnaliser votre modèle.
Auparavant, un récapitulatif des heures apparaissait en dernière page, vous pouvez maintenant
l’éditer en passant pas le menu Impression + Livre de paye + Livre des variables.
Impression de l'état des charges
Cette édition vous permet de connaître le détail des cotisations salariales et patronales pour la
périodicité que vous désirez, jusqu'à douze mois avant votre mois courant.
Comment y accéder ?
Menu Impression
209
Barre de menu Impressions + Etat des charges périodique + Etat
des charges du dossier ou Etat des charges multi-
établissements
Remarque !!!
L'impression de l'état des charges multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version
PRO de votre logiciel.
Généralités :
Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou
par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu de l’état des charges vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Les organismes sont proposés par type de caisse (IRC, URSSAF...) puis classés par ordre
alphabétique.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre état des charges.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre état des charges cumulé sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Choix des organismes :
Vous pouvez imprimer l’état des charges pour un ou plusieurs organismes. Pour cela, cliquez sur
le bouton Tous ou Aucun. Vous pouvez sélectionner les organismes en fonction de leur type
(tous les IRC...)
Cochez l'option Une page par organisme lorsque vous souhaitez avoir un saut de page par
organisme.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un état des charges au format PDF.
Impression de l'état des paiements
Cette édition vous donne pour chaque salarié :
• Les informations bancaires de la banque du salarié ;
• Les informations bancaires de la banque à partir de laquelle le virement est effectué (une
des banques de la société) ;
• Le montant du net à payer.
Comment y accéder ?
EBP Paye V17
210
Barre de menu Impressions + Etat des paiements
Généralités :
Vous pouvez imprimer l'état des paiements :
• Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a
été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ;
• Pour un mois donné ;
• Pour la banque de votre choix ou pour toutes les banques ;
• Pour un ou tous les modes de règlements ;
• L'option Regrouper par mode de règlement permet d'imprimer l'état des paiements
pour tous les modes de règlements, avec un sous total du net à payer par mode de
règlement ;
• L'option Supprimer les lignes nulles permet de ne pas imprimer les salariés dont le net
à payer est à zéro.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez
personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un état des paiements au format PDF.
L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats
Impression du récapitulatif de la taxe sur les salaires
Cette permet d’obtenir la liste des salariés, avec pour chacun, le montant de la taxe sur les
salaires.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etats récapitulatifs + De la taxe sur
les salaires.
Généralités :
Vous pouvez imprimer le récapitulatif pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si
aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion
des filtres. Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques de taxe sur les salaires
utilisées sur les bulletins, pour qu’il puisse trouver les montants, en cliquant sur le bouton en
face de Rubriques. Vous devez ensuite choisir le mois concerné.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous
pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions.
L’aperçu du récapitulatif de la taxe sur les salaires vous permet de réaliser un export aux
différents formats.
Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat
des jours de repos
Les heures supplémentaires sont, depuis le 1er octobre 2007, exonérées d'impôt sur le revenu et
Menu Impression
211
soumises à un allégement de charges.
Les rachats des jours de repos acquis après le 1er janvier 2008 doivent être eux aussi exonérés
d'impôt sur le revenu et soumis aux mêmes allégements de charges que les heures
supplémentaires.
Les charges patronales sont allégées via une déduction forfaitaire de cotisations.
Les salariés bénéficient d'un allégement des cotisations salariales sur la rémunération des
heures supplémentaires et complémentaires ainsi que sur les jours rachetés qu'ils perçoivent.
Vous devez tenir à la disposition des agents de contrôle des organismes de recouvrement un état
récapitulatif des allégements de charges dont bénéficient l’employeur et le salarié.
Dans une même édition, vous devez récapituler à la fois :
• les informations relatives à la réduction Fillon,
• les allégements de charges patronales et salariales relatifs aux heures
supplémentaires et aux heures de rachat de jours de repos.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des réductions de
cotisations (Fillon/TEPA)
Que doit-on renseigner dans cette fenêtre ?
Vous devez obligatoirement indiquer les rubriques que vous avez utilisées sur vos bulletins en
cliquant sur le bouton .
Attention !!!
Si vous utilisez d'autres rubriques que celles proposées par défaut dans nos paramétrages,
n'oubliez pas de les sélectionner.
Dans la partie "Heures supplémentaires" :
• Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans les zones Rubriques
d'heures supplémentaires, Rubriques d'heures complémentaires, Rubriques des
jours excédant le forfait. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la
nature de la rubriques d'heures exonérées que vous avez sélectionné dans les rubriques
de salaires Brut.
• Rubriques d'heures complémentaires (vous devez avoir la rubrique GHCOMPEX)
;
• Rubriques d'heures supplémentaires (vos devez avoir les rubriques GHS25EXO,
GHS50EXO) ;
• Rubriques des jours excédant le forfait (vous devez avoir la rubrique
GJRCOREN).
Remarque !!!
Dans l'édition, la base des rubriques sélectionnées alimente la colonne "nombre d'heures" et le
montant des rubriques alimente la colonne "rémunération à déclarer".
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de réduction des cotisations
salariales (notamment COTRED).
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de déduction forfaitaire des
cotisations patronales (notamment COTDEFO2 pour les entreprises de plus de 19
EBP Paye V17
212
salariés ou COTDEFO1 pour les entreprises de 1à 19 salariés).
Dans la partie "Rachat jours de repos":
Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans la zone Rubriques des jours
acquis depuis 01/08. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de
rachat des jours de repos que vous avez sélectionnée dans les rubriques de salaires Brut. Seules
les rubriques concernant le rachat des jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 doivent
apparaître.
Remarque !!!
Les rubriques concernant le rachat des jours de CET n'apparaissent pas dans cette partie car il
ne sont pas concernés par les réductions de cotisations. Aucune exonération n'est à appliquer.
Dans la partie"Loi Fillon" :
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant le coefficient
Fillon (notamment GCOEF4 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou GCOEF5
pour les entreprises de 1 à 19 salariés).
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de cotisation calculant la réduction
Fillon (notamment COT671 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou COT672
pour les entreprises de 1 à 19 salariés).
• Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant les heures
rémunérées du salarié (notamment GHEUREMU).
Généralités :
Vous devez ensuite choisir la périodicité et le modèle d’impression.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer
votre état récapitulatif.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer votre état récapitulatif cumulé sur votre exercice de
paye.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez
cumuler dans votre édition.
Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils +
Paramétrage des impressions.
Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client un état récapitulatif des réductions de cotisations au format PDF.
Le paramétrage que vous avez renseigné dans les différentes zones est conservé à la ré-
ouverture de votre dossier.
Afin de conserver le document sur support dématérialisé, vous devez effectuer l’aperçu du
récapitulatif des allégements et réaliser un export aux différents formats.
213
Menu WebPaye
Menu WebPaye
Nouveau !!!
Le menu WebPaye est disponible dès la version Expert de EBP Paye. Ce nouveau service donne
accès à un espace privé pour échanger des informations avec les clients d'un expert-comptable
(salariés, saisie de valeurs de variables, bulletins au format pdf, autres documents administratifs).
Créer un compte Administrateur sur le site WebPaye
A la première utilisation du service WebPaye, vous devez créer votre compte Administrateur.
C'est à partir de ce compte, que vous pourrez administrer l'ensemble des dossiers clients.
Créer le dossier WebPaye
Saisir les informations de votre cabinet comptable.
Créer le dossier du client sur WebPaye
Au moment d'utiliser le menu Préparer les saisies du mois pour le client et si le dossier client
n'existe pas, il vous est demandé de créer le dossier.
Une page d’informations s’affiche avec les coordonnées du dossier du client. Validez la création
du dossier sur WebPaye.
L’étape suivante consiste à créer le compte client.
Un email sera envoyé à votre client pour lui communiquer son identifiant et son mot de passe
pour lui permettre de se connecter à WebPaye.
Préparer les saisies du mois pour le client
Chaque mois, vous mettez à disposition de votre clients les différentes variables nécessaires à la
préparation des bulletins de paye.
Le message d’accueil : personnalisez le message que vous souhaitez communiquer à votre
client.
Variables à saisir : toutes les variables du dossier de paye sont disponibles. Cependant,
l’objectif est de ne communiquer au client, que les variables dont les valeurs sont connues par
lui-même. Par exemple, le salaire de base, les heures supplémentaires, l’acompte versé en cours
de mois….
• Ajouter : permet de sélectionner les variables à envoyer sur WebPaye
• Propriétés : permet de modifier le libellé de la variable uniquement pour l’affichage dans
WebPaye.
Pour les variables de type heures, il est également possible d’indiquer que l’affichage sera sous
forme d’heure. Dans ce cas, et uniquement sur WebPaye, 2heures s’afficheront sous la forme 2h.
2,50 s’afficheront 2h30.
Salariés, bulletins à faire préparer par le client : sélectionnez les salariés pour lesquels vous
souhaitez une saisie de variables par votre client.
La sélection des salariés permettra également d’envoyer les fiches employé avec les
informations essentielles (Nom, Prénom, Adresse, Sécurité sociale, Date Entrée / Sortie, Numéro
de téléphone).
Cochez « Envoyer les photos des salariés » si vous souhaitez les envoyer en même temps
EBP Paye V17
214
que la fiche.
Autoriser la saisie sur le site WebPaye par le client : vous avez le contrôle total sur le site
WebPaye et les autorisations que vous donnez à votre client. Vous pouvez décider d’autoriser ou
non la saisie sur WebPaye. Lorsque le site WebPaye est fermé, le client peut consulter, imprimer
mais ne peut pas saisir des valeurs de variables, ne peut pas insérer des événements ou des
documents. Cela peut s’avérer utile lorsque vous travaillez sur les bulletins de paye dans
l’application EBP Paye.
Afficher le site WebPaye après la mise à jour : une fois les variables du mois envoyées sur le
site, le site WebPaye est automatiquement ouvert en mode administration. Ceci vous permet de
visualiser les données présentes sur le site.
Autoriser ou interdire la saisie sur le site par le client
A tout moment, il est possible de modifier les autorisations pour votre client sur WebPaye.
L’interdiction pour le client, de modifier les données du site, peut être intéressant lorsque vous
avez téléchargé les valeurs de variables du mois en cours et ce, jusqu’à la prochaine publication
des bulletins le mois suivant.
Récupérer les valeurs saisies par le client
Au moment de calculer les bulletins de paye, vous récupérez toutes les valeurs de variables
saisies par votre client.
Si le client n’a pas verrouillé ses saisies, une fenêtre s’ouvre avec les salariés pour lesquels la
saisie par le client, risque d’être incomplète.
Vous pouvez sélectionner les salariés pour lesquels vous souhaitez tout de même télécharger les
valeurs de variables.
Après le téléchargement, plusieurs cas de figure :
• Vous récupérez les valeurs du mois pour la première fois. La grille de la saisie des
variables (menu Gestion + Saisie des variables) s’ouvre filtrée uniquement sur les
variables présentes sur WebPaye. Toutes les valeurs modifiées sont repérables
facilement car elles sont en rouge. Vous pouvez alors accepter ou refuser les valeurs de
votre client au moment de la sauvegarde de la grille.
• Le client modifie les valeurs de variables après téléchargement et vous réimportez une
nouvelle fois les variables. Dans ce cas, une grille s’affiche pour indiquer les valeurs du
client, et celles de la paie. Vous avez alors la possibilité de reprendre les nouvelles
valeurs du client ou de conserver celles de la paye.
Suivi d’avancement client
Très rapidement, vous pouvez avoir une vision globale des dossiers de vos clients.
• Le nombre de bulletins en cours de saisie chez le client
• Le nombre de bulletins saisis par le client et validés par le client
• Le nombre d’événements saisis par le client
Publier les bulletins du mois
Une fois les bulletins de paye préparés et calculés, vous pouvez renvoyer vos bulletins au format
pdf sur WebPaye. Votre client pourra rapidement récupérer ces documents.
La publication des bulletins verrouille automatiquement la saisie des variables pour le mois en
cours. De cette manière, le client ne pourra plus modifier des valeurs pour des bulletins imprimés.
Une action Publier est disponible directement depuis l’onglet Bulletin.
Menu WebPaye
215
Publier des bulletins de l’historique
Si vous avez omis de publier les bulletins des mois précédents ou s’ils ont été effacés sur
WebPaye : il est tout à fait possible de publier les historiques de bulletins.
Une action Publier est disponible directement depuis le menu Gestion + Historique des bulletins.
Publier l’état des paiements
En communiquant l’état des paiements à votre client, il pourra avoir une vision rapide des
salaires nets à payer.
Publier le journal de paye / livre de paye
Vous pouvez déposer un journal de paye et/ou un livre de paye à votre client.
Publier l’état des charges
Pour que votre client puisse connaître le montant des cotisations à payer, vous pouvez déposer
l’état des charges mensuel ou trimestriel les états sur WebPaye .
Administrer le site WebPaye
Avec votre Identifiant Expert et votre mot de passe, vous pouvez administrer vos dossiers clients.
Accéder aux pages du client
Afin de vérifier les informations visibles par le client, vous pouvez vous connecter avec
l’identifiant et le mot de passe du client.
217
Menu Outils
Fiche salarié : Les Champs personnalisés
La création d’un champ personnalisé permet de définir de nouveaux champs de saisie.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Champs personnalisés
Fiche salarié Onglet Champs personnalisés
Généralités :
La création de champs personnalisés est très utile, car cela permet d’adapter la fiche Salarié en
ajoutant une ou plusieurs zones et y saisir des informations particulières.
Ils pourront être édités sur les bulletins de paye.
Important !!!
L’ajout de champ personnalisé est suivi d’une réorganisation des fichiers. Nous vous conseillons
donc vivement de créer les champs avant de définir l’ensemble de vos salariés.
Comment créer un champ personnalisé ?
• Cliquez sur le bouton Ajouter/ Modifier/ Supprimer un champ.
• Sélectionnez le champ Employé et cliquez sur le bouton Ajouter.
• Saisissez alors sur la partie droite de l’écran le nom, la description, le type et la longueur
du champ, puis cliquez sur OK. Attention : la longueur indiquée sera diminuée d’un
caractère.
Un message vous avertit que cette modification nécessite la fermeture et la réouverture du
dossier. Cliquez sur Oui.
De retour dans le dossier, la fiche Salarié contient un nouveau champ : pour saisir dans cette
zone, cliquez sur Modifier la valeur du champ.
Envoi d'un SMS
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
• un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service
Clients EBP au 0811 65 80 20,
• un abonnement ou une offre d'essais auprès d'un fournisseur d'accès SMS (tel que
EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi)
Vous pouvez envoyer des SMS à un ou plusieurs salariés, par exemple : pour leur rappeler leur
rendez-vous à la médecine du travail, pour leur informer que le solde de tout compte est prêt ...
Comment accéder à l'envoi des SMS à vos salariés ?
EBP Paye V17
218
Barre de menu Outils+ Envoi d'un SMS à plusieurs salariés
Icône Envoi de SMS Sur chaque zone N° de téléphone du logiciel
Généralités :
• Fournisseur : Vous devez sélectionner le fournisseur pour l'envoi de votre SMS
(EcoSms, SMSToB, SMSEnvoi), Le fournisseur proposé par défaut est celui sélectionné
dans les paramètres internet, onglet SMS.
• Options : Le bouton "Options" permet de saisir les informations de configuration que
votre fournisseur vous a communiqué lors de votre inscription, si ces informations ont été
saisies dans les paramètres internet, onglet SMS, elles sont reprises automatiquement et
vous n'avez rien à faire.
• Ajouter : Le bouton "Ajouter" permet de choisir les destinataires pour lesquels vous
souhaitez envoyer votre SMS.
Remarque !!!
Si votre salarié n'apparaît pas dans la liste, c'est que son n° de portable n'est pas renseigné dans
sa fiche (onglet Etat civil). Dans le cas d'un envoi unique de SMS, le bouton Ajouter permet
d'ajouter manuellement un numéro de téléphone.
• Supprimer : Pour annuler un salarié de l'envoi cliquer sur le bouton "Supprimer"
• Texte : Cet encadré vous permet de saisir le texte de votre SMS
• Différer l'envoi à la date : Vous pouvez choisir de différer l'envoi de vos SMS à une
autre date ou plus tard dans la journée. Pour cela, cocher la case "Différer l'envoi à la
date" puis choisir la date et l'heure
• Envoyer : Ce bouton permet d'envoyer votre SMS
Intéressement et participation
Vous pouvez effectuer une simulation du calcul de l’intéressement et de la participation.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO et elle est limitée à 400 salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Intéressement / Participation
Comment l’effectuer ?
Indiquez les différents éléments à prendre en compte pour une nouvelle simulation du calcul de
la participation. Ensuite, cliquez sur OK.
Vous pouvez compléter la simulation obtenue, en saisissant dans les cases écrites en bleu. Vous
pouvez l’imprimer grâce à l’icône . Vous pouvez également l’exporter sous Excel en cliquant
sur l’icône . Pour enregistrer la simulation, cliquez sur et saisissez le nom que vous
souhaitez.
Comment ouvrir une simulation précédemment crée ?
Vous pourrez la re-consulter par Outils + Intéressement / Participation, en sélectionnant la
simulation précédemment créée.
Menu Outils
219
Archivage des données
Archivez vos données au format CSV par cette option.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + archivage des données
Pourquoi archiver les données
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006,
que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos
documents, que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération
Selon l’art 99 du B.O. du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable
que la procédure d’archivage doit être faite.
Journal des événements
Toutes les opérations de maintenance réalisées dans votre dossier sont conservées dans ce
journal des événements.
Remarque !!!
Dans le cadre du BOI (Bulletin Officiel des Impôts 24 janvier 2006 sur le contrôle des
comptabilités informatisées), vous devez justifier les opérations de maintenance que vous
réalisez dans votre logiciel.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Journal des événements
Explications
Dans la partie droite de votre écran apparaît la liste complète des opérations de maintenance que
vous avez réalisé sur votre dossier.
Les événements sont classés par date et les commentaires qui apparaissent sont ceux que vous
avez saisie dans le justificatif de l’opération de maintenance sur les bulletins ou annuelle ainsi
que lors de la sauvegarde ou de la restauration de vos données.
Dans la partie gauche de votre écran, vous avez la possibilité de faire apparaître les événements
par tranche de date et afficher les événements par type de maintenance.
Justificatif de l'événement
Noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de maintenance.
Le commentaire que vous noterez sera conservé dans le livre des événements.
Remarque !!!
Dans le cadre du BOI (Bulletin Officiel des Impôts 24 janvier 2006 sur le contrôle des
comptabilités informatisées), vous devez justifier les opérations de maintenance que vous
réalisez dans votre logiciel.
Import/Export
EBP Paye V17
220
Import des cumuls DADS-U
Cette fonction permet de récupérer les cumuls DADS-U pré-paramétrés dans le logiciel, ou
récupérer le paramétrage des cumuls d’un autre dossier.
Cela signifie qu’un export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U
Comment importer les données ?
Sélectionnez le fichier avec l’extension .cum, en double-cliquant dessus.
Ou, sélectionnez, le type de paramétrage choisi, puis le fichier .cum (toujours en double
cliquant). S’affiche alors tous les cumuls à importer.
Pourquoi cette fenêtre s’affiche-t-elle en mise à jour de mon dossier ?
Deux conditions doivent s’ajouter afin d’avoir à l’écran cette fenêtre. Les cumuls apparaissant
dans cette fenêtre sont donc :
• Ceux que vous avez personnalisé par la configuration des cumuls (menu Dossier +
Dadsu + Configuration des cumuls).
• Et ceux qu’EBP a modifié de part un changement de cahier des charges ou une
modification de formule mieux adaptée.
Vous pouvez accepter ou refuser d’importer les formules. Vous pouvez cependant revenir sur
cette fenêtre en passant par le menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U
Import des variables
Vous pouvez importer deux éléments différents : des variables, ou des valeurs de variables.
Import de variables :
Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet,
Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Variables
Comment importer les données ?
Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur
le fichier var qui s’affiche.
Vous obtenez ainsi la liste des variables relatives au paramétrage choisi.
Si vous désirez n’importer qu’une partie des variables, cliquez sur le bouton Tout
désélectionner, et ne cochez que les variables voulues. Les variables en gras sont celles que
vous ne possédez pas, les variables précédées par # sont celles que vous possédez déjà.
Menu Outils
221
Attention !!!
Si vous importez une variable que vous possédez déjà, votre variable sera écrasée.
Cliquez enfin sur le bouton Importer.
Import de valeurs de variables :
Il s’agit de l’import d’un fichier .VAL, qui respecte la structure suivante :
[Matricule du salarié][séparateur][nom de variable][séparateur][valeur][retour chariot]
Le séparateur désigne un ou plusieurs caractères tabulations ou espace.
Exemple !!!
1 SALBASE 2500
0002 HEUTRAV 151.67
0002 HEUSU50 12
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Variables , choisissez dans la zone
Type, en bas de la fenêtre, Valeur de variables. Sélectionnez
ensuite le fichier
Import des salariés
Cette fonction permet de récupérer des salariés définis dans un autre dossier. Cela signifie qu’un
export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Salariés
Comment importer les données ?
Sélectionnez le fichier avec l’extension .sal, en double-cliquant dessus.
L’importation se fait.
Import des tables de calcul
Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet,
Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Tables de calcul
Comment importer les données ?
Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur
le fichier tdc qui s’affiche : toutes les tables de calcul sont alors importées.
EBP Paye V17
222
Attention !!!
Vos tables de calculs seront écrasées par les tables importées.
Import des rubriques
Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet,
Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Rubriques
Comment importer les données ?
Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur
le fichier rub qui s’affiche.
Vous obtenez ainsi la liste des rubriques relatives au paramétrage choisi.
Si vous désirez n’importer qu’une partie des rubriques, cliquez sur le bouton Tout
désélectionner, et ne cochez que les rubriques voulues. Les rubriques en gras sont celles que
vous ne possédez pas, les rubriques précédées par # sont celles que vous possédez déjà.
Attention !!!
Si vous importez une rubrique que vous possédez déjà, votre rubrique sera écrasée.
Cependant, vous pouvez importer des rubriques que vous possédez déjà, sans modifier les
libellés de vos rubriques : pour cela, il suffit de cocher Ne pas mettre à jour les libellés des
rubriques existantes.
Si les rubriques importées contiennent des variables dans leur paramétrage, alors il faut
également importer ces variables.
Cliquez enfin sur le bouton Importer.
Import des profils
Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet,
Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Profils
Comment importer les données ?
Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur
le fichier prf qui s’affiche.
Vous obtenez ainsi la liste des profils relatifs au paramétrage choisi.
Si vous désirez n’importer qu’une partie des profils, cliquez sur le bouton Tout désélectionner,
et ne cochez que les profils voulus. Les profils en gras sont ceux que vous ne possédez pas, les
profils précédés par # sont ceux que vous possédez déjà.
Menu Outils
223
Attention !!!
Si vous importez un profil que vous possédez déjà, votre profil sera écrasé.
Cliquez enfin sur le bouton Importer.
Astuce !!!
Si vous importez un profil pour lequel vous ne possédez pas les rubriques qui le composent,
cliquez deux fois coup sur coup sur le bouton Importer.
Export des Cumuls DADS-U
Cette option permet d’exporter le paramétrage des cumuls DADS-U afin de les importer dans un
autre dossier.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Cumuls DADS-U
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.cum, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur
Enregistrer : l’export de tous les cumuls DADS-U est lancé.
Export des variables
Cette option permet d’exporter les variables afin de les importer dans un autre dossier.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Variables
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.var, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur
Enregistrer : l’export de toutes les variables est lancé.
Export des salariés
Cette option permet d’exporter les salariés afin de les importer dans un autre dossier.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
EBP Paye V17
224
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Salariés
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.sal, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur
Enregistrer : l’export de tous les salariés est lancé.
Export des tables de calcul
Cette option permet d’exporter les tables de calcul afin de les importer dans un autre dossier.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Tables de calcul
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.tdc, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur
Enregistrer : l’export de toutes les tables de calcul est lancé.
Export des rubriques
Cette option permet d’exporter les rubriques afin de les importer dans un autre dossier
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Rubriques
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.rub, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Vous obtenez la liste des rubriques de votre dossier. Si vous désirez n’exporter qu’une partie des
rubriques, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les rubriques voulues.
Cliquez enfin sur le bouton Exporter.
Export des profils
Cette option permet d’exporter les profils afin de les importer dans un autre dossier
Menu Outils
225
Attention !!!
Cette fonction n’est pas disponible en version STANDARD.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Profils
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.prf, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Vous obtenez la liste des profils de votre dossier. Si vous désirez n’exporter qu’une partie des
profils, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les profils voulus. Cliquez
enfin sur le bouton Exporter.
Import personnalisée
Importation personnalisée
L’importation personnalisée vous permet de récupérer un certain nombre d’éléments saisis dans
un autre logiciel de paye, en supposant que ce logiciel de paye permet d’exporter vos données.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Personnalisée.
Comment importer les données ?
• Générez à partir du logiciel source (votre ancien logiciel) les fichiers à récupérer au
format texte dit aussi format ASCII.
• Ensuite, dans EBP Paye, créez le dossier dans lequel vous désirez récupérer vos
données, et ouvrez-le.
• Sélectionnez la commande Outils + Importation + Personnalisée.
• Choisissez la table EBP Paye dans laquelle vous souhaitez importer les données.
L’assistant à l’importation de données s’affiche. Pour passer d'une étape à l'autre, utilisez les
boutons Suivant et Précédent.
Voir les différentes étapes de l’importation personnalisée :
Importation personnalisée 2
Importation personnalisée 3
Importation personnalisée 4
Importation personnalisée 4 bis
Importation personnalisée 5
Importation personnalisée 6
Importation personnalisée - 2
Le fichier qui va être importé doit être de type texte ou DBF, et le séparateur de champ doit être
EBP Paye V17
226
unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, il faudra utiliser le point pour les
décimales.
Dans cette fenêtre, vous devez indiquer le chemin du fichier contenant les données à importer.
Pour cela, vous pouvez utiliser le bouton Parcourir pour rechercher le fichier.
Format d’import :
Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure, et que le format d’import a été
enregistré, sélectionnez le format dans la liste. Cela vous dispensera des étapes suivantes.
L’enregistrement du format se situe sur la dernière étape.
Cliquez sur Suivant. Si un format a été sélectionné, le logiciel vous propose de revoir les pages
de l’assistant, répondez Oui si vous souhaitez vérifier ou modifier le format. Si vous répondez
Non, vous accédez directement à la dernière étape.
Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée :
Importation personnalisée 3
Importation personnalisée 4
Importation personnalisée 4 bis
Importation personnalisée 5
Importation personnalisée 6
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Importation personnalisée - 3
Séparation des champs :
Lorsque les champs du fichier sont délimités par un caractère (virgule, point virgule,
tabulation&ldots;), pointez Délimité.
Lorsque les champs du fichier sont de largeur fixe, c’est à dire qu’un même champ a sur chaque
enregistrement une taille identique, pointez Largeur fixe.
Début des données :
Si votre fichier contient des lignes à ne pas importer (du texte, des titres&ldots;), indiquez le
nombre de lignes à ne pas prendre en compte.
Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée :
Importation personnalisée 4
Importation personnalisée 4 bis
Importation personnalisée 5
Importation personnalisée 6
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Importation personnalisée - 4
Pour un fichier contenant des champs délimités, le logiciel affiche automatiquement les colonnes
qu’il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant.
Dans certains cas, vous devez préciser vous-même le séparateur et le délimiteur de champ.
Menu Outils
227
Séparateur de champs :
Cochez le caractère qui sépare les champs.
Les champs Texte sont entourés par :
Indiquez ici le délimiteur des champs de type texte, comme les guillemets.
Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée :
Importation personnalisée 4 bis
Importation personnalisée 5
Importation personnalisée 6
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Importation personnalisée - 4 bis
Pour un fichier contenant des champs de largeur fixe, le logiciel affiche le fichier en délimitant
les différents champs par un trait vertical, qui se termine par un triangle noir. La règle donne la
position de chaque champ.
Pour modifier la structure du fichier proposé, vous pouvez :
• Cliquer sur un triangle noir et le déplacer en le faisant glisser ;
• Cliquer dans la règle pour créer un nouveau trait délimiteur.
Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer,
c’est-à-dire le largeur de chaque colonne.
Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée :
Importation personnalisée 5
Importation personnalisée 6
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Importation personnalisée - 5
Dans cette étape, vous allez associer les champs du fichier à importer aux champs de la table
EBP.
La liste de gauche propose la liste des champs de la table, c’est-à-dire les champs importables.
La liste de droite contient la liste des champs de votre fichier.
Pour associer deux champs ensembles, il suffit de sélectionner un champ dans la liste de
gauche, un champ dans la liste de droite, et de cliquer sur le bouton Associer. Dans la liste de
gauche, le champ associé apparaît, et vous pouvez donc contrôler l’opération.
Une fois l’association terminée, cliquez sur le bouton Suivant. Un message vous avertit si toutes
les colonnes du fichier ne sont pas associées. Confirmez si vous ne souhaitez effectivement pas
importer tous les champs du fichier.
Voir aussi l’étape suivante :
EBP Paye V17
228
Importation personnalisée 6
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Importation personnalisée - 6
Le logiciel vous affiche un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données
correspondent bien aux noms des colonnes.
Enregistrer le format :
Si vous pensez par la suite importer d’autres fichiers ayant la même structure que le fichier
actuel, vous pouvez mémoriser le paramétrage des étapes précédentes. Pour cela, cliquez sur le
bouton Enregistrer le format, et donnez un nom au format. A la prochaine importation, vous
pourrez ainsi appeler ce format, à la première étape.
Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l’importation terminée, le
logiciel affiche le nombre d’enregistrements ajoutés à la table de votre dossier.
Retour à la fenêtre d'importation personnalisée
Export personnalisée
Exportation personnalisée
Cette commande vous permet d’exporter les données en fichiers texte, ou ASCII, afin de les
récupérer dans un autre logiciel.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Personnalisée
Comment exporter les données ?
Choisissez la table EBP Paye à partir de laquelle vous souhaitez exporter les données.
Vous entrez alors automatiquement dans l’assistant à l’exportation de données. Pour passer
d'une étape à l'autre, utilisez les boutons Suivant et Précédent.
Voir les différentes étapes de l’exportation personnalisée :
Exportation personnalisée 2
Exportation personnalisée 3
Exportation personnalisée 4
Exportation personnalisée 5
Exportation personnalisée - 2
Dans cette fenêtre, vous devez indiquer le nom et le chemin du fichier à créer.
Format d’export :
Menu Outils
229
Si vous avez déjà exporté un fichier ayant la même structure, et que le format d’export a été
enregistré, sélectionnez le format dans la liste. Cela vous dispensera des étapes suivantes.
L’enregistrement du format se situe sur la dernière étape.
Cliquez sur Suivant. Si un format a été sélectionné, le logiciel vous propose de revoir les pages
de l’assistant, répondez Oui si vous souhaitez vérifier ou modifier le format. Si vous répondez
Non, vous accédez directement à la dernière étape.
Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée :
Exportation personnalisée 3
Exportation personnalisée 4
Exportation personnalisée 5
Exportation personnalisée - 3
Dans cette étape, vous allez sélectionner les champs à exporter.
La liste de droite contient les champs de votre fichier. Sélectionnez le champ à exporter, et
cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs. Une fois la sélection
terminée, cliquez sur le bouton Suivant.
Voir aussi les étapes suivantes :
Exportation personnalisée 4
Exportation personnalisée 5
Exportation personnalisée - 4
Séparation des champs :
Sélectionnez le séparateur de champs à appliquer (tabulation, point virgule, virgule, espace), ou
tapez le caractère de votre choix.
D’autre part, vous pouvez sélectionner, si vous le souhaitez, un délimiteur pour entourer les
champs de type texte (guillemets ou apostrophes) dans la zone Les champs Texte sont
entourés par.
Vous devez utiliser le point comme séparateur de décimal si vous utilisez la virgule en séparateur
de champ.
Vous pouvez demander à ajouter sur la première ligne du fichier les noms ou les titres des
champs.
Voir aussi l’étapes suivante :
Exportation personnalisée 5
Exportation personnalisée - 5
Le logiciel vous affiche un aperçu du fichier qui va être exporté. Vérifiez que les données sont
celles dont vous avez besoin et que leur ordre est correct.
Enregistrer le format :
EBP Paye V17
230
Si vous pensez par la suite exporter de nouveau cette table avec la même structure, vous pouvez
mémoriser le paramétrage des étapes précédentes. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer
le format, et donnez un nom au format. A la prochaine exportation, vous pourrez ainsi appeler ce
format, à la première étape.
Cliquez enfin sur le bouton Exporter. Une fois l’exportation terminée, le logiciel affiche le nombre
d’enregistrements exportés.
Maintenance Utilisateur
Maintenance de la base de données
Cette maintenance permet de purger la base de données afin de gagner du temps et de la place
lors des sauvegardes.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Maintenance de
la base de données
Cet outil propose de :
• Compresser la base de données, en supprimant les enregistrements vides ;
Et accessibles par le bouton Options :
• Supprimer les natures d’emploi non utilisées ;
• Supprimer les services non utilisés ;
• Supprimer les lieux de travail non utilisés ;
• Supprimer l’historique des bulletins avant une certaine date ;
• Supprimer l’historique des virements.
Remarque !!!
Les cases concernant la suppression des natures d’emploi, des services et des lieux de travail
sont grisées s’il n’existe pas de nature d’emploi, de service ou de lieu de travail non utilisés.
Attention !!!
Si vous supprimez l’historique des bulletins, vous ne pourrez pas ré-imprimer les bulletins
antérieurs à la date indiquée.
Les suppressions
Suppression des conventions collectives
Vous pouvez supprimer les conventions collectives non utilisées.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression + Des
conventions collectives
Explications :
Menu Outils
231
Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les conventions collectives non utilisées dans les fiches
salariés. Cochez les conventions collectives à supprimer et cliquez sur Supprimer.
Suppression des lieux de travail
Vous pouvez supprimer les lieux de travail non utilisés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression +
Des lieux de travail
Explications :
Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les lieux de travail non utilisés dans les fiches salariés.
Cochez les lieux de travail à supprimer et cliquez sur Supprimer.
Suppression des natures d'emploi
Vous pouvez supprimer les natures d’emploi non utilisées.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression +
Des natures d’emploi
Explications :
Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les natures d’emploi non utilisées dans les fiches salariés.
Cochez les natures d’emploi à supprimer et cliquez sur Supprimer.
Suppression des services
Vous pouvez supprimer les services non utilisés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression +
Des services
Explications :
Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les services non utilisés dans les fiches salariés. Cochez
les services à supprimer et cliquez sur Supprimer.
Maintenance Technique
La maintenance annuelle
Si vous avez clôturé par erreur votre exercice ou que vous souhaitez modifier l’exercice antérieur,
vous avez la possibilité de le revenir sur l’exercice précédent.
Attention !!!
EBP Paye V17
232
Cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement
usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous
donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée.
N’oubliez pas ensuite de noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de
maintenance et sera conservée dans le livre des événements.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance technique + Maintenance
annuelle
Pourquoi l’option est-elle grisée ?
Plusieurs éventualités sont possibles :
• Cette maintenance peut se faire uniquement sur le premier mois de l’exercice (Soit
janvier ou décembre N-1 en cas de paye décalée)
• Vous avez réalisé votre clôture annuelle avec une version antérieur à la V10 de
votre logiciel.
• Vous avez supprimé votre répertoire backup de votre dossier.
• &ldots;
Dans ces cas là, vous devez restaurer votre sauvegarde. (en prenant soins de supprimer
l’exercice créé auparavant, par le menu Dossier + Supprimer et sélectionner l’exercice à
supprimer)
Attention !!!
Il est toujours vivement conseillé de réaliser vos propres sauvegardes, sur un autre support que
votre disque et de les conserver.
Conséquences de la maintenance annuelle :
Le fait de revenir sur l’exercice précédent annule toutes les saisies du mois en cours : les
bulletins, l’éventuelle création de salariés, de rubriques, d’éventuels changements de taux &ldots;
Après la maintenance annuelle, pourquoi suis-je sur décembre clôturé ou novembre
clôturé (en cas de paye décalée) ?
Le dernier mois de l’exercice est automatiquement clôturé. Si vous souhaitez modifier vos
données de paye sur ce dernier mois, vous devez réaliser une maintenance sur les bulletins ou
une restauration de sauvegarde.
Attention !!!
Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le
menu Dossier + Sauvegarde.
Maintenance sur les bulletins
Vous avez la possibilité de revenir sur le mois précédent votre mois courant.
Attention !!!
Menu Outils
233
Cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement
usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous
donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée.
N’oubliez pas ensuite de noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de
maintenance et sera conservée dans le livre des événements.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Maintenance technique + Maintenance sur
les bulletins
Conséquences de cette maintenance:
Le fait de revenir au mois précédent annule toutes les saisies du mois en cours : les bulletins,
l’éventuelle création de salariés, de rubriques, d’éventuels changements de taux &ldots;
Le fichier généré lors de la clôture sera restaurée. Vous retrouverez les informations du mois
précédent avant la clôture mensuelle.
Attention !!!
Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le
menu Dossier + Sauvegarde.
La reprise de paye
La reprise de paye
La reprise de paye concerne les utilisateurs qui commencent les payes sur EBP Paye en cours
d’année, alors que des bulletins ont été réalisés sur les mois antérieurs (dans un autre logiciel ou
à la main).
Attention !!!
Une saisie des cumuls va alors être nécessaire, notamment pour que les tranches de cotisation
se calculent correctement. Cependant, tous les montants indiqués dans cette reprise n’auront
aucune incidence sur votre DADS-U (Option disponible à partir de la version PRO) Vous devrez
donc le gérer manuellement dans votre fichier.
Voici les différentes étapes d’une reprise de paye :
Initialisation du dossier
Reprise des cumuls - onglet Cumuls
Reprise des cumuls des variables
Saisie des valeurs pour le mois
Mise à jour des cumuls société
Saisie des cumuls de congés
Reprise de paye : Initialisation du dossier
Lors de la création du dossier, vous devez indiquer le mois sur lequel vous souhaitez commencer
les payes. Dans notre exemple, nous prendrons juin.
Une fois le dossier créé, vous devez personnaliser les données qui permettront de calculer les
bulletins (variables, rubriques, profils). Vous devez également créer tous les salariés présent sur
l’exercice, même ceux qui sont sortis (pour les états et la préparation pour les déclarations de fin
EBP Paye V17
234
d’année).
Attention !!!
Ces cumuls doivent être saisis avant le calcul des premiers bulletins de salaire. De plus, vous
devez saisir les cumuls des mois antérieurs sans inclure le mois courant.
Voici les autres étapes d’une reprise de paye :
Reprise des cumuls - onglet Cumuls
Reprise des cumuls des variables
Saisie des valeurs pour le mois
Mise à jour des cumuls société
Saisie des cumuls de congés
Retour à la reprise
Reprise de paye : Reprise des cumuls - onglet Cumuls
Comment y accéder ?
Fiche salarié onglet Cumuls
Comment réaliser la reprise des cumuls ?
Cochez la case Reprise de paye : vous ne devez jamais saisir directement des cumuls en
cochant Mois ou Exercice. Cochez Autoriser la modification, et saisissez tous les cumuls. Dans
notre exemple, nous saisissons les cumuls de janvier à mai. Il est important de saisir :
• Les cumuls Tranche A, B, C et D correspondant aux bases sur lesquelles le salarié a
cotisé en tranche A, B, C ou D.
• Le brut non abattu, le brut abattu (même s’il n’y a pas d’abattement), la base brute
fiscale, le cumul des gains, des cotisations salariales, patronales, l’assiette CSG, la
provision congés, le net imposable et les autres champs s’il y a lieu.
Enregistrez les cumuls saisis avec l’icône de la barre de navigation.
Important !!!
Les utilisateurs d’une version Paye Bâtiment devront également introduire les cumuls de l’onglet
Bâtiment.
Voici les autres étapes d’une reprise de paye :
Reprise des cumuls des variables
Saisie des valeurs pour le mois
Mise à jour des cumuls société
Saisie des cumuls de congés
Retour à la reprise
Reprise de paye : Reprise des cumuls des variables
Menu Outils
235
Comment y accéder ?
Par le menu Gestion + Saisie des variables
Comment réaliser la reprise des variables ?
• Cochez la case Reprise de paye.
• Pour rendre la saisie des variables plus rapide et agréable, nous vous conseillons
d’afficher uniquement les variables que vous souhaitez renseigner. Pour cela, cliquez sur
l’icône de votre tableau, et décochez les variables que vous n’utilisez pas et donc
que vous n’allez pas renseigner, puis cliquez sur OK. Le tableau s’ajuste
automatiquement.
• Saisissez les cumuls des variables, et notamment HEUREEL, NBHEUSUP, PLAFA,
PLAFB, PLAFC, PLFD, PLAFT2CR, PRORATA (prorata contiendra la nombre de mois
de payes, 5 dans notre exemple, de janvier à mai, lorsque le salarié était présent depuis
janvier).
• Une fois la saisie terminée, enregistrez cette saisie en cliquant sur l’icône de votre
tableau.
Voici les autres étapes d’une reprise de paye :
Saisie des valeurs pour le mois
Mise à jour des cumuls société
Saisie des cumuls de congés
Retour à la reprise
Reprise de paye : Saisie des valeurs pour le mois
Décochez la case Reprise de paye, et saisissez les valeurs pour le mois en cours (salaire,
heures supplémentaires, heures d’absences, acompte de juin). Quittez le tableau en fermant la
fenêtre, et confirmez l’enregistrement.
Voici les autres étapes d’une reprise de paye :
Mise à jour des cumuls société
Saisie des cumuls de congés
Retour à la reprise
Reprise de paye : Mise à jour des cumuls société
Une fois la saisie des cumuls de chaque salarié terminée, vous devez lancer le calcul des cumuls
de la société.
Comment y accéder ?
Par le menu Gestion + Cumuls de la société
EBP Paye V17
236
Comment réaliser le calcul ?
Vos cumuls société sont à ZERO, pointez Exercice et cliquez sur le bouton Calculer.
Un message de confirmation et de prévention vous est affiché. Cliquez sur OK.
Le logiciel recalcule alors les cumuls société.
Voici la dernière étape d’une reprise de paye :
Saisie des cumuls de congés
Retour à la reprise
Reprise de paye : Saisie des cumuls de congés
Renseignez, pour chaque salarié, le cumul de jours de congés acquis et le reste à prendre dans
la fiche salarié, onglet Congés / Heures.
Retour à la reprise
Les statistiques
Les statistiques
Vous pouvez réaliser des statistiques sur votre dossier.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Statistiques
Les différents types de statistiques :
• Répartition des salariés : il s’agit de statistiques sur les salariés, sur un ou deux
critères, tels que situation familiale, nature d’emploi, qualification, service, tranche d’âge
&ldots;
• Ventilation des cumuls : ce sont des statistiques sur les cumuls, comme les charges,
les gains, concernant un critère précis (situation familiale, nature d’emploi&ldots;) et une
période déterminée.
• Variation des cumuls : il s’agit de la variation des cumuls sur l’année.
• Variation de l’effectif : cela vous donne un graphique sur l’évolution de l’effectif sur
l’année.
• Répartition des congés : il s’agit de la répartition des congés sur l’année.
• Pyramide des âges : cela correspond à un regroupement des salariés par tranche
Menu Outils
237
d’âge.
Vous pouvez choisir d’afficher un graphique, ou un tableau de données. Vous pouvez choisir le
type de graphique (camembert, bâtonnets, ligne, escalier &ldots;)
Les statistiques : Détails
Vous avez la possibilité d’afficher un fond dégradé ou non de vos statistiques à l’écran.
Si vous décochez l’option, le fond sera alors uni.
Les statistiques : Imprimer
Vous avez la possibilité d’imprimer vos graphiques soit en Portrait soit en Paysage, et d’utiliser
ou non toute la surface de la feuille.
Sélectionnez l’orientation ou l’échelle souhaité, puis faites OK pour lancer l’impression.
Contrat et lettre type
Paramétrage des contrats et lettres types
Vous avez la possibilité d’imprimer un contrat ou une lettre type, comme le certificat de travail,
une lettre d’avertissement, le reçu pour solde de tout compte&ldots; dans l'onglet Administratif de
la fiche de votre salarié
Le paramétrage des contrats et lettres types vous permet de personnaliser les différents contrats
système qui vous sont proposés dans votre logiciel de paye.
Remarque !!!
Les modèles systèmes ne sont pas modifiables et apparaissent dans la liste avec l’icône .
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Paramétrage des Contrats et lettres types
Barre d’outils , Lettres types
Comment personnaliser un modèle système ?
Vous devez au préalable Créer une copie du modèle système.
Sélectionnez le modèle que vous souhaitez personnaliser, puis cliquez sur le bouton Créer une
copie
Renseignez ensuite le nom que vous souhaitez donner au modèle.
Modèle demandant la sélection d’un bulletin
Sélectionnez l’option si vous souhaitez faire apparaître dans votre modèle un élément du bulletin
de salaire, comme la période du bulletin, ou les différents cumuls comme le salaire brut, le salaire
net ou la somme des cotisations.
Explications des autres options proposées :
• Le bouton Modifier permet de modifier un modèle existant et non système.
EBP Paye V17
238
• Le bouton Ajouter permet de créer un nouveau modèle.
• Le bouton Supprimer permet de supprimer un modèle.
• Le bouton Classeur permet de créer un nouveau classeur de rangement.
• Le bouton Déplacer permet de déplacer un modèle d’un classeur à un autre.
Créer une copie d'un contrat et d'une lettre type
Les modèles systèmes n’étant pas paramétrables, vous devez créer une copie du modèle
proposé par défaut afin de le personnaliser.
Vous avez également la possibilité de dupliquer vos propres modèles par ce bouton.
Il vous suffit de sélectionner le modèle puis d’activer le bouton Créer une copie.
Vous devez ensuite indiquer le nouveau nom de votre modèle.
Retour au paramétrage des contrats et lettres types
Contrat et lettre type : Nouvelle lettre
Sélectionnez le classeur dans lequel vous souhaitez créer votre modèle, puis cliquez sur le
bouton Ajouter.
Saisissez le nom du modèle que vous souhaitez créer, puis validez la fenêtre. Sélectionnez
ensuite le bouton Modifier afin d’afficher votre nouveau modèle.
Si vous n’avez pas sélectionné le bon classeur, déplacez votre modèle à l’aide du bouton
déplacer.
Pourquoi le bouton Ajouter est-il grisé ?
Vous devez sélectionner le classeur dans lequel vous souhaitez ajouter votre modèle.
Retour au paramétrage des contrats et lettres types
Contrat et lettre type : Nouveau Classeur
Saisissez le nom du classeur dans lequel vous souhaitez classer vos lettres types.
Validez la fenêtre et ce nouveau classeur apparaît dans la liste avec l’icône devant le nom.
Pourquoi le bouton Classeur est-il grisé ?
Vous devez impérativement sélectionner le classeur Documents pour ajouter un classeur à la
racine de documents et sélectionner un classeur existant pour créer un sous-classeur.
Remarque !!!
Vous ne pouvez pas créer un autre sous classeur dans un sous classeur :
- Documents
(classeur) Congés
(sous classeur) congés1
(sous classeur) congés 2
&ldots;
Menu Outils
239
Retour au paramétrage des contrats et lettres types
Contrat et lettre type : Déplacer
Pour déplacer une lettre type dans un autre classeur, sélectionnez la lettre à déplacer puis
sélectionnez le bouton Déplacer
Sélectionnez ensuite dans la fenêtre le nom du classeur de destination.
Validez la fenêtre et la lettre type sera déplacée dans le classeur choisi.
Retour au paramétrage des contrats et lettres types
241
Etats Administratifs
Onglet Administratif
Editez vos contrats et lettres types en passant directement par la fiche de votre salarié.
Attention !!!
Cette option n’est disponible qu’en version Millésime.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet
Administratif
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif
Explications
Le bouton vous permet de personnaliser les différents modèles types.
Le bouton vous permet d’afficher l'édition du contrat ou de la lettre type que vous
avez sélectionnés.
Remarque !!!
Vous ne pouvez pas enregistrer les éditions que vous effectuez, n’oubliez pas de les imprimer en
double exemplaire afin de conserver les contrats ou les lettres types que vous réalisez pour vos
salariés.
Onglet Administratif
Tous les documents émis pour vos salariés sont conservés dans cet onglet, ce qui vous permet
d’avoir un suivi complet de vos états administratifs.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet
Administratif
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif
Comment créer un document ou une attestation?
Vous devez sélectionner le bouton , puis dans la fenêtre Nouveau document
administratif, sélectionner le document ou l’attestation à créer.
Pour obtenir de l’aide sur le document ou l’attestation à créer, sélectionnez un des liens suivants :
• L'attestation d'employeur (Pôle emploi)
EBP Paye V17
242
• L'attestation AT-Maladie Professionnelle
• L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
• Un contrat ou une lettre type
Explication des autres options :
Le bouton , vous permet pour un même salarié de dupliquer à l’identique une
attestation ou un document existant.
Le bouton , vous permet de consulter le contenu d’une attestation ou d’un
document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste.
Le bouton , vous permet de modifier le contenu d’une attestation ou d’un
document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste.
Le bouton , vous permet de supprimer un document ou une attestation généré.
Le bouton , vous permet de modifier, créer, classer un modèle d’un contrat ou
d’une lettre type.
Paramétrage des Attestations
Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants des attestations de salaires (Montant
soumis à cotisations, rubriques d’avantages en nature&ldots;.) vous devez indiquer ici les
différentes rubriques utilisées dans vos bulletins.
Attention !!!
Les Attestations de salaire sont disponibles à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet
Attestations de salaire
Comment réaliser le paramétrage ?
Il suffit de cliquer sur chaque bouton Formule, et de renseigner dans l'éditeur la formule de calcul
permettant d’alimenter les différentes zones de vos attestations à partir des données extraites
des bulletins.
Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir l'Attestation de salaire Maladie Maternité Paternité
et l'Attestation de salaire AT - Maladie Professionnelle correctes.
Explications sur les différents encadrés :
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ?
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT / Maladie Professionnelle ?
Nouveau document administratif
Sélectionnez le modèle ou l’attestation que vous souhaitez créer dans la liste des modèles :
• Les modèles que vous avez personnalisés apparaissent dans la liste avec l’icône .
Etats Administratifs
243
• Les modèles systèmes proposés par défaut dans votre logiciel apparaissent dans la
liste avec l’icône
Sélectionnez ensuite le bouton afin d’afficher le document pré-rempli.
Nous vous invitons à contrôler les informations et les modifier si nécessaire avant d’enregistrer
puis imprimer vos documents d’attestations ou de contrat ou lettre type.
Pour obtenir de l’aide sur les documents à créer, sélectionnez un des liens suivants :
• L'attestation Pôle emploi
• L'attestation AT-Maladie Professionnelle
• L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
• Un contrat ou une lettre type
Paramétrage des contrats et lettres types
Vous avez la possibilité d’imprimer un contrat ou une lettre type, comme le certificat de travail,
une lettre d’avertissement, le reçu pour solde de tout compte&ldots; dans l'onglet Administratif de
la fiche de votre salarié
Le paramétrage des contrats et lettres types vous permet de personnaliser les différents contrats
système qui vous sont proposés dans votre logiciel de paye.
Remarque !!!
Les modèles systèmes ne sont pas modifiables et apparaissent dans la liste avec l’icône .
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Paramétrage des Contrats et lettres types
Barre d’outils , Lettres types
Comment personnaliser un modèle système ?
Vous devez au préalable Créer une copie du modèle système.
Sélectionnez le modèle que vous souhaitez personnaliser, puis cliquez sur le bouton Créer une
copie
Renseignez ensuite le nom que vous souhaitez donner au modèle.
Modèle demandant la sélection d’un bulletin
Sélectionnez l’option si vous souhaitez faire apparaître dans votre modèle un élément du bulletin
de salaire, comme la période du bulletin, ou les différents cumuls comme le salaire brut, le salaire
net ou la somme des cotisations.
Explications des autres options proposées :
• Le bouton Modifier permet de modifier un modèle existant et non système.
• Le bouton Ajouter permet de créer un nouveau modèle.
• Le bouton Supprimer permet de supprimer un modèle.
• Le bouton Classeur permet de créer un nouveau classeur de rangement.
• Le bouton Déplacer permet de déplacer un modèle d’un classeur à un autre.
EBP Paye V17
244
La modification d'un contrat et d'une lettre type
Le modèle que vous avez sélectionné apparaît dans votre logiciel de traitement de texte, vous
pouvez ainsi modifier ou insérer votre texte.
Comment insérer une donnée de la fiche de votre salarié ou des coordonnées de votre
dossier ?
Vous pouvez insérer des variables (le nom du salarié, le prénom du salarié, le numéro de
sécurité sociale, la date du jour &ldots;) grâce à la fenêtre Variables du dictionnaire EBP..
Pour insérer une variable, sélectionnez la donnée à insérer puis glissez-là à l’endroit où vous
souhaitez l’insérer.
Exemple !!!
Si vous souhaitez insérer le matricule d’un salarié dans la zone de texte :
- Sélectionnez la table Employé.
- Sélectionnez la variable Matricule
- Positionnez-là dans votre modèle.
- ${Employe.Matricule,T:11} apparaît dans votre modèle
Comment insérer une donnée du bulletin ?
Dans la fenêtre Variables du dictionnaire EBP, sélectionnez la table Bulletin.
Exemple !!!
Si vous souhaitez insérer le salaire Net d’un salarié dans la zone de texte :
- Sélectionnez la table Bulletin.
- Sélectionnez la variable SNET
- Positionnez-là dans votre modèle.
- ${Bulletin.SNET,T:10,A:D} apparaît dans votre modèle
Pour faire apparaître cette table Bulletin, vous devez avoir coché l’option Modèle demandant la
sélection d’un bulletin avant de paramétrer votre modèle.
La fenêtre Variables du dictionnaire EBP n’apparaît plus
Vous l’avez fermée.
Etats Administratifs
245
Pour la faire de nouveau apparaître, sélectionnez l’icône qui se trouve à côté de votre
horloge. (en bas à droite de votre écran en règle générale).
Retour au paramétrage des contrats et lettres types
Les contrats et lettres types : Modification d’un document
Vous êtes en version Millésime
Si vous être en version Millésime, vous ne pouvez pas enregistrer vos modifications. Les icônes
Mode édition et sauvegarde ne sont pas accessibles.
Vous avez la possibilité de modifier le contenu avant d’imprimer le contrat ou la lettre type, en
effet, un mini-éditeur de traitement de texte vous est proposé.
Vous êtes en version PRO, Agricole, Bâtiment ou Expert
A partir de la version PRO, vous pouvez apporter des précisions sur le modèle sélectionné en
suivant les étapes suivantes :
• Sélectionnez l’icône Mode Edition afin d’apporter les modifications souhaitées à
l’aide du mini-éditeur de traitement de texte qui vous est proposé (texte, police,
&ldots;).
• Enregistrer les modifications par l’icône
• Imprimer votre modèle par l’icône .
Vous devez impérativement suivre ces étapes, en effet
- Vous ne pouvez pas apporter de modification à votre contrat ou votre lettre type si le mode
édition n’est pas sélectionné.
- Vous ne pouvez pas imprimer votre modèle si le mode édition est sélectionné, il faut être en
mode consultation.
Pourquoi les caractères " é "&ldots; n'apparaissent pas les attestations ?
Tous les caractères accentués n’apparaissent pas dans votre modèles, comme par exemple le
« é », « ç », « à » &ldots; lors de la création de votre attestation avec les données de paye
Vous possédez la version 6.0 d Adobe Reader, installer la version 7.0 .
L'attestation d'Employeur
L'attestation d'Employeur (Pôle emploi)
Lors du départ d’un salarié, vous devez lui remettre son attestation employeur (Pôle emploi) au
moment de la résiliation, de l’expiration ou de la rupture de son contrat de travail.
Désormais, sauf cas particuliers, vous avez également l'obligation de transmettre un exemplaire
de l'attestation à votre Pôle emploi (décret 2006-390 du 30 mars 2006, JO 1er avril). L'Unédic
vient de préciser que cette nouvelle formalité doit être accomplie en adressant l'attestation
destinée à votre Pôle emploi à la boîte postale suivante : Centre de traitement - BP 80069 -
77213 Avon Cedex.
Attention !!!
L’édition de l’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO.
Que souhaitez vous faire ?
• Créer une attestation d'employeur
EBP Paye V17
246
• Accéder à la notice de l'attestation d'employeur
• Avoir une explication sur les différents cadres :
Cadre 1 : L'employeur
Cadre 2 : Le salarié
Cadre 4 : Emploi
Cadre 5 : Chômage total sans rupture
Cadre 6 : Motif de la rupture
Cadre 7.1 : Salaires des 12 mois civils
Cadre 7.2 Primes et Indemnités
Cadre 7.3 : Sommes versées à l'occasion de la rupture
Remarque!!!
Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas
automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une
nouvelle attestation.
Comment remplir l'attestation d'Employeur (Pôle Emploi) ?
Notice officielle de l’attestation Employeur (Pôle emploi)
Important : cette attestation doit être remplie exclusivement par l’employeur ou son
représentant ; l’exactitude des renseignements fournis engage sa responsabilité. Le salarié ne
doit rien y écrire et doit la joindre à la demande d’allocations qu’il obtiendra du Pôle emploi lors
de son inscription comme demandeur d’emploi.
1 - L’employeur
• Vous êtes en cours d’affiliation, joignez une copie du récépissé du centre de formalité
des entreprises.
• Vous êtes affilié à une autre caisse que Pôle emploi ou le Pôle emploi service, indiquez
le nom de la caisse et votre numéro d’affiliation.
Employeurs du secteur public
• Vous avez adhéré de façon irrévocable au régime d’assurance chômage, vous pouvez
sauter cette rubrique.
• Vous êtes en auto-assurance ou en convention de gestion : indiquez si vous avez
adhéré à un régime particulier au titre d’un emploi aidé.
• Vous êtes en convention de gestion : indiquez le numéro de cette convention.
2 - Le salarié
• Niveau de qualification : indiquez l’une des catégories suivantes et le code
correspondant :
30. cadre
40. profession intermédiaire (agent de maîtrise, contremaître…)
51. employé non qualifié
52. employé qualifié
61. ouvrier non qualifié
62. ouvrier qualifié
4 - Emploi
• Statut particulier : si le salarié avait une fonction de dirigeant, mandataire social, etc…
précisez son statut.
Etats Administratifs
247
5 - Chômage total sans rupture du contrat de travail
Il s’agit des périodes de suspension du contrat de travail permettant le versement d’allocations
d’aide publique, en cas de réduction ou de suspension temporaire d’activité imputable à la
conjoncture économique, de difficultés d’approvisionnement en matières premières ou en
énergie, de sinistre, d’intempéries de caractère exceptionnel, de transformation, restructuration
ou modernisation de l’entreprise ou de toute autre circonstance de caractère exceptionnel (article
R 351-50 du code de travail).
6 - Motif de la rupture du contrat de travail
• 14 « licenciement pour motif économique » : il s’agit des licenciements visés à l’article L
321-1 alinéa 1 du code du travail. Si le salarié a été licencié dans le cadre du plan de
sauvegarde de l’emploi ou à l’âge de 55 ans ou plus, n’oubliez pas de répondre aux
questions posées dans les encadrés.
• 20 « licenciement pour autre motif », précisez s’il s’agit d’un motif personnel, d’une
faute grave ou lourde, d’une raison de santé, d’une inaptitude physique d’origine
professionnelle visée à l’article L 122-32-5 du code du travail, etc.
• 60 « autre motif » que licenciement : précisez le motif s’il s’agit d’une rupture d’un
commun accord, avec ou sans transaction.
7.1 - Salaires des 12 mois civils complets précédant le dernier jour travaillé et payé
Dernier jour travaillé et payé
• Il ne coïncide pas toujours avec la fin du contrat de travail, en cas de maladie, de
préavis non effectué, de congé sans solde ou de fin de carrière. Remontez au dernier
jour effectivement travaillé et reportez les salaires des 12 mois civils complets
antérieurs.
• Les jours de congés payés sont considérés comme travaillés, sauf s’ils sont payés par
une caisse professionnelle (bâtiment, dockers, etc.).
• Si le dernier jour travaillé a donné lieu à une rémunération réduite, indiquez les salaires
des 12 mois qui précèdent le dernier jour payé au salaire habituel. Les situations visées
sont les suivantes :
o Chômage partiel, préretraite progressive,
o Cumul d’un salaire à temps partiel avec des indemnités de sécurités
sociales,
o Congé parental d’éducation à temps partiel,
o Réduction d’horaire pour cause de redressement ou liquidation
judiciaire, ou de difficultés économiques,
o Reprise d’activité avec réduction de salaire par suite d’une maladie ou
d’un accident, ou de difficultés économiques
Colonne 3 : nombre d’heures travaillées
Pour chaque période de paie, déclarez toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de
salaire, y compris les heures supplémentaires.
Colonne 4 : nombre de jours n’ayant pas été intégralement payés
Il s’agit des jours n’ayant pas donné lieu au versement intégral du salaire.
• Indiquez les jours d’absence non payés, quel qu’en soit le motif, y compris les samedis
et dimanches s’ils sont inclus dans la période d’absence (exemple : pour une absence
du mardi 8 au jeudi 17, indiquez 10 jours).
• Indiquez également les jours ayant donné lieu au versement par l’employeur d’une
rémunération partielle (exemple : rémunération réduite du fait d’un mi-temps
thérapeutique, d’une absence pour convenance personnelle, etc.).
• En cas de maladie, indiquez les jours d’absence dans cette colonne, sans porter de
salaire dans la colonne 5. Si vous avez maintenu la rémunération intégrale du salarié,
en versant un complément aux indemnités journalières de la sécurité sociale, et que
EBP Paye V17
248
l’absence pour maladie n’a entraîné aucune réduction de prime, vous pouvez déclarer
la rémunération intégrale dans la colonne 5. Dans ce cas n’indiquez aucun jour
d’absence dans la colonne 4, et signalez en observation (colonne 7) les incidences sur
le montant du précompte Assurance chômage.
• Indiquez les jours de chômage partiel dans cette colonne, sans que les salaires
correspondants soient portés dans la colonne 5. Si le salaire a été intégralement
maintenu, déclarez-le en colonne 5 et n’indiquez aucun jour d’absence en colonne 4 ;
signalez en observation (colonne 7) les incidences sur le montant du précompte
Assurance chômage.
Colonne 5 : salaire mensuel brut
• Si le salarié n’est pas mensualisé, mentionnez-le dans la colonne observations (7).
• Le salaire brut est le salaire soumis à contributions, c’est-à-dire avant retenue des
charges sociales et après réduction des frais professionnels (bâtiment et travaux
publics, VRP, etc.).
• Indiquez toutes les sommes correspondant à la rémunération habituelle : salaire
mensuel de base + indemnités et primes de même périodicité. Les indemnités et primes
de périodicité différente du salaire mensuel doivent être portées dans la rubrique 7.2
(voir ci-dessous).
• Ne doivent pas figurer dans cette colonne les rémunérations partielles correspondant
aux jours d’absence ou n’ayant pas donné lieu au versement intégral du salaire
(colonne 4). L’indemnité compensatrice de congé payés ou de préavis doit être portée
dans la rubrique 7.3 (voir ci-dessous).
Colonne 6 : montant du précompte Assurance chômage (part salariale)
• N’indiquez que les précomptes réellement versés à votre caisse Pôle emploi. Lorsque
le montant du précompte ne correspond pas au salaire brut, signalez-le en observations
(colonnes 7).
Colonne 7 :Observations
• Précisez le motif des variations du salaire ou du nombre d’heures travaillées, ou le motif
des différences de précompte.
7.2 - Primes et indemnités de périodicité différente des salaires, non mentionnées dans le
cadre 7.1
• Indiquez ici les primes ou indemnités liées aux salaires des 12 mois civils précédant le
dernier jour travaillé payé et de périodicité différente du salaire mensuel. Précisez la
nature de la prime ou de l’indemnité ; 13ième mois, prime de bilan, prime exceptionnelle,
etc.
• Complétez ce cadre avec précision : il permet de prendre en compte en totalité ou au
prorata les sommes que vous y portez pour le calcul des allocations.
7.3 - Sommes versées à l’occasion de la rupture (solde de tout compte)
La sommes portées dans ce cadre doivent être libellées en euros
• vous devez faire figurer dans le cadre le total des sommes versées après le dernier
mois civil indiqué dans le cadre 7.1 et correspondant au solde de tout compte :
o salaire, lorsque la fin du contrat de travail intervient en cours de mois,
o indemnité compensatrice de préavis si le préavis est non effectué et
payé,
o indemnité compensatrice de congés payés pour les congés payés non
pris. Précisez le nombre de jours ouvrables correspondants, et le nom
de la caisse si cette indemnité est due par une caisse professionnelle.
• Vous devez également déclarer le montant total des indemnités ou autres sommes
inhérentes à la rupture, et détailler les indemnités légales, conventionnelles, ou
Etats Administratifs
249
transactionnelles.
• Dans le cadre des indemnités conventionnelles, vous devez faire figurer notamment les
indemnités afférentes aux journées complémentaires de repos acquises au titre d’un
accord de RTT et celles correspondant aux droits acquis au titre du compte épargne
temps.
Liste des indemnités légales :
o indemnité légale de licenciement (art. L 122-9 et R 122-2 du code du
travail),
o indemnité de fin de contrat à durée déterminée (art. L 122-3-4 du code
du travail),
o indemnité de rupture d’un contrat « nouvelles embauches » (art. 2. 3°
ord. N°2005-893),
o indemnité de fin de mission (art. L 122-4-4 du code du travail),
o indemnité de départ à la retraite (art. L 122-14-13 du code du travail),
o indemnité spéciale de licenciement en cas d’accident de travail ou de
maladie professionnelle (art. L 122-32-6 du code de travail),
o indemnité due aux journaliste (art. L 761-5 du code du travail),
o indemnité de clientèle (art. L 751-9 du code du travail),
o indemnité due au personnel navigant de l’aviation civile (art. R 423-1 du
code de l’aviation civile),
o indemnité spécifique de licenciement (art. L 321.2.1 du code du travail),
o versée en cas de risque sérieux d’atteinte à la santé ou à l’intégrité
physique ou morale de l’apprenti (art. L 117.5.1 du code du travail),
o due en raison d’un sinistre (art. L 122.9.1 et L 122.3.4.1 du code du
travail),
o versée lorsque non-poursuite du contrat de travail en cas de nullité de
la procédure de licenciement économique (art. L 122.4.4 du code du
travail),
Si vous versez d’autres rémunérations après avoir établi cette attestation, informez-en le
Pôle emploi.
8 . Avance du fonds national de garantie des salaires
Si l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, indiquez si le Fonds national de
garantie des salaires a procédé ou doit procéder à l’avance des créances salariales. Indiquez
leur nature (rappel de salaires, congés payés, indemnités liées à la rupture du contrat, etc.). En
cas d’absence d’intervention de Fonds national de garanties des salaires, précisez en le motif
(fonds disponibles de l’entreprise, relevés de créances transmis au juge commissaire ou à l’AGS,
ou refus de l’AGS).
9 . authentification par l’employeur
• Précisez la qualité du signataire de l’attestation.
• Rappelez en toutes lettres le motif de la rupture du contrat de travail.
Votre responsabilité d’employeur est engagée par les renseignements fournis
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
Paramétrage de l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants de l’attestation d'employeur
(précompte Assurance chômage et diverses indemnités), vous devez indiquer les différentes
rubriques utilisées dans vos bulletins.
EBP Paye V17
250
Attention !!!
L’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet
Attestations d'employeur
Comment réaliser le paramétrage ?
Les différentes zones se remplissent automatiquement en fonction de la nature de vos rubriques
de salaires brut.
Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir une attestation d'employeur correcte. Le précompte
d'Assurance Chômage concerne toutes les rubriques de chômage.
Le bouton Formule vous permet de renseigner dans l'éditeur de formule la formule de calcul
permettant d’alimenter les zones de Formule.
Que doit-on renseigner dans le cadre 1 ?
Renseignez ici le nom et le n° d’organisme recouvrant vos cotisations d’assurance chômage.
Ces éléments seront repris par défaut dans votre attestation d'employeur, cependant une
modification manuelle pourra être effectuée directement dans l’attestation générée pour votre
salarié.
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.1 ?
Pour renseigner la ou les rubrique(s) de précompte Assurance chômage, vous devez renseigner
dans votre rubrique de cotisation que la rubrique est une rubrique de cotisation chômage.
La rubrique suivante s’affiche par défaut : COTCH2
Renseignez la formule de calcul en sélectionnant le bouton Formule permettant de déclarer pour
chaque période de paye toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaires (y compris
les heures supplémentaires).
La formule suivante s’affiche par défaut : HEUREEL
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.2 ?
Dans cette zone, doivent être renseignées les primes versées dans les 12 mois précédents
(cadre 7.1) qui ne sont pas incluses dans le salaire mensuel.
Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Prime et la sous
nature Liée à l'activité avec période spécifique.
Lorsque vous renseignez un rubrique avec cette nature dans les bulletins, vous avez la possibilité
de renseigner la période de rattachement de la prime. Cette période sera reprise dans le
remplissage de l'attestation.
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.3 ?
Dans ces différentes zones, doivent être renseignées les différentes indemnités que votre
entreprise verse aux salariés lors d’un départ.
Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Indemnité du Solde
de Tout Compte et dans les sous natures le type d'indemnité que vous avez versé à vos
Etats Administratifs
251
salariés.
La zone Autres indemnités légales est alimentée avec les sous natures suivantes :
- Indemnité légale supplémentaire de licenciement
- Dommages et intérêts dus à un CDD
- Indemnité suite à la clause de non concurrence
- Indemnités versée au titre des RTT
L'attestation d'Employeur (Pôle emploi) : L'assistant
Renseignez dans cet assistant les éléments permettant de créer l’attestation d'employeur (Pôle
emploi) pour votre salarié avec ses données de paye.
Remarque!!!
Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer le paramétrage de vos rubriques en
indiquant correctement leurs natures. Vous retrouverez la liste des rubriques prisent en compte
dans Dossier + Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestation d'employeur .
Attention !!!
Un nouveau modèle Attestation Employeur (Pôle emploi) est mis à votre disposition, vous
devez l'utiliser à la place de l'ancien modèle d' Attestation ASSEDIC.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle Attestation
Employeur (Pôle emploi)
Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle Attestation
Employeur (Pôle emploi)
Paramètres généraux
Vous devez renseigner le n° d’ordre de votre attestation d'employeur (Pôle emploi) si celui
proposé par défaut n’est pas correct.
Vous devez à chaque nouvelle attestation d'employeur incrémenter d’une unité le n° d’ordre. Par
défaut votre logiciel le fait automatiquement.
Durée d’emploi salarié
La durée de l’emploi proposée par défaut est :
• La date d’entrée que vous avez renseignée dans l'onglet Entrée/Sortie de la fiche de
votre salarié pour la période de début.
• la date de sortie qui vous avez renseignée dans l'onglet Entrée/Sortie de la fiche de votre
salarié pour la période de fin ou la date du Dernier jour travaillé que vous avez
renseignée lors de la création du solde de tout compte.
Attention !!!
Si cette période est erronée, renseignez une période correcte sinon, le cadre 7.1 salaires des 12
EBP Paye V17
252
mois civils complets précédant le dernier jour travaillé et payé de votre attestation
d'employeur risque d’être faux.
Remarque !!!
Si vous renseignez une période qui va du 01/02/2006 au 31/06/2007 et que sur l’année 2006
n’est pas créée avec votre logiciel le message Il n’y a pas d’exercice précédent s’affichera
lorsque vous cliquerez sur Créer. Validez le message est complétez manuellement l’encadré 7.1
de votre attestation.
Bulletin du dernier jour travaillé payé
Sélectionnez le bulletin couvrant la dernière période travaillée. Les éléments de ce bulletin seront
repris pour compléter le cadre 7.3, partie Salaire versé après le dernier mois civil mentionné au
cadre 7.1.
Exemple !!!
Si vous avez plusieurs bulletins sur le même mois pour votre salarié, alors les données déclarées
seront la somme de tous les bulletins.
Par exemple :
1er bulletin du 01/06/N au 10/06/N date de paiement le 10/06/N
2ième bulletin du 11/06/N au 15/06/N date de paiement le 15/06/N
Vous devrez sélectionner le bulletin du 11/06/N au 15/06/N
Bulletin du solde de tout compte
Par défaut, vous trouverez le dernier bulletin que vous avez typé Solde de tout compte pour votre
salarié. Si vous souhaitez le modifier, sélectionnez le bulletin dans lequel vous avez versé à votre
salarié les indemnités pour son solde de tout compte (cadre 7.3).
Si vous avez indiqué les indemnités du solde de tout compte dans le même bulletin de salaire
que celui incluant le dernier jour travaillé et payé, vous devez indiquer le même bulletin que
précédemment.
Cependant, si vous avez créé un bulletin différent pour le solde de tout compte sélectionnez le
dans cette zone.
Remarque !!!
Votre salarié est sorti le 25 mai.
Vous lui avez fait son bulletin de salaire du 1er au 25 mai, puis à la date du 30 mai, vous lui avez
fait un second bulletin incluant uniquement le solde de tout compte.
Dans la zone Bulletin du dernier jour travaillé payé sélectionnez le bulletin du 01/05/N
&endash; 25/05/N.
Dans la zone Bulletin du solde de tout compte sélectionnez le bulletin du 30/05/N &endash;
30/05/N
Dans le cas où le bulletin du 01/05/N est typé solde de tout compte, alors il faut sélectionner ce
bulletin dans cette zone.
Organismes retraite complémentaire
Sélectionnez le bouton puis dans la liste des organismes proposée choisissez le nom des
caisses de retraite complémentaire de votre salarié.
Formule de calcul du salaire brut mensuel
Renseignez ici la formule de calcul permettant de calculer le salaire soumis à contributions de
Etats Administratifs
253
votre salarié.
La variable de cumul SBRUT reprend la somme de toutes les rubriques de brut soumises aux
cotisations (proposée par défaut).
Si vous souhaitez renseigner une autre formule de calcul, sélectionnez le bouton
pour accéder à l'éditeur de formule.
Exemple !!!
Si votre salarié est payé avec une base forfaitaire la variable SGAIN est la mieux adaptée pour
calculer le salaire brut mensuel.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 1 : L'employeur
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles
dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger
(Onglet Adresse et Identification.)
• Le nom de l’organisme ayant recouvré les contributions d’assurance-chômage est repris
par défaut. En effet, vous pouvez le paramétrer dans Onglet Attestation d'employeur
• Vérifiez le nombre de salariés, et modifiez-le si besoin dans votre modèle, vous pouvez
modifier les effectifs de votre société dans les préférences de votre dossier.
• Précisez, si l’employeur a conclu une convention de gestion, le numéro et la date
d’adhésion à cette convention
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 2 : Le salarié
• Indiquez s’il y a lieu le lien de parenté ou d’alliance avec le chef d’entreprise.
• Le niveau de qualification est indiqué par défaut, cependant, si cette zone est vide cela
vient du fait que vous n’avez pas renseigné un des éléments suivants dans l'onglet
Info.Paye de la fiche de votre salarié :
o Cadre
o Profession intermédiaire (agent de maîtrise, contremaître…)
o Employé non qualifié
o Employé qualifié
o Ouvrier non qualifié
o Ouvrier qualifié
Dans ce dernier cas, sélectionnez la qualification de votre salarié à partir de la liste déroulante
directement dans votre attestation.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 3 : Caisses de retraite complémentaire
Les caisses de retraite complémentaire du salarié sont celles que vous avez renseignées dans
EBP Paye V17
254
votre assistant de création.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi): Cadre 4 : Emploi
• La durée d’emploi qui est reprise est celle que vous avez notée dans votre assistant de
création..
• Le dernier emploi tenu est repris par défaut. Dans votre logiciel, vous le renseignez dans
la zone Nature d’emploi dans l'onglet Infos.Paye de la fiche de votre salarié.
• La ville du dernier lieu de travail ainsi que le code postal sont repris par défaut. Dans
votre logiciel, vous les renseignez dans l'onglet adresse des coordonnées de votre
dossier ou dans l'onglet complément de la fiche de votre salarié, si le lieu de travail de
votre salarié est différent de l’établissement.
• Indiquez la date de notification du licenciement, de la démission ou de la rupture d’un
CNE
• Toutes les informations que vous avez saisies dans votre Solde de tout compte sont
reprises automatiquement. Vous avez la possibilité de modifier les informations en
cochant les cases correspondantes, si un préavis a été effectué ou non effectué et s’il a
été payé ou non payé. Renseignez les dates du préavis s’il a été effectué. En cas de
préavis non payé, indiquez le motif.
• Indiquez s’il y a lieu le numéro d’affiliation à un régime spécial de sécurité sociale.
• Cochez Oui si vous relevez du régime local d’Alsace Moselle.
• Cochez la catégorie d’emploi particulier, si vous cochez Autre n’oubliez pas de le
préciser.
• L’horaire de travail hebdomadaire applicable dans l’établissement et celui du salarié sont
renseignés par défaut dans votre logiciel, vous devez renseigner :
o dans les informations sur le solde de tout compte, l’horaire pour votre
établissement dans la zone Heures mensuelles de référence de
l'onglet Paramètres des préférences de votre dossier.
o l’horaire pour votre salarié dans la zone hebdomadaire de l'onglet Info.
Paye de la fiche de votre salarié.
• N’oubliez pas de renseigner l’horaire de travail annuel.
• En cas de différence entre l’horaire de votre entreprise et celui du salarié, précisez-en le
motif.
• La nature du contrat est renseignée par défaut, seulement si vous avez renseigné :
Contrat à durée indéterminée, Contrat à durée déterminée ou Contrat Nouvelles
Embauches dans la zone code Contrat de travail de l'onglet infos Paye de la fiche de
votre salarié. Dans le cas où vous avez renseigné autre chose, cochez la nature du
contrat de votre salarié. Vous ne pouvez renseigner qu’une seule des trois possibilités.
• Renseignez le type de contrat particulier ainsi que le statut particulier s’il y a lieu.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 5 : Chômage total sans rupture
Lorsque le salarié est dans une situation de chômage total sans rupture du contrat de travail,
Etats Administratifs
255
indiquez si une demande d’allocation de chômage partiel a été réalisée auprès de la DDTE.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 6 : Motif de la rupture
Le motif de licenciement ou de rupture du contrat de travail que vous avez saisi dans votre Solde
de tout compte est repris automatiquement. Vous avez la possibilité de modifier les informations
en cochant la case correspondante.
Attention !!!
Vous ne pouvez indiquer qu’un seul motif.
Si votre salarié est licencié pour motif économique n’oubliez pas de répondre aux questions
posées dans les encadrés.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.1 Salaires des 12 mois civils
Il s’agit du récapitulatif des salaires des 12 derniers mois complets précédant le dernier jour
travaillé. Si ces 12 mois de paye n’ont pas été réalisés dans EBP Paye, saisissez pour chaque
mois les différentes lignes de salaire directement dans votre attestation.
Les bulletins repris ont été déterminés par la période d’emploi que vous avez renseignée dans
l'assistant de création.
• Le salaire mensuel brut est déterminé en fonction de la formule que vous avez notée
dans l'assistant de création.
• Le calcul du nombre d’heures travaillées et le montant du précompte Assurance
chômage sont configurés dans l'onglet Attestations d'employeur du paramétrage des
Etats Administratifs.
• La colonne Nb de jours n’ayant pas été intégralement payés doit être complétée
directement dans votre attestation.
Pourquoi y a-t-il des zones vides ?
Vous n’avez pas réalisé de bulletins sur toute la période indiquée dans l’assistant.
Compléter les différentes lignes afin d’avoir les 12 derniers mois de salaire.
Exemple !!!
Si vous renseignez une période qui va du 01/02/2006 au 31/06/2007 et que sur l’année 2006
vous n’avez pas réalisé de bulletin de salaire avec votre logiciel de paye, alors les lignes
concernant la période de 2006 seront non renseignées.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.2 Primes et Indemnités
EBP Paye V17
256
Chaque ligne est évaluée en fonction des rubriques que vous avez configurées dans l'onglet
Attestations d'employeur du paramétrage des Etats Administratifs.
Si la ou les rubriques que vous avez sélectionnées sont évaluées sur plusieurs périodes
(bulletins), alors une ligne par période sera indiquée.
Le montant des primes ou indemnités saisies manuellement dans cet encadré doit être exclu du
salaire Brut mensuel déclaré dans le cadre 7.1.
Les montants détectés par votre logiciel sont automatiquement exclus.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.3
Comment est évalué l’encadré Salaire ?
Dans l'assistant de création vous avez indiqué un bulletin dans la zone Bulletin du dernier jour
travaillé payé. Tous les éléments apparaissant dans cet encadré sont évalués avec les données
de ce bulletin.
Remarque !!!
Si vous avez plusieurs bulletins pour le même mois pour ce salarié, alors les données déclarées
seront la somme de tous les bulletins.
Par exemple :
1er bulletin du 01/06/N au 10/06/N date de paiement le 10/06/N
2ème bulletin du 11/06 au 15/06 date de paiement le 15/06/N
Dans l’assistant vous devrez sélectionner le bulletin du 11/06/N au 15/06/N
Dans le cadre 7.3 encadré Salarié, vous aurez :
Du 01/06/N au 15/06/N en période
Le 15/06/N en date de paiement
Le nombre d’heure de travail, le salaire brut, le montant du précompte Assurance chômage
cumulés des deux bulletins
Comment sont évalués les éléments du solde de tout compte ?
Tous les éléments apparaissant dans cet encadré sont évalués avec les données du
bulletin"Solde de tout compte" que vous avez renseigné dans l'assistant de création de
l'attestation.
Que se passe-t-il si le bulletin du solde de tout compte est le même que celui du dernier
jour travaillé et payé ?
Dans ce cas là, dans l’encadré Salaire, le salaire brut du dernier jour travaillé et payé ne tient pas
compte de toutes les indemnités déclarées en solde de tout compte.
Explications diverses sur les différentes zones :
• Les montants des indemnités compensatrices de préavis et de congés payés sont repris
automatiquement en fonction des rubriques que vous avez indiquées dans le
paramétrage de l'attestation d'employeur .
• Indiquez le nombre de jours ouvrables correspondants à une éventuelle indemnité
compensatrice de congés payés (jours payés mais non pris), versée postérieurement au
12 derniers mois complets de paye (versée le dernier mois lorsqu’il est incomplet par
exemple).
Etats Administratifs
257
• Le champ Total des sommes inhérentes à la rupture reprend les sommes des
indemnités conventionnelles (définies par la convention collective) et transactionnelles
(dont les dommages et intérêts), versées postérieurement au 12 derniers mois complets
de paye (versées le dernier mois lorsqu’il est incomplet par exemple). Les indemnités
légales (indemnité légale de licenciement etc.) détaillées dans l’attestation seront
automatiquement cumulées à cette somme. Vous devez paramétrer au préalable les
rubriques d’indemnités.
• Tous les montants correspondants aux indemnités légales sont paramétrables dans le
paramétrage de l'attestation d'employeur
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 9 Authentification par l'employeur
N’oubliez pas :
• D’identifier et de renseigner la qualité du signataire.
• De rappeler le motif de la rupture du contrat de travail.
• De signer l’attestation.
Attention !!!
Vous devez impérativement contrôler les données de votre attestation d'employeur avant de la
transmettre à votre salarié ainsi qu’à votre organisme.
En effet, votre responsabilité est engagée par les renseignements fournis.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
Cette attestation est à effectuer dès le début d'un congé maternité, d'un congé paternité ou d’une
maladie.
Il convient de remplir l'attestation de salaire avec soin et de l’adresser le plus rapidement possible
à la caisse d’Assurance Maladie de votre salarié.
En effet, c’est en fonction des renseignements fournis que la caisse d'Assurance Maladie pourra
déterminer si votre salarié remplit les conditions requises pour avoir droit à des indemnités
journalières pendant son congé, et si tel est le cas, en calculer le montant et les lui verser (ou à
vous-même en cas de maintien du salaire et de subrogation).
Vous devez obligatoirement établir cette attestation, dans le cas contraire des sanctions légales
peuvent être prononcées par le Tribunal des prud’hommes.
Remarque !!!
Si le salarié a plusieurs employeurs, chacun d’eux devra établir une attestation de salaire.
Attention !!!
L’édition de l'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité est disponible à partir de la
version PRO.
EBP Paye V17
258
Quand remplir l’attestation ?
Maladie : dès la réception du volet 3 de l’arrêt de travail délivré par le médecin de votre salarié.
Maternité : dès le début du congé maternité de votre salariée.
Paternité : dès le début du congé paternité de votre salarié.
Vous devez adresser cette attestation à la caisse d’Assurance Maladie de votre salarié.
Que souhaitez vous faire ?
• Créer une attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
• Avoir une explication sur les différents cadres :
Employeur
Assuré (e)
Renseignements permettant l'étude des droits
Demande de subrogation en cas de maintien de salaire
Remarque!!!
Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas
automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une
nouvelle attestation.
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ?
Cotisations dues au titre des assurances maladie
Par défaut dans votre logiciel, la rubrique insérée dans vos profils permettant de calculer le
montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie est la rubrique de
cotisation COTMALAD.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonnes
Données disponibles la rubrique de cotisation puis l’option Montant salarial.
La formule suivante doit s’afficher : Montant_Salarial(COTXXX)
Nombre d’heures de travail
Par défaut dans votre logiciel, la variable permettant de calculer le nombre d’heures de travail est
la variable HEUREEL.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le nombre d’heures effectués.
Montant du salaire en cas de maladie
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de
référence en cas de maladie est le salaire brut abattu soumis aux cotisations, soit la variable
SBRUTABT.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas
de maladie
La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUTABT
Montant du salaire en cas de maternité ou paternité
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de
référence en cas de maternité / paternité est la même base que pour la maladie, diminué de la
Part salariale des cotisations et de la CSG.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Etats Administratifs
259
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas
de maternité ou paternité.
La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUT-SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%)
Retour à l'onglet
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'assistant
Renseignez dans cette assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Maladie
/ Maternité / Paternité pour votre salarié avec ses données de paye.
Remarque!!!
Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier +
Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 11135_02 Maladie
Maternité Pater
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif + Fiche du salarié +
+ sélection du modèle 11135_02 Maladie
Maternité Pater
Sélection du type d’arrêt
Selon le cas, sélectionnez Maladie, Maternité ou Paternité.
Cas général ou cas particuliers
Si votre salarié est un travailleur à domicile, un travailleur saisonnier, un VRP etc&ldots;
sélectionnez Cas particuliers, sinon laissez Cas général.
Avec subrogation
Cochez l’option si vous appliquez un maintien de salaire.
Pour des explications supplémentaires sur la subrogation cliquez ici.
Remarque!!!
L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque et si cette dernière n’est pas
définie dans les préférences de votre dossier
Salaires de référence évalués
Cas général :
Pour un salarié payé au mois, renseignez les 3 dernières payes échues avant l’arrêt de travail.
Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 6 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 12 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
EBP Paye V17
260
Cas particuliers :
Renseignez les 12 derniers mois civils précédant l’arrêt de travail.
Exercice précédent
Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option.
Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'employeur
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles
dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger
(Onglet Adresse et Identification).
• Si vous êtes une entreprise de travail temporaire la case doit être cochée, si ce n’est pas
le cas, allez la cocher dans les préférences de votre dossier.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L’assuré(e)
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont
erronées, modifiez-les dans votre modèle ou allez dans la fiche de votre salarié afin de
les corriger.
• L’emploi ou la catégorie professionnelle est indiqué par défaut, cette zone reprend la
Nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre
salarié.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'Etude des Droits
• Dans la zone Date du dernier jour de travail indiquez le dernier jour de présence même
si la journée de travail n'a pas été achevée.
• Dans la zone Date de reprise du travail renseignez la date de reprise du travail si le
salarié a réellement repris le travail, sinon, cochez la case non repris à ce jour.
• Dans la zone Reprise à temps partiel notez si la reprise à temps partiel est prescrite par
le médecin ou est pour une raison personnelle.
Cas général
• Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie
(taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 6 mois civils
précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les
propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
• Plus de 200h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 3 mois civils ou
des 90 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre
est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 200H de travail
cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté.
Etats Administratifs
261
Cas particuliers
• Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie
(taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 12 mois civils
précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les
propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
• Plus de 800h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 12 mois civils ou
des 365 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à
reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations
de salaire.
Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 800H de travail
cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté.
Période de référence
• La période indiquée est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de création.
Salaires de référence
• La période de référence est reprise en fonction des bulletins que vous avez sélectionnés
dans l’assistant de création.
• Le montant du salaire s’inscrit automatiquement en fonction de la formule de calcul que
vous avez renseignée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de
salaire.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : Subrogation
Qu’est-ce que la subrogation ?
En cas de maintien du salaire, par l’employeur, pendant un arrêt de travail pour maladie, la
subrogation permet à l’employeur de percevoir directement, en lieu et place du salarié, les
indemnités journalières dues à celui-ci par sa caisse d’Assurance Maladie pour la période de
l’arrêt de travail considéré.
Le maintien du salaire peut être total ou partiel ; il peut être prévu dans le cadre d'une convention
collective ou d’un accord de branche.
Pour bénéficier de la subrogation, le salaire maintenu par l’employeur doit être d’un montant au
moins égal au montant des indemnités journalières versées par la caisse d’Assurance Maladie.
La subrogation concerne tout type d'arrêt de travail : l’arrêt de travail pour maladie, mais
également l’arrêt de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle ainsi
que les congés maternité, paternité et d’adoption.
Comment sont renseignés les éléments concernant la subrogation dans l’attestation ?
Si dans l’assistant de création de l’attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité vous avez
sélectionné l’option Avec subrogation alors les informations concernant votre banque principale
sont reportées.
• Date de début : indiquez la date du début de l'arrêt du travail ;
• Date de fin : indiquez la date de fin de la durée maximale de maintien du salaire et de la
subrogation définie par votre convention collective ou votre accord de branche.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité (régime agricole)
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité (MSA)
EBP Paye V17
262
Cette attestation est à effectuer dès le début d'un congé maternité, d'un congé paternité ou d’une
maladie si vous appartenez au régime Agricole.
Il convient de remplir l'attestation de salaire avec soin et de l’adresser le plus rapidement possible
à la Mutualité sociale Agricole de votre salarié.
En effet, c’est en fonction des renseignements fournis que la mutualité sociale agricole pourra
déterminer si votre salarié remplit les conditions requises pour avoir droit à des indemnités
journalières pendant son congé, et si tel est le cas, en calculer le montant et les lui verser (ou à
vous-même en cas de maintien du salaire et de subrogation).
Vous devez obligatoirement établir cette attestation, dans le cas contraire des sanctions légales
peuvent être prononcées par le Tribunal des prud’hommes.
Remarque !!!
Si le salarié a plusieurs employeurs, chacun d’eux devra établir une attestation de salaire.
Attention !!!
L’édition de l'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité /Allocation journalière de
maternité est disponible à partir de la version PRO.
Quand remplir l’attestation ?
Maladie : dès la réception du volet 3 de l’arrêt de travail délivré par le médecin de votre salarié.
Maternité : dès le début du congé maternité de votre salariée.
Paternité : dès le début du congé paternité de votre salarié.
Vous devez adresser cette attestation à la Mutualité sociale Agricole de votre salarié.
Que souhaitez vous faire ?
• Créer une attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
• Avoir une explication sur les différents cadres :
Employeur
Assuré (e)
Renseignements permettant l'étude des droits
Remarque!!!
Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas
automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une
nouvelle attestation.
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'assistant
Renseignez dans cette assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Maladie
/ Maternité / Paternité pour votre salarié avec ses données de paye.
Remarque!!!
Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier +
Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire.
Comment y accéder ?
Etats Administratifs
263
Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 12000_02 Maladie
Maternité Paternité (régime Agricole)
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif + Fiche du salarié +
+ sélection du modèle 12000_02 Maladie
Maternité Paternité (régime Agricole)
Sélection du type d’arrêt
Selon le cas, sélectionnez Maladie, Maternité, Paternité ou Allocation journalières maternité.
Cas général ou cas particuliers
Si votre salarié est un travailleur à domicile, un travailleur saisonnier etc&ldots; sélectionnez Cas
particuliers, sinon laissez Cas général.
Salaires de référence évalués
Cas général :
Pour un salarié payé au mois, renseignez les 3 dernières payes échues avant l’arrêt de travail.
Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 6 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 12 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
Cas particuliers :
Renseignez les 12 derniers mois civils précédant l’arrêt de travail.
Exercice précédent
Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option.
Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'employeur
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles
dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger
(Onglet Adresse et Identification).
• Si vous êtes une entreprise de travail temporaire la case doit être cochée, si ce n’est pas
le cas, allez la cocher dans les préférences de votre dossier.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L’assuré(e)
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont
erronées, modifiez-les dans votre modèle ou allez dans la fiche de votre salarié afin de
les corriger.
EBP Paye V17
264
• L’emploi ou la catégorie professionnelle est indiqué par défaut, cette zone reprend la
Nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre
salarié.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'Etude des Droits
• Dans la zone Date du dernier jour de travail indiquez le dernier jour de présence même
si la journée de travail n'a pas été achevée.
• Dans la zone Date de reprise du travail renseignez la date de reprise du travail si le
salarié a réellement repris le travail, sinon, cochez la case non repris à ce jour.
• Dans la zone Reprise à temps partiel notez si la reprise à temps partiel est prescrite par
le médecin ou est pour une raison personnelle.
Cas général
• Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie
(taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 6 mois civils
précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les
propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
• Plus de 200h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 3 mois civils ou
des 90 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre
est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 200H de travail
cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté.
Cas particuliers
• Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie
(taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 12 mois civils
précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les
propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire.
• Plus de 800h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 12 mois civils ou
des 365 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à
reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations
de salaire.
Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 800H de travail
cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté.
Période de référence
• La période indiquée est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de création.
Salaires de référence
• La période de référence est reprise en fonction des bulletins que vous avez sélectionnés
dans l’assistant de création.
• Le montant du salaire s’inscrit automatiquement en fonction de la formule de calcul que
vous avez renseignée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de
salaire.
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
Etats Administratifs
265
L'attestation de salaire AT-Maladie professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle
Ce document est à fournir en cas d’arrêt de travail pour accident du travail ou maladie
professionnelle.
Attention !!!
L’édition de l'attestation de salaire AT-Maladie Professionnelle est disponible à partir de la
version PRO.
Que souhaitez vous faire ?
• Créer une attestation de salaire AT/Maladie Professionnelle.
• Avoir une explication sur les différents cadres :
Employeur
La victime
Renseignements concernant le medecin du travail
Renseignements relatifs à l'arrêt de travail
Salaires de référence
Demande de subrogation en cas de maintien de salaire
Remarque!!!
Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas
automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une
nouvelle attestation.
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT/Maladie Professionnelle ?
Montant brut soumis à cotisations
Par défaut dans votre logiciel, ce montant est calculé avec la variable SBRUT.
Cependant vous devez déduire de ce montant les rubriques que vous avez renseigné dans les
zones Avantages en nature et Indemnités, primes, gratifications.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant brut soumis aux cotisations.
Avantages en nature
Renseignez ici les rubriques d’avantages en nature que vous renseignez dans vos bulletins et qui
ne sont pas inclus dans le salaire de base.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la ou les rubriques d’avantages en nature.
Indemnités, primes, gratifications
Renseignez ici les rubriques d’indemnités, primes&ldots; que vous renseignez dans vos bulletins
et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la rubrique.
Frais professionnels
Renseignez ici la rubrique de Frais professionnel que vous renseignez dans vos bulletins et qui
sont soumis aux cotisations.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
données disponibles la rubrique.
EBP Paye V17
266
Part salariale des cotisations
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant de la part salariale
des cotisations est SCOTSAL.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
données disponibles la variable permettant de calculer l’ensemble des cotisations salariales
réglées au titre de la période de référence diminué de la Part salariale des cotisations et de la
CSG.
La formule suivante s’affiche par défaut : SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%)
Retour à l'onglet
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : L'assistant
Renseignez dans cet assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Accident
du travail / Maladie professionnelle pour votre salarié avec ses données de paye.
Remarque!!!
Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier +
Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 11137_02 AT-Maladie
Prof
Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 11137_02 AT-Maladie
Prof
Avec subrogation
Cochez l’option si vous appliquez un maintien de salaire.
Pour des explications supplémentaires sur la subrogation cliquez ici.
Remarque!!!
L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque et si cette dernière n’est pas
définie dans les préférences de votre dossier.
Salaires de référence évalués
Pour un salarié payé au mois, renseignez la dernière paye échue avant l’arrêt de travail.
Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 2 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 4 dernières payes échues avant l’arrêt de
travail.
Exercice précédent
Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option.
Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur.
Etats Administratifs
267
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : L'employeur
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles
dans votre attestation ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les
corriger (Onglet Adresse et Identification).
• Le n° de risque AT est indiqué par défaut, sauf si vous ne l’avez pas renseigné dans les
préférences de votre dossier.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : La victime
• Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont
erronées, modifiez-les dans votre attestation ou allez dans la fiche de votre salarié afin
de les corriger.
• La nationalité française est cochée par défaut si « FR &endash; France » est
sélectionné dans le pays de naissance de votre salarié, si ce n’est pas le cas, cochez la
nationalité de votre salarié dans sa fiche.
• La date d’embauche est reprise dans l'onglet entrée/sortie de la fiche de votre salarié
(date d’entrée).
• La profession est indiquée par défaut, cette zone reprend la nature d’emploi que vous
avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié.
• La qualification professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la
qualification que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre
salarié.
• L’ancienneté dans le poste est indiquée par défaut, cette zone reprend l’ancienneté
notée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié.
• Cochez si l’accident a fait une autre victime.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Le médecin du travail
Les éléments concernant le médecin du travail sont indiqués par défaut si vous avez renseigné
dans l'onglet Médecine du travail des préférences une adresse de service de santé autre que
l’établissement.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Renseignement arrêt de travail
Renseignez toutes les zones de cet encadré.
N’oubliez pas de renseigner le motif de l’arrêt, s’il s’agit d’un arrêt de travail dû à une maladie
professionnelle ou à un accident de travail.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Salaires de référence
EBP Paye V17
268
A . Salaire de base et accessoires du salaire de la période de référence
• La période de référence reprise est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de
création.
• Le montant brut, le montant des avantages en nature, le montant des indemnités, la
part salariale des cotisations, le montant des frais professionnelles sont complétés par
défaut en fonction des éléments de calcul que vous avez renseignés dans les
propriétés des Etats administratifs..
B . Rappels de salaire et accessoires du salaire versés avec une périodicité différente de
celle du salaire de base
Renseignez manuellement les éléments de cet encadré.
C . Cas où la période de référence n’a pas été entièrement accomplie
Renseignez manuellement les éléments de cet encadré.
D . Cas particulier
Renseignez manuellement les éléments de cet encadré.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Subrogation
Qu’est-ce que la subrogation ?
En cas de maintien du salaire, par l’employeur, pendant un arrêt de travail, la subrogation permet
à l’employeur de percevoir directement, en lieu et place du salarié, les indemnités journalières
dues à celui-ci par sa caisse d’Assurance Maladie pour la période de l’arrêt de travail considéré.
Le maintien du salaire peut être total ou partiel ; il peut être prévu dans le cadre d'une convention
collective ou d’un accord de branche.
Pour bénéficier de la subrogation, le salaire maintenu par l’employeur doit être d’un montant au
moins égal au montant des indemnités journalières versées par la caisse d’Assurance Maladie.
La subrogation concerne tout type d'arrêt de travail : l’arrêt de travail pour maladie, mais
également l’arrêt de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle ainsi
que les congés maternité, paternité et d’adoption.
Comment sont renseignés les éléments concernant la subrogation dans l’attestation ?
Si dans l’assistant de création de l’attestation de salaire AT-Maladie Professionnelle vous avez
sélectionné l’option Avec subrogation alors les informations concernant votre banque principale
sont reportées.
• Date de début : indiquez la date du début de l'arrêt du travail ;
• Date de fin : indiquez la date de fin de la durée maximale de maintien du salaire et de la
subrogation telle que définie par votre convention collective ou votre accord de branche.
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
La Déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - Quand établir la déclaration ?
Attention !!!
L’édition de déclaration d’accident du travail est disponible à partir de la version PRO.
L’employeur est tenu de déclarer tout accident du travail ou de trajet dont il a eu connaissance
dans les 48 heures à la caisse primaire d’assurance maladie dont relève la victime.
Etats Administratifs
269
L’obligation de déclaration par l’employeur s’applique dès que celui-ci a connaissance de toute
lésion corporelle survenue pendant le temps et sur le lieu de travail, et ce quelle que soit son
opinion sur les causes de l’accident. À défaut d’une telle déclaration, l’employeur commet une
faute et, dès lors que l’action en reconnaissance du caractère professionnel de l’accident est
prescrite, le salarié peut demander des dommages-intérêts devant les juridictions civiles.
Explication sur les différents cadres
Employeur
Victime
Accident
Témoins
Tiers
Remarque!!!
Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas
automatiquement mises à jour dans vos déclarations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle
déclaration.
Déclaration AT - L'assitant de création
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 60-3682 Déclaration
Accident du Travail
Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif +
+ sélection du modèle 60-3682 Déclaration
Accident du Travail
Retour à la déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - L'employeur
Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiez-les dans
votre déclaration ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet
Adresse et Identification)
Retour à la déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - La victime
Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont
erronées, modifiez-les dans votre déclaration ou allez dans l’onglet Etat civil de la fiche de votre
salarié afin de les corriger.
• La nationalité française est cochée par défaut si « FR- France » est sélectionné
dans le pays de naissance de votre salarié. Si ce n’est pas le cas, cochez la
nationalité de votre salarié dans sa fiche. Si votre le salarié est de nationalité
étrangère, vous devrez cocher « C.E.E. » ou « Autre » manuellement dans la
déclaration.
EBP Paye V17
270
• La date d’embauche est reprise dans l'onglet entrée/sortie de la fiche de votre
salarié (date d’entrée).
• La profession est indiquée par défaut, cette zone reprend la nature d’emploi que
vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié.
• La qualification professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la
qualification que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de
votre salarié.
• L’ancienneté dans le poste est indiquée par défaut, cette zone reprend
l’ancienneté notée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié.
• L’emploi est indiqué par défaut, cette zone reprend la Nature d’emploi que vous
avez renseignée dans l'onglet info. Paye de la fiche de votre salarié.
• La catégorie professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la
qualification que vous avez renseignée dans l'onglet info. Paye de la fiche de
votre salarié.
• Cochez si l’accident a fait une autre victime.
Retour à la déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - L'accident
• Lieu de l’accident : Précisez si l’accident s’est produit :
o Sur le lieu du travail habituel (atelier, chantier, bureau),
o Sur un lieu de travail occasionnel,
o Lors d’un déplacement pour le compte de l’employeur,
o Au domicile du salarié,
o Sur le trajet aller ou retour entre le domicile ou le lieu de prise habituelle
des repas, et le lieu de travail.
Dans tous les cas, indiquez la localité et le lieu précis de l’accident.
• Circonstances détaillées de l’accident
Indiquez ce que faisait la victime au moment de l’accident (travail sur une machine, manutention,
etc) et comment celui-ci s’est produit (glissade, heurt, etc).
• Siège des lésions
Indiquez l’endroit du corps où la victime a été atteinte (yeux, tête ou cou, mains, membres
supérieurs, tronc, pieds, membres inférieurs, sièges internes) en précisant s’il y a lieu droite ou
gauche.
• Nature des lésions
Précisez s’il s’agit de contusions, plaie, lumbago, entorse, fracture, brûlure, piqûre, présence d’un
corps étranger, lésions multiples, autres (à préciser).
• Arrêt de travail
Si la victime a arrêté son travail sur prescription d’un médecin, et si cet arrêt intervient après
envoi de la présente déclaration, vous devez OBLIGATOIREMENT établir et envoyer le
formulaire « ATTESTATION DE SALAIRE » Accident du travail ou maladie professionnelle
&endash; Réf. 11137-02, à la caisse primaire du lieu de résidence habituelle de la victime. Vous
devez également remplir cette même formalité si votre salarié a un nouvel arrêt de travail dû à
son accident.
Retour à la déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - Témoins
Précisez la qualité du témoin : collègue, conjoint &ldots;.
En l’absence de témoin oculaire direct, il convient d’indiquer les personnes ayant eu
connaissance de l’accident ou ayant constaté des blessures.
Etats Administratifs
271
Retour à la déclaration d'accident du travail
Déclaration AT - Tiers
Lorsqu’un tiers est impliqué dans l’accident, pensez à le signaler afin que la CPAM puisse
engager le recours contre le tiers en cause.
En effet, si la responsabilité est totale, les dépenses correspondantes à cet accident seront prises
en charge par l’assurance du tiers et ne seront pas imputées sur votre compte.
Retour à la déclaration d'accident du travail
Feuilles d'aide aux calculs
Feuilles d'aide aux calculs
Lors de la rupture du contrat de travail du salarié, L’employeur est tenu de procéder :
A la proratisation du plafond de sécurité sociale (si celui-ci sort en cours de mois)
Au versement d’une éventuelle prime au prorata,
Au versement de différentes indemnités légales de rupture.
Les feuilles d’aide au calcul des indemnités de départ sont comme leur nom l’indique, une aide
au calcul des éléments de paye du solde de tout compte du salarié. Elles ont pour objectif de
permettre au client de calculer en automatique les éléments de rémunérations relatifs au départ
du salarié après avoir renseigné un certain nombre d’informations sur la sa présence, sa
rémunération.
Les montants calculés pourront ensuite être saisis par le client dans le bulletin de départ du
salarié (ou bulletin complémentaire, si le solde de tout compte est effectué après le mois de
sortie) après avoir ajouté les rubriques correspondantes. On distingue trois types de feuilles
d’aide aux calculs (cf. tableau suivant).
X Indemnités de départ fin CDD
Y Indemnités de départ fin CDI
Z Indemnités de licenciement ou retraite.
Feuille d’aide au calcul des
fins de contrats à durée
déterminée
Feuille d’aide au calcul des
fins de contrats à durée
indéterminée
Feuille d’aide au calcul des
indemnités de licenciement
et départ à la retraite
Calculs
effectués • calcul du prorata
plafond SS
• Calcul d’une prime
au prorata
• Calcul de l’indemnité
de fin de contrat
(prime de précarité)
• Calcul de l’indemnité
compensatrice de
congés payés
• calcul du prorata
plafond SS
• Calcul d’une prime
au prorata
• Calcul de
l’indemnité
compensatrice de
congés payés
• Calcul de l’indemnité
de licenciement pour
motif personnel
• Calcul de l’indemnité
de licenciement pour
motif économique
• Calcul de l’indemnité
de mise à la retraite
• Calcul de l’indemnité
de départ volontaire
à la retraite
Remarque !!!
Pour de plus amples informations sur les modalités d’utilisation des feuilles de calcul, reportez
vous à la notice jointe à chaque feuille.
FAQ
Comment modifier le contenu d'une attestation ?
EBP Paye V17
272
Vous venez de créer votre attestation
Après avoir établi votre attestation à l’aide de l’assistant de création, vous avez à l’écran votre
attestation. Pour modifier les données :
• Complétez et/ou modifiez les informations directement dans votre Etat.
• N’oubliez pas d’enregistrer par le bouton .
• Imprimez ensuite votre attestation.
Remarque !!!
Après avoir enregistré vos modifications puis imprimé votre attestation, vous n’avez plus la
possibilité de lui apporter des précisions. Si vous souhaitez de nouveau modifier les éléments
indiqués dans votre état sélectionnez le bouton . Sans oublier ensuite
d’enregistrer, puis imprimer…
Vous avez déjà créé votre attestation et vous souhaitez la modifier
Après avoir validé votre attestation, vous avez la possibilité de la Modifier, Consulter et Imprimer
autant de fois que vous le souhaitez. En effet, toutes les attestations que vous avez éditées pour
vos salariés sont conservées dans l'onglet Administratif de leurs fiches, par date et heure de
création.
Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité
Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle
Comment saisir un montant avec des décimales dans les Attestations ?
Si vous souhaitez saisir un montant avec des décimales dans vos attestations, vous devez
impérativement mettre un « . » en séparateur de décimale.
Pour saisir « 151,67 » vous devez inscrire « 151.67 »
Comment modifier le contenu d'un document ?
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Consultation des contrats et lettres types
Dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié, consultez vos documents créés
précédemment en sélectionnant votre contrat ou votre lettre puis le bouton .
La consultation permet d’imprimer le contrat sans le modifier..
Modification des contrats et lettres types
Dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié, modifiez vos documents créés
précédemment en sélectionnant votre contrat ou votre lettre puis le bouton .
Modifiez puis enregistrez votre document. En effet, tant que vos modifications ne sont pas
validées par le bouton enregistrer, le bouton imprimer n’est pas accessible.
Pourquoi du texte est proposé par défaut en modification dans une attestation ?
Vous devez modifier les propriétés de votre Adobe Reader
Etats Administratifs
273
Pour cela suivez les étapes suivantes :
o Allez dans le menu Edition + Préférences.
o Sélectionnez Formulaire dans la colonne Catégories.
o Dans la zone Remplissage automatique sélectionnez l’option
Désactivé dans la liste déroulante.
Pourquoi l'attestation n'apparaît pas à l'écran en création ou en modification ?
Vous avez probablement sélectionné le bouton Bloquer et coché l’option Mémoriser mon
action pour le site : localhost sur le message d’avertissement de sécurité d’Abobe Reader.
Pour débloquer cette action, vous devez modifier les propriétés de votre Adobe Reader 7.0.
Pour cela suivez les étapes suivantes :
o Allez dans le menu Edition + Préférences.
o Sélectionnez Gestionnaire des approbations dans la colonne
Catégories.
o Dans la zone Accès aux ressources sélectionnez le bouton Modifier
les paramètres de site.
o Dans l’encadré, dans la colonne site, sélectionnez localhost, (dans la
colonne Etat doit apparaître Toujours refuser).
o Sélectionnez le bouton supprimer.
o Le message d’avertissement apparaîtra ensuite lors de la création
d’une attestation, et n’oubliez pas de sélectionner le bouton autoriser.
Pourquoi l'option subrogation est-elle grisée dans les assistants de création des
attestations ?
L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque dans votre dossier et si cette
dernière n’est pas définie dans les préférences de votre dossier.
275
Paye Agricole
La DAS Bilatérale
Le fichier DAS Bilatérale
Vous pouvez générer un fichier à la norme DAS Bilatérale par le menu Déclarations + Agricole
+ DAS Bilatérale, et l’envoyer directement à votre centre DAS, à la place du document papier.
Attention !!!
Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE.
Génération du fichier DAS Bilatérale
• Par défaut, le fichier DADS.TXT sera généré sur votre disque.
• Indiquez les Rubriques contenant les heures supplémentaires et complémentaires
exonérées (loi TEPA), que vous utilisez dans vos bulletins. Ne renseignez rien si vous
n'avez pas d'heures supplémentaires ou complémentaires à déclarer.
• Indiquez le nombre d’honoraires à déclarer (honoraires à un expert comptable, avocat...),
le logiciel génèrera les pages dans lesquels vous pourrez saisir les honoraires
(enregistrements n° 210).
• Par défaut, la variable HEUREEL contient le nombre d'heures effectivement travaillées
par le salarié.
• Si vous souhaitez générer une DAS multi-sections, sélectionnez la section 01 puis la
section 02. Autrement, laissez le code 00. En multi-sections, vous devez générer les
deux fichiers l’un après l’autre.
• Cliquez sur le bouton Générer pour créer le fichier.
Modification du fichier DAS Bilatérale
La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel.
• Le bouton Modifier permet de consulter le fichier généré et de modifier les
enregistrements générés.
• L’Editeur DAS Bilatérale est accessible par le menu Déclarations + Agricole + Editeur
de fichiers DAS. Cet éditeur, spécial DAS Bilatérale, permet de :
o lire et modifier les enregistrements du fichier
o ajouter des enregistrements supplémentaires ou complémentaires
(salariés, établissements, entreprises),
o généraliser une valeur à un groupe de salariés,
o recalculer automatiquement le total Établissement et Entreprise,
o ajouter des honoraires.
Attention !!!
Si vous lancez une nouvelle génération du fichier, les modifications apportées manuellement
seront écrasées.
Comment sont déclarés les salariés sortis ?
Tous les salariés qui sont sortis sur l'exercice précédent ne seront pas produits dans le fichier
EBP Paye V17
276
DAS Bilatérale.
Remarque !!!
Si vous devez réaliser un bulletin de paye pour un salarié sorti sur l'exercice de paye
précédente, les informations de ce bulletin ne seront pas déclarées.
Pourquoi certains salariés n'apparaissent pas dans la déclaration ?
Tous les salariés qui ont dans leur fiche en type de déclaration annuelle : DADS-U, ne sont pas
produits dans la déclaration DAS Bilatérale.
Si vous rencontrez ce cas, vous devez vérifier dans l'onglet Info. paye de la fiche de votre salarié
ce qu'il a d'indiqué dans la zone Déclarations.
Le fichier DAS bilatérale multi-établissements
Vous pouvez générer un fichier DAS multi-établissements par le menu Déclarations + Agricole
DAS multi-établissements, et l’envoyer directement à votre DAS, à la place du document
papier.
Attention !!!
Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE.
Génération du fichier DAS Bilatérale multi-établissements
• Sélectionnez dans Dossier de l’entreprise le dossier correspondant au siège social.
• Choisissez l’année concernée
• Par défaut, le fichier DADS.TXT sera généré sur votre disque.
• Indiquez le nombre d’honoraires à déclarer (honoraires à un expert comptable, avocat...),
le logiciel génèrera les pages dans lesquels vous pourrez saisir les honoraires
(enregistrements n° 210).
• Indiquez les Rubriques contenant les heures supplémentaires et complémentaires
exonérées (loi TEPA), que vous utilisez dans vos bulletins. Ne renseignez rien si vous
n'avez pas d'heures supplémentaires ou complémentaires à déclarer.
• Par défaut, la variable HEUREEL contient le nombre d'heures effectivement travaillées
par le salarié.
• Si vous souhaitez générer une DAS multi-sections, vous devez générer un premier fichier
avec la section 01 puis la section 02. Si vous ne générez pas de DAS multi-sections,
laissez 01.
• Cochez les dossiers correspondant aux différents établissements.
Remarque !!!
Si les dossiers que vous avez sélectionné sont protégés par un mot de passe, vous aurez à saisir
le mot de passe de chaque dossier protégé pour pouvoir continuer la génération du fichier.
• Cliquez sur le bouton Générer pour créer le fichier.
Modification du fichier DAS Bilatérale
Paye Agricole
277
La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel.
• Le bouton Modifier permet de consulter le fichier généré et de modifier les
enregistrements générés.
• L’Editeur DAS Bilatérale est accessible par le menu Déclarations + Agricole + Editeur
de fichiers DAS. Cet éditeur, spécial DAS Bilatérale, permet de :
o lire et modifier les enregistrements du fichier
o ajouter des enregistrements supplémentaires ou complémentaires
(salariés, établissements, entreprises),
o généraliser une valeur à un groupe de salariés,
o recalculer automatiquement le total Etablissement et Entreprise,
o ajouter des honoraires.
Attention !!!
Si vous lancez une nouvelle génération du fichier, les modifications apportées manuellement
seront écrasées.
Pourquoi certains salariés n'apparaissent pas dans la déclaration ?
Tous les salariés qui ont dans leur fiche en type de déclaration annuelle : DADS-U, ne sont pas
produits dans la déclaration DAS multi-établissements.
Si vous rencontrez ce cas, vous devez vérifier dans l'onglet Info. paye de la fiche de votre salarié
ce qu'il a d'indiqué dans la zone Déclarations.
Les enregistrements et les points à vérifier DAS Bilatérale
Les différents enregistrements
010 : En tête Entreprise
020 : En tête Etablissement
200 : Ligne Salarié
202 : Ligne Salarié Négative
210 : Ligne Honoraires
300 : Total Etablissement
302 : Total Etablissement Négatif
310 : Total Entreprise
312 : Total Entreprise Négatif
Type de DADS générée avec le logiciel
Le logiciel génère les types de DAS suivants :
0 : Salaires et Honoraires déclarés sur le même fichier.
2 : Salaires uniquement sans Honoraire.
Points essentiels à vérifier
• Enr 200 champ 100 ; Enr 300 champ 018 ; Enr 310 champ 021 : Renseigner ici la
base brute fiscale correspondant au montant brut des rémunérations en sens de
l'assiette retenue pour la taxe sur les salaires, y compris la rémunération des heures
supplémentaires et complémentaires exonérée.
• Enr 200 : Informations à compléter
EBP Paye V17
278
o Champs 065 et 070 : Les périodes d'emploi. On récupère la dernière
période indiquée dans la fiche de l'employé. Pour une deuxième
période, elle sera à renseigner manuellement.
o Champs 107 à 110 : Le détail des avantages en nature doit être
renseigné si besoin. Seul le champ 105 (valeur) est renseigné.
o Champs 132 à 136 : Tout ce qui est taxe sur les salaires est à
renseigner manuellement.
o Champ 139 : Le code absence montant doit être renseigné pour
justifier, dans certains cas, une absence d'information dans les zones
"rémunérations" sociales et/ou fiscales.
o Champ 144 : renseigner dans ce champ tous les « autres revenus
nets imposables » qui ne figurent pas dans les champs 103 et 142
o Champ 146 : renseigner dans ce champs le montants des heures
supplémentaires et complémentaires exonérées. (afin que le calcul se
fasse automatiquement, renseigner les rubriques dans la zone prévue
lors de la génération du fichier.
• Enr 202 : L'établissement a des lignes négatives. Les régularisations négatives
(sommes versées en trop) concernant une année antérieure, sont, en principe déduites
des sommes rémunérant l'année de régularisation. Cette information s'effectue dans la
fiche du salarié au niveau du dossier. Complétez les champs concernés des
enregistrements 202, 302, 312.
• Enr 210 : Si vous avez indiqué un nombre d’enregistrements honoraires, complétez les
champs concernés des enregistrements 210, 300, 310.
Modification du fichier DAS Bilatérale
La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel, notamment
pour gérer les cas particuliers.
Déplacez-vous d’un enregistrement à l’autre par les boutons Précédent et Suivant. Lorsque le
champ d’un enregistrement est modifiable, le bouton Modifier est actif.
Pour connaître les bases de cotisations de vos salariés, vous pouvez :
• Imprimer leur fiche individuelle (Impression + Salariés + Fiches individuelles),
• Lancer une interrogation des données de paye par Gestion + Interrogation des
données de paye.
Cliquez sur le bouton Imprimer si vous souhaitez conserver une trace du fichier généré.
Consultez les différents enregistrements et les points essentiels à vérifier.
Le fichier MSA
Paramétrage du fichier MSA
Le fichier MSA est composé de différents enregistrements.
Attention !!!
Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE.
Paye Agricole
279
Enregistrements obligatoires :
PE11 : Identification de l’entreprise
PE31 : Salaires versés
PE32 : Si le salarié a effectué des heures supplémentaires
PE41 : Assiettes
Enregistrements facultatifs :
PE21 à PE24 : Evolutions de situation d’un salarié
Pour les enregistrements PE31 et PE41, un certain nombre de montants seront à renseigner,
comme la rémunération brute du salarié, le montant d’une éventuelle indemnité de préavis, le
montant d’une éventuelle indemnité compensatrice de congés payés, etc.
Les éléments de calcul du fichier
Eléments de calcul de l’enregistrement PE31:
01 Rémunération brute
02 Indemnité de préavis non effectué
04 Allocation de convention de conversion
08 Complément de rémunération à la charge de l’état
09 Indemnités compensatrices de congés payés
10 Rémunération habituelle (sans prime ni rappel)
11 Indemnités journalières brutes légales
12 Déduction frais professionnels
13 Rémunération théorique mensuelle (ramenée à un temps plein)
14 Sommes isolées
16 Somme excédant les seuils réglementaires fixés pour les
contributions patronales de prévoyance complémentaire et de
retraite supplémentaire
25 Montant des cotisations de retraite complémentaire à la charge du
salarié
30 Montant de la rémunération Brute des 8 premières heures
supplémentaires hebdomadaires ou des heures complémentaires
40 Montant de la rémunération brute des heures supplémentaires
effectuées au delà de la 8ième heure supplémentaire
hebdomadaire
80 Plafond à appliquer si différent d’un plafond mensuel
81 Salaire théorique temps plein
82 Salaire théorique temps partiel
83 Salaire multi-employeurs
Eléments de calcul de l’enregistrement PE32
30 Montant de la rémunération Brut des 8 premières heures
supplémentaires hebdomadaires ou des heures complémentaires
40 Montant de la rémunération brute des heures supplémentaires
effectuées au delà de la 8ième heure supplémentaire
hebdomadaire
EBP Paye V17
280
Eléments de calcul de l’enregistrement PE41
51 Assiette taxe sur prévoyance
53 Assiette CSG et RDS sur salaires
54 Assiette CSG à 3.8% RDS des revenus de remplacement des
personnes imposables non imposées
56 Assiette CSG à 6.2% et RDS des revenus de remplacement des
personnes imposées
58 Contribution épargne salariale
Comment paramétrer ces éléments de calcul
Pour ne pas avoir à remplir le fichier MSA manuellement, vous disposez d’un fichier de
paramétrage dans le répertoire de votre dossier. Par défaut, votre dossier se trouve sur :
C:\Documents and Settings\All
Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\NomDeLaSociété\Paye.X
Où X représente le numéro de votre exercice. Le 1er exercice est situé dans un répertoire Paye.0,
le 2nd dans un répertoire Paye.1, etc. Vous devez ouvrir le répertoire contenant le numéro le plus
grand, celui qui correspond à votre dernier exercice. Le fichier s’appelle Agora.msa.
Eléments de calcul du PE31
La première partie du fichier contient les éléments de calcul de l’enregistrement PE31. En face de
chaque élément de calcul, il suffit d’indiquer le nom de la rubrique concernée : c’est le montant
de la rubrique qui sera repris dans le fichier MSA. Pour reprendre la base de la rubrique, ajoutez
(B) devant le code de la rubrique.
Exemples !!!
01 = COMRBRUTÆreprend le montant de la rubrique COMRBRUT, soit la rémunération brute.
13 = (B)GETPÆreprend la base de la rubrique GETP, soit la rémunération brute équivalente à un
temps plein.
Eléments de calcul du PE32
La PE32, se génère automatiquement si vous avez bien paramétré les éléments de calcul 30 et
40 pour la PE31.
Les différentes lignes de cet enregistrement s'alimentent de la manière suivante :
• Le taux de majoration des HS/comp. reprend le taux de la ou des rubriques qui ont
été renseignées dans le paramétrage, divisé par la variable TAUXHOR que vous
avez de renseignée dans vos variables. (le calcul est le suivant : "Taux des
rubriques" / "la variables TAUXHOR" - 1*100)
• Nombre d'HS/Compl : reprend la base de la ou des rubriques qui ont été
renseignées dans le paramétrage.
• Montant rému. HS/Compl : reprend le montant de la ou des rubriques qui ont été
renseignées dans le paramétrage.
Eléments de calcul du PE41
La seconde partie du fichier contient les éléments de calcul de l’enregistrement PE41 (assiettes
de cotisation). En face de chaque élément de calcul, il suffit d’indiquer le nom de la rubrique
concernée : c’est la Base de la rubrique qui sera reprise.
Vous devez utiliser dans vos payes les rubriques paramétrées dans ce fichier (ajoutez-les à vos
Paye Agricole
281
profils), ou modifiez et complétez les lignes du fichier avec les noms de vos propres rubriques.
Le fichier MSA
Les utilisateurs d’une paye Agricole doivent communiquer chaque trimestre à la MSA les
rémunérations perçues par leurs salariés, afin que celle-ci procède au recouvrement des
cotisations, taxes et contributions. Vous pouvez profiter de cet envoi pour faire connaître des
évolutions de situations des salariés.
Vous pouvez générer le fichier MSA sur un support dématérialisé par le menu Déclarations +
Agricole + Déclaration MSA sur disquette, et l’envoyer directement à la MSA, à la place du
document papier.
Attention !!!
Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE.
Avant de générer le fichier, vous devez consulter la partie sur le paramétrage du fichier MSA.
• Indiquez le n° du trimestre sur lequel vous souhaitez générer le fichier.
• Indiquez le n° de votre département.
• Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le n° du taux d’exonération
des travailleurs occasionnels. Par défaut, il s’agit de la variable TXEXO.
Pourcentage
d’exonération
Activité N° du taux
58 % 1
75 % (85 % si CDI) Raisin de cuve 2
75 % (85 % si CDI) Apiculteur 3
75 % (85 % si CDI) Tabac 4
75 % (85 % si CDI) Houblon 5
75 % (85 % si CDI) Pommes de terre 6
90 % (100 % si CDI) Raisin de table 7
90 % (100 % si CDI) Horticulture 8
90 % (100 % si CDI) Fruits & Légumes 9
• Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le nombre d’heures
réellement travaillées. Par défaut, il s’agit de la variable HEUREEL.
• Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le taux de réévaluation du
SMIC pour vos salariés. Ce taux correspond au rapport entre la durée contractuelle du
travail (hors heures supplémentaires ou complémentaires) sur la présence dans
l'entreprise et la durée légale mensuelle. Ne sont pas concernés par ce dispositif les
salariés :
o Entrées et/ou sortis en cours de mois
o Saisonniers, intérimaires
o Rémunérés à la tâche (bûcherons)
o travailleurs occasionnels / demandeurs d'emploi (en cas de renonciation au
dispositif TO-DE (de votre part), afin de permettre à votre MSA de calculer
rétroactivement la réduction Fillon.
• Par défaut, le logiciel génère le fichier dans le répertoire de votre société. Nous vous
EBP Paye V17
282
conseillons fortement de générer le fichier dans un premier temps sur votre disque dur,
puis de le transférer sur disquette dans un second temps : Il s’agit là d’une
recommandation de la MSA. Ces opérations ont pour but, d’une part, de vous laisser la
possibilité d’adresser un nouveau fichier si le premier émis s’avérait inexploitable du fait
d’anomalies, et d’autre part, d’accéder au fichier et de le modifier plus rapidement.
• Cliquez sur le bouton Générer.
Modification du fichier
Pour contrôler et compléter le contenu du fichier, cliquez sur le bouton Modifier. Le logiciel vous
ouvre le fichier dans « l’éditeur MSA ».
Le fichier se présente dans une arborescence. Vous retrouvez dans cette arborescence les n°
des enregistrements obligatoires : PE11, PE31 (un par salarié et par mois - ici, le fichier ne
contient que le premier mois du trimestre), PE32 (si vos salariés ont des heures supplémentaires
ou complémentaires Exonérées) et PE41.
Modification d’un champ : Lorsque vous cliquez sur un enregistrement (par exemple ici le
PE11), dans la partie droite de l’écran, apparaît son contenu. Les zones grisées ne sont pas
modifiables. Les zones en noir sont modifiables simplement en double-cliquant dessus.
Ajout d’un enregistrement : Les enregistrements facultatifs n’ont pas pu être créés par le
logiciel, car ils concernent des situations qu’il ne connaît pas. Il s’agit des enregistrements
suivants :
PE21 : Date d’embauche du salarié si différente de la DUE
Date de fin d’activité du salarié si différente de la date déclarée
PE22 : Dates de suspension d’un contrat de travail
PE23 : Modifications concernant le contrat de travail
PE24 : Modifications concernant le contrat de travail (éléments complémentaires)
Pour ajouter un de ces enregistrements, faites un clic droit sur le nom du salarié concerné (dans
l’arborescence) et choisissez le n° d’enregistrement qui vous intéresse. Le nom du salarié est
alors précédé d’un « + ». Cliquez sur le « + » pour accéder aux enregistrements ainsi créés, et
complétez-les manuellement.
283
La DUCS
La DUCS
Dans le cadre de la politique de simplification administrative, les pouvoirs publics et les
organismes de protection sociale cherchent à réduire les formalités que les entreprises doivent
remplir en matière de cotisations sociales et de contributions.
L'unification des procédures de déclaration et l'ouverture de services utilisant les nouvelles
techniques de communication sont notamment les deux moyens retenus dans ce but.
La Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS) est ainsi progressivement proposée en
substitution à diverses déclarations périodiques obligatoires. Elle permet d’obtenir l’édition des
déclarations dans un format commun aux organismes de protection sociale. La déclaration est
composée de différents volets (un par organisme concerné). Chaque volet est adressé
directement à l'organisme destinataire.
Depuis 1998, les organismes suivants peuvent recevoir des DUCS papier :
• URSSAF,
• Pôle emploi,
• Les institutions de retraite complémentaire, ainsi que les institutions de prévoyance
appartenant à un même groupe que ces dernières,
• Les caisses de Mutualité Agricoles,
• Les caisses de Congés Payés du Bâtiment et des Travaux Publics.
Le logiciel vous propose :
Une DUCS URSSAF papier agréée.
Une DUCS pôle emploi papier agréée.
Un état préparatoire pour les caisses suivantes : ARRCO, et AGIRC
Comment y accéder ?
Fiche salarié Edition + Fiche Salarié + Onglet DUCS
Profil Edition + Profil + Bouton DUCS
Quelles informations souhaitez-vous avoir ?
Fonctionnement général de la DUCS
Paramétrer une DUCS
Imprimer une DUCS
Mettre à jour une DUCS
Les effectifs de la DUCS URSSAF
Paramétrer les codes DUCS pour les heures supplémentaires exo
Paramétrage de la DUCS
Etape 1 : Vérification du Taux d’accidents du travail et de transport
Vous devez tout d’abord définir le ou les différents taux AT et Transport utilisés dans votre paye,
à partir des préférences de votre dossier (Dossier + Propriétés + Préférences, onglet
URSSAF).
• Pour définir les taux AT dans les préférences de votre dossier, sélectionnez un
numéro d’ordre puis saisissez le taux correspondant.
EBP Paye V17
284
Attention !!!
Le premier taux porte le n°0, et vous devez entre chaque taux, cliquer sur le bouton Appliquer.
Exemple !!!
Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquer sur Appliquer, et
indiquez n°1 = 4.50.
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
• Le paramétrage du taux de transport est identique au taux AT.
Etape 2 Paramétrage dans les profils, par le bouton Ajouter
Vous devez associer à chaque code (chaque ligne de la déclaration) une des cotisations
concernées pour que le logiciel détermine la base de cotisation, et donc le montant
correspondant.
Cette opération s’effectue au niveau des profils sachant qu'ensuite, le fait d’affecter un salarié à
son profil transférera le paramétrage DUCS du profil à la fiche du salarié (onglet DUCS). Si les
profils sont déjà affectés aux salariés, vous lancerez l’option Gestion + Mise à jour DUCS.
Nous prendrons ici l’exemple du profil Mensuel, dans lequel les codes Personnel suivant sont à
renseigner : 100 Cas Général, 236 FNAL et 900 Transport. Ouvrez le classeur des profils et
cliquez sur le profil Mensuel.
Attention !!!
Il peut arriver que le paramétrage de certaines rubriques ne puisse répondre à la rigidité d’un
code « types de personnel ». Dans ce cas, le paramétrage devra être revu. N’hésitez pas à
contacter notre service technique.
Cliquez sur le bouton DUCS pour accéder au paramétrage. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter
pour définir vos lignes DUCS. La liste des codes « type de personnel » URSSAF, Pôle emploi,
ARRCO et AGIRC est proposée (cette liste sera automatiquement mise à jour à chaque
modification des taux).
Paramétrez la ligne 100A (accident du travail) :
• Sélectionnez le code 100,
• Pointez Taux AT et sélectionnez le n° paramétré dans les préférences,
• Sélectionnez la rubrique COTAT Accident du Travail (dont vous pourrez contrôler le
taux),
• Cliquez sur le bouton OK.
Paramétrez la ligne 100D (URSSAF déplafonné) :
Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Sélectionnez le code 100,
• Sélectionnez le n° AT. La précision de ce taux est indispensable pour distinguer
plusieurs lignes 100 éventuelles avec des taux AT différents. Le logiciel pourra ainsi
positionner les lignes 100D et 100P sous la ligne 100A correspondante,
• Pointez Déplafonné,
• Sélectionnez une des rubriques d’URSSAF déplafonnée (par exemple, la rubrique
COTAF1 Allocations familiales),
• Cliquez sur OK.
Paramétrez la ligne 100P (URSSAF plafonné) :
Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Sélectionnez le code 100,
• Sélectionnez le n° AT,
La DUCS
285
• Pointez Plafonné,
• Sélectionnez une des rubriques d’URSSAF plafonnée (par exemple, la rubrique
COTVIEI2 Vieillesse TA)
• Cliquez sur le bouton OK.
A ce stade vous avez défini les lignes correspondant au code 100 :
Paramétrez la ligne 236D (FNAL sur brut +9 salariés) :
Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Sélectionnez le code 236,
• Pointez Déplafonné,
• Sélectionnez la rubrique FNAL sur brut +9 salariés (COTAL1)
• Cliquez sur le bouton OK.
Paramétrez la ligne 900D (Transport +9 salariés) :
Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Sélectionnez le code 900,
• Pointez Taux de transport et indiquez le n° du taux paramétré dans les préférences,
• Sélectionnez la rubrique Transport +9 salariés (COTVTRAN)
• Cliquez sur le bouton OK.
Faites de même pour chaque ligne de votre bordereau URSSAF, puis pour les autres
organismes. A ce jour, nous fournissons les codes Type de Personnel uniquement pour
l’URSSAF et Pôle emploi.
Attention !!!
Pour le paramétrage Pôle emploi, changez d’onglet !
A la fin du paramétrage, il faut enregistrer le profil par l’icône .
La commande Gestion + Mise à jour DUCS va vous permettre de recopier le paramétrage d’un
profil à l’autre, en cochant la deuxième option (Recopier les informations...).
Quand tous les profils seront paramétrés, relancez cette option en cochant cette fois la première
option (Mettre à jour les informations...) ce qui transférera le paramétrage des profils vers les
fiches salariés (onglet DUCS). Pour les nouveaux salariés, le choix du profil suffira à reprendre
ce paramétrage.
Après le calcul des bulletins, vous pourrez imprimer la DUCS par Impressions + DUCS : les
bases seront automatiquement reprises renseignées, et les montants automatiquement calculés.
Cette impression peut être réalisée pour n’importe quelle période (un mois, un trimestre &ldots;).
Cotisations particulières au salarié
Dans certains cas, le bulletin d’un salarié peut avoir des rubriques de cotisations supplémentaires
non référencées dans le profil. Vous devez alors compléter le paramétrage DUCS, directement
dans l’onglet DUCS de la fiche du salarié concerné.
Retour à la DUCS
Préparation de la DUCS
Cette fonctionnalité vous permet :
• de préparer le fichier EDI pour l'URSSAF au format COPLAT.
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez
EBP Paye V17
286
contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
Cette fonctionnalité vous permet également :
• d'imprimer la DUCS URSSAF papier agréée,
• d'imprimer la DUCS Pôle emploi papier agréee,
• d'imprimer la DUCS URSSAF annuelle (état préparatoire de votre tableau
récapitulatif),
• d'imprimer un état préparatoire pour les organismes IRC (Institutions de Retraite
Complémentaire)
Attention !!!
Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF
Déclarations + DUCS Pôle emploi
Déclarations + DUCS IRC
Explications
• Période : Indiquez la périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) à prendre en
compte pour l’édition de l’état et le calcul des bases de cotisation.
• Date d’exigibilité : A renseigner selon la date de paiement
• Date limite de dépôt : A renseigner selon la date de paiement
• Cotisations à régler au plus tard le : A renseigner selon la date de paiement
• Salaires versés le : A renseigner selon date de versement des salaires
Attention !!!
Si cette case est cochée, une DUCS NEANT sera générée.
• Néant : A renseigner si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période
considérée ou s’il n’y a pas eu de salaire versé.
• J’ai cessé totalement mon activité à compter du : A cocher si vous êtes dans ce cas,
et renseignez à compter de quelle date.
• Je continue mon activité sans personnel depuis le : A cocher si vous êtes dans ce
cas, et renseignez à compter de quelle date.
• Définitivement : suspendez mon compte, j’en demanderai la réouverture le cas
échéant : A cocher si vous êtes dans ce cas.
• Très temporairement : maintenez mon compte... : A cocher si vous êtes dans ce cas.
• Acomptes versés : A renseigner si vous avez versé des acomptes, à saisir sans le
signe (-), la somme se déduit du total en automatique. (Cette zone n'est pas accessible
pour la DUCS URSSAF)
• Régularisations. Diverses : A renseigner si une régularisation est à opérer (un trop
perçu à récupérer par ex), mettez la somme en négatif (-) s’il faut qu’elle se déduise,
sinon elle s’ajoutera au total automatiquement.
• Mode de paiement : La sélection du mode de règlement servira à produire la structure
du paiement dans votre fichier EDI.
• Références paiement : référence à renseigner.
• Pavé déclarant : Ce pavé est à renseigner si le déclarant n’est pas la société.
• Option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" : Cette option
permet de lancer une impression de la DUCS papier sans lancer l'éditeur de fichier
DUCS.
• Cliquez sur le bouton OK afin de lancer l'éditeur de fichier DUCS. Si vous produisez une
La DUCS
287
DUCS EDI il est recommandé d'ouvrir son fichier dans l'éditeur afin de l'analyser avant
son envoi.
Comment préparer le fichier EDI pour l'URSSAF ?
Pour préparer le fichier EDI, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation
de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK sans cocher l'option "A la fin
de la préparation, accéder directement à l'impression" afin que l'éditeur de fichier se lance.
Une fois les données affichées dans l'éditeur vous pourrez y apporter des modifications.
Pour transmettre votre fichier à votre organisme n'oubliez pas de le déclarer.
Comment imprimer ma déclaration DUCS papier ?
Pour imprimer la déclaration DUCS papier, vous devez renseigner tous les champs nécessaires
à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK en cochant
l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression".
Retour à la DUCS
Mise à jour de la DUCS
Cette option permet de mettre à jour le paramétrage de la DUCS mis en place pour les salariés
en fonction de certains critères.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Mise à jour DUCS
Quelles sont les options proposées ?
• Mettre à jour les informations DUCS de tous les salariés à partir de leur profil, c’est-à-dire
transférer le paramétrage des profils vers les fiches salariés (onglet DUCS). Cette option
doit donc être lancée lorsque le paramétrage DUCS de tous les profils a été réalisé. Pour
les nouveaux salariés, le choix du profil suffira à reprendre le paramétrage du profil.
• Recopier les informations DUCS d’un profil à l’autre, en sélectionnant le profil source,
et le profil cible.
Retour à la DUCS
Le fichier DADS-U : Préparer
Pour déposer votre fichier sur Net-entreprises, vous devez préparer votre fichier avant de le
déclarer.
Comment accéder à la préparation du fichier DUCS depuis le logiciel de paye?
Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF + Préparer DUCS du dossier
Le fichier n'a jamais été préparé précédemment
Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données
extraites de votre dossier de paye.
EBP Paye V17
288
Le fichier a déjà été préparé précédemment
Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez :
- Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées à votre
fichier à l'aide de l'éditeur.
Remarque !!!
Si vous avez modifié vos bulletins dans votre logiciel de paye ces modifications n'apparaîtront
pas dans votre fichier DUCS; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer.
- Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye.
Remarque !!!
Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DUCS à l’aide de l’éditeur toutes vos
modifications seront écrasées.
Sélection des déclarations
La sélection n'est possible que pour les déclarations DUCS URSSAF qui ont été préparées au
préalable.
L'écran de sélection est proposé à 2 endroits :
- pour l'impression de la DUCS URSSAF
- pour déclarer le fichier DUCS URSSAF en EDI
Généralités
A quoi servent les différents boutons de la boîte de sélection :
- Imprimer : Le bouton Imprimer permet d'éditer la déclaration sélectionnée,
- Aperçu : Le bouton Aperçu permet d'afficher un aperçu de la déclaration sélectionnée,
- PDF : Le bouton PDF permet de générer un fichier au format PDF de la déclaration
sélectionnée,
- Publier (Option disponible pour les clients qui utilisent le service Webpaye) : Le bouton
Publier sert à déposer sur le site web du client la déclaration sélectionnée.
Déclarer votre fichier DUCS EDI
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez
contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de
pouvoir déposer votre fichier.
Information !!!
Pour pouvoir réaliser des déclarations en EDI vous devez remplir un formulaire d'adhésion qui
vous est fourni sur le site de l'URSSAF.
La transmission de votre fichier pourra se faire :
• par dépôt direct de fichier sur le service "Urssaf en ligne" de www.urssaf.fr;
• par email sécurisé : coplat.s@declaration.urssaf.fr;
• par un portail déclaratif (ex : Net-entreprises).
Comment y accéder ?
La DUCS
289
Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF + Déclarer DUCS EDI
Déroulez l'assistant
Etape 1 : Sélection de la déclaration
Vous devez sélectionner la déclaration à déposer parmi celles proposées.
Rappel :
Pour pouvoir déclarer votre fichier vous devez l'avoir préparé au préalable.
Etape 2 : Déclaration
L'assistant de déclaration s'affiche
Etape 3 : Fichier Test ou Réel
Vous devez choisir si vous souhaitez déposer votre fichier en test ou en réel.
Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à
titre d'essai.
Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par l'organisme.
Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination
Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DUCS. Modifiez le nom du fichier si
nécessaire.
Etape 6 : Fichier déclarer
Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de Net-entreprises.
Vous pouvez :
- accéder directement à votre fichier,
- accéder au site de Net-entreprises.
Les effectifs de la DUCS URSSAF
• Nombre de salariés ou d’assurés au dernier jour de la période
Cette zone comptabilise tous les salariés présents au dernier jour de la période considérée : Un
salarié avec une date de sortie au dernier jour du mois comptera pour 1. Un salarié avec
plusieurs bulletins dans le mois et présent au dernier jour du mois comptera pour 1.
Attention !!!
Il existe des salariés sans contrat particulier qui ne doivent pas être comptabilisés dans les
effectifs au dernier jour de la période comme :
- les apprentis
- les contrats d’accompagnement dans l’emploi.
- les contrats d’avenir
- les CES ou CEC
- les contrats d’insertion-RMA
- les VRP multi-cartes
EBP Paye V17
290
- les contrats de professionnalisation (pendant la durée du CDD ou la période de
professionnalisation du CDI uniquement)
- les contrats initiatives emploi (pendant la durée du CDD ou pendant 2 ans si CDI)
- les contrats d’accès à l’emploi (pendant la durée du CDD ou pendant 2 ans si CDI)
Pour ne pas tenir compte de ces salariés dans l’état, il faut cocher dans l’onglet Info. Paye de la
fiche salarié l’option Hors effectifs.
• Nombre de salariés ou d’assurés rémunérés dans l’établissement pour la
période
Cette zone comptabilise le nombre de salariés réellement payés au cours de la période
considérée quelle que soit la date d’entrée ou de sortie, quel que soit le type de contrat. Un
salarié ayant plusieurs bulletins dans le mois comptera pour 1.
Retour à la DUCS
La DUCS : Fonctionnement général
Chaque organisme référence ses codes. Chaque code représente un ensemble de cotisations
appartenant à une même base de calcul. Pour chaque code, vous devez donc associer l’une des
cotisations afin que le logiciel prenne en compte la base de calcul : une seule ligne de code
suffit à définir une base de cotisations.
Exemple pour l'URSSAF :
Référez-vous au bordereau URSSAF : la DUCS contient, à peu de choses près, les mêmes
éléments. La différence se situe sur les lignes portant les n°100 : sur la DUCS, le taux d’accident
du travail ressort sur une troisième ligne.
Le code "Type de Personnel" 100 se trouve sur trois lignes :
• Ligne accident du travail avec le taux d’accident du travail.
Le code généré sur la DUCS sera 100A, qui n’affichera pas de montant (car les montants sont
cumulés sur la ligne suivante), mais que vous devez quand même associer à une rubrique,
par exemple la cotisation Accident du travail (ou Allocation familiales ou Maladie ou Veuvage
ou Vieillesse sur brut).
• Ligne URSSAF déplafonné avec le taux 20.95%, où 20.95 correspond à :
Allocations familiales 5.40
Maladie + 0.75 + 12.80
Vieillesse + 1.60+ 0.10
CSA +0.3
Le code généré sur la DUCS sera 100D que vous associerez au choix et une seule fois à la
cotisation Allocation familiales ou Maladie ou Veuvage ou Vieillesse sur brut.
• Ligne URSSAF plafonné avec le taux 15.05%, où 15.05 correspond à :
Vieillesse 6.65 + 8.30
FNAL + 0.10
Le code généré sur la DUCS sera 100P que vous associerez au choix et une seule fois à la
cotisation Vieillesse TA ou FNAL TA.
Comment paramétrer les heures supplémentaires EXO dans la DUCS ?
La DUCS
291
Dans votre profil, vous devez ajouter les codes DUCS correspondant à la réduction et la
déduction des heures supplémentaires.
Comment les ajouter ?
Dans vos profils, cliquez sur le bouton DUCS pour accéder au paramétrage. Cliquez ensuite sur
le bouton Ajouter pour définir vos lignes DUCS. La liste des codes « type de personnel »
URSSAF, Pôle emploi, ARRCO et AGIRC est proposée (cette liste sera automatiquement mise à
jour à chaque modification des taux).
Paramétrez la ligne 003 (Réduction salariale des heures supp) :
• Sélectionnez le code 003 (Réduction salariale heures supp),
• Pointez Cotisation venant en déduction,
• Sélectionnez la rubrique COTRED Réduction cotisations salariales sur HS
• Cliquez sur le bouton OK.
Paramétrez la ligne 004 ou 005 (Déduction PP heures sup +20 ou -20 sal)
• Sélectionnez le code 004 ou 005 (Déduction PP heures sup +20 ou -20 sal) ,
• Pointez Cotisation venant en déduction ,
• Sélectionnez la rubrique de déduction COTDEF01 ou COTDEF02
• Cliquez sur OK.
A la fin du paramétrage, il faut enregistrer le profil par l’icône .
Retour à la DUCS
293
DADS-U
Qu'est-ce que la DADS-U ?
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Présentation de la norme DADS-U
La Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS) est une formalité obligatoire que les
entreprises effectuent chaque année.
Dans le cadre de la simplification administrative et il y a fusion de la DADS-TDS et de la DADSCRC.
L'unification de ces normes a abouti à la DADS-U : Déclaration Automatisée de
Données Sociales Unifiée.
En une seule déclaration, les entreprises pourront ainsi communiquer l’ensemble des éléments
de paye à tous leurs organismes sociaux. La DADS-U se substitue aux deux normes existantes
DADS-TDS et DADS-CRC à partir de l’exercice 2005 pour la déclaration effectuée en janvier
2006.
Présentation du fichier DADS-U Complet
La déclaration DADS-U a pour principe de déclarer l’activité professionnelle d’un salarié au cours
d’un exercice, en indiquant les différentes situations du salarié au cours de ce même exercice.
En effet, tout événement survenu au cours de l’année (par exemple : un changement de statut
professionnel ou catégoriel, un congé parental&ldots;) doit faire l’objet d’une déclaration de
situation.
De plus, toutes les informations spécifiques au salarié doivent faire l’objet d’une déclaration : par
exemple, les contrats d’apprentissage, embauche premier salarié, ZRR ou les périodes
d’inactivité qui font partie d’une déclaration particulière.
Composition du fichier DADS-U
- Des structures
Qui contiennent des groupes
Qui contiennent des sous-groupes
Qui contiennent des rubriques, qui sont les informations élémentaires de
la déclaration
Qui contiennent des sous rubriques
Cette structuration hiérarchique se retrouve dans les références des rubriques.
Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U ?
Composition d’un fichier DADS-U (S* signifie Structure) :
Structure Description Informations complémentaires
S*10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui
réalise l’envoi
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise
déclarée
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S30 Identification salarié : Pour identifier le
salarié déclaré
Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de
salarié à déclarer ou des honoraires
seuls
S41 Période(s) d’activité : Pour connaître
l’activité professionnelle et les salaires
Structure obligatoire pour chaque
période sauf si la DADS-U est de type
EBP Paye V17
294
versés pour une période de déclaration
donnée
néant
S42 Collectivités publiques Ircantec : Pour
la période d’activité citée (S41 présente),
complément d’informations pour un
salarié du secteur public relevant de
l’Ircantec
Structure obligatoire si le salarié relève
de l’Ircantec
S43 Collectivités publiques Cnracl : Pour la
période d’activité citée (S41 présente),
complément d’informations pour un
salarié du secteur public relevant de la
Cnracl
Structure obligatoire si le salarié relève
de la Cnracl
S44 Retraite complémentaire : Pour la
période d’activité citée (S41 présente),
complément d’informations pour un
salarié relevant de l’Arrco ou de l’Agirc
Structure obligatoire si le salarié relève
de l’Arrco ou de l’Agirc
S45 Prévoyance et santé collectives : Pour
la période d’activité citée, (S41 présente),
complément d’informations pour un
salarié bénéficiant d’un régime de
prévoyance collective
Structure obligatoire si le salarié relève
d’un régime de prévoyance collective
S46 Situations particulières (périodes
d’inactivité) : Pour signaler les périodes
de maladie, maternité ou accident du
travail survenues au cours de l’exercice
déclaré
Structure facultative, présente si le
salarié a été concerné par ces situations
S66 Caisse de congés payés du bâtiment
et des travaux publics (Spécifique
pour la déclaration BTP) : Pour chaque
période d’activité citée (S41 présente),
complément d’informations pour le calcul
des droits à congés payés réglés par une
caisse de congés payés du BTP
Structure obligatoire si la DADS-U est
destinée aux caisses de congés payés
du BTP
S70 Honoraires : Pour identifier les
bénéficiaires d’honoraires et pour
déclarer les montants versés
Structure facultative
S80 Identification INSEE des
établissements : Pour identifier tous les
établissements de l’entreprise faisant
l’objet de la déclaration
Structure obligatoire
S90 Total envoi : Pour totaliser certaines
rubriques composant l’envoi
Structure obligatoire
Structures liées au salarié
Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié :
Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30) et aux activités du
salarié durant une année (S41 et ses occurrences). Pour ce groupe, on aura autant
de périodes que d’évolutions du salarié dans l’entreprise sachant que les périodes
ne peuvent pas se chevaucher (Le chevauchement de période d’activité est
autorisé à condition d’un code emploi multiple et que le contrat soit à temps partiel).
Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de situations
particulières ou de non-activité (maladie, accident du travail, chômage,
intempéries). C’est la structure S46.
DADS-U
295
Chaque salarié doit être déclaré dans le premier groupe.
Exemple !!!
Un salarié est embauché au 01/01/2004 en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période
S41 du 01/01/2004 au 31/03/2004. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des
cotisations à différents organismes. Tout ceci sera déclaré dans la première période. Selon les
spécificités de son contrat de travail, des informations complémentaires seront déclarées et
d’autres pas.
C’est la présence de rubriques dans le bulletin ou le paramétrage de la fiche salarié qui
déclenchera les données DADS U.Ce salarié obtient un CDI au 1er avril 2004. C’est donc une
nouvelle période qu’il faut déclarer dans le fichier. Le changement de contrat déclenche alors une
nouvelle situation S41 à partir du 01/04/2004 et les différentes informations s’y rattachant.
Si ce salarié est absent du 20/02/2004 au 24/02/2004 pour maladie alors le deuxième groupe
S46, présentera une période de non-activité.
Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ?
Pour gérer un émetteur différent dans chaque déclaration DADS-U, vous devez aller paramétrer
cet émetteur dans les préférences de votre dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet Emetteur / Declarant
Généralités
Vous devez tout d'abord vérifier que l'option Utiliser les informations d'émetteur ci-dessous
est bien cochée.
Ensuite, vous devez renseigner les différentes informations.
Les déclencheurs automatiques DADS-U
Dans la fiche du salarié, certains éléments sont déclencheurs de Situation DADS-U.
En effet dès qu’un des champs, listés ci-dessous, sera modifié dans la fiche du salarié alors cela
entraînera une création de situation S41.G01 dans la préparation du fichier DADS-U. (Options
disponibles à partir de la version PRO)
Remarques !!!
Dès l’instant que vous apportez une modification dans la fiche de votre salarié sur les champs
cités précédemment, une nouvelle situation sera automatiquement déclaré dans votre DADS-U ,
que vous ayez renseigné ou non les informations dans l’onglet Entrée/Sortie.
Tous ces champs sont des déclencheurs automatiques de situation DADS-U.
Le code Contrat de travail :
Par exemple, le fait de passer d’un CDD à un CDI déclenchera une nouvelle situation.
Si le champ est modifié, le motif Changement de contrat de travail est automatiquement affecté
dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Caractéristique de l’activité :
C’est le fait de passer d’un temps complet à un temps partiel ou autre... Si le champ est modifié,
EBP Paye V17
296
le motif Changement des caractéristiques de l’activité ou du contrat de travail est
automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Statut professionnel :
C’est le fait de passer d’un statut employé à un statut cadre supérieur par exemple.
Si le champ est modifié, le motif Changement du statut professionnel est automatiquement
affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Statut catégoriel :
Il faut indiquer ici si le salarié est cadre ou non cadre.
Si le champ est modifié, le motif Changement du statut catégoriel est automatiquement affecté
dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Taux de travail à temps partiel :
Il est à indiquer si la caractéristique de l’activité est rattachée à un temps partiel. Il sera lui aussi
déclencheur car il peut varier dans l’année pour un salarié comme passer de 80% à un mi-temps.
Si le champ est modifié, le motif Changement du taux d’activité à temps partiel est
automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Code régime :
Chaque changement de régime entraîne la création d’une nouvelle situation DADS-U.
Si le champ est modifié, le motif Changement d’un des régimes de bases de Protection
Sociale pour au moins un risque est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en
motif de début et de fin de période.
Caisse de rattachement :
Chaque affectation de caisse entraîne la création d’une nouvelle situation DADS-U..
Si le champ est modifié, le motif Changement de code régime complémentaire est
automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période.
Remarques !!!
Dans le cas ou vous avez oublié de modifier ces données dans la fiche de votre salarié une
situation sera tout de même générée. Vous devrez corriger votre fichier dans l’éditeur complet
DADS-U à la préparation du fichier.
Configuration des cumuls DADS-U
La configuration des cumuls est une étape nécessaire à réaliser avant de lancer la préparation du
fichier DADS-U. (Options disponibles à partir de la version PRO)
En effet, nous vous proposons un paramétrage par défaut qui n'est pas toujours conforme avec
le paramétrage de vos bulletins. Vous avez certainement créé d'autres rubriques ou variables
dans votre dossier, que vous devez insérer dans le paramétrage de votre DADS-U.
Il est donc important de personnaliser cette configuration des cumuls en fonction de votre dossier
et des données que vous devez déclarer.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls
DADS-U
297
Ecran de gauche : Groupes et sous-groupes de la DADS-U
Apparaissent ici tous les groupes ou sous-groupes de la DADS-U qui ont des rubriques de
cumuls devant être associées à une donnée de paye.
Explication des icônes :
aucune rubrique de cumul n’est à paramétrer dans les groupes ou sous-groupes
possédant cet icône (l'écran de droite est vide)
des rubriques de cumuls sont paramétrées dans les groupes ou sous-groupes
possédant cet icône (l'écran de droite contient des rubriques)
des formules ont été personnalisées dans certaines rubriques de ce groupe
des formules contiennent des rubriques ou des variables que vous n'avez pas dans votre
dossier de paye.
Exemple !!!
Dans la société de démonstration, accédez à la configuration des cumuls.
Sélectionnez le groupe S41.G01.00 (Période d’activité). Les informations relevant de ce groupe
apparaissent dans l'écran de droite.
Affichage des codes DADS-U
Pour une meilleur visibilité, vous avez la possibilité d'afficher ou non le code DADS-U qui se
trouve devant la description de chaque groupes ou sous-groupes.
Si vous ne souhaitez pas voir ces codes dans la liste, décochez l'option Afficher les codes
DADS-U
Option de recherche
Vous avez la possibilité de rechercher une partie ou l'ensemble d'un code DADS-U ou d'un
libellé.
Exemple !!!
Vous souhaitez rechercher toutes les rubriques ayant le mot "Retraite" dans la description, vous
devez saisir ce mot dans la zone de recherche, puis cliquez sur Rechercher, le premier mot
Retraite est trouvé, puis cliquez de nouveau sur le bouton pour passer au mot suivant. (vous
pouvez également utiliser la touche Entrée de votre clavier)
Vous pouvez également rechercher par exemple toutes les rubriques finissant pas _57, ou
commençant par S41.
Ecran de droite : Description de toutes les rubriques de cumuls
Apparaissent ici toutes les rubriques de cumuls devant être associées à une donnée de paye.
Les colonnes suivantes apparaissent, Indicateur de couleur, Code, Libellé, Évaluation et
Formule.
Code
Cette colonne affiche le code de la rubrique DADS-U, elle apparaît à l'écran seulement si l'option
Afficher les codes DADS-U est cochée.
L'indicateur de couleur s'affiche devant le code, une couleur différente apparaît dès que vous
modifiez une formule ou lorsque la formule contient une rubrique ou une variable qui n'est pas
présente dans votre dossier :
- vert : cela veut dire que les formules proposées par défaut ont été personnalisées,
- rouge : cela veut dire que dans la formule il y a une variable ou une rubrique qui n'existe
pas dans votre dossier (cela n'a aucune incidence lors de la génération de votre fichier
EBP Paye V17
298
DADS-U),
- aucune couleur : cela veut dire que la formule n'a pas été personnalisée et que les
rubriques et variables utilisées sont bien dans votre dossier.
Libellé
Cette colonne affiche le libellé de la rubrique DADS-U à évaluer dans le fichier DADS-U.
Si vous n'avez pas affiché le code DADS-U, L'indicateur de couleur s'affiche devant le libellé.
Évaluation
Cette zone est complétée en fonction :
• Des formules indiquées dans la colonne Formule
• Du salarié sélectionné dans l'encadré Évaluation
• De la période d'évaluation sélectionnée dans la zone "Premier et dernier bulletin de la
période à tester"
Formule
Cette colonne affiche la formule de calcul indiquée pour la rubrique et qui permettra de l'évaluer
lors de la génération du fichier DADS-U
Comment modifier la formule ?
Vous avez la possibilité de modifier la formule proposée par défaut si elle ne correspond pas au
paramétrage de votre dossier.
Vous devez sélectionner la rubriques à modifier, puis sélectionner le bouton Modifier la formule,
et l'éditeur de formule.s'affiche.
Exemple !!!
Dans notre exemple, le groupe S41.G01.00 (Période d’activité) a été sélectionné. Sélectionnez
maintenant la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la période), puis le
bouton Modifier la formule,
Saisissez dans la zone de formule : HEUREEL+HEUCOMP, puis valider la fenêtre par OK.
Comment revenir sur la formule d'origine ?
Si vous souhaitez revenir à la formule d'origine (proposée par défaut par le logiciel), vous devez
sélectionner le bouton Formule par défaut.
Exemple !!!
Dans notre exemple, la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la
période) a été sélectionnée. La formule qui apparaît est HEUREEL+HEUCOMP.
Revenez sur la formule d’origine en sélectionnant Formule par défaut, la formule initiale
réapparaît.
Comment tester le résultat ?
La colonne évaluation vous permet de tester la formule saisie en reprenant les informations du
salarié (qui doit être sélectionné dans l'encadré Évaluation zone Employé) et pour une période
donnée (vous devez choisir la période du bulletin dans la zone Premier et dernier bulletins de
la période à tester)
Exemple !!!
Dans notre exemple, la formule de calcul est celle proposée par défaut par le logiciel.
Sélectionnez le salarié AYMARD, puis du bulletin 01 janv. –31 janv. au 01 janv. – 31 janv.
Dans la colonne évaluation, tous les cumuls du groupe S41.G01.00 sont évalués.
Dans la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la période) le nombre
d’heure à déclarer pour le salarié AYMARD apparaît.
DADS-U
299
Nous vous invitons également à lire attentivement la notice de génération DADS-U.
Avertissement
A la clôture de vos bulletins une fenêtre d’avertissement ou d’erreur peut s’afficher si vous avez
des incohérences dans votre dossier de paye.
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Message d’avertissement
Ce contrôle est réalisé sur vos données de paye en vue de la déclaration DADS-U complète,
vous avez la possibilité de :
• Consulter le rapport : Ce choix vous permet de consulter les incohérences
détectées par la paye sur vos données DADS-U. Vous devrez corriger ces erreurs
soit dans votre dossier de paye soit dans votre fichier. Le rapport reste consultable
par le menu Gestion + Consulter les incohérences de paye.
• Continuer la clôture : Ce choix vous permet d’ignorer l’avertissement et de continuer
votre Clôture. Nous vous conseillons tout de même de consulter le rapport et
d’annuler la clôture afin d’apporter les corrections dans votre dossier.
• Annuler la clôture.
Message d’erreur
Ce message est bloquant, vous ne pourrez pas clôturer vos bulletins si vous n’avez pas
renseigné tous les éléments obligatoires dans la fiche de votre salarié.
Si vous souhaitez consulter de nouveau le rapport vous devez :
• Relancer votre clôture est sélectionner le bouton Consulter le rapport ;
• Aller dans répertoire de votre dossier qui se trouve dans l’explorateur Windows,
puis sélectionner le RapportFicheSalarie.xml (le chemin est noté dans votre
message).
Message d’erreur : concernant les organismes
L’organisme ARCCO ou AGIRC a été détecté dans vos lignes de bulletin, vous devez donc
affecter la caisse de rattachement de type ARCCO ou AGIRC dans la fiche de votre salarié
onglet Affectation
Un avertissement apparaîtra également si vous avez affecté un organisme et que ce dernier n’a
pas été détecté dans vos bulletins. Soit l’organisme est affecté par erreur et nous vous
conseillons de le retirer soit c’est normal et vous pouvez continuer votre clôture mensuelle.
Le rapport DADS-U
Afin de diminuer les erreurs en génération du fichier DADS-U, il est important d’effectuer des
contrôles tout au long de l’année sur les données de paye.
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Consulter les incohérences de paye
EBP Paye V17
300
Pourquoi modifier les données indiquées dans le rapport avant la clôture mensuelle
définitive ?
Dès que vous avez des avertissements dans votre rapport, nous vous conseillons de corriger les
données dans votre dossier de paye.
En effet, une situation commence avec un bulletin et se termine avec un bulletin. Ce qui signifie
qu’une situation est détectée à la clôture du bulletin. Une fois une nouvelle situation commencée,
il n’est plus possible de modifier les données de paye correspondant à la situation précédente.
Comment apporter les modifications des données de paye indiquées dans le rapport ?
Pour corriger les anomalies constatées, vous devrez :
• corriger les erreurs dans la paye lorsque cela est possible
• corriger les erreurs directement dans le fichier généré en passant par l'éditeur DADS-U
Préparation du fichier DADS-U
Cette option vous permet de Préparer votre fichier DADS-U complet, TDS, Honoraires....
Dès qu'il sera complété et correct vous pourrez le déposer sur le site de Net-entreprises, après
avoir validé votre préparation par l'option Déclarer.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Comment accéder à la préparation du fichier DADS-U depuis le logiciel de paye?
Vous pouvez réaliser les messages DADS-U suivants :
Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U TDS+ Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U Honoraires seuls + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U DNA + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP + Préparer
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer
Le fichier n'a jamais été préparé précédemment
Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données
de votre dossier de paye du message sélectionné.
Le fichier a déjà été préparé précédemment
Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez :
- Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apporté à
votre fichier à l'aide de l'éditeur.
Remarque !!!
Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye, ces modifications n'apparaitront
pas dans votre fichier DADS-U; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer.
- Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye.
Remarque !!!
DADS-U
301
Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur DADS-U
toutes vos modifications seront écrasées.
Comment générer le fichier ?
Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier.
Préparation du fichier DADS-U
Lorsque le fichier a déjà été préparé une première fois et que vous relancez l'étape de la
préparation, une boîte vous avertit qu'un fichier existe déjà. Vous avez le choix entre plusieurs
possibilités.
• Consulter : Ce bouton vous permet de réouvrir le fichier que vous avez préparé la fois
précédente.
• Remplacer : Ce bouton vous permet d'écraser le fichier que vous avez préparé la fois
précédente.
• Annuler : Ce bouton ferme la boîte et arrête la préparation du fichier.
Import des cumuls DADS-U
Cette fonction permet de récupérer les cumuls DADS-U pré-paramétrés dans le logiciel, ou
récupérer le paramétrage des cumuls d’un autre dossier.
Cela signifie qu’un export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine.
Attention !!!
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U
Comment importer les données ?
Sélectionnez le fichier avec l’extension .cum, en double-cliquant dessus.
Ou, sélectionnez, le type de paramétrage choisi, puis le fichier .cum (toujours en double
cliquant). S’affiche alors tous les cumuls à importer.
Pourquoi cette fenêtre s’affiche-t-elle en mise à jour de mon dossier ?
Deux conditions doivent s’ajouter afin d’avoir à l’écran cette fenêtre. Les cumuls apparaissant
dans cette fenêtre sont donc :
• Ceux que vous avez personnalisé par la configuration des cumuls (menu Dossier +
Dadsu + Configuration des cumuls).
• Et ceux qu’EBP a modifié de part un changement de cahier des charges ou une
modification de formule mieux adaptée.
Vous pouvez accepter ou refuser d’importer les formules. Vous pouvez cependant revenir sur
cette fenêtre en passant par le menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U
Export des Cumuls DADS-U
Cette option permet d’exporter le paramétrage des cumuls DADS-U afin de les importer dans un
autre dossier.
Attention !!!
EBP Paye V17
302
Cette fonction est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Exportation + Cumuls DADS-U
Comment exporter les données ?
Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir.
Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.cum, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez
changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur
Enregistrer : l’export de tous les cumuls DADS-U est lancé.
L'éditeur DADS-U
L’éditeur DADS-U est un module vous permettant de visualiser ou de modifier la structure ou les
données de votre fichier DADS-U
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U (Complète ou DNA ou TDS ou...+
Préparer
Comment modifier les valeurs générées ?
Si les valeurs indiquées dans la visualisation des données DADS-U sont fausses, soit la formule
de calcul indiquée dans la configuration des cumuls est fausse soit vos données de paye sont
erronées.
Dans ce dernier cas, une erreur a peut-être été faite dans un de vos bulletins. Veuillez les vérifier
et apporter les modifications nécessaires. (Une déclôture mensuelle peut être faite pour corriger
vos données de paye, dans ce cas reportez-vous à la partie Déclôture mensuelle).
Si vous ne souhaitez pas réaliser de déclôture, vous avez la possibilité de réaliser les
modifications directement dans le fichier que vous avez préparé.
Attention !!!
Si vous préparer de nouveau votre fichier à l’aide de votre logiciel de paye et que des
modifications ont été faites au préalable dans l’éditeur DADS-U, si vous sélectionner Remplacer
toutes les modifications ne seront pas conservées, si vous souhaitez ouvrir le fichier sélectionner
Consulter
Comment modifier les structures générées ?
Vous avez la possibilité d’ajouter ou de modifier les structures dans l’éditeur. Pour cela, nous
vous conseillons de consulter l’aide en ligne disponible dans cet éditeur par la touche F1.
Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ?
Pour gérer des contacts différents dans chaque déclaration DADS-U, vous devez aller
paramétrer ces différents contacts dans les préférences de votre dossier.
Comment y accéder ?
DADS-U
303
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet Emetteur / Declarant
Généralités
Vous devez tout d'abord vérifier que l'option Utiliser les informations d'émetteur ci-dessous
est bien cochée.
Ensuite, vous devez renseigner vos différents contacts. Ils sont au nombre de 3 maximum.
Notice de génération
Notice de génération des fichiers DADS-U
La Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS) est une formalité obligatoire que les
entreprises effectuent chaque année.
Dans le cadre de la simplification administrative, il y a fusion de la DADS-TDS et de la DADSCRC.
L'unification de ces normes a abouti à la DADS-U : Déclaration Automatisée de
Données Sociales Unifiée.
En une seule déclaration, les entreprises peuvent ainsi communiquer l’ensemble des éléments
de paye à tous leurs organismes sociaux. La DADS-U se substitue aux deux normes existantes
DADS-TDS et DADS-CRC depuis l’exercice 2005 pour la déclaration effectuée en janvier 2006.
Je suis une petite entreprise, je n'ai pas internet et je souhaite réaliser ma DADS sur papier,
comment faire ?
Je souhaite déclarer ma DADS-U Complète par un fichier (option disponible à partir de la version
PRO), comment faire ?
Je souhaite déclarer ma DADS-U CI BTP, comment faire ?
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Je souhaite déclarer ma DADS-U Prévoyance sociétés Assurances, comment faire ?
Remarque !!!
Cette déclaration concerne tous les types de dossier.
Comment générer et télétransmettre vers Pôle emploi les attestations employeurs ?
Pensez à consulter la veille sociale par le menu Internet + Veille sociale.
Petites entreprises : DADS sur papier
Vous devez au préalable vous procurer les 3 formulaires (Salarié, Etablissement et Honoraires)
auprès de votre centre TDS.
A l’aide de votre logiciel de paye, vous pouvez imprimer un état préparatoire à la DADS. Cet état
récapitule uniquement les données accessibles dans de votre paye.
Attention !!!
Le support papier étant voué à disparaître, veuillez donc prendre toutes dispositions pour
transmettre votre déclaration par Internet.
EBP Paye V17
304
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Etat préparatoire à la DADS puis
sélectionner le modèle
Comment remplir le formulaire ?
Votre édition papier reprend, dans le titre, le nom du formulaire concerné et les zones
correspondantes aux informations demandées.
Vous pourrez donc compléter à l’aide de cet état préparatoire le formulaire papier que votre
centre de TDS vous a envoyé.
Si vous souhaitez avoir une explication complète sur les zones à renseigner, reportez-vous à la
notice explicative envoyée par votre centre.
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
DADS-U par un fichier
Votre logiciel de paye génère le fichier DADS-U complet. En effet, il intègre la déclaration TDS,
IRC et IP
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO
Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas.
Dans votre logiciel de paye, vous devez générer votre fichier, mais avant cela, vous devez suivre
les instructions des étapes suivantes :
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U
Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U
Etape 3bis : Mettre en place des Heures supp dans la DADS-U
Etape 4: Vérifier votre période de paye
Etape 5 : Générer votre fichier DADS-U
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U
Etape 8 : Comment transférer le fichier sur Net-Entreprises ?
Etape 9 : Un rapport d'erreur DADS-U a été envoyé par Net Entreprises
Etape 10 : Passer le fichier de mode Test à Réel
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification
(adresse, Siret, APE..)
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse
et identification
Remarque !!!
DADS-U
305
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet
adresse et de l’onglet identification
Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise
siège.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège
Remarque !!!
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U
Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U. Si
vous ne l’avez pas fait, vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U.
Renseignez également les informations concernant le destinataire du Compte-rendu
d’exploitation (CRE). En effet, il faut renseigner les coordonnées de l’établissement de
l’entreprise ou son mandataire qui a été désigné pour recevoir le document émis par les centres
récepteurs après l’exploitation complète de votre fichier DADS-U.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet
Emetteur/Déclarant
Si vous possédez plusieurs dossiers, l'émetteur est commun à tous les dossiers.
Depuis la version 14.0.0 de votre logiciel de paye vous avez la possibilité de gérer un émetteur
différent pour chaque dossier. Pour cela, vous devez allez dans le menu Dossier + Propriétés +
Préférences + Onglet Emetteur/Déclarant.
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici
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Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U
Cette étape est importante car c’est cette configuration des cumuls qui alimentera une grande
partie des valeurs à déclarer dans votre fichier DADS-U.
En effet, nous vous proposons un paramétrage par défaut qui n'est pas toujours conforme avec
le paramétrage de vos bulletins. Vous avez certainement créé d'autres rubriques ou variables
dans votre dossier, que vous devez insérer dans le paramétrage de votre DADS-U.
EBP Paye V17
306
Il est donc important de personnaliser cette configuration des cumuls en fonction de votre dossier
et des données que vous devez déclarer.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur cette fonctionnalité cliquez ici
A quoi sert cette configuration ?
Elle sert à reprendre les valeurs et montants de vos bulletins de paye, si vous ne faites pas ce
paramétrage correctement, votre fichier DADS-U sera faux.
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Retour à la notice de génération
Etape 3bis : Mise en place de l'allègement, loi du 21 Aout 2007 (TEPA) dans la DADS-U
Si vous avez payé à vos salariés :
• des heures supplémentaires,
• des heures complémentaires,
• des jours excédant le forfait,
• des jours de repos rachetés au titre de 2008
• des heures de repos compensateur de remplacement exonérées ,
Vous devez les déclarer dans votre fichier DADS-U.
Dans la rubrique S41.G01.00.073 (Rémunération heures supplémentaires et
complémentaires exonérée) pour la rémunération des heures supplémentaires et
complémentaires exonérée.
Dans la structure S41.G30.35 (Allègements, loi du 21 aout 2007) et S41.G30.36 (Allègements,
loi du 21 aout 2007 : rémunérations exonérées), pour les jours de repos rachetés au titre de
2008.
Un paramétrage par défaut est proposé, cependant, si vous avez modifié ou créé d’autres
rubriques ou variables, vous devez obligatoirement, les ajouter dans le paramétrage de la
configuration des cumuls et mettre les bonnes natures dans vos rubriques.
Comment doit-on déclarer ces heures et jours dans le fichier DADS-U ?
Vous devez suivre les étapes suivantes :
Étape 1 :
Où doit-on déclarer la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires
exonérés qui doit être déclarée au centre des impôts ?
La rémunération de ces heures doit être déclarée dans la rubrique S41.G01.00.073. Vous devez
personnaliser les formules dans la configuration des cumuls (par le menu Déclarations +
Configuration des cumuls), pour cela, vous devez suivre les points suivants :
• A gauche de la fenêtre de "Configuration des cumuls" vous devez sélectionner la
DADS-U
307
structure S41.G01.00 (Période d'activité)
• A droite, sélectionnez la rubrique S41.G01.00.073 (Rémunération heures
supplémentaires et complémentaires exonérée),
• Cliquez sur le bouton Modifier la Formule, et indiquez la liste des rubriques de
rémunération des heures supplémentaires utilisées dans vos bulletins (indiquez le code
de vos rubriques à la place des "...") :
Montant(GHS25EXO)+Montant(GHS50EXO)+Montant(GCOMPEXO)+Montant(...)+...
Étape 2 :
Où doit-on déclarer la rémunération exonérée ainsi que les réductions et déductions de
cotisations ?
Toutes ses informations sont déclarées dans les 2 structures suivantes :
• S41.G30.35 (Allègement, loi du 21 Août 2007) : Pour les Montants des réductions et
des déductions de cotisations
• S41.G30.36 (Allègement, loi du 21 Août 2007 : rémunérations exonérées) : Pour la
rémunérations et le nombre d'heures ou de jours exonéré.
Afin de déclarer ces heures ou jours exonérés dans votre fichier DADS-U, vous devez vérifier la
nature (Exonération des heures ou Rachat de jours de repos) et la sous nature de la rubrique
qui a été sélectionnée.
Le montant de la déduction des cotisations patronales des heures (ou jours) :
Vous devez déclarer en DADS-U le montant de la déduction des cotisations patronales
(S41.G30.35.004.001). Pour cela, vous devez :
• Sélectionner la ou les rubrique(s) de cotisation calculant la déduction forfaitaire
patronale.
• Sélectionner Exonération TEPA dans la nature de la rubrique
• Sélectionner Déduction patronale en sous-nature.
Le montant de la réduction des cotisations salariales des heures (ou jours) :
Vous devez déclarer en DADS-U le montant de la réduction des cotisations salariales
(S41.G30.35.005.001). Pour cela, vous devez :
• Sélectionner la ou les rubrique(s) de cotisation calculant la réduction forfaitaire salariale.
• Sélectionner Exonération TEPA dans la nature de la rubrique
• Sélectionner Réduction salariale en sous-nature.
La rémunération exonérées :
Vous devez déclarer en DADS-U la somme des rémunérations versées au titre de la loi du 21
Aout 2007 ainsi que le nombre d'heures ou de jours afférents à ces heures. Pour cela, vous
devez :
• Pour les heures supplémentaires, complémentaires ou jour excédant le forfait :
• Sélectionner la ou les rubriques de salaire brut indiquant la rémunération
exonérée ;
• Sélectionner Exonération des heures dans la nature de la rubrique puis une
des sous-nature suivantes :
• Heures supplémentaires exonérées pour déclencher la structure
S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 01.
• Heures complémentaires exonérées pour déclencher la structure
S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 02.
• Jours excédant le forfait exonérés pour déclencher la structure
S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 03.
EBP Paye V17
308
• Pour les jours excédant le forfait, les jours RTT rachetés au titre de 2008, les heures de
repos compensateur de remplacement exonérées :
• Sélectionner la ou les rubriques de salaire brut indiquant la rémunération
exonérée ;
• Sélectionner Rachat des jours de repos dans la nature de la rubrique puis une
des sous-natures suivantes :
• RTT acquis depuis 01/08 et Jours de repos (forfait) acquis depuis
01/08 pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de
rémunération sera 04.
• Repos compensateur acquis depuis le 01/08 pour déclencher la
structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 05.
Le nombre d'heures (ou jours) déclaré reprend la base des rubriques qui ont été typées. Les
bases en jours seront divisées par la variable HJOUR pour être ramenées en heures.
La rémunération déclarée reprend le montant des rubriques qui ont été typées
Retour à l'étape précédente ou
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Retour à la notice de génération
Etape 4 : Vérifier votre période de paye
Pour la préparation finale de votre DADS-U, vous devez obligatoirement être sur le mois de
décembre Clôturé, si le mois de décembre ne l’est pas encore, vous devez obligatoirement
lancer la clôture mensuelle par le menu Gestion + Clôturer le mois.
Si vous avez déjà clôturé mensuellement votre mois de décembre avec une version antérieure à
la V10.0R1, vous devez déclôturer votre mois et le re-clôturer.
Lors de la clôture mensuelle, si vous avez un rapport d’erreur DADS-U, vous devez :
• Arrêter la clôture, et apporter les modifications dans votre paye
ou
• Continuer la clôture et vous devrez modifier les données dans votre fichier DADS-U
à l’aide de l’éditeur.
Retour à l'étape précédente ou
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Retour à la notice de génération
Etape 5: Préparer votre fichier DADS-U
Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez générer votre fichier DADS-U
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
DADS-U
309
Retour à la notice de génération
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U
Après la préparation du fichier l'éditeur s'ouvre et vous avez la possibilité de modifier vos
données.
Comment re-ouvrir le fichier ?
Barre de menu Déclaration + DADS-U Complète + Préparer
dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur l’éditeur faites F1 sur la page principale.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U
Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de
pouvoir déposer votre fichier sur le site de Net Entreprise.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Déclarer
Déroulez l'assistant
Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail
Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous
avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration.
En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de
vous permettre de corriger toutes les erreurs.
Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante :
Etape 2 : Déclaration
L'assistant de déclaration s'affiche
Etape 3 : Fichier Test ou Réel
Vous devez choisir si vous souhaitez déposer sur le site de Net-entreprises votre fichier en test
ou en réel.
• Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux
organismes à titre d'essai.
• Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les
différents organismes.
Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreur sur votre fichier ou au plus
EBP Paye V17
310
tard au fin janvier
Attention !!!
Vous pouvez commencer à envoyer votre fichier en Mode Réel dès que l'information est notée
sur le site de net-entreprises.
Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination
Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DADS-U. Modifiez le nom du fichier si
nécessaire.
Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All
Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations
Etape 5 : Certificat de contrôle
Votre fichier peut être certifié par l'outil de contrôle (fourni gracieusement par net-entreprises) dès
qu'aucune erreur est trouvée par cet outil sur votre fichier (le rapport d'erreurs est consultable
dans votre éditeur)
Grâce à ce certificat, les organismes destinataires traitent en priorité votre fichier.
Etape 6 : Fichier déclarer
Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de net-entreprises.
Vous pouvez :
- accéder directement à votre fichier
- accéder au site de Net-entreprises.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 8: Comment transférer le fichier sur Net-Entreprises ?
Si vous avez coché l'option Accédez au site de net-entreprises, le site s'ouvre sur la page
d'accueil.
Vous devez être inscrit pour accéder aux étapes suivantes.
Si vous n'êtes pas inscrit : accédez à l’option Inscrivez-vous et notez le Siret de votre entreprise
ainsi que votre nom, prénom, numéro de téléphone et votre adresse mèl.
Après avoir réalisé votre inscription vous pouvez déposer votre fichier DADS-U sur le site. Pour
cela vous devez :
• Vous positionnez sur l’option Identifiez-vous
• Saisissez votre n° de Siret et votre nom, prénom et le mot de passe qui vous a été
transmis lors de votre inscription (ou celui que vous avez renseigné)
• Dans Vos déclarations, sélectionnez Accéder aux déclarations
• Accédez ensuite à la déclaration DADS-U
• Sélectionnez le menu Déclarer
• Par le bouton Parcourir sélectionnez le fichier que vous avez précédemment
déclaré. (Par défaut il se trouve dans le répertoire de votre dossier + Paye.X +
Déclarations.
DADS-U
311
Des anomalies ont été retournées par Net Entreprises comment faire ?
Vous devez apporter les modifications soit dans votre paye soit directement dans votre fichier.
Remarque !!!
Net entreprises vous laisse la possibilité de contrôler votre fichier avant de le déposer sur
leur site, pour cela télécharger l’outil qui est fourni gracieusement par Net-entreprise et
qui est mis à votre disposition directement sur le site de net-entreprises (Espace Editeur
de logiciel)
L’adresse Internet du site de net-entreprises est la suivante : www.net-entreprises.fr
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 9: : Un rapport d'erreur DADS-U a été envoyé par Net Entreprises
Vous pouvez corriger les erreurs qui vous ont été transmises dans votre dossier de paye, ou en
modifiant votre fichier dans l'éditeur DADS-U
Attention !!!
Si vous préparez de nouveau votre fichier à l’aide de votre logiciel de paye et que vous cliquez
sur Remplacer alors les modifications qui ont été faites au préalable dans l’éditeur DADS-U
seront perdues.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 10 : Passer le fichier mode Réel
Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ?
Vous devez suivre les étapes suivantes :
• Enregistrer et Fermer le fichier précédemment ouvert.
• Déclarer votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U
Complète + Déclarer
• Dans l'assistant sélectionner le mode Réel
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide dans votre Éditeur DADS-U, presser le bouton F1
Quand doit-on passer le fichier DADS-U en mode Réel ?
Lorsque Net-Entreprises ne vous aura plus retourné d’erreurs et au plus tard au 31 janvier.
Attention !!!
Vous pouvez commencer à envoyer votre fichier en Mode Réel dès que l'information est notée
sur le site de net-entreprises
EBP Paye V17
312
Retour à l'étape précédente ou
Retour à la notice de génération
313
DADS-U CI-BTP (Bâtiment)
Qu'est-ce que la DADS-U CI-BTP ?
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment.
Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas.
Présentation de la norme DADS-U CI-BTP
La Déclaration Annuelle de Données Sociales caisse Congés Intempéries BTP est une formalité
que les entreprises peuvent effectuer chaque mois, trimestre ou année.
La déclaration annuelle CI-BTP reprend la période du 1 avril N-1 au 31 mars de l’année N.
Si vous n’avez pas commencé votre paye sur la période N-1, vous devrez modifier manuellement
votre fichier DADS-U CI-BTP.
Présentation du fichier DADS-U CI-BTP
Comme pour la DADS-U complète, vous devez déclarer dans votre DADS-U CI-BTP les
différentes périodes d’activité et d’inactivité de votre salarié.
Composition du fichier DADS-U CI-BTP
La composition du fichier est la même que la DADS-U Complète. (groupes, structures, rubriques)
avec des structures en plus et en moins.
Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U CI-BTP ?
Composition d’un fichier DADS-U (S signifie Structure) :
Structure Description Informations complémentaires
S10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui
réalise l’envoi
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise
déclarée
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S30 Identification salarié : Pour identifier le
salarié déclaré
Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de
salarié à déclarer
S41 Période(s) d’activité : Pour connaître
l’activité professionnelle et les salaires
versés pour une période de déclaration
donnée
Structure obligatoire pour chaque
période.
S66 Caisse de congés payés du bâtiment
et des travaux publics (Spécifique
pour la déclaration BTP) : Pour chaque
période d’activité citée (S41 présente),
complément d’informations pour le calcul
des droits à congés payés réglés par une
caisse de congés payés du BTP
Structure obligatoire pour la DADS-U
destinée aux caisses de congés payés
du BTP
S46 Situations particulières (périodes
d’inactivité) : Pour signaler les périodes
de maladie, maternité ou accident du
travail survenues au cours de l’exercice
déclaré
Structure facultative, présente si le
salarié a été concerné par ces situations
S80 Identification INSEE des Structure obligatoire
EBP Paye V17
314
établissements : Pour identifier tous les
établissements de l’entreprise faisant
l’objet de la déclaration
S90 Total envoi : Pour totaliser certaines
rubriques composant l’envoi
Structure obligatoire
Structures liées au salarié
Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié :
Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30) et aux activités du
salarié (S41) durant la période de déclaration. Pour ce groupe, on aura autant de
S41 que d’évolutions du salarié dans l’entreprise.
Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de situations
particulières ou de non-activité (maladie, accident du travail, chômage,
intempéries). C’est la structure S46.
Chaque salarié doit être déclaré dans le premier groupe.
Exemple !!!
Un salarié est embauché au 01/12/2005 en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période
S41 du 01/12/2005 au 28/02/2006. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des
cotisations aux différents organismes. Tout ceci sera déclaré dans la première période.
C’est la présence de rubriques dans le bulletin ou le paramétrage de la fiche salarié qui
déclenchera les données DADS U.Ce salarié obtient un CDI au 1er mars 2005. C’est donc une
nouvelle période qu’il faut déclarer dans le fichier. Le changement de contrat déclenche alors une
nouvelle situation S41 à partir du 01/03/2005 et les différentes informations s’y rattachant.
Si ce salarié est absent du 20/02/2004 au 24/02/2004 pour maladie alors le deuxième groupe
S46, présentera une période de non-activité.
La première période d’activité S41 déclarée pour le salarié dans la DADS-U CCP BTP sera du
01/12/2005 au 28/02/2006, la seconde S41 sera du 01/03/2005 au 31/03/2006.
La période d’inactivité S46 sera également présente dans le fichier.
Préparation du fichier DADS-U CI-BTP
Cette option vous permet de préparer votre fichier DADS-U CI-BTP annuel, mensuel ou
trimestriel.
Avant de lancer la préparation de votre fichier DADS-U CI-BTP, nous vous conseillons de suivre
la notice de génération.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment
Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U CI-BTP + Préparer
Etape 1 : Comment choisir la périodicité ?
Vous pouvez choisir la périodicité mensuelle, trimestrielle et annelle.
La périodicité Annuelle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur la période du
DADS-U CI-BTP (Bâtiment)
315
1er avril N-1 au 31 mars de l’année N.
La périodicité Mensuelle est destinée aux entreprises occupant 10 salariés et plus.
La périodicité Trimestrielle est destinée aux entreprises occupant moins de 10 salariés.
Le fichier n'a jamais été préparé précédemment
Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données
de votre dossier de paye.
Le fichier a déjà été préparé précédemment
Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez :
- Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées
à votre fichier à l'aide de l'éditeur.
Remarque !!!
Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye et ces modifications n'apparaitront
pas dans votre fichier DADS-U CI BTP; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer.
- Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye.
Remarque !!!
Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U CI BTP à l’aide de l’éditeur
DADS-U toutes vos modifications seront écrasées
Comment générer le fichier ?
Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier.
Comment sont renseignées les données de la S41.G01.00 : Période d'activité? (pour la CI
BTP)
S41.G01.00.001 à 004 Début et fin de période d’activité
Sont repris ici la période de début et de fin de situation, ainsi que les codes motifs de début et de
fin de situation indiquées dans l’onglet Entrée/Sortie de la fiche du salarié.
Il y a autant de S41 avec une période différente qu’il y a de changement de situation.
S41.G01.00.008 à 019, éléments de la fiche salarié
Dans ces différentes zones, sont repris les éléments notés dans la fiche de votre salarié pour la
période d’activité concernée.
S41.G01.00.025 à 028, renseignements sur l’accident du travail
Ces rubriques ne doivent pas être déclaré. Si vous indiquez manuellement des valeurs dans ces
zones à l'aide de l'éditeur DADS-U, votre fichier DADS-U CI BTP sera refusé.
S41.G01.00.029 : Base brut Sécurité sociale pour la période
Vous devez renseigner la base réelle ou la base forfaitaire de sécurité sociale pour votre salarié
pour la période déclarée.
S41.G01.00.032/033/035/063 valeurs fiscale
Ces rubriques doivent figurer dans la DADS-U CI BTP mais la valeur doit être égale à 0.
Les autres rubriques
La majorité des autres rubriques doivent être paramétrées dans la configuration des cumuls.
EBP Paye V17
316
Comment sont renseignées les données de la S66 : CI-BTP ?
Attention !!!
Cette structure n’apparaît que dans la DADS-U CI-BTP. Option disponible qu’en version
Bâtiment et EXPERT
Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas
Cette structure est toujours alimentée dans votre DADS-U CI-PBTP. En effet, elle permet de
déclarer à vos caisses les différents éléments de salaire de vos salariés.
S66.G01.00.001 Numéro d’adhésion à la caisse
Vous devez renseigner dans votre organisme de congé payé ce numéro d’adhésion dans la zone
Code de la fiche organisme
Vous devez également renseigner dans l'onglet Affectations de la fiche de votre salarié sa caisse
de rattachement de type congés payés.
S66.G01.00.005 ancienneté dans la profession
Il faut déclarer dans cette zone le nombre d’années entières dans la profession à la fin de la
période déclarée (S41.G01.00.003)
La date d’entrée dans la profession doit être saisie dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre
salarié.
S66.G01.00.006 Code bénéficiaire Pôle emploi
Pour avoir Oui dans cette zone, vous devez cocher l’option Assujettis à Pôle emploi qui se
trouve dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre salarié.
S66.G01.00.008 / 10 / 11
Sont des rubriques paramétrables dans la configuration des cumuls.
Il faut déclarer dans ses rubriques la valeur de la formule au dernier mois de la période déclarée.
S66.G01.00.014 Taux d’abattement pour frais professionnels
Vous devez renseigner la zone Abattement dans la fiche de votre salarié dans l'onglet bâtiment.
S66.G01.00.015 statut cotisant
Vous devez renseigner la zone statut cotisant dans la fiche de votre salarié dans l'onglet
bâtiment.
S66.G01.00.016 / 018 / 019 Niveau / Position / Echelon
Vous devez renseigner ces éléments dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié.
S66.G01.00.020 / 021 / 022
Vous devez renseigner ses différents éléments dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre salarié.
Pour les autres rubriques de la S66 de votre fichier DADS-U, vous devez :
• Dans la configuration des cumuls du menu Déclarations + Configuration des
cumuls, sélectionner :
o dans la colonne de gauche la structure S66,
o dans la colonne de droite vérifier les formules de calcul des différentes
rubriques
o Dans la zone formule, indiquer la rubrique ou la variable permettant
d’alimenter cette rubrique.
DADS-U CI-BTP (Bâtiment)
317
Notice de génération
Notice de génération du fichier DADS-U CI-BTP
Votre logiciel de paye génère le fichier DADS-U CI-BTP, annuel, mensuel et trimestriel destiné
aux caisses de congé payé du bâtiment.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment
Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas.
Dans votre logiciel de paye, vous devez générer votre fichier, mais avant cela, vous devez suivre
les instructions des étapes suivantes :
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U CI-BTP
Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U CI-BTP
Etape 4: Vérifier votre période de paye
Etape 5 : Générer votre fichier DADS-U CI-BTP
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U CI-BTP
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U CI BTP
Etape 8 : Comment transférer le fichier ?
Etape 9 : Passer le fichier de mode Test à Réel
Etape 10 : Contrôle du fichier
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification
(adresse, Siret, APE..)
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse
et identification
Remarque !!!
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet
adresse et de l’onglet identification
Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise
siège.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège
Remarque !!!
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U
EBP Paye V17
318
Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U CIBTP.
Si vous ne l’avez pas renseigné vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U CIBTP.
Remarque !!!
Les CI-BTP n’émettent pas de Compte rendu d’exploitation. Cependant, vous pouvez le
renseigner, car il est obligatoire pour la DADS-U Complète.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet
Emetteur
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U
Cette étape est importante car c’est cette configuration des cumuls qui alimentera une partie des
valeurs à déclarer.
Un paramétrage par défaut est proposé, cependant, vous avez probablement modifié ou créé
d’autres rubriques ou variables, qui devront être paramétrées.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur cette fonctionnalité cliquez ici
Je souhaite faire une DADS-U CI-BTP annuelle, où renseigner les cumuls ?
Seul le paramétrage indiqué sur votre exercice en cours alimentera vos cumuls DADS-U. En
effet, il est possible que vous ayez changé votre configuration des cumuls sur votre exercice en
cours et pas sur le précédent. Le logiciel calculera donc les informations de votre exercice
précédent en fonction des formules renseignées sur votre exercice courant.
Exemple !!!
Vous êtes au mois de mars 2006.
Vous avez indiqué, dans la configuration des cumuls, une formule de calcul permettant
d’alimenter la rubrique S41.G01.00.037 (valeur avantage en nature) : Montant (AVN1)
Vous n’avez pas de formule de calcul sur votre exercice 2005
Votre salarié à la rubrique AVN1 d’alimenté en juin 2005 et en janvier 2006.
Lors de votre génération du fichier DADS-U CI-BTP, les valeurs de juin 2005 et janvier 2006
apparaîtront
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
DADS-U CI-BTP (Bâtiment)
319
Retour à la notice de génération
Etape 4 : Vérifier votre période de paye
Pour la génération finale de votre dossier, vous devez avoir Clôturé votre mois (Avril, pour la
déclaration annuelle). Pour ce faire, vous devez lancer la clôture mensuelle par le menu Gestion
+ Clôturer le mois.
Lors de la clôture mensuelle, si vous avez un rapport d’erreur DADS-U, vous devez :
• Arrêter la clôture, et apporter les modifications dans votre paye
ou
• Continuer la clôture et vous devrez modifier les données dans votre fichier DADS-U
à l’aide de l’éditeur.
Remarque !!!
Le rapport qui s’affiche à la clôture mensuelle est le rapport de la DADS-U Complète. Certains
éléments sont également obligatoires pour la DADS-U CI-BTP. Nous vous conseillons vivement
de limiter toutes les erreurs et de les corriger.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U CI BTP
Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez préparer votre fichier DADS-U CI-BTP
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP+ Préparer
dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici
Choisir la périodicité ?
Sélectionner la périodicité de déclaration que vous avez choisie, puis la période à déclarer.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U CI-BTP
Après la préparation du fichier, vous avez la possibilité de le modifier dans l’éditeur.
Comment ouvrir le fichier ?
Barre de menu Déclaration + DADS-U Complète + Préparer
dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter
EBP Paye V17
320
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide dans l’éditeur faites F1 sur la page principale.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U CI BTP
Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de
pouvoir déposer votre fichier auprès de l'organisme destinataire.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP+ Déclarer
Déroulez l'assistant
Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail
Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous
avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration.
En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de
vous permettre de corriger toutes les erreurs.
Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante :
Etape 2 : Déclaration
L'assistant de déclaration s'affiche
Etape 3 : Fichier Test ou Réel
Vous devez choisir si vous souhaiter déposer sur le site de Net-entreprises votre fichier en test
ou en réel.
• Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux
organismes à titre d'essai.
• Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les
différents organismes.
Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreurs sur votre fichier ou au plus
tard à la date communiqué par votre caisse de congés payés.
Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination
Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DADS-U. Modifiez le nom du fichier si
nécessaire.
Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All
Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations
Etape 5 : Fichier déclarer
Votre fichier est prêt à être envoyé à votre caisse de congés payés
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
DADS-U CI-BTP (Bâtiment)
321
Etape 8: Comment transférer le fichier ?
Il n’existe pas de lieu de dépôt unique pour l’envoi vers les CI-BTP.
Vous devez prendre contact avec votre Caisse de Congé Paye du Bâtiment ou des Travaux
Publics qui vous indiquera comment transmettre votre fichier.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 9 : Passer le fichier en mode Réel
Comment procéder ?
Dans un premier temps vous devez faire des fichiers de test et les déposer pour contrôles. Le
résultat de ces contrôles va indiquer si des anomalies sont présentes ou non. Tant que des
anomalies sont présentes alors il est préférable de retester dans cette phase de test.
Lorsque le fichier a passé avec succès les contrôles alors vous pourrez déposer votre fichier
avec l’indicateur positionné à REEL, ainsi lorsque votre CI-BTP recevra le fichier elle pourra alors
considérer que cet envoi est REEL et pourra l’intégrer dans son système d’information afin d’en
exploiter les données.
Date limite de dépôt ?
Vous devez normalement déposer votre fichier REEL dans le courant du mois d’avril (pour une
déclaration annuelle). La date limite de dépôt varie selon les caisses. Vous devez prendre
contact avec votre caisse afin connaître cette date limite de dépôt.
Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ?
Vous devez suivre les étapes suivantes :
• Enregistrer et Fermer le fichier précédemment ouvert.
• Déclarer votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U CIBTP +
Déclarer
• Dans l'assistant sélectionner le mode Réel
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide dans votre Editeur DADS-U, presser le bouton F1
Retour à l'étape précédente ou
Retour à la notice de génération
323
DADS-U Prévoyance
Qu'est-ce que la DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances)
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible en version Pro et Expert
Présentation de la norme DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances)
La Déclaration Annuelle de Données Sociales Prévoyance (sociétés d'assurances) est une
formalité que les entreprises peuvent effectuer chaque trimestre, ou année.
Présentation du fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances)
Vous devez déclarer dans votre DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) les différentes
périodes d’inactivité de votre salarié et les éléments de salaires des cotisations affectées à
chaque organisme d'assurance.
Remarque !!!
Vous devez réaliser un fichier par organisme d'assurance.
Composition du fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances)
La composition du fichier est la même que la DADS-U Complète. (groupes, structures, rubriques)
avec des structures en plus et en moins.
Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U Prévoyance (sociétés
d'assurances) ?
Composition d’un fichier DADS-U (S signifie Structure) :
Structure Description Informations complémentaires
S10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui
réalise l’envoi
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise
déclarée
Structure obligatoire quelle que soit la
nature de la déclaration
S30 Identification salarié : Pour identifier le
salarié déclaré
Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de
salarié à déclarer
S46 Situations particulières (périodes
d’inactivité) : Pour signaler les périodes
de maladie, maternité ou accident du
travail survenues au cours de l’exercice
déclaré
Structure facultative, présente si le
salarié a été concerné par ces situations
S51 Eléments de cotisations : Pour déclarer
les éléments de salaires de la société
d'assurance.
Structure obligatoire
S80 Identification INSEE des
établissements : Pour identifier tous les
établissements de l’entreprise faisant
l’objet de la déclaration
Structure obligatoire
EBP Paye V17
324
S85 Récapitulatif des montants déclarés
:Pour totaliser les montants déclarés à la
société d'assurance pour tous les
salariés
Structure obligatoire
S90 Total envoi : Total des rubriques
composant l’envoi
Structure obligatoire
Structures liées au salarié
Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié :
Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30)
Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de cotisations à
l'assurance (structure S51) ou les périodes de non-activité (maladie, accident du
travail, chômage, intempéries). C’est la structure S46.
Chaque salarié ayant des cotisations à l'organisme d'assurance doit être déclaré dans le premier
groupe.
Exemple !!!
Un salarié est embauché au 01/01/xx en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période S51
du 01/01/xx au 31/03/xx. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des cotisations à
l' organisme d'assurance. Tout ceci sera déclaré dans la période S51.
C’est la présence de rubriques dans le bulletin qui déclenchera les données DADS U de la S51.
Si ce salarié est absent du 20/02/xx au 24/02/xx pour maladie alors le deuxième groupe S46,
présentera une période de non-activité.
Comment sont renseignées les données de la S51 : Eléments de cotisation
La structure S51 est produite en fonction des rubriques de cotisation mises sur le bulletin de vos
salariés.
Remarque!!!
Tous les changements effectués sur la rubrique de cotisation déclenchent une nouvelle S51.
Par exemple, le taux de votre rubrique de cotisation change, une nouvelle S51 sera produite.
Quelques précisions sur les différentes rubriques de la S51
• Code catégorie socio professionnelle, Code situation familiale, Matricule du salarié
et Nombre d'enfants à charge : ces informations proviennent de la fiche du salarié
• Référence du contrat, Code organisme destinataire, Code type nature base de
cotisation : ces informations proviennent de votre fiche de paramétrage de votre
organisme de type assurance.
• Montant de l'assiette de cotisations ou Montant du forfait ou du versement libre :
ce montant dépend du code type nature base de cotisation indiqué dans la fiche de votre
contrat d'assurance. Si c'est une assiette on indique les montants dans la rubrique
montant de l'assiette (S51.G01.00.009.001). Si c'est un forfait on indique le montant du
forfait dans la rubrique Montant du forfait (S51.G01.00.009.002). On ne doit renseigner
qu'une seule des 2 rubriques.
• Montant de l'assiette des régularisations, Taux de régularisation, Montant de la
régularisation : Ces valeurs proviennent de vos rubriques de cotisation pour lesquelles
vous avez coché la propriété "Régularisation de cotisation société d'assurance".
Comment sont renseignées les données de la structure S85.G01.04 ?
DADS-U Prévoyance
325
Cette structure est à ajouter manuellement à partir de l'éditeur.
Cette structure est présente si aucun salarié n'a été déclaré pour l'établissement au titre d'un
contrat d'assurance collectif.
Vous devez compléter le code organisme destinataire qui vous sera fourni votre organisme
d'assurance ou le courtier délégataire.
Comment sont renseignées les données de la S85 : récapitulatif des montants déclarés ?
Il y a une structure S85 par référence contrat. Les montants proviennent de vos différentes S51.
Préparation du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances)
Cette option vous permet de préparer votre déclaration DADS-U Prévoyance (Sociétés
d'assurances), annuelle, trimestrielle.
Avant de lancer la préparation de votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances),
nous vous conseillons de suivre la notice de génération.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurance+ Préparer
Etape 1 : Comment choisir la périodicité ?
Vous pouvez choisir la périodicité trimestrielle et annuelle.
La périodicité Annuelle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur votre
exercice complet.
La périodicité Trimestrielle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur le
trimestre demandé.
Le fichier n'a jamais été préparé précédemment
Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données
de votre dossier de paye.
Le fichier a déjà été préparé précédemment
Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez :
- Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées
à votre fichier à l'aide de l'éditeur.
Remarque !!!
Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye et ces modifications n'apparaîtront
pas dans votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) ; dans ce cas il faut
sélectionner Remplacer.
- Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye.
EBP Paye V17
326
Remarque !!!
Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés
d'assurances) à l’aide de l’éditeur DADS-U toutes vos modifications seront écrasées
Comment générer le fichier ?
Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier.
Notice de génération
Notice de Génération du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances)
Votre logiciel de paye vous permet de produire le fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés
d'assurances) annuel, trimestriel destiné aux sociétés d'assurances que ce soit des compagnies
d'assurances ou des sociétés de courtage en assurance.
Attention !!!
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO.
Dans votre logiciel de paye, vous devez déclarer votre fichier auprès des organismes
destinataires, mais avant cela, vous devez suivre les instructions des étapes suivantes :
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U
Etape 3 : Vérifier le paramétrage de votre organisme
Etape 4: Vérifier vos rubriques de cotisation
Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances)
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances)
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances)
Etape 8 : Comment transférer le fichier ?
Etape 9 : Comment passer le fichier de Test à Réel
Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier
Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification
(adresse, Siret, APE..)
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse
et identification
Remarque !!!
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet
adresse et de l’onglet identification
Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise
siège.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège
DADS-U Prévoyance
327
Remarque !!!
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U
Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U
Société d'assurance. Si vous ne l’avez pas renseigné vous ne pourrez pas préparer votre fichier.
Remarque !!!
Les sociétés d'assurances n’émettent pas de Compte rendu d’exploitation. Cependant, vous
pouvez le renseigner, car il est obligatoire pour la DADS-U Complète.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet
Emetteur /Déclarant
Remarque !!!
Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 3 : Vérifier le paramétrage de vos organismes
Pour contrôler les informations de vos organismes, vous devez aller dans votre arborescence du
logiciel et dans la partie Organismes.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 4 : Vérifier vos rubriques de cotisation
Pour que les montants se déclarent correctement dans votre déclaration DADS-U, vous devez
avoir correctement rattachées dans vos rubriques de cotisations à l'organisme.
Dans vos rubriques de cotisation vous servant à régulariser vos cotisations de type assurance, il
est important d'avoir coché la propriété "Régularisation de cotisation société d'assurance".
Retour à l'étape précédente ou
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Retour à la notice de génération
EBP Paye V17
328
Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances)
Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez préparer votre fichier DADS-U.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances +
Préparer
Choisir la périodicité ?
Sélectionnez la période de la déclaration, soit annuelle ou trimestrielle.
Choix des organismes
Cochez le ou les organismes auxquels est destinée la déclaration.
Remarque !!!
Lorsque vous lancerez la préparation, si c'est votre première préparation l'éditeur s'ouvrira
directement. Par contre si ce n'est pas votre première préparation vous obtiendrez un message
comme quoi le fichier existe déjà. Plusieurs possibilités s'offrent à vous.
• Consulter : la consultation permet de réouvrir le fichier que vous aviez préparé la fois
précédente.
• Remplacer : permet d'écraser le précédent fichier par un nouveau.
• Annuler : permet d'arrêter la préparation du fichier.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U
Vous avez déjà fait la préparation du fichier et vous souhaitez le consulter ou le modifier.
Comment réouvrir mon fichier ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances +
Préparer
Lorsque vous obtenez le message d'avertissement vous
devez faire consulter
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
DADS-U Prévoyance
329
Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances)
Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de
pouvoir déposer votre fichier sur le site de DéclarAssur.
Comment y accéder ?
Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances +
Déclarer
Déroulez l'assistant
Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail
Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous
avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration.
En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de
vous permettre de corriger toutes les erreurs.
Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante :
Etape 2 : Déclaration
L'assistant de déclaration s'affiche.
Etape 3 : Fichier Test ou Réel
Vous devez choisir si vous souhaitez déposer sur le site de DéclarAssur votre fichier en test ou
en réel.
• Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux
organismes à titre d'essai.
• Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les
différents organismes.
Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreur sur votre fichier ou au plus
tard à la date communiquée par votre organisme d'assurance.
Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination
Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier. Modifiez le nom du fichier si nécessaire.
Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All
Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations
Etape 5 : Fichier déclarer
Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de DeclarAssur.
Vous pouvez :
- accéder directement à votre fichier
- accéder au site de DéclarAssur.
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
EBP Paye V17
330
Etape 8: Comment transférer le fichier ?
Si vous avez coché l'option Accédez au site de DéclarAssur, le site s'ouvre sur la page
d'accueil.
Vous devez être inscrit pour accéder aux étapes suivantes.
Si vous n'êtes pas inscrit : accédez à l’option Inscrivez-vous et notez le Siret de votre entreprise
ainsi que votre nom, prénom, numéro de téléphone et votre adresse e-mail.
Après avoir réalisé votre inscription vous pouvez déposer votre fichier DADS-U sur le site. Pour
cela vous devez :
• Vous positionnez sur l’option Identifiez-vous
• Saisissez votre n° de siren, votre identifiant et le mot de passe qui vous a été transmis
lors de votre inscription (ou celui que vous avez renseigné)
• Dans Vos déclarations, sélectionnez Accéder aux déclarations
• Accédez ensuite à la déclaration DADS-U
• Sélectionnez le menu Déclarer
• Par le bouton Parcourir sélectionnez le fichier que vous avez précédemment déclaré.
(Par défaut il se trouve dans le répertoire de votre dossier + Paye.X + Déclarations.
Des anomalies ont été retournées par DeclarAssur comment faire ?
Vous devez apporter les modifications soit dans votre paye soit directement dans votre fichier.
L’adresse Internet du site de net-entreprises est la suivante : www.DeclarAssur.fr
Retour à l'étape précédente ou
Passer à l'étape suivante ou
Retour à la notice de génération
Etape 9 : Comment passer le fichier de Test à Réel
Dans un premier temps vous devez faire des fichiers en mode "Test" et les déposer afin de les
soumettre aux différents contrôles. Le résultat de ces contrôles va indiquer si des anomalies sont
présentes ou non. Tant que des anomalies sont présentes il est préférable de continuer à
déposer les fichiers en mode "Test".
Lorsque le fichier passe avec succès les contrôles alors vous pourrez déposer votre fichier en
mode "Réel". Ainsi lorsque votre société d'assurance recevra le fichier elle pourra alors
considérer que cet envoi est réel et pourra donc l’intégrer dans son système afin d’en exploiter
les données.
Date limite de dépôt ?
La date limite de dépôt varie selon les sociétés d'assurances. Vous devez prendre contact avec
votre caisse afin de connaître cette date limite de dépôt.
Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ?
Vous devez suivre les étapes suivantes :
• Déclarez votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U Sociétés
DADS-U Prévoyance
331
d'assurances + Déclarer
• Dans l'assistant sélectionnez le mode Réel
Retour à l'étape précédente ou
Retour à la notice de génération
333
FAQ
Liste des questions
- Comment créer mon dossier ?
- Comment ouvrir mon dossier ?
Questions concernant les salariés et le bulletin :
- Comment créer un salarié ?
- Comment réaliser la Déclaration Unique d'Embauche ?
- Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? (Nouveauté
gamme 2008 ou PRO V12)
- Comment gérer les Congés Payés ? (Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13)
- Comment mettre en place le DIF ?(Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13)
- Mise à jour des Congés de V1X à V13 (Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13)
- Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? (Nouveauté gamme 2010 ou PRO
V14)
- Comment comprendre le résultat d'une ligne du bulletin ? (Nouveauté gamme 2010 ou PRO
V14)
Questions concernant les variables :
- Quels sont les types de variables ?
- Comment utiliser une variable dans une formule ?
- Comment saisir une valeur dans une variable à saisir ?
- Comment obtenir le cumul d'une variable ?
- A quoi servent les variables ?
Questions concernant les opérations courantes :
- Comment faire le virement des salaires ?
- Comment transférer mes écritures en comptabilité ?
- Comment imprimer le registre Unique du personnel ?
- Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED)
s'imprime sur plusieurs lignes, je souhaite l'imprimer sur une seule ? (Nouveauté gamme 2008
ou PRO V12)
- Comment imprimer, sur un même état la les informations relatives à la réduction Fillon et des
allégements de charges patronales et salariales relatives aux heures supplémentaires ?
(Nouveauté gamme 2008 ou PRO V12)
Questions concernant les suppressions de fiches :
- Comment supprimer une rubrique ou une variable ?
- Comment supprimer une fiche salarié ?
- Comment supprimer un organisme ?
Questions concernant la gestion des Entrées/Sorties :
- Comment entrer un salarié sorti ?
- Comment saisir une date d'entrée à un salarié ?
- Comment saisir une date de sortie à un salarié ?
- Comment sortir un salarié plusieurs mois après sa sortie ?
- Comment sortir un salarié le mois suivant ?
- Comment gérer les situations DADS-U d'un salarié ?
- Comment gérer les différentes méthodes de retenue Entrée/Sortie ?
Opérations de fin d’exercices
- Comment faire ma clôture en décembre ?
- Comment réaliser ma DADS-U ?
EBP Paye V17
334
- Comment imprimer l'historique des bulletins d'un exercice clôturé ?
- Sur le premier mois d'un nouvel exercice peut-on préparer les bulletins à partir de l'option
"bulletin précédent" ?
Création d'un nouveau dossier
Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier, pour cela suivez les étapes suivantes :
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Nouveau
Barre d’outils , Nouveau
Raccourci clavier Alt + Entrée
Suivi des étapes
La création d’un dossier comprend 10 étapes.
Etape 1 : Partage de données
Etape 2 : Nom et emplacement
Etape 3 : Identification
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Suivez les différentes étapes de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton
Précédent permet de revenir sur une étape antérieure.
Ouverture d'un dossier
Comment afficher la liste des dossiers ?
Barre de menu Dossier + Ouvrir
Comment ouvrir un dossier ?
Barre de menu Double-cliquez sur l’exercice du dossier à ouvrir. Si
votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le lien
Parcourir et recherchez votre dossier. Double-cliquez
sur le dossier désiré, puis sur le fichier.EPA.
Ecran d’accueil A l’ouverture du logiciel de paye, un écran de
bienvenue s’affiche. Apparaissent : les dossiers de
démonstration, les derniers dossiers ouverts ainsi que
la liste complète des dossiers situés sous C \ EBP \
DOSSIERS et de ceux que vous avez ouverts au
moins une fois. Il suffit donc de sélectionner le dossier
que vous souhaitez ouvrir ou éventuellement l’exercice
du dossier si vous souhaitez ouvrir un exercice
FAQ
335
antérieur.
Menu démarrer de Windows Démarrer + Programmes + EBP + Paye + EBP
Paye. Le logiciel se lance. L’écran de bienvenue
s’affiche, vous pouvez, soit sélectionner l’un des
dossiers récemment ouverts, ouvrir un dossier de
démonstration ou choisir un dossier dans la liste des
dossiers.
Par l’explorateur A partir de l'explorateur Windows, positionnez-vous
dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le
raccourci (*.EPA).
Création d'un salarié
Comment accéder à la création d’une fiche Salarié ?
Barre de menu Edition + Salarié
Raccourci clavier Alt + 0 (du clavier numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Salariés une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Remplissez
alors les éléments de la fiche, en commençant par
l'entête.
La Déclaration Unique d'Embauche
La déclaration unique d'embauche (DUE) est une formalité obligatoire liée à l'embauche d'un
salarié.
Cet assistant va vous permettre de saisir toutes les informations nécessaires pour compléter
votre DUE.
Comment y accéder ?
Fiche du salarié Bouton DUE dans l’entête de la fiche du salarié
Remarque !!!
Pour accéder à ce bouton, la fiche du salarié doit être enregistrée.
Comment paramétrer les différentes données ?
Avant de lancer cette option, vous devez renseigner :
• les coordonnées de votre dossier
• les informations légales d'identification
• les informations concernant le service de santé au travail
Attention !!!
Si l’adresse de correspondance est différente de l’adresse de votre dossier, veuillez renseigner
cette dernière dans les coordonnées de votre dossier.
Quelle DUE souhaitez-vous réaliser ?
• une DUE pour le régime général
• une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à
partir de la version PRO)
• une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les
entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier)
EBP Paye V17
336
Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ?
La rémunération et la majoration des heures supplémentaires sont exonérées d'impôt sur le
revenu. De ce fait, la partie de la rémunération des heures supplémentaires soumise à CSG non
déductible n'est pas à prendre en compte dans le net imposable.
La COTCSG4 a donc été ajoutée. Elle correspond à la retenue CSG-CRDS effectuée sur les
heures supplémentaires (taux de 8 % = 5.10 % +2.90 %)
La COTCSG1a été modifié mais reste la rubrique de référence qui alimente l'assiette CSG de
l'onglet cumul de la fiche salarié. De plus, elle déclenche la ligne CSG-CRDS de la DUCS
URSSAF papier agréée.
Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ?
Le net à payer négatif peut être reporté le mois suivant et récupéré sur la prochaine paye.
L'ajustement du net à payer permet de produire un net à payer arrondi à l'entier supérieur.
Paramétrage dans la paye
Deux nouvelles variables ont été mises à votre disposition :
• NAPNEGMM1 : net à payer négatif du mois en cours et du mois précédent
• AJUSTNAPMM1 : ajustement du net à payer du mois en cours et du mois précédent
Pour mettre en place le nouveau paramétrage dans votre paye, vous devez suivre les étapes
suivantes :
ETAPE 1 : IMPORTATION DES RUBRIQUES
• Allez dans le menu Outils + Importation + Rubriques.
• Double cliquez sur le répertoire ''Standard'' puis sélectionnez le fichier ''Standard.rub'' et
cliquez sur le bouton Ouvrir.
• La fenêtre d'importation des rubriques s'ouvre.
• Cliquez sur le bouton Aucune et cochez les rubriques citées ci-dessous :
• RNEGM1 : Net à payer négatif M-1
• GNAPNEG : Net à payer négatif
• RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1
• GAJUSNAP : Ajustement du net à payer
• Faites ''Importer''
ETAPE 2 : MODIFICATION DES PROFILS ET/OU DES BULLETINS
Si vous souhaitez gérer uniquement le net à payer négatif :
Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les deux rubriques suivantes :
• RNEGM1 : Net à payer négatif M-1
• GNAPNEG : Net à payer négatif
La rubrique GNAPNEG doit être placée après toutes les rubriques de net du bulletin.
Si vous souhaitez gérer uniquement l'ajustement du net à payer :
Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les deux rubriques suivantes :
• RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1
• GAJUSNAP : Ajustement du net à payer
FAQ
337
La rubrique GAJUSNAP doit être placée après toutes les rubriques de net du bulletin.
Si vous souhaitez gérer le net à payer négatif et l'ajustement du net à payer :
Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les quatre rubriques suivantes
en respectant cet ordre:
• RNEGM1 : Net à payer négatif M-1
• RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1
• GAJUSNAP : Ajustement du net à payer
• GNAPNEG : Net à payer négatif
La rubrique GAJUSNAP doit être placée avant la rubrique GNAPNEG qui doit être placée après
toutes les rubriques de net du bulletin et avant le net à payer.
La fiche Variable : Quels sont les types de variables ?
Trois types de variables sont à votre disposition. Chaque type de variable a un fonctionnement
bien particulier. Avant de sélectionner le type de la variable, vérifiez qu’il correspond bien à ce
que vous en attendez.
• Variable Constante :
Lorsque la valeur d’une variable est identique pour l’ensemble des salariés de l'entreprise
(comme par exemple les plafonds de sécurité sociale, le smic&ldots;), elle est dite Variable
Constante. Pointez Constante et indiquez dans la zone Valeur, la valeur de la constante (vous
pouvez saisir des montants avec jusqu'à 4 chiffres après la virgule).
• Variable à saisir :
Lorsqu’une variable à une valeur qui varie en fonction du salarié et/ou du mois, elle est dite
Variable A Saisir. Pour ce type de variables, un critère supplémentaire peut être défini : le Report
mensuel. Cela permet de reporter, à la clôture mensuelle, la valeur de la variable le mois suivant
(pour éviter la ressaisie). Autrement, la valeur est remise à zéro. Dans tous les cas, la valeur sera
modifiable.
• Variable avec Formule de calcul :
Lorsqu’une variable peut être calculée par une formule, elle est dite Variable Formule de calcul.
Pour définir la formule de calcul, saisissez-la directement dans la zone ou cliquez sur le bouton
Formule pour accéder à l’éditeur de formule. Le bouton Tester permet de tester la formule par une
saisie manuelle de valeurs.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la
formule.
Retour à la fiche Variable.
La fiche Variable : Comment utiliser une variable dans une formule ?
Une variable est utilisée dans la formule de calcul d’une autre variable, d’une rubrique ou comme
valeur d’entrée d’une table de calcul. Pour cela, saisissez simplement son nom dans la formule
ou entre les crochets de la table.
Retour à la fiche Variable.
EBP Paye V17
338
La fiche Variable : Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ?
Les valeurs des variables de type A Saisir seront à saisir directement dans le bulletin (si les
rubriques ont été paramétrées) ou dans le tableau de saisie accessible par le menu Gestion +
Saisie des variables. L’intérêt du tableau de saisie est que vous pourrez saisir les valeurs pour
l’ensemble des salariés.
Retour à la fiche Variable.
La fiche Variable : Comment obtenir le cumul d'une variable ?
Pour toute variable créée, vous pouvez obtenir son cumul exercice. Le cumul exercice d’une
variable s’obtient par ajout de $ devant le nom de la variable : $NOMDEVARIABLE
Par exemple, la variable $HEUREEL (Heures réellement travaillées) retournera la valeur cumulée
de la variable HEUREEL.
Pour obtenir le cumul sur une période précise, vous pouvez utiliser la syntaxe suivante :
$NOMDEVARIABLE[MoisDébut-MoisFin]
Les mois sont repérés par les trois premiers caractères du mois, ou les quatre premiers pour Juin
et Juillet : Jan, Fev, Mar, Avr, Mai, Juin, Juil, Aou, Sep, Oct, Nov, Dec
Par exemple, la variable $HEUREEL[Jan-Mar] donnera le cumul des heures sur le premier
trimestre.
Retour à la fiche Variable.
La fiche Variable : A quoi servent les variables ?
Une variable permet de mémoriser sous un nom précis, une valeur. Les variables peuvent être
appelées dans la formule d’une rubrique ou d’une autre variable. Leur nom n’apparaît pas
directement dans le bulletin.
Les variables Système (repérées par leur point rouge) dites aussi variables Standards ne
peuvent pas être supprimées, à la différence des variables Utilisateurs.
Avant de créer des variables particulières, consultez les variables existantes pour éventuellement
adapter leur contenu.
A la création du dossier, vous obtiendrez une liste de variables spécifiques au paramétrage
choisi :
les variables standards, les variables spécifiques à la paye Agricole, les variables spécifiques à la
paye du Bâtiment, les variables spécifiques à la paye du Spectacle et les variables spécifiques à
la paye Hôtellerie.
Il existe également un autre type de variables, non listée dans le fichier des variables, car il s’agit
de calculs internes au logiciel, ce sont les variables de cumuls.
Toute variable pourra être utilisée dans la formule d’une rubrique ou d’une autre variable par
simple appel de son nom
Retour à la fiche Variable.
Virement des salaires
Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des salaires.
FAQ
339
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Virements + Des salaires
Barre d’outils , Virement bancaire
Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ?
Le logiciel prend en compte tous les salariés qui ont virement comme mode de règlement dans
l’onglet Règlement de la fiche du salarié. Si ce n’est pas la cas, le salarié n’apparaîtra pas dans
la liste des virements.
Lorsque le salarié a un net à payer négatif, il n'apparaît pas dans la liste.
Si vous avez des salariés pour lesquels vous gérez plusieurs bulletins par mois, vous obtiendrez
tout d’abord la liste de ces salariés. Le nombre de bulletin total et le n° de bulletin du salarié
s'affiche.
Effectuez donc le virement pour ces salariés, puis lancez la clôture des bulletins (Gestion +
Clôturer des bulletins) pour réaliser les virements des bulletins suivants.
Pour obtenir la liste des salariés à bulletin unique et les derniers bulletins des salariés qui en ont
plusieurs, réalisez tous les bulletins de tous les salariés ayant plusieurs bulletins par mois.
Exemple !!!
Si vous avez deux salariés dont un qui a deux bulletins par mois. Lors du virement de salaire, le
premier salarié apparaît avec la notion bulletin 1/2. Réalisez le virement, puis faites le second
bulletin (après avoir clôturé le premier).
Dans la liste des virements, les 2 salariés dont un ayant le nombre de bulletin 2/2 s'afficheront.
Comment réaliser le fichier de virement ?
• La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un
fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau
format qui va remplacer à terme le format CFONB.
• La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée
automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant
une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une
banque, et un autre à partir d’une autre banque. Dans la liste des salariés, la
colonne Effectué vous permet de visualiser les salariés dont le virement a déjà été
effectué ou qui reste à effectuer.
• Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque.
• La date de compensation se met automatiquement selon le mois de salaire que
vous virez. Cette date est modifiable.
• Le fichier sera généré par défaut dans le répertoire document de votre ordinateur.
Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur .
• Le nom du fichier est également modifiable. Le nom correspond à la date de
compensation proposée par défaut.
• Choisissez également si la structure du fichier doit comporter ou non des retours
chariot. Ce choix est très important dans la mesure où certains établissements
EBP Paye V17
340
bancaires ne reconnaissent pas les fichiers sans retour chariot.
Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion +
Virements + Historique, dès que le virement de salaire est effectué.
Le transfert en comptabilité
Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel
EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels
de comptabilité.
Consultez aussi :
• Le transfert vers EBP comptabilité
• La communication entreprises experts . . .
Impression du Registre Unique du personnel
Remarque !!!
L’impression du registre du personnel est disponible à partir de la version Pro
Tout établissement qui emploie des salariés doit, obligatoirement, tenir un Registre Unique du
Personnel, à l'exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque
emploi associatif.
Le registre du personnel permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque
établissement de l'entreprise. Les informations y figurant doivent apparaître dans l’ordre
chronologique d’embauchage. Les indications sont donc inscrites sur le registre au moment de
l’embauche, de façon indélébile et éventuellement modifiées en fonction d’événements
postérieurs.
Remarque !!!
Le registre doit tenir compte de l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans
effacement des mentions initiales.
Le registre du personnel doit être constamment tenu à la disposition :
• des délégués du personnel
• de l’inspecteur du travail
• des contrôleurs URSSAF
Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à
compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. En pratique, il est conseillé de les
garder sans limitation de durée. Ces mentions sont les suivantes :
Date de l’événement
Matricule
Nom de naissance
Nom d’usage
Prénom
Date de naissance
Sexe
Nationalité
Titre ou carte de séjour avec le n° du document
Emploi
Qualification
FAQ
341
Date d’entrée
Date de sortie
Type de contrat
Contrat particulier
Caractéristique de l’activité
Remarque : Les informations suivantes : nom d’usage, titre ou carte de séjour, date de sortie,
contrat particulier sont renseignés dans les seuls cas ou la salarié est concerné par la situation.
La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l'établissement. Conséquence : si
l'entreprise comporte plusieurs établissements, l'employeur doit tenir dans chacun d'eux un
registre du personnel.
L’absence de registre ou l’inscription de mentions incomplètes ou erronées sont passibles de
sanctions pénales.
Cette édition vous permet d’imprimer le registre unique du personnel de votre établissement.
Comment y accéder ?
Barre de menu Impressions + Registre Unique du Personnel
Fonctionnement du registre
La mise à jour du registre s’effectue au fur et à mesure. Toute information renseignée pour un
salarié est reprise dans le registre. En revanche, la date de sortie d’un salarié ’r;’sortant à la fin
du bulletin’’ n’est renseignée qu’après la clôture du bulletin ou du mois.
Evènement Conséquence sur le registre
